Manual Orden de compra
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1. construye Colombia Modulo de Compras Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Descripci n General El m dulo de Compras es un medio confiable c modo y de f cil manejo para gestionar sus adquisiciones Este servicio permite desarrollar el proceso de creaci n y Aprobaci n de rdenes de compra al interior de la empresa condicionado a roles y perfiles de usuarios l mites de gasto Partidas presupuestales y la combinaci n de todos estos Elementos Permite personalizar la orden de compra seg n los requerimientos de la empresa e incorporar toda la informaci n relevante para formalizar el proceso de compra tal como antecedentes del comprador y del proveedor datos de las l neas de productos C digo descripci n cantidad unidad precios unitarios y totales impuestos Descuentos y datos del negocio condiciones de pago despacho y otros El m dulo de compra contribuye a la formalizaci n y control del proceso de abastecimiento ya que cada orden de compra generada en el sistema es sometida a un flujo de aprobaciones donde es revisada y visada por cada responsable definido por la empresa Con ello toda orden de compra enviada a proveedor tanto integrado como no integrado al sistema cuenta con la aprobaci n por parte de la empresa lo que garantiza el despacho de2. Los filtros disponibles en el detalle del convenio son Convenio Permite seleccionar el convenio con el que se crear la orden de compra Descripci n del Producto Opci n de b squeda por nombre del producto determinado en el maestro de materiales e C digo de Comprador B squeda por c digo de producto en el maestro de materiales de la constructora e C digo de Proveedor B squeda por c digo de producto en el maestro de materiales del proveedor Este dato se registra durante la creaci n del convenio en el m dulo de administraci n e Moneda B squeda por tipo de moneda El listado de productos entrega la siguiente informaci n Nombre del Convenio C digo Comprador Descripci n del Producto Observaciones Unidad C digo proveedor Precio Unitario Cantidad Para crear la orden de compra ingrese la cantidad de los productos que va a comprar en el campo cantidad como se indica en la Figura 33 1 7 Y En el manual correspondiente al modulo de administraci n y configuraci n se explica la carga y administraci n de convenio Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS OOOO B squeda por Convenio gt gt Ver Carro de Compra Fijaciones Fecha Creaci n 24 04 2007 N de Art culos Total sin I V A Peso Colombiano y
3. el icono permite acceder a una ventana para que registre recargos asociados a la orden de compra como por ejemplo recargo por transporte Para esto seleccione el icono L y acceder a una ventana donde debe ingresar la descripci n y el monto del recargo construye Agregar Recargos sobre la orden de compra Limpiar Descripci n Obligatorio Formato Valor Obligatorio Opciones Maestro Trasporte Monto 11000 x R a Total sin cargo 16 300 00 Recargos 00 00 Total 16 300 00 C digo Cantidad Unidas Volver Nuevo Guardar ub Total Descuento Valor Total Opciones M121550055 200 00 UN 000 00 00 4 000 00 x M121005069 400 00 UN 000 00 00 10 000 00 FIX M121575110 100 00 UN 300 00 00 2 300 00 Fx Descuento Recargos Total Neto IVA 10 00 Otros Impuestos _ Editar lineas Figura 13 Ingresar recargos 16 Una vez que haya completado todos los datos debe hacer clic en el bot n verificar como se indica en la Figura 14 Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Distribuir C digo Cantidad Unidad Descripci n Observaciones pp Miine Cosb Uk li MOTAN ORCO M121550055 200 00 UN GOLILLA PLOMO MIFO01 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 20 00 4 000 00 00 00 4 000 00 x M121005069 400 00 UN TORNILLOS MIFOO1 MATE
4. nicamente a un Proveedor Integrado Fecha Creaci n 24 04 2007 15 25 19 Proveedor prueba colombia pmw Sucursal prueba colombia Razon social de facturacion2 Raz n social prueba colombia Jimenez 115 Las Condes Santiago RUT NIT sucursal 805021375 7 Germ n Bartel Direcci n Carrera 1234 Cartagena Cartagena de Indias Jimenez 115 Las Condes Santiago Contacto Jose Fernando Martinez Marchant Pereira 10 piso 15 Providencia Fax proveedor Santiago Ingeniero Tel fono proveedor 54 2 56789 Peso Colombiano Estado Contra Recepci n de Factura a 30 D as Notas Despachar a Almac n Central Modalidad Venta varios Anexos 16 00 00 00 Integrado A Ninguna l nea de esta orden de compra tiene cotizaci n adjunta C digo Cantidad Unidad Descripci n Fecha entrega C digo P P A Partida Contable Precio Uni Sub Total Descuento ValorTotl Opciones C 02 01 01 001 04 00 M3 Arena 27 04 2007 MA1001 Materiales Menores 100 00 Aridos 20 000 00 120 000 00 00 00 120 000 00 41 1 Sub Total 120 000 00 Al Todas las l neas Descuento 00 00 Recargos 00 00 Total Neto 120 000 00 IVA 16 00 19 200 00 Otros Impuestos 00 00 Total 139 200 00 RIO Presupuesto por Partida Presupuestal Modificar Flujo ALLA Aprobar ANAL Figura 28 Aprobar orden de compra Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO C
5. 00 00 Ss xai Guardada 2 icolombia Proveedor de Prueba Administrador Empresa 24 04 2007 5 16 300 00 oe m golgi A Aprobacion icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 z soo00 9 jx G Guardada icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 5 00 00 9 ex 51 Guardada colombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 S 00 00 ys sx IE Guardada icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 so000 9 211810 Guardada icolombia Proveedor de Prueba Administrador Empresa 20 04 2007 20 04 2007 5 11 60 id AQUA Los filtros son N mero de Orden de Compra N mero del documento asignado de manera autom tica por el sistema al momento de su env o Nombre de Orden de Compra Corresponde al nombre ingresado por el usuario al momento de crear el documento Solicitante Nombre del usuario creador de la orden de compra Centro de costo el buscador contiene todos los centros de costo en los cuales el usuario tiene rol de crear orden de compra Centro de Costo Centro de Costo desde el cual se gener la orden de compra Fecha de Creaci n Este filtro permite realizar b squedas por rangos de fecha de acuerdo a la fecha en la cual se creo la cotizaci n Proveedor Proveedor seleccionado por el usuario solicitante al momento de crear la orden de compra N mero Pedido de Materiales N mero identificador del pedido de materiales Este buscador aplica exclusivamente para las rdenes de compra generadas a p
6. Convenio C digo Comprador Descripci n del Producto Unitario Fijaciones 1120515206 CLAVO 2 1 2 CAJA 25 KGS j cL212 510 000 00 110 Fijaciones M120525004 CLAVO 4 CAJA 25 KGS j CL400 518 000 00 115 Fijaciones M120565004 CLAVO DE ACERO 3 Caj n CL300 522 000 00 11 0000000000000 Volver i Agregar a Carro a J Oo Figura 33 Agregar productos a la orden de compra Una vez ingresadas las cantidades haga clic en Agregar al Carro como se indica en la Figura 33 Fecha Creaci n 24 04 2007 17 21 53 Proveedor icolombiap Centro de Costo colombia Sucursal icolombiap Raz n Social Comprador de Prueba E Raz n social Proveedor prueba Direcci n facturaci n Bogt a 13952119 6 ad cvs a gt Diesci n de vi de actua O EEIN Despachar a Bogot E Fax proveedor Contacto despacho cristobal Sanfurso Ej Tel fonoproveedor 56 2 4861131 Moneda Peso Colombiano YH Estado Integrado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 Dias y ER EE as M Nombre orden de compra El Porcentaje de IVA o IVA Sin IVA Anexos Adjuntar 16 00 Otros Impuestos 00 00 C digo Cantidad Unidad Descripci n Fecha Entrega Observaciones C digo P P Doda I paido Precio Unit Valor Total Partida Contable Opciones M120565004 11 00 Caj n CLAVO DE ACERO 3 cL300 22 000 00 242 000 00 Moldajes 0x M120525004 15 00 Caja CLAVO 4 CAJA 25 KGS cL400 18 000 00 270 000 00 Moldajes 01 M120515208
