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documentazione tecnica manuale d`uso e faq gestionali

1. h Hotel Automation Plus mercoled 19 gennaio 2 2011 Archivi contabi 1620 dh Hotel Ristorante Beauty Prima nota Magazzino Sistema Finestra Assistenza E X a F z r z j KIET ERE eam a S E A A Anteprima a Stampa s Riepilogo ECR Esp contab P Esp contab Chiusura giornaliera Progressivi Addebit in corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti if Buoni pasto Storico addebiti Corrispettivi Mensili Cliente x lsolostomi Dal 01 12 2010 SA 19 01 2011 Descrizione Importo Cognome e nome Segmento Mercato Canale b 01 12 2010 00 06 Soggiorno 60 00 E Retta BB 1 pers 315 Stefano Convenzioni Aziende 01 12 2010 00 06 Soggiorno 60 00 E Retta BB 1 pers 159 Stefano Convenzioni Aziende 01 12 2010 00 15 Bar 1 30 E Caff espresso Stefano 01 12 2010 00 15 Cantina 2 50 E Acqua minerale 75c Stefano 01 12 2010 00 15 Cantina 2 50 E Calice di Grilet Stefano 01 12 2010 00 15 Ristorante 3 00 E Crema catalana Stefano 01 12 2010 00 15 Ristorante 0 00 E Coperto Lunch Stefano 01 12 2010 00 15 Ristorante 7 00 E Gnocchi Altro Stefano 01 12 2010 06 52 Soggiorno 99 00 N Retta BB 2 pers 158 Claudio Vacanza Relax Aziende 01 12 2010 06 52 Soggiorno 60 00 N Retta BB 1 pers 316 Claudio Convenzioni Aziende 01 12 2010 06 52 Soggiorno 50 00 F Retta BB 1 pers 318 Claudio Convenzioni Aziende 01 12 2010 06 52 Soggiorno 75 00 F Retta BB 1 per
2. Listino SegMercato ClA Descrizione 100 80 02 ECON NETT INDIVIDUALI IN 100 80 02 ECON NETT INDIVIDUALI IN 4 545 00 1 399 00 b 17 04 2010 18 04 2010 Ravasio 1 sal 1 gt Lunch Banqueting Fooi 17 04 2010 18 04 2010 Ravasio 2 sgl 1 Lunch Banquetina Bewe Coffee Break AM 840 00 Coffee Break PM 376 00 Non codificati Ristorazic 0 00 v Totale 7 160 00 Nota Bene il fatturato da documenti o la produzione non sono necessariamente correlati alle prenotazioni visualizzate in quanto potrebbero derivare da addebiti di altro tipo ad esempio importi liberi o gestione sale o di altro periodo Rev 2 del 03 05 11 Pag 46 di 75 Gestione Hotel Sono possibili tre diverse gestioni del rapporto hotel cliente agenzia a seconda di chi debba pagare il soggiorno e o gli extra Tale gestione viene impostata nell apposita casella della Gestione prenotazioni selezionando Half credit oppure Full Credit oppure No Credit I soggiorni Half credit e Full credit possono essere fatturati all agenzia dopo la partenza del cliente dalla apposita procedura nella cartella Fatturazione Nuova gestione degli addebiti extra Half Full Credit Fino ad oggi gli addebiti degli extra in Pp T prenotazioni collegate alle agenzie ditte fmi potevano essere considerati in due maniere JR n ua half credit tutti gli extra sono a carico del 2 Sommer PRINCIPALE i cliente oppure full credit tutti gli extra son
3. ll 66 FATTURAZI ONE DI FFERI TA SOGGI ORNI A AGENZI E DI TTE ll ll 67 EMI SSI ONE DI NOTA DI CREDITO rare 68 PUBBLI CA SI CUREZZA MESSAGGI VARI ll 69 PUBBLI CA SI CUREZZA TRASMI SSI ONE TELEMATI CA SCHEDI NE 70 ESPORTAZI ONE IN EXCEL ARCHIVIO CLI ENTI o DITTE 73 MAI N COURANTE RI STAMPA RICEVUTE O FATTURE 22 ee see ese ee see ese ee ee ee ee 74 AZZERAMENTI DI FINE ANNO alora guilala area orari 75 DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 59 di 75 CHI USURE E CONTROLLI DI FINE GIORNATA HOTEL AUTOMATI ON DE LUXE Suggerimenti per una corretta metodologia di controllo contabile e gestionale con gli strumenti messi a disposizione da Hotel Automation PREMESSA se nella struttura vi sono centri diversi che emettono documenti autonomamente e di conseguenza serviranno diverse chiusure di cassa opportuno separare tali centri con il meccanismo dei SETTORI in modo che ogni SETTORE possa avere una sua cassa es HOTEL RISTORANTE BEAUTY CAMBI O TURNO Se durante la giornata sono organizzati dei cambi turno ai fini della CASSA documenti al cambio turno occorre controllare la corrispondenza tra i documenti emessi e l incasso corrispondente e Da Archivi Contabili selezionare RIEPILOGO ECR impostando i filtri desiderati per SETTORE per UTENTE
4. Documenti Agenzia Ditta Q Storico Prenotazioni Sospeso 0 00 Elimina La scheda anagrafica cos suddivisa e Rag Soc nome o ragione sociale della ditta o agenzia e Indirizzo indirizzo della sede dell agenzia o ditta Citt citt della sede CAP codice di avviamento postale proposto in automatico in base alla citt Prov provincia della sede proposta in automatico in base alla citt Nazione nazione di appartenenza della ditta o agenzia si inserisce selezionandola dall apposito elenco Telefono prefisso e numero di telefono Telefax prefisso e numero del fax Telex numero di telex Cod Fisc codice fiscale Partita IVA numero di partita Iva della ditta o agenzia Aliquota Iva se viene immessa una aliquota questa verr utilizzata dal programma di fatturazione differita per lo scorporo dell Iva indipendentemente dalle aliquote impostate nella tabella Voci di Addebito e Cod Corr codice libero con cui classificare l agenzia o ditta per selezioni future in occasione di stampe o statistiche e Cod Listino codice listino a cui fare riferimento per l applicazione delle tariffe al cliente associato all agenzia se vuoto verr applicato il listino clienti privati digitando un numero appare il pulsante MODIFICA mediante il quale possibile effettuare l inserimento di particolari Listini prezzi e Sc Fisso percentuale di sconto che viene applicato sui prezzi di listino quando si emette la fattura al
5. Archivi Contabili Documenti EMESS sesse sees se ee ee eke ee eke Re Ke ee ke ke ee eek Re ee RR ee Re RR ee eek Re Ke RR ke ee ee 38 Hotel Archivi Contabili Riepilogo Pagamenti sie se se se ke ER ER RE RE ER ER RE RR RR Ee RE Re Ee Ee Re Ke Ee RE he He Ee Ek Ee Ek Ee Re be ee Ee Re ke 40 Notel Archivi Contabili Cont ADe ili 41 Hotel Archivi Contabili Buoni 8350 2 41 Hotel Archivi Contabili Storico Addebiti 42 Hotel Archivi Contabili Corrispettivi 46151 11 sesse sesse se se Ee Re ee ee ee ee ee he Ee Re ee he ee ee ee ee be RE ee ee be ER Ee ee De RE Re RE 43 H tel Agenzie Ditte Anagrafica sis sei ea SA N EE GR Ge ke Ge Se wa ia 44 Hotel Agenzie Ditte Fatturazione r0rrrrrcrrrrrrerii ieri ie irene ieri 47 Hotel Fatturazione Riepilogativa Buoni e SOSpeSi ri 50 Notel GSsHONe S0S5pesliatiiriian li 51 wie ts teit MPS Varese EN OO RE EE 53 Hotel Riepilogo 6iormalief asses sis ai eN ee de DS Ge ieri 57 FAQ GESTIONALI vedi indice separato
6. Scegliere un delimitatore ad esempio il cancelletto In questo modo sul desktop verr creato il file CLIENTI TXT 0 AGENZIE TXT che possibile importare in excel nel seguente modo aprire un foglio di excel vuoto andare su file apri tipo file scegliere tutti i file selezionare sul desktop il file clienti txt importazione guidata testo scegliere il formato delimitato avanti selezionare il delimitatore e inserire il delimitatore utilizzato nella prima fase ad esempio il cancelletto avanti fine DOCUMENTAZI ONE TECNI CA MAIN COURANTE RISTAMPA RI CEVUTE O FATTURE In ARCHIVI CONTABILI sezione DOCUMENTI EMESSI disponibile la funzione di recupero documento Consente di poter recuperare un documento stampato da Main Courante o da Conto immediato per poterlo ristampare anche modificato Ad esempio possibile recuperare un documento emesso come Ricevuta pagata in contanti per riemetterlo cambiando il pagamento in pagato con carta di credito oppure con pagamento sospeso 0 viceversa oppure recuperare un documento Ricevuta per riemetterlo come Fattura La riemissione ristampa deve essere eseguita nella stesa data del documento originario Per effettuare tale recupero occorre accedere alla procedura Archivi Contabili nella sezione Documenti Emessi Qui cliccare sul documento che deve essere ristampato e quindi sul pulsante Recupera Ristampa Archivi contabili EF Anteprima 3 Stam
7. utilizzare i codici a barre con il numero della camera Una volta selezionate tutte le opzioni possibile visualizzare quello che sar il risultato della stampa cliccando sul bottone Anteprima tranne che per le etichette su stampante ad aghi oppure procedere con la stampa cliccando sul pulsante Stampa Rev 2 del 03 05 11 Pag 57 di 75 Hotel Riepilogo Giornaliero Tale stampa selezionabile per data e per agenzia Ditta costituisce una specie di cruscotto giornaliero che individua 5 fasce temporali mattino pranzo pomeriggio cena notte e indica per ciascuno di esse le attivit previste controllando le prenotazioni delle sale congressi i coffee break i pasti per i clienti alloggiati i tavoli prenotati al ristorante i pernottamenti Rappresenta quindi uno strumento utile di pianificazione generale oppure di controllo sui servizi offerti o prenotati da una determinata ditta In particolare indica O O O O Colazione numero delle colazioni previste Mattino o pomeriggio impegni per sale congressi e coffee break Pranzo o Cena Nr adulti e Nr bambini per trattamento pranzi per sale congressi banchetti e in caso di Hotel Plus tavoli prenotati al ristorante Pernottamenti totale pernottamenti per agenzia e o privati C la possibilit di richiedere la suddivisione per agenzia ditta delle presenze ristorante Se selezionato l apposito flag la stampa aggiunge per le sezioni COLAZIONE PRANZO e CENA la suddiv
8. via non possibile mettere a full credit un extra si e uno no se appartengono alla stessa voce Nella prenotazione del cliente andr impostato il listino da usare e il valore HALF CREDIT in quanto poi in base ai parametri inseriti nel listino che verr deciso il tipo di credito su alcune categorie di extra Se nella prenotazione viene cambiato il listino o il tipo credito gli addebiti in main courante verranno modificati e quindi attribuiti o meno al agenzia ditta a seconda delle nuove impostazioni In Main courante gli addebiti verranno associati all agenzia ditta colore blu oppure direttamente al cliente colore nero in base a quanto indicato nel listino Tariffe a persona Tariffe a Camera Supplementi Riduzioni All inclusive Full credit Convenzione DITTE Gestione Buoni Pasto solo per Ger Automation o Hotel Automation Plus La gestione dei buoni pasto che consente di effettuare il pagamento dei documenti emessi al ristorante tramite la selezione di buoni pasto pre codificati e conseguentemente di emettere una fattura riepilogativa dei buoni pasto utilizzati alla ditta emettitrice Dopo aver inserito nella anagrafica agenzie ditte la ditta emettitrice dei buoni alla quale dovranno poi essere fatturati tornando nell anagrafica ditta e visibile il pulsante lt Buoni Pasto gt Qui occorre codificare i buoni emessi dalla ditta attribuendo una descrizione ed un valore Ad esempio Buono Ristoservice 4 200
9. 2 204 90 1 292 00 0 00 11 50 0 00 3 495 90 0 00 0 00 312 50 0 00 i 06 01 2011 1 563 80 76 00 0 00 0 00 0 00 1 639 80 0 00 0 00 424 90 0 00 07 01 2011 1 684 10 2 213 00 0 00 5 00 0 00 3 897 10 0 00 0 00 2 322 00 0 00 j 08 01 2011 2 5446 50 160 00 0 00 120 00 0 00 2 706 50 0 00 0 00 25 00 0 00 Jos o1 2011 5 298 70 4 442 55 0 00 0 00 0 00 9 741 25 0 00 0 00 4 442 55 0 00 10 01 2011 1 163 20 329 00 0 00 52 00 0 00 1 492 20 0 00 0 00 360 00 0 00 11 01 2011 2 213 65 17 350 60 0 00 44 00 0 00 18 564 25 0 00 0 00 17 283 40 0 00 12 01 2011 1 524 80 1 952 10 0 00 84 50 0 00 3 476 90 0 00 0 00 1 400 50 0 00 13jo1fzo11 1 556 50 3 084 00 0 00 26 90 0 00 4 640 50 0 00 0 00 2 927 90 0 00 N 14 01 2011 2 761 00 1 958 40 0 00 21 50 0 00 479 40 0 00 0 00 2 185 60 0 00 _ 15 01 2011 1 238 90 403 50 0 00 0 00 0 00 1 642 40 0 00 0 00 403 50 0 00 16 01 2011 711 40 102 00 0 00 1 052 40 0 00 813 40 0 00 0 00 187 50 0 00 17 01 2011 655 90 1 158 80 0 00 377 70 0 00 1 814 70 0 00
10. 2 del 03 05 11 Pag 63 di 75 Aggiornamento Automatico Trovata una nuova versione Versione corrente 3 10 0 1320 Nuova versione 3 10 0 1328 Scarica l aggiornamento Le due operazioni scaricamento e installazione sono effettuate assieme quindi se non si desidera installare subito l aggiornamento NON EFFETTUARE nemmeno il prelevamento sar possibile sempre effettuarlo in seguito E buona norma effettuare Voperazione in momenti di poca attivit e non a ridosso dei fine settimana Proseguendo con il download la procedura preleva il file da internet chiude il programma e avvia l installazione dell aggiornamento Ad aggiornamento terminato riavviare il programma e consultare le note di rilascio che illustrano tutte le modifiche dal menu Assistenza alla voce Documentazione Rilasci Nel caso di installazioni in rete locale quando si riavvia il programma sulle postazioni diverse dal SERVER esse si accorgeranno automaticamente che il server ha effettuato gli aggiornamenti e chiederanno di procedere anch esse con l installazione In questo caso l aggiornamento non verr prelevato da internet ma dalla cartella condivisa impostata in configurazione La funzione di aggiornamento si disattiva automaticamente qualora non venga rinnovato il contratto di assistenza Se si desidera riservare la funzione di controllo aggiornamenti solo al personale autorizzato es il Direttore o il Titolare possibile disattivare la
