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OPEN-XCHANGE™ Server 5 Benutzerhandbuch

Contents

1. 105 8 1 Projekt bersicht 106 8 2 Detailansicht eines Projekts 107 8 3 Projekt Liste drucken 109 8 4 Projekt neu anlegen 109 8 5 Projekt ndern 113 8 6 Projektarchiv 114 8 7 Notizen zu einem Projekt anlegen lesen ndern oder l schen 115 8 8 Ein Projekt mit anderen Objekten verkn pfen 115 8 9 Meilensteine zu Projekten 115 8 10 Aufgaben zu Projekten 116 8 11 Abh ngigkeiten 116 8 12 Diagramm 117 8 13 Historie 118 8 14 Projekt Anh nge
2. 150 11 2 Anlegen eines neuen Bookmarks Ordners 152 11 3 Ordner ndern 153 11 4 Ordner l schen 153 11 5 Bookmarks aufrufen und ansehen 154 11 6 Bookmark neu hinzuf gen 154 11 7 Bookmark ndern 156 11 8 Bookmark l schen 157 11 9 Ordner und Bookmarks verschieben 157 11 10 Suche nach Bookmarks 160 11 11 Notizen zu einem Bookmark anlegen lesen ndern oder l schen 161 11 12 Bookmarks mit anderen Objekten verkn pfen 161 11 13 Historie 162 12 Forum 163 12 1 Foren bersicht 163 12 2 Foren anlegen und b
3. 7 2 Einleitung 8 2 1 Vorteile von Groupware L sungen 8 2 2 Das Konzept des Open Xchange Servers 11 2 3 Einf hrung des Open Xchange Servers 15 2 4 Arbeiten mit der Groupware 17 2 5 Jetzt kann s losgehen 21 3 Grundlagen 22 3 1 Intranet Anmelden und Abmelden 22 3 2 Grafische Schaltfl chen 23 3 3 Rechteverwaltung 26 3 4 Notizen 34 3 5 Verkn pfung von Objekten 37 3 6 Globale Suche 41 3 7 E Mails aus der Groupware versenden 44 4
4. 56 Terminverwaltung 12 Terminzeitraum 54 Textverarbeitungsprogramm 9 Thread 163 185 Threads 24 Tool Tip 127 Trash 181 207 berblick 10 Uhrzeit 67 Unternehmensinfrastrukturen 12 Unternehmenskommunikation 12 Unternehmensleiter 11 Unternehmensstruktur 11 Unterordner 27 Unterordnern 13 Unterrubriken 12 Upload 119 URL 155 156 Urlaub 235 Urlaubsnotiz 235 236 237 Username 22 vCard 12 202 208 Verf gbarkeit 73 erkennen 73 Verf gbarkeitsanalyse 73 Verf gbarkeitspr fung 12 Verf gbarkeitszeitraum 73 Vergleichsoperator 232 233 verkn pfte Objekte 12 Verkn pfung 37 162 anlegen 37 38 Verkn pfungen 22 37 38 39 40 41 78 91 103 135 171 aktive 38 Beispiel
5. 197 232 Beamer 10 Bedingungen 229 231 233 234 Bedingungsabfragen 232 Beenden 22 Beitr ge 13 Benachrichtigungs E Mail 67 Benutzer 11 26 27 29 31 59 60 Benutzergruppen 27 Benutzern 10 Benutzerprofil 26 Berechtigungen 70 212 Besprechungen 10 Best tigung 12 Betreff 232 235 236 Betreffzeile 183 Bilddatei 87 Blind Carbon Copy 197 Bookmark 156 anlegen 154 157 Eintr ge 151 l schen 157 Bookmark Links 157 Bookmarks 13 28 32 150 154 158 212 Detailansicht 154 Hauptseite 158 Notiz 161 ffnen 154 Ordner 158 verschieben 158 Bookmarkverwaltung 12 155 Browser 16 24 54 56 58 Carbon Copy 183 196 CC 183 189 194 196 197 232 233 Content Transfer Encoding 194 Content Type
6. 16 JavaScript 16 JPEG 88 Kalender10 12 26 53 57 58 59 61 66 67 72 73 96 212 Ordner 53 Tagesansicht 55 Kalenderansicht 61 96 Kalenderansichten 53 Kalender Ordner 53 65 69 Kalendersymbol 23 Kalkulationen 9 Kategorien 68 Kategorietypen 97 Keine Serie 71 Kollegen 61 Kommunikationsdaten 78 Kommunikationsstandards 14 Kommunikationsstrukturen 8 Konferenzen 11 Konfiguration 70 Konfigurationsdateien 59 Konflikt ignorieren 76 Konfliktbehandlung 68 Konfliktmanagement 68 72 76 Konfliktpr fung 76 Konflikt berpr fung 76 Kontakt 13 78 86 189 211 Adresse 81 85 Alle Felder 86 ndern 88 Anhang 91 anlegen 78 83 Ansicht 79 anzeigen 82 Bild
7. 194 Corporate Identity 21 CRM 9 Customer Relationship Management 9 Cyrus IMAP Server 17 Datei hochladen 126 Datenbank 14 17 185 Datenbest nde 14 Datenimporte 12 Datenpflege 17 Datenquelle 70 Datum 26 54 60 67 72 Datumsanzeige 56 Datumsformat 110 111 delegieren 11 Delegieren 23 Detailsuche 80 Diskussion 166 Diskussionsstr nge 24 163 Dokument Dateigr e 126 Verzeichnisbaum 119 Dokumente 9 10 12 24 27 28 32 119 120 122 125 126 128 212 Beschreibung 119 125 128 Dateigr e 127 Dateinamen 125 Dateirechte 127 Detailansicht 128 135 Druck 121 Ersteller 127 herunterladen 119 127 Historie 119 135 hochladen 119 124 126 128 l schen 119 129 130 Notizen 119 134 ffnen
8. 175 14 E Mails 176 Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 6 14 1 Anmelden und Abmelden 177 14 2 Navigation innerhalb des Web Mail Moduls 178 14 3 E Mail bersicht 184 14 4 E Mail Benachrichtigung 187 14 5 Lesen und Bearbeiten von E Mail Nachrichten 188 14 6 Verfassen neuer E Mail Nachrichten 195 14 7 Verschieben von E Mails 205 14 8 L schen von E Mails 206 14 9 Pers nlichen Einstellungen 206 14 10 E Mail Adressen als Kontakt in Adressbuch aufnehmen 211 15 Ordnerverwaltung 212 15 1 Private Ordner 212 15 2 ffentliche Ordner
9. 87 Detailansicht 88 E Mail 81 exportieren 78 Feldeintr ge 85 Firmenlogo 88 Geburtstag 81 85 Kategorie 81 85 l schen 78 88 89 Nachname 85 Notiz 89 Notizen 78 Ordner 85 91 213 Suche 81 suchen 78 Telefonnummer 85 Telefonnummern 86 Titel 85 Verkn pfungen 78 91 Verteiler 87 Vorname 85 zus tzliche Informationen 84 Kontaktansicht 80 anlegen 80 hinzuf gen 80 Kontaktdaten 78 80 85 211 Kontakte 23 32 47 78 80 212 ndern 78 angeh ngte 87 suchen 80 Kontakteintrag 81 Kontakthistorie 10 13 Kontaktliste 78 Kontaktmanagement 12 Kontakt Modul 78 Kontaktordner 81
10. 127 Ordner 119 120 122 132 Ordnerverwaltung 120 Rechteverwaltung 120 sperren 119 128 suchen 119 133 Upload 124 verkn pfen 119 135 Verkn pfungen 135 verschieben 119 131 132 Version 127 128 130 135 Versionsnummer 119 126 verwaltung 119 Verzeichnisstruktur 119 Dokumenteintr ge 121 Dokumenten 26 Dokumentenarchiv 40 125 Dokumentenbereich 23 Dokumenten Management 9 Dokumentenserver 125 Dokumentensymbol 23 127 154 Dokumentenverwaltung 12 13 119 Dokumentordner bearbeiten 122 l schen 123 124 Download 119 OX5 Benutzerhandbuch v1 32 241 Pers nliches Setup Drafts 180 Druck optimiert 25 Drucken 152 174 Druckersymbol 25 Drucker Symbol 54 151 Druckfunktion 54 56 58 121 Druckoptimiertes Formular 54 56 58 Druckoption 54 Dynamische Felder 85 86 Eingabemaske 22 Einzeltermine
11. 118 l schen 105 114 Notizen 115 Status 112 suchen 105 Team 109 Teilnehmer 112 berf llige 107 bersicht 105 Verkn pfungen 105 115 W hrung 112 Wiedervorlage 48 Projekten 10 Projektinformationen 12 Projektleiter 111 Projektnotizen 105 Projektsymbol 23 Projektverwaltung 12 Prozesse 11 Public Folders 212 Qualifikation 17 Qualit tsanspr che 8 Quelltext 192 201 Received 193 Rechte 11 Rechtevergabe 27 Rechteverwaltung 22 26 30 119 151 155 158 163 Rechtschreibkorrektur 201 205 Rechtschreibpr fung 201 204 205 extern 201 intern 201 Regul re Ausdr cke 232 Replikation 211 Ressourcen 10 53 59 66 68 70 73 verf gbare 74 Re
12. 188 l schen 185 186 191 206 Mailtext 184 markieren als 186 ffnen 185 Optionen 191 Ordner 180 187 Ordner l schen 187 Priorit t 195 202 privat 186 Quelltext 192 195 201 Received 193 Reply 190 Schriftart 198 Schriftgr e 198 seitengr e 206 Signatur 203 sp ter 186 Status 192 Suche 184 Text 198 Textfarbe 200 bersicht 184 unbeantwortet 186 unbeantwortete 192 ungelesene 48 184 186 192 vCard 202 208 verfassen 195 verschieben 186 205 206 versenden 205 Verteiler 203 Von 183 193 Vorschau 208 weiterleiten 187 190 207 wichtige 186 with 194 Zeichensatz
13. 150 155 Verzeichnisstruktur 150 Zugriffsrechte 155 Lesezeichensymbol 24 Lesezeichenverwaltung 12 Lesezeichenverzeichnis 24 Link 155 Links 13 150 151 Linux Enterprise Server 11 Linux Plattform 13 Listenfelder 56 58 Login 22 177 Login Name 22 Logout 22 L schrecht 30 91 123 153 157 L schrechte 67 Mail Editor 44 Mail Header 193 Mailordner 224 233 237 238 Mailprogramm 44 Mail Server 177 Mail Verzeichnisse 185 MBox Format 209 MD5 227 Meetings 11 Mehrfachauswahl 29 158 Mehrwert 10 Meilensteine 105 109 115 Message ID 194 MIME Standard 126 194 MIME Typ 104 118 126 MIME Type 91 Miniaturkalender 47 50 51 Mitarbeiter 10 Module 22 OX5 Benu
14. 225 SSL Verschl sselung 13 Stammadressen 12 Standard E Mail Adresse 207 Standardschrift 184 Standardvorlage 27 32 Startdatum 60 174 Startseite 22 Starttermin 54 Stichwortsuche 151 Struktur 12 Strukturen 10 Suchanfrage 43 79 Suchbegriff 42 80 183 Suche 43 globale 41 80 81 Suchergebnisse 26 42 79 Suchfeld 59 151 Suchfunktion 30 43 82 Suchkriterien 78 Suchkriterium 183 Suchmen 59 Synchronisationsfunktion 14 Synchronisationstool 14 System Ressourcen 70 Systemadministrator 11 System Benutzer 69 Tagesansicht 23 53 54 55 66 226 Tagesspalte 59 T glich 71 Teamansicht 59 61 Teamarbeit 11 13 Teilnehmer 30 54 61 62 66 67 69 70 73 74 109 ausw hlen 69 benachrichtigen 68 ent
15. 11 18 26 Adressbuch 176 globales 81 Adressbuch Eintr ge 80 Adressb cher 17 Adressdaten 9 Adressen 12 Aktion ausf hren 231 234 Aktionen 229 234 Akzeptanz 10 11 nderungszeitraum 81 Anforderungen 10 Anfrage 74 185 Angebotsnachweis 10 Anhang l schen 91 L schen 65 L schrecht 65 Anh nge 65 91 Anmeldevorgang 22 Anmeldung 22 46 176 177 Ansprechpartner 44 Ansprechpartnerkontakten 12 Apache 13 17 Applikationsservers 17 Arbeitsabl ufe 10 11 Arbeitsgruppen 11 Arbeitstagen 98 ASCII 203 Aufgabe 11 185 annehmen 185 Aufgaben 10 12 23 32 92 93 94 212 ablehnen 185 aktive 93 ndern 92 102 Anfrage 18
16. 225 17 3 Passwort 227 17 4 Filterregeln 228 17 5 Urlaubsnotiz 235 17 6 Mailordner 237 17 7 Spam 238 OX5 Benutzerhandbuch v1 32 7 Vorwort 1 Vorwort Herzlichen Dank und Gratulation dass Sie sich zum Erwerb des Open Xchange Servers entschlossen haben Beim Open Xchange Server handelt es sich um eine Produkt Kombination aus einem leistungsf higen E Mail Server und einer umfassenden Groupware L sung Die Ihnen vorliegende Version wurde f r den Einsatz auf dem Linux Enterprise Server optimiert um auch im hochskalierbaren Server Umfeld beste Performance Ergebnisse liefern zu k nnen Damit die Einf hrung einer Groupware L sung in Ihrem Unternehmen zu einem Erfolg sowohl seitens der Unternehmensf hrung als auch auf Seiten zufriedener und berzeugter Anwender wird m ssen Sie f r Akzeptanz dieser faszinierenden Softwarel sung bei Ihren Anwendern sorgen Aus diesem Grunde werden wir auf den folgenden Seiten herausstellen was Sie von einem Groupware Produkt im Allgemeinen und vom Open Xchange Serv
17. 212 15 3 Freigegebene Ordner 212 15 4 Anlegen eines privaten Ordners 213 15 5 Rechte 213 15 6 Freigabe 213 15 7 Ordner bearbeiten 215 15 8 Erstellen ffentlicher Ordner 216 15 9 Ordner l schen 216 15 10 Ordner verschieben 216 16 WebDAV Szenario Zugriff auf den Dokumenten Server 217 16 1 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Linux 217 16 2 Direktzugriff auf den Dokumenten Server mit dem Windows Explorer 220 16 3 Browser Zugriff auf den Dokumenten Server Windows 223 17 Pers nliches Setup 224 17 1 Pers nliche Daten 224 17 2 Groupware Einstellungen
18. 76 Einzug vergr ern 200 Einzug verkleinern 200 E Mail 13 24 44 48 68 176 184 185 186 188 189 192 198 201 202 205 206 Absender 183 184 185 188 192 Absender Domain 202 Allen antworten 190 An 183 189 196 197 Anhang 186 188 203 Anh nge 184 Attachment 186 188 BCC 197 beantworten 190 beantwortet 186 beantwortete 192 bearbeiten 188 Benachrichtigung 187 Betreff 183 185 194 197 By 194 CC 183 189 196 197 Container 44 Datum 184 194 Detailansicht 188 189 drucken 187 191 Einstellungen 206 Empf nger 183 188 192 194 Empfangsbest tigung 185 189 exportieren 192 Formatierung 199 200 201 Forward 190 gelesene 48 184 186 192 Header 192 208 HTML 198 ID 194 in Arbeit 186 Inhalt 201 Kopfzeile 208 kopieren 186 Layout 206 lesen
19. 118 9 Dokumente 119 9 1 Dokumentenordner 120 9 2 Dokumente auf den Server stellen Hochladen 124 9 3 Dokumente lesen bzw herunterladen 127 9 4 Dokumentenbeschreibung und Rechte ndern 128 9 5 Dokument sperren 128 9 6 E Mail mit einem Dokumenten Link versenden 128 9 7 Datei als E Mail Anhang versenden 129 9 8 Dokumente l schen 129 9 9 Ordner und Dokumente verschieben 131 9 10 Dokumente suchen 133 9 11 Notizen zu einem Dokument anlegen lesen ndern oder l schen 134 9 12 Ein Dokument mit anderen Objekten verkn pfen 135 9 13 Historie 135 10 Wissenseintr ge 137 10 1 Wissense
20. 39 bidirektionale 37 40 vorhandene 39 Verkn pfungsliste 39 41 Verkn pfungsmodus 38 40 Verkn pfungsmodus aktivieren 161 Verkn pfungsseite 40 Verkn pfungsspeicher 37 38 39 40 135 aktivieren 135 Verkn pfungstechnologie 12 Verschiebe Modus 157 Verschieben 159 Verschl sselungsmechanismus 227 Versionskonflikte 119 Versionsnummer 119 Verteilerliste 87 Verteiltes Arbeiten 128 Vertriebsunterst tzung 13 OX5 Benutzerhandbuch v1 32 245 Pers nliches Setup Verzeichnisbaum 153 Verzeichnisdienst 14 Verzeichnisstruktur 154 Verzeichnis bersicht 122 154 156 157 Volltextsuche 12 Vorlage 27 32 Beschreibung 27 32 Titel 27 Vorlagen 26 27 198 anlegen 26 Vorlagenordner 181 W hrung 108 Wartungsma nahmen 11 Web Mail Account 25 Web Mail Clients 181 WebDAV Schnittstelle 119 Web Frontend 11 67 78
21. 75 m glicher 74 monatlicher 72 Monatsansicht 66 Nicht im Hause 68 Notizen 64 periodischer 71 Pflichtfelder 66 Privater 66 Schreibrechte 61 Serie 54 71 72 sichtbar 61 Start 56 Tagesansicht 66 68 t glicher 71 72 Teilnehmer 54 berpr fen 73 Urlaub 54 60 68 Verkn pfungen 65 vorl ufiger 54 60 68 Wochenansicht 66 w chentlicher 72 zeigen als 68 Termin per E Mail 68 Terminanfrage 12 76 Terminbeschreibung 53 55 56 Termindaten 67 Termine 9 23 32 47 53 54 existierende 23 ganzt gige 76 Termineigenschaften 53 Terminkalender 23 67 Terminkonflikt 76 Terminplanung 37 Terminserie 72 Terminserien 12 Terminstart
22. 168 208 Empf nger 232 Empfangsbest tigung 202 en l schen 41 Enddatum 108 174 Endtermin 54 Enterprise Plattform 8 Enth lt 232 233 Enth lt nicht 232 Ergebnisliste 59 Erinnerung 68 Erinnerung per E Mail 12 Erinnerungsfunktion 12 ERP 9 Export Funktion 12 externer Zugang 13 Favoritenliste 24 Favoriten Liste 24 Fehleingaben 9 Fehlermeldung 22 Filterregel 229 230 231 233 234 Filterregeln 224 228 229 231 233 234 Filterskript 229 232 234 235 Firmenadresse 82 Firmenadresseintr ge 23 Firmenadressen 23 44 78 Firmenadressverzeichnis 23 Foren 12 13 abonnieren 24 Foreneintr ge 12 Forenfunktion 13 Forensymbol 24 Formular druckoptimiertes 151 Forum 28 163 212 Abonnements abbestellen 171 abonn
23. 202 zeilenumbruch 208 Zitatantwort 207 zu erledigen 186 E Mail Benachrichtigung 225 E Mail Nachrichten 195 E Mail Servers 21 E Mail Adresse 44 183 187 189 203 E Mail Adressen 44 86 194 196 197 E Mail Benachrichtigungen Aufgaben 184 Termine 184 E Mail Client 44 195 lokaler 44 E Mail Container 44 E Mail Nachrichten 46 180 182 183 184 185 186 187 188 190 226 beantworten 176 bearbeiten 176 lesen 176 l schen 176 185 Spam 181 Suche 183 ungelesene 181 verfassen 176 verschieben 176 weiterleiten 176 E Mail Ordner 182 209 E Mail Ordnerstrukturen 17 E Mail Programm 9 177 E Mails 9 E Mail Server 12 E Mail Symbol 25 E Mail Verteiler 87 E Mail Verteilerlisten 87 E Mail Verzeichnis 180 Emoticons
24. Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 106 8 1 Projekt bersicht Abbildung 8 1 Projekt bersicht Auf dieser Seite sehen Sie eine bersicht aller Ihnen zugewiesenen Projekte Es werden alle noch laufenden Projekte angezeigt Bereits berf llige Termine werden orange hervorgehoben Sie k nnen die Sortierung der Tabelle ndern indem Sie auf einen der Pfeile nach unten f r eine absteigende Sortierung nach oben f r eine aufsteigende neben einer Spalten berschrift klicken Um anzugeben wie viele Projekte auf einer Seite angezeigt werden sollen dient Ihnen ein Pull down Menu oberhalb der Tabelle Um auf die n chste vorhergehende Seite zu gelangen verwenden Sie bitte die blauen Pfeile im Kopf der Seite oder klicken Sie direkt auf die gew nschte Seitenzahl Um sich ein Projekt im Detail anzeigen zu lassen klicken Sie auf den Projektnamen oder den gelben Pfeil links vom Projektnamen Wenn Sie ein neues Projekt anlegen wollen klicken Sie bitte auf das Anlegen Symbol 8 1 1 Liste Unter Liste werden Ihnen in der tabellarischen bersicht alle vorhandenen aktiven Projekteintr ge angezeigt OX5 Benutzerhandbuch v1 32 107 Projekte 8 1 2 berf llige Projekte berf llige Projekte sind Projekte die noch nicht fertig gestellt wurden obwohl deren Projektenddatum bereits berschritten wurde 8 1 3 N chsten 7 Tage Diese Option erm glicht Ihnen die Anzeige aller Projekte die in den N chsten si
25. vCard Anh ngen M chten Sie dass an jede versendete E Mail Ihre vCard automatisch angeh ngt wird stellen Sie diese Option auf ja E Mail Kopfzeile Sie k nnen in der Einzelansicht einer E Mail Nachricht zus tzliche Header Felder einf gen Die Titel zus tzlicher Header die angezeigt werden sollen tragen Sie einfach in das Textfeld ein Sollen mehrere zus tzliche Header angezeigt werden k nnen Sie diese durch Semikolons voneinander trennen Zitierten Text farblich markieren Aktivieren Sie diese Option so werden Zitate beim Beantworten einer Mail farblich hervorgehoben Dies macht die allt gliche Arbeit mit umfangreichen Korrespondenzen deutlich einfacher Grafische Emoticons Aktivieren Sie diese Option so werden die h ufigsten Emoticons automatisch beim Lesen einer E Mail in eine grafische Version umgewandelt Dies macht das Verst ndnis von Emoticons in der Alltagsarbeit einfacher Damit die Umwandlung erfolgt m ssen Sie die Option an dieser Stelle aktivieren Automatischer Zeilenumbruch Der Webmail Client f gt beim Verfassen von E Mail Nachrichten automatisch nach einer bestimmten Zahl Zeichen Zeilenumbr che ein Dies ist n tig damit die Rechtschreibpr fung korrekt arbeiten kann ber diese Option k nnen Sie manuell festlegen nach wie vielen Zeichen automatisch ein Zeilenumbruch eingef gt werden soll Lesebest tigung M chten Sie informiert werden wenn Sie eine E Mail mit Lese Best tigungs Anfr
26. 142 ndern 137 anlegen 137 142 ansehen 142 bearbeiten 143 Beschreibung 143 Historie 137 149 l schen 137 144 Notizen 137 148 ffnen 137 Ordner 138 140 Rechtevergabe 142 suchen 137 146 verkn pfen 149 Verkn pfungen 137 verschieben 137 144 145 Wissensmanagement 12 Wissenssymbol 24 Wochenansicht 23 53 55 56 57 66 Wochentag 56 Workflows 11 X Confirm Reading To 195 X Mailer 195 X Priority 195 X Sieve 193 Zeichensatz 202 Zeitzone 60 Ziel 158 Zielordner 132 159 Zugangsdaten 22 Zugriff 12 13 Zugriffsberechtigung 32 53 158 213 Zugriffserlaubnis 13 Zugriffsrecht 120 Zugriffsrechte 26 32 67 Zugriffsrechteverwaltung 12
27. Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 246 Software License Agreement BY CLICKING THE BUTTON I ACCEPT OR ENTERING YES WHEN ASKED TO ACCEPT THIS AGREEMENT YOU ARE AGREEING ON YOUR OWN BEHALF AND ON BEHALF OF THE ENTITY THAT YOU ARE ACTING FOR COLLECTIVELY LICENSEE THAT LICENSEE WILL BE BOUND BY AND IS MADE A PARTY TO THIS AGREEMENT IF LICENSEE DOES NOT AGREE TO ALL OF THE TERMS OF THIS AGREEMENT DO NOT CLICK THE I ACCEPT BUTTON OR ENTER YES WHEN ASKED TO ACCEPT THIS AGREEMENT AND DO NOT USE THE LICENSED PRODUCT LICENSEE WILL NOT BE MADE A PARTY TO THIS AGREEMENT AND WILL NOT BE AUTHORIZED TO USE THE LICENSED PRODUCT UNLESS AND UNTIL LICENSEE HAS AGREED TO BE BOUND BY THESE TERMS YOU MAY CONTACT US BY VISITING THE WEB SITE www open xchange com This agreement entered into by and between Open Xchange Inc Licensor a Delaware corporation having its principal offices at 303 South Broadway Tarrytown New York 10951 USA and the Licensee determines the rights and licenses granted to Licensee in the Licensed Product hereinafter defined supplied by the Licensor 1 Definitions As used in this Agreement the following definitions apply a Licensed Product means collectively the Licensed Software and the Licensed Documentation b Licensed Software means the Licensor s proprietary software which is delivered in the form of executable code scripts and configuration files as an add on to the Op
28. Haben Sie sich f r einen Wiederholungszeitraum entschieden so k nnen Sie unter diesem Punkt angeben bis zu welchem Datum die Wiederholungstermine f r Serienaufgaben eingetragen werden sollen Sie k nnen das Datum direkt OX5 Benutzerhandbuch v1 32 101 Aufgaben eingeben Eingabe als Tag Monat Jahr oder aber mit dem Symbol ber den integrierten Kalender das Datum per Mausklick anw hlen Um die Angaben zu speichern klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um sie zu verwerfen klicken Sie bitte auf die Schaltfl che Abbrechen 7 4 Aufgaben suchen Gerade in gro en Aufgabendatenbanken ist eine gesuchte Aufgabe nicht immer direkt auffindbar Die Web Oberfl che des Open Xchange Servers stellt Ihnen daher eine einfache M glichkeit zur Verf gung nach einer bestimmten Aufgabe zu suchen Klicken Sie dazu auf das Karteikartenregister Suche im Aufgaben Modul Im an erster Position aufgef hrten Textfeld haben Sie die M glichkeit den gew nschten Suchtext anzugeben Der Einsatz von Wildcards ist dabei erlaubt Auf Wunsch k nnen Sie im Textfeld dar ber hinaus mehrere Begriffe eingeben Weitergehend m ssen Sie festlegen an welcher Stelle nach der angegebenen Zeichenfolge bzw den Begriffen gesucht werden soll ber das Listenfeld In k nnen Sie festlegen ob lediglich die Betreffzeile oder auch den Aufgaben zugeordnete Notizen bei der Suche ber cksichtigt werden sollen Zus tzlich k nnen Sie die Suche ber d
29. M chten Sie jedoch dass Antwortmails an eine andere E Mail Adresse gehen so k nnen Sie diese in das Feld R ckantwortadresse eingeben Zitatantwort Wenn Sie diese Option auf ja einstellen wird wenn Sie eine E Mail beantworten wollen der urspr ngliche Text der E Mail in Ihre neue Mail eingetragen und als Zitat markiert Diese Option erlaubt es Ihnen auch Absatzweise auf die erhaltene Nachricht zu antworten Nachricht weiterleiten Erhaltene E Mail Nachrichten k nnen Sie problemlos an andere Benutzer Weiterleiten Forwarden Dabei wird der urspr nglich erhaltene Text aus der Eingangsmail in die neue zu versendende E Mail Nachricht eingef gt F r das Einf gen existieren jedoch zwei unterschiedliche Varianten Wahlweise kann der urspr ngliche Nachrichteninhalt als Text oder als Anhang in die neue Mail eingef gt werden Welche von beiden Optionen genutzt werden soll k nnen Sie ber diese Konfigurationsoption festlegen Speichern bei Versand M chten Sie von Ihren ausgehenden E Mails eine Kopie im Ordner INBOX Sent behalten w hlen Sie f r diese Option die Einstellung ja Inline HTML Prinzipiell ist es m glich neben rein Text basierten E Mail Nachrichten auch Nachrichten im HTML Format zu verschicken Damit in der Ansicht sp ter auch tats chlich die empfangene HTML Version der E Mail angezeigt wird m ssen Sie die Option Inline HTML auf ja einstellen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 208
30. Terminansicht Wenn Sie in einem der Kalenderansichten auf einen Termin klicken erscheint eine Sicht auf den Termin die alle Detail Informationen enth lt 5 2 1 Termin sichten bearbeiten oder l schen Im rechten oberen Bereich der Terminansicht haben Sie die M glichkeit durch Klicken auf das Anlegen Symbol einen neuen Termin zu erfassen ber das ndern Symbol haben Sie die M glichkeit die Termindaten zu ver ndern M chten Sie den Termin l schen m ssen Sie das M lleimer Symbol anw hlen und die anschlie ende Sicherheitsabfrage best tigen Das L schen eines Termins ist nur m glich wenn Sie das L schrecht f r den Ordner besitzen indem der Termin gespeichert wurde Die Symbole zum ndern und L schen sind nur dann sichtbar wenn Sie die entsprechende Berechtigung zum ndern und L schen besitzen Schreibrechte L schen Sie einen von einem anderen Benutzer des Open Xchange erstellten Termin mit mehreren Benutzern aus einem privaten Ordner so k nnen Sie alle vorhandenen Instanzen dieses Termins nur dann L schen wenn Sie selbst diesen Termin erstellt haben oder die entsprechenden L schrechte besitzen L scht ein anderer Teilnehmer des Termins diesen in seinem privaten Kalender so wird der Benutzer lediglich aus der Teilnehmerliste entfernt ohne dass der Termin im Kalender anderer Benutzer gel scht wird Diese grundlegende Regel zum L schen von Termin ist dabei unabh ngig vom Interface Webinterface oder Syn
31. Administrator abh ngig E Mail Nachrichten die als Spam erkannt werden werden vom Mail Server automatisch in Header und Betreffzeile als Spam markiert Im Karteikartenregister Spam des Setup Bereichs k nnen Sie festlegen wie mit derartig markierten E Mail Nachrichten umgegangen werden soll Wahlweise stehen Ihnen hierbei drei verschiedene M glichkeiten zur Verf gung zwischen denen Sie durch Anwahl des entsprechenden Optionsfeldes w hlen k nnen Die typische L sung ist das automatische Verschieben von als Spam erkannten E Mail Nachrichten in den Spam Mail Ordner INBOX Spam Eine andere M glichkeit ist die Auswahl der Option Nichts In diesem Fall werden der Header und die Betreffzeile einer eingehenden vom Mail Server als Spam erkannten E Mail zwar weiterhin als Spam gekennzeichnet die Nachricht wird jedoch trotzdem in den Posteingangsordner aufgenommen Die dritte M glichkeit sorgt daf r dass eingehende E Mail Nachrichten die vom Mail Server als Spam erkannt wurden automatisch gel scht werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 239 Pers nliches Setup Abbildung 17 10 Spam Abwehr aktivieren Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 240 Index 1 1 Verkn pfung 37 1 n Verkn pfung 37 Abl ufe 11 Abmeldung 176 Abonnement eines Forums 13 Absender Domain 202 Administrator
32. Bereits gelesene E Mail Nachrichten k nnen auf diesem Weg also wieder den Status ungelesen zugewiesen bekommen Abbildung 14 8 Status nderung einer E Mail Exportieren ber diese Option haben Sie die M glichkeit den Inhalt einer E Mail Nachricht zu exportieren Dazu w hlen Sie einfach den entsprechenden Optionseintrag und klicken auf den dort hinterlegten Link message eml Die E Mail Nachricht k nnen Sie nun unter dem Namen message eml in einem beliebigen Verzeichnis abspeichern Mail Header und Quelltext ber diese Option haben Sie die M glichkeit sich den Header und den Quelltext einer E Mail Nachricht im Detail anzusehen E Mail Adresse des Empf ngers und Absenders einer E Mail sind dabei mit Sicherheit die wichtigsten Informationen die in der Kopfzeile einer E Mail gespeichert werden Dar ber hinaus finden sich in der Kopfzeile und auch im Quelltext einer E Mail auch noch viele weitere Informationen die unter bestimmten Umst nden von Interesse sein k nnen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 193 E Mails Abbildung 14 9 Der Kopf einer E Mail Mail Header Folgende Informationen finden Sie in der Ansicht des Headers Return Path In diesem Feld finden Sie einen Eintrag vom Host der Ihnen die Mail zugestellt hat Die Information hat dabei den Zweck einen gesicherten Weg zum Empf nger einer E Mail anzugeben In fast allen F llen ist der Eintrag unter Return Path identisch mit dem Eintrag unter From X Sieve
33. Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 196 Abbildung 14 10 Der komplette Quelltext einer E Mail 14 6 1 AN In diesem Eintrag m ssen Sie die E Mail Adresse des Empf ngers angeben Unter AN eingetragene Empf nger sehen welche anderen Empf nger unter AN und CC eingetragen wurden Lediglich Empf nger die im Adressfeld BCC eingetragen sind k nnen von den unter AN eingetragenen Empf ngern nicht eingesehen werden 14 6 2 CC CC steht f r Carbon Copy Dementsprechend k nnen Sie in diesem Feld weitere E Mail Adressen von Personen angeben die eine Kopie der zu erstellenden E Mail zur Information erhalten sollen Sollen mehrere E Mail Adressen eingef gt werden m ssen diese durch Kommata getrennt werden Empf nger die unter CC eingetragen werden k nnen die Adressdaten der anderen Empf nger einsehen Lediglich Empf nger die im Adressfeld BCC eingetragen sind k nnen von den unter CC eingetragenen Empf ngern nicht eingesehen werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 197 E Mails 14 6 3 BCC BCC steht f r Blind Carbon Copy Dementsprechend k nnen Sie in diesem Feld weitere E Mail Adressen von Personen angeben die eine Kopie der zu erstellenden E Mail zur Information erhalten sollen Sollen mehrere E Mail Adressen eingef gt werden so m ssen diese durch Kommata voneinander getrennt werden Empf nger die unter BCC eingetragen werden werden den anderen unter AN und CC eingetragenen Empf nger
34. Der Einsatz von Wildcards ist dabei erlaubt Auf Wunsch k nnen Sie im Textfeld dar ber hinaus mehrere Begriffe eingeben In diesem all m ssen Sie ber die drei darunter aufgef hrten Optionsfelder bestimmen wie die entsprechenden Begriffe bei der Suche zu ber cksichtigen sind Die folgenden drei verschiedenen Optionen stehen Ihnen dabei zur Auswahl zur Verf gung Alle Begriffe m ssen enthalten sein UND Verkn pfung Ein Begriff muss enthalten sein ODER Verkn pfung Nach kompletten String suchen exakte Angabe ohne Wildcards Weitergehend m ssen Sie festlegen an welcher Stelle nach der angegebenen Zeichenfolge bzw den Begriffen gesucht werden soll ber das Listenfeld im Attribut k nnen Sie dabei festlegen ob lediglich der Titel oder die Beschreibung der Wissenseintr ge oder beide Attribute bei der Suche ber cksichtigt werden sollen Optional k nnen sie die Suche durch Auswahl passender Kategorien eine alternative Suchauswahl treffen Haben Sie sowohl eine Kategorie und auch einen Suchbegriff eingegeben so wird bei der Suche nach Wissenseintr gen gesucht auf die eine der beiden Auswahloptionen zutrifft Durch Auswahl einer Kategorie wird also keine weitere Beschr nkung des Suchbegriffs vorgenommen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 147 Wissenseintr ge Abbildung 10 9 Wissenseintr ge suchen ber die Magic Leiste Hinweis Beachten Sie dass die Notizen einer separaten Rechteverwaltung unterliegen
35. Kontaktsuche 79 Kontaktsymbol 23 Kontaktverwaltung 78 Koordination 12 Kopfzeile 192 Kraftfahrzeuge 10 Kundenbeziehung 10 Kundenbeziehungen 10 LDAP 14 17 LDAP Baum 17 LDAP Server 17 LDAP Verzeichnisse 17 Lebensdauer 13 lesebest tigung 208 Leserecht 27 individuelles 26 Leserechte 26 67 69 70 Lesezeichen 12 26 27 150 155 ndern 24 anlegen 154 155 156 bearbeiten 156 Beschreibung 156 Bezeichnung 155 Eintr ge 151 Historie 162 l schen 157 Notiz 161 ffnen 154 Ordner 150 158 Ornderstruktur 150 rechteverwaltung 150 Rechteverwaltung 151 Unterordner 150 verkn pfen 161 verschieben 158 Verwaltung
36. Kontrollk stchen die eine Mehrfachauswahl zulassen Sie k nnen wahlweise einzelne Dokumente oder ganze Ordner zum Verschieben markieren Wenn Sie einen Ordner samt Unterverzeichnissen und Dokumenten verschieben M chten so markieren Sie bitte nur diesen einen Ordner Die kompletten Inhalte dieses markierten Ordners werden dann automatisch mit bernommen Auch beim Verschieben von Ordnern und Dokumenten greift nat rlich die Rechteverwaltung ausgew hlt werden k nnen nur Ordner f r die Sie eine Zugriffsberechtigung besitzen Diese k nnen ber wei gehaltene Checkboxen angew hlt werden Ordner und Dokumente auf die Sie keinen Zugriff haben k nnen nicht ausgew hlt werden und sind durch eine graue Farbgebung gekennzeichnet 9 9 2 Ziel definieren Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben klicken Sie auf das Karteikartenregister Ziel Dort k nnen Sie nun ber eine Optionsschaltfl che w hlen in welches Verzeichnis die zuvor ausgew hlten Dokumente und Ordner verschoben werden sollen Bitte w hlen Sie nun ein Verzeichnis aus indem Sie die Optionsschaltfl che des gew nschten Zielordners markieren Abbildung 9 10 Auswahl des Zielordners Hinweis Ordner und Unterordner Versuchen Sie einen Ordner in sich selbst oder in einen seiner Unterordner zu verschieben so wird vom System eine Fehlermeldung generiert 9 9 3 Verschieben durchf hren Best tigen Sie nun das Verschieben durch ein Klicken auf die Schal
37. Suche im Foren Modul Im an erster Position aufgef hrten Textfeld haben Sie die M glichkeit den gew nschten Suchtext anzugeben Der Einsatz von Wildcards ist dabei erlaubt Auf Wunsch k nnen Sie im Textfeld dar ber hinaus mehrere Begriffe eingeben In diesem Fall m ssen Sie ber die drei darunter aufgef hrten Optionsfelder bestimmen wie die entsprechenden Begriffe bei der Suche zu ber cksichtigen sind Die folgenden drei verschiedenen Optionen stehen Ihnen dabei zur Auswahl zur Verf gung Alle Begriffe m ssen enthalten sein UND Verkn pfung Ein Begriff muss enthalten sein ODER Verkn pfung Nach kompletten String suchen exakte Angabe ohne Wildcards OX5 Benutzerhandbuch v1 32 171 Forum Weitergehend m ssen Sie festlegen an welcher Stelle nach der angegebenen Zeichenfolge bzw den Begriffen gesucht werden soll ber das Listenfeld im Feld k nnen Sie dabei festlegen ob lediglich der Titel oder die Beschreibung der Forenbeitr ge oder beide Attribute bei der Suche ber cksichtigt werden sollen Optional k nnen sie die Suche durch Auswahl eines passenden Forums auf dieses begrenzen ber das Kontrollk stchen Suche ebenfalls im Archiv k nnen sie zus tzlich nach lteren bereits archivierten Beitr gen suchen Erg nzend k nnen Sie die Suche ber die Optionsfelder Von und Bis auch noch af einen bestimmten Suchzeitraum begrenzen Haben Sie sowohl ein Forum mit einem Suchbegriff ausgew hlt sow
38. anzulegen Sie k nnen ein Dokument mit Kontakten Aufgaben Projekten Terminen weiteren Dokumenten Wissenseintr gen Bookmarks und Foren verkn pfen Die Verkn pfung nehmen Sie ber die Detailansicht eines Dokumenteintrags im Karteikartenregister Verkn pfungen vor In Form einer tabellarischen Liste werden Ihnen dort alle f r diesen Eintrag bereits vorhandenen Verkn pfungen angezeigt Eine Verkn pfung zu dem aktuellen Dokumenteintrag k nnen Sie nun einfach vornehmen indem Sie die Schaltfl che Zum Verkn pfungsspeicher hinzuf gen bet tigen Anschlie end wechseln Sie in die Detailansicht des Objekts mit dem die Verkn pfung erfolgen soll und w hlen auch dort das Karteikartenregister Verkn pfungen an Dort m ssen Sie lediglich das Kontrollk stchen des Dokuments aktivieren und die Schaltfl che Erstellen bet tigen und schon ist eine Verkn pfung erstellt Abschlie end k nnen Sie noch Das Kontrollk stchen des Dokumentes im Verkn pfungsspeicher aktivieren und die Schaltfl che Aus Verkn pfungsspeicher entfernen bet tigen um den Verkn pfungsspeicher zu leeren Weitere Einzelheiten zum Thema Verkn pfungen erfahren Sie im Abschnitt Verkn pfung von Objekten Hinweis Beachten Sie bitte dass auch hier die Rechteverwaltung greift Haben Sie kein Leserecht f r ein verkn pftes Objekt so bekommen Sie diese Verkn pfung nicht angezeigt 9 13 Historie In der Detailansicht zu einem Dokument finden Sie
39. che OK Fett Einzelne Textelemente k nnen Sie im Beitrags Editor fett markieren Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che B und geben Sie den fett darzustellenden Text ein Der Text wird nun in der passenden Formatierung der Skriptsprache des Forums angezeigt Kursiv Einzelne Textelemente k nnen Sie im Beitrags Editor kursiv markieren Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che I und geben Sie den kursiv darzustellenden Text im erscheinenden Eingabefenster ein Der Text wird nun in der passenden Formatierung der Skriptsprache des Forums angezeigt Unterstrichen Einzelne Textelemente k nnen Sie im Beitrags Editor unterstreichen Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che U und geben Sie den zu unterstriechenden Text im erscheinenden Eingabefenster ein Der Text wird nun in der passenden Formatierung der Skriptsprache des Forums angezeigt Emoticons Der Beitragseditor des Forums erlaubt das Einbinden so genannter Emoticons Unter Emoticons versteht man kleine Smilies mit deren Hilfe sich ohne gro e Worte Gef hle ausdr cken lassen Im Zeitalter digitaler Kommunikation haben sich Emoticons als mehr als eine Mode Erscheinung etabliert Vielmehr erweitern Sie die Ausdrucksf higkeit der gewohnten Textsprache Um ein Emoticon in einen Foren Beitrag einzuf gen klicken Sie einfach eines der auf der rechten Seite des Forums angezeigten Emoticons an Die genaue Bedeutung eines OX5 Benutzerhandbuch v1 32 169 Forum Emoticons erg
40. ffnenden Kontextdialog k nnen Sie die Eigenschaften des Ordners jetzt bearbeiten Die Masken zum Editieren eines Ordners entsprechen dabei den Masken zum Anlegen eines neuen Ordners 15 8 Erstellen ffentlicher Ordner Das Erstellen ffentlicher Ordner erfolgt auf dem gleichen Weg wie das Erstellen eines privaten Ordners Um einen neuen ffentlichen Ordner anzulegen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Public Folder im linken rechten Frame des Web Interfaces Aus dem Auswahlmen w hlen Sie jetzt den Eintrag Neuer Unterordner Im sich ffnenden Dialog Fenster definieren Sie jetzt den Namen und Typ der Elemente welche im Ordner zuk nftig gespeichert werden sollen Verwenden Sie das Karteikartenregister Rechte an Stelle des Karteikartenregisters Freigabe um die Access Contol Liste ACL des Ordners f r einzelne Benutzer und Benutzergruppen zu konfigurieren 15 9 Ordner l schen Um einen privaten ffentlichen oder freigegebenen Ordner l schen zu k nnen ben tigen Sie die entsprechenden L schrechte Besitzen Sie das L schrecht f r einen Ordner so k nnen Sie diesen l schen indem Sie den Ordner mit der rechten Maustaste im linken rechten Frame des Webinterfaces anklicken Im Pulldown Men w hlen Sie jetzt den Eintrag L schen Der Ordner wird jetzt gel scht sobald Sie die erscheinende Sicherheitsabfrage noch einmal best tigen 15 10 Ordner verschieben Um einen Ordner zu verschieben klicken
41. hlte Datum erscheint im Textfeld Das Enddatum ist ein Pflichtfeld Wenn Sie dieses Feld nicht ausf llen kann die Aufgabe nicht angelegt werden Projekt Abgabetermin An dieser Stelle geben Sie den Abgabetermin des Projekts ein Das Datumsformat ist TT MM JJJJ Sie k nnen das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders ausw hlen Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld Es ffnet sich eine kleine Kalenderansicht Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gew nschte Datum danach schlie t sich der Kalender und das gew hlte Datum erscheint im Textfeld Der Projekt Abgabetermin kann unabh ngig vom angegebenen Endtermin festgelegt werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 111 Projekte Wiedervorlage Hier geben Sie das Datum ein zu dem das Projekt Ihnen wieder vorgelegt werden soll An diesem Tag erscheint eine Nachricht betreffs dieser Aufgabe auf der Portalseite Das Datumsformat ist TT MM JJJJ Sie k nnen das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders ausw hlen Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld Es ffnet sich eine kleine Kalenderansicht Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gew nschte Datum danach schlie t sich der Kalender und das gew hlte Datum erscheint im Textfeld Name Hier k nnen Sie die Bezeichnung dieses Projekts angeben Projekt Typ Geben Sie hier den Projekttyp ein welcher f r das neue Projekt festgelegt werden soll M chten Sie einen bereits vorh
42. lt ip adresse gt servlet webdav documents wobei lt ip adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss Windows Schritt 4 Nun m ssen Sie Ihren Benutzernamen sowie Ihr Kennwort eingeben Verwenden Sie dazu bitte dieselben Login Daten wir f r die Open Xchange Web Oberfl che Abbildung 16 6 Anmeldung am Open Xchange Server Windows Schritt 5 Nach erfolgreicher Anmeldung k nnen Sie der Ressource einen Namen zuweisen Abbildung 16 7 Dokumentenbereich mit Namen belegen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 222 Windows Schritt 6 Damit ist die Einrichtung der Netzwerkressource f r den Dokumentenzugriff abgeschlossen Sie erreichen den neu erstellten Ordner nun ber die Netzwerkumgebung Der Aufbau entspricht der Verzeichnisstruktur des Open Xchange Dokumentenbereiches Abbildung 16 8 Ansicht des Dokumentenbereichs im Windows Explorer Warnung Wenn Sie einen Eintrag im Windows Explorer l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien sowie der Dokumentendeskriptor gehen ebenfalls verloren Hinweis Bedingt durch die Funktionalit t des Explorers sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versions historie und eventuell vorhanden Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt OX5 Benutzerhandbuch v1 32 223 WebDAV Szenario Zu
43. neue Eintr ge anlegen Kontakte Ein Klick auf das Kontaktsymbol bringt Sie direkt zu Ihrem Kontakt und Firmenadressverzeichnis In Form einer bersichtlichen alphabetisch sortierten Tabelle finden Sie dort alle bereits existierenden globalen und privaten Kontakte und zugeh rige Firmenadresseintr ge Au erdem lassen sich dort bestehende Kontakte und Firmenadressen bearbeiten und neue Kontakte und Firmenadressen anlegen Aufgaben Ein Klick auf das Aufgabensymbol bringt Sie zu den von Ihnen noch zu erledigenden Aufgaben Alle anstehenden Aufgaben werden tabellarisch mit Zeitangaben aufgelistet Neue Eintr ge k nnen schnell hinzugef gt werden Bestehende Aufgaben lassen sich leicht bearbeiten Auch das Delegieren von Aufgaben ist an dieser Stelle nat rlich m glich Projekte Ein Klick auf das Projektsymbol leitet Sie auf dem schnellsten Weg zu einer Liste Ihnen zugeordneter Projekte weiter Tabellarisch k nnen Sie dort schnell auf die Inhalte bereits bestehender Projekte zugreifen Ebenso k nnen Projekte an dieser Stelle nat rlich auch ge ndert werden bzw neu angelegt werden Dokumente Durch einen Klick auf das Dokumentensymbol gelangen Sie in den Dokumentenbereich der Groupware In Form eines einfachen Dateisystem Managers k nnen Sie dort auf alle Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 24 abgelegten Informationen zur ckgreifen Auch das ablegen weiterer Dokumente ist an dieser Stelle nat rlich m
44. r Sie angelegt worden sind werden hier angezeigt 4 2 Aktuell Neuigkeiten in der Groupware ber das Karteikartenregister Aktuell k nnen Sie sich ber Neuigkeiten aller Bereiche informieren die w hrend Ihrer Abwesenheit f r Sie bereitgestellt worden sind Diese Seite dient zur Information wenn Sie einen l ngeren Zeitraum sich in den Groupware Bereich nicht eingeloggt haben Sie k nnen hier den Zeitraum ausw hlen f r den Sie Neuigkeiten abrufen m chten Die Auswahl des Zeitrahmens nehmen Sie ber das Listenfeld Neue Eintr ge vor Dort k nnen Sie zwischen den Einstellungen Eintr ge von gestern Eintr ge der letzten 3 Tage Eintr ge der letzten 5 Tage Eintr ge der letzten 10 Tage Eintr ge der letzten 20 Tage Eintr ge der letzten 30 Tage w hlen Von der bersichtsseite aller Bereiche aus k nnen Sie in einzelne Bereiche verzweigen und sich hier Details anzeigen lassen In der eigentlichen bersichtliste werden Ihnen nun alle neuen Eintr ge des ausgew hlten Zeitraums f r die Bereiche Termine Dokumente Wissen Bookmarks Pinnwand Notizen Adressen Kontakte Aufgaben und Projekte angezeigt Von der Seite Aktuell aus k nnen Sie mit Hilfe der Links in die einzelnen Bereiche verzweigen und sich hier Details anzeigen lassen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 50 Abbildung 4 2 Liste aller neu hinzugekommen Objekte 4 3 Das Handbook Das Handbook beinhaltet Shortcuts auf
45. 210 ein Dateimanager Fenster k nnen Sie jetzt festlegen an welcher Stelle Ihres Systems die Export Datei gespeichert werden soll Bitte beachten Sie dass der Export ganzer Ordner einige Zeit in Anspruch nehmen kann Dies gilt insbesondere bei umfangreichen Ordnern die viele Nachrichten oder Nachrichten mit sehr gro en Anh ngen enthalten Export Ordner erlauben Ihnen Ordner aus Ihrem Webmail Client in andere E Mail Client Programme die das MBox Format unterst tzen zu importieren 14 9 3 Signaturen verwalten Sie k nnen ber Signaturen ihre E Mails automatisch unterzeichnen lassen Das Anlegen L schen und Verwalten von Signaturen erfolgt im Webmail Client unter Optionen Signaturen Wenn Sie eine neue Signatur anlegen m chten m ssen Sie im Feld Name einen Namen f r Ihre neue Signatur festlegen Unter diesem Namen steht Ihnen sp ter dann die Signatur zur Auswahl Unter Beschreibung legen Sie dann den eigentlichen Text der Signatur fest blicherweise werden hier abschlie ende Gru worte sowie Namen angegeben aber auch Zitate und Spr che werden oftmals als Signatur in E Mails angef gt Wenn Sie zufrieden mit Ihrer neuen Signatur sind klicken Sie auf den Knopf Speichern um die Signatur zu sichern M chten Sie eine bestehende Signatur ver ndern so w hlen Sie bitte im oberen Auswahlfeld die zu bearbeitende Signatur aus Beschreibung und Text der ausgew hlten Signatur erscheinen daraufhin in den unteren Feldern
46. 89 Kontakte Abbildung 6 6 Sicherheitsabfrage beim L schen eines Kontakts Wenn Sie sicher sind so best tigen Sie bitte die Frage durch einen Klick auf die Schaltfl che l schen M chten Sie die L schung nicht durchf hren k nnen Sie das Men ber die Schaltfl che Abbrechen verlassen 6 5 Notizen zu einem Kontakt anlegen ndern oder l schen Zu einem Kontakt k nnen Sie ber den Karteikartenreiter Notizen in die Notizverwaltung der Detailansicht verzweigen Sind bereits Notizen vorhanden werden diese Ihnen dort in Form einer tabellarischen Liste angezeigt ber das Anlegen Symbol k nnen Sie eine weitere Notiz hinzuf gen Beachten Sie bitte dass die Notizen einer separaten Rechteverwaltung unterliegen Sie k nnen hier beispielsweise f r eine ffentliche Adresse auch private Notizen hinterlegen die nur f r Sie sichtbar sind Dazu m ssen Sie lediglich den Optionsschalter Privat aktivieren Sollen einer Notiz die gleichen Rechte zugeordnet werden die auch die Adresse besitzt so ist der Optionsschalter wie zugeh rige Objektrechte zu aktivieren Um eine Notiz zu l schen ffnen Sie die Notiz und klicken mit der Maus auf das Symbol Um eine Notiz zu ndern ffnen Sie die Notiz und Klicken mit der Maus das Bearbeiten Symbol Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 90 6 5 1 Notiz Historie In der Detailansicht einer Notiz finden Sie auch das Karteikartenregister Historie Dort wird
47. Abbildung 11 9 Suche nach Bookmark Eintr gen Gerade in gro en Linksammlungen ist ein gesuchtes Element nicht immer direkt auffindbar Die Weboberfl che des Open Xchange Servers stellt Ihnen daher eine einfache M glichkeit zur Verf gung nach einem bestimmten Bookmark zu suchen Klicken Sie dazu auf das Karteikartenregister Suche im Bookmark Modul Im an erster Position aufgef hrten Textfeld haben Sie die M glichkeit den gew nschten Suchtext anzugeben Der Einsatz von Wildcards ist dabei erlaubt Auf Wunsch k nnen Sie im Textfeld dar ber hinaus mehrere Begriffe eingeben In diesem all m ssen Sie ber die drei darunter aufgef hrten Optionsfelder bestimmen wie die entsprechenden Begriffe bei der Suche zu ber cksichtigen sind Die folgenden drei verschiedenen Optionen stehen Ihnen dabei zur Auswahl zur Verf gung Alle Begriffe m ssen enthalten sein UND Verkn pfung Ein Begriff muss enthalten sein ODER Verkn pfung Nach kompletten String suchen exakte Angabe ohne Wildcards Weitergehend m ssen Sie festlegen an welcher Stelle nach der angegebenen Zeichenfolge bzw den Begriffen gesucht werden soll ber das Listenfeld im Attribut k nnen Sie dabei festlegen ob lediglich der Titel oder die Beschreibung der Bookmarkeintr ge oder beide Attribute bei der Suche ber cksichtigt werden sollen Optional k nnen sie die Suche durch Auswahl passender Kategorien eine alternative Suchauswahl treffen Haben Sie sowohl
48. Bild image jpeg JPEG Bild image png PNG Bild audio midi Midi Musikst ck audio mpeg3 MP3 Musikdatei video mpeg MPEG Video Tabelle 1 MIME Typen 9 3 Dokumente lesen bzw herunterladen Bitte suchen Sie in der Verzeichnisstruktur das entsprechende Dokument Sie haben nun zwei M glichkeiten Wenn Sie auf das Dokumentensymbol klicken so wird das Dokument in einem Fenster Ihres Browsers angezeigt soweit ihm der entsprechende Dateityp bekannt ist Klicken Sie stattdessen den eigentlichen Titel des Dokuments an so gelangen Sie in die Detailansicht des Dokuments wo Sie die zus tzlich zum Dokument abgespeicherten Informationen wie die zugeh rigen Dateirechte und Dateieigenschaften einsehen k nnen Innerhalb der Dateieigenschaften finden Sie auch einen Link auf die Datei Klicken Sie diesen Link an werden Sie von Ihrem Browser gefragt wo und unter welchem Namen Sie die Datei auf ihrem lokalen System speichern m chten Bleibt man mit dem Mauszeiger ber dem Namen des Dokuments im Verzeichnisbaum stehen so ffnet sich ein Tool Tip in dem der Ersteller die Dateigr e und die Version angezeigt werden Hinweis Dokumenteninhalt Beachten Sie dass Sie an dieser Stelle nicht den Dateinhalt ndern k nnen Eine inhaltliche nderung erreichen Sie wenn Sie die betreffende Datei herunterladen modifizieren und Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 128 wieder auf den Server hochladen Sie erstellen so eine ne
49. Das L schen eines Wissenseintrags ist nur m glich wenn Sie f r diesen Eintrag das L schrecht besitzen 10 9 Ordner und Wissenseintr ge verschieben 10 9 1 Ordner und Wissenseintr ge zum Verschieben kennzeichnen Quellen definieren Sie gelangen in den Verschiebe Modus indem Sie auf die Schaltfl che Verschieben in der Verzeichnis bersicht klicken Abbildung 10 7 Auswahl der Quell Ordner und Wissenseintr ge die in einen anderen Ordner verschoben werden sollen Sie sehen hier wie auf der Dokumenten Hauptseite eine Verzeichnisstruktur in der Sie Wissenseintr ge und Ordner w hlen k nnen die verschoben werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 145 Wissenseintr ge sollen Statt Optionsschaltfl chen die nur eine Auswahl zulassen haben Sie hier Checkboxen die eine Mehrfachauswahl zulassen Sie k nnen wahlweise einzelne Wissenseintr ge oder ganze Ordner zum Verschieben markieren Wenn Sie einen Ordner samt Unterverzeichnissen und Dokumenten verschieben M chten so markieren Sie bitte nur diesen einen Ordner Die kompletten Inhalte dieses markierten Ordners werden dann automatisch mit bernommen Auch beim Verschieben von Ordnern und Dokumenten greift nat rlich die Rechteverwaltung Ausgew hlt werden k nnen nur Ordner f r die Sie eine Zugriffsberechtigung besitzen Diese k nnen ber wei gehaltene Checkboxen angew hlt werden Ordner und Wissenseintr ge auf die Sie keinen Zugriff haben k nnen nicht a
50. Groupware Zugriff Bei freigegebenen Ordnern entsprechen die Objekt Rechte den f r den Ordner hinterlegten Rechten N heres hierzu erfahren Sie im Kapitel 15 Ordnerverwaltung Lese und Schreibrechte vergeben Eine manuelle Konfiguration der Lese und Schreibrechte ist bei Erstellung einer Aufgabe nicht zu beachten Eine neu angelegte Aufgabe besitzt dieselben Berechtigungen wie der Ordner in dem sie gespeichert wurde Eine ausf hrliche Er rterung dieser Thematik finden Sie im Kapitel Ordnerverwaltung 7 3 4 Serie Handelt es sich um eine periodisch wiederkehrende Serien Aufgabe so kann dies unter dem Karteikartenreiter Serie eingestellt werden Dort haben Sie mehrere M glichkeiten den Wiederholungszeitraum einer Aufgabe anzugeben Keine Serie Ist dieser Wiederholungszeitraum angegeben so wird nur eine einzelne Aufgabe ohne Wiederholung angelegt Dies ist die Standardeinstellung f r Aufgaben Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 100 T glich Ist dieser Wiederholungszeitraum angew hlt wird die Aufgabe periodisch nach den angegebenen Tagen wiederholt Soll die Aufgabenserie nach dem Anlegen sp ter noch einmal bearbeitet werden beachten Sie bitte dass diese Option nachtr glich nicht mehr ver ndert werden kann Ein Wechsel auf w chentlich oder monatlich ist nicht m glich W chentlich Bei einem w chentlichen Wiederholungszeitraum k nnen Aufgaben angegeben werden die sich in w chentlichen Abst nde
