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Novo manual do usuário - Prefeitura de São Paulo

1. SMGIGAB Gabinete do Secret rio PROCURE CRIAR BLOCOS COM UMA S FINALIDADE PARA FACILITAR SUA ORGANIZA O E EVITAR ENGANOS 4 ESCOLHA A S UNIDADE S PARA DISPONIBILIZAR O BLOCO OU DEIXE EM BRANCO SE O BLOCO PARA SER ASSINADO NA SUA UNIDADE PARA FACILITAR A IDENTIFICA O DOS DOCUMENTOS DO BLOCO N O ESQUE A DE INCLUIR EM SUA DESCRI O TIPO DE DOCUMENTO AUTORIDADE QUE DEVE ASSIN LO E DATA EXEMPLO DESPACHOS SECRET RIO 02 04 2015 36 oag Processo sej QRO Eletr nico anlo Para criar um bloco de assinatura pergunte se seo bloco foi feito para ser assinado em sua pr pria unidade ou se foi feito para preparar um despacho para autoridade lotado em outra unidade No primeiro caso n o necess rio indicar as Unidades para Disponibiliza o naur DOCUMENTO EM BLOCO DE ASSINATURA 1 SELECIONE O DOCUMENTO QUE SER ASSINADO E 9999 2015 0000024 5 D Solicita o TESTE 0001837 5 Encaminhamento ESTE 000183 Incluir em Bloco de Assinatura Ir para Blocos de Assinatura 7 Circuir novo 111 Despachos Coordenadora 17 03 2015 Lista de documentos disponiveis para inclus o 4 registros N SEI Documento Data Blo os 0000741 Memorando SEI 4 05 0240 5 CLIQUE EM INCLUIR 0000742 Memorando SEI 5 05 02 2015 7 A Es 4 SELECIONE O BLOCO DE ASSINA
2. poss vel tamb m ver a lista de processos atribu dos a voc pelo link Ver processos ver processos atribuidos a mim Visualiza o 1 o e ue 1 atribu dos a mim 10 oog Processo sej GR O Eletr nico l OO TToooo MODULO BASICO TELA PROCESSOS ATRIBU DOS A MIM s3 1 i Ver todos os processos Visualiza o detalhada 3 registros 2 registros Recebidos Gerados o 6067 2015 0000001 0 d716684 amp 6013 2015 0000006 7 d716684 6013 2015 0000005 9 d716684 83 6072 2015 0000002 6 d716684 a 3 d716684 PARA VOLTAR A TELA Do08 3 PRINCIPAL CLIQUE EM VER TODOS OS PROCESSOS REALIZAR OPERA ES EM LOTE Esta tela do Sei apresenta bot es que OPERA ES EM LOTE permitem efetuar opera es em lote Para isso basta marcar a caixa de sele o ao lado do n mero de cada processo e escolher o bot o correspondente opera o Na se o Tela de Processos descrevemos em maiores detalhes as opera es TELA DO PROCESSO Ao clicarmos em um processo no Controle de Processos acessamos a Tela do Processo PREFEITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO 1 Planilha 0002978 E Informa o SVMA DAF 0003062 41 Processo aberto somente na unidade SF CGO atribuido para q 10716684 1 amp Consultar Andamento RE ED R is E co apoiadas uia a dio a do dE I OPERACOES COM PROCESSOS Processos Relacionados Y Atos Normativos
3. Todas as manifesta es de ci ncia s o indicadas diretamente na rvore do Processo Para saber quem manifestou ci ncia clique no cone indicativo O DOCUMENTO PROCESSO QUE RECEBEU 5 aii 2015 0000080 8 ES o ao Memorando SEI 80 0003762 pU B Justificativa 36 0003763 4 J Decreto n 55 992 0003764 E t E Arquivo para Publica o 0003766 5 i d 9 Informa o SGM ATL PREAO 000388 FU E Informa o SGM ATL PREAO 0003891 4 CI NCIA INDICADO COM O CONE CLIQUE NO CONE PARA VISUALIZAR O AUTOR DA CI NCIA N o poss vel desfazer uma ci ncia Muito cuidado CONCLUS O DO PROCESSO Uma vez que todas as provid ncias poss veis tenham sido tomadas por todas as unidades competentes e o processo tenha atingido seus objetivos chega o momento de encerr lo 45 DE Processo sej QRO Eletr nico Rodo N MODULO BASICO No Sei para encerrar um processo v para a Tela do Processo e clique no cone Concluir Processo 18 5067 2015 0000012 6 JE 9 Memorando SEI 14 0000234 4 2 Planilha PCA 01 2015 0000235 Relat rio Programa o Or ament ria F Of cio SEI 11 0000237 4 E Informa o 21 0001353 CLIQUE NO ICONE CONCLUIR PROCESSO REABRIR PROCESSOS Concluiu um processo por engano ou sua unidade precisa reabrir um processo por qualquer outro motivo Reabrir um processo no sell tamb m muito simples
4. 39 Dog Processo sej AZ Eletr nico j MODULO BASICO 2 INDIQUE A S UNIDADES S PARA O ENVIO DO PROCESSO Enviar Processo Enviar Processos A 6027 2015 00000022 5 Or amento Cr dito adicional Suplementar E 3 CLIQUE EM ENVIAR 2 1 POR DIGITA O 2 1 PESQUISANDO COM LUPA Unidades DIGITE A SIGLA DA UNIDADE DESTINAT RIA Mostrar unidades por onde tramitou s 126 O ENVIO DOS PROCESSOS TAMB M PODE SER Pronto O processo foi REALIZADO EM LOTE NA TELA DE CONTROLE DE enviado e j pode ser visto PROCESSO SELECIONE OS PROCESSOS DESEJADOS pelas unidades para as CLICAR NO CONE DE ENVIO E SEGUIR AS ORIENTA ES ACIMA Qualis voce o enviou RECEBER PROCESSOS Como j sabemos o trabalho com processos administrativos consiste n o somente em cri los e envi los a outras unidades mas tamb m em receber processos analis los e dar lhe o devido andamento A partir desta se o vamos explicar como fazer isso noSel Na Tela Controle de Processos vemos uma rela o com todos os processos recebidos pela unidade Os processos em cor vermelha ainda n o foram recebidos por nenhum usu rio na unidade Para receb los basta clicar sobre um Pronto J foi recebido Controle de Processos Visualiza o detalhada 55 registros Recebidos Gerados 6012 2015 0000002 6 E 6013 2015 0000008 1 d549673 6065 2015 0000004 4 d716684 E 6013 2015 0000002 9 d716684 6110 2015 0000015 3
5. informa es e pareceres enquanto o estilo Texto Justificado Recuo Primeira Linha serve para a maior parte das solicita es e encaminhamentos Utilize este recurso e n o perca mais tempo com a formata o de seu texto 28 oag Processo sej GRE Eletr nico es lo INSERINDO UM DOCUMENTO EXTERNO O procedimento de inserir um documento externo semelhante ao do documento interno Na Tela do Processo 1 CLIQUE EM INSERIR DOCUMENTO Para saber Menu Pesquisa Do SMGICGTIC JE essos Relacionados jr amento Descongelamento Congelamento de Dota o 1 Processo aberto somente na unidade SMG CGTIC 2 ESCOLHA DOCUMENTO EXTERNO Escolha o Tipo do Documento amp Externo te Encaminhamento Informa o Solicita o 3 PREENCHA OS DADOS DO DOCUMENTO Como o documento externo por defini o n o criado pelo Sei ele necessita de uma maior quantidade de informa es obrigat rias e oferece outros campos opcionais para preenchimento Confira abaixo Registrar Documento Externo 3 1 INDIQUE O TIPO DE DOCUMENTO 3 2 INDIQUE A DATA DE RECEBIMENTO DO DOCUMENTO Aa EE E Planilha Y 18 03 2015 E w l m I pn EE N mero Nome na Arvore PCA SMG 2 201 3 3 PERSONALIZE O NOME NA RVORE DE PROCESSOS Tipo de Confer ncia para documentos digitalizados 3 4 CASO O DOCUMENTO TENHA S
6. fios Normativos Decreto de Cr dito Adicional tos Normativos Decreto de Cr dito Adicional lorcamenio Cr dito Adicional Sup por portaria Or amento Cr dito Adicional Suplementar E O OO OO OOo cm A tela de escolha do processo indica tipos de processos j criados pela unidade Caso sua op o n o apare a na lista clique em Exibir todos os tipos para expandi la Caso n o houver o tipo desejado ele ainda n o est dispon vel no sell PREENCHA AS INFORMA ES SOBRE O PROCESSO Iniciar Processo PARA ALTERAR O TIPO DE PROCESSO CLIQUE NA SETA Tipo do Processo TA Or amento Cr dito Adicional Suplementar u Especifica o COMPRA DE COMPUTADORES 3 1 FACA UMA BREVE DESCRIC O DO PROCESSO OPCIONAL 19 oag Processo sej ER Eletr nico o w EEE Classifica o por Assuntos 3 2 INDIQUE O ASSUNTO DO PROCESSO Ro o na anual 0 01 00 05 Pro ocessos relativos ao or amento programa ani nual o mo Interessados lt 3 3 INDIQUE O S INTERESSADO S NO PROCESSO OPCIONAL M DULO B SICO SECRETARIA MUNICIPAL DE G ST O Observa es desta unidade CONFORME REUNI O INTERSECRETARIAL 3 4 INDIQUE O N VEL DE ACESSO DO PROCESSO N vel de Acesso Sigiloso Restrito 4 CLIQUE EM SALVAR PARA CRIAR O PROCESSO f Pronto o processo foi criado Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher corretamente os campos Como PREENCHER O
7. Acompanhamento Especial Estatisticas Grupos de E mail Grupos de Envio 59 oag Processo sej AZ Eletr nico a RR A aaa M DULO B SICO CRIANDO UM TEXTO PADR O Na janela de textos padr o de sua unidade clique em Novo Textos Padr o da Unidade SMG CGTIC CLIQUE EM NOVO A seguir o Sel abrir o Editor de texto para que voc crie e edite livremente o conte do do texto padr o Informe o nome a descri o e o conte do do texto Ao final clique em Salvar Novo Texto Padr o Interno E Cra conectar 1 FORNE A O NOME DO TEXTO 4 CLIQUE EM SALVAR 2 FORNE A A DESCRIC O DO TEXTO EE C digo Fonte r ha q NI S a da fa E D 1 o alanas Estilo k O EE EE E E EE E EE TR EE EE EE EE EEE E E EEE EEE EE E Face ao exposto nos termos do Decreto n 55 839 de 16 de janeiro de 2015 com aten o especial Se o I e seus artigos e as necessidades emergenciais solicitamos o atendimento em carater excepcional junto af ssamos atender ao interesse p blico das atividades executad 3 EDITE O CONTE DO DO TEXTO USANDO OS RECURSOS DO EDITOR Isto posto solicitamos a aprova o do Pedido de Credito Adicional Suplementar PCA bem como a autoriza o de SF No aguardo da presteza e a brevidade que o caso requer reiteramos nossos protestos de elevada estima e considera o O texto padr o que voc criou passa a estar listado nos textos da un
8. PREENCHA COM BREVE DESCRI O DO DOCUMENTO Classifica o por Assuntos E a oA 2 0 10 00 11 Requisi es de compra de material e servi os Px pi ju su sp a 2s 24 DE Processo sej GR Eletr nico Nes Ho Observa es desta unidade 3 4 FORNE A EVENTUAIS OBSERVA ES DE SUA UNIDADE AO DOCUMENTO Nivel de Acesso a RR Confirmar Dados Voltar ERES a CLIQUE EM CONFIRMAR DADOS Pronto o documento foi inserido Abaixo explicamos em maiores detalhes como preencher corretamente os campos Como PREENCHER O CADASTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Para a maior parte dos documentos internos a nica informa o obrigat ria o n vel de acesso vem previamente selecionada Ou seja basta escolher o tipo de documento e clicar em Confirmar Dados para cadastrar um documento No entanto utilizar os recursos descritos abaixo enquanto boa pr tica melhora a qualidade do trabalho l TEXTO INICIAL OBRIGAT RIO Este campo obrigat rio Caso n o possua modelos ou textos padr o inicie o documento escolhendo Nenhum Para utilizar esses recursos confira a se o Para Organizar o Trabalho deste manual l DESCRI O OPCIONAL Essa informa o de preenchimento opcional Semelhante ao campo especifica o do cadastro de processos l INTERESSADOS E DESTINAT RIOS OPCIONAIS Esses campos servem para incluir e editar os interessados e destinat rios nos doc
9. tela anterior selecione o grupo que voc acabou de criar e clique em Salvar Novo Acompanhamento Especial E e 1 SELECIONE O GRUPO salvar Novo Grupo E t TR Grupo EE 2 CLIQUE EM SALVAR Processos Especiais fassa Pronto Agora o processo foi salvo no grupo de Acompanhamento Especial que est sempre dispon vel no Menu Principal Controle de Processos Retorno Programado Pesquisa Base de Conhecimento Textos Padr o Modelos Blocos de Assinatura Blocos de Reuni o NO MENU PRINCIPAL SELECIONE ACOMPANHAMENTO ESPECIAL Acompanhamento Especial Estatistica T T S n5 n m 5 Grupos de E mail Grupos de Envio ACOMPANHANDO PROCESSOS Na tela de Acompanhamento Especial os processos inclu dos nesse tipo de acompanhamento sempre estar o listados Clique no n mero do processo para abrir sua rvore 55 SEI Pr i ogg Processo sej AZ Eletr nico i AN a MODULO BASICO Acompanhamento Especial Grupa Todos TT Ligia de Acompanhamentos 2 registros M Processo Usu rio gt Data Grupo pdbnonm o A es A 6013 2015 0000093 8 x345975 18 03 2015 Processos i a 08 18 16 37 Especiais CLIQUE NO N MERO DO PROCESSO i PARA ABRIR SUA RVORE 5 gai CLIQUE NOS CONES PARA i no ALTERAR OU EXCLUIR O ACOMPANHAMENTO ei a BASE DE CONHECIMENTO A Base de Conhecimento re ne as descri es das etapas de cada tipo de processo e fi
