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DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS

1. 3 5 3 D lai minimal de r ception des candidatures dans le cas d une proc dure n goci e article 65 II et 165 CMP D lais de r ception des candidatures D lais de base En cas d urgence Situation classique 37 jours 15 jours Transmission de l AAPC par voie lectronique 30 jours 10 jours 3 5 4 D lai minimal de r ception des candidatures dans le cas d un dialogue comp titif article 67 II CMP D lais de r ception des candidatures D lais de base Situation classique 37 jours Transmission de l AAPC par voie lectronique 30 jours La transmission de l AAPC par voie lectronique et la publication du DCE sur le profil d acheteur autorisent des r ductions de d lais L acheteur public doit laisser toutefois assez de temps aux candidats pour pr parer leur dossier 3 5 5 Que se passe t il en cas de mise en ligne d une publicit compl mentaire ou modificative Pour les march s qui font l objet d une publicit compl mentaire sur le profil d acheteur c est la date de publication de l AAPC faite dans les supports obligatoires qui constitue le point de d part pour le calcul des d lais 3 5 6 R initialisation des d lais en cas de publication d avis rectificatif La publication d un avis rectificatif est n cessaire si une modification substantielle du DCE est apport e Dans ce cas le d lai accord aux entreprises est r initialis
2. coefficient 2 Ces crit res donneront lieu l attribution de notes chiffr es allant de 1 10 10 tant la note maximale La note technique ainsi obtenue sera pond r e par le prix propos dans l offre Cette pond ration permettra d tablir le prix quilibr de chaque offre Ce prix quilibr sera obtenu par application de la formule suivante Pe Pi 0 6 0 4 8xN 5xN 4xN3 3xN4 2xN 5 220 O Pe prix d quilibre servant comparer les offres Pi prix indiqu s dans l offre N1 N2 notes obtenues aux crit res techniques Commentaire Dans cette formule la part accord e la qualit technique est de 40 14 1 7 LE SYST ME D ACQUISITION DYNAMIQUE SAD L ACHAT SUR CATALOGUE 2 ELECTRONIQUE Le syst me d acquisition dynamique SAD est une proc dure d achat de fournitures courantes enti rement lectronique dont la vocation est de permettre un pouvoir adjudicateur d approfondir sa connaissance du secteur conomique concern avant de proc der un achat afin d optimiser l attribution des march s Le principe du SAD est d inviter des soumissionnaires potentiels pr senter des offres indicatives par voie lectronique aux fins de s informer sur les produits disponibles et les prix pratiqu s de d tenir ces informations actualis es en permanence sur une longue dur e et apr s analyse de ces offres de passer l achat ferme en b n fici
3. http www entreprises minefi gouv fr certificats Cette liste est volutive elle est en effet actualis e au fur et mesure des r f rencements Charte de nommage Ensemble de r gles d finies par l acheteur relatives au nom attribuer aux fichiers constitutifs du DCE ou des plis lectroniques transmis par l entreprise candidate Les extensions des fichiers par exemple doc odt exe ne sont pas concern es Lorsque cet ensemble de r gles est int gr au DCE il devient un document contractuel et s impose l acheteur comme l entreprise candidate L objectif de cette charte est de faciliter la lecture d une part des documents du DCE par le candidat et d autre part des plis constitutifs de la candidature et de P offre par l acheteur Chiffrement Transformation cryptographique de donn es produisant un cryptogramme en d autres termes de l action qui consiste coder rendre incompr hensible le sens un document l aide d une cl secr te produite par un algorithme cryptographique Le but est de prot ger l information d en garantir la confidentialit Le chiffrement est soit sym trique la m me cl sert chiffrer et d chiffrer soit asym trique une cl publique chiffre et une cl priv e d chiffre Cl publique Cl publiable associ e une cl priv e Elle est utilis e pour des op rations d authentification de chiffrement et de v rification de signat
4. Elle est publi e sur le site Internet du ministre charg de la r forme de l tat l adresse suivante http www entreprises minefi gouv fr certificats Tous les pouvoirs adjudicateurs tat collectivit s territoriales tablissements publics sont tenus d accepter toutes les cat gories de certificats r f renc es mentionn es sur cette liste De tels certificats peuvent galement tre utilis s par les entreprises pour d autres t l services T l TV t l c rte grise d clarations sociales La liste des cat gories de certificats sera actualis e mesure des r f rencements Tout prestataire de certification peut faire reconna tre par le ministre charg de la r forme de l tat la conformit de sa cat gorie de certificats lectroniques au r f rentiel g n ral de s curit RGS durant une p riode transitoire de trois ans compter de la publication du RGS ou au RGS lui m me La d livrance d un certificat se fait en 2 tapes 1 le contr le sur pi ces d un certain nombre de documents relatifs au demandeur 2 la remise du certificat l utilisateur final en face face apr s une v rification de la conformit de l identit d clar e du demandeur Il est toutefois possible de d signer un mandataire de certification Dans le cas d une premi re demande faite par un mandataire de certification ou d une demande faite par un personnel d une entreprise n
5. l organisation de l organisme et par entit d achat les Paquets au format zip 63 e ee z Celle ci peut tre int gr e la plate forme de d mat rialisation ou tre externe La plate forme d archivage externe peut galement suivant les cas et les organisations servir archiver au del des dossiers de march s publics d autres types de productions num riques Dans ce cas elle sera g n ralement g r e par un service d archives 59 En cas d utilisation de CD R ou de DVD R comme supports de conservation il convient de se conformer l instruction de la DAF DITN RES 2005 004 du 29 mars 2005 relative la gravure la conservation et l valuation des CD R ainsi qu aux instructions DITN RES 2006 008 du 20 d cembre 2006 R sultats de l tude sur des CD R et des graveurs du march et DITN RES 2008 012 du 19 d cembre 2008 R sultats d une seconde tude sur des CD R et des graveurs du march ainsi que d une tude sur les DVD R et graveurs du march disponibles respectivement l adresse suivante http www archivesdefrance culture gouv fr gerer archives electroniques stockage Les donn es doivent tre copi es au moins deux endroits diff rents pour des raisons videntes de s curit des donn es qu il s agisse de supports amovibles ou de t l chargement sur des serveurs s curis s Si un transfert vers un service d archives est programm et que celui ci dispose d u
6. 13 Classement offres crit res Invitation s lectronique s pr senter offres sur crit res concern s par ench re Info instantan e des candidats de leur classement ou de la meilleure offre ou des offres des autres candidats L acheteur public lorsqu il choisit de proc der la s lection des offres par le proc d des ench res lectroniques l annonce dans l avis de publicit Une formule souple peut tre utilis e Par exemple l acheteur peut indiquer que la personne publique se r serve la possibilit de recourir une ench re lectronique invers e pour d signer l attributaire du march En r pondant l entreprise accepte le principe de l ench re Exemple d ench re avec prix pond r pour l acquisition de mat riel informatique portable Les offres seront appr ci es sur la base des crit res techniques suivants Poids de l ensemble ordinateur lecteur optique batterie principale et bloc alimentation coefficient 8 Autonomie de la batterie principale et de la batterie secondaire coefficient 5 L autonomie de la batterie principale comptera pour 70 de la note et la batterie secondaire pour 30 Taille de l cran coefficient 4 Note obtenue par un logiciel d talonnage des performances PC coefficient 3 Ergonomie g n rale qualit de l cran taille des touches qualit du dispositif de pointage acc s au lecteur optique connecteurs bruit
7. se substituer en cas d anomalies limitativement num r es dans l arr t relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie lectronique 6 5 2 Quand transmettre une copie de sauvegarde Parall lement l envoi lectronique les op rateurs conomiques peuvent faire parvenir l acheteur public dans le m me d lai imparti une copie de sauvegarde sur support physique Cet envoi peut se faire soit sur un support lectronique CD Rom DVD Rom cl USB soit sur un support papier Les entreprises ont toujours le droit d envoyer une copie de sauvegarde Les pouvoirs adjudicateurs peuvent utilement rappeler cette facult dans le RC 6 5 3 Comment transmettre une copie de sauvegarde Cette copie est transmise sous pli Ce pli ferm doit mentionner copie de sauvegarde de mani re claire et lisible porter galement le nom de l op rateur conomique candidat et l identification de la proc dure concern e L acheteur public doit pouvoir identifier la copie s il devait l ouvrir ou au contraire la d truire sans l ouvrir la suite du rejet d une candidature Les documents de la copie de sauvegarde doivent tre sign s pour les documents dont la signature est obligatoire Si le support physique choisi est le support papier la signature est manuscrite Si le support physique choisi est lectroni
8. arr t du 14 d cembre 2009 En pratique l acheteur public adresse un message via le profil d acheteur aux entreprises s lectionn es comprenant la lettre elle m me ou pr cisant le moyen pour y acc der 33 Un format correspond une fa on de structurer et de stocker des donn es Deux formats de signature par exemple PKCS 7 ou XAdES 35 6 LA TRANSMISSION D MAT RIALIS E DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 6 1 COMMENT TRANSMETTRE SA CANDIDATURE ET SON OFFRE Une transmission sur support physique papier CD Rom et cl USB n est pas consid r e comme d mat rialis e 6 1 1 Qui propose le choix du mode de transmission Voir point 1 2 de ce guide 6 1 2 Un choix irr versible et global du mode de transmission La candidature et l offre doivent faire l objet d un mode de transmission identique Dans certains cas remise d chantillon de maquettes et de plans le candidat peut se heurter l impossibilit mat rielle de transmettre int gralement son dossier par voie d mat rialis e L acheteur public devra alors accepter une transmission par une autre voie papier CD Rom cl USB 6 2 QUE SE PASSE T IL SI PLUSIEURS ENVOIS SONT EFFECTU S PAR LE M ME OP RATEUR CONOMIQUE 6 2 1 Que faire si plusieurs offres arrivent du m me candidat L acheteur public ne doit retenir que la derni re offre re ue quelque soit le mode de transmission Les autres offres pr c
9. ayant pas de mandataire de certification le face face est r alis avec l autorit d enregistrement de l autorit de certification La plateforme doit accepter toutes les cat gories de certificats list es mais seules pourront tre v rifi es celles r f renc s Pour signer le soumissionnaire utilise en principe un des logiciels de signature propos par la plateforme de d mat rialisation c est dire soit e un utilitaire de signature hors ligne s il est mis disposition pour signer un fichier lacte d engagement par exemple avant le d p t du pli e un utilitaire de signature en ligne lors du d p t du pli Ce r f rentiel tabli par la DGME fixe les r gles que doivent respecter les fonctions des syst mes d information contribuant la s curit des informations chang es par voie lectronique telles que les fonctions d identification de signature lectronique de confidentialit et d horodatage L arr t du 28 ao t 2006 pris en application du I de l article 48 de l article 56 CMP 24 2 3 6 Comment v rifier que la signature lectronique est valide La signature est valide lorsque les conditions ci dessous sont remplies simultan ment e le logiciel de contr le de la signature confirme la correspondance entre l empreinte et le document qui a t sign e le logiciel de contr le de la signature v rifie que le certificat n tait pas r voqu au moment de l
10. conomiques Le site d une collectivit ne peut tre qualifi de profil d acheteur que s il offre l acc s ces fonctionnalit s Le profil d acheteur est un syst me d information au sens de l ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 relative aux changes lectroniques entre les usagers et les autorit s administratives et entre les autorit s administratives Les r f rentiels g n raux de s curit RGS et d interop rabilit RGD lui sont applicables Le profil d acheteur doit tre accessible tous au sens de l article 47 de la loi n 2005 102 du 11 f vrier 2005 pour l galit des droits et des chances la participation et la citoyennet des personnes handicap es Il doit respecter le R f rentiel G n ral d Accessibilit pour les Administrations RGAA Par exemple pour les personnes mal voyantes le site doit utiliser de forts contrastes de couleurs Le RGAA permet de rendre progressivement accessible les informations fournies par ces services pour les trois canaux du web de la t l vision et de la t l phonie 1 4 2 Quelle fonctionnalit mettre en place sur la plateforme L acheteur public a un large pouvoir d appr ciation des fonctions qu il donne son profil d acheteur dans le cadre de sa politique d achat 7 D lib ration n 2005 003 du 13 janvier 2005 d cidant la dispense de d claration des traitements mis en uvre par les organismes publics dans le cadr
11. En mati re de s curit et de confidentialit la responsabilit repose sur l acheteur public Il incombe l acheteur de prendre toutes les mesures n cessaires pour conserver les documents re us en l tat La confidentialit suppose que les informations contenues dans ces documents restent inaccessibles partir du moment o l acheteur les re oit jusqu au moment o les r gles du code des march s publics l autorisent en prendre connaissance compter de ce moment ces informations doivent rester confidentielles jusqu la signature du march et au del Certains documents peuvent cependant tre communiqu s sur demande des tiers dans les conditions et sous les r serves fix es par la loi n 78 753 du 17 juillet 1978 modifi e portant divers mesures d am lioration des relations entre l administration et le public Il r sulte des dispositions des articles 32 et 56 que gt L acheteur public doit choisir des moyens de transmission accessibles gt L acheteur public doit assurer l int grit des donn es et la confidentialit des candidatures et des offres l gard de tous et y compris jusqu au moment o l acheteur public peut en prendre connaissance gt Sont la charge des candidats les frais d acc s au r seau achat du mat riel informatique branchement au r seau Internet communications logiciels divers support technique et les frais d acquisition d un certif
12. La solution est donc identique la pr c dente 29 3 6 QUELLES SONT LES INFORMATIONS RELATIVES LA D MAT RIALISATION QUI DOIVENT FIGURER DANS L AVIS D APPEL PUBLIC LA CONCURRENCE Les mentions figurant dans l avis de publicit diff rent selon les cas o l op rateur conomique choisit le mode de transmission et ceux o le mode de transmission lui est impos par l acheteur public cf Chapitre 6 La transmission d mat rialis e des candidatures et des offres Les formulaires d avis sont obligatoires l acheteur doit les remplir scrupuleusement L attention est appel e sur les dispositions suivantes qui doivent figurer sur l AAPC 1 l adresse de t l chargement au sein du profil d acheteur des diff rents documents du DCE RC cahier des charges documents et renseignements compl mentaires 2 dans l hypoth se o l acheteur public estime que certains documents de la consultation sont soit sensibles ou confidentiels soit trop volumineux l adresse physique ou lectronique o ces l ments peuvent tre demand s 3 les modalit s de transmission d mat rialis e ou papier des candidatures et des offres retenues par l acheteur public si l acheteur public choisit le mode papier une adresse de d p t mais galement une adresse lectronique ou celle de son profil d acheteur pour les candidats en proc dure formalis e qui ne respecteraient p
13. article 8 de l ordonnance fixe les conditions de leur validit inspir es de l article 1316 4 du code civil 5 Le RGS est un ensemble de r gles de s curit qui s imposent aux autorit s administratives dans la s curisation de leurs syst mes d information Il propose galement des bonnes pratiques en mati re de s curit des syst mes d information que les autorit s administratives sont libres d appliquer Le d cret a t publi le 4 f vrier 2010 au Journal Officiel D cret n 2010 112 du 2 f vrier 2010 pris pour l application des articles 9 10 et 12 de l ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 relative aux changes lectroniques entre les usagers et les autorit s administratives et entre les autorit s administratives Le RGI est un cadre de recommandations r f ren ant des normes et standards qui favorisent l interop rabilit au sein des syst mes d information de l administration Ces recommandations constituent les objectifs atteindre pour favoriser l interop rabilit Elles permettent aux acteurs cherchant interagir et donc favoriser l interop rabilit de leur syst me d information d aller au del de simples arrangements bilat raux Voir arr t du 9 novembre 2009 portant approbation du r f rentiel g n ral d interop rabilit La version 1 0 du RGI publi e le 12 juin 2009 est la version en vigueur du RGI Voir http references modernisation gouv fr rgi interoperabilite 1 3
14. curit de la transaction quivalente celle requise en proc dure papier Horodatage V rification de la signature Signature de la d cision Signature lectronique 16 Tout envoi lectronique l administration fait l objet d un accus de r ception lectronique mis selon un proc d conforme au r f rentiel g n ral de s curit S il n est pas instantan un accus d enregistrement lectronique est envoy dans un premier temps Voir article 5 de l ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 relative aux changes lectroniques entre les usagers et les autorit s administratives et entre les autorit s administratives 17 Ceci concerne trois points fonctionnels principaux e l identit des entit s personnes physiques ou morales e la confidentialit et l int grit des changes d informations e la tra abilit des v nements et la constitution de preuves au cours des tapes de la proc dure Ces fonctionnalit s recouvrent la mise en uvre par les syst mes informatiques des techniques d authentification d identification de signature de chiffrement d chiffrement et d horodatage 2 1 1 L identit se v rifie par des proc dures d identification et d authentification L identification doit permettre de conna tre l identit nom du repr sentant habilit signer nom de l op rateur conomique adresse SIRET de l op rateur co
15. de l annonceur public sur le site des Journaux officiels Elle prend la forme d un accus de r ception de courriel L ensemble des formulaires europ ens est t l chargeable l adresse suivante http simap europa eu buyer forms standard_fr html La publication au JOUE est gratuite et se fait en principe dans un d lai inf rieur 6 jours La publication de l avis de publicit se fait par t l proc dure Une seule saisie suffit simplification rapidit et s curit 3 5 QUELLES R DUCTIONS DES D LAIS SONT PERMISES PAR LA MISE EN LIGNE DE L AAPC ET DU DCE SUR LE PROFIL D ACHETEUR La transmission de l AAPC par voie lectronique permet de r duire le d lai de r ception des candidatures et des offres Cette r duction est librement fix e par l acheteur mais ne peut tre sup rieure 7 jours Dans le cadre d une m me proc dure de passation il est possible de cumuler la r duction des d lais permise par la transmission de l AAPC par voie lectronique 7 jours maximum avec celle autoris e par la mise du dossier de la consultation DCE sur le profil d acheteur 5 jours maximum Si lavis de publicit est publi une date diff rente sur le profil d acheteur au BOAMP ou au JOUE seule la date de la derni re publication est prendre en compte car c est seulement cette date que l obligation de publicit est enti rement satisfaite R duire les d lais de man
16. demment d pos es par l op rateur conomique doivent tre rejet es sans les avoir ouvertes 6 2 2 Une offre peut elle tre doubl e par une copie de sauvegarde Offre et candidature peuvent tre doubl es d une copie de sauvegarde article 56 CMP La copie de sauvegarde doit tre identifi e comme telle pour ne servir que dans les cas o la version transmise par la voie lectronique ne pourrait pas tre utilis e 6 3 COMMENT PR SENTER SA CANDIDATURE ET SON OFFRE 6 3 1 Pr sentation formelle des enveloppes virtuelles et des fichiers Les candidatures et offres des op rateurs conomiques se pr sentent sous la forme d enveloppes virtuelles contenant des fichiers lectroniques Le r glement de consultation peut pr voir un nommage des fichiers par exemple en pr cisant les noms des r pertoires et des fichiers utiliser de fa on en faciliter ensuite le traitement Le r glement de la consultation RC le cahier des clauses administratives particuli res CCAP cahier des clauses administratives particuli res CCTP n ont pas tre joints l offre La signature de Pacte d engagement par le candidat signifie qu il adh re au contenu de ces documents si le march lui est attribu 36 Exemple un pouvoir adjudicateur met en ligne une proc dure d appel d offres ouvert Les dossiers de candidature et de l offre fournir par l op rateur conomique sont pr sent s dans une seule
17. la plus large et la mise disposition la plus rapide possible des documents qui doivent permettre aux entreprises d appr cier leur int r t pour soumissionner aux march s concern s e pour les op rateurs conomiques pr parer sans perte de temps leurs candidatures et leurs offres Ils peuvent ainsi diffuser en interne les fichiers travailler sur les fichiers t l charg s viter les ressaisies Les r gles relatives aux modalit s d acc s aux documents de la consultation et aux renseignements compl mentaires figurent dans l arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics L acheteur public qui met en ligne les documents de la consultation doit obligatoirement en faire mention dans l avis de publicit en pr cisant les modalit s d acc s ces documents Un lien direct vers le DCE s impose L article 1 de l arr t du 14 d cembre 2009 indique que l op rateur conomique peut mentionner le nom de la personne charg e du t l chargement et une adresse lectronique valide Cette indication est importante pour que l acheteur puisse indiquer tous les op rateurs conomiques int ress s les ventuelles modifications ou pr cisions apport es aux documents Il est recommand aux acheteurs d attirer l attention des entreprises sur les enjeux de l indication de ces informations Une bo te fonctionnelle non nomina
18. lios http www budget gouv fr directions_services Tresor_public bocp bocp0604 ins06030 pdf EL Pour en savoir plus consulter sur internet le 2 2 3 de l instruction DGFiP n 07 024 MO0 du 30 mars 2007 relative aux pi ces justificatives des d penses locales http www budget gouv fr directions_services Tresor_public bocp bocp0703 icd07024 pdf Arr t du 27 juin 2007 portant application de l article D 1617 23 du code g n ral des collectivit s territoriales relatif la d mat rialisation des op rations en comptabilit publique JO du 11 07 2007 http www legifrance gouv fr affichTexte do cidT exte JORFTEXT000000278594 amp fastPos 1 amp fastReqld 1453589979 amp categorieLien ci d amp oldAction rechTexte 53 L ensemble des conventions nationales est consultable sur internet l adresse http www colloc bercy gouv fr colo_struct_fina_loca dema conv_nati_2 html Parmi celles ci figurent Convention cadre nationale relative la d mat rialisation des pi ces de passation des march s publics des collectivit s et tablissements publics locaux version n 2008 3 du 26 juin 2008 Convention cadre nationale relative la d mat rialisation des pi ces d ex cution des march s publics des collectivit s et tablissements publics locaux Version n 2007 1 du 27 juin 2007 51 Il rel ve de la seule responsabilit de l ordonnateur de joindre l appui des mandats
