Organigramme : - Sophia Antipolis
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1. XXX XXIXXIKX XXX XXIXXIKX a 1 7 XX 10 XX 11 XX 12 XX XX XX Pad Ped Pod od tol fel tel lt gt lt gt gt lt gt lt gt Ead Ead Eas a E 22 5 a 45 462. INFORMATIONS FAIT LE RESERVATION SALLE NOTE LA CAFETERIA POUR PAUSES ATTESTATION DE REPAS NOTE GARDIENS TAXIS DOCUMENTS SUPPLEMENTAIRES BUDGETER 38 Pr sentation sur Papier a ent te PROGRAMME DE TRAVAIL De NOM DE LA PERSONNE INVITEE Le programme de travail pr vu porte sur Fait a Sophia Antipolis le 5 mai 2004 XXX Directeur de Recherche Chef du Projet XXX 39 Pr sentation sur Papier a ent te ATTESTATION De XXX NOM chercheur dans notre Institut doit assister a la conf rence 4th International Symposium on Wastewater Reclamation and Reuse a Mexico City en novembre 17 21 novembre Afin de s y rendre il a besoin de faire renouveler son passeport p rim Aussi vous serais je tr s reconnaissant de bien vouloir lui faciliter les d marches pour qu il puisse obtenir ce document dans un d lai lui permettant d organiser son voyage Je vous en remercie par avance Fait a Sophia Antipolis le 28 Octobre 2003 XXX Directeur de Recherche Chef du Projet XXX 40 Pr sentation sur Papier a ent te ATTESTATION POUR ABONNEMENT DE BUS Je soussign XXX atteste que Melle XXX est employ e en tant que XXX scientifique au Centre de Recherche de l I N R I A Sophia Antipolis M diterran e au sein du Projet XXX et ce durant la p riode du 04 03 09 au 18 07 09 Fait pour valoir ce que de droit Sophia Antipolis le 2004 XX Dir
3. Date Mon 06 Oct 2008 12 49 48 0200 De St phanie Sorres lt Stephanie Sorres sophia inria fr gt Pour okbilletapics sophia inria fr Bonjour Ir ne nous confirmons l mission du billet J Lxxx 398 merci St phanie 19 Message original Sujet LEBLOND JULIETTE 140CT NCE ORY Date Mon 06 Oct 2008 09 09 50 0000 De CARLSON WAGONLIT TRAVEL AGENTID00021287 lt emailserver pop3 amadeus net gt R pondre MID BTCVALBONNE FR CONTACTCWT COM Pour Stephanie Sorres sophia inria fr devis Carlson valid a joindre au mail Demande de renouvellement de carte AIR FRANCE Bonjour H l ne J Lxxx voyage r guli rement en France en tant que membre de la CE et dans le cadre des jurys de concours INRIA Nancy Nous souhaitons donc renouveler son abonnement qui prendra fin d but novembre Juliette se d place sur Paris CE environ 6 a7 fois par an effectue des missions dans le cadre des rencontres l ANR XXX Paris Bordeaux ainsi que pour rencontres diverses avec d autres collaborateurs Le montant de cet abonnement est vite amorti et permet de limiter les co ts de mission de fa on consid rable Merci donc de nous confirmer cette demande St phanie Demande de r glement tardif des frais d inscription une conf rence ou confirmation moyen de paiement Message original Sujet pb r glement FI en retard Date Wed 17 Sep 2008 14
4. ASSISTANTE D EQUIPE PRO ET INRIA MODE D EMPLOI SOMMAIRE Page 3 Page 4 Page 5 Page 9 Page 10 Page 11 Page 14 Page 22 Page 25 Page 26 Page 27 Page 28 Page 30 Page 31 Page 32 Page 33 INRIA Centre de Recherche Sophia M diterran e Organigramme Environnement de travail Activit s Secr tariat Accueil Missions Budget Autres activit s Fiche activit s outils Glossaire Infos utiles Conseils utiles Liens Web utiles Fiche valuation Annexes INRIA Centre de Recherche Sophia M diterran e M La Direction Directeur du centre de recherche DCR G rard Giraudon Les services du centre de recherche Le service des ressources humaines SRH informe et traite tout ce qui concerne offres d emploi recrutement accueil carri res mobilit s r mun rations formation m tiers etc Le bureau des affaires contractuelles et financi res BACF assure toutes les activit s de nature administrative comme la gestion des contrats du budget etc Le bureau des missions BM s occupe des d placements des agents missions inscriptions aux conf rences etc Le service exploitation et maintenance informatique SEMIR est en charge de la coordination des acquisitions de l administration des moyens informatiques Syst mes Logiciels R seaux T l phonie et Logistique Il assiste les quipes de recherche dans leurs activit s de d veloppement et d exp rimentation et contr
5. R servation salle de r union GENER CALENDAR amphi Kahn 5 codes et mots de passe a Commande de fournitures de r cup rer aupres de GENER bureau GENER lien web commande valid e par GENER envoyer par mail la note a la Commande pause caf s SAF EUREST Portail formulaires caf t ria et l attestation repas 26 GLOSSAIRE Equipe de recherche Regroupement de personnels scientifiques mettant en commun les objectifs scientifiques concernant une th matique scientifique d finie pour ensuite cr er un projet de recherche Projet de recherche un projet de recherche regroupe l ensemble des personnels scientifiques et administratifs statu s par la direction de INRIA ceuvrant sur un sujet de pointe selon un axe scientifique d fini par le chef de projet Chercheur Fonctionnaire du minist re de la recherche personne dont le m tier consiste faire progresser l tat des connaissances dans un domaine particulier Doctorants Le doctorant est un jeune chercheur effectuant un travail de recherche dans le but d obtenir le grade de docteur Le terme doctorant est relativement r cent milieu des ann es 1990 et a t introduit pour remplacer les termes th sard consonance p jorative mais encore tr s utilis notamment entre doctorants et tudiant D finition Wikipedia DEA Le dipl me d tudes approfondies D E A est un dipl me de l enseignement sup rieur fran ais d livr apr s c
6. autre Septembre demande budg taire formaliser au sein du projet pour les d penses pr voir en fonction des pr visions d embauche d achat de mat riel de participation des conf rences Octobre n gociation avec Guy Sergeant pour l ajustement des budgets du CR peut s taler sur plusieurs rendez vous Novembre acceptation du budget par la direction D cembre Mise en place dans l espace partag T specifiques Nouveau Suivi Budg taire par le r gisseur Fabrice Fenouil des fiches de suivi budg taire compl ter avec les informations au fil de l ann e 22 e Juin Un point budget sera propos a mi ann e pour r aliser tout transfert d argent d une enveloppe l autre et justifier des d penses venir Attention aux dates importantes de mise en place de ce budget ces dates vous seront r guli rement communiqu es par mail par Guy Sergeant Ephie Deiche le r gisseur ou le SAF L AER est charg e du suivi du budget La fr quence et la forme d un retour d information li au suivi du budget sont discuter avec le chef de projet Pour vous aider faire un suivi r gulier des tats de d penses sont disponibles par l interm diaire de requ tes de l interface Web Business Objects IXD https boxip inria fr InfoViewApp logon jsp pour vous permettre de pointer r guli rement vos budgets r glements des missions du mat riel Voir la proc dure d uti
