Software SASE Serviços de Acção Social Escolar
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1. e Entradas de Mercadorias IB Data N Documento Sector C digo Produto L quant iva Valor 03 12 2007 0035 Bufete B008 FIAMBRE 1 21 169 40 03 12 2007 0035 Bufete B09 QUEIJO 1021 418 06 03 12 2007 0035 Bufete B10 CHOURI O PROBAR 2 21 42 83 TOTAL 630 29 v Actualizar Data Numero de Documento 03 12 2007 aj Produto B Quantidade Valor Taxa de Iva Comiva O z Seva l h Gravare Editar Novo H Sair e Gravar BS Sair Sem Gravar Z Nesta op o efectuado o registo de todas as mercadorias adquiridas para venda ou consumo Digite a DATA do documento de entrada factura ou documento equivalente O n mero de documento a indicar dever ser o mesmo usado no registo de encargo Seleccione o produto e indique a quantidade O valor corresponde ao que estiver indicado no documento de despesa para a quantidade mencionada Se o valor digitado j tiver IVA inclu do seleccione a taxa de IVA aplicada e assinale o campo Com IVA Se o valor n o tiver o IVA inclu do seleccione a taxa de IVA a aplicar e o campo Sem IVA Desta forma e porque normalmente o valor do imposto calculado no final da factura e n o individualmente pensamos que facilitar o trabalho do utilizador O programa trabalha com valores finais ou seja valores j com IVA INCLU DO No caso de documentos com mais do que uma parcela a registar fa a GRAVAR E EDITAR NOVO O registo passa para a tabela superior e permite2. O n mero de d gitos utilizados depende do n mero m ximo de documentos a lan ar em cada ano no programa Para um n mero m ximo de 999 documentos adopta se uma sequ ncia de tr s d gitos A possibilidade de a escola ter que registar mais do que 999 documentos implica uma sequ ncia de 4 d gitos 6 2 Pagamentos Nesta op o registam se os pagamentos de todos os encargos assumidos Quando acede a esta op o apresentada na parte superior uma listagem com todos os encargos por liquidar Poder fazer uso da tecla F1 para facilitar a pesquisa do encargo a liquidar Para efectuar um pagamento seleccione na parte superior o encargo que pretende liquidar efectuar um clique em cima da linha para destacar o registo Encargos por Liquidar F1 para pesquisar Bufete 06 11 2007 Sumos Factura 13456 2007 1 000 00 Produtos Alimentares SA Papelaria 06 11 2007 100 00 Papelaria 15 11 2007 Material diverso Fact 56783 1 345 50 Papelaria de Leiria Lda 0700 Bufete 03 12 2007 100 00 0523 Refeit rio 04 12 2007 Carnes Fact 78932 07 34510 Carnes do Campo Lda 14 Encargos por Liquidar F1 para pesquisar 06 11 2007 Sumos Factura 13456 2007 1 000 00 Produtos Alimentares SA 06 11 2007 100 00 e e cor Bufete 03 12 2007 Refeit rio 04 12 2007 Carnes Fact 78932 07 345 10 Carnes do Campo Lda Data Descri o N Requisi o N de Documento 0412 2007 fE Discrimina o do Pagamento Papela
3. o editar o correspondente registo e alterar para Sim o campo Pago registando tamb m a data de pagamento A utiliza o desta op o depende do registo de acidente efectuado na op o anterior Requisi o N Data da Requisi o Pago 23 2007 12 12 2007 al OSim N o Acidente 2 Antonio Manuel Lopes Pereira 10 Factura Discrimina o da Despesa Import ncia Comp Sistema Quantia DRE C digo x F ME Transportes Taxas Modetadoras Farm cia Estomatologia culos Fisioterapia M dico Privado Outras Despesas A B O JL D E A Refer ncia ao documento de despesa apresentado B Preenchimento obrigat rio apenas quando o c digo de despesa OUTRAS C Total da despesa apresentada facultativo D Valor comparticipado pelo Sistema de Sa de de que depende o aluno facultativo E Valor a suportar pelo Seguro Escolar obrigat rio F Indica o do C digo da Despesa obrigat rio E semelhan a do que acontece com outros programas da JPM amp ABREU estas op o permitem criar novas linhas na tabela eliminar linhas e confirmar a grava o dos registos efectuados na tabela linhas 12 5 5 Transportes Esta op o destina se ao registo da informa o relativa utiliza o de Transportes Escolares M s Dezembro v a Nesta op o deve ser efectuado um registo mensal por cada N vel de Ensino Modalidade sikelele Local de Origem E
4. x JPL amp ABIBU LDA Software SASE Servi os de Ac o Social Escolar Vers o 4 para Windows MANUAL do UTILIZADOR Janeiro de 2008 Para uso exclusivo de utilizadores licenciados do software SASE J P M amp Abreu Lda Apartado 2927 2410 902 LEIRIA Telef 244 800570 Fax 244 824576 E mail software Ojpmabreu pt Home Page www jpmabreu pt COPYRIGTH C 1994 2008 JPM amp ABREU Lda Este Guia faz parte integrante do software para Gest o Administrativa e Financeira dos Servi os de Ac o Social Escolar SASE depositado registado na Associa o Portuguesa de Software ASSOFT A sua reprodu o no todo ou em parte apenas permitida para uso de utilizadores licenciados Leiria Janeiro de 2008 SASE MANUAL DO UTILIZADOR INTRODU O ke tuannenniuanmei nn Dada aaa acata INSTALACAO sato E A E CA A INFORMA ES GERAIS tetas FICHEIROS A SS OIVI O sesietu das desu adefoaarii alada see bodas aguada teia afora 4 2 ACOSSOS situa dana Dada SE soon dn 4 3 Fornecedores adsigasasS enssia ra iadaas P raailas TZ po dE Sen papa ane nd 4 4 Mercadorias e errererreaa 45 SUDS GIOS ien e alle lpras gs alga prai saio 4 6 Escolas sima deita Free MRE Liar Ein adere aaa qa 5 GEST O DE APOIOS 5 1 Candidatura a Subs dios ssssiiiiiis 5 2 Gest o de Ac o Social 5 3 Seguro Escolar Acidente 5 4 Seguro Esc
5. 0 7 5 Consulta de Stocks Esta op o permite a consulta e impress o de stocks individualizada por produto ou na totalidade por sector 19 8 MAPAS E LISTAGENS Nas reas de MAPAS e MAPAS AUXILIARES encontram se dispon veis diversos mapas e listagens sendo alguns a reprodu o dos modelos oficiais de escritura o e outros destinados a apoiar a gest o interna dos servi os do ASE Considerando que a partir de Janeiro de 2008 tem in cio o processo de exporta o de dados para o ME em formato digital ficheiro XML sendo um dos objectivos a substitui o do envio de informa o em suporte de papel nesta vers o foram objecto de simplifica o e reajustamento gr fico alguns dos mapas que mensalmente trimestralmente eram remetidos s Direc es Regionais Considerando ainda o tempo necess rio para consolidar os procedimentos adoptados com este novo processo nos primeiros meses de 2008 ir certamente verificar se o envio paralelo do ficheiro XML e mapas em suporte de papel Nas situa es em que a Direc o Regional n o aceite o mapa com o formato dispon vel no programa dever o os utilizadores transcrever a informa o para o modelo fornecido pela DRE Esta ser uma situa o tempor ria e transit ria n o justificando a nosso ver uma duplica o de modelos no programa Se Mapas 18 29 2 E Mapas Auxiliares 18 30 31 sa Folha de Cofre ce Di rio de Facturas RB Conta de Ger ncia amp Extracto de Forn
