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Diplomarbeit Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung

1. Der zweite Fensterbereich ist f r die Aufnahme derjenigen Felder vorgesehen die in die Positivliste aufgenommen werden sollen Das POL ist von derselben Aufbaustruktur wie das das AFO vgl Abbildung 42 Seite 103 79 Der Feldtyp kann z Zt nicht aus einem Formular ermittelt werden weil hierzu die entsprechende Funktion in der verwendeten Makroware DLL nicht vorhanden ist vgl hierzu Kapitel 7 Ausblick auf Seite 131 Vgl hierzu auch K the 1996 Kapitel 3 5 1 3 Content Management 81 Dieses Fenster wird im folgenden als Assignable Field Objects window AFO bezeichnet 7 Dieses Fenster wird im folgenden als Positive Objects List window POL bezeichnet Seite 103 E Standard Content Management m Assignable Object List r Positive Object List eg decision 1 Projekt Abschlu meldung E Added fields Group to content block 6 Primary forms Birthday C Secondary forms en irstNlame LastName Applicationstatus Salutation BodyPublic ILG Form JoinText2 JoinText3 JoinText4 JoinText5 Shov Coment leie Abbildung 42 Dialog f r die Erzeugung von Positivlisten Ein internes Lotus Notes Formular besitzt neben normal attributierten Feldern auch Felder die im Dokument als nicht sichtbar hidden fields erscheinen Es kann Situationen geben in denen auch diese besonders attributierten Felder
2. 5 2 2 Graphalgorithmus f r die Erzeugung von Positivlisten beim Content Management Das Erzeugen von Positivlisten beim Content Management erfordert das Auslesen aller Knoten eines Workflows die potentielle Vorg nger des Workflowknotens sind f r den das Content Management festgelegt werden soll Bei der Modellierung von Workflows k nnen sich zu jedem Zeitpunkt wesentliche Details am Workflow ndern mit dem Ergebnis da einige oder alle modellierten Workflowknoten mehr oder weniger Vorg nger besitzen als noch vor einer nderung des Workflows Daher erfordert jede nderung der Struktur eines Workflows auch die Reorganisation der zuvor f r jeden Workflowknoten ermittelten Vorg ngerlisten Das wesentliche Ziel hierbei ist es einen geeigneten Algorithmus einzusetzen der die Reorganisation der Vorg ngerlisten in k rzester Zeit durchf hren kann In der Informatik wird hierf r sehr oft die Tiefensuche als ein Algorithmus mit einem akzeptablen linearen Laufzeitverhalten angewendet Der Startpunkt der Tiefensuche ist im Workflow immer derjenige 19 Diese Konvention geht auf den legend ren Microsoft Programmierer Charles Simonyi zur ck der als erster weltweit anerkannte Richtlinien f r die Benennung von Programmvariablen aufgestellt hat Diese Konvention wird auch als Ungarische Notation bezeichnet Quelle Petzold 1996 5 44 101 Vgl hierzu insbesondere Mehlhorn 1984 und Ottmann Widmayer 1990 S 557 561
3. e Nutzfelder content fields Diese Felder enthalten den eigentlich auszutauschenden Inhalt eines Message Objekts in Form von Content blocks und Einzelfeldern wie z B Grafik Objekte und sollten nach thematisch zusammengeh renden inhaltlichen Bl cken bezeichnet sein Die Zuordnung von Inhalten aus Dokumenten zu bestimmten Content blocks lassen sich um so leichter durchf hren wenn f r die zuzuordnenden Informationen klar ersichtlich ist welche Content blocks f r die Aufnahme von welchen Informationsarten zust ndig sind Zum Beispiel werden f r die Versendung von Budgetinformationen Content blocks DI mit dem Pr fix Budget_ erzeugt Einem Content block mit der Bezeichnung Budget_Tabelle k nnen dann z B alle Budgetierungstabellen zugeordnet werden oder dem Content block Budget_Kalkulation werden die Kalkulationsergebnisse eines vergangenen Quartals zugeordnet Workflowfelder workflow fields Diese Felder enthalten alle notwendigen Status Tracking und Routinginformationen Die Aufgabe des graphischen Vorgangseditors besteht darin f r den Standardfall des Content Managements alle f r die Kommunikation ben tigten Felder inhaltlich zu filtern und in ein Steuerungsdokument zu schreiben Dieses Steuerungsdokument enth lt die zu verbindenen Feldpaare der internen und externen Lotus Notes Formulare Die wesentliche Voraussetzung ist da sowohl alle internen als auch externen Lotus Notes Formular
4. Im f nften Kapitel wird die prototypische Realisierung des graphischen Vorgangseditors beschrieben Im ersten Abschnitt des f nften Kapitels werden die wesentlichsten nderungen an den Datenbanken des GroupFlow Systems f r die Beschreibung der Aufbau und Ablaufstruktur einer Organisation und die Erweiterungen die eine verteilte Vorgangsbearbeitung erfordert f r das Wide Area GroupFlow System beschrieben Im zweiten Abschnitt des f nften Kapitels werden wichtige Aspekte die bei der Programmierung des prototypischen Vorgangseditors entstanden sind beschrieben Der dritte Abschnitt des f nften Kapitels beschreibt schlie lich in Form einer Debuggingliste bekannte Fehler und Probleme die w hrend der Implementation bzw bei der Ausf hrung des Prototypen entstanden sind bzw noch entstehen k nnen Im sechsten Kapitel werden allgemeine Hinweise f r die Installation und Inbetriebnahme des graphischen Vorgangseditors gegeben Im siebten Kapitel wird ein Ausblick ber Erweiterungsm glichkeiten f r den graphischen Vorgangseditor gegeben Das achte Kapitel enth lt eine Zusammenfassung der wichtigsten Gedanken dieser Arbeit Seite 6 2 Thematische Abgrenzung und begriffliche Definitionen 2 1 Workflow Management und Workgroup Computing Der Begriff Workflow Management wird in der Literatur auch h ufig mit Begriffen wie Vorgangsbearbeitung oder Vorgangsmanagement in die deutsche Sprache bersetzt Der Begri
5. 7 Formularname Anzahl der Felder in Felderliste Felderliste Feld1 Feld2 Feld3 Feld1 Feld2 01 Feld2 Feld3 Feld4 Abbildung 45 Speicherung von Content block Informationen Der Name eines internen Formulars wird zusammen mit der Anzahl von Feldern getrennt durch ein aus dem internen Formular in den Content block aufgenommen worden sind im Format 1 1 abgespeichert Durch die Angabe des Wertes hinter dem im Formularnamen wird die Anzahl der Felder der Feldliste bestimmt Sind z B die Felder f r das Formular Form Z aus der Feldliste zu ermitteln so mu lediglich die Summe aller vorangehenden Zahlen in der Formularliste gebildet werden Diese Summe gibt dann die erste Position des ersten Feldes in der Feldliste wieder welches zu dem Formular Form Z geh rt Die Zahl hinter dem 2 gibt die Anzahl der Felder an die zu der Form Z geh ren und im Content block mit den brigen Formularen und deren Feldern zusammengefa t worden sind Jedes Dokument f r einen Content block ist ber die Adre ID mit dem externen Workflowknoten im Workflowmodell verbunden Das Content block Dokument selber ist ber den Workflownamen der Versionsnummer des Workflows des Seite 108 Workflowstatus und der ReplikaID der Anwendungsdatenbank mit einem bestimmten Workflow verbunden 4 6 1 2 Generieren von Steuerungsdokumenten Im n chsten Schritt mu festgelegt we
6. bekannte Fehler Probleme und noch nicht realisierte Funktionen f r den graphischen Vorgangseditor beschrieben Ein Beschreibung des Programmcodes soll nicht erfolgen weil dieses den Rahmen dieser Ausarbeitung bei weitem sprengen w rde 5 1 Erweiterungen des GroupFlow Repositories f r die Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung F r verteilte Vorgangsbearbeitung sind die bereits bestehende Anwendungsdatenbank und die Routing Datenbank des GroupFlow Repositories f r die Speicherung der Strukturdaten und Eigenschaften einer verteilten Vorgangsbearbeitung erweitert worden Neu hinzugekommen sind das External Directory die Gateway Anwendung und eine Tracking Datenbank Der graphische Vorgangseditor verwendet zur Speicherung der Strukturdaten des Content Managements und f r die abstrakte Adressierung eines externen Vorgangs mit den und IRI nur das External Directory Die Gateway Anwendung und die Tracking Datenbank werden im graphischen Vorgangseditor nur der Vollst ndigkeit halber als Seite 118 Read Only Referenzdatenbanken f r einen Workflow verwendet Es werden in diesem Abschnitt nur die Aufbaustruktur von modifizierten oder neu hinzugef gten Formularen beschrieben Die Strukturdaten werden in den Formularen in den daf r vorgesehenen Feldern vom Typ Text abgespeichert Ein Formular kann in seiner Struktur nur unter Lotus Notes eingesehen werden Alle neu hinzugekommenden Felder sind eindeutig v
7. ber den Button Show assigned addresses dar ber informieren welche EMail Adressen bereits einem Proze element zugeordnet worden sind ber den Button Delete selected assignments k nnen alle oder Teile der Zuordnungen wieder aufgehoben werden Durch Aktivierung des Buttons Workflowzuordnungen kann einem Proze element aus der Proze sicht auch ohne die Drag amp Drop Aktion ein bestimmter Task aus einem 53 Vgl hierzu Abschnitt 4 5 2 1 Globale Einstellungen f r Workflows im Workflow Modeler Seite 74 Seite 66 Workflow zugewiesen werden dessen repr sentierender Workflowknoten die Schnittstelle zwischen Proze sicht und Workflow bilden soll vgl Abbildung 28 Workflow settings Process item Hella Deutschland Filialstandort Berlin External Workflow workflow 0 4 6 Show only external workflows Assignable tasks from external workflow C Show only Daf Bilanzierungspr fung Abteilung 007 Prospektversendung Au enleuchten Prospektversendung Innenleuchten SYNCNODE 19961121155106 Assign selected task Show assigned tasks Cancel Abolish assignment Show assignable tasks Abbildung 28 Zuordnungen von Workflowschritten zu Proze elementen in einer Proze sicht Der Dialog kann nur gestartet werden wenn zuvor ein Proze element in der internen oder externen Sicht des External Directory Managers selektiert worden ist Im Dialogfenster werde
8. ber ein Message Objekt an die Partnerorganisation gesendet werden sollen Daher werden im AFO alle Feldnamen aus einem Formular ausgelesen die gefunden werden k nnen Hierbei k nnen nur die Feldnamen von editierbaren Feldern ausgelesen werden Die Anzeige der Feldnamen erfolgt getrennt nach Haupt und Nebenformularen Die Haupt und Nebenformulare werden in einer separaten Liste angezeigt von denen ein Formular ausgew hlt werden mu damit die Feldnamen angezeigt werden k nnen F r die bertragung eines Feldes aus einem internen Lotus Notes Formular in die Positivliste existiert im AFO ein Button Add Analog hierzu ist auch das Entfernen von bereits in der Positivliste stehenden Feldern durch einen Button Remove im POL m glich Ein der Positivliste im POL zugeordnetes Feld wird aus der Liste im AFO entfernt Wird dieses Feld im POL wieder aus der Positivliste entfernt dann wird es wieder automatisch in die zugeh rige Liste im AFO eingef gt Ein Feldname aus einem 8 Eine solche Situation ist dann gegeben wenn die bertragung von Statusinformationen des Workflows f r die Bearbeitung eines Vorgangs notwendig sind Solche Statusinformationen die in einem internen Workflow die Bearbeitung eines Vorgangs steuern k nnen werden in der Regel immer in einer Lotus Notes Form in unsichtbaren Feldern verwaltet 5 Dieses ist eine Einschr nkung der Makroware DLL d h es werden keine Lotus Notes Felder ausgelesen die
9. 1993 Auswirkungen auf die B rokommunikation durch X 400 und X 500 Internes Arbeitspapier des Schwerpunktes Wirtschaftsinformatik amp OR Universit t Paderborn 1993 Borchers D 1991 Globale Netze Kommerzielle Mailboxen in Deutschland In c t Magazin f r Computertechnik Hrsg Heise Ch Heise Verlag Hannover 1991 Nr 9 S 54 Brackhaus K 1993 Strategische Allianzen und strategische Netzwerke Wirtschaftswissen schaftliches Studium 150 1993 Jg 22 S 330 334 Dennig J 1996 Lotus Notes 4 das Kompendium Markt amp Technik Haar bei M nchen 1996 Gates B 1995 Der Weg nach vorn Die Zukunft der Informationsgesellschaft Dt bersetzung aus dem Amerikanischen The Road Ahead bei Viking Penguin New York 2 Auflage Hoffmann und Campe Verlag Hamburg 1995 S 135 228 Graf H G 1993 Strukturwandel der weltwirtschaftlichen Arbeitsteilung itteilungen des St Galler Zentrums f r Zukunftsforschung vom 15 Juni 1993 Nr 27 Hagemann H Rieke A 1994 Datenschl sser Grundlagen der Kryptologie In c t Magazin f r Computertechnik Hrsg Heise Ch Heise Verlag Hannover 1994 Nr 8 S 230 238 Hirn W Jensen S 1996 Stille Macht Europas gr te Handelsmacht und ihre Macher In manager magazin Januar 1996 Nr 1 S 32 44 Hollingsworth D 1994 Workflow Management Coalition The Workflow Reference Model Vers 1 1 Workflow Management Coalition 1994 Hosenfeld
10. 1994 Keimzelle Von EMail bis WWW die wichtigsten Dienste des Internet In c t Magazin f r Computertechnik Hrsg Heise Ch Heise Verlag Hannover 1993 Nr 10 S 112 118 Josuttis N 1994 Objektorientiertes Programmieren C von der der Klasse zur Klassenbibliothek 1 Auflage 1994 Addison Wesley Bonn 1994 K the M 1996 Message Object Routing Prototyp einer Post Office Datenbank f r Vorgangsbearbeitung in weitverteilten Netzen Diplomarbeit Lehr und Forschungseinheit Wirtschaftsinformatik 2 Universit t Gesamthochschule Paderborn 1996 Lauer T 1993 Grundlagen zu Object Linking and Embedding OLE In c t Magazin f r Computertechnik Hrsg Heise Ch Heise Verlag Hannover 1993 Nr 4 S 264 272 Lloyd P J 1992 Regionalisation and World Trade OECD Economic Studies No 18 March 1992 S 8 43 Mehlhorn K 1984 Data structures and algorithms Vol 2 Graph algorithms and NP completeness Springer Verlag Berlin 1984 Meyer St 1995 Konzeption und Implementierung eines Werkzeugs zum Entwurf und zur Analyse von B rovorg ngen mit offenen objekt orientierten Strukturen Workflow Object Modeler Diplomarbeit Universit t Gesamthochschule Paderborn August 1995 Nastansky L Hilpert W 1994 The GroupFlow System A Scaleable Approach to Workflow Management between Cooperation and Automation In Innovationen bei Rechen und Kommuninaktionssystemen Eine Herausforderung an die
11. Der Schalter Reporting legt fest ob an einem durch die Adre ID gekennzeichneten externen Workflowknoten Informationen ber eingehende Message Objekte protokolliert werden sollen oder nicht Die Aktivierung dieses Schalters ist nur dann bei externen Workflowknoten vom eines Answer oder Synchronisationsknotens m glich weil nur an diesen Typen von externen Workflowknoten Message Objekte von externen Partnerorganisationen empfangen werden k nnen Seite 116 F r das Tracking von Informationen ber den Zeitpunkt von ein und ausgehenden Message Objekten kann eine Checkbox Time and Date markiert werden Desweiteren ist es m glich durch Markierung der Checkbox Process paths die f r eine externe Anfrage gew hlte hierarchische Beschreibung aus der Proze hierarchie ber die der Kommunikationskanal angew hlt werden mu zu protokollieren In das Protokoll wird f r diesen Fall der ganze Pfad einer hierarchischen Struktur aus Proze beschreibungen eingetragen Im Fall des Trackings an externen Workflowknoten die nicht vom Typ eines Answerknotens sind ist das Tracking entweder ber den Schalter Always zu aktivieren oder ber Never zu deaktivieren Dieser Schalter ist nur bei externen Workflowknoten aktivierbar von denen Message Objekte zu externen Partnerorganisationen gesendet werden k nnen Ein Deaktivierung dieses Schalters f r einen Synchronisationsknoten hat keinen Einflu
12. Namensvergabe wird nicht zugelassen Hierzu findet im graphischen Vorgangseditor eine automatische Syntax berpr fung der Eingabe statt wobei alle eingegebenen Zeichen in Gro buchstaben umgewandelt und alle Leerzeichen unber cksichtigt bleiben Es m ssen alle in der Positivliste im POL enthaltenen Felder einem Content block zugeordnet werden Hierbei k nnen sowohl Felder aus Hauptformularen als auch aus Nebenformularen in einem Content block zusammengefa t werden Bei der Zusammenfassung von Feldern zu Content blocks mu zus tzlich noch angegeben werden um welche Art von Feldern es sich bei dem Content block handelt Hier besteht die Auswahl zwischen Pflichtfelder Nutzfelder und Workflowfelder Es kann f r einen Content block immer nur eine von den drei M glichkeiten ausgew hlt werden vgl Abbildung 43 Seite 106 Dieser Vorgang wird im graphischen Vorgangseditor auch als Gruppierung bezeichnet Eine Anzahl von Feldern die zu einem Content block gruppiert worden sind lassen sich selbstverst ndlich auch wieder ber einen Button Remove entfernen vgl Abbildung 43 Seite 106 7 Die f r die zugrundeliegende L sung verwendete Programmierumgebung bietet hierzu eine Funktion an die es erm glicht zwei Zeichenketten unabh ngig von Gro oder Kleinbuchstaben miteinander zu vergleichen Seite 106 Content block Geburtstagsliste f r Karl BUDGET_Kalkulationstabelle_880098 a BUDGET_Qua
13. Proze ssicht beim Empf nger zugeordnet werden Das Informations Portfolio des ffentlichen Teils im External Directory stellt alle f r eine verteilte Vorgangsbearbeitung erforderlichen Informationen zur Verf gung Diese Informationen enthalten eine Beschreibung der ver ffentlichten Vorg nge in Form von Proze pfaden die EMail Adresse des Empf ngers eine Liste von Adre ID s von externen Workflowknoten und eine Liste von Proze sicht ID s f r die ver ffentlichten Proze sichten Einem Message Objekt das an eine externe Partnerorganisation gesendet werden soll mu in seinem Adressierungsteil nur die Adresse des Empf ngers der Funktionswunsch in Form von Proze beschreibungen die Adre ID f r die Identifizierung des Kommunikationskanals und die Proze sicht ID f r die Identifizierung und Zuordnung der Funktionsw nsche zu einer Proze sicht mitgegeben werden Der nicht ffentliche Teil im External Directory besteht aus detailierteren Informationen die eine Zuordnung der Message Objekte zu einem Vorgang realisieren der in einem bestimmten Workflow bearbeitet wird vgl Tabelle 3 Seite 39 Tabelle 3 Informations Portfolio des nicht ffentlichen Teils im Externen Adre buch Information Erl uterung Adre ID Die Adre ID dient der Kennung des Kommunikationskanals und wird als Prim rschl ssel verwendet Seite 40 Workflow Informationen Informationen ber den Workflow der dem Kommunikationsk
14. Richtext Bitmaps Sprachannotationen usw ber eine zus tzliche eigene Verarbeitungsintelligenz verf gt Das Prinzip von Message Objekten ist die Kapselung der Eigenschaften von den Repr sentationen z B Anordnung von Feldern graphischen Bedienungselementen usw und Methoden z B Ereignisgesteuerte Methoden Benutzerf hrung usw Das Ziel dieser Kapselung ist die selbst ndige Navigation aufgrund der mitgef hrten Verarbeitungslogik und die anwendungsunabh ngige Bearbeitung von Informationen Mit der Weiterleitung von ausgehenden Verbindungsdokumenten aus einem internen Workflow wird gleichzeitig ein externer Kommunikationsvorgang ausgel st Bei diesem externen Kommunikationsvorgang werden alle zu sendenen Informationen in ein Message Objekt bertragen das anschlie end selektiv an die externen Partnerorganisationen gesendet wird Die Adressierung der Empf nger eines Message Objektes geschieht hierbei auf der Grundlage einer gemeinsamen Adre struktur die zwischen den beteiligten Partnern synchronisiert und ber das externe Repository realisiert wird vgl Abbildung 7 Seite 26 Compound Document Groupware basiertes B ro mi strukturiertem oder ad hoc Workflow Management Abbildung 7 Wide Area Workflow Management durch Austausch von Message Objekten Bei der Versendung von Message Objekten ist es erforderlich nur die unbedingt ben tigten Informationen zu bertragen Es sollen hierbei nur die f r den
15. auf den Schalter f r das Reporting Wird der Schalter f r einen Synchronisationsknoten auf Never und der Schalter f r das Reporting auf On gesetzt dann werden nur Informationen ber die am Synchronisationsknoten eingehenden Message Objekte in Abh ngigkeit der markierten Checkboxen getrackt Seite 117 5 Prototypische Implementation Bei der Modellierung einer abstrakten Vorgangsbeschreibung im External Directory Manager und bei der Modellierung von Workflows im Workflow Modeler m ssen Informationen ber die erzeugten Modelle erzeugt werden Jedes dieser Modelle besteht aus einer bestimmten Anzahl von verkn pften Einzelobjekten Sowohl das Modell aus abstrakten Vorgangsbeschreibungen im External Directory Manager als auch das Modell eines Workflows im Workflow Modeler sind ber eine gemeinsame Schnittstelle miteinander verbunden Die Informationen ber diese Modelle und ihrer Schnittstelle werden aus einer Menge von Strukturdaten gebildet Die Aufgabe dieses Kapitels ist es einen berblick ber die Speicherung dieser Sturkturdaten in den Lotus Notes Datenbanken des Wide Area GroupFlow Repositories zu geben Im ersten Abschnitt werden hierzu die erforderlichen Erweiterungen des GroupFlow Repositories zu einem Wide Area GroupFlow Repository beschrieben Im zweiten Abschnitt werden wichtige Implementationstechniken f r den graphischen Vorgangseditor beschrieben Im dritten Abschnitt werden in Form einer Debuggingliste
16. der Anzahl von Vorg ngen die den Request ausl sen nicht festlegbar weil ein ad hoc Vorgang in unregelm iger Anzahl anfallen kann Dasselbe gilt auch f r externe Workflowknoten vom Typ eines Answerknotens F r einen Answerknoten ist die untere Grenze der Anzahl von eingehenden externen Informationen welche bei Erreichen die Weiterbearbeitung eines Vorgangs ausl sen nicht festlegbar Die Synchronisationszeitpunkte m ssen bei ad hoc Vorg ngen vom Anwender w hrend der Laufzeit eingestellt werden Hierzu ist es erforderlich da die entsprechenden Felder f r einen Startzeitpunkt die Bearbeitungsdauer der Deadlinezeitpunkt der Erinnerungszeitpunkt und das Intervall in den f r die ad hoc Vorgangsbearbeitung verwendeten Lotus Notes Formularen enthalten ist Die Gestaltung dieser Formulare ist somit Aufgabe der Anwendungsentwickler und mu unter Lotus Notes erfolgen Die Entwicklung der Forms kann im graphischen Vorgangseditor nicht durchgef hrt werden 4 6 Content Management bei verteilter Vorgangsbearbeitung In internen Workflows werden eine Vielzahl von vertraulichen Informationen in einem oder mehreren Dokumenten von einem Task zum n chsten bewegt Von diesen Informationen wird aber unter Umst nden nur ein geringer Teil f r die Durchf hrung einer verteilten Vorgangsbearbeitung in den Partnerorganisationen ben tigt oder es d rfen nicht alle Informationen in Message Objekten versandt werden Die Norte eines solchen Doku
17. lt er noch keine Informationen ber die Flagzust nde Workflows von lteren Versionen des graphischen Vorgangseditors bekommen daher als Standardwert den Typ eines internen Workflows zugewiesen Ist Flag 2 aktiviert kann ein Internal Distribution Workflow modelliert bzw modifiziert werden Ist das Flag 3 aktiviert dann wird die Modellierung bzw Modifizierung von Extern synchronisierten Workflows erlaubt Die potentiellen Zust nde eines Flags werden durch das Setzen bzw Nichtsetzen eines Bits gesteuert und entsprechen somit einem Schalter der ein und ausgeschaltet werden kann Die gemeinsame Steuerung der Flagzust nde wird deshalb durch eine Radiobutton Box realisiert vgl Abbildung 33 Type of workflow r Available 6 Design Internal Workflow Templates freeto copied Testing Administrator start it C Operational workflow External Synchronisation Workflow Disable and archive Abbildung 33 Aktivierung des Modellierungsmodus f r interne und externe Workflowtypen mit Radiobuttons Werden in einem Dialog durch die Aktivierung eines Flags alle anderen Flags deaktiviert dann handelt es sich um einen kontextsensitiven Dialog In objekt orientierten Programmiersprachen werden dieses kontextsensitiven Dialoge durch Optionsfelder englisch radio buttons realisiert Diese Optionsfelder besitzen Seite 78 Im Anschlu an die Festle
18. zugeordnet Mit dieser Adre ID werden die eingehenden Message Objekte anhand der Adre informationen aus den Global Routing Informations und den Internal Routing Informations einem Vorgang beim Empf nger und damit einem Workflowknoten gezielt zugeordnet Die Modellierung eines externen Workflowknotens vom Typ eines Oneway Request oder Answerknotens wird nur innerhalb eines extern synchronisierten Workflows in einer Organisation stattfinden Diese drei Typen von externen Workflowknoten repr sentieren somit nur die externen Schnittstellen f r eine verteilte Vorgangsbearbeitung Eine besondere Beachtung erfordern die externen Workflowknoten vom Typ eines Virtuellen Startknotens und eines Synchronisationsknotens Der virtuelle Startknoten wird als externer Workflowknoten interpretiert weil er f r eine bestimmte Anzahl von externen Partnerorganisationen den grundlegenden Bestandteil von gleichzeitig anzusto enden und verteilten Workflows sein soll Der Synchronisationsknoten kann ebenfalls als externer Workflowknoten interpretiert werden weil er zu einem bestimmten vorgebbaren Zeitpunkt die Ergebnisse der Bearbeitung von verteilten Vorg ngen abgleichen und wieder zusammenf hren soll Damit der virtuelle Startknoten die Bearbeitung eines verteilten Vorgangs bei allen kooperierenden Partnerorganisationen gleichzeitig ausl sen kann m ssen geeignete Synchronisationsm
19. 145 TABELLE 7 DOKUMENT F R DIE SPEICHERUNG DER STRUKTURDATEB EINER PROZEBSICHT 147 TABELLE 8 DOKUMENT F R DIE SPEICHERUNG VON FFENTLICHEN ADRE INFORMATIONEN 149 TABELLE 9 DOKUMENT F R DIE SPEICHERUNG VON NICHT FFENTLICHEN ADRE INFORMATIONEN 153 TABELLE 10 DOKUMENT F R DIE SPEICHERUNG VON CONTENT BLOCKS 154 TABELLE 11 DOKUMENT F R DIE SPEICHERUNG VON STEUERUNGSINPORMATIONEN 156 Seite 1 1 Einleitung 1 1 Szenario Die Internationalisierung der M rkte zu einem globalen Marktgebilde begann verst rkt in der Zeit nach dem 2 Weltkrieg So wuchs das Brutto Inlandsprodukt BIP der 24 OECD L nder alleine im Zeitraum von 1970 bis 1991 mit einer j hrlichen Steigerungsrate von Knapp 3 w hrend sich die Exporte in andere Staaten j hrlich um knapp 6 erh hten Diese 24 OECD L nder bestreiten derzeit etwa 70 des gesamten Welthandels Die so entstehenden internationalen Organisationen bilden hierdurch bedingt nicht nur organisatorisch und rechtlich geschlossene Gebilde sondern auch viel mehr und verst rkt Gebilde von rechtlich selbst ndigen Einheiten die durch ein klar definiertes Informationsnetz untereinander eng verbunden sind Graf 1993 Llyod Lloyd 1992 beschreibt die Auswirkungen dieses enorm gestiegenen Welthandels durch eine Einbu e des globalen Handels von Endprodukten Energie und Rohstoffen bis hin zu einer starken Ausweitung des Handels mit Zwischenprodukt
20. EMail Adressen nach der X 400 Norm Eine Internet EMail Adresse besteht aus den Grundkomponenten von Benutzername Rechner Netz und Organisationsname Dom ne und Subdom ne sowie eine Endung durch welche die Organisation charakterisiert wird Topleveldom ne vgl Hosenfeld 1994 S 112 118 3 2 Grundlagen des Wide Area GroupFlow Systems F r die Modellierung und Durchf hrung der verteilten Vorgangsbearbeitung f r B roumgebungen ist das GroupFlow System erweitert worden zum Wide Area GroupFlow System F r das tiefergehende Verst ndnis der L sung f r die vorliegende Aufgabenstellung ist es daher n tig die grundlegenden Eigenschaften des Wide Area GroupFlow Systems in ihren Ans tzen kurz vorzutellen 3 2 1 Grundlagen ber Workflowarten f r die verteilte Vorgangsbearbeitung F r die Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung werden in Anlehnung an das Reference Modell der Workflow Management Coalition vier Arten von Synchronisationsstrategien im Wide Area GroupFlow System unterschieden Diese vier Arten von Workflows werden als ein zentraler Bestandteil der dieser Aufgabenstellung zugrundeliegenden L sung verwendet und sollen deshalb kurz dargestellt und erl utert werden 3 2 1 1 Sequential Workflow Parts SWP Ein Sequential workflow part SWP entspricht einem System aus Verbindungen zwischen externen Workflows bei denen mehrere Prozesse in Form einer Einbahnstra e miteinander verkn
21. Form ein unsichtbares Feld M gliche Werte sind yes oder no yes bedeutet da das Feld unsichtbar ist Seite 156 ctlExtNodelD Adre ID des externen Workflow knotens dem dieses Steuerungsdoku ment zugeordnet worden ist Type Typ des Workflows dem der externe Workflowknoten angeh rt AppReplikalD ReplikaID der zum Workflow geh renden Anwendungsdatenbank Tabelle 11 Dokument f r die Speicherung von Steuerungsinformationen B Programmcode und Ausf hrbare Versionen Der Programmcode und die ausf hrbaren Versionen englisch und deutsch befinden sich auf zwei beiliegenden Disketten Der Inhalt dieser Disketten mu te komprimiert werden um den graphischen Vorgangseditor und die Wide Area GroupFlow Datenbanken abspeichern zu k nnen F r die Komprimierung ist das Shareware Programm PKZIP EXE verwendet worden Ein Dekomprimierer UNZIP EXE ist auf der ersten Diskette gespeichert mit dem die Programme dekomprimiert werden k nnen Kenntnisse zur Verwendung des Dekomprimierers werden vorausgesetzt
22. IBM PC 80386DX 33MHz mit 8MByte RAM und einem Pentium P5 120MHz mit 32MByte RAM und konnte dort ohne Probleme zum Laufen gebracht werden Alle Tests liefen hierbei unter Verwendung von Microsoft Windows95 Seite 133 8 Zusammenfassung Im Rahmen des an der Universit t Gesamthochschule Paderborn entwickelten Groupflow Systems GroupFlow ist in einem ersten Ansatz f r die Modellierung von Vorgangsbearbeitungen im B robereich einer Organisation f r das Umfeld von lokalen Workflows der GroupFlow Modeler entstanden Im Rahmen dieser Diplomarbeit ist dieser GroupFlow Modeler zu einem Softwarewerkzeug erweitert worden mit dem die Modellierung von verteilten Vorg ngen im Umfeld von Wide Area Workflows erm glicht werden soll Die vorliegende Diplomarbeit hat Konzepte f r eine prototypische Implementierung eines graphischen Vorgangseditors f r verteiltes Groupware basiertes Workflow Management zur Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung f r den B robereich von verteilten Organisationen vorgestellt Nach einer grundlegenden Abgrenzung der im Bereich des Workgroup Computings verwendeten Begriffe ist zun chst die der Aufgabenstellung zugrundeliegende Arbeitsumgebung beschrieben worden Hierzu sind zun chst die Grundlagen der verwendeten Groupware Plattform Lotus Notes und im Anschlu daran die grundlegenden Architekturmerkmale des Wide Area GroupFlow Systems WAGFS sowie des Informationsaustausches mit Message Objekten vorgestellt w
23. Informatik Hrsg Wolfinger B Tagungsband der 24 Jahrestagung der T ter Welt Computer Kongress IFIP 94 Springer Berlin etc 1994 5 473 479 Seite 137 Nastansky L Hilpert W 1995 Das GroupFlow System f r Workflow Management Balance zwischen Struktur und Flexibilit t In Business Computing Juli 1995 No 7 5 30 31 Neumann K 1992 Netzplantechnik in Gal T Hrsg Grundlagen des Operations Research Bd 2 3 Auflage Berlin u a 1992 S 182 184 NZZ 14 7 1992 Neue Z rcher Zeitung vom 14 7 1992 Strategische Allianz am Halbleiter markt IBM in Kooperation mit Toshiba und Siemens 14 7 1992 Nr 161 S 25 Ott M 1994 Conceptional design and implementation of graphical workflow modelling editor in the context of sitributed groupware databases Master thesis University of Paderborn May 1994 Ottmann T Widmayer P 1990 Algorithmen und Datenstrukturen BI Wissenschafts Verlag M nchen 1990 Petzold Ch 1996 Windows 95 Programmierung Microsoft Press Deutschland Unterschlei heim 1996 Riempp G 1994 Modellentwurf f r Workflow Management mit verteilten Dokumenten Datenbanken WAN Verbund Diplomarbeit Lehr und Forschungseinheit Wirtschaftsinformatik 2 Universit t Gesamthochschule Paderborn 1994 Riempp G Nastansky L 1996a Workflow Management zwischen verteilten Groupware basierten B ros Wide Area OfficeFlow In Tagungsband des GI Workshop CSCW in gro
24. Je enger die Zusammenarbeit zwischen Organisation B und A wird desto mehr wird Organisation B von ihren Proze pfaden ver ffentlichen und desto mehr kann eine verteilte Vorgangsbearbeitung automatisiert werden Die Ver ffentlichung der hierzu ben tigten abstrakten Adre informationen GRI erstreckt sich in Abh ngigkeit des Ver ffentlichungsgrades ber ein breites Spektrum vom Typ einer Black Box bis zum Typ einer White Box 1 Ein Ver ffentlichungstyp f r Informationen ber die Aufbau und Ablaufstruktur einer Organisation bei der nur die Mailadresse z B Lotus Notes EMail Adresse eines Nachrichten empfangenen Systems Postmaster ver ffentlicht wird 2 Ein Ver ffentlichungstyp f r Adre informationen die eine direkte Adressierung von Empf ngern auf Taskebene in einer Wide Area Workflow Anwendung erm glichen Seite 31 4 Konzeption des graphischen Vorgangseditors In diesem Abschnitt wird der Entwurf eines Modells zur Modellierung von verteilten Groupware basierten Vorg ngen mit einem graphischen Vorgangseditor vorgestellt Zun chst wird eine allgemeine Beschreibung der F higkeiten der vorliegenden L sung gegeben Die richtige Identifizierung eines Kommunikationskanals durch eindeutige Adre informationen mit denen Message Objekte an die richtigen Stellen innerhalb von Organisationen zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet werden k nnen ist eine wesentliche Grundlage des Wide Area Object Routing Daher erfolgt z
25. Modeler liest externe Formulare nur aus dem External Directory aus und stellt sie zur Auswahl in den ensprechenden Dialogfenstern zur Verf gung Die Auswahl von externen Formularen ist obligatorisch und von den Anforderungen der zu bearbeitenden Vorg ngen abh ngig Hilfsmittel Die Einstellungen aus dem GroupFlow Modeler f r die zu verwendenen Ressourcen sind ohne nderungen bernommen worden Der Dialog zur Auswahl der Hilfsmittel ist durch zwei Dateiauswahldialoge erweitert worden mit denen f r einen externen Workflowknoten spezielle von den Standardeinstellungen abweichende Angaben f r die zu verwendene Gateway Anwendung und das External Directory gemacht werden k nnen vgl Abbildung 35 Seite 83 Die Formulargestaltung kann nicht im Wide Area GroupFlow Modeler durchgef hrt werden Sie ist den zu bearbeitenden Vorg ngen entsprechend in der Anwendungsdatenbank mit den von Lotus Notes bereitgestellten Entwicklungswerkzeugen durchzuf hren vgl Dennig 1996 S 61ff Seite 83 Workflow node settings genen Projekt Abschlu meldung hs D Gateway database WAGF Gateway e diplominotes prototypigf_gtw_e nsf External Directory WAGF External Directory External Repository ei diplominotes prototyp gf_ext_e nst Browse Standard Abbildung 35 Festlegung eines speziellen externen Repositories f r einen externen Workflowknoten e Dateiauswahldialog f r die Fest
26. Notes Release 4 R4 als Basisplattform 3 1 1 Grundlagen der Dokumentenverarbeitung mit Lotus Notes Lotus Notes ist ein System zur Verwaltung von verteilten Datenbanken in Client Server Umgebungen und steht f r mehrere Betriebssysteme sowie Single und Multi Prozessor Systemen als einheitliche Plattform mit einer weitgehend gleichen Aufbaustruktur der Oberfl che und Datenbanken sowie ihrer Funktionalit ten zur Verf gung Weber 1995 In der Grundstruktur stellt Lotus Notes eine leistungsf hige Datenbank und Kommunikationsumgebung zur Verf gung mit der Informationen in sicheren verteilten und gemeinsam nutzbaren Datenbanken auf der Grundlage einer Dokumenten und Objektmanagement Technologie gehalten und ausgetauscht werden k nnen Diese Grundstruktur erm glicht die Unterst tzung von Arbeitsgruppen in einer Client Server Umgebung weshalb Lotus Notes auch in die Kategorie der Groupware Produkte eingeordnet werden kann Desweiteren stellt Lotus Lotus Notes International English Release 4 0 vom 29 Dezember 1995 Bei Lotus wird hierf r auch intern die Bezeichnung Lotus Notes R4 verwendet welche an dieser Stelle bernommen werden soll 10 F r eine detaillierte Beschreibung von Datenstrukturen Architekturmerkmalen und Einsatzgebiet von Lotus Notes siehe Riempp G 1994 S 15 ff Seite 14 Notes eine integrierte Makro Sprache und eine API Schnittstelle zur Verf gung mit denen zus tzlich weitere Anwendu
