Lettre de mission - mode d`emploi
Contents
1. Et il n y a pas dire ce que vous d cidez sans que cela ne vous ait t impos m me au prix de quelques concessions sera beaucoup plus facilement respect par les parties Cette proc dure confidentielle si elle est pr vue par voie de clause contractuelle implique que les parties tenteront la m diation Si elle n aboutit pas cette tentative restera dans une bulle confidentielle que l on ne pourra faire exploser l occasion d une ventuelle proc dure judiciaire ult rieure 2 Choix du m diateur Le m diateur agr pourra tre choisi sur le tableau tenu par la Commission f d rale de M diation La proposition de m diateur sera adress e par crit par la partie la plus diligente l autre partie Pour viter de trop longues tergiversations la lettre de mission pr voit que faute d accord sur le choix d un m diateur dans les 45 jours civils compter de la naissance du litige le diff rend pourra tre soumis aux instances judiciaires 3 Assurance m diation 33 M diation Loi 21 02 2005 M B 22 03 2005 modification du code judiciaire liste sur http www mediation justice be 35 naissance que l on peut juger concr tis e la date du courrier que les parties se seront adress es pour faire tat de leurs griefs Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 18 Point suppl mentaire positif en faveur de la m diation pour tout professionnel IPCF assur par le biais2. Vu la responsabilit que la Loi sur la continuit des entreprises fait reposer sur les professionnels du chiffres en termes d information pr ventive faire au client le mod le de lettre de mission pr voit que le client doive agir de mani re proactive en informant le professionnel de tout d faut de paiement pour permettre ce dernier de d tecter les clignotants d alarme De cette mani re le professionnel peut automatiquement informer le client par crit de la dangerosit de la situation La preuve crite de cette information sera conserv e par le professionnel dans le dossier permanent du client concern et pourra au besoin tre soumise en cas de demande au juge comp tent dans le cadre de la loi sur la continuit des entreprises 4 Obligations du professionnel a Agir au mieux sur la base de pi ces originales Si le professionnel se doit d accomplir au mieux sa mission et y r ussir en termes de respect des d lais il n est cependant pas responsable de l exactitude des informations communiqu es par le client sauf exiger la production des pi ces probantes originales 10 art 10 et 12 loi du 31 01 2009 relative la continuit des entreprises revue par la loi du 27 05 2013 1 Art 12 loi du 31 01 2009 relative la continuit des entreprises revue par la loi du 27 05 2013 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 J b Agir de mani re responsable Comp tence et resp
3. cid de vous aider en rendant obligatoire cette fameuse lettre de mission qui comme point de d part toute relation contractuelle fera bonne figure dans le dossier permanent du client aux c t s notamment de sa fiche d identification l gale impos e par la loi anti blanchiment Retenons que si l existence de la lettre de mission est obligatoire son contenu reste quant lui de la responsabilit des contractants donc de vous et de votre client Comme vous le constaterez l IPCF vous offre des pistes et notamment un mod le pour vous aider en ce sens Si comme c est votre droit vous entendez laborer une lettre de mission avec l aide de votre conseil personnel consid rez que les points cl s y int grer sont repris l article 11 de notre d ontologie qui se r f re notamment au fait que la lettre de mission doive o pr ciser de mani re quilibr e les droits et devoirs r ciproques du client et du comptable IPCF o renseigner le calcul des honoraires et les d lais qui doivent tre respect s la lettre de mission ne puisse contenir des clauses d indemnit s et ou des d lais de r siliation exorbitants en cas d interruption ou r siliation de la mission Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 1 3 Une obligation impos e par qui Notre code de d ontologie initial a subi un s rieux lifting suite son abrogation et son remplacement par le nouvel Arr t Royal du 22 10 201
4. Police collective d assurance RC professionnelle IPCF Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 10 A ce sujet il est pertinent de garder constamment l esprit qu une obligation de r sultat oblige le professionnel pouvoir se justifier seulement par l vocation d un cas fortuit ou de force majeure tandis que dans le cadre d une obligation de moyen c est au client de prouver la faute du professionnel d o renversement de la charge de la preuve qu il importe d exploiter en termes de lettre de mission c Agir dans le respect de sa d ontologie Le professionnel est tenu au respect du secret professionnel qui lui est impos tant par la loi que par sa d ontologie En outre le client est inform que le professionnel est soumis la loi anti blanchiment ce qui implique qu il doive tre identifi l galement documents l appui En cas d absence de coop ration du client dans le cadre des pi ces d identification communiquer le professionnel ne pourra entamer sa mission 5 Fin de la convention Le d but d une relation contractuelle est rarement le moment o l on se soucie de la fin de celle ci et pourtant il s agit d un des points cruciaux envisager pour viter bon nombre de soucis et de perte de temps La d finition de l intervention du professionnel est aussi importante quant son objet que dans sa limitation dans le temps a r siliation avec ou sans pr avis Il faut d abor