6. 0 0 0 Escal o A 2 ciclo 0 0 0 ciclo 0 0 0 Ensino Secund rio 0 0 0 Pr Escolar 0 0 0 1 ciclo 0 0 0 Escal o B 2 ciclo 0 0 0 ciclo 0 0 0 Ensino Secund rio 0 0 0 Pr Escolar 0 0 0 1 ciclo 0 0 0 Restantes 2 ciclo 0 0 0 ciclo 0 0 0 Ensino Secund rio 0 0 0 Outros Alunos 0 0 0 Outros Utentes 0 0 0 E Actualizar Totais 0 0 0 amp Gravar e Editar Novo id Sair e Gravar al Importa o GIAE DF Sair Sem Gravar No caso de Agrupamentos onde funcione mais do que um refeit rio deve ser efectuado um registo di rio correspondente a cada escola refeit rio A DATA corresponde ao dia da refei o Obrigatoriamente indique o n mero de funcion rios que prestaram servi o no refeit rio na data indicada Para as escolas que utilizam o m dulo do Refeit rio do GIAE Gest o Integrada para Administra o Escolar est dispon vel nesta op o um bot o que permite a importa o directa desta informa o A liga o ao programa GIAE dever previamente ser definida na op o UTILIT RIOS Defini es de Rede 21 9 4 Ementas por Custo Custo Medido por Refei o A informa o obtida nestas duas op es de consulta t m por base os dados introduzidos no programa relativos s refei es j servidas 9 5 Leite Escolar Nesta op o procede se ao registo dos movimentos de entrada e sa da de Leite Escolar Data Escola EE E Leite Outro Alimento Recebido Do Fornecedor Outros Recebi
7. Processo recomenda se que o n mero que identifica se mantenha inalterado ao longo dos anos possibilitando assim a cria o de uma nova ficha com base nos dados do ano anterior Por exemplo ao criar a ficha de um aluno para o ano lectivo 2007 2008 caso exista no ficheiro uma ficha do ano anterior ao digitar o mesmo N de Processo s o apresentados os dados de identifica o bastando apenas se necess rio proceder a altera es O campo Escal o apesar de ser calculado pelo sistema possibilita a sua posterior altera o O programa dar ao aluno o tratamento de acordo com o escal o que estiver gravado na ficha A foto apenas apresentada quando est definida a liga o ao programa JPM ALUNOS O campo Bolsa de M rito deve ser alterado para SIM no caso dos alunos a quem concedido este tipo de apoio 10 5 2 Gest o de Ac o Social Esta op o permite a gest o das verbas atribu das aos alunos subsidiados Sempre que efectua um novo lan amento s o apresentados os valores acumulados at data indicada Esta op o permite n o s a introdu o de novos lan amentos bem como a correc o de lan amentos anteriores Ao efectuar um lan amento indique Data do movimento Identifica o do aluno Apenas s o apresentados os alunos subsidiados Preenchimento dos valores na coluna A Registar Quando indicados valores na linha Transportes NEE indique tamb m o tipo transporte utilizado
8. 778 74 Indique a DATA a que se reportam Transportes Escolares 3 919 17 2 319 49 1 599 68 i Seguro Escolar 1 604 03 661 26 942 77 os saldos a consultar e pressione 0 Leite Escolar 0 00 0 00 0 00 bot o CALCULAR Totais 111 217 51 94 064 28 17 153 23 6 6 Lan amento de Saldos Esta op o destina se ao lan amento de saldos no ano em que se inicia a utiliza o do programa Estes saldos s o gravados na op o RECEITAS com data do dia 1 de Janeiro do ano respectivo Esta op o serve tamb m para a eventual correc o de valores no caso de se detectar alguma anomalia com a transi o de saldos ap s o Fecho de Ano Sempre que o utilizador pretender efectuar o ESTORNO de movimento dever proceder da seguinte forma Efectuar o lan amento com a data do estorno Atribuir o mesmo N de DOC do lan amento inicial acrescido da letra E no final Afectar com o sinal negativo o valor do estorno 16 7 CONTROLO DE MERCADORIAS As op es dispon veis nesta sec o s o de utiliza o facultativa O utilizador pode ainda optar por efectuar o controlo de mercadorias apenas para um ou v rios sector A elabora o da Folha de Consumo Di rio do Refeit rio obriga utiliza o das op es dispon veis nesta sec o As escolas que utilizam o GIAE Gest o Integrada para a Administra o Escolar dever o ter em especial aten o as indica es do ANEXO 3 ver parte final do manual 7 1 Entradas
9. Agrupamentos Esta tabela dever estar preenchida com todas as Escolas e ou Jardins de Inf ncia que fazem parte do Agrupamento inclu ndo a escola sede No caso das escolas n o agrupadas esta tabela dever obrigatoriamente ser preenchida APENAS com o registo correspondente escola que est a utilizar o programa C digo Descri o Refeit rio N de Alunos Matriculados mm O programa leva associada uma tabela fornecida pelo ME com todos os estabelecimentos de ensino Ao EDITAR o Ficheiro de Servi os e desde que esteja correctamente indicado o C digo do Estabelecimento ao GRAVAR o ficheiro de Servi o esta tabela automaticamente preenchida com todos os estabelecimentos de ensino que integram o Agrupamento ou apenas com a identifica o da Escola no caso de n o ser Agrupamento Depois de efectuado o procedimento acima referido caso se verifique a aus ncia de alguma escola que integre o agrupamento dever o utilizador criar o correspondente registo neste ficheiro indicando obrigatoriamente o c digo oficial do estabelecimento de ensino 6 d gitos e a sua designa o Nesta tabela ainda obrigat rio o utilizador indicar qual a escola ou escolas do Agrupamento com Refeit rio ou onde funcione servi o de refei es bem como o n mero de alunos matriculados nessa escola 5 GEST O DE APOIOS 5 1 Candidatura a Subs dios Esta op o destina se a calcular o rendimento per capita dos alunos e consequente
10. apenas s escolas que usaram o programa JPM SASE durante o ano de 2007 Antes de fazer uso desta op o consulte na parte final deste manual as informa es disponibilizadas nos ANEXOS 25 ANEXO 1 Procedimentos a observar pelas escolas que UTILIZARAM o programa JPM SASE durante o ano 2007 INSTALA O S o adoptados os mesmos procedimentos que na instala o dos programas GPV ALUNOS CONTAB etc Proceda instala o completa do programa apenas no SERVIDOR Em cada terminal basta criar um CONE direccionado para o servidor ficheiro SASE EXE Altere as propriedades do cone para que a linha Iniciar em fique com a indica o de uma pasta no disco local com direito de escrita para todos os utilizadores A actualiza o do programa em momentos posteriores pode ser efectuada directamente no servidor ou em qualquer um dos terminais onde este esteja a ser utilizado 1 Ainda durante o m s de DEZEMBRO proceda instala o completa do programa No processo de instala o indique o ANO 2007 como ano de trabalho Tenha em aten o que a instala o desta nova vers o vers o 4 n o se sobrep e aos dados introduzidos na vers o 3 ficando as duas vers es instaladas em paralelo 2 Todos os dados relativos ao ano de 2007 devem continuar a ser introduzidos na vers o antiga Os mapas a enviar DRE mapas de escritura o conta de ger ncia e outros procedimentos relativos ao ano de 2007 s o obtidos a part