11. 50 00 Soggiorno PALMIERI PIETRO 318 Retta BB 1 pers MIC SpA j 1 12 2010 75 00 Soggiorno RICCIARDI RICCARDO 309 Retta BB 1 pers BI HOLDINE 02 12 2010 50 00 Soggiorno PALMIERI PIETRO 318 Retta BB 1 pers MIC SpA 02 12 20 10 2 00 Bar PALMIERI PIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC SpA 02 12 2010 0 00 Ristorante PALMIERI FIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC SpA 02 12 20 10 14 50 Ristorante PALMIERI FIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC SpA 02 12 20 10 50 00 Soggiorno PALMIERI PIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC SpA 02 12 2010 50 00 Soggiorno PALMIERI PIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC SpA 02 12 20 10 50 00 Soggiorno PALMIERI PIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC SpA 02 12 2010 50 00 Soggiorno PALMIERI PIETRO 318 Trasf Cam 138 MIC Sp 02 12 20 10 75 00 Soggiorno RICCIARDI RICCARDO 309 Retta BB 1 pers BI HOLDINE 03 12 2010 75 00 Soggiorno RICCIARDI RICCARDO 309 Retta BB 1 pers BI HOLDIME 4 t Totale 38 513 70 Nel caso le date non siano modificabili bisogna controllare in configurazione utenti sotto profilo che non sia attivo il flag Disattiva modifica progressivi Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 38 di 75 Hotel Archivi Contabili Documenti Emessi l elenco di tutti i documenti emessi dalle varie procedure dalle quali possibile stampare dei conti Nella casella Tipo possibile specificare quali docu
12. In tal modo su quadri particolarmente ampi possibile determinare in maniera pi immediata qual la camera che risulta pi ottimale assegnare considerando di lasciare meno buchi sul quadro Cliccando sulla camera che si desidera possibile effettuare direttamente la prenotazione per il periodo selezionato E stata anche inserita una opzione per visualizzare le camere IN ORDINE DI DISTANZA ovvero vengono visualizzate prima quelle che hanno distanza ZERO e quindi le piu idonee per coprire i cosiddetti buchi Ci si ottiene cliccando sull intestazione della colonna sulla quale si vuole fare l ordinamento Quindi cliccando su Giorni Prima le camere verranno visualizzate in ordine di giorni di distanza dalla prenotazione precedente cliccando su L L L L L L L L L Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 20 di 75 Numero Camera verranno ordinate per numero di camera e cliccando su Sigla verranno ordinati in base alla sigla alfabeticamente Visualizzazione Prenotazioni Le prenotazioni di clienti gi alloggiati sono indicate con il nominativo in grassetto L indicazione del cliente appartenente ad un gruppo nella barra colorata che indica la prenotazione sul quadro mentre prima l indicazione era nome gruppo nome persona nome agenzia es Gruppo FIAT Rossi Mario Fiat SPA ora l indicazione nome persona nome gruppo nome agenzia es Rossi Mario Gruppo FIAT
13. al fine di ottenere l esatta corrispondenza di cassa nella chiusura contabile oppure se si desidera stampare una proforma da dare al cliente senza registrare in contabilit l avvenuto incasso Se si emette una ricevuta fiscale per la caparra all atto della partenza del cliente nel suo conto in main courante verr automaticamente defalcato l importo della caparra evidenziando sul documento emesso i riferimenti alla r f emessa per la caparra Negli altri casi l importo del conto sar quello totale risultante da main courante e la caparra verr detratta solo dall importo da registrare a cassa e di conseguenza dalla voce corrispettivo pagato Nel caso di cancellazione prenotazione se presente una caparra fatturata o contabilizzata In questi casi se davvero si vuole cancellare la prenotazione occorre prima azzerare la caparra e confermare la prenotazione per generare i necessari storni contabili poi richiamare la prenotazione e cancellarla La possibilit di modificare una caparra anche diminuendo l importo originariamente immesso o di portarla a zero Se la caparra era contabilizzata vengono effettuati automaticamente i necessari storni nei totali giornalieri e nell archivio dei pagamenti dove risulter un movimento negativo per rimborsare o correggere la differenza Se era stato emesso documento Ricevuta o Fattura viene emesso documento negativo di storno per pareggiare i corrispettivi Tale funzione pu essere utilizzata quindi anc
14. camere Attenzione poich la finestra di scorporo multiplo presenta una interfaccia appositamente veloce e semplificata non possiible utilizzarla se nella prenotazione di gruppo vi sono tipi di occupanti differenziati tra le varie categorie di adulti e bambini Per attivare lo scorporo multiplo cliccare con il tasto destro su una delle camere del gruppo e selezionare dal menu Scorporo multiplo camere La finestra indica tutte le camere presenti nella prenotazione di gruppo per scorporarne una necessario valorizzare i campi Cognome e Adulti mentre gli altri campi Trattamento Agenzia Tipo Credito e note verranno proposti automaticamente Se si conferma l operazione senza valorizzare tutte le righe le camere rimanenti potranno essere scorporate in una successiva analoga operazione anche su prenotazioni senza l agenzia anche se il numero adulti scorporati eccede quello della prenotazione principale Conto Separato Il pulsante eel che consente di non visualizzare lo sdoppiamento di overbooking per le prenotazioni gi trascorse che hanno il flag conto separato Se attivo il pulsante e in date anteriori a quella odierna sono rimaste sul quadro prenotazioni camere sovrapposte quelle con il conto separato non vengono Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 22 di 75 visualizzate evitando cosi lo sdoppiamento di visualizzazione della camera Il sistema funziona solamente per le prenotazioni gi trascors
15. l importo risulter uguale all importo totale del documento Esempio Caparra 100 Tot Conto 500 Tot Fiscale del documento emesso alla partenza del cliente 500 Tot Incassato alla partenza del cliente 500 corrispettivo pagato Nota Bene Per tutti e tre questi casi occorre che nei Parametri di Configurazione alla voce Detrarre Caparra vi sia l impostazione SE FATTURATA Qualora invece vi sia l impostazione SEMPRE sconsigliata nel conto emesso alla partenza del cliente viene sempre detratta la caparra anche se e stata contabilizzata o senza emettere un documento fiscale Non appare in nessun caso invece se la caparra non stata contabilizzata ATTENZI ONE la caparra inserita in una prenotazione con AGENZIA o DI TTA verr automaticamente dedotta dalla fattura differita alla ditta In questo caso prevista solo la prima modalit con emissione del documento DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 65 di 75 MAIN COURANTE CONTI RIMASTI APERTI Se in Main courante o Archivi contabili appaiono dei messaggi del tipo il conto di Rossi Mario rimasto aperto significa che la data attuale successiva alla data prevista di partenza del cliente e per il cliente NON stato emesso nessun documento di chiusura conto In questo caso occorre chiudere il conto regolarmente oppure eliminare la prenotazione Per chiudere il conto torna
16. registrati a quella camera nel giorno e F4 che mostra gli addebiti extra registrati alla camera dall inizio del soggiorno Durante la visualizzazione di questi addebiti se viene premuto il tasto CANC viene registrato l INCASSO degli addebiti che vengono CANCELLATI COMPLETAMENTE dal conto e il relativo importo registrato nelle altre entrate di cassa della chiusura contabile Questa funzione non abilitata se nei parametri di configurazione disabilitata la modifica delle chiusure contabili Trasferimento dati da centralino telefonico Se stato predisposto un collegamento tra un centralino telefonico e il computer possibile Acquisizione addebiti da dispositivi esterni AE e da 2999 la documentazione addebiti a Centralino Internet point Building Automation per il trasferimento degli stessi direttamente sul conto dei clienti Per avviare la lettura dei dati sufficiente premere il pulsante CENTRALINO nel riquadro Acquisizione addebiti da dispositivi esterni gli addebiti effettuati vengono visualizzati per controllo con eventuali segnalazioni di incongruenze ad esempio camere non occupate Per sapere quali sono i modelli di centralino supportati configurare i parametri di trasmissione e installare ove necessario il programma residente di ricezione dei dati rivolgersi allinstallatore del software Nota Bene Questa procedura attiva solo se stato acquistato ed attivato l apposito modulo opzionale aggiuntivo
17. rispondere Si in modo tale che sulla tabella di destra compare la riga che stata confermata per creare nuove righe ripetere l operazione altrimenti cliccare su Stampa documento si apre cos una nuova finestra nella voce Tipo doc scegliere Fattura e spuntare la casella nota di accredito sulla destra Procere con la Stampa Nota bene il programma in automatico contabilizzer in negativo questo documento negli archivi contabili e lo indicher in colore rosso la numerazione delle note di credito segue la stessa numerazione fiscale delle fatture DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 69 di 75 PUBBLI CA SI CUREZZA MESSAGGI VARI Spiegazione e indicazione su come risolvere particolari segnalazioni del programma riguardanti la pubblica sicurezza 1 Stampa modello ISTAT messaggio Provincia del cliente inesistente Durante la stampa ISTAT compare il messaggio La provincia del cliente Rossi Mario non e valida o e mancante E stata inserita la schedina di Rossi Mario con la nazionalit o la provincia errata Da gestione schedine richiamare il cognome del cliente e verificare la correttezza dei dati 2 Stampa modello ISTAT messaggio Provincia del componente inesistente Durante la stampa ISTAT compare il messaggio La provincia del componente Rossi Mario non e valida o e mancante E stata inserita la schedina di un
18. 75 Camera il numero della camera Tipo singola doppia tripla quadrupla Sistemazione matrimoniale due letti matrimoniale con culla ecc Rif Nominativo viene utilizzato in caso di gruppo se per la prenotazione si utilizza un anagrafica generica possibile per tutte le camere contenute indicare l occupante della stessa che viene poi visualizzato sul planning passando il puntatore sulla stessa prenotazione E anche possibile gestire la prenotazione senza l assegnazione DREN del numero di camera quindi nell apposita schermata si 0 0 e occupa la tipologia di risorsa richiesta che verr detratta dalla je vi pata Grossi ugo v Dcompmentary fuori serv No Show disponibilit e sar visualizzabile negli elenchi dele 0 ril po prenotazioni assegnando solo in fase successiva il numero di camera CV Agenzia v 5 M fiere w Maruppo nomeg 5817 1 _ Giorni Tratt 4 BB Aduki Bambini 0 b 12 11 2010 16 11 2010 50 00 50 00 Arrivo Pr inia ffin Pasto MP conto separato Colore C Caparra Cod tessera Note Pr Addebito extra bloccato Note MC Camere bloccate Importo totale 200 00 is ED Allotment qualora si stia prenotando una camera ad una agenzia che ha un allotment nel periodo indicato si deve specificare se la camera va sottratta dall allotment dell agenzia oppure no Per sottrarla all allotment occorre inserire la lettera S nella col
19. Essa deve obbligatoriamente essere realizzata ogni mese e preleva automaticamente i dati dalle schedine definitive del mese L elaborazione della Tavola in Stampa anzich su file produce solamente un prospetto riportante i dati riassuntivi del mese che quello che viene comunque elaborato a livello provinciale La stampa pu essere eseguita pi volte in prova ma deve essere eseguita almeno una volta in definitiva spuntando l apposita casella Una volta eseguita la stampa definitiva di un mese essa non pu pi essere richiesta salvo ripristinare alcune condizioni come spiegato oltre Per eseguire la stampa su carta della Tavola A con una stampante laser o a getto d inchiostro spuntare la casella Stampa grafica Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 19 di 75 Hotel Quadro Prenotazioni Questa procedura permette la visualizzazione del quadro prenotazioni La tabella che appare suddivisa in caselle ognuna delle quali corrisponde ad una camera e ad un giorno Le domeniche sono evidenziate da una riga con sfondo rosa la data odierna da una riga con sfondo viola L indicazione del giorno della settimana L luned M Marted ecc a fianco del numero se si tiene uno zoom sufficientemente allargato Le prenotazioni vengono visualizzate da barre di colore diverso a seconda dell assegnazione fatta nella scheda prenotazioni all interno delle quali viene riportato il nome del cliente Quando si clicca su una
20. Hotel Conto Immediato Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 30 di 75 Questa procedura consente l emissione di un documento fiscale ricevuta o fattura anche ad un cliente per il quale non si assegnata una camera Pu essere utilizzata pertanto o per emettere conti non relativi a dei soggiorni ad esempio per fatturare un pasto o una qualche prestazione accessoria sauna palestra ecc oppure per effettuare dei conti parziali a clienti alloggiati possibile selezionare il nominativo del cliente a cui effettuare il conto cosa che comunque non obbligatoria specificare i giorni di inizio e fine del conto e quindi addebitare i vari extra con le stesse modalit viste per la Main courante Attenzione se all apertura del conto immediato viene inserito un numero di camera e questa camera ha un conto aperto in Main Courante il programma offre la possibilit di stornare automaticamente gli importi di pensione ed extra che verranno fatturati col conto immediato dal conto gi aperto Questa funzionalit pu essere utilizzata per effettuare all ultimo momento un conto separato addebitando su un conto a parte o determinati extra selezionandoli dall apposita n Conto immediato Nominativo Dal Al Pers Camera Trattamento Retta totale Scheda addebiti Riepilogo per voce Data voce di addebito Descrizione extra Q t 13 12 2010 Soggiorno 10 Importo Mote 500 0