7. le la connectivit et s curit informatique du site Le service de d veloppement pour la recherche exp rimentations applications et maquettages DREAM offre un support direct la recherche immersions dans les quipes de recherche pour faire du d veloppement logiciel et des exp rimentations mais aussi un support au d veloppement ainsi qu un support aux plateformes exp rimentales Le service des assistantes de projets SAPR a pour mission d assurer la gestion administrative de proximit exerc e par les assistants es au sein des quipes de recherche scientifique Les services g n raux GENER contr lent et g rent les installations et la logistique concernant le centre de recherche b timents salles mat riel etc A ces supports la recherche s ajoutent e Le service de l information scientifique et technique IST commun avec le laboratoire 135 l un des plus importants la r gion et ouvert au public pour consultation et pr ts d ouvrages recherches bibliographiques etc e service des relations ext rieures et valorisation un point d entr e pour des informations g n rales ou sp cifiques sur le centre de recherche ainsi que l organisation et la gestion des colloques et manifestations scientifiques ORGANIGRAMME Chaque assistante est membre part enti re de son ou ses projets et doit r f rer de ses activit s son chef de projet qui est son responsable direct Afin de l aider dans
8. pense Apr s validation des donn es vous pouvez cliquer sur confirmer et ainsi votre mission entrera dans la base des missions traiter par votre gestionnaire de missions 43 Proc dure d utilisation BO BUSINESS OBJECTS BO est uniquement un logiciel d extraction de donn es du progiciel GIRHAF Il rapatrie les donn es qui se trouvent soit dans GED soit dans OPSF Support GIRHAF http www sop inria fr si support Lorsque votre compte BO est cr par l interm diaire du support Girhaf login mot de passe Vous devez changer votre mot de passe lors de la premi re utilisation Vous pouvez lancer BO V6 soit en allant chercher la ligne dans Tous les programmes Business Objects 6 5 soit en cliquant sur le raccourci applications distantes puis applications administratives Business Objects 6 5 Vous trouverez les requ tes sur le personnel sous T bacf public 2 B UDGET 2008 Requete enveloppe 1 par projet Pour le d tail de vos missions une requ te est r guli rement mise jour par notre r gisseur Vous devrez la r clamer aupr s d une AEP ou du r gisseur pour pouvoir utiliser BO et pointer vos missions Vous pouvez alors enregistrer votre requ te sur votre bureau et l actualiser chaque utilisation 44 Exemple de fichier Excel budget enveloppe 2 d un projet X objet de a la mission Dot STIC d penses d penses d penses d penses d penses
9. ABORDES PENDANT LA PERIODE DE TUTORAT THEMES Abord et utilis Partiel abord Non utilis Environnement Mozilla Firefox Serveur interne INRIA Utilisation des formulaires Calendar Business Objects FIDO Statut du personnel Activit s Ouvertures de comptes informatiques Missions organisation izigfd Accueil des personnels non titulaires formulaires H bergement Listes de diffusion SYMPA N t l phones Budget Organisation des conf rences et autres Financement des projets R servation salles Commande de fournitures fax amp scan Badges d acc s R servation de taxi Gener cl s fournitures installation des bureaux SEMIR Listing cong s et absences personnel R servation v hicule de service Demande d un bon de commande R servation h tel 32 ANNEXES Exemple de mail pour prendre contact avec tout nouveau personnel accueillir au sein d un projet Bonjour Prof XXX nous a inform s que vous alliez effectuer un stage en tant que Doctorant Post doc au sein du projet XXX du XXX au XXX 2000 Nous sommes ravis de vous recevoir l INRIA Sophia Antipolis Assistante du projet XXX je vous contacte quant aux aspects administratifs de votre dossier Afin de pr parer au mieux votre s jour nous devons r gler les d tails adminis
10. de la mission Les frais de missions sont rembours s au missionnaire par forfait selon un bar me qui peut tre modifi 1 repas 15 25 1 nuit e 60 A tranger le missionnaire sera rembours en fonction de son lieu de mission la liste des montants des indemnit s est lisible sur le site du minist re des finances MINEFI M R servation h tel Pour toute r servation d h tel P INRIA dispose d un march li l h bergement de ses personnels et d un centre de r servation d h tels en ligne Les nuit es ne sont donc pas la charge du missionnaire car l INRIA r glera directement le prestataire pour son service Vous pouvez ainsi r server des nuit es pour un invit qui n avancera pas de nuit e En revanche hors du cadre de ce march le missionnaire devra avancer le montant de sa nuit e et se fera rembourser en fonction du forfait en vigueur Lien Web https inria centraledeshotels com auth php Carte affaires INRIA Tout chercheur permanent du projet voyageant r guli rement peut avoir acc s la carte affaires INRIA le formulaire de demande est a retirer aupr s de Martine Boissonnat http www inria fr interne af documentationadminis ac carteaffaires formulaireattributio nca pdf Une fois en possession de sa carte le missionnaire peut r gler uniquement les frais aff rant ses missions professionnelles mais ne peut plus b n ficier d avance de ses frais de s jour pour ses
11. documents n cessaires l accueil de la personne localisation du bureau du nouvel arrivant le mat riel informatique ad quat ouverture de compte informatique discuter avec le chef de projet livret d accueil badge r cup rer aupr s de votre gestionnaire du SRH qui l effectuera apr s traitement du dossier d accueil code barre pour la restauration aupr s des services g n raux Le jour de l arriv e il est laiss votre convenance d accueillir ce nouvel arrivant avec un caf ou tout autre moyen sympathique et professionnel Au niveau administratif le nouvel arrivant est press de d buter ses travaux et doit donc rapidement tre install son poste Il lui faudra donc remettre les documents manquants ventuellement au dossier signer les documents contrat aupr s du SRH conserver dans son dossier la fiche CHS sign e lui remettre son badge d acc s cr diter son badge pour le d jeuner aupr s de des services g n raux apposant le code barre n cessaire cette op ration lui donner le livret d accueil 1 INRIA Son compte informatique est effectif d s son arriv e au sein du projet A la fin de la premi re journ e cette personne doit savoir que VOUS tes son interlocuteur direct pour toute question concernant l INRIA que vous serez m me r pondre ou alors vous pourrez la diriger vers la bonne personne pour r pondre Lors du d part d un perso
12. missions 16 Proc dure missions par l exemple Contact au missionnaire Demande de cr ation de profil Rentrer les informations sous IZIGFD Valider la mission sous IZGFD Demande de devis a Carlson Validation du devis aupr s du bureau des missions Demande de renouvellement de carte affaires Demande de r glement tardif des frais d inscription une conf rence R servation de taxi aupr s de M Heduy Contact au missionnaire Bonjour Je fais suite au mail de XXX vous informant de la prise en charge de votre d placement professionnel XXX pour participer un s minaire Afin de pr parer au mieux ce d placement du date prochain j aurai besoin de qqs d tails personnels pour remplir votre dossier dans notre syst me informatique savoir votre adresse personnelle votre adresse administrative confirmer XXXX votre RIB un ordre de mission sans frais de la part de votre universit Nous pouvons mettre votre disposition un billet de train lectronique d s lors que vous m aurez fait part de vos pr f rences quant aux horaires que vous souhaitez prendre Merci de votre aide Cordialement St phanie Sorres 17 Demande de cr ation de profil Destinataire bureau missions sophia inria fr Bonjour pourriez vous cr er le profil de Yannick Pxxx invit du projet APICS selon les caract ristiques suivantes svp Statut doctorant Adresse perso 8 rue Pie
