Home

Xerox® SMARTsend® Versione 3 Guida per l`utente

1. 110 Stampa dei documenti da un archivio documenti 111 5 Operazioni di scansione Prima di eseguire la scansione L nsere rores errero rnnr rorrres ern 114 Effetti della pubblicazione sulla scansione eneon n renren eenn 115 Scansione con un modello di scansione dispositivo serussrrnrnsernn 116 Scansione con un foglio di copertina PaperWare neern ennr ennn 117 Flussi di lavoro con attributi documento modificabili 118 Impostazioni di scansione PaperWare personalizzate 118 Rigenerazione del foglio di copertina i 119 Scansione dei documenti in un archivio documenti enne rrn renser 120 PIODIEMIEON Urla een 122 Indice SMARTsend 5 Guida per l utente Indice generale 6 SMARTsend Guida per l utente Benvenuti in SMAR Tsend In questo capitolo vengono descritte caratteristiche e funzioni del software Xerox SMARTsend nonch i servizi di supporto disponibili nella documentazione di entrambe le applicazioni e attraverso i servizi di supporto Xerox Contenuto del capitolo Funzionalit in questa versione a pagina 8 Novit di questa versione a pagina 10 Descrizione generale di SMARTsend a pagina 11 Documentazione di SMARTsend a pagina 12 Assistenza clienti a pagina 14 SMARTsend 7 Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Funzionalit in questa versione SM
2. Flussi di lavoro di distribuzione La sottocar tella esiste gi nella destina zione Valore Attributo doc umento S o No asseg nato all attributo Crea le car telle neces sarie Non mappata Valore Attributo doc umento asseg nato all attributo Sottocar telle INDIPENDENTE MENTE Valore S o No nell attributo Crea le car telle neces sarie in Destinazioni documento Attributo Sot tocartella in Destinazioni documento INDIPENDENTE MENTE Comporta mento Scansione non riuscita Il valore Sottocartella esiste in Destinazioni documento ma la cartella non esiste l impostazione Crea le cartelle necessarie in Destinazioni documento No e non esiste nessun attributo documento mappato a Crea le cartelle necessarie Non mappata INDIPENDENTE MENTE File memorizzato nella sottocartella fornita nel valore attributo documento Sottocartella Non mappata File memorizzato nella sottocartella definita in Destinazioni documento Nota Indipendentemente indica che un azione viene sempre eseguita con o senza un valore o attributo presente per il campo indicato 82 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Appendice A Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete La seguente procedura illustra la creazione di un flusso di lavoro campione che archivia su u
3. Nota se le destinazioni sono state scelte al momento della pubblicazione nel foglio di copertina le destinazioni appaiono gi selezionate 3 Inserire il documento da scansire e il foglio di copertina nell alimentatore con il foglio di copertina sopra prima pagina Nell alimentatore si possono caricare vari lavori contemporaneamente sempre che siano tutti separati da un foglio di copertina Premere Avvia Se il flusso di lavoro prevede la generazione della conferma la conferma del lavoro viene stampata o trasmessa via e mail Verificare nel foglio di conferma che il lavoro sia stato portato a termine correttamente Il file di scansione deve essere specificato dal flusso di lavoro su ogni destinazione Rigenerazione del foglio di copertina Nell angolo inferiore sinistro del foglio di copertina c la casella di controllo Rigenera questo modulo Se la casella selezionata ogni volta che si usa il foglio di copertina viene stampato un nuovo foglio Il foglio di copertina appena stampato rappresenta una versione pulita cio senza segni di spunta che indichino le destinazioni selezionate dall utente per i lavori di scansione precedenti Nota se la risoluzione di scansione impostata su un valore basso il DataGlyph generato sul foglio di copertina sar cos grande da nascondere la casella Rigenera questo modulo Per creare una nuova versione del foglio di copertina fare clic su Rigenera foglio di copertina nella pagina Visua
4. Cancellazione di un profilo Gli utenti possono cancellare soltanto i profili di cui sono titolari Per cancellare un profilo 1 Andare alla Home page utente 2 Nella sezione Opzioni di personalizzazione fare clic su Gestione di Profili attributo documento 3 Selezionare il profilo da cancellare nell elenco dei profili documento 4 Fare clic su Cancella nel pannello di sinistra Creazione di un nuovo profilo Se il gruppo di campi pu essere riutilizzato in un altro flusso di lavoro salvarlo in un nuovo profilo Per creare un nuovo profilo 1 Andare alla pagina Attributi documento del flusso di lavoro 2 Dall elenco Utilizza il seguente profilo selezionare il profilo pi simile a quello che si desidera creare 3 Fare clic su Salva nuovo profilo con nome sotto la sezione dei campi 4 Nella finestra Salva nuovo profilo con nome immettere un nome e una descrizione che identifichino il profilo 5 Fare clic su OK 6 Aggiungere e cancellare i campi e modificare le propriet secondo necessit Modifica di un profilo Se il profilo non associato a un flusso di lavoro che non ancora stato pubblicato non sar possibile modificarlo senza rinominarlo mediante l opzione Salva nuovo profilo con nome SMARTsend 65 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Campi attributi documento I campi attributi documento consentono di fornire le associazioni dei dati alle destinazioni documento Ad esempio un
5. L rr rnnn rr rrrnr renn 92 Modelli scansione dispositivo iii 92 Fogli di copertina PaperWare L iii 92 Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox L 94 Impostazioni di pubblicazione L ne rrrenn r rrnrnrerrrrrrer ern 94 Attributi documento Li 96 FIORI SCANSIONE ilaria 97 Personalizzazione profili scansione 0 bi 98 Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware 101 Uso di un foglio di copertina PaperWare con un Internet Fax 103 Impostazioni di pubblicazione ia 104 DestinaZi tii misie n niei a iiie eke AKEE E Ei E E EE E T e a a 104 Attributi documento sssssssssesesseesseeseesseeeseeseesseeseseseeesseese 105 4 SMARTsend Guida per l utente Indice generale Impostazioni di scansione L unse nn eeose e oreore eorr rrr serr rrrr rrr rnn 105 Visualizzazione delle pubblicazioni nunne e nunnn erann renere erenn 108 Dettagli pubblicazioni L enren rrn rers rrrr errereen rres rrn 108 Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione 109 Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro ennnen 110 Cancellazione di singole pubblicazioni di un flusso di lavoro 110 Cancellazione di tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro
6. Nota se l opzione Tipo di originale del dispositivo Xerox impostata su Foto l opzione Auto esposizione viene disattivata e sul dispositivo il comando viene disabilitato 98 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Contrasto Il contrasto controlla la differenza tra le aree grigio chiaro e quelle grigio scuro del documento di uscita Un immagine scansita ad alto contrasto appare nitida e vivida ed composta principalmente da aree bianche e nere Un immagine scansita con un basso livello di contrasto invece pi sfumata ed composta da aree di diverse gradazioni di grigio Tonalit Il controllo della tonalit consente di regolare la luminosit del documento di uscita in modo che appaia pi chiaro pi scuro oppure uguale al documento originale Definizione La definizione rende i bordi dell immagine scansita pi o meno pronunciati rispetto a quelli del documento originale ed utile per evidenziare le righe sottili e i dettagli pi piccoli dell immagine Al contrario una minore definizione consente di nascondere gli eventuali puntini sull immagine Unit di misura di cancellazione bordi L opzione Unit di misura di cancellazione bordi consente di rimuovere i puntini i segni dei fori e dei punti metallici e gli eventuali difetti che appaiono attorno al bordo del documento originale Questa opzione consente di cancellare qualsiasi segno che appare sul bordo della pagina da 0 a 50 mm
7. possibile che venga visualizzata una finestra di dialogo Avviso di protezione Fare clic su S per continuare d Pu apparire la richiesta di immettere le credenziali per il computer SMARTsend Immettere il proprio nome utente e password per il computer SMARTsend e fare clic su OK Nota utilizzare le stesse credenziali specificate per l accesso a SMARTsend Nel caso di credenziali diverse pu essere necessaria l eliminazione dei file internet temporanei dalla workstation prima di poter procedere Ad esempio con Internet Explorer sono disponibili le seguenti opzioni per cancellare i file internet temporanei Strumenti gt Opzioni Internet gt Generale gt Elimina file gt OK SMARTsend 83 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 84 e Viene visualizzata la pagina Impostazioni account Immettere il nome utente e la password per la cartella di rete immettere nuovamente la password nella casella Conferma password e fare clic su OK f Nella pagina delle propriet di rete fare clic nuovamente su OK g La nuova destinazione dovrebbe essere visualizzata e selezionata nella pagina Destinazioni documento Per aggiungere altre destinazioni di cartelle di rete fare clic su aggiungi posizioni e ripetere la procedura appena descritta Dopo aver aggiunto tutte le nuove destinazioni alla pagina Destinazioni documento
8. E mail dell utente flusso di lavoro abilita l invio di un messaggio e mail all utente che ha inviato il flusso di lavoro Questa opzione disponibile soltanto nei casi di scansione da dispositivi con autenticazione e quando viene utilizzato un foglio di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition Se utilizzata su un dispositivo multifunzione Xerox senza autenticazione n foglio di copertina non verr creata alcuna conferma lavoro Conferma stampata abilita la stampa di una pagina di conferma sul dispositivo multifunzione Xerox utilizzato per la scansione La conferma viene stampata dopo che il lavoro stato inviato a destinazione senza problemi oppure quando si verifica un errore Se il lavoro contiene informazioni riservate utilizzare questa opzione per evitare di stampare la conferma su un dispositivo accessibile a chiunque 72 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Accesso al flusso di lavoro L accesso al flusso di lavoro regola la possibilit di visualizzare utilizzare e modificare il flusso di lavoro Pubblico qualsiasi utente di SMARTsend pu visualizzare utilizzare modificare e pubblicare il flusso di lavoro Soltanto i titolari o gli amministratori possono cancellare un flusso di lavoro pubblico Privato consente al titolare di un flusso di lavoro privato o all amministratore di visualizzare utilizzare modificare e cancellare il contenuto ad esemp
9. automaticamente a popolare i campi Nome cabinet e Nome cartella Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il nome cabinet e il nome cartella Immettere il nome del Docbase di Documentum da utilizzare come archivio per l archiviazione dei documenti scansiti Il Nome cabinet e il Nome cartella di Documentum definiscono la posizione di archiviazione che utilizzer il flusso di lavoro Un cabinet il componente di livello pi elevato per gli oggetti di organizzazione in Documentum Cartelle documenti e altri oggetti vengono creati e archiviati nei cabinet di Documentum Per selezionare una cartella derivante da un cabinet esistente fare clic su Espandi per visualizzare e selezionare ulteriori cartelle Se le credenziali richieste di Documentum non sono state configurate in SMARTsend pu essere necessario aggiungere un nome utente e password per il cabinet necessario inserire un nome cabinet L aggiunta di un ulteriore nome cartella facoltativa Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti DocuShare DocuShare versione 3 1 e 4 0 una destinazione documento supportata 40 Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di DocuShare Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu
10. conserva Possibile perdita di immagine da origine di scansione informazioni durante l elaborazione PDF protetto crittografato PDF lineare XPS XPS e Nuovo formato aperto di Microsoft e Visualizzazione pagine affiancate e Fornito con Windows Vista Disponibile per XP Table 3 1 Tipi e formati di documento supportati 54 SMARTsend Guida per l utente Tipo documento Formati file di output Flussi di lavoro di distribuzione Considerazioni JFIF JPEG Ogni pagina archiviata come singolo documento Formato di immagine ampiamente supportato Ottimo per le immagini a colori JPEG l unica compressione supportata Pu mostrare evidenti alterazioni nei documenti testuali Alcuni archivi non supportano i file a singola pagina Nessun supporto OCR TIFF pagina singola TIFF 6 0 pagina singola TIFF 6 0 TTN2 pagina singola Ogni pagina archiviata come singolo documento Formato di immagine ampiamente supportato Azione moderata delle opzioni di compressione Alcuni archivi non supportano questo formato Nessun supporto OCR TIFF pagine multiple TIFF 6 0 pagine multiple TIFF 6 0 TTN2 pagine multiple TIFF multipagina conserva immagine da origine di scansione Ogni pagina archiviata come singolo documento Formato di immagine ampiamente supportato Azione moderata delle opzioni di compressione Possono essere archiviati in tutti gli archivi di SMARTsend Nessun suppo
11. Che possano essere trasformati salvati cercati e condivisi Ggralmente SMARTIend pronto per essere uthizzato 1 L indirizzo e mail SMARTSENdUser Mmycompany com Sava ui Aggiungi nuovo Q g b Fuso di lavoro in distribuzione Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e mall TrueMatch Cerca Musso di Livoro 8 Gestione di Fussi di lavoro personal 8 Visualizza Flussi di lavoro Li Crudenziali Aggiungo 0 aggiorna credenziali per servizi scanpone Aggungiuna nuova credenziale D Gestione di credenziali Figura 2 1 Home page utente Sezione superiore e Percorso di navigazione indica la pagina corrente e le pagine visitate per arrivarci Ad esempio quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro compare Home gt gt Esplora flusso di lavoro gt gt Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione Il testo un collegamento a ogni pagina Fare clic sui collegamenti per accedere a qualsiasi pagina di SMARTsend del percorso e Computer Nome utente indica il nome del computer SMARTsend e l utente attualmente collegato Nota in molte pagine di SMARTsend per vedere altri pulsanti o i messaggi di errore necessario far scorrere la pagina SMARTsend 19 Guida per l utente Descrizione generale del sito Introduzione Il riquadro sinistro o la sezione Introduzione della Home page utente riporta lo stato dell applicazione Le seguenti icone indicano lo stato di una fase della procedura o
12. Se possibile immettere le credenziali per il server DocuShare piuttosto che una raccolta individuale Ci rende pi facile individuare le raccolte mentre si sfoglia e pu eliminare la necessit di aggiungere credenziali per le raccolte individuali Durante l immissione delle credenziali per il server DocuShare verificare che possibile accedere al server DocuShare Accedere utilizzando l URL immesso in SMARTsend seguito da Login ad esempio http www docushare companyx com dsweb Login Rispettare la distinzione tra maiuscole e minuscole SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione gt Per aggiungere nuove credenziali 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Aggiungi una nuova credenziale Viene visualizzata la pagina Impostazioni account 2 Selezionare il tipo di destinazione dall elenco a discesa Tipo account Il numero e i nomi delle altre caselle variano a seconda del tipo di destinazione selezionato 3 Compilare le altre caselle di modifica per la destinazione 4 Fare clic su OK Nota pu apparire la richiesta di immettere le credenziali per il computer SMARTsend dopo aver fatto clic su Aggiungi una nuova credenziale Utilizzare le stesse credenziali specificate per l accesso a SMARTsend Nel caso di credenziali diverse pu essere necessaria l eliminazione dei file internet temporanei dalla workstation prima di poter procedere Ad esempio con Internet Explorer sono disponibili le seguen
13. si pu richiedere all amministratore di creare e pubblicare un modello di scansione personalizzato con le propriet richieste Prima di eseguire la scansione gli utenti provvederanno a selezionare il modello personalizzato dal dispositivo SMARTsend 93 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox La pubblicazione di un flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione Xerox crea un modello di scansione dispositivo e lo assegna ai dispositivi Xerox selezionati Di seguito sono presentate le fasi che compongono l operazione di pubblicazione seguite da una spiegazione pi articolata su ciascuna impostazione di pubblicazione Per pubblicare un flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione Xerox 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il nome del flusso di lavoro da pubblicare 3 Nell elenco Attivit flusso di lavoro fare clic su Pubblica in dispositivo multifunzione Xerox 4 Specificare le impostazioni di pubblicazione a Specificare un nome per la pubblicazione Questo il nome che viene visualizzato nell elenco dei modelli e deve essere univoco Vedere Nome pubblicazione a pagina 95 b Selezionare l ora in cui scadr la pubblicazione Vedere Scadenza dopo a pagina 95 c Selezionare i dispositivi su cui risieder il flusso di lavoro Vedere Ag
14. 300x300 300 x300 200 x 200 300 x 300 300 x 300 200 x 200 Lati da 1 2 1 1 2 1 scansire Auto S S S S S S esposizione Table 4 1 Impostazioni del profilo di scansione di default Selezionare il profilo che meglio corrisponde al tipo di documento da sottoporre a scansione ad esempio Documento aziendale in bianco e nero fronte retro Se un impostazione non supportata il dispositivo ricorrer alla sua impostazione predefinita o automatica Si possono utilizzare i seguenti metodi per personalizzare le impostazioni di scansione SMARTsend 97 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Profilo di scansione personalizzato questo metodo consente di modificare qualsiasi profilo di scansione predefinito e di applicare le impostazioni al flusso di lavoro corrente Durante la pubblicazione di un flusso di lavoro scegliere un profilo dall elenco di selezione Profilo di scansione quindi fare clic sul collegamento Propriet vicino all elenco Modificare le impostazioni secondo necessit e salvarle facendo clic sul pulsante OK La selezione Profilo di scansione indicher ora che un Profilo di scansione personalizzato verr applicato alla pubblicazione Vedere Personalizzazione profili scansione a pagina 4 98 per ulteriori informazioni Regolazione su dispositivo questo metodo consente di regolare o escludere le impostazioni di scansione sul dispositivo durante la scansione Dopo la scelta del model
15. 9 Fare clic su Avanti gt gt 10 Nella pagina Salva flusso di lavoro rivedere i dettagli del flusso specificati nelle fasi precedenti Nel caso di modifiche fare clic sui pulsanti Modifica nella pagina per tornare alle schermate precedenti In caso contrario fare clic su Fine per creare il flusso di lavoro Se si indica che il flusso di lavoro dovr essere pubblicato in un secondo tempo viene visualizzata nuovamente la Home page utente In caso contrario viene visualizzata la relativa pagina Pubblica flusso di lavoro Vedere Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro SMARTsend 29 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente possibile che si renda necessario creare un nuovo flusso di lavoro simile a un flusso di lavoro esistente ma con propriet diverse ad esempio una diversa destinazione del documento In questi casi invece di creare un flusso di lavoro da zero preferibile apportare le modifiche necessarie a un flusso di lavoro esistente quindi salvarlo con un altro nome Nota per creare un nuovo flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente questo deve essere modificato Vedere Modifica di un flusso di lavoro a pagina 31 per informazioni sulla modifica dei flussi di lavoro Per creare un nuovo flusso di lavoro partendo da un flusso di lavoro esistente 1 Andare alla Home
16. Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il server e la cartella Immettere il server che ospita l applicazione LiveLink Fare clic su Espandi per individuare la cartella che il flusso di lavoro utilizzer come posizione di archiviazione documenti necessario specificare nome utente e password SMARTsend 43 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Categoria l immissione di una categoria facoltativa Una categoria definisce i metadati personalizzati che verranno utilizzati durante il mapping dei metadati utilizzando i profili di attributo documento Se necessario fare clic su Espandi per selezionare una categoria di LiveLink predefinita da applicare al documento Vedere Appendice D Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend a pagina 3 89 per ulteriori informazioni Nota la categoria deve essere creata in LiveLink prima di utilizzare il flusso di lavoro SMARTsenda cui si riferisce Altrimenti il flusso di lavoro non verr eseguito Inoltre se si verifica una discordanza di tipo per un campo attributo di documento LiveLink definito in una categoria l errore e il valore verranno ignorati e l applicazione continuer il caricamento Ad esempio se si definisce un campo di categoria di tipo intero ma si fornisce al dispositivo un valore non intero il documento verr caricato ma il campo categoria sar vuoto Anche il rapporto di conferma segnaler c
17. Aspose Pty Ltd Versione documento luglio 2009 2 SMARTsend Guida per l utente Indice generale Benvenuti in SMARTsend Funzionalit in questa versione LL bere 8 Novit di questa versione MERA RE EEE IONE PEPE PE ET SI PRVE TRO E RIPORTO DI PEEDTT 10 Descrizione generale di SMARTSend ire 11 Documentazione di SMARTSsend roro ron roren 12 Guida all installazione e all amministrazione di SMARTsend 12 Guida per l utente di SMARTSend rrene 12 Guida in lied rate starai e a a RI EE 12 Schede di riferimento rapido L err nnrr renren errr rrnrrs rren 12 File Leggimi txt ssi iaia ilaele lead da dead 13 Assistenza clienti annan EEEE EEEEEEEE EEEE EEEE EEEE EEEE EE 14 Assistenza telefonita irrita ta 14 Assistenza via Internet se eeenieiicr se rereana a E E D E EES 15 Descrizione generale del sito Accesso alla Home page utente L bce 18 Descrizione della Home Page utente L 19 ie AA 20 Indirizzo e mail iii ilpaiiapa ria 20 Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e mail personale 20 Fl ssi di lAVOTO elio 21 Credernziali ror ierrirereranaranetei a aeiia E RE 22 Aggiungi una nuova credenziale 0LL beer 22 Gestione di credenziali beer 22 Opzioni di PEISONalizzazione lt rria ri ibi EARLE LEE AZ ARA 23 Indiriz
18. Il valore di default 3 mm Nota alcuni dispositivi non supportano l opzione Cancella bordo In tal caso necessario impostare manualmente i valori di cancellazione del bordo sul dispositivo quando si esegue la scansione Formato supporto di origine Per Formato supporto di origine si intende la dimensione fisica del documento originale Risoluzione L opzione Risoluzione consente di specificare la risoluzione del documento di uscita Questa impostazione non deve necessariamente corrispondere alla risoluzione di stampa del documento originale Una risoluzione di 600 dpi produce un immagine di qualit decisamente superiore a un impostazione di 300 dpi tuttavia l impostazione di 600 dpi produrr un file di dimensioni maggiori SMARTsend 99 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Lati da scansire Lati da scansire indica il numero di lati stampati del documento originale vale a dire Solo fronte Fronte retro Ruota lato 2 Auto esposizione abilitata disabilitata Auto esposizione consente di migliorare l uscita dei documenti con sfondo a colori Quando Auto esposizione abilitata lo scanner seleziona automaticamente un livello di esposizione adatto al documento originale Se Auto esposizione disabilitata lo scanner utilizza le impostazioni di luminosit del modello per determinare il livello di esposizione dell immagine prodotta Ci pu provocare un aumento delle dimensioni del file di output N
19. La codifica Base64 per MIME dovrebbe funzionare nella maggior parte dei casi iv Selezionare Scansiona su e mail personale se si desidera che il file di output venga inviato per e mail al mittente del lavoro di scansione Questa opzione richiede l autenticazione sul dispositivo di scansione se utilizzata con modelli di scansione dispositivo e deve essere selezionata soltanto per i dispositivi che supportano l autenticazione v Selezionare Invia collegamento URL al documento nessun documento allegato se si desidera inviare unicamente un collegamento del documento invece del documento stesso vi Fare clic su OK SMARTsend Guida per l utente 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Flussi di lavoro di distribuzione I nuovi destinatari dovrebbero a questo punto essere visualizzati e selezionati nella pagina Destinazioni documento Dopo aver aggiunto tutte le nuove destinazioni alla pagina Destinazioni documento fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Nome e tipo documento Sotto Identificazione documento indicare il nome base del file di output Ai fini di questo esempio indicare un nome quale NomeMioDoc Selezionare Data e ora dall elenco a discesa Suffisso nome In questo modo la data e l ora verranno aggiunte come suffisso al nome specificato in precedenza NomeMioDoc Selezionare un Tipo documento Per questo esempio selezion
20. Tutti i servizi gt Servizi personalizzati sull interfaccia utente del dispositivo 2 Il pulsante Scansione su archivio deve essere visibile Osservare che l etichetta riportata sul pulsante pu essere stata personalizzata dall amministratore di sistema In questo caso chiedere all amministratore di sistema il nome modificato del servizio personalizzato 3 Selezionare Scansione su archivio o il pulsante equivalente sull interfaccia utente dell MFD Se l amministratore del sistema non ha abilitato l accesso predefinito fornire i dettagli relativi a nome utente password e dominio SMARTsend quindi selezionare Invio Tuttavia se l accesso predefinito abilitato non necessario che l utente esegua il login in questo punto 4 Una volta eseguita la connessione sul dispositivo viene visualizzato un elenco di collegamenti a cartelle che agiscono da punti di partenza per consentire all utente di ricercare un archivio adatto per il documento scansito Questi collegamenti devono essere inseriti dall amministratore SMARTsend Per istruzioni sulla creazione dei collegamenti fare riferimento alla Guida all installazione delle estensioni dispositivo SMARTsend 5 Selezionare la destinazione per la scansione possibile spostarsi all interno delle cartelle utilizzando i pulsanti espandi e su in modo simile all esplorazione delle cartelle su un PC Per abilitare la scansione necessario selezionare una cartella valida Se non stata creata u
21. clic su Aggiungi campo Viene visualizzata la finestra di dialogo Propriet attributo consentendo di creare e definire un attributo documento 9 Scegliere le opzioni per l attributo documento a Digitare un Nome campo ad esempio Plex b Se si desidera impostare un Valore di default o valori multipli scegliere un opzione e digitare il o i valori ad esempio Duplex c Selezionare Obbligatorio se si tratta di un campo che l utente deve completare d Selezionare un opzione di Protezione campo e Selezionare un Tipo campo 10 Sotto Mapping attributo deselezionare la casella di controllo Abilitato 11 Fare clic su OK 12 Per aggiungere un altro campo ripetere i passi da 8a 11 70 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione 13 Nella pagina Attributi documento fare clic su Salva nuovo profilo con nome per salvare i campi come un nuovo profilo per utilizzi futuri in altri flussi di lavoro 14 Continuare la programmazione del flusso di lavoro Subito dopo la pubblicazione e l esecuzione del flusso di lavoro i valori per i campi attributo documento saranno esportati alla destinazione FTP specificata nel flusso di lavoro Nota ci richiede l abilitazione del supporto dell attributo documento per il servizio FTP da parte dell amministratore di sistema SMARTsend I valori per i campi attributo documento personalizzati possono essere utilizzati da integratori di sistema per elaborazione consecutiva di do