5. de la police collective IPCF une assurance m diation a pris cours depuis avril 2014 Celle ci permet au professionnel de b n ficier de deux forfaits de 900 euros par an pour couvrir deux m diations qu il d sirerait entreprendre en rapport avec sa pratique professionnelle 5 Code de droit conomique CDE livre XVE r glement extra judiciaire des litiges de consommation 1 Champ d application limit Parmi les nombreux livres du Code de droit conomique le livre XVI traite lui aussi des mani res extra judiciaires de r gler les litiges auxquels les consommateurs peuvent tre confront s 2 Quiest consommateur Compte tenu de la d finition tr s limitative du consommateur ce livre XVI ne s appliquera qu une frange tr s r duite de la client le des professionnels IPCF rang s sous le vocable g n rique d entreprises dans le cadre de litiges de consommation Cette frange de client le ne vise en effet que les clients personnes physiques qui sollicitent les services d un professionnel comptable en dehors de leur cadre professionnel qu il soit commercial industriel artisanal ou lib ral Face cette d finition du consommateur il ne s agira d s lors que de cas limit s concernant par exemple des employ s ou des pensionn s qui solliciteraient l intervention d un comptable pour remplir leur d claration fiscale en personne physique 3 Informations pour le consommateur Cf p
6. de mission notice explicative table des mati res c Agir dans le respect de sa d ontologie 5 Fin de la convention a r siliation avec ou sans pr avis b Cas justifiant l absence de pr avis 1 Risque de contrari t avec la loi la d ontologie 2 Non respect de la lettre de mission c Non respect du d lai de pr avis 6 Honoraires a G n ralit s b D lai et modalit s de paiement 1 Prise de cours des d lais 2 Les d lais 3 Cons quences du non respect des d lais non respect du d lai de contestation de 15 jours non respect du d lai de paiement de 30 jours c Fixation des honoraires 1 Tarif horaire avec un tarif horaire unique avec des tarifs horaires diff rents 2 Tarif forfaitaire assorti de prestations taux horaire s principe du forfait forfait adaptable prestations couvertes par le forfait prestations exclure syst matiquement du forfait d Frais 7 Modes de r glement des contestations a Modes alternatifs de r glement des conflits b Opportunit d une conciliation c Contestation d honoraires Proc dure d arbitrage de l IPCF 1 Arbitrage pour les contestations d honoraires 2 Clause contractuelle d arbitrage 3 Accord pr liminaire obligatoire 4 Sentence arbitrale et exequatur d Contestations autres que celles relatives aux honoraires 1 M diation proc dure confidentielle plus rapide et moins co teuse 2 Choix du m diateur 3 Assurance m diation e Code de droit cono
7. et ou de l assistance des contr les fiscaux du paiement des frais de d p t des comptes annuels la BNB de l aide l laboration d un plan financier etc Cf sous 6 c 1 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 15 d Frais La clart des factures implique galement de distinguer les frais des honoraires On envisagera ainsi les frais de secr tariat ou de d placement mais galement certains frais particuliers qui eux devront d office tre pay s pr alablement par le client notamment a les frais de d p t des comptes annuels la BNB b les frais l gaux pour l inscription la modification aupr s de la B C E c tous droits d enregistrement En cas de non paiement pr alable de ces frais particuliers la lettre de mission pr cise que les cons quences des retards en r sultant ne pourront engager la responsabilit du professionnel c Modes de r glement des contestations 1 Modes alternatifs de r glement des conflits Sans nul doute aurez vous entendu parler voire d j compris combien en lieu et place des proc dures judiciaires longues et co teuses les modes alternatifs de r glements de conflits peuvent vous aider utilement r gler des diff rends avec vos clients tant au plan financier que sous l angle de la relation humaine les deux tant souvent troitement li s En effet r gler un diff rend peut souvent se concr tiser en communiquant et do
8. 3 C est ce nouveau code de d ontologie qui a eu un impact direct sur la lettre de mission d s son entr e en vigueur le 1 12 2013 4 Obligatoire depuis quand C est depuis le 01 12 2013 que l utilisation d une lettre de mission d j pr alablement vivement conseill e est devenue une obligation Depuis lors aucune nouvelle mission ne peut donc plus tre entam e avant qu une lettre de mission n ait t sign e entre le professionnel et son nouveau client Concernant les clients d j existants avant le 01 12 2013 le professionnel IPCF externe stagiaire ou membre dispose d une p riode transitoire de 24 mois jusqu au 30 11 2015 au plus tard pour tablir une lettre de mission 5 La lettre de mission base de la relation contractuelle Cette lettre mission sera gard e comme l une des pi ces ma tresses du dossier permanent galement rig en obligation par notre nouvelle d ontologie aux c t s notamment des donn es d identification du client obligatoirement recueillies et conserv es par le professionnel comptable externe dans le cadre de la l gislation anti blanchiment 6 Contenu de la lettre de mission pistes et mod le Si le contenu de la lettre de mission ne vous est pas impos l IPCF entend vous aider en mettant en avant les points forts qui devront n cessairement y figurer Nous vous proposons en outre un mod le type dont nous vous exposons ci apr s les diff rentes facettes 7
9. 4 loi du 22 04 1999 relative aux professions comptables et fiscales modifi e par la loi du 25 02 2013 MB 19 03 2013 3 Jours civils Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 17 Si tel n est pas le cas la partie qui le d sire peut solliciter son exequatur aupr s du tribunal Celui ci ne proc dera pas une nouvelle analyse du fond du dossier mais rev tira la sentence de la formule ex cutoire qui permettra la partie qui le souhaite de faire au besoin ex cuter la d cision par voie d huissier 4 Contestations autres que celles relatives aux honoraires 1 M diation proc dure confidentielle plus rapide et moins co teuse Pour r soudre un diff rend sans entrer dans les arcanes longues et co teuses des proc dures judiciaires qui en outre rompent d finitivement la confiance entre les parties la m diation peut gr ce l intervention d un m diateur agr vous permettre d aboutir dans un cadre totalement confidentiel une d cision fruit d un accord win win entre parties qui aura valeur de jugement ce qui ne pourrait r sulter d une conciliation Notons que dans le cadre de la m diation le m diateur contrairement au conciliateur ne pourra en aucune mani re conseiller les parties ni encore moins trancher le litige Il devra rester tiers la cause tout en tentant de permettre aux parties par le biais d un dialogue raisonn d aboutir entre elles une solution