19. tapes Actions r alis es actions D finition du besoin et r daction des documents de la consultation Consultation Envoi aux organes de Horodatage date et heure d envoi publication Identification de l metteur Rectificatif ventuel pores date 5 t eured gayon Identification de l metteur Horodatage Retrait du DCE Possibilit de s identification lors du retrait du DCE registre Authentification de l metteur Int grit du contenu R ception des enveloppes Confidentialit du contenu Horodatage Registre de d p t T l chargement Ouverture des enveloppes D chiffrement Ouverture Information des soci t s Accus d enregistrement r ception Analyse des candidatures et R daction du rapport au vu wa j Signature du rapport analyse des offres des crit res annonc s Attribution Acheteur public F i ou CAO e Signature lectronique du PV possible D cision d attribution si elle existe Notification du rejet des offres ER Signature lectronique 3 Envoi d un courrier T des candidats non retenus Accus d enregistrement r ception ignatur march par gnature au PAE EA Signature du march Signature lectronique Pacheteur public Notification du march Envoi au titulaire Accus d enregistrement r ception Les acheteurs publics ont l obligation de s assurer que les syst mes techniques informatiques qu ils mettent en uvre garantissent la s
20. 4 Les r gles applicables au traitement d informations nominatives La mise en uvre de la d mat rialisation implique pour certaines op rations le traitement d informations nominatives Les dispositions de la loi n 78 17 du 6 janvier 1978 relative l informatique aux fichiers et aux libert s modifi e par la loi n 2004 801 du 6 ao t 2004 relative la protection des personnes physiques l gard des traitements de donn es caract re personnel sont dans ce cas applicables Par un avis rendu le 13 janvier 2005 la CNIL a dispens de d claration les traitements de donn es caract re personnel relatifs la d mat rialisation des march s publics Leur liste figure l article 2 de Pavis 1 4 PROFIL D ACHETEUR LA PLATEFORME D CHANGES DE L ACHETEUR POUR SES MARCH S PUBLICS 1 4 1 Comment d finir le profil d acheteur Le profil d acheteur est le nom donn un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail et l application logicielle de gestion des proc dures de passation d mat rialis es des march s publics C est une salle des march s ou une place de march virtuelle En pratique le profil d acheteur est un site g n ralement appel plateforme accessible en ligne par l interm diaire du r seau internet qui centralise les outils n cessaires la d mat rialisation des proc dures de passation et les met disposition des acheteurs et des op rateurs
21. CHARGEMENT DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES DCE PAR L ENTREPRISE 5 1 LE CHOIX DU MODE DE CONSULTATION DES DOCUMENTS EST IL LIBRE L entreprise t l charge le DCE mis en ligne sur le profil d acheteur L acheteur public peut pr voir de fournir ces documents sur un support papier ou sur support physique lectronique Ceux ci sont choisis dans un format de fichiers largement disponibles L article 32 du CMP pr cise que les moyens de transmission des documents et des informations doivent tre accessibles tous les op rateurs conomiques et ne peuvent avoir pour effet de restreindre l acc s des candidats la proc dure d attribution Si le secteur conomique n est pas suffisamment quip l acheteur met disposition le DCE sur un support papier et l entreprise peut le demander sur papier 5 2 QUELLES SONT LES MODALIT S D ACC S DE CES DOCUMENTS PAR LA VOIE LECTRONIQUE T l charger le DCE est l op ration qui permet de r cup rer ce document sur un r seau informatique Le t l chargement permet la transmission d informations programmes donn es images sons vid os d un ordinateur distant un autre via un canal de transmission g n ralement Internet T l charger les documents de la consultation consiste enregistrer rapatrier un fichier le DCE sur un ordinateur particulier L objectif est double e pour l acheteur public assurer la publicit
22. PAR L ACHETEUR PUBLIC 31 4 1 FAUT IL METTRE EN LIGNE LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES DCE 31 4 2 COMMENT PR SENTER LES DOCUMENTS DU DCE METTRE EN LIGNE 31 4 3 QUELS SONT LES FORMATS DE FICHIER UTILISER 31 4 4 UNE MISE EN LIGNE PARTIELLE DU DCE EST ELLE POSSIBLE 33 4 4 1 Une mise en ligne partielle du DCE quelles conditions 33 4 4 2 Une mise en ligne partielle quelles cons quences 33 4 5 QUEL PR ALABLE POUR METTRE EN LIGNE LE DCE 33 4 6 QUAND PEUT ON METTRE EN LIGNE LE DCE 33 4 7 LES DOCUMENTS DU DCE DOIVENT ILS TRE SIGN S PAR L ACHETEUR 33 5 LA CONSULTATION ET LE TELECHARGEMENT DU DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES DCE PAR L ENTREPRISE 34 5 1 LE CHOIX DU MODE DE CONSULTATION DES DOCUMENTS EST IL LIBRE 34 5 2 QUELLES SONT LES MODALIT S D ACC S DE CES DOCUMENTS PAR LA VOIE LECTRONIQUE 34 5 3 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DEVANT FIGURER DANS LE R GLEMENT DE CONSULTATION RC 35 5 4 COMMENT D MAT RIALISER LA LETTRE D INVITATION PR SENTER UNE OFFRE 35 6 LA TRANSMISSION DEMATERIALISEE DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 36 w 6 1 COMMENT TRANSMETTRE SA CANDIDATURE ET SON OFFRE 36 6 1 1 Qui propose le choix du mode de transmission 36 6 1 2 Un choix irr versible et global du mode de transmission 36 6 2 QUE SE PASSE T IL SI PLUSIEURS ENVOIS SONT EFF ECTU S PAR LE M ME OP RATEUR CONOMIQUE 36 6 2 1 Que faire si plusieurs offres arrivent du
23. Une mise en ligne partielle du DCE quelles conditions Une mise en ligne partielle est possible y compris pour les achats de plus de 90 000 notamment lorsque pour des raisons de confidentialit ou de volume certains documents ne peuvent pas tre mis en ligne L article 3 de l arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics l autorise dans les cas suivants En raison du caract re sensible ou confidentiel des informations contenues dans ces documents Le risque est en effet de voir diffuser rapidement et de mani re non contr l e des fichiers informatiques dont le contenu est sensible L acheteur public sous le contr le du juge d termine le caract re sensible ou confidentiel de certains l ments Le risque est en effet de voir diffuser rapidement et de mani re non contr l e des fichiers informatiques dont le contenu est sensible En raison de leur volume trop important L acheteur public peut appr cier ce volume par r f rence au temps de t l chargement en fonction du d bit internet accessible aux op rateurs conomiques potentiellement concern s Dans ces deux hypoth ses l acheteur public transmet de mani re traditionnelle ces l ments aux op rateurs conomiques qui le demandent au service dont les cordonn es figurent dans l AAPC papier CD ROM cl USB 4 4 2 Une mise en ligne partielle quelles cons quences L
24. arriv e des plis et en accuser r ception Seules la date et l heure de r ception de l enveloppe sur le profil acheteur font foi Les plis partis avant la date et l heure limite arriv s hors d lai sont accept s par la plateforme mais l acheteur public est tenu de les rejeter L horodatage de la r ception des enveloppes virtuelles peut tre issu du syst me informatique de l acheteur public ou du prestataire de services de d mat rialisation dans des fonctions de tiers horodateur Les r f rences horaires utilis es et en particulier le fuseau horaire auquel elles se rattachent doivent tre affich s sur le profil d acheteur Le recours un tel syst me pr sente une garantie gale celle qu offre aujourd hui le r c piss papier d livr par l acheteur L acheteur public peut s il souhaite donner une valeur probante cette op ration avoir recours un prestataire de service informatique dans la fonction de tiers horodateur Mais ce n est pas obligatoire S il le d cide ce prestataire doit respecter deux conditions pour assurer une garantie fiable e l autorit d horodatage doit disposer d une source de temps pr cise universelle fiable et non alt rable La source de temps doit tre prot g e contre toute attaque physique ou lectronique e l autorit d horodatage doit respecter des normes et standards techniques des proc dures et des r gles sp cifiques aux services d horod
25. conventions relatives aux march s et aux accords cadres sont transmises au contr le de l galit dans les conditions pr vues par le code g n ral des collectivit s territoriales CGCT Les actes soumis au contr le de l galit peuvent tre transmis sur la base du volontariat par voie lectronique au repr sentant de l tat Les conditions de transmission lectronique par les collectivit s territoriales et leurs tablissements publics des actes sont pr cis es par arr t La liste des pi ces soumises au contr le de l galit est identique que la proc dure ait t d mat rialis e ou non Depuis le 1 novembre 2009 l application ACTES dispositif de t l transmission du Minist re de l Int rieur couvre la totalit du territoire national La collectivit territoriale doit utiliser son propre dispositif qu elle d veloppe elle m me ou qui lui est fourni par un tiers de t l transmission Dans les deux cas le dispositif de t l transmission utilis doit tre homologu par le minist re de l Int rieur et se conformer aux prescriptions du cahier des charges d fini l article R 2131 1 du code g n ral des collectivit s territoriales et dans l arr t du 26 octobre 2005 pr cit Le cahier des charges des dispositifs de t l transmission est consultable sur internet l adresse suivante http www dgcl interieur gouv fr sections les_collectivites_te administration_des_c regime_des_a
26. d un proc d fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle s attache La fiabilit de ce proc d est pr sum e jusqu preuve du contraire lorsque la signature lectronique est cr e l identit du signataire assur e et l int grit de l acte garantie dans des conditions fix es par d cret en Conseil d tat Article 1316 4 du Code Civil Signer Il s agit pour le signataire de garantir son identit et de s engager vis vis du contenu du document En principe un document sur support papier se signe la main au moyen d un stylo et un document nativement num rique se signe lectroniquement avec un certificat et une application logicielle Syst me d acquisition dynamique SAD Proc dure d achat de fournitures courantes enti rement lectronique dont la vocation est de permettre un pouvoir adjudicateur d approfondir sa connaissance du secteur conomique concern avant de proc der un achat afin d optimiser l attribution des march s Syst me d information Tout ensemble de moyens destin s laborer traiter stocker ou transmettre des informations faisant l objet d changes par voie lectronique entre autorit s administratives et usagers ainsi qu entre autorit s administratives cf Ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 S curit des Syst mes d Information SSI Selon les dispositions du RGS Satisfaction des besoins de s curit disponibilit i
27. del de simples arrangements bilat raux Voir arr t du 9 novembre 2009 portant approbation du r f rentiel g n ral d interop rabilit La version 1 0 du RGI publi e le 12 juin 2009 est la version en vigueur du RGI R vocation de certificats Opposition a t faite suite des certificats lectroniques pour fait de vol ou de perte Signataire Toute personne physique agissant pour son propre compte ou pour celui de la personne physique ou morale qu elle repr sente qui met en uvre un dispositif de cr ation de signature lectronique D cret n 2001 272 du 30 mars 2001 Signature La signature manuscrite ou lectronique est d finie par l article 1316 4 du code civil La signature n cessaire la perfection d un acte juridique identifie celui qui l appose Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui d coulent de cet acte Quand elle est appos e par un officier public elle conf re l authenticit l acte Lorsqu elle est lectronique elle consiste en l usage d un proc d fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle s attache La fiabilit de ce proc d est pr sum e jusqu preuve contraire lorsque la signature lectronique est cr e l identit du signataire assur e et l int grit de l acte garantie dans des conditions fix es par d cret en Conseil d tat Signature lectronique Lorsqu elle est lectronique elle consiste en l usage
28. e L acheteur public peut par exemple utiliser les formats de fichiers suivants Typologie des fichiers Extensions correspondantes le format PDF mode non r visable pdf le format texte universel mode r visable mtf odt pour les textes le format bureautique ouvert ODF mode r visable ods pour les feuilles de calcul format ouvert normalis ISO odp pour les pr sentations de diaporama odg pour les dessins et graphiques doc ou docx pour les textes le format bureautique propri taire de Microsoft mode xls pou xlsx our les feuilles de calcul r visable ppt ou pptx pour les pr sentations de diaporama le format de CAO OpenDWG mode r visable pour les plans ou dessins techniques ou le format PDF 1 7 mode non r visable normalis ISO conservation des calques dxf le format propri taire DWG mode r visable pour les plans ou dessins techniques ou le format propri taire dwg DWF mode non r visable les formats images JPEG PNG ou TIFF EP pour les p photographies pour les images T i les formats audio MP3 format compress qualit mp3 ordinaire ou WAV format non compress haute ai a Ha Wav qualit pour les fichiers sonores Le format vid o MPEG 4 OGG Theora Il est recommand de compresser les fichiers en utilisant des logiciels du type 7 zip ou zip 32 4 4 UNE MISE EN LIGNE PARTIELLE DU DCE EST ELLE POSSIBLE 4 4 1
29. enveloppe virtuelle d nomm e pli Chaque dossier indique le nom du candidat l objet de l appel d offres ainsi qu une mention explicitant le titre du fichier Par exemple DC4 et les r f rences de la consultation Les pi ces devant figurer dans l enveloppe relative la candidature et l offre sont les m mes que P offre soit sur papier ou d mat rialis e 6 3 2 Signature lectronique des fichiers Tous les documents pi ces et certificats pour lesquels la r glementation impose une signature doivent tre sign s lectroniquement Proc dures formalis es La liste des documents signer est r capitul e dans le tableau figurant la page suivante 34 Il s agit du formulaire national non obligatoire pour la Lettre de candidature et l habilitation du mandataire par ses cotraitants 37 Capacit juridique Capacit s professionnelles techniques et financi res exp riences Documents relatifs aux pouvoirs des personnes habilit es engager le candidat Lettre de candidature ou le DC4 compl t Signature lectronique L habilitation du mandataire par ses cotraitants ou le DC4 compl t Signature lectronique Possibilit s Mandant signature manuscrite et scann e Mandataire signature lectronique D claration du candidat comportant la d claration sur l honneur justifiant que le candidat ne fait pas l objet d une interdiction de soumissionn
30. est ouvert vingt quatre heures sur vingt quatre et sept jours sur sept m le renouvellement l AC a vingt quatre heures pour mettre jour sa publication 3 En effet rien noblige ce que la signature de la candidature soit celle utilis e pour l offre Ce qui importe c est que la personne habilit e engager la soci t signe l offre 45 uelles sont les sp cificit s li es la production des certificats par le candidat retenu et leur v rification par l acheteur public L acheteur peut adresser au candidat auquel il est envisag d attribuer le march un courrier lectronique via son profil d acheteur pour lui demander les pi ces pr vues l article 46 du CMP Le candidat attributaire peut lui r pondre par la m me voie en lui adressant les documents requis A d faut la messagerie compl t e des fonctionnalit s permettant de conserver la trace de ces changes peut tre utilis e Si l acheteur public demande ces certificats par la voie postale et les re oit par la m me voie le journal des v nements doit les identifier de mani re pouvoir cr er un lien avec la proc dure du march concern Certains de ces documents sont d sormais mis et diffus lectroniquement Rappelons que depuis janvier 2009 les adh rents des URSAFF peuvent demander et se faire remettre par voie lectronique une attestation sociale pour les march s publics sous r serve que leurs obligations so
31. et l examen des candidatures et des offres sur support papier Les r gles de fonctionnement des instances telles que la commission d appel d offres CAO doivent tre adapt es aux suj tions techniques de la d mat rialisation Pendant cette phase de la proc dure de passation les principales op rations suivantes se succ dent e l ouverture des plis relatifs aux candidatures et aux offres e la s lection des candidatures e l examen des offres e le choix de l offre conomiquement la plus avantageuse e l attribution du march e la v rification des pi ces produire des attestations des certificats Ces op rations donnent lieu diverses correspondances de l acheteur public vers les candidats qui ont notamment et selon la proc dure en cours pour objet e de leur demander de compl ter leur dossier de candidatures des pi ces manquantes ou incompl tes article 52 du code des march s publics e de les informer du rejet de leur candidature e de leur adresser la lettre de consultation en proc dure restreinte ou n goci e e de leur demander des pr cisions sur leur offre e de les informer du rejet de leurs offres au motif qu elles sont irr guli res inacceptables ou inappropri es e de les informer que leurs offres n ont pas t retenues e de les informer de la d cision de d clarer sans suite la consultation e de r clamer aux attributaires les documents pr vus par l ar
32. fonction de son organisation Un PSHE est identifi dans les certificats de cl s publiques des Unit s d Horodatage dont il a la responsabilit au travers de ses Autorit s d Horodatage Produit de s curit Tout dispositif mat riel ou logiciel mettant en uvre des fonctions qui contribuent la s curit des informations chang es par voie lectronique article 1 de l ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 Profil d acheteur Le profil d acheteur est le nom donn un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail et l application logicielle de gestion des proc dures de passation d mat rialis es des march s publics d un acheteur public C est une salle des march s ou une place de march s virtuelles En pratique il s agit d un site commun ment appel plate forme mis en ligne une adresse Web qui centralise les outils n cessaires la d mat rialisation des proc dures de passation et les met disposition via Internet des acheteurs et des op rateurs conomiques Profil de protection Selon les dispositions du RGS Document public qui d finit pour une cat gorie de produits un ensemble d exigences et d objectifs de s curit ind pendants de leur technologie et de leur impl mentation qui satisfont les besoins de s curit communs un groupe d utilisateurs Qualification d un PSCO Selon les dispositions du RGS Acte par lequel un or
33. l ARCHIVE pour une consultation L agent s lectionne une consultation achever L agent pr pare une Archive L arborescence est alors r cup r e automatiquement plan de classement C est dans cette arborescence que les diff rentes pi ces du march vont tre automatiquement ins r es comme elles le sont d j sur la plateforme de production L agent va alors pouvoir ajouter dans les rubriques correspondantes au moyen du bouton Parcourir des documents non g r s par la plateforme notamment les documents issus de la commission d appel d offres candidatures offres proc s verbaux rapports Ces derniers pour des raisons de s curit devaient tre enregistr s en dehors de la plateforme par exemple sur l ordinateur portable du pr sident de la CAO pour pouvoir tre d crypt s L ensemble de ces documents doivent donc tre r cup r s lors de la pr paration de l Archive pour avoir un dossier dans sa compl tude Il est possible pour tout nouveau fichier ainsi ins r d enregistrer une description permettant de le caract riser plus ais ment S ach ve alors la pr paration de l Archive La m me op ration qui se r sume en quelques clics rapides doit se r p ter pour les autres consultations que l agent souhaite archiver e Phase Constitution d un PAQUET d archives de plusieurs consultations L agent s lectionne ces diff rentes Archives pour constituer un Paquet d
34. lectronique cr par le syst me informatique ou compl t par les services de l acheteur Afin de b n ficier des avantages offerts par la d mat rialisation il est recommand de proc der la d mat rialisation chronologique de la proc dure Les b n fices sont d autant plus lev s que la proc dure est enti rement lectronique L acheteur n a plus g rer deux modes de transmission Le journal comporte notamment les mentions suivantes mise en ligne de l avis du RC et du DCE mise en ligne des modifications qui peuvent y tre apport es liste des personnes ayant t l charg ou retir le DCE changes intervenus avec les op rateurs conomiques r f rences des candidatures et des offres re ues qu elles soient lectroniques ou sur un support papier r f rences des copies de sauvegarde re ues description des op rations d ouverture des candidatures et des offres et des documents qui en d coulent trace de la notification du march et de l information des offres non retenues ou encore de la d cision de d clarer sans suite la proc dure gt r f rences des documents papier attach s aux proc dures de consultation VVYVNVYNVYN Yv Yv A4 Ce document de synth se de la vie de la proc dure doit int grer des donn es cr es par le syst me relatives la date des v nements d crits et l habilitation des personnes comp tentes pour intervenir sur son con
35. les pi ces justificatives des d penses publiques Pour les collectivit s et tablissements publics locaux seule une partie des pi ces des march s publics est d ailleurs destin e justifier les mandatements de l ordonnateur celles limitativement pr vues par l annexe I pr cit e du code g n ral des collectivit s territoriales Les pi ces d mat rialis es au niveau de l ordonnateur doivent tre transmises au comptable public avec le mandat de paiement concern ou parall lement L arr t pr cit du 27 juin 2007 mentionne qu en cas de signature lectronique d un fichier comportant la fois de tels bordereaux et des pi ces justificatives de mandats ou de titres le signataire du fichier doit avoir comp tence pour attester du caract re ex cutoire de chacune de ces pi ces Dans le cas contraire la signature de la certification du caract re ex cutoire devra tre transmise avec la pi ce justificative lectronique Dans la mesure o le signataire du bordereau de mandat est l ordonnateur ou un d l gataire ayant re u capacit attester le caract re ex cutoire l attestation du caract re ex cutoire d un march pr alablement transmis la Pr fecture ou la sous pr fecture au titre du contr le de l galit est assur e par la signature du bordereau de mandat Le march acquiert un caract re ex cutoire d s qu il a t proc d la double formalit suivante transmiss
36. les r gles de droit commun Ce proc d ne s applique qu aux march s formalis s de fournitures march s pass s sur la base d un accord cadre ou d un syst me d acquisition dynamique L utilisation des ench res lectroniques invers es a t volontairement limit e en France des march s r put s simples les march s de fournitures Les ench res ne semblent pas adapt es certaines cat gories de march s comme la maitrise d uvre ou la construction d un b timent 1 6 2 Proc dure Dans la phase de s lection des offres deux cas l ench re peut porter uniquement sur un prix brut Dans ce cas le cahier des clauses techniques particuli res CCTP fixe les caract ristiques minimales des quipements attendus L examen des offres consiste s assurer que ces minima techniques sont atteints Les soumissionnaires qui les ont atteint sont admis participer l ench re qui ne porte que sur le prix l ench re peut porter sur d autres crit res En plus des minima techniques d finis dans le CCTP la qualit technique de l offre est alors appr ci e au regard de crit res qualitatifs indiqu s dans l avis de publicit ou dans le r glement de consultation Une formule de pond ration permet de corriger le prix par la valeur technique de l offre Le crit re du prix est un crit re relatif c est dire jug relativement la qualit technique de P offre M Article 54 du CMP
