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MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

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1. MANUAL DE GESTAO DE DOCUMENTOS Cadernos T cnicos do Arquivo P blico Mineiro N 3 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 2 Edi o Revista e Atualizada Texto de Emilia Barroso Cruz Belo Horizonte Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais Arquivo P blico Mineiro 2013 Governador do Estado de Minas Gerais Antonio Augusto Junho Anastasia Secret ria de Estado de Cultura Eliane Denise Parreiras Superintendente do Arquivo P blico Mineiro Vilma Moreira dos Santos Diretora de Gest o de Documentos Augusta Aparecida Cordoval Caetano Diretora de Acesso Informa o e Pesquisa Alessandra Palhares Diretor de Arquivos Permanentes Ana Maria de Souza Diretor de Conserva o de Documentos Pedro de Brito Soares Coordena o editorial Augusta Aparecida Cordoval Caetano Maria de F tima da Silva Corsino Maria Cec lia Bicalho Monteiro Alves Texto de Em lia Barroso Cruz Projeto gr fico e diagrama o Daianne Cristina Fernandes Pacheco Imprensa Oficial do Estado de Minas Gerais Arquivo P blico Mineiro apm Qcultura mg gov br Av Jo o Pinheiro 372 Belo Horizonte MG CEP 30 130 180 Tel 31 3269 1167 Cruz Em lia Barroso Manual de gest o de documentos Texto de Em lia Barroso Cruz ed rev e atual Belo Horizonte Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais Arquivo P blico Mineiro 2013 146 p 30 cm Cadernos T cnicos do Arquivo P blico Mine
2. arquivos privados art 11 e gest o de documentos art 39 e documentos correntes documentos intermedi rios e documentos permanentes art 8 8 1 2 e 3 respectivamente Prote o Determina como dever do Poder P blico a gest o documental e a prote o aos documentos de arquivo art 1 e Estabelece o recolhimento institui o arquiv stica ou transfer ncia institui o sucessora dos documentos pertencentes s institui es p blicas ou de car ter p blico cujas atividades foram encerradas art 7 S 2 A elimina o de documentos p blicos s poder ocorrer mediante autoriza o da institui o arquiv stica p blica na sua esfera de compet ncia art 9 Documentos de valor permanente s o inalien veis e imprescrit veis art 10 e Arquivos privados de interesse p blico e social n o poder o ser alienados com dispers o ou perda da unidade documental nem transferidos para o exterior art 13 Determina que aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerados de interesse p blico e social ser responsabilizado penal civil e administrativamente art 25 Acesso e Permite que todo cidad o tenha acesso a informa es de seu interesse particular ou de interesse coletivo contidas em documentos dos arquivos dos rg os p blicos Com ressalva aos documentos sigilosos art 4 MANUAL DE GEST O DE DOCUM
3. um maior controle de seus dados conhecer melhor o conte do e a qualidade dos mesmos de forma r pida autom tica e eficiente SOUZA et al 1997 Al m disso a padroniza o facilitar a dissemina o e o acesso informa o oriunda de outras organiza es assim como a transfer ncia das informa es para outros sistemas A estrutura o dos metadados favorece o relacionamento e o estabelecimento de conex es entre recursos informacionais de diferentes tipos fontes e formatos O uso eficiente de metadados pelas diversas aplica es contudo requer conven es comuns sobre sem ntica sintaxe e estrutura Comunidades individualizadas de descri o de recursos definem a sem ntica como o significado de metadados que atendem a suas necessidades particulares A sintaxe o arranjo sistem tico de elementos dos dados para processamento em m quina facilitam o interc mbio e o uso de metadados dentre as m ltiplas aplica es A estrutura pode ser imaginada como um contingenciamento formal sobre a sintaxe para a representa o consistente da sem ntica E Miller citado por KRAEMER 2001 p 37 Padr es arquiv sticos de descri o que foram desenvolvidos nas ltimas duas d cadas incluem o MARC Archival and Manuscript Control AMC formato publicado pela Biblioteca do Congresso Norte Americano em 1984 o General International Standard Archival Description ISAD G publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994
4. 12 ANEXO 5 Diretrizes para Armazenamento de Documentos at 30 anos em ambientes tropiCals 2 2 trade E aa eu qu Rr n nna o e tt ut 142 13 ANEXO 6 Diretrizes para Armazenamento de Documentos por 30 anos ou mais em todas as regiDes clim ticas ier orti r Rn ien pietatis SE ecl ex aru visado iu eek aa 143 14 ANEXO 7 Rela o das Resolu es do Conselho Nacional de Arquivos 144 APRESENTACAO O Arquivo P blico Mineiro APM publicou em 2007 o seu Caderno T cnico n 1 Manual de Gest o de Documentos Publica o de extrema import ncia para os servidores p blicos respons veis pela gest o de documentos em suas institui es e principalmente para os membros das Comiss es Permanentes de Avalia o de documentos de Arquivo CPADs dos rg os e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais institui es que o Arquivo P blico Mineiro orienta na elabora o dos seus projetos de gest o de documentos A revis o e atualiza o do Manual que apresentamos agora em 2013 tornou se necess ria especialmente a partir da promulga o da Lei n 19 420 2011 que estabelece a pol tica de arquivos no Estado de Minas Gerais e da Lei Federal n 12 527 2012 que regula o acesso a informa es Nesta nova edi o ser o levadas em considera o tamb m as in meras solicita es de compartilhamento da metodologia utilizada pelo Arquivo P blico Mineiro na elabora o do Plano de Classifica o e da
5. 25 de julho de 2003 Disp e sobre os procedimentos relativos declara o de interesse p blico e social de arquivos privados de pessoas f sicas ou jur dicas que contenham documentos relevantes para a hist ria a cultura e o desenvolvimento nacional 16 15 23 de julho de 2003 15 de fevereiro de 2002 Disp e sobre as diretrizes a serem adotadas para cria o do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ Revoga a Resolu o n 9 de 1 de julho de 1997 do CONARQ substitu da pela Portaria n 05 da Casa Civil da Presid ncia da Rep blica de 7 de fevereiro de 2002 que disp e sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ 14 24 de outubro de 2001 Aprova a vers o revisada e ampliada da Resolu o n 4 de 28 de mar o de 1996 que disp e sobre o C digo de Classifica o de Documentos de Arquivo para a Administra o P blica Atividades Meio a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR e os prazos de guarda e a destina o de documentos estabelecidos na Tabela B sica de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades Meio da Administra o P blica D O U 08 02 2002 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 145 No da x Data de Publicac o Ementa Resolu o Disp e sobre a implanta o de uma p
6. Altera a Resolu o n 26 de 6 de maio de 2008 que estabelece diretrizes b sicas de gest o de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judici rio 29 29 de maio de 2009 D nova reda o ao Art 2 e ao inciso da Resolu o n 27 de 16 de junho de 2008 28 17 de fevereiro de 2009 Disp e sobre a ado o da Norma Brasileira de Descri o Arquiv stica NOBRADE pelos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquiv sticos e estabelece a obrigatoriedade da ado o do C digo de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquiv sticos CODEARQ 27 16 de junho de 2008 Disp e sobre o dever do Poder P blico no mbito dos Estados do Distrito Federal e dos Munic pios de criar e manter Arquivos P blicos na sua espec fica esfera de compet ncia para promover a gest o a guarda e a preserva o de documentos arquiv sticos e a dissemina o das informa es neles contidas 26 06 de maio de 2008 Estabelece diretrizes b sicas de gest o de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judici rio 144 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO No da Resolu o Data de Publica o Ementa 25 27 de abril de 2007 Disp e sobre a ado o do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gest o Arquiv stica de Documentos e ARQ Brasil pelo
7. CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Formul rio de identifica o de fontes Normas Espec ficas Regulamentos Cabecalho JURISDI O T tulo Numera o e data Ementa Dados da publica o que transcreveu o documento Nome da Institui o Data da compila o N mero da fonte Tipo de fonte N mero de refer ncia Ementa Endere o do site Data de in cio de vig ncia Prop sito da norma espec fica Efeitos sobre as opera es da institui o Atividades Fun es Requisitos de arquivamento Notas MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS IS Formul rio de identifica o de fontes Outras fontes incluindo Entrevistas Nome da Institui o Data da compila o Nome da fonte N mero da fonte Endere o do site Data da fonte Tipo de fonte Resumo da fonte Atividades Fun es Notas 120 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 9 ANEXO 2 FORMUL RIO DE LEVANTAMENTO DE CONTEXTO ORGANIZACIONAL Use este formul rio para consolidar as informa es colhidas sobre a institui o durante o Passo A Investiga o Preliminar O n mero da fonte no final de cada quest o uma refer ncia cruzada quest o 22 o registro das fontes Posi o 1 Quem o respons vel pela gest o deste pro
8. MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 81 se que a chave usada na conta seja um n mero de tr s algarismos e lembrando se que o sistema bin rio teremos ent o 8 possibilidades 000 001 010 011 100 101 110 111 Esses s o exemplos de chaves de tr s bits A dificuldade em quebrar uma chave de tr s bits pequena pois s o apenas oito possibilidades Mas medida que aumenta o tamanho da chave a dificuldade cresce exponencialmente Ent o s o utilizadas chaves maiores 40 56 128 bits Por exemplo Bits Possibilidades 3 8 40 1 099 511 627 776 56 72 057 594 037 927 936 128 340 282 366 920 938 463 463 374 607 431 768 211 456 Assim como as possibilidades crescem medida que as chaves crescem assim tamb m aumenta a pot ncia necess ria para o computador que est tentando quebrar a senha Em 1978 Ron Rivest Adi Shamir e Leonard Adleman desenvolveram um algoritmo implementando o por meio da multiplicac o de dois n meros primos com mais de cem d gitos Criavam assim o sistema RSA baseado em chaves p blicas que se tornou a base da criptografia contempor nea A seguran a do RSA depende da fatora o de n meros muito grandes Alguns pesquisadores afirmam que o n mero ideal de d gitos dos n meros primos usados na cria o da chave RSA est em torno de 155 J para aplica es comerciais na Internet recomenda se cerca de 200 a 220 d gitos o que garante maior seguran a MAI LINDSTAED
9. de um t tulo baseado em assuntos Em outros o primeiro de um n mero de palavras chave de peso igual 4 2 Palavra chave de segundo n vel Em alguns planos o segundo n vel intermedi rio de um t tulo baseado em assuntos Em outros o segundo de um n mero de palavras chave de peso igual 4 3 Palavra chave de terceiro n vel O terceiro n vel de um t tulo baseado em assunto MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 139 5 Descri o opcional Descri o em texto livre do conte do e ou prop sito do documento 6 Idioma opcional Idioma em que o conte do do documento foi produzido por exemplo ingl s alem o portugu s 7 Rela o Link entre um item documental e outro ou entre v rios grupos de documentos 7 1 Identidade do item relacionado obrigat rio Um nico identificador para o documento ou recurso informacional relacionado 7 2 Tipo de rela o obrigat rio 7 2 1 Cont m contido Categoria de rela o entre documentos do mesmo ou de diferentes n veis de agrupamento ou entre documentos e outros recursos informacionais Revela participa o em um n vel de agrupamento Revela um documento ou recurso informacional que faz parte de um todo definido Itens podem ser contidos em arquivos arquivos e consequentemente itens s o contidos em uma s rie 7 2 2 Pr ximo pr vio Revela que o documento a parte pr xima ou anterior na sequ
10. es atividades e transa es da institui o O Esquema de Classifica o usado para associar os documentos ao contexto de sua miss o Este um requisito chave para a produ o e captura de documentos completos e acurados O Esquema de Classifica o em conjun o com os requisitos de arquivamento identificados no Passo C fornecem a base para o desenvolvimento de duas ferramentas essenciais a gest o de documentos um plano de classifica o de documentos com controle de vocabul rio para nomear e indexar documentos em um contexto espec fico Esta ferramenta de classifica o pode MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 39 ser usada sozinha ou suplementada por outras ferramentas de indexa o e recupera o uma tabela de temporalidade e destina o de documentos de arquivo que define prazos de reten o e as a es de destina o subsequentes para v rias classes de documentos Recursos e Pr requisitos A An lise de Atividades da institui o deve ser um processo rigoroso Antes de iniciar o Passo B a equipe deve se assegurar de a ter um entendimento da institui o com a qual est trabalhando e do contexto no qual ela opera Passo A b ter uma percep o geral sobre os pontos fortes e fracos da gest o de documento e dos sistemas de arquivo na institui o Passo A c obter apoio gerencial para realizar a an lise de atividades d determinar se a institui o j teve suas atividades e processo
11. o de Documentos de Arquivo para a Administra o P blica Atividades Meio a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR e aprova os prazos de guarda e a destina o de documentos estabelecidos na Tabela B sica de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades Meio da Administra o P blica Di rio Oficial Bras lia 29 mar 1996 Suplemento n 62 BRASIL Conselho Nacional de Arquivos Resolu o n 5 de 30 de setembro de 1996 Disp e sobre a publica o de editais para Elimina o de Documentos nos Di rios Oficiais da Uni o Distrito Federal Estados e Munic pios Di rio Oficial Bras lia 11 out 1996 Se o 1 p 20 558 BRASIL Conselho Nacional de Arquivos Resolu o n 7 de 20 de maio de 1997 Disp e sobre os procedimentos para a elimina o de documentos no mbito dos rg os e entidades integrantes do Poder P blico Di rio Oficial Bras lia 23 mar 1997 Se o 1 p 10 718 BRASIL Constitui o da Rep blica Federativa do Brasil promulgada em 5 de outubro de 1988 BRASIL Decreto n 1 799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei n 5 433 de 8 de maio de 1968 que regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 31 jan 1996 BRASIL Decreto n 3 865 de 13 de julho de 2001 Estabelece requisito para contrata o de servi os
12. Atividades Subordinadas Fun o N mero de Refer ncia Atividade da Atividade MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 1127 Tabela 1 An lise de Atividades Passo B Termo da Atividade N mero de Refer ncia da Atividade Nota de Escopo da Atividade Fontes de Informa o Transa es Subordinadas Atividade N mero de Refer ncia da Transa o Transa o Processo Risco Stakeholders Natureza do Interesse 128 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Tabela 2 Identifica o de Requisitos de Arquivamento Passo C Transa o Processo N mero de Refer ncia da Transa o Processo Descri o dos Documentos do Processo Dossi Tipos de Requisitos de Arquivamento E Regimental EI Operacional Expectativa E da Comunidade Stakeholders Prazos de Guarda Fase Corrente Fase Intermedi ria Destina o Final Elimina o Guarda Permanente Justificativas Fase Corrente Fase Intermedi ria Destina o Final Unidades Administrativas Respons veis pela Transa o Fontes de Informa o MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 129 Tabela 3 Fluxo da Transa o Processo Transa o Processo N mero de Refer ncia da Transa o Proc
13. DES um tipo de criptografia sim trica muito comum em transa es comerciais O DES pode usar uma chave com 40 ou 56 bits para cifrar e decifrar dados Esse sistema possui varia es sofisticadas que permitem o uso de mais de uma chave em cada etapa da comunica o MOREIRA et al 1997 p 54 O sistema DES um algoritmo razoavelmente seguro sendo que o m todo mais vi vel de quebr lo o teste de chaves pela exaust o conhecido como ataque de for a bruta Em 1977 o DES foi escolhido pelo National Bureal of Standards NBS hoje chamado National Institute of Standards and Technology NIST como padr o americano para cifragem de dados de aplica es que n o estejam ligadas seguran a nacional Em seguida foi adotado tamb m pelo American National Standards Institute ANSI A criptografia assim trica mais segura e mais complexa Baseada em duas chaves uma p blica e outra privada utiliza a primeira para cifrar os dados e a segunda para decifrar a mensagem A chave p blica deve ser difundida entre os usu rios para que possam receber e enviar mensagens ao propriet rio das chaves Mesmo com a mensagem criptografada o invasor pode descobrir seus segredos Supondo 38 Um exemplo dessas m quinas a Enigma utilizada pelos nazistas durante a Il Guerra Mundial que consistia num dispositivo eletromec nico que alternava caracteres por meio de um circuito de cilindros misturadores BARRETO 2000 p 115
14. H dois tipos de criptografia computacional a sim trica que usa uma chave privada e a assim trica que utiliza duas chaves uma p blica e outra privada Na criptografia sim trica a chave usada para cifrar dados e criar um novo documento agora codificado Ao transmitir um documento criptografado o usu rio encaminha separadamente a mensagem e a chave que ser o recebidas pelo destinat rio Apesar de r pida essa t cnica de criptografia n o muito segura uma vez que um intruso pode interceptar tanto a mensagem quanto a chave e assim ter acesso ao conte do do documento A intercepta o ocorre durante o envio da mensagem o que torna dif cil a percep o da invas o Ao quebrar a chave criptogr fica o interceptador pode n o s ter acesso ao seu conte do como tamb m modific lo e remeter a mensagem adiante De posse da chave criptogr fica pode inclusive gerar novas mensagens e encaminh las passando se pelo mesmo emissor daquela inicialmente interceptada O uso mais seguro do sistema sim trico a codifica o de dados locais no qual o usu rio cifra os dados em seu pr prio equipamento e somente ele tem conhecimento da chave A cifragem de um arquivo de passwords em que apenas o sistema conhece a chave a ser usada um exemplo No caso de comunica o entre dois usu rios o mais adequado a troca de chaves em um primeiro momento com posterior troca de mensagens O sistema Data Encryption Standard
15. a identifica o e descri o de documentos por s ries ou classes b listagem destas s ries e classes para retenc o ou destinac o c avalia o para determinar quais documentos s o de guarda permanente d elimina o peri dica dos documentos destitu dos de valor permanente e recolhimento dos documentos permanentes para a institui o arquiv stica Essas atividades geram uma economia tang vel e poupa gastos mais rapidamente do que muitos outros elementos da Gest o de Documentos especialmente se associados ao uso de dep sitos de arquivo intermedi rio RHOADS 1989 2 3 1 Produ o A primeira fase da gest o documental inicia se com a produ o do documento de arquivo Neste momento s o definidas normas para sua cria o que v o desde as caracter sticas f sicas do suporte material tamanho formato esp cie at as formas de registro da informa o Essa interven o visa n o s economia e racionaliza o no uso dos recursos materiais humanos e tecnol gicos mas tamb m preserva o da integridade f sica e intelectual do documento e consequentemente ao acesso informa o nele registrada Materiais e tecnologias s o selecionados como os mais adequados a cada tipo de registro segundo a linguagem utilizada textual sonoro iconogr fico filmogr fico seu per odo de guarda nas fases corrente e intermedi ria e sua destina o final elimina o ou guarda permanente 2 3 2 Utiliza
16. e o Encoded Archival Description EAD adotado como padr o pela Sociedade de Arquivistas Americanos SAA em 1999 Apesar de ter surgido primeiramente sob a forma impressa o metadado arquiv stico tem sido distribu do on line por meio do Research Libraries Information Network Archival and Mixed Collections file RLIN AMC do Archives USA e de sistemas de informa o arquiv stica baseados no EAD como o On line Archive of Calif rnia GILLILAND SWETLAND 20002 J o Reference Model for Open Archival Information System modelo OAIS foi desenvolvido para o ambiente eletr nico configurando se em um esfor o de fornecer uma estrutura de alto n vel para o desenvolvimento e compara o de arquivos digitais O modelo OAIS foi concebido especificamente para ser aplicado em organiza es que t m a responsabilidade de manter acess veis informa es em longo prazo Mas tamb m pode ser utilizado pelas organiza es ou indiv duos que criam essas informa es que necessitam de preserva o permanente ou que utilizam informa es provenientes de tais arquivos A utiliza o dos metadados pelas organiza es governamentais ou n o tem o prop sito de fornecer aos usu rios toda a informa o dispon vel e relevante acerca do documento eletr nico mantendo acess vel a sua cadeia cont nua de cust dia As informa es organizadas pelo metadado podem ser expl citas como o t tulo de um documento ou impl citas como o tipo de let
17. ficas do acervo Registro e controle de fluxo O registro e o controle de fluxo dos documentos digitais s o compostos do acompanhamento da tramita o dos documentos nas diversas unidades da institui o respons veis pela execu o da atividade que lhe deu origem anexando outras informa es ou documentos ao dossi at a finaliza o da tarefa e consequente arquivamento Algumas ferramentas podem ser usadas para auxiliar nesta atividade como o workflow para mapeamento e controle do fluxo de atividades e o metadado para registro de acesso altera es e anexa es 32 Ver metodologia de elabora o de Planos de Classifica o p 39 73 33 Ver exemplo de metadado no ANEXO 1 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS TH Arquivamento Na atividade de arquivamento s o estabelecidas regras para encaminhamento dos documentos para arquivamento no arquivo corrente central e para a transfer ncia para o arquivo intermedi rio segundo tabela de temporalidade do rg o Nesta etapa s o fixados procedimentos de preserva o e manuten o de acesso aos documentos digitais arquivados definindo o acondicionamento condi es de armazenamento e mantendo as restri es de acesso definidas previamente por interesse da institui o ou por for a de lei O arquivo nacional do Reino Unido The National Archives determina para as ag ncias do governo sob sua jurisdi o que sejam feitos dois backups um Master de Preserva o a
18. o A segunda fase est ligada basicamente s formas de recupera o da informa o arquiv stica Para tanto necess ria a elabora o de planos de classifica o padronizados para a institui o tendo como fundamento as fun es e atividades executadas Os m todos de classifica o mais significativos segundo Silva Ribeiro Ramos e Real s o O sistema filing dos americanos baseado numa ordena o alfab tica o sistema franc s dos dossiers que agrupa os documentos de acordo com os assuntos que tramitam nas administra es e admite a pr tica de reclassifica o nos arquivos hist ricos o registratur alem o que tem como base um aktenplan ou seja um plano de classifica o as classifica es decimais usadas em diversos pa ses Holanda Dinamarca B lgica etc a planifica o sovi tica estabelecendo quadros de classifica o nem sempre org nicos SILVA et al 1998 p 140 O plano de classifica o indica a organiza o dos documentos desde sua origem com base em esquema sistematizado das fun es e atividades desenvolvidas pela administra o que MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS Dii OS gerou e padroniza a forma de arquivamento propiciando a recupera o dos documentos de forma eficaz O controle de tramita o interna e externa pelo servi o de protocolo racionaliza e facilita a localiza o da documenta o Registro e Controle de Fluxo A acumula o e organiza o de docum
19. o plataforma 17 4 10 Migra o software Ver definic o dos subelementos dos tipos de a o de preserva o 17 2 18 Localiza o A localiza o atual f sica ou sistema do documento Detalhes sobre a localiza o onde o documento normalmente est como um cart rio 18 1 Localiza o corrente obrigat rio Localiza o atual do documento No caso de c pias dos documentos organiza o externa que armazena os documentos ou departamento interno da pr pria ag ncia que armazena o documento No caso de documentos eletr nicos indiv duo a quem o sistema de arquivamento disponibilizou o documento ver booked localiza o do documento armazenado offline em uma m dia tempor ria ou localiza o do sistema do qual o documento foi removido 18 2 Detalhes do local obrigat rio Nome e endere o da organiza o que armazena o documento 18 3 Detalhes do armazenamento obrigat rio Informa es sobre localiza o espec fica de armazenamento dos documentos e qualquer condi o especial sob as quais ele est armazenado 18 4 Identificador dos sistemas de arquivamento opcional Identificador nico para um sistema de arquivamento de uma ag ncia da qual o documento faz parte ou armazenado 19 Destina o Informa o sobre pol ticas e condi es que dizem respeito ou controlam a destina o autorizada dos documentos Informa o sobre as autorida
20. o registrada independentemente da forma ou suporte criada recebida e mantida por uma ag ncia institui o organiza o ou pessoa na consecu o de suas obriga es legais ou de seus neg cios DICTIONARY 1988 p 128 tradu o nossa Caracter sticas O documento de arquivo possui quatro caracter sticas 1 produ o ou recep o por uma organiza o 2 provas de transa es passadas 3 organicidade e 4 originalidade A primeira relaciona se ao motivo pelo qual o documento foi produzido e acumulado S o documentos de arquivos aqueles recebidos produzidos e ou acumulados por pessoa f sica ou jur dica no desenvolvimento de uma atividade organizada para a consecu o de um determinado fim 12 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Asegunda caracter stica est relacionada aos valores pelos quais os arquivos s o preservados A constitui o e a prote o dos arquivos visam manuten o de provas de transa es j conclu das Tais provas podem ter car ter legal ou informativo para a pesquisa cient fica Aterceira caracter stica diz respeito organicidade Luciana Duranti 1994 desmembrou essa particularidade em duas o inter relacionamento e a naturalidade O inter relacionamento diz respeito s rela es estabelecidas entre os documentos no andamento das transa es que lhes deram origem A preserva o dessas rela es implica a preserva o do significado dos documentos diante da totalidade
21. o tomada As consequ ncias destes eventos podem incluir perdas financeiras embara o p blico ou atrasos inaceit veis Um bom sistema de gest o de documentos deve ser capaz de auxiliar na redu o destes riscos A avalia o de risco no n vel funcional d suporte s reas priorit rias para futuras an lises e identifica reas organizacionais respons veis por fun es que requerem uma pr tica e um treinamento mais rigorosos Algumas reas de risco s o identificadas na Investiga o Preliminar ver Anexo 2 itens 14 17 e 19 A equipe deve relacionar estas reas de risco s fun es e atividades relevantes A an lise das fontes neste est gio pode revelar outras reas de risco por exemplo legisla o que permite a aplica o de penalidades severas pela n o conformidade de determinadas reas ou riscos que podem ser identificados nos workshops com os funcion rios Registro das informa es coletadas O Esquema de Classifica o de Fun es a representa o das fun es atividades e transa es conduzidas pela institui o Para os passos futuros e para justificar a identifica o das entidades feita pela equipe necess rio registrar esta an lise das fun es atividades e transa es A equipe pode incluir informa es como legisla o e outras fontes que d o suporte s fun es e s atividades e riscos associados com cada fun o e atividade e stakeholders que tem interesse nas fun
22. rio criar qual forma a evid ncia toma por quanto tempo deve ser mantida e que tipo de acesso restrito ou irrestrito deve ser proporcionado atrav s dos anos Estes requisitos de arquivamento s o identificados por meio de uma an lise sistem tica das necessidades operacionais das obriga es legais e regimentais e das expectativas da comunidade tanto quanto da avalia o dos riscos a que a institui o est exposta se as evid ncias de suas atividades n o estiverem dispon veis Este passo essencial para a elabora o da Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Ele fornece as justificativas para a manuten o e elimina o dos documentos MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS Sil Para completar o Passo C a equipe deve e localizar as fontes relevantes e identificar os requisitos de arquivamento impostos pela legisla o regimento e comunidade e documentar a identifica o dos requisitos de forma apropriada para os prop sitos de refer ncia e determinar e documentar quais os requisitos identificados ser o apresentados Benef cios de se identificar os requisitos de arquivamento Para completar este passo a equipe deve contar com um entendimento dos requisitos da institui o para produzir e manter documentos como evid ncia de suas atividades uma avalia o do n vel de exposi o a riscos relacionados s evid ncias tais como falhas de accountability a es legais e per
23. rios ou diretrizes provenientes de reclama es e ou queixas apresentadas ao ouvidor da institui o e auditorias realizadas por rg o externo e inspe es administrativas ou judiciais MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 55 comit s de inqu rito e comiss es independentes de investiga o e pol ticas e diretrizes promulgadas pelo Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais Uma falha ao reconhecer os requisitos resultantes destas fontes pode expor a institui o a penalidades e a processos judiciais V rios padr es de procedimentos e de melhor pr tica al m de diretrizes adotadas ou endossadas pela institui o podem ser relevantes e incluem e Intemational Organization for Standardization ISO 15 489 sobre gest o de documentos Intemational Organization for Standardization ISO s rie 9 000 sobre padr es de qualidade de gest o e padr es de desenvolvimento de softwares e padr es de documenta o Funcion rios da institui o Al m das fontes documentais pessoas chaves na institui o podem fomecer informa es detalhadas sobre as atividades e processos tanto como perspectivas teis sobre a necessidade de se criar e preservar alguns documentos em particular Os gestores muitas vezes podem proporcionar equipe uma grande fotografia sobre a miss o e requisitos de accountability da institui o O pessoal operacional normalmente uma boa fonte para identifica o de requi
24. stico e autorizando a destrui o daqueles restantes de forma cont nua e depois de cumpridos os prazos de reten o ou da ocorr ncia de a es ou eventos espec ficos DICTIONARY 1988 p 131 tradu o nossa Esse registro esquem tico do ciclo de vida dos documentos determina os prazos de guarda dos mesmos nos arquivos corrente e intermedi rio e sua destina o final que vem a ser o recolhimento ao arquivo permanente ou sua elimina o O instrumento de destina o vinculado ao plano de classifica o utilizado na segunda fase do processo de gest o documental facilita n o s os procedimentos de transfer ncia recolhimento e elimina o mas tamb m a identifica o de documentos de valor probat rio e informativo destinados guarda permanente distinguindo os daqueles destitu dos de valor secund rio e portanto destinados elimina o A distin o dos documentos de valor permanente no momento da sua cria o possibilita a escolha de materiais e t cnicas de produ o adequados MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS PS Avaliac o e Selec o Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necess rio para o cumprimento das atividades que o geraram O processo de avalia o e sele o de documentos tem como objetivo a reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos b aumentar o ndice de recupera o da informa o c garantir condi es de conserva o dos documentos de valor p
25. veis pela tomada de decis o Al m do corpo legislativo necess ria a aloca o de recursos humanos financeiros e materiais para a cria o de uma verdadeira pol tica de arquivos A legisla o essencial para criar uma rede arquiv stica vi vel ou pelo menos para consolidar as infra estruturas existentes e preparar os desenvolvimentos futuros ROUSSEAU COUTURE 1998 p 159 Em alguns pa ses apesar das medidas legislativas publicadas e dos regulamentos de aplica o os servi os de arquivo continuam mal organizados ou at mesmo inexistentes Muitas vezes o rg o consultivo dos arquivos tem uma exist ncia mais te rica do que real Os Arquivos v em se impedidos de desempenhar corretamente as suas atribui es em mat ria de transfer ncia ou de conserva o pois os instrumentos postos sua disposi o revelam se ineficientes pobreza de meios financeiros locais demasiado ex guos car ncia de pessoal de arquivo ROUSSEAU COUTURE 1998 p 159 No plano internacional h uma tend ncia de alargamento da abrang ncia da arquiv stica com a legisla o abordando a organiza o e o tratamento dos arquivos correntes e intermedi rios al m dos permanentes Na pr tica no entanto a arquiv stica tradicional centrada nos arquivos definitivos permanece preponderante enquanto a gest o dos arquivos correntes e intermedi rios est em estado de desenvolvimento A legisla o arquiv stica reflet
26. 2 17 Divulga o com limita es Documento disponibilizado apenas para algumas pessoas definido pela ag ncia ou apenas partes se es ou conte dos limitados 15 2 18 Mudan a de Indicador de publicidade Indicador de publicidade modificado adicionado ou removido de um documento 15 3 Descri o do evento obrigat rio Detalhes espec ficos do evento incluindo informa o sobre o status original as modifica es feitas as raz es das modifica es e a autoriza o das modifica es MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 157 16 Hist ria de Uso Datas e descri o das tentativas legais e ilegais de acesso e uso de um documento desde seu registro no sistema de arquivamento at sua destina o final 16 1 Data e hora do uso obrigat rio Data e hora em que ocorreu o uso ou acesso do documento 16 2 Tipo de uso obrigat rio Evento relacionado ao acesso ou uso feito do documento 16 2 1 Booked C pia do documento feita atrav s dos mecanismos oficiais do sistema de arquivamento disponibilizada ao usu rio para que ele possa trabalhar sobre esta c pia Outros usu rios podem visualizar o documento no sistema de arquivamento mas n o podem copi lo at que o usu rio original retorne com a c pia para o sistema 16 2 2 C pia Parte ou todo o conte do de um documento selecionado e colado em outro documento 16 2 3 Download Transfer nci
27. 99 007 Version 2 Specification 2 Melbourne 2003 VINAS Vicente VINAS Ruth Traditional restoration techniques a RAMP study Paris UNESCO UNISIST 1988 VOLPI Marlon Marcelo Assinatura digital aspectos t cnicos pr ticos e legais Rio de Janeiro Axcel Books 2001 WALLACE Patr cia E LEE Jo Anne SCHUBERT Dexter R Records management integrated information systems 3 ed Englewood Cliffs New Jersey Prentice Hall 1992 WALNE Peter Selected guidelines for the management of records and archives a RAMP reader Paris UNESCO UNISIST 1990 WALNE Peter Techniques modernes d administration des archives et de gestion des documents recueil de textes Paris UNESCO UNISIST 1985 116 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 8 ANEXO 1 FORMUL RIOS DE IDENTIFICA O DE FONTES Formul rio de identifica o de fontes Leis e Decretos Cabe alho JURISDI O T tulo Numera o e data Ementa Dados da publica o que transcreveu o documento Nome da Institui o Data da compila o N mero da fonte Tipo de fonte N mero de refer ncia Ementa Endere o do site Data de in cio de vig ncia Compet ncias da institui o MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS TUE Execu o de of cio Efeitos sobre as opera es da institui o Fun es Requisitos de arquivamento Notas 118
28. Como meio de armazenamento o CD ROM fornece apenas uma velocidade modesta de transfer ncia de dados entre o suporte e o computador Al m disso tem problemas de manuseio pois sua superf cie gravada fica exposta ao meio ambiente o que propicia arranh es e danos grava o Os discos pticos dos mesmos problemas dos discos magn ticos ao serem dependentes de um formato de sistema de opera o H pequena compatibilidade entre as gera es de hardwares e muitas experi ncias frustradas de migra o para novastecnologias O crescimento das taxas de densidade de grava o das m dias magn ticas supera s das m dias pticas A tecnologia ptica tem sido empurrada pela tecnologia do disco r gido magn tico que continua a proporcionar altas taxas de crescimento de densidade de armazenamento e redu o de custos Os discos pticos tendem a ser usados principalmente para distribui o e armazenamento em pequena escala As fitas magn ticas por outro lado fornecem high integrity higher speeds operating system independence file system independence greater capacity higher storage density per volume and mass and lower incremental cost for additional capacity BELL WAUGH 1999 p 13 Segundo Bell e Waugh 1999 para armazenamento em larga escala a fita magn tica a mais indicada Para documentos cujo prazo de guarda pequeno assim como o volume e em 25 alta integridade maior velocidade independ ncia
29. Data Datas e per odos fundamentais para as a es de arquivamento como cria o transa o ou ocorr ncia do registro 10 1 Data per odo de obrigat rio cria o Data e per odo em que o documento foi enviado ou recebido por uma organiza o no curso de suas atividades 10 2 Data per odo de transa o Data e per odo em que as a es ou transa es obrigat rio registradas pelo documento ocorreram 10 3 Data per odo de registro Data e per odo em que o documento foi obrigat rio capturado no sistema de arquivo 11 Tipo opcional Forma reconhecida de um documento que rege sua estrutura interna e est relacionada ao seu prop sito transacional ou a o ou atividade que registra Exemplo agenda diretrizes instru es cartas mensagem minuta apresenta o procedimento relat rio etc 12 N vel de Agrega o obrigat rio N vel no qual o documento est sendo descrito e controlado O n vel de agrega o da unidade de descri o 12 1 Item Um nico documento tal como um relat rio uma minuta ou uma mensagem eletr nica 12 2 Arquivo Um grupo de documentos associados logicamente que pode ou n o ser fisicamente co localizado A associa o l gica pode ser baseada na fun o atividade ou assunto ou outro crit rio 12 3 S rie Um grupo de itens ou arquivos criados ou mantidos por uma ag ncia ou pessoa que indiferente ao valor ou cust dia atu