7. Partida di A Cantidad Unidad Descripci n Sub Total Valor Total pas i Unit L poesia Contable A M121575110 100 Unidad TUERCA HEX 5 16 23 00 00 00 00 00 00 Materiales Observaciones q E NAOANAENEA pl E Fecha entrega E Agregar au dimpian m m Maestro Comentarios a Anexos Adjuntar Excel Partida Presupuestal MIFOO1 Distribuir p C digo Partida Partida Precio Codigo Cantidad Unidad Descripcion Observaciones pp Presupuestal Contable Uni Sub Total Descuento Valor Total Opciones M121550055 200 00 UN oo MIFOO1 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 20 00 4 000 00 00 00 4 000 00 Fix M121005069 400 00 UN TORNILLOS MIFOO1 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 25 00 10 000 00 00 00 10 000 00 Fx Sub Total 14 000 00 Descuento 90 00 J Recargos 00 00 14 000 00 00 00 Total Neto WA 0 00 Otros Impuestos Total Orden Editar l neas Consultar pendientes Eliminar l neas 00 00 14 000 00 15 Para ingresar mas productos debe repetir la operaci n tantas veces como productos desee ingresar a la orden de compra Los productos ir n cargando en la secci n inferior de la p gina indicando la siguiente informaci n C digo Cantidad Unidad Descripci n Observaciones C digo P P Partida Precio Unit Sub Total Descuento Valor Total Opciones Editar la l nea LX Eliminar la l nea Despu s de las l neas se especifican los montos asociados a la ord
8. c digo del producto basta con que lo digite y al hacer clic en la lupa y cargar la descripci n del producto Si desconoce el c digo al dejar el campo en blanco y pinchar la lupa l se abre una ventana de b squeda de c digo de producto donde puede aplicar algunos filtros para encontrar el c digo que est buscando Figura 7 Direcci n facturaci n construye Contacto facturaci n Direcci n de envio de factura Despachar a B squeda por Productos Contacto despacho Filtro de C digo Moneda Filtro de Descripci n tuerca Forma de pago Ordaner per c digo y Forma de Despacho Buscar Productos Encontrados Nombre orden de compra E Partida i Codigo Descripci n Contable Stock Unidad Porcentaje de IVA M103505077 AGUJA PARA MOLDAJE CON TUERCA Moldajes 0 00 UN 14121015131 CANCAMO REGULAR C TUERCA 1 X12 Materiales 0 00 UN 14121500012 PERNO Y TUERCA 4 Materiales 0 00 UN 121500016 PERNO COCHE 38X2 1 2 CITUERCA EXAG Materiales 0 00 UN Pa M121505265 PERNO HEX 1 4 X1 2 CITUERCA Materiales 0 00 UN E Partida M121505270 PERNO HEX 1 4 X 5 CITUERCA Materiales 0 00 UN j Valor Total Contabie M121505710 A A Materiales 0 00 UN Pq 00 00 M1215057320 A a ATERS Materiales 0 00 UN E PERNO EXAG 3 4X6 CITUERCA Y I seti Y paa LT TT rte Ri0m gt y H Maestro Otros Impuestos ed Adjuntar Excel Partida Presupuestal Distribuir Figura 8 B squeda de c digo de producto Lo
9. la orden de compra seleccione el link al nombre del convenio onv 2 Ver Carro de Compra E ce Proveedor Sucursal Nombre del Convenio Comentarios Estado Vigencia Asociados Proveedor Alejandro Proveedor Alejandro HUECAS RALES r Publicado 31 05 2007 9 Proveedor de Prueba icolombiap E Fijaciones E Publicado 31 12 2007 aJ EEEE EEEE EE E Figura 31 Ingresar al listado de productos que conforman el convenio Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Al ingresar a un convenio en estado Publicado acceder a una p gina donde se lista el detalle de todos los productos que componen el convenio Con un encabezado donde hay una serie de buscadores para acotar la cantidad de registros a consultar B squeda por Convenio Ver Carro de Compra Convenio Fijaciones v Fecha Creaci n 24 04 2007 Descripci n del Producto N de Art culos 0 C digo del Comprador Total sin I V A 0 C digo del Proveedor Buscar Moneda Peso Colombiano y Te ne Unidad C digo Precio x Convenio C digo Comprador Descripci n del Producto Observaciones Medida ai Unitario Cantidad Fijaciones M120515206 CLAVO 2 1 2 CAJA 25 KGS Caja cL212 510 000 00 Fijaciones M120525004 CLAVO 4 CAJA 25 KGS Caja CcL400 513 000 00 Fijaciones 1M120565004 CLAVO DE ACERO 3 Caj n CL300 522 000 00 Volver Agregar a Carro
10. n Proveedor Solicitante Fecha recepci n Monto Fecha creaci n Opciones Carlos Alberto SS Carlos Alberto Fredes 23 01 2007 23 01 2007 1965 z 5 QUA C1 1965 Fredes Tapia Capacitaci n Tapia Ernesto Strazza 18 13 46 S 104 125 00 18 11 17 a a 24 04 2007 24 04 2007 y 4 34 oc1 pmw o Proveedor de Pruebas Patricia Comprador 15 25 00 S 10 440 00 15 24 46 aIla 85 varios pmw Y prueba colombia Patricia Comprador parasea 139 200 00 psico ali gt PR gu T m m E E y isa DA Il Lat sir AAA A rA k We m GUIA LO IS ldAaHgo de ordei sed i Y 5 ELA EAS mlv LUU VY UV MIE NANI ENS uY de compra pendientes El listado de rdenes de compra en espera de aprobaci n entrega la siguiente informaci n e N mero de Orden de Compra N mero de identificaci n de la orden asignado por el sistema autom ticamente al momento de su env o a aprobaci n Nombre Orden de Compra Nombre otorgado por el usuario solicitante o creador de la OC Organizaci n Centro de costo en que se han generado la orden de compra Proveedor Indica el nombre del proveedor al que se ha emitido la orden de compra Solicitante Nombre del usuario que ha generado la orden de compra Fecha de Recepci n Es la fecha que otorga el sistema cuando la orden de compra ingresa al flujo de aprobaci n Monto Monto total de la orden de compra con IVA incluido Fecha de Creaci n Es la fecha que el sistema otorga cuando se crea el documento Opciones Servicio de Atenc
11. 10 00 Caja CLAVO 2 1 2 CAJA 25 KGS CL212 10 000 00 100 000 00 Moldajes U x Total Neto 812 000 00 EI Porcentaje WA 97 920 00 Estoribass EAMAr neas Otros Impuestos 00 00 Total Orden 109300 au E n Volver m Verificar E Figura 34 Listado de productos ingresados a la orden de compra por convenio En el Encabezado encontrar y podr editar todos los datos de facturaci n y despacho asociados a la orden de compra salvo la informaci n del proveedor Adem s podr ingresar notas y adjuntar documentos Para ingresar las partidas presupuestales ingresar observaciones y especificar la fecha de entrega haga clic en editar l neas para completar esta informaci n Una vez ingresados todos los datos haga clic en verificar para luego enviar la orden de compra a aprobaci n como cualquier orden de compra normal Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Esta Orden de compra fue realizada desde compra por convenio Fecha Creaci n 24 04 2007 17 21 53 Proveedor de Prueba icolombia icolombiap Comprador de Prueba n Proveedor prueba Carrera 21 N 82 46 Piso 5 Bogot Bogot 13952119 6 Cristobal Sanfurgo Marchant Pereira Bogot Bogot Carrera 21 N 82 46 Piso 5 Bogot Bogot ntact Cristobal Sanfurgo Carrera 21 N 82 46 Piso 5 Bogot Bogot Cristobal Sa
