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DocAdmin Manual do Usuário Versão 1.18 Agosto

1. P blico Status Acessa ao Doc Propri 7z A janela Novo Documento apresenta 12 campos para preenchimento que o ajudar o a procurar um documento caso ele seja necess rio posteriormente Os nomes dos campos apresentados e a sua exibi o padr o quando se instala o DocAdmin Para alterar os nomes e definir sua exibi o na tela voc dever configurar as propriedades 35 DocAdmin Manual do Usu rio Um documento no DocAdmin deve ser indexado de acordo com o tipo de documento que est sendo inserido se possui anexos e qual o utilit rio que voc ir utilizar para editar o documento O campo Classifica o permite classificar o documento conforme os tipos de documentos que voc tenha informado anteriormente na op o de cadastro de tipos de documentos Voc poder classificar um documento como sendo um fax carta relat rio proposta parecer e mail e etc ou seja voc tem total liberdade para classificar os mais diferentes tipos de documentos da maneira que desejar Uma Pasta define um grupo de documentos uma analogia uma pasta suspensa dentro de um arquivo Voc pode agregar todos os diferentes tipos de documentos a um assunto espec fico O DocAdmin pode trabalhar praticamente com todos os tipos de documentos desde que tais aplicativos estejam relacionados na configura o de aplicativos No cadastro de aplicativos voc tamb m pode determinar qual ser o aplicativo padr o para a sua
2. DocAdmin Manual do Usu rio 6 OPERA ES DE DOCUMENTOS NO DOCADMIN Opera es com os documentos Este t pico apresentar as fun es adicionais dispon veis para a execu o de opera es nos documentos armazenados no DocAdmin As opera es com os documentos s o comandadas a partir da janela de Resultado da Procura que exibida como resposta a uma Procura o resultado da procura pode aparecer em duas formas de janelas distintas conforme mostrada abaixo E da Procura E visualiza Doc RA E A ee TH I Sa f D L E 80 DocAdmin Manual do Usu rio Resultado da Procura CAUTELA visualiza Doc DIVERSOS J Eropriedades DOCUMENTO TECNICO E Mail 15 Exporta Doc EQUIPAMENTOS DE REDE ESPECIFICA O DE SISTEMAS Exporta Lista GUIA DE REMESSA k PARECER T CNICO Inclui Lista PARTE SAIDA DE MATERIAL Mova vers o E Salvar Como LEE ANEXOS O add gro A i 419 Docs 15438600 DO segs Bem As opera es de documentos s o VER ae Aciona o mecanismo para visualizar o documento uma outra forma de visualizar ga dando um duplo clique na linha que exibe as propriedades documento ES Propriedades Permite abrir a janela Propriedades do documento selecionado para altera o Exporta Doc Permite exportar documentos selecionados para selecionar o documento basta a Iclicar na primeira coluna do documento selecionado Epara LISA Permite ex
3. E 4 DocAdmin Manual do Usu rio Vers o 1 18 Agosto 2003 DocAdmin Manual do Usu rio DocAdmin Manual do Usu rio DocAdmin Gerenciamento de Documentos Este o manual do DocAdmin atualizado para a vers o 1 18 A cada novo build ou nova vers o do DocAdmin estaremos disponibilizando a corre o do manual no site http www docadmin biz veja a atualiza o na se o de downloads Este manual help on line tamb m est dispon vel no formato PDF Qualquer d vida ou sugest o para o aperfei oamento deste manual envie para o e mail info Qdocadmin biz Obrigado e bom proveito Marco A S Cabral Val ria Perez DocAdmin Manual do Usu rio NDICE E ANRO DUC O ans is oia a 6 O QUE O GERENCIAMENTO ELETR NICO DE DOCUMENTOS iieees 6 GERENCIAMENTO DA IMAGEM DE DOCUMENTOS 7 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS 8 FLUXO DE TRABALHO na oa dE EEEa reran eraren aras 9 GERENCIAMENTO DE RELAT RIOS aeee 9 PROCESSAMENTO DE FORMUL RIOS 9 GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS aeee 9 GERENCIAMENTO DE CONTE DO 9 BENEF CIOS DA IMPLANTA O DO GED ns 10 CONTEXTO DO DOCADMIN NO GED aa 11 CONTRIBUI O DO GED PARA O KM E CRM 11 DEFINICOES GERAIS secsec data doi iai pet ds aid paaS dica si da 12 PLANEJANDO A IMPLANTA O DO DOCADMIN 13 PRINCIPAIS CARACTER STICAS DO DOCADMIN 16 2 INSTALANDO O DOCADMIN aeee 17 REQUISITOS M NIMOS PARA INSTA
4. o de arquivos do tipo TXT XLS DBF CSV e XML Permite a consulta de documentos em cd rom Importa o de e mails b Os ndices s o armazenados em um banco de dados para maior rapidez na procura Possibilidade de armazenar qualquer tipo de documento Lista de documentos em trabalho para um acesso mais r pido O DocAdmin integrado ao e mail Voc pode enviar um arquivo por e mail ou at mesmo envi lo compactado Voc pode exportar um documento juntamente com as suas propriedades no formato XML e Inseri lo em outra instala o do DocAdmin sem a necessidade de digita es ou tamb m poder export lo para outros sistemas Voc pode inserir uma pasta completa j existente Voc pode programar suas pesquisas para consultas repetitivas Reaproveitamento de ndices digitados anteriormente atrav s da tela de indexa o til quando se d a entrada de documentos similares Praticidade de login integrado ao Windows Voc pode criar modelos para os documentos Controle para utiliza o do HD Permite que os documentos sejam armazenados em outra m dia cd r zip disk disquete dvd Um documento pode conter anexos e refer ncias cruzadas com outros documentos armazenados no DocAdmin O DocAdmin roda em rede criando um grupo de trabalho compartilhado 16 DocAdmin Manual do Usu rio 2 INSTALANDO O DOCADMIN Instalando o DocAdmin A instala o do DocAdmin realizada a pa
5. INSERINDO A LICEN A DE USO DO DOCADMIN Instalando o DocAdmin Para inserir a licen a de uso do DocAdmin voc dever efetuar o login no DocAdmin Ao instalar o DocAdmin disponibilizado a vers o de demonstra o que cont m todas as funcionalidades entretanto somente poder o ser armazenados 100 registros no banco de dados Para superar esta limita o voc deve inserir a licen a de uso do DocAdmin Para solicitar a licen a de uso do DocAdmin envie um e mail para info ddocadmin biz A licen a ser enviada para voc em um arquivo chamado mlic mem que dever ser copiado para a pasta de instala o do DocAdmin ciDocAdmin Ao copiar o arquivo para o local especificado voc deve selecionar a op o Insere Licen a no menu Administra o conforme mostrado abaixo para que o DocAdmin reconhe a sua licen a Doc dmin Documento Editar Ueilit rios Administra o Sobre Ajuda Fi Transfere Documentos Importa TATISLSMCSwIDEF Importa PL Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Tipos de Documenta Status do Documento Cadastro de Usu rios Cadastro de Grupos Autorizado para DEMONSTRA O Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Se o arquivo mlic mem n o existir na pasta de instala o do DocAdmin cidocadmin o sistema n o permitir prosseguir na inser o da licen a Caso o arquivo se
6. o bastando clicar no campo e digitar um outro texto A coluna Vis vel informa ao DocAdmin se o campo correspondente aparece ou n o na janela de Novo Documento ou Procura Documento A coluna Obrigat rio informa ao DocAdmin se o campo correspondente de preenchimento obrigat rio ou n o na janela Novo Documento Neste caso o campo ser indicado na cor vermelha na janela de Novo Documento A coluna Ch Prim indica se o campo N Doc chave prim ria para pesquisa ou n o Isto significa que n o poder conter valores repetidos no campo Urdem de Exibi o Ao clicar no bot o ser exibida a tela a seguir i Ordem de exibic o TituloiAssunto Revis o Destinat rio vencimento Classifica o A op o servir para escolher a ordem de exibi o dos campos na tela de resultado da pesquisa quando exibido na forma de lista de documentos 4 Fechar Para fechar a janela de Configura o de Propriedades basta clicar no bot o E 50 DocAdmin Manual do Usu rio CADASTRANDO USU RIOS Preparando o ambiente Para que um usu rio possa ter acesso ao DocAdmin ele precisa ser cadastrado e ter as permiss es de uso atribu das para ter acesso s funcionalidades do sistema O cadastro de um usu rio selecionado na op o Cadastro de Usu rios no menu Administra o Doc dmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos
7. DocAdmin permite que voc selecione uma pasta e fa a uma importa o de todos os documentos existentes Isto especialmente til quando voc j possui seu sistema de arquivamento baseado em pastas e est implantando o DocAdmin Para importar os documentos de uma pasta voc deve selecionar a op o Importa Pasta do menu Administra o T Doc dmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda Fi Yer Autori zado pard RYM Consultoria 20030601 001 Transfere Documentos Importa TATESLS CSviDEF Importa XML Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Tipos de Documento Status do Documento Cadastro de Usu rios Cadastro de Grupos Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados 4 DocAdmin Manual do Usu rio Ao selecionar a op o a janela Importa Pasta exibida W Importa Pasta Localiza o da pasta a Importar A fo DocaDniniTempi Importar pad Dirt bra Ee Move documento Copia documento Cria link Para imporiar uma pasta clique no bot o e a janela para selecionar a pasta ser exibida conforme abaixo Select Directory E xj p Sr docadmin ES Cancel Ejzetup temp 75 DocAdmin Manual do Usu rio A pasta selecionada ser exibida na caixa de texto ao lado da lupa Localiza o da pasta a Importar Eco Wf Importar C
8. Importa TXT sLS5 C5 DBF Importa ML Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Vers Tipos de Documento Status do Documento Cadastro de Usuarios Autorizado para Cadastro de Grupos RYM Consultoria 0030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Ao clicar na op o a janela para cadastro de usu rios ser aberta Usu rios e E oj x Usu rios Permiss es docadimin Administrador M Incluir Documentos ihelpdesk Help Desk SO NF SINF Imcabral MARCO AUR LIO DE SOUZA CABRAL SOIF M Editar Propriedades valeria perez YAL RIA PEREZ OF W Editar Documento W visualizar Documento M Exportar DociLista M Administrador do Sistema Ums 5 x z 51 DocAdmin Manual do Usu rio Na lista Usu rios est o listados todos os usu rios cadastrados e ao lado direito exibido quais as permiss es que tal usu rio possui Para verificar as permiss es de outro usu rio basta selecionar outro usu rio clicando o com o mouse As permiss es que um usu rio pode ter s o Permiss es W Incluir Documentos M Editar Propriedades M Editar Documento W visualizar Documento W Exportar DociLista D administrador do Sistema Permiss es Incluir documentos ao ser selecionado permite que um usu rio possa incluir um novo documento Se o usu rio n o possuir esta permiss o ele n o pode u
9. SA DA DE MATERIAL 41 4 paea 164 386 00 Para visualizar o documento basta clicar na pasta correspondente que os documentos ser o mostrados na coluna do lado direito para visualizar voc poder dar um duplo clique sobre o documento ou utilize o bot o Visualiza Doc 43 DocAdmin Manual do Usu rio O resultado da procura apresenta uma s rie de op es no lado direito da janela conforme descritos abaixo Mova vers o E Salvar Como Aciona o mecanismo para visualizar o documento uma outra forma de visualizar dando um duplo clique na linha que exibe as propriedades documento Permite abrir a janela Propriedades do documento selecionado para altera o Permite exportar documentos selecionados para selecionar o documento basta clicar na primeira coluna do documento selecionado Permite exportar a lista de documentos encontrados em uma pesquisa para um determinado documento em excel word txt Inclui o documento selecionado em uma lista de trabalho ao ser clicado exibida uma mensagem de confirma o de inclus o na lista de trabalho Envia documento s por e mail necess rio que o documento esteja marcado Cria uma nova vers o do documento selecionado Salva o documento selecionado como um novo documento Visualiza os anexos do documento selecionado Exibe a quantidade de documentos encontrados atrav s da pesquisa o valor total dos documentos e o tempo em que a consulta foi execut
10. Usu rio INCLUINDO UM DOCUMENTO NA LISTA DE TRABALHO Opera es com os documentos A lista de trabalho um recurso do DocAdmin que permite manter uma lista dos documentos que ainda est o em elabora o ou que voc deseja ter um acesso r pido sem a necessidade de procurar o documento Para incluir o documento na lista de trabalho voc deve selecionar o documento na janela de Inclui Lista resultado de procura e clicar no bot o O DocAdmin emitir a seguinte mensagem de confirma o Pergunta e 2 voc deseja Incluir o documento selecionado na Lista de Trabalho Os documentos selecionados para a lista de trabalho ser o inclu dos em uma tabela que fica armazenada na instala o local do DocAdmin O acesso r pido lista de trabalho feito a partir da barra de bot es do DocAdmin Para remover um documento da lista de trabalho veja o t pico Removendo um documento da lista de trabalho 95 DocAdmin Manual do Usu rio REMOVENDO UM DOCUMENTO DA LISTA DE TRABALHO Opera es com os documentos Para remover um documento da lista de trabalho voc dever abrir a janela de resultado da procura que exibida quando se clica no bot o de acesso lista de trabalho na barra de bot es do DocAdmin Note que a janela de resultado da procura comum para uma procura iniciada pelo menu como para listar os documentos inclu dos na lista de documentos em trabalho E Remove Lista Para remover um documento d
11. compartilhar a experi ncia e especializa o dos funcion rios com o objetivo de se ter acesso corporativo O documento produzido por um funcion rio estar compartilhado para toda a empresa CRM uma estrat gia de neg cio voltada ao entendimento e antecipa o das necessidades dos atuais e futuros clientes Envolve na capta o de todos os seus dados consolid los em um banco de dados analis los para identificar padr es distribuir resultados para todos os pontos de contato e usar essas informa es para interagir com os clientes A interface com o GED est no processamento da documenta o que diz respeito aos clientes 11 DocAdmin Manual do Usu rio DEFINI ES GERAIS Conceitos importantes Apresentamos aqui alguns conceitos importantes para voc compreender a utiliza o do DocAdmin 4 Documento Cole o de dados organizados de forma l gica em qualquer m dia Propriedades ou ndices de um documento S o as informa es relativas ao documento que est o armazenadas no banco de dados e que permitem a recupera o do documento As propriedades tamb m s o conhecidas como ndices do documento Revis o de um documento Corre es e ou altera es feitas em um documento gerando mais de uma via do mesmo 12 DocAdmin Manual do Usu rio PLANEJANDO A IMPLANTA O DO DOCADMIN Introdu o Um ambiente de gerenciamento de documentos envolve outros elementos al m da escolha de um EDMS Sis