37. ligne sur le profil d acheteur 3 2 2 Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 HT L AAPC obligatoire d un march doit fournir les m mes informations article 40 quel que soit son support Journal officiel de l union europ enne JOUE Bulletin officiel des annonces de march s publics BOAMP journaux d annonces l gales JAL profil d acheteur Le contenu des avis de publicit compl mentaires est laiss l appr ciation de l acheteur public qui peut se contenter d informations minimales la condition expresse qu il renvoie aux insertions faites dans le cadre des publications obligatoires et qui contiennent la totalit des renseignements publi s La publicit compl mentaire peut intervenir post rieurement aux publications obligatoires 5 Voir plus pr cis ment sur la question de la publicit la Circulaire du 29 d cembre 2009 relative au Guide de bonnes pratiques en mati re de march s publics publi e au JORF n 0303 du 31 d cembre 2009 page 23171 texte n 90 26 cf article 4 de l arr t du 28 ao t 2006 pris en application du code des march s publics et fixant les mod les d avis pour la passation et l attribution des march s publics et des accords cadres JO n 199 du 29 ao t 2006 p 12769 26 3 3 A QUELLE DATE PUBLIER L A VIS DE PUBLICIT SUR LE PROFIL D ACHETEUR 3 3 1 Pour les march s d un montant inf rieur 90 000 HT L acheteur public
38. m me candidat 36 6 2 2 Une offre peut elle tre doubl e par une copie de sauvegarde 36 6 3 COMMENT PR SENTER SA CANDIDATURE ET SON OFFRE 36 6 3 1 Pr sentation formelle des enveloppes virtuelles et des fichiers 36 6 3 2 Signature lectronique des fichiers 37 6 3 3 Formats de fichiers 39 6 4 RESPONSABILIT EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT 40 6 5 LA COPIE DE SAUVEGARDE 40 6 5 1 Qu est ce qu une copie de sauvegarde 40 6 5 2 Quand transmettre une copie de sauvegarde 40 6 5 3 Comment transmettre une copie de sauvegarde 40 6 5 4 Dans quels cas l acheteur public ouvre t il la copie de sauvegarde 41 6 5 5 Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit elle pas tre ouverte et qu en faire 41 6 6 QUELLE ASSURANCE A L ENTREPRISE DE LA BONNE TRANSMISSION DE SON ENVELOPPE VIRTUELLE 41 7 LA RECEPTION DE MATERIALISEE DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 42 7 1 FAUT IL HORODATER LES PLIS ARRIV S 42 7 2 QUE FAIRE LORSQUE L ENVELOPPE ARRIVE HORS DES D LAIS IMPARTIS L ENTREPRISE 42 7 3 QUE FAIRE LORSQU UNE ENVELOPPE CONTENANT LA CANDIDATURE OU L OFFRE COMPORTE UN VIRUS 42 8 L EXAMEN DES CANDIDATURES ET DES OFFRES ET LA DECISION D ATTRIBUTION 44 8 1 QUELLES SONT LES OP RATIONS MENER L OUVERTURE DES PLIS 44 8 2 QUELLE EST LA M THODE RETENIR POUR L OUVERTURE ET L EXAMEN DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 45 8 2 1 D ouverture et l examen des candidatures 45 8 2 2 L ouvert
39. march VVYNVYN Cette num ration n est pas limitative Par exemple l acheteur peut aussi d velopper d autres fonctionnalit s comme gt une passerelle permettant de publier les avis au Bulletin Officiel d Annonces des March s Publics BOAMP ou au Journal Officiel de l Union Europ enne JOUE un syst me d alerte lectronique pour avertir automatiquement les entreprises de l ouverture de nouvelles proc dures de passation un suivi de l activit des entreprises par exemple un registre de retraits des DCE un module d auto formation ou un guide pour les entreprises un espace d entrainement pour permettre aux entreprises de simuler des r ponses en ligne une application logicielle de signature pour signer des fichiers hors connexion un syst me de messagerie par exemple pour notifier le march un espace privatif sur la plateforme r serv chaque entreprise pour h berger leur dossier administratif virtuel un module permettant un archivage p renne des proc dures un module permettant de mettre en uvre un syst me d acquisition dynamique ou des ench res YY ONNNNNN V Le profil d acheteur peut afficher les avis de pr information et les avis p riodiques d informations les informations sur les appels d offres en cours les achats programm s les contrats pass s les proc dures annul es ainsi que toute information g n rale utile comme un point de co
40. par certaines personnes publiques ou priv es non soumises au code des march s publics et ses textes application L ordonnance de 2005 qui s applique aux pouvoirs adjudicateurs non soumis au code tablissement public industriel et commercial de l tat tablissement public scientifique par exemple est compl t e par deux d crets d application le d cret n 2005 1308 du 20 octobre 2005 relatifs aux march s pass s par les entit s adjudicatrices mentionn es l article 4 de l ordonnance et le d cret n 2005 1742 du 30 d cembre 2005 fixant les r gles applicables aux march s pass s par les pouvoirs adjudicateurs mentionn s l article 3 de l ordonnance Aucun de ces d crets ne pr voit de mesures obligatoires mettre en uvre en mati re de d mat rialisation 1 3 3 La signature lectronique Les articles 1316 et 1316 1 1316 4 du code civil sont issus de la loi n 2000 230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l information et relative la signature lectronique qui transpose la directive 1999 93 CE du 13 d cembre 1999 Ce dispositif est compl t par le d cret n 2001 272 du 30 mars 2001 pris pour l application de l article 1316 4 du Code civil et relatif la signature lectronique et par le d cret n 2002 535 du 18 avril 2002 qui met en place les conditions d valuation et de certification de la s curit offerte par les produits et les
41. pense et le juge des comptes territorialement comp tent Dij Version 4 des factures et des pi ces d ex cution des march s publics des collectivit s et tablissements publics locaux Version n 2007 1 du 27 juin 2007 DIRECTION g n rale de la comptabilit publique PROGRAMME HELIOS P le national de d mat rialisation pour le secteur public local 53 Sur la base de cet accord pr alable un comptable public peut recevoir des pi ces justificatives d mat rialis es qui lui sont transmises par l ordonnateur quelles aient t ou non transmises au contr le de l galit Si elles l ont t il n est pas n cessaire qu elles aient t transmises sous forme d mat rialis e au contr le de l galit Il est recommand pour une collectivit qui souhaite transmettre au repr sentant de l tat ses actes soumis au contr le de l galit dans la cadre de l application ACTES qu elle s engage aussi dans la transmission de ces pi ces justificatives son comptable assignataire L accord local de d mat rialisation pr cise notamment les solutions de d mat rialisation retenues conjointement par les partenaires locaux dans le respect des modalit s d finies au niveau national cf 10 1 2 supra les modalit s de transmission entre l ordonnateur et le comptable dans le respect des modalit s d finies au niveau national cf 10 1 2 supra la modalit selon laquelle l ordonnateur rec
42. profil d acheteur les changements ventuels dans les diff rents documents composant le DCE Le contenu informatif des fichiers mis en ligne est identique celui des pi ces qui sont remises aux op rateurs conomiques qui en ont demand la transmission sur un support papier ou ventuellement sur un support physique lectronique Par exemple si des formulaires lectroniques sont joints au DCE mis en ligne ils doivent tre galement joints au DCE transmis sur un support papier 4 3 QUELS SONT LES FORMATS DE FICHIER UTILISER Le respect des principes de libert d acc s la commande publique d galit de traitement des candidats et de transparence des proc dures implique que l acheteur public choisisse un ou plusieurs formats largement disponible dont l usage est r pandu dans le secteur professionnel comprenant les op rateurs susceptibles d tre int ress s par le march afin que les documents puissent tre lus ou t l charg s ais ment La notion de largement disponible s appr cie au regard de la situation propre l ensemble des tats membres et pas uniquement celle de la France Elle ne s appr cie pas par rapport aux habitudes de l op rateur conomique candidat 32 Les documents de la consultation sont constitu s de l ensemble des documents et informations pr par es par le pouvoir adjudicateur pour d finir l objet les caract ristiques et les conditions d ex cution d
43. rialisation doivent se voir interdire de communiquer sur le contenu de la plateforme avec les services du prestataire charg s de r pondre des appels d offres de l administration Le cahier des clauses techniques particuli res relatives la plateforme de d mat rialisation doit prendre en compte l ensemble des l ments qui assurent la s curit et la confidentialit de la plateforme Le prestataire doit tre capable d expliciter les mesures mises en uvre pour assurer l effectivit de cette confidentialit Le principe de transparence des proc dures mentionn dans l article 1 du code des march s publics incite pour la pr sentation sur le profil d acheteur des l ments de la politique de s curit et de confidentialit qui y sont mises en uvre 2 3 QUOI SERT LA SIGNATURE LECTRONIQUE 2 3 1 Qu est ce qu une signature La signature manuscrite ou lectronique est d finie par l article 1316 4 du code civil La signature n cessaire la perfection d un acte juridique identifie celui qui l appose Elle manifeste le consentement des parties aux obligations qui d coulent de cet acte Quand elle est appos e par un officier public elle conf re l authenticit l acte Lorsqu elle est lectronique elle consiste en l usage d un proc d fiable d identification garantissant son lien avec l acte auquel elle s attache La fiabilit de ce proc d est pr sum e jusqu preuve cont
44. s cryptographiques et de leurs certificats utilis s par des services de confiance L IGC est sous la responsabilit d un prestataire de service de certification PSC lectronique Une IGC peut comprendre entre autres une autorit de certification et des autorit s d enregistrement voir glossaire pour la d finition de ces termes Pour signer lectroniquement il est n cessaire de disposer d un certificat lectronique c est dire de la cl priv e de signature associ e au certificat et d une application logicielle Le certificat lectronique Un certificat lectronique est une identit num rique Il est nominatif donc appartient personnellement un membre d une soci t ou agent d une administration Le certificat lectronique est un triplet constitu de trois l ments indissociables 1 Le certificat lui m me Il int gre les informations concernant l identit du titulaire nom pr nom fonction service email son organisation soci t association ou administration la p riode de d but et de fin de validit du certificat l identit de l autorit de certification qui l a g n r les fonctionnalit s autoris es du certificat l adresse concernant l acc s la politique de certification de l autorit ainsi que l adresse de la liste des certificats r voqu s 2 La cl priv e 3 La cl publique Le certificat n cessaire pour la r pon
45. sur cl cryptographique et du code d activation de ce support En g n ral l authentification suit l identification par l identification l metteur se fait connaitre d un syst me Donc s identifier c est communiquer son identit s authentifier c est apporter la preuve de son identit Autorit de certification AC Selon les dispositions du RGS Au sein d un PSCE une Autorit de Certification a en charge au nom et sous la responsabilit de ce PSCE l application d au moins une politique de certification et est identifi e comme telle en tant qu metteur champ issuer du certificat dans les certificats mis au titre de cette politique de certification Autorit d enregistrement AE Une Autorit d Enregistrement a en charge la v rification de l identit les droits et la qualit du demandeur du certificat lectronique Cers l ments seront inscrits dans le certificat Cette v rification se fait selon les conditions et les modalit s d termin es par l autorit de certification Autorit d horodatage AH Selon les dispositions du RGS Au sein d un prestataire de services d horodatage lectronique PSHE une Autorit d Horodatage a en charge au nom et sous la responsabilit de ce PSHE l application d au moins une politique d horodatage en s appuyant sur une ou plusieurs Unit s d Horodatage Bi cl Cl publique diffusable tous et d une cl priv
46. ACHETEUR EST ELLE SUFFISANTE Il est recommand de publier l avis d attribution article 85 du CMP sur le profil d acheteur Mais une telle publication ne peut qu tre compl mentaire et ne saurait couvrir le d faut d envoi publication dans le d lai de quarante huit jours pr vu par le 1 alin a de l article 85 aux organes officiels Il est recommand de publier la liste des march s conclus l ann e pr c dente ainsi que le nom des attributaires sur le profil d acheteur Le choix du support de publication tant libre l acheteur qui publie cette liste sur son profil d acheteur satisfait l obligation faite par l article 133 du CMP 9 5 LE RECENSEMENT DES MARCH S PUBLICS L acheteur public doit galement tablir des fiches statistiques sur les march s qu il passe et les transmettre aux services comp tents de l Etat Article 84 du code des march s publics d cret n 2006 1071 du 28 ao t 2006 relatif au recensement des march s publics et de certains contrats soumis des obligations de mise en concurrence 49 10 LE CONTR LE ET L EX CUTION DES MARCH S D MAT RIALIS S Ce chapitre s applique aux collectivit s territoriales et aux tablissements publics locaux 10 1 QUELLES SONT LES MODALIT S D EXERCICE DU CONTR LE DE L GALIT DANS LE CAS DES MARCH S D MAT RIALIS S 10 1 1 La d mat rialisation des actes soumis au contr le de l galit Les
47. DAJ GUIDES ET RECOMMANDATIONS DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS GUIDE PRATIQUE SOMMAIRE 1 PRESENTATION DE LA DEMATERIALISATION EN MATIERE DE MARCHE PUBLIC 6 1 1 QU EST CE QUE LA D MAT RIALISATION 6 1 2 MARCH S AU DESSUS DE 90 000 EUROS HORS TAXES QUELLES SONT LES OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES 6 1 3 QUEL EST LE CADRE JURIDIQUE 6 1 3 1 Le cadre communautaire 6 1 3 2 Le cadre national 7 1 3 3 La signature lectronique 9 1 3 4 Les r gles applicables au traitement d informations nominatives 10 1 4 PROFIL D ACHETEUR LA PLATEFORME D CHANGES DE L ACHETEUR POUR SES MARCH S PUBLICS 10 1 4 1 Comment d finir le profil d acheteur 10 1 4 2 Quelle fonctionnalit mettre en place sur la plateforme 10 1 4 3 Comment mettre en place un profil d acheteur 11 1 4 4 Comment apprendre passer un march d mat rialis 12 1 5 L UTILISATION DE LA MESSAGERIE LECTRONIQUE OU COURRIEL COMME OUTIL DE D MAT RIALISATION 12 1 5 1 La messagerie lectronique peut elle tre utilis e 12 1 5 2 Quels sont les pr cautions prendre 12 1 6 ENCH RES LECTRONIQUES 13 1 6 1 D finition 13 1 6 2 Proc dure 13 1 7 LE SYST ME D ACQUISITION DYNAMIQUE SAD L ACHAT SUR CATALOGUE LECTRONIQUE 15 2 SECURITE CONFIDENTIALITE ET SIGNATURE ELECTRONIQUE D EMPLOI 2 1 QUELS L MENTS DE S CURISATION PR VOIR 17 2 1 1 L identit se v rifie par des proc dur
48. ER L AVIS DE PUBLICIT SUR LE PROFIL D ACHETEUR 27 3 3 1 Pour les march s d un montant inf rieur 90 000 HT 27 3 3 2 Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 HT 27 3 4 COMMENT TRANSMETTRE LES AVIS DE PUBLICIT AU BOAMP ET AU J OUE QUEL EST LE D LAI DE PUBLICATION 27 3 4 1 Transmission des avis au BOAMP et d lai de publication 27 3 4 2 La transmission des avis au JOUE 28 3 5 QUELLES R DUCTIONS DES D LAIS SONT PERMISES PAR LA MISE EN LIGNE DE L AAPC ET DU DCE SUR LE PROFIL D ACHETEUR 28 3 5 1 D lai minimal de r ception des candidatures et des offres dans le cas d un appel d offres ouvert article 57 MI et 160 CMP 28 3 5 2 D lai minimal de r ception des candidatures et des offres dans le cas d un appel d offres restreint Articles 60 62 et 162 163 CMP 29 3 5 3 D lai minimal de r ception des candidatures dans le cas d une proc dure n goci e article 65 II et 165 CMP 29 3 5 4 D lai minimal de r ception des candidatures dans le cas d un dialogue comp titif article 67 II CMP 3 5 5 Que se passe t il en cas de mise en ligne d une publicit compl mentaire ou modificative 29 3 5 6 R initialisation des d lais en cas de publication d avis rectificatif 29 3 6 QUELLES SONT LES INFORMATIONS RELATIVES LA D MAT RIALISATION QUI DOIVENT FIGURER DANS L AVIS D APPEL PUBLIC LA CONCURRENCE 30 4 LA MISE EN LIGNE DES DOSSIERS DE CONSULTATION DES ENTREPRISES
49. LLES SONT LES MODALIT S DU CONTR LE DU COMPTABLE PUBLIC EN ENVIRONNEMENT D MAT RIALIS 52 10 2 1 Quelle forme les pi ces justificatives d mat rialis es susceptibles d tre transmises au comptable doivent elles prendre 53 10 2 2 Quelles sont les modalit s de production d mat rialis e des march s publics par les ordonnateurs aux comptables 53 10 2 3 Quelles sont les modalit s de transmission des pi ces justificatives d mat rialis es au comptable public 55 10 3 COMMENT S EFFECTUE LE CONTR LE JURIDICTIONNEL 55 11 L ARCHIVAGE DES MARCHES DEMATERIALISES 56 11 1 QUELS SONT LES D LAIS DE CONSERVATION DES DOSSIERS DE MARCH S 56 11 1 1 Quel est le droit commun des archives 56 11 1 2 Qu en est il pour l archivage des march s 56 11 2 COMMENT ARCHIVER LES DOSSIERS DE MARCH S PUBLICS D MAT RIALIS S 57 11 2 1 Quels sont les concepts g n raux de l archivage de documents lectroniques 57 11 2 2 Quels sont les acteurs de l archivage lectronique durant le temps de la dur e d utilit administrative 58 11 2 3 Comment g rer la mixit papier et lectronique 58 11 2 4 Qui met en uvre le standard d change de donn es pour l archivage 59 ANNEXE 1 61 ANNEXE 2 62 GLOSSAIRE 63 1 PR SENTATION DE LA D MAT RIALISATION EN MATI RE DE MARCH PUBLIC 1 1 QU EST CE QUE LA D MAT RIALISATION La d mat rialisation des march s publics est la possibilit de conclure des march s p
50. a signature du document En principe le profil d acheteur dite cette fin un bilan d analyse pour chacun des points mentionn s ci dessous La signature est accept e lorsque 1 le certificat du signataire correspond au nom d une personne physique autoris e signer 2 le certificat utilis est valide la date de la signature du document ni chu ni r voqu 3 le certificat utilis par l entreprise doit tre r f renc et list sur la liste publi e http www entreprises minefi gouv fr certificats 2 3 7 Quelle cat gorie de certificat de signature lectronique peut utiliser l acheteur public La signature lectronique de l acheteur public n est actuellement pas r glement e L acheteur public est donc libre d utiliser une cat gorie de certificat de son choix Il est toutefois recommand l acheteur soit de faire l acquisition de certificats dont la cat gorie figure sur la liste des certificats r f renc s soit d utiliser une cat gorie de certificat produite en interne de niveau quivalent 25 3 LA PUBLICIT D MAT RIALIS E DES MARCH S Les obligations de publicit sont identiques que la proc dure de passation soit d mat rialis e ou non articles 39 40 et 41 du CMP Au dessus de 90 000 il est obligatoire de mettre l avis de publicit sur son profil d acheteur 3 1 QUEL SUPPORT D MAT RIALIS POUR LA PUBLICIT L achet
51. ant des informations acquises au stade des offres indicatives L acheteur public dispose ainsi avant toute commande d finitive de la possibilit de consulter des catalogues lectroniques pr sentant des produits adapt s ses besoins sp cifiques tels qu ils ont t d finis dans les documents de la consultation Le SAD a galement pour int r t de favoriser la programmation des achats tabli pour une p riode maximale de quatre ans il permet d anticiper les fournitures disponibles sur la p riode La mise en concurrence obligatoire avant chaque march sp cifique permet d actualiser ces listes La constitution d un SAD d bute comme dans une proc dure formalis e classique par l envoi d un avis d appel public la concurrence indiquant notamment l objet du march les crit res de s lection des candidatures et des offres et invitant des op rateurs conomiques pr senter des offres indicatives d mat rialis es par voie lectronique L avis doit galement comporter toutes les indications utiles pour identifier le syst me lectronique retenu ainsi que les modalit s de transmission des offres Les op rateurs s lectionn s apr s application des crit res relatifs aux candidatures et l valuation des offres indicatives sont alors admis dans le syst me pour toute sa dur e Le syst me fonctionne ainsi comme un vivier de fournisseurs potentiels dont les offres indicatives sont consultables en permanence La pr
52. appr cie quel moment l avis de march doit tre mis en ligne sur le profil d acheteur La date de mise en ligne doit y tre indiqu e S il d cide d utiliser des supports publicitaires de nature diff rente ces publications doivent tre simultan es ou ou se suivre dans un d lai bref Le d lai entre la date de la derni re publication et celui de la remise des offres doit tre raisonnable 3 3 2 Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 HT La publication de l AAPC sur le profil d acheteur ne doit pas intervenir avant son envoi au JOUE D s que l annonce a t envoy e aux organes officiels pour une publication officielle obligatoire il est possible de mettre en ligne l annonce Mais son contenu doit tre strictement identique celui des avis officiels 3 4 COMMENT TRANSMETTRE LES AVIS DE PUBLICIT AU BOAMP ET AU JOUE QUEL EST LE D LAI DE PUBLICATION 0 90 000 H T Seuils communautaires Pas obligatoire Les avis de publicit sont publi s au JAL ou au BOAMP et sur le profil d acheteur Les avis de publicit sont publi s au BOAMP et au JOUE ainsi que sur le profil d acheteur Au BOAMP et au JOUE les avis de publicit sont transmis exclusivement par voie lectronique 3 4 1 Transmission des avis au BOAMP et d lai de publication L acheteur renseigne un des formulaires en ligne sur le site de la Direction de l information l gale et administrati
53. ar voie lectronique soit par l utilisation de la messagerie lectronique soit par l emploi d une plateforme en ligne sur internet La d mat rialisation n a aucun effet sur le contenu des informations qui est ind pendant de la forme du support utilis et du mode de transmission Les r gles de l achat public sont donc applicables aux achats effectu s par voie d mat rialis e La d mat rialisation n est pas une fin en soi mais un outil au service d une politique globale Les acheteurs comme les entreprises doivent s interroger sur l organisation interne qui permettra le mieux d int grer des processus d mat rialis s pour en tirer tous les b n fices 1 2 MARCH S AU DESSUS DE 90 000 EUROS HORS TAXES QUELLES SONT LES OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES Le code des march s publics CMP impose les obligations suivantes 0 90 000 H T Seuils communautaires L acheteur public peut imposer la transmission des L acheteur public doit tre en mesure de candidatures et des offres par voie lectronique recevoir toutes les candidatures et les offres par voie lectronique L acheteur public doit publier sur son profil acheteur les avis d appel public la concurrence AAPC et les dossiers de consultation des entreprises DCE Pour tous les achats l acheteur public peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie lectronique Il en informe toujours
54. archives par exemple rassemblant les consultations achev es de l ann e coul e L agent peut nommer le Paquet Il est recommand de lui donner un nom qui permet de le rep rer facilement et qui vite d craser d anciens paquets archiv s Par exemple lt le sigle de l entit d achat la date du jour archives num ro du paquet de la journ e gt DGME 20080418 archives 1 Le paquet se pr sente sous forme d un fichier compress au format zip Il se compose du bordereau de versement au format XML des pi ces du march ordonn es comme indiqu plus haut L agent peut consulter les Paquets ainsi constitu s En double cliquant sur le zip il peut consulter par rubrique du plan de classement les diff rents fichiers constituant les dossiers et sous dossiers Il peut galement consulter le bordereau de versement soit directement au format xml soit en langage HTML qui affiche clairement la structure du bordereau en passant par une feuille de style La mise en uvre de ce module est une tape importante dans l archivage num rique de longue dur e En effet l tape suivante consiste organiser le d p t de ces Paquets suivant des modalit s diff rentes suivant le contexte soit une conservation en interne au sein des services des march s sur serveurs s curis s et ou sur supports externes apr s gravage par exemple sur des CD R ou des DVD R soit un transfert vers un service d archives transf