10. Structure de la lettre de mission a Outre l identification des parties la convention devra aborder diff rents points repris ci apr s lesquels sont d crits plus en d tails A R 23 12 1997 M B 29 01 1998 A R 22 10 2013 M B 21 11 2013 entr e en vigueur 01 12 2013 3 Code de D ontologie art 11 1 4 Code de D ontologie art 11 2 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 2 dans le mod le de lettre de mission et seront analys s dans la notice qui suit point Il b Grands points de la structure de la lettre de mission Identification des parties Objet de la convention Obligations du client Obligations du professionnel Responsabilit Secret professionnel et blanchiment Fin dela convention Honoraires Mode de r glement des contestations Signature Il NOTICE EXPLICATIVE 1 Identification des parties L identification des parties est un point de d part oblig de toute convention Tant le client que le professionnel y seront d crits avec pr cision a Identification du client L identification contractuelle du client personne physique ou soci t ne remplacera cependant pas son identification l gale pi ces l appui telle qu exig e par la loi anti blanchiment et dont les donn es figureront comme la lettre de mission dans le dossier permanent le concernant En cas de client exer ant en soci t une identification du ou des repr s
11. TABLE DES MATIERES LETTRE DE MISSION MODE D EMPLOI PRELIMINAIRES Une lettre de mission Pourquoi La lettre de mission d sormais une obligation Une obligation impos e par qui Obligatoire depuis quand La lettre de mission base de la relation contractuelle Contenu de la lettre de mission pistes et mod le Structure de la lettre de mission NOTICE EXPLICATIVE 1 Identification des parties a Identification du client b Identification du professionnel 2 Objet de la convention appel e commun ment lettre de mission a Convention crite b Approche et compr hension commune de la lettre de mission c Objet de la lettre de mission d Descriptif de la lettre de mission e Prise de cours de la lettre de mission Conventions pr existantes Nouvelles conventions f Changement de structure juridique du professionnel 3 Obligations du client a communication des documents requis temps et heure b information spontan e d un d faut de paiement 4 Obligations du professionnel a Agir au mieux sur la base de pi ces originales b Agir de mani re responsable Comp tence et responsabilit Obligation d assurance Volets de la police collective Assur s o Membres et stagiaires IPCF o Police collective limit e aux membres stagiaires IPCF Police collective et soci t s IPCF Soci t s interprofessionnelles agr es IPCF Lettre de mission et police collective o R serve o Exclusions Lettre
12. a police collective IPCF peut b n ficier d une couverture m diation depuis avril 2014 Assur s o Membres et stagiaires IPCF L obligation d assurance vise tous les professionnels IPCF qu ils soient membres ou stagiaires personnes physiques ou personnes morales l Cf police collective via extranet onglet documents FR police assurance type 2014 Police Assurance collective RC professionnelle M diation 8 Art 50 1 1 loi 22 04 1999 relative aux professions comptables et fiscales Art 14 code de d ontologie AR 22 10 2013 MB 21 11 2013 15 Cf Pacioli n 377 20 01 2014 02 02 2014 pp 6 8 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 8 M me si le prestataire de services agr passe en soci t la preuve de la couverture d assurance devra tre soumise l IPCF tant concernant la personne physique mandataire de la soci t que pour la soci t elle m me o Police collective limit e aux membres stagiaires IPCF S il existe une police collective souscrite par l IPCF elle vise exclusivement ses membres et stagiaires personnes physiques et soci t s qui restent libres d y adh rer ou non En effet tout professionnel IPCF peut souscrire sa police aupr s de l assureur de son choix dans la mesure o la police r pond aux param tres de la police type Police collective et soci t s IPCF Si des membres stagiaires IPCF d cident de passer en soci t celle
13. as de sanction de niveau 2 une amende p nale de 26 10 000 euros et en cas de sanction de niveau 3 une amende p nale de 26 25 000 euros IT CONCLUSION Le pr sent mode d emploi et sa table des mati res entendent vous aiguiller au travers des diff rentes clauses de la lettre de mission pour la rendre lisible et explicable tant pour vous que pour votre client Rappelez vous que le comptable est le professionnel face un client qui en d pit d une formation en gestion de base est le plus souvent un novice en regard des l gislations comptables et fiscales et leurs cort ges d obligations Outre le respect r ciproque des clauses contractuelles cette notice a galement pour but de vous clairer sur certaines de vos obligations l gales et d ontologiques mises en exergue dans la lettre de mission mais qui par essence vous sont impos es en votre qualit de professionnel IPCF La lettre de mission vous offre un cadre juridique qui s curisera en toute transparence la relation contractuelle que vous allez entreprendre avec votre client Tel un GPS elle offrira aux deux parties la route ad quate pour arriver bon port Alors Bonne Route 48 livre XVI art XVI 2 4 1 et 2 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 22