12. documentos eletr nicos mas sim poder gerenciar o capital intelectual da empresa Deste modo a implanta o do GED pode trazer os seguintes benef cios Preservar a mem ria de sua empresa Absoluto controle no processo de neg cio Alta velocidade e precis o na localiza o de documentos Disponibiliza o imediata de documentos Melhorar o processo decis rio b Aproveitar melhor o espa o f sico Evitar o extravio de documentos b Mais agilidade nas transa es e na cria o de novos documentos Melhoria na qualidade do trabalho b Melhor atendimento ao cliente atrav s de respostas r pidas e precisas 10 DocAdmin Manual do Usu rio CONTEXTO DO DOCADMIN NO GED Introdu o O DocAdmin est inserido no GED como um gerenciador de documentos DM implementando uma s rie de recursos teis para o gerenciamento de documentos e v m sendo aprimorado para atingir todos os requisitos definidos para a especifica o de sistemas DM CONTRIBUI O DO GED PARA O KM E CRM KM Knowledge Management Gerenciamento do Conhecimento CRM Customer Relationship Management Gerenciamento das Rela es com os Clientes As tecnologias do GED s o a base para o estabelecimento de solu es no Gerenciamento do Conhecimento KM E necess rio que o documento e a informa o sejam registrados e distribu dos de forma adequada para a realiza o do processo de neg cio da empresa O KM o processo de obter gerenciar e
13. instala o Deste modo voc n o necessitar selecionar o aplicativo toda vez que for inserir um documento padr o Barra de bot es da janela de Novo Documento A janela de Novo Documento possui uma barra de bot es no canto superior direito com as seguintes fun es Permite editar o documento conforme o aplicativo selecionado O E Editar DocAdmin gera um nome autom tico para o documento Esse nome n o EE deve ser alterado para manter o relacionamento com o registro no bando de dados Permite digitalizar um documento para inserir no DocAdmin Ao clicar com o bot o direito do mouse poss vel configurar as op es de digitaliza o IMPORTANTE Para digitalizar v rias p ginas clique novamente no bot o scanner O DocAdmin lhe perguntar se deseja substituir a p gina atual ou acrescentar mais p ginas ao documento Isso somente poss vel se voc estiver trabalhando com documentos TIF Se voc j possui um documento no formato eletr nico e deseja inserir no DocAdmin voc deve selecionar a op o Importar Neste caso n o necess rio especificar o aplicativo a ser utilizado Se voc ainda n o tiver digitado o t tulo assunto do documento o DocAdmin copia o nome do arquivo a ser importado para esse campo A op o de salvar um documento armazena os ndices no banco de dados Se um documento foi marcado para somente leitura neste momento que tal a o ocorrer Ap s salvar um documento a janel
14. n o importando com letras mai sculas e min sculas O campo Nome e Departamento Depto s o campos opcionais e meramente informativos Ao clicar no bot o OK o DocAdmin volta janela de Usu rio e agora voc deve clicar no usu rio que voc terminou de cadastrar e atribuir lhe as permiss es necess rias Alterando os dados de um usu rio Selecione o usu rio e clique no bot o A edi o dos dados de um usu rio permite alterar todos os campos do cadastro do usu rio exceto seu ld Excluindo um usu rio Para excluir um usu rio voc deve selecionar o usu rio e clicar no bot o x Mesmo que voc apague um usu rio do DocAdmin os documentos criados por ele continuar o no sistema 53 DocAdmin Manual do Usu rio Visualizando Log yf wer Log Para visualizar o log dos usu rios do DocAdmin basta clicar no bot o M ysrtoe E 4 Fechar Para fechar a janela de cadastro de usu rio basta clicar no bot o Eer 54 DocAdmin CADASTRANDO GRUPOS Preparando o ambiente Manual do Usu rio Voc poder cadastrar os grupos de usu rio no DocAdmin atrav s do menu Administra o op o Cadastro de Grupos Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos Importa TaT xL5 CSviDEF Importa AML Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Vers Tipos de Documenta Status da Documento Cadas
15. 1 Salve o e Mail recebido emitido utilizando a op o Salvar como selecionando o tipo de arquivo a salvar como msg ou eml dependo do software utilizado para enviar receber e mails em uma pasta tempor ria p e iwindowsltemp ou mesmo na pasta Meus Documentos O MS Outlook Express utiliza a extens o eml e o MS Outlook a extens o msg 2 Verifique se o DocAdmin est configurado para aceitar o arquivo de e Mail como o arquivo salvo no item 1 Para isso selecione a op o Configura Aplicativos no menu Administra o e insira a extens o correspondente msg e ou eml 3 Para inserir o e mail selecione inserir um Novo Documento e importe o arquivo salvo no item 1 4 Quando voc procurar pelo e mail o DocAdmin abrir a janela do seu aplicativo de e mail Outra alternativa de armazenar e mail s atrav s da op o Importa e Mail 104 DocAdmin Manual do Usu rio CRIANDO UM ATALHO NO DESKTOP Outras Informa es Voc poder criar um atalho no Desktop do computador atrav s do menu Utilit rios op o Cria Atalho no Desktop conforme mostrado abaixo E Doc dmin Altera Senha Importa e Mail CTRL H Tria Atalho no Desktop Instala Componente e Mail Joc dmin Vers o 1 18 Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 Ao selecionar a op o o seguinte cone ser mostrado no Desktop do seu computador E oc dmin 105 DocAdmin Manual do Usu rio MODELOS D
16. E DOCUMENTOS PARA O DOCADMIN Outras informa es O DocAdmin possui um recurso para facilitar a gera o de documentos a partir de um modelo j previamente preparado e indexado Desta forma o trabalho do usu rio ser minimizado e a padroniza o ser garantida Criando um modelo de documento Para criar um modelo de documento basta criar um novo documento como o faz normalmente e na janela de propriedades do documento marque o como modelo Lembre se que apenas os administradores podem criar modelos de documentos Acesso ao Doc Propri Grupo Para listar todos os modelos marque a op o de procurar modelos de documentos dispon vel na janela de procura m Lista Saim rte os modelos de documentos Utilizando um modelo de documento Ao iniciar o DocAdmin os modelos s o recuperados do banco de dados e a caixa de op es na barra de ferramentas do DocAdmin exibir os t tulos dos modelos Selecione o modelo desejado e clique no bot o OK A janela de novo documento ser exibida j preenchida com os dados do modelo Ao editar o documento clicando no bot o Voc ter o documento conforme o modelo 106 DocAdmin Manual do Usu rio EDITANDO O AUTO COMPLETA Outras Informa es Voc poder editar a op o auto completa atrav s do menu Administra o op o Edita Auto Completa z DocAdmin Documento Editar Ukilit rios Administra o Sobre Ajuda Fi Transfere Docu
17. LA O 18 COMO INSTALAR O DOCADMIN aeee 19 DESINSTALANDO O DOCADMIN aeee 26 INSERINDO A LICEN A DE USO DO DOCADMIN 28 3 OPERA O B SICA DO DOCADMIN aeee 31 EFETUANDO O LOGIN NO DOCADMIN as 32 ALTERANDO A SENHA DE LOGIN aeee 34 CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO 35 PROCURANDO UM DOCUMENTO aeee 40 4 PREPARANDO O AMBIENTE DO DOCAMIN aeee 45 CONFIGURANDO O ACESSO AO BANCO DE DADOS E DOCUMENTOS 46 CONFIGURANDO AS PROPRIEDADES ea 49 DocAdmin Manual do Usu rio CADASTRANDO USU RIOS aeee 51 CADASTRANDO GRUPOS sas t asus serio std estrondo 55 CONFIGURANDO APLICATIVOS eae 58 CADASTRANDO AS PASTAS cs us ico dog cos AD 60 CADASTRANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS 62 CADASTRANDO O STATUS DO DOCUMENTO 64 5 IMPORTANDO DOCUMENTOS PARA O DOCADMIN ssissssissieissrsreersreirsrsrrsrerrsrsrereresrsrerrererns 66 IMPORTANDO UM DOCUMENTO 67 IMPORTANDO DOCUMETNOS E SUAS PROPRIEDADES 69 IMPORTANDO E MAIL er aa 72 IMPORTANDO UMA PASTA cananach na pO a ud 74 IMPORTANDO DOCUMENTOS TXT XLS CSV DBF eee 78 6 OPERA ES DE DOCUMENTOS NO DOCADMIN rn 80 ALTERANDO AS PROPRIEDADES DE UM DOCUMENTO 83 CRIANDO UMA NOVA VERS O DO DOCUMENTO eee 84 EXCLUINDO UM DOCUMENTO DO DOCADMIN ns 85 ENVIANDO UM DOCUMENTO POR E MAIL 86 EXPORTANDO UM DOCUMENTO 89 EXPORTANDO A LISTA DE RES
18. ULTADOS ns 91 ANEXANDO DOCUMENTOS E CRIANDO REFER NCIA NO DOCADMIN 92 INCLUINDO UM DOCUMENTO NA LISTA DE TRABALHO 95 REMOVENDO UM DOCUMENTO DA LISTA DE TRABALHO 96 TRANSFERINDO DOCUMENTOS 97 UTILIZANDO A OP O SALVAR COMO eee 101 VISUALIZANDO EDITANDO UM DOCUMENTO 102 7 OUTRAS INFORMACOE G pressao ainda SD NES Dai ta Ed 103 ARMAZENANDO E MAIL NO DOCADMIN eee 104 CRIANDO UM ATALHO NO DESKTOP 105 MODELOS DE DOCUMENTOS PARA O DOCADMIN eternos 106 EDITANDO O AUTO COMPLETA ug asasas ndo ooiinsdasisDediaadiSa S NaG do caos S a NES Taco EUGEN rane 107 DocAdmin Manual do Usu rio PROCURA R PIDA DO DOCUMENTO aeee 109 INSTALANDO COMPONENTE DE E MAIL 112 PERSONALIZANDO O LOGOTIPO DO DOCADMIN 113 REORGANIZANDO BANCO DE DADOS 114 UTILIZANDO A BARRA DE BOT ES 115 UTILIZANDO A BARRA DE BOT ES DOS FORMUL RIOS 116 VERIFICANDO O LOG DE ACESSOS DO DOCADMIN es 117 8 BACKUP DO BANCO DE DADOS E DOCUMENTOS DO DOCADMIN ossis 118 9 INSTALANDO O DOCADMIN EM UMA REDE DE COMPUTADORES 119 10 LICEN A DE USO DO DOCADMIN eee 122 DocAdmin Manual do Usu rio 1 INTRODU O O QUE O GERENCIAMENTO ELETR NICO DE DOCUMENTOS GED O gerenciamento eletr nico de documentos conhecido como GED um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos Um documento no contexto do GED qualquer doc
19. a Senha 0 POCADMIN 17710 2001 12 47 28 Sar Doc dmin 0 DOCADMIN 1771072001 124r 47 Abrir Doc dmin 0 DOCA CIMA 1771072001 13 33 24 sair DocAdmin E IA PA Dedo A 24 di Er oc dra I Nessa janela voc pode ver o Id do usu rio a data hora da ocorr ncia a fun o ou seja a opera o que foi efetuada naquele instante e o Id do documento que o usu rio estava trabalhando Permite salvar o log em uma planilha MS Excel A caixa de di logo Salvar como ser aberta sugerindo o nome do arquivo como logxxxxyyzz xls onde xxxx corresponde ao ano atual yy O m s e zz o dia Exclui os registros do log aconselh vel salvar o log antes de executar esta opera o uma vez exclu do o log n o mais poder ser recuperado O log deve ser exclu do quando o arquivo estiver muito grande Permite acessar as propriedades do documento que foi registrado no log A janela de Propriedades s aberta quando o Doc Id for diferente de zero DocAdmin Manual do Usu rio 8 BACKUP DO BANCO DE DADOS E DOCUMENTOS DO DOCADMIN Backup para o DocAdmin O melhor meio para se prevenir da ocorr ncia de falhas no hardware o Backup Para realizar ter uma maior seguran a com os dados armazenados no DocAdmin fazendo o backup por m voc dever se preocupar em fazer o backup do banco de dados e dos documentos Se voc instalou o DocAdmin em sua esta o de trabalho com a instala o padr o o banco de dados estar localizado na pasta c
20. a de Novo Documento ser fechada A op o e Mail til para ao acabar de cadastrar um novo documento o usu rio enviar o documento para outra s pessoas atrav s de e mail 36 DocAdmin Manual do Usu rio O bot o relembra til quando se vai dar a entrada de v rios documentos Relembra similares Ao clicar no bot o Relembra o DocAdmin exibe as informa es digitadas na ltima indexa o realizada O bot o Limpa apaga todos os campos Dica para limpar um campo espec fico clique com o bot o direito do mouse sobre o campo que deseja limpar O DocAdmin tamb m possui o recurso do documento alternativo O documento alternativo deve ser utilizado para armazenar uma vers o do di documento principal em um outro formato de exibi o Por exemplo voc insere um documento em MS Word e gera tamb m um arquivo em PDF O arquivo PDF utilizado para visualiza o pelos demais usu rios Espa O bot o Fechar serve para fechar a janela Novo Documento caso a pi indexa o de um novo documento n o esteja salva o sistema pergunta se deseja salvar antes de fechar a janela 4 Definindo as permiss es de acesso ao documento Um documento pode ser marcado com um documento p blico privado modelo restrito ou grupo tendo as seguintes regras Documento P blico todos os usu rios tem acesso ao documento e s suas propriedades somente o autor do documento tem acesso ao documento e s su
21. a lista voc deve clicar no bot o que agora Inclui Lista substitui o bot o O DocAdmin solicita que voc confirme a remo o da lista de trabalho 96 DocAdmin Manual do Usu rio TRANSFERINDO DOCUMENTOS Opera es com os documentos Voc poder transferir documentos no DocAdmin atrav s do menu Administra o op o Transfere Documentos E Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos Importa TATISLS CSt DBF Importa xP Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Verse Tipos de Documento Status do Documenta Cadastro de Usu rios Autori zado para a i ia Cadastro de Grupos RYM Consultoria 20030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Ao clicar na op o Transfere Documentos a seguinte tela ser mostrada Transfer ncia de Documentos ol x Status do Documento Periodo de Emiss o E atd de Docs 01701 2001 0308 2003 Retaz Lista a MRE Tamanho da Pasta MB F Ordena o da Lista T Titulo Assunto O Datade Emiss o Data de vencimento lcd Thulo it ssurto Emiss o vencimento 2 Proposta de servi o 4 Pagamento M Move Documento Ea m Transferir para Fechar 97 DocAdmin Manual do Usu rio Na parte superior da janela Transfer ncia de Documentos voc p
22. a sua localiza o utilizando o bot o 1 dos documentos que foram exportados anteriormente O bot o executa a leitura do arquivo docadmin xml verifica a exist ncia do arquivo caso alguma altera o seja feita a grid atualizada com as novas informa es contidas no arquivo docadmin xml P meme qr pop fe FT Eo o C ofrabiarees O omiga As informa es sobre a importa o ou inconsist ncias s o exibidas na caixa de texto mais abaixo 70 DocAdmin Manual do Usu rio Daregando Completo Documento k Total de Registros E Lendo registros e gerando tabela auxiliar Fim de processamento Na grid Anexo s o exibidos os anexos referentes ao documento selecionado fine UH EJ ES Na caixa exibida abaixo da grid s o exibidas as palavras chave do documento selecionado proposta Servi o Se voc desejar poder alterar ou excluir um item na grid Para excluir clique na coluna mais a esquerda na linha correspondente ao documento que se deseja excluir l S yf Importar Para confirmar a importa o clique no bot o l 11 DocAdmin Manual do Usu rio IMPORTANDO E MAIL Importando documentos Voc poder importar e mails atrav s da op o Importa e Mail no menu Utilit rios ou atrav s da tecla de atalho CTRL l Doc dmin Documento Editar Heilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 ltera Senha Importa e Mail CTRL HI Cria atalho no Desktop Instala Co