21. Hotel DeLuxe nella stampa della pianta del giorno Orizzontale il campo Manifestazione non gestito viene ora sostituito dalla descrizione estesa della sistemazione camera Camere disponibili E l elenco raggruppato per tipologia delle camere disponibili in un determinato periodo L elenco riporta il numero delle camere completamente libere e tra parentesi il numero delle camere libere considerando anche quelle attualmente sotto opzione cio occupare con prenotazioni in cui e presente una scadenza opzione la stampa prende in considerazione anche le camere richieste quindi quelle richieste solo per tipologia senza assegnazione di camera ed esclude le eventuali camere fittizie dai calcoli Elenco agenzie ditte E l elenco dei dati anagrafici nominativo e indirizzo delle agenzie o ditte inserite in archivio Pu essere ottenuto sotto forma di tabulato etichette o buste con le stesse caratteristiche viste per la Lista Anagrafiche Elenco prenotazioni sale Questo elenco mostra le prenotazioni relative alle sale congressi relativamente al periodo indicato E possibile ottenere elenchi parziali selezionando le prenotazioni di determinate agenzie ditte oppure di ogni singola sala l indicazione della scadenza opzione nella stampa e anche nella richiesta dei filtri di stampa indicando la data di scadenza verranno stampate solo le prenotazioni di sala con scadenza opzione antecedente a quella immessa Elenco caparre Questo elenco mostra l
22. RE Re Ee Ee ERG Re ER RE he Ke Ee Ek Re ek Ee he De ek RE Re Re 18 Hotel Quadro Prenotazioni RE N Ee N N Ge N ee annan 19 Hotel Pannello controllo giornaliero re se ee Re RE Re SR Rek Re SR Re RE Re RE hee ERG RE Re RE Rek Re Re ER ER Re RR RE RR RE Re RE RR RE 23 Fot l Main COUrantE ica 24 Hotel Main COURANTE SCHEDA ADDEBITI ee ee es ee ee ee ee eek ee ke ee ke ee ee ee ke ke Rek Re Ke Re Re RR ee Re Re Re ee ee ee ee ee 25 Hotel Main Courante RIEPILOGO PER VOCE ee ese es ee ee ee eke ee ee ee ee ee ee ee ek ee ee RR ee Re Re ke ee ee Re Ke Re ee Re ee ee 27 Hotel Inserimento Extra velOCe ee esse ese ee ee eke ee Re Re Re ee Re Re Re RR Re ee ke RR ke ee RR RR Re ee RR RR Re ee Re Re Re Re RR ee RR ee RR ER Re Re 28 Hotel Conto Immediato ee ese eke ee Re RR ee Re RE RR RR RR RR ER Re Re Re RE Re RR Re RE ee Re Re RR RR RR RR Re Re RR ee RR RE Re Re RR ER ER Re Re Re RR RR ee Ee 30 Fiotek COnto REGIME iii 31 Hotel INCaSSLD Velici GR AE IE ER de GE De DE ee DE EG Ee eb 32 Hotel Archivi Contabili Chiusura Giornaliera rr 33 Hotel Archivi Contabili Progressivi contabili se se se Re Ee Re ee ee ee he Ee Re ee he ee ee ee ee be RE ee ee be ER ER ee De ER ER RE 36 Hotel Archivi Contabili Addebiti in COFSO ees ee ee Re RR ee Re RR RR ee Re RR Re Re Re RR ee ee Re Re RR Re Ke Re Re RR ee ee Re ee Re ee ee 37 Hotel
23. a Rossi mentre se l ordinamento e per CAP le caselle Da A specificano un intervallo di codici ad esempio da 40100 a 49990 i L elenco pu poi essere ordinato in base al COGNOME CITTA C A P PROVINCIA NAZIONE e CODICE CORRISPONDENZA Per i clienti per i quali sono stati inseriti i dati anagrafici in Gestione Schedine inoltre possibile effettuare la stampa in base alla data di nascita In base alle esigenze di stampa possibile stampare a Elenco tabulato contenente tutti gli indirizzi riportante Cognome e Nome indirizzo Cap citt Telefono e Codice corrispondenza b Etichette per stampare su etichette adesive i soli dati Titolo Cognome e Nome indirizzo Cap citt e provincia in questo caso si attiva un pulsante Parametri per impostare la stampa o su etichette a modulo continuo a 1 pista per stampanti ad aghi oppure su etichette in foglio A4 per stampanti laser o getto d inchiostro nel primo caso sufficiente impostare il salto tra una etichetta e l altra in genere 1 o 4 righe mentre nel caso delle etichette A4 occorre impostare tutta una serie di parametri relativi alla dimensione ed al formato delle etichette come mostrato dal pannello di inserimento dei parametri margine superiore inferiore destro sinistro spazio tra le etichette eccetera Nel caso di stampa delle etichette possibile specificare un appellativo da inserire automaticamente davanti al Titolo ad es Gentile Spett le Egr Dalla stampa etic
24. al programma che il cliente non sta effettivamente partendo ma che il conto viene emesso prima solo per comodit Allo stesso modo occorre rispondere NO alla domanda Attenzione vi sono addebiti di soggiorno nel giorno della partenza del cliente li si vuole eliminare in quanto non si tratta di una reale partenza anticipata Lo stesso vale per il messaggio che invita a cambiare la data di partenza sulle schedine di P S Il giorno seguente per liberare la camera sufficiente richiamarla in main courante il programma chieder conferma del libera camera senza stampare ulteriori documenti Attenzione il conto stampato comunque un conto definitivo percui non sar possibile effettuare altri addebiti in main courante su quella camera Per regolare eventuali extra dell ultimo momento occorrer emettere un Conto Immediato Rev 2 del 03 05 11 Pag 67 di 75 FATTURAZI ONE DI FFERITA SOGGI ORNI A AGENZI E DI TTE In questo documento si spiega come effettuare la fatturazione anche cumulativa ad agenzie o ditte di soggiorni per i quali l importo non corrisposto direttamente dal cliente ma da un ente diverso che pagher in un momento successivo alla partenza del cliente stesso Sono possibili tre diverse gestioni del rapporto hotel cliente agenzia a seconda di chi debba pagare il soggiorno e o gli extra Questa impostazione va fatta direttamente sulla prenotazione del cliente Half Credit il cliente paga i propri extra mentre
25. appartiene la clientela come ad esempio turismo d affari 0 clientela di passaggio si seleziona attraverso la freccia che punta verso il basso il corrispondente segmento precedentemente inserito nell apposita tabella e anche questa informazione viene utilizzata ai fini di stampe statistiche questo dato si rende obbligatorio nel caso di una installazione Deluxe ma pu essere reso obbligatorio anche in installazioni di Hotel Automation attraverso l attivazione delapposito flag in Configurazione Parametri Hotel Gruppo attivando l apposito flag si indica che la prenotazione appartiene ad un gruppo al quale si pu assegnare un Nome Gruppo in questo modo anche se le camere vengono successivamente scorporate comunque sono considerate appartenenti ad una prenotazione di gruppo Stato Prenotazione viene inserito lo stato della prenotazione attivando con la freccia verso il basso la lista degli stati inseriti preventivamente nell apposita tabella come ad esempio prenotata opzionata confermata ecc Scadenza Opzione E una data dopo la quale la prenotazione si pu considerare scaduta viene inserita una data di scadenza opzione che nel giorno della scadenza viene mostrata all apertura del planning dal programma in automatico e che da apposita funzione sullo stesso planning possibile stamparle e contemporaneamente eliminarne la segnalazione in futuro Le prenotazioni che contengono una scadenza opzione sono o indicate in maniera diversa nel quadro pr
26. camera NOMINATIVO nome e cognome del cliente PAX totale numero delle persone che si riferiscono a quella schedina RESIDENZA la citt di residenza del cliente ARRIVO data di arrivo del cliente PARTENZA data di partenza presunta del cliente Qualsiasi sia l elenco selezionato per la visualizzazione a tutto schermo dell elenco e vedere cos come risulterebbe la stampa cliccare sul pulsante Anteprima se si desidera un ingrandimento graduale si pu ricorrere alle frecce a fianco della casella contrassegnata da ZOOM per spostarsi da una pagina all altra utilizzare le frecce a fianco la casella di inserimento dove compare la scritta PAGINA Per procedere con la stampa direttamente dall ANTEPRIMA cliccare sul pulsante STAMPA Elenco giornaliero per P S In ottemperanza del decreto 11 dicembre 2000 che prevede che la comunicazione dei clienti alloggiati possa essere eseguita mediante consegna di un tabulato con particolari requisiti Pur rimanendo in vigore l obbligo di compilazione ed archiviazione delle schedine la consegna delle stesse pu essere evitata consegnando in loro vece l apposito elenco Anche se prevista per legge tale forma di comunicazione sembra tuttavia essere soggetta alla discrezionalit degli uffici competenti per zona pertanto non garantito che l elenco fornito per quanto conforme alla normativa sia accettato ovunque inoltre disponibile l Elenco partecipanti gruppo che deve essere stampato nel
27. caso si sia inserita e stampata la schedina di un gruppo o nucleo familiare con pi di 5 componenti In tal caso occorre indicare il numero della schedina del capogruppo che deve essere gi stata stampata in definitivo e allegare a tale schedina l elenco prodotto da questa procedura Cliccare inoltre sulla casella stampa grafica se l elenco viene stampato da una stampante laser o getto d inchiostro Rev 2 del 03 05 11 Pag 18 di 75 Hotel Pubblica Sicurezza Stampe ISTAT I modelli ISTAT relativi al rilevamento statistico delle presenze possono essere differenti da provincia a provincia possibile pertanto scegliere quale modello stampare Se si sceglie il Modello C 59 oppure C 60 le richieste sono nell ordine e N viene visualizzato il numero progressivo del modello attribuito automaticamente e Del inserire la data del giorno a cui si riferisce la stampa e Presenti notte precedente inserire il numero delle persone presenti la notte precedente questo valore viene gi proposto in automatico e Stampa definitiva cliccare nella casellina a fianco della dicitura se si tratta di una stampa definitiva Il Modello C59 pu indicare i clienti italiani suddivisi per regione oppure per provincia a seconda di quale sistema sia stato adottato nella provincia in cui si trova l hotel Tale selezione deve essere impostata nei Parametri nel menu Sistema alla voce Configurazione Inoltre l incolonnamento sul modulo C59 o C60 dei
28. consente la registrazione e consultazione degli Ordini di Servizio OdS cio di appunti commenti o promemoria che vengono lasciati da un utente all altro su questo riquadro sempre visibile e consultabile Gli OdS vengono divisi tra Non evasi attivit ancora da eseguire Evasi attivit eseguita o Annullati Ods inserito per errore o non pi necessario Chi inserisce un OdS cliccando su NUOVO deve specificare la data e ora alla quale il promemoria riferito ad esempio per domani alle 9 00 bisogna chiamare un taxi per il Sig Rossi quando un OdS stato eseguito deve essere dichiarato evaso cliccando con il tasto destro e selezionando imposta come evaso specificando eventuali note di chiusura Il sistema ricorda e visualizza chi ha inserito VOdS e chi lo ha evaso e quando Il pannello si attiva dall apposito nuovo pulsante sulla barra degli strumenti oppure selezionandolo dal menu Clienti alla voce Pannello Controllo Giornaliero Sale congressi Ordini di servizio La configurazione del pannello di attivit giornaliera per poter selezionare quali quadri visualizzare e in che dimensioni si effettua dal programma di Configurazione nella sezione PARAMETRI HOTEL cliccando su Conf Pannello Attivit giorn come indicato nella figura Cliccando sui vari riquadri possibile specificarne le dimensioni e la posizione Si pu inoltre specificare il periodo di refresh automatico del pannello per d
29. elenco oppure specificare determinati filtri ad esempio selezionando una fascia di nominativi di clienti inserendone il cognome o solo le iniziali oppure selezionando una parte della clientela in base alla CITTA PROVINCIA NAZIONE e CODICE CORRISPONDENZA oppure separando le prenotazioni distinguendole tra Provati Agenzie o solo di una certa agenzia oppure in base ad una combinazione di questi parametri E possibile infine ottenere l elenco solo delle prenotazioni che rientrano in una determinata data di scadenza opzione L elenco pu poi essere ordinato in base al COGNOME CITTA PROVINCIA NAZIONE e CODICE CORRISPONDENZA Per la sola visualizzazione premere il pulsante Anteprima altrimenti premere il pulsante Stampa Per ogni prenotazione vengono indicati numero di camera nominativo data di arrivo e prestazione iniziale data di partenza e prestazione finale numero di persone trattamento retta giornaliera e se presente il nominativo dell agenzia ditta Arrivi e partenze L elenco indica i nominativi in arrivo ed in partenza in un determinato periodo compresi anche i clienti gi partiti Per ciascun cliente vengono indicati il numero della camera e il tipo il nominativo il numero delle persone il Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 55 di 75 trattamento il nome dell agenzia se presente Inoltre a differenza delle altre stampe appare l indicazione arrivato per i clienti gi arrivati e partit