14. bitrage de l IPCF 1 Arbitrage pour les contestations d honoraires Si une conciliation ne peut suffire et qu il s agit d une contestation d honoraires les parties peuvent la diligence de l une d elles solliciter l arbitrage de l IPCF par le biais de la chambre ex cutive Il s agit d une proc dure gratuite l galement pr vue o un tiers savoir la chambre ex cutive de l IPCF tranchera le litige et rendra une sentence arbitrale contre laquelle aucun recours n est pr vu 2 Clause contractuelle d arbitrage Relevons que si les parties ont d cid d int grer contractuellement ce mode de r glement dans la lettre de mission ceci implique que par la signature de la lettre de mission elles marquent leur accord pour tenter d en passer d abord par l arbitrage pour r gler leur contestation d honoraires 3 Accord pr liminaire obligatoire Il est relever qu avant de proc der l arbitrage l accord des parties m me s il est pressenti par la clause contractuelle sera nouveau sollicit par la secr taire de la chambre La lettre de mission pr voit ce propos qu au cas o aucune confirmation ne serait transmise au secr tariat de la chambre dans les 15 jours calendrier la chambre ne pourrait entamer l arbitrage 4 Sentence arbitrale et exequatur Tenant compte de l accord pr liminaire des parties et de l absence de recours la sentence arbitrale se doit d tre respect e par les parties 31 art 45 1 7
15. ci devra obligatoirement obtenir son agr ation IPCF tout comme ses mandataires doivent maintenir leurs agr ations individuelles En effet pour qu une soci t soit agr e l agr ation de ses mandataires ou tout le moins de la majorit d entre eux est une condition sine qua non Si chacun des mandataires de la soci t personne physique agr IPCF a adh r individuellement la police collective la soci t agr e profitera d une extension de la couverture d assurance pour elle m me sans paiement d aucune prime suppl mentaire Par contre d s qu un des mandataires IPCF choisit de s assurer personnellement aupr s d une autre compagnie d assurance que la police collective ce sc nario prend fin et la soci t risque de se retrouver sans couverture Soci t s interprofessionnelles agr es IPCF Dans la mesure o la police collective ne peut assurer que des professionnels IPCF d s qu un professionnel du chiffre d un autre institut int gre une soci t IPCF lui donnant d s lors le statut interprofessionnel cette soci t et ses mandataires doivent souscrire outre l assurance individuelle de chacun des mandataires un contrat d assurance individuel couvrant la soci t IPCF selon les param tres IPCF tenant compte de mandataires manant d instituts diff rents Les soci t s interprofessionnelles IPCF s adresseront la soci t d assurance de leur choix mais pourront galement se tourner v
16. d envisager les diff rents modes de r siliation savoir les cas dans lesquels un pr avis aura t pr vu et les cas o on en sera dispens tenant compte de l accord crit des parties ou de circonstances particuli res qui justifient qu on s en abstienne b Cas justifiant l absence de pr avis 1 Risque de contrari t avec la loi la d ontologie On envisage ici le cas o la poursuite des prestations risquerait de mettre le professionnel en contrari t avec les r gles l gales et ou d ontologiques auxquelles il est tenu notamment en cas de d couverte de pr somptions de blanchiment Art 58 loi 22 04 1999 3 Art 19 code de d ontologie AR 22 10 2013 4 Cf ci dessus Il 2 e Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 11 d argent ou de fraude fiscale sans volont d amendement du client ou en cas de mise en p ril de son ind pendance 2 Nonrespect de la lettre de mission Il s agit ici de cas o le client et ou le professionnel ne respecte nt pas les obligations telles que d crites dans la lettre de mission Cette attitude risque alors de mettre en p ril l quilibre de la convention et le respect de ses obligations contractuelles par le professionnel ou par le client c Non respect du d lai de pr avis En cas de non respect injustifi du pr avis il revient la partie d faillante de payer une indemnit correspondant la p riode du pr avis 1 mois ou 3 mois Le mo
17. dentification pratique le concernant Notons qu l image du prescrit du code de droit conomique la lettre de mission et le mod le de fiche d identification l gale qui vous sont soumis titre de mod le int grent toutes les mesures d identification prescrites en les appliquant qui plus est de mani re plus tendue tous les clients et non point seulement aux consommateurs Si le professionnel se doit de r pondre aux ventuels griefs qui lui auront t soumis par le consommateur en tentant de trouver une solution satisfaisante dans un esprit de conciliation faute d y parvenir le consommateur aura d tre inform des pistes de r solution extra judiciaires qui s offrent lui via la lettre de mission obligatoire Le mod le de lettre de mission propose en effet diff rentes pistes de r glement des conflits et la fiche d informations y annex es fournit les renseignements pratiques relatifs tant au professionnel qu son Institut voire du Service M diation pour le consommateur m me si son r le sera limit 4 Service M diation pour le consommateur Il s agit d un service public autonome en vigueur compter du 01 01 2015 servant de point de contact et de service pour le r glement extrajudiciaire des litiges de consommation Face une plainte le premier filtre de ce service sera d abord v rifier si le plaignant est bien un consommateur art XVI 2 du CDE 43 Lettre de mission re
18. des d lais compter du lendemain de l envoi de la facture 2 Les d lais Les d lais seront calcul s ici en jours civils D lai de contestation de la facture 15 jours civils D lai de paiement 30 jours civils Notons que les jours civils sont distinguer des jours ouvrables qui excluent les samedis dimanches et jours f ri s En l esp ce le calcul a lieu en continu mais si le d lai tombe lors d un week end ou d un jour f ri il sera report au lundi ou au jour qui suit l ventuel jour f ri 3 Cons quences du non respect des d lais 1 nonrespect du d lai de contestation de 15 jours Une fois pass le d lai de 15 jours la cr ance est d finitive et son montant consid r comme incontestablement d sous r serve d l ments soulev s par le Tribunal appel conna tre d un litige ventuel 2 non respect du d lai de paiement de 30 jours compter du lendemain de cette ch ance de 30 jours les sommes non contest es impay es et au paiement tardif injustifi sont augment es d un int r t brut mensuel fix entre les parties avec pour r f rence le taux d termin par la loi 26 d une indemnit forfaitaire de 40 euros pour les frais de recouvrement qu il a encourus Loi 02 08 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales modifi e par la loi du 22 11 2013 MB 10 12 2013 les nouveaut s apport es la loi de 2002 sont app
