Numérisation documentaire Mode d`emploi
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1. es CT fin E E SE d N Ce lt E VOTRE ASSISTANT PRIV Num risation documentaire Mode d emploi Ce document rassemble un ensemble d informations sur la num risation documentaire d une mani re g n rale et plus particuli rement sur le service propos par Offic o Il r pond notamment aux questions suivantes e Pourquoi num riser et mettre dans Mon Coffre e Comment faire e Quels documents num riser e Mes documents sont ils en s curit e Quelle est la valeur l gale d un document num rique Etc http numerisation officeo fr UP TAT9 0 610 180 199 Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Pourquoi num riser ses papiers et les d poser dans Mon Coffre Assurance perte vol destruction En num risant vos documents et en les d posant dans votre coffre en ligne vous vous s curisez contre leur perte leur vol ou leur destruction incendie inondation Disposer d une copie chez soi ou en voyage peut s av rer primordial Disponibilit partout et tout le temps En num risant vos documents et en les d posant dans votre coffre vous les rendez disponibles n importe o et n importe quand pourvu que vous ayez une connexion Internet De plus gr ce la fonction de recherche par mots cl s vous retrouvez n importe quel document en un instant Suppression du papier lib ration d espace Un chez vous sans papier C est presque possible P2. es d une grande valeur En quelques clics vous r cup rez l ensemble des factures que vous transmettez votre Assureur En cas de destruction ou perte de vos papiers personnels dans un incendie ou une inondation vous retrouvez imm diatement l int gralit de vos dossiers administratifs Dans certains cas la copie num rique remplacera pleinement l original sinon elle en facilitera grandement la demande de remplacement Votre dossier m dical n importe ou et n importe quand Vous tes en vacances et vous devez aller chez le m decin local Vous pouvez acc dez sur place au dossier m dical de n importe quel membre de votre famille en quelques clics Vous pr parez votre retraite Conservez vos fiches de paie au coffre Au moment de la retraite vous r cup rerez en quelques instants l ensemble des justificatifs n cessaires fiches de paie et autre Votre reconstitution de carri re s en trouve grandement facilit e Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Comment num riser et d poser dans Mon Coffre Cette op ration consiste cr er un document num rique format PDF en g n ral partir d un document papier Concernant les r glages de num risation voir dans les questions courantes EFassephort retraite ots cl s Cette tape permettra de retrouver facilement les 15 uin 2007 documents ensuite Fiches de paie 3 Sauvegardez Sur disques durs et cl s USB Vous pou
3. valeurs hi fi cd dvd etc Certificats d authenticit bijoux meubles uvres d art Estimations d experts Li Sinistres Dossier de r glement des sinistres par l assureur Dossier d accident corporel factures expertises certificats m dicaux afin d obtenir des d dommagements pour le pr judice subi L Factures et garanties al Achats Factures et garanties diverses Dur e de vie du bien exceptionnels Li Travaux Contrats de travaux contrats d architecte Toute la vie Factures et preuves de paiement des travaux Proc s verbaux de r ception des travaux Ci Equipements Mobilier Electrom nager hi fi Micro Dur e de vie du bien de la maison informatique outils de bricolage et de jardinage Li Prestations Artisans plombier etc de service Eau lectricit t l phone Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Classement Nom Dur e de conservation __ H tels restaurants etc a La V tements Costumes robes de soir es etc Dur e de vie du bien I Famille l Contrats et Actes d tat civil copies int grales et extraits Toute la vie actes Contrats de mariage ou PACS pactes civil de solidarit Jugement de divorce ou de s paration Union libre D cisions de justice tutelles curatelles Succession Actes de donation Dispositions testamentaires Actes de reconnaissance d un enfant actes d adoption La Formation Dipl mes universitaires et pro
4. aire Mode d emploi 27 avril 2009 Classement CU Dur e de Tu d assembl es et de conseils d administration Livres registres comptables et bancaires m ans factures bons de commandes de livraisons et contrats commerciaux Doubles des bulletins de paie des employ s les 5 ans registres du personnel Rapports des commissaires aux comptes et 3 ans documents relatifs aux versements des charges sociales Documents relatifs la comptabilisation des horaires des salari s Voiture Moto Voiture Voiture Moto Moto LI Achats Actes de ventes factures d achats date de fin de cessions garantie L Amendes Justificatifs de paiement de PV pertes de points du permis auto L Papiers Carte grise assurance Attestation assurance http numerisation officeo fr Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Mat riel et r glages La num risation de documents se fait avec un scanner plat ou d filement ou une imprimante multifonction Si vous poss dez d j une imprimante dont vous tes satisfaits ou que vous n avez pas besoin d une imprimante optez pour un scanner seul Scanners plat Nous vous conseillons un scanner plat c est bon march S partir de 50 et cela vous permet de scanner toute 5 sorte de documents magazines pages de livres etc Leur seul d faut est leur rapidit et le fait que vous devez scanner les pages une par une Imprimantes multifonctions Une i
5. e gris un document papier d une page p sera environ 500 Ko Ainsi vous pourrez stocker gratuitement dans 1 Go l quivalent de 2000 pages Num riser vos documents personnels c est simple et pratique Offic o vous propose un service complet de d mat rialisation documentaire e directement votre domicile e selon diverses modalit s au choix http numerisation officeo fr Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Liste propos e de documents num riser Cette liste est fournie titre indicatif et non exhaustif Les documents sont class s selon le plan de classement par d faut d un coffre Offic o lors de sa cr ation Vous pouvez modifier et enrichir ce plan selon vos besoins Les dur es officielles de conservation des documents sont disponibles l adresse suivante http vosdroits service public fr particuliers F19134 xhtml Classement Dur e de conservation L Assurance Lx Contrats et Contrat d assurance habitation avec ou sans Dur e du contrat 2 attestations Responsabilit Civile ans Contrat d assurance auto bateau moto Contrat d assurance scolaire Ann e scolaire Contrats d assurance d c s 10 ans Assurance sur la vie Contrats souscrits du vivant aupr s des pompes fun bres Contrat d assurance professionnelle L Courriers Double d une lettre de r siliation accus de r ception L Preuves de Photos des meubles uvres d arts objets de Toute la vie valeurs
6. fessionnels Toute la vie Scolarit Dossiers scolaires La Loisirs Cartes de membres de club association parti validit politique Licences sportives professionnelles associatives Cartes d abonnement de r duction transport commer ants famille nombreuses etc Papiers Carte d identit validit d identit Passeport Permis de conduire Livret de famille Toute la vie Livret militaire Visas cartes de s jour de r sident validit Carte d tudiant L Finances L Banques Contrats des banques RIB RIP Facturettes de cartes bancaires 3 ans Relev s de comptes virement pr l vement etc 5 ans Pr t immobilier pr t la consommation 2 ans apr s ch ance Imp t sur le revenu Avis d imposition 3 ans compter de d claration de revenu justificatifs de l ann e qui suit l ann e r duction d duction d imposition Imp ts sur la fortune D clarations avis de 4 ans paiement Imp ts locaux 1 an 4 ans Attestations de paiement l Logement locataire Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Classement Nom Dur e de conservation La Contrats Contrat de bail Contrat d assurance habitation avec ou sans L Courriers Lettres propri taires locataires justificatifs AR Etats des lieux Responsabilit Civile L Quittances Quittances de loyers Fu Travaux et Devis et factures de travaux entretien Contrats d entretien de chaudi re Certi
7. ficats de ramonage annuel L Logement propri taire L3 Contrats et Contrat de bail titres Titres de propri t s L Copropri t D compte de charges Proc s verbaux des assembl es g n rales R glements de co propri t Li Travaux et Devis et factures des travaux effectu s 5 ans apr s la cession entretien du bien L Sant Ordonnances notamment pour les affections de vie longue dur e R sultats d examens m dicaux et d analyses radiographies chographies etc Carnet de sant de toute la famille carnets de vaccination Cartes de groupe sanguin La Dossiers m dicaux Attestation de carte verte carte verte carte Lai S cu ation assur social Mutuelle Carte de mutuelle Attestation de remboursement de la mutuelle Copie des fiches de s cu Jusqu remboursement L Vie professionnelle salari Es Contrats Contrats de travail certificats de travail jusqu la retraite courriers Lettres d engagements soldes de tout compte licenciement L Pr paration Fiches de paie retraite Relev s de points retraite Justificatifs d arr t de travail de maternit Justificatifs Assedic Attestation de cong parental Vie professionnelle employeur L Employeur Si vous tes employeur vous vous devez de conserver certains documents Ci apr s une liste non exhaustive Statuts de la soci t registres de proc s verbaux 30 ans Num risation document
8. mprimante multifonction fait la fois imprimante fax scanner et photocopie Elles ont donc l avantage du tout en un Le scanner int gr est toujours un scanner plat Comparatif en ligne http Www lesnumeriques com article 47 74 html Scanner d filement Ces scanners beaucoup plus chers plut t partir de 300 que les scanners plat permettent de scanner jusqu une cinquantaine de documents en m me temps Ils sont donc particuli rement adapt s pour scanner des volumes importants A votre demande votre Assistant Priv pourra venir chez vous quip d un scanner d filement pour la num risation de votre historique de papiers Concernant les r glages une num risation en niveau de gris ou couleur 300pp est largement suffisante pour les documents de nature administrative Faites le faire par votre Assistant Priv A votre demande votre Assistant Priv pourra venir chez vous quip d un scanner ultra performant pour la num risation de votre historique de papiers N h sitez pas faire la demande aupr s de notre service client le http numerisation officeo fr
9. our certains documents il est inutile de garder une copie papier originale Une fois ces documents num ris s vous pouvez donc vous en d barrasser Partage avec votre Assistant Priv Tout document de votre coffre est si vous le souhaitez accessible votre Assistant Priv Vous pouvez ainsi via le coffre d l guer votre Assistant Priv distance le traitement de certains courriers Si vous optez pour le classement d mat rialis uniquement votre Assistant Priv pourra mettre jour ce classement distance http numerisation officeo fr Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Quelques situations pratiques Vous tes en d placement Vous tes l tranger vous avez perdu votre passeport Heureusement vous avez num ris et d pos votre passeport au coffre il vous suffit d un acc s Internet pour en sortir une copie cela vous facilite consid rablement vos d marches pour en refaire un nouveau Vos justificatifs de domicile port e de clic Gr ce votre coffre en ligne vous ou votre Assistant Priv tes capables d imprimer ou de transmettre en quelques clics vos derni res factures EDF t l phone une attestation fiscale ou tout autre document demand en tant que justificatif de domicile Vous tes victime d un sinistre Pendant les vacances la fuite chez votre voisin du dessus a d truit l ensemble de votre garde robe et notamment des costumes et robes de soir
10. r solution de 300ppp et le mode Niveau de gris o Couleur gt Ces r glages sont en g n ral suffisants pour permettre une bonne restitution de vos documents Pourquoi d poser les documents dans Mon Coffre plut t que de les garder sur mon ordinateur ou sur une cl USB Vous pouvez parfaitement d poser vos documents au coffre ET en garder une copie sur vos propres supports de stockage Quoi qu il en soit nous conseillons fortement de d poser les documents au coffre pour Les mettre en s curit car nos serveurs sont bien mieux s curis s contre la perte de donn es et les intrusions que vos disques durs ou autre cl s USB Les partager avec votre Assistant Priv via le web Y avoir acc s n importe quand et de n importe o dans le monde partir d une connexion Internet Si j adopte le service Offic o est il obligatoire de d poser mes documents num ris s dans Mon Coffre Non vous pouvez parfaitement d cider de num riser les documents et de les garder sur vos propres supports de stockage disque dur cl USB Cependant pour les raisons voqu es plus haut nous vous conseillons fortement de les d poser au coffre Un document num rique a t il une valeur l gale Oui Notre partenaire Novapost en qualit de Tiers de Confiance certifie l int grit des documents d pos s au coffre et garantit leur date de d p t en r f rence la norme Afnor NF Z42 013 Nous garantisson
11. s donc que vos documents n ont t ni falsifi s ni corrompus depuis leur d p t Ainsi vos documents pourront profiter d une valeur probante Art 1348 ali na 2 du Code Civil face un fournisseur un juge un assureur un client une caisse de retraite l administration fiscale etc Si mes documents sont dans mon coffre et donc accessibles depuis Internet ne risquent ils pas d tre vus par n importe qui Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Absolument pas Comme pour l ensemble de la plate forme Mon Offic o nous avons pris toutes les mesures de s curit n cessaires pour prot ger vos documents de toute intrusion ext rieure Nous pouvons m me vous garantir que personne chez Offic o ou chez notre h bergeur ne pourra acc der vos documents En quoi Mon Coffre est il diff rent d un stockage en ligne classique Mon Coffre est un espace de stockage tr s diff rent d un espace de stockage en ligne classique pour diff rentes raisons e Valeur probante et int grit des documents Notre partenaire Novapost en qualit de Tiers de Confiance peut certifier l int grit des documents restitu s ainsi que leur date de d p t au coffre en r f rence la norme Afnor NF Z42 013 Ainsi en garantissant que vos documents n ont t ni falsifi s ni corrompues depuis leur d p t vos documents pourront profiter d une valeur probante Art 1348 ali na 2 du Code Civil face un fo
12. urnisseur un juge un assureur un client une caisse de retraite l administration fiscale ou sa famille e Garantie de non perte Nous avons pris toutes les mesures techniques n cessaires pour que vos documents ne puissent tre perdus y compris en cas de crash informatique d incendie ou autre catastrophe L une de ces mesures est que vos documents sont dupliqu s sur diff rents serveurs situ s dans des lieux g ographiques distants e Confidentialit Vos documents sont stock s sur des supports ultra s curis s vis a vis des intrusions externes et de toute indiscr tion interne Personne chez nous ou chez notre h bergeur ne peut acc der vos documents e Partage avec l Assistant Priv Gr ce la fonction de d l gation votre coffre tout comme n importe quelle fonctionnalit de Mon Offic o gt peut votre demande tre partag avec votre Assistant Priv qui pourra ainsi l utiliser et le g rer de A Z Est il possible de r cup rer la totalit de mes documents d pos s au coffre Oui vous pouvez tout moment t l charger la totalit de vos documents Tr s bient t nous offrirons une facilit de r cup ration compl te de votre coffre en un seul t l chargement L espace de stockage au coffre est il gratuit Oui pour les clients Offic o hauteur de 1 Go Au del de 1 Go chaque Go suppl mentaire vous co tera 3 euros par mois Avec une r solution de 300ppp et un r glage en niveau d
13. vez sauvegarder une copie de ces documents sur diff rents supports de stockage disque dur disque dur externe cl USB ET OU En ligne dans Mon Offic o Mon Coffre Nous conseillons de d poser ces documents au coffre o ils seront en s curit accessibles partout et tout le temps et facilement partageables notamment avec mon officeo fr votre Assistant Priv Faites le faire par votre Assistant Priv Nos Assistants ont t sp cialement form s la num risation et l utilisation du coffre A votre demande il peuvent venir quip s de nos scanners Offic o ultra performants N h sitez pas leur confier cette t che http numerisation officeo fr Num risation documentaire Mode d emploi 27 avril 2009 Questions courantes Quels documents faut il num riser Potentiellement vous avez int r t num riser tous vos documents les plus importants ceux pour lesquels vous souhaitez vous pr munir contre leur perte ceux auxquels vous souhaitez acc der en dehors de chez vous ceux dont vous souhaitez vous d barasser sous leur forme papier ceux qui seront utiles pour votre retraite etc Pour vous aider dans ce choix nous vous fournissons en annexe une liste de documents bons candidats la num risation et la mise au coffre Comment r gler mon scanner pour la num risation r solution couleur niveaux de gris noir et blanc etc Nous vous conseillons de choisir la
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