23. abalho atrav s da op o Configura Ambiente do menu Administra o indicando a localiza o do banco de dados e documentos conforme cada departamento No nosso exemplo iremos configurar o DocAdmin para um usu rio do departamento 1 conforme no exemplo abaixo Localiza o Banco de Dados NSERVERFILESIDOCADMINIDEPTOM a Localiza o dos Documentos NSERVERFILESIDOCADMINDEPTONIDOCST a Este procedimento dever ser executado para cada esta o de trabalho Se preferir basta copiar o arquivo tconfig dbf localizado na pasta c docadmin para a mesma pasta em cada esta o de trabalho Se voc estiver utilizando o MS Windows NT 2000 ou um servidor Linux voc dever tamb m atribuir permiss es de acesso s pastas Usando o programa Launch O utilit rio launch permite que o programa DocAdmin execut vel docadmin exe seja copiado automaticamente para a esta o de trabalho caso seja feito alguma atualiza o do programa Para isso voc dever utilizar o programa launch para chamar o DocAdmin na esta o de trabalho Ou seja substitua a chamada do docadmin exe para launch exe Atrav s das propriedades do arquivo clique com o bot o direito sobre o cone do DocAdmin atrav s da rea de trabalho ou do menu Iniciar do Windows e substitua o nome do arquivo de docadmin exe por launch exe Voc tamb m pode alterar o cone para o mesmo utilizado pelo DocAdmin Copie o arquivo files04 ico encontrado na pasta
24. abe alho da coluna e o mesmo dever ser feito se voc quiser desmarcar todos os itens da grid mem E Doc pd tuo ssunto p poreon de pequena EEE SE de zer vi O Exporta Documentos Pasta de destino CADOCADMINTEMPA v rios disquetes Format M Utiliza o titulo do documento como nome do arquivo Propriedades en Exporta no formato ZIP o Inclui Anexos i Fechar O DocAdmin predefine a pasta de destino para exportar os documentos como c docadmin temp ou seja na pasta de arquivos tempor rios dentro da pasta de instala o do DocAdmin Se voc desejar alterar a pasta de destino clique no bot o Se voc vai direcionar a exporta o para uma unidade de disquete e se os arquivos forem maiores que 1 44MB voc poder selecionar a op o v rios disquetes podendo ainda selecionar a op o Format para formatar o disquete antes de copiar os arquivos M v rios disquetes V Format 89 DocAdmin Manual do Usu rio A op o Utiliza o t tulo do documento como nome do arquivo vir sempre marcada como padr o M Utiliza o titulo do documento como nome do arquivo A op o Exportar Documentos possibilita que voc exporte as propriedades dos documentos selecionados neste caso as propriedades ser o armazenadas no arquivo docadmin xml e poder o ser recuperadas atrav s da op o Importa XML que poder ser usada em outra instala o do DocAdmin Para exportar as propriedade
25. ada Fecha a janela Resultado da Procura Outra maneira de voc procurar um documento atrav s da procura r pida que pode ser acessada atrav s do menu Documento op o Procura R pida atrav s da tecla de atalho CTRL R ou atrav s da barra de bot es 44 DocAdmin Manual do Usu rio 4 PREPARANDO O AMBIENTE DO DOCAMIN Preparando o ambiente de trabalho Este t pico ir lhe ensinar como alimentar as tabelas b sicas do DocAdmin para o seu uso no dia a dia Voc dever cadastrar Configurando o acesso ao banco de dados b Configurando propriedades b Cadastrando usu rios b Cadastrando grupos b Cadastrando aplicativos b Cadastrando pastas Cadastrando tipos de documentos b Cadastrando status 45 DocAdmin Manual do Usu rio CONFIGURANDO O ACESSO AO BANCO DE DADOS E DOCUMENTOS Preparando o ambiente O DocAdmin permite que voc configure onde est localizado o banco de dados e em qual pasta os documentos ser o armazenados Deste modo voc pode colocar o banco de dados e os documentos em um servidor MS Windows ou at mesmo Linux Documenta Editar Utilit rios Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre duda Fl Transfere Documentos E BEBES esse Importa TXT SLS CSv DEF Importa ML Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Vers Tipos de Documento Status do Documento Autorizado para Cadastro de Usu rios RYM Co
26. ais usu rios podem acessar os documentos m todo para organizar os documentos m todo para enviar um documento de um usu rio para o outro m todo para converter documentos em papel para a forma eletr nica etc DocAdmin Manual do Usu rio FLUXO DE TRABALHO Workflow a tecnologia que permite gerenciar os processos de trabalho garantindo o acompanhamento constante de todas as atividades aumentando a produtividade GERENCIAMENTO DE RELAT RIOS COLD ERM O COLD ERM permite que os relat rios dos sistemas de processamento de dados sejam gerados e gerenciados na forma digital possibilitando a sua distribui o e consultas sem a necessidade de imprimi los PROCESSAMENTO DE FORMUL RIOS OCR ICR Permite reconhecer as informa es nos formul rios e inserilas em um banco de dados automatizando o processo de digita o O OCR Optical Character Recognition faz o reconhecimento de caracteres impressos e o ICR Intelligent Character Recognition faz o reconhecimento de textos manuscritos GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS Records Management RM a tecnologia que permite gerenciar o ciclo de vida de um documento independente da m dia em que est armazenado GERENCIAMENTO DE CONTE DO Content Management CM Gerencia os conte dos que apoiam o processo de neg cio da empresa DocAdmin Manual do Usu rio BENEF CIOS DA IMPLANTA O DO GED Introdu o Implantar um sistema de GED n o somente guardar os
27. alternativa voc dever utilizar a op o Transfere Documentos do menu Administra o Ao colocar O zero no campo o DocAdmin n o executar a verifica o do espa o em disco Este recurso foi introduzido para que n o haja controle sobre o uso do espa o em disco Como esta verifica o realizada no momento da inser o de um novo documento se a pasta de armazenamento estiver muito grande esta verifica o poder ser demorada Neste caso quando o salvamento de um novo documento estiver demorando recomend vel zerar este campo Localiza o do banco de dados informa onde est localizado o banco de dados Quando voc instala o DocAdmin pela primeira vez ele j vem configurado para cidocadmin Se voc desejar poder copiar o banco de dados para uma outra rea e indicar neste campo a nova localiza o do banco de dados Esta op o til caso voc esteja utilizando o DocAdmin em rede compartilhando o mesmo banco de dados com outras pessoas Assim o DocAdmin poderia estar instalado em um servidor da rede e voc teria que informar a localiza o do banco de dados Veja o t pico sobre como utilizar o DocAdmin em rede Localiza o dos Documentos informa onde est o os documentos gerenciados pelo DocAdmin Voc pode colocar em um servidor da rede e acessar os documentos a partir da rede A Localiza o Alternativa dos Documentos informa ao DocAdmin onde procurar um documento quando ele n o for encontrado na pasta
28. anco de dados Ao ser clicado exibe uma mensagem confirmando ou n o a exclus o do registro no banco de dados Salva as informa es inseridas no banco de dados Desfaz a ltima altera o feita no registro corrente Os bot es de Salvar e Desfazer somente estar o dispon veis caso o voc esteja incluindo ou alterando um registro 116 DocAdmin Manual do Usu rio VERIFICANDO O LOG DE ACESSOS DO DOCADMIN Outras informa es O DocAdmin possui um arquivo de Log que registra as a es realizadas pelos usu rios cadastrados no DocAdmin Ou seja o momento em que o usu rio deu o login abriu um documento e saiu do sistema como por exemplo Para verificar o log voc deve clicar no bot o que est dispon vel na janela de cadastro de usu rios no menu Administra o Os registros do log s o exibidos na janela E x Usuwa Paskaa fo ponj DOCADMIN 1970972001 09 55 04 Abrir Doc dmin 0 DOCA MIN 19 09 2001 10 19 46 Abrir Doc dmin 0 DOCA 1671072001 21 01 13 Abrir Doc dmin 0 DOCS Ma 16710 2001 21 33 39 Sair Doc dmin 0 DOCA MIM 167 1072001 21 34 36 Abrir DocAdmin 0 DOCA CIMA 16 10 2001 21 52 47 Sair DocAdmin 0 DOCADMIN 1771072001 12 02 11 Abrir Doc dmin 0 DOCA 171072001 14 06 44 sair Doc dmin 0 1771072001 12 13 57 Sair Doc dmin 0 POCADMIN 17710 2001 12 32 38 Abrir DocA dmin 0 DOCADMIN 1771072001 12 40 57 Altera Senha 0 DOCS TA 0 2001 12 41 40 Altera Senha 0 DOCA 1771072001 12 47 26 Alter
29. ar desinstalar Instala o do windows Disco de inicializa o a Para instalar um novo programa a partir de um disquete a ou de um CO ROM clhque em Instalar D seguinte software pode ser removido automaticamente pelo windows Para remover um programa ou modificar seus componentes instalados selecione o da lista e Clique em Adicionar ou remover Adobe Acrobat 4 0 Compaq Automatic Updating for windows Compaq Hardware Discovery Display Driver Setup DoBacku DpnadlP Complete 32 Eval 4 00 04 Dna IF Complete 32 OC 4 00 04 Easy Access Button Support Adicionar OU remover OK Cancelar Aplicar 26 DocAdmin Manual do Usu rio 3 Selecione a op o Remove All para remover a instala o do DocAdmin Doc dmin Setup Ba Welcome to the Doc dmin installation maintenance program assar This program lets vou make changes to the current installation Click one of the following options Add new components or remove installed components from the current installation Repeat the last installation to restore missing files and settings Reinstall Remove All Remove all previously installed components Exit Setup 4 Prossiga a desinstala o clicando na op o Yes Setup Message 5 Ap s alguns instantes o DocAdmin estar removido 6 A seguir voc poder remover a pasta cADocAdmin do seu HD utilize o Windows Explorer 21 DocAdmin Manual do Usu rio
30. as Documento Privado Siopredades o documento ser inclu do na lista de modelos que exibida na barra de Documento Modelo Hades todos os usu rios tem acesso ao documento por m somente o autor do p Documento Restrito documento poder alterar as suas propriedades voc poder estabelecer o s grupo s de pessoas que poder o ter acesso Documento Grupo h ao documento e s suas propriedades Voc marca um documento como p blico privado modelo restrito ou grupo na caixa de sele o conforme abaixo Acesso ao Doc Propri 3 DocAdmin Manual do Usu rio Marcando um documento como leitura Voc tamb m pode marcar um documento como sendo somente de leitura Isto impossibilita que um documento seja alterado sem a sua autoriza o Esta op o s tem efeito ap s o salvamento dos ndices Dossomente para Leitura Informa es do novo documento No canto inferior direito exibido informa es pr prias do usu rio que est inserindo o documento rr Ih PA CAI O Id determina o n mero do registro no banco de dados e associa o mesmo registro no banco de dados ao documento criado A segunda caixa de texto informa qual usu rio est inserindo o documento e a ltima caixa de texto a data e hora da inser o Definindo um status para o documento Statys Determina o status do documento que pode ser Aprovado Em Aprova o Em Edi o e N o Aprovado Defini
31. as por e mail Nesse caso o DocAdmin gera um arquivo chamado docadmin xml para anexar ao e mail M Propriedades 87 DocAdmin Manual do Usu rio Inclui Anexos permite que se algum documento selecionado possuir anexos tais anexos tamb m ser o inclu dos no e mail W Inclui Anexos Atacha no formato ZIP faz com que todos os arquivos a serem anexados ao e mail sejam compactados Somente o arquivo compactado ser anexado ao e mail W Mtacha no formato ZIP A op o Deseja incluir info sobre o documento faz com que o t tulo do documento seja inclu do no corpo da mensagem Os documentos s o anexados utilizando o nome padr o de arquivos do DocAdmin ou seja sS00000899 doc seria o arquivo a ser enviado por e mail Para facilitar o receptor do e mail se voc selecionar esta op o no corpo da mensagem ser exibido s000000899 doc Manual de Opera es Desta forma ficar mais f cil para o receptor saber do que se trata tal documento M Deseja incluir info sobre Documentos A op o Utiliza o t tulo do documento como nome do arquivo permite que ao inv s do documento ser enviado com o nome padr o utilizado pelo DocAdmin ele seja enviado com o nome do t tulo utilizado na propriedade do documento M Utiliza o t tulo do documento como nome do arquivo Envia o documento como link Utilizando a extens o Ink Note que para utilizar esta op o o receptor precisa ter permiss o de acesso na pasta onde est
32. clu do utilizando a janela de procura na a janela de resultado da ES Propriedades procura clique no bot o Ao entrar na tela de propriedades ser disponibilizado o bot o H Propriedades I Doc somente para Leitura volume gaoa Acesso ao Doc Propri P blico Status Emiss o AEON US Pa lavras chave Ao clicar na op o Excluir o DocAdmin exibir uma mensagem para confirmar a exclus o do documento Caso realmente deseje excluir o documento confirme a exclus o clicando na op o Sim Deleta Doc p Confirma a Exclus o do Documento Cuidado s anesos ao documento tamb m ser o deletados O Nota Os anexos e refer ncias constantes do documento selecionado para exclus o tamb m ser o exclu dos 85 DocAdmin Manual do Usu rio ENVIANDO UM DOCUMENTO POR E MAIL Opera es com os documentos Para enviar um documento por e mail voc deve procurar o documento utilizando a janela de procura ena janela de resultado da procura marcar um ou v rios documentos e clicar no bot o Para marcar os documentos voc dever clicar na primeira coluna da grid Ao clicar uma vez o item ser marcado Se voc clicar uma segunda vez o item ser desmarcado Para marcar todos os itens da lista clique no cabe alho da coluna e o mesmo dever ser feito se voc quiser desmarcar todos os itens da grid caso voc clique no bot o e Mail e nenhum documento estiver marcado o DocAdmin emi
33. cumentos oc deve digitar o texto a ser procurado no campo acima e clicar no bot o Pesquisar Neste modo o Doc dmin procurar pelo texto em todos os campos da janela de propriedades do documento Para ter uma pesquisa mais espec fica utilize a janela de Procura de Documentos E Fesguisar E PE Ao clicar no bot o _ Pesquisar ser exibida a janela mostrada a seguir com os documentos encontrados na pesquisa a Procura R pida E ome Ibeti o Pesquisar Go oltar svan ar H DocAdmin 1 Peti o 22 05 2003 Peti o computador audi ncia 110 DocAdmin Manual do Usu rio Ao clicar no nome do documento que est em cor diferenciada ser aberto o documento dentro da janela Procura R pida Para visitar qualquer p gina da Web digite o endere o no campo para edi o e clique no bot o Ga Voc poder ainda navegar entre as p ginas que foram abertas na janela Procura R pida atrav s Woltar A dos bot es e avanga i O bot o tome ao ser clicado retorna para a p gina principal da janela Procura R pida W E a op o serve para redimensionar a tela para o tamanho padr o 111 DocAdmin Manual do Usu rio INSTALANDO COMPONENTE DE E MAIL Outras informa es Voc poder instalar o componente de e Mail atrav s do menu Utilit rios op o Instala componente e Mail Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Aju