51. Ihnen angezeigt von welchem Anwender die Notiz urspr nglich erstellt wurde und an welchem Datum er angelegt wurde Zus tzlich wird dar ber an dieser Stelle festgehalten an welchem Datum die letzte Ver nderung an der Notiz vorgenommen wurde und von welchem Anwender sie durchgef hrt wurde Abbildung 6 7 Anlegen einer privaten Notiz zu einer Adresse Abbildung 6 8 Historie zu einer Kontakt Notiz OX5 Benutzerhandbuch v1 32 91 Kontakte 6 6 Einen Kontakt mit anderen Objekten verkn pfen Sie haben die M glichkeit zu jedem Kontakt beliebig viele Verkn pfungen anzulegen Sie k nnen Kontakte mit weiteren Kontakten Aufgaben Projekten Terminen Dokumenten Wissenseintr gen Bookmarks und Foren verkn pfen Vorhandene Verkn pfungen zu einem Kontakt k nnen Sie sich in der Detailansicht eines Kontakts ansehen indem Sie dort in das Karteikartenregister Verkn pfungen wechseln Abbildung 6 9 Anzeige bestehender Verkn pfungen zu einem Adresseintrag 6 7 Kontakt Anh nge Kontakte k nnen nicht nur mit Dokumenten verkn pft werden Sie haben auch die M glichkeit direkt Dateien als Anh nge an einen Kontakt anzuf gen Dazu klicken Sie in der Detailansicht einfach auf das Karteikartenregister Anh nge und w hlen ber Browse die Datei welche Sie an den Kontakt Eintrag anh ngen m chten Der MIME Type wird nun automatisch ermittelt und Sie m ssen nur noch die Schaltfl che Anh ngen bet tigen um den Anhang z
52. Ihrem Unternehmen zum Erfolg zu f hren Der Schl ssel zum erfolgreichen Einsatz einer Groupware L sung liegt darin dass wirklich allen Benutzer im Unternehmen die Funktionen zur Verf gung stehen die Sie darin unterst tzen ihre Arbeit effizienter zu erledigen 2 2 1 Funktionsumfang Der Open Xchange Server setzt das erfolgreiche Konzept leistungsf higer Mail und Groupware Server fort und bietet zudem zus tzliche Funktionalit ten in Form einer leistungsf higen Groupware L sung Die Benutzer k nnen von den gebotenen Funktionalit ten des Open Xchange Server uneingeschr nkt auf Basis eines leistungsf higen Web Front Ends Gebrauch machen was nicht nur allen Anwendern eine konforme und einheitliche Schnittstelle auf Clientseite garantiert sondern auch Sie als Administrator von etwaigen Installations und Wartungsma nahmen auf den Clients entbindet Auf Server Seite steht Ihnen mit Open Xchange Server und einem Linux Enterprise Server eine sichere und leistungsf hige Plattform zur Verf gung Der Open Xchange Server bietet eine Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 12 einzigartige Kombination aus einem leistungsf higen aber mit Hilfe der beigef gten Werkzeuge bersichtlich zu konfigurierenden E Mail Servers sowie einer Groupware L sung zur F rderung effizienter Gruppenarbeit in allen Belangen und Anforderungen moderner Unternehmenskommunikation 2 2 2 Module Der Open Xchange Server konzentriert sich auf solch
53. Interface abwickeln k nnen Haben Sie das Symbol angew hlt ffnet sich automatisch ein neues Browser Fenster in dem Sie die eigentliche E Mail Weboberfl che vorfinden ber diese haben Sie die M glichkeit E Mails zu lesen neue E Mails zu verfassen oder einfach nur die Verwaltung des bereits vorhandenen E Mail Bestands vorzunehmen Folgende im Laufe dieses Kapitels n her beschriebenen Sichten und Funktionen stehen f r das E Mail Web Mail Modul zur Verf gung Anmelden und Abmelden bersicht ber die Oberfl che und Navigation innerhalb des Webmail Moduls Lesen und Bearbeiten von E Mail Nachrichten Verfassen neuer Nachrichten Beantworten von E Mails Weiterleiten von E Mails Verschieben von E Mail Nachrichten L schen von E Mails Einsatz des Adressbuchs Konfiguration der pers nlichen Einstellungen Grundlegende Konfigurationseinstellungen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 177 E Mails 14 1 Anmelden und Abmelden Eine zus tzliche Anmeldung am Webmail Client ist nicht erforderlich da das E Mail Programm integraler Bestandteil der Intranet Oberfl che des Open Xchange Server 5 ist ber den die f r den Mail Server ben tigten Anmelde Formalit ten automatisch erfolgen M chten Sie das Webmail Modul beenden klicken Sie im Frame oben links einfach auf den Men Eintrag Schlie en Es erscheint eine kurze Systemmeldung dass Sie vom System abgemeldet wurden Nach etwa drei Sekunden wird das Browser Fenster automatisch geschlos
54. L schen Bitte beachten Sie dass es normalerweise nicht sinnvoll ist einen der f nf Standardordner Spam Trash Sent Inbox und Draft zu l schen Ordner umbenennen Analog zum L schen eines Ordners k nnen Sie einen existierenden E Mail Ordner auch umbenennen ber das Listenfeld w hlen Sie zun chst wieder den zu bearbeitenden Ordner aus Den neuen Namen des Ordners tragen Sie im nebenstehenden Textfeld ein Durch Bet tigung der Schaltfl che Umbenennen bernehmen Sie den eingegebenen Namen f r den ausgew hlten Ordner Ordner anlegen Nat rlich erlaubt das Web Mail Front Eend auch das Anlegen neuer weiterer E Mail Ordner Zus tzliche E Mail Ordner erweisen sich beispielsweise dann als sinnvoll wenn Sie umfangreiche Filteroptionen verwenden mit denen Sie einzelne E Mails automatisch in verschiedene passende Unterordner sortieren Zum Anlegen eines neuen Ordners w hlen Sie zun chst den berordner unter dem der neue Ordner angelegt werden soll Dies erledigen Sie ber das Ordner Listenfeld Danach tragen Sie im Textfeld den Namen des Ordners ein den Sie erzeugen m chten und bet tigen dann die Schaltfl che Anlegen Ordner exportieren Der Webmail Client erlaubt Ihnen das Exportieren ganzer Mail Ordner im MBox Format W hlen Sie dazu unter Ordner exportieren den gew nschten Ordner ber das Listenfeld aus und bet tigen Sie die Schaltfl che Exportieren ber Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc
55. Listenfeld einsehen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 33 Grundlagen Abbildung 3 5 Anlegen einer Vorlage f r Lese und Schreib Berechtigungen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 34 Abbildung 3 6 Lese und Schreib Berechtigungen 3 4 Notizen Zu fast allen Objekten lassen sich Notizen hinterlegen Dabei k nnen Sie selbst entscheiden ob die Notizen nur f r Sie zug nglich sein sollen oder f r die Gruppe die das Recht hat das Objekt zu sehen 3 4 1 Notizen zu einem Objekt anschauen In der Detailansicht eines Objekts z B einer Adresse l sst sich ber das Karteikartenregister Notizen in das Notizmen verzweigen Sie gelangen in eine bersicht mit einer Liste bereits bestehender Notizen die zu diesem Objekt angelegt wurden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 35 Grundlagen Abbildung 3 7 Notizen Liste 3 4 2 Notizen zu einem Objekt erstellen Aus der Notizliste heraus l sst sich ber das Symbol eine neue Notiz erstellen Jede Notiz besitzt einen Titel und einen Inhalt die Sie nun eingeben k nnen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 36 Abbildung 3 8 Anlegen einer neuen Notiz Sie k nnen f r jede Notiz Zugriffsrechte vergeben Die entsprechenden Einstellungen werden ber den Optionsschalter am oberen Eingabebereich festgelegt mit dem Sie festlegen k nnen welche Anwender auf die neue Notiz Zugriff haben sollen Haben Sie die Option Privat gew hlt haben nur Sie selbst Zug
56. Nachrichten im Vorlagenordner vorhanden Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Vorlagenordners im oberen rechten Frame des Modulfensters angezeigt wird Sent Der Ordner Sent enth lt alle E Mail Nachrichten die Sie ber Ihren Account versendet haben Hinter dem Namen des Ordners werden Ihnen an dieser Stelle zwei Zahlen angezeigt Beispielsweise 14 0 Die erste Zahl gibt an wie viele E Mails in diesem Ordner abgelegt sind Sie entspricht also der Zahl der Nachrichten die Sie bislang versendet haben In diesem Fall sind also 14 Nachrichten im Postausgang abgelegt Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Postausgang Ordners im oberen rechten Frame des Modulfensters angezeigt wird Spam Der E Mail Ordner spam enth lt alle E Mail Nachrichten die Sie ber Ihren Account empfangen haben jedoch vom Mailfilter als spam identifiziert abgefangen und anschlie end automatisch in diesen Ordner verschoben wurden Hinter dem Namen des Ordners werden Ihnen an dieser Stelle zwei Zahlen angezeigt Beispielsweise 14 0 Die erste Zahl entspricht der Zahl an E Mails die zurzeit innerhalb dieses Ordners abgelegt sind Sie entspricht also der Zahl an Nachrichten die bislang als spam ermittelt wurden In diesem Fall sind also 14 Nachrichten im Spam Ordner abgelegt Die zweite Zahl entspricht der Anzahl der noch nicht gelesenen bzw unge ffneten E Mail Nachrichten in diesem
57. OPEN XCHANGE Server 5 Benutzerhandbuch v1 32 Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 2 Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc Dieses Werk ist geistiges Eigentum der Open Xchange Inc Das Werk darf als Ganzes oder auszugsweise kopiert werden vorausgesetzt dass dieser Copyright Vermerk in jeder Kopie enthalten ist Die in diesem Buch enthaltenen Informationen wurden mit gr ter Sorgfalt zu sammengestellt Fehlerhafte Angaben k nnen jedoch nicht vollkommen ausge schlossen werden Die Open Xchange Inc die Autoren und die bersetzer haf ten nicht f r eventuelle Fehler und deren Folgen Die in diesem Buch verwendeten Soft und Hardwarebezeichnungen sind in der Regel auch eingetragene Warenzeichen sie werden ohne Gew hrleistung der freien Verwendbarkeit benutzt Die Open Xchange Inc richtet sich im Wesent lichen nach den Schreibweisen der Hersteller Die Wiedergabe von Waren und Handelsnamen usw in diesem Buch auch ohne besondere Kennzeichnung be rechtigt nicht zu der Annahme dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen und Markenschutz Gesetzgebung als frei zu betrachten sind Bitte senden Sie Verbesserungshinweise zu dieser Dokumentation an documentation open xchange com Autor Michael Mielewczik Redaktion Michael Mielewczik Robert Colombara Layout Robert Colombara OX5 Benutzerhandbuch v1 32 3 Vorwort Inhalt 1 Vorwort
58. Optionsschaltfl che des Ordners in dessen Verzeichnis der neue Ordner angelegt werden soll und klicken Sie anschlie end auf das Symbol Ordner anlegen am rechten oberen Rand der Modulseite Haben Sie keinen Ordner markiert so wird der Ordner auf der Hauptebene angesiedelt Auf der n chsten Seite erscheint nun eine Eingabemaske mit den Fragen zur Rechteverwaltung und der Eingabem glichkeit f r eine Bezeichnung des Ordners Durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern werden die Daten zum neuen Ordner gespeichert Andernfalls k nnen Sie die Seite ber die Knopf Abbrechen wieder verlassen 9 1 3 Ordner ndern Bitte w hlen Sie aus der Verzeichnis bersicht den zu ndernden Ordner aus indem Sie dessen Optionsschaltfl che markieren Anschlie end klicken Sie bitte auf das Symbol ndern am rechten oberen Rand der Seite Es ffnet sich ein nderungsformular in dem Sie die Rechte des Ordners sowie dessen Bezeichnung ndern k nnen Durch Klick auf die Schaltfl che Speichern werden die modifizierten Ordnerdaten gespeichert M chten Sie die nderung OX5 Benutzerhandbuch v1 32 123 Dokumente nicht speichern so k nnen Sie die Seite ber den Knopf Abbrechen wieder verlassen Ordner f r die Sie keine Schreibrechte besitzen k nnen nicht von Ihnen ge ndert werden Versuchen Sie dennoch einen Ordner zu ndern auf den Sie keinen Schreibzugriff haben so generiert das System eine kurze Fehlermeldung und spr
59. Ordner Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Spam Ordners im oberen rechten Frame des Modulfensters angezeigt wird Hinweis Wie wird Spam erkannt Welche Nachrichten als spam identifiziert werden und welche nicht legen Sie ber Ihre pers nlichen Konfigurationseinstellungen f r das Intranetportal fest Dort wird auch festgelegt ob als spam erkannte Nachrichten tats chlich in diesen Ordner abgelegt werden sollen Trash Der Ordner trash entspricht dem Papierkorb Ihres Web Mail Clients Dort werden automatisch alle E Mail Nachrichten abgelegt die Sie zuvor in anderen Ordnern gel scht haben L schen Sie Nachrichten innerhalb dieses Ordners werden die Nachrichten endg ltig gel scht Hinter dem Namen des Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 182 Ordners werden Ihnen an dieser Stelle zwei Zahlen angezeigt Beispielsweise 14 0 Die erste Zahl entspricht der Zahl an E Mails die zurzeit innerhalb dieses Ordners abgelegt sind In diesem Fall sind also 14 Nachrichten im Trash Ordner abgelegt Die zweite Zahl entspricht der Anzahl der noch nicht gelesenen bzw unge ffneten E Mail Nachrichten in diesem Ordner Weitere Ordner Eventuell tauchen in dieser bersicht auch noch weitere zus tzliche Ordner auf Dabei handelt es sich um Ordner die Sie selbst anlegen k nnen beispielsweise um dort Ihre privaten E Mail Nachrichten zu speichern Angelegt werden diese Ordner
60. Ordnerverwaltung 52 53 69 81 Outlook 14 Palm Client 14 PalmTM Client 211 Papierkorb 181 Passwort 22 224 227 PDA 14 Personen 29 Personengruppe 31 Personengruppen 27 28 29 Pers nliche Setup 224 Pflichtfeld 67 85 110 155 156 Pflichtfelder 66 155 156 Pinnwand 13 26 28 48 172 Historie 174 bersicht 173 Pinnwandeintr ge 172 173 174 bearbeiten 174 drucken 174 l schen 175 Pinnwand Modul 13 Pinnwandnnotizen anlegen 24 Pinnwandnotiz 24 Pinnwandnotizen bearbeiten 24 Pinnwandsymbol 24 Pinwand 212 Plain Text 198 Plattform 11 Platzhalter 30 42 80 Pluszeichen 60 Pop up Fenster 85 Pop Up Fenster 68 185 Portalseite13 23 24 46 172 174 225 Aktuell 46
61. Schnellfunktion zum Anlegen neuer Elemente Im untersten Bereich des Handbooks wird Ihnen eine bersicht ber den Inhalt Ihrer Open Xchange Ordner angezeigt Dort k nnen Sie Kontakte Termine und aufgaben noch strukturierter nach eigenen Gesichtspunkten sortieren 4 1 1 bersicht Im Bereich bersicht werden alle aktuellen Informationen angezeigt die Sie betreffen Auf der linken Seite des Bereichs zeigt Ihnen die Portalseite dabei zun chst die heute anstehenden Termine Aufgaben und Projekte an Dem gegen ber finden Sie auf der rechten Seite der Portalseite Informationen ber neu eingegangene E Mail Nachrichten Termine und Aufgaben Das untere Drittel der Portalseite zeigt Ihnen unter Pinnwand eine bersicht ber aktuell wichtige Nachrichten Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 48 4 1 2 Termine Bereich Heute Hier befindet sich eine bersicht ber Ihre heutigen Termine Auf der Terminbeschreibung befindet sich ein Link ber den Sie sich die Details des entsprechenden Termins anzeigen lassen k nnen 4 1 3 Aufgaben Bereich Heute Diese bersicht zeigt alle Aufgaben die derzeit noch nicht erledigt sind Aufgaben die auf Wiedervorlage stehen werden in diesem Bereich bis zum Enddatum t glich angezeigt Zus tzlich werden berf llige Aufgaben rot gekennzeichnet ber den Aufgabentitel k nnen Sie in die Detailansicht verzweigen 4 1 4 Pinnwand Unter dem Punkt Pinnwand werden Zeit bezogen
62. Schreibrechte auf diesen besitzen Ausnahmen hiervon stellen ffentliche und Freigegebene Ordner dar Auf ffentliche Kalender Ordner besitzen alle System Benutzer der Groupware Zugriff Bei freigegebenen Ordnern entsprechen die Objekt Rechte den f r den Ordner hinterlegten Rechten N heres hierzu erfahren Sie im Kapitel 15 Ordnerverwaltung Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 70 Abbildung 5 12 Auswahl weiterer Termin Teilnehmer 5 3 3 Lese und Schreibrechte vergeben Eine manuelle Konfiguration der Lese und Schreibrechte ist bei Erstellung eines Termins nicht zu beachten Ein neu angelegter Termin besitzt dieselben Berechtigungen wie der Ordner in dem er gespeichert wurde Eine ausf hrliche Er rterung dieser Thematik finden Sie in Kapitel 15 5 3 4 Ressourcen zuweisen Zu einem Gruppentermin k nnen Sie neben den Teilnehmern auch Ressourcen einem Termin zuordnen Die Zuteilung erfolgt auch wie schon unter Abschnitt Objektbezogene Rechte definieren beschrieben im Karteikartenregister Teilnehmer Entsprechend der schon vorher durchgef hrten Auswahl von Teilnehmern wird hier jedoch auf Ressourcengruppen bzw einzelnen Ressourcen zugegriffen Dazu w hlen Sie im Listenfeld Datenquelle den Eintrag System Ressourcen aus und markieren die gew nschten Ressourcen Die Handhabung erfolgt analog der Auswahl einzelner Teilnehmer oder Teilnehmer Gruppen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 71 Kalender 5 3 5
63. Sie den im linken rechten Frame des Webinterfaces aufgelisteten Ordner an den Sie verschieben m chten Im sich ffnenden Auswahlmen w hlen Sie jetzt den Eintrag Ausschneiden an Klicken Sie jetzt mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder Unterordner in den Sie den zuvor markierten Ordner verschieben m chten Sobald Sie im aufklappenden Auswahlmen auf den Eintrag Einf gen klicken wird der Ordner an die neue Position verschoben OX5 Benutzerhandbuch v1 32 217 WebDAV Szenario Zugriff auf den Dokumenten Server 16 WebDAV Szenario Zugriff auf den Dokumenten Server 16 1 Direktzugriff auf den Dokumenten Server unter Linux Linux Schritt 1 ffnen Sie den KDE Konqueror ber das Programm Start Men Ihres Linux Desktop Clients Abbildung 16 1 Der KDE Konqueror zum ffnen des Dokumentmoduls Linux Schritt 2 Tragen Sie in der Adresse Zeile bitte folgende Adresse ein http lt ip adresse gt servlet webdav documents Wobei lt ip adresse gt durch die IP Adresse order der URL des Open Xchange Servers ersetzt werden muss Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 218 Linux Schritt 3 Nun m ssen Sie Ihren Benutzernamen sowie Ihr Passwort eingeben Verwenden Sie bitte dieselben Login Daten wie f r die Open Xchange Web Oberfl che Abbildung 16 2 Zugangsdaten f r den Open Xchange Server Linux Schritt 4 Nach erfolgreicher Anmeldung k nnen Sie nun per Browser auf den D
64. Sie einen Ordner l schen m chten so best tigen Sie bitte die Sicherheitsabfrage durch einen Klick auf die Schaltfl che L schen M chten Sie das L schen nicht durchf hren k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Abbildung 9 4 Systemhinweis auf einen Fehler beim L schen des Ordners 9 2 Dokumente auf den Server stellen Hochladen Um ein neues Dokument an der richtigen Stelle in die Verzeichnisstruktur einzuh ngen markieren Sie bitte die Optionsschaltfl che des Ordners zu dem Abbildung 9 5 Dokument hochladen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 125 Dokumente das neue Dokument hinzugef gt werden soll Wird kein Ordner markiert so wird das neue Dokument der Hauptebene zugeordnet Nun wechseln Sie bitte durch einen Klick auf das Symbol am rechten oberen Rand der Seite in den Einf gemodus Es ffnet sich eine neue Seite in der Sie festlegen unter welchem Namen und welcher Beschreibung die Datei zuk nftig auf dem Dokumentenserver zu finden sein soll Zus tzlich k nnen Sie festlegen welche allgemeinen Rechte diese Datei besitzen soll Folgende Anmerkungen sind dabei wichtig 9 2 1 Rechte An dieser Stelle werden die Zugriffsrechte auf dieses Dokument definiert Sie k nnen die Rechte individuell ber die Rechteverwaltung vergeben oder allen Zugriff gew hren Wenn dieses Dokument nur f r Sie einsehbar sein soll w hlen Sie privat Legen Sie ber die Karteikartenregistern Leserecht S
65. Sie k nnen hier beispielsweise f r einen ffentlichen Wissenseintrag auch private Notizen hinterlegen die nur f r Sie sichtbar sind Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 148 Abbildung 10 10 Ergebnisliste der Suche nach Wissenseintr gen 10 11 Notizen zu einem Wissenseintrag anlegen lesen ndern oder l schen Zu Wissenseintr gen k nnen Sie in deren Detailansicht im Karteikartenregister Notizen kurze Bemerkungen und Informationen ablegen Wechseln Sie in dieses Karteikartenregister werden Ihnen in Form einer tabellarischen Liste alle bereits vorhandenen Notizen angezeigt ber das Symbol Neu anlegen k nnen Sie eine weitere Notiz hinzuf gen N heres zum Thema Notizen erfahren Sie im Kapitel Notizen 10 12 Einen Wissenseintrag mit anderen Objekten verkn pfen Sie haben die M glichkeit zu jedem Wissenseintrag beliebig viele Verkn pfungen anzulegen Sie k nnen einen Wissenseintrag mit Kontakten Aufgaben Projekten Terminen Dokumenten weiteren Wissenseintr gen Bookmarks und Foren verkn pfen Die Verkn pfung nehmen Sie ber die Detailansicht eines Wissenseintrags im Karteikartenregister Verkn pfungen vor In Form einer tabellarischen Liste werden Ihnen dort alle f r diesen Eintrag bereits vorhandenen Verkn pfungen angezeigt Eine Verkn pfung zu dem aktuellen Wissenseintrag k nnen Sie nun einfach vornehmen indem Sie die Schaltfl che Verkn pfungsmodus aktivieren bet tigen Anschlie end wechse
66. Team Ansicht Abbildung 5 5 Kalender Team Ansicht Auf dieser Seite sehen Sie die Teamansicht des Kalenders Hier sehen Sie eine bersicht der Termine eines Tages f r alle Benutzer und Ressourcen die im Ergebnisfeld des Suchmen s ausgew hlt wurden Alle Termine werden Ihnen f r jeden Benutzer in einer eigenen Tagesspalte angezeigt Maximal k nnen 3 Benutzer bzw Ressourcen parallel dargestellt werden Haben Sie zuvor ber das Suchfeld mehr als 3 Benutzer oder Ressourcen ausgew hlt so m ssen Sie ber ein spezielles Formular zun chst die Ressourcen und Benutzer aus der Ergebnisliste ausw hlen die in der Teamansicht tats chlich angezeigt werden sollen Zur Auswahl bertragen Sie einfach die gew nschten zuvor aufgel sten Benutzer in die rechte Benutzerspalte Sollen tats chlich mehr als 3 Benutzer oder Ressourcen gleichzeitig angezeigt werden so muss dies vom Administrator in den Konfigurationsdateien der Groupware manuell eingestellt werden Die Anzahl der darstellbaren Spalten kann dort auf bis zu 10 erweitert werden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 60 Abbildung 5 6 Auswahl der Benutzer und Ressourcen f r die Teamansicht Mit den blauen Pfeilen und k nnen sie einen Tag vor und zur ck bl ttern Sie k nnen auch das Datum mit Hilfe der Maske unterhalb der Men leiste auf der rechten Seite einstellen Um einen neuen Termin anzulegen klicken Sie auf das Termin anlegen Symbol Wenn Sie auf eine Tagesze
67. Termine eintragen In der Wochenansicht k nnen Sie durch Klick auf das Anlegen Symbol weitere Termine hinzuf gen Weiter k nnen Sie durch Klicken auf eine der Datumsanzeigen auch direkt einen Termin eintragen der den angeklickten Wochentag als Terminstart voreingestellt 5 1 4 Monatsansicht Darstellung In der Monatsansicht werden die Termine f r den gesamten Monat dargestellt Die Termine werden mit ihrer Startzeit dargestellt sowie einigen Buchstaben der Terminbeschreibung In der Monatsansicht k nnen Sie durch das Anklicken des Symbols weitere Termine hinzuf gen Zudem k nnen Sie durch Klicken auf einen Tag auch direkt einen Termin eintragen der den angeklickten Wochentag als Terminstart voreingestellt hat OX5 Benutzerhandbuch v1 32 57 Kalender Abbildung 5 3 Wochenansicht Kalender Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 58 Abbildung 5 4 Monatsansicht Kalender Monatsansicht Terminliste drucken ber das Drucker Symbol haben Sie die M glichkeit alle in der Monatsansicht angezeigten Termine auszudrucken Dazu wird zun chst eine Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern OX5 Benutzerhandbuch v1 32 59 Kalender
68. Verwendete Sieve Filter Version Received In dieser Zeile finden Sie den Weg auf dem Ihnen die Mail zugestellt wurde blicherweise wird eine erstellte E Mail Nachricht nicht direkt vom Absender zum Empf nger gesendet Vielmehr erfolgt die Weiterleitung ber eine Reihe von Hosts Der Eintrag hat dabei folgenden syntaktischen Aufbau Received from Mail Name des sendenden Hosts Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 194 By Name des empfangenden Hosts With Bezeichnung des verwendeten Protokolls ID Vom empfangenden Host vergebene Identifzierungsnummer For E Mail Adresse des Empf ngers der eine E Mail Nachricht empfangen soll Date Zeitpunkt Datum und Uhrzeit an dem die E Mail von einem Host empfangen wurde Kommt mehr als ein Host zum Einsatz wird f r jeden Host eine zus tzliche Received Zeile angelegt Message ID Unter diesem Eintrag finden Sie eindeutige Identifizierungsnummer des Hosts ber den die E Mail versendet wurde From Dieser Eintrag enth lt die E Mail Adresse des Absenders To Dieser Eintrag enth lt die E Mail Adresse des Empf ngers Reply To Dieser Eintrag enth lt eine E Mail Adresse des Absenders die nicht mit der unter From angegebenen E Mail Adresse des Absenders identisch ist Dieser Eintrag ist immer dann vorhanden wenn der Absender w nscht dass Antworten auf seine E Mail Nachrichten an eine alternative E Mail Adresse gesendet werden CC Diese
69. Web HTML Editor 197 198 201 Webinterface 176 Web Links 150 Webmail 44 176 177 178 abmelden 176 Account Name 180 anmelden 176 Drafts 180 Inbox 180 Konfiguration 176 Nachrichten empfangen 179 Neue Nachricht 179 Optionen 179 Ordner 182 schlie en 179 Sent Mail 181 Spam 181 Suche 179 Trash 181 versenden 44 Webmail Client 177 179 180 183 184 187 195 210 Webmail Interface 185 Webmailoberfl che 179 Webseiten 150 Web Server 13 14 17 Weiterleiten 234 Widervorlagen 10 Wiederholungsintervall 236 Wiederholungstermine 72 Wiederholungszeitraum 71 72 100 Wildcards 18 42 81 197 Wissen 12 24 28 32 137 Wissensbeitr ge 12 Wissensbereich 12 Wissenseintrag 12 Wissenseintr ge 24 26 27 138
70. alle eingerichteten Filterregeln angezeigt M chten Sie eine bereits vorhandene Filterregel l schen so klicken Sie auf das Symbol rechts neben der entsprechenden Regel M chten Sie eine bereits existierende Filterregel bearbeiten so klicken Sie auf das Symbol neben der entsprechenden Regel Der Dialog zum Bearbeiten einer Filterregel entspricht dem Dialog zum Erstellen einer neuen Filterregel allerdings werden Ihnen automatisch alle bereits festgelegten Bedingungen und Aktionen dieser Regel angezeigt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 230 Abbildung 17 5 Anlegen eines Filterskripts Im sich ffnenden Fenster haben Sie nun die M glichkeit eine neue Filterregel festzulegen Gehen Sie dazu wie folgt vor OX5 Benutzerhandbuch v1 32 231 Pers nliches Setup Abbildung 17 6 Filterregeln erstellen Aktion ausf hren wenn Unter Aktion ausf hren wenn legen Sie zun chst fest wann die Filterregel zum Einsatz kommen soll ber das Listenfeld k nnen Sie dabei zwischen zwei verschiedenen M glichkeiten w hlen Die einfachere Option ist die Einstellung irgendeine Bedingung trifft zu Haben Sie diese standardm ig aktivierte Einstellung irgendeine Bedingung zutrifft ausgew hlt so muss lediglich eine der im weiteren Verlauf einstellbaren Bedingungen erf llt sein Alternativ dazu k nnen Sie ber das Listenfeld die Option alle Bedingungen zutreffen ausw hlen In diesem Fall m ssen alle im weiteren Verla
71. auch anderen Mitarbeitern und Kollegen zug nglich zu machen Die Konfiguration dieser Freigabe von Mailordnern erfolgt unter dem Karteikartenregister Mailordner im Setup Bereich ber das Listenfeld Mailodern w hlen Sie zun chst den Ordner aus den Sie freigeben m chten Danach k nnen Sie durch Auswahl des Suchbegriffs einzelne Benutzer oder Gruppen suchen und ausw hlen welchen Sie einen Zugriff auf den ausgew hlten Ordner zuweisen m chten Markieren Sie dazu die entsprechende Gruppe oder den Benutzer mit der Maus so dass dieser blau hinterlegt erscheint ber das nebenstehende Listenfeld k nnen Sie nun festlegen welche Rechte f r den jeweiligen Benutzer oder eine Benutzergruppe gew hrt werden sollen Folgende Rechte stehen Ihnen dabei zur Verf gung Lesen Posten Anh ngen Schreiben Alle Rechte Haben Sie einem anderen Benutzer das gew nschte recht in der Auswahl zugewiesen so m ssen Sie dieses noch speichern Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Zuweisen Alle Benutzer denen Rechte f r den aktiv angezeigten Mailordner zugewiesen sind werden am unteren and der Seite aufgelistet Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 238 Abbildung 17 9 Mail Ordner freigeben 17 7 Spam Standardm ig ist der Mail Server des Open Xchange Server in der Lage eingehende E Mail Nachrichten als Spam Mail zu erkennen Die Effektivit t dieser Erkennung ist von der Konfiguration des Spam Assassins durch den
72. ber diese Liste auch die M glichkeit E Mail Nachrichten zu L schen oder in andere Mail Verzeichnisse zu verschieben Um eine Mail zu L schen aktivieren Sie das der Mail in der bersicht voran stehende Kontrollk stchen und bet tigen die Schaltfl che L schen 14 3 1 Liste Baum Mail bersicht Verwenden Sie dieses Listenfeld um zwischen der herk mmlichen Listen bersicht zu allen Mails innerhalb eines Ordners und einer Baum Ansicht zu wechseln In der Baumansicht erfolgt die Darstellung der Mails in einer Thread Darstellung Dies bedeutet dass alle Mails die zu einer Korrespondenz geh ren als Baum zusammengefasst werden Die Feststellung welche Mails zu einer Korrespondenz zuzurechnen sind wird vom IMAP Server durch eine intelligente Analyse durchgef hrt Bitte beachten Sie dass f r die zeitliche Einordnung jeder Korrespondenz die erste E Mail eines Threads genutzt wird 14 3 2 E Mail ffnen M chten Sie eine E Mail ffnen um Sie zu lesen oder anderweitig weiter zu verwenden so m ssen Sie einfach den entsprechenden Absender oder Betreff Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 186 Eintrag in der Liste anklicken Im unteren Frame des Webmail Clients ffnet sich dann die Detailansicht der entsprechenden E Mail Zus tzlich haben Sie ber diese Liste auch die M glichkeit E Mail Nachrichten zu L schen oder in andere Mail Verzeichnisse zu verschieben kopieren Um eine E Mail Nachricht inner
73. bitte auf das Drucken Symbol 13 2 Eintr ge anlegen und bearbeiten F r die Erstellung eines neuen Eintrages m ssen Sie zuerst eine Beschreibung festlegen M chten Sie dass der neu angelegte Eintrag f r alle zug nglich sein soll so k nnen Sie ber das Auswahlfeld Alle ausw hlen Handelt es sich bei dem Eintrag um eine pers nliche Notiz k nnen Sie ber das Auswahlfeld Privat die Einsicht in diese Notiz auf sich selbst beschr nken M chten Sie dass nur Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 174 bestimmte Personen oder Personengruppen Zugriff auf das Forum haben k nnen Sie das Auswahlfeld Individuell w hlen und dann ber die Reiter Leserecht und Schreibrecht entsprechende Rechte konfigurieren Bei der Erstellung k nnen Sie ber das Auswahlfeld Anzeigen auf Portalseite entscheiden ob der Eintrag auf Ihrer pers nlichen Portalseite angezeigt werden soll oder nicht Weiterhin k nnen Sie ber Startdatum und Enddatum bestimmen wie lange der Eintrag in der Pinnwand erscheinen soll bevor er im Archiv abgelegt werden soll Nach dem Anlegen eines Eintrages gelangen Sie wieder in die tabellarische bersicht aller aktuellen Pinnwandeintr ge Abbildung 13 3 Neuen Eintrag anlegen Sie k nnen auch Pinnwandeintr ge ndern f r die Sie Schreibrecht besitzen Um einen Eintrag zu ndern klicken Sie auf das Symbol am rechten oberen Rand nderungen an einem Eintrag werden in einer Historie dokume
74. common compression format or as a self extracting executable in addition to any applicable serial number s Licensor and Licensee both warrant that their respective email servers can process receive and store files or the type and memory size of the attached file Licensor shall deliver the Licensed Product via email within three 3 days after Licensee provides the email address Licensee shall provide the email address within three 3 days after the Effective Date Licensee shall inform Licensor within ten 10 days after delivery if Licensee is unable to properly extract decompress and install the Licensed Product from the file Licensor shall take steps after such notification to either attempt another email delivery or to provide for physical delivery of the Licensed Product to Licensee 4 Support services and updates a Licensor shall provide Licensee with all corrections revisions patches service packs updates and subsequent releases of the Licensed Product made available by Licensor for the period of one 1 year from date of purchase 5 License fees charges and taxes a Licensee shall pay Licensor s license fees and charges for the Licensed Product in effect at the time of Licensee s acceptance of the Agreement OX5 Benutzerhandbuch v1 32 247 Pers nliches Setup b The license fees and charges taxes and other applicable charges are due and payable within ten 10 days after Licensee s receipt of the applicable invoic
75. die Ordner f r die Sie Zugriffsrecht besitzen Dieses Recht gilt hierarchisch das bedeutet wenn Sie f r einen Ordner keine Berechtigung besitzen so k nnen Sie sich auch nicht dessen Inhalt anzeigen lassen selbst wenn die sich darin befindlichen Dokumente und Unterordner ffentlich sind Sie sehen die f r Sie Zugriffsberechtigten Ordnerinhalte auch nicht als Resultate bei einer Dokumentensuche Hinweis Bitte beachten Sie dass die Ordnerverwaltung des Dokumentenmoduls der Groupware v llig unabh ngig von der allgemeinen Ordnerstruktur in Form ffentlicher freigegebener und privater Ordner ist wie sie f r die Module Termine Kontakte und Aufgaben genutzt werden Die Verzeichnisstruktur im Dokumentenmodul ist folgenderma en aufgebaut OX5 Benutzerhandbuch v1 32 121 Dokumente Um sich einen Ordnerinhalt anzeigen zu lassen klicken Sie bitte mit der Maus auf das Plussymbol vor dem entsprechenden Ordner Das Plussymbol ndert sich nun zum Minussymbol der Ordner wird aufgeklappt und der Inhalt wird angezeigt Ein Schlie en des Ordners erreicht man indem man auf das Minussymbol klickt Befindet sich weder ein Plus noch ein Minussymbol vor dem Ordner so ist dieser leer Neben der strukturierten Ansicht der Dokumenteintr ge k nnen Sie sich alle Dokumenteintr ge auch als Liste gesammelt anzeigen lassen Dazu klicken Sie mit der Maus auf das Karteikartenregister Liste Dort stehen Ihnen dann d
76. eine Kategorie und auch einen Suchbegriff eingegeben so wird bei der Suche nach Bookmarkeintr gen gesucht auf die eine der beiden Auswahloptionen zutrifft Durch Auswahl einer Kategorie wird also keine weitere Beschr nkung des Suchbegriffs vorgenommen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 161 Bookmarks Abbildung 11 10 Ergebnisliste der Bookmarksuche 11 11 Notizen zu einem Bookmark anlegen lesen ndern oder l schen Zu Bookmarks k nnen Sie in deren Detailansicht im Karteikartenregister Notizen kurze Bemerkungen und Informationen ablegen Wechseln Sie in dieses Karteikartenregister werden Ihnen in Form einer tabellarischen Liste alle bereits vorhandenen Notizen angezeigt ber das Symbol Neu anlegen k nnen Sie eine weitere Notiz hinzuf gen 11 12 Bookmarks mit anderen Objekten verkn pfen Sie haben die M glichkeit zu jedem Bookmarkeintrag beliebig viele Verkn pfungen anzulegen Sie k nnen einen Wissenseintrag mit Kontakte Aufgaben Projekten Terminen Dokumenten Wissenseintr gen weiteren Bookmarks und Foren verkn pfen Die Verkn pfung nehmen Sie ber die Detailansicht eines Bookmarkeintrags im Karteikartenregister Verkn pfungen vor In Form einer tabellarischen Liste werden Ihnen dort alle f r diesen Eintrag bereits vorhandenen Verkn pfungen angezeigt Eine Verkn pfung zu dem aktuellen Bookmarkeintrag k nnen Sie nun einfach vornehmen indem Sie die Schaltfl che Verkn pfungsmodus aktivieren bet t
77. einfach die gew nschten Einstellungen vor Haben Sie f r eine Aufgabe Lese und Schreibrecht definiert dann k nnen Sie diese Einstellungen als Vorlage bernehmen Dazu dient auf den Editierseiten der Reiter Vorlagen ber diesen k nnen Sie die get tigten Einstellungen als Vorlage abspeichern Unter Titel geben Sie der Vorlage dazu einfach einen passenden Namen Unter Beschreibung k nnen Sie eine kurze beschreibende Notiz zu der neuen Vorlage eingeben Soll die neue Vorlage f r neue Objekte als Standardvorlage verwendet werden dann aktivieren Sie bitte das Kontrollk stchen Standardvorlage Die neu erstellte Vorlage k nnen Sie Abschlie end durch Klicken auf die Schaltfl che Vorlage Speichern sichern Bereits vorhandene Vorlagen werden Ihnen im Listenfeld am Ende der Seite angezeigt Erstellte Vorlagen werden f r alle Modul Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 28 Bereiche wie Dokumente Wissen Bookmarks Forum und Pinnwand einzeln verwaltet Hinweis Lese und Schreibrechte N here Beschreibungen bez glich der Lese und Schreibrechte finden Sie unter den einzelnen Kapiteln Zum Beispiel bei dem Anlegen eines Objektes gibt es grunds tzliche Voreinstellungen die ein schnelles und einfaches Arbeiten erm glichen 3 3 5 Personengruppen Sie k nnen eine Personengruppe hinzuf gen indem Sie die Gruppe direkt im linken oberen Auswahlfeld anw hlen und dann die Schaltfl che Hinzuf gen dr cken Die ausg
78. fest Sprache Standardm ig wird die Open Xchange Server Groupware Oberfl che mit zwei Sprachversionen installiert Deutsch und Englisch Weitere Sprach Anpassung k nnen je nach Bedarf vom Administrator eingespielt werden Welche Lokalisierung f r die Anzeige der Groupware und Weboberfl che f r Ihren Account genutzt werden soll k nnen Sie ber die hier dargestellten Optionsschaltfl che festlegen 17 2 2 Aufgaben Kalender Optionen Aufgaben auf Startseite anzeigen Standardm ig werden Ihnen auf der Eingangsseite des Groupware Portals alle Aufgaben angezeigt die f r Sie aktuell anstehen bzw Die in K rze anstehen Aktuelle Aufgaben werden jedoch nicht erst am Tag Ihrer F lligkeit sondern bereits einige Tage fr her angezeigt damit sichergestellt ist dass Sie keinen Termin verpassen Standardm ig erfolgt die Anzeige aktueller Aufgaben auf der Portalseite einen Tag vor Ablauf des Enddatums Auf Wunsch k nnen Sie mit dieser Option aber auch daf r sorgen dass die Anzeige bereits einige Tage fr her erfolgt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 226 Termine auf der Startseite anzeigen Analog zu aktuellen Aufgaben werden Ihnen auf der Eingangsseite des Groupware Portals auch in K rze anstehende Termine aufgelistet Standardm ig erfolgt die Darstellung eines Termins auf der Portal Seite bereits einen Tag im Voraus Auf Wunsch k nnen Sie ber diese Option aber auch daf r Sorge trage
79. gelangen Sie in die bersicht aller Filterregeln die im Filterskript bereits hinterlegt wurden Abbildung 17 7 Filterskript bersicht 17 5 Urlaubsnotiz Sind Sie einmal f r l ngere Zeit in Urlaub so kann es Sinn machen Anfragen durch eine automatische E Mail Nachricht zu beantworten in welcher Sie darauf hinweisen dass Sie zurzeit nicht erreichbar sind und wer in dieser Zeit als entsprechende Kontaktperson zur Verf gung steht Wechseln Sie dazu im Setup Bereich in das Karteikartenregister Urlaubsnotiz und f hren Sie dort die Konfiguration einer passenden Urlaubsnotiz durch 17 5 1 Abw Notiz aktiv Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen so wird die automatische Versendung von Abwesenheitsnotizen aktiviert Sobald eine Urlaubsnotiz mit aktiviertem Kontrollk stchen gespeichert wird ist die die Automatische Beantwortung von eingehenden E Mail Nachrichten aktiviert M chten Sie allgemein nur eine Urlaubsnotizvorlage speichern die bei Bedarf verwendet werden kann so deaktivieren Sie das Kontrollk stchen vor dem Speichern 17 5 2 Betreff Tragen Sie in dieses Feld die Betreffzeile ein welche f r die Automatisch zu versendenden Urlaubsnotizen genutzt werden soll Optional k nnen Sie das Feld Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 236 freilassen In diesem Fall wird der originale Betreff einer eingehenden E Mail Nachricht f r die automatisch generierte Urlaubsnotiz genutzt 17 5 3 Text In da
80. glich Wissen Ein Klick auf das Wissenssymbol leitet Sie in den Bereich in dem Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern eigene Beitr ge verf gbar machen bzw vom Wissen anderer profitieren Die Verzeichnisstruktur hilft Ihnen dabei die Wissenseintr ge zu ordnen und zu katalogisieren Lesezeichen Ein Klick auf das Lesezeichensymbol zeigt Ihnen das zentrale Lesezeichenverzeichnis an hnlich wie die vom Browser bekannte Favoriten Liste sind hier in hierarchischer Struktur organisierte Links zu finden mit denen Sie schnell auf dort gespeichert Intranet und Internet Seiten zu verschiedenen Themen zugreifen k nnen Gegen ber der Favoritenliste eines Browsers hat die Funktion der Groupware jedoch den Vorteil dass wichtige Verlinkung f r alle oder einen Teil der Benutzer auf einmal eingef gt werden k nnen Auch die M glichkeit selbst neue Verlinkungen einzuf gen oder bestehende Eintr ge zu modifizieren ist an dieser Stelle nat rlich gegeben Forum ber das Forensymbol haben Sie Zugriff auf das Forum des Open Xchange Servers Im Modul Forum k nnen Sie und Ihre Kolleginnen und Mitarbeitern Diskussionen im Intranet f hren Jede Diskussion wird in Diskussionsstr nge Threads eingeteilt Durch diese Str nge ist es sehr einfach Diskussionen zu folgen Damit wichtige Antworten zeitnah wahrgenommen werden kann man Antworten auf Beitr ge oder sogar ganze Foren per E Mail abonnieren Dank der Rechteverwaltung kann man e
81. globalen Suche ber den Handbook Frame k nnen Sie eine Detailsuche starten oder nach Anfangsbuchstaben suchen Globale Suche Die globale Suche befindet sich im rechten bzw linken Handbook Frame In der globalen Suche k nnen Sie einen Suchbegriff eingeben Wird im Listenfeld Kontakte ausgew hlt so erfolgt die Suche direkt in Ihren Adressbuch Eintr gen Die Abfrage bezieht sich auf Namen von Kontakten Auch hier k nnen Platzhalter eingesetzt werden Die Gro und Kleinschreibung wird ignoriert Suche nach Anfangsbuchstaben Im Bereich Kontakte k nnen Sie oben auf der Seite nach Anfangsbuchstaben des Kontaktnamens suchen Zus tzlich haben Sie hier die M glichkeit sich ber den Link Alle eine komplette Liste der Kontakteintr ge anzeigen zu lassen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 81 Kontakte Detailsuche Kontakte Die Detailsuche nach einer Kontakt Adresse finden Sie im Bereich Kontakte unter dem Karteikartenregister Kontakt Suche Dort k nnen Sie nach verschiedenen beschreibenden Feld Eintr gen suchen die in einem Kontakteintrag abgelegt sein k nnen Dazu z hlt beispielsweise der Name der zugeordneten Firma Name des Kontaktes die Position und Abteilung der Geburtstag des Kontaktes oder die Adresse an dem der Kontakt zu finden ist Strasse Ort und Land oder eine allgemeine E Mail Adresse Auch nach Postleitzahlenbereichen Telefon oder anderen Eintr gen kann so detailliert gesucht werden Der Einsatz vo
82. hen die bersichtlichkeit und erm glichen ein optimiertes Arbeiten Zum Beispiel l sst sich ein Termin mit verschiedenen Dokumenten verkn pfen Auf diese Weise hat der Anwender beim Anzeigen des Termins direkt den berblick welche Dokumente mit diesem Termin in Zusammenhang stehen Es besteht auch die M glichkeit einen Termin mit dem Projekt zu verkn pfen so dass auch die zeitliche Terminplanung f r einzelne Projekte leicht berblickt werden kann Das System l sst beliebige Verkn pfungen zu Zum Beispiel Adressen mit Terminen Adressen mit Projekten Projekten mit Dokumenten etc Dabei gibt es nicht nur die M glichkeit ein Objekt mit einem anderen zu verkn pfen 1 1 Verkn pfung sondern auch die Variante ein Objekt direkt mit mehreren anderen Objekten zu verkn pfen 1 n Verkn pfung Grundlegend sind alle Verkn pfungen bidirektional Dies bedeutet dass die miteinander verkn pften Objekte jeweils ber das zugeh rige Objekt also von beiden Seiten aus direkt aufgerufen werden k nnen 3 5 1 Verkn pfung erstellen Jedes Objekt l sst sich mit einem oder mehreren anderen Objekten verkn pfen Um eine Verkn pfung zwischen zwei einzelnen Objekten herzustellen gehen Sie wie folgt vor ffnen Sie zun chst eines der beiden Objekte zwischen denen die Verkn pfung erfolgen soll in der Detailansicht und wechseln Sie dort in den Karteikartenregister Verkn pfungen In Form einer tabellarischen bersicht werden Ihnen dort
83. ist ein Pflichtfeld Damit das Lesezeichen neu angelegt werden kann oder damit Sie Ihre nderungen speichern k nnen m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein 11 6 4 Beschreibung Geben Sie hier eine Beschreibung f r das Lesezeichen ein Beschreibung ist ein Pflichtfeld Damit das Lesezeichen neu angelegt werden kann oder damit Sie Ihre nderungen speichern k nnen m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein Hinweis Pflichtfelder Es m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein damit Sie einen anderen Reiter ausw hlen k nnen 11 7 Bookmark ndern Abbildung 11 6 ndern eines Bookmarks Wenn Sie einen Bookmark Eintrag bearbeiten wollen markieren Sie den Eintrag in der Verzeichnis bersicht indem Sie auf die Optionsschaltfl che vor der Bezeichnung klicken Anschlie end klicken Sie auf das ndern Symbol Sie haben nun die M glichkeit sowohl die Rechte als auch die Inhalte des OX5 Benutzerhandbuch v1 32 157 Bookmarks Bookmark Links zu ndern Genauere Informationen ber die Bedeutung der einzelnen Felder k nnen Sie dem Abschnitt Bookmark neu hinzuf gen entnehmen Um die nderungen abzuspeichern best tigen Sie bitte das Formular durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern M chten Sie die nderungen nicht abspeichern k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen 11 8 Bookmark l schen Um einen Bookmarkeintrag zu l schen m ssen Sie auch hier wieder dessen Optionsschaltfl c
84. k nnen Sie beispielsweise direkt passende berschriften oder Adressen in Ihrer E Mail einf gen Schriftart ber dieses Listenfeld ist es m glich die Schriftart innerhalb einer HTML E Mail manuell festzulegen Voreingestellt bietet Ihnen der Web HTML Editor die Wahl zwischen den Schriftarten Arial Courier New Times New Roman und Verdana Schriftgr e Die Schriftgr e eines Nachrichtenabschnitts k nnen Sie ber das dritte Listenfeld des HTML Editors definieren f r jede der installierten Schriftarten stehen Ihnen dabei Schriftgr en zwischen 1 und 7 zur Verf gung Nur Text Text und HTML Nur HTML Mit Hilfe dieses Listenfelds bestimmen Sie ob Sie eine Text oder HTML E Mail verfassen m chten Optional kann eine E Mail Nachricht auch eine formatierte HTML Nachricht sowie eine Plain Text Version gleichzeitig beinhalten Fett Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che fett formatieren Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt Strong gt und lt Strong gt OX5 Benutzerhandbuch v1 32 199 E Mails Kursiv Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che kursiv formatieren Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt EM gt und lt EM gt Unterstrichen Einzelne Textabschnitte Ihrer E Mail Nachricht lassen sich mit Hilfe dieser Schaltfl che unterstreichen Dazu verwendet der Web Mail
85. lt Ansonsten erweisen sich die st ndigen Pop Up Fenster schnell als sehr nervend Im Gegensatz dazu ist die Anzeige des blinkenden E Mail Symbols dezent und eignet sich auch bei Benutzern die t glich gro e Mengen von E Mails empfangen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 227 Pers nliches Setup Abbildung 17 2 Groupware Optionen 17 3 Passwort Auch wenn es sich beim Open Xchange Server um eine u erst sichere Kommunikationsplattform handelt kein Sicherheitssystem bietet absoluten Schutz Dies gilt insbesondere da es sich bei der Groupware Web Oberfl che nicht um ein abgeschottetes System handelt sondern dieses auch von externen Systemen aus genutzt werden kann Aus eigenem Schutz sollten Sie Ihr Passwort von Zeit zu Zeit am besten alle vier Wochen ndern Im Setup k nnen Sie dies unter dem Karteikartenregister Passwort erledigen Unter Bisheriges Passwort tragen Sie zun chst Ihr altes Passwort ein Danach suchen Sie sich ein neues Passwort aus und tragen dieses zwei Mal in die beiden untenstehenden Textfelder ein Als Verschl sselungsmechanismus haben Sie die Wahl zwischen SHA und MD5 Sorgen Sie daf r dass Sie keine leicht zu erratenden Passw rter verwenden Geburtstage Namen oder Filmtitel sind v llig ungeeignet Das ideale Passwort enth lt Sonderzeichen ist mindestens 8 Zeichen lang und kann von Personen die Sie kennen nicht durch Social Engineering ermittelt werden Verwenden Sie also keine Geburtsdaten Namen o
86. mehrere M glichkeiten Termine einzutragen Die erste M glichkeit besteht im Anklicken des Anlegen Symbols Die zweite M glichkeit erreichen Sie durch Klicken auf eine der dargestellten Uhrzeiten am linken Rand Wenn Sie diese M glichkeit nutzen so wird die Anfangszeit des Termins automatisch auf die angeklickte Zeit voreingestellt 5 1 3 Wochenansicht Darstellung In der Wochenansicht werden die Termine f r den Verlauf einer Woche dargestellt Die Darstellung jedes einzelnen Tages entspricht der Tagesansicht Jeder Eintrag beginnt mit der Angabe der Start und Endzeit und zeigt die Terminbeschreibung Ist die Beschreibung zu lang um komplett angezeigt zu werden wird die Anzeige abgeschnitten und mit drei Punkten am Ende kenntlich gemacht Der Typ des Termins wird nicht dargestellt Serientermine werden aber durch das Symbol gekennzeichnet Abbildung 5 2 Tagesansicht Kalender Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 56 Wochenansicht Terminliste drucken ber das Drucker Symbol haben Sie die M glichkeit alle in der Wochenansicht angezeigten Termine auszudrucken Dazu wird zun chst eine Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern
87. noch einmal bearbeitet werden so beachten Sie bitte dass diese Option nachtr glich nicht mehr ver ndert werden kann Ein Wechsel auf T glich oder monatlich ist nicht m glich Monatlich Findet dieser Termin periodisch nach einer bestimmten Anzahl von Monaten an einem bestimmten Tag statt dann w hlen sie diese Option aus Tragen Sie in das linke Textfeld den Tag des Monats ein an dem der Termin stattfindet und in das rechte wie viele Monate zwischen einem Termin und dem n chsten der Serie verstreichen sollen Soll die Terminserie nach dem Anlegen sp ter noch einmal bearbeitet werden so beachten Sie bitte dass diese Option nachtr glich nicht mehr ver ndert werden kann Ein Wechsel auf T glich oder w chentlich ist nicht m glich J hrlich Auch j hrlich wiederkehrende Termine k nnen Sie in der Serienkonfiguration bestimmen Legen Sie hierzu einfach das Datum des wiederkehrenden Termins unter J hrlich fest Die Serie endet am Haben Sie sich f r einen Wiederholungszeitraum entschieden so k nnen Sie unter diesem Punkt angeben bis zu welchem Datum die Wiederholungstermine eingetragen werden sollen Sie k nnen das Datum direkt eingeben Eingabe als Tag Monat Jahr oder aber mit dem Symbol ber den integrierten Kalender das Datum per Mausklick anw hlen Eingegebene Serientermine werden beim Speichern nicht automatisch auf berschneidungen zu anderen Terminen ber das Konfliktmanagement gepr ft Sp tere ne