30. Livro T cnico 1988 Z CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO CONWAY Paul Overview rationale for digitalization and preservation In SITTS Maxine K Ed Handbook for digital projects a management tool for preservation and access Andover Northeast Document Conservation Center 2000 p 8 23 CONWAY Paul Preserva o no universo digital Rio de Janeiro Arquivo Nacional Projeto conserva o preventiva em bibliotecas e arquivos 1997 COOK Terry Interacci n entre la teor a y la pr ctica archiv sticas desde la publicaci n del manual holand s em 1898 In CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS 13 1996 Beijing Anais s l ICA 1996 p 1 21 DAY Michael Integrating metadata schema registries with a digital preservation sytems to support interoperability a proposal UKOLN University of Bath 29 de setembro de 2003 Dispon vel em http www siderean com dc2003 101 paper38 pdf gt Acesso em 01 out 2003 DICION RIO de terminologia arquiv stica S o Paulo Associa o dos Arquivistas Brasileiros N cleo Regional de S o Paulo Secretaria de Estado da Cultura 1996 DICTIONARY of archival terminology English and french with equivalents in dutch german italian russian and spanish Edited by Peter Walne 2 ed M nchen New York London Paris Saur 1988 ICA handbooks series v 7 DOLLAR Charles M O impacto das tecnologias de informa o sobre princ pios e pr ticas de arquivo algumas consid
31. acumulado no decorrer da consecu o de sua miss o Como registros contempor neos aos atos documentados constituem prova principal para as suposi es e conclus es relativas a essas atividades e s situa es que elas contribu ram para criar eliminar manter ou modificar DURANTI 1994 p 50 A confian a existente em rela o ao documento enquanto evid ncia confi vel de uma a o deriva da contemporaneidade dos documentos arquiv sticos aos atos e fatos a que se referem e de procedimentos administrativos de preserva o claramente definidos O conceito de preserva o da integridade no contexto arquiv stico apresenta duas dimens es a f sica e a intelectual A preserva o da integridade f sica diz respeito ao documento como um artefato um objeto Significa a prote o das evid ncias hist ricas do uso tratamentos de conserva o passados e altera es intencionais ou n o da estrutura f sica do documento A preserva o da integridade intelectual concerne preocupa o com a evid ncia do documento como prova A integridade intelectual corresponde autenticidade e veracidade do conte do da informa o registrada mantida por meio da proveni ncia e da organicidade da documenta o Os conceitos de autenticidade e veracidade de um documento n o se confundem De acordo com a teoria jur dica a autenticidade est relacionada certeza de que o documento prov m do autor nele indicado SANTOS 1
32. altera o passe despercebida O documento continua vulner vel s modifica es n o autorizadas mas caso isso aconte a o v nculo entre documento e a assinatura se perde e o documento fica privado de seu valor probante Diante dessa propriedade algumas precau es devem ser tomadas no armazenamento dos documentos assinados digitalmente Programas que permitem altera o dos documentos durante a leitura est o mais sujeitos a perderem o v nculo com a assinatura digital em caso de uma modifica o acidental ou proposital na sequ ncia de bits O mesmo poder ocorrer durante a migra o desses documentos para um software ou um hardware mais moderno 3 3 2 Outros meios de autentica o online Modelos de autentica o que n o envolvem Infraestrutura de Chaves P blicas t m sua implementa o e manuten o menos onerosas e s o adequados documenta o cuja informa o menos sens vel Senhas Os mecanismos de senhas incluem frases e n meros de identifica o pessoal PINs S o vulner veis quando usados isoladamente O comportamento respons vel do usu rio vital para se evitar vazamentos acidentais Senhas e PINs est o sujeitos espionagem Tokens pessoais Os tokens consistem em um pequeno hardware ex smart card i button ou cart o de tarja magn tica empregado em conjunto com uma senha ou PIN Requerem interface humana e eletr nica O usu rio n o autorizado tem de conhecer a senha ou o PIN al m de o
33. ambientais controladas e destinadas somente a esse fim garantindo assim a conserva o e seguran a dos documentos poss vel destinar a mesma rea para armazenamento de documentos de arquivo e acervo bibliogr fico desde que estejam fisicamente separados e que o acesso aos documentos arquiv sticos seja restrito aos arquivistas respons veis importante que a rea escolhida esteja livre de materiais que comprometam a seguran a dos documentos como combust veis res duos industriais ou outros inflam veis Da mesma forma o setor de arquivamento deve manter dist ncia de reas de risco conhecido como cozinhas lavanderias plantas el tricas caixas d gua etc AUSTRALIA 2002 p 10 11 O Arquivo Nacional da Austr lia define nove requisitos m nimos aprova o de todos os locais de armazenamento por funcion rio designado pela organiza o para essa fun o Tal procedimento evita o armazenamento de documentos em locais n o autorizados e desconhecidos pela organiza o localiza o do setor de arquivamento distante de locais de risco conhecido como dep sitos de combust veis e caixas d gua o que previne acidentes e a rea de armazenamento deve ter boa drenagem para o caso de inunda o e o pr dio e suas instala es el tricas hidr ulicas etc devem estar de acordo com os padr es de seguran a e legisla o reguladora vigentes e o telhado e as calhas devem ser verificados periodicamente para evitar
34. arquivos de administra o corrente em cidades como Nippur e Ebla S ria Na cidade hitita de Hatusa s culo XIV a C foi encontrado um edif cio cujo objetivo exclusivo era abrigar um arquivo Na Antiguidade Cl ssica destacamos as civiliza es grega e romana na produ o e acumula o de documentos de car ter arquiv stico A civiliza o grega cl ssica utilizava o papiro e as t buas de madeira para a produ o de documentos originais A publicidade destes documentos era proporcionada por meio de c pias esculpidas em placas de pedra e de bronze afixadas nos principais edif cios p blicos Somente por volta do ano de 350 a C os atenienses passaram a acumular seus documentos oficiais no M tr on ou templo de Cibele a m e dos deuses O arquivo de Atenas guardava os documentos oficiais como leis e decretos governamentais atas de reuni es do Senado documentos judiciais e financeiros invent rios e registros de car ter cultural como exemplares oficiais da obra de dramaturgos como squilo e S focles al m de documentos privados como o testamento de Ep curo O sistema de arquivos criado no Imp rio Romano ficou conhecido como um dos mais organizados e bem estruturados da Antiguidade Cl ssica gra as ao sentido pr tico dos romanos e a import ncia por eles concedida administra o do Imp rio SILVA et al 1998 p 61 Na Alta Idade M dia a fragilidade dos suportes empregados associada inst
35. ci ncia de elimina o de documentos no Di rio Oficial 4 Elimina o dos documentos por meio de fragmenta o com o acompanhamento da CPAD e de testemunhas 5 Lavratura por parte da CPAD de termo de elimina o de documentos em livro pr prio Recolhimento Em 1995 o CONARQ por meio da Resolu o n mero 2 disp s sobre medidas a serem observadas para o recolhimento de acervos documentais para institui es arquiv sticas p blicas Segundo a resolu o os acervos a serem recolhidos aos arquivos p blicos devem estar organizados avaliados higienizados acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identifica o e controle Em Minas Gerais a Delibera o n 5 1998 do Conselho Estadual de Arquivos disp e sobre os procedimentos de recolhimento de acervos documentais para o Arquivo P blico Mineiro 8 Lei 8 159 91 art 9 BRASIL 1991 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS Sil 2 4 Os Instrumentos de Gest o de Documentos 2 4 1 Classifica o Entende se como classifica o a ordena o intelectual e f sica de acervos de acordo com um plano de classifica o A a o de definir a classifica o e aplic la aos acervos fundamental para o sucesso de qualquer outra opera o descritiva ou de avalia o Mesmo as atividades de preserva o e restaura o est o vinculadas classifica o que define a prioridade de procedimentos Acervos guardados sem qualquer classifi
36. da informa o para tecnologias mais avan adas sem perda de nenhuma caracter stica intelectual do documento original J a inteligibilidade que para Dollar 1994 a compreens o da informa o por um ser humano apresenta dois n veis O primeiro n vel o reconhecimento pelo homem das informa es decodificadas da linguagem bin ria por exemplo pelo c digo ASCII O segundo n vel de inteligibilidade refere se s informa es necess rias que um documento traz consigo para que uma pessoa possa compreender seu conte do A aus ncia dessas informa es est associada aos dados num ricos e codificados e a inteligibilidade de tais registros se faz poss vel pelo uso de documenta o que defina os valores representados pelos n meros e c digos Alcan ar a inteligibilidade dos documentos eletr nicos extremamente dif cil e dispendiosa quando a documenta o relativa aos mesmos eletr nica e est engastada num sistema dependente de software DOLLAR 1994 p 20 3 2 Etapas da Gest o de Documentos Digitais 3 2 1 Produ o O ciclo vital dos documentos digitais determinado por escolhas e decis es que s o tomadas em uma etapa que precede a cria o dos documentos Essa etapa inicial compreende a concep o do sistema digital de informa o na qual s o avaliados as necessidades de informa o e o processamento de informa o e al m disso um sistema desenhado desenvolvido e implementado para atend
37. de gest o de documentos procedimentos e opera es t cnicas de sistemas de gest o arquiv stica de documentos digitais e convencionais instrumentos utilizados na gest o de documentos como planos de classifica o tabelas de temporalidade e destina o de documentos manuais de gest o de documentos entre outros A segunda parte da publica o foi dividida em quatro se es abrangendo as funcionalidades de um SIGAD o modelo de metadados o gloss rio de termos e as refer ncias utilizadas na elabora o do e ARQ Brasil A se o que trata dos aspectos das funcionalidades de um SIGAD s o abordados temas como 1 organiza o dos documentos arquiv sticos por meio de planos de classifica o assim como suas configura es e administra o utiliza o de metadados gerenciamento de dossi s e processos sejam eles convencionais ou h bridos 2 tramita o e fluxo de trabalho abordando o seu controle e o controle de vers es e status de documentos 3 captura de documentos abrangendo procedimentos captura em lotes captura de mensagens de correio eletr nico de documentos convencionais ou h bridos formato de arquivos e estrutura dos documentos a serem capturados e estrutura de procedimentos de gest o 4 avalia o e destina o de documentos gerenciados pelo SIGAD com a configura o e aplica o da tabela de temporalidade e destina o de documentos exporta o de documentos para transfer ncia recolhimento ou migra
38. do conjunto documental As rela es entre os documentos e entre eles e as transa es das quais s o resultantes estabelecem o axioma de que um nico documento n o pode se constituir em testemunho suficiente do curso dos fatos e atos passados os documentos s o interdependentes no que toca a seu significado e a sua capacidade comprobat ria DURANTI 1994 p 52 J a naturalidade relaciona se forma como os documentos s o acumulados no desenvolvimento das atividades administrativas O fato de os documentos n o serem concebidos fora dos requisitos da atividade pr tica isto de se acumularem de maneira cont nua e progressiva como sedimentos de estratifica es geol gicas os dota de um elemento de coes o espont nea ainda que estruturada DURANTI 1994 p 52 A quarta e ltima caracter stica a originalidade ou seja o documento de arquivo nico n o havendo exemplares que possam substitu lo em caso de extravio ou destrui o Classifica o dos Documentos Os documentos de arquivo podem ser classificados quanto forma textuais ou especiais esp cie cartas avisos of cios relat rios decretos requerimentos etc e quanto natureza do seu conte do classificados e n o classificados Documentos Especiais A documenta o especial uma categoria que abrange essencialmente documentos n o textuais e ou com caracter sticas especiais Como caracter sticas especiais entendemos a
39. do documento refere se sua fun o administrativa Em decorr ncia desta fun o estabeleceremos prazos de guarda ou reten o que cubram o per odo de vig ncia do documento para cumprimento dos fins administrativos legais ou fiscais para os quais foi produzido antes de dar a destina o final Fazem parte do valor prim rio valor administrativo todo documento tem valor administrativo pois foram criados para dar in cio ou prosseguimento a uma atividade da institui o A dura o deste valor pode ser longa ou curta Alguns documentos diretrizes de programas por exemplo t m valor administrativo em longo prazo Outros tais como processos de compra de material t m um valor administrativo em curto prazo Muitos documentos mant m seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem c pias 2 via ou por terem sido recapitulados por outros documentos ex relat rios ou por servirem como controle tempor rio guia de empr stimo de documento e valor fiscal juntamente com o valor administrativo alguns documentos podem ter valor fiscal Estes registros documentam transa es ou obriga es fiscais do rg o e valor legal al m dos valores administrativo e fiscal os documentos tamb m podem ter valor legal S o documentos criados para legitimar as a es de um governo e de um modo geral tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obriga es de indiv duos e organiza es O valor secund rio refe
40. e destina o 12 Fase Produ o de documentos Esta fase particularmente importante Visa a prevenir a cria o de documentos n o essenciais e assim reduzir o volume dos documen tos a serem manipulados controlados armazenados e destinados b intensificar o uso e o valor dos documentos que s o necess rios c garantir o uso de materiais apropriados na confec o de documentos d assegurar a utiliza o apropriada da microfilmagem e ou digitaliza o e automa o ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos 2 Fase Utiliza o dos documentos Envolve o controle uso e armazenamento de documentos necess rios ao desenvolvimento das atividades de uma organiza o A segunda fase abrange medidas para assegurar a rapidez no ato de disponibilizar documentos e informa es necess rios ao desenrolar dos fun es da institui o b uso efetivo da informa o e arquivos correntes c sele o do material do equipamento e do local para o armazenamento dos documentos 3 Fase Destina o dos documentos uma fase cr tica pois envolve decis es sobre quais documentos devem ser preservados permanentemente como mem ria do passado de uma na o Al m disso define se por quanto tempo os documentos destinados elimina o devem ser retidos por raz es administrativas ou legais Programas de destina o de 20 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO documentos devem reunir as seguintes atividades
41. e materiais e do espa o f sico dispon vel A cria o de uma pol tica centralizada de processamento e de m todos operacionais importante mas a localiza o f sica dos arquivos correntes tamb m o Pode ser desastrosa a tentativa de se colocarem numa nica rea todos os arquivos correntes de v rias fun es ou de v rios servi os relativos a uma nica fun o quando estes ficam situados distantes uns dos outros As unidades que executam suas atribui es de maneira substancialmente aut noma necessitam dos arquivos bem pr ximos para se desincumbirem eficazmente de suas responsabilidades CANAD 1975 p 6 Em sistemas de arquivos descentralizados s o criadas unidades de arquivamento setoriais nas reas de trabalho sujeitas ao controle e s normas do arquivo central A responsabilidade pela gest o de documentos deve ser atribu da a um funcion rio o Administrador de Arquivos Onde esta responsabilidade n o fica claramente estabelecida o resultado ser a n o localiza o de documentos importantes desordem no sistema confus o na guarda e por fim desleixo neglig ncia CANAD 1975 p 6 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 23 importante frisar que uma boa gest o de documentos depende de a apoio em n vel superior de administra o b administra o responsabilidade e autoridade de um Administrador de Arquivos competente c recursos humanos dispon veis em quantidade compat vel com o v
42. em lotes o que exige o exame de cada item documental Assim teremos os documentos organizados segundo o principal crit rio de avalia o em ordem cronol gica crescente prontos para serem avaliados lll Avalia o De posse da tabela de temporalidade e do hist rico da institui o inicia se a avalia o dos documentos j organizados A documenta o proveniente das atividades contempladas na tabela de temporalidade cumprir os prazos de guarda e destina o final fixados pelo instrumento Os documentos produzidos em fun o das atividades que j n o constam das compet ncias do rg o ou que ainda n o foram analisados e n o fazem parte da tabela dever o ser examinados segundo crit rios espec ficos de valora o os quais determinar o seus prazos de guarda e destina o final MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 29 No decorrer da avalia o os documentos dever o ser separados segundo a sua destina o arquivo intermedi rio elimina o ou guarda permanente IV Prepara o e Acondicionamento do Acervo Ap s a avalia o os documentos destinados ao recolhimento institui o arquiv stica e aqueles que ainda est o em fase intermedi ria dever o ser devidamente higienizados Os documentos textuais dever o ser acondicionados em caixas arquivo envolvidos em papel alcalino Aqueles que excedam o padr o convencional dever o ser acondicionados em embalagens adequadas s suas dimens es evitando se enrol
43. em rela o ao sistema operacional independ ncia em rela o ao sistema de arquivos maior capacidade maior densidade de armazenamento por volume e massa e custo por capacidade adicional menor Tradu o nossa MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS WE que seja necess ria uma m dia de baixo custo o CD ROM aceit vel Para interc mbio entre organiza es os suportes mais adequados s o o zip disk e o super disk Software A escolha de software a ser utilizado por uma institui o deve levar em conta crit rios como a capacidade de possibilitar a facilidade de migra o da informa o para novas tecnologias sem perda da acessibilidade ou seja converter e manter a linguagem bin ria na qual o documento produzido em linguagem pass vel de entendimento pelo ser humano b utiliza o dos softwares n o propriet rios compat veis entre si c padroniza o dos softwares utilizados por uma mesma administra o d utiliza o de eXtensible Markup Language XML para defini o de tipos de documentos que expressem os modelos formais e eXtensible Style Sheet Language XSSL para defini o da apar ncia dos documentos Assim os metadados presentes nesses modelos transformariam os documentos em um formato independente de qualquer tecnologia espec fica THIBODEAU 2000 Verifica o de autenticidade Al m das quest es de preserva o da integridade f sica e intelectual dos documentos a fase de produ o
44. funcional e n o a estrutural para a an lise das atividades teremos um entendimento completo das opera es da institui o o que resultar em decis es mais consistentes sobre a cria o controle e avalia o dos documentos Adotando uma abordagem que privilegia a s ntese das unidades sem perder o entendimento do todo nos Passos A e B a equipe capaz de contextualizar as atividades e identificar as reas de maior risco Alguns rg os podem desenvolver fun es similares ou partes de uma mesma fun o Se este o caso de sua institui o ser til consultar os rg os correlatos quando da an lise no Passo B e da identifica o dos requisitos de arquivamento no Passo C Assim a equipe capaz de esbo ar um modelo que seja entendido pelos rg os com fun es similares Tal consulta reduz a duplica o de documentos MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 49 Definindo a gradua o de fun es e atividades Embora o Esquema de Classifica o de Fun es que derivado da an lise de atividades seja dividido em tr s n veis fun es atividades e transa es a gradua o destas entidades relativa e n o absoluta Em muitos casos a gradua o de cada entidade ser simples mas h ocasi es em que se necessita manipular a escala para criar um Plano de Classifica o de Documentos pr tico e significativo Criando um Plano de Classifica o de Documentos de Arquivo Para elaborar planos de classifica o d
45. individualmente mais baratos para um pequeno n mero de c pias mas pouco confi veis a menos que recebam uma camada de verniz depois da grava o Os CD ROMs devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos Ainda que n o seja obrigat rio conv m armazen los em ambiente controlado como feito com as fitas magn ticas pois a climatiza o do ambiente pode aumentar o tempo de vida Al m disso os CD ROMs de vidro s o mais caros mas possuem uma expectativa de vida maior GUIDELINES 1997 p 35 22 os sulcos tamb m fazem com que a luz seja refletida por m esta percorrer uma dist ncia maior do que a luz refletida pela superf cie lisa do CD O sensor capta justamente a dist ncia percorrida pela luz Os sulcos s o constru dos de forma que sua profundidade seja um quarto do comprimento da onda do laser TORRES 2001 p 819 23 Com a introdu o do CD como m dia para o armazenamento de dados de computador o CD de udio passou a ser chamado tamb m de CD DA Compact Disk Digital Audio enquanto o CD de dados chama se CD ROM Compact Disk Read Only Memory mem ria somente para leitura TORRES 2001 p 818 24 O ambiente de armazenamento de documentos digitais deve manter a temperatura em torno de 18 C e a umidade relativa do ar em 40 GUIDELINES 1997 p 36 012 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Digital Versatile Disk DVD os DVDs possuem capacidade de armazenamento de 4 7 a 18 GB GUIDELINE
46. ligados s atividades meio e fim test lo nos arquivos da institui o Todas as sugest es e cr ticas devem ser examinadas e respondidas quer sejam pertinentes ou n o A partir deste teste a equipe far as altera es necess rias Parte se ent o para o pr ximo Passo que culminar com a elabora o da Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo para as atividades final sticas dos rg os 2 4 2 3 PASSO C Identifica o dos Requisitos de Arquivamento O que s o requisitos de arquivamento O prop sito do Passo C identificar e registrar os requisitos de arquivamento da institui o para produzir e manter as evid ncias de sua miss o pol ticas e decis es O termo evid ncia usado aqui em seu mais amplo sentido e n o especificamente em seu significado legal As evid ncias em forma de documentos ajudam a assegurar que indiv duos e institui es possam ser responsabilizados pelo governo pelo judici rio por dirigentes acionistas cidad os grupos de interesse da comunidade e futuras gera es Os documentos d o coer ncia e continuidade s a es que comp em o processo pol tico decis rio e s o teis como precedentes para formula o de diretrizes e de procedimentos tais como intera o com a sociedade controle de qualidade e tomada de decis es A natureza da institui o e o contexto no qual ela opera imp em o tipo de evid ncia das atividades que necess
47. o da autoria e do conte do dos dados envidados VOLPI 2001 p 16 82 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO O processo de cria o de assinaturas por meio dos algoritmos de autentica o n o pode ser invertido para a obtenc o da chave privada ou da assinatura digital Tal particularidade aumenta o grau de confiabilidade e seguran a das assinaturas obtidas por interm dio da criptografia assim trica Al m da identifica o da autoria do documento digital a assinatura digital tamb m pode ser usada para garantir sua integridade Para tanto necess rio preservar a sequ ncia de bits que comp em o documento digital independentemente da m dia em que esteja armazenado A criptografia assim trica mant m a integridade do documento na medida em que ao efetuarmos a assinatura O programa utilizando f rmulas matem ticas sofisticadas vincula a assinatura digital ao documento assinado de tal sorte que a assinatura digital s seja v lida para aquele documento Qualquer altera o por menor que seja na sequ ncia de bits que forma o documento digital invalida a assinatura A simples inser o de mais um espa o entre duas palavras n o obstante o sentido do texto n o ter sido modificado j bastante para que seja perdido o v nculo com a assinatura digital MARCACINI 2001 p 16 importante frisar que a cria o do v nculo entre a assinatura e o documento n o impede que o documento seja alterado mas que essa
48. o de Documentos Arquiv sticos digitais Diretrizes para Organiza es 37 19 de dezembro de 2012 Aprova as Diretrizes para a Presun o de Autenticidade de Documentos Arquiv sticos Digitais 36 19 de dezembro de 2012 Disp e sobre a ado o das Diretrizes para a Gest o arquiv stica do Correio Eletr nico Corporativo pelos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR 35 11 de dezembro de 2012 Altera o C digo de Classifica o de Documentos de Arquivo para a Administra o P blica Atividades Meio e na Tabela B sica de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades Meio da Administra o P blica aprovados pela Resolu o n 14 de 24 de outubro de 2001 34 15 de maio de 2012 Disp e sobre a ado o das Recomenda es para o resgate de acervos arquiv sticos danificados por gua pelos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR 33 30 de maio de 2011 Disp e sobre a cria o do Informativo CONARQ e d outras provid ncias 32 17 de maio de 2010 Disp e sobre a inser o dos Metadados na Parte Il do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gest o Arquiv stica de Documentos e ARQ Brasil 31 28 de abril de 2010 Disp e sobre a ado o das Recomenda es para Digitaliza o de Documentos Arquiv sticos Permanentes 30 23 de dezembro de 2009
49. o de cidadania expectativa da comunidade Fontes documentais podem incluir informa es sobre interesses de stakeholders Interesses internos podem ser refletidos nas pol ticas e procedimentos Relat rios relativos aos interesses de stakeholders externos podem estar dispon veis As entrevistas s o efetivas para colher 54 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO informa es sobre os interesses dos stakeholders nos documentos Tenha em mente que o staff interno muitas vezes conhecer os interesses dos stakeholders externos Fontes documentais internas bom come ar pela identifica o e localiza o de qualquer pesquisa sobre requisitos de arquivamento realizada na institui o A equipe poder se beneficiar destas informa es para este projeto Por exemplo an lises realizadas na prepara o para o design e implementa o de outros sistemas de informa es dentro da institui o podem ter examinado requisitos de arquivamento em reas de fun es espec ficas Isto particularmente desej vel no n cleo de reas de fun es que requerem altos n veis de accountability financeiro e ou informacional importante verificar a documenta o compilada para estes outros sistemas ou diretrizes de procedimentos que d o suporte a um processo em particular A documenta o dos sistemas de informa o da institui o pode fornecer alguns dos requisitos relativos aos registros produzidos e processados nestes sistemas A inst
50. o de tabelas de temporalidade de autoriza o cont nua para elimina o de documentos e da cria o de dep sitos de armazenagem tempor ria de baixo custo Records Centers A proposta de gest o documental foi formalizada pelo Federal Records Act de 1950 no qual se dispunha o programa para toda a administra o p blica norte americana HIGGS 1996 p 5 2 1 Teoria das Tr s Idades Segundo a abordagem das tr s idades os documentos passam por tr s fases distintas de arquivamento S o elas a Fase corrente ou primeira idade na qual os documentos s o frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua cria o b Fase intermedi ria ou segunda idade na qual os documentos s o de uso eventual pela administra o que os produziu devendo ser conservados em dep sitos de armazenagem tempor ria aguardando sua elimina o ou recolhimento para a guarda permanente c Fase permanente ou terceira idade na qual os documentos j cumpriram as finalidades de sua cria o por m devem ser preservados em virtude do seu valor probat rio e informa tivo para o Estado e para o cidad o Cada uma dessas fases implica procedimentos t cnicos diferenciados e como em uma rea o em cadeia o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona diretamente o desempenho das atividades arquiv sticas nas segunda e terceira idades 2 2 Conceito A apli
51. opeujoL e jeuejeui op S9juejs3 amp 1ju0o euue y e SEIpIIA soduui opeuezeuue 9joguo o SEUJJOJOJOIUJ sedojoAue sejsed jeusjew op osed oe isis X OIEJ SWJ soduu e sojsngoJ epenbepe eJnjnJjs3 e eoes eunjyeqoo epuojoo no SJouiejuoo woo sepejjeuise O2UEJq 0jeJd no sexie5 Sape OA w ap sejue1s3 eyeJ60104 i soDeoJouJ sojesu soJessed opejo1ue no Ee9nJ9 ep enoud y e ojueuieuezeuuv soduii 9 e2es eunjeqoo toe injod Sojsnqoi sJeuiejuoo woo sepejjeuise sejuejd sede w s ejuaiquiy e no sejseg JE1euJ ep sajuejs3 a siedeg soduuil ogSepunul 09 opuepeoxe sejsed o sedojoAu3 e oye ns ogu 2907 e ogu Je op eAnejoJ soJjno soduul ieAlSsooe pepiwn sosseJduil sojsnqoJ Oe5ezl e20 e z 299S eJnyeqoo Doll seoueo sienyxej SJeuliejuoo woo sepejjeuise opuepeoxe ogu sojueuinooq no Sexie wu ep so1uejs3 eunjejeduue e sioded Je op eAne o4 SJouiejuoo Je op apepiun jwebejequa OWIHPI ojueuieuezeuuy e5ueunBes 0804 oe5euiun epepijeno Jeunjeeduue O1VIAHOJ3 OY JLOHd 3 V NvHnoa3s SIVLN3ISWV S3Q2IQNOO SIVOIdOYWL SAJ LNJIdWV WI SONV 0 ILY SO ILNA3W 1OOCXI IA OLNIWVNIZVWIV V vd SJZDPWLLTHICI S OXINV CI CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 142 pe d zooz vrivdlsnv 3 1LNOJ eonsiAinbje epepijenb eoes eJnyeqoo eogsinInbie ep souijeoje wo Sepeyjeuso apepijenb ep soueoje SJouiejuoo jeeui ep sedojeaus no sedep no sexie5 sejuelsaI 7X S8 eed se
52. origem e de seu signat rio na forma estabelecida nesta Lei ser o considerados originais para todos os efeitos legais Lei n 12 527 de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informa es previsto no inciso XXXIII do art 5o no inciso Il do 3 do art 37 e no S 2 do art 216 da Constitui o Federal altera a Lei no 8 112 de 11 de dezembro de 1990 revoga a Lei no 11 111 de 5 de maio de 2005 e dispositivos da Lei no 8 159 de 8 de janeiro de 1991 e d outras provid ncias Conceitos Informa o documento informa o sigilosa informa o pessoal tratamento da informa o disponibilidade autenticidade integridade primariedade art 4 Acesso e Art 5 dever do Estado garantir o direito de acesso informa o que ser franqueada mediante procedimentos objetivos e geis de forma transparente clara e em linguagem de f cil compreens o Direitos assegurados pela lei art 7 Procedimentos para obter acesso informa o art 10 ao 20 106 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Restri o de Acesso Art 21 N o poder ser negado acesso informa o necess ria tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais Informa es consideradas como imprescind veis seguran a da sociedade e do Estado art 23 revogado pela Lei n 12 527 2011 e Graus de sigilo e tempo de restri o de acesso art 24 revogado pela Lei n 12 527 2011
53. partir do qual novas c pias de trabalho podem ser feitas e um Master de Seguran a que deve ser mantido para o caso de algum desastre causar a perda dos documentos da institui o Estas duas c pias devem ser armazenadas separadamente em locais diferentes e de prefer ncia off line MACFARLANE et al 1998 p 27 Restri o de acesso Segundo Duranti Eastwood e MacNeil 1997 p 25 a defini o de restri o de acesso deve levar em conta algumas regras Primeiramente o estabelecimento de regras gerais de acesso e respectivas exce es incluindo o acesso restrito ou irrestrito para recupera o e visualiza o dos documentos Em segundo lugar a proibi o de altera o de conte do dos documentos ap s sua classifica o Em seguida a determina o de privil gios de acesso aos usu rios para cada classe de documentos de acordo com sua compet ncia assim como a permiss o de acesso irrestrito aos criadores dos documentos e a permiss o de acesso aos documentos pelos arquivos arquivistas com o objetivo de classifica o E por fim a atribui o aos arquivos arquivistas de autoridade exclusiva para acessar os documentos com o prop sito de transfer ncia recolhimento ou elimina o 3 2 3 Destina o A terceira e ltima fase da gest o documental a destina o dos documentos que passa por procedimentos de avalia o elimina o e preserva o permanente conforme se segue Avalia o A avalia o
54. um protocolo gen rico tanto que ele pode servir outras aplica es al m de http incluindo e mail e acesso a base de dados RUBIN GEER JR 1998 p 38 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS VAS Pir mide de Tecnologias de Autentica o Mais alto n vel de seguran a oferecido Para informa es de alto valor A chave privada Public Key Infrastructure PKI do usu rio mantida em um dispositivo como um smart card A biometria usada para proteger a chave PKI e biometri A chave privada do usu rio armazenada em um dispositivo port til de computador como um disco Certificado de assinatura digital PKI O nome e a senha do usu rio s o autenticados usando o encriptador Pretty Good Privace Certificado de assinatura digital PGP PGP O nome e a senha do usu rio s o autenticados usando o software de encripta o de dados Secure Sockets Mais baixo Layer SSL n vel de a N seguran a O nome e a senha do usu rio s oferecido Para autenticados sem qualque informa es criptografia Os tokens s pouco utilizados como segundo fator d valiosas autentica o Senhas e SSL Senhas tokens FONTE AUSTRALIA 2004 p 12 A utiliza o de metadados tem sido encarada pelos arquivistas como uma forma de descrever a identidade a autenticidade o conte do a estrutura e o contexto essenciais gest o dos documentos digitais Tal informa o descriti
55. uma perspectiva integrada avalia o a classifica o funcional que gera dossi s Esses dossi s podem ter pe as arquivadas em locais separados devido s caracter sticas f sicas dos suportes mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual representando abstratamente as estruturas fun es e atividades de cada organiza o LOPES 1996 p 99 9 Sistema de classifica o bibliogr fica idealizado pelo bibliotec rio norte americano Melvil Dewey 1851 1931 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 39 Os dossi s conter o tipologias documentais cartas of cios projetos etc e suportes diversos papel fitas magn ticas vidro pano etc sobre uma mesma atividade da institui o A classifica o baseada na fun o permite reunir as informa es sobre o conjunto de documentos que mesmo estando fisicamente separados estar o ordenados e codificados do mesmo modo A elabora o de um plano de classifica o realizada a partir de informa es detalhadas e consistentes sobre a hist ria do rg o e suas atividades A seguir procuramos estabelecer um roteiro para guiar as Comiss es Permanentes de Avalia o de Documentos de Arquivo CPADs em seus trabalhos 2 4 2 Elabora o de Planos de Classifica o e Tabelas de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo O Arquivo P blico Mineiro orientou a elabora o do Plano de Classifica o e da Tabela de Temporalidade e Destina o de Documen
56. 1 Regem se pelas disposi es desta Lei sem preju zo da a o popular as a es de responsabilidade por danos morais e patrimoniais causados e IV a bens e direitos de valor art stico est tico hist rico tur stico e paisag stico Art 4 Poder ser ajuizada a o cautelar para os fins desta Lei objetivando inclusive evitar o dano ao meio ambiente ao consumidor ordem urban stica ou aos bens e direitos de valor art stico est tico hist rico tur stico e paisag stico e Art 6 Qualquer pessoa poder e o servidor p blico dever provocar a iniciativa do Minist rio P blico ministrando lhe informa es sobre fatos que constituam objeto da a o civil e indicando lhe os elementos de convic o 49 Reda o dada pela Lein 8 884 de 11 de junho de 1994 que transforma o Conselho Administrativo de Defesa Econ mica CADE em Autarquia disp e sobre a preven o e a repress o s infra es contra a ordem econ mica e d outras provid ncias 50 Reda o dada pela Lei n 10 257 de 10 de julho de 2001 que regulamenta os artigos 182 e 183 da Constitui o Federal estabelece diretrizes gerais da pol tica urbana e d outras provid ncias 102 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Lei n 8 159 de 8 de janeiro de 1991 Disp e sobre a pol tica nacional de arquivos p blicos e privados e d outras provid ncias Conceitos e arquivos art 29 arquivos p blicos art 7