27. Technologiebereichen zu Ideen Allianzen wie z B die von Computer Apple Telekommunikations Sony und Medienindustrien Walt Disney Corp WW 07 06 1991 Diese Kooperationen ergeben sich alleine schon aus der Tatsache da die derzeitige globale Wettbewerbssituation dieses zwingend erforderlich macht Ein Beispiel ist hier die Zulieferindustrie deren strategische Kooperationen gerade von gro en Organisationen st rker nachgefragt werden weil diese h ufig komplette Systeme oder Probleml sungen f r ihre Endprodukte oder Dienstleistungen ben tigen und eine Eigenentwicklung aus Zeit Kosten und Personalgr nden nicht durchf hren k nnen So haben zum Beispiel kleine Organisationen die M glichkeit einer kundenauftragsgerechten flexiblen Arbeitsplanung und Fertigung von zum Teil kundenspezifischen Auftr gen w hrend diese bei den gro en Organisationen durch Optimierung des Informations und Materialflusses zumeist nicht kosteng nstig durchgef hrt werden k nnen Es ist daher zwingend erforderlich die anfallenden Arbeitsabl ufe und die hieraus entstehende verteilte Bearbeitung gemeinsamer Vorg nge in den Organisationen mit Hilfe eines B rokommunikationssystems optimal zu gestalten Mit der zunehmenden Bereitschaft zu strategischen Partnerschaften wird die Bedeutung der gemeinsamen Bearbeitung von verteilten Vorg ngen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen Hierzu wird zunehmend eine Software erforderlich die ber die blo
28. VON ELEMENTAREN VORGANGSBESCHREIBUNGEN 53 ABBILDUNG 17 VERKN PFUNG VON HIERARCHISCHEN KOMPONENTEN AUF SUBPROZEBEBENE 54 ABBILDUNG 18 VERKN PFUNG VON HIERARCHISCHEN KOMPONENTEN AUF ELEMENTARER VORGANGSBESCHREIBUNGSEBENE 9 9 55 ABBILDUNG 19 AUSTAUSCH VON HIERARCHISCHEN KOMPONENTEN BEI DER 56 ABBILDUNG 20 TOTALSELEKTION AUF PROZE BELEMENTE IN EINER PROZEBSICHT sssessesseeeeerererrreseeee 57 ABBILDUNG 21 TEILSELEKTION AUF EINE HIERARCHISCHE STRUKTUR AUS HAUPT UND SUBPROZESSENS8 ABBILDUNG 22 VERERBUNG VON MASTERLEMENTINFORMATIONEN AN VORGELAGERTE EBENEN VON PROZEBEEEMENTEN 55 dee dee E dE 60 ABBILDUNG 23 VERWALTUNG VON ZU VER FFENTLICHENDEN DRE STRUKTUREN MIT ZEIGERN 61 ABBILDUNG 24 MEHRFACHSELEKTION VON HAUPT UND SUBPROZESSEN MIT HILFE VON ZEIGERN 62 ABBILDUNG 25 REPR SENTATION DES EXTERNAL DIRECTORY MANAGERS IM GRAPHISCHEN NORG NGSEDITOR 63 ABBILDUNG 26 BUTTONMEN DES EXTERNAL DIRECTORY MANAGERS 64 ABBILDUNG 27 MODUL F R DIE ZUORDNUNG VON EMAIL ADRESSEN ZU EINEM PROZEBELEMENT 65 ABBILDUNG 28 ZUORDNUNGEN VON WORKFLOWSCHRITTEN ZU PROZE ELEMENTEN IN EINER PROZEBSICHT ne ans rer ee ee 66 ABBILDUNG 29 ABBILDUNG 30 ABBILDUNG 31 ABBILDUNG 32 ABBILDUNG 33 ABBILDUN
29. Vorgang A3 elementarer Vorgang Al elementarer Vorgang A2 Hauptproze B elementarer Vorgang Bl elementarer Vorgang A2 Hauptproze B elementarer Vorgang B2 elementarer Vorgang Bl Subproze B2 elementarer Vorgang Al Abbildung 19 Austausch von hierarchischen Komponenten bei der Gruppierung Bei dieser Form der Verkn pfung werden alle Elemente der miteinander zu verkn pfenden Komponenten ebenenweise ausgetauscht Gleichartige Elemente behalten bei dem Austausch ihre Strukturinformation d h ein durch einen Subproze ausgetauschter Subproze bleibt ein Subproze Wird ein Subproze durch eine elementare Vorgangsbeschreibung auf derselben Ebene ausgetauscht so wird aus dieser elementaren Vorgangsbeschreibung automatisch ein Subproze erzeugt Hierbei werden alle Informationen die diese elementare Vorgangsbeschreibung enth lt an den neu erzeugten Subproze vererbt Seite 57 4 3 2 2 Selektion Eine Proze sicht aus Haupt und Subprozessen die f r eine externe Partnerorganisation unter Verwendung der Gruppierung oder Konnexion modelliert worden ist mu vor ihrer Ver ffentlichung entsprechend selektiert werden Der Ausgangspunkt der Selektion ist hierbei immer ein bestimmtes Element in der Proze sicht Dieses Element kann sowohl ein Hauptproze als auch ein Subproze sein Dieses Element wird im folgenden als Masterelement bezeichnet weil es den Ausgangspunkt der Selektion bilden sol
30. Vorgangseditor wie in dargestellt F r die Versionsverwaltung werden alle Proze sichten mit einer Versionsnummer versehen Die Version einer Proze sicht ergibt sich aus den Versionsnummern der Proze elemente aus denen die Proze sicht besteht Eine Proze sicht mit Versionsnummer Nr besteht z B nur aus Proze elementen die ebenfalls ber die Versionsnummer verf gen Die h chste Versionsnummer stellt immer die aktuellste Version einer Proze sicht dar Dieses erm glicht eine Verwaltung von mehreren gleichartigen sich nur in wenigen Details unterscheidenen Proze sichten In der internen Sicht ist immer nur die Proze sicht mit der jeweils h chsten Versionsnummer editierbar Alle lteren Proze sichten stehen mit gesetztem Archivbit im Ordner Archiv Um Speicherplatz zu sparen kann der Benutzer entscheiden ob bereits archivierte Versionen von Proze sichten geladen werden sollen oder nicht Wird eine ge nderte Proze sicht unter der gleichen Bezeichnung gespeichert so wird automatisch die Versionsnummer erh ht und der neuen Proze sicht zugewiesen Die Proze sichten im Ordner Entwicklung haben immer die Versionsnummer 0 Wird eine Proze sicht mit der Versionsnummer V aus dem Ordner Entwicklung in den Ordner Aktiv bertragen dann wird die Versionsnummer auf V 1 gesetzt und die Proze sicht im Ordner Entwicklung physisch gel scht Wird eine Proze sicht mit der Versionsnummer V im Ordner Aktiv
31. Workflows und Wechselbeziehungen zwischen mehreren Beteiligten sowie der Verwaltung und Speicherung an einem Workflow Beteiligter in Form von Personen Arbeitsgruppen Abteilungen automatisch ausgef hrten Programmteilen Agenten oder Rollen Externe Datentypen Sie unterst tzen die Verwaltung von Daten Seite 7 e Interne Datentypen Sie unterst tzen die Systemkontrolle im Workflow Management System Als Transportmedium dient je nach Software der Transportdienst des Netzwerkes EMail oder die Datenbank mit der die Informationen verwaltet werden Je nach System gibt es Erg nzungen wie zum Beispiel die Formularentwicklung Leitwegbestimmung Routing Filterung sowie Verwaltungs und Reportfunktionen Implizit wird in allen F llen davon ausgegangen da ein Workflow Management System computergest tzt arbeitet obwohl das Wort eine papierbasierte Steuerung von Vorg ngen nicht ausschlie t Mit Hilfe eines Workflow Management Systems werden Workflows modelliert und soweit aufbereitet da sie nach ihrer Abspeicherung direkt einsetzbar sind und im praktischen Betrieb ablaufen k nnen Der Workflow beschreibt dabei einen Arbeitsablauf im Ganzen Wird ein Workflow in einem Workflow Management System nur innerhalb der Grenze einer Organisation modelliert dann spricht man auch von einem internen Workflow Geht die Modellierung eines Workflows ber die Organisationsgrenzen hinaus wird oft von einem externen Workflow gesproc
32. als den Design Modus gesetzt werden e Request und Answer Ein Workflowknoten ist im extern synchronisierten Workflow sowohl vom Typ eines Requests als auch vom Typ Answer d h dieser externe Workflowknoten geh rt zu einer Anfragen initiierenden und Antworten empfangenden Instanz des extern synchronisierten Workflows Einem Im graphischen Vorgangseditor wird ein Workflowknoten der gleichzeitig einen Request und Answerknoten bildet mit dem Synonym BOTHRA behandelt Dieses Synonym mu te aus programmtechnischen Gr nden gew hlt werden und bedeutet Both Request and Answer Seite 73 Workflowknoten der gleichzeitig einen Request und Answerknoten repr sentiert ben tigt keine Zuordnungen von einzelnen Request oder Answerknoten Common Virtual Node Der Workflow ist von der Art eines CIWP oder PWPS Der Task wird im extern synchronisierten Workflow als Common virtual starting node Virtueller Startknoten festgelegt Er verf gt ber dieselben Eigenschaften wie alle anderen virtuellen Startknoten bei der verteilten Vorgangsbearbeitung Der virtuelle Startknoten ist nicht physisch sondern nur logisch im modellierten Workflow vorhanden Ein virtueller Startknoten darf keine Workflowknoten als Vorg nger besitzen d h er repr sentiert in einem extern synchronisierten Workflow immer den Startknoten des ganzen Workflows Ein virtueller Startknoten erfordert einige zus tzliche Angabe
33. das Tracking Die workflowspezifischen Einstellungen k nnen nur im Kontext der globalen Einstellungen f r Workflows vorgenommen werden Die workflowspezifischen Einstellungen f r das Tracking werden f r jeden modellierten Workflow im Header Dokument in der Routing Datenbank unter Verwendung des Formulars Modeler Header zusammen mit den allgemeinen Workflowinformationen abgespeichert vgl Abbildung 47 9 Zum Thema Tracking und Reporting siehe auch Wolke 1994 Seite 113 Workflow Settings Abbildung 47 Einstellung von Workflowspezifischen Trackingparametern F r die H ufigkeit Frequency des Trackings besteht die Auswahl zwischen vier M glichkeiten von denen jeweils immer nur eine aktiv sein Kann Never Hiermit wird das Tracking solange deaktiviert bis eine andere Auswahl getroffen worden ist Wird dieser Schalter aktiviert dann wird auch automatisch der Schalter f r das Ein Ausschalten des Trackings auf Off gesetzt e Always Die Aktivierung dieses Schalters impliziert da das Tracking st ndig ohne Unterbrechnungen durchgef hrt werden soll Bei Aktivierung dieses Schalters wird der Schalter f r das Ein Ausschalten des Trackings automatisch auf On gesetzt Dieser Schalter ist standardm ig aktiviert e Sometimes Die Aktivierung dieses Schalters legt fest da Informationen ber den Workflow nur gelegentlich protokolliert werden Die Aktivierung des Schalters imp
34. des External Directory Dieser interne Adre teil dient der Zuordnung einer angebotenen Verrichtungsbeschreibung zu einem bestimmten Arbeitsschritt im internen Workflow und ist f r externe Organisationen nicht zug nglich Ein weiterer Bestandteil des externen Repositories ist die Gateway Anwendung Sie soll im bertragenden Sinn die Aufgabe einer Poststelle f r das Wide Area GroupFlow System bernehmen Die Gateway Anwendung leitet eingehende und ausgehende Workflow Verbindungsdokumente Message Objekte auf Grundlage der Adre informationen im External Directory gezielt an die richtigen Workflows und ihren Bearbeitern in lokalen und weit verteilten Netzen weiter Die Aufbaustruktur eines Message Objektes ist in Abbildung 6 dargestellt Vgl 1996 Message Object Routing Seite 25 Message Objekt Repr sentation Anordnung der Felder grafische u Bedienungselemente Anzeigen u Verbergen von Eigenschaften Dialoge etc form LE Ereignisgesteuert Zugriff u Ver nderung von Eigenschaften Methoden Benutzerf hrung Starten externer Prozesse etc content Eigenschaften Abbildung 6 Grundlegende Struktur eines Message Objektes Ein Message Objekt stellt eine objektorientierte Struktur mit bestimmten Eigenschaften und Methoden dar Es ist eine Art generischer Transportcontainer der neben herk mmlichen statischen Daten Text Zahlen Zeitdaten und frei formatierbaren Daten
35. die Bearbeitung von ad hoc basierten Vorg ngen die von externen Partnerorganisationen eintreffen mu ein Workflowknoten vom Typ eines Answer oder Synchronisationsknotens modelliert und mit dem Attribut ad hoc versehen werden Das Attribut ad hoc kann einem Workflowknoten nur dann zugeordnet werden wenn es sich um einen externen Workflowknoten handelt Das Attribut ad hoc kann einem externen Workflowknoten ber einen entsprechenden Men befehl aus dem Kontextdialog der bei einem rechten Maustastenklick aufgerufen wird zugeordnet werden Einem externen Workflowknoten und der ihm zugeordnete Task kann nur ein Bearbeiter eine Arbeitsgruppe Rolle oder Unit zugeordnet werden die in der Lage sind ad hoc Vorg nge zu erkennen bzw sie zur Laufzeit erzeugen und an bestimmte externe Partnerorganisationen weiterleiten zu k nnen Die Zuordnung eines Software Agenten als Bearbeiter zu einem externen Workflowknoten wird bei der Modellierung eines ad hoc Vorgangs ausgeschlossen Bei ad hoc Vorg ngen ist die Vergabe von Zeitwerten f r die Synchronisation nur sehr eingeschr nkt m glich So sind standardm ig die Angabe eines Startzeitpunkts eines Intervalls einer Bearbeitungsdauer eines Deadline und Erinnerungszeitpunkts nicht m glich weil diese Vorg nge in unregelm igen Zeitabst nden anfallen F r einen externen Workflowknoten vom Typ eines Requestknotens ist zudem die untere Grenze Seite 98
36. durch eine modifizierte Version ersetzt so wird die zu ersetzende Proze sicht mit der Versionsnummer V in den Ordner Archiv bertragen und die neue Proze sicht im Ordner Aktiv bekommt die Versionsnummer V 1 zugeteilt Beispiel 1a Archive 1 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Archive 2 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Akt v 3 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Wird die aktive Proze sicht mit der Versionsnummer 3 modifiziert und anschlie end abgespeichert dann ergeben sich folgende neue Zuordnungen Seite 48 Beispiel 1b Archive 1 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Archive 2 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Archive 3 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Aktiv 4 Hella Projekt Raumleuchte 3000 Die Versionverwaltung von Proze sichten basiert auf denselben Grundlagen wie sie bereits in Meyer 1995 beschrieben worden sind 4 3 1 2 Verwaltung von Vorgangsbeschreibungen in der externen Sicht des External Directory Managers Die externe Sicht ist ein softwarebasiertes Verwaltungswerkzeug f r die Behandlung von ver ffentlichten Proze pfaden oder Proze sichten Mit dem Verwaltungswerkzeug k nnen nur die von externen Partnerorganisationen ver ffentlichten Vorgangsbeschreibungen aus dem External Directory ausgelesen und dargestellt werden Es werden keine Funktionen f r die Modellierung von Vorgangsbeschreibungen bereitgestellt Die externen Vorg nge werden wie in
37. e Verteilung von Dokumenten und die Kommunikation mit EMail hinausgeht Die Software mu auf Grundlage eines plattformunabh ngigen B rokommunikationssystems das den Sicherheits bed rfnissen der Organisationen gerecht wird die gemeinsame Bearbeitung von Vorg ngen in offenen Arbeitsgruppen und die hierzu erforderlichen Arbeitsabl ufe Workflows in weit verteilten Netzen WAN erlauben Ein solches System wird derzeit von sogenannten Groupware Systemen bereitgestellt Eine wesentliche Rolle f r die Gestaltung von solch gemeinsam zu bearbeitenden verteilten Vorg ngen f llt hierbei insbesondere der Modellierung typischer Arbeitsabl ufe in Form von Workflowmodellen f r weit verteilte Netze zu Die vorliegende Arbeit besch ftigt sich daher mit der Gestaltung Ein weiteres Beispiel ist die strategische Partnerschaft zwischen IBM SIEMENS und TOSHIBA zur Entwicklung eines 256 Mega bit Speicherchips vgl NZZ 14 07 1992 Seite 3 Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung in weit verteilten Netzen auf der Grundlage eines Groupware basierten Workflow Management Systems 1 2 Aufgabenstellung An der Lehr und Forschungseinheit Wirtschaftsinformatik 2 der Universit t Gesamthochschule Paderborn ist das Workflow Management System GroupFlow geschaffen worden dessen Prototyp im Jahr 1995 f r die Weiterentwicklung zu einem marktreifen Produkt an ein mit der Hochschule kooperierendes Unternehmen weitergegeben worden ist Gro
38. eine Berechnung durchf hren z B computable fields Seite 104 internen Formular mu unter Umst nden mehreren verschiedenen Content blocks zugeordnet werden k nnen Daher wird nach jeder Erzeugung eines Content blocks aus den im POL stehenden Feldnamen die Feldnamenliste im AFO wieder komplett vervollst ndigt und die im POL enthaltenden Feldnamen komplett gel scht F r die Ermittlung aller potentiell auszuschleusenden Felder werden von allen dem externen Task vorausgehenden Vorg ngerknoten im Workflow die internen Haupt und Nebenformulare und die in ihnen enthaltenen Felder ausgelesen und im AFO angezeigt Hierzu verwendet der graphische Vorgangseditor einen effizienten Algorithmus der sich besonders f r die schnelle Ermittlung aller Vorg nger eines Workflowknotens in einem Workflow eignet Bei der Modellierung von Workflowknoten kann jedem dieser Workflowknoten ein Hauptformular und mehrere Nebenformulare zugewiesen werden von denen einige bereits einem fr her modellierten Workflowknoten im gleichen Workflow oder einem Subworkflow zugewiesen worden sind Damit diese mehrfach zugewiesenen Formulare bei der Erzeugung der Positivliste voneinander getrennt werden k nnen sind die Formulare in Abh ngigkeit der Taskbeschreibung taskbasierte Anzeige auszuw hlen und anzeigen zu lassen Hierdurch wird eine Mehrfachauff hrung von gleichen Formularen im AFO vermieden als bei einer rein formularbasierten Anzeige Der Benutzer h
39. einer Proze sicht realisiert einem Button f r die Zuordnung von EMail Adressen zu Proze elementen einem Button f r die Archivierung von Proze sichten einem Button f r die Zuordnung von Proze elementen zu einem Workflowschritt und Buttons f r die Speicherung und das Seite 64 Laden von Proze sichten Im linken Fensterbereich des External Directory Managers findet die Modellierunge einer oder mehrerer Proze sichten statt Abbildung 26 Proze element oder Neues Proze element Subproze l schen erzeugen Neuen Subproze Ordner erzeugen Proze element oder Subproze umbenennen Archivierung Workflowzuordnungen EMail Adressen zuordnen Speichern External Directory Manager beenden Abbildung 26 Buttonmen des External Directory Managers Die Buttons f r das Erzeugen L schen und Umbenennen von Proze elementen sind selbsterkl rend und m ssen daher nicht weiter beschrieben werden Der Button Archivierung archiviert eine selektierte Proze sicht Hierbei wird die Proze sicht aus dem Ordner Design Entwicklung oder Public Aktiv automatisch gel scht und in den Ordner Archive Archiv bertragen Es kann immer nur eine komplette Proze sicht archiviert werden Hierzu mu das Proze element welches die Wurzel der gesamten Proze sicht bildet selektiert werden Wird ein anderes Proze element selektiert dann gibt der External Directory Manager nur eine entsp
40. in der externen Partnerorganisation an die baldige Erledigung der Bearbeitung eines verteilten Vorgangs erinnert werden soll F r die Erinnerungsfrist kann optional eine freie Textformulierung angegeben werden die bei Erreichen dieser Frist dem Empf nger des Requests automatisch zugestellt werden soll Die Erinnerungsfrist ist nur f r externe Workflowknoten vom Typ eines Requests und Answers m glich Einem externen Workflowknoten vom Typ Answer wird vom Workflow Modeler automatisch die Erinnerungsfrist des zugeordneten Requestknotens zugeteilt F r die Erinnerungsfrist ist ein Datum und eine Uhrzeit anzugeben Die Standardvorgabe f r die Erinnerungsfrist betr gt Il Tag vor Ablauf des Deadlinezeitpunktes Zuordnungen von Request und Answerknoten Einem externen Workflowknoten vom Typ Request mu ein entsprechender Workflowknoten vom Typ Answer zugeordnet werden und umgekehrt Hierzu liest der Workflow Modeler alle im Workflowmodell modellierten externen Workflowknoten aus die vom Typ Answer sind und zeigt diese zur Auswahl in einer Listbox an Ein Antwortknoten kann immer nur genau einem Requestknoten zugeordnet werden Wird ein Antwortknoten einem Requestknoten zugeordnet dann wird dieser Antwortknoten aus der Listbox gel scht und steht f r die Zuordnung zu einem anderen Seite 87 Requestknoten nicht mehr zur Verf gung Es besteht die M glichkeit ber eine Checkbox zu entscheiden ob a
41. ist hat einen oder mehrere direkte Vorg nger sowie einen oder mehrere direkte Nachfolger Ein Task der einen Startknoten in der graphischen Darstellung repr sentiert hat nur einen oder mehrere direkte Nachfolger und kennzeichnet den Seite 69 Beginn einer Vorgangsbearbeitung Ein Task der einen Endknoten in der graphischen Darstellung repr sentiert hat nur einen oder mehrere direkte Vorg nger und kennzeichnet das Ende einer Vorgangsbearbeitung Die direkten Vorg nger und Nachfolger von einem Task in einem internen Workflow sind immer Tasks desselben internen Workflows oder eines eingebundenen internen Workflows Einem Task kann zur Bearbeitung der Aufgabe eine Abteilung Rolle Arbeitsgruppe Person Position oder ein Software Agent zugewiesen werden 4 5 1 2 Internal Distribution Workflow Bei einer verteilten Vorgangsbearbeitung werden zwischen den kooperierenden Partnerorganisationen Message Objekte ber die Gateway Anwendungen oder durch Replikation von gemeinsamen verteilten Lotus Notes Datenbanken ausgetauscht Diese eingehenden Message Objekte m ssen in der Organisation anhand der ihnen in den GRI mitgegebenen Adre informationen einem Vorgang zugeordnet werden k nnen In Abh ngigkeit des Grades der Zusammenarbeit zwischen zwei Organisationen wird sich eine Organisation ihrer Partnerorganisation nur in einem bestimmten Umfang offenbaren Wird nur die EMail Adresse der empfangenden Gateway Anwedung ver ffentlic
42. jeweiligen Organisationen f r die gemeinsame Bearbeitung von verteilten Vorg ngen durch EMails angesto en werden sollen Hierzu ist es erforderlich die EMail Adressen der empfangenden Instanzen in den Partnerorganisationen zu ver ffentlichen Diese empfangene Instanz ist immer die Gateway Anwendung einer Organisation F r die Eingabe der EMail Adressen von Gateway Anwendungen externer Partnerorganisationen wird im graphischen Vorgangseditor ein Dialog in Form einer Eingabemaske auf Anforderung durch den Benutzer zur Verf gung gestellt vgl Abbildung 38 7 Diese Gr e ist eine Einschr nkung von Lotus Notes das nur eine maximale Gr e von 15 360 Bytes pro Textfeld in einem Formular erlaubt Seite 92 Enter EMail addresses Please enter the EMail addresses of your partnerships here m Apple DeyTeam usa com From ACMEZDevTeam germany net com Subject make notes of the attached project scheduling table bee Change Mailthreshold value Cancel Abbildung 38 Eingabedialog f r die Synchronisation verteilter Vorgangsbearbeitung mit dem Mail Client Mechanismus von Lotus Notes Die Felder To und bcc k nnen entweder vom Anwender mit den EMail Adressen der empfangenen externen Gateway Anwendungen gef llt oder automatisch bei der Zuordnung einer abstrakten Vorgangsbeschreibung aus dem External Directory Manager zu einem externen Workflowknoten im Workf
43. k nnen Eine Adresse mu deshalb aus einer eindeutigen Identifikationsnummer Adre ID bestehen Die Adre ID darf immer nur einmal vergeben werden Das Problem der Erzeugung und Vergabe einer Adre ID f r die modellierten Workflows und deren Bestandteilen wird umso komplexer je mehr Organisationen auf der Grundlage des Wide Area GroupFlow Systems zusammenarbeiten wollen Es mu sichergestellt werden da eine bereits vergebene Adre ID bei der Modellierung eines Workflows in den Partnerorganisationen nicht noch einmal vom graphischen Vorgangseditor vergeben wird 4 2 2 Erzeugung und Vergabe von Adre Identifikationsnummern im graphischen Vorgangseditor F r jeden modellierten Workflow und jeden im Workflow enthaltenden Knoten wird eine Adre ID erzeugt die sich in ihrer Struktur nach dem Grad der Ver ffentlichung unterscheiden und somit mehr oder weniger komplex sind vgl Tabelle 1 Tabelle 1 Struktur von Adre ID s f r die Adressierung von verteilten Vorg ngen Modellierung Aufbau der zugeh rigen ID Workflow lt Name der Person gt lt Datum gt J rg Touchard SE 13 10 1996 17 50 22 Externer Task lt Knotentyp gt lt Datum gt lt Uhrzeit gt lt ID REQUEST 1996131017533 des Header Dokuments f r Workflow 0 NT0000275A informationen gt Proze sicht lt ReplikalD der Gateway Anwendung gt C1256275 002533B5 lt Bezeichnung der Proze sicht gt Hella AG Projekt 4711 lt Datum gt lt Uhrz
44. nicht selektierte Proze element darf auch nicht ver ffentlicht werden Seite 59 Die drei Integrit tsregeln werden nur bei der Teilselektion auf ihre G ltigkeit berpr ft Bei der Totalselektion sind die drei Integrit tsregeln immer erf llt weil automatisch alle einem selektierten Element nachfolgenden Ebenen in der Proze sicht f r die Ver ffentlichung von Vorgangsbeschreibungen selektiert werden Die Integrit tsregeln besagen da keine nachgeordneten Ebenen aus Subprozessen ohne die bergeordneten Ebenen selektiert und ver ffentlicht werden k nnen Der Selektion von ganzen oder Teilen von hierarchischen Strukturen aus der Proze sicht geht immer eine Ver ffentlichung dieser abstrakten Vorgangsbeschreibungen ber das External Directory voraus Ohne die Selektion kann keine Ver ffentlichung oder die Einbindung von externen Vorgangsbeschreibungen stattfinden 4 3 3 Ver ffentlichung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen Eine Ver ffentlichung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen ist die Bereitstellung einer oder eines Teils von einer zuvor in der internen Sicht des External Directory Managers modellierten Proze sicht aus Haupt und Subprozessen die f r einen bestimmten Vorgang die auszuf hrenden Verrichtungen abstrakt beschreiben Die Proze sicht kann f r eine bestimmte Menge von externen Partnerorganisationen ber das External Directory ver ffentlicht werden Die externen Partnerorganisationen m ssen hierzu der
45. pft sind vgl Abbildung 1 Seite 19 20 Eine ausf hrliche Beschreibung der Konzeption von Wide Area Workflow Management zwischen verteilten Organisationen findet sich in Riempp Nastansky 1996b D Vgl Hollingsworth 1994 Seite 19 Dieses ist die einfachste Form der Modellierung von verteilten Vorg ngen bei denen einem oder mehreren Empf ngern Informationen bermittelt werden k nnen wobei der Initiator dieser Informationen keine Antwort von den Empf ngern zu erwarten hat Die Synchronisation findet immer in der Reihenfolge der Verkn pfung der Knoten von Prozessen statt Sie wird vor allem bei Abbildung 1 Sequential Workflow Parts SWP bestehenden einseitigen Beziehungen zwischen inter organisationalen Organisationen angewendet z B bei der Verteilung von Produktinformationen Preislisten oder dergleichen an die Kunden einer Organisation 3 2 1 2 Nested Workflow Parts NWP Ein System von Nested workflow parts NWP entspricht Verbindungen zwischen externen Workflows bei denen die Ein und Ausgangsknoten von mehreren Prozessen miteinander verbunden sind und einen Request bilden vgl Abbildung 2 Mit dem NWP k nnen Einzel und Proze A Mehrfachanfragen f r eine verteilte Vorgangsbearbeitung modelliert werden Die auf einen Request erwartete Antwort wird entweder wieder am Request ausl senden Knoten oder an einem anderen Knoten zur ckerwartet Die Synchronisati
46. somit M glichkeiten stark strukturierte Arbeitsabl ufe abzubilden Schwach strukturierte Arbeitsabl ufe wie sie eher in B roumgebungen anfallen lassen sich h ufig in Form einer Kooperation von mehreren Mitgliedern die in Gruppen angeordnet sind abbilden Hier wird dann im Rahmen des Workgroup Computings auch von Groupware Systemen gesprochen die diese schwach strukturierten Arbeitsabl ufe unterst tzen Der Hauptaspekt dieser Arbeit liegt auf der Gestaltung von Arbeitsabl ufen in B roumgebungen unabh ngig davon ob es sich um stark oder schwach strukturierte Arbeitsabl ufe handelt Deshalb soll in dieser Arbeit nur von Groupware als Synonym f r Workflow Management bzw Workgroup Computing gesprochen werden 2 2 Lokale und Wide Area Workflows Lokale Workflows sind auf den Standort beschr nkte interaktive oder automatische Arbeitsabl ufe die mit Hilfe eines entsprechenden Workflow Management Systems nach bestimmten Regeln innerhalb einer Organisation an einem Ort verteilt durchgef hrt werden k nnen Die Wide Area Workflows sind eine Erweiterung von lokalen Workflows dahingehend da sie zumindest einmal w hrend ihres Ablaufs die Grenze zwischen rtlichen rechtlichen wirtschaftlichen und politischen Organisationen berwinden Die Workflows im lokalen und weiten Umfeld lassen sich anhand der Dimensionen Organisationale Integration Art des Informationsflusses und Art des 8 verwendeten Kommu
47. um die Ursache des Problems zu lokalisieren und zu beseitigen Die erfa ten Informationen Seite 12 ber die verteilte Vorgangsbearbeitung werden hierbei in Form eines Protokolls festgehalten Diese Protokollierung wird auch als Tracking bezeichnet Die Protokollierung von eingehenden Informationen an die daf r vorgesehenen Eingangsstellen in einer Organisation wird auch als Reporting bezeichnet Weil beide Begriffe aber derart eng verwandt sind wird auch h ufig nur das Synonym Tracking verwendet Seite 13 3 Arbeitsumgebung f r die vorliegende Aufgabenstellung In diesem Kapitel soll die verwendete Arbeitsumgebung in ihren wesentlichen Aspekten kurz beschrieben werden Zun chst wird die Plattform Lotus Notes in der Version 4 0 vorgestellt mit deren Hilfe das in Kapitel 4 beschriebene Konzept des graphischen Vorgangseditors und des in Kapitel 5 vorgestellten Prototypen realisiert werden Hierzu werden zun chst im ersten Abschnitt die Grundlagen der Dokumentenverarbeitung und die grundlegenden Kommunikationstechniken in Lotus Notes kurz vorgestellt damit das Verst ndnis f r die vorgestellte konzeptuelle L sung und die Implementierung des Prototypen erleichtert wird Zum Abschlu wird im zweiten Abschnitt dieses Kapitels auf die Struktur des an der Universit t Gesamthochschule Paderborn Lehr und Forschungseinheit Wirtschaftsinformatik 2 geschaffenen Wide Area GroupFlow Systems eingegangen 3 1 Lotus
48. ver ffentlichenden Organisation die EMail Adresse ihrer empfangenden Gateway Anwendung zusammen mit den GRI ber das External Directory bereits ver ffentlicht haben Jedes Proze element enth lt Informationen die es von den anderen Proze elementen in der Proze sicht unterscheidet Dieses sind zum einen Informationen ber die graphische Repr sentation des Proze elementes auf dem Bildschirm Informationen ber die durchzuf hrende Verrichtung und Informationen ber die empfangenden Gateway Anwendungen in den Partnerorganisationen Die Ver ffentlichung von modellierten Vorgangsbeschreibungen in der internen Sicht des External Directory Managers Kann nur stattfinden wenn zuvor eine Total oder Teilselektion von Proze elementen aus der Proze sicht vorgenommen worden ist 53 Dieses ist z B die Ebene in der ein Proze element in der Hierarchie aus Proze elementen eingeordnet ist vgl hierzu Anhang 2 Process View Structure Seite 143 Seite 60 Nach Abschlu der Selektion m ssen die EMail Adressen der Gateway Anwendungen von den Partnerorganisationen dem Masterelement zugeordnet werden vgl Abbildung 22 Kaufhof AG 77 VOBIS AG SE Kaufhof AG Kaufhof AG Zuordnun b VOBIS AG Zuordnung VOBSAG Massa AG Massa AG Externe Adressen Abbildung 22 Vererbung von Masterlementinformationen an vorgelagerte Ebenen von Proze elementen Diese Zuordnung mu durch d
49. von Verbunddokumenten eine Datenbank Jedes dieser Dokumente kann im Vergleich mit einer relationalen Datenbank als ein Datensatz verstanden werden Nach dem ffnen einer Lotus Notes Datenbank ffnet sich dem Anwender zun chst eine bersicht View mit den in der Datenbank enthaltenen Verbunddokumenten Im View k nnen bestimmte Verbunddokumente mit Hilfe von Filterungsmechanismen von der Darstellung ausgeschlossen werden Jede API ist die englische Abk rzung f r Application Programming Interface und bezeichnet eine Programmierschnittstelle ber die auf Lotus Notes Datenbanken von externen Programmen aus zugegriffen werden kann 2 Eine an der Universit t Gesamthochschule Paderborn entwickelte Bibliothek die eine Reihe von Funktionen f r den direkten Zugriff auf Lotus Notes Datenbanken und die Manipulation ihrer Inhalte enth lt OLE Object Linking and Embedding ist eine von Microsoft entwickelte objekt orientierte Technologie zum Einf gen von Objekten z B Tabellen und Grafiken in andere Programme vgl Lauer 1993 S 264 272 Seite 15 Zeile im View stellt das Pendant eines Dokumentes dar w hrend der Inhalt des Views durch einzelne Felder gepr gt und spaltenweise dargestellt wird Durch Anw hlen einer Zeile im View wird das dazugeh rige Verbunddokument ge ffnet F r die Darstellung eines Verbunddokumentes werden die Felder in Masken Formulare oder Forms zusammengestellt und k nnen mit verschiedenen At
50. von seinem Standpunkt aus als ein ganzes in sich geschlossenes System Seite 28 Organisation A Organisation B Replikation Adresse Sendenes Gateway Message Object Abbildung 8 Basiskonzept f r die Verkn pfung von Workflows ber Organisationsgrenzen hinaus In Abbildung 8 wird die Verbindung zwischen den externen Repositories einer sendenden und empfangenden Organisation f r zwei verteilte Workflows zur Laufzeit des Wide Area GroupFlow Systems dargestellt Ein Message Objekt wird von einer Organisation A ber die sendende Gateway Anwendung an die empfangende Gateway Anwendung in Organisation B gesendet Die hierzu ben tigte externe Adresse des Empf ngers stellen die Global Routing Information bereit Die sind zwischen den Partnern vorher durch Replikation oder EMail basierter Synchronisation ihrer External Directories ausgetauscht worden Ist das Message Objekt in Organisation B in der empfangenen Gateway Anwendung angekommen wird es an die entsprechenden Workflows und Workflowschritte Tasks weitergeleitet Hierzu werden f r die in den GRI enthaltenden Adre informationen die zugeh rigen internen Adre informationen aus den nternal Routing Information IRI gesucht Die IRI enthalten detailiertere Informationen ber die potentiellen Empf nger von Message Objekten in Organisation B als die GRI Mit Hilfe dieser Informationen ist das empfangene Gateway in der Lage einen von Organisatio
51. 0050885080 80 5050 900805 00000 5050 1 1 1 2 AUFGABENSTEIEUNG RE EHE STETTIN TESTEN ET ET 3 1 3 e Ree NEE A 2 THEMATISCHE ABGRENZUNG UND BEGRIFFLICHE 6 2 1 WORKFLOW MANAGEMENT UND WORKGROUP COMPUTING 6 2 2 LOKALE UND WIDE AREA WORKFLOWS 8 2 3 VERTEILTE 2 9 2 4 CONTENT MANAGEMENT UND IRACKING 10 3 ARBEITSUMGEBUNG F R DIE VORLIEGENDE AUFGABENSTELLUNG een 13 3 1 LOTUS NOTES RELEASE 4 R4 ALS 8 13 3 1 1 Grundlagen der Dokumentenverarbeitung mit Lotus Notes 13 3 1 2 Grundlagen der Kommunikation mit Lotus Notes 16 3 2 GRUNDLAGEN DES WIDE AREA GROUPFLOW SYSTEMS 22 18 3 2 1 Grundlagen ber Workflowarten f r die verteilte Vorgangsbearbeitung occse 18 3 2 1 1 Sequential Workflow Parts GW 18 3 2 1 2 Nested Workflow Parts NW 19 3 2 1 3 Parallel Workflow Parts with Synchronization DW 20 3 2 1 4 Complete Integration of Workflow Parts CCIW 21 3 2 2 Das Architekturkonzept von Wide Area Group blouw 21 3 2 3 Konzept der Verbindung von Organisationen im Wide Area GroupFlow System 27 4 KONZEPTION DES GRAPHISCHEN 31 4 1 ALLGEMEINE BESCHREIBUNG DER F HIGKEITEN DER 050 6
52. 31 4 2 ERZEUGUNG UND VERGABE VON IDENTIFIKATIONSNUMMERN F R DIE ADRESSIERUNG VERTEILTER Kee 34 SL enne ett el ANERE ae eine lehren RES ae 34 4 2 2 Erzeugung und Vergabe von Adre Identifikationsnummern im graphischen ee Bee de 35 4 2 3 Adressierung von verteilten Vorg ngen 37 4 3 MODELLIERUNG VERTEILTER VORG NGE AUF PROZEBEBENE 40 4 3 1 Aufbaustruktur des External Directory Moanggerg 42 4 3 1 1 Modellierung von Vorgangsbeschreibungen in der internen Sicht des External Directory Managers sasini Area ege Reegel NEEN E 43 Seite 4 3 1 2 Verwaltung von Vorgangsbeschreibungen in der externen Sicht des External Directory 48 4 3 2 Modellierungsmethoden f r Vorgangsbeschreibungen auf der Proze ebene im External Directory ne 2 en IR an RAin eur 51 4 822 1 6 TE 53 4 3272 Selektion kennen 57 4 3 3 Ver ffentlichung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen 59 4 4 GRAPHISCHE PR SENTATION DES EXTERNAL DIRECTORY MANAGERS GRAPHISCHEN VORG N
53. Abbildungsverzeichnis ABBILDUNG 1 SEQUENTIAL WORKFLOW PARTS GW 19 ABBILDUNG 2 NESTED WORKFLOW PARTS NW 19 ABBILDUNG 3 PARALLEL WORKFLOW PARTS WITH SYNCHRONIZATION 5 20 ABBILDUNG 4 COMPLETE INTEGRATION WITH WORKFLOW PARTS CCIW 21 ABBILDUNG 5 ARCHITEKTUR DES WIDE AREA GROUPFLOW SYSTEMS WAGES 22 ABBILDUNG 6 GRUNDLEGENDE STRUKTUR EINES 55 25 ABBILDUNG 7 WIDE AREA WORKFLOW MANAGEMENT DURCH AUSTAUSCH VON MESSAGE OBJEKTEN 26 ABBILDUNG 8 BASISKONZEPT F R DIE VERKN PFUNG VON WORKFLOWS BER ORGANISATIONSGRENZEN GIE BEE 28 ABBILDUNG 9 GRUNDLEGENDES KONZEPT DER AUFBAUSTRUKTUR DES GRAPHISCHEN Kieler ONT 32 ABBILDUNG 10 ADRESSIERUNG VON VERTEILTEN VORG NGEN IM WIDE AREA GROUPFLOW SYSTEM 40 ABBILDUNG 11 BASISSTRUKTUR DES EXTERNAL DIRECTORY MANAGERS IM GRAPHISCHEN VORG NGSEDITOR EEN ENEE 43 ABBILDUNG 12 STRUKTUR DER INTERNEN SICHT DES EXTERNAL DIRECTORY 8 44 ABBILDUNG 13 VERWALTUNG AKTUELLER BEREITGESTELLTER UND ALTER VERSIONEN VON PROZE SICHTEN DURCH FLAGS EEN 45 ABBILDUNG 14 EXTERNE SICHT DES EXTERNAL DIRECTORY MANAGERS F R DIE VERWALTUNG VON EXTERNEN 5 never E 48 ABBILDUNG 15 VERWALTUNG VON VER FFENTLICHTEN EXTERNEN VORG NGEN MIT FLAGS 50 ABBILDUNG 16 GRUPPIERUNG