13. 03 22 0200 De St phanie Sorres lt stephanie sorres sophia inria fr gt Sir Madam J Lxxx will attend your FDA conference in November 2008 and we would need some information about the payment process Indeed J Lxxx got registered with the early bird rates 200 but our bank transfer will not occur before July 25th as mentioned on your website Will you accept the payment of the 200 fees after this deadline Will you accept a bank transfer from our institute to your bank Thank you very much for your response Best regards St phanie Sorres 20 R servation de taxi aupr s de M Heduy Apr s appel t l phonique pour r servation From St phanie Sorres heduyph wanadoo fr Sent Friday September 05 2008 4 24 PM Subject INRIA PROJET taxi antibes a roport 07 09 08 M Heduy suite notre conversation t l phonique voici la confirmation de r servation au nom de L Bxx Aller Antibes domicile ADRESSE Antibes Nice a roport le 07 09 08 17h pour un vol 18h35 Retour Nice a roport Antibes le 14 09 08 23h55 M Bxx r glera sa course directement merci de lui pr parer une facture Merci St phanie 21 Budget Les fonctionnalit s du logiciel GIRHAF n tant pas encore optimales le budget est tenu et suivi a titre personnel grace a un fichier Excel exemple en annexes que vous pouvez vous m me cr er a votre convenance mais qui doit rester lisible par toute autre
14. Limouzis sophia inria fr Jean Baptiste Pomet sophia inria fr Christine Riehl sophia inria fr Stephanie Sorres sophia inria fr Laurent Baratchart sophia inria fr La demande de mission suivante a t accept e par STEPHANIE SORRES SAPR SOP R sum de la demande de mission id 10764 missionnaire Frederic Bxx APICS PR dur e du 20 04 2008 a 20 46 au 27 04 2008 a 10 36 destination SOPHIA ANTIPOLIS FRANCE itin raire NANTES ANTIBES NANTES budget pris en charge par le projet service du missionnaire objet R union travail avec A Qxxx et JB Pxxx Participation s minaire projet Demande de devis 4 Carlson Message original Sujet APICS Mission Yannick Pxxx 11 12 08 Date Wed 15 Oct 2008 14 38 18 0200 De St phanie Sorres lt Stephanie Sorres sophia inria fr gt Pour lt agence_voyage sophia inria fr gt Bonjour pourrions nous avoir un devis pour un A R Orl ans Antibes comme suit svp Yannick Pxx d tient une carte 12 25 ans peut tre peut il b n ficier d un tarif jeune Aller 10 12 08 Orl ans Paris train dans l apr s midi Aller 10 12 08 Paris Nice avion vers 16h30 retour 12 12 08 Nice Paris vers 19h retour 13 12 08 Paris Nice train vers 09h Merci St phanie Validation du devis aupr s du bureau des missions Message original Sujet APICS LEBLOND JULIETTE 140CT NCE ORY conf billet
15. Maintenance Informatique et R seaux Information Scientifique et Technique Service RE V Relations Ext rieures et Valorisation SRH Service des Ressources Humaines Services SAF G n raux Service Administratif et Financier ACTIVITES Activit s Secr tariat Assistanat Pr paration et gestion des budgets des EPIs Organisation des missions validation suivi et contr le des frais de missions Constitution des dossiers des personnels hors poste Accueil aide l int gration et support administratif des personnels des EPIs Organisation des r unions et s minaires internes Participation a l organisation des conf rences Communication et traitement de l information interface avec les services Cr ation et maintien des sites web Assistance aux chercheurs li e aux responsabilit s sp cifiques diteurs scientifiques pr sidents de comit s jurys de concours etc on COMMENT GA Vous Vov SENTEZ ISOL E Pour TANT ON EST L 7 Secr tariat Vous pouvez tre amen a Prendre des messages t l phoniques pour les membres de votre projet car toutes les lignes sont bascul es sur votre poste en cas d absence Classer les dossiers de vos personnels selon votre organisation code couleur pochettes Tenir l agenda du projet et du chef de projet gr ce Oracle Calendar 9 0 4 R diger ou envoyer du courrier pour les membres du projet Les logos
16. ation de votre environnement une aide ext rieure vous sera fournie par la CRIS Elizabeth Verplanken poste 5074 du service des moyens informatiques SEMIR Un guide du nouvel utilisateur informatique est disponible en ligne ou vous sera remis version papier pour prendre connaissance de votre environnement informatique La liste des programmes install s sur votre poste n est pas exhaustive mais toute demande de programme suppl mentaire doit faire l objet d une demande aupr s d Ephie Deriche Une attention particuli re sera port e la charte de l utilisation des moyens informatiques de P INRIA Imprimante noir et blanc imprimante couleur disponible dans le batiment Photocopieur Toshiba l tage qui peut tre utilis en tant que scanner noir et blanc avec l option de transfert du fichier scann par mail Ce photocopieur fait galement fonction de fax et d imprimante Vous pouvez faire appel aux services g n raux pour tout besoin de mat riel de bureau suppl mentaire armoire chaise dans la mesure des stocks disponibles M Pour vous aider dans votre int gration vous b n ficiez de Une p riode de tutorat Une assistante exp riment e vous formera l environnement de votre m tier d assistante de projet en vous faisant remplir les fonctions d AER sous sa supervision Pendant cette p riode vous devrez cerner rapidement le fonctionnement interne de INRIA et appr hender les outils
17. avant toute utilisation http si util inria fr tiki index php page GEF_Formation Personnel tranger noter que la demande FSD notice d accueil de ressortissant tranger doit tre formul e 2 mois avant la date pr vue de l arriv e Proc dure de d p t du dossier sous ALFRESO Espace INRIA gt Missions gt Mission de s curit et d fense gt Sophia gt Demandes FSD D poser le programme d accueil CV notice FSD g n r e par GEF pour les non europ ens R ponse r ceptionn e par les RH l attention des AERs Pour toute prolongation envoyer un mail fsd inria fr voir sur site interne SAPR Pour tout personnel tranger le paiement est trait via l association EGIDE qui proc dera au virement du salaire une dizaine de jours apr s l arriv e de la personne 11 H bergement Vous devrez galement vous rapprocher du nouvel arrivant pour l aider dans ses d marches quant son h bergement sur la C te d Azur son arriv e Le service SAPR dispose d une cellule h bergement qui propose des solutions dans certains tablissements CIV r sidences d tudiants pour cela le contact privil gi est Catherine Martin chantal joncour sophia inria fr Peu de temps avant l arriv e de la personne lui confirmer la date de son arriv e et la proc dure d accueil le jour de son arriv e Voir exemple mails en annexes Vous pouvez au pr alable pr parer les