34. cumentos em papel para a forma digital Para isso conta com equipamentos espec ficos como scanners O Document Imaging pode ser dividido nos seguintes subsistemas b Subsistema de capta o Subsistema de armazenamento Subsistema de visualiza o Subsistema de impress o A imagem gerada um mapa de bits e apresenta um tamanho em m dia 10 vezes maior que um arquivo textual Havendo a necessidade de editar o texto de uma imagem ela deve passar pelo processo de reconhecimento de caracter OCR Optical Character Recognition DocAdmin Manual do Usu rio GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS Document Management DM Os documentos criados eletronicamente podem ser gerenciados de modo a controlar as suas revis es acesso altera es seguran a e para permitir que um documento seja encontrado facilmente Um EDMS Eletronic Document Management System Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletr nicos t pico deve ter as seguintes funcionalidades obrigat rias uma rea para armazenar os documentos um m todo para adicionar os documentos na rea de armazenamento um m todo para localizar e identificar os documentos e UM m todo para recuperar os documentos e as seguintes funcionalidades desej veis mecanismo de travamento de modo que somente um usu rio possa alterar um documento por vez controle de vers o e log para monitorar as altera es realizadas em um documento meio para controlar qu
35. da Fi ltera Senha Importa e Mail CTRL Cria Atalho no Desktop Instala Componente e Mail Joc Admin Vers o 1 18 Autorizado para RYM Consultoria 0030601 001 O componente de e Mail necess rio ser instalado para garantir as funcionalidades de e Mail oferecidas pelo DocAdmin Ao selecionar a op o a seguinte mensagem ser mostrada Editor do Registro O 2 Tem certeza de que deseja adicionar as informa es contidas em cidocadminimapi FE ao Registro Ao selecionar a op o Sim ser exibida uma mensagem de confirma o Pronto O componente foi inserido com xito Editor do Registro es 5 s informa es em c idocadminimapi reg Foram inseridas com xito no Registro 112 DocAdmin Manual do Usu rio PERSONALIZANDO O LOGOTIPO DO DOCADMIN Outras informa es No DocAdmin voc pode exibir o logotipo de sua empresa ou qualquer outra figura na tela principal de fundo do DocAdmin Para configurar o logotipo voc dever copiar a figura para a pasta de instala o do DocAdmin ciDocAdmin e renome la para logo jpg Desta forma o DocAdmin verifica a exist ncia do arquivo logo jpg e o exibe na tela como o exemplo abaixo DocAdmin Vers o 1 17 Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 http Arns docadmin hiz infodtidocadmin hiz 113 DocAdmin Manual do Usu rio REORGANIZANDO BANCO DE DADOS Outras informa es Voc poder reorga
36. de instala o do DocAdmin para a pasta em que o DocAdmin foi instalado e altere o cone Esta uma maneira f cil de instalar novas vers es do DocAdmin sem precisar atualizar cada esta o de trabalho individualmente 120 DocAdmin O launch utiliza o arquivo launch ini para as configura es LAUNCH NomeExec docadmin exe Origem caiapoiDocAdminY Destino ciDocAdmin Janela DocAdmin onde NomeExec o nome do programa a ser verificado Origem especifica o local onde est a vers o mais atual Destino especifica o local onde dever ser copiado e Janela verifica se o DocAdmin est em execu o Voc deve modificar o launch ini para espelhar a sua instala o O launch pode ser utilizado para outros aplicativos al m do DocAdmin Manual do Usu rio 121 DocAdmin Manual do Usu rio 10 LICEN A DE USO DO DOCADMIN Instalando o DocAdmin Para ter toda a funcionalidade do DocAdmin necess rio instalar uma licen a de uso A licen a de uso determina tamb m a quantidade de usu rios que poder o utilizar o DocAdmin Para solicitar a licen a de uso do DocAdmin envie um e Mail para info ddocadmin biz Voc poder instalar o DocAdmin livremente por m estar limitado quantidade de usu rios determinado na licen a de uso Por exemplo voc deseja instalar o DocAdmin no departamento de compras e financeiro de sua empresa O departamento de compras possui 5 empregados e o financeiro possui 3 emp
37. definida na Localiza o dos Documenios Por exemplo voc gravou um CD R com alguns documentos e os removeu da pasta de documentos Cada CD R dever ser identificado com um n mero de volume Caso voc necessite do documento que est gravado no CD R o DocAdmin solicitar que voc insira o CD R n mero xxxx O DocAdmin utilizar este campo para procurar o arquivo em seu drive de CD Ou seja voc dever informar os locais onde o DocAdmin poder procurar um documento que n o foi encontrado na pasta de armazenamento de documentos Voc pode inserir mais de um local separando os por ponto e v rgula Isto significa que voc poder ter v rias unidades alternativas caso voc use uma torre de cd por exemplo A Localiza o Padr o para a Importa o de Documentos define onde procurar os documentos que ser o importados para o DocAdmin Este campo utilizado quando voc clica no bot o IMPORTAR da janela de Novo Documento O DocAdmin posiciona a pasta para importa o de acordo com a pasta informada neste campo A Localiza o do Manual do DocAdmin DocAdmin chm define onde ficar localizado a ajuda do DocAdmin caso o usu rio necessite utiliz la Normalmente o manual instalado juntamente com o DocAdmin na pasta cidocadmin Como o manual ocupa cerca de 2 5MB voc poder mover o arquivo docadmin chm para outra rea pe c windows para n o que n o seja inclu do no backup Ao clicar no bot o a a seguinte tela aparece
38. dentes Por exemplo voc tem um arquivo que foi feito no Autocad e quer utilizar o Autocad 2000 para editar o documento e utilizar o Volo Viewer para visualizar o documento Neste caso voc ter que especificar o aplicativo AutoCad 2000 como Execut vel para Edi o e especificar o aplicativo Volo Viewer para Execut vel de Visualiza o Se voc n o fizer isso ou seja n o especificar nada e se o aplicativo instalado em seu computador for o Autocad 2000 o DocAdmin o utilizar tanto para edi o quanto para a visualiza o do arquivo Para visualizar os registros inseridos inserir um novo registro e editar um registro utilize a barra de bot es do formul rio g Importante Para criar um documento o DocAdmin utiliza um arquivo chamado de scan xxx onde xxx a extens o do arquivo que se quer criar Por exemplo se voc for criar um documento MS Word o DocAdmin copia o arquivo scan doc para o arquivo s00000678 doc id 678 p e para a rea de armazenamento de documentos Isto v lido para qualquer documento dentro do DocAdmin O arquivo scan xxx deve estar na mesma pasta onde est o banco de dados Assim se voc for trabalhar com documentos AutoCad 2000 voc dever criar um arquivo scan dwg utilizando o AutoCad 2000 e salv lo na pasta de armazenamento do banco de dados Voc pode criar o arquivo scan xxx personalizado para seu ambiente de modo que todos os usu rios utilizem a mesma formata o 59 DocAdmin Man
39. dmin Certifique se de estar digitando seu nome senha corretamente ou se estiver Fazendo o login pelo windows verifique com o dministrador se seu nome de usu rio no Dochdmin corresponde ao nome de usu rio do Windows Voc tem at 3 tr s tentativas para efetuar o login no DocAdmin Depois disso o login ser abortado e voc ter que iniciar o DocAdmin novamente As senhas dos usu rios s o gravadas criptografadas no banco de dados para uma maior seguran a 32 DocAdmin Manual do Usu rio Caso seja necess rio logar no sistema com outro usu rio basta selecionar a op o Efetuar logon com um novo usu rio no menu Documento do DocAdmin conforme mostrado na figura abaixo Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre ajuda F1 Novo Documento TREM a Procura Documento CTRL P p iL Procura R pida CTRL R y Auto Completa w Exibe Hora Confirma Campa Efetuar logon com um novo usu rio ALT FS Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 33 DocAdmin Manual do Usu rio ALTERANDO A SENHA DE LOGIN Opera es b sicas Para alterar a senha de login basta selecionar a op o Altera Senha do menu Utilit rios Importa e Mail CTRL H Cria Atalho no Desktop Instala Componente e Mail Configura Impressora Vers o 1 17 Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 Esta op o permite alterar a senha do usu rio que estiver logado no m
40. dmin Manual do Usu rio Permite pesquisar documentos de uma pasta espec fica Permite pesquisar documentos por um status espec fico O DocAdmin permite que voc selecione uma ordena o padr o para exibi o Mo Documento do resultado da pesquisa M Vis o em pastas Ao marcar a op o Vis o em pastas o DocAdmin disponibiliza uma janela listando os documentos em pastas O DocAdmin disponibiliza a op o Fechar que fecha a janela de Procura suiii Documento Se voc desejar que o DocAdmin retorne somente os documentos de sua autoria voc deve selecionar a op o abaixo E Lista somente os documentos de minha pr pria autoria Se voc marcar a op o abaixo voc ter uma rela o de todos os modelos de documentos que s o exibidos na barra de bot es Esta op o est dispon vel apenas para os Administradores do sistema Lista somente os modelos de documentos 42 DocAdmin Manual do Usu rio O resultado de sua procura apresentado na janela de Resultados da Procura nt TE Procura Ro Mio T Doc tulo Assunto Lu Hiza do He pequena IP eti a o l Io Fechar z Caso a op o Vis o em pastas esteja marcado a seguinte tela ir aparecer Resultado da Procura G CAUTELA 7 DIVERSOS 1 DOCUMENTO T CNICO 1 e Mail 7 EQUIPAMENTOS DE REDE ESPECIFICA O DE SISTEMAS GUIA DE REMESSA PARECER T CNICO PARTE
41. docadmin e os documentos estar o localizados na pasta cidocadminidocs1i Em caso de d vidas quanto ao local de instala o do DocAdmin verifique a op o Configura Ambiente l voc encontrar a pasta onde est o armazenados o banco de dados e os documentos Voc dever fazer o backup de todos os arquivos da pasta cidocadmin e subpastas O DocAdmin n o possui um m dulo para a realiza o do backup e restaura o do banco de dados e documentos por m voc poder utilizar qualquer aplicativo para esse fim Se voc n o possui um software para backup voc poder utilizar o aplicativo DoBackup dispon vel gratuitamente no site do DocAdmin www docadmin biz O DoBackup faz o backup da pasta de armazenamento de banco de dados e documentos gerando um arquivo compactado ZIP 118 DocAdmin Manual do Usu rio 9 INSTALANDO O DOCADMIN EM UMA REDE DE COMPUTADORES Instala o em rede de computadores A utiliza o do DocAdmin em uma rede permite o compatilhamento dos documentos criando um ambiente produtivo e integrado bem como um controle centralizado e seguro Para ter o DocAdmin em uma rede voc pode escolher por duas op es Instalar o DocAdmin completo no servidor ou Copiar o banco de dados para uma rea compartilhada no servidor ou seja fa a a instala o b do DocAdmin em uma esta o de trabalho e depois copie todo o conte do da pasta cidocadmin para uma outra pasta no servidor da rede Fazendo desta f
42. dos incluir alterar ou excluir voc deve utilizar a barra de ferramentas do formul rio 63 DocAdmin Manual do Usu rio CADASTRANDO O STATUS DO DOCUMENTO Preparando o ambiente Voc pode classificar os documentos em status distintos conforme apresentado no t pico Definindo um status para o documento em novo documento Para que as op es de status de documentos sejam exibidas na janela de Novo Documento voc deve cadastr los aqui Selecione a op o Status do documento no menu Administra o E Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 i Transfere Documentos Importa TXTISLSCSWIDEF Importa PL Importa Fasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Tipos de Documento Status do Documento Ver Cadastro de Usu rios Autorizado para Cadastro de Grupos RYM Consultoria 0030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Para adicionar um novo status de documento ou alterar e excluir um status de documento existente voc dever utilizar a janela Status do Documento DD Eek C digo 3 Descri o prado mm 64 DocAdmin Manual do Usu rio O c digo do status de documento gerado automaticamente pelo DocAdmin Para navegar nos itens j cadastrados incluir alterar ou excluir voc deve utilizar a barra de ferramentas do formul rio 65 D
43. ecido para que o DocAdmin pesquise no banco de dados se existe algum documento com os dados informados e retorne com uma lista de documentos que atendam a sua procura 40 DocAdmin Manual do Usu rio a Procura Documento id NEDoc o Revis o Classifica o Titulo Assunto Limpa Campos E Lista somente documentos de minha pr pria autoria d Lista somente os modelos de documentos ae F sr Quando voc especifica o Id do documento o DocAdmin ignora qualquer outro campo que esteja preenchido uma vez que o ld identifica unicamente um documento Voc pode preencher nenhum ou todos os campos da janela Procura Documento Quando voc n o preenche nenhum campo o DocAdmin retorna todos os registros armazenados no banco de dados Quanto mais campos voc preencher mais exata ser a sua procura retornando menos documentos para serem vistos O bot o procurar aciona o mecanismo de procura baseado nos crit rios de J procura que voc informou Permite salvar um crit rio de procura Ou seja se voc executa procuras repetitivas voc pode gravar a pesquisa e reutiliz la sem a necessidade de redigitar os crit rios ba Permite excluir um crit rio de procura Retembis O bot o relembra permite que a ltima procura realizada seja carregada na janela de Procura Documento Limpa Campos Baja ad os campos da tela permitindo a entrada de um novo crit rio para ura 41 DocA
44. ge Folder ExitSetup 9 Se voc selecionar a op o alterar a pasta padr o voc dever informar em que pasta deseja instalar conforme a figura Enter or select a destination folder E OK ooo Er EE de devstudio documents and set Drives Network 22 DocAdmin Manual do Usu rio 10 Aguarde enquanto for exibida a tela abaixo 11 Terminado todas as configura es clique na figura do computador para continuar a instala o DocAdmin 1 18 0 Setup 28 DocAdmin Manual do Usu rio 12 Por padr o o DocAdmin ser instalado no menu Programas Gerenciamento de Documentos Para selecionar um nome diferente digite na caixa de texto ou selecione na lista de op es Doc dmin 1 18 0 Choose Program Group Setup will add items to the group shown in the Program Group box rou can enter a newgroup name or select one from the Esisting Groups list Program Group Gerenciamento de Documentos Emistiho Groups A CESS ros CA Registration Cadastro de Funcion rios Computer Associates ER 4 0 Controle de Configura o 5 ak Date Manager Dell Accessories Etiquetas Pimaco Ferramentas administrativas GAIN Gerenciamento de Cocumentos se 13 A partir da o DocAdmin copiar os arquivos necess rios para seu HD O Oi Destination File CADOCADMINS AGUARDE HTH 24 DocAdmin Manual do Usu rio 14 Se sua instala o term
