Home

- SIMARPE - Sistema de Arquivos Permanentes

1. Documentos Protocolados 2 amp http localhost pg3 documento consultar 7 Tipo Brother DCP 165C Printer Onde USB001 DCP 165C Como apresentados na tela Somente o frame selecionado Cada frame separadamente O relat rio ser descarregado na impressora selecionada A caixa de di logo ser fechada automaticamente ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 158 SALIMAR LES sistemas WEB 14 3 CADASTREI ME NO SISTEMA CONFORME O MANUAL INDICA MAS N O CONSIGO ACESSAR QUANDO INFORMO MEU LOGIN E SENHA APARECE UMA MENSAGEM DE CONTA INATIVA O QUE EST ACONTECENDO Depois do cadastramento o mecanismo do sistema envia automaticamente uma mensagem para o e mail informado no cadastro com um formul rio que deve ser impresso datado e assinado Este mesmo formul rio deve ser entregue ao Administrador do Sistema O Administrador do Sistema ir homologar o seu cadastro e ativar a sua conta de usu rio Enquanto o Administrador do Sistema ativar a conta de usu rio qualquer tentativa de se logar ao aplicativo retornar a mensagem abaixo CPF de Usu rio Senha Prezado Usu rio do Sistema Sua conta est inativa Tente novamente ou entre em contato com o Administrador do sistema E mail para contato salimarQ salimar com br FAZER NOVO LOGIN A mensagem informando que sua conta est in
2. DE DOCUMENTOS modelo 3 na ltima folha preenchendo o com o n mero total de folhas autuadas o n mero da 1 e da ltima folha datar e assinar 6 Imprimir um par de etiquetas que dever o ter os seguintes destinos uma etiqueta deve ser utilizada para rotular a Capa de Processo A outra etiqueta dever ser colada no verso da folha n mero 1 dos autos 40 PROTOCOLO gt UNIDADE ADMINISTRATIVA PASSO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 178 SALIMAR M SISTEMAS WEB AP NDICE C OF CIO O of cio a comunica o escrita oficial utilizada nos rg os p blicos Est para a administra o p blica assim como est a carta para os particulares por m com formalidades e caracter sticas especiais ou seja O of cio a carta do servi o p blico A fim de uniformizar a comunica o externa de um rg o p blico deve se adotar o padr o of cio utilizando se de papel que contenha timbre s mbolo armas ou no m nimo carimbo do rg o que o expede comum embora n o seja adequados dar o nome de of cio s cartas emitidas por institui es civis comerciais religiosas culturais pol ticas etc Por m nada impede que qualquer delas adotem este padr o Defini o e finalidade uma modalidade de comunica o oficial expedido para e pelas autoridades em nome dos rg os que representam Tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiai
3. DE USU RIOS DOCUMENTO REGISTRADO l MOVIMENTO DETALHADO r Movimento Consolidado Unidade Administrativa Selecione uma Unidade Administrativa M Exercicio Selecione M s Selecione M Iniciar Quando a p gina carrega a primeira vez abaixo do formul rio de coleta de dados peri dicos o usu rio visualizar uma barra horizontal na cor verde composta por tr s ret ngulos com o seguinte conte do sinal de adi o t tulo da informa o e o n mero total de documentos movimentados no sistema A informac o TOTAL DE DOCUMENTOS MOVIMENTADOS o resultado de todos os envios somados a todas as instru es procedidas nos documentos ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 75 SALIMAR SISTEMAS WEB Esta barra apresenta a informa o consolidada para toda base do sistema Por m usu rio poder analisar essa informa o detalhadamente por Unidade Administrativa Clicar no sinal de adi o da barra far com que um quadro detalhado dessa informa o seja apresentado Para analisar a origem dos dados o usu rio dever preencher o formul rio de coleta de dados peri dico Movimento Consolidado Unidade Administrativa DIAF Diretoria Exercicio 2012 Y M s Selecione M Depois de informar a Unidade Administrativa e o per odo ao confirmar clicando no bot o Iniciar um quadro com a origem dos dados ser apresentado contend
4. 104 6 11 TERMO DE DESAPENSA O n 105 6 12 TERMO DE DESENTRANHAMENTO PARA ENTREGA A TERCEIROS 106 6 13 TERMO DE DESENTRANHAMENTO P JUNTADA EM OUTRO PROCESSO 107 6 14 TERMO DE DESENTRANHAMENTO P ABERTURA DE NOVO PROCESSO 108 6 15 TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PE AS ALHEIAS AO PROCESSO 109 6 16 TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PE AS EM DUPLICIDADE 110 6 17 TERMO DE DESMEMBRAMENTO otis oic i ee aa ta d t eeu to bla d 111 6 18 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME ded oet ia Ie ene soo Fen 112 6 19 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME nnne nnne nennen 113 6 20 TERMO DE ARQUIVAMENTO 114 6 21 TERMO DE DESARQUIVAMENTO nennen ne 115 6 22 PROTOCOLO DE MOVIMENTA O DE DOCUMENTOS ceci 116 6 23 DOCUMENTO BEETRONICO a aa upto a ene picem bed 117 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 4 SALIMAR EJ SISTEMAS WEB 6 24 RELAT RIO GERENCIAL DE 5 020 enemies nennt n nnns 118 6 25 DOCUMENTO AUDITORIA asia sopa ns unha a rali ados etta sedet Pu eee 119 7 NORMA REGULAMENTADORA nni inna diss ss a iatis dass as
5. N mero do Processo E TA vaste Jul Tipo do Assunto Selecione o Assunto i Ordem Apresenta o 9 Protocolo L Remetente Desfazer Digita o Desfazer Filtro Aplicar Filtro Poder o ser informados tamb m uma faixa de datas que coincida com a Data de Entrada o n mero de CPF CNPJ ou Matr cula o nome do Remetente completo ou de um fragmento o N mero do Processo uma faixa de valores o qual o Valor de Refer ncia compreenda o Tipo de Assunto selecion vel em uma caixa de listagem e ou o texto do Assunto completo ou parte dele Al m de informar uma s rie de condi es para o filtro o usu rio poder escolher a ordem de apresenta o dos registros pela ordem num rica do N mero de Protocolo ou pela ordem alfab tica do nome do Remetente Para reapresentar todos os registros sem qualquer restri o chame o formul rio e clique no bot o Desfazer Filtro ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 68 SALIMAR SISTEMAS WEB 4 6 7 Livro de Protocolo Clicando no cone representado pela figura de uma impressora o usu rio poder imprimir o Livro de Protocolo da organiza o Registrar LTRARREGISTROS ii LiVRODEPROTOCOLO consuirartesaDo LocaLizariegaDo 1 inDicaDORES lo Data Entrada CPF CNPJ Remetente Processo Valor Receber Instruir Livro de Protocolo http localhost pe documento_consultar3
6. No seu caminho de documento protocolado at se transformar em um processo administrativo o documento poder passar por v rias unidades administrativas Tamb m poder ter seu curso interrompido e ser arquivado antes mesmo de se transformar em processo Genericamente pode se dizer que um documento ter necessidade de se transformar em processo se o mesmo versar sobre assunto que demande uma decis o administrativa Por m s uma autoridade investida com as formalidades legais tem poderes para tomar essa decis o Portanto o Gestor de Documentos protocolista s procede a abertura de um processo administrativo se e quando recebe autoriza o formal Ou seja necess rio que a autoridade proceda despacho autorizativo para a forma o do competente processo administrativo e o envie para o gestor de documentos com autoriza o para a autua o do documento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 11 SALIMAR SISTEMAS WEB preciso que se entenda definitivamente que um documento protocolado ou protocolizado como queira chamar n o significa que o mesmo um Processo Administrativo Um documento ao ser apresentado em qualquer unidade administrativa ao ser registrado pelo Gestor de Documentos recebe um n mero de protocolo Esse documento contendo uma ou v rias folhas fica registrado em sistema informatizado e passa a ser um documento protocolado pass vel de rastreamento e localizac o
7. O DOCUMENTO FOI PROTOCOLADO Y AINDA N O E UM PROCESSO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 165 rA SALIMAR SISTEMAS WEB AP NDICE PASSO A PASSO 2 RECEP O DOS DOCUMENTOS PELO DESTINO s lt s GOVERNO MUNICIPAL SERVICO P BLICO Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo Data de Registro Origem N Processo Volume Valor de Refer ncia Assunto Tipo Documento CPF CNPJ Matr cula Interessado Endereco Conte do Documento Destino Memorando 10606105403 003 06 06 2011 Interna 0 00 Administrativo Memorando 01 001 001 0001 01 CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Rua das Ac cias 90 Centro Solicitac o de material para ser utilizado na reunido com as m es no CREAS Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social X Destino i Divis o de Protocolo 06 06 2011 sEMADs Secretaria Municipal de Assist ncia e 5566 551 Desenvolvimento Social Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social ldel O S DOCUMENTO S 5 PROTOCOLADOS PASSIVEIS DE LOCALIZA O E RASTREAMENTO FOI RECEPCIONADO PELO SETOR DE DESTINO AINDA NAO E UM PROCESSO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 166 JSALIMAR AP NDICE PASSO A PASSO 3 SOLI
8. Mensagem Urgente No exemplo hipot tico definimos o n vel de Prioridade como sendo URGENTE Essa informa o faz com que mecanismo interno do sistema gere automaticamente uma mensagem para o e mail definido pela Administra o como sendo o endere o de correio eletr nico para o qual ser destinada uma mensagem sempre que um documento seja registrado com esse n vel de prioridade 26 09 12 Correio urgente salimar com br SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIO Data Wed 26 Sep 2012 16 33 01 0300 16 33 01 BRT De naoresponda Qsimproc com br Para urgente Qsalimar com br Cc Destinat rios N o Revelados Assunto SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIONAL PARAIBA DOCUMENTO PROTOCOLIZADO URGENTE No 20120926 008 em 26 09 2012 Por Marcelo de Almeida Braga Prazo 5 dia s Vecimento 01 10 2012 R 123 456 789 012 30 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB 01 187 659 0001 61 Endereco RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Sintese TESTE REALIZADO 26 09 2012 5 16 29 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Arquivo s anexado s 1 upload sim 2048 1 pdf 2 upload sim 2048 2 pdf 3 upload sim 2048 3 pdf Mensagem para o Interessado No item E mail do formul rio de registro do documento informamos um endereco de correio eletr nico v lido no nosso exemplo interessado 2salimar com br Essa informa o faz com que o mecanismo i
9. Relat rio Geral de Alertas 5 3 PARALISADO O documento se encontra na unidade administrativa independente do lapso temporal aguardando que o interessado atenda s provid ncias necess rias ou pelo per odo necess rio a elabora o de pe as relat rios despachos pronunciamentos etc OBS Esse estado n o uma situa o de anormalidade Portanto o documento n o integrar o RGA Relat rio Geral de Alertas 5 4 CONCLU DO Este estado informa que o documento se encontra arquivado depois de conclu do o seu tr mite OBS Esse estado s pode ser alterado com a interven o do usu rio com status de Administrador do Sistema que det m permiss o para reativar qualquer documento arquivado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 93 SALIMAR 1245 57 5 6 RELAT RIOS DO SISTEMA 6 1 6 2 6 3 6 4 6 5 6 6 6 7 6 8 6 9 6 10 6 11 6 12 6 13 6 14 6 15 6 16 6 17 6 18 6 19 6 20 6 21 6 22 6 23 6 24 6 25 Recibo de Entrega de Documento Par de Etiquetas Linha 1 Par de Etiquetas Linha 2 Par de Etiquetas Linha 3 Par de Etiquetas Linha 4 Livro de Protocolo Relat rio de Tramita o de Documento Despacho Solicitando Abertura de Processo Administrativo Capa de Processo Termo de Juntada por Apensac o Termo de Desapensa o Termo de Desentranhamento para Entrega a Terceiros Termo de Desentranhamento para Juntada em Outro Processo Termo
10. 26 09 2012 5 16 29 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Arquivo s anexado s 1 upload sim 2048 1 pdf 2 upload sim 2048 2 pdf 3 upload sim 2048 3 pdf deu de de de de de de de de de de de de dede dede a de sempre Mensagem Autom tica usu rio 2 lotado na UA destinat ria 26 09 12 Correio informatica salimar com br SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL RE Data Wed 26 Sep 2012 16 33 02 0300 16 33 02 BRT De naoresponda Qsimproc com br Para informatica Osalimar com br Cc Destinat rios N o Revelados Assunto SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIONAL PARA BA DOCUMENTO PROTOCOLIZADO ACESSE O SIMPROC No 20120926 008 em 26 09 2012 Por Marcelo de Almeida Braga Prazo 5 dia s Vecimento 01 10 2012 R 123 456 789 012 30 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB 01 187 659 0001 61 Endereco RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Sintese TESTE REALIZADO 26 09 2012 5 16 29 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Arquivo s anexado s 1 upload sim 2048 1 pdf 2 upload sim 2048 2 pdf 3 upload sim 2048 3 pdf edes S o pessoas como voc que dignificam a institui o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 40 44 SAUMAR 1 SISTEMAS WEB Dessa forma ser o geradas tantas mensagens quanto forem o n mero de usu rios do sistema lotados na unidade administrativa destinat ria do documento
11. A rea de Trabalho localizada abaixo do cabecalho da p gina e a direita do menu de navegac o ter o seu conte do atualizado conforme a funcionalidade solicitada E nela que ser o apresentados todos os formul rios e mensagens do sistema 4 DOCUMENTOS PENDENTES DE RECEBIMENTO existem documentos pendentes de recebimento O Rodap a rea que fica na base inferior da p gina formado por um ret ngulo horizontal com a exibic o da marca de copyright do desenvolvedor Salimar Sistemas Web a grife dos softwares desenvolvidos por Marcelo de Almeida Braga CPF 503 613 254 87 detentor dos respectivos direitos autorais GM PAIVA ME SALIMAR SISTEMAS WEB CNPJ 01 187 659 0001 61 a empresa detentora dos direitos exclusivos de comercializac o dos produtos da grife ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 29 4 SAULIMAR SISTEMAS WEB Todas as funcionalidades do sistema s o acess veis a partir do Menu de Navega o menu principal Os t tulos dos bot es s o sugestivos quanto s funcionalidades que eles agregam Registro inicial de documentos Este bot o s est dispon vel para os usu rios com status de Gestor de Documentos e consequente permiss o para registro inicial de documentos protocoliza o Confirma a recep o de um documento enviado unidade administrativa a qual o usu rio est vinculado Instrui os documentos com informa es ou pe
12. DIST NCIA DISPONIBILIZANDO 5 VAGAS INFORMAR AT DIA 9 DE MAR O DE 2012 DIREG Diretoria V NIA DE MELO PAZ c F ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 63 44 SAUMAR SN SISTEMAS WEB Pressionando o bot o Imprimir gt gt o relat rio ser descarregado no driver de impress o do sistema operacional permitindo ao usu rio selecionar a impressora de sua prefer ncia Confirmada a a o o relat rio impresso ter a apar ncia da imagem abaixo 26 09 12 Reciba de Entrega de Dacumenta GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIREG Secretaria RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO URGENTE Registros do Documento N Protocolo 20120926 008 Data de Registro 26 09 2012 Origem Interna Valor de Refer ncia 123 456 789 012 30 Tipo do Assunto ADM Financeiro Tipo do Documento Of cio CPF CNPJ Matr cula 01 187 659 0001 61 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB Endere o RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Assunto TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 S 16 29 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Marcelo de Almeida Braga upload sim 2048 1 pdf 26 09 2012 16 09 00 upload sim 2048 2 pdf 26 09 2012 16 09 00 upload sim 2048 3 pdf 26 09 2012 16 09 00 Acesse com br senai consulta e informe o N mero de Protocolo para obter informa es 20120925 008 wwew salimarcam br pratacala dacurn
13. O Des Diretoria O f 30 A mdssmetes Diretora 2 17 DIOP Diretoria DIAF UNIAD Ger ncia DIAF UNIRH Ger ncia DIOP UNITEC Ger ncia DIOP UNIPEA Ger ncia DIOP UNIEP Ger ncia DIAF UNIAD Inform tica DIAF UNIAD Compras DIREG Secretaria DIAF UNIFIC Contabilidade DIOP Secretaria DIPLAM Secretaria Parab ns Na m dia 1 7 7 67 Recepcinado no mesmo dia do envio Al m das metas Na m dia Na m dia Na m dia Acima da m dia Na m dia Acima da m dia Parab ns Al m das metas Al m das metas Al amp m das metas Parab ns Na m dia Al m das metas das metas Recepcionado de 1 a 3 dias depois do dia em que foi enviado Acima da m dia Recepcionado no 42 ou no 5 dia depois do dia em que foi enviado Al m das metas Recepcionado a partir do 62 dia do dia em que foi enviado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO A SALIMAR O usu rio poder analisar a origem dos dados por Unidade Administrativa por um per odo determinado de forma a se aprofundar ainda mais no conhecimento da origem dos dados Esse aprofundamento da an lise dos dados proporcionar ao analista saber sobre qual documento em que data foi recebido em que data foi enviado o lapso temporal que demandou a a o qual o usu rio respons vel pela a o e a avalia o para cada
14. a forma de juntada em car ter definitivo de dois ou mais processos permanecendo somente as caracter sticas f sicas do processo mais antigo APENSA O a forma de juntada em car ter tempor rio de dois ou mais processos conservando se em cada um as caracter sticas f sicas onde o processo principal ser aquele indicado pela autoridade competente ARQUIVAMENTO a guarda e conserva o de processo de forma ordenada e pelo prazo determinado em Tabela de Temporalidade depois de cumpridas todas as formalidades legais administrativas em raz o de despacho do chefe da unidade administrativa respons vel pelo mesmo ARQUIVO CORRENTE conjunto de documentos estritamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que mesmo cessada sua tramita o se conservam junto aos rg os produtores em raz o da frequ ncia com que s o consultados ARQUIVO INTERMEDI RIO conjunto de documentos origin rios de arquivos correntes com uso pouco frequente que aguardam em arquivo de armazenamento tempor rio sua destina o final ASSUNTO a informa o resumida da mat ria ou objeto de que trata o documento ou processo AUTOS DO PROCESSO conjunto de documentos ordenados cronologicamente reunidos em capa pr pria com numera o especifica necess rios ao registro formal de atos e fatos de natureza administrativa AUTUA O E OU FORMA O DE PROCESSO o termo que caracteriza a
15. 2 22 O prazo m dio de recebimento foi de 4 dias As metas n o est o sendo atingidas Parab ns Recepcinado no mesmo dia do envio Na m dia Recepcionado de 1 3 dias depois do dia em que foi enviado Acima da m dia Recepcionado no 4 ou no 5 dia depois do dia em que foi enviado Al m das metas Recepcionado a partir do 62 dia depois do dia em que foi enviado Elementos PROTOCOLO n mero de protocolo do documento recebido pela Unidade Administrativa objeto da an lise ENVIADO data em que foi enviado para a Unidade Administrativa objeto da an lise RECEBIDO data em que o respectivo documento foi recepcionado pela Unidade Administrativa objeto da an lise USUARIO usu rio que recepcionou o documento PRAZO diferen a de dias entre a data em que o documento foi enviado e a data em que o documento foi recebido pela Unidade Administrativa objeto da an lise A an lise dos DOCUMENTOS ENVIADOS indica o prazo que o usu rio demandou para despachar um documento que foi enviado sua Unidade Administrativa e depois de cumpridas as formalidades o mesmo foi encaminhado para outra Unidade Administrativa Dessa forma se utilizando de uma escala pr pria podemos qualificar a efici ncia do usu rio quanto a sua capacidade de cumprir com as demandas de sua unidade em um determinado per odo A an lise dos DOCUMENTOS RECEBIDOS indica o prazo que o usu rio teve para confirmar o recebimento de um documento que
16. Ao mesmo instantes que tamb m desbloqueia o acesso ao bot o Alterar Clicar nesse bot o for a a grava o das altera es procedidas nas informa es sobre o documento Uma vez que a opera o tenha sido realizada com sucesso uma p gina ser carregada informando ao usu rio que o registrado do documento foi alterado 4 6 5 Excluir O bot o Excluir carrega uma p gina solicitando a confirma o da exclus o definitiva do registro do documento Essa a o s permitida se o documento ainda n o tiver sido movimentado Marcelo de Almeida Braga Voc confirma a exclus o do registro 10807093115 001 N O Confirmada a exclus o O registro ser apagado e n o poder ser recuperado Uma vez que o documento tenha entrado em tramita o imposs vel a exclus o do mesmo Uma p gina carregada informando ao usu rio est condi o Sendo realmente necess ria a exclus o de um documento em tramita o entre em contato com o Administrador do sistema ele providenciar a exclus o do registro Observa o Se o usu rio n o tiver permiss es de Gestor de Documentos apenas o bot o Hist rico estar dispon vel ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 67 2 SAUMAR sistemas WEB 4 6 6 Filtrar Registros Clicando no cone representado pela figura de um filtro o usu rio poder filtrar os dados de forma que o conjunto de registros retornados se aproxime ao m xi
17. amp fprot amp fdtei amp fdtef amp fdestino amp finter GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO PROTOCOLO DE MOVIMENTA O DE DOCUMENTOS PROTOCOLO INTERESSADO Unidade Administrativa destino SECRETARIA MUNICIPAL DE 20110110 014 SA DE E SANEAMENTO Data Expedi o 14 01 2011 20110119 002 19 01 2011 20110207 013 07 02 20 08 02 20 20110208 004 08 02 20 20110211 004 02 20 20110211 007 02 20 20110211 008 02 20 20110211 009 02 20 20110211 010 02 20 20110211 011 11 02 20 GABIN ETE DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE OBRA GABIN S E URBANISMO ETE DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSIST NCIA SOCIAL DO PREFEITO SECRETARIA DE ESTADO DO MEIO 20110208 003 AMBIENTE E DOS RECURSOS HIDRICOS SEMARH DO PREFEITO FUNDO DAS NAC ES UNIDAS PARA A INF NCIA GAB ETE DO PREFEITO DESEMBARGADOR DILERMANO MOTA GAB ETE DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO GAB ETE DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO GAB ETE DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO GAB ETE DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO DO PREFEITO SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO GAB ETE DO PREFEITO Data Recepc o Assinatura e Matr cula do Servidor fe ATIVIDADE DE PROTOCOLO E P
18. o A desapensa o bem como a juntada de processos ser o executadas pela Divis o de Protocolo mediante determina o por despacho de autoridade competente 9 3 3 DESENTRANHAMENTO DE PE AS A retirada de folhas ou pe as ocorrer na Unidade Administrativa onde se encontrar o processo mediante despacho pr vio da autoridade competente Sempre que houver retirada de folhas ou pe as lavrar ap s o ltimo despacho o TERMO DE DESENTRANHAMENTO ou fazer juntada de termo em folha pr pria Quando a retirada de folhas ou pe as for a pedido de terceiros fazer constar no TERMO DE DESENTRANHAMENTO o recibo da parte interessada O processo que tiver folha ou pe a retirada conservar a numera o original de suas folhas ou pe as permanecendo vago o n mero de folha s correspondente s ao desentranhamento apondo se na folha anterior as que foram desentranhadas o carimbo de desentranhamento de pe as Modelo 8 3 6 vedada a retirada da folha ou pe a inicial do processo 9 3 4 DESMEMBRAMENTO DE PE AS A separa o de parte da documenta o de um processo para formar outro ocorrer mediante despacho da autoridade competente utilizando se o TERMO DE DESMEMBRAMENTO conforme metodologia a seguir ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 147 SALIMAR M SISTEMAS WEB a Retirar os documentos que constituir o outro processo b Apor o TERMO DE DESMEMBRAMENTO no local
19. NSITO EM RESPOSTA AOS OFICIOS N MEROS 60 E 78 2012 DIREG Encerrar Sess o SEE psp sr 20120914004 1 CONVITE CORTESIA PARA PARTICIPA O DO COLABORADOR DO DR PB PARTICIPAR DO 189 CONGRESSO DE EDUCA O DIST NCIA QUE SER REALIZADA EM S O LUIS DO MARANH O DE 23 A 26 DE SETEMBRO DE 2012 Clicando no cone representado pela figura de um monitor com um lupa o usu rio ter acesso ao indicadores de desempenho Registrar INDICADORES Receber Instruir Resgatar Alertas Mensagem Perfil gem Reativar c Usu rios Encerrar Sess o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 71 r SALIMAR SISTEMAS WEB Os indicadores est o divididos em quatro grupos de dados 1 Estat sticas de Usu rios 2 Documentos Registrados 3 Movimento Consolidado e 4 Movimento Detalhado 4 6 10 1 Estat sticas de Usu rios As estat sticas de usu rios representam conjuntos de dados distintos agrupados de forma propiciar uma melhor compreens o da situa o dos usu rios cadastrados no sistema As descri es dos dados coletados est o apresentadas em um relat rio inicialmente de forma sumarizada Ao clicar no cone representado pela figura do sinal de adi o poss vel expandir o relat rio e visualizar a origem dos dados o que explica a frequ ncia da ocorr ncia dos dados H DOCUMENTOS REGISTRA
20. Selecione os documentos que voc deseja protocolar a entrega clicando com o aux lio do mouse na caixa de sele o posicionada na ltima coluna da linha que corresponde ao registro do documento Depois de ter selecionado um ou mais registros clique com o aux lio do mouse no cone representado pela figura de uma impressora ao lado da palavra PROTOCOLO FILTRAR REGISTROS PROTOCOLO ETIQUETAS EM LOTE Registro Data Expedi o SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA SOLICITADO 20110831002 07 09 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA P PARQUE ECOLOGICO O relat rio Protocolo de Movimentac o de Documentos tem a finalidade de documentar a recep o feita pela Unidade Administrativa de destino em substituic o ao Livro de Protocolo No momento do documento f sico mensageiro colher a assinatura e a matr cula do servidor que recepcionou os documentos 4 5 3 Etiquetas em Lote Selecione os documentos que voc deseja emitir um par de etiquetas autocolantes clicando com o aux lio do mouse na caixa de selec o posicionada na ltima coluna da linha que corresponde ao registro do documento Depois de ter selecionado um ou mais registros clique com o aux lio do mouse no cone representado pela figura de uma impressora ao lado da express o ETIQUETAS EM LOTE FILTRAR REGISTROS PROTOCOLO ETIQUETAS EM LOTE Registro Data Expedi o SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA SOLICITADO
21. depend ncia entre os processos a serem anexados A depend ncia ser caracterizada quando for poss vel definir um processo como principal e um ou mais como acess rios Na juntada por anexa o as pe as do conjunto processado ser o renumeradas a partir do processo acess rio Se na juntada por anexa o o processo acess rio contiver TERMO DE RETIRADA DE PE A na renumera o do conjunto processado permanecer vago o lugar correspondente pe a desentranhada devendo no entanto esta provid ncia ser consignada expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado imediatamente ap s o TERMO DE JUNTADA A metodologia adotada para juntada por anexa o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 145 O 4 SALIMAR ESsisrTEnas WEB Conservar em primeiro lugar a capa e o conte do do processo principal Lavrar o TERMO DE JUNTADA POR ANEXA O na ltima folha do processo principal ou fazer juntada de termo em folha pr pria Retirar a capa do processo acess rio sobrepondo a capa do processo principal e manter os processos sobre as duas capas formando um nico conjunto Renumerar e rubricar as pe as do processo acess rio obedecendo a numera o j existente no principal Anotar na capa do processo principal o n mero do processo acess rio que foi juntado Registrar no SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental a juntada por an
22. e o documento estar dispon vel para ser recebido pelo setor selecionado no campo Destino Conseq entemente o documento n o constar mais da listagem quando acionado bot o ENVIAR DOCUMENTO Por m enquanto o setor de destino n o receber o documento o envio poder ser interrompido veja 4 5 RESGATAR DOCUMENTO 8 3 CARIMBOS Os carimbos sugeridos s o compat veis com as orienta es sugeridas tem a finalidade de complementar as informa es conforme os exemplos a seguir 8 3 1 PROTOCOLO DE DOCUMENTOS REGISTRADOS REGISTRO DE DOCUMENTO Protocolo No Recebido em Dimens es 7 cm largura X 3 5 cm altura 8 3 2 JUN O DE DOCUMENTOS JUN O DE DOCUMMENTO Fls N Rubrica MATRICULA Dimens es 1 Ret ngulo 3 5 cm largura x 0 36 cm altura 2 Ret ngulo 2 unid 1 75 cm largura x 0 64 cm altura ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 137 SALIMAR WEB 8 3 3 DE DOCUMENTOS AUTUA O DE DOCUMENTO Segue m juntado s nesta data documentos rubricado s sobre fls N a em Dimens es 7 5 cm largura X 3 5 cm altura 8 3 4 EM BRANCO EM BRANCO Dimens es 7 5 cm largura X 2 0 cm altura 8 3 5 DOCUMENTO CONFERE COM O ORIGINAL DOCUMENTO CONFERE COM O ORIGINAL Dimens es 10 Ret ngulo 4 0 cm largura x 3 0 cm altu
23. evidenciando a Unidade Administrativa a qual o processo ser encaminhado e Organizar os documentos na ordem do mais antigo para o mais recente isto os mais antigos ser o os primeiros do conjunto f Documento maior que a capa deve ser alinhado na margem esquerda com a borda superior da capa em seguida perfurar a folha centralizando os furos colocar os colchetes pailarinas e dobrar a lateral ou a parte inferior do documento adequando o ao tamanho da capa 0 Documento menor que a capa deve ser perfurado no centro e se for menor que 2 3 dois ter o da capa deve obrigatoriamente ser colado numa folha em branco sem obstruir as informa es do verso caso haja a ser rubricada e numerada na forma das demais folhas h Prender a capa juntamente com toda a documenta o com colchetes i Imprimir etiqueta com respectivos n meros de protocolo e processo administrativo j Apor na primeira folha do processo etiqueta com o respectivo n mero de protocolo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 141 SALIMAR M SISTEMAS WEB k Numerar e rubricar as folhas apondo o respectivo carimbo de jun o de documentos Modelo 8 3 2 l Conferir o registro e a numera o das folhas m Encaminhar fisicamente o processo autuado e registrado para a Unidade Administrativa espec fica correspondente n Envelopes que tenham sido utilizados para encaminhar a documenta o n o ser pe a d
24. nico de documentos suporte em m dia digital como o padr o se manteve o suporte ao gerenciamento convencional de documentos suporte em papel Somos o primeiro software brasileiro de Gest o Documental totalmente eletr nico utilizado para o controle do ciclo de vida de um documento Mantendo conformidade com o GED Gerenciamento Eletr nico de Documentos arquivos eletr nicos em formato digital podem ser anexados aos registros dos documentos protocolizados permitindo que paralela sua tramita o f sica documento em papel se fa a a tramita o eletr nica Sendo que outros documentos eletr nicos poder o ser anexados paulatinamente medida que os documentos f sicos em papel forem sendo juntados aos autos Uma forma mais simples de gerenciamento eletr nico de documentos a anexa o do arquivo eletr nico digital quando da conclus o do tr mite dos documentos e na ocasi o do seu arquivamento Ou o inverso no momento da apresenta o dos documentos para protocoliza o Apesar de sutil a diferen a entre as v rias maneiras de incorporar rotinas de GED aos procedimentos de controle e tramita o de documentos o impacto financeiro pode ser consider vel em fun o da escolha A primeira forma apresentada obriga investimentos na aquisi o de equipamentos tipo scanner de produ o tantos quantos forem a quantidade de unidades administrativas por onde tramitar o os documentos J a anexa o do ar
25. se remetente for pessoa jur dica Ser considerado remetente aquele que assinou ou encabe ou o documento no caso de se tratar de pessoa f sica Se signat rio estiver representando uma empresa pessoa jur dica remetente ser a institui o e n o a pessoa que por ela assinou Se a Origem for Interna e o documento tratar de assunto pessoal requerimento de direitos trabalhistas vantagens pessoais comunica o de afastamento etc Remetente ser o pr prio servidor funcion rio do Org o Empresa que assina o documento Do contr rio se o documento versar sobre assunto profissional de interesse do Org o Empresa da qual quem assina o documento representa o Remetente ser a Unidade Administrativa a qual o servidor funcion rio est vinculado CPF CNPJ Matr cula digite o n mero do CPF se o remetente for pessoa f sica ou o n mero do CNPJ se o remetente for pessoa jur dica Tratando se de servidor funcion rio vinculado ao Org o Empresa a Matr cula poder ser informada Se a Origem for Interna n o h necessidade de informar o n mero de CNPJ Se um n mero de CPF ou CNPJ inv lido for informado o usu rio ser avisado por m o sistema n o pro be a digita o inv lida Endere o informe o endere o completo logradouro rua avenida pra a beco viela alameda etc n mero complemento casa bloco andar apto etc bairro CEP cidade Estado UF Caso
26. visualizam os registros correspondentes a documentos que estejam no momento da consulta na Unidade Administrativa em que s o lotados Para que os mesmos tenham acesso a documentos dos quais eles em algum momento participaram necess rio que as permiss es de usu rio do mesmo permitam a este mesmo usu rio consultar legado Uma vez que o mesmo tenha permiss o para consultar os documentos em quest o mas que ele n o esta visualizando na tela o usu rio dever clicar no cone representado pela figura de um arquivo Registrar P FILTRAR REGISTROS 2 1 LIVRO DE PROTOCOI LTAR LEGADO LOCALIZAR LEGADO INDICADORES Depois de clicar no bot o a p gina ser atualizada e os registros os quais ele tem restric o para acess los estar o dispon veis para consulta Por m somente os documentos os quais ele tenha participado em algum momento de sua tramita o Documentos os quais ele n o tenha qualquer liga o continuam impedidos de serem acessados 4 6 9 Localizar Legado Usu rios que foram cadastrados com restri o consulta dos registros s visualizam os registros correspondentes a documentos que estejam no momento da consulta na Unidade Administrativa em que s o lotados Por m mesmo com restri o consulta de documentos o usu rio poder consultar a base documental para localizar qualquer processo existente desde que a sua conta de usu rio tenha a op o Localizar Legado configurada c