12. OMPRA CENTRALIZADA vsd Desktop o My Documents Wi cotizaciones doc H Gantt Implantaci n Colombia 200701_v2 mpp MI manual pm colombia doc 4 MANUAL PPTO COLOMBIA doc E mapa vsd E Mejoras Y Errores2 wsd mejoras y errrores wsd procesos2 vsd Porcentaje de WA E Otros Impuestos 00 00 C digo M121575110 My Computer L My Network Places Cancel manual pm colombia doc Files of type Figura 6 Adjuntar Archivo File name Una vez que haya completado la informaci n del encabezado puede continuar ingresando las l neas con el detalle de los productos de la orden de compra Partida Valor Total a Descuento gt Contable 1 Precio Unt l 10 00 19 Cantidad Sub Total A Agregar Limpiar Maestro Excel 00 00 00 00 00 00 Comentarios Anexos Partida Presupuestal Adjuntar Figura 7 Ingresar l neas con el detalle de los productos de la orden de compra 1 1 Detalle de los productos de la orden de compra Para ingresar las l neas debe ingresar la siguiente informaci n 1 Ingresar el producto el campo c digo de producto es un campo de texto que cuenta con la funcionalidad de carga r pida de c digo de producto es decir si el usuario conoce el Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS
13. OMPRADOR MODULO DE COMPRAS 5 Como crear una Orden de compra a Partir de un convenio El sistema permite registrar el detalle de los convenios adquiridos entre la empresa compradora y sus proveedores En el m dulo de compras el sistema permite generar ordenes de compra bajo las condiciones definidas en el convenio las cuales pasar n por el flujo de aprobaci n configurado para el usuario Para crear una orden de compra a partir de un convenio seleccione la opci n que se indica en la imagen Pedido Materiales Crear Orden de Compra ZSAE UYE SR Administrador Empresa Consultar Estado de Orden EO E G C a Para utilizar el sistema usted s lo debe posicionar su mouse sobre alguna de las z opciones ubicadas en la barra superior naranja Compra contra Convenio i Al hacerlo se desplegar n todas las opciones que contiene el men seleccionado o Lanmpsra Figura 29 Ingresar a crear orden de compra contra convenio Al ingresar encontrar un listado de los convenios ingresados para la empresa indicando e Proveedor Sucursal Nombre del Convenio Comentarios Estado Vigencia Centros de costo asociados o B squedapor Convenio SSS A Ver Carro de Compra Proveedor Sucursal Nombre del Convenio Comentarios Estado Vigencia Proveedor Alejandro Proveedor Alejandro TUERCAS ESPECIALES Publicado 31 05 2007 Proveedor de Prueba icolombiap Fijaciones Publicado 31 12 2007 Figura 30 Listado de convenios Para ingresar a crear
14. RIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 25 00 10 000 00 00 00 10 000 00 ex M121575110 100 00 UN ber HEX MIFO01 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 23 00 2 300 00 00 00 2 360 00 e x Sub Total 16 300 00 Descuento 00 00 1 Recargos 00 00 Total Neto 16 300 00 WA 10 00 00 00 gs 00 00 Impuestos Total Orden 16 300 00 _ Editar l neas Consultar pendientes Eliminar l neas Eliminar Guardar a Verificar n Emna __Suardar SES Figura 14 Verificar orden de compra 17 Al verificar el sistema le mostrar un detalle de la orden de compra con el flujo de aprobaci n configurado como se indica en la Figura 15 Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS D Esta Orden de Compra se enviar electr nicamente a un Proveedor Integrado Fecha Creaci n 24 04 2007 9 33 25 Proveedor Proveedor de Prueba Centro de Costo colombia Sucursal icolombiap Raz n Social Comprador de Prueba Raz n social Proveedor prueba Direcci n facturaci n Carrera 21 N 82 46 Piso 5 Bogot Bogot RUT NIT sucursal 13952119 6 Contacto facturaci n Cristobal Sanfurgo Direcci n Marchant Pereira Bogot Bogot Direcci n de envio factura Carrera 21 N 82 46 Piso 5 Bogot Bogot Contacto Cristobal Sanfurgo Despachar a Carrera 21 NO 82 46 Piso 5 Bogot Bogot Fax prov
15. a creando el documento Este dato lo asigna el sistema en forma autom tica y corresponde al centro de costo en el cual est logeado el usuario 3 Raz n Social Raz n social de la empresa a nombre de la cual se realizar la compra Direcci n de Facturaci n Direcci n a la cual el proveedor enviar la factura 5 Contacto de Facturaci n Nombre del usuario que recibe la informaci n relacionada a las facturas en la empresa 6 Direcci n de Env o de Factura Direcci n a la cual el proveedor debe enviar la factura al cliente Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 7 Despachar a seleccionar el lugar al cual requiere que le despachen los materiales 8 Contacto de despacho nombre del usuario al cual el proveedor debe contactar cuando vaya a entregar los materiales 9 Moneda Tipo de moneda en que se realiza la compra Existen tres tipos Peso colombiano D lar y Euro 10 Forma de Pago seleccione la forma en que la empresa compradora pagar al proveedor 11 Forma de despacho M todo que deber ser usado por el proveedor para despachar el material 12 Nombre de la Orden de Compra espacio disponible para que digite un nombre que permita identificar con facilidad la orden de compra para su posterior b squeda dentro del sistema 13 Porcentaje de Impuesto e
16. a definirlo digite el nombre del proveedor en el campo de texto y seleccione el icono lupa Con esto se abrir un pop up donde se listar n todos los proveedores cuyo nombre coincida con lo digitado como se indica en la imagen Orden de compl Fecha Creaci n Centro de Costo Raz n Social Prueba Direcci n facturaci n c Contacto facturaci r Direcci n de envio d Despachar a Contacto despacho Moneda Forma de pago Forma de Despacho Nombre orden de co Porcentaje de WA Otros Impuestos Observaciones Fecha entrega ljavascript woid _seleccionar 35 1 P W mi W FA eS Internet R100 RUT NIT sin digito ni puntos Nombre proveedor La b squeda retorna como m ximo 150 proveedores de cada tipo integrados y no integrados Buscar Prueba A Proveedores No integrados Proveedor No Ingresado Pais RUTINT Seleccionar 139521196 19 Seleccionar Proveedor Adjuntar Nombre Comercial Proveedor de Prueba Cerrar Sub Total Descuento Valor Total Partida gt Contable 13 00 00 00 00 00 00 Agregar Limpiar Maestro _Excel Y Figura 5 B squeda de proveedor Si no conoce el nombre especifico del proveedor deje el campo en blanco y al seleccionar la lupa se abrir la ventana de b squeda de proveedor en la que puede digitar el RUT NIT o el nombre comercial del proveedor Al buscar aparecer un listado con los nombres y RUT NIT de los proveedores integrados en u
17. artir de un pedido de materiales Estado de la orden de compra Tipo de orden de compra permite filtrar las rdenes de compra normales de las generadas por convenio Al buscar el sistema entrega un listado de rdenes de compra indicando la siguiente informaci n Numero OC Nombre OC Centro Costo Proveedor Solicitante Fecha creaci n Fecha Aprobaci n Monto Estado Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Opciones Editar Presionando la opci n el usuario podr completar la orden y enviarla a aprobaci n Solo se pueden editar las rdenes de compra en los siguientes estados e Guardada e Rechazada e Cancelada Solicitante Eliminar Haciendo clic se elimina el documento sin dejar registro en el sistema Solo se pueden eliminar las rdenes de compra Guardadas El Copiar la Orden de Compra crea una copia de la orden de compra en el centro de costo seleccionado Esta orden de compra queda en estado guardada por lo que la debe editar para enviarla a aprobaci n E Revisar el Historial de la Orden de Compra Muestra todos los estados por los que ha pasado el documento y cada una de sus l neas con los nombres de los usuarios que han intervenido l Cancelar orden de compra permite cancelar una orden de compra ya enviada Para esto debe seleccionar el i