88. so k nnen Sie einfach die Schaltfl che Abbrechen bet tigen Alle nderungen die Sie gemacht haben gehen dann verloren Abbildung 5 18 Konfliktmanagement beim Anlegen von Terminen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 78 6 Kontakte ber die Kontaktverwaltung lassen sich Kontakte mit den zugeh rigen Firmenadressen verwalten Sie k nnen ber unterschiedliche Suchkriterien nach einem Kontakt oder einer Firmenadresse suchen und beliebig viele Notizen und Verkn pfungen anlegen Folgende Funktionen stehen f r das Kontakte Modul zur Verf gung Kontakt suchen Kontakt neu anlegen Kontakt ndern Kontakt l schen Kontakte exportieren Notizen zu einem Kontakt Kontakte mit anderen Objekten verkn pfen 6 1 Kontakte Sobald Sie das Kontakt Modul ffnen wird Ihnen in Form einer Liste eine bersicht ber alle Kontakte angezeigt auf die Sie Zugriff haben ber das Listenfeld im oberen Modulbereich haben Sie die M glichkeit sich Kontaktdaten verschiedener Kategorien anzeigen zu lassen Folgende Kategorien stehen im Web Front End von Open Xchange zur Verf gung Standard Die bliche Eingangsseite mit alten Kontaktdaten aus dem privaten und globalen Adressbuch auf die Sie Zugriff haben Als Tabellenspalten werden die Felder Name Firma Tel gesch ftlich Tel Handy und E Mail aufgef hrt Firma In dieser Kontaktliste wird Ihn eine Tabelle mit allen Firmenadressen auf die Sie Zugriff haben angezeigt
89. unverzichtbaren Merkmalen des Open Xchange Server So ist es m glich das Layout des Webinterfaces an das Corporate Identity Ihres Unternehmens anzupassen 2 5 Jetzt kann s losgehen ber das Leistungsverm gen des Open Xchange Server haben Sie sich vor dem Kauf informiert Sollte auch bei Ihnen in erste Linie die Funktionalit t des E Mail Servers im Vordergrund der Entscheidung gestanden haben Ihre Mailverwaltung k nftig mit Hilfe des Open Xchange Server abzuwickeln hoffen wir Sie mit dieser Einleitung auch von den Funktionalit ten einer leistungsf higen Groupware berzeugen zu k nnen Auf den folgenden Seiten finden Sie eine ausf hrliche Dokumentation s mtlicher Funktionen des Open Xchange Server Jetzt liegt es an Ihnen auch die Einf hrung des Groupware Konzeptes in Ihrem Unternehmen zu einem vollen Erfolg zu f hren Beginnen sie dabei mit der Schulung einzelner Mitarbeitergruppen und gestalten Sie die Einf hrung des Produktes schrittweise Die sich erwartungsgem einstellende Begeisterung Ihrer Mitarbeiter garantiert dann automatisch die weitere Motivation auch der brigen Kollegen und die Umstellung auf Ihr neues Intranetkonzept auf Basis des Open Xchange Server wird ein Selbstl ufer Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 22 3 Grundlagen In diesem Kapitel wird das Login Logout erkl rt sowie spezielle Eigenschaften wie die Rechteverwaltung Notizen und Verkn pfungen zu einem Objekt und die gl
90. 12 Gruppenmitglied 11 Gruppentermin 66 69 70 Gruppentermine 53 Gruppenverkn pfungen 38 Handbook 47 50 51 Handbook Frame 53 80 Hauptnavigationsleiste 26 Header 192 193 Hierarchie 11 Hierarchien 11 Historie 63 104 149 174 HTML Editor 198 IMAP 14 17 IMAP Clients 17 IMAP Server 185 Inbox 180 INBOX 187 Ineffizienz 10 Informationen 9 12 Informationsfluss 8 Informationspool 10 Informationsstrukturen 10 Infrastruktur 14 Inline HTML 207 Internet Explorer 54 58 198 Internet Explorer 6 16 Internet Explorer TM 121 Internet ExplorerTM79 83 152 201 Interoperabilit t 9 IP Adresse 217 223 IP Nummer 187 ISpell 201 Ist gleich 232 233 Ist ungleich 232 233 Java
91. 32 93 Aufgaben 7 1 Aufgaben bersicht Abbildung 7 1 Auflistung aller Ihrer Aufgaben Aus der bersicht der Aufgaben heraus sind Sichten auf verschiedene Aufgabentypen m glich Grunds tzlich werden hier Aufgaben angezeigt die Ihnen zugeordnet sind Wie viele Aufgaben dabei auf einer Seite angezeigt werden legen Sie ber das Pull down Men am rechten oberen Modulrand fest Sollen lediglich allgemeine Aufgaben Projektaufgaben oder delegierte Aufgaben angezeigt werden m ssen Sie ber die beiden Listenfelder am oberen Bildrand zwischen den gew nschten Sichten wechseln Allen Listen sind die gleichen Navigationsmerkmale gemein 7 1 1 Liste aller Aufgaben Auf dieser Seite sehen Sie eine bersicht ber alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben Es werden alle noch nicht archivierten Aufgaben angezeigt ber das zweite Listenfeld k nnen Sie zwischen verschiedenen eingrenzenden Sichten innerhalb der Ansicht aller Aufgaben w hlen Einfache Liste Aktive Aufgaben N chsten 7 Tage berf llige Aufgaben Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 94 bertragene Aufgaben Erledigte Aufgaben 7 1 2 Projekt Aufgaben Die Projektaufgaben sind im Gegensatz zu den allgemeinen Aufgaben einem Projekt fest zugeordnet Sie werden ausschlie lich im Aufgabenmodul angelegt erscheinen aber auch unter dem zugeordneten Projekt in der Projekt bersicht Ansonsten ist diese Seite in ihrer Funktionsweise identisch mit der Seite in der
92. 49 Aufgaben 48 Termine 48 bersicht 47 Portalsymbol 23 Postausgang 181 184 Postausgang Ordner 181 Posteingangsordner 238 PostgresSQL 17 Postprozessors 228 privat 155 Privat 89 Private Folders 212 private Notizen 13 Privater Termin 66 Privatsph re 11 Produktivit t 10 Profil Konfiguration 60 Programm Kategorien 26 Projekt 9 10 12 Archiv 105 Projekt bezogene Aufgaben 12 Projektabl ufen 10 Projektarchiv 114 Projektaufgaben 92 93 94 96 98 105 116 Projektbeginn 110 Projekte 12 23 105 106 212 ndern 23 105 113 Anh nge 118 anlegen 23 105 109 Archive 107 Aufwand 112 Beschreibung 111 Detailansicht 107 existierende 23 Historie
93. 5 Anh nge 104 anlegen 92 Ansicht 94 anstehende 23 Betreff 96 Delegieren 23 delegierte 93 Detailansicht 98 erledigte 94 existierende 23 Historie 104 Kategorie 97 lesen 92 l schen 92 Notizen 103 Priorit t 97 Serie 99 100 Status 97 Teilnehmer 99 Teilnehmer benachrichtigen 97 berf llige 93 bertragene 94 ungebundene 94 Verkn pfungen 92 103 W hrung 98 weiterleiten 92 103 Aufgabenansicht 95 anlegen 95 hinzuf gen 95 Aufgabendaten 95 Aufgabenserien 12 Aufgabensymbol 23 Aufgabentypen 92 Aufgabenverwaltung 12 Aufz hlungszeichen 200 BCC
94. 6 Minikalender ber einen kleinen Kalender kann ein Datum schnell mit wenigen Mausklicks ausgew hlt werden 3 3 Rechteverwaltung Im Groupware Bereich des Open Xchange Server 5 gibt es mehrere Aspekte der Rechteverwaltung Zum Einen k nnen vom Administrator f r jeden Bereich Zugriffsrechte f r einzelne Benutzer festgelegt werden zum Anderen kann f r jedes Objekt eines Bereichs ein individuelles Lese und Schreibrecht f r bestimmte Anwender erteilt werden Hierbei existiert eine Hierarchie Wenn ein Benutzer keine Rechte in einem Bereich besitzt hat er automatisch auch keine M glichkeit auf Objekte in diesem Bereich zuzugreifen 3 3 1 Rechte f r einen Bereich Einzelbereichsrecht Der Administrator des Intranets kann f r jeden User ein eigenes Profil hinterlegen in dem gespeichert wird f r welche Bereiche er grunds tzlich autorisiert ist Wenn Sie f r einen Bereich kein Recht erhalten haben so erscheint das entsprechende Symbol f r den Benutzer nicht in der Hauptnavigationsleiste Wenn Sie die Berechtigung f r einen Bereich ben tigen k nnen Sie sich jederzeit von dem Administrator hierf r frei schalten lassen Hinweis nderung des Einzelbereich Rechts Neu erteilte Rechte werden erst nach erneuter Anmeldung mit Ihrem Login in der Groupware wirksam 3 3 2 Objekt bezogene Rechte definieren Bei Neuanlage oder ndern eines Objekts in den Bereichen Lesezeichen Wissenseintr ge Dokumenten Pinnwand
95. 8 Warranty a Licensor warrants that for one year from the date of purchase of the Licensed Product i Under normal Use and service the media on which the Licensed Software is delivered shall be free from defects in material and workmanship and ii The Licensed Product will meet Licensor s published specifications for the Licensed Software that were current at time of purchase b If the Licensed Product fails to meet the media warranty of Paragraph 9 a 1 and Licensee gives Licensor written notice thereof during the applicable warranty period Licensor shall replace such media If the Licensed Product fails to meet the warranty of Paragraph 9 a 2 and Licensee gives Licensor written notice thereof during the applicable warranty period Licensor s sole obligation shall be to provide technical services via email or phone or through Remote Access to attempt to correct the failure provided that Licensee gives Licensor detailed information regarding the failure and Licensor is able to duplicate or view the same Licensee acknowledges that the Licensed Product is complex may not be error free and that all errors if any may not be correctable or avoidable c EXCEPT AND TO THE EXTENT EXPRESSLY PROVIDED IN PARAGRAPH 8 AND IN LIEU OF ALL OTHER WARRANTIES THERE ARE NO WARRANTIES EXPRESS OR IMPLIED INCLUDING BUT NOT LIMITED TO ANY WARRANTIES OF MERCHANTABILITY INFORMATIONAL CONTENT FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE OR SYSTEM INTEGRATION OR NON
96. Als Tabellenspalten werden zu jedem Eintrag die Felder Firma Tel Firma Strasse Postleitzahl Stadt und E Mail aufgef hrt Kommunikation In dieser Kontaktliste werden Ihnen alle Ihre Kontakte tabellarisch mit den wichtigsten Kommunikationsdaten angezeigt Als Tabellenspalten werden dabei OX5 Benutzerhandbuch v1 32 79 Kontakte die Felder Name Tel gesch ftlich Tel privat Tel Handy Tel gesch ftlich Fax und E Mail aufgelistet Privat In dieser Ansicht wird Ihnen eine Kontaktliste mit allen Ihren privaten Kontaktadressen angezeigt Als Tabellenspalten werden die Felder Name Geburtstag Stadt Privat Tel Privat Tel Handy und E Mail auflistet Kategorien In dieser Ansicht werden Ihnen alle Kontakte angezeigt f r die eine Kategorie hinterlegt wurde ber das Feld Kategorie kann ein Kontakt beispielsweise als Privat Kunde oder gesch ftlich definiert werden Als Felder werden Ihnen in dieser tabellarischen Sicht die Spalten Name Firma und Kategorie angezeigt Geburtstag In dieser Ansicht werden Ihnen alle Kontakte zusammen mit dem eingetragenen Geburtsdatum aufgelistet Haben Sie eine Kontaktsuche durchgef hrt dann finden Sie an dieser Stelle die Ergebnisliste der Suchanfrage Sie k nnen die Sortierung der Tabelle ndern indem Sie auf einen der Pfeile nach unten f r eine absteigende Sortierung nach oben f r eine aufsteigende neben einer Spalten berschrift klicken Um anzugeben wie viele Su
97. Angaben zu speichern klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern Um sie zu verwerfen klicken Sie bitte auf die Schaltfl che Abbrechen Zu jedem Projekt k nnen Sie im Modul Aufgaben beliebig viele Projektaufgaben anlegen oder auch nachtr glich zuordnen 8 4 4 Meilensteine anlegen und ndern Unter dem Karteikartenregister Meilensteine Finden Sie eine Auflistung von wichtigen Stationen eines Projekts Durch Meilensteine k nnen Sie leicht einen berblick dar ber behalten wie Ihr Projekt fortschreitet Auf dieser Seite sehen Sie eine bersicht aller Meilensteine dieses Projekts Im oberen Fensterbereich k nnen dem Projekt neue Meilensteine hinzuf gen Vergeben Sie daf r f r den neuen Meilenstein ein gew nschtes Datum einen Titel und eine aussagekr ftige Beschreibung 8 5 Projekt ndern Um ein Projekt zu ndern gehen Sie in die Detailansicht der Aufgabe die bearbeitet werden soll Dort k nnen Sie ber das ndern Symbol in den nderungsmodus wechseln Sie haben nun die M glichkeit sowohl den beauftragten Personenkreis als auch die Details zu einem Projekt zu ndern Sie k nnen beispielsweise den Status des Projekts h her setzen bzw fertig melden Fertige Projekte k nnen Sie ins Archiv weiterleiten indem Sie den Wert Status von Fertig auf Archiv umsetzen Dies ist allerdings nur m glich wenn Sie auch das Schreibrecht f r dieses Projekt besitzen Ansonsten k nnen den Projektstatus lediglich auf Fert
98. Betreffzeile und das Empfangs bzw Versanddatum angezeigt Wei unterlegt wird der eigentliche Inhalt der Mail angezeigt Noch weiter unten finden Sie einen Bereich Anhang Hier werden in tabellarischer Form alle einer E Mail Nachricht beigef gten Dateien Attachments aufgef hrt Dateianh nge werden durch das Attachment Symbol gekennzeichnet Handelt es dabei um ein Ihrem Browser bekanntes Dateiformat so k nnen Sie sich den Inhalt eines Attachments direkt innerhalb der Mail anzeigen lassen indem Sie auf das rechts neben dem Dateianhang stehende Pluszeichen klicken Ist versehentlich ein falscher Content Type f r den Anhang hinterlegt so dass der Anhang nicht korrekt angezeigt werden kann so haben Sie ber das nebenstehende Listenfeld die M glichkeit diesen zu korrigieren und auf einen passenden Wert festzulegen Um den innerhalb der E Mail angezeigten Datei Anhang Sp ter wieder auszublenden klicken Sie einfach auf das Minussymbol ffnen und Speichern von Dateianh ngen Klicken Sie dort auf das Symbol so k nnen Sie den Dateianhang direkt auf Ihrer Festplatte speichern Dazu klicken Sie im aufklappenden Kontextmen einfach auf die Schaltfl che Speichern und w hlen anschlie end im Explorerfenster einen passenden Verzeichnis und Dateinamen um die Datei abzuspeichern Soll der Anhang nicht gespeichert sondern direkt betrachtet werden so klicken Sie statt auf das Diskettensymbol auf den Namen des Dokuments In einem neuen Browse
99. Da dieser Standard sehr flexibel ist hat er sich auch in anderen Bereichen des Internets durchgesetzt So erkennt beispielsweise Ihr Browser anhand des MIME Typs wie er mit einer Datei die er anzeigen soll verfahren soll So werden Textdokumente blicherweise in Ihrem Browser angezeigt Musikdokumente versucht er abzuspielen Damit die Dateien die Sie ins Archiv gestellt haben bei einem Download auch richtig von Ihrem Browser behandelt werden sollten Sie den MIME Typ Ihrer Datei angeben Wenn Sie eine Datei hochladen versucht das System den MIME Typ selbst zu bestimmen und OX5 Benutzerhandbuch v1 32 127 Dokumente tr gt das Ergebnis in dieses Textfeld ein Sie haben immer die M glichkeit den MIME Typ zu berschreiben um das System ggf zu korrigieren Es folgt eine Tabelle von MIME Typen die aber keinerlei Anspruch auf Vollst ndigkeit erhebt Manche Dateitypen haben auch mehrere MIME Typen Eine Datei des MIME Typs application octet stream wird von den meisten Browsern zum Download angeboten Wenn Sie sich nicht sicher sind welchen MIME Typ Sie angeben sollen und mit dem Vorschlag des Systems nicht zufrieden sind tragen Sie diesen MIME Typ ein MIME Typ Beschreibung application octet stream Generischer Datenstrom text plain ASCII Text text html HTML Dokument application msword Word Dokument application pdf PDF Dokument application rtf RTF Dokument application zip Zip Archiv image bmp Bitmap
100. Das Open Xchange Server Portal 46 4 1 Die Portalseite 46 4 2 Aktuell Neuigkeiten in der Groupware 49 4 3 Das Handbook 50 5 Kalender 53 5 1 Kalendergrundlagen 53 5 2 Terminansicht 61 5 3 Termin anlegen 66 6 Kontakte 78 6 1 Kontakte 78 6 2 Kontakt neu anlegen 83 6 3 Kontakt ndern 88 6 4 Kontakt l schen 88 6 5 Notizen zu einem Kontakt anlegen ndern oder l schen 89 6 6 Einen Kontakt mit and
101. Die genaue Anzahl Datens tze pro Seite ist mit 10 voreingestellt In jedem Suchmodul l sst sich dieser Wert ver ndern auf 5 10 15 oder 20 Datens tze 3 6 3 Suchergebnisse sortieren Liefert eine Suchanfrage sehr viele Ergebnisse dann kann es sinnvoll sein die Ergebnisliste in Bezug auf eine bestimmte Spalte zu sortieren Hierzu dienen die Symbolschalter und in der Titelzeile jeder Spalte Der Symbolschalter sorgt daf r dass der Ergebniseintr ge an Hand der ausgew hlten Spalte alphabetisch aufsteigen also von A nach Z sortiert werden Der Symbolschalter sorgt f r eine alphabetisch absteigende Sortierung an Hand der ausgew hlten Spalte also von Z nach A Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 44 3 7 E Mails aus der Groupware versenden 3 7 1 E Mail Container Sie haben die M glichkeit E Mails aus dem E Mail Container an mehrere Personen gleichzeitig zu senden Wenn Sie den Link einer E Mail Adresse im Bereich Kontakte Firmenadressen angeklickt haben so erscheint nicht wie gewohnt Ihr lokaler E Mail Client sondern ein Fenster mit mehreren Auswahl M glichkeiten In diesem einfachen Kontextmen haben Sie nun die M glichkeit schnell weitere E Mail Adressen hinzuf gen zu k nnen Hierzu m ssen Sie einfach die Schaltfl che Weitere Adressen hinzuf gen anw hlen Weitere E Mail Adressen die Sie nun auf aus dem Bereich Ansprechpartner anw hlen werden der E Mail Liste automatisch hinzugef gt Durch Be
102. Endet am Tragen Sie hier die Termindaten ein Sie k nnen dazu das Datum direkt eingeben oder durch Klick auf das Kalendersymbol ein Datum aus einem integrierten Kalender ausw hlen Um im Kalender einen Termin auszuw hlen k nnen Sie einfach auf den gew nschten Tag klicken Der Kalender wird dann geschlossen und der gew hlte Tag automatisch in das Feld eingetragen Innerhalb des Kalenders k nnen Sie mit und zwischen den dargestellten Monaten wechseln Mit dem Pull down Men k nnen Sie eine Uhrzeit f r Ihren Termin ausw hlen Wenn es sich bei dem Termin um einen ganzt gigen Termin handelt markieren Sie die entsprechende Checkbox Bei ganzt gigen Terminen werden die Uhrzeiten ignoriert Der Ganzt gige Termin wird f r alle Tage angelegt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 68 beginnend mit dem Starttermin und endend mit Enddatum Eingegebene Termine werden beim Speichern automatisch auf berschneidungen zu anderen Terminen und Ressourcen ber das Konfliktmanagement gepr ft f r Ganzt gige Termine wird keine Konfliktbehandlung ausgef hrt Zeigen als Geben Sie hier die Art des Termins ein als der er angezeigt werden soll w hlen Sie die Art des Termins aus dem Pull down Men aus Je nach Art des Termins wird dieser in der Tagesansicht anders farblich markiert M gliche Einstellungen sind Gebucht Vorl ufig Nicht im Hause und Urlaub Kategorien ber Kategorien k nnen Sie Termine in verschiedene
103. HTML Editor die Kommandos lt U gt und lt U gt Linksb ndig Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che Linksb ndig angeordnet werden Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt P align left gt und lt P gt Zentriert Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zentriert angeordnet werden Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt P align center gt und lt P gt Rechtsb ndig Einzelne Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che Rechtsb ndig angeordnet werden Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt P align right gt und lt P gt Nummerierung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zeilenweise als Aufz hlung nummeriert werden Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt OL gt und lt OL gt um den zu formatierenden Abschnitt einzugrenzen Jeder als Nummerierung zu wertende Textabschnitt wird Zus tzlich in die Kommandos lt LI gt und lt LI gt eingef gt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 200 Aufz hlung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che zeilenweise Aufz hlungszeichen versehen werden Dazu verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt UL gt und lt UL gt um den zu formatierenden Abschnitt einzugrenzen Jeder als Nummerierung zu wertende Textabschnitt wird Zus tzlich in die Kommandos lt LI gt und lt LI gt eingef gt Einzug verkl
104. Hier k nnen Sie nun nderungen vornehmen Wenn Sie alle durchgef hrt haben k nnen Sie ber den Knopf ndern diese Einstellungen speichern Um eine Signatur zu L schen w hlen Sie bitte die entsprechende Signatur im oberen Auswahlfeld aus Nachdem Beschreibung und Text der Signatur erscheinen k nnen Sie durch Klicken auf das Feld L schen die Signatur L schen Um die Signatur auszuw hlen die standardm ig an Ihre E Mails angeh ngt werden soll k nnen Sie im oberen Auswahlfeld die gew nschte Signatur ausw hlen Durch Anwahl der Schaltfl che bernehmen wird die Signatur als Standard eingestellt M chten Sie dass keine Signatur eingestellt wird w hlen Sie bitte den Eintrag KEINE SIGNATUR EINF GEN aus 14 9 4 Synchronisation oder Replikation mit Outlook und Palm Wichtige Informationen die im Groupware Bereich des Open Xchange Server abgelegt sind Kalenderdaten Kontakte und Aufgaben lassen sich mit Microsoft Outlook oder dem Palm Client synchronisieren bzw replizieren Dabei wird ein Mapping der Daten vorgenommen so dass die unterschiedlichen Konzepte vor allem die unterschiedlichen Rechtesysteme sinnvoll ber cksichtigt werden Dies erm glicht dass Sie nach einer Synchronisation oder Replikation der Open Xchange Server Daten mit Microsoft Outlook oder Palm auch offline ber die OX5 Benutzerhandbuch v1 32 211 E Mails jeweiligen Clients arbeiten k nnen Das Anlegen ndern und L schen von Da
105. INFRINGEMENT OR THIRD PARTY RIGHTS RELATING TO THE LICENSED PRODUCT Some jurisdictions do not permit the exclusion of implied warranties or limitations on applicable statutory rights of the consumer and as such some portion of the above limitation may not apply to Licensee In such jurisdictions Licensor s liability is limited to the greatest extent permitted by law d Licensee shall be solely responsible for the selection use efficiency and suitability of the Licensed Product and Licensor shall have no liability therefore e The warranty provisions of this Paragraph 8 do not apply if the Licensed Product has been subject to modification by a party other than Licensor or in a manner not in accordance with Licensor s instruction has not been installed operated repaired or maintained in accordance with instructions supplied by Licensor is subject to accident or abuse or is used in ultra hazardous activities 9 Negation of proprietary rights indemnity a THERE IS NO WARRANTY AGAINST INTERFERENCE WITH LICENSEE S QUIET ENJOYMENT OF THE LICENSED PRODUCT OR AGAINST INFRINGEMENT AND LICENSOR HAS NO LIABILITY TO LICENSEE FOR THE INFRINGEMENT OF PROPRIETARY RIGHTS BY THE LICENSED PRODUCT OR ANY PORTION THEREOF 10 Limitation of liability a IN NO EVENT SHALL LICENSOR BE LIABLE TO LICENSEE FOR ANY INDIRECT SPECIAL INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES OF ANY KIND REGARDLESS OF THE FORM OF THE ACTION ARISING OUT OF OR RELATED TO THIS LICE
106. Kategorien einsortieren um so einen besseren berblick zu behalten Die zur Verf gung stehenden Kategorien k nnen ber ein Pop Up Fenster ausgew hlt werden Standardm ig stehen die folgenden Kategorien zur Auswahl Bemerkungen Im Bemerkungsfeld k nnen Sie zus tzlich Informationen unterbringen Erinnerung per Mail Ob und wann Sie ber einen Termin per E Mail benachrichtigt werden wollen k nnen Sie hier eintragen Jeder Teilnehmer eines Termins kann pers nlich einstellen zu welchem Zeitpunkt er an diesen Termin erinnert werden will daf r muss er in die Detailansicht des Termins in dieser Option den Zeitraum ausw hlen und danach die Schaltfl che Speichern anklicken Teilnehmer benachrichtigen Wenn Sie diese Checkbox ausw hlen werden alle Teilnehmer dieses Termins von der nderung oder ihrem neuen Termin per E Mail in Kenntnis gesetzt Wenn Sie wichtige Termindaten ndern sollten Sie diese Benachrichtigung aktivieren OX5 Benutzerhandbuch v1 32 69 Kalender Abbildung 5 11 Erstellen eines neuen Termins 5 3 2 Teilnehmer ausw hlen Handelt es sich bei dem Termin um einen Gruppentermin so k nnen Sie weitere Teilnehmer und Teilnehmergruppen dem Termin hinzuf gen Die Zuteilung der Teilnehmer zu einem Termin erfolgt entsprechend der Zuteilung von Objektrechten wie schon unter Abschnitt Objektbezogene Rechte definieren beschrieben Grunds tzlich gilt dass alle Teilnehmer eines Termins Lese und
107. Klicken auf das Auswahlk stchen vor den Forennamen k nnen Sie alle Foren selektieren die Sie nicht mehr lesen wollen Haben Sie ihre Auswahl getroffen k nnen Sie durch Anw hlen des Abbestellen Knopfes Ihre Abonnements beenden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 172 13 Pinnwand Im Modul Pinnwand k nnen Sie und Ihre Mitarbeiter wie auf einer richtigen Pinnwand einzelne Informationen anbringen Hier wird nicht unterschieden ob es sich um eine Suche Gefunden Anzeige handelt um eine kurze Mitteilung an alle Mitarbeiter oder um eine pers nliche Erinnerung handelt Pinnwandeintr ge k nnen auch auf der pers nlichen Portalseite abgelegt werden Abbildung 13 1 Die wichtigsten Eintr ge direkt im Portal OX5 Benutzerhandbuch v1 32 173 Pinnwand 13 1 Pinnwand bersicht Die Pinnwand zeigt in der gewohnten tabellarischen bersicht alle zurzeit aktiven Pinnwandeintr ge Die Darstellung enth lt neben dem Betreff auch den Ersteller des Eintrags sowie die Zeitspanne f r die der Pinnwandeintrag noch aktiv ist Abbildung 13 2 Alle Eintr ge auf einen Blick Die einzelnen Eintr ge k nnen Sie durch ein Anklicken des Symbols links vom Titel eines Eintrags in der Detailansicht ffnen Wenn Sie einen neuen Eintrag anlegen wollen klicken Sie bitte auf das Anlegen Symbol ltere Eintr ge bleiben im Archiv st ndig einsehbar M chten Sie die angezeigt Liste von Pinwand Eintr gen drucken dann klicken Sie
108. L sung auf Web Basis mit bew hrten E Mail Servern die ihrerseits auf einer stabilen Linux Enterprise Plattform aufsetzt Sie haben sich damit f r eine der umfassendsten L sungen dieser Kategorie auf Basis von in gro en Teilen freier Software entschieden 2 1 1 Pflegen von Kundenbeziehungen In den meisten Unternehmen ist erkannt worden dass die Kundenbeziehung eine besondere Rolle f r den Unternehmenserfolg spielt Kein Kunde mag es verschiedenen Mitarbeitern sein Anliegen noch einmal zu schildern oder die Antwort zu h ren mein Kollege ist nicht da und ich wei leider auch nicht wann er wiederkommt Die Geschwindigkeit der nderungen an den M rkten fordert heute eine schnelle und flexible Unternehmensstruktur um dem Wettbewerbsdruck widerstehen zu k nnen Die flacher werdenden Strukturen Team und Projektarbeit verlangen einen Mehraufwand an Kommunikation und Abstimmung der Beteiligten Die optimale Firmenorganisation in Bezug auf Kommunikation und Informationsfluss spielt f r das unternehmensinterne Geschehen aber auch f r die Zusammenarbeit mit Kunden Lieferanten oder Gesch ftspartnern eine zentrale Rolle Dabei kommt es darauf an Br che in Kommunikationsstrukturen zu vermeiden Informationsl cken zu schlie en und den Informationsfluss zu beschleunigen 2 1 2 Was kann Groupware leisten Mit Groupware L sungen wie dem Open Xchange Server lassen sich die Anforderungen an die Koordination von dezentral arbeiten
109. NSE AGREEMENT OR THE PERFORMANCE OR BREACH THEREOF EVEN IF LICENSOR HAS BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY THEREOF LICENSOR S LIABILITY TO LICENSEE HEREUNDER IF ANY SHALL IN NO EVENT EXCEED THE TOTAL OF THE LICENSE FEES PAID TO LICENSOR HEREUNDER BY LICENSEE IN NO EVENT SHALL LICENSOR BE LIABLE TO LICENSEE FOR ANY DAMAGES RESULTING FROM OR RELATED TO ANY FAILURE OF THE LICENSE PRODUCT INCLUDING BUT NOT LIMITED TO LOST DATA TIME PROFITS DELIVERY DELAY OR LICENSOR S PERFORMANCE OF SERVICES UNDER THIS LICENSE AGREEMENT SOME JURISDICTIONS DO NOT ALLOW THE LIMITATION OF LIABILITY FOR PERSONAL INJURY OR OF INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES SO THIS LIMITATION MAY NOT APPLY TO LICENSEE In such jurisdictions Licensor s liability is limited to the greatest extent permitted by law 11 Termination Cancellation a Licensor may terminate cancel this Agreement if Licensee is in default of any other provision hereof and such default has not been cured within thirty 30 days after Licensor gives Licensee written notice Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 248 b In the event of any termination cancellation Licensor may require as an exclusive remedy that Licensee cease any further use of the Licensed Product or any portion thereof and immediately destroy all copies of the Licensed Product and erase the Licensed Software from any temporary RAM and permanent memory Upon Licensor s request an authorized representative of Licensee sha
110. Schreibrechte 215 Teilnehmer 30 31 verkn pfen 37 Objektbezogene Rechte 27 Objekte 13 22 37 212 Leserechte 214 L schrechte 215 verkn pfen 37 Objektrechte 13 69 Objekt Rechte 69 ffentliche Terminkalender 67 Online Hilfe 30 Opera 16 Operatoren 232 Ordner 12 27 67 69 70 153 158 212 anlegen 137 153 213 Aufgaben 213 bearbeiten 137 153 215 Berechtigungen 214 Freigabe 213 freigegeben 54 freigegebene 27 61 212 freigegebener 69 Kalender 213 l schen 30 123 137 153 154 216 ffentliche 27 54 61 212 216 ffentlicher 69 private 27 54 212 sichtbare 27 ungebundene 213 verschieben 157 216 Zugriffsrecht 151 Ordnerauswahl 32 Ordner Men s 53 Ordnerrechte 12 Ordnerstruktur 12 13
111. Server hierzu eingesetzt werden Aufgrund der Tatsache dass der Open Xchange Server nicht von anderen Produkten abh ngig ist entstehen keine weiteren Kosten 2 3 Einf hrung des Open Xchange Servers Im Folgenden geben wir Ihnen Tipps Anregungen und Beispiele wie Sie die Einf hrung des Open Xchange Server weich flie end und erfolgreich gestalten k nnen Dazu sind nat rlich einige berlegungen und Vorbereitungen hinsichtlich der anzulegenden Benutzer und Gruppen oder einzelner Projekte und Arbeitsgruppen zu treffen Im Wesentlichen geht es dabei um die Frage wie Sie die eigene Unternehmensstruktur in oder auf die einzelnen Funktionsmodule des Open Xchange Server abbilden k nnen Die daraus resultierende Arbeitsweise erfordert m glicherweise ein Umdenken der Anwender und ergibt sich nur teilweise aus der Funktionalit t des Open Xchange Server selbst Auf der anderen Seite l sst Ihnen der Open Xchange Server aber auch den gr tm glichen Spielraum Ihre Unternehmensprozesse selbst zu gestalten und fordert daher auch Ihre eigene Kreativit t hinsichtlich der Definition von Gruppen Projekten Foren oder dem strukturierten Aufbau einer Wissensdatenbank Ein wesentlicher Einfluss auf die aus Ihren Vor berlegungen resultierende Effizienz besteht in der geschickten Vergabe von Benutzerberechtigungen Durch deren Wirksamkeit wird das Vertrauen der Benutzer in den Schutz ihrer Privatsph re angesichts der serverzentral
112. Sie l schen m chten Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf das M lleimer Symbol Zum L schen eines Forums ben tigen Sie nat rlich die entsprechenden Schreibberechtigungen Bevor das Forum endg ltig gel scht wird m ssen Sie Ihre Eingabe noch einmal sicherheitshalber best tigen 12 6 Beitrag l schen Zum L schen eines Beitrags innerhalb eines Forums wechseln Sie in die Detailansicht des Beitrags den sie l schen M chten Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf das M lleimer Symbol Zum L schen eines Beitrags ben tigen Sie nat rlich die entsprechenden Schreibberechtigungen Bevor der Beitrag endg ltig gel scht wird m ssen Sie Ihre Eingabe noch einmal sicherheitshalber best tigen 12 7 Beitrag ndern Auch bereits erstellte Foren Beitr ge k nnen nachtr glich noch bearbeitet und ver ndert werden Zum ndern eines Beitrags innerhalb eines Forums wechseln Sie in die Detailansicht des Beitrags den sie bearbeiten M chten Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Bearbeiten Symbol Zum Bearbeiten eines Beitrags ben tigen Sie nat rlich die entsprechenden Schreibberechtigungen 12 8 Beitr ge suchen Gerade in gro en Foren Archiven ist ein gesuchter Beitrag nicht immer direkt auffindbar Die Web Oberfl che des Open Xchange Servers stellt Ihnen eine einfache M glichkeit zur Verf gung um nach einem bestimmten Forenbeitr gen zu suchen Klicken Sie dazu auf das Karteikartenregister
113. Terminserie anlegen Handelt es sich um einen Serientermin so kann dies unter dem Karteikartenreiter Terminserie eingestellt werden Abbildung 5 13 Terminserie neu anlegen Dort haben Sie mehrere M glichkeiten den Wiederholungszeitraum eines Termins anzugeben Keine Serie Ist dieser Wiederholungszeitraum angegeben so wird nur ein einzelner Termin ohne Wiederholung angelegt Dies ist die Standardeinstellung f r Termine T glich Ist dieser Wiederholungszeitraum angew hlt wird der Termin periodisch nach den angegebenen Tagen wiederholt Soll die Terminserie nach dem Anlegen sp ter noch einmal bearbeitet werden beachten Sie bitte dass diese Option nachtr glich nicht mehr ver ndert werden kann Ein Wechsel auf w chentlich oder monatlich ist nicht m glich Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 72 w chentlich Bei einem w chentlichen Wiederholungszeitraum k nnen Termine angegeben werden die sich in w chentlichen Abst nden wiederholen sollen Wird zum Beispiel ein Wiederholungszeitraum von 3Wochen angegeben so wird der Termin alle 21 Tage eingetragen zus tzlich haben Sie hier die M glichkeit festzulegen an welchen Wochentagen der Termin wiederholt werden soll Hierzu m ssen Sie einfach die entsprechenden Kontrollk stchen Mo Di Mi Do Fr Sa und So anklicken je nachdem an welchen Wochentagen der Termin wiederholt werden soll Soll die Terminserie nach dem Anlegen sp ter
114. Titel oder die Beschreibung der Dokumente oder beide Attribute bei der Suche ber cksichtigt werden sollen Das durchsuchen der hinterlegten Dokumentinhalte selbst ist nicht m glich Optional k nnen sie die Suche durch Auswahl passender Kategorien eine alternative Suchauswahl treffen Haben Sie sowohl eine Kategorie und auch einen Suchbegriff eingegeben so wird bei der Suche nach Dokumenten gesucht auf die eine der beiden Auswahloptionen zutrifft Durch Auswahl einer Kategorie wird also keine weitere Beschr nkung des Suchbegriffs vorgenommen Abbildung 9 12 Ergebnisliste der Dokumentensuche 9 11 Notizen zu einem Dokument anlegen lesen ndern oder l schen Zu Dokumenten k nnen Sie in deren Detailansicht im Karteikartenregister Notizen kurze Bemerkungen und Informationen ablegen Wechseln Sie in dieses Karteikartenregister dann werden Ihnen in Form einer tabellarischen Liste alle bereits vorhandenen Notizen angezeigt ber das Symbol k nnen Sie eine weitere Notiz hinzuf gen N heres zum Thema Notizen erfahren Sie im Kapitel Notizen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 135 Dokumente Hinweis Beachten Sie dass die Notizen einer separaten Rechte verwaltung unterliegen Sie k nnen hier beispielsweise f r ein ffentliches Dokument auch private Notizen hinterlegen die nur f r Sie sichtbar sind 9 12 Ein Dokument mit anderen Objekten verkn pfen Sie haben die M glichkeit zu jedem Dokument beliebig viele Verkn pfungen
115. Welche W hrungen hierbei zur Verf gung stehen h ngt davon ab welche W hrung vom Systemadministrator in der Serverkonfiguration eingerichtet worden sind Fehlt Ihnen hier eine W hrung die Sie ben tigen so kontaktieren Sie bitte Ihren Systemadministrator Die f r das Projekt ausgew hlte W hrung wird auch automatisch als Standardeinstellung f r die Aufgaben verwendet die dem Projekt Sp ter zugeordnet werden Geplanter Aufwand Geben Sie hier die veranschlagten Kosten in der W hrung die Sie zuvor ausgew hlt haben und die veranschlagte Dauer des Projekts in Stunden oder Arbeitstagen an Um die Einheit umzustellen verwenden Sie bitte das Pull down Menu rechts vom Texteingabefeld 8 4 3 Team Die Zuteilung der Teilnehmer zu einem Projekt erfolgt unter dem Karteikartenregister Team Grunds tzlich gilt dass alle Teilnehmer eines Projekts Lese und Schreibrechte auf diesen besitzen soweit es sich bei den Teammitgliedern um Systembenutzer handelt Die Auswahl der Teammitglieder erfolgt wahlweise durch Hinzuf gen einzelner Personen oder Gruppen ber die beiden auf dieser Seite angezeigten Spalten Suchen Sie dazu ber die Suchfunktion die gew nschten Personen oder Gruppen aus und markieren Sie in den Suchergebnissen die gew nschten Teammitglieder Klicken Sie anschlie end auf die Schaltfl che Hinzuf gen Je nachdem ob Sie einzelne Personen oder eine ganze Gruppe ausw hlen m chten m ssen Sie die linke oder rec
116. age erhalten dann m ssen Sie diese Option aktivieren Sobald Sie eine Nachricht ffnen welche eine derartige Anfrage enth lt erscheint ein zus tzliches Pop Up Fenster ber das Sie die Best tigung auch direkt versenden k nnen Vorschau Sie m ssen diese Option aktivieren wenn Ihnen in der Mail bersicht im unteren Rahmen automatisch eine Vorschau der aktiven Nachricht angezeigt werden soll Typischerweise ist dies die allgemein gebr uchliche Standardeinstellung OX5 Benutzerhandbuch v1 32 209 E Mails 14 9 2 Standardverzeichnisse ausw hlen Wenn Sie in den pers nlichen Einstellungen auf den Bereich Ordner klicken k nnen Sie ausw hlen in welchem Verzeichnis Ihre gesendeten und gel schten E Mails abgelegt werden siehe Abbildung 14 16 auf der n chsten Seite Standardm ig sind f r gesendete E Mails der Mailordner INBOX sent und f r gel schte Nachrichten der Ordner INBOX trash vorgesehen Wenn Sie nderungen vorgenommen haben best tigen Sie diese bitte durch Anwahl des Feldes bernehmen Des Weiteren haben Sie die M glichkeit einzelne Mail Ordner zu abonnieren Nat rlich ist es auch m glich einzelne Ordner anzulegen umzubenennen und zu l schen Ordner L schen Um einen existierenden Mail Ordner zu l schen gehen Sie wie folgt vor Als erstes w hlen Sie unter Ordner anlegen umbenennen l schen den zu entfernenden Ordner im Listenfeld aus Anschlie end bet tigen Sie die Schaltfl che
117. ail Adressen zu Gruppen zusammenfassen k nnen Wie Sie Verteilerlisten erstellen finden Sie im Abschnitt Verteiler verwalten auf Bereits existierende Verteilerlisten k nnen Sie an dieser Stelle ber das Adressbuch ausw hlen Die von Ihnen erstellte E Mail Nachricht wird dann automatisch an alle in der entsprechenden Verteilerliste eingetragenen Teilnehmer weitergeleitet 14 6 13 Anhang importieren An eine von Ihnen erstellte E Mail Adresse k nnen Sie beliebig viele Dateien Anh ngen Um eine einzelne Datei an Ihre E Mail anzuh ngen klicken Sie einfach auf die Schaltfl che Durchsuchen und w hlen ber den Dateimanager die Datei aus die Sie an Ihre Nachricht Anh ngen m chten Haben Sie dies getan bernehmen Sie die Datei mit Hilfe der Schaltfl che einf gen Sollen weitere Dateien eingef gt werden wiederholen Sie dies einfach f r jede weitere anzuf gende Datei Handelt es sich bei den anzuh ngenden Dateien um sehr gro e Datenmengen kann es empfehlenswert sein die Dateien vorher mit einem Packprogramm wie gzip zu komprimieren berschreitet die Gr e der angef gten Dateien einen bestimmten Umfang dann kann dies dazu f hren dass dem Empf nger die Nachricht nicht mehr zugestellt werden kann da dessen Postfach eine bestimmte Gr e nicht berschreiten darf oder weil auf seinem Mailserver eine Begrenzung der Dateigr e f r zu empfangende E Mails eingestellt ist Abseits davon kann sich der Einsatz eines Archivprogra
118. ails k nnen Sie zu einer anzulegenden Aufgabe weitere Detailinformationen eingeben Folgende zus tzlichen Felder stehen Ihnen dabei zur Verf gung Zuordnung Hier geben Sie an ob diese Aufgabe eine allgemeine Aufgabe ist oder ob sie zu einem Projekt geh rt Wenn sie zu einem Projekt geh rt w hlen Sie bitte das Projekt in dem Pull down Men aus ansonsten W hlen Sie bitte ungebundene Aufgabe Handelt es sich um eine Projektaufgabe so berpr ft das System ob der Erledigungszeitraum f r die Aufgabe innerhalb des Projektzeitraums liegt W hrung Geben Sie hier die W hrung an die f r die IST und SOLL Kosten verwendet werden soll Welche W hrungen Ihnen hierbei zur Verf gung stehen h ngt von der Liste der W hrungen ab die der Systemadministrator bei der Konfiguration des Open Xchange Servers zur Verf gung gestellt hat Gesamtdauer Geben Sie hier die veranschlagte Dauer der Aufgabe in Stunden oder Arbeitstagen an Um die Einheit umzustellen verwenden Sie bitte das Pull down Men rechts vom Texteingabefeld Hinweis nderung der SOLL Dauer Dieser Wert kann nur von Teilnehmern mit Schreibrecht ver ndert werden IST Dauer Geben Sie hier die tats chliche Dauer der Aufgabe in Stunden oder Arbeitstagen an Die Einheit ist die gleiche wie f r die SOLL Dauer In der bersichtsseite k nnen Sie dann die Differenz zwischen SOLL und IST Dauer sehen und erkennen so auf einen Blick wie gut Sie im Zeitplan
119. aktuelle Informationen angezeigt Um neue Nachrichten auf die Portalseite zu bringen erstellen Sie im Modul Pinnwand einen neuen Eintrag Hinweis Rechte bez glich Pinnwandeintr ge Je nach Festlegung Ihrer Rechte kann es sein dass Sie keine Pinnwandeintr ge auf die Portalseite stellen k nnen Bitte konsultieren Sie hierzu den System Administrator 4 1 5 Projekte auf Wiedervorlage Sie k nnen Projekte mit einem Wiedervorlagedatum versehen Am Stichtag dieses Datums wird das Projekt auf Ihrer Portalseite angezeigt So k nnen Sie sich an wichtige Meilensteine erinnern lassen Die Anzeige der Projekte funktioniert analog zu dem Bereich Aufgaben siehe Kapitel Projekte 4 1 6 E Mail s Sie haben hier die M glichkeit sich neue E Mails direkt auf der Portalseite anzeigen zu lassen Sind neue E Mails vorhanden so sehen Sie an dieser Stelle die Anzahl der neu eingetroffenen und ungelesenen Nachrichten Beispielsweise sehen Sie eine Zeile wie Sie haben 2 neue und 6 ungelesene Nachrichten ber die verlinkte Anzahl Nachrichten k nnen Sie direkt das Webmail Modul aufrufen und Ihre neuen E Mails lesen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 49 Das Open Xchange Server Portal 4 1 7 Neue Termine Alle Termine die neuerdings f r Sie angelegt worden sind werden hier aufgelistet Auch hier haben Sie die M glichkeit ber die Terminbeschreibung in die Detailansicht zu verzweigen 4 1 8 Neue Aufgaben Die Aufgaben die aktuell f
120. alle Aufgaben angezeigt werden ber das zweite Listenfeld k nnen Sie auch in dieser Ansicht eine weitere Eingrenzung vornehmen 7 1 3 Ungebundene Aufgaben Ungebundene Aufgaben sind Aufgaben die keinem Projekt zugeordnet wurden sondern stattdessen allgemeiner gehalten sind Dabei ist es unerheblich wer dem Benutzer diese Aufgabe zugeteilt hat Ansonsten ist diese Seite identisch mit der Liste aller Aufgaben ber das zweite Listenfeld k nnen Sie auch in dieser Ansicht eine weitere Eingrenzung vornehmen Grunds tzlich werden Aufgaben deren Erledigungstermin abgelaufen ist werden orange hervorgehoben Sie k nnen die Sortierung der Tabelle ndern indem Sie auf einen der Pfeile nach unten f r eine absteigende Sortierung nach oben f r eine aufsteigende neben einer Spalten berschrift klicken Um anzugeben wie viele Aufgaben auf einer Seite angezeigt werden sollen dient Ihnen ein Pull down Men oberhalb der Tabelle Um auf die n chste oder vorhergehende Seite zu gelangen verwenden Sie bitte die blauen Pfeile im Kopf der Seite oder klicken Sie direkt auf die gew nschte Seitenzahl Um sich eine Aufgabe im Detail anzeigen zu lassen klicken Sie auf den Aufgabennamen oder den gelben Pfeil links vom Aufgabennamen 7 1 4 bertragene Aufgaben Wenn man eine Aufgabe bei der Neuanlage anderen Personen oder Gruppen zuweist so wird diese Aufgabe beim Erstellen der Aufgabe als bertragene Aufgabe angezeigt Ansonsten ist dies
121. alle bereits vorhandenen Verkn pfungen angezeigt Um eine neue Verkn pfung anzulegen bet tigen Sie zun chst die Schaltfl chen Objekt zu Verkn pfungsspeicher hinzuf gen Anschlie end wechseln Sie in die Detailansicht des zweiten Objekts mit dem die Verkn pfung erfolgen soll und wechseln auch dort in das Karteikartenregister Verkn pfungen Dort w hlen Sie nun ber die Kotrollk stchen alle Objekte im Verkn pfungsspeicher aus mit denen tats chlich eine Verkn pfung erzeugt werden soll Zum endg ltigen Erstellen einer Verkn pfung m ssen Sie dort nur noch die Schaltfl che Erstellen bet tigen Die Verkn pfung ist nun hergestellt Die Zahl aller Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 38 ausgew hlten Objekte im Verkn pfungsspeicher wird Ihnen im linken rechten Frame der Groupware Oberfl che unter Aktive Verkn pfungen angezeigt 3 5 2 Gruppenverkn pfungen Weg 1 Um mehrere Dokumente mit einem Projekt zu verkn pfen gehen Sie genauso vor wie unter Verkn pfung erstellen auf dieser Seite beschrieben Anschlie end beenden Sie den Verkn pfungsmodus jedoch nicht sondern wechseln in die Detailansicht eines weiteren Dokuments welches ebenfalls mit dem zuerst ausgew hlten Projekt verkn pft werden soll Auch hier m ssen Sie im Karteikartenregister Verkn pfungen wieder nur die Schaltfl che Erstellen bet tigen damit die Verkn pfung erstellt wird Diese Vorgehensweise k nnen Sie nun solange w
122. andenen Projekttyp ausw hlen so k nnen Sie ber das rechts angezeigte Listenfeld aus bereits vorhandenen Projekttypen das gew nschte ausw hlen Projekt Ziel Verwenden Sie dieses Textfeld um f r das Projekt ein genaues Projekt Ziel einzutragen Auftraggeber Verwenden Sie dieses Textfeld um einen f r das Projekt einen Auftraggeber zu hinterlegen Leiter Dieses Feld dient lediglich Informationszwecken und zeigt Ihnen den Leiter des aktuellen Projekts an Die Auswahl des Projekt Leiters kann unter dem Karteikartenregister Team erfolgen Beschreibung Bitte geben Sie hier eine m glichst genaue Beschreibung des Projekts ein Status Hier wird angegeben wie viel in Prozent von der Aufgabe bereits erledigt wurde Die Prozentzahlen steigen in Zehnerschritten Standardm ig steht dieser Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 112 Wert auf Neu Im Verlauf des Projekts kann der Status dann Schrittweise h her gesetzt werden bis er schlie lich den Index Fertig erh lt Sp ter kann der Status dann auf Archiv umgesetzt werden Das Projekt verschwindet dann aus der aktuellen Liste der Projekte kann aber ber die Archivliste immer noch aufgerufen werden W hrung Geben Sie hier die gew nschte W hrung an in der der geplante Aufwand und die voraussichtlichen Einnahmen angezeigt und verwaltet werden sollen Um die W hrung umzustellen verwenden Sie bitte das Pull down Menu rechts vom Texteingabefeld
123. are dargestellt werden soll Weitere alternative Sprachpakete z B f r Spanisch oder Franz sisch k nnen vom Administrator in Form optionaler Pakete leicht hinzugef gt werden Zeitzonen und Datumsformate ber den Setup Bereich k nnen Sie die Zeitzone definieren in der Sie gerade arbeiten Bereits vorhandene Termine werden bei Umstellung der Zeitzone automatisch angepasst Auf diese Weise behalten Sie auch bei Auslandsterminen immer den vollst ndigen berblick Ben tigen Sie in Ihrer Terminplanung das US amerikanische Datumsformat so kann dies im Setup Bereich des Open Xchange Server leicht ausgew hlt werden Weitere alternative Datumsformate k nnen vom Administrator auf Wunsch in der Konfiguration des Open Xchange Server hinzugef gt werden Internationale W hrungen F r Projekt und Aufgabenkosten k nnen flexibel Planungen in verschiedene W hrungen ber cksichtigt werden Die zur Verf gung stehenden W hrungen k nnen von Ihrem Administrator einfach und problemlos auf eigene Bed rfnisse abgestimmt werden Tats chlich lassen sich Ist und Soll Kosten eines Projekts automatisch projektweit unter Einbeziehung der Kosten aller enthaltener Aufgaben verfolgen wobei auch Aufgaben in verschiedenen W hrungen beachtet werden k nnen Werden im speziellen zus tzliche W hrungen von den Benutzern der Groupware ben tigt so k nnen Sie von Ihrem Administrator leicht in der Konfiguration der Groupware hinzugef gt werden Internatio
124. auch das Karteikartenregister Historie Dort wird Ihnen angezeigt von welchem Anwender der Dokumenteintrag urspr nglich erstellt wurde und an welchem Datum er angelegt wurde Zus tzlich wird an dieser Stelle festgehalten an welchem Datum die letzte Ver nderung am Dokumenteintrag vorgenommen wurde und von welchem Anwender sie durchgef hrt wurde 9 13 1 Alte Versionen In der Detailansicht zu einem Dokument finden Sie auch das Karteikartenregister Versionen Dort wird Ihnen eine Liste aller alten und aktuellen Versionen angezeigt Durch die Optionsschaltfl che in der Spalte Aktuell k nnen Sie Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 136 festlegen welches die zurzeit aktuelle Version eines Dokuments sein soll Die Einstellung k nnen Sie danach durch Bet tigung der Schaltfl che Aktuelle Version ndern bernehmen Sobald Sie eine alte Version wieder zur neuen Version gemacht haben k nnen Sie die alte Version auch wie gewohnt wieder bearbeiten OX5 Benutzerhandbuch v1 32 137 Wissenseintr ge 10 Wissenseintr ge In der Wissensdatenbank k nnen Sie interessante Fakten sammeln und mit Ihren Kollegen teilen bzw vom Wissen anderer Mitarbeiter profitieren Eine Verzeichnisstruktur hnlich dem Dokumentensystem hilft Ihnen bei der Kategorisierung und Verwaltung Sowohl die Ordnerstruktur als auch die einzelnen Eintr ge unterliegen der Rechteverwaltung Sie k nnen die einzelnen Wissensbereiche somit de
125. ben existieren verschiedene M glichkeiten wie Sie weiter mit dieser Nachricht umgehen k nnen Die Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 190 verschiedenen M glichkeiten stehen Ihnen dabei ber Symbole am oberen Rand des Frames zur Verf gung Folgende Symbole bzw Funktionen k nnen angew hlt werden Antworten Wenn Sie eine ge ffnete E Mail Nachricht beantworten M chten m ssen Sie dieses Symbol anw hlen Dadurch ffnet sich ganz normal ein Fenster mit einem Formular zum Verfassen einer E Mail wie es im Abschnitt Verfassen neuer E Mail Nachrichten n her beschrieben ist Einziger Unterschied ist dass der Inhalt der E Mail Nachricht die Sie beantworten M chten als erg nzendes Zitat in den Inhalt der neuen Nachricht mit aufgenommen wird Zus tzlich wird zudem der Absender der urspr nglichen Mail im Formular unter AN automatisch als Empf nger der neuen E Mail eingetragen In der Betreffzeile wird die Betreffzeile der urspr nglichen Nachricht mit einem Vorangestellten Re eingetragen was f r Reply also Antwort steht Allen Antworten Analog zum Beantworten einer E Mail Nachricht k nnen Sie auch das Symbol Allen Antworten w hlen Dadurch werden Sie wie unter Abschnitt Verfassen neuer E Mail Nachrichten beschrieben in das Formular zum Erstellen einer neuen E Mail weitergeleitet Die Felder Betreffzeile An und Inhalt werden dabei genauso behandelt wie bei der einfachen Beantwortung einer E Mail Einz