30. fa s che un utente possa visualizzare solo i dati contabili relativi ai documenti da lui stesso emessi viene pertanto imposto in questo caso un filtro automatico sull Utente nelle stampe Documenti emessi Riepilogo ECR Storico Addebiti solo su Hotel Autoamtion mentre tutte le altre consultazioni risultano inibilte o nascoste Chiusure contabili Progressivi Corrispettivi Mensili Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 40 di 75 Hotel Archivi Contabili Riepilogo Pagamenti Dal Riepilogo pagamenti possibile consultare per data i singoli movimenti di pagamento relativi ai documenti emessi o ai sospesi incassati E possibile inoltre richiedere la stampa di tali movimenti che verranno elencati dettagliatamente ma raggruppati per tipo ad es tutti i pagamenti contanti tutti i pagamenti bonifici eccetera Archivi contabili EA EER EF Anteprima ga Stampa 4 Stampa compal Riepilogo ECR Esp contab a Esp contab Chiusura giornaliera Progressivi Addebitiin corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti Buoni pasto Storico addebiti Corrispettvi 1 709 e Dal 04100 _ al E Dalle ale Settore A Data Tipo doc Num doc Cliente Agenzia Tipo pagamento Categoria Importo Scadenza Pagato Note 01 12 2010 F 1556 FJ te di credito P 63 50 01 12 2010 1557 BA te di credito P 68 50 01 12 2010 F 1558 BA tanti P 84 00 01 1
31. fino a visualizzare il numero della schedina del gruppo in questione Con tale numero saranno presenti anche altri nominativi probabilmente di una schedina vecchia Individuare il cognome del cliente la cui schedina vecchia va eliminata G Richiamare il cliente da Gestione Schedine ed eliminare la schedina vecchia DOCUMENTAZI ONE TECNI CA ER Fafi Z lt Y TEN taa ad a i i Pai Tr o La gestione TELEMATICA delle schedine di Pubblica Sicurezza prevede la predisposizione del file da inviare tramite internet al portale della Polizia di Stato Questo sistema adottato da numerose province italiane l elenco disponibile qui https alloggiatiweb poliziadistato it PortaleAlloggiati Province aspx e sostituisce totalmente l obbligo della trasmissione delle schedine alla questura locale Per la provincia di Rimini e Forl prevista inoltre la creazione del file ISTAT da trasmettere al portale web della Provincia dedicato alla rilevazione alberghiera Attenzione a seconda delle disposizioni della Questura locale la trasmissione telematica pu sostituire anche la conservazione della schedina cartacea A questo proposito tuttavia bene far riferimento alla propria Autorit locale Il sistema di inserimento delle schedine per essere conforme alla trasmissione dei dati nel formato richiesto dalla Polizia richiede obbligatoriamente l identificazione di Stati Comuni e Documenti in base a delle tabelle pre caricate
32. in base ad un tracciato riconosciuto da alcune Questure italiane e Stampa su file Tracciato MAC viene generato un file in base al tracciato MAC utilizzato in Toscana e Una volta selezionate le varie opzioni cliccare su OK per avviare la stampa Se stata effettuata una stampa definitiva il programma chieder Le schedine sono state stampate correttamente cliccando Si la finestra si chiuder e toglier dalla lista i nominativi dei clienti le cui schedine sono appena state stampate Se si clicca NO le schedine relative non vengono archiviate ma rimangono nella lista Schedine da stampare in questo caso non viene assegnato il numero progressivo alle schedine appena stampate anche se era stata richiesta una stampa definitiva e occorre stamparle nuovamente Peka d meni Toe Nota Bene le schedine vengono stampate indicando come data di arrivo la data di sistema cos come impostata in Windows o all avvio del programma Se tuttavia si vuole forzare la data vi sono due impostazioni o Data originale default la schedina viene stampata con la data di arrivo che stata immessa nell inserimento della schedina stessa o Data odierna la schedina viene stampata con data di arrivo uguale alla data in cui si effettua la stampa brea De DE mi se mt Ti sad a mima PT CEET ELT Lal mea TE OE L Rev 2 del 03 05 11 Pag 15 di 75 Hotel Pubblica Sicurezza Stampa Schedine TRASMI SSI ONE TELEMATI C
33. la dicitura corrispettivo non pagato tale emissione obbligatoria qualora vengano incassate delle ricevute fiscali sospese gi emesse all agenzia o ditta E possibile inserire le date tra le quali effettuare la ricerca dei sospesi da fatturare e quindi emettere il corrispondente documento riepilogativo ricevuta o fattura E possibile eliminare dall elenco dei sospesi da fatturare alcuni sospesi che si intende fatturare in un altro momento In questo caso e sufficiente selezionare con il mouse il documento da non riepilogare e cancellarlo tramite l apposito pulsante con la crocetta rossa posto in calce alla finestra di visualizzazione dei documenti Oppure qualora si renda necessario fatturare solo alcuni dei sospesi di una ditta e la loro selezione non pu essere effettuata tramite l inserimento della data perch ad esempio vi sono pi sospesi in una stessa data e non devono essere tutti fatturati l emissione del documento riepilogativo pu essere effettuata direttamente dalla Gestione Sospesi Nella sezione Ricerca sospesi e buoni pasto indicare le date dei buoni da fatturare e cliccare su Cerca Buoni Il programma riepiloga tutti i buoni del periodo indicato raggruppandoli per valore ad esempio Nr 6 Buono Ristoservice 4 00 24 00 Nr 10 Buono Ristoservice 2 50 25 00 A questo punto e possibile emettere la fattura cliccando su Stampa documento Lo sconto se impostato verr detratto automaticament
34. la retta giornaliera a carico di una agenzia o ditta In main courante vengono evidenziati in colore blu gli addebiti del soggiorno di competenza dell agenzia che prima non comparivano che tuttavia non_verranno stampati nel conto del cliente ma sono solo mostrati per controllo In colore nero verranno invece mostrati gli extra a carico del cliente Alla partenza di questo cliente dovr essere emessa una ricevuta per gli extra se ci sono oppure una ricevuta a importo zero In entrambi i casi appare automaticamente sulla ricevuta la dicitura soggiorno sospeso con lt nomeagenzia gt Nella fattura differita all agenzia verr evidenziato come di consueto il nominativo da fatturare le date di arrivo e partenza il nr delle persone e l importo complessivo del soggiorno Full Credit il cliente non paga nulla sia gli extra che la retta giornaliera sono a carico di una agenzia o ditta In main courante tutti gli addebiti vengono evidenziati in colore blu soggiorno ed extra per significare che essi non verranno stampati nel conto del cliente ma sono solo mostrati per controllo Alla partenza di questo cliente dovr essere emessa una ricevuta a importo zero con la dicitura soggiorno ed extra sospeso con lt nomeagenzia gt Nella fattura differita all agenzia verr evidenziato come di consueto il nominativo da fatturare le date di arrivo e partenza il nr delle persone e l importo complessivo del soggiorno e verranno aggiunti in una r
35. lasciando tuttavia inalterati gli addebiti effettuati Emissione scontrino non fiscale Premendo il pulsante Scontrino possibile attivare l emissione di uno scontrino relativo agli extra addebitati a ciascuna camera Lo scontrino che una semplice ricevuta stampata da una stampante viene emesso automaticamente ogni volta che finiti gli addebiti di una camera si passa a quelli della camera successiva oppure pu essere stampato forzatamente cliccando sull apposito pulsante stampa lo scontrino La stampa avviene sulla stampante definita negli Abbinamenti Hotel della sezione Stampanti presente nel menu Sistema alla voce Configurazione Utilizzo del programma da terminale dedicato possibile fare in modo nelle installazioni in rete locale che nella postazione eventualmente dedicata al solo inserimento degli extra venga attivata solo questa funzione e disabilitate tutte le altre gestioni Per fare ci sufficiente avviare il programma ad esempio dal menu di Esecuzione Automatica con il parametro Jextra seguito dal numero della voce di addebito della quale si vuole agganciare il listino Ad esempio ipotizzando una postazione al bar e che la voce addebito bar sia la numero 4 nella tabella delle Voci di Addebito si potr avviare il programma in questo modo Hotel exe extra 4 Rev 2 del 03 05 11 Pag 29 di 75 In questo caso dopo aver immesso il numero della camera vengono attivati i tasti F3 che mostra gli addebiti extra
36. o per ORARIO e stampare su stampante ordinaria o anche su registratore di cassa se ad esempio si tratta di un turno relativo ad una cassa ristorante il report corrispondente Da tale report si acquisiscono i dati per il controllo di cassa totale documenti per tipologia e totale pagamenti per tipologia contanti carte sospesi eccetera FINE GIORNATA Se necessario fare una chiusura di turno prima della chiusura generale della giornata per separare ad esempio gli incassi del turno pomeridiano serale da quelli del mattino effettuare una stampa di cambio turno come indicato al punto precedente Il momento ideale per effettuare la chiusura contabile giornaliera collocabile DOPO aver effetutato tutti gli arrivi e le partenze del giorno e PRIMA di effettuare check out del giorno successivo Poich non detto che questo momento sia sempre prima di mezzanotte ad esempio per la presenza di ate checkin corretto che la chiusura possa avvenire anche qualche ora dopo o al limite anche la mattina successiva ma comunque sempre PRIMA di emettere qualunque documento relativo alla giornata successiva Procedere con le seguenti operazioni da Archivi Contabili 1 selezionare CHIUSURA GIORNALIERA ed effettuarne la STAMPA Questa operazione genera i dati che verranno poi stampati tramite il MANAGER REPORT 2 selezionare DOCUMENTI EMESSI ed effettuare la STAMPA del giorno corrente a tale stampa andrebbe accompagnata dalla copia emi
37. ora possibile scrivere le iniziali del nominativo da ricercare e la ricerca degli addebiti viene avviata solamente quando si esce dal campo con INVIO o con TAB e non pi durante la digitazione DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Programma Descrizione Manuale d uso e FAQ gestionali Rev e Data Rev 2 del 03 05 11 Pag 43 di 75 Hotel Archivi Contabili Corrispettivi Mensili Mostra i corrispettivi suddivisi per i giorni del mese suddivisi per tipo documento e separati per aliquota Iva iL Hotel Automation Plus n Finestra 21 01 2011 Totale corrispettivi 131 473 85 dh Hotel Ristorante Magazzino Sistema Assistenza S X WORD L T e a BEELD T gi Anteprima 3 Stampa di Stampa compatta Riepilogo ECR Esp contab P Esp contab i Storico addebiti Corrispettivi Mensili Anno 2011 Data Ricevute _JFatture __ Scontrini Ricevute Sospese scontrini Sospesi Totale R F S5 Importo HVA 1 Importo VA 2 Importo IVA 3 Import VA 4 Jo1o1 2011 4 448 60 0 00 0 00 0 00 0 00 4 448 60 0 00 0 00 1 962 10 0 00 o2 o1 2011 17 027 10 3 861 10 0 00 0 00 0 00 20 888 20 0 00 0 00 4 041 20 g 0 00 03 01 2011 5 686 20 13 773 90 0 00 180 00 0 00 19 460 10 1 500 00 000 15 335 10 0 00 04 01 2011 2 798 30 120 00 0 00 0 00 0 00 2 918 30 0 00 0 00 152 10 0 00 05 01 2011
38. ora dopo o al limite anche la mattina successiva ma comunque sempre PRIMA di emettere qualunque documento relativo alla giornata successiva Quando si clicca su Archivi Contabili viene visualizzata direttamente la chiusura provvisoria della giornata che comprende gi tutte le rette dei clienti alloggiati l addebito automatico delle rette si pu eventualmente disabilitare da Sistema Configurazione Parametri Poich il programma effettua un controllo sui conti aperti per procedere all addebito automatico della retta potrebbe comparire un messaggio del tipo Attenzione il conto di Rossi Mario con arrivo il e partenza il rimasto aperto In questo caso si preme OK per procedere con la visualizzazione della chiusura contabile ma occorre verificare il conto rimasto aperto significa infatti che il conto del cliente Rossi Mario non stato regolarmente chiuso con un documento fiscale e pur non essendo visibile in main courante in quanto la data di partenza gi stata superata ancora aperto Z Hotet Automaton AE aa Ee ed h Hotel Ristorante Beauty Prima nota Magazzino Sistema Finestra Assistenza X se com fo A HE _ he Da ba a _ WORD visOR HEET COC egen 008 A Anteprima a Stampa A Stampa compatta Riepilogo ECR Esp contab Esp contab Chiusura giornaliera Progressivi Addebiti in corso Il Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti Buoni pasto Storico addebiti Corris