55. as son choix du mode de transmission si l acheteur public impose le mode lectronique une adresse lectronique ou celle de son profil d acheteur mais galement le cas ch ant une adresse de d p t physique pour l envoi de la copie de sauvegarde L article 56 ne permet pas un mode de transmission diff renci entre la candidature et l offre Une offre transmise par voie d mat rialis e ne peut pas succ der une candidature envoy e sur support papier et inversement 4 Dans le cas d une proc dure restreinte indication de l envoi de la lettre de consultation par voie lectronique Les offres m mes volumineuses doivent parvenir compl tes dans les d lais fix s par l acheteur public L op rateur conomique est responsable de l envoi de son pli lectronique dans les d lais fix s Son attention sera attir e par une mention sur le profil d acheteur sur l attention qu il doit porter au d lai de transmission des fichiers volumineux Des mentions sp cifiques peuvent enrichir en tant que de besoin la rubrique Renseignements compl mentaires du mod le d AAPC fix par l arr t du 28 ao t 2006 fixant les mod les d avis pour la passation et pour l attribution des march s publics et des accords cadres Ces mentions doivent tre aussi d taill es et pratiques que possible de mani re leur faciliter l acc s aux documents et aux proc dures d mat rialis es Ainsi l adre
56. atage La charge de la preuve de la date laquelle l enveloppe contenant la candidature ou l offre est parvenue l acheteur incombe au soumissionnaire accus de r ception de la poste r c piss de l acheteur accus de r ception du profil d acheteur 7 2 QUE FAIRE LORSQUE L ENVELOPPE ARRIVE HORS DES D LAIS IMPARTIS L ENTREPRISE Les plis qui quel que soit leur support ont t re us apr s la date et l heure limite de d p t annonc es dans l AAPC ne sont pas ouverts et sont d clar s irrecevables Il appartient l entreprise de prendre ses dispositions pour anticiper une ventuelle difficult technique 7 3 QUE FAIRE LORSQU UNE ENVELOPPE CONTENANT LA CANDIDATURE OU L OFFRE COMPORTE UN VIRUS Si un programme malveillant est d tect dans les documents transmis pour la candidature l acheteur public peut demander ce que l op rateur conomique fasse un nouvel envoi article 52 I CMP Si un virus est d tect dans l offre transmise par voie lectronique l acheteur public a deux solutions e si le candidat a envoy une copie de sauvegarde l acheteur ouvre la copie de sauvegarde e si l acheteur public n a pas re u de copie de sauvegarde et a indiqu dans son RC qu il proc derait une r paration 1l peut tenter une r paration Attention Si la copie de sauvegarde contient elle m me un programme malveillant l acheteur public peut tenter une r paration
57. atisfait aux exigences suivantes tre propre au signataire tre cr e par des moyens que le signataire puisse garder sous son contr le exclusif garantir avec l acte auquel elle s attache un lien tel que toute modification ult rieure de l acte soit d tectable Cette signature est pr sum e fiable lorsqu elle utilise un certificat lectronique qualifi d livr selon une proc dure de qualification d finie par un organisme accr dit par l Agence Nationale de la S curit des Syst mes d Informations ANSSI ou une instance europ enne quivalente article 2 Cette pr somption de fiabilit signifie que la charge de la preuve d une non conformit incombe l organisme qui conteste la signature et donc aux acheteurs publics dans le cadre des march s publics Lorsque la signature est simple ou d une s curisation ne r pondant pas aux conditions expos es ci dessus la charge de la preuve de la fiabilit du proc d revient au signataire 1 La cryptographie est une science visant transformer l aide de conventions secr tes appel es cl s des informations ou signaux clairs en informations ou signaux inintelligibles pour des tiers n ayant pas la connaissance du secret ou r aliser l op ration inverse gr ce des moyens mat riels ou logiciels con us cet effet La cryptographie permet de d tecter la perte d int grit d informations d authentifier des interlocuteurs
58. autres pi ces relatives la proc dure de passation des march s publicit et mise en concurrence mentionn es l article 2 de la convention cadre nationale pr cit e e la fiche de recensement des march s publics compl t e conform ment au d cret n 2006 1071 du 28 ao t 2006 et l arr t du 11 d cembre 2006 relatif au recensement conomique de l achat public e les autres pi ces g n rales fournir l appui du premier mandat de paiement mis pour un march donn num r es la rubrique n 4 de la liste pr cit e Mj Version 4 des pi ces de passation des march s publics des collectivit s et tablissements publics locaux Version n 2008 3 du 26 juin 2008 STRUCTURE NATIONALE PARTENARIALE DE DEMATERIALISATION 52 La d mat rialisation des factures et autres pi ces d ex cution financi re s effectue selon les modalit s de la convention cadre nationale du 27 juin 2007 relevantde la Direction g n rale des finances publiques Elle porte en particulier sur les factures justifiant les d penses au sens de la rubrique n 4 de la liste pr cit e Mais la d mat rialisation modifie le support de la justification des d penses produite au comptable public la port e de son contr le ne s en trouve pas pour autant modifi e cf articles 12 et 13 du d cret n 62 1587 du 29 d cembre 1962 portant r glement g n ral sur la comptabilit publique La d mat rialisation comptable tan
59. cf annexe format bureautique li l archivage A titre d exemple e le format ODF Open Document Format standardis en 2005 est devenu la norme ISO 26300 en 2006 OpenDocument v1 0 e le format PDF est un format propri taire publi Il appartient la soci t Adobe C est un format conteneur Il permet de contenir d autres types de format de donn es tels que des images couleur compress es en JPEG du son de la vid o etc Il est recommand d utiliser des formats ouverts le caract re ouvert des formats est un atout indispensable pour permettre leur lisibilit sur le moyen et long terme Cf Chapitre 4 3 Quels sont les formats de fichier utiliser Le r f rentiel g n ral d interop rabilit dans sa version actuelle V1 0 volet technique d termine la liste des formats conseill s Il s agit de ODF OOXML par la suite PDF notamment la version PDF 1 7 PDF A http references modernisation gouv fr rgi interoperabilite 57 Si l acheteur public n utilise pas de formats dont les sp cifications sont ouvertes et accessibles sans restrictions la cha ne de compatibilit est rompue en moins de 10 ans Par exemple aujourd hui l ouverture de fichiers produits avec Word 97 qui est un format ferm dont les sp cifications ne sont pas disponibles avec la nouvelle suite logicielle de Microsoft pose de nombreuses difficult s la compatibilit ascendante entre deux vers
60. contr le de sa gestion par les juridictions financi res d autres pi ces du march dans les conditions pr vues par le cadre national de d mat rialisation des pi ces de march s arr t conjointement par la Direction g n rale des finances publiques la Cour des comptes et les associations nationales repr sentatives des ordonnateurs locaux 5 A compter de 2010 au moyen d un seul formulaire chaque organisme public peut adh rer ce dispositif de d mat rialisation tant pour les pi ces relatives aux d penses sur march s publics que pour les pi ces relatives aux autres cat gories de d penses Son comptable public l assiste dans cette d marche La d mat rialisation de la transmission des pi ces des march s pour les besoins du contr le de l galit rel ve de la responsabilit de chaque collectivit Les pi ces des march s transmises la pr fecture par un dispositif de t l transmission n ont pas tre transmises simultan ment aux comptables publics concern s soit par le tiers de confiance soit par la pr fecture concern e Une telle transmission serait inexploitable par le comptable qui n est en mesure de traiter une pi ce justificative d une d pense donn e que si elle est r f renc e dans le ou les mandats de paiement qu elle justifie 5 Pour en savoir plus consulter sur internet l instruction DGFiP n 06 030 MO0 du 19 avril 2006 relative la coordination des projets Actes et H
61. ct de cette prescription par un candidat doit tre sanctionn par l irrecevabilit de son dossier de candidature Les modalit s de r gularisation des pi ces de la candidature pr vues par l article 52 du code peuvent toutefois s appliquer si le non respect des formats prescrits ne concerne que certaines pi ces de la candidature transmises mais rendues inaccessibles par leur format impropre Il est recommand l acheteur public qui demande un soumissionnaire de compl ter sa candidature lectronique de le faire via le profil d acheteur L acheteur public doit contr ler la validit de la signature lectronique de la candidature Il s agit de v rifier partir des r f rences du certificat de celles du prestataire de services de certification et de la liste des certificats r voqu s que cette signature est valide la date de signature Un certificat invalide ou une absence de signature peut tre r gularis e article 52 du CMP Toutes les op rations aff rentes l ouverture des candidatures et leur contr le sont inscrites dans le journal des v nements Le but est de pouvoir les tracer et laborer les documents valider par l acheteur public 8 2 2 L ouverture et l examen des offres L ouverture des offres pr sent es sur un support physique et de celles transmises par la voie lectronique se fait durant la m me r union La personne habilit e ouvrir les offres doit poss der l
62. ctes dematerialisation actes cahier_des_c view Fin 2009 22 dispositifs de t l transmission sont homologu s par le minist re de l Int rieur Les collectivit s disposent d une offre vari e et concurrentielle qui leur permet de b n ficier de tarifs attractifs Pratiquement les collectivit s volontaires signent avec le repr sentant de l tat territorialement comp tent une convention r capitulant la date de d marrage du processus la nature et les caract ristiques des actes transmis par voie lectronique et les modalit s pratiques retenues par chaque partie pour faire fonctionner le dispositif En cas de probl me grave et persistant le pr fet peut suspendre le syst me et de son c t la collectivit peut y renoncer La convention type de raccordement est galement consultable sur internet l adresse suivante http www dgecl interieur gouv fr orga_territoriale Convention 20type 20de 20raccordement 202 0051019 pdf Exceptions conventions relatives des march s et des accords cadres d un montant inf rieur 193 000 HT conventions de concession ou d affermage de services publics locaux et les contrats de partenariat i Communes art L2131 1 et suiv du CGCT EPCI art L 5211 3 du CGCT D partements art L3132 1 et suiv du CGCT R gions art L4142 1 et suiv du CGCT Ententes art L 5221 2 L 5421 2 L 5621 2 du CGCT Syndicats mixtes art L 5721 4 du CGCT 4 Communes ar
63. doit pr voir l envoi d un accus de r ception indiquant la date et l heure de r ception Des pr cautions particuli res doivent tre prises pour assurer la confidentialit des documents re us L utilisation d un profil acheteur permet de garantir que seules les personnes habilit es ont acc s aux informations communiqu es par les entreprises dans le cadre de leur offre 1 Voir article 5 de l arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics 12 Dans le cas de l utilisation d un courriel en dehors d un profil d acheteur la confidentialit est plus difficile garantir il est donc conseill l acheteur public de mettre en place une boite sp cifique qui ne doit tre accessible qu un nombre limit de personnes pour la r ception des offres En pratique l utilisation du courriel non sign lectroniquement conduit la mat rialisation des documents du march apr s acceptation de l offre ce qui implique une signature manuscrite 1 6 ENCH RES LECTRONIQUES 1 6 1 D finition Le proc d de l ench re lectronique n intervient que dans la phase du march consacr e la s lection des offres sur certains des l ments quantifiables du besoin exprim par l acheteur public L attribution du march est fonction des r sultats de l ench re Les autres phases de passation du march sont mises en uvre selon
64. e gard e secr te math matiquement li es entre elles utilis es dans des algorithmes de cryptographie dits cl publique ou asym triques Certificat ou certificat lectronique Selon les dispositions du RGS Fichier lectronique attestant qu une bi cl appartient une personne physique une personne morale un l ment mat riel ou un logiciel identifi directement ou indirectement pseudonyme Il est d livr par un PSCE En signant le certificat l AC valide le lien entre l identit et la cl publique Le certificat est valide pendant une dur e limit e pr cis e dans celui ci Certificat lectronique ou certificat de signature Document lectronique qui a pour but d authentifier l identit de la personne signataire carte d identit l int grit des documents chang s protection contre toute alt ration et l assurance de non r pudiation impossibilit de renier sa signature 63 Certificat de signature utilisable par l op rateur conomique Parmi l ensemble des cat gories de certificats de signature lectronique le ministre charg de la r forme de l tat a r f renc celles qui respectent un r f rentiel intersectoriel de s curit en r pondant des exigences techniques minimales La liste des cat gories de certificats de signature lectronique ainsi r f renc es est publi e sur le site Internet du ministre charg de la r forme de l tat l adresse suivante
65. e ues ENCH RES LECTRONIQUES Article a4 M thode de s lection des offres Article 56 COMMUNICATIONS ET CHANGES D INFORMATIONS PAR VOIE LECTRONIQUE D finition des obligations en mati re de d mat rialisation Articles 57 62 et 65 APPELS D OFFRES OUVERT RESTREINT PROC DURE N GOCI E Possibilit de r duire les d lais de r ception des candidatures et des offres du fait de la mise en ligne de lavis de publicit ou du document de consultation ou DCE Article 62 66 67 CONSULTATION Conditions d acc s aux documents de la consultation mis en ligne sur le profil d acheteur SYST ME D ACQUISITION DYNAMIQUE Article 7 j Proc dure de passation ACH VEMENT DE LA PROC DURE Article 79 Rapport d information sur le d roulement des proc dures d attribution conduites par voie lectronique Article 80 I 1 INFORMATION DES CANDIDATS EVINC S Une transmission lectronique permet une signature du march par le repr sentant du pouvoir adjudicateur dans un d lai plus court Article 80 I 3 SIGNATURE DU MARCH Possibilit de signer lectroniquement le march par le pouvoir adjudicateur Article 81 NOTIFICATION Possibilit de notifier lectroniquement le march Article 106 CERTIFICAT DE CESSIBILIT Possibilit d tablir un certificat de cessibilit lectronique L ordonnance n 2005 649 du 6 juin 2005 relative aux march s pass s
66. e apr s cl ture de l exercice un CD Rom ou un DVD Rom est fourni par le comptable au juge des comptes comportant les pi ces justificatives de l exercice clos l appui du compte de gestion sur pi ces Le support est confectionn par la collectivit ou par le comptable selon les dispositions de l accord local Les documents sign s lectroniquement doivent tre associ s un logiciel d exploitation permettant la lecture 10 3 COMMENT S EFFECTUE LE CONTR LE JURIDICTIONNEL Les juridictions financi res sont signataires de l accord local de d mat rialisation des pi ces de passation des march s publics et accords cadres Leur contr le juridictionnel s effectue sur la base des pi ces d mat rialis es re ues et transmises par le comptable dans le compte de gestion sur pi ces La port e de ce contr le est le m me que celle d un contr le sur la base de documents papier 57 Pour en savoir plus http www colloc bercy gouv fr colo_struct_fina_loca dema prot_dech html 55 11 L ARCHIVAGE DES MARCH S D MAT RIALIS S 11 1 QUELS SONT LES D LAIS DE CONSERVATION DES DOSSIERS DE MARCH S 11 1 1 Quel est le droit commun des archives Les modalit s de conservation des archives publiques sont fix es d un commun accord entre l autorit qui les a produites ou re ues et l administration des archives articles L211 1 et s du code du patrimoine Pour d cider de la DUA dur e d util
67. e de la d mat rialisation des march s publics 8 Un portail est un site qui offre une porte d entr e unique sur un large ventail de ressources et de services centr s sur un domaine ou une communaut particuli re Cf articles 41 et 44 annexe XII XVA XVB XX de la directives 2004 17 CE articles 35 et 36 annexe VIIA VII de la directive 2004 18 CE et articles 39 I et 149 I du code des march s publics 10 Le RGAA fixe les r gles techniques s mantiques organisationnelles et d ergonomie que doivent respecter leurs services de communication publique en ligne afin d assurer aux personnes handicap es la r ception et la compr hension de tout type d information diffus e sous forme num rique de leur permettre d utiliser ces services et le cas ch ant d interagir avec ces derniers Ce r f rentiel s applique aux diff rents types de handicap et aux diff rentes technologies mises en uvre par les services de communication publique en ligne en particulier l internet le t l phone et la t l vision Voir http references modernisation gouv fr rgaa accessibilite 10 A minima le profil d acheteur doit permettre de mettre en ligne des avis de publicit mettre en ligne des DCE recevoir des candidatures et des offres lectroniques de mani re s curis e et confidentielle g rer les changes d information entre le pouvoir adjudicateur et les op rateurs conomiques pendant la proc dure de passation de
68. e durant le temps de la dur e d utilit administrative Pour les march s de l tat et de ses tablissements publics les services sont charg s sous le contr le des services publics d archives de l archivage lectronique des dossiers de march s A l issue de cette DUA les services publics d archives prennent en charge l archivage des documents destin s tre conserv s d finitivement Les services qui ne peuvent pas prendre en charge l archivage peuvent faire appel sous le contr le et avec l autorisation des services publics d archives des soci t s priv es d archivage 11 2 3 Comment g rer la mixit papier et lectronique Durant une p riode transitoire la plupart des acheteurs sont destinataires de documents originaux papier et d originaux nativement num riques Tous les originaux sont conserver Lorsque des modalit s d archivage des originaux papiers sont pr vues il est recommand de les adapter aux dossiers num riques La mise en place de deux organisations distincte est viter Le lien entre le papier et l lectronique s effectue gr ce des l ments descriptifs comme par exemple le num ro du march Voir sur le site de l Agence nationale de la s curit des syst mes d information ANSSI une politique d archivage s curis e dans le secteur public http www ssi gouv fr site_article48 html ST http www references modernisation gouv fr standard dec
69. e l enveloppe virtuelle organisation et nommage des fichiers l obligation de signer lectroniquement le cas chant la liste des cat gories de certificats de signature lectronique le cas ch ant les formats de signature accept s et les applications de v rification de signature lectronique utilis es par le pouvoir adjudicateur le cas ch ant la confidentialit des enveloppes transmises par voie lectronique via le certificat de chiffrement le d lai de r ception et l horodatage des enveloppes la possibilit d adresser parall lement une copie de sauvegarde la taille maximum accept e en Mo pour le d p t des plis si elle existe la r f rence aux services d une assistance lors du d p t des plis YYYY VY NNNNNNNNNN 5 4 COMMENT D MAT RIALISER LA LETTRE D INVITATION PR SENTER UNE OFFRE Sont invit s pr senter leur offre par une lettre d invitation les candidats s lectionn s dans le cadre des proc dures suivantes appel d offres restreint proc dure n goci e proc dure de dialogue comp titif et proc dure du concours restreint L acheteur public peut envoyer une lettre d invitation lectronique aux candidats retenus Seuls les candidats ayant transmis une candidature par voie lectronique sont concern s La lettre d invitation doit comporter l adresse pr cise des documents t l charger et non simplement celle du profil d acheteur article 2 de l
70. e la gestion de certificats lectroniques tout au long de leur cycle de vie vis vis des porteurs et utilisateurs de ces certificats Un PSCE peut fournir diff rentes familles de certificats correspondant des finalit s diff rentes et ou des niveaux de s curit diff rents Un PSCE comporte au moins une AC mais peut en comporter plusieurs en fonction de son organisation Les diff rentes AC d un PSCE peuvent tre ind pendantes les unes des autres et ou li es par des liens hi rarchiques ou autres AC Racines AC Filles Un PSCE est identifi dans un certificat dont il a la responsabilit au travers de son AC qui a mis ce certificat et qui est elle m me directement identifi e dans le champ issuer du certificat Prestataire de service de confiance PSCO Selon les dispositions du RGS Toute personne ou entit offrant des services consistant en la mise en uvre de fonctions qui contribuent la s curit des informations chang es par voie lectronique Prestataire de services d horodatage lectronique PSHE Selon les dispositions du RGS Toute personne ou entit qui est responsable de la g n ration et de la gestion de contremarques de temps vis vis de ses abonn s et des utilisateurs de ces contremarques de temps Un PSHE peut fournir diff rentes familles de contremarques de temps correspondant des finalit s diff rentes Un PSHE comporte au moins une AH mais peut en comporter plusieurs en
71. emplaire unique Mais une simple version papier de ce dernier ne peut pas juridiquement tre admise Il est donc n cessaire de signer manuscritement l exemplaire unique mat rialis A titre transitoire l acheteur public peut mat rialiser le march et le faire signer des deux parties en le compl tant des mentions manuscrites requises 9 3 QUELLES SONT LES CONDITIONS LI ES LA NOTIFICATION DU MARCH PAR VOIE D MAT RIALIS E La notification d un march lectronique peut tre effectu e par voie lectronique via le profil d acheteur Pour les collectivit s locales cette notification ne peut intervenir qu apr s la transmission au contr le de l galit lorsque le march entre dans son champ L article 1369 8 du Code civil autorise le recours la lettre recommand e lectronique dans les relations contractuelles L absence du d cret d application auquel l article renvoie ne fait pas obstacle au recours la lettre recommand e lectronique pour les envois recommand s non l gaux Mais l exp diteur qui ne peut se conformer aux dispositions r glementaires celles ci n tant pas encore tablies est priv de la pr somption de fiabilit Si le destinataire conteste la fiabilit de la lettre recommand e lectronique il appartiendra l exp diteur de d montrer celle ci Au contraire en cas de litige l exp diteur d un recommand postal papier n a pas prouver la fiabilit du