22. di Interwoven Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare i campi Nome del server e Database Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il nome del server e il database e Immettere il nome del server che ospita il database di WorkSite e Immettere il nome libreria del database da utilizzare come archivio per l archiviazione dei documenti scansiti 42 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Immettere il percorso della cartella che il flusso di lavoro utilizzer come posizione di archiviazione documenti Fare clic su Espandi e selezionare una cartella necessario specificare nome utente e password Pubblica Privato Pubblico Visualizza le opzioni Pubblico determinano se il documento scansito sar accessibile ad altri utenti quando viene archiviato nel database di Interwoven e Pubblico tutti gli utenti hanno accesso al documento in lettura e scrittura e Privato l accesso in lettura e scrittura limitato al titolare o amministratore del documento flusso di lavoro e Visualizza tutti gli utenti hanno accesso al documento in lettura Il titolare o amministratore del documento flusso di lavoro ha accesso in lettura e scrittura Controllo commenti aggiungere eventuali commenti di controllo per il documento Tipo documento questa opzione defini
23. di destra Per ulteriori informazioni su Esplora flusso di lavoro vedere il Capitolo 3 Flussi di lavoro di distribuzione SMARTsend 21 Guida per l utente Descrizione generale del sito Credenziali Le credenziali di scansione sono necessarie per tutte le destinazioni che richiedono la specifica delle credenziali per archiviare i documenti di scansione ad esempio DocuShare Domino Microsoft Exchange FTP Cartella NetWare Cartella di rete e Microsoft SharePoint L area Credenziali permette di aggiungere e modificare le credenziali nome di accesso password per le destinazioni di scansione Aggiungi una nuova credenziale Quando si aggiunge un nuovo flusso di lavoro un messaggio richiede di aggiungere le credenziali per le nuove destinazioni Vedere Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione a pagina 3 29 possibile anche aggiungere le credenziali per le nuove destinazioni mediante il collegamento Aggiungi una nuova credenziale della Home page utente Per ulteriori informazioni sull aggiunta di credenziali vedere Gestione delle credenziali di destinazione a pagina 36 Gestione di credenziali Se vengono modificate le credenziali di una destinazione esistente le nuove credenziali devono essere riportate sul computer SMARTsend per consentire l esecuzione del lavoro di scansione Le credenziali per le destinazioni possono essere gestite usando il collegamento Gestione di Credenziali Per ulteriori informazioni sulla modifica o l
24. di lavoro SMARTsend Selezionare Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione per immettere il nome destinazione utilizzato per identificare il flusso di lavoro Se l opzione Crea le cartelle necessarie selezionata viene creata una cartella con ilnome specificato nell opzione sottocartella se questa non esiste e il documento verr caricato in questo percorso cartella Se il campo sottocartella contiene pi nomi cartella con i delimitatori appropriati ad esempio l adattatore viene ripetuto nell elenco sottocartelle e li crea tutti se non esistono Per impostazione predefinita i documenti verranno registrati nel server L utente pu specificare i commenti di registrazione che verranno visualizzati nella sezione Note del desktop TRIM SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione L utente deve inserire un tipo di record valido che configurato per esibire il comportamento del documento Se il comportamento del tipo di record non Documento SMARTsend genera un errore Una sottocartella pu essere creata all interno di una cartella padre solo quando il suo livello contenitore sotto il livello della cartella padre Il numero di sottocartelle identificate dai delimitatori deve essere inferiore o uguale ai livelli contenitore delle cartelle valide disponibili cartelle i cui livelli contenitore sono inferiori al livello contenitore della cartella padre Il numero di tipi di cartelle disponibili deve ess
25. di partenza e immettere manualmente le informazioni Immettere l URL di una libreria Domino Doc DDocLIBRARY per la destinazione necessario specificare nome utente e password Esempio http ff domdoc dominodoclib nsf SMARTsend 41 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione e Immettere un titolo per lo schedario DDocCabinet e Immettere un titolo per il rilegatore DDocBinder e In corrispondenza di Caricare il titolo documento specificare un identificativo univoco DDocID per il documento di uscita e Inserire il Nome profilo Domino doc Tale nome corrisponde al profilo IDP Interchange Document Profile che definisce il contenuto del documento nome autore ecc e fa parte dell architettura di interscambio di Domino e Aggiungere eventuali commenti di controllo per il documento e Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti Hummingbird versione Standard o Professional Edition Il servizio Hummingbird un componente facoltativo che pu essere acquistato da Xerox ed essere aggiunto come destinazione SMARTsend SMARTsend supporta attualmente la versione 5 1 0 5 di Hummingbird e Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro e Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di Hummingbird Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere
26. dispositivi per ogni dispositivo configurato per l applicazione viene pubblicato automaticamente un modello PaperWare denominato PaperWare Tale modello utilizza un insieme di impostazioni di scansioni predefinite Se per i fogli di copertina PaperWare si scelgono spesso impostazioni alternative dal dispositivo multifunzione Xerox opportuno pubblicare un nuovo modello contenente le impostazioni desiderate Nel momento in cui si avvia la scansione dal dispositivo sar sufficiente selezionare il nuovo modello in luogo del modello PaperWare predefinito Vedere Personalizzazione delle impostazioni di scansione PaperWare a pagina 93 per ulteriori informazioni sulla personalizzazione delle impostazioni PaperWare 24 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Nel presente capitolo sono descritte le procedure di creazione e modifica dei flussi di lavoro di distribuzione Vengono fornite istruzioni dettagliate per la specifica delle destinazioni di documento nomi di file e formati attributi di documento e altre impostazioni che coinvolgono la funzionalit dei flussi di lavoro di distribuzione SMARTsend Contenuto del capitolo Descrizione generale del flusso di lavoro a pagina 26 Esplora flusso di lavoro a pagina 27 Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione a pagina 29 Modifica di un flusso di lavoro a pagina 31 Cancellazione di un flusso di lavoro a pagina 33 Destinazioni documento a pagina 34 Nome e tip
27. e struttura Un nome utente NetWare deve avere il formato seguente cn nome comune ou unit organizzativa o organizzazione c contesto t struttura Esempio cn nome ou dsp o azienda c us t us123vendite Sovrascrittura file i file con lo stesso nome vengono sovrascritti Si consiglia di aggiungere un suffisso al nome file Vedere Nome e tipo documento a pagina 50 Cartella di rete Le cartelle di rete sono destinazioni documento supportate Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di rete Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il campo Percorso cartella Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il percorso cartella Immettere il percorso completo della cartella di rete Se la nuova destinazione deriva da una destinazione esistente possibile fare clic su Espandi per espandere la posizione scelta come punto di partenza e selezionare la nuova destinazione necessario specificare nome utente e password Esempio server 1 scan docs Sovrascrittura file i file con lo stesso nome vengono sovrascritti Si consiglia di aggiungere un suffisso al nome file Vedere Nome e tipo documento a pagina 50 Propriet avan
28. fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Nome e tipo documento Sotto Identificazione documento indicare il nome base del file di output Ai fini di questo esempio indicare un nome quale NomeMioDoc Selezionare Data e ora dall elenco a discesa Suffisso nome In questo modo la data e l ora verranno aggiunte come suffisso al nome specificato in precedenza NomeMioDoc Selezionare un Tipo documento Per questo esempio selezionare PDF solo immagine pdf a Per cambiare il formato del file fare clic sul pulsante Propriet Per questo esempio fare clic su Propriet Viene visualizzata la pagina Propriet tipo documento Dall elenco a discesa Formato selezionare PDF solo immagine b Fare clic su OK Fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Attributi documento Specificare ogni campo attributo documento necessario Ai fini di questo esempio utilizzare il profilo Generale predefinito contenente i campi Titolo e Descrizione Fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Impostazioni flusso di lavoro Selezionare un opzione di conferma lavoro Per questo esempio selezionare Conferma stampata dall elenco a discesa Conferma lavoro Selezionare il livello di accesso del flusso di lavoro Per questo esempio utilizzare il livello di accesso predefinito Pubblico Fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Salva flusso di lavoro Indicare un nome univoco per il fluss
29. impostazioni di formato di documento sulla pagina Nome e tipo documento Vedere Destinazioni documento a pagina 3 34 e Vedere Tipo documento a pagina 3 52 per ulteriori informazioni Fare clic su Salva se si desidera sovrascrivere il flusso di lavoro corrente Il nome del flusso di lavoro verr sovrascritto se modificato Questa opzione disponibile soltanto se il flusso di lavoro corrente non gi stato pubblicato e se l utente titolare del flusso di lavoro In caso contrario fare clic su Salva con nome per creare un nuovo flusso di lavoro basato sul flusso di lavoro corrente Nota se si fa clic su Salva o Salva con nome in questa pagina viene visualizzata nuovamente la pagina Esplora flusso di lavoro o la pagina Pubblica flussi di lavoro se si selezionato di pubblicare il flusso di lavoro e sar necessario fare clic su Modifica flusso di lavoro per modificare il flusso di lavoro rinominato e apportare ulteriori modifiche Se si scelto di pubblicare il flusso di lavoro viene visualizzata la pagina Pubblica flusso di lavoro Vedere Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro per maggiori informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Cancellazione di un flusso di lavoro Solo il titolare e l amministratore possono cancellare un flusso di lavoro dalla pagina Esplora flusso di lavoro Nota quando si cancella un flusso di lavoro vengono ca
30. indirizzi URL e archivi Domino Domino doc Microsoft SharePoint Portal Server e DocuShare Xerox Ulteriori destinazioni come gli archivi per la gestione di documenti avanzati possono essere aggiunte come componenti facoltativi Facilit di utilizzo SMARTSsend progettato con l obiettivo di essere facilmente utilizzabile versatile e sicuro Una procedura guidata assiste gli utenti in tutte le attivit complesse e istruzioni descrittive unitamente a messaggi di stato e informazioni di sistema di aiuto vengono visualizzate in tutte le schermate di SMARTSsend Gli utenti possono impostare segnalazioni di conferma stampata o tramite e mail e gli amministratori possono tenere traccia dei livelli di utilizzo dei dispositivi e ottenere audit trail per esigenze di sicurezza e legali Dove la sicurezza importante SMARTsend un passo avanti rispetto alla concorrenza con il supporto agli ultimi protocolli di protezione e alle opzioni di configurazione di protezione del sito Web Inoltre l architettura NET aperta e flessibile facilita l integrazione con altri programmi e offre la possibilit di espandere capacit e funzioni che Xerox presenter in futuro SMARTsend 11 Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Documentazione di SMARTsend La documentazione di SMARTsend disponibile in vari formati compresa la versione stampabile delle guide in formato PDF di Adobe Acrobat Per accedere alla documentazione selezionare i collegamenti
31. l inserimento di valori quando il flusso di lavoro viene pubblicato I tipi di campo disponibili variano in base al numero dei valori di default Selezionare un tipo di campo idoneo per la tipologia di valore che necessario specificare Table 3 9 Opzioni Tipo campo Casella di testo consente di inserire valori di testo alfanumerici della lunghezza massima di 256 caratteri Casella di testo con consente di inserire valori di testo alfanumerici di qualsiasi lunghezza pi linee Indirizzo e mail consente di inserire qualsiasi valore sotto forma di indirizzo e mail Il formato viene convalidato per verificare la presenza di un indirizzo e mail Elenco a discesa consente di selezionare un valore da un elenco a discesa Elenco pulsante consente di selezionare un valore da un elenco di pulsanti di opzione Casella elenco consente di selezionare un valore da una casella di riepilogo Nota l immissione di attributi metadati con testo in formato libero nei campi personalizzati non supportata per le destinazioni di Interwoven WorkSite componente facoltativo della versione Small Business o Professional Edition I valori di metadati dei campi personalizzati sono limitati all insieme predefinito di valori configurato dall amministratore di WorkSite Campo ID facoltativo Il campo ID specifica il nome dell elemento file XML quando i campi attributo documento vengono aggiunti a un file XML Se non si specifica un
32. minima della nitidezza di immagine ma nessun controllo sulla compatibilit e compressione dell immagine di output Verr conservato l orientamento di pagina dei documenti in ingresso Orientamento di documenti Orientamento di documenti in ingresso in uscita Tipo documento PDF con immagine su testo A E A A PDF conserva orientamento pagina A lt al a Table 3 2 In che modo l orientamento di pagina influenzato dall opzione PDF selezionata SMARTsend 57 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione PDF solo immagine pdf I seguenti formati PDF non contengono caratteri di testo pertanto non possibile effettuare la ricerca dei caratteri di testo e PDF solo immagine contiene un immagine per ogni pagina del documento e PDF conserva immagine da origine di scansione conserva i dati dell immagine originale che il dispositivo invia a SMARTsend Questa impostazione fornisce una perdita minima della nitidezza di immagine ma nessuna opzione di compressione Nota gran parte dei dispositivi meno recenti non supporta i formati ad alta compressione durante la stampa delle immagini scansite PDF lineare Un file PDF linearizzato ideale per la visualizzazione web ed strutturato in modo che la prima pagina del file PDF venga visualizzata nel browser prima che l intero file venga scaricato dal server web Questa struttura consente l apertura quasi istantanea dei documenti PDF lineari P
33. modello aggiornare l elenco dei modelli Nota la procedura di aggiornamento varia in base al tipo di dispositivo Rivolgersi all amministratore del dispositivo per istruzioni sull aggiornamento dell elenco dei modelli Specificare gli attributi documento impostati come modificabili dal dispositivo al momento della pubblicazione del flusso di lavoro Inserire il documento da scansire nell alimentatore Premere Avvia Se il flusso di lavoro prevede la generazione della conferma la conferma del lavoro viene stampata o trasmessa via e mail Verificare nel foglio di conferma che il lavoro sia stato portato a termine correttamente Il file di output deve essere specificato dal flusso di lavoro su ogni destinazione SMARTsend Guida per l utente Operazioni di scansione Scansione con un foglio di copertina PaperWare Funzione della versione Professional Edition Per eseguire la scansione di un documento usando un foglio di copertina PaperWare senza attributi documento modificabili 1 Selezionare il modello PaperWare o il modello predefinito dall interfaccia utente del dispositivo Se il modello predefinito stato correttamente configurato per l uso con SMARTsend funzioner in base alle stesse condizioni e limitazioni valide per i modelli PaperWare Rivolgersi all amministratore SMARTsend per determinare se il modello predefinito sia stato correttamente configurato per l uso con SMARTsend Sul foglio di copertina selezionare le
34. momento della pubblicazione nel foglio di copertina le destinazioni appaiono gi selezionate 4 Inserire il documento da scansire e il foglio di copertina nell alimentatore con il foglio di copertina come prima pagina Nell alimentatore si possono caricare vari lavori contemporaneamente sempre che siano tutti separati da un foglio di copertina 5 Premere Avvia 6 Se il flusso di lavoro prevede la generazione della conferma la conferma del lavoro viene stampata o trasmessa via e mail Verificare nel foglio di conferma che il lavoro sia stato portato a termine correttamente Il file di output deve essere specificato dal flusso di lavoro su ogni destinazione Impostazioni di scansione PaperWare personalizzate Per eseguire la scansione di un documento usando impostazioni di scansione PaperWare personalizzate necessario pubblicare prima sui dispositivi un modello con le impostazioni di scansione modificate Vedere Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare a pagina 2 24 118 SMARTsend Guida per l utente Operazioni di scansione gt Per eseguire la scansione di un documento utilizzando le nuove impostazioni di scansione 1 Selezionare il modello con le impostazioni personalizzate dall interfaccia utente del dispositivo Se sull interfaccia del dispositivo non compare il modello aggiornare l elenco dei modelli 2 Sul foglio di copertina selezionare le caselle delle destinazioni a cui inviare il file di scansione
35. pi disponibili per la definizione di nuovi flussi di lavoro in futuro e non verranno visualizzati ulteriori avvertimenti pertanto accertarsi di volerle effettivamente cancellare prima di fare clic su rimuovi posizioni o rimuovi indirizzi Fare clic su rimuovi posizioni o rimuovi indirizzi per rimuovere le destinazioni Nota i flussi di lavoro che utilizzano gi quelle destinazioni non risulteranno alterati Per questi flussi di lavoro a una successiva modifica delle destinazioni tali destinazioni rimosse saranno visualizzate nella sezione posizioni Gestione delle credenziali di destinazione Le credenziali di scansione sono necessarie per tutte le destinazioni che richiedono credenziali per archiviare i documenti di scansione ad esempio DocuShare Domino Microsoft Exchange FTP Cartella NetWare Cartella di rete e Microsoft SharePoint Il sistema chieder di aggiungere le credenziali per le nuove destinazioni nel momento in cui verr creato un nuovo flusso di lavoro possibile anche aggiungere le credenziali per le nuove destinazioni prima di creare un flusso di lavoro mediante il collegamento Aggiungi una nuova credenziale nella Home page utente 36 Suggerimento per le destinazioni DocuShare necessario innanzitutto creare credenziali di accesso al livello principale di DocuShare prima di aggiungere un flusso di lavoro per quella credenziale Non possibile creare credenziali per cartelle padre o sottocartelle di DocuShare
36. riportati due possibili scenari di utilizzo Questi scenari presumono che i campi dell interfaccia utente locale per l acquisizione dei metadati sul dispositivo per entrambi gli attributi Crea le cartelle necessarie e Sottocartella siano stati creati Scenario 1 La sottocartella desiderata esiste gi nell archivio documenti e l utente del flusso di lavoro non immette gli attributi documento sull interfaccia utente locale per entrambi i campi e Senelcampo Sottocartella viene fornito un valore indipendentemente dal valore in Crea le cartelle necessarie i dati scansiti verranno archiviati nella posizione fornita nel campo Sottocartella della pagina Destinazioni documento Vedere la figura sottostante I dati scansiti generati da questo flusso di lavoro finiranno in test server test1 Folder2 poich Folder2 specificato nel campo Sottocartella F Propriet Cartella di rete Configurare le impostazioni di Cartella di rete per questo flusso di lavoro Nome destinazione Seleziona punto di partenza v Percorso cartella Mest serveritestil Espandi Crea le cartelle se necessario Os No Sottocartella e Seilvalore no viene fornito nel campo Sottocartella allora indipendentemente dal valore in Crea le cartelle necessarie i dati scansiti verranno archiviati nella posizione di destinazione base fornita in Percorso cartella in questo caso test server test1 78 SMARTsend Guida per l utent
37. si aggiungono nuove credenziali durante la modifica del flusso di lavoro il sistema chieder di aggiungerle al momento della pubblicazione Vedere Aggiungi una nuova credenziale a pagina 22 per informazioni sull aggiunta delle credenziali Dalla pagina Salva flusso di lavoro possibile modificare nome e descrizione del flusso di lavoro cos come le opzioni di pubblicazione possibile anche intervenire su qualsiasi propriet modificabile tramite i pulsanti Modifica Sono presenti pulsanti Modifica per ogni componente primario di flusso di lavoro a Impostazioni di flusso di lavoro fare clic sul pulsante Modifica impostazioni per modificare le impostazioni sulla pagina Impostazioni flusso di lavoro Vedere Salva flusso di lavoro a pagina 3 72 per ulteriori informazioni b Attributi documento fare clic sul pulsante Modifica attributi per modificare le impostazioni sulla pagina Attributi documento Vedere Attributi documento a pagina 3 64 per ulteriori informazioni c Nome documento fare clic sul pulsante Modifica nome per modificare le impostazioni sulla pagina Nome e tipo documento Vedere Nome e tipo documento a pagina 3 50 per ulteriori informazioni SMARTsend 31 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione 32 d Destinazione e formati di documento fare clic sul pulsante Modifica destinazioni per modificare le impostazioni sulla pagina Destinazioni documento oppure sul pulsante Modifica formati per modificare le
38. trattini e caratteri di sottolineatura gli spazi vuoti non sono validi Questo nome costituir la base del nome del file di output Se viene specificato un suffisso il nome file di output risultante sar costituito dal nome di base immesso in questa casella seguito dal suffisso data e ora ID univoco o niente e dall estensione del file Pertanto il nome del file di output sar formato in questo modo Nome file di base Suffisso Estensione file Se non viene specificato alcun suffisso il nome del file di output sar formato in questo modo Nome file di base Estensione file Se il nome file di base viene lasciato vuoto il nome del file di output sar costituito soltanto da un ID univoco o un identificatore di data e ora e dall estensione Tuttavia se viene selezionato Nessuno per il Suffisso nome sar necessario immettere un nome file di base per identificare il documento Nome generato automaticamente 8 caratteri SMARTsend genera automaticamente un nome di 8 caratteri In questo caso non possibile specificare alcun suffisso Nota la selezione di questa opzione con TIFF pagina singola o JFIF vedere Tipo documento a pagina 52 generer nomi file contenenti pi di 8 caratteri in quanto al nome verranno aggiunti degli identificatori per distinguere le pagine numeri incrementali a partire da 1 Nome fornito a origine scansione default il nome file viene immesso all origine scansione Se l origine scansione un
39. visualizzati nell angolo superiore destro delle pagine di SMARTsend Schede di riferimento rapido La documentazione di SMARTsend include le seguenti schede di riferimento rapido e Guida rapida per l amministratore contiene requisiti procedure di installazione di base e informazioni sulla configurazione del sito per gli amministratori di SMARTsend e Guida rapida per l utente contiene una descrizione generale di base e informazioni preliminari per gli utenti generici di SMARTsend Nota si sconsiglia di usare la Guida rapida per l amministratore per la prima installazione del prodotto Per istruzioni dettagliate di pianificazione e installazione fare riferimento alla Guida all installazione e all amministrazione 12 SMARTsend Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend File Leggimi txt Il file Leggimi txt contiene informazioni di supporto per il prodotto non disponibili al momento della pubblicazione della documentazione Le informazioni contenute al suo interno si rivolgono prevalentemente agli amministratori di SMARTsend Il file Leggimi txt accessibile nei vari modi seguenti e Dopo aver installato SMARTsend Su un server Windows 2000 fare clic su Start gt Programmi gt Xerox gt SMARTsend gt Visualizza file Leggimi txt OPPURE Su un computer con Windows XP Professional o un server con Windows Server 2003 fare clic su Start gt Programmi gt Xerox gt SMARTsend gt Visualizza file Leggimi txt e Inserire il CD
40. visualizzati nelle home page di SMARTsend o i collegamenti nel programma avvio automatico del CD Gli amministratori di SMARTsend possono accedere anche al file Leggimi e alla Guida all installazione e all amministrazione dal menu Start sul computer SMARTsend Per visualizzare e stampare le guide necessario usare Adobe Acrobat Reader Acrobat Reader disponibile sul sito Web Adobe all indirizzo www adobe com Guida all installazione e all amministrazione di SMARTsend La Guida all installazione e all amministrazione di SMARTsend contiene istruzioni dettagliate per l installazione e la configurazione del computer SMARTsend dei client e dei dispositivi di scansione supportati Per informazioni sull installazione del software estensioni dispositivo SMARTsend accedere e scaricare la Guida all installazione e amministrazione delle estensioni dispositivo dalla pagina Driver e Download di SMARTsend sul sito Web www xerox com Guida per l utente di SMARTsend La Guida per l utente di SMARTsend introduce i nuovi utenti a SMARTsend Include una descrizione generale di tutte le pagine e funzioni di SMARTsend cos come le istruzioni dettagliate per le attivit principali che gli utenti eseguono con SMARTsend Guida in linea SMARTSsend contiene una Guida in linea completa che supporta gli utenti nell utilizzo dell applicazione anche dopo che sono state eseguite l installazione e la configurazione iniziale I collegamenti alla guida in linea sono
41. ARTSsend disponibile nelle versioni Standard e Professional Edition Funzioni comuni a tutte le versioni Funzioni di creazione del flusso di lavoro che permettono di definire le operazioni di conversione e trasmissione dei documenti cartacei da dispositivi multifunzione Xerox alle destinazioni seguenti e Server DocuShare e Indirizzo e mail e Posizione FTP e Microsoft SharePoint Portal Server 2003 2007 e Cartella di rete e Stampante remota e Connessione all applicazione esterna Funzioni di pubblicazione e gestione del flusso di lavoro Strumenti di backup e ripristino per la memorizzazione di flussi di lavoro credenziali preferenze utente configurazioni dispositivo e impostazioni di carattere generale di SMARTsend Ripristina tutti i dispositivi Utilit di importazione modelli per l importazione di modelli di Servizi di scansione di rete CentreWare in SMARTsend Utilit di esportazione cronologia lavori per la creazione di un file di testo di cronologia dei lavori per l analisi e la creazione di rapporti Funzioni delle versioni Standard e Professional Edition Oltre alle destinazioni comuni a tutte le versioni supportano la conversione e la trasmissione di documenti cartacei alle seguenti destinazioni 8 Posizione URL Cartella NetWare Cartella Web Microsoft Exchange 2000 Microsoft SharePoint Portal Server 2001 Domino Domino Doc SMARTsend Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Componenti facolt
42. Attributi documento selezionare il profilo di attributo documento Solo DocuShare Fare clic sul collegamento Aggiungi campo per aggiungere i campi appropriati da utilizzare nell oggetto personalizzato DocuShare specificato nella destinazione Nella finestra di dialogo Propriet attributo aggiungere un campo attributo documento ed effettuare il mapping sull appropriato campo DocuShare definito nell oggetto personalizzato Nota i campi definiti nell oggetto personalizzato specificato saranno disponibili per il mapping degli attributi Ad esempio se uno studio legale utilizza un documento che archivia l id_argomento con ogni documento un utente pu desiderare che venga aggiunto un campo SMARTsend denominato ID_Argomento ed effettuare il mapping sul campo oggetto personalizzato di DocuShare Fare clic su OK Nella pagina Attributi documento fare clic sul collegamento Salva nuovo profilo con nome per salvare i campi come un nuovo profilo per utilizzi futuri in altri flussi di lavoro Fare clic su Avanti gt gt Continuare la definizione del flusso di lavoro nelle restanti schermate e pubblicarlo quando necessario SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Appendice D Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend La seguente procedura crea un flusso di lavoro SMARTsend che archivia un documento scansito con campi di attributi documento in una cartella LiveLink con una categoria f