18. ci n para enviar a aprobaci n la orden de compra seleccione el bot n modificar flujo y se abrir una ventana con un combo que contiene a todos los usuarios aprobadores Seleccione al aprobador que va a incorporar Metodo de envio Nombre orden de compra Porcentaje de IVA E Agregar aprobador Otros Impuestos Nombre aprobador E Recibir Ofertas Ultimo Minuto Jih Ninguna Volver Agregar C digo Cantidad Unida al Descuento Valor Total Opciones C 03 01 11 007 20 00 UN 4 po 00 00 400 00 QIS 11H C 03 01 11 009 25 00 UN favascript void agre irten 100 PO 00 00 750 00 11 Sub Total 1 150 00 A Todas las lineas Descuento 00 00 Cargos 00 090 Total Neto 1 150 00 WA 19 00 213 50 Otros Impuestos 00 00 Total S 1 363 50 Presupuesto por recurso Presupuesto por cuenta de costo A PROBADOR 9 _Modificar Flujo Patricia Comprador Patricia Aprobador Volver imprimir Enviar Figura 39 incorporar aprobador al flujo de aprobaci n Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Mensajer a Aviso Informa al proveedor integrado que ha recibido una orden de compra Env o a Aprobaci n Informa al aprobador que ha recibido una orden de compra y que debe aprobarla e Env o a Aprobaci n A adido Cuando se incorpora un aprobador al flujo de aprobac
19. comience con lo digitado en los buscadores Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS TUNO UG PES PALAU Nombre orden de compra ConIvA Sin1 15 Porcentaje de WWA Otros Impuestos 00 00 L Be l Presupuestal L Descripci n M120540005 5 C digo Descripci n Monto Comprado esie Sane Observaciones EXC002 EXCAVACIONES 180000 000000 7000000 0000 6820000 000000 GGR003 GASTOS GENERALES 719346 000000 56789400 0000 56070054 000000 MAQ004 ARRIENDO MAQUINARIA 0 87500000 0000 87500000 000000 MATERIALES INSTALACION DE FAENA MYADOS MOLDAJES Y ANDAMIOS 2340000 000000 23075532 0000 20735532 000000 Fecha entrega Comentarios 1000000 000000 3589000 0000 2589000 000000 Anexos Adjuntar __ Partida Presupuestal Distrib vover Seleccionar C digo Cantidad Unidad Descripci n Observaciones zj Editar l e it Egiar neas Sar P Done miim e Internet E 100 Otros Impuestos 00 00 Total Orden 00 00 Figura 18 Listado de Partidas Presupuestales Puede seleccionar una o mas partidas haciendo clic en la casilla de verificaci n de la columna Agregar Despu s debe hacer clic en el bot n seleccionar que se ubica en la parte de abajo de la ventana se actualiza nuevamente la ventana y se listan las partidas seleccionadas para que indiqu
20. cono y acceder a una p gina donde debe ingresar un comentario indicando el motivo de cancelaci n Este comentario puede ser consultado con posterioridad en el historial de la orden de compra 1 Imprimir al seleccionar el icono se abre el pdf con el formato de orden de compra configurado para la empresa Este icono aparece solamente una vez que la orden de compra ha sido aprobada por todos los usuarios que interviene en el flujo de aprobaci n Para ejecutar una b squeda solo debe ingresar alguno de los criterios definidos en los filtros del encabezado y hacer clic en buscar como se indica en la Figura 24 N mero orden de compra Proveedor Nombre orden de compra Numero pedido de materiales Solicitante Estado de orden de compra Aceptada iei Centro de costo icolombia z Tipo de Orden de Compra Todas las Ordenes y Fecha de creaci n Desde 24 03 2007 6 Hasta 24 04 2007 Buscar Numero OC 1 Fecha Aprobaci n icolombia Proveedor de Prueba Administrador Empresa 20 04 2007 20 04 2007 11 60 o a AJOS 11 Nombre OC Centro Costo Proveedor Solicitante Fecha creaci n Monto Estado Opciones Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 4 Aprobar Orden de compra Dependiendo de la configuraci n del usuario y de si este tiene atributos para comprar o no las orden
21. das en la barra superior naranja Compra contra Convenio Al hacerlo se desplegar n todas las opciones que contiene el men seleccionado Al igual que la p gina de edici n de rdenes de compra la p gina de consulta est compuesta de un encabezado donde encontrar una serie de buscadores que permitir n acotar los resultados y un listado de las rdenes de compra cuya informaci n coincida con lo definido en los buscadores Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS N mero orden de compra Proveedor Nombre orden de compra Numero pedido de materiales Solicitante Estado de orden de compra Todas las ordenes E Centro de costo colombia y Tipo de Orden de Compra Todas las Ordenes Y Fecha de creaci n Desde 24 03 2007 Es Hasta 24 04 2007 683 Buscar Numero OC Nombre OC Centro Costo Proveedor Solicitante Fecha creaci n Poche Monto Estado iian Opciones Aprobaci n por Fax icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 S 00 00 SAn sxiala Guardada icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 5 00 00 ge 21x 181 Guardada MATERIALES icolombia Proveedor de Prueba Administrador Empresa 24 04 2007 z 5 54 225 36 a LA aa icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 z soo00 9 jx ma Guardada icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 z
22. debe posicionar su mouse sobre alguna de las Ta opciones ubicadas en la barra superior naranja Compra contra Convenio E y RT Al hacerlo se desplegar n todas las opciones que contiene el men seleccionado Figura 1 Crear Orden de compra Esta p gina tiene tres sectores e Encabezado e Ingreso de l neas de productos e Listado de productos ingresados Fecha Creaci n 24 04 2007 9 33 25 Proveedor a Centro de Costo icolombia Sucursal Raz n Social Comprador de Prueba El Raz n social Direcci n facturaci n Bogot ru Contacto facturaci n Cristobal Sanfurgo El Direcci n Direcci n de env o de factura Bogot El Contacto Despachar a Bogot El Fax proveedor Contacto despacho Cristobal Sanfurgo Ej Tel fonoproveedor Moneda Peso Coombiano yl Estado Proveedor No Ingresado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 Dias y EJ Forma de Despacho Despachar a Direcci n de env o wi Notas Nombre orden de compra y Porcentaje de WA Sas IvA C Sin IVA Anexos Adjuntar Otros Impuestos 00 00 Figura 2 Encabezado de la p gina de creaci n de orden de compra Para crear la orden de compra debe ir completando la informaci n del encabezado y las l neas como se indica a continuaci n En el Encabezado debe completar 1 Fecha Creaci n fecha en que el usuario ingreso a crear la orden de compra Este dato lo asigna el sistema en forma autom tica 2 Centro de Costo centro de costo en el cual est
23. e estoy buscando Si lo trato de crear el sistema arroja un mensaje indicando que ya existe C mo lo puedo encontrar La b squeda de proveedores lista por defecto a los proveedores integrados Si no aparece en ese listado seleccione la pesta a proveedores no integrados y verifique si la empresa que busca est dentro de esa p gina Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS SS Admin icolombia B squ eda de p oves dor A acion Configuraci n Facturaci n RUT NIT sin digito ni puntos Order ombre proveedor lAlejandro Buscar Fecha Cr La b squeda retorna como m ximo 150 proveedores de cada tipo integrados y no integrados Centro de Raz n St Proveedores Integrados 1 i Direcci n Nombre fantas a Pais RUT NT Contacto Proveedor Alejandro 79956944 8 Direcci n Despach Cerrar Contacto Moneda Proveedor No Ingresado Forma de Forma de Nombre c Porcenta Adjuntar f2 Otros al T ENANA a E A R10 Precio nz Partida Valor Total Ce Unit IS pii Contable 19 M121575335 200 UN TUERCA HEX 3 4 0 00 00 00 00 00 00 00 Materiales Observaciones C digo 9 Cant Unidad Descripci n Figura 38 Buscar proveedores no integrados 4 Es posible incorporar aprobadores a la orden de compra S En la p gina de verifica