10. ATRIBU DO Atribui SALVAR Pronto O processo foi atribu do A ATRIBUI O DE PROCESSOS PODE SER REALIZADA EM LOTE ATRAV S DA SELE O DOS PROCESSOS DA UNIDADE PARA ISSO NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS SELECIONE OS PROCESSOS DESEJADOS E CLIQUE NO CONE DE ATRIBUI O SEGUINDO OS PASSOS ACIMA ANOTA ES O recurso das anota es o perfeito substituto dos papeizinhos com grampo e post its que estamos acostumados a utilizar no processo em papel Tem como principal fun o registrar orienta es para o trabalho do 41 oog Processo sej Ro Eletr nico i j Ro Au MODULO BASICO usu rio na Tela Controle de Processos Pode ser um recado de urg ncia alguma orienta o do diretor do departamento uma breve explica o sobre o processo Vejamos como utiliz la ITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO Para saber Menu Pesquisa MN 1 COM O PROCESSO ABERTO CLIQUE NO CONE ANOTA ES 127 2015 0000022 5 Informa o SVMA DAF 0002973 4 Planilha 0002978 Informa o SVMA DAF 0003062 4 Informa o SF CGO 0004147 Anota es O Sal A OP O PRIORIDADE MUDA 2 DIGITE A ANOTA O NO CAMPO DESCRI O A COR DO BILHETE AMARELO Descri o PARA RESID ERRA Encaminhar urgentemente para a Coordenadoria Jur dica DISTRIBUI O ENTRE RECADOS NORMAIS E URGENTES Pronto O recado est registrado no seil Ele acompanha o n mero do processo na Tela Co
11. As bases de conhecimento oferecem orienta es de quando e como iniciar cada tipo de processo Os modelos favoritos e textos padr o automatizam a reda o de documentos no sistema N o deixe de extrair o melhor Sei para transformar o seu trabalho OPERA ES B SICAS INICIAR PROCESSO AUTUAR PROCESSO INICIAR PROCESSO NO SEI QUALQUER UNIDADE PODE INICIAR UM PROCESSO N O MAIS NECESS RIO ENCAMINHAR OS DOCUMENTOS AO SETOR DE AUTUA O VEJA ABAIXO AS INSTRU ES 18 BB Processo sej EI Eletr nico mA M DULO B SICO A antiga autua o de processo mudou No seil autuar se torna iniciar um processo Veja como 1 CLIQUE EM INICIAR PROCESSO Controle de Processos Controle de Processos Iniciar Processo R etorno Programado ES 5 Mi Sy bA H Pesquisa AEN i Base de Conhecimento Ver processos atribu dos a mim Visualiza o detalhada Textos Padr o Modelos Blocos de Assinatura o AB registros Blocos de Reuni o Recebidos Blocos Internos L 6013 2015 0000080 6 SEMVALOR EEE 6013 2015 0000090 3 SEMVALOR Acompanhamento Especial 6067 2015 0000003 7 x348801 Estat sticas 6067 2015 0000012 6 Grupos de E mail 6013 2015 0000044 0 SEMVALOR SEENE 6067 2015 0000027 4 SEMVALOR x347757 2 ESCOLHA O TIPO DE PROCESSO CASO O TIPO DE PROCESSO N O APARE A NA TELA CLIQUE NO CONE PARA VER In ICI ar Processo TODOS OS PROCESSOS Escolha o Tipo do Processo
12. Base de Conhecimento SMG CGTIC marimi a Usu rio a Data Gerador Gera o mE Orea 10 03 2015 16 30 30 CLIQUE NO CONE AZUL EDITAR Descongelamento Congelamento PROCEDIMENTO Pedido de oag Processo sej EI Eletr nico A M DULO B SICO A seguir O sei abrir o Editor de texto para que voc crie e edite livremente o conte do da base de conhecimento Ao final clique em Salvar e feche a janela do Editor l Salvar l AutoTexto Esto 2 QUANDO TERMINAR ESSES TT CLIQUE EM SALVAR E FECHE O EDITOR SECRETARIA MUNICIPAL DE GEST O BASE DE CONHECIMENTO E da es iss dies o ee Es L QUE ATIVIDADE digite aqui o conte do 1 PREENCHA TODOS OS CAMPOS DA BASE DE E CONHECIMENTO USANDO AS isto doida OP ES DO EDITOR LEMBRE SE DE INCLUIR REFER NCIAS E LINKS QUANDO PERTINENTE QUEM FAZ COMO SE FAZ POSSUI FLUXO J MAPEADO digite aqui o conte do QUE INFORMA ES CONDI ES S O NECESS RIAS digite aqui o conte do QUAIS DOCUMENTOS S O NECESS RIOS Para que a base de conhecimento que voc criou fique dispon vel para consulta por outras unidades voc deve Liberar a vers o Ap s liberada ela estar dispon vel para todas as unidades da Prefeitura diretamente na rvore dos processos cujo tipo esteja relacionado base que voc cr
13. CADASTRO DE PROCESSOS Na maior parte dos processos as informa es de preenchimento obrigat rio para cria o do processo v m previamente selecionadas Ou seja basta escolher o tipo de processo e clicar em Salvar para cri lo Mas existe uma s rie de vantagens em preencher as informa es opcionais melhorar a organiza o dos documentos facilitar a pesquisa por informa es melhorar a gest o documental Confira as orienta es ESPECIFICA ES OPCIONAL Compra de Computadores Essa informa o de preenchimento ESSES Di ES PEER opcional Acompanha o destaque amarelo na 201 5 0000044 0 gr a nento Cr dito PNE 2015 0000027 4 Supleinentar 2015 0000029 6 Eor de Computadores s Tela Controle de Processos abaixo Especifica o tela de Controle de Processos Uma descri o objetiva ajuda a identificar imediatamente o objeto do processo E e 20 oag Processo sej QRO Eletr nico as do CLASSIFICA O POR ASSUNTOS OBRIGAT RIO Esse campo de preenchimento obrigat rio mas a maioria dos processos j vem classificada no Sell Caso queira refazer a classifica o confira as instru es abaixo O Sei possui uma nova tabela de assuntos distinta da tabela do SIMPROC nosso antigo sistema de tramita o de processos em papel e mais abrangente INTERESSADOS OPCIONAL Esse campo opcional e serve para indicar os
14. EDITAR AS INFORMA ES DO BLOCO UTILIZANDO A FERRAMENTA ALTERAR BLOCO CONCLUA O BLOCO DEPOIS QUE TODOS OS DOCUMENTOS TENHAM SIDO ASSINADOS ASSINAR PELO BLOCO A principal vantagem do Bloco de Assinaturas que poss vel assinar diversos documentos de uma vez s Veja como Blocos de Assinatura Palavras chave para pesquisa 1 NO MENU PRINCIPAL SELECIONE BLOCOS DE ASSINATURA 2 CLIQUE EM PROCESSOS DOCUMENTOS DO BLOCO PARA VISUALIZ LOS Lista de Blocos 6 registros 16 01 N mero Estado Geradora Disponibiliza o Descri A es B 113 Disponibilizado SMG AC Despacho Secret rio 31 5 A e Atos normativos Decreto de O 27 Disponibilizado SF CGO pda i le Sempla e do Prefeito O 23 Disponibilizado SF CGO Despacho Secma PGA ROO 38 ogg Processo sej QRO Eletr nico A M DULO B SICO Documentos do Bloco de Assinatura 113 Lista de Frocegsos Documentos 3 registros Anota es A es 14 Ei 0001531 18 03 2015 Informa o 4 E fa 3 PARA ASSINAR UM DOCUMENTO POR VEZ CLIQUE NA CANETA PRETA Seq Processo 6013 2015 0000094 n o 9 SEMVALOR 0001530 19 03 2015 Despacho 015 0000084 WALOR Pa ka servidor de 4 PARA ASSINAR DOIS OU MAIS DOCUMENTO POR VEZ SELECIONE OS 5 A TELA DE ASSINATURA ABRIR PARA DOCUMENTOS E CLIQUE EM ASSINAR SEREM INSERIDOS O NOME E SENHA TAL COMO N
15. RESPONSABILIDADE DO SERVIDOR FUN ES DA TELA NICIAL Ap s o login o usu rio tem acesso tela inicial do sei denominada CONTROLE DE PROCESSOS ogg Processo sej n a bel iid Eletr nico M DULO B SICO PREFEITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO BARRA DE FERRAMENTAS abers so M EZE sel MENU PRINCIPAL Para saber Menu Pesquisa Controle de Processos Iniciar Processo Retorno Programado Pesquisa Base de Conhecimento Textos Padr o Modelos Blocos de Assinatura Blocos de Reuni o Blocos Internos Processos Sobrestados Especial Estatisticas Grupos de E mail Controle de Processos ODE PROCESSOS ABERTOS Wer processos atribuidos a mim Visualiza o detalhada NA UNIDADE 55 registros O registros l Recebidos Gerados 6072 2015 0000002 6 amp 6013 2015 0000008 1 9549673 6065 2015 0000004 4 d716684 6013 2015 0000002 9 4716684 6110 2015 0000015 3 0702831 amp 6013 2015 0000023 4 d793379 6029 2015 0000006 4 d716684 amp 6013 2015 0000006 4 d793379 6072 2015 0000005 0 6023 2015 0000004 5 d792831 6011 2015 0000010 5 d716684 o A a o O o a uq Nessa tela vemos a Barra de Ferramentas o Menu Principal e os processos abertos na unidade Abaixo segue uma breve apresenta o de cada se o da tela BARRA DE FERRAMENTAS No topo de todas as telas doSei est a Barra de Ferramentas Para saber Menu Pesquisa EECA Confira a
16. art 49 da Lei Municipal 14 141 2006 e art 8 inciso do Decreto 55 838 2015 assinatura eletr nica A X autenticidade deste documento pode ser conferida no site https sei prefeitura sp gov br sei controlador externo php acao documento conferir amp id orgao acesso externo 0 informando o c digo verificador GARANTIA DE AUTENTICIDADE DO DOCUMENTO PELO SITE A autenticidade do documento pode ser conferida pelo no site indicado no rodap Siga as instru es da p gina Ap s assinado o documento ganha um s mbolo ra ao seu lado na rvore do Processo conforme imagem abaixo CANETA PRETA INDICA QUE O DOCUMENTO ASSINADO J FOI VISUALIZADO POR OUTRA UNIDADE E 6013 2015 0000058 0 N O MAIS POSS VEL EDITAR OU EXCLUIR O B Memorando SEI 4 0000 41 Pd DOCUMENTO Memorando SEI 5 0000742 Sd B Memorando SEI 6 0000 43 CANETA AMARELA INDICA QUE O DOCUMENTO ASSINADO N O FOI VISUALIZADO POR OUTRA UNIDADE PODENDO SER EDITADO E EXCLU DO DOCUMENTO N O ASSINADO MINUTA NO PROCESSO EM PAPEL SE N O ASSINAMOS UM DOCUMENTO ELE N O POSSUI VALOR LEGAL NO SEI UM DOCUMENTO INTERNO N O ASSINADO CHAMADO DE MINUTA E N O VISUALIZ VEL POR USU RIOS DE OUTRA UNIDADE Esse procedimento simples mas muito 8 5013 2015 0000097 0 trabalhoso quando precisamos assinar Solicita do SMGIGAB 0001835 2 Es ig d muitos documentos de uma vez e como n o Bin Informa o 10 0001836 permi
17. atati isti icas Grupos de E mail Grupos de Envio Clique no tipo de bloco desejado Em seguida aparecer uma janela listando todos os blocos criados e as op es dispon veis que s o as mesmas daquelas dispon veis para os Blocos de assinatura Blocos de Reuni o Palavras chave para pesquisa Lista de Blocos 1 registro ACOMPANHAMENTO ESPECIAL A fun o de Acompanhamento Especial permite manter um processo sempre dispon vel para consulta por servidores de uma mesma unidade Por m diferentemente dos blocos essa fun o deve ser aplicada a cada processo de interesse 53 Dog Processo sej BRA Eletr nico ESN TELA DO PROCESSO Para saber Menu Pesquisa Do SMGICGTIC A M DULO B SICO PREFEITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO TT 0001458 Fi E Encaminhamento SMG CGTIC 0001467 E solicita o SMG CGTIC 0001468 E Informa o 5 0001506 4 Processo aberto somente na unidade SMG CGTIE ACOMPANHAMENTO ESPECIAL Na tela do processo clique em Acompanhamento especial Uma nova janela se abrir CRIANDO UM GRUPO DE ACOMPANHAMENTO Novo Acompanhamento Especial Es I CLIQUE EM NOVO GRUPO l Forne a um nome para o novo grupo de acompanhamento E t EEE Novo Grupo de Acompanhamento E 2 CLIQUE EM SALVAR Processos Especiais 1 DIGITE O NOME DO GRUPO 54 oag Processo sej SP Eletr nico aae DT TTTTT M DULO B SICO Retornando