72. er ou le DCS compl t Renseignement s et ou document s n cessaires l appr ciation des capacit s du candidat Signature lectronique Le cas chant Document prouvant la possession d une autorisation sp cifique ou l appartenance une organisation sp cifique pour pouvoir fournir dans leur pays d origine le service concern Pour justifier des capacit s professionnelles techniques et financi res d autres op rateurs conomiques sur lesquels il s appuie pour pr senter sa candidature documents pr cit s mais concernant l op rateur conomique engagement crit de l op rateur conomique indiquant que le candidat dispose de ses capacit s pour l ex cution du march Signature lectronique Possibilit signature manuscrite et scann e Si le march est pass pour les besoins de la D fense Renseignements relatifs la nationalit Et si l objet ou les conditions du march le justifient une habilitation pr alable ou une demande Certificats de qualit Le cas ch ant renseignements sur le respect de l obligation d emploi Document relatif aux pouvoirs de la des personnes habilit es engager la soci t Signature lectronique 38 L offre pr sent e sous la forme d un acte d engagement transmise par voie lectronique est sign e lectroniquement Les annexes n ont pas tre sign es Ces annexes les annexes financi
73. ert manuel et int gration si possible sur une plateforme d archivage lectronique Dans le premier cas le d p t peut se faire tr s sur les serveurs de l organisme avec une organisation pr ciser mode centralis avec un serveur unique partag par l ensemble des utilisateurs ou des endroits r partis selon l architecture informatique de l organisme Les choix concernant cette organisation doivent faire l objet de proc dures pr cises crites et diffus es l ensemble des services concern s et b n ficier de l assistance et des conseils du service d archive public comp tent 6 Documents r dig s par la Personne publique et qui transitent en clair par la plate forme avis dossier de consultation des entreprises documents joints aux notifications documents g n r s par la plate forme en cours de proc dure changes registres preuves 61 Annexe 2 Propositions de la direction des archives de France sur la structuration et le nommage des pi ces d un march public e Proposition de structuration des fichiers Nom du r pertoire dans l arborescence Contenu et description Publicit o Fichiers de publicit o Fichiers d information o Fichiers d attribution Consultation o R glement de consultation RC Lettre de consultation o Cahier des charges o Acte d engagement initial et annexe o Versions ant rieures des fichiers de DCE RC et Avis Registres o Registre de retra
74. ertification utilisable pour signer les offres est en ligne ici http www entreprises minefi gouv fr certificats Il faut compter en pratiquelS jours un mois pour obtenir un certificat de signature quelquefois plus L entreprise est donc invit e anticiper cette acquisition Une application logicielle de signature pour signer L application logicielle permet d apposer sa signature sur un document lectronique Elle est aussi indispensable que le certificat 2 L agence nationale de la s curit des syst mes d information ANSSI a mis en ligne des modules interactifs d auto formation notamment le certificat num rique la signataire lectronique pour approfondir des connaissances relatives la s curit des syst mes d information Voir http www securite informatique gouv fr p_mot24 html 22 Les plateformes de march s publics proposent gratuitement aux op rateurs conomiques qui n en disposent pas un logiciel de signature En g n ral cette application permet de signer des documents ou enveloppes en ligne lors du d p t des plis mais galement avant le d p t 2 3 3 Quelles sont les trois fonctions s curit de la signature lectronique La signature lectronique permet l aide d un proc d cryptographique de garantir l identit du signataire et l int grit du document sign La signature num rique d un document consiste calculer un condensa
75. es d identification et d authentification 18 2 1 2 La confidentialit et l int grit des changes 18 2 1 3 La tra abilit des v nements et la constitution d l ments de preuves ou de pr somption de preuves juridiques 18 2 2 QUELS SONT LES L MENTS QUI DOIVENT GARANTIR LA CONF IDENTIALIT DES INFORMATIONS TRANSMISES 20 2 3 A QUOI SERT LA SIGNATURE LECTRONIQUE 21 2 3 1 Qv est ce qu une signature 21 2 3 2 Quel est le principe qui r git la signature lectronique 21 2 3 3 Quelles sont les trois fonctions s curit de la signature lectronique 23 2 3 4 Quelle est la valeur probante de la signature lectronique 23 2 3 5 Quelle cat gorie de certificats de signature lectronique exiger du soumissionnaire 24 2 3 6 Comment v rifier que la signature lectronique est valide 25 2 3 7 Quelle cat gorie de certificat de signature lectronique peut utiliser l acheteur public 25 3 LA PUBLICITE D MATERIALISEE DES MARCHES 26 3 1 QUEL SUPPORT D MAT RIALIS POUR LA PUBLICIT 26 3 1 1 Pour les march s d un montant inf rieur 90 000 HT 26 3 1 2 Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 HT 26 3 2 QUEL CONTENU DOIT AVOIR L AVIS SUR LE PROFIL D ACHETEUR 26 3 2 1 Pour les march s d un montant inf rieur 90 000 HT et pour les march s de l article 30 26 3 2 2 Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 HT 26 3 3 A QUELLE DATE PUBLI
76. es habilitations n cessaires et le certificat de d chiffrement L acheteur public doit v rifier la validit de la signature lectronique de l offre Rappelons que la candidature et l offre d un soumissionnaire ne sont pas obligatoirement rev tues de la m me signature lectronique Si la signature n est pas valide l offre doit tre rejet e 8 3 QUE DOIT FAIRE L ACHETEUR PUBLIC AU MOMENT DU CHOIX DE L OFFRE CONOMIE JUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE 8 3 1 Les proc s verbaux de r union Les proc s verbaux de r unions peuvent tre lectroniques s ils sont sign s lectroniquement ce qui suppose la disposition de certificats lectroniques L apposition sur un document lectronique de plusieurs signatures lectroniques est techniquement possible A d faut les proc s verbaux sont mat rialis s et sign s la main a Disponibilit des listes de r vocation des certificats g la liste de r vocation des certificats doit tre disponible vingt quatre heures sur vingt quatre et sept jours sur sept L autorit de certification AC doit prendre des mesures pour assurer la continuit de disponibilit de cette liste pour des cas allant de l accident incendie la cessation d activit n la mise jour de la publication il faut distinguer la r vocation compter de l v nement d clencheur de la r vocation l AC a moins de vingt quatre heures pour publier la r vocation Le service
77. es march s publics n cessite l envoi au comptable public des seules pi ces num r es par la liste pr vue par l article D1617 23 du code g n ral des collectivit s territoriales et qui figure en annexe I de ce m me code Lorsqu ils choisissent de transmettre aux comptables publics par voie ou sur support lectronique les pi ces n cessaires l ex cution de leurs d penses ou de leurs recettes les organismes publics recourent une proc dure de transmission de donn es et de documents lectroniques dans les conditions fix es par un arr t du ministre en charge du budget pris apr s avis de la Cour des comptes garantissant la fiabilit de l identification de l ordonnateur metteur l int grit des flux de donn es et de documents relatifs aux actes mentionn s en annexe I du pr sent code et aux deux alin as suivants du pr sent article la s curit et la confidentialit des changes ainsi que la justification des transmissions op r es La signature manuscrite ou lectronique conform ment aux modalit s fix es par arr t du ministre en charge du budget du bordereau r capitulant les mandats de d pense emporte justification du service fait des d penses concern es et attestation du caract re ex cutoire des pi ces justifiant les d penses concern es article D 1617 23 du code g n ral des collectivit s territoriales L ordonnateur peut toujours transmettre au comptable pour les besoins du
78. es s appliquent aux documents quel que soit leur support Leur dur e d archivage suit les r gles nonc es ci dessus La d cision d archiver appartient l acheteur public et l administration des Archives Les documents originaux sign s lectroniquement doivent tre v rifi s par l acheteur public destinataire les v rifie ou les fasse v rifier avant que le d lai de validit du certificat utilis soit expir et que le r sultat de cette v rification rapport de v rification jeton de v rification soit conserv et archiv avec les pi ces du march La v rification de la validit de la signature se fait lors de l ouverture des plis le r sultat de cette v rification est conserv e par exemple avec le proc s verbal ouverture des plis 11 2 1 Quels sont les concepts g n raux de l archivage de documents lectroniques Qu est ce qu un document num rique Un document lectronique est une donn e num rique indissociable des quipements logiciels et mat riels capables de l interpr ter et de la rendre intelligible Pour le pr server il faut donc conserver l objet physique lui m me donn e num rique et la capacit de rendre la donn e intelligible Quel est l enjeu des formats d encodage La question des formats d encodage des documents est une question primordiale Les efforts en mati re de normalisation des formats bureautiques sont prometteurs
79. est la fonction qui consiste restituer l information chiffr e son intelligibilit 2 1 3 La tra abilit des v nements et la constitution d l ments de preuves ou de pr somption de preuves juridiques Elles doivent tre r alis es en associant certaines tapes des donn es avec des informations de temps 17 Voir point 2 3 relatif la signature lectronique 18 e Le journal des v nements Ouverture des plis r daction de proc s verbaux signatures de ceux ci sont autant d op rations qui donnent lieu enregistrement dans le journal des v nements et concernent aussi bien les candidatures et les offres lectroniques que celles re ues sous forme papier La proc dure de passation d un march public a pour vocation d aboutir la conclusion d un contrat Les diff rentes phases de pr paration de passation de n gociation ventuelle et d ex cution d un march se concr tisent par l laboration de divers documents ayant chacun une valeur particuli re pour assurer la s curit juridique de l ensemble du processus Pour rep rer chronologiquement ces diff rents documents dans une proc dure sur papier les services de l acheteur public tiennent g n ralement des registres ou des dossiers con us cet effet L ensemble de ces dossiers constituent le journal des v nements Dans une proc dure lectronique ce journal peut prendre la forme d un document
80. et de prot ger la confidentialit des informations Exemple SHA 1 Secure Hash Algorithm 1 23 Un certificat lectronique d livr par une autorit de certification tablie dans un Etat n appartenant pas la communaut europ enne a la m me valeur juridique que celui d livr par un prestataire tabli dans la communaut d s lors qu il satisfait une des exigences pr vues par l article 8 du D cret Savoir que le prestataire satisfait aux exigences de fiabilit de s curit d archivage et d authentification pr cis es au II de l article 6 et a t accr dit au sens de la directive du 13 d cembre 1999 susvis e dans un tat membre ou que le certificat lectronique d livr par le prestataire a t garanti par un prestataire tabli dans la Communaut et satisfaisant aux exigences fix es au II de l article 6 ou qu un accord auquel la Communaut est partie l a pr vu 2 3 5 Quelle cat gorie de certificats de signature lectronique exiger du soumissionnaire Les cat gories de certificats exiger du soumissionnaire doivent respecter le r f rentiel intersectoriel de s curit Au plus tard au 3 anniversaire de la publication du RGS non encore intervenue ce jour ces cat gories devront respecter le niveau 2 au moins de ce r f rentiel Ces cat gories doivent tre r f renc es et figurer sur une liste tablie par le ministre charg e de la r forme de l tat
81. et des demandes de participation figurent en annexe X de la directive Directive 2004 18 CE article 42 3 Les exigences minimales auxquelles doivent r pondre les dispositifs de r ception des offres et des demandes de participation figurent en annexe X de la directive Directive 2004 17 CE consid rant 46 directive 2004 18 CE consid rant 35 Est interop rable un syst me dont les sp cifications des interfaces sont connues qui peut fonctionner avec d autres syst mes 4 Directive 2004 17 CE article 48 5 b et annexe XXIV directive 2004 18 CE article 42 5 b et annexe X Les articles du code des march s publics relatifs la d mat rialisation sont les suivants DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCH Article 11 Signature lectronique de lacte d engagement dans le cadre des proc dures formalis es MODALIT S DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS ET DES INFORMATIONS Article 32 a PRE T EU Principe de la libert d acc s confidentialit et int grit Article 39 PROFIL D ACHETEUR D finition Articles 39 et 40 ORGANISATION DE LA PUBLICIT Publicit des avis AAPC sur le profil d acheteur Article 41 alin a 3 INFORMATION DES CANDIDATS Publication de l ensemble des documents de la consultation DCE sur le profil d acheteur PR SENTATION DES OFFRES Signature lectronique de lacte d engagement dans le cadre des proc dures Article 48 formalis es Validit des offres r
82. eur public choisit le support de publicit en fonction de crit res quantitatifs seuils et de qualitatifs Le mode de publicit doit permettre d assurer une concurrence effective entre tous les op rateurs conomiques ayant vocation r pondre 3 1 1 Pour les march s d un montant inf rieur 90 000 HT Bien que cette publicit ne soit pas obligatoire il est recommand l acheteur de diffuser son avis de publicit sur son profil d acheteur Il est galement recommand aux acheteurs publics d informer les candidats potentiels par exemple au moyen de la publication d un avis sur un support traditionnel de leur intention de publier d sormais leurs avis sur le profil d acheteur Pour des sites dont l audience est insuffisante eu gard l objet du march ce mode d information ne peut tre qu un moyen de publicit suppl mentaire venant compl ter une publication par voie de presse 3 1 2 Pour les march s d un montant sup rieur 90 000 HT Outre les obligations de publicit traditionnelles l acheteur public doit publier tous ses avis de publicit sur son profil d acheteur 3 2 QUEL CONTENU DOIT AVOIR L AVIS SUR LE PROFIL D ACHETEUR 3 2 1 Pour les march s d un montant inf rieur 90 000 HT et pour les march s de l article 30 Le recours au profil d acheteur permet que la publicit par voie de presse soit succincte renvoyant pour les d tails l annonce mise en
83. fix es par le prestataire Fonction de s curit Selon les dispositions du RGS Fonction mise en uvre au sein d un syst me d information contribuant la s curit des informations chang es par voie lectronique Il s agit de l identification de l authentification de la signature du chiffrement et de l horodatage Horodatage Op ration visant associer un fichier sa date et son heure de cr ation ou de r ception Infrastructure de gestion de cl s IGC Selon les dispositions du RGS Ensemble de composants fonctions et proc dures d di s la gestion de cl s cryptographiques asym triques et de leurs certificats utilis s par des services de confiance Une IGC peut tre compos e d une autorit de certification d un op rateur de certification d une autorit d enregistrement centralis e et ou locale de mandataires de certification d une entit d archivage d une entit de publication Selon l Agence nationale de la s curit des syst mes d information ANSSI Une infrastructure de gestion de cl s est un ensemble de composantes des technologies de l information Cet ensemble concourt la s curisation des bi cl s en g n rant et en assurant la gestion compl te de certificats de cl s publiques Identification Personne un service ou un serveur de se reconnaitre dans une caract ristique suite P tablissement de son identit Int grit Document lectroniq
84. ganisme de certification atteste de la conformit de tout ou partie de l offre de services d un PSCO aux exigences du RGS pour un niveau de s curit donn et correspondant au service vis par le PSCO Qualification des prestataires de services de certification lectronique Selon les dispositions du RGS Acte par lequel un tiers dit organisme de qualification atteste qu un prestataire de services de certification lectronique fournit des prestations conformes des exigences particuli res de qualit Qualification d un produit de s curit Selon les dispositions du RGS Acte par lequel l ANSSI atteste de la capacit d un produit assurer les services de s curit objet de la qualification L attestation de qualification indique l aptitude du produit participer la r alisation un niveau de s curit donn d une ou plusieurs fonctions trait es dans le RGS R f rentiel g n ral d accessibilit RGAA L article 47 de la loi n 2005 102 du 11 f vrier 2005 pour l galit des droits et des chances la participation et la citoyennet des personnes handicap es fait de l accessibilit une exigence pour tous les services de communication publique en ligne de l tat des collectivit s territoriales et des tablissements publics qui en d pendent Il dispose que les informations diffus es par ces services doivent tre accessibles tous Le RGAA permettra de rendre prog
85. hange de donnees pour larchivage seda Loi n 2008 696 du 15 juillet 2008 relative aux archives article 5 Article L 212 4 IT du code du patrimoine Cette disposition a fait l objet d un d cret d application le d cret n 79 1037 du 3 d cembre 1979 relatif la comp tence des services d archives publics et la coop ration entre les administrations pour la collecte la conservation et la communication des archives publiques dans son titre IV D p t d archives publiques courantes ou interm diaires aupr s de personnes agr es articles 20 1 20 13 58 11 2 4 Qui met en uvre le standard d change de donn es pour l archivage Le standard d change de donn es pour l archivage est mis en uvre par e les producteurs d archives et les diteurs de logiciels sectoriels dont les outils doivent pouvoir exporter automatiquement des donn es archiver conformes au standard par exemple tous les profils d acheteur e les services d archives publics ou priv s et les diteurs de logiciels de gestion d archives dont les outils doivent pouvoir accueillir automatiquement des donn es vers es conformes au standard int gration des donn es descriptives du bordereau de versement dans une base documentaire partir de laquelle les dossiers pourront tre retrouv s et parall lement criture des fichiers de donn es proprement dits sur des supports de stockage s curis s e les tiers archiveurs dont les ou
86. i re trop importante peut s av rer nuisible la concurrence et augmenter le risque d infructuosit 3 5 1 D lai minimal de r ception des candidatures et des offres dans le cas d un appel d offres ouvert article 57 III et 160 CMP En cas d envoi d un avis D lais D lais de base 2 de pr information Situation classique 52 jours 22 jours AAPC transmis par voie lectronique 45 jours 15 jours AAPC transmis par voie lectronique Mise en ligne du DCE 40 jours 15 jours Un tel cumul est interdit lorsque l acheteur a fix le d lai de r ception vingt deux jours en cas de publication d un avis de pr information pr vu l article 39 du code 28 3 5 2 D lai minimal de r ception des candidatures et des offres dans le cas d un appel d offres restreint Articles 60 62 et 162 163 CMP D lais de r ception des candidatures D lais de base En cas d urgence Situation classique 37 jours 15 jours Transmission de l AAPC par voie lectronique 30 jours 10 jours En cas d envoi D lais de r ception des offres D lais En cas partir de l envoi de la lettre de consultation de base d urgence a aF aS de pr information Situation classique 40 jours 10 jours 22 jours 35 jours condition que le DCE soit en ligne d s la publication des annonces de publicit Publication AAPC DCE par voie lectronique 10 jours 17 jours
87. ial 6 5 5 Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit elle pas tre ouverte et qu en faire La copie de sauvegarde n est jamais ouverte e lorsque l acheteur public m ne avec succ s la proc dure d mat rialis e e lorsqu elle arrive hors d lai Le rejet d une copie de sauvegarde parvenue l acheteur public apr s l expiration du d lai de remise des offres n implique aucunement le rejet de l offre elle m me si cette derni re a t re ue par l acheteur public dans les d lais pr vus par l avis de publicit La copie de sauvegarde doit alors tre d truite c est dire que les donn es ne doivent plus pouvoir tre lues Attention L absence de signature lectronique sur un document lectronique ou le fait que la signature lectronique sur un document lectronique ne soit pas valide conduit rejeter l offre En aucun cas la copie de sauvegarde ne doit tre ouverte pour ce motif puisque la transmission lectronique s est d roul e avec succ s 6 6 QUELLE ASSURANCE A L ENTREPRISE DE LA BONNE TRANSMISSION DE SON ENVELOPPE VIRTUELLE L entreprise re oit un message lorsque l enveloppe est re ue sur le profil d acheteur Cf Chapitre 7 La r ception des candidatures et des offres 41 7 LA R CEPTION D MAT RIALIS E DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 7 1 FAUT IL HORODATER LES PLIS ARRIV S La plateforme de d mat rialisation doit enregistrer l heure d
88. icat de signature gt La transmission des dossiers des candidats doit permettre de d terminer la date et l heure de leur r ception Un horodatage avec un serveur de temps universel n est pas n cessaire La date et l heure du serveur suffisent il est recommand de les afficher dans l interface de soumission des plis La confidentialit est d finie comme la conservation du secret couvrant une information La confidentialit des donn es transmises par Internet des dossiers de candidature et d offre est assur e par leur chiffrement ou cryptage Le profil d acheteur assure cette fonctionnalit sans exiger de manipulation particuli re par l entreprise Le certificat de chiffrement distinct du certificat de signature est mis en uvre par l acheteur public via la plateforme de d mat rialisation Le chiffrement permet de rendre les donn es transmises par les entreprises inaccessibles celui qui ne dispose pas de la cl n cessaire au d codage La confidentialit est donc garantie jusqu au moment o les donn es sont d chiffr es Pour d coder il faut une cl de d chiffrement Cette cl est attribu e une personne de confiance Par exemple si l acheteur a une commission d appel d offres cette cl est remise un membre de cette commission L acheteur public doit pr voir une solution permettant de d chiffrer en cas de perte de la cl Une ou des cl s suppl mentaires sur support physique peu
89. ient remplies d clarations fournies et paiement des cotisations Ce service en ligne est gratuit Le contenu de attestation march s publicspeut tre v rifi par l acheteur sur le site http www urssaf fr Depuis d cembre 2009 les entreprises soumises l imp t sur les soci t s et assujetties la TVA peuvent diter partir de leur espace abonn l attestation fiscale demand e pour les march s publics sur le site www impots gouv fr gt Espace abonn gt Consulter mon compte fiscal 8 3 3 Le rapport de pr sentation Tous les march s publics pass s dans le cadre d une proc dure formalis e doivent faire l objet d un rapport article 79 du CMP 46 9 LA CONCLUSION ET LA NOTIFICATION DU MARCH D MAT RIALIS La d mat rialisation de cette phase de la proc dure de passation est possible lorsque l offre retenue est lectronique L acheteur public peut signer lectroniquement le march au moyen d un certificat lectronique Si le repr sentant de l acheteur public ne poss de pas de certificat pour signer il est invit s en procurer d faut le document Doit tre mat rialis imprim sur support papier Sept tapes se succ dent 1 la lettre de rejet aux candidats dont l offre n est pas retenue 2 l envoi aux instances de contr le 3 la signature lectronique par le repr sentant de l acheteur public 4 la notification lectronique du march au titu
90. ion au repr sentant de l tat art L 2131 1 du CGCT pour les march s qui doivent lui tre transmis et notification Le march est transmis d abord au repr sentant de l tat dans les quinze jours suivant sa signature art L 1411 9 et L 2131 13 du CGCT accompagn des pi ces n cessaires l exercice du contr le art 82 du code des march s publics puis le march est notifi au titulaire avant tout commencement d ex cution Au moment de mettre en paiement le march il appartient ensuite l autorit locale d attester qu un acte est devenu ex cutoire en apposant sa signature sur le bordereau r capitulant les mandats de d pense cf article D 1617 23 du code g n ral des collectivit s territoriales Cette d marche suffit certifier au comptable le caract re ex cutoire du march ainsi que la r alisation effective de la prestation pay e justification du service fait 10 2 QUELLES SONT LES MODALIT S DU CONTR LE DU COMPTABLE PUBLIC EN ENVIRONNEMENT D MAT RIALIS La d mat rialisation des pi ces de passation s effectue selon les modalit s de la convention cadre nationale du 26 juin 2008 tablie par la Direction g n rale des finances publiques L annexe I du code g n ral des collectivit s territoriales dresse la liste des pi ces justificatives de d penses e les pi ces constitutives des march s publics d finies par les articles 11 13 du code des march s publics e les
91. ions d un logiciel n tant g n ralement plus assur e d s que l on passe deux versions Un fichier dans un format ferm dont la conservation au del de 10 ans est pr conis e doit tre converti vers un de ces formats ouverts avant archivage d finitif s Sur quelle documentation reposent ces concepts La mise en uvre de ces concepts repose sur la politique d archivage s curis e dans le secteur public et sur le Standard d Echanges de Donn es pour l Archivage SEDA transfert communication limination restitution version 1 0 labor par la DAF et la Direction g n rale de la modernisation de l Etat DGME Le SEDA est bas sur des sch mas XML Il est int gr dans le RGI partie s mantique ressources pour l archivage qui le recommande pour tout change entre un service d archive et ses partenaires Par exemple il permet pour un export d archives partir d un profil d acheteur de produire automatiquement des paquets archiver contenant les fichiers des march s archiver et le bordereau de versement permettant de les identifier et donc de les retrouver Le SEDA pr cise la structure et le contenu des messages m tier transferts liminations communications et le contenu et la structure des bordereaux de versement ou d limination ou de communication suivant qu on souhaite verser liminer ou consulter des archives 11 2 2 Quels sont les acteurs de l archivage lectroniqu
92. ise les documents de la consultation qui doivent tre mis en ligne L arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics JO du 20 d cembre 2009 pr voit les mesures d application du dispositif Le dossier de consultation des entreprises DCE est mis en ligne sur le profil d acheteur Les conditions d acc s sont mentionn es dans l avis de publicit cf infra ou dans la lettre de consultation articles 41 62 66 et 67 du code des march s publics 4 1 FAUT IL METTRE EN LIGNE LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES DCE Voit point 1 2 de ce guide 4 2 COMMENT PR SENTER LES DOCUMENTS DU DCE METTRE EN LIGNE Les noms des fichiers constitutifs du DCE doivent appara tre clairement pour que les op rateurs conomiques sachent sans avoir les ouvrir de quels documents il s agit L acheteur pourrait par exemple intituler un fichier Lisez moi d abord et y mettre sa charte de nommage RC pour r glement de consultation CC pour cahier des charges AE pour projet d acte d engagement compl ter par exemple Pour g rer au mieux les modifications ventuelles il est recommand de pr ciser un num ro de version ou de dater chaque fichier Ex CCTP vl CCTP v1 1 etc Cela permet notamment aux candidats ayant choisi de t l charger le DCE sans s identifier de pouvoir facilement d tecter s ils reviennent sur le
93. it administrative des dossiers de march s l administration concern e et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document conserve un int r t juridique ou pratique valeur primaire de l archive A l issue de cette dur e l int r t patrimonial de certaines archives int r t historique scientifique sociologique architectural justifie leur conservation d finitive et leur versement dans un service public d archives Les autres archives sont limin es conform ment la proc dure classique visa bordereau d limination ou de versement Cette collaboration entre service producteur et service d archives donne lieu l laboration d un document appel tableau de tri et de gestion qui dresse par producteur et grand domaine d action administrative la liste des types de documents concern s et qui affecte chacun une DUA et un sort final conservation totale ou apr s tris avec explicitation de ces tris limination 11 1 2 Qu en est il pour l archivage des march s Les DUA sont diff rentes selon les types de documents L instruction DAF DGCT en date du 28 ao t 2009 relative au tri et la conservation des archives produites par les services communs l ensemble des collectivit s territoriales et structures intercommunales contient un chapitre 6 sur les march s publics qui peut s appliquer aux march s pass s par les services de l tat Cette instruction e
94. it o Registre de questions o Registre de d p ts Commission Appel Offres Notification Candidatures Offres Non Retenues Candidatures Offres Retenues Chacun des r pertoires contiendra un r pertoire nomm Documents Externes dans lequel seront stock s les fichiers rajout s lors de l enrichissement manuel de l archive 62 Glossaire Application logicielle pour signer Logiciel qui permet d apposer sa signature sur un document lectronique Elle est aussi indispensable que le certificat Archivage lectronique Conservation p renne des documentes lectroniques Authenticit Garantie de l identit de l metteur d un document lectronique ou d un courriel Authentification L identit de l metteur personne ou entit d un document lectronique ou d un courriel est v rifi e au moyen d un secret partag Ce secret peut tre quelque chose que l metteur connait par exemple mot de passe ou poss de par exemple caret puce cl cryptographique ou est empreinte digitale fond de r tine On parle d authentification forte lorsque la v rification s effectue au moyen de la combinaison de deux l ments de preuve ce que je sais ce que je poss de ce que je suis Exemple d authentification faible forte usage d un identifiant mot de passe usage d un support physique personnel d identit num rique certificat num rique
95. kage d informations sans support papier priori elle n a aucun effet sur le contenu de ces informations qui restent ce qu elles sont ind pendamment de la forme que prend leur support Dispositif de cr ation de signature Mat riel ou un logiciel destin mettre en application les donn es de cr ation de signature lectronique d cret n 2001 272 du 30 mars 2001 Dispositif de v rification de signature lectronique Mat riel ou un logiciel destin mettre en application les donn es de v rification de signature lectronique d cret n 2001 272 du 30 mars 2001 Donn es de cr ation de signature lectronique l ments propres au signataire tels que des cl s cryptographiques priv es utilis s par lui pour cr er une signature lectronique cf d cret n 2001 272 du 30 mars 2001 Donn es de v rification de signature lectronique l ments tels que des cl s cryptographiques publiques utilis s pour v rifier la signature lectronique cf d cret n 2001 272 du 30 mars 2001 crit L crit sur support lectronique a la m me force probante que l crit sur support papier article 1316 3 du code civil Face face Dans le cadre des march s publics le demandeur qui souhaite obtenir un certificat de signature doit se rendre en personne chez le prestataire de certification pour se le voir d livrer Le postulant peut ventuellement d signer un mandataire dans les conditions alors
96. laire 5 la publication ventuelle d un avis d attribution sur le profil d acheteur 6 les obligations en mati re de recensement conomique 7 la publicit annuelle des march s conclus par l acheteur public sur son profil d acheteur Pour des raisons pratiques la possibilit de mat rialiser l offre avant la conclusion du march peut tre envisag e En effet compte tenu du niveau de d veloppement des proc dures lectroniques de visa et de contr le pr alables la signature du march ainsi que de l absence actuelle de proc dure de suivi de l ex cution des march s enti rement d mat rialis e certains pouvoirs adjudicateurs choisissent ce stade de la proc dure de transformer l offre lectronique en offre papier ce qui donne lieu ensuite la signature manuscrite d un march par les parties Les modalit s de cette mat rialisation doivent tre pr cis es dans les documents de la consultation 9 1 QUELLE INFORMATION DONNER AUX CANDIDATS DONT L OFFRE N EST PAS RETENUE ET DANS LE CAS DES MARCH S SANS SUITE L acheteur public doit fournir aux candidats dont l offre n a pas t retenue les informations suivantes article 80 CMP la d cision de rejet de leur candidature et les motifs de ce rejet le nom de l attributaire du march et les motifs qui ont conduit au choix de son offre Lorsque la d cision d attribution a t envoy e par voie lectronique t
97. les changes lectroniques Politique d horodatage PH Selon les dispositions du RGS Ensemble de r gles identifi par un nom ou un num ro unique appel OID pour Object IDentifier d finissant les exigences auxquelles un PSHE se conforme pour la mise en place et la fourniture de ses prestations et indiquant l applicabilit d une contremarque de temps une communaut particuli re et ou une classe d application avec des exigences de s curit communes Une PH peut galement si n cessaire identifier les obligations et exigences portant sur les autres intervenants notamment les abonn s et les utilisateurs de contremarques de temps Politique de certification PC Selon les dispositions du RGS Ensemble de r gles identifi par un nom ou un num ro unique appel OID d finissant les exigences auxquelles une AC se conforme pour la mise en place et la fourniture de ses prestations et indiquant l applicabilit d un certificat une communaut particuli re et ou une classe d applications avec des exigences de s curit communes Une PC peut galement si n cessaire identifier les obligations et exigences portant sur les autres intervenants notamment les porteurs et les utilisateurs de certificats R f rentiel G n ral de S curit RGS Prestataire de services de certification lectronique PSCE Selon les dispositions du RGS Toute personne ou entit qui est responsable d
98. les candidats par exemple via le r glement de consultation RC Pour les achats de fournitures de mat riels informatiques et de services informatiques L op rateur conomique doit transmettre sa candidature et son offre par voie lectronique Les candidatures et les offres papier sont refus es L acheteur public doit tre en mesure de recevoir les plis lectroniques compter du 1 janvier 2012 l acheteur public ne pourra plus refuser de recevoir les candidatures et les offres qui lui sont transmises par voie lectronique 1 3 QUEL EST LE CADRE JURIDIQUE 1 3 1 Le cadre communautaire Directive 2004 18 CE du Parlement europ en et du Conseil du 31 mars 2004 relative la coordination des proc dures de passation des march s publics de travaux de fournitures et de services dite directive classique JOCE L 134 du 30 avril 2004 Directive 2004 17 CE du Parlement europ en et du Conseil du 31 mars 2004 portant coordination des proc dures de passation des march s dans les secteurs de l eau de l nergie des transports et des services postaux dite directive secteurs sp ciaux Ces directives d finissent les principales r gles de la d mat rialisation des achats publics e le principe de l galit entre les moyens de communication lectronique et les moyens classiques de communication et d change d information e les r gles relatives la mise en uvre des techni
99. nd certa ssi gouv fr Remarques un courriel contient le plus souvent un texte auquel peuvent tre joints d autres textes des images ou des sons Par extension le terme courriel et son synonyme courrier lectronique sont employ s au sens de messagerie lectronique Cryptologie Selon l Agence nationale de la s curit des syst mes d information ANSSD La cryptologie litt ralement science du secret en grec a longtemps t associ e de myst rieux enjeux d espionnage militaire et diplomatique bien loign s des pr occupations scientifiques habituelles Apr s s tre longtemps r sum e un jeu sans fondements th oriques profonds entre ing nieux concepteurs de codes secrets et cryptanalystes acharn s elle s est transform e l aube du 21 me si cle en une science dynamique l intersection de nombreuses autres plus orthodoxes telles que les math matiques l informatique et la micro lectronique 64 D chiffrement Fonction qui consiste restituer l information chiffr e son intelligibilit il devient clair C est l op ration inverse d un chiffrement r versible D mat rialisation Substitution de document ou proc dures r els par des documents ou proc dure num riques D un point de vue pratique la d mat rialisation consiste mettre en uvre des moyens lectroniques pour effectuer des op rations de traitement d change et de stoc
100. ne plateforme d archivage lectronique les paquets d archives sont dans ce cas import s au format du SEDA sur cette plateforme ce qui suppose par cons quent e la mise en uvre d outils logiciels pouvant contr ler et valider les paquets transf r s e la validation des paquets par un agent de mani re ce que la responsabilit de l archivage soit clairement transf r e apr s validation l organisme g rant cette plateforme e l int gration des informations du bordereau de versement dans la base de donn es documentaire du service des Archives permettant de retrouver les consultations archiv es e l criture des fichiers transf r s sur des infrastructures de stockage s curis s incluant des proc dures de redondance de r plication de donn es et de sauvegardes e des outils logiciels permettant de rechercher et de se voir communiqu s par t l chargement par exemple les fichiers archiv s r pondant la requ te e ventuellement la mise en uvre d outils d identification et de conversion des formats en cas de formats d origine non p rennes et de besoins de conservation sur le long terme 10 ans et plus Peut on recourir un tiers archiveur La loi n 2008 696 du 15 juillet 2008 relative aux archives pr voit que les administrations peuvent confier la conservation des documents d archives publiques qui n ont pas encore fait l objet d une s lection archives interm diai
101. nomique de la personne physique ou morale ou de services administratifs L authentification s effectue par un syst me technique elle permet de v rifier l identit d une entit personne morale serveur afin d autoriser l acc s de cette entit une t che ou un processus On parle d authentification forte quand l authentification repose sur deux l ments facteurs d authentification ou plus Ces l ments peuvent par exemple tre e Un l ment connu de la personne seule un mot de passe un code NIP une phrase secr te e Un l ment que la personne poss de une carte magn tique RFID une cl USB un PDA une carte puce un Smartphone un t l phone portable e Un l ment physique de la personne empreinte digitale empreinte r tinienne structure de la main structure osseuse du visage ou tout autre l ment biom trique Exemple d authentification faible un simple mot de passe Exemple d authentification forte usage d un support physique personnel d identit num rique certificat num rique sur cl cryptographique et du code d activation de ce support 2 1 2 La confidentialit et l int grit des changes Elles sont mises en uvre en utilisant des techniques de chiffrement Le chiffrement est l action qui consiste coder le sens d une information l aide d une cl secr te produite par un algorithme cryptographique Le d chiffrement
102. nt grit confidentialit imputabilit tra abilit d un syst me d information 68 Tiers de confiance Organisme habilit mettre en uvre des fonctions de s curit voir ce mot la demande d une personne un pouvoir adjudicateur par exemple Tra abilit Suivi pr cis de toutes les tapes des op rations effectu es ou v nements sur un syst me d information un profil d acheteur par exemple Ce suivi fournit le cas chant des preuves au cours des tapes de la proc dure Virus Selon l Agence nationale de la s curit des syst mes d information ANSSD Un virus est un programme ou morceau de programme malveillant dont le but est de survivre sur un syst me informatique ordinateur serveur appareil mobile etc et bien souvent d en atteindre ou d en parasiter les ressources donn es m moire r seau Le mode de survie peut prendre plusieurs formes r plication implantation au sein de programmes l gitimes persistance en m moire etc Pour sa propagation un virus utilise tous les moyens disponibles messagerie partage de fichiers portes d rob es page internet frauduleuse cl s USB 69
103. ntact un num ro de t l phone et de t l copie une adresse postale et une adresse courriel L acheteur public peut faire figurer sur son profil d acheteur diff rents types d information les conditions d utilisation et de fonctionnement du site et les l ments de s curisation des tapes de la proc dure notamment le principe de la date certaine de l envoi horodatage et accus de r ception l adresse de la liste des certificats lectroniques r f renc s le principe de l authentification de l metteur par la cl priv e de la confidentialit des enveloppes par le chiffrement de l intangibilit du contenu des enveloppes par la signature 1 4 3 Comment mettre en place un profil d acheteur L acheteur public peut d velopper en interne l application logicielle idoine ou en faire l acquisition ou la location aupr s d un prestataire priv A titre d exemple L tat s est dot d une Place des March s Interminist rielle PMI dont l url est le suivant http www marches publics gouv fr L tat a acquis une solution en pleine propri t et externalise les travaux de d veloppement d int gration d h bergement de maintenance Certains acheteurs parmi les plus importants se sont dot s d une plateforme et proposent d autres acheteurs plus petits de les rejoindre sur celle ci On parle alors de sites mutualis s C est le cas de certaines r gions L Voir ar
104. oc dure d achat s effectue en trois tapes 1 L annonce de la mise en concurrence Lorsque le besoin qui a justifi la constitution du SAD se pr sente effectivement et que l acheteur public a l intention de passer un march particulier une remise en concurrence de tous les op rateurs conomiques s impose y compris ceux qui ne sont pas encore entr s dans le SAD Cette remise en concurrence s explique par l obligation de respecter l galit de traitement entre tous les op rateurs conomiques et la n cessit d viter que la formation de ce vivier n encourage de la part des op rateurs d j s lectionn s des pratiques anticoncurrentielles Le SAD est en effet con u par les directives europ ennes comme un syst me ouvert contrairement l accord cadre Il s agit toutefois d une formalit tr s all g e la publication d un avis de march simplifi conforme au mod le communautaire et reprenant les mentions essentielles de l avis d appel public la concurrence suffit satisfaire l exigence de publicit Les nouvelles entreprises souhaitant entrer dans le syst me disposent alors d un d lai minimal de quinze jours pour pr senter leurs candidatures et des offres indicatives Elles font l objet d une s lection en application des crit res de candidature et d valuation des offres indicatives fix s dans les documents de la consultation 15 Article 78 du CMP 15 2 La mise en concurrence et l attribu
105. on et abrogeant le r glement CE n 1260 1999 le Code de commerce le Code des march s publics le Code p nal le Code de proc dure p nale la Circulaire du Premier ministre NOR PRMX9803123C en date du 30 d cembre 1998 relative la proc dure de passation des march s publics dur e de conservation des dossiers pr sent s par les entreprises soumissionnaires qui n ont pas t retenues l Instruction DAF DPACTIRES 2008 008 du 5 mai 2008 dur e d utilit administrative des documents comptables d tenus par les ordonnateurs 56 e soit aux tris dont les modalit s sont d finies qui visent conserver une part des documents pour une conservation dur e illimit e par exemple conserver titre d finitif les march s de travaux int ressant l histoire de l architecture de l art ou des techniques de la protection de l environnement ou de l am nagement du territoire Attention Cas particuliers des documents lectroniques dans lesquelles est d tect un virus informatique La preuve de la pr sence du virus informatique est conserver Le virus lui m me ne doit jamais tre conserv pour des raisons de s curit Si la d tection a lieu lors de la phase de passation du contrat un d lai de conservation de cinq ans du document descriptif pr cit est conseill 11 2 COMMENT ARCHIVER LES DOSSIERS DE MARCH S PUBLICS D MAT RIALIS S Les dispositions du code du patrimoine relatives aux archiv
106. orsque le DCE n est mis en ligne que partiellement les r ductions des d lais de remise des candidatures ou des offres pr vues par le code des march s publics ne s appliquent pas 4 5 QUEL PR ALABLE POUR METTRE EN LIGNE LE DCE L acheteur public doit s assurer que les documents constituant le DCE sont identiques quelque soit la voie papier ou lectronique par laquelle ces documents sont communiqu s aux op rateurs conomiques L acc s au DCE sur le profil d acheteur doit toujours tre libre direct et complet Il est recommand de mentionner le lien vers les documents eux m mes L avis de publicit doit comporter l adresse laquelle les documents de la consultation ainsi que les autres documents et renseignements n cessaires sont consultables 4 6 QUAND PEUT ON METTRE EN LIGNE LE DCE En appel d offres ouvert et pour b n ficier de la r duction des d lais en appel d offres restreint les documents de la consultation doivent tre disponibles la date de la publication de l avis de publicit L acheteur public doit s assurer que le DCE est mis en ligne au plus tard la date de publication de r AAPC La mise en ligne du DCE est possible d s l envoi de l annonce de publicit aux organes de publication 4 7 LES DOCUMENTS DU DCE DOIVENT ILS TRE SIGN S PAR L ACHETEUR La signature lectronique du DCE n est ni obligatoire ni n cessaire 33 5 LA CONSULTATION ET LE T L
107. ourra la signature lectronique Dans l hypoth se o une signature lectronique est mise en uvre elle doit tre effectu e par un certificat r f renc dans les conditions de l article 6 de l arr t du 28 ao t 2006 pris en application du I de l article 48 et de l article 56 du code des march s publics et relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics formalis s les certificats r f renc s sont accessibles l adresse suivante http www entreprises minefi gouv fr certificats Pour l ex cution budg taire et comptable des d penses issues des march s publics les pi ces justificatives de ceux ci d mat rialis es ou non sont transmises l appui des mandats comme pour toutes les autres d penses des collectivit s locales et tablissements publics locaux Les pi ces d mat rialis es ou non d mat rialis es des march s publics ainsi que toutes les autres pi ces justificatives des d penses des collectivit s locales et tablissements publics locaux sont jointes aux mandats au fur et mesure de l mission de ces derniers par l ordonnateur La d mat rialisation des pi ces des march s publics ne pr sente pas de particularit dans la proc dure de mandatement par rapport toutes les autres pi ces justificatives galement d mat rialis es Le mandat de d pense mis par la collectivit ou l tablissement public local doit porter le num