39. pertanto di utilizzare questa funzione tra conti tra loro equiparabili In questa funzione possibile gestire il trasferimento della CAPARRA da una camera N Lamera 101_ all altra Il trasferimento possibile solo in Mana Rosi io casi Aa Roma RE Camaras 0000 determinate situazioni mentre viene impedito in mie Ji rara altre per mantenimento della congruit degli Enne sp archivi contabili e non comporta nessun DE Ad movimento di tipo contabile In particolare EEN Ee possibile trasferire Es o Da una camera con caparra a una camera senza es A I OI caparra sempre in ogni caso o Da una caparra con caparra fatturata a una rm rem camera con caparra fatturata o Da una caparra con caparra contabilizzata a una se Tie sogana 10000 camera con caparra contabilizzata a scia ce o Da una caparra con caparra non contabilizzata a res Jes rene Cara a 100 00 una camera con caparra non contabilizzata e Non invece possibile trasferire e appare un messaggio di caparre non compatibili una caparra su un altra camera in cui presente a sua volta una caparra che ha avuto un trattamento contabile differente e quindi o Da una caparra con caparra fatturata a una camera con caparra contabilizzata 0 noncontabilizzata o Da una caparra con caparra contabilizzata a una camera con caparra fatturata o non contabilizzata o Da una caparra con caparra non contabilizzata a una camera con caparra contabilizzata o fatturat
40. se se se ske see be ee ke ee ee ee ee ee he ee ke ee ee be Ek EER ee be ER ER ee be ER ER Ee Re ee Re ee Ee 58 Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 2 di 75 Hotel Gestione Prenotazioni Dati Anagrafici Questa scheda rappresenta l anagrafica di un cliente pu essere utilizzata per inserire nuovi clienti oppure per la ricerca in archivio di clienti gi registrati Il primo dato da inserire il cognome del cliente Premendo Invio si d luogo ad una ricerca in archivio per individuare se tale cognome gi presente La ricerca puo essere effettuata anche da campi diversi come ad esempio il numero telefonico l email la citt ecc se la ricerca risultasse negativa si pu procedere con l inserimento dei dati anagrafici del nuovo cliente Una volta compilata la cartella Dati anagrafici se si vuole inserire una prenotazione cliccare in alto sulla dicitura Nuova prenotazione altrimenti confermare cliccando su OK Prenotazioni BAR Se risulta invece presente gi in archivio un cliente avente il cap EE cognome corrispondente a quello digitato o che inizia nello stesso modo appare un altra finestra con una tabella dove la an La TE prima voce nuovo cliente mentre le successive mostrano i Nome Emak vari clienti che hanno un cognome con le lettere iniziali uguali Co a quelle digitate ad esempio se si digita Rossi appariranno oltre a Rossi tutti i cognomi simili gi in archivio tipo Rossi
41. sintetica oppure dettagliata se si spunta la casella Extra analitici 4 una volta selezionati tutti i soggiorni da fatturare procedere alla stampa cliccando su Stampa documento E anche possibile la fatturazione di importi liberi si tratta di addebiti da fatturare all agenzia ditta che non derivano direttamente da calcoli inerenti i soggiorni Sono quindi importi liberi che possono essere relativi a qualunque tipo di addebito o di sconto in questo caso possono essere inseriti col segno negativo ad esempio per effettuare degli storni o degli sconti particolari Per ogni importo va indicata la descrizione che deve comparire sul documento la cifra e in quale voce di addebito deve essere contabilizzata ai fini della chiusura contabile Per confermare l addebito cliccare sul pulsante AGGIUNGI DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 68 di 75 EMI SSIONE DI NOTA DI CREDITO Per stampare una nota di credito ad una agenzia o ditta procedere con i seguenti passi selezionare dal menu Clienti la voce Agenzie Ditte insere il nome dellAgenia Ditta a cui emettere il documento cliccare in alto sul pulsante Fatturazione utilizzare la funzione I mporti Liberi per immettere gli importi da accreditare e la relativa descrizione descrizione importo in positivo categoria trattamento poi cliccare su Aggiungi il programma chieder di confermare la riga
42. tariffa la nuova tariffa a persona e la nuova retta come sempre questi dati possono venire confermati o modificati a piacere e Retta quando viene compilata la griglia relativa al soggiorno in questa casella viene visualizzata la o retta giornaliera comprensiva dei supplementi e delle riduzioni cos come risulta dai dati impostati sul totale delle persone cui fa riferimento la prenotazione e Pacchetto se in questa casella contrassegnata dalla lettera P viene inserita la lettera S la retta a fianco riportata non viene considerata come retta giornaliera bens come retta pacchetto valida per l insieme dei giorni indicati sulla riga Ad esempio se viene indicato dal giorno 01 04 2010 al 04 04 2010 una retta di 500 euro a pacchetto significa che per tutti e 3 i giorni la cifra complessiva di euro 500 che verranno addebitate il primo giorno Tale opzione e utile per prezzi praticati in periodi particolari es 3 gg di Pasqua Capodanno prezzi a settimana ecc in cui non possibile definire una retta giornaliera Totale supplementi 0 00 TOTALE RETTA 50 00 Attenzione non si possono inserire in questo schema due righe con la stessa data di arrivo e partenza e lo stesso trattamento questo d luogo ad una segnalazione di key violation Cambio di trattamento se un cliente effettua un cambio di trattamento a partire da un determinato giorno occorre effettuare la variazione nella sezione del calcolo delle rette impos
43. vari valori programmato in base ai valori impostati nei parametri delle Stampanti Nel caso del Modulo C59 appare inoltre la richiesta se si desidera ottenerlo in Stampa oppure su un File TXT La stampa su file del modulo C59 viene realizzata secondo il tracciato predisposto dalla regione Marche che prevede la consegna su floppy o via posta elettronica di tale statistica periodicamente ogni 15 o 30 giorni Affinch il file venga generato correttamente occorre inserire in Sistema Configurazione i codici Istat relativi all Albergo al comune di Residenza e all APT di riferimento chiedere tali codici alla propria APT Chi dispone del modulo software opzionale per la stampa grafica delle schedine di notifica pu stampare con una stampante laser o a getto d inchiostro il Modello C59 direttamente su un foglio A4 bianco il modulo viene ricreato graficamente in tutte le sue parti Questa opzione si attiva in Sistema Configurazione Stampanti Tab C59 C60 spuntando la casella Stampa grafica Se occorre stampare il modello Tavola di spoglio A le richieste sono nell ordine e Mese selezionare dalla lista il mese da stampare e Tipo di stampa e possibile scegliere tra Stampa Tavola che effettua la stampa su carta bianca oppure file TXT L elaborazione su file realizzata secondo il tracciato predisposto dalle Province di Rimini e Forl che ora richiedono tale statistica su supporto magnetico o inviata via posta elettronica
44. viene automaticamente creata la cartella AGGIORNAMENTI nella cartella del programma ad esempio C Programmi Lasersoft Hotel Automation Aggiornamenti e in questa cartella verranno scaricati gli aggiornamenti e la relativa documentazione E preferibile effettuare l operazione di aggiornamento DAL SERVER ed necessario essere connessi a Internet Nel nuovo menu Assistenza presente la voce Aggiornamento Internet Cliccando su questa voce il programma controlla se sono presenti nuove versioni In caso positivo possibile come indicato dall apposita schermata Visualizzare il documento con le informazioni sull aggiornamento SENZA EFFETTUARE l aggiornamento SCARICARE ed INSTALLARE subito l aggiornamento Non effettuare alcuna operazione Avviso Aggiornamento E disponibile una nuova versione Se si vuole procedere con l aggiornamento premere sul pulsante Per visualizzare prima il documento contentente le informazioni inerenti all aggiornamento premere il pulsante Per annullare l operazione premere 08 Nota Bene 1 Siraccomanda di effettuare le COPIE DI SICUREZZA prima di fare l aggiornamento 2 Prima di procedere chiudere il programma su tutte le altre postazioni L tt t Se si decide di effettuare l aggiornamento occorre far uscire dal programma le eventuali altre postazioni e si raccomanda di effettuare una Copia di Sicurezza degli archivi Manuale d uso e FAQ gestionali Rev
45. viene effettuata la quadratura materiale della cassa per gli importi incassati e della non cassa per gli importi sospesi o pagati con altre forme di pagamento 4 controllo operativo stampare da Stampe Varie l elenco ARRIVI E PARTENZE in esso controllare che su tutti gli arrivi appaia la dicitura Arrivato se tutte le partenze la dicitura partito su tutti gli arrivi appaia un davanti al nome significa che stata stampata la schedina di PS 5 Altre stampe facoltative che possono essere di ulteriore specifica alla gestione giornaliera sono Elenco clienti alloggiati Elenco conti aperti riassume la situazione dei conti in essere o ancora da fatturare Elenco caparre Elenco Storico Addebito SOLO STORNI per controllare le rettifiche fatte sui conti ampa DOCUMENTAZI ONE TECNI CA GESTI ONE AUTOMATI CA DEGLI AGGI ORNAMENTI E stata introdotta una nuova funzione di download e distribuzione automatica degli aggiornamenti della procedura che consente di prelevare in automatico le nuove versioni del programma dal server aggiornamenti Lasersoft tramite internet di installarla automaticamente e di aggiornare in automatico al loro riavvio anche le postazioni collegate in rete locale Tale funzionalit attiva dalla versione 3 10 0 1334 Attenzione per attivare questa funzione nelle installazioni in RETE LOCALE occorre impostare dal programma di eo Configurazione Azienda Azienda Progr
46. viene visualizzato Qualora in una camera vi siano pi prenotazioni per la gestione dei conti separati la selezione deve essere eseguita cliccando il nominativo dalla lista visualizzata Nel caso di conti di gruppi selezionando una qualunque della camera del gruppo verr visualizzato il conto dell intero gruppo Per ottenere un elenco degli extra del gruppo con anche l indicazione del numero di camera oltre che agire sulla Scheda Addebiti come spiegato oltre possibile servirsi dell Elenco addebiti in corso negli Archivi Contabili Nella finestra in alto vengono mostrate le informazioni inerenti al cliente come ad esempio a fianco del numero camera ora viene indicato anche il totale del conto Questa funzione pu risultare particolarmente utile nel caso di gruppi per vedere subito in quale camere vi sono extra da pagare Sono inoltre disponibili tre particolari pulsanti e Accorpa serve per unificare due o pi conti appartenenti a persone e o camere diverse Per effettuare l accorpamento occorre cliccare sulla camera da accorpare poi sul pulsante Accorpa e quindi immettere alla richiesta del programma il numero di camera dell altro conto il primo dei due conti viene automaticamente estinto e tutti gli addebiti riversati sul secondo conto specificato e Scorpora attiva la funzione di Conto immediato per effettuare lo scorporo su un conto diverso da stamparsi al momento di parte degli addebiti di una camera d Richia
47. 0 Retta BB Nuovo addebito Conto in valuta Totale soggiorno Totale extra 500 00 0 00 500 00 videata che appare oppure una parte del soggiorno gi addebitato su un diverso conto Il programma provvede ad eliminare dal conto di origine gli extra cos riaddebitati o a stornare l eventuale importo di pensione o soggiorno fatturato a parte con il conto immediato Hotel Conto Ristorante n Conto ristorante Descrizione Coperto Primi Secondi wini ACQUE Bibite amp ddebitare il conto alla camera Quant Rev 2 del 03 05 11 LILLE C Documento di trasporto Totale LD Importo 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 ld n N n Tan 0 00 Pag 31 di 75 E un pannello dal quale possibile gestire un conto passante di ristorante Vengono inserite delle voci addebito ristorante all interno alle tabelle che possono avere un importo prefissato oppure un importo libero che viene inserito per portata e che permette la stampa dello stesso conto oppure il trasferimento sulla camera Hotel Incassi Diversi Questa procedura serve per la registrazione di incassi non derivanti dagli addebiti effettuati sulla gestione ordinaria del conto ad esempio importi relativi al bar o al telefono o ad altri servizi che vengono incassati separatamente Tali importi vengono sommati alle voci di addebito riportati dalla chiusura contabile ma evidenzi
48. 01 2009 Alla data 03 07 2009 Stampa Stampa Ristorante Prova O Definitiva 2 Stampa documento Agenzia Importo Tipo doc Tipo pag b Ristorama s a s 9 00 Fattura Corrispettivo non pa Ditta Grossi Ugo 241 01 Fattura Corrispettivo non pa Universit degli studi di Urbino F 2 150 00 Fattura Corrispettivo non pa Tot documenti E 2 400 01 Per ogni ditta verr emesso il documento impostato nel campo Tipo doc differito della sua anagrafica o in mancanza di tale impostazione verr emessa Fattura e con il tipo di pagamento anch esso impostato in anagrafica o in mancanza verr emesso un documento corrispettivo non pagato Con il tasto CERCA BUONI possibile cercare i buoni pasto sospesi mentre con il tasto CERCA SOSPESI vengono ricercate le ricevute fiscali emesse con corrispettivo non pagato Nel caso di richiamo di buoni pasto la fattura detrarr automaticamente dai buoni Iimporto corrispondente alla percentuale di sconto fisso eventualmente impostata in anagrafica della ditta Una schermata riepilogativa prima di avviare la stampa mostra l elenco delle ditte il documento che verr emesso per ciascuna e il totale dei buoni pasto o sospesi corrispondente Se i dati riportati risultano corretti possibile avviare la stampa E possibile effettuare una stampa IN PROVA che stampa le fattura senza effettuare nessun aggiornamento contabile ai soli fini di controllo ATTENZIONE La stampa DEFI NI TI