27. 008 em 26 09 2012 Por Marcelo de Almeida Braga Sintese Oficio Arquivo s excluido s da base de dados 0 upload sim 2048 1 pdf 1 upload sim 2048 2 pdf 2 upload sim 2048 3 pdf sistema industria Se por ventura algum arquivo tiver sido anexado durante a ac o Registar ou Enviar esse mesmo arquivo ser exclu do do servidor quando a ac o Resgatar for confirmada Verifique que no nosso exemplo tr s arquivos haviam sido anexados quando do registro A mensagem informa que esses mesmos tr s arquivos foram exclu dos existe nenhum relat rio espec fico para essa Por m o usu rio poder imprimir Relat rio de Tramita o de Documentos que as informa es corresponderam a o realizada Com o aux lio do mouse clique no bot o Resgatar gt gt para confirmar o desfazimento da a o anterior Registrar ou Enviar Ap s o acionamento do bot o Resgatar gt gt uma mensagem ser apresentada na tela informando que o documento foi resgatado com sucesso e j se encontra dispon vel para envio ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 59 SALIMAR SISTEMAS WEB O documento foi resgatado com sucesso J est dispon vel para envio Dessa forma o usu rio poder encaminhar o documento para o destino apropriado Por m o usu rio dever lembrar que a instru o despacho dever ser informada novamente 4 5 2 Protocolo de Movimenta o de Documento
28. 21 NE POLIS NATAL RN Assunto TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 S 16 29 HORAS Destino Por Marcelo de Almeida Braga Arquivos Anexos upload sim 2048 1 pdf 26 09 2012 16 09 43 upload sim 2048 2 pdf 26 09 2012 16 09 43 upload sim 2048 3 pdf 26 09 2012 18 09 58 upload sim 2048 4 pdf 26 09 2012 18 09 58 upload sim 2048 5 pdf 26 09 2012 18 09 58 MOVIMENTA O Gio o eo Arquivos anexados Segue para an lise ARQUIVOS VINCULADOS gt Oupload sim 2048 1 pdf upload sim 2048 2 pdf DIREG S DIREG Secretaria 26 09 2012 SEINF DIAF UNIAD Inform tica 26 09 2012 Arquivos anexados seguem juntamente com os demais para a an lise desta Unidade ARQUIVOS VINCULADOS gt Oupload sim 2048 3 pdf upload sim 2048 4 pdf upload sim 2048 5 pdf SEINF DIAF UNIAD Inform tica RETIDO Aguardando manifesta o 28 09 2012 08 59 http localhosUpe documento consultarl2 1 php GOVERNO MUNICIPAL SERVICO P BLICO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 66 SALIMAR LES sistemas WEB 4 6 4 Alterar O bot o Alterar quando vis vel se apresenta bloqueado Caso o documento em quest o ainda n o tenha sido recebido por nenhuma Unidade Administrativa um cone representado pela figura de um l pis localizado no lado direito do campo Destino permite ao usu rio desbloquear as informa es do documento de forma que as mesmas possam ser alteradas
29. A PASSO 5 FORMA O DO PROCESSO ADMINISTRATIVO AUTUA O GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO Divis o de Protocolo RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 10606105403 003 Data de Registro 06 06 2011 Origem 5 Processo 10606105403 003 Volume Valor de Refer ncia 0 00 Assunto Administrativo Tipo Documento Memorando CPF CNPJ Matr cula 01 001 001 0001 01 Interessado CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Endere o Rua das Ac cias 90 Centro Conte do Documento Solicita o de material para ser utilizado na reuni o com as m es no CREAS Destino Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social Enviado Org o Destino Recebido Divis o de Protocolo 06 06 2011 sEMADs Secretaria Municipal de Assist ncia e q 55 2031 Desenvolvimento Social Memorando SEMAps Secretaria Municipal de Assist ncia e 0 o6 5914 Divis o de Protocolo 05 06 2011 Desenvolvimento Social De ordem do Sr Secret rio Municipal Fulano de Tal Divis o de Protocolo para Registrar Autuar e encaminhar de volta a esta Unidade Administrativa DP Divis o de Protocolo 05 06 2011 Os documentos foram autuados em processo nesta data 1 del TODOS OS DOCUMENTOS S O AUTUADOS UMA CAPA COLOCADA UMA ETIQUETA DE IDENTIFICA O COLOCADA NA CAPA FOI PROCEDIDA A FORMA O DO PROCESSO ADMINISTRATIVO PASSAM
30. A SER CHAMADOS OS AUTOS DO PROCESSO No TAL so NN ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 169 SISTEMAS WEB 2 SALIMAR AP NDICE A PASSO A PASSO 6 DEVOLU O DOS AUTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO Divis o de Protocolo RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 10606105403 003 Data de Registro 06 06 2011 Origem Interna Processo 10606105403 003 Volume Valor de Refer ncia 0 00 Assunto Administrativo Tipo Documento Memorando CPF CNPJ Matr cula 01 001 001 0001 01 Interessado CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Endere o Rua das Ac cias 90 Centro Conte do Documento Solicita o de material para ser utilizado na reuni o com as m es no CREAS Destino Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social 1 Enviado rg o Destino Recebido EEN Divis o de Protocolo 06 06 2011 sEMADs Secretaria Municipal de Assist ncia e q 55 2031 Desenvolvimento Social Memorando Desenvolvimento Social De ordem do Sr Secret rio Municipal Fulano de Tal Divis o de Protocolo para Registrar Autuar e encaminhar de volta a esta Unidade Administrativa Divis o de Protocolo 05 06 2011 Os documentos foram autuados em processo nesta data Secretaria Municipal de Assist ncia e oo Divis o de Protocolo 05 06 2011 SEMADS Desenvolvimento Social
31. A atividade de protocolo tem de ser coordenada atrav s de uma unidade administrativa respons vel pelo conjunto de opera es e procedimentos visando o controle dos documentos que tramitam na organiza o E deve possuir as seguintes atribui es padronizar os procedimentos dos servi os de protocolo instituir mecanismos de controle de processo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 14 SALIMAR SISTEMAS WEB autuar processos e realizar todos os procedimentos referentes a eles controlar a tramitac o dos documentos e processos que circulam pelas unidades administrativas da organiza o distribuir e encaminhar os processos e documentos s unidades de destino n Portanto setor de protocolo a unidade administrativa respons vel pelo recebimento registro movimenta o controle expedi o e classifica o de documentos de car ter corrente cujo objetivo encaminhar todo e qualquer papel documento processo expediente ou correspond ncia que der entrada na organiza o Entretanto a evolu o constante da tecnologia computacional e das telecomunica es que possibilitou o aparecimento da Computa o em Nuvem do ingl s Cloud Computing introduziu a id ia de utilizarmos em qualquer lugar e independente de plataforma um software de gest o documental com a mesma facilidade de t lo instalado microcomputador restrito a uma nica unidade administrativa
32. Abadessa E Almirante Arcebispos a T tulo m Arquiduque Aspirante a Oficial Local Auditor da Justica Militar Auxiliar Eclesi stico Endereco Bispo Brigadeiro Cabido Diocesano i Capit o Cardeal Estado UF Ei Cargo de natureza especial de Minist rio Lm Chefe Coadjuntor Eclesi stico 5 C nego Conselheiro do Tribunal de Contas Coronel Deputado Estadual Y Selecione uma personalidade que o sistema se encarregar de preencher o vocativo de praxe Preencha os demais e campos e grave o registro clicando bot o salvar ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 84 SALIMAR ss SISTEMAS WEB Para imprimir a etiqueta de endere amento clique no cone localizado na ltima coluna do registro conforme o exemplo da figura abaixo Na nova p gina carregada selecione da etiqueta no papel Imprimir Abasteca a bandeja da impressora com uma folha de etiquetas do tipo duas colunas e oito linhas ou seja cartela com 16 etiquetas Depois clique no bot o imprimir O aplicativo est configurado para trabalhar com etiquetas com as seguintes dimens es 33 9 mm x 99 0 mm ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 85 AD r SALIMAR SISTEMAS WEB 4 10 ARQUIVAR Esta funcionalidade visa auxiliar na preserva o permanente de n
33. Assunto Administrativo Tipo do Documento Requerimento Remetente SECRETARIA MUNICIPAL DE TRIBUTA O E ARRECADA O CPF CNPJ Matricula R GEORGINO AVELINO 26 CENTRO Endereco sc LICITA O DE 01 UM LIVRO DE PONTO PARA A REFERIDA SECRETARIA CONFORME ANEXO Assunto Texto Sesumico ou Sintese Destino GABINETE CIVIL Recibo Etiqueta Hist rico alterar Excluir Se o usu rio em quest o tiver status de Gestor de Documentos os cinco bot es mostrados na figura acima estar o vis veis 50 aos usu rios com permiss o para o registro inicial de documentos Gestor de Documentos permitido reimprimir recibo e etiquetas alterar e excluir registros 4 6 1 Recibo O bot o Recibo como j foi explicado anteriormente for a carregamento de uma p gina contendo todas as informa es do documento e dois bot es de navegac o um para retornar p gina anterior e outro que permite reimprimir o Recibo de Entrega de Documento 6 1 Voltar Imprimir gt gt RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 20120213 001 Data de Registro 13 02 2012 Valor de Refer ncia 0 00 Origem Externa E Tipo do Assunto TEC Operacional Tipo do Documento Of cio Remetente OFICIO N 300 DN UNIEP CPF CNPJ Matr cula Endereco O DN ESTAR PRONMOVENDO O CURSO DE FORMA O DOCENTE PARA ATUAR NA Assunto REA DE INFORM TICA CONM ALUNOS DEFICIENTERS VISUAIS DV
34. DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PECAS atendendo o despacho do a desentranhamos as pe as de folhas a do Processo N 20110127 001 conforme instru o s folhas por constituirem duplicidade das folhas a Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 110 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 17 TERMO DE DESMEMBRAMENTO http Localhost pg instrucao9 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESMEMBRAMENTO atendendo o despacho do a retiramos as pe as de folhas a do Processo N 20110127 001 conforme instru o s folhas por motivo de desmembramento Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 111 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 18 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME http localhost pgfinstrucaol 0 1 php protocolo 20110127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Aos dias do m s de procedemos a abertura deste volume N do Processo N 20110127 001 que se inicia com folha N Para constar eu subscrevo e assino Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 112 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 19 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME http localhost pg instrucaoll 1 php proto
35. Dessa forma a atividade de protocolo passou a ser descentralizada deixando de ser exclusividade do Setor de Protocolo afastando das administra es a figura do agente protocolista que aos poucos vem sendo substitu do pelo gestor de documentos Dessa forma a atividade de protocolo pode ser desenvolvida ao longo de toda a estrutura administrativa da institui o de forma descentralizada bastando para tanto em cada unidade promover a capacita o dos agentes atribuindo a estes a fun o de gestores de documentos A fun o do gestor de documentos receber documentos processos expedientes ou correspond ncias enviadas e proceder ao encaminhamento correto conforme o assunto ou destinat rio Gest o Documental um conjunto de atividades desenvolvidas desde a cria o do documento at a sua destina o final elimina o ou recolhimento visando a preserva o da informa o a perpetua o do suporte a racionaliza o e garantia da efici ncia administrativa a economia de tempo e de recursos humanos log sticos financeiros e materiais Os respons veis pela gest o dos documentos ao receberem um documento devem ser capazes de proceder classifica o do mesmo Classifica o o procedimento t cnico destinado a organizar a documenta o de car ter corrente agrupando os documentos de acordo com caracter sticas comuns que apresentam no ato de sua cria o com a finalidade a que se destina e a estrutu
36. Devolvendo os autos do Processo Administrativo 10606105403 003 Em tr nsito 4 DEVOLU O DO PROCESSO ORIGEM v EUM PROCESSO ADMINISTRATIVO ldel ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 170 rt SALIMAR SISTEMAS WEB AP NDICE PASSO A PASSO 7 RECEP O DOS AUTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 10606105403 003 Data de Registro 06 06 2011 Origem Interna Processo 10606105403 003 Volume Valor de Refer ncia 0 00 Assunto Administrativo Tipo Documento Memorando CPF CNPJ Matr cula 01 001 001 0001 01 Interessado CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Endereco Rua das Ac cias 90 Centro Conte do Documento Solicita o de material para ser utilizado na reuni o com as m es no CREAS Destino Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social rg o g Enviado rg o Destino Recebido DP Divis o de Protocolo 06 06 2011 sEMADs Secretaria Municipal de Assist nciae 05 06 2011 Desenvolvimento Social Memorando Desenvolvimento Social De ordem do Sr Secret rio Municipal Fulano de Tal Divis o de Protocolo para Registrar Autuar e encaminhar de volta a esta Unidade Administrativa DP Divis o de Pr
37. IN FORMA E S SOBRE OLIMPIADA DO CONHECIMENTO Assunto Ver Hist rico Detalhes da Expedi o Destino Selecione o destino m 22 09 2012 Instru o Despacho Arquivo PDF Escolher arquivo Nenhum arquivo selecionado P blico Com notificac amp o Selecione o usu rio que deve ser notificado Nem sempre as informa es apresentadas no quadro Detalhes do Documento permitem ao usu rio compreender o teor do documento Pode ocorrer de o assunto estar muito resumido e n o informar a verdadeira raz o de ser do documento Havendo essa necessidade o destinat rio poder com aux lio do mouse marcar a caixa de sele o Ver Hist rico Abaixo do campo Assunto SOLICITA VIABILIZAR A PARTICIPAC O DO INTERLOCUTOR DO SENAI PB PARA ASSUNTOS REALATIVOS REDE SENAI DE MEIO AMBIENTE NO WORKSHOP DIAS 28 E 29 DE JUNHO DE 2012 EM FORTALEZA CEAR Assunto Ver Historico ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 54 SAUM WEB Marcando essa caixa de sele o a p gina se ajustar automaticamente para exibir at dois novos quadros Arquivos Anexos e Movimenta o 1 carta circ 205 pdf 03 09 2012 09 09 50 Movimenta o ORIGEM ENVIADO DESTINO RECEBIDO DIREG Secretaria 03 08 2012 DIREG Diretoria 03 09 2012 Oficio DIREG Diretoria 04 09 2012 DIREG Secretaria 04 09 2012 Vania encaminhar para Ronaldo Sergio e solicitar ao mesmo que tome pr
38. Mas ele ainda um Processo Administrativo Haver o momento oportuno para a forma o do processo administrativo Procedida a forma o do competente processo administrativo outras provid ncias ser o necess rias e t cnicas pr prias ser o aplicadas aos documentos da ent o passam a ser chamados de autos do processo Depois que o documento tenha sido transformado em processo administrativo Seu manuseio segue regras rigorosas Nada pode ser adicionado ou subtra do sem os respectivos registros e autoriza es Utiliza o de carimbos vistos e elabora o de termos s o algumas rotinas administrativas que quem os manuseia devem estar familiarizado Neste manual nos cap tulos 10 e 11 o leitor encontrar v rios exemplos de termos e despachos respectivamente os quais poder o ser utilizados livremente quando necess rios Aqui cabe observarmos uma m xima que aprendi a muito no servi o p blico n o sabendo ou tendo d vida pergunte a quem sabe Nada de Eu acho O aplicativo SIMPROC tem recebido constantemente contribui es dos usu rios Portanto considerando que ele um software em cont nuo desenvolvimento poss vel que no momento em que voc estiver lendo esse manual nova vers o tenha surgido Sugerimos que voc visite o nosso website em http www salimar com br protocolo ou http www simproc com br frequentemente e baixe a atualiza o deste manual Desejo a todos suces
39. TERMO DE DESAPENSA O uma nota utilizada para registrar a separa o f sica de dois ou mais processos apensados TERMO DE ENCERRAMENTO uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PECA uma nota utilizada para registrar a juntada de folha s ou peca s ao processo TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PECA uma nota utilizada para registrar a retirada de folha s ou peca s do processo TERMO DE RESSALVA uma nota utilizada para informar que uma foi retirada dos autos de forma irregular O obrigat rio o registro formal do ocorrido ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 134 SALIMAR SISTEMAS WEB TERMO DE REMESSA uma nota utilizada para certificar o encaminhamento do processo ou do documento por uma unidade administrativa a outra unidade administrativa da Prefeitura devendo conter o n mero de volumes e n mero de folhas TRAMITA O a movimenta o do processo entre Unidades Administrativas internas ou entre a organiza o e entidades externas UNIDADE GESTORA DE DOCUMENTOS a unidade administrativa que tem dentre suas compet ncias a autua o e a numera o de documentos e processos UNIDADE MOVIMENTADORA a unidade administrativa que apesar de n o ter incumb ncia de protocolizar respons vel pela movimenta o de documentos e processos VOLUME cada um dos tomos que constitui o processo
40. as E atrav s dessa op o que poss vel a autua o dos documentos procedendo forma o e abertura do competente processo administrativo Registra o envio de um documento para outra unidade administrativa Desfaz o envio de um documento para outra unidade administrativa resgatando o antes da sua transfer ncia definitiva para outra unidade administrativa Al m de apresentar todos os documentos em tr nsito possibilitando o gerenciamento dos documentos enviados E atrav s dessa op o que os usu rios filtram os registros com vistas emiss o do Protocolo de Movimenta o de Documentos Permite consultar os documentos registrados individualmente imprimir o Livro de Protocolo e imprimir o Relat rio de Tramita o de Documento hist rico Aos usu rios com status de Gestor de Documentos permitido ainda alterar e excluir o registro do respectivo documento imprimir recibo e imprimir etiqueta autocolante Alerta os usu rios para todos os documentos que est o com a tramita o prejudicada e os documentos com prazo determinado para cumprimento atrav s do RGA Relat rio Geral de Alertas Permite que a informa o necess ria bom funcionamento da empresa circule de forma ascendente n veis hier rquicos inferiores para n veis hier rquicos superiores descendente n veis hier rquicos superiores para n veis hier rquicos inferiores e horizontal entre os mesmos n veis hier rquicos ou entre usu r
41. autor da comunica o desejar fazer algum coment rio a respeito do documento que encaminha poder acrescentar par grafos de desenvolvimento em caso contr rio n o h par grafos de desenvolvimento em aviso ou of cio de mero encaminhamento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 175 SALIMAR SISTEMAS WEB conclus o em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a recomendada sobre o assunto Assim como o desenvolvimento este par grafo deve ser numerado Os par grafos do texto devem ser numerados exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou t tulos e subt tulos e fecho O fecho das comunica es oficiais possui al m da finalidade obvia de arrematar o texto a de saudar o destinat rio Os modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria n 1 do Minist rio da Justi a de 8 de julho de 1937 que estabelecia quinze padr es Tentativa de simplifica o dos fechos foi empreendida pela Instru o Normativa n 133 de 2 de mar o de 1982 do Departamento Administrativo do Servi o P blico Era apenas uma recomenda o n o era norma obrigat ria Com o fito de simplific los e uniformiz los o Manual de reda o da Presid ncia da Rep blca estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunica o oficial 1 para autoridades superiores inclusive o Presidente da Rep
42. blica Respeitosamente 2 para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior Atenciosamente A norma n o foi extensiva s comunica es dirigidas a autoridades estrangeiras que atendem a rito e tradi o pr prios devidamente disciplinados no Manual de Reda o do Minist rio das Rela es Exteriores Bras lia 1988 p 33 4 Assinatura do autor da comunica o e Identifica o do signat rio Todas as comunica es oficiais devem trazer datilografados o nome e o cargo da autoridade que as expede abaixo do local de sua assinatura Esse procedimento facilita sobremaneira a identifica o da origem das comunica es A forma da identifica o deve ser a seguinte espa o para assinatura NOME em mai sculas Secret rio Geral da Presid ncia da Rep blica 3 Par grafo inserido na 2 edi o do Manual de reda o da Presid ncia da Rep blica revista e atualizada pela Subchefia para Assuntos Jur dicos da Casa Civil da Presid ncia da Rep blica 2002 Presid ncia da Rep blica Manual de reda o da Presid ncia da Rep blica Gilmar Ferreira Mendes et al Bras lia Presid ncia da Rep blica 1991 p 25 26 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 176 SALIMAR EJ SISTEMAS WEB Para evitar equ vocos recomenda se n o deixar a assinatura em p gina isolada do of cio Transfira para essa p gina ao menos a ltima frase anterior ao fecho h Continu
43. com prazo para atendimento relat rio apresentado agrupa os respectivos documentos em quatro grupos distintos 1 Documentos com prazo para atendimento 2 Documentos com recepc o confirmada 3 Documentos retidos a mais de uma semana e 4 Documentos pendentes de recebimento Clicando se no representado pela figura de uma impressora no final da linha com o t tulo da Unidade Administrativa o relat rio visualizado em tela pode ser descarregado na impressora ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 82 2 SAUMAR CES sistemas WEB 4 8 COMUNICAR Atrav s desta funcionalidade o sistema disponibiliza organiza o um canal de comunica o interna planejado com objetivos bem definidos para viabilizar toda a intera o poss vel entre a organiza o e os seus colaboradores possibilitando que as pessoas se comuniquem de forma eficiente Esta funcionalidade visa Melhorar a comunica o interna Aperfeicoar o fluxo de informa es proporcionado pela rapidez no envio e recebimento de mensagens Reduzir custos com outros meios de comunica o Integrar todos os usu rios independente da localiza o geogr fica Aumentar a produtividade Realiza ainda o envio de mensagens circulares possibilitando a dissemina o de informa es que devem ser de conhecimento geral A forma como esta funcionalidade foi desenvolvida permite que a informa o necess
44. de Almeida Braga 45 anos Consultor de Empresas e Analista de Sistemas autodidata v rios cursos na rea de Gest o P blica e Privada administra o finan as contabilidade legisla o tecnologia de informa o atualmente prestando consultoria e assessoria a diversas Prefeituras C maras Municipais Cooperativas Associa es e Empresas Privadas com vinte e oito anos de experi ncia comprovada Autor de trabalhos na rea de gest o cont bil administrativa e financeira autor dos livros Tratamento do Restos a Pagar e das despesas sem disponibilidade financeira no encerramento do exerc cio 2004 Compras no Setor P blico 2005 e Implantando a cultura do controle interno nos pequenos munic pios brasileiros 2009 Idealizador da cole o livros de gest o p blica batizada de COMO FAZER GEST O RESPONS VEL propriet rio do s tio na Internet www salimar com br onde comercializa programas de computador aplicativos auxiliares na gest o administrativa e cont bil para empresas p blicas prefeituras e c maras e empresas privadas Ministrante de v rios cursos sobre gest o p blica para empresas privadas e rg os P blicos Federais Estaduais e Municipais tais como Prefeitura Municipal de Alto do Rodrigues RN Prefeitura Municipal de Ipanguassu RN Prefeitura Municipal de Assu RN Prefeitura Municipal de Carnaubais RN Prefeitura de Natal RN Prefeitura de Caic RN Prefeitura de Porto do Mang
45. decimal o ponto O valor ser gravado corretamente no banco de dados ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 161 SALIMAR UN SISTEMAS WEB AP NDICES ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 163 AP NDICE PASSO A PASSO J SAUIMAR ES Sistemas WEB Neste ap ndice teremos a oportunidade de acompanhar passo a passo a simula o de um documento desde a sua protocoliza o registro at a sua transforma o em processo administrativo autua o 1 REGISTRO DO DOCUMENTO PROTOCOLIZA O PELA DIVIS O DO PROTOCOLO SERVI O P Divis o de Protocolo GOVERNO MUNICIPAL BLICO RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 10606105403 003 Data de Registro 06 06 2011 Origem Interna N Processo Volume Valor de Refer ncia 0 00 Assunto Administrativo Tipo Documento Memorando CPF CNPJ Matr cula 01 001 001 0001 01 Interessado CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Endere o Rua das Ac cias 90 Centro Conte do Documento Solicita o de material para ser utilizado na reuni o Destino Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social rg o Origem Enviado Secretaria Mun Divis o de Protocolo 06 06 2011 SEMADS Memorando Destino Recebido icipal de Assist ncia e Enitr nsito Desenvolvimento Social com as m es no CREAS 1del
46. documento podendo consultar o seu hist rico conhecer os despachos e imprimir relat rio Auditor D permiss o ao usu rio para que ele possa ter acesso aos indicadores de desempenho podendo proceder an lise de acordo com os diversos grupos de informa es armazenados no sistema Estat sticas de Usu rios Documentos Registrados Movimento Consolidado m ID gt Movimento Detalhado Controle de Normas e Expedientes Lei Sim 9 N o Decreto Sim 9 N o Resolu o Sim 9 N o Portaria Sim 9 N o Instru o Normativa O sim O n o Ordem de Servi o Sim 9 N o Oficio Sim 9 N o Memorando Sim 9 N o Ata Sim 9 N o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 90 SALIMAR 5 sistemas WEB O quadro de configura o Controle de Normas e Expedientes s vis vel se a organiza o tiver a funcionalidade Arquivo ativa Caso contr rio esse quadro n o habilitado para os usu rios Informe nesse quadro quais as normas e expedientes as quais o usu rio ter acesso Podendo ser um v rios ou nenhum Depois de configurar o perfil do usu rio clique no bot o Gravar O bot o Excluir uma vez pressionado exclui o usu rio da base de dados somente se este usu rio n o tiver operado o sistema Caso exista uma nica informa o da qual o usu rio tenha participado esse mesmo usu rio estar impedido de ser exclu do do sistema Vincular Unidade Administrativa Uti
47. documento se encontra PARALISADO temporariamente na unidade administrativa que registrou esta a o 3 Ci ncia e encaminhamento para outra unidade administrativa Passo 1 Clicar na op o do Menu de Navega o Passo 2 Clicar no n mero de protocolo do documento respectivo Passo 3 Selecione o Destino dentre as unidades administrativas previamente cadastradas Passo 4 Manter ou alterar a data sugerida Passo 5 o despacho exemplo DA ORDEM DA AUTORIDADE SUPERIOR SEGUE PARA AS PROVID NCIAS CAB VEIS Passo 6 Anexar documento eletr nico arquivo pdf Portable Document File quando for necess rio Passo 7 Selecionar o usu rio que dever ser notificado sobre a paralisa o da tramita o do documento se for o caso Passo 8 Clicar bot o Enviar gt gt Este procedimento informa ao sistema que o documento se encontra EM TRANSITO aguardando ser recepcionado pelo destino ver Cap tulo 5 Estados do Documento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 44 SALIMAR USES sistemas WEB 4 2 RECEBER Esta fun o quando acionada permite ver os documentos que foram enviados unidade administrativa a qual o usu rio est lotado Ou seja todos os documentos enviados divis o ou setor qual o usu rio est lotado s o listados na p gina carregada ap s o acionamento deste bot o Em uma analogia ao programa de correio eletr nico a op o R
48. filtro destacado na imagem acima Deta ds Entreda 09 06 2011 Date 09 06 2011 mesmo 2 N mero do Processo TE assunto Selecione o Assunto Eq meme OO E Desfazer Digita o Desfazer Filtro Aplicar Filtro z Preencha os campos Data de Entrada de at com a data pretendida Clique no bot o Aplicar Filtro O conjunto de registros que ser apresentado corresponder aos protocolos que foram registrados na data correspondente veja o exemplo da figura abaixo Enviar Motivo Falta de Ilumina o Refer ncia O poste enfrente a casa pr ximo ao Bar do Panico Receber ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 157 SALIMAR SISTEMAS WEB 14 2 COMO EU FACO PARA IMPRIMIR UM RELAT RIO GERAL DE TUDO QUE FOI REGISTRADO Esta pode gerar um relat rio com milhares de registros Portanto orientamos que o usu rio filtre os dados ver FAQ 13 1 restringindo o conjunto de registros para que ele retorne um relat rio com registros o mais pr ximo poss vel do que se deseja Tendo clicado com o cursor do mouse na op o Consultar do Menu Principal Enviar Utilizando o mouse clique no cone representado por uma impressora Uma caixa de di logo com o gerenciador de impress o do seu sistema operacional ser carregado e voc dever selecionar a impressora que ser utilizada para a impress o do relat rio
49. gina ser carregada contendo todas as informa es do documento ora protocolado RECI N Protocolo Data de Registro Valor de Refer ncia Origem N Processo Volume Assunto Tipo Documento Remetente CPF CNPJ Matri cula Endere o Conte do Destino Por Arquivos Anexos p sabermais pdf 31 12 1969 21 12 00 Press Registros do Documento BO DE ENTREGA DE DOCUMENTO 20111110 001 10 11 2011 12 345 678 90 Interna Comunica es Of cio FULANO DE TAL 000 000 000 00 LOGRADOURO N MERO COMPLEMENTO BAIRRO CEP CIDADE ESTADO UF RESUMO DO CONTE DO DO DOCUMENTO OU S NTESE DO ASSUNTO DIVIS O DE ATENDIMENTO AO CONTRIBUINTE Marcelo de Almeida Braga ER k M M k ionando o bot o Imprimir gt gt o relat rio ser descarregado no driver de impress o do sistema operacional permitindo ao usu rio selecionar a impressora Selecionar Impressora Adicionar Impressora HP Color LaserJet 121 Adobe PDF HP Deskjet F300 Series an Brother DCP 165C Printer em Interno a Microsoft Office Docum Digite nico 512 EPSON T25 Series Microsoft XPS Documen Status Pronta Imprimir em arquivo Local Coment rio DCP 165C Intervalo de P ginas 9 Tudo N mero de c pias S Sele o P gina Atual P ginas 1 Agrupar p 22 33 um nico n mero de p gina ou um intervalo de p ginas Por exemp
50. mero de Protocolo para obter informa es 20111123 001 14 1 23 11 2011 07 40 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 95 SALIMAR SISTEMAS WEB Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVI OS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRA O Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino 6 2 ETIQUETA LINHA 1 No Protocolo 20101126 002 No Protocolo 20101126 002 Data do Registro 26 11 2010 Data do Registro 26 11 2010 Origem Origem Externa No Processo 20101126 002 No Processo 20101126 002 Volume 1 VOLUME Volume 1 VOLUME Valor de Referencia 3000 00 Valor de Referencia 3000 00 Assunto Financeiro Assunto Financeiro Tipo Documento Outros Tipo Documento Outros Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVI OS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRA O ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 96 6 3 ETIQUETA LINHA 2 y SALIMAR SISTEMAS WEB No Protocolo Data do Registro Origem No Processo Volume Valor de Referencia Assunto Tipo Documento Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destin
51. o deve haver abuso no uso de negrito it lico sublinhado letras mai sculas sombreado sombra relevo bordas ou qualquer outra forma de formata o que afete a eleg ncia e a sobriedade do documento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 177 SISTEMAS WEB JSAUMAR a impress o dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco A impress o colorida deve ser usada apenas para gr ficos e ilustra es todos os tipos de documentos do Padr o Of cio devem ser impressos em papel de tamanho A 4 ou seja 29 7 x 21 0 cm m deve ser utilizado preferencialmente o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto n dentro do poss vel todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos an logos o para facilitar a localiza o os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira tipo do documento n mero do documento palavras chaves do conte do Ex Of 123 relat rio produtividade ano 2002 j Padr o Word para of cios Estando o processador de texto aberto acione o menu lt Arquivo gt e selecione a op o Configurar P gina Configurar p gina Tamanho do papel Origem do papel Layout Superior 2 5cm Inferior 2 5 Esquerda 3cm Direita 1 5cm E Medianiz 0 cm A partir da margem Cabe alho 1 27 cm Rodap 1 27 c
52. o nome da cidade UF Informe a sigla do estado Unidade da Federa o no formato XX Aceita apenas duas letras CEP Informe o C digo de Endere amento Postal caso n o saiba clique no link Sei meu e o usu rio ser direcionado para s tio dos Correios onde o CEP poder ser consultado Aceita apenas n meros Telefone para contato Informe o c digo DDD com dois d gitos 99 e o prefixo do telefone com oito d gitos 9999 9999 Aceita apenas n meros Telefone celular Informe o c digo DDD com dois d gitos 99 e o prefixo do telefone com oito d gitos 9999 9999 Aceita apenas n meros rg o informe a raz o social da organiza o rg o ou entidade CNPJ Informe o n mero no Cadastro Nacional de Pessoa Jur dica do Minist rio da Fazenda com quatorze d gitos Aceita apenas n meros Logradouro informe o logradouro avenida rua largo pra a travessa etc do endere o profissional N mero informe o n mero do im vel Complemento informe o complemento do endere o profissional edif cio condom nio loteamento sala andar etc Bairro informe o bairro Cidade informe o nome da cidade UF Informe a sigla do estado Unidade da Federa o no formato XX Aceita apenas duas letras CEP Informe o C digo de Endere amento Postal caso n o saiba clique no link Sei meu CEP e o usu rio ser direcionado para o s tio dos Correios onde o CEP poder ser cons
53. onde foram retirados os documentos Proceder autuac o dos documentos remanescentes renumerando suas p ginas 9 3 5 ENCERRAMENTO DE VOLUME Os autos n o dever o exceder a 300 folhas legislac o espec fica do em cada volume e a fixa o dos colchetes observar a dist ncia na margem esquerda de cerca de 2cm Quando processual contiver n mero de folhas excedente ao limite fixado nesta norma a partir do pr ximo n mero formar se o outros volumes permitido desmembrar documento e se ocorrer a inclus o de um documento que exceda s 300 folhas esse documento abrir um novo volume Exemplo No caso de processo contendo 280 folhas ao qual ser inclu do um documento contendo 50 encerrar se o volume com 280 e abrir se novo volume com o referido documento de 50 folhas O encerramento e a abertura de novos volumes ser o efetuados mediante a lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares prosseguindo a numera o sem solu o de continuidade no volume subsequente A abertura do volume subsequente ser informada no volume anterior e no novo volume da seguinte forma No volume anterior ap s a ltima folha do processo incluir se TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME devidamente numerado e no novo volume proceder conforme abaixo 9 3 6 ABERTURA DE VOLUME SUBSEQUENTE No novo volume logo ap s a capa incluir se TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
54. ordem crescente sem rasuras devendo ser utilizado carimbo de jun o de documentos Modelo 8 3 2 para coloca o do n mero aposto no canto superior direito da p gina recebendo a primeira folha o n mero 2 Este procedimento importante e obrigat rio A numera o da folha deve ser efetuada somente na p gina de frente anverso no canto superior direito O documento n o encadernado receber numera o em sequ ncia cronol gica e individual para cada pe a que o constituir A numera o das pe as do processo iniciada na unidade gestora de documentos conforme faixa num rica de autua o As pe as subsequentes ser o numeradas pelas unidades que as adicionarem a capa do processo n o ser numerada Nenhum processo poder ter duas pe as com a mesma numera o n o sendo admitido diferenciar pelas letras A e B nem rasuras Nos casos em que a pe a do processo estiver em tamanho reduzido ser colada em folha de papel branco apondo se o carimbo de jun o de documentos Modelo 8 3 2 de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo Os processos oriundos de institui es n o pertencentes Administra o P blica Municipal Estadual e Federal s ter o suas pe as renumeradas se a respectiva numera o n o estiver correta n o havendo falhas prosseguir com a sequ ncia num rica existente Qualquer solicita o ou informa o inerente ao process
55. os pedidos e DETERMINO a autua o dos processos com c pias reprogr ficas que dever o ser devidamente declarada aut nticas pela divis o de protocolo 11 5 Providenciada a autua o Ao unidade divis o ou setor de destino 11 6 Solicito a autua o formaliza o de processo da documenta o anexa 11 7 O presente Processo foi encaminhado a esta Unidade Administrativa por engano Encaminhe se a unidade divis o ou setor que deveria ter recebido o Processo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 152 SALIMAR SISTEMAS WEB 11 8 Atendido o contido no despacho de fls e sanadas as irregularidades apontadas encaminhe se ou restitua se a o para prosseguimento 11 9 Com a juntada do s documento s de fls a encaminhe se ou restitua se a o para conforme determinado s fls pelo autoridade que ordenou a juntada 11 10 Restitua se ao para informar quanto ao paradeiro do s processo s que se encontravam apensados ao presente conforme consta do Termo de Apensamento de fls 11 11 Alterado o nome do Interessado na capa do presente de nome anterior para nome atual conforme despacho documento de fls 11 12 Encaminhe se Procuradoria Geral do Munic pio para que nos termos do par grafo nico do art 38 da Lei 8 666 93 examine a Minuta do Contrato e se manifeste quanto sua aprovac o Retorne se origem 11 13 Acompanham o presente proc
56. php amp fprot amp fdtei 2012 01 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO P BLICO DIREG Secretaria LIVRO DE PROTOCOLO Protocolo Data Entrada CPF CNPJ Remetente Processo Valor Assunto FAX N 27 UNIPLAN UNIDADE DE 25 01 2012 PLANEJAMENTO ORCAMENTO 0 00 ADM Operacional 20120125 001 COMUNICA QUE FOI APROVADA A PRESTA O DE CONTAS REFERENTE AO PROJETO AX PB 11028 EDUCA O PROFISSIONAL PARA INDUSTRIA DA CONSTRU O CIVIL 25 01 2012 FAX N 85 UNIPLAN DN 0 00 ADM Operacional 20120125 002 COMUNICA QUE FOI APROVADA A PRESTA O DE CONTAS FINAL REFERENTE AO PROJETO AX PB 10117 IMPLANTA O DE OFICINA ESCOLA DE PANIFICA O E CONFEITARIA CEP STENIO LOPES 25 01 2012 FAX N 89 UNIPLAN DN 0 00 ADM Operacional 20120125 003 COMUNICA QUE FOI APROVADA A PRESTA O DE CONTAS FINAL REFERENTE AO PROJETO AX PB 11017 VIII SEMIN RIO NACIONAL DE APL BASE MINERAL E V ENCONTRO DA REDE APL MINERAL FAX N 41 DG GOC GERENCIA DE 26 01 2012 OLIMPIADA E CONCURSOS 0 00 ADM Operacional CONVIDA OS TECNICOS EMERSON JER NIMO SERGIO RODRIGO MENEZES DE FREITAS E JAILSON SILVA DA PAZ QUE ATUARAM COMO AVALIADORES LIDERES OC 2012 A PARTICIPAREM DE REUNI O DIA 09 02 DE 09 S 13 HS NO SENAI PE 20120126 001 30 01 2012 FAX N 250 UNIPLAN DG 0 00 ADM Operacional 20120130 001 COMUNICA QUE FOI AUTORIZADO O ADIANTAMENTO DO RECURSO FINANCEIRO NO VALOR DE r 584 231 10 REFERENTE P
57. por Chefe de n vel igual ou superior ao de Se o Os processos administrativos disciplinares de sindic ncias ou que contenham mat ria reservada s poder o ser desarquivados e requisitados pela Procuradoria Jur dica e pelos presidentes das Comiss es de Processos Administrativos ou de Sindic ncias Os titulares das Unidades Administrativas poder o consultar processos origin rios de outras unidades que estejam na Divis o de Arquivo mediante solicita o por escrito ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 149 SALIMAR M SISTEMAS WEB 10 TERMOS DE IRREGULARIDADE 10 1 Nesta data o presente Processo deu entrada nesta Unidade Administrativa apresentando a s seguinte s irregularidade s Os versos das folhas em branco est o devidamente cancelados com o tra o obl quo ou pelo carimbo com a express o BRANCO 10 2 Nesta data o presente Processo deu entrada nesta Unidade Administrativa apresentando a s seguinte s irregularidade s As folhas do Processo n o est o devidamente numeradas e ou rubricadas 10 3 Nesta data o presente Processo deu entrada nesta Unidade Administrativa apresentando a s seguinte s irregularidade s O despacho encaminhat rio de fls No est assinado havendo apenas a identifica o da autoridade 10 4 Nesta data o presente Processo deu entrada nesta Unidade Administrativa apresentando a s seguinte s irregular
58. que o documento foi cadastrado Hora que o documento foi cadastrado Dia que o documento foi cadastrado M s que o documento foi cadastrado Unidade do ano que o documento foi cadastrado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 39 44 SAUMAR CON SISTEMAS WEB 4 1 5 Mensagens de Correio Eletr nico e mail Todo documento registrado gera automaticamente uma mensagem para todos os usu rios vinculados Unidade Administrativa para a qual o documento ora protocolizado destinado Dessa forma em um exemplo hipot tico onde registramos um documento para o destino DIAF UNIAD INFORMATICA automaticamente foram geradas duas mensagens de correio eletr nico destinadas aos dois usu rios lotados nessa unidade Mensagem Autom tica usu rio 1 lotado na UA destinat ria 26 09 12 Correio hevelter Dsalimar com br SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGL Data Wed 26 Sep 2012 16 33 02 0300 16 33 02 BRT De naoresponda simproc com br Para hevelter amp salimar com br Cc Destinat rios Revelados Assunto SERVICO NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIONAL PARA BA DOCUMENTO PROTOCOLIZADO ACESSE O SIMPROC No 20120926 008 em 26 09 2012 Por Marcelo de Almeida Braga Prazo 5 dia s Vecimento 01 10 2012 R 123 456 789 012 30 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB 01 187 659 0001 61 Endereco RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Sintese TESTE REALIZADO
59. ria ao bom funcionamento da empresa circule de forma ascendente n veis hier rquicos inferiores para n veis hier rquicos superiores descendente n veis hier rquicos superiores para n veis hier rquicos inferiores e horizontal entre os mesmos n veis hier rquicos ou entre usu rios sem rela o hier rquica minimizando a presen a de canais informais Voc recebeu um nova mensagem em 07 08 2011 s 15 38 52 Enviada por Marcelo de Almeida Braga Lotado a no a ASSESSORIA POL TICA MENSAGEM FOI LIDA DESCARTAR Depois que o destinat rio tiver lido a mensagem dever clicar no bot o abaixo da mensagem para que a mesma seja apagada ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 83 SALIMAR 1 WEB 4 9 ENDERECAR Esta funcionalidade visa auxiliar a gest o da agenda de endere os da organiza o e o correto tratamento das autoridades ao realizar envio de correspond ncia USU RIO Registrar Receber Instruir Enviar Resgatar Consultar Alertar Comunicar Arquivar Configurar Administrar Encerrar Sess o Ao inserir um novo endere o no cat logo o sistema auxiliar usu rio ao correto tratamento a ser dispensado m Identifica o Vocativo oo Selecione uma personalidade Selecione uma personalidade N o usar pronome de tratamento
60. rios S o os que comprovam assentamentos decis es etc Ex traslado certid o atestado c pia aut ntica ou id ntica Atos de ajuste S o representados por acordos em que a Administra o P blica Federal Estadual ou Municipal parte Ex tratado conv nio contrato termos transa o ajuste etc Atos de correspond ncia Objetivam a execu o dos atos normativos em sentido amplo Ex aviso of cio carta memorando mensagem edital intima o exposi o de motivos notifica o telegrama telex telefax alvar circular e mail correio eletr nico Caracteriza o quanto natureza Documentos Secretos S o os que requerem rigorosas medidas de seguran a e cujo teor ou caracter stica possam ser do conhecimento de servidores que embora sem liga o ntima com seu estudo e manuseio sejam autorizados a deles tomarem conhecimento em raz o de sua responsabilidade funcional Documentos Urgentes S o os documentos cuja tramita o requer maior celeridade que a rotineira Ex Pedidos de informa o oriundos do Poder Executivo do Poder Judici rio e do Poder Legislativo mandados de seguran a notifica es judiciais ou administrativas pedidos de exonera o ou dispensa demiss o aux lio funeral di rias para deslocamento em servi o fora da sede do munic pio folhas de pagamento outros que por conveni ncia da Administra o ou por for a de lei exijam tramita o preferencial A
61. solicitadas e ap s a confirma o e processamento pelo servidor uma nova senha estar cadastrada Sempre que este op o for conclu da com sucesso o sistema enviar automaticamente uma mensagem para o usu rio informando o da altera o de sua senha ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 25 SISTEMAS WEB 2 4 TIPOS DE USU RIOS DO SISTEMA 2 4 1 Operador de Sistema Usu rio do sistema com permiss o para realizar a es vinculadas ao tr mite de documentos com acesso as seguintes funcionalidades Receber confirmar recebimento Instruir informar paralisa o ou conclus o Enviar encaminhar documento Resgatar desfazer envio Consultar livro de protocolo Alertas relat rio geral de alertas Mensagem comunica o interna e Perfil cadastro do usu rio 2 4 2 Gestor de Documentos Usu rio do sistema cuja compet ncia principal a realiza o de a es vinculadas ao registro inicial dos documentos com acesso as mesmas funcionalidades do operador de sistema Al m das funcionalidades do operador de sistema este usu rio tamb m tem permiss o para Registrar protocolizar documento 2 4 3 Administrador de Sistema Usu rio respons vel pela administra o do sistema com as mesmas permiss es do operador de sistema e do gestor de documentos al m das seguintes Reativar desarquivar documento e Usu rios configurar as contas dos u
62. usu rio que foi indicado para assinar o documento poder alter lo Desde que a senha ainda n o tenha sido informada Quando uma senha informada o mecanismo do sistema entende que o documento foi assinado Uma vez que o documento tenha sido assinado ele s poder ser visualizado e impresso Desejando descarregar o documento na impressora com o aux lio do mouse clique no bot o Imprimir gt gt e selecione a impressora na caixa de di logo de impress o Documentos assinados trazem essa informa o no rodap de cada p gina acrescida do C digo de Autentica o hash da transa o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 53 2 5 CES sistemas WEB 4 4 ENVIAR Esta funcionalidade do sistema pode ser acessada por qualquer usu rio independente do setor ao qual esteja vinculado Acionando esta fun o o usu rio visualiza todos os documentos retidos no setor ao qual o mesmo esteja vinculado E atrav s desta op o do Menu Principal do sistema que o documento movimentado Ao selecionar um dos documentos listados uma nova p gina carregada com dois quadros O primeiro destinado a apresentar informa es sobre o documento selecionado Detalhes do Documento O segundo serve para coletar as informa es referentes movimenta o do documento Detalhes do Documento Protocolo 20120903 001 03 09 2012 Remetente ICARTA CIRCULAR N 205 2012 DR DO AMAZONAS Endere o
63. 02 No Processo 20101126 002 Volume 1 VOLUME Volume 1 VOLUME Valor de Referencia 3000 00 Valor de Referencia 3000 00 Assunto Financeiro Assunto Financeiro Tipo Documento Outros Tipo Documento Outros Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVICOS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAC O ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 98 SALIMAR SISTEMAS WEB Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVI OS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRA O Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino 6 5 ETIQUETA LINHA 4 No Protocolo 20101126 002 No Protocolo 20101126 002 Data do Registro 26 11 2010 Data do Registro 26 11 2010 Origem Externa Origem Externa No Processo 20101126 002 No Processo 20101126 002 Volume 1 VOLUME Volume 1 VOLUME Valor de Referencia 3000 00 Valor de Referencia 3000 00 Assunto Financeiro Assunto Financeiro Tipo Documento Outros Tipo Documento Outros Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVICOS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comerci
64. 157 do CPC exceto quando o documento chegar ao processo por via diplom tica S mula 259 do STF e quando tratar de faturas conhecimentos de embarque etc redigidos em espanhol franc s ou ingl s de uso rotineiro na rea aduaneira Documentos manuscritos s podem ser anexados aos processos quando leg veis N o ser o autuados os documentos que n o devam sofrer tramita o tais como convites para festividades comunica o de posse agradecimentos remessa para publica o informa o sobre andamento de processo pedido de c pia de processo desarquivamento de processo e outros que por sua natureza n o devam constituir processo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 142 SALIMAR SISTEMAS WEB A prioridade na autuac o e movimentac o de processos deve contemplar documentos caracterizados como urgentes O processo deve ser autuado preferencialmente por um documento original no entanto pode ser autuado utilizando se uma c pia de documento considerando se que o servidor tem f p blica para autenticar documentos Modelo 8 3 5 e fazer reconhecimento de firmas 9 2 NUMERAC O DE FOLHAS E DE PECAS Todas as folhas do processo com exce o da capa e do sum rio quando for utilizado devem ser numeradas e rubricadas sequencialmente a partir da primeira e dispostas em rigorosa ordem cronol gica se considerando a capa do processo como a primeira As folhas dos processos ser o numeradas em
65. 20110831002 07 09 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA P PARQUE ECOLOGICO 4 5 4 Marca o Autom tica dos Registros Para que os documentos sejam inclu dos no Protocolo de Movimenta o de Documentos ou tenham as Etiquetas Autocolantes ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 60 r n impressas se faz necess rio que a caixa de sele o existente na ltima coluna da linha de cada registro esteja marcada Clicando com o aux lio do mouse no cone representado pela figura de um filtro uma caixa de di logo carregada possibilitando restringir o resultado a um conjunto espec fico de registros N mero do Protocolo Data de Expedi o De At IE e Remetente Desfazer Digita o Desfazer Filtro Aplicar Filtro Preencha os campos com as informa es desejadas clique no bot o Aplicar Filtro e realize a opera o conforme a sua necessidade ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 61 SISTEMAS WEB Fi SALIMAR 4 6 CONSULTAR Esta op o do Menu de Navega o proporciona aos usu rios 1 Consultar os documentos individualmente 2 Imprimir o Livro de Protocolo e 3 Consultar os indicadores Selecionando esta opc o a p gina carregada permitir ao usu rio acesso ao reposit rio com todos os documentos protocolados registrados no sistema FILTRAR REGISTROS LIVRO DE PROTOCOLO CONSULTAR LEGADO LOCALIZAR LEGADO Ki INDICADORES Protoco
66. 67 SISTEMAS WEB 2 SALIMAR AP NDICE A PASSO A PASSO 4 PELA DIVISAO DO PROTOCOLO GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO Divis o de Protocolo RELAT RIO DE TRAMITAC O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 10606105403 003 Data de Registro 06 06 2011 Origem Interna Processo Volume Valor de Refer ncia 0 00 Assunto Administrativo Tipo Documento Memorando CPF CNPJ Matr cula 01 001 001 0001 01 Interessado CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Endere o Rua das Ac cias 90 Centro Conte do Documento Solicita o de material para ser utilizado na reuni o com as m es no CREAS Destino Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social rg o 1 Enviado rg o Destino Recebido EEN Divis o de Protocolo 06 06 2011 sEMADs Secretaria Municipal de Assist ncia e q 55 2031 Desenvolvimento Social Memorando SEMAps Secretaria Municipal de Assist ncia e o5 o6 5914 Divis o de Protocolo 05 06 2011 Desenvolvimento Social De ordem do Sr Secret rio Municipal Fulano de Tal Divis o de Protocolo para Registrar Autuar e encaminhar de volta a esta Unidade Administrativa DP Divis o de Protocolo RETIDO v A DIVIS O DE PROTOCOLO RECEPCIONOU OS DOCUMENTOS v AINDA N O E UM PROCESSO ldel ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 168 AP NDICE PASSO
67. A SALIMAR SISTEMAS WEB MAKCELO DE ALMEIDA BRAGA Gest o Documental Art 3 Considera se gest o de documentos o conjunto de procedimentos e opera es de procedimentos e opera es t cnicas referentes sua produ o tramita o uso avalia o e arquivamento em fase corrente e interme di ria visando a sua elimina o ou recolhimento para guarda permanente SALIMAR SISTEMAS WEB Protocolo Processo Administrativo Arquivo Virtual Gerenciamento Eletr nico de Documentos Canal de Comunica o Interna Cat logo de Endere os Controle de Normas e Expedientes Indicadores de Desempenho Transpar ncia de Gest o Acesso a Informac o P blica v v v v v v v v v v INFORMA O CORRETA X e RESGATE RAPIDO PROCESSO INFORMA O DIGITAL PERPETUA O DA INFORMA O ARQUIVO Inclui Manual do Usu rio SIMPROC Sistema de Processo Administrativo e Controle Documental VERS O 5 43 atualizada em 21 08 2013 www salimar com br protocolo manualusuario pdf www simproc com br manualusuario pdf AOS MEUS PAIS Z BRAGA E TIQUINHA A S O FRANCISCO DE ASSIS A QUEM MINHA M E ENTREGOU A MINHA GUARDA E A QUEM MEU PAI DEVOTO SALIMAR M SISTEMAS WEB SUM RIO APRESENTAGA O nutu ataq a EE eda Vane ehe t et i Mr inar uba T o upan a e da 8 FUNDAME
68. AL P MERCADO E MATADOURO SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA ACORDO 20110628029 22 09 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA FEITO ENTRE PROPRIETARIO E SEC AGRICULTURA SECRETARIA MUNICIPAL AGRICULTURA MATERIAL PARA POCILGA DO CONJUNTO CONEGO MONTE 20110628 026 04 07 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA Em outras palavras a listagem formada por registros cujo Estado do Documento EM TR NSITO Portanto seu recebimento ainda foi confirmado pelo destinat rio Apesar de que a sua principal finalidade seja o resgate de documentos enviados a outra unidade administrativa ou que por alguma raz o usu rio deva interromper o seu recebimento usamos ainda essa funcionalidade para imprimir os seguintes relat rios 1 Protocolo de Movimentac o de Documentos e 2 Etiquetas em Lote 4 5 1 Resgatando um Documento Para desfazer o envio de um documento o usu rio dever clicar no n mero de registro que corresponda ao documento Dessa forma uma nova p gina ser carregada com um formul rio contendo todas as informa es do envio a Origem a Data do Envio e a Instruc o Despacho al m de informag es sobre o pr prio documento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 57 SALIMAR SISTEMAS WEB Detalhes do Documento Protocolo 20120921 001 21 09 2012 Remetente 01 187 659 0001 61 ALIMAR SISTEMAS WEB PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE PO
69. ALEZA CEAR Assunto Ver Hist rico ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 47 A SALIMAR SISTEMAS WEB Ao marcar essa caixa de sele o a p gina se ajustar automaticamente para exibir at dois novos quadros Arquivos Anexos e Movimenta o 1 of 1238 dn unitec pdf 18 06 2012 14 06 57 Movimenta o ORIGEM ENVIADO DESTINO RECEBIDO DIREG Secretaria 18 06 2012 DIREG Diretoria 19 06 2012 Oficio DIREG Diretoria 19 06 2012 DIOP Diretoria 19 06 2012 Professora Berenice solicito providencias de participacao da interlocutora da Rede informando ao Gerente da Unidade CTCC que sedia o Nucleo de Meio Ambiente para liberacao da colaboradora e as demais unidades para conhecimento da participacao do Nucleo DIOP Diretoria 20 06 2012 CTCC Ger ncia 06 09 2012 Comunico participa o da Tec F timaVieira interlocutora da Rede SENAI de Meio Ambiente em reuni o a ser realizada em Fortaleza nos dias 28 e 29 do corrente Favor comunicar a referida Tecnica CTCC Ger ncia 06 09 2012 Servi os Tecnol gicos transito OBS SOLICITAC ATENDIDA COM SUCESSO COLABORADORA INDICADA SRA 3 DE F TIMA VIEIRA O quadro Arquivos Anexados s estar vis vel se algum arquivo digital no formato PDF Portable Document File tiver sido anexado Acionando o bot o Registrar Instru o todos os campos da se o Detalhe
70. AR EJ SISTEMAS WEB 14 5 QUANDO DIGITO UM N MERO O VALOR N O APARECE CORRETAMENTE OU N O GRAVADO CORRETAMENTE NO BANCO DE DADOS O aplicativo foi testado nos cinco navegadores mais usados le Chrome Mozilla Opera e Safari A rotina que faz a separa o autom tica de n meros n o funciona corretamente no navegador Mozilla Nos demais navegadores basta digitar o n mero sem digita o da v rgula ou do ponto No navegador Mozila digite o n mero e depois pressione a tecla BACK SPACE gt Obs no Mozilla a digita o de centavos deve seguir a seguinte t cnica 1 De 1 a 9 centavos digite 0 0 o n mero de 1 a 9 0 tecla lt BACK_SPACE gt 2 De 10 a 99 centavos digite 0 o n mero de 10 a 99 0 tecla lt BACK_SPACE gt 3 De 1 a 9 reais digite um n mero de 0 a 9 um n mero de 0 a 9 0 tecla lt BACK_SPACE gt Observe que a t cnica acrescentar um n mero 0 a mais que o n mero que normalmente deveria ser digitado Por exemplo o n mero 100 00 deveria ser digitado 1 0 0 0 0 Acrescente mais um 0 e clique na tecla BACK para que o n mero possa ser formatado corretamente no navegador Mozilla Resumindo digite o n mero que deseja com um 0 a mais no final do n mero e clique na tecla BACK SPACE gt Outra alternativa digitar a parte inteira do n mero o separador de
71. B ltima folha juntada ao processo protocolado n 25 Quantidade de folhas a juntar 7 Numera o das novas folhas 26 32 Entende se por ltima folha do processo aquela de numera o mais alta A numera o deve ser por folha e n o por p gina Ou seja embora ambas as p ginas da folha frente ou anverso e verso devam ser utilizadas para registros e despachos ter se apenas um n mero o da folha Todas as folhas juntadas inclusive anexos dever o ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da p gina da frente numera o das folhas a serem juntadas pode ser feita m o com caneta m quina ou microcomputador c Apor no verso da folha imediatamente anterior juntada dos pap is o carimbo de autua o de documentos Modelo 8 3 3 contendo o n mero das folhas a data e assinatura do funcion rio com a identifica o da Unidade Administrativa Nota Al m de identificar o servidor que efetuou a juntada o despacho permitir detectar a eventual falta de uma folha do processo d Proceder movimenta o do processo acessando SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental op o Enviar Documento do Menu Principal registrando a juntada dos documentos na se o Detalhes da Expedi o campo Observa es Dar sa da para o setor de destino 9 3 1 1 JUNTADA POR ANEXA O A juntada por anexa o ser feita somente quando houver
72. CERTID O DE NASCIMENTO DO SENHOR FABIANO AM NCIO DE OLIVEIRA SECRETARIA MUNICIPAL DE FINAN AS Wislan de Melo Monteiro Tramita o dos Documentos Enviado Servidor a SECRETARIA MUNICIPAL DE SECRETARIA MUNICIPAL DE S RGIO MAGNO DE ASSIST NCIA SOCIAL 09 02 2011 FINAN AS 09 02 2011 OLIVEIRA FREIRE SECRETARIA MUNICIPAL DE x LE Lucia Rejane de FINANCAS 09 02 2011 DIVISAO DE CONTABILIDADE 09 02 2011 Carvalho Silva Para posteriores provid ncias DIVIS O DE CONTABILIDADE SECRETARIA MUNICIPAL DE Em Lucia Rejane de FINAN AS tr nsito Carvalho Silva 11 02 2011 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 119 M SISTEMAS WEB 7 NORMA REGULAMENTADORA Com a de uma ferramenta informatizada que utiliza a rede mundial de computadores atrav s da Internet o mun cipe tem a possibilidade de estando em qualquer lugar localizar o seu processo e saber onde o mesmo est desde qual data com qual funcion rio e em qual situa o Mas n o basta s a implantac o de um sistema eletr nico de processamento de dados para se obter xito na atividade de protocolo uma norma regulamentadora clara e completa que discipline as obrigac es atribui es deveres compet ncias para recebimento registro encaminhamento controle da tramita o e movimenta o de pap is e documentos em geral se faz necess ria para que tudo funcione perfeitamente e
73. CITA O PARA ABERTURA DO PROCESSO ADMINISTRATIVO GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo Data de Registro Origem N Processo Volume Valor de Refer ncia Assunto Tipo Documento CPF CNPJ Matr cula Interessado Endere o Conte do Documento Destino 10606105403 003 06 06 2011 Interna 0 00 Administrativo Memorando 01 001 001 0001 01 CREAS Centro de Refer ncia Especializado de Assist ncia Social Rua das Ac cias 90 Centro Solicita o de material para ser utilizado na reuni o com as m es no CREAS Secretaria Municipal de Assist ncia e Desenvolvimento Social rg o Origem Enviado rg o Recebido Divis o de Protocolo 06 06 2011 sEMADS Secretaria Municipal de Assist nciae oc oc 2044 Desenvolvimento Social Memorando SEMADS Secretaria Municipal de Assist ncia e 05 06 2011 Desenvolvimento Social De ordem do Sr Secret rio Municipal Fulano de Tal Divis o de Protocolo para Registrar Autuar e encaminhar de volta a esta Unidade Administrativa Divis o de Protocolo Em tr nsito 14 1 OS DOCUMENTOS SAO ENCAMINHADOS DE VOLTA PROTOCOLO v AUTORIZADA A DO PROCESSO ADMINISTRATIVO AINDA N O UM PROCESSO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 1
74. DOCUMENTOS EM TRANSITO Consultar existem documentos em tr nsito Menar 3 DOCUMENTOS RETIDOS H MAIS DE UMA SEMANA Comunicar N o existem documentos retidos h mais de uma semana Endere ar 4 DOCUMENTOS PENDENTES DE RECEBIMENTO Arquivar existem documentos pendentes de recebimento Configurar Administrar ncerrar sess o de trabalho ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 92 M SISTEMAS WEB 5 ESTADOS D0 DOCUMENTO Os estados e as a es sofridas pelos documentos que est o sendo monitorados pelo sistema podem ser consultados atrav s da visualiza o do Relat rio de Tramita o de Documentos 6 6 Em raz o do est gio em que se encontram os mesmos podem apresentar os seguintes estados 5 1 EM TR NSITO Diz se em tr nsito quando nos referimos a um documento que foi enviado para uma unidade administrativa mas ainda n o foi recepcionado pela mesma OBS Nesse est gio a unidade administrativa remetente pode desistir do envio resgatando o documento 5 2 RETIDO Refere se por retido um documento que tenha sido recepcionado por uma determinada unidade administrativa e n o tenha sido registrada qualquer instru o independente do per odo que o mesmo tenha sido recepcionado OBS Se o documento permanecer em estado de reten o na mesma unidade administrativa por mais de sete dias o mesmo passar a fazer parte do RGA
75. DORIA GERAL DO MUNIC PIO rg o Origem Enviado rg o 7 Recebido Outros PROGER iu EA GERALDO 26 01 2011 SEGAB DO PREFEITO 10 02 2011 Ap s especifica es t cnicas da m quina enviar processo ao setor de compras ou licita o para que realize pesquisa mercadol gica dos pre os e avalie se n o melhor para a administra o a compra do bem Cumpridas essas solicita es e sendo o valor do contrato dispensado nos termos da Lei devolvam se os autos para aprecia o da minuta e ato de dispensa Cumpra se e registre se Arez 26 de janeiro de 2011 Fl vio Moura Nunes de Vasconcelos Procurador Geral do Munic pio OAB RN 4480 DEPARTAMENTO DE COMPRAS 13 02 2011 Para as Provid ncias cab veis DC SEMAD DEPARTAMENTO DE COMPRAS 13 02 2011 CPL SEMAD CONTESA PERMANENTE DE 13 02 2011 Depois de proferida a justificativa solicitada pelo Procurador Geral do Munic pio segue para a CPL para a justificativa de dispensa de licita o COMISS O PERMANENTE DE PROCURADORIA GERAL DO Em CPL SEMAD re rTAC O 13 02 2011 PROGER munic pio tr nsito Autuada a justificativa de licita o dispens vel segue juntamente com a minuta do contrato para an lise ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 101 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 8 DESPACHO DE FORMAC O DE PROCESSO http Localhost pg instrucaol 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL
76. DOS MOVIMENTO CONSOLIDADO al MOVIMENTO DETALHADO 1 CADASTRO DE USU RIOS moasmans TS mos E unos 2 PERFIS DE USU RIOS EA OPERADOR 24 3 PERMISS ES DE USU RIOS 771 2 1521 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 72 4 6 10 2 Documentos Registrados Ao selecionar este indicador a p gina carregada na janela do seu navegador apresentar A no topo da rea do palco um sub menu de navega o composto por tr s cones acompanhados dos seus respectivos t tulos O sub menu de navega o serve para o usu rio alternar entre as quatro op es de an lise dos indicadores O formul rio localizado imediatamente abaixo do sub menu de navega o utilizado para que o usu rio possa especificar a Unidade Administrativa e o per odo o qual deseja que o sistema colete os dados O usu rio dever selecionar uma Unidade Administrativa e o Exerc cio ano civil pois essas duas informa es s o obrigat rias sem as quais a an lise n o procedida Se o bot o Iniciar for pressionado sem que estes dois par metros tenham sido informados uma mensagem ser emitida solicitando que o usu rio preencha as informa es DE USU RIOS E movimento consoLiDaDO MOVIMENTO DETALHADO Documentos Registrados Unidade Administrativa Se
77. ECE CORRETAMENTE OU N O GRAVADO CORRETAMENTE NO BANCO DE DADO0S 2 l a 161 AP NDICE SPASSO A PASSO E dre RE RE RR 165 AP NDICE B WORKFLOW 172 AP NDICE OF CIO O 174 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 5 M SISTEMAS WEB APRESENTAC O Toda organiza o p blica ou privada independente de seu tamanho deve constituir uma rea para atendimento s demandas dos colaboradores internos ou externos usu rio ou cidad os A qualidade do servi o prestado pela organiza o depende em grande parte do relacionamento das pessoas com a informa o que circula no ambiente de trabalho das respostas e do cumprimento das normas disciplinares e regulamentares A transpar ncia neste relacionamento outro ponto fundamental que faz a diferen a no atendimento Conquistar a confian a dos que se relacionam de uma forma ou de outra com a organiza o consequentemente proporciona a excel ncia na gest o A ado o de tecnologias computacionais a solu o para garantir a efici ncia e efic cia na coleta processamento e distribui o de informa o cobrindo todos os quesitos de acompanhamento de demanda avalia o de resultados tempo de resposta e transpar ncia das a es A tecnologia adotada deve promover adequadamente a automa o do sistema de informa o estabelecendo o
78. ESPESAS FINANCEIRA EM MOEDA DINHEIRO RS 350 00 TREZENTOS E CINQUENTA REAIS PARA PREMIA O DO CAMPEONATO MUNICIPAL RURALZ O 2011 QUE TER PREVIS O DA FINAL NO DIA 17 DE NOVEMBRO 2011 O VALOR REFERIDO SER RATEADO ENTRE OS CAMPE ES CAMPE O E VICE CAMPE O CONFORME SOLICITA O DO OFICIO N 061 SEMEL 2011 26 OUTUBRO 2011 EM ANEXO 01 11 2011 10 707 321 0001 84 SEMAR COMERCIO DE M VEIS LTDA 0 00 Administrativo 20111101 013 REQUER CND A C GRANJEIRO 01 11 2011 10 707 321 0001 84 SEMAR COMERCIO DE M VEIS LTDA 0 00 Administrativo REQUER CND GRANJEIRO Esta consulta retornou 665 documentos registrados 20111101 014 1 de 44 23 11 2011 07 50 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 100 J SAUMAR USM SISTEMAS WEB 6 7 RELAT RIO DE DE DOCUMENTOS http localhost pg documento_consultar12_1 php GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO DIVIS O DE PROTOCOLO RELAT RIO DE DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 20101129 003 Data de Registro 29 11 2010 Origem Externa Processo Volume Valor de Refer ncia 7800 00 Assunto Financeiro Tipo Documento Outros CPF CNPJ Matr cula 07 692 664 0001 08 Interessado BRASIL HOSPEDA SERVIGOS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Endereco AV ROMUALDO GALV O 1703 Lj 17 LAGOA NOVA 59056 105 NATAL RN Observa es Loca o de m quina de reprodu o digital SCANNER Destino PROCURA
79. ICIPAL DE EDUCA O 1 DOCUMENTOS COM PRAZO PARA ATENDIMENTO Unidade Administrativa 20110131 013 04 02 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O Secretaria Municipal de Educa o 04 02 2011 9 1 documentos com prazo determinado 2 DOCUMENTOS EM TR NSITO Unidade Administrativa destino 20110202 012 02 02 2011 OORDENADORIA DE COMPRAS SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO 20110202 018 02 02 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O 20110208 014 08 02 2011 GABINETE CIVIL s CIPALSOSERRODRIGUES Ds SECRETARIA MUNICIPAL DE TRANSPORTES E ESCOLA MUNICIPAL JOSE RODRIGUES DA 20110208 016 08 02 2011 OBRAS P BLICAS 20110211 009 11 02 2011 DIVIS O DE RECURSOS HUMANOS SEMA ARIA DE FATIMA BEZERRA 20110209 022 09 02 2011 GABINETE CIVIL SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O 5 2 4 20110209 025 09 02 2011 GABINETE CIVIL SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCACAO 4 20110210 002 10 02 2011 DIVIS O DE RECURSOS HUMANOS SEMA FRANCISCA DE LOURDES L DE OLIVEIRA 3 3 2 2 2 SECRETARIA MUNICIPAL DE TRANSPORTES E 20110210 023 10 02 2011 OBRAS P BLICAS I CISCA ROZIMAR MARQUES PEREIRA 11 02 2011 20110211 010 DIVIS O DE RECURSOS HUMANOS SEMA RITA DOS SANTOS JUSTINO 20110211 011 11 02 2011 DIVIS O DE RECURSOS HUMANOS SEMA OSE PEDRO DANTAS 20110211 012 11 02 2011 DIVIS O DE RECURSOS HUMANOS SEMA OSEFA LUIZA DA FONSECA NUNES 12 documentos com recep ao n o confirmada pelo destino 3 DOCU
80. Instru o Despacho Receber Nem sempre as informa es apresentadas nesta tela informam do que trata o documento Pode ocorrer de o assunto estar muito resumido e n o informar a verdadeira raz o de ser do documento Havendo essa ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 45 necessidade o destinat rio poder com aux lio do mouse marcar caixa de sele o Ver Hist rico Abaixo do campo Assunto SOLICITA VIABILIZAR A PARTICIPA O DO INTERLOCUTOR DO SENAI PB PARA ASSUNTOS REALATIVOS REDE SENAI DE MEIO AMBIENTE NO WORKSHOP DIAS 28 E 29 DE JUNHO DE 2012 EM FORTALEZA CEAR A Assunto Ver Historico v Ao marcar essa caixa de sele o a p gina se ajustar automaticamente para exibir at dois novos quadros Arquivos Anexos Movimentac o 1 of 1238 dn unitec pdf 18 06 2012 14 06 57 Movimenta o ORIGEM ENVIADO DESTINO RECEBIDO DIREG Secretaria 18 06 2012 DIREG Diretoria 19 06 2012 Oficio DIREG Diretoria 19 06 2012 DIOP Diretoria 19 06 2012 Professors Berenice solicito providencias de participacao da interlocutora da Rede informando ao Gerente da Unidade CTCC que sedia o Nucleo de Meio Ambiente para liberacao da colaboradora e as demais unidades para conhecimento da participacao do Nucleo DIOP Diretoria 20 06 2012 CTCC Gerencia 06 09 2012 Comunico participa o da Tec F timaVieira interlocutora da Rede SENAI de Mei
81. LIS NATAL RN Endereco 2 5 VERIFICA O DO LAYOUT DO RELAT RIO RECIBO DE e ENTREGA DE DOCUMENTOS E RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTOS SE VOC RECEBER ESTA MENSAGEM ENCAMINHA UMA Assunto Ver Hist rico Detalhes do Envio Origem Secretaria 21 09 2012 Of cio Instru o Despacho 2 Com notifica o Selecione o usu rio que deve ser notificado Resgatar gt gt Nem sempre as informa es apresentadas no quadro Detalhes do Documento permitem ao usu rio compreender o teor do documento Pode ocorrer de o assunto estar muito resumido e n o informar a verdadeira raz o de ser do documento Havendo essa necessidade o destinat rio poder com aux lio do mouse marcar a caixa de sele o Ver Hist rico Abaixo do campo Assunto SOLICITA VIABILIZAR A PARTICIPA O DO INTERLOCUTOR DO SENAI PB PARA ASSUNTOS REALATIVOS REDE SENAI DE MEIO AMBIENTE NO WORKSHOP DIAS 28 E 29 DE JUNHO DE 2012 EM FORTALEZA CEAR Assunto Ver Hist rico Marcando essa caixa de sele o a p gina se ajustar automaticamente para exibir at dois novos quadros Arquivos Anexos Movimenta o Arquivos Anexos L carta circ 205 pdf 03 09 2012 09 09 50 Movimenta o ORIGEM ENVIADO DESTINO RECEBIDO DIREG Secretaria 03 09 2012 DIREG Diretoria 03 09 2012 DIREG Diretoria 04 08 2012 DIREG Secretaria Vania e
82. MENTOS RETIDOS A MAIS DE UMA SEMANA N Registro Data Reten o Unidade Administrativa Interessado Dias m SECRETARIA MUNICIPAL DE LICITACOES 20110120 008 02 02 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O ONTRATOS E COMPRAS 11 20110125 001 02 02 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O 11 20110125 021 27 012011 SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O 17 20110131 013 04 02 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCA O Secretaria Municipal de Educa o 9 4 documentos retidos aguardando provid ncias 4 DOCUMENTOS PENDENTES DE RECEBIMENTO i Interessado 20110120 007 13 02 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE SA DE SECRETARIA MUNICIPAL DE LICITA ES CONTRATOS E COMPRAS 1 documentos com recebimento n o confirmado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 118 5 SISTEMAS WEB 6 25 DOCUMENTO AUDITORIA http localhost pg documento alerta4 php GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DO PROTOCOLO GERAL Registros do Documento N Protocolo Data de Registro Prazo Origem N Processo Volume Valor de Refer ncia Assunto Tipo Documento CPF CNPJ Matr cula Interessado Endereco Observa es Destino Registrado por 20110209 035 09 02 2011 15 dias at 24 02 2011 Interna 84 70 Administrativo Memorando SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSIST NCIA SOCIAL SMAS NESTA CIDADE DE SANTA CRUZ RN 2 VIA DE DOCUMENTA O RG CPF E
83. NTA O Lo niece cnc en RE ra b Cd e e Read 13 A GEST O DA INFORMA O E DOS DOCUMENTOS 4 14 1 O PROGRAMA DE COMPUTADOR SOFTWARE 21 2 ADQUIRINDO UMA IDENTIFICA O DE USU RIO a ar 23 ZI CADASTEAR USUARIO c ie etu atan Quq cds du uci 23 2 2 RECUPERAR SENHA WEB ordei sio e eH REESE da 25 2 9 REDEFINIR SENHA WEB ou Meno 25 2 4 TIPOS DE USUARIOS DO SISTEMA Ist 26 24 1 0perador de Sistema netta e aie eri ex E 26 2 4 2 Gestor de Documentos aurea icon orent Ma a ARN 26 2 4 3 Administrador de SISEGIYEG iac ia eoe rage o AXI INR a e Ia ina 26 Reativar desarquivar documento Cs ist ER 26 Usu rios configurar as contas dos usu rios 26 3 ACESSAR SISTEMA Lu a aaa AA 27 4 FUNCIONALIDADES DO SISTEMA os tes at ere Se ihe a 29 4 1 REGISTRAR a niei 31 4 1 1 Salvando o registro UP Dr RES 35 4 1 2 Recibo de Entrega de Documento 36 4 3 2 e e see dues ed ced
84. NTER B SERVIDOR DE BANCO DE DADOS Oy5vorid3u OdINIL W3 Cada servidor equipado com tr s unidades de disco r gido com capacidade para 500 Gb sendo dois discos r gidos destinados ao armazenamento dos dados utilizando o recurso RAID 1 confiabilidade tamb m chamado espelhamento que faz com que o conte do de um disco r gido seja inteiramente copiado para outro disco r gido de forma autom tica Ou seja o segundo disco r gido c pia fiel do primeiro disco r gido Se por alguma raz o o primeiro disco r gido danificar o segundo entra em a o automaticamente O espelhamento um backup autom tico feito por hardware aumentando a seguran a do sistema O terceiro disco r gido utilizado para backup di rio dos dados ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 22 A 4 SALIMAR 1 SISTEMAS WEB 2 ADQUIRINDO UMA IDENTIFICA O DE USU RIO Para utilizar o sistema o usu rio dever se cadastrar a fim de adquirir uma identifica o de usu rio login n mero do CPF e senha v lida e ativa Estando no portal na p gina de autenticac o do aplicativo www salimar com br suaorganizacao clique no link gt gt Cadastrar Usu rio primeira op o do menu intitulado CENTRAL DO USUARIO Uma nova janela se abrir e a p gina carregada apresentar o formul rio para preenchimento das informa es do futuro usu rio PROTOCOLO WEB Cadastro de Usu rio Pre
85. PROCESSO ADMINISTRATIVO 28 WEB 4 FUNCIONALIDADES DO SISTEMA A interface do aplicativo utiliza a tela do navegador para interac o com o usu rio Para melhor visualiza o recomendamos utilizar configura es de v deo de no m nimo 1024 x 768 pixels ou 1280 x 800 pixels Resolu es mais baixas 800 x 600 pixels podem ser utilizadas por m obrigar o o usu rio a rolar a tela horizontal e vertical As p ginas do aplicativo t m o formato retangular Todas elas compostas por quatro reas distintas Cabe alho Menu de Navega o Area de Trabalho e Rodap O Cabe alho localizado no topo da p gina destina se apresentar a identifica o da organiza o para o qual aplicativo foi licenciado o usu rio logado e a unidade administrativa ao qual o mesmo est vinculado al m da ltima vers o atualizada do Manual do Usu rio O Menu de Navega o disposto verticalmente na lateral esquerda cont m bot es que disponibilizam usu rio todas as funcionalidades do sistema USU RIO CABE ALHO E Epa ii REA DE instruir 1 DOCUMENTOS COM PRAZO PARA ATENDIMENTO TRABALHO C existem documentos com prazo para atendimento 3 DOCUMENTOS RETIDOS H MAIS DE UMA SEMANA N o existem documentos retidos h mais de uma semana 2 DOCUMENTOS EM TR NSITO C N o existem documentos em tr nsito Comunicar MENU DE NAVEGA O PETT RODAP
86. PROM SOCIAL CONFORME ORDEM DA PREFEITURA DECLARA O ELETR NICA DE NOTA FISCAL E FISCAL N 000 000 037 31 OUTUBRO 2011 EM ANEXO 20111101 005 01 11 2011 44110663409 CINTHYA NAYARA OLIVEIRA E FREIRE 0 00 Administrativo 20111101 006 REQUER CND SOLTEIRA DO LAR P PAULO 01 11 2011 634 967 984 91 JAIME RODRIGUES NUNES 0 00 Administrativo 20111101 007 REQUER CERT CARACTERISTICAS ALINHAMENTO E AREA PAULO 01 14 2011 rU T MUNICIPAL DE ESPORTE 0 00 Financeiro 20111101 008 SOLICITA 06 5 15 GAL ES DE TINTA BRANCO NEVE PARA AS NECESSIDADES NA REALIZA O DOS JOGOS DA CAMPEONATO MUNICIPAL RURALZ O 2011 COM A PARTICIPA O DE 12 DOZE EQUIPES CONFORME SOLICITA O DO OFICIO N 064 SEMEL 01 NOVEMBRO 2011 EM ANEXO 01 11 2011 634 967 984 91 JAIME RODRIGUES NUNES 0 00 Administrativo 20111101 009 REQUER APROVA O DE PLANTA GUIMARAES 01 11 2011 5 MUNICIPAL DE ESPORTE 0 00 Financeiro 20111101 010 SOLICITA AUTORIZA O NA VIABILIZA O DO MATERIAL RELACIONADO 1 MEDALHAS DE OURO 25 VINTE E CINCO 2 MEDALHAS DE PRATA 25 VINTE E CINCO E 3 JTROFEUS 02 DOIS CAMPE O E VICE CAMPE O RURALZ O QUE ACONTECER NO DIA 17 DE NOVEMBRO CONFORME SOLICITA O EM ANEXO 01 11 2011 09 194 85470001 20 ELMERINDA CLUDIA DE SENA SOUZA 0 00 Administrativo 20111101 011 ME REQUER FUNCIONAMENTO RENOVAR A C GRANJEIRO 01 11 2011 KRIA MUNICIPAL DEESRORTE 350 00 Financeiro 20111101 012 SOLICITA D
87. ROCESSO ADMINISTRATIVO 116 Jd SAUMAR CEPR WEB 6 23 DOCUMENTO ELETR NICO GOVERNO MUNICIPAL SERVICO P BLICO Div Administrativa De Controle e Orcamento T TULO DO DOCUMENTO UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER UM TEXTO QUALQUER MARITUBA PA 06 06 2011 IDENTIFICA O DE QUEM ASSINA O DOCUMENTO CARGO FUN O 14 1 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 117 5 SISTEMAS WEB 6 24 RELAT RIO GERENCIAL DE ALERTAS http localhost pg documento alerta2 php unidade 21 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DO PROTOCOLO GERAL U A SECRETARIA MUN
88. ROJETO AX PB 11028 EDUCA O PROFISSIONAL PARA A INDUSTRIA DA CONSTRU O CIVIL 06 02 2012 DN UNITEC OFICIO N 256 0 00 TEC Operacional 20120206 001 SOLICITA INDICA O DE PARTICIPANTE ENVOLVIDO DIRETAMENTE COM A GEST O DO INOCA SENAI ETAPA NACIONAL 2012 PARA PARTICIPAR DE REUNI O NO DIA 15 DE FEVEREIRO S 10H EM BRASILIA DF 06 02 2012 DN UNITEC OFICION 237 0 00 TEC Operacional 20120206 003 SOLICITA VIABILIZAR A PARTICIPA O DO INTERLOCUTOR DO DR PB PARA ASSUNTOS RELATIVOS REA DE ENERGIA E LICA PARA PARTICIPAR DE WORKSHOP NOS DIAS 13 E 14 DE FEVEREIRO 2012 NO DN NO HORARIO DE 9H S 18H 06 02 2012 DG DN 282 0 00 TEC Operacional 20120206 004 CONVIDA O DELEGADO T CNICO DA 0 2012 PARA PARTICIPAR DE REUNI O PREPARAT RIA DA COMPETI O NO PER ODO DE 5 A 8 DE MAR O DE 2012 EM S O PAULO 06 02 2012 OFICIO N 289 DN UNIEP 0 00 TEC Operacional 20120206 005 CONVIDA OS T CNICOS EMERSON JER NIMO JAILSON SILVA DA PAZ E S RGIO ROG RIO MENEZES DE FREITAS QUE ATUAR O COMO AVALIADORES LIDERES 0 2012 A PARTICIPAREM DE REUNI O DE PREPARA O DIAS 7 E 8 DE MARCO EM S O PAULO 07 02 2012 OFICIO N 279 UNIPLAM 0 00 TEC Operacional 20120207 001 INFORMA QUE PRESTA O DE CONTAS REFERENTE AO PROJETO AX PB 09126 IMPLANTA O DO MODELO DE EXCEL NCIA EM GEST O MEG COM RESSARCIMENTO NO VALOR DE R 86 090 00 DR RIO GRANDE DO SUL 07 02 2012 DIOPE UEREM 0 00 TEC Servico SOLICITA PO
89. SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO DESPACHO e numere se presente Depois encaminhe se origem Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 102 K o 6 9 CAPA DE PROCESSO http localhost pe documento_autuar4 php GOVERNO MUNICIPAL SERVICO P BLICO SERVI O P BLICO MUNICIPAL N MERO DO PROCESSO 20101129 003 INTERESSADO BRASIL HOSPEDA SERVI OS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA ENDERE O AV ROMUALDO GALV O 1703 Lj 17 LAGOA NOVA 59056 105 NATAL RN OUTRAS INFORMA ES N Protocolo 20101129 003 Data de Registro 29 11 2010 Volume Valor de Refer ncia 7800 00 Origem Extema Assunto Financeiro Tipo Documento Outros CPF CNPJ 07 692 664 0001 08 Observac es Loca o de m quina de reprodu o digital SCANNER ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 103 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 10 TERMO DE JUNTADA POR 5 http Localhost pg instrucao2 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE JUNTADA POR APENSA O atendendo o despacho do a fa o apensar ao presente Processo N 20110127 001 o s Processo s N s Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 104 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 11 TERMO DE DESAPENSA O http Loca
90. SICIONAMENTO QUANTO A CONTINUIDADE DO ATENDIMENTO PELO SENAI RS PARA A EMPRESA ALPARGATAS S A EM JO O PESSOA E CAMPINA GRANDE NO CURSO DE CRONOMETAGEM E CROAN LISE 20120207 002 13 02 2012 OFICIO N 300 DN UNIEP 0 00 TEC Operacional 20120213 001 0 DN ESTAR PRONMOVENDO O CURSO DE FORMA O DOCENTE PARA ATUAR REA DE INFORM TICA CONM ALUNOS DEFICIENTERS VISUAIS DV DIST NCIA DISPONIBILIZANDO 5 VAGAS INFORMAR AT DIA 9 DE MARCO DE 2012 27 02 2012 DN UNITEC OFICIO N 390 0 00 TEC Educacional 20120227 001 SOLICITA A PARTICIPA O DO SR JOSU CASIMIRO DE LIMA EM REUNI O T CNICA EM BRASILIA DF SOBRE S A ES DA REDE DE ALIMENTOS E BEBIDAS A REALIZAR SE DIA 6 DE MAR O DE 2012 27 02 2012 OFICIO N 310 DN UNIEP 20120227 002 0 00 TEC Operacional 20120227 002 AUTORIZA PARA O PRIMEIRO SEMESTRE DE 2012 APOIO FINANCEIRO NA MODALIDADE A DISTANCIA Esta consulta retornou 162 documentos registrados ordenados pelo N MERO DE PROTOCOLO em ordem crescente De 01 01 2012 At 31 08 2012 1de 12 28 09 2012 11 34 Se nenhum filtro for especificado de forma a restringir o conjunto de registros a um per odo espec fico todos os registros ser o impressos independente da data em que foram protocolados ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 69 SISTEMAS WEB Fi SALIMAR 4 6 8 Consultar Legado Usu rios que foram cadastrados com restri o consulta dos registros s
91. TIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 132 SALIMAR M SISTEMAS WEB Documentos Ostensivos S o documentos cujo acesso irrestrito Documentos Reservados S o aqueles cujo assunto n o deva ser do conhecimento do p blico em geral DOCUMENTA O PROCESSUAL o documento ou conjunto de documentos relacionados entre si e pass vel de constituir processo DOCUMENTO B SICO DE PROCESSO OU DOCUMENTO DE ORIGEM documento que apresenta informa es suficientes para identificar o interessado o assunto e qualquer outro esclarecimento que justifique ou indique a necessidade de forma o de processo devendo conter assinatura ou carimbo de autentica o em original ELIMINA O DE PROCESSO a elimina o definitiva de processo por uma Comiss o depois de cumpridas todas as formalidades administrativas e legais inerentes ao assunto FOLHA DO PROCESSO S o as duas faces de uma p gina do processo INFORMA O PROCESSUAL o documento por meio do qual s o fornecidos esclarecimentos sobre determinado assunto tendo com base o exame de processo ou de um fato que se tenha conhecimento devendo ser conciso JUNTADA constitui se no ato de incluir formalmente em um processo ou protocolado originais c pias de documentos ou folhas contendo instru es registro de decis es e informa es relevantes para o assunto de que trata o processo ou protocolado Devendo ser efetuada em ordem cronol gica de apres
92. TIVO 9 SALIMAR M SISTEMAS WEB O alerta para documentos com prazo para atendimento tem a finalidade de informar diariamente quantos dias restam para o vencimento do prazo fixado ou concedido Como exemplo desse tipo de documento n s podemos citar notifica es judiciais notifica es extrajudiciais dos rg os de fiscaliza o dilig ncias autos boletos banc rios obriga es trabalhistas obriga es tribut rias etc Dessa forma se evita que documentos que tenham prazo para atendimento sejam negligenciados ou at mesmo esquecidos Esse tipo de documento monitorado pelo mecanismo do sistema desde o seu registro at o cumprimento do prazo Disp e ainda de um exclusivo mecanismo que envia mensagens via correio eletr nico e mail para os administradores toda vez que um documento registrado com n vel de prioridade URGENTE Para atingir esses objetivos sempre que o usu rio do sistema acessa o aplicativo caso haja algum documento em situa o de alerta apresentado na p gina inicial um resumo do RGA Relat rio Geral de Alertas a fim de que o usu rio tendo conhecimento tome as decis es necess rias tramita o normal dos documentos relacionados nesse relat rio Atrav s do RGA o usu rio pode proceder uma auditoria completa no documento obtendo as mais diversas informa es principalmente saber qual agente movimentou o documento Apesar de que o aplicativo adotou o gerenciamento eletr
93. UUUUUUUU UUUUUUUUUU hhhhhhhhhh hhhhhhh hhhhhhhhh PAULO PONTES DA COSTA Se existirem documentos vinculados ao respectivo protocolo os mesmos ser o mostrados conforme a figura acima Documentos assinados eletronicamente mostram a figura de um cadeado fechado indicando que o documento j foi assinado e n o pode sofrer qualquer altera o J os documentos que foram redigidos mas ainda n o foram assinados mostram a figura de um cadeado aberto Para visualizar o texto do documento clique no cone representado pela figura de um documento com uma lupa existente na ltima coluna E As informa es est o divididas em dois grupos Corpo do Documento e Assinatura A se o Corpo do Documento auxiliada por um editor de texto que visa dar condi es ao usu rio para formatac o do documento atrav s de v rios bot es distribu dos ao longo da sua barra de ferramentas A sec o Assinatura composta por dois campos o Respons vel que assinar o documento e a sua respectiva Senha Esta funcionalidade permite que um documento seja redigido por um usu rio e ser assinado por outro Basta para tanto redigir o documento indicar o usu rio que ir assinar o documento e aguardar que o mesmo informe sua senha Depois de selecionar o respons vel pelo documento e informar a senha do mesmo documento n o poder sofrer qualquer tipo de altera o Somente o usu rio que fez o documento e o
94. a Origem seja Interna e o Remetente seja uma das Unidades Administrativas do Org o Empresa este campo poder ser deixado em branco sem nenhuma informa o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 32 SALIMAR SISTEMAS WEB Assunto informa o resumida da mat ria ou s ntese do objeto de que trata o documento resumo do conte do Acrescente qualquer informa o que achar importante ou necess ria tais como Nota Fiscal n 000 001 Of cio n 001 2009 de 02 01 2009 Proposta Comercial etc Destino escolha um destino dentre os previamente cadastrados Caso o Destino selecionado seja a pr pria Unidade Administrativa do Gestor de Documentos O usu rio ser indagado atrav s de uma caixa de di logo tipo popup se o destino do documento ora protocolizado externo ou seja se o documento ser enviado para outro Org o Empresa tramita o externa Sendo afirmativa a resposta OK um novo campo ser adicionado ao formul rio Destino Externo possibilitando ao Gestor de Documentos informar o nome ou raz o social do destinat rio Arquivo PDF Clique no bot o Procurar Selecionar aquivo ou Escolher arquivo que a caixa de di logo Escolher arquivo a carregar do seu sistema operacional ser acionada Localize o arquivo eletr nico digital no formato PDF Portable Document Format Nomes com espa os em branco ou com caracteres _ especia
95. a o A partir da p gina dois de um of cio e em todas as p ginas de seus anexos no alto da folha a pelo menos 1cm de sua borda deve ser colocado o seguinte cabe alho FI indicar o n do Of cio n 123 MAS de 12 03 1991 Ou FI indicar o n do Anexo ao Of cio n 123 MAS de 12 03 1991 Nas folhas em que houver cabe alho timbre o texto deve iniciar a 2 5cm deste i Diagrama o Os documentos do Padr o Of cio devem obedecer seguinte forma de apresenta o a deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral 11 nas cita es e 10 nas notas de rodap b para s mbolos n o existentes na fonte Times New Roman poder se utilizar as fontes Symbol e Wingdings c obrigat ria constar a partir da segunda p gina o n mero da p gina d os of cios memorandos e anexos destes poder o ser impressos em ambas as faces do papel Neste caso as margens esquerda e direta ter o as dist ncias invertidas nas p ginas pares margem espelho e o in cio de cada par grafo do texto deve ter 2 5cm de dist ncia da margem esquerda f o campo destinado margem lateral esquerda ter no m nimo 3 0cm de largura 9 o campo destinado margem lateral direita ter 1 5cm h deve ser utilizado espa amento simples entre as linhas e de 6 pontos ap s cada par grafo ou se o editor de texto utilizado n o comportar tal recurso de uma linha em branco i n
96. a o do Processo Administrativo ser feita em momento oportuno por ordem de autoridade administrativa competente para faz lo Par grafo terceiro Os documentos oriundos do PODER JUDICI RIO ser o recebidos nica e exclusivamente pela Procuradoria Geral do Munic pio Art 5 Para o recebimento de documentos dever o ser atendidos os seguintes requisitos tratar exclusivamente de um nico assunto Il conter assinatura com a identifica o leg vel do interessado ou de seu representante estar instru do com os documentos indispens veis an lise do pedido quando for o caso Par grafo nico Se o pedido inicial apresentar mais de um assunto a Divis o de Protocolo desde que autorizada reproduzir tantas c pias quantas forem necess rias autenticar as c pias tornando as equivalentes ao documento original registrando as individualmente cada uma encaminhando as aos seus respectivos destinat rios Art 6 No ato do recebimento de documentos a Divis o de Protocolo dever conferir o documento com a c pia se houver que ser protocolada e devolvida a fim de verificar se a mesma c pia fiel da que est sendo entregue para que posteriormente n o se alegue diverg ncias II verificar tratando se de processo se todas as folhas est o numeradas e rubricadas em ordem cronol gica sem emendas ou rasuras e se a parte em branco do verso das folhas foi devidamente anulada com u
97. a de di logo Escolher arquivo a carregar do seu sistema operacional ser acionada Localize o arquivo eletr nico digital no formato PDF Portable Document Format Nomes com espa os em branco ou com caracteres especiais da l ngua portuguesa 00006888 000 0 n o s o aceitos O tamanho m ximo do arquivo est limitado a 500 Mb quinhentos megabytes ou 0 5 Gb meio gigabyte Algo em torno de 542 800 000 quinhentos e quarenta ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 55 S SALIMAR SISTEMAS WEB e dois milh es e oitocentos mil caracteres Dependendo do tamanho do arquivo anexado esta operac o poder demorar alguns minutos Uma p gina no formato A4 em m dia suporta 500 palavras 3 850 caracteres e 10 par grafos distribu dos em 50 linhas Ou seja podemos anexar um arquivo com aproximadamente 136 000 cento e trinta e seis mil p ginas Corresponde ao conte do de aproximadamente 272 duzentos e setenta e dois livros de 500 quinhentos p ginas cada Marque a P blico para que o arquivo anexado possa ser visualizado por qualquer interessado que consulte o protocolo atrav s do endere o www salimar com br seuorgao consulta Selecione dentre um dos usu rios previamente cadastrados na caixa de selec o Com Notificac o para que o mesmo seja notificado da movimenta o do documento atrav s de uma mensagem de correio eletr nico Ap s o Preenchimento das
98. a de v deo nota fiscal entre outros PROCED NCIA A instituic o que originou o documento PROCESSO o conjunto de documentos reunidos dentro de uma capa pr pria qual atribu do um n mero Os documentos s o acumulados de forma organizada acrescido de despachos e pareceres em busca de uma decis o ou soluc o administrativa PROCESSO ACESS RIO o processo que apresenta mat ria indispens vel a instru o de outro processo sendo este considerado processo principal PROCESSO PRINCIPAL o processo que pela natureza de sua mat ria poder exigir a anexa o de um ou mais processos como complemento sua decis o E sempre o processo mais antigo quando se tratar de juntada por apensa o PROTOCOLO CENTRAL a unidade administrativa encarregada dos procedimentos com rela o s rotinas de recebimento autua o registro distribui o e controle da tramita o de documentos REGISTRO a transcri o dos dados e caracter sticas fundamentais dos documentos feita em sistema de processamento de dados destinado a controlar a tramita o dos documentos e dos processo TERMO DE ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO uma nota utilizada para informar o arquivamento ou desarquivamento do processo mediante despacho motivado da autoridade competente ou a requerimento do interessado TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PE AS uma nota utilizada para informar sobre a retirada de pe a s de um processo
99. a op o e veja as perguntas e respostas mais frequentes sobre o uso do aplicativo Perguntas Frequentes utilizado para comunica o com o usu rio via e mail Atrav s desse canal de comunica o podemos ajud lo em todas as necessidades que envolvam a opera o do SIMPROC Suporte T cnico ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 27 SALIMAR SISTEMAS WEB Quando o usu rio aponta o navegador para o endere o a p gina de autenticac o carregada Al m do acesso ao aplicativo a p gina carregada cont m opc es que permitem o cadastramento de um novo usu rio recuperar a senha de acesso ao aplicativo se o usu rio tiver esquecido redefinir uma nova senha baixar a vers o mais atualizada do Manual do Usu rio ver as d vidas mais frequente dos usu rios e acesso ao formul rio de comunica o com o suporte t cnico PROTOCOLO WEB Para acessar o sistema preencha os campos abaixo seta CENTRAL DO USU RIO Cadastrar Usu rio Recuperar Senha Web Redefinir Senha Web Manual do Usu rio Perguntas Frequentes Suporte T cnico Copyright O 1985 2012 Salimar Sistemas Web O usu rio tem que informar o CPF e a senha CPF de Usu rio Senha Ao clicar no bot o ENTRAR ser o processados os dados informados Se validados o usu rio ser logado ao servidor e ser exibida a p gina principal do aplicativo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E
100. a receb lo se A Capa de Processo estiver ausente Alguma folha n o estiver numerada e rubricada Se a numera o contiver emendas ou rasuras Se a parte em branco do verso das folhas n o tiver sido devidamente anulada com um tra o transversal ou com um carimbo com a express o EM BRANCO No ato de recebimento de um ou mais documentos a Unidade Administrativa dever registrar o documento no SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental atrav s de terminais de computador utilizando a op o Receber Documento do Menu Principal A fun o Receber Documento quando acionada permite ver os documentos e ou processos que foram enviados Unidade Administrativa na qual o usu rio est lotado Ou seja todos os documentos enviados Unidade Administrativa s o listados na p gina carregada ap s o acionamento da fun o Ao selecionar um dos documentos listados os Detalhes do Documento e os Detalhes da Recep o ser o apresentados na p gina carregada Ap s o usu rio acionar o bot o RECEBER ser confirmado o recebimento do documento e o mesmo estar dispon vel para envio a outra Unidade Administrativa 8 2 2 ENVIO EXPEDI O O documento ou processo administrativo ficar retido na Unidade Administrativa pelo tempo necess rio s provid ncias exigidas que o caso requeira Caso se trate de um documento que necessitar de uma decis o administrativa o mesmo dever ser encam
101. abaixo ECT LADO CLIENTE UTILIZANDO UM BROWSER n SERVIDOR WEB No lado cliente fica o navegador browser onde o usu rio digita o endere o referente ao servidor web que deseja acessar O endere o digitado no navegador conhecido por URL Uniform Resource Locator em uma tradu o literal localizador uniforme de recursos A partir de qualquer terminal de computador que disponha de uma conex o com a Internet atrav s da utiliza o da estrutura URL o usu rio pode localizar o servidor onde est instalado o SIMPROC Para tanto basta apontar o navegador para o endere o eletr nico www salimar com br protocolo Dessa forma o lado cliente atrav s de um navegador envia solicita es a serem atendidas pelo lado servidor arquitetura cliente servidor Quando o navegador recebe a resposta do servidor exibe a p gina de autentica o do aplicativo estabelecendo dessa forma a comunica o cliente servidor A partir do momento em que as informa es ou os documentos s o registrados se torna poss vel o controle de todos os documentos distribu dos internamente e externamente possibilitando tanto aos usu rios internos quanto a qualquer interessado pesquisar e acompanhar na Web via Internet a qualquer hora de qualquer lugar o andamento dos mesmos sem precisar se deslocar at as instala es da organiza o Dessa forma o SIMPROC proporciona o acompanhamento pass
102. abertura do processo Com a autua o o documento passa a ter curso ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 129 SALIMAR SISTEMAS WEB pr prio atrav s de manifesta es despachos e encaminhamentos e passa se chamar genericamente Processo ou Autos do Processo AUTUAR o ato de reunir documentos para formar um processo Significa reunir documentos em sequ ncia e ordem cronol gica sempre de ordem de uma autoridade competente em uma capa devidamente numerada CORRESPOND NCIA toda esp cie de comunica o escrita que circula na Prefeitura atrav s ou entre as suas Unidades Administrativas exce o dos processos Quanto natureza A correspond ncia classifica se em interna e externa oficial e particular recebida e expedida Interna e externa A correspond ncia interna mantida entre as Unidades Administrativas da Prefeitura A correspond ncia externa a mantida entre as Unidades Administrativas e terceiros Unidades Administrativas de outras Prefeituras Administra es Estaduais Administra es Federais e particulares Oficial e particular A correspond ncia oficial a esp cie formal de comunica o mantida entre a Prefeitura e outras entidades da Administra o P blica Municipal Estadual e Federal ou para outros rg os p blicos ou empresas privadas A correspond ncia particular a esp cie informal de comunica o utilizada entre au
103. ade Administrativa objeto da an lise ENVIADO data em que foi enviado pela Unidade Administrativa objeto da an lise para outra UA USUARIO usu rio que recepcionou o documento PRAZO diferen a de dias entre a data em que o documento foi recebido pela Unidade Administrativa objeto da an lise e o dia em que o usu rio enviou o documento para outra UA ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 80 SISTEMAS WEB SALIMAR PROTOCOLO ENVIADO RECEBIDO USUARIO PRAZO 20120330 005 201 2012 MAUR CIO LINS PORTO 1 dials 2 2 24 04 2012 25 04 0120330 MAUR CIO LINS PORTO 1 dia s 06 06 25 06 2012 25 o 2 0 N 2 N pa MAUR CIO LINS PORTO 6 dia s 0120622 002 MAUR CIO LINS PORTO MESMO DI 0120702 00 MAUR CIO LINS PORTO 1 dia s 20120703 003 MAUR CIO LINS PORTO 2 dia s 0120618 004 MAUR CIO LINS PORTO 2 dia s 0120319 003 MAUR CIO LINS PORTO 1 dia s 0120702 004 09 07 2012 MAUR CIO LINS PORTO 4 dia s 0120720 001 20 07 2012 23 07 2012 MAUR CIO LINS PORTO 3 dia s 0120720 004 20 07 2012 23 07 2012 MAUR CIO LINS PORTO 3 dia s 0120806 001 04 09 2012 05 09 2012 MAUR CIO LINS PORTO 1 dia s 006 004 3 2 2 N N O prazo m dio de recebimento foi de 2 dia s Portanto na m dia aceit vel PROTOCOLO ENVIADO RECEBIDO USUARIO PRAZO 0120602 004 05 07 2012 05 07 2012 RONALDO S RGIO DE OLIVEIRA BRITO 0120706 001 09 07 2012 17 07 2012 RONALDO S RGIO DE OLIVEIRA BRITO 8 dia s
104. al SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRA O ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 99 SALIMAR SISTEMAS WEB 6 6 LIVRO DE PROTOCOLO Livro de Protocolo http localhost pg documento consultar3 php amp fprot amp fdtei 2011 11 GOVERNO MUNICIPA SERVICO P BLICO DIVIS O DO PROTOCOLO GERAL LIVRO DE PROTOCOLO Protocolo Data Entrada CPF CNPJ Remetente Processo Valor Assunto 01 11 2011 11 590 839 0001 43 JOAQUIM SOARES DE OLIVEIRA ME 0 00 Administrativo REQUER CND A C DE GRANJEIRO 20111101 001 IGREJA INTERNACIONAL DA GRA A 01 11 2011 DE DEUS CONTATOS CEL 9953 2709 E 0 00 Financeiro CEL 8817 2359 SOLICITA 01 UM NIBUS C CAPACIDADE PARA 30 TRINTA PASSAGEIROS REFERENTE TRANSPORTES DOS FIEIS PARA UM CONGRESSO NO DIA 17 DE NOVEMBRO NA SEDE EM NATAL COM SAIDA AS 13 00horas DA IGREJA INTERNACIONAL DA GRA A DE DEUS NA RUA JO O DA ROCHA FREIRE CONFORME SOLICITA O 28 OUTUBRO 2011 EM ANEXO 20111101 002 01 11 2011 7242703000175 8 JOSEFA ANA DE SOUZA ME 0 00 Administrativo 20111101 003 REQUER ALV DE FUNCIONAMENTO A C GRANJEIRO 01 11 2011 026 568 414 53 FRANCISCO MANOEL DA SILVA 0 00 Administrativo REQUER CND MOTORISTA CASADO PAULO 20111101 004 01 11 2011 08 771 324 0001 35 RODRIGUES AZEVEDO COSTA LTDA 1 300 00 Financeiro PAGAMENTOS DE 100 CEM PASSAGEM DE SANTA CRUZ PARA NATAL E DE NATAL A SANTA CRUZ RN REFERENTE AS DOA ES AS PESSOAS CARENTES DA SEC MUN ASSIST
105. al de documentos protocoliza o Tramita o Restrita Restringe a tramita o de documentos ao n vel hier rquico imediatamente superior ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 89 SALIMAR SISTEMAS WEB Consulta Restrita Restringe as vis es do usu rio aos documentos estacionados na Unidade Administrativa do usu rio ogado Mensagem Circular Permite ao usu rio gerar Mensagem Circular Distribui o Inclui usu rio para participar de distribui o de documentos evitando a sobrecarga e ac mulo de documentos ou processos direcionado a um nico servidor Facilitando ainda localizac o dos documentos unidade administrativa Localizar Legado D permiss o ao usu rio para que mesmo com Tramita o e Consulta Restrita possa ocalizar um documento o qual o mesmo tenha feito seu registro ou em algum momento de sua tramita o tenha o movimentado O usu rio poder localizar o documento podendo verificar o seu ltimo destino Mas n o poder consultar o seu conte do Dessa forma estar impossibilitado de conhecer os despachos e n o ter acesso a qualquer arquivo digital anexado Consultar Legado D permiss o ao usu rio para que mesmo com Tramita o e Consulta Restrita possa consultar um documento o qual em algum momento de sua tramita o o mesmo tenha feito o seu registro ou comandado a sua movimenta o O usu rio ter acesso total e irrestrito ao
106. ando no setor o qual o mesmo est vinculado Ou seja a crit rio da Administra o por medida de seguran a este ou aquele usu rio poder ser impedido de consultar a base de dados documental a fim de resguardar o sigilo dentro dos limites necess rios Os registros s o mostrados em ordem num rica sequencial decrescente Ou seja usu rio sempre visualizar o ltimo documento registrado no topo da lista Para fins de organiza o da apresenta o os registros s o apresentados em grupo de no m ximo dez registros por vez E o que convencionamos chamar de pagina o Na ltima linha de cada p gina existe uma barra de navega o informando o numero da p gina atual e a quantidade total de p ginas O usu rio poder avan ar e retroceder uma p gina como poder ir para a primeira e para a ltima p gina Esta funcionalidade conta tamb m com um mecanismo que permite filtrar os registros informando apenas partes do registro ou fragmentos das informa es n mero do protocolo data de entrada CPF ou CNPJ remetente n mero do processo faixa de valor e assunto ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 62 J SAUIMAR 4 Sistemas WEB Uma vez selecionado o registro que se deseja consultar uma p gina com as informa es do registro ser carregada Registrado em 24 11 2011 sob N 20111124 065 Prazo Vencimento N Processo Volume Valor de Refer ncia Origem nterna Tipo do
107. ativa mais aparecer depois da homologa o da sua conta de usu rio pelo Administrador do Sistema Clique com bot o do mouse na do Menu de na Consultar ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 159 lt lt 4 Sistemas WEB 14 4 COMO LOCALIZAR UM DOCUMENTO PELO N MERO DE PROTOCOLO Tendo clicado com o cursor do mouse na opc o Consultar do Menu Principal na nova p gina carregada localize o cone representado pela figura de um filtro LTRAR REGISTROS Q 09 06 2011 Cristia 10609081131 001 Motivo Falta de Ilumina o Refer ncia O Com o aux lio do mouse clique no cone cuja figura um filtro destacado na imagem acima o TT N mero do Processo mS Desfazer Digita o Desfazer Filtro Aplicar Filtro Na caixa de di logo que se sobrep e p gina do aplicativo informe o n mero do documento ou processo que voc deseja localizar Clique no bot o Aplicar Filtro Uma nova p gina ser carregada com um nico registro correspondente busca se o mesmo existir no sistema Veja o exemplo da figura abaixo FILTRAR REGISTROS IMPRIMIR RELAT RIO Registrar Protocolo Data Entrada CPF CNPJ Interessado Processo Valor Assunto ETE 712771217221 Enviar RDV F RIAS ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 160 SALIM
108. caixa de selec o Com Notificac o para que o mesmo seja notificado da instruc o do documento atrav s de uma mensagem de correio eletr nico Os registros gravados atrav s dessa s o inseridos ordem cronol gica e visualizados no Relat rio de Tramitac o de Documento 6 6 Informando as raz es da paralisa o ou conclus o do documento ou processo e a unidade administrativa na qual o mesmo se encontra arquivado Esta funcionalidade s deve ser utilizada se e quando o documento ou processo n o precisar ser movimentado Caso seja necess rio a movimenta o concomitante com o registro das informa es acima utilize a fun o 4 4 ENVIAR 4 3 1 Forma o do Processo Administrativo Autua o tamb m atrav s dessa funcionalidade que os usu rios com status de Gestor de Documentos proceder o a autua o dos documentos e consequente abertura do competente Processo Administrativo com a designa o autom tica pelo sistema de um n mero nico para o conjunto de documentos Para isto o sistema ao identificar que o usu rio logado tem status de Gestor de Documentos apresenta o bot o Forma o do Processo al m dos bot es Registrar Instru o Gravar Detalhes do Documento Protocolo 20111124 001 2011 11 24 Endere o Remetente 503 613 254 87 FULANO DE TA P Assunto Detalhes da Instru o Tramita o PARALISADA 24 Instru o Despacho Arquivo PDF Selecionar arq
109. colo 20110127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Aos dias do m s de procedemos ao encerramento deste volume N do Proceso N 20110127 001 contendo numeradas de a abrindo se em seguida o volume N Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 113 2 SAULIMAR SISTEMAS WEB 6 20 TERMO DE ARQUIVAMENTO http localhost pg instrucaol2 1 php protocolo 20110127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE ARQUIVAMENTO Aos dias do de em atenc o solicita o e ou despacho de fls arquivei este Processo N 20110127 001 contendo volume com fls numeradas de Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 114 SISTEMAS WEB 2 SAULIMAR 6 21 TERMO DE DESARQUIVAMENTO http localhost pg instrucaol3 1 php protocolo 20110127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESARQUIVAMENTO Aos dias do m de em atenc o solicitac o e ou despacho de fls desarquivei este Processo N 20110127 001 contendo volume com fls numeradas de Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 115 6 22 PROTOCOLO DE DE DOCUMENTOS http Localhost pg documento pendente2 php
110. colo N Recebido em Confeccionar o cart o no formato 10 x 5 cm tipo cart o de visita que ser utilizado para apor carimbo padronizado no verso com o N mero do Protocolo e a data do recebimento dos documentos Servir para localizar a qualquer tempo de qualquer lugar que tenha um computador com uma conex o com a internet o s documento s entregue ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 126 2 9515 5 WEB ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 127 M SISTEMAS WEB 8 PROCESSO ADMINISTRATIVO O Setor P blico s age por Nenhuma pode ser imotivada essa deve ser registrada escrita e documentada Muita das vezes a motivac o externa e se registra o documento que a deu origem Se no passado a protocolizac o de documentos foi algo sem import ncia na atualidade tem se mostrado a o essencial para transpar ncia das a es da Administra o Estas orienta es t m por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes tramita o de documentos e processos administrativos no mbito da Administra o Municipal com a finalidade de criar bases para a implanta o de um sistema informatizado unificado 8 1 CONCEITOS E DEFINI ES Para efeito destas orienta es foram utilizados os seguintes conceitos e defini es ANEXA O
111. cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 107 4 SALIMAR SISTEMAS WEB 6 14 TERMO DE DESENTRANHAMENTO P ABERTURA DE NOVO PROCESSO http localhost pg instrucao6 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PECAS atendendo o despacho do a desentranhamos as pe as de folhas a do Processo N 20110127 001 conforme instru o s folhas para fins de abertura do Processo N Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 108 r SALIMAR SISTEMAS WEB 6 15 TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PE AS ALHEIAS AO PROCESSO http Localhost pg instrucao7 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PECAS atendendo o despacho do a desentranhamos as pe as de folhas a do Processo N 20110127 001 conforme instru o s folhas por n o se referirem ao assunto do presente tendo sido juntadas indevidamente As folhas desentranhadas foram Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 109 r SALIMAR SISTEMAS WEB 6 16 TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PE AS EM DUPLICIDADE http Localhost pg instrucao8 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO
112. cula Importar Endereco Importar Assunto 5 Importar Texto Resumido ou Sintese Destino Selecione o destino Arquivo PDF Escolher 1 V E mail Com notifica o Selecione o usu rio que deve ser notificado v Coletiva Gravar gt gt Os campos cujos t tulos sejam precedidos por um s o de preenchimento obrigat rio registro ser gravado se esses campos Data Remetente e Destino n o forem preenchidos com as informa es Preencha os campos do formul rio com as seguintes informa es Data dd mm aaaa Embora seja sugerida a data atual do terminal utilizado o usu rio poder alter la para a data que lhe convier Observe que o formato de preenchimento da data o dia com dois d gitos seguido do m s com dois d gitos terminando o preenchimento com o ano com quatro d gitos Aceita apenas n meros Prazo se existir um prazo em dias para o cumprimento de provid ncias solicitadas no documento informar neste campo o n mero de dias concedido Caso o prazo seja uma data fixa deixe esse campo em branco e informe a data que vence o prazo concedido no campo seguinte Ao informar um prazo qualquer o vencimento preenchido automaticamente A contagem para c lculo do vencimento em dias corridos ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 31 SALIMAR SISTEMAS WEB Vencimento se o prazo concedido for uma data fixa informe a data no formato dd mm aaaa P
113. das autoridades e correto envio da correspond ncia corporativa e social 6 Controle guarda prote o e divulga o da colet nea de normas e expedientes lei decreto resolu o portaria instru o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 8 M SISTEMAS WEB normativa ordem de servi o of cio memorando e ata de interesse da organiza o 7 Rotinas de workflow que se adaptam s regras de neg cio da organiza o permitindo o mapeamento dos processos 8 Relat rios gerenciais para aux lio tomada de decis es 9 Indicadores de desempenho cuja finalidade avaliar o n vel de desempenho e o comprometimento dos usu rios com as metas e resultados da organiza o 10 Economia de tempo e recursos de impress o eliminando a distribui o em papel de documenta o corriqueira atrav s de fotoc pias e impress es desnecess rias e 11 Acessibilidade do sistema em ambiente Web o que permite o acesso diferenciado por usu rio de qualquer microcomputador que tenha uma conex o com a Internet de acordo com os n veis de permiss es individuais Utilizando o S MPROC poss vel realizar a gest o e o controle total de documentos eletr nicos digital e f sicos papel emitir comprovante de protocoliza o para o remetente no momento da inclus o do documento e a possibilidade de enviar via correio eletr nico e mail recibo de origem garantindo que a protocoliza o d
114. de Desentranhamento com Abertura de Novo Processo Termo de Desentranhamento de Pecas que se Referem ao Processo Termo de Desentranhamento de Documentos em Duplicidade Termo de Desmembramento Termo de Abertura de volume Subsequente Termo de Encerramento de Volume Termo de Arquivamento Termo de Desarquivamento Protocolo de Movimenta o de Documentos Documento Eletr nico Relat rio Geral de Alertas Documento Auditoria ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 94 5 SISTEMAS WEB 6 1 RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO Recibo de Entrega de Documento http www salimar com br protocolo documento consultar php GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO DIVIS O DO PROTOCOLO GERAL RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo 20111123 001 Data de Registro 23 11 2011 Origem Interna N Processo Volume Valor de Refer ncia 12 345 678 90 Assunto Documentac o e informac o Tipo Documento Of cio CPF CNPI Matr cula 503 613 254 87 Interessado FULANO DE TAL Endereco logradouro rua avenida beco viela alameda etc n mero complemento casa bloco andar apto etc bairro CEP cidade Estado UF Conte do Documento informa o resumida da mat ria ou s ntese do objeto de que trata o documento resumo do conte do Destino GABINETE CIVIL Por Marcelo de Almeida Braga Acesse www salimar com br protocolo consulta e informe o N
115. de que Submeto aprecia o de Vossa Excel ncia Encaminho a Vossa Senhoria Em se tratando de resposta deve iniciar com refer ncia ao expediente que solicitou o encaminhamento Se a remessa do documento tiver sido solicitada deve iniciar com a informa o do motivo da comunica o que encaminhar indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado tipo data origem ou signat rio e assunto de que trata e a raz o pela qual est sendo encaminhado segundo a seguinte f rmula Em resposta ao Aviso n 12 de 1 de fevereiro de 1991 encaminho anexa c pia do Of cio n 34 de 3 de abril de 1990 do Departamento Geral de Administrac o que trata da requisic o do servidor Fulano de Tal ou Encaminho para exame e pronunciamento a anexa c pia do telegrama n 12 de 1 de fevereiro de 1991 do Presidente da Confedera o Nacional de Agricultura respeito de projeto de modernizac o de t cnicas agr colas na regi o Nordeste desenvolvimento no qual o assunto detalhado se o texto contiver mais de uma id ia sobre o assunto elas devem ser tratadas em par grafos distintos o que confere maior clareza exposi o desenvolvimento ocorre a partir do segundo par grafo devendo os mesmos ser numerados na margem esquerda do corpo do texto excetuado o fecho este procedimento facilita eventuais remiss es a passagens espec ficas em respostas comunica o original Se o
116. devidamente numerado obedecendo se sequ ncia do volume anterior A abertura de um novo volume ser executada diretamente pela Divis o de Protocolo que dever providenciar o preenchimento da nova capa certificando a sua abertura atualizando o SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental Os volumes dever o ser numerados na capa do processo com a seguinte inscri o 1 volume 2 volume etc ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 148 SALIMAR SISTEMAS WEB Documento encadernado ou brochura bem como os de grande volume ser o apensados ao processo com a coloca o da etiqueta de anexo contendo o n mero do processo e a palavra 9 3 7 ARQUIVAMENTO O despacho que determinar o arquivamento de processos dever ser motivado e conter a express o ARQUIVE SE O setor encarregado do arquivamento a Divis o de Arquivo ao qual compete antes de proceder ao arquivamento verificar 1 A exist ncia de despacho final de ARQUIVE SE do rg o competente 2 Se todas as folhas do processo est o numeradas e rubricadas e os espa os em branco inutilizados por um tra o transversal ou com o carimbo de EM BRANCO 9 3 8 DESARQUIVAMENTO O desarquivamento de processos somente ser permitido nos seguintes casos 1 Para consultas 2 Para juntada de documentos a ele referente Somente ser efetuado mediante requisi o formulada
117. dministrativo ter seguido o seu curso legal e ter sido informado a sua conseq ente conclus o atrav s dessa funcionalidade que usu rios com o status de Administrador do Sistema poder o reativar um documento ou processo com tramita o conclu da FILTRAR REGISTROS ALBENISIA VEICULOS SOLICITA P FEIR O DE VEICULOS SECRETARIA MUNICIPAL DE ESPORTE E SECRETARIA MUNICIPAL DE TURISMO E SOLICITA CARRO EM VIAGEM A NATAL EDUCA O CIENCIA E TECNOLOGIA DO R 20110803 014 03 08 2011 09 151 789 0001 56 0 00 Administrati 20110803 003 03 08 2011 JOSEFA LU ZA DA FONSECA NUNES 0 00 Administrati 20110802 002 02 08 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE CULTURA 0 00 Administrati 20110729 008 29 07 2011 LAZER SOLICITA NIBUS P JOGO 0 00 Financeiro 20110727 006 27 07 2011 DESENVOLVIMENTO ECONOMICO 0 00 Financeiro 20110726 011 26 07 2011 0 00 Administrati Clicando com o aux lio do mouse sob o n mero de protocolo do registro pretendido uma nova tela ser carregada e dois bot es permitir o ao usu rio voltar para a tela anterior ou confirmar o resgate do documento Protocolo 20110805 019 Interessado 33 000 118 0016 55 Origem DIVIS O DO PRO GERAL 2011 08 0 Observa es 2011 08 05 TELEMAR NORTE LESTE S A OI FIXO 084 3291 4939 S ao usu rio com a condi o de Administrador do Sistema delegada essa compet ncia por essa raz o essa op o s est dispon v
118. documento e para o per odo que o sistema o qualifica Movimento Detalhado Unidade Administrativa DIAF UNIAD Inform tica Exercicio 2012 bd Selecione v Enviados m Recebidos Selecione uma Unidade Administrativa informe um per odo o tipo de informag o que deseja analisar enviados e ou recebidos e clique no bot o Iniciar O quadro com as informa es detalhadas ser apresentado logo abaixo do formul rio de coleta de dados peri dico PROTOCOLO RECEBIDO ENVIADO USUARIO PRAZO 20120330 005 25 04 2012 09 05 2012 weumciOumsPORTO 20120330906 25 06 2012 08 05 2012 jMauRicIOUNSPORTO 20120702003 03 07 2012 05 07 2012 jMauRiciOUNSPORTO zaia 20120706001 17 07 2012 23 07 2012 mauricio uns roro Seats 2012090600 05 09 2012 05 09 2012 mauricio uns Ponto Mesvopia O prazo m dio para despacho foi de 8 dias As metas n o est o sendo atingidas Parab ns Despachado no mesmo dia em que foi recebido Na m dia Despachado de 1 a 5 dias depois do dia em que foi recebido o documento Acima da m dia Despachdo do 62 ao 9 dia depois ter recebido o documento Al m das metas Despachado a partir do 108 dia depois do dia em que foi recebido o documento Elementos PROTOCOLO n mero de protocolo do documento enviado pela Unidade Administrativa objeto da an lise RECEBIDO data em que o respectivo documento foi recepcionado pela Unid
119. e acordo com as atribui es do organismo divis o de compet ncias ou em ltima an lise focando a estrutura das entidades de onde prov m a correspond ncia e Dever ter em conta a evolu o futura das atribui es do servi o deixando espa o livre para novas inclus es e Ser revisto periodicamente corrigindo os erros ou classifica es mal efetuadas e promover a sua atualiza o sempre que se entender conveniente O Plano de Classifica o por n s sugerido para a classifica o do Tipo do Assunto dos documentos para a Administra o P blica na fase de arquivo corrente constitu do das seguintes classes e 000 Administra o Geral e 010 Organiza o e funcionamento e 020 Pessoal e 030 Material e 040 Patrim nio e 050 Or amento e finan as e 060 Documenta o e informa o e 070 Comunica es e 080 Vaga e 090 Outros assuntos referentes Administra o Geral e 100 Ensino ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 16 SALIMAR EJ SISTEMAS WEB Uma vez definida a classifica o do assunto a mesma deve ser de conhecimento e familiaridade dos gestores de documentos Pois a classifica o correta de um documento no ato do seu registro de fundamental import ncia para o seu arquivamento Dessa forma o registro do documento envolve as tarefas de ler interpretar codificar o assunto identificar o remetente definir o destino e in
120. e cuja numera o das p ginas deve obedecer mesma sequ ncia num rica 8 2 DOCUMENTOS RECEBIMENTO E ENVIO 8 2 1 RECEBIMENTO As Unidades Administrativas receber o todo qualquer documento distribu do pela Divis o de Protocolo Ao receber qualquer documento pap is expedientes processos correspond ncias oficiais cartas of cios memorandos requerimentos e outros pap is semi oficiais etc a Unidade Administrativa dever observar Se cont m folha de rosto com a identifica o do documento N mero de Protocolo Data de Registro e Assunto Se est assinado pelo pr prio remetente por seu representante legal ou procurador caso em que dever estar anexado o instrumento de procura o Se cont m o correto encaminhamento conforme assunto ou destinat rio Se est acompanhado dos respectivos anexos se for o caso Poder recusar o recebimento nos seguintes casos Em que a folha de rosto esteja ausente Em que haja diverg ncia com o assunto ou pedido Contudo dever apontar e esclarecer todas as irregularidades encontradas Se o documento n o tiver assinatura e identifica o leg vel do remetente ou solicitante ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 135 SALIMAR ESsisrTEnas WEB Se n o tiver identifica o de sua origem an nimo Se apresentarem assinatura mas n o apresentarem identifica o apr crifos Tratando se de Processo recusar
121. e da informa o documental desenvolvemos o SIMPROC Sistema de Processo Administrativo e Controle Documental programa de computador software desenvolvido para o gerenciamento da circula o de documentos convencionais em suporte de papel e eletr nicos em m dia digital que tem a finalidade de auxiliar as a es relacionadas ao cadastro movimenta o resgate e arquivamento de informa es documentais ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 7 SALIMAR M SISTEMAS WEB INTRODUC O Este livro tem dois objetivos 1 servir como manual de opera es do Sistema de Processo Administrativo e Controle Documental programa de computador software desenvolvido para a gest o documental com a finalidade de auxiliar as a es relacionadas cadastro movimenta o e arquivamento de documentos e 2 apresentar ao leitor os conceitos as t cnicas e as a es que devem ser aplicadas quando da abertura forma o e manuseio de processos administrativos no mbito da administra o p blica dotando o da qualifica o t cnica necess ria A PARTE 1 deste livro apresenta a solu o informatizada que ser a ferramenta de trabalho principal do antigo Protocolista atual Gestor de Documentos e substituir o Livro de Protocolo E o que se convencionou chamar de programa software de Protocolo Geral ou Protocolo Eletr nico O SIMPROC registra e controla os documentos qu
122. e data do registro 20111020001 Jonunirem 29 20 2011 20111020002 on unrea xinzrooiw ump E 20111024001 Se o n mero total de elementos ultrapassarem 14 registros utilize a barra de rolagem para visualizar os demais Para limpar o formul rio e restabelecer barra de informa o sumarizada pressione as teclas ctrl f5 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 74 2 SAUMAR sistemas WEB 4 6 10 3 Movimento Consolidado Ao selecionar este indicador a p gina carregada na janela do seu navegador apresentar Ta no topo da rea do palco um sub menu de navega o composto por tr s cones s acompanhados dos seus respectivos t tulos O sub menu de navega o serve para usu rio alternar entre as quatro opc es de an lise dos indicadores O formul rio localizado imediatamente abaixo do sub menu de navegac o utilizado para que o usu rio possa especificar a Unidade Administrativa e o per odo o qual deseja que o sistema colete os dados O usu rio dever selecionar uma Unidade Administrativa e o Exerc cio ano civil pois essas duas informa es s o obrigat rias sem as quais a an lise n o procedida Se o bot o Iniciar for pressionado sem que estes dois par metros tenham sido informados uma mensagem ser emitida solicitando que o usu rio preencha as informa es 89
123. e tramitam nas diversas unidades administrativas de um rg o p blico ou entidade privada al m de dar suporte a outras rotinas administrativas tais como reda o de despachos comunica o interna endere amento de correspond ncia gerenciamento eletr nico de documentos arquivamento acesso a informa o p blica transpar ncia e relacionamento com o cidad o ou consumidor Tudo isso se utilizando dos conceitos de TI VERDE lan ando a base para uma organiza o sem papel O sistema agrega diversas vantagens dentre as quais se destacam 1 Arquivamento eletr nico dos documentos e o seu imediato resgate proporcionado por uma busca r pida aos documentos arquivados por meio da aplica o de filtros de consulta retornando o ao usu rio na tela do computador para visualiza o ou impress o 2 Tramita o eletr nica entre usu rios com a consigna o de despachos e anota es no documento cumulando em um hist rico toda a vida do documento mostrando o fluxo do documento nas diversas etapas da sua tramita o 3 Gerenciamento Eletr nico de Documentos permitindo a anexa o de arquivos digitais no formado PDF Portable Document Format contribuindo para a redu o do uso de papel 4 Canal de Comunica o Oficial e Informal planejado com objetivos bem definidos para viabilizar toda a intera o poss vel entre Org o Empresa e os seus colaboradores 5 Cat logo de Endere os para auxiliar no tratamento
124. eceber semelhante op o Caixa de Entrada do seu programa utilizado para receber mensagens eletr nicas Por m com uma significativa diferen a no seu programa de mensagens eletr nicas a mensagens enviadas a voc s o entregues mesmo que voc n o as queira No SIMPROC a uma etapa que antecede a entrega do documento mensagem ou seja o documento s entregue se voc conscientemente aceitar receber Dessa forma enquanto voc n o confirmar o recebimento do documento a pessoa que enviou o documento fica sabendo que o documento ainda n o foi recepcionado pelo destinat rio Da mesma forma se o documento for recebido quem o enviou ter a certeza que o mesmo foi recebido e que a responsabilidade pelo documento foi transferida para quem confirmou o seu recebimento Ao selecionar um dos documentos listados os Detalhes do Documento e os Detalhes da Recep o ser o apresentados na p gina carregada depois do usu rio ter clicado com o cursor do mouse no n mero do protocolo Protocolo 20120921 001 21 09 2012 Remetente 01 187 659 0001 61 SALIMAR SISTEMAS WEB RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Endere o TESTE PARA VERIFICA O DO LAYOUT DO RELAT RIO RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS E RELAT RIO DE TRAMITA DE DOCUMENTOS SE VOC RECEBER ESTA MENSAGEM ENCAMINHA UMA Assunto z E Ver Historico Detalhes da Recep o Origem DIREG Secretaria 21 09 2012 Of cio
125. el no sub menu de navega o Administrar ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 88 SALIMAR N sistemas WEB 4 13 USU RIOS Esta funcionalidade do sub menu Administrar acessada apenas pelo Administrador do Sistema possibilitando ao mesmo configurar as contas dos usu rios Conta Ativa 9 sim N o Tipo de Usu rio ADMINISTRADOR z Resetar Senha Sim 9 N o Lota o SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA E PECU RIA gt Gestor de Documentos Sim 9 N o Tramita o Restrita Sim 9 N o Consulta Restrita Sim 9 N o Mensagem Circular Sim 9 N o Distribui o Sim 9 N o Localizar Legado Sim 9 N o Consultar Legado Sim 9 N o Auditor Sim 9 N o Catal go de Endere os Sim 9 N o Dentre as configura es poss veis est o Conta Ativa Ativa e desativa a conta do usu rio Tipo de Usu rio Seleciona uma das op es dispon veis ADMINISTRADOR OPERADOR ou CONVIDADO Resetar Senha Troca a senha do usu rio para uma senha padr o Ao ser efetuado o reset da senha de um usu rio a mesma ser substitu da por uma senha padr o cujo valor ser 123456 Em seu primeiro acesso ap s o reset o usu rio ser orientado a cadastrar uma nova Senha e uma nova Dica de Senha Lota o Vincula o usu rio Unidade Administrativa ao qual lotado Gestor de Documentos D status de Gestor de Documentos ao usu rio permitindo o mesmo possa proceder o registro inici
126. encha os campos abaixo e depois clique em Cadastrar campos em negrito s3o obrigat rios Informa es Pessoais consta cpf Sexo Q Masculino Feminino MEE 0 o Logradouro N mero Complemento 0 0 0 0 0 E e 2 1 CADASTRAR USU RIO Preencha o formul rio Cadastro de Usu rio com as seguintes informa es Nome Completo informe o nome do usu rio da mesma forma como consta no cart o do CPF Sexo marque Masculino ou Feminino conforme o sexo do usu rio Data de Nascimento O formato de preenchimento da data o dia com dois d gitos seguido do m s com dois d gitos terminando o preenchimento com o ano com quatro d gitos no formato dd mm aaaa Aceita apenas n meros CPF Informe o n mero do registro no Cadastro de Pessoa F sica do Minist rio da Fazenda com 11 d gitos O ponto separador dos grupos preenchido automaticamente Profiss o informe a profiss o cargo ou fun o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 23 SALIMAR M SISTEMAS WEB Logradouro informe o logradouro avenida rua largo pra a travessa etc do residencial N mero informe o n mero do im vel Complemento informe o complemento do endere o residencial edif cio condom nio loteamento sala andar etc Bairro informe o bairro Cidade informe
127. enta o de documentos ou seja na sequ ncia em que os documentos informa es e decis es se apresentarem como relevantes para o Assunto em quest o JUNTADA DE PROCESSO E uni o de um processo outro ou de um documento a um processo realiza se por anexa o ou apensa o JUNTADA POR ANEXAC O a uni o definitiva e irrevers vel de 1 um ou mais processo s documento s um processo ou outro outro processo considerado principal desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto JUNTADA POR APENSA O a uni o provis ria de um ou mais processos a um processo mais antigo destinada ao estudo e uniformidade de tratamento em mat rias semelhantes com o mesmo interessado ou n o Ex um processo de solicita o de aposentadoria de servidor p blico municipal apensado ao outro referente solicita o de revis o de percep o constituir um nico processo caracterizando a apensa o do processo acess rio ao processo principal NUMERA O DE PE AS E a numera o atribu da s partes integrantes do processo P GINA DO PROCESSO cada uma das faces de uma folha de papel do processo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 133 SALIMAR 5 5 WEB PECA DO PROCESSO o documento que sob diversas formas integra o processo Ex Folha folha de tal o de cheque passagem a rea brochura termo de conv nio contrato fit
128. enta pratacalizar4 php 11 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 64 SALIMAR 4 6 2 Etiqueta O bot o Etiqueta for a o carregamento de uma p gina com quatro ou cinco op es de posicionamento de etiquetas Linha 1 da folha de etiquetas Linha 2 da folha de etiquetas Linha 3 da folha de etiquetas Linha 4 da folha de etiquetas lt lt Voltar Suporta etiquetas PIMACO 6095 e COLACRIL 4050 Selecionando uma das op es de posicionamento na folha contendo as etiquetas em branco o mecanismo do sistema ir for ar o download de arquivo do tipo pdf intitulado etiqueta pdf possibilitando impress o das etiquetas com informa es do documento ou processo administrativo no par de etiquetas correspondente ao posicionamento selecionado etiqueta pdf Adobe Acrobat Pro Arquivo Editar Visualizar Documento Coment rios Formul rios Ferramentas Avan ado Janela Ajuda E Criar Combinar amp Colaborar m Proteger A Assinar Formul rios 5 Multim dia 2 Coment rio 1 1 Uk S E 165 Fe No Protocolo 20120926 008 No Protocolo 20120926 008 Data do Registro 26 09 2012 Data do Registro 26 09 2012 Origem Interna Origem Interna No Processo No Processo Valor de Referencia 123456789012 30 Valor de Referencia 123456789012 30 Tipo Assunto ADM Financeiro Tipo Assunto ADM Financeiro T
129. ero total de documentos enviados e recebidos no sistema respectivamente Os totais apresentados nessas duas barras sumarizam as ag es correspondentes que o conjunto de dados representa para todos os documentos existentes no sistema Por m o usu rio poder analisar qualquer dos conjuntos de dados detalhadamente por Unidade Administrativa e por um per odo mensal distinto ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 78 2 SALIMAR SISTEMAS WEB Clicar no sinal de adi o de qualquer das barras far com que um quadro detalhado apresente os elementos que formam respectivo conjunto de dados DOCUMENTO REGISTRADO ESTAT STICA DE USU RIOS MOVIMENTO CONSOLIDADO _ Recebidos 5 m gt L Ger ncia sTerererarerrerermrrmsrnsrire PIO gt gt gt gt gt BE E a e SS AE Slulo oji AMENA RE mim m 212153 01 S a 812 fs w v III dh 3 a UNIFIC Contabilidade TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS 749 LJ O usu rio poder expandir as duas informa es ao mesmo tempo para visualizar precisar utilizar a barra de rolagem vertical MOVIMENTO CONSOLIDADO ESTAT STICA DE USU RIOS DOCUMENTO REGISTRADO UNIDADE ADMINISTRATIVA RECEBIDOS M DIA AVALIA
130. es se apresentam em um reposit rio nico independente da Unidade Administrativa que acessa o reposit rio As portarias instru es normativas ordens de servi o of cio memorando e atas s o filtrados de forma que o usu rio s tem acesso queles vinculados sua Unidade Administrativa ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 86 44 SALIMAR 1 SISTEMAS WEB 4 11 CONFIGURAR Atrav s desta funcionalidade do Menu de Navegac o do sistema qualquer usu rio poder acessar as suas pr prias informa es cadastrais e alter las caso seja necess rio Para tanto precisar informar a sua senha informe a sua senha As informa es dispon veis para altera o s o as informa es pessoais e as profissionais Configura es de contas de usu rio tais como permiss es e Unidade Administrativa ao qual est vinculado s podem ser alteradas pelo Administrador do sistema Informa es Pessoais Nome Completo f lat Sexo 19 Masculino Feminino Data de Nascimento 07 07 1968 Profiss o E Logradouro E N mero Complemento j Bairro Cidade UF RN CEP Telefone Preferencial Telefone Alternativo 4 L E mail Preferencial r ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 87 SISTEMAS WEB 2 SALIMAR 4 12 CONCLU DOS Ap s o documento ou o competente processo a
131. esso ANEXOS todos devidamente identificados com o n mero do correspondente processo administrativo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 153 SALIMAR SISTEMAS WEB 12 OUTROS TERMOS 12 1 Termo de Encerramento de Volume Aos dias do m s de de procedemos ao encerramento deste volume n contendo folhas abrindo se em seguida o volume n 12 2 Termo de Juntada por Anexa o Em ILI fa o anexar ao presente processo de n o s processo s n s 12 3 Termo de Juntada por Apensa o de Processos Em _ apensar ao presente processo de n o s processo s n s 12 4 Termo de de Folhas Pe as Em Cientificamos existir no processo acima citado irregularidade de s folha s a Lavramos o presente termo de de folhas pecas da numera o deste processo que foi por n s conferido renumerado e rubricado presente termo de retificac o da exime o cientificante da responsabilidade de qualquer inclus o ou exclus o de pecas em data anterior ou posterior ao presente ci ncia do superior imediato Nome CPF De acordo Nome CPF 12 5 Termo de Desentranhamento de Pecas Em fa o a retirada do presente processo da s peca s n s por motivo de 12 6 Termo de Entrega Em Jaca fago a entrega de documento s n s desentranhado s do process
132. este registrado e passa pela fase de desmaterializac o ou seja digitaliza o do documento geralmente em formato papel para um formato eletr nico Numa segunda fase os documentos s o submetidos a uma classifica o em seguida h uma defini o dos v rios est gios do ciclo de vida do documento ao longo da sua exist ncia como por exemplo publica o aprova o distribui o reencaminhamento e preserva o permanente Depois do documento ser incorporado ao sistema o SIMPROC disponibiliza a qualquer utilizador interno ou externo um m todo de localiza o eficaz semelhante a de um sistema de busca Os conceitos e as t cnicas que utilizaremos tentam se aproximar ao m ximo do que definido pela arquivologia ramo da ci ncia destinada ao estudo da natureza dos arquivos das teorias dos m todos e t cnicas a serem observados na implanta o organiza o desenvolvimento e utiliza o dos documentos e das informa es O termo protocolo corresponde denomina o geralmente atribu da a setores encarregados pelo recebimento registro distribui o e movimenta o de documentos em curso Protocolo tamb m pode ser a denomina o atribu da ao pr prio n mero de registro dado ao documento ou at mesmo ao livro de registro de documentos recebidos e ou expedidos A fun o b sica do n mero de protocolo assegurar e garantir a imediata localiza o e recupera o dos documentos e processos