24. e la cantidad o porcentaje correspondiente a cada una Nombre orden de compra Porcentaje de WA ConIivVA C Sin1 icons uye 16 Otros Impuestos 00 00 Distribuci n de Partida Presupuestal C digo 9 cantidad i Tipo de distribuci n Porcentaje Y Aplicar distribuci n a todas las lineas Porcentaje M120540005 500 00 EA mmm T Observaciones EXC002 EXCAVACIONES 100 00 R003 AST N 00 SEERA GGRO GASTOS GENERALES 0 Comentarios cernar LEAL Guardar F Adjuntar Wunnnnnnnn Distribuir C digo Cantidad Unidad Descripci n Observaciones Figura 19 Distribuci n de Partidas Presupuestales Una vez registrada la asignaci n correspondiente a cada Partida el bot n guardar graba la informaci n y el bot n cerrar permite volver a la p gina de creaci n de orden de compra para continuar con el proceso de creaci n del documento Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 2 Editar orden de compra Para ingresar a la edici n de orden de compra seleccionar la opci n del men que se indica en la imagen Pedido Materiales Compras Cotizaciones Almac n Recepci n Reportes Administracion Editar Orden de Compra UYE SR Administrador Empresa Consultar Estado de Orden AR Para utilizar el sistema usted s lo debe posicionar su
25. eedor Contacto despacho Cristobal Sanfurgo Tel fono proveedor 56 2 4861131 Moneda Peso Colombiano Estado Integrado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 Dias Notas Forma de Despacho Despachar a Direcci n de envio Modalidad Venta Nombre orden de compra Anexos Porcentaje de VA 0 00 Otros Impuestos 00 00 PON Ninguna l nea de esta orden de compra tiene cotizaci n adjunta Fecha C digo Partida Partida Precio C digo Cantidad Unidad Descripci n PP p tal Contabi Unit Sub Total Descuento Valor Total Opciones M121550055 200 00 UN o MIFO01 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 20 00 4 000 00 00 00 4 000 00 AI 1 1M121005069 400 00 UN TORNILLOS MIF001 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 25 00 10 000 00 00 00 10 000 00 QI 14 M121575110 100 00 UN gt HEX MIF001 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 23 00 2 200 00 00 00 2 300 00 QI H Sub Total 16 300 00 Todas las lineas Descuento 00 00 Recargos 00 00 Tota Neto 16 300 00 IVA 0 00 00 00 Otros 00 00 impuestos 5 Totei 16 300 00 robaci n Pr cr Pr Pi p a A SOLICITANTE APROBADOR Modificar Flu Administrador Empresa E Aprobador de Documentos gt e f2 PP A w Volver imprimir Enviar Figura 15 Env o a aprobaci n de orden de compra 18 Para enviar la orden de compra debe hacer clic en el bot n enviar 1 2 Distribuci n de Partidas de Presupuestales La funcionalidad para distribuir Partidas Presupue
26. elaci n es 100 sacos de cemento 60 con cargo a la partida presupuestal ESTO0O2 Estructura 40 con cargo a la partida presupuestal MATOOS Materiales Precio unitario 10500 Total 100 10500 1050000 Esto implica que el monto asignado a cada partida ser 60 1050000 630000 con cargo a EST002 Estructura 100 40 1050000 420000 con cargo a MATOO3 Materiales 100 En ambos casos distribuci n por cantidad o por porcentaje el sistema admite una cantidad no definida de partidas Solo hay que considerar para el caso de la distribuci n por cantidad que la suma de las cantidades asignadas por partida no supere la cantidad de producto ingresada en el documento y que para la distribuci n por porcentaje esta debe completar el 100 Buscar una partida presupuestal Para buscar una partida presupuestal distinta de la que aparece por defecto seg n configuraci n seleccione el bot n distribuir como se indica en la imagen Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS conva Csin MWW 0 0 p Porcentaje de WA 16 Otros Impuestos 00 00 Distribuci n de Partida Presupuestal C digo Tipo de distribuci n Porcentaje y Aplicar distribuci n a todas tas lineas B ld PP Partida Presupuestal Porcentaje EXC002 EXCAVACIONES 100 00 M120540005 Observacione
27. en de compra Subtotal UN e Descuentos el icono permite acceder a una ventana para que registre descuentos asociados a la orden de compra como por ejemplo por volumen de Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS compras Para esto seleccione el icono y acceder a una ventana donde debe ingresar la descripci n y el monto del descuento Pedido Materiales Compra POrcentaje ge IVA Otros Impuestos Descripci n Obligatorio Tipo Deto Formato Valor Obligatorio Opciones o z Valor Total i j descuento especial fime E mon E 100 F Contabie 3 00 00 00 Total sin descuento 15 300 00 Descuentos 00 00 Total 16 300 00 _ Agregar Limpiar Maestro Excel Guardar C digo Cantidad Unidad Descrip DeMguento Valor Total Opciones M121550055 200 00 UN GOLLL AY00 4 000 00 Fix M121005069 400 00 UN TORNIL 00 10 000 00 2 x TUERCA f2 5 M121575110 100 00 UN n 00 00 Mgpo 00 Fx S16 ljavascript if typeof Page_Clientvalidate 8 CO MO JO JU e Internet E 100 ne Za ub Total 16 300 Descuento 00 00 Recargos 00 001 Total Neto 16 300 00 WA 0 00 00 00 Otros 00 00 Impuestos Total Orden 16 300 00 Figura 12 Descuentos a la orden de compra _Editar l neas _ Consultar pendientes Eliminar lineas e Recargos
28. en el campo descripci n ingrese la descripci n del impuesto adicional que quiere registrar Luego haga clic en agregar y se registrar el impuesto Para continuar con el proceso de creaci n de orden de compra haga clic en el bot n volver como se indica en la Figura 4 Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 6 http 192 168 0 151 Colombiaf OrdenCompra otrosimpuestos aspx qs WIxb5w Fecha Creaci n 24 04 2007 9 33 eedor de Prueba A Centro de Costo Raz n Social Direcci n facturaci n Contacto facturaci n Direcci n de envio de factura Despachar a Contacto despacho Moneda Forma de pago Forma de Despacho Nombre orden de compra E Porcentaje de WA Otros Impuestos C digo Observaciones Fecha entrega Comentarios colombia Contra Recepci n d A e Agregar y 20 Tipo Impuesto Monto Limpiar Descripci n otro impuesto Recuperable va Walor Recuperable 00 00 Descripci n impuesto Opciones E m Volver n c E Con IVA z i niaaa z i javascript grabar T Intemet 100 00 00 L Partida Contable 00 00 Descuento Valor Total 00 00 00 00 Agregar Limpiar Maestro Figura 4 Ingreso de otros impuestos 15 Proveedor Proveedor al cual comprar los materiales Par
29. es de compra pasar n por un flujo de aprobaciones para que los usuarios con el perfil para hacerlo puedan revisar el documento y darle su visto bueno El aprobador tiene dos formas de informarse que tiene rdenes en espera de aprobaci n 1 Aviso de mensajer a Correo electr nico que recibe en el instante en que el solicitante env a a aprobaci n el documento f 2 Ingresando a la funcionalidad Aprobar Ordenes de Compra del m dulo de Compras Para acceder a la aprobaci n de orden de compra seleccione la opci n como se indica en la Figura 25 MIE h Pedido Materiales Compras Cotizaciones Almac n Recepci n Reportes Administracion Configuraci n Facturaci n gt D e e gt Crear Orden de Compra Editar Orden de Compra UYE SR Consultar Estado de Orden OR Para Utilizar el sistema usted s lo debe posicionar su mouse sobre alguna de las opciones ubicadas en la barra superior naranja Compra contra Convenio reos moana de Campes Al hacerlo se desplegar n todas las opciones que contiene el men seleccionado Administrador Empresa orden de compra Al ingresar a la funcionalidad de Aprobar rdenes de Compra encontrar un listado de rdenes de compra pendientes de aprobaci n En el Encabezado de la p gina hay un filtro que permite buscar por Centro de costo Ordenes de compra por aprobar Centro de Costo Todos los centros de costo y _ Buscar Numero OC Nombre OC Organizaci