49. 2 2010 R 4538 CC te di credito P 98 00 01 12 2010 F 1559 DUI te di credito P 214 00 01 12 2010 R 4334 RE te di redito P 26 90 01 12 2010 R 4540 RE te di credito P 42 00 01 12 2010 F 1560 EU te di credito P 60 00 01 12 2010 F 1561 AZ tanti P 130 00 01 12 2010 F 1562 OV te di credito P 223 00 il o1 12 2010 R 4541 DY te di credito P 61 50 01 12 2010 R 4542 FC te di credito P 202 50 01 12 2010 R 4543 AM tanti P 8 00 01 12 2010 R 4544 SN tanti P 3 50 Il oyfiz zo10 R 4545 NA wu ima cuntanti P 6 50 2 dd t Totale 135 797 05 Il riepilogo pagamenti presenta i dati mostrando data di incasso tipo documento numero documento anagrafica cliente tipologia di pagamento se tipo pagato o sospeso e importo Mostra inoltre anche le caparre contabilizzate senza emissione documento queste vengono elencate in questa schermata sotto la forma di pagamento con cui sono state anticipate e la nota di caparra contabilizzata Tra i filtri presenti tipo di pagamento data orario e per settore con cui viene indicato il pc il quale ha registrato il movimento molto utile nel caso di una installazione DELUXE per individuare il reparto che ha eseguito gli incassi Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 41 di 75 Hotel Archivi Contabili Conti Aperti l elenco di tutti i conti aperti in main courante relativi
50. A DELLE SCHEDI NE E implementata la gestione TELEMATICA delle schedine di Pubblica Sicurezza con predisposizione del file da inviare tramite internet al portale della Polizia di Stato Sostituisce totalmente l obbligo della trasmissione delle schedine alla questura locale Per la provincia di Rimini prevista inoltre la creazione del file statistico da trasmettere sempre tramite il portale della provincia dedicato alla rilevazione alberghiera Il sistema di inserimento delle schedine per essere conforme alla trasmissione dei dati nel formato richiesto dalla Polizia stato rivisto e richiede obbligatoriamente l identificazione di Stati Comuni e Documenti in base a delle tabelle pre caricate fornite dalla Polizia stessa Nella maggior parte dei casi questi campi verranno compilati automaticamente dal programma ma in corrispondenza di citt dal nome ambiguo o nazioni particolari occorrer scegliere dalle apposite tendine il corretto valore di riferimento Tali campi sono considerati obbligatori solamente se nei Parametri della procedura viene abilitato il flag Gestione telematica Abilitare questo parametro tramite il programma di Configurazione per attivare la funzione per esportare i dati nel file previsto dalla Polizia La creazione del file da inviare tramite il portale internet alla Polizia di Stato viene effettuata nella sezione Stampa Schedine occorre specificare la data di riferimento delle schedine e premere il t
51. E F 12 02 01 2011 225 00 225 00 30 04 2011 C F 13 02 01 2011 150 00 150 00 30 04 2011 Ml F 14 02 01 2011 31 30 81 30 17 01 2011 EER EER R 1716 03 01 2011 180 00 0 00 12 01 2011 La visualizzazione dei documenti parametrica ed possibile filtrare agendo sui relativi bottoni il tipo di sospeso cio derivante da documenti emessi ad agenzie a privati oppure incassati con carta di credito il periodo di emissione oppure direttamente il nominativo al quale sono stati emessi possibile scegliere se visualizzare tutti i sospesi oppure solo quelli da incassare in colore blu solo quelli incassati in colore verde o solo quelli annullati in colore rosso C la possibilit di gestire un campo NOTE per appunti sulla gestione del sospeso Per ottenere una lista dei sospesi incassati in base alla data dell incasso cliccare a fianco della scritta filtra per sulla casella data incasso Per ogni sospeso vengono visualizzati il nominativo del cliente il tipo di documento il numero e la data del documento l importo totale del documento l importo ancora sospeso ed infine nel caso di documenti incassati con carta di credito l importo della relativa commissione la data di incasso la scadenza e le eventuali note Le operazioni sui sospesi si effettuano tramite i pulsanti posizionati in cima alla finestra che nell ordine sono e Nuovo sospeso serve per l inserimento di documenti sospesi emessi manualme
52. E000 134 40 0 00 18 0 1 2011 1 747 95 5 996 00 0 00 167 00 0 00 7 743 95 0 00 0 00 5 983 10 0 00 19 01 2011 897 50 2 290 50 0 00 219 10 0 00 3 188 00 0 00 0 00 2 345 00 0 00 20 01 2011 854 00 1 847 30 0 00 46 00 0 00 2 701 30 0 00 0 00 1 309 00 0 00 2 038 10 4 667 60 0 00 34 50 0 00 6 705 70 0 00 0 00 3 420 10 0 00 Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 44 di 75 Hotel Agenzie Ditte Anagrafica F M Agenzie Ditte al pd Cliccando sulla voce AGENZIE DITTE s Me DEK apre una cartela contenente i cati M I anagrafici e statistici delle aziende mas va Tenca 43 mn Ta Agenzie viaggi O Ditte con le quali S CAP 47900 Prov RN Naz lI v Referente intrattengono rapporti commerciali Solo 150m 0541 294432 N 1 N E Mail lasertour dominio com lt Cod corr v dopo aver richiamato una anagrafica gia Cod fisc P IVA Alig IVA w Tipo doc diff Ric fisi w esistente e possibile accedere alle noeesene procedure di Fatturazione Note Note Cod listino v Sc fisso 10 Tipo credito Halfcredit i Prov Colore Mod pagamento v Si puo ricercare una ditta anche per parte ust ris F pa della ragione sociale Rag sociale e i Fatturato 0 00 Contiene per Partita Iva o per Citta Da fatturare 0 00
53. Fiat SPA Questo per facilitare la visualizzazione di gruppi scorporati o in corso di scorporo che permangono pochissimi giorni Le prenotazioni in opzione cio che sono state inserite con una data di scadenza opzione sono indicate con il nominativo sottolineato Le prenotazioni di agenzia inserite in virt di un allotment sono evidenziate in corsivo E possibile modificare la rappresentazione delle prenotazioni sul quadro in modo che ogni prenotazione occupi met casella nel giorno di arrivo e met casella anche nel giorno di partenza Qualora in una casella vi sia concomitanza di due prenotazioni una in arrivo e una in partenza cliccando all interno della casella si potr operare esclusivamente sulla prenotazione in arrivo di fatto quindi la casella non mai sensibile nel giorno di partenza di una prenotazione in quanto per quel giorno in effetti la prenotazione non da considerarsi effettiva ai fini della gestione dell hotel perch il cliente lascier la camera ma viene solo rappresentata sul quadro come indicazione grafica Per gestire questa funzionalit opzionale occorre attivare il parametro Mostra prenot sfalsate su quadro nei Parametri Hotel di LASERCONFIG Richiamo alla scheda di prenotazione facendo un doppio clic sulla barra che rappresenta una prenotazione si accede direttamente alla scheda della prenotazione stessa ed cos possibile effettuare qualunque tipo di variazione Pannello pe
54. Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 1 di 75 Hotel Automation procedura integrata gestione alberghi MANUALE D USO E FAQ GESTI ONALI Questo documento contiene il manuale di utilizzo della procedura Hotel Automation valido anche per la parte di gestione Hotel di Hotel Automation Plus e Hotel Automation DeLuxe e le FAQ gestionali ovvero le risposte alle piu comuni problematiche Il documento ancora in fase di completamento pertanto non tutte le voci di menu del programma sono completamente illustrate Fare dunque riferimento al seguente indice Hotel Gestione Prenotazioni Dati Anagrafici 2 Hotel Gestione Prenotazioni Nuova Prenotazione ee ee Re Re RR Re Re Re RR ee Re RR Re Re Re ke RR ee RR RR ee Re RR Re Re Re RR Re Re Re Ee 4 Hotel Pubblica Sicurezza Gestione Schedine ri 12 Hotel Pubblica Sicurezza Stampa Schedine ii 14 Hotel Pubblica Sicurezza Stampa Schedine TRASMISSIONE TELEMATICA ee ee se ee ee ee ee ee ee ee ke e ee ee 15 Hotel Pubblica Sicurezza Elenehi sissies oe ee SE Do nice ia rie AA N ie be KG N 16 Hotel Pubblica Sicurezza Stampe ISTAT iese se se se Ee ER RE ER ER ER RE RR ER RE be ER Ee
55. Totale di cassa totale delle entrate di cassa Conteggio dei coperti suddivisi per colazione pranzo cena se sono stati impostate pi tipologie di coperto queste vengono presentate all utente la prima volta che ne viene richiesto l inserimento voce disponibile Vengono inoltre visualizzati il numero delle ricevute fiscali e delle fatture emesse nel giorno il totale degli sconti praticati il totale delle caparre detratte dai documenti fiscali il numero delle camere occupate e la percentuale di occupazione per gli Hotels il numero delle persone arrivate e partite nel giorno per gli Hotels L incasso derivante da tessere chip card prepagate L incasso derivante dalle cauzioni da restituire sulle tessere chip card Nel caso di gestione di alberghi sulla destra inoltre riportata la scomposizione della voce di produzione relativa al soggiorno pensione nei cinque trattamenti praticabili per ogni trattamento viene riportato il valore di produzione cio il totale degli addebiti relativi a quel trattamento ed il numero delle presenze Il pulsante Definitiva serve a consolidare la chiusura contabile e ad incrementare i progressivi Quando una chiusura definitiva pu essere modificata solo premendo il pulsante Modifica Nota Bene importante effettuare tutti i giorni la chiusura contabile definitiva se si vuole che il valore delle camere occupate sia correttamente computato ai fini statistici Rev 2 del 03 05 11 P
56. VA effettua la stampa in sequenza di tutte le fatture e le conferma automaticamente pertanto NON PUO PIU ESSERE ANNULLATA O RECUPERATA Si consiglia di effettuare le copie di sicurezza prima di eseguire tale stampa Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 51 di 75 Hotel Gestione Sospesi In questa scheda vengono visualizzati tutti i documenti fiscali che al momento della loro emissione sono stati dichiarati sospesi e quindi con corrispettivo non pagato inoltre possibile inserire nuovi sospesi per documenti emessi manualmente e registrare l incasso dei sospesi che vengono riscossi a Sospesi sos Tipo Periodo Movimenti agenzie ditte privati dal 01 01 2011 al 31 12 2011 da incassare carte di credito tutti filraper Data incasso incassati a Wi a Scheda di annullati Tipo doc x i h tutti Nominativo TAJN Data Importo Sospeso Commissione Incassato il Scadenza Note HR 2 02 01 2011 240 00 240 00 17 01 2011 T F 3 02 01 2011 350 50 360 50 28 02 2011 AI IF 4 02 01 2011 240 00 0 00 20 01 2011 PI 5 02 01 2011 240 00 240 00 03 03 2011 IF 6 03 01 2011 671 30 671 30 17 01 2011 B z 7 02 01 2011 120 00 120 00 01 02 2011 SI JF 8 02 01 2011 359 50 0 00 20 01 2011 9 02 01 2011 75 00 75 00 17 01 2011 C F 10 02 01 2011 225 00 225 00 30 04 2011 de F 11 0200102011 225 00 225 00 30 04 2011
57. Valore Euro 2 30 Buono Ristoservice 7 500 Valore Euro 4 10 Nell anagrafica Ditta va inoltre impostato lo Sconto Fisso Percentuale che solitamente viene detratto dall importo dei buoni I Buoni pasto incassati in pagamento di ricevute possono essere fatturati alla ditta periodicamente tramite l apposita procedura nella cartella Fatturazione Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 47 di 75 Hotel Agenzie Ditte Fatturazione La fatturazione ad una agenzia o ditta pu derivare da tre diverse situazioni Fatturazione di soggiorni terminati solo per Hotel Automation Consiste nell addebitare all agenzia ditta l importo di pensione per ad uno o pi soggiorni relativi a prenotazioni nelle quali sia stata specificata la corrente Agenzia Ditta Tali soggiorni possono essere selezionati dalla apposita lista cliccando prima sui dati identificativi del soggiorno e poi sul pulsante aggiungi Quando si seleziona un soggiorno o un addebito dalla parte sinistra della finestra per inserirlo nel corpo fattura a fianco della riga selezionata appare il simbolo gt per notificare anche a video che quella riga gi stata scelta M Agenzie Ditte Non possibile fatturare i soggiorni se il Mi cliente non ancora partito C la seupmaste possibilit di poter emettere la fattura m all agenzia viaggi nel giorno della partenza dei clienti di agenzia anche se tutti i clienti del gruppo non hanno ancora effett
58. a Chip Card se stata attivata la gestione delle chip card e presente sulla scheda addebiti il pulsante chip card che serve per l emissione delle card e la consultazione degli addebiti relativi Spostamento Voci di Addebito selezionando l apposito pulsante prima di cliccare il pulsante per la stampa di un fon conto da Main courante possibile effettuare uno tre es se wia spostamento di tutti gli addebiti da una voce all altra ad Esempio spostare gli importi di Telefono sul Bar ma solamente ai fini della stampa del conto le chiusure contabili lo storico addebiti e le statistiche sulla produzione non vengono alterate Se si annulla o non si conferma la stampa il conto ritorna come in origine Dal 12 11 2010 Al 16 11 2010 Camera 101 Rev 2 del 03 05 11 Pag 27 di 75 Hotel Main Courante RIEPILOGO PER VOCE Il riepilogo per voce mostra una tabella che riporta in ogni colonna le voci di addebito soggiorno ed extra e in ogni riga ogni giorno di permanenza del cliente E dunque possibile vedere il totale di ogni voce di addebito per ogni giorno di permanenza Non possibile fare modifiche oppure aggiungere nuovi dati direttamente questa tabella salvo utilizzare la funzione sotto descritta Variazione Blocchi di addebito E una funzione che permette di variare con una unica operazione l importo che compare in una determinata colonna di addebito Pu essere utilizzata per correggere importi di soggiorno o di