45. iano das pessoas 13 DocAdmin Manual do Usu rio Selecione uma rea espec fica e responda Quantos documentos temos Eles est o no formato eletr nico Os documentos s o grandes Quanto espa o eles ocupam Onde eles foram criados Processador de texto planilha digitalizado Quantos documentos s o criados por m s dia b Onde os usu rios est o localizados b Onde os documentos est o armazenados atualmente Como garantir o sucesso Um sistema de gerenciamento de documentos onde os usu rios n o o usem efetivamente in til Agora veremos alguns fatores que poder o contribuir para um sistema efetivo entretanto o sucesso n o pode ser garantido Temos que trabalhar Ou a seus usu rios Eles precisam ver os benef cios para eles pr prios Inclua todas as atividades paralelas com entrevistas reuni es treinamento e verifique se os meios computacionais est o adequados ou seja se as esta es de trabalho est o bem dimensionadas se voc precisa adquirir scanners e se o HD utilizado para o armazenamento dos documentos tem tamanho suficiente Pense grande haja pequeno Limite seu escopo a abrang ncia do sistema e com os sucessos voc pode implantar um sistema de gerenciamento de documento em toda a sua empresa L Para ter sucesso na implanta o do DocAdmin importante que voc esteja familiarizado com o GED e com os recursos do DocAdmin 1 Instale o DocAdmin em
46. inou com sucesso a seguinte tela ser apresentada DocAdmin 1 18 0 Setup DDR Doc dmin 1 18 0 Setup was completed ji successtuly or 15 Para executar o DocAdmin selecione no menu Iniciar Programas Gerenciamento de Documentos DocAdmin O manual On line tamb m estar dispon vel Ao executar o DocAdmin pela primeira vez o DocAdmin lhe perguntar se deseja instalar o componente e mail exibindo a pergunta Editor do Registro C Tem certeza de que deseja adicionar as Informa es contidas em cADOCADMINSMAFILREG ao Registro Responda SIM para que o componente e mail seja instalado o Nota A instala o do DocAdmin tamb m instala o banco de dados para o armazenamento das propriedades dos documentos assim se voc j possui o DocAdmin instalado e fizer uma nova instala o na pasta padr o c docadmin o banco de dados anterior ser sobrescrito os dados anteriores ser o perdidos Se houver a necessidade de realizar uma segunda instala o do DocAdmin altere a pasta de instala o pe cidocadmin 25 DocAdmin Manual do Usu rio DESINSTALANDO O DOCADMIN Instalando o DocAdmin 1 Para remover a instala o do DocAdmin voc deve selecionar o cone para Adicionar Remover Programas do Painel de Controle Adicionar ou remover programas 2 Selecione DocAdmin na lista de programas e clique no bot o Adicionar ou Remover Propriedades de Adicionar ou remover programas Instal
47. io Sair ALT F 4 Autori zado pard RYM Consultoria 20030601 001 A op o ficar desativada R x Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 Howo Documento CTRLAM gt Procura Documento CTRL F 1 E Procura R pida CTRL R Auto Completa Exibe Hora st Confirma Campo Efetuar logon com um novo usu rio Sair ALT F4 Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 108 DocAdmin Manual do Usu rio PROCURA R PIDA DO DOCUMENTO Outras informa es Voc tem v rias op es para acessar a procura r pida de um documento 1 Atrav s do menu principal Documento op o Procura R pida conforme mostrado abaixo w Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administrag Movo Documento CTRL H Procura Documento CTRL F Procura R pida CTRL R w Auto Completa w Exibe Hora w Confirma Campo Efetuar logon com um novo usu rio Sair ALT F 4 2 Outra op o atrav s da barra de bot es 3 Ou ainda atrav s da tecla de atalho CTRL R P nr Pesquisar Informe o texto a ser pesquisado no campo dispon vel para edi o e clique no bot o l O DocAdmin ir pesquisar o texto em todos os campos existentes na janela propriedades 109 DocAdmin Manual do Usu rio a Procura R pida Pesquisar Go votar E i E DocAdmin Gerenciando seus Documentos voc selecionou o modo de procura r pida de do
48. ja encontrado as informa es da licen a ser o exibidas e para efetivar a inser o da licen a voc deve clicar no bot o E AA RE o SIR a EE ET D b 28 DocAdmin Manual do Usu rio E Insere Licen a voc est instalando a licen a de uso do BDocAdmin Clique no bot o Inserir para instalar a licen a de uso do docadmin Home Ryb Consultoria N S rie 20030604 001 Ao clicar na op o Inserir ser exibida uma mensagem informando que a licen a foi instalada com Sucesso Parabensi Para que o DocAdmin reconhe a a licen a necess rio que voc saia do DocAdmin e inicie o novamente A licen a de uso poder ser lida atrav s do menu Sobre do DocAdmin Sobre Licen a de Liso Usu rio logado VALERIA PEREZ Analista de Sistemas Respons vel Marco AS Cabral CREA 87 1 09353 8 Primeira versao em Abril 2000 infofdocadmnir biz 29 DocAdmin As informa es da licen a ser o exibidas na tela de apresenta o do DocAdmin DocAdmin Vers o 1 18 Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 Manual do Usu rio 30 DocAdmin Manual do Usu rio 3 OPERA O B SICA DO DOCADMIN Opera es b sicas Este t pico tem como prop sito informar as opera es b sicas para iniciar o uso do DocAdmin Voc ver como efetuar o Login no DocAdmin como alterar a senha como utilizar a barra de bot es como inserir um novo documento como imp
49. lique no bot o para que o DocAdmin leia a pasta e verifique se a extens o dos arquivos confere com os aplicativos configurados para uso no DocAdmin As altera es encontradas ser o descritas no quadro abaixo da grid Ap s carregar a pasta os arquivos encontrados ser o listados na grid Veja que o nome do arquivo foi copiado para a coluna de t tulo O ld um campo sequencial e particular para a pasta n o o mesmo do ld do documento no DocAdmin A coluna Data a data de cria o do arquivo A coluna ArgElet identifica o nome do arquivo que est sendo importado Se voc quiser pode alterar qualquer campo na grid bastado digitar o desejado na coluna correspondente Para deletar um item de modo que n o seja importado para o DocAdmin clique na coluna mais a esquerda na linha do item correspondente observe o documento com id 52 A linha ser identificada com um ponto preto informando que est deletada RR m O D 57 LACM CIADMIN H TH CIGUER Y 180800 CIQUER HTA KOLAM G 105200 RALANG Ty MIGZ 1g0aron hi HTM MIGA 18000 Miaz HThi WMERR ES DBIZ00s WERE HT Voc tamb m pode pr definir a classifica o do documento e a pasta que o documento dever ser armazenado antes da importa o Classifica o E Pastas Wf Importar Para importar a pasta para o DocAdmin voc deve clicar no bot o Neste momento o DocAdmin inicia a importa o para o banco de dados e para a
50. me and Organization Information Enter pour Full name mthe box below ou may also enter the name of pour a organization Setup will use this information for subsequent installations of the product Hame Organizabiori 20 DocAdmin Manual do Usu rio 6 Em seguida ser exibida uma tela para confirma o do nome e da empresa informados anteriormente caso esteja correto clique no bot o OK para continuar a instala o caso contr rio clique no bot o CHANGE para alterar o que foi digitado Confirm Name and Organization Information Confirm that the information vou entered is corect Fitas click DE To change any of the information click Charge Nome gt gt Name s Empresa gt gt Flrganizatior 7 Aguarde enquanto for exibida a tela abaixo pa Setup i searching for installed components ss 21 DocAdmin Manual do Usu rio 8 Por padr o o DocAdmin instalado na pasta ciDocAdmin entretanto voc pode selecionar outra pasta Para continuar a instala o na pasta padr o clique em OK ou clique em Change Folder para alterar a pasta padr o Doc dmin 1 18 0 Setup Setup ill install DocAdmn 1 18 0 in the following destination folder To install to tras folder click OK Ta install to a different folder click the Change Folder button tou can choose not to install Doc demn 1 150 or change ite destination folder later durma Setup Folder CADOCABMIN Chan
51. mentos Importa TaT sLSACSv DEF Importa APL Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Vers Tipos de Documento Status do Documento autorizado para Cadastro de Lsu rios RYM Consultoria Fadestta ne arupos 0030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Ao clicar na op o a janela Edita Auto Completa ser exibida como mostrada abaixo loja ESCII O FIREMALL INFORMA ES T CNICAS 06 10 ELETR NICA 2 MEMORIAL DE ATIVIDADES DO CMO 3 MEMORIAL 6111 HELP DESK SOINF ABILIO ACESSO AOS SISTEMAS SERPRO ACESSO EXTERNO ACI ADEMIR ADEMIR FREITAS ADOBE WEB COLLECTION ALEXANDRE COELHO 107 DocAdmin Manual do Usu rio Para editar basta clicar no item desejado e fazer as altera es necess rias e para excluir algum item selecione o item e clique no bot o x Nota A op o Auto Completa opcional se voc desejar n o armazenar informa es na op o Auto Completa basta desativar a op o atrav s do menu Documento op o Auto Completa A op o vem como default marcada basta clicar sobre a op o para desmarcar E Doc dmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda F1 Novo Documento CTRL Procura Documento CTRL F Procura R pida CTRL R w Auto Completa st Exibe Hora s Confirma Campo Efetuar logon com um novo usu r
52. mpleta Cadastro de Pastas Tipos de Documenta Statusda Documento Autorizada para Cadastro de Usu rios RYM Consultoria Cadastro de Grupos 20030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados D Importa TXT XL5 C5 DBF JO x Localiza o do arquivo a importar A EiDocuMENTS AND SETTINGS ALERIA PEREAMEUS DOCUMENTOS Carrega Doc lo e fio em fimo E E DocAdmin Manual do Usu rio Para selecionar o arquivo a ser importado basta clicar no bot o para carregar o arquivo clique Carrega Doc l Importar no bot o e ao clicar no bot o ser exibida a mensagem de confirma o vt Confirma importar documentos Sim N o Ao confirmar o os documentos ser o importados Na parte inferior da janela s o exibidas informa es sobre a execu o da importa o importando documentos Fim de Processamento Documento D 0m Documento GKI Gravando Documento 0 Documento ja existe Documento D 0r Documento j existe o Nota Para importar arquivos no formato TXT XLS CVS DBF os campos precisam estar definidos conforme a tabela abaixo 1 id int 2 numdoc char 3 titulo char 4 revisao int 5 emitente char 6 destinatar char 7 datadoc date 8 valordoc numeric 9 categoria char 10 palavrac memo 11 argelei char 12 dtvencto date Para fechar a janela de importa o de documentos basta clicar no bot o Fechar 19
53. mponente e Mail Configura Impressora Vers o 1 17 Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 Ao clicar na op o ser exibida a janela Importa e Mails conforme mostrado abaixo com os e mails recebidos em sua caixa de entrada Importa e Mails 0 E Classifica o RE Edy E FAX E L Importar para Doc dmin ha LE Mensagem E L Caixa de Entrada Ea Fechar A janela de Importa e Mails possui uma barra de bot es no canto inferior direito com as seguintes fun es 2 DocAdmin Manual do Usu rio Importar para Doc dmin Permite importar os e mails para o DocAdmin Os dados do grid s o 1 transferidos para as propriedades dos documentos ch L Mensagem Permite ler a mensagem selecionada no grid E LE Caixa de Entrada Permite ler a caixa de entrada e atualizar o grid Fechar O bot o Fechar serve para fechar a janela Importa e Mails Classifica o ei o E Permite selecionar uma classifica o para os e Mails que ser o importados para dentro do DocAdmin b Ao ler a caixa de entrada os e Mails n o lidos passam a ser marcados como lidos Os e mails s o importados para o DocAdmin como arquivos do tipo TXT e seus arquivos atachados s o armazenados como anexos ao documento 13 DocAdmin IMPORTANDO UMA PASTA Importando documentos Manual do Usu rio Se voc tem v rios documentos para importar j organizados em uma estrutura de pastas O
54. nal ter ndices Voc poder tamb m criar refer ncia para esses documentos Para incluir um anexo a um documento voc poder faz lo no momento em que estiver criando um novo documento ou clicando no bot o Propriedades da janela de resultado da procura Tanto na janela Novo Documento ou na janela Propriedades voc poder acessar os anexos clicando no cone E Anexos ao Documento Exclui exibido uma lista de todos os anexos associados ao documento principal A janela apresenta ainda os bot es Inclui Anexo Inclui Refer ncia e Exclui com as seguintes funcionalidades Inclui Anexo Permite incluir um novo anexo ao documento Inclui Refer ncia Permite incluir uma refer ncia ao documento EI Ely Permite excluir um anexo ou uma refer ncia do documento necess rio que lo documento esteja selecionado 92 DocAdmin Manual do Usu rio Incluindo um anexo Ao clicar no bot o Inclui Anexo a seguinte tela ser exibida Importa Documento Ee Move documento o Copia documento E Cria link Fechar vd Importar Atrav s do bot o voc ir pesquisar o documento que deseja colocar como anexo ao encontr lo voc dever selecionar uma das tr s op es dispon veis Move documento Copia documento e Cria link Wf Importar Ap s selecionar a op o basta clicar no bot o B Incluindo uma refer ncia No DocAdmin tamb m poss
55. ndo o tipo de aplicativo para o documento Ao inserir um novo documento no DocAdmin voc dever selecionar o tipo de aplicativo em que o documento inserido ser editado Editando um documento Ap s inserir os campos que indexam o documento voc pode editar o documento clicando no bot o Editar Neste momento o DocAdmin carregar o aplicativo selecionado para a edi o do documento e o abrir Note que a janela Novo Documento estar aberta no DocAdmin entretanto ficar em segundo plano E importante que voc Salve o documento ap s sua edi o ou se preferir volte ao DocAdmin e salve o documento mantendo o aplicativo de edi o aberto Se por um acaso voc editar o documento e depois n o salvar as propriedades do documento este documento n o estar relacionado dentro do banco de dados do DocAdmin 38 DocAdmin Manual do Usu rio Uma outra observa o importante a gera o autom tica pelo DocAdmin do nome do arquivo Este nome n o dever ser alterado O nome gerado da seguinte forma s000000y xxx onde y o n mero do registro no banco de dados tamb m conhecido como Id do documento xxx a extens o padr o do aplicativo que originou o documento Assim um documento MS Word inserido no DocAdmin poder ter o seguinte nome s00000078 doc significando que se trata do documento com Id 78 e do aplicativo MS Word Ao fechar o aplicativo de edi o do documento lembre se de salvar o document
56. nizar o banco de dados do DocAdmin atrav s do menu Administra o op o Reorganiza Banco de Dados Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 F Transfere Documentos A Importa TATL 5w DBF Importa ML Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Ve rs Tipos de Documenta Status do Documento Cadastro de Lsu rios Autorizado para Cadastro de Grupos RYM Consultoria 20030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Eeorganiza Banco de Dados Ao clicar na op o de reorganiza o de banco de dados a seguinte mensagem de confirma o ser exibida Reorganiza J p h voc confirma a execu o da Reorganiza o dos arquivos Para confirmar basta clicar na op o Sim A organiza o do banco de dados somente pode ser executa quando nenhum usu rio estiver utilizando o DocAdmin Para verificar a utiliza o do DocAdmin veja na janela de Cadastro de Usu rios 114 DocAdmin Manual do Usu rio UTILIZANDO A BARRA DE BOT ES Outras Informa es A barra de bot es permite um acesso r pido a algumas funcionalidades do DocAdmin e est disposta logo abaixo do menu de op es na janela principal do DocAdmin Permite terminar a execu o do DocAdmin Inclui um novo documento no DocAdmin Nesta op o voc insere os ndices que permitir o a procura do documento Procu
57. no documento desejado Wisualiza Doc que est sendo exibido na grid de resultado da procura ou clicar no bot o Neste momento o DocAdmin carregar o aplicativo associado ao documento e permitir sua visualiza o ou edi o Caso o documento em quest o contiver um documento alternativo conforme explicado na janela de Novo Documento o documento alternativo ser sempre carregado Para editar o documento principal voc dever acess lo na janela de propriedades Para visualizar um documento o DocAdmin consulta a tabela de aplicativos cadastrados e verifica se o execut vel para visualiza o foi definido Se tiver sido definido o DocAdmin o utilizar para exibir o documento caso n o esteja definido o DocAdmin carregar o aplicativo associado 102 DocAdmin Manual do Usu rio 7 OUTRAS INFORMA ES Outras Informa es Este t pico apresenta outras informa es teis para a opera o do DocAdmin tais como utilizar a barra de bot es principal barra de bot es dos formul rios como personalizar o logotipo da sua empresa como verificar log de acessos como criar modelos de documentos e armazenamento de e mails 103 DocAdmin Manual do Usu rio ARMAZENANDO E MAIL NO DOCADMIN Outras informa es Voc tamb m pode armazenar seus e Mails no DocAdmin para que sejam indexados facilitando a procura de um e Mail de forma r pida e controlada Para armazenar um e mail voc dever proceder da seguinte forma
58. nsultoria Cadastro de Grupos 0030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados A janela Configura o do Ambiente apresenta os seguintes campos para configura o di Configura o do Ambiente lo x Limite de Armazenamento de Localiza o Banco de Documentos MB Dados i CADOCADMIM al Digite O zero para n o Localiza o dos verificar a espa o em disco Documentos utilizado CADOCADMINDOCS1 og Localiza o Alternativa dos Documentos Da a para insenr mais de uma Unidade Mtemiativa separe as utilizando ponto e virgula RY Localiza o Padr o para Importa o de Documentos CAMEUS DOCUMENTO SA a Localiza o do Manual do Doc dmin Doc dmin chm o NB HOTA Se voc estiver rodando em rede verifique com o administrador da rede qual a pasta compatilhada do servidor da rede O campo Limite de Armazenamento de Documentos MB determina a quantidade m xima em MB 46 DocAdmin Manual do Usu rio que a rea de armazenamento de documentos dever ocupar Ao ultrapassar este limite o DocAdmin emitir um alerta no momento da inser o de um novo documento entretanto o usu rio continuar podendo inserir documentos Este recurso permite que ao se atingir o limite especificado seja adotado a a o de remo o de documentos para uma unidade alternativa liberando espa o em disco Para mover os documentos para uma unidade
59. o armazenados os documentos M Arquivos como link Wf Salva Texto l l O bot o permite que um texto digitado no campo de mensagem seja armazenado Toda vez que voc for utilizar o bot o e Mail esse texto ser exibido Isto til para voc colocar sua assinatura e mant la autom tica E fl Envia e Mail l Para enviar o e mail clique no bot o I Se o campo Para ou cc estiverem preenchidos o DocAdmin perguntar se deseja abrir o e Mail antes de enviar caso os campos n o estejam preenchidos o DocAdmin carregar o seu cliente de e mail instalado e abrir a janela de composi o de e mail para que voc preencha os campos de destinat rio Para fechar a janela de e Mail e cancelar a opera o de envio de documentos basta clicar no bot o 88 DocAdmin Manual do Usu rio EXPORTANDO UM DOCUMENTO Opera es com os documentos A exporta o de documentos permite transferir os documentos armazenados no DocAdmin para uma outra m dia para envio a terceiros ou voc pode exportar os documentos juntamente com suas propriedades para ser carregado em uma outra instala o do DocAdmin Para exportar um documento ou v rios documentos voc dever marcar os documentos desejados na janela de resultado da procura Para isso voc dever clicar na primeira coluna da grid Ao clicar uma vez o item ser marcado Se voc clicar uma segunda vez o item ser desmarcado Para marcar todos os itens da lista clique no c
60. o com o mesmo nome gerado pelo DocAdmin Se o seu documento possuir um documento alternativo ao clicar no bot o Editar o DocAdmin lhe perguntar se voc deseja editar o documento principal ou o documento alternativo Incluindo anexos e refer ncias a um documento O DocAdmin permite que voc inclua anexos ou refer ncias a um documento principal Isto feito clicando no cone Anexos Os anexos s o arquivos eletr nicos j existentes Quando voc clica na figura de Anexos o DocAdmin abre uma janela para voc relacionar os anexos Voc pode incluir um anexo ou pode remov lo da lista de anexos Para editar um anexo d um duplo clique no anexo desejado 39 DocAdmin Manual do Usu rio PROCURANDO UM DOCUMENTO Opera es b sicas Voc tem v rias op es para procurar um documento 1 Atrav s do menu principal Documento op o Procura Documento conforme mostrado abaixo Doc dmin Documento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 Novo Documento CTRL HA Procura Documento CTRL E Procura R pida CTRL R vw Auto Completa v Exibe Hora Confirma Campo Efetuar logon com um novo usg rio Sait ALT HF 4 Autorizado pard RYM Consultoria 2003060 1 001 2 Outra op o atrav s da barra de bot es 3 Ou ainda atrav s das teclas de atalho F10 ou CTRL P Ap s a janela Procura Documento ser aberta voc pode informar algum campo conh
61. ocAdmin Manual do Usu rio 5 IMPORTANDO DOCUMENTOS PARA O DOCADMIN Importando documentos O DocAdmin permite que voc insira documentos j no formato eletr nico de tr s formas Importando um documento na janela de Novo Documento Importando uma pasta inteira e Importando documentos e suas propriedades Importando arquivos no formato TXT XLS CSV DBF 66 DocAdmin Manual do Usu rio IMPORTANDO UM DOCUMENTO Importando documentos Se voc possui um arquivo e deseja inseri lo no DocAdmin voc pode utilizar a op o de importar documento dispon vel na janela de Novo Documento Clique no bot o para importar um documento A janela de sele o do arquivo aberta conforme mostrado a seguir Open O as Examinar E Meus documentos dem RES E EJ Meus videos Minhas figuras Minhas m sicas medo Po arguia Arguivos do DOC Cancelar tipa Auda Code Fage A janela permite que voc indique o nome e a localiza o do arquivo Note que a pasta padr o configurada na localiza o padr o para importa o de documentos encontrada na op o Configura Ambiente no menu Administra o aberta O tipo de arquivo especificado de acordo com o aplicativo padr o definido na configura o de aplicativos Voc pode alterar o tipo de arquivo para listar o documento desejado Voc somente poder importar um documento se a sua extens o estiver cadastrada na configura o de a
62. oder selecionar a pesquisa atrav s do status dos documentos ou por per odo de emiss o dos documentos Poder ainda definir a ordena o de como os documentos ser o mostrados ao montar uma pesquisa ou selecionar um tipo de ordena o clique no bot o Refaz Lista para atualizar a lista de documentos Status do Documento Periodo de Emiss o o onoono osmeizoos Refaz Lista Grdena o da Lista i fe to O Titulo ssunto C Data de Emiss o Data de vencimento No canto direito da janela s o mostrados dados dos documentos listados conforme mostrado abaixo atd de Docs Armazenadoz volume poggi A op o Move Documento marcado indica que o documento ser movido para a pasta indicada para transfer ncia Ie Move Documento Wi Transferir para Ao clicar no bot o a seguinte janela ser mostrada 98 DocAdmin Manual do Usu rio i Select Directory C x cMtempr E Eesti DES y EE Ap s ser selecionado o local para transfer ncia dos documentos e a op o Move documento estiver marcada ser exibida uma mensagem para confirma o de transfer ncia de documentos Aten o E Fo Voc est movendo os documentos marcados para a pasta Ci TEMP Deseja Continuar Ao clicar na op o Sim a seguinte mensagem ser exibida e o s documento s ser o transferidos para a pasta selecionada Aten o P W Transferir para Caso clique no bo
63. omento dy Altera Senha TE Iz ol x la DETACH Senha Atual Hova Senha OK OK Digite a senha atual a nova senha e clique recomend vel que voc altere a senha do usu rio DocAdmin a fim de evitar acessos n o autorizados uma vez que a senha do usu rio DocAdmin j conhecida A senha deve ter um tamanho m nimo de 4 caracteres e m ximo de 15 caracteres A nova senha s tem efeito quando voc sair e reiniciar o DocAdmin 34 DocAdmin CRIANDO UM NOVO DOCUMENTO Opera es b sicas Manual do Usu rio Existem tr s formas para inserir um novo documento no DocAdmin uma delas selecionar a op o Novo Documento no menu Arquivo a outra op o clicar no bot o correspondente na barra de bot es ou ainda utilizar as teclas de atalho F9 ou CTRL N Doc dmin ocumento Editar Utilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 Movo Documento MI FERE Procura Documento CTRL F p E9 Procura R pida CTRL R W y duto Completa w Exibe Hora Confirma Camp Efetuar logon com um novo usu rio Sair ALTHF4 A op o Novo Documento permite inserir os ndices do documento que se vai trabalhar bem como editar o documento propriamente dito Tamb m poss vel importar um documento j existente Para isso vejamos o que temos dispon vel na janela de Novo Documento g Novo Documento a oc E Revis o joao Vencimento Valor R Palavras chave
64. onar os grupos atrav s da barra de bot es BIRAM e salvar ao final atrav s do bot o Wf Salvar Para fazer a manuten o do cadastro de pastas voc deve utilizar a barra de ferramentas do formul rio 61 DocAdmin Manual do Usu rio CADASTRANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS Preparando o ambiente Voc pode classificar os documentos em tipos distintos conforme apresentado no t pico Classifica o de cria o de um novo documento Para que as op es de tipos de documentos sejam exibidas na janela de Novo Documento voc deve cadastr los aqui Selecione a op o Tipos de Documento no menu Administra o R n Doc dmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos Importa THTPSLS CS DEF Importa x ML Importa Pasta Insere Licen a Edita Buto Completa Cadastro de Pastas Tipos de Documento Status do Documento Ver Autorizado para Cadastro de Usu rios RYM Consultoria Cadastro de Grupos 20030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Para adicionar um novo tipo de documento ou alterar e excluir um tipo de documento existente voc dever utilizar a janela ia Tipos de Documento C dig Descri o PLANTAS 62 DocAdmin Manual do Usu rio O c digo do tipo de documento gerado automaticamente pelo DocAdmin Para navegar nos itens j cadastra
65. orma voc pode utilizar o DocAdmin para diferentes grupos de trabalho criando reas compartilhadas distintas no mesmo servidor Por exemplo sua empresa possui 3 tr s departamentos e voc deseja que cada departamento tenha a sua pr pria instala o do DocAdmin Suponhamos que o servidor da rede seja conhecido como SERVERFILES Voc poder fazer o seguinte 1 Crie uma pasta chamada de DocAdmin no servidor SERVERFILES e a compartilhe para todos os tr s departamentos 2 Crie uma sub pasta para cada departamento Voc dever ter a seguinte estrutura de diret rios SERVERFILESDocAdminiDepto 1 SERVERFILESDocAdminDepto2 SERVERFILESDocAdminiDeptoS 3 Instale o DocAdmin em uma esta o de trabalho ou no pr prio servidor 4 Copie a pasta ciidocadmin da esta o de trabalho para cada sub pasta no servidor Assim voc ter o banco de dados do DocAdmin replicado para os tr s departamentos Note que voc dever ter a pasta de armazenamento de documentos tamb m para cada departamento Sugerimos que voc mantenha a estrutura SERVERFILESADocAdminiDepto 1 para o armazenamento do banco de dados e b SERVERFILESDocAdminiDepto1iDocs1i para o armazenamento dos documentos 119 DocAdmin Manual do Usu rio Para que os usu rios possam utilizar o banco de dados e a rea de armazenamento de documentos no servidor voc dever 1 Instalar o DocAdmin em cada esta o de trabalho 2 Configurar o ambiente de tr
66. ortar um documento existente como procurar um documento 31 DocAdmin Manual do Usu rio EFETUANDO O LOGIN NO DOCADMIN Opera es b sicas Para utilizar o DocAdmin voc deve ser um usu rio cadastrado Um Administrador do sistema poder cadastrar um novo usu rio e atribuir lhe permiss es utilizando a op o Cadastro de Usu rios do menu de Administra o veja mais detalhes no t pico Cadastrando usu rios O DocAdmin possui uma conta de usu rio Administrador padr o que voc dever utilizar para as tarefas de Administra o do sistema Esta conta chamada de DocAdmin e sua senha inicial DocAdmin tamb m Voc pode alterar a senha do administrador mas n o o nome da conta Efetue o login no DocAdmin utilizando a conta senha DocAdmin DocAdmin n o importa se voc utiliza mai sculas ou min sculas Usu rio I Senha Efetuar o login pelo windows OK Note que na tela de login existe a op o de Efetuar o login pelo Windows Esta op o permite que voc utilize a senha do Windows para efetuar o login no DocAdmin sem ter que digitar seu nome senha de usu rio Para isso necess rio que voc cadastre o usu rio no DocAdmin com o mesmo nome da conta de usu rio utilizada para fazer login no Windows Se o nome de usu rio n o existir e ou a senha estiver incorreta o DocAdmin exibir a mensagem Login Incorreto 8 J x seu N mejsenha de usuario n o foi validado pelo Doch