30. escripci n descripci n del producto en el maestro de materiales Esta informaci n carga autom ticamente cuando selecciona el c digo de producto 5 Precio unitario espacio para que ingrese el valor neto del producto 6 Sub Total cantidad precio unitario 7 Descuento si el proveedor considera alg n tipo de descuento este se puede identificar en este campo el cual se completa en la ventana de detalle de descuento a la cual se accede desde el icono 8 Valor Total Sub Total Descuento Contacto despacho c pr p EXE pen g construye I Forma de pago c al Forma de Despacho o __ __ _ _ __ ___ zzz Partidas Contables disponibles L Nombre orden de compra fa 7 Codigo Descripci n Seleccionar Porcentaje de IVA 001 Marennes 2 002 Moldajes 19 otros Impuestos oc Cerrar C digo Q Cantidad lor Total Dl a 1M121575110 00 00 Materiales Observaciones Fecha entrega Agregar Comentarios Limpiar Maestro Anexos Adjuntar Excel Partida Presupuestal E Done PITT TT Eent A 100 e C digo Cantidad Unidad Descripci n Observaciones mg Teia pantol da Sub Total Descuento Valor Total Opciones nrrz1ss00ss 200 00 UN ps MIFOO1 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 20 00 4 000 00 00 00 4 000 00 Fx M121005069 400 00 UN TORNILLOS MIFOO1 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 Materiales 25 00 10 000 00 00 00 10 000 00 x 9 10 11 Figura 10 B squeda de Partidas Con
31. i n Aprobaci n Total Le informa al solicitante que la orden de compra ya fue aprobada por todos los aprobadores e Rechazada Aprobador Le informa al solicitante que la orden de compra fue rechazada por uno de los aprobadores e Recepci n Proveedor Le informa al solicitante que el proveedor recibi la orden de compra e Rechazo Solicitud Cancelaci n Una vez que la orden fue enviada y el solicitante necesita cancelarla le solicita al proveedor que acepte la cancelaci n Si el proveedor no acepta esta solicitud el solicitante recibe esta alerta e Cancelaci n Le informa al solicitante que se cancelo la orden de compra No Aceptada Le informa al solicitante que el proveedor integrado no acepto la orden de compra Aceptada Informa que la orden de compra fue aceptada por el proveedor e Solicitud Cancelaci n Informa al proveedor que el usuario que creo la orden de compra est solicitando la cancelaci n de la orden de compra Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com
32. i n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS al Ver la Orden de Compra Permite al usuario ingresar al documento para su revisi n osterior aprobaci n o rechazo Historial de la Orden de Compra Muestra todos los estados por los que ha pasado el documento y cada una de sus l neas con los nombres de los usuarios que han intervenido Para Aprobar la orden de compra seleccione el icono como se indica en la Figura 279 Todos los centros de costo y Buscar Organizaci n Proveedor Solicitante Fecha recepci n Monto Fecha creaci n Opciones Carlos Alberto Carlos Alberto Fredes 23 01 2007 23 01 2007 GIT Fredes Tapia a AD Capacitaci n Tapia Ernesto Strazza 18 13 46 S 104 125 00 18 11 17 a ee 24 04 2007 24 04 2007 Gm oct Proveedor de Pruebas Patricia Comprador 15 25 00 S 10 440 00 15 24 46 gt 24 04 2007 24 04 2007 HE 15 25 49 139 200 00 15 25 19 cule e prueba colombia Patricia Comprador Figura 27 Ingresar a detalle de Orden de compra a aprobar Al ingresar al detalle de la orden de compra puede consultar el detalle de la informaci n ingresada como las condiciones comerciales indicadas en el encabezado y el listado de productos solicitado Para Aprobar solo debe hacer clic en el bot n como se indica en la imagen 07 Esta Orden de Compra se enviar electr
33. l combo contiene las 4 opciones definidas para el IVA Por defecto esta el 16 pero puede modificar este valor por 10 o 20 U 8 seg n corresponda Si la orden de compra no es afecta a IVA seleccione la opci n sin IVA como se indica en la Figura 3 Fecha Creaci n 24 04 2007 9 33 25 Proveedor Proveedor de Prueba Centro de Costo colombia Sucursal icolombiap y Raz n Social Comprador de Prueba yl Raz n social Proveedor prueba Direcci n facturaci n Bogot u 13952119 6 Contacto facturaci n Cristobal Sanfurgo Direcci n Marchant Pereira Direcci n de envio de factura Bogt El Contacto Cristobal Sanfurgo Despachar a Bogota E Fax proveedor Contacto despacho Cristobal Sanfurgo y Tel fono proveedor 56 2 4861131 Moneda Peso Coombiano Estado Integrado Forma de pago Contra Recepci n de Factura a 30 Dias Forma de Despacho Despachar a Direcci n de envo y Notas NA nnn Porcentaje de VA C Con IVA Sin IVA Anexos Adjuntar CONO ss Otros Impuestos 00 00 C digo a Cantidad Unidad Descripci n sg Sub Total Descuento Valor Total an 0 00 00 00 00 00 00 00 Observaciones 3 Fecha entrega ES Agregar Comentarios Linpiat Maestro 14 Si desea ingresar otros impuestos adicionales seleccione la opci n otros impuestos haciendo clic en el icono Se abrir una ventana donde puede ingresar el detalle de los impuestos adicionales Para esto ingrese el monto total en impuesto y
34. lombia aci n Facturaci n Fecha B squeda Desde 24 03 2007 Ell Hasta 24 04 2007 E Buscar Material Presupuesto Saldos C digo Descripci n Cantidad Unidad Precio Unitario Precio Total Comprado Por Comprar M121575335 TUERCA HEX 3 4 1 900 00 Unidad S 1 150 00 2 185 000 00 200 00 Unidad S240 000 00 1 700 00 1 945 000 00 Precio Fecha Proveedor Unitario Cantidad U Centro Descuento Tipo Orden Estado Codigo Descripci n Observaciones opciones envio Sucursal Medida de Costo oc A z Compra 8 Enviada a M121575335 TERSA ZED icolombiap 1 200 00 100 00 UN icolombia j HEX 3 4 2007 Proveedor oc 3 TUERCA 24 04 i J Y y 5 53 5 t Compra 5 Enviada a M12157533 HEX 3 4 2007 icolombiap 1 200 00 100 00 UN colombia Proveedor dor No Ingresado Cerrar i ntar COO Ome fria Y Otros Impuestos C digo j Descripci n p7 Descuento Valor Total M121575335 TUERCA HEX 3 4 00 00 00 00 00 00 00 Materiales Observaciones Fecha entrega i E Agregar Comentarios Limpias Maestro Excel _ y h nevne Figura 36 Consulta de precio hist rico 2 C mo agrego un tem que no existe en el maestro de materiales Debe solicitar la creaci n del c digo al usuario encargado de la administraci n del maestro 3 C mo agrego un proveedor que no aparece en la b squeda de proveedores En la p gina de creaci n de orden de compra seleccione el bot n proveedor no ingresado como
35. los productos solicitados Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Configuraci n 1 Roles De Usuario Los Roles de Usuario que permiten acceder a las funcionalidades de Compra son 1 Compras Crear y Editar Orden de Compra permite acceder a las p ginas de creaci n y edici n de orden de compra para ingresar la informaci n y enviar el documento a aprobaci n 2 Compras Consultar Orden de Compra permite acceder a la p gina de consulta de orden de compra 3 Compras Aprobar Orden de Compra Permite aprobar las ordenes de compra Compras Compra por Convenio Permite realizar compras a partir de los convenios registrados con los proveedores Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Funcionalidades 1 Como Crear Una Orden De Compra Para acceder a la creaci n de orden de compra seleccione la opci n Crear orden de compra como se indica en la imagen Pedido Materiales Compras Cotizaciones Almac n Recepci n Reportes Administracion Configuraci n Facturaci n Crear Orden de Compra Editar Orden de Compra UYE SR Consultar Estado de Orden Administrador Empresa A Para Utilizar el sistema usted s lo