18. de sistema extratos banc rios c pias de RG etc O sei oferece o recurso de inserir arquivos digitais chamados de Documentos Externos 17 JK Processo i qi sei GR Eletr nico COO O O O O MODULO BASICO l TRAMITA O INSTANT NEA E M LTIPLA No Sei os processos s o tramitados instantaneamente Al m disso ele permite que voc envie um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo para que cada uma tome provid ncias simultaneamente Como regra sempre que terminar de atuar em um processo n o o mantenha aberto na unidade tramite ou encerre E antes de enviar ou encerrar verifique se todos os documentos foram inclu dos e est o devidamente assinados pelos respons veis l TRANSPAR NCIA E CONTROLE Qualquer usu rio pode verificar o andamento de um processo por meio dos recursos de Pesquisa e Consultar Andamento Se o conte do do processo for p blico qualquer usu rio tem acesso integral ao autos J para o caso de informa es sigilosas oSel que permite classificar os tipos de processo e documentos e restringe o seu acesso somente aos usu rios autorizados l RECURSOS QUE FACILITAM A VIDA o sel possui recursos que facilitam a organiza o do trabalho e distribui o de tarefas como as anota es a atribui o de processos e o acompanhamento especial Com os recursos de ci ncia e atualiza o de andamento dispensa se a cria o de documentos para o registro de pequenas informa es
19. de uma unidade alerta que o processo sofreu alguma altera o como a juntada de um novo documento N o aparece se a mudan a foi feita pela pr pria unidade ANOTA O SIMPLES Ao passar o curso do mouse sobre o cone poss vel ler a anota o e identificar seu autor ANOTA O COM PRIORIDADE Com funcionamento semelhante anota o simples indica prioridade urg ncia do processo 6110 2015 0000005 Ao passar o mouse sobre o n mero 6018 2015 0000023 Orsamento re de um processo o Sei informa o tipo 6110 2015 0000006 de Dota o de processo e sua especifica o 6110 2015 0000013 Servi os de das opcional FILTRAR PROCESSOS POR USU RIO RESPONS VEL Com a Atribui o de Processos recurso abordado posteriormente neste curso O sei permite observar qual usu rio Visualiza o respons vel por um processo CLIQUE NO NOME DE USU RIO PARA VER PROCESSOS ATRIBU DOS Quando um processo tem um usu rio PROCESSOS COM Recebidos respons vel seu nome de usu rio AA aparece ao lado do n mero do processo O 6018 2015 0000026 9 Ta793379 Ao clicar no nome de usu rio poss vel BD amp 5072 2015 0000002 6 d716684 ver a rela o de processos atribu dos a ele Atribui es de Processos d 93379 Atribuir para PROCESSOS ATRIBU DOS AO USU RIO T PARA VOLTAR TELA PRINCIPAL CLIQUE EM CANCELAR Processo JJ B li 5018 2015 0000023 4 Or amento Descongelamento Congelamento
20. descri o de cada item da barra Para sabors PARA SABER j Abre lista dev deos elaborados pelo TRF4 com dicas do SEI MENU Exibe ou oculta o Menu Principal I PESQUISA Pesquisa Recurso de busca r pida SELE O DE UNIDADE Informa ao usu rio em qual unidadeele est logado e possibilita acessar outras unidades s quais est autorizado a acessar CONTROLE DE PROCESSOS Retorna tela de Controle de Processos oag Processo sej GR Eletr nico as Ho NOVIDADES Exibe lista comtodos os informes internos j divulgados pelo sistema USU RIO Identifica qual usu rio est logado CONFIGURA ES Exibe p gina com op es de alterar o esquema de cores do SEI SAIR Sai do sistema Controle de Processos MENU PRINCIPAL Iniciar Processo Retorno Programado Pesquisa Base de Conhecimento Textos Padr o Modelos organiza o do trabalho que o sistema oferece Ser o Na coluna cinza na lateral esquerda das telas do sei incluindo a Tela de Controle de Processos est o Menu Principal Nele se encontram os principais recursos de Blocos de Assinatura abordados de maneira mais aprofundada Blocos de Reuni o posteriormente Para ocultar ou reexibir o menu em Blocos Internos qualquer tela do Sell basta clicar na palavra Menu na Processos Sobrestados Barra de Ferramentas Acompanhamento Especial Para saber Menu Pesquisa Estatisticas CONTROLE DE PROCESSOS Esta a se o princi
21. indicados abaixo DICAS Destaca procedimentos e atividades que facilitam o trabalho no sistema IMPORTANTE Destaca informa es s quais o usu rio sempre deve estar atento ao utilizar o Sell PROCESSO EM PAPEL PROCESSO ELETR NICO Destaca de que maneira o procedimento de trabalho mudou em rela o ao que era feito no papel Para maiores informa es a respeito doSei tais como o uso de funcionalidades avan adas acesse osite no endere o abaixo http prefeitura sp gov br processoeletronico ogg Processo Equipe do Processo Eletr nico HAI Eletr nico Secretaria Municipal de Gest o o Prefeitura de S o Paulo DB Processo sej Ro Eletr nico i j OF MODULO BASICO INICIANDO OPERA ES NO SEI ACESSO AO SISTEMA O sei um sistema acessado pela internet Seu endere o Na tela de acesso do Sell preencha os campos indicados abaixo com os seguintes dados Usu rio 1 NOME DE USU RIO DA REDE DA PREFEITURA 2 SENHA DA REDE DA PREFEITURA O 3 ESCOLHER A SIGLA DASECRETARIA SUBPREFEITURA FUNDA O OU AUTARQUIA ONDE TRABALHA Insira o seu usu rio e senha p 4 CLICAR EM ACESSAR l i ACESSA da rede e selecione o Org o EL embr ar A CLIQUE EM LEMBRAR PARA QUE O SISTEMA GUARDE SEU NOME DE USU RIO E RG O TORNANDO MAIS R PIDO O ACESSO ATEN O A SENHA DE USO PESSOAL E INTRANSFER VEL MANTER O SIGILO DA SENHA
22. interessados no processo pessoas f sicas e jur dicas ou rg os da administra o O mesmo processo pode ter diversos interessados Veja abaixo as instru es ALTERANDO OS CAMPOS CLASSIFICA O POR ASSUNTO E INTERESSADO Ambos s o preenchidos da mesma maneira Essas instru es tamb m s o aplic veis para no cadastro de documentos destinat rios e no envio de processos a outra unidades 1 ADICIONAR ASSUNTO INTERESSADO POR DIGITA O CASO O INTERESSADO N O APARE A NA LISTA PRESSIONE ENTER E Interessados 1 1 DIGITE A INFORMA O NO CAMPO Secretaria Municipal de Educ AT ELA SURGIR NA LISTA ABAIXO Secretaria Municipal de Eduac CONFIRME A SUA INCLUS O 2 ADICIONANDO ASSUNTO INTERESSADO POR PESQUISA Classifica o por Assuntos Lo 3 0 01 00 05 Processos relativos ao or amento programa anual a Pit 2 1 CLIQUE NA LUPA 2 2 UMA NOVA JANELA ABRIR Selecionar Assuntos 2 3 DIGITE O TERMO OUE DESEJA PESOUISAR Palavras para Pesquisa n j gt h Lista de Assuntos 1862 registros 1 a 50 21 oag Processo sej GR Eletr nico Maan 3 PARA REMOVER ASSUNTO INTERESSADO 3 1 CLIQUE NO ASSUNTO INTERESSADO Classifica o por Assuntos gt 3 0 01 00 05 Processos relativos ao or amento programa anual a 4 3 2 CLIQUE EM EXCLUIR OBSERVA ES DA UNIDADE OPCIONAL
23. modelo Forne a tamb m a descri o do modelo Depois clique em Salvar Novo Modelo Favorito L gemer nove capo cancer Set too Grupo conecto 3 CLIQUE EM SALVAR Voc pode guardar modelos de documentos criados por quaisquer unidades desde que eles n o sejam sigilosos 63 oag Processo sej SEI Eletr nico A UTILIZANDO UM DOCUMENTO MODELO Para utilizar o modelo basta marc lo como texto inicial num novo M DULO B SICO documento Na Tela do Processo clique em Incluir Documento e escolha o Tipo de Documento Em seguida indique que o Texto Inicial ser o Documento Modelo Depois clique em Selecionar nos Favoritos Gerar Documento Encaminhamento Texto Inicial Do iai a E E e Documento Modelo OU selecionar nos Favoritos E J D Tes o Padr o 1 SELECIONE O DOCUMENTO MODELO COMO TEXTO INICIAL 2 CLIQUE EM SELECIONAR NOS FAVORITOS Selecione o modelo que voc deseja e continue editando o documento normalmente Selecionar Modelo Favorito CLIQUE EM SELECIONAR MODELO Grupo Todos Documento Tipo Usu rio Data Descri o 0001539 x345975 19 03 2015 Modelo PCA de AHM Pedidos Fur 11 18 57 de cr dito J VOC PODE CRIAR MAIS DE UM GRUPO DE MODELOS PARA ORGANIZAR MELHOR SEU TRABALHO POR EXEMPLO UM GRUPO PARA CADA TIPO DE DOCUMENTO OU PROCESSO AO INDICAR UM MODELO COMO TEXTO INICIAL DE UM NOVO DOCUMENTO VOC PODE
24. 4792831 6013 2015 0000023 4 d793379 6029 2015 0000006 4 d716684 a 6013 2015 0000006 4 d793379 6072 2015 0000005 0 6023 2015 0000004 5 d792831 J 8 6011 2015 0000019 8 d716684 O registros CCEE PARA RECEBER UM PROCESSO BASTA CLIC LO 40 oag Processo sej gA Eletr nico a A M DULO B SICO DISTRIBUI O DE PROCESSOS Uma vez que o processo tenha sido recebido preciso dar lhe o devido andamento comum que para isso o processo seja atribu do a um servidor da unidade ATRIBUI O DE PROCESSOS A atribui o um recurso para distribuir os processos entre os usu rios da unidade Ela n o impede que outros usu rios da unidade atuem no processo inserindo editando e assinando documentos apenas informa que ele est sob os cuidados deste usu rio em particular No sei atribuir o processo muito f cil Veja abaixo ITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO gt I ia J27 2015 0000022 5 Informa o SVMA DAF 0002973 4 Planilha 0002978 Informa o SVMA DAF 0003062 4 Informa o SF CGO 0004147 Bv NI SEI 15 0006 Salvar Cancelar E Memorando SEI 16 000 aa an a o a n a a para Para saber Menu Pesquisa Po 1 COM O PROCESSO ABERTO CLIQUE NO CONE ATRIBUIR PROCESSO 2 SELECIONE O SERVIDOR A QUEM O Lo PROCESSO SER
25. A ASSINATURA SIMPLES ESTE CONE ABRE O RECURSO DE INSERIR ANOTA ES SOBRE OS DOCUMENTOS ELAS PERMITEM QUE SE SAIBA DO QUE TRATA O DOCUMENTO SEM A NECESSIDADE DE ABRI LO SEMPRE QUE INCLUIR UM DOCUMENTO EM UM BLOCO COLOQUE UMA ANOTA O ESCLARECENDO SEU ASSUNTO ENVIAR PROCESSO ENVIO A M LTIPLAS UNIDADES NO PAPEL SE UM PROCESSO EXIGISSE MEDIDAS DE M LTIPLAS UNIDADES ELE PRECISARIA SER ENVIADO PASSAR POR UMA UNIDADE DE CADA VEZ O QUE ACRESCENTAVA MUITO TEMPO TRAMITA O NO SEI O PROCESSO PODE SER ENVIADO A V RIAS UNIDADES PARA QUE CADA UMA DELAS ATUE SIMULTANEAMENTE NO PROCESSO Tendo criado um processo FEITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO inclu do todos os documentos 3 1 CLIQUE EM ENVIAR PROCESSO ea necess rios e os assinado passemos agora a tramitar o 6027 2015 0000022 5 4 processo para a pr xima rea No sei ita o i Planilha 0002978 a a tramita o denominada 5 Informa o SVMA DAF 0003062 4 Envio de Processo Selecione o Informa o SF CGO 0004147 i i i E E Processo aberto son Processo que deseja enviar e clique d 16684 no bot o Enviar Processo Consultar Andamento Na Tela Enviar Processo a indica o da s unidade s para envio pode ser feita tanto no campo livre de digita o como na fun o de pesquisa representada pelo bot o da lupa Para maiores informa es consulte se o Como Preencher o Cadastro de Processos p 21 22
26. ADO NA RVORE DO PROCESSO Essa informa o de preenchimento opcional Deve corresponder ao n mero constante do cabe alho do documento se houver ou algo que sirva para facilitar sua identifica o O n mero ou nome fica identificado na rvore do Processo imediatamente ao lado do tipo de documento 31 DE Processo sej GR Eletr nico so l TIPO DE CONFER NCIA OPCIONAL Esse campo de preenchimento opcional Utilizado quando o documento externo for um arquivo digitalizado permite identificar se este arquivo foi digitalizado a partir do documento original de uma c pia autenticada ou de uma c pia simples ALTERAR O CADASTRO DE DOCUMENTO INTERNO E EXTERNO Cometeu algum erro no cadastramento de seu documento interno Esqueceu se de anexar O arquivo e o sei cadastrou um documento externo vazio Anexou o arquivo errado Para todos esses casos enquanto o processo n o for encaminhado a outra unidade voc pode alterar todas as informa es cadastrais inclusive o arquivo carregado CLIQUE PARA ALTERAR AS INFORMA ES CADASTRAIS DO DOCUMENTO Clique aqui para visualizar o conte AO SELECIONAR A OP O ALTERAR INFORMA ES DO DOCUMENTO O SISTEMA RETORNA TELA DE CADASTRO DO DOCUMENTO L BASTA ALTERAR O QUE ERROU E SALVAR EXCLUIR CANCELAR DOCUMENTO INTERNO E EXTERNO Se alterar o cadastro do documento n o o suficiente e voc realmente necessita remover o documen
27. AR A PESQUISA A tela de resultados possui duas partes A primeira apresenta o formul rio de pesquisa estruturada de uso opcional PREFEITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO sel Para saber Menu Pesquisa DE Pesquisa TERMO PESQUISADO E O Pesquisar E e mm boria 7 Dorumentos Gerados me ULDocumentos Exemos a Interessado Remetente Assinante Po Especifica o Descri o Do o Obs desta Unidade o QB assunto Do CRIT RIOS DE Unidade Do REFINAMENTO DA N SEI Do Processo Documento PESQUISA l Tipo do Processo P Te vi po do Documento o Te N Documento Do j Data O Periodo explicito A 30 dias S 60 dias J aa n E ERN E ee 47 oag Processo sej EI Eletr nico mem M DULO B SICO VISUALIZAR RESULTADOS DA PESQUISA Abaixo do formul rio s o apresentados os resultados da pesquisa Exibindo 1 10 de 363 amp Or amento Descongelamento Congelamento de Dota o N 6019 2015 0000006 0 Planilha CLIQUE NO CONE PARA ABRIR A RVORE DO PROCESSO ff TO PDC NOME DO PROJETO OU Usu rio d633541 Data 17 03 20 N MERO DE RESULTADOS F Or amento Descongelamento Congelamento de Dota o N 6072 2015 0000007 7 Planilha PDC REFORMA DOS 0004794 CRM 12 2015 SAFISMPM SMPM PEDIDO DE DESCONGELAMENTO CONGELAMENTO PDC NOME DO 332 388 01 JUSTIFICATIVA A Natureza do descongelamento aqui tratado Unidade Ger
28. Decreto S 11 oag Processo sej GR O Eletr nico l Maty RVORE DO PROCESSO Li TERO e RE D Informa o SEL SGAF 1 0001254 4 SE Extrato de Empenho 0001271 E Folha Nota de Empenho 0001273 SE Folha Nota Fiscal n 15977 0001274 Folha Nota Fiscal n 15978 0001275 E Folha Nota Kiscal n 15979 0001276 H Atestado de execu o dos servi os NF 15977 id OS DOCUMENTOS S O DISPOSTOS NA RVORE NA ORDEM EM QUE FORAM JUNTADOS E N O PODEM TERA ORDEM ALTERADA SE Atestado de execu o dos servi os NF 15978 0001278 N MEROS sen E Atestado de execu o dos servi os NF 15979 0001279 E Folha Autoriza o de Pagamento 0001280 a Despacho de reconhecimento da despesa 0001281 m Publica o no DOM Portaria n 001 SEL G 2015 0001282 Bo Planilha de Cr dito Adicional Suplementar PCA 0001285 5 Informa o SF ICGO 0001604 4 NOVA NUMERA O DE PROCESSO NO SEI A NUMERA O DOS PROCESSOS DIVIDIDA POR RG O OS QUATRO PRIMEIROS D GITOS IDENTIFICAM O RG O DE ORIGEM DO PROCESSO Na rvore do Processo observamos a estrutura do processo Ela apresenta a rela o dos documentos juntados ao processo em ordem cronol gica Cada documento juntado ao processo recebe um nome e um n mero nico o N MEROSei Esse n mero nunca pode ser alterado Al m do n mero do processo e a identifica o dos documentos a rvore do Processo tamb m apre
29. EL SEMPRE QUE PRECISAMOS FAZER REFER NCIA A ALGUM DOCUMENTO DO PROCESSO INDICAMOS EM QUAL P GIN PROCESSO ELE SE ENCONTRA NO PROCESSO ELETR NICO N O H MAIS P GINAS AS REFER NCIAS S O FEITAS USANDO O N MERO SEI DO DOCUMENTO SEMPRE QUE JUNTAR UM DOCUMENTO EXTERNO AO PROCESSO SEMPRE FA A REFER NCIA A ELE EM UM DOCUMENTO INTERNO VEJA COMO ABAIXO Com o recurso Inserir um Link para processo ou documento do SEI fazemos refer ncia a outros documentos ou processos Para isso utilizamos o n mero Sei do Documento ou o n mero do processo Clique no lugar onde deseja inserir a refer ncia no documento e siga as instru es abaixo Propriedades do Link 1 CLIQUE NO CONE 2 PREENCHA COM O N MERO SEI DO DOCUMENTO OU PROCESSO E APERTE OK Cancelar 4 AO SALVARMOS O DOCUMENTO ASSIM VEMOS A REFER NCIA T Decreto SEI n 0001832 Protocolo 3 A REFER NCIA EST FEITA Decreto SEI n 0001832 COMO USAR OS ESTILOS DE TEXTO Os estilos de texto do Sei facilitam febiia TEMO MO SELECIONE O TEXTO QUE DESEJA EDITAR a formata o dos documentos deseja formatar e escolher a 0 1 Paragrafo Numerado Nivel op o para ver o resultado Estilos Texto Justificado Recuo Primeira Lin ha como Par grafo Numerado N vel TEXTO CENTRALIZADO MAIUSCULAS 1 s o recomend veis para reda o de notas t cnicas
30. ESTA UNIDADE DISPON VEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS Equivale ao ato de encerrar o processo Caso o processo esteja aberto em mais de uma unidade encerra as atividades somente na unidade EXCLUIR PROCESSO Exclui O processo caso ele ainda n o tenha documentos inseridos nele Utilizado para o caso em que a unidade criou um processo por engano sem necessitar de um Caso necessite somente de corre o utilize o bot o CONSULTAR ALTERAR PROCESSO Al m dessas opera es listadas existemas opera es abaixo que por sua menor frequ ncia n o ser o abordadas neste material SOBRESTAR PROCESSO Atribui aos processos o sobrestamento que interrompe seus prazos e impede que sejam feitas inclus es de novos documentos ou altera es das minutas existentes ANEXAR PROCESSO Anexa o processo em outro Tal como anexa o nos processos em papel impede que novos documentos sejam inclu dos no processo anexado ORGANIZAR PROCESSOS As tr s opera es elencadas abaixo s o importantes para organiza o do trabalho e das informa es processuais Ser o abordadas em detalhes RELACIONAR PROCESSOS Vincula processos entre si Procedimento distinto da anexa o porque os processos continuam tramitando independentes entre si apenas mantendo indica o deseu relacionamento na coluna esquerda da tela de processo INCLUIR EM BLOCO Inclui o processo em um Blocointerno ou em um Bloco de Reuni o ACOMPANHAMENTO ESPECIAL
31. Este campos opcional e serve para que as unidades possam cadastrar no processo qualquer informa o de seu interesse N VEL DE ACESSO OBRIGAT RIO A classifica o por n vel de Nivel de Acesso Sigiloso Restrito e P blico S o tr s os n veis de acesso acesso obrigat ria no Sell p blico restrito e sigiloso A maioria dos processos j vem com o n vel selecionado que NA MAIORIA DOS TIPOS DE PROCESSO O N VEL DE ACESSO P BLICO E A OP O N O PODE SER ALTERADA Caso seja necess rio siga as raramente pode ser alterado instru es abaixo 1 SELECIONAR N VEL DE ACESSO 1 1 SELECIONE A OP O DESEJADA CASO SELECIONE O N VEL DE ACESSO RESTRITO OU SIGILOSO NECESS RIO SELECIONAR A HIP TESE LEGAL QUE FUNDAMENTA A RESTRI O DE ACESSO Pigiloso e Restrito P blico E Sigilo Fiscal Art 198 caput da Lei n 5 172 1066 y l 1 2 SELECIONE A HIP TESE LEGAL EXCLUIR ALTERAR PROCESSO Cometeu um erro no cadastro Antes que o processo seja enviado outra unidade voc pode editar suas informa es cadastrais ou at mesmo exclu lo por completo caso o processo ainda n o possua documentos Voc pode fazer isso na Tela do Processo 22 oag Processo sej RO Eletr nico A M DULO B SICO ALTERAR INFORMA ES CADASTRAIS DO PROCESSO Processo aberto somente na Anidade SMG CGTIC AO SELECIONAR A OP O ALTERAR I
32. IDO DIGITALIZADO INDIQUE SE A DIGITALIZA O FOI DO ORIGINAL OU DE UMA C PIA 29 oag Processo sej gA Eletr nico a RR AR ELLE M DULO B SICO e e e e e e e O 3 5 PREENCHA ESTES CAMPOS pm um Remetente Z I na OPCIONAIS COM INFORMA ES QUE Es etaria Municipal de Gest o FOREM RELEVANTES AO TRABALHO jinteressados CONFIRA A SE O ANTERIOR SOBRE O CADASTRAMENTO DE DOCUMENTO INTERNO PARA ORIENTA ES Classifica o por Assuntos 30 01 01 01 Minutas de atos normativos relativos altera o e suplementa o a js lObserva es desta unidade Nivel de Acesso Sigiloso Restrito e P blico o TT O AT DO O O a 3 6 INDIQUE O N VEL DE ACESSO DO DOCUMENTO Pi Arquivo Escolher arquivo Escolher arquivo pra smg xlsx Lista de Anexos 1 registro Nome Data _ Tamanho Usu rio Unidade A es 3 7 CLIQUE EM SELECIONAR ARQUIVO PARA LOCALIZAR O DOCUMENTO EM SEU Pe Motas COMPUTADOR E ANEX LO A gt a CLIQUE EM CONFIRMAR DADOS N O SE ESQUE A DE CONFERIR SE O ARQUIVO FOI CARREGADO NO SEI COM ARQUIVO Escolher arquivo pca smg xlsx Lista de Anexos 1 registro Tamanho Usu rio Unidade A es Escolher arquivo Nenhum arquivo selecionado dd dd Lista de Anexos 0 registros Nome Data Tamanho Usu rio Unidade A es Com o documento inclu do o
33. INCLUI SOMENTE OS PROCESSOS QUE AINDA EST O ABERTOS NA UNIDADE N O VEMOS O QUE J TRAMITOU IDENTIFICAR SITUA O DE CADA PROCESSO Os processos s o identificados pelo n mero A primeira orienta o visual que observamos s o as diferentes cores que identificam a situa o do processo conforme regra abaixo PROCESSOS COM N MERO EM PRETO b0f2 2015 0000002 b Processos com n vel de acesso p blico ou restrito j acessados por algum usu rio da unidade PROCESSOS COM N MERO EM VERMELHO b021 2015 000000 9 Processos remetidos unidade ainda n o acessados por ningu m Ao acess lo o recebimento registrado no Andamento do Processo PROCESSOS COM N MERO EM AZUL 6018 2015 0000026 9 Processos j acessados ou que sofreram alguma a o pelo usu rio durante o dia de trabalho 60722015 001 Ao lado dos n meros dos processos um grupo de cones 6067 2015 001 complementa a orienta o visual sobre a situa o dos 8310 2015 00 processos RETORNO PROGRAMADO DENTRO DO PRAZO Alerta que o processo remetido para a unidade do usu rio est dentro do prazo de retorno programado RETORNO PROGRAMADO COM PRAZO EXPIRADO Alerta que o processo remetido para unidade est atrasado em rela o a seu prazo de retorno programado expirado ogg Processo sej Ro Eletr nico i j Ro A MODULO BASICO ALERTA DE ALTERA O NO PROCESSO Quando o processo est aberto em mais
34. INDICAR DIRETAMENTE O N MERO DO DOCUMENTO MODELO EM VEZ DE SELECION LO NO GRUPO DE FAVORITOS 64
35. Inclui o processo em grupo de acompanhamento especial para quea unidadetenha acesso r pido ao processo mesmo que n o esteja mais na unidade DEMAIS OPERA ES As opera es abaixo n o ser o abordadas neste material DUPLICAR PROCESSO Gera um novo processo com c pias dos documentos constantes do processo copiado ENVIAR CORRESPOND NCIA ELETR NICA Envia e mail relacionado ao processo permitindo encaminhar documentos do processo O e mail passa a ser um documento do pr prio processo N o utilizada 14 oag Processo sej Rio Eletr nico s w E M DULO B SICO GERENCIAR DISPONIBILIZA O DE ACESSO EXTERNO Liberar acesso ao processo a usu rio externo Ainda n o implantado GERAR ARQUIVO DO PROCESSO PDF ou ZIP Na primeira op o o SEI gera um arquivo em formato PDF com documentos do processo Na segunda ele gera uma pasta compactada em formato ZIP Permite escolher quais documentos Serve para a extra o de informa es do SEI CONTROLE DE PROCESSOS Retorna tela Controle de Processos TELA DO DOCUMENTO L 6017 2015 0000080 8 D IEEE RO encar NO nome De um E Justificativa 36 0003763 4 documento na rvore do J Decreto n 55 992 0003764 Processo voc acessa O pen E Arquivo para datlicanr o MNT Nem Sa E Informa o CLIQUE NO NOME DO DOCUMENTO NA l E A que aparece numa tela o EB Informa o d RVORE DE PROCESSOS PARA ABRI LO conforme a imagem a
36. NFORMA ES DO PROCESSO O SISTEMA RETORNA TELA DE CADASTRO DO PROCESSO L BASTA ALTERAR O QUE ERROU E SALVAR EXCLUIR PROCESSO SE ELE N O TIVER SIDO ENVIADO A OUTRA UNIDADE INCLUIR DOCUMENTOS Todo processo criado inicialmente sem documentos como uma pasta vazia N o fazemos mais juntadas inserimos documentos JUNTADA DE DOCUMENTOS INSERIR DOCUMENTOS NO PROCESSO EM PAPEL INSTRU MOS OS PROCESSOS POR MEIO DAS JUNTADAS DE DOCUMENTOS E FOLHAS DE INFORMA O NO PROCESSO ELETR NICO TODAS AS INFORMA ES INSERIDAS S O DOCUMENTOS N O H MAIS A ANTIGA DIFEREN A ENTRE DOCUMENTO E FOLHA DE INFORMA O DOCUMENTO INTERNO Vo No Sei tudo o que juntado m 604 7 2015 0000080 8_ 8 _ documento Diferenciamos apenas HEMemorando SEI 80 0003762 P j cosint l 1 Justificativa 36 0003763 4 i os ocumentos internos gera os no E Decreto n 55 992 0003764 4 i editor de texto do sistema e eo Publica o 0003766 1 assinados com assinatura eletr nica L forma o SGM ATL PREAO 0003788 4 e documentos externos gerados DOCUMENTO EXTERNO ITLIPREAO 0003891 4 fora do sistema como planilhas do Excel e arquivos PDF A DIFEREN A ENTRE DOCUMENTOS INTERNOS E EXTERNOS DOCUMENTO INTERNO TODO DOCUMENTO FORMAL ELABORADO PELA UNIDADE SOLICITA O PEDIDO REQUERIMENTO PARECER ENCAMINHAMENTO E TUDO O QUE VAI NA FOLHA DE INFORMA O NO PAPEL DOCUMENTO EXTER
37. NO TODO DOCUMENTO N O ELABORADOS PELA UNIDADE MAS QUE PRECISA SER JUNTADOS AO PROCESSO DOCUMENTOS PESSOAIS DIGITALIZADOS C PIAS DE EXTRATO BANC RIO RELAT RIOS DO SOF ETC Nesta se o vamos aprender a inserir os dois tipos de documentos 23 oag Processo sej Rio Eletr nico s w ELLE M DULO B SICO INSERIR DOCUMENTO INTERNO O procedimento para inserir um documento se assemelha ao procedimento de criar um processo Vemos os passos abaixo 1 CLIQUE EM INSERIR DOCUMENTO Para saber Menu Pesquisa Do SMGICGTIC 2015 0000093 5 tar Andamento Relacionados to Descongelamento Congelamento de Dota o 1 Processo aberto somente na unidade SMG C61 Gerar Documento Escolha o Tipo do Documento 2 ESCOLHA O TIPO DE DOCUMENTO CASO O TIPO DE DOCUMENTO N O APARE A NA TELA Externo CLIQUE NO CONE PARA VER e a o ie A LISTA COMPLETA Encaminhamento TIPOS DE DOCUMENTOS INTERNOS HE ri i Informa o Solicita o Gerar Documento O USO DE DOCUMENTO MODELO E TEXTO PADR O SER ABORDADO POSTERIORMENTE 3 PREENCHA OS DADOS DO DOCUMENTO Encaminhamento Texto Inicial e gt Documento Modelo 3 1 ESCOLHA SE QUER PARTIR DE UM DOCUMENTO O Texto Padr o MODELO TEXTO PADR O OU SE QUER COME AR COM UM DOCUMENTO EM BRANCO NENHUM RO Nenhum EEE Too IS Descri o Pedido de Cr dito Adicional Solicita o 3 2
38. ONADO Para fazer o relacionamento digite o n mero do processo que deseja vincular ao processo atual e clique em Pesquisar ATEN O VOC DEVE DIGITAR O N MERO INTEIRO INCLUSIVE O D GITO FINAL Ao clicar em Pesquisar O sei localiza o processo em quest o e completa o campo Tipo com o tipo do processo Confirme se a informa o est correta e por fim clique em Adicionar para fazer o relacionamento dos processos e a E CONFIRME SE EST CORRETO Relacionamentos do Processo CLIQUE EM ADICIONAR Como resultado o relacionamento estar listado numa tabela na mesma tela Relacionamentos do Processo Processo Destino Tipo Po Beus E E E E E f f f f f f A f f f f f E f f f A A Lista de Processos Relacionados 1 registro Processo Usu rio Unidade Data Hora A es 6013 2015 0000091 1 x345975 LISTA DE PROCESSOS RELACIONADOS SMGICCTIC 18 03 2015 16 13 08 Pd CASO QUEIRA CANCELAR O RELACIONAMENTO CLIQUE AQUI 49 oag Processo sej gA Eletr nico a A M DULO B SICO Al m disso todos os processos relacionados ficam vinculados diretamente rvore do processo e em 5 0000 os 0 5 CLIQUE PARA DETALHAR O P consult es PROCESSO E ACESSAR SUA Consultar Andamento RERE Processos Relacionados Or ament
39. SICO Controle de Processos Retorno Programado Pesquisa Base de Conhecimento EMMODELOS E de e E i s s Blocos de Reuni o Blocos Internos Acompanhamento Especial Estalisti Grupos de E mail Grupos de Envio CRIANDO UM GRUPO DE MODELOS Como o Documento Modelo simplesmente um documento que j existe e deve ser replicado voc deve apenas criar um Grupo de Modelos e incluir os documentos nesse grupo Para come ar clique em Grupos Modelos Favoritos erros CLIQUE EM GRUPOS Ver modelos adicionados por mim Em seguida clique em Novo Grupo de Modelos Forne a um nome para o novo grupo e clique em Salvar Novo Grupo de Modelo 2 CLIQUE EM SALVAR eaea Nome lipedidos de cr dito l 62 oag Processo sej BRO Eletr nico a w r M DULO B SICO l ADICIONANDO MODELOS AO GRUPO Agora que voc j criou um Grupo de Modelos basta adicionar documentos ao grupo Voc faz isso diretamente na Tela do Documento que voc quer guardar como modelo clicando em Adicionar aos Modelos Favoritos CLIQUE EM ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS PREFEITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO AUTARQUIA HOSPITALAR MUNICIPAL INFORMA O AHM DF G N 0000401 Processo n 6110 2015 0000003 0 A seguir selecione o Grupo de Modelos em que voc quer incluir o documento
40. SISTEMA ELETR NICO DE INFORMA ES sei M DULO B SICO Preparado por Equipe do Processo Eletr nico Secretaria Municipal de Gest o Prefeitura de S o Paulo 12 Edi o Abril 2015 PREFEITURA DE oga Processo SAA Eletr nico SAO PAULO GEST O cs Pr M dogg Processo sej GR Eletr nico i w MODULO BASICO SUM RIO APRESENTA O suas indo ernia aadio setar aniinda sa nc cada dulea au ini a aanEn co andina Sad DU bia eo SCE ada 4 Sistema Eletr nico de Informa es ciecceeeeeereerrerrerree erre een een canon cen cenenso 4 Sobre Este Material ciel en a i A E E E E NIENOR 5 Iniciando Opera es no SEl ee eee erereeerer erre denda iiinis nisin nii i ia 6 ACOSSO JO SISTEM d E aina EE AE 6 Funcoss da Fela INC i seanse O 6 Bara de Fefrramemn LOS pa AEE ER 7 Ment sd GAS esee E E E E E A E EA 8 Controle de PROCESSOS oaren 8 Tola dO BROCESSO de ani I EE E E 11 Tela do DOCUMEN Oseere aN E O E 15 Conceitos B sicos do sel E A E E N AE E 17 Bo Ee eD Ae E E E E E E E E E E E AE 18 GAR PrO CESS O re E E E E E 18 Como Preencher o Cadastro de ProcessosS ss ssssesessesrsesesrrsrsrrsrsrrsersrsrrsreresesees 20 Exclnin Alterar PROCESSOS arenosa dn DECR ini a EE 22 eli DOCUMENTOS assassinas a iii ii E E E E oi nin o 23 Inserir Documento Interno cceecesi nec e cr eerreerr cerne cerne career rena cre ea neces rece nrec encanto 24 Como Preencher o Cadastro de Documen
41. TURA PRETENDIDO NYTAA MWlemnranrdna SFI 7 3 VERIFIQUE SE O DOCUMENTO ESCOLHIDO EST SELECIONADO Se este bloco foi criado para que algu m de sua pr pria unidade o assine ele est pronto para ser assinado Caso estes documentos devam ser assinados por algu m que trabalha em outra unidade ex despachos preparados pela Coordenadoria Jur dica para que o Chefe de Gabinete os assine necess rio disponibilizar o bloco do assinante Veja abaixo l DISPONIBILIZAR O BLOCO A disponibiliza o do bloco necess ria para que ele seja acess vel s unidades que ir o assinar os documentos contidos no bloco Ela s poss vel depois de se ter inclu do ao menos um documento no Bloco 37 ogg Processo sej RO Eletr nico A 1 ENTRE NO MENU BLOCO DE ASSINATURAS Blocos de Assinatura M DULO B SICO Pesquisar Palavras chave para pesquisa Sigla 2 SELECIONE O CONE Do DISPONIBILIZAR BLOCO Blocos 1 registro N mero Estado Geradora Disponibiliza o Descri o A D R 113 Aberto SMG AC SMG GAB Despacho Secret rio 31 02 2015 is E Pronto O Bloco disponibilizado ficar destacado em vermelho na sua rea de Blocos de Assinaturas e acess vel na rea dos Blocos de Assinatura das unidades para as quais foi disponibilizado o acesso Lista de Blocos 2 registros Disponibiliza o Descri o A es P ag POSS VEL
42. UE NO CONE ASSINAR DOCUMENTO amp consultar Andamento z Ao clicar no cone a Tela de Assinatura aberta onde assinamos o documento Basta preencher os dados abaixo 3 PREENCHA OS CAMPOS COM AS INFORMA ES SOLICITADAS Assinatura de Documento rg o do Assinante 3 1 ESCOLHA A SIGLA DA SECRETARIA SUBPREFEITURA FUNDA O OU AUTARQUIA DO ASSINANTE Assinante Daniella Pereira En as 3 2 ESCREVA O NOME COMPLETO DO ASSINANTE Cargo Fun o Assessor T cnico Il 3 3 ESCOLHA O CARGO FUN O DO ASSINANTE Senha o oul 3 4 DIGITE A SENHA DA REDE DA PREFEITURA TECLE ENTER Nessa tela sistema pede que coloquemos PREPARE O DESPACHO E CHAME A CHEFIA SOMENTE PARA ASSINAR ELA NEM PRECISA ESTAR COM O Qualquer usu rio cadastrado no sistema pode COMPUTADOR LIGADO nome cargo e senha de acesso ao sel assinar o documento selecionado a partir dessa tela Assim por exemplo poss vel preparar um documento e solicitar que a chefia venha a seu computador apenas para inserir a senha pessoal Muito pr tico ATEN O A SENHA DE USO PESSOAL E INTRANSFER VEL MANTER O SIGILO DA SENHA RESPONSABILIDADE DO SERVIDOR 34 OB Processo sej CR Eletr nico s o E PB M DULO B SICO Todo documento assinado no Sei possui uma assinatura em seu rodap ilustrada abaixo sell Ea Documento assinado eletronicamente por Fernando Haddad Prefeito em 05 03 2015 as 17 05 conforme
43. V para a Tela do Processo e clique no cone Reabrir Processo Mas aten o sua unidade s pode reabrir um processo que j tenha tramitado por ela 805067 2015 0000012 6 DE 9 Memorando SEI 14 0000234 4 84 Planilha PCA 01 2015 0000235 sh Relat rio Programa o Or ament ria Processo n o poss andamentos abertos Of cio SEI 11 0000237 4 1 CLIQUE NO CONE Informa o 21 0001353 REABRIR PROCESSO Pronto O processo foi reaberto e automaticamente atribu do ao usu rio que o reabriu como poss vel verificar na Tela do Processo Processo aberto somente na unidade SFICGO atribu do para x347757 AP S REABERTO O PROCESSO ATRIBU DO AUTOMATICAMENTE PARA O USU RIO QUE EFETUOU A OPERA O 46 oag Processo sej Rio Eletr nico s w EE M DULO B SICO ORGANIZANDO O TRABALHO o sel possui algumas funcionalidades que facilitam sua vida e ajudam a organizar a rotina de trabalho Com elas voc ser capaz de localizar rapidamente as informa es que procura e acelerar o ritmo de trabalho PESQUISA DE PROCESSOS OU DOCUMENTOS A Barra de Ferramentas cont m um campo de pesquisa livre no qual voc pode digitar qualquer palavra ou termo num rico e pressionando a tecla Enter obter a lista de todos os processos em que o termo aparece a DG RS TR Sn Es descongelamento SMGICGTIC CAMPO DE PESQUISA LIVRE Por exemplo podemos pesquisar o termo descongelamento REFIN
44. ade 2 CLIQUE EM SALVAR e RE ST 1 DIGITE A DESCRI O DO BLOCO O bloco que voc criou aparecer na mesma janela Selecionar Bloco Palavras chave para pesquisa Emma o Sigla e l LISTA DE BLOCOS CRIADOS OSEE Lista de Blocos 1 registro Tipo Descri o A es Interno Processos de compra de suprimentos da unidade ae E PARA INCLUIR O PROCESSO NESTE BLOCO CLIQUE NA SETA VERDE Clicando em Novo Bloco de Reuni o voc dever fornecer na janela seguinte uma descri o do bloco e tamb m indicar as unidades que ter o acesso ao bloco 51 oan Processo sej EI Eletr nico A M DULO B SICO Descri o W I Reuni o compra de suprimentos de SMGICGTIC 3 CLIQUE EM SALVAR f Unidades para Disponibiliza o ID o O a2 DIGITEASIGLA DAS UNIDADES SMGIGAR Cabinate da Secret rio ce e E QUE TER O ACESSO AO BLOCO SMGICCTIC COORDENACA O DE Pronto Agora basta escolher o bloco em que voc quer incluir o processo LISTA DE BLOCOS CRIADOS Lista de Blocos 2 registros N PARA INCLUIR O PROCESSO NUM BLOCO CLIQUE NA SETA VERDE CORRESPONDENTE Para ver todos os seus blocos e quais processos est o inclu dos em cada um deles voc pode usar os comandos do Menu Principal 52 oag Processo sej gaong Eletr nico s w E M DULO B SICO NO MENU PRINCIPAL SELECIONE A C o o e E O O O e pe o H LISTA DE BLOCOS DESEJADA Acompanhamento Especial E