126. ber Ihre pers nlichen Konfigurationseinstellungen f r das Intranetportal 14 2 3 bersicht ber ein Mailverzeichnis Abbildung 14 5 Inhalt des aktiven E Mail Ordners Innerhalb dieses Frames werden Ihnen in Form einer tabellarischen Liste alle E Mail Nachrichten angezeigt die sich im aktuell ausgew hlten E Mail Ordner befinden Wie Sie zu anderen E Mail Ordnern wechseln k nnen finden Sie im Abschnitt Webmail Verzeichnis bersicht In der Standardeinstellung beim ffnen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 183 E Mails des Webmail Clients werden Ihnen hier beispielsweise alle eingegangenen E Mail Nachrichten angezeigt In welchem Ordner Sie sich aktuell befinden k nnen Sie der grau unterlegten Titelzeile entnehmen Innerhalb der Fenster Liste der E Mail Nachrichten k nnen Sie scrollen um zu einer gew nschten E Mail gelangen Sind mehr E Mail Nachrichten in einem Ordner enthalten als gleichzeitig angezeigt werden k nnen so k nnen Sie das am oberen Bildrand angezeigt Listenfeld nutzen um zu den weiteren E Mail Nachrichten zu gelangen Die Anzeige erfolgt also seitenweise wobei eine bestimmte festgelegte Anzahl von Nachrichten pro Seite in der bersicht angezeigt wird Suchen nach Mails ber diese Titelleiste haben Sie auch die M glichkeit schnell nach E Mails inner halb dieses Ordners zu suchen Im links stehenden Listenfeld geben Sie dabei das Suchkriterium an nach dem gesucht werden soll Den eigentlichen Such b
127. besonders h ufig benutze Funktionen der Groupware beziehungsweise anstehende Aufgaben Bestandteil des Handbooks sind ein Miniaturkalender eine Liste der aktuell anstehenden Aufgaben eine Suchfunktion und die bersicht ber Ihre Ordner Verwaltung Jeder dieser Bereiche kann von Ihnen mit Hilfe des Minussymbols ausgeblendet oder mit dem Plussymbol bei Bedarf wieder zugeschaltet werden 4 3 1 Der Miniaturkalender Im rechten Teil des Bildschirms finden Sie einen Miniaturkalender Dieser zeigt Ihnen nicht nur das aktuelle Datum sowie die zurzeit laufende Kalenderwoche an sondern erlaubt Ihnen auch den direkten Zugriff auf Ihre Termine an einem bestimmten Datum w hlen Sie beispielsweise das Datum 5 9 2005 aus dann werden Ihnen in Form einer Tagesansicht alle zu diesem Zeitpunkt anstehenden Termine angezeigt w hlen Sie statt eines einzelnen Datums eine Kalenderwoche an dann werden Ihnen in Form einer Wochenansicht die Termine f r die gesamte Woche angezeigt Auf gleichem Weg k nnen Sie durch Anw hlen eines ganzen Monats auch in Form einer Monatsansicht alle innerhalb des ausgew hlten Monats anstehenden Termine angezeigt N here OX5 Benutzerhandbuch v1 32 51 Das Open Xchange Server Portal Informationen zum Thema Kalender und Terminfunktionen finden Sie im Kapitel Kalender Abbildung 4 3 Kalender bersicht 4 3 2 Aufgaben Um besonders schnell eine bersicht ber aktuell anstehende Aufgaben erhalten zu k nne
128. bmail Client f r Sie alle E Mail Nachrichten des aktiven Ordners heraus die im Mailtext einen bestimmten Inhalt besitzen Als Suchbegriff geben Sie einfach den gesuchten Inhalt der Mail an 14 3 E Mail bersicht Die tabellarische Listen bersicht ber die in einem E Mail Verzeichnis abgelegten E Mails ist zeilenorientiert aufgebaut Innerhalb jeder Zeile finden Sie die passenden Informationen zu jeweils einer E Mail Nachricht In der ersten Spalte jeder E Mail wird Ihnen vom Webmail Client angezeigt ob die Nachricht bereits von Ihnen gelesen wurde oder nicht Ein Symbol zeigt an dass der Status der Mail auf ungelesen steht Ungelesene Nachrichten werden zudem fett markiert angezeigt Dementsprechend zeigt ein an dass die Mail bereits ge ffnet und gelesen wurde Bereits gelesene E Mail Nachrichten werden in Standardschrift angezeigt Mails die von Ihnen bereits beantwortet wurden werden mit einem kleinen Bearbeitungssymbol in der bersicht versehen H ngt der Nachricht ein Anhang an so ist die Nachricht mit dem kleinen B roklammernsymbol gekennzeichnet Den Absender einer E Mail k nnen Sie der zweiten Spalte entnehmen Hier wird dessen E Mail Adresse angezeigt Befinden Sie sich im Ordner Sent dann wird in dieser Spalte statt dem Absender die E Mail Adresse des Empf ngers aufgef hrt Die dritte Spalte der tabellarischen bersicht enth lt jeweils die Betreffzeile der entsprechenden E Mail Nachricht Auf diesem Weg haben Sie o
129. bst geh ren W hlen Sie dagegen die Listenfeldoption Alle Objekte editieren so darf er zus tzlich auch anderen Objekte des freizugebenden Ordners bearbeiten 15 6 5 Objekt L schrechte Benutzen Sie dieses Listenfeld um die L schrechte f r Objekte festzulegen die in dem freizugebenden privaten Ordner abgelegt sind Standardm ig haben Benutzer die gerade der Access Control Liste ACL hinzugef gt wurden kein L schrecht auf die im privaten freizugebenden Ordner abgelegten Objekte Mit Hilfe von drei Berechtigungsebenen k nnen Sie einem bestimmten Benutzer jedoch die gew nschten Berechtigungen zuweisen Eigene Objekte l schen Alle Objekte l schen Admin Wenn Sie die Option Eigene Objekte l schen ausw hlen so darf der jeweilige Benutzer alle Objekte des Ordners l schen die ihm selbst geh ren Die Objekte anderer Benutzer darf er dar ber hinaus jedoch nur l schen wenn Sie die Option Delete all objects ausw hlen 15 7 Ordner bearbeiten Um einen privaten ffentlichen oder freigegebenen Ordner bearbeiten zu d rfen ben tigen Sie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen f r diesen Ordner Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 216 Haben Sie das Recht den gew nschten Ordner zu bearbeiten so klicken den Ordner im rechten linken Frame des Webinterfaces mit der rechten Maustaste an Im erscheinenden Pulldown Men w hlen Sie jetzt den Eintrag Unterordner bearbeiten aus ber den sich
130. cML mit dem der Termin erstellt wurde Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 62 Abbildung 5 7 Detailansicht eines Termins Sie sehen eine Zusammenfassung des Termins mit Beschreibung Ort Zeit und Teilnehmer des Termins sowie evtl erfasste Bemerkungen Zudem k nnen Sie noch feststellen ob es sich um einen Serientermin handelt und welche Ressourcen mit gebucht sind Im unteren Bereich k nnen Sie den Termin best tigen oder ablehnen Zudem k nnen Sie einen kurzen Kommentar eintragen Sollten Sie einen Termin ablehnen m ssen Sie einen Kommentar hinzuf gen Diese Eingaben werden dann in der Teilnehmerliste aufgef hrt 5 2 2 Terminteilnehmer Wenn Sie auf den Reiter Teilnehmer klicken bekommen Sie eine Aufstellung aller Teilnehmer zu diesem Termin In dieser tabellarischen Aufstellung sehen Sie neben dem Namen des Teilnehmers auch den derzeitigen Status In der Statusanzeige k nnen Sie drei Zust nde erkennen Steht zu einem Teilnehmer in gr ner Schrift best tigt so hat der Teilnehmer den Termin gesehen und best tigt Steht in schwarzer Schrift offen so hat der Teilnehmer diesen Termin weder abgelehnt noch best tigt Steht in roter Schrift abgesagt so lehnt der Teilnehmer diesen Termin ab OX5 Benutzerhandbuch v1 32 63 Kalender Abbildung 5 7 Ansicht der Teilnehmer an einem Termin 5 2 3 Termin Historie Wenn Sie auf den Reiter Historie klicken bekommen Sie eine Aufstellung wann der Termin erstel
131. ch ber das Eingabefeld oberhalb der Benutzerauswahlliste eine bestimmte Person direkt aus der Liste heraussuchen Es besteht die M glichkeit den Benutzer nach Vornamen Nachnamen oder Abbildung 3 3 Rechtezuweisung f r Personen und Personengruppen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 30 Login Name zu suchen Auch hier werden Platzhalter akzeptiert Benutzer die keinen Zugriff auf den aktiven Bereich haben werden durch ein graues Kontrollk stchen markiert und k nnen in der Rechteverwaltung nicht ausgew hlt werden Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf den folgenden Seiten oder im jeweiligen Reiter in der Online Hilfe n heres zur Suchfunktion finden Sie im Abschnitt Globale Suche Um eine Person aus der Objektzugeh rigkeit zu streichen w hlen Sie die Person aus der rechten Auswahlliste der Teilnehmer aus und bet tigen die Schaltfl che lt entfernen Login Name zu suchen Auch hier werden Platzhalter akzeptiert Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf den folgenden Seiten oder im jeweiligen Reiter in der Online Hilfe n heres zur Suchfunktion finden Sie im Abschnitt Globale Suche Um eine Person aus der Objektzugeh rigkeit zu streichen w hlen Sie die Person aus der rechten Auswahlliste der Teilnehmer aus und bet tigen die Schaltfl che lt entfernen 3 3 7 L schrecht ber das Listenfeld L schrecht k nnen Sie in den Schreibrechten festlegen wer zuk nftig das Recht habe darf das Obj
132. ch bei Anwahl dieser Mail automatisch Pop Up Fenster ber welches Sie die Aufgabe bzw den Termin annehmen oder ablehnen k nnen Um eine Aufgabe oder einen Termin abzulehnen aktivieren Sie den Auswahlknopf Ablehnen Zur Annahme aktivieren Sie bitte den Auswahlknopf Annehmen Im Textfeld k nnen Sie in beiden F llen eine kurze Nachricht hinterlassen Zum bernehmen der Antwort bet tigen Sie die Schaltfl che OK M chten Sie die Anfrage im Moment nicht beantworten bet tigen Sie die Schaltfl che Abbrechen Beachten Sie aber bitte dass das Pop Up Fenster bei einem zweiten ffnen der Datei nicht wieder angezeigt wird Die Annahme oder Ablehnung einer Anfrage muss nun unter den Modulen Termine oder Aufgaben manuell durchgef hrt werden Hat der Absender einer E Mail die Option Empfangs Best tigung aktiviert dann ffnet sich bei Anwahl der Mail automatisch ein Pop Up Fenster ber dieses kann die Best tigung automatisch ausgel st werden indem Sie die Schaltfl che OK bet tigen M chten Sie keine derartige Best tigung versenden dann bet tigen Sie bitte die Schaltfl che Abbrechen Das globale Abschalten der Pop Up Funktion ist m glich Die entsprechenden Einstellungen hierzu finden Sie im Konfigurationsbereich Benachrichtigungen die bereits ber das Webmail Interface beantwortet werden werden mit einem vorangestellten zus tzlichen kleinen Symbol in der bersichtdarstellung gekennzeichnet Zus tzlich haben Sie
133. change Servers bietet Ihnen im Projekt Modul eine komfortable Verwaltung der Abh ngigkeiten an ffnen Sie dazu die Detailansicht eines Projekts und klicken Sie auf das Karteikartenregister Abh ngigkeiten In der bersicht wird Ihnen zun chst eine Liste mit allen bereits vorhandenen Abh ngigkeiten angezeigt 8 11 1 Neue Abh ngigkeit Um eine neue Abh ngigkeit zu erzeugen klicken Sie auf das Neu erstellen Symbol Im erscheinenden Auswahlmenu legen Sie den Typ der Abh ngigkeit fest ber das Listenfeld stehen Ihnen dabei folgende Auswahloptionen zur Verf gung Ende zu Anfang Ende zu Ende Anfang zu Ende Anfang zu Anfang Die Standardauswahl Ende zu Anfang bedeutet dabei beispielsweise dass der Vorg nger Meilenstein bzw Projektaufgabe abgeschlossen sein muss bevor die Nachfolger Aufgabe Meilenstein beginnt Um den gew nschten Vorg nger f r die Abh ngigkeit auszuw hlen klicken Sie auf das Karteikartenregister Vorg nger Dort wird ihnen einen Liste aller zum Projekt zugeh rigen Projektaufgaben und Meilensteine angezeigt Markieren Sie ber das voranstehende Kontrollk stchen die gew nschte Projekt Aufgabe oder den Meilenstein den Sie als Vorg ngerobjekt definieren m chten Klicken Sie danach auf das Karteikartenregister Nachfolger Auf die gleiche Weise k nnen Sie dort aus den zum Projekt zugeh rigen Aufgaben und Meilensteinen die Nachfolger Aufgabe Meilenstein ausw hlen Klicken sie auf die Schaltfl che Spei
134. chergebnisse auf einer Seite angezeigt werden sollen dient Ihnen ein Pull down Men oberhalb der Tabelle Um auf die n chste vorhergehende Seite zu gelangen verwenden Sie bitte die blauen Pfeile im Kopf der Seite oder klicken Sie direkt auf die gew nschte Seitenzahl Um sich einen Kontakt im Detail anzeigen zu lassen klicken Sie auf den Namen oder den gelben Pfeil links vom Namen Um die angezeigt Liste aller gefundenen Kontakte zu drucken klicken Sie auf das Symbol Drucken ber das Drucker Symbol haben Sie die M glichkeit alle bei einer Kontaktsuche gefundenen Eintr ge auszudrucken Dazu wird zun chst ein Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet ExplorerTM finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern 6 1 1 Kontakt Ansicht Klicken Sie auf das Karteikartenregister Ansicht so k nnen Sie selbst eigene Kontakt Ansicht zusammenstellen die ber das Listenfeld auf der Kontakt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 80 bersichts Seite angezeigt werden Tragen Sie dazu im Textfeld Name der Ansicht f r die gew nschte neue Ansicht einen Namen ein Klicken Sie jetzt auf die Schaltfl che Ansicht hinzuf gen so wird die neue Ansicht hinzugef gt und automatisch als aktive Ansicht ausge
135. chern um die 8 12 Diagramm In der Detailansicht haben Sie verschiedenen M glichkeiten sich ber ein Projekt und dessen Status zu informieren Eine besonders praktische M glichkeit finden Sie unter dem Karteikartenregister Diagramm Tabellarisch finden sie dort eine kalendarisch skalierte bersicht des aktuellen Projekts in Form eines Gantt Diagramms bei der alle Abh ngigkeiten von Projektaufgaben und Meilensteinen ber cksichtigt werden Das Startdatum des Projekts wird in diesem Diagramm als blau unterlegtes Datumsfeld angezeigt Das Enddatum des gesamten Projekts ist schwarz unterlegt Die Dauer einzelner Meilensteine und Projektaufgaben wird in Form eines hellblauen schattierten Balkens im Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 118 Diagramm angezeigt Der Termin der Wiedervorlage ist durch ein hellblau gestricheltes Band gekennzeichnet Abh ngigkeiten zwischen Projektaufgaben und Meilensteinen werden durch schwarze Verkn pfungen angedeutet 8 13 Historie In der Detailansicht zu einem Projekt finden Sie auch das Karteikartenregister Historie Dort wird Ihnen angezeigt von welchem Anwender der Projekteintrag urspr nglich erstellt wurde und an welchem Datum er angelegt wurde Zus tzlich wird an dieser Stelle festgehalten an welchem Datum die letzte Ver nderung am Projekteintrag vorgenommen wurde und von welchem Anwender sie durchgef hrt wurde 8 14 Projekt Anh nge Projekte k nnen nicht
136. chreibrecht manuell fest wer auf die Datei zugreifen bzw diese ver ndern darf dann wird automatisch das Optionsfeld individuell angew hlt N heres zur Rechtevergabe erfahren Sie im Abschnitt Rechte f r einen Bereich 9 2 2 Dokumententitel Tragen Sie hier den Namen an unter dem dieses Dokument in dem Dokumentenarchiv eingetragen werden soll Tipp Automatische Belegung des Dokumententitels Wenn das Dokument genau so hei en soll wie die Datei auf Ihrer Festplatte dann lassen Sie dieses Feld frei Wenn Sie dann eine Datei hochladen wird der Dateiname als Dokumententitel in dieses Feld bernommen Der Dateiname ist ein versionsspezifisches Feld Damit k nnen neuere Dateiversionen auch unter einem neuen Dateinamen oder auch in einem anderen Dateiformat hochgeladen werden 9 2 3 Beschreibung Geben Sie hier eine Beschreibung des Dokuments ein Beachten Sie dass die Beschreibung versionsspezifisch ist d h zu jeder Version des Dokuments gibt es eine eigene Beschreibung Tipp Versionsspezifische Beschreibung Formulieren Sie die Beschreibung so dass Sie die Versionen leicht voneinander unterscheiden k nnen Z B k nnen Sie in diesem Feld ein kleines Protokoll f hren wie sich die Dateiinhalte von Version von Version ge ndert haben Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 126 9 2 4 Zugewiesene Version Dieses Feld gibt an welche Version des Dokuments Sie gerade bearbeiten Wenn Sie ein neues Dokum
137. cht ist die Schaltfl che Kategorie ber diese Schaltfl che haben Sie die M glichkeit den Kontakt in eine bestimmte Kontakt Kategorie einzuordnen Klicken Sie die Schaltfl che an so erscheint ein Pop up Fenster ber das Sie zwischen verschiedenen vordefinierten Kontakt Kategorien ausw hlen k nnen Markieren Sie dazu das der jeweiligen Kategorie nach stehende Kontrollk stchen W hlen und bet tigen Sie die Schaltfl che Selektierte bernehmen Private Kategorietypen legen Sie indem Sie diese ber das Textfeld manuell hinzuf gen ber die Schaltfl che Zu den pers nlichen hinzuf gen bernehmen Sie diese dauerhaft Zum L schen einzelner Kategorien markieren Sie das voran stehende Kontrollk stchen und bet tigen die Schaltfl che L schen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 86 Abbildung 6 4 Kontakt Kategorie ausw hlen 6 2 2 Alle Felder ber das Karteikartenregister Alle Felder k nnen Sie wesentlich umfangreichere Informationen zu einem Kontakt wie beispielsweise zus tzliche Telefonnummern E Mail Adressen oder USt Identifikationsnummern hinterlegen 6 2 3 Dynamische Felder In diesem Karteikartenregister k nnen Sie einige weitere Kontakt Informationen hinterlegen Die Eingabe erfolgt ber dynamisch vergebene Felder Welche Eingabefelder Ihnen dabei zur Verf gung stehen h ngt von den von Ihrem Administrator getroffenen Groupware Einstellungen ab Im oberen Anzeigebereich d
138. cht nur unn tige Zeit sondern untergr bt das Konzept einer umfassenden Groupware L sung mit zentraler Datenhaltung Verstehen Sie sich als Team und das in aller Konsequenz Animieren Sie daher Ihre Mitarbeiter unbedingt und immer wieder die Vorz ge der Groupware zu nutzen 2 4 1 Zusammenspiel von E Mail Server und Intranetmodulen Der Mail Server des Open Xchange Server sowie die Intranetmodule arbeiten reibungslos und transparent Hand in Hand Die wichtigsten gemeinsamen Informationen laufen im LDAP Baum bzw den zugeh rigen LDAP Verzeichnissen zusammen der mit seiner zentralen Rolle als Verzeichnisdienst das Kernst ck des E Mail Servers bildet was die Datenspeicherung und Auslieferung angeht Da die Mail Verwaltung dank IMAP somit zentral bleibt haben Ihre Benutzer zu jeder Zeit und von jedem Arbeitsplatz aus zentralen Zugriff auf Ihre Mails Es ist n tzlich wenn Sie Ihren Benutzer diese Vorz ge vom IMAP im Rahmen ihrer Einf hrungsschulungen noch einmal demonstrieren denn wenn ihre Benutzer einen solchen Mail Komfort einmal zu sch tzen gelernt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 18 haben werden diese wiederum andere Benutzer animieren Ihr Groupware Projekt zu unterst tzen Weiterhin nutzt die Groupware die Funktionen des eingebauten E Mail Servers f r Benachrichtigungen die automatisch generiert und an die Benutzer verschickt werden wie etwa Best tigungen von Terminvereinbarungen oder Terminversc
139. cksetzten Schlie en Sie das Pop Up Fenster des Browsers Ihre ausgew hlten Ansprechpartner sind unter AN CC oder BCC im Fenster Neue Nachrichten eingef gt worden 14 6 5 Betreff In der Betreffzeile k nnen Sie durch Eingabe eines beliebigen Textes den Inhalt der zu erstellenden Mail kennzeichnen Aus bersichtgr nden sollte Betreffzeile immer kurz aber pr gnant ausfallen damit der Empf nger auch wei worum es in der von Ihnen erstellten E Mail geht 14 6 6 Inline HTML Editor In der neusten Version des Webmailers haben Sie die M glichkeit einen Web HTML Editor zum Verfassen von E Mail Nachrichten zu benutzen Der Inhalt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 198 einer E Mail Nachricht kann von Ihnen so beliebig formatiert werden Markieren Sie dazu den jeweiligen Textabschnitt mit der Maus und w hlen Sie anschlie end ber die Schaltfl chen die gew nschte HTML Formatierung aus Bitte beachten Sie dass Ihnen der HTML Editor nur zur Verf gung steht wenn Sie die entsprechende Funktion in den Optionen des Webmailers f hr Ihren Account aktiviert haben und Sie einen der folgenden Browser verwenden Internet ExplorerTM 5 und h her NetscapeTM 6 und h her MozillaTM 1 3 und h her Folgende HTML Formatierungsm glichkeiten stehen Ihnen ber das HTML Interface zur Verf gung Vorlagen Listenfeld Standardm ig bietet Ihnen der Web HTML Editor einige Vorlagen f r bestimmte Eintr ge an Dar ber
140. d R ckg ngig Wiederherstellen Nutzen Sie diese Funktionen um nderungen an Ihrer E Mail r ckg ngig zu machen oder um r ckg ngig gemachte nderungen wiederherzustellen Die letzten nderungen werden vom HTML Editor immer im Hintergrund gespeichert Dadurch ist es auch m glich mehrere Schritte in der Bearbeitung zur ck zu gehen Quelltext Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen um in den Quelltext der vom Web HTML Editor erzeugten E Mail Nachricht zu gelangen Dort k nnen Sie jetzt auch noch weitere nderungen vornehmen Beispielsweise um aufwendigere HTML Formatierungen wie Tabellen zu erstellen Konsultieren Sie das Handbuch um ber die M glichkeit genauere Informationen zu erhalten Inhaltsfeld In diesem Feld tragen Sie den eigentlichen Text Ihrer E Mail ein blicherweise ist der Inhalt einer E Mail genauso aufgebaut wie ein herk mmlicher Brief Davon k nnen Sie wenn gew nscht nat rlich nach eigenem Gutd nken abweichen Insbesondere in der eigenen Arbeitsgruppe wird man sicherlich eher kurze Notizen denn eine f rmliche Briefform verwenden Gerade beim Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 202 Mailverkehr zwischen Gesch ftspartnern ist die Einhaltung bestimmter Stilformen aber angebracht Zeichensatz Der Webmail Client erlaubt auch das Versenden von E Mails die mit au ergew hnlichen Schriften oder ausl ndischen Schriftzeichen verfasst wurde ber diese Option k nnen Sie festlegen we
141. d Geburtstag ber das Kalender Miniatursymbol OX5 Benutzerhandbuch v1 32 85 Kontakte k nnen Sie dort das Geburtsdatum f r den aktuellen Kontakt hinterlegen Die Besonderheit bei diesem Feld ist dabei die Tatsache dass f r das angegebene Geburtsdatum ein wiederkehrender Kalendereintrag erzeugt wird Weitere Feldeintr ge k nnen Sie unter den Karteikartenregistern Alle Felder und Dynamische Felder anlegen ber das Karteikartenregister Dynamische Felder haben Sie dabei die M glichkeit Felder selbst zu definieren welche standardm ig nicht von der Groupware selbst zur Verf gung gestellt werden 6 2 1 Schnelle Ansicht Das Karteikartenregister Schnelle Ansicht dient dazu die wichtigsten Kontaktdaten m glichst schnell anlegen zu lassen Neben Titel Nachname und Vorname k nnen Sie an dieser Stelle beispielsweise den Geburtstag Telefonnummer sowie die Adresse angeben ber das Listenfeld Ordner legen Sie fest in welchem Kontakt Ordner der neue Kontakt abgelegt werden soll Standardm ig werden Kontakte in Ihrem pers nlichen Kontaktordner abgelegt M chten Sie weitere Informationen zu dem Kontakt hinterlegen so nutzen Sie hierf r bitte die Karteikartenregister Alle Felder und Dynamische Felder Bitte beachten Sie dass Sie diese Karteikartenregister erste anw hlen k nnen sobald Sie das Pflichtfeld Name ausgef llt haben Kategorien Ein besonderes Eingabefeld in der Schnellansi
142. d welche Farbe Sie verwenden M chten Haben Sie sich f r ein spezielles Layout entschieden best tigen Sie durch Anw hlen des Knopfes bernehmen Seitengr e Bei hohem E Mail Aufkommen kann es vorteilhaft sein die bersicht der eingegangenen Mails seitenweise darstellen zu lassen Durch das Auswahlfeld k nnen Sie entscheiden ob immer alle E Mails dargestellt werden sollen oder die Anzeige auf eine bestimmte Anzahl zu begrenzen ist Eine Begrenzung bietet sich vor allem an wenn Sie Ihre Mails mittels Webmail ber ein langsames Intranet abfragen da dann bei der Begrenzung pro Anfrage weniger Daten bertragen werden m ssen E Mails sofort L schen Wenn E Mails nach der Ansicht durch den Benutzer gel scht werden landen diese zuerst im Papierkorb Trash Ordner und k nnen hier notfalls erneut OX5 Benutzerhandbuch v1 32 207 E Mails aufgerufen werden W nschen Sie dieses Verhalten nicht k nnen Sie sofortiges L schen erzwingen indem Sie die Option E Mails sofort L schen auf ja setzen Standard E Mail Adresse Jedem User k nnen vom Administrator Rechte f r mehrere E Mail Accounts zugewiesen werden ber diese Option k nnen Sie nun festlegen welche dieser Mail Adressen standardm ig zum Versenden einer E Mail verwendet werden soll Antwortadresse Reply To Wenn Sie eine E Mail verschicken erhalten Sie meist zu dieser Mail auch Antworten Diese werden im Normalfall an die Absender Adresse gesendet
143. d aus Gr nden der bersichtlichkeit und Vereinfachung auf eine Konflikt berpr fung verzichtet Beim sp teren Anlegen weiterer Termine k nnen diese aber durchaus mit Einzelterminen innerhalb eines Serientermins in Konflikt treten f r ganzt gige Termine wird dar ber hinaus ebenfalls keine Konflikt berpr fung durchgef hrt Ob sich ein Termin den Sie gerade anlegen m chten mit einem anderen Termin berschneidet wird nach dem Dr cken der Schaltfl che Speichern berpr ft Auftretende Konflikte werden in einer Liste aufgef hrt Dort finden Sie auch eine Auflistung eventuell auftretender Konflikte in Bezug auf das Ressourcen Management falls eine Ressource zu einem bestimmten Termin schon benutzt wird Generell gilt dass Sie an dieser Stelle angeben k nnen ob ein Terminkonflikt ignoriert werden soll Demgegen ber k nnen Ressourcenkonflikte nicht ignoriert werden Um bestehende Konflikte zu ignorieren und den Termin dennoch anzulegen bet tigen Sie einfach die Schaltfl che Konflikte ignorieren und Termin speichern M chten Sie einen Terminkonflikt beseitigen haben Sie die M glichkeit von der Konfliktseite aus eine Terminanfrage durchzuf hren indem Sie die Schaltfl che Terminanfrage OX5 Benutzerhandbuch v1 32 77 Kalender stellen bet tigen Alternativ k nnen Sie ber die Schaltfl che zur ck wieder zum Termin Anlage Formular wechseln M chten Sie die Eingabe des Termins zu diesem Zeitpunkt lieber abbrechen
144. den Mitarbeitern ber Aufgabenverteilung Projektunterst tzung oder ber den obligatorischen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 9 Einleitung Terminkalender besser und schneller erf llen Schon in kleinen Unternehmen f hrt die Koordination zwischen Mitarbeitern ber entsprechende Applikationen zu einer besseren Leistungsf higkeit und weniger Kollisionen In vielen Unternehmen ist die systematische Informationssammlung und Kommunikationssteuerung mit Kunden eine Herausforderung die einen zentralen Ansatz f r Datenhaltung und Kommunikationsstrukturen erfordert um jederzeit den aktuellen Stand der Informationen abrufen zu k nnen Die B ndelung von z B einzelnen Adressquellen in einer Groupware wie dem Open Xchange Server reduziert doppelten oder mehreren Datenhaltung und Datenpflege Bei Ver nderungen von Adressdaten die einer Person im Unternehmen bekannt werden kann nach dem Einpflegen der nderung in den Datenbestand die neue Adresse sofort allen zur Verf gung stehen Dieses Vorgehen bedeutet nat rlich auch dass Ihre Mitarbeiter die Konsequenzen von Fehleingaben kennen denn ber die Rechtestruktur sind nderungen der Adressdaten m glich so dass sie nicht mehr f r jeden zug nglich sind 2 1 3 Zentrale Datenhaltung Die M glichkeit einer Firmenadresse mehrere Kontakte zuzuordnen vermeidet redundanten Datenbestand Eine andere Softwaregattung f r hnlich gelagerte Anforderungen ist unter der Bez
145. den und ber welche IP Nummer Sie sich ins System eingeloggt haben Haben Sie eine E Mail ge ffnet wird in diesem Frame der Inhalt einer Mail angezeigt Sie haben die M glichkeit die Mail zu lesen bzw weiter zu verarbeiten z B indem Sie eine Antwort auf eine Mail schreiben oder indem Sie die E Mail Nachricht drucken oder weiterleiten 14 4 E Mail Benachrichtigung Eingehende E Mail Nachrichten werden automatisch unter INBOX angezeigt Zudem kann das Intranet Portal Ihnen das Eingehen neuer E Mail Nachrichten Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 188 auf verschiedenen Wegen kenntlich machen Mit Hilfe eines Pop Up Fensters welches bei neu eingehenden Nachrichten automatisch ge ffnet wird ber ein blinkendes E Mailsymbol in der Hauptnavigationsleiste und mit Hilfe eines akustischen Signals Die Art und Weise wie sich eingehende E Mail Nachrichten bemerkbar machen k nnen Sie im Setup Bereich selbst einstellen Die drei beschriebenen Optionen lassen sich dabei beliebig kombinieren 14 5 Lesen und Bearbeiten von E Mail Nachrichten Haben Sie in der bersicht eines E Mail Verzeichnisses eine E Mail Nachricht angeklickt wird Ihnen diese im unteren rechten Frame des E Mail Modulfensters in der Detailansicht angezeigt ber die Symbole am oberen Rand des Frames k nnen Sie die verschiedenen Funktionen der Detailansicht aufrufen Gelb unterlegt werden Ihnen Informationen zum Absender und Empf nger der Mail sowie die
146. der Reiter Vorlagen ber diesen k nnen Sie die get tigten Einstellungen als Vorlage abspeichern Unter Titel geben Sie der Vorlage dazu einfach einen passenden Namen Unter Beschreibung k nnen Sie eine kurze beschreibende Notiz zu der neuen Vorlage eingeben Soll die neue Vorlage f r das Anlegen neuer Objekte desselben Moduls als Standardvorlage verwendet werden dann aktivieren Sie bitte das Kontrollk stchen Standardvorlage Die neu erstellte Vorlage k nnen Sie abschlie end durch Klicken auf die Schaltfl che Vorlage Speichern sichern Bereits vorhandene Vorlagen werden Ihnen im Listenfeld am Ende der Seite angezeigt Um einem Dokument eine bereits erstellte Vorlage zuzuweisen w hlen Sie im Hauptdialogblatt eines Objekts im Listenfeld Vorlagen einfach den gew nschten Eintrag aus Auch die direkte Auswahl ber das Listenfeld unter dem Reiter Vorlagen ist m glich Erstellte Vorlagen werden f r alle Modul Bereiche wie Dokumente Wissen und Bookmarks M chten Sie mehrere Vorlagen auf einmal anlegen dann m ssen Sie beachten dass Sie nach jedem neu Anlegen eines Vorlageneintrags zur ck auf den Eingangsdialog eines Objekts zur ckwechseln m ssen um dort das Listenfeld Vorlage zur ck auf den Eintrag Keine stellen Tun Sie das nicht so ndern Sie den aktiven Vorlagen Eintrag einfach immer wieder ab anstatt neue Vorlagen zu definieren Eine Liste aller Vorlagen f r einen Modulbereich k nnen Sie unter dem Vorlagen
147. der den Titel Ihres Lieblingsfilms Haben Sie ein neues geeignetes Passwort festgelegt so bernehmen Sie dieses durch Bet tigen der Schaltfl che Speichern Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 228 Abbildung 17 3 Passwort ndern 17 4 Filterregeln Filterregeln erlauben es Ihnen mit Hilfe von Skripten eingehende E Mail Nachrichten zu analysieren und weiterzuverarbeiten Die Weiterverarbeitung des Postprozessors kann beispielsweise darin bestehen dass E Mail Nachrichten bestimmter Absender oder E Mail Nachrichten deren Betreffzeile einen bestimmten Inhalt besitzt automatisch in einen definierten Ordner verschoben werden Die Filterregeln werden in Open Xchange dabei f r jeden Benutzer in eigenen Skriptdateien hinterlegt Um f r Ihren Benutzer Account Filterregeln zu erstellen oder bestehende Filterregeln zu berarbeiten wechseln Sie im Setup in das Karteikartenregister Filterregeln OX5 Benutzerhandbuch v1 32 229 Pers nliches Setup Abbildung 17 4 bersicht aller bestehenden Filterregeln eines Skripts 17 4 1 Filterregel erstellen und bearbeiten Beim ersten Aufruf des Karteikartenregisters Filterregeln ist noch kein Filterskript hinterlegt Dieses muss von Ihnen zun chst erzeugt werden Klicken Sie dazu auf der bersichtsseite auf den Link Neue Regel hinzuf gen Ist bereits ein Filterskript eingerichtet so ist die Vorgehensweise identisch allerdings werden Ihnen in der bersicht bereits
148. dern indem Sie auf einen der Pfeile nach unten f r eine absteigende Sortierung nach oben f r eine aufsteigende neben einer Spalten berschrift klicken Um anzugeben wie viele Meilensteine auf einer Seite angezeigt werden sollen dient Ihnen ein Pull down Menu oberhalb der Tabelle Um auf die n chste vorhergehende Seite zu gelangen verwenden Sie bitte die blauen Pfeile im Kopf der Seite oder klicken Sie direkt auf die gew nschte Seitenzahl Um sich einen Meilenstein im Detail anzeigen zu lassen klicken Sie auf den gelben Pfeil links in der ersten Spalte Meilensteine haben in der Regel eine sehr hohe Bedeutung f r ein Projekt Daher sind die Termine bzw deren Einhaltung durch die beteiligten Teilnehmer f r Meilensteine besonders wichtig Sie k nnen sich als Teilnehmer an diese Termine erinnern lassen und auch Teilnehmer ber die Neuanlage eines Meilensteins benachrichtigen Dazu gehen Sie bitte in den Editiermodus eines Meilensteins und nehmen dort unter Optionen die Einstellungen vor Wenn Sie einen neuen Meilenstein anlegen wollen klicken Sie bitte auf das Anlegen Symbol 8 10 Aufgaben zu Projekten In der Detailansicht eines Projekts finden Sie im Karteikartenregister Aufgaben eine bersicht ber alle Aufgaben die zu diesem Projekt geh ren Bereits berf llige Aufgaben die zu diesem Projekt geh ren werden orange hervorgehoben Sie k nnen die Sortierung der Tabelle ndern indem Sie auf einen d
149. e noch Au enstehende Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit ihrer neuen effizienten Arbeitweise anstecken und motivieren k nnen So k nnen Sie die Groupware Integration anschlie end schrittweise zun chst auf die gesamte Abteilung sp ter dann auf den gesamten lokalen Unternehmensstandort und schlie lich auch auf mobile Mitarbeiter und das gesamte Untenehmen ausweiten 2 3 2 Die Systemvoraussetzungen Die technologischen Voraussetzungen zum effizienten Einsatz des Open Xchange Server haben Sie bereits im Vorfeld gekl rt sonst h tten Sie sich nicht zum Erwerb dieser L sung entschieden Auf Anwenderseite sind Sie mit dem plattformunabh ngigen Web Konzept ohnehin auf der sicheren Seite Um die Einf hrung Ihrer neuen Groupware L sung auch sonst rundum zu einem vollen Erfolg werden zu lassen sollten Sie Ihre Benutzer aber trotzdem auf einige wichtige Implikationen aufmerksam machen die ein JavaScript Browser basiertes Bedienerkonzept nun einmal mit sich bringt Es sollten moderne Browser wie Mozilla 1 x TM Netscape 6 x 7x TM Opera TM oder der Internet Explorer 6 TM mit aktivierter JavaScript Option verwendet werden Sie brauchen sich allerdings keine Gedanken um Java zu machen da diese Funktionalit t von der Serverseite zur Verf gung gestellt wird Wichtig ist es auch dass sich Ihre Benutzer verinnerlichen dass jede neue Seite innerhalb des Browsers immer vom Applikationsserver generiert wird Daher ist unbedingt erforderlich da
150. e Funktionen die Unternehmensinfrastrukturen beliebiger Gr enordnungen tats chlich erfordern und verzichtet auf berfl ssige oder redundante Funktionen Im Segment Terminverwaltung und Koordination bietet der Open Xchange Server pers nliche Kalender Gruppenkalender Terminserien Aufgabenserien Ressourcenverwaltung eine Erinnerungsfunktion sowie eine leistungsf hige Verf gbarkeitspr fung und automatische Terminanfrage Im Zentrum der Funktionalit ten des Open Xchange Server steht neben der Terminverwaltung das Kontaktmanagement zur Verwaltung Ihrer Stammadressen mit zugeh rigen Ansprechpartnerkontakten Nat rlich verf gt das Kontaktmanagement ber eine Export Funktion vCard Aufgrund der offenen Struktur der Anwendung haben Sie auch die M glichkeit die Datenbanken direkt anzusprechen z B f r Datenimporte Das Modul Aufgabenverwaltung verwaltet bersichtlich Gruppenaufgaben und erm glicht eine einfache Erstellung von Aufgaben mit zugeh riger Best tigung sowie Erinnerung per E Mail Der Open Xchange Server kann dar ber hinaus auch bisherige Werkzeuge zur Projektverwaltung vollst ndig und effizient ersetzen Das Modul zu Projektinformationen erm glicht das Verwalten von Projekten in einfacher und bersichtlicher Form Es besteht die M glichkeit Projekt bezogene Aufgaben anzulegen in die alle berechtigten Personen sehr einfach einbezogen werden k nnen und damit Zugriff auf alle relevanten Informat
151. e Ordner dienen der Kompatibilit t mit externen Clients und k nnen weitere Arten von Objekttypen enthalten Diese sind ber das Webinterface jedoch nicht nativ einsehbar W hlen Sie ber die Optionsbutton den f r Ihre Zwecke passenden Ordner Typ aus und vergeben Sie unter Ordnername den Titel unter welchem der neue Ordner zuk nftig aufgef hrt werden soll 15 5 Rechte Die direkte Vergabe von Zugriffsberechtigungen f r den Zugriff auf einen privaten Ordner ist ber das Karteikartenregister Rechte nicht erlaubt Bei dem Versuch die Zugriffsrechte zu ndern zeigt Ihnen das Open Xchange Server Webinterface eine entsprechende Fehlermeldung an Privaten Ordner k nnen lediglich freigegeben werden 15 6 Freigabe Um einen privaten Ordner freizugeben damit auch andere Benutzer auf diesen zugreifen k nnen wechseln Sie in das Karteikartenregister Freigabe ber die beiden Listenfelder Suche nach Benutzern und Suche nach Benutzergruppen haben Sie die M glichkeit einzelne Benutzer oder Benutzergruppen aufzufinden und auszuw hlen ber die Schaltfl che Benutzer hinzuf gen k nnen Sie einzelne Benutzer ausw hlen f r welche der Ordner freigegeben werden soll ber die Schaltfl che Benutzergruppe hinzuf gen k nnen Sie ganze Benutzergruppen f r die Freigabe hinzuf gen In beiden F llen werden die direkt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 214 ausgew hlten oder als Gruppe hinzugef gten Benutzer im un
152. e Seite identisch mit der Liste aller Aufgaben 7 2 Aufgaben Ansicht Klicken Sie auf das Karteikartenregister Ansicht so k nnen Sie selbst eine eigene Aufgaben Ansicht zusammenstellen die ber das Listenfeld auf der Aufgaben bersichts Seite angezeigt werden Tragen Sie dazu im Textfeld Name der Ansicht f r die gew nschte neue Ansicht einen Namen ein Klicken OX5 Benutzerhandbuch v1 32 95 Aufgaben Sie jetzt auf die Schaltfl che Ansicht hinzuf gen so wird die neue Ansicht hinzugef gt und automatisch als aktive Ansicht ausgew hlt ber das linke Auswahlfeld am unteren Bildrand k nnen Sie jetzt die Aufgaben Felder ausw hlen die in der Ansicht angezeigt werden sollen Zu den verf gbaren Tabellen Feldern geh ren beispielsweise die Aufgabendaten Betreff Priorit t Beginnt am oder Beschreibung M chten Sie mehrere Felder auf einmal anw hlen so halten Sie w hrend des Anw hlens die STRG Taste gedr ckt Sobald Sie alle gew nschten Felder markiert haben dr cken Sie die Schaltfl che Hinzuf gen gt um die Felder f r die neue Ansicht zu bernehmen Die Felder erscheinen nun im rechten Auswahl Men unter Ausgew hlte Felder Um dort eingef gte Felder wieder zu entfernen markieren Sie diese und bet tigen die Schaltfl che lt L schen Sind unter Ausgew hlte Felder tats chlich nur die Feld Eintr ge aufgef hrt welche Sie f r die neuen Ansicht bereitstellen m chten so bet tigen Sie die Schal
153. e der Webmail Client des Open Xchange Server 5 erlauben die Markierung besonders dringlicher E Mail Nachrichten in verschiedenen Abstufungen Mail Clients welche diese Funktion unterst tzen heben derartig markierte E Mail Nachrichten gesondert hervor X Confirm Reading To Einige E Mail Clients wie der Webmail Client des Open Xchange Server 5 erlauben den Einsatz einer Funktion mit der Bezeichnung Empfangsbest tigung Sobald eine derartig gekennzeichnete Mail vom Empf nger ge ffnet wird wird dem Absender eine Empfangsbest tigung zugesandt Ob diese Funktion aktiviert ist k nnen Sie anhand dieses Eintrags ablesen Date Dieser Eintrag enth lt das Datum und die Uhrzeit an dem die Mitteilung versendet wurde Da es sich bei E Mails um ein globales Kommunikationsmedium handelt wird zus tzlich die Zeitzone des Absenders mit angegeben Mail Quelltext Alle Informationen die Ihnen unter Mail Header angezeigt werden finden Sie auch im Quelltext einer E Mail Nachricht wieder Zus tzlich wird Ihnen dort aber auch der komplette Inhalt einer E Mail Nachricht sowie dessen Formatierung angezeigt 14 6 Verfassen neuer E Mail Nachrichten Klicken Sie im links stehenden Men frame des Webmail Clients auf den Eintrag Neue Nachricht so ffnet der Webmail Client automatisch ein weiteres Fenster mit einem Formular zum Erstellen einer neuen E Mail Nachricht Folgende Einstellungen und Eingaben k nnen Sie dort vornehmen
154. e endg ltig gel scht wird m ssen Sie Ihre Eingabe noch einmal sicherheitshalber best tigen Sobald die Aufgabe gel scht wurde wird dies per E Mail automatisch allen Teilnehmern der Aufgabe mitgeteilt 7 8 Notizen zu einer Aufgabe anlegen lesen ndern oder l schen Zu einer Aufgabe k nnen Sie in deren Detailansicht im Kartenreiter Notizen kurze Bemerkungen und Informationen ablegen Wechseln Sie in diesen Kartenreiter dann werden Ihnen in Form einer tabellarischen Liste alle bereits vorhandenen Notizen angezeigt ber das Anlegen Symbol k nnen Sie eine weitere Notiz hinzuf gen Beachten Sie bitte dass die Notizen einer separaten Rechteverwaltung unterliegen Sie k nnen hier beispielsweise f r eine ffentliche Aufgabe auch private Notizen hinterlegen die nur f r Sie sichtbar sind 7 9 Eine Aufgabe mit anderen Objekten verkn pfen Sie haben die M glichkeit zu jeder Aufgabe beliebig viele Verkn pfungen anzulegen Sie k nnen eine Aufgabe mit Adressen Aufgaben Projekten Terminen Dokumenten Wissenseintr gen Bookmarks und Foren verkn pfen Die Verkn pfung nehmen Sie ber in der Detailansicht eines Ansprechpartnereintrags im Karteikartenregister Verkn pfungen vor In Form einer tabellarischen Liste werden Ihnen dort alle f r diesen Eintrag bereits vorhandenen Verkn pfungen angezeigt Eine Verkn pfung zu dem Aufgabeneintrag k nnen Sie nun einfach vornehmen indem Sie die Schaltfl che Verkn pfu
155. e mit den Drop down Men s eine Anfangs und eine Endzeit angeben ber die Dauer geben Sie an welches zeitliche Fenster ein Termin einnehmen soll Innerhalb dieses Zeitraums verf gbare Termine werden jeweils durch gr ne Bl cke dargestellt Innerhalb dieses Raums liegende Zeitr ume zu den der Termin zu Konflikten f hren w rde werden durch rote Bl cke angezeigt Bei Terminen die innerhalb des gew hlten Datumsrahmens aber au erhalb des gew hlten Zeitfensters liegen wird ebenfalls eine berpr fung vorgenommen und angezeigt In der Anzeige werden diese Termine durch wei e und graue Bl cke repr sentiert wobei die wei en Blocke der Bedeutung der gr nen Bl cke und die grauen Bl cke der Bedeutung der roten Bl cke innerhalb des ausgew hlten Zeitfensters entsprechen Maximal k nnen Sie auf diesem Weg eine Anfrage f r einen Zeitraum von bis zu 31 Tagen durchf hren Durch Anklicken der gew nschten Startzeit werden die erforderlichen Termindaten automatisch bernommen und in die entsprechenden Felder im Karteikartenregister Termin eingetragen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 76 Abbildung 5 17 Anfrageergebnisse f r einen Termin 5 3 7 Konfliktmanagement Beim Anlegen eines Termins wird automatisch eine Konfliktpr fung durchgef hrt bei der die Daten des neu aufzunehmenden Termins auf berschneidungen zu anderen Terminen und Ressourcen gepr ft werden Lediglich bei der Anlage von Serienterminen wir
156. e unless such fees have already been paid on line through the Licensor s web site or the Licensor s designated e commerce service provider Licensee shall pay a late payment charge of 1 5 percent per month or the maximum rate permitted by applicable law whichever is less per whole or partial calendar month on the unpaid amount c If permitted under applicable law Licensee shall pay all taxes based on or in any way measured by this Agreement or any related services e g sales taxes value added taxes excluding taxes based on Licensor s net income but including personal property taxes if any If Licensee challenges the applicability of any such tax it shall pay the same to Licensor and Licensee may then seek a refund 6 Term a The term shall commence on the Agreement s Effective Date and shall continue in perpetuity 7 Prohibited Uses Licensee shall not a Allow other persons than Named Users the use of and access to the Licensed Product b Modify translate reverse engineer decompile disassemble reduce the Licensed Software to a humanly perceivable form or create derivative works based upon the Licensed Product or cause another to do so except to the extent expressly permitted by applicable law despite this limitation c Remove any proprietary notices labels copyright marks or trademarks on the Licensed Product d Modify adapt rent lease commercially host sublicense redistribute or loan the Licensed Product
157. earbeiten 165 12 3 Diskussionsbeitr ge hinzuf gen antworten 166 12 4 Forumsarchiv 169 12 5 Forum l schen 170 12 6 Beitrag l schen 170 12 7 Beitrag ndern 170 12 8 Beitr ge suchen 170 12 9 Objekt Verkn pfungen zu Foren 171 12 10 Abonnements ordern 171 12 11 Abonnements abbestellen 171 13 Pinnwand 172 13 1 Pinnwand bersicht 173 13 2 Eintr ge anlegen und bearbeiten 173 13 3 Pinwand bersicht drucken 174 13 4 Eintr ge l schen
158. eben Tagen f llig werden d h deren Enddatum erreicht wird 8 1 4 Archiv Diese Option erm glicht Ihnen die Anzeige aller Projekte die bereits fertig gestellt und ins Archiv berf hrt worden sind Die Anwahl eines Projekts kann durch einen einfachen Mausklick auf den Titel eines in der bersichtsleiste angezeigten Projektes erfolgen oder ber den gelben Pfeil in der ersten Spalte Dadurch wechseln Sie in die Detailansicht des Projekts wo Sie alle Informationen zum Projekt einsehen k nnen 8 2 Detailansicht eines Projekts Haben Sie in die Detailansicht eines Projekts gewechselt k nnen Sie sich dort alle Informationen zu einem Projekt anzeigen lassen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 108 Abbildung 8 2 Projekt Detailansicht Projekte deren Enddatum berschritten ist werden orange hervorgehoben Die IST Kosten und IST Dauer errechnen sich aus der Summe der IST Kosten und IST Dauer aller Aufgaben dieses Projekts Die W hrungseinheit in der die Informationsfelder IST Kosten Geplante Kosten und Einnahmen angezeigt werden ergibt sich aus der W hrung die bei der Erstellung eines Projektes bzw der einzelnen Aufgaben angegeben wurden Betr ge in verschiedenen W hrungen werden getrennt nach W hrung aufsummiert 8 2 1 Optionen Wenn Sie dieses Projekt von jemand anderem zugeordnet bekommen haben haben Sie die M glichkeit dieses anzunehmen oder abzulehnen In das Textfeld k nnen Sie eine B
159. edingung Die Web Oberfl che wird jetzt jeweils um eine weitere Bedingung erg nzt die Sie nach Belieben konfigurieren k nnen Bitte beachten Sie dass alle Bedingungen standardm ig als Oder Vergleich miteinander verkn pft sind Die zu konfigurierende Aktion wird also nur ausgef hrt wenn eine der angegebenen Bedingungen erf llt ist Optional k nnen Sie ber das Listenfeld Aktion Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 234 ausf hren wenn festlegen dass die einzelnen Bedingungen als Und Vergleich miteinander verkn pft werden In diesem Fall m ssen also alle Bedingungen erf llt werden damit die Aktion bei eingehen einer E Mail Nachricht ausgef hrt wird Eine Kombination von Und und Oder Verkn pfungen ist nicht vorgesehen Aktion definieren Zuletzt m ssen Sie festlegen was mit eingehenden E Mail Nachrichten passieren soll welche die zuvor definierte Bedingung bzw Bedingungen erf llen Das Konfigurationsmen f r die Filterregel stellt Ihnen hierzu mehrere M glichkeiten zur Verf gung Verschiebe Mail in Ordner Weiterleiten nach Nachricht zur ckweisen mit der Begr ndung Nachricht verwerfen W hlen Sie als Aktion die Option Verschiebe Mail in Ordner so werden alle eingehenden E Mail Nachrichten welche die zuvor beschriebene Bedingung erf llen automatisch in einen anderen Ordner verschoben Der zugeh rige Ordner kann von Ihnen frei ber das Ordner Listenfeld ausgew hlt werden Das a
160. egriff tragen Sie im rechts stehenden Textfeld ein Folgende Suchkriterien k nnen im Listenfeld ausgew hlt werden Von Haben Sie dieses Kriterium ausgew hlt dann sucht der Webmail Client f r Sie alle E Mail Nachrichten des aktiven Ordners heraus die von einem gesuchten Absender stammen Beim Suchbegriff k nnen Sie einfach die gew nschte E Mail Adresse angeben An Haben Sie dieses Kriterium ausgew hlt dann sucht der Webmail Client f r Sie alle E Mail Nachrichten des aktiven Ordners heraus die an einen gesuchten Empf nger gesendet wurden Beim Suchbegriff k nnen Sie einfach die gew nschte E Mail Adresse angeben CC CC steht f r Carbon Copy und definiert eine Kopie die nicht nur an einen Empf nger sondern zu Informationszwecken auch noch weiteren Personen zugeleitet wurde Haben Sie dieses Kriterium ausgew hlt dann sucht der Webmail Client f r Sie alle E Mail Nachrichten des aktiven Ordners heraus die im CC Eintrag einer E Mail den gesuchten Empf nger enthalten Beim Suchbegriff k nnen Sie einfach die gew nschte E Mail Adresse angeben Betreff Haben Sie dieses Kriterium ausgew hlt sucht der Webmail Client f r Sie alle E Mail Nachrichten des aktiven Ordners heraus die in der Betreffzeile einen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 184 bestimmten Inhalt besitzen Als Suchbegriff geben Sie den gesuchten Inhalt der Betreffzeile an Mailtext Haben Sie dieses Kriterium ausgew hlt sucht der We
161. ehnt werden Wird die Benachrichtigungs E Mail von einem Teilnehmer ber den Open Xchange Server ge ffnet so erscheint Auswahlmenu ber das der Termin direkt angenommen oder abgelehnt werden kann Nat rlich ist es auch m glich Termine zu Erstellen an denen Sie selbst nicht teilnehmen Entfernen Sie sich einfach aus der Teilnehmerliste Neben dem Text enth lt jede E Mail Termin Benachrichtigung einen Anhang in Form einer ICAL Datei Diese ICAL Datei k nnen Sie mit Hilfe jedes externen ICAL f higen Terminplaners benutzen Beispielsweise mit dem Programm Thunderbird Optional haben Sie die M glichkeit den in der Mail enthaltenen Link zu verwenden ber diesen Link gelangen Sie direkt zu dem entsprechenden Termin Eintrag in der Weboberfl che des Open Xchange Groupware Servers Ordner ber dieses Feld legen Sie fest in welchem Ordner der neue Termin gespeichert werden soll Wahlweise k nnen Sie hier zwischen Ihrem pers nlichen Terminkalender ffentlichen Terminkalendern und freigegebenen Terminkalendern w hlen soweit Sie auf die jeweiligen Ordner Zugriffsrechte haben Bitte beachten Sie dass die Lese Schreib und L schrechte des ausgew hlten Ordners auch f r den neuen Termin G ltigkeit haben Beschreibung Tragen Sie in dieses Feld eine kurze Beschreibung dieses Termins ein Beschreibung ist ein Pflichtfeld Wenn Sie dieses Felder nicht ausf llen kann der Termin nicht angelegt ge ndert werden Beginnt am