108. ous les candidats le d lai respecter entre l envoi de cette d cision et la signature du contrat est ramen de 16 11 jours L acheteur public doit tre en mesure d apporter la preuve que ce d lai minimum de 11 jours a bien t respect Il est recommand de recourir au profil d acheteur ou un courrier lectronique s curis qui permet l acheteur de s assurer de la date laquelle la transmission a t effectu e 9 2 QUELLES SONT LES R GLES APPLICABLES POUR LA SIGNATURE DU MARCH PAR L ACHETEUR PUBLIC 9 2 1 La signature lectronique du march Il est recommand l acheteur public de signer lectroniquement l offre retenue d j sign e lectroniquement par le candidat La personne comp tente pour signer doit tre titulaire d un certificat de signature Voir point 2 3 6 47 9 2 2 La signature manuscrite du march Une signature lectronique n a pas vocation tre imprim e Il peut toutefois tre n cessaire de mat rialiser les documents constituant le march lorsque la chaine de d mat rialisation n est pas compl te cf chapitre 10 Pour la cession ou le nantissement du march par le titulaire la d mat rialisation de l exemplaire unique soul ve des difficult s qui seront r solues par son remplacement par un certificat de cessibilit d mat rialis Pour le moment il n existe qu une seule solution celle de la mat rialisation de l ex
109. que la signature est lectronique Dans ce dernier cas la signature lectronique est appos e par un logiciel ad hoc sur tous les documents lectroniques pour lesquels une signature est exig e Cf Chapitre 2 La s curit des changes et la signature lectronique 35 Articles 6 et7 du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics Reprise en secours reprise double duplication r f rence r serve secours syst me de secours 40 6 5 4 Dans quels cas l acheteur public ouvre t il la copie de sauvegarde La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas pr vus par l arr t du 14 d cembre 2009 e lorsque dans les candidatures et les offres transmises par voie lectronique un programme informatique malveillant ou virus est d tect par l acheteur public La trace de la malveillance du programme est conserv e par l acheteur public e lorsqu une candidature ou une offre a t transmise par voie lectronique mais n est pas parvenue l acheteur public dans les d lais de d p t des candidatures et des offres par exemple al as de transmission e lorsqu une candidature ou une offre a t transmise par voie lectronique mais n a pas pu tre ouverte par l acheteur public Lorsque l acheteur public ouvre la copie de sauvegarde le document lectronique ne doit pas tre utilis la copie de sauvegarde se substitue au document init
110. quement tel emplacement du bordereau ainsi qu un certain nombre de m tadonn es archivistiques qui ont t pr remplies niveau de description pour le Paquet pour l Archive et pour les niveaux inf rieurs de description d lai de communicabilit d lais de conservation selon la nature des sous dossiers Sont galement automatiquement renseign s certains mots cl s g n riques ou sp cifiques la consultation qu on peut automatiquement r cup rer partir des m tadonn es d origine type du march type de la proc dure secteur d activit Ne sont rajouter manuellement par l agent de l entit achats responsable de la pr paration des Archives puis des Paquets que des indications sp cifiques qui ne peuvent tre automatiquement aliment es cf annexe Comment effectuer la gravure sur CD R ou DVD R de paquets d archives En cas de gravure sur un support type CD R ou DVD R de paquets d archives provenant de plusieurs services des march s celui ci devrait comporter la racine un fichier au format texte qui d crit le contenu du support un r pertoire principal pour l organisme minist re service d concentr tablissement public qui porte le nom de celui ci dans ce r pertoire on retrouvera pour chaque entit d achat un r pertoire portant le nom de l entit d achat Ces sous r pertoires sont organis s de mani re hi rarchique conform ment
111. ques d achat moderne En r sum tous les changes documents informations qu induit la proc dure de passation d un march peuvent tre op r s par des moyens lectroniques ces moyens doivent assurer l int grit des informations transmises ainsi que la confidentialit des candidatures et des offres ces moyens ne doivent pas tre discriminatoires ils doivent tre g n ralement disponibles et interop rables les Etats membres peuvent demander que les offres lectroniques soient assorties d une signature lectronique avanc e ou s curis e selon la terminologie juridique fran aise au sens de la directive 1999 93 CE du Parlement europ en et du Conseil du 13 d cembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures lectroniques L article 38 de la directive 2004 18 CE permet de r duire le d lai de r ception des candidatures et des offres lorsque les documents du march sont mis disposition par un moyen lectronique 1 3 2 Le cadre national Le code des march s publics et ses textes d application Le d cret n 2006 975 du ler ao t 2006 modifi portant code des march s publics a transpos les directives Directive 2004 17 CE consid rant 46 et article 48 1 directive 2004 18 CE consid rant 35 et article 42 1 Directive 2004 17 CE article 48 3 Les exigences minimales auxquelles doivent r pondre les dispositifs de r ception des offres
112. raire lorsque la signature lectronique est cr e l identit du signataire assur e et l int grit de l acte garantie dans des conditions fix es par d cret en Conseil d tat La signature lectronique d une personne comme sa signature manuscrite est un signe distinctif qui lui est propre Apposer une signature engage le signataire Pour cette raison les certificats de signature sont nominatifs et d livr s une seule personne comme une carte bancaire Le titulaire d un certificat de signature qui signe un document est donc personnellement engag par sa signature Elle est la seule pouvoir l utiliser Signature lectronique et signature manuscrite ont la m me valeur juridique La signature a pour fonction d identifier la personne qui l appose et de manifester son accord La signature lectronique permet en outre de garantir l int grit de l acte sign 2 3 2 Quel est le principe qui r git la signature lectronique L article 1316 4 du Code civil d finit les modalit s permettant de garantir la fiabilit d une signature lectronique Le dispositif r sulte de la combinaison d un dispositif technique et d un dispositif organisationnel 21 Il repose sur l utilisation de la cryptographie asym trique cl priv e et cl publique et d une infrastructure de gestion de cl s IGC Une IGC est un ensemble de composantes de fonctions et de proc dures d di es la gestion de cl
113. re disproportionn au besoin r el 1 5 L UTILISATION DE LA MESSAGERIE LECTRONIQUE OU COURRIEL COMME OUTIL DE D MAT RIALISATION 1 5 1 La messagerie lectronique peut elle tre utilis e L acheteur doit assurer la confidentialit et la s curit des transactions sur un r seau informatique accessible de fa on non discriminatoire article 56 IV En proc dure adapt e l acheteur doit tenir compte notamment de la nature et du montant des travaux fournitures ou services en cause article 56 IV CMP Donc si les caract ristiques du march l autorisent la messagerie lectronique ou courriel peut tre utilis e par exemple pour la remise d une offre L acheteur doit alors pr voir les conditions de son utilisation dans son r glement de consultation ou d faut dans l avis d appel la concurrence Si l acheteur a d j un profil d acheteur il est recommand d utiliser cet outil En proc dure formalis e l usage du profil d acheteur s impose cet outil offre des conditions de confidentialit et de s curit optimales L usage de la messagerie est donc exclu 1 5 2 Quels sont les pr cautions prendre Il revient chaque acheteur de mettre en place un niveau de s curit et de confidentialit proportionn la nature et au montant de son march L utilisation du courriel pour des MAPA de faible montant peut offrir un niveau de s curit suffisant L acheteur
114. res des personnes physiques ou morales ayant fait l objet d un agr ment de la part de l administration des archives Ces administrations doivent au pr alable en avoir fait la d claration l administration des archives article 20 1 et 20 2 du d cret Le d p t fait l objet d un contrat qui pr voit les conditions de s curit et de conservation des documents d pos s ainsi que les modalit s de leur communication et de leur acc s du contr le de ces documents par l administration des archives et de leur restitution au d posant l issue du contrat Le projet de contrat doit tre vis par l administration des archives qui a un mois pour formuler ses observations Les clauses du contrat sont pr cis es dans le d cret d application de la loi du 15 juillet 20085 La norme AFNOR NF Z 42 013 relative la conception et l exploitation de syst mes informatiques en vue d assurer la conservation et l int grit des documents stock s dans ces syst mes a fait l objet d une refont et a t publi e dans sa version de mars 2009 Elle comporte une partie sur les obligations et le r le des tiers archiveurs Article 5 art L 212 4 II du code du patrimoine et d cret d application n 79 1037 du 3 d cembre 1979 titre IV S Articles 20 3 et 20 4 du d cret d application de la loi du 15 juillet 2008 60 Annexe 1 Processus de transfert des donn es par le profil d acheteur e Phase Pr paration de
115. res ou le bordereau des prix par exemple deviennent des documents contractuels sans qu il soit besoin de les signer ou de les parapher bien videmment Mais dans ce cas elles doivent tre des documents constitutifs de l acte d engagement et donc li es au document principal acte d engagement sign et annexes doivent former un tout m me fichier OFFRE Nature du document Type de signature Signature lectronique de la Personne ayant pouvoir engager la soci t personne d sign e au Kbis ou dans les documents relatifs pouvoirs Acte d engagement Annexes l acte d engagement notamment Annexes financi res ou bordereau de prix L acte d engagement et ses annexes Autres annexes r f renc es dans forment un tout indissociable Pacte d engagement et jointes Autres exemple m moire technique RIB ou RIPostal NON Autres documents NON Proc dures adapt es Les march s pass s selon la proc dure adapt e MAPA ne sont pas soumis au r gime des articles 11 et 48 du CMP L acheteur public choisit d exiger ou non la signature lectronique des documents Il le mentionne dans le r glement de la consultation L acheteur public a deux possibilit s imposer la signature lectronique accepter les candidatures et les offres non sign es et demander ult rieurement au candidat retenu de signer manuscritement ou lectroniquement La seconde solution est encourag e Ce
116. ressivement accessible l ensemble des informations fournies par ces services Le d cret n 2009 546 du 14 mai 2009 pris en application de l article 47 de la loi n 2005 102 du 11 f vrier 2005 sur l galit des droits et des chances la participation et la citoyennet des personnes handicap es impose une mise en uvre de l accessibilit dans un d lai de deux ans partir de la publication du d cret pour les services de communication publique en ligne de l tat et des tablissements publics qui en d pendent et de trois ans pour les services de communication publique en ligne des collectivit s territoriales et des tablissements publics qui en d pendent 67 R f rentiel g n ral de s curit RGS Ensemble de r gles de s curit qui s imposent aux autorit s administratives dans la s curisation de leurs syst mes d information Il propose galement des bonnes pratiques en mati re de s curit des syst mes d information que les autorit s administratives sont libres d appliquer R f rentiel g n ral d interop rabilit RGI Cadre de recommandations r f ren ant des normes et standards qui favorisent l interop rabilit au sein des syst mes d information de l administration Ces recommandations constituent les objectifs atteindre pour favoriser l interop rabilit Elles permettent aux acteurs cherchant interagir et donc favoriser l interop rabilit de leur syst me d information d aller au
117. ro du march Le mandat et le bordereau r capitulant l ensemble des mandats mis simultan ment peuvent aussi tre transmis par l ordonnateur sous forme d mat rialis e Ainsi non seulement les pi ces justificatives mais aussi les pi ces comptables sont d mat rialisables tout comme les comptes annuels produits par le comptable public l ordonnateur compte de gestion sur chiffres comprenant le bilan le compte de r sultat et les balances comptables Pour les march s proc dure adapt e formalis e par un contrat le raisonnement est le m me que pour Pacte d engagement hormis la transmission au contr le de l galit Ils peuvent tre transmis au comptable comme toute facture d mat rialis e dans les conditions de la convention cadre nationale relative la d mat rialisation des factures et pi ces d ex cution des march s publics du 27 juin 2007 Dans tous les cas l ordonnateur doit archiver les pi ces d mat rialis es produites au comptable public ce dernier ne les conservant pas mais les produisant lui m me au juge des comptes cf 11 infra 36 Pour consulter la convention cadre nationale de d mat rialisation des mandats de d pense des titres de recette et des bordereaux les r capitulant version n 2005 1 du 16 d cembre 2005 http www colloc bercy gouv fr colo_otherfiles_fina_loca docs_divers titres doc 54 10 2 3 Quelles sont les modalit s de transmission des pi ce
118. s il l a pr vu dans son RC 42 Le virus lui m me n est pas conserv en raison des dangers pour la s curit informatique La trace de la malveillance du programme et celle des op rations r alis es sont conserv es Cette disposition ne concerne que le document contamin et non pas l ensemble des documents du dossier qu a envoy le candidat L acheteur public doit en tenir compte lors de l examen des modalit s d ouverture des candidatures et des offres expos es ci dessous S1 la r paration r ussit la proc dure peut suivre son cours L acheteur public doit toutefois savoir qu aucune r paration ne peut garantir la conformit de l offre par rapport celle transmise l origine Si le fichier ne peut pas tre r par l acheteur public doit consid rer ce document comme nul ou incomplet L op rateur conomique en est inform dans les conditions de l article 80 I du code des march s publics L offre est consid r e comme n tant jamais arriv e 37 ni PT Re i Il en irait de m me dans une proc dure papier si un document s av re illisible ou incomplet 43 8 L EXAMEN DES CANDIDATURES ET DES OFFRES ET LA D CISION D ATTRIBUTION 8 1 QUELLES SONT LES OP RATIONS MENER L OUVERTURE DES PLIS L ouverture et l examen des candidatures et des offres transmises par la voie lectronique sont soumises aux m mes r gles que celles applicables pour l ouverture
119. s justificatives d mat rialis es au comptable public Les partenaires nationaux Direction g n rale des finances publiques Cour des comptes et associations nationales repr sentatives des ordonnateurs locaux privil gient la transmission de ces pi ces au moyen du Protocole d change Standard d H lios version 2 dit PES V2 selon les modalit s d finies par l arr t du 27 juin 2007 NOR BCFRO0750735A Chaque organisme public choisit l une des modalit s suivantes de transmission gt envoi d un CD Rom ou DVD Rom voir annexe 8 de la convention cadre nationale gt attachement un courrier lectronique sign l aide d un certificat r f renc gt ouverture d acc s une plate forme de stockage s curis e de la collectivit de l tablissement public local ou d un tiers via un extranet s curis le comptable ayant une authentification propre Le comptable doit tre avis par courrier lectronique de la pr sence d une nouvelle pi ce justificative consulter sur la plate forme En compl ment des solutions pr cit es pour simplifier les changes entre ordonnateurs et comptables publics la Direction g n rale des finances publique a mis en place une solution technique qui repose sur une technologie moderne plus performante offrant davantage de garanties en terme de s curit et r pondant une demande des associations nationales d lus locaux le portail internet ges
120. s un professionnel il doit avoir demand l envoi par ce moyen ou en avoir accept l usage au cours d changes ant rieurs Lorsque l apposition de la date d exp dition ou de r ception r sulte d un proc d lectronique la fiabilit de celui ci est pr sum e jusqu preuve contraire s il satisfait des exigences fix es par un d cret en Conseil d tat Un avis de r ception peut tre adress l exp diteur par voie lectronique ou par tout autre dispositif lui permettant de le conserver Les modalit s d application du pr sent article sont fix es par d cret en Conseil d tat 1 A l exclusion des envois recommand s pour lesquels l utilisation d un recommand postal est prescrit par la loi ou lorsque le texte de loi fait r f rence l envoi postal cachet de la poste 2 Interpr tation de Madame CLUZEL METAYER v Proc dures administratives lectroniques Rep Adm Dalloz fasc 109 24 n 65 aucun d cret n est venu pr ciser les modalit s d application de l article 1369 8 en cas de contestation l auteur du recommand lectronique devra donc apporter la preuve de la fiabilit du processus 48 La date de r ception du contrat par le titulaire constitue la date de notification du march d o l importance d une fonctionnalit d horodatage sur le profil d acheteur 9 4 LA PUBLICATION DE L AVIS D ATTRIBUTION ET DE LA LISTE ANNUELLE DES MARCH S CONCLUS SUR LE PROFIL D
121. se lectronique est constitu d une cl publique et d une cl priv e associ e qui doit rester secr te on parle de certificat cl asym trique qui est confin e dans un support mat riel cryptographique une cl USB cryptographique ou une carte puce par exemple L autorit de certification est un prestataire qui produit des certificats pour le compte d utilisateurs Lorsque ce prestataire est une entreprise priv e il commercialise les certificats produits Lorsque le prestataire est une autorit administrative 1l les d livre ses agents L autorit de certification signe le certificat avec sa propre cl priv e garantissant ainsi l int grit du certificat et la v racit des informations contenues dans les certificats qu elle met L autorit de certification assure le lien entre l utilisateur le futur signataire et le certificat qu elle va mettre pour lui en s assurant pr alablement par l examen de pi ces d identit et par une rencontre en face face de la v racit des informations fournies par le demandeur du certificat La dur e de validit du certificat est de deux trois ans le RGS pr voit trois ans Son co t annuel d pend des services associ s En moyenne il varie entre 70 et 130 Toutes les informations n cessaires l acquisition d un certificat sont en ligne sur les sites des autorit s de certification qui en commercialisent Une liste d autorit s de c
122. sse du lien pointant directement sur le DCE doit y tre mis et le cas ch ant l adresse du profil d acheteur M me pour les MAPA ces mentions devraient figurer dans les avis de publicit 30 Alin a 2 de l article 1 de l arr t du 14 d cembre 2009 relatif la d mat rialisation des proc dures de passation des march s publics Lorsque les documents de la consultation sont publi s sur le profil d acheteur le pouvoir adjudicateur ou l entit adjudicatrice pr cise l adresse de t l chargement de ces documents dans l avis d appel public la concurrence s il en publie un 31 Article 3 de l arr t du 14 d cembre 2009 pr cit Le pouvoir adjudicateur ou l entit adjudicatrice peut d cider que certains l ments qu il estime sensibles ou confidentiels et qui figurent dans les documents de la consultation ne seront transmis aux op rateurs conomiques que sur un support papier ou sur un support physique lectronique Il en est de m me lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour tre t l charg s par les op rateurs conomiques Dans ces deux cas lavis d appel public la concurrence ou le r glement de la consultation mentionne l adresse physique ou l adresse lectronique du service aupr s duquel ces l ments peuvent tre demand s 30 4 LA MISE EN LIGNE DES DOSSIERS DE CONSULTATION DES ENTREPRISES PAR L ACHETEUR PUBLIC L article 41 du CMP pr c
123. st disponible sur le site de la direction des Archives de France l adresse suivante http www archivesdefrance culture gouv fr static 3217 Un tableau fait le point sur les dur es de conservation et le sort final des documents Les dur es d utilit administrative sont en principe fix es e 10 ans d lai justifi soit par le d lai de la garantie d cennale du constructeur soit par les d lais de prescription des faux en criture publique e 5 ans pour les documents relatifs la publicit DCE aux offres non retenues r duire 3 ans compter de la cl ture du programme pour les fonds europ ens aux proc dures infructueuses suivies ou non d une nouvelle consultation aux dossiers des entreprises et aux accus s de r ception notifiant le caract re infructueux de la consultation et aux proc dures sans suite Le sort final correspond e soit la conservation dur e illimit e pour les proc s verbaux des commissions d ouverture des plis ou des commissions d attribution les rapports d analyse des offres listes annuelles des march s publics e soit la destruction avec visa de l administration des archives Les textes de r f rence sur lesquels repose l instruction sont les suivants R glement CE n 1083 2006 du Conseil du 11 juillet 2006 portant dispositions g n rales sur le Fonds europ en de d veloppement r gional le Fonds social europ en et le Fonds de coh si
124. syst me la Poste le tiers de confiance est reconnu La pr sentation de l avis de r ception est suffisante Certains profils d acheteur ont une fonction assimil e la lettre recommand e L entreprise re oit un message du profil d acheteur lui demandant de se rendre sur le site pour y t l charger une lettre le concernant Lorsque le t l chargement est effectu l entreprise est r put e avoir pris connaissance du message la date et l heure du t l chargement A d faut des prestataires de service proposent un service de lettre recommand e lectronique Leur syst me doit permettre d identifier le tiers qui achemine le courrier de d signer l exp diteur du courrier de garantir l identit du destinataire et d tablir si la lettre a t remise ou non au destinataire 4 Article 1369 8 du Code civil Une lettre recommand e relative la conclusion ou l ex cution d un contrat peut tre envoy e par courrier lectronique condition que ce courrier soit achemin par un tiers selon un proc d permettant d identifier le tiers de d signer l exp diteur de garantir l identit du destinataire et d tablir si la lettre a t remise ou non au destinataire Le contenu de cette lettre au choix de l exp diteur peut tre imprim par le tiers sur papier pour tre distribu au destinataire ou peut tre adress celui ci par voie lectronique Dans ce dernier cas si le destinataire n est pa
125. syst mes des technologies de l information Un arr t du 26 juillet 2004 pris pour l application du d cret du 30 mars 2001 pr cit fixe les modalit s de la reconnaissance de la qualification des prestataires de services de certification lectronique et de l accr ditation des organismes qui proc dent leur valuation Afin de garantir la s curit des changes entre les usagers et les autorit s administratives l ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 relative aux changes lectroniques entre les usagers et les autorit s administratives et entre les autorit s administratives fixe le cadre juridique permettant le d veloppement de l administration lectronique La simplification des d marches faites par voie lectronique est le premier objectif de cette ordonnance le second tant d assurer la s curit via le r f rentiel g n ral de s curit RGS et l interop rabilit via le r f rentiel g n ral d interop rabilit RG des syst mes d information La d mat rialisation des march s publics rel ve des dispositions suivantes issues de l ordonnance pr cit e le profil d acheteur en tant que syst me d information d fini au 1 du II de l article 1er de l ordonnance pr cit e devra respecter les r gles du r f rentiel g n ral de s curit la signature lectronique des actes des autorit s administratives y compris leurs march s publics est autoris e L