43. DF protetto Un PDF protetto o crittografato consente all utente di controllare la modalit di accesso e di utilizzo di un file PDF di output Tutti i file PDF protetti sono crittografati e protetti mediante password da un titolare e un utente In aggiunta restrizioni quali nessuna stampa nessuna copia contenuto nessun aggiornamento acroForm possono essere applicate a un utente possibile proteggere un file PDF in modo che una password utente sia richiesta per aprirlo e una password principale sia richiesta per modificare le impostazioni di protezione Se si impostano restrizioni di protezione nel file anche necessario specificare una password principale in modo che l utente che apre il file non possa rimuovere le restrizioni Se si apre un file con una password principale le restrizioni di protezione vengono temporaneamente disabilitate Se un file dispone di entrambe le password possibile aprirlo con una qualsiasi delle due Impostazioni di ottimizzazione immagine PDF possibile configurare in SMARTsend diverse impostazioni di ottimizzazione immagine PDF Tali impostazioni predefinite possono essere definite dall amministratore di sistema di SMARTsend e possono anche essere regolate da ogni utente di SMARTsend durante la pubblicazione dei flussi di lavoro Sono attualmente supportate le seguenti impostazioni di ottimizzazione immagine Accentua compatibilit utilizzare questa opzione quando l obiettivo primario la compati
44. MENTE memorizzato nella sottocartella fornita nel valore attributo documento Sottocartella S INDIPENDENTE N INDIPENDENTE S File MENTE MENTE memorizzato nella sottocartella definita in Destinazioni documento N S S INDIPENDENTE INDIPENDENTE File MENTE MENTE memorizzato nella sottocartella fornita nel valore attributo documento Sottocartella 80 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Valore Valore S o Attributo doc Valore No mento S Attri y A La sottocar a ento 0 ttributo doc nell attributo Attributo Sot sa No asseg umento asseg ch tella esiste gi Crea le car tocartella in Comporta nato nato IRAE nella destina a 3 telle neces Destinazioni mento all attributo all attributo ana zione n sarie in documento Crea le car Sottocar ENE n Destinazioni telle neces telle 3S documento sarie N S N INDIPENDENTE S File MENTE memorizzato nella sottocartella definita in Destinazioni documento N N INDIPENDENTE INDIPENDENTE INDIPENDENTE Scansione non MENTE MENTE MENTE riuscita il valore Sottocartella esiste in un attributo documento ma la cartella non esiste e il valore attributo documento Crea le cartelle necessarie No che ha la priorit sull impostazi one Crea le cartelle necessarie in Destinazioni documento SMARTsend 81 Guida per l utente
45. Tsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Per aggiungere una nuova destinazione 1 Individuare il tipo di destinazione ad esempio DocuShare FTP ecc nella pagina Destinazioni documento e fare clic su aggiungi posizioni Verr visualizzata una finestra specifica per quel tipo di destinazione Immettere le propriet della destinazione Vedere Propriet destinazione a pagina 38 Fare clic su OK Se sono necessarie le credenziali per accedere alla destinazione viene visualizzata la pagina Impostazioni account Aggiungere il nome utente e la password e fare clic su OK Nota quando viene visualizzata la pagina Impostazioni account verr richiesto di immettere le credenziali del computer SMARTsend Utilizzare le stesse credenziali specificate per l accesso a SMARTsend Nel caso di credenziali diverse pu essere necessaria l eliminazione dei file internet temporanei dalla workstation prima di poter procedere Ad esempio con Internet Explorer sono disponibili le seguenti opzioni per cancellare i file internet temporanei Strumenti gt Opzioni Internet gt Generale gt Elimina file gt OK Modifica delle destinazioni consentito modificare tutte le propriet di una destinazione eccetto il nome Per modificare le propriet di una destinazione 1 Nella pagina Destinazioni documento fare clic sul nome della destinazione da modificare Vengono visualizzate le propriet della destinazione Mo
46. a PaperWare fogli di copertina PaperWare con modelli attributo documento e modelli di impostazioni PaperWare Xerox Le funzioni di questa pagina consentono di 108 aggiornare l elenco dei dispositivi per la pubblicazione rigenerare un foglio di copertina PaperWare facendo clic su Rigenera modulo funzione della versione Professional Edition SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione Dal momento che i modelli scansione dispositivo vengono caricati sui dispositivi selezionati al momento della pubblicazione per modificare i dettagli di una pubblicazione necessario eseguire una nuova pubblicazione del modello Tuttavia possibile cambiare i dispositivi su cui pubblicare il modello Per aggiungere o rimuovere un dispositivo su cui stato pubblicato un modello 1 Seguire la procedura illustrata in precedenza per visualizzare i dettagli della pubblicazione per cui si desidera aggiungere o eliminare un dispositivo Vedere Visualizzazione delle pubblicazioni a pagina 108 Procedere in uno dei modi seguenti e Per aggiungere un dispositivo selezionare la casella di controllo a sinistra della colonna Nome host o indirizzo IP dispositivo per quel dispositivo e scegliere Aggiungi gt gt Nota se il dispositivo che si desidera aggiungere non compare tra i dispositivi disponibili chiedere all amministratore di aggiungerlo e Per rimuove
47. a al dispositivo multifunzione Xerox Tuttavia se il dispositivo richiede l autenticazione la scansione viene sempre inviata alla persona collegata al dispositivo 20 SMARTsend Guida per l utente Descrizione generale del sito Flussi di lavoro Aggiungere un nuovo flusso di lavoro I flussi di lavoro possono essere creati da qualsiasi utente Il collegamento Aggiungi nuovo attiva una procedura guidata che descrive tutte le fasi di definizione di destinazioni e attributi documento e la specifica delle impostazioni del flusso di lavoro Vedere Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione a pagina 3 29 per ulteriori informazioni sull aggiunta di flussi di lavoro Gestione di Flussi di lavoro personali Questo collegamento apre la pagina Editor flusso di lavoro dalla quale possibile gestire i flussi di lavoro e le pubblicazioni Da Editor flusso di lavoro si possono visualizzare aggiungere modificare cancellare e pubblicare i flussi di lavoro oltre a visualizzare e a cancellare le pubblicazioni Per ulteriori informazioni su Editor flusso di lavoro vedere il Capitolo 3 Flussi di lavoro di distribuzione Visualizza Flussi di lavoro Questo collegamento apre la pagina Esplora flusso di lavoro dalla quale possibile visualizzare tutti i flussi di lavoro pubblici e i flussi di lavoro privati di cui si titolare Le attivit flusso di lavoro disponibili sul pannello di sinistra dipendono dal flusso selezionato dall elenco del pannello
48. a impostazione fornisce maggiori opzioni di compressione file Impostazioni di compressione PDF Le impostazioni di compressione sono disponibili quando ottimizzazione immagine impostata sulla modalit personalizzata Le impostazioni alterano il formato PDF in base ai seguenti parametri Utilizza contenuti raster misti applica diverse tecniche di compressione a parti differenti delle immagini scansite Questa impostazione fornisce tipicamente la migliore compressione per i documenti aziendali compresi i documenti con disegni di linee colorate Non raccomandata per le fotografie a colori Monocromo consente di scegliere tra le opzioni di compressione CCITT Group 4 JBIG2 Huffman Encoded o JBIG2 Arithmetic Encoded per le immagini in bianco e nero La seguente tabella contiene informazioni supplementari Tipo compressione Considerazioni CCITT Group 4 e Compressione senza perdite e Ampiamente supportata e La compressione per alcuni tipi di documento pu essere poco significante JBIG2 Huffman Encoded Compressione migliore di CCITT Group 4 e E meno supportata JBIG2 Arithmetic Encoded e La compressione migliore per le immagini monocromatiche e E meno supportata rispetto alle altre opzioni Table 3 3 Impostazioni di compressione PDF Tono continuo mostra le impostazioni di compressione che saranno applicate alle immagini a colori Le impostazioni di Tono continuo vengono definite dall applicazione L
49. all installazione e all amministrazione 12 Schede di riferimento rapido 12 DocuShare 40 75 Domino 41 Domino doc 41 E Effetti della pubblicazione sulla scansione 115 F File ASCII 62 File binari 62 File di applicazione 61 File di testo 61 File HTML 62 File Leggimi txt 13 File PDF 56 File TIFF 60 FireFox 18 Flussi di lavoro 25 Flussi di lavoro con attributi documento modificabili 118 Flussi di lavoro di distribuzione 25 Flussi di lavoro personali 28 SMARTsend 125 Guida per l utente Indice Flusso di lavoro accesso 73 attivit 27 descrizione 74 descrizione generale 26 dettagli 28 impostazioni 72 nome 74 visualizzazione 28 Fogli di copertina PaperWare 92 Fogli di copertina PaperWare con attributi documento modificabili 93 Formato 54 Formato supporto di origine 99 FTP 46 Funzionalit di SMARTsend 8 Funzionalit in questa versione 8 G Gestione di Flussi di lavoro personali 21 Gestione di Profili attributi documento 23 Guida all installazione e all amministrazione 12 Guida all installazione e all amministrazione di SMARTsend 12 Guida all installazione e all amministrazione 12 Guida per l utente di SMARTsend 12 H Hummingbird 42 I Identificazione documento 50 Impostazioni di pubblicazione 94 104 Impostazioni di scansione 105 Impostazioni di scansione PaperWare personalizzate scansione 118 Impostazioni flusso di lavor
50. all utente di individuare e selezionare un dispositivo durante la pubblicazione di un flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione sono state aggiunte informazioni pi specifiche sul dispositivo insieme alla possibilit di eseguire ricerche nell elenco dei dispositivi A questa versione stato aggiunto il supporto della destinazione componente facoltativo TRIM Nuove periferiche di stampa sono ora supportate ad esempio WorkCentre 7655 7665 7675 5632 5638 5645 5655 5675 5687 7328 7335 7345 e il WorkCentre 41505 4150x 41 50xf Gli utenti possono creare flussi di lavoro con macro nel nome file utilizzando il campo di gestione documento del nome file sull interfaccia utente del dispositivo multifunzione In questa versione non pi disponibile il supporto per Xerox TrueMatch facoltativo che consentiva agli utenti di creare flussi di lavoro di ricerca per individuare documenti sulla rete SMARTsend Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Descrizione generale di SMARTsend SMARTsend combina migliorandole molte delle funzionalit avanzate di due prodotti Xerox FlowPort e Servizi di scansione di rete CentreWare in una sola applicazione software integrata Progettato per la piattaforma Microsoft NET SMARTsend interagisce con i nuovi e i precedenti sistemi multifunzione Xerox avanzati cos come con molti tipi di dispositivi Internet Fax di Xerox e altri produttori Utilizzando SMARTsend possibile effettuare scansioni di do
51. ard o Professional Edition Microsoft SharePoint Portal Server 2001 una destinazione supportata 48 Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di SharePoint Portal Server 2001 Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il campo URL della cartella SharePoint Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente l URL della cartella SharePoint Immettere l URL del percorso di directory dello spazio di lavoro SharePoint Se la nuova destinazione deriva da una destinazione esistente possibile fare clic su Espandi per espandere la posizione scelta come punto di partenza e selezionare la nuova destinazione Esempio http dsp1 workspace documents dm Accettare le impostazioni predefinite oppure immettere un nuovo profilo documento SharePoint Il profilo documento SharePoint contiene informazioni associate a una cartella di SharePoint Portal ad esempio i campi relativi al nome dell autore o alla versione L applicazione richiede a SharePoint Portal di determinare i campi del profilo associati alla cartella di destinazione Se la destinazione un portale SharePoint disponibile l opzione di controllo Selezionare S per pubblicare il doc
52. are PDF solo immagine pdf a Per cambiare il formato del file fare clic sul pulsante Propriet Per questo esempio fare clic su Propriet Viene visualizzata la pagina Propriet tipo documento Dall elenco a discesa Formato selezionare PDF solo immagine b Fare clic su OK Fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Attributi documento Specificare ogni campo attributo documento necessario Ai fini di questo esempio utilizzare il profilo Generale predefinito contenente i campi Titolo e Descrizione Fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Impostazioni flusso di lavoro Selezionare un opzione di conferma lavoro Per questo esempio selezionare Conferma stampata dall elenco a discesa Conferma lavoro Selezionare il livello di accesso del flusso di lavoro Per questo esempio utilizzare il livello di accesso predefinito Pubblico Fare clic su Avanti gt gt Viene visualizzata la pagina Salva flusso di lavoro Indicare un nome univoco per il flusso di lavoro Selezionare il tipo di pubblicazione richiesto Ai fini di questo esempio verr pubblicato il flusso di lavoro come modello scansione dispositivo Selezionare Pubblica flusso di lavoro in dispositivo multifunzione Xerox Verificare le impostazioni del flusso di lavoro e modificarle secondo necessit Fare clic su Fine Viene visualizzata la pagina Pubblica flusso di lavoro in dispositivo multifunzione Xerox Indicare un nome univoc
53. are il modello Descrizione foglio di copertina La descrizione viene riportata immediatamente sotto il nome della pubblicazione Scadenza dopo Questa opzione rende automaticamente inutilizzabile un foglio di copertina rimasto inutilizzato per un determinato periodo di tempo Il modello PaperWare corrispondente non viene tuttavia eliminato dall elenco dei modelli del dispositivo Il periodo di tempo impostato viene stampato nell angolo superiore destro del foglio di copertina I flussi di lavoro che hanno originato il modello pubblicato non vengono eliminati n rimossi ma i fogli di copertina diventano inutilizzabili anche se in caso di bisogno possono essere ripubblicati Se un foglio di copertina viene utilizzato entro il periodo di tempo specificato la data di scadenza viene riportata a zero Esempio se un flusso di lavoro viene pubblicato con scadenza di una settimana e il foglio di copertina viene utilizzato prima del termine della settimana la sua data di scadenza viene spostata di una settimana a partire dalla data di impiego Nota possibile utilizzare questa opzione per cancellare automaticamente le pubblicazioni che non vengono utilizzate ed evitare agli amministratori di procedere manualmente alla cancellazione delle pubblicazioni nell applicazione Destinazioni Tutte le destinazioni aggiunte al flusso di lavoro vengono visualizzate sul foglio di copertina Limitarsi a selezionare le destinazioni che si desidera appaiano
54. ativi per le versioni Standard e Professional e Supporto destinazione di Documentum versione 5 2 e Supporto destinazione di Hummingbird versione 5 1 0 5 e Supporto destinazione di Interwoven WorkSite versione 8 e Supporto destinazione di LiveLink versione 9 5 0 e Supporto destinazione di TRIM Context Server 6 0 SMARTsend 9 Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Novit di questa versione 10 L installazione e l accesso a SMARTsend ora possibile anche tramite computer Windows Vista L installazione guidata SMARTsend stata revisionata per includere una nuova schermata di selezione della lingua una schermata Numero di serie e una schermata di conferma Numero di serie impostazioni cliente e una barra di avanzamento nella parte inferiore di ciascuna finestra Al termine del processo di configurazione durante l installazione l amministratore ha la possibilit di selezionare la casella di controllo Dopo la selezione di Fine lanciare l Utilit di ripristino per importare un set di backup del database come parte di un aggiornamento Gli amministratori possono preinstallare l applicazione SQL Server 2005 o SQL Server 2005 Express o avere la possibilit di installare l applicazione SQL Server 2005 Express tramite la parte di configurazione dell installazione SMARTsend Durante l aggiornamento l utente ha la possibilit di eseguire l aggiornamento da V1x o V2x a 3x o da 3x a 3x Dal menu Start l utente pu visualizzare e selezio
55. bile evitare questo problema con una manutenzione ed una pulizia appropriate del dispositivo di scansione L attivazione dell impostazione di soppressione del fondo un altro espediente per risolvere questo problema Come si esegue la scansione di un documento diverso da A4 usando una copertina PaperWare A4 funzione della versione Professional Edition Accertarsi che il profilo di scansione Tipo di originale sia impostato su Misti nel dispositivo o impostarlo pubblicando e utilizzando un modello con impostazioni PaperWare personalizzate in cui la propriet sia impostata Il dispositivo deve supportare gli originali di formato misto Vedere Tipo di originale a pagina 4 98 per informazioni sulla propriet Tipo di originale e Personalizzazione delle impostazioni di scansione per i moduli PaperWare a pagina 107 per informazioni sulla personalizzazione delle impostazioni di scansione PaperWare SMARTsend 123 Guida per l utente Operazioni di scansione 124 SMARTsend Guida per l utente Indice A Accesso a flusso di lavoro 77 Aggiungi un nuovo flusso di lavoro 21 Aggiungi una nuova credenziale 22 Aggiunta di nuove destinazioni 34 Aggiunta di un flusso di lavoro 29 Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione 109 Aggiunta rimozione delle destinazioni elencate di un flusso di lavoro 34 Assistenza clienti 14 Assistenza clienti Xerox 14 Assistenza telefonica 14 Assistenza telefonica Xerox 14 Assiste
56. bilit con le versioni meno recenti di Acrobat Reader Ci pu provocare un aumento delle dimensioni del file Per ulteriori informazioni vedere Impostazioni di compatibilit PDF pi avanti Accentua compressione utilizzare questa opzione quando l obiettivo primario la riduzione della dimensione del file Questo formato potrebbe non essere supportato da versioni meno recenti di Acrobat Reader 58 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Formato personalizzato utilizzare questa opzione per regolare manualmente tutte le impostazioni di ottimizzazione immagine Nota le impostazioni di compatibilit e compressione nella finestra di dialogo di propriet del tipo di documento possono essere regolate solo manualmente quando selezionata l opzione Formato personalizzato Impostazioni di compatibilit PDF Le impostazioni di compatibilit sono disponibili quando ottimizzazione immagine impostata sulla modalit personalizzata Tali impostazioni alterano il formato PDF in base ai seguenti parametri Acrobat Reader 4 e versione precedente conserva la compatibilit PDF con la versione attuale e quelle precedenti di Acrobat Reader fino alla versione 4 0 Questa impostazione ottimizza la compatibilit ma pu provocare un aumento delle dimensioni del file Acrobat Reader 5 e versione successiva conserva la compatibilit PDF con le versioni pi recenti di Acrobat Reader a partire dalla versione 5 0 Quest
57. campo attributo documento oggetto e mail pu essere utilizzato per l associazione all oggetto di un e mail quando un documento viene scansito su un indirizzo e mail Questo campo consente all utente di indicare l oggetto dell e mail e Per visualizzare o modificare le propriet di un campo fare clic su Propriet nella riga in cui il campo visualizzato Apportare le modifiche nella finestra Propriet attributo e fare clic su OK e Per aggiungere un campo fare clic su Aggiungi campo in fondo all elenco dei campi Specificare le propriet nella finestra Propriet attributo e fare clic su OK e Per cancellare un campo fare clic su Cancella nella riga in cui il campo visualizzato Propriet attributo Nome campo Il nome campo consente di assegnare un nome descrittivo o significativo al campo attributo di un documento Questo nome di campo viene visualizzato al momento della pubblicazione sui fogli di copertina e della scansione se al momento della pubblicazione stato selezionato Modificabile dal dispositivo Scegliere un nome facile e intuitivo per gli utenti che dovranno immettere le informazioni richieste nel campo in particolare se molti utenti dovranno utilizzare le pubblicazioni contenenti tale campo 66 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Valori di default Table 3 8 Opzioni di Valore di default Nessun valore di indica che non stato specificato alcun valore di default per
58. caselle delle destinazioni a cui inviare il file di scansione Nota se le destinazioni sono state scelte almomento della pubblicazione nel foglio di copertina le destinazioni appaiono gi selezionate Inserire il documento da scansire e il foglio di copertina nell alimentatore con il foglio di copertina come prima pagina Nell alimentatore si possono caricare vari lavori contemporaneamente sempre che siano tutti separati da un foglio di copertina Se si usa Internet Fax selezionare l opzione Internet Fax il modo testo e inserire l indirizzo Internet Fax del computer SMARTsend Nota su alcuni dispositivi pu essere necessario abilitare manualmente l esposizione automatica e la modalit di testo direttamente sull interfaccia del dispositivo Se queste due impostazioni sono disattivate il modulo PaperWare potrebbe non funzionare correttamente specialmente con i lavori in cui le immagini provenienti dallo scanner presentano un fondo scuro o altri difetti Inoltre tenere presente che l impostazione Cancella bordo sul dispositivo di scansione non deve superare i 12 millimetri Premere Avvia Se il flusso di lavoro prevede la generazione della conferma la conferma del lavoro viene stampata o trasmessa via e mail Verificare nel foglio di conferma che il lavoro sia stato portato a termine correttamente Il file di output deve essere specificato dal flusso di lavoro su ogni destinazione SMARTsend 117 Guida per l utente Operazioni di scan
59. cessario che l utente proceda come descritto di seguito 114 Creare un flusso di lavoro Vedere il Capitolo 3 Flussi di lavoro di distribuzione per istruzioni sulla creazione di un flusso di lavoro Pubblicare il flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione Xerox oppure come foglio di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition Vedere il Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro per istruzioni sulla pubblicazione di un flusso di lavoro Se il flusso di lavoro stato pubblicato come foglio di copertina PaperWare la copertina deve essere stampata su carta di formato 8 5 x 11 poll o A4 con rapporto di riproduzione al 100 non strappata priva di segni a penna e che non mostra testo sbiadito chiaro Se il flusso di lavoro richiede l autenticazione necessario scegliere un foglio di copertina o un dispositivo per cui l autenticazione stata configurata e abilitata Se la versione di prova di SMARTsend scaduta richiedere una nuova licenza oppure non sar pi possibile eseguire lavori di scansione SMARTsend Guida per l utente Operazioni di scansione Effetti della pubblicazione sulla scansione Un flusso di lavoro pu essere pubblicato su uno o pi dispositivi oppure se si dispone della versione Professional Edition di SMARTsend come foglio di copertina PaperWare Il flusso di lavoro risulta disponibile solo dal dispositivo o dai dispositivi su cui stato pubblicato Se viene pubblicato co
60. come preselezionate Per eseguire la scansione su una destinazione specifica usando un foglio di copertina selezionare la casella corrispondente alla destinazione sul foglio di copertina 104 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Attributi documento Gli attributi documento vengono creati al momento della creazione del flusso di lavoro I valori di tali attributi possono essere specificati al momento della pubblicazione Al momento della scansione i valori possono essere modificati se stata selezionata l opzione Modificabile dal dispositivo In questo caso prima di eseguire la scansione il dispositivo richiede di specificare i valori degli attributi Se per la pubblicazione sono stati attivati vari valori predefiniti per ognuno sar presente una casella di controllo Selezionare l opzione desiderata apponendo un segno di spunta di fianco al valore richiesto del foglio di copertina Se nessun attributo modificabile dal dispositivo il foglio di copertina pu essere utilizzato su qualsiasi dispositivo multifunzione Xerox o Internet Fax configurato Se presente un attributo documento modificabile dal dispositivo al momento della creazione del foglio di copertina PaperWare viene pubblicato un modello di scansione dispositivo Quando si fa clic su Crea foglio di copertina un messaggio richieder di specificare i dispositivi da utilizzare e un profilo di scansione Fare clic su Crea foglio di copertina una se
61. conda volta per pubblicare e creare il foglio di copertina I fogli di copertina creati quando gli attributi documento sono impostati come modificabili dal dispositivo possono essere utilizzati solo sui dispositivi indicati al momento della pubblicazione Il foglio di copertina riporta anche il nome del modello scansione dispositivo da utilizzare Impostazioni di scansione L area delle Impostazioni di scansione viene utilizzata per descrivere il dispositivo su cui verr effettuata la scansione del documento e del foglio di copertina PaperWare SMARTsend utilizza queste informazioni per regolare il DataGlyph sul foglio di copertina PaperWare stampato per il dispositivo di scansione specifico Origine scansione Selezionare un origine di scansione per il documento I fogli di copertina PaperWare possono essere utilizzati su un dispositivo multifunzione o Internet fax Xerox Selezionare Internet Fax se si prevede di utilizzare il foglio di copertina su un dispositivo Internet Fax Nota se si utilizzano attributi documento e Internet fax non possibile selezionare l opzione per modificare le propriet attributo sul dispositivo Internet fax SMARTsend 105 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Risoluzione L impostazione della risoluzione determina le dimensioni del DataGlyph PaperWare Durante la pubblicazione viene creato un foglio di copertina PaperWare con tutte le informazioni sul flusso di lavoro memorizzate all i
62. credenziali di FTP Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il Nome host FTP e il Percorso cartella Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il nome host e il percorso cartella Immettere il nome host FTP per la destinazione richiesto il nome completo nome del server e nome del dominio o l indirizzo IP Internet Protocol del file server di destinazione Esempio ftp companyserver com o 10 14 121 32 Per impostazione predefinita il collegamento avviene tramite la porta standard 21 Se la porta 21 non disponibile specificare la porta da utilizzare all interno del nome host ad esempio ftp companyserver com 99 Immettere il percorso della directory FTP remota in cui il documento archiviato necessario specificare nome utente e password Tuttavia consentito anche l utilizzo anonimo di FTP Il nome utente sar anonimo e il campo della password verr lasciato vuoto Esempio Iftp public mydocuments Sovrascrittura file i file con lo stesso nome vengono sovrascritti Si consiglia di aggiungere un suffisso al nome file Vedere Nome e tipo documento a pagina 50 Propriet avanzate questa funzione fornisce la possibilit di esportare e personalizzare i registri lavori del dispositivo E disponibile quando il supporto per l esportazione del registro lavori abili
63. cui si ha accesso Fra questi sono inclusi tutti i flussi di lavoro pubblici e solo i flussi di lavoro privati creati dall utente Flussi di lavoro personali Fare clic su Flussi di lavoro personali per visualizzare tutti i flussi di lavoro pubblici e privati creati dall utente Dettagli del flusso di lavoro L area dei Dettagli contiene informazioni sul flusso di lavoro selezionato nel pannello di destra quali e Il nome del flusso di lavoro e Un eventuale descrizione e Iltitolare del flusso di lavoro e Seilflussodilavoro pubblico o privato e L ultima volta che il flusso di lavoro stato utilizzato per la scansione e L ultimavolta che il flusso di lavoro stato modificato e Il numero delle pubblicazioni dispositivo e Numerodi pubblicazioni PaperWare funzione della versione Professional Edition e Ilmumerototale di pubblicazioni per quel flusso di lavoro o titolare e Indica che il flusso di lavoro un flusso di lavoro di distribuzione 28 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione I flussi di lavoro possono essere creati in due modi utilizzando l apposita procedura guidata che descrive tutte le fasi del processo di definizione oppure servendosi di un flusso di lavoro esistente come base su cui creare quello nuovo Creazione di un Nuovo flusso di lavoro di distribuzione I flussi di lavoro possono essere creati da qualsiasi utente tramite una proc