19. e fait que l assureur n interviendrait pour couvrir des sinistres concernant la probl matique des reconductions de baux commerciaux que si ce type de prestation avait t pr vu dans une lettre de mission pr alable o Exclusions Lors de l laboration de la lettre de mission et du descriptif des missions pr vues le professionnel v rifiera que toutes les missions envisag es avec le client soient bien couvertes par sa police d assurance Ceci est important relever sachant en effet que la police collective exclut de sa couverture certains mandats comme par exemple celui de syndic d immeuble Face ce genre de cas et avant d accepter la mission le professionnel devra veiller souscrire un contrat d assurance sp cifique pour ces activit s particuli res qui quoique d ontologiquement admises ne sont pas assur es Il n est pas inutile de rappeler galement qu en cas d infraction p nale commise par le professionnel la police RC pourrait ne pas intervenir entra nant pour l int ress l obligation de supporter PERSONNELLEMENT les cons quences civiles de ses actes 18 Art 2 4 de la police collective d assurance RC professionnelle IPCF parmi les activit s assur es les renouvellements de baux commerciaux pour autant que cette activit soit d finie dans une lettre de mission pr alable Art 20 2 code de d ontologie AR 22 10 2013 MB 21 11 2013 2 Art 20 code de d ontologie Art 2 7 2
20. e la convention appel e commun ment lettre de mission a Convention crite Avant tout sachez que le vocabulaire comptable ou juridique n est pas celui que privil gie votre client D s lors les termes que vous utiliserez n cessiteront souvent quelques explications voire de la vulgarisation si vous d sirez tre entendu et comprispar celui ci outre votre devoir de conseil en votre qualit de professionnel Pour commencer que recouvrent les termes lettre de mission La lettre de mission est une convention crite entre vous et votre client Evidemment toute convention ne n cessite pas d office un crit L accord des parties sur l objet du contrat et son prix pourra souvent suffire Ceci rassurera sans doute beaucoup de professionnels qui jusqu il y a peu encore taient peu enclins r diger une lettre de mission tout en tant tonn s de rencontrer des probl mes l heure de se faire payer ou cas de mise en cause de leur responsabilit tort ou non Face un accord verbal si le contrat entre parties existait la preuve des obligations de chacun restait n anmoins opaque voire inexistante 7 art 49 loi 22 04 1999 8 Associ g rant ou administrateur d l gu agr IPCF Art so G1er 1 de la loi du 22 avril 1999 et Pacioli n 309 9 CDE art lll 74 Ill 77 dont le non respect est passible de sanction p nale de 26 10 000 CDE art XV 70 et XV 77 7 Lettre de mission no
21. entants de la soci t sera requise avec justification des pouvoirs de repr sentation b Identification du professionnel Le professionnel personne physique ou personne morale agr devra tre identifi sous plusieurs angles 5 loi du 11 01 1993 relative la pr vention de l utilisation du syst me financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et r glement approuv par l IPCF le 28 01 2011 relatif l application de la loi 11 01 1993 pr cit e 6 AR 22 010 2013 D ontologie art 11 2 al 2 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 3 D abord et avant tout comme une des parties au contrat cela semble vident Par ailleurs si le professionnel est une soci t agr e qui re oit un mandat pour des prestations comptables il faudra d signer un repr sentant personne physique agr IPCF comme titulaire du dossier C est lui qui sera responsable du dossier sous l angle disciplinaire de la m me fa on que s il exer ait en personne physique Un troisi me angle d identification sera celui de la fiche relative la communication d informations impos es par le code de droit conomique Celle ci sera annex e la lettre de mission voire sera mise la disposition des clients dans la salle d attente par exemple qui n en disposeraient pas encore Nous vous soumettons galement un mod le cet effet sur internet 2 Objet d
22. entionne qu une fois que le paiement int gral aura t effectu les prestations ne pourront tre effectu es temps et heure que dans la mesure o le professionnel disposera d un minimum de 5 jours ouvrables entre la date de r ception du paiement et la date limite pour effectuer la prestation requise En outre le professionnel devra disposer des pi ces n cessaires sa prestation dans le m me d lai de 5 jours ouvrables Faute de quoi tout dommage r sultant d un quelconque retard ne pourra lui tre imput c Fixation des honoraires Les honoraires sont consid rer comme le nerf de la guerre car un manque de clart leur propos peut souvent tre l origine d une rupture de confiance entre le professionnel et son client avec les conflits qui en r sultent Il est donc fondamental que le professionnel explique clairement son client le mode de fixation de ses honoraires Il peut s agir au choix d un 1 tarif horaire 1 avec un tarif horaire unique Dans ce cas le taux que le professionnel utilise est similaire quelle que soit la prestation fournie qu il s agisse de comptabilisation ou de conseils n cessitant des recherches voire un contr le fiscal 28 Idem 16 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 14 2 avec des tarifs horaires diff rents Les tarifs seront alors adapt s en fonction du degr de technicit de la prestation Pour plus de facilit le professio