67. plicativos O nome do arquivo importado ser copiado para o campo t tulo assunto se este campo n o estiver preenchido Ao selecionar o arquivo a janela abaixo ser exibida para voc selecionar como deseja importar o arquivo 67 DocAdmin Manual do Usu rio ImportaDocumento O CATEMPAPARTE 011 TRANSFER NCIA DE MATERIAL DE INFORM TICA PARA C e Move documento Copia documento O Cria link Fechar Ao selecionar a op o Move documento o documento ser inserido no DocAdmin e ser exclu do do local de origem na op o de c pia o documento ser copiado e mantido no local de origem e a op o de criar link permite que seja criado um link para o documento no local original A op o cria link cria um arquivo scanxxxxx Ink na rea de armazenamento de documento que aponta para a localiza o original do documento portanto deve se ter muito cuidado ao utilizar esta op o pois se o documento no local original for exclu do o link ser quebrado n o permitindo que o DocAdmin encontre o documento 68 DocAdmin Manual do Usu rio IMPORTANDO DOCUMENTOS E SUAS PROPRIEDADES Importando documentos Uma facilidade adicional do DocAdmin a capacidade de integrar v rias instala es Isto voc pode ter o DocAdmin instalado em sua esta o de trabalho na empresa e tamb m o possui instalado em seu notebook Se voc precisar carregar um documento em seu notebook voc pode exportar o documento com as
68. portar a lista de documentos encontrados em uma pesquisa para um E determinado documento em excel word txt CEREN Inclui o documento selecionado em uma lista de trabalho ao ser clicado exibida uma mensagem de confirma o de inclus o na lista de trabalho Envia documento s por e mail necess rio que o documento esteja marcado Mova vers o Cria uma nova vers o do documento selecionado Salvar Como Salva o documento selecionado como um novo documento Visualiza os anexos do documento selecionado 81 DocAdmin Manual do Usu rio pias Exibe a quantidade de documentos encontrados atrav s da pesquisa o valor total 00d Idos documentos e o tempo em que a consulta foi executada E segs Fechar Fecha a janela Resultado da Procura 82 DocAdmin Manual do Usu rio ALTERANDO AS PROPRIEDADES DE UM DOCUMENTO Opera es com os documentos Para alterar as propriedades de um documento voc deve utilizar a janela de procura documento e quando o documento estiver sendo exibido na janela de resultado da procura voc deve selecionar o ES Propriedades documento e clicar no bot o A janela Propriedades ser aberta permitindo a altera o dos ndices do documento Ao voltar para a janela de Resultado da procura o DocAdmin lhe informar para realizar a procura novamente o que ir reatualizar os dados exibidos na grid E Propriedades OW Doch cdH Ego 1 Doc somente para Leitura vol
69. r 47 DocAdmin Select Directory c Adocadmins docs setup Eltemp Nela voc poder indicar a pasta a ser configurada Manual do Usu rio 48 DocAdmin Manual do Usu rio CONFIGURANDO AS PROPRIEDADES Preparando o ambiente Voc pode alterar a descri o dos campos que apresentado na janela de Novo Documento e Procura Documento para identificar qual deve ser o conte do dos campos conforme a sua necessidade Doc dmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos Importa TATIALS CSW DEF Importa ML Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Completa Cadastro de Pastas Ver Tipos de Documento Status do Documento Cadastro de Usu rios Autorizado para Cadastro de Grupos RYM Consultoria 20050601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados A janela para a configura o das propriedades a mostrada conforme abaixo di Configura Propriedades Descri o visivel Obrigat rio Ch Prim o Bl mms o O femme Bl fera 7 Elfo oS e Bl Pasmecao pla SS pes ps 7 na Rsm njas lt l Mo RS ES ES BS BS o BS Bil Iv lv Iv o F Iv F F 7 7 Ordem de Exibi o lt 49 DocAdmin Manual do Usu rio Os campos sempre ser o dispostos conforme a ordem 1 13 entretanto voc poder alterar sua descri
70. ra um documento j inserido no DocAdmin utilizado para um procura mais espec fica Com base nos par metros da procura o DocAdmin retorna com uma lista de documentos encontrados Procura r pida abre um janela onde voc ir digitar um texto e ele ser procurado em todos os campos das propriedades do documento e exibir uma lista com os documentos encontrados pelo texto digitado Permite acessar aos documentos que foram inclu dos na lista de trabalho Permite selecionar um modelo de h v documento para a cria o de um novo documento Se a barra de bot es for deslocada da posi o padr o voc pode recoloc la na posi o original dando um duplo clique na barra 115 DocAdmin Manual do Usu rio UTILIZANDO A BARRA DE BOT ES DOS FORMUL RIOS Outras Informa es As janelas de Cadastro de Pastas Tipos de Documentos Status do Documento e Configura Aplicativos utilizam uma barra de bot es espec fica para esses cadastros conforme mostrada a seguir lol ACEA COG Voc pode executar as seguintes a es A Exibe o primeiro registro armazenado no banco de dados Exibe o registro anterior ao registro corrente armazenado no banco de dados Exibe o pr ximo registro ao registro corrente armazenado no banco de dados p Exibe o ltimo registro armazenado no banco de dados Inclui um novo registro no banco de dados Edita o registro corrente no banco de dados Deleta o registro corrente do b
71. rea de armazenamento de 76 DocAdmin Manual do Usu rio documentos O DocAdmin faz uma verifica o do t tulo do documento de modo a n o permitir duplicidade de t tulos no banco de dados Caso haja algum impedimento para importar o documento o motivo ser exibido na caixa de texto conforme mostrado abaixo Documento ACCESS CHi n o possui aplicativo associado Documento ACCESS HLF n o possui aplicativo associado Documento ACCESSIB CHi n o possui aplicativo associado Documento ACO DIS CHh n o possui aplicativo associado Documento ACLULHLE n o possui aplicativo associado Documento ADDREMOY CHM n o possui aplicativo associado kd Voc poder escolher entre mover copiar ou criar um link do s documento s escolhido s para importa o bove documento C Copia documento Co Gria link E L Pasta O bot o serve como uma esp cie de atualizar ao clicar ele l a pasta novamente e se algum arquivo foi inclu do ou exclu do ele atualiza a lista de importa o 1 DocAdmin Manual do Usu rio IMPORTANDO DOCUMENTOS TXT XLS CSV DBF Importando documentos Voc poder importar documentos do tipo TXT XLS CSV DBF atrav s do menu Administra o op o Importa TXT XLS CSV DBF Doc dmin Documento Editar Ukilit rios Administra o Sobre Ajuda Fi Transfere Documentos Importa TATAL LSC S DBF Importa ML Importa Pasta Insete Licen a Edita Auto Co
72. regados Voc pode adquirir uma licen a de uso do DocAdmin para 5 usu rios e instalar o DocAdmin tanto para o departamento financeiro quanto para o departamento de compras Ou seja voc deve adquirir a licen a de uso para o maior n mero de usu rios que utilizar o o DocAdmin A licen a de uso n o pode ser transferida para terceiros e lhe d direito s futuras atualiza es do DocAdmin pelo per odo de 1 hum ano Se desejar continuar a receber as atualiza es do DocAdmin ap s esse per odo voc dever fazer um contrato de atualiza o do DocAdmin v lido por mais 1 hum ano ao custo de 20 sobre o custo vigente do DocAdmin Voc poder ler a licen a de uso atrav s do link Licen a de Uso dispon vel na janela Sobre selecionada no menu Sobre conforme mostrado abaixo O arquivo licen a ixt est dispon vel na instala o do DocAdmin Sobre Licen a de zo Lsu rio logado VALERIA PEREZ analista de Sistemas Respons vel Marco 45 Cabral CREA 7 4 Hn9553 8 Frimeira vers o em Abnk 2000 infotaidocadminbiz 122
73. rir um novo aplicativo ou editar e excluir um aplicativo existente Configura Aplicativos Mome do Aplicativo Pig a Extens o do O Arguia ET Execut vel para PO l Edi o al visualiza o og T DBefinircomo padr o 58 DocAdmin Manual do Usu rio Voc dever inserir os seguintes campos Nome do Aplicativo Nome que identifica o aplicativo que ser utilizado pelo DocAdmin Este nome utilizado para identificar o aplicativo na janela de Novo Documento ao selecionar o aplicativo para edi o do documento Extens o do Arquivo Voc dever colocar a extens o do arquivo para ser associado ao aplicativo Execut vel para Edi o Informa a localiza o e nome do execut vel que ser utilizado para editar um arquivo com a extens o especificada Este um campo opcional Execut vel para Visualiza o Identifica o nome do execut vel que ser utilizado para visualizar um arquivo com a extens o especificada Tamb m um campo opcional Definir como padr o Informa ao DocAdmin que o aplicativo marcado como padr o dever ser selecionado na janela de novo documento Os campos Execut vel para Edi o e Execut vel para Visualiza o s o opcionais e foram inclu dos caso o DocAdmin n o possa reconhecer automaticamente qual o aplicativo associado extens o Tamb m til quando voc desejar que a edi o e a visualiza o de um documento seja feita por aplicativos indepen
74. rtir do arquivo DocAdminSetup exe O arquivo para instala o poder ser baixado diretamente do site http www docadmin biz ou ser solicitado CD de instala o atrav s do e mail info odocadmin biz Quando voc instala o DocAdmin instalado a vers o de demonstra o ficando restrito a somente 100 registros no banco de dados Voc pode utiliz la livremente para testes e tamb m pode distribuir a terceiros com o mesmo prop sito Para ter a funcionalidade completa sem restri es e com suporte necess rio ter uma licen a de uso A licen a de uso pode ser solicitada via e mail info ddocadmin biz 17 DocAdmin Manual do Usu rio REQUISITOS M NIMOS PARA INSTALA O Instalando o DocAdmin O DocAdmin pode ser instalado e utilizado em qualquer computador que rode o MS Windows 95 98 Me NT 2000 XP E recomend vel a sua instala o em um computador que tenha pelo menos 64MB de mem ria dispon vel A instala o do DocAdmin ocupa aproximadamente 2 5MB de espa o no HD A quantidade de espa o em disco necess ria para a implanta o do DocAdmin em seu ambiente depende da quantidade de documentos que voc desejar inserir no DocAdmin Tamb m necess rio ter o Internet Explorer vers o 5 0 ou superior e o Kodak Imaging dispon vel na instala o do Windows instalado em seu computador O IE d o suporte para o uso do XML no interc mbio de documentos entre instala es diferentes Para usu rios do Windows XP a in
75. s voc dever marcar a op o Propriedades M Propriedades Voc poder optar tamb m que todos os arquivos selecionados sejam compactados atrav s da op o Exporta no formato ZIP Neste caso todos os arquivos ser o compactados gerando o arquivo docadmin zip Se voc selecionou as propriedades do documento o arquivo docadmin xml tamb m ser inclu do no arquivo compactado M Exporta no formato ZIP Se seus documentos possu rem anexos voc tamb m poder export los selecionando a op o Inclui Anexos Os anexos tamb m s o inclu dos no arquivo compactado caso voc tenha selecionado a op o de exportar no formato ZIP M Inclui Anexos 90 DocAdmin Manual do Usu rio EXPORTANDO A LISTA DE RESULTADOS Opera es com os documentos A lista de resultados da procura poder ser exportada para um arquivo XLS de modo que voc poder trabalhar ordenar e imprimir conforme a sua necessidade Exporta Lista Para exportar a lista de resultados voc dever clicar no bot o na tela de resultado da procura A tela abaixo ser exibida e voc dever fornecer o nome e o local onde o arquivo ser salvo Nome do argulo Arguivos do sls Cancelar tipo i l Ajuda Code Page 91 DocAdmin Manual do Usu rio ANEXANDO DOCUMENTOS E CRIANDO REFER NCIA NO DOCADMIN Opera es com os documentos Um documento no DocAdmin poder ter v rios anexos entretanto somente o documento origi
76. seu computador e acompanhe o guia passo a passo a fim de verificar as fun es b sicas do DocAdmin Este item tem como prop sito que voc conhe a a ferramenta e tenha uma vis o sobre como ela pode ser til no seu neg cio 2 Estude e verifique onde voc dever aplic lo Voc pode instalar o DocAdmin para seu uso pessoal ou para o uso de um departamento ou at para toda a sua empresa Voc pode tamb m criar uma instala o mista ou seja pode ter o DocAdmin instalado para seu uso pessoal e uma outra instala o para uso em um grupo de trabalho ou departamento 3 Fa a um levantamento sobre os tipos de documentos que ser o inseridos 4 Verifique quais softwares os seus usu rios utilizam para a produ o de documentos 5 Relacione seus usu rios e quais as suas atua es na gera o de documentos 14 DocAdmin Manual do Usu rio 6 Se voc for implantar o DocAdmin em rede verifique com o Administrador da rede como voc poder fazer a implanta o Y Uma boa dica estar sempre sintonizado com o pessoal da rea de inform tica 15 DocAdmin Manual do Usu rio PRINCIPAIS CARACTER STICAS DO DOCADMIN Introdu o As principais caracter sticas do DocAdmin s o i Interface simples para a cria o recupera o e opera es com os documentos armazenados no DocAdmin Facilidade de instala o Acesso aos documentos por grupo de usu rios Pesquisa r pida de documentos tipo Web Importa
77. sta de usu rios do grupo Inclui todos os usu rios na lista de usu rios do grupo ES Retira o usu rio selecionado da lista de usu rios do grupo 44 Retira todos os usu rios da lista de usu rios do grupo Salvar Ap s selecionar os usu rios do grupo clique no bot o CEM Para fechar a janela l l g Fechar Grupos de usu rios basta clicar no bot o l 57 DocAdmin Manual do Usu rio CONFIGURANDO APLICATIVOS Preparando o ambiente O DocAdmin pode trabalhar com qualquer aplicativo instalado em seu computador entretanto voc deve informar ao DocAdmin os aplicativos autorizados para armazenar documentos Desta forma todos os usu rios utilizar o os aplicativos padronizados evitando que um usu rio utilize um aplicativo n o dispon vel na m quina de outro usu rio caso se esteja trabalhando em rede E a Doc dmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos Importa THAT PSL CSV IDEF Importa XML Importa Pasta Insere Licen a Edita Buto Completa Cadastro de Pastas Vers Tipos de Pocumento Status do Documento Autorizado para Cadastro de Lisu rios RYM Consultoria Cadastro de Grupos 20030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados A configura o de aplicativos permite identificar com quais aplicativos o DocAdmin poder trabalhar Na janela de configura o de aplicativos voc pode inse