64. cumenti cartacei a colori e convertirli in una variet di formati digitali standard come PDF XPS JFIF JPEG TIFF e TIFF multipagina SMARTsend in grado anche di convertire i documenti scansiti in file modificabili come Excel Word PowerPoint o PDF con ricerca testuale I file risultanti possono essere modificati spostati salvati e condivisi Il sistema consente anche di crittografare un file PDF prima della distribuzione permesso all utente anche di aggiungere informazioni descrittive metadati che verranno associate ai documenti scansiti La versatilit di queste funzioni rende semplice catalogare cercare e trovare i documenti scansiti Applicazione basata sul Web SMARTSsend un applicazione basata sul Web per cui non richiede ulteriori software client Gli utenti possono creare con facilit flussi di lavoro che definiscono il tipo di documento scansito le posizioni di distribuzione e i processi e i dispositivi che possono essere utilizzati per inviare i lavori di scansione di SMARTsend Il flusso di lavoro viene quindi pubblicato in modo da renderlo disponibile agli utenti come modello di scansione dispositivo o come foglio di copertina PaperWare Professional Edition Queste pubblicazioni rendono semplice per chiunque la scansione di un documento e la distribuzione dei file elettronici risultanti a un ampia variet di destinazioni ad esempio indirizzi e mail cartelle di rete cartelle FTP stampanti remote applicazioni esterne
65. cumenti scansiti Ad esempio possibile utilizzare questi valori per fornire informazioni a una copisteria sul numero di documenti da produrre e la modalit plex da utilizzare durante la stampa SMARTsend 71 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Salva flusso di lavoro La pagina Salva flusso di lavoro viene utilizzata per selezionare la preferenza di conferma lavoro per i lavori di scansione e per specificare il livello di accesso del flusso di lavoro Per accedere alla pagina Salva flusso di lavoro 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare il flusso di lavoro del quale si desidera modificare le impostazioni 3 Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco delle attivit nel pannello di sinistra Nella pagina Esplora flusso di lavoro fare clic su Impostazioni flusso di lavoro nel pannello di sinistra Conferma lavoro Quando si esegue una scansione solitamente si desidera anche ricevere un indicazione circa l esito del lavoro Consente di selezionare il Metodo col quale l utente ricever la conferma di un lavoro dopo che questo stato completato Table 3 10 Opzioni Conferma lavoro Nessuna conferma lavoro non fornisce conferma al completamento del lavoro E mail del titolare flusso di lavoro abilita l invio di un messaggio e mail al titolare del flusso di lavoro
66. d o Professional Edition Domino versione 5 x o 6 0 una destinazione documento supportata Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di Domino Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare l URL del database del server Domino Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il nome del database Immettere l URL del database del server Domino necessario specificare nome utente e password Esempio http ff doclib nsf Specificare il nome del modulo Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti Domino doc versione Standard o Professional Edition Domino doc versione 3 1 una destinazione documento supportata Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di Domino doc Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare l URL libreria di Domino doc il titolo cabinet e il titolo rilegatore Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto
67. da aggiungere alla fine del nome file di base L uso dei suffissi garantisce l univocit dei nomi file caratteristica di importanza fondamentale nel caso di destinazioni in cui i file con lo stesso nome vengono sovrascritti Selezionare uno dei seguenti suffissi e Nessuno e Data e ora default La data e l ora in cui viene elaborato il file vengono aggiunte al nome file di base anno mese giorno ore minuti secondi Ad esempio se si specifica il nome base mioFile e il tipo PDF per un documento scansito il 25 agosto 2004 alle 12 24 06 il nome del file di output risultante sar mioFile20040825122406 pdf Scegliere questa impostazione quando si prevede di creare o modificare spesso i file e di dover conservare ogni versione e ID univoco genera e aggiunge automaticamente alla fine del nome file di base un numero di identificazione univoco di 32 caratteri Selezionare questa impostazione se sufficiente eseguire semplici ricerche dei file di scansione mediante numeri di identificazione casuali Nota non possibile aggiungere un suffisso se si seleziona Nome generato automaticamente 8 caratteri per la denominazione file Tipo documento Le opzioni di Tipo documento specificano il tipo e il formato dei file di output di distribuzione Per impostazione predefinita SMARTsend assegner un singolo tipo di documento comune da utilizzare per le destinazioni nel flusso di lavoro Comunque possibile specificare tipi di documento d
68. dell applicazione Ga Indica che un operazione non stata completata oppure che l applicazione non pronta per l uso did Indica che un operazione potrebbe non essere stata completata A Indica che un operazione stata completata oppure che l applicazione pronta per l uso Indirizzo e mail Prima di iniziare a gestire flussi di lavoro e credenziali necessario specificare un indirizzo e mail L indirizzo e mail viene usato per inviare le conferme o come destinazione per il flusso di lavoro E mail_pers fornito con l installazione di SMARTsend Immettere il proprio indirizzo e mail e fare clic su Salva Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e mail personale Funzione della versione Professional Edition Nonostante il flusso di lavoro E mail_pers sia fornito con l installazione di SMARTsend anche questo flusso di lavoro deve essere pubblicato prima di essere utilizzato La creazione di un foglio di copertina PaperWare uno dei modi per pubblicare un flusso di lavoro Usare questo collegamento per creare un foglio di copertina per il flusso di lavoro My_E mail Vedere Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro Il flusso di lavoro My_E mail viene utilizzato per inviare automaticamente un documento scansito all account e mail del mittente della scansione Il mittente il titolare del foglio di copertina PaperWare oppure la persona attualmente collegat
69. di SMARTsend nell unit CD Fare clic sul collegamento File LEGGIMI nel programma di installazione del CD e Fare clic sul pulsante Visualizza file Leggimi durante l installazione SMARTsend 13 Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Assistenza clienti possibile contattare Xerox per assistenza sia telefonicamente che tramite Internet Assistenza telefonica Per ottenere assistenza contattare telefonicamente Xerox e chiedere di parlare con un rappresentante del servizio di assistenza clienti Prima di chiamare prendere nota del numero di serie di SMARTsend facendo clic sul collegamento Informazioni nell angolo superiore destro di qualsiasi pagina di SMARTsend Scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante Il numero di serie necessario per ottenere supporto tecnico da Xerox Numero di serie di SMARTsend Xerox Nota SMARTsend consente di gestire un numero limitato di dispositivi Per conoscere il numero di dispositivi supportati fare clic sul collegamento Informazioni su di una qualsiasi pagina di SMARTsend e individuare il numero di serie del prodotto L ultimo gruppo di cifre che segue il numero di serie indica il numero di dispositivi supportati Per impostazione predefinita le versioni Standard e Professional Edition di SMARTsend supportano la configurazione di un massimo di cinque dispositivi L elenco dei numeri di telefono dei centri di assistenza clienti Xerox disponibile nella tabella seguente Se i
70. di lavoro 1 2 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il nome del flusso di lavoro di cui si vogliono visualizzare le pubblicazioni Dall elenco Visualizzazioni flusso di lavoro fare clic su Mostra tutto Sul pannello di destra viene visualizzato un elenco di pubblicazioni relative al server selezionato Per ordinare l elenco in base a una particolare colonna selezionare l intestazione della colonna Sulla sinistra viene visualizzato un elenco delle attivit pubblicazione Le attivit visualizzate variano in base ai privilegi di cui dispone l utente nei confronti della pubblicazione selezionata Per visualizzare i dettagli di una pubblicazione specifica selezionare la pubblicazione dall elenco e fare clic su Dettagli pubblicazione dal pannello sinistro Ogni utente pu vedere solo i dettagli delle pubblicazioni di cui titolare Dettagli pubblicazioni Questa opzione visualizza una finestra contenente le impostazioni e il contenuto effettivi di qualsiasi tipo di pubblicazione flusso di lavoro Gli amministratori possono visualizzare qualsiasi flusso di lavoro e modificare il contenuto e gli attributi delle pubblicazioni I titolari di pubblicazioni possono visualizzare solo il contenuto delle proprie pubblicazioni possibile visualizzare i seguenti tipi di pubblicazione modelli di scansione dispositivo fogli di copertin
71. di lavoro personali Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il nome del flusso di lavoro per cui si intende cancellare le pubblicazioni Nell elenco Attivit flusso di lavoro fare clic su Cancella pubblicazioni del flusso di lavoro Questa attivit risulta disponibile solo se l utente titolare di tutte le pubblicazioni del flusso di lavoro Viene visualizzata una finestra che richiede di confermare l operazione Per cancellare le pubblicazioni fare clic su OK SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Stampa dei documenti da un archivio documenti Di seguito viene descritto come utilizzare l applicazione SMARTsend Stampa da archivio Questa funzione richiede che SMARTsend sia gi installato e configurato in base alla Guida all installazione delle estensioni dispositivo SMARTsend SMARTsend per l applicazione Stampa da archivio Per utilizzare l applicazione SMARTsend Stampa da archivio 1 Dal dispositivo multifunzione selezionare Tutti i servizi gt Servizi personalizzati sull interfaccia utente del dispositivo 2 Ilpulsante Stampa da archivio deve essere visibile Osservare che l etichetta riportata sul pulsante pu essere stata personalizzata dall amministratore di sistema In questo caso l utente deve richiedere all amministratore di sistema il nome modificato del servizio personalizzato 3 Selezionare il pulsante Stampa da archivio o equivalente sull inter
72. dificabile dal dispositivo se si desidera che gli attributi documento possano essere modificati dal dispositivo prima della scansione In questo caso il foglio di copertina pu essere utilizzato solo sui dispositivi su cui stato pubblicato possibile modificare un massimo di sei attributi alla scansione Se la casella di controllo Crea nuovi modelli di metadati selezionata verr richiesto di selezionare i dispositivi su cui pubblicare un modello Se la casella non selezionata non verr pubblicato un nuovo modello Durante la scansione sar necessario selezionare un modello di PaperWare precedentemente pubblicato avente gli stessi campi di metadati attributo documento modificabili sul dispositivo La selezione di un modello PaperWare contenente campi di metadati non corretti ma necessari per il flusso di lavoro provocher la non riuscita di quest ultimo Vedere Attributi documento a pagina 105 Specificare le impostazioni di scansione Vedere Impostazioni di scansione a pagina 105 a Indicare dove verr scansito il documento b Selezionare una risoluzione Per la scelta della risoluzione per Internet Fax necessario considerare quanto segue L impostazione influenza la dimensione del carattere che determinata dalla risoluzione e dall impostazione di Internet Fax Vedere Risoluzione a pagina 106 per ulteriori informazioni sulla risoluzione e sui DataGlyph Fare clic su Crea foglio di copertina per creare il foglio di cop
73. dificare le propriet secondo necessit Vedere Propriet destinazione a pagina 38 per informazioni specifiche sulla destinazione La modifica di una destinazione comporta l aggiunta automatica della stessa al flusso di lavoro Deselezionare la casella di controllo situata di fianco alla destinazione se si desidera rimuoverla dal flusso di lavoro Fare clic su OK Cancellazione delle destinazioni possibile cancellare soltanto le destinazioni aggiunte dall utente ed elencate nelle sezioni posizioni o indirizzi SMARTsend 35 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione gt Per rimuovere una singola destinazione 1 2 Individuare la destinazione da cancellare nella pagina Destinazioni documento La destinazione non risulter pi disponibile per la definizione di nuovi flussi di lavoro in futuro e non verranno visualizzati ulteriori avvertimenti pertanto accertarsi di voler effettivamente cancellare la destinazione prima di fare clic su rimuovi Fare clic su rimuovi per rimuovere la destinazione Nota i flussi di lavoro che utilizzano gi quella destinazione non risulteranno alterati Per questi flussi di lavoro a una successiva modifica delle destinazioni la destinazione rimossa verr visualizzata nella sezione posizioni Per rimuovere tutte le destinazioni di un tipo specifico Individuare il tipo di destinazione nella pagina Destinazioni documento Tutte le destinazioni di quel tipo non risulteranno
74. dispositivo multifunzione Xerox il nome viene immesso sul dispositivo se l origine scansione un dispositivo Internet fax il nome sar rappresentato dal nome dell allegato generato dal dispositivo Il nome verr utilizzato come nome file di base del file di output Se viene specificato un suffisso il nome file di output risultante sar costituito dal nome di base seguito dal suffisso data e ora ID univoco o niente e dall estensione del file Il nome file pu essere vuoto ma necessario specificare un suffisso I nomi dei file di output risultanti saranno formati in questo modo Nome file di base Suffisso Estensione file Se non viene specificato alcun suffisso il nome del file di output sar formato in questo modo Nome file di base Estensione file Suffisso Estensione file Se all origine scansione non viene specificato alcun nome verr utilizzato un nome predefinito generato dal dispositivo Nota scegliere un nome idoneo per le destinazioni nelle quali verr eseguita l archiviazione Ad esempio se la destinazione consente l archiviazione di nomi costituiti da un massimo di 8 caratteri utilizzare un nome che non contenga pi di 8 caratteri altrimenti l operazione non verr eseguita SMARTsend 51 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Suffisso nome Quando viene fornito un nome file di base oppure viene selezionata l opzione Nome fornito a origine scansione possibile indicare un suffisso
75. documenti di scansione per l archiviazione e la gestione dei documenti in destinazioni specifiche Gli attributi documento comunemente definiti metadati corrispondono alle propriet che descrivono il documento di uscita Gli attributi vengono memorizzati insieme al documento e facilitano le operazioni di archiviazione nelle destinazioni documento I campi relativi a un flusso di lavoro specifico possono essere impostati nella relativa area Campi Oppure possibile utilizzare un profilo per applicare i relativi campi a un flusso di lavoro Per accedere alla pagina Attributi documento 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare il flusso di lavoro del quale si desidera modificare gli attributi documento 3 Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco delle attivit nel pannello di sinistra 4 Nella pagina Esplora flusso di lavoro fare clic su Attributi documento nel pannello di sinistra possibile accedere alla pagina Attributi documento seguendo la procedura guidata di creazione del flusso di lavoro Profili attributo documento I profili documento sono gruppi di campi attributi documento configurati per essere riutilizzati L impiego dei profili elimina la necessit di configurare le propriet attributo per ogni singolo flusso di lavoro Ogni campo del profilo viene associato o Mappato a un campo corrispondente pe
76. e Flussi di lavoro di distribuzione Scenario 2 Quando l utente del flusso di lavoro inserisce una posizione sottocartella esistente come attributi documento per il campo Sottocartella e Sel utente fornisce un valore ad esempio Sottocartella M per Sottocartella in metadati i dati scansiti vengono memorizzati in questa posizione in test server test1 Sottocartella M indipendentemente da valori specificati per e il valore di metadati per Crea le cartelle necessarie e ilvalore Sottocartella in Destinazioni documento e Crea le cartelle necessarie in Destinazioni documento SMARTsend 79 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Tabella della verit scenari Utilizzare questa tabella per esaminare il comportamento dei possibili scenari per questa funzione Valore Valore S o Attributo doc Valore No La sottocar umento Si o Attributo doc nell attributo Attributo Sot gt s No asseg umento asseg A tella esiste gi Crea le car tocartella in Comporta nato nato P nella destina i i y telle neces Destinazioni mento all attributo all attributo a zione n j sarie in documento Crea le car Sottocar Ro n Destinazioni telle neces telle ita documento sarie INDIPENDENTE INDIPENDENTE N INDIPENDENTE N File MENTE MENTE MENTE memorizzato nella posizione base definita in Destinazioni documento S INDIPENDENTE S INDIPENDENTE INDIPENDENTE File MENTE MENTE
77. e pubblicare i flussi di lavoro come modelli scansione dispositivo o come fogli di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition Modelli scansione dispositivo I modelli scansione dispositivo sono utilizzati per la scansione su dispositivi multifunzione Xerox I modelli scansione dispositivo sono denominati modelli distribuiti perch vengono distribuiti su particolari dispositivi specificati durante la pubblicazione I flussi di lavoro possono essere utilizzati solo sui dispositivi a cui sono stati distribuiti La pubblicazione su dispositivi multifunzione Xerox tramite modelli scansione dispositivo rappresenta un livello di protezione aggiuntivo per i dispositivi che supportano l autenticazione Quando si esegue la pubblicazione usando un modello scansione dispositivo i documenti scansiti vengono distribuiti a tutte le destinazioni specificate Fogli di copertina PaperWare Funzione della versione Professional Edition Un flusso di lavoro pu essere pubblicato anche come foglio di copertina vale a dire un foglio stampato che viene aggiunto come prima pagina del lavoro di scansione I fogli di copertina contengono le istruzioni di scansione come gli attributi documento e le destinazioni di distribuzione L utente seleziona le destinazioni di scansione desiderate tra le opzioni disponibili sulla copertina Come impostazione predefinita l autenticazione sul dispositivo non obbligatoria per la scansione con fogli di copert
78. edura guidata che illustra le fasi necessarie per definire il flusso di lavoro includendo la definizione delle destinazioni di documento del nome di file e dei formati specificando gli attributi di documento e determinando le impostazioni del flusso di lavoro Per creare un nuovo flusso di lavoro di distribuzione 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione sotto l intestazione Flussi di lavoro 2 Selezionare le destinazioni richieste per i file di output scansiti Se sono gi state configurate delle destinazioni verranno visualizzate le relative caselle di controllo per utilizzare una destinazione configurata selezionare la casella di controllo di quella destinazione se la destinazione desiderata non visualizzata nell elenco andare al tipo di destinazione e fare clic su aggiungi posizioni Vedere Destinazioni documento a pagina 34 per informazioni dettagliate sull aggiunta delle destinazioni 3 Fare clic su Avanti gt gt 4 Specificare il nome e il tipo di documento Vedere Nome e tipo documento a pagina 3 50 per informazioni dettagliate 5 Fare clic su Avanti gt gt 6 Specificare gli attributi documento Vedere Attributi documento a pagina 3 64 per informazioni dettagliate 7 Fare clic su Avanti gt gt 8 Specificare le impostazioni del flusso di lavoro Vedere Salva flusso di lavoro a pagina 72 per informazioni dettagliate sulla specifica delle impostazioni
79. eliminazione di credenziali vedere Gestione delle credenziali di destinazione a pagina 36 22 SMARTsend Guida per l utente Descrizione generale del sito Opzioni di personalizzazione Indirizzo e mail di conferma lavoro Questa opzione consente di specificare un indirizzo e mail per i lavori che sono configurati per l invio di conferma tramite e mail e Selezionare Utilizza l indirizzo e mail personale per la conferma lavoro via e mail per utilizzare il proprio indirizzo e mail di SMARTsend Vedere Indirizzo e mail a pagina 2 20 e Per utilizzare un indirizzo alternativo selezionare Utilizza il seguente indirizzo e mail per la conferma lavoro via e mail specificare un indirizzo e mail e fare clic su Salva Preferenze del sito Qui si configurano le preferenze utente per SMARTsend Selezionare Mostra pagine di stato in caso di esito positivo o negativo per fare in modo che dopo l elaborazione delle operazioni come la pubblicazione di un flusso di lavoro vengano visualizzate le pagine di stato Se l opzione non selezionata le pagine di stato non vengono visualizzate Selezionare Visualizza la schermata di benvenuto al prossimo accesso a SMARTsend se si desidera che al momento dell accesso all applicazione venga visualizzata la pagina di benvenuto Gestione di Profili attributo documento Questo collegamento porta alla pagina Gestione di profili documento Gli attributi documento sono dati supplementari che possono essere aggiunti a
80. elle attivit nel pannello di sinistra 4 Nella pagina Esplora flusso di lavoro fare clic su Destinazioni documento nel pannello di sinistra Nota possibile accedere alla pagina Destinazioni documento dal collegamento Aggiungi nuovo gt flusso di lavoro di distribuzione Nella pagina Destinazioni documento sono elencati tutti i tipi di destinazione abilitati e configurabili Per ciascun tipo sotto le intestazioni secondarie posizioni e indirizzi sono elencate le destinazioni specifiche che l utente connesso ha configurato Sotto le intestazioni secondarie posizioni e indirizzi sono elencate invece le destinazioni configurate da altri utenti Le destinazioni configurate da altri utenti vengono visualizzate soltanto se sono utilizzate nel flusso di lavoro che si sta modificando Aggiunta rimozione delle destinazioni elencate di un flusso di lavoro Per aggiungere una destinazione elencata al flusso di lavoro selezionare la casella di controllo relativa alla destinazione Per rimuovere una destinazione dal flusso di lavoro deselezionare la relativa casella di controllo Aggiunta di nuove destinazioni Le destinazioni definite e inserite nei flussi di lavoro vengono conservate anche se le modifiche del flusso di lavoro non vengono salvate e possono essere rimosse solo manualmente dalla pagina Destinazioni documento In tal modo esse rimangono a disposizione per la selezione durante la definizione di altri flussi di lavoro 34 SMAR
81. engono utilizzati nei seguenti casi parole contenenti caratteri di testo sospetti parole non presenti nel dizionario di controllo parole contenenti simboli di rifiuto e parole con simboli mancanti Non fornisce controllo sulla compatibilit e la compressione dell immagine di output L orientamento della pagina dell output sar orientato automaticamente in modo che il testo si legga normalmente e PDF con immagine su testo contiene un immagine per ogni pagina del documento oltre ai caratteri di testo Non fornisce controllo sulla compatibilit e la compressione dell immagine di output L orientamento della pagina dell output sar orientato automaticamente in modo che il testo si legga normalmente Vedere Table 3 2 on page 57 e PDF con immagine su testo conserva orientamento pagina contiene un immagine per ogni pagina del documento oltre ai caratteri di testo Fornisce controllo sulla compatibilit e la compressione dell immagine di output Verr conservato l orientamento di pagina dei documenti in ingresso Vedere Table 3 2 on page 57 Nota se i documenti in ingresso non sono orientati in modo standard o sono disposti obliquamente pu essere impossibile illuminare il testo nel documento di output PDF Comunque sar ancora possibile effettuare la ricerca nel documento e PDF conserva immagine da origine di scansione conserva i dati dell immagine originale che il dispositivo invia a SMARTsend Questa impostazione fornisce una perdita
82. ere inferiore al numero dei livelli sottocartella Per configurare le impostazioni DCOM corrette su TRIM Context Server selezionare Start gt Strumenti di amministrazione gt Componente Espandere il contenitore Servizi componenti Computer Fare clic con il pulsante destro del mouse su Risorse del computer e selezionare Propriet Nella scheda Protezione COM fare clic su Modifica limiti nell area Autorizzazioni di esecuzione e attivazione o nell area Attivazione remota Fare clic sul pulsante Modifica limiti nella sezione Autorizzazioni di esecuzione e attivazione Fare clic sull account per il quale necessario modificare le autorizzazioni e selezionare Allow for the Remote Access permissions Consenti autorizzazioni di accesso remoto o Remote Launch and Remote Activation permissions Autorizzazioni avvio remoto e attivazione remota L utente deve essere un account del livello di dominio e non un utente locale Tutti gli utenti che devono accedere a TRIM devono fare parte di questo gruppo del livello di dominio Selezionare OK Fare clic sul pulsante Modifica limiti nella sezione Autorizzazioni di accesso Selezionare l account da modificare e la casella di controllo Remote Access Accesso remoto Nota non possibile archiviare pi documenti nella stessa sottocartella Se si invia una seconda scansione a una sottocartella esistente verr creata una nuova sottocartella avente lo stesso nome ma un ID record diverso Cartella Web di Micro
83. eri di sottolineatura Il nome viene utilizzato per identificare le destinazioni al momento della pubblicazione e viene riportato nei fogli di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition e nelle pagine di conferma 38 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Destinatario e mail Per definire le propriet dei destinatari e mail immettere le informazioni appropriate relative a destinatari destinatari della copia per conoscenza Cc e destinatari della copia per conoscenza nascosta Ccn Separare gli indirizzi e mail con un punto e virgola ad esempio destinatario1 comp com destinatario2 societ com possibile immettere solo una parte dei nomi e fare clic su Controlla nomi per cercare i nomi dei destinatari Per il funzionamento di tale caratteristica necessario che l amministratore configuri Mapping propriet LDAP di SMARTsend per la rubrica integrata Con la funzione di controllo dei nomi verranno visualizzati un massimo di 50 nomi se l elenco riportato contiene pi di 50 nomi restringere l ambito della ricerca aggiungendo altri caratteri Non vi limite al numero di indirizzi e mail che possibile inserire Tuttavia i server di posta prevedono dei limiti di dimensione per i file allegati pertanto i lavori di scansione su e mail che superano i limiti di dimensione degli allegati non andranno a buon fine e Selezionare il formato di codifica utilizzato per inviare allegat
84. ertina PaperWare Viene creato un file PDF che verr utilizzato per stampare il foglio di copertina I file PDF conservano il layout di pagina il testo e le immagini dei documenti Se gli attributi documento sono stati impostati come modificabili selezionare i dispositivi su cui pubblicare i modelli e un profilo di scansione Vedere Profilo di scansione a pagina 97 per ulteriori informazioni sui profili di scansione Viene visualizzata la finestra Download del file in cui si richiede se si desidera aprire o salvare il file preferibile salvare il file in modo da potervi accedere in un secondo momento se si desidera stamparlo o inviarlo via e mail Fare clic su Salva per salvare il file Se si sceglie Apri ricordarsi di stampare il file prima di richiudere la finestra Se necessario il foglio di copertina pu essere ricreato facendo clic su Rigenera foglio di copertina nella pagina Visualizza pubblicazioni Per ulteriori informazioni vedere la procedura sottostante e Rigenerazione del foglio di copertina a pagina 119 Nota per aprire e visualizzare il file PDF necessario usare Adobe Acrobat Reader Per scaricare Acrobat Reader collegarsi al sito Web di Adobe all indirizzo www adobe com Aprire il file salvato usando Adobe Acrobat Reader Stampare il file PDF Stampare il file con un rapporto del 100 Cio il fattore di ingrandimento della finestra di stampa deve essere uguale o vicino al 100 Il foglio di copertina deve e