57. 997 v 2 p 388 enquanto o conceito de veracidade se op e ao de falsidade que pode ser material ou ideol gica Afalsidade material decorrente de v cio presente no pr prio documento seja no ato de cria o com a atribui o de uma assinatura falsa seja posteriormente com a adultera o do conte do de um documento verdadeiro e aut ntico A falsidade ideol gica implica em documento aut ntico e n o adulterado mas cujo conte do n o registra fatos ver dicos A verifica o da falsidade material realizada mediante per cia sobre o suporte f sico do documento para conferir a assinatura ou buscar vest gios e indica es de adultera o posterior Juridicamente o conceito de integridade concerne impossibilidade de altera o do documento de modo impercept vel mantendo a autenticidade relacionada autoria do documento Esses requisitos de integridade e autenticidade s o similares aos delineados pela Diplom tica durante o s culo XVII para a autentica o de documentos medievais que produziu muitos dos constructos centrais da teoria arquiv stica e da teoria legal da evid ncia O documento como prova de interesse de duas disciplinas o Direito e a Hist ria pois ambas trabalham com a reconstitui o dos fatos ocorridos seja num passado pr ximo ou distante utilizando se de documentos ativos ou inativos para seus julgamentos e an lises Essas disciplinas acabaram por desenvolver m todos de avalia o da f
58. As v rias unidades devem ser agrupadas pelo tipo ou pelo trabalho que executam Alternativamente anexar um organograma detalhado da institui o Autoridade respons vel pela institui o exemplo secret rio diretor geral presidente etc Lista das unidades e sua Atividades Fonte localiza o 7 A institui o tem qualquer liga o administrativa com outra institui o Por exemplo a institui o pode ter s lidas liga es com conselhos comit s grupo de gest o etc que s o organiza es separadas Anote o nome da institui o e a rela o com a institui o pesquisada Nome da institui o Relacionamento Fonte 122 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Identificando a estrutura legal e de regulamenta o 8 Qual a base legal da institui o e por que ela foi criada Identificar e documentar a cria o da institui o e o prop sito pelo qual ela foi criada Indicar se houve grandes mudan as na lei de cria o Cria o da institui o Fonte 9 Qual a legisla o administrada pela institui o Listar a legisla o administrada pela institui o Pode incluir legisla o citada nas primeiras quest es e legisla o revogada que foi administrada pela institui o no passado rg os com uma longa lista de legisla o devem distinguir entre aquelas em que a institui o tem uma participa o efetiva e aquelas e
59. BARRETO Paulo C A hist ria da sopa de letras dos pergaminhos aos f tons a eterna busca da criptografia infal vel Info Exame p 114 116 fev 2000 BELL Robert WAUGH Andrew Digital storage media for VERS Report for Department of Infrastructure Carlton CSIRO Mathematical and Information Sciences 1999 BELLOTTO Helo sa Liberalli Arquivos permanentes tratamento documental 2 ed Rio de Janeiro Funda o Get lio Vargas 2004 BRAND O Ana Maria de Lima PAES LEME Paulo de Tarso R Dias Documenta o especial em arquivos p blicos Acervo Rio de Janeiro v 1 n 1 p 51 59 jan jun 1986 BRASIL Arquivo Nacional Dicion rio de termos arquiv sticos subs dios para uma terminologia brasileira Rio de Janeiro 1992 75 p Mimeo MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 109 BRASIL Conselho Nacional de Arquivos C mara T cnica de Documentos Eletr nicos e ARQ Brasil Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gest o arquiv stica de documentos 1 1 vers o Rio de Janeiro Arquivo Nacional 2011 BRASIL Conselho Nacional de Arquivos Resolu o n 2 de 18 de outubro de 1995 Disp e sobre as medidas a serem observadas na transfer ncia ou no recolhimento de acervos documentais para as institui es arquiv sticas p blicas Di rio Oficial Bras lia 24 out 1995 Se o 1 p 16 779 BRASIL Conselho Nacional de Arquivos Resolu o n 4 de 28 de maio de 1996 Disp e sobre o C digo de Classifica
60. ENTOS 103 e Vincula o acesso aos documentos privados de interesse p blico e social autoriza o de seu propriet rio ou possuidor art 14 Decreto n 4 073 de 3 de janeiro de 2002 Regulamenta a Lei n 8 159 de 8 de janeiro de 1991 que disp e sobre a pol tica nacional de arquivos p blicos e privados Trata Das compet ncias forma o e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ art 1 ao 9 Das compet ncias do Sistema Nacional de Arquivos SINAR art 10 ao 14 Da defini o e regulamenta o dos documentos p blicos art 15 ao 17 Da gest o de documentos na Administra o P blica Federal art 18 ao 21 Dos arquivos privados art 22 ao 28 Decreto n 4 915 de 12 de dezembro de 2003 Disp e sobre o Sistema de Gest o de Documentos de Arquivo SIGA da administra o p blica federal e d outras provid ncias Lei n 9 507 de 12 de novembro de 1997 Regula o direito de acesso a informa es e disciplina o rito processual do habeas data Lei n 9 605 de 12 de fevereiro de 1998 Disp e sobre as sang es penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente e d outras provid ncias Cap tulo V Dos crimes contra o meio ambiente Se o IV Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrim nio cultural Art 62 Destruir inutilizar ou deteriorar I arquivo registro museu biblioteca pinacoteca instala o cien
61. ENTOS DIGITAIS DE CAR TER ARQUIV STICO 63 3 1 Considera es INICIS anane i a a a E aa EE 63 3 1 1 Autenticidade e Integridade uio ndr i tlc cree or Ear bat ae rate Eae Sepa Era iam asian tud 64 3 1 2 Acesso e Preserva o eae eee 66 3 2 Etapas da Gest o de Documentos Digitais casssraioaaeia dos buca year senten eor e cr arca dades 68 3 2 1 ProdU O ain ai a a 68 3 2 2 Nro TT 3 2 3 Destina o ariran reaa ae a E ce Rc a a 78 39 RO MIS I Eu MET RP 79 3 3 1 Assinatura Eletr nica TE 79 3 3 2 Outros Meios de Autentica o Online eee 83 LE Metadados M sic adira 83 3 4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gest o Arquiv stica de Documentos 8 ARQG Brasil iet re fas inss Rr eise Ursi EEE AEN 87 4 O ESPA O F SICO DO ARQUIVO secas ds ni E det sitam 89 5 A REFORMATA O VOLTADA PARA OS FINS DA GEST O DE DOCUMENTOS 93 6 A LEGISLA O ARQUIV STICA apaga sabio obere Erat ERE pte rior be khu NabSd utu epu PER EHE 97 E RERERENCIA M 109 8 ANEXO 1 Formul rios de Identifica o de Fontes ssssssssssssusssss 117 9 ANEXO 2 Formul rio de Levantamento de Contexto Organizacional 121 10 ANEXO 3 Formul rio de Levantamento de Fun o e Requisitos de Arquivamento 127 11 ANEXO 4 Modelo de Metadados RH 131
62. Educacional Qualidade do Ensino 1 Empenhos 2 Liquida o Presta o 3 Ordem de de contas pagamento 4 Nota Fiscal Como na An lise de Atividades a equipe deve rever os fluxos tantas vezes quantas forem necess rias para melhor los Desenvolvendo um Esquema de Classifica o de Fun es da institui o Um Esquema de Classifica o de Fun es ECF um modelo sistematizado das rela es entre as fun es atividades e transa es da institui o A rela o entre as entidades de mesmo n vel e entre os n veis deve ser esclarecida As fun es atividades e transa es identificadas s o representadas em um ECF incluindo as notas de escopo Deve se indicar se os termos utilizados fazem parte de um vocabul rio controlado especificar qual se da institui o ou de outra fonte ou se foram determinados pela equipe Isto pode auxiliar nas eventuais mudan as futuras As fun es devem ser listadas alfabeticamente assim como as atividades subordinadas a cada fun o As transa es tamb m devem ser listadas no Formul rio de Levantamento de Fun es Anexo 3 O ECF pode incluir refer ncias para explicar a estrutura l gica e a rela o entre as entidades Isto pode auxiliar no desenvolvimento 46 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO das ferramentas de classifica o relacionadas como o Plano de Classifica o de Documentos de Arquivo que pretendemos produzir O layout do Esquema de Classifica
63. G ICP Brasil sua Secretaria Executiva e sua Comiss o T cnica Executiva COTEC Lei n 11 419 de 19 de dezembro de 2006 Disp e sobre a informatiza o do processo judicial altera a Lei no 5 869 de 11 de janeiro de 1973 C digo de Processo Civil e d outras provid ncias Seguranga Os autos dos processos eletr nicos dever o ser protegidos por meio de sistemas de seguran a de acesso e armazenados em meio que garanta a preserva o e integridade dos dados sendo dispensada a forma o de autos suplementares art 12 S 1 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 105 Preserva o Acesso Art 14 Os sistemas a serem desenvolvidos pelos rg os do Poder Judici rio dever o usar preferencialmente programas com c digo aberto acess veis ininterruptamente por meio da rede mundial de computadores priorizando se a sua padroniza o Autenticidade Art 2 O envio de peti es de recursos e a pr tica de atos processuais em geral por meio eletr nico ser o admitidos mediante uso de assinatura eletr nica na forma do art 1 desta Lei sendo obrigat rio o credenciamento pr vio no Poder Judici rio conforme disciplinado pelos rg os respectivos e Art 9 No processo eletr nico todas as cita es intima es e notifica es inclusive da Fazenda P blica ser o feitas por meio eletr nico Art 11 Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletr nicos com garantia da
64. L Manuel Lu s Arquiv stica teoria e pr tica de uma ci ncia da informa o Porto Edi es Afrontamento 1998 v 1 Biblioteca das Ci ncias do Homem Plural 2 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS IS SOUZA Terezinha Batista de CATARINO Maria Elisabete SANTOS Paulo C sar Metadados catalogando dados na Internet Transinforma o Campinas v 9 n 2 maio ago 1997 Capturado na Internet em 15 de maio de 2002 no endere o http www puccamp br biblio tbsouza92 html THE INTERPARES glossary A controlled vocabulary of terms used in the InterPARES Project Vancouver University of British Columbia 2000 n 1 v 2 Capturado na Internet em 13 de novembro de 2000 no endere o http www interpares org UBCProject THEODORO J NIOR Humberto Curso de direito processual civil Rio de Janeiro Forense 1994 THIBODEAU Kenneth Conservaci n y migraci n de documentos electr nicos situaci n actual In CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS 14 2000 Sevilla Anais Sevilla ICA 2000 TORRES Gabriel Hardware curso completo 4 ed Rio de Janeiro Axcel Books 2001 UNITED STATE OF AMERICA National Archives and Records Administration Records management handbook disposition of Federal Records College Park 1996 VELLUCCI Sherry L Metadata Annual Review of Information Science and Technology ARIST Medford v 33 p 187 222 1998 VICTORIA Public Record Office Victoria Advice on VERS metadata scheme PROS
65. NOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 2 4 2 1 PASSO A Investiga o Preliminar N o poss vel classificar e avaliar documentos de organiza es sobre as quais pouco ou nada se sabe LOPES 1996 A investiga o preliminar o alicerce para a elabora o do Plano de Classifica o e a Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos O rg o precisa investir tempo e pessoal nesta etapa para fornecer uma base s lida para as atividades subsequentes Por que fazer uma Investiga o Preliminar O objetivo desta etapa identificar e documentar a institui o de forma abrangente Sua estrutura os ambientes de atividades de regula o e s cio pol tico nos quais o rg o opera e os principais fatores que afetam suas pr ticas de arquivamento Ainvestiga o preliminar a oportunidade de se conduzir uma pesquisa e consulta pr via dentro da institui o sobre as quest es de arquivamento e identificar problemas espec ficos ou reas de risco Fornece informa o contextual importante sobre fatores que influenciam as necessidades de produ o e acumula o documentos no mbito do rg o Quais s o os benef cios da Investiga o Preliminar a o entendimento da institui o e do contexto administrativo legal pol tico e social no qual ela opera b a avalia o geral dos pontos fortes e fracos da gest o de documentos e dos sistemas de ar quivos na institui o c uma boa base para a defini o do esc
66. Procedimentos de classifica o de restri o de acesso art 27 a 30 e Informa es pessoais art 31 Decreto n 7 724 de 16 de maio de 2012 Regulamenta a Lei no 12 527 de 18 de novembro de 2011 que disp e sobre o acesso a informa es previsto no inciso XXXIII do caput do art 5o no inciso Il do 30 do art 37 e no S 20 do art 216 da Constitui o Decreto n 7 845 de 14 de novembro de 2012 Regulamenta procedimentos para credenciamento de seguranga e tratamento de informa o classificada em qualquer grau de sigilo e disp e sobre o N cleo de Seguran a e Credenciamento Lei n 12 682 de 9 de julho de 2012 Disp e sobre a elabora o e o arquivamento de documentos em meios eletromagn ticos Art 3 O processo de digitaliza o dever ser realizado de forma a manter a integridade a autenticidade e se necess rio a confidencialidade do documento digital com o emprego de certificado digital emitido no mbito da Infraestrutura de Chaves P blicas Brasileira ICP Brasil Art 4 As empresas privadas ou os rg os da Administra o P blica direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletr nico ptico ou equivalente dever o adotar sistema de indexa o que possibilite a sua precisa localiza o permitindo a posterior confer ncia da regularidade das etapas do processo adotado e Art 6 Os registros p blicos originais ainda que
67. S 1997 p 36 e Write Once Read Many WORM Disk n o h um padr o internacional e esta m dia n o muito difundida Deve ser recopiada a cada 10 ou 20 anos GUIDELINES 1997 p 36 e Erasable Optical Disk a maior parte desses discos usa tecnologia ptico magn tica que combina tecnologias de armazenamento ptica e magn tica para dar velocidade alta densidade e a possibilidade de reescrever os dados v rias vezes Entretanto h poucos padr es no momento Esses discos devem ser recopiados a cada 10 ou 20 anos Mais recentemente surgiram as m dias eletr nicas que utilizam a tecnologia de mem rias de estado s lido ou SSDs solid state drive Estas m dias n o possuem partes m veis apenas circuitos eletr nicos que n o precisam se movimentar para ler ou gravar informa es S o exemplos desta m dia os pen drives e os cart es de mem ria utilizados em m quinas fotogr ficas digitais e celulares Ambos utilizam a mem ria flash que uma mem ria de computador do tipo EEPROM Electrically Erasable Programmable Read Only Memory desenvolvida na d cada de 1980 pela Toshiba cujos chips s o semelhantes ao da Mem ria RAM permitindo que m ltiplos endere os sejam apagados ou escritos numa s opera o Esta mem ria comumente usada em cart es de mem ria flash drives USB pen drives MP3 Players dispositivos como os iPods com suporte a v deo PDAs armazenamento interno de c meras digitais e celulares
68. S DO ARQUIVO MINEIRO Impresso em 2014 nas oficinas da IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE MINAS GERAIS Av Augusto de Lima 270 Centro BH Fone 31 3237 3400 www imprensaoficial mg gov br Revis o de texto Responsabilidade do encomendante A presente edic o foi composta em caracteres Arial 11 0 pt e Trajan Pro 20 pt impressa pela Imprensa Oficial de Minas Gerais em sistema Offset papel offset 90g miolo e cart o supremo 250g capa em Janeiro de 2014 M s AA DE MINAS ARTE E CONHECIMENTO CULTURA
69. S DO ARQUIVO MINEIRO as chaves p blica e privada associadas Essa infraestrutura pode ser implementada em uma variedade de formas mas as decis es tomadas para a implementa o t m consequ ncias para a for a de prova da assinatura e para o custo de manuten o A experi ncia do governo australiano AUSTRALIA 2004 demonstra que os rg os governamentais podem optar por uma grande variedade de sistemas e produtos tecnol gicos Para a autentica o em particular as institui es podem determinar o grau de seguran a necess rio para cada n vel de risco identificado Atividades on line de baixo risco demandam apenas senha ou um Personal Identification Number PIN enquanto transa es de alto risco podem exigir a implementa o de uma infra estrutura atribu da ao governo e hermeticamente controlada uma Infra Estrutura de Chaves P blicas Afigura a seguir mostra as diferentes tecnologias dispon veis para autentica o A pir mide indica que apenas poucas institui es na Austr lia empregam a Infra Estrutura de Chaves P blicas do governo e tecnologia de biometria enquanto o uso de senhas e tokens s o largamente difundidos O governo australiano al m da pr pria Infra Estrutura de Chaves P blicas Public Key Infrastructure PKI utiliza se de sistemas de criptografia como o Pretty Good Privace PGP e o Secure Sockets Layer SSL 27 Para mais detalhes sobre Assinatura Eletr nica ver p 94 99 28 N m
70. T 1996 p 53 O m todo de criptografia sim trica necessita de menos processamento do que o m todo assim trico No entanto possui a desvantagem da dificuldade de gerenciamento de distribui o das chaves privadas em um ambiente aberto como o da Internet J a criptografia assim trica manipula as chaves com maior facilidade mas requer um processamento mais intenso que pode diminuir gradualmente o desempenho dos aplicativos A criptografia tem sido usada tamb m como um mecanismo de autentica o como a assinatura digital Esta o resultado de uma complexa opera o matem tica que tem como vari veis o documento eletr nico e a chave privada detida pelo signat rio com exclusividade MARCACINI 2001 p 3 Ao se aplicar o algoritmo de autentica o a documentos diversos o n mero resultante ser diferente para cada um deles j que cada documento uma vari vel da express o matem tica Essa caracter stica respons vel por tomar inexequ vel a utiliza o da mesma assinatura em outros documentos O cotejo da assinatura digital realizado mediante o uso da chave p blica Se a chave p blica decodifica a assinatura e capaz de relacion la ao documento assinado ent o temos a certeza de que a chave privada foi utilizada na elabora o daquela assinatura para aquele documento espec fico e que este n o foi alterado desde ent o 39 Os algoritmos de autentica o operam como elementos de verifica
71. Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Projeto iniciado em 2007 uma parceria da Secretaria de Estado de Planejamento e Gest o Superintend ncia Central de Governan a Eletr nica e da Secretaria de Estado de Cultura Arquivo P blico Mineiro quando dezenove rg os do Poder Executivo mineiro sob a coordena o da Diretoria de Gest o de Documentos do APM elaboraram os instrumentos essenciais de gest o de documentos ou seja o Plano de Classifica o e a Tabela de Temporalidade e Destina o de documentos para as suas atividades final sticas O Caderno T cnico complementa ainda a parte de Gest o de Documentos Digitais de Car ter Arquiv stico incluindo o e ARQ Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gest o Arquiv stica de Documentos Esperamos que este novo Manual possa contribuir com todas as institui es p blicas privadas mineiras brasileiras lembrando que a gest o documental imprescind vel n o somente para o processo decis rio no contexto da administra o p blica mas tamb m para assegurar a transpar ncia administrativa os direitos do cidad o e a preserva o da mem ria do estado tendo em vista o valor administrativo e hist rico dos documentos Agrade o a Em lia Barroso Cruz profissional competente sempre presente nas publica es e nos trabalhos desenvolvidos pela Diretoria de Gest o de Documentos e a Maria de F tima da Silva Corsino pelas suges
72. VO MINEIRO 3 GEST O DE DOCUMENTOS DIGITAIS DE CAR TER ARQUIV STICO 3 1 Considera es Iniciais Agest o de documentos digitais o conjunto de atividades necess rias para a identifica o cust dia e conserva o dos documentos assegurando se que tais documentos se conservem acess veis e compreens veis ANOZ 2000 Os arquivistas devem se envolver em todo o ciclo de vida do documento digital a come ar pela concep o dos sistemas digitais de informa o que ir o gerar e armazenar documentos arquiv sticos O envolvimento dos profissionais de arquivo no ciclo de vida dos documentos n o implica assumir a responsabilidade por todas as a es relativas aos documentos e sim promover o entendimento da fun o arquiv stica e a divulga o junto institui o de padr es e pr ticas de gest o de documentos de forma a atingir todos aqueles que sejam respons veis pela produ o e utiliza o da documenta o arquiv stica digital A aloca o de responsabilidades deve levar em conta a natureza de cada tarefa e a cultura organizacional Os departamentos envolvidos nas atividades e os arquivistas devem trabalhar juntos para obterem o melhor resultado para a institui o O arquivista deve deixar de lado o papel passivo de receptor de documentos para contribuir ativamente durante todo o ciclo de vida da documenta o produzida recebida e acumulada pela institui o A gest o de documentos digitais abrange tr
73. XIII do art 5o no inciso Il do 3o do art 37 e no S 2o do art 216 da Constitui o Federal altera a Lei no 8 112 de 11 de dezembro de 1990 revoga a Lei no 11 111 de 5 de maio de 2005 e dispositivos da Lei no 8 159 de 8 de janeiro de 1991 e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 18 nov 2011 BRASIL Lein 12 682 de 9 de julho de 2012 Disp e sobre a elabora o e o arquivamento de documentos em meios eletromagn ticos Di rio Oficial Bras lia 10 jul 2012 BRASIL Medida Provis ria n 2 200 2 de 24 de agosto de 2001 Institui a Infra Estrutura de Chaves P blicas Brasileira ICP Brasil transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informa o em Autarquia e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 27 ago 2001 BRASIL Minist rio da Justi a Secretaria Nacional de Justi a Portaria n 12 de 8 de junho de 2009 Disp e sobre o registro e fiscaliza o do exerc cio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria n 29 de 10 de setembro de 2008 Di rio Oficial Bras lia 10 jun 2009 CANADA Arquivo P blico Departamento de Administra o de Arquivos Correntes Arquivos correntes organiza o e funcionamento Trad Nilza Teixeira Soares Rio de Janeiro Arquivo Nacional 1975 CASTRO Astr a de Moraes CASTRO Andresa de Moraes GASPARINI Danuza de Moraes e Castro Arquiv stica arquivologia arquiv stica t cnica arquivologia ci ncia Rio de Janeiro Ao
74. a de todas as fontes consultadas durante os Passos A e B de forma que a equipe possa consult las rapidamente e determinar sua utilidade neste Passo e e obtido suporte gerencial para identificar e documentar os requisitos de arquivamento da institui o Com o objetivo de identificar e documentar os requisitos de arquivamento da institui o a equipe necessita e de acesso s fontes documentais internas e externas e das informa es colhidas por meio das entrevistas aos funcion rios estas fontes de informa o j podem ter sido utilizadas nos Passos A e B e pessoal com habilidades anal ticas incluindo familiaridade com t cnicas de modelagem habilidades de comunica o oral e escrita e amplo conhecimento da institui o e e acesso ao pessoal com conhecimento legal de auditoria garantia de qualidade e outras mat rias relevantes que possam contribuir com a avalia o dos riscos Acesso ao pessoal especializado em Tecnologia da Informa o TI para auxiliar com a documenta o tamb m pode ser ben fico Muitos dos requisitos de arquivamento podem ser identificados no curso da identifica o das fun es e atividades no Passo B Estes requisitos devem ser relacionados s fun es e atividades espec ficas na finaliza o do Esquema de Classifica o de Fun es Identificando os requisitos de arquivamento H tr s tipos principais de requisitos de arquivamento requisitos regimentais ou accountabili
75. a de uma c pia de parte ou de todo o documento do sistema de arquivamento para o drive do usu rio ligado na network 16 2 4 Screen dumped Impress o do conte do do documento que mostrado na tela do computador 16 2 5 Visualiza o O documento aberto mas nenhuma outra a o realizada 16 2 6 Acesso ilegal Uma tentativa malsucedida de mover modificar ou deletar um documento sem autoriza o do sistema ou outra forma de autoriza o 16 2 7 Brecha na seguran a Tentativa bem sucedida do usu rio em acessar um documento classificado do qual n o estava autorizado a visualizar 16 3 Descri o do uso opcional Detalhes do evento como informa es sobre onde o documento foi baixado o nome e localiza o de onde o documento foi copiado e natureza espec fica de qualquer a o ilegal ou brecha na seguran a 17 Hist ria de Preserva o Datas e descri o de todas as a es realizadas sobre um documento depois de seu registro no sistema de arquivamento que assegura que o documento continua leg vel e acess vel pelo tempo necess rio para a ag ncia departamento ou para a comunidade em geral 17 1 Data e hora da a o obrigat rio Data e hora em que ocorreu uma a o definida de preserva o sobre o documento 17 2 Tipo da a o obrigat rio A o de preserva o realizada em um documento 17 2 1 Baked up Procedimento regular de manuten o
76. a que chegava a 1 milh o de metros lineares e que crescia ao ritmo de mais de 60 000 metros ao ano COOK 1996 p 5 Nesta poca a situa o dos arquivos tornou se cr tica com a acumula o de uma massa documental de forma assistem tica nos diversos setores da administra o p blica com a produ o e a reprodu o desordenadas de documentos com o alto custo de conserva o daqueles cujo ciclo de vida se encontrava encerrado e com a elimina o sem crit rios de outros a serem preservados permanentemente Esses problemas levaram os arquivistas do NARA a se deterem na busca de solu es Ficou evidente que para os arquivos constitu rem efetivamente instrumentos de apoio administra o se fazia necess ria a utiliza o de um conjunto de t cnicas envolvendo princ pios de organiza o e m todo capaz de gerir documentos desde sua emiss o at seu destino final O primeiro arquivista do NARA o historiador R D W Connor criou um pequeno grupo os Deputy Examiners para analisar os documentos dos departamentos governamentais com o objetivo de controlar a sua produ o e armazenamento Em 1940 Phillip C Brooks um desses inspetores elaborou relat rio com o t tulo What records shall we preserve para reuni o da Sociedade de Arquivistas Americanos no qual introduzia o conceito de ciclo vital dos documentos e argumentava que os arquivistas profissionais dedicados aos arquivos permanentes tinham interesse leg
77. a se o original e preserva se o microfilme pelo prazo restante Encerrados os 100 anos o microfilme tamb m eliminado O filme mais utilizado para a microfilmagem de substitui o o filme em rolo de 16 mm em diazo Amicrofilmagem de preserva o mais utilizada pelas institui es arquiv sticas pretende preservar as informa es contidas nos documentos originais danificados e proteg los do desgaste intr nseco ao uso e ao manuseio constantes Faz se uso do filme em rolo de 35 mm em sais de prata o nico apropriado para esse fim MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 93 Digitaliza o A digitaliza o o processo de convers o de imagens e som de c digo anal gico para c digo digital por meio de dispositivo apropriado Tem sido utilizada pelos arquivistas e gestores de documentos nos arquivos correntes intermedi rios e permanentes para facilitar o acesso s informa es contidas nos documentos As m dias mais utilizadas para o armazenamento dos documentos digitais resultantes da digitaliza o s o e Magn ticas Digital Audio Tape fita DAT Digital Linear Tape fita DLT Linear Tape Open fita LTO e Opticas Compact Disk Read Only Memory CD ROM e Digital Versatile Disk DVD Microfilmagem x Digitaliza o DOT Namagens Desvantagens O e O microfilme dur vel e Sujeito a arranh es quando manipulado relativamente barato Cada gera o ou c pia perde em resolu o Normas t cnicas consolidad
78. abilidade pol tica e social que obrigava o transporte cont nuo dos documentos levou perda de parte consider vel dos arquivos desse per odo Tanto o pergaminho quanto o papiro foram em grande parte destru dos pela aus ncia de cuidados no acondicionamento e no armazenamento Devido debilidade das institui es as monarquias medievais e os senhores feudais desenvolveram um tipo de administra o itinerante de onde surgiram os arquivos ambulantes armazenados e transportados em arcas e cofres Os cofres eram destinados arrecada o e guarda de documentos referentes coleta e administra o dos impostos Os governantes e propriet rios desses arquivos muitas vezes confiavam nos aos mosteiros claustros de igrejas ou aos dep sitos de torres para os protegerem quando partiam para guerra ou quando temiam invas es inimigas Esse costume foi um dos respons veis pela perda de uma quantidade significativa de documentos do per odo medieval ROUSSEAU COUTURE 1998 p 40 A prote o e o armazenamento dos documentos eram compartilhados pela Igreja e pelo Estado A situa o da Igreja Cat lica como nica institui o europeia permanente e letrada cuja atividade se estendia ao longo do tempo deu lhe a primazia neste campo durante o primeiro mil nio d C tal como o atesta o esplendor do arquivo do Vaticano HIGGS 1996 p 1 tradu o nossa A consolida o e o fortalecimento das monarquias europeias no final do prime
79. adas nas estruturas organizacionais pois s o mais est veis do que as unidades administrativas Estas muitas vezes s o fundidas ou divididas em reestrutura es As fun es tamb m podem estar dispersas entre componentes estruturais da institui o Depois de identificar as fun es da institui o confira se cada uma tem complexidade similar e se n o coincidente com outras fun es Indique se as fun es se sobrep em Compare com a estrutura organizacional para assegurar de que todos os aspectos da miss o da institui o foram abordados e investigados Usar as fontes para identificar as atividades que comp em cada fun o Assim como nas fun es confira se cada uma das atividades tem complexidade similar e se n o coincidente com outras Indique se as atividades se sobrep em e Identificar as transa es associadas com cada atividade Pode ser feito por meio de fontes escritas workshops e entrevistas ou pela an lise dos processos de trabalho examinando detalhadamente os processos envolvidos na condu o dos trabalhos A identifica o das transa es ajudar no teste e na defini o das fronteiras das atividades Testar a an lise preliminar em entrevistas e workshops com funcion rios especialistas naquelas fun es Reveja as principais fun es e as refine sob a luz da an lise subsequente e Revere refinar os demais n veis da hierarquia Ainda que esta an lise envolva uma abordagem de cima
80. ades da instituic o a equipe precisa identificar a as metas da institui o e as estrat gias adotadas para alcan las b a amplitude das fun es que a institui o conduz para sustentar estas metas e estrat gias c as atividades que contribuem para a execu o das fun es da institui o d os grupos de transa es ou processos recorrentes que comp em cada uma dessas atividades Se a institui o j foi analisada para outros prop sitos foi poss vel utilizar os resultados destes trabalhos Projetos que podem envolver a an lise de atividades e reengenharia de processos e automa o utilizando workflow implementa o de sistemas informatizados Se a an lise resultante de tais projetos est dispon vel e acess vel a equipe precisa considerar como o porqu e quando os projetos foram conduzidos para determinar se os seus resultados s o aplic veis para os prop sitos da gest o de documentos Ativi gt Transa es dades Transa es Atri gt Transa es dades Transac es Metas e Estrat gias Ativi gt Transa es dades gt Transa es Transa es Transa es FIGURA 2 An lise de atividades MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS A1 Colhendo informa es de fontes documentais e entrevistas Muitas das fontes usadas no Passo A foram pertinentes na An lise das Atividades da institui o Foram utilizadas as fontes documentai
81. al s o identificados na mesma sequ ncia ou resultam do mesmo processo de acumula o ou arquivamento e s o de fun es formatos ou conte do informacional similares 13 Formato Forma l gica formato dos meios e do dado e formato f sico m dia extens o de um documento 13 1 Formato dos meios obrigat rio Formato gen rico da informa o contida no documento 13 1 1 udio Apenas som 13 1 2 Composto Um recurso compreendendo um ou mais recursos que s o ligados de alguma forma para constituir um nico objeto por exemplo HTML documentos com gr ficos e videoclipes ou mensagens de e mail com documentos de processadores de texto anexados 13 1 3 Imagem Representa o gr fica est tica de um objeto incluindo um objeto textual 13 1 4 Texto Documento textual 13 1 5 V deo Imagens em movimento 13 2 Formato do dado obrigat rio Formato l gico do dado que est contido no documento 13 2 1 Texto ASC II Texto n o propriet rio 13 2 2 Audio Visual Interleave AVI Formato de arquivo audiovisual Microsoft MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 135 13 2 3 Hypertext Markup Language HTML Formato para marking up e linking de textos 13 2 4 Joint Photographic Experts Group JPEG Formato gr fico 13 2 5 Multipurpose Internet Mail Extensions MIME Formato composto por documentos de v rios formatos de dados em uma mensagem de e mail 13 2 6 Porta
82. almente com o crescimento do com rcio eletr nico e do governo digital GILLILAND SWETLAND 20002 Uma das mais recentes especifica es de metadados arquiv sticos foi baseada no modelo Business Acceptable Communicatons BAC desenvolvido pelo projeto Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping conhecido como Pittsburgh Project Este prop s uma estrutura de metadados que poderia conter uma camada manual para dados de revela o b sica e outras camadas que armazenariam informa es sobre termos e condi es de uso estruturas de dados proveni ncia conte do e uso do documento desde sua cria o Entendeu se que muitas dessas informa es poderiam ser geradas automaticamente no momento da cria o estariam ligadas a cada documento e seriam capazes de descrever o conte do e o contexto destes documentos assim como permitir sua decodifica o para uso futuro O Pittsburgh Project foi fonte de inspira o para v rias iniciativas de estrutura o de metadados de arquivamento principalmente na Austr lia Em 1999 o National Archives of Austr lia NAA publicou o Recordkeeping metadata standard definindo o metadado que o NAA recomendava que fosse captado pelos sistemas de arquivamento das ag ncias governamentais australianas No estado de Victoria foi desenvolvido o Victorian Electronic Records Strategy VERS adapta o do padr o de metadados do NAA VICTORIA 2003 que definiu um formato de interc mbio auto docume
83. as 10 Equipamento n o pass vel de Equipamento exige manuseio do filme Microfilmagem obsolesc ncia Impress o de baixa qualidade Reconhecimento legal das c pias Produ o com vari veis de dif cil controle Meio f sico de qualidade arquiv stica Controle de qualidade s pode ocorrer no final reconhecida do processo Facilidade de acesso Tecnologia recente Capacidade de transmiss o e Aus ncia de valor legal distribui o excelentes Aus ncia de normas t cnicas em v rias reas Restaura o e realce eletr nicos Armazenamento digital n o considerado C pia para o usu rio de alta de qualidade arquiv stica monitoramento qualidade cont nuo e rec pia peri dica Digitaliza o Aux lio automatizado de Sistemas de drive se tornar o obsoletos recupera o da informa o Altos custos de armazenagem em decl nio Custo de armazenagem aumenta com a melhoria da qualidade Imagens em grada o de cinza requerem espa o de armazenamento maior 94 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Sistema H brido O sistema h brido atende s exig ncias de um sistema de preserva o com a combina o de tecnologias complementares Digitaliza o capacidade de melhorar o acesso transmiss o e distribui o de imagens e habilidade de real ar eletronicamente as imagens preservadas Microfilmagem meio de preserva o verdadeiramente arquiv stico Armazenamento em longo prazo para grandes
84. atividades governamentais e da ado o de princ pios da administra o cient fica presenciou se o aumento da produ o documental nas administra es p blicas e no setor privado que chegou ao seu pice na d cada de 1940 ficando conhecido como explos o documental Al m das quest es pol ticas e administrativas alguns avan os tecnol gicos vieram facilitar a produ o e a reprodu o de documentos como a m quina de escrever 1714 o papel carbono 1806 e as fotocopiadoras 1968 At a d cada de 1940 os arquivos nacionais principalmente os europeus trabalhavam em conjunto com os rg os p blicos visando assegurar que estes ltimos adotassem m todos de recupera o e tratamento dos documentos que facilitariam sua transfer ncia aos arquivos HIGGS 1996 p 4 tradu o nossa No entanto essa interven o acontecia de forma desarticulada uma vez que os arquivistas n o consideravam como sua obriga o a tarefa de coordenar e estimular a ado o de t cnicas de classifica o e organiza o 3 Otermo burocracia utilizado aqui para indicar qualquer organiza o complexa p blica ou privada baseada numa r gida hierarquiza o e especializa o das fun es SANDRONI 1996 p 63 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS i f sica dos documentos que ainda estavam sob cust dia da administra o Para eles a sua responsabilidade iniciava somente a partir do recolhimento dos documen
85. b a gest o de outra institui o e transferido a um novo local de armazenamento 15 2 8 Desclassifica o Classifica o removida de um documento 15 2 9 Destrui o Documento deletado de um sistema mas alguns metadados do documento ser o retidos 15 2 10 Distribui o Distribui o de c pias de um nico documento a destinat rios m ltiplos usando o mecanismo de lista formal de distribui o 15 2 11 Autoria do documento O conte do de um documento ou de parte de um documento escrito compilado pelo tipo de agente Autor do documento Como um documento pode ser constitu do por mais de um registro a autoria do documento deve ser repetida para cada parte do documento 15 2 12 Arquivo fechado Todasasatividades etransa es documentadas por um determinado arquivo foram finalizadas e nenhum item ser associado quele arquivo 15 2 13 Mudan a de localiza o O documento removido para outro local dentro da institui o Diferente da Transfer ncia de cust dia a institui o ret m o controle de gest o do documento 15 2 14 Publicidade Documento formalmente publicado por exemplo no website da institui o 15 2 15 Rela o Documento relacionado de alguma forma a outro documento ou a um recurso informacional 15 2 16 Habeas data Documento disponibilizado para um indiv duo de acordo com a legisla o de documentos sigilosos 15