162. eichnung Customer Relationship Management CRM bekannt Es hat sich jedoch gezeigt dass nicht die tief greifende Spezialisierung einzelner Funktionen sondern die Optimierung der Arbeitsprozesse und St tzung der Basisabl ufe den eigentlichen Mehrwert einer Groupware L sung bieten So ergibt sich mit der Interoperabilit t von Groupware im Allgemeinen und dem Open Xchange Server im Besonderen sowie anderen Systemen im Unternehmenseinsatz z B ERP CRM ein wichtiger Faktor um den Anspruch von Groupware als Erg nzung und Integrator von bestehenden IT Systembestandteilen gerecht zu werden Ein weiterer wesentlicher Teil einer solchen Interoperabilit t kann die Verwaltung von Dokumenten im Zusammenhang mit Kunden oder Projekten sein 2 1 4 Informationen f r alle In der Regel werden mit einem Textverarbeitungsprogramm oder Editor die Dokumente erstellt mit einem E Mail Programm versendet und das Dokument bleibt f r alle anderen verborgen auf dem Arbeitsplatzrechner des Erstellenden Sinnvoll ist dagegen die Organisation aller Kunden oder Projekt bezogenen Dokumente in Zusammenhang mit den Kundendaten oder Projektdaten mit Hilfe des Projekt sowie des Dokumenten Management des Open Xchange Servers Ihre Mitarbeiter k nnen somit alle im Zusammenhang stehenden Dokumente E Mails Kalkulationen Termine oder auch Notizen einsehen und ber die Rechtevergabe k nnen Sie auch den Mitarbeiterkreis sinnvoll steuern In diesem Zusamm
163. einern vergr ern Beim Verfassen einer E Mail Nachricht im HTML Modus k nnen Sie die Tab Taste leider nicht verwenden Als Alternativ hierzu dienen die beiden Schaltfl chen Einzug vergr ern und Einzug verkleinern Erstere entspricht praktisch dem einmaligen bet tigen der Tab Taste Letztere l scht verringert einen bereits erstellten Texteinzug innerhalb der E Mail Nachricht Textfarbe Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che abschnittweise mit einer anderen Textfarbe versehen werden Markieren Sie dazu den entsprechenden Abschnitt und bet tigen Sie die Schaltfl che Anschlie end w hlen Sie aus dem erscheinenden Tabellenfenster einen der 70 vorgeschlagenen Farbwerte aus Zur Formatierung verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos lt P gt lt FONT color hex gt und lt FONT gt lt P gt Bei der hexadezimalen Zahl handelt es sich dabei um eine typische sechsstellige hexadezimale Zahl Durch manuelles Bearbeiten des Quelltextes k nnen Sie also auch auf deutlich mehr Textfarben zugreifen Farbe f r Hervorhebung Textabschnitte k nnen mit Hilfe dieser Schaltfl che abschnittweise mit einer anderen Hintergrundfarbe unterlegt werden Markieren Sie dazu den entsprechenden Abschnitt und bet tigen Sie die Schaltfl che Anschlie end w hlen Sie aus dem erscheinenden Tabellenfenster einen der 70 vorgeschlagenen Farbwerte aus Zur Formatierung verwendet der Web Mail HTML Editor die Kommandos l
164. ekt zu L schen W hlen Sie im Listenfeld den Eintrag Wie Schreibrecht an so d rfen alle Groupware Benutzer mit Schreibrecht das Objekt bzw Ordner auch wieder L schen w hlen Sie an dieser Stelle einen der angezeigten Benutzer so bekommt dieser das Besitzrecht am Objekt zugewiesen Nur dieser Benutzer darf das Objekt zuk nftig L schen bzw einem anderen Benutzer das L schrecht bergeben In der Historie des Objektss wird der Benutzer mit dem L schrecht als Besitzer angezeigt 3 3 8 Erweiterte Ansicht Neben der normalen Auswahl von Teilnehmern eines Objektes k nnen Sie auch die Auswahl ber eine erweiterte Ansicht durchf hren Hierzu m ssen Sie einfach die Schaltfl che Erweitert am rechten oberen Rand unter der Statuszeile anw hlen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 31 Grundlagen Abbildung 3 4 Erweiterte Ansicht der Rechteverwaltung In der erweiterten Ansicht sehen Sie auf der linken Seite eine Baumansicht aller existierenden Gruppen Wenn Sie auf das Pluszeichen vor einer Gruppe klicken so erweitert sich die Ansicht um die Mitglieder dieser Personengruppe Um Teilnehmer oder Gruppen dem Objekt hinzuf gen zu k nnen w hlen Sie diese durch Klick auf die Box vor dem jeweiligen Namen aus W hlen Sie nun den Knopf bernehmen gt aus und die Benutzer und Gruppen werden dem Objekt zugeordnet Gruppen erscheinen im oberen Teilnehmerauswahlfeld Personen im unteren Um einen Teilnehmer oder eine Teilnehmergruppe wieder au
165. em Forenthema wird auch angezeigt wie viele Beitr ge in einzelnen Foren existieren wie viele Sie davon noch nicht gelesen haben wie viele Threads existieren und wann der letzte Beitrag im Forum eingetragen wurde Des Weiteren ist hier zu sehen wer der Moderator der Diskussion ist und wann das Forum angelegt wurde ber das Drucker Symbol haben Sie die M glichkeit alle in der Liste angezeigten Forenthemen als bersicht auszudrucken Dazu wird zun chst ein Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern Auf dem gleichen Weg k nnen Sie auch unter dem Reiter Archiv die archivierte Liste aller Forenthemen ausdrucken Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 164 Abbildung 12 1 Foren bersicht OX5 Benutzerhandbuch v1 32 165 Forum Abbildung 12 2 Alle Beitr ge eines Threads Durch Klick auf ein Forum wechselt man in eine detaillierte Ansicht des jeweiligen Forums In dieser Ansicht sind die einzelnen Threads aufgelistet Sind in einem Thread mehrere Eintr ge vorhanden so kann man die diese Str nge durch Klick auf das Plussymbol aufklappen und die Folgeeintr ge in einer Baumstruktur einsehen Um einen Beitrag einsehen zu k nnen gen gt ein Klic
166. emerkung schreiben die Ihrer Antwort hinzugef gt wird Wenn Sie ablehnen verlangt das System eine Bemerkung von Ihnen damit Ihre Ablehnung f r andere nachvollziehbar ist In der Teilnehmerliste wird Ihre Antwort und Bemerkung angezeigt Wenn Sie eine Antwort ausgew hlt haben klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern OX5 Benutzerhandbuch v1 32 109 Projekte 8 2 2 Weitere Informationen ber die Reiter gelangen Sie zu weiteren Details zu diesem Projekt wie Team Meilensteine Aufgaben Abh ngigkeiten Diagramm Historie Notizen und Verkn pfungen und Anh nge Mit der Schaltfl che Abbrechen gelangen Sie wieder zur ck auf die Listenseite Genauere Informationen finden Sie auf den Hilfeseiten der jeweils aufgerufenen Seite 8 3 Projekt Liste drucken ber das Drucker Symbol haben Sie die M glichkeit alle in der Liste angezeigten Projekte auszudrucken Dazu wird zun chst eine Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern 8 4 Projekt neu anlegen Abbildung 8 3 Projekt neu anlegen Ein neues Projekt k nnen Sie ber das Men Neu anlegen auf der Portalseite oder ber das Anlegen Symbol erstellen Ein g ltiger Eintrag besteht Cop
167. en Speicherungen s mtliche Informationen gew hrleistet Im Rahmen dieser Einleitung geben wir Ihnen einige Anregungen und Beispiele 2 3 1 Wie Sie Ihre Unternehmensstruktur auf das Produkt abbilden Bei der Abbildung Ihrer Unternehmensstruktur auf das Modulkonzept des Open Xchange Server k nnen und sollten Sie schrittweise vorgehen Der Open Xchange Server bietet Ihnen dazu mehrere M glichkeiten wobei die Abbildung Ihrer bestehenden Unternehmens und Abteilungsstrukturen lediglich den ersten Schritt darstellt Zun chst einmal f rdert eine Groupware L sung wie der Open Xchange Server naturgem die Bildung von kleinen Arbeitsgruppen die Sie Zun chst in der Benutzer und Gruppenverwaltung des Open Xchange Server verankern sollten Dabei ist nat rlich zu berlegen welchen Part der Unternehmensstruktur solche Arbeitsgruppen widerspiegeln sollen bzw welche Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 16 Art der Produktivit t durch die gezielte Gruppenbildung eigentlich gef rdert werden soll Hierbei kann sich die Bildung von Arbeitsgruppen sowohl an bestehenden Arbeitsgruppen innerhalb von Abteilungen oder an gesamten Abteilungen wie Einkauf Controlling Buchhaltung IT usw orientieren aber auch an konkreten Projekten oder an einer bestehenden Kundenzuordnung Hierbei hat es sich in der Praxis als vern nftig und effizient erwiesen schrittweise vorzugehen und mit kleinen Gruppen zu beginnen damit diesen nach und nach ander
168. en Inhalte dieses markierten Ordners werden dann automatisch mit bernommen Auch beim Verschieben von Ordnern und Bookmarks greift nat rlich die Rechteverwaltung Ausgew hlt werden k nnen nur Ordner f r die Sie eine Zugriffsberechtigung besitzen Diese k nnen ber wei gehaltene Checkboxen angew hlt werden Ordner und Bookmarks auf die Sie keinen Zugriff haben k nnen nicht Ausgew hlt werden und sind durch eine graue Farbgebung gekennzeichnet 11 9 2 Ziel definieren Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben klicken Sie auf das Karteikartenregister Ziel Dort k nnen Sie nun ber eine Optionsschaltfl che w hlen in welches Verzeichnis die zuvor ausgew hlten Bookmarks und Ordner OX5 Benutzerhandbuch v1 32 159 Bookmarks verschoben werden sollen Bitte w hlen Sie nun ein Verzeichnis aus indem Sie den Radioknopf des gew nschten Zielordners markieren Hinweis Ordner und Unterordner Versuchen Sie einen Ordner in sich selbst oder in einen seiner Unterordner zu verschieben so wird vom System eine Fehlermeldung generiert Abbildung 11 8 Auswahl des Zielordners 11 9 3 Verschieben durchf hren Best tigen Sie nun das Verschieben durch ein Klicken auf die Schaltfl che Verschieben M chten Sie das Verschieben an dieser Stelle nicht durchf hren so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen wieder verlassen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 160 11 10 Suche nach Bookmarks
169. en Xchange Server as licensed under this Agreement In particular the Licensed Software includes but is not limited to the Microsoft Outlook connector called the Outlook OXtender Palm connector called the Palm OXtender Administration interface software migration tools and or installation tools c Licensed Documentation means all the documentation in printed or electronic form that is related to the Licensed Software d Use with regard to the Licensed Software means Licensee may install use access run or otherwise read the Licensed Software into and out of memory in accordance with the documentation and the license grant from Licensor With regard to the Licensed Documentation Use means Licensee may read use reproduce and otherwise employ the Licensed Documentation as needed to make use of the Licensed Software e Effective Date means the date of acceptance of this agreement by Licensee by clicking the I accept button or entering Yes when asked to accept this License Agreement f Remote Access means direct connection to the systems wherein the Software resides via the Internet via high speed point to point network access between Licensee and Licensor g Named User means each person who is administered by the Administration Interface Software and is given a user name and password by Licensee 2 License grant a Subject to the payment of the license fees and charges to Licens
170. en des Webmail Clients angezeigt wird Optionen ber dieses Icon gelangen Sie in ein Konfigurationsmenu in dem Sie Ihre pers nlichen Einstellungen zum Webmail Client festlegen k nnen Das Konfigurationsmen wird automatisch in einem neuen Fenster angezeigt Suche ber dieses Icon erhalten Sie Zugriff zur erweiterten Suchfunktionen die Ihnen die Suche ber mehrere Ordner und eine Vielzahl von Suchkriterien erm glicht Schlie en ber dieses Icon k nnen Sie sich vom Webmail Client nicht von der gesamten Groupware abmelden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 180 14 2 2 Die Web Mail Verzeichnis bersicht Der linke Frame im Webmail Client ist in zwei Bereiche unterteilt Der untere Bereich enth lt eine bersicht ber das hierarchisch strukturierte E Mail Verzeichnis Direkt anw hlbar bzw aufgef hrt sind hier standardm ig zun chst folgende Inhalte und Ordner Abbildung 14 4 E Mail Ordner f r Ihren Account lt Account Name gt Der oberste Eintrag in diesem Frame zeigt Ihnen den Account Namen an unter dem Sie zurzeit am System eingeloggt sind Dieser entspricht der E Mail Adresse unter der Sie ber den Open Xchange Server erreichbar sind In der obigen Abbildung w re dies beispielsweise der Account Name mustername musterfirma com Alle anderen hier zu findenden Verzeichnis Eintr ge sind unter diesem Account Namen abgelegt Inbox Der Ordner INBOX kann als der Briefkasten Ihres Acco
171. en in den genannten Modulen auch Ordner und Unterordner mit entsprechenden Lese und Schreibberechtigungen ausgestattet sein 3 3 3 Ordnerbezogene Rechte definieren Der Open Xchange Server 5 kennt zwei Typen von Ordner Private und ffentliche Ordner Private Ordner sind nur f r Sie selbst sichtbar ffentliche Ordner k nnen dagegen auch von anderen Benutzern verwendet werden Dar ber hinaus k nnen Sie einzelne Ordner f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben Alle f r Sie sichtbaren Ordner werden Ihnen im seitlichen Rahmen links oder rechts des Groupware Portals angezeigt Genaue Informationen zur Rechtevergabe und Konfiguration von Ordnern finden Sie im Kapitel Ordnerverwaltung Eine besondere Form von Ordnern sind die Ordner in den Modulen Lesezeichen Wissenseintr ge und Dokumente Hier existieren Ordner f r die Sie gezielt direkt Lese und Schreibe Rechte vergeben k nnen Die Vorgehensweise entspricht der bereits Vorgehensweise wie Sie unter Objektbezogene Rechte definieren beschrieben wurde 3 3 4 Vorlagen erstellen Mit Hilfe des Listenfeldes Vorlagen k nnen Sie bei der Erstellung Bearbeitung eines Objekts auf bereits erstellte Vorlagen zur ckgreifen Vorlagen enthalten Informationen ber Lese und Schreibrechte Die entsprechenden Angaben m ssen von Ihnen dann nicht mehr manuell vorgenommen werden M chten Sie selbst eine neue Vorlage erzeugen legen Sie ber die Reiter Leserecht und Schreibrecht
172. enhang sind Aufgaben die ein Mitarbeiter f r sich selbst auf Basis der Aufgabenverwaltung des Open Xchange Server definiert ein sinnvoller Weg um Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 10 ber automatische Widervorlagen keinen wichtigen Termin oder keine wichtige Aufgabe zu verpassen 2 1 5 Informationspool Nat rlich k nnen Sie ein Szenario wie das geschilderte im Kundenbereich auch auf Angebotsnachweis Kontakthistorie oder Vertragsinformationen ausweiten Im ersten Schritt jedoch wird die effektive Zusammenarbeit ihrer Projektteams und Mitarbeiter durch die l ckenlose Dokumentation des Projektgeschehens oder der Kundenbeziehung erm glicht Die Dokumentation aller Gesch ftsvorf lle liefert die grundlegende Basis um den Anforderungen in Bezug auf Kundenbeziehungen oder Projektabl ufen gerecht zu werden Dem Ausbau der Kommunikations und Informationsstrukturen zu einem Information Office sollte damit nichts im Wege stehen 2 1 6 berblick behalten Sicher stehen in Ihrem Unternehmen intern auch andere organisatorische Aufgaben an die eventuell ebenfalls Termin gebunden sein k nnen wie zum Beispiel die Verwaltung von Ressourcen Wie h ufig m ssen Besprechungsr ume zur Verf gung stehen Beamer f r Besprechungen vorbereitet sein oder Kraftfahrzeuge reserviert werden ber die Verwaltung von Ressourcen lassen sich Besprechungen besser organisieren nachhalten wer eine Ressource gerade nutzt oder die Re
173. ent anlegen bearbeiten Sie die erste Version Beachten Sie bitte die Versionsnummer wenn Sie versionsspezifische Felder Dateiname Beschreibung MIME Typ Dateigr e ausf llen Die eigentliche Datei die auf den Server hochgeladen werden soll geben Sie im Karteikartenregister Datei an Dort bet tigen Sie die Schaltfl che Durchsuchen ber einen Dateibrowser k nnen Sie nun auf Ihrem PC die Datei ausw hlen die auf den Server hochgeladen werden soll Haben Sie die Datei ausgew hlt wird der Dateimanager wieder geschlossen und die Datei erscheint zusammen mit der zugeh rigen Pfadangabe im vorangestellten Textfeld Datei Klicken Sie nun auf die Schaltfl che Hochladen findet der eigentliche Dateitransfer statt Je nach Gr e der Datei kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen Anschlie end m ssen noch den MIME Typ einstellen soweit dieser nicht automatisch erkannt wird und die entsprechenden Einstellungen die Sie bis hierhin zum Dokument gemacht haben durch Bet tigung der Schaltfl che Speichern bernehmen Abbildung 9 6 Dateiauswahl f r das Hochladen eines Dokuments 9 2 5 MIME Typ MIME engl Multi Purpose Internet Mail Extensions war urspr nglich ein Standard in dem beschrieben wurde wie die unterschiedlichsten Dateitypen z B Bilder oder Musikdateien zwischen verschiedenen E Mail Servern bertragen werden sollen Dass Sie an Ihre E Mails Dateien anh ngen k nnen erm glicht der MIME Standard
174. enthalten ist Beispiel Haben Sie unter Wenn das E Mail Element Betreff ausgew hlt und als Textoperator OX5 angegeben so berpr ft das Filterskript die Betreffzeile aller eingehenden E Mail Nachrichten darauf ob der Text OX5 enthalten ist Enth lt Regexp Der Operator Enth lt Regexp entspricht dem Vergleichsoperator Enth lt Auch hier wird berpr ft ob das ausgew hlte E Mail Element den im Textfeld eingegeben Wert enth lt Weitergehend erlaubt dieser Vergleichsoperator aber auch den Einsatz von regul ren Ausdr cken im Textfeld so dass komplexere Bedingungsabfragen m glich sind Ist gleich Haben Sie ber das Listenfeld Ist gleich ausgew hlt so berpr ft das Filterskript ob eine exakte bereinstimmung vorliegt Der Vergleichsoperator OX5 Benutzerhandbuch v1 32 233 Pers nliches Setup kann also beispielsweise dazu genutzt werden bei allen eingehenden E Mail Nachrichten auszuf hren wenn der Absender mit einer bestimmten festgelegten E Mail Adresse bereinstimmt Ist ungleich Dieser Vergleichsoperator ist das Gegenst ck zum Ist gleich Operator allerdings wird die gew nschte Option bei dieser Filterregel nur ausgef hrt wenn der angegebene Text f r das ausgew hlte E Mail Element nicht mit dem entsprechenden Inhalt des jeweiligen Elements einer eingehenden E Mail bereinstimmt Praktisch ist dies beispielsweise bei einer Filterregel mit mehreren Bedingungen bei der alle E Mails ein
175. er Pfeile nach unten f r eine absteigende Sortierung nach oben f r eine aufsteigende neben einer Spalten berschrift klicken Um anzugeben wie viele Aufgaben auf einer Seite angezeigt werden sollen dient Ihnen das rechte Pull down Menu oberhalb der Tabelle Um auf die n chste vorhergehende Seite zu gelangen verwenden Sie bitte die blauen Pfeile im Kopf der Seite oder klicken Sie direkt auf die gew nschte Seitenzahl Um sich eine Aufgabe im Detail anzeigen zu lassen klicken Sie auf den Aufgabennamen oder den gelben Pfeil links vom Aufgabennamen Wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen wollen klicken Sie bitte auf das Anlegen Symbol Sie gelangen in das Modul Aufgaben direkt in die Neu anlegen Maske Die Zuordnung der Aufgabe zum Projekt aus dem heraus Sie die neue Aufgage angelegt haben erfolgt automatisch N here Informationen zum Anlegen einer Aufgabe finden Sie in Abschnitt Aufgabe neu anlegen 8 11 Abh ngigkeiten Die Fertigstellung von Projekten umfasst in aller Regel den Abschluss einzelner Projekt Aufgaben und Meilensteine Der Abschluss des gesamten Projekts ist also OX5 Benutzerhandbuch v1 32 117 Projekte von diesen Objekten abh ngig Dar ber hinaus k nnen aber auch die einzelnen Projektaufgaben und Meilensteine wiederum von anderen Projektaufgaben und Meilensteinen abh ngig sein Gerade bei umfangreichen komplexen Objekten ist die Verwaltung dieser Abh ngigkeiten wichtig Das Webinterface des Open X
176. er im Besonderen erwarten k nnen und geben Ihnen Tipps wie die Einf hrung eines im Funktionsumfang f r viele Unternehmensstrukturen geeigneten Produktes auch bei Ihnen zum Volltreffer wird Unser besonderer Dank gilt dem technischen Projektleiter Martin Kauss und den Entwicklern des Open Xchange Servers Ben Pahne Stefan Preu Marcus Klein Benjamin Otterbach Sebastian Kauss Thorben Betten Jan Finsel Sebastian Kotyrba Manuel Kraft Leonardo Di Lella Viktor Pracht und allen weiteren Mitwirkenden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 8 2 Einleitung Seit in den Unternehmen durch den Einsatz von IT Systemn massive Ver nderungen im Ablauf von Unternehmensgeschehen zu verzeichnen sind werden immer mehr Prozesse des Unternehmens EDV gest tzt abgewickelt Aufgaben und Projekte die in der Vergangenheit durch eine enge pers nliche Zusammenarbeit zu bew ltigt werden waren werden heute asynchron an verschiedenen Orten und nicht nur ausschlie lich mit Personen des eigenen Unternehmens durchgef hrt Um die daraus resultierenden Anforderungen an Koordination Kommunikation und Qualit tsanspr chen der Leistung innerhalb und au erhalb eines Unternehmens gerecht zu werden hat sich heutzutage ein Anforderungsprofil entwickelt dem unter der Bezeichnung Groupware eine in Software gegossene L sung gegen bersteht 2 1 Vorteile von Groupware L sungen Der Open Xchange Server kombiniert eine leistungsf hige Groupware
177. er nur zugewiesen wenn Sie die Option Admin ausw hlen 15 6 3 Objekt Leserechte Benutzen Sie dieses Listenfeld um die Leserechte f r Objekte festzulegen die in dem freizugebenden Ordner abgelegt sind Standardm ig haben Benutzer die gerade zur ACL Liste hinzugef gt wurden kein Leserecht auf die Objekte des privaten Ordners Mit Hilfe von drei Berechtigungsebenen k nnen Sie einem bestimmten Benutzer jedoch Objekt Leserechte gew hren Eigene Objekte lesen Alle Objekte lesen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 215 Ordnerverwaltung Admin Wenn Sie die Option Eigene Objekte lesen ausw hlen so darf der jeweilige Benutzer lediglich Objekte lesen und einsehen die ihm geh ren W hlen Sie die Listenfeld Option Alle Objekte lesen so darf er zus tzlich auch alle Objekte anderer Benutzer ffnen und lesen 15 6 4 Objekt Schreibrechte Benutzen Sie dieses Listenfeld um die Schreibrechte f r Objekte festzulegen die in dem freizugebenden privaten Ordner abgelegt sind Standardm ig haben Benutzer die gerade zur ACL Liste hinzugef gt wurden kein Schreibrecht auf die Objekte des frei gegebenen Ordners Mit Hilfe von drei Berechtigungsebenen k nnen Sie einem bestimmten Benutzer jedoch Objekt Schreibrechte gew hren Eigene Objekte editieren Alle Objekte editieren Admin Wenn Sie die Option Eigene Objekte editieren ausw hlen so darf der jeweilige Benutzer lediglich Objekte bearbeiten die ihm sel
178. ere Benutzer k nnen in dieser Zeit keine neuen Versionen der Datei auf dem Server speichern Versionskonflikte die sonst typischerweise auftreten k nnen werden so vermieden ber das Webinterface k nnen prinzipiell in einem Verzeichnis auch mehrere Dokumente mit dem gleichen Namen hinterlegt werden In der Praxis sollten Sie dies jedoch m glichst vermeiden da die gleichnamigen Dokumente ber die WebDAV Schnittstelle nicht unterschieden werden k nnen Sowohl die Ordnerstruktur im Dokumentverzeichnisbaum als auch die einzelnen Dokumente unterliegen einer speziellen Rechteverwaltung Folgende Punkte werden hier behandelt Erl uterungen zur Verzeichnisstruktur Ordner neu anlegen Ordner ndern Ordner l schen Dokumente auf den Server stellen Hochladen Dokumente lesen bzw herunterladen Dokumentenbeschreibung und rechte ndern Dokument l schen Ordner und Dokumente verschieben Dokument suchen Notizen zu einem Dokument anlegen lesen ndern und l schen Ein Dokument mit anderen Objekten verkn pfen Dokument Historie Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 120 9 1 Dokumentenordner 9 1 1 Erl uterungen zur Verzeichnisstruktur Abbildung 9 1 Verzeichnisstruktur der Dokumentverwaltung Um die Dokumente bersichtlich verwalten zu k nnen wurde eine Ordnerstruktur implementiert Sie k nnen beliebig viele Ordner und Unterordner in verschiedenen Ebenen anlegen Aufgrund der Rechteverwaltung sehen Sie nur
179. eren Objekten verkn pfen 91 6 7 Kontakt Anh nge 91 7 Aufgaben 92 7 1 Aufgaben bersicht 93 7 2 Aufgaben Ansicht 94 7 3 Aufgabe neu anlegen 95 7 4 Aufgaben suchen 101 7 5 Aufgaben ndern 102 Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 4 7 6 Aufgabe weiterleiten 103 7 7 Aufgabe l schen 103 7 8 Notizen zu einer Aufgabe anlegen lesen ndern oder l schen 103 7 9 Eine Aufgabe mit anderen Objekten verkn pfen 103 7 10 Historie 104 7 11 Aufgaben Anh nge 104 8 Projekte
180. es Karteikartenregisters k nnen Sie zudem den aktuellen Kontakteintrag mit einem anderen Kontakteintrag verkn pfen Besonders geeignet ist diese Vorgehensweise beispielsweise zum Verkn pfen eines Mitarbeiter Kontakts mit der dazu geh renden Firma Um die Verkn pfung anzulegen w hlen Sie ber das linke Suchfeld zun chst den Kontakt Ordner aus in welchem der oder die Kontakte zu finden sind mit denen der aktuelle Kontakt verkn pft werden soll Nach Bet tigung der Schaltfl che Suchen werden Ihnen im Ergebnisfeld alle Kontakteintr ge dieses Ordners angezeigt Aus diesem Feld k nnen Sie nun durch Anwahl mit der Maus alle Kontakte markieren mit welchen eine Verkn pfung erstellt werden soll Eine Mehrfachauswahl ist dabei m glich Halten Sie dazu die Shift Taste gedr ckt Klicken Sie auf die Schaltfl che Hinzuf gen um die aktuelle Auswahl zu bernehmen Die Verkn pfungsziele werden Ihnen jetzt im rechten Listenfeld unter Firma angezeigt Klicken Sie auf die Schaltfl che Speichern um die durchgef hrten Verkn pfungen endg ltig zu bernehmen Zuk nftig steht Ihnen jetzt in der Detailansicht des Kontakts unter dem Listenfeld gesch ftliche Informationen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 87 Kontakte eine Direktverkn pfung auf die zugeordnete Firma bzw auch alle anderen auf diesem Weg verkn pften Kontakte zur Verf gung 6 2 4 Verteilerlisten Im Karteikartenregister Verteiler haben Sie d
181. es bestimmten Absenders in einen eigenen Ordner verschoben werden sollen gleichzeitig aber alle E Mail Nachrichten des selben Absenders die zus tzlich eine bestimmte E Mail Adresse im CC besitzen in einen anderen Mailordner verschoben werden sollen Enth lt nicht Bei Einsatz dieses Vergleichsoperators wird die definierte Aktion der Filterregel nur dann ausgef hrt wenn der angegeben Text f r das ausgew hlte E Mail Element in einer eingehenden E Mail Nachricht nicht enthalten ist Sie k nnen diesen Vergleichsoperator also beispielsweise daf r nutzen um E Mail Nachrichten entsprechend Ihrer Betreffzeile oder Inhalt zu sortieren Als Gegenst ck zum Enth lt Operator kann sich dadurch die Konfiguration von Filterregeln im Einzelfall deutlich erleichtern Enth lt nicht Regexp Dieser Vergleichsoperator funktioniert genauso wie Enth lt nicht allerdings k nnen Sie im Textfeld bei Auswahl dieses Vergleichsoperators auch regul re Ausdr cke verwenden Weitere Bedingungen konfigurieren Wie gesagt kann eine Filterregel dazu genutzt werden eingehende Nachrichten aus Erf llung einer bestimmten Bedingung zu berpr fen In der Praxis werden Sie jedoch vielfach w nschen eine Aktion f r eingehende Nachrichten nur dann auszuf hren wenn mehrere Bedingungen erf llt sind Nach Eingabe der ersten Bedingung m ssen Sie dazu beim Erstellen einer Filterregel weitere Bedingungen anlegen Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Neue B
182. eselben Rechte so erhalten die berechtigten Benutzer eine vollst ndige Inhalts bersicht des Ordners Besitzen die Unterordner und Bookmarks eingeschr nktere Rechte als der Ordner so wird je nach Benutzer nur ein Teil des Inhalts angezeigt Hat der bergeordnete Ordner hingegen eingeschr nktere Rechte als die darin enthaltenen Unterordner und Wissenseintr ge so werden bei den Benutzern die kein Recht auf den Ordner erhalten haben weder der Ordner noch dessen Inhalt angezeigt OX5 Benutzerhandbuch v1 32 153 Bookmarks Vor der Neuanlage eines Ordners m ssen Sie zuerst seine Position festlegen Markieren Sie bitte die Optionsschaltfl che des Ordners in dessen Verzeichnis der neue Ordner angelegt werden soll und dr cken Sie anschlie end das Symbol Ordner neu anlegen am rechten oberen Rand der Modul Seite Haben Sie keinen Ordner markiert so wird der Ordner auf der Hauptebene angesiedelt Auf der n chsten Seite erscheint nun eine Eingabemaske mit den Fragen zur Rechteverwaltung und der Eingabem glichkeit f r eine Bezeichnung des Ordners Durch Klicken auf die Schaltfl che Speichern werden die Daten zum neuen Ordner gespeichert Andernfalls k nnen Sie die Seite ber die Knopf Abbrechen wieder verlassen 11 3 Ordner ndern Bitte w hlen Sie aus der Verzeichnis bersicht den zu ndernden Ordner aus indem Sie dessen Optionsschaltfl che markieren Anschlie end klicken Sie bitte auf das Symbol Ordne
183. esem Weg m glich Eine detaillierte Beschreibung der Handhabung des Ordner Managements sowie der Verwaltung der Zugriffsrechte finden Sie im Kapitel Ordnerverwaltung OX5 Benutzerhandbuch v1 32 53 Kalender 5 Kalender Der Kalender umfasst die Verwaltung Ihrer pers nlichen Termine und Gruppentermine unter Ber cksichtigung von Ressourcen Alle Gruppentermine die Sie mit anderen Kollegen haben werden dabei ohne diese in Ihren Kalender bernehmen zu m ssen unmittelbar angezeigt Ein l stiges Klicken zwischen verschiedenen Kalenderansichten ist hier also nicht n tig es sei denn Sie m chten in andere f r sie ffentlich zug ngliche oder freigegebene Ordner schauen Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Zeige alle meine Termine in allen Ordnern so wird die Kalenderansicht dementsprechend erweitert Andere Kalender Ordner k nnen Sie direkt ber den Handbook Frame auf der linken oder rechten Seite des Groupware Portals ffnen soweit Sie die entsprechenden Zugriffsberechtigungen besitzen N here Informationen zur Handhabung der Ordnerverwaltung finden Sie im Kapitel Ordnerverwaltung 5 1 Kalendergrundlagen 5 1 1 Tages Wochen und Monatsansicht Nach Auswahl des Kalenders erscheint die Startseite der Kalenderfunktion Im Hauptbereich der Seite erh lt der Benutzer seine Tagesansicht mit den f r Ihn und seine Gruppe angelegten Terminen Navigation Mit Hilfe den Pfeiltasten und k nnen Sie jewe
184. et tigen um den Anhang zu bernehmen Nat rlich haben Sie auch die M glichkeit mehrere Dateien anzuh ngen Wiederhole Sie dazu die beschriebene Vorgehensweise einfach beliebig oft Wollen Sie einen Anhang sp ter wieder L schen so bet tigen Sie einfach die Schaltfl che L schen in der Zeile des jeweiligen Anhangs Das L schen eines Anhangs ist jedem Anwender erlaubt der L schrechte auf den entsprechenden Kalender Ordner besitzt indem der zugeh rige Termin abgelegt ist Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 66 5 3 Termin anlegen 5 3 1 Termin definieren Wenn Sie einen neuen Termin eintragen m chten so gibt es einige Pflichtfelder die f r den Termineintrag notwendig sind Nur wenn diese Pflichtfelder ausgef llt sind kann ein Termin angelegt werden Pflichtfelder Die Pflichtfelder zum Anlegen eines neuen Termins sind folgende Beschreibung Terminbeginn Terminende Terminbeginn und Terminende werden automatisch mit Werten gef llt je nachdem wie Sie einen Termin anlegen wollen Typische Wege sind Anklicken eines Termins in der Tages Wochen oder Monatsansicht Erst wenn das Beschreibungsfeld von Ihnen ausgef llt ist haben Sie die M glichkeit in andere Karteikarten zu wechseln um Ihren Termin genauer zu definieren Private und Gruppentermine Im Karteikartenreiter Termin k nnen Sie beim Anlegen eines Termins ber zwei Optionsschalter zudem die M glichkeit festzulegen ob es sich um einen pr
185. euen Aufgabe wird als Status standardm ig die Einstellung Nicht begonnen angenommen Erinnerung per E Mail Wenn Sie an eine Aufgabe per E Mail erinnert werden wollen k nnen Sie hier den Zeitpunkt angeben an dem Sie erinnert werden wollen Die Erinnerung wird Ihnen dem Wert entsprechend 1 Tag bis 4 Wochen vor dem Startdatum per E Mail zugestellt Teilnehmer benachrichtigen Wenn Sie m chten dass die anderen Teilnehmer dieser Aufgabe ebenfalls erinnert werden kreuzen Sie bitte das Feld Teilnehmer benachrichtigen an Kategorien Ein besonderes Eingabefeld ist die Schaltfl che Kategorie ber diese Schaltfl che haben Sie die M glichkeit die Aufgabe in eine bestimmte Kontakt Kategorie einzuordnen Klicken Sie die Schaltfl che an so erscheint ein Pop up Fenster ber das Sie zwischen verschiedenen vordefinierten Aufgaben Kategorien ausw hlen k nnen Markieren Sie dazu das der jeweiligen Kategorie nach stehende Kontrollk stchen W hlen und bet tigen Sie die Schaltfl che Selektierte bernehmen Private Kategorietypen legen Sie an indem Sie diese ber das Textfeld manuell hinzuf gen ber die Schaltfl che Zu den pers nlichen hinzuf gen bernehmen Sie diese dauerhaft Zum L schen einzelner Kategorien markieren Sie das voran stehende Kontrollk stchen und bet tigen die Schaltfl che L schen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 98 7 3 2 Aufgaben Details Im Karteikartenregister Det
186. ew hlte Gruppe wird dann dem rechten Auswahlfeld der teilnehmenden Gruppen hinzugef gt Sie k nnen auch durch Eingabe einer Gruppe diese direkt suchen Dazu geben Sie den Namen der Gruppe ggf mit Platzhaltern in das Textfeld ber der linken Auswahlliste ein und anschlie end bet tigen die Suche durch dr cken der Schaltfl che GO Voreingestellt sehen Sie im Abbildung 3 2 Leserechte Objektrechte vergeben OX5 Benutzerhandbuch v1 32 29 Grundlagen Bereich der Personengruppen nur die Gruppen in denen Sie auch Mitglied sind Um eine Personengruppe wieder aus der Auswahl herauszunehmen w hlen Sie diese in der rechten Auswahlliste aus und bet tigen die Schaltfl che Entfernen Bei allen Auswahllisten kann durch Dr cken der Taste STRG auch eine Mehrfachauswahl erfolgen 3 3 6 Personen Um eine Personen hinzuzuf gen m ssen Sie zuerst im linken Auswahlfeld im Bereich der Personengruppen die Gruppe ausw hlen unter welcher der Benutzer gef hrt wird Klicken Sie danach auf die Schaltfl che Personen anzeigen Nun erscheint in der linken Auswahlliste im Bereich Personen eine Liste aller Mitglieder der ausgew hlten Personengruppe Personen die auf den aktiven Bereich keinen Zugriff haben werden grau angezeigt und k nnen nicht ausgew hlt werden Um nun eine gew nschte Person dem Objekt zuzuweisen w hlen Sie diese im linken Auswahlfeld aus und bet tigen die Schaltfl che hinzuf gen Alternativ dazu k nnen Sie au
187. f llt sein bevor Sie einen anderen Reiter ausw hlen k nnen F llig am Hier geben Sie das Datum ein bis wann die Aufgabe erledigt werden soll Das Datumsformat ist TT MM JJJJ Sie k nnen das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders ausw hlen Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld Eine kleine Kalenderansicht ffnet sich Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gew nschte Datum danach schlie t sich der Kalender und das gew hlte Datum erscheint im Textfeld Weiterhin berpr ft das System bei der Anlage von Projektaufgaben automatisch ob das Enddatum f r die Aufgabe innerhalb des Projektzeitraums liegt Das Enddatum ist ein Pflichtfeld Wenn Sie dieses Feld nicht ausf llen kann die Aufgabe nicht angelegt werden Beschreibung Bitte geben Sie hier eine m glichst genaue Beschreibung der Aufgabe ein OX5 Benutzerhandbuch v1 32 97 Aufgaben Priorit t An dieser Stelle weisen Sie der Aufgabe eine Priorit t zu Sie k nnen zwischen drei Einstellungen W hlen niedrig mittel und hoch Die Voreinstellung ist niedrig Status Hier wird angegeben welchen Status eine Aufgabe zurzeit hat Standardm ig stehen drei verschiedene Statusangeben zur Auswahl die der Fertigstellung in Prozent entsprechen Nicht begonnen 0 In Bearbeitung 25 Erledigt 100 Dar ber hinaus kann eine Aufgabe im Status zur ckgestellt werden oder auf jemand anderen warten Bei Anlegen einer n
188. fernen 30 Teilnehmergruppen 69 Teilnehmer Gruppen 70 Teilnehmerliste 62 66 67 Telefon CD 17 Temin Farbe 68 Temrin ablehnen 185 Termin 10 54 55 56 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 185 ablehnen 62 67 Anfrage 185 Anh nge 65 anlegen 56 60 66 annehmen 185 Ansicht 60 Art 68 Beginn 66 beginnt am 67 Beschreibung 66 67 best tigen 62 67 definieren 66 Detailansicht 54 61 62 Ende 66 endet am 67 Farbe 60 ganzt gig 67 ganzt gige 54 gebucht 54 gebuchter 60 68 Historie 63 j hrlicher 72 Karteikarten 66 Kategorien 68 Kommentar 62 Konflikt
189. fernt L schen In der Detailansicht einer E Mail Adresse k nnen Sie diese auch sehr einfach L schen Dazu klicken Sie einfach auf das Symbol L schen Die gel schte Mail wird nun automatisch gel scht und ins Mail Verzeichnis trash kopiert Drucken Klicken Sie in der Detailansicht einer E Mail auf das Symbol Drucken leitet Sie das Programm automatisch in das Kontextmen s Ihres Druckers weiter Dort k nnen Sie dann wie gewohnt alle Ihren Drucker betreffenden Einstellungen vornehmen und anschlie end die E Mail durch Bet tigung der Schaltfl che Drucken ausdrucken Abbildung 14 7 Druckansicht einer E Mail Optionen Klicken Sie in der Detailansicht einer E Mail auf das Optionen Symbol dann ffnet der Web Mail Client f r Sie automatisch ein neues Fenster in dem Sie den Status der E Mail ndern diese exportieren oder Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 192 ihren Quellcode einsehen k nnen Die einzelnen Optionen k nnen dabei ber eine links stehende hierarchische Verzeichnisstruktur angew hlt werden Folgende Optionen k nnen in diesem Fenster eingestellt werden E Mail Status setzen Unter diesem Men eintrag haben Sie die M glichkeit den Status einer E Mail Nachricht zu ver ndern Den gew nschten Status w hlen Sie einfach ber das entsprechende Listenfeld aus Der Status einer E Mail kann dabei auf folgende Werte festgesetzt werden Gelesen Ungelesen Beantwortet Nicht beantwortet
190. ft schon schnell die M glichkeit den passenden Eintrag aus der E Mail Liste herauszusuchen In den letzten beiden Spalten finden Sie abschlie end eine Datumsangabe die Ihnen anzeigt wann die E Mail Nachricht eingetroffen ist und welche Dateigr e die jeweilige E Mail Nachricht zusammen mit ihren Anh ngen besitzt Die in der Liste aufgef hrten E Mail Nachrichten k nnen Sie einfach anhand der einzelnen Spalten sortieren Hierzu dienen die Symbolschalter und in der Titelzeile jeder Spalte Der Symbolschalter sorgt daf r dass der Ergebniseintr ge an Hand der ausgew hlten Spalte alphabetisch aufsteigen Also von A nach Z sortiert werden Der Symbolschalter sorgt f r eine alphabetisch absteigende Sortierung anhand der ausgew hlten Spalte also von Z nach A M chten Sie eine E Mail ffnen um Sie zu lesen oder anderweitig weiter zu verwenden so m ssen Sie einfach den entsprechenden Absender oder Betreff Eintrag in der Liste anklicken Im unteren Frame des Webmail Clients ffnet sich dann die Detailansicht der entsprechenden E Mail Bei E Mail Benachrichtigungen ber neue Termine und Aufgaben k nnen diese direkt aus dem Webmail Client heraus angenommen oder abgelehnt werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 185 E Mails Diese Informationen werden dann direkt in die Datenbank bernommen Empfangen Sie eine E Mail Nachricht mit einer ber den Open Xchange Server erstellten Termin bzw Aufgaben Anfrage dann ffnet si
191. g die Sie unter Markieren als festlegen k nnen 14 3 5 E Mail Verschieben Kopieren L schen Die in einem Ordner enthaltenen E Mail Nachrichten k nnen Sie f r bestimmte Operationen markieren Aktivieren Sie dazu das den zu bearbeitenden Nachrichten Voranstehende Kontrollk stchen und klicken Sie auf eine der Operationsschaltfl chen Um die markierten Nachrichten in einen anderen Ordner zu kopieren verwenden Sie bitte die Schaltfl che Kopieren nachdem Sie den Zielordner ausgew hlt haben Auf demselben Weg k nnen Sie die OX5 Benutzerhandbuch v1 32 187 E Mails markierten Nachrichten auch verschieben Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Verschieben Zum L schen der ausgew hlten Nachrichten verwenden Sie die Schaltfl che L schen 14 3 6 L schen des gesamten Ordners Der Webmailer bietet Ihnen auch die M glichkeit den gesamten Inhalt eines E Mail Ordners zu L schen Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Ordner leeren Der Webmailer bittet Sie jetzt noch einmal explizit zu best tigen dass Sie tats chlich alle Nachrichten des aktiven Ordners L schen m chten Abbildung 14 6 Detailansicht einer Mail Beim ffnen des Webmail Clients wird Ihnen im rechten unteren Frame des neu ge ffneten Fensters zun chst eine Statusangabe zu Ihrer Verbindung angezeigt Angegeben werden Ihr Name sowie der Name Ihrer Firma und Ihre E Mail Adresse Zus tzlich dazu zeigt das Programm an welchen Browser Sie gerade verwen
192. g im Forum per Email informieren soll Mit Hilfe einer Skriptsprache k nnen Sie Ihren Beitrag zudem umfangreich formatieren 12 3 1 Formatierungen Das Forum des Groupware Clients erlaubt es Ihnen mit Hilfe einer Skript Sprache verschiedene Formatierungen und zus tzliche Effekte in einen Beitrag einzubinden Die Implementierung der jeweiligen Formatierungen erfolgt mit Hilfe der Schaltfl che unterhalb der eigentlichen Nachricht Im Einzelnen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verf gung Weblink Klicken Sie auf die Schaltfl che http wenn Sie einen Weblink in einen Beitrag einbinden M chten Die Adresse des Links k nnen Sie im aufklappenden Eingabefenster eingeben Best tigen Sie die Eingabe anschlie end durch Bet tigen der Schaltfl che OK Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 168 E Mail Adresse Klicken Sie auf die Schaltfl che wenn Sie eine E Mail Adresse in einen Beitrag einbinden M chten Die Adresse des Links k nnen Sie im aufklappenden Eingabefenster eingeben Best tigen Sie die Eingabe anschlie end durch Bet tigen der Schaltfl che OK Bilder einf gen Klicken Sie auf die Schaltfl che IMG wenn Sie ein Bildelement oder eine Grafik in einen Beitrag einbinden M chten Das Bild selbst muss im Internet unter einer Adresse verf gbar sein Die Adresse des Links k nnen Sie im aufklappenden Eingabefenster eingeben Best tigen Sie die Eingabe anschlie end durch Bet tigen der Schaltfl
193. ge Webseite eine Telefonnummer oder der Geburtstag hinterlegt sein Wenn gew nscht k nnen Sie an dieser Stelle nderungen und Erg nzungen an den hinterlegten Werten vornehmen Nehmen Sie dazu in der erscheinenden Eingabemaske die gew nschten nderungen vor und bernehmen Sie diese durch Bet tigen der Speichern Schaltfl che Abbildung 17 1 Vervollst ndigen der Benutzer Daten im pers nlichen Setup OX5 Benutzerhandbuch v1 32 225 Pers nliches Setup 17 2 Groupware Einstellungen Im Karteikartenregister Groupware Einstellungen k nnen Sie einige Einstellun gen zum Aussehen und Verhalten der Groupware Oberfl che f r Ihren Benutzer Account definieren Grundlegend unterteilen sich die Einstellungsm glichkeiten in drei Bereiche Web Front End Optionen Aufgaben Kalender Optionen und E Mail Benachrichtigung 17 2 1 Web Front End Optionen In diesem Bereich haben Sie die M glichkeit zwei Optionen zur Darstellung des Web Front Ends zu konfigurieren Frame mit Kalender anzeigen Hinter dieser Option verbirgt sich der Handbook Frame in dem Ihnen neben einem Miniatur Kalender Kurzinformationen zu aktuellen Aufgaben eine Ordner bersicht sowie eine Suchfunktion angezeigt werden Wahlweise kann der Handbook Frame auf der Linken oder Rechten Seite der Groupware Oberfl che angezeigt werden Auf welcher Seite die Darstellung erfolgen soll legen Sie ber die Optionsschaltfl che dieses Konfigurationspunktes
194. griff auf den Dokumenten Server 16 3 Browser Zugriff auf den Dokumenten Server Windows Alternativ k nnen Sie den Dokumenten Bereich des Open Xchange Servers auch ber einen Web Browser erreichen Geben Sie dazu folgende URL in Ihren Web Browser ein http lt ip adresse gt servlet webdav documents wobei lt ip adresse gt durch die IP Adresse oder URL des Open Xchange Server zu ersetzen ist Abbildung 16 9 Ansicht des Dokumentenbereichs im Internet Explorer Warnung Wenn Sie einen Eintrag im Browser l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien sowie der Dokumentendeskriptor gehen ebenfalls verloren Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 224 17 Pers nliches Setup ber die Setup Schaltfl che der Open Xchange Groupware gelangen Sie in die Maske Pers nliches Setup Hier haben Sie die M glichkeit sowohl Ihre pers nlichen Daten mit denen Sie in der Groupware hinterlegt sind als auch die f r Sie g ltigen allgemeinen Groupware Einstellungen zu ver ndern Zudem k nnen Sie an dieser Stelle Ihr Passwort ndern E Mail Filterregeln definieren Zugriffsrechte f r Ihre Mailordner festlegen und Urlaubsnotizen einrichten 17 1 Pers nliche Daten Unter dem Karteikartenregister Pers nliche Daten werden Ihnen die Ihren Benutzernamen hinterlegten Benutzerdaten angezeigt Neben Namen Vornamen und Titel kann an dieser Stelle beispielsweise auch eine zugeh ri
195. h das L schrecht besitzen 9 8 2 L schen alter Dateieintr ge Sollen alte Dateiversionen wieder vom Server entfernt werden wechseln Sie ber den Dokumentennamen in die Detailansicht f r ein Dokument und w hlen dort das Karteikartenregister Versionen an Dort finden Sie eine tabellarische Auflistung aller alten und aktuellen Versionen einer Datei Welches die zurzeit aktuelle Version ist k nnen Sie an der Spalte aktuell erkennen Am Ende jeder Versionszeile finden Sie ein Kontrollk stchen Dieses m ssen Sie bei allen Versionen aktivieren die Sie vom Server entfernen m chten Anschlie end bet tigen Sie die Schaltfl che Versionen l schen Die ausgew hlten Versionen werden nun vom Server gel scht OX5 Benutzerhandbuch v1 32 131 Dokumente Abbildung 9 8 Alte Versionen vom Server l schen 9 9 Ordner und Dokumente verschieben 9 9 1 Ordner und Dokumente zum Verschieben kennzeichnen Quellen definieren Sie gelangen in den Verschiebemodus indem Sie auf die Schaltfl che Verschieben in der Verzeichnis bersicht klicken Abbildung 9 9 Auswahl der Quell Ordner und Dokumente die in einen anderen Ordner verschoben werden sollen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 132 Sie sehen hier wie auf der Dokumentenhauptseite eine Verzeichnisstruktur in der Sie Dokumente und Ordner w hlen k nnen die verschoben werden sollen Statt Optionsschaltfl chen die nur eine Auswahl zulassen haben Sie hier
196. halb eines neuen Fensters zu ffnen w hlen Sie die E Mail Nachricht einfach durch einen Doppelklick an 14 3 3 E Mail markieren als ber dieses Listenfeld k nnen Sie beispielsweise eine E Mail manuell als gelesen oder ungelesen markieren Zudem ist es m glich einzelne Nachrichten als beantwortet oder unbeantwortet festzulegen Beantwortete Mails werden durch ein kleines gr nes Symbol in der zweiten Spalte hinter dem Attachment Symbol gekennzeichnet Des Weiteren k nnen Sie einer oder mehreren Mails verschiedene farbige Markierungen bzw einen inhaltlichen Status zuweisen Folgende Markierungstypen stehen zur Auswahl Wichtig rot In Arbeit braun Privat gr n Zu erledigen blau Sp ter lila Je nach den vom Administrator gew hlten Server Einstellungen stehen eventuell weitere Markierungstypen zur Verf gung oder die Farben k nnen abweichen Markierungen k nnen Sie gleichzeitig einer oder mehreren Nachrichten zuweisen Markieren Sie dazu die bearbeitenden Nachrichten durch Aktivierung des vorangestellten Kontrollk stchen w hlen Sie anschlie end unter Markieren als den Markierungstyp aus Bitte beachten Sie dass jede Mail nur einen Markierungs Typ besitzen kann 14 3 4 E Mail Auswahl ber das Listenfeld Auswahl k nnen Sie sich alle E Mail Nachrichten des aktiven Ordners anzeigen lassen die mit einem bestimmten Typ markiert wurden Als Auswahl Optionen stehen dieselben M glichkeiten Typen zur Verf gun
197. he in der Verzeichnis bersicht markieren Nun klicken Sie bitte auf das M lleimer Symbol am rechten oberen Rand der Seite Es wird die Sicherheitsabfrage gestellt ob Sie tats chlich diesen Bookmarkeintrag l schen M chten Wenn Sie sicher sind so best tigen Sie bitte die Frage durch Klick auf die Schaltfl che l schen M chten Sie das L schen nicht durchf hren k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Das L schen eines Bookmarkeintrags ist nur dann m glich wenn Sie f r diesen das entsprechende L schrecht besitzen 11 9 Ordner und Bookmarks verschieben 11 9 1 Ordner und Dokumente zum Verschieben kennzeichnen Quellen definieren Sie gelangen in den Verschiebe Modus indem Sie auf die Schaltfl che Verschieben in der Verzeichnis bersicht klicken Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 158 Abbildung 11 7 Auswahl der Quell Ordner und Bookmarks die in einen anderen Ordner verschoben werden sollen Sie sehen hier wie auf der Bookmark Hauptseite eine Verzeichnisstruktur in der Sie Bookmarks und Ordner w hlen k nnen die verschoben werden sollen Statt Optionsschaltfl chen die nur eine Auswahl zulassen haben Sie hier Checkboxen die eine Mehrfachauswahl zulassen Sie k nnen wahlweise einzelne Bookmarks oder ganze Ordner zum Verschieben markieren Wenn Sie einen Ordner samt Unterverzeichnissen und Bookmarks verschieben M chten so markieren Sie bitte nur diesen einen Ordner Die komplett
198. hiebungen oder eine Erinnerung an eine anstehende Aufgabe dar ber hinaus greift die Webmail Funktion der Groupware direkt auf den E Mail Server zu Abschlie end geben wir Ihnen noch ein paar Anregungen zum Suchen und Finden von Informationen die Sie innerhalb von Schulungsma nahmen an Ihre Mitarbeiter weitergeben sollten 2 4 2 Suchen und Finden Die Kernfrage zum effizienten Umgang mit s mtlichen Groupware Modulen besteht f r den Benutzer darin die gew nschten Informationen schnell und ohne Umwege zu finden nat rlich verf gt der Open Xchange Server ber eine ganze Reihe von Such Funktionen wor ber die Modul Dokumentation im Kapitel Graphische Schaltfl chen ausf hrlich Auskunft gibt F r Sie als Administrator ist es aber zun chst wichtig dass Sie Ihre Benutzer dazu bringen die vorhandenen Suchfunktionen tats chlich zu nutzen Dazu gibt ist innerhalb der Groupware eine ganze Reihe unterschiedlich arbeitender bzw sich erg nzender oder berlappender Such Funktionen Es sind jederzeit gezielte Suchstrategien m glich die ihre Suchanfrage auf ein ausgew hltes Modul erstrecken Modulsuche Selbstverst ndlich ist auch eine Suche mit Wildcards m glich Die Information ist das Herzst ck einer Groupware und das Auffinden und Auswerten von Informationen geh rt f r jeden Benutzer einer Groupware zu den elementaren Arbeitsabl ufen die jedem in Fleisch und Blut bergehen muss damit die Vorz ge eine Groupware auch wirklich z
199. hte Auswahlmaske verwenden Nach Hinzuf gen der neuen Teammitglieder eines Projekts werden Ihnen diese im unteren Abschnitt des Fensters unter Auswahl angezeigt Typischerweise werden f r ein Projekt Teammitglieder aus den Systembenutzern zusammengestellt Optional k nnen Sie als Datenquelle aber auch Kontakte aus den Kontaktordnern Eintrag Abschlie end k nnen Sie in der Auswahlliste f r jedes Teammitglied die Berechtigungen festlegen Folgende Optionen stehen dabei zur Verf gung OX5 Benutzerhandbuch v1 32 113 Projekte Leiter Systembenutzer denen die Rolle eines Projektleiters zugewiesen bekommen erhalten vollen Zugang zu allen projektbezogenen Objekten F r jedes Projekt kann nur ein Leiter festgelegt werden wobei dieser beim Erstellen des Projekts automatisch festgelegt wird Manager Systembenutzer oder Kontakt welchem die gleichen Rechte zugewiesen werden wie dem Projektleiter Ein Projekt Manager hat also vollen Zugang zu allen projektbezogenen Objekten Team Die Zuweisung Team entspricht einem normalen Mitglied des Projektteams Normale Team Mitglieder k nnen lediglich Projekt bezogene Objekte sehen und bearbeiten in denen sie selbst als Teilnehmer einbezogen sind L schrechte werden normalen Teammitgliedern nicht zugestanden Chef Die Zuweisung als Chef erlaubt dem Benutzer die Ansicht aller Projekt bezogenen Objekte L schvorg nge und nderungen k nnen vom Benutzer nicht durchgef hrt werden Um die