11. j ter introduzido todos os dados deste m s podendo antecipadamente efectuar alguns registos nas op es onde n o consta informa o Relembramos que os dados de 2007 convertidos para a nova vers o apenas se destinam a permitir uma primeira exporta o dados para testar e validar a estrutura do ficheiro XML 26 6 Conforme referido no ponto 2 deste anexo toda a informa o relativa ao ANO de 2007 deve ser introduzida na vers o anterior vers o 3 Depois de conclu dos todos os lan amentos do ano 2007 proceda a uma segunda convers o de dados para a nova vers o 7 Proceda ao FECHO de ANO na nova vers o vers o 4 Na vers o anterior vers o 3 n o deve executar o fecho de Ano 8 Ap s o Fecho de Ano na nova vers o e antes de iniciar os lan amentos de 2008 pelas raz es referidas no ponto 4 deste anexo relativas transi o entre vers es execute os seguintes procedimentos rea de Ficheiros Verifique e actualize os dados introduzidos no ficheiro de servi o Crie acessos para os diversos utilizadores do programa Verifique complemente ou altere os ficheiros de mercadorias e fornecedores Verifique os ficheiros de Subs dios e Escolas Gest o de Apoios Verifique actualize e complemente a informa o transitada nas diversas op es Movimentos Financeiros Verifique e actualize os Saldos transitados Proceda ao lan amento dos Encargos assumidos e n o liquidados no ano anterior No re
12. listagens podem ser impressos em formato A4 ou AS Por defeito todos os mapas s o apresentados em formato A4 Na parte inferior do ecr de impress o apresentado o menu seguinte permitindo alterar o formato do papel o zoom seleccionar outra impressora ou a bandeja de impress o Permite ainda seleccionar o n mero de c pias e p ginas a imprimir Se pretender efectuar impress es em formato A3 dever no Windows ter pr definida uma impressora AS Tamanho do papel Zoom I Q 10 A4 O Padr o O bot o FECHAR permite sair da op o A impress o de alguns mapas est dividida em duas sec es cuja impress o feita na frente e verso por exemplo o mapa de An lise Financeira Nestas situa es ao solicitar a pr visualiza o aparece no ecr a primeira sec o Damos ordem de impress o e ao FECHAR ser de imediato apresentada no ecr a sec o seguinte Fechar 9 4 FICHEIROS 4 1 Servi o Preencha a ficha com os dados solicitados Os dados introduzidos s o necess rios para o ficheiro com o Envio de Informa o para o ME e a impress o completa dos diversos mapas listagens No caso de Escolas agrupadas no campo Estabelecimento indique o nome e c digo do Agrupamento No campo Escola Sede indique a designa o e c digo da escola sede do agrupamento Relativamente s escolas n o agrupadas preencha o campo Estabelecimento com o nome e c digo da escola Nestas situa es n o necess
13. op es dispon veis em cada rea seleccionada Para entrar em cada uma das reas ou op es basta executar com o rato um clique em cima da op o pretendida Agrupamento de Escolas para Testes Mapas 15 26 12 E E Ficheiros amp Folha de Cofre amp Di rio de Facturas e Gest o de Apoios amp Livro Caixa amp Di rio de Banco amp Movimentos Financeiros amp An lise Financeira amp Alimenta o EB Controlo de Mercadorias amp Seguro Escolar Acidentes amp Seguro Escolar Req Fundos 2 Mapas amp e Alunos a Bonificar amp Alunos Bonificados la Mapas Auxiliares amp Awiliares por Sector amp Encargos por Liquidar amp Refei es 3 Utilit rios vers o 4 0 0 Dezembro de 2007 Ano de Trabalho Segunda feira 3 de Dezembro de 2007 2 20 Copyright J P M amp Abreu Lda 1994 2008 Nas op es em que aparecem campos com o formato DATA poder o utilizador adoptar v rios procedimentos para preencher alterar este campo Abrir o calend rio com um clique em cima do s mbolo Es e outro clique em cima do dia Com o calend rio aberto poder tamb m alterar o m s e ano movimentando se com as setas Lelo Em alternativa e sem abrir o calend rio poder tamb m digitar no teclado a data pretendida Data 03 12 2007 EI al Dezembro 2007 Lel seg ter qua qui sex s b dom 1 2 4 5 6 7 8 9 hi led e R dl alo 15 19
14. rio preencher o campo da Escola Sede 4 2 Acessos Nesta op o s o definidos para cada utilizador os c digos de acesso ao programa Digite o nome do utilizador e respectivo c digo de acesso De referir que o c digo ser assumido exactamente conforme for digitado fazendo distin o entre mai sculas e min sculas Se assinalar a op o Acesso Total o utilizador poder utilizar o programa sem limita es Se esta op o n o for assinalada ser o apresentadas as diversas op es de acesso ao programa devendo ser marcadas com V aquelas em que dada autoriza o para aceder Sempre que pretender alterar as condi es de acesso para um determinado utilizador entre nesta op o seleccione o utilizador procedendo de seguida s altera es pretendidas Acessos 6 Utilizador EY Ficheiros Servi o 4 Maria 2 7 Acessos amp Fomecedores C digo Rand Mercadorias 83 Subs dios Escolas E3 Gest o de Apoios amp 3 Candidatura a Subs dios Confirma o de C digo reto 5 Gest o Ac o Social Acesso Total o Seguro Escolar Acidentes 8 Seguro Escolar Despesas Transportes B Exportar Escal o Alunos amp Movimentos Financeiros 4 Encargos 4 Pagamentos B Banco ES Receitas RB Receitas N o Cobradas Saldo por Sector ja Marcar Todos Desmarcar Todos E GravareContinuar ld Sair e Gravar E Sair Sem Gravar 4 3 Fornecedores Para cada fornecedor atribua um c digo ou sigla pr
15. s Miguel dos Santos Lopes 19 A Acumulado amp Registar Alojamento Livros e Material Escolar 1 00 Complemento Curricular Bolsas de M rito Tipo de Transporte Transporte de HEE Material Espec fico Para HEE Alimenta o 1 00 Leite Escolar Posteriormente caso o aluno venha a usufruir de outros tipos de apoio ou para novos alunos a quem seja atribu do subs dio no decurso do ano escolar procede se cria o de novo registo com DATA reportada ao m s em que foi atribu do o novo apoio 5 3 Seguro Escolar Acidente Destina se a registar as ocorr ncias de acidentes com participa o ao Seguro Escolar A pesquisa pelo N Processo do aluno obedece aos mesmos princ pios da ficha de candidatura a subs dios A utiliza o desta op o permite a elabora o do Inqu rito de Seguro Escolar Dado que esta op o poder acumular no ficheiro os dados de v rios anos e o sistema n o deixa repetir o N de Acidente no caso das escolas que pretendam iniciar a numera o em cada ano dever o usar tamb m uma refer ncia ao ano Exemplos Acidente N 23 2007 ou 23 2007 5 4 Seguro Escolar Despesas Permite o registo das verbas suportadas pelo Seguro Escolar e elabora o da correspondente requisi o de fundos Quando registar uma requisi o de fundos dever ter em considera o o campo Pago S N Sempre que efectuar o pagamento de despesas relativas a uma requisi o anterior dever aceder a esta op
16. 20 21 22 23 e 26 27 28 29 30 Sempre que no final de um campo esteja dispon vel o s mbolo 7 significa que um clique em cima deste sinal permite abrir uma tabela com as diversas possibilidades de preenchimento facilitando assim o trabalho do utilizador Fornecedor Ao utilizar as fun es de impress o o sistema permite a visualiza o no monitor dos mapas ou listagens a imprimir Quando um mapa est editado no ecr aparece na parte superior um MENU com as seguintes op es a contar da esquerda Os primeiros 3 bot es destinam se ao zoom o bot o seguinte serve para dar ordem de impress o o bot o GRAVAR permite gravar a informa o que consta da listagem em formato RTF Word XLS Excel QRP e TXT A fun o Abrir permite editar no ecr listagens anteriormente gravadas no formato QRP O bot o com a figura de uma impressora permite a configura o de impressoras Os ltimos 4 bot es possibilitam a movimenta o entre p ginas no ecr Dado o elevado n mero de c lculos a efectuar para a obten o de alguns mapas ou listagens e embora estes possam aparecer de imediato no ecr poder levar alguns segundos at que os c lculos fiquem conclu dos Por este facto e antes de dar ordem de passagem impressora aguarde o tempo suficiente para concluir a edi o do mapa no ecr fe Previs o da listagem caca d E E EM Imprimir a E 088 Gravar Abrir S MIA PIM Neste programa todos os mapas e
17. Data 04 12 2007 BI Aluno Acumulado Registar Alojamento Livros e Material Escolar Complemento Curricular Bolsas de M rito Tipo de Transporte Transporte de HEE M Material Espec fico Para NEE Alimenta o Leite Escolar Dado que esta uma das op es de utiliza o obrigat ria poder a escola adoptar uma das seguintes metodologias A Caso a escola pretenda efectuar o controlo da conta corrente dos alunos nesta op o registe periodicamente os movimentos relativos a cada tipo de apoio Os movimentos poder o ser efectuados diariamente semanalmente ou mensalmente conforme decis o da escola Sendo adoptada esta metodologia poderemos obter a qualquer momento um extracto individual com as verbas utilizadas por cada aluno B N o pretendendo a escola adoptar a metodologia atr s referida obrigatoriamente ter que efectuar nesta op o um registo para cada aluno a quem foram atribu dos apoios Esta informa o necess ria para efeitos de exporta o de dados para o ME Neste contexto no in cio de cada ano escolar com data de SETEMBRO efectuamos um registo para cada aluno subsidiado preenchendo com o algarismo 1 UM a linha correspondente a cada tipo de apoio atribu do ao aluno Por exemplo um aluno a quem foram atribu dos apoio de Livros e Material Escolar e Alimenta o o registo a efectuar no in cio do ano reproduzido na imagem seguinte 11 Data 03 09 2007 5 Aluno 415 Lu
18. Procedimentos a observar pelas escolas que N O utilizaram o programa JPM SASE durante o ano 2007 INSTALA O S o adoptados os mesmos procedimentos que na instala o dos programas GPV ALUNOS CONTAB etc Proceda instala o completa do programa apenas no SERVIDOR Em cada terminal basta criar um CONE direccionado para o servidor ficheiro SASE EXE Altere as propriedades do cone para que a linha Iniciar em fique com a indica o de uma pasta no disco local com direito de escrita para todos os utilizadores A actualiza o do programa em momentos posteriores pode ser efectuada directamente no servidor ou em qualquer um dos terminais onde este esteja a ser utilizado Tendo por base as orienta es relativas ao funcionamento de cada op o referidas neste manual ao iniciar a utiliza o deste programa tenha em aten o os seguintes procedimentos 1 Proceder instala o completa do programa No processo de instala o indicar o ANO 2008 como ano de trabalho 2 Preencher o Ficheiro de Servi o e ap s grava o verifique se o Ficheiro de escolas ficou correctamente preenchido 3 No Ficheiro de Escolas proceder indica o das escolas onde funciona o refeit rio bem como o n mero de alunos matriculados em cada escola 4 Definir utilizadores e respectivos c digos de acesso ao programa 5 Proceder cria o dos ficheiros de Fornecedores Mercadorias e Subs dios 6 Na op o Encargos reg
19. a repetir o n mero O campo Verba Enviada DRE dever ser preenchido com N o no caso de receita pr prias geradas na escola ou Sim no caso de verbas enviadas pela Direc o Regional de Educa o 15 6 5 Receitas N o Cobradas Sempre que ocorrer um movimento correspondente a uma Receita N o Cobrada dever o utilizador proceder ao respectivo registo nesta op o ficando o campo Receita Cobrada com a indica o de NAO Quando a receita for liquidada proceda ao lan amento na op o RECEITAS e nesta op o edite o registo e altere o campo Receita Cobrada para SIM Nas situa es em que uma Receita N o Cobrada liquidada parcialmente proceda de acordo com as indica es do par grafo anterior e de seguida efectue um novo lan amento pelo valor que falta liquidar reportado data actual data da liquida o parcial da receita n o cobrada Nesta op o o N DOC de utiliza o facultativa podendo ser adoptada uma numera o interna e sequencial para as receitas n o cobradas 6 6 Saldo por Sector Permite a qualquer momento a consulta dos saldos por sector Os saldos apresentados correspondem diferen a entre as receitas e pagamentos individualizadas por sector Saldo por Sector em JERAN a Calcular Sector Receitas Pagamentos Saldo S Auxilios Econ micos 16 521 39 9 193 06 7 328 33 Refeit rio 44 466 09 38 511 53 5 954 56 Bufete 37 413 62 36 864 47 549 15 n Papelaria 729321 6 514 47
20. a poder digitar no teclado o nome do produto pretendido permitindo assim a sua r pida localiza o O valor calculado automaticamente tendo em considera o os registos de entradas e sa das j efectuados no programa Se necess rio poder o valor ser alterado pelo utilizador No registo de sa da de produtos do refeit rio ainda necess rio indicar a Escola ainda apresentada informa o adicional sobre a quantidade de produto em stock A tabela dispon vel na parte superior desta op o vai agrupando os lan amentos efectuados relativos ao mesmo N de Documento O bot o ACTUALIZAR permite a qualquer momento actualizar a informa o desta tabela No caso da escola optar por n o indicar N de Documento nos registos efectuados nesta op o a tabela apresenta sempre a totalidade dos lan amentos efectuados 18 7 3 Perdas e Danos Esta op o destina se a receber o registo de perdas e danos ocorridos funcionando de forma id ntica op o anterior O valor com IVA inclu do indicado pelo utilizador tendo em considera o o custo de aquisi o da mercadoria efectivamente a abater 7 4 Exist ncia Final Se o utilizador fizer uso da rea de Controlo de Mercadorias o registo da exist ncia final obrigat rio O programa permite duas possibilidades a Para os sectores em que n o utilizada a op o de Sa da de Mercadorias o utilizador procede ao levantamento da exist ncia em armaz m no fin
21. al de cada trimestre registando a manualmente na op o Exist ncia Final b Apuramento Autom tico para os casos em que utilizada a op o de Sa das Nesta possibilidade o sistema calcula e grava no respectivo ficheiro a exist ncia que dever estar em armaz m Utilizando esta possibilidade e caso detecte algumas anomalias que pretenda corrigir poder faze lo na op o referida na al nea anterior Exist ncia Final Antes de utilizar qualquer uma destas possibilidades todas as Entradas Sa das e Perdas e Danos relativas ao trimestre j ter o que estar registadas No caso do lan amento manual a data corresponde ao ltimo dia do trimestre 01 01 apenas inicial 31 03 30 06 31 08 31 12 Aten o Data r dai n P P Pi Esta op o apura automaticamente a exist ncia final E EE Inicial 1 Trim 2 Trim 3 Trim 4 Trim Para ser utilizada necess rio que o operador tenha registado todas as ENTRADAS SAIDAS e PERDAS E DANOS do trimestre A utilizar no final de cada trimestre Numero de Documento Antes de utilizar esta op o certifique se que mais nenhum terminal est a usar o programa Caso contr rio poder o ocorrer anomalias no apuramento dos dados C digo do Produto a Todos 1 Trimestre Janeiro a Marg Bufete O 2 Trimestre Abril a Junho Refeit rio O 3 Trimestre Julho e Agosto 3 Papelaria lt 4 Trimestre Setembro a Dezembro 3 Quantidade Valor Com Iva 4 Outros
22. alculado automaticamente pelo programa Na elabora o da Folha de Consumo o utilizador deve indicar em cada linha a refei o em que o produto foi utilizado almo o ou jantar e o respectivo prato Sempre que o mesmo produto seja utilizado na mesma refei o em pratos diferentes o registo de sa das de mercadorias deve tamb m ser individualizado ou seja efectuar um registo com a quantidade utilizada em cada 20 prato Se durante a discrimina o da Folha de Consumo for detectada a falta de algum produto ou erro nas quantidades apresentadas dever corrigir a situa o na op o SAIDAS e recalcular a Folha de Consumo As escolas que optem por n o efectuar a elabora o da Folha de Consumo podem registar apenas a ementa com indica o do custo total da refei o Com este procedimento podem fazer uso das op es Ementas por Custo e Custo M dio de Refei o 9 2 Refei es Ligeiras Nesta op o proceda ao registo das refei es ligeiras servidas a alunos e outros utentes O registo pode ser efectuado diariamente semanalmente ou mensalmente de acordo com o crit rio que a escola pretenda adoptar 9 3 Registo Senhas do Refeit rio Proceda nesta op o ao registo das refei es encomendadas vendidas servidas e taxas adicionais E Registo de Senhas do Refeit rio ol Data Escola E E Z Encomendadas Servidas Taxas N de Funcion rios em E Servi o no Refeit rio Pr Escolar 0 0 0 T Teciclo
23. continuar a efectuar os registos seguintes Ap s o lan amento de todos os produtos fa a GRAVAR E SAIR Aten o No caso de a escola ter optado por n o efectuar o controlo individualizado por produto criando para o efeito apenas o c digo DIVERSOS no ficheiro de Mercadorias o registo de entrada deve ser efectuado pela globalidade no nico c digo dispon vel 17 7 2 Sa das Esta op o destina se ao registo das sa das de mercadorias vendidas e consumidas TOTAL Actualizar Er Sa da de Mercadorias Data N Documento Sector C digo Produto Quant Valor A 04 12 2007 123 Refeit rio R144 PUR DE BATATA 8 45 67 04 12 2007 123 Refeit rio R154 P O RALADO 045 1 25 04 12 2007 123 Refeit rio R165 BIFE DE PORCO 6 27 00 73 92 Exist ncia Data Numero de Documento Ultima Exist ncia 04 12 2007 m 123 1 Data C digo do Produto a KZ Quantidade Quantidade Walor Com Iva Valor Stock Actual Stock Ap s Movimento Escola s A ERS En E i 999888 Escola B sica dos 2 e 3 Ciclos com Ensino Secund rio k Gravar e Editar Novo la Sair e Gravar GS Sair Sem Gravar Data Corresponde data de sa da do produto N Documento A indica o do n mero de documento n o obrigat ria nesta op o A escola poder no entanto adoptar uma numera o interna espec fica para o registo de sa das Seleccione o produto pretendido Com esta tabela abert
24. e de dados e consequente registo no programa para posterior tratamento da informa o A utiliza o deste software ao qual foi dado o nome de JPM SASE pretende simplificar os procedimentos necess rios ao desempenho das tarefas acima referidas Sendo a selec o das op es escolhidas a partir de menus e a introdu o de dados a partir de m scaras de tela muito simplificadas basta uma an lise atenta deste Guia e do V deo de Forma o para que ap s algum treino se possa obter o rendimento esperado deste software Sempre que ao utilizar este software seja confrontado com alguma situa o que n o consiga ultrapassar recomenda se o contacto com os nossos servi os de apoio t cnico atrav s de telefone fax ou correio electr nico Ap s uma an lise mais completa poder constatar que este programa efectua os c lculos e trata a informa o de acordo com as normas em vigor Considerando a certifica o do programa e consequente envio da informa o por via digital foi simplificada a configura o de mapas e listagens Todos os mapas listagens podem ser impressos em formato A4 ou AS Para al m dos conhecimentos de inform tica ao n vel de operador o uso deste programa exige dos utilizadores o conhecimento das normas e procedimentos adoptados no funcionamento dos servi os de ac o social escolar 2 INSTALA O 2 1 Equipamento Para um correcto funcionamento da aplica o recomendamos a utiliza o de equ
25. ecedor ca sa m 2a z y alto Caia alado de Ranco Listagem Alunos Subsidiados amp Rela o Mensal de Refei es Fo li F ga Ali m j j An lise Financeira sa Alimenta o 5 Extracto Individ Ac o Social amp Movimento de Mercadorias ce Seguro Escolar Acidentes amp Seguro Escolar Reg Fundos EEN Io ER fica ac o Social Mapa Geral amp Ficha Individual de Mercadoria ce Alunos a Bonificar Alunos Bonificados SH Leite Escolar de Auxiliares por Sector Encargos por Liquidar Todos os mapas solicitados entre datas relativos ao m s de JANEIRO devem ter como 1 data o dia 02 dado que o dia 01 est reservado aos saldos 9 REFEI ES 9 1 Registo de Ementas Esta op o destina se a efectuar o registo da Ementa e Folha de Consumo do Refeit rio No caso de Agrupamentos onde funcione mais do que um refeit rio nesta op o deve proceder ao registo da ementa servida em cada um dos refeit rios Para os utilizadores que pretendam obter a Folha de Consumo antes de registarem a ementa ter o de indicar nas op es respectivas o n mero de senhas vendidas e as sa das de mercadoria do refeit rio para a data correspondente Com este procedimento ao efectuar o registo da ementa apresentada na parte inferior da op o uma listagem com todos os produtos usados na confec o da refei o previamente registados na op o SA DAS de Mercadorias Tamb m o custo total da refei o c
26. eenchendo de seguida os dados solicitados O preenchimento deste ficheiro possibilita a obten o do extracto de fornecedor No caso de n o pretender fazer uso desta funcionalidade obrigatoriamente ter que criar pelo menos um c digo para Fornecedores Diversos 4 4 Mercadorias Proceda de forma id ntica op o anterior Para cada produto atribua um c digo e respectiva designa o Indique tamb m o sector a que respeita o produto No caso de aquisi o do mesmo produto para sectores diferentes obriga nesta op o cria o de uma ficha para cada produto sector Para as escolas que n o pretendam efectuar o controlo de mercadorias individualizado por produto necess ria a cria o de uma ficha por sector Por exemplo Diversos Bufete Diversos Papelaria Diversos Refeit rio Diversos Outros As escolas que pretendam fazer uso da op o EMENTAS com discrimina o da Folha de Consumo ter o obrigatoriamente de criar os produtos do refeit rio Nota Para as escolas que utilizam o software GIAE Gest o Integrada para Administra o escolar dever o consultar na parte final deste manual o Anexo 3 C digo do Produto Nome do Produto Sector Bufete O Papelaria O Refeit rio O Outros 4 5 Subs dios Preencher com os valores definidos anualmente para c lculo e posterior enquadramento dos alunos candidatos a apoios sociais O preenchimento deste ficheiro necess rio para poder util
27. enquadramento no respectivo escal o Para que o c lculo seja efectuado necess rio que o ficheiro referido no ponto 4 5 deste manual seja previamente preenchido E A N Processo Prog Alunos Candidatura ao Ano Lectivo N Processo do Aluno ENTER para confirmar 2007 2008 Nome do Aluno Data de Nascimento Carlos Alberto dos Santos Lopes 14 06 1990 EE Nome do Pai Nome da M e Jorge Alberto Lopes Ana Lu sa Gomes dos Santos Localidade Agregado Familiar Foto Lisboa Ano a Frequentar Deficiente Rendimento Anual Bruto X H o Encargos Habita o anual Impostos Contribui es Despesas Anuais com Sa de Rendimento Per Capita Escal o Bolsa de M rito i o vy Observa es Vejamos agora algumas indica es para o preenchimento desta ficha No canto superior direito da ficha existe uma caixa que permite a pesquisa dos alunos com base no N de Processo A pesquisa feita directamente no ficheiro do programa JPM ALUNOS desde que na op o UTILITARIOS Defini es de Rede esteja configurado o caminho para a base de dados do programa Alunos Assim este processo de pesquisa s poss vel para as escolas que utilizem o programa JPM ALUNOS e no programa SASE seja utilizado o mesmo N de Processo Existe na ficha outro campo para introduzir o N Processo do Aluno quando nesta op o a escola adopta um n mero diferente do utilizado no programa Alunos Embora o utilizador possa adoptar qualquer N
28. gisto destes encargos atribua o n mero de documento usado em 2007 antecedido da letra A mai scula Na data de lan amento digite 01 01 2008 Proceda ao registo da Receitas N o Cobradas que se encontram por liquidar Nestes lan amentos digite a data de 01 01 2008 Controlo de Mercadorias Verifique e actualize se necess rio a exist ncia transferida do ano anterior No Fecho de Ano a exist ncia final registada com data de 31 12 2007 transferida para o novo ano com data de 01 01 2008 exist ncia inicial Se ap s o fecho de ano efectuou altera es no ficheiro de mercadorias tenha em aten o s necess rias altera es a efectuar na exist ncia transitada Refei es Verifique e complemente a informa o transitada nas op es de Ementas Refei es Ligeiras e Senhas do Refeit rio tendo em aten o as orienta es referidas neste manual sobre o funcionamento de cada uma destas op es Na op o de Leite Escolar registe um movimento por cada escola onde este produto seja consumido Nestes lan amentos digite a data de 01 01 2008 e preencha apenas o campo Recebido do Fornecedor com o n mero de unidades em armaz m Cumpra rigorosamente as orienta es transmitidas neste manual A JPM amp ABREU reserva se no direito de imputar escola o custo pelos servi os prestados na correc o de anomalias graves originadas pelo n o cumprimento dos procedimentos referidos neste manual 27 ANEXO 2
29. ipamento com os seguintes caracter sticas m nimas Computador Pentium IV com 512Mb de Mem ria Sistema Operativo Windows 2000 2003 XP Impressora de jacto de tinta ou laser 2 2 Instala o O software est preparado para funcionar em monoposto ou num sistema de Rede Windows A instala o deste programa adopta os mesmos procedimentos que os outros programas disponibilizados pela JPM amp ABREU No GUIA de INSTALA O que acompanha este software poder o obter informa o mais detalhada 3 INFORMA ES GERAIS Para os utilizadores que j conhecem outros dos nossos programas em ambiente Windows poder o constatar que os procedimentos t cnicos adoptados para funcionar com este software s o id nticos No entanto abordaremos de seguida os procedimentos mais frequentes e comuns s diversas op es Quando se carrega o programa solicitado o nome e c digo do utilizador Estes c digos s o definidos na op o pr pria que se encontra dispon vel na rea de Ficheiros Ap s a instala o aceda ao programa com o nome de utilizador GESTOR e c digo de acesso gestor Posteriormente o c digo de acesso do GESTOR dever ser alterado C digo de Acesso Confirmar Cancelar Ap s digitar correctamente o c digo de acesso entra no MENU PRINCIPAL do programa Esta imagem est dividida em duas partes Do lado esquerdo as reas de trabalho e do lado direito s o apresentadas as
30. ir da vers o antiga vers o 3 3 Ap s os procedimentos referidos no ponto 1 instala o aceda nova vers o e preencha os dados solicitados nas seguintes op es tendo em aten o as orienta es referidas neste manual Ficheiro de servi os Ficheiro de Escolas Defini es de Rede 4 A partir da op o correspondente que se encontra dispon vel na rea de UTILIT RIOS proceda a uma primeira convers o dos dados da vers o 3 para a vers o 4 Dadas as altera es implementadas nesta nova vers o com particular destaque para introdu o de novas op es e funcionalidades esta convers o vai originar algumas diverg ncias comparativamente aos dados lan ados na vers o anterior N o tem qualquer problema dado que o objectivo desta primeira convers o apenas possibilitar ainda durante o m s de Dezembro a cria o do ficheiro XML e consequente exporta o de dados para o ME permitindo assim escola validar a estrutura do ficheiro e garantir que est em condi es de efectuar as exporta es seguintes 5 Depois de efectuar o procedimento referido no ponto anterior vai verificar a aus ncia de dados nas novas op es bem como em op es j dispon veis na vers o anterior que a escola nunca utilizou Por exemplo Transportes Leite Escolar e Refei es Servidas Para testar o funcionamento do sistema proceda cria o e exporta o de UM ficheiro XML relativo ao m s de NOVEMBRO ou DEZEMBRO no caso de
31. istar os encargos assumidos e por liquidar na data em que inicia a utiliza o do programa No registo destes encargos atribua o n mero de documento usado em 2007 antecedido da letra A mai scula Na data de lan amento digite 01 01 2008 Os restantes campos devem ser preenchidos da mesma forma que para os lan amentos correntes 7 Proceder ao registo da Receitas N o Cobradas que se encontram por liquidar Nestes lan amentos digite a data de 01 01 2008 8 Efectuar o lan amento dos saldos transitados do ano anterior 9 Na rea de trabalho Controlo de Mercadorias Exist ncia Final registe a exist ncia apurada no final do trimestre imediatamente anterior ao in cio do programa Se iniciar o programa no princ pio do ano Janeiro de 2008 o lan amento da exist ncia inicial ter a data de 01 01 2008 28 10 Recomendamos ainda que na rea de REFEI ES sejam registados os movimentos de Senha de Refeit rio e Ementas desde o in cio do ano escolar em curso Na op o de SENHAS podem efectuar apenas um lan amento mensal por escola onde funcione refeit rio agrupando o total das refei es do m s Nas EMENTAS poder o efectuar tamb m um registo mensal por escola onde funcione refeit rio indicando no campo Valor Total da Despesa o custo do total das refei es do m s Nestes lan amentos digite a DATA do ltimo dia de cada m s Estes lan amentos s o facultativos O seu registo no programa permite escola fazer us
32. izar a op o de Candidatura a Subs dios Sempre que estes valores forem alterados entre nesta op o e proceda sua actualiza o Considerando que o prazo para requerer os Aux lios Econ micos e consequente introdu o de dados na op o de Candidatura a Subs dios ocorre antes da publica o da actualiza o de valores para o ano escolar seguinte poder adoptar os seguintes procedimentos a Ap s recep o e tratamento dos boletins de candidatura proceda introdu o dos dados na op o de Candidatura a Subs dios b Considerando que a introdu o de dados referida na al nea anterior poder ocorrer durante o m s de Maio ou Junho o c lculo do escal o ser efectuado com base nos valores que se encontram registados nesta ficha c Quando forem publicados os novos valores para o ano lectivo seguinte edite esta ficha actualize os valores e fa a uso do bot o Recalcular Escal o O programa acede ao ficheiro de Candidaturas a Subs dios localiza todas as fichas criadas para o novo ano escolar e actualiza automaticamente o escal o de acordo com os novos valores previamente indicados Com este procedimento o utilizador n o precisa de aguardar pela publica o dos valores para o ano seguinte podendo desde logo iniciar no programa o lan amento das candidaturas para o novo ano escolar Ano Lectivo 2008 2009 Recalcular escal o 0 4 6 Escolas Este Ficheiro assume particular import ncia no caso dos
33. las incluem no N DOC uma letra para identificar o sector a que respeita o encargo tenha em especial aten o que a letra deve ser digitada no final do n mero sem qualquer espa o de separa o Exemplo 345B No lan amento inicial de encargos por liquidar que transitam do ano anterior o N DOC obrigatoriamente antecedido pela letra A mai scula Dado que o programa apenas permite efectuar pagamentos para encargos registados colocam se algumas excep es com tratamento espec fico no programa E o caso da transfer ncia de lucros do Bufete e outros movimentos equiparados onde a sa da do dinheiro pagamento n o corresponde a um encargo real Nestes casos no registo de encargo dever obrigatoriamente ser atribu do um N mero de Documento iniciado pelas letras TR mai sculas seguido de algarismos Por exemplo TROO1 TROO2 TROOS etc ATEN O Em todas as op es deste programa o campo N DOCUMENTO tem tratamento alfanum rico Desta forma na impress o de listagens a ordena o apresentada da seguinte forma 1 11 111 2 22 222 3 33 is Para que a ordena o de um campo alfanum rico possa corresponder a uma ordena o num rica recomenda se a utiliza o do mesmo n mero de d gitos na atribui o do N de Documento A escola dever prever o n mero m ximo de documentos a lan ar em cada ano e adoptar a seguinte metodologia Exemplo 001 002 ou 0001 0002 0008 ou 0001B 0002P 0008R
34. m cada registo deve ser indicado o n mero de alunos transportados cuja situa o corresponda ii aos par metros indicados nos campos anteriores O registo desta informa o obrigat rio para Local de Origem efeitos de exporta o de dados para o ME N de Alunos Transportados 5 6 Exporta o Escal o Alunos Esta op o apenas pode ser utilizada pelas escolas que utilizem o programa JPM ALUNOS Considerando que no programa SASE efectuado o tratamento das candidaturas a subs dios e consequente enquadramento no respectivo ESCALAO esta op o permite o preenchimento actualiza o do escal o na ficha do aluno programa ALUNOS O recurso a esta op o obriga a que o programa ALUNOS j se encontre em uso no ano lectivo a que respeita a candidatura Ap s a constitui o de turmas e inscri o dos alunos nas respectivas turmas est o reunidas as condi es para a utiliza o desta op o 8 Exporta o de Escal o Alunos Ano Lectivo 2007 2008 Esta op o apenas dever ser utilizada quando na rea de candidatura a Subs dios atribu do o N de Processo usado no programa ALUNOS QI Exportar a Regressar ao Menu 13 6 MOVIMENTOS FINANCEIROS 6 1 Encargos Nesta op o registam se todos os Encargos assumidos pela escola N Documento Corresponde ao atribu do no Di rio de Facturas e o sistema n o permite a sua repeti o Constando se que algumas esco
35. mentos N de Alunos Matriculados Lo ss E Consumido Cedido Anomaliado Os registos devem ser individualizados por escola De acordo com o crit rio adoptado pela escola os lan amentos podem ser efectuados diariamente semanalmente ou mensalmente O campo N Alunos Matriculados importa o valor que estiver indicado no Ficheiro de Escolas podendo o utilizador alterar esse valor em caso de detectar alguma incorrec o 10 UTILITARIOS As op es dispon veis nesta rea adoptam os mesmos procedimentos t cnicos que as restantes aplica es da JPM amp ABREU utilizadas pela escola 10 1 C pia de Seguran a Destina se realiza o de c pias de seguran a Sempre que utilizar esta op o o programa n o pode estar a ser utilizado noutros terminais Fa a periodicamente c pias de seguran a atrav s da op o USO INTERNO As c pias de APOIO TECNICO destinam se exclusivamente ao envio para os nossos servi os sempre que tal seja solicitado para corrigir alguma anomalia 10 2 Restauro de C pia Sempre que detectar alguma anomalia t cnica na base de dados poss vel atrav s desta op o repor os dados da ltima c pia de seguran a Quando utilizar esta op o os restantes terminais n o podem estar a usar o programa 22 10 3 Manuten o de Dados Sempre que surja algum problema no funcionamento do programa em particular anomalia t cnica nos dados introduzidos utilize esta op o para tentar
36. o das op es de consultas sobre refei es 11 Na op o de Leite Escolar registar um movimento por cada escola onde este produto seja consumido Nestes lan amentos digitar a data de 01 01 2008 e preencher apenas o campo Recebido do Fornecedor com o n mero de unidades em armaz m 12 Na op o Defini es de Rede da rea de UTILIT RIOS verificar se as defini es est o correctamente indicadas Cumpra rigorosamente as orienta es transmitidas neste manual A JPM amp ABREU reserva se no direito de imputar escola o custo pelos servi os prestados na correc o de anomalias graves originadas pelo n o cumprimento dos procedimentos referidos neste manual 29 ANEXO 3 Procedimentos a observar pelas escolas que utilizam o software GIAE Gest o Integrada para Administra o Escolar Com o objectivo de evitar a duplica o de tarefas por parte dos utilizadores para as escolas que utilizam o software GIAE deixamos aqui as seguintes orienta es 1 No caso das escolas que utilizam o GIAE com recurso s funcionalidades de gest o de stocks nos sectores do BUFETE e PAPELARIA n o se justifica a utiliza o no programa SASE dessas mesmas funcionalidades O tratamento efectuado no GIAE e os mapas e listagens obtidos nessa aplica o permitem o controlo completo da gest o de mercadorias e produtos nesses dois sectores 2 No que se refere gest o de mercadorias no sector do REFEIT RIO o GIAE n o permi
37. olar Despesas 5 5 Transportes cgansr so nddia ss or pebnddds ana pas diana dada 5 6 Exporta o Alunos Escal o 6 MOVIMENTOS FINANCEIROS Ds Encargos sne ra ua E co SDL CSS 6 2 Pagamentos sans canas pride aos ad as 6 3 SE A 6 6 ardena AA EEEE E TO PRI NDA 6 4 ROCGITAS sn on natas qua a dia iii 6 5 Receitas N o Cobradas 6 6 Lan amento de saldos i 7 CONTROLO DE MERCADORIAS RA Entrada S 2 paira Diga a has SOLO has nas TED ALTAS baia E A DS q Cu a DD 7 3 Perdas e Danos eenen 7 4 Exist ncia Final cu spstasssstaarere estaca ci parede rante nies tara 7 5 Consulta de Stocks iiii iss 8 MAPAS E LISTAGENS 5204 petaszeno o para gas UNS SR Ep da 9 REFEI ES 9 1 Registo de Ementas nssssl 9 2 Refei es Ligeiras 9 3 Registo de Senhas do Refeit rio 9 4 Ementas por Custo Custo M dio por Refei o 9 5 L ite ESCOAR ineen enre rsae eA eae 10 OTILITAR IOS ann nnan kannan a a aa ee ANEXOS e E E A E E ET ON 1 INTRODU O A gest o administrativa e financeira dos Servi os de Ac o Social Escolar uma tarefa com alguma complexidade dado os variados sectores a coordenar Aux lios Econ micos Refeit rio Bufete Papelaria Transportes Seguro Escolar e Leite Escolar exigindo uma recolha permanent
38. os nossos servi os de apoio t cnico 23 10 7 Eliminar Movimentos Nesta vers o do programa deixou de existir a op o para fecho do ano lectivo Com o Fecho de Ano Econ mico os dados introduzidos nos ficheiros que t m tratamento por ano escolar n o s o eliminados transitando para o ano seguinte Apesar deste dados coabitarem no mesmo ficheiro com os dados do ano actual o programa est preparado para efectuar o tratamento da informa o relativa a cada ano Com o objectivo de reduzir o n mero de registos nestes ficheiros a op o ELIMINAR permite retirar da base de dados todos os registos com data de lan amento inferior a 01 09 do ano actual de trabalho 2 Por exemplo se em 2009 fizer uso desta op o ser o eliminados do ano actual os movimentos registados at 31 08 2007 Aten o Estes movimentos s o eliminados do ano actual para reduzir a quantidade de dados nos ficheiros mas toda a informa o continua dispon vel na consulta de anos anteriores Nota Esta op o apenas estar dispon vel a partir de 2009 10 8 Enviar Informa o ME Tal como j acontece com os programas GPV CONTAB e ALUNOS esta op o permite a cria o de um ficheiro em formato XML a enviar mensalmente para o Minist rio da Educa o A cria o do ficheiro e consequente envio dever ocorrer mensalmente de acordo com o calend rio a definir pelo ME Os procedimentos a ter em considera o no uso desta op o s o o
39. regularizar a situa o Se n o resolver o problema entre em contacto com os nossos servi os de apoio Quando utilizar esta op o os restantes terminais n o podem estar a usar o programa 10 4 Abertura de Anos Esta op o permite a consulta de anos anteriores e posterior regresso ao ano actual de trabalho 10 5 Defini es de Rede Exemplo m Defini es de Rede Direct rio do Programa no Servidor iservidor programas JPM SASE ros Direct rio de Ficheiros Comuns no Servidor iservidor programas JPM comum amp Direct rio do Programa Alunos opcional iservidor iprogramas jpm alunos amp Direct rio do Programa GIAE opcional uservidoriprogramas giae amp td Sair e Gravar 2 Sair Sem Gravar Nesta op o s o indicados os caminhos para liga o base de dados tal como acontece com os restantes programas da JPM amp ABREU As duas ltimas linhas apenas devem ser preenchidas pelas escolas que utilizam os correspondentes programas e pretendam efectuar a sua liga o ao SASE 10 6 Fecho de Ano Esta op o utilizada para proceder ao Fecho de Ano Econ mico ap s efectuados todos os lan amentos relativos ao ano a fechar Antes de executar esta opera o actualize a c pia de seguran a para guardar em arquivo e certifique se que mais nenhum terminal est a usar o programa Em caso de anomalia n o repita a opera o sem contactar primeiro
40. ria Produtos Aquisi o Livros Alunos Aquisi o Livros Biblioteca Aquisi o Livros Pr mios Preencha a Data de Pagamento Descri o N Requisi o quando emitida e N de Documento O N de Documento corresponde ao registo da Folha de Cofre O N DOC usado nas op es de Pagamentos Receitas e Banco corresponde a uma nica s rie Por outras palavras no conjunto dos movimentos registados nestas tr s op es o programa nunca deixa repetir o mesmo n mero de documento No que respeita ao s valor es a digitar corresponde m discrimina o do pagamento tal como apresentado no verso do mapa de an lise financeira 6 3 Banco Registe nesta op o todo o movimento banc rio Cada lan amento dever ser classificado em Dep sito Levantamento Juros ou Requisi o de Cheques O preenchimento em qualquer altura do N de Cheque e do campo Reconciliado permitir obter uma listagem de reconcilia o banc ria O campo Reconciliado dever ser preenchido com N o no momento do lan amento e ap s cruzamento com o extracto banc rio alterado para Sim Para o efeito basta editar o registo alterar o conte do deste campo e voltar a gravar 6 4 Receitas Nesta op o efectuado o registo de todas as import ncias recebidas O N de Documento correspondente ao atribu do na Folha de Cofre tal como acontece em Pagamentos e Banco Relembramos que no conjunto desta tr s op es o programa n o deix
41. s mesmos que a escola adopta para os programas acima referidos Tenha em especial aten o que o envio de informa o para o ME obriga utiliza o das seguintes op es do programa quando a escola tem movimento nessas reas Gest o de Apoios Candidatura a Subs dios Gest o de Ac o Social Seguro Escolar Acidentes e Despesas Transportes Movimentos Financeiros Encargos Pagamentos Receitas Receitas N o Cobradas Refei es Refei es Ligeiras Registo de Senhas Refeit rio Leite Escolar Nota A contagem dos dias de funcionamento relativamente ao servi o de Refei es e distribui o de Leite calculado com base nas datas dos registos efectuados em cada op o pressupondo o registo individualizado por data de funcionamento No caso da escola optar por juntar o movimento de v rios dias num nico lan amento tenha em aten o mensagem que apresentada no momento da cria o exporta o do ficheiro XML 24 10 8 Exportar Base de Dados De acordo com o estipulado no Contrato Licen a as bases de dados do programa encontram se protegidas com uma password Esta op o permite efectuar uma c pia integral das bases de dados permitindo a sua utiliza o por via externa ao funcionamento do programa As escolas que necessitem de activar este procedimento devem contactar os nossos servi os 10 9 Convers o de Dados SASE vers o 3 para vers o 4 A utiliza o desta op o aplica se
42. te esse tratamento Assim caso a escola pretenda elaborar diariamente a Folha de Consumo torna se necess rio utilizar no programa SASE as op es da rea de Controlo de Mercadorias relativamente ao sector do Refeit rio 3 As escolas que utilizam o m dulo do Refeit rio para controlo das refei es encomendadas vendidas e servidas encontram na op o Registo de Senhas do Refeit rio do SASE uma fun o que lhes permite a importa o directa desta informa o Considerando que as refei es dos alunos do Ensino Recorrente e dos Cursos de Educa o e Forma o ter o que ser introduzidas no SASE de acordo com os n veis de ensino 1 Ciclo 2 Ciclo 3 Ciclo e Secund rio tenha em especial aten o a mensagem que apresentada pelo programa ap s a importa o di ria das refei es Tenha ainda em aten o que esta funcionalidade n o pode ser usada nos Agrupamentos onde funciona mais do que um refeit rio Neste caso e com base nos mapas de refei es obtidos a partir do GIAE proceda ao lan amento manual das refei es individualizado por escola onde funcione refeit rio Caso a escola n o utilize a op o de Folha de Consumo o lan amento de refei es pode ser efectuado num nico lan amento mensal relativo a cada escola com refeit rio 30
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