86. ble Document Format PDF Formato de imagem usado para imagem de texto Adobe 13 2 7 Real Audio RA Formato de udio 13 3 Formato da m dia obrigat rio Suporte f sico no qual o documento est armazenado incluindo se necess rio o tamanho f sico e ou capacidade para manuseio e armazenamento de informa o 13 3 1 CD R Recordable Compact Disk m dia ptica de armazenamento que pode ser escrita apenas uma vez 13 3 2 DAT Digital Audio Tape m dia de fita magn tica digital com mais de 24 GB de capacidade 13 3 3 DVD Digital Versatile Disk formato de CD ROM com capacidade m xima de 17 GB 13 3 4 Disquete Disco magn tico remov vel com capacidade de armazenamento limitada geralmente 1 44 MB 13 3 5 Disco r gido Disco fixo do computador com muitos GB de capacidade de armazenamento 13 3 6 JAZ drive Drive de disco remov vel com mais de 1GB de capacidade 13 3 7 Microfilme Filme em forma de rolo 16 ou 35 mm de largura usado para armazenamento de imagens reduzidas de texto e gr ficos 13 3 8 Papel 13 3 9 Videotape Fita magn tica para armazenamento de imagens em movimento e som 13 3 10 WORM Write Once Read Many disco ptico com 1 TB de capacidade de armazenamento que uma vez escrito utilizado apenas para leitura 13 3 11 ZIP drive Drive remov vel e port til com 100 MB de capacidade de armazenamento 13 4 Extens o
87. bter o token A utiliza o fraudulenta MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 83 est muitas vezes ligada ao comportamento pouco cuidadoso do usu rio Biometria Mecanismos de autentica o biom trica incluem o reconhecimento de digitais voz ou assinatura e escaneamento de retina N o s o facilmente reproduz veis AUSTRALIA 2004 p 17 18 3 3 3 Metadados O termo metadado come ou a ser usado desde a d cada de 1960 tornando se mais frequente na literatura sobre sistemas de gerenciamento de base de dados a partir da d cada de 1980 O termo usado para descrever a informa o necess ria para documentar as caracter sticas da informa o contida em uma base de dados ou seja o metadado o dado sobre o dado a partir de um dicion rio digital de dados SOUZA et al 1997 Na vis o de Vellucci 1998 o metadado um dado que descreve atributos de um recurso informacional caracteriza suas rela es e ajuda sua recupera o e seu uso efetivo O metadado consiste em um conjunto de dados no qual cada elemento descreve um atributo do recurso informacional sua gest o ou uso Inclui informa es como dados administrativos de classifica o de conte do de proveni ncia documentos relacionados dados estruturais etc A fun o prim ria do metadado facilitar a identifica o localiza o recupera o manipula o e uso de recursos informacionais em ambiente eletr nico com o objetivo de minimizar a duplica o de e
88. ca o do conceito das tr s idades dos documentos de arquivo administra o das organiza es corresponde gest o de documentos O termo criado pelos arquivistas canadenses a tradu o literal do ingl s records management que o conjunto de medidas MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS Jg e rotinas visando racionaliza o e efici ncia na cria o na manuten o no uso na avalia o e na destina o final dos documentos de arquivo A lei estadual n 19 420 de 11 de janeiro de 2011 que estabelece a pol tica estadual de arquivos define gest o de documentos como o conjunto de procedimentos e opera es t cnicas relativas produ o classifica o tramita o ao uso avalia o e ao arquivamento de documentos em fase corrente e intermedi ria visando a sua elimina o ou a seu recolhimento para guarda permanente MINAS GERIS 2011 art 5 O emprego dessa abordagem divide o conjunto de documentos de uma institui o em arquivos corrente intermedi rio e permanente Cada um desses arquivos receber tratamento diferenciado e adequado s suas caracter sticas mas sempre tendo por fim a racionaliza o e a efici ncia na recupera o e na dissemina o da informa o arquiv stica no armazenamento e na preserva o dos documentos 2 3 As Tr s Etapas da Gest o de Documentos James Rhoads 1989 divide a gest o de documentos em tr s fases quais sejam produ o utiliza o
89. ca o est o no limbo do universo do conhecimento porque n o poss vel acess los ao conte do informacional existente LOPES 1996 p 99 Segundo Silva et al 1998 a partir do s culo XVI a complexidade da atividade econ mica e a consequente reforma do trabalho administrativo deram origem em centros administrativos germ nicos ao sistema Registratur Esse sistema de organiza o de documentos caracterizado pela manuten o dos processos por neg cio ou acto administrativo sendo cada um deles formado pelo conjunto dos documentos recebidos e pelas minutas de cartas expedidas por ocasi o de um mesmo neg cio ordenados cronologicamente e em regra cozidos num mesmo caderno SILVA et al 1998 p 91 O sistema Registratur evoluiu para a cria o de planos pr vios os chamados aktenplan e para a classifica o dos documentos desde sua origem facilitando a manipula o e a utiliza o dos processos pela pr pria administra o geradora e posteriormente pelos arquivos No entanto esse sistema foi adotado apenas na Europa central e oriental tendo a tradi o latina em pa ses como a Fran a B lgica Espanha Holanda e Gr Bretanha permanecida ligada ao registro cronol gico e ao tipo documental A atividade de classifica o uma das mais importantes e mais complexas na gest o de documentos O sistema adotado deve ser claro e intelig vel para todos os funcion rios da institui o O arranjo dos document
90. ca o por assunto Ainda que se considere que documentos p blicos devam ser agrupados segundo a fun o e a estrutura da institui o que os produz abre se exce o para certos tipos de documentos como aqueles que n o prov m da a o governamental positiva ou que n o est o a ela vinculados SCHELLENBERG 2002 p 93 Nas administra es p blicas modernas pastas de refer ncias e informa es s o numerosas aparecendo sempre que o governo assume atividades especializadas Segundo Schellenberg comum o engano de se aplicar um grande esquema de assunto para a elabora o de planos de classifica o quando a organiza o por fun o ou estrutura seria mais eficiente Este o caso da aplica o do Sistema Decimal Dewey para a classifica o de documentos O Sistema Dewey muito apurado em rela o aos assuntos gerais para ser usado para este fim mas n o suficientemente detalhado em rela o ao material especializado A maior parte dos documentos p blicos deve ser classificada segundo a origem organizacional e funcional Os que merecem classifica o por assunto n o devem ser for ados num esquema elaborado segundo princ pios estabelecidos a priori mas devem ser agrupados em classes estabelecidas pragmaticamente sobre uma base a posteriori Essas classes devem ser criadas gradativamente medida que a experi ncia ateste sua necessidade SCHELLENBERG 2002 p 94 Defende se dentro de
91. cando a rea de atividade envolvida Identificar todas as conclus es incluindo coment rios sobre arquivamento ou gest o da informa o Informa es b sicas sobre auditorias podem ser encontradas nos relat rios anuais Data Auditoria rea de atividade Conclus es Fonte envolvida 18 A institui o tem um programa estrat gia e ou procedimentos formal de conformidade para assegurar que esteja devidamente adequada s leis aos padr es etc Indicar todas as medidas adotadas que visam assegurar que leis regulamentos c digos e padr es relevantes n o sejam violados Detalhes de programas estrat gias ou procedimentos de conformidade Fonte 19 A institui o tem um programa formal de gest o de risco em uso Fa a um resumo sobre os riscos associados s atividades da institui o e as estrat gias e ou procedimentos adotados para lidar com estes riscos N vel de risco e estrat gias de gest o Atividade final stica Fonte de risco adotadas 20 Como feita a gest o de documentos na institui o Fazer um resumo sobre o sistema de arquivamento centralizado descentralizado ou misto n vel de consci ncia arquiv stica do staff gest o de documentos tradicionais e digitais se estes est o acess veis e intelig veis conhecimento sobre pol ticas e procedimentos Se h um programa de destina o de documentos indicar que tabela de temporalidade e
92. cionado s o capazes de manter esse ambiente controlado De modo geral os documentos textuais e os especiais devem ser mantidos temperatura de 20 C e com umidade relativa do ar em torno de 50 AUSTRALIA 2002 p 31 33 A polui o poeira e esporos podem afetar a qualidade do ar nas reas de armazenamento e causar deteriora o dos documentos importante providenciar a veda o das janelas e instalar sistemas de circula o e filtragem de ar para minimizar esses riscos Al m disso fundamental a prote o dos documentos da incid ncia direta da luz solar com a instala o de filtros UVA em janelas claraboias etc O mobili rio e as embalagens As estanterias equipamentos e embalagens empregados no armazenamento de documentos devem garantir a seguran a e a prote o dos documentos em rela o deteriora o por tanto tempo quanto se fizer necess rio Ao escolherem o mobili rio e as embalagens os rg os devem considerar as caracter sticas f sicas o prazo de guarda e o uso previsto para os documentos O mobili rio e as embalagens apropriados cumprem um papel vital a na diminui o da varia o de temperatura e umidade b na prote o contra a luz poeira e outros poluentes e c na redu o dos danos provocados pelo manuseio Os documentos devem ser acondicionados em inv lucros antes de serem armazenados em m veis Para proteger as pessoas que trabalham com os documentos todos os equipamentos ut
93. cipais de cada uma Antes por m gostar amos de refletir sobre o papel do arquivista diante da formula o das leis que regulamentam o seu trabalho Para tanto apresentamos sucintamente um texto de dois arquivistas canadenses Jean Yves Rousseau e Carol Couture sobre o assunto A legisla o e a regulamenta o O arquivista deve conhecer as diversas leis e a regulamenta o que direta ou indiretamente regem as atividades desenvolvidas nas institui es arquiv sticas N o s para agir conforme as leis mas tamb m para modific las As leis n o s o imut veis Normalmente adaptam se s necessidades da sociedade para a qual servem na sequ ncia de uma evolu o pol tica econ mica ou sociocultural Diante dessa possibilidade o arquivista deve participar ativamente das altera es jur dicas que lhe diz respeito De um modo geral a legisla o arquiv stica trata da constitui o manuten o difus o e conserva o de documentos Isso acontece porque no plano jur dico o documento admitido como prova um elemento importante A posse de um documento que estabelece um t tulo um ato ou uma transa o facilita a prova a prestar se houver contesta o A hist ria arquiv stica mostra que em ltima an lise tudo come ou com o valor de prova ou de evid ncia que o documento tem e que o fundamento primeiro que justificava na origem a cria o e conserva o de numerosos documentos era essencialmente de natur
94. constitui o elemento vital de um programa de gest o de documentos ao permitir racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermedi ria facilitando a constitui o de arquivos permanentes e a implementa o de um programa de gest o de documentos viabilizando o acesso informa o O processo de avalia o segue procedimentos que visam 78 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO alcan ar resultados mais amplos como a elabora o de uma tabela de temporalidade de documentos Elimina o Utilizando se a tabela de temporalidade da institui o aprovada pela institui o arquiv stica p blica na sua esfera de compet ncia os documentos digitais ser o avaliados e destinados Seguir o os mesmos procedimentos descritos para os documentos tradicionais e ser o eliminados do sistema Guarda Permanente A preserva o permanente trata de assegurar que os documentos digitais conservados permanentemente continuem dispon veis acess veis e compreens veis o que implica procedimentos tais como a migra o para novas tecnologias e o armazenamento em condi es arquiv sticas Documentos digitais devem ser gerenciados e operados dentro da perspectiva de que nenhum suporte f sico ou programa durar para sempre A migra o peri dica para novos softwares e novas m dias necess ria bem poss vel que esse procedimento n o ocorra durante o per odo em que os documentos estejam sob a guarda dos rg os produtores e q
95. da de documentos permanentes que a institui o possui uma estrutura intelectual para dar suporte s decis es de avalia o e elimina o uma avalia o dos fatores cultural tecnol gico econ mico etc internos e externos que influenciam estes requisitos e que devem ser apresentados e um padr o de refer ncia para avalia o da atualidade destes requisitos uma base para desenvolver especifica es funcionais para sistemas de arquivamento incluindo softwares Isto documentado em uma lista de todas as fontes contendo requisitos de arquivamento relevantes para a institui o expandindo a lista das fontes compiladas nos Passos A e B Anexo 1 e uma lista dos requisitos de arquivamento regimentais da miss o e da comunidade derivados estas fontes organizados de forma que possam ser facilmente mantidos em longo prazo como fonte de refer ncia Considerando as implica es para a accountability organizacional essencial que o processo de identifica o dos requisitos de arquivamento seja documentado A documenta o deve fornecer a fundamenta o para cada requisito Recursos e pr requisitos Antes de iniciar o Passo C a equipe deve ter e um entendimento geral da institui o e do contexto no qual ela opera obtido no Passo A 52 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO analisado as fun es atividades e transa es da institui o realizado no Passo B e a documenta o complet
96. da garantia circunstancial de fidedignidade diz respeito s circunst ncias de produ o de um documento como substituto da prova testemunhal Essa regra imp e que o documento tenha sido criado no momento em que ocorreu o evento ou o fato relatado e que seu criador tenha conhecimento pessoal do assunto e que tenha o dever de inserir o registro no curso regular do andamento da mat ria DURANTI 1994 p 53 imprescind vel demonstrar a 13 A Lei Federal n 5 433 de 8 de maio de 1968 em seu artigo 1 par grafo 1 determina que Os microfilmes de que trata esta Lei assim como as certid es os traslados e as c pias fotogr ficas obtidas diretamente dos filmes produzir o os mesmos efeitos legais dos documentos originais em ju zo ou fora dele BRASIL 1968 14 Entende se por documento tradicional os textuais os iconogr ficos os sonoros os cartogr ficos os filmogr ficos e as microformas 15 Na administra o p blica um documento p blico tem valor legal como prova ou informa o O documento p blico faz prova n o s da sua forma o mas tamb m dos fatos que o escriv o o tabeli o ou o funcion rio declarar que ocorreram em sua presen a THEODORO J NIOR 1994 p 443 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 65 cadeia cont nua de cust dia bem como as medidas de preserva o adotadas circunst ncias que favoreceriam alguma forma de altera o do registro Portanto para que possamos aceitar e co
97. dapta es realidade que se apresentava Os progressos t cnicos provenientes da Revolu o Industrial como a mecaniza o a automa o e a produ o em massa tornaram inadequados os padr es tradicionais de dire o e controle nas organiza es privadas e p blicas Durante o per odo que decorre de 1850 a 1920 foi desenvolvida uma nova filosofia de administra o fundada em princ pios normas e fun es cuja finalidade ordenar os fatores de produ o de modo a aumentar sua efici ncia SANDRONI 1996 p 11 A administra o cient fica como ficou conhecida progrediu como resposta aos problemas e desafios que empresas enfrentaram a partir da Revolu o Industrial No final do s culo XIX os governos europeu e norte americano apresentaram crescimento de suas estruturas administrativas decorrentes do desenvolvimento da interven o estatal na sociedade A administra o p blica conjunto de atividades envolvidas no estabelecimento e implementa o de pol ticas p blicas tornou se a partir de ent o objeto de interesse cient fico Essa aten o acabou por impulsionar no in cio do s culo XX pesquisas que resultaram em prescri es variadas destinadas a promover economia e efici ncia nas opera es administrativas al m de propiciar controles internos e e extemos com o objetivo de assegurar a execu o das pol ticas do governo pela burocracia Como consequ ncia natural do aumento das fun es e
98. de certifica o digital pelos rg os p blicos federais e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 16 jul 2001 BRASIL Decreto n 3 996 de 31 de outubro de 2001 Disp e sobre a presta o de servi os de certifica o digital no mbito da Administra o P blica Federal Di rio Oficial Bras lia 05 nov 2001 BRASIL Decreto n 4 073 de 3 de janeiro de 2002 Regulamenta a Lei n 8 159 de 8 de janeiro de 1991 que disp e sobre a pol tica nacional de arquivos p blicos e privados Di rio Oficial Bras lia 4 jan 2002 110 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO BRASIL Decreto n 4 915 de 12 de dezembro de 2003 Disp e sobre o Sistema de Gest o de Documentos de Arquivo SIGA da administra o p blica federal e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 15 dez 2003 BRASIL Decreto n 6 605 de 14 de outubro de 2008 Disp e sobre o Comit Gestor da Infra Estrutura de Chaves P blicas Brasileira CG ICP Brasil sua Secretaria Executiva e sua Comiss o T cnica Executiva COTEC Di rio Oficial Bras lia 15 out 2008 BRASIL Decreto n 7 724 de 16 de maio de 2012 Regulamenta a Lei no 12 527 de 18 de novembro de 2011 que disp e sobre o acesso a informa es previsto no inciso XXXIII do caput do art 5o no inciso Il do S 30 do art 37 e no 20 do art 216 da Constitui o Di rio Oficial Bras lia 16 mai 2012 BRASIL Decreto n 7 845 de 14 de novembro de 2012 Regulamenta procedi
99. de janeiro de 1991 Disp e sobre a pol tica nacional de arquivos p blicos e privados e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 9 jan 1991 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS jl BRASIL Lei 8 884 de 11 de junho de 1994 Transforma o Conselho Administrativo de Defesa Econ mica CADE em Autarquia disp e sobre a preven o e a repress o s infra es contra a ordem econ mica e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 13 jun 1994 BRASIL Lei n 9 507 de 12 de novembro de 1997 Regula o direito de acesso a informa es e disciplina o rito processual do habeas data Di rio Oficial Bras lia 13 nov 1997 BRASIL Lei n 9 605 de 12 de fevereiro de 1998 Disp e sobre as san es penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 13 fev 1998 BRASIL Lei n 10 257 de 10 de julho de 2001 Regulamenta os artigos 182 e 183 da Constitui o Federal estabelece diretrizes gerais da pol tica urbana e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 11 jul 2001 BRASIL Lei n 11 419 de 19 de dezembro de 2006 Disp e sobre a informatiza o do processo judicial altera a Lei no 5 869 de 11 de janeiro de 1973 C digo de Processo Civil e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 20 dez 2006 BRASIL Lei n 12 527 de 18 de novembro de 2011 Regula o acesso a informa es previsto no inciso XX
100. de uso podendo ser transferido para dep sito em outro local embora disposi o desta Avalia o de Massa Acumulada A avalia o de uma massa documental acumulada requer procedimentos espec ficos j que 28 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO se trata de um acervo que a abrange um per odo extenso b perfaz um volume consider vel c n o tem organiza o pr via d aborda os mais diversas atividades da institui o O trabalho divide se em cinco etapas intimamente interligadas 1 pesquisa da legisla o 2 identifica o e organiza o do acervo 3 avalia o 4 prepara o e acondicionamento dos documentos 5 elabora o de instrumentos de localiza o e identifica o da documenta o l Pesquisa de Legisla o Mediante pesquisa nas leis decretos resolu es e portarias encontrados nos di rios oficiais e em cole es de leis procura se conhecer a estrutura b sica e as compet ncias do rg o A elabora o do hist rico auxiliar na etapa de avalia o dos documentos na medida em que proporciona conhecimento pr vio das atividades finalidades e funcionamento da institui o cuja documenta o se quer analisar ll Identifica o e Organiza o do Acervo Nesta fase ao separar os documentos por ano em ordem cronol gica organiza se uma lista identificando os pelos conte dos abordados A partir da listagem separam se os documentos por fun o atividade transa o
101. des de destina o atuais e a es a que os documentos est o submetidos 19 1 Autoriza o para destina o obrigat rio Documenta o legal requerida pela institui o arquiv stica com autoriza o sobre a destina o dos documentos 19 2 Senten a obrigat rio 19 3 A o de destina o opcional Per odo de reten o indicado para um documento baseado na determina o do valor do documento e no resultado da identifica o da Classe de Destina o espec fica a que ele pertence Data em que o documento destinado para algum tipo de ato de destina o como transfer ncia ou elimina o 19 4 Status de destina o opcional Descreve quanto tempo o documento deve ser mantido pela institui o 19 4 1 Permanente 140 O documento de valor permanente e deve ser retido indefinidamente CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 19 4 2 Tempor rio de longo prazo O documento deve ser destru do algum tempo depois de completar por exemplo 30 anos 19 4 3 Tempor rio de curto prazo O documento deve ser destru do antes de completar por exemplo 30 anos 19 4 4 Desconhecido N o h defini o sobre sua destina o Uma fonte de requisitos de arquivamento 20 Autoriza o Uma parte de legisla o diretrizes formais pol ticas padr es conjunto de procedimentos ou expectativas da comunidade que expl cita ou implicitamente imp e
102. destina o de documentos usada Arquivamento e gest o de documentos na institui o Fonte MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 125 21 Como a tecnologia usada nos sistemas corporativos e sistemas de gest o de informa o incluindo arquivamento e ou sistemas de gest o de documentos Fa a um resumo sobre as capacidades tecnol gicas da institui o fazendo refer ncia aos indicadores tais como o uso da tecnologia nos sistemas corporativos esta es de trabalho e pr ticas de trabalho recursos alocados para tecnologia e compet ncia e treinamento do staff Tecnologia e seu uso na institui o Fonte 22 Quais fontes foram usadas para a realiza o da Investiga o Preliminar Passo A Compilar o registro de todas as fontes documentais e orais usadas durante a Investiga o Preliminar Numerar cada fonte para que se possa cruz las nos passos seguintes Ver Anexo 1 Guia para Fontes Documentais para saber como identificar e citar as fontes 126 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 10 ANEXO 3 FORMUL RIO DE LEVANTAMENTO DE FUN O E REQUISITOS DE ARQUIVAMENTO Formul rio de Levantamento de Fun o e Requisitos de Arquivamento Informa es sobre a Fun o rg o Data Termo da N mero de Refer ncia da Fun o Fun o Nota de Escopo da Fun o Fontes de Informa o Unidades Administrativas Respons veis pela Fun o
103. digitalizados dever o ser preservados de acordo com o disposto na legisla o pertinente MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 107 7 REFER NCIAS ANOZ Magdalena Canellas Gesti n y utilizaci n de los archivos electr nicos en el contexto de la mundializaci n In CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS 14 2000 Sevilla Anais Sevilla ICA 2000 AUSTRALIA National Archives of Australia Manual for designing and implementing recordkeeping systems DIRKS Manual Camberra 2001 Capturado na Internet em 22 09 2001 no endere o http www naa gov au recordkeeping dirksman dirks html AUSTRALIA National Archives of Australia Recordkeeping and online security process Guidelines for managing Commonwealth records created or received using authentication or encryption Camberra 2004 AUSTRALIA National Archives of Australia Recordkeeping metadata standard for Commonwealth agencies Camberra National Archives of Australia 1999 AUSTRALIA National Archives of Australia Standard for the physical storage ofCommonwealth records Camberra 2002 Capturado na Internet em 25 04 2006 no endere o http www naa gov au recordkeeping storage standard html BALDAM Roquemar de Lima EDMS gerenciamento eletr nico de documentos t cnicos S o Paulo rica 2004 BALDAM Roquemar de Lima VALLE Rog rio de Arag o Bastos CAVALCANTI Marcos Couto Bezerra GED gerenciamento eletr nico de documentos S o Paulo rica 2002
104. do novo suporte O rg o que adota tais recursos deve contar com dep sitos e equipamentos de seguran a que venham a garantir a preserva o do novo suporte MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 95 Legislac o que regula a microfilmagem no Brasil Lei Federal n 5 433 de 8 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 10 jun 1968 Decreto Federal n 1 799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei n 5 433 de 8 de maio de 1968 que regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 31 jan 1996 Minist rio da Justi a Portaria da Secretaria Nacional de Justi a n 12 8 de junho de 2009 Disp e sobre o registro e fiscaliza o do exerc cio da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria n 29 de 10 de setembro de 2008 Di rio Oficial Bras lia 10 jun 2009 96 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 6 A LEGISLA O ARQUIV STICA O poder do Estado de direito racional quando escreve Weber se apoia na cren a da legalidade dos ordenamentos estatu dos e do direito daqueles que foram chamados a exercer o poder GOZZI 1999 p 402 O objetivo deste item de se fazer conhecer o conjunto de leis federais brasileiras que regem as atividades arquiv sticas Listaremos cronologicamente as leis e suas regulamenta es vigentes at o momento e indicaremos os pontos prin
105. dos ao Distrito Federal e aos Munic pios II recusar f aos documentos p blicos MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 101 Prote o T tulo VIII Da ordem social Cap tulo Ill Da educa o da cultura e do desporto Se o Il Da cultura Art 216 Constituem patrim nio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial tomados individualmente ou em conjunto portadores de refer ncia identidade a o mem ria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira nos quais se incluem IV as obras objetos documentos edifica es e demais espa os destinados s manifesta es art stico culturais 8 1 O Poder P blico com a colabora o da comunidade promover e proteger o patrim nio cultural brasileiro por meio de invent rios registros vigil ncia tombamento e desapropria o e de outras formas de acautelamento e preserva o 82 Cabem administra o p blica na forma da lei gest o da documenta o governamental e as provid ncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem 8 4 Os danos e amea as ao patrim nio cultural ser o punidos na forma da lei Lein 7 347 de 24 de julho de 1985 Disciplina a a o civil p blica de responsabilidade por danos causados ao meio ambiente ao consumidor a bens e direitos de valor art stico est tico hist rico tur stico e paisag stico e d outras provid ncias Art
106. e a inova o ao mesmo tempo em que a vai modelando e constitui um elemento essencial de qualquer pol tica nacional de arquivos ao mesmo tempo em que na maioria dos casos um indicador privilegiado do desenvolvimento dessa mesma pol tica ROUSSEAU COUTURE 1998 p 160 Leis decretos medidas provis rias e outras normas jur dicas Decreto Lei n 25 de 30 de novembro de 1937 Regula a prote o ao patrim nio hist rico e art stico nacional Decreto Lei n 2 848 de 7 de dezembro de 1940 C digo Penal Dano e Art 163 Destruir inutilizar ou deteriorar coisa alheia 98 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Dano qualificado Par grafo nico Se o crime cometido III contra o patrim nio da Uni o Estado Munic pio empresa concession ria de servi os p blicos ou sociedade de economia mista Pena deten o de seis meses a tr s anos e multa Dano em coisa de valor art stico arqueol gico ou hist rico e Art 165 Destruir inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em virtude de valor art stico arqueol gico ou hist rico Pena deten o de seis meses a dois anos e multa Dos crimes praticados por funcion rio p blico contra a administra o Art 314 Extraviar livro oficial ou qualquer documento de que tem a guarda em raz o do cargo soneg lo ou inutiliz lo total ou parcialmente Pena reclus o de um a quatr
107. e classifica o baseado na sistematiza o das fun es atividades e transa es validar a an lise das atividades da institui o com os gestores seniores Quais s o os benef cios da An lise de Atividades A An lise de Atividades fornece a base conceitual fundamental para o desenvolvimento das ferramentas de gest o de documentos Ao finalizar essa an lise a equipe conta com o entendimento do contexto no qual est o inseridas as atividades de arquivamento na institui o especificamente a rela o entre a consecu o de sua miss o e os documentos que s o produzidos como evid ncias de suas atividades o fundamento para o desenvolvimento de ferramentas e outros mecanismos para estabelecer um controle corporativo sobre a classifica o e arquivamento incluindo o desenvolvimento de um vocabul rio controlado e de plano de classifica o de documentos de arquivo prepara o de tabela de temporalidade e destina o de documentos de arquivo identifica o e especifica o de requisitos de arquivamento e responsabilidade de arquivamento formalmente identificadas Essas informa es s o registradas nos seguintes documentos Formul rio de Levantamento de Fun es e Requisitos de Arquivamento no qual a equipe detalha cada uma das fun es atividades e transa es assim como a documenta o produzida em cada uma delas ver Anexo 3 Esquema de Classifica o EC que apresenta as rela es entre fun
108. e documentos de arquivo com qualidade t cnica n o basta realizar o levantamento exaustivo de fun es atividades transa es e documentos o que as equipes fizeram at aqui preciso sempre levar em conta a utiliza o destes planos pelos usu rios das institui es em seu dia a dia Se o plano for concebido com muitas classes o usu rio ter dificuldades de encontrar o local exato para classificar o documento al m do tempo gasto no exame de cada uma das classes prov veis Por outro lado se o plano possuir um n mero muito restrito de classes que agrupam uma variedade imensa de documentos n o vai cumprir a sua raz o de ser racionalizando e facilitando o arquivamento e a recupera o da informa o Desta forma preciso que as classes de documentos possuam um n vel de generalidade ideal que proporcione simplicidade flexibilidade e expansibilidade GON ALVES 1998 p 24 25 Defendemos dentro de uma perspectiva integrada avalia o a classifica o que gere dossi s Estes dossi s podem ter pe as arquivadas em locais separados devido s caracter sticas f sicas dos suportes mas devem estar unidos sob o ponto de vista intelectual representando abstratamente as estruturas fun es e atividades de cada institui o LOPES 1996 p 99 Os dossi s conter o tipologias documentais cartas of cios projetos etc e suportes papel fitas magn ticas DVDs etc diversos sobre uma mesma atividade da ins
109. e documentos em filme por meios fotogr ficos ou eletr nicos em diferentes graus de redu o As microformas s o consideradas especiais pelo suporte No que se refere linguagem pr pria diferem dos demais pois se trata de uma reprodu o reduzida tanto de documentos textuais quanto de especiais No processo de microfilmagem s o produzidas tr s gera es de filmes Negativo M ster o filme que se encontra dentro da c mera no momento da microfilmagem Ele duplicado uma vez para produzir o M ster de Impress o Printing Master e ap s isto mantido em armazenamento arquiv stico como c pia de seguran a M ster de Impress o a duplica o feita diretamente do Negativo M ster Ele deve tamb m ser mantido em armazenamento arquiv stico e utilizado para gerar todas as c pias subsequentes C pias de Servi o C pias positivas ou negativas dispon veis para pesquisa e empr stimo Em se tratando de documenta o arquiv stica temos duas fun es para a microfilmagem a microfilmagem de substitui o e a microfilmagem de preserva o A microfilmagem de substitui o assim chamada quando os originais microfilmados s o eliminados com vistas ao aproveitamento de espa o e equipamentos Um exemplo desse tipo a microfilmagem de pastas funcionais Como o prazo de guarda deste documento de 100 anos autoriza se a microfilmagem ap s a aposentadoria do funcion rio cerca de 35 anos elimin
110. eba documentos que n o tenham sido avaliados e destinados pelo rg o produtor As vantagens da implanta o do sistema de arquivos intermedi rios residem em a economia de espa o e de recursos materiais j que os dep sitos devem localizar se fora dos pr dios da administra o central de prefer ncia onde o metro quadrado seja o mais barato poss vel utilizando se mobili rio estanterias e unidades de acondicionamento caixas de arquivo que possibilitem o aumento significativo da densidade de arquivamen to comparando se aos escrit rios b aproveitamento do espa o f sico nos pr dios da administra o central antes ocupado por documentos c reutiliza o do mobili rio e unidades de acondicionamento nos arquivos correntes d agilidade de recupera o da informa o contida na documenta o corrente tendo em vista a redu o do seu volume a partir da transfer ncia para o arquivo intermedi rio e na documenta o intermedi ria com a elimina o ou o recolhimento de documentos para a guarda permanente nas institui es arquiv sticas 2 3 3 Destina o A fase de destina o de documentos que abrange procedimentos de avalia o sele o e a determina o de prazos de guarda tem como produto final a tabela de temporalidade que Um documento descrevendo os documentos de uma ag ncia institui o ou unidade administrativa especificando aqueles a serem preservados por possu rem valor arquiv
111. eitura que magnetiza ou desmagnetiza a camada magn tica do suporte TORRES 2001 p 680 710 As v rias m dias magn ticas s o razoavelmente padronizadas e apresentam uma expectativa de vida vari vel S o elas 19 Mesmo armazenado adequadamente com controle de temperatura umidade polui o ilumina o etc o suporte se tornar obsoleto em 15 ou 20 anos 20 A Uni o Europeia por meio do programa European procurement handbook for open systems EPHOS tem buscado normatizar a ado o de sistemas abertos de tecnologia no setor p blico com o objetivo de preservar os documentos e dados em longo prazo GUIDELINES 1997 p 16 70 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 21 Disquetes s o discos flex veis de 3 72 polegadas altamente padronizados e compat veis com um grande n mero de sistemas PCs Macintosh e Unix A capacidade de armazenamento de informa o pequena cerca de 1 44 MB e sua vida til bem limitada cerca de cinco anos Ap s esse prazo a camada magn tica come a a apresentar falhas e manchas semelhantes ao mofo comprometendo os dados armazenados e sujando a cabe a de leitura grava o da unidade de disquete TORRES 2001 p 708 S o indicados apenas para fins de armazenamento de curt ssimo prazo e de interc mbio de dados J em desuso Zip disk resumidamente um disquete com capacidade de armazenamento de 100 MB ou mais dependendo do modelo N o compat vel com o drive de disq
112. em ambiente digital No primeiro caso o original o documento digital e sua c pia a impress o em papel no segundo caso o original o documento tradicional e sua c pia o documento digital gerado a partir do processo de digitaliza o Aregra da autentica o implica a apresenta o de alguma outra prova exterior ao documento de que ele o que se prop e ser Documentos p blicos s o considerados aut nticos a priori enquanto os privados devem ser autenticados Autentica o na acep o legal do termo o processo usado para comprovar que os registros de uma evid ncia s o com certeza o que seus proponentes afirmam que sejam A autenticidade legal baseada na demonstra o da conex o entre os documentos e um autor e na autoridade deste autor para criar aqueles documentos Cotidianamente uma assinatura ou o logotipo impresso no papel nos d a impress o de autenticidade de um documento Em um tribunal onde pode haver o interesse de se apresentar um documento n o aut ntico a assinatura do autor requer alguma prova adicional ou corrobora o de sua autenticidade Nos documentos tradicionais textuais em papel esse requisito pode ser alcan ado pela autentica o ou o atestado de uma terceira pessoa neutra como um tabeli o Nos documentos digitais isso pode ser realizado por meio de uma assinatura digital certificada por uma terceira parte neutra como uma autoridade certificadora GILLILAND SWETLAND 2000b Aregra
113. em e exporem as informa es incluindo tamb m a descri o daquilo a ser preservado 17 Incluem se nessas condi es o acondicionamento o mobili rio o controle e a climatiza o do ambiente as diretrizes de cuidado e de manuseio dos documentos e as a es em caso de desastre 18 de um celeiro um por o ou uma garagem e coloc los intactos em um edif cio seco com fechaduras nas portas Tradu o nossa MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 67 O conceito tradicional de acesso corresponde disponibilidade dos documentos para consulta como resultado de permiss o legal e exist ncia de instrumentos de pesquisa DICTIONARY 1988 p 11 No contexto da documenta o digital acesso implica n o s a autoriza o legal e condi es de recupera o dos documentos mas condi es de legibilidade e inteligibilidade Dollar 1994 conceitua legibilidade como a capacidade de os registros digitais serem processados num sistema computacional ou noutro esquema diverso daquele em que foi inicialmente criado ou no qual seja comumente armazenado DOLLAR 1994 p 20 Ou seja legibilidade um crit rio a ser considerado na escolha do suporte f sico de armazenamento do sistema operacional e dos softwares no momento da produ o que garantam a independ ncia para o acesso s informa es em rela o a um hardware e a um software espec ficos Essa escolha tem por fim facilitar todo o processo posterior de migra o