78. stala o de Kodak Imaging poder ser feita por um utilit rio dispon vel no site do DocAdmin 18 DocAdmin Manual do Usu rio COMO INSTALAR O DOCADMIN Instalando o DocAdmin Para instalar o DocAdmin siga os seguintes passos 1 D um duplo clique no arquivo DocAdminSetup exe ElDocadminsetup 2 A instala o iniciar exibindo a tela Dochdmin 1 18 0 om Oo o Pet Prima Ta Tn 1 s 3 E logo em seguida apresentar a tela mostrada abaixo DocAdmin 1 18 0 E eT Th RUE 19 DocAdmin Manual do Usu rio 4 Clique no bot o CONTINUE para continuar a instala o Doc dmin 1 18 0 Setup E Welcome to the Doc dmin 1 18 0 installation program Eae Setup cannot install system files or update shared files if the files are in use Before continuing close any open applications WARNING This programs protected by copyright law and international treaties You may install Doc dmin 1 18 0 on a single computer Some Microsoft products are provided with additional nights which are stated im the End User License Agreement included with your software Pleaze take a moment to read the End User License Agreement now ltcontains allot the terms and conditions that pertain to this software product By choosing to continue you ihdicate acceptance of these terms i Exit Setup 5 Preencha com o seu nome e o nome da sua empresa e clique no bot o OK para continuar a instala o Na
79. suas propriedades na sua esta o de trabalho e importar no seu notebook sem ter a necessidade de redigitar as propriedades Este recurso foi poss vel devido ao padr o XML para o tratamento de dados Como o XML um padr o voc pode utilizar a funcionalidade XML do DocAdmin para interagir com qualquer sistema A importa o de documentos selecionada no menu Administra o op o Importa XML FZ i DocAdmin Documento Editar Utilit rios administra o Sobre Ajuda Fi Ver Autorizado para RYM Consultoria 20030601 001 Status do Documento Transfere Documentos Importa TATIALSCSWIDEF Importa PL Importa Pasta Insere Licen a Edita Auto Corpleta Cadastro de Pastas Tipos de Documento Cadastro de Usu rios Cadastro de Grupos Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados 69 DocAdmin Manual do Usu rio A janela Importa XML aberta EEE n do arquivo docadmin xml ETE vb Importar Importar EB Carrega Doc XML Carrega Doc WAL 4 k Eu DE E E Ez Fechar Para importar documentos e suas propriedades voc deve ter gerado o arquivo docadmin xml Este arquivo cont m os ndices de cada documento Voc poder gerar o arquivo docadmin xml atrav s da op o Exportar Documentos dispon vel na janela de resultado da procura grid carregada com as propriedades Carrega Doc AAL Voc especifica
80. t o e a op o Move documento esteja desmarcada a seguinte mensagem ser exibida 99 DocAdmin Aten o Ce Voc n o selecionou mover os documentos para outra pasta Neste caso os a documentos ser o apenas marcados com o n mero do volume informado Deseja continttar Ao clicar no bot o Sim a mensagem de confirma o ser exibida ET x A OPERA O CONCLU DA E E E m d Fechar Para sair da janela Transfer ncia de Documentos basta clicar no bot o Eec Manual do Usu rio 100 DocAdmin Manual do Usu rio UTILIZANDO A OP O SALVAR COMO Opera es com os documentos Permite criar um novo documento tendo um documento anteriormente armazenado como modelo Por exemplo voc tem uma carta inserida no DocAdmin e deseja reenviar a carta alterando somente a data Voc pode utilizar a op o Salvar Como para criar o novo documento aproveitando o texto do documento original Para utilizar a op o Salvar Como de um documento voc deve clicar no bot o Salvar Como que exibido na janela de resultado da procura Diferentemente da funcionalidade de nova vers o a op o Salvar Como n o marca o documento original como somente leitura e mant m o n mero da revis o inalterado 101 DocAdmin Manual do Usu rio VISUALIZANDO EDITANDO UM DOCUMENTO Opera es com os documentos Para visualizar ou editar um documento voc dever dar um duplo clique
81. tema de Gerenciamento de Documentos Eletr nicos e que devem ser inclu dos em um planejamento Pessoas elas possuem o conhecimento sobre os documentos os caminhos e as decis es Neg cio por onde um documento deve tramitar dentro e fora da organiza o Mercado os clientes fornecedores e outros que influenciam na tomada de decis o custo X benef cio para adquirir implantar e manter dia a dia um sistema de Dinheiro corenciamento de documentos Algumas quest es devem ser respondidas e que o levar o a concluir se voc deve ter um EDMS Voc gera documentos regularmente Voc recebe documentos regularmente Voc sempre tem que recorrer a documentos previamente armazenados Voc possui muitos arquivos e pastas para procurar seus documentos Voc envolve mais de 3 tr s pessoas na produ o de qualquer documento b Mais pessoas precisam ter acesso ao documento em diferentes localiza es Seus documentos s o auditados por alguma organiza o externa Voc possui documentos cr ticos para o seu neg cio Agora voc j pode concluir Um sistema de gerenciamento de documentos poderia trazer benef cios ao meu neg cio Se sim como come ar Voc precisa atingir os benef cios mais significativos com o menor tempo mesmo que isto n o signifique gerenciar todos os documentos de sua empresa Qual ser o impacto de um sistema de gerenciamento de documentos para o cotid
82. tilizar a janela de Novo Documento nem criar qualquer documento Editar Propriedades ao ser selecionado permite que o usu rio possa editar as propriedades de documentos Ou seja ele ter acesso ao bot o de Propriedades na janela de resultado da procura Editar Documento ao ser selecionado o usu rio poder visualizar e editar o documento atrav s da janela de Propriedades Visualizar Documento ao ser selecionado o usu rio poder visualizar os documentos Exportar Doc Lista ao ser selecionado permite um usu rio exportar o documento e exportar a lista de resultado da procura Administrador do Sistema ao ser selecionado permite ao usu rio ter acesso ao menu de Administra o do DocAdmin A op o abaixo mostra quando o usu rio que est selecionado est utilizando o DocAdmin l Emuso 4 Cadastrando um novo usu rio Para cadastrar um novo usu rio voc deve clicar no bot o E 52 DocAdmin Manual do Usu rio A janela de novo usu rio ser aberia dia Usu rio F xX Senha Home EEE EFE PTTTFFTTPPPER Depto Doo i e Mail Doo Fechar O Id o nome de login O tamanho m ximo do Id de 15 caracteres e obrigat rio Caso voc queira poder inserir o mesmo login utilizado no windows assim voc poder utilizar a facilidade da op o Efetuar o login pelo Windows na hora de efetuar o login no DocAdmin O campo Senha tem o tamanho m nimo de 4 caracteres e m ximo de 15 caracteres
83. tir uma mensagem solicitando que algum documento seja marcado Ao clicar no bot o e Mail a janela ser aberta Assunto Mensagem Informo vos que o documento est sendo encaminhado em anexo V Envia Arquivo Atachado jy Utiliza o t tulo do documento como nome do arquivo l Propriedades Deseja incluir info sobre Documentos Inclui Anexos TO Envia e biail l atacha no formato ZIP Arquivos como link yf Salva Texto Fechar 86 DocAdmin Manual do Usu rio Ao clicar nos bot es Para ou cc ser aberta uma janela com todos os usu rios cadastrados que possuem e mail conforme mostrado abaixo ADMINISTRADOR DO SISTEMA admincanotmail Com br A barco Aur lio de Souza Cabral cabraligico sivan gow br valeria Perez vcpfonsecalio Com Br ba yf Selecionar Basta selecionar o destinat rio e clicar no bot o Y Dica Para selecionar mais de um destinat rio mantenha a tecla CTRL apertada e clique nos destinat rios desejados Voc poder ainda digitar o texto do Assunto e Mensagem para ser enviado por e mail Envia e Mail A op o Envia Arquivo Atachado confirma que os documentos selecionados ser o inclu dos no e mail como arquivos anexados Caso a op o esteja selecionada voc poder optar tamb m pelas seguintes op es Envia Arquivo Atachado Propriedades informa que as propriedades dos documentos selecionados tamb m dever o ser enviad
84. tro de Usu rios Cadastro de Grupos Autorizado para RYM Consultoria 0030601 001 Configura Propriedades Configura ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Biados Ao clicar na op o a janela para cadastro de grupos ser aberta Ei Grupos de Usu rios Desenvolvimento de Sistemas Suporte Servidores Suporte a Usu rio Lizu rios Usu rios do Grupo E RR Idocadimin lhelpdesk marcio arcosp mcabral robson al teixeira Waleria perez E 55 DocAdmin Manual do Usu rio Ao clicar no bot o 2 a janela para cadastrar editar ou excluir grupos ser aberta a Cadastro de Grupos ufe gt ax ol Descri o Desenvolvimento de Sistemas Para navegar nos itens j cadastrados incluir alterar ou excluir voc deve utilizar a barra de ferramentas do formul rio Na janela Grupo de usu rios apresentado no canto esquerdo todos os grupos existentes Grupos Desenvolvimento de Sistemas Suporte Servidores Suporte a Usu rio 26 DocAdmin Manual do Usu rio Selecione o grupo que deseja incluir usu rios Na coluna Usu rios voc deve selecionar o usu rio que deseja incluir na lista de Usu rios do Grupo Usu rios Usu rios do Grupo anderson C SCEA docadimin helpdesk Ea Atrav s das setas voc poder incluir o usu rio selecionado ou todos nos usu rios do grupo E Inclui o usu rio selecionado na li
85. ual do Usu rio CADASTRANDO AS PASTAS Preparando o ambiente Uma pasta define um grupamento de documentos uma analogia a uma pasta suspensa dentro de um arquivo Voc pode agregar todos os diferentes tipos de documentos a um assunto espec fico e selecionar grupos de usu rios para acessar uma pasta espec fica O nome da pasta deve ser cadastrado anteriormente para sejam vis veis na janela de Novo Documento Doc dmin Documento Editar Wtilit rios Administra o Sobre Ajuda F1 Transfere Documentos Importa TATIXLSICSW IDEF Importa ML Importa Pasta Insere Licen a Edita guto Completa Cadastro de Pastas Tipos de Documento Status do Documento Ver Autorizado para Cadastro de Usu rios RYM Consultoria SaaS decorra 0030601 001 Configura Propriedades Configura Ambiente Configura Aplicativos Reorganiza Banco de Dados Na janela de Cadastro de Pastas voc pode inserir uma nova pasta ou alterar e excluir uma pasta existente Aa Cadastro de Pastas O OE C digo 1 Descri o GESTAO ADM ja 60 DocAdmin Manual do Usu rio O c digo da pasta gerado automaticamente pelo DocAdmin O bot o apresentado a seguir permite selecionar grupo s para acessar a pasta que est sendo criada VE Ao clicar no bot o a seguinte tela ser exibida di Grupos de Usu rios Grupos TOE Suporte Servidores Suporte a Usuario ja zi Dessa forma voc pode seleci
86. ume Dodo Acesso ao Doe Propri P blico Status 83 DocAdmin Manual do Usu rio CRIANDO UMA NOVA VERS O DO DOCUMENTO Opera es com os documentos Permite que um documento passe por revis es Ao criar uma nova vers o do documento o documento anterior marcado como somente leitura e o novo documento criado passa a ter um n mero de revis o O n mero de revis o gerado automaticamente pelo DocAdmin Para criar uma nova vers o do documento ou uma nova revis o voc deve clicar no bot o Mova vers o A que exibido na janela de resultado da procura l Mova Vers o l l n Ao clicar no bot o o DocAdmin copia o documento original para o novo documento e abre a janela de Novo Documento com os ndices preenchidos conforme o documento original por m com o n mero de revis o incrementado Voc n o pode criar uma nova vers o a partir de uma revis o anterior que a revis o atual Por exemplo um documento est atualmente na revis o 5 e voc tenta abrir uma nova vers o a partir do documento na revis o 3 O DocAdmin n o permitir Para que isso seja poss vel voc ter que excluir os documento nas revis es 4 e 5 para poder liberar o documento na revis o 3 para receber uma revis o 84 DocAdmin Manual do Usu rio EXCLUINDO UM DOCUMENTO DO DOCADMIN Opera es com documentos Para excluir um documento do DocAdmin voc precisa abrir a janela de propriedades do documento Procure o documento a ser ex
87. umento j criado na forma digital utilizando processadores de texto planilhas eletr nicas processadores de imagens etc como tamb m os documentos que s o transformados de papel para uma imagem digitalizada Estes documentos tamb m podem estar em diferentes m dias como microfilme som imagem e etc O GED formado pelas seguintes tecnologias Gerenciamento de Imagens dos Documentos ou DI Document Imaging Gerenciamento de Documentos ou DM Document Management Fluxo de Trabalho ou Workflow Gerenciamento de Relat rios COLD ERM Computer Output to Laser Disk Enterprise Report Management Processamento de Formul rios ou Forms Processing OCKR ICR Gerenciamento de Arquivos ou RM Records Management Gerenciamento do Conte do ou CM Content Management Estas tecnologias foram surgindo medida que as empresas necessitavam de uma solu o mais completa para seu neg cio A primeira tecnologia utilizada para solucionar o problema do armazenamento de papel foi a microfilmagem ainda hoje muito aplicada e que conta com legisla o espec fica para seu uso Al m das tecnologias utilizadas os sistemas de GED devem implementar a categoriza o dos documentos tabelas de temporalidade controle de seguran a e gerenciamento na utiliza o de discos HD DocAdmin Manual do Usu rio GERENCIAMENTO DA IMAGEM DE DOCUMENTOS Document Imaging DI A tecnologia DI consiste na capta o dos do
88. vel incluir uma refer ncia cruzada a um documento j armazenado no DocAdmin Ou seja voc inseriu um documento no DocAdmin que faz men o a um outro documento tamb m armazenado no DocAdmin Assim voc pode inserir uma refer ncia ao documento de modo que ao abrir a lista de anexos voc possa tamb m visualizar o documento de refer ncia Como o DocAdmin faz uma refer ncia cruzada o outro documento tamb m conter uma refer ncia ao novo documento inserido Para inserir uma refer ncia a um documento j armazenado no DocAdmin voc dever procurar o documento utilizando a janela 93 DocAdmin Manual do Usu rio i Incluindo Refr ncia Ho Documento Classifica o Pasta i o j e E Incluir Ref Titul ah Data de Emiss o CELA To seas Resultado da Procura Eh Doc tulo HE Informe o campo para procura e clique no bot o OK A lista de resultado da procura ser preenchida e voc dever marcar os documentos que voc deseja incluir como refer ncia Se quiser ver o documento antes de inclu lo como refer ncia clique em Visualizar Ap s selecionados os documentos clique em Incluir Refer ncia OD Nota Para incluir a refer ncia em um documento novo voc dever criar o documento antes de incluir a refer ncia ou seja informe o t tulo do documento e crie o documento importando um arquivo ou editando o documento depois crie a refer ncia clicando no bot o anexos 94 DocAdmin Manual do

DocAdmin Manual do Usuário Versão 1.18 Agosto

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