23. ers le courtier qui g re la police collective IPCF car pour ne pas p naliser les membres ayant d sortir de la police 16 Correspondant aux param tres de base exig s par le Conseil national de l IPCF art 14 de la d ontologie et d s lors de la police collective 17 Extension de garantie la soci t sans surprime cf police collective via l extranet art Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 9 collective en regard du caract re interprofessionnel de leur soci t un syst me hybride a t mis sur pied permettant aux membres IPCF de continuer b n ficier de mani re similaire aux avantages de la police collective Lettre de mission et police collective A n en pas douter la s curit qu offre le cadre juridique de la lettre de mission est importante aux yeux de l assureur qui avant m me que la lettre de mission ne soit devenue une obligation l avait d j utilis e comme balise de protection face des risques lourds en termes de sinistralit surtout lorsqu il s agit de prestations n entrant pas dans les activit s phares du comptable En outre en cas de sinistre la lettre de mission s il en existait une faisait et fait partie des pi ces ma tresses sollicit es par l assureur pour v rifier si la prestation effectu e occasion du sinistre tait ddment pr vue entre parties o R serve Pour tre plus concret la police collective a int gr parmi ses r serves l
24. estations au client qui reste une tierce personne par rapport lui En effet le professionnel peut donner des conseils des pistes son client pour g rer son entreprise mais il n est pas partie prenante dans ladite gestion d Descriptif de la lettre de mission Cette mission sera adapt e la personne du client personne physique ou soci t Il conviendra au professionnel d analyser les besoins et les demandes du client pour cadrer son champ d intervention Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 5 Parmi les champs d intervention possibles le mod le de lettre de mission vous propose diff rents angles et notamment celui a de l organisation comptable du droit des soci t s de la fiscalit TVA IPP ISOC des conseils de l assistance dans des domaines compatibles avec la d ontologie de l IPCF SO S e Prise de cours de la lettre de mission Notons que l instauration de l obligation de la lettre de mission s applique tant aux nouvelles conventions qu des conventions pr existantes avant le 01 12 2013 moyennant pour ces derni res une p riode transitoire jusqu au 30 11 2015 Conventions pr existantes Dans ce cas une distinction est op rer entre le d but de la convention et la prise de cours de la lettre de mission En effet pour les conventions de prestations de services qui existaient d j sans crit il faut tenir compte du fait que la prise de cours de la le
25. licables aux contrats conclus renouvel s prorog s compter du 16 03 2013 et en tout cas 2 ans compter du 16 03 2013 donc d s le 16 03 2015 art 5 loi 02 08 2002 int r t art 3 de la loi 02 08 2002 taux d int r t appliqu par la Banque centrale europ enne major de huit points de pourcentage et arrondi au demi point de pourcentage sup rieur Ex concernant les retards relatifs des contrats conclus renouvel s prorog s compter du 16 03 2013 8 5 pour le 1 et le 2 me semestre 2014 pour les contrats conclus avant le 16 03 2013 1 et 2 semestres 2014 7 5 77 Art 6 loi 02 08 2002 40 forfaitaires de plein droit et sans mise en demeure autres frais de recouvrement d passant les 40 Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 13 d une indemnisation pour les autres frais de recouvrement encourus en ce compris l indemnit de proc dure conform ment aux dispositions du Code judiciaire Le professionnel peut en outre envisager de se r server le droit de suspendre ses prestations dans les quinze jours apr s avoir envoy une lettre recommand e d avertissement et ceci jusqu au paiement int gral de la dette Il convient d tre vigilant avec ce type de mesure surtout si le professionnel est d tenteur d une procuration l habilitant d poser les d clarations en lieu et place du client Il faut veiller ce que le courrier recommand adress au client m
26. mique livre XVI R glement extra judiciaire des litiges de consommation 1 Champ d application limit 2 Quiest consommateur 3 Informations pour le consommateur 4 Service M diation pour le consommateur 1 Loi du 04 04 2014 portant insertion du Livre XVI R glement extrajudiciaire des litiges de consommation dans le Code de droit conomique En vigueur le 13 05 2014 Lettre de mission notice explicative table des mati res 2 5 R les du Service M diation pour le consommateur 6 Pouvoirs du Service M diation pour le consommateur 7 Sanctions en cas de non respect du livre XVI CDE Ill CONCLUSION Lettre de mission notice explicative table des mati res 3 LETTRE DE MISSION MODE D EMPLOI I PRELIMINAIRES 1 Une lettre de mission Pourquoi Combien de fois ne vous tes vous pas dit en lisant ou en coutant les bons conseils relatifs aux avantages de la lettre de mission que oui oui c est tr s bien mais avec mes clients touts se passe dans un climat de confiance qui ne n cessite pas d crit sous quelque forme que ce soit Et combien de fois n a t on pas entendu au niveau de l Institut des probl mes qui auraient pu tre facilement ou plus ais ment r gl s voire vit s l aide d une lettre de mission Et c est l que se joue la longue m lop e du si j avais su 2 La lettre de mission d sormais une obligation Face cela l Institut a d