59. a accessibile e modificabile solamente da Main courante Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 11 di 75 Gestione Esito preventivo o prenotazione se si attiva l opzione che mantiene le prenotazioni in archivio anche dopo la loro partenza o i preventivi registrati come prenotazioni in stato preventivo da confermare possibile attivare un nuovo indicatore statistico per valutare da una apposita stampa quante prenotazioni si sono concluse in modo regolare quante non sono state confermate quante partite in anticipo e cosi via a seconda delle proprie esigenze di rilevazione Per questo stata introdotta una nuova tabella denominata ESITO PRENOTAZIONI visibile nelle TABELLE dove possibile impostare a piacimento le varie denominazioni di esito Quando si effettua una nuova prenotazione possibile impostare un esito standard ad esempio Prenotazione da confermare oppure prenotazione regolare Ci pu essere fatto manualmente oppure impostando un parametro di default cio una impostazione di base nei parametri del programma sezione Parametri Parametri automatici di MW Prenotazioni DOOR Dati anagrafici dal 03 12 2010 al 06 12 2010 Nuova prenotazione Bianchi Anna Utente Admin Ultima mod 03 12 2010 17 38 51 GM w Int gt complimentary Fuori Serv No Show Agenzia v Stato pren Prenotata v Listino v Standard List Rist v C V Telefoni
60. a clienti alloggiati oppure a clienti che sono gi partiti ma per i quali non stato emesso il conto ad es perch verr successivamente emessa la fattura ad una agenzia o ditta Archivi contabili EF Anteprima a Stampa Chiusura giornaliera Progressivi Addebiti in corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti Buoni pasto Storico addebiti Corrispettivi 1 1 E Ordina per agenzia Totale Conti Aperti tutti i groupmaster 37 542 70 002 Riepilogo ECR 2 Esp contab Esp contab Solo Clienti In Partenza Totale conto Ultimo add Agenzia Presente Caparra Acc Saldo C a 207 00 28 11 2010 ME 207 00 146 50 16 12 2010 5 146 50 278 30 12 12 2010 278 30 77 00 11 12 2010 77 00 134 00 11 12 2010 134 00 371 00 16 12 2010 5 371 00 64 80 16 12 2010 5 64 80 308 00 11 12 2010 308 00 174 00 11 12 2010 174 00 231 00 11 12 2010 231 00 61 00 15 12 2010 15 61 00 1 60 24 12 2010 5 1 60 365 00 03 12 2010 365 00 5 457 00 14 12 2010 5 457 00 514 60 15 12 2010 uri cri GEENEEN val emr 514 60 Totale Caparre acconti 0 00 Saldo 37 742 70 Per ogni conto viene riportato il nominativo del cliente il totale del conto e la data dell ultimo a
61. a lista delle prenotazioni per le quali stata inserita una caparra Per ciascuna prenotazione Rev 2 del 03 05 11 Pag 56 di 75 viene indicato il nominativo del cliente la citt le date di arrivo e di partenza e l importo della caparra cos come stato inserito nella scheda di prenotazione Se per la caparra stato emesso il documento fiscale vengono anche indicati i riferimenti alla ricevuta fiscale o fattura emessa Previsione presenze ristorante Questo elenco mostra giorno per giorno in base alle camere assegnate e prenotate il numero delle persone presenti al ristorante suddividendole tra persone a colazione pranzo e cena calcolandole secondo le seguenti regole non modificabili e La pensione completa trattamento PC da diritto a pranzo cena colazione del giorno successivo e La mezza pensione trattamento MP da diritto alla cena colazione del giorno successivo e Il trattamento BB da diritto solo alla colazione a partire dal giorno successivo all arrivo e I trattamenti AP e PN vengono ignorati da questa stampa Nel caso vi siano cambi di trattamento nella scheda di prenotazione ad esempio 2 persone cambiano trattamento da PC a BB risulteranno nella stampa 2 arrivi in BB e 2 partenze in PC lasciando inalterato e corretto il numero delle presenze Etichette barcode tessere Stampa delle etichette con codici a barre numerici da utilizzarsi per l addebito degli extra sui conti con la penna ottica anzich
62. a tipologia giorni di release cio giorni entro i quali devono essere effettuate le prenotazioni altrimenti l allotment si considera scaduto e le camere disponibili Questi dati vengono presi in considerazione e in gestione prenotazioni nell inserimento della prenotazione nel riquadro camere libere e ora possibile visualizzare un prospetto di controllo disponibilit che per il periodo che si sta prenotando ed in base all agenzia eventualmente selezionata mostra il nr di camere libere quelle in allotment a tutte le agenzie e quelle in allotment all agenzia specifica della prenotazione e nel quadro prenotazioni il pulsante D per il calcolo della disponibilit di camere nel periodo selezionato ora evidenzia le camere libere quelle in allotment e quindi la disponibilit teorica e in nuove stampe nelle Stampe varie elenco allotment situazione allotment Pannello di Storico prenotazioni agenzia o intermediario si tratta di un pannello in cui visualizzare tutte le prenotazioni abbinate ad una agenzia o ad un intermediario distinguendole tra passate e future con possibilit di visualizzazione o modifica delle stesse Il pannello richiamabile dall anagrafica agenzia tramite il tasto Storico prenotazioni Le prenotazioni passate vengono visualizzate solamente se attivo nei parametri il flag Conserva prenotazioni partite Il pannello presenta anche per il periodo indicato il valore della produzio
63. ag 35 di 75 E possibile effettuare la stampa della chiusura giornaliera attraverso una stampa compatta della chiusura contabile La stampa richiedibile cliccando sul pulsante attiva d dinee sa I stampa compatta ha una impaginazione ridotta tale da poter essere stampata anche ai E su stampanti termiche con rotolo da 80 mm Il programma da anche la possibilit di esportare la chiusura in formato Excel e altri formati per la successiva rielaborazione Stampa Riepilogo ECR Questa stampa il Stampa Riepilogo ECR en o iS pu essere stampata tramite report su qualunque stampante Windows utilizza il Riepilogo ECR report ReportRiepilogoECR fr3 nonch Impostare gli eventuali filtri e avviare la ricerca su qualsiasi ECR mpo RS j z L ampiezza della riga di stampa sui p g p Dal 12 01 2011 al 12 01 2011 Dale 00 00 alle 23 59 registratori di cassa ottenuta in base al parametro caratteridescrizione piatti in Configurazione generalmente considerando il parametro impostato pi altri 12 caratteri Utente Admin Cameriere Andrea per l importo Possono essere impsotati vari Settore IM parametri di filtro per periodo operatore cameriere tipo documento ditta e vengono riportati Stampa Stampa su reg cassa o Totale incassi diviso per tipo documento o Totale corrispettivi diviso per tipo documento o Totale sospesi diviso per tipo documento o Totale documenti annullati sotrnati incassi diviso
64. ase agli allotment di agenzia Per ogni tipologia di camera vengono mostrate o numero di camere libere o numero di camere in allotment a tutte le agenzie o numero di camere in allotment all agenzia che sta prenotando o disponibilit teorica camere calcolata sottraendo alle camere libere quelle in allotment alle agenzie diverse da quella che sta eventualmente prenotando numero delle camere che si richiedono per questa prenotazione da immettere manualmente o numero delle camere che vengono prenotate automaticamente dal programma quando si clicca sul bottone prenota O Il pannello della selezione automatica pu anche essere utilizzato dopo aver selezionato le camere manualmente con la prima procedura illustrata per avere conferma del totale delle camere prenotate manualmente Se nell inserimento di una nuova prenotazione si inserisce il riferimento all intermediario o all agenzia e nell anagrafica di questi sono specificate delle note due piccoli simboli giallo per VIntermediario e rosso per l Agenzia avvertono della presenza di note e ne consentono la consultazione immediata Una volta terminata la scelta delle camere confermare cliccando su OK Ritornando sulla finestra Nuova Prenotazione si pu notare che le caselle successive sono state compilate in base ai dati scelti nella finestra Camere libere ovvero DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Programma Descrizione Manuale d uso e FAQ gestionali Rev e Data Rev 2 del 03 05 11 Pag 7 di
65. asto Esporta Il programma crea nella cartella specificata un file dal nome PS_gg mm aa TXT ad esempio per le schedine del 13 12 2007 viene creato il file PS_13 12 07 TXT E possibile inviare alla Polizia un file con le schedine del giorno stesso o al massimo del giorno precedente Tutte le istruzioni per l uso del portale si trovano all indirizzo https alloggiatiweb poliziadistato it Per effettuare la spedizione occorre prima richiedere alla propria Questura i dati per l accesso username e password Una volta effettuato l accesso la spedizione avviene tramite la funzione INVIA FILE del portale e richiamando in quel momento il file generato da Hotel Automation Le schedine vengono inviate al centro telematico della Polizia di Stato di Napoli che produce una ricevuta attestante il numero delle schedine inviate Tale ricevuta prelevabile dal portale stesso cliccando sull apposita voce di menu generalmente il giorno dopo a quello dell invio Poich tali ricevute sono rese disponibili per un massimo di 30 giorni consigliabile prelevare o stampare la ricevuta e conservarla come prova di avvenuta spedizione delle schedine Attenzione l adempimento relativo alla stampa e conservazione della schedina presso l hotel va mantenuto oppure no a seconda delle direttive locali impartite da ciascuna Questura Rev 2 del 03 05 11 Pag 16 di 75 Hotel Pubblica Sicurezza Elenchi Sono disponibili diversi tipi di elen
66. ata di sistema al 31 12 nnnn e con un solo terminale attivo a Stampare tutte le schedine e i modelli ISTAT del giorno o mese Generare i files per la trasmissione telematica se attiva b Effettuare tutti gli addebiti sui conti e le varie stampe definitive di chiusure contabili consuntivo elenco conti aperti e se lo si desidera l elenco documenti emessi N B Dopo l azzeramento non sar pi possibile fare stampe contabili relative all anno nnnn c Effettuare le copie esterne degli archivi dalla procedura esterna Copie di sicurezza scegliendo l opzione Backup Completo Tutte le Aziende conservare queste copie e non sovrascriverle con altre d Dal men Clienti scegliere la voce Azzeramenti nella casella Tipo Azzeramento scegliere la voce Azzeramento Contabile Annuale indicare nella casella dell anno l anno da azzerare nnnn e premere il pulsante Avvia una barra di progressione bl indicher l azzeramento in corso Quando raggiunge il termine della sua corsa l azzeramento completato Questa procedura azzera le chiusure contabili l elenco documenti emessi i corrispettivi i progressivi e riporta a 1 la numerazione dei documenti fiscali successivamente nella casella Tipo Azzeramento scegliere la voce Azzeramento Schedine P S Annuale indicare nella casella dell anno lo stesso anno nnnn e premere il pulsante Avvia successivamente solo se lo si desidera nella casella Tipo Azzeramento scegliere la vo
67. ati separatamente nella stampa Per registrare le somme incassate sufficiente selezionare la voce di addebito alla quale si riferiscono indicare l importo e premere il pulsante Aggiungi Nel caso di un Deluxe possibile associare oltre alla Voce di addebito anche un Centro di ricavo per la gestione delle statistiche per centri di produzione Rev 2 del 03 05 11 Pag 32 di 75 m Registrazione incassi diversi ok Totale 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 Totale 0 00 Importo Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 33 di 75 Hotel Archivi Contabili Chiusura Giornaliera La chiusura giornaliera riepiloga la produzione del giorno cio il totale degli addebiti di competenza del giorno per prestazioni effettuate ed addebitate sui conti e l importo dei documenti che sono stati emessi evidenziando eventuali importi sospesi Per una corretta valorizzazione degli importi la chiusura contabile definitiva deve essere effettuata ogni giorno come ultima operazione contabile della giornata Il momento ideale per effettuare la chiusura contabile giornaliera collocabile DOPO aver effettuato tutti gli arrivi e le partenze del giorno e PRIMA di effettuare check out del giorno successivo Poich non detto che questo momento sia sempre prima di mezzanotte ad esempio per la presenza di late checkin corretto che la chiusura possa avvenire anche qualche