200. ibt sich aus dem textlichen Zusammenhang Grundlegend k nnen die 20 Emoticons wie folgt interpretiert werden Augenzwinkern Nimm s nicht so ernst War doch nur Spa Das ist merkw rdig Ich k nnte schreien Das ist super Hochgezogene Augenbraue Stirnrunzeln Ich bin deprimiert Das ist deprimierend Ich bin erstaunt Das finde ich nicht gut Grinsen Das verstehe ich nicht Cool Ich k nnte heulen Wie rgerlich Ich bin sauer Lachen Das ist lustig Das finde ich nicht gut Zur cklehnen und genie en G hnen Ich bin m de Augenverdrehen Augenverdrehen Das nervt Lachen Das ist lustig Wenn Sie auf einen Forumseintrag geantwortet haben wird Ihr neuer Eintrag in der Baumstruktur an der entsprechenden Stelle eingef gt 12 4 Forumsarchiv Foren werden normalerweise nicht gel scht sondern in das Forumsarchiv berf hrt Damit stehen auch nach langer Zeit die Beitr ge zur Verf gung Durch Klicken auf den Reiter Archiv gelangen Sie in die Archivansicht Das Archiv ist genau wie die normale Forumsansicht gegliedert Sie k nnen Beitr ge dem Forum hinzuf gen und die existierenden Beitr ge sichten Das Archiv abgeschlossener Diskussionen dient in erster Linie der bersichtlichkeit der aktuellen Diskussions bersicht Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 170 12 5 Forum l schen Zum L schen eines Forums wechseln Sie in die Detail Ansicht des Forums das
201. ie M glichkeit E Mail Verteilerlisten anzulegen Optional kann dies auch bei regul ren Kontakteintr gen erfolgen in aller Regel werden Sie hierf r jedoch spezielle eigene Kontakte mit dem Titel des E Mail Verteilers anlegen Um eine in Ihrem Adressbuch gespeicherte E Mail Adresse eines Kontaktes hinzuzuf gen suchen Sie diesen zun chst ber die Sucheleiste heraus Danach markieren Sei diesen unter Suchergebnisse und bernehmen Ihn durch Bet tigen der Schaltfl che Hinzuf gen Unter unabh ngige E Mail hinzuf gen k nnen Sie dar ber hinaus direkt E Mail Adressen angeben die in die Verteilerliste aufgenommen werden sollen Alle bereits angeh ngten Kontakte der Verteilerliste werden Ihnen unter Angeh ngte Kontakte und Angeh ngte unabh ngige Kontakte angezeigt Abbildung 6 5 Verteilerlisten 6 2 5 Bild ber dieses Karteikartenregister k nnen Sie dem neu anzulegenden Kontakt eine Bilddatei hinzuf gen blicherweise wird es sich dabei um ein Bild der jeweiligen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 88 Person oder im Falle von Firmen um ein Firmenlogo handeln Zum Hinzuf gen eines neuen Bildes klicken Sie auf die Schaltfl che Browse und w hlen ber einen Dateimanager die Hochzuladende Datei aus Bet tigen Sie danach die Schaltfl che Laden um den Uploadvorgang zu starten Bitte beachten Sie dass nur Bilder vom Typ JPEG verwendet werden d rfen Haben Sie alle Eintr ge vorgenommen da
202. ie Detailansicht wechseln Hier sind nun alle zum Adresseintrag zugeh rigen Detailinformationen aufgelistet In der Detailansicht eines Kontakts selbst k nnen Sie diesen mit allen Detailinformationen in einer bersichtlichen Darstellung drucken Klicken Sie dazu auf das Symbol Drucken Das Ausdrucken auf diesem Umweg hat den Vorteil dass das angezeigt Kontakt Formular f r den Ausdruck optimiert wird Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt OX5 Benutzerhandbuch v1 32 83 Kontakte ausgeben Im Internet ExplorerTM finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern ber das Listenfeld gesch ftliche Informationen am oberen Rand der Detailansicht des Kontakts haben Sie einen direkten Zugriff auf die Firma und weitere Kontakte mit denen der aktuell aufgerufen Kontakteintrag verkn pft ist M chten Sie eine derartige Verkn pfung erst noch erstellen so klicken Sie auf das Bearbeiten Symbol und nehmen im Karteikartenregister Dynamische Felder die n tigen Einstellungen vor Abbildung 6 2 Suche ber die Anfangsbuchstaben 6 2 Kontakt neu anlegen Eine neue Kontakt Adresse k nnen Sie ber das Men Neu anlegen auf der Portalseite oder ber die Schaltfl che Anlegen im Kontakt Bereich unter dem Karteikartenregister Kontakte anlegen Im sich ffnenden Formular Fenste
203. ie Listenfelder im Ordner und Mit Wichtigkeit und Status verfeinern Sollen dabei im brigen bei der Suche auch die Unterordner eines Ordners mit nach einer Aufgabe durchsucht werden so m ssen Sie zus tzlich das Kontrollk stchen incl Unterordnern aktivieren Optional k nnen sie die Suche durch Auswahl passender Kategorien eine alternative Suchauswahl treffen Haben Sie sowohl eine Kategorie und auch einen Suchbegriff eingegeben so wird bei der Suche nach Wissenseintr gen gesucht auf die eine der beiden Auswahloptionen zutrifft Durch Auswahl einer Kategorie wird also keine weitere Beschr nkung des Suchbegriffs vorgenommen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 102 7 5 Aufgaben ndern Abbildung 7 3 Detail Ansicht einer Aufgabe Um eine Aufgabe ndern zu k nnen sollten Sie sich in der Detailansicht der Aufgabe befinden die bearbeitet werden soll Dort k nnen Sie ber das Symbol ndern in den nderungsmodus wechseln Sofern Sie Schreibrechte besitzen haben Sie nun die M glichkeit sowohl den beauftragten Personenkreis als auch die Details zur Aufgabe zu ndern Sie k nnen beispielsweise den Status der Aufgabe h her setzen bzw fertig melden Das ndern aller Detailfelder ist nur m glich wenn Sie die Schreibberechtigung f r die Aufgabe besitzen N here Information zur Bedeutung der einzelnen Feld Eintr ge finden Sie im Abschnitt Aufgabe neu anlegen Um die nderungen abzuspeichern bes
204. ie einen gew nschten Zeitraum angegeben so wird bei der Suche nach Forenbeitr gen gesucht auf die alle Auswahloptionen zutreffen 12 9 Objekt Verkn pfungen zu Foren Um eine Diskussion F r alle Beteiligten durchsichtiger zu gestalten ist es oftmals sinnvoll ein Objekt an eine Forumsdiskussion zu binden Es kann so leicht eine gemeinsame Diskussionsgrundlage geschaffen werden Um ein Objekt einem Forum zuzuordnen k nnen Sie den Reiter Verkn pfungen anw hlen Wie auch bei anderen Modulen gelten hier die gleichen Regeln wie im Abschnitt Verkn pfung von Objekten bereits besprochen 12 10 Abonnements ordern Um stets die neusten Eintr ge in einem Diskussionsforum verfolgen zu k nnen k nnen Sie Foren abonnieren Dies kann auf mehreren Wegen geschehen Zum einen k nnen Sie sobald Sie einen Eintrag zu einem Forum hinzuf gen ausw hlen ob Sie ber Neuerungen in diesem Forum bzw in Ihrem Diskussionsstrang per E Mail unterrichtet werden wollen Zum anderen k nnen Sie auch als nicht Involvierter eine Diskussion abonnieren indem Sie in das gew nschte Forum wechseln und dann den Reiter Abonnieren ausw hlen Nach dem Ausw hlen des Reiters Best tigen Sie Ihre Empf ngeradresse durch Klick auf den Abonnieren Knopf 12 11 Abonnements abbestellen M chten Sie ein Abonnement abbestellen klicken Sie in der Forums bersicht auf den Reiter Abonnieren Sie sehen dann eine bersicht aller von Ihnen abonnierten Foren Durch
205. ie gleichen funktionellen M glichkeiten zur Verf gung wie in der strukturierten Ansicht ber das Druckersymbol haben Sie zudem die M glichkeit alle in der Liste angezeigten Dokumenteintr ge auszudrucken Dazu wird zun chst ein f r den Druck optimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet ExplorerTM finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern Hinweis Rechte Beachten Sie dass Sie f r die Ordner und die Dokumente jeweils unterschiedliche Berechtigungen erteilen k nnen Haben der Ordner und darin enthaltene Unterordner und Dokumente dieselben Rechte so erhalten die berechtigten Benutzer eine vollst ndige Inhaltsangabe des Ordners Besitzen die Unterordner und Dokumente eingeschr nktere Rechte als der Ordner so wird je nach Benutzer nur ein Teil des Inhalts angezeigt Hat der bergeordnete Ordner hingegen eingeschr nktere Rechte als die darin enthaltenen Unterordner und Dokumente so werden bei den Benutzern die kein Recht auf den Ordner erhalten haben weder der Ordner noch dessen Inhalt angezeigt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 122 9 1 2 Ordner anlegen Abbildung 9 2 Ordner anlegen Vor der Neuanlage eines Ordners m ssen Sie zuerst seine Position festlegen Markieren Sie bitte die
206. iederholen bis Sie alle Dokumente die mit dem zuerst ausgew hlten Projekt verkn pft werden sollen abgearbeitet haben 3 5 3 Gruppenverkn pfungen Weg 2 Zus tzlich existiert eine weitere Vorgehensweise um schnell mehrere Verkn pfungen anzulegen Um beispielsweise eine Reihe von Adressen mit einem Projekt zu verkn pfen ffnen Sie zun chst die erste gew nschte Adresse und w hlen dort das Karteikartenregister Verkn pfungen aus OX5 Benutzerhandbuch v1 32 39 Grundlagen Abbildung 3 9 Verkn pfung erstes Objekt der bersicht werden nun alle bereits vorhandenen Verkn pfungen dieser Adresse zu anderen Objekten angezeigt Sollen weitere Adressen mit einem Projekt verkn pft werden ffnen Sie diese Objekte nacheinander ebenfalls und ffnen dort jeweils das Karteikartenregister Verkn pfungen Mit der Schaltfl che Speicher hinzuf gen werden die einzelnen Elemente dann jeweils an die Liste des Verkn pfungsspeichers angef gt Als letztes ffnen Sie das Projekt mit dem die ausgew hlten Adressen verkn pft werden sollen und ffnen auch dort das Karteikartenregister Verkn pfungen Die eigentliche Verkn pfung wird durch Bet tigung der Schaltfl che Erstellen vorgenommen Verkn pfungen erfolgen brigens automatisch in beide Richtungen Wurde also eine Adresse mit einem Projekt verkn pft so wird die Verkn pfung sowohl bei dem Projekt als auch bei der Adresse angezeigt Durch Anklicken der jewei
207. ieren 171 Archiv 169 Beitrag l schen 170 Betrag bearbeiten 170 Betreff 167 Bilder einf gen 168 Diskussionen 24 166 drucken 163 E Mail Adresse 168 Formatierung 167 168 l schen 170 bersicht 163 Weblink 167 freigegebene Ordner 53 freigegebene Terminkalender 67 Funktionalit t 11 12 Funktionen 11 12 13 Funktionsumfang 10 Ganzt gige Termine 54 Geburtsdatum 79 Geburtstag 224 globale Suche 22 30 Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 242 Groupware 8 11 Groupware Clients 13 Groupware Einstellungen 225 Groupware L sung 10 11 12 Groupware Oberfl che 22 Groupware Philosophie 11 Groupware Portal 27 53 Groupware Server 11 Gruppe 28 53 Gruppen 12 29 31 Gruppenarbeit 12 Gruppenaufgaben 12 Gruppenkalender 11
208. iestandards aufsetzen und nicht etwa nur den Anschein wahren offene Standards zu unterst tzen Damit erlaubt der Open Xchange Server einen Austausch durch Produkte von Drittanbietern und ber cksichtigt die heterogenen IT Strukturen Ihres Unternehmens Der Open Xchange Server bindet Sie damit nicht wie vergleichbare Groupware und Kommunikationsl sungen an propriet re L sungen oder weitere Produktfamilien Andere etablierte und gewachsene L sungen aus dem Groupware Bereich stellen oft ein aus Administrator und Nutzersicht verwirrendes Puzzelspiel voneinander abh ngiger Komponenten aus Web Server Verzeichnisdienst Datenbank Client Software und Authentifizierungssystem dar Der Open Xchange Server unterst tzt alle wichtigen Kommunikationsstandards wie LDAP und IMAP vollst ndig und uneingeschr nkt Dabei wickelt der Open Xchange Server etwa alle internen Verzeichniszugriffe via LDAP ab ohne dass dazu ein zus tzlicher Verzeichnisdienst ben tigt wird 2 2 5 Erweiterbarkeit Sie brauchen als Administrator beim Einsatz des Open Xchange Server auf bereits bestehende L sungen oder Infrastrukturen und Datenbest nde kaum R cksicht zu nehmen weil der Open Xchange Server nicht nur s mtliche in der modernen Internet Kommunikation gebr uchlichen Protokolle und Standards beherrscht sondern auch ber eine offene Struktur verf gt um direkt auf die Datenbank zugreifen zu k nnen Der Open Xchange Server versteht sich
209. ig umsetzen N here Information zur Bedeutung der einzelnen Feld Eintr ge finden Sie im Abschnitt Projekt neu anlegen Um die nderungen abzuspeichern best tigen Sie bitte das Formular durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern m chten Sie die nderungen nicht abspeichern so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 114 8 6 Projektarchiv Abbildung 8 4 Projektarchiv Im Projektarchiv werden fertig gestellte und anschlie end archivierte Projekte verwaltet Eine Liste aller auf archiviert gestellten Projekte k nnen Sie sich ber die Magic Leiste anzeigen lassen Dort m ssen Sie im Pull down Men im rechten oberen Abschnitt des Modulblocks einfach den Eintrag Archiv anw hlen Im Modulblock wird Ihnen nun eine Liste aller abgeschlossenen fertigen Projekte angezeigt die ins Archiv verschoben wurden Jedes der dort angezeigten Projekte kann einfach angeklickt werden um in die Detailansicht zu gelangen Das archivierte Projekt kann dort wie ein herk mmliches Projekt ge ndert werden 8 6 1 Projekt l schen Um ein bestehendes Projekt zu l schen ffnen Sie dieses Projekt zun chst in der Detailansicht und klicken auch das L schen Symbol am rechten oberen Bildrand Wenn Sie dieses Projekt wirklich l schen wollen best tigen Sie den L schvorgang indem Sie auf die Schaltfl che L schen klicken Wenn Sie das Projekt nicht l schen wollen
210. igen Anschlie end wechseln Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 162 Sie in die Detailansicht des Objekts mit dem die Verkn pfung erfolgen soll und w hlen auch dort das Karteikartenregister Verkn pfungen an Dort brauchen Sie lediglich noch die Checkbox des Bookmarkeintrags zu aktivieren und die Schaltfl che Erstellen zu bet tigen und schon ist eine Verkn pfung erstellt 11 13 Historie In der Detailansicht zu einem Bookmarkeintrag finden Sie auch das Karteikartenregister Historie Dort wird Ihnen angezeigt von welchem Anwender der Bookmarkeintrag urspr nglich erstellt wurde und an welchem Datum er angelegt wurde Zus tzlich wird an dieser Stelle festgehalten an welchem Datum die letzte Ver nderung am Bookmarkeintrag vorgenommen wurde und von welchem Anwender sie durchgef hrt wurde OX5 Benutzerhandbuch v1 32 163 Forum 12 Forum Im Modul Forum k nnen Sie und Ihre Kolleginnen und Kollegen Diskussionen im Intranet f hren Jede Diskussion wird in Diskussionsstr nge Threads eingeteilt Durch diese Str nge ist es sehr einfach Diskussionen zu folgen Damit wichtige Antworten zeitnah wahrgenommen werden kann man Antworten auf Beitr ge oder sogar ganze Foren per E Mail abonnieren Dank der Rechteverwaltung kann man externen Gesch ftspartnern einen eigenen Zugang speziell zu den Foren erm glichen 12 1 Foren bersicht Die Foren bersicht zeigt alle zurzeit angelegten Diskussionsforen Neben d
211. iger Unterschied ist dass als neuer Empf nger Zus tzlich auch Empf nger die eine Kopie der urspr nglichen Mail erhalten haben in das Feld An mit aufgenommen werden Weiterleiten In der Praxis kommt es immer wieder vor dass Sie E Mail Nachrichten erhalten die entweder nicht f r Sie bestimmt waren oder die auch f r andere Kollegen und Mitarbeiter von Interesse sein k nnten Hierzu existiert das Symbol Weiterleiten Haben Sie dieses angew hlt wechseln Sie automatisch ins Formular zum Anlegen einer neuen E Mail Nachricht In der Betreffzeile sehen Sie nun die Betreffzeile der urspr nglichen E Mail Nachricht Um zu kennzeichnen dass es sich um eine Weiterleitung handelt wird der Betreffzeile dabei mit einem Fwd f r Forward versehen Im Textfeld AN k nnen Sie nun die E Mail Adresse des Empf ngers angeben an den die E Mail weitergeleitet werden soll Inhalt und Anh nge der urspr nglichen Mail werden automatisch in die neue Mail bernommen Allerdings m ssen Sie beachten dass diese Inhalte im Formular zum Erstellen einer neuen Mail zun chst nicht angezeigt werden Beim Weiterleiten an den Empf nger werden sie aber ber cksichtigt Achtung L schen von Mails Es erfolgt keine Sicherheitsabfrage Die E Mail wird ohne Sicherheitsabfrage in den trash verschoben L schen Sie die OX5 Benutzerhandbuch v1 32 191 E Mails Mail sp ter auch im Verzeichnis trash wird die Nachricht endg ltig aus dem System ent
212. ils einen Tag zur ck bzw nach vorne bl ttern Wechsel der Ansicht ber die Karteikartenreiter kann zwischen Tages Wochen und Monatsansicht sowie einer Teamansicht gew hlt werden In allen Sichten kann durch Anklicken der Terminbeschreibung die Eigenschaften eines Termins angezeigt werden Kalenderansicht erg nzen Mit Hilfe der Ordner Men s innerhalb des Handbook Frames k nnen Sie auf andere freigegebene und ffentliche Kalender Ordner zugreifen W hlen Sie einfach den gew nschten Ordner aus Die weitere Handhabung entspricht exakt der des eigenen Kalenders M chten Sie alle Ihre Termine in allen f r Sie Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 54 zug nglichen Ordnern angezeigt bekommen so aktivieren Sie auf der Eingangsseite des Kalenders das Karteikartenregister Zeige alle meine Termine in allen Ordnern N here Informationen zu ffentlichen privaten und freigegebenen Ordnern finden Sie im Kapitel Ordnerverwaltung Termin Informationen anzeigen lassen Wenn Sie den Cursor f r eine kurze Zeit auf einem Termin stehen lassen so erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung des Termins die neben Start und Endtermin auch die involvierten Teilnehmer anzeigt M chten Sie weitergehende Informationen zu einem Termin haben so k nnen Sie durch Klicken auf einen Termin in die Detailansicht wechseln 5 1 2 Tagesansicht Darstellung In der Tagesansicht werden alle Termine f r die Sie die entsprechenden Rech
213. in erster Linie als Alternative zu Produkten wie Microsoft ExchangeTM oder GroupwiseTM daher werden auch keine Ressourcen etwa eines bestehenden Mircosoft Exchange Servers in den Open Xchange Server eingebunden Der Open Xchange Server bietet jedoch eine Synchronisationsfunktion f r den Einsatz von Outlook als Client f r das System Unterst tzt werden MS Outlook Versionen von Windows 98 NT 2000 und XP Ein Abgleich mit dem Palm Client ist ebenfalls m glich Durch das Synchronisationstool ist ebenfalls der Abgleich mit PDA s gegeben da sowohl die meisten Handhelds als auch die neuste Generation der Mobiltelefone ihrerseits standardisiert mit Outlook oder Palm Client Daten austauschen k nnen Auch die Migration von Vorg ngerprodukten ist gew hrleistet Speziell geschulte Partner der Open Xchange Inc stehen mit professioneller Hilfe jederzeit zur Verf gung Eine softwareseitige Unterst tzung f r Kunden die von Microsoft ExchangeTM zum Open Xchange Server migrieren m chten steht OX5 Benutzerhandbuch v1 32 15 Einleitung ebenfalls zur Verf gung Da derartige Projekte meist sehr komplex sind kann Open Xchange Inc f r Kunden aus dem Enterprise Segment Consultans zur Projektplanung und durchf hrung bereitstellen 2 2 6 Lizenzen Alle Lizenzkosten sind nur abh ngig von der Anzahl der Benutzer die das Groupware System nutzen gleichg ltig mit welchem Client Sie den Zugriff auf Ihre Daten realisieren und wie viele
214. in der Dokumentverwaltung sicherzustellen Sobald Sie ein Dokument gesperrt haben sind Sie der einzige der neue Versionen des Dokuments hochladen kann Dies stellt sicher dass zwei Benutzer nicht versehentlich gleichzeitig an einem Dokument arbeiten 9 6 E Mail mit einem Dokumenten Link versenden Wenn Sie einem Kollegen oder einer Kollegin schnellen Zugang zu einem Dokument erm glichen wollen ohne dass diese r im Dokumentenbereich navigieren muss haben Sie die M glichkeit einen Verweis auf das Dokument per E Mail zu versenden Bet tigen dazu in der Detailansicht eines Dokuments die Schaltfl che Link als E Mail senden Dadurch ffnet sich ein Fenster des Webmail Clients zum Versenden einer neuen E Mail Nachricht Im Textfeld der Nachricht ist bereits ein Direkt Link auf das Dokument eingetragen ber diesen Link kann der Empf nger direkt in der Weboberfl che der Open Xchange Groupware auf das Dokument zugreifen W hlen Sie noch den Empf nger aus tragen Sie einen Betreff ein erg nzen Sie wahlweise den Mail Text der bereits den Link in Text Form enth lt und klicken Sie auf Senden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 129 Dokumente 9 7 Datei als E Mail Anhang versenden In bestimmten F llen kann es sinnvoll sein anstatt eines Links auf den Dokumenteneintrag direkt die enthaltene Datei als E Mail Anhang zu versenden Dies ist insbesondere dann sinnvoll wenn Sie die Datei Personen bereitstellen wollen die nicht in Ihrem Un
215. ingt nach drei Sekunden automatisch zur ck in den Verzeichnisbaum 9 1 4 Ordner l schen Um einen Ordner zu l schen m ssen Sie auch hier wieder dessen Optionsschaltfl che in der Verzeichnis bersicht markieren Nun klicken Sie bitte auf das Symbol am rechten oberen Rand der Seite Es wird eine Sicherheitsabfrage gestellt Das L schen eines Ordners ist nur m glich wenn Sie f r diesen das L schrecht besitzen Warnung L schen von Ordnern Beachten Sie bitte dass Sie auf diesem Weg nicht nur den Ordner selbst sondern auch alle darin enthaltenen Unterordner sowie die dort abgelegten Dokumente l schen Sie k nnen grunds tzlich nur Ordner l schen f r die Sie ein L schrecht besitzen Haben Sie keine L schberechtigung f r die Bearbeitung eines abgelegten Unterordners oder Dokumentes so erscheint statt der Sicherheitsabfrage f r etwa drei Sekunden eine Fehlermeldung und Sie werden anschlie end wieder auf die Eingangsseite des Moduls mit der bersicht des Verzeichnisbaums zur ckgeleitet Ist der Ordner augenscheinlich leer so befinden sich noch Dokumente oder Unterordner darin f r die Sie keine Berechtigung haben und die Sie folglich auch nicht l schen d rfen Der Root Ordner ist der Wurzelordner der Verzeichnishierarchie Er kann nicht gel scht werden Abbildung 9 3 Sicherheitsabfrage ob ein Ordner gel scht werden soll Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 124 Wenn Sie sicher sind dass
216. intr ge bersicht 138 10 2 Ordner neu anlegen 139 10 3 Ordner ndern 140 10 4 Ordner l schen 140 10 5 Wissenseintr ge ansehen 142 OX5 Benutzerhandbuch v1 32 5 Vorwort 10 6 Wissenseintr ge neu hinzuf gen 142 10 7 Wissenseintrag ndern 143 10 8 Wissenseintrag l schen 143 10 9 Ordner und Wissenseintr ge verschieben 144 10 10 Wissenseintr ge suchen 146 10 11 Notizen zu einem Wissenseintrag anlegen lesen ndern oder l schen 148 10 12 Einen Wissenseintrag mit anderen Objekten verkn pfen 148 10 13 Historie 149 11 Bookmarks 150 11 1 Bookmarks bersicht
217. intrags Um den neuen Wissenseintrag an der richtigen Stelle in die Verzeichnisstruktur einzuh ngen markieren Sie bitte die Radioschaltfl che des Ordners zu dem das neue Wissen hinzugef gt werden soll Wird kein Ordner markiert so wird der neue Eintrag der Hauptebene zugeordnet Nun wechseln Sie bitte durch einen Klick auf das Anlegen Symbol am rechten oberen Rand der Seite in den Einf gemodus Es ffnet sich eine neue Seite In dieser Maske werden alle Daten zu diesem Wissenseintrag eingetragen 10 6 1 Rechte An dieser Stelle werden die Zugriffsrechte auf diesen Wissenseintrag definiert Sie k nnen die Rechte individuell ber die Rechteverwaltung vergeben oder allen Zugriff gew hren Wenn dieser Eintrag nur f r Sie einsehbar sein soll w hlen Sie privat 10 6 2 Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r den Eintrag ein Unter diesem Namen wird der Eintrag in der Wissensdatenbank aufgelistet Bezeichnung ist ein OX5 Benutzerhandbuch v1 32 143 Wissenseintr ge Pflichtfeld Damit der Eintrag neu angelegt werden kann oder damit Sie Ihre nderungen speichern k nnen m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein Hinweis Pflichtfelder Es m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein damit Sie einen anderen Reiter ausw hlen k nnen 10 6 3 Beschreibung Tragen Sie hier den Text f r diesen Eintrag ein Beschreibung ist ein Pflichtfeld Damit der Eintrag neu angelegt werden kann oder damit Sie Ihre nderu
218. ionen zu dem Projekt und den damit verkn pften Objekten Adressen Dokumente Foren usw haben Ein weiterer Bestandteil des Open Xchange Server besteht in der integrierten Dokumentenverwaltung Diese erm glicht eine Ordner und Gruppen bezogene Ablage ihrer Dokumente den Up und Download via Internet und verf gt ber eine Dokumentbezogene Zugriffsrechteverwaltung mit Vererbung von Ordnerrechten auf Unterordner und Dokumente Weiterhin bietet der Open Xchange Server ein Modul zum Wissensmanagement mit dem Sie jede Art von Wissen an zentraler Stelle sammeln und nach Rubriken und Unterrubriken sortiert verwalten und verf gbar halten k nnen Jeder Benutzer kann bereits bestehende Wissensbeitr ge erweitern weitere Beitr ge einstellen oder neue Rubriken einrichten Auch der Wissensbereich ist in einer Ordnerstruktur angelegt und beinhaltet eine Volltextsuche nach Inhalt und Beschreibung des Eintrags Durch die Verkn pfungstechnologie k nnen jedem Wissenseintrag auch beliebige Dokumente Foreneintr ge Lesezeichen oder Aufgaben zugeordnet werden Der Open Xchange Server verf gt ebenso ber eine leistungsf hige Lesezeichenverwaltung Mit der Bookmarkverwaltung OX5 Benutzerhandbuch v1 32 13 Einleitung k nnen interessante Links s mtlichen Mitarbeitern leicht zug nglich gemacht werden Wahlweise l sst sich dabei der Zugriff auf eigene Bookmarks oder auf einzelne Gruppen eingrenzen Um ein schnelles Finden zu erm glichen kann a
219. it im linken Bereich der Seite klicken gelangen Sie ebenfalls in die Maske zur Neuanlage eines Termins Das Startdatum wird dann auf den jeweils angeklickten Wert gesetzt Wenn Sie auf das Pluszeichen oberhalb des Kalenderblatts klicken gelangen Sie zu einer tabellarischen Aufstellung aller Termine dieses Tages Existieren f r einen Benutzer innerhalb eines Zeitraums mehr als 5 Termine so wird zus tzlich der Text Es gibt weitere Termine angezeigt Wenn Sie sich einen Termin im Detail ansehen wollen klicken Sie auf den Titel des Termins oder auf das farbige Rechteck vor dem Namen Die Farbe des Rechtecks gibt die Art des Termins an Ein gebuchter Termin wird blau dargestellt ein vorl ufiger gelb ein Urlaubstermin gr n und wenn Sie bei der Wahrnehmung des Termins nicht im Hause sind wird er rot dargestellt Die Ansicht der Termine erfolgt immer in der gerade aktiven Zeitzone Soll die Zeitzone beispielsweise auf Grund einer Reise ge ndert werden k nnen Sie die Zeitzone ber Ihre Profil Konfiguration einstellen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 61 Kalender 5 1 5 Kalenderansicht anderer Kollegen Gruppen oder Ressourcen Mit Hilfe der Teamansicht besitzen Sie die M glichkeit Einblick in die Kalender Ihrer Kollegen zu erlangen soweit diese als Teilnehmer in Ihren eigenen Terminen auftauchen Weitere Termine anderer Nutzer sind f r Sie sichtbar wenn diese Termine in ffentlichen oder freigegebenen Ordnern gespeichert sind 5 2
220. ivaten oder um einen Gruppen Termin handeln soll Es existieren verschiedene Wege Termine schnell und einfach anzulegen Privater Termin auf den kein anderer Zugriff hat Beim Anlegen eines Termins ist grunds tzlich das Auswahlfeld Privater Termin angew hlt Wollen Sie keinen Ihrer Kollegen einen Zugriff auf diesen Termin gew hren brauchen Sie hier lediglich Ihre Termindaten einzuf gen und auf die Schaltfl che Speichern zu klicken Selbstverst ndlich k nnen Sie die Verf gbarkeit von Ressourcen pr fen wie z B Pkws oder Laptops und auch f r Ihren Termin buchen Der Termin wird letztendlich in Ihrem pers nlichen Kalender gespeichert Gruppentermin Sobald Sie einen Gruppentermin anlegen an dem Sie selbst teilnehmen m chten klicken Sie direkt die Schaltfl che Gruppentermin an und Sie werden automatisch in die Teilnehmerliste bertragen Fahren Sie fort mit der Auswahl der brigen Teilnehmer Als Teilnehmer k nnen Sie alle verf gbaren Benutzer Ressourcen und Benutzergruppen ausw hlen Zudem haben Sie die M glichkeit OX5 Benutzerhandbuch v1 32 67 Kalender komplette Verteilerlisten auszuw hlen In diesem Fall werden alle Benutzer des Open Xchange Servers 5 die in dieser Verteilerliste enthalten sind als Teilnehmer f r den Termin hinzugef gt Alle Teilnehmer bekommen den Termin via E Mail zugesandt ber das Web Front End k nnen Termine von jedem Teilnehmer manuell angenommen oder abgel
221. k auf den entsprechenden Eintrag 12 2 Foren anlegen und bearbeiten Um ein eigenes Forum zu er ffnen klickt man auf den Knopf Anlegen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 166 Abbildung 12 3 Neues Forum anlegen F r die Erstellung eines neuen Forums m ssen Sie zuerst ein Forumsthema festlegen Soll das neu angelegte Forum f r alle zug nglich sein aktivieren Sie die Checkbox Alle M chten Sie dass nur bestimmte Personen oder Personengruppen Zugriff auf das Forum haben so k nnen Sie das Auswahlfeld Individuell w hlen und dann ber die Reiter Leserecht und Schreibrecht entsprechende Rechte konfigurieren Nach dem Anlegen eines Forums gelangen Sie wieder in die tabellarische bersicht aller Foren Im Normalfall sollten Sie nun die Diskussion mit einer ersten Nachricht er ffnen Wenn Sie ein bestehendes Forum bearbeiten so steht Ihnen die Option Archivierung zur Verf gung Wenn Sie diese Option auf ja einstellen so wird das Forum in das Archiv verschoben und verschwindet aus der bersicht der aktuell verf gbaren Foren 12 3 Diskussionsbeitr ge hinzuf gen antworten Um einen Beitrag zu einem Forum zu schreiben k nnen Sie durch den Anlegen Knopf in eine entsprechende Maske gelangen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 167 Forum Abbildung 12 4 Neuer Eintrag ins Forum Neben dem Betreff und der eigentlichen Nachricht k nnen Sie hier ausw hlen ob das Forumsmodul Sie ber jede nderun
222. k nnen Sie bestimmen wer das Recht hat auf dieses Objekt zuzugreifen Besitzt jemand nicht das Recht f r bestimmte Objekte so bekommt er diese in Suchergebnissen oder anderen Auflistungen nicht angezeigt Die Erteilung der Berechtigung erfolgt blicherweise ber die Karteikartenregister Leserechte und Schreibrechte welche bei der Erstellung neuer und der Bearbeitung bereits existierender Objekte in den einzelnen Programm Kategorien aufgerufen werden k nnen Optional ist auch eine Einstellung ber das Listenfeld Vorlagen m glich wobei Sie bereits vorhandene Voreinstellungen f r Leserechte und Schreibrechte festlegen k nnen Das Erzeugen neuer Vorlagen erfolgt analog zum Festlegen der Lese und Schreibberechtigungen Unter Leserechte k nnen Sie dabei jeweils die Anwender definieren welche nur lesend auf die Daten des Objekts zugreifen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 27 Grundlagen k nnen sollen Unter Schreibrechte k nnen Sie alle Anwender festlegen die sowohl lesend als auch schreibend auf das Objekt zugreifen k nnen sollen Schreibrechte beinhalten dar ber hinaus in der Groupware auch das Recht ein Objekt zu L schen Unter Personengruppen k nnen Sie dabei sowohl ganze Gruppen als auch einzelne Benutzer ausw hlen welche Zugriff auf das Objekt haben sollen Abschlie end k nnen die festgelegten Einstellungen unter dem Karteikartenregister Vorlagen als neue Vorlage hinterlegen Analog zu einzelnen Objekten k nn
223. klicken Sie auf Abbrechen Das L schen ist nur m glich wenn Sie der Eigent mer oder Teilnehmer dieses Projekts sind Beim OX5 Benutzerhandbuch v1 32 115 Projekte L schen eines Projekts wird allen Teilnehmern automatisch via E Mail eine Benachrichtigung zugestellt Hinweis Neben dem Projekt selbst k nnen auch alle dem Projekt zugeordneten Projektaufgaben gel scht werden Aktivieren Sie hierzu das Kontrollk stchen Zugeordnete Aufgabe l schen ja Besitzen Sie f r das Projekt nicht aber alle dem Projekt zugeordneten Projekt Aufgaben das L schrecht so werden automatisch alle Projektaufgaben gel scht f r die Sie das L schrecht besitzen Alle anderen Projekt Aufgaben bleiben erhalten die Zuordnung als Projektaufgabe wird jedoch entfernt Zuk nftig stehen diese Projektaufgaben nun als herk mmliche ungebundene Aufgaben zur Verf gung 8 7 Notizen zu einem Projekt anlegen lesen ndern oder l schen Zu einem Projekt k nnen Sie in deren Detailansicht im Karteikartenregister Notizen kurze Bemerkungen und Informationen ablegen Wechseln Sie in dieses Karteikartenregister werden Ihnen in Form einer tabellarischen Liste alle bereits vorhandenen Notizen angezeigt ber das Anlegen Symbol k nnen Sie eine weitere Notiz hinzuf gen Beachten Sie bitte dass die Notizen einer separaten Rechteverwaltung unterliegen Sie k nnen hier beispielsweise f r ein ffentliches Projekt auch private Notizen hinterlegen die nur f
224. ktuelle Neuigkeiten s mtlicher Module und Bereiche informieren die w hrend einer Abwesenheitsphase von anderen Benutzern des Systems ins Intranet eingestellt worden sind So bekommt jeder Benutzer unabh ngig von pers nlichen Pr ferenzen und Priorit ten schnell einen berblick was sich am Informationsstand im Unternehmen ge ndert hat Au erdem l sst sich auf dieser Seite der Zeitraum ausw hlen innerhalb dessen diese Neuigkeiten angezeigt werden soll Nat rlich k nnen die Benutzer auch direkt von dieser Seite aus in die einzelnen Bereiche verzweigen um mehr Detailinformationen zu erlangen oder etwa anstehende Aufgaben direkt zu bearbeiten Wichtig ist auch dass ihre Benutzer nicht nur gewissenhaft und nachhaltig von der Verkn pfungsfunktion Gebrauch machen und damit zu einem exponentiellen Wachstum des Informationsgehaltes beitragen ohne dass die zu speichernden Datenmengen dadurch anwachsen sondern dass bestehende Verkn pfungen w hrend der Informationssuche auch tats chlich angezeigt aufgel st werden um auf diese Weise auch auf Informationszusammenh nge zu sto en die bei einer rein linearen Suche nicht unbedingt ersichtlich w ren So ist es beispielsweise bei der Suche nach einen bestimmten Projekt sehr praktisch dass beim Verfolgen der zugeh rigen Verkn pfungen auch alle zugeh rigen Termine oder Dokumente gefunden werden die unmittelbar oder mittelbar mit dem aktuellen Projekt in Verbindung stehen Hierbei spielt nat
225. lcher Zeichensatz f r die Kodierung genutzt werden soll In den meisten F llen werden Sie hier UTF8 einsetzen wollen 14 6 7 Absender Domain In diesem Feld k nnen Sie den Wert f r Ihre Absender Domain festlegen blicherweise sollten Sie dort die Voreinstellung der Groupware L sung stehen lassen 14 6 8 Priorit t In diesem Feld legen Sie die Priorit t Ihrer E Mail fest Dabei k nnen Sie zwischen f nf Stufen zwischen Sehr Hoch und Sehr Niedrig ausw hlen Die Standardeinstellung ist Normal Einige Mail Clients wie der Webmail Client des Open Xchange Server 5 zeigen E Mails mit einer h heren Priorit t gesondert markiert Beachten Sie aber bitte dass l ngst nicht alle Mail Clients diese Funktion unterst tzen und auch nur ein geringer Teil der Anwender berhaupt auf die Priorit t einer E Mail Nachricht achtet 14 6 9 vCard Anh ngen Aktivieren Sie dieses Kontrollk stchen dann wird Ihre pers nliche Visitenkarte an die zu erstellende E Mail Nachricht als Dateianhang angef gt Der Absender hat dadurch die M glichkeit Sie einfach und schnell zu seinen Kontakten hinzuzuf gen 14 6 10 Empfangsbest tigung Diese Option erlaubt es Ihnen die zu erstellende E Mail mit einer zus tzlichen Funktion auszustatten Aktivieren Sie diese Funktion dann sendet Ihnen der Mail Client des Empf ngers eine Nachricht sobald dieser die E Mail ffnet Bei Einsatz dieser Funktion sollten Sie allerdings beachten dass der Empf nger
226. lders ffentliche Ordner Public Folders Freigegebene Ordner Shared Folders Systemordner System Folders Bei Einsatz des Open Xchange Servers haben Sie unter Umst nden Zugriff auf mehrere Kontakt Aufgaben und Kalender Ordner wobei f r jeden Ordner eigene Berechtigungen existieren Die f r Sie sichtbaren privaten ffentlichen und freigegebenen Ordner werden Ihnen im rechten linken Frame des Open Xchange Web Interfaces angezeigt F r die Module Bookmarks Dokumente Projekte Forum und Pinwand k nnen Sie direkt f r jedes Objekt und jeden Ordner gezielt L sch Schreib und Lese Berechtigungen f r einzelne Benutzer oder Benutzergruppen festlegen Die genaue Vorgehensweise f r die Vergabe von Berechtigungen ist in den einzelnen Kapiteln zu den jeweiligen Open Xchange Modulen beschrieben 15 1 Private Ordner Unter dem Abschnitt Private Ordner finden Sie im rechten linken Frame des Webinterfaces alle Kontakt Aufgaben und Kalender Ordner die von Ihnen als private Ordner angelegt worden sind Private Ordner entsprechen also Ihrem pers nlichen Adressbuch Kalender und Aufgabenplaner und die enthaltenen Objekte eines privaten Ordners sind nur von Ihnen bzw weiteren Teilnehmern eines Termins bzw einer Aufgabe einseh und ver nderbar 15 2 ffentliche Ordner ffentliche Ordner sind Kontakt Aufgaben und Kalender Ordner in denen die enthaltenen Objekte f r alle Benutzer aller Benutzergruppen in Abh ngigkeite
227. liegen Im Bereich Projekte addieren sich die IST Werte aller Projekt bezogenen Aufgaben auf so dass dort einen Gesamt bersicht entsteht Gesamtkosten Geben Sie hier die veranschlagten Kosten der Aufgabe in der W hrung an die Sie zuvor ausgew hlt haben an OX5 Benutzerhandbuch v1 32 99 Aufgaben IST Kosten Geben Sie hier die tats chlichen Kosten der Aufgabe in der W hrung an die Sie zuvor ausgew hlt haben In der bersichtsseite k nnen Sie dann die Differenz zwischen SOLL und IST Kosten sehen und erkennen so auf einen Blick wie gut Sie im Finanzplan liegen Im Bereich Projekte addieren sich die IST Werte aller Projekt bezogenen Aufgaben auf so dass dort einen Gesamt bersicht entsteht Zusatzinformationen In den Textfeldern Reisekilometer Abrechnungsinfo und Firmen k nnen Sie via Texteingabe weitere Informationen zur anzulegenden Aufgabe hinterlegen 7 3 3 Teilnehmer Mit Hilfe der Reiter gelangen Sie in weitere Eingabemasken in denen Sie die Teilnehmer f r diese Aufgabe einstellen Teilnehmer ausw hlen Die Zuteilung der Teilnehmer zu einer Aufgabe erfolgt entsprechend der Zuteilung von Objektrechten wie schon unter Abschnitt Objektbezogene Rechte definieren beschrieben Grunds tzlich gilt dass alle Teilnehmer einer Aufgabe Lese und Schreibrechte auf diesen besitzen Ausnahmen hiervon stellen ffentliche und Freigegebene Ordner dar Auf ffentliche Aufgaben Ordner besitzen alle System Benutzer der
228. ligen Links l sst sich bequem zwischen den Objekten hin und her springen Das Objekt mit dem verkn pft werden soll braucht nicht in die Verkn pfungsliste geladen zu werden 3 5 4 Beispiel Sie erledigen eine Aufgabe mit einer Gruppe ber die Erledigung der Aufgabe soll in einem Forum diskutiert werden Genaue Informationen ber die Aufgabe Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 40 stehen in einer PDF Datei im Dokumentenarchiv Um eine bessere bersicht ber diese Objekte zu gew hrleisten wollen Sie diese miteinander verbinden w hlen Sie zun chst den Reiter Verkn pfungen der Aufgabe aus Klicken Sie auf die Schaltfl che Verkn pfungsmodus aktivieren Beachten Sie Die Aufgabe wird in den Verkn pfungsspeicher bernommen Die Aufgabe kann nicht mit sich selbst verkn pft werden darum fehlt die Checkbox in der ersten Spalte der Tabelle w hlen Sie als n chstes aus der Men leiste den Bereich Dokumente aus und w hlen Sie dort das PDF Dokument das Sie mit der Aufgabe und dem Forum verbinden wollen aus Klicken Sie auf den Reiter Verkn pfungen Die Aufgabe liegt bereits im Verkn pfungsspeicher Klicken Sie auf die Checkbox in der ersten Spalte der Tabelle und danach auf die Schaltfl che Erstellen In der unteren Tabelle in der die Verkn pfungen zu diesem Objekt stehen erscheint ein Eintrag f r die Aufgabe Testen Sie die Verkn pfung indem Sie auf den gelben Pfeil in der ersten Spalte der Tabelle oder auf de
229. ll provide a written certification that warrants compliance with Paragraph 11 b 12 General a Any claim arising out of or related to this Agreement must be brought no later than one 1 year after it has accrued b This Agreement is the sole agreement between the parties relating to the subject matter and supersedes all prior understandings writings proposals representations or communications written or oral of either party Only a writing executed by the authorized representatives of both parties may amend this Agreement c This Agreement and the licenses granted hereunder may not be transferred or assigned by Licensee without the prior written consent of Licensor d Should any part of this Agreement be held invalid or unenforceable that portion will be construed consistent with applicable law as nearly as possible to reflect the original intention of the parties and all other portions of this Agreement will remain in full force and effect In the event of any termination or cancellation of this Agreement provisions that are intended to continue and survive shall do so e Failure of either party to enforce any provision of this Agreement will not be deemed a waiver of the provision or the right to enforce that provision f Licensee shall not export or re export or allow exporting or re exporting of the Software or any copy portion or direct product of the foregoing in violation of any export laws restrictions national security contro
230. ln Sie in die Detailansicht des Objekts mit dem die Verkn pfung erfolgen soll und w hlen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 149 Wissenseintr ge auch dort das Karteikartenregister Verkn pfungen an Dort m ssen Sie noch die Checkbox des Wissenseintrags aktivieren und die Schaltfl che Erstellen bet tigen und schon ist eine Verkn pfung erstellt Hinweis Beachten Sie bitte dass auch hier die Rechteverwaltung greift Haben Sie kein Leserecht f r ein verkn pftes Objekt so bekommen Sie diese Verkn pfung nicht angezeigt 10 13 Historie In der Detailansicht zu einem Wissenseintrag finden Sie auch das Karteikartenregister Historie Dort wird Ihnen angezeigt von welchem Anwender der Wissenseintrag urspr nglich erstellt wurde und an welchem Datum er angelegt wurde Zus tzlich wird an dieser Stelle festgehalten an welchem Datum die letzte Ver nderung am Wissenseintrag vorgenommen wurde und von welchem Anwender sie durchgef hrt wurde Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 150 11 Bookmarks 11 1 Bookmarks bersicht Im Modul Bookmarks k nnen Sie Links interessanter Webseiten in Form von Lesezeichen sammeln und Kolleginnen und Kollegen verf gbar machen bzw von den Lesezeichen anderer profitieren Eine Verzeichnisstruktur hnlich dem Dokumentensystem hilft Ihnen bei der Kategorisierung und Verwaltung der Bookmarks Sowohl die Ordnerstruktur als auch die einzelnen Eintr ge unterliegen der Rechteve
231. ls or regulations of the United States or any other applicable foreign agency or authority By accepting this Licensing Agreement Licensee represents and warrants that it is not located in under control of or a national or resident in a United States embargoed country or on the United States Treasury Department s List of Specially Designated Nationals or the United States Commerce Department s Denied Person s List or Entity List g This Agreement shall be interpreted in accordance with the substantive law of the State of Delaware The application of the Uniform Law on the International Sale of Goods and the Uniform Law on the Formation of Contracts for the International Sale of Goods both dated July 17 1973 and of the UN agreement on the sale of goods of April 11 1980 shall be excluded In action arising out of or relating to this Agreement or the Licensed Product both parties consent to the nonexclusive jurisdiction of the federal and state courts located in the County of New Castle Delaware The prevailing party of any dispute shall recover its reasonable attorneys fees and costs incurred in litigating arbitrating or otherwise settling or resolving such dispute h During the Agreement s term Licensee agrees to regularly back up its data derived from the Use of the Licensed Product onto a separate media Licensee acknowledges that any failure to do so may significantly decrease its ability to mitigate any harm or damage arising fro
232. lt bet tigen Sie zum Suchen einfach die Schaltfl che Go oder auch einfach die Taste Enter Ihrer Tastatur Die Suche erfolgt im brigen exakt Dies bedeutet dass auch nur Ergebnisse geliefert werden welche genau mit der Suchanfrage bereinstimmen Die Gro und Kleinschreibung wird im Suchbegriff ignoriert In der aktuellen Version kann zudem mit Hilfe von Wildcards gesucht werden Wenn Sie einen Teil des Suchbegriffs beliebig halten M chten w hlen Sie ein Sternchen lt gt als Platzhalter So erhalten Sie bei Suche eines Ansprechpartners mit Suchbegriff me beispielsweise die Ergebnisse Meyer Meier Meeser Mel Metzig Sie k nnen auch den Platzhalter Fragezeichen lt gt f r einen einzelnen Buchstaben setzen Bei der Suche nach Me er w rde dann Meyer und Meier gefunden Die Platzhalter lt gt und lt gt lassen sich au erdem beliebig kombinieren 3 6 2 Navigation in Suchergebnissen Die Ergebnisse werden anschlie end als Liste angezeigt Jeder Ergebniseintrag kann durch Klick mit der Maustaste auf das Symbol oder durch einen Klick auf die erste Inhaltsspalte eines Eintrags in einer Zeile in der Detailansicht aufgerufen werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 43 Grundlagen Abbildung 3 12 Objekte in einzelnen Kategorien suchen Anzeige der Ergebnisse einer Suchfunktion Ergibt eine Suche viele Resultate so lassen sich weitere Ergebnisse ber die Bl tterfunktion mit Hilfe der Symbolschalter und anzeigen
233. lt werden muss Hinweis Bitte beachten Sie dass zus tzliche LDAP Adressb cher explizit vom Administrator verf gbar gemacht werden m ssen Zudem werden solche LDAP Adressb cher bei der Suche Alle OX Ordner nicht ber cksichtigt da es sich dabei ja im eigentlichen Sinne nicht um Ordner des Open Xchange Servers handelt Die Suche in solchen LDAP Adressb chern muss also gesondert erfolgen Suche in Kontaktordner Entsprechend der Ordnerverwaltung des Open Xchange Servers k nnen Kontakte im Globalen Adressbuch in ffentlichen Kontaktordnern oder Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 82 freigegebenen Kontaktordnern anderer Benutzer abgelegt sein Im Listenfeld Suche in Ordner legen Sie fest in welchem Ordner Open Xchange nach Kontakten suchen soll Aktivieren Sie das Kontrollk stchen Suche in Unterordner wenn dabei auch alle einem Kontakt Ordner zugeordneten Unterordner in die Suche mit einbezogen werden sollen Abbildung 6 1 Detailsuche nach einer Kontakt Adresse Kontakt anzeigen Am einfachsten finden Sie einen Kontakt durch Einsatz der globalen Suchfunktion Aus der Liste der gefundenen Eintr ge k nnen Sie nun einfach den passenden Eintrag heraussuchen und diesen durch Anklicken mit der Maus im Detailmodus ansehen Eine weitere M glichkeit sich die Daten eines Eintrags f r einen Kontakt anzeigen zu lassen k nnen Sie nutzen indem Sie die zugeh rige Firmenadresse ffnen und in d
234. lt wurde wann die letzte nderung an diesem Termin erfolgt ist und wer diese nderung durchgef hrt hat Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 64 Abbildung 5 8 Historie zu einem Termineintrag 5 2 4 Termin Notizen Zu einem Termin k nnen noch verschiedene Notizen erfasst werden Diese Notizen werden unter dem Reiter Notizen tabellarisch aufgef hrt Um diese Notizen einzusehen m ssen Sie einfach auf das Symbol klicken Zum Anlegen neuer Notizen klicken Sie auf das Symbol Jede Notiz besteht aus einem einfachen Texttitel sowie einer kurzen Beschreibung mit dem eigentlichen Inhalt der Notiz Notizen k nnen wahlweise privat oder ffentlich f r einen Termin hinterlegt werden Abbildung 5 9 Vorhandene Notizen zu einem Termineintrag OX5 Benutzerhandbuch v1 32 65 Kalender Abbildung 5 10 Erstellen einer neuen Terminnotiz 5 2 5 Termin Verkn pfungen Zu einem Termin k nnen Verkn pfungen hinzuf gt werden Verfahren Sie hierzu wie unter Unterkapitel Verkn pfung von Objekten beschrieben 5 2 6 Anh nge Termine k nnen nicht nur mit Dokumenten verkn pft werden Sie haben auch die M glichkeit direkt Dateien als Anh nge an einen Termin anzuf gen Dazu klicken Sie einfach auf das Karteikartenregister Anh nge und w hlen ber Browse die Datei welche Sie an den Termineintrag anh ngen m chten Der MIME Type wird nun automatisch ermittelt und Sie m ssen nur noch die Schaltfl che Anh ngen b
235. ltfl che L schen Warnung L schen von Ordnern Beachten Sie bitte dass Sie auf diesem Weg nicht nur den Ordner selbst sondern auch alle darin enthaltenen Unterordnern sowie die dort abgelegten Wissenseintr ge l schen Haben Sie keine Berechtigung f r die Bearbeitung eines dort abgelegten Unterordners oder Wissenseintrags so erscheint statt der Sicherheitsabfrage f r etwa drei Sekunden eine Fehlermeldung und Sie werden anschlie end wieder auf die Eingangsseite des Moduls mit der bersicht des Verzeichnisbaums zur ckgeleitet Ist der Ordner augenscheinlich leer so befinden sich noch Wissenseintr ge oder Unterordner darin f r die Sie keine Berechtigung haben und die Sie folglich auch nicht l schen d rfen Der Root Ordner ist der Wurzelordner der Verzeichnishierarchie Er kann nicht gel scht werden Abbildung 10 4 Systemhinweis beim L schen eines Ordners M chten Sie die L schung nicht durchf hren k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 142 10 5 Wissenseintr ge ansehen Um in die Detailansicht eines Wissenseintrags zu gelangen suchen Sie sich den gew nschten Eintrag aus der Verzeichnis bersicht heraus Anschlie end klicken Sie auf das Dokumentensymbol des entsprechenden Eintrags dann wird der Wissenseintrag im Detailmodus angezeigt 10 6 Wissenseintr ge neu hinzuf gen Abbildung 10 5 Anlegen eines neuen Wissense
236. lussymbol vor dem entsprechenden Ordner Das Plussymbol ndert sich nun zum Minussymbol der Ordner wird aufgeklappt und der Inhalt wird angezeigt Ein Schlie en des Ordners erreicht man indem man auf das Minussymbol klickt Befindet sich weder ein Plus noch ein Minussymbol vor dem Ordner so ist dieser leer Neben der strukturierten Ansicht der der Bookmark Eintr ge k nnen Sie sich alle Bookmark Eintr ge auch als Liste gesammelt anzeigen lassen Dazu klicken Sie mit der Maus auf das Karteikartenregister Liste Dort stehen Ihnen dann die gleichen funktionellen M glichkeiten zur Verf gung wie in der strukturierten Ansicht ber das Drucker Symbol haben Sie zudem die M glichkeit alle in der Liste angezeigten Bookmark Eintr ge auszudrucken Dazu wird zun chst eine Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 152 Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet ExplorerTM finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei dem korrekten Ausdrucken von Listenfeldern 11 2 Anlegen eines neuen Bookmarks Ordners Abbildung 11 2 Ordner anlegen Hinweis Rechte Beachten Sie bitte dass Sie f r die Ordner und die eigentlichen Links jeweils unterschiedliche Berechtigungen erteilen k nnen Haben der Ordner und darin enthaltene Unterordner und Bookmarks di