36. mouse sobre alguna de las opciones ubicadas en la barra superior naranja Compra contra Convenio Al hacerlo se desplegar n todas las opciones que contiene el men seleccionado Figura 20 Ingresar a Editar de compra La p gina entrega un listado de todas las rdenes de compra que se encuentren en estado guardado en los centros de costo en los cuales el usuario tiene acceso a crear orden de compra para que las edite y env e a aprobaci n Buscar ordenes de compra N mero orden de compra Proveedor Nombre orden de compra Numero pedido de materiales Solicitante Centro de costo icolombia Fecha Creaci n Desde 24 03 2007 8 Hasta 24 04 2007 Buscar Numero OC Centro Costo Proveedor Solicitante Fecha creaci n Monto Estado Opciones icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 soo00 OC PaRa Guardada MATERIALES icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 00 00 a d Fjx 11 al icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 00 00 a y 2101 icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 24 04 2007 so000 9 Saja Guardada icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 00 00 a En eixia icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 5 00 00 n 21014 icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 so000 Sada Guardada icolombia NO INGRESADO Administrador Empresa 23 04 2007 00 00 a de exala Figura 21 Listado de rdenes de comp
37. na segunda pesta a se listan los proveedores no integrados que cumplan con la condici n indicada en el buscador Para Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS seleccionar el proveedor haga clic en el icono con lo cual se actualizar la ventana y cargar la informaci n del proveedor seleccionado 16 Notas campo disponible para que ingrese alguna observaci n relativa a la orden de compra 17 Anexos el bot n permite acceder a una ventana donde podr ingresar uno a m s archivos a adjuntar Para esto haga clic el bot n examinar Browse y busque el archivo a adjuntar Una vez seleccionado haga clic en volver para regresar a la p gina donde esta creando la orden de compra AAN Fecha Creaci n Centro de Costo Raz n Social Direcci n facturaci n Contacto facturaci n Archivo CADocuments and Settir Browse Destino A Proveedor de Pruebal 4 icolombiap y Proveedor prueba 13952119 6 Marchant Pereira y Direcci n de envio de fact Destino del anexo ingresar zscrac o z Despachar a Contacto despacho Moneda Cerrar 3 A My Recent Documents Forma de pago Forma de Despacho Nombre orden de compra Look in 5 COLOMBIA y 4a EX Eg CAPACITACION LOCALIZACI N PERSONALIZACI N PROCESOS PROGRAMACION C
38. nes Editar Presionando la opci n el usuario podr completar la orden y enviarla a aprobaci n Eliminar Pinchando se elimina el documento sin dejar rastros en el sistema El Copiar la Orden de Compra crea una copia de la orden de compra enel centro de costo seleccionado Esta orden de compra queda en estado guardada por lo que la debe editar para enviarla a aprobaci n E Revisar el Historial de la Orden de Compra Muestra todos los estados por los que ha pasado el documento y cada una de sus l neas con los nombres de los usuarios que han intervenido Para editar la orden de compra y completarla seleccione el icono L y acceder a la p gina de ingreso de orden de compra donde deber completar la informaci n de la forma en que se indica en la secci n anterior Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 3 CONSULTAR ORDEN DE COMPRA La funcionalidad Consultar rdenes de Compra lista todas las compras creadas en los centros de costo a los cuales el usuario tiene acceso a consultar El objetivo de esta consulta es que el usuario pueda conocer en que etapa del proceso se encuentra el documento Los estados de la orden de compra son e Guardada La orden de compra se encuentra en proceso de creaci n y aun no ha sido enviada para su aprobaci n seg n el flujo configurad
39. nfurgo l 56 2 4861131 Peso Colombiano Integrado Contra Recepci n de Factura a 30 D as Despachar a Direcci n de env o 16 00 00 00 A Ninguna l nea de esta orden de compra tiene cotizaci n adjunta M120565004 11 00 Caj n CLAVO DE ACERO 3 27 04 2007 MIFO01 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 CL300 22 000 00 242 000 00 A 15 M120525004 15 00 Caja Pen FICAJA25 2704 2007 MIFOO1 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 CL400 18 000 00 270 000 00 AL 15 M120515208 10 00 Caja o CAJA 27 04 2007 MIFOO1 MATERIALES INSTALACION DE FAENA 100 00 CL212 10 000 00 100 000 00 11 15 A Todas las Total Neto 612 000 00 l neas NA 97 920 00 Otros impuestos Total 00 00 s TRIONO Ear Figura 35 Env o a aprobaci n de orden de compra Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial httpo www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS Preguntas Frecuentes 1 Existe alguna forma de consultar los precios a los cuales compr anteriormente un producto S En la p gina de creaci n de orden de compra en el espacio disponible para ingresar el valor del producto hay un icono que permite acceder a la consulta de precio hist rico Esta consulta es un pop up que muestra los precios a los cuales ha comprado el producto Codigo producto M121575335 Proveedor Palabra Clave Producto Centro de Costo co
40. o e En Espera de Aprobaci n La orden de compra se encuentra en el flujo de aprobaci n Rechazada Significa que la orden de compra fue rechazada por uno de los aprobadores Enviada por Fax Cuando una orden de compra es enviada a un proveedor no integrado El sistema no la env a de manera autom tica por lo cual es necesario imprimirla y enviarla por fax e Enviada a proveedor la orden de compra fue aprobada por todos los aprobadores del flujo y ya es visible para los proveedores integrados En Proceso El proveedor ha revisado la orden de compra pero no la ha aceptado a n Aceptada La orden de compra que ha sido aceptada por el proveedor No Aceptada El proveedor no acept la orden de compra En Proceso El proveedor ha revisado la orden de compra pero no la ha aceptado a n Cancelaci n Solicitada El comprador solicita al proveedor la cancelaci n de una orden de compra que ya ha sido aceptada e Cancelada el proveedor acepto la solicitud de cancelaci n En el caso de las ordenes de compra enviadas por fax estas quedan canceladas autom ticamente sin pasar por el estado cancelaci n solicitada Para acceder a la consulta de rdenes de compra seleccione la opci n como se indica en la Figura 22 a continuaci n Pedido Materiales EE Crear Orden de Compra AAC UYE SR Administrador Empresa Consultar Estado de Orden RN Para utilizar el sistema usted s lo debe posicionar su mouse sobre alguna de las opciones ubica
41. ra guardadas El sistema ofrece una serie de filtros para acotar la b squeda y que pueden ser utilizados de manera individual o conjunta ingresando varios criterios antes de ejecutar la consulta Los filtros son e N mero de Orden de Compra N mero del documento asignado de manera autom tica por el sistema al momento de su env o Nombre de Orden de Compra Corresponde al nombre ingresado por el usuario al momento de crear el documento Solicitante Nombre del usuario creador de la orden de compra Fecha de Creaci n Este filtro permite realizar b squedas por rangos de fecha de acuerdo a la fecha en la cual se creo la cotizaci n e Proveedor Proveedor seleccionado por el usuario solicitante al momento de crear la orden de compra Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS e N mero Pedido de Materiales N mero identificador del pedido de materiales Este buscador aplica exclusivamente para las rdenes de compra generadas a partir de un pedido de materiales e Centro de costo el buscador contiene todos los centros de costo en los cuales el usuario tiene rol de crear orden de compra Al buscar el sistema entrega un listado de rdenes de compra indicando la siguiente informaci n e Numero OC Nombre OC Centro Costo Proveedor Solicitante Fecha creaci n Monto Estado Opcio
42. s Fecha entrega E z Cerrar Agregar Guardar Comentarios gt Anexos _ Adjuntar Partida Presupuestal Distribuir C digo Cantidad Unidad Descripci n Observaciones E Editar l neas L consta gt gt gt Internet 100 f Otros Impuestos 00 00 Total Orden 00 00 Figura 16 Distribuci n de Partida presupuestal Al distribuir se abrir una ventana donde se muestra la partida presupuestal asignada Elimine la partida presupuestal haciendo clic en el icono de la columna opciones Con esto se actualizar la ventana y se eliminar la partida Para buscar una nueva Partida haga clic en el bot n Agregar como se inicia en la Figura 17 Nombre orden de compra ConIVA sini Porcentaje de VA j 16 y Otros Impuestos 00 00 C digo 19 Cantidad j Porcentaje Aplicar distribuci n a todas las lineas e 5 5 5 j Observaciones Fecha entrega E _ Cerrar Guardar Comentarios _Agjuntar Distribuir C digo Cantidad Unidad Descripci n 3 consultar p hep 1192 168 168 11 Capacitacionfinclude 8 trteme 100 Z Otros Impuestos 00 00 Figura 17 Agregar Partida Presupuestal _ Editar l neas Al agregar se actualiza la ventana y se habilitan 2 filtros donde usted puede buscar las partidas por c digo o por descripci n Puede digitar parte del c digo o parte de la partida y al hacer clic en buscar el sistema listar todas las partidas cuyo c digo o descripci n
43. s filtros disponibles son Filtro de c digo el buscador ejecuta la consulta en los c digos de producto que comiencen con lo que haya digitado en ese campo Filtro de Descripci n el buscador ejecuta la consulta en productos cuya descripci n comiencen con lo que haya digitado en ese campo El bot n buscar ejecuta la b squeda y entrega un listado de los productos con la siguiente informaci n e C digo Descripci n Partida contable asociada al producto Stock en bodega Unidad Seleccionar 2 Permite seleccionar el c digo buscado A Permite acceder a la venta de consulta de presupuesto por recurso Una vez seleccionado el c digo debe continuar completando la informaci n del producto a solicitar Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS C digo M121575110 Partida Contable A TUERCA HEX 5 16 00 00 00 00 00 00 00 Materiales A Cantidad Descripci n Sub Total Descuento Valor Total Observaciones Fecha entrega Comentarios Anexos Agregar Limpiar Maestro Adjuntar Excel Partida Presupuestal Distribuir Figura 9 Ingreso de detalle del producto 2 Cantidad espacio disponible para que digite la cantidad de productos que va a cotizar 3 Unidad unidad definida para el producto seleccionado en el maestro de materiales 4 D
44. se indica en la Figura 37 Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS iconstru r ye y AE Configuraci n Facturaci n Pedido Materi Fecha Creaci n aer i j Proveedor No int Carda Coto Raz n social Proveedor No integrado Raz n Social SA _ RUT NIT proveedor 99999999 9 99999999 9 Direcci n facturacii Contacto facturaci Direcci n Carrera 234 Direcci n de envio 4 Departamento Ch 3 0t Despachar a oc Otro Nombre contacto Usuario Contacto despacho namina Fax Moneda _Proveedor No Ingresado Tel fono Forma de pago usuario pni com co Forma de Despacht E FAA A Nombre orden de ci m Cerrar Guardar Porcentaje de VA sans Adjuntar _ Otros Impuestos Partida C d 4 ub Total Descuento Valor Total so ljavascript if Eypeof Page_Clie fl a ET Y 0 AA e Internet R10 Contable 12 M121575335 200 UN UERCA HEX 3 4 00 00 00 00 00 00 Materiales Observaciones Fecha entrega E Agregar Comentarios Limpiar Maestro Figura 37 Ingresar un nuevo proveedor Al seleccionar esta opci n se abrir una ventana para que ingrese la informaci n del proveedor no integrado Complete los datos y haga clic en guardar Con esto se habr creado el proveedor En la b squeda de proveedor no aparece el qu
45. stales permite vincular los productos del documento con las mismas El objetivo de esto es que cuando se generen las rdenes de compra se puedan comparar las compras por partida con lo indicado en el presupuesto para as llevar un mayor control del proyecto El sistema permite que las l neas de un documento se carguen o distribuyan a una o m s partidas presupuestales Esta distribuci n puede ser por cantidad o por porcentaje e La distribuci n por cantidad consiste en especificar cantidades y unidades espec ficas del producto asociadas a cada partida Seg n esto el monto de la compra asociado a la partida seleccionada corresponde a Cantidad precio unitario monto asignado a la partida Ejemplo 100 sacos de cemento Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 60 sacos con cargo a la partida presupuestal EST002 Estructura 40 sacos con cargo a la partida presupuestal MATOO3 Materiales Precio unitario 10500 Esto implica que el monto asignado a cada partida ser 60 10500 630000 con cargo a EST002 Estructura 40 10500 420000 con cargo a MATOO3 Materiales e La distribuci n por porcentaje corresponde a un porcentaje sobre el monto total asignado precio Unitario monto asignado a la partida 100 En el mismo ejemplo anterior pero considerando porcentajes la r
46. tables Cuando haya seleccionado la partida contable haga clic en el bot n cerrar para continuar con el ingreso de la informaci n del producto Observaciones campo para que el usuario digite alguna informaci n relativa al producto solicitado por ejemplo especificaciones de modelo color etc Fecha de entrega este es un dato referencial para que registre la fecha en la cual necesita recibir el material solicitado en la obra Comentarios espacio disponible para que digite alg n comentario relativo a la l nea del pedido de materiales Servicio de Atenci n Telef nica 5300569 5300570 PDF Created with deskPDF PDF Writer Trial http www docudesk com CCI MARKETPLACE S A MANUAL DE USUARIO COMPRADOR MODULO DE COMPRAS 12 Anexos el bot n permite acceder a una ventana de b squeda para seleccionar el Archivo a adjuntar en la misma forma en que se describi para el encabezado de la orden de compra 13 Partida presupuestal campo para que digite el c digo de la partida presupuestal para la cual desea registrar la futura compra Si no conoce el c digo puede buscarlo haciendo clic en el bot n distribuir y se abrir una ventana donde ud puede buscar otra partida presupuestal 14 Una vez completada la informaci n asociada al producto que desea comprar debe agregar la l nea haciendo clic en el bot n Agregar Con esto se cargar la informaci n del producto solicitado como se indica en la Figura 11 Precio
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