27. mplit cette condition art Ill 74 CDE soit la conciliation par le service juridique qui garde un caract re officieux m me si elle est pr vue dans le code de d ontologie soit l arbitrage de la chambre ex cutive organe de l IPCF mais uniquement pour les contestations d honoraires en dehors de l Institut lui m me l IPCF fait la promotion de la m diation externe via l assurance m diation 46 consommateur savoir ni une soci t ni une personne physique dans le cadre de son activit commerciale Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 20 On rel vera ici que cette limitation de l analyse des litiges en fonction de la personnalit du plaignant consommateur ou pas n est pas d application par l IPCF lorsqu il intervient en qualit de conciliateur via ses juristes form s en m diation voire comme arbitre par le biais de sa chambre ex cutive cf art 45 1 loi 22 04 1999 En effet l IPCF ne fait aucune discrimination entre personnes physiques ou morales ni entre professionnels ou non professionnels Son champ d intervention n est donc pas limit comme l est l intervention du Service m diation pour le consommateur 5 R les du Service M diation pour le consommateur Ce Service de m diation pour le consommateur a diff rents r les d information de r ception des demandes de r glement extrajudiciaire d un litige de consommation de transmission des litiges de con
28. nc en mettant des mots sur le probl me et surtout en le transmettant par un crit clair l interlocuteur vis C est pourquoi la lettre de mission pr voit qu avant toute chose les parties doivent s adresser les raisons de leur diff rend par crit en vue de tenter de trouver une solution amiable Si elles n y parviennent pas diff rentes pistes douces s offrent elles qui souvent et contrairement aux proc dures judiciaires sont parfois gratuites Ceci se r sume donc par gain de temps gain d argent et gain humain 2 Opportunit d une conciliation Si les parties apr s s tre crites ne parviennent pas se concilier entre elles elles peuvent s adresser de commun accord l IPCF pour solliciter de l aide en vue d aboutir une conciliation assist e 30 MARC Ss Conciliation m diation Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 16 Dans ce cadre le conciliateur pourra outre son coute des deux parties rappeler au besoin certaines r gles d ontologiques au professionnel et recadrer un client parfois enclin faire du shopping entre des comptables sans respecter le travail fourni par le professionnel et donc la facture qui en r sulte Il est clair que la conciliation implique en soi une importante dose de bonne volont et de bonne foi de la part des parties car c est le sc nario du a passe ou a casse 3 Contestation d honoraires Proc dure d ar
29. nnel int grera alors un tableau explicatif dans la lettre de mission pour distinguer les diff rentes possibilit s 2 tarif forfaitaire assorti de prestations taux horaire s 1 principe du forfait Le principe du forfait est de pouvoir envisager un montant global recouvrant plusieurs types de prestations pour une p riode d termin e mois ou trimestre et ce quelle que soit la quantit de travail par p riode En outre en cas de rupture de la relation contractuelle sans respect du pr avis fix le mod le de lettre de mission envisage que le forfait restera d pour la p riode de pr avis initialement pr vue 2 forfait adaptable Si syst matiquement les variations de travail d une p riode sont devenues sup rieures ou inf rieures au montant du forfait la lettre de mission pr voit la possibilit d adapter annuellement le montant du forfait Cette possibilit n est n anmoins envisageable qu avec l accord commun du professionnel et du client 3 prestations couvertes par le forfait Il est important de d crire clairement les prestations couvertes par le forfait sachant que par d faut toute autre intervention sera factur e sur la base d un tarif horaire 4 prestations exclure syst matiquement du forfait Comme certaines prestations pr sentent un caract re trop al atoire ou trop difficile valuer il est opportun de les exclure d office du forfait Il s agit notamment de la pr paration
30. ntant d se calculera sur la base des honoraires dus pour l ann e civile en cours ou sur la moyenne des 3 derni res ann es civiles 6 Honoraires a G n ralit s Le professionnel facturera r guli rement ses prestations savoir le plus souvent mensuellement ou trimestriellement Cette facturation r guli re sera non seulement garante du respect par le professionnel de ses obligations l gard de l administration de la TVA mais aussi d un suivi constant de la r cup ration de ses cr ances tout en assurant galement par le biais de factures d taill es une juste information au client quant aux prestations effectu es pour son compte En outre le professionnel qui d c lera plus rapidement un non paiement du client son gard pourra analyser cette situation comme un premier clignotant en regard de la loi sur la continuit des entreprises Ce clignotant veillera la vigilance du professionnel et l invitera attirer l attention du client non seulement sur cette cr ance mais peut tre aussi sur la situation globale de son entreprise Ce d faut de paiement est peut tre l arbre qui cache la for t b D lais et modalit s de paiement Diff rents d lais sont prendre en consid ration outre sa date de prise de cours importante pour la computation de ces d lais Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 12 1 Prise de cours des d lais La lettre de mission pr voit le calcul
31. olice collective extranet https extranet ipcf be CLASSIFIED FR POLICES 20ASSURANCE 20TYPE 2014 20POLICE 20 COLLECTIVE 20DE 20LA 20RESPONSABILITE 20CIVILE 20PROFESSIONNELLE 20 20MEDIATION PDF 37 Pacioli n 377 20 01 2014 02 02 2014 pp 6 8 38 Loi du 04 04 2014 portant insertion du Livre XVI R glement extrajudiciaire des litiges de consommation dans le Code de droit conomique En vigueur le 13 05 2014 39 consommateur toute personne physique qui agit des fins qui n entrent pas dans le cadre de son activit commerciale industrielle artisanale ou lib rale 40 entreprise toute personne physique ou personne morale poursuivant de mani re durable un but conomique y compris ses associations 41 Litige de consommation litige entre une entreprise et un consommateur Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 19 M me si les clients consommateurs f sont en nombre limit il conviendra que le professionnel leur ait fourni les indications requises par le CDE propos du contrat conclu pour leur permettre notamment d introduire une plainte aupr s de l entreprise voire aupr s du Service M diation pour le Consommateur entr e en vigueur le 01 01 2015 Dans cette m me ligne le professionnel IPCF aura en outre fourni ce client consommateur les informations relatives aux r f rences de ce service M diation pour le consommateur et comme tout client les informations d i