237. m any problem or error in the Licensed Products or the provision of services under this Agreement i NOTWITHSTANDING ANYTHING TO THE CONTRARY CONTAINED IN THIS AGREEMENT IT IS SPECIFICALLY ACKNOWLEDGED AND AGREED THAT NO REPRESENTATION WARRANTY OR OTHER ASSURANCE IS MADE DIRECTLY OR INDIRECTLY THAT I ALL OR ANY PORTION OF THE LICENSED PRODUCT COMPLIES WITH ANY FEDERAL STATE OR LOCAL LAWS RULES REGULATIONS OR ORDINANCES AS THE SAME MAY BE CHANGED FROM TIME TO TIME OR II LICENSEE S USE OF THE LICENSED PRODUCT WILL RESULT IN LICENSEE S COMPLIANCE WITH ANY FEDERAL STATE OR LOCAL LAWS RULES REGULATIONS OR ORDINANCES AS THE SAME MAY BE CHANGED FROM TIME TO TIME j Portions of the Licensed Products utilize or include third party software and other copyrighted material Acknowledgements licensing terms and disclaimers for such material are contained in separate agreements and Licensee s use of such material is governed by the related agreements terms Third party licenses and packages can be found at www open xchange com en legal Java JavaMail Java Activation Framework JavaBeans and all their acronyms are trademarks of Sun Microsystems Inc The JavaMail library and the Java Activation Framework library are Copyright c Sun Microsystems Inc and distributed unmodified and according to grants in their license the licenses and the original files are included with the packages The JDOM library is Copyright C 2000 2004 by Jason Hunte
238. mms wie tar lohnen wenn Sie sehr viele kleine Dateien an Ihre E Mail Nachricht Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 204 Anh ngen m chten Damit k nnen Sie viele Dateien in einem einzigen Archiv zusammenzuf gen Innerhalb des Webmail Clients k nnen Sie sp ter dann einfach dieses Archiv als Dateianhang ausw hlen und sich so viel Arbeit ersparen 14 6 14 Rechtschreibpr fung Haben Sie bei Verfassen einer E Mail Nachricht die Schaltfl che Pr fen bet tigt so stellt Ihnen der Webmailer eine komfortable Rechtschreibpr fung zur Verf gung Im oberen Fensterbereich zeigt Ihnen das Programm zun chst den gesamten Text an Unbekannte oder falsch geschriebene Worte werden dabei rot dargestellt Schritt f r Schritt geht die Rechtschreibpr fung nun alle W rter des von Ihnen verfassten Textes durch Das jeweils aktive Wort ist rot unterlegt Bereits berpr fte Worte werden t rkis dargestellt F r jedes falsche Wort stehen Ihnen nun verschiedene Bearbeitungsm glichkeiten zur Verf gung Vorschl ge bernehmen Um das Wort durch einen der angezeigten Vorschl ge zu ersetzen w hlen Sie zun chst den jeweiligen Eintrag aus der Vorschlagsliste durch einfachen Mausklick an Bet tigen Sie nun die Ersetzen Schaltfl che um das Wort an der aktiven Stelle durch den Vorschlag zu ersetzen Soll das Wort im gesamten Text durch den Vorschlag ersetzt werden so bet tigen Sie die Schaltfl che Alle ersetzen M chten Sie das fal
239. n Abbildung 3 10 Liste bereits bestehender Verkn pfungen 3 5 6 Verkn pfungen l schen Eine Verkn pfung l sst sich jederzeit wieder l schen Dazu rufen Sie ber das Karteikartenregister Verkn pfungen eines Objekts die bereits bestehende Verkn pfungsliste auf Am Ende jeder Zeile der tabellarisch aufgebauten Liste der aktuell bestehenden Verkn pfungen finden Sie jeweils ein kleines Auswahlk stchen Dieses aktivieren Sie f r alle Verkn pfungen die gel scht werden sollen anschlie end l schen Sie die ausgew hlten Verkn pfungen durch Bet tigung der Schaltfl che L schen Hinweis L schen einer Verkn pfung Durch das L schen der Verkn pfung wird nur die Verbindung der Objekte gel scht nicht aber die Objekte selbst 3 6 Globale Suche Mit Hilfe der globalen Suche lassen sich Objekte bereichsweise schnell und einfach finden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 42 3 6 1 Globale Suche von Objekten Die globale Suche befindet sich im rechten linken Rahmen der Portal Seite Sie besteht aus zwei Teilen Im oberen Teil k nnen Sie ber ein Drop down Feld einen Bereich w hlen den Sie durchsuchen m chten Hier stehen die Bereiche Adressen Kontakte Projekte Dokumente Termine Aufgaben Abbildung 3 11 Suche nach Objekten in Kategorien Wissen und Lesezeichen zur Verf gung Im zweiten Teil wird der Suchbegriff eingegeben Haben Sie beide Felder passend eingestellt bzw ausgef l
240. n Zus tzlich erhalten Sie Information dar ber ob jemand neue Termine oder neue Aufgaben f r Sie angelegt hat Auch aktuelle Pinnwand Notizen oder Hinweise auf eingegangene sowie ungelesene E Mail Nachrichten finden Sie auf der Portal Seite Die Portalseite unterteilt sich grundlegend in mehrere Bereiche Im obersten Teil der Portalleiste finden Sie die Open Xchange Server 5 Men Leiste Dort k nnen Sie das Setup und die Groupware Hilfe ffnen Des Weiteren sollten Sie sich ber die Schaltfl che Logout vom System abmelden wenn Sie den Open Xchange Server 5 verlassen m chten Direkt dar ber befindet sich die Navigationsleiste der Groupware ber die einzelnen Symbole haben Sie direkten Zugriff auf die einzelnen Bereiche des Open Xchange Server 5 siehe Kapitel Grundlagen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 47 Das Open Xchange Server Portal Abbildung 4 1 Die Portal Seite des Open Xchange Server Noch weiter unten finden Sie die bersichtsdarstellung der Portalseite in der aktuelle Informationen zu Ihrem Arbeits und Nachrichtenstatus angezeigt werden Diese bersicht macht den optisch gr ten Teil der Portalseite aus Der letzte Bereich ist das so genannte Handbook dass je nach Konfiguration auf der rechten oder linken Bildh lfte zu finden sein kann Das Handbook beinhaltet einen Miniaturkalender mit dem Sie schnell Termine eines bestimmten Datums angezeigt bekommen k nnen eine Liste mit aktuellen Aufgaben eine
241. n aufgebaut Um sich einen Ordnerinhalt anzeigen zu lassen klicken Sie bitte mit der Maus auf das Plussymbol vor dem entsprechenden Ordner Das Plussymbol ndert sich nun zum Minussymbol der Ordner wird aufgeklappt und der Inhalt wird OX5 Benutzerhandbuch v1 32 139 Wissenseintr ge angezeigt Ein Schlie en des Ordners erreicht man indem man auf das Minussymbol klickt Befindet sich weder ein Plus noch ein Minussymbol vor dem Ordner so ist dieser leer Neben der strukturierten Ansicht der der Wissenseintr ge k nnen Sie sich alle Wissenseintr ge auch als Liste gesammelt anzeigen lassen Dazu klicken Sie mit der Maus auf das Karteikartenregister Liste Dort stehen Ihnen dann die gleichen funktionellen M glichkeiten zur Verf gung wie in der strukturierten Ansicht ber das Drucker Symbol haben Sie zudem die M glichkeit alle in der Liste angezeigten Wissenseintr ge auszudrucken Dazu wird zun chst eine Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern 10 2 Ordner neu anlegen Abbildung 10 2 Ordner f r Wissenseintr ge anlegen Vor der Neuanlage eines Ordners m ssen Sie zuerst seine Position festlegen Markieren Sie bitte die O
242. n dass Termine bereits einige Tage fr her auf der Eingangsseite des Groupware Portals angezeigt werden Tagesansicht Intervall Min Mit dieser Option legen Sie das Intervall fest welches bei der Anzeige der Tagesansicht im Modul Kalender genutzt werden soll Voreinstellung ist typischerweise ein Intervall von 30 Minuten Unter Umst nden k nnen sich f r einzelne Benutzer aber auch andere Werte als sinnvoll erweisen 15 Min 45 Min oder 60 Min Tagesansicht Startzeit Endzeit ber diese Option legen Sie fest mit welchen Uhrzeiten der Kalender in der Tagesansicht beginnen und enden soll Dies ist in sofern wichtig als dass normalerweise keine Termine Nachts stattfinden Die entsprechenden Stunden im Kalender w ren also normalerweise verschwendet Die Voreinstellung 7 Uhr und 17 Uhr entsprechen den typischen B rozeiten Abh ngig von den f r Ihre Firma geltenden B rozeiten sind hier also andere sinnvolle Werte einzutragen 17 2 3 E Mail Benachrichtigung Das Groupware Web Interface stellt verschiedene M glichkeiten zur Verf gung um Sie auf das Eingehen neuer E Mail Nachrichten hinzuweisen Die bliche Variante ist ein blinkendes E Mailsymbol auf der Weboberfl che der Portalseite Alternativ dazu k nnen Sie sich bei jeder eingehenden Nachricht ber ein Pop Up Fenster informieren lassen Im Gegensatz zu erst genannter Variante empfiehlt sich dies aber nur dann wenn sich Ihre E Mail Kommunikation in berschaubaren Grenzen h
243. n steht Ihnen die Miniatur Aufgabenliste im Handbook zur Verf gung Ein einfacher Klick gen gt um dar ber in die Detailansicht einer Aufgabe zu gelangen 4 3 3 Die Suchfunktion Unterhalb des Miniaturkalenderss finden Sie die Suchfunktion des Intranets Durch einfache Eingabe eines Suchbegriffs k nnen Sie damit ganze Bereiche nach bestimmten Objekt Eintr gen durchsuchen N here Information zur globalen Suchfunktion finden Sie im Unterkapitel Globale Suche 4 3 4 Neu Anlegen ber die Portalseite k nnen Sie sehr schnell neue Kontakte Projekte Termine und Aufgaben anlegen Dazu klicken Sie im rechten unteren Bildschirmabschnitt einfach auf den entsprechenden Eintrag Sie werden dann Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 52 automatisch in das entsprechende Fenster zum Anlegen eines gew nschten Objekts weitergeleitet 4 3 5 Ordnerverwaltung Die Ordnerverwaltung dient als unternehmensweites eigenes Ordnersystem in dem Sie spezielle Kalendereintr ge Kontaktdaten und Aufgaben erstellen k nnen Die einzelnen Elemente werden wegen einer besseren bersichtlichkeit in eine Verzeichnisstruktur eingeordnet Um in einen angezeigten Ordner zu wechseln klicken Sie diesen einfach mit der linken Maustaste an Klicken Sie einen Ordner mit der rechten Maustaste an so erscheint ein Pull down Men ber das Sie die einzelnen Ordner verwalten und Bearbeiten k nnen Auch das Anlegen eines neuen Ordners st auf di
244. n von den f r den Ordner festgelegten Berechtigungen einsehbar ver nderbar und l schbar sind Dabei spielt es keine Rolle ob der jeweilige Benutzer selbst Teilnehmer eines Kalendereintrags oder einer Aufgabe ist die ver ndert werden soll 15 3 Freigegebene Ordner Das direkte Hinzuf gen von Rechten f r private Ordner ist nicht m glich Allerdings k nnen Sie private Ordner f r andere Benutzer freigeben wobei OX5 Benutzerhandbuch v1 32 213 Ordnerverwaltung optional nur Lese oder auch Schreibrechte vergeben werden k nnen Bei der Freigabe eines Ordners ist zu beachten dass lediglich der Ordner nicht aber eventuell vorhandene Unterordner in die Freigabe mit eingeschlossen werden 15 4 Anlegen eines privaten Ordners Um einen neuen privaten Ordner anzulegen klicken Sie im Webinterface mit der rechten Maustaste im rechten linken Frame auf den Eintrag Private Folder oder auf einen anderen bereits vorhandenen privaten Ordner Eintrag Aus dem erscheinenden Pulldown Men w hlen Sie jetzt den Eintrag New Subfolder Im Hauptframe des Webinterfaces erscheint jetzt ein Konfigurationsdialog zum Anlegen eines neuen privaten Ordners Unter Ordner Typ haben Sie nun die Wahl ob Sie einen Ungebundenen Ordner Kontakt Ordner Kalender Ordner Aufgaben Ordner anlegen m chten Abh ngig vom Ordner Typ k nnen in den Ordner sp ter lediglich Objekte des Typs Kontakt Kalendereintrag und Aufgaben abgelegt werden Ungebunden
245. n Abteilungen oder Arbeitsgruppen genau zuordnen Folgende Punkte zum Thema Wissen werden hier behandelt Erl uterungen zur Verzeichnisstruktur Ordner neu anlegen Ordner ndern Ordner l schen Wissenseintr ge ansehen Wissenseintr ge neu hinzuf gen Wissenseintrag ndern Wissenseintrag l schen Wissenseintrag verschieben Wissenseintrag suchen Notizen zu einem Wissenseintrag anlegen lesen ndern und l schen Einen Wissenseintrag mit anderen Objekten verkn pfen Historie eines Wissenseintrages Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 138 10 1 Wissenseintr ge bersicht 10 1 1 Erl uterungen zur Verzeichnisstruktur Abbildung 10 1 Verzeichnisstruktur der Wissenseintr ge Um Wissenseintr ge bersichtlich verwalten zu k nnen wurde eine Ordnerstruktur implementiert Sie k nnen beliebig viele Ordner und Unterordner in verschiedenen Ebenen anlegen Aufgrund der Rechteverwaltung sehen Sie nur die Ordner f r die Sie auch das Zugriffsrecht besitzen Dieses Recht gilt hierarchisch das bedeutet Wenn Sie f r einen Ordner keine Berechtigung besitzen so k nnen Sie auch nicht dessen Inhalt anzeigen lassen selbst wenn die sich darin befindlichen Unterordner und Wissenseintr ge ffentlich sind Sie sehen die f r Sie zugriffsberechtigten Ordnerinhalte lediglich als Resultate bei einer Stichwortsuche ber das Suchfeld am oberen Rand des Wissens Modulblocks Die Verzeichnisstruktur ist folgenderma e
246. n Titel der verkn pften Aufgabe klicken Sie gelangen in die Detailansicht der Aufgabe Klicken Sie wieder auf den Reiter Verkn pfungen Es besteht auch eine Verbindung zu dem PDF Dokument Verkn pfungen sind bidirektional Klicken Sie wieder auf den gelben Pfeil und navigieren Sie zu der Verkn pfungsseite des Dokuments zur ck Um das PDF Dokument mit dem Forum verbinden zu k nnen m ssen Sie es zuerst in den Verkn pfungsspeicher bernehmen Klicken Sie dazu auf der Verkn pfungsseite des PDF Dokuments auf die Schaltfl che Speicher hinzuf gen Im Verkn pfungsspeicher liegen jetzt die Aufgabe und das PDF Dokument Navigieren Sie als n chstes zu der Verkn pfungsseite des Forums Markieren Sie beide Checkboxen und klicken Sie auf Erstellen Herzlichen Gl ckwunsch Sie haben eine Aufgabe ein Forum und eine Datei miteinander verbunden Man erkennt auf einen Blick welche Objekte zu einem anderen geh ren und kann so effizienter arbeiten 3 5 5 Anzeige von Verkn pfungen Sobald ein Objekt verkn pft wurde wird es in die Liste bestehender Verkn pfungen aufgenommen Die f r ein Objekt bestehenden Verkn pfungen k nnen Sie sich einfach ansehen indem Sie das entsprechende Objekt ber die einzelnen Module ffnen und abschlie end das Karteikarteregister Verkn pfungen anw hlen Aufrufen k nnen Sie die einzelnen Verkn pfungen dort durch einfaches Anklicken mit dem Mauszeiger OX5 Benutzerhandbuch v1 32 41 Grundlage
247. n Wildcards wie und ist dabei genauso m glich wie bei der globalen Suche Die PLZ Suche erstreckt sich immer von bis Geben Sie nur einen Wert ein z B nur das Feld PLZ von so wird nur nach dieser PLZ gesucht Gesucht werden kann ber dieses Formular zudem nach bestimmten Anlage und nderungszeitr umen Dazu w hlen Sie den gew nschten Termin einfach ber das Kalendersymbol mit Hilfe gezielter Mausklicks aus ber die Schaltfl che Kategorie k nnen Sie zudem nach Kontakt Eintr gen suchen die einer bestimmten Kontakt Kategorie zugeordnet wurden Bitte beachten Sie dass Sie vor Durchf hrung einer Suche festlegen m ssen in welchem Adressbuch nach den angegebenen Informationen gesucht werden soll Die Auswahl erfolgt ber das Listenfeld Suche in Ordner an oberster Position in diesem Karteikartenregister Grundlegend stehen in f r die Suche dabei mehrere M glichkeiten zur Verf gung W hlen Sie im Listenfeld beispielsweise die Option Alle OX Ordner aus so erfolgt die Suche in allen Adressb chern des Open Xchange Servers selbst Optional k nnen Sie die Suche auf einzelne Adressb cher begrenzen beispielsweise auf das Globale Adressbuch oder die Liste Interner Benutzer Alternativ dazu k nnen sie als dritte M glichkeit ber das Listenfeld ein externes ber den Open Xchange Server bereitgestelltes zus tzliches LDAP Adressbuch durchsuchen welches ber das Listenfeld einzeln ausgew h
248. n dieser E Mail nicht angezeigt 14 6 4 Adressbuch Klicken Sie bei der Erstellung einer neuen E Mail auf eine der drei Schaltfl chen AN CC oder BCC Es ffnet sich ein Adressbuch ber das Sie die Mailadressen aller Ansprechpartner f r die Sie Leserechte besitzen anw hlen k nnen Die Auswahl erfolgt in der unteren H lfte der Eingabemaske und kann einzeln sowohl f r die Eingabe des Empf ngers CC und BCC Eintr gen genutzt werden ber die Magic Leiste am oberen Bildschirmrand k nnen Sie die Adressdatenbanken nach einem gesuchten Ansprechpartner gezielt durchsuchen Bei der Eingabe des Suchbegriffs d rfen hierbei nat rlich auch Wildcards verwendet werden Im rechts neben dem Textfeld stehenden Listfeld k nnen Sie w hlen in welchem Bereich interne System User Globales Adressbuch oder private Kontakte die in der Groupware Adressverwaltung angelegt sind Sie suchen m chten Wenn Sie einen Suchbegriff eingegeben haben und im Listfeld den Adressbereich gew hlt haben f hren Sie die Suche durch Dr cken von Return aus Sie erhalten dann unterhalb eine Liste alphabetisch sortiert nach Ansprechpartnern Kontakten Nun klicken Sie aus der Liste diejenigen Ansprechpartner an denen Sie eine E Mail senden M chten w hlen Sie dabei aus ob diese die E Mail An CC oder BCC erhalten sollen Danach klicken Sie auf die Schaltfl che Einf gen Wenn Sie Ihre Auswahl verwerfen m chten klicken Sie auf die Schaltfl che zur
249. n werden denn gerade die Tatsache dass sich von der Telefonistin ber den Abteilungsleiter bis zum Chef verschiedene Benutzer zu Arbeitsgruppen zusammenfassen lassen macht erst das Wesen einer modernen Teamarbeit auf Basis flacher Hierarchien aus und f rdert den Nutzen einer Groupware Philosophie Da die Rechte und Privatsph ren jedes einzelnen Gruppenmitgliedes unabh ngig von der Hierarchie im Unternehmen zu 100 gesch tzt bzw garantiert sind k nnen Sie Arbeitsabl ufe und Prozesse gezielt und effektiv delegieren was es z B der Sekret rin erm glicht allein aufgrund der Eintragungen im Gruppenkalender ohne R ckfragen verbindliche Meetings oder Konferenzen einzuberufen Im brigen stellt die Abbildung von bereits bestehenden Abl ufen f r die Nutzer eine geringere H rde in der Nutzung einer Groupware dar als wenn neben der Groupware Einf hrung auch noch Abl ufe wesentlich ver ndert werden m ssten Allerdings erm glicht es der Open Xchange Server durchaus neue Prozesse und Abl ufe zu definieren die sich ber Entsprechungen und Hierarchien der bestehenden Unternehmensstruktur hinwegsetzen und an den M glichkeiten des Open Xchange Server zur Bildung Abteilungs bergreifender Arbeitsgruppen und Einbeziehung externer Partner oder gar Kunden orientieren 2 2 Das Konzept des Open Xchange Servers Sie stehen als Unternehmensleiter oder Systemadministrator der Aufgabe gegen ber den Einsatz des Open Xchange Server in
250. n wiederholen sollen Wird zum Beispiel ein Wiederholungszeitraum von 3 Wochen angegeben so wird die Aufgabe alle 21 Tage eingetragen zus tzlich haben Sie hier die M glichkeit festzulegen an welchen Wochentagen die Aufgabe wiederholt werden soll Hierzu m ssen Sie einfach die entsprechenden Kontrollk stchen Mo Di Mi Do Fr Sa und So anklicken je nachdem an welchen Wochentagen die Aufgabe wiederholt werden soll Soll die Aufgabenserie nach dem Anlegen sp ter noch einmal bearbeitet werden so beachten Sie bitte dass diese Option nachtr glich nicht mehr ver ndert werden kann Ein Wechsel auf T glich oder monatlich ist nicht m glich Monatlich Findet die Aufgabe periodisch nach einer bestimmten Anzahl von Monaten an einem bestimmten Tag statt dann w hlen sie diese Option aus Tragen Sie in das linke Textfeld den Tag des Monats ein an dem die Aufgabe stattfindet und in das rechte wie viele Monate zwischen einer Aufgabe und dem n chsten der Aufgaben Serie verstreichen sollen Soll die Aufgabenserie nach dem Anlegen sp ter noch einmal bearbeitet werden so beachten Sie bitte dass diese Option nachtr glich nicht mehr ver ndert werden kann Ein Wechsel auf T glich oder w chentlich ist nicht m glich J hrlich Auch j hrlich wiederkehrende Aufgaben k nnen Sie in der Serienkonfiguration bestimmen Legen Sie hierzu einfach das Datum der wiederkehrenden Aufgabe unter J hrlich fest Die Serie endet am
251. nale Zeichens tze Das gesamte Web Frontend unterst tzt UTF8 Zeichensatz Kodierungen Eingaben im Web Frontend k nnen dadurch auch mit ausl ndischen Schriftzeichen erfolgen Beispielsweise in Japanisch Auch das Versenden von E Mails unter Ber cksichtigung von UTF8 kodierten Schriftzeichen ist m glich OX5 Benutzerhandbuch v1 32 21 Einleitung Rechtschreibkorrektur Eine Rechtschreibkorrektur auf Basis der ispell Bibliothek ist in der Webmail Oberfl che ebenfalls implementiert Die englische und deutsche Rechtschreibhilfe kann standardm ig sofort genutzt werden Weitere Sprachpakete k nnen auf Wunsch vom Administrator hinzugef gt werden Zus tzliche Elemente der Groupware Oberfl che Das Web Interface des Open Xchange Servers 5 kann um zus tzliche Funktionen und Elemente erweitert werden Ganz egal ob sich dabei nun um einen zus tzliches Link Element oder eine Websuchleiste handelt Die Erweiterung ist f r den Administrator schnell und einfach zu bewerkstelligen Auch hierbei kann die Lokalisierung der Groupware Oberfl che in verschiedenen Sprachen beibehalten werden 2 4 7 Corporate Identity Da sich der Open Xchange Server f r viele Unternehmensgr en und Strukturen von Small Offices ber Unternehmen mittelst ndischer Gr e bis hin zu global operierenden Firmen eignet z hlt die Anpassbarkeit und Konfigurierbarkeit der Intranet Funktionen bis hin zum Look der Client Applikationen zu den
252. nalog zur Dokumentenverwaltung eine Ordnerstruktur mit beliebig vielen Haupt und Unterordnern angelegt werden Der Open Xchange Server kann beliebig viele Foren verwalten und bietet den Benutzern bei Abonnement eines Forums auch weiterreichende Funktionen wie etwa Informationen ber die meist frequentierten Foren dar ber hinaus k nnen bestimmte Foren oder auch Antworten auf bestimmte Beitr ge eines Forums per E Mail abonniert werden Erg nzt wird die Forenfunktion durch ein Pinnwand Modul Die Pinnwand ist ein virtuelles schwarzes Brett an das jeder Benutzer eine Notiz heften kann Diese Eintr ge werden mit einer Lebensdauer versehen so dass die Nachrichten stets aktuell sind Von autorisierten Anwendern oder Gruppen k nnen Eintr ge der Pinnwand auch auf der Portalseite des Open Xchange Server wiederum user und Gruppen bezogen ver ffentlicht werden Eine weitere effiziente M glichkeit zur Erleichterung von Teamarbeit stellt das Notiz Modul dar In nahezu allen Modulen des Open Xchange Server k nnen Ihre Benutzer zu den verschiedenen Objekten beliebig viele Notizen hinterlegen Auch das Notizmodul bietet eine Unterscheidung in der Zugriffserlaubnis privat oder wie die zugeh rigen Objektrechte So k nnen beispielsweise einem Kontakt private Notizen angeheftet werden um damit eine nachvollziehbare Kontakthistorie etwa zur Vertriebsunterst tzung aufzubauen 2 2 3 Sicherheit Sicher spielt der Aspekt Sicherheit auch in Ihrem Unter
253. nehmen eine dominierende Rolle Mit dem Open Xchange Server haben Sie sich f r die richtige L sungen entschieden Der Sicherheitsaspekt gewinnt insbesondere dann einen besonders hohen Stellenwert wenn Sie mit den eigenen Mitarbeitern Partnern und Kunden ber das Internet kommunizieren Der Sicherheitsaspekt ist vor allen Dingen aber auch eine Frage der Clientseite Im Zusammenhang mit den PCs auf Client Seite stellen insbesondere weit verbreitete Mail und Groupware Clients Fat Clients ein bekanntes Sicherheitsproblem dar Auch Web Server die nicht wie Apache auf einer relativ sicheren Linux Plattform aufsetzten stellen eine bekannte Schwachstelle dar ber die ein Angreifer m glicherweise Zugang zu dem darunter liegenden Betriebssystemkern erlangen kann F r den externen Zugang unterst tzt der Open Xchange Server den Zugriff ber SSL Verschl sselung Bankenstandard womit ein weltweit sicherer Zugriff auf unternehmensinterne Daten von einem beliebigen PC m glich ist Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 14 2 2 4 Offene Standards In der sich stetig ndernden Welt heutiger IT Infrastrukturen ist es von zunehmender Wichtigkeit dass Sie mit dem Open Xchange Server eine L sung gew hlt haben die auf offenen Standards basiert und eine Integration von verschiedenen bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Produkten erlaubt Dabei geh rt der Open Xchange Server zur Klasse solcher L sungen die auf offene Industr
254. nerstrukturen der einzelnen Benutzer auf die vom Cyrus IMAP Server an die anfragenden IMAP Clients ausgeliefert werden Au erdem werden alle ffentlichen und privaten Adressb cher der Groupware sowohl in der Datenbank als auch im LDAP Server gespeichert Individuelle Information ber spezifische Benutzer und Objektberechtigungen dagegen werden in der Groupware und damit im PostgreSQL System gespeichert Der Apache Web Server fungiert als Seiten Lieferant f r die einzelnen Prozesse des Applikationsservers Je nach Qualifikation ihrer Mitarbeiter kann es ggf ratsam sein diese innerhalb einer internen Schulungsveranstaltung auf diese Sachverhalte aufmerksam zu machen wenngleich das Verst ndnis der Zusammenh nge f r das einwandfreie Funktionieren der zugrunde liegenden Prozesse nicht erforderlich ist 2 4 Arbeiten mit der Groupware F r eine weitere Steigerung und Festigung der Benutzerakzeptanz ist es unbedingt notwendig dass die Benutzer so effizient und vollst ndig wie m glich mit der Groupware arbeiten Nur wenn nach und nach wirklich alle zur Verf gung stehenden Module gem den betrieblichen Anforderungen effizient genutzt werden zahlt sich der Mehrwert einer solchen L sung wirklich aus Notizzettel Sekund rapplikationen externe Adressb cher Telefon CD Fax Verzeichnisse und Handy Adressb cher oder Wandkalender sollten in Zukunft der Vergangenheit angeh ren Jede doppelte oder mehrfache Datenpflege kostet ni
255. ngen speichern k nnen m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein 10 7 Wissenseintrag ndern Wenn Sie einen Eintrag bearbeiten wollen markieren Sie den Eintrag in der Verzeichnis bersicht indem Sie auf die Optionsschaltfl che vor der Bezeichnung klicken Anschlie end klicken Sie auf das nderungssymbol Abbildung 10 6 Bearbeitung eines vorhandenen Wissenseintrags Sie haben nun die M glichkeit sowohl die Rechte als auch die Inhalte des Eintrags zu ndern Genauere Informationen ber die Bedeutung der einzelnen Felder k nnen Sie dem Abschnitt Wissenseintr ge neu hinzuf gen entnehmen Um die nderungen abzuspeichern best tigen Sie bitte das Formular durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern M chten Sie die nderungen nicht abspeichern k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen 10 8 Wissenseintrag l schen Um einen Wissenseintrag zu l schen m ssen Sie auch hier wieder dessen Optionsschaltfl che in der Verzeichnis bersicht markieren Nun klicken Sie bitte Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 144 auf das M lleimer Symbol am rechten oberen Rand der Seite Es wird eine Sicherheitsabfrage gestellt ob Sie tats chlich diesen Wissenseintrag l schen m chten Wenn Sie sicher sind so best tigen Sie bitte die Frage durch einen Klick auf die Schaltfl che L schen M chten Sie die L schung nicht durchf hren so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen
256. ngsmodus aktivieren bet tigen Anschlie end wechseln Sie in die Detailansicht des Objekts mit dem die Verkn pfung erfolgen soll und W hlen auch dort den Kartenreiter Verkn pfungen an Dort brauchen Sie lediglich noch Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 104 die Schaltfl che Erstellen bet tigen und schon ist eine Verkn pfung erstellt Abschlie end m ssen Sie lediglich noch die Schaltfl che Modus beenden bet tigen um den Verkn pfungsmodus zu verlassen Beachten Sie bitte dass auch hier die Rechteverwaltung greift Haben Sie kein Leserecht f r ein verkn pftes Objekt so bekommen Sie keine Details zu diesem Objekt angezeigt 7 10 Historie In der Detailansicht zu einer Aufgabe finden Sie auch den Kartenreiter Historie Dort wird Ihnen angezeigt von welchem Anwender die Aufgabe urspr nglich erstellt wurde und an welchem Datum er angelegt wurde Zus tzlich wird an dieser Stelle festgehalten an welchem Datum die letzte Ver nderung am Aufgabeneintrag vorgenommen wurde und von welchem Anwender sie durchgef hrt wurde 7 11 Aufgaben Anh nge Aufgaben k nnen nicht nur mit Dokumenten verkn pft werden Sie haben auch die M glichkeit direkt Dateien als Anh nge an eine Aufgabe anzuf gen Dazu klicken Sie in der Detailansicht einfach auf das Karteikartenregister Anh nge und w hlen ber Browse die Datei welche Sie an den Aufgaben Eintrag anh ngen m chten Der MIME Type wird nun automatisch ermittel
257. nisstruktur einzuh ngen markieren Sie bitte den Radioknopf des Ordners zu dem der neue Weblink hinzugef gt werden soll Wird kein Ordner markiert so wird der neue Eintrag der Hauptebene zugeordnet Nun wechseln Sie bitte durch einen Klick auf das Anlegen Symbol am rechten oberen Rand der Seite in den Einf gemodus OX5 Benutzerhandbuch v1 32 155 Bookmarks Es ffnet sich eine neue Seite In dieser Maske werden alle Daten zu diesem Lesezeichen eingetragen 11 6 1 Rechte An dieser Stelle werden die Zugriffsrechte auf dieses Lesezeichen definiert Sie k nnen die Rechte individuell ber die Rechteverwaltung vergeben Abbildung 11 5 Anlegen eines neuen Bookmarks oder allen Zugriff gew hren Wenn dieses Lesezeichen nur f r Sie einsehbar sein soll w hlen Sie privat 11 6 2 Bezeichnung Geben Sie hier eine Bezeichnung f r das Lesezeichen ein Unter diesem Namen wird das Lesezeichen in der Bookmarkverwaltung aufgelistet Bezeichnung ist ein Pflichtfeld Damit das Lesezeichen neu angelegt werden kann oder damit Sie Ihre nderungen speichern k nnen m ssen alle Pflichtfelder gef llt sein 11 6 3 URL Geben Sie hier die URL Internet Adresse f r das Lesezeichen ein Dieser Link wird als Lesezeichen in die Verwaltung aufgenommen Vergessen Sie nicht das Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 156 Protokoll zum Beispiel http vor den Link zu schreiben sonst wird er nicht funktionieren URL
258. nn speichern Sie den neuen Kontakteintrag durch bet tigen der Schaltfl che Speichern Hinweis Pflichtfeld Name Bitte beachten Sie dass Sie das Pflichtfeld Name gef llt bleiben muss Ansonsten wird vom System eine Fehlermeldung generiert 6 3 Kontakt ndern Um einen Kontakt ndern zu k nnen suchen Sie sich den gew nschten Kontakt heraus und w hlen diesen mit der Maus an so dass Sie sich in der Detailansicht befinden Dort k nnen Sie ber die Schaltfl che ndern in den nderungsmodus wechseln Die Schaltfl che ist nur dann f r Sie sichtbar wenn Sie die entsprechenden Schreibrechte besitzen Sie haben nun die M glichkeit sowohl die Rechte als auch die Details zum Kontakt zu ndern Die Ansicht des Formulars entspricht dabei dem Formular welches Sie auch f r die Eingabe eines neuen Kontakts verwenden Um die nderungen abzuspeichern best tigen Sie bitte das Formular durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern M chten Sie die nderungen nicht abspeichern so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen 6 4 Kontakt l schen Um einen Kontakt zu l schen m ssen Sie in dessen Detailansicht wechseln Dort klicken Sie dann mit der Maus auf das M lleimer Symbol Auch hier ist das Symbol nur dann sichtbar wenn Sie das Recht zu l schen besitzen Es wird eine Sicherheitsabfrage gestellt ob Sie tats chlich den Kontakt l schen m chten OX5 Benutzerhandbuch v1 32
259. ntiert Die Historie erreichen Sie ber den Reiter Historie in der Ansicht der einzelnen Eintr ge 13 3 Pinwand bersicht drucken ber das Drucken Symbol haben Sie die M glichkeit alle in der Liste angezeigten Pinnwand Eintr ge als bersicht auszudrucken Dazu wird zun chst ein Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im OX5 Benutzerhandbuch v1 32 175 Pinnwand Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern Auf gleichem Weg k nnen Sie unter Archiv auch die Liste aller archivierten Pinwand Eintr ge drucken 13 4 Eintr ge l schen Wenn Sie einen Eintrag l schen wollen wechseln Sie in die Detailansicht des entsprechenden Eintrags Im rechten oberen Bereich k nnen Sie durch Klick auf das M lleimersymbol einen Eintrag l schen Nach dem Klick best tigen Sie die Sicherheitsabfrage und der Eintrag wird gel scht Das L schen eines Eintrags ist nur m glich wenn Sie das Schreibrecht f r diesen Eintrag besitzen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 176 14 E Mails ber das Symbol E Mails in der Hauptmen leiste gelangen Sie in die E Mail Verwaltung der Web Oberfl che des Open Xchange Server 5 ber die Sie Ihren gesamten digitalen Briefverkehr komfortabel via Web
260. nur mit Dokumenten verkn pft werden Sie haben auch die M glichkeit direkt Dateien als Anh nge an ein Projekt anzuf gen Dazu klicken Sie in der Detailansicht einfach auf das Karteikartenregister Anh nge und w hlen ber Browse die Datei welche Sie an den Aufgaben Eintrag anh ngen m chten Der MIME Type wird nun automatisch ermittelt und Sie m ssen nur noch die Schaltfl che Anh ngen bet tigen um den Anhang zu bernehmen Nat rlich haben Sie auch die M glichkeit mehrere Dateien anzuh ngen Wiederholen Sie dazu die beschriebene Vorgehensweise einfach beliebig oft Wollen Sie einen Anhang sp ter wieder L schen so bet tigen Sie einfach die Schaltfl che L schen in der Zeile des jeweiligen Anhangs Das L schen eines Anhangs ist jedem Anwender erlaubt der L schrechte auf den entsprechenden Projekt Ordner besitzt indem das zugeh rige Projekt abgelegt ist OX5 Benutzerhandbuch v1 32 119 Dokumente 9 Dokumente Im Modul Dokumentenverwaltung k nnen Sie Dokumente per Upload auf den Server stellen und f r andere Benutzer verf gbar machen Diese k nnen sich die Dokumente direkt anzeigen oder per Download herunterladen Um die Verwaltung der Dokumente zu erleichtern ist eine beliebig erweiterbare Ordnerstruktur implementiert Au erdem erhalten die Dokumente eine neue Versionsnummer wenn sie ge ndert werden Benutzer die eine Datei bearbeiten m chten k nnen diese f r die Zeit der Bearbeitung Sperren And
261. o w hlen Sie ber das Pull Down Men den Zielordner Anschlie end bet tigen Sie einfach die Schaltfl che Verschieben um die Nachricht in einen anderen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 206 Ordner zu verschieben Danach w hlen Sie einfach den Ordner aus in den die Nachrichten verschoben werden sollen 14 8 L schen von E Mails Um E Mails zu L schen m ssen Sie sich im Hauptfenster des Webmail Clients innerhalb des E Mail Ordners befinden aus dem Sie Nachrichten L schen m chten Dort aktivieren Sie in der Zeile alle E Mails die Sie l schen wollen zun chst das entsprechende Kontrollk stchen am Anfang der Zeile Haben Sie alle zu l schenden Nachrichten ausgew hlt bet tigen Sie einfach die Schaltfl che L schen Alle ausgew hlten Nachrichten werden nun automatisch in den E Mail Ordner Trash kopiert L schen Sie auch dort die Nachrichten werden diese endg ltig aus dem System entfernt 14 9 Pers nlichen Einstellungen Um das Mail Modul Ihren pers nlichen Anforderungen anzupassen klicken Sie in der Webmail Men leiste auf Optionen In den nun erscheinenden hierarchischen Men s k nnen Sie den Mail Editor Ihre pers nlichen Signatur oder auch eigene Mailverteiler einrichten 14 9 1 Voreinstellungen ndern Im ersten Men punkt k nnen Sie generelle Einstellungen des Webmailers konfigurieren Layout Im Layout k nnen Sie definieren welchen Schrifttyp welche Schriftgr e un
262. obale Suche erl utert Au erdem erhalten Sie hier eine bersicht ber die in der Groupware verwendeten grafischen Schaltfl chen 3 1 Intranet Anmelden und Abmelden 3 1 1 Anmelden Mit der Anmeldung authentifizieren Sie sich mit Ihrem Login Namen als User Sie haben durch Ihr Login Zugriff auf alle f r Sie frei geschaltete Module und Objekte Auf der Startseite sehen Sie die Eingabemaske f r Ihren Username und Ihr Passwort Bitte beachten Sie dass die Gro und Kleinschreibung wichtig ist Wenn Sie sich falsch authentifizieren wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt Wiederholen Sie in diesem Fall den Anmeldevorgang mit den korrekten Zugangsdaten Abbildung 3 1 Anmeldung an der Web Oberfl che des Open Xchange Servers 3 1 2 Abmelden Logout Bei Beenden Ihrer Session sollten Sie sich in jedem Fall mit einem Logout abmelden Dazu bet tigen Sie die Schaltfl che Logout in der oberen rechten Ecke der Groupware Oberfl che OX5 Benutzerhandbuch v1 32 23 Grundlagen 3 2 Grafische Schaltfl chen Alle Symbole im Groupware Bereich des Open Xchange Servers werden hier vorgestellt Portal Ein Klick auf das Portalsymbol bringt Sie wieder auf die Portalseite Kalender Ein Klick auf das Kalendersymbol bringt Sie auf dem schnellsten Weg zu Ihrem Terminkalender Existierende Termine k nnen dort ber die Tages Wochen und Monatsansicht angezeigt werden Au erdem lassen sich dort bestehende Termine ndern und
263. okumenten Bereich des Open Xchange Servers zugreifen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 219 WebDAV Szenario Zugriff auf den Dokumenten Server Abbildung 16 3 Anzeige des Dokumentenbereichs ber den Konqueror Warnung Wenn Sie einen Eintrag im Browser l schen l schen Sie damit das gesamte Dokument d h die Versionshistorie der Dateien sowie der Dokumentendeskiptor gehen ebenfalls verloren Hinweis Bedingt durch die Funktionalit t des Browser sehen Sie als Eintr ge nicht das gesamte Dokument sondern nur die aktuelle Version der entsprechenden Datei Die Versions historie und eventuell vorhanden Zusatzinformationen werden im Browser Fenster nicht dargestellt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 220 16 2 Direktzugriff auf den Dokumenten Server mit dem Windows Explorer Windows Schritt 1 ffnen Sie auf der Desktop Oberfl che von Windows 2000 die Netzwerkumgebung Ihres Betriebssystems Unter Windows XP erreichen sie die Netzwerkumgebung ber die Start Schaltfl che unten links auf Ihrer Arbeitoberfl che Abbildung 16 4 Windows 2000 Netzwerkumgebung Windows Schritt 2 Klicken Sie auf das Icon Netzwerkressource hinzuf gen Abbildung 16 5 Hinzuf gen einer Netzwerkressource unter Windows 2000 OX5 Benutzerhandbuch v1 32 221 WebDAV Szenario Zugriff auf den Dokumenten Server Windows Schritt 3 Geben Sie in dem dann erscheinenden Dialog die folgende Adresse ein http
264. or Licensor grants to Licensee a limited non exclusive non transferable license to Use the Licensed Product during the Agreement s term Licensee agrees that it has no right power or authority to make any modifications to or unauthorized copies of the Licensed Product Licensee must acquire one license for each Named User who Uses the Licensed Product b Licensee may make one copy in machine readable form only of the Licensed Software solely for backup or disaster recovery purposes Licensee must reproduce the copy without modification including all copyright and other proprietary notices that are on the original copy The Licensed Documentation may be reproduced in print and electronic forms for use by the Licensee Licensee may not modify the Licensed Documentation or distribute it to third parties in any form 3 Delivery a The Licensed Product shall be delivered via Licensor s website or Licensor s download service provider and any applicable or required serial number s to activate the Licensed Software will be delivered via email as soon as practicable after the Effective Date All Licensed Software delivered via download shall be deemed accepted upon delivery of the serial number s b If requested in writing by Licensee Licensor shall deliver the Licensed Product via email to an email address that Licensee shall provide to Licensor The Licensor shall email to Licensee a compressed file containing the Licensed Products in a
265. pr ften Zeitraums einen Termin hat werden mit roten Zellen dargestellt Zeiten zu denen einer der Teilnehmer innerhalb des von Ihnen berpr ften Zeitraums keinen Termin hat werden mit gr nen Zellen dargestellt Zeiten zu denen einer der Teilnehmer au erhalb des von Ihnen berpr ften Zeitraums nicht verf gbar ist werden mit grauen Zellen dargestellt Zeiten zu denen einer der Teilnehmer au erhalb des von Ihnen berpr ften Zeitraums keinen Termin hat werden mit wei en Zellen dargestellt Sie k nnen einen Teilnehmer von diesem Termin ausnehmen indem Sie die Checkbox in derselben Zeile abw hlen und danach auf die Schaltfl che bernehmen dr cken Mittels der Schaltfl chen unterhalb der Tabelle auf der rechten Seite k nnen Sie die berpr fung f r den Vorherigen Tag oder den n chsten Tag wiederholen Anfrage durchf hren Um ber einen l ngeren Zeitraum pr fen zu lassen ob Personen und Ressourcen verf gbar sind k nnen Sie eine Anfrage durchf hren Das System sucht selbst die m glichen Termine und gibt Ihnen in Form einer Visualisierung vern nftige Vorschl ge f r m gliche Termine aus OX5 Benutzerhandbuch v1 32 75 Kalender Abbildung 5 16 Anfragen durchf hren Sie k nnen f r die Anfrage ein Anfangs und ein Enddatum angeben bzw ber das Kalendersymbol ausw hlen Die Pr fung wird ber diesen angegebenen Zeitraum stattfinden Um das Zeitfenster f r die Untersuchung anzugeben k nnen Si
266. ptionsschaltfl che des Ordners in dessen Verzeichnis der neue Ordner angelegt werden soll und dr cken Sie anschlie end das Ordner Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 140 Anlegen Symbol am rechten oberen Rand der Modul Seite Haben Sie keinen Ordner markiert so wird der Ordner auf der Hauptebene angesiedelt Auf der n chsten Seite erscheint nun eine Eingabemaske mit den Fragen zur Rechteverwaltung und der Eingabem glichkeit f r eine Bezeichnung des Ordners Durch Klick auf die Schaltfl che Speichern werden die Daten zum neuen Ordner gespeichert Andernfalls k nnen Sie die Seite ber die Knopf Abbrechen wieder verlassen Hinweis Rechte Beachten Sie bitte dass Sie f r die Ordner und die Wissenseintr ge jeweils unterschiedliche Berechtigungen erteilen k nnen Haben der Ordner und darin enthaltene Unterordner und Wissenseintr ge dieselben Rechte so erhalten die berechtigten Benutzer eine vollst ndige Inhalts bersicht des Ordners Besitzen die Unterordner und Wissenseintr ge eingeschr nktere Rechte als der Ordner so wird je nach Benutzer nur ein Teil des Inhalts angezeigt Hat der bergeordnete Ordner hingegen eingeschr nktere Rechte als die darin enthaltenen Unterordner und Wissenseintr ge so werden bei den Benutzern die kein Recht auf den Ordner erhalten haben weder der Ordner noch dessen Inhalt angezeigt 10 3 Ordner ndern Bitte w hlen Sie aus der Verzeichnis bersicht den
267. r amp Brett McLaughlin OPEN XCHANGE is a trademark of OPEN XCHANGE Inc and all other brand and product names are or may be trademarks of and are used to identify products or services of their respective owners Please make sure that third party modules and libraries are used according to their respective licenses Tarrytown New York March 2006
268. r k nnen Sie die Details Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 84 Abbildung 6 3 Kontakt neu anlegen zur Kontakt Adresse eingeben Bitte beachten Sie dass Sie das oberste Eingabe Feld in jedem Fall als Pflichtfeld ausf llen m ssen Bitte beachten Sie dabei dass es sich bei dem Namen um ein einmaliges Identifikationsfeld handelt unter dessen Titel der Kontakt Eintrag auf dem LDAP Server gespeichert wird Tragen Sie hier also den Nachnamen einen Firmennamen oder den Namen f r eine Verteilerliste ein Zus tzliche Kontakt Informationen k nnen Sie in der erweiterten Ansicht im Karteikartenregister Alle Felder hinterlegen Die Abbildung auf der n chsten Seite gibt einen berblick ber alle zur Verf gung stehenden Felder die Sie dort ausf llen k nnen Bei den hinterlegten Kommunikationsdaten sollten Sie alle Ihnen zur Verf gung stehenden Informationen insbesondere E Mail Adressen Telefonnummern Faxnummern und Mobiltelefon Nummern hinterlegen Insbesondere die letzten beiden Informationen k nnen genauso wie das bei E Mail Adressen immer m glich ist unter Umst nden direkt ber den Open Xchange Server genutzt werden soweit vom Administrator ein entsprechendes Zusatz Modul eines Drittanbieters installiert worden ist In diesem Fall kann im Webmailer des Open Xchange Servers die Fax bzw E Mail Adresse an Stelle einer Empf nger E Mail Adresse angegeben werden Besonders erw hnt werden muss auch noch das Fel
269. r Eintrag enth lt die E Mail Adressen weiterer eventuell angegebener Empf nger Subject Dieser Eintrag enth lt die Betreffzeile einer E Mail Nachricht MIME Version Dieser Eintrag enth lt die vom Absender verwendete MIME Version MIME steht hierbei f r Multipurpose Internet Mail Extension und ist der gebr uchliche E Mail Standard Je nachdem welche MIME Version verwendet wird k nnen zus tzliche Mail Formatierungen genutzt werden Nur auf diesem Weg ist beispielsweise die Implementierung zus tzlicher Nicht Text Elemente in eine E Mail Nachricht m glich Content Type Nach dem MIME Standard sind verschiedene m gliche Inhalte einer E Mail Nachricht in verschiedene Kategorien unterteilt worden Unterschieden wird beispielsweise zwischen Text Grafik oder Audio Elementen Welche Kategorien innerhalb einer E Mail Nachricht enthalten sind ist ber diesen Eintrag herauszufinden Content Transfer Encoding Dieser Eintrag enth lt die MIME Kodierung die eingesetzt wurde um den ber die einfachen Textbestandteile einer E Mail hinausgehenden Mail Inhalte zu bertragen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 195 E Mails X Mailer Unter diesem Eintrag finden Sie eventuell den Namen des Mail Clients mit dem eine E Mail Nachricht erstellt wurde Dieser Eintrag ist optional und wird nicht von jedem Mail Client vorgenommen X Priority Unter diesem Eintrag ist die Priorit t einer E Mail angegeben Einige E Mail Clients wi
270. r Fenster wird Ihnen dann der Dateianhang angezeigt soweit es sich dabei um einen Ihrem Browser bekannten Dateityp handelt 14 5 1 Termin und Aufgaben Benachrichtigung Bei E Mail Benachrichtigungen ber neue Termin und Aufgaben k nnen diese direkt aus Webmail heraus angenommen oder abgelehnt werden Diese Informationen werden dann direkt in die Datenbank bernommen Empfangen Sie eine E Mail Nachricht mit einer ber das Open Xchange Server erstellte OX5 Benutzerhandbuch v1 32 189 E Mails Termin bzw Aufgaben Anfrage dann ffnet sich bei Anwahl dieser Mail automatisch ein Pop Up Fenster ber welches Sie die Aufgabe bzw den Termin annehmen oder ablehnen k nnen Um eine Aufgabe oder einen Termin abzulehnen aktivieren Sie das Optionsfeld Ablehnen Zur Annahme aktivieren Sie bitte das Optionsfeld Annehmen Im Textfeld k nnen Sie in beiden F llen eine kurze Nachricht hinterlassen Zum bernehmen der Antwort bet tigen Sie die Schaltfl che OK M chten Sie die Anfrage im Moment nicht beantworten bet tigen Sie die Schaltfl che Abbrechen Beachten Sie aber bitte dass das Pop Up Fenster bei einem zweiten ffnen der Datei nicht wieder angezeigt wird Die Annahme oder Ablehnung einer Anfrage muss nun unter den Modulen Termine oder Aufgaben manuell durchgef hrt werden 14 5 2 Empfangsbest tigung Hat der Absender einer E Mail die Option Empfangs Best tigung aktiviert dann ffnet sich bei Anwahl der Mail automa
271. r Sie sichtbar sind 8 8 Ein Projekt mit anderen Objekten verkn pfen Sie haben die M glichkeit zu jedem Projekt beliebig viele Verkn pfungen anzulegen Sie k nnen ein Projekt mit Adressen Aufgaben weiteren Projekten Terminen Dokumenten Wissenseintr gen Bookmarks und Foren verkn pfen Die Verkn pfung nehmen Sie ber in der Detailansicht eines Projekteintrags im Karteikartenregister Verkn pfungen vor In Form einer tabellarischen Liste werden Ihnen dort alle f r diesen Eintrag bereits vorhandenen Verkn pfungen angezeigt Eine Verkn pfung zu dem Projekteintrag k nnen Sie ber die Schaltfl che Verkn pfungsmodus aktivieren erstellen Anschlie end wechseln Sie in die Detailansicht des Objekts mit dem die Verkn pfung erfolgen soll und w hlen auch dort das Karteikartenregister Verkn pfungen an Dort brauchen Sie lediglich noch die Schaltfl che Erstellen bet tigen und schon ist eine Verkn pfung erstellt 8 9 Meilensteine zu Projekten In der Detailansicht eines Projekts finden Sie im Karteikartenregister Meilensteine eine Auflistung von wichtigen Stationen eines Projekts Durch Meilensteine k nnen Sie leicht einen berblick dar ber behalten wie Ihr Projekt Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 116 fortschreitet Auf dieser Seite sehen Sie eine bersicht aller Meilensteine dieses Projekts Bereits vergangene Termine werden orange hervorgehoben Sie k nnen die Sortierung der Tabelle n
272. r bearbeiten am rechten oberen Rand der Seite Es ffnet sich ein nderungsformular in dem Sie die Rechte des Ordners sowie dessen Bezeichnung ndern k nnen Durch Klick auf die Schaltfl che Speichern werden die modifizierten Ordner Daten gespeichert M chten Sie die nderung nicht speichern so k nnen Sie die Seite ber den Knopf Abbrechen wieder verlassen Ordner f r die Sie keine Berechtigung besitzen k nnen nicht von Ihnen ge ffnet werden Versuchen Sie dennoch einen Ordner zu ffnen auf den Sie keinen Zugriff haben so generiert das System eine kurze Fehlermeldung und springt nach drei Sekunden automatisch zur ck in den Verzeichnisbaum 11 4 Ordner l schen Um einen Ordner zu l schen m ssen Sie auch hier wieder dessen Optionsschaltfl che in der Verzeichnis bersicht markieren Nun klicken Sie bitte auf das M lleimer Symbol am rechten oberen Rand der Seite Es wird eine Sicherheitsabfrage gestellt ob Sie tats chlich diesen Ordner l schen m chten Zum L schen eines Ordners ben tigen Sie das entsprechende L schrecht Warnung L schen eines Orders Beachten Sie bitte dass Sie auf diesem Weg nicht nur den Ordner selbst sondern auch alle darin enthaltenen Unterordnern sowie die dort abgelegten Bookmarks l schen Haben Sie keine Berechtigung f r die Bearbeitung eines dort abgelegten Unterordners oder Bookmarks so erscheint statt der Sicherheitsabfrage f r etwa drei Sekunden eine Fehlermeldung