54. Choose an Internal Distribution Workflow IDF for exception handling AG K ln Kundendienst Reklamation version 0 ACME Megalooser Yersicherungen version 0 METRO K ln Kundendienst Reklamation version 0 Microsoft GmbH Produktwerbung version 0 Abbildung 37 Realisierung einer Ausnahmebehandlung im Workflow Modeler Es werden standardm ig nur Internal Distribution Workflows angezeigt die bereits mit dem Status Active abgespeichert worden sind Diese Workflows haben den Vorteil da sie bereits ausgiebig getestet und f r die Praxis als einsetzbar befunden worden sind der Praxis werden nur Workflows mit dem Status Active vom Wide Area GroupFlow System ausgef hrt Optional k nnen auch alle Internal Distribution Workflows mit dem Status Design oder Testing angezeigt werden Hiermit ist es m glich noch in der Entwicklung befindliche Internal Distribution Workflows f r die Ausnahmebehandlung festzulegen um bestimmte Reaktionen des Wide Area GroupFlow Systems testen zu k nnen Diese Workflows sollten aber zu einem sp teren Zeitpunkt durch ihre aktivierten Gegenst cke ersetzt werden weil es sonst zu unerw nschten Reaktionen in der Workflow Management Anwendung kommen kann deren Ursache eine vom Design oder Testing Status abweichende Workflowstruktur sein kann Aktivit tenbeschreibungen In einem Textfeld kann eine beliebig abstrakte Besc
55. Cluster innerhalb eines Workflows enthalten ist kann nach Speicherung Beendigung und anschlie endem Neustart des graphischen Vorgangseditors nicht wieder aus der Routing Datenbank geladen werden Dieser Fehler tritt auch schon im GroupFlow Modeler auf und ist erst kurz vor der Abgabe der Diplomarbeit entdeckt worden Einige Dialoge des GroupFlow Modelers sind unver ndert beibehalten worden so da es stellenweise vorkommen kann da ein Dialogfenster die Mindestaufl sung von 640x480 Bildpunkten berschreitet und nicht mehr vollst ndig dargestellt werden kann gt z B die Workflowstatistik Das Modul Statistik ist im graphischen Vorgangseditor aus Zeitgr nden nicht erweitert worden Es stellt in einer Dialogbox statistische Informationen ber die in einem internen Workflow modellierten Knoten und Kanten dar Dieses Modul sollte in Zukunft auch dahingehend erweitert werden da es zus tzlich auch statistische Informationen ber die externen Workflowknoten liefern kann Mehrmaliger Programmabsturz oder das Beenden des Modelers ber den Task Scheduler unter Windows95 f hren nach einiger Zeit zu einer v lligen Ressourcen Blockade von Windows95 gt Problem ist das fehlerhafte Speichermanagement von Windows95 und evtl ein zu kleiner Stapelspeicher Bei Verwendung der Macroware DLL Vers 1 0 f hrt ein Editieren eines abgespeicherten Dokumentes zu einem Workflowobjekt dazu da der Workflow vom graphischen Vo
56. Eigenschaften und ihrem Verhalten erfa t und beschrieben F r die Beschreibung der Eigenschaften und des Verhaltens eines Objektes besitzt jede Klasse bestimmte Informationen die sich wie folgt zusammensetzen Daten ber die graphischen Gestaltungsmerkmale wie z B die vom Betriebssystem bereitgestellten Funktionen zur graphischen Ausgabe eines Workflows und seiner Bestandteile in einem Fenster Erfassung von Benutzerinteraktionen Mausbewegung Mausklick Fensterinhalte scrollen usw Diese Funktionen werden von der Programmierumgebung bereitgestellt und sind nur noch mit entsprechenden Inhalten zu f llen damit sie vom Betriebssystem zur Laufzeit auch koordiniert werden und die gew nschten Aktionen durchgef hrt werden k nnen Methoden f r die Implementierung von Operationen die f r ein Objekt einer Klasse aufgerufen werden k nnen Diese Methoden werden durch sog Programmfunktionen realisiert mit denen die Objekte bearbeitet und modifiziert werden k nnen Eigenschaften Attribute eines Objektes Jedes Objekt einer Klasse besitzt f r seine Attribute Speicherplatz dessen Belegung den Zustand des Objektes wiederspiegelt Die Eigenschaften beschreiben die Erscheinungsform und das Verhalten eines Objektes im Workflowmodell Die Informationen eines Objektes werden innerhalb der Klasse mit Hilfe von linearen Listen gespeichert So besteht z B ein Workflow aus einer Menge von Workflowknoten die ber Kant
57. Ein anderes Verfahren ist die Breitensuche vgl Ottmann Widmayer 1990 5 5714 Seite 126 Workflowknoten f r den die Einstellungen des Content Managements durchgef hrt werden sollen Jeder Workflowknoten besitzt zum Zeitpunkt der Initialisierung der Tiefensuche ein Flag Nicht besucht Das Grundprinzip f r die Ermittlung der neuen Vorg ngerliste einer Quelle besteht darin rekursiv solange einen Pfad von Vorg ngerknoten von der Quelle zu verfolgen bis der Algorithmus beim Startknoten des Workflows ankommt Jeder auf diesem Pfad besuchte Workflowknoten wird mit dem Flag Besucht versehen Dieses Flag bedeutet da der Workflowknoten bereits besucht und in die Vorg ngerliste f r die Quelle eingef gt worden ist und ein weiteres mal nicht mehr besucht werden mu Die Rekursivit t des Tiefensuche Algorithmus garantiert da auch alle von einem Workflowknoten verzweigenden Pfade aus noch nicht besuchten Workflowknoten besucht werden Der Algorithmus endet erst wenn alle Vorg ngerknoten der Quelle ber das Flag Besucht verf gen W hrend der Tiefensuche werden die einem Workflowknoten zugeordneten Tasks und alle internen Formulare sowie die in diesen Formularen enthaltenen Felder erfa t und in eine lineare Liste eingef gt Die Liste wird der Klasse Workflowknoten zugeordnet Das Listenelement ist ein abstrakter Datentyp und als Unterklasse der Klasse Workflowknoten realisiert 5 3 Bekann
58. Empf nger wichtigen Informationen eingegrenzt und in eine verst ndliche Form gebracht werden Informationen die als vertrauensw rdig gelten d rfen nicht ver ffentlicht werden Eine Filterung dieser Informationen soll dazu beitragen keinen unn tigen Overhead zu bertragen der nur unn tig viel bertragungszeit verbunden mit hohen bertragungskosten verursacht Dieser Vorgang findet immer vor der Versendung eines Messsage Objektes statt und wird als Content Management bezeichnet Das Content Management kann sowohl standardisiert als auch ad hoc geschehen Neben der Versendung von Message Objekten ber die Gateway Anwendung besteht noch die M glichkeit Informationen auch direkt mit Hilfe des von Lotus Notes R4 bereitgestellten Replikationsmechanismusses durchzuf hren Die Message Objekte werden dabei nach dem Content Management mit einem Statusmerkmal versehen und zur Abholung in den Ausgangsbereich gestellt Die Partnerorganisationen k nnen dann in bestimmten zeitlichen Abst nden die Message Objekte abholen indem sie die Die Gateway Anwendungen bedienen sich hierbei des von Lotus Notes bereitgestellen Mailmechanismusses Seite 27 entsprechende Lotus Notes Datenbanken replizieren Die Datenbanken werden hierbei in regelm igen Zeitabst nden automatisch synchronisiert so da jeder Partner immer auf dem aktuellsten Versionsstand ist 3 2 3 Konzept der Verbindung von Organisationen im Wide Area
59. ExtNodID ReplikalD des External Directory wfExtDirPath Verzeichnis und Dateiname des External Directory wfGatewayID ReplikalD der Gateway Datenbank fGatewayPath Verzeichnis und Dateiname der Gateway Datenbank wfTrackingID ReplikalD der Tracking Datenbank wfTrackingPath Verzeichnis und Dateiname der Tracking Datenbank Tabelle 4 Vom graphischen Vorgangseditor in der Anwendungsdatenbank vorbelegte Felder A 2 Formulare in der Routing Datenbank A 2 1 Header Dokument Feldname ExtDirectoryDBPath GatewayDBPath IsSelfTrackingOn IsSendTrackingOn TrackingRate TrackTypeFrequency KindOfWF Beschreibung Verzeichnis und Dateiname des standardm ig gew hlten External Directories f r den Workflow Verzeichnis und Dateiname der standardm ig gew hlten Gateway Anwendnung f r den Workflow Verzeichnis und Dateiname der standardm ig gew hlten Tracking datenbank f r den Workflow yes oder no Ist Self Tracking f r den Workflow aktiviert worden M gliche Werte sind yes oder no Ist Send Tracking f r den Workflow aktiviert worden Speichert die Frequenz Rate f r das Tracking ab M glich Werte sind Randomly Z Degressive D oder einen Wert 3 30 Speichert die H ufigkeit f r das Tracking ab M gliche Werte sind Always A Never N Sometimes S oder Task specific T Enth lt den Workflowtyp M gliche Werte sind INTERN IDWF oder EXTSYNC S
60. G 34 ABBILDUNG 35 ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU ABBILDU NG 36 NG 37 NG 38 NG 39 NG 40 NG 41 NG 42 NG 43 NG 44 NG 45 NG 46 NG 47 NG 48 ABBILDU NG 49 Seite VI INTERNER WORKFLOW AM BEISPIEL EINER KFZ SCHADENSREGULIERUNG QUELLE MEYER T99 E 68 INTERNAL DISTRIBUTION WORKFLOW IDWF AM BEISPIEL EINER VORGANGSBEARBEITUNG F R EINGEHENDE 55 00 22 70 GLOBALER DATEIAUSWAHLDIALOG F R DAS WIDE AREA GROUPFLOW REPOSITORY 76 FESTLEGUNG DES WORKFLOWTYPS DURCH 5 76 AKTIVIERUNG DES MODELLIERUNGSMODUS F R INTERNE UND EXTERNE WORKFLOWTYPEN MIT RADIOBUTTONS 8 77 STANDARDSYMBOLE F R WORKFLOWKNOTEN IM GRAPHISCHEN VORGANGSEDITOR 80 FESTLEGUNG EINES SPEZIELLEN EXTERNEN REPOSITORIES F R EINEN EXTERNEN WORKFEOWKNOTEN 83 EINSTELLUNGSM GLICHKEITEN F R DIE SYNCHRONISATION VON VERTEILTEN VMORG NGEN este se a sell E EE 84 REALISIERUNG EINER AUSNAHMEBEHANDLUNG IM WORKFLOW MODELER s sses0000 90 EINGABEDIALOG F R DIE SYNCHRONISATION VERTEILTER VORGANGSBEARBEITUNG MIT DEM MAIL CLIENT MECHANISMUS VON LOTUS Nos 92 SYNCHRONISATION VON VERTEILTER VORGANGSBEARBEITUNG DURCH REPLIKATION 94 BERSICHT F R EMAIL UND REPLIKATIONSBASIERTE SYNCHRONISATIONSPARAMTER 95
61. GSEBITOR 028010 ee sinn testet yes EA EE E EEEO EESE EE SEKON KESE A SENEESE Ee 63 4 5 MODELLIERUNG VERTEILTER VORG NGE AUF WORKFLOWEBENE 67 4 5 1 Klassifizierung von Workflows im Workflow 68 45 l Internet e a 68 4 5 1 2 Internal Distribution Workflow 1 69 4 5 1 3 Extern synchronisierter Workflow 71 4 5 2 Modellierungsmethoden f r verteilte Vorgangsbearbeitung im Workflow Modeler 74 4 5 2 1 Globale Einstellungen f r Workflows im 74 4 5 2 2 Modellierung von Workflows im Workflow Modeler 76 4 5 2 3 Modellierung von externen Workflowkuoten 78 4 5 2 4 EMail basierte Synchronisation an externen Workflowkuoten sense 91 4 5 2 5 Replikationsgetriebene Synchronisation an externen Workflowknoten nenne 93 4 5 3 Besonderheiten bei der Modellierung verteilter ad hoc Vorgangsbearbeitung 96 4 5 3 1 Grundlegende Problematik von ad hoc basierten Vorg ngen nennen 96 4 5 3 2 Modellierung von Workflowknoten bei der Bearbeitung ad hoc Vorg ngen 97 4 6 CONTENT MANAGEMENT BEI VERTEILTER 98 4 6 1 Content Management bei standardisierter und strukturierter verteilter Vorgangsbearbeitung 2u 2222022220222n0ssnnnensnnersnnensnnansnnnnsnnnensnnersnno
62. GroupFlow System Je nach Art der angestrebten Zusammenarbeit zwischen rechtlich und organisatorisch getrennten Organisationen und der damit verbundenen Wahl des Verbindungstyps f r die verteilte Vorgangsbearbeitung ergibt sich der Umfang der zu ver ffentlichenden Informationen ber die entsprechenden Schnittstellen im Wide Area GroupFlow System Hierbei werden ber die Ein und Ausgangsknoten der miteinander verkn pften Workflowteile mehr oder weniger Informationen den potentiellen Kooperationspartnern gegen ber ver ffentlicht Viele Organisationen wahren trotz eines hohen Grades an gegenseitigem Vertrauen ein gewisses Ma Sicherheitsbed rfnissen Sie wollen auf m glichst vielen Ebenen zusammenarbeiten aber auch gleichzeitig so wenig wie m glich an Informationen ber ihre eigenen Aufbau und Ablaufstrukturen den Kooperationspartnern gegen ber ver ffentlichen 7 Diese Forderung hat dazu gef hrt Workflows nicht direkt miteinander zu verbinden sondern indirekt ber das External Directory und die Gateway Anwendung zu adressieren 7 Vgl hierzu auch Abschnitt 4 6 Content Management bei verteilter Vorgangsbearbeitung auf Seite 98ff 28 Diese Art der Zusammenarbeit ist in etwa vergleichbar mit einem Network File System NFS das sich aus vielen einzelnen und verschiedenen Netzwerken zusammensetzt Ein Anwender der sich in diesem NFS bewegt bemerkt von der Fragmentierung des NFS nichts sondern betrachtet es
63. INHALTLICHE FILTERUNG VON EIGENSCHAFTEN BEIM CONTENT MANAGEMENT 100 DIALOG F R DIE ERZEUGUNG VON DOSrrWLISTEN 103 GRUPPIERUNG VON ELEMENTEN AUS DER POSITIVLISTE ZU CONTENT 106 DIALOG F R DIE EINSICHT IN CONTENT 106 SPEICHERUNG VON CONTENT 2 107 DIALOG F R DIE GENERIERUNG EINES BTEUERUNGSDOKUMENTES 109 EINSTELLUNG VON WORKFLOWSPEZIFISCHEN TRACKINGPARAMETERN 113 EINSTELLUNG VON TASKSPEZIFISCHEN PARAMETERN F R DAS TRACKING UND REPORTING 2 ee es Ense nee 115 VERWENDETE DATENSTRUKTUREN IM GRAPHISCHEN 123 Seite VI Tabellenverzeichnis TABELLE 1 STRUKTUR VON ADRE ID S F R DIE ADRESSIERUNG VON VERTEILTEN 35 TABELLE 2 INFORMATIONS PORTFOLIO DES FFENTLICHEN TEILS IM EXTERNEN ADREB BUCH 38 TABELLE 3 INFORMATIONS PORTFOLIO DES NICHT FFENTLICHEN TEILS IM EXTERNEN DRE BUCH 39 TABELLE 4 VOM GRAPHISCHEN VORGANGSEDITOR IN DER ANWENDUNGSDATENBANK VORBELEGTE TABELLE 5 INHALTE DES DOKUMENTS F R INFORMATIONEN BER DIE WORKFLOWSTRUKTUR 141 TABELLE 6 INHALTE DES DOKUMENTS F R INFORMATIONEN BER DIE STRUKTUR UND EIGENSCHAFTEN VON WORKFLOWKNOTEN eeeseeeeeeeeeeeteeeteeererreerererererreeerrerererererererererererereerrrrrrerererrree
64. ORS 129 6 3 INSTALLATION DER WIDE AREA 130 LITERATURVERZEICHNIS 2u222002000000000000000000000000000 000000000000 0000 0000000000000 L99 ANHANG A STRUKTURDOKUMENTE 22ucss0eesneesnessnessneesnessnessnessnessnessnessnessnnssnensnnssnnesunese L35 ANHANG PROGRAMMCODE UND AUSF HRBARE VERSIONEN 71 151 Seite IV ABK RZUNGSVERZEICHNIS API BIP BPR bzgl bzw CIWP CSCW DLL engl ext f ff ggf GRI GUI ID IRI LAN NWP OECD OLE PWPS SMTP sog SWP u a WAGFS WAW z B z Zt Application Programming Interface Brutto Inlands Produkt Business Process Reengineering bez glich beziehungsweise Complete Integration with Workflow Parts Computer Supported Cooperative Work Dynamic Link Library englisch extern folgende Seite folgende Seiten gegebenenfalls Global Routing Informations Graphical User Interface Identifikationsnummer Internal Routing Informations Local Area Network Nested Workflow Parts Organization for Economic Cooperation and Development Object Linking and Embedding Parallel Workflow Parts with Synchronization Simple Mail Transfer Protocol sogenannt sogenannte Sequential Workflow Parts unter anderem Wide Area GroupFlow System Wide Area Workflow zum Beispiel zur Zeit Seite V
65. Sinnbild abzulegen bzw nachtr glich in der Routingdatenbank als Attachment anzuh ngen Im Anschlu an die Festlegung des Typs f r den externen Workflowknoten werden die individuellen Einstellungen f r einen Workflowknoten durchgef hrt Die individuellen Einstellungen beinhalten die Beschreibung aller Funktionen und Eigenschaften der durch den Workflowknoten zu realisierenden Aufgaben Hierzu geh ren die Festlegung von Bearbeitern Formularen Hilfsmitteln Synchronisationsdaten Lesezugriffen Ausnahmebehandlungen Aktivit ten und Aufgabenbeschreibungen 1 Bearbeiter Die Einstellungsm glichkeiten sind im wesentlichen vom GroupFlow Modeler ohne nderungen bernommen worden Als Bearbeiter kann eine Person Arbeitsgruppe Abteilung Rolle oder Software Agent festgelegt werden Der Workflow Modeler liest die erforderlichen Informationen hierzu aus der Organisationsdatenbank aus und stellt sie in den entsprechenden Dialogfenstern f r die Auswahl zur Verf gung Der Unterschied zu den Einstellungsm glichkeiten f r Bearbeiter im GroupFlow Modeler besteht darin da im Fall der Auswahl einer Arbeitsgruppe als Bearbeiter ein Flag f r Gruppenkennung in den Status aktiv Bit 1 gesetzt wird Ein aktiviertes Gruppenkennungs Flag kennzeichnet die Durchf hrung von gruppenbasierten Aktivit ten 70 Die Informationen ber potentielle Bearbeiter sind Bestandteil der Aufbaustruktur von einer Organisation und werden a
66. Universit t Gesamthochschule Paderborn Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Wirtschaftsinformatik 2 Diplomarbeit Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung Konzeption und prototypische Implementierung eines graphischen Vorgangseditors f r verteiltes Groupware basiertes Workflow Management Prof Dr Ludwig Nastansky Wintersemester 1996 97 vorgelegt von J rg Touchard Studiengang Wirtschaftsinformatik Matr Nr 370 63 84 Dr Wurm Str 7 33104 Paderborn Schlo Neuhaus eMail JTouchard aol com Danksagung Mein Dank gilt allen die zum Gelingen dieser Diplomarbeit beigetragen haben Besonders bedanken m chte ich mich bei Prof Dr Ludwig Nastansky und Dipl Wirtsch Ing Gerold Riempp f r die Betreuung sowie bei Thorsten Temme Stefan Meyer und allen Mitgliedern des WAW Teams f r die freundliche Unterst tzung Mein Dank gilt auch Herrn Prof Dr Werner Herold f r die bernahme des Koreferats dieser Arbeit Eidesstattliche Erkl rung Ich erkl re hiermit an Eides Statt da ich die vorliegende Arbeit selbst ndig und unter Verwendung der angegebenen Hilfsmittel angefertigt habe Die aus fremden Quellen direkt oder indirekt bernommenden Gedanken sind als solche kenntlich gemacht Die Arbeit wurde bisher keiner anderen Pr fungsbeh rde vorgelegt und auch noch nicht ver ffentlicht Paderborn den 26 11 1996 J rg Touchard Seite I Inhaltsverzeichnis 1 EINLEELUNG 58508820 805
67. akte Vorgangsbeschreibung f r Text Ka das Proze element GER Ist dieses Proze element ein Ordner Text yes Ordner no Kein Ordner FT Falls dieses Element kein Ordner ist Text Bag dann steht hier zu welchem Ordner innerhalb der Proze sicht dieses Element geh rt Andernfalls bleibt dieses Feld leer Ist dieses Proze element die Wurzel Text Ke einer Proze sicht M gliche Werte yes oder no Ebene der Proze sicht in die dieses Text SCH Proze element eingeordnet ist Nummer f r die Versionsverwaltung Text einer Proze sicht Status einer Proze sicht M gliche Text Bg Werte design d archive a oder public p Liste aller potentiellen Adre ID s von Text er externen Workflowknoten die dem Proze element zugeordnet worden sind EMail Adressen der Partnerorgani Text sationen denen dieses Proze element ver ffentlicht worden ist Seite 147 Type Typ des Workflow nur bei Proze elementen d h f r welchen Workflow ist dieses Proze element modelliert worden AppReplikalD ID der Anwendungsdatenbank die f r den Workflow verwendet wird Tabelle 7 Dokument f r die Speicherung der Strukturdateb einer Proze sicht Seite 148 A 3 Formulare im External Directory 3 1 Wide Area Global Routing Informations GRI Feldname Beschreibung Datentyp Defaultwert wfDirection Richtung der Ver ffentlichung des Text GRI Do
68. alle ben tigten Funktionen f r die graphische Darstellung der im Programm verwendeten Dialogboxen Controls und Fenster zur Verf gung und m ssen sich im gleichen physischen Verzeichnis befinden wie der graphische Vorgangseditor Die Macroware DLL stellt eine Menge von Funktionen bereit mit denen externe Softwareprogramme auf Lotus Notes Datenbanken zugreifen und ihre Inhalte modifizieren k nnen ohne da dierzu das Lotus Notes Basissystem gestartet werden mu Die Macroware DLL mu sich ebenfalls im gleichen physischen Verzeichnis befinden wie der graphische Vorgangseditor e F r die Mehrsprachigkeit wird eine ASCIH Datei mit der Bezeichnung SIRINGS WIN verwendet Alle Texte und Meldungen die nicht Bestandteil der in den Ressourcen festgelegten Bezeichnungen f r die im Programm verwendeten Dialoge Meldungen und Fenstertexte sind werden vom graphischen Vorgangseditor aus dieser Datei ausgelesen Diese Datei mu sich deshalb im gleichen physischen Verzeichnis befinden wie der graphische Vorgangseditor F r die englische Version des graphischen Vorgangseditors ist die Datei estrings win und f r die deutsche Version die Datei dstrings win zu verwenden Diese Datei mu zuvor in STRINGS WIN umbenannt werden 6 3 Installation der Wide Area GroupFlow Datenbanken Die Wide Area GroupFlow Datenbanken sollten alle in einem separaten physischen Verzeichnis abgespeichert werden Legen Sie auf keinen Fall die Datenbanken
69. anal unter der Adre ID zugeordnet ist Diese Informationen enthalten Daten ber das zugeordnete interne und externe Repository von Lotus Notes Datenbanken sowie Strukturdaten ber den zugeordneten Workflow Die Adre ID stellt f r den nicht ffentlichen Adre teil eine Art Prim rschl ssel dar und bildet die Schnittstelle zwischen dem ffentlichen und dem nicht ffentlichen Adre teil im External Directory Sie verbindet die Informationen aus dem ffentlichen Adre teil mit den Informationen im nicht ffentlichen Adre teil im External Directory F r die Kommunikation zwischen den Partnerorganisationen bei einer verteilten Vorgangsbearbeitung werden nur die ffentlichen Adre informationen zwischen den Kooperationspartnern ausgetauscht ber den nicht ffentlichen Teil im External Directoy wird ein direkter Zugang zu einem Workflow realisiert vgl Abbildung 10 4 3 Modellierung verteilter Vorg nge auf Proze ebene Vor der Zusammenarbeit zwischen verteilten Organisationen auf der Ebene ihrer durch eine gemeinsame Schnittstelle miteinander zu verbindenen Workflow Management Systeme mu jede dieser Organisationen pr fen welche Workflows von der Zusammenarbeit betroffen sind Anschlie end m ssen f r die gemeinsame verteilte e Im External Directory ffentlicher Adre teil GRI Nicht ffentlicher Adre teil IRI Zuordnung durch Abstrakte Adresse gen graphischen 1 Interne Adresse
70. ann in der Dialogbox nur der ad hoc Fall ausgew hlt werden Ist der ad hoc Fall gew hlt worden dann l t sich in der Dialogbox nur der Standardfall f r den externen Workflowknoten festlegen Seite 100 4 6 1 Content Management bei standardisierter und strukturierter verteilter Vorgangsbearbeitung F r den Fall von immer wiederkehrenden gleichartigen Aufgaben Kann im graphischen Vorgangseditor ein Standardmodell f r das Content Management modelliert werden Hierzu sind sowohl externe Lotus Notes Formulare als auch interne Lotus Notes Formulare n tig Die externen Lotus Notes Formulare stellen Standardformulare f r das Versenden von Message Objekten bereit die bei Bedarf mitgesendet werden k nnen Die externen Formulare k nnen sowohl von der ver ffentlichenden Organisation als auch von den Partnerorganisationen stammen und werden im External Directory entwickelt abgelegt und repliziert Dieses hat den Vorteil da eine Organisation ihren Kooperationspartnern ein einheitliches Standardformular f r diverse innerorganisationale Aufgaben bereitstellen kann Die internen Formulare stellen nicht ffentliche Formulare mit potentiellen Feldern bereit von denen eventuell nur ein geringer Teil f r die Kooperation ben tigt werden und somit ausgefiltert werden internen Lotus Notes Formulare werden in der m ssen Diese Anwendungsdatenbank des Wide Area GroupFlow Systems entwickelt und abgelegt F r einen erfolgrei
71. anzupassen hat F r die Modellierung von Workflowmodellen ist der zuvor modellierte interne Workflow mit Hilfe von neuen Modellierungswerkzeugen zu modifizieren Diese Werkzeuge erlauben es einzelne Tasks eines internen Workflows so zu attributieren da aus dem internen Workflow ein Internal Distribution Workflow IDWF oder ein extern synchronisierter Workflow entsteht 4 5 2 1 Globale Einstellungen f r Workflows im Workflow Modeler F r die Modellierung von Workflows werden Informationen ber die vorhandene Infrastruktur in einer Organisation ben tigt Diese Informationen m ssen Daten ber die Aufbauorganisation einem Informationsmodell f r die im Workflow zu transportierenden Informationen und einem Proze modell f r die Darstellung der Proze struktur enthalten Bevor ein Workflow modelliert werden kann mu hierzu im Seite 75 graphischen Vorgangseditor das ben tigte Repository aus Wide Area GroupFlow Datenbanken festgelegt werden Dieses Repository besteht aus einer Anwendungsdatenbank Application Database Organisationsdatenbank Organization Database Routingdatenbank Routing Database Externes Adre buch External Directory Gateway Anwendung Gateway Database und einer Tracking Datenbank Tracking Database Alle Datenbanken des Repositories werden vor der Modellierung von Workflows im Workflow Modeler global ber ein Optionenmen festgelegt und dienen lediglich dazu die ben tigten Datenbanken den zu mo
72. arallel Workflow Parts with unterst tzt Dieser Typ eines Synchronization PWPS Workflows erfordert im Gegensatz zu einem NWP und SWP besondere Einstellungen bzgl der Zeitpunkte zu denen eine Synchronisation stattfinden soll z B bei einer verteilten gemeinsamen Produktentwicklung in einer virtuellen Organisation oder bei der Entwicklung unterschiedlicher Finanzierungsstrategien f r einzelne Organisationsbereiche durch verteilte Teams Seite 21 3 2 1 4 Complete Integration of Workflow Parts CIWP Ein System von Teilen unterschiedlicher Wide Area Workflows die von einem virtuellen Startknoten zu einem bestimmten Zeitpunkt gemeinsam angesto en werden und dessen Knoten direkt adressiert werden wird als Complete integration of workflow parts CIWP bezeichnet vgl Abbildung 4 Die Startknoten von Prozessen sind Common virtual ber einen gemeinsamen virtuellen starting node Startknoten verkn pft Der virtuelle Proze A Proze B Startknoten hat die Aufgabe die Bearbeitung eines verteilten Vorgangs zu einem bestimmten Zeitpunkt in allen Workflowteilen zeitgleich auszul sen Dieser Vorgang l uft dann in jedem dieser Workflowteile selbst ndig weiter und wird nur durch die Reihenfolge der Verkn pfung der Abbildung 4 Complete Integration with Workflow Parts einzelnen Knoten synchronisiert Bei dieser Form der Modellierung einer verteilten Vorgangsbearb
73. at damit zu jedem Zeitpunkt einen berblick dar ber welche Felder eines internen Formulars in die Positivliste eingef gt werden sollen Die in den individuellen Einstellungen f r einen externen Workflowknoten gemachten zeitlichen Angaben f r die Synchronisation von verteilten Vorg ngen in Form eines Startzeitpunktes Bearbeitungsdauer Deadlinezeitpunktes und Erinnerungszeitpunktes werden automatisch zu einem Content block zusammengefa t und k nnen bei Bedarf der Liste von bereits erzeugten Content blocks hinzugef gt werden Die in der POL enthaltenen Felder aus den internen Haupt und Nebenformularen werden schlie lich zu Content blocks zusammengefa t Der graphische Vorgangseditor ist nur in der Lage Content blocks zu verarbeiten Soll mit einem S Vgl hierzu Abschnitt 5 2 2 Graphalgorithmus f r die Erzeugung von Positivlisten auf Seite 125f Seite 105 Message Objekt jeweils nur ein einzelnes Feld und dessen Inhalt bertragen werden so ist f r dieses Feld zuvor ein Content block zu erzeugen F r die Generierung von Content blocks aus mehreren Feldern sind eine bestimmte Menge von thematisch zusammengeh renden Feldern im POL zu markieren und ber die Option Group to Content block zu einem Content block zusammenzufassen Die Aktion wird ber einen Button im POL ausgel st In einem weiteren Eingabedialog ist daraufhin eine Bezeichnung f r den Content block zu vergeben Eine doppelte
74. ationsvorgang mit Hilfe des von Lotus Notes bereitgestellten Replikationsmechanismus ausgel st werden soll m ssen Replikationsparameter eingestellt werden k nnen F r die Replikation ist es unerheblich mit welchen Partnerorganisationen Message Objekte ausgetauscht werden sollen weil nur die in den Initialisierungsverhandlungen festgelegten gemeinsamen Lotus Notes Datenbanken repliziert werden F r den Zugriff auf die Datenbanken k nnen eine ACL mit Rollen vergeben werden in die nur diejenigen Partnerorganisationen eingetragen werden denen ein Zugriff erlaubt werden soll Desweiteren k nnen die zu replizierenden Dokumente und Views ebenfalls durch Definition einer Zugriffsliste nur f r bestimmte Partnerorganisationen zur Replikation freigegeben werden Diese Einstellungen sind Bestandteil der Intialisierungsverhandlungen zwischen den Partnerorganisationen und m ssen zur Zeit noch alle unter Lotus Notes R4 durchgef hrt werden Der graphische Vorgangseditor kann f r die zu replizierenden Datenbanken nur Synchronisationsparameter vorbelegen die eine zeitliche Steuerung der Replikation erm glichen Die Synchronisationsparameter sind im Dialogfenster f r die Synchronisationseinstellungen des externen Workflowknotens durchzuf hren 5 Zum Beispiel die Zusammenarbeit von Organisationen auf einem Produkt Feld Marktsegment um ein gemeinsames hochwertiges Endprodukt zu erstellen da innerhalb k rzester Zeit auf den Markt gebracht werden
75. ausgelesen werden kann Wird eine Datenbank dieses Repositories nicht gefunden so wird eine entsprechende Fehlermeldung mit dem Hinweis erzeugt die entsprechende Datenbank neu festzulegen Eine Read Only Referenzdatenbank ist eine Lotus Notes Datenbank die vom graphischen Vorgangseditor nur einem Workflowmodell zugeordnet aber nicht modifiziert werden kann Seite 119 5 1 2 Die Routing Datenbank In der Routing Datenbank werden alle Daten ber die Struktur und Eigenschaften eines Wide Area Workflows abgespeichert die durch die Modellierung entstanden sind Hierzu geh ren Daten ber den modellierten Workflow Daten ber die Struktur und Eigenschaften der im Workflow enthaltenen Objekte und Daten ber die im External Directory Manager modellierten Proze sichten Die Strukturdaten und Eigenschaften eines Wide Area Workflows m ssen alle in der Routing Datenbank abgelegt werden weil der graphische Vorgangseditor einen modellierten Wide Area Workflow nur im Zusammenhang in bzw aus einer Datenbank speichern bzw auslesen kann Die Routing Datenbank wird vom Workflow Modeler ber das Vorhandensein des Views Modeler Header identifiziert Die Daten ber die Struktur und Eigenschaften eines modellierten Wide Area Workflows werden in einem Header Dokument abgespeichert da aus dem Formular mit der Bezeichnung Modeler Header gebildet wird Dieses Dokument wird f r jeden modellierten Wide Area Workflow nur e
76. cess View Structure erzeugt und abgespeichert werden weil jedes Proze element die Schnittstelle zu einem externen Workflowknoten bilden kann In Analogie zu den Header Dokumenten f r Workflows gibt es im Formular Process View Structure ein Feld mit dem Feldnamen pvIsRoot Dieses Feld wird vom External Directory Manager dazu verwendet eine Proze sicht als solche zu identifizieren Steht in diesem Feld der Wert yes dann wird das Dokument als Header Dokument der Proze sicht verwendet andernfalls ist es ein normales Dokument das Informationen ber ein einzelnes Proze element enth lt Wird eine hierarchische Struktur aus Haupt und Subprozessen an einen externen Task in einem Workflow vererbt dann wird in das Dokument Workflow Structure f r diesen externen Task die ID der Proze sicht in das Feld wfProcViewID und die Adre ID des externen Workflowknotens eingetragen Zus tzlich m ssen noch Informationen ber den Workflow eingetragen werden dem der externe Workflowknoten angeh rt Diese Workflowinformationen bestehen aus der Bezeichnung Feld Type der Version Feld Version und dem Status des Workflows Feld Status Mit Hilfe dieser Felder kann eine Proze sicht ausgehend vom zugeh rigen Dokument Workflow Structure des externen Workflowknotens eindeutig identifiziert werden Umgekehrt wird f r das Element in der obersten ver ffentlichten Ebene der hierarchischen Proze s
77. chen Austausch von Message Objekten und deren Content blocks ist es daher n tig ein Dokument in seine interne Form und seinen Inhalt zu separieren Der Inhalt wird ber einen Filterungsproze in drei Gruppen von Feldern eingeteilt und jeweils einer dieser drei Gruppen zugeordnet vgl Abbildung 41 Fitterungs Pficht ac Proze Felder Empf nger Datum Zeit Stempel externes Betreff form Ausgew hlte Nutz Felder Compound internes Document form Workflow Felder content blocks Einzelne Felder 2 Brieftext Grafik Objekt Budget Tabelle Versicherungs Nr tracking logic routing logic status management Abbildung 41 Inhaltliche Filterung von Eigenschaften beim Content Management Seite 101 Die drei Gruppen von Feldern bilden zusammen das Message Objekt und k nnen an die Partnerorganisationen gesendet werden Dem Message Objekt kann f r die Sichtung und Bearbeitung der mit den drei Feldgruppen gesendeten Informationen ein Lotus Notes Formular aus dem External Directory im Anhang Attachment mitgesendet werden Die drei Feldgruppen lassen sich wie folgt charakterisieren e Pflichtfelder mandatory fields Diese Felder dienen der eindeutigen Zuordnung eines Nachrichtenobjekts zu einem Empf nger Daher sind diesem Feldtyp alle Felder die f r eine Adressierung ben tigt werden zuzuordnen Dieses sind z B Absender Empf nger Datum Zeit Stempel und Betreff Subject
78. dellierenden Workflows auf Anforderung bereitzustellen damit dort entsprechend modellierte Workflow und Proze modelle abgespeichert werden k nnen Die globalen Einstellungen f r Workflows im Workflow Modeler sind somit im Vergleich zum GroupFlow Modeler nur um einen Dateiauswahldialog erweitert worden der es erlaubt das zus tzlich ben tigte externe Repository aus Lotus Notes Datenbanken standardm ig f r die Modellierung von Workflows festlegen zu k nnen vgl Abbildung 31 Seite 76 9 Die Applikations Organisations und Routingdatenbank sind ausf hrlich in Ott 1994 beschrieben F r eine detaillierte Beschreibung der Gateway Anwendung siehe K the 1996 9 Eine Tracking Datenbank f r das Wide Area GroupFlow System existierte zum Zeitpunkt der prototypischen Implementierung noch nicht so da als Notl sung ein leere Datenbank H lse mit einer Ansicht erzeugt worden ist an welcher der graphische Vorgangseditor diese Datenbank als Tracking Datenbank identifizieren kann Seite 76 Workflow Settings Workflow version Hella Projekt Raumleuchte 3000 0 Databases Yalicity time External Directory WAGF External Directory Standerd DEE e diplominotes prototypigf_ext_e nsf Eee Gateway Database WAGF Gateway e diplominotesiprototyp gf_gtw_e nsf Internal DBs Tracking database WAGF Tracking ei diplominotes prototypigf_trk_e nsf Abbildung 31 Gl
79. der internen Sicht in Form einer hierarchischen Struktur aus Haupt und Subprozessen dargestellt Diese hierarchische Struktur von ihrem Wurzelelement in der niedrigsten Ebene bis zu ihrem Blattelement in der h chsten Ebene beschreibt den Grad der Detaillierung der von einer externen Partnerorganisation ver ffentlichten Vorgangsbeschreibung vgl Abbildung 14 Graphischer Vorgangseditor External Directory Manager Externe Sicht Arbeitsplatz Archiv Entwicklung Externe Organisation Hauptproze A Hauptproze B Subproze elementare Vorgangsbeschreibung Abbildung 14 Externe Sicht des External Directory Managers f r die Verwaltung von externen Vorg ngen Seite 49 Die h chste Ebene einer Proze sicht besteht aus elementaren Vorgangsbeschreibungen Blattelemente Diese Ebene stellt den von einer externen Organisation ber das External Directory ver ffentlichten h chsten Detaillierungsgrad eines Teils oder der ganzen Vorgangsbeschreibung dar Ein dieser elementaren Vorgangsbeschreibung vorausgehendes Proze element Subproze bildet die n chst niedrigere Ebene in der Proze struktur an der alle nachfolgenden Vorgangsbeschreibungen aufgeh ngt sind Die Hierarchie kann solange beliebig verschachtelt aus vorausgehenden Subprozessen bestehen bis eine weitere niedrigere Ebene erreicht ist die nur noch aus einem Hauptproze besteht Die Ebene dieses Hauptprozesses stellt den von einer externen Organ
80. der Message Objekte innerhalb von Organisationseinheiten in externen Organisationen verstanden werden A Vgl hierzu auch Abbildung 5 in Abschnitt 3 2 2 Das Architekturkonzept von Wide Area GroupFlow auf Seite 21ff Seite 32 Workflow Modeler External Directory Manager Graphischer Vorgangseditor Proze Modeler a ne U Macroware DLL Lotus Notes R4 Betriebssystem Abbildung 9 Grundlegendes Konzept der Aufbaustruktur des graphischen Vorgangseditors Der graphische Vorgangseditor ist ein Softwarewerkzeug aus der Werkzeugschicht des Wide Area GroupFlow Systems und stellt eine Erweiterung des GroupFlow Modelers f r die Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung dar Der graphische Vorgangseditor kann in mehrere Schichten unterschieden werden Er basiert auf dem 32 Bit Betriebssystem Microsoft Windows95 und der Groupware Plattform Lotus Notes R4 Die dritte Schicht dieses Modells besteht aus den Lotus Notes Datenbanken Internes Repository der Workflow Repository Schicht sowie dem External Directory und der Gateway Anwendung Externes Repository Die vierte Schicht besteht aus einer dynamischen Bibliothek von API Funktionen mit der auf die Lotus Notes Datenbanken in der Workflow Repository Schicht zugegriffen werden kann und die zur Laufzeit des graphischen Vorgangseditors zum Programm hinzugebunden wird Die f nfte und oberste Schicht bildet der graphische Vorgangseditor Mit ihm ist es m
81. des Workflowknotens ze Vorgangseditor ffentliche Be 9 9 2 Interne Beschreibung schreibung einer i einer Funktion Funktion Adre ID Global routing Internal routing information GRI information IRI Abbildung 10 Adressierung von verteilten Vorg ngen im Wide Area GroupFlow System Seite 41 Vorgangsbearbeitung die Workflowschritte Tasks aus den Workflows identifiziert werden die miteinander ber eine Proze sicht verbunden werden sollen Eine abstrakte Vorgangsbeschreibung ist die Beschreibung der f r diesen Vorgang durchzuf hrenden Verrichtungen Der Bearbeitung eines Vorgangs gehen oft eine Reihe von unterschiedlichen Aufgaben voraus die von verschiedenen Stellen in mehreren verteilten Workflows in einer externen Partnerorganisation bearbeitet werden m ssen bevor der Vorgang in der eigenen Organisation weiterbearbeitet werden kann Die sich aus der Summe von Einzelaufgaben ergebende und zu l sende Gesamtaufgabe l t sich daher als ein Block von Proze elementen bestehend aus Haupt und Subprozesse darstellen Je komplexer und umfangreicher diese Gesamtaufgabe ist desto mehr mu dieser Block von Proze elementen in mehrere Unterbl cke aufgeteilt werden Jede Schicht dieser Blockstruktur enth lt eine abstrakte Beschreibung der Elemente in der nachgeordneten Schicht also das was getan werden soll aber nicht wie etwas getan werden soll Das wie ergibt sich
82. deutig weil Lotus Notes ber einen Mechanismus verf gt der f r eine Datenbank eine weltweit eindeutige ReplikalD erzeugt Die Gateway Anwendung ist gew hlt worden um im Fall eines Kommunikationsfehlers nachtr glich feststellen zu k nnen welche Gateway Anwendung das fehlerhafte Message Objekt gesendet hat sofern diese vollst ndig vorhanden ist Hierzu ist die ReplikalD aus der Proze sicht ID auszulesen und mit den entsprechenden Eintr gen im External Directory zu vergleichen um die dazugeh rige EMail Adresse nachtr glich auslesen zu k nnen Die Proze sicht ID wird zusammen mit den brigen Strukturdaten der Proze sicht in einem Dokument Process View Structure unter Verwendung des Formulars Modeler Process View Structure in der Routing Datenbank abgespeichert 4 2 3 Adressierung von verteilten Vorg ngen F r die verteilte Vorgangsbearbeitung ist es erforderlich die auszutauschenden Message Objekte ihren jeweiligen Empf ngern in den Partnerorganisationen mit Hilfe Seite 38 von Adressen eindeutig einem Vorgang zuordnen zu k nnen Diese Adressen bestehen aus den ffentlichen und nicht ffentlichen IRI Den Partnerorganisationen werden jeweils nur die GRI ver ffentlicht Die GRI und IRI befinden sich im External Directory Das External Directory hat die Aufgabe sowohl alle ben tigten Adressen der Kooperationspartner als auch die workflowspezifischen Parameter f r das Message Object Routin
83. dokument einem Feld eines externen Formulars im rechten Fensterbereich nicht zugeordnet worden sind Seite 110 werden wieder automatisch in die Liste von noch zuordbaren Message Objekten eingeordnet F r jedes zu sendene Message Objekt wird immer genau ein Steuerungsdokument erzeugt weil nicht immer alle Message Objekte an dieselben Partnerorganisationen gesendet werden m ssen Ein Steuerungsdokument kann ber die in ihm abgespeicherte Adre ID eindeutig einem externen Workflowknoten zugeordnet werden Zus tzlich werden Workflowinformationen abgespeichert die eine eindeutige Zuordnung des Steuerungsdokumentes zu einem bestimmten internen Workflow erm glichen Die Steuerungsdokumente werden bei der Speicherung eines Workflows External Directory unter Verwendung des Formulars Configuration document abgespeichert 4 6 2 Content Management bei verteilter ad hoc basierter Vorgangsbearbeitung Im Fall einer verteilten ad hoc basierten Vorgangsbearbeitung kann es zu Situationen kommen in denen bestimmte Felder aus internen Lotus Notes Formularen die einem externen Workflowknoten vorausgehenden Knoten zugeordnet worden sind nicht ver ffentlicht werden d rfen w hrend sie im Fall einer strukturierten Vorgangsbearbeitung ver ffentlicht werden m ssen Ferner ist es m glich da ein im Standardfall zu ver ffentlichender Feldinhalt im ad hoc Fall leer ist Existieren hiervon mehrere Felder so w rden jedesmal si
84. dung 12 Seite 44 Unter Microsoft Windows 95 ist es z B m glich mit einem Klick der rechten Maustaste auf der graphischen Benutzeroberfl che ein Popupmen aufzurufen Dieses bietet dann die M glichkeit an ber die Auswahl der Men option Neu entweder einen Dateiordner oder eine Verkn pfung zu einer beliebigen Datei herzustellen Seite 44 Graphischer Vorgangseditor External Directory Manager Interne Sicht Arbeitsplatz Aktiv Archiv Entwicklung Hauptproze A Hauptproze B Subproze elementare Vorgangsbeschreibung Abbildung 12 Struktur der Internen Sicht des External Directory Managers Die h chste Ebene einer Proze sicht ist dasjenige Proze element welches von allen anderen Proze elementen in derselben hierarchischen Struktur am weitesten einger ckt ist Die h chste Ebene der gesamten Proze sicht besteht nur aus Proze elementen die eine elementare Vorgangsbeschreibung darstellen Diese elementare Vorgangsbeschreibung ist ber eine Adre ID mit einem Task in einem internen Workflow verbunden Ein der elementaren Vorgangsbeschreibung vorausgehendes Proze element Subproze bildet die n chst niedrigere Ebene des Proze pfades in der Proze sicht An einem Proze element in dieser Ebene sind alle nachfolgenden hierarchischen Vorgangsbeschreibungen der n chst h heren Ebene aufgeh ngt Die Subprozesse k nnen auch im Vergleich zu einem Dateimanager als ein Ordner f r di
85. dung 24 Seite 62 Seite 62 ee E See SER Sec EE EE SER 55555509 e 7 KESSEL gt gt ER 000000 gt Kaufhof AG VOBIS AG Massa AG Abbildung 24 Mehrfachselektion von Haupt und Subprozessen mit Hilfe von Zeigern Dieses wird erreicht indem das Masterelement immer als Basiselement einer Selektion gew hlt und ihm die externen Adressen von den Partnerorganisationen zugeordnet werden Die Liste der externen Adressen wird durch einen Zeiger mit dem Masterelement und allen dem Masterelement bergeordneten Elementen des Proze pfades verkn pft Das Masterelement stellt in der Selektion immer das Ausgangselement dar von dem eine Folge von Zeigern auf die bergeordneten Elemente des Proze pfades verweisen Alle Strukturdaten einer Proze sicht und ihrer Proze elemente werden nach der Modellierung in der Routing Datenbank unter Verwendung des Lotus Notes Formulars Modeler Process View Structure abgespeichert Nach Abschlu der Zuordnung der externen Adressen von Partnerorganisationen zu einem als Masterlement selektierten Haupt oder Subproze erfolgt die Bereitstellung der Selektion im External Directory Hierzu werden die Strukturdaten der Selektion auf Anweisung des Benutzers in das External Directory bertragen und stehen dann f r die Replikation durch die Partnerorganisationen zur Verf
86. durch getrennt werden Datentyp Defaultwert WM WEN RoutingReplikalD GatewayReplikalD TrackingReplikalD ReplikaIlD der dem Workflowtyp in der Liste zugeordneten Routing datenbank Bei mehreren Workflow typen in Form einer Liste werden deren Elemente durch getrennt werden ReplikaID der dem Workflowtyp in der Liste zugeordneten Gateway datenbank Bei mehreren Workflow typen in Form einer Liste werden deren Elemente durch getrennt werden ReplikaIlD der dem Workflowtyp in der Liste zugeordneten Tracking datenbank Bei mehreren Workflow typen in Form einer Liste werden deren Elemente durch getrennt werden Gruppenkennung Das Feld enth lt den Wert yes falls das Flag f r die Gruppenkennung gesetzt ist sonst hat es den Wert no Seite 151 wfNextType Liste von logischen Nummern der externen Workflowknoten auf welche die Adre ID s zielen Liste von logischen Nummern von Workflowknoten die Nachfolger der Knoten im Feld wf ode sind Name des Workflows zu dem der Knoten aus dem Feld wier geh rt Seite 152 wfNextAppReplikalD ReplikalD der Anwendungsdaten Text De bank die dem Workflow im Feld wfNextType zugeordnet ist wfRequestID Kennungsnummer von Requestknoten wfRequestAnswers Anzahl der auf einen Request zu er Text Dee wartenen Antworten wfRequestTimeOut Datum und Uhrzeit im Format Text Se Datum U
87. e Aufnahme weiterer nachfolgender hierarchischer Strukturen interpretiert werden Die niedrigste Ebene einer modellierten abstrakten Vorgangsbeschreibung wird durch einen Hauptproze abgeschlossen Die einzelnen Proze elemente werden in der Reihenfolge ihrer Zugeh rigkeit zu einer bestimmten Ebene in der hierarchischen Struktur einger ckt dargestellt Ordner die eine tiefergehende und detailliertere Struktur aus nachfolgenden Vorgangsbeschreibungen besitzen K nnen expandiert 48 2 2 5 4 5 5 2 Im Vergleich mit einem Dateimanager sind dieses die sogenannten Dateien Die elementaren Vorgangsbeschreibungen bilden in einer hierarchischen Struktur die Bl tter der Proze sicht Seite 45 werden F r die Modellierung einer Proze sicht in der internen Sicht des External Directory Managers steht der Ordner Entwicklung Design zur Verf gung F r die Verwaltung von ver ffentlichten Proze sichten mu der Ordner Aktiv Public verwendet werden F r die Archivierung von Proze sichten steht der Ordner Archiv Archive zur Verf gung Jedes Proze element bekommt in Abh ngigkeit seiner Zugeh rigkeit zu einem dieser drei Ordner als Statuskennzeichen ein Flag zugeordnet Anhand dieses Flags kann es eindeutig einem der drei Ordner zugeordnet werden vgl Abbildung 13 Flag 1 Flag 2 Flag 3 Design Public Archive Bit 0 oder 1 Bit 0 oder Bit 1 Bit 0 oder Bit 1 Die interne Sicht enth lt keine Ei
88. e bereits in der Anwendungsdatenbank und dem External Directory vorhanden sind Der graphische Vorgangseditor kann dem Benutzer in einem Dialog nur die Lotus Notes Formulare zur Auswahl anbieten die Seite 102 auch in den beiden Lotus Notes Datenbanken zur Laufzeit vorgefunden werden und die f r einen Task im Workflow als Haupt und Nebenformulare festgelegt worden sind Die prinzipielle Vorgehensweise sieht hierf r das feldweise Auslesen des Feldnamens aus den internen Lotus Notes Formularen vor von denen dann eine Positivliste erzeugt wird Der Feldinhalt kann vom graphischen Vorgangseditor nicht ausgelesen werden weil er zum Zeitpunkt der Modellierung nicht feststeht und erst zur Laufzeit der Workflow Management Anwendung anf llt Alle in dieser Positivliste nicht enthaltenden Felder werden nicht zusammen mit dem Message Objekt gesendet 4 6 1 1 Generieren von Positivenlisten und Content blocks Im graphischen Vorgangseditor sind die Einstellungen f r das Content Management f r einen externen Workflowknoten ber die individuellen Parametereinstellungen f r Workflowknoten durchzuf hren Zun chst ist festzulegen welche Felder aus den internen Formularen aller einem Workflowknoten vorausgehenden Vorg ngerknoten in die Positivliste aufgenommen werden sollen und welche nicht Der Dialog stellt hierzu zwei nebeneinanderliegende Fensterbereiche zur Verf gung von denen der erste Bereich f r die Anzeige der Feldnamen vorgesehen
89. e der elementaren Vorgangsbeschreibungen aus Diese elementaren Vorgangsbeschreibungen werden daraufhin solange zu einem bergeordneten Subproze aggregiert bis eine Ebene erreicht worden ist die in einem Hauptproze endet Dieser Hauptproze kennzeichnet den niedrigsten Detaillierungsgrad f r den zu beschreibenden Vorgang Die Bottom Up Entwurfsmethodik verlangt da der Anwender immer den gesamten zu Seite 52 ver ffentlichenden Vorgang im berblick haben mu Bei der Top Down Entwurfsmethodik wird zun chst ein Hauptproze modelliert der dann anschlie end durch tiefergehende und detailliertere abstrakte Vorgangsbeschreibungen in Form von Subprozessen erweitert wird Diese Erweiterungen werden solange fortgesetzt bis der gew nschte Detaillierungsgrad f r die Beschreibung eines Vorgangs erreicht worden ist Die Gefahr bei der Top Down Entwurfsmethodik liegt in der fehlenden Gesamt bersicht des zu beschreibenden Vorgangs Es k nnen immer erst zum Ende der Modellierung der Proze struktur die elementaren Vorgangsbeschreibungen mit ihren zus tzlichen Informationen f r die Schnittstellen zu den Tasks in den internen Workflows gebildet werden Eine nachtr gliche nderung dieser Struktur ist dann nur noch unter erheblichen nderungsaufwand zu realisieren Damit die Vorteile die beide Entwurfsmethoden bei ihrer separaten Anwendung besitzen miteinander verbunden und die damit gleichzeitig auftretenden Nachteile so we
90. ebunden worden ist oder nicht Die Einbindung hat stattgefunden wenn die Flags Read only und Public aktiviert sind Ist nur das Flag Read Only aktiviert dann befindet sich die Proze sicht zwar im Ordner Public ist aber keinem Workflowschritt zugeordnet worden Jeder Proze pfad der ber ein aktives Public Flag verf gt befindet sich ausschlie lich im Ordner Public Das Flag Archiv kennzeichnet ob ein Proze pfad aus externen Haupt und Subprozessen archiviert ist oder nicht Das Archiv Flag kann nur f r einen kompletten Proze pfad gesetzt werden Es l t sich nicht ein Teil eines bestimmten Proze pfades archivieren Die hierarchische Struktur wird bei aktiviertem Archivbit in den Ordner Archiv bertragen und aus dem Ordner Public entfernt Die Entscheidung ob eine Proze sicht archiviert werden soll oder nicht kann der Empf nger dieser Proze sicht selber treffen Er sollte sich aber dar ber bewu t sein da ohne eine gegenseitige Abstimmung zwischen den Partnerorganisationen die einseitige Archivierung einer Proze sicht zu einem instabilen Verhalten der ganzen verteilten Vorgangsbearbeitung f hren kann 4 3 2 Modellierungsmethoden f r Vorgangsbeschreibungen auf der Proze ebene im External Directory Manager Die Modellierung eines Proze pfades kann sowohl nach der Bottom Up als auch Top Down Entwurfsmethodik erfolgen Die Modellierung nach der Bottom Up Entwurfsmethodik geht von der Eben
91. echanismen f r diesen Typ eines externen Workflowknotens festgelegt werden F r die Synchronisation von verteilten Vorg ngen durch g Vgl hierzu auch Abschnitt 4 5 1 3 Extern synchronisierter Workflow auf Seite 71ff 27 Vgl hierzu Abschnitt 4 2 2 Erzeugung und Vergabe Adre Identifikationsnummern im graphischen Vorgangseditor auf Seite 34ff 5 Vgl hierzu Abschnitt 4 2 3 Adressierung von verteilten Vorg ngen auf Seite 37ff Seite 80 Synchronisationsknoten gilt entsprechendes Als Synchronisationsmechanismen stehen die Synchronisation auf der Grundlage des Message Object Routings mit EMail zwischen den Gateway Anwendungen der beteiligten Partnerorganisationen und die Replikation von gemeinsamen Lotus Notes Datenbanken zur Verf gung Je nach Art des verwendeten Synchronisationsmechanismus sind spezielle Parameterwerte einzustellen welche die Synchronisation regeln Damit diese beiden Typen von externen Workflowknoten im Workflow Modeler leicht von den brigen internen und externen Workflowknoten unterschieden werden k nnen werden sie jeweils durch besondere Sinnbilder cons realisiert vgl Abbildung 34 QO Standardsymbol grau eines internen Workflow knotens CH Standardsymbol blau eines externen Workflowknotens Oneway Request oder Answer E Standardsymbol rot eines Synchronisations knotens Standardsymbol eines virtuellen Startknotens 1 Standardsymbol grau
92. ei Feldarten Pflicht Nutz oder Workflowfelder angezeigt Es werden hierf r im linken Fensterbereich drei Schalter bereitgestellt von denen jeweils immer nur einer aktiviert werden kann um zu entscheiden ob die Content blocks f r Pflicht Nutz oder Workflowfelder angezeigt und dem Steuerungsdokument zugeordnet werden sollen Im rechten Fensterbereich wird eine Liste von externen Formularen angezeigt die dem externen Workflowknoten zugeordnet worden sind Der Workflow Modeler liest aus diesen externen Formularen alle Felder aus und stellt sie in einer nachfolgenden Liste bereit Die im rechten Fensterbereich dargestellten Felder stellen die Zielobjekte dar mit denen die Felder der internen Haupt und Nebenformulare aus dem linken Fensterbereich zu verkn pfen sind ber einen Button Assign im linken Fensterbereich sind die Message Objekte einem Feld aus der Liste im rechten Fensterbereich zuzuordnen Wird ein Message Objekt einem Feld eines externen Formulars im rechten Fensterbereich zugeordnet dann wird dieses Message Objekt aus der Liste im linken Fensterbereich gel scht und in das Fenster Assigned message objects eingef gt Ein bereits zugeordnetes Message Objekt kann nach Bedarf aus der Zuordnungsliste im rechten Fenster wieder gel scht werden und wird wieder automatisch in die Liste von noch zuordbaren Message Objekten eingef gt Alle Message Objekte die nach Abschlu der Zuordnung zum Steuerungs
93. einem Subproze Bei der Verkn pfung bleiben alle Informationen bzgl der beschriebenden abstrakten Vorg nge erhalten vgl Abbildung 17 Hauptproze A Hauptproze B elementarer Subproze A elementarer elementarer Vorgang A3 Vorgang Vorgang B2 eg VE Quellkomponente Zielkomponente B Hauptproze A elementarer Subproze A Vorgang A3 elementarer elementarer Vorgang A2 Vorgang A1 Subproze B elementarer elementarer Vorgang B1 Vorgang B2 Abbildung 17 Verkn pfung von hierarchischen Komponenten auf Subproze ebene Seite 55 2 Elementartechnik Verkn pfung von Proze pfaden auf der Ebene elementarer Vorgangsbeschreibungen W hrend der Kooperation zwischen externen Partnerorganisationen kann es im Verlauf der Zeit erforderlich sein eine elementare Vorgangsbeschreibung f r eine bestimmte Anzahl von externen Partnerorganisationen erweitern zu m ssen damit ein h herer Detaillierungsgrad f r die zu ver ffentlichenden Vorg nge erreicht werden kann Damit diese Erweiterungen nicht eine Neumodellierung der bereits bestehenden hierarchischen Struktur aus Haupt und Subprozessen erforderlich macht ist es m glich die entsprechende Komponente auf der Ebene der elementaren Vorgangsbeschreibungen zu erweitern vgl Abbildung 18 Hauptproze A Hauptproze elementarer Subproze A Vorgang A3 elementarer elementarer Vorgang Bl Vorgang B2 elementarer elementarer Vorgang A2 Vorgang Al Q
94. einzelne Listenelemente von replizierenden Datenbanken bei Bedarf selektiv oder komplett gel scht werden 4 5 3 Besonderheiten bei der Modellierung verteilter ad hoc Vorgangsbearbeitung Ein ad hoc Vorgang ist dadurch gekennzeichnet da er zu einem nicht vorhersehbaren Zeitpunkt in unregelm igen zeitlichen Abst nden und in unterschiedlicher Anzahl anfallen kann Die ad hoc basierte Vorgangsbearbeitung kann von einer Organisation auch absichtlich im Workflow modelliert worden sein um die Bearbeitung von unvorhersehbaren Vorg ngen durchf hren bzw an externe Partnerorganisationen delegieren zu k nnen Diese unregelm ig anfallenden und zu bearbeitenden Vorg nge k nnen somit unterschiedliche Ursachen haben 4 5 3 1 Grundlegende Problematik von ad hoc basierten Vorg ngen Die Bearbeitung von ad hoc Vorg ngen tritt h ufig in Organisationen auf die ber Abteilungen f r die ffentlichkeitsarbeit oder zentralen Eingangsstellen verf gen in denen alle externen Kommunikationsw nsche zun chst auflaufen sollen Es ist vielfach immer nur eine Abteilung in der Organisation f r die Bearbeitung und Weiterleitung von externen Funktionsw nschen zust ndig Im Umfeld des Wide Area GroupFlow Systems treffen die Message Objekte mit bestimmten Funktionsw nschen in einer zentralen Stelle einer Organisation ein die nicht vorhersehbare Vorg nge in einem Workflow ausl sen k nnen Oder es sollen Informationen die nur in un
95. eit gt 13 10 1996 14 54 23 Das Grundkonzept des graphischen Vorgangseditors sieht nur im Fall der Kooperation von verteilten Organisationen de Ver ffentlichung von abstrakten Adre ID ist die Abk rzung f r Adre Identifikationsnummer Seite 36 Vorgangsbeschreibungen in Form von Proze pfaden oder der ganzen Proze sicht vor Hierbei kann es sich um wirtschaftlich und rechtlich getrennte Organisationen oder um Organisationen unter einer gemeinsamen Dachorganisation handeln z B verteilte Niederlassungen B ros einer Niederlassung oder Organisation Innerhalb einer Organisation sind f r die modellierten internen Workflows keine Ver ffentlichung von Proze pfaden bzw Proze sichten n tig Deshalb mu f r einen internen Workflow die Struktur einer ID nur einfach aufgebaut sein Die ID f r einen internen Workflow besteht aus dem Namen der Person die den Workflow modelliert hat sowie dem Datum und der Uhrzeit der Erzeugung des Workflows und wird als Workflow ID bezeichnet Diese Workflow ID wird in der Routing Datenbank in einem Header Dokument f r allgemeine Workflowinformationen mit der Bezeichnung Modeler Header im Feld WorkflowID gespeichert Jeder Knoten eines Workflows der als WVerbindungspunkt f r die verteilte Vorgangsbearbeitung zwischen verteilten Organisationen modelliert worden ist erfordert die Zuordnung einer speziellen ID Diese ID darf vom graphisch
96. eite 140 Datentyp Defaultwert Seite 141 Tabelle 5 Inhalte des Dokuments f r Informationen ber die Workflowstruktur Seite 142 A 2 2 Workflow Structure Feldname TaskType NodeType ExtObjects Track Task IsReportingOn IsDueDateTrackingOn IsProcessTrackingOn ExtDirectoryDBPath Beschreibung Datentyp Default Bei Modellierung eines externen Text a Workflowknotens steht hier die Bezeichnung des externen Tasks Typ des externen Workflow knotens Keyword M gliche Werte sind ONEWAY REQUEST ANSWER BOTHRA VIRTUAL oder SYNCNODE Legt fest ob ein interner oder Text INTERN externer Workflowknoten vorliegt M glich Werte sind INTERN oder EXTERN List von externen Forms die einem Text SC externen Task zugeordnet worden sind Legt den Status f r task spezi Text N fisches Tracking fest M gliche Werte sind Always A oder Never N Ist das Reporting f r eingehende Text no externe Informationen eingeschaltet Ist das Tracking Datum Zeit Text no Informationen eingeschaltet KAS Ist das Tracking von Proze pfaden no eingeschaltet Verzeichnis und Name eines External Directory das speziell nur diesem externen Task zugeordnet worden ist ExtDirReplikaID ReplikaID des External Directories Seite 143 GatewayDBPath Verzeichnis und Name einer Text e Gateway Anwendung die speziell nur diesem externen Task zugeordnet wo
97. eitung ist ein hohes Ma an gegenseitigem Vertrauen der kooperierenden Partnerorganisationen erforderlich Das Prim rziel ist hierbei die Gestaltung eines effizient arbeitenden Workflow Management Systems Sicherheitsgedanken bzgl der auszutauschenden Informationen zwischen den Kooperationspartnern spielen eine eher untergeordnete Rolle z B Kooperation in virtuellen Organisationen und gemeinsame Projektentwicklungen zwischen verteilten Organisationen 3 2 2 Das Architekturkonzept von Wide Area GroupFlow Das Architekturkonzept des Wide Area GroupFlow Systems WAGFS baut auf die bereits bestehende und in der Praxis eingesetze GroupFlow Systemarchitektur auf Es unterst tzt mit einer Reihe von Funktionen die Modellierung und Durchf hrung einer Seite 22 verteilten Vorgangsbearbeitung in B roumgebungen ber die Grenzen von Organisationen hinaus Das Architekturkonzept des Wide Area GroupFlow Systems basiert auf einem Modell aus mehreren bereinanderliegenden Schichten das die grundlegenden Bestandteile des Systems verdeutlichen soll vgl Abbildung 5 Selektive Replikation Organisationskonzepte Gesch ftsproze analyse Infrastr Informat Proze Proze Proze Modeler Modeler Modeler Simulator Analyzer Externes Externes Direct Direct CS Werkzeug Schicht EE irectory Workflow Anwendungsschicht Infrastruktur Information Proze Gateway des Gateway ext
98. en Know How und vor allem Informationen zu Beginn der 90er Jahre So wird in letzter Zeit vielfach der Begriff des Information Highways als Zukunftsvision einer informationsorientierten globalen Gesellschaft in Form eines globalen Dorfes propagiert deren wichtigstes wirtschaftliches Handelsgut die Information von betriebswirtschaftlicher und privater Natur sein wird Gates 1995 Als Gr nde f r eine strategische Kooperation von internationalen Organisationen sieht insbesondere Brackhaus Brackhaus 1993 den liberalisierten Zugang zu nationalen M rkten und Ressourcen sowie die Erlangung von Spezialisierungsvorteilen Kostenvorteilen und Zeitvorteilen gegen ber der Konkurrenz Kooperationen f hren insgesamt zu einer Steigerung der Reaktionsschnelligkeit von Organisationen auf Markt und Technologiever nderungen wodurch Wettbewerbsvorteile schneller erzielt werden k nnen Ein Trend von solchen inter organisationalen Partnerschaften ist die Dieser globale Handel hat noch in der Zeit vor dem 2 Weltkrieg bis in die Anf nge der 70er Jahre dieses Jahrhunderts hinein stattgefunden 2 Hiermit ist gemeint da Kooperationen Know how Transfers erm glichen sollen 3 Kostenvorteile treten z B bei der Reduzierung von Fixkostenbelastungen in der Forschung und Entwicklung von neuen Werkstoffen und einer damit verbundenen schnelleren Nutzung von Erfahrungskurveneffekten ein Seite 2 Verschmelzung von fr her getrennt operierenden
99. en Vorgangseditor weltweit nur ein einziges Mal f r einen Workflowknoten vergeben werden damit eine eindeutige Zuordnung von Informationsinhalten zu einem bestimmten Vorgang erfolgen kann Eine Vergabe der ID wie sie f r interne Workflows erzeugt wird ist f r diesen Fall keinesfalls ausreichend So kann es Personen mit gleichem Namen in verschiedenen Organisationen geben die zeitgleich mit anderen Personen in anderen Organisationen Workflows modellieren die f r die verteilte Vorgangsbearbeitung miteinander verkn pft werden sollen Der graphische Vorgangseditor bedient sich deshalb der Eigenschaft von Lotus Notes f r Datenbanken und die in ihnen enthaltenden Dokumente weltweit eindeutige Identifikationsnummern zu erzeugen Eine ID f r einen Workflowknoten wird gebildet aus dem Typ des externen Tasks dem Datum und der Uhrzeit seiner Erzeugung und der Dokumenten ID DocumentUniquelD des Header Dokumentes Lotus Notes verwendet z B f r die Erzeugung von weltweit eindeutigen ReplikalD s u a das RSA Verfahren mit der eine Verschl sselungsfunktion realisiert worden ist die ohne das Wissen um einen Schl ssel praktisch unumkehrbar ist Das RSA Verfahren basiert hierzu auf dem Problem der Faktorisierung Zerlegung in Primzahlen gro er Zahlen vgl Hagemann Rieke 1994 S 230 238 Das RSA Verfahren wird von Lotus Notes zur Berechnung einer 16 bit gro en ReplikalD verwendet e Vgl hierzu Abschnitt 4 5 1 3 Extern sy
100. en Anwender erfolgen Die externen Adressen sind die EMail Adressen der empfangenden Gateway Anwendungen von den Partnerorganisationen Eine Partnerorganisation kann die EMail Adresse ihrer empfangenden Gateway Anwendung gem der X 400 Empfehlung oder auf Grundlage des SMTP Protokolls so gestalten da sie aus mehr als den Grundkomponenten besteht d h da jede der Komponenten eine beliebig abstrakte Bezeichnung haben kann die vom Empf nger dieser EMail Adresse nicht ohne weiteres eindeutig einer Organisation zugeordnet werden kann Deshalb sollte vor Ver ffentlichung von EMail Adresen zumindest im Rahmen der Initialisierungsverhandlungen ein eindeutiges Konzept f r eine klare Identifizierbarkeit von EMail Adressen aufgestellt werden Die Menge von externen Adressen die einem Masterelement zugewiesen worden sind wird automatisch je nach Selektionstyp an alle vorausgehenden Proze elemente in den selektierten Ebenen der Proze sicht weitervererbt Damit durch die Zuweisung der gt Zum Beispiel existieren bei einigen Organisationen Richtlinien bzgl der Organisationsstruktur die dann zum Beispiel zu einer Dom nenbezeichnung wie B 01 A 03 DF f hren Dieses K rzel ist f r externe Benutzer nur schwer zu identifizieren und einer bestimmten Organisation zuzuweisen vgl Dennig 1996 S 151 Seite 61 Adre struktur zu einem selektierten Element so wenig wie m glich an Speicherplatz verwendet wird bekommt nur das Mast
101. en Unternehmungen Hrsg Uellner St Telekom AG Darmstadt 1996 S 193 207 Riempp G Nastansky L 1996b Workflow Management between distributed organizations the Wide Area GroupFlow Approach angenommen als Beitrag f r Fachtagung Deutsche Computer Supported Cooperative Work 19964 Universit t Hohenheim Oktober 1996 StarView C Klassenbibliothek Version 2 0 Programmierhandbuch Star Division Hamburg 1992 StarView C Klassenbibliothek Version 2 0 Benutzerhandbuch Star Division Hamburg 1993 Weber V 1995 Lotus Notes als Groupware Basis In c t Magazin f r Computertechnik Hrsg Heise Ch Heise Verlag Hannover 1995 Nr 1 S 190 196 Wide Area Workflow Team 1995 Team Datenbank WAW_TEAM NSF ReplikalD C1256171 005718A7 vom 05 04 1995 Universit t Gesamthochschule Paderborn Lehrstuhl f r Wirtschaftsinformatik 2 Prof Dr Ludwig Nastansky Wolke K 1994 Business Process Management in Distributed Systems Concept and development of a protocol tracking module for a distributed Workflow Management System reflecting open as well as predefines processes Master thesis University of Paderborn Department of Information Management November 1994 WW 07 06 1991 Messer im R cken Interview mit dem Apple Pr sidenten Spindler Wirtschaftswoche vom 07 06 1991 Nr 24 S 173 176 Seite 139 Anhang A Strukturdokumente A 1 Formulare in der Anwendungsdatenbank Feldname Bechreibung wf
102. en in Form einer Baumstruktur nach dem Auslesen aus dem External Directory in der externen Verwaltungssicht des External Directory Managers dargestellt 4 3 1 Aufbaustruktur des External Directory Managers Der External Directory Manager besteht aus einer Komponente f r die Modellierung von hierarchisch verkn pften Proze pfaden in Form von Haupt und Subprozessen interne Sicht und einem Teil f r die Verwaltung externe Sicht der von externen Organisationen ver ffentlichten Proze pfade vgl Abbildung 11 Seite 43 interne Sicht externe Sicht Graphischer Vorgangseditor Abbildung 11 Basisstruktur des External Directory Managers im graphischen Vorgangseditor 4 3 1 1 Modellierung von Vorgangsbeschreibungen der internen Sicht des External Directory Managers Die interne Sicht stellt f r die Modellierung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen ein softwarebasiertes Konstruktionswerkzeug mit Browserfunktionalit t zur Verf gung Mit diesem Konstruktionswerkzeug ist es m glich einen oder mehrere Vorg nge beliebig tief und abstrakt zu beschreiben ber einen entsprechenden Benutzerdialog lassen sich Vorg nge in Form einer abstrakten Beschreibung der durchzuf hrenden Verrichtungen modellieren Hierbei werden hnliche Programmtechniken wie bei der Erzeugung eines Dateiordners oder einer Dateiverkn pfung in einem Dateimanager unter dem Windows95 Betriebssystem verwendet vgl Abbil
103. en miteinander verbunden sind Diese Struktur wird durch lineare Listen verwaltet wobei die Workflowknoten topologisch sortiert in eine lineare Liste eingef gt werden Die Klasse Workflow bildet von allen Klassen die Oberklasse an der die Klassen f r Workflowknoten und Kanten angeh ngt werden Die Klasse f r Workflowknoten und Kanten wird als Control berladen d h Zum Begriff Abstrakter Datentyp vergleiche Josuttis 1994 S 27 28 Zum Thema topologische Sortierung siehe Ottmann Widmayer 1990 5 546 547 Seite 125 sie kann auf vom Benutzer gesteuerte Interaktionen z B Mausklicks Mausbewegungen f r das Drag amp Drop usw reagieren Der graphische Vorgangseditor hat die Aufgabe nicht nur einen Workflow gleichzeitig verwalten zu k nnen sondern auch mehrere verschiedene Workflows zur Laufzeit und zeitgleich in seiner Arbeitsumgebung ge ffnet zu halten Hierf r ist eine Adressierung der Workflows notwendig die durch Zeiger Pointer realisiert wird Die Objekte erhalten eine Programmadresse Zeiger mit der sie von anderen Objekten referenziert werden k nnen Mit Hilfe dieser Zeiger kann z B ber die Adresse eines Objektes indirekt auf nachfolgendes Objekt zugegriffen werden Gem der Konvention zur Benennung von Variablen in einem Programm beginnen alle verwendeten Zeigervariablen mit dem Pr fix Pointer und alle Listenvariablen mit dem Pr fix aList
104. en weiterverwendet und erweitert Die Grundlage dieser Datenstrukturen bilden Klassen f r Workflows Workflowknoten und den Kanten die zwei Workflowknoten verbinden vgl Abbildung 49 Zeiger Pointer Klasse Klasse Kante Klasse Workflow Workflowknoten Pfeil Listen Graphische 2 Gestaltungsmerkmale Windows GUI Graph Darstellung Graph Darstellung Kopieren L schen Laden Setzen von Gruppieren Routinginformationen Drag amp Drop usw Programmfunktionen Laden Methoden Speichern Drag amp Drop usw Objekteigenschaften Status Typ Kantentypen Attribute Repository een and or xor cor else Tracking usw 2 A Start Endknoten usw Abbildung 49 Verwendete Datenstrukturen im graphischen Vorgangseditor Das X ist eine gebr uchliche Abk rzung aus dem anglo amerikanischen Sprachraum f r Extern Das K rzel XGF steht somit f r External GroupFlow 9 Eine tiefergehende Beschreibung dieser Datenstrukturen ist bei der Implementierung des GroupFlow Modelers vorgenommen worden und wird daher an dieser Stelle nicht weiter ausgef hrt vgl Meyer 1995 Kapitel 3 Realisierte objektorientierte Datenstrukturen Seite 124 Jede dieser Klassen kann als ein abstrakter Datentyp betrachtet werden der in die Programmiersprache C umgesetzt wird Mit Hilfe dieser Klassen werden die Objekte eines Workflows f r die verteilte Vorgangsbearbeitung in ihren
105. er aus Sicherheitsgr nden die bermittlung von Message Objekten von menschlichen Sachbearbeitern durchgef hrt werden mu Die Gateway Anwendung hat hierzu eine Ausnahmebehandlung durchzuf hren Die Aktivierung Bit 1 oder Deaktivierung Bit 0 der Ausnahmebehandlung wird durch ein Ausnahmebehandlungs Flag gesteuert Die Ausnahmebehandlung ist nur f r diejenigen externen Workflowknoten vorgesehen die in der Lage sind eingehende Message Objekte zu empfangen und weiterzuleiten Dieses k nnen entweder Antwortknoten oder Synchronisationsknoten sein Ein Workflowknoten der sowohl vom Typ Request als auch Answer ist wird in diesem Fall nur als Antwortknoten interpretiert und ist somit f r die Ausnahmebehandlung ebenfalls zul ssig F r den Fall da eine Ausnahmebehandlung erw nscht ist wird das Flag aktiviert Im anderen Fall wird das Flag deaktiviert Die Steuerung des Flags wird mit Radiobuttons realisiert Bei aktiviertem Flag werden in einer Liste alle modellierten und abgespeicherten Internal Distribution Workflows mit ihrem Namen zur Auswahl bereitgestellt F r die Ausnahmebehandlung ist aus der Liste genau ein Internal Distribution Workflow auszuw hlen vgl Abbildung 37 Seite 90 E Workflow node settings External Tasks Projekt Abschlu meldung Exception handling Show also workflows with status DESIGN Show also workflows with status 5
106. er die Erzeugung und Vergabe von weltweit eindeutigen Adressen mit denen beliebige verteilte Vorg nge in weit verteilten Netzen eindeutig identifiziert werden k nnen Hierzu geh rt die Beschreibung eines Konzeptes f r die Erzeugung dieser Adressen und ein Konzept f r die Zuordnung und Identifizierung von verteilten Vorg ngen auf der Grundlage dieser Adressen Der dritte Abschnitt des vierten Kapitels beschreibt das Konzept der Verwaltung von Adressen f r interne und externe Vorg nge in einem speziell hierzu angelegten externen Adre buch Der vierte Abschnitt des vierten Kapitels befa t sich mit der Modellierung von verteilten Vorg ngen auf Proze ebene auf der die in einer B roumgebung stattfindenen Arbeitsabl ufe mit einer abstrakten Beschreibung der durchzuf hrenden Verrichtungen versehen und den Partnerorganisationen unter Verwendung von weltweit eindeutigen Adressen zur Verf gung gestellt werden Im f nften Abschnitt des vierten Kapitels werden die wesentlichen Neuerungen des graphischen Seite 5 Vorgangseditors f r die Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung beschrieben Der sechste Abschnitt des vierten Kapitels befa t sich mit einem Konzept f r die inhaltliche Filterung von verteilter Vorgangsbearbeitung und deren Realisierung im graphischen Vorgangseditor Schlie lich wird im siebten Abschnitt des vierten Kapitels das Konzept f r das Tracking von Informationsinhalten bei verteilter Vorgangsbearbeitung beschrieben
107. erarchischen Struktur bildet Dieser Hauptproze entspricht in der graphischen Darstellung einem Ordner der weitere nachgeordnete Unterstrukturen aus Subprozessen enthalten kann Die unterste Ebene dieser Seite 54 hierarchischen Darstellung wird von den elementaren Vorgangsbeschreibungen gebildet und ist die Schnittstelle zu bestimmten Tasks in bestimmten internen Workflows Bei Anwendung der Gruppierung m ssen drei elementare Entwurfstechniken unterschieden werden Mit diesen elementaren Entwurfstechniken werden zwei oder mehrere vorhandene Proze pfade miteinander verkn pft Alle drei elementaren Entwurfstechniken bilden die Grundlage der Gruppierung und werden in der internen Sicht des External Directory Managers automatisch unterst tzt 1 Elementartechnik Verkn pfung von Proze pfaden auf Subproze ebene Diese Elementartechnik wird f r den Fall angewendet da ein bereits modellierter Proze pfad aus Haupt und Subprozessen um weitere bereits vormodellierte oder noch zu modellierende Proze pfade aus einer anderen oder aus der gleichen Ebene erweitert werden soll Bei der Erweiterung wird ein Proze pfad aus der Quellkomponente an einen Subproze in die Zielkomponente eingeh ngt Ein Subproze stellt in der hierarchischen Struktur einen Ordner dar der beliebig viele nachgeordnete hierarchische Komponenten aufnehmen kann Der Hauptproze der angeh ngten Komponente wird bei dieser elementaren Verkn pfungstechnik zu
108. erelement die Adre struktur zugewiesen Alle anderen selektierten Elemente erhalten einen retrograden Zeiger auf das Masterlement vgl Abbildung 23 wird ersetzt durch Kaufhof AG Zeigerstruktur VOBIS AG es ETO 2 Kaufhof AG SEN VOBIS AG Massa AG Kaufhof AG VOBIS AG Massa AG Kaufhof AG VOBIS AG Massa AG Kaufhof AG VOBIS AG Massa AG Abbildung 23 Verwaltung von zu ver ffentlichenden Adre strukturen mit Zeigern Ein retrograder Zeiger geht vom Masterlement aus und wird auf alle vorausgehenden selektierten Subprozesse gerichtet Das Masterelement stellt hierbei immer das erste Element Basiselement aus der mit Zeigern verkn pften Selektion in der nachfolgenden Struktur dar Dieses hat den Vorteil da eine Adre struktur durch einfaches Enfernen der Zeiger gel scht werden kann Es m ssen lediglich die dem Masterelement zugewiesenen externen Adressen physisch gel scht werden Von den brigen selektierten Elementen m ssen nur die logischen Zeigerverweise entfernt werden Das Hinzuf gen von weiteren externen Adressen in eine bereits bestehende externe Adre struktur ist nur am Masterlement erforderlich Die Zeigerverweise bertragen diese Erg nzungen automatisch an alle brigen Elemente im selektierten Proze pfad Unter Verwendung von Zeigern lassen sich f r eine hierarchische Struktur aus Haupt und Subprozessen mehrere verschiedene Versionen von Selektionen erzeugen vgl Abbil
109. ergreifende Entscheidungs und Ablaufunterst tzende Vorg nge zusammengefa t Er soll eine dynamische verhaltensorientiertte Sicht von typischen betriebswirtschaftlichen Funktionen beschreiben Der Begriff des Gesch ftsproze wird daher auch h ufig in zahlreichen Publikationen auf dem Gebiet des Business Process Reengineerings BPR in Verbindung mit einer Gesch ftsproze analyse verwendet Der Hauptaspekt dieser Arbeit ist aber ausschlie lich dem B robereich gewidmet Deshalb ist ein Gesch ftsproze nicht mit dem gleichnamigen Begriff zu assoziieren der im Rahmen des Business Process Reengineerings Verwendung findet Jeder Vorgang Proze besteht aus einer bestimmten Anzahl von zu l senden Aufgaben Jede Aufgabe engl Task ist von einem bestimmten Bearbeiter Person Arbeitsgruppe Abteilung Rolle oder Software Agent zu bearbeiten Die Bearbeitung einer Aufgabe wird hierbei mit Hilfe von Formularen engl Forms durchgef hrt Wird eine Folge dieser Aufgaben in einem Workflow miteinander verkn pft so entsteht eine Aufgabenfolge oder Vorgangskette Die Bearbeitung dieser Aufgabenfolge wird auch als Vorgangsbearbeitung bezeichnet Sind mehrere Vorg nge in weit verteilten Netzen zu bearbeiten dann wird auch von verteilter Vorgangsbearbeitung gesprochen Wird eine verteilte Vorgangsbearbeitung durch eine Anfrage ausgel st auf die nach einer festgelegten Zeitspanne eine Anwort erwartet wird so wird von einer An
110. erheitsrelevanten Informationen die sich eventuell in den Dokumenten befinden mitgegeben werden Desweiteren ist es unbedingt erforderlich berfl ssigen Overhead vor der bertragung aus den weiterzuleitenden Informationen zu entfernen damit der Datentransfer so effektiv wie m glich gestaltet werden kann Die Unterdr ckung bzw Zur ckhaltung von Teilinformationen oder nutzlosem Informationsoverhead wird bei der verteilten Vorgangsbearbeitung auch zusammenfassend als Content Management bezeichnet Das Content Management kann sowohl strukturiert standardisiert oder ad hoc geschehen Im standardisierten Fall kann die Ablaufstruktur f r eine verteilte Vorgangsbearbeitung vorab festgelegt werden weil sie immer nur nach einem bestimmten vorhersehbaren Schema abl uft Im ad hoc Fall k nnen die zu bertragenden Informationen nur vom Benutzer selbst zur Laufzeit interaktiv festgelegt werden weil sie sich aus unvorhersehbaren und zeitlich unabh ngigen Ereignissen ableiten Ad hoc Vorf lle treten h ufig in Ausnahmesituationen auf in denen ein von der Norm abweichender Vorgang bearbeitet werden mu Im Verlauf der verteilten Vorgangsbearbeitung und des gleichzeitig stattfindenen Content Managements ist eine berwachung der ausgetauschten Informationen und des Informationsinhalts zwingend erforderlich Mit dieser berwachung ist es m glich bei auftretenden Problemen einen verteilten Vorgang zur ckverfolgen zu k nnen
111. erkzeug Schicht Diese Benutzerschnittstelle vereint in ihren Masken Forms und Ansichten Views die verschiedenen Daten aus der Repository Schicht mit denen der Werkzeug Schicht und ist f r die Verwaltung und Weiterleitung von Informationen an die verschiedenen Benutzer verantwortlich In der Werkzeug Schicht sind verschiedene GUI basierte Applikationen f r die Planung Umsetzung Analyse und Optimierung des Workflow Management Systems enthalten Schlie lich wird die Gestaltung des gesamten Workflow Management Systems von den organisatorischen Konzepten und den Ergebnissen der Gesch ftsproze analyse bestimmt Um die Anbindung von organisationsexternen Workflows zu erm glichen ist das GroupFlow System um ein externes Repository wie es in Abbildung 5 im rechten Teil dargestellt ist erweitert worden F r die Anbindung von externen Workflows m ssen von allen beteiligten Organisationen Verbindungspunkte zwischen internen und externen Prozessen im External Directory ver ffentlicht werden Mit Hilfe von EMail oder der selektiven Replikation k nnen diese Verbindungspunkte an alle beteiligten Organisationen verteilt und in die Modellierung ihrer eigenen Proze strukturen einbezogen werden Das External Directory ist eine Lotus Notes Datenbank die als ein erweitertes externes Adre buch einer Organisation verstanden werden kann Es hat die Aufgabe sowohl alle f r die verteilte Vorgangsbearbeitung ben tigten Adressen der Kooperati
112. erne Workflows auf der Arbeitsoberfl che des Workflow Modelers vorfinden kann Wie diese externen Workflows aussehen und modelliert werden k nnen ist Gegenstand des folgenden Abschnitts 4 5 Modellierung verteilter Vorg nge auf Workflowebene Die Modellierung von verteilten Vorg ngen auf Workflowebene findet im Workflow Modeler des graphischen Vorgangseditors statt Alle Workflows werden in Form eines Netzwerkes aus Knoten Workflowknoten und Pfeilen Kanten unter einer graphischen Benutzeroberfl che modelliert Der Workflow Modeler stellt hierzu verschiedene Modellierungsm glichkeiten f r die zu gestaltenden Workflows zur Verf gung Eine erste M glichkeit besteht in der Modellierung von internen Workflows mit den bereits verf gbaren Modellierungswerkzeugen wie sie vom GroupFlow Modeler bereitgestellt werden Diese Modellierungsm glichkeit ist f r den graphischen Vorgangseditor unver ndert bernommen und um zwei neue M glichkeiten f r die Modellierung eines Internal Distribution Workflows IDWF und eines extern synchronisierten Workflows erweitert worden Alle drei Workflowtypen werden zun chst in ihren wesentlichen Eigenschaften kurz beschrieben Daran anschlie end werden die neuen Modellierungsmethoden im Workflow Modeler des graphischen Vorgangseditors f r diese drei Workflowtypen und ihren Bestandteilen n her erl utert Vgl hierzu Meyer 1995 und Ott 1994 Seite 68 4 5 1 Klassifizierung von Workflows
113. ernen x Workflow Repository Schicht Partners Basis Umgebung Hardware Betriebssystem LAN Abbildung 5 Architektur des Wide Area GroupFlow Systems Der linke Teil in Abbildung 5 stellt alle Komponenten des WAGES dar mit denen ein internes Workflow Management innerhalb der Grenzen einer Organisation erm glicht wird Es stellt Software Werkzeuge und Schnittstellen f r die Einbindung von organisationsexternen Workflows bereit Es ist von au en nicht zug nglich und garantiert dadurch die Sicherheit der intern zu bearbeitenden Vorg nge F r die Basis Umgebung wird das plattformunabh ngige Groupware System Lotus Notes 4 verwendet Diese Hardware und Betriebssystemunabh ngige Groupware Plattform verf gt bereits ber die grundlegensten Funktionen f r ein effizientes Informationsmanagement Die Workflow Repository Schicht internes Repository besteht aus einem Infrastrukturmodell das Daten ber die Aufbauorganisation enth lt einem Informationsmodell f r die im Workflow zu transportierenden Informationen 2 Vgl hierzu auch Abschnitt 3 1 Lotus Notes Release 4 als Basisplattform auf 13ff Seite 23 und einem Proze modell f r die Darstellung der Proze struktur Die Workflow Anwendungsschicht bildet die Benutzerschnittstelle zwischen der Workflow Repository Schicht und den Funktionalit ten der einzelnen Werkzeuge in der W
114. ers konnte das Tracking nur sehr eingeschr nkt und workfloworientiert durchgef hrt werden indem es ber einen 91 Hierzu werden derzeit noch im Rahmen des Wide Area Workflow Teams WAW Teams an der Universit t Gesamthochschule Paderborn Lehrstuhl f r Wirtschaftsinformatik 2 unter der Leitung von Herrn Dipl Wirtsch Ing Gerold Riempp und einigen Teammitgliedern entsprechende L sungsm glichkeiten entwickelt die ihr prototypisches Stadium noch nicht erreicht haben Seite 112 Schalter ein oder ausgeschaltet und die dazu erforderliche Protokoll Datenbank separat angegeben werden mu te Im graphischen Vorgangseditor werden diese Einschr nkungen f r das Tracking aufgehoben Es ist m glich sowohl spezielle workflow als auch taskspezifische Eigenschaften f r das Tracking festzulegen Da zum Zeitpunkt der Fertigstellung des graphischen Vorgangseditors noch keine Tracking Datenbank in der Praxis als real existierende Lotus Notes Datenbank vorgelegen hat mu te als Ausweichl sung eine leere Datenbank H lle erzeugt werden da nur ber eine einzige Ansicht zur Identifzierung verf gt Bei der Entwicklung einer Tracking Datenbank sollte daher unbedingt beachtet werden da der graphische Vorgangseditor eine Tracking Datenbank nur ber das View Modeler Configuration identifizieren kann Dieses View mu in zuk nftigen Tracking Datenbanken vorhanden sein 4 7 1 Workflowspezifische Parametereinstellungen f r
115. erst aus der Schnittstelle der untersten Schicht der Struktur von Proze beschreibungen und dem Task in einem Workflow F r die abstrakten Beschreibungen von Vorg ngen und ihren Interdependenzen ergibt sich zwangsl ufig eine hierarchische Struktur aus Proze elementen die mit einer Baumstruktur zu vergleichen ist dessen Wurzel durch die Gateway Anwendung repr sentiert wird und dessen innere Knoten aus den Proze elementen bestehen Die Bl tter dieser Baumstruktur werden entweder durch einzelne Workflowschritte Tasks oder durch einen internen Workflow repr sentiert Zielt ein Proze element auf der untersten Ebene dieser Baumstruktur auf einen Startknoten in einem internen Workflow so repr sentiert das Blatt der Baumstruktur einen internen Workflow Zielt das Proze element dagegen auf einen bestimmten Workflowschritt in einem internen Workflow der kein Startknoten ist dann repr sentiert das Blatt der Baumstruktur einen einzelnen Workflowschritt Jeder Haupt und Subproze hat in dieser Baumstruktur genau einen Vorg nger und mehrere Nachfolger Damit k nnen nur 1 N Beziehungen bei der Modellierung von 46 zu Baumstrukturen siehe Ottmann Widmayer 1990 Seite 249ff Seite 42 abstrakten Vorgangsbeschreibungen im External Directory Manager abgebildet werden Ein Netzwerk aus Haupt und Subprozessen das eine N M Beziehung darstellt mu immer in N elementare 1 M Beziehungen aufgel st werden D
116. f r ein Workflowknoten dem eine abstrakte Vorgangsbeschreibung zugeordnet worden ist Abbildung 34 Standardsymbole f r Workflowknoten im graphischen Vorgangseditor Jedes dieser Standardsymbole kann vom Benutzer durch ein eigenes Sinnbild ersetzt werden sofern es vorhanden ist Standardm ig ist ein Sinnbild da nicht einem der Standardsymbole entspricht einem Task zugeordnet und in der Routing Datenbank unter Verwendung des Formulars Modeler Task bzw Modeler ExtTask im Anhang Attachment abgespeichert Der graphische Vorgangseditor liest alle dem Workflowknoten zuordbaren Sinnbilder aus der Routing Datenbank aus und stellt sie zusammen in einem tempor ren Verzeichnis zur Verf gung In dieses Verzeichnis k nnen zur Laufzeit weitere Sinnbilder eingef gt werden die dann einem Task im Dieses tempor re Verzeichnis legt der graphische Vorgangseditor immer im Hauptverzeichnis ab in dem auch die ausf hrbare Programmversion gespeichert ist Seite 81 Workflow zugeordnet werden k nnen Diese Sinnbilder stehen nur solange zur Verf gung wie auch das tempor re Verzeichnis existiert d h wird derselbe Workflow auf einem anderen Computer mit dem graphischen Vorgangseditor geladen in dessen tempor ren Verzeichnis die Sinnbilder nicht existieren dann k nnen nur die Standardsymbole verwendet werden Daher ist es ratsam zu jedem Task der mit dem graphischen Vorgangseditor erzeugt werden kann ein entsprechendes
117. ff Workflow steht hierbei f r aufeinanderfolgende Arbeitsschritte die in einer B roumgebung anfallen und wegen ihrer Zusammengeh rigkeit h ufig auch als Arbeitsprozesse oder Arbeitsabl ufe bezeichnet werden In einem gewissen Rahmen lassen sich wiederkehrende Arbeitsabl ufe automatisieren Ein Workflow automatisiert hierbei nicht die Aufgaben sondern die Bewegung der Arbeit Der Workflow erscheint oft auf Formularbasis in verschiedenen Typen transaktionsbasiert f r routinem ige Massenarbeiten ad hoc f r schwach strukturierte Abl ufe oder administrativ f r einfachere Abl ufe Je fter solche Arbeitsabl ufe durchlaufen werden m ssen und je standardisierter diese Arbeitsabl ufe sind desto eher lassen sie sich auf Softwaregesteuerte Systeme abbilden die eine F lle von speziellen Funktionen f r die Verwaltung und Koordinierung von einzelnen Arbeitsschritten zu einem Arbeitsablauf bereitstellen Ein wesentlicher Aspekt bei Workflow Management ist hierbei die M glichkeit einzelne Arbeitspl tze in einer B roumgebung durch Regeln und Methoden so zusammenzubringen da zwischen den Beteiligten die Bearbeitung von Vorg ngen gemeinsam durchgef hrt werden kann Systeme f r die Unterst tzung des Workflow Managements bestehen grunds tzlich aus drei Komponenten Software Komponenten Sie dienen der Unterst tzung von zahlreichen Funktionen im Workflow wie dem Entwurf von Workflowmodellen der Steuerung von
118. frage engl Request gesprochen Die erwartete Antwort wird dementsprechend auch als Answer bezeichnet 2 4 Content Management und Tracking Bei der verteilten Vorgangsbearbeitung werden von den Bearbeitern f r jede zu bearbeitende Aufgabe Formulare verwendet mit denen Dokumente erzeugt werden die bestimmte Informationen f r den n chsten Bearbeiter in der Vorgangskette zur weiteren Bearbeitung bereithalten Hierbei m ssen nicht immer alle in einem Dokument enthaltenen Informationen an den n chsten Bearbeiter weitergegeben werden Zum Beispiel sind in einer Vorgangskette f r die Bearbeitung eines Antrags auf eine Seite 11 Lebensversicherung die kompletten Adre angaben zur Person des Versicherungsnehmers nicht an den n chsten Bearbeiter in der Vorgangskette weiterzugeben wenn es nur darum geht festzustellen ob die H he der Versicherungssumme gerechtfertigt ist Es ist ausreichend wenn die der Person beim Eingang des Antrags zugeteilte Kundennummer dem n chsten Bearbeiter in der Vorgangskette mit den f r eine Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen zugestellt wird Die Unterdr ckung der Weitergabe von bestimmten Informationen nimmt besonders bei der verteilten Vorgangsbearbeitung einen hohen Stellenwert ein Hier ist es wichtig nur die absolut notwendigen Informationen an die entsprechenden Bearbeitungsstellen in den Partnerorganisationen weiterzuleiten Es d rfen keine f r die weiterleitende Organisation sich
119. g in weit verteilten Netzen WAN bereitzustellen Der ffentliche Teil des External Directory besteht aus Informationen die das Message Object Routing zwischen verteilten Organisationen erlauben vgl Tabelle 2 Tabelle 2 Informations Portfolio des ffentlichen Teils im Externen Adre buch Information Proze beschreibungen Adre ID Adresse des Empf ngers Erl uterung Strukturinformationen ber die zu ver ffentlichenden Proze pfade bzw Proze sichten aus hierarchisch verkn pften Haupt und Subprozessen Jeder externe Workflowknoten besitzt eine eindeutige Adre ID ber diese Adre ID wird die Zuordnung eines Message Objektes zum richtigen Kommunikationskanal realisiert Der Kommunikationskanal ist die Schnittstelle zwischen der untersten Ebene eines Proze pfades in einer Proze sicht und einem Workflowschritt Task in einem Workflow EMail Adresse des Empf ngers von Message Objekten Dieses ist die EMail Adresse der empfangenen Gateway Anwendung in der Partnerorganisation F r den Fall der Replikation von Datenbanken zwischen den Partnerorganisationen ist keine Angabe der EMail Adresse erforderlich Seite 39 Proze sicht ID Jeder Haupt und Subproze eines Proze pfades ist ber die Proze sicht ID mit einer Proze sicht verbunden ber diese Proze sicht ID k nnen die Funktionsw nsche des Absenders die aus einzelnen Proze elementen bestehen einer bestimmten
120. glich ein geplantes Wide Area Workflow 9 Der GroupFlow Modeler ist ein Softwarewerkzeug des GroupFlow Systems f r die Modellierung von geplanten und strukturierten internen Workflow Management Anwendungen Zum Konzept und der Aufbaustruktur des GroupFlow Modelers siehe Ott 1994 36 Dieses sind die Anwendungsdatenbank die Routing Datenbank und die Organisations Datenbank 37 Bei dieser Bibliothek handelt es sich um eine 16 Bit DLL mit der Bezeichnung CSDS Macroware V1 0 die w hrend der Entwicklung des GroupFlow Systems f r den Zugriff ber die API Schnittstelle auf Lotus Notes Datenbanken am Lehrstuhl f r Wirtschaftsinformatik 2 an der Universit t Gesamthochschule Paderborn entwickelt worden ist und z Zt nur f r Lotus Notes R3 zur Verf gung steht Seite 33 Management System unter einer graphischen und objektorientierten GUI Oberfl che modellieren zu k nnen Die wesentlichen Bestandteile des graphischen Vorgangseditors sind der External Directory Manager und der Workflow Modeler Der External Directory Manager stellt eine graphische Oberfl che f r die Erzeugung von Proze sichten f r die verteilte Vorgangsbearbeitung in einem Wide Area Workflow Management System bereit Er ist in die Anwendungsumgebung des graphischen Vorgangseditors eingebunden Die Proze beschreibungen werden in Form einer hierarchischen Darstellung erzeugt und verwaltet die sehr stark an die Darstellungsweise eines Dateimanage
121. gung Der graphische Vorgangseditor f gt hierzu alle zu ver ffentlichenden Proze pfade und die Identifikationsnummern der Schnittstellen zwischen dem Proze element auf der Seite 63 h chsten Ebene einer Proze sicht und einem Task aus einem Workflow in ein GRI Dokument im External Directory zusammen 4 4 Graphische Pr sentation des External Directory Managers im graphischen Vorgangseditor Der External Directory Manager stellt sich nach seinem Aufruf im graphischen Vorgangseditor dem Benutzer wie in Abbildung 25 dar Archive Public Design E Hella AG Deutschland Bilanzergebnis 1996 Version Hella AG Deutschland Projekt Leuchten 1997 Au enleuchten Innenleuchten Neue Produktentwicklungen Raumleuchten Deckenleuchten Diffuslichter Sonstiges Strahler bis zu 500 Watt Luxusmodell 0815 Marke Junior 2000 Marke Otto Normal zwischen 500 uns 2000 Watt ber 2000 Watt Standleuchten Wandleuchten Kfz Leuchten Status Abbildung 25 Repr sentation des External Directory Managers im graphischen Vorgangseditor Der rechte Teil des Fensterbereichs im External Directory Manager stellt Informationen ber das selektierte Proze element und Funktionen zur Bearbeitung von Proze sichten zur Verf gung Alle Funktionen sind ber ein Button Men im rechten Fensterbereich auszul sen Diese Funktionen werden durch Buttons f r das Erzeugen L schen und Umbenennen von Proze elementen in
122. gung des zu modellierenden Workflowtyps kann die graphische Modellierung des Workflows auf der Arbeitsoberfl che im Workflow Modeler erfolgen F r den Fall der Modellierung eines internen Workflows werden nur die Modellierungswerkzeuge des GroupFlow Modelers bereitgestellt d h es k nnen keine externen Workflowknoten modelliert werden F r den Fall der Modellierung eines externen Workflows werden zus tzliche Modellierungswerkzeuge im Workflow Modeler bereitgestellt die eine Modellierung von externen Workflowknoten und die Zuweisung spezieller Eigenschaften zu diesen externen Workflowknoten erlauben 4 5 2 3 Modellierung von externen Workflowknoten Es ist zun chst die Art des Knotens auszuw hlen Hierzu werden in einer Dialogbox eine der Optionen Define as Internal Node oder Define as External Node angezeigt von denen nur eine ausgew hlt werden kann Die Auswahl der Knotenart h ngt davon ab welcher Workflowtyp modelliert werden soll und ob ein interner oder externer Workflowknoten im Workflow vorliegt Die Dialogbox kann nur aktiviert werden wenn direkt ber oder in der unmittelbaren Umgebung eines Workflowknotens ein rechter Maustastenklick ausgef hrt wird Externe Workflowknoten k nnen nur f r den Fall der Modellierung eines extern synchronsierten Workflows modelliert werden Soll ein interner Workflowknoten in einen externen Workflowknoten umgewandelt werden so enth lt die Dialogbox nur die Optio
123. gung eines bestimmten Vorgangs erinnert werden soll Die Einstellungen f r die Synchronisation haben folgende Bedeutung Startzeit Einstellung f r den synchronen Beginn einer verteilten Vorgangsbearbeitung Der Startzeitpunkt kann nur f r externe Workflowknoten festgelegt werden weil nur dieser Typ von Workflowknoten eine Synchronisation erfordert Es m ssen Datum und Uhrzeit angegeben werden Der Startzeitpunkt kann nicht f r einen externen Workflowknoten vom Typ Answer festgelegt werden weil ein Answerknoten nur auf eingehende Antworten eines ihm zugeordneten Requestknotens zu warten hat Als Standardwerte gibt der Workflow Modeler f r das Datum den folgenden Tag und als Uhrzeit die Mitternachtszeit 00 00 Uhr des folgenden Tages vor e G ltigkeitszeit Festlegung des Zeitpunktes bis zu dem das zugrundeliegende Modell der verteilten Vorgangsbearbeitung am selektierten externen Workflowknoten g ltig sein soll Die G ltigkeitszeit kann f r alle externen Workflowknoten festgelegt werden Als Standardwerte gibt der Modeler den Startzeitpunkt plus ein Jahr vor Zeitlicher Abstand Festlegung des zeitlichen Abstands zwischen zwei aufeinanderfolgenden Synchronisationen bis zur Erreichung der G ltigkeitszeit Die Einstellungen der Wiederholungen kann f r alle externen Workflowknoten durchgef hrt werden Wird der Zahlenwert 0 eingestellt dann ist die Wiederholung deaktiviert d h die verteilte Vorgangsbearbeitung ist
124. hen Jeder externe Workflow besitzt hierzu mindestens einen Verbindungspunkt externer Workflowknoten zu einem Workflowknoten in einem Workflow von einer externen Organisation Wenn eine Vielzahl von hnlichen oder gleichen Vorg ngen aus einem Arbeitsablauf in einem Workflow betrachtet werden spricht man von einem Workflowtyp Wird aus diesem Workflowtyp ein konkreter Einzelfall betrachtet dann wird oft von einer Workflowinstanz gesprochen Der Workflowtyp wird mit Hilfe eines Modellierungswerkzeuges das vom Workflow Management System bereitgestellt wird realisiert Die Umsetzung des Workflowtyps in eine ablauff hige Struktur wird im Workflow Management System von einer Workflow Management Engine Runtime durchgef hrt welche die hierf r ben tigte Verarbeitungsintelligenz bereitstellt Hierbei wird erst im Bedarfsfall von einem Workflowtyp eine Workflowinstanz abgeleitet Ein Workflowtyp ist z B ein Beschaffungsantrag 7 Eine Workflowinstanz von einem Workflowtyp ist z B Beschaffungsantrag 4711 Dr Meier ben tigt ein neues R ntgenger t Super X Ray Seite 8 Das Workflow Management ist als Teilgebiet in das Workgroup Computing CSCW einzuordnen CSCW ist ein interdisziplin res Forschungsgebiet das sich mit der Verbindung zwischen Informations und Kommunikationstechniken und der kooperativen B roarbeit sowohl proze als auch kommunikationsorientiert befa t Das Workflow Management bietet
125. henden und nicht auszutauschenden Informationen Content Management Hierzu werden im External Directory Formulare eingesetzt mit denen die entsprechenden Dokumente zur Aufnahme dieser Informationen bei der Modellierung einer verteilten Vorgangsbearbeitung erzeugt werden Mu in einem dieser Formulare in einem Feld mehr als ein Eintrag vorgenommen werden so wird eine Liste von Eintr gen generiert Die Elemente dieser Liste werden hierbei immer durch einen voneinander abgegrenzt Das External Directory wird vom graphischen Vorgangseditor ber das View Modeler GRI identifiziert F r die Speicherung von ffentlichen Adre informationen wird vom graphischen Vorgangseditor im External Directory ein Dokument Wide Area Global Routing Informations unter Verwendung des Formulars Modeler GRI erzeugt vgl Tabelle 8 in Anhang F r die Ver ffentlichung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen f r eine Partnerorganisaion durch Total oder Teilselektion auf eine Proze sicht wird jeweils ein GRI Dokument generiert In diesem GRI Dokument werden alle ben tigten Informationen f r die Bearbeitung verteilter Vorg nge bereitgestellt Zu diesen Informationen geh ren Angaben ber die EMail Adresse der Gateway Anwendung und die Richtung der Ver ffentlichung des GRI Dokuments Als Richtung werden nur die Angaben IN oder OUT zugelassen Hierdurch kann der graphische Vorgangseditor feststellen ob ein GRI Dokumen
126. hreibung f r die am externen Seite 91 Workflowknoten stattfindenen Aktivit ten gemacht werden Die L nge des Textes f r die Aktivit tenbeschreibung darf eine maximale Gr e von 15 360 Byte haben e Aufgabenbeschreibung In einem Textfeld kann eine beliebig abstrakte Beschreibung f r die am externen Workflowknoten zu bearbeitende Aufgabe gemacht werden Die L nge des Textes f r die Aufgabenbeschreibung darf eine maximale Gr e von 15 360 Byte haben 4 5 2 4 EMail basierte Synchronisation an externen Workflowknoten Die Synchronisation von verteilten Vorg ngen auf der Grundlage des EMail Mechanismus ist f r die F lle vorgesehen in denen die Partnerorganisationen entweder nur eine gemeinsame Synchronisation ihrer Workflows mit EMail basierter Kommunikation vorsehen oder ber Workflows verf gen die zu denen der Partnerorganisationen wegen des verwendeten Workflow Management Systems nicht kompatibel sind und eine Synchronisation durch Replikation von Datenbanken nicht gestatten Daher ist es beabsichtigt die EMail gesteuerte Synchronisation zur Bearbeitung von verteilten Vorg ngen im graphischen Vorgangseditor zu unterst tzen Die Festlegung und Vereinbarung von Parametern f r eine Synchronisation von verteilter Vorgangsbearbeitung m ssen zuvor im Rahmen der Initialisierungsverhandlungen zwischen den Partnerorganisationen festgelegt werden Im Rahmen dieser Vereinbarungen wird festgelegt welche Workflows in den
127. hrzeit zu denen jegliche Aktivit ten bzgl des Requests einzu stellen sind u Kee ee wfDurationUnit Einheit f r die Bearbeitungsdauer wfDeadline Maximale Zeitobergrenze bis zu der Text Vorg nge bearbeitet sein m ssen wfRemindingTime Erinnerungszeitpunkt der vor einer Text Deadline liegt wfRemindingText Erinnerungstext wfValidation Time G ltigkeitszeitpunkt bis zu dem die Text De verteilte Vorgangsbearbeitung einem externen Workflowknoten aktiv bleiben wird wfSyncRepeatings Anzahl der Widerholungen einer Text fe Replikations oder EMail gesteuerten Synchronisation Seite 153 wfControlDocID Dokumenten ID des zugeh rigen Steuerungsdokuments Tabelle 9 Dokument f r die Speicherung von nicht ffentlichen Adre informationen IRI Seite 154 A 3 3 Content block Feldname Beschreibung Datentyp Defaultwert cbExtNodelD Adre ID des externen Workflow knotens an dem dieser Content block erzeugt worden ist cbInternalForms Namensliste der internen Formulare in denen die Felder dieses Content blocks enthalten sind Format Test 3 Bezeichnung des Content blocks cbKindOfField Welcher Art von Feldern geh ren die in diesem Dokument gespeicherten Felder eines Content blocks an M gliche Werte sind Mandatory Fields Content Fields oder Workflow Fields W cbFieldName Liste von Namen der dem Content b
128. ht Black Box dann mu jedes eingehende Message Objekt von einem menschlichen Sachbearbeiter identifiziert und dem richtigen Empf nger innerhalb der empfangenden Organsation zugestellt werden k nnen Desweiteren m ssen fehlerhafte Adre angaben die einem Message Objekt mitgegeben worden sein k nnen durch intelligente Sachbearbeiter erg nzt werden so da eine eindeutige Zustellung dieser Message Objekte erfolgen kann F r die korrekte Zustellung solcher Message Objekte wird eine Ausnahmebehandlung erforderlich Die Ausnahmebehandlung ist von einem intelligenten Bearbeiter eines neu einzurichtenden Workflowtyps durchzuf hren der das Problem der nicht eindeutig 5 Im Beispiel in Abbildung 29 auf Seite 68 ist der erste Knoten Abteilung Posteingang ein Startknoten und kennzeichnet den Beginn der Vorgangsbearbeitung Kfz Schadensregulierung Der letzte Knoten Rolle Kundenbetreuung ist ein Enknoten und kennzeichnet das Ende der Vorgangsbearbeitung Kfz Schadensregulierung 7 Im Beispiel in Abbildung 29 ist der Task mit der Bezeichnung Juristische Einzelfallpr fung ein eingebundener interner Workflow Subworkflow mit einer anderen Ablaufstruktur Der Workflowknoten wird durch einen Cluster realisiert dern den Subworkflow enth lt Ein Doppelklick auf diesen Cluster ffnet ein neues Fenster und zeigt darin den Subworkflow im Detail an Seite 70 zuordbaren Message Objekte geeignet aufl
129. ie Modellierung eines Netzwerkes aus Haupt und Subprozessen h tte zur Folge da eine eindeutige Zuordnung von Message Objekten durch die Partnerorganisation nicht mehr vorgenommen werden kann weil redundante Informationen f r die Zuordnung dieser Message Objekte zu einem ganz bestimmten Vorgang im internen Workflow der die Message Objekte empfangenden Organisation vorliegen w rden Das Resultat w re dann die Weiterleitung von Message Objekten an interne Workflows und dort an bestimmte Workflowschritte und den mit ihnen assoziierten Bearbeitern die f r die Bearbeitung gar nicht zust ndig sind Mit der Modellierung einer hierarchischen Struktur aus Haupt und Subprozessen im External Directory Manager werden alle n tigen Vorarbeiten f r die Bereitstellung von abstrakten Adre informationen durchgef hrt Diese Adre informationen werden dann selektiv f r bestimmte externe Partnerorganisationen im External Directory zur Replikation bereitgestellt Desweiteren ist es m glich auch den umgekehrten Fall Verwaltung von ver ffentlichten Vorgangsbeschreibungen von externen Partnerorganisationen zu behandeln Der Aufbau dieser externen Proze sichten ergibt sich aus den von den Partnerorganisationen ver ffentlichten abstrakten Vorgangsbeschreibungen Die Vorgangsbeschreibungen enthalten hierzu hinreichende Angaben ber die hierarchischen Beziehungen der einzelnen Proze elemente zueinander und werden entsprechend ihren Beziehung
130. ie Kommunikation innerhalb einer Organisation Dieser h here Aufwand wird haupts chlich durch die Bereitstellung von entsprechenden Adre informationen der Ansprechpartner dem Bed rfnis nach hoher Sicherheit auf der Kommunikationsebene und der Pflege von ver ffentlichten Adre informationen verursacht Die vielf ltigen wirtschaftlichen Beziehungen zwischen diesen Organisationen machen es zudem erforderlich Adre informationen in unterschiedlichem Umfang je nach dem Grad der angestrebten Zusammenarbeit den Partnerorganisationen zu ver ffentlichen In einer Organisation arbeiten sehr viele Personen in verschiedenen Organisationseinheiten zusammen Diese Personen sind entweder einzeln in Arbeisgruppen Abteilungen oder in Form von Rollen zusammengefa t in die Ablaufstruktur der Organisation eingebunden um bestimmte Vorg nge bearbeiten zu k nnen Die Ver ffentlichung von zahlreichen Adressen macht Vgl hierzu Abschnitt 3 2 1 Grundlagen ber Workflowarten f r die verteilte Vorgangsbearbeitung auf Seite 18ff 2 Eine Kommunikation zwischen verteilten Organisationen erfordert zum Beispiel die Ver ffentlichung von zus tzlichen erweiterten Adre informationen als die Kommunikation zwischen einer Organisation und Einzelpersonen Seite 35 es daher erforderlich da diese Bearbeiter beim Eingang von externen Message Objekten im Adre verzeichnis eindeutig identifiziert und ihren Empf ngern korrekt zugeordnet werden
131. iert worden Abbildung 15 Verwaltung von ver ffentlichten externen Vorg ngen mit Flags Das aktivierte Flag Read Only bedeutet da die ver ffentlichten und in der externen Sicht des External Directory Managers dargestellten Vorgangsbeschreibungen nur von den Partnerorganisationen gelesen und nicht in ihrer Aufbaustruktur ver ndert werden d rfen Der External Directory Manager wertet dieses Flag programmintern aus d h es ist f r den Benutzer unsichtbar Diese externen Vorgangsbeschreibungen m ssen unver ndert in eigene interne Workflows eingebunden werden Das externe Verwaltungswerkzeug besitzt deshalb keine Funktionen f r das Editieren oder ndern von externen abstrakten Vorgangsbeschreibungen Es werden lediglich Funktionen f r das Einbinden von Teilen dieser Proze sichten in eigene interne Workflows und f r das L schen von Teilen der Proze sichten aus der externen Sicht zur Verf gung gestellt Das Einbinden eines Proze pfades aus Haupt und Subprozessen wird mit Hilfe der objektorientierten Drag amp Drop Methodik realisiert Die Funktion L schen Seite 51 l scht eine hierarchische Struktur aus Haupt und Subprozessen nicht physisch sondern entfernt sie lediglich aus der hierarchischen Darstellung in der externen Sicht im External Directory Manager Das Flag Public kennzeichnet ob ein Proze pfad aus externen Haupt und Subprozessen bereits in einem internen Workflow per Drag amp Drop eing
132. im Workflow Modeler 4 5 1 1 Interner Workflow Ein interner Workflow ist dadurch gekennzeichnet da eine Menge von Einzelaufgaben Tasks ber eine Menge von Kanten zu einem Arbeitsablauf verkn pft werden der innerhalb einer B roumgebung in einer Organisation f r die nach au en abgeschlossene Bearbeitung eines Vorgangs durchgef hrt werden mu vgl Abbildung 29 Wide Area GroupFlow Modeler workflow11 Yersion 0 Type Internal Workflow 9 File Edit Workflow Design Tools Options Window STAR Unit Posteingang Task Schadensmeldung erfassen aten vollst ndig aten unvollst ndig SChadens Sachbearbeiter Prufung des Schadenfalls atenerg nzung Soo up Telefonische Datenerfassung yo Bag Unit Finanzwesen Task Anzahlungsanweisung Role Kundenbetreuung Gi Task Abschlu meldung Leistungsverweigerung Juristische Einzelfallpr fung a Performer task WAGF Application Moving objectis design Workflow 1lYersion D Type lnternal Workflow Abbildung 29 Interner Workflow am Beispiel einer Kfz Schadensregulierung Quelle Meyer 1995 Die internen Workflows beschreiben f r eine Organisation in ihrer Summe die Aufbau und Ablaufstruktur innerhalb der Organisationsgrenze Sie enthalten keine Informationen ber externe Arbeitsabl ufe in potentiellen Partnerorganisationen Jeder Task in einem internen Workflow der kein Start oder Endknoten in der graphischen Darstellung
133. in dasselbe Verzeichnis ab in dem noch alte GroupFlow Datenbanken enthalten sind weil die Dateinamen der Anwendungsdatenbank Routing Datenbank und Organisationsdatenbank des Wide Area GroupFlow Modelers mit denen der GroupFlow Datenbanken identisch sind F r die Ausf hrung des graphischen Vorgangseditors k nnen nur die Wide Area GroupFlow Datenbanken verwendet Seite 131 werden weil nur diese f r die Aufnahme der Strukturdaten eines Workflowmodells f r die verteilte Vorgangsbearbeitung vorgesehen sind 7 Ausblick Der vorliegende Modellentwurf bietet Ans tze f r die Konzeption und prototypische Implementierung eines graphischen Vorgangseditors f r verteiltes Groupware basiertes Workflow Management Diese Ans tze umfassen die konkrete Gestaltung der Schnittstellen zwischen verteilten Workflows f r die Bearbeitung von verteilten Vorg ngen im Umfeld weit verteilter Netze und Ans tze f r eine Ver ffentlichung von Adressen und Vorgangsbeschreibungen f r die verteilte Vorgangsbearbeitung Im Verlauf des zumeist noch sehr theoretischen Wide Area GroupFlow Projektes ist mit dieser Diplomarbeit ein weiterer praktischer Beitrag f r die Umsetzung der beschriebenen Konzepte zur Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung in Wide Area Workflow Management Anwendungen in einem ersten Prototypen entstanden Dieses kann im Rahmen einer Diplomarbeit nur in vereinfachender Form und verh ltnism ig bescheidenem Umfang gelingen Der Pro
134. in den Status Active umgeschaltet werden dann erfolgt zun chst eine Pr fung ob alle Request und Answerknoten des Workflows einem anderen Answer und Requestknoten zugeordnet worden sind Ist dieses nicht der Fall wird die Umschaltung in den anderen Status verhindert F r einen Request kann eine untere Grenze von Message Objekten Outgoing Message Objects angegeben werden die erreicht werden mu damit der Request ausgel st werden kann Ebenso kann f r einen Antwortknoten eine untere Grenze f r die Anzahl der eingehenden Message Objekte Incoming Message Objects festgelegt werden ab der die Bearbeitung eines verteilten Vorgangs fortgesetzt werden soll Seite 88 e Festlegung des Synchronisationstyps F r die bertragung von Message Objekten zwischen den Partnerorganisationen mu der zu verwendene Synchronisationstyp festgelegt werden Die Message Objekte k nnen zwischen den Gateway Anwendungen der Partnerorganisationen mit Hilfe des von Lotus Notes bereitgestellten EMail Mechanismus oder durch Replikation von verteilten Lotus Notes Datenbanken ausgetauscht werden F r einen externen Workflowknoten mu mindestens einer dieser Synchronisationstypen festgelegt werden sobald der Workflow in einen vom Design Status abweichenden Status gesetzt werden soll Die Wahl des Synchronisationstyps ist vom Umfang der verteilten Vorgangsbearbeitung abh ngig und somit obligatorisch e Einstellungen f r das Content Manageme
135. inamessage Eat E Outgoing message objects mn Insert text for reminding here Syntype Fan Working time settings LB Duration time Deadline Abbildung 36 Einstellungsm glichkeiten f r die Synchronisation von verteilten Vorg ngen Bei der Festlegung der Synchronisationszeitpunkte wird zwischen einem Steuerungszeitpunkt und einem Bearbeitungszeitpunkt unterschieden Unter einem Steuerungszeitpunkt Control time settings soll die zeitliche Einstellungsm glichkeit f r die Steuerung von verteilter Vorgangsbearbeitung verstanden werden Hierzu geh ren die Startzeit Starting time f r die Ausl sung der Synchronisation eines Vorgangs die G ltigkeitszeit Validation time f r die Festlegung des Zeitpunktes zu dem die Bearbeitung von verteilten Vorg ngen endg ltig beendet werden soll und der zeitliche Abstand Interval zwischen zwei aufeinanderfolgenden Synchronisationen Unter dem Bearbeitungszeitpunkt Working time settings sollen die zeitlichen Einstellungsm glicheiten f r die Bearbeitung eines verteilten Vorgangs verstanden werden Hierzu geh ren die Dauer Duration time der Bearbeitung eines verteilten Vorgangs der Deadlinezeitpunkt Deadline f r die Festlegung einer absolut oberen Seite 85 Grenze f r die Bearbeitung von verteilten Vorg ngen und der Erinnerungszeitpunkt Reminding time ab der an die baldige Erledi
136. inmal gespeichert vgl Tabelle 5in Anhang 2 Die Daten ber die Struktur und Eigenschaften der in einem modellierten Workflow enthaltenen Objekte werden in Dokumente abgelegt die aus dem Formular mit der Bezeichnung Workflow Structure gebildet wird F r jeden Workflowknoten wird ein eigenes Dokument mit Hilfe dieses Formulars angelegt Jedes Dokument eines Workflowknotens ist mit dem zugeh rigen Header Dokument des Workflows ber die Workflow ID im Feld WorkflowID der Workflowbezeichnung im Feld Type der Version des Workflows im Feld Version dem Workflowstatus im Feld Status und der ReplikalD der Anwendungsdatenbank im Feld AppReplikalD verbunden Der Workflow Modeler identifiziert einen Workflow zun chst ber das Dokument Modeler Header bzw Modeler Header by Status Letzteres Dokument wird immer dann dem ersten Dokument vorgezogen wenn eine ltere Version eines Workflows geladen werden soll F r die Speicherung der Strukturdaten und Eigenschaften von externen Workflowknoten werden eine Menge von neuen Feldern ben tigt die alle in Tabelle 6 in Anhang A2 beschrieben sind Seite 120 Die Speicherung der Strukturdaten der im External Directory Manager modellierten Proze sichten wird mit Hilfe des Formulars Modeler Process View Structure durchgef hrt vgl Tabelle 7 in Anhang A2 F r jedes modellierte Proze element aus der Proze sicht mu ein eigenes Dokument Pro
137. ion Send Tracking wird festgelegt da die Informationen ber alle getrackten Prozesse von der Gateway Anwendung der Tracking Datenbank zuzustellen sind 9 Dieser Wertebereich ist im Rahmen des Wide Area Workflow Projekts WAW Team von den Teammitgliedern Thorsten Temme und Karl Gutzse festgelegt worden und ist f r den graphischen Vorgangseditor ohne nderungen bernommen worden vgl Wide Area Workflow Team 1995 Dokumentation zu Monitoring Tracking in der WAW Team Datenbank vom 01 08 1995 2 Vgl hierzu K the 1996 Abschnitt 3 5 3 1 Tracking Archivierung Seite 52 55 Seite 115 4 7 2 Taskspezifische Parametereinstellungen f r das Tracking Die Taskspezifischen Einstellungen von Trackingparametern k nnen nur im Kontext der individuellen Einstellungen f r externe Workflowknoten vorgenommen werden vgl Abbildung 48 E Workflow node settings Imm Projekt Abschlu meldung e Node 10 ANSWER 19961117215958 NT00002DBA m Reporting on Tracking all of Tracking external Tasks X Time and Date Never 6 Always Abbildung 48 Einstellung von taskspezifischen Parametern f r das Tracking und Reporting Die Taskspezifischen Parametereinstellungen f r das Tracking und Reporting sind nur f r externe Workflowknoten m glich F r diese Knoten m ssen Informationen ber die Art und den Umfang der ein und ausgehenden Message Objekte erfa t werden
138. isation ber das External Directory ver ffentlichten niedrigsten Detaillierungsgrad f r den externen Vorgang dar und bildet den Abschlu der ver ffentlichten Proze sicht Die niedrigste Ebene einer ver ffentlichten externen Proze sicht aus Haupt und Subprozessen wird durch den Ordner mit der Bezeichnung Externe Organisation abgeschlossen Dieser Ordner entspricht der Wurzel der Proze sicht die von der Partnerorganisation ver ffentlicht worden ist und enth lt in der Regel eine beliebige abstrakte Bezeichnung Diese Bezeichnung sollte bei der Modellierung in der internen Sicht so gew hlt worden sein da dem Empf nger zumindest die Zuordnung der Proze sicht zu einer Partnerorganisation erleichtert wird Eine m gliche abstrakte Bezeichnung ist z B die EMail Adresse der sendenden Gateway Anwendung oder eine Projektbezeichnung Eine ber das External Directory empfangene Proze sicht wird dem Ordner Aktiv Public zugeordnet Das ganze Modell aus ver ffentlichten und archivierten Proze beschreibungen wird durch den globalen Ordner Arbeitsplatz abgeschlossen Dieser Ordner bildet die niedrigste Ebene der gesamten externen Sicht im External Directory Manager Eine verteilte Vorgangsbearbeitung kann sich im Lauf der Zeit in seiner Aufbaustruktur ndern wenn die externe Partnerorganisation dieses f r erforderlich h lt und eine modifizierte angepa te Vorgangsbeschreibung ber das External Directory ihren Part
139. it ein gemeinsamer Ablauf der durchzuf hrenden Verrichtungen f r die verteilte Vorgangsbearbeitung ausgel st werden kann Typische Arten von synchronisierten Workflows werden gebildet aus Sequential workflow parts SWP Nested workflow parts NWP Parallel workflow parts with synchronization PWPS oder Complete integration of workflow parts CIWP Im Workflow Modeler des graphischen Vorgangseditors wird ein von au en ansto barer Task in sechs verschiedene Typen unterschieden Jeder dieser Typen besitzt spezielle Eigenschaften die nur einen begrenzten Einsatz in Abh ngigkeit der Art des extern synchronisierten Workflows erlauben Ein solcher Task kann von einem der folgenden Typen sein Oneway Der Workflow enth lt neben internen Workflowknoten zus tzliche Sequential workflow parts Dieser Typ eines externen Workflowknotens repr sentiert eine Art Einbahnstra e d h es werden nur Message Objekte an eine externe Partnerorganisation gesendet aber keine Antworten von diesen externen Si Vgl hierzu auch Abschnitt 3 2 1 Grundlagen ber Workflowarten f r die verteilte Vorgangsbearbeitung auf Seite 18ff Seite 72 Partnerorganisationen zur ckerwartet Ein Oneway Workflowknoten kann beliebig oft im extern synchronisierten Workflow modelliert werden Request Der Workflow enth lt neben internen Workflowknoten zus tzliche Nested workflow parts Dieser Typ von einem externen Workflowknoten geh rt z
140. it wie m glich eleminiert werden k nnen bietet der External Directory Manager eine Kombination aus beiden Entwurfsmethoden an Dieses Vorgehen entspricht genau der Funktionalit t wie sie diverse objektorientierte Dateimanager unter einer GUI basierten Oberfl che von graphischen Betriebssystemen bereitstellen Die Verkn pfung der beiden Entwurfsmethoden wird durch die objektorientierte Drag amp Drop Methodik unterst tzt Hiermit ist es m glich ganze oder nur Teile von bereits modellierten Proze pfaden aus Haupt und Subprozessen mit allen Eigenschaften in andere hierarchische Strukturen zu kopieren Die Drag amp Drop Methodik erlaubt es eine bereits bestehende hierarchische Struktur aus Haupt und Subprozessen beliebig oft zu vervielf ltigen ohne da hierzu jedesmal die Bottom Up oder Top Down Entwurfsmethodik separat angewendet werden mu Desweiteren k nnen mit der Drag amp Drop Methodik die modellierten Vorgangsbeschreibungen ver ffentlicht und die ver ffentlichten externen Vorgangsbeschreibungen in bestehende interne Workflows eingebunden werden gt Unter Kombination soll hier verstanden werden da es sowohl m glich ist eine hierarchische Struktur aus der Verkn pfung von Bottom Up und Top Down Entwurfstechnik zu erzeugen Beide Techniken k nnen zu jedem Zeitpunkt der Modellierung angewendet werden gt Zwei Beispiele von graphischen Betriebssystemen mit GUI basierter Oberfl che sind z B Microsoft Windo
141. kumentes M gliche Werte sind IN oder OUT wfExtNodelDList Liste von Adre ID s von Workflowknoten welche die Schnitt stellen zu einem Proze element in einer Proze sicht bilden Dieses Feld ist der Prim rschl ssel f r die Identifizierung des zugeordneten IRI Dokuments pvNodeText Bezeichnung der ver ffentlichten Text Proze pfade in Listenform z B Hella Kundendienst Hella Posteingang Endkunde Hella Posteingang Gro kun de pvViewNextDirect Liste von Flags in der Reihenfolge der Text Angaben im Feld pvNodePhysicallD Die Angaben werden in der Liste durch getrennt pvViewVersion Version der ver ffentlichten Proze Text sicht pvNodeMailGateway EMail Adresse der Gateway Anwen Text dung f r den Empfang von Message Objekten pvNodePhysicalID Nummer eines Proze elements in der Text Reihenfolge seiner Erzeugung DI Seite 149 pvNodeLogicalID Beschreibung der Proze pfade in Form von Inorder sortierten logischen Knotennummern 1 2 4 1 2 5 1 3 als eine hierarchische Struktur mit Wurzel 1 die als direkte Nachfolger die Proze elemente mit der Nummer 2 und 4 hat Knoten 2 hat als direkte Nachfolger die Proze elemente 4 und 5 pvNodelsCluster Liste von Flags in der Reihenfolge der Anordnung im Feld pvNodePhysicallD Ist einer dieser Proze elemente ein Ordner dann steht hier eine l an der entsprechen den Li
142. l Die Selektion kann sowohl in der Auswahl der gesamten Proze sicht bestehen als auch nur komponentenweise in Form von Proze pfaden erfolgen Wird f r ein Masterelement der gesamte nachfolgende Pfad aus Haupt und Subprozessen selektiert dann handelt es sich um eine Totalselektion Soll ausgehend vom Masterelement nur ein kleiner Ausschnitt in Form von einzelnen Proze elementen ver ffentlicht werden dann handelt es sich um eine Teilselektion Eine Selektion kann sowohl in der internen Sicht als auch in der externen Sicht des External Directory Managers vorgenommen werden Eine Selektion in der internen Sicht impliziert die Ver ffentlichung von eigenen intern modellierten Vorgangsbeschreibungen f r externe Partnerorganisationen Eine Selektion in der externen Sicht impliziert die Einbindung einer Vorgangsbeschreibung von einer externen Partnerorganisation in den eigenen internen Workflow Bei der Totalselektion werden alle dem selektierten Masterlement nachfolgenden Elemente in den nachfolgenden h heren Ebenen der Proze sicht automatisch selektiert vgl Abbildung 20 Totalselektion auf ein Hauptelement in einer oberen Ebene impliziert gt N Selektion aller Elemente den nachfolgenden Ebenen Abbildung 20 Totalselektion auf Proze elemente in einer Proze sicht Seite 58 Die Totalselektion ist nur von einer niedrigeren Ebene zu einer h heren Ebene in der Proze hierarchie zul ssig Hierzu wird
143. lediglich das Masterelement ausgew hlt und selektiert welches f r die Selektion der nachfolgenden Elemente in den nachfolgenden Ebenen das oberste Element bilden soll Der External Directory Manager selektiert daraufhin alle diesem Masterelement nachfolgenden Elemente in den nachfolgenden Ebenen der Proze sicht bis die h chste Ebene aus elementaren Vorgangsbeschreibungen erreicht worden ist Bei der Teilselektion werden alle einem selektierten Masterlement vorausgehenden Elemente in den vorausgehenden niedrigeren Ebenen selektiert vgl Abbildung 21 Teilselektion auf ein Subelement in einer unteren Ebene DB a 9 Selektion aller Elemente in der diesem Element vorausgehenden Ebenen Abbildung 21 Teilselektion auf eine hierarchische Struktur aus Haupt und Subprozessen Die Teilselektion erfordert hierzu immer drei Integrit tsregeln Die Integrit tsregeln sind sowohl auf die interne Sicht als auch auf die externe Sicht des External Directory Managers anwendbar Jede dieser Integrit tsregeln mu vor einer Bereitstellung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen in das External Directory auf ihre G ltigkeit berpr ft werden 1 Es mu mindestens ein Hauptproze selektiert sein der das Wurzelelement der Proze sicht repr sentiert 2 Jedes dem Wurzelelement nachgeordnete Proze element das ein unmittelbarer Vorg nger eines selektierten Nachfolgers ist mu ebenfalls selektiert sein 3 Jedes
144. legung eines speziellen von den Standardeinstellungen abweichenden External Directory da als Kommunikationsbasis f r die Kooperation zwischen den Partnerorganisationen dienen soll Standardm ig kann das in den globalen Einstellungen gew hlte External Directory festgelegt werden Dateiauswahldialog f r die Festlegung einer speziellen von den Standardeinstellungen abweichenden Gateway Anwendung die f r das Senden und Empfangen von Message Objekten f r den externen Workflowknoten verantwortlich sein soll Standardm ig ist es m glich die in den globalen Einstellungen festgelegte Standard Datenbank festzulegen 4 Synchronisation Wenn die Bearbeitung von verteilten Vorg ngen nicht st ndig sondern nur in einem bestimmten Zeitabschnitt erfolgen soll wird eine Synchronisation dieser Vorg nge erforderlich F r die Bearbeitung von verteilten Vorg ngen ist es daher wichtig Seite 84 verschiedene Zeitpunkte an der die Bearbeitung erfolgen soll festlegen zu k nnen vgl Abbildung 36 Seite 84 Workflow node settings External Tasks Projekt Abschlu meldung EECHER Node ID Control time settings ID 57 19981117215118 0000208 Starting time bm Yalidation time 18111997 8 11 1997 m Assignable external workflows BE m Assignable nodes External Task3 IX Show only not assigned nodes ar EE ES Reminding time INeom
145. liziert die Einstellung einer bestimmten Frequenz Standardm ig ist f r die Seite 114 Frequenz ein exponentiales Intervall der Gr e 2 im Wertebereich von n 1 17 festgelegt e Task specific Dieser Schalter legt fest da f r externe Workflowknoten im Workflow das taskspezifische Tracking und Reporting von Informationen ber aus und eingehende Vorg nge erlaubt werden soll F r die Einstellung der Frequenz Rate f r das workflowspezifische Tracking gibt es drei M glichkeiten von denen immer nur eine aktiv sein kann e Randomly Mit Aktivierung dieses Schalters wird eine zuf llige Auswahl der getrackten Prozesse festgelegt Degressive Mit Aktivierung dieses Schalters wird im Verlauf der Zeit immer weniger getrackt e Individually Mit Aktivierung dieses Schalters kann der Abstand zwischen dem Tracking von Prozessen festgelegt werden Der Wert 3 gibt z B an da nur jeder dritte Proze getrackt werden soll Dieser Schalter ist standardm ig mit dem Wert 3 aktiviert Es kann ein ganzzahliger Wert zwischen 3 und 30 gew hlt werden Desweiteren kann der Modus f r das Tracking festgelegt werden Hier gibt es die Auswahl zwischen zwei M glichkeiten von denen immer nur eine aktiv sein Kann Mit der Option Self Tracking wird festgelegt da die Informationen ber alle getrackten Prozesse von der Tracking Datenbank aus der Gateway Anwendung abgeholt werden m ssen Mit der Opt
146. ll einer Ausnahmebehandlung aktiviert zu werden so da die zust ndigen Bearbeiter die auftretende Problematik bei der Zuordnung von Message Objekten erkennen und aufzul sen verm gen Ein Internal Distribution Workflow wird im Workflow Modeler des graphischen Vorgangseditors mit denselben Werkzeugen modelliert wie ein interner Workflow Ein Internal Distribution Seite 71 Workflow enth lt nur Workflowknoten die keine externe Vorgangsbearbeitung zulassen Der einzige Unterschied des Internal Distribution Workflows zu einem internen Workflow besteht in der Zuordnung seines Startknotens zu einer elementaren Vorgangsbeschreibung auf der untersten Ebene des Proze modells aus hierarchisch angeordneten Haupt und Subprozessen und der Zuordnung seines Endknotens zu einem internen Workflow Diese Zuordnungen m ssen an einem externen Workflowknoten in einem extern synchronisierten Workflow eingestellt werden Nur hier kann festgelegt werden welcher Internal Distribution Workflow in einer Ausnahmesituation gestartet werden soll Ein Internal Distribution Workflow kann auch aus nur einem einzigen Workflowknoten bestehen Dieser Workflowknoten mu dann aber sowohl ein Start als auch Endknoten des Internal Distribution Workflows sein 4 5 1 3 Extern synchronisierter Workflow Ein extern synchronisierter Workflow ist die Erweiterung eines internen Workflows um Tasks die zus tzlich von au en angesto en werden k nnen dam
147. ll mit den entsprechenden vom Benutzer gew nschten Funktionen eingestellt werden Der graphische Vorgangseditor erzeugt f r den externen Workflowknoten nur ein Standarddokument f r die Content blocks und ein Standard Steuerungsdokument und versieht diese Dokumente mit den Adre ID s der externen Workflowknoten und den Workflowinformationen die eine Identifizierung des internen Workflows innerhalb der Workflow Management Anwendung erm glichen Die Ausschleusung von Feldern und ihren Eigenschaften in Form von Content blocks und Steuerungsdokumenten ist von der Runtime des Wide Area GroupFlow Systems unter Verwendung der f r den betreffenden externen Workflowknoten erzeugten Standarddokumente zur Laufzeit durchzuf hren 4 7 Tracking und Reporting von verteilten Vorg ngen Es ist festzulegen ob alle oder nur ein Teil der zwischen den kooperierenden Organisationen stattfindenen Aktivit ten protokolliert werden sollen oder nicht Die Informationen die hierbei zu erfassen sind werden in der Gateway Anwendung protokolliert und in den Message Objekten auf Wunsch des Anwenders mitgegeben Die Aufgabe des graphischen Vorgangseditors ist es f r einen Workflow oder einen externen Workflowknoten die Parametereinstellungen f r das Tracking und Reporting zu definieren und bereitzustellen Die Durchf hrung und Steuerung des Trackings bleibt der Runtime des Wide Area GroupFlow Systems vorbehalten In den fr heren Versionen des GroupFlow Model
148. lle bereits zugeordneten Workflownoten in der Liste weiter angezeigt werden sollen oder nicht Hiermit ist es m glich einen bereits zugeordneten und aus der Liste gel schten Workflowknoten f r die Zuordnung zu einem anderen Workflowknoten wiederverwenden zu k nnen Sobald die Zuordnung des gel schten Antwortknotens aufgehoben wird indem ein anderer Antwortknoten aus der Liste ausgew hlt und dem Requestknoten zugeordnet wird wird der gel schte Antwortknoten wieder in die Listbox als zuordbarer Antwortknoten eingef gt Die Zuordnung von externen Workflowknoten kann auch in umgekehrter Reihenfolge erfolgen d h einem Workflowknoten vom Typ Answer mu ein Requestknoten zugeordnet werden Der Zuordnungsmechanismus wird hierbei genauso wie bei der Zuordnung eines Answerknotens zu einem Requestknoten ausgef hrt Der graphische Vorgangseditor berpr ft vor dem Speichern eines Workflowmodells das sich nicht im Status Design befindet ob alle im Workflow modellierten Requestknoten genau einen Answerknoten zugeordnet bekommen haben Ist dieses nicht der Fall wird der Benutzer auf fehlende Zuordnungen hingewiesen Ein Workflow mit modellierten Request und Answerknoten kann nur im Falle einer positiv verlaufenden Zuordnungspr fung gespeichert werden Diese Statuspr fung wird bei der Umschaltung des Workflowstatus in den allgemeinen Workfloweinstellungen gepr ft d h soll z B ein Workflow mit dem Status Design
149. lock zugeordneten Felder cbFieldType Liste der Typen der Felder im Feld cbFieldname FieldIsHidden Ist ein Feld sichtbar oder unsichtbar Erzeugt wird eine Liste mit den Werten yes oder no yes be deutet da das Feld unsichtbar ist Zugeh rige Applikations Datenbank Tabelle 10 Dokument f r die Speicherung von Content blocks Seite 155 A 3 4 Steuerungsdokument Configuration document Feldname Beschreibung Datentyp Defaultwert ctlDocExtName Name des externen Formulars das Text ggf mit einem Message Object bertragen werden soll ctlIsExtFormAttached Ist das externe Formular zum Text Message Objekt attached 2 M gliche Werte sind yes oder no ctlFieldExtName Zu verkn pfendes Feld aus dem Text externen Formular ctlIntDocName Namensliste von internen Formularen Text aus denen Felder mit den Feldern aus dem externen Formular verkn pft werden sollen cetlIntFieldName Liste der zu verkn pfenden Feldnamen Text aus den internen Formu laren ctlContentBlockTitle Falls Content blocks mit einem Feld Text des externen Formulars verkn pft werden sollen stehen hier die Namen der Content blocks ctlFieldType Von welcher Art sind die Felder und Text damit auch der Typ des Content blocks M gliche Werte sind Mandatory fields M Content Fields oder Workflow Fields etlIntFieldIsHidden Ist das zu verkn pfende Feld in der Text i internen
150. low Modeler ausgef llt werden Der Bearbeiter hat im ersten Fall die M glichkeit die EMail Adressen vollst ndig in allen Feldern zu editieren Im zweiten Fall besteht nur die M glichkeit die Felder cc und bcc um weitere EMail Adressen von zus tzlichen Gateway Anwendungen von externen Partnerorganisationen einzugeben Das Feld From enth lt in allen beiden F llen die EMail Adresse der sendenen Gateway Anwendung Im Feld Subject wird ein Betreff Grund eingegeben ber die Option Change Mail Threshold value wird eine untere Grenze f r die Anzahl von Message Objekten festgelegt die erst erreicht werden mu bevor eine verteilte Vorgangsbearbeitung durch den EMail Mechanismus ausgel st werden kann ber den Pushbutton Add wird die eingegebene bzw erweiterte EMail Adresse zu einer Adre liste aus EMail Adressen f r den externen Workflowknoten hinzugef gt Seite 93 4 5 2 5 Replikationsgetriebene Synchronisation an externen Workflowknoten Die replikationsgetriebene Synchronisation wird zwischen den Organisationen immer dann favorisiert wenn eine enge Zusammenarbeit auf einem Gebiet bei einem gleichzeitig hohen Vertrauensgrad angestrebt wird Denkbar ist hier der Austausch von Produktinformationen ber eine gemeinsame Lotus Notes Produkt Datenbank oder die Durchf hrung eines Gemeinschaftsprojekts auf der Grundlage einer gemeinsamen Projekt Datenbank F r den Fall da ein Synchronis
151. m Rahmen dieser prototypischen Entwicklungsarbeit sind ebenso Konzepte f r die Behandlung 5 Die Konzeption des GroupFlow Systems ist in Nastansky Hilpert 1994 und Nastansky Hilpert 1995 beschrieben Seite 4 von standardisierten und ad hoc Vorg ngen aufzustellen und im Prototypen zu realisieren Dabei sind insbesondere die Behandlung der inhaltlichen Filterung Content Management und die Protokollierung Tracking von Informationen die zwischen verteilten Organisationen ausgetauscht werden sollen zu beachten 1 3 Aufbau der Arbeit Im zweiten Kapitel werden zun chst wichtige Begriffe definiert die im Rahmen der vorliegenden Arbeit Verwendung finden Das dritte Kapitel stellt in Form einer kurzen Zusammenfassung die wesentlichen Grundlagen der Groupware Plattform Lotus Notes vor Dabei werden die grundlegenden Merkmale von Lotus Notes f r die Dokumentenverarbeitung und die Kommunikation vorgestellt Im zweiten Abschnitt dieses Kapitels werden die wesentlichen Merkmale des Wide Area GroupFlow Systems herausgearbeitet die f r das Verst ndnis der zugrundeliegenden L sung f r die Aufgabenstellung wichtig sind Der mit Lotus Notes und dem Wide Area GroupFlow System vertraute Leser kann das dritte Kapitel berspringen Im vierten Kapitel wird zun chst eine allgemeine Beschreibung der F higkeiten der vorliegenden L sung gegeben Der zweite Abschnitt des vierten Kapitels besch ftigt sich mit einem wichtigen Problem b
152. ments kann hierbei auch Felder enthalten die in der aktuellen Form unsichtbar sind Die Aufgabe des Content Managements ist es aus diesen vielf ltigen Informationen eine Auswahl zu treffen die in ein Verbindungsdokument bertragen und anschlie end versandt werden Ein solches Verbindungsdokument ist das Message Objekt Dieses Verbindungsdokument ist in der Lage bestimmte Eigenschaften einer Note losgel st von den Repr sentationen und Methoden eines Lotus Notes Formulars mit festgelegten Kooperationspartnern auszutauschen Die Eigenschaften beschreiben den Content Inhalt des Message Objekts der aus einer beliebigen Anzahl von Content blocks bestehen kann Die Einstellungen f r die Aus und Wiedereinschleusung der mit den Content blocks zu sendenen Informationen De Vgl hierzu insbesondere Riempp Nastansky 1996a Seite 99 k nnen hierbei bereits im graphischen Vorgangseditor standardm ig in einer festen strukturiert ablaufenden Ablaufstruktur festgelegt werden oder aber erst w hrend der Laufzeit ad hoc in der Runtime Umgebung geschehen Im Normalfall werden in einer Organisation nur interne Workflows vorherrschen Es m ssen aber Mechanismen existieren wie Teile von Workflows in externe Prozesse ausgeschleust und R ckl ufer in eigene interne Prozesse wiedereingeschleust werden k nnen Bei der strukturierten Ausschleusung von Informationen m ssen oft die Inhalte von Feldern aus verschiedenen internen Fo
153. mten Benutzerkreis entweder sichtbar Ein Aliasname ist eine weitere logische Bezeichnung eines Objektes unter der dieses Objekt alternativ zu seinem richtigen Namen angesprochen werden kann 5 Jede Note wird in Lotus Notes mit einer weltweit eindeutigen Note ID 4 Byte innerhalb der vorliegenden Datenbank und einer eindeutigen Kennung der Note Originator ID 28 Byte ber alle Systeme hinweg bei seiner Erzeugung versehen Vgl Dennig 1996 S 185 5 Hotspots sind Lotus Notes farbige Rahmen um einen Text einem Dokument dessen Aktivierung mit der Maus z B ein Popup Text anzeigt zu einem Verkn pfungsziel wechselt oder eine Aktion ausl st 7 In Lotus Notes hat ein als Autor Author eingetragener Bearbeiter nur das Recht Dokumente zu erstellen und eigene Dokumente zu ver ndern oder zu l schen In Lotus Notes hat ein als Leser Reader eingetragener Bearbeiter nur das Recht Dokumente zu lesen aber nicht zu ver ndern oder zu l schen Seite 16 oder unsichtbar gemacht werden Die Felder k nnen f r Eingaben vorgegeben sein editable fields oder Ergebnisse einer Berechnung computable fields pr sentieren F r Felder lassen sich desweiteren WVorgabewerte oder formeln default values formulas festlegen Eingabewerte berpr fen input validation formula und Eingabewerte entsprechend umsetzen input translation formula Es kann schon bei der Implementierung der Datenbank durch den Entwickler entschieden we
154. n Define as External Node andernfalls nur die Option Define as Internal Node Ein Workflowknoten kann zu jedem Zeitpunkt der Modellierung eines Workflows jeweils in die andere Knotenart umgewandelt werden Bei der Umwandlung eines internen Workflowknotens in einen externen Workflowknoten werden nur zus tzliche Eigenschaften die dem externen Workflowknoten zugewiesen werden sollen eingestellt Soll dagegen ein mit zus tzlichen externen Eigenschaften versehener externer Workflowknoten in einen internen Workflowknoten umgewandelt werden so viel hnlichkeit mit einem Kontrollk stchen dessen u ere Form durch einen Kreis dargestellt wird Ist das Optionsfeld aktiv dann enth lt dieser Kreis einen Punkt vgl Petzold 1996 S 430 6 Diese Dialogbox besteht aus einem Popup Men da vom umgebenden Kontextmen in der Men zeile des graphischen Vorgangseditors losgel st ist und immer an der Position im Workflowfenster erscheint an der ein rechter Maustastenklick ausgef hrt worden ist Seite 79 gehen alle diesem externen Workflowknoten zugeordneten externen Eigenschaften verloren F r den Fall da aus einem internen Workflowknoten ein externer Workflowknoten generiert werden soll ist im Anschlu an die Wahl der Knotenart der Typ des externen Workflowknotens festzulegen Jeder externe Workflowknoten bekommt zum Zeitpunkt seiner Erzeugung im Workflow Modeler eine eindeutige Identifikationsnummer Adre ID
155. n A formulierten Dieser Austausch wird im Rahmen einer Initialisierungsverhandlung zwischen den Organisationen vereinbart Bei der Initialisierungsverhandlung werden alle f r die Kooperation notwendigen Vereinbarungen getroffen die eine Zusammenarbeit auf bestimmten Gebieten erforderlich machen Seite 29 Funktionswunsch einem bestimmten Vorgang anhand der hierarchischen Struktur aus Haupt und Subprozessen zuzuordnen Die Gateway Anwendung sendet die eingehenden Message Objekte anhand der in den IRI gefundenen Adre angaben an eine Workflow Anwendungsdatenbank und setzt hierzu die entsprechenden Feldinformationen in den Verbindungsdokumenten damit dann von der Runtime Engine des Workflow Management Systems die Zuordnung zu den Empf ngern vorgenommen werden kann Die Empf nger k nnen hierbei eine Abteilung Rolle Arbeitsgruppe oder Person sein die einem Workflowschritt zur Bearbeitung eines Vorgangs zugeordnet worden sind Gem den Kooperationsformen zwischen den Organisationen im Wide Area Workflow Management und dem Sicherheitsbed rfnis auf beiden Seiten bzgl des Ver ffentlichungsgrades von Aufbau und Ablaufstrukturen in den Organisationen werden Organisation A keine Informationen f r eine direkte Adressierung von Tasks aus Workflows in Organisation B ver ffentlicht Es werden vielmehr die f r eine verteilte Vorgangsbearbeitung erforderlichen Verrichtungen in Form einer abstrakten hierarchisch angeordneten Struktur a
156. n f r die Synchronisation einer verteilten Vorgangsbearbeitung und kann in einem Workflow nur einmal modelliert werden Es k nnen Workflowmodelle erzeugt werden die zu einem vorgebbaren Zeitpunkt in vorgebbaren zeitlichen Abst nden unter Verwendung eines vorgebbaren Replikations oder EMail Mechanismus angesto en werden damit zeitgleich ein verteilter Vorgang bei den Partnerorganisationen bearbeitet werden kann Es kann sich hierbei um quivalente Workflows von intra organisationalen Organisationen oder um nicht kompatible Workflows von inter organisationalen Organisationen handeln Die auf diese Weise angesto enen Vorg nge werden entweder ber einen Synchronisationsknoten wieder zusammengef hrt oder in jedem Workflow ohne weitere Synchronisation fortgef hrt Synchronization_Node Hiermit wird der Typ eines Workflowknotens als Synchronisationsknoten im extern synchronisierten Workflow festgelegt und ist Bestandteil eines Workflows der Art PWPS Ein Synchronisationsknoten setzt in einem Workflow immer einen Virtuellen Startknoten voraus Ohne diesen virtuellen Startknoten kann der Workflow mit mindestens einem Synchronisationsknoten nur im Design Modus abgespeichert werden Ein extern synchronisierter Workflow kann beliebig viele Synchronisationsknoten besitzen Der Synchronisationsknoten ist dadurch gekennzeichnet da er nur um einige 61 Ein Synchronization Node Synchronisationsknoten wird im graphi
157. n nur Workflows angezeigt die sich zur Laufzeit auf der Arbeitsoberfl che im Workflow Modeler befinden Dieses k nnen sowohl geladene Workflows als auch neu modellierte Workflows sein Nach der Auswahl eines Workflows aus der Listbox werden alle in diesem Workflow modellierten externen Workflowknoten in ihrer Taskbeschreibung angezeigt Ist einem externen Workflowknoten noch kein Task zugeordnet worden dann wird dessen Adre ID angezeigt ber den Button Assign selected task l t sich ein selektierter Task dem selektierten Proze element zuweisen ber den Button Abolish assignment kann die Zuweisung wieder aufgehoben werden Der Benutzer hat zu jeder Zeit die M glichkeit ber den Button Show assigned tasks die zugewiesenen Tasks einzusehen DerButton Show assignable tasks zeigt alle noch zuweisbare externe Tasks eines externen Workflows an Ein zugewiesener Task wird aus der Liste der noch zuweisbaren Tasks gel scht und steht erst wieder zur Verf gung wenn die Zuweisung Seite 67 aufgehoben worden ist Jeder externe Task eines externen Workflows kann einem selektierten Proze element immer nur einmal zugewiesen werden Der Benutzer kann selber entscheiden ob er zun chst eine Proze sicht modelliert oder einen externen Workflow Ist zuerst eine externe Proze sicht modelliert worden k nnen einige Zuweisungen programmbedingt nur vorgenommen werden wenn der External Directory Manager zur Laufzeit auch ext
158. nchronisierter Workflow auf Seite 71ff Seite 37 in dem die allgemeinen Workflowinformationen abgespeichert werden Diese ID wird als Adre ID bezeichnet Bei der Zustellung von Message Objekten an verteilte Partnerorganisationen m ssen bestimmte Funktionsw nsche formuliert werden damit die Message Objekte einem Vorgang zur weiteren Bearbeitung eindeutig von den empfangenden Gateway Anwendungen zugeordnet werden k nnen Die Funktionsw nsche werden hierzu aus den ver ffentlichten Proze beschreibungen gebildet und zusammen mit den Message Objekten an die verteilten Partnerorganisationen gesendet Damit die Proze beschreibungen bei den Partnerorganisationen identifiziert und einer bestimmten Proze sicht eindeutig zugeordnet werden k nnen ist eine eindeutige ID f r die Proze sicht erforderlich Diese ID ist zusammen mit den Message Objekten und den Funktionsw nschen zu senden Anhand dieser ID wird die Proze sicht identifiziert ihre Proze pfade mit den Funktionsw nschen verglichen und die Message Objekte schlie lich den Vorg ngen und ihren Bearbeitern zugestellt die sich aus den am Ende eines Proze pfades enthaltenden Adre Informationen und den IRI ergeben Die ID f r eine Proze sicht besteht aus der ReplikaID der Gateway Anwendung der Bezeichnung der Proze sicht und dem Datum und der Uhrzeit der Erzeugung der Proze sicht Diese ID wird als Proze sicht ID bezeichnet Die Proze sicht ID ist weltweit ein
159. nde interne Workflows mit 38 Als Beispiel f r einen Dateimanager sei hier auf den Explorer unter Microsoft Windows95 verwiesen Vgl hierzu auch in Abschnitt 3 2 3 Konzept der Verbindung von Organisationen im Wide Area GroupFlow System die Abbildung 8 auf Seite 28 Mit Drag amp Drop k nnen die Eigenschaften eines Objektes an andere Objekte weitervererbt werden indem das Objekt mit der Maus aufgenommen und auf ein anderes Objekt gezogen und fallengelassen wird welches die Eigenschaften des aufgenommen Objektes vererbt bekommen soll Seite 34 Hilfe einer graphischen und durch objektorientierte Techniken unterst tzten Werkzeugumgebung Tools konstruiert und Tasks mit Eigenschaften erweitert werden die einen verteilten Vorgang kennzeichnen Die Erweiterungen umfassen Funktionen f r die Modellierung von Synchronisationsstrategien Funktionen f r die Zuordnung von externen Repositories zu externen Workflows Funktionen f r die Einstellung von Parameterwerten f r das Content Management von strukturierten und ad hoc Vorg ngen sowie Funktionen f r die Einstellung von Parameterwerten f r das Tracking und Reporting von Informationen die bei der verteilten Vorgangsbearbeitung entstehen 4 2 Erzeugung und Vergabe von Identifikationsnummern f r die Adressierung verteilter Vorg nge 4 2 1 Problematik Die Kommunikation zwischen verteilten Organisationen erfordert einen h heren Aufwand als d
160. ne Art externes Adre buch darstellt und aus einem ffentlichen Global Routing Information und nicht ffentlichen Internal Routing Information IRI Adre informationsteil besteht Mit Hilfe der ffentlichen und nicht ffentlichen Adre informationen k nnen empfangene Message Objekte einem bestimmten Vorgang zugeordnet werden ohne da hierzu die Ver ffentlichung von internen Workflowstrukturen erforderlich ist Die abstrakte Adresse und die ffentliche Beschreibung des Funktionswunsches in den GRI wird hierbei ber eine Adre ID mit der internen Adresse des Workflowknotens und der internen Beschreibung einer Funktion in den IRI verkn pft Der graphische Vorgangseditor ist in der Lage abstrakte Vorgangsbeschreibungen zu modellieren und sie ber eindeutige Adressen mit internen Workflows zu verkn pfen Hierzu ist als ein weiteres Ergebnis dieser Diplomarbeit die Aufbaustruktur des graphischen Vorgangseditors vorgestellt worden Der graphische Vorgangseditor besteht aus zwei verschiedenen Komponenten f r die Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung Die erste Komponente wird durch den External Directory Manager repr sentiert und stellt Funktionen f r die Modellierung einer abstrakten Beschreibung von verteilten Vorg ngen dar die einer Partnerorganisation ber das External Directory ver ffentlicht werden sollen Die zweite Komponente wird durch den Workflow Modeler repr sentiert und ist eine Erwei
161. nern zur Verf gung stellt Die alte Version dieser modifizierten Vorgangsbeschreibung darf beim Ersetzen durch die neue Version nicht gel scht werden weil es noch interne Workflows geben kann die mit der alten Version der Vorgangsbeschreibung arbeiten m ssen Deshalb werden alte Versionen von Seite 50 Vorgangsbeschreibungen archiviert d h aus dem Ordner Aktiv in den Ornder Archiv bertragen Im Ordner Archiv sind alle archivierten lteren und nicht mehr aktuellen Versionen von ver ffentlichten externen Vorgangsbeschreibungen abgelegt Hierbei findet dieselbe Versionsverwaltung wie in der internen Sicht des External Directory Managers statt Alle in der externen Sicht des External Directory Managers dargestellten Vorg nge stammen ausschlie lich von den Partnerorganisationen Alle in der externen Sicht enthaltenden externen Vorg nge besitzen ein Read Only Archive und Public Flag Mit Hilfe dieser drei Flags wird die Darstellungsart f r ver ffentlichte externe Vorg nge gesteuert Die Flags befinden sich entweder im Zustand aktiviert Bit 1 oder nicht aktiviert Bit 0 vgl Abbildung 15 Flag 1 Flag 2 Flag 3 Read Only Public Archive Bit 0 oder 1 Bit 0 oder Bit 1 Bit 0 oder Bit 1 Proze sicht ist in die externe Sicht nicht geladen Proze sicht ist in die externe Sicht geladen Proze sicht ist in einen internen Workflow eingebunden Proze sicht ist archiv
162. ngen f r das Workflow Management implementiert werden k nnen ber die API Schnittstele ist es m glich externen Anwendungsprogrammen unter Verwendung einer externen Bibliothek den Zugriff und Manipulation auf Lotus Notes Datenbanken und ihren Inhalten zu erm glichen In der Summe seiner Eigenschaften ist Lotus Notes daher ein System zur Unterst tzung des Workgroup Computings Dennig J 1996 Die Daten werden in Lotus Notes Datenbanken in Form von Verbunddokumenten Compound Documents abgelegt Die hierf r zugrundeliegende Datenstruktur vereint neben normalen Datenfeldern zur Aufnahme von Text Zahlen und Zeitdaten auch Datenfelder vom Typ formatierter Text Richtext zur Einbettung von Tabellen Objekt und Rastergraphiken Sprachannotationen Videoanimationen und OLE Objekten Desweiteren kann in den Feldern eines Compound Documents auch Verarbeitungsintelligenz in Form eines Programms Makro eingebettet werden das mit Hilfe der von Lotus Notes bereitgestellten Makrosprache entwickelt wird Durch die Integration dieser unterschiedlichen Datenfelder und die Einbettung einer Verarbeitungsintelligenz l t sich ein intelligentes Verbunddokument erzeugen Die dem Verbunddokument zugrundeliegende Datenstruktur erlaubt es die in ihm enthaltenen Objekte zu einem sp teren Zeitpunkt wieder zu exportieren so da ein Verbunddokument auch als Container von Objekten verwendet werden kann In ihrer Summe bildet eine Menge
163. nikationskanals unterscheiden Die Skala der Organisationalen Integration reicht von intra organisationalen Kooperationsformen ber viele Zwischenstufen Konzern Profit Center Virtuelle Kooperationen Strategische Partnerschaften und Kunden Lieferanten Beziehungen S Vgl hierzu Riempp Nastansky 1996b Seite 9 bis hin zu inter organisationalen Kooperationsformen Bei den intra organisationalen Organisationen handelt es sich um Organisationen die aus mehreren Suborganisationen unter einer gemeinsamen Dachorganisation z B einer Holding zusammengeschlossen sind und eine wirtschaftlich und rechtliche Einheit bilden Die Suborganisationen k nnen unter der Dachorganisation selbst ndig wirtschaften Sie sind aber immer ihrer Dachorganisation gegen ber in allen durchgef hrten Aktivit ten verantwortlich Bei den inter organisationalen Organisationen handelt es sich um rechtlich und wirtschaftlich getrennte Organisationen deren Ziel es ist individuelle Erfahrungen und Kernkompetenzen auf einem bestimmten Spezialgebiet zusammenzubringen mit dem Ziel eine gemeinsame Kooperation f r ein bestimmtes Produkt Feld Marktsegment anzustreben Strategische Allianzen Die Art des Informationsflusses sieht vor Informationen von einem Punkt zum n chsten weiterzugeben Send Prinzip oder die Informationen allen Beteiligten in einem gemeinsamen Informations Pool zur Verf gung zu stellen Share Prinzip Die Art des Informationsflusses
164. nsnsonsnnensnnensnnonsnansnnertnensane 100 4 6 1 1 Generieren von Positivenlisten und Content blocks 102 4 6 1 2 Generieren von Bteuerungsdokumenten 1 108 4 6 2 Content Management bei ad hoc basierter Vorgangsbearbeitung 110 4 7 TRACKING UND REPORTING VON VERTEILTEN VORG NGEN 111 4 7 1 Workflowspezifische Parametereinstellungen f r das 112 4 7 2 Taskspezifische Parametereinstellungen f r das Tracking ernennen nenn 115 5 PROTOTYPISCHE IMPLEMENTATION ucssusssueesoeesneesnessnessuessneesnessnessnessnessunssnnnsanesanenee L17 5 1 ERWEITERUNGEN DES GROUPFLOW REPOSITORIES F R DIE MODELLIERUNG VERTEILTER 22 117 5 1 1 Die Amendungsdotenboant AA 118 3 1 2 Die Routing Datenb nk 2 2 2 2 HER ees 119 5 1 3 Das External Directory 121 5 2 PROGRAMMIERUNG DES GRAPHISCHEN VORGANGSEDITORS 123 Seite III 5 2 1 Verwendete Datenstrukturen uueessesssserssnersnnersnneesnnnnsnnnensnnersnnensnnnnsnnnennnnensnnersnnansnnan 123 5 2 2 Graphalgorithmus f r die Erzeugung von Positivlisten beim Content Management 125 5 3 BEKANNTE FEHLER UND DROBLEME 126 6 1 SNSTEMVORAUSSPTZUNGEN 8 9 129 6 2 INSTALLATION DES GRAPHISCHEN VORGANGSEDIT
165. nt Uber den Button ContManagement lassen sich Einstellungen f r die inhaltliche Filterung von mit Message Objekten zu bertragenden Informationen durchf hren Hierzu geh ren die Erzeugung einer Positivliste in der alle Felder von internen Formularen eingetragen werden deren Inhalte mit Partnerorganisationen ausgetauscht werden sollen Desweiteren ist es m glich die Felder mit artgleichen Inhalten aus der Positivliste zu inhaltlich zusammengeh renden Bl cken Content blocks zusammenfassen und ein Steuerungsdokument zu generieren anhand dessen eingehende Message Objekte in einen internen Workflow wieder eingesteuert werden k nnen Lesezugriff F r den externen Workflowknoten ist es m glich zus tzlich bestimmte Personen Arbeitsgruppen Abteilungen oder Rollen zu bestimmen die in der Lage sein sollen die f r den Vorgang festgelegten Formulare bzw die mit den Formularen erzeugten Dokumente zu lesen Die erforderlichen Informationen ber Personen Arbeitsgruppen Abteilungen und Rollen werden vom Workflow Modeler aus der Organisationsdatenbank ausgelesen und in den entsprechenden Dialogfenstern zur Auswahl bereitgestellt 7 Siehe hierzu Abschnitt 4 6 Content Management bei verteilter Vorgangsbearbeitung auf Seite Y8ff Seite 89 Ausnahmebehandlung Die Ausnahmebehandlung ist f r den Fall vorgesehen da die Gateway Anwendung nicht in der Lage ist Message Objekte automatisch zuzustellen od
166. ntereinander statt Die Replikation ist hierbei nicht als ein geeignetes Mittel zur Aufl sung von Redundanzen in den Dokumenten der Lotus Notes Datenbanken zu verstehen sondern vielmehr als eine die Konsistenz gew hrleistende technologische Methode Hierbei kann ein Client ber einen Hauptserver mit anderen Servern in Verbindung treten und auf diesen die Datenbanken bearbeiten oder die Inhalte von Datenbanken austauschen Die Replik einer Lotus Seite 17 Notes Datenbank stellt eine Art Kopie der urspr nglichen Datenbank dar die im Unterschied zur einfachen Kopie eine dauerhafte Verbindung zu ihrem Original aufrechterh lt Jede Replik einer Lotus Notes Datenbank besitzt eine weltweit eindeutige Replika ID unter der die Datenbank identifiziert wird Jede Replik einer Datenbank also auch die Replik einer Replik tr gt eine identische Replika ID Anhand dieser Replika ID k nnen Datenbanken auf entfernten Servern identifiziert werden Bei der Replikation werden nur Datenbanken mit identischen Replika ID s repliziert vgl Dennig 1996 S 180 185 Eine Replikation kann entweder ber den gesamten Bestand einer Datenbank durchgef hrt werden oder selektiv ber einen Teilbestand einer Datenbank Bei der selektiven Replikation lassen sich mit Hilfe der Makrobefehlssprache komplexe Anweisungen erzeugen mit denen es m glich ist nur bestimmten Zielgruppen den Zugriff auf eine bestimmte Teilmenge von Dokumenten in der Datenbank z
167. ntr ge Proze sicht steht im Ordner Design und wird noch modelliert Proze sicht ist ver ffentlicht worden Proze sicht ist archiviert worden Abbildung 13 Verwaltung aktueller bereitgestellter und alter Versionen von Proze sichten durch Flags Eine Proze sicht die einem der drei Ordner zugeordnet ist kann nur aus Proze elemente bestehen die alle dasselbe Flag besitzen wie es die Ordnerzugeh rigkeit vorgibt Eine Proze sicht kann in Abh ngigkeit des Flagzustandes somit immer eindeutig einem der drei Ordner zugeordnet werden Im Ordner entwicklung findet die eigentliche Modellierung der abstrakten Vorgangsbeschreibungen statt Eine Proze sicht die ber ein gesetztes Designbit verf gt kann erweitert oder gel scht werden Der Ordner Entwicklung kann eine beliebige Anzahl von Proze sichten aufnehmen Jedes Proze element das sich auf der n chst h heren Ebene des Entwicklung befindet wird vom External Directory Manager als eine Proze sicht identifiziert Hierdurch wird dem Hierbei handelt es sich um ein einstelliges Bit mit den Zust nden 0 oder 1 das den Zustand des entsprechenden Flags f r die Zugeh rigkeit einer Proze struktur zu einem der drei Ordner eindeutig kennzeichnet Ein gesetztes Flag ist durch das Bit 1 und ein nicht gesetztes Flag ist duch das Bit 0 gekennzeichnet 9 Im Beispiel in Abbildung 12 auf Seite 44 ist das z B Hauptproze A und Hauptpro
168. nur ein einziges mal durchzuf hren und dann zu beenden Als Standardwert gibt der Workflow Modeler 0 vor Bearbeitungsdauer Einstellung f r die geplante Dauer der Bearbeitung von verteilten Vorg ngen durch externe Partnerorganisationen Diese Einstellungsm glichkeit steht f r einen externen Workflowknoten vom Typ Oneway nicht zur Verf gung weil ber diesen Typ eines Workflowknotens ein Vorgang nur an externe Partnerorganisationen f r die weitere Bearbeitung delegiert Seite 86 wird f r den keine R ckl ufer erwartet werden F r alle anderen Workflowknotentypen ist die Bearbeitungsdauer in ganzzahligen Abst nden von Stunden Tagen oder Wochen m glich Als Standardwert gibt der Workflow Modeler f r die Bearbeitungsdauer 1 Tag vor Deadlinezeitpunkt Hiermit wird der Zeitpunkt festgelegt zu dem ein Request automatisch beendet werden soll auf den bis zum Ablauf des Deadlinezeitpunktes keine entsprechende Antwort am zugeordneten Antwortknoten eingegangen ist Der Deadlinezeitpunkt kann nur f r externe Workflowknoten vom Typ Request und Answer festgelegt werden F r den Deadline Zeitpunkt mu ein Datum und eine Uhrzeit gemessen in Stunden und Minuten angegeben werden Als Standardwerte gibt der Workflow Modeler f r das Datum und die Uhrzeit eine Woche ab dem Startzeitpunkt vor e Erinngerungszeitpunkt F r die Festlegung des Zeitpunktes zu dem der Empf nger eines Requests
169. obaler Dateiauswahldialog f r das Wide Area GroupFlow Repository 4 5 2 2 Modellierung von Workflows im Workflow Modeler Ein Internal Distribution Workflow IDWF oder ein extern synchronisierter Workflow werden im Workflow Modeler zun chst wie ein interner Workflow modelliert Der Typ des zu modellierenden Workflows wird unter Verwendung von Flags eingestellt vgl Abbildung 32 Flag 1 Flag 2 Flag 3 Internal Workflow Internal Distribution Synchronization Workflow Workflow Bit 0 oder Bit 1 Bit 0 oder Bit 1 Bit 0 oder Bit 1 Keine Modellierung Interner Workflow Internal Distribution Workflow Synchronization Workflow Abbildung 32 Festlegung des Workflowtyps durch Flags Seite 77 Ein Flag hat zwei verschiedene Zust nde die es deaktivieren Bit 0 oder aktivieren Bit 1 Die Aktivierung eines der drei Flags impliziert die Deaktivierung der anderen zwei Die Einstellung des Flagzustands ist vor der Modellierung von Workflows durchzuf hren Ist keines der drei Flags aktiviert dann befindet sich kein Workflow im Workflow Modeler der modelliert oder modifiziert werden kann Ist Flag 1 aktiviert dann kann ein Interner Workflow modelliert bzw ein bereits bestehender interner Workflow modifiziert werden Wird ein bereits modellierter Workflow aus fr heren Versionen des graphischen Vorgangseditors zum ersten Mal in den Workflow Modeler geladen dann enth
170. on den bereits vorhandenen Feldern aus fr heren Versionen des GroupFlow Modelers abgegrenzt 5 1 1 Die Anwendungsdatenbank In der Anwendungsdatenbank werden alle internen Formulare f r die interne Vorgangsbearbeitung entwickelt und abgelegt In fr heren Versionen des graphischen Vorgangseditors ist in der Anwendungsdatenbank ein globales Konfigurationsdokument mit der Bezeichnung GlobalConfiguration erzeugt worden In diesem Konfigurationsdokument sind die f r die Modellierung von internen Workflows zu verwendenen und im GroupFlow Modeler standardm ig global festgelegten GroupFlow Datenbanken anhand ihrer ReplikalD und ihres physischen Zugriffpfades in den daf r vorgesehenen Feldern eingetragen worden Im graphischen Vorgangseditor werden zus tzlich ein External Directory eine Gateway Anwendung und eine Tracking Datenbank als standardm ig zu verwendenes externes Repository festgelegt Das Konfigurationsdokument ist daher um drei zus tzliche Felder f r die Speicherung der ReplikalD und des physischen Verzeichnis und Dateinamens f r das External Directory die Gateway Anwendung und die Tracking Datenbank erweitert worden vgl Tabelle 4 in Anhang Al Bei jedem Neustart des graphischen Vorgangseditors wird zun chst immer nach dem Konfigurationsdokument in der Anwendungsdatenbank gesucht damit das f r die Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung standardm ig festgelegte Wide Area GroupFlow Repository
171. on der verteilten Vorgangsbearbeitung findet dabei Abbildung 2 Nested Workflow Parts NWP immer in der Reihenfolge der Verkn pfung der einzelnen Knoten von Prozessen statt Diese Form der Modellierung Seite 20 kann bei einer Kooperation von Organisationen eingesetzt werden bei denen ein gewisser gegenseitiger Vertrauensgrad f r die Zusammenarbeit vorliegt z B die Delegation von Teilaufgaben zur weiteren Bearbeitung in verschiedene Partnerorganisationen 3 2 1 3 Parallel Workflow Parts with Synchronization PWPS Ein System von Wide Area Workflows f r die gemeinsame verteilte Vorgangsbearbeitung wird als Parallel workflow part with synchronization PWPS bezeichnet Bei einem PWPS werden die zu verkn pfenden Prozesse ber einen gemeinsamen virtuellen Startknoten Common Virtual Starting Node zeitgleich synchron angesto en so da eine verteilte Vorgangsbearbeitung synchron stattfinden kann vgl Abbildung 3 In den verkn pften Prozessen sind Common virtual starting node sog Synchronisationspunkte eingef gt Ein Synchronisationspunkt Proze A Proze B hat die Aufgabe ohne nebenl ufige Knoten alle F den eines verteilten Vorgangs f r die Weiterbearbeitung wieder zusammenzuzuf hren Die Synchronisationspunkte werden hierbei im Wide Area GroupFlow System durch den Replikations oder Mail Client Mechanismus von Lotus Notes Abbildung 3 P
172. onspartner als auch alle workflowspezifischen Informationen die f r das Routing in den verteilten Netzen n tig sind bereitzustellen Dabei d rfen nur so wenig wie m glich an Informationen ber interne Workflowstrukturen f r die verteilte Vorgangsbearbeitung ver ffentlicht werden Auf der anderen Seite m ssen aber soviel Informationen wie m glich ver ffentlicht werden damit eine eindeutige Zuordnung der ausgetauschten Informationen zu den verteilten Vorg ngen und ihren Bearbeitern erreicht werden kann Hierf r wird der entsprechende Verbindungspunkt zwischen 9 F r das interne Repository sind hierf r bereits im GroupFlow System eine Datenbank f r die Organisationsstruktur Infrastrukturmodell eine Anwendungsdatenbank Informationsmodell und eine Routingdatenbank Proze modell festgelegt worden Vgl Riemp Nastansky 1996a Wide Area Office Flow Seite 24 internen und externen Prozessen auf eine Adresse abgebildet die aus zwei Teilen besteht e Externer Adre teil Ein externer Adre teil global routing information beschreibt den ffentlichen Teil des External Directory Dieser externe Adre teil besteht aus einer abstrakten Kennung und der Beschreibung von angebotenen Verrichtungen Funktionsbeschreibungen die eine verteilte Vorgangsbearbeitung erfordert Interner Adre teil Ein interner Adre teil internal routing information beschreibt den nicht ffentlichen Teil
173. orden Lotus Notes stellt die Basis Umgebung des Wide Area GroupFlow Systems zur Verf gung Es ist f r verschiedene Hardwareplattformen und Betriebssysteme in seiner Aufbaustruktur der Benutzeroberfl che und Datenbanken sowie in der Funktionalit t weitgehend identisch ber die API Schnittstele von Lotus Notes und einer dynamischen Bibliothek Macroware DLL die Funktionen f r den Zugriff auf Lotus Notes Datenbanken enth lt konnte ein Softwarewerkzeug geschaffen werden da in der Lage ist eine verteilte Vorgangsbearbeitung in Form eines Workflowmodells zu modellieren das direkt nach seiner Abspeicherung unter Verwendung der von Lotus Notes bereitgestellten Funktionen vom Wide Area GroupFlow System zur Ausf hrung gebracht werden kann Es ist ein auf der Grundlage der Workflow Management Coaliation Group basierendes Workflow Referenz Modell vorgestellt worden das die Grundlage aller mit dem graphischen Vorgangseditor modellierbaren Workflowmodelle bildet und alle Seite 134 grundlegenden M glichkeiten der Verbindung von verteilten Workflows beschreibt Hierbei ist insbesondere das Konzept der Verbindung von verteilten Workflows ber ein speziell hierf r vorgesehendes externes Repository aus Lotus Notes Datenbanken sowie die Identifizierung von verteilten Vorg ngen durch eine Vergabe von weltweit eindeutigen Identifikationsnummern beschrieben worden Das wesentliche Ergebnis dieses Konzepts ist das External Directory das ei
174. r aktiven Proze sicht kann zur Folge haben da noch in Ausf hrung befindliche Vorgangsbearbeitungen unterbrochen werden Deshalb ist es erforderlich von einer aktiven Proze sicht eine Kopie im Ordner Archiv abzulegen so da noch in Ausf hrung befindliche Vorg nge bis zu ihrer v lligen Abarbeitung normal beendet werden k nnen Die interne Modellierungssicht des External Directory Managers erlaubt die gleichzeitige Modellierung von mehreren verschiedenen Proze pfaden aus Haupt und Subprozessen im Ordner Entwicklung Damit diese Strukturen voneinander eindeutig unterschieden werden k nnen m ssen innerhalb des Ordners Entwicklung alle Proze sichten ber eindeutige und voneinander unterscheidbare Bezeichnungen verf gen Es k nnen innerhalb derselben Ebene im Ordner Entwicklung keine Proze elemente modelliert werden die ber dieselbe Bezeichnung verf gen wie bereits ein in dieser Ebene modelliertes Proze element Eine Mehrfachvergabe derselben Bezeichnung f r ein Proze element ist nur innerhalb verschiedener Ebenen im Ordner Entwicklung m glich Die Eindeutigkeit einer Bezeichnung f r ein Seite 47 Proze element wird mit Hilfe einer Syntaxpr fung berpr ft Bei einer entsprechenden bereinstimmung der Bezeichnung f r eine neu erzeugte Vorgangsbeschreibung wird automatisch eine Fehlermeldung erzeugt Der External Directory Manager pr sentiert sich dem Benutzer beim Aufruf im graphischen
175. rden ob ein Dokument jedesmal zusammen mit der Form gespeichert werden soll oder in der Datenbank einmalig abgelegt und ber einen Verweis mit dem ihr zugeordnetem Dokument verkn pft werden soll Wird die Form zusammen mit dem Dokument in der Datenbank abgespeichert so hat das den Vorteil da dieses Dokument auf jedem Zielsystem bzw in einer anderen Lotus Notes Datenbank ge ffnet und betrachtet werden kann ohne da hierzu die entsprechende Form vorhanden sein mu Der Nachteil ist da ein zusammen mit dem Dokument abgespeichertes Formular nachtr glich nicht mehr ge ndert werden kann Wird das Formular vom Dokument getrennt in der Datenbank abgespeichert so hat das den Vorteil der Speicherplatzersparnis Der Nachteil hierbei ist da ein auf diese Weise gespeichertes Dokument auf einem externen Zielsystem nicht betrachtet werden kann weil der Verweis auf das dem Dokument zugeordnete Formular fehlt sofern dieses nicht bereits im externen Zielsystem vorhanden ist 3 1 2 Grundlagen der Kommunikation mit Lotus Notes F r die Verwaltung von verteilten Datenbanken in Client Server Umgebungen stellt Lotus Notes als technologisches Hilfsmittel die Replikation zur Verf gung Replikation ist eine Methode f r die Synchronisation von verteilten Informationen in den Datenbanken Mit Hilfe der Replikation findet ein computergest tzter Abgleich von Informationsbest nden zwischen Anwendern Anwendern und Systemen oder zwischen Systemen u
176. rden welche Felder der internen Formulare mit welchen Feldern eines externen Formulars verkn pft werden sollen Hierzu ist ein Steuerungsdokument Configuration document erforderlich da vom graphischen Vorgangseditor geschrieben wird und die zu verbindenen Feldpaare aus den f r die externen Workflowknoten festgelegten Formularen miteinander verkn pft Der Dialog zur Erzeugung des Steuerungsdokuments wird durch einen entsprechenden Befehl in Form eines Buttons Create ConfigDoc gestartet Die Aufgabe dieses Dialogs ist es eine Liste der Content blocks zu erzeugen und mit den in ihr enthaltenen Feldnamen anzuzeigen Hierdurch k nnen dann einzelne Felder f r Steuerungsinformationen Nutzdateninformationen und Workflowbasierten Informationen f r das Steuerungsdokument gezielt ausgesucht werden Der ganze Dialog besteht aus zwei nebeneinanderliegenden Fensterbereichen vgl Abbildung 46 9 Vgl hierzu Anhang A 3 3 Content blocks auf Seite 149 Seite 109 Configuration document Content blocks Time Date Stamp External forms LGE Outgoing document Attach form to message object 6 Mandatory fields ObjectAttachments Content fields Assigned message objects C Workflow fields Geburtstagsliste f r Karls Remove Abbildung 46 Dialog f r die Generierung eines Steuerungsdokumentes Im linken Fensterbereich werden alle zuvor erzeugten Content blocks einer der dr
177. rden ist pvNodeMailGateway Liste von EMail Adressen der Text Message Objekte empfangenen Gateway Anwendung in den externen Partnerorganisationen vsnSyncType Typ der Synchronisation M gliche Text o Werte sind EMail E oder Repli kation IR vsnSendTo Liste der Email Adressen der Text Message Objekte empfangenden Gateway Anwendungen bei den externen Part nerorganisationen vsnFrom EMail Adresse der eigenen sendenen Gateway Anwendung vsnSendToCc Carbon copy EMail Adressen se vsnSendToBcc Blind carbon copy EMail Adressen vsnMailTreshold Untere Grenze bzgl der zu sendenen Anzahl von Message Objekten ab der die Synchroni sation ber EMail gestartet wird rdDBTitle Titel der zu replizierenden Datenbank rdDBPath Physischer Verzeichnisname der zu replizierenden Datenbank rdDBReplicalD ReplikalD der zu replizierenden Datenbank ExtNodeStartingTime ExtNodeDeadline ExtNodeRemindTime ExtNodeValidationTime ExtNodeMONumberForRe quest ExtNodeMONumberForAn swer ExtSynclInterval ExtSynclIntervalUnit ExtTaskExceptionOn wfIDWFTitle wfProcViewID wfExtAdressID Seite 144 Startzeitpunkt einer verteilten Vorgangsbearbeitung Datum und Uhrzeit werden im Format Datum Uhrzeit gespeichert Deadlinezeitpunkt im Format Text Datum Uhrzeit Erinnerungszeitpunkt im Format Text G ltigkeitzeit i Text M Untere Grenze f r die Ausl sung Text sl eines Requests EZE Untere G
178. re Listenansichten werden erst mit Erscheinen von Microsoft Windows95 unterst tzt F r den prototypischen Charakter des graphischen Vorgangseditors sind diese Einschr nkungen allerdings noch akzeptabel F r eine Neuentwicklung bei der auf eine plattform unabh ngige Programmgestaltung kein Wert gelegt wird ist allerdings ber 32 bit Programmierumgebung nachzudenken Ein Hilfesystem ist nur f r die Benutzerinteraktionen auf der Benutzeroberfl che mit Hilfe einer automatisch erscheinenden Sprechblase realisiert die je nach Bedarf ein oder ausgeschaltet werden kann Ein globales Hilfesystem dem einzelne Funktionen des Prototypen n her erl utert werden ist z Zt nicht realisiert worden weil hierzu die vorgegebene Bearbeitungszeit f r diese Diplomarbeit nicht ausgereicht hat Daher wird nach jedem Programmstart eine Meldung erscheinen da die zugeh rige Hilfedatei nicht gefunden werden konnte Sobald dieses Programm ber sein prototypisches Stadium hinausgehen sollte ist ber die Realisierung eines globalen Hilfesystems nachzudenken weil der graphische Vorgangseditor f r die Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung eine Reihe von neuen Funktionen anbietet die dem unge bten und mit der Materie weniger vertrautem Benutzer sicherlich einige Startschwierigkeiten in der Bew ltigung dieser Funktionen erfordert 13 Der Prototyp des graphischen Vorgangseditors wurde von mir zus tzlich getestet auf einem
179. rechende Hinweismeldung aus ber den Button f r die EMail Zuordnungen hat der Benutzer die M glichkeit alle oder nur einen Teil der von den Partnerorganisationen ver ffentlichten EMail Adressen einem Proze element zuzuordnen Die EMail Adressen werden vom External Directory Manager direkt aus den GRI Dokumenten im External Directory ausgelesen Seite 65 Hierzu ist es erforderlich da im External Directory eine Ansicht Modeler GRI Incoming vorhanden ist In dieser Ansicht sind alle empfangenen GRI Dokumente in aufsteigender Reihenfolge sortiert eingetragen Jede EMail Adresse einer externen Partnerorganisation wird hierbei nur einmal angezeigt d h es werden keine EMail Adressen doppelt angezeigt vgl Abbildung 27 Show and assignment of EMail addresses Hella projekt notes de ibm netcom com Application Database WAGF Application External Directory WAGF External Directory Show addresses toass Show assigned addresses Assign to process item pelete selected Eesi ntmente Abbildung 27 Modul f r die Zuordnung von EMail Adressen zu einem Proze element Um ein bestimmtes External Directory ausw hlen zu k nnen mu eine Anwendungsdatenbank geladen werden Die Anwendungsdatenbank enth lt in einem globalen Konfigurationsdokument Informationen ber alle einem Workflow zugeordneten Lotus Notes Datenbanken des internen und externen Repositories Der Benutzer kann sich jederzeit
180. regelm igen Zeitabst nden und unregelm igen Umfang anfallen an externe Partnerorganisationen zur weiteren Bearbeitung gesendet werden 7 Zum Beispiel sei hier die Meldung eines eingetretenen Versicherungsschadens f r einen Wohnungsbrand genannt dessen vorl ufig gesch tzte H he erst nach der Gutachtersch tzung durch einen Brandsachverst ndigen der Versicherung einen v llig anderen Ablauf des zu bearbeitenden Vorgangs erfordert als der hierf r vorgesehende Standardablauf erfordert z B bei Brandstiftung fahrl ssiger Brandstiftung usw Seite 97 Eine standardm ige Abbildung von ad hoc Vorg ngen im graphischen Vorgangseditor durch eine Folge von miteinander verkn pften Workflowknoten die jeweils Tasks repr sentieren mit denen immer die gleichen Aufgaben zu bearbeiten sind ist somit nicht m glich Es wird eine andere Vorgehensweise erforderlich die sich von der Vorgehensweise f r die Modellierung von zu bearbeitenden standardisierten Vorg ngen unterscheidet 4 5 3 2 Modellierung von Workflowknoten bei der Bearbeitung von ad hoc Vorg ngen Die Bearbeitung von ad hoc Vorg ngen kann nur an vorher festgelegten externen Workflowknoten erfolgen F r Vorg nge die an externe Partnerorganisationen zur weiteren Bearbeitung delegiert werden sollen mu ein Workflowknoten vom Typ eines Oneway Request oder Synchronisationsknotens modelliert und mit dem Attribut ad hoc versehen werden F r
181. renze ab der eingehende Text Antworten bearbeitet werden sollen Wie oft soll ein Request ausgel st Text 0 Zeitabstand zwischen zwei Text D aufeinderfolgenden Requests M gliche Werte sind Hours H Days D Weeks W oder Months M Exception Handling aktivieren Text no M gliche Werte sind yes f r ja oder no f r nein Titel und Version eines IDWF der Text f r die Ausnahmebehandlung vorgesehen ist wfIDWFID WorkflowID des IDWF ID der Proze sicht die dem externen Text Gen Workflowknoten zuge ordnet worden ist Adre ID des externen Work Text e wfCounterpartExtAdressID Adre ID des externen Work wfContManagementType cbTitleList flowknotens der einem Request oder Answerknoten zugeordnet worden ist Der f r einen externen Work flowknoten festgelete Typ des Content Managements M gliche Werte sind Standard oder adhoc Liste von Content block Namen die dem Workflowknoten zugeordnet sind Seite 145 Standard Tabelle 6 Inhalte des Dokuments f r Informationen ber die Struktur und Eigenschaften von Workflowknoten Seite 146 A 2 3 Process View Structure Feldname pvProcViewType pvIsFolder vIsMemberOfFolder pvlIsRoot pvViewVersion wfExtNodelD pvEMailAddresses Beschreibung Datentyp Defaultwert Bezeichnung der Proze sicht zu der Text das Proze element geh rt Abstr
182. rgangseditor nicht mehr korrekt eingelesen werden kann gt Seite 128 Dieses ist ein Problem der verwendeten Macroware DLL die bisher nur f r Lotus Notes V3 x Versionen entwickelt worden ist Die Verwendung der einzig verf gbaren RichText Macroware DLL Vers 2 0 vom 21 06 1995 f hrt bei jedem Zugriff auf die Lotus Notes Datenbanken unter Lotus Notes R4 zu einem Programmabsturz mit dem Hinweis Dyna Link Zugriffsfehler Diese DLL enth lt Funktionen mit denen auch Feldtypen aus Formularen ausgelesen und Richtext Felder bearbeitet werden k nnen Seite 129 6 Installation 6 1 Systemvoraussetzungen F r die Installation und Ausf hrung des graphischen Vorgangseditors wird das Betriebssystem Microsoft Windows95 ben tigt F r eine z gige Programmausf hrung ist mindestens ein Prozessor vom Typ eines Intel 80486DX2 mit 66Mhz oder h her und 8MByte RAM Arbeitsspeicher erforderlich Windows95 mu mindestens in einer Aufl sung von 640x480 Bildpunkten im VGA Standardmodus laufen Empfohlen wird eine Bildschirmaufl sung von 800x600 Bildpunkten oder h her Die Installation des graphischen Vorgangseditors erfordert mindestens einen freien Festplattenspeicher von 10 MByte oder mehr weil zur Laufzeit gen gend Platz f r die auszulagernden Sinnbilder in ein tempor res Unterverzeichnis erforderlich ist und die Gr e der Wide Area GroupFlow Datenbanken mit jedem modellierten Workflow sehr schnell anwachsen kann Der graphi
183. rmularen in einem Content block zusammengefa t bertragen und bei der empfangenden Partnerorganisation in den internen Workflow eingeschleust werden Nach der Bearbeitung eines Vorgangs m ssen dann diese modifizierten Informationen wieder an den Absender zur ckgeschickt und dort wieder mit den internen Workflows verschmolzen werden F r die Realisierung dieses Mechanismus wird im Modeler eine Datenstruktur in Form eines Steuerungsdokumentes verwendet in dem festgelegt werden mu wie gefiltert werden soll Hierzu werden die einzelnen Felder aus den internen Formularen selektiv zur Auswahl bereitgestellt von denen dann thematisch zusammengeh rige Felder zu Content blocks zusammengefa t werden m ssen und schlie lich mit Verkn pfungsverweisen auf ihre zugeh rigen internen Formulare in das Steuerungsdokument bertragen werden F r die Festlegung des Standard oder ad hoc Falls wird ein Flag verwendet da nur zwei verschiedene Zust nde annehmen kann Ist das Flag aktiviert Bit 1 dann wird der Standardfall f r das Content Management festgelegt Ist das Flag deaktiviert Bit 0 dann wird der ad hoc Fall f r das Content Management festgelegt Die Einstellungen hierzu sind ber eine Dialogbox durchzuf hren die bei einem rechten Maustastenklick ber einen externen Workflowknoten im Workflowfenster des Workflow Modelers aufgerufen wird Ist f r einen externen Workflowknoten der Standardfall festgelegt worden dann k
184. rs angelehnt ist Der External Directory Manager verf gt ber Funktionen zur Planung Erzeugung nderung L schen und Verwaltung von einzelnen Elementen von Proze beschreibungen Diese Elemente bestehen aus Haupt und Subprozesse Der External Directory Manager besitzt f r die Modellierung eine interne Modellierungssicht interne Sicht in der die hierarchischen Strukturen aus Haupt und Subprozesse f r eine abstrakte Vorgangsbeschreibung geplant modelliert und f r externe Organisationen ver ffentlicht werden k nnen Desweiteren besitzt der External Directory Manager eine externe WVerwaltungssicht externe Sicht in der alle von externen Organisationen ber das External Directory bereitgestellten und replizierten Adre informationen verwaltet und in interne Workflows eingebunden werden k nnen F r das Bereitstellen von Adre informationen und f r das Einbinden von bereitgestellten externen Adre informationen in interne Workflows wird im External Directory Manager die objektorientierte Methodik des Drag amp Drop verwendet Ein weiteres Software Werkzeug des graphischen Vorgangseditors ist der Workflow Modeler Dieses Software Werkzeug entspricht in seinen grundlegenden Funktionalit ten dem GroupFlow Modeler und ist um spezielle Funktionen f r die Modellierung von Workflows f r die verteilte Vorgangsbearbeitung erweitert worden Im Workflow Modeler k nnen neue oder bereits bestehe