114. empor neos se acumulam nos arquivos e o resultado que os arquivistas n o aprenderam a se desincumbirde parte fundamental de sua tarefa citado por HIGGS 1996 p 3 tradu o nossa Aos poucos as institui es arquiv sticas se afastaram da administra o p blica e inadvertidamente contribu ram para a consolida o da ideia de que os documentos ali armazenados somente interessavam pesquisa cient fica ao mesmo tempo em que se tornaram incapazes de acompanhar e se adaptar revolu o da informa o origin ria das modernas pr ticas administrativas e gerenciais O s culo XX por sua vez ficou marcado pelo movimento inverso isto de aproxima o e estreitamento das rela es entre as institui es arquiv sticas e os rg os administrativos visando racionaliza o da produ o da acumula o e da destina o dos documentos de arquivo por meio 1 Projeto dos Estados Nacionais emergentes preocupados em construir uma identidade comum entre os cidad os 2 Fundada em 1821 em Paris e dedicada forma o de arquivistas MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS jit da gest o de documentos Tal reaproxima o se funda basicamente no entendimento de que a documenta o destinada cust dia pelos arquivos tem sua origem nas organiza es e que para preserv los mantendo inalteradas as suas caracter sticas e todo o seu potencial informacional necess rio o conhecimento dos procedimentos e rotinas das o
115. endo as para um formato apropriado aos novos sistemas computacionais seguindo a evolu o da tecnologia uma forma de abrandar os efeitos das caracter sticas f sicas e funcionais dos documentos digitais Durante o per odo que antecedeu a Il Guerra Mundial a preserva o resumia se na cole o de manuscritos e documentos conduzindo os from a bam a basement or a parking garage and placing it intact in a dry building with locks on the door CONWAY 2000 p 19 Dentro dessa perspectiva preservac o e acesso s o duas atividades incompat veis entre si A disponibilidade dos documentos para a consulta implica a sua exposi o ao risco de roubo e de deteriora o pelo manuseio incorreto ou pelas condi es ambientais o que induziria restri o do acesso ao documento original tanto pela proibi o de uso como pela utiliza o de c pias para consulta Conceitos modernos de preserva o indicam que preserva o e acesso s o ideias que se refor am mutuamente Isso acontece na medida em que para garantir o acesso informa o documental necess rio que se mantenha a integridade f sica e funcional do objeto e que a conserva o do documento empregando se t cnicas avan adas de restaura o e preserva o n o se justifica sem que se pretenda o acesso informa o No ambiente dos documentos digitais o objetivo a preserva o da acessibilidade por meio da capacidade das m quinas em processarem transportar
116. enta o acesso informa o no mbito do Poder Executivo Minas Gerais Belo Horizonte 25 maio 2012 MINAS GERAIS Lei n 19 420 de 11 de janeiro de 2011 Estabelece a pol tica estadual de arquivos Minas Gerais Belo Horizonte 12 jan 2011 MINAS GERAIS Decreto n 46 398 de 27 de dezembro de 2013 Institui instrumentos de gest o de documentos no mbito da Administra o P blica do Poder Executivo Minas Gerais Belo Horizonte 28 de dezembro de 2013 MOREIRA Alzira L GOYA Denise H FREITAS Estevam T Voc est seguro PC Magazine Brasil p 53 71 dez 1997 PGPi Project Capturado na Internet em 23 de junho de 2000 no endere o http www pgpi org pgpi project RHOADS James B The role of archives and records management in national information systems A RAMP study Paris UNESCO UNISIST 1989 ROUSSEAU Jean Yves COUTURE Carol Os fundamentos da disciplina arquiv stica Lisboa Publica es Dom Quixote 1998 RUBIN Ariel D GEER JR Daniel E A survey of web security Computer IEEE p 34 41 set 1998 SANDRONI Paulo Dicion rio de economia e administra o S o Paulo Nova Cultural 1996 SANTOS Moacyr Amaral Primeiras linhas do direito processual civil 18 ed S o Paulo Saraiva 1997 2 v SCHELLENBERG Theodore Roosevelt Arquivos modernos princ pios e t cnicas 2 ed Rio de Janeiro Funda o Get lio Vargas 2002 SILVA Armando Malheiro da RIBEIRO Fernanda RAMOS J lio REA
117. entos de arquivo n o s o um fim em si pr prias O objetivo dessas atividades munir os administradores da maior quantidade de informa o pertinente tomada de decis o Para tanto necess rio providenciar a recupera o e o acesso s informa es o que se d pelo registro e pelo controle do fluxo dos documentos O registro e o controle de documentos consistem no controle da tramita o dos documentos nas diversas unidades administrativas de uma institui o respons veis pela execu o das atividades que lhes deram origem identificando a anexa o de outros documentos ao dossi at a finaliza o da tarefa e consequente arquivamento O protocolo interno e o workflow s o instrumentos utilizados para essas atividades O servi o de protocolo composto por um conjunto de opera es recebimento registro distribui o e movimenta o visando ao controle dos documentos em tramita o no rg o de modo a assegurar a imediata localiza o e recupera o dos mesmos garantindo o acesso informa o O workflow uma ferramenta que tem por finalidade automatizar processos racionalizando os e consequentemente aumentando a produtividade por meio de dois componentes impl citos organiza o e tecnologia Workflow do ingl s fluxo de trabalho faz a informa o necess ria para cada atividade percorrer o processo previamente mapeado T Cruz citado por BALDAM et al 2002 p 46 Normalmente esta ferra
118. er aos prop sitos da institui o Nessa etapa fazem se a sele o aquisi o e instala o da tecnologia mais apropriada para a execu o das atividades nesse momento que os arquivistas devem estar presentes para interferirem no processo que influenciar todo o ciclo de vida dos documentos Essa interfer ncia significa participar das defini es do design e especifica es do sistema de informa es eletr nicas com o objetivo de assegurar o conte do contexto e estrutura dos documentos produzidos e armazenados de forma que possam fornecer evid ncia das atividades de seus criadores e que sejam identificados e preservados A ado o de padr es arquiv sticos no momento da concep o do sistema reduz a necessidade de alter lo depois de implementado o que seria 68 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO mais oneroso e complicado quando n o imposs vel Nessa fase de defini o do design do sistema digital de informa o importante garantir que todos os seguimentos envolvidos no ciclo vital dos documentos estejam participando da elabora o das estrat gias de gest o Para tanto necess rio criar uma equipe multidisciplinar para definir e monitorar o projeto a implanta o e a gest o do sistema Essa equipe multidisciplinar seria respons vel por tarefas como a identificar as necessidades dos usu rios inclusive aspectos legais b identificar os documentos importantes para a atividade em quest o c def
119. era es Acervo Rio de Janeiro v 7 n 1 2 p 3 38 jan dez 1994 DURANTI Luciana EASTWOOD Terry MACNEIL Heather The preservation of the integrity of electronic records Vancouver University of British Columbia 19977 Capturado na Internet em 13 de novembro de 2000 no endere o http www interpares org UBCProject DURANTI Luciana Influencia del entorno tecnol gico en la teor a archiv stica In CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS 14 2000 Sevilla Anais Sevilla ICA 2000 DURANTI Luciana Registros documentais contempor neos como provas de a o Estudos Hist ricos Rio de Janeiro v 7 n 13 p 49 64 1994 GAGNON ARGUIN Louise Os arquivos os arquivistas e a arquiv stica considera es hist ricas In ROUSSEAU Jean Yves COUTURE Carol Os fundamentos da disciplina arquiv stica Lisboa Publica es Dom Quixote 1998 p 29 60 GILLILAND SWETLAND Anne J Introduction to metadata setting the stage 2000a 12 p Dispon vel em http www getty edu research institute standards intrometadata gt ltima atualiza o em 7 de maio de 2000 Acesso em 29 set 2003 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS ME GILLILAND SWETLAND Anne J Maintaining and providing access to electronic evidence the US experience The Information Society Commission and the National Archives Dublin Castle 28 ago 2000b Capturado na Internet em 15 de novembro de 2000 no endere o http www isc ie publications Papers f
120. ermanente d controlar o processo de produ o documental orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informa o e ampliar o espa o f sico para arquivamento f aproveitar os recursos humanos e materiais g garantir a constitui o do patrim nio arquiv stico governamental Utilizando o conceito das Tr s Idades dos documentos aplicam se crit rios de avalia o na fase corrente a fim de distinguir os documentos de valor eventual de elimina o sum ria daqueles de valor informativo ou probat rio Deve se evitar a transfer ncia para arquivo intermedi rio de documentos que n o tenham sido anteriormente avaliados pois o desenvolvimento do processo de avalia o e sele o nesta fase de arquivamento extremamente oneroso do ponto de vista t cnico e gerencial O processo de avalia o de documentos de arquivo requer para o estabelecimento de crit rios de valor a participa o de pessoas ligadas s diversas reas profissionais H necessidade de se identificar a utilidade das informa es contidas nos documentos Assim na tarefa de avaliar devem se constituir Comiss es Permanentes de Avalia o de Documentos de Arquivo CPADs integradas por a arquivista ou respons vel pela guarda da documenta o b servidores das unidades administrativas s quais se referem os documentos a serem destinados com profundo conhecimento das atividades desempenhadas c historiador ligado rea de pesq
121. ero de Identifica o Pessoal 29 O Pretty Good Privacy PGPi PROJECT um programa que prov privacidade ao usu rio em rela o ao correio digital usando a criptografia assim trica O PGP provou ser capaz de resistir s formas mais sofisticadas de an lise visando leitura do texto codificado O PGP tamb m pode ser usado para aplicar uma assinatura digital a uma mensagem sem codific la Isto normalmente usado em postings p blicos onde o usu rio n o tem a inten o de esconder o conte do da mensagem mas quer permitir que outros confirmem a sua proveni ncia Uma vez que uma assinatura digital criada imposs vel para qualquer um modificar a mensagem ou a assinatura sem ser detectado pelo PGP A utiliza o relativamente simples e programas de e mail populares como o Eudora Windows e Mac ou PMMail OS 2 integram a utiliza o PGP tornando a comunica o segura ainda mais f cil O programa gratuito vem com documenta o detalhada e est dispon vel para quase todas as plataformas 30 O protocolo Secure Sockets Layer SSL oferece um sistema de autentica o superior aos tradicionais e prov cifragem de dados ap s a dura o da sess o Isso tem tornado o SSL um padr o para a comunica o segura na Internet estando em processo de upgrade para um padr o Internet Transport Layer Securit TLS Todas as vers es recentes dos dois web browsers dominantes suportam o SSL A Netscape projetou o SSL para ser
122. es e atividades unidades organizacionais que s o respons veis pela condu o de todos ou parcela dos aspectos de cada fun o e 48 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO e mudan as nas fun es atrav s do tempo A informa o colhida incluindo aquelas sobre os stakeholders e sobre fontes de autoridade fornece a base para a defini o dos requisitos de arquivamento no Passo C Valida o da An lise importante que a equipe fa a uma consulta ampla durante a an lise das atividades validando suas conclus es Isto envolve questionar gestores e funcion rios das reas operacionais em rela o ao modelo constru do pela equipe para confirmar sua acur cia e completude essencial que o modelo seja significativo para a institui o para que sirva de base para as atividades de gest o de documentos incluindo o controle intelectual e avalia o A an lise e o Esquema de Classifica o de Fun es tamb m devem ser validados com os gestores seniores superintendentes e diretores Algumas quest es a serem resolvidas Definindo o escopo da an lise desej vel que se veja a institui o sob uma perspectiva ampla quando se faz a An lise de Atividades Em muitos casos as fun es s o conduzidas atrav s de um grande n mero de unidades organizacionais e documentos que registram as atividades e as transa es associadas a estas fun es podem ser criados em v rios sistemas de arquivos Utilizando uma abordagem
123. escrita a organiza o dos indiv duos em sociedade e a constitui o dos governos os homens sentiram a necessidade de registrar as atividades administrativas que regem as rela es entre governos organiza es e pessoas Nas sociedades conhecedoras da escrita os documentos sempre foram o alicerce do exerc cio do poder para o reconhecimento dos direitos para o registro da mem ria e para sua utiliza o futura ROUSSEAU COUTURE 1998 p 32 A pr tica de produ o de documentos revolucionou a utiliza o da informa o com o seu registro c pia autentica o transmiss o recep o difus o classifica o recupera o conserva o e utiliza o de forma f cil est vel e exata ROUSSEAU COUTURE 1998 p 61 Os primeiros arquivos datam de cerca do IV mil nio a C na regi o do crescente f rtil entre os rios Tigre e Eufrates e no Oriente M dio Os primeiros documentos de arquivo compunham se de registros cont beis correspond ncias tratados contratos atos notariais testamentos promiss rias recibos e senten as de tribunais SILVA et al 1998 p 46 As informa es eram registradas em t buas de argila de fabrico artesanal e os documentos eram depositados em locais de acesso restrito o que indica a import ncia a eles atribu da pelas organiza es acumuladoras Escava es arqueol gicas na antiga Mesopot mia revelam a exist ncia de MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 9 arquivos centrais e
124. esso Setor respons vel pela execu o da a o Documento produzido em Daseri ao duA o decorr ncia da a o Fontes de Informa o 130 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 11 ANEXO 4 MODELO DE METADADOS O modelo de metadados que se segue foi elaborado a partir de exemplos fornecidos pelo The National Archives do Reino Unido MACFARLANE et al 1998 p 63 66 e do National Archives of Austr lia AUSTRALIA 1999 p 24 135 O modelo apresenta uma rela o dos principais elementos necess rios ao perfil de um documento eletr nico 1 Agente Uma corpora o ou um elemento organizacional que respons vel por alguma a o ou uso de um documento Um indiv duo que executa alguma a o sobre o documento ou que usa o documento de alguma forma 1 1 Tipo de agente obrigat rio Uma categoria que identifica o papel e as responsabilidades de um agente particular 1 1 1 Autores Entidade corporativa ou elemento organizacional e ou indiv duo que o primeiro respons vel pelo conte do do documento 1 1 2 Criadores Entidade corporativa que produz recebe e acumula documentos no curso de suas atividades e a quem os documentos pertencem 1 1 3 Transactors Indiv duos elementos ou entidades outras que n o os criadores envolvidos no ato ou transa o documentada pelo registro 1 1 4 Regist
125. etos frequentes de lit gio Incluir lit gios quando a institui o est se defendendo ou demandando Fazer coment rios sobre a natureza frequ ncia tend ncia riscos e consequ ncias do lit gio Mostrar as diferentes reas de atividades separadamente As informa es sobre lit gios est o normalmente dispon vel nos relat rios anuais Detalhes do lit gio Atividade Fonte 15 Quem s o os principais stakeholders da institui o Para facilitar a refer ncia listar os stakeholders identificados durante o curso da Investiga o Preliminar Passo A e especificar a natureza de seu interesse Os stakeholders podem incluir grupos que expressam uma opini o sobre os produtos e ou servi os da institui o grupos da comunidade clientes fornecedores tanto quanto o Governador e demais Secretarias Stakeholder Interesse do stakeholder na institui o Fonte Identificando a cultura organizacional 16 Qual o foco estrat gico atual da institui o Examinar os documentos de planejamento estrat gico da institui o e os regulamentos recentes Identificar a dire o mudan as realizadas recentemente nas atividades ou novas atividades Foco estrat gico Fonte 124 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 17 A instituic o ou qualquer faceta de suas atividades foi ou tem sido objeto de auditorias internas ou externas recentes Listar todas as auditorias recentes indi
126. eus pontos fortes e fracos As entrevistas podem fornecer informa es sobre reas ou atividades que n o foram suficientemente documentadas A consulta ocorre por meio de entrevistas individuais ou coletivas importante confirmar com os funcion rios se a equipe usa as fontes corretas e recebe orienta es sobre outras fontes que eventualmente s o desprezadas ou ignoradas MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 5f Legisla o JE As informa es obtidas s o registradas em formul rios espec ficos e a equipe pode retornar a Fontes Documentais Fontes Externas Relat rios Anuais Hist ria Administrativa FIGURAM Tipos de fontes de informa o elas quando necess rio ver modelo no Anexo 1 Essas informa es devem ser analisadas antes do pr ximo passo A metodologia DIRKS indica um roteiro para o Levantamento de Contexto Organizacional ver Anexo 2 que direciona algumas an lises fundamentais para o entendimento da institui o suas fun es e atividades seus ambientes riscos etc Esta etapa tende a ser subestimada pelas equipes que normalmente est o ansiosas para atingirem as duas etapas subsequentes No entanto verificamos em nossa experi ncia com os rg os do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais que aquelas que se dedicaram a fazer um trabalho minucioso nesta fase conseguiram melhores resultados com menor esfor o nas fases seguintes Com a informa o levantada e organ
127. eve aceita o pelas seguintes raz es a protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados se refletem no seu arranjo b ajuda a revelar o significado dos documentos pois os conte dos de documentos indivi duais somente podem ser completamente compreendidos no contexto com documentos correlatos C fornece ao arquivista um guia exequ vel e econ mico para o arranjo descri o e utiliza o dos documentos sob a sua cust dia Princ pio da Ordem Original Consiste no respeito por parte do arquivista ao arranjo interno com que esses pap is vieram do rg o de origem A ordem original n o foi dada aleatoriamente consequ ncia l gica da organiza o do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro produto SCHELLENBERG 2002 p 249 Ainda que esta ordem n o re na os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores a nica maneira vi vel de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS JS 2 GESTAO DE DOCUMENTOS A produ o documental est estreitamente vinculada a como uma organiza o ou pessoa administra seus neg cios Assim era de se esperar que as mudangas pol ticas tecnol gicas e cient ficas ocorridas no final do s culo XIX e in cio do s culo XX influenciassem o desenvolvimento da disciplina arquiv stica promovendo discuss es e a
128. eza jur dica Na Idade M dia documentos como as ordens governamentais as senten as judiciais ou os cart rios eram conservados unicamente por causa de seu valor legal ROUSSEAU COUTURE 1998 p 157 Ainda hoje o valor legal o que justifica a conserva o de muitos documentos no intuito de provar um direito ou uma obriga o S no final do s culo XVIII e meados do s culo XIX os documentos come aram a ser preservados por seu valor secund rio para fins investigativos ou de reconstru o hist rica Muitos pa ses n o possuem uma legisla o espec fica que trate da organiza o prote o e utiliza o de seus arquivos Os arquivos ent o regem se por disposi es gerais ou de aplica o restrita que dizem respeito defesa do patrim nio cultural dos monumentos hist ricos das descobertas arqueol gicas ou do direito administrativo A quest o legislativa est ligada s realidades sociais pol ticas econ micas e culturais de cada pa s Est ligadaintimamente s tradi es e aos costumes nacionais MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 97 Al m da legisla o preciso verificar o grau de aplica o para termos a exata no o da liga o das leis arquiv sticas e da pol tica nacional que dela decorre O desenvolvimento de uma arquiv stica nacional eficaz e din mica somente ocorre a partir do quadro jur dico que registre uma tomada de consci ncia da import ncia dos arquivos por parte daqueles respons
129. ftware ou porque o formato corrente dos documentos est se tornando obsoleto e n o ser sustentado por muito tempo pela tecnologia atual 17 2 8 Movimenta o offline O documento transferido para um armazenamento offline por exemplo um CD R O metadado do documento deve ser armazenado com ele 17 3 Descri o da a o obrigat rio Detalhes espec ficos da a o incluindo informa o sobre as condi es originais as modifica es feitas as raz es das modifica es e a autoriza o das modifica es 17 4 Pr xima a o opcional Exame da pr xima a o de preserva o necess ria para o documento ser mantido 17 4 1 A o de exame Pr xima a o sobre o documento pode necessitar ser examinada no caso da mudan a de pol tica ou procedimentos na institui o ou no caso da institui o estar mudando para um novo ambiente de hardware e ou software 17 4 2 Checagem das condi es Checagem f sica de uma m dia de armazenamento particular ou condi es de armazenamento ou inspe o para determinar quais documentos armazenados em uma determinada m dia ainda est o leg veis 17 4 3 Nenhuma a o Nenhuma a o deve ser tomada porque o documento ser eliminado a seguir MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 139 17 4 4 Backup 17 4 5 Compress o 17 4 6 Imaged 17 4 7 Restaura o da m dia 17 4 8 Microfilmagem 17 4 9 Migrac
130. fun o implica em atividades relacionadas ao processo permanente de inova o da gest o institucional e Atividade Desenvolvimento Organizacional Abrange o levantamento e consolida o de informa es institucionais da Administra o P blica estabelecendo diretrizes e orientando s Institui es da administra o em suas propostas de reorganiza o Elabora o de Projetos de Estrutura o e Reestrutura o Institucional e Transa o Reestrutura o e Modelagem de Processos Est o inclu dos documentos como Memorandos ou Of cios Mensagens Eletr nicas Manuais de Redesenho de Processos Formul rios Plano de Trabalho contendo os 4 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO anexos Matriz de responsabilidades Diretrizes e Cronograma de Execu o Atas de Reuni es Diagrama de Escopo Fluxograma atual Lista de Presen a Fluxograma Redesenhado Plano de A o Mapa de Indicadores Relat rios Finais Relat rios de Processos Reestruturados Redesenhados As etapas seguintes s o recomendadas para a identifica o das fun es atividades e transa es da institui o Cada uma delas pode ser revista v rias vezes e Usar as fontes para identificar o prop sito as metas e estrat gias da institui o Analise os atos de cria o dando aten o miss o e aos objetivos Considere o que faz a institui o nica Avaliar a amplitude das fun es da institui o As fun es geralmente n o s o base
131. i ria ou segunda idade quando os documentos s o de uso eventual pela administra o que os produziu devendo ser conservados em dep sitos de armazenagem tempor ria aguardando sua elimina o ou recolhimento para a guarda permanente e C fase permanente ou terceira idade na qual os documentos j cumpriram as finalidades de sua cria o por m devem ser preservados em virtude do seu valor probat rio e informativo para o Estado e para o cidad o A fixa o do prazo de guarda dos documentos vincula se determina o do valor do documento de acordo com e afrequ ncia de uso das informa es nele contidas e a exist ncia de leis ou decretos que regulem a sua prescri o legal e a exist ncia de outros documentos com as mesmas informa es documentos recapitulativos e e a necessidade de guarda dos documentos por precau o em virtude das pr ticas administrativas prazos de precau o Os prazos de guarda referem se ao tempo necess rio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermedi ria atendendo exclusivamente s necessidades da administra o que os gerou contado normalmente a partir da data de produ o do documento O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona se ao per odo em que o documento frequentemente consultado exigindo sua perman ncia junto s unidades organizacionais A fase intermedi ria relaciona se ao per odo em que o documento ainda necess rio adminis
132. idade a vida privada a honra e a imagem das pessoas assegurado o direito a indeniza o pelo dano material ou moral decorrente de sua viola o XIV assegurado a todos o acesso informa o e resguardado o sigilo da fonte quando necess rio ao exerc cio profissional XXXIII todos t m direito a receber dos rg os p blicos informa es de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral que ser o prestadas no prazo da lei sob pena de responsabilidade ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescind vel seguran a da sociedade e do Estado XXXIV s o a todos assegurados independentemente do pagamento de taxas b a obten o de certid es em reparti es p blicas para defesa de direitos e esclarecimento de situa es de interesse pessoal LX a lei s poder restringir a publicidade dos atos processuais quando a defesa da intimidade ou o interesse social o exigirem LXXII conceder se habeas data a para assegurar o conhecimento de informa es relativas pessoa do impetrante constantes de registros ou bancos de dados de entidades governamentais ou de car ter p blico b para a retifica o de dados quando n o se prefira faz lo por processo sigiloso judicial ou administrativo LXXVII s o gratuitas as a es de habeas corpus e habeas data e na forma da lei os atos necess rios ao exerc cio da cidadania e Art 19 vedado Uni o aos Esta
133. idades relevantes e incluir qualquer stakeholder que tenha sido identificado posteriormente na An lise de Atividades Os stakeholders externos que participam do trabalho da institui o exemplo cidad os empresas ou demais rg os p blicos s o revelados por meio da an lise das atividades e das transa es MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 47 Al m dos stakeholders externos partes espec ficas da institui o podem ter interesse nas fun es Estes stakeholders internos tamb m devem ser identificados Eles incluem aquelas reas respons veis pela condu o das fun es e atividades mas podem incluir outras reas Os stakeholders s o identificados neste momento porque t m interesse nos documentos e podem ser uma fonte de consulta para a defini o dos Requisitos de Arquivamento Passo C Eles podem ter impacto na forma como o trabalho executado dentro de uma institui o Um exemplo disso quando a consulta aos stakeholders torna se parte da rotina do processo No Passo B examina se o interesse do stakeholder na fun o e na atividade na execu o da tarefa No Passo C este interesse ser examinado em rela o aos documentos gerados por esta tarefa Avalia o de Risco O risco vinculado s fun es e s atividades o risco da ocorr ncia de eventos que exponham a institui o a consequ ncias adversas Isto pode incluir a incapacidade de justificar uma decis o ou o desconhecimento da decis
134. idedignidade dos documentos estabelecendo alguns crit rios Os documentos para serem aceitos como evid ncia de algum fato devem estar de acordo com pelo menos uma das seguintes regras a de melhor prova a de autentica o e a de garantia circunstancial de fidedignidade 12 S o v cios as rasuras borr es entrelinhas e emendas 64 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO A regra da melhor prova baseada na cren a de que o documento original a fonte mais confi vel a respeito do fato que ele representa exigindo se que seja apresentado sempre que poss vel Essa regra aplica se somente quando a autenticidade do conte do da escrita do documento est em disputa H normalmente prefer ncia em rela o ao original em detrimento da c pia ainda que sob a lei comum certos tipos de c pias possam ser consideradas originais como por exemplo as c pias em microfilme No ambiente digital os conceitos de original e c pia n o t m aplicabilidade O documento digital composto por uma sequ ncia de bits que pode ser copiada umainfinidade de vezes e uma vez que se mantenhainalterada essa sequ ncia todas as c pias ter o as mesmas caracter sticas e propriedades da primeira vers o devendo tamb m serconsideradasoriginais S podemosfalar em original e c pia quando utilizando as tecnologias de impress o e digitaliza o reproduzimos um documento originalmente digital em papel e vice versa um documento tradicional
135. ilizados devem satisfazer requisitos de seguran a e sa de ocupacional previstos em legisla o O mobili rio das reas de armazenamento deve ser e adequado e compat vel com o tipo de documento armazenado e limpo e em boas condi es de uso e de conserva o robusto e capaz de sustentar as cargas potenciais distante do ch o como precau o contra acidentes disposto de forma a promover boa ventila o 47 Ver tabelas de Diretrizes para armazenamento de documentos ANEXOS 2 e 3 90 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO As embalagens usadas no acondicionamento dos documentos devem Ser apropriadas ao formato do documento e ao per odo de guarda necess rio e Ser confeccionadas com material dur vel e resistente adequado ao peso dos documentos que conter o ao manuseio e movimenta o nas estantes e ser do tamanho correto para os documentos que cont m e estar em boas condi es de uso fechar de forma a eliminar a incid ncia de luz poeira gua e poluentes em geral O inv lucro de documentos n o deve ser armazenado diretamente sobre o ch o a dist ncia m nima de 10 cm devido ao risco de danos por l quidos umidade e sujeira Devem ser armazenados em estantes ou prateleiras AUSTRALIA 2002 p 14 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 91 5 A REFORMATACAO VOLTADA PARA OS FINS DA GESTAO DE DOCUMENTOS Microfilmagem A microfilmagem o resultado do processo de reprodu o d
136. inclui a verifica o de autenticidade dos documentos ou seja a qualidade de qualquer documento que esteja relacionada sua integridade e certeza da identidade pretendida THE INTERPARES 2000 Atualmente as pesquisas nesse campo t m se voltado para a utiliza o de metadados MACFARLANE et al 1998 e da assinatura eletr nica A utiliza o da criptografia em documentos digitais de car ter arquiv stico se d por duas raz es Primeiro para manter o sigilo em rela o s informa es registradas impedindo o acesso irrestrito a elas Segundo para impedir que outra pessoa que n o seja o criador do documento possa alterar o seu conte do Ao selecionar uma tecnologia de criptografia importante levar em conta a legisla o vigente A legisla o sobre criptografia varia de pa s para pa s podendo haver restri es exporta o de software de criptografia como nos EUA ou ao seu uso como na Fran a GUIDELINES 1997 p 46 No Brasil a utiliza o da assinatura eletr nica em documentos p blicos regulada pela Medida Provis ria 2 200 2 2001 28 O uso da assinatura digital requer uma infraestrutura para solicitar as assinaturas e armazenar 26 Medida Provis ria n 2 200 2 de 24 de agosto de 2001 que institui a Infraestrutura de Chaves P blicas Brasileira ICP Brasil transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informa o em autarquia e d outras provid ncias BRASIL 2001 74 CADERNOS T CNICO
137. indo se a decodifica o de uma palavra descobre se toda uma s rie de s mbolos que poder revelar outros ao serem substitu dos nas outras palavras do texto VOLPI 2001 p 9 Com esse tipo de an lise a criptografia monoalfab tica acabou por se tornar brincadeira de crian a Durante o Renascimento o franc s Blaise de Vign re criou e divulgou um sistema criptogr fico que utilizava 27 chaves diferentes uma para cada letra do alfabeto definidas por uma determinada palavra Esse sistema durou at o final do s culo XIX quando foi quebrado por Charles Babbage No in cio do s culo XX foram empregadas extensas chaves aleat rias de uso nico que at hoje n o foram quebradas pelos criptoanalistas No entanto os custos para elabora o e distribui o dessas chaves aleat rias eram muito grandes e normalmente superavam os benef cios que advinham da criptografia dos dados A partir do s culo XX 37 Cientista ingl s respons vel pelo conceito inicial do computador moderno 80 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO passou se a utilizar m quinas criptogr ficas que facilitavam tanto a cria o de cifras mais complexas quanto a sua decodifica o pelos criptoanalistas A crescente dissemina o da tecnologia inform tica a partir da d cada de 1970 imp s a utiliza o da criptografia como ferramenta capaz de assegurar a integridade e a autenticidade dos documentos produzidos em decorr ncia de transa es eletr nicas
138. inir regras para elabora o de um plano de classifica o eficiente d definir padr es e especifica es para garantir a independ ncia dos dados em rela o m dia e garantir sua durabilidade e definir tabela de temporalidade para os documentos em quest o f identificar quem responde pela tarefa durante a vida ativa do documento g definir treinamento de pessoal e divulga o da pol tica da organiza o em rela o aos documentos digitais h monitorar a implanta o do sistema GUIDELINES 1997 p 20 Na fase de produ o de documentos busca se a otimiza o da utiliza o de recursos materiais humanos e financeiros na cria o dos documentos que sejam aut nticos confi veis e suscept veis de serem preservados em longo prazo Para tanto d se nfase ao suporte dos documentos e s tecnologias utilizadas em sua produ o Sabendo se que a informa o digital gerada administrada e armazenada utilizando se tecnologias e m dias que evoluem rapidamente e que essa informa o se perde em um c rculo vicioso e caro de obsolesc ncia e incompatibilidade DURANTI 2000 vimos anteriormente que o conceito de conserva o dos documentos de arquivo deixa de estar ligado preserva o de um suporte sendo transferido para a preserva o da acessibilidade das informa es neles contidas e a previs o de adequa o s poss veis mudan as de tecnologia Identifica o do documento digital fu
139. iro n 3 ISBN 978 85 99528 76 1 1 Gest o de documentos I Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais II Arquivo P blico Mineiro III T tulo IV S rie CDD 025 1714 cuis d s o 7 ARQUIVO n 9 La eiue O M S 9 1 25 MISIOTIEO ud tette ti ntium uterum dE EE AD EL DUE LAE DN PCR ELE 9 1 3 O Documento de Arquivo Hee eee 12 1 4 Princ pios Arquiv sticos rara HHHRHeHeeHHene 14 2 GEST O DE DOCUMENTOS tiet AGUAS ee RSA SOS s Rede 17 2 1 Teoria das Tr s IDADES em 19 22 CONCE sssaaa 19 2 3 As Tr s Etapas da Gest o de Documentos sssssssssse 20 2 9 1 crore lU erz orc 21 2 9 2 DIliZacao tts erm tere emet d is ORE RE RR RR 21 2 3 3 Destina o RR 25 2 4 Os Instrumentos da Gest o de Documentos ees 32 2 4 1 ClassiflCagao oes rr E a aon re eR REX RR d 32 2 4 2 Elabora o de Plano de Classifica o e Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo rear 34 2 4 2 1 Passo A Investiga o Preliminar uotis tnc ipia tci dez iacit eaae 35 2 4 2 2 Passo B An lise de Atividades oett ecce el ebk en dosassisa da 39 2 4 2 3 Passo C Identifica o de Requisitos de Arquivamento 51 3 GEST O DE DOCUM
140. iro mil nio assim como a diversifica o das atividades do Estado favoreceram a cria o e a expans o dos arquivos que tinham por fim a preserva o dos documentos referentes atua o governamental nas reas administrativa legal e financeira Durante todo o Antigo Regime a utiliza o dos arquivos era essencialmente administrativa eram custodiados e utilizados pelos funcion rios reais na gest o de seus assuntos 10 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO De forma parecida atuavam as igrejas e as empresas comerciais da poca HIGGS 1996 p 2 tradu o nossa O uso da documenta o arquiv stica pelos governantes para fins administrativos e pol ticos intensificou se durante o s culo XVIII atraindo a aten o para os arquivos ap s a Revolu o Francesa Em 1790 os novos governantes sentindo a necessidade de preservar os documentos oficiais em que passou a assentar o regime SILVA et al 1998 p 101 criaram os Archives Nationales de Paris o dep sito central dos documentos de toda a Rep blica O Decreto de Messidor em seu artigo 37 garantiu pela primeira vez na hist ria o direito de acesso p blico aos arquivos governamentais A partir da Revolu o Francesa o documento passou a ser encarado como um instrumento de poder cujo acesso sinal do poder do povo GAGNON ARGUIN 1998 p 31 e o arquivista deixou de servir s institui es para servir ao cidad o A intensifica o da
141. itui o pode possuir algumas normas ou regulamentos sobre a elimina o de documentos resolu es portarias ordens de servi o etc que podem conter alguma informa o sobre os requisitos de arquivamento importante analisar estas normas e avaliar a sua atualidade Muitas vezes os prazos podem ser superestimados ou ao contr rio n o serem suficientes pois n o levam em considera o todas as vari veis As regras de elimina o existentes devem ser tomadas como um ponto de partida e analisadas sob a luz de todas as outras informa es coletadas Requisitos para evid ncia podem ser encontrados ou corroborados nas pol ticas diretrizes internas manuais de procedimentos relat rios estruturais e programas de controle de qualidade da institui o O exame das fontes internas tamb m ajudar a determinar as atividades e processos que atualmente resultam na cria o e acumula o de documentos na institui o Al m disso a investiga o destas atividades e processos pode revelar requisitos adicionais tanto quanto fornecer informa es valiosas sobre os sistemas de arquivamento em uso na institui o Fontes documentais externas As fontes documentais externas mais relevantes s o a legisla o que define as compet ncias da institui o e a legisla o que regula os processos e sua opera o assim como regulamentos espec ficos sobre gest o e preserva o de documentos A equipe pode considerar os regulamentos relat
142. izada e o entendimento dos conceitos de fun o atividade transa o processo steakeholder risco etc proporcionaram facilidades na sistematiza o das fun es atividades transa es e no levantamento dos requisitos de arquivamento para defini o dos prazos de guarda 2 4 2 2 PASSO B An lise das Atividades O prop sito desta etapa desenvolver um modelo conceitual do que a institui o faz e como faz por meio do exame de suas atividades e processos Esta an lise fornece o fundamento central para o desenvolvimento das ferramentas de gest o de documentos e contribuir para as tomadas de decis o acerca da produ o captura controle armazenamento avalia o destina o e acesso aos documentos de arquivo nas etapas seguintes Esta fase particularmente importante quando se trata de ambientes digitais onde a conex o entre uma institui o e seus documentos l gica e n o f sica No final desta etapa o produto o Plano de Classifica o de Documentos de Arquivo 38 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Nesta etapa s o analisadas sistematicamente as atividades de forma a fazer o melhor uso dos resultados Para completar o Passo B a equipe precisa a b c d e colher informa es provenientes das fontes documentais e entrevistas j realizado no Passo A analisar o trabalho executado pela institui o identificar e documentar cada fun o atividade e transa o desenvolver esquema d
143. jeto na institui o Nome Cargo ou Fun o Contato e mail tel Identificando a institui o e seu contexto administrativo 2 Qual o nome da institui o Inserir todos os nomes pelos quais a institui o j foi conhecida inclusive siglas Nome Fonte 3 Que tipo de institui o ela Por exemplo secretaria funda o autarquia empresa estatal empresa de economia mista departamento instituto universidade ag ncia etc Tipo Fonte MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS Zi 4 Quais s o as caracter sticas que definem a institui o Comentar sobre as caracter sticas espec ficas ex autonomia or ament ria etc e indique se a institui o um rg o sist mico respons vel pela defini o da legisla o que afeta as demais organiza es governamentais Caracter sticas Fonte 5 Qual a hist ria da institui o Fazer um resumo cronol gico da cria o da institui o e das principais mudan as e eventos incluindo as grandes perdas e incorpora es de fun es e ou reestrutura es Indicar as primeiras organiza es e a data limite de sua exist ncia Data Coment rios Fonte 6 Qual a estrutura da institui o Onde est o localizadas as v rias unidades e qual a atividade conduzida por cada uma Todas as unidades da institui o precisam ser claramente identificadas inclusive as informais
144. l citas dos requisitos de arquivamento um passo importante neste processo de identifica o Isto fornecer meios de se obter muitas das informa es contextuais que a equipe necessita para o entendimento amplo e completo do ambiente regimental da institui o Naturalmente esta abordagem pode ser acrescida por um exame das pol ticas coorporativas e dos procedimentos e por entrevistas com o pessoal que est mais familiarizado com a legisla o relevante diretrizes oficiais e padr es adotados pela institui o Requisitos operacionais Os requisitos de arquivamento que d o suporte s necessidades administrativas s o identificados na legisla o que cria e atribui as compet ncias da institui o ou outros instrumentos de autoridade ou em rotinas que estabelecem e sustentam suas opera es As organiza es que administram fundos por exemplo ir o automaticamente identificar um requisito que produza e mantenha evid ncias da recep o e gastos destes fundos como parte da rotina de condu o das atividades financeiras Entretanto a forma e o conte do da evid ncia vai variar de acordo com as fun es cultura corporativa da institui o e do ambiente externo 58 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Quando as necessidades operacionais ou pr ticas mudam preciso reavaliar e identificar requisitos de evid ncias A r pida expans o da Tecnologia da Informa o e das telecomunica es nas opera es tem sido um est
145. lguns requisitos regimentais podem estar relacionados aos processos e n o s atividades e consequentemente podem ser aplic veis a diferentes atividades ou at fun es Para localizar requisitos impl citos a equipe precisar ler as fontes documentais cuidadosamente As informa es legais podem ser obtidas junto assessoria jur dica al m da consulta legisla o espec fica que rege as atividades da institui o dispon veis online nos sites da Assembleia Legislativa do Estado de MG e da Presid ncia da Rep blica Pesquisas similares devem ser conduzidas sobre padr es de procedimentos que sejam relevantes para as atividades mantenedoras e final sticas da institui o Algumas fontes regimentais podem explicar apenas que um documento em particular tal como um registro dever ser arquivado e mantido acess vel para certos indiv duos ou grupos Outras fontes podem ser mais expl citas sobre o conte do de um documento ou indicar por quanto tempo ele deve ser mantido na institui o A equipe deve ter em mente que o mesmo documento ou conjunto documental pode ter requisitos provenientes de mais de uma atividade e que alguns requisitos ser o descritos com mais detalhes do que outros Requisitos impl citos ser o mais dif ceis de se reconhecer e tomar o mais tempo e esfor o para sua identifica o Assim checar a legisla o relevante cuidadosamente assim como as diretrizes e padr es oficiais para as refer ncias imp
146. lo de requisitos para sistemas informatizados de gest o arquiv stica de documentos o qual foi denominado e ARQ Brasil O e ARQ Brasil uma especifica o de requisitos a serem cumpridos pela organiza o produtora recebedora de documentos pelo sistema de gest o arquiv stica e pelos pr prios documentos a fim de garantir a confiabilidade e autenticidade assim como sua acessibilidade Al m de poder ser usado para orientar a identifica o de documentos arquiv sticos digitais BRASIL 2011 p 9 O e ARQ se destina orienta o da implanta o da gest o arquiv stica de documentos digitais e n o digitais e ao fornecimento de especifica es t cnicas e funcionais e de metadados que sirvam de par metro para as organiza es p blicas e privadas na aquisi o especifica o ou desenvolvimento de sistemas informatizados de gest o de documentos SIGADs O seu p blico alvo formado por fornecedores e programadores profissionais de gest o arquiv stica de documentos usu rios e potenciais usu rios de SIGADs compradores de servi os externos de gest o de documentos e institui es acad micas O e ARQ est organizado em duas partes a primeira parte trata da gest o arquiv stica de documentos fornecendo conceitos e defini es b sicas em termos de hist rico da gest o de MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 87 documentos no Brasil e no mundo pol tica arquiv stica planejamento e implanta o de programas
147. los ou dobr los Os documentos audiovisuais cartogr ficos digitais e microformas dever o ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte e sem acidez Os documentos destinados elimina o poder o ser acondicionados em pacotilhas devidamente identificadas A identifica o das unidades de acondicionamento dever ser feita com etiquetas contendo o nome do fundo cole o datas limite e n mero da unidade de acondicionamento em ordem sequencial Por exemplo Secretaria de Estado de Cultura Assentamentos Individuais Pastas Funcionais 1985 1986 caixa 001 V Elabora o dos Instrumentos de Localiza o e Identifica o A partir da listagem inicial elaborada na 2 etapa do trabalho a Comiss o Permanente de Avalia o de Documentos de Arquivo CPAD dever preparar um instrumento similar para identifica o e localiza o do acervo do arquivo intermedi rio contendo os seguintes dados fun o atividade processo dossi datas limite n mero da caixa de arquivo onde est acondicionado importante que as institui es arquiv sticas estabele am formul rios para as listagens descritivas padronizando as informa es relativas aos acervos transferidos recolhidos e eliminados 7 O Conselho Estadual de Arquivos de Minas Gerais estabeleceu formul rios de Listagem de Elimina o de Documentos de Arquivo e Listagem Descritiva de Acervo para as opera es de elimina o e de transfer
148. m Tecnologia Centro Federal de Educa o Tecnol gica do Paran Curitiba 2001 LOPES Luis Carlos A informa o e os arquivos teorias e pr ticas Niter i EDUFSCar EDUFF 1996 MACFARLANE lan BLAKE Richard HARRIES Stephen DAVID Alun Guidelines on the management and appraisal of electronic records Kew Richmond Surrey Public Record Office 1998 Capturado na Internet em 11 de setembro de 2000 no endere o http www pro gov uk MAI Giancarlo Castegnaro LINDSTAEDT Ernesto Seguran a de dados criptografia computacional Scientia v 7 n 2 p 35 57 1996 MARCACINI Augusto Tavares Rosa O documento eletr nico como meio de prova F rum sobre Arquivos e Documentos Eletr nicos Centro Cultural Justica Federal Rio de Janeiro 6 a 8 de junho de 2001 MULA CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO MINAS GERAIS Conselho Estadual de Arquivos Delibera o n 4 de 17 de dezembro de 1998 Disp e sobre os procedimentos para a elimina o de documentos de arquivo no mbito dos rg os e entidades integrantes da Administra o P blica do Estado de Minas Gerais Minas Gerais Belo Horizonte 18 dez 1998a MINAS GERAIS Conselho Estadual de Arquivos Delibera o n 5 de 17 de dezembro de 1998 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquiv sticos p blicos no Arquivo P blico Mineiro Minas Gerais Belo Horizonte 18 dez 1998b MINAS GERAIS Decreto n 45 969 de 24 de maio de 2012 Regulam
149. m que tem um papel menor Nome da fonte Fonte 10 Qual legisla o afeta o papel ou as opera es da institui o Indicar quais leis decretos e outros atos legais afetam as opera es da institui o Nome da fonte Atividade Fonte 11 A institui o terceirizou qualquer atividade s ou parcela s de qualquer atividade s para outras ag ncias do governo ou organiza es n o governamentais Detalhes da terceiriza o Fonte 12 H padr es ou protocolos que devem ser impostos ou adotados pela institui o Listar padr es compuls rios e ou volunt rios incluindo best practice padr es t cnicos e industriais aos quais a institui o adere tais como ISO Indicar onde aplicado a unidade reguladora respons vel pelo monitoramento de conformidade Tamb m listar os padr es que s o administrados pela institui o Nome do padr o e outros detalhes Obrigat rio volunt rio ou Fonte administrado MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 1223 Identificando o contexto da miss o e fun es 13 O que a institui o faz Listar as grandes reas de atividades pelas quais a institui o respons vel ex sa de educa o pesquisa cient fica etc e os principais servi os e ou produtos s o fornecidos pela institui o Atividade Produtos e ou servi os Fonte 14 H em alguma rea da institui o opera es que s o obj
150. m requisitos de cria o arquivamento destina o controle de acesso e uso de um documento 20 1 Tipo de obrigat rio autoriza o Natureza do recurso que expl cita ou implicitamente cont m requisitos ou autoriza o de arquivamento 20 1 1 Legisla o Instrumento de legisla o 20 1 2 Regulamento Instrumento que regulamenta a lei 20 1 3 Diretrizes formais Pol tica governamental ou do departamento ou diretrizes formais da ag ncia 20 1 4 Regulamento de atividade Padr es ou regulamentos referentes a uma atividade espec fica 20 1 5 Padr es de melhor pr tica Padr es internacionais que recomendam a melhor pr tica em determinadas reas 20 1 6 Requisitos internos da atividade Pol tica ou procedimentos internos da institui o 20 2 Referente obrigat rio Tipo de atividade de arquivamento a qual a autoriza o se refere expl cita ou implicitamente 20 2 1 Cria o Documento dever ser criado 20 2 2 Reten o Documento dever ser arquivado 20 2 3 Acesso Uso Estabelece direitos de acesso e uso para restri es de acesso e uso sobre o documento que deve ser cumprido 20 2 4 Acessibilidade 20 2 5 Qualidade do documento O documento deve ser mantido e armazenado de tal forma que retenha sua funcionalidade original permanecendo ambas acess veis e leg veis 20 3 Nome da obrigat rio autorizac o No
151. magnetiza o Ao ser inserida no equipamento de leitura grava o a fita sai do cartucho passando para as engrenagens que podem prend la aumentando a sua fragilidade Sua capacidade de armazenamento de informa o fica em torno de 2 3 GB devendo ser recopiada a cada 2 anos A fita DAT indicada para armazenamento de no m ximo 8 GB em uma rede pequena Digital Linear Tape fita DLT desenvolvida pela Digital Equipment Corporation DEC esta m dia permite o armazenamento de at 40 GB comprimidos As unidades DLT s o Especifica es e padroniza o definidas pelo Open Group que possibilitam que as empresas participantes deste cons rcio desenvolvam produtos compat veis entre si Guidelines on best practices for using electronic information 1997 p 50 51 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS T indicadas para sistemas com capacidade acima de 10 GB A expectativa de vida de uma Quantum DLT 7000 superior a 30 anos BELL WAUGH 1999 p 20 Linear Tape Open fita LTO permite o armazenamento off line de grandes volumes de documentos digitais A expectativa de vida de um suporte limitada pela sua deteriorac o qu mica Como a deteriorac o qu mica dependente da temperatura a expectativa de vida pode ser estimada por testes nos quais as temperaturas m dias s o extrapoladas por v rios per odos de tempo e posteriormente os efeitos no suporte e na grava o da informa o s o mensurados Esse um teste pad
152. me do recurso que cont m impl cita ou explicitamente os requisitos de arquivamento ou autorizac es relativas ao documento 20 4 Refer ncia da autoriza o opcional Refer ncia atual do recurso ou link para uma refer ncia on line que detalha o requisito de arquivamento ou autoriza o 20 5 Requisitos obrigat rio Qualquer cita o direta de requisitos de arquivamento impl cito ou expl cito ou autoriza o contida em uma fonte ou uma descri o do pr prio requisito MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 141 Sojueuinoop soe SOAISOU sese eJniue ogu eyeusse o enb e ejueurepenbepe opezijeelJ I0J uleBeoes ep ojueuuipeooud o enb jnueJeb esed a6c 3 NLSY sieuejeyw ep sejse ep eueoueuy epeperoog ep seuuou opunfes sopejse Jes ue ep sopeyeuise sieAQui SO ZS ze d zooz vrivdlsnv 31NOJ OJueuieuezeuue ap soduui Beup ep epeJedes e0es eJnyeqoo JeSE SOOSI YSP sedojeaue no ebes ep epeguj e wos sepejeuise Joeduio seondo SeXIEo SJauIbejuo seujeo woo no Je1eu ep sejuejsa SEIpIIN Sopeutpul sopeujg e S F 09 sooneuBeur oondo epepioedeo ERRADO soosIp opne ep ooneuBeui ejje ep uieBeueip SeJojunx e se edejoepiA ogu eusjeu ep op BuaIsIS e e Jepjuuds B i opeynduoo 9 sopejos 7M ejujseJ eeJy 9p BUISJSIS e queque opelnueA op seilJ Sexieo o sedeo opeziliqeeuieduut lenezneuBeui ogu osseoe op oBoJ zn w g seongubew SJeuiejuo
153. menta est associada Gest o Eletr nica de Documentos GED na sua aplica o para a defini o do fluxo de documentos da institui o Sistemas de Arquivo Um sistema um conjunto de componentes que quando funcionam juntos formam um todo unificado Os componentes de um sistema de arquivos s o pessoas procedimentos or amento e equipamento necess rios ao controle dos documentos de uma institui o O sistema de arquivos pode ser bem sofisticado compreendendo arquivos digitais imagens microformas e armazenamento externo ou pode ser simples incluindo apenas poucos m veis de arquivo e uma pessoa encarregada do controle Independentemente do tamanho o sistema de gest o 5 A administra o p blica do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais teve seu plano de classifica o formalizado pelo Decreto Estadual 40 187 de 22 de dezembro de 1998 MINAS GERAIS 1998c 6 O workflow uma tecnologia pr pria que pode ou n o estar integrada a um ambiente de GED p CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO de documentos necessita interagir efetivamente com cada um dos seus componentes t o bem quanto com o grande sistema organizacional do qual faz parte WALLACE et al 1992 p 28 O planejamento de um sistema de arquivos inclui a defini o de a localiza o do sistema na estrutura organizacional b metas e objetivos a serem alcan ados a curto m dio e longo prazos c fun es e responsabilidades d equipe e t
154. mentos para credenciamento de seguran a e tratamento de informa o classificada em qualquer grau de sigilo e disp e sobre o N cleo de Seguran a e Credenciamento Di rio Oficial Bras lia 16 nov 2012 BRASIL Decreto Lei n 25 de 30 de novembro de 1937 Regula a prote o do patrim nio hist rico e art stico nacional Di rio Oficial Rio de Janeiro 8 dez 1937 BRASIL Decreto Lei n 2 848 de 7 de dezembro de 1940 C digo Penal Di rio Oficial Rio de Janeiro 31 dez 1940 BRASIL Decreto Lei n 3 365 de 21 de junho de 1941 Disp e sobre desapropria o por utilidade p blica Di rio Oficial Rio de Janeiro 18 jul 1941 BRASIL Lei n 5 346 de 3 de novembro de 1967 Altera dispositivos do C digo Penal visando a proteger servi os de utilidade p blica Di rio Oficial Bras lia 7 nov 1967 BRASIL Lei n 5 433 de 8 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 10 de maio de 1968 BRASIL Lei n 5 869 de 11 de janeiro de 1973 Institui o C digo de Processo Civil Di rio Oficial Bras lia 17 jan 1973 BRASIL Lein 7 347 de 24 de julho de 1985 Disciplina a a o civil p blica de responsabilidade por danos causados ao meio ambiente ao consumidor a bens e direitos de valor art stico est tico hist rico tur stico e paisag stico e d outras provid ncias Di rio Oficial Bras lia 25 jul 1985 BRASIL Lein 8 159 de 8
155. mulo para muitas das organiza es Uma forma til de identificar os requisitos operacionais considerar a cadeia de evid ncias necess ria a uma institui o ou indiv duo para fundamentar uma sequ ncia de decis es ou a es Por exemplo c pias de faturas recebidas fornecem evid ncia de gastos esperados como pagamento por mercadorias ou servi os executados para a institui o Esta abordagem anal tica adota deliberadamente o foco estrito para determinar diretrizes de opera es internas para atividades de arquivamento espec ficas Em compara o os Passos A e B adotam um vis o ampla para avaliar as motiva es externas influ ncias e sobre a institui o Durante o Passo C a equipe precisar examinar rigorosamente as pol ticas diretrizes manuais de procedimentos e padr es operacionais existentes para identificar quando os documentos relacionados s fun es e s atividades organizacionais s o criados A equipe dever entrevistar os especialistas nas atividades destas reas para determinar por que estes documentos s o criados e mantidos Enquanto alguns documentos s o criados de acordo com requisitos regimentais expl citos e previamente identificados e retidos segundo normas oficiais para elimina o outros documentos ser o criados e mantidos simplesmente para atender necessidades espec ficas das atividades das organiza es A informa o obtida neste est gio pode ser usada de duas formas e para determina
156. ncia 7 2 3 Substituiu substitu do por 7 2 4 Refere se a Revela que o conte do do documento substituiu ou foi substitu do pelo conte do de outro documento Revela que o documento se refere a outro recurso 7 2 5 Derivado de fonte Revela outro documento ou recurso do qual o documento derivado 7 3 Descri o de rela o opcional Informa o sobre a rela o n o expl cita ou bvia no tipo de rela o 8 Cobertura Caracter sticas jurisdicional espacial e ou temporal do conte do do documento 8 1 Jurisdi o opcional 8 2 Nome do local opcional Jurisdi o coberta pelo e ou discutida no conte do do documento Localiza o regi o ou rea geogr fica cobertas pelo e ou discutida no conte do do documento 8 3 Per odo opcional Per odo de tempo coberto pelo e ou discutido no conte do do documento 9 Fun es Fun es gerais ou espec ficas e atividades que s o documentadas pelos registros da institui o 9 1 Descritor de fun o obrigat rio Fun o particular registrada pelo documento 9 2 Descritor de atividade obrigat rio Atividade ou atividades particulares registradas pelo documento 9 3 Descritor de terceiro n vel opcional Descritor de atividade limitador que captura as a es ou t picos espec ficos registrados pelos documentos 134 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 10
157. ncia ou recolhimento respectivamente Delibera es n 4 e 5 de 18 de dezembro de 1998 MINAS GERAIS 1998a 1998b 30 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Elimina o O procedimento de elimina o constitui se da a o tomada em rela o aos documentos n o correntes de acordo com sua avalia o e a expira o de seus prazos de reten o previstos por legisla o regulamentos e procedimentos administrativos DICTIONARY 1988 Segundo a legisla o brasileira a elimina o de qualquer documento p blico ou de car ter p blico s poder ocorrer mediante autoriza o da institui o arquiv stica p blica na sua espec fica esfera de compet ncia o que teoricamente impede a destrui o indiscriminada de documentos p blicos sem pr via avalia o Em 1996 e 1997 o Conselho Nacional de Arquivos CONARQ expediu as Resolu es n meros 5 e 7 dispondo sobre a publica o de editais de ci ncia de elimina o de documentos e sobre procedimentos a serem observados pelos rg os e entidades integrantes do Poder P blico lan ando diretrizes para a normatiza o do procedimento De um modo geral o processo de elimina o consiste em 1 Elabora o de uma listagem de elimina o de documentos pelas CPADs e encaminhamen to destas institui o arquiv stica p blica 2 Autoriza o pela institui o arquiv stica p blica para elimina o dos documentos 3 Publica o pela CPAD de edital de
158. ndamental a identifica o do que um documento digital de arquivo para destinar a ele os cuidados necess rios para sua preserva o acesso e autenticidade A pr pria institui o deve definir que registros digitais s o produzidos e acumulados na consecu o das suas atividades que encerra em si conte do contexto e estrutura para fornecerem prova ou evid ncia daquelas atividades Pode se observar nas organiza es v rios est gios de informatiza o da produ o de MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 69 documentos que v o daquelas em que toda a documenta o esteja em papel ou outros suportes tradicionais passando por aquela em que documentos em papel dividam espaco com documentos digitais e aquelas em que haja a convers o dos documentos em papel para o ambiente digital por meio da digitaliza o at aquela em que todas as atividades produzem recebem e distribuem documentos eletronicamente Atualmente grande parte das organiza es p blicas se encontra nas fases intermedi rias com a conviv ncia de documentos digitais e tradicionais quadro que deve persistir por mais alguns anos GUIDELINES 1997 p 14 Hardware A escolha de hardware e software um aspecto importante da gest o de documentos digitais uma vez que s o determinantes nas quest es de preserva o e acesso Muitos dos hardwares e softwares seguem hoje padr es e especifica es mas ainda assim o avan o das tecnologias de informa o e c
159. nfiar no valor probat rio de um documento digital preciso que tenhamos assegurado a sua autenticidade a sua integridade e a cadeia cont nua de cust dia Atualmente a tecnologia nos fornece ferramentas com as quais podemos manter tais propriedades A assinatura digital garante a autenticidade e a integridade do documento enquanto os metadados mant m acess veis a sua cadeia de cust dia 3 1 2 Acesso e Preserva o O conceito de preserva o de documentos tem divagado entre a preserva o da informa o dos documentos e a preserva o dos suportes f sicos No s culo XVIII e em meados do s culo XIX nos Estados Unidos a impress o de c pias m ltiplas foi vista como uma maneira de perpetuar a informa o DOLLAR 1994 p 19 No entanto a evolu o das t cnicas de produ o documental e sua posterior conserva o passaram a apontar para um conceito de preserva o por tempo indefinido dando ao termo guarda permanente o significado de perman ncia f sica por per odo longo e indeterminado Agora a ideia de perman ncia como compreendida pelos arquivistas tem mudado consideravelmente passando de um inating vel desejo de ser entendida como sendo de uma import ncia absoluta nos dom nios da realiza o para uma no o extremamente relativa e pouco clara Jim O Toole citado por CONWAY 1997 p 16 17 O objetivo hoje de alongar ao m ximo a expectativa de vida das m dias de armazenamento por mei
160. ntado o VERS Encapsulated Object VEO permitindo a transfer ncia de conte do dos documentos e metadados ao longo do tempo Atualmente o VEO est implementado como um objeto XML eXtensible Markup Language escolha fundada na capacidade de esta linguagem ser interpretada usando se ferramentas de edi o de texto b sicas DAY 2008 p 3 Gilliland Swetland 2000a desmembra o metadado em categorias que refletem aspectos chaves de sua funcionalidade S o elas e Metadado administrativo usado na gest o e administra o dos recursos informacionais Ex informa o sobre aquisi o requisitos legais para acesso localiza o controle de vers o e diferencia o entre objetos informacionais similares trilhas de auditoria criadas pelos sistemas de arquivamento e Metadado descritivo usado para descrever ou identificar recursos informacionais Ex instrumentos de pesquisa anota es de usu rios metadados para sistemas de arquivamento gerados pelos criadores dos documentos 86 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO e Metadadode preserva o relativo ao gerenciamento de preserva o dos recursos informacionais Ex registro das condi es f sicas do documento registro de a es de preserva o como dados sobre migra o e Metadado t cnico relacionado ao funcionamento do sistema e do pr prio metadado Ex informa es sobre hardware e software tempo de resposta do sistema dados de autentica o e seguran a c
161. nvestiga o preliminar preciso identificar 1s 2 as fronteiras da institui o com a qual se est trabalhando a estrutura legal que afeta as opera es da institui o os stakeholders dentro e fora da institui o cujos interesses o rg o deva levar em conta S o pessoas ou organiza es que s o afetadas ou entendem que podem ser afetadas por uma decis o ou atividade Os stakeholders podem ser internos como unidades organizacionais e funcion rios da institui o ou externos como cidad os empresas parceiros ag ncias e rg os reguladores grupos de interesse fornecedores etc A identifica o dos stakeholders de particular import ncia para os aspectos de avalia o e destina o dos documentos e podem ser fonte de requisitos de arquivamento de determinados registros Passo C padr es sociais ticos e de condu o de suas atividades que a sociedade espera que a institui o satisfa a o tipo de trabalho que a institui o conduz a cultura organizacional os fatores que afetam as pr ticas de arquivamento na institui o A equipe utiliza relat rios pr existentes e o conhecimento pessoal como fonte com a garantia que a fonte informacional pode ser acessada novamente identificando a corretamente Uma pesquisa que resulte em um documento consistente evita a duplica o de esfor os em etapas seguintes 36 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Coleta de dados fontes documentais e entre
162. o suas pol ticas ao tratar de toda esp cie de quest es seus procedimentos suas realiza es em geral Essas informa es s o indispens veis aos governos e estudiosos do governo para dar coer ncia e continuidade s a es que comp em o processo pol tico decis rio e como precedentes para formular diretrizes e procedimentos Para detectar o valor probat rio necess rio conhecer a origem o desenvolvimento e as opera es da organiza o que produziu o documento b informativo quando cont m informa es essenciais sobre mat rias com que a organiza o lida para fins de estudo ou pesquisa SCHELLENBERG 2002 p 199 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS p Para avalia o do valor prim rio deve se observar o per odo de vida administrativa do documento tempo necess rio sua tramita o e consequente a o administrativa A vida administrativa do documento inicia se com a sua produ o e finda quando a informa o nele contida cumpriu o objetivo que lhe deu origem A documenta o legal e fiscal apresenta prazos de vig ncia definidos seja em si mesmos contratos certid es conv nios etc seja por for a de instrumentos legais documentos financeiros judiciais etc Existem tamb m documentos cujo conte do n o permite uma defini o clara da vig ncia ou prescri o sugerindo o estabelecimento de prazos de precau o O prazo de precau o o tempo necess rio para guarda do document
163. o elimina o de documentos avalia o e destina o de documentos convencionais e h bridos 5 pesquisa localiza o e apresenta o dos documentos englobando a sua visualiza o impress o e emiss o de som 6 aspectos de seguran a como a produ o de c pias de seguran a controle de acesso por usu rio classifica o dos documentos quanto ao grau de sigilo e restri o de acesso informa o sens vel uso de ferramentas como trilhas de auditoria assinaturas digitais criptografia marcas d gua digitais assim como procedimentos como acompanhamento de transfer ncia e autoprote o 7 estrutura de armazenamento que garantam durabilidade capacidade e efetividade de armazenamento 8 preserva o dos documentos em sus aspectos f sicos e l gicos 9 fun es administrativas 10 conformidade com a legisla o e regulamenta o vigentes 11 usabilidade 12 interoperabilidade 13 disponibilidade 14 desempenho e escalabilidade do sistema A segunda se o trata dos metadados apresentando conceitos e a metodologia utilizada para o desenvolvimento do modelo fornecido pelo e ARQ Brasil A terceira se o traz um gloss rio com os termos utilizados ao longo da publica o e a quarta se o as refer ncias de publica es e documentos utilizados para a elabora o do e ARQ Brasil 88 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 4 O ESPA O F SICO DO ARQUIVO As reas de armazenamento de arquivo demandam condi es
164. o anos se o fato n o constituir crime mais grave Decreto Lei n 3 365 de 21 de junho de 1941 Disp e sobre desapropria o por utilidade p blica e Art 5 Consideram se casos de utilidade p blica a preserva o e a conserva o adequada de arquivos documentos e outros bens m veis de valor hist rico ou art stico Lei n 5 433 de 8 de maio de 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras provid ncias e Autoriza a microfilmagem de documentos privados e p blicos de rg os federais estaduais e municipais dando ao microfilme o mesmo valor legal dos documentos originais art 1 S 19 48 Reda o alterada pela Lei n 5 346 de 3 de novembro de 1967 que altera dispositivos do C digo Penal visando a proteger servi os de utilidade p blica BRASIL 1967 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 99 e Pro be a elimina o de documentos originais de valor hist rico ap s a microfilmagem art 2 Permite a elimina o dos documentos sem valor hist rico ap s sua microfilmagem mediante lavratura de termo em livro pr prio pela autoridade competente art 1 S 5 Decreto n 1 799 de 30 de janeiro de 1996 Regulamenta a Lei n 5 433 de 8 de maio de 1968 que regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras provid ncias Conceitos e microfilme art 3 Prote o e Aelimina o de documentos p blicos ap s microfilmagem s pode
165. o da estabiliza o de suas estruturas e da conten o das possibilidades de deteriora o provocadas por fatores internos e externos CONWAY 1997 p 17 Segundo o Dictionary of archival terminology do Conselho Internacional de Arquivos preserva o fun o fundamental dos arquivos e consiste em assegurar o armazenamento e a prote o dos documentos custodiados a totalidade dos processos e das opera es envolvidas na prote o f sica dos documentos e arquivos contra agentes de deteriora o e na restaura o de documentos danificados DICTIONARY 1988 p 120 Preserva o portanto pode ser entendida como opera es que se destinam a prolongar a vida de um objeto por antecipa o dos danos ou rem dio para a deteriora o Segundo Vi as e Vi as 1988 os documentos de arquivo carecem de um processo de preserva o que assegure a sua integridade f sica e funcional A integridade f sica diz respeito conserva o dos componentes materiais dos documentos enquanto a integridade 16 No documento digital o upgrade de um software ou a pr pria migra o poderia alterar a configura o original do registro GILLILAND SWETLAND 2000b 66 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO funcional refere se capacidade desses documentos de transmitir a informa o que possuem Mesmo que se consiga manter a integridade f sica do documento sem a sua capacidade de transmiss o da informa o esse documento n
166. o de Fun es pode facilitar a visualiza o das inconsist ncias ou sobreposi es da an lise A equipe deve garantir que e uma unidade de atividade apropriada seja selecionada como base para cada fun o cada fun o e cada atividade tenha seu escopo definido e o escopo de cada fun o exclua as outras fun es e e a combina o fun es que explique toda a miss o pela a qual a institui o respons vel O n mero de n veis delineados no Esquema de Classifica o de Fun es depende da complexidade das v rias fun es desenvolvidas pela institui o Fun es Atividades Transa es Observa es Aida de Tels Transa o 1 1 1 Legisla o D Sion ue regula vor uo E E NU Documentos produzidos escri o Fun o 1 Transa o 1 2 1 Legisla o Descri o Descri o Atividade 1 2 Documentos produzidos Legisla o que regula Descri o Transa o 1 2 2 Descri o Documentos produzidos Fun o 2 Atividade 2 1 Transa o 2 1 1 f Legisla o Descri o Legisla o E que regula Documentos produzidos Descri o Descri o FIGURA 5 Layout de Esquema de Classifica o de Fun o Stakeholders Como parte da an lise da amplitude legal e do contexto social na Investiga o Preliminar Passo A os stakeholders da institui o s o identificados Agora a equipe deve relacionar estes stakeholders s fun es ou ativ
167. o de documentos na medida em que soluciona os problemas imediatos de acumula o de documentos na administra o p blica sem sobrecarregar as institui es arquiv sticas com acervo ainda n o submetido avalia o que em grande parte estaria destinado elimina o A gest o documental nos arquivos intermedi rios consiste na implementa o de normas e rotinas de transfer ncia recolhimento e elimina o de documentos de acordo com prazos estabelecidos por procedimentos de avalia o sele o e destina o Nos dep sitos de armazenamento intermedi rio os arquivistas devem ter em mente que ainda est o lidando com documentos pertencentes administra o que os gerou e que essa pode requisit los a qualquer momento ainda que com baixa frequ ncia Dessa forma mant m se na fase intermedi ria a organiza o f sica dos documentos e os instrumentos de pesquisa 24 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO utilizados na fase corrente Ao transferir a documenta o ao arquivo intermedi rio a unidade administrativa est delegando a responsabilidade de conserv la sem contudo abrir m o de sua propriedade e do direito de consultar ou autorizar o acesso aos documentos arquivados O arquivo intermedi rio n o tem autonomia para destinar os documentos por ele custodiado sem autoriza o expressa da fonte geradora Por outro lado senso comum na comunidade arquiv stica que a unidade de dep sito intermedi rio n o rec
168. o entre o t rmino da vig ncia ou prescri o e o momento do recolhimento ao arquivo permanente ou elimina o dependendo de seu valor Os prazos de precau o existem em fun o de poss veis reclama es administrativas ou jur dicas sobre a informa o contida no documento ou da sua tramita o e cumprimento A documenta o pode servir tamb m como antecedente direto ou suporte jur dico a um documento agora vigente O prazo de precau o inicia quando finda a vig ncia ou prescri o da informa o contida no documento J o seu fim est condicionado a fatores externos ao documento derivando se de normas jur dicas que respaldam direitos e obriga es ou quando sua guarda se justifica para atender a poss veis demandas administrativas posteriores Tendo em vista esses crit rios importante definir objetivamente o t rmino do prazo de precau o Os prazos de guarda referem se ao tempo necess rio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermedi ria atendendo exclusivamente s necessidades da administra o que os gerou contado normalmente a partir da data de produ o do documento O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona se ao per odo em que o documento frequentemente consultado exigindo sua perman ncia junto s unidades administrativas A fase intermedi ria relaciona se ao per odo em que o documento ainda necess rio administra o por m com baixa frequ ncia
169. o estaria cumprindo a sua fun o e portanto n o poderia ser considerado como um documento plenamente preservado O grau timo de preserva o consiste na consecu o harmoniosa da integridade f sica e funcional Os documentos digitais fisicamente fr geis e dependentes tecnologicamente de software e hardware que se tornam obsoletos rapidamente minaram a no o de guarda permanente que se firmou durante o s culo XX No documento digital independentemente de qu o timas sejam as condi es de armazenamento a informa o eletr nica desaparecer depois de um tempo relativamente curto cinco a trinta anos dependendo do tipo de suporte utilizado na grava o INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES 1997 Al m da quest o f sica do suporte vemos que a maior parte dos sistemas computacionais ficar o obsoletas num espa o de tempo ainda menor o que implica a impossibilidade de acesso s informa es que eles produziram para as gera es de sistemas seguintes Atualmente segundo Conway 2000 pequena a preocupa o com a longevidade dos discos pticos das fitas magn ticas e de outros suportes de armazenamento em se tratando da preserva o de documentos digitais A aten o se volta para a expectativa de vida dos sistemas de acesso t o fr geis quanto s m dias digitais A migra o peri dica da informa o documental para novas plataformas tecnol gicas copiando as em novas m dias de armazenamento e convert
170. o suporte em outra composi o f sico qu mica que n o o papel comum acetato vinil poli ster metal vidro etc b no caso do suporte em papel os que possuem formatos ou dimens es excepcionais mapas plantas etc MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 13 C linguagem n o textual imagens imagens em movimento sons bits etc Esta documenta o necessita de tratamento diferenciado em se es especializadas objetivando a sua preserva o mediante condi es ideais de armazenamento e a efici ncia na recupera o de informa es atrav s da sua correta organiza o e identifica o S o documentos especiais a filmogr fico fitas de v deo rolos de filmes etc b sonoro discos de vinil fitas magn ticas etc c cartogr fico plantas mapas croquis etc d iconogr fico gravuras fotos desenhos etc e inform tico eletr nico ou digital disco tico discos flex veis fitas magn ticas etc f microgr fico microfilmes microfichas jaquetas etc Natureza de Sigilo De acordo com a Lei n 12 527 2011 os procedimentos a serem observados pela Uni o Estados Distrito Federal e Munic pios destinam se a assegurar o direito fundamental de acesso informa o e devem ser executados em conformidade com os princ pios b sicos da administra o p blica Os documentos sigilosos s o aqueles cuja informa o est submetida temporariamente restri o de acesso p blico em raz o de sua imp
171. ol tica municipal de arquivos 13 9 de fevereiro de 2001 sobre a constru o de arquivos e de websites de institui es arquiv sticas 12 7 de dezembro de 1999 Revogada 11 7 de dezembro de 1999 Revogada 10 6 de dezembro de 1999 Disp e sobre a ado o de s mbolos ISO nas sinal ticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquiv sticos 09 1 de julho de 1997 Revogada 08 20 de maio de 1997 Revogada Disp e sobre os procedimentos para a eliminac o de documentos no ur A0 Ge malo dE 199 mbito dos rg os e entidades integrantes do Poder P blico 06 15 de maio de 1997 Disp e sobre diretrizes quanto terceiriza o de servi os arquiv sticos p blicos Disp e sobre a publica o de editais para Elimina o de Documentos 05 30 de setembro de 1996 nos Di rios Oficiais da Uni o Distrito Federal Estados e Munic pios 04 28 de mar o de 1996 Revogada 03 26 de dezembro de 1995 Disp e sobre o Programa de Assist ncia T cnica do Conselho Nacional de Arquivos Disp e sobre as medidas a serem observadas na transfer ncia ou no 02 18 de outubro de 1995 recolhimento de acervos documentais para institui es arquiv sticas p blicas Disp e sobre a necessidade da ado o de planos e ou c digos de 01 18 de outubro de 1995 classifica o de documentos nos arquivos correntes que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e fun es 146 CADERNOS T CNICO
172. ol ticas de seguran a e pela 1 1 13 Oficial de seguran a investiga o de brechas na seguran a 1 2 Jurisdi o opcional Jurisdi o com a qual o agente opera 1 3 Identificador da corpora o opcional Identificador atribu do ao departamento do agente ou ag ncia 1 4 Nome da obrigat rio corpora o Nome do departamento do agente ou da ag ncia 1 5 Identifica o pessoal opcional Identifica o atribu da ao indiv duo que executa alguma a o 1 6 Nome pessoal opcional Nome do indiv duo que executa alguma a o 1 7 Nome da se o opcional Nome da se o respons vel por uma a o realizada sobre um documento O nome da se o com a qual a pessoa respons vel pelas atividades de arquivamento trabalha 1 8 Detalhes de contato opcional Informa o sobre como contatar o agente tal como endere o caixa postal telefone fax 1 9 E mail opcional 1 10 Assinatura digital opcional Endere o eletr nico do agente Parte do dado a prova de falsifica o criptografada que cria uma identifica o nica e n o falsific vel do autor do documento do criador do registro do transactor ou do oficial de a o envolvidos nas transa es 2 Gest o de Direitos Pol ticas legisla o embargos e ou classifica o que rege ou restringe o acesso ou uso dos documentos 2 1 Classifica o de seguran a obrigat
173. olume de atividades a serem desempenhadas e com treinamento d espa o f sico adequado e equipamento e material apropriados f um bom manual t cnico descrevendo as atividades arquiv sticas CANAD 1975 p 7 Arquivo Corrente Nos arquivos correntes a gest o documental abrange a introdu o de regras e normas de produ o classifica o organiza o f sica e controle de tramita o e de arquivamento objetivando principalmente tirar o m ximo proveito da informa o dispon vel e essencial a uma tomada de decis o esclarecida ROUSSEAU COUTURE 1998 p 118 Os documentos produzidos recebidos e acumulados nos diversos setores das organiza es s o mantidos em seus arquivos por per odo que corresponde ao tempo em que as informa es neles contidas sejam necess rias quela institui o As normas de classifica o e organiza o e os controles de tramita o e arquivamento t m em vista a recupera o imediata do documento para que a informa o que ele cont m seja eficaz ROUSSEAU COUTURE 1998 p 118 A interven o na produ o dos documentos determinando a melhor t cnica e o suporte mais adequado visa al m da racionaliza o e da economia na utiliza o dos recursos materiais a sua preserva o f sica e intelectual permitindo o acesso informa o a m dio e longo prazos Arquivo Intermedi rio A no o de arquivo intermedi rio o ponto mais pragm tico da gest
174. omo chaves criptogr ficas e senhas e Metadado de uso registra o n vel e o tipo de uso dos documentos Ex registros de exibi o trilhas de uso e de usu rios conte do de informa o reutilizada e multivers es O metadado contido no pr prio documento digital normalmente elaborado por seu autor Esse tipo de metadado criado pelos autores dos documentos e pessoas que n o s o especializadas nas atividades de cataloga o bibliogr fica costuma ser simples curto e de f cil entendimento e uso Somente documentos destinados guarda permanente que constituem uma pequena percentagem do total produzido mereceriam tratamento dado por especialistas em cataloga o Entre os extremos de metadados produzidos por usu rios leigos e de metadados sofisticados elaborados por catalogadores Vellucci 1998 sugere um conjunto b sico de metadados embutidos em documentos que possam ser convertidos em uma variedade de estruturas de metadados e expandidos quando necess rio A cria o e a gest o de metadados tornaram se uma mistura complexa de processos autom ticos e manuais com camadas criadas por fun es e indiv duos diferentes em momentos diferentes do ciclo vital do documento 3 4 Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gest o Arquiv stica de Documentos e ARQ Brasil No per odo entre 2004 e 2009 a C mara T cnica de Documentos Eletr nicos CTDE do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ desenvolveu um mode
175. omunica o apontam para obsolesc ncia precoce dos formatos utilizados Existe uma preocupa o com a depend ncia desses documentos em rela o ao formato no qual os dados est o armazenados e com a necessidade de uma migra o para novas tecnologias que provoque o m nimo impacto poss vel sobre as cole es de documentos acumuladas Em rela o aos hardwares existem muitos tipos de suportes que podem ser usados no armazenamento de documentos digitais Alguns s o melhores para armazenamento em curto prazo e outros em longo prazo Por isso importante ter definido por uma tabela de temporalidade o prazo de guarda dos documentos no momento de sua cria o para que se possa fazer a melhor escolha Nessa escolha s o levados em considera o aspectos como longevidade e durabilidade do suporte alta capacidade de armazenamento de dados baixo custo e padroniza o No meio digital s o utilizados dois tipos de m dias as magn ticas e as pticas A tecnologia das m dias magn ticas razoavelmente antiga As part culas magn ticas s o polarizadas em uma dire o ou outra para gravar cada bit Os discos magn ticos discos r gidos disquetes zip disks e outros s o divididos em c rculos magn ticos conc ntricos chamados trilhas Cada trilha separada em setores e cada setor possui capacidade de armazenamento fixo de 512 bytes A grava o realizada por meio de um campo magn tico criado pela cabe a de grava o l
176. opcional Tamanho f sico e ou capacidade do documento 14 Identificador do Documento obrigat rio Um nico identificador para o documento 15 Hist ria de Gest o Datas e descri es de todas as atividades de gest o de documentos executadas sobre um documento a partir de seu registro em um sistema de arquivamento at sua elimina o 15 1 Data per odo do evento obrigat rio Data e per odo no qual um evento definido de gest o ocorreu 15 2 Tipo de evento obrigat rio Evento relacionado gest o ou controle de um documento 136 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 15 2 1 Exame de acesso Exame do documento para identificar qualquer material isento que ele possa conter 15 2 2 Avalia o Exame do documento para avaliar e determinar onde e por quanto tempo ele deve ser mantido 15 2 3 Auditoria Escrut nio do documento por um auditor interno ou externo para verificar a submiss o da ag ncia aos v rios preceitos de arquivamento como legisla o e padr es 15 2 4 Mudan a de embargo Embargos modificados adicionados ou removidos de um documento 15 2 5 Classifica o para cima ou para baixo Mudan a da classifica o ou desclassifica o de sigilo para mais ou para menos 15 2 6 Mudan a de palavra chave Palavra chave mudada adicionada ou removida de um documento 15 2 7 Transfer ncia de cust dia Documento colocado so
177. opo do projeto na institui o Estas informa es s o vitais para a tomada de decis o sobre o sistema e sobre as atividades de arquivamento no rg o Elas ajudam na identifica o de problemas e garantem que as solu es propostas sejam baseadas em um s lido entendimento da institui o e de seu ambiente A Investiga o Preliminar d suporte para a elabora o de um plano de trabalho visando elabora o do Plano de Classifica o e da Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo para as atividades final sticas incluindo escopo descri o das atividades recursos humanos e materiais etc MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS S Recursos e pr requisitos Para conduzir a Investiga o Preliminar a equipe precisa de acesso a fontes documentais internas como relat rios anuais planos corporativos e planejamento estrat gico acesso a fontes documentais externas como legisla o padr es e boas pr ticas acesso aos funcion rios com conhecimento de alto n vel sobre a institui o pessoal com habilidade anal tica habilidade de comunica o oral e escrita e amplo conhecimento da institui o Tais pessoas podem fazer parte da pr pria institui o como o caso dos membros do Grupo Permanente de Avalia o de Documentos de Arquivo ou podem ser engajados como consultores e contratados Preparando a Investiga o Preliminar Determinando o escopo da investiga o preliminar Durante a i
178. os daqueles requisitos que a equipe escolheu satisfazer Os requisitos finais e a qualidade da evid ncia criada e mantida para dar suporte a eles ser o determinados pelo processo de an lise de risco Localizando fontes relevantes O primeiro est gio de identifica o dos requisitos de arquivamento da institui o encontrar fontes relevantes internas e externas tais como as listadas no Anexo 1 Nos Passos Ae Ba equipe usou estas fontes para analisar o contexto e as atividades da institui o Neste Passo a equipe precisa pesquisar estas e outras fontes para colher informa es que possam ajudar na identifica o e avalia o dos requisitos de arquivamento importante tamb m considerar os interesses dos stakeholders internos e externos Nos Passos A e B a equipe identificou os stakeholders da institui o e as fun es e atividades de particular import ncia Os interesses dos stakeholders podem representar diferentes tipos de requisitos de arquivamento Por exemplo e parceiros de empreendimentos que querem ter acesso aos documentos da institui o referentes queles empreendimentos por 10 anos requisito operacional e se o respons vel por uma atividade recorre regularmente aos documentos por um per odo de 7 anos a contar do encerramento do evento requisito operacional ou genealogistas e pesquisadores que argumentam a favor da reten o permanente de arquivos relacionados imigra o e concess
179. os para os t tulos dos documentos 3 1 1 Funcional O plano de titula o usado descreve as fun es e atividades cobertas pelo conte do do documento 3 1 2 Baseado na fun o atividade transa o O plano de titula o usado descreve t picos do documento 3 1 3 Texto livre Texto livre usado para intitular o documento sozinho ou em combina o com alguma forma de vocabul rio controlado 3 2 Nome do plano obrigat rio Nome de padr o espec fico externo ou interno m todo ou conven o usado para dar t tulo ao documento 3 2 1 Nenhum Sem plano a ser usado para dar t tulo ao documento 3 2 2 Palavra chave Thesaurus funcional de termos gerais usados para intitular documentos 3 2 3 Thesaurus funcional da institui o Thesaurus funcional espec fico e interno da ag ncia usado para dar t tulo aos documentos pode ser combinado com as palavras chave 3 2 4 Thesaurus de termos da institui o Thesaurus espec fico e interno da institui o baseado em termos usado para dar t tulo aos documentos 3 3 Palavras do t tulo obrigat rio Palavras usadas para nomear o documento 3 4 Alternativa opcional Um nome alternativo pelo qual o documento conhecido 4 Assunto O assunto ou t pico de um documento que descreve concisa e acuradamente o conte do do documento 4 1 Palavra chave Em alguns planos o primeiro n vel mais alto
180. os pode obedecer a v rias formas desde que a institui o defina a utiliza o espec fica de um Segundo Schellenberg 2002 h tr s m todos b sicos que podem ser utilizados na classifica o de documentos p blicos o funcional o organizacional ou estrutural e o por assunto Classifica o funcional Classifica o adotada pelo Arquivo P blico Mineiro para os rg os e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais Agrupa os documentos de acordo com a fun o atividade transa o que lhes deu origem Criam se portanto unidades de arquivamento processos dossi s para cada ato ou transa o 32 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Classifica o organizacional A estrutura da instituic o fornece a base para o agrupamento dos documentos Se a estrutura org nica se reflete num esquema de classifica o as classes prim rias em geral representam os principais elementos organizacionais da reparti o SCHELLENBERG 2002 p 91 A principal forma de se agrupar documentos organizacionalmente a descentraliza o dos mesmos na qual cada rg o departamento ou divis o que executa atividades bem distintas dos demais mant m seus pr prios arquivos No entanto esse tipo de classifica o s aconselh vel para governos de organiza o est vel e cujas fun es e processos administrativos sejam bem definidos SCHELLENBERG 2002 p 91 o que n o o caso brasileiro Classifi
181. para baixo n o essencial que a equipe finalize os mais altos n veis das fun es antes de trabalhar com os n veis mais baixos Na verdade a identifica o das transa es ajuda a definir as fronteiras das atividades e portanto o escopo das fun es O exame das fontes fornece informa o relevante a um n mero de n veis e a equipe deve rever cada n vel muitas vezes para refinar e incrementar o modelo A equipe pode desejar fazer as entrevistas antes da an lise ou alternativamente preparar uma an lise detalhada usando as fontes documentais e utilizar os workshops para refinar e testar o modelo til ter no final um esbo o rudimentar das fun es para gerar discuss o antes de partir para as entrevistas individuais ou coletivas E poss vel que a equipe durante o exame das fontes identifique atividades que n o s o MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 43 realizadas na pr tica pela institui o Estas atividades devem ser documentadas incluindo as raz es por que elas n o foram completadas atividade 1 Atividade 2 FIGURA 3 Layout de Sistematiza o das Fun es Atividades Designando termos para fun es e atividades Como parte da an lise necess rio escolher termos que podem representar as fun es atividades e transa es que a equipe identificar A escolha dos termos depende da forma na qual a equipe define as fun es atividades e transa es Em alguns casos a terminologia mui
182. qualquer meio que possua as mesmas caracter sticas da assinatura manuscrita isto que seja um sinal identific vel nico e exclusivo de uma dada pessoa MARCACINI 2001 p 14 Dessa forma desde que a assinatura eletr nica seja nica e exclusiva para o documento assinado seja pass vel de verifica o seja gerada sob o exclusivo controle do signat rio e esteja ligada ao documento digital de tal forma que seja invalidada em caso de qualquer altera o poder se atribuir lhe o mesmo significado e a mesma efic cia da assinatura manuscrita A assinatura digital deriva da aplica o da criptografia nos documentos digitais A criptografia uma t cnica que visa transformar dados de maneira a torn los incompreens veis queles que n o det m o conhecimento apropriado para a sua tradu o Os esquemas criptogr ficos surgiram na Antiguidade Cl ssica com a criptografia monoalfab tica de substitui o de letras por s mbolos ou por outras letras como por exemplo a cifra de C sar usada no Imp rio Romano que consistia na substitui o de cada letra pela letra N posi es frente no alfabeto Esse tipo de criptografia teve uma vida curta diante do surgimento j na Idade M dia da t cnica de desvendar a codifica o por an lise da frequ ncia Em cada idioma encontram se letras que s o mais usadas do que outras o que certamente resulta em uma maior frequ ncia de aparecimento de seu s mbolo substituto Consegu
183. quantidades de informa o Vantagens do uso da tecnologia da microfilmagem e da digitaliza o Agilidade na recupera o das informa es bem como o seu interc mbio Garantia de preserva o de documentos originais pass veis de destrui o pelo manuseio bem como a seguran a do acervo contra furto inc ndios inunda es etc Substitui o em situa es espec ficas de grandes volumes de documentos destinados elimina o mas de prazos de guarda muito extensos proporcionando melhor aproveitamento do espa o reduzindo o custo de manuten o concentrando as informa es e facilitando o seu manuseio Preenchimento de lacunas nos acervos arquiv sticos Crit rios para aplica o da microfilmagem e ou da digitaliza o Os documentos devem ser previamente avaliados identificando lhes valor que justifique o custo da opera o Os documentos devem apresentar uma organiza o que possibilite a recupera o das informa es neles contidas antes e depois de processar a altera o do suporte Os documentos devem ter caracter sticas f sicas que se prestem ao uso do recurso dando prefer ncia a grandes s ries e n o a pe as isoladas observando se o estado de conserva o para que a reprodu o ocorra dentro de par metros t cnicos adequados O recurso utilizado microfilmagem e ou digitaliza o deve ser adotado dentro da melhor t cnica de forma a assegurar a qualidade da reprodu o e a durabilidade
184. que copia todos os documentos um subgrupo deles em um sistema de arquivamento para uma m dia de armazenamento de backup como uma fita magn tica ou um disco ptico 138 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 17 2 2 Compress o Documentos s o convertidos por meio de um arquivo de compress o para um formato especial que minimiza a quantidade de espaco de armazenamento necess ria Afeta a acessibilidade e a velocidade de acesso ao documento 17 2 3 Image Documentos s o convertidos de seu formato original para um formato gr fico resultando em uma informa o armazenada como uma imagem 17 2 4 Restaura o da m dia Documentos s o periodicamente copiados de um meio de armazenamento para outro assegurando que a deteriora o do suporte n o afete o documento nem prejudique o seu acesso 17 2 5 Microfilmagem Processo fotogr fico usado para produzir imagens reduzidas de documentos em alta resolu o Pode ser usado em documentos eletr nicos 17 2 6 Migra o plataforma Documentos s o removidos de uma plataforma de opera o de sistema hardware para outro 17 2 7 Migra o software O formato do dado de um documento atualizado para ser compat vel com e leg vel por a mais nova vers o do mesmo software ou modificado para ser compat vel com um software diferente Essa a o pode ser necess ria porque a ag ncia mudou para um novo ambiente de hardware e so
185. que a gua da chuva cause danos aos documentos por meio de goteiras ou inunda o do telhado por falta de escoamento as janelas devem ser vedadas para isolar o ambiente de polui o poeira e dificultar a entrada de animais controle de acesso rea de armazenamento e isolamento das reas de armazenamento de perigos internos como plantas el tricas ou canos de gua Definida a rea de armazenamento passemos s condi es ambientais necess rias manuten o da integridade f sica dos documentos arquivados Atemperatura e a umidade s o dois fatores cr ticos para qualquer tipo de suporte do papel m dia digital N veis altos de umidade e temperatura s o prop cios ao aparecimento e desenvolvimento de uma s rie de fungos Por outro lado umidade muito baixa pode tornar os documentos quebradi os A flutua o dos n veis de temperatura e 46 O objetivo deste item n o determinar procedimentos de conserva o e preserva o de documentos de arquivo o que deve ser feito por um especialista da rea e sim dispor em termos gerais sobre os requisitos m nimos necess rios ao cuidado com os documentos MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 89 umidade causa danos ao documento na medida em que a umidade ao ser absorvida e retirada do suporte f sico dilata e retrai suas mol culas Dessa forma imprescind vel a manuten o de n veis est veis de temperatura e umidade na rea de armazenamento Sistemas de ar condi
186. r ocorrer se prevista em tabela de temporalidade do rg o aprovada pela institui o arquiv stica p blica art 12 par grafo nico e Documentos oficiais ou p blicos com valor de guarda permanente n o poder o ser eliminados ap s microfilmagem devendo ser recolhidos ao arquivo p blico de sua esfera de atua o ou preservados pelo pr prio rg o art 13 Validade legal e Os microfilmes e suas c pias traslados e certid es somente produzir o efeitos legais em ju zo ou fora dele se obedecerem as regras estipuladas pelo decreto art 2 Empresas e cart rios devem requerer registro no Minist rio da Justi a e sujeitar se a sua fiscaliza o para exercerem a atividade de microfilmagem de documentos art 15 par grafo nico Minist rio da Justi a Portaria 12 de 08 de junho de 2009 e 100 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Disp e sobre o registro e fiscaliza o do exerc cio da atividade de microfilmagem de documentos Constituic o da Rep blica Federativa do Brasil promulgada em 5 de outubro de 1988 Acesso T tulo I Dos direitos e garantias fundamentais Cap tulo I Dos direitos e deveres individuais e coletivos e Art 5 Todos s o iguais perante a lei garantindo se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no Pa s a inviolabilidade do direito vida liberdade igualdade seguran a e propriedade nos termos seguintes X s o inviol veis a intim
187. r o para todos os tipos de suporte e alguns fabricantes como a Kodak em rela o s suas fitas magn ticas afirmam a partir deles que seus produtos t m uma vida til de 217 anos se mantidos 25 C e 40 de umidade relativa do ar No entanto a longevidade do suporte determinada tamb m por efeitos cumulativos de pequenos arranh es e contamina es a que os suportes est o sujeitos durante o uso e manuseio cotidianos BELL WAUGH 1999 p 9 10 As m dias pticas s o o suporte de armazenamento mais recente A tecnologia do compact disk CD utiliza um feixe ptico laser sobre a superf cie da m dia para grava o Essa t cnica permite que as informa es sejam gravadas muito pr ximas j que n o h interfer ncia eletromagn tica e o feixe de laser bem fino Na grava o de um disco ptico sua superf cie alterada fisicamente para que alguns pontos reflitam ou n o a luz de forma a reproduzir a linguagem bin ria No ponto que n o deve refletir a luz criado um sulco A m dia ptica tem evolu do rapidamente na ltima d cada e eventualmente pode vir a substituir outros suportes de armazenamento em longo prazo S o as m dias pticas e Compact Disk Read Only Memory CD ROM Esta m dia padronizada o que a torna uma boa escolha para os arquivos H uma diferen a entre CD ROMs impressos mais apropriados para confec o de grande n mero de c pias e mais confi veis e os CD ROMs sulcados
188. r quais documentos s o criados e mantidos atualmente e as raz es administrativas para sua cria o e reten o e e para identificar os v rios sistemas de arquivamento utilizados pela institui o no momento Expectativas da comunidade As expectativas da comunidade s o expressas por uma ampla variedade de stakeholders Estes stakeholders podem aumentar os requisitos de arquivamento que podem ou n o refletir nos requisitos regimentais e operacionais H momentos em que a comunidade expressa sua preocupa o sobre a interpreta o e ou aplica o de uma legisla o em particular ou sobre as a es administrativas tomadas pelo governo Em ambas as situa es grupos de interesse grupos organizados da comunidade e ou a promotoria p blica expressar o seus pontos de vista e preocupa es ao governo eleito Indiv duos e m dia podem tamb m fazer parte deste processo Uma institui o pode criar um relacionamento cont nuo com estes grupos fornecer e receber informa es como retorno Algumas organiza es estabelecem rela o com pesquisadores grupos ligados pesquisa hist rica ou entusiastas que possuam interesse particular em seus arquivos A perspectiva da comunidade pode afetar a pol tica governamental informalmente Alternativamente as MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 59 atividades destes grupos podem afetarformalmente o processo governamental e eventualmente seus pontos de vista podem ser transformados em requisi
189. ra usado que pode ser perdido com a convers o do documento para outro software data de produ o remetente destinat rio n mero de c pias distribu das localiza o do documento documentos relacionados 45 MILLER E An introduction to the Resource Description Framwork RDF D Lib Magazine may 1998 Dispon vel em lt http www dlib org dlib may98 miller 05miller html gt Acesso em 31 mar 2000 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 85 O metadado pode ser tamb m utilizado para indicar a posi o de um documento em rela o a outros e fornecer outras informa es derivadas desse contexto Os documentos tradicionais s o fisicamente agrupados segundo uma estrutura l gica que reflete as necessidades funcionais e operacionais da organiza o de modo que os usu rios possam perceber essa estrutura e as rela es de interdepend ncia No ambiente eletr nico n o vi vel reproduzir essa organiza o f sica O arranjo deve ser realizado intelectualmente propiciando a recupera o total da informa o A aus ncia dessas informa es implica a perda de significado dos documentos que se torna de dif cil gest o MACFARLANE et al 1998 A criac o de metadados para documentos digitais de car ter arquiv stico deve incluir elementos necess rios accountabillityda organizag o auditoria admissibilidade como evid ncia e elementos previstos pela lei em vigor algo que est se tornando cada vez mais importante princip
190. rar Indiv duo respons vel por assinar o documento para o sistema de arquivo 1 1 5 Oficial de a o Indiv duo que acessa ou faz uso de um documento no curso de seu trabalho 1 1 6 Divulgador Entidade corporativa respons vel por tornar um documento publicamente acess vel 1 1 7 Autoridade Entidade corporativa elemento organizacional e ou indiv duo respons vel pela autoriza o de alguma a o sobre o documento 1 1 8 Gestor de documentos Indiv duo respons vel por administrar e controlar os documentos no dia a dia 1 1 9 Oficial de preserva o Indiv duo respons vel por assegurar a preserva o cont nua e acesso aos documentos por tanto tempo quanto seja necess rio para a institui o 1 1 10 Administrador de sistema Indiv duo respons vel pelo funcionamento di rio do sistema de computadores do qual o sistema de arquivamento faz parte incluindo o sistema de back up e controle de acesso 1 1 11 Inspetor de acesso Indiv duo que examina os documentos para identificar qualquer informa o isenta que eles contenham MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 151 1 1 12 Auditor Indiv duo de ag ncias internas ou externas que conduz auditoria de arquivamento ou uma auditoria do sistema de tecnologia de informa o para determinar se a organiza o est de acordo com determinados padr es Indiv duo respons vel pela promulga o e cumprimento das p
191. re se ao uso para outros fins que n o aqueles para os quais os documentos foram criados podendo ser e probat rio diz respeito s provas de como est organizado um governo seus modos de a o suas pol ticas ao tratar de toda esp cie de quest es seus procedimentos suas realiza es em geral Essas informa es s o indispens veis aos governos e estudiosos do governo para dar coer ncia e continuidade s a es que comp em o processo pol tico decis rio e como precedentes para formular diretrizes e procedimentos Para detectar o valor probat rio necess rio conhecer a origem o desenvolvimento e as opera es da institui o que produziu o documento e informativo quando cont m informa es essenciais sobre mat rias com que a institui o lida para fins de estudo ou pesquisa SCHELLENBERG 2002 p 199 Todos estes valores est o presentes nos requisitos de arquivamento que podem ter sua origem na legisla o nos regulamentos nas necessidades espec ficas das atividades da institui o ou na expectativa da comunidade MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS SH Requisitos regimentais A definic o dos requisitos regimentais para arquivamento envolve tomar cada fun o identificada no Passo B e determinar os requisitos de arquivamento que se aplicam a ela Depois de todo o trabalho com as fontes documentais a equipe ser capaz de identificar requisitos relacionados a cada atividade espec fica dentro da fun o A
192. reinamento necess rios e material equipamento e reas dispon veis para o funcionamento do Sistema de Arquivos f constitui o ou n o do arquivo intermedi rio De um modo geral a c pula gerencial de uma institui o respons vel pelas pol ticas e pelas tomadas de decis o O n vel m dio de ger ncia respons vel por tomadas de decis o e por a es intermedi rias entre o alto e o baixo escal o O n vel de ger ncia mais baixo encarregado da supervis o dos funcion rios e respons vel pelo alcance de metas de produ o A gest o de documentos considerada parte da fun o do servi o de informa es que geralmente est subordinada aos servi os administrativos Assim em um organograma de uma organiza o t pica a gest o de documentos est no mesmo n vel dos outros servi os relacionados como a inform tica e os servi os gerais O respons vel pelas atividades administrativas gestor de alto n vel poder controlar todos os servi os de informa o O gestor de documentos ser respons vel por alcan ar os objetivos do programa de gest o de documentos do qual dependem muitas metas da institui o No que diz respeito organiza o dos servi os de arquivo h que se definir sobre a ado o de um sistema centralizado ou descentralizado Aop o pela centraliza o ou pela descentraliza o ocorrer a partir do perfil da institui o de sua cultura organizacional de seus recursos humanos
193. rescindibilidade para a seguran a da sociedade e do Estado BRASIL 2011 art 4 inc III A informa o em poder dos rg os e entidades p blicas observado o seu teor e em raz o de sua imprescindibilidade seguran a da sociedade ou do Estado poder ser classificada como ultrassecreta secreta ou reservada Os prazos m ximos de restri o de acesso informa o conforme a sua classifica o vigoram a partir da data de sua produ o e s o os seguintes a ultrassecretos m ximo 25 anos b secretos m ximo 15 anos c reservados m ximo 5 anos BRASIL 2011 art 24 1 4 Princ pios Arquiv sticos O arranjo dos documentos de car ter permanente obedece a dois princ pios b sicos da arquiv stica que dizem respeito ordena o dos grupos de documentos uns em rela o aos outros e ao ordenamento das pe as individuais dentro dos grupos 14 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Princ pio da Proveni ncia Tamb m conhecido como Princ pio do respeito aos fundos respect des fonds consiste em deixar agrupados sem misturar a outros os arquivos documentos de qualquer natureza provenientes de uma administrac o de um estabelecimento ou de uma pessoa f sica ou jur dica determinada o que se chama de fundo de arquivo dessa administra o desse estabelecimento ou dessa pessoa Significa por conseguinte n o mesclar documentos de fundos diferentes BELLOTTO 2004 p 130 Este princ pio t
194. rganiza es em quest o O tratamento dos documentos iniciado nos rg os administrativos n o visa t o somente ao benef cio dos usu rios das institui es arquiv sticas mas sim e principalmente ao benef cio da pr pria organiza o que os gerou Em qualquer institui o h um grupo de pessoas que toma decis es e se esfor a para que a miss o daquele rg o seja cumprida satisfatoriamente H tamb m um servi o burocr tico respons vel por executar as decis es tomadas pelos dirigentes De modo geral esse corpo burocr tico fornece o suporte informacional necess rio tomada de decis o S o os documentos e os arquivos os respons veis por colocar disposi o as informa es necess rias 1 3 O Documento de Arquivo O registro da informa o pelo homem anterior inven o da escrita Desde a Alta Antiguidade o homem sentiu se compelido a preservar o testemunho de suas a es Inicialmente sob a forma oral mais tarde por meio do registro f sico como graffiti e desenhos e finalmente pelo emprego de s mbolos gr ficos correspondentes a s labas e letras em um sistema codificado ROUSSEAU COUTURE 1998 p 34 Uma gama variada de documentos foi produzida desde ent o com diferentes objetivos culturais art sticos e de mem ria Diante desse universo restringiremos aqueles registros humanos que constituem os arquivos Conceito O Conselho Intemacional de Arquivos CIA define como documento a Informa
195. rio Classifica o dos documentos de acordo com suas necessidades de seguran a 2 2 Embargo opcional Advert ncia que o documento requer manuseio especial e que apenas pessoas autorizadas podem ter acesso a eles Forma de embargo que usada para se referir informa o ou atividade classificada sem revelar a natureza da informa o ou atividade para pessoas n o autorizadas 2 3 Palavra c digo opcional 2 4 Indicador de opcional publicidade Abrevia o auto evidente aplicada a certos documentos para indicar seu status de publicidade 51 ALein 12 527 Brasil 2011 e o Decreto n 45 969 MINAS GERAIS 2012 regulam o acesso a informa es p blicas 1 3 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 2 5 Status de acesso opcional Informa o sobre se um documento em um per odo fechado um documento que mais novo do que 30 anos pode ser divulgado ou publicado ou se ele para ser inteiramente ou parcialmente ocultado do p blico 2 6 Condi o de uso opcional Indica o de que algum tipo de limita o ou restric o deve acontecer e como um documento pode ser usado pelo staff de uma ag ncia ou pelo p blico em geral 2 7 Detalhes de criptografia opcional Informa o ou indicadores de informa o sobre como um documento foi criptografado Nome dado ao documento 3 T tulo 3 1 Tipo de plano obrigat rio O tipo de conven o de nomes usad
196. rom Preservation of Digital Records Seminar AGSpaper doc GOZZI Gustavo Estado Contempor neo In BOBBIO Norberto MATTEUCCI Nicola PASQUINO Gianfranco Dicion rio de pol tica 12 ed Bras lia Editora Universidade de Bras lia 1999 v 1 p 401 409 GUIDELINES on best practices for using electronic information How to deal with machine readable data and electronic documents DML Forum Luxembourg Office for Official Publications of the European Communities 1997 HIGGS Edward De la erudici n medieval a la gesti n de la informaci n la evoluci n de la profesi n archiv stica In CONGRESO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS 13 1996 Beijing Anais s l ICA 1996 p 1 8 INDOLFO Ana Celeste et al Gest o de documentos conceitos e procedimentos b sicos Rio de Janeiro Arquivo Nacional 1995 Publica es T cnicas 47 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES Committee on Electronic Records Guide for managing electronic records from an archival perspective Paris ICA 1997 Studies ICA 8 JARDIM Jos Maria Arquivos p blicos brasileiros modernidade ainda que tardia In SEMIN RIO BASES PARA IMPLANTA O DE UM ARQUIVO MODERNO O Arquivo P blico da Cidade de Belo Horizonte Anais Belo Horizonte O Lutador 1990 KRAEMER L gia Leindorf Bartz Metadados estudo de sua aplica o no tratamento de recursos virtuais e an lise de um projeto do Programa Prossiga do IBICT 2001 138 f Disserta o Mestrado e
197. s rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR 24 3 de agosto de 2006 Estabelece diretrizes para a transfer ncia e recolhimento de documentos arquiv sticos digitais para institui es arquiv sticas p blicas 23 16 de junho de 2006 Disp e sobre a ado o do Dicion rio Brasileiro de Terminologia Arquiv stica pelos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR 22 30 de junho de 2005 Disp e sobre as diretrizes para a avalia o de documentos em institui es de sa de 21 4 de agosto de 2004 Disp e sobre o uso da subclasse 080 Pessoal Militar do C digo de Classifica o de Documentos de Arquivo para a Administra o P blica Atividades Meio e da Tabela B sica de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades Meio da Administra o P blica aprovadospela Resolu o n 14 de 24 de outubro de 2001 Conselho Nacional de Arquivos CONARQ 20 16 de julho de 2004 Disp e sobre a inser o dos documentos digitais em programas de gest o arquiv stica de documentos dos rg os e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos 19 18 28 de outubro de 2003 28 de julho de 2003 Disp e sobre os documentos p blicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatiza o e das pessoas jur dicas de direito privado sucessoras de empresas p blicas Revogada 17