18. ctiver votre r gle d absence Informer Ephie Deriche de vos absences cong s maladie Sur site Merci de vous r f rer une assistante exp riment e avant de vous adresser aux autres services pour toute question pineuse li e un dossier vos coll gues vous seront d un grand secours et vous feront profiter de leurs exp riences diverses 30 LIENS WEB UTILES MINEFT Taux des forfaits l tranger http www minefi gouv fr a_ votre _service informations_pratiques chancellerie mission p hp Envibus Compagnie de bus de la CASA http www envibus fr STCAR Compagnie de bus ligne Nice Sophia http www nice aeroport fr acces_stationnement bus recherche asp lign_id 3396BEE2 4ED0 4FAF 8E25 2F03 1FF4FE7E Fondation Kastler Accueil d trangers http www fnak fr Adapt in France Accueil d trangers http didierck club fr fr Welcome html Fondation Sophia Antipolis H tels du parc de Sophia Antipolis http www sophia antipolis org Services hotels hotelsparc htm IZIGFD Interface web pour la saisie des d placements professionnels INRIA https portail iz1 inria fr tiki index php Convertisseur de devises http fr finance yahoo com convertisseur Le Pitchoun http www pitchoun com Carte interactive de Sophia Antipolis http whereinsophia dev help fr A roport de Nice C te d Azur http www nice aeroport fr 31 EVALUATION LISTE DES POINTS
19. de Sophia sont disponibles la papeterie de l INRIA http www inria fr interne disc imprimer papeterie html G rer le carnet d adresses des contacts du projet avec le moyen que vous d sirez fichier Excel carnet d adresses de Thunderbird G rer les commandes de fournitures de mat riel de bureau gr ce une interface Web ex Guilbert https www odonline fr loginDSP do jsessionid 0000uGICUPB Y 5bx_M 1 WU DDCJ 103dgljrb Vos codes d acc s vous seront fournis par Fran oise Bucher aux Services G n raux Francoise Bucher sophia inria fr G rer les stocks de papier toners de photocopieuse cartouches d encre des imprimantes aupr s de GENER G rer les cl s des bureaux du personnel du projet G rer les absences des membres du projet G rer les listes de diffusion de votre projet gr ce l interface Web SYMPA https lists sop inria fr sympa home 10 Accueil Le projet est un lieu d change scientifique et de nombreuses personnes viendront au sein du projet pour tudier discuter avec les membres du projet pr senter des s minaires Vous devrez les accueillir au sein du projet et leur fournir des informations g n rales sur VINRIA les acc s l h bergement sur Sophia les repas l INRIA Vous serez inform de l arriv e de tout nouveau personnel titulaire ou non titulaire au sein du projet par votre chef de projet ou les membres permanents du pro
20. de docteur et qui souhaite travailler sur un sujet pr cis apr s sa th se tout en cherchant du travail Ing nieurs experts Les ing nieurs experts peuvent tre recrut s pour faire face une activit g n r e pour l accomplissement d une action particuli re de recherche ou de d veloppement sur laquelle l INRIA est engag contractuellement de mani re significative 27 INFOS UTILES Informations pratiques concernant l h bergement sur Sophia les plans des b timents les listes de diffusion les dictionnaires de sigles le livret d accueil sont disponibles sur la page du site interne de l INRIA http www sop inria fr interne accueil pratique_fr shtml INRIA 2004 Route des Lucioles BP 93 06902 SOPHIA ANTIPOLIS France Poste de garde composer 7777 Tel 04 92 38 77 77 ou 9 sur un poste INRIA Ou gardien sophia inria fr Agence de voyage Carlson Wagonlits T l phone 33 1 77 53 68 71 Fax 33 1 72 27 61 13 Adresse Carlson Wagonlit Travel Equipe INRIA BP 62 06902 Sophia Antipolis cedex EUREST pour toute commande de repas pauses caf cocktails merci d adresser vos commandes l adresse suivante e244801 compass group fr copie a rachel bellon sophia inria fr Vous pouvez joindre le chef dans son bureau au poste 7848 CIV Le centre International de Valbonne permet de loger du personnel INRIA non titulaire dans des chambres o le confort est minimum mais moi
21. e BM IZIGFD interface Web attention formulation du besoin mail ne pas oublier de mettre votre R servation billet avion CWL agence_voyage sophia inria fr gestionnaire BM en copie Validation billet CWL gestionnaire BM mail okbilletxxx sophia inria fr R servation chambre d h tel CDS Portail formulaires Interface Web Centrale des H tels r servation taxi TAXI mail listes taxi sur site interne SAPR R cup rer Ordre de mission se d placer jusqu Fermat pour d finitif gestionnaire BM X les r cup rer avant la mission joindre les justificatifs et envoyer Fiche retour de mission BM IZIGFD au BM T specifiques Nouveau Suivi Mise en place budget Budg taire projet 2009 DEMANDE pr visionnel chercheurs Espace partag BUDGETAIRE w Enveloppe 1 espace partag T bacf public 2 BUDGET 8 2008 Requete enveloppe 1 par m projet Enveloppe 2 requ te transmise Suivi du budget SAF Business Objects par Fabrice Fenouil et AERs Suivi des contrats de T specifiques Nouveau Suivi ressources du projet SAF Espace partag Budg taire projet contrats Proc dure accueil SRH GEF Cr ation dossier sous GEF gt Suivi des demandes FSD SRH Espace partag T specifiques Autorisation_FSD m Ouverture de compte informatique SEMIR SOS SEMIR interface web Liste de diffusion SEMIR SYMPA https lists sop inria fr sympa contacter toshiba aevc le n de Probleme Toshiba Toshiba mail ou tel s rie de l appareil R servation libre sauf Salles ET 2
22. e for your arrival in DATE at the INRIA we would need some documents and the attached document signed as followed acomplete CV date and place of birth copy of your student card copy of your VISA banking details Bank name and address IBAN swift code account number attached document filled in Notice de renseignements the attached document signed Attestation sur l honneur EGIDE Then we need to see for your accommodation since prices are very high on the Cote d Azur at this period For an Internship You may have the possibility of renting a room for a special rate of 5 euros a day but this room offers minimum of comfort It is located 5 minutes far from INRIA per bus Let me know if I can be of any help on this matter According to your VISA I advise you to contact your ambassy consultate to get precise information about your VISA long or short stay VISA that you should get in order to come to France as a student Anyway do not hesitate to contact me for any further information Best regards XXX Attached documents notice individuelle attestation sur l honneur Egide 34 Exemple de lettre d invitation en anglais pr alable tout accueil de personnel tranger Object Invitation letter Dear Mr Prof Miss Ms XX I would like to invite you to come at INRIA Sophia Antipolis in France to work with us as a Master student in nom projet research group to
23. e toute arriv e de nouveau personnel Dear XXX you are about to arrive on the Cote d Azur and I wanted to check your arrival date You are expected on XXX 2006 at the INRIA Sophia You may need the directions to get here Here is a useful weblink for any transport means http www sop inria fr presentation localisation_fr shtml At the entrance an ID will be required to get inside the institute You will be able to get your ID back at the end of the day since a badge will be provided to you on your first day The gatekeeper will show you the way to my office which is located at XXX Please let me know if any change occurs I wish you a pleasant trip Best regards XXX 36 Cheklist Mission OM N DATE DE DEPART PREVUE LE DATE DE RETOUR PREVUE LE NOM COORDONNEES ADMINISTRATIVES COORDONNEES PERSONNELLES INTITULE MISSION MONTANT BILLET CWL MONTANT INSCRIPTION CONFERENCE RESERVATION HOTEL TRANSFERT DAM AU BMC OM RENTRE SOUS IZIGFD LE Documents requis Documents remis au SRH le ATTESTATION NON PAIEMENT CONFIRMATION INSCRIPTION CONFERENCE LIEN INTERNET CONFERENCE DOCUMENT SUPPLEMENTAIRE FINANCEMENT CODE STRUCTURE ESTIMATION DEPENSE RETOUR OM REMARQUES 37 Exemple checklist organisation manifestation Remarques DATE RESPONSABLE Nombre et ou Noms participants Missions a effectuer
24. ecteur de Recherche Responsable du Projet XX 41 Proc dure de saisie des missions sous IZIGFD Ouvrir votre navigateur internet Lancer IZIGFD qui doit faire partie de vos favoris ou alors taper https izi inria fr tiki index php Bienvenue sur le site de IziGFD utilisateur mot de passe 2 IziGFD Pour acc der au service IziGFD vous devez vous authentifier dans le menu connexion en haut de cette page en utilisant votre compte et mot de passe iLD AP Une fois connect message Connect en tant que vous aurez acc s aux diff rents choix L acc s aux donn es est s curis par un certificat INRIA la premi re connexion il peut tre n cessaire d accepter ce certificat L acc s de la consultation est ouvert tous L ouverture de la saisie de missions doc se fait progressivement Vous serez averti du d ploiement dans votre projet service par votre assistante ou vos services de proximit Les projets et services qui l utilisent actuellement Lorraine projets Algorille Corida Macsi Madynes Mosel Rennes projets Bunraku et Symbiose Rocquencourt projet Axis Si ge DAF agence comptable DREI Sophia projets Comore Odyss e Opal Smash Planete Apics Reves IziGFD est un service qui permet aux utilisateurs d une part de faire une demande de mission par un formulaire lectronique et d autre part de suivre les diff rentes tapes de ses missions accus demande acc
25. et les donn es seront v rifi es avant le traitement de la mission L AER rentrera les informations de la mission dans son budget et r cup rera l ordre de mission OM d finitif au BM la veille du d part du missionnaire et le lui remettra en mains propres avec les documents n cessaires a son d placement 2 Le missionnaire donne les informations du voyage et de sa mission qui se chargera de n gocier aupr s de Carlson Wagonlits les horaires et tarifs du voyage puis remplira la mission directement grace l interface IZIGFD L AER r cup rera l ordre de mission OM d finitif au BM la veille du d part du missionnaire et le lui remettra en mains propres Elle rentrera par la suite les informations de la mission dans son budget La proc dure de saisie de la mission sous IZIGFD est d crite en annexes M Inscription une conf rence Les deadlines des conf rences sont normalement avis es sur le site internet des conf rences reportez vous y r guli rement car pour payer les frais d inscription VINRIA doit au pr alable demander la cr ation du fournisseur dans le syst me informatique d lai qui peut prendre 3 semaines Si le missionnaire doit d poser un article il est souvent recommand de payer les FI avant de pouvoir d poser son article il faudra beaucoup d anticipation pour faire payer les FI par l INRIA Anticiper toutes les missions estivales en vous r f rant 4 votre budg
26. et pr visionnel faisant mention des missions venir M Demande de E Card Les agents ont la possibilit de demander un num ro de carte INRIA l agence comptable pour le paiement des frais d inscription se faisant uniquement par carte bancaire ou pr sentant un caract re urgent Cette demande doit tre anticip e car le formulaire doit comporter le num ro d OM le montant de la transaction attention aux frais de change et doit tre envoy l agence comptable pour traitement k Comptez une bonne semaine pour obtenir votre num ro de carte temporaire qui doit correspondre au moment o vous inscrirez en ligne votre agent a la conf rence 15 Retour de mission Au retour du missionnaire il vous faudra r cup rer le formulaire de retour de mission et tous les justificatifs de mission n cessaires au traitement de la mission calcul des frais d finitifs de la mission les envoyer votre gestionnaire au BM apr s v rification de l inscription des montants des tickets tels que RER bus et saisie des montants des tickets dans IZIGFD Vous pouvez saisir les montants des tickets trangers dans la devise trang re Une checklist est disponible sur le portail formulaires http www inria fr interne af missioncopar missions copar cheklistmission pdf Dans le cadre de votre budget vous devrez ajuster les donn es des Etats de frais d finitifs ou des requ tes B O avec votre estimation de d pense
27. inq ann es d tudes apr s le baccalaur at Il constitue une ann e de pr paration la th se de doctorat et n est donc pas un but en soi contrairement au D SS un autre dipl me de m me niveau mais finalit professionnelle Le doctorat est un dipl me de troisi me cycle sanctionnant une exp rience de recherche Sa dur e moyenne est de trois ans C est le dipl me minimal exig pour tre reconnu comme chercheur par la communaut scientifique nationale et internationale Ainsi la carri re de tout chercheur d bute par une th se de doctorat Th se Une th se est un m moire r sumant un travail de recherche universitaire soutenu devant un jury par un doctorant afin d obtenir le titre de docteur D finition Wikipedia Un peu d humour http home scarlet be tsh14380 nicolas htm Directeur de th se Un directeur de th se est un chercheur qui supervise le travail d un doctorant En France un directeur de th se doit au moins poss der une habilitation diriger des recherches HDR pour pouvoir encadrer un doctorant Dans certains cas une m me th se peut tre encadr e par plusieurs directeurs de th se on parle alors de co encadrement Dans certains laboratoires le doctorant est aussi encadr de mani re officieuse par un autre chercheur en plus du directeur de th se Le directeur de th se est g n ralement docteur lui m me Post doctorants le post doctorant est un chercheur ayant obtenu le grade
28. ir cr er le profil de votre missionnaire invit sous IZIGFD vous devrez au pr alable demander la cr ation de son profil IZI au bureau des missions bureau missions sophia inria fr Pour cela vous devrez absolument fournir les l ments suivants Son statut son adresse personnelle son adresse administrative ainsi qu un exemplaire papier de son RIB ou doc international Pour toute personne pay e par INRIA vous devrez voir aupr s de votre gestionnaire RH pour tout profil IZIGFD M Organisation de la mission Deux sch mas existent actuellement 1 le missionnaire remplit lui m me sa demande d autorisation de mission gr ce IZIGFD https izi inria fr tiki index php IZIGFD cette interface Web permet a tous les missionnaires de renseigner personnellement les informations de leurs d placements Cette interface intervient galement dans le suivi du remboursement des missions pour informer le missionnaire de l tat de remboursement de ses missions Apr s en avoir discut avec le chef du projet et avoir choisi ses horaires de voyage aupr s de agence de voyages Carlson Wagonlits agence_voyage sophia inria fr Le missionnaire remplit toutes les informations de sa demande d autorisation de mission sous IZIGFD La demande d autorisation de mission IZI est valid e dans le workflow par PAER 14 Le missionnaire recevra alors un mail d acceptation de sa mission La demande sera alors transmise au BM
29. is 29 CONSEILS UTILES Communication Mail Connaitre les bons usages pour la r daction d un mail objet lisible du mail bonjour cordialement nom Installer une signature automatique sur votre mailer Avant d tre autonome sur votre poste vous devez mettre votre tuteur en copie de tous vos mails User de la liste de diffusion sapr sophia inria fr pour demander conseil concernant toute question li a un dossier difficile que vous rencontrez Mettre un message d absence sur votre messagerie lectronqiue En cas d absence vous devrez en informer votre projet mais galement France Limouzis en m me temps vous devez utiliser Oracle Calendar pour activer votre message d absence Ouvrir votre interface Web IMAP https imap sop inria fr squirrelmail src login php S lectionner Filtres Cocher Ajouter une nouvelle r gle Cocher Tous les messages gt aller l tape 2 Dans l assistant vous cocherez R pondeur Inscrire votre adresse mail dans le champ Ne r pondre que si le message est envoy a ces adresses Vous pouvez modifier le message d absence pr rempli Merci de pr ciser dans votre message qu en cas d urgence ils peuvent contacter apsupport sophia inria fr Aller l tape 4 Terminer Vous revenez la fen tre des r gles votre nouvelle r gle s affiche n oubliez pas cette tape de sauvegarder les modifications pour a
30. jet M Dossier accueil Vous devrez donc prendre contact avec cette personne pour monter son dossier d accueil Voir exemple mails en annexes lui r clamer les pi ces n cessaires au montage du dossier en fonction de son statut et suivre la proc dure mise en place par le SRH accessible sur le portail formulaires http www sop inria fr interne accueil formulaires shtml Ensuite les informations n cessaires la constitution du dossier doivent tre rentr es dans GEF gestion des effectifs une fois le dossier valid par votre gestionnaire mission vous recevrez alors un mail accusant r ception de la cr ation du dossier par votre gestionnaire RH avec le num ro d identifiant unique qui vous sera utile pour la cr ation du compte informatique vous pourrez alors retourner les documents li s au dossier par courrier interne a votre gestionnaire RH Attention date d envoi du dossier au SRH Salaire au mois suivant Pour tout personnel si le dossier est envoy en milieu de mois le nouvel arrivant sera inform du retard de son paiement un mois de d calage En effet la mise en paye tant r alis e avant le 05 du mois pour le mois en cours le versement du salaire ne sera pris en compte que le mois suivant 15 Attention donc a envoyer le dossier d accueil avant le 25 du mois pr c dent pour que la personne re oive son paiement en fin de mois suivant Merci de consulter la charte d utilisation de GEF
31. les d marches administratives li es a PUR formulaire remplir proc dure documents a fournir contacts liens Web http www sop inria fr interne accueil formulaires shtm Ce portail reste le point d entr e de toute d marche administrative si vous constatez une anomalie un lien cass merci d en informer Ephie Deriche 6 Wi Semeur inteme de de recherche de Sochis Artipoli REED SENET Cs ae a Sew V fours 7 sonnige 7 moin F Anmesire Rechercher Les formulalres F Sophis Antipolis E Plan du sile Type de Tor makake dimme pzu Degree d Macher 2e 120 ond CRETE ewid apriete Manwe ame Faha sS aea Dale Tapit i 3 41 014211 sats ca m nm amane 20 7 gir mle pl CATU ETTE EET ESTESE TTI E 4 NGF Un site Web http www sop inria fr sapr avec une page interne accessible uniquement aux AERs regroupant des informations utiles login mot de passe ILDAP SERVICE DES ASSISTANTES PROJETS DE RECHERCHE Ephie Deriche Responsable du Service SAPR vous pr sente ses collaboratrices Nathalie Bellesso Chantal Joncour Montserrat Argente Anais Sophie Mane Patricia C cile Cassino Honnorat Lafont Lachaume Sylvie St phanie Christi
32. lis aux diff rentes activit s Fournitures de bureau au m me titre que les autres membres du projet Une liste de diffusion regroupant toutes les AERs de que vous pouvez utiliser pour toute demande d information pouvant relever des comp tences du service sapr sophia inria fr Un espace partag pour une mise en commun de documents li s au fonctionnement de Mehar chage Pavers Osie gt TH 2 Logiciels et liens web utilis s Un navigateur internet utiliser pour la lecture de la majorit des pages internes INRIA Mozilla Firefox Un programme de messagerie lectronique Mozilla Thunderbird Selon le mode d organisation personnel il est bon de toujours conserver une trace crite de tout change Voir la possibilit de mettre sa propre adresse lectronique en copie cach e pour suivre tout change dans une communication Business Objects pour pouvoir pointer vos budgets et vos tableaux financiers IZIGFD pour entrer toutes les donn es des missions de vos personnels dans la base GFD Un agenda partag avec vos coll gues de l INRIA Oracle Calendar 9 0 4 Dreamwaver pour la cr ation et le suivi de vos pages Internet Le site Web interne de INRIA SOPHIA pour tout ce qui concerne la vie interne du site de Sophia http www sop inria fr interne index_fr shtml Un portail formulaires qui regroupe toutes
33. lisation en annexes AVE D soL ve Mon GEUR 23 NN KAKARA R unions et s minaires Dans le cadre de collaboration scientifique les chercheurs vous solliciteront pour organiser des r unions ou s minaires sur le site de INRIA ou l ext rieur avec un nombre de participants pouvant atteindre les 50 participants maximum Il vous faudra prendre contact avec les invit s pour organiser leur mission leur r server un h tel selon le cas r server une ou plusieurs salles de r union r server un vid oprojecteur r server la salle club la caf t ria ou une table dans un restaurant pour les d jeuners et les repas assortis pr parer la documentation distribuer donner les informations relatives l h bergement chacun organiser les ramassages par taxi ou v hicule personnel jusqu aux h tels a roport ou gares pr parer les badges informer le gardien de la liste des personnes attendues la r union ou au s minaire Voir exemple checklist organisation manifestation en annexes En espace partag T sapr priv vous trouverez des mod les de badges d affichettes de tickets repas qui pourront vous tre utiles lors de vos manifestations En cas de r unions comprenant plus de 50 invit s vous pourrez solliciter l aide du p le v nementiel du service ReV pour vous aider organiser votre s minaire car ce genre de manifestation n cessite souvent le paieme
34. ndre co t Toute demande de r servation doit transiter par Catherine Martin mais vous pouvez tre amen a contacter directement le CIV pour toute annulation de derni re minute du nouvel arrivant ou encore pour annoncer une arriv e tardive et un report de dates Mme Bouillot est le contact de l INRIA vous pouvez la joindre au 04 92 96 52 43 Cette option doit tre propos e en priorit aux stagiaires trangers TAXI n existe pas de march de taxi le missionnaire doit avancer le montant de la course et se fera rembourser dans le cadre de ses frais de mission Seules les courses tr s particuli res accueil ou retour de VIP l a roport essentiellement pourront tre prises en compte directement par l Inria sur facture Pour obtenir le paiement sur facture d une telle course r server Taxi Penet par mail copie bacf pour passation d un bon de 28 commande en indiquant le nom de la personne lieu et motif du d placement et demande de prise en compte par INRIA directement Taxi Penet contact transfertservice fr Tel 06 09 50 92 53 en cas de litige concernant le versement des indemnit s de vos personnels trangers vous pourrez tre amen e a contacter L INRIA Sophia traite ses dossiers avec de Marseille le contact de 7 EGIDE est Mme Marqueto et son num ro de t l phone est le 04 91 29 97 00 Pour tout dossier d accueil pay par la DRI il s agira alors de 7 EGIDE de Par
35. ne Isabelle Lelaidier Sorres Claux Strobant Dominique Gu don Claire Senica Vermeersch J Pascale Cantenot 7 Caroline French Christine Faber M Relations interprofessionnelles transversales Au niveau relationnel vous travaillerez avec diff rents interlocuteurs des diff rents services gt le Bureau des Affaires Contractuelles et Financi res pour votre budget les contrats europ ens ou industriels les commandes les factures gt BM le Bureau des missions pour tous les d placements professionnels des personnels des projets gt REV les Service des Ressources Ext rieures et de la Valorisation pour tout qui touche a la communication aux relations industrielles relations internationales et l organisation de conf rences n cessitant des cr dits financiers SRH le Service des Relations Humaines pour le recrutement de tout personnel titulaire et non titulaire gt SEMIR le Service d Exploitation et de Maintenance Informatique et R seau pour toutes questions li es aux moyens informatiques ouverture de comptes informatiques lignes t l phoniques gt GENER les Services G n raux pour le mat riel les bureaux le courrier les clefs La direction de l UR pour la signature de tous documents administratifs DREAM D veloppement pour la Recherche Exp rimentations Applications et Maquettages SEMIR Service d Exploitation et de
36. nnel vous devez r cup rer le badge d acc s et la cl du bureau lui faire contre signer le document qu il a sign lors de la remise de sa cl l arriv e prendre ses nouvelles coordonn es pour tout courrier important lui renvoyer lui avoir rappel de rendre ses livres emprunt s au centre de documentation et lui demander de vider le bureau de ses affaires inutiles pour le proposer propre tout autre personnel arrivant 12 ETAPES CLES D UN DOSSIER D ACCUEIL PERSONNEL ETRANGER Contacter la personne et lui demander les pi ces n cessaires son dossier selon son statut D poser demande FSD sous ALFRESCO CV avec date et lieu de naissance Programme de visite en fran ais Envoyer dossier complet selon statut au SRH pour mise en paye le mois suivant Envoyer indications acc s INRIA la personne date arriv e Demander ouverture de compte informatique R cup rer badge acc s au SRH Accueillir physiquement la personne lui pr senter les membres de l quipe lui donner les cl s de son bureau lui donner la documentation relative son arriv e lui faire singer son ouverture de compte informatique lui expliquer les usages du projet envoyer documents manquants au SRH 3 mois avant 2 mois avant 1 mois avant 1 semaine avant 48h avant la veille Le jour J PERSONNEL FRANCAIS Contacter la personne et lui demander les pi ces n cessaire
37. nt de frais d inscription et donc des cr dits financiers seront n cessaires Relais de communication et veille informationnelle L AER doit pouvoir communiquer des informations par voie orale lectronique ou autre et doit savoir s lectionner les informations transmettre en fonction de la teneur de l importance du type d informations et l interlocuteur Elle doit communiquer de fa on transversale avec les diff rents services de et du projet vers l ext rieur partenaires scientifiques et industriels institutionnels presse et vice versa Elle reste l coute de toute information utile au bon fonctionnement de son projet ou de son service Elle assure la veille informationnelle au sein du projet et de son service 24 Autres activit s Les activit s de d pendent des activit s du chef de projet L AER peut tre amen e effectuer bien d autres activit s non list es dans ce document telle que la gestion d dition scientifique lorsque le chef de projet fait partie d un comit d dition d une revue scientifique Pour l organisation de toute conf rence faisant l objet de frais d inscription et entrainant des op rations financi res vous pouvez tre sollicit s par le bureau des cours colloques de pour aider la personne charg e de l organisation administrative de la conf rence Agn s Cortell Vous pourrez galement g rer des pages Web po
38. ord information information r ception validation refus validation missions traiter Demande ssionnaire Traitement de la mission ar le bureau des missions de proximit Entrer votre login et mot de passe ILDAP INRIA Vous retrouverez alors les ic nes suivantes Bienvenue sur le site de IziGFD a Connect en tant que ssorres se d connecter valider anomalie FAQ demandes 0 missions bancaire v hicule missions en attente de mission missions d l gations volution d volution voir mes voir compte voir demander voir missions fiche retour Vous avez trois options demander missions Saisir une nouvelle mission voir mes missions Consulter l tat d avancement du remboursement de vos missions d j effectu es fiche retour missin Rentrer les informations li es votre retour de mission montant ticket a roport Pour saisir votre mission vous devrez remplir les cases du formulaire correspondant aux informations de la mission date type du d placement lieu moyen de transport motif de la mission commentaires tout ce qui peut int resser le gestionnaire de mission pour tablir l tat de frais de la mission le lien web de la conf rence le trajet 42 Le code structure du projet est incr ment automatiquement Si l imputation budg taire de la d pense est diff rente alors il vous faudra indiquer le code exact de la structure endossant la d
39. personne qui souhaiterait en retirer des informations Les ressources d un projet sont constitu es d une dotation de l tat accord e par la direction de l INRIA et de contrats justifier contrats ANR contrats europ ens contrats induistriels Le budget est compos de 2 enveloppes Enveloppe 1 regroupant toutes les d penses de personnel imput es des contrats particuliers salaires des doctorants post doctorants stagiaires repr sent s sur la grille des salaires par le co t charg au projet Cette enveloppe est comptabilis e en hors taxe HT Les bar mes de paiement des personnels sont accessibles sur le portail formulaires R guli rement le SRH et Fabrice Fenouil vous mettront en acc s sur T un document comprenant les montants des d penses r elles de personnel de votre projet afin de vous permettre de pointer votre budget Enveloppe 2 d penses de fonctionnement regroupant toutes les d penses li es aux frais de missions des personnels du projet les repas les factures de t l phone les envois par UPS les sous traitances et les d penses de personnel g r es par EGIDE Cette enveloppe est comptabilis e en HT et tient compte de la r manence de TVA sur les sous traitances Cette enveloppe regroupe galement toutes les d penses de mat riel informatique postes de travail imprimantes cl s USB disque dur Le budget est r alis par tapes d une ann e sur l
40. rre de Sivry 54000 Nancy Adresse pro Universit d Orl ans Batiment de Math matiques BP 6759 45067 Orleans cedex 2 France RIB en PJ Merci St phanie Rentrer les informations sous IZIGFD Mail d alerte re u par AER apr s la saisie des informations Message original Sujet 1ZiGFD demande de mission de Julien DEANTONI AOSTE SOP PR Date Fri 17 Oct 2008 09 08 48 0200 De IziGFD lt IziGFD inria fr gt Pour Patricia Lachaume sophia inria fr Stephanie Sorres sophia inria fr Robert De_Simone sophia inria fr Une demande de mission a t saisie par PATRICIA LACHAUME SAPR SOP AE Pour valider suivre ou refuser les missions en attente de validation suivez ce lien https izi inria fr 443 tiki g run_activity php amp activityId 8 R sum de la demande de mission id 16978 missionnaire Julien DXXX AOSTE SOP PR dur e du 28 10 2008 16 56 au 01 11 2008 17 30 destination RENNES ILE ET VILAINE FRANCE itin raire LYON RENNES PARIS PARIS NICE ANTIBES budget pris sur la destination budg taire 1022 5 objet 18 Valider la mission sous IZGFD Mail d alerte re u par AER apr s la validation de mission sous IZIGED Message original Sujet 1ziGFD demande de mission de Frederic pour SOPHIA ANTIPOLIS accept e Date Tue 8 Apr 2008 10 50 50 0200 De 1ziGFD lt IziGFD inria fr gt Pour France
41. s son dossier selon son statut Envoyer dossier complet selon statut au SRH pour mise en paye le mois suivant Envoyer indications acc s INRIA la personne date arriv e Demander ouverture de compte informatique R cup rer badge acc s au SRH Accueillir physiquement la personne lui pr senter les membres de l quipe lui donner les cl s de son bureau lui donner la documentation relative son arriv e lui faire singer son ouverture de compte informatique lui expliquer les usages du projet envoyer documents manquants au SRH Missions Les membres du projet effectuent des d placements professionnels dans le cadre de conf rences workshops coles d t collaborations multiples Ces d placements sont r gis par le bureau des missions BM bureau missions sophia inria fr La proc dure d organisation des missions est propre chaque assistante Elle peut organiser elle m me tout le d placement professionnel ou aider le chercheur dans l organisation de ses d placements voyage inscription aux conf rences r servation d h tel Une gestionnaire du bureau des missions se chargera du traitement de la mission d s obtention des informations propres au d placement Les projets ont t r partis entre les gestionnaires du BM et vous travaillerez donc toujours de concert avec la m me gestionnaire du BM M Cr ation du profil missionnaire sous IZIGFD Pour pouvo
42. son environnement de travail il a t mis en place un service o sont regroup es toutes les assistantes de projet le SAPR Ce service a pour mission d assurer la gestion administrative de proximit exerc e par les assistants es au sein des projets de recherche scientifique Responsable de service et Assistante de projet Ephie Deriche Assistantes de Projet titulaires LACHAUME Patricia ALIAGA Annie LAFONT Marie C cile ARGENTE Montserrat LELAIDIER Sylvie BELLESSO Nathalie SENICA Claire CLAUX Christine SORRES St phanie FABER Christine STROBANT Isabelle FRENCH Caroline VERMEERSCH Laurie HONNORAT Sophie Aux assistantes titulaires s ajoutent galement des assistantes en contrat d termin appel es ACET La liste des projets auxquels sont affect s les Assistantes de projet est disponible http www sop inria fr sapr Une r union mensuelle est programm e par Ephie Deriche pour permettre aux assistantes de projet d changer tout type d information utile leur travail Ces r unions sont planifi es dans les agendas partag s de chacune d wren ON 7 D es YET T SuiS DANS ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL Un bureau est mis votre disposition le plus proche g ographiquement parlant de votre projet pour assurer un Service de proximit plus efficace M Un quipement informatique vous est alors d di Ordinateur portable DELL configur sous Windows pour l install
43. tratifs au pr alable et surtout disposer de documents rapidement pour monter votre dossier d accueil Serait il possible pour cela de nous fournir rapidement un CV mentionnant votre date et lieu de naissance par mail de pr f rence un RIB pour votre financement la notice de renseignements ci jointe remplie et sign e Copie carte d tudiante Attestation Egide remplie et sign e doc joint copie de votre attestation de s curit sociale responsabilit civile copie de carte de s jour si tranger Concernant votre h bergement il est souvent difficile de trouver quelque chose a un prix raisonnable sur la C te d Azur Pour un stagiaire Nous pouvons pour notre part vous proposer une chambre en r sidence international au tarif pr f rentiel de 7 euros la nuit Faites moi savoir si vous avez besoin de conseils ce sujet N h sitez pas me contacter pour toute information compl mentaire Merci de votre aide Cordialement XXX Docs joints notice individuelle attestation sur l honneur Egide doc 33 Exemple de mail en anglais pour prendre contact avec tout nouveau personnel accueillir au sein d un projet Dear XXX Prof XXX has informed us about your future stay among the research team XXX as a Phd Student a post doctorate We are pleased to welcome you within the project I work at the administrative purposes of the APICS research team In order to prepare your fil
44. ur cela une formation aux logiciels Dreamwaver Joomla pourra vous tre dispens e en fonction de votre besoin Pour toute information ce sujet contacter Ephie Deriche Dans l int r t du service vous pourrez tre amen e faire partie d un groupe de travail pour repr senter le SAPR et ainsi de rapporter le point de vue de l assistante au sein de son environnement de travail concernant le sujet trait A titre personnel vous pourrez vous investir dans des commissions internes INRIA pour repr senter vos coll gues au sein de Commission Consultative Paritaire Commission d Evaluation Commission Administrative Paritaire IT Comit Technique Paritaire Comit de centre iL PARA mimes auai Se PMO FESSIONNALSENN EME LA 7 0 7 ENS A 2 25 FICHE ACTIVITE OUTILS ACTIVITE INTERLOCUTEUR OUTIL INRIA REMARQUE Lien Web de la conf rence a Inscription une conf rence chercheur X r cup rer google Paiement FI par ECard BM agence comptable Portail formulaires formulaire IZIGFD remplir formulaire ECARD remplir et envoyer agence comptable Cr ation profil invit s 1ZIGFD gestionnaire BM mail bureau missions attention aux donn es transmettre statut adresse personnelle adresse administrative Saisie donn es d placement gestionnair
45. visit nom projet research team for nb months weeks from date until date We booked a student room in Centre International de Valbonne in Sophia Antipolis a appartmento to Resideal in Antibes We very much look forward to your visit Yours sincerely Exemple de lettre d invitation en francais pr alable tout accueil de personnel tranger Madame Monsieur Le projet XXX va accueillir XXX Stagiaire XXX qui viendra du XX au XX travailler a XXX Pendant cette p riode M XXX sera log au CIV a Sophia Antipolis Fait a Sophia Antipolis le XXX XXX Directeur de Recherche Projet XXX 35 Exemple de mail envoy au pr alable de toute arriv e de nouveau personnel Bonjour Je souhaite donc faire un point concernant votre arriv e l INRIA Nous vous attendons le XXX 2006 l INRIA Pour venir l INRIA vous pouvez avoir les directions sur ce lien http www sop inria fr presentation localisation_fr shtml Au poste de garde de l INRIA vous demanderez me contacter pour acc der au site Vous devrez dans un premier lieu laisser votre carte d identit au poste de garde que vous r cup rez dans la journ e d s obtention de votre badge d acc s Le gardien vous dirigera vers mon bureau qui se trouve au XXX Merci de me tenir inform e en cas de changement ou probl me de derni re minute Je vous souhaite donc un bon voyage A bient t Cordialement XXX Exemple de mail en anglais envoy au pr alable d
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