85. esto in cui effettuare ricerche e Altro Utilizzare le seguenti funzioni per specificare i formati che utilizzano le funzionalit OCR Ottimizzazione OCR Selezionare la modalit di elaborazione del documento scansito Table 3 6 Opzioni di ottimizzazione OCR Ottimizza per velocit ha i tempi di elaborazione pi rapidi con una precisione OCR standard impostazione predefinita Velocit di bilanciamento bilancia i tempi di elaborazione e precisione OCR e precisione Ottimizza per precisione ha i tempi di elaborazione pi lunghi ma la migliore precisione OCR 62 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Le seguenti impostazioni consentono di migliorare il grado di precisione della funzione OCR Per documento di origine si intende il documento di cui si sta eseguendo la scansione Table 3 7 Opzioni di precisione OCR Lingua documento di Selezionare la lingua del documento di origine origine Documento di origine Selezionare il tipo di stampante con cui il documento di origine stato stampato su stampato Layout documento di Selezionare l opzione di rilevazione automatica delle colonne del origine documento oppure specificare che il documento presenta una singola colonna SMARTsend 63 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Attributi documento La pagina Attributi documento viene utilizzata per aggiungere informazioni supplementari ai
86. faccia utente dell MFD Se l amministratore del sistema non ha abilitato l accesso predefinito necessario fornire i dettagli relativi a nome utente password e dominio SMARTsend quindi selezionare Invio Tuttavia se l accesso predefinito abilitato non necessario che eseguire il login in questo punto 4 Una volta eseguita la connessione sul dispositivo viene visualizzato un elenco di collegamenti a cartelle che agiscono come archivi per i documenti da ricercare e successivamente stampare Questi collegamenti sono stati inseriti dall amministratore SMARTsend Per istruzioni sulla creazione dei collegamenti fare riferimento alla Guida all installazione delle estensioni dispositivo SMARTsend 5 possibile selezionare la destinazione in cui ricercare i documenti da stampare ed espandere le cartelle nell elenco per selezionare la cartella in cui vengono memorizzati i documenti per la stampa I documenti possono essere parte dell elenco originale inserito dall amministratore Verr richiesto di verificare le credenziali utente per le destinazioni in cui si trovano i documenti utilizzando la tastiera sull interfaccia utente L URL al file mostrato nella parte superiore sinistra dell interfaccia utente dell MFD 6 Dopo aver scelto il documento selezionare Stampa L interfaccia utente indica che in corso la preparazione del dispositivo per la stampa 7 Per passare a un altro servizio personalizzato o per spostarsi su un servizio com
87. file Quando viene selezionato un tipo dall elenco a discesa i dettagli relativi a quel tipo di file vengono visualizzati sotto la selezione Per determinati tipi di documento possibile modificare il formato e i dettagli Quando ci possibile fare semplicemente clic sul pulsante Propriet e selezionare un formato dall elenco Tipo stampa Il Tipo stampa disponibile solo quando in un flusso di lavoro viene selezionata una destinazione Stampante remota Le destinazioni Stampante remota possono essere configurate con le seguenti propriet Immagine originale Stampa un immagine scansita visivamente fedele all immagine del documento originale Altro funzione della versione Professional Edition Permette di scegliere e configurare un formato di OCR supportato Le opzioni disponibili variano in base alle caratteristiche della stampante remota Vedere Altro funzione della versione Professional Edition a pagina 3 61 e Propriet OCR funzione della versione Professional Edition a pagina 62 per ulteriori informazioni Nota i formati JFIF e TIFF a pagina singola sono supportati per la distribuzione di file soltanto per destinazioni FTP Cartella di rete Cartella NetWare e indirizzi e mail Se vengono selezionate altre destinazioni in combinazione con FTP Cartella di rete Cartella NetWare e destinazioni e mail questi tipi di file verranno filtrati dall elenco dei tipi disponibili SMARTsend 53 Guida per l utente Flussi di lav
88. giungere pubblicazioni flusso di lavoro ai seguenti dispositivi a pagina 95 Nota se il dispositivo richiesto non compare tra quelli selezionabili chiedere all amministratore di SMARTsend di aggiungerlo 5 Specificare gli attributi documento Selezionare Modificabile dal dispositivo se si desidera che gli attributi documento possano essere modificati dal dispositivo prima della scansione Il numero massimo di attributi modificabili dal dispositivo corrisponde a sei Vedere Attributi documento a pagina 96 6 Specificare il profilo di scansione Selezionare il tipo di documento che verr utilizzato per la scansione con questo modello Fare clic su Propriet per selezionare le impostazioni personalizzate Vedere Profilo di scansione a pagina 97 7 Altermine dell operazione fare clic su OK Nota il modello potrebbe non essere visualizzato sul dispositivo perch l elenco dei modelli non stato aggiornato Impostazioni di pubblicazione La pagina Pubblica flussi di lavoro contiene la sezione Impostazioni di pubblicazione in cui possibile specificare il nome della pubblicazione la data di scadenza e i dispositivi su cui distribuire il modello 94 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Nome pubblicazione ilnome che viene visualizzato nell elenco dei modelli e deve essere univoco Il nome non pu corrispondere a quello di un altro flusso di lavoro a meno che non si tratti del flusso di lavoro che si
89. guenti e Nome destinazione CreaSottoCartella Fornire un nome per la destinazione CreaSottoCartella usato come esempio e Seleziona punto di partenza selezionare un punto di partenza o fornire un Percorso cartella alla cartella di destinazione E possibile utilizzare il pulsante Espandi per cercare un percorso Nota se non stata immessa una credenziale per la posizione fornita viene visualizzata la pagina Impostazioni account Immettere le credenziali Nome utente e Password che forniscono l accesso alla cartella indicata in Percorso cartella fare clic su OK quindi fare nuovamente clic su OK per procedere SMARTsend 75 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione e Percorso cartella immettere il percorso completo alla cartella di destinazione La cartella di destinazione deve esistere gi e Crea le cartelle necessarie e S selezionare S per consentire la creazione di una sottocartella se necessario e se non esiste gi e No selezionare No per impedire la creazione di una sottocartella se non esiste utile selezionare No negli scenari in cui strumenti automatici o processi eseguono la verifica dell output in una posizione particolare Questo impedisce che l output venga archiviato per errore nelle posizioni errate durante la scansione dei dati e Sottocartella la casella di testo Sottocartella consente al creatore del flusso di lavoro di immettere un nome sottocartella da utilizzare se non viene specificata
90. he il lavoro riuscito con SUCCESSO Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti TRIM Context Server funzione della versione Standard o Professional Edition Il TRIM Context Server un componente facoltativo che pu essere acquistato da Xerox ed essere aggiunto come destinazione SMARTsend Prima di poter aggiungere l opzione TRIM a SMARTsend l adattatore TRIM deve essere installato nel computer SMARTsend SMARTsend supporta attualmente TRIM Context Server versione 6 0 44 In SMARTsend aggiungere una nuova credenziale e selezionare TRIM come Tipo di account Specificare il nome dell account e il nome server Specificare il nome della directory virtuale La directory virtuale viene configurata all interno di Microsoft IIS 6 e contiene i file binari del TRIM Connectivity Toolkit Per impostazione predefinita il nome della directory virtuale TRIMCT2 Nota questa non la directory virtuale in cui installata l applicazione WebDrawer L applicazione WebDrawer non necessaria per utilizzare SMARTsend con Trim Nelle versioni pi recenti di Trim Context il Trim Connectivity Toolkit chiamato Trim Context Web Sevices Immettere il nome utente e la password L utente deve appartenere al gruppo di dominio in cui in esecuzione TRIM Context Services Questo pu essere qualsiasi utente TRIM a cui sono stati concessi diritti di accesso remoto avvio e attivazione Fare clic su OK Creare un flusso
91. hiede se si desidera aprire o salvare il file E preferibile salvare il file in modo da potervi accedere in un secondo momento se si desidera stamparlo o inviarlo via e mail Fare clic su Salva per salvare il file Se si sceglie Apri ricordarsi di stampare il file prima di richiudere la finestra I fogli di copertina possono essere rigenerati anche facendo clic sul pulsante Rigenera modulo nella pagina Dettagli pubblicazione Vedere Visualizzazione delle pubblicazioni a pagina 108 Uso di un foglio di copertina PaperWare con un Internet Fax possibile eseguire la scansione da un dispositivo Internet Fax mediante una copertina PaperWare che consente di utilizzare qualsiasi dispositivo Internet Fax Xerox o non Xerox con SMARTsend Per utilizzare una copertina PaperWare con Internet Fax 1 2 3 Chiedere all amministratore l indirizzo e mail di un dispositivo Internet Fax Da Esplora flusso di lavoro fare clic su Aggiungi nuovo gt Flusso di lavoro in distribuzione Definire le impostazioni di Destinazioni documento Nome e tipo documento Attributi documento e flusso di lavoro secondo necessit Fare clic su Avanti gt gt per avanzare su ogni pagina Nella pagina Salva flusso di lavoro selezionare l opzione Pubblica foglio di copertina PaperWare da flusso di lavoro Fare clic su Fine per continuare Nella pagina Pubblica foglio di copertina PaperWare scorrere gi sulla sezione Impostazioni di scansione e selezionare una delle op
92. i Applicazioni Alta 300 x 300 e superiore Scansione a 300 dpi o superiore Media 200 x 200 e superiore Scansione a 200 dpi o superiore Risoluzione ottima Internet Fax Bassa inferiore a 200 x 200 Scansione a 150 dpi o superiore Risoluzione standard Internet Fax Table 4 2 Impostazioni di risoluzione del foglio di copertina PaperWare 106 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Personalizzazione delle impostazioni di scansione per i moduli PaperWare Le impostazioni di scansione dei fogli di copertina PaperWare possono essere personalizzate pubblicando un modello dispositivo contenente le impostazioni desiderate L utente non far altro che scegliere il modello corretto al momento della scansione La personalizzazione delle impostazioni pu essere eseguita direttamente dalla Home page utente Per pubblicare un modello personalizzato 1 Nella Home page utente fare clic su Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare 1 Specificare le impostazioni di pubblicazione desiderate 2 Selezionare il profilo di scansione richiesto o personalizzarne uno usando il pulsante Propriet 3 Fare clic su OK per pubblicare il modello SMARTsend 107 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Visualizzazione delle pubblicazioni Qualsiasi utente pu visualizzare le pubblicazioni di un particolare flusso di lavoro Per visualizzare le pubblicazioni di un flusso
93. i commenti di controllo Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti SMARTsend 49 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Nome e tipo documento La pagina Nome e tipo documento viene utilizzata per configurare il nome file il tipo e il formato dei documenti scansiti creati con SMARTsend Per accedere alla pagina Nome e tipo documento 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare il flusso di lavoro del quale si desidera modificare il nome o il formato del documento 3 Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco delle attivit nel pannello di sinistra Nella pagina Esplora flusso di lavoro fare clic su Nome e tipo documento nel pannello di sinistra Nota si pu accedere alla pagina Nome e tipo documento anche dal collegamento Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione durante la creazione di un flusso Nome documento L opzione Nome documento definisce il nome del file di output da generare Le informazioni di identificazione vengono applicate dopo la scansione del documento Prima di assegnare un nome al documento di uscita determinare le restrizioni imposte per le destinazioni di archiviazione quali i caratteri consentiti e la modalit di sovrascrittura file La possibilit di modificare il nome del file di output Nome documento durante la scansione
94. i documenti scansiti come descrizione possono essere la versione del documento il titolo o una descrizione Gli attributi documento vengono creati alla creazione del flusso di lavoro e applicati al momento della scansione L installazione di SMARTsend propone set di attributi documento preimpostati chiamati profili documento I profili documento sono accessibili pubblicamente da tutti gli utenti di SMARTsend I profili documento visualizzati al momento della creazione del flusso di lavoro sono filtrati in base alle destinazioni specificate Ad esempio Solo FTP un profilo documento riservato alla destinazione FTP e non viene visualizzato per le destinazioni di altro tipo La pagina Gestione di profili documento visualizza tutti i profili documento presenti sul sistema Da questa pagina il titolare del flusso di lavoro o l amministratore pu cancellare i profili documento Profili attributo documento personalizzati possono essere creati e salvati durante l operazione di creazione del flusso di lavoro Vedere Profili attributo documento a pagina 64 per informazioni dettagliate sulla gestione dei profili documento SMARTsend 23 Guida per l utente Descrizione generale del sito Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare Funzione della versione Professional Edition Questo collegamento permette di pubblicare modelli con impostazioni di scansione personalizzate per i fogli di copertina PaperWare Durante la configurazione dei
95. i e mail su Internet UUEncode e Base64 sono standard di codifica dei dati binari sotto forma di testo UUEncode tuttavia utilizza alcuni caratteri non compatibili con EBCDIC Extended Binary Coded Decimal Interchange Code un set di caratteri utilizzato prevalentemente in Europa I messaggi di posta su Internet utilizzano la codifica Base64 o MIME Multipurpose Internet Mail Extensions Selezionare Base64 per una maggior compatibilit con i sistemi europei e Selezionare E mail al mittente di questo flusso di lavoro per inviare automaticamente il documento di scansione anche al mittente cio alla persona che esegue la scansione del documento Quando vengono utilizzati modelli di scansione dispositivo questa opzione funziona soltanto su dispositivi multifunzione Xerox con autenticazione abilitata e Selezionare Invia collegamento URL al documento nessun documento allegato se si desidera inviare unicamente un collegamento In questo caso nessun file viene allegato o inviato ai destinatari Il collegamento verr inviato soltanto se altre destinazioni del flusso di lavoro sono indirizzabili a URL L invio di un semplice collegamento anzich di un vero e proprio allegato utile nel caso di sistemi di posta elettronica che presentano limiti di memoria e non consentono la gestione di documenti di grandi dimensioni Se si imposta la scansione su tutte le destinazioni nell e mail vengono visualizzati i collegamenti a pi archivi Nota necessa
96. i lavoro I flussi di lavoro devono essere pubblicati affinch siano disponibili agli utenti che eseguono la scansione Per informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro vedere il Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro 26 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Esplora flusso di lavoro La pagina Esplora flusso di lavoro viene utilizzata per accedere ai flussi di lavoro e gestirli inoltre consente di eseguire la maggior parte delle operazioni di SMARTsend fra cui visualizzazione aggiunta modifica e pubblicazione dei flussi di lavoro Accedere alla pagina Esplora flusso di lavoro dalla Home page facendo clic su Gestione di Flussi di lavoro personali per visualizzare solo i flussi di lavoro creati dall utente che ha aperto la sessione in SMARTsend oppure facendo clic su Visualizza Flussi di lavoro se si desidera visualizzare tutti i flussi di lavoro a cui l utente connesso ha accesso Sul lato sinistro della pagina Esplora flusso di lavoro sono presenti tutti i menu relativi ad Attivit flusso di lavoro e Visualizzazioni flusso di lavoro I dettagli relativi al flusso di lavoro specifico selezionato sul lato destro della pagina vengono visualizzati a sinistra nell area Dettagli Sul lato destro della pagina Esplora flusso di lavoro vengono visualizzati i flussi di lavoro organizzati in una tabella l elenco dei flussi di lavoro pu essere ordinato in base a un intestazione specifica facendo cl
97. i scansione come destinazioni nome e tipo di documento attributi documento e impostazioni di immagine in una sola entit che potr essere riutilizzata all occorrenza Il nome e il tipo del documento sono propriet che definiscono e descrivono un documento scansito La definizione degli attributi di base di un documento scansito quali il nome file e il tipo del formato digitale ad esempio PDF XPS JFIF TIFF a pagina singola TIFF multipagina e cos via indispensabile al fine di creare un flusso di lavoro utilizzabile SMARTsend fornisce anche un modo per aggiungere attributi di documento opzionali comunemente indicati come metadati ai documenti scansiti Tali attributi vengono archiviati con il documento digitale e possono essere utilizzati per automatizzare l archiviazione e il recupero dei documenti nonch le attivit di gestione I flussi di lavoro possono essere designati come pubblici o privati I flussi di lavoro pubblici possono essere visualizzati utilizzati e modificati da tutti gli utenti SMARTsend se le modifiche vengono salvate una copia dell originale viene eseguita per il nuovo titolare I flussi di lavoro privati possono essere visualizzati utilizzati cancellati e modificati soltanto dal titolare il creatore del flusso Gli amministratori SMARTsend possono elencare visualizzare modificare senza eseguire una copia e cancellare i flussi di lavoro privati o pubblici Gli amministratori non possono pubblicare flussi d
98. ic sulla stessa Per modificare o pubblicare un flusso di lavoro necessario selezionarlo Di fianco ai nomi dei flussi di lavoro vengono visualizzate le seguenti icone 8 Indica un flusso di lavoro creato dall utente connesso d Indica un flusso di lavoro creato da un utente diverso dall utente connesso g Indica un flusso di lavoro privato creato dall utente connesso E Indica un flusso di lavoro di impostazioni di scansione PaperWare funzione della versione Professional Edition Attivit flusso di lavoro Nell area delle Attivit flusso di lavoro vengono elencate le attivit disponibili all utente per il flusso di lavoro selezionato Ad eccezione dell aggiunta di un nuovo flusso di lavoro l attivit selezionata verr eseguita sul flusso di lavoro selezionato nel pannello di destra Le attivit disponibili variano secondo il flusso di lavoro selezionato ad esempio se un flusso di lavoro non ancora stato pubblicato la visualizzazione e la cancellazione delle sue pubblicazioni non saranno disponibili Nota il flusso di lavoro My_E mail fornito con l installazione di SMARTsend non pu essere eliminato SMARTsend 27 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Visualizzazioni flusso di lavoro Le opzioni di visualizzazione consentono di visualizzare diversi elenchi di flussi di lavoro e pubblicazioni Mostra tutti i flussi Fare clic su Mostra tutti i flussi per visualizzare tutti i flussi di lavoro a
99. ifferenti per ogni destinazione nel flusso di lavoro Selezionare una delle seguenti opzioni per configurare le impostazioni di Tipo documento per il flusso di lavoro Utilizza lo stesso tipo di documento o stampa per tutte le destinazioni Permette di selezionare e configurare un singolo tipo formato di documento e di stampare il tipo se possibile per le destinazioni del flusso di lavoro Utilizza un differente tipo di documento o stampa per ogni destinazione Permette di selezionare e configurare diversi tipi formati di documento e tipi di stampa se possibile per ogni tipo di destinazione specificata nel flusso di lavoro 52 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Tipi di documento supportati da Smartsend e PDF testo in cui effettuare ricerche pdf funzione della versione Professional Edition disponibile soltanto se abilitata la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri OCR e PDF solo immagine pdf e PDF protetto crittografato e JFIF jpg e XPS e Tiff a pagina singola tif e Tiff pagine multiple tif e Tipo di documento originale formato di file determinato dal dispositivo durante la scansione e Altro funzione della versione Professional Edition disponibile soltanto con la funzione OCR abilitata L opzione Altro include formati di file OCR Vedere Table 3 1 on page 54 per un elenco completo dei formati di file OCR A ogni Tipo documento associato un formato
100. il campo default Valore di default indica che il valore immesso nella casella verr utilizzato come valore di default singolo Soltanto un valore di default viene inviato a un dispositivo multifunzione Xerox per le pubblicazioni Questo valore pu essere sovrascritto nel momento in cui il flusso di lavoro viene pubblicato se per la protezione del campo non stata selezionata l opzione Valore campo non modificabile Valori di default consente l utilizzo di pi valori tra cui l utente potr scegliere quando il flusso di multipli lavoro viene pubblicato o nel foglio di copertina Immettere un valore e fare clic su Aggiungi Il valore viene visualizzato nella casella di riepilogo Organizzare i valori mediante i pulsanti Sposta su e Sposta gi Per rimuovere valori dall elenco utilizzare i pulsanti Rimuovi o Rimuovi tutto Il valore predefinito sempre il primo dell elenco La presenza di pi valori di default per le pubblicazioni PaperWare funzione della versione Professional Edition consente di rendere selezionabili le caselle di controllo corrispondenti sul foglio di copertina PaperWare Campo obbligatorio I campi vengono generalmente configurati come obbligatori per acquisire le informazioni critiche sul documento scansito possibile immettere le informazioni e gli attributi in anticipo quando il flusso di lavoro viene creato o pubblicato oppure durante la scansione sul dispositivo multifunzione Xerox o sul fogl
101. ile che possono essere letti da un elaboratore testi Applicazione File di output compatibili con applicazioni specifiche Ad esempio i file rtf Rich Text Format che possono essere letti e modificati in Microsoft Word WordPad e PowerPoint Microsoft Word 97 2000 2002 2003 output documento doc o rich text format rtf Microsoft Excel 97 2000 2002 2003 formato output xls Microsoft PowerPoint 97 rich text format rtf Microsoft Publisher 98 rich text format rtf WordPad rich text format rtf Testo I file di testo sono generalmente file di piccolo formato che possono essere modificati dalla maggior parte degli editor di testo e delle applicazioni di elaborazione testi quali Microsoft Notepad o Word Si tratta di file che non contengono formattazione complessa Sono disponibili i seguenti formati file Table 3 4 Opzioni di formato di file testo Testo standard testo con interruzione di riga dopo ogni riga Per posizionare il contenuto delle tabelle vengono utilizzate le tabulazioni Testo smart testo con interruzioni di riga dopo ogni riga Per posizionare i margini e il testo delle tabelle vengono utilizzati gli spazi Testo strip testo con interruzioni di riga dopo ogni paragrafo Per posizionare il testo delle tabelle vengono utilizzate le tabulazioni Testo normale testo con interruzioni di riga dopo ogni riga Per posizionare i margini sinistro e superiore vengono u
102. impostazione predefinita JPEG e viene utilizzata JPEG Flate se Contenuti raster misti selezionata SMARTsend 59 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione JFIF JPEG JFIF jpg utilizza la compressione JPEG un tipo di compressione file che comporta la perdita o la cancellazione di una parte dei dati Questo formato spesso ideale per fotografie e immagini l output sar un file per ciascuna immagine o pagina sottoposta a scansione Nota JFIF JPEG funziona soltanto per l elaborazione di immagini a colori o in scala di grigi le immagini binarie o in bianco e nero non possono essere convertite in formato JFIF JPEG File TIFF I file TIFF Tagged Image File sono altamente flessibili e indipendenti dalla piattaforma Vengono utilizzati e supportati da numerose applicazioni di elaborazione delle immagini I file TIFF possono essere di dimensioni piuttosto elevate tuttavia consentono di ottenere stampe di ottima qualit per documenti cartacei Tiff a pagina singola tif I file TIFF a pagina singola contengono una sola immagine o pagina cio ogni file costituito unicamente da un immagine o da una pagina Il formato TIFF a pagina singola supportato solo da destinazioni FTP cartella di rete ed e mail Se nel flusso di lavoro sono presenti altri tipi di destinazione questo formato non sar disponibile Tiff pagine multiple tif I file TIFF a pagine multiple contengono pi di una immagine o pagina Og
103. ina a meno che tale impostazione non venga modificata dall amministratore o che il flusso di lavoro sia stato creato come privato e il dispositivo di destinazione scelto supporti l autenticazione I fogli di copertina PaperWare possono essere utilizzati con qualsiasi dispositivo Internet Fax Dal momento che il flusso di lavoro PaperWare pu essere visualizzato e utilizzato solo dal titolare del foglio di copertina l uso dei fogli di copertina PaperWare rappresenta un modo efficace per impedire l accesso ai propri flussi di lavoro da parte di estranei 92 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Fogli di copertina PaperWare con attributi documento modificabili Se un flusso di lavoro viene pubblicato come foglio di copertina PaperWare e gli attributi documento sono specificati come modificabili dal dispositivo un modello scansione dispositivo viene distribuito ai dispositivi specificati al momento della creazione del foglio di copertina PaperWare L utente deve selezionare il modello pubblicato dal dispositivo piuttosto che il modello PaperWare utilizzato per i fogli di copertina PaperWare standard che non prevede attributi documento modificabili Vedere Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware a pagina 4 101 per ulteriori informazioni Personalizzazione delle impostazioni di scansione PaperWare Se le impostazioni di scansione del foglio di copertina PaperWare standard non sono adatte alle proprie esigenze
104. includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare l URL raccolta DocuShare Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente l URL raccolta Immettere l URL raccolta DocuShare per la destinazione Se la destinazione deriva da un punto di partenza specificato in precedenza sar possibile fare clic su Espandi per espandere il punto di partenza quindi selezionare il ramo della destinazione SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Esempio http lt server gt view collection 12345 Se le credenziali richieste di DocuShare non sono state configurate in SMARTsend pu essere necessario aggiungere un nome utente e password per la raccolta DocuShare Vedere Gestione delle credenziali di destinazione a pagina 3 36 per ulteriori informazioni Nome oggetto personalizzato gli oggetti personalizzati sono opzionali Se necessario immettere un nome per definire un oggetto personalizzato per una destinazione DocuShare versione 3 1 o successiva Vedere Appendice C Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend a pagina 3 88 per ulteriori informazioni Nota l oggetto personalizzato deve essere creato in DocuShare prima di utilizzare il flusso di lavoro SMARTsend a cui si riferisce Altrimenti il flusso di lavoro non verr eseguito Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti Domino versione Standar
105. io propriet attributo Soltanto il titolare pu pubblicare un flusso di lavoro i flussi di lavoro privati pubblicati mediante modelli di scansione dispositivo necessitano dell autenticazione a livello del dispositivo SMARTsend 73 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Riepilogo flusso di lavoro Questa pagina consente di verificare le impostazioni di un flusso di lavoro dopo la modifica o la definizione Prima di pubblicare un flusso di lavoro possibile modificarlo utilizzando i collegamenti forniti sul lato sinistro della pagina Per accedere alla pagina Riepilogo flusso di lavoro 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare il flusso di lavoro di cui verificare le impostazioni 3 Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco delle attivit nel pannello di sinistra Nome e descrizione flusso di lavoro Immettere un nuovo nome e una descrizione per il flusso di lavoro oppure modificare le informazioni visualizzate Il nome deve essere univoco e facile da ricordare in quanto verr visualizzato in Esplora flusso di lavoro e nelle pubblicazioni Per convenzione predefinita i nuovi flussi di lavoro creati verranno denominati FlussodiLavoro1 FlussodiLavoro2 e via dicendo a meno che non venga specificato un nome Opzioni di pubblicazione Prima di procedere alla scansione di un flusso di lavor
106. io di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition L immissione degli attributi durante la scansione soggetta alle seguenti condizioni e Sesiutilizza l opzione Valori di default multipli durante la scansione possibile specificare anche gli attributi documento obbligatori tramite le opzioni Modificabile dal dispositivo o Selezione su foglio di copertina PaperWare e Lascansione non viene attivata fino all immissione di un valore quando un flusso di lavoro con i campi obbligatori modificabili dal dispositivo viene pubblicato su qualsiasi dispositivo Xerox WorkCentre Pro 232 238 245 255 265 275 o pi recente e L esecuzione del flusso di lavoro non avr luogo se pubblicata su un dispositivo Xerox meno recente Protezione campo La Protezione campo determina la modalit di visualizzazione dei campi di informazione quando questi vengono specificati dal dispositivo o sul foglio di copertina Selezionare la modalit di visualizzazione del valore del campo e Mostra valore campo consente di visualizzare il valore sotto forma di testo leggibile nelle pagine pubblicate in SMARTsend sul foglio di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition e sul dispositivo multifunzione Xerox Selezionare questa impostazione se il campo non contiene informazioni riservate e il valore pu essere visualizzato da chiunque Esempio Arthur_M_Template SMARTsend 67 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuz
107. ione Nascondi input utente visualizzer il valore con asterischi su tutte le pagine fogli di copertina e fogli di conferma di SMARTsend Scegliere questa impostazione se il campo contiene informazioni riservate Esempio asterischi utilizzati per nascondere un numero di previdenza sociale Nota i dispositivi Xerox WorkCentre Pro 232 238 245 255 265 275 o piu recenti supportano completamente le funzioni di mascheramento I dispositivi Xerox meno recenti non supportano tali funzioni In aggiunta il mascheramento non disponibile quando un flusso di lavoro viene pubblicato con Valori di default multipli Valore campo non modificabile non consente la modifica del campo al di fuori dell editor flussi di lavoro Il campo non verr visualizzato dalla pagina di pubblicazione n al momento della scansione ma eseguir la mappatura dei valori ai documenti scansiti Quando viene selezionata questa opzione necessario indicare un valore di default Esempio ID client di un sito client Nota se viene selezionata questa opzione il valore di default del campo verr visualizzato nell area Campi della pagina Attributi documento Selezionare questa opzione per i valori di campo che non verranno mai modificati o per i campi che richiedono un alto grado di protezione 68 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Tipo campo Il Tipo campo consente di specificare il tipo di campo da utilizzare per
108. ito Accesso alla Home page utente SMARTSsend un applicazione orientata al Web La Home page utente il punto di accesso principale che consente di creare i flussi di lavoro accedere ai flussi di lavoro e alle rispettive pubblicazioni gestire le credenziali e configurare le impostazioni personali Sono attualmente supportati i seguenti browser a Microsoft Internet Explorer versione 5 5 o successiva Per prestazioni ottimali si raccomanda l uso di Internet Explorer a Netscape versione 7 2 o successiva a Mozilla versione 1 7 o successiva a Mozilla versione FireFox 1 0 6 o successiva Per accedere alla home page dell utente 1 Aprire una finestra del browser 2 Immettere l URL o l indirizzo seguente http nome computer SMARTsend dove nome computer il nome del computer SMARTsend Contattare l amministratore SMARTSsend se non si conosce il nome del computer 3 Premere Invio 4 Verr chiesto di immettere nome utente e password Aggiungere il nome utente e la password e fare clic su OK 5 Viene visualizzata la pagina di benvenuto di SMARTsend Selezionare Fare clic qui per accedere a SMARTsend 6 Viene visualizzata la Home page utente Alcuni pulsanti e opzioni di SMARTsend sono visualizzati in fondo alla pagina e potrebbero non risultare visibili in tutte le schermate Se necessario usare la barra di scorrimento sulla destra per visualizzare la parte finale delle pagine Se si modificano le impostazioni con
109. l numero del centro di assistenza del proprio Paese non appare tra quelli in elenco rivolgersi a un rappresentante Xerox Si consiglia di scrivere il numero di telefono nello spazio sottostante Numeri del supporto telefonico Xerox STATI UNITI 800 821 2797 STATI UNITI TTY 800 855 2880 CANADA 800 939 3769 800 93 XEROX 14 SMARTsend Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend Assistenza via Internet Ulteriori suggerimenti e informazioni tecniche sono disponibili sul sito Web di Xerox collegamento Supporto e Driver www xerox com Individuare o cercare il prodotto in questione e accedere alle risorse appropriate I documenti elencati in questa sezione trattano argomenti specifici che richiedono particolari procedure o forniscono note sulle applicazioni relative al funzionamento e alla configurazione del prodotto Xerox SMARTsend 15 Guida per l utente Benvenuti in SMARTsend 16 SMARTsend Guida per l utente Descrizione generale del SITO Il questo capitolo vengono riepilogati i componenti principali della Home page utente con l intento di spiegare i punti di accesso all applicazione SMARTsend e preparare gli argomenti affrontati nei capitoli seguenti Contenuto del capitolo Accesso alla Home page utente a pagina 18 Introduzione a pagina 20 Flussi di lavoro a pagina 21 Credenziali a pagina 22 Opzioni di personalizzazione a pagina 23 SMARTsend Guida per l utente 17 Descrizione generale del s
110. lizza pubblicazioni Infine possibile creare una nuova versione del foglio di copertina usando Rigenera modulo nella pagina Dettagli pubblicazioni Vedere Visualizzazione delle pubblicazioni a pagina 108 per informazioni su come accedere alle pagine Visualizza pubblicazioni e Dettagli pubblicazione Quando un foglio di copertina viene creato al momento in cui si pubblica il flusso di lavoro possibile indicare le destinazioni a cui inviare sempre il file di output Vedere Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware a pagina 101 Le destinazioni selezionate appaiono spuntate sul foglio di copertina appena creato La rigenerazione del foglio di copertina non elimina queste selezioni Per mantenere la maggiore flessibilit possibile al momento della scansione si raccomanda di non selezionare destinazioni predefinite al momento della pubblicazione del flusso di lavoro come foglio di copertina SMARTsend 119 Guida per l utente Operazioni di scansione Scansione dei documenti in un archivio documenti Di seguito viene descritto come utilizzare l applicazione SMARTsend Scansione su archivio Questa funzione richiede che il server di estensione dispositivo SMARTsend sia gi installato e configurato in base alla Guida all installazione delle estensioni dispositivo SMARTsend SMARTsend per l applicazione Scansione su archivio Per utilizzare l applicazione Scansione su archivio di SMARTsend 1 Dal dispositivo multifunzione selezionare
111. lo di scansione sul dispositivo possibile modificare qualsiasi impostazione del profilo di scansione Table 4 1 tramite l interfaccia utente del dispositivo Per il lavoro di scansione corrente le impostazioni di scansione locali sul dispositivo escluderanno quelle del modello di scansione Nota NON modificare sul dispositivo le impostazioni come Se il file esiste gi o Formato file La modifica di tali impostazioni potrebbe avere effetti indesiderati sull output del documento Personalizzazione profili scansione Si possono personalizzare le seguenti impostazioni del profilo di scansione Colore di uscita Colore di uscita rappresenta le impostazioni di elaborazione ottimali per ottenere documenti di altissima qualit a colori in scala di grigi o in bianco e nero Nota se il tipo di documento di uscita impostato su JFIF JPEG Vedere Tipo documento a pagina 3 52 ma il documento viene scansito su un dispositivo monocromatico il lavoro non viene eseguito Se il tipo di documento di uscita impostato su JFIF JPEG e il documento viene scansito su un dispositivo a colori il lavoro non viene eseguito se nel profilo di scansione o nel dispositivo l opzione Colore di uscita impostata su Bianco e nero Tipo di originale Tipo di originale determina il tipo di output prodotto fotografia testo misto fotografia e testo o mezzitoni Mezzitoni un motivo a puntini utilizzato per simulare e stampare un immagine a toni continui
112. luglio 2009 Xerox SMARTsend Versione 3 Guida per l utente 2001 2009 Xerox Corporation Tutti i diritti riservati Xerox e il design della sfera di connettivit CentreWare Document Centre WorkCentre Pro DocuShare FlowPort PaperWare e SMARTsend sono marchi di Xerox Corporation o concessi in licenza a Xerox Corporation negli Stati Uniti e in altri paesi DataGlyph un marchio di Palo Alto Research Center Inc Adobe e Acrobat sono marchi registrati di Adobe Systems Incorporated IBM Lotus Domino e Domino Doc sono marchi registrati di IBM Corporation NetWare un marchio registrato di Novell Inc Flash un marchio di Macromedia Inc Microsoft Microsoft Windows Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Internet Explorer Microsoft Office Exchange 2000 SharePoint e Internet Information Services IIS sono marchi registrati di Microsoft Corporation Netscape Navigator un marchio registrato di Netscape Communications Corporation WordPerfect un marchio registrato di Corel Corporation WorkSite un marchio Interwoven Inc Hummingbird DM un marchio di Hummingbird Ltd Documentum un marchio registrato di EMC Corporation LiveLink un marchio registrato di Open Text Corporation FileNet un marchio registrato di FileNet Corporation negli Stati Uniti e o in altri paesi Xerox PDF Reader prodotto da Foxit Software Company http www foxitsoftware com Aspose un marchio di
113. me foglio di copertina PaperWare risulta disponibile da qualsiasi dispositivo multifunzione Xerox configurato per SMARTsend o da qualsiasi dispositivo Internet Fax Se nel flusso di lavoro sono stati impostati uno o pi attributi documento come modificabili dal dispositivo e il flusso stato pubblicato come foglio di copertina PaperWare al momento della generazione del foglio di copertina PaperWare viene pubblicato un modello sui dispositivi specificati possibile creare un modello personalizzato per un dispositivo con impostazioni di scansione che sovrascriveranno le impostazioni predefinite del modello PaperWare il modello personalizzato sar disponibile sui dispositivi su cui viene pubblicato Se viene utilizzato il modello PaperWare predefinito e non il modello personalizzato le impostazioni di scansione personalizzate non verranno utilizzate dal dispositivo Per ulteriori informazioni sulla pubblicazione vedere il Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro SMARTsend 115 Guida per l utente Operazioni di scansione Scansione con un modello di scansione dispositivo Per eseguire la scansione di un documento usando un modello di scansione dispositivo pubblicato 1 116 Selezionare il modello richiesto nell interfaccia utente del dispositivo Il nome del modello visualizzato sul dispositivo corrisponde al nome assegnato alla pubblicazione al momento della creazione Se sull interfaccia del dispositivo non compare il
114. mputer il nome del computer SMARTsend Contattare l amministratore SMARTSsend se non si conosce il nome del computer Premere Invio Verr chiesto di immettere nome utente e password Indicarli e fare clic su OK Viene visualizzata la pagina di benvenuto di SMARTsend Selezionare Fare clic qui per accedere a SMARTsend Viene visualizzata la Home page utente Fare clic su Aggiungi nuovo gt Flusso di lavoro in distribuzione sotto l intestazione Flussi di lavoro Le destinazioni gi utilizzate dagli utenti per altri flussi di lavoro sono elencate sotto le varie intestazioni che indicano i tipi di destinazione Individuare l intestazione Destinatario e mail Selezionare i destinatari e mail desiderati per il flusso di lavoro a Sei destinatari che si desidera utilizzare fanno parte dell elenco selezionare le relative caselle di controllo b Se necessario aggiungere un destinatario fare clic su aggiungi indirizzi Viene visualizzata la finestra Propriet destinatario e mail i Aggiungere un nome per la destinazione il Aggiungere uno o pi indirizzi per i destinatari A i destinatari della copia per conoscenza Cc e i destinatari della copia per conoscenza nascosta Ccn Separare gli indirizzi e mail mediante punto e virgola Se l amministratore ha configurato la funzione di verifica indirizzi possibile fare clic su Controlla nomi per verificare gli indirizzi ili Selezionare un formato di codifica degli allegati
115. n asterischi Tale opzione viene attivata nel flusso di lavoro tramite l opzione Protezione campo gt Nascondi input utente Vedere Attributi documento a pagina 3 64 per ulteriori informazioni 96 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Profilo di scansione I profili di scansione includono gruppi di impostazioni delle immagini ottimizzati per i differenti tipi di documenti possibile selezionare personalizzare e applicare i profili di scansione a un flusso di lavoro durante la sua pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox come modello di scansione dispositivo oppure durante la personalizzazione delle impostazioni di scansione dei moduli PaperWare funzione della versione Professional Edition Vedere Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare a pagina 2 24 Solo Fronte retr Foto in Documento Documento Foto a colori fronte o Docu bianco aziendale aziendale Docu mento e nero a colori solo a colori mento aziendale fronte fronte retro aziendale in bianco in bianco e nero e nero Colore Bianco Bianco Toni di grigio Quadri cromia Quadri cromia Quadri cromia di uscita e nero e nero Tipo Misti Misti Foto Misti Misti Foto di originale Contrasto To Normale Normale Normale Normale Normale Normale nalit Defini zione Cancellazion 3 mm 3 mm 3 mm 3 mm 3 mm 3 mm e bordi Formato Auto Auto Auto Auto Auto Auto supporto di origine Risoluzione
116. na credenziale SMARTsend per la destinazione verr richiesto di inserire le credenziali utente 6 Dopo aver selezionato Scansione l interfaccia utente indica che in corso una scansione Il lavoro viene scansito e viene visualizzata un anteprima possibile scorrere le anteprime delle immagini per ispezionare le immagini scansite Se le immagini sono accettabili il documento pu essere memorizzato In caso contrario utilizzare il pulsante Indietro per annullare il lavoro e continuare con l esplorazione della cartella 7 Il pulsante Opzioni su questa schermata consente di modificare il formato di salvataggio dell immagine Ad esempio possibile salvare l uscita come PDF con immagine su testo o come PDF con immagine normale 8 Il nome del documento pu essere modificato sull MFD utilizzando la tastiera dello schermo sensibile sull interfaccia utente 120 SMARTsend Guida per l utente 10 Operazioni di scansione Premere il pulsante Archivia sull interfaccia utente per memorizzare l immagine nella destinazione selezionata in precedenza Verr stampato un rapporto di conferma per fornire lo stato del lavoro Se si desidera eseguire la scansione di un altra cartella disponibile nell applicazione selezionare Indietro sull interfaccia utente Se si desidera passare a un altro servizio personalizzato o spostarsi su un servizio completamente diverso selezionare il pulsante Tutti i servizi Verr visualizzata la schermata Servizi pe
117. na destinazione cartella di rete 1 Aprire una finestra del browser 2 Immettere l URL o l indirizzo seguente http Inome computer SMARTsend dove nome computer il nome del computer SMARTsend Contattare l amministratore SMARTSsend se non si conosce il nome del computer 3 Premere Invio Verr chiesto di immettere nome utente e password Indicarli e fare clic su OK Viene visualizzata la pagina di benvenuto di SMARTsend Selezionare Fare clic qui per accedere a SMARTsend 6 Viene visualizzata la Home page utente Fare clic su Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione sotto l intestazione Flussi di lavoro 7 Le destinazioni gi utilizzate dagli utenti per altri flussi di lavoro sono elencate sotto le varie intestazioni che indicano i tipi di destinazione Individuare l intestazione Cartella di rete 8 Selezionare le destinazioni di cartella di rete desiderate per il flusso di lavoro a Se le destinazioni che si desidera utilizzare fanno parte dell elenco selezionare le relative caselle di controllo b Se necessario aggiungere una destinazione cartella di rete fare clic su aggiungi posizioni Viene visualizzata la finestra Propriet Cartella di rete i Aggiungere un nome per la destinazione ii Indicare il percorso della cartella ad esempio mioComputer scans dove mioComputer il nome del computer su cui si trova la cartella e scans il nome di una cartella di rete condivisa iii Fare clic su OK c
118. nare la documentazione disponibile da tutte le lingue installate SMARTsend accetta e supporta i formati file di uscita PDF linearizzato PDF protetto crittografato e XPS L utente pu ora crittografare un file PDF prima di distribuirlo con il flusso di lavoro Uno strumento Ripristina tutti i dispositivi stato aggiunto al menu Start per riconfigurare le impostazioni dispositivo o ricreare modelli Per ottenere risultati pi rapidamente e semplificare l utilizzo la finestra Esplora flusso di lavoro stata rinnovata per includere finestre quali Elenco pubblicazioni utente Flussi di lavoro amministratore Elenco pubblicazioni e Gestione di credenziali Oltre al creatore del flusso di lavoro anche gli amministratori possono modificare un flusso di lavoro Un collegamento all interfaccia utente web del dispositivo pu essere visualizzata dall area di gestione di dispositivi Xerox della finestra Amministrazione Nell area di impostazione di Scansione su home il sistema ricorda ora l ultima opzione di pubblicazione selezionata durante la sessione corrente Nell area di impostazione di Scansione su home i modelli delle opzioni di pubblicazione possono essere condivisi e l amministratore pu ora scegliere suffissi da aggiungere ai documenti La pagina Impostazioni avanzate stata aggiunta alla finestra Amministrazione per consentire agli utenti di modificare in modo semplice le impostazioni del server proxy se necessario Per consentire
119. ncellate anche tutte le sue pubblicazioni Per cancellare un flusso di lavoro 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Gestione di Flussi di lavoro personali 2 Selezionare il flusso di lavoro da cancellare nell elenco della pagina Esplora flusso di lavoro Fare clic su Cancella flusso di lavoro dall elenco delle attivit nel pannello di sinistra Viene visualizzata una finestra di avvertimento che chiede di confermare la cancellazione del flusso di lavoro 4 Per cancellare il flusso di lavoro fare clic su OK Il flusso di lavoro viene cos rimosso dal relativo elenco nella finestra Esplora flusso di lavoro Se non si desidera cancellare il flusso di lavoro fare clic su Annulla Nota verranno cancellate anche le pubblicazioni di flusso di lavoro SMARTsend 33 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Destinazioni documento La pagina Destinazioni documento consente di configurare la destinazione dei documenti scansiti vale a dire la posizione finale in cui un documento viene scansito Al momento della creazione di un flusso di lavoro necessario specificare una o pi destinazioni Per accedere alla pagina Destinazioni documento 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare il flusso di lavoro del quale si desidera modificare le destinazioni 3 Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco d
120. nessuna sottocartella tramite Attributi documento Dopo aver completato la pagina fare clic su OK Viene visualizzata la pagina Nome e tipo documento Fare clic su Avanti per continuare poich nessuna delle funzioni di questa pagina si applica alla funzione Crea cartelle necessarie Viene visualizzata la pagina Attributi documento Questa pagina consente al creatore del flusso di lavoro di abilitare la creazione di sottocartelle e l inserimento del nome sottocartella utilizzando metadati sull interfaccia utente del dispositivo Dal menu Utilizza il seguente profilo possibile selezionare un profilo appropriato oppure scegliere Nessun profilo documento Dopo che la pagina stata aggiornata fare clic su Aggiungi campo Viene visualizzata la finestra Propriet attributo Per dimostrare la funzione Crea le cartelle necessarie necessario Mappare due cartelle per acquisire i dati immessi nell interfaccia utente Le due cartelle che richiedono la mappatura sono e Crea le cartelle necessarie e Sottocartella Il creatore del flusso di lavoro pu scegliere gli attributi per i valori di metadati che l utente del flusso di lavoro pu immettere nell interfaccia utente locale del dispositivo Nota I valori di metadati hanno sempre la priorit sui valori di default del flusso di lavoro preimpostati 76 Digitare o immettere quanto segue per Crea le cartelle necessarie Osservare che alcuni dei valori sono suggeriti a Nome campo
121. ni file costituito da una serie di immagini o pagine Sono supportati i seguenti formati TIFF e TIFF 6 0 multipagina predefinito e TIFF 6 0 TTN2 multipagina e TIFF multipagina conserva immagine da origine di scansione conserva i dati dell immagine originale che il dispositivo invia a SMARTsend Questa impostazione fornisce una perdita minima della nitidezza di immagine ma nessuna opzione di compressione Quando SMARTsend riceve immagini a colori o in scala di grigi viene utilizzata la compressione JPEG Quando vengono ricevute le immagini in bianco e nero viene utilizzata la compressione G4 fino a 4 gigabyte di dati raster 60 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Tipo di documento originale Se questa opzione selezionata il formato del file viene determinato durante la scansione e pu variare in base al tipo di dispositivo utilizzato per la scansione del documento Alcuni dispositivi consentono di scegliere un formato sull interfaccia utente mentre altri dispositivi possono essere limitati a un formato specifico Consultare la documentazione fornita con il dispositivo multifunzione Xerox o il dispositivo Internet Fax per determinare i formati di file supportati compatibili con SMARTsend Altro funzione della versione Professional Edition Altri formati sono supportati e prodotti dalla funzione di riconoscimento ottico dei caratteri OCR e vengono utilizzati ad esempio per produrre f
122. nome l elemento file XML verr impostato al valore predefinito Field_0 Field_1 ecc Scegliere un campo ID che rifletta il tipo di immissioni che verranno aggiunte a un file XML Mapping attributo Gli attributi possono essere associati ai campi disponibili nelle destinazioni documento Vengono visualizzati tutti i campi disponibili e supportati dalle destinazioni del flusso di lavoro selezionare gli attributi a cui si desidera che il campo venga associato per quella destinazione Ad esempio nel caso di un e mail saranno disponibili i campi Corpo del messaggio e Rispondi a per DocuShare saranno invece disponibili campi quali Titolo Descrizione Parole chiave e altri Durante la scansione i campi dati selezionati verranno popolati con i valori degli attributi Non possibile mappare pi di un attributo sullo stesso campo di destinazione ma possibile mappare pi di un campo di destinazione sullo stesso attributo documento SMARTsend 69 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Esempio Un campo attributi documento denominato Titolo pu essere mappato su un campo cartella MS SharePoint denominato Titolo In alternativa i campi attributo documento arbitrari possono essere definiti in un flusso di lavoro I campi attributo documento possono essere definiti nel flusso di lavoro senza doverli Mappare a un parametro di servizio specifico ed ancora possibile immettere un valore nel campo durante la creazi
123. nterno del DataGlyph nell angolo inferiore destro del foglio DataGlyph un metodo di codifica dei dati macchina su documenti cartacei I dati vengono codificati in una serie di piccole linee diagonali che rappresentano il valore 0 o 1 a seconda dell inclinazione Questo particolare tipo di codice permette di codificare numeri istruzioni e dati di altro tipo Pi bassa la risoluzione pi grande sar il DataGlyph Viceversa una risoluzione elevata consentir di generare un DataGlyph di piccole dimensioni Considerare i seguenti fattori durante la creazione dei fogli di copertina PaperWare e La scansione a bassa risoluzione dei dispositivi Internet fax genera DataGlyph di grandi dimensioni che occupano un ampia area dei fogli di copertina necessaria per le caselle di controllo degli attributi documento Inoltre con una risoluzione bassa possibile che la casella di controllo Rigenera questo modulo venga nascosta e Quando si usa un dispositivo di scansione che produce immagini di scarsa qualit perch ad esempio la lastra sporca o la calibrazione non accurata la selezione di una risoluzione inferiore pu generare dei risultati migliori e Stampare il foglio di copertina PaperWare sempre su una stampante laser o a getto di inchiostro di qualit superiore a una risoluzione minima di 300 dpi Utilizzare la tabella seguente come riferimento per la selezione dell impostazione di risoluzione corretta Risoluzione dp
124. nza via Internet 15 Assistenza via Internet Xerox 15 Attributi documento 50 76 96 105 Attributi documento modificabili scansione 118 Auto esposizione abilitata disabilitata 100 C Campi attributi documento 66 Campo obbligatorio 67 Cancella destinazioni 35 Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro 110 Cancellazione di un flusso di lavoro 33 Cancellazione di un profilo 65 Cartella di rete 47 75 Cartella Web Microsoft Exchange 2000 45 Colore di uscita 98 Conferma lavoro 72 77 Configurazione campi attributi documento 64 Contrasto 99 Crea foglio di copertina PaperWare per Scansiona su e mail personale 20 Creazione di un flusso di lavoro 29 Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete 83 Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente 30 Creazione di un nuovo profilo 65 D Definizione 99 Denominazione e funzionamento delle destinazioni 38 Descrizione 92 Descrizione foglio di copertina 104 Descrizione generale del prodotto 11 Descrizione generale delle pubblicazioni 92 Descrizione generale di SMARTsend 11 Destinatario e mail 39 Destinazione documento 75 Destinazioni 104 Destinazioni documento 34 Documentazione 12 15 file Leggimi txt 13 Guida 12 Guida all installazione e all amministrazione di SMARTsend 12 Schede di riferimento rapido 12 Documentazione di SMARTsend 12 file Leggimi txt 13 Guida 12 Guida
125. o necessario pubblicarlo Selezionare il metodo di pubblicazione Table 3 11 Opzioni di pubblicazione Pubblica flusso di lavoro in un secondo consente di rimandare la pubblicazione del flusso di tempo lavoro Utilizzare questa opzione se si sta creando un flusso di lavoro per conto di un altro utente che lo pubblicher quando necessario Pubblica foglio di copertina PaperWare da funzione della versione Professional Edition genera flusso di lavoro un foglio di copertina PaperWare per il flusso di lavoro Utilizzare questa opzione se si desidera determinare le destinazioni al momento della scansione scansire mediante Internet Fax o impedire la visualizzazione di informazioni riservate ad altri utenti SMARTsend Pubblica flusso di lavoro in dispositivo consente di creare un nuovo modello di scansione di multifunzione dispositivo per il flusso di lavoro Per maggiori informazioni sulla pubblicazione dei flussi di lavoro vedere il Capitolo 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro 74 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Configurazione di Crea le cartelle necessarie In SMARTsend possibile creare pi livelli di sottocartelle durante la creazione del flusso di lavoro o durate l immissione di metadati sull interfaccia utente locale Inoltre possibile modificare la destinazione di archiviazione finale rispetto alla posizione iniziale quando si esegue la scansione con modelli dispo
126. o 77 Indirizzo e mail 20 Indirizzo e mail di conferma lavoro 23 Internet Explorer 18 Interwoven WorkSite 42 Introduzione 20 J JFIF JPEG 60 126 SMARTsend Guida per l utente L Lati da scansire 100 M Mappature attributo 76 Mapping attributo 69 Microsoft SharePoint Portal Server 2001 48 Microsoft SharePoint Portal Server 2003 49 Modelli scansione dispositivo 92 Modifica delle destinazioni 35 Modifica di un flusso di lavoro 31 Modifica di un profilo 65 Mostra tutti i flussi 28 Mozilla 18 MS SharePoint 75 N Netscape 18 NetWare 46 Nome 51 Nome campo 66 76 Nome destinazione 75 Nome pubblicazione 95 104 Numero di serie 14 Numero di serie SMARTsend 14 O Operazioni di scansione 113 Opzioni di personalizzazione 23 Opzioni di pubblicazione 74 Origine scansione 105 P Percorso cartella 76 Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare 24 Personalizzazione delle impostazioni di scansione PaperWare 93 Personalizzazione delle impostazioni di scansione per i moduli PaperWare 107 Preferenze del sito 23 Prima di eseguire la scansione 114 Profili attributi documento 64 Profilo di scansione 97 Propriet attributo 66 76 Propriet avanzate 46 47 Propriet campo 76 Propriet Cartella di rete 75 Propriet destinazione 38 Propriet di LiveLink 43 Propriet OCR 62 Protezione campo 67 Pubblica flusso di lavoro in dispositivo mul
127. o di lavoro Selezionare il tipo di pubblicazione richiesto Ai fini di questo esempio verr pubblicato il flusso di lavoro come modello scansione dispositivo Selezionare Pubblica flusso di lavoro in dispositivo multifunzione Xerox Verificare le impostazioni del flusso di lavoro e modificarle secondo necessit Fare clic su Fine Viene visualizzata la pagina Pubblica flusso di lavoro in dispositivo multifunzione Xerox Indicare un nome univoco per la pubblicazione Selezionare una scadenza Selezionare i dispositivi in cui il modello verr pubblicato Immettere i valori attributi documento se i valori verranno specificati sul dispositivo selezionare Modificabile dal dispositivo SMARTsend Guida per l utente 28 29 30 Flussi di lavoro di distribuzione Selezionare un profilo di scansione Fare clic su Propriet per modificare le impostazioni di scansione secondo necessit Fare clic su OK Il modello verr pubblicato Fare clic su Torna alla home page in fondo alla pagina per tornare alla Home page utente SMARTsend 85 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Appendice B Creazione di un flusso di lavoro campione per e mail La seguente procedura illustra la creazione di un flusso di lavoro campione che utilizza un destinatario e mail come destinazione 1 2 86 Aprire una finestra del browser Immettere l URL o l indirizzo seguente http Inome computer SMARTsend dove nome co
128. o documento a pagina 50 Attributi documento a pagina 64 Salva flusso di lavoro a pagina 72 Riepilogo flusso di lavoro a pagina 74 Configurazione di Crea le cartelle necessarie a pagina 75 Scenari a pagina 78 Appendice A Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete a pagina 83 Appendice B Creazione di un flusso di lavoro campione per e mail a pagina 86 Appendice C Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend a pagina 88 Appendice D Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend a pagina 89 SMARTsend 25 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Descrizione generale del flusso di lavoro SMARTsend si basa sul concetto di flussi di lavoro per gestire la conversione dei documenti sottoposti a scansione in formato digitale e il successivo indirizzamento a varie destinazioni possibile creare un flusso di lavoro che converta documenti cartacei in file PDF e in seguito indirizzi i file PDF verso un archivio documenti quale ad esempio DocuShare Inoltre il flusso di lavoro consente di specificare pi destinazioni come account e mail cartelle di rete o qualsiasi combinazione di archivi documenti I flussi di lavoro offrono e Automazione nell esecuzione di operazioni e impostazioni frequenti e Opzioni di protezione versatili e Utilizzo e manutenzione semplificati I flussi di lavoro rappresentano un modo pratico di combinare le impostazioni di lavoro d
129. o per la pubblicazione Selezionare una scadenza Selezionare i dispositivi in cui il modello verr pubblicato Immettere i valori attributi documento se i valori verranno specificati sul dispositivo selezionare Modificabile dal dispositivo Selezionare un profilo di scansione Fare clic su Propriet per modificare le impostazioni di scansione secondo necessit Fare clic su OK Il modello verr pubblicato Fare clic su Torna alla home page in fondo alla pagina per tornare alla Home page utente SMARTsend 87 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Appendice C Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend La seguente procedura crea un flusso di lavoro SMARTsend che archivia un documento scansito con campi attributo documento in una raccolta DocuShare come un oggetto personalizzato 1 10 11 12 88 Dalla Home page Utente di SMARTsend fare clic sul collegamento Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione Nella pagina Destinazioni documento fare clic sul collegamento aggiungi posizioni sotto la sezione DocuShare Immettere le propriet per la destinazione DocuShare includendo il nome oggetto personalizzato da utilizzare durante l archiviazione del documento in DocuShare Fare clic su Avanti gt gt Nella pagina Nome e tipo documento definire il nome e il formato da utilizzare per i documenti distribuiti Fare clic su Avanti gt gt Nella pagina
130. one del flusso di lavoro la pubblicazione o la scansione Se il supporto degli attributi documento stato abilitato per il servizio i campi mappati o meno e i rispettivi valori verranno esportati nella forma di un file XML Attualmente l esportazione di campi attributo documento sotto forma di file XML supportata dai servizi FTP Cartella Netware funzione della versione Standard o Professional Edition Cartella di rete e Scansione su URL funzione della versione Standard o Professional Edition Specifica di attributi documento personalizzati in un flusso di lavoro SMARTsend In questa procedura viene illustrato come creare un flusso di lavoro SMARTsend che archivia un documento scansito con campi di attributo documento in una destinazione FTP Per specificare gli attributi documento personalizzati in un flusso di lavoro SMARTsend procedere nel seguente modo 1 Dalla Home page Utente di SMARTsend fare clic sul collegamento Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione 2 Nella pagina Destinazioni documento fare clic sul collegamento aggiungi posizioni sotto l elemento di pagina FTP Digitare le propriet per la destinazione FTP Fare clic su OK Fare clic su Avanti Viene visualizzata la pagina Nome e tipo documento Selezionare le opzioni desiderate per il nome e il tipo di documento Fare clic su Avanti Nella pagina Attributi documento selezionare il profilo di attributo documento Solo FTP Sc rg E DI Fare
131. oro di distribuzione Formato documento e Propriet Le propriet definiscono anche il formato e determinate caratteristiche del file di output Per accedere alle opzioni di formato fare clic sul pulsante Propriet nell area Tipo documento della pagina Nome e tipo documento Le selezioni di formato variano in base al tipo di file di output selezionato I tipi e i formati di documento supportati da SMARTsend insieme alle considerazioni per ogni formato sono elencati nella seguente tabella Tipo documento Formati file di output Considerazioni PDF solo immagine PDF solo immagine e Supportatisu tutte le principali piattaforme PDF solo immagine conserva e Possono essere archiviati in immagine da origine di scansione tutti gli archivi di SMARTsend e Molte opzioni di PDF protetto crittografato compressione e Bilanciamento ottimo delle PDF lineare opzioni di portabilit compatibilit e compressione e Alcuni strumenti per il trattamento delle immagini possono non supportare i file PDF PDF testo in cui PDF con testo normale e Quanto scritto sopra con effettuare ricerche l aggiunta del supporto per funzione della versione PDF con sostituti di immagine OCR Professional Edition e Il documento consente la PDF con immagine su testo ricerca testuale e Iltesto pu essere copiato PDF con immagine su testo conserva dal documento orientamento pagina e Richiede un elaborazione supplementare PDF con immagine su testo
132. ota se l opzione Tipo di originale del dispositivo Xerox impostata su Foto l opzione Auto esposizione viene disattivata e sul dispositivo il comando viene disabilitato 100 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware Funzione della versione Professional Edition possibile utilizzare i fogli di copertina PaperWare per inviare lavori di scansione a un dispositivo multifunzione o Internet Fax I fogli di copertina contengono caselle per la selezione delle destinazioni Sui fogli di copertina sono presenti anche gli attributi documento Se gli attributi sono stati impostati come modificabili dal dispositivo al momento della generazione del foglio di copertina viene pubblicato anche un modello di scansione dispositivo I fogli di copertina possono essere utilizzati solo sui dispositivi specificati Quando si pubblica un foglio di copertina il sistema genera un foglio di copertina in formato file PDF che pu essere salvato nella posizione desiderata dall utente oppure stampato su una stampante locale Nota quando si utilizzano i fogli di copertina con dispositivi multifunzione Xerox necessario utilizzare un dispositivo configurato dallo stesso computer con SMARTsend utilizzato per creare il foglio di copertina o il flusso di lavoro Tuttavia possibile utilizzare il foglio di copertina su dispositivi configurati da altri computer con SMARTsend o Flowport Xero
133. page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare quello che si desidera utilizzare come base per la creazione del nuovo flusso di lavoro 3 Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco Attivit flusso di lavoro sul lato sinistro della pagina Viene visualizzata la pagina Slava flusso di lavoro 4 Prima di apportare altre modifiche rinominare il flusso di lavoro Modificare il nome del flusso di lavoro e fare clic su Salva con nome Viene visualizzata la finestra Esplora flusso di lavoro e il nuovo flusso di lavoro appare nell elenco Questo flusso di lavoro ora identico a quello utilizzato come base ad eccezione del nome 5 Per apportare ulteriori modifiche seguire la procedura illustrata in Modifica di un flusso di lavoro a pagina 31 Nota se si sta salvando il flusso di lavoro di un altro utente sar necessario aggiungere le credenziali per le destinazioni Il flusso di lavoro utilizza sempre le credenziali del titolare se non si aggiungono nuove credenziali al momento della creazione del flusso di lavoro il sistema chieder di aggiungerle al momento della pubblicazione Vedere Aggiungi una nuova credenziale a pagina 22 per informazioni sull aggiunta delle credenziali 30 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Modifica di un flusso di lavoro I flussi di lavoro pubblici possono essere modificati da qualsiasi u
134. pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare i campi Nome libreria e Nome cartella Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il nome libreria e il nome cartella e Immettere il nome libreria da utilizzare come archivio per l archiviazione dei documenti scansiti e Immettere un nome cartella che il flusso di lavoro utilizzer come posizione di archiviazione documenti Se la cartella di destinazione deriva da un una cartella esistente possibile fare clic su Espandi per espandere e selezionare una nuova cartella necessario specificare nome utente e password e Pubblica S No scegliere S per pubblicare il documento L utilizzo di questa opzione comporter la denotazione del documento scansito ottenuto come una versione pubblicata concessa al pubblico Un documento pubblicato viene tipicamente trattato come documento a sola lettura e Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti Interwoven WorkSite versione Standard o Professional Edition Il servizio Interwoven un componente facoltativo che pu essere acquistato da Xerox ed essere aggiunto come destinazione SMARTsend SMARTsend supporta attualmente la versione 8 di Interwoven WorkSite e Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro e Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali
135. pletamente diverso selezionare il pulsante Tutti i servizi Verr visualizzata la schermata Servizi personalizzati contenente i servizi personalizzati disponibili e il pulsante Chiudi per uscire da Servizi personalizzati Dopo la chiusura di Servizi personalizzati possibile controllare la coda lavori MFD per l output chiudendo Servizi personalizzati per fare questo selezionare Tutti servizi e premere il pulsante relativo allo stato lavoro sull MFD SMARTsend 111 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro 112 SMARTsend Guida per l utente Operazioni di scansione Dopo essere stato creato e pubblicato su un dispositivo multifunzione Xerox o su un foglio di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition il flusso di lavoro pu essere utilizzato per la scansione dei documenti In questo capitolo viene descritto come eseguire la scansione dei documenti sul dispositivo usando i flussi di lavoro Contenuto del capitolo e Prima di eseguire la scansione a pagina 114 e Effetti della pubblicazione sulla scansione a pagina 115 e Scansione con un modello di scansione dispositivo a pagina 116 e Scansione con un foglio di copertina PaperWare a pagina 117 e Scansione dei documenti in un archivio documenti a pagina 120 e Problemi comuni a pagina 122 SMARTsend 113 Guida per l utente Operazioni di scansione Prima di eseguire la scansione Per usare un flusso di lavoro per la scansione di un documento ne
136. r una o pi destinazioni Un profilo documento pu contenere propriet attributo di default o personalizzate e mappature comuni a un flusso di lavoro specifico Solitamente i profili documento vengono elencati in base alle destinazioni documento dei flussi di lavoro Ad esempio il profilo Solo FTP un profilo documento per una destinazione FTP Il profilo documento Generale contenente i campi Titolo e Descrizione installato con SMARTsend Se alcuni attributi vengono utilizzati frequentemente possibile personalizzare e salvare un profilo specifico per tali attributi Ad esempio se gli attributi Nome e Versione sono utilizzati spesso possibile creare un profilo che li raggruppi in seguito questi attributi verranno mappati ai campi per una o pi destinazioni Per la destinazione DocuShare l attributo Nome nel profilo pu essere Mappato al campo Titolo di DocuShare e l attributo Versione al campo Descrizione di DocuShare 64 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Specifica di un profilo Per specificare un profilo per un flusso di lavoro 1 Andare alla pagina Attributi documento del flusso di lavoro 2 Selezionare un profilo documento esistente dall elenco a discesa Utilizza il seguente profilo Gli elenchi dei profili sono filtrati in base alle destinazioni del flusso di lavoro di conseguenza vengono visualizzati soltanto i profili con mappature alle destinazioni del flusso di lavoro corrente
137. re un dispositivo deselezionare la casella di controllo a sinistra della colonna Nome host o indirizzo IP dispositivo per quel dispositivo e scegliere lt lt Rimuovi SMARTsend 109 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro Una pubblicazione pu essere cancellata solo dal suo titolare Le attivit pubblicazione disponibili per l utente dipendono dai privilegi di cui dispone l utente nei confronti della pubblicazione Cancellazione di singole pubblicazioni di un flusso di lavoro Per cancellare una pubblicazione specifica 1 2 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il nome del flusso di lavoro di cui si vuole cancellare la pubblicazione Nell elenco Attivit flusso di lavoro fare clic su Visualizza pubblicazioni Selezionare la pubblicazione da cancellare Nell elenco Attivit flusso di lavoro fare clic su Cancella questa pubblicazione Questa attivit risulta disponibile solo per il titolare della pubblicazione Viene visualizzata una finestra che richiede di confermare l operazione Per cancellare la pubblicazione fare clic su OK Cancellazione di tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro Per cancellare tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro 1 2 110 Aprire la Home page utente e fare clic su Gestione di Flussi
138. reenn 36 Propriet destinazione sesneeenseessenseesseesscoseeessesreesseeeeeeee 38 Nome e tipo documento 50 Nome doc mMentO ec uoce eet i eLlba biagi Le esi LALA AI SIRIA 50 Tipo d m nto cesssisaniiana aa iaa E R EIA 52 Attributi documento RRRRRIRRO RO RR RR TT 64 Profili attributo doglimento srre iaia editi 64 Campi attributi documento 66 Propriet attributo sesse esseen a e eaat aana pri RE E aE EIE N 66 Mapping Attributo 1340 69 Salva fluss di lAVOTO iii lira iii nenti 72 Conferma NO 72 Accesso al flusso di lavoro vp para 73 Riepilogo flusso di lavoro rin ro ea 74 Nome e descrizione flusso di lavoro L Lite 74 Opzioni di PUBDIGAZIONE scarola iolanda dare e 74 Configurazione di Crea le cartelle necessarie75 S PRO eSEE SENERE DEERE CEE ERER EAE D E E NE EEEE E 78 Scenario 1 78 SCENA Z oeereroistoeta troei ii raan i eanit a a ai a a 79 Tabella della verit scenari n nnennnnn ennnen iaia paese 80 Appendice A Creazione di un flusso di lavoro campione per cartella di rete 83 Appendice B Creazione di un flusso di lavoro campione per e mail 86 Appendice C Specifica di un oggetto personalizzato in un flusso di lavoro SMARTsend 88 Appendice D Specifica di una categoria di LiveLink in un flusso di lavoro SMARTsend 89 4 Pubblicazione dei flussi di lavoro Descrizione generale della pubblicazione
139. riet della credenziale secondo necessit 5 Fare clic su OK Nota pu apparire la richiesta di immettere le credenziali per il computer SMARTsend dopo aver fatto clic su Modifica credenziale Utilizzare le stesse credenziali specificate per l accesso a SMARTsend Nel caso di credenziali diverse pu essere necessaria l eliminazione dei file internet temporanei dalla workstation prima di poter procedere Ad esempio con Internet Explorer sono disponibili le seguenti opzioni per cancellare i file internet temporanei Strumenti gt Opzioni Internet gt Generale gt Elimina file gt OK Per cancellare una credenziale esistente di una destinazione 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Gestione di Credenziali Viene visualizzato un elenco di tutte le destinazioni con credenziali 2 Selezionare la credenziale di destinazione che si desidera cancellare 3 Nell area delle Attivit credenziali a sinistra fare clic su Cancella credenziale Viene visualizzata una finestra di conferma 4 Fare clic su OK Propriet destinazione In questa sezione vengono identificati i tipi di destinazioni di documento supportati e i relativi requisiti di indirizzamento per ciascuno di essi Vedere Aggiunta di nuove destinazioni a pagina 3 34 per ulteriori informazioni Denominazione e funzionamento delle destinazioni I nomi delle destinazioni possono essere costituiti da un massimo di 64 caratteri alfanumerici inclusi trattini e caratt
140. rio avere almeno un altra destinazione definita nel flusso di lavoro che corrisponda al formato selezionato per il proprio destinatario e mail In caso contrario si avr un documento allegato e nessun URL SMARTsend 39 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Stampante Remota Con questa funzione possono essere stampati file in formato Testo TIFF multipagina PDF Microsoft Word Excel e PowerPoint Selezionare una stampante dal menu a discesa Le stampanti disponibili sono quelle i cui driver sono stati configurati sul computer dell applicazione SMARTsend Se non vengono visualizzate stampanti rivolgersi a un amministratore per richiedere la configurazione delle stampanti per l applicazione Immettere il numero di copie da stampare Il numero massimo di copie che possono essere stampate varia in base alla stampante remota selezionata Documentum versione Standard o Professional Edition Il servizio Documentum un componente facoltativo che pu essere acquistato da Xerox ed essere aggiunto come destinazione SMARTsend SMARTsend supporta attualmente Documentum versione 5 2 5 Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di Documentum Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr
141. rsonalizzati contenente tutti i servizi personalizzati disponibili e il pulsante Chiudi per uscire da Servizi personalizzati SMARTsend 121 Guida per l utente Operazioni di scansione Problemi comuni Durante le operazioni di scansione si possono a volte riscontrare i seguenti problemi Il modello richiesto non appare nell elenco dei modelli del dispositivo Pu essere necessario aggiornare l elenco dei modelli I dispositivi si aggiornano automaticamente a intervalli di tempo definiti In questo caso opportuno richiedere l aggiornamento manuale dell elenco dei modelli Inoltre verificare che il modello sia stato pubblicato sul dispositivo Per vedere i dispositivi su cui il modello stato pubblicato accedere alla Home page utente fare clic su Visualizza Flussi di lavoro selezionare il flusso di lavoro fare clic su Visualizza pubblicazioni selezionare la pubblicazione e fare clic su Visualizza dettagli pubblicazione I dispositivi su cui sono stati pubblicati i flussi di lavoro vengono visualizzati all interno dell elenco Dispositivi selezionati Il modello compare sempre nell elenco dei modelli di dispositivo nonostante sia stato cancellato o sia scaduto Pu essere necessario aggiornare l elenco dei modelli Vedere il problema precedente Il modello specifica che gli attributi documento devono essere inseriti dal dispositivo ma nessun messaggio richiede di specificare dei dati possibile che il dispositivo non suppo
142. rti l inserimento dei dati diretto Se necessario specificare degli attributi il lavoro non pu essere eseguito su dispositivi che non supportino l inserimento dei dati Se gli attributi sono stati impostati come modificabili dal dispositivo ma non tutti i dispositivi supportano l inserimento dei dati accertarsi che i dati mancanti non siano necessari Vedere Salva flusso di lavoro a pagina 72 per informazioni sulle propriet degli attributi documento Il lavoro non stato eseguito a causa di Uno o pi servizi richiesti destinazioni nel lavoro non sono stati eseguiti o di Si verificato un errore di accesso Verificare i dettagli delle destinazioni stampante sul rapporto di conferma Le credenziali della destinazione potrebbero essere cambiate Aggiornare le proprie credenziali nella Home page utente usando il collegamento Gestione di Credenziali Per ulteriori informazioni vedere Credenziali a pagina 22 e Gestione delle credenziali di destinazione a pagina 36 Il lavoro non stato eseguito con il messaggio seguente Non si dispone dell autorizzazione per questo flusso di lavoro Il flusso di lavoro pu richiedere l autenticazione sul dispositivo 122 SMARTsend Guida per l utente Operazioni di scansione Il retro del foglio di copertina incluso nel file di output L inclusione del retro del foglio di copertina pu essere dovuto alla condizione dell hardware dello scanner o ad altre impostazioni immagine possi
143. rto OCR Tipo di documento originale Il formato del file determinato durante la scansione Alcuni dispositivi consentono di scegliere un formato sull interfaccia utente mentre altri dispositivi possono essere limitati a un formato specifico Perdita minima di informazioni Nessun supporto OCR Formato di file determinato durante la scansione e variabile in funzione del dispositivo Table 3 1 Tipi e formati di documento supportati SMARTsend 55 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Tipo documento Formati file di output Considerazioni Altro Formati OCR Funzione della versione Professional Edition Microsoft Word 97 2000 2002 2003 doc Testo standard txt Microsoft Excel 97 2000 2002 2003 xls Microsoft PowerPoint 97 rtf Microsoft Publisher 98 rtf Testo ASCII formattato txt Testo ASCII standard txt Testo ASCII standardEx txt Rich Text Format rtf RTF Word 2000 rtf RTF Word 6 0 95 rtf RTF Word 97 rtf Testo smart txt Testo strip txt Testo normale txt Testo delimitato da virgola csv Testo delimitato da tab txt WordPad rtf I formati di file di output vengono creati da SMARTsend dopo che i documenti scansiti sono stati sottoposti all elaborazione OCR Richiede un tempo di elaborazione supplementare I dati dell immagine originale non vengono conservati pos
144. sce il tipo di documento archiviato nel database Questa selezione determina lo schema di metadati applicato al documento che varia spesso tra le applicazioni e i differenti tipi di documento Tenere presente che l elenco dei tipi di documento disponibili pu essere modificato dall amministratore di Interwoven WorkSite Contattare l amministratore qualora il tipo di documento preferito non sia disponibile nell elenco Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti Nota l immissione di testo in formato libero di attributi metadati per campi personalizzati non supportata per le destinazioni di Interwoven WorkSite componente facoltativo I valori di metadati per i campi personalizzati devono corrispondere all insieme predefinito di valori definito dall amministratore di WorkSite LiveLink versione Standard o Professional Edition Il servizio LiveLink un componente facoltativo che pu essere acquistato da Xerox ed essere aggiunto come destinazione SMARTsend SMARTsend supporta attualmente la versione 9 5 0 di LiveLink Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di LiveLink Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare i campi Server e Cartella
145. sione Flussi di lavoro con attributi documento modificabili Quando nel flusso di lavoro sono stati impostati uno o pi attributi documento come modificabili dal dispositivo e il flusso stato pubblicato come foglio di copertina PaperWare al momento della generazione del foglio di copertina PaperWare sui dispositivi specificati viene pubblicato un modello dispositivo Il foglio di copertina riporta tutti gli attributi Oltre agli attributi da impostare direttamente dal dispositivo il foglio di copertina contiene la dicitura Immettere il valore dal dispositivo quando richiesto Nota non tutti i dispositivi supportano l inserimento di dati Inoltre i dati non possono essere inseriti usando Internet Fax Per eseguire la scansione di un documento utilizzando un foglio di copertina PaperWare quando il flusso di lavoro prevede attributi documento modificabili 1 Dall interfaccia utente del dispositivo selezionare il modello di scansione documento pubblicato al momento della creazione del foglio di copertina Il nome del modello dispositivo richiesto viene stampato sul foglio di copertina Se sull interfaccia del dispositivo non compare il modello aggiornare l elenco dei modelli 2 Ildispositivo richiede di specificare i valori degli attributi impostati come modificabili Inserire i valori 3 Sul foglio di copertina selezionare le caselle delle destinazioni a cui inviare il file di scansione Nota se le destinazioni sono state scelte al
146. sitivo Le destinazioni documento in cui possibile la creazione cartelle dinamica e l archiviazione in una sottocartella sono DocuShare Microsoft SharePoint FTP e cartelle di rete Le cartelle di rete come destinazione documento sono state utilizzate qui per illustrare come utilizzare questa funzione e spiegare alcuni scenari Questa funzione di SMARTsend richiede che l applicazione SMARTsend sia gi installata e che la configurazione preliminare sia stata eseguita ad esempio impostazione SMTP se richiesta configurazione dispositivo e cos via Configurazione di SMARTsend per Crea le cartelle necessarie Per configurare SMARTsend per Crea le cartelle necessarie 1 Accedere alla home page dell utente sul server SMARTsend Nell area Flussi di lavoro in Aggiungi nuovo fare clic su Flusso di lavoro in distribuzione 2 Viene visualizzata la pagina Destinazioni documento La funzione Crea le cartelle necessarie disponibile per i tipi di destinazioni documento seguenti e DocuShare e Microsoft SharePoint e FTP e Cartella di rete Per questo documento Cartelle di rete usato come esempio Modificare le impostazioni in maniera appropriata per gli altri tipi di destinazioni documento Fare clic su aggiungi posizioni 3 Viene visualizzata la pagina delle propriet Cartella di rete Su questa pagina disponibile l opzione Crea le cartelle necessarie insieme alla casella di testo Sottocartella Completare le opzioni se
147. soft Exchange 2000 versione Standard o Professional Edition La cartella Web Microsoft Exchange 2000 una destinazione documento supportata Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di Exchange 2000 Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il campo URL Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente l URL Immettere o selezionare l URL della cartella Web di Microsoft Exchange Se la nuova destinazione deriva da una destinazione esistente possibile fare clic su Espandi per espandere la posizione scelta come punto di partenza e selezionare la nuova destinazione necessario specificare nome utente e password Esempio organization publicfolders testfolder docs Sovrascrittura file i file con lo stesso nome vengono sovrascritti Si consiglia di aggiungere un suffisso al nome file Vedere Nome e tipo documento a pagina 50 SMARTsend 45 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione FTP FTP una destinazione documento supportata Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle
148. soggetta alle seguenti condizioni e Quando si utilizzano i modelli di scansione di dispositivo su Xerox WorkCentre Pro 232 238 245 255 265 275 o dispositivi pi recenti non sar possibile modificare il Nome documento durante la scansione se l opzione Nome fornito a origine scansione non selezionata nel flusso di lavoro Questa limitazione non vale per i dispositivi meno recenti che permettono di ignorare il Nome documento durante la scansione indipendentemente dall opzione di denominazione specificata nel flusso di lavoro e Quando si utilizzano modelli PaperWare funzione della versione Professional Edition contenenti Attributi documento modificabili su Xerox WorkCentre Pro 232 238 245 255 265 275 o dispositivi pi recenti sempre possibile modificare il Nome documento nell interfaccia utente del dispositivo Tuttavia l opzione di denominazione del documento utilizzata per la distribuzione sar quella specificata nel flusso di lavoro utilizzato per pubblicare il modello e Il modello di scansione My_E mail utilizzer sempre un Nome documento fornito all origine scansione e sar possibile modificarlo durante la scansione su tutti i dispositivi supportati 50 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Nome Il Nome indica il nome del file di output Le opzioni di denominazioni sono le seguenti Nome immettere un nome file per il documento di output Il nome specificato pu contenere caratteri alfanumerici
149. sono includere fotografie Crea file modificabili in una variet di applicazioni software popolari File PDF I file PDF conservano il layout di pagina il testo e le immagini dei documenti Si tratta di un formato file ormai divenuto universale in quanto facilmente riproducibile e utilizzabile nella maggior parte degli Table 3 1 Tipi e formati di documento supportati ambienti I file PDF sono inoltre facilmente gestibili perch di dimensioni contenute In questa sezione vengono spiegate le opzioni di file PDF disponibili PDF testo in cui effettuare ricerche funzione della versione Professional Edition Con i seguenti formati PDF possibile effettuare la ricerca di caratteri di testo e PDF con testo normale contiene testo e immagini corrispondenti al documento di origine Non fornisce controllo sulla compatibilit e la compressione dell immagine di output 56 SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione L orientamento della pagina dell output sar orientato automaticamente in modo che il testo si legga normalmente Nota gran parte dei dispositivi meno recenti non supporta i formati ad alta compressione durante la stampa delle immagini scansite e PDF con sostituti di immagine contiene testo corrispondente al documento di origine Se si verificano problemi di OCR il documento di uscita conterr immagini sostitutive pi piccole derivate dalle immagini originali I sostituti di immagine v
150. ssere stampato su carta di formato A4 8 5 x 11 pollici Il foglio di copertina pu comunque essere rigenerato o ricreato anche dopo che il flusso di lavoro gi stato pubblicato come foglio di copertina Questo pu rivelarsi necessario nel caso in cui il file PDF generato e stampato non venga salvato e il foglio di copertina stampato vada perso o venga annotato 102 SMARTsend Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro gt Per rigenerare un foglio di copertina PaperWare 1 2 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il nome del flusso di lavoro per cui si desidera rigenerare il foglio di copertina Nell elenco Attivit flusso di lavoro fare clic su Visualizza pubblicazioni Viene visualizzato l elenco di pubblicazioni per il flusso di lavoro selezionato Per ordinare l elenco in base a una particolare colonna selezionare l intestazione della colonna Sulla sinistra viene visualizzato un elenco delle attivit di pubblicazione Le attivit visualizzate variano in base ai privilegi di cui dispone l utente nei confronti della pubblicazione selezionata Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il foglio di copertina da rigenerare Nell elenco Attivit pubblicazione fare clic su Rigenera foglio di copertina Viene visualizzata la finestra Download del file in cui si ric
151. sta pubblicando deve avere un numero di caratteri compreso tra 1 e 20 e non pu contenere lt gt L 0 backspace i caratteri Unicode 16 18 e 20 25 n caratteri di separazione Alcuni dispositivi non supportano i nomi di lunghezza superiore agli 11 caratteri In questo caso se si specifica un nome pi lungo viene visualizzato un messaggio di errore quando si fa clic su OK per pubblicare il modello Scadenza dopo Questa opzione annulla automaticamente la pubblicazione dei modelli dispositivo non utilizzati per un determinato periodo di tempo e li cancella dal dispositivo Se l elenco dei modelli non ancora stato aggiornato possibile che i modelli scaduti compaiano ancora tra quelli del dispositivo I flussi di lavoro che hanno originato il modello pubblicato non vengono eliminati e di conseguenza possono essere pubblicati nuovamente Se un modello viene utilizzato entro il periodo di tempo specificato la data di scadenza viene riportata a zero Esempio se un flusso di lavoro viene pubblicato con scadenza di una settimana e il modello viene utilizzato prima del termine della settimana la sua data di scadenza viene spostata di una settimana a partire dalla data di impiego Nota possibile utilizzare questa opzione per cancellare automaticamente le pubblicazioni che non vengono utilizzate ed evitare agli amministratori di procedere manualmente alla cancellazione delle pubblicazioni nell applicazione e s
152. tato per il servizio FTP di SMARTsend ed destinato agli utenti avanzati e agli integratori di sistema Nota quando si esegue la scansione su un sito FTP protetto i collegamenti Documenti di uscita nelle e mail di conferma del lavoro non funzionano se oltre all URL non si include anche la password ad esempio ftp utente password host percorso file o ftp Net Ilanonimo host percorso file Ware versione Standard o Professional Edition NetWare una destinazione documento supportata 46 Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di NetWare Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il campo Percorso cartella Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il percorso cartella SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Specificare il percorso cartella della destinazione Se la nuova destinazione deriva da una destinazione esistente possibile fare clic su Espandi per espandere la posizione scelta come punto di partenza e selezionare la nuova destinazione Esempio server 1 scan docs necessario anche specificare nome utente e password e le informazioni relative a nome comune contesto
153. tente Pubblicazione dei flussi di lavoro Dopo la sua creazione il flusso di lavoro deve essere pubblicato su un dispositivo come modello di scansione o come foglio di copertina PaperWare funzione della versione Professional Edition per essere utilizzato In questo capitolo viene descritto come pubblicare un flusso di lavoro nonch come stampare documenti da un archivio documenti Contenuto del capitolo Descrizione generale della pubblicazione a pagina 92 Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox a pagina 94 Pubblicazione su un foglio di copertina Paperware a pagina 101 Visualizzazione delle pubblicazioni a pagina 108 Aggiunta o eliminazione di dispositivi da una pubblicazione a pagina 109 Cancellazione delle pubblicazioni di un flusso di lavoro a pagina 110 Stampa dei documenti da un archivio documenti a pagina 111 SMARTsend 91 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Descrizione generale della pubblicazione Per essere utilizzato per la scansione dei documenti un flusso di lavoro appena creato deve essere pubblicato Un flusso di lavoro pubblicato come pubblico risulta disponibile per tutti gli utenti del sistema mentre un flusso di lavoro privato disponibile solo per il suo titolare A meno che il flusso di lavoro non venga utilizzato entro il periodo di tempo specificato alla pubblicazione la pubblicazione del flusso viene annullata e il flusso non pi disponibile per la scansione possibil
154. tente o amministratore mentre soltanto l amministratore o il titolare cio il creatore di un flusso di lavoro privato ha la possibilit di modificarlo I flussi di lavoro vengono modificati mediante l editor dei flussi di lavoro Nota possibile apportare e salvare modifiche soltanto nei flussi di lavoro che non sono ancora stati pubblicati Se un flusso di lavoro gi stato pubblicato sar necessario salvare le modifiche in un nuovo flusso di lavoro facendo clic su Salva con nome Se si desidera modificare un flusso di lavoro pubblicato eliminare tutte le pubblicazioni mediante l attivit Cancella pubblicazioni del flusso di lavoro quindi modificare e salvare il flusso di lavoro modificato Per accedere all editor dei flussi di lavoro 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro Se si sta modificando un proprio flusso di lavoro anche possibile fare clic su Gestione di flussi di lavoro personali Dall elenco dei flussi di lavoro in Esplora flusso di lavoro selezionare quello che si desidera modificare Fare clic su Modifica flusso di lavoro nell elenco Attivit flusso di lavoro sul lato sinistro della pagina Viene visualizzata la pagina Slava flusso di lavoro Nota se si sta modificando il flusso di lavoro di un altro utente sar necessario aggiungere le credenziali per le destinazioni Il flusso di lavoro utilizza sempre le credenziali del titolare al momento della scansione Se non
155. tenute nella pagina necessario fare clic sul pulsante Salva o Salva con nome nella parte inferiore della pagina per salvare le modifiche su determinate pagine Nota se si utilizza un server proxy per connettersi a Internet per connettersi a SMARTsend pu essere necessario configurare il browser in modo che ignori il server proxy A questo scopo impostare l esclusione del server proxy per tutti gli indirizzi locali o aggiungere l indirizzo IP e il nome host completo del computer SMARTsend all elenco eccezioni del server proxy Per istruzioni dettagliate rivolgersi all amministratore Nota gli strumenti per il blocco dei messaggi popup possono interferire con alcune finestre di SMARTsend Disabilitare tali strumenti di blocco per l URL di SMARTsend Per istruzioni sulla disabilitazione dei blocchi popup rivolgersi all amministratore 18 SMARTsend Guida per l utente Descrizione generale del sito Descrizione della Home Page utente La Home page utente indica con suggerimenti visivi chi collegato il nome del computer a cui l utente connesso e il punto dell applicazione in cui si trova l utente Percorso di Computer Nome utente Amministrazione sito Informazioni su Guida I S AARTsend LOCSYS4R Administradee SMARTsend Home page g erit S po zere 1 collegamenti sottostanti per gestire i fusu d Invero che consentno amp nni dp sdarnente dati su carta ed elettroraci al fine di creare tro vere documenti
156. ti opzioni per cancellare i file internet temporanei Strumenti gt Opzioni Internet gt Generale gt Elimina file gt OK Le credenziali aggiunte rappresentano il punto di partenza per la creazione di una destinazione per questo account Se vengono modificate le credenziali di una destinazione esistente le nuove credenziali devono essere riportate sul computer SMARTsend per consentire l esecuzione del lavoro di scansione Nota quando si aggiunge una destinazione a un flusso di lavoro SMARTsend le credenziali utente immesse per la destinazione ad esempio DocuShare SharePoint Portal Server 2003 2007 devono avere l autorizzazione di scrittura sul server di destinazione Se hanno solo l autorizzazione di lettura l utente potr aggiungere la destinazione a un flusso di lavoro SMARTsend ma la pubblicazione del flusso di lavoro non verr eseguita perch l utente non autorizzato a caricare un documento sul server di destinazione SMARTsend 37 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione gt Per modificare le credenziali di una destinazione esistente 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Gestione di Credenziali Viene visualizzato un elenco di tutte le destinazioni con credenziali Selezionare la credenziale di destinazione che si desidera modificare 3 Nell area delle Attivit credenziali a sinistra fare clic su Modifica credenziale Viene visualizzata la pagina Impostazioni account 4 Modificare le prop
157. tifunzione 77 Pubblicazione di un flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione Xerox 94 Pubblicazione su un dispositivo multifunzione Xerox 94 Pubblicazione su un foglio di copertina PaperWare 101 Pubblicazioni aggiunta ai dispositivi 95 cancellazione di tutte le pubblicazioni di un flusso di lavoro 110 cancellazione di singole pubblicazioni di un flusso di lavoro 110 scadenza dopo 95 104 R Riepilogo flusso di lavoro 74 Rigenerazione del foglio di copertina 119 Risoluzione 99 106 3 Salva flusso di lavoro 72 77 Scansione 116 problemi comuni 122 Scansione con un foglio di copertina PaperWare 117 Scansione con un modello di scansione dispositivo 116 Scansione sul servizio URL 48 Schede di riferimento rapido 12 Seleziona punto di partenza 75 SharePoint 75 Specifica di un profilo 65 Stampante remota 40 Suffisso nome 52 Indice i Tipo 52 Tipo campo 69 Tipo di originale 98 Tipo stampa 53 Tonalit 99 U Unit di misura di cancellazione bordi 99 V Valori di default 67 Visualizza tutti i flussi di lavoro 21 Visualizzazione delle pubblicazioni 108 SMARTsend 127 Guida per l utente Indice 128 SMARTsend Guida per l utente SMARTsend 129 Guida per l utente xerox
158. tilizzati gli spazi e le interruzioni di riga Per posizionare il testo delle tabelle vengono utilizzate le tabulazioni Testo delimitato testo separato da virgole Il testo racchiuso tra virgolette da virgola SMARTsend 61 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Table 3 4 Opzioni di formato di file testo Testo delimitato da testo separato da tasto di tabulazione Il testo racchiuso tra virgolette tab ASCII I file ASCII contengono un codice speciale a 94 caratteri costituito da lettere numeri segni di punteggiatura e simboli matematici e vengono utilizzati per documenti in lingua inglese Questi tipi di file possono essere convertiti in file di testo ma non possono essere modificati direttamente Sono disponibili i seguenti formati file Table 3 5 Opzioni di formato di file ASCII Testo ASCII formattato il layout viene mantenuto con gli spazi Il testo separato da virgolette Testo ASCII standard rapida conversione e compatibilit del testo Testo ASCII standardEx rapida conversione e compatibilit del testo Interruzioni di riga dopo ogni riga e zona Propriet OCR funzione della versione Professional Edition Le versione Professional Edition di SMARTsend consente la scansione di documenti mediante OCR in modo da ottenere file di testo anzich file di immagine Queste propriet possono essere impostate con tipi di file di output quali PDF t
159. to il nuovo campo Sottocartella Fare clic su Avanti Viene visualizzata la pagina Impostazioni flusso di lavoro possibile apportare modifiche in questa pagina ma nessuna di quelle selezionate ha effetto sull utilizzo della funzione Crea le cartelle necessarie Sono disponibili le seguenti opzioni e Conferma lavoro selezionare il tipo di conferma da inviare e Accesso a flusso di lavoro selezionare l utente che pu accedere al flusso di lavoro Dopo aver completato le selezioni fare clic su Avanti Viene visualizzata la pagina Salva flusso di lavoro possibile modificare il nome del flusso di lavoro che verr visualizzato sull interfaccia utente locale del dispositivo nonch la descrizione del flusso di lavoro Esaminare il riepilogo per verificare che tutte le impostazioni siano corrette Nell area Opzioni di pubblicazione selezionare Pubblica flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione Fare clic su Fine Viene visualizzata la pagina Pubblica flusso di lavoro su un dispositivo multifunzione Selezionare i dispositivi multifunzione in cui si desidera visualizzare il flusso di lavoro Accertarsi di selezionare l opzione Modificabile dal dispositivo e fare clic su OK Nota i flussi di lavoro nei dispositivi selezionati devono essere aggiornati sull interfaccia utente locale prima che siano disponibili per l utilizzo SMARTsend 77 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Scenari Di seguito sono
160. ui dispositivi Aggiungere pubblicazioni flusso di lavoro ai seguenti dispositivi Selezionare il dispositivo o i dispositivi a cui aggiungere il flusso di lavoro Per selezionare pi dispositivi adiacenti tenere premuto il tasto lt Maiusc gt e fare clic sulla prima voce dell elenco e sull ultima Per selezionare dispositivi non adiacenti tenere premuto il lt Ctrl gt e fare clic sulle singole voci Se il dispositivo richiesto non compare tra quelli selezionabili chiedere all amministratore di SMARTSsend di aggiungerlo Nota se si sceglie un flusso di lavoro che richiede l autenticazione del dispositivo impostazione predefinita per i flussi di lavoro privati e il flusso di lavoro E mail_pers e uno dei dispositivi configurati non supporta l autenticazione nell elenco quel dispositivo non sar visualizzato SMARTsend 95 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Attributi documento Gli attributi documento vengono creati al momento della creazione del flusso di lavoro I valori di tali attributi possono essere specificati al momento della creazione o pubblicazione del flusso di lavoro Al momento della scansione i valori possono essere modificati se stata selezionata l opzione Modificabile dal dispositivo In questo caso prima di eseguire la scansione il dispositivo richiede di specificare i valori degli attributi Nota per questioni di maggiore sicurezza il testo immesso in questi campi pu essere mascherato co
161. umento in SharePoint In questo modo il documento sar disponibile per altri utenti in SharePoint Immettere eventuali commenti di controllo Sovrascrittura file i file con lo stesso nome non vengono sovrascritti SMARTsend Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Microsoft SharePoint Portal Server 2003 2007 Microsoft SharePoint Portal Server 2003 2007 una destinazione supportata Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di SharePoint Portal Server 2003 2007 Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il campo URL della cartella SharePoint Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente l URL della cartella SharePoint Immettere l URL del percorso di directory dello spazio di lavoro SharePoint Se la nuova destinazione deriva da una destinazione esistente possibile fare clic su Espandi per espandere la posizione scelta come punto di partenza e selezionare la nuova destinazione Se la destinazione un portale SharePoint disponibile l opzione di controllo Selezionare S per pubblicare il documento in SharePoint In questo modo il documento sar disponibile per altri utenti in SharePoint Immettere eventual
162. unzione della versione Standard o Professional Edition 1 Dalla Home page Utente di SMARTsend fare clic sul collegamento Aggiungi un nuovo flusso di lavoro di distribuzione 2 Nella pagina Destinazioni documento fare clic sul collegamento aggiungi posizioni sotto la sezione LiveLink 3 Immettere le propriet per la destinazione LiveLink selezionando una categoria dall elenco fornito Fare clic su Avanti gt gt 5 Nella pagina Nome e tipo documento definire il nome e il formato da utilizzare per i documenti distribuiti 6 Fare clic su Avanti gt gt 7 Nella pagina Attributi documento selezionare il profilo di attributo documento Generale 8 Fare clic sul collegamento Aggiungi campo per aggiungere i campi appropriati da utilizzare con la categoria LiveLink specificata nella destinazione 9 Nella finestra di dialogo Propriet attributo aggiungere un campo attributo documento ed effettuare il mapping sull appropriato campo LiveLink definito nella categoria 10 Fare clic su OK 11 Selosi desidera nella pagina Attributi documento fare clic sul collegamento Salva nuovo profilo con nome per salvare i campi come un nuovo profilo per utilizzi futuri in altri flussi di lavoro 12 Fare clic su Avanti gt gt Continuare la definizione del flusso di lavoro nelle restanti schermate e pubblicarlo quando necessario SMARTsend 89 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione 90 SMARTsend Guida per l u
163. valore suggerito Crea le cartelle necessarie Immettere un etichetta che verr visualizzata sull interfaccia utente del dispositivo b Nell area Propriet campo selezionare Campo obbligatorio se si desidera rendere obbligatorio l inserimento di un valore in questo campo per i dispositivi che supportano Attributi documento richiesti Per Crea le cartelle necessarie verificare che Campo obbligatorio sia deselezionato c Nell area Mappatura attributo selezionare Abilitato d Nell area Cartella di rete in Mappatura attributo selezionare l attributo che deve essere mappato al campo creato In questo caso selezionare Crea le cartelle necessarie poich l attributo che deve essere mappato alla cartella con lo stesso nome SMARTsend Guida per l utente 10 11 12 13 14 15 Flussi di lavoro di distribuzione e Fare clic su OK La pagina Attributi documenti si aggiorna e viene visualizzato il nuovo campo Crea le cartelle necessarie Ripetere la procedura dal passaggio 9 per mappare l attributo Crea sottocartella con le modifiche seguenti a Nome campo valore suggerito Nome sottocartella Immettere un etichetta che verr visualizzata sull interfaccia utente del dispositivo b Nell area Cartella di rete in Mappatura attributo selezionare l attributo che deve essere mappato al campo creato In questo caso selezionare Sottocartella e fare clic su OK La pagina Attributi documenti si aggiorna e viene visualizza
164. x se sono stati configurati per supportare l inoltro dei moduli PaperWare Contattare l amministratore di sistema per un elenco dei dispositivi che supportano l inoltro dei moduli PaperWare Per pubblicare un flusso di lavoro come foglio di copertina PaperWare 1 Andare alla Home page utente e fare clic su Visualizza Flussi di lavoro 2 Dalla colonna Nome flusso di lavoro di Esplora flusso di lavoro selezionare il nome del flusso di lavoro da pubblicare 3 Nell elenco Attivit flusso di lavoro fare clic su Pubblica un foglio di copertina 4 Specificare le impostazioni di pubblicazione a Specificare un nome per la pubblicazione Questo il nome che viene visualizzato sul foglio vero e proprio e deve essere univoco Vedere Nome pubblicazione a pagina 104 b Inserire una descrizione per il foglio di copertina La descrizione viene visualizzata sotto il nome del foglio di copertina c Selezionare l ora in cui scadr la pubblicazione Vedere Scadenza dopo a pagina 104 5 Spuntare solo le destinazioni documento che si desidera selezionare automaticamente nel foglio di copertina Una destinazione che non viene selezionata compare comunque nel foglio di copertina ma per fare in modo che riceva i documenti sar necessario selezionarla manualmente sul modulo stampato Vedere Destinazioni a pagina 104 SMARTsend 101 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro 10 11 12 Specificare gli attributi documento Selezionare Mo
165. zate questa funzione fornisce la possibilit di esportare e personalizzare i registri lavori di SMARTsend disponibile quando il supporto per l esportazione del registro lavori abilitato per il servizio Cartella di rete di SMARTsend ed destinato agli utenti avanzati e agli integratori di sistema SMARTsend 47 Guida per l utente Flussi di lavoro di distribuzione Scansione sul servizio URL versione Standard o Professional Edition La scansione su servizio URL una destinazione supportata Immettere un nome di destinazione per identificare il flusso di lavoro Selezionare un punto di partenza dal menu a discesa Il punto di partenza predefinito viene determinato dalle credenziali di Scansione su URL Se le credenziali forniscono ulteriori livelli di accesso il menu a discesa pu includere pi punti di partenza Tale selezione andr automaticamente a popolare il campo Percorso URL Altrimenti possibile lasciare vuoto il punto di partenza e immettere manualmente il Percorso URL Specificare il percorso URL della destinazione Se la nuova destinazione deriva da una destinazione esistente possibile fare clic su Espandi per espandere la posizione scelta come punto di partenza e selezionare la nuova destinazione Sovrascrittura file i file con lo stesso nome vengono sovrascritti Si consiglia di aggiungere un suffisso al nome Vedere Nome e tipo documento a pagina 50 Microsoft SharePoint Portal Server 2001 versione Stand
166. zioni di Internet Fax come Origine scansione E necessario selezionare anche l impostazione di Risoluzione appropriata Fare clic sul pulsante Crea foglio di copertina Utilizzare il foglio di copertina PaperWare per eseguire la scansione sul dispositivo Internet Fax Il documento scansito viene inviato sotto forma di allegato dell e mail Nota se sono state definite le propriet attributo per il flusso di lavoro questa funzione andr persa al momento della scansione Tuttavia possibile configurare le propriet dell attributo sotto forma di caselle di controllo sul foglio di copertina In questo modo la funzione delle propriet dell attributo potr essere utilizzata al momento della scansione SMARTsend 103 Guida per l utente Pubblicazione dei flussi di lavoro Impostazioni di pubblicazione Nome pubblicazione Il nome viene visualizzato in cima al foglio di copertina vero e proprio e deve essere univoco Il nome non pu corrispondere a quello di un altro flusso di lavoro a meno che non si tratti del flusso di lavoro che si sta pubblicando deve avere un numero di caratteri compreso tra 1 e 20 e non pu contenere lt gt 1 2 0 backspace i caratteri Unicode 16 18 e 20 25 n caratteri di separazione Alcuni dispositivi non supportano i nomi di lunghezza superiore agli 11 caratteri In questo caso se si specifica un nome pi lungo viene visualizzato un messaggio di errore quando si fa clic su OK per pubblic
167. zo e mail di conferma lavoro L eee 23 Prefer n del Sito prerrbrrirraa 23 Gestione di Profili attributo documento rererere 23 Personalizza impostazioni di scansione del modulo PaperWare 24 Flussi di lavoro di distribuzione Descrizione generale del flusso di lavoro L nunne rnnnnrerrnn reenn 26 Esplora flusso di MOIO lire 27 Attivit flusso di LAVOro Er aE T EEEa EEE EE E EEES 27 Visualizzazioni flusso di lavoro LL 28 Dettagli del flusso di lavoro L er rernnn r rrnnor erren rrrenn 28 Aggiunta di un flusso di lavoro di distribuzione ennn e ennn e eane 29 Creazione di un Nuovo flusso di lavoro di distribuzione 29 Creazione di un flusso di lavoro da un flusso di lavoro esistente 30 Modifica di un flusso di IAVOrO L nurnerr ror rnrrr nn rrnro reren rnno 31 SMARTsend Guida per l utente Indice generale Cancellazione di un flusso di LAVOro Lirio 33 Destinazioni COCUMENto i ca 34 Aggiunta rimozione delle destinazioni elencate di un flusso di lavoro 34 Aggiunta di nuove destinazioni 34 Modifica delle destinazioni ss crcsusra rien bia Eee ERE CELLA Riad 35 Cancellazione delle destinazioni L ei 35 Gestione delle credenziali di destinazione enenu renn n

Xerox® SMARTsend® Versione 3 Guida per l`utente

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Xerox&reg; SMARTsend&reg; Versione 3 Guida per l`utente

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents

Xerox® SMARTsend® Versione 3 Guida per l`utente