32. onsabilit Le professionnel IPCF se doit de respecter les r gles l gales d usage dans le cadre de sa mission et en outre avoir d ment couvert sa responsabilit civile professionnelle selon les prescrits l gaux et d ontologiques de sa profession Dans la mesure o il agit en toute bonne foi il peut limiter sa responsabilit civile professionnelle concurrence par exemple des montants pr vus dans la police d assurance type telle qu approuv e par l I P C F Obligation d assurance Avant m me et ind pendamment du prescrit contractuel de la lettre de mission la couverture d assurance responsabilit civile professionnelle r pond des obligations l gales et d ontologiques que tout professionnel IPCF se doit de respecter La couverture d assurance responsabilit civile professionnelle offre la garantie aux clients qu en cas de sinistre dont l origine est la faute prouv e du professionnel avec un lien causal en regard du dommage qu il aurait subi une assurance pourrait intervenir ind pendamment de la solvabilit personnelle ou non du professionnel Volets de la police collective Relevons titre informatif que la police collective couvre le professionnel IPCF tant sous l angle de sa responsabilit contractuelle qu extra contractuelle dite RC exploitation et qu elle comporte galement un volet Protection juridique Outre la responsabilit civile professionnelle le professionnel IPCF ayant adh r l
33. sommation une entit qualifi e en la mati re reconnue par le SPF Economie d intervention titre r siduel faute d entit qualifi e reconnue 6 Pouvoirs du Service M diation pour le consommateur Notons que si les cas d intervention du Service M diation pour le consommateur seront rares au vu de la d finition restrictive donn e au consommateur par le CDE et vu que la lettre de mission pr voit contractuellement les modes de r glement extra judiciaires les pouvoirs octroy s l galement ce service sont en soi particuli rement importants et invasifs Il peut en outre de fa on confidentielle prendre connaissance sur place des livres correspondances rapports et en g n ral de tout document et crit de l entreprise concern e qui ont un rapport direct avec l objet de la demande demander toute explication et information utiles aux mandataires de l entreprise et proc der toute v rification utile pour l enqu te peut se faire assister par des experts 47 e A BE Ei g Le SPF Economie P M E Classes moyennes et Energie tablit la liste des entit s Cette liste est communiqu e la Commission europ enne Art XVI 24 ler Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 21 7 Sanctions en cas de non respect du livre XVI CDE Les sanctions en cas d infractions sont de niveaux 2 ou 3 suivant qu il y ait eu bonne ou mauvaise foi Ceci implique en c
34. tice explicative V Sirjacobs 12112014 4 La lettre de mission est donc un contrat qui parce qu il est crit vous offre une PREUVE de ce qui a t convenu entre les parties l entame de la relation contractuelle Le cadre est d sormais fix Il y sera question dela mission confi e au professionnel des obligations du client et du professionnel des conditions financi res appliquer aux prestations fournies et aux cons quences de leur non respect du mode de r siliation du contrat des modes de r solution des conflits ventuels entre les parties b Approche et compr hension commune de la lettre de mission Convaincus de l utilit de la lettre de mission il convient d sormais de ne pas vous limiter la faire signer par le client et lui en laisser son exemplaire Non lisez en toutes les clauses avec lui et veillez ce qu il en ait compris la teneur En effet si vous d sirez pouvoir accomplir sereinement votre mission et viter les multiples rappels avant que ne sonne le gong du d p t tardif ou tout autre d sagr ment expliquez au client les d lais fix s dans la lettre de mission ainsi que toutes les clauses qui y figurent Il y va de votre devoir de CONSEIL en votre qualit de professionnel c Objet de la lettre de mission Ne l oublions pas l objet de la convention est la mission que le client confie au professionnel Ce professionnel fournit des pr
35. ttre de mission et des clauses qu elle comporte si elles sont distinctes de la pratique ant rieure ne pourra s appliquer la p riode ant rieure la signature de la lettre de mission Nouvelles conventions En outre pour les conventions post rieures au 01 12 2013 l intervention effective du professionnel et la prise de cours de cette convention doivent tre subordonn es la signature d une lettre de mission et l identification du client impos e par la loi anti blanchiment f Changement de structure juridique du professionnel La question se pose quant au sort de la lettre de mission en cas de changement de la structure juridique du professionnel qui de personne physique passe en soci t le dossier tant toujours trait par la m me personne Pour viter que ce genre de modification n oblige la professionnel refaire toutes ses lettres de mission le mod le de lettre de mission crite a pr vu une clause cet effet Lettre de mission notice explicative V Sirjacobs 12112014 6 3 Obligations du client a Communication des documents requis temps et heure La lettre de mission doit d crire au client les pi ces communiquer au professionnel et les d lais end ans lesquels ils doivent l tre sous peine de d gager le professionnel de toute responsabilit en cas de non accomplissement de sa mission dans les d lais l galement requis b information spontan e d un d faut de paiement
Download Pdf Manuals
Related Search