68. bile effettuare delle chiusure di cassa per turno filtrando l orario di emissione Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 39 di 75 gt o aggiunta l indicazione in stampa de riporta il totale delle stesse totale altri documenti che qualora si stampasse un elenco di proforma A fine stampa viene evidenziato il totale corrispettivo del giorno e differenziati gli importi dei documenti incassati in contanti con carta di credito o sospesi Se si visualizza l archivio delle Proforme tipo P possibile eliminare definitivamente dall archivio l elenco delle proforme cliccando con il mouse sull apposito pulsante BES in alto a destra Vi la possibilit di archiviare automaticamente una enmi rela copia in formato PDF delle stamp E di documenti See a Addebiti Auma A died Buoni ce ia Corrispettivil fiscali Fatture e Ricevute di tipo grafico cio i tipi ems rum oa 01 12 2010 a FABIA og fino pale __ale __ Reapera Ristampa Dep GT Cameriere Utente 5 e 6 in configurazione esclusa la possibilit di generare il pdf per i documenti stampati ancora su s stampanti ad aghi L archiviazione avviene nella cartella che possibile specificare in configurazione per l archiviazione dei documenti clienti ditte e foto delle camere qui verranno create automaticamente delle sottocartelle di archiviazione dei pdf Nelle installazioni in rete locale questa
69. cartella deve essere una cartella di sistema condivisa tra tutti i computer Configurare per quali documenti si vuole generare il pdf Fatture Ricevute 0 entrambi Nel caso un documento venga ristampato piu volte con lo stesso numero verr conservata solo l ultima versione del pdf Per consultare la copia pdf del documento stata aggiunta una apposita nuova icona in Archivi Contabili Documenti Emessi Cliccando su di essa possibile consultare o stampare il documento collegato oppure inviarlo via email w Settore Intestazione EFIEIE 16 12 2010 9 50 0 00 11 9 50 F 1693 16 12 2010 ANTENORE SRL 83 50 83 50 83 50 F 1694 16 12 2010 BANCA CENTRALE DELLA REPUBBLICA DI SAN 108 00 108 00 108 00 F 1695 16 12 2010 WONDERFOOD S p A 57 00 57 00 57 00 Funzione di recupero documento Tale funzione consente di poter recuperare un documento stampato da Main Courante o da Conto immediato per poterlo ristampare anche modificato Ad esempio possibile recuperare un documento emesso come Ricevuta pagata in contanti per riemetterlo cambiando il pagamento in pagato con carta di credito oppure con pagamento sospeso o viceversa oppure recuperare un documento Ricevuta per riemetterlo come Fattura La riemissione ristampa deve essere eseguita nella stesa data del documento originario Per effettuare tale recupero occorre accedere alla procedura Archivi Contabili nella sezione Docume
70. casella del quadro oltre alla riga verticale verde di selezione viene ora visualizzata anche una riga orizzontale verde sul rigo della camera selezionata Spostando il quadro con i pulsanti di scorrimento laterali si pu visualizzare un periodo fino a due anni a partire dalla data odierna Posizionando il mouse nella sezione a sinistra che indica il numero delle camere se nell archivio delle camere sono state inserite delle note descrittive queste vengono visualizzate in un fumetto giallo al passaggio del mouse oppure vengono visualizzate anche assieme all immagine della camera se stata definita cliccando con il tasto destro del mouse Per associare ad ogni camera una o pi immagini che possono poi essere visualizzate sul quadro prenotazioni Per effettuare l associazione occorre definire in Configurazione se non gi stato fatto per i documenti Clienti o Ditte la Cartella per documenti e immagini A fianco del numero e sigla della camera appare ora la sigla R se la camera da rifare o P se camera pronta Una G indica invece camera guasta Dopo il caricamento iniziale che avviene come prima tutte le successive modifiche che innescano il ricalcolo quadro fanno si che vengano rilette dal database solo le prenotazioni modificate dall ultima apertura del quadro e non viene pi effettuata la rilettura generale di tutte le prenotazioni del periodo Questo comporta un notevole miglioramento nelle prestazioni specialmente
71. ce Azzeramento Storico addebiti indicare nella casella della data 31 12 nnnn e premere il pulsante Avvia Attenzione effettuando questo azzeramento non sar piu possibile effettuare statistiche relativo all anno passato NOTA BENE Se l albergo e chiuso al 31 12 ad esempio perch stagionale o estivo in alternativa alle operazioni indicate e possibile anzi consigliabile selezionare nella casella Tipo Azzeramento la voce Azzeramento Completo Annuale indicando l anno nnnn Non in questo caso necessario proseguire con i successivi punti e Uscire dal programma e rientrare CAMBIANDO LA DATA DI SISTEMA portandola al 01 01 nnnn 1 Non effettuare pi alcuna operazione nell anno azzerato Se vi sono altri terminali attivi assicurarsi che tutti riportino la data del 01 01 nnnn 1 f Nel menu Sistema scegliere la voce Numerazione Progressivi Se si utilizza la stampa del modello C59 C60 immettere il progressivo presenti notte precedente cio i presenti del 31 12 Se si gestisce il consuntivo contabile indicare nell apposito campo lo Sbilancio Anno Precedente rilevato dalla stampa della chiusura definitva del 31 12 g Verificare che nel listino prezzi siano state inserite le tariffe prezzi per trattamento supplementi o riduzioni da applicare nel nuovo anno Le procedure di Prima Nota e Magazzino hanno azzeramenti separati peraltro non obbligatori che possono essere eseguiti anche in altri momenti dell anno
72. chi N Pubblica sicurezza selezionabili dall apposita casella Gestione schedine Stampa schedine Elenchi e stampe ISTAT Funzioni di utilit Elenchi A E _ Clienti arrivati il 13 11 2010 Clienti arrivati Chienti arrivati 000 a Mostra l elenco dei clienti arrivati nel giorno eie registrati z Clienti presenti indicato dei quali gi stata stampata la 000 schedina L elenco che pu essere richiesto in pelse AE ne Numero copie 2 C59 con diverse modalit di ordinamento viene A Presenti notte precedente 10 visualizzato premendo ANTEPRIMA oppure stampato premendo il bottone STAMPA i rata Elenco partecipanti gruppi possibile specificare se si desidera anche fiore _ o 0 a Stampa tavola Stampa grafica l indicazione della data di partenza Vengono Export telematico indicati Esporta dati dal _ _ al d i Stampa grafica e N il numero progressivo della schedina e CAM numero della camera NOMINATIVO nome e cognome del cliente PAX totale numero delle persone che si riferiscono a quella schedina RESIDENZA la citt di residenza del cliente ARRIVO data di arrivo del cliente PARTENZA se attivato data di partenza del cliente Cliccando sulla casella Dati Anagrafici per ogni nominativo verr aggiunta una riga riportante anche tutti i dati anagrafici presenti sulla schedina luogo e data di nascita dati del documento ecc in tal modo l elenco ar
73. ci di addebito Listino extra sotto la voce Tabelle digitare ora nella casella Q t la quantit consumata e automaticamente verr aggiornata la tabella riepilogativa con la data l ora della registrazione la voce di addebito la descrizione la quantit l importo e le eventuali note descrittive Per confermare la registrazione cliccare su OK in basso a sinistra nella scheda Se occorre inserire altri addebiti cliccare ancora sul pulsante Nuovo e procedere come sopra Nota Bene se si cambiano le date di arrivo e o partenza del cliente escludendo dei giorni per i quali sono gi stati registrati degli addebiti questi addebiti compariranno ugualmente a video nella scheda addebiti ma vengono esclusi dal totale e dalla stampa del documento qualunque esso sia Storno addebito la procedura selezionato uno o piu addebiti con il tasto CTRL registra in automatico un addebito negativo dello stesso importo e con il medesimo centro di ricavo in data odierna Si attiva selezionando gli extra da stornare e cliccando con il tasto destro del mouse Storna Tutto per portare un conto a zero stornando in data odierna ogni riga di addebito presente sul conto Storno trasferimento addebito simile alla funzione precedente consente di riaddebitare automaticamente gli addebiti stornati su un altra camera ad esempio il sistema storna in data odierna gli extra selezionati sulla camera 101 con la dicitura Tras Cam 105 e li trasferisce sempre in data
74. cliente di cui non si sa il nome dove e presente un componente di nome Rossi Mario con la nazionalit o la provincia errata Per poter richiamare la schedina in gestione schedine occorre determinare qual e il cliente di riferimento capo schedina Per fare questo in Elenchi e stampe ISTAT richiedere un elenco clienti registrati in ordine di nominativo Individuare Rossi Mario a qualche schedina appartiene ad esempio la schedina Nr 123 Quindi richiedere un elenco clienti registrati in ordine di Nr Schedina e individuare chi e il capo schedina della schedina 123 ad esempio Bianchi Giorgio A questo punto richiamare la schedina di Bianchi in gestione schedine ed effettuare le variazioni del caso In alternativa possibile ricercare il componenete direttamente dal tasto Cerca Schedina o Componente sul Quadro prenotazioni di Problemi nella stampa Elenco Partecipanti Gruppo Nello stampare l elenco partecipanti di un gruppo avendo immesso il numero della schedina del capogruppo appare il messaggio Questa schedina ha meno di 6 componenti Significa che in archivio presente un altra schedina con lo stesso numero probabilmente di un anno passato che non si riferisce a quel gruppo Occorre individuare la schedina ed eliminarla e Effettuare da Elenchi e Stampe ISTAT un anteprima dell Elenco clienti registrati dal 01 01 1900 al 31 12 dell anno in corso richiedendolo in ordine di Numero Schedina Scorrere l elenco
75. co v S M Turismo wv C Gruppo Nome gr Sc 002 is TTT Camere assegnate Tipologia camere richieste Arrivo Partenza Camera Tipo Sistemazione Rif nominativo A A b 03 12 2010 06 12 2010 102 Singola Singola Dal Al Giorni Tratt Adulti Bambini Prezzo Retta P gt 03 12 2010 06 12 2010 3 BB 1 0 50 00 50 00 l Arrivo Pr iniz fin Caparra Note Pr Note MC Pasto MP Colore 150 00 O Conto separato Addebito extra bloccato C camere bloccate Cod tessera Importo totale 15 LASERCONFIG Alla partenza del cliente si puo fare in modo che il programma assegni un esito predefinito ad esempio prenotazione conclusa regolarmente oppure si puo andare a variare l esito direttamente nella scheda prenotazione Questo parametro pu essere utilizzato ad esempio anche per distinguere un preventivo non andato a buon fine distinguendone la motivazione ad es per prezzo alto brutto tempo ecc E quindi possibile ottenere una statistica per diagnosticare in un determinato periodo qual stato l esito delle prenotazioni La stampa disponibile dal menu STATISTICHE alla voce Esito Prenotazioni ultima voce della lista Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 12 di 75 Hotel Pubblica Sicurezza Gestione Schedine Selezionando la voce Pubblica sicurezza si apre una finestra composta da alcune schede la prima che appare Ge
76. ddebito effettuato sul conto stesso e se il conto presente oppure in parcheggio quindi in attesa di fatturazione Se il conto relativo ad una prenotazione di un cliente di agenzia viene riportato anche il nominativo dell agenzia Sono stati inseriti i campi della caparra e il saldo caparra se contabilizzata con emissione di documento fiscale ed il saldo che tiene conto del totale dovuto sottraendo la caparra data E possibile ordinare i clienti per agenzia per groupmaster nel caso di una installazione DELUXE e filtrare Solo clienti in partenza per visualizzare l elenco dei conti aperti in partenza nel giorno con il loro totale Questo elenco utilizzabile per effettuare controlli su conti rimasti aperti per errore o per individuare quali sono i sospesi ancora da fatturare alle agenzie viaggi Hotel Archivi Contabili Buoni Pasto Questa sezione disponibile solo nelle versioni Geri Automation Plus e Deluxe visualizza l elenco dei buoni pasto incassati in attesa di fatturazione E possibile filtrare la visualizzazione per data e per azienda Non 6 possibile effettuare modifiche Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 42 di 75 Hotel Archivi Contabili Storico Addebiti Questa procedura presente solo se stata attivata nei Parametri nel menu Sistema alla voce Configurazione l elenco storico di tutti i movimenti effettuati sui conti dei clienti anche su quelli gi chiusi
77. deria Tot 1010 Congrex Center 9 153 40 Varaz sospesi 16 158 75 Varie E 2 985 00 o gi cui card E 1 00 Arrivi 621 ipa 35 Coffee Break 700 00 90 ina a SPA 110 00 Entrate conti emessi 57 321 50 Camere 718 171 Cantina 1 662 90 Mire entrate 42 147 20 Pay TV 237 00 Totale di cassa 99 583 70 Hotel 141fatt da 1556 a 1695 Room Service 114 00 320 rif da 4538 a 4846 Coperto 1 0 a i Coperto 1 0 Rist 5 fatt da 25 a 28 Coperto 1 0 109 rjf da Gila 713 Totale Coperti 0 Beauty nessuna fattura emessa Totale 89 373 20 nessuna noevuta emessa possibile richiedere dei totali periodici indicando le date appropriate nei campi dal e al ottenendo cos statistiche di presenze e incassi mensili settimanali o di qualunque intervallo di tempo Essendo i progressivi la somma delle chiusure non possibile modificarne i valori ma occorre modificare la o le chiusure che li hanno determinati Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 37 di 75 Hotel Archivi Contabili Addebiti in corso l elenco di tutti gli addebiti ancora attivi cio relativi a clienti il cui conto ancora aperto possibile agendo sulle relative caselle restringere la visualizzazione solo agli addebiti di un certo cliente o di una voce di addebito o solo di un determinato periodo E inoltre possibile cliccando sull apposita casella evidenziare in colore diