Manual do Usuário
Contents
1. 28 8 2 CONFIGURA O DE DESTINOS Suscrito Da TRES coa 29 8 2 1 Adicionar Novo Destino FIPS aaa 29 8 2 2 Adicionar Novo Destino NF Network FO AEH ocoocooccooccoccnoccoconoccnonnnonnonononononnna rn araras 30 dos EXC DESTRO OS 30 8 2 4 Editar DESO jr aii dn A 30 8 3 CONFIGURA O DE DIGITALIZA O ccococconconeonoononconeononnonconennennonronrnnrnronrnnrnnrnnrnnonrrnrnennenronrnnennennennnnenns 31 CAP TULO 9 SOLU O PARA PROBLEMAS FREQUENTES ooococococococononononononononoananao cono nono nono no nooo arrancar arar 33 Bem vindos Ricoh DocScan uma aplica o sem servidor serverless que permite digitalizar indexar e exportar documentos de forma f cil eficiente e segura O processamento dos documentos consta de tr s etapas digitalizac o indexac o e exportac o e est pensado para ser realizado por lotes ou conjuntos de documentos que est o vinculados atrav s de algum processo de neg cio Na etapa de digitalizac o os documentos s o digitalizados um a um ou em grupo e gerada uma imagem em cores ou em branco e preto por cada p gina digitalizada A indexac o permite agrupar as imagens por tipos de documentos e atribuir valores nos campos que comp em um tipo de documento Por exemplo um documento do tipo Recibo poder ter campos como Data Montante Fornecedor etc Esta metadata ou dados relaci2. ficeitar Cancelar 7 JUN 2012 Estado sistema Lista trab 16 57 2 Selecione as op es desejadas e clique em Aceitar para finalizar 8 1 1 Formatos de sa da Dependendo do formato de sa da selecionado s o obtidos os seguintes resultados ao exportar as imagens j indexadas Formatos de arquivo e TIFF S o exportadas as imagens em formato TIFF Grupo IV gerando um MultiTIFF que agrupa as imagens pertencentes a cada tipo de documento designado durante o processo de indexa o NOTA selecionado como formato de digitaliza o JPG Cor a exporta o dever ser feita necessariamente em formato PDF e PDF S o exportadas as imagens em formato PDF gerando um arquivo PDF que agrupa as imagens pertencentes a cada tipo de documento designado durante o processo de indexa o Formato de metadados e XML a informa o exportada para a pasta destino em um arquivo formato XML contendo os tipos de documento e dados inseridos durante a indexa o 26 Exemplo lt root gt lt tipoDocumento gt lt idTipodocumento gt 1 lt idTipodocumento gt lt nombreTipoDocumento gt Comprov ante lt nombreTipoDocumento gt lt valores gt lt campo gt lt idCampo gt 1 lt idCampo gt lt nombreCampo gt Nombre lt nombreCampo gt lt IdTipoCampo gt 2 lt IdTipoCampo gt lt nombreTipoCampo gt Caracter lt nombreTipoCampo gt lt valorCampo gt Carlos lt valorCampo gt lt campo gt lt campo gt lt idCampo gt 2
3. Tudo ser associado ao Tipo de documento O usu rio informado de que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens SOBRAM IMAGENS Todo o restante associado ao ltimo Tipo de documento O usu rio informado de que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens Tudo ser associado ao tipo de documento Idem Cen rio 3 Cap tulo 3 DIGITALIZA O POR TIPO DE DOCUMENTO Este m todo de digitaliza o permite a uma pr sele o e por sua vez do tipo de documento a ser digitalizado Assim quando os documentos entran no sistema est o associados com um tipo de documento Este m todo usado quando digitalizar documentos tenham sido previamente ordenados por tipo de documento e quando os v rios documentos cont m v rias p ginas PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Na tela Lotes selecione o item definido com o m todo de digitaliza o por Tipo de Documento RICOH DocScan le l la Je Lote 1 Lote 2 Lote 3 Lote 4 Estado sistema Lista trab exibida a tela Campos Comuns onde voc deve digitar o valor para cada um desses campos clicando no bot o do campo RICOH E DocScan Lote Lote 3 Campos comunes Lote compuesto por Numero 1 TD 1 TD 2 TD 5 Escanear Cancel
4. associado ao tipo de documento Idem Cen rio 3 12 Cap tulo 4 DIGITALIZA O AUTOMATICA Este m todo de digitaliza o facilita o processo de digitaliza o e indexa o Os documentos s o digitalizados todos juntos e cada imagem atribu da a um tipo de documento em forma autom tica Para acontecer isto necess rio que os documentos sejam digitalizados na mesma ordem em que foram definidos no lote e tamb m preciso que as quantidades de folhas estejam fixas em todos os documentos exceto no ltimo Depois de selecionar um lote definido para o m todo de digitaliza o autom tica deve digitar apenas os valores dos campos comuns entre os tipos de documentos digitalizar os documentos e inserir os valores nos campos comuns se eles existem e funcionalidade Indexa o est dispon vel para terminar a exporta o do resultado do processo PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Na tela Lotes selecione o item definido com o m todo de digitaliza o por Tipo de Documento RICOH fa DocScan le l la Je exibida a tela Campos Comuns RICOH a DocsScan Lote Lote 2 Campos comuns Lote composto por Numero 1 TD 4 2 Digitalizar Cancelar Lote COM controle de quant idade JUL 2012 Estado sistema Lista trab 13 52 2 Digite o valor dos campos comuns 3 Pressione Digitalizar para continuar Ap s a digitaliza o dos documentos o sistema tem as imag
5. l Lote 1 Lote 2 Lote 3 Lote 4 Estado sistema Lista trab NOTA os cones associados a cada lote s o personaliz veis mediante o administrador Um Lote esta composto por um ou mais Tipos de Documentos Cap tulo 2 DIGITALIZA O LIVRE Neste m todo de digitaliza o todos os documentos que s o digitalizados ao mesmo tempo e depois a partir da tela do MFP associada cada imagem manualmente para um tipo de documento PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Na tela Lotes selecione o lote definido com o m todo de digitaliza o live LA ricon ECA Lote 1 Lote 2 Lote 3 Lote 4 Estado sistema Lista trab Ser exibida a tela Campos Comuns onde voc deve digitar o valor para cada um desses campos RICOH DocScan Lote Lote 1 Campos comuns Lote composto por Numero 1 TD 1 TD 2 Digitalizar Cancelar Lote SEM controle de quant idade JUL 2012 Estado sistema Lista trab 14 07 e Lote Nome do lote selecionado e Lote composto por S o listados os Tipos de documento pertencentes ao lote Nomeados como Nome do lote XX onde indica que o tipo de documento obrigat rio e XX mostra a quantidade de imagens digitalizadas que este tipo de documento deve conter em caso de utilizar controle de quantidades e Lote COM SEM controle de quantidades indica se o lote tem ou n o controle de quantid
6. 16 Cap tulo 5 INDEXA O A indexa o o processo que associa um tipo de documento a uma imagem e adiciona valores aos campos definidos nos tipos de documentos Esta indexa o ou metadata uma forma de classificar os documentos visando a facilitar a sua busca Toda imagens deve pertencer a algum tipo de documento 5 1 Utilizando Digitaliza o Livre Ap s digitalizar documentos mediante o m todo de Digitaliza o Livre os mesmos ficam sem nenhum tipo de indexa o portanto as imagens devem ser indexadas manualmente Isto atribuir a elas um Tipo de documento e valores nos campos de cada tipo de documento PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Para ter acesso tela de indexa o clique em Indexar na tela principal ou na tela de visualiza o de documentos RICOH DocScan gt Indexa o Lote Lote 1 x Comp Ingresos 2 2 x Sol de Credito 1 1 Solicitud 0 Indexar Exportar Estado sistema Lista trab Documento 1 de 8 poss vel fazer zoom na imagem pressionando sobre a mesma Ver 6 1 Zoom 2 Para atribuir um tipo de documento para a imagem que est sendo exibida pressione o tipo de documento desejado Exibe se automaticamente a imagem seguinte NOTA em caso de que existam imagens sem indexar o sistema n o permite exportar a informa o e notifica o usu rio m
7. 18 RECURSOS Zoom Ao clicar 1 visualizac lt lt Ir para a lt Anterior gt Seguinte gt gt lr para a l Indexar D acesso Para conti Digitalizar NOTA as ir Esvaziar Exclui tod Mostra O Documento de quantidac 5 2Zoom A op o Zoom sobre as imagens digitalizadas pode ser habilitada ou desabilitada tanto a partir da aplica o da administra o previamente instala o da aplica o no MFP como a partir dos par metros de digitaliza o no sistema Quando OS documentos s o digitalizados com a op o Zoom habilitada o sistema gera uma c pia das imagens de menor tamanho que posteriormente ser utilizada para a visualiza o pr via Portanto se forem digitalizados documentos sem o zoom ativado e posteriormente for ativado o zoom e mais documentos forem digitalizados s ser poss vel realizar o zoom nos ltimos documentos digitalizados 5 2 1 Aplica o do Zoom poss vel utilizar Zoom em todas as telas que mostrarem documentos digitalizados n o se aplica para as imagens que identificam os lotes PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Tanto na janela de 19 Documento 1 de 8 2 Caso necess rio clique nas setas de navega o acima abaixo esquerda direita para mover a imagem na tela 3 Clique na Lupa ou gt para alterar o n vel de zoom EXPORTA O 20 5 3 Utilizando Digitaliza o por Tipo de Documento Ap s digitaliz
8. Cen rio 1 ltimo Tipo de documento sem quantidades fixas FFFFV Cen rio 2 Todos os Tipos de documento com quantidades fixas FFFFF Cen rio 3 nico Tipo de documento e quantidade vari vel V Cen rio 4 nico Tipo de documento e quantidade fixa F Controle de quantidades HABILITADO Cen rio 1 Cen rio 2 Cen rio 3 Cen rio 4 FALTAM IMAGENS O usu rio informado de que o trabalho ficou incompleto e Ihe sugere continuar com os outros tipos de digitaliza es habilitados N o aplica Controle de quantidades DESABILITADO Cen rio 1 Cen rio 2 Cen rio 3 Cen rio 4 FALTAM IMAGENS Ao chegar quantidade de documentos obrigat rios o resto n o ser controlado SOBRAM IMAGENS r Todo restante associado ao ltimo Tipo de documento O usu rio informado de que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens Tudo associado ao Tipo de documento O usu rio informado de que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens SOBRAM IMAGENS Todo o restante associado ao ltimo Tipo de documento Informa se ao usu rio de que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens Tudo
9. es dispon veis Aparece a seguinte tela RICOH DocScan Destinos FTP NF Novo destino 2 192 168 98 11 Novo NF Novo FTP Excluir Editar ficeitar 7 JUN 2012 Estado sistema Lista trab 17 04 2 Selecione o destino desejado e clique em Aceitar para continuar 8 2 1 Adicionar Novo Destino FTP PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Clique em Novo FTP da tela Destinos RICOH DocScan Configurar transfer ncias Nome Novo destino 3 Servidor FTP 0 0 0 0 Rota Usu rio Senha Porto 21 Testar 7 JUN 2012 Estado sistema Lista trab 17 04 2 Insira os valores solicitados clicando em cada bot o e digite os dados usando o teclado da tela 3 Clique em Teste para testar a configura o 29 4 Clique em Aceitar para finalizar 8 2 2 Adicionar Novo Destino NF Network Folder PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Clique em Novo NF da tela Destinos 1 Configurar network folder Nome Novo destino 2 Servidor IP 192 168 98 11 Servidor IP Demo Usu rio demo Senha Testar 7 JUN 2012 Estado sistema Lista trab 17 01 Insira os valores solicitados clicando em cada bot o e digite os dados usando o teclado da tela Clique em Teste para testar a configura o Clique em Aceitar para finalizar 8 2 3 Excluir Destino PROCEDIMENTO E VI
10. 4 Clique em Exportar para exportar os documentos processados 7 RICOH DocScan Exportac o Exportando Estado sistema Lista trab Exibe se na tela a mensagem Exportando ao final o sistema elimina os dados processados e retorna para a selec o de lotes 14 4 1 1 Controle de quantidades A partir da aplica o do Administrador poss vel configurar para que Ricoh DocScan controle a quantidade de folhas dos tipos de documento pertencentes a determinado lote Quando este controle estiver habilitado se a quantidade de folhas digitalizadas for diferente do definido sobram ou faltam o usu rio ser notificado e dever agir de forma corretiva de acordo com a seguinte tabela Onde F Quantidade de documentos fixa e V Quantidade de documentos vari vel Cen rio 1 ltimo Tipo de documento sem quantidades fixas FFFFV Cen rio 2 Todos os Tipos de documento com quantidades fixas FFFFF Cen rio 3 nico Tipo de documento e quantidade vari vel V Cen rio 4 nico Tipo de documento e quantidade fixa F Controle de quantidades HABILITADO FALTAM IMAGENS SOBRAM IMAGENS O restante de folhas por tipo de documento passar ao seguinte tipo de documento o que gera defasagens entre as quantidades e o sistema n o tem forma de controlar isto portanto n o ser gerado um alerta ao Cen rio 1 usu rio O RATS E informado de que Solu o nestes casos ideal verificar a quantidade de dever esvaz
11. Podemos ter acesso s imagens automaticamente ap s finalizar a 9 Visualizar digitalizac o de um grupo de folhas ou mediante o bot o Visualizar da tela principal RICOH J DocScan e Visualizar Lote Demo Indexar _ A A Digitalizar Esvaziar Documento 1 de 8 Estado sistema Lista trab RECURSOS Bot o Recurso Zoom Ao clicar na imagem ela aumenta ajustando se ao alto da janela de visualiza o lt lt Ir para a primeira imagem digitalizada lt Anterior gt Seguinte gt gt Ir para a ltima imagem digitalizada Indexar D acesso tela de indexa o de imagens Para continuar com o processo de digitaliza o Digitalizar NOTA as imagens s o introduzidas continua o das existentes Esvaziar Exclui todos os documentos digitalizados Mostra o n mero de documento que est sendo visualizando e a Documento de l BENS quantidade total de documentos digitalizados 22 6 1 Zoom A op o Zoom sobre as imagens digitalizadas pode ser habilitada ou desabilitada tanto a partir da aplica o da administra o previamente instala o da aplica o no MFP como a partir dos par metros de digitaliza o no sistema Quando os documentos s o digitalizados com a op o Zoom habilitada o sistema gera uma c pia das imagens de menor tamanho que posteriormente ser utilizada para a visualiza o pr via Portanto se f
12. em Aceitar a mensagem Continue O processo de digitalizac o em curso Entrar na configurac o de destinos e configurar ao menos um destino FTP ou NF Revisar a configurac o do caminho de sa da selecionado 34 RICOH imagine change www ricoh com br 0800 88 742 64 Ricoh Brasil S A RicohO e a logo Ricoh s o marcas registradas da Ricoh Company Ltd O conte do deste documento as caracter sticas apar ncia e especifica es dos produtos e servi os Ricoh est o sujeit os 8 altera es de tempos em tempos sem aviso pr vio Os produtos s o mostrados com os opcionais Embora tenha sido tomado o m ximo cuidado para garantir a precis o destas informa es a Ricoh n o pode garantir que sejam precisas completas ou adequadas e n o poder ser responsabilizada por quaisquer erros ou omiss es neste material Os resultados reais podem variar dependendo do uso dos produtos e servi os e das condi es e fatores que afetem o desempenho As nicas garantias oferecidas pelos produtos e servi os Ricoh s o as estabelecidas nos termos de garantia expressos que os acompanham 35
13. s n meros Da janela INDEXA O navegar entre as imagens conferindo que todos os tipos de documento utilizados tenham todos os campos obligat rios com um valor de indexa o preenchido 33 Tendo controle de quantidades habilitado da janela de INDEXA O clicaram para indexar uma imagem em um tipo de documento que j est completo Foi digitada uma senha de administrador incorreta Seleciona se como par metros de digitaliza o o tipo JPG Cor e uma resolu o maior que 300 dpi Sem digitalizar documentos clicam em EXPORTAR Clicam duas DIGITALIZAR vezes em Tentam exportar e n o h caminhos de sa da configurados O caminho de sa da n o tem valores configurados O tipo de documento completo Senha inv lida Par metro inv lido JPG de mais de 300 dpi N o h documentos exportar est para J existe um trabalho em curso N o h destino de exporta o configurado Erro em Network folder null Conferir que a quantidade de documentos digitalizados corresponda com a documenta o f sica e a quantidade configurada para cada tipo de documento Digite novamente a senha ou entre em contato com o administrador do sistema Modificar os par metros de digitaliza o porque para o tipo JPG Cor n o poss vel utilizar resolu o maior que 300 dpi Antes de realizar uma exporta o preciso digitalizar e indexar documentos Clique
14. RICOH imagine change Manual do Usu rio Vers o 1 0 Julho 2012 BEM VINDOS 3 PREF CIO 4 CONVEN ES 4 CAPITULO E ACESSO AO SISTEMA mas sn O SR 5 CAP TULO 2 DIGITALIZA O 6 2 1 CONTROLE DE QUANTIDADES iodo 9 CAP TULO 3 DIGITALIZA O POR TIPO 10 3 1 1 CONTROLE DE QUANTIDADES rre 12 CAP TULO 4 DIGITALIZA O AUTOMATICA ccoo 13 4 1 1 CONTROLE DE QUANTIDADES usaras ica 15 CAP TULO 5 rro 17 5 1 UTILIZANDO DIGITALIZA O LIVRE Gai il a ariii 17 5 2 UTILIZANDO DIGITALIZA O POR TIPO DE DOCUMENTO ooccoccccoccccononcononcononcnnonenrononroronroronrnnonenrnnenronennanenes 21 Jo UTILIZANDO DIGITALIZA O AUTOM TICA occococconoccononoocononcononcononrnrnnrnrnrnrnnrnrnnrnrnnrnrnrnnrnronrnrnnrnranennnnenes 21 CAPITULO 6 lt VISUALIZACAO dio noviiainienisiio coatora aAa costat asia 22 6 1 A Dig PU o O E OO O 23 Aplicado DO ZOOM a 23 IAS NA 24 CAP TULO 8 CONFIGURA ES coccion 25 8 1 CONFIGURACAO DE dra isa ida dani dida sii 26 8 1 1 Formatos de SETE iaa iii an 26 8 1 2 NMomeando Arquivos de 8
15. SUALIZA O 1 2 Selecione o bot o com o destino que ser exclu do Clique em Excluir 8 2 4 Editar Destino PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 2 3 4 Selecione o bot o com o nome do destino que ser editado Clique em Editar Repetir passos 2 a 4 dos passos de criac o de destinos FTP ou NF Clique em Aceitar para finalizar 30 8 3 Configura o de Digitaliza o Antes da digitaliza o s o exibidos na tela os par metros configurados para a digitaliza o de documentos Os mesmos podem ser editados caso necess rio PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Clique em Configurar para ter acesso s op es de digitaliza o Aparece a seguinte tela RICOH DocScan Es X Configurar Tipo JPG cor TIFF nero Dens idade Claro Claro om Escuro Escuro Tamanho tiutom t ico Carta Po Oficio Resolu o 150 DPI 300 DPI 400 DPI 600 DPI Dupla faz Lados A nat iii NN da 2 ceitar Desat i vado Zoom AS 7 JUN 2012 Estado sistema Lista trab 16 54 2 Selecione as op es desejadas usando os bot es da tela Tipo e JPG Cor Digitaliza o em cores portanto utilizada a compress o JPG e a exporta o deve ser em formato PDF e TIFF mono Otimiza o para textos s o geradas imagens B amp N portanto poss vel perder tons degradados do original Densidade e Claro Claro Normal Escuro Escuro e Tamanho e Auto C
16. ades habilitado e Lista de Campos Bot es correspondentes aos Campos comuns correspondentes ao tipo de documento onde devem ser inseridos os dados de indexac o 2 Pressione o bot o do campo para inserir um valor utilizando o teclado na tela Errar A A A E A A A E Lapse lele dape ello Lale le o leed e fosa rai o 2 OEA Entrada simbolo i APR 12 2012 Estado sistema Lista trab 2 06PM e Presione OK para confirmar o valor selecionado 3 Pressione o bot o Digitalizar para iniciar o processo de digitaliza o de documentos Durante o processo de digitaliza o na tela se exibe o mensagem Digitalizando RICOH DocScan Digitalizando Digitalizando Estado sistema Lista trab Ao final se exibe automaticamente a tela Indexar onde voc deve indexar as imagens digitalizadas atribuir a cada imagem o tipo do documento correspondente 4 Usando os bot es lt e gt navegar entre as imagens atribuindo a cada uma o tipo de documento correspondente tamb m introduzir os valores de campo para cada tipo de documento selecionado ver 5 1 de indexa o nicon E Indexa o Tipo Doc 2 Indexar Exportar Estado sistema Lista trab NOTA Voc pode adicionar documentos ao processo Para isso clique no cone para acessar a tela inicial e pressione Digitalizar Documento 1 5 Para conclu
17. ar Lote SIN control de cant idades JUL 2012 Estado sistema Lista trab 13 49 2 Pressione Digitalizar para continuar Ele exibe a sele o do tipo de documento 10 RICOH 3 DocsScan ma Tipo de documento Lote Lote 3 3 Coloque os documentos a serem processados na bandeja do scanner e selecione o Tipo de documento a ser digitalizado para iniciar a digitalizac o Durante o processo de digitalizac o se exibe a mensagem Digitalizando RICOH DocScan Digitalizando Digitalizando Estado sistema Lista trab Quando o processo termina se exibe a tela de sele o de tipos de documento no bot o do tipo de documento digitalizado exibida a quantidade de imagens digitalizadas 7 RICOH DocScan Tipo de documento Lote Lote 3 TD 1 3 ea TD 2 0 TD 5 0 Finalizar Estado sistema Lista trab A partir da voc pode continuar a digitaliza selecione outro tipo de documento para digitalizar documentos ndice ou outras reas dos tipos de documentos em uso se essa funcionalidade ativada a partir do aplicativo de gerenciamento 4 Depois disso clique em Exportar para concluir o processo 11 3 1 1 Controle de quantidades Na seguinte tabela aparecem quatro cen rios poss veis utilizando digitaliza o Por tipo de documento Onde F Quantidade de documentos fixa e V Quantidade de documentos vari vel
18. ar documentos utilizando o m todo por Tipo de documento as imagens ficam com seu tipo de documento y valores de indexa o dos campos comuns j designados portanto s preciso inserir o valor dos campos de indexa o n o comuns PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Ap s digitalizar os documentos clique em Finalizar para ter acesso tela Indexa o Na seguinte imagem aparece o primeiro documento digitalizado que j tem um tipo de documento designado o ricon g i f x Comp Ingresos 2 2 Sol de Credito 1 1 Ela Indexar Exportar Documento 1 de 8 Estado sistema Lista trab 2 Clique em Indexar para atribuir os valores do tipo de documento designado para a primeira imagem 3 Usando os bot es de navega o preciso percorrer as imagens para inserir em cada tipo de documento seus valores de indexa o NOTA Ao selecionar um tipo de documento por primeira vez necess rio inserir os valores em seus campos 5 4 Utilizando Digitaliza o Autom tica Este m todo similar ao anterior mas neste caso depois de digitalizados os documentos j t m cada um seu tipo de documento designado portanto s preciso inserir os valores dos campos n o comuns 21 Cap tulo 6 VISUALIZA O Mediante a tela de visualiza o de documentos poss vel navegar entre as imagens digitalizadas excluir indexar adicionar imagens ao lote ou excluir tudo
19. ara problemas frequentes Mensagem de erro Algumas n o coincidem quantidades Se os tipos de documento com erro s o obrigat rios necess rio esvaziar e voltar a digitalizar Tipo s de documento s tipos de documento com erro N o poss vel exportar Quantidades n o coincidem com o os tipo s de documento s Tipo de documento Ficaram documentos sem indexar verifique ltimas imagens digitalizadas N o poss vel realizar a exporta o h documentos sem indexar N o poss vel iniciar uma nova digitaliza o autom tica J existem imagens digitalizadas Data inv lida DDMMAAAA N mero inv lido Falta inserir campo s obligat rio s nome do campo Solu o Esvaziar e voltar a digitalizar Cancelar a exporta o esvaziar e voltar a digitalizar Da janela de INDEXA O verificar e excluir as imagens que sobram comparando com a quantidade que foi configurada para o tipo de documento Cancelar a exporta o e da janela de INDEXA O excluir as imagens que sobram comparando com a quantidade que foi configurada para o tipo de documento Esvaziar e voltar a digitalizar todos os documentos juntos As datas devem ser digitadas com o formato DDMMAAAA dois n meros para o dia dois para o m s e 4 para o ano sem espa os nem s mbolos separadores O formato automaticamente definido pelo sistema como DD MM AAAA Voltar a inserir o valor do campo utilizando
20. arta A4 Of cio Resolu o e 150 200 300 400 ou 600 dpi NOTA S poss vel digitalizar em 400 dpi utilizando Mono como op o de modo e Lados e Um lado digitaliza s a frente dos documentos e Dois lados digitaliza frente e verso dos documentos Rota o e N o A imagem final fica no mesmo sentido como foi inserida na bandeja de digitaliza o e 90 graus A imagem resultante gira 90 em sentido hor rio com respeito posi o de entrada na bandeja de digitaliza o 31 Zoom e Ativado Desativado Ativa ou desativa a possibilidade de utilizar zoom para visualizar os documentos 3 Clique em Aceitar para confirmar as altera es na configura o 32 Cap tulo 9 SITUA O feita a Digitaliza o Autom tica com Controle de quantidades habilitado e FALTAM FOLHAS feita a Digitaliza o Autom tica com Controle de quantidades habilitado FALTAM FOLHAS e clicam em EXPORTAR feita a Digitaliza o Autom tica com Controle de quantidades habilitado e SOBRAM FOLHAS feita a Digitaliza o Autom tica com Controle de quantidades habilitado SOBRAM FOLHAS e clicam em EXPORTAR feita a Digitaliza o Autom tica e querem voltar a digitalizar mais documentos no lote digitada uma data com formato incorreto S o digitados caracteres n o num ricos em um campo num rico Ir para exportar documentos e falta indexar campos obligat rios Solu o p
21. ediante uma mensagem em tela 3 Com o tipo de documento selecionado clique em Indexar para atribuir valores aos campos do tipo de documento 17 RICOH DocScan 12 Documento 1 de 8 Indexar tipo de documento Lote Lote 1 TD Cedula Num Cedula Vencimiento Aceptar Estado sistema Lista trab 4 Clique no bot o do campo onde ser inserido o valor de indexa o 5 Digite o valor mediante o teclado na tela e clique em OK O valor digitado aparecer ao lado do nome do campo Neste caso foi inserido o valor do campo Num RG mas ficou faltando inserir o valor para Vencimento Indexar tipo de documento Lote Lote 1 TD Num Cedula 1234567 Vencimiento Aceitar Documento de 8 Estado sistema Lista trab NOTA o asterisco a esquerda do nome do campo indica que s o campos obrigat rios 6 Ap s inserir os dois valores clique em Aceitar para continuar Retornaremos tela que mostra os tipos de documento ricon E Indexa o Lote Lote 1 x Comp Ingresos 2 2 Sol de Credito 1 1 Solicitud 0 Indexar Exportar Documento 1 de 8 Estado sistema Lista trab Ap s designar os valores dos campos a RICOH DocScan Visualizar Lote Demo 4 lt lt JOBE Documento 1 de 8 Estado sistema
22. ens e atribui automaticamente o tipo de documento para a ordem e as quantidades definidas a partir do aplicativo de gerenciamento 13 Se um tipo de documento est configurado para receber um n mero N de imagens e quando a digitaliza o entrou a menos que tais imagens o sistema ir atribuir as seguintes imagens para este tipo de documento para completar a quantidade definida para que as imagens seriam indexadas incorretamente Ditto se voc digitar mais documentos do que o montante fixado Por exemplo no caso acima o tipo de documento TD 4 est definido para esperar duas imagens por isso se um documento digitalizado para o TD 4 e depois outro de um tipo diferente de documento os dois permanecem atribu do a TD 4 Se no entanto tr s documentos s o digitalizados o terceiro ficou sem ndice Na pr xima etapa o usu rio apresentado com os documentos de indexa o de tela e atribu do ao seu tipo de documento correspondente EX RICOH DocScan Indexa o Lote Lote 2 Exportar Documento 1 de Estado sistema Lista trab NOTA Neste caso n o existe um bot o de indexa o a disponibilidade configur vel a partir da aplica o de gest o Se o lote tiver mais de um tipo de documento e eles n o cont m campos comuns necess rios inseridos o bot o Indexa o deve ser habilitado e outra forma permanecerian campos sem valores eo sistema n o permite a exporta o
23. es de exporta o predeterminadas Caminho da Pasta FTP Formato de sa da e Formato de dados 7RICOH DocScan Exporta o Lote Demo 4 Configura o de la exporta o Endere o de FTP o NF FTP 192 168 98 36 FTP_MFP Formato de sa da PDF Formato dos metadados XML Destinos e metadatos Exportar Estado sistema Lista trab Lote COM controle de quant idades 2 Se os par metros de configura o s o corretos clique em Exportar para finalizar o processo NOTA Caso necess rio clique em Destinos e metadados para alterar os par metros de exporta o ver Erro Fonte de refer ncia n o encontrada Erro Fonte de refer ncia n o encontrada As imagens e os dados de indexa o s o exportados para a pasta configurada como sa da FTP ou NF No exemplo seguinte aparece o resultado de uma exporta o de imagens formato PDF e metadados XML onde em um s arquivo XML est toda a informa o de indexa o das imagens processadas O hi ENPROCESO RICOHDOCSCAN VIDEO ftproot SalidaMFP rganiar inclui en biblioteca x Favontos AR 4 Descargas todo d Dropbox EE Escritorio LA 20120512043958 20120512043958 Domiciho pdf ndices xml B AOT le E AZ nios recientes 20120512043956 20120512043957 20120512043957 Cedula pdf Comp Sol de Bibliotecas Ingresos pdf Credito pdf Equipo Ci Red W EN PROCESO NOTA Por
24. i Cedula pdf Comp Sol de Domicilio pdf ndices xml Bibliotecas Ingresos pdf Credito pdf Li Equipo Cu Red X EN PROCESO B 5 elementos Imagens PDF Metadados TXT A o 5 Es o a d SalidaMFP v z Buscar SalidaMFP p Organizar Incluir en biblioteca Compartir con v Presentaci n Grabar Nueva carpeta a 1 X Favoritos Go de Descargas de Dropbox E Escritorio Siti ient DECS SAVE A A cu oikos recientes 20120512044348 20120512044348_ 20120512044349_ 20120512044349_ 20120512044349_ Cedula pdf Cedula txt Comp Comp Sol de Bibliotecas Ingresos pdf Ingresos bd Credito pdf gu ure E Equipo TR LA 20120512044349 20120512044350 20120512044350 de SalidaMFP Sol de Credito Domicilio pdf Domicilio txt B 8 elementos 8 1 2 Nomeando Arquivos de sa da Sa da em formato XML Sa da em formato TXT Imagens Imagens e Fecha Tipo de documento tif e Fecha Tipo de documentol tif e Fecha Tipo de e Fecha Tipo de documento pdf documento pdf Metadados Metadados e Fecha _indices xml e Fecha Tipo de documento txt Se gera um TXT por tipo de documento 28 8 2 Configura o de Destinos O sistema permite adicionar todos os destinos necess rios sejam eles sites FTP FTP ou Pastas na Rede NF Network Folders PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Clique em Destinos para ter acesso s op
25. iar e voltar a documentos digitalizados com respeito quantidade digitalizar todo configurada por tipo de documento pr vio exporta o O usu rio informado de que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Cen rio 2 Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens Informa se ao usu rio que h imagens a mais As O usu rio informado de que restantes ficam sem indexar Cen rio 4 dever esvaziar e voltar a digitalizar todo Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens 15 Controle de quantidades DESABILITADO Apenas digitaliza o Autom tica Cen rio 1 Se chegar quantidade de documentos obrigat rios o resto n o ser controlado Cen rio 2 Cen rio 3 Cen rio 4 Apenas digitaliza o Autom tica O restante de folhas por tipo de documento passar ao seguinte tipo de documento o que gera defasagens entre as quantidades e o sistema n o tem forma de controlar isto portanto n o gerado um alerta ao usu rio Solu o nestes casos ideal verificar a quantidade de documentos digitalizados com respeito quantidade configurada por tipo de documento pr vio exporta o Informa se ao usu rio que h imagens a mais As restantes ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens Tudo ser associado ao tipo de documento Idem Cen rio 2
26. ir o processo pressione Exportar 77 RICOH DocScan Exporta o Exportando Estado sistema Lista trab Exibe se na tela a mensagem Exportando ao final o sistema elimina os dados processados e retorna para a selec o de lotes 2 1 Controle de quantidades Na seguinte tabela aparecem quatro cen rios poss veis utilizando digitaliza o Livre Onde F Quantidade de documentos fixa e V Quantidade de documentos vari vel Cen rio 1 ltimo Tipo de documento sem quantidades fixas FFFFV Cen rio 2 Todos os Tipos de documento com quantidades fixas FFFFF Cen rio 3 nico Tipo de documento e quantidade vari vel V Cen rio 4 nico Tipo de documento e quantidade fixa F Controle de quantidades HABILITADO Cen rio 1 Cen rio 2 Cen rio 3 Cen rio 4 FALTAM IMAGENS Informa se ao usu rio que o trabalho ficou incompleto e lhe sugere continuar com os outros tipos de digitaliza es habilitados N o aplica Controle de quantidades DESABILITADO Cen rio 1 Cen rio 2 Cen rio 3 Cen rio 4 FALTAM IMAGENS Ao chegar quantidade de documentos obrigat rios O resto n o ser controlado SOBRAM IMAGENS r Todo restante associado ao ltimo Tipo de documento informado ao usu rio que h imagens a mais As que sobram ficam sem indexar Solu o O usu rio dever corrigir manualmente excluindo e indexando imagens
27. lt idCampo gt lt nombreCampo gt Renta Mensual lt nombreCampo gt lt IdTipoCampo gt 1 lt IdTipoCampo gt lt nombreTipoCampo gt Numero lt nombreTipoCampo gt lt valorCampo gt 11500 lt valorCampo gt lt campo gt lt campo gt lt idCampo gt 3 lt idCampo gt lt nombreCampo gt CPF lt nombreCampo gt lt IdTipoCampo gt 1 lt IdTipoCampo gt lt nombreTipoCampo gt Numero lt nombreTipoCampo gt lt valorCampo gt 1243 lt valorCampo gt lt campo gt lt valores gt lt arquivo gt lt nombreArchivo gt 20120412035829 Comprovante de Renda tiff lt nombreArchivo gt lt tipoArchivo gt MultiTiff lt tipoArchivo gt lt arquivo gt lt tipoDocumento gt lt root gt e TXT A informa o exportada para a pasta destino gerando um arquivo por tipo de documento contendo os dados inseridos durante a indexa o Exemplo NombreArchivo TipoArchivo Nombre Tipo de Documento NomejRenda Mensal CPF 20120412035801 Comprovante de Renda tiff MultiTiff Comprovante de Rendalcarlos 11500 1243 27 VISUALIZA O Imagens PDF Metadados XML r gt gt AN root Salida Buscar SalidaMFP LJ PROCESO RICOH DOCSCAN VIDEO ftp SalidaMFP 44 Organizar Incluir en biblioteca v Compartir con v Grabar Nueva carpeta YY Favoritos ra a E de Descargas di Dropbox a es HE Escritorio 8 E E O dE 20120512043956 20120512043957_ 20120512043957 20120512043958 20120512043958_
28. mais detalhes ver 8 1 1 Formatos de 24 Cap tulo 8 CONFIGURA ES Desde a interface de usu rio poss vel modificar os par metros de formato t CONFIGURA O de sa da e destino previamente configurados no momento da instala o Estas tarefas s o geralmente realizadas por um administrador do sistema para modificar as configura es desde a equipe MFP solicitada uma senha de administrador Essa senha pode ser desativada a partir da aplica o de administra o antes de instalar o sistema no MFP PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Pressione o bot o Configurar na tela principal ou na tela de exporta o 2 Digite a Senha administrador RICOH DocScan senha administrador Aceitar Cancelar Estado sistema Lista trab Aparece a tela Configura es 7 RICOH EASCAN a Formatos Dest inos ll Par metros Estado sistema Lista trab 3 Clique em Formatos Destinos ou Par metros conforme necess rio 25 8 1 Configura o de Formatos Daqui o usu rio pode selecionar entre as v rias op es tanto para o formato de sa da das imagens como para o tipo de arquivo que conter os metadados PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Da tela Configura es clique em Formatos para ter acesso s op es dispon veis Esta tela exibida RICOH q E x DocScan Formato de arquivo TIFF EE Formato dos metadados TAT
29. onados aos documentos permite que posteriormente seja poss vel buscar os documentos de forma mais eficiente O processo de atribui o dos v rios tipos de documentos pode ser realizado de forma manual para cada imagem o usu rio atribui o tipo de documento correspondente ou em outros casos o sistema designa de forma autom tica um tipo de documento para cada imagem A exporta o ltima etapa gera um arquivo em formato pdf ou tiff por cada tipo de documento que exportado para uma pasta compartilhada Os dados de indexa o s o armazenados em arquivos formato txt ou xml Pref cio No Manual do Usu rio Ricoh DOCSCAN s o descritas as diferentes fun es da aplica o e est o dispon veis as respostas para as perguntas mais frequentes Conven es Na tabela seguinte disponibilizamos outras conven es utilizadas neste manual CONVEN O SIGNIFICADO Nos procedimentos indica o texto que voc escreve ou o Negrito nome de um objeto da tela como um menu ou um bot o Cap tulo 1 ACESSO AO SISTEMA PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Para ter acesso ao sistema Ricoh Doc Scan clique em Other Other Function Function pelo teclado do MFP E a seguir selecione Ricoh Doc Scan O Ricoh Docscan RICOH DocScan RICOH DocScan 2 Clique em In cio para continuar Na tela seguinte s o exibidos os Lotes dispon veis nicon le
30. orem digitalizados documentos sem o zoom ativado e posteriormente for ativado o zoom e mais documentos forem digitalizados s ser poss vel realizar o zoom nos ltimos documentos digitalizados 6 1 1 Aplica o do Zoom poss vel utilizar Zoom em todas as telas que mostrarem documentos digitalizados n o se aplica para as imagens que identificam os lotes PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 4 Tanto na janela de Indexa o como na de Visualiza o clique na imagem obtida para ampli la no primeiro n vel de Zoom o sistema conta com dois n veis de zoom dispon veis Y RICOH fa DocScan Visualizar Lote Lote 1 RICOH DocScan Visualizar Lote Lote Documento 1 de 8 5 Caso necess rio clique nas setas de navega o acima abaixo esquerda direita para mover a imagem na tela 6 Clique na Lupa ou para alterar o n vel de zoom 23 Cap tulo 7 EXPORTA O A exporta o a opera o que para cada tipo de documento agrupa as imagens e gera um arquivo PDF ou Multitiff que enviado a um disco compartilhado ou FTP previamente configurado criado um arquivo XML ou TXT com os dados de indexa o onde ser armazenado no mesmo diret rio que os documentos digitalizados PROCEDIMENTO E VISUALIZA O 1 Para ter acesso s op es de exporta o clique em Exportar na tela principal ou depois de indexar os documentos na tela Indexa o S o visualizadas as op
Download Pdf Manuals
Related Search