185. rt dem der externe Workflowknoten zugeordnet ist Ein Content block kann nur im Workflow Modeler mit Informationen vorbelegt und abgespeichert werden F r die Zusammenstellung und bertragung von Content blocks in Form von Message Objekten wird ein Steuerungsdokument ben tigt da vom Workflow Modeler mit Hilfe des Formulars Modeler Routing document erzeugt wird Jeder Content block ist in diesem Dokument mit seiner eindeutigen Bezeichnung im Feld etlContentBlockTitle und ber die Adre ID des externen Workflowknotens im Feld etlExtNodelD verbunden vgl Tabelle 11 in Anhang Jedes Steuerungsdokument wird analog zum Dokument f r einen Content block ebenfalls mit Workflowinformationen abgespeichert Ein Steuerungsdokument kann nur vom Workflow Modeler mit Informationen vorbelegt und abgespeichert werden Die f r die Erzeugung von Steuerungsdokumenten ben tigten Feldnamen aus den externen Formularen kann der graphische Vorgangseditor nur aus Formularen auslesen die mit Seite 123 dem Pr fix XGF beginnen Dieses Pr fix mu unbedingt den Beginn der Bezeichnung eines im External Directory abgelegten Formulars bilden 5 2 Programmierung des graphischen Vorgangseditors 5 2 1 Verwendete Datenstrukturen F r die Verwaltung der im graphischen Vorgangseditor modellierten Workflows Workflowknoten und Kanten zwischen Workflowknoten werden die in den Vorg ngerversionen hierzu erzeugten Datenstruktur
186. rtalsabschlu _041 996 BUDGET _vorjahresquartal_041 995 Abbildung 43 Gruppierung von Elementen aus der Positivliste zu Content Blocks Alle bereits festgelegten Content blocks lassen sich vom Anwender in ihrem Inhalt zur Kontrolle einsehen Hierzu wird ber den Button Show Content blocks ein entsprechendes Dialogfenster erzeugt in dem der in seinem Inhalt einzusehende Content block aus einer Listbox ausgew hlt werden mu Der Inhalt des ausgew hlten Content blocks wird dann sofort in einem separatem Fensterbereich angezeigt ber diesen Dialog hat der Anwender die M glichkeit bestimmte Content blocks wieder zu entfernen um die in ihnen zusammengefa ten Felder neu festlegen zu k nnen vgl Abbildung 44 Contents of content blocks Birthday Decision FirstName LastName Abbildung 44 Dialog f r die Einsicht in Content block Inhalte Seite 107 Alle zu einem Content block zusammengefa ten Felder werden in einem Dokument unter Verwendung des Formulars Content block im External Directory abgespeichert Alle Felder die demselben Content block zugeordnet worden sind werden in Listenform gespeichert Damit die Felder auch nachtr glich noch eindeutig einem bestimmten internem Formular zugeordnet werden k nnen m ssen zus tzlich Angaben ber die internen Formulare abgespeichert werden Hierzu wird folgendes Standardformat verwendet vgl Abbildung 45 Formularliste Form 3 Form B 2 Form Z 4
187. sche Vorgangseditor setzt ein installiertes Lotus Notes R4 Basissystem 16Bit oder 32Bit Version voraus Im Systempfad der MS DOS Startdatei Autoexec bat mu auf das Lotus Notes Systemverzeichnis ein Verweis eingetragen sein Dieses ist am einfachsten durch einen zus tzlichen Eintrag in der Form Path path x lotus notes oder hnlichem zu realisieren 6 2 Installation des graphischen Vorgangseditors F r die Installation des graphischen Vorgangseditors sollte zuerst ein entsprechendes Verzeichnis z B x GroupFlow WideArea Modeler angelegt werden Das x steht hierbei f r die Laufwerksbezeichnung In dieses Verzeichnis sind dann eine Reihe von weiteren Dateien abzulegen e Der graphische Vorgangseditor liest bei einem Neustart globale Einstellungen aus einer Initialisierungsdatei mit der Bezeichnung wagfmod ini aus Diese Datei ist in das Hauptverzeichnis von Windows 95 zu kopieren In dieser Datei befindet sich unter der Option paths eine Zeile mit der Bezeichnung ModelerPath In dieser Zeile ist hinter der Bezeichnung der aktuelle physische Pfadname in dem der graphische Vorgangseditor abgelegt worden ist einzutragen Seite 130 e F r die Ausf hrung des graphischen Vorgangseditors werden zwei DLL Bibliotheksdateien der StarView Klassenbibliothek SV220MW DLL und TL220MW DLL und die Macroware DLL Bibliotheksdatei MACRWARE DLL ben tigt Die DLL Dateien der StarView Klassenbibliothek stellen
188. schen Vorgangseditor aus programmtechnischen Gr nden mit dem Synonym SYNCNODE behandelt Seite 74 spezifische Parameter f r die Synchronisation von verteilten Vorg ngen erweitert werden mu Er l t die Zuordnung von Bearbeitern und Ressourcen zu Der Synchronisationsknoten stellt einen externen Workflowknoten dar der nach der Erzeugung eines Snychronisationsvorgangs durch den virtuellen Startknoten s mtliche F den einer verteilten Vorgangsbearbeitung zu einem bestimmten Zeitpunkt in bestimmten zeitlichen Abst nden wieder zusammenf hrt Der Synchronisationsknoten soll in der Lage sein einen verteilten Vorgang entweder mit Hilfe des EMail Mechanismus oder des von Lotus Notes bereitgestellten Replikationsmechanismus zu synchronisieren 4 5 2 Modellierungsmethoden f r verteilte Vorgangsbearbeitung im Workflow Modeler Jeder Workflow ist im Workflow Modeler des graphischen Vorgangseditors zun chst immer als interner Workflow zu modellieren Hierzu stellt der Workflow Modeler eine F lle von verschiedenen Werkzeugen bereit die eine graphische Modellierung erlauben Diese Werkzeuge sind in vollem Umfang und ohne nderungen in ihrer Funktionalit t aus dem GroupFlow Modeler bernommen worden Meyer 1995 Mit dem graphischen Vorgangseditor lassen sich auf diese Weise interne Workflows modellieren ohne da sich der Benutzer an eine andere Benutzerf hrung oder Funktionalit t der zu verwendenen Modellierungswerkzeuge
189. sen kann Der neue Workflowtyp wird als Internal Distribution Workflow IDWF bezeichnet und f r die Modellierung einer verteilten Vorgangsbearbeitung neu eingef hrt vgl Abbildung 30 Wide Area GroupFlow Modeler _lalx Eile Edit Workflow Design Tools Options window 2 Workflow11 Version D Type Internal Distribution Workflow STAR Unit Fgsteingang Task Message bjekte erfassen Fe de Adre informationen Woikgroup Telefonische Datenerfassunc g Task Datenerganzun Sachbearbeiter _ 222 ask Message Objekte identifizieren Ehlerhafte Inhalte Role Sachbearbeiter Task Fehlerrequlierung it Weiterleitun ask Message Objekte weiterleiten an Zust ndigkeitsbereich fa Selecting objects erg 0 Workflow Versor Type Internal Distribution Abbildung 30 Internal Distribution Workflow IDWF am Beispiel einer Vorgangsbearbeitung f r eingehende Message Objekte Ein intelligenter Bearbeiter des Internal Distribution Workflows ist ein menschlicher Bearbeiter in Form einer Person Rolle oder Position Er kann aber auch in einer Arbeitsgruppe oder Abteilung organisiert sein Es sind keine Bearbeiter in Form eines Software Agenten Makro zugelassen weil dieser immer eine automatisierte Form der Vorgangsbearbeitung impliziert und auf unterschiedliche Ausnahmesituationen nicht individuell verschieden reagieren kann Der Internal Distribution Workflow hat nur die einzige Aufgabe im Fa
190. soll Hierbei kann jede Organisation ihre jeweiligen St rken in der Planung Entwicklung und Vermarktungsstrategie in das gemeinsame Produkt einbringen vgl NZZ 14 7 1992 S 25 und Brackhaus 1993 5 330 334 Seite 94 Zu den Replikationsparametern geh rt die Festlegung eines physischen Verzeichnisnamens in dem alle zu replizierenden Datenbanken hinterlegt sind und Angaben ber die zu replizierenden Datenbanken Dieser Dialog entspricht einem Dateiauswahldialog wie er in vielen softwarebasierten Anwendungsprogrammen vorkommt vgl Abbildung 39 Select replication databases local ACME Address Book NAMES_DB NSF e DOSE2 Abbildung 39 Synchronisation von verteilter Vorgangsbearbeitung durch Replikation Seite 95 Die Einordnung einer Lotus Notes Datenbank in die Liste von zu replizierenden Datenbanken kann ber den Button Add vorgenommen werden F r die Synchronisationsparameter sind Angaben zum Startzeitpunkt der Replikation Starting time zum Abstand zwischen zwei aufeinanderfolgenden Replikationsvorg ngen Interval und dem G iltigkeitszeitraum Validation time f r die replikationsgetriebene Synchronisation zu machen F r den Startzeitpunkt ist ein Datum und eine Uhrzeit in Stunden und Minuten vorzugeben F r den Abstand von zwei aufeinanderfolgenden Replikationsvorg ngen ist ein Wert zwischen 1 und 1000 Stunden Tagen Wochen oder Monaten vorzugeben Der Oberwert 1000 ist obligatorisch
191. stenposition sonst nur eine 0 pvViewBlock Interne Blocknummer der Proze sicht gr er oder gleich 1 F r jedes Listen element im Feld werden die Nummern in Listenform entsprechend der Blockzugeh rigkeit des Proze elements gespeichert GRIAccess Rollenbezeichnungen die bei den empfangenden Organisationen in der Lage sein sollen diese GRI Eintr ge zu bearbeiten Tabelle 8 Dokument f r die Speicherung von ffentlichen Adre informationen GRI Seite 150 A 3 2 Wide Area Internal Routing Informations 161 Feldname Beschreibung wfDirection IN oder OUT je nach Ver ffent lichungsrichtung des zugeh rigen GRI Dokuments wfExtNodelD Liste von Adre ID s von Workflowknoten welche die Schnitt stellen zu einem Proze element in einer Proze sicht bilden Dieses Feld ist der Prim rschl ssel f r die Identifizierung des zugeordneten GRI Dokuments Type Liste der Workflownamen auf welche die Adre ID s zielen Version Liste von Versionsnummern f r die Workflows im Feld Type AppReplikalD ReplikaIlD der dem Workflowtyp in der Liste zugeordneten Anwendungs datenbank Bei mehreren Workflow typen in Form einer Liste deren Ele mente durch getrennt werden ExtDirReplikalD ReplikaID des dem Workflowtyp in der Liste zugeordneten External Directory Bei mehreren Workflow typen in Form einer Liste werden deren Elemente
192. t von einer externen Partnerorganisation stammt oder selbst f r die Ver ffentlichung bereitgestellt worden ist Desweiteren werden Informationen ver ffentlicht mit denen die ver ffentlichten abstrakten Vorgangsbeschreibungen im External Directory Manager der Partnerorganisation in Seite 122 derselben hierarchischen Struktur angezeigt werden wie bei der ver ffentlichenden Organisation Das GRI Dokument ist ber die Adre ID des externen Workflowknotens mit dem IRI Dokument verbunden Das IRI Dokument wird im External Directory unter Verwendung des Formulars Modeler IRI erzeugt und hat die Bezeichnung Wide Area Internal Routing Informations vgl Tabelle 9 in Anhang A3 Die IRI enthalten Informationen die es der Gateway Anwendung erlauben Message Objekte gezielt einem bestimmten Vorgang in einem bestimmten internen Workflow zuzuordnen Die IRI stellen hierbei eine detailliertere nicht ffentliche Version der GRI dar F r die Speicherung von Content blocks verwendet der graphische Vorgangseditor das External Directory Er benutzt f r die Erzeugung eines Content block Dokuments das Formular Modeler Content block Ein Content block ist ber seine Bezeichnung im Feld cbTitle und die Adre ID des externen Workflowknotens im Feld cbExtNodeID mit dem externen Workflowknoten verbunden vgl Tabelle 10 in Anhang A3 Desweiteren werden in diesem Dokument Informationen ber den Workflow abgespeiche
193. te Fehler und Probleme An dieser Stelle sollen alle bekannte Fehler und Probleme stichwortartig in einer Debugging Liste zusammengefa t werden die w hrend der Implementierung aufgetreten bzw w hrend der Testphase des Prototypen entdeckt worden sind und aus zeitlichen Gr nden nicht mehr rechtzeitig vor Fertigstellung dieser Ausarbeitung beseitigt werden konnten StarView C Klassenbibliothek MultiListboxen mit DropDown Flag f hren zum Absturz des StarView Editors Manuelles Handling im Resourcen File src akzeptiert der Ressourcen Compiler f hren aber w hrend der Programmausf hrung zum Absturz mit schwerem Ausnahmefehler 102 Dieser Workflowknoten soll im folgenden als Quelle bezeichnet werden Seite 127 Die StarView Klassenbibliotheken geben unter Windows vor da das Stack und Datensegment zusammengelegt werden mu Daraus ergibt sich f r den graphischen Vorgangseditor unter Windows95 ein relativ kleiner Datenbereich in dem die Strukturen und Werte graphisch dargestellter Elemente ablegt werden kann Bisher hat der Datenbereich eine Gr e die f r das Verwalten von 200 bis 250 Aufgabenobjekten und ca 350 Pfeilen reicht Mit der Implementation neuer Module mu die Gr e des Datenbereiches regelm ig verkleinert werden Werden in Zukunft viele neue Module in die Applikation eingebaut so wird die Gr e der verarbeitbaren Arbeitsabl ufe relativ schnell absinken Ein Subworkflow der in einem
194. terung des GroupFlow Modelers f r die Modellierung von Workflowmodellen in Anlehnung an das Workflow Reference Modell der Workflow Management Coalition Group Der Workflow Modeler stellt hierzu Funktionen zur Verf gung mit denen es m glich ist unterschiedliche Typen von Workflowknoten zu modellieren die Verbindungspunkte zwischen verteilten Workflows bilden sollen und die Synchronisation verteilter Vorgangsbearbeitung erlauben Desweiteren ist im Workflow Modeler ein erster prototypischer L sungsvorschlag f r die inhaltliche Filterung der auszutauschenden Seite 135 Informationen Content Management und f r die Protokollierung Tracking von ausgetauschten Informationen realisiert worden Die prototypische Implementierung des graphischen Vorgangseditors basierte auf dem bereits vorhandenem Programmcode des GroupFlow Modelers Meyer 1995 Alle dort verwendeten Datenstrukturen sind ohne nderungen bernommen worden und nur um neue Datenstrukturen f r die programminterne Behandlung von modellierten verteilten Vorg ngen erweitert worden Der Aufbau dieser hinzugef gten neuen Datenstrukturen basiert dabei auf denselben programmtechnischen Grundlagen wie sie bereits im GroupFlow Modeler angewendet worden sind Aus diesem Grund ist nur ein zusammenfassender berblick ber die im Prototypen verwendeten Datenstrukturen gegeben worden Eine detailliertere Beschreibung der verwendeten Datenstrukturen ist daher in den Arbeiten zum Gro
195. totyp ist daher noch als Baustelle zu verstehen dessen Funktionsumfang bei weitem noch nicht v llig ausgesch pft worden ist Dieser Prototyp stellt z Zt noch weitgehend ein 16 bit Programm mit den von Microsoft Windows 3 1x bekannten Benutzerdialogen dar Eine Anpassung der Vorg ngerversion auf ein reines 32 bit Programm f r Microsoft Windows95 h tte eine v llige Neuentwicklung des GroupFlow Modelers unter Verwendung einer 32Bit Klassenbibliothek erfordert wie sie z B von den Microsoft Foundation Classes MFC bereitgestellt wird und den eng begrenzten zeitlichen Rahmen f r diese Diplomarbeit bei weitem berschritten Der hierzu erforderliche 32Bit C Compiler Microsoft Visual C Version 4 0 f r die Programmierung von 32Bit Programmen unter Microsoft Windows95 stand erst gegen Ende dieser Diplomarbeit zur Verf gung und konnte somit keine Ber cksichtigung mehr finden So mu te auf dem bereits bestehenden Programmcode des GroupFlow Modelers aufgesetzt und auf die auf Microsoft Windows 3 1x ausgerichtete StarView C Klassenbibliothek unter Verwendung eines 16 bit C Compilers Microsoft Visual C Version 1 5 Seite 132 zur ckgegriffen werden Die verwendete C Klassenbibliothek bietet z B f r die Hierarchieanzeige keine Standardsteuerelemente an so da der External Directory Manager komplett neu entwickelt und in den graphischen Vorgangseditor integriert werden mu te Hierarchieanzeigen und konfigurierba
196. tributen Schriftart Gr e Farbe formatiert werden Die Felder k nnen dabei in den Formularen zusammen mit Text Tabellen und Grafiken kombiniert werden Jedem Formular mu eine eindeutige Bezeichnung zugeordnet werden die optional durch einen Aliasnamen erg nzt werden kann um sie in der Datenbank abspeichern und aus dem View darauf zugreifen zu k nnen Alle in einem Formular enthaltenen Felder mit ihren Inhalten und Formeln werden zusammen als ein Dokument Note in der Lotus Notes Datenbank gespeichert Jede Note ist eindeutig ber ihre Kennung identifizierbar Die grundlegenden Elemente einer Datenstruktur in Lotus Notes sind verschiedene Felder die alle durch ihren Feldnamen Feldtyp und Feldinhalt beschrieben werden Jedem Feld mu ein eindeutiger Name zugeordnet werden an dem das Feld in einer Maske identifiziert werden kann Im Formular mu jedes der Felder von einem der folgenden Feldtypen sein Text Zahl Zeit Schl sselw rter aus denen ausgew hlt werden kann Richtext f r die Einbettung von Tabellen Bilder und Grafiken OLE Objekten Dateianh ngen Verkn pfungen Hotspots Sprachannotationen Videoanimationen usw Abschnitte f r die Untergliederung von Dokumenten Namen f r die Identifikation von Zugriffsgruppen usw Autor f r die Festlegung von Autorenrechten und Leser f r die Festlegung von Leserechten Jedes Feld einem Formular kann individuell f r einen bestim
197. truktur der zugeordnete externe Workflowknoten ber seine Adre ID identifiziert Diese Adre ID wird im Feld wfExtNodeID im Dokument Process View Structure nur dann eingetragen wenn eine direkte Verbindung zwischen einem Proze element aus der Proze sicht und dem externen Workflowknoten besteht Eine Proze sicht wird ber die Ansicht Modeler Header by Status for Process view identifiziert und eingelesen In dieser Ansicht sind alle Versionen einer Proze sicht in aufsteigender Reihenfolge nach dem Status der Proze sicht kategorisch sortiert F r die Erzeugung von Positivlisten ben tigt der Workflow Modeler die Feldnamen aus den internen Formularen die sich in der Anwendungsdatenbank befinden Der Workflow Modeler kann f r einen internen Workflow nur interne Formulare auslesen Seite 121 die mit dem Pr fix beginnen Hierauf ist besonders bei der Entwicklung von neuen internen Formularen in der Anwendungsdatenbank zu achten 5 1 3 Das External Directory Im Exernal Directory werden alle Informationen die f r eine Kommunikation zwischen den Partnerorganisationen ben tigt werden abgespeichert Diese Informationen werden aus den Daten f r die Identifizierung verteilter Vorg nge gebildet auf der Grundlage ffentlicher GRI und nicht ffentlicher IRI Adressen f r die Ver ffentlichung von abstrakten Vorgangsbeschreibungen f r externe Partnerorganisationen und f r die Filterung von auszutausc
198. tuationsbedingt eine Menge von Feldern mit leeren Feldinhalten ver ffentlicht werden und einen nutzlosen Informationen erzeugen Das Content Management f r eine ad hoc basierte verteilte Vorgangsbearbeitung l t sich somit nicht direkt im graphischen Vorgangseditor abbilden Es mu vielmehr der Benutzer die aus einem Dokument auszuschleusenden Felder mit ihren Eigenschaften ber entsprechend realisierte Lotus Notes Funktionen oder einem externen 9 Vgl hierzu Anhang 3 4 Steuerungsdokument Configuration document auf Seite 150 90 Als Beispiel sei ein eingehender neuer Auftrag ber eine neue Werkzeugmaschine von einem Kunden genannt der in den bisherigen Standardarbeitsablauf des Workflows nicht eingebunden werden kann weil die Konstruktionsvorstellungen des Kunden f r diese Werkzeugmaschine bestimmte aus der Norm fallende Konstruktionsmerkmale aufweist die einen v llig anderen Arbeitsablauf erfordern Seite 111 softwarebasierttem Werkzeug zur Laufzeit auslesen zu Message Objekten zusammenf hren und in das External Directory stellen k nnen Es k nnen nur die f r den Standardfall des Content Managements vom graphischen Vorgangseditor verwendeten Formulare f r die Speicherung von Content blocks und Steuerungsdokumenten verwendet werden Diese Formulare befinden sich alle im External Directory Mit dem graphischen Vorgangseditor kann f r einen externen Workflowknoten nur der ad hoc Fa
199. u einer Anfragen initiierenden Instanz eines extern synchronisierten Workflows Ein Request kann beliebig oft im Workflow modelliert werden Die auf eine Anfrage zur ckerwarteten Antworten m ssen einem bestimmten Knoten im Workflow wieder zugeordnet werden k nnen Daher erfordert jeder modellierte Request die Zuordnung von einem externen Workflowknoten der nur die von au en eintreffenden Message Objekte empf ngt und in den internen Workflow wieder einschleu t Dieser Workflowknoten wird auch als Antwortknoten Answer bezeichnet Jedem Request kann immer nur genau ein Antwortknoten zugeordnet werden Ohne die Zuordnung eines Antwortknotens zu einem Requestknoten kann der extern synchronisierte Workflow nur als Design gespeichert werden bzw in keinen anderen Modus als den Design Modus gesetzt werden Answer Der Workflow enth lt neben internen Workflowknoten zus tzliche Nested workflow parts Dieser externe Typ eines Workflowknotens geh rt zu einer auf eine Anfrage antwortenden Instanz eines extern synchronisierten Workflows Ein Antwortknoten Answer oder Answerknoten kann beliebig oft im Workflow modelliert werden Jeder modellierte Antwortknoten erfordert immer genau einen Requestknoten als Gegenpart im extern synchronisierten Workflow Ohne die Zuordnung eines Requestknotens zu einem Answerknoten kann der extern synchronisierte Workflow nur als Design gespeichert werden bzw in keinen anderen Modus
200. u erlauben Lotus Notes besitzt desweiteren einen Notes Moi Client Dieser Mail Client wird jedem Benutzer in einer Client Umgebung in Form einer pers hnlichen Mail Datenbank zur Verf gung gestellt Der Mail Client ist eine in ihrem Funktionsumfang erweiterte Lotus Notes Datenbank und unterst tzt das Senden und Empfangen von EMails aus dedizierten und verteilten Lotus Notes Systemen sowie von Nicht Lotus Notes Systemen Desweiteren wird neben den reinen EMail Funktionalit ten auch die M glichkeit einer Aufgabenverwaltung automatische Antwortweiterleitung und der Umlauf von EMails unterst tzt Eine EMail Adresse unter Lotus Notes orientiert sich an den Empfehlungen der X 400 Telekommunikationsnorm vgl Dennig 1996 S 151ff Diese Norm definiert unter Verwendung einer Reihe von Unternormen den elektronischen Nachrichtenaustausch Eine X 400 EMail Adresse besteht mindestens aus den drei Grundkomponenten Benutzername CN Common Name Organisation Organization und Land Country X 400 bildet zusammen mit dem Verzeichnisdienst X 500 das logische Fundament der Adressenbildung vgl Borchers 1991 S 54 von EMail Adressen unter Lotus Notes Ein anderer pragmatischer Ansatz ist die Bildung einer EMail Adresse auf der Basis von SMTP Simple Mail Transfer Protocol mit dem EMails im Internet ausgetauscht werden Diese EMail 9 Vgl Dennig 1996 S 101 113 Seite 18 Adressen besitzen ein etwas anderes Format als die
201. uellkom ponente Zielkomponente Hauptproze A elementarer Subproze A Vorgang A3 p elementarer Subproze Al Vorgang A2 Hauptproze elementarer elementarer Vorgang Bl Vorgang B2 Abbildung 18 Verkn pfung von hierarchischen Komponenten auf elementarer Vorgangsbeschreibungsebene Hierzu wird auf der untersten Ebene eines Proze pfades eine elementare Vorgangsbeschreibung mit einer anderen hierarchischen Komponente verkn pft oder in einen Subproze umgewandelt in dem dann nach dem ffnen die detailliertere Vorgangsbeschreibung modelliert oder eingeh ngt werden kann Bei der Verkn pfung wird das entsprechende Element in der Zielkomponente durch den Hauptproze in der Seite 56 Quellkomponente ersetzt Das Element in der Zielkomponente bzw der Hauptproze aus der Hauptkomponente werden dabei zu einem Subproze transformiert 3 Elementartechnik Austausch von Proze pfaden Die Initiierung einer Kooperation mit externen Partnerorganisationen erfordert ggf die Modellierung einer hierarchischen Struktur aus Haupt und Subprozessen f r die Beschreibung der mit diesen Partnerorganisationen gemeinsam zu bearbeitenden Vorg ngen Damit die ganze hierarchische Struktur nicht komplett neu modelliert werden mu gibt es die M glichkeit in bereits vorhandenen Proze sichten einen Proze pfad durch neu modellierte Komponenten auszutauschen vgl Abbildung 19 Hauptproze A elementarer Subproze A
202. un chst ein berblick ber die Problematik der Erzeugung und Vergabe von eindeutigen Identifikationsnummern anhand derer die eindeutige Zuordnung von Message Objekten zu einem bestimmten Vorgang vorgenommen werden kann Desweiteren wird die Erzeugung von eindeutigen Adressen durch den graphischen Vorgangseditor vorgestellt die eine wesentliche Grundlage der konzeptuellen L sung bzgl der Adressierung von verteilten Vorg ngen bildet Anschlie end erfolgt die Vorstellung der Konzeption f r die Modellierung und Beschreibung von verteilten Vorg ngen auf Proze ebene Danach wird die Konzeption f r die Modellierung von verteilten Vorg ngen auf der Workflowebene vorgestellt In einem weiteren Abschnitt wird das Konzept f r die Behandlung des Content Managements vorgestellt Den Abschlu dieses Kapitels bildet ein Konzept f r die Modellierung von zu protokollierenden Informationen f r die verteilte Vorgangsbearbeitung 4 1 Allgemeine Beschreibung der F higkeiten der L sung Das Modell des graphischen Vorgangseditors f r verteiltes Groupware basiertes Workflow Management basiert auf den erl uterten Grundlagen des Wide Area GroupFlow Systems und tr gt die allgemeine Bezeichnung Proze Modeler in der Werkzeugschicht des Wide Area GroupFlow Systems vgl Abbildung 9 Seite 32 Unter Wide Area Object Routing soll das Senden Empfangen und Weiterleiten von Message Objekten ber Organisationsgrenzen hinaus an die Empf nger
203. und kann in sp teren Versionen nach unten oder oben korrigiert werden Der G ltigkeitszeitraum betr gt standardm ig ein Jahr ab dem aktuellen Datum und ist ebenfalls obligatorisch Es k nnen beliebig viele Datenbanken ausgew hlt werden und ber den Button Add zu einer Replikationsliste hinzugef gt werden Sowohl die EMail als auch die replikationsbasierten Einstellungen lassen sich in einer Liste vom Benutzer einsehen und ggf ndern vgl Abbildung 40 Type of Synchronization x EMail Create Address Show Addresses Replication Define Replicator Show Choices Defined replicator databases for this node ACME Address Book WAGF Application WAGF External Directory Remove All WAGF Gateway Abbildung 40 bersicht f r EMail und replikationsbasierte Synchronisationsparamter 76 Der Ausdruck beliebig viele ist hier im bertragenden Sinn gemeint Nat rlich sollten nur die Datenbanken ausgew hlt werden die mit den Partnerorganisationen in den Initialisierungsverhandlungen festgelegt worden sind Seite 96 Die EMail Adressen der Empf nger von Message Objekten k nnen ber den Button Show Addresses in einem separaten Fenster angezeigt und bei Bedarf einzeln oder komplett gel scht werden Ebenso lassen sich ber den Button Show Choices alle zu replizierenden Lotus Notes Datenbanken anzeigen die im Dateiauswahldialog vorher festgelegt worden sind Auch in diesem Fall k nnen
204. upFlow Modeler und in Ott 1994 nachzulesen Ein weiterer Schwerpunkt dieser Diplomarbeit bildete die Beschreibung des f r den graphischen Vorgangseditors erweiterten GroupFlow Repositories zum Wide Area GroupFlow Repository Es sind alle neuen Fomulare vorgestellt und beschrieben worden die vom graphischen Vorgangseditor verwendet werden um die Aufbaustruktur von verteilten Workflows und den abstrakten Vorgangsbeschreibungen in einer strukturierten Form im Wide Area GroupFlow Repository abspeichern zu k nnen F r die Modellierung von verteilter Vorgangsbearbeitung mu ten hierzu die Anwendungsdatenbank Application database und die Routing Datenbank Routing inormation database um neue Formulare erweitert und das External Directory v llig neu entwickelt werden Die anderen Datenbanken des Wide Area GroupFlow Repositories Gateway Anwendung und Tracking Datenbank haben sich aus den Semester und Diplomarbeiten ergeben soweit sie in einer f r den graphischen Vorgangseditor verwendbaren Form zur Verf gung gestanden haben Die Gateway Anwendung stammt aus einer Diplomarbeit von Michael K the K the 1996 und ist unver ndert bernommen worden Eine Tracking Datenbank lag zum Zeitpunkt der Implementierung des graphischen Vorgangseditors leider nicht vor Wolke 1994 und erforderte daher die Erzeugung einer leeren Datenbank die nur ber ein Dokument zu ihrer Identifzierung verf gt Literaturverzeichnis Seite 136 Bernartz W
205. upFlow basiert auf der Groupware Plattform Lotus Notes mit der ein plattformunabh ngiges System zur Verwaltung von verteilten Datenbanken und der Unterst tzung von Arbeitsgruppen in B roumgebungen zur Verf gung gestellt wird GroupFlow stellt Funktionen zur Modellierung und Durchf hrung von Vorgangsbearbeitung f r B roumgebungen in einer Organisation im Bereich lokaler Netze LAN zur Verf gung Die Konsequenz hiervon ist eine weiterf hrende Entwicklung des Workflow Management Systems GroupFlow zu einem Wide Area Workflow Management System Wide Area GroupFlow mit dem zahlreiche lokale Workflows von mehreren Organisationen ber ihre Organisationsgrenzen hinaus verkn pft werden k nnen Das Wide Area GroupFlow System vereint grundlegende Konzepte f r die Beschreibung von neuen Herausforderungen im Wide Area Workflow Management und neue Softwarewerkzeuge f r die Modellierung und Durchf hrung der Vorgangsbearbeitung im Umfeld weit verteilter Netze WAN Ein Teil dieser Softwarewerkzeuge ist ein graphisches Tool f r die Modellierung und Verkn pfung von lokalen Workflows verschiedener Organisationen auf der Grundlage von Wide Area GroupFlow Die Aufgabe der vorliegenden Arbeit ist es die wesentlich neuen Konzepte f r die Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung herauszuarbeiten und einen ersten Prototypen eines graphischen Vorgangseditors f r verteiltes Groupware basiertes Workflow Management vorzustellen I
206. us Haupt und Subprozessen beschrieben und zusammen mit den GRI ver ffentlicht F r einen einzelnen Haupt oder Subproze wird auch das Synonym Proze element verwendet Ein einzelner Strang aus Proze elementen wird als Proze beschreibung oder Proze pfad bezeichnet Die Summe aller Proze pfade wird als Proze sicht bezeichnet Jede Proze sicht besitzt in ihrer h chsten Ebene genau ein Proze element da durch die Gateway Anwendung repr sentiert wird Das Ziel dieser abstrakten Vorgangsbeschreibungen ist es eine entsprechende Anfrage von Organisation A an einen f r die Bearbeitung dieser Anfrage zust ndigen Bearbeiter in Organisation B weiterzuleiten ohne da hierzu der Organisation A bekannt gemacht werden mu welcher Bearbeiter in Organisation B f r die Bearbeitung der Anfrage zust ndig ist Dabei ist es der Organisation B selbst berlassen in welchem Ausma sie sich in Form von Proze beschreibungen der Organisation A gegen ber offenbart Bei gelegentlichen oder unregelm igen Kontakten wird Organisation B nur die Adresse ihrer empfangenden Gateway 9 Vgl hierzu Riempp Nastansky 19966 5 5 und Abschnitt 2 2 Lokale und Wide Area Workflows auf Seite 8 Seite 30 Anwendung ver ffentlichen Diese Form der Ver ffentlichung ist mit einer Black Box vergleichbar Die Zuordnung von Message Objekten zu einem bestimmten Vorgang ist dann immer von einem menschlichen Agenten durchzuf hren
207. us der Organisationsdatenbank ausgelesen Die Aufbaustruktur einer Organisaiton kann nicht im graphischen Vorgangseditor modelliert werden Hierf r wird der Infrastruktur Modeler aus der Werkzeugschicht des Wide Area GroupFlow Systems verwendet Diese Gruppenkennung wird von der Gateway Anwendung ben tigt damit Message Objekte bei Gruppenanfragen an eine Gruppe von Adre knoten beim Empf nger zugestellt werden k nnen Eine typische Gruppenanfrage ist z B die Bitte eines Vertriebsleiters an seine Vertriebsmitarbeiter um die bermittlung der Umsatzprogrnosen des vorausgegangenen Quartals vgl K the 1996 5 38 39 2 Ge Seite 82 Formulare F r die verteilte Vorgangsbearbeitung mu eine dem Vorgang angemessene Auswahl an Formularen getroffen werden F r die gemeinsame Bearbeitung von verteilten Vorg ngen werden alle ben tigten Formulare aus der Anwendungsdatenbank ausgelesen und in den entsprechenden Dialogfenstern zur Auswahl bereitgestellt Einem Workflowknoten ist genau ein Hauptformular zuzuordnen Optional k nnen weitere Nebenformulare ausgew hlt und dem Workflowknoten zugeordnet werden Zus tzlich werden auf Anforderung des Benutzers externe Formulare angezeigt die f r die Bearbeitung von externen Vorg ngen sowie der bertragung oder Replikation von Informationsobjekten verwendet werden k nnen Die externen Formulare m ssen im External Directory erzeugt und abgelegt worden sein Der Workflow
208. wird hierbei in Form von lokalen Netzen LAN oder weit verteilten Netzen WAN festgelegt Ein wesentliches Konzept ist hierbei die Verschmelzung von loser EMail gest tzter Kommunikation mit einer geschlossenen auf Replikation basierenden Kommunikation durch entsprechende Schnittstellen Bei diesen Schnittstellen handelt es sich f r die EMail gest tzte Kommunikation um eine Datenbank mit der Bezeichnung Gateway Anwendung sowie einer Datenbank mit der Bezeichnung External Directory f r die Replikationsgest tzte Kommunikation Beide Datenbanken bilden den grundlegenden Bestandteil f r das Wide Area Workflow Management im Wide Area GroupFlow System F r die vorliegende Aufgabenstellung ist besonders das External Directory von Interesse Es enth lt die f r ein Wide Area Workflow Management ben tigte Infrastruktur aus externen Adressen f r den Austausch von Informationen zwischen den kooperierenden Partnerorganisationen 2 3 Verteilte Vorgangsbearbeitung Einem Workflow liegt ein Gesch ftsproze Synonym Proze zugrunde der im Bereich der Produktion oft auch als Produktionskette und im B robereich als B rovorgang oder einfach Vorgang bezeichnet wird Der Begriff Seite 10 Gesch ftsproze ist die am meisten verwendete deutsche bersetzung des aus dem anglo amerikanischen Sprachraum stammenden Begriffs business process Unter diesem Begriff werden funktions b
209. ws 95 und OS 2 Warp 3 0 von IBM Seite 53 Bei der Modellierung von Proze strukturen in der internen Sicht des External Directory Managers werden zwei Basistechniken angewendet Die Basistechnik der Gruppierung ist f r die Modellierung von Proze sichten anzuwenden F r die Ver ffentlichung von modellierten Vorgangsbeschreibungen aus der internen Sicht des External Directory Managers und das Einbinden von ver ffentlichten externen Vorgangsbeschreibungen wird als Basistechnik die Selektion angewendet Beide Basistechniken bilden die Grundlagen der Modellierung und Ver ffentlichung von Vorgangsbeschreibungen f r die verteilte Vorgangsbearbeitung und sollen daher in den folgenden Abschnitten n her beschrieben werden 4 3 2 1 Gruppierung Die Gruppierung beinhaltet die Zusammenfassung einer bestimmten Anzahl von artverwandten elementaren Vorgangsbeschreibungen zu einer bergeordneten abstrakteren Vorgangsbeschreibung In der internen Sicht des External Directory Managers werden bestimmte artverwandte elementare Vorgangsbeschreibungen zu einem bergeordneten Subproze aggregiert vgl Abbildung 16 ACME Auftragsabwicklung Warenbestellung Warenreklamation Sortimentsartikel Beschaffungssartikel Standardauftrag Eilauftrag Terminauftrag Abbildung 16 Gruppierung von elementaren Vorgangsbeschreibungen In der internen Sicht des External Directory Managers wird zun chst ein Hauptproze erzeugt der die Wurzel der ganzen hi
210. ze B aber nicht deren nachgeordneten Proze elemente Seite 46 Modularisierungsgedanken von Proze sichten Rechnung getragen Durch die Modularisierung ist es m glich mehrere Versionen von Proze sichten getrennt voneinander in einem Fenster entwickeln und sp ter zu einer einzigen Proze sicht zusammenf gen zu k nnen Somit kann eine Proze sicht auch aus nur einem einzigen Proze element bestehen Das Proze element auf der niedrigsten Ebene einer Proze sicht bildet immer die Wurzel der Proze sicht und bekommt somit die EMail Adresse der Gateway Anwendung zugewiesen Im Ordner Aktiv werden alle Proze sichten abgelegt die f r eine externe Organisation im External Directory bereitgestellt worden sind und ber ein gesetztes Aktivbit Bit 1 verf gen Diese Proze sichten werden aus dem Ordner Entwicklung automatisch entfernt und k nnen nicht wieder in den Design Status zur ckgesetzt werden Aktive Proze sichten k nnen durch Proze pfade aus dem Ordner Entwicklung erweitert werden Proze sichten mit gesetztem Archivbit sind eingefroren d h archiviert Im Ordner Archiv werden alle mit einem gesetzten Archivbit Bit 1 versehenen Proze sichten abgelegt Das L schen von aktiven Proze sichten ist nicht erlaubt weil die aktiven Proze sichten eine verteilte noch aktive Vorgangangsbearbeitung erzwingen die bereits von externen Partnerorganisationen verwendet werden Das physische L schen eine

Diplomarbeit Modellierung verteilter Vorgangsbearbeitung

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