45. adora SMPM SAF Usu rio d811194 Data 17 03 2015 amp Or amento Cr dito Adicional Suplementar N 6072 2015 0000008 5 Of cio SEI 13 0004649 ISMPMISAF Assunto Pedido de Cr dito Adicional Suplementar e Descongelamento de dota o descongelamento para o remanejamento de verbas exposta a fim de possibilitar que honremos os compromissos da Unidade Geradora SMPM SAF Usu rio d811194 Data 17 03 2015 AO DIGITAR O N MERO DE UM PROCESSO OU DE UM DOCUMENTO ESPEC FICO NO CAMPO DE PESQUISA LIVRE O Sei ABRE A RVORE DO PROCESSO OU O DOCUMENTO EM QUEST O NO FORMUL RIO DE PESQUISA ESTRUTURADA VOC PODE SUBSTITUIR O TERMO PESQUISADO POR QUALQUER OUTRO AL M DE ADICIONAR OUTROS CRIT RIOS DE PESQUISA ATEN O A PESQUISA RECUPERA DADOS DE PROCESSOS ABERTOS OU CONCLU DOS MAS N O RECUPERA DADOS DE PROCESSOS E DOCUMENTOS SIGILOSOS RELACIONAR PROCESSOS Essa funcionalidade permite vincular diferentes processos de forma a visualiz los numa mesma rvore de processo PREFEITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO Para saber Menu Pesquisa Do SMGICGTIC Ns Processos Relacionados Or amento Descongelamento Congelamento de Dota o 1 Processo aberto somente na unidade SMG CGTIC RELACIONAR PROCESSO Clique em Relacionar processo 48 JE Processo i Tas sei RELACIONANDO UM PROCESSO Relacionamentos do Processo AZ Eletr nico j N MODULO BASICO N MERO DO PROCESSO A SER RELACI
46. an Juu Ju Ju uam ma ma mxdad l cad mama Interessado TRECHO EM NEGRITO COM USO DAS FERRAMENTAS DE FORMATA O Assunto Abertura de cr dito adicional sup lementar no valor de R 503 600 00 N do Paulo 25 de mar o de 2015 lt e eem EE pozer eea emmm EEE E p i Sr Secret rio i SE ES BRANCAS S O ABERTAS PARA INCLUS O DE INFORMA ES j1 Encaminho para considera o decreto que abre cr dito adicional suplementar no valor de RS 505 600 00 i 2 O referido cr dito atende a solicita o da Secretaria Municipal de Gest o visando possmiitar despesas que lhe s o afetas l Documentos Relacionados Decreto sE n 0001832 Atenciosamente X Refer ncia Processo n 6011 2015 0000003 1 USO DE REFER NCIA A SEI n 000183 OUTRO DOCUMENTO SEI pe ea Todo documento compostos por se es Nas se es em cinza n o poss vel editar o conte do que padronizado como n mero do processo rg o de origem e data Nas se es em branco que o conte do do documento deve ser inserido O sei disp e de ferramentas de formata o detexto inser o de imagense tabelas al m dos recursos de refer ncia a documentos processos e estilos de texto descritos abaixo 27 ogg Processo sej gA Eletr nico Na lo COMO FAZER REFER NCIA A DOCUMENTOS E PROCESSOS N MERO DE P GINA N MERO SE DO DOCUMENTO NO PROCESSO EM PAP
47. baixo conte do deste documento Para saber Menu Pesquisa NS EIEEE d PREFEITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO SECRETARIA MUNICIPAL DE GEST O INFORMA O SMG GAB 8 l Processo n 6013 2015 0000041 5 U Interessado CHEFE DE GABINETE EDITAR DOCUMENTOS As opera es abaixo s o as mais comuns para edi o de documentos no sei e ser o abordadas em detalhes CI NCIA NO DOCUMENTO Utilizado para que as unidades deem ci ncia NO DOCUMENTO dispensando a necessidade de se criar novo documento com esse fim 15 DIE Processo sej AA Eletr nico COO O Sil SEA Wi M DULO B SICO CONSULTAR ALTERAR DOCUMENTO Oferece consulta e altera o das informa es cadastradas na cria o do documento Utilizado quando alguma informa o cadastral do documento estiver incorreta descri o interessados destinat rios classifica o por assuntos ou n vel de acesso EDITAR CONTE DO Permite editar o conte do o texto do documento ASSINAR DOCUMENTO Incluir uma assinatura eletr nica no documento mediante confirma o com uso da senha do sistema ou por meio de certifica o digital INCLUIR EM BLOCO DE ASSINATURA Permite que o documento seja assinado por mais de um usu rio do sistema EXCLUIR DOCUMENTO Exclui o documento caso eleainda n o tenha sido enviado para ou visualizado por outras unidades Utilizado no caso em que a unidade criou um documento por engano sem n
48. cam dispon veis para consulta por todas as unidades O objetivo garantir uniformidade e efici ncia nos processos gerados no sei base de conhecimento relacionada a determinado tipo de processo deve ser criada pela unidade competente por ele es pode ser modificada pela unidade que a criou Para criar uma base selecione a op o correspondente no Menu principal NO MENU PRINCIPAL SELECIONE BASE DE CONHECIMENTO 56 ogag Processo sej QRO Eletr nico A CRIANDO UMA BASE DE CONHECIMENTO Na tela da Base de Conhecimento clique em Nova M DULO B SICO Base de Conhecimento E O TI Palavras chave o CLIQUE EM NOVA Na pr xima tela forne a a descri o da nova base os tipos de processo vinculados a ela e se pertinente insira anexos Clique em Salvar Novo Procedimento EEE 1 E EI EA m e 1 FORNE A A DESCRI O lt Descri o 4 CLIQUE EM SALVAR Pedido de cr dito adicional E a E s EE E Tipos de Processo Associados INFORME O TIPO DE PROCESSO Or amento Cr dito Adicional Suplementar E O O OO OO O ooo ma mf Anexar Arquivo coa 3 OPCIONAL INSIRA DOCUMENTOS ANEXOS U e e mm Lista de Anexos 0 registros Nome Data Tamanho Usu rio Unidade A es A base que voc criou estar listada na pr xima tela Por m ainda preciso preench la Para isso clique no cone Editar procedimento
49. da o Sei abrir a tela de amp Consultar Andamento Hist rico do Processo L estar o listadas as a es de gera o envio e recebimento CLIQUE PARA CONSULTAR O HIST RICO do processo pelas diferentes unidades DE TRAMITA O DO PROCESSO incluindo data e hora de cada opera o sigla da unidade e a identifica o do usu rio respons vel por cada uma dessas a es Para ver um hist rico mais detalhado com todas as a es realizadas no processo al m de envio e recebimento clique em Ver hist rico completo Hist rico do Processo 6024 2015 0000001 6 E s Ver hist rico completo TS DESCRI O DA 1 a a cg a q CLIQUE PARA CONSULTAR O DETALHAMENTO TRAMITA O DO DO HIST RICO DO PROCESSO PROCESSO E UNIDADE ra Unidade Usu rio gt O o Descri o Jea gt SEICGO d518657 Processo recebido na unidade 06 02 2015 18 18 q SHCGO 1 d 9382 Processo remetido pela unidade SMADS CGASTO 06 02 2015 13 36 SMADS GAB d812762 Processo recebido na unidade 06 02 2015 13 34 SMADSIGAB d779382 Processo remetido pela unidade SMADSICGAISTO 6 02 2015 12 24 SMADSICGAISTO d779382 Processo recebido na unidade DATA E HORA QUE EE 15 SMADSICGASTO 4146120 Processo remetido pela unidade SMADS GAB A ATIVIDADE FOI BDS SMADS GAB 4146129 Processo recebido na unidade REALIZADA 45 SMADSIGAB d779382 Processo remetido pela unidade SMADS CGAISTO 30 01 2015 14 58 SMADSICOMST d7 79382 Proce
50. e for interessada ou Requerimento em peti es de car ter individual e Para prestar esclarecimento utilize Informa o e Para analisartecnicamente proposi o em subs dio a tomada de decis o por autoridade competente utilize Nota T cnica ou Parecer e Para encaminhar processo outra unidade utilize Encaminhamento e Para registrar decis o de autoridade competente utilize Despacho Interlocut rio decis o parcial ou Despacho solu o ao pedido inicial Para maiores informa es acesse o site do Processo Eletr nico O EDITOR DE TEXTO DO SEI Ap s o cadastro do Documento Interno o seil abre em uma nova janela o Editor Interno de Texto poss vel acess lo tamb m a partir da Tela do Documento clicando no cone indicado abaixo 26 oag Processo sej EI Eletr nico mA M DULO B SICO EDITAR DOCUMENTO Beara f mig NIS d o Bl EBJA ea Z E ly E ME S 100 1 E AutoTexto Paragrafo _Numerado_Nivel1 ads ESTILOS DE TEXTO FERRAMENTAS PARA PARA INSERIR REFER NCIA A FORMATA O DE TEXTO PROCESSOS E DOCUMENTOS la gaU PREFEITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO SECRETARIA DO GOVERNO MUNICIPAL O DOCUMENTO DIVIDIDO EM SE ES INFORMA O SGM GAB E E O O O O O A l Processo n 6011 2015 0000003 1 SE ES CINZA SAO PREENCHIDAS PELO SEI E NAO PODEM SER EDITADAS im u u u Juiu Ju
51. ecessitar de um Caso o documento somente precise ser corrigido utilize o bot o CONSULTAR ALTERAR DOCUMENTO ou EDITAR CONTE DO CANCELAR DOCUMENTO Caso o documento contenha erros mas j tenha sido tramitado ou visualizado por outras unidades eSOMENTE NESSAS CONDI ES ele pode ser cancelado Entretanto esse deve ser o ltimo recurso e sempre justificado Seu conte do pode ser recuperado por auditoria do sistema ADICIONAR AOS MODELOS FAVORITOS Permite salvar o documento numa lista de favoritos para aproveitar seu formato e conte do na elabora o de novos documentos no futuro OPERA ES COM PROCESSOS As opera es abaixo afetam o processo como um todo Por isso j foram abordadas na se o anterior ENVIAR PROCESSO Tramita o processo todo e n o s o documento para outras unidades ATUALIZAR ANDAMENTO Inclui no HIST RICO DO PROCESSO informa o relevante o bastante para ser registrada mas que n o necessite ser registrada em documento pr prio no processo ACOMPANHAMENTO ESPECIAL Inclui o processo emgrupo deacompanhamento especial para quea unidadetenha acesso r pido a ele mesmo que ele n o esteja na unidade DEMAIS OPERA ES As seguintes opera es n o ser o abordadas neste material 16 SE Pr i ogg Processo sej Ag Eletr nico i o A MODULO BASICO IMPRIMIR WEB Envia o documento para impress o VERS ES DO DOCUMENTO Permite saber quantas vezes um documento gerado fo
52. gratuitamente Prefeitura de S o Paulo uma ferramenta que viabiliza a Cria o edi o assinatura e tr mite de processos e documentos dentro do pr prio sistema Como ele n o depende de mapeamento de processos ele pode ser utilizado por todas as unidades da Prefeitura para qualquer tipo de processo administrativo Com sua implanta o a Prefeitura espera e Acelerarostr mites administrativos garantindo respostas mais r pidas as demandas e Facilitaro trabalho desenvolvido pelos servidores e Aumentaro controle social e o acesso informa o e Racionalizaro gasto p blico e Estancar o crescimento do estoque do Arquivo Municipal de Processos atualmente com mais de 20 milh es de processos e Melhoraro gerenciamento de processos e instrumentos de controle e Eliminarincidentes decorrentes do deslocamento f sico de documentos oag Processo seil ER Eletr nico o w E M DULO B SICO SOBRE ESTE MATERIAL Este material apresenta os principais conceitos e funcionalidades do Sei a fim de ambientar o servidor utiliza o mais comum de processos e expedientes administrativos autua o de processos edi o de documentos tramita o Adicionalmente busca abordar de maneira did tica no decorrer das atividades as necess rias mudan as que a migra o para um sistema eletr nico causam no trabalho com o Processo Administrativo Para isso sempre destacamos os dados mais relevantes com ajuda dos cones