133. exa o 9 3 1 2 JUNTADA POR APENSA O Observar na juntada por apensa o a seguinte metodologia a Oo L manter superposto um processo ao outro presos por colchetes ou barbante conforme o n mero de p ginas ficando em segundo lugar o processo que contenha o pedido de juntada manter as folhas de cada processo com sua numera o original lavrar o TERMO DE JUNTADA POR APENSA O na ltima folha do processo mais antigo ou fazer juntada de termo em folha pr pria processo mais antigo no ato da apensa o ficar em primeiro lugar anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o n mero do processo apensado Registrar SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental a juntada por apensa o 9 3 2 DESAPENSA O Ap s a decis o final os processos ser o desapensados na Divis o de Protocolo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 146 SALIMAR 1 45 57 5 WEB A desapensa o ocorrer antes do arquivamento A metodologia para a desapensa o ser a 7 separar os processos b lavrar o TERMO DE DESAPENSA O no processo que solicitou a juntada Oo tornar sem efeito a anota o da capa do processo feita poca da apensac o d apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado registrar no SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental a desapensa
134. expedientes processos correspond ncias oficiais cartas of cios memorandos requerimentos e outros pap is semi oficiais endere ados corretamente Prefeitura assim bem como as demais correspond ncias II verificar examinar e classificar os documentos recebidos separando os que devem ser registrados tomando as cautelas e provid ncias necess rias ao registro de entrada para o correto e imediato encaminhamento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 120 M SISTEMAS WEB III distribuir internamente os documentos ou correspond ncias registrando sempre a movimenta o no SIMPROC Sistema de Processo Administrativo e Controle Documental IV zelar pelo perfeito controle da movimentac o dos documentos Devendo estar sempre pronta para informar a sua ltima movimenta o Par grafo nico A verificac o deve ser cuidadosa para que n o se receba documentos incompletos sem assinatura ou identifica o ou at mesmo com endere amento errado CAP TULO II Do Recebimento Registro e Movimenta o de Documentos Se o 1 Do Recebimento Art 4 Todo e qualquer documento ser recebido pela Divis o de Protocolo Devendo obrigatoriamente nesse momento receber um n mero de protocolo nico Par grafo primeiro Ap s o recebimento o documento encontrar se protocolado mas n o autuado Par grafo segundo A autua o do documento com a consequente form
135. foi enviado para a sua Unidade Administrativa Ou seja algu m enviou Depois de certo tempo a Unidade Administrativa destinat ria confirmou o recebimento E esse lapso temporal que est sendo avaliado quanto menos tempo gasto mais eficiente o usu rio no recebimento de documentos movimentados na organiza o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 81 2 SAUMAR CES sistemas WEB 4 7 ALERTAR Alerta os usu rios para todos os documentos que tenham alguma relac o com a Unidade Administrativa do usu rio logado que est o com a tramitac o prejudicada Seja por retardamento de provid ncias ou por falta de confirma o de recebimento Sempre que qualquer usu rio se logar ao sistema ser apresentado o resumo do RGA Relat rio Geral de Alertas para a unidade ao qual o usu rio logado est vinculado Para os usu rios com permiss o de Administrador do Sistema o relat rio apresenta todas as unidades administrativas ml Administrac o de Inform tica k 1 DOCUMENTOS COM PRAZO PARA ATENDIMENTO existem documentos com prazo para atendimento 2 DOCUMENTOS EM TR NSITO N o existem documentos em tr nsito 3 DOCUMENTOS RETIDOS A MAIS DE UMA SEMANA N o existem documentos retidos a mais de uma semana 4 DOCUMENTOS PENDENTES DE RECEBIMENTO N o existem documentos pendentes de recebimento Administra o de Material di 1 DOCUMENTOS COM PRAZO PARA ATENDIMENTO existem documentos
136. gt gt uma p gina com links ser carregada Clique em um dos links dispon veis ver figura Linha 1 da folha de etiquetas Linha 2 da folha de etiquetas Linha 3 da folha de etiquetas Linha 4 da folha de etiquetas lt lt Voltar Utilize etiquetas C digo 6095 Ao clicar em um dos links dispon veis uma caixa de di logo do seu navegador indagar se o usu rio deseja Abri ou Salvar o arquivo etiqueta pdf Arquivo Editar Visualizar Documento Coment rios Formul rios Ferramentas Avan ado Janela Ajuda e Criar Combinar amp Colaborar Proteger A Assinar gt E Formul rios Multimidia 7 lt Coment rio v 1 R Ik Volume ia 107 84 Financeiro Outros ipo nto CNPJ CPF Matr cula 33 000 118 0016 55 Interessado TELEMAR NORTE LESTE S A OI FIXO rr DA RE E PRUI Conte do PAGAMENT No Protocolo 200 ane Data do Registro 05 08 2011 Origem 7 NAT OS DE Uga es E E SERVI OS DO TEL 084 3291 4939 REF 0 2011 DA SEC MUN DE IFORME BOLETO Destino DIVIS O DE CONTABILIDADE lt e 6 s84 Localizar ne a 10805 019 Data do Registro 05 08 2011 xtema Volume Valore de Referencia 107 84 Financeiro Outros CNPJ CPF Matricula 33 000 118 0016 55 Interessado TELEMAR NORTE LESTE S A Ol FIXO ESTE DA SEC MUN ABI Endet MOI Tego Conte do Desti
137. ho m ximo do arquivo est limitado a 500 Mb quinhentos megabytes ou 0 5 Gb meio gigabyte Algo em torno de 542 800 000 quinhentos e quarenta e dois milh es e oitocentos mil caracteres Dependendo do tamanho do arquivo anexado esta opera o poder demorar alguns minutos Uma p gina no formato A4 em m dia suporta 500 palavras 3 850 caracteres e 10 par grafos distribu dos em 50 linhas Ou seja podemos anexar um arquivo com aproximadamente 136 000 cento e trinta e seis mil p ginas Corresponde ao conte do de aproximadamente 272 duzentos e setenta e dois livros de 500 quinhentos p ginas cada Contador essa caixa de sele o apresenta o n mero 1 por padr o Pode ser alterada para apresentar at o n mero 9 Ela permite ao usu rio anexar at nove arquivos PDF Quando o valor deste campo alterado para um n mero diferente de 1 novos campos s o incorporados ao formul rio Tantos quanto for o novo valor selecionado Selecionar arquivo v Arquivo PDF Selecionar arquivo Selecionar arquivo_ V P blico Por padr o esta op o est marcada Caso este campo n o seja desmarcado o arquivo anexado poder ser visto por qualquer interessado que consulte o protocolo atrav s do endere o www salimar com br seuorgao consulta ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 49 SALIMAR LES sistemas WEB Selecione dentre um dos usu rios previamente cadastrados na
138. houver III o Valor de Refer ncia R se houver IV a sua Origem se interna ou externa V um Assunto deve ser selecionado Administrativo ou Financeiro VI o Tipo de Documento Of cio Memorando Exposi o de Motivos Relat rio Requerimento Carta Oficial Outros VII o CPF o CNPJ ou a Matr cula do remetente sempre que poss vel VIII o nome ou a raz o social do Remetente IX o Endere o sempre que poss vel X Observa es extrair o assunto principal ou objetivo do documento Par grafo nico Por ocasi o do registro inicial do documento o Destino dever ser selecionado Art 11 Ap s registrar protocolar ou protocolizar o documento dever ser emitido um par de etiquetas devendo uma delas ser colocada na primeira folha do documento recepcionado e a outra na segunda via ou na falta desta ser providenciado um cart o nos moldes do ANEXO 1 com dimens es apropriadas etiqueta ou emitir papel equivalente com os mesmos dados registrados que ser o protocolo de recebimento nos moldes do ANEXO e servir para localizar a qualquer tempo e com presteza o documento entregue Par grafo nico Se por qualquer raz o houver a impossibilidade de emiss o das etiquetas ou do protocolo de recebimento de que trata o caput a Divis o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 122 SALIMAR 1 M SISTEMAS WEB de Protocolo entregar ao interessado um cart o no format
139. ico ou n o DILIG NCIA o ato pelo qual um processo que tendo deixado de atender as formalidades indispens veis ou de cumprir alguma disposi o legal devolvido Unidade Administrativa entidade ou rg o que assim procedeu a fim de corrigir ou sanar as falhas apontadas DISTRIBUI O a remessa do processo s Unidades Administrativas que decidir o sobre a mat ria nele tratada DOCUMENTO toda informa o registrada em um suporte material suscet vel de consulta estudo prova ou pesquisa Podendo comprovar fatos fen menos formas de vida e pensamentos numa determinada poca ou lugar De acordo com seus diversos elementos formas e conte dos os documentos podem ser caracterizados segundo o g nero a esp cie e a natureza conforme descrito a seguir Caracteriza o quanto ao g nero Documentos textuais S o os documentos manuscritos datilografados ou impressos Documentos cartogr ficos S o os documentos em formatos e dimens es vari veis contendo representa es geogr ficas arquitet nicas ou de engenharia Ex mapas plantas e perfis Documentos iconogr ficos S o documentos em suporte sint tico em papel emulsionado contendo imagens est ticas Ex fotografias diapositivos amplia es e negativos fotogr ficos desenhos e gravuras Documentos filmogr ficos S o documentos em pel culas cinematogr ficas e fitas magn ticas de imagem tapes conjugadas ou n o a trilhas son
140. idade s O despacho encaminhat rio de fls No n o apresenta a identifica o da autoridade encaminhadora havendo apenas uma assinatura ou rubrica ileg vel 10 5 Regularizada nesta data a juntada das fls de n s a n das folhas que foram corrigidas providenciando se a corre o de mencionar o tipo de correc o efetuada 10 6 Por um lapso foi saltada a folha de n mero Por essa raz o as folhas de n meros a foram novamente numeradas e rubricadas valendo as emendas apresentadas ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 150 4 SALIMAR Qi sistemas WEB 10 7 O presente processo deu entrada nesta Unidade Administrativa com as folhas numeradas at a folha _ foram juntadas ___ folhas pela Unidade Administrativa por m sem numera o e sem rubrica Numeradas e rubricadas nesta data Fls de n s n das folhas que foram numeradas ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 151 SALIMAR SISTEMAS WEB 11 DESPACHOS Autue se e encaminhe se ao para 11 2 De ordem do Sr ao Protocolo para Registrar Autuar e encaminhar ao para 11 3 Encaminhe se Unidade Administrativa para proceder autua o e dar sequ ncia processo encaminhando o a o para as manifesta es e informa es necess rias 11 4 Tendo em vista a pluralidade de pedidos constantes no presente AUTORIZO sejam os assuntos desdobrados extraindo se tantas c pias quantos forem
141. informa es clique no bot o ENVIAR gt gt e o documento estar dispon vel para ser recebido pela Unidade Administrativa selecionada no campo Destino Conseq entemente o documento n o constar mais da listagem quando acionada a op o Enviar do Menu de Navega o Por m enquanto o setor de destino n o receber o documento o envio poder ser interrompido veja 4 5 RESGATAR Alguns usu rios inicialmente tendem a fazer confus o com as op es 4 3 INSTRUIR e 4 4 ENVIAR Utilizando a op o 4 3 INSTRUIR quando deveria ter utilizado a op o 4 4 ENVIAR A op o 4 4 ENVIAR dever ser utilizada sempre que houver necessidade de movimenta o do documento Quer se registre alguma instru o ou n o reda o de texto no campo Instru o Despacho ou anexa o de arquivo eletr nico digital no formato PDF Portable Document Format J a op o 4 3 INSTRUIR s deve ser utilizada se e quando houver necessidade de instruir o documento sem no entanto proceder a movimenta o do mesmo Ou seja o documento permanecer na Unidade Administrativa em que se encontra por m h a necessidade de registrar alguma informa o atrav s da reda o de um texto ou anexa o de algum arquivo eletr nico digital no formato PDF Portable Document Format Existe ainda a op o ENVIAR EM LOTE Esta op o deve ser utilizada se e quando um grupo de documentos tiver o mesmo Destino e a
142. inhado novamente Divis o de Protocolo para que o mesmo seja autuado e retorne Unidade Administrativa na condi o de Processo Administrativo para que se realizem as an lises de praxe e culmine com a decis o da autoridade competente Conforme a decis o administrativa o Processo Administrativo seguir o seu curso normal at o seu arquivamento definitivo O envio expedi o de um ou mais documentos ser obrigatoriamente registrado SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental atrav s de terminais de computador utilizando a op o Enviar Documento do Menu Principal ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 136 M SISTEMAS WEB Esta fun o quando acionada permite tramita o do documento Todos os documentos retidos na divis o ou setor o qual o usu rio est lotado s o apresentados na p gina Ao selecionar um dos documentos listados os Detalhes do Documento ser o apresentados na pr xima p gina carregada Em Detalhes da Expedi o selecione o Destino dentre os cadastrados e altere ou confirme a data sugerida Observa es preencha este campo com informa es referente as provid ncias tomadas pelo setor que agora movimenta o documento Podem ser informados os documentos que por ventura tenham sido acostados aos autos e ou o n mero de p ginas adicionadas etc Ap s o preenchimento das informa es clique no bot o ENVIAR
143. ios sem rela o hier rquica minimizando a presen a de canais informais Cat logo de endere os Possibilita o gerenciamento do cat logo e a impress o de etiquetas autocolantes Registrar Receber Resgatar Consultar Alertar Comunicar Endere ar Arquivar Reposit rio eletr nico de normas e expedientes Permite ao pr prio usu rio alterar suas informa es Configurar E pessoais e profissionais Administrar Sub menu que permite a configura o do aplicativo Encerrara sess o atual e fecha o aplicativo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 30 SALIMAR LES sistemas WEB 4 1 REGISTRAR Principal fun o do sistema Permite registrar as informa es referentes a um documento f sico suporte em papel ou criar um documento eletr nico suporte em m dia digital Esta fun o s ser acessada pelos usu rios do sistema que tenham permiss o para o registro inicial dos documentos Gestor de Documentos S a estes permitida a protocoliza o de documentos Quando esta fun o for acionada a p gina para registro do documento carregada O formul rio abaixo ser apresentado com campos em branco aguardando o preenchimento Data dd mm aaaa 25 1109 2012 Vencimento Prioridade NORMAL Valor de Origem Interna Tipo do Assunto ADM Financeiro v Tipo do Documento Oficio Remetente CPF CNPJ Matr
144. ipo Documento Oficio Tipo Documento Oficio Endere o RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE Endere o RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NEOPOLIS NATAL RN MELO 21 NEOPOLIS NATAL RN CNPJ CPF 01 187 659 0001 61 CNPJ CPF 001 6 Remetente Si Remetente SALI 5 IMAR SISTEMAS WEB WEB E Assunto TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 AS Assunto TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 AS 16 29 HORAS 16 29 HORAS Destino Destino ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 65 JSALIMAR lSsistenas WEB 4 6 3 Hist rico administrativas O bot o Hist rico permite a impress o do Relat rio de Tramita o de Documento 6 6 contendo todo o hist rico com as informa es do documento e a sua respectiva movimenta o atrav s das diversas unidades Para os usu rios que n o t m status de Gestor de Documentos este a nica a o permitida quando a op o do Menu de Navega o Consultar acionada e um dos registros vis veis selecionado Relat rio de Tramita o de Documento 1del DIREG Secretaria RELAT RIO DE DE DOCUMENTO URGENTE Registros do Documento N Protocolo 20120926 008 Data de Registro 26 09 2012 Valor de Refer ncia 123 456 789 012 30 Origem Interna N Processo Volume Tipo do Assunto ADM Financeiro Tipo do Documento Of cio Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB 01 187 659 0001 61 Endereco RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO
145. is da l ngua portuguesa 0006065 000 n o s o aceitos O tamanho m ximo do arquivo est limitado a 500 Mb quinhentos megabytes ou 0 5 Gb meio gigabyte Algo em torno de 542 800 000 quinhentos e quarenta e dois milh es e oitocentos mil caracteres Dependendo do tamanho do arquivo anexado esta opera o poder demorar alguns minutos Uma p gina no formato A4 em m dia suporta 500 palavras 3 850 caracteres e 10 par grafos distribu dos em 50 linhas Ou seja podemos anexar um arquivo com aproximadamente 136 000 cento e trinta e seis mil p ginas Corresponde ao conte do de aproximadamente 272 duzentos e setenta e dois livros de 500 quinhentos p ginas cada OBS Algumas vers es do nevegador Internet Explore da Microsoft inferiores vers o 9 n o suportam nomes de pastas que contenham espa o em branco ou caracteres especiais da l ngua portuguesa AAAA Aas E ee O 0066 0U cC O usu rio receber mensagem emitida pelo navegador e n o permitir a grava o do registro Remova o arquivo PDF para outra pasta e anexe o novamente Contador essa caixa de sele o apresenta o n mero 1 por padr o Pode ser alterada para apresentar at o n mero 9 Ela permite ao usu rio anexar at nove arquivos PDF Quando o valor deste campo alterado para um n mero diferente de 1 novos campos s o incorporados ao formul rio Tantos quanto for o novo
146. is de vinte e quatro horas Art 15 Os documentos procedentes de origem externa que estejam com prazo para atendimento ou tratem de assuntos que demandem solu o r pida dever o ter o prazo de atendimento registrado e ter o tramita o preferencial e urgente Art 16 Nos casos de registro de documentos com tramita o preferencial e urgente dever o circular com o carimbo de URGENTE aposto em lugar de f cil visualiza o CAP TULO III Das Disposi es Finais Art 17 Todo documento considerado de car ter reservado devendo o sigilo ser mantido at a divulga o oficial salvo quando seja conveniente aos interesses da organiza o Art 18 O documento quando de tamanho inferior ao tamanho de uma folha tipo A4 inteira dever ser colocado numa folha tipo A4 padr o sem preju zo dos eventuais dizeres contido no seu verso Art 19 O hor rio do recebimento de documentos pela Divis o de Protocolo ser das 08 00 s 12 00 horas de segunda e sexta feira Art 20 Este regulamento entra em vigor na data de sua publica o Art 20 Revogam se as disposi es em contr rio ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 123 4 SALIMAR Dsgsstemas WEB ANEXO AO DECRETO N DE DE DE Protocolo de Recebimentos GOVERNO MUNICIPAL SERVI O P BLICO MUNICIPAL DIVIS O DE PROTOCOLO ETIQUETA www salimar com br simproc consulta Acesse endere o acima e informe n mero do prot
147. it ya 38 4 1 4 N mero de Protocolo a a tri re aes da ipe 39 4 1 5 Mensagens de Correio Eletr nico 22 40 4 1 6 Procedimentos depois do registro do documento 42 4 2 Ecce 45 4 3 INSTRUIR coifa 47 4 3 1 Forma o do Processo Administrativo Autua ao 50 4 3 2 Pe as de Instru o Processual 51 AA ENVIAR IQ aasma E a 54 4 DIRESGATAR Lo uu aaa e Cre 57 4 5 1 Resgatando um Documento sas ensinadas rper theta oe re ase tu ra Pa 57 4 5 2 Protocolo de Movimenta o de 60 4 5 3 Etiquetas em Lote 60 4 5 4 Marca o Autom tica dos Registros 60 4 6 CONSULTAR A Sa tat yalata 62 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 3 SALIMAR M SISTEMAS WEB 4 cata ak u nasua a 82 dO COMUNICAR Sq ushana un hh ana ih b aded 83 4 9 ENDEREGARZ SYR a a qalla aus a 84 4 TO ARQUIVAR unuy an u o beo u Pe tabe aceto a
148. lecione uma Unidade Administrativa Exerc cio Selecione M s Selecione M Iniciar Quando a p gina carrega a primeira vez abaixo do formul rio de coleta de dados peri dicos o usu rio visualizar uma barra na cor verde composta por tr s ret ngulos com o seguinte conte do sinal de adi o t tulo da informa o e o n mero total de documentos registrados no sistema Esta barra apresenta a informa o consolidada para toda a base do sistema Por m o usu rio poder analisar essa informa o detalhadamente por Unidade Administrativa ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 7 SALIMAR ss SISTEMAS WEB Clicar no sinal de adi o da barra far com que um quadro detalhado dessa informa o seja apresentado DIAF UNIAD Inform ics DIREG Secretaria 282 DIAF UNIFIC Contabilidade m CAM Coodena o Administrativa Para analisar detalhadamente a origem dos dados o usu rio dever preencher o formul rio de coleta de dados peri dico Documentos Registrados Unidade Administrativa DIREG Diretoria Exerc cio 2011 Y M s Selecione Depois de informar a Unidade Administrativa e o per odo ao confirmar clicando no bot o Iniciar um quadro com a origem dos dados ser apresentado contendo detalhadamente o conjunto de dados para o per odo informado e seus elementos n mero do protocolo interessado
149. lhost pg instrucao3 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESAPENSA O atendendo o despacho do a desapensar do Processo N 20110127 001 o s Processo s N s que passam a tramitar em separado Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 105 SALIMAR SISTEMAS WEB 6 12 TERMO DE DESENTRANHAMENTO PARA ENTREGA A TERCEIROS http localhost pg instrucao4 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PECAS atendendo o despacho do a desentranhamos as pe as de folhas a do Processo N 20110127 001 conforme instru o s folhas Os documentos desentranhados foram entregues a para fins de Assinatura Nome Matr cula ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 106 ri SALIMAR SISTEMAS WEB 6 13 TERMO DE DESENTRANHAMENTO P JUNTADA EM OUTRO PROCESSO http Localhost pg instrucao5 1 php protocolo 201 10127 001 GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIVIS O DE PROTOCOLO TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PECAS atendendo o despacho do a desentranhamos as pe as de folhas a do Processo N 20110127 001 conforme instru o s folhas para fim de juntada ao Processo N Assinatura Nome Matr
150. lize esta fun o para vincular mais de uma Unidade Administrativa a um determinado usu rio Esta op o permite que o usu rio seja respons vel por mais de uma Unidade Administrativa em car ter tempor rio ou definitivo Selecione a UA que deseja vincular e clique no bot o ao lado gt BB Clique na caixa de combina o e selecione a Unidade Administrativa desejada Clique no bot o ao lado para confirmar o v nculo do usu rio Unidade Administrativa selecionada Dessa forma o usu rio ter permiss o a se logar ao sistema da mesma forma como se lotado nesta Unidade Administrativa ele fosse Usu rios vinculados a uma ou mais Unidades Administrativas depois de se logar ao sistema e ter suas credencias validadas ter o a oportunidade de selecionar a Unidade Administrativa a qual ele deseja iniciar a Sess o de Trabalho Na p gina que carregada imediatamente ap s o logon o usu rio dever selecionar a Unidade Administrativa e clicar no bot o INICIAR SESS O 1 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 91 2 SALIMAR SISTEMAS WEB 4 14 ENCERRA SESS O Ao clicar na fun o Encerra Sess o a comunica o com o servidor desconectada e a sess o encerrada USU RIO O COMISS OPERMANENTEDEUCTA O 0000000 1 DOCUMENTOS COM PRAZO PARA ATENDIMENTO existem documentos com prazo para atendimento Receber Instruir Enviar Resgatar u 2
151. lo Cie CNPI Marr cula Mm nn nr ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 36 SISTEMAS WEB Fi SALIMAR Na caixa de di logo carregada selecione a impressora e clique no bot o correspondente impress o Confirmada a a o o relat rio impresso ter a apar ncia da imagem abaixo 26 09 12 Reciba de Entrega de Dacumenta GOVERNO MUNICIPAL SERVICO PUBLICO DIREG Secretaria RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO URGENTE Registros do Documento N Protocolo 20120926 008 Data de Registro 26 09 2012 Origem Interna Valor de Refer ncia 123 456 789 012 30 Tipo do Assunto ADMI Financeiro Tipo do Documento Of cio CPF CNPJ Matr cula 01 187 659 0001 61 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB Endere o RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Assunto TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 S 16 29 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Marcelo de Almeida Braga upload sim 2048 1 pdf 26 09 2012 16 09 00 upload sim 2048 2 pdf 26 09 2012 16 09 00 upload sim 2048 3 pdf 26 09 2012 16 09 00 Acesse salimar com br senai consulta e informe o N mero de Protocolo para obter informa es 20120926 008 wwe salimarcam br protacalo dacumenta protacalizar4 php 11 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 37 4 1 3 Etiquetas autocolante SALIMAR SISTEMAS WEB Caso o Gestor de Documentos pressione o bot o Etiqueta
152. lo Data Entrada CPF CNPJ Remetente Processo Valor Assunto Receber 18092012 OFCIONPi898DNUNEP 9 00 TEC Operacional 18 09 2012 OFICIO N 2052 DN DG 0 00 TEC Operacional 20120918 001 SOLICITA INDICAR O REPRESENTANTE DO DR PB PARA PARTICIPAR DE REUNI O SOBRE ALINHAMENTO S EXIG amp NCIAS DO BNDES A REALIZAR SE EM NATAL RN DIA 02 DE OUTUBRO DE 2012 Registrar Enviar Resgatar Alertas 20120917 002 EM RESPOSTA AOS OFICIOS N MEROS 60 E 78 2012 DIREG Mensagem Perfil 14 09 2012 OFICIO 1999 DN UNIEP 0 00 ADM Financeiro 20120914 004 ENCAMINHA 1 CONVITE CORTESIA PARA PARTICIPA O DO COLABORADOR DO DR PB PARTICIPAR DO 189 CONGRESSO INTERNACIONAL DE EDUCA O DIST NCIA QUE SER REALIZADA S O LUIS DO MARANH O DE 23 A 26 DE SETEMBRO DE 2012 Reativar Usu rios Encerrar Sess o 20120914 002 SOLICITA RELAC O DAS UNIDADES OPERACIONAIS QUE POSSUEM TURMAS CONCLUINTES PARA CURSOS DE CALCADOS MANUTENC O AUTOMOTIVA MEIO AMBIENTE SEGURAN A DO TRABALHO E UM T CNICO UNIDADE OPERACIONMAL QUE IR COORDENAR A AVALIA O ENVIAR DADOS AT DIA 26 DE SETEMBRO 2012 POR E MAIL Por m as vis es podem ser diferenciadas entre usu rios Contas de usu rio configuradas com a op o Consulta Restrita marcada como Sim s obter o vis es dos documentos que no momento da consulta estiverem tramit
153. m Margens espelho 2 p ginas por folha Padr o Configurar p gina Visualiza o Aplicar No documento inteiro Posi o da medianiz esquerda Superior Margens Origem do papel Layout Tamanho do papel A4 Largura m Altura 29 7 cm Orientac o Retrato Paisagem Padr o Visualiza o Aplicar No documento inteiro ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 178 SALIMAR K M SISTEMAS WEB AP NDICE C EXEMPLO DE OF CIO TIMBRE DO Of cio n 524 2005 SG PR Em 31 de janeiro de 2005 Senhor Deputado Em complemento s observa es transmitidas pelo telegrama n 154 de 24 de dezembro ltimo informo Vossa Excel ncia de que as medidas mencionadas em sua carta n 6708 dirigida ao Senhor Presidente da Rep blica est o amparadas pelo procedimento administrativo de demarca o de terras ind genas institu do pelo Decreto n 22 de 4 de fevereiro de 1991 c pia anexa 2 Em sua comunica o Vossa Excel ncia ressalta a necessidade de que na defini o e demarca o das terras ind genas fossem levadas em considera o as caracter sticas s cio econ micas regionais 3 Nos termos do Decreto n 22 a demarca o de terras ind genas dever ser precedida de estudos e evantamentos t cnicos que atendam ao disposto no art 231 1 da Constitui o Federal Os estudos dever o incluir os aspectos e
154. m tra o transversal ou por um carimbo de EM BRANCO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 121 SALIMAR M SISTEMAS WEB Art 7 Caso haja alguma diverg ncia a Divis o de Protocolo se recusar receber o documento para que tais diverg ncias sejam sanadas ou ressalvadas Contudo dever apontar e esclarecer todas as irregularidades encontradas 8 A Divis o de Protocolo n o pode recusar o recebimento de qualquer documento que esteja enderecado corretamente amp 1 Poder ser recusado o recebimento de qualquer documento que n o esteja endere ado corretamente ou ainda se o documento n o tiver assinatura e identifica o leg vel do remetente ou solicitante 8 2 Os documentos an nimos aqueles que n o t m identifica o de sua origem e os ap crifos aqueles que apresentam identifica o por m n o ostentam assinatura ou apresentam assinatura por m n o identificam quem assinou n o devem ser recebidos uma vez que n o fazem f p blica Se o Il Do Registro Art 9 No ato de recebimento de um documento a Divis o de Protocolo dever registrar o documento atrav s de terminais de computador lan ando as informa es sobre os mesmos no SIMPROC Sistema de Processo Administrativo e Controle Documental utilizado especificamente para este fim Art 10 Do registro do documento dever o constar a Data do recebimento I o Prazo para atendimento se
155. mesma Instru o Despacho Para acionar esta funcionalidade clique na op o correspondente no topo da rea de trabalho acima da listagem que exibe os documentos existentes na Unidade Administrativa Selecione o Destino preencha o campo Instru o Despacho marque os documentos e clique no bot o ENVIAR MARCADOS ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 56 SISTEMAS WEB 2 SALIMAR 4 5 RESGATAR Esta fun o quando acionada permite a visualiza o de todos os documentos que foram enviados pela unidade administrativa a qual o usu rio est vinculado mas que ainda foram recepcionados pelos destinat rios Todos os documentos enviados independente da unidade administrativa destinat ria ser o listados na p gina carregada ap s o acionamento desta fun o FILTRAR REGISTROS PROTOCOLO ETIQUETAS EM LOTE JO O MARIA COSTA SOARES COORDENADOR DO 20111007 042 11 10 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA MERCADO MATADOURO P BLICO SECRETARIA MUNICIPAL AGRICULTURA MATERIAL 20110817 003 07 09 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA PARA POCILGA DO CONJUNTO CONEGO MONTE FRANCISCO SERGIO LOURENCO 20110715 007 15 07 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA AGRICULTURAJSOLICITAC O P MERCADO MATADOURO P BLICO DA PREF SANTA FRANCISCO SERGIO LOURENCO 20110701 001 01 07 2011 SECRETARIA MUNICIPAL DE AGRICULTURA SEC MUN AGRICULTURA PEDIDO DE MATERI
156. mo do documento o qual se pretende consultar Re istrar LTRAR REGISTROS i LIVRO DE PROTOCOLO Lu CONSULTAR LEGADO w LOCALIZAR LEGADO INDICADORES rotocolo Data Entrada CPF CNPJ Remetente Processo Valor Assunto Receber 18092012 OFICIO N 1898 DN UNIEP 0 00 TEC Operacional 20120918 002 SOLICITA INDICAC O DE UM ALUNO QUE ESTEJA RTEGULARMENTE MATRICULADO AO CURSO T CNICO PARA PARTICIPAR DA Lenz ATIVIDADE T CNICO CULTURAL A REALIZAR SE DE 14 A 16 DE NOVEMBRO DE 2012 EM S O PAULO DURANTE NA OLIMPIADA DO ruir CONHECIMENTO PARA TANTO SOLICITA INDICAR AT DIA 24 DE SETEMBRO DE 2012 Enviar 18 09 2012 OFICIO N 2052 DN DG 0 00 TEC Operacional 20120918 001 SOLICITA INDICAR O REPRESENTANTE DO DR PB PARA PARTICIPAR DE REUNI O SOBRE ALINHAMENTO S EXIGE NCIAS DO BNDES A REALIZAR SE EM NATAL RN DIA 02 DE OUTUBRO DE 2012 esgatar E 17 09 2012 MENSAGEM N 1890 DNUNIGEST 0 00 ADM Financeiro Consultar EM RESPOSTA AOS OFICIOS N MEROS 61 E 76 DIREG PB E AL N 34 2012 1700 9019 lt 1047 _ IINIG ECT nnn am Financaira 4 formul rio apresentado na figura abaixo permite usu rio impor condi es de pesquisa que o mecanismo do sistema utilizar para filtrar um determinado registro com base no seu N mero de Protocolo ou um grupo de registros com base em outras informa es constantes no documento N mero do Protocolo 1 UMA cer ou cnez Rmeee
157. ncaminhar para Ronaldo Sergio e solicitar ao mesmo que tome providencias e discuta com essa DIREG NAO CONSEGUI ABRIR ARQUIVO DIREG Secretaria TRAMITACAO PARALISADA Encaminhamos copia conforme solicitado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 58 2 SAUMAR SISTEMAS WEB quadro Arquivos Anexados s estar vis vel se algam arquivo digital no formato PDF Portable Document File tiver sido anexado Com Notifica o Selecione dentre um dos usu rios previamente cadastrados para que o mesmo seja notificado do registro do documento atrav s de uma mensagem de correio eletr nico A sele o de um nome que conste na caixa de listagem faz com que o mecanismo interno do sistema gere automaticamente uma mensagem para o e mail do usu rio selecionado Dessa forma n o obrigatoriamente o usu rio que foi notificado do registro o mesmo que ser notificado do resgate Fica a crit rio do usu rio que est fazendo o resgate do documento Exemplo de mensagem para o usu rio notificado 26 09 12 Correio notificadoQ salimar com br SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REG Data Wed 26 Sep 2012 16 43 29 0300 16 43 29 BRT De naoresponda Qsimproc com br Para notificado Osalimar com br Cc Destinat rios N o Revelados Assunto SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIONAL PARA BA DOCUMENTO RESGATADO NOTIFICA O Att ADJAIR MAIA LOUREN O No 20120926
158. no DIVIS O DE CONTABILIDADE Clique em e uma janela com o formul rio com as etiquetas ser carregado Selecione na barra de menu a op o Arquivo gt Imprimir ou clique no cone da impressora na barra de ferramentas ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 38 SALIMAR LES sistemas WEB sistema suporta etiquetas 6083 ou 6095 COLACRIL 4012 ou 4090 e AVERY 7165 ou 7073 com oito ou dez etiquetas por folha respectivamente no formato A4 4 1 4 N mero de Protocolo Concomitante grava o do registro com as informa es referentes ao documento ora cadastrado um n mero atribu do automaticamente para identifica o do documento vinculado ao sistema Este o N mero de Protocolo e ficar associado ao documento permanentemente Ser impresso em todos os relat rios e etiquetas auto colantes juntamente com outros dados que identificam o documento O n mero atribu do ao documento um c digo composto por 11 ou 14 d gitos dependendo da configura o instalada conforme a estrutura abaixo N mero de Protocolo de 11 d gitos N mero sequencial do documento fornecido automaticamente pelo sistema Dia que o documento foi cadastrado M s que o documento foi cadastrado Ano que o documento foi cadastrado N mero de Protocolo de 14 d gitos N mero sequencial do documento fornecido automaticamente pelo sistema Segundo que o documento foi cadastrado Minuto