126. t une empreinte du document l aide d une fonction de hachage et chiffrer le condensat en utilisant une cl priv e Le r sultat obtenu est appel signature num rique et peut tre adjoint au document Un exp diteur qui signe lectroniquement un document num rique permet au destinataire du document d en authentifier l metteur d attester la volont de donner son approbation aux dispositions contenues dans l acte et d y d tecter le cas ch ant une perte d int grit le document a t modifi La signature lectronique est donc un proc d qui assure une triple fonction identifier le signataire enregistrer sa volont d adh sion l acte sign garantir l int grit de l acte auquel elle s applique 2 3 4 Quelle est la valeur probante de la signature lectronique La fiabilit du proc d de signature lectronique peut tre pr sum e lorsque sont respect es les conditions pr vues par le d cret n 2001 272 du 30 mars 2001 pris pour l application de l article 1316 4 du code civil et relatif la signature lectronique L article 1 du d cret d finit deux types de signature e la signature lectronique simple qui garantit le lien entre l identification du signataire et Pacte auquel elle s attache Elle est g n ralement rencontr e en march s publics e la signature lectronique s curis e La signature lectronique est s curis e si elle s
127. t L 2131 1 et suiv du CGCT D partements art L 3132 1 et suiv du CGCT R gions L 4142 1 et suiv du CGCT 7 Articles R 2131 1 et suivants du CGCT et arr t du 26 octobre 2005 portant approbation d un cahier des charges des dispositifs de t l transmission des actes soumis au contr le de l galit et fixant une proc dure d homologation de ces dispositifs Articles R 2131 5 R 3132 1 et R 4142 1 du CGCT Pour les consulter en ligne sur internet http www dgcl interieur gouv fr sections les_collectivites_te administration_des_c regime _des_actes dematerialisation dispositifs_homolog u downloadFile file Les_dispositifs de_teletransmission_homologues pdf nocache 1227611224 29 50 10 1 2 Les pi ces des march s d mat rialis s transmises au contr le de l galit et leurs cons quences pour le comptable public Les modalit s de d mat rialisation des actes soumis au contr le de l galit en particulier des pi ces des march s publics n ont pas de cons quence directe sur la mise en paiement de ces march s par le comptable public Toutefois pour les m mes pi ces envoy es d abord aux services pr fectoraux cf 10 1 1 supra puis au comptable public si l organisme public les adresse aux premiers sous forme d mat rialis e il devrait logiquement choisir d en faire de m me avec le second L ex cution financi re des march s publics apr s mandatement des d penses n es d
128. t a t l origine d pos lectroniquement par l op rateur conomique Temporairement dans lattente de la diffusion plus large de la signature lectronique lacte d engagement ou le contrat d pos et sign manuscritement sur support papier peut tre num ris l aide d un scanner dans le respect des formats pr vus Le raisonnement s applique galement aux annexes l acte d engagement ou au contrat contenues dans l offre de l op rateur conomique et qui doivent tre transmises au comptable bordereau des prix et aux documents contractuels qui s y rattachent avenant acte de sous traitance Les normes comptables n exigent pas que les autres pi ces de passation soient sign es et leur d mat rialisation est constitu e par le fichier d origine pr sent dans le syst me d information de la collectivit ou de l tablissement public local CCAP 10 2 2 Quelles sont les modalit s de production d mat rialis e des march s publics par les ordonnateurs aux comptables Le comptable peut recevoir les pi ces d mat rialis es si un accord local de d mat rialisation tripartite conforme un formulaire d fini par les partenaires nationaux Direction g n rale des finances publiques Cour des comptes et associations nationales repr sentatives des ordonnateurs locaux a t conclu entre la collectivit ou l tablissement public local le comptable public assignataire de la d
129. t con ue de bout en bout les pi ces d mat rialis es produites par l ordonnateur au comptable sont ensuite produites par ce dernier sous la m me forme au juge des comptes au sein de son compte de gestion de l exercice concern 10 2 1 Quelle forme les pi ces justificatives d mat rialis es susceptibles d tre transmises au comptable doivent elles prendre De nombreux formats sont r f renc s dans la convention cadre nationale parmi lesquels des outils bureautiques r pandus RTF PDF ODT Il est conseill d utiliser des formats qui sont exploitables par des outils bureautiques largement diffus s ou gratuits dans le cas contraire l ordonnateur doit fournir l outil d exploitation au comptable et la chambre r gionale des comptes CRC Les partenaires nationaux Direction g n rale des finances publiques Cour des comptes et associations nationales repr sentatives des ordonnateurs locaux privil gient ainsi le recours au format donn es XML par rapport au format images PDF car le premier permet d automatiser les traitements et d coule des principes d finis par l ordonnance n 2005 1516 du 8 d cembre 2005 relative aux changes lectroniques entres les autorit s administratives Dans le dispositif cible l acte d engagement ou le contrat porte les deux signatures lectroniques de l op rateur conomique devenu titulaire du march et du pouvoir adjudicateur cet acte d engagemen
130. tenu Si les deux modes de transmission mode de transmission traditionnelle et mode de transmission lectronique sont accept s il est n cessaire d int grer des informations relatives aux candidatures et des offres remises sur support papier dans le journal des v nements La conception d un tel outil doit s adapter au degr de s curit n cessaire Le journal des v nements d un MAPA et celui d un march pass selon la proc dure du dialogue comp titif peuvent tre sensiblement diff rents tant en termes de contenu que s agissant des outils n cessaires leur s curisation Le journal des v nements ainsi con u devient une pi ce essentielle dans la documentation juridique relative la proc dure et doit comme ses autres pi ces tre archiv Le journal des v nements peut constituer la base des informations communiquer en application des dispositions de l article 79 du code des march s publics dans le rapport de pr sentation de la proc dure de passation 19 e L horodatage L horodatage est la fonction qui appose une contremarque de temps des actes accomplis par les acteurs de l achat pour attester de leur survenance un moment pr cis Cette fonction rev t une importance toute particuli re lors de la r ception des plis Cf 7 1 Faut il horodater les plis arriv s 2 2 QUELS SONT LES L MENTS QUI DOIVENT GARANTIR LA CONFIDENTIALIT DES INFORMATIONS TRANSMISES
131. ticle 39 CMP 12 Voir article 149 CMP 11 A d faut les petits acheteurs peuvent faire appel un prestataire de services offrant une plateforme commune Des entreprises commercialisent des prestations de d mat rialisation dont les prix unitaires varient en fonction des quantit s de proc dures demand es Des lots de 2 5 10 50 ou des forfaits illimit s peuvent tre propos s Il est recommand l acheteur d utiliser un seul profil d acheteur pour le traitement de toutes ses proc dures y compris les proc dures adapt es L utilisation de la plateforme simplifie les t ches incombant l acheteur public une partie de ces t ches est automatis e et s curise la proc dure par des outils tels que l horodatage le chiffrement et la signature 1 4 4 Comment apprendre passer un march d mat rialis Il est recommand de mettre en place un site cole site test parfois appel bac sable sur le profil d acheteur pour que les acteurs en pr sence puissent s entrainer La g n ralisation de telles fonctionnalit s permet l appropriation des r gles et des modalit s de fonctionnement des plateformes L acheteur public doit tre attentif la s lection des fonctionnalit s de la plateforme qu il veut retenir afin de choisir une solution technique proportionn e ses besoins toute la proc dure peut tre faite sur le profil d acheteur Le co t de certains choix fonctionnels peut t
132. ticle 46 du CMP L acheteur public doit pr voir une gestion de l ouverture et de l examen des candidatures et des offres qui tienne compte la fois des dossiers d mat rialis s et des dossiers re us sur support papier le cas ch ant Au stade de l examen de la candidature et des offres si l acheteur public souhaite mat rialiser les candidatures et offres lectroniques re ues cette op ration ne peut se faire au plus t t qu aux moments o candidatures et offres peuvent tres ouvertes Cette re mat rialisation impose de v rifier la conformit des informations qui figurent sur le support papier en les comparant celles figurant dans le document lectronique Lors de l impression d un document le signe relatif la signature lectronique n est pas toujours visible L ouverture des plis se fait par une personne habilit e par le responsable du march C est cette personne que les habilitations et la cl de d chiffrement ont t confi es La confidentialit des plis est assur e jusqu au d chiffrement et ouverture des plis Toutes ces op rations sont enregistr es par le profil d acheteur 44 8 2 QUELLE EST LA M THODE RETENIR POUR L OUVERTURE ET L EXAMEN DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 8 2 1 L ouverture et l examen des candidatures Si le r glement de la consultation a sp cifi les formats lectroniques dans lesquels les documents doivent tre transmis le non respe
133. tils doivent pouvoir importer des donn es vers es conformes au standard et ensuite les exporter lors des transactions de restitution des archives au terme de la DUA au donneur d ordre ou au service public d archives Lorsque les processus m tier sont termin s cl ture des march s un transfert des donn es stock es sur le profil d acheteur vers une plateforme d archivage ou en l attente d une plateforme d archivage de graver les paquets de dossiers archiver sur des supports amovibles de type CD ou DVD est effectuer Comment s effectue le transfert des paquets d archives partir du profil d acheteur L archivage se fait partir des profils d acheteur Les profils d acheteur n ont pas vocation stocker au del d une p riode provisoire les dossiers de march s L op ration s effectue apr s la cl ture du march Une telle fonctionnalit est propos e sur le profil d acheteur de l tat la place de march interminist rielle L export au format du SEDA cr e des paquets archiver sous forme de fichiers compress s Il se compose d une description des documents donn es bordereau de versement au format XML et des documents donn es elles m mes L laboration du bordereau de versement s effectue d une mani re automatis e L automatisation est rendue possible par la sp cification en amont des m tadonn es m tier qui sont r cup r es automati
134. tion publique accessible depuis l adresse https portail dgfip finances gouv fr Outre la possibilit ainsi offerte aux ordonnateurs de consulter en ligne les donn es comptables budg taires et de tr sorerie enregistr es dans l application H lios par leur comptable public extranet H lios cette passerelle de transmission offre galement la possibilit d acheminer directement des fichiers des ordonnateurs vers les comptables fichiers dits aller et inversement fichiers dits retour quel que soit le protocole utilis Pour que l acc s au portail internet gestion publique lui soit ouvert l ordonnateur doit prendre contact avec son comptable qui lui indiquera la d marche suivre La transmission d une ou de plusieurs pi ces justificatives d mat rialis es par l ordonnateur son comptable du Tr sor assignataire parall lement au mandatement doit obligatoirement s accompagner des r f rences suivantes seules m me de permettre au comptable de rapprocher sans ambigu t les pi ces justificatives d mat rialis es du des mandat s auxquelles elles se rapportent gt la d signation de la collectivit mettrice concern e gt la d signation du budget concern de la collectivit gt le num ro de mandat et de bordereau auquel chaque pi ce justificative se rattache gt le num ro du march concern Concernant le compte de gestion sur pi ces confectionn par le comptabl
135. tion du march Apr s avoir compl t son vivier d op rateurs conomiques l acheteur public peut passer la phase de commande ferme Il adresse alors aux entreprises s lectionn es une invitation remettre une offre d finitive sous un d lai raisonnable qu il a librement fix Les offres pr sent es par les op rateurs conomiques dans ce d lai sont valu es sur le fondement des crit res d attribution nonc s dans l avis d appel public la concurrence initial et ventuellement pr cis s par la lettre d invitation relative aux offres d finitives L offre conomiquement la plus avantageuse est retenue Le march peut tre attribu en recourant des ench res lectroniques invers es 3 L ach vement de la proc dure Comme dans une proc dure formalis e classique l acheteur public peut informer par voie lectronique les op rateurs conomiques concern s du rejet de leur candidature ou de leur offre en leur indiquant les motifs de leur viction La notification est suivie de la publication d un avis d attribution ces deux tapes peuvent tre d mat rialis es Offres indicatives Offres ae Offres d finitives 16 2 S CURIT CONFIDENTIALIT ET SIGNATURE LECTRONIQUE MODE D EMPLOI 2 1 QUELS L MENTS DE S CURISATION PR VOIR Des l ments de s curisation sont pr vus chaque tape de la proc dure d mat rialis e l ments de s curisation de ces
136. tive pallie l ventuelle absence provisoire ou d finitive du titulaire de l adresse et vite une perte d information pour l entreprise 34 Les informations donn es par l entreprise sont d claratives L acheteur public n est pas tenu de v rifier leur exactitude Ainsi le demandeur qui aurait fourni une adresse erron e ne saurait invoquer une atteinte l galit de traitement des candidats du fait que l administration n a pas pu lui transmettre une nouvelle version des documents Dans le cadre de proc dures restreintes et des proc dures n goci es l acheteur public informe les candidats que leur candidature a t s lectionn e et qu ils sont invit s pr senter une offre et pr voit sur son profil d acheteur un acc s aux documents discrimin s en leur faveur 5 3 QUELLES SONT LES INFORMATIONS DEVANT FIGURER DANS LE R GLEMENT DE CONSULTATION RC Afin d encourager les entreprises r pondre par voie lectronique il est recommand d indiquer dans le r glement de la consultation des l ments d informations concernant le mode de transmission souhait ou impos par l acheteur le mode de transmission impos par la r glementation le cas ch ant le choix irr versible et global du mode de transmission l adresse du profil d acheteur les formats de fichiers accept s par l acheteur les supports physiques accept s par l acheteur l organisation d
137. tte r gle s applique aux offres en r ponse un avis relatif un achat informatique d un montant sup rieur 90 000 HT mais inf rieurs aux seuils communautaires Personne comp tente pour signer Le signataire est la personne physique au nom de laquelle le certificat est tabli et qui est habilit engager la soci t 6 3 3 Formats de fichiers L acheteur invite l entreprise utiliser certains formats de fichiers via le RC Il s agit de formats de fichiers largement r pandus cf chapitre 4 3 Quels sont les formats de fichiers utiliser 39 6 4 RESPONSABILIT EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT La s curit des transmissions d mat rialis es se pose dans des termes particuliers La responsabilit de l acheteur public commence au moment o il r ceptionne les dossiers lectroniques des candidats sur son profil d acheteur Le bon fonctionnement du profil d acheteur est de la responsabilit de l acheteur public En cas de dysfonctionnement il doit lancer une nouvelle proc dure 6 5 LA COPIE DE SAUVEGARDE 6 5 1 Qu est ce qu une copie de sauvegarde La copie de sauvegarde est une copie des donn es fournies sur un support distinct et distant de l ordinateur porteur des donn es Cette copie est effectu e pour mettre un exemplaire des donn es en s curit La copie de sauvegarde est une copie des dossiers lectroniques des candidatures et des offres destin e
138. u march ou de l accord cadre 31 Ainsi l op rateur conomique pourra devoir renoncer son format habituel si celui ci n est pas r pandu Le pouvoir adjudicateur devra veiller ne pas imposer des co ts d acquisition trop lev s et tenir compte des d lais d acquisition et de ma trise des formats par le candidat pour fixer les d lais de remise des candidatures et des offres Il est recommand d utiliser des fichiers mentionn au r f rentiel g n ral d interop rabilit et des formats de documents r visables y compris pour l acte d engagement Un mode r visable permet de modifier un fichier en utilisant des moyens ordinaires li s la manipulation du format support de ce document Par exemple l acheteur peut mettre en ligne un mod le de fichier une structure de feuille de calcul fig e l exception des champs remplir par l entreprise un fichier bordereau de prix en ods ou xls modes r visables L int r t de ce mode r visable est de permettre aux entreprises de r utiliser d exploiter ce document en vitant ainsi des ressaisies et donc des risques d erreurs et de perte de temps aux acheteurs d automatiser la collecte et la comparaison des donn es des prix notamment Le format PDF est un format de fichier fig Le seul int r t pratique est de mettre disposition une image et de garantir l absence de manipulations involontaires La mise en page est conserv
139. ue qui n a subi aucune alt ration Par exemple un courriel dit int gre est un courriel qui est arriv son destinataire tel que l exp diteur l a envoy La signature est notamment l outil technique qui permet de garantir l int grit d un document Interop rabilit Possibilit pour un produit ou un syst me d information de fonctionner ou communiquer avec un autre produit ou syst me d information les interfaces tant connues Jeton d horodatage Selon les dispositions du RGS M me signification que contremarque de temps Journal d v nement Document lectronique constitu automatiquement par le profil d acheteur rassemblant un ensemble d information relatif par exemple l ouverture des plis la r daction de proc s verbaux la signature de ceux ci Lisibilit Document lectronique dont le contenu peut tre lu notamment car il n est pas chiffr Liste de r vocation des certificats Certificate revocation list ou CRL Liste de l ensemble des certificats r voqu s publi e par l infrastructure de gestion de cl s ou l autorit de certification Logiciel de signature voir application logicielle de signature Messagerie s curis e Outil permettant la mise en ouvre de fonctions de s curit par exemple de signer dater archiver et changer des documents en toute confidentialit qui s int gre au syst me d information pour organiser la confiance dans
140. ure Cl priv e Cl gard e secr te par son titulaire associ e une cl publique Elle est utilis e pour des op rations d authentification de chiffrement et de v rification de signature Confidentialit Selon l Agence nationale de la s curit des syst mes d information ANSSI c est la propri t d une information qui n est ni disponible ni divulgu e aux personnes entit s ou processus non autoris s La confidentialit est garantie gr ce au chiffrement seul le destinataire de l information poss de la cl de d chiffrement Contremarque de temps Selon les dispositions du RGS Donn e qui lie une repr sentation d une information un temps particulier exprim en heure UTC tablissant ainsi la preuve que l information existait cet instant l Copie de sauvegarde Copie des dossiers lectroniques des candidatures et offres destin e se substituer en cas d anomalies aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie lectronique La copie de sauvegarde figure sur un support physique lectronique ou papier Courriel e mail mail Selon l ANSSD c est un document informatis qu un utilisateur saisit envoie ou consulte en diff r par l interm diaire d un r seau L adresse lectronique de linternaute adresse e mail est le plus souvent compos e d un nom d utilisateur et d un nom de domaine s par s par un exemple dupo
141. ure et l examen des offres 45 8 3 QUE DOIT FAIRE L ACHETEUR PUBLIC AU MOMENT DU CHOIX DE L OFFRE CONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE 45 8 3 1 Les proc s verbaux de r union 45 8 3 2 Quelles sont les sp cificit s li es la production des certificats par le candidat retenu et leur v rification par l acheteur public 46 8 3 3 Le rapport de pr sentation 46 9 LA CONCLUSION ET LA NOTIFICATION DU MARCHE DEMATERIALISE 47 9 1 QUELLE INFORMATION DONNER AUX CANDIDATS DONT L OFFRE N EST PAS RETENUE ET DANS LE CAS DES MARCH S SANS SUITE 47 9 2 QUELLES SONT LES R GLES APPLICABLES POUR LA SIGNATURE DU MARCH PAR L ACHETEUR PUBLIC 47 9 2 1 La signature lectronique du march 47 9 2 2 La signature manuscrite du march 48 9 3 QUELLES SONT LES CONDITIONS LI ES LA NOTIFICATION DU MARCH PAR VOIE D MAT RIALIS E 48 9 4 LA PUBLICATION DE L AVIS D ATTRIBUTION ET DE LA LISTE ANNUELLE DES MARCH S CONCLUS SUR LE PROFIL D ACHETEUR EST ELLE SUFFISANTE 49 9 5 LE RECENSEMENT DES MARCH S PUBLICS 49 10 LE CONTROLE ET L EXECUTION DES MARCHES DEMATERIALISES 50 10 1 QUELLES SONT LES MODALIT S D EXERCICE DU CONTR LE DE L GALIT DANS LE CAS DES MARCH S D MAT RIALIS S 50 10 1 1 La d mat rialisation des actes soumis au contr le de l galit 50 10 1 2 Les pi ces des march s d mat rialis s transmises au contr le de l galit et leurs cons quences pour le comptable public 51 10 2 QUE
142. ve DILA http www boamp fr ou sur le site d un tiers habilit format XML qui le t l transmet La confidentialit des donn es est assur e car elles sont g r es dans un compte personnel prot g par un mot de passe Le BOAMP publie les AAPC dans un d lai maximum de 6 jours suivant la date de leur r ception En cas d impossibilit de publier l dition du BOAMP dans sa version imprim e la publication de l dition lectronique est temporairement suffisante Mais dans ce cas la DILA doit en avertir les abonn s article 40 VII du code des march s publics 7 La liste des soci t s habilit es pour l envoi d annonces pour l envoi d annonces au format XML est publi e sur le site de la Direction des Journaux officiels http boamp journal officiel gouv fr 8 Logiciel sur tag re disposant de l agr ment de la Direction des Journaux Officiels convention d utilisation ou concentrateurs d annonces agr s 27 3 4 2 La transmission des avis au JOUE La DILA se charge d envoyer un avis pour publication au JOUE que cet avis lui ait t t l transmis ou qu il ait t saisi directement sur son site L acheteur doit remplir les formulaires europ ens Une seule saisie suffit L avis est alors publi au BOAMP et au JOUE La DILA fournit l annonceur la preuve de la r ception de l annonce par l OPOUE diteur du JOUE Cette preuve est disponible dans le portefeuille
143. vent par exemple tre demand es au chiffreur et tre d pos es chez un tiers dans un coffre 18 je TERS Pai a 2 Voir fiche technique la communication des documents administratifs en mati re de march s publics en ligne http www economie gouv fr directions_services daj conseils_acheteurs etude cada daj pdf 1 Chiffrement et cryptage sont identiques il s agit par l application d une cl et d un algorithme de chiffrement un document lectronique de rendre celui ci illisible par un tiers seuls ceux qui d tiennent la cl pouvant le d chiffrer 20 Les questions de s curit et de confidentialit ont un impact sur les modalit s d organisation des services qui seront en charge de la d mat rialisation Lorsque l acheteur public fait appel des prestataires ext rieurs ceux ci doivent tre assujettis aux r gles qui s imposent l acheteur public et dans la mesure du possible au regard des possibilit s offertes par les solutions techniques disponibles celles qui s appliquent aux tiers de la proc dure Les documents contractuels qui r gissent les relations de ces prestataires avec l acheteur public doivent pr ciser les obligations en mati re de s curit et de confidentialit que ces prestataires sont tenus de respecter ainsi que les modalit s de la responsabilit contractuelle qu ils encourent en cas de manquement Par exemple les agents du prestataire de services de d mat

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS

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