53. i editado e tamb m recuperar vers es anteriores do documento ENVIAR DOCUMENTO POR CORREIO ELETR NICO Envia e mail com o documento como um anexo O e mail passa a ser um documento do pr prio processo GERENCIAR LIBERA ES PARA ASSINATURA EXTERNA Liberar assinatura do documento por usu rio externo N o utilizada CONCEITOS B SICOS DO SEI Agora que j fizemos um panorama sobre as principais telas do sei e os recursos que oferece podemos come ar a aprender como trabalhar com o sistema Mas antes de come ar tenhamos em mente algumas regras e conceitos b sicos l TUDO S O PROCESSOS No sei n o importa se voc vai tramitar um processo volumoso ou enviar um simples documento para outra unidade na Prefeitura Em todos os casos necess rio iniciar um processo ou inserir um documento num processo j existente sempre no interior de um processo que tramita um documento l DOCUMENTOS INTERNOS E EXTERNOS O sei conta com um editor interno de documentos e um sistema de assinatura eletr nica que juntos substituem totalmente o uso de caneta carimbo papel e o software de edi o de texto Como regra todo o documento formal elaborado pela unidade deve ser redigido no sistema via editor interno de texto S o os chamados Documentos Internos e somente eles podem ser assinados Para os demais documentos n o elaborados pela unidade mas que precisam ser juntados ao processo tais como relat rios
54. idade Voc pode edit lo ou exclu lo como j apresentado para outros recursos do sistema 60 oag Processo sej RO Eletr nico a w r M DULO B SICO Textos Padr o da Unidade SMGICGTIC Lista de Textos Padr o Interno da Unidade 1 registroy Descri o a es S Pedido de cr f CLIQUE NOS CONES PARA la 4 3 VISUALIZAR EDITAR OU Poeme EXCLUIR O TEXTO UTILIZANDO UM TEXTO PADR O Para utilizar o texto padr o em documentos criados por sua unidade basta utiliz lo como texto inicial num novo documento Na Tela do Processo clique em Incluir Documento e em seguida escolha o Tipo de Documento Em seguida indique que o Texto Inicial ser o Texto Padr o O texto padr o que voc criou estar listado nas op es dispon veis Depois continue editando o documento normalmente Gerar Documento EE Encaminhamento Texto Inicial Documento Modelo m m m m e Texto Padr o a Cr dito adicional P ads cos E a a i INICIAL DO DOCUMENTO E QUER UTILIZAR DOCUMENTO MODELO Esta funcionalidade bastante semelhante com a dos Textos Padr o Por m em vez de salvar um trecho para utiliz lo numa se o de um documento o Documento Modelo consiste numa c pia de um documento inteiro com todas as suas se es Para come ar selecione essa op o no Menu Principal 61 oag Processo sej QRO Eletr nico as do YT MODULO BA
55. iou Li6o1 3 2015 0000093 8 B NA RVORE DE UM PROCESSO CLIQUE NO B Solicita o SMG CGTIC 000153 CONE PARA ABRIR AS BASES PEI AAA T A E A DA RR NR E RELACIONADAS A ESSE TIPO DE PROCESSO Processos Relacionados Or amento Libera o Antecipa o de cota 1 58 oag Processo sej QRO Eletr nico Ns do Depois de liberar uma base poss vel criar uma nova vers o da mesma base ou cancelar a libera o para que ela n o seja mais vis vel s outras unidades Para fazer isso clique em Base de Conhecimento no Menu Principal Na tela das bases de conhecimento clique em Minha Base Base de Conhecimento SMG CGTIC Lista de Procedimentos 3 registros Descri o O CONE VERDE CRIA UMA NOVA VERS O DA BASE O CONE VERMELHO CANCELA A LIBERA O DA BASE ELA VOLTA A SER ACESS VEL SOMENTE POR SUA UNIDADE PCA teste Pedido de Descongelamento Congelamento PARA EXCLUIR DEFINITIVAMENTE UMA BASE N O LIBERADA CLIQUE NO CONE TEXTO PADR O Se nos processos de sua unidade houver um texto que seja recorrente em documentos de diversos processos voc pode otimizar o trabalho usando a funcionalidade do Texto Padr o Para come ar selecione essa op o no Menu Principal Controle de Processos Iniciar Processo Retorno Programado Pesquisa Base de Conhecimento Textos Padr o J Modelos NO MENU PRINCIPAL CLIQUE EM TEXTOS PADR O Blocos de Reuni o Blocos Internos
56. ni o c e eseeeereerereeeree re re acerca rrenan renas 50 Acompanhamento Especial sau a asrasiaadaas assis adiando ANETT AE 53 Base qe Cone CIMENTO rindo ad 56 TECTO SORGO 59 Documento Modelo siri is 61 HIEI Processo sej Az Eletr nico s mam M DULO B SICO APRESENTA O S o Paulo uma das primeiras capitais do pa s a adotar o Processo Eletr nico Com ele a tramita o de processos e documentos passa por uma profunda transforma o com importantes benef cios aos servidores e aos cidad os Somente em 2014 mais de 280 mil processos e 1 5 milh o de documentos tramitaram em papel na Prefeitura de S o Paulo Cada processo passa por diversos rg os durante seu tempo de vida de cerca de dois anos em m dia Moroso e com os altos custos de papel impress o capeamento transporte e armazenamento o processo em papel possui uma s rie de fragilidades como risco de extravio dano f sico quebra de sigilo de informa o al m de impor grandes dificuldades no acesso s informa es ao servidor ao gestor e ao cidad o Dada a sua complexa realidade a Prefeitura de S o Paulo buscou uma ferramenta pudesse ser adaptada ao trabalho desenvolvido pelos servidores e uma interface amig vel aos os usu rios e mun cipes Essa ferramenta o Sistema Eletr nico de Informa es Sei SISTEMA ELETR NICO DE INFORMA ES O Sei foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4 Regi o TRF4 e cedido
57. ntranhamento no processo administrativo em papel S deve ser utilizado em ltimo caso O DOCUMENTO CANCELADO PERMANECE NA RVORE DO PROCESSO ATEN O O CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS DEVE SER UTILIZADO DE FORMA JUSTIFICADA E SOMENTE COMO LTIMO RECURSO POIS EQUIVALE AO DESENTRANHAMENTO DO PROCESSO EM PAPEL ANTES DE ENVIAR O PROCESSO A OUTRA UNIDADE SEMPRE VERIFIQUE O CONTE DO DE TODOS OS DOCUMENTOS JUNTADOS PARA GARANTIR QUE ESTEJAM CORRETOS ANTES DO ENVIO VOC PODE ALTERAR INFORMA ES CADASTRAIS EDITAR CONTE DO SUBSTITUIR ARQUIVO ANEXO E AT EXCLUIR O DOCUMENTO EVITE O CANCELAMENTO DOS DOCUMENTOS ASSINAR DOCUMENTOS Sem estarem assinados os documentos n o possuem valor legal No sei os documentos gerados no editor interno devem ser assinados com assinatura eletr nica do sistema A assinatura um opera o simples que possui dois tipos distintos de procedimentos a assinatura simples e o bloco de assinaturas Tratamos de ambos nas pr ximas se es DOCUMENTOS RECEBIDOS EXTERNOS NO SEI O DOCUMENTO EXTERNO N O ASSINADO ELE TRATADO COMO UM DOCUMENTO PRONTO ASSINADO ANTES DA INCLUS O NO SISTEMA SE PRECISAR ASSINAR UM DOCUMENTO EXTERNO DEVE INCLUIR E ASSINAR UM DOCUMENTO INTERNO COM REFER NCIA AO PRIMEIRO 33 ogg Processo sej Rio Eletr nico j Ro MODULO BASICO ASSINATURA SIMPLES 1 SELECIONE O DOCUMENTO QUE SER ASSINADO Para saber Menu Pesquisa 2 CLIQ
58. ntrole de Processos Controle de Processos AO PASSAR O CURSOR DO MOUSE SOBRE O CONE A ANOTA O APARECE Recebi Ver processos atribu dos a mim Visualiza USU RIO QUE CRIOU ANOTA O ANOTA ES ACOMPANHAM OS PROCESSOS Aa E 83 6066 2015 0000015 5 ar 16684 D 8 6071 2015 0000015 2 d646303 O Bl 6071 2015 0000012 8 d792831 E ANOTA O COM PRIORIDADE AS ANOTA ES PODEM SER REALIZADA EM LOTE NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS SELECIONE OS PROCESSOS DESEJADOS E CLIQUE NO CONE DE ANOTA ES SEGUINDO OS PASSOS ACIMA 42 oag Processo sej QRO Eletr nico as Ho AN LISE DO PROCESSO J tendo passado por todas as fases de cria o do processo juntada de documentos assinatura envio recebimento e distribui o do processo abordamos as atividades de an lise do processo dispensando a jun o de novos documentos j que esse t pico j foi abordado O primeiro recurso para a an lise do processo a Consulta ao Andamento do processo CONSULTAR ANDAMENTO i i L 6024 2015 0000001 6 s O Sei permite consultar o registro de todo E Memorando SEI 1 0000663 4 o tramite do processo Para consultar o Planilha PDC FMAS 0000666 andamento do processo abra a Tela do F 4 Planilha PCA FMAS 0000668 Processo e localize a rvore Logo abaixo J Memorando SEI 3 0000694 4 E clique em Consultar Andamento F Informa o SF CGO 0001613 4 Com Em segui
59. o x347757 Encaminhado a SMDU para substitui o do PCA e 1 adequa o das insiru es do processo J 1810312015 SFICGO 15 56 ATEN O A OPERA O SERVE PARA INCLUIR INFORMA O RELEVANTE O BASTANTE PARA SER REGISTRADA MAS QUE N O NECESSITE SER REGISTRADA EM DOCUMENTO PR PRIO NO PROCESSO TAMB M N O PODEM SER REMOVIDAS AP S INSERIDAS CUIDADO COM SEU USO 44 oag Processo sej Ag Eletr nico w BZ M DULO B SICO CI NCIA DO PROCESSO E CI NCIA DE DOCUMENTOS O sei conta com uma funcionalidade que permite a uma unidade manifestar ci ncia sem que para isso seja necess rio inserir um novo documento uma anota o ou mesmo atualizar manualmente o andamento do processo Fazer isso muito simples Se voc deseja manifestar ci ncia de todo um processo v para a Tela do Processo e clique no cone Ci ncia Por m se voc deseja manifestar ci ncia de um documento em particular v para a Tela do Documento em quest o e clique em Ci ncia A Ci ncia indica que o documento ou processo foi verificado por determinado usu rio dispensando a necessidade de se criar um novo documento com essa finalidade ITURA DO MUNIC PIO DE S O PAULO l Para saber Menu Pesquisa 1 CLIQUE NO CONE CI NCIA PRONTO 127 2015 0000022 5 Informa o SVMA DAF 0002973 w Planilha 0002978 Informa o SVMA DAF 0003062 4 Informa o SF CGO 0004147
60. o Descongelamento Congelamento de Dota o 1 Or amento Li bera olAntecipa o de cota 1 BLOCOS INTERNOS E BLOCOS DE REUNI O Para ajudar a organizar os processos que tenham rela o entre si o sei permite que voc crie blocos de processos Os blocos internos s o vis veis somente para a sua unidade J os blocos de reuni o permitem que o bloco seja visualizado tamb m por outras unidades TELA DO PROCESSO Para saber Menu Pesquisa T SMGICGTIC PREFEITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO H Solicita o SMGICGTIC 0001468 x E P J J Informa o 5 0001506 4 Um Processo aberto somente na mn INSERIR EM BLOCO Na tela do processo clique em Inserir em bloco Uma nova janela se abrir https seitreinamento prefeitura sp gov br sei controlador php acao bloco selecionar processo amp itipo selecao 1 amp id objec 1H q Selecionar Bloco Palavras chave para pesquisa CRESCER CLIQUE NO TIPO DE BLOCO QUE VOC QUER CRIAR HOla Nenhum registro encontrado DIE Processo sej BRO Eletr nico CRIANDO UM BLOCO Clicando em Novo Bloco Interno voc dever fornecer uma descri o do M DULO B SICO bloco na janela seguinte https seitreinamento prefeitura sp gov br sei controlador php acao bloco interno cadastrar iacao origem bloco seleciol Novo Bloco Interno e S ese Cen da Descri o ds Processos de compra de suprimentos da unid
61. pal da tela inicial BOT ES DE FUN ES EM LOTE o o im mm Ver processos atribuidos a mim Visualiza o detalhada e a mm PROCESSOS RECEBIDOS E p mT m A PROCESSOS GERADOS registros N registros Recebidos Gerados 6021 2015 0000007 5 6013 2015 0000006 f 6072 2015 0000002 6 d716684 6013 2015 0000001 6 6067 2015 0000001 0 d715684 6013 2015 0000002 4 8310 2015 0000008 3 g792831 6013 2015 0000004 0 i l I 6018 2015 0000026 9 d793379 I 6013 2015 0000005 5 o i l i Aqui o seil pode visualizar processos abertos na unidade identificar a situa o do processo filtrar processos por respons vel e realizar opera es em lote Vemos abaixo cada uma das atividades oag Processo sej Ro Eletr nico a RR A aaa VISUALIZAR PROCESSOS ABERTOS NA UNIDADE O sei exibe aqui todos os processos abertos na unidade divididos em duas M DULO B SICO colunas processos recebidos pela unidade e processos gerados pela pr pria unidade Recebidos Gerados O 6021 2015 0000007 9 D 6013 2015 0000006 7 O 6018 2015 0000026 9 d793379 O 6013 2015 0000005 9 D 3 6072 2015 0000002 6 d716684 B 6013 2015 0000001 6 gO 6067 2015 0000001 0 d716584 O 6013 2015 0000002 4 D 8310 2015 0000008 3 d792831 O amp 6013 2015 0000004 0 E 6013 2015 0000007 0 qa509721 A LISTA DE PROCESSOS GERADOS
62. s abaixo s o as principais no trabalho com processos no sei e ser o abordadas em detalhes Algumas delas tamb m podem ser feitas diretamente da Tela Controle de Processos como opera es em lote INCLUIR DOCUMENTO Inclui novos documentos no processo ENVIAR PROCESSO DISPON VEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS Tramita o processo para outras unidades ATUALIZAR ANDAMENTO DISPON VEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS Inclui no HIST RICO DO PROCESSO informa o relevante o bastante para ser registrada mas que n o necessite ser registrada em documento espec fico no processo CI NCIA NO PROCESSO Utilizado para queas unidades deem ci ncia ao processo dispensando a necessidade de se criar novo documento com esse fim ATRIBUI O DO PROCESSO DISPON VEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS Atribui a determinado usu rio a responsabilidade sobre o processo CONSULTAR ALTERAR PROCESSO Oferece consulta e altera o das informa es cadastradas na cria o autua o do processo Utilizado principalmente quando alguma informa o de cadastramento do processo estiver incorreta exemplo tipo do processo e precisar ser alterada 13 oag Processo sej EI Eletr nico ii O cus MODULO BASICO ANOTA ES DISPON VEL NA TELA CONTROLE DE PROCESSOS Permite a inclus o de anota es vis veis somente aos usu rios da pr pria a vers o eletr nica do post it que se coloca no processo em papel CONCLUIR PROCESSO N
63. senta cones como Base de Conhecimento Ci ncia e Assinatura que oferecem atalhos para opera es e identificam a situa o dos documentos Ser o abordados mais frente no curso 6070 2015 0000002 5 9 Justificativa 1 0002313 4 Logo abaixo da rvore de processos vemos O menu q e e e e e e CONSULTA HIST RICO Consultar Andamento DE TRAMITA O Processos Relacionados Ambos E E Rr Consultar Andamento e a lista de foge rara rea mae as E nro Mar nt en T ser o abordados posteriormente Atos Normativos Decreto de Credito 6013 2015 0000033 4 Processos Relacionados ua DE a no curso RELACIONADOS 12 DE Processo sej Ag Eletr nico s o EE OPERA ES COM PROCESSOS M DULO B SICO o ATRIBUI O USU RIO STATUS E LOCALIZA O Na parte direita da Tela de Processo vemos todos os bot es de opera es com processos e logo abaixo informa es sobre e Status indica se o processo est aberto ou se j foi conclu do encerrado e Localiza o indica em qual ou quais unidade s o processo est aberto e Atribui o indica para qual usu rio foi atribu do o processo caso houver Abaixo descrevemos rapidamente as opera es com processos A fim de apresentar o que ser abordado nesse curso elas foram divididas nas seguintes categorias atuar no processo organizar processos demais opera es ATUAR NO PROCESSO As opera e
64. sistema vai para a Tela do Documento 30 oan Processo RO Eletr nico O O 6011 2015 0000003 1 SElv E Informa o 1 0001831 Br Informa o 2 E sel M DULO B SICO Como PREENCHER O CADASTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS NEM TODOS OS FORMATOS DE ARQUIVO EXTERNO ABREM NO SEI EM ALGUNS CASOS NECESS RIO BAIXAR O ARQUIVO Para a maior parte dos documentos externos obrigat rio indicar o tipo do documento a data de cria o e o n vel de acesso Todas as demais informa es s o opcionais Destacamos nessa se o os campos espec ficos de documento externo Para conferir como cadastrar os demais campos retorne s se es anteriores l TIPO DE DOCUMENTO OBRIGAT RIO L 6013 2015 0000095 4 Alterar Registro de Do amp Consultar Andamento Tipo do Documento O Documento Externo um tipo de documento classificado duas vezes documento externo mas tamb m um tipo de documento extrato relat rio nota fiscal planilha peti o etc Aqui indicamos qual tipo de documento esse documento externo Ele identifica o documento na rvore do Processo l DATA DO DOCUMENTO OBRIGAT RIA Essa informa o de preenchimento obrigat rio A data do documento deve corresponder data em que o documento foi recebido protocola do na unidade l N MERO NOME NA RVORE OPCIONAL MiPetic o 056 15 0001816 Consultar Andamento N MERO NOME FICA REGISTR
65. sso publico gerado UNIDADE RESPONS VEL PELA A ATIVIDAD REALIZADA LOGIN DO USU RIO QUE REALIZOU A ATIVIDADE 43 oag Processo seil GR Eletr nico a A M DULO B SICO ATUALIZAR ANDAMENTO Com essa opera o poss vel adicionar informa es diretamente no hist rico de tramita o do processo Essa funcionalidade permite que voc registre observa es sobre a tramita o ou a an lise do processo que importantes para constarem no hist rico do processo mas que n o justificam a inclus o de um documento Para fazer uma atualiza o de andamento v para a Tela do Processo e clique no cone Atualizar Andamento ITURA DO MUNICIPIO DE S O PAULO TER MTO 1 CLIQUE EM ATUALIZAR ANDAMENTO Planilha 0002978 Informa o SVMA DAF 0003062 4 Informa o SF CGO 0004147 Atualizar Andamento 3 CLIQUE EM SALVAR PARA FINALIZAR A ATUALIZA O Descri o Encaminhado a SMDU para substitui o do PCA e adequa o das instru es do processo 2 PREENCHA COM A ATUALIZA O DO PROCESSO Pronto A informa o foi inclu da no hist rico do processo e estar vis vel a todos os servidores que consultarem seu andamento Hist rico do Processo 6013 2015 0000004 0 ver hist rico completo A ATUALIZA O DO ANDAMENTO FICA DISPON VEL NO HIST RICO DO PROCESSO COM DATA HORA UNIDADE E AUTOR Data Hora Unidade Usu ri
66. te que usu rios de outra unidade vejam um documento n o assinado impede A MINUTA DE OUTRA UNIDADE APARECE NA RVORE EM OUTRA COR E N O PODE SER ACESSADA outras unidades Para esses casos O sei a prepara o de despacho para chefias em disp e do Bloco de Assinatura Veja abaixo 35 ogg Processo sej Ro Eletr nico j MODULO BASICO PREPARAR DESPACHOS O Bloco de Assinatura equivale a uma pastinha de despachos Ele nos permite juntar diversos documentos para serem assinados pela autoridade competente de uma vez s Al m disso ao preparar um bloco e disponibiliz lo a outras unidades permitimos que os documentos sejam visualizados assinados e at editados por usu rios de outras unidades A utiliza o desse recurso compreende tr s etapas criar bloco de assinatura incluir documentos no bloco disponibiliz lo e assin lo Vejamos abaixo cada uma das etapas CRIAR UM BLOCO DE ASSINATURA Blocos de Assinatura Palavras chave para pesquisa 2 CLIQUE EM 1 NO MENU PRINCIPAL SELECIONE NOVO BLOCOS DE ASSINATURA Sigla p Blocos de Assinatura T Nenhum registro encontrado 3 PREENCHA O CAMPO DESCRI O DOS DOCUMENTOS Lssivar Descn o DESPACHOS COORDENADORA 01 04 2015 5 SALVE O BLOCO CRIADO Unidades para Disponibiliza o
67. to do processo poss vel exclui lo ou cancel lo Entenda a diferen a Excluir documento caso o processo ainda n o A tenha sido acessado por usu rio de outra unidade o cone Excluir aparece na lista de CLIQUE NO CONE PARA opera es da Tela do Documento Para excluir EXCLUIR PRONTO um documento basta clicar no cone O documento removido da rvore do Processo Cancelar documento caso o processo j tenha sido encaminhado outra unidade ou teve seu conte do visto por usu rio de outra unidade o bot o Excluir n o aparece mais na tela e a nica op o cancel lo Para isso necess rio clicar no bot o Cancelar Documento escrever uma justificativa para o cancelamento e confirmar 32 oag Processo sej QRO Eletr nico A M DULO B SICO CANCELAR DOCUMENTO Cancelar Documento Inser o de documento de pessoa n o interessada no processo por equivoco A fim de proteger a informa o pessoal este documento amp cancelado 1 CLIQUE NO CONE CANCELAR DOCUMENTO 2 ESCREVA UMA JUSTIFICATIVA PARA O CANCELAMENTO E CLIQUE EM SALVAR 805 015 2015 00000000 O documento cancelado n o pode P Informa o SME ATP NPC 0000375 5 mais ser acessado mas ele n o Informa o SME ATP NPC 0000880 removido da rvore do Processo Por Formul rio PCA O 000377 C 0000377 isso ele se assemelha ao recurso do LA ado SME ATR NPC 0000375 4 dese
68. tos INtemoS sssssssessessessesresrsrrsrrsrssresee 25 Como Escolher o Tipo Correto de Documento eessssssssssesesesererrerrererererererererrrereerese 26 O Editor de Texto do SC essiri 26 Inserindo um Documento Externo ci erre eereree eee ree rece r encerrar caem eennea 29 Como Preencher o Cadastro de Documentos Extemos ssssssssessessessesresrerrsrrsresresee 31 Alterar o Cadastro de Documento Interno e Externo cecei ienes 32 Excluir Cancelar Documento Interno e Externo erre ran 32 Assinando Documentos Internos cci eis eeeereeeeeree cer ree een cencee rea ren cer eenero 33 Preparando despachos a reanna a nALis aaa aa cd andado sa TE 36 ECONLOrdE PROCOSSOS E E aonde insana O E A E 39 RECeDImEnto de PROCESSOS anan E ER 40 DISERnBlC o Ce Dros OS ra eae aE E RE A OR 41 O lt o NIE Processo seil RO Eletr nico e T M DULO B SICO ANIE AO PROCESSO asa nina a Das O aU aa TD a DIC 43 Consultar A N O aa E E E EA E A A A 43 Atualizar Andamento eaea E E T E E 44 OIE LE E E E A A EAT OR RR RR 46 COMICS GIO E E A E E E E EN A E A E EE EE 46 RESDA PEOC O a EA E E A S 47 Organizando o trabalhO issrsissrisrissrerseviveriiseisisiniissenniinn ii iana aai 47 Pesquisa de processos ou documentos ssessssseseseseseseseseserrersereresereseseresesesesererereses 47 Relagonar Processos su isisiad epi dd sanada balada diga Oi En ei LE EISA 48 Blocos internos e Blocos de reu
69. umentos Para instru es de como preencher os campos confira as orienta es da se o Como preencher o Cadastro de Processos p ginas 21 e 22 l CLASSIFICA O POR ASSUNTOS OPCIONAL 25 Dag Processo sej EI Eletr nico mam M DULO B SICO Nos documentos a classifica o por assuntos opcional Para instru es de como preencher o campo confira as orienta es da se o Como preencher o Cadastro de Processos p ginas 21 e 22 l OBSERVA ES DA UNIDADE OPCIONAL Este campo opcional e de livre utiliza o para que as unidades possam cadastrar no processo qualquer informa o de seu interesse l N VEL DE ACESSO OBRIGAT RIO A classifica o por n vel de acesso Nivel de Acesso obrigat ria no sell S o tr s os Sigiloso Restrito P blico n veis de acesso p blico restrito e sigiloso A maioria dos documentos j vem NA MAIORIA DOS TIPOS DE DOCUMENTO O com o n vel selecionado que N VEL DE ACESSO P BLICO E A OP O N O raramente pode ser alterado PODE SER ALTERADA sempre com base em hip tese legal Caso precise indica la confira as orienta es da se o Como Preencher o Cadastro de Processos Como ESCOLHER O TIPO CORRETO DE DOCUMENTO Com o Sell tudo o que ia em folha de informa o agora deve ser classificado por tipo de documento Como regra siga as orienta es e Para iniciar um processo utilize Solicita o quando uma unidad

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