273. riff auf die Notiz Im Gegensatz dazu k nnen Sie mit der Option wie zugeh rige Objektrechte daf r sorgen dass auf die Notiz auch alle Anwender Zugriff haben die auch Zugriff auf das bergeordnete Objekt haben 3 4 3 Objektnotiz l schen Die Notizen lassen sich jederzeit wieder L schen indem Sie die betreffende Notiz ber das Objekt aufrufen und anschlie end auf das Symbol klicken Bei L schen eines Objekts werden automatisch alle zugeh rigen Notizen mitgel scht Au erdem werden bei L schen eines Benutzers dessen private Notizen die nur f r diesen User sichtbar waren mitgel scht Hinweis Objekte des gel schten Benutzers Wird ein Benutzer gel scht so hat dies auch Auswirkungen auf die von Ihm angelegten Notizen Alle Objekte die der zu l schende Benutzer nicht f r sich privat angelegt hat bleiben OX5 Benutzerhandbuch v1 32 37 Grundlagen im System erhalten Der Benutzer wird im System automatisch durch den Mail Administrator ersetzt der so die Termine delegierte Aufgaben Dokumente etc mit Hilfe der Schreibrechte an die Person weitergeben kann die zuk nftig die Aufgaben des gel schten Benutzers bernehmen soll So wird z B der gel schte Benutzer aus seiner delegierten Aufgabe ausgetragen und durch den Mail Administrator ersetzt 3 5 Verkn pfung von Objekten Objekte aus unterschiedlichen Bereichen lassen sich beliebig miteinander verkn pfen Diese zus tzlichen Verbindungen erh
274. rlich insbesondere die Informations Struktur eine wichtige Rolle Nur wird bei einer intelligenten Groupware wie dem Open Xchange Server eine effiziente und durchdachte Datenstruktur nicht durch die Software erzwungen sondern liegt in Ihrer Planungsverantwortlichkeit 2 4 5 Privatsph re Die erfolgreiche Einf hrung eines Groupware Konzeptes kann letztendlich nur an einer mangelnden Akzeptanz durch Ihre Benutzer scheitern Ein h ufiges Argument verunsicherter Benutzer bezieht sich vielfach auf Vorbehalte gegen ber der zentralen Datenspeicherung In diesem Zusammenhang f rchten Benutzer mitunter um die Verletzung der Privatsph re ihrer pers nlichen Daten Das ausgekl gelte Benutzer und Gruppenmanagement des Open Xchange Server allerdings garantiert trotz Teamphilosophie jederzeit den vollst ndigen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 20 und umfassenden Schutz der privaten und pers nlichen Informationen und Daten jeden Benutzers gegen ber ffentlichen Bereichen auf Basis der Funktionalit ten im LDAP 2 4 6 Internationale Funktionalit t Der Open Xchange Server ist in vielerlei Hinsicht an die Bed rfnisse international operierender Unternehmen angepasst Standardm ig stehen die Groupware Oberfl che und das Webmail Frontend nach der Installation in englischer und deutscher Lokalisierung zur Verf gung Bei Anmeldung an die Groupware kann jeder Benutzer selbst entscheiden in welcher der beiden Sprachen die Groupw
275. rwaltung Sie k nnen die einzelnen Wissensbereiche somit den Abteilungen oder Arbeitsgruppen genau zuordnen Folgende Punkte zum Thema Bookmarks werden hier behandelt Erl uterungen zur Verzeichnisstruktur Ordner neu anlegen Ordner ndern Ordner l schen Bookmark neu hinzuf gen Bookmark ndern Bookmark l schen Ordner und Bookmarks verschieben Bookmarksuche Notizen zu einem Bookmark anlegen lesen ndern und l schen Ein Bookmark mit anderen Objekten verkn pfen 11 1 1 Erl uterungen zur Verzeichnisstruktur Um Web Links Bookmarks bersichtlich verwalten zu k nnen wurde eine Ordnerstruktur implementiert Sie k nnen beliebig viele Ordner und Unterordner in verschiedenen Ebenen anlegen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 151 Bookmarks Abbildung 11 1 Verzeichnisstruktur f r Bookmarks Aufgrund der Rechteverwaltung sehen Sie nur die Ordner f r die Sie auch das Zugriffsrecht besitzen Dieses Recht gilt hierarchisch das bedeutet Wenn Sie f r einen Ordner keine Berechtigung besitzen so k nnen Sie auch nicht dessen Inhalt anzeigen lassen selbst wenn die sich darin befindlichen Unterordner und Links ffentlich sind Sie sehen die f r Sie Zugriffsberechtigten Ordnerinhalte lediglich als Resultate bei einer Stichwortsuche ber das Suchfeld am oberen Rand des Bookmark Modulblocks Die Verzeichnisstruktur ist folgenderma en aufgebaut Um sich einen Ordnerinhalt anzeigen zu lassen klicken Sie bitte mit der Maus auf das P
276. s Textfeld tragen Sie den Inhalt Ihrer Urlaubsnotiz ein Der jeweilige Text kann individuell frei gew hlt werden 17 5 4 Wiederholungsintervall ber das Wiederholungsintervall legen Sie fest in welchem zeitlichen Abstand fr hestens erneut eine erneute Versendung einer Urlaubsnotiz an einen Absender einer eingehenden E Mail Nachricht versandt werden soll Dies hat den Sinn den Verfasser einer eingehenden E Mail Nachricht nicht durch unz hlige wiederkehrende Urlaubsnotizen ihrerseits zu rgern 17 5 5 E Mail Adressen Unter E Mail Adressen k nnen Sie ausw hlen f r welche Ihrer auf dem Open Xchange Server vorhandenen E Mail Adressen die Versendung einer Urlaubsnotiz erfolgen soll Ausgew hlte E Mail Adressen erscheinen blau hinterlegt 17 5 6 Weiterleitung Zus tzlich zur Versendung automatischer Urlaubsnotizen k nnen Sie sich eingehende E Mail Nachrichten auch weiterleiten lassen Beispielsweise an Ihre private E Mail Adresse unter der Sie in dieser Zeit zu erreichen sind Auf Wunsch k nnen Sie das nebenstehende Kontrollk stchen Keine zus tzliche lokale Kopie erstellen aktivieren In diesem Fall bleibt auf dem Open Xchange Server dann allerdings auch keine Kopie weitergeleiteter E Mail Nachrichten erhalten OX5 Benutzerhandbuch v1 32 237 Pers nliches Setup Abbildung 17 8 Urlaubsnotiz 17 6 Mailordner Innerhalb einer Arbeitsgruppe kann es mitunter sinnvoll seine einzelne E Mail Nachrichten Ihrer Mailbox
277. s dem Objekt zu entfernen w hlen Sie diese in dem jeweiligen Auswahlfeld aus und dr cken auf die Schaltfl che lt entfernen unterhalb des betroffenen Auswahlfelds Hinweis Rechteverwaltung Zugriffsrechte werden je nach Modul unterschiedlich gehandhabt und daher in den jeweiligen Kapiteln gesondert beschrieben Grunds tzlich gilt Erteilt man einem Benutzer zuerst das Schreibrecht auf ein Objekt besitzt er automatisch auch das Leserecht Umgekehrt gilt dies nicht Sollte man einem Benutzer zuerst das Leserecht erteilen folgt nicht daraus Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 32 dass er auch das Schreibrecht automatisch zugewiesen bekommt 3 3 9 Spezielle Zugriffsrechte In den Modulen Termine Aufgaben und Kontakte erfolgt die die Definition der Zugriffsrechte ber die Ordnerauswahl Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Objekts in einem dieser Module legen Sie fest in welchem Ordner das Objekt abgelegt werden soll Die Zugriffsberechtigung entspricht dann der des jeweils ausgew hlten Ordners N he Informationen hierzu finden Sie in den einzelnen Kapiteln zu den Modulen Termine Kontakte und Aufgaben sowie im Kapitel Ordnerverwaltung in welchem der t gliche Umgang mit dem Ordnersystem ausf hrlich beschrieben wird 3 3 10 Vorlagen Haben Sie f r ein Objekt Teilnehmer Lese und Schreibrecht definiert dann k nnen Sie diese Einstellungen als Vorlage bernehmen Dazu dient auf den Editierseiten
278. sch geschriebene Wort durch einen eigenen Text ersetzen beispielsweise weil kein passender Eintrag aufgelistet wurde so tragen Sie den gew nschten Text manuell unter Ersetzen durch in und Bet tigen erst jetzt die Schaltfl che Ersetzen bzw Alle ersetzen Rechtschreibfehler ignorieren M chten Sie einen angezeigten Fehler ignorieren beispielsweise weil es sich um gar keinen Fehler handelt so bet tigen Sie die Schaltfl che Ignorieren M chten Sie dass der Fehler f r den gesamten Durchlauf der Rechtschreibkorrektur ignoriert wird so bet tigen Sie die Schaltfl che Alle ignorieren Lernen Ist der Rechtschreibkorrektur ein von Ihnen typischerweise benutzter Begriff noch unbekannt so k nnen Sie die Rechtschreibkorrektur diesen Begriff lernen lassen Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfl che Lernen Bei zuk nftigen Durchl ufen der Rechtschreibkorrektur wird dieser Begriff nun immer bekannt sein OX5 Benutzerhandbuch v1 32 205 E Mails Bearbeiten Vermissen Sie in der Vorschlagsliste verschiedene Eintr ge Diese k nnen Sie leicht manuell hinzuf gen Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfl che Bearbeiten und f gen Sie dem W rterbuch im erscheinenden Pop Up Fenster weitere Eintr ge hinzu Bei kontinuierlichem Einsatz der Rechschreibkorrektur passt sich das W rterbuch immer weiter an die von Ihnen verfassten Texte an und wird kontinuierlich besser Schritt zur ck gehen M chten Sie
279. selbst entscheiden kann ob er Ihnen diese Best tigung zusenden m chte oder nicht OX5 Benutzerhandbuch v1 32 203 E Mails 14 6 11 Signatur einf gen ber dieses Optionsfeld haben Sie die M glichkeit eine Signatur in Ihre E Mail einzuf gen Bei Signaturen handelt es sich um eine Art Kopfzeile die allerdings am Ende einer E Mail als Text angef gt wird Unter Signaturen werden dabei blicherweise abschlie ende Informationen eingef gt die Sie in E Mails immer wieder verwenden M chten Eine Signatur kann beispielsweise Informationen wie der Name Ihrer Firma Ihre Bankverbindungen oder Ihre Telefonnummer eingef gt werden Der Webmail Client erlaubt Ihnen verschiedene Signaturen f r verschiedene Zwecke anzulegen und zu speichern Im Formular zum Erstellen einer E Mail k nnen Sie allerdings nur aus bereits vorhandenen Signatur Eintr gen w hlen Die Auswahl der Signatur erfolgt ber das entsprechende Listenfeld Viele Anwender nutzen Signaturen oft nicht nur zum einf gen wichtiger Informationen sondern auch zum Einbinden kleiner ASCII Kunstwerke Viele Anwender besitzen eine umfangreiche Sammlung diverser Signaturen f r die unterschiedlichsten Zwecke Wie Sie eigene Signaturen erstellen k nnen erfahren Sie im Abschnitt Signaturen verwalten 14 6 12 Verteiler einf gen Der Webmail Client des Open Xchange Server erlaubt das Erstellen von Verteilerlisten Dabei handelt es sich um E Mail Adresslisten in denen Sie E M
280. sen Nehmen Sie innerhalb des Webmail Clients l ngere Zeit keine Einstellungen vor erfolgt die Abmeldung automatisch Optional kann aber im Login Bildschirm auch direkt eine Anmeldung am Webmail Client erfolgen ohne dass ein Umweg ber die Groupware n tig ist W hlen Sie dazu im Login Bildschirm unter Redirect den Eintrag Webmail an Stelle des Eintrags Groupware aus Abbildung 14 1 Abmelden vom E Mail Modul Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 178 14 2 Navigation innerhalb des Web Mail Moduls Das Web Mail Modul ist bersichtlich aufgebaut Optisch am auff lligsten ist dabei die Unterteilung des Fensters in drei Frames mit unterschiedlicher Funktionalit t Abbildung 14 2 Der Web Mail Client im berblick OX5 Benutzerhandbuch v1 32 179 E Mails 14 2 1 Die Web Mail Men leiste Der linke Frame im Webmail Client ist in zwei Bereiche unterteilt Der obere Bereich enth lt ein kleines Men mit dem Sie direkt auf verschiedene Funktionen der Webmailoberfl che zur ckgreifen k nnen Direkt anw hlbar sind hier zun chst folgende Bereiche Abbildung 14 3 Die Men leiste des Web Mail Clients Neue Nachricht ber diese Verlinkung verzweigen Sie in das Fenster zum Erstellen einer neuen E Mail Dieses wird automatisch in einem neuen Fenster ge ffnet Empfangen ber diese Verlinkung gelangen Sie direkt in den Ordner mit den empfangenen E Mails Dies ist das Standardfenster das auch beim ffn
281. ss z B die Cache Funktion des Browsers abgeschaltet wird und sich die Benutzer Au erdem abgew hnen m ssen von den Navigations Bedienelementen des Browser Gebrauch zu machen denn letztere aktivieren ggf ebenfalls nur veraltete Informationen aus dem Browser internen Cache Zwar ist es zum schellen Einsehen einer Information der Vorseite praktikabel auch mal die Go Back Funktion zu nutzen nicht aber wenn Sie unmittelbar neue Informationen eingeben Besser ist es sich innerhalb der Groupware unbedingt und ausschlie lich auf das vom Open Xchange Server zur Verf gung gestellte GUI mit seinen eigenen Bedienelementen zu konzentrieren Auf Server Seite muss der Systemadministrator daf r Sorge tragen dass die Java Engine l uft und funktioniert Die brigen zum Betrieb der Groupware erforderlichen Komponenten wie der Postgres Datenbank Server der Open LDAP Server oder der Apache Web Server werden durch die automatische Installation des Open Xchange Server bereitgestellt Das Zusammenspiel der drei wichtigsten OX5 Benutzerhandbuch v1 32 17 Einleitung Hauptkomponenten der Groupware des Mailservers des LDAP Servers sowie der eigentlichen Groupware Application Server sieht dabei wie folgt aus Der LDAP Server ist f r s mtliche Belange der Benutzerauthentifikation zust ndig s mtliche Benutzer des Open Xchange Server werden im LDAP angelegt und verwaltet Zus tzlich nimmt der LDAP Baum aber auch die E Mail Ord
282. ssourcenauslastung 10 Ressourcengruppen 70 Ressourcenmangement 76 Ressourcenverwaltung 12 Return Path 193 Rubriken 12 R ckantwortadresse 207 R ckfragen 11 Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 244 Schnelle Ansicht 85 Schreibberechtigungen 27 Schreibrecht 26 27 Schreibrechte26 27 30 67 69 70 Schriftarten 198 Schriftgr e 198 Schulung 21 Schulungsma nahmen 18 Schulungsveranstaltung 17 schwarzes Brett 13 Sent Mail 181 Serienende 72 Serienkonfiguration 72 Serientermin 71 Serientermine 55 72 Server Einstellungen 186 Session 22 SHA 227 Shared Folders 212 Sicherheit 13 Sicherheitsaspekt 13 Sicherheitsproblem 13 Sieve Filter 193 Signaturen 210 Spam 181 238 239 Sprachversionen
283. ssourcenauslastung besser steuern 2 1 7 Jeder macht mit F r die erfolgreiche Implementierung eines Groupware Ansatzes im eigenen Unternehmen ist die Planung des Einsatzes sowie die Benutzerakzeptanz der damit verbundenen nderungen der Arbeitsabl ufe unbedingt notwendig Zu einer 100 igen Akzeptanz auf Seiten der Benutzer tr gt der Open Xchange Server durch seinen sorgf ltig ausgew hlten Funktionsumfang ma geblich bei Er liefert ihren Mitarbeitern einen echten Mehrwert und bel stigt sie nicht mit einer F lle von Aufgaben Trotzdem gelingt ein Einstieg in das Arbeiten mit Kalendern Aufgaben oder auch Projekten leichter wenn auch von Ihren Benutzern eine tief greifende berzeugung ausgeht mit einer Groupware L sung ein Werkzeug zur Hand zu haben dass die eigene Produktivit t wirklich unterst tzt denn ein Sachverhalt ist evident Nur die Dinge die in einem Kalender stehen sind auch daraus zu entnehmen Und wer nicht alle Dokumente die er einem Kunden schreibt dem Kunden oder dem entsprechenden Projekt zuordnet verbleibt bei seinen alten Strukturen und Ineffizienzen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 11 Einleitung 2 1 8 Weicher Einstieg Die Gestaltung von Workflows also die Software gest tzte Definition von Arbeitsabl ufen muss mit der Akzeptanz der eingesetzten Applikation durch ausnahmslos jeden Benutzer Schritt f r Schritt voran gehen Dabei m ssen auch unternehmensinterne Hierarchien berwunde
284. t tigen Sie bitte das Formular durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern m chten Sie die nderungen nicht abspeichern so k nnen Sie das Men ber die Schaltfl che Abbrechen verlassen Unter Optionen einer Aufgabe k nnen Sie eine Ihnen zugewiesene Aufgabe ablehnen oder best tigen Ein Ablehnen einer Aufgabe verlangt das Ausf llen des nachfolgenden Textfeldes mit einer Begr ndung f r die Ablehnung Unter dem Reiter Teilnehmer haben alle Teilnehmer eine bersicht in OX5 Benutzerhandbuch v1 32 103 Aufgaben Tabellenform ber andere Teilnehmer und deren Teilnahme Status offen abgelehnt oder best tigt 7 6 Aufgabe weiterleiten Haben Sie von einem anderen Benutzer eine Aufgabe erhalten die nicht an Sie als Einzelperson oder Gruppenmitglied zugewiesen wurde so haben Sie die M glichkeit diese Aufgabe weiterzuleiten Alles was Sie dazu tun m ssen ist die Aufgabe zu bearbeiten und die Teilnehmerliste nach Ihren W nschen zu modifizieren Eine Bearbeitung der Teilnehmerliste ist nat rlich nur m glich wenn Sie auch die entsprechenden Schreibrechte besitzen 7 7 Aufgabe l schen Zum L schen einer Aufgabe wechseln Sie in die Detail Ansicht der Aufgabe die Sie l schen m chten Dort klicken Sie mit der linken Maustaste auf das M lleimersymbol Zum L schen einer Aufgabe ben tigen Sie nat rlich die entsprechenden L schberechtigungen f r den Ordner indem die Aufgabe abgelegt ist Bevor die Aufgab
285. t tigung der Schaltfl che Mit Webmail versenden gelangen Sie automatisch in den Mail Editor in welchem Sie einfach und komfortabel eine Mail ber das Web Mail Front End verfassen k nnen Optional k nnen Sie statt der Weboberfl che auch einen lokalen E Mail Client auf Ihrem Rechner verwenden Die gesammelten E Mail Adressen k nnen im E Mail Container automatisch durch Bet tigung der Schaltfl che Mit lokalem E Mail Client versenden in ein externes E Mail Programm wie beispielsweise MS OutlookTM oder MS Outlook ExpressTM bernommen Das Intranetportal w hlt dabei automatisch das als Standard auf Ihrem System eingestellte Mailprogramm aus OX5 Benutzerhandbuch v1 32 45 Grundlagen Abbildung 3 13 Sammeln von E Mail Adressen ber den Mail Container Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 46 4 Das Open Xchange Server Portal 4 1 Die Portalseite Die Portalseite gibt Ihnen einen berblick ber wichtige Daten Zus tzlich k nnen Sie sich ber den Kartenreiter Aktuell alle Neuigkeiten der letzten Tage im Intranet anzeigen lassen Nach erfolgreicher Anmeldung oder durch einen Klick auf das Symbol Portal sehen Sie die Portalseite Sie dient als Info Board und als bersicht ber Ihre heute anfallenden Termine Aufgaben und Projekte die auf Wiedervorlage liegen In Ihrem Benutzer Setup k nnen Sie dar ber hinaus festlegen dass aktuelle Termine auch einige Tage im Voraus auf der Portal Seite erscheine
286. t style BACKGROUND COLOR hex gt und lt span gt Bei der hexadezimalen Zahl handelt es sich dabei um eine typische sechsstellige hexadezimale Zahl Durch manuelles Bearbeiten des Quelltextes k nnen Sie also auch auf deutlich mehr Farben zum Hinterlegen von Texten zugreifen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 201 E Mails Hyperlink Um Internet Adressen oder auch E Mail Adressen direkt einsatzf hig in Ihre E Mail Nachrichten einzubinden verwenden Sie die Schaltfl che Hyperlink Nach bet tigen der Schaltfl che ffnet sich ein kleines Fenster in dem Sie die neue Adresse angeben Klicken Sie auf die Schaltfl che OK so wird der Link in Ihre HTML E Mail aufgenommen Externe Rechtschreibkorrektur Einige Browser wie der Internet ExplorerTM verf gen intern auch ber eine eigene Rechtschreibpr fung Um diese an Stelle der ISpell berpr fung durch den Open Xchange Server zu nutzen klicken Sie auch die Schaltfl che Rechtschreibpr fung extern Ist die Funktion auf Ihrem Rechner noch nicht installiert so fragt Sie der Webmailer ob Sie die Funktion f r Ihren Browser herunterladen und automatisch installieren M chten Durch einen Klick auf die Schaltfl che k nnen Sie jetzt auf die Funktion direkt zugreifen Bitte verwechseln Sie diese Rechtschreibkorrektur nicht mit der Rechtschreibkorrektur des Open Xchange Servers Beide Rechtschreibpr fungen besitzen eine eigenst ndige Datenbasis die unabh ngig voneinander gepflegt wir
287. t und Sie m ssen nur noch die Schaltfl che Anh ngen bet tigen um den Anhang zu bernehmen Nat rlich haben Sie auch die M glichkeit mehrere Dateien anzuh ngen Wiederholen Sie dazu die beschriebene Vorgehensweise einfach beliebig oft Wollen Sie einen Anhang sp ter wieder L schen so bet tigen Sie einfach die Schaltfl che L schen in der Zeile des jeweiligen Anhangs Das L schen eines Anhangs ist jedem Anwender erlaubt der L schrechte auf den entsprechenden Aufgaben Ordner besitzt indem die zugeh rige Aufgabe abgelegt ist OX5 Benutzerhandbuch v1 32 105 Projekte 8 Projekte Das Modul Projekte eignet sich zum Sammeln und Verwalten Projektbezogener Informationen Die Ablage von Projektdaten erfolgt in eigens daf r vorgesehenen Projekt Ordnern Neben der Eingabe projektspezifischer Daten k nnen hier Projektaufgaben eingesehen werden Es lassen sich Meilensteine definieren an die Sie sich auch erinnern lassen k nnen Au erdem k nnen Projektnotizen eingegeben sowie Verkn pfungen zu anderen Modulen geschaffen werden So k nnen Sie beispielsweise ein Projektbezogenes Forum einrichten und dieses mit dem Projekt verkn pfen Folgende Ansichten und Funktionen stehen f r das Projekt Modul zur Verf gung Projekt bersicht Projekt neu anlegen Projekt ndern Projektsuche Projekt Archiv Projekt l schen Notizen zu einem Projekt anlegen lesen ndern und l schen Ein Projekt mit anderen Objekten verkn pfen
288. te besitzen durch einen wei en Kasten dargestellt der sich ber den gesamten Terminzeitraum erstreckt Besitzen Sie f r einen Termin keine entsprechenden Rechte dann wird dieser nur transparent angezeigt Innerhalb des Kastens sind neben der Beschreibung des Termins auch Symbole dargestellt Durch diese Symbole wird die Art des Termins farblich dargestellt Ein gebuchter Termin wird blau dargestellt ein vorl ufiger gelb ein Urlaubstermin gr n und wenn Sie bei der Wahrnehmung des Termins nicht im Hause sind wird er rot dargestellt Terminserien werden durch ein Symbol dargestellt Ganzt gige Termine werden durch das Symbol in der Terminzeile 24 Std in der Tagesansicht dargestellt Existieren mehrere ganzt gige Termine f r ein Datum werden diese gesammelt in dieser Zeile dargestellt Tagesansicht Terminliste drucken ber das Drucker Symbol haben Sie die M glichkeit alle in der Tagesansicht angezeigten Termine auszudrucken Dazu wird zun chst ein Druckoptimiertes Formular in Ihrem Browser ge ffnet Mit Hilfe der Druckfunktion Ihres Browsers k nnen Sie dieses nun wie gewohnt ausgeben Im Internet Explorer finden Sie die Druckoption beispielsweise in der Men leiste unter Datei Drucken Die Druckfunktion dient dabei zum korrekten Ausdrucken von Listenfeldern Abbildung 5 1 Druckoptimierte Ausgabe der Kalender Tagesansicht OX5 Benutzerhandbuch v1 32 55 Kalender Termine eintragen In der Tagesansicht haben Sie
289. ten kann je nach Berechtigung sowohl auf dem Open Xchange Server als auch ber den Outlook bzw PalmTM Client erfolgen Da nahezu alle am Markt verf gbaren Handhelds wiederum mit Microsoft Outlook synchronisieren k nnen stehen die Open Xchange Server Daten auch auf diesen Ger ten wiederum zur Verf gung Weitere Informationen zur Synchronisation und Replikation erhalten Sie ber das Open Xchange Maintenance Portal Dort k nnen Sie sich sowohl die Clientsoftware f r die Replikation als auch die dazugeh rigen Handb cher herunterladen 14 10 E Mail Adressen als Kontakt in Adressbuch aufnehmen Absender und weitere Empf nger einer in der Detailansicht angezeigten E Mail Nachricht k nnen automatisch in Ihr Adressbuch aufgenommen werden Klicken Sie dazu einfach auf das neben der jeweiligen E Mail Adresse stehende Symbol Die jeweils angew hlte E Mail Adresse wird automatisch in das Formular zum Neu Anlegen eines Kontakts bernommen Nat rlich k nnen Sie an dieser Stelle aber noch alle weiteren bekannten Kontaktdaten hinzuf gen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 212 15 Ordnerverwaltung Alle Module des Open Xchange Servers 5 erlauben die gezielte Vergabe und Verwaltung von Berechtigungen aller Objekte und Ordner F r die Module Kalender Kontakte und Aufgaben gilt dass die Rechte Verwaltung auf Ordner Ebene abl uft wobei der Open Xchange Server vier Arten von Ordnern kennt Private Ordner Private Fo
290. teren Teil des Konfigurationsfensters einzeln aufgef hrt ber die einzelnen Schaltfl chen k nnen Sie jetzt f r jeden dieser Benutzer die Zugriffsrechte exakt konfigurieren Von links nach rechts haben die einzelnen Listenfelder folgende Bedeutung 15 6 1 Benutzer Das erste Listenfeld jeder Zeile zeigt Ihnen an dass es sich bei der jeweiligen Zeile um einen Benutzer handelt Eine Auswahl ist ber dieses Listenfeld nicht m glich 15 6 2 Ordner Berechtigungen ber dieses Listenfeld legen Sie die Ordnerberechtigungen des Ordners fest Standardm ig haben andere Benutzer keine Zugriffsberechtigung auf diesen privaten Ordner allerdings existieren vier verschiedene Zugriffsebenen die einem anderen Benutzer f r einen privaten Ordner ber die Access Control Liste ACL zugewiesen werden k nnen Ordner sehen Objekte in Ordner anlegen Unterordner erstellen Admin Wenn Sie die Option Ordner sehen ausw hlen so ist es dem markierte Benutzer erlaubt den Ordner zu ffnen und zu lesen das Erstellen neuer Objekte und Unterordner in dem Ordner ist ihm jedoch nicht gestattet W hlen Sie stattdessen die Option Objekte in Ordner anlegen aus so ist es ihm zus tzlich gestattet Objekte im freigegebenen Ordner anzulegen Soll dem Benutzer zus tzlich das Recht zum Anlegen neuer Unterordner in diesem Ordner gew hrt werden so w hlen Sie die Option Unterordner erstellen an L schrechte f r den Ordner werden dem Benutz
291. ternehmen sind und die keinen Zugriff zu Ihrem Intranet haben Bet tigen Sie die Schaltfl che Datei als E Mail Anhang senden ffnet sich ein Fenster des Webmail Clients zum Versenden einer neuen E Mail Nachricht Die Datei ist bereits angeh ngt Tragen Sie noch den Empf nger den Betreff und einen Begleittext ein und klicken Sie auf die Schaltfl che Senden Hinweis Wenn unter dem Dokumenteneintrag schon mehrere Versionen der Datei gespeichert wurden wird als E Mail Anhang immer die aktuelle Version versandt Abbildung 9 7 Dokument bzw Dokumenten Link als E Mail versenden 9 8 Dokumente l schen F r das L schen von Dokumenten auf dem Dokumentenserver existieren zwei Wege Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 130 9 8 1 L schen des gesamten Dokumenteneintrags mit allen seinen Versionen Um einen Dokumenteintrag mitsamt allen alten und neuen Versionen wieder vom Server zu l schen verzweigen Sie bitte ber den Dokumentennamen zur Detailansicht Nun wechseln Sie bitte ber das Symbol aus der Detailansicht in den L schmodus Es wird eine Sicherheitsabfrage gestellt ob Sie tats chlich dieses Dokument l schen m chten Wenn Sie sicher sind so best tigen Sie bitte die Frage durch einen Klick auf die Schaltfl che L schen M chten Sie die L schung nicht durchf hren so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Um ein Dokument zu l schen m ssen Sie f r dieses Dokument nat rlic
292. tfl che Verschieben M chten Sie das Verschieben an dieser Stelle nicht durchf hren so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen wieder verlassen OX5 Benutzerhandbuch v1 32 133 Dokumente 9 10 Dokumente suchen Abbildung 9 11 Dokumente ber die Magic Leiste suchen Gerade in gro en Dokumentverwaltungen ist ein gesuchtes Dokument nicht immer direkt auffindbar Die Weboberfl che des Open Xchange Servers stellt Ihnen daher eine einfache M glichkeit zur Verf gung nach einem bestimmten Dokument zu suchen Klicken Sie dazu auf das Karteikartenregister Suche im Dokumenten Modul Im an erster Position aufgef hrten Textfeld haben Sie die M glichkeit den gew nschten Suchtext anzugeben Der Einsatz von Wildcards ist dabei erlaubt Auf Wunsch k nnen Sie im Textfeld dar ber hinaus mehrere Begriffe eingeben In diesem all m ssen Sie ber die drei darunter aufgef hrten Optionsfelder bestimmen wie die entsprechenden Begriffe bei der Suche zu ber cksichtigen sind Die folgenden drei verschiedenen Optionen stehen Ihnen dabei zur Auswahl zur Verf gung Alle Begriffe m ssen enthalten sein Ein Begriff muss enthalten sein Nach kompletten String suchen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 134 Weitergehend m ssen Sie festlegen an welcher Stelle nach der angegebenen Zeichenfolge bzw den Begriffen gesucht werden soll ber das Listenfeld im Attribut k nnen Sie dabei festlegen ob lediglich der
293. tfl che L schen M chten Sie das Anlegen einer neuen Aufgaben Ansicht beenden ohne die Auswahl zu bernehmen so k nnen Sie jeder Zeit die Schaltfl che Abbrechen bet tigen 7 3 Aufgabe neu anlegen Abbildung 7 2 Aufgabe neu anlegen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 96 Eine neue Aufgabe k nnen Sie ber das Anlegen Symbol erstellen Folgende Felder sind dabei auszuf llen 7 3 1 Standard Informationen Betreff Unter Betreff legen Sie lediglich den Titel fest unter dem eine Aufgabe gespeichert werden soll Der Betreff ist ein Pflichtfeld ohne das eine Aufgabe nicht angelegt werden kann Beginn am Hier geben Sie das Datum ein ab wann die Aufgabe erledigt werden soll Das Datumsformat ist TT MM JJJJ Sie k nnen das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders ausw hlen Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld Es ffnet sich eine kleine Kalenderansicht Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gew nschte Datum danach schlie t sich der Kalender und das gew hlte Datum erscheint im Textfeld Die Voreinstellung f r das Startdatum ist immer das aktuelle Tagesdatum Weiterhin berpr ft das System bei der Anlage von Projektaufgaben automatisch ob das Startdatum f r die Aufgabe innerhalb des Projektzeitraums liegt Das Startdatum ist ein Pflichtfeld Wenn Sie dieses Feld nicht ausf llen kann die Aufgabe nicht angelegt werden Hinweis Pflichtfelder Pflichtfelder m ssen ge
294. tisch ein Pop Up Fenster ber dieses kann die Best tigung automatisch ausgel st werden indem Sie die Schaltfl che OK bet tigen M chten Sie keine derartige Best tigung versenden dann bet tigen Sie bitte die Schaltfl che Abbrechen Das globale Abschalten der Pop Up Funktion ist m glich Die entsprechenden Einstellungen hierzu finden Sie im Konfigurationsbereich 14 5 3 Kontaktdaten bernehmen E Mailadressen innerhalb einer eingegangenen Mail k nnen von Ihnen auch direkt als Kontaktadressen bernommen werden In der Ansicht einer Mail klicken Sie dazu einfach auf das kleine gr ne Symbol neben jeder E Mail Adresse unter An und cc Die E Mail Adresse wird automatisch ins Kontextmen zum Anlegen eines neuen Kontaktes bernommen wo Sie nun wie gewohnt weitere Angaben wie Telefonnummer und Adresse hinterlegen k nnen 14 5 4 Anh nge exportieren Der Web Mail Client des Open Xchange Servers bietet Ihnen die M glichkeit Anh nge von E Mail Nachrichten zu exportieren Exportieren bedeutet in diesem Fall dass der Anhang als Dokument im Dokumenten Modul des Open Xchange Servers gespeichert werden kann Um einen Anhang zu exportieren klicken Sie auf den Link exportieren rechts neben dem Anhang Im erscheinenden Pop Up Fenster w hlen Sie jetzt das Verzeichnis im Dokument Modul aus in dem der Anhang als Dokument hinterlegt werden soll 14 5 5 Funktionen der Detailansicht Wenn Sie eine E Mail erhalten und ge ffnet ha
295. tzerhandbuch v1 32 243 Pers nliches Setup Monatsansicht 23 53 56 58 66 Monatsansicht Kalender 58 Motivation 21 Mozilla 16 198 MS Outlook 14 MS Outlook ExpressTM 44 MS OutlookTM 44 M lleimer Symbol 153 Nachrichten 13 Netscape 16 198 Netzwerkressource 220 Notiz 13 35 36 90 anlegen 64 Historie 90 Inhalt 64 ffentliche 64 private 36 64 Titel 35 64 Zugriffsrechte 36 Notizen 9 13 22 24 34 64 89 92 134 161 173 l schen 36 Notizliste 35 Notizmodul 13 Notiz Modul 13 Notizsystem 24 Objekt 26 212 ndern 26 anlegen 26 27 32 bearbeiten 27 32 Detailansicht 34 Historie 30 l schen 27 30 Notizen 34
296. u bernehmen Nat rlich haben Sie auch die M glichkeit mehrere Dateien anzuh ngen Wiederholen Sie dazu die beschriebene Vorgehensweise einfach beliebig oft Wollen Sie einen Anhang sp ter wieder L schen so bet tigen Sie einfach die Schaltfl che L schen in der Zeile des jeweiligen Anhangs Das L schen eines Anhangs ist jedem Anwender erlaubt der L schrechte auf den entsprechenden Kontakt Ordner besitzt indem der zugeh rige Kontakt abgelegt ist Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 92 7 Aufgaben ber das Aufgaben Modul haben Sie die M glichkeit Ihre Aktivit ten bersichtlich zu planen Zus tzlich k nnen Sie auch anderen Benutzern und Gruppen Aufgaben anlegen oder zuweisen Es stehen Ihnen verschiedene Ansichten zur Verf gung wie z B Projektaufgaben delegierte Aufgaben usw Aufgaben k nnen mit einem Status versehen werden Bereits erledigte Aufgaben werden durchgestrichen markiert dargestellt Aufgaben lassen sich ferner auch direkt einem Projekt zuordnen Des Weiteren k nnen Sie wie auch in den anderen Modulen f r jede Aufgabe weitere Notizen und Verkn pfungen erstellen Folgende Sichten und Funktionen stehen f r das Aufgaben Modul zur Verf gung bersicht ber verschiedene Aufgabentypen Aufgabe neu anlegen Aufgabe ndern Aufgabe weiterleiten Aufgabe l schen Eine Aufgabe mit anderen Objekten verkn pfen Notizen zu einer Aufgabe anlegen lesen ndern und l schen OX5 Benutzerhandbuch v1
297. u hinzukommende Termine k nnen jedoch sehr wohl mit bestehenden Serienterminen zu Konflikten f hren OX5 Benutzerhandbuch v1 32 73 Kalender 5 3 6 Verf gbarkeit pr fen Unter diesem Reiter k nnen Sie pr fen lassen ob alle Teilnehmer bzw Ressourcen f r den Termin verf gbar sind Die Pr fung erfasst einen Zeitraum von einem Tag Abbildung 5 14 Verf gbarkeitspr fung Verf gbarkeitszeitraum einstellen Den zu untersuchenden Zeitraum k nnen Sie ber das Eingabefeld und die Pull down Men s einstellen Sie k nnen entweder das zu pr fende Datum direkt eingeben oder den integrierten Kalender benutzen Weiterhin k nnen Sie w hlen ob die Verf gbarkeitsanalyse nur f r Teilnehmer oder Ressourcen durchgef hrt werden soll oder ob beide Faktoren in die Analyse mit einbezogen werden soll Wenn Sie ihre Auswahl getroffen haben k nnen Sie ber die Schaltfl che Termin berpr fen die Verf gbarkeit pr fen lassen Verf gbarkeit erkennen Ist die Analyse abgeschlossen bekommen Sie eine tabellarische Darstellung in der Sie erkennen k nnen ob die f r Ihren Termin vorgesehenen Personen und Ressourcen zur Verf gung stehen Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 74 Abbildung 5 15 Verf gbarkeit von Teilnehmern und Ressourcen Die Aufstellung erscheint nach Stunde und Teilnehmer und ist zur einfachen Erkennung farblich gekennzeichnet Zeiten zu denen einer der Teilnehmer innerhalb des von Ihnen ber
298. ue Version des Dokuments Die urspr ngliche Datei bleibt bis auf weiteres erhalten Die neue Version des Dokuments wird automatisch im dem Augenblick erstellt in dem Sie beim ndern des Dokuments eine neue Datei hochladen 9 4 Dokumentenbeschreibung und Rechte ndern Um die Beschreibung eines Dokuments ndern zu k nnen m ssen Sie ber den Dokumentennamen zur Detailansicht verzweigen Dort k nnen Sie ber das Symbol in den nderungsmodus wechseln Sie haben nun die M glichkeit sowohl die Rechte als auch die Beschreibung zum Dokument zu ndern Um die nderungen abzuspeichern best tigen Sie bitte das Formular durch einen Klick auf die Schaltfl che Speichern M chten Sie die nderungen nicht abspeichern so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Des Weiteren k nnen Sie an dieser Stelle unter dem Karteikartenregister Datei laden neue Versionen des Dokuments hochladen 9 5 Dokument sperren In der Detailansicht eines Dokuments haben Sie die M glichkeit ein Dokument zu sperren Bet tigen Sie dort die Schaltfl che Sperren so wird das Dokument gesperrt Andere Benutzer d rfen das Dokument nun nicht mehr bearbeiten Das Symbol wird bis auf weiteres anderen Benutzern nicht mehr angezeigt Ist ein Dokument gesperrt so wird das Dokumentsymbol des jeweiligen Dokuments in der Dokumenten bersicht rot dargestellt Sinn des Sperrvorgangs ist es die Kontinuit t und Integrit t der Versionsverwaltung
299. uf eingestellten Bedingungen erf llt werden damit die durchzuf hren Aktion ausgef hrt wird F r den Fall dass sie lediglich eine Bedingung festlegen wollen ist es egal welche der beiden Optionen Sie ausgew hlt haben Bedingung konfigurieren ber das Listenfeld Wenn und die nebenstehenden Eingabefelder k nnen Sie eine Bedingung erstellen die erf llt werden muss damit die zuzuordnende Aktion der Filterregel ausgef hrt wird ber das Listenfeld Wenn legen Sie dabei zun chst ein E Mail Element fest f r den eine bestimmte Bedingung berpr ft werden soll Folgende E Mail Elemente k nnen dabei im Detail genutzt werden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 232 Von Empf nger CC BCC Betreff Datum Antwort an R ckpfad Absender Empfangen Sie k nnen durch entsprechende Auswahl also E Mails beispielsweise entsprechend Ihrem Absender der Betreff Zeile oder dem Datum filtern Nebenstehend k nnen Sie zwischen verschiedenen Bedingungsvarianten ausw hlen welche f r die berpr fung verwendet werden sollen Folgende Operatoren stehen Ihnen dabei zu Verf gung Enth lt Enth lt Regexp Ist gleich Ist ungleich Enth lt nicht Enth lt nicht Enth lt W hlen Sie ber das Listenfeld den Vergleichsoperator Enth lt so werden sp ter eingehende E Mail Nachrichten vom Filterskript darauf untersucht ob der im rechten Textfeld eingetragene Text im unter Wenn ausgew hlten E Mail Element
300. um Tragen kommen Daher sollte jeder Benutzer wissen welcher Art Informationen wo zu finden sind und wie man immer den berblick ber die t gliche Informationsflut behalten kann Diese t gliche Informationsflut w chst betr chtlich an je mehr Benutzer effizient mit der Groupware arbeiten was der Sinn eines solchen Konzeptes ist Um so wichtiger ist es dann dass die Benutzer die t gliche Informationsflut m helos b ndigen 2 4 3 Den berblick behalten In erster Linie wichtig ist es hierbei dass Ihre Benutzer immer den berblick behalten und auch entscheiden k nnen welche Informationen der t glich Informationsflut mit welchen Priorit ten zu behandeln sind Einen ersten berblick hier zu bietet die Portalseite auf der f r jeden Benutzer bei jeder OX5 Benutzerhandbuch v1 32 19 Einleitung erneuten Anmeldung s mtliche f r den betreffenden Tag anstehenden Informationen gruppiert zusammengetragen sind 2 4 4 Tools auch tats chlich nutzen Auf der Portalseite etwa kann der Benutzer sofort nach erfolgter Anmeldung erkennen ob neue E Mail Nachrichten vorliegen oder Aufgaben bzw Termine wahrzunehmen sind Auch Projekte zur Widervorlage also zum aktuellen Zeitpunkt berf llige aber noch nicht abgeschlossene Projekte werden hier angezeigt Eine weitere wichtige Funktion zur Wahrung des berblicks ist die Aktuell Seite Mit Hilfe des Men punktes Aktuell kann sich jeder Benutzer schnell und effizient ber a
301. und Sie werden Anschlie end wieder auf die Eingangsseite des Moduls mit der bersicht des Verzeichnisbaums zur ckgeleitet Ist der Ordner augenscheinlich leer so befinden sich noch Bookmarks oder Unterordner darin f r die Sie keine Berechtigung haben und Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 154 die Sie folglich auch nicht l schen d rfen Der Root Ordner ist der Wurzelordner der Verzeichnishierarchie Er kann nicht gel scht werden Abbildung 11 3 Sicherheitsabfrage beim L schen von Ordnern Wenn Sie sicher sind dass Sie den Ordner l schen M chten best tigen Sie bitte die Sicherheitsabfrage durch Klick auf die Schaltfl che l schen M chten Sie die L schen nicht durchf hren k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen verlassen Abbildung 11 4 Systemhinweis Ordner kann oder darf nicht gel scht werden 11 5 Bookmarks aufrufen und ansehen Um einen unter Bookmarks gespeicherten Weblink aufzurufen suchen Sie sich einfach den gew nschten Eintrag aus der Verzeichnis bersicht heraus und klicken auf den Titel des Eintrags Um in die Detailansicht eines Bookmarks zu gelangen suchen Sie sich den gew nschten Eintrag aus der Verzeichnis bersicht heraus Anschlie end klicken Sie auf das Dokumentensymbol des entsprechenden Eintrags und schon wird der Bookmark in der Detailansicht angezeigt 11 6 Bookmark neu hinzuf gen Um den neuen Bookmark an der richtigen Stelle in die Verzeich
302. unts angesehen werden Er enth lt alle eingegangenen E Mail Nachrichten f r Ihren Account Hinter dem Namen des Ordners werden Ihnen an dieser Stelle zwei Zahlen angezeigt Beispielsweise 14 0 Die erste Zahl entspricht der Zahl an E Mails die zurzeit innerhalb dieses Ordners abgelegt sind In diesem Fall sind also 14 Nachrichten im Posteingang abgelegt Die zweite Zahl entspricht der Anzahl der noch nicht gelesenen bzw unge ffneten E Mail Nachrichten in diesem Ordner In diesem Fall w ren also keine neuen Nachrichten im Posteingang vorhanden Ein Anklicken dieses Ordners mit der Maus f hrt dazu dass der Inhalt des Posteingangs im oberen rechten Frame des Modulfensters angezeigt wird Drafts Der Ordner drafts entspricht der Vorlagen Sammlung f r die Anfertigung von E Mail Nachrichten Hierher k nnen alle E Mail Nachrichten verschoben oder kopiert werden die im weiteren Arbeitsalltag eventuell als OX5 Benutzerhandbuch v1 32 181 E Mails Vorlage f r neue Nachrichten dienen k nnen Hinter dem Namen des Ordners werden Ihnen an dieser Stelle zwei Zahlen angezeigt Beispielsweise 10 0 Die erste Zahl entspricht der Zahl an E Mails bzw Vorlagen die zurzeit innerhalb dieses Ordners abgelegt sind In diesem Fall sind also 10 Nachrichten im Vorlagenordner abgelegt Die zweite Zahl entspricht der Anzahl der noch nicht gelesenen bzw unge ffneten E Mail Nachrichten in diesem Ordner In diesem Fall w ren also keine ungelesenen
303. usgew hlt werden und sind durch eine graue Farbgebung gekennzeichnet 10 9 2 Ziel definieren Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben klicken Sie auf das Karteikartenregister Ziel Dort k nnen Sie nun ber eine Optionsschaltfl che w hlen in welches Verzeichnis die zuvor ausgew hlten Wissenseintr ge und Ordner verschoben werden sollen Bitte w hlen Sie nun ein Verzeichnis aus indem Sie den Radioknopf des gew nschten Zielordners markieren Abbildung 10 8 Auswahl eines Zielordners Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 146 Hinweis Ordner und Unterordner Versuchen Sie einen Ordner in sich selbst oder in einen seiner Unterordner zu verschieben so wird vom System eine Fehlermeldung generiert 10 9 3 Verschieben durchf hren Best tigen Sie nun das Verschieben durch ein Klicken auf die Schaltfl che Verschieben M chten Sie das Verschieben an dieser Stelle nicht durchf hren so k nnen Sie das Men ber den Knopf Abbrechen wieder verlassen 10 10 Wissenseintr ge suchen Gerade in gro en Wissensdatenbanken ist ein gesuchtes Element nicht immer direkt auffindbar Die Weboberfl che des Open Xchange Servers stellt Ihnen daher eine einfache M glichkeit zur Verf gung nach einem bestimmten Wissenseintrag zu suchen Klicken Sie dazu auf das Karteikartenregister Suche im Wissens Modul Im an erster Position aufgef hrten Textfeld haben Sie die M glichkeit den gew nschten Suchtext anzugeben
304. utomatische Verschieben von Nachrichten eignet sich hervorragend eine bessere bersicht Ihrer Mailbox zu gew hrleisten Alternativ dazu k nnen Sie als Aktion die Einstellung Weiterleiten nach ausw hlen Eingehende E Mail Nachrichten welche die angegebenen Bedingungen erf llen werden dann automatisch an die angegebene E Mail Adresse weitergeleitet Wahlweise k nnen sie die eingehenden E Mailnachrichten auch mit einer frei definierbaren Begr ndung abweisen Haben Sie als Aktion die Option Nachricht verwerfen ausgew hlt so werden alle eingehenden E Mail Nachrichten welche die gew hlten Bedingungen erf llen direkt bei Eingang auf dem Mail Server verworfen In Ihrer Mailbox erscheinen diese E Mail Nachrichten also erst gar nicht Haben Sie die gew nschten Bedingungen und Aktionen f r die aktuelle Filterregel definiert so m ssen Sie diese nur noch speichern Klicken Sie dazu auf die Schaltfl che Fertig 17 4 2 Filterskript bearbeiten und l schen Filterregeln werden f r jeden Benutzer in einem eigens daf r vorgesehenen Skript hinterlegt Haben Sie bereits ein Filterskript erstellt so wird Ihnen dieses unter dem Karteikartenregister Filterregeln angezeigt ber die entsprechenden Schaltfl chen k nnen Sie das Skript Bearbeiten oder L schen ber das Listenfeld Aktiviert k nnen Sie das Filterskript ein und ausschalten Klicken Sie OX5 Benutzerhandbuch v1 32 235 Pers nliches Setup auf die Schaltfl che so
305. w hlt ber das linke Auswahlfeld am unteren Bildrand k nnen Sie jetzt die Kontakt Felder ausw hlen die in der Ansicht angezeigt werden sollen Zu den verf gbaren Tabellen Feldern geh ren beispielsweise die Kontaktdaten Name Vorname Postleitzahl oder Suffix M chten Sie mehrere Felder auf einmal anw hlen so halten Sie w hrend des Anw hlens die STRG Taste gedr ckt Sobald Sie alle gew nschten Felder markiert haben dr cken Sie die Schaltfl che Hinzuf gen gt um die Felder f r die neue Ansicht zu bernehmen Die Felder erscheinen nun im rechten Auswahl Men unter Ausgew hlte Felder Um dort eingef gte Felder wieder zu entfernen markieren Sie diese und bet tigen die Schaltfl che lt L schen Sind unter Ausgew hlte Felder tats chlich nur die Feld Eintr ge aufgef hrt welche Sie f r die neuen Ansicht bereitstellen m chten so bet tigen Sie die Schaltfl che L schen M chten Sie das Anlegen einer neuen Kontakt Ansicht beenden ohne die Auswahl zu bernehmen so k nnen Sie jeder Zeit die Schaltfl che Abbrechen bet tigen Tipp Kontakt Ansichten Um Kontakt Ansichten z B nach Firma Geburtstag oder Vorname zu erstellen w hlen Sie als obersten Eintrag f r die einzelnen Ansichten das gleichnamige Feld Dann wird die Ansicht nach dem jeweiligen Feldes sortiert und das Feld an erster Position angezeigt 6 1 2 Kontakt Suche Sie haben verschiedene M glichkeiten einen Kontakte zu suchen Neben der
306. xternen Gesch ftspartnern einen eigenen Zugang speziell zu den Foren erm glichen Pinnwand ber das Pinnwandsymbol haben Sie Zugriff auf eine Art Notizsystem mit dem Sie f r sich selbst und auch f r andere Benutzer Notizen erstellen k nnen Ein Klick auf das Pinnwandsymbol bringt Sie somit nicht nur zu einer Liste aller Ihrer Notizen sondern erlaubt Ihnen auch das Verfassen neuer bzw Bearbeiten bereits vorhandener Pinnwandnotizen Optional haben Sie dabei immer auch die M glichkeit festzulegen ob eine Pinnwandnotiz auch auf der Portalseite angezeigt werden soll Das Pinnwand System kann also auch als zur E Mail zus tzliche anzusehendes Benachrichtigungssystem genutzt werden OX5 Benutzerhandbuch v1 32 25 Grundlagen Web Mail Ein Klick auf das E Mail Symbol leitet Sie zu Ihrem Web Mail Account Dort haben Sie Zugriff auf Ihre eingegangenen E Mail Nachrichten und k nnen selbst E Mails verfassen 3 2 1 Symbol Neuanlage ndern und L schen von Objekten Neu anlegen Neuen Ordner anlegen Dokumente Lesezeichen etc ndern L schen 3 2 2 Notizsymbole Notiz erstellen 3 2 3 Sonstige Symbole Dokumente Ordner verschieben Drucken ber das Druckersymbol k nnen Sie Listen von Objekten ausdrucken Die aktive Liste wird in ein f r den Druck optimiertes Format umgewandelt und kann dann ber die Druckfunktionen des Browsers ausgedruckt werden Copyright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 2
307. yright 2005 2006 OPEN XCHANGE Inc 110 mindestens aus Enddatum Projektname Projektart und Projektteilnehmer aus den vorgeschlagenen Personen und Gruppen Anschlie end k nnen Sie weitere Details zum Projekt eingeben Folgende Einstellungen und Eingaben k nnen beim Anlegen eines Projekts gespeichert werden 8 4 1 Projekt Starttermin Hier geben Sie das Datum des Projektbeginns ein Das Datumsformat ist TT MM JJJJ Sie k nnen das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders ausw hlen Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld Es ffnet sich eine kleine Kalenderansicht Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gew nschte Datum danach schlie t sich der Kalender und das gew hlte Datum erscheint im Textfeld Die Voreinstellung f r das Startdatum ist immer das aktuelle Datum Das Startdatum ist ein Pflichtfeld Wenn Sie dieses Feld nicht ausf llen kann die Aufgabe nicht angelegt werden Hinweis Pflichtfelder Pflichtfelder m ssen gef llt sein bevor Sie einen anderen Reiter ausw hlen k nnen 8 4 2 Projekt Informationen Projekt Endtermin Hier geben Sie das Enddatum des Projekts ein Das Datumsformat ist TT MM JJJJ Sie k nnen das Datum auch mit Hilfe des eingebauten Kalenders ausw hlen Klicken Sie dazu auf das Kalendersymbol rechts vom Eingabefeld Es ffnet sich eine kleine Kalenderansicht Klicken Sie einfach auf das von Ihnen gew nschte Datum danach schlie t sich der Kalender und das gew
308. zu ndernden Ordner aus indem Sie dessen Optionsschaltfl che anw hlen Anschlie end klicken Sie bitte auf das ndern Symbol am rechten oberen Rand der Seite Es ffnet sich ein nderungsformular in dem Sie die Rechte des Ordners sowie dessen Bezeichnung ndern k nnen Durch Klick auf die Schaltfl che Speichern werden die modifizierten Ordner Daten gespeichert M chten Sie die nderung nicht speichern so k nnen Sie die Seite ber den Knopf Abbrechen wieder verlassen Ordner f r die Sie keine Berechtigung besitzen k nnen nicht von Ihnen ge ffnet werden Versuchen Sie dennoch einen Ordner zu ffnen auf den Sie keinen Zugriff haben so generiert das System eine kurze Fehlermeldung und springt nach drei Sekunden automatisch zur ck in den Verzeichnisbaum 10 4 Ordner l schen Um einen Ordner zu l schen m ssen Sie dessen Optionsschaltfl che in der Verzeichnis bersicht markieren Nun klicken Sie auf das M lleimer Symbol am rechten oberen Rand der Seite Es wird eine Sicherheitsabfrage gestellt ob Sie tats chlich diesen Ordner l schen M chten Das L schen eines OX5 Benutzerhandbuch v1 32 141 Wissenseintr ge Wissenseintrags ist nur dann m glich wenn Sie das L schrecht f r diesen Ordner besitzen Abbildung 10 3 Sicherheitsabfrage beim l schen von Ordnern Wenn Sie sicher sind dass Sie diesen l schen m chten so best tigen Sie bitte die Sicherheitsabfrage durch einen Klick auf die Scha
309. zum vorherigen Wort zur ckkehren so klicken Sie mit der Maus auf die Zur ck Schaltfl che M chten Sie w hrend der Rechtschreibkorrektur zu einem vorherigen Wort zur ckkehren so bet tigen Sie die Zur ck Schaltfl che entsprechend oft Rechtschreibkorrektur abbrechen M chten Sie die Rechtschreibkorrektur beenden ohne dass die gemachten nderungen bernommen werden so bet tigen Sie einfach die Abbrechen Schaltfl che Rechtschreibkorrektur fertig stellen M chten Sie die Rechtschreibkorrektur beenden und alle durchgef hrten nderungen bernehmen so bet tigen Sie die Fertig Schaltfl che 14 6 15 Absenden der E Mail Haben Sie alle Eingabe und Einstellungen wie gew nscht vorgenommen bet tigen Sie die Schaltfl che Absenden um die eben erstellte E Mail zu versenden M chten Sie auf das Versenden der E Mail doch lieber verzichten k nnen Sie die Eingabe jederzeit durch Bet tigung der Schaltfl che Abbrechen verlassen 14 7 Verschieben von E Mails Um E Mails aus einem E Mail Verzeichnis in ein anderes E Mail Verzeichnis zu verschieben m ssen Sie sich im Hauptfenster des Webmail Clients innerhalb eines E Mail Ordners befinden aus dem Sie Nachrichten in einen anderen Ordner verschieben m chten Dort aktivieren Sie in der Zeile aller E Mail Nachrichten die Sie verschieben m chten zun chst das entsprechende Kontrollk stchen Haben Sie alle zum Verschieben gew nschten Nachrichten ausgew hlt s

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