198. s fun es ou atividades s o formuladas Documentando os requisitos de arquivamento identificados a Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo Os formul rios de Identifica o de Fontes Leis e Decretos e Regulamentos do Anexo 1 podem ser usados para registrar as fontes que a equipe consultou nesta etapa Se a equipe adicionar informa es quelas colhidas nos Passos A e B lembrem se de documentar todas as novas fontes usadas Depois de documentar as fontes j utilizadas a equipe precisa registrar cada requisito de arquivamento relacionado s opera es regimentos e expectativas da comunidade Ou seja agora a equipe vai avaliar os conjuntos documentais comparar os requisitos levantados as evid ncias a serem mantidas em cada atividade e cada transa o e consolidar esta an lise em uma proposta de Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo 60 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO No modelo de Tabela de Temporalidade e Destinac o de Documentos de Arquivo adotado pelo Poder Executivo do Estado de Minas Gerais foi observado o conceito das Tr s Idades dos documentos Segundo a abordagem das tr s idades os documentos passam por tr s fases distintas de arquivamento S o elas a fase corrente ou primeira idade na qual os documentos s o frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua cria o b fase intermed
199. s analisados e documentados O Passo B pode ser conduzido concomitantemente ao Passo C Identifica o de Requisitos de Arquivamento j que usam as mesmas fontes A equipe deve garantir a familiaridade com o Passo C antes de come ar o Passo B A equipe notou que durante a pesquisa para determinar a natureza das fun es atividades e transa es tamb m identificou os requisitos de arquivamento Um nico formul rio pode ser usado para os levantamentos dos Passos B e C ver Anexo 3 Fazendo a An lise de Atividades O objetivo desta etapa estabelecer um modelo ou representa o das fun es e atividades conduzidas pela institui o V rias abordagens podem ser usadas para produzir este modelo mas importante destacar que a an lise um processo repetitivo de desenvolvimento de um produto final que o resultado das muitas revis es Dois tipos de an lise s o teis na identifica o das fun es atividades e transa es a An lise Hier rquica e a An lise de Processo A An lise Hier rquica envolve uma abordagem de cima para baixo para identificar o que a institui o faz e a divide de forma l gica em uma s rie de partes e subpartes A An lise de Processo uma abordagem de baixo para cima que examina detalhadamente como a institui o conduz sua miss o A abordagem adotada neste projeto utiliza se de ambos os tipos de an lise 40 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Para realizar a An lise de Ativid
200. s e realizada a consulta aos funcion rios para esclarecer d vidas e pontos n o abordados na documenta o Identificando e documentando cada fun o atividade e transa o A an lise processual inicia com uma grande fotografia das atividades executadas pela institui o e continua com o seu desmembramento em v rias partes para um estudo mais detalhado Estas partes s o indicadas em ordem descendente do maior para o menor indo das fun es at as transa es e Asfung es s o as maiores por es dentro da miss o de uma institui o Elas representam as maiores a es geridas pela institui o para a consecu o de suas metas e As atividades s o as maiores tarefas realizadas pela institui o para levar a cabo cada uma de suas fun es V rias atividades podem ser associadas a uma nica fun o e Astransag es s o as menores por es dentro da miss o de uma institui o Elas fornecem as bases para a identifica o em detalhes dos documentos que s o produzidos em consequ ncia do cumprimento da miss o do rg o Dependendo da complexidade da miss o da institui o pode ser necess rio agrupar as transa es com base em suas similaridades ou mais ainda dissec las at obter o grau apropriado de especificidade para o prop sito de classifica o e arquivamento O exemplo a seguir mostra as rela es entre as fun es atividades e transa es e Fun o Moderniza o Institucional A
201. s fases produ o utiliza o e destina o determinando crit rios e procedimentos que possibilitem preserva o acesso e autenticidade Em todas essas tr s fases devem ser levados em conta os conceitos princ pios e pr ticas das diversas disciplinas envolvidas ou seja a Arquivologia principalmente no que se refere gest o de documentos o Direito a Diplom tica e a Administra o para elabora o de requisitos b sicos de produ o utiliza o e destina o de documentos digitais Tais requisitos permeiam todo o ciclo de vida dos documentos digitais garantindo que uma institui o ao utilizar a tecnologia para produzir um documento que em ltima inst ncia a combina o de suporte e informa o gravada sobre ele o qual pode ser usado como evid ncia ou para consulta DICTIONARY 1988 tenha preservado sua caracter stica arquiv stica assim como sua autenticidade e condi es de acesso 11 O termo utilizado para identificar este tipo de documento vem mudando desde a d cada de 1970 Inicialmente era referido como documento leg vel por m quina em seguida como documento inform tico mais recentemente como documento eletr nico e finalmente como documento digital MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 63 3 1 1 Autenticidade e Integridade O documento de arquivo como j foi dito anteriormente o registro das atividades pessoais ou de uma organiza o produzido recebido e
202. s vitais para a organiza o n o sejam perdidos quando da implementa o de novos sistemas e ajudar no planejamento de migra o de dados e outras formas de preserva o por meio de identifica o de forma padronizada e acess vel das depend ncias dos documentos em rela o aos softwares e hardwares AUSTRALIA 1999 p 8 3 2 2 Utiliza o Asegunda fase que diz respeito utiliza o dos documentos e s atividades de classifica o restri o de acesso registro e controle de fluxo e arquivamento descrita a seguir Classifica o A classifica o o arranjo intelectual e f sico de acervos baseado em uma proposta de hierarquiza o das informa es referentes aos mesmos A hierarquiza o origin ria do conhecimento da fonte produtora das informa es acumuladas e dos aspectos materiais e intelectuais do acervo Devemos para tanto observar crit rios como sistematiza o de fun es atividades e vocabul rio controlado O plano de classifica o adotado pelo rg o pode e deve ser usado para todos os seus documentos arquiv sticos independentemente do suporte onde estejam gravados isto o plano de classifica o utilizado para os documentos tradicionais o mesmo utilizado para os documentos digitais A elabora o de um plano de classifica o realizada a partir de informa es detalhadas e consistentes sobre a estrutura do rg o suas fun es atividades e caracter sticas espec
203. sfor os e auxiliar na manuten o dos dados Os metadados n o foram desenvolvidos de forma linear Cada grupo de especialistas que produziu e disponibilizou recursos informacionais em meio eletr nico desenvolveu m todos de organizar e recuperar essas informa es fazendo com que surgisse uma variedade de sistemas de metadados Alguns desses projetos de metadados como o formato MARC e o padr o Dublin Core foram desenvolvidos para acomodar informa es descritivas sobre recursos informacionais provenientes de diversas reas do conhecimento J outros como o Government Information Locator Service GILS o Federal Geographic Data Committee FGDC e o Consortium for the Interchange of Museum Information CIMI s o mais especializados e somente s o aplic veis a uma disciplina espec fica A estrutura do metadado composta por elementos de descri o do conte do dos dados Esses elementos s o de livre escolha no entanto h um esfor o no sentido de padronizar o conte do dos metadados o interc mbio de dados por meio eletr nico e os modelos de 40 Utilizado para cataloga o bibliogr fica 41 Utilizado para dados sobre p ginas da WEB 42 Utilizado para informa es governamentais 43 Utilizado para descri o de dados geo espaciais 44 Utilizado para informa es sobre museus 84 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO dados O esfor o de padronizar vem de encontro necessidade das organiza es de terem
204. sist micas dos rg os e Entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais 001 Moderniza o Institucional Abrange as atividades relativas ao processo permanente de inova o da gest o institucional 001 1 Acordo de Resultados e Avalia o de Desempenho Institucional Abrangem os contratos de gest o celebrados com o objetivo de alavancar o desempenho dos Org os e Entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais FIGURA 4 Exemplo de notas de escopo em um Plano de Classifica o Sem as notas de escopo pode haver diferentes interpreta es dos termos pelas diversas unidades da institui o ao contr rio do compartilhamento de significados esperado As notas de escopo come am como uma tentativa de determinar a sistematiza o adotada no plano de classifica o e s o revisadas para que se aperfei oe a defini o de cada entidade As notas de escopo para as fun es e atividades devem sempre refletir os componentes de subordina o O escopo de uma atividade deve incluir as transa es identificadas como parte de uma atividade e o escopo de uma fun o as atividades componentes da fun o Por exemplo o termo de fun o Publica o pode ser definido como A fun o de cria o independentemente do formato de material para venda ou distribui o interna ou ao p blico Incluindo esbo os produ o manual ou eletr nica design layout impress o etc marketing e publica es pela ins
205. sitos operacionais mais espec ficos baseado em uma an lise dos processos Por meio da an lise de processos e transa es requisitos para cria o de documentos tornam se evidentes Auditores e procuradores internos ou externos podem ser consultados para determinar requisitos espec ficos de accountability e para defesa legal Gestores de qualidade podem fomecer informa es teis sobre quais documentos precisam ser mantidos e por qu Entrevistas com algumas pessoas chaves podem ter sido realizadas nos Passos A e B e a equipe pode utilizar este material e focar as quest es em assuntos mais espec ficos Identificando requisitos de arquivamento regimentais operacionais e de expectativa da comunidade Depois de localizar as fontes relevantes a equipe precisa examinar cada uma para encontrar refer ncias impl citas ou expl citas sobre o arquivamento dos documentos produzidos pela institui o Isto envolve o uso da abordagem baseada nas fun es de cima para baixo e da abordagem baseada no processo de baixo para cima para identificar os requisitos de evid ncia Ou seja o momento de avaliar os conjuntos documentais relacionados s atividades da institui o 56 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Avalia o e sele o dos documentos No processo de avalia o considera se a atividade que deu origem ao documento identificando os valores a ele atribu dos segundo o seu potencial de uso O valor primeiro
206. t es sempre pertinentes Augusta Aparecida Cordoval Caetano Diretora de Gest o de Documentos Arquivo P blico Mineiro MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS T 1 ARQUIVOS 1 1 Conceito O Conselho Internacional de Arquivos CIA organismo vinculado Organiza o das Na es Unidas para a Educa o a Ci ncia e a Cultura UNESCO criado em 1950 com o objetivo de promover a conserva o e a utiliza o dos recursos arquiv sticos em todos os pa ses em seu Dictionary of archival terminology 1988 definiu arquivos como 1 Conjunto de documentos quaisquer que sejam suas datas suas formas ou seus suportes materiais produzidos ou recebidos por pessoas f sicas ou jur dicas e por servi os ou organismos p blicos ou privados no desempenho de suas atividades conservados por seus criadores ou seus sucessores para seu pr prio uso sendo transferidos institui o arquiv stica competente em raz o de seu valor arquiv stico 2 Institui o respons vel pela aquisi o preserva o e dissemina o dos arquivos 3 Edif cio ou parte de um edif cio no qual os arquivos s o preservados e disponibilizados para consulta tamb m chamado de dep sito de arquivos DICTIONARY 1988 p 22 tradu o nossa Ressalte se que o conceito adotado pelo CIA abrange o conjunto documental de car ter arquiv stico a institui o arquiv stica e a edifica o que abriga os documentos 1 2 Hist rico Com a inven o da
207. t fica ou similar protegidos por lei ato administrativo ou decis o judicial 104 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Pena reclus o de um a tr s anos e multa Par grafo nico Se o crime for culposo a pena de seis meses a um ano de deten o sem preju zo da multa Medida Provis ria n 2 200 2 de 24 de agosto de 2001 Institui a Infraestrutura de Chaves P blicas Brasileira ICP Brasil transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informa o em Autarquia e d outras provid ncias e Institui a ICP Brasil para garantir a autenticidade a integridade e a validade jur dica de documentos eletr nicos que utilizem certificados digitais bem como a realiza o de transa es eletr nicas seguras art 1 e Os documentos digitais p blicos ou particulares produzidos com a utiliza o de processo de certifica o disponibilizado pela ICP Brasil s o presumidamente verdadeiros em rela o aos signat rios art 10 91 Decreto n 3 865 de 13 de julho de 2001 Estabelece requisito para contrata o de servi os de certifica o digital pelos rg os p blicos federais e d outras provid ncias Decreto n 3 996 de 31 de outubro de 2001 Disp e sobre a presta o de servi os de certifica o digital no mbito da Administra o P blica Federal Decreto n 6 605 de 14 de outubro de 2008 Disp e sobre o Comit Gestor da Infra Estrutura de Chaves P blicas Brasileira C
208. timo na produ o e na gest o dos documentos Segundo Brooks a aus ncia de gest o traduzia se em uma situa o em que muitos dos documentos recebiam tratamento inadequado e se perderiam antes que os arquivistas os tivessem sob 4 Um m vel de arquivo com 4 gavetas tem capacidade de armazenamento de aproximadamente 2 4 metros lineares Uma estante padr o de 5 prateleiras armazena cerca de 4 metros lineares 1 milh o de metros lineares significa 416 666 66 m veis de arquivo ou 250 000 estantes completamente cheios 60 000 metros lineares representam 25 000 arquivos ou 15 000 estantes 18 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO sua cust dia na instituic o arquiv stica Margaret Cross Norton Arquivista Chefe do Estado de Illinois dirigia suas cr ticas na mesma dire o quando em 1944 afirmou que diante do volume de documentos que a administra o p blica produzia a cada ano era imposs vel qualquer rg o conservar toda a documenta o proveniente de sua atividade Declarava ainda que o enfoque do trabalho do arquivista deveria estender se para al m da preserva o dos documentos para a sele o daqueles que deveriam ser preservados COOK 1996 p 6 Solon J Buck o segundo arquivista do NARA desenvolveu o conceito do ciclo de vida dos documentos formulado por Brooks introduzindo o m todo de gest o de documentos na administra o p blica norte americana durante a Il Guerra Mundial Esse m todo constava da elabora
209. titui o As notas de escopo incluem alguns termos de atividades como distribui o produ o etc para descrever a extens o da fun o Em alguns casos os temos de atividade s o ligados a muitos termos de fun o As notas de escopo destes termos de atividade precisam ser gen ricas se est o ligados a mais de um termo An lise e mapeamento do fluxo de processos e transa es Com o objetivo de registrar o fluxo dos processos a equipe precisa de identificar os processos chaves a serem analisados e investigar cada processo detalhadamente por meio de entrevistas com os funcion rios que os operacionalizam da observa o do fluxo de trabalho e da revis o de manuais operacionais e documenta o relacionada e mapear as sequ ncias de tarefas incluindo resultados alternativos identificar pontos em que os documentos s o ou podem ser gerados MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 45 Exemplo Fun o Educa o Subfung o Atividades Transa es A es Documentos Celebra o 1 Edital de Licita o do Contrato 2 Contrato 3 Manual 1 Lista de presen a 2 Consolidado do processo de avalia o da Superintend ncia Regional de Ensino Aplica o das Provas 1 1 un Avalia o 1 1 1 Execu o da Avalia o 1 Base Bruta de Dados Apura o e Microdados divulgacson e Boletins ES Pedag gicos resultados 3 Boletins de Resultados Avalia o da
210. titui o A classifica o baseada na forma o de dossi s permite reunir as informa es sobre o conjunto de documentos que mesmo estando fisicamente separados estar o ordenados e codificados do mesmo modo As fun es as atividades as transa es os processos e dossi s recebem c digos num ricos que refletem a estrutura sistematizada das fun es do rg o A sistematiza o feita por meio das classes subclasses grupos e subgrupos partindo se das grandes fun es e seguindo at os processos e dossi s As classes de um modo geral devem corresponder s principais fun es desenvolvidas pelo rg o e unidades da administra o Os c digos num ricos refletem a subordina o dos subgrupos aos grupos dos grupos s subclasses e destas classe As margens representam a subordina o entre subgrupos grupos classes e subclasses 50 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO Agora que a equipe possui todas as informa es necess rias para produzir o Plano de Classifica o de Documentos de Arquivo para sua institui o pode consolidar a an lise das atividades a an lise processual e o Esquema de Classifica o de Neg cios em uma proposta de Plano de Classifica o de Documentos que seja um fiel retrato da institui o Conclu da a primeira vers o desta proposta de Plano de Classifica o o momento de coloc lo prova A equipe deve divulg lo dentro da institui o submet lo aos funcion rios
211. to espec fica em rela o miss o da institui o Em outros casos a terminologia pode ser espec fica de um setor externo ao rg o A equipe deve ter cuidado para escolher termos que s o relevantes para a institui o Para evitar confus o a equipe descreveu as principais fun es usando termos j consolidados no vocabul rio dos funcion rios da institui o Assim a equipe foi capaz de criar um plano de classifica o de documentos de arquivo preciso e integrado Caso a institui o tenha um thesaurus dispon vel com as fun es e atividades a equipe pode utiliz lo Definindo o escopo das fun es e atividades necess rio definir as fronteiras ou o escopo de cada fun o e ou atividade e determinar as rela es entre as unidades descritas assegurando que as unidades do mesmo n vel n o est o sobrepostas As anota es sobre o escopo definem o significado de um termo em particular e guia os usu rios sobre como tais termos devem ser aplicados Estas notas devem ser breves Precis o consist ncia e clareza s o importantes As notas devem especificar quais termos abrange determinar quais termos n o abrange e fornecer refer ncias a outros termos subordinados 44 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO 000 GEST O INSTITUCIONAL Abrange as atividades de apoio e controle de natureza t cnica jur dica e administrativa no cumprimento das atribui es institucionais quando da execu o das atividades comuns e
212. tos de Arquivo para os rg os do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais que ser o institu dos por meio de decreto Utilizou se a metodologia adotada pelo Arquivo Nacional da Austr lia DIRKS ou ISO 15 489 2001 que prev oito passos abrangendo todo processo de gest o de documentos que vai da pesquisa sobre a institui o suas fun es e procedimentos at a avalia o da implementa o e a revis o dos instrumentos e do sistema de arquivamento S o eles PASSO A Investiga o Preliminar e PASSO B An lise das Atividades produto final Plano de Classifica o de Documentos de Arquivo e PASSOC Identificac o dos Requisitos de Arquivamento produto final Tabela de Temporalidade e Destina o de Documentos de Arquivo e Passo D Avalia o dos Sistemas de Informa o e Arquivamento Existentes e Passo E Estrat gias para Gest o de Documentos e Passo F Projeto de Sistema de Gest o de Documentos Passo G Implementa o de Sistema de Gest o de Documentos A metodologia australiana foi utilizada como base para desenvolvimento do Plano de Classifica o e Tabela de Temporalidade e Destinac o de Documentos de Arquivo no governo do Estado de Minas Gerais Os roteiros procedimentos e formul rios foram adaptados para a realidade brasileira e especificamente para os rg os do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais descrita a seguir 10 Baseado no manual australiano AUSTRALIA 2001 34 CADER
213. tos formais de accountability Fontes documentais que podem dar express o aos interesses da comunidade nos documentos governamentais incluem minutas de consultas p blicas registros de audi ncias p blicas atas de conselhos onde as impress es da comunidade s o registradas representa es mensagens ao legislativo e monitoramento de m dia e e Website da institui o questionamentos e manifesta es dos visitantes A equipe tamb m pode obter uma orienta o consultando os funcion rios das reas final sticas que conhecem as expectativas da comunidade pass veis de serem consideradas em rela o s suas atividades A consulta a stakeholders representativos pode ser conduzida se informa es suficientes sobre suas expectativas n o estiverem dispon veis internamente e para promover o maior conhecimento a seu respeito Entretanto muitas vezes dif cil discernir que evid ncias em uma institui o devem criar e manter para satisfazer as expectativas da comunidade antes de falhar em antecipar ou reconhecer um interesse de alguma forma e atrair o julgamento p blico Evid ncias de valor potencial devem ser inclu das em documentos sobre a pol tica da institui o e correspond ncias gerais que revelam a mudan a de posi o do governo em uma quest o em particular ou a mudan a de resposta da comunidade ao longo do tempo O valor de tais documentos torna se patente quando as hist rias de organiza e
214. tos para a institui o arquiv stica Os arquivistas franceses que se aventuraram junto administra o p blica por volta de 1936 foram chamados de arquivistas mission rios SILVA et al 1998 p 139 O trabalho desses mission rios era encarado por parte dos arquivos hist ricos apenas como forma de poupar esfor os na organiza o dos documentos quando fossem recolhidos institui o arquiv stica Na Inglaterra a tend ncia tradicional era a de destruir o que n o tinha interesse do ponto de vista legal hist rico estat stico econ mico ou para qualquer fim oficial SILVA et al 1998 p 130 O arquivista ingl s Hilary Jenkinson defendia a medida adotada em seu pa s enfatizando que a avalia o e a destina o dos documentos produzidos pela administra o p blica deveriam ser realizadas somente visando aos interesses dos rg os de governo sem qualquer tipo de interven o dos arquivistas j que tal interfer ncia estava al m do mbito de suas atribui es Na Alemanha a preocupa o dos profissionais de arquivo focava na preserva o mais do que na elimina o dos documentos A posi o alem opunha se inglesa defendendo a participa o ativa e decisiva dos arquivistas no processo de avalia o Quando o arquivo nacional americano o National Archives and Records Administration NARA foi criado em Washington no ano de 1934 herdou uma massa de documentos federais acumulad
215. tra o por m com baixa frequ ncia de uso podendo ser transferido para dep sito em outro local embora disposi o desta A destina o dos documentos realizada com base na identifica o dos valores secund rios Os documentos que possuem valores informativo e ou probat rio devem ser preservados permanentemente e recolhidos institui o arquiv stica p blica depois de encerrado o prazo na fase intermedi ria Os documentos sem valor secund rio devem ser eliminados finda a sua utilidade para a Administra o P blica Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necess rio para o cumprimento das atividades que o geraram MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 61 Uma tabela de temporalidade abrangente o cerne de um programa de avalia o e destina o de documentos Baseada na an lise cuidadosa da documenta o da institui o a tabela de temporalidade fornece instru es para a reten o ou destina o de cada s rie documental Uma tabela deve possuir as seguintes caracter sticas e abrang ncia compreender todos os documentos e materiais n o arquiv sticos da institui o e clareza conter descri es cuidadosas e instru es de f cil entendimento e atualidade refletir a atualiza o peri dica ao incluir s ries documentais novas ou revistas revis es autorizadas de prazos de guarda ou das destina es finais ou quaisquer outras mudan as necess rias 62 CADERNOS T CNICOS DO ARQUI
216. ty ou legislativo e requisitos de operacionais consecu o da miss o e requisitos provenientes das expectativas da comunidade ou s cio pol ticos ou sociais Os requisitos de arquivamento podem ser estabelecidos explicitamente em leis regulamentos e outros instrumentos de autoridade ou impl citos no ambiente no qual a institui o opera Eles se referem a necessidades espec ficas de evid ncias Por exemplo um requisito pode estabelecer a necessidade por e cria o de um documento e sua reten o por um per odo espec fico de tempo Sua elimina o MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 53 e condic es de acesso e conte do do documento e forma em que o documento deve ser apresentado e aspectos relativos qualidade que seja um documento completo e acurado Com o objetivo de identificar os requisitos de arquivamento da institui o a equipe pode usar as fontes documentais e as entrevistas Diferentes tipos de requisitos v m geralmente de fontes diferentes Por exemplo um requisito regimental para a cria o de uma evid ncia poder ser encontrado em uma fonte documental enquanto uma necessidade de reten o de uma evid ncia relacionada miss o da institui o pode vir de uma entrevista No curso da investiga o desej vel que a equipe apresente numerosas fontes que identifiquem as necessidades por evid ncia Entretanto importante distinguir os requisitos de arquivamento identificad
217. ue venha a acontecer somente nos arquivos permanentes importante garantir que a migra o dos dados e dos metadados relacionados aconte a sem perda de informa o ou de caracter stica do documento O metadado particularmente importante pois mostra como os dados foram manuseados e utilizados Sem ele os futuros usu rios ser o incapazes de relacionar os documentos no contexto da institui o A migra o para novos hardwares deve obedecer ao per odo de seguran a de expectativa de vida do suporte em que os documentos est o gravados para evitar que a deteriora o do suporte cause danos informa o Ao final dos procedimentos de migra o os documentos e metadados devem sofrer inspe o para verifica o de integridade 34 Para mais detalhes ver p 28 35 Ver p 76 36 Exceto os documentos relativos administra o de Recursos Humanos cujos prazos de guarda normalmente excedem cinquenta anos MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 79 3 3 Ferramentas 3 3 1 Assinatura Eletr nica A autoria de um documento normalmente dada pela assinatura de seu produtor Segundo Marcacini 2001 p 13 a assinatura em um documento tem o nico fim de identificar sua autoria sendo desnecess rio distinguir a assinatura manuscrita de qualquer outro procedimento que permita a identifica o do sujeito que a realizou com significativo grau de certeza Pode ser considerado como assinatura tanto na acep o vulgar como jur dica
218. uetes de 3 polegadas necessitando de um drive espec fico o zip drive Super disk foi criado para substituir a unidade tradicional de 1 44 MB Tem as mesmas dimens es de um disquete tradicional de 3 72 polegadas O super disk utiliza uma tecnologia h brida optomagn tica que faz tanto a grava o magn tica como a ptica Na grava o de dados um feixe laser utilizado para direcionar um campo magn tico sobre a superf cie do Super Disk Com isso o campo magn tico reduzido permitindo uma maior densidade de grava o al m de maior precis o J a leitura de dados feita por um feixe aser de menor intensidade TORRES 2001 p 717 Cartucho magn tico s o muito usados para armazenamento de dados em sistemas de m dio porte Os cartuchos mais comuns s o os de 74 e polegadas da IBM Fita magn tica as fitas de 1 600 bpi s o leg veis em praticamente todos os drives de fitas e t m sido reconhecidas pelo X Open como um formato de interc mbio A fita de 6 250 bpi com capacidade de 112 5 MB muito usada em arquivos antigos Essas fitas devem ser rebobinadas a cada 2 anos e recopiadas em uma nova fita a cada 10 ou 15 anos Digital Audio Tape fita DAT uma m dia padronizada concebida para grava o de udio e posteriormente convertida para informa o eletr nica o que a torna inadequada segundo os requisitos de seguran a de backup A fita DAT n o possui prote o contra choques poeira umidade e des
219. uisa de que trata o acervo d profissional da rea jur dica respons vel pela defini o do valor legal dos documentos e dos prazos de prescri o e profissionais ligados ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avalia o economista soci logo engenheiro m dico e outros A fixa o do prazo de guarda dos documentos vincula se determina o do valor do documento de acordo com a a frequ ncia de uso das informa es nele contidas b a exist ncia de leis ou decretos que regulem a sua prescri o legal 26 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO C a exist ncia de outras fontes com as mesmas informa es documentos recapitulativos d a necessidade de guarda dos documentos por precau o em virtude das pr ticas administrativas prazos de precauc o No processo de avalia o deve se considerar a atividade que deu origem ao documento identificando os valores a ele atribu dos segundo o seu potencial de uso Schellenberg 2002 divide esses valores em duas categorias valores prim rios e valores secund rios O valor prim rio est ligado raz o de ser dos documentos e recobre exactamente a utiliza o para fins administrativos ROUSSEAU COUTURE 1998 p 17 pelo pr prio rg o produtor Em decorr ncia da fun o administrativa h que se estabelecer prazos de guarda ou reten o que cubram o per odo de vig ncia do documento para cumprimento dos fins administrati
220. utiliza o dos documentos de arquivo apenas como mem ria hist rica chegou ao apogeu no s culo XIX tendo como pano de fundo o desenvolvimento do nacionalismo que se volta para a constitui o de um patrim nio hist rico cultural que pudesse ser compartilhado por todos os cidad os e do positivismo hist rico que privilegiava a reconstru o da hist ria a partir dos fatos narrados pelos documentos oficiais Diante de tal conjuntura predominava nas institui es arquiv sticas o interesse pelo valor hist rico dos documentos at ent o conservados em fun o de seu car ter administrativo legal ou fiscal O arquivista naquela poca invariavelmente tinha forma o em hist ria At a Il Guerra Mundial o Instituto de Arquiv stica e Estudos Hist ricos Avan ados de Berlim Dahlem que era respons vel pela nomea o para os principais postos arquiv sticos na Alemanha exigia que os candidatos tivessem educa o universit ria o t tulo de doutor em hist ria e aprova o no primeiro exame do Estado em hist ria e l nguas germ nicas A cole Nationale des Chartes segundo o historiador franc s Aulardi sempre foi uma institui o para o estudo da Idade M dia ou melhor dizendo para as ci ncias auxiliares da hist ria da Idade M dia Os jovens que dali saem est o perfeitamente capacitados para classificar os documentos da Idade M dia M as quanto mais avan amos mais documentos modernos e cont
221. va permitir que documentos fidedignos com significado e acess veis sejam mantidos atrav s dos tempos para satisfazer s necessidades informacionais das organiza es como evid ncia das a es e para a comunidade cient fica A ado o e a implementa o de metadados permitem a uma organiza o 31 assegurar que as informa es sobre o contexto das transa es estejam registradas e vinculadas aos documentos auxiliar na identifica o e na recupera o dos documentos por meio de sua descri o em termos usados para as fun es da organiza o pela limita o de termos pelos quais os documentos s o indexados cria o de vocabul rio controlado e pela cria o de v nculos entre os documentos de atividades e transa es similares controlar o acesso aos documentos por classifica o no momento da cria o de acordo com seu status de seguran a por impedimento legal ou qualquer outro embargo em seu uso ou reten o facilitar o acesso e a transfer ncia de documentos para outras organiza es quando for o caso de deslocamento de compet ncias reduzir o risco de acesso n o autorizado ou o uso fraudulento dos documentos assegurar que n o haja custos adicionais com armazenamento de documentos para al m dos prazos estabelecidos pela tabela de temporalidade da organiza o Para mais detalhes sobre metadados ver p 100 104 76 CADERNOS T CNICOS DO ARQUIVO MINEIRO assegurar que documento
222. vistas Antes de come ar a pesquisa a equipe verifica se o rg o participou recentemente de projetos que envolveram an lise corporativa como reengenharia de processos planejamento estrat gico an lise de risco Tais projetos podem fornecer informa es indispens veis e reduzir a necessidade de uma pesquisa mais profunda Fontes documentais relat rios anuais organogramas planos estrat gicos legisla o pol ticas e procedimentos oo EO Na publica es relacionadas A maior parte das fontes documentais listadas produzida pela pr pria institui o e pode ser acessada online por meio da internet ou da intranet ou por meio de consulta aos arquivos No entanto para ter um conhecimento profundo das atividades da regulamenta o e do contexto s cio pol tico no qual a institui o opera a equipe precisa pesquisar para al m das fronteiras da institui o H muitos tipos de fontes externas que fornecem informa o contextual Duas das fontes mais importantes 1 relat rios e diretrizes produzidos por auditores ouvidores ou outros rg os investigativos 2 padr es c digos de boas pr ticas e protocolos de procedimentos que s o relevantes para as atividades desempenhadas pela institui o Entrevistas A inten o de consultar os funcion rios especializados neste momento de validar a informa o obtida por interm dio das fontes documentais sobre o contexto da institui o sua cultura s
223. vos legais ou fiscais para os quais foi produzido antes de dar a destina o final Fazem parte do valor prim rio a valor administrativo todo documento tem valor administrativo pois foram criados para dar in cio ou prosseguimento a uma atividade da organiza o A dura o deste valor pode ser longa ou curta Alguns documentos diretrizes de programas por exemplo t m valor administrativo a longo prazo Outros tais como processos de compra de material t m um valor administrativo a curto prazo Muitos documentos mant m seu valor administrativo por um pequeno prazo por serem c pias 2 via ou por terem sido recapitulados por outros documentos ex relat rios ou ainda por servirem como controle tempor rio guia de empr stimo de documento b valor fiscal juntamente com o valor administrativo alguns documentos podem ter valor fiscal Estes registros documentam transa es ou obriga es fiscais do rg o c valor legal al m dos valores administrativo e fiscal os documentos tamb m podem ter valor legal S o documentos criados para legitimar as a es de um governo e de um modo geral tencionam proteger os direitos e garantir o cumprimento das obriga es de indiv duos e organiza es O valor secund rio refere se ao uso para outros fins que n o aqueles para os quais os documentos foram criados podendo ser a probat rio diz respeito s provas de como est organizado um governo seus modos de a
224. w SOAgEBON ASE YN O9UEJq 9 0jeJd euuej enb jenge susbejequa PUDE owog D oZ FO o8L gt dus uie SedIjeJBOJO SeIPIIA eonsiAinbje Ejuozuou SeJo0 unx e eonsinInbie epepijenb ojueujeuezeuue o uepyuuds epepijenb op ep seuijeoje o eoes eJnjieqoo op euielsis e ouijeoje jaded woo su ejeqwu UJOO Sepejjeuisa sejuepixo sejue d e sedey ojueuueeujojeJu3 no SJop o4j ejeui ep sejuejsa toBoJ e soppe seseb q siedeg ejuoo euJel y e sepnojued segno e eonsiainbae epepijenb eonsiAmbue eoes eJnjieqoo Mni a eJIeod amjoxe 2 ee ir SoJjno e sosseJduul ep seuijeoje sede epepijenb op wo sepejeuise esed opes e E segueo sonnbiy no S apjoj sedojoAu3 seuieoje sexie ejou op sejuejsa ope gusa uieg e siedeg SeuJo x3 Je op eAnejeJ seuJogjui sueBejequu3 sueBe equi3 ojueuJeuezeuuv e ueindos oBoA oe5euiun Je op epepijeno epepiu e4njeJeduJe OIVIAHOJ Oy a LOd 3 vV NvHnoas SIVLN3ISWV S3Q2IQNOO SVOLLVWI TO SIOIDTU SV SVCIO L WI SIVW NO SONY 0 Od SOINAIW 1OOKXI 1d OLNIWVNIZVWIV Vuvd SAIZRhRE LTWICI 9 OXAINV El 143 MANUAL DE GEST O DE DOCUMENTOS 14 ANEXO 7 RELA O DAS RESOLU ES DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS No da Resolu o Data de Publica o Ementa 38 09 de julho de 2013 Disp e sobre a ado o das Diretrizes do Produtor A Elabora o e a Manuten o de Materiais Digitais Diretrizes Para Indiv duos e Diretrizes do Preservador A Preserva
225. xieo jenezgoubeu no sedojsau3 eogsinnbie epepijenb op o ogu jeusjeuw sieApZI SUBeu ogu sepepsa sueBe equi3 ap sejuejs3 uo eH se6 no Jepyuuds op eulgjsig e Sejuepixo sopioe soseb sepnojued segno o eJIeod amjoxe esed opea e opejyusa uieg 96G F 968 O oZ F O o8 duueL Jose SOOSIQ 9 YSIp Joeduios seondo seipi sooneuDeul oondo soosip oipne ap sey edejoapiA opeynduioo ep seua seoneuBeui selpi ou e seJojunx3 e ojueujeuezeuue oBoj eJuoo op siodep e sejue A JopeJoBujo es eaJy sopejeuuoe senbouo soulelv e On2BA enuo euoroipe no J9Z904j ue euueje Sojueuunoop Jes W A P e sope es sejooed w oe5olo d op sopeuszeuue op seulejsis JonIsuas sieuap sop sojueuiooq Je so8 JoAop opejobuoo uesipeud OJPIA Jes ulopog oynu e5euunj SODpE OSI Jos ASE HN sepuojoo BUSJe Ny cuide owog ulo SOABBON EUJID owog OSSo2e ap oe5oejop 4euJj W09 ogeu UISASP OjeJu 26 gt ido seoyeJ5010J SEIpIIA eoye180104 ap sjojuos epojejedy e ILUN ep BUIS SIS ep seul e sn op siodep o sojue SESEDEICHS joe JOS ulo op SEUJ40JOJOIUJ Sacer dnd TA vc ER AD Qu uoo TSS PH eJnje1eduue 9 OJplA uie soAne6eu ub ejueoseJony zn ap ojejsoe 0 ud bi opessed uieuuej SEeXIJ Sejuejso op e EOISI op sou woo sopeuszeuue X olea Sw euio eoye160104 epepianv enb eonsiAinbJje LUB ISS999U OJplA e ueunBes Bulge ouo5 Sojueunooqg ooyeJ6010J SUJA ap ejsa ojod opessed opepijenb op

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