159. nterno do sistema gere automaticamente uma mensagem para o e mail informado 26 09 12 Correio interessado Osalimar com br SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL R Data Wed 26 Sep 2012 16 33 01 0300 16 33 01 BRT De naoresponda Qsimproc com br Para interessado Qsalimar com br Cc Destinat rios N o Revelados Assunto SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIONAL PARA BA DOCUMENTO PROTOCOLIZADO ACOMPANHAMENTO No 20120926 008 em 26 09 2012 Por Marcelo de Almeida Braga Prazo 5 dia s Vecimento 01 10 2012 R 123 456 789 012 30 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB 01 187 659 0001 61 Endere o RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Sintese TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 AS 16 29 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Arquivo s anexado s 1 upload sim 2048 1 pdf 2 upload sim 2048 2 pdf 3 upload sim 2048 3 pdf ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 41 LJJSAUMAR RN Sistemas WEB Mensagem para Notificado No item Com notifica o do formul rio de registro do documento selecionamos um dos usu rios do sistema no nosso exemplo ADJAIR MAIA LOUREN O cujo e mail a t tulo de exemplo alteramos para notificado salimar com br A sele o de um nome que conste na caixa de listagem faz com que o mecanismo interno do sistema gere automaticamente uma mensagem para o e mail do usu rio selecionado 26 09 12 Correio notificad
160. nto de Documentos em Duplicidade N Termo de Desmembramento 10 Termo de Abertura de volume Subsequente 11 Termo de Encerramento de Volume 12 Termo de Arquivamento 13 Termo de Desarquivamento lt lt Voltar Vinculada a esta funcionalidade existe um editor de documentos eletr nicos Acionando o bot o existente na ltima coluna dos registros uma p gina com a listagem dos diversos documentos eletr nicos existente para o protocolo selecionado ser apresentado Registro awa itid ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO SALIMAR N sistemas WEB Caso n o exista ainda nenhum documento eletr nico para o protocolo selecionado o usu rio ser informado T FILTRAR REGISTRO N o existem documentos eletr nicos vinculados a este protocolo Clicando com o cursor do mouse no cone correspondente a REDIGIR DOCUMENTO nova p gina carregada com um formul rio para ser preenchido com as informa es referentes ao expediente que se deseja redigir Qualquer tipo de documento pode ser redigido of cio ver APENDICE C memorando carta relat rio exposi o de motivos ordem de servi o etc O formul rio tem a apar ncia da figura abaixo Corpo do Documento BI c x x A V E 29 Paragraph FontFamil FontSize Selecione o usu rio que assinar Senha A
161. o 20101126 002 26 11 2010 Externa 20101126 002 1 VOLUME 3000 00 Financeiro Outros Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVICOS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO No Protocolo Data do Registro Origem No Processo Volume Valor de Referencia Assunto Tipo Documento Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino 20101126 002 26 11 2010 Externa 20101126 002 1 VOLUME 3000 00 Financeiro Outros Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVICOS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRACAO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 97 SISTEMAS y SALIMAR WEB Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino Av Romualdo Galv o 1703 Lj 17 Edf Trade Center Lagoa Nova Natal RN 07 692 664 0001 08 BRASIL HOSPEDA SERVI OS DE ARMAZENAMENTO DE SOFTWARE LTDA Proposta Comercial SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRA O Complemento CNPJ CPF Interessado Observacoes Destino 6 4 ETIQUETA LINHA 3 No Protocolo 20101126 002 No Protocolo 20101126 002 Data do Registro 26 11 2010 Data do Registro 26 11 2010 Origem Externa Origem Externa No Processo 20101126 0
162. o de Protocolo Memorando Of cio 1 Registro em sistema eletr nico atrav s da do menu gt Registrar 51545 de Motivos 2 Emiss o de recibo Requerimento Pedido 3 Apor o carimbo PROTOCOLO DE Correspond ncia Convite etc DOCUMENTOS REGISTRADOS modelo 1 no verso da primeira folha do documento registrado PROTOCOLO gt UNIDADE ADMINISTRATIVA 1 Encaminhamento do 1 Despacho solicitando a abertura de 20 documento protocolado Unidade processo administrativo atrav s da PASSO Administrativa Secretaria op o do menu gt Instruir Municipal destino ou origem conforme o caso requeira UNIDADE ADMINISTRATIVA gt PROTOCOLO 1 Encaminhamento Divis o de 1 Abertura de processo administrativo Protocolo autorizando a forma o no sistema eletr nico atrav s da de processo administrativo op o do menu gt Instruir registro ordenando a devolu o depois da 2 Colocar todos os documentos na abertura do competente processo mesma ordem em que se encontram administrativo dentro de uma capa autua o Apor o carimbo JUNCAO DE DOCUMENTOS modelo 2 em todas as folhas e proceder a numera o das folhas iniciando a contagem com o n mero 1 numera o 4 Apor o carimbo EM BRANCO 30 5 PASSO modelo 4 nas folhas que estiverem em branco geralmente o verso das folhas n o necessariamente 5 Apor o carimbo
163. o Ambiente em reuni o a ser realizada em Fortaleza nos dias 28 e 29 do corrente Favor comunicar a referida Tecnica CTCC Ger ncia 06 09 2012 CTCC Coord Servi os Tecnol gicos Em tr nsito OBS SOLICITAC O ATENDIDA COM SUCESSO COLABORADORA INDICADA SRA M2 DE F TIMA VIEIRA O quadro Arquivos Anexados s estar vis vel se algum arquivo digital no formato PDF Portable Document File tiver sido anexado Clique no bot o RECEBER para confirmar o do recebimento do documento Depois de confirmado o recebimento do documento o mesmo estar dispon vel para envio a qualquer Unidade Administrativa da organiza o O documento foi recebido com sucesso J est dispon vel para envio Se por ventura o usu rio receber um documento e posteriormente verificar que n o deveria t lo recebido N o h problema algum O usu rio poder devolv lo para a unidade administrativa de origem ou sabendo o destino correto poder envi lo para a unidade administrativa a qual o mesmo deveria ter sido enviado inicialmente ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 46 SALIMAR N sistemas WEB 4 3 INSTRUIR Uma das finalidades desta funcionalidade prover a base documental com informa es relativas s provid ncias adotadas ou que precisam ser adotadas no curso da tramita o de um documento Informa es essas que ficam registradas no hist rico do documento e servem para o
164. o a passo do registro da origem do documento f sico suporte em papel ou eletr nico suporte m dia digital a provid ncia adotada em cada etapa o registro das a es que foram executadas e a formaliza o da comunica o entre os envolvidos ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 21 SALIMAR iN sistemas WEB As v rias raz es anteriormente apresentadas tornam o SIMPROC um sistema cr tico de miss o de forma que a sua falha pode causar problemas na atividade de uma ou mais metas Portanto o sistema tem que antes de tudo inspirar confian a naqueles que dele fazem uso Confian a a propriedade mais importante em sistemas cr ticos Os sistemas n o confi veis geralmente s o rejeitados pelos usu rios tem custos altos devido s falhas e podem causar perdas de informa es Para garantir a confian a do SIMPROC foram necess rios custos adicionais no projeto no desenvolvimento na implementa o e na valida o do sistema As principais dimens es da confian a refor adas foram a disponibilidade a confiabilidade a seguran a e a prote o do sistema De forma a garantir facilidade de reparo facilidade de manuten o capacidade de sobreviv ncia e toler ncia a erros O que resultou na seguinte arquitetura PRODU O DATACENTER A SERVIDOR WEB SALIMAR COM BR DATACENTER A SERVIDOR DE BANCO DE DADOS REDUND NCIA DE SERVIDORES DATACENTER B SERVIDOR WEB SIMPROC COM BR DATACE
165. o cart o de visitas nos moldes do ANEXO III contendo em seu verso carimbo padronizado com o N mero do Protocolo data do recebimento a assinatura e da matr cula do servidor Art 12 Documentos de natureza particular tais como propagandas faturas notas fiscais avisos carn s extratos banc rios panfletos dentre outros n o ser o registrados podendo ser entregues ou encaminhados como simples correspond ncia diretamente aos interessados Par grafo nico A Divis o de Protocolo n o tem obriga o de encaminhar correspond ncia de natureza particular Se o III Da Movimenta o de Documentos Art 13 Ap s o registro e movimenta o inicial a cargo da Divis o de Protocolo a tramita o dos documentos ser o feitos pelas pr prias Unidades Administrativas que ser o respons veis pelo registro do recebimento e da posterior expedi o no SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental efetuado nica e exclusivamente por agente portador de identifica o de usu rio autenticado atrav s da valida o de n mero do CPF e senha Par grafo nico Em hip tese alguma ser permitida a tramita o de documentos em m os Devendo o transporte ser efetuado por agente p blico vinculado unidade expedidora ap s o respectivo registro no SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental Art 14 Nenhum documento poder ficar retido na Divis o de Protocolo por ma
166. o documento foi feita com sucesso Permite ainda aos interessados consultar hist rico do documento com todos os dados situa o e demais atributos necess rios identifica o e acompanhamento Na verdade o sistema tem muito mais funcionalidades do que a organiza o necessita Tem v rias caracter sticas que o diferencia dos seus concorrentes e o torna nico Os demais programas de computador executam de forma satisfat ria a tarefa de inserir e resgatar informa es sobre documentos convencionais em meio f sico papel registrados em um sistema de protocolo Por m pecam na fun o de disponibilizar aos usu rios informa es que os auxilem na tomada de decis es Programas de computador com este foco n o informam ao usu rio quando um documento necessita da interfer ncia de quem os manuseia ou os tem sob a sua responsabilidade Se o respons vel a quem o documento foi destinado ou at mesmo o remetente relegarem o documento ao esquecimento assim o mesmo permanecer esquecido A fim de suprir essa defici ncia o SIMPROC disp e de v rios mecanismos que detectam os documentos que por diversas raz es estejam com a sua tramita o prejudicada 1 Documento com recep o n o confirmada pelo destino 2 Documento retido no setor a mais de uma semana 3 Documento encaminhado ao setor pendente de confirma o de recebimento e 4 Documento com prazo para atendimento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRA
167. o finalizada Essa situa o impede movimenta es futuras do documento ou processo Caso haja a necessidade por qualquer raz o de movimentar o documento ou processo para outra unidade administrativa s o Administrador do sistema poder reativ lo No campo Instru o Despacho pode ser informado qualquer texto que o usu rio deseje redigir A inten o que quando qualquer interessado consulte no sistema a situa o do documento ou processo de seu interesse ele saiba que o documento ou processo est paralisado por raz es alheias a vontade de quem est com o documento Ou seja caso n o seja procedida a instru o o documento ou processo depois de sete dias entrar em estado de alerta podendo denunciar morosidade ou negligencia da unidade administrativa ao qual o mesmo se encontra paralisado Caso necessite instruir o documento com a anexa o de um arquivo eletr nico digital clique no bot o Procurar Selecionar arquivo ou Escolher arquivo se o navegador que estiver sendo utilizado for o Internet Explore Mozilla Firefox ou Google Chrome respectivamente do campo arquivo pdf que a caixa de di logo Escolher arquivo a carregar do seu sistema operacional ser acionada Localize o arquivo eletr nico digital no formato PDF Portable Document Format Nomes com espa os em branco ou com caracteres especiais da l ngua portuguesa AAAA Aas E ee O 600669 0U cC n o s o aceitos O taman
168. o n ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 154 4 SALIMAR ESsisrTEnas WEB 12 7 Termo de Desmembramento de Processo Folha s a retirada s por motivo desmembramento 12 8 Termo de Desapensac o Em fa o desapensar do processo n o s processo s de n s que passam a tramitar em em separados 12 9 Termo de Ressalva A s lt de n s do processo n ap s a juntada por corresponde m s peca s n s do conjunto processado 12 10 Termo de Numera o de Folhas Pe as Em II lavramos o presente termo de numera o de folhas pe as deste processo que foi por n s conferido numerado e rubricado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 155 13 FLUXOGRAMA DO REGISTRO ARQUIVAMENTO REGISTRAR DOCUMENTO RETIDO OU 5 DOCUMENTO PARALISADO PARALISADO OU ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 156 SALIMAR SISTEMAS WEB 14 PERGUNTAS FREQUENTES FAQ 14 1 COMO FAZER PARA CONSULTAR TODOS 0 PROTOCOLOS REGISTRADOS EM UMA DETERMINADA DATA Tendo clicado com o cursor do mouse na Consultar do Menu Principal Protocolo Data Entrada CPF CNPJ Envi Consultar Documento 10609081131 001 09 06 2011 Cristia Motivo Falta de Ilumina o Refer ncia O Com o aux lio do mouse clique no cone cuja figura um
169. o o total do conjunto de dados para o per odo informado e seus elementos n mero do protocolo despacho e data do movimento 30120125001 ho setor cont bil par conhecimento e demais provi 28 03 2012 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 76 Z A SAUM WEB O elemento despacho apresentado em sua totalidade apenas os cinq enta primeiros caracteres s o vis veis Se for necess rio ao usu rio saber o teor total do despacho o mesmo dever clicar com mouse sobre o texto que deseja ver o conte do total 891 Esrar srica DE Movimento Consolidado Unidade Administrativa Exercicio Prezada Diretora a do profissional 09 03 2012 20111109 005 Prezado Alexandre est ssando arquivo anex 28 03 2012 Prezada Rivailda vc j recebeu esta informa o 8 03 2012 3 2012 20120306 001 20120306 001 0 04 2012 20120306 001 09 05 2012 Clicar no bot o Iniciar sem informar o per odo far com que o sistema emita uma mensagem informando a falta do preenchimento das informa es UNIDADE ADMINISTRATIVA n o foi selecionada O EXERCICIO n o foi selecionado Para limpar o formul rio e restabelecer a barra de informa o sumarizada pressione as teclas ctrl f5 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 77 JSALIMAR SISTEMAS WEB 4 6 10 4 Movimento Detalhado Ao selecionar este indicador
170. o processo devendo ser descartado anotando se as informa es necess rias referentes ao endere o do remetente Para evitar a retirada fraudulenta do documento colado conforme al nea g do item anterior deve ser aplicado o carimbo o mesmo utilizado para numera o das folhas nos cantos superior e inferior dos limites do documento de forma que ultrapasse esses limites marcando tamb m a folha em branco que serve de suporte ao documento A documenta o protocolizada e ainda n o autuada seguir as regras desta regra para ser registrada no SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental e posteriormente encaminhada Unidade Administrativa de destino A autua o de documentos classificados como SECRETO CONFIDENCIAL ou RESERVADO ser processada por servidor com compet ncia para tal da mesma forma que os demais documentos devendo no entanto o respons vel pela unidade gestora de documentos ap s a autua o lacrar o processo em envelope apondo o n mero do processo o rg o de destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo As mensagens e documentos resultantes de transmiss o via fax n o poder o se constituir em pe as de processo Para que integrem os autos dever ser providenciada c pia reprogr fica Documentos de l nguas estrangeiras s podem ser juntados a processo acompanhados de vers o em vern culo firmada por tradutor juramentado artigos 156 e
171. o ser feita por interm dio de despacho no pr prio documento ou caso seja poss vel em folha de despacho a ser inclu da ao final do processo utilizando se tantas folhas quanto necess rio Utilizar somente a frente da folha de despacho n o permitido se a inclus o de novas folhas at seu total aproveitamento No caso de inser o de novos documentos no processo inutilizar o espa o em branco da ltima folha de despacho apondo o carimbo de BRANCO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 143 SALIMAR SISTEMAS WEB Quando por falha ou omiss o for constatada a necessidade da corre o de numera o de qualquer folha dos autos inutilizar numera o anterior apondo um sobre o carimbo a inutilizar renumerando as folhas seguintes sem rasuras certificando se da ocorr ncia fazendo juntada do respectivo TERMO DE REGULARIDADE vedada a renumera o de folhas do processo quando ocorrer retirada de documento ou pe a do processo por meio de desentranhamento hip tese em que o servidor ou autoridade que assim proceder pode deixar vago o n mero de folhas correspondentes ao desentranhamento ou em caso de necessidade substituir os documentos retirados por c pias autenticadas pelo pr prio servidor encarregado da opera o 9 3 INSTRU O PROCESSUAL A instru o processual uma constante no tr mite do processo administrativo Um processo administrativo se disting
172. oQWsalimar com br SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REG Data Wed 26 Sep 2012 08 51 29 0300 08 51 29 BRT De naoresponda GQsimproc com br Para notificado Qsalimar com br Cc Destinat rios N o Revelados Assunto SERVI O NACIONAL DE APRENDIZAGEM INDUSTRIAL REGIONAL PARA BA DOCUMENTO PROTOCOLIZADO NOTIFICA O Att ADJAIR MAIA LOUREN O No 20120926 004 em 26 09 2012 Por Marcelo de Almeida Braga Prazo 3 dia s Vecimento 29 09 2012 R 123 456 789 012 30 Remetente SALIMAR SISTEMAS WEB 01 187 659 0001 61 Endere o RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Sintese TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 AS 08 44 HORAS Destino DIAF UNIAD Inform tica Arquivo anexado 1 upload sim 2048 1 pdf 2 upload sim 2048 2 pdf 3 upload sim 2048 3 pdf LII sistema industria Para comprovar a autenticidade das mensagens Autom tica e para o Notificado o usu rio que receb la dever verificar se o texto da ltima linha da mesma corresponde Frase de Seguran a do seu cadastro de usu rio e que a mesma esteja entre tr s asteriscos e um espa o no in cio um espaco e tr s asteriscos no final do texto 4 1 6 Procedimentos depois do registro do documento Depois do documento ter sido registrado protocolizado independente da unidade administrativa para a qual ele foi encaminhado Destino o documento colocado EM TRANSITO ver Cap tulo 5 Estado
173. ocolo autorizando a formac o de processo administrativo ordenando ainda o encaminhamento autom tico Setorial Cont bil para verifica o or ament ria 1 Abertura de processo administrativo no sistema eletr nico atrav s da op o do menu gt Instruir registro 2 Colocar todos os documentos na mesma ordem em que se encontram dentro de uma capa autua o Apor o carimbo JUN AO DE DOCUMENTOS modelo 2 em todas as folhas e proceder a numera o das folhas iniciando a contagem com o n mero 1 numera o 4 Apor o carimbo EM BRANCO modelo 4 nas folhas que estiverem em branco geralmente o verso das folhas n o necessariamente 5 Apor o carimbo AUTUA O DE DOCUMENTOS modelo 3 na ltima folha preenchendo o com o n mero total de folhas autuadas o n mero da 1 e da ltima folha datar e assinar 6 Imprimir um par de etiquetas que dever o ter os seguintes destinos uma etiqueta deve ser utilizada para rotular a Capa de Processo A outra etiqueta dever ser colada no verso 40 PASSO PROTOCOLO gt da folha n mero 1 dos autos SETORIAL CONTABIL ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 172 AP NDICE B WORKFLOW SALIMAR 5 5 5 WEB Documento Qualquer assunto que necessite de uma decis o administrativa SEC ORIGEM gt PROTOCOLO 1 Apresenta o de documento para ser registrado pela Divisa
174. ocolo impresso na etiqueta Confeccionar o cart o no formato 10 x 10 cm que ser utilizado para de etiqueta com os mesmos dados do documento registrados no terminal de computador que ser o Recibo de Entrega de Documentos e servir para localizar a qualquer tempo de qualquer lugar que tenha um computador com uma conex o com a internet o documento entregue ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 124 A r SALIMAR 1 SISTEMAS WEB ANEXO AO DECRETO N DE DE DE Recibo de Entrega de Documentos http localhost pg documento consultar php GOVERNO MUNICIPAL SERVICO P BLICO DIVIS O DE PROTOCOLO RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO Registros do Documento N Protocolo Data de Registro Origem N Processo Volume Valor de Refer ncia Assunto Tipo Documento CPF CNPJ Matr cula Interessado Endere o Observa es Destino Acesse www salimar com br simproc consulta e informe o N mero de Protocolo para obter informa es ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 125 1 iN sistemas WEB ANEXO Ill AO DECRETO N DE DE DE Protocolo de Recebimentos Anverso frente GOVERNO MUNICIPAL SERVI O PUBLICO MUNICIPAL DIVIS O DE PROTOCOLO Acesse www salimar com br simproc consulta e informe o n mero do Protocolo que se encontra no verso deste cart o Verso GOVERNO MUNICIPAL Proto
175. omo sim Uma vez que o mesmo tenha permiss o para localizar os documentos mesmo que ele n o os visualize na tela quando aciona a op o do Menu de Navega o Consultar o usu rio dever clicar no cone representado pela figura de um arquivo cujo t tulo LOCALIZAR LEGADO P FILTRARREGISTROS si LIVRO DEPROTOCOLO CONSULTAR LEGA LIZAR LEGADO 1 INDICADORES Protocolo Data Entrada CPF CNPJ Remetente Receber Depois de clicar no bot o a p gina ser atualizada e todos os registros existentes na base documental estar o dispon veis para consulta Independente de que o usu rio tenha participado de sua movimenta o ou n o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 70 SALIMAR SISTEMAS WEB Cada documento apresentar uma das tr s situa es poss veis EM TRANSITO INSTRUIDO ou CONCLUIDO Quando o documento estiver EM TRANSITO o usu rio ser informado tanto da origem como do destino Nos demais casos ser informado em qual Unidade Administrativa o documento foi movimentado pela ltima vez Consultar SOLICITA INDICAR O REPRESENTANTE DO DR PB PARA PARTICIPAR DE REUNI O SOBRE ALINHAMENTO S EXIG NCIAS DO BNDES A REALIZAR SE EM NATAL RN DIA 02 DE OUTUBRO DE 2012 s ORIGEM DIREG Diretoria Perfil 17 09 2012 MENSAGEM N 1942 UNIGEST DESTINO DIAF UNIFIC Contabilidade 20120917 002 SITUA O EM TR
176. oras com bitolas e dimens es vari veis contendo imagens em movimento Ex filmes e fitas v deo magn ticas Documentos sonoros S o os documentos com dimens es e rota es vari veis contendo registros fonogr ficos Ex discos CD e fitas audiomagn ticas ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 131 SALIMAR EJ SISTEMAS WEB Documentos microgr ficos S o documentos em suporte f lmico resultante da microrreprodu o de imagens mediante utiliza o de t cnicas espec ficas Ex rolo microficha jaqueta e cart o janela Documentos inform ticos S o os documentos produzidos tratados e armazenados em computador Ex disco flex vel disquete disco r gido Winshester disco ptico ou arquivo eletr nico digital Caracteriza o quanto esp cie Atos normativos Expedidos por autoridades administrativas com a finalidade de dispor e deliberar sobre mat rias espec ficas Ex medida provis ria decreto estatuto regimento regulamento resolu o portaria instru o normativa ordem de servi o decis o ac rd o despacho decis rio lei Atos enunciativos S o os opinativos que esclarecem os assuntos visando a fundamentar uma solu o Ex parecer relat rio voto despacho interlocut rio Atos de assentamento S o os configurados por registros consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorr ncias Ex apostila ata termo auto de infra o Atos comprobat
177. ormas lei decreto resolu o portaria e instru o normativa e expedientes ordem de servi o of cio memorando e ata al m de permitir o controle da numera o desses documentos quando a cria o dos mesmos forem de responsabilidade da organiza o Dessa forma a organiza o tem a sua disposi o um reposit rio de normas e expedientes que passa a ser um arquivo eletr nico permanente que poder ser acessado publicamente ou n o USU RIO Instru o IN Ordem Servi o Memorando Encerrar Sess o A disponibiliza o desta funcionalidade configur vel a partir do cadastro da organiza o Uma vez que o Administrador do Sistema configure a op o Arquivo como Sim a funcionalidade ser ativada e poder aparecer no Menu Principal do aplicativo Os usu rios dever o ter o seu perfil configurado para acesso ou n o s mais variadas normas e expedientes S permitida a configura o de acesso individual ao reposit rio se a funcionalidade estiver ativada Ao clicar na funcionalidade Arquivar os usu rios do sistema que tenham permiss o para acesso ao reposit rio poder o consultar os j existentes alterar excluir e ou incluir refer ncia a qualquer norma ou expediente A norma ou expediente em quest o pode e dever ser desmaterializada atrav s de digitaliza o e anexada ao registro para a sua publicidade e preserva o permanente As leis decretos e resolu
178. otocolo 05 06 2011 Os documentos foram autuados em processo nesta data Secretaria Municipal de Assist ncia e Divis o de Protocolo 05 06 2011 SEMADS E Desenvolvimento Social Devolvendo os autos do Processo Administrativo N 10606105403 003 SEMADS Secretaria Municipal de Assist ncia e RETIDO Desenvolvimento Social 05 06 2011 1 del DAQUI EM DIANTE O PROCESSO ADMINISTRATIVO SEGUE A SUA TRAMITA O PELAS DIVERSAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS ATE A SUA CONCLUS O E CONSEQUENTE ARQUIVAMENTO ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 171 AP NDICE B WORKFLOW SALIMAR 1245 57 5 WEB Documento Despesa P blica 10 PASSO SEC ORIGEM gt PROTOCOLO 1 Apresenta o de documento para ser registrado pela Divisao de Protocolo Memorando Of cio Exposic o de Motivos Requerimento etc 1 Registro em sistema eletr nico atrav s da do menu gt Registrar 2 Emiss o de recibo 3 Apor o carimbo PROTOCOLO DE DOCUMENTOS REGISTRADOS modelo 1 no verso da primeira folha do documento registrado 20 PASSO PROTOCOLO gt GABINETE DO PREFEITO 1 Encaminhamento do documento protocolado ao Gabinete do Prefeito para an lise do pedido 1 Despacho autorizativo deferimento com ordena o para abertura de processo administrativo 30 PASSO GABINETE DO PREFEITO PROTOCOLO 1 Encaminhamento Divis o de Prot
179. ovidencias e discuta com essa DIREG NAO CONSEGUI ABRIR ARQUIVO DIREG Secretaria 05 09 2012 TRAMITACAO PARALISADA Encaminhamos copia conforme solicitado O quadro Arquivos Anexados s estar vis vel se algum arquivo digital no formato PDF Portable Document File tiver sido anexado Em Detalhes da Expedi o o usu rio dever selecionar um Destino dentre os cadastrados e alterar ou confirme a data sugerida Detalhes da Expedi o Destino DIAF UNIAD Inform tica gt 22 109 2012 EXEMPLO DE TRAMITA O DE UM DOCUMENTO CONCOMITANTE COM A ANEXA O DE UM ARQUIVO ELETR NICO DIGITAL COM NOTIFICA O DA TRAMITA O PARA UM COLABORADOR DA ORGANIZA O Instru o Despacho Arquivo PDF Escolher arquivo PETROGAS ORGANOGRAMA pdf P blico 7 Com notifica o HEVELTER RODRIGUES GUEDES gt Enviar gt gt Preencha o campo Instruc o Despacho com a informa o referente s provid ncias tomadas pela Unidade Administrativa que agora movimenta o documento Podem ser informadas as pe as que por ventura tenham sido juntadas aos autos o n mero de pecas adicionadas decis es pareceres encaminhamentos despachos situa es de dilig ncia ou paralisa es provid ncias que o interessado dever cumprir etc Caso necessite anexar um arquivo eletr nico digital ao documento clique no bot o Procurar Selecionar aquivo ou Escolher arquivo do campo arquivo pdf que a caix
180. p gina carregada na janela do seu navegador apresentar no topo da rea do palco um sub menu de navega o composto por tr s cones acompanhados dos seus respectivos t tulos sub menu de serve para o usu rio alternar entre as quatro op es de an lise dos indicadores O formul rio localizado imediatamente abaixo do sub menu de navega o utilizado para que o usu rio possa especificar a Unidade Administrativa e o per odo o qual deseja que o sistema colete os dados O usu rio dever selecionar uma Unidade Administrativa e o Exerc cio ano civil pois essas duas informa es s o obrigat rias sem as quais a an lise n o procedida Se o bot o Iniciar for pressionado sem que estes dois par metros tenham sido informados uma mensagem ser emitida solicitando que o usu rio preencha as informa es ESTAT STICA DE USU RIOS DOCUMENTO REGISTRADO MOVIMENTO CONSOLIDADO Movimento Detalhado Unidade Administrativa Selecione uma Unidade Administrativa Exercicio Selecione v M s Selecione Enviados Recebidos Iniciar TOTAL DE DOCUMENTOS ENVIADOS TOTAL DE DOCUMENTOS RECEBIDOS Quando a p gina carrega a primeira vez abaixo do formul rio de coleta de dados peri dicos o usu rio visualizar duas barras horizontais na cor verde composta por tr s ret ngulos com o seguinte conte do sinal de adi o t tulo da informa o e o n m
181. programas ou de armazenar dados O acesso a programas servi os e arquivos remoto atrav s da Internet da a alus o nuvem O uso desse modelo ambiente mais vi vel do que o uso de unidades f sicas computa o em nuvem Num sistema operacional dispon vel na Internet a partir de qualquer computador e em qualquer lugar pode se ter acesso a informa es arquivos e programas num sistema nico independente de plataforma O requisito m nimo um computador compat vel com os recursos dispon veis na Internet O PC torna se apenas um chip ligado Internet a grande nuvem de computadores sendo necess rios somente os dispositivos de entrada teclado mouse e sa da monitor Conhe a as nossas solu es para as diversas atividades da administra o p blica Protocolo Processo e Arquivo Comprova o de Despesa P blica SAC Ouvidoria SIC Gerenciador Financeiro Arquivo Permanente com GED Visite o nosso site e conhe a nossos sistemas Www salimar com br A TECNOLOGIA FUNDAMENTAL PARA MELHORAR O PADR O DOS SERVI OS P BLICOS Tendo interesse em saber mais entre em contato conosco atrav s dos telefones 84 9832 5099 ou 84 8728 5861 OI E mail
182. quivo eletr nico digital no in cio ou no fim do processo restringir aquisi o de um ou no m ximo dois equipamentos De qualquer forma a necessidade do investimento ou n o depender de decis o da Administra o O que importa que o SIMPROC tem conformidade com o GED ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 10 SALIMAR EJ SISTEMAS WEB A PARTE II do livro apresenta os conceitos e a t cnica aplicada ao manuseio de processos administrativos desde a sua forma o passando pela fase de instru o at o arquivamento A finalidade que o leitor aprenda as t cnicas necess rias para 1 Juntar pe as Autuar processos Distribuir processos Enviar processos Emitir despachos Anexar e desanexar processos 2 3 4 5 Receber processos 6 7 8 Apensar e desapensar processos 9 Entranhar e desentranhar pe as 10 Abrir e encerrar volumes e 11 Arquivar e desarquivar processos A correta utiliza o das t cnicas aplicadas ao processo administrativo depende da compreens o e entendimento da import ncia de que os documentos devem tramitar via protocolo com o competente registro de suas movimenta es Todos que manuseiam documentos e processos em uma reparti o p blica principalmente precisam entender que nem todo Documento Protocolado ser transformado em um Processo Administrativo Mas que todo Processo Administrativo j foi um dia um Documento Protocolado
183. ra 20 Ret ngulo 4 0 cm largura x 1 0 cm altura 8 3 6 DESENTRANHAMENTO DE PECAS DESENTRANHAMENTO DE PECA Termo de Desentranhamento s fls em Dimens es 7 5 cm largura X 3 0 cm altura ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 138 8 3 7 TERMO DE REMESSA SALIMAR 5 5 WEB TERMO DE REMESSA Aos dias do m s de do ano de encaminhei o presente contendo volume s e folhas Mat Dimens es 7 5 cm largura X 3 5 cm altura 8 3 8 TERMO DE RECEBIMENTO TERMO DE RECEBIMENTO Aos _ dias do m s de contendo _ volume s e folhas do ano de recebi o presente Mat Dimens es 7 5 cm largura X 4 0 cm altura 8 3 9 C PIA C PIA Dimens es 7 5 largura X 2 0 cm altura ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 139 SALIMAR SISTEMAS WEB 8 4 ORIENTA ES ADICIONAIS Todos aqueles que de uma forma ou de outra tiverem envolvimento com a tramitac o de documentos dever o a Observar princ pios ticos dispensados aos documentos mantendo absoluta discri o com rela o s informa es neles contidas b Dispensar adequado tratamento f sico aos documentos observando cuidados de higiene no seu manuseio fazer furos centralizados fazer as dobras necess rias com simetria utilizar material adequado como cola apropriada evitar uso de grampos met licos clips p
184. ra administrativa da organiza o Uma vez que o objetivo primordial de uma eficaz estrutura o do sistema consiste na cria o de condi es para a recupera o da informa o de forma r pida segura e eficaz se deve estabelecer no in cio de funcionamento da atividade o Plano de Classifica o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 15 SALIMAR SISTEMAS WEB O objetivo da classifica o agrupar os documentos de arquivo sob um mesmo tema como forma de acelerar sua recupera o e facilitar as tarefas arquiv sticas relacionadas com a avalia o sele o elimina o transfer ncia recolhimento e acesso aos documentos O conceito de classifica o e o respectivo sistema classificativo a ser adotado s o de import ncia decisiva na elabora o de um plano de classifica o que permita um bom funcionamento do sistema Definir o Tipo do Assunto uma tarefa muito importante primordial dif cil e morosa Deve ser elaborada com o m ximo cuidado de forma a n o se cometerem erros que se repercutir o na estrutura e bom funcionamento do sistema Um bom plano de classifica o deve possuir as seguintes caracter sticas e Satisfazer as necessidades pr ticas do servi o adotando crit rios que potenciem a resolu o dos problemas Quanto mais simples forem as regras de classifica o adotadas tanto melhor se efetuar a ordena o da documenta o e sua constru o deve estar d
185. reservar informa es ao apor elementos como carimbos etiquetas etc Cada Unidade Administrativa dever ter uma comiss o credenciada com compet ncia para receber documentos de car ter sigiloso como confidenciais secretos e reservados Caber a cada Unidade Administrativa definir os respons veis pela movimenta o dos documentos providenciando o credenciamento dos mesmos junto Secretaria Municipal de Administra o As d vidas e casos omissos ser o dirimidos junto a Divis o de Protocolo subordinada a Secretaria Municipal de Administra o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 140 SALIMAR M SISTEMAS WEB 9 PROCEDIMENTOS COM RELAC O A PROCESSOS 9 1 AUTUA 0 OU FoRMAC O DE PROCESSO A autua o tamb m chamada forma o de processo obedecer a seguinte rotina a Ler o documento a fim de identificar o remetente extrair o assunto de forma sucinta clara e objetiva b Proceder leitura dos documentos recebidos verificando se est o sendo encaminhados autoridade unidade administrativas correta c Registrar SIMPROC Sistema de Processos Administrativo e Controle Documental identificando as principais caracter sticas do documento a fim de permitir sua recupera o Ex esp cie n data proced ncia remetente assunto e outras informa es julgadas importantes respeitando as peculiaridades de cada rg o ou entidade d Imprimir a Capa do Processo
186. rientar a quem consulte o hist rico do mesmo atrav s do Relat rio de Tramita o de Documentos Esta fun o quando acionada permite a visualiza o de todos os documentos estacionados na Unidade Administrativa Ao selecionar um dos registros apresentados na listagem uma p gina carregada permite gravar informa es sobre o documento ou processo sem promover a sua movimenta o Detalhes do Documento Protocolo 20120926 008 26 09 2012 RUA PROF NILO DE ALBUQUERQUE MELO 21 NE POLIS NATAL RN Endereco Remetente 01 187 659 0001 61 SALIMAR SISTEMAS WEB Fd TESTE REALIZADO EM 26 09 2012 S 16 29 HORAS Assunto Ver Hist rico Detalhes da Instru o Tramita o PARALISADA 27 09 2012 Instru o Despacho Arquivo PDF Escolher arquivo Nenhum arquivo selecionado 1 Com notifica o Selecione o usu rio que deve ser notificado Registrar Instruc o Formac o do Processo Gravar Nem sempre as informa es apresentadas nesta tela informam do que trata o documento Pode ocorrer de o assunto estar muito resumido e n o informar a verdadeira raz o de ser do documento Havendo essa necessidade o destinat rio poder com aux lio do mouse marcar a caixa de sele o Ver Hist rico Abaixo do campo Assunto SOLICITA VIABILIZAR A PARTICIPA O DO INTERLOCUTOR DO SENAI PB PARA ASSUNTOS REALATIVOS REDE SENAI DE MEIO AMBIENTE NO WORKSHOP DIAS 28 E 29 DE JUNHO DE 2012 EM FORT
187. rio se apresenta na forma de uma tabela com tr s colunas A primeira coluna lista o nome de todos os usu rios na segunda coluna discriminada a Unidade Administrativa a qual o usu rio est lotda e na terceira coluna uma caixa de sele o que quando marcada inclui o usu rio correspondente como destinat rio da comunica o As duas imagens localizadas no t tulo da terceira coluna servem para marcar e desmarca todos respectivamente CLAUDIA MARIA DE FIGUEIREDO LOPES Unidade de Pesquisa Estudos e Avalia o D HEVELTER RODRIGUES GUEDES Setor de Inform tica D KARLA KARINA ABRANTES REGO Unidade de Educa o Profissional D MAUR CIO LINS PORTO Unidade de Tecnologia RONALDO S RGIO DE OLIVEIRA BRITO Unidade de Tecnologia ROSIMERE BARBOSA OLIVEIRA Unidade de Pesquisa Estudos e Avalia o Distribu do para Selecione dentre um dos usu rios previamente cadastrados Sendo que este campo opcional Depende de existirem usu rios do sistema com conta configura da a opc o Distribuic o marcada como Sim Caso contr rio este campo ser visualizado Ap s as informa es serem inseridas o Gestor de Documentos dever clicar no bot o Gravar gt gt para concluir a opera o Quando este bot o pressionado ele substitu do por uma mensagem informando o estabelecimento de conex o com o servidor e ou o in cio da transfer ncia do arquivo ane
188. rioridade a op o padr o NORMAL caso seja necess rio altere para URGENTE se assim o documento que est sendo registrado requeira Se a op o selecionada for URGENTE o mecanismo do sistema dispara um e mail para o correio eletr nico do Administrador do sistema Isto para que independente de onde ele esteja seja informado em primeira m o de notifica es judiciais ou extrajudiciais oriundas dos Tribunais de Contas ou dos Minist rios P blicos no caso de reparti es p blicas Valor de Refer ncia digite o valor de refer ncia se houver Aceita apenas n meros O ponto separador de milhar e a v rgula separadora de decimal s o inseridos automaticamente nos principais navegadores IE Firefox Opera e Safari exceto o navegador Chrome que n o suporta essa fun o Origem escolha uma origem Interna ou Externa Tipo do Assunto escolha um tipo conforme o plano de classifica o adotado Para rg os p blicos sugerimos Organiza o e funcionamento Pessoal Material Patrim nio Or amento e finan as Documenta o e informa o Comunica es Vaga Outros assuntos referentes Administra o Geral Tipo do Documento selecione a esp cie documental Of cio Formul rio Ata Contrato Carta Comunica o Interna E mail Exposi o de Motivos Memorando Ordem de Servi o Relat rio Requerimento Outros Remetente digite o nome se o remetente for pessoa f sica ou a raz o social
189. rte tei 86 A TICONRIGURAR A 87 4 12 CGONGEDID0S a dl vida docu AN a 88 4 19 USUARIOS sma a 89 4 14 ENCERRA SESS O Sco dole da ie Mu a de ada 92 5 ESTADOS DO DOCUMENTO E ardida 93 EM TRANSIFO aa aaa dba Ag aon abut pda 93 RETIDO S Sa aceti p D eda x cria ad Mn rU d E 93 5 3 PARALISADO nro aeta anditiis ndis otia adicit ertet 93 DP CONGEUIDD tra Sa dmt qu e ead t 93 6 RELAT RIOS DO SISTEMA Lor EE 94 6 1 RECIBO DE ENTREGA DE DOCUMENTO Kap 95 6 2 ETIQUETA LINHA T ziehe eerie ete ade 96 O SUETIOUETA eee EEG Ste att Pe te a Sorte RID 97 6 4 ETIQUETA 3 1 1 2 1 E 98 6 5 ETIQUETA LINHA 4 ertet a L 99 6 6 LIVRO DE PROTOCOLO 100 6 7 RELAT RIO DE TRAMITA O DE DOCUMENTOS 101 6 8 DESPACHO DE FORMA O DE 550 400 102 6 9 CAPA DE PROCESSO d ta tru adus A rk ibo dereud e ee DRE 103 6 10 TERMO DE JUNTADA POR APENSA O
190. s do Documento A unidade administrativa para a qual foi destinado o documento dever receb lo op o do Menu de Navega o Passo 1 Clicar na op o do Menu de Navega o Passo 2 Clicar no n mero de protocolo do documento respectivo Passo Clicar no bot o Receber gt gt ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 42 SALIMAR US sistemas WEB Este procedimento informa ao sistema que documento foi recepcionado pelo destino ou seja a transfer ncia do documento para o setor de destino s efetivada depois do recebimento O documento apresenta se RETIDO no setor que confirmou o recebimento ver Cap tulo 5 Estados do Documento Uma vez que um documento esteja RETIDO em uma determinada unidade administrativa tr s provid ncias podem ser ordenadas 1 Ci ncia e arquivamento 2 Ci ncia e ordem de paralisac o para aguardar provid ncias e posterior encaminhamento para outra unidade administrativa e 3 Ci ncia e encaminhamento para outra unidade administrativa Em fun o da provid ncia ordenada com base nas tr s possibilidades apresentadas os procedimentos b sicos ser o os seguintes 1 Ci ncia e arquivamento Passo 1 Clicar na op o do Menu de Navega o Passo2 Clicar no n mero de protocolo do documento respectivo Passo 3 Clicar no bot o Registrar Instru o Passo 4 Alterar a op o Tramita o para CONCLUIDA Passo 5 Manter o
191. s controles necess rios para um atendimento eficiente Dessa forma a automa o do sistema de informa o deve proporcionar que os colaboradores sejam constantemente informados sobre a execu o de seus pedidos evidenciando ainda o tempo gasto em cada fase do atendimento Permitir antecipar a es para evitar atrasos descumprimento de or amento ou outra situa o semelhante dando a oportunidade de renegociar recursos e prazos com colaboradores Assegurar que nenhuma tarefa ou prazo seja esquecido pelas diversas reas de atendimento Permitir ainda que a pr pria equipe defina em quais situa es precisa ser avisada quem deve ser alertado quando e de que forma Deve possibilitar tamb m medir os resultados alcan ados e gerenciar os n veis de qualidade atingidos Deve ainda alcan ar os seguintes objetivos mapear o fluxo de trabalho registrar e acompanhar a solicita o de qualquer tipo de servi o disseminar informa o adequada compartilhar a base de conhecimento e promover a efici ncia operacional al m de estimular a obedi ncia e o respeito s normas legais e pol ticas da organiza o Sendo assim toda a equipe de colaboradores da organiza o ter mais produtividade controle e consist ncia no atendimento das solicita es A transpar ncia e rapidez que o sistema adotado deve proporcionar visam gerar maior satisfa o confian a e o respeito de todos Para atender as mais exigentes necessidades no control
192. s da Instru o ficam dispon veis para altera o e o bot o Gravar fica dispon vel para acionamento Tramita o PARALISADA v 27 09 2012 Exemplo de instru o comunica o despacho etc concomitante com a anexa o de dois arquivo eletr nicos digital com notifica o da anota o para um colaborador Instru o Despacho Escolher arquivo etiqueta pdf v Arquivo PDF Escolher arquivo CertificadoDigital TermoTitularidade pdf v Com notifica o ADJAIR MAIA LOUREN O E Registrar Instru o Forma o do Processo Gravar No campo Tramita o selecione a op o que corresponda situa o atual do documento ou processo PARALISADA ou CONCLUIDA Confirme ou altere a data DD MM AAAA PARALISADA esta situa o deve ser informada quando o documento ou processo estiver impedido de ser movimentado por falta de provid ncias de responsabilidade do interessado ou estiver sendo diligenciado pelo pr prio setor Caso n o seja informada essa situa o e o documento ou processo esteja paralisado a mais de sete dias o registro ser inclu do no RGA Relat rio Gerencial de Alerta no grupo 3 DOCUMENTOS RETIDOS A MAIS DE UMA SEMANA Neste ltimo caso indicar uma situa o de anormalidade ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 48 SALIMAR SISTEMAS WEB CONCLU DA esta situac o deve ser informada quando o documento ou processo tiver a sua tramita
193. s fora do prazo prescricional e preservar os documentos de valor hist rico para a organiza o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 17 2 9515 5 WEB PAHTE ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 19 SALIMAR SISTEMAS WEB 1 PROGRAMA DE COMPUTADOR SOFTWARE O programa de computador que ser utilizado neste trabalho uma solu o eletr nica para gerenciamento do tr mite de documentos de origem externa e interna em uma organiza o Tem a finalidade de padronizar tarefas melhorar processos internos contribuir para o aperfei oamento do desempenho organizacional e para o aumento da produtividade A tecnologia adotada pelo desenvolvedor do aplicativo permite que a gest o documental seja executada de uma forma segura e r pida garantindo o controle total de documentos bem como possibilitando uma melhor transpar ncia do fluxo de trabalho do ingl s workflow O seu diferencial a utiliza o da rede mundial de computadores a Internet como ambiente de trabalho e a computa o em nuvem como recurso tecnol gico O aplicativo funciona a partir de um navegador N o necessita de sua instala o ou de qualquer programa nos computadores dos usu rios Por ser um programa de computador desenvolvido com tecnologia for Web sua estrutura b sica de funcionamento se comp e de dois lados o lado cliente e o lado servidor conforme ilustrado na figura
194. s informa es est o divididas em dois grupos Corpo do Documento e Assinatura A se o Corpo do Documento auxiliada por um editor de texto que visa dar condi es ao usu rio para a formata o do documento atrav s de v rios bot es de configura o de texto distribu dos ao longo da sua barra de ferramentas A se o Assinatura composta por dois campos o Respons vel que assinar o documento e a sua respectiva Senha Esta funcionalidade permite que um documento seja redigido por um usu rio podendo ser assinado por outro Basta para tanto redigir o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 52 y 4 SAUM WEB documento indicar o usu rio que ir assinar o documento e aguardar que o mesmo informe sua senha Depois de selecionar o respons vel pelo documento e informar a senha do mesmo o documento n o poder sofrer qualquer tipo de altera o Somente o usu rio que fez o documento e o usu rio que foi indicado para assinar o documento poder alter lo desde que a senha ainda tenha sido informada Quando uma senha informada o mecanismo do sistema entende que o documento foi assinado Uma vez que o documento tenha sido assinado ele s poder ser visualizado ou impresso Ia E 14444444444444444 eeeeeeeeeeeeeeeee C ttttttttttttttttttttt uuuuuuuuuuuu uuuuuuuuu 30 10 2011 uuuuuuuu UUUUUUUUU uuuu U UUUUUUUUUUU
195. s pelos rg os da Administra o P blica entre si e tamb m com os particulares Forma e estrutura Quanto a sua forma devem conter as seguintes partes a tipo e n mero seguido da sigla do rg o que o expede Of cio n 123 SG Obs o uso consagrou a forma tipo n mero e milhar que representa o ano seguido da sigla do rg o que o expede Of cio n 123 1991 SG b local e data em que foi assinado datilografado por extenso com alinhamento direita Bras lia em 15 de mar o de 1991 c Vocativo que invoca o destinat rio seguido de v rgula Excelent ssimo Senhor Presidente da Rep blica Senhora Ministra Senhor Chefe de Gabinete d texto O expediente deve apresentar a seguinte estrutura introdu o desenvolvimento e conclus o 1 S ENS Pode se adotar padr o of cio comunicag o entre particulares ou de particulares para rg os p blicos or m o nome do expediente Carta Oficial e n o Of cio v Ap ndice A quadro sin tico das formas de tratamento ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 174 SALIMAR SISTEMAS WEB Introdu o que se confunde com o par grafo de abertura na qual apresentado o assunto que motiva a comunica o Evite o uso de frases feitas para iniciar o texto Evite Tenho a honra de Tenho o prazer de Cumpre nos informar que Empregue a forma direta Informo Vossa Excel ncia
196. sa aan 120 8 PROCESSO ADMINISTRATIVO ase ink vr bera d prse t 129 8 1 CONCEITOS E DEFINI ES 020000001 tenente nennen nnne nnn 129 8 2 DOCUMENTOS RECEBIMENTO E ENVIO ta at aerae dede deben ee 135 8 S CARIMBOSY n usa pP 137 8 4 ORIENTA ES ADICIONAIS n n nsn 140 9 PROCEDIMENTOS COM RELA O A 805 141 9 1 AUTUA O OU FORMA O DE 550 8 2 141 9 2 NUMERA O DE FOLHAS E DE PE AS 143 9 3 INSTRU O PROGESSUAL 4 1 aa uhanay 144 10 TERMOS DE IRREGULARIDADE 7 150 Td IDESBAGHOSA min to E E 152 12 OUTROS TERMOS errar ORE REAGIEREN Ur 154 14 1 COMO FAZER PARA CONSULTAR TODOS OS PROTOCOLOS REGISTRADOS EM UMA DETERMINADA 2 IR To vaio Seed Tende 157 14 2 COMO EU FACO PARA IMPRIMIR UM RELAT RIO GERAL DE TUDO QUE FOI REGISTRADO 14 3 CADASTREI ME NO SISTEMA CONFORME MANUAL INDICA MAS CONSIGO ACESSAR QUANDO INFORMO MEU LOGIN E SENHA APARECE UMA MENSAGEM DE CONTA INATIVA O QUE ESTA ACONTEUCENDO T odo arraia aaa ats RD du nhe iS da 159 14 4 COMO LOCALIZAR UM DOCUMENTO PELO N MERO DE PROTOCOLO 160 14 5 QUANDO DIGITO UM N MERO O VALOR N O APAR
197. serir outros dados do documento que sejam relevantes A esse registro atribu do automaticamente um n mero nico denominado N mero de Protocolo que associado definitivamente ao documento e passa a ser a identidade desse mesmo documento O conjunto de documentos produzidos e recebidos fica preservado para a consecu o de seus objetivos e devido utilidade que podem oferecer no futuro Formando dessa forma o arquivo eletr nico permanente da organiza o Para gerir o arquivo deve ser criado um setor administrativo para que o mesmo fique respons vel pela sua cust dia processamento t cnico conserva o e acesso aos documentos sob sua jurisdi o A finalidade do arquivo servir administra o constituindo se no decorrer do tempo em fonte para sua hist ria e mem ria A fun o b sica do arquivo tornar dispon veis as informa es contidas no acervo documental sob sua guarda O setor administrativo geralmente intitulado Arquivo a rea respons vel por arquivar e tratar tecnicamente os documentos em fase intermedi ria e permanente Possui as seguintes atribui es e definir pol tica de acesso aos documentos e registrar e controlar os documentos arquivados e realizar tratamento t cnico de documentos e guardar documentos semi ativos e inativos bem como documentos em fase de prescri o e precau o e realizar empr stimo pesquisa e executar a destina o final dos documento
198. so Que o bom DEUS nos ilumine ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 12 SALIMAR M SISTEMAS WEB FUNDAMENTA O O SIMPROC atende as mais exigentes necessidades no controle da informa o documental institu dos pela Lei N 8 159 de 8 de janeiro de 1991 que disp e sobre a pol tica nacional de arquivos p blicos e privados uma ferramenta de trabalho capaz de prover a gest o documental e a prote o especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio administra o cultura ao desenvolvimento cient fico e como elementos de prova e informa o da forma como prev a lei em seu art 1 in verbis Art 1 dever do Poder P blico a gest o documental e a prote o especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio administra o cultura ao desenvolvimento cient fico e como elementos de prova e informa o Art 3 Considera se gest o de documentos o conjunto de procedimentos e opera es t cnicas referentes sua produ o tramita o uso avalia o e arquivamento em fase corrente e intermedi ria visando a sua elimina o ou recolhimento para guarda permanente Os procedimentos e as opera es t cnicas disponibilizadas pelo sistema tamb m atende perfeitamente ao que determina a al nea c do inciso I do art 9 da Lei N 12 527 de 18 11 2011 a Lei de Acesso Informa o P blica in verbis Art 92 O aces
199. so a informa es p blicas ser assegurado mediante I cria o de servi o de informa es ao cidad o nos rg os e entidades do poder p blico em local com condi es apropriadas para a atender e orientar o p blico quanto ao acesso a informa es b informar sobre a tramita o de documentos nas suas respectivas unidades c protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informa es Os destaques s o nossos ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 13 SALIMAR M SISTEMAS WEB GEST O DA INFORMA O E DOS DOCUMENTOS A gest o documental ou gest o de documentos um ramo da arquivologia respons vel pela administra o de documentos nas fases corrente e intermedi ria Um programa de computador concebido para a Gest o Documental uma solu o informatizada de arquivo organiza o e consulta de documentos em formato eletr nico onde existe toda a informa o de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplica o Esta solu o permite a colabora o numa organiza o atrav s da partilha de documentos beneficia e facilita os processos de neg cio de uma organiza o O SIMPROC integrado com outras solu es a digitaliza o o fax e o e mail permitem gerir toda a informa o n o estruturada documentos que circulam na organiza o No SIMPROC o processo de gest o documental tem seu inicio quando ocorre a recep o do documento em que
200. su rios ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 26 2 SALIMAR SISTEMAS WEB 3 ACESSAR O SISTEMA O sistema pode ser acessado de qualquer lugar atrav s do portal www salimar com br suaorganizacao OU do endereco eletr nico suaorganizacao simproc com br dessa forma o uso do aplicativo feito atrav s da internet Assim o usu rio n o precisa estar necessariamente nas instala es f sicas da organiza o para usufruir de todos os recursos do aplicativo A p gina de autentica o do aplicativo est estruturada conforme o diagrama a seguir P gina inicial do aplicativo Website do Campos para inser o dos dados de autentica o SIMPROC login CFP e senha assim como seis op es de relacionamento com o usu rio Utilizada para a coleta de dados pessoais e profissionais com vistas cria o de uma nova conta de usu rio O CPF e a Senha informados representar o a assinatura eletr nica do usu rio Cadastrar Usu rio Esta op o serve para recuperar no servidor a dica da senha armazenada no cadastro do usu rio Recuperar Senha Web Redefinir Senha Web Esta op o permite que o usu rio altere ou cadastre uma nova senha Clique nessa op o e baixe o nosso Manual do Usu rio O SIMPROC est constantemente sendo melhorado e o manual frequentemente atualizado com a informa o mais atual Manual do Usu rio Clique nest
201. tno hist ricos sociol gicos cartogr ficos e fundi rios O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rg o federal ou estadual competente 4 Os rg os p blicos federais estaduais e municipais dever o encaminhar as informa es que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo E igualmente assegurada a manifesta o de entidades representativas da sociedade civil A Sua Excel ncia o Senhor Deputado nome C mara dos Deputados 70160 Bras lia DF ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 179 SALIMAR SISTEMAS WEB AP NDICE C EXEMPLO DE OF CIO TIMBRE DO RG O Fis 2 do Of cio n 525 2005 SG PR 5 Os estudos t cnicos elaborados pelo rg o federal de prote o ao ndio ser o publicados juntamente com as informa es recebidas dos rg os p blicos juntamente com as informa es recebidas dos rg os p blicos e das entidades civis acima mencionadas 6 Como Vossa Excel ncia pode verificar o procedimento estabelecido assegura que a decis o a ser baixada pelo Ministro da Justi a sobre os limites e a demarca o de terras ind genas seja informada de todos os elementos necess rios inclusive daqueles assinalados em sua carta com a necess ria transpar ncia e agilidade Atenciosamente nome cargo do signat rio ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 180 SALIMAR ESstisrTEnas WEB SOBRE O AUTOR Marcelo
202. toridades ou servidores e institui es ou pessoas estranhas Administra o P blica Municipal Estadual e Federal e que n o tratem de assunto relativo ao cargo ou fun o p blica que ocupa Recebida e expedida A correspond ncia recebida aquela de origem interna ou externa recebida pela Prefeitura Por correspond ncia expedida entende se aquela enviada pela Prefeitura Portanto expedi o a remessa da correspond ncia interna ou externa no mbito da Prefeitura DESAPENSA O a separa o f sica de processos apensados DESARQUIVAMENTO DE PROCESSO o conjunto de opera es de retorno de um processo arquivado para tramita o DESENTRANHAMENTO DE PE AS a retirada de pe as ou documentos originais de um processo que poder ocorrer quando houver interesse da ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 130 EJ SISTEMAS WEB Administra o ou a pedido do interessado devidamente autorizado por autoridade competente DESMEMBRAMENTO a separa o de parte da documenta o de um ou mais processos para forma o de novo processo o desmembramento de processo depender de autoriza o e instru es espec ficas da Unidade Administrativa interessada DESPACHO Decis o proferida pela autoridade administrativa em caso que Ihe submetido aprecia o o despacho pode ser favor vel ou desfavor vel pretens o solicitada pelo administrador servidor p bl
203. u alterar a data sugerida Passo 6 Redigir o despacho exemplo CIENCIA ARQUIVAMENTO Passo 7 Anexar documento eletr nico arquivo pdf Portable Document File quando for necess rio Passo 8 Selecionar o usu rio que dever ser notificado sobre o arquivamento do documento se for o caso Passo 9 Clicar no bot o Gravar Este procedimento informa ao sistema que a tramita o do documento foi CONCLUIDA que o mesmo se encontra arquivado na unidade administrativa que registrou tal a o ver Cap tulo 5 Estados do Documento 2 Ci ncia e ordem de paralisa o para aguardar provid ncias e posterior encaminhamento para outra unidade administrativa Passo 1 Clicar na op o Menu de Navega o Passo 2 Clicar no n mero de protocolo do documento respectivo Passo 3 Clicar no bot o Registrar Instru o Passo 4 Manter a op o Tramita o PARALISADA Passo 5 Manter ou alterar a data sugerida Passo 6 HRedigir despacho exemplo CIENCIA PARALISA O AGUARDANDO PROVIDENCIAS ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 43 SALIMAR USES sistemas WEB Passo 7 Anexar documento eletr nico arquivo pdf Portable Document File quando for necess rio Passo 8 Selecionar o usu rio que dever ser notificado sobre a paralisa o da tramita o do documento se for o caso Passo 9 Clicar no bot o Gravar Este procedimento informa ao sistema que o
204. ue RN Prefeitura de Parnamirim RN Prefeitura de Vila Flor RN Prefeitura de Canguaretama RN Prefeitura de S o Gon alo do Amarante RN Prefeitura de Felipe Guerra RN Prefeitura Municipal de Santa Cruz RN Prefeitura Municipal de Arez RN Prefeitura Municipal de Jandu s Prefeitura Municipal de Marituba PA Prefeitura Municipal de Conde BA Prefeitura Municipal de Bananeiras PB C mara Municipal de Maca ba RN C mara Municipal de Canguaretama RN Escola de Magistratura do RN CAERN CRC RN FEMURN ADOTE SAAE Servi o Aut nomo de gua e Esgoto Funda o Assistencial da Para ba FIEP Federa o das Ind strias do Estado da Para ba SENAI Servi o Nacional de Aprendizagem Industrial SESI Servi o Social da Ind stria dentre outras Contatos podem ser mantidos atrav s do e mail marcelo Qsalimar com br ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 181 PA SALIMAR SISTEMAS WEB TICA E TRANSPAR NCIA As nossas solu es s o desenvolvidas utilizando se conceito de computa o em nuvem em ingl s cloud computing refere se utiliza o da mem ria e das capacidades de armazenamento e c lculo de computadores e servidores compartilhados e interligados por meio da Internet seguindo o princ pio da computa o em grade O armazenamento de dados feito em servi os que poder o ser acessados de qualquer lugar do mundo a qualquer hora n o havendo necessidade de instala o de
205. ue de outro pelo seu n mero O n mero do processo administrativo imut vel ainda que o processo tramite fora de sua unidade de origem Dessa forma o seu n mero representa a sua identidade Tudo que feito no processo em fun o dessa identidade Os v rios atos de instru o s o feitos em fun o dessa identidade A instru o de um processo dever ser feita com clareza procurando se sempre dar agilidade s solu es 9 3 1 JUNTADA Ato pelo qual se insere em um processo definitivamente pe a relevante para o assunto de que trata o processo que dele deva fazer parte integrante A juntada de pe as ao processo dever ser efetuada em ordem cronol gica de apresenta o de documentos ou seja na sequ ncia em que os documentos informa es e decis es se apresentarem como relevantes para assunto em quest o Ser executada pela Unidade Administrativa correspondente mediante determina o por despacho de seu titular A metodologia adotada para juntada a Ordenar as folhas que se deseja juntar considerando sempre a tica de quem efetuar as consultas e a sequ ncia l gica mais adequada para o entendimento das informa es contidas obedecer ordem cronol gica b Verificar o n mero da ltima folha j juntada ao processo ou protocolado e numerar na sequ ncia as folhas que se deseja juntar Exemplo ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 144 SALIMAR SISTEMAS WE
206. uiv P blico Com notifica o Selecione o usu rio que deve ser notificad Registrar Instru o Fermac o do Processo Grava Ao acionar bot o do Processo o usu rio ser solicitado a confirmar a autua o dos documentos ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 50 SALIMAR SISTEMAS WEB Voc confirma a autua o do protocolado 20111124 001 SIM Uma vez confirmada o mesmo ser informado de que A autuac o foi realizada com sucesso e disponibiliza bot o para impress o da respectiva Capa de Processo A autua o foi realizada com sucesso Capa de Processo 4 3 2 Pe as de Instru o Processual Auxilia ainda os usu rios na elabora o de pe as de instru o necess rias ao processo administrativo Acionando o bot o existente na pen ltima coluna do registro uma p gina com a rela o de diversas pe as de instru o carregada O usu rio poder escolher dentre os diversos formul rios padronizados os quais s o oportunamente juntados ao processo Despacho Solicitando Abertura de Processo Administrativo Termo de Juntada por Apensa o Termo de Desapensa o Termo de Desentrahamento para Entrega a Terceiros Termo de Desentrahamento para Juntada em Outro Processo Termo de Desentrahamento com Abertura de Novo Processo Termo de Desentrahamento de Pecas que n o se Referem ao Processo Termo de Desentrahame
207. ultado Aceita apenas n meros Telefone para contato Informe o c digo DDD com dois d gitos 99 e o prefixo do telefone com oito d gitos 9999 9999 Aceita apenas n meros Telefone Fax Informe o c digo DDD com dois d gitos 99 e o prefixo do telefone com oito d gitos 9999 9999 Aceita apenas n meros Unidade Administrativa informe a divis o ou o setor o qual o usu rio est lotado Cargo Fun o informe o cargo ou a fun o do usu rio Matr cula do Servidor informe o n mero que foi designado para o servidor no sistema de recursos humanos da organiza o Titular do rg o informe o nome do dirigente da organiza o T tulo informe o t tulo do dirigente da organiza o ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 24 SALIMAR SISTEMAS WEB Senha escolha uma senha para ser solicitada sempre que o usu rio for acessar o sistema A senha dever conter de 6 a 15 caracteres Confirmar Senha confirme a senha informada no campo anterior Dica de Senha deve ser informada uma express o com no m nimo 15 caracteres e no m ximo 80 caracteres que ser solicita quando o usu rio tentar alterar a sua pr pria senha E mail informe o endereco eletr nico caixa postal pessoal do usu rio Este endere o ser utilizado para o envio de comunica es autom ticas do sistema E mail alternativo informe outro endereco eletr nico se existir Frase de Seguranca deve ser informado
208. um texto de sua prefer ncia com no m nimo 15 caracteres e no m ximo 80 caracteres O usu rio precisar informar esta frase caso venha a esquecer a sua senha ou precise alterar a senha Esta frase aparecer em todas as mensagem enviadas pelo sistema e para o e mail de forma que voc tenha seguran a da autenticidade do remetente Depois do preenchimento das informa es clique no bot o CADASTRAR As informa es ser o processadas e armazenadas no servidor que enviar automaticamente uma mensagem para o e mail do usu rio confirmando o seu registro no sistema Na sequ ncia ser carregada uma nova p gina com todas as informa es gravadas no servidor que poder ser impressa e guardada para futuras consultas Pronto O usu rio j se encontra cadastrado Qualquer d vida envie uma mensagem para salimar 2salimar com br 2 2 RECUPERAR SENHA WEB Esta op o serve para recuperar no servidor a dica da senha armazenada no cadastro do usu rio Como a senha armazenada criptografada imposs vel enviarmos para o usu rio a senha que o mesmo cadastrou O usu rio receber uma mensagem informando a dica da senha armazenada no seu cadastro Uma vez que mesmo de posse da Dica da Senha o usu rio n o consiga se lembrar da senha cadastrada o mesmo dever redefinir uma nova senha 2 3 REDEFINIR SENHA WEB Esta op o permite que o usu rio altere ou cadastre uma nova senha Preencha as informa es
209. valor selecionado Selecionar arquivo v Arquivo PDF Selecionar arquivo_ V Selecionar arquivo_ V P blico Por padr o esta est marcada Caso este campo n o seja desmarcado o arquivo anexado poder ser visto por qualquer interessado que consulte o protocolo atrav s do endere o www salimar com br seuorgao consulta ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 33 ss SISTEMAS WEB SALIMAR E mail Se um e mail v lido for informado uma mensagem com o protocolo eletr nico recibo de origem enviada ao interessado informando que o documento foi protocolizado com sucesso Esse de correio eletr nico vinculado ao documento Toda movimenta o ou qualquer instru o realizada no documento faz disparar o mecanismo do sistema que procede o envio de uma mensagem ao correio eletr nico respectivo notificando interessado que o documento foi movimentado Informa tamb m as provid ncias solicitadas ou instru es recomendadas Com Notifica o Selecione dentre um dos usu rios previamente cadastrados para que o mesmo seja notificado do registro do documento atrav s de uma mensagem de correio eletr nico caso o Gestor de Documentos ache necess rio ou seja orientado pelo seu superior a proceder dessa maneira Coletiva Essa caixa de sele o quando marcada torna vis vel o mecanismo destinado ao controle de Comunica o Oficial O formul
210. vitando se assim questionamentos quanto s atitudes e provid ncias que d evem ser tomadas quando do recebimento registro encaminhamento controle da tramita o e movimenta o dos mesmos Portanto a fim de complementar o processo de automa o da atividade de protocolo sugerimos a ado o desta norma que pode ser adaptada s caracter sticas da Prefeitura Fixa normas para o recebimento registro encaminhamento controle da tramita o e movimenta o de pap is e documentos em geral e d outras provid ncias O Prefeito Municipal no uso das atribui es que lhe s o conferidas e considerando a necessidade de organiza o normatiza o e padroniza o das atividades de comunica es administrativas DECRETA CAP TULO Das Disposi es Gerais Art 1 As atividades de recebimento registro encaminhamento controle da tramita o e movimenta o de documentos e pap is de naturezas diversas obedecer o s normas estabelecidas neste regulamento e ser o executadas sob a coordena o da Divis o de Protocolo n 2 A fun o da Divis o de Protocolo receber pap is expedientes processos correspond ncias oficiais cartas of cios memorandos requerimentos e outros pap is semi oficiais registr los e proceder ao correto encaminhamento conforme o assunto ou destinat rio Art 3 Compete Divis o de Protocolo receber documentos considerando se DOCUMENTOS pap is
211. xado ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 34 SISTEMAS WEB Fi SALIMAR 4 1 1 Salvando o registro Durante o tempo de conex o com o servidor ou transfer ncia do arquivo anexado a tela do monitor ficar opaca e nenhuma opera o permitida nem mesmo permitido o acesso ao Menu de Navega o ver figura at que os dados sejam processados e ou o arquivo tenha sido transferido para o servidor Al m de realizar a grava o do registro essa opera o se encarregar de fazer a movimenta o inicial do processo disponibilizando o automaticamente para os usu rios do setor escolhido no campo Destino Uma vez que a opera o tenha sido realizada com sucesso uma p gina ser carregada informando ao Gestor de Documentos que O documento foi registrado Os tr s bot es de navega o dispostos abaixo da mensagem permitem ao usu rio O documento foi registrado Voltar Retorna para a p gina com o formul rio de registro de documentos Nova protocoliza o Recibo Carrega p gina com as informa es sobre o documento registrado e disponibiliza bot o para impress o do Recibo de Entrega de Documento 6 1 Etiqueta Carrega p gina com links para impress o de etiquetas autocolante 6 2 6 3 6 4 e 6 5 ATIVIDADE DE PROTOCOLO E PROCESSO ADMINISTRATIVO 35 SALIMAR SISTEMAS WEB 4 1 2 Recibo de Entrega de Documento Se o bot o Recibo for pressionado uma p

- SIMARPE - Sistema de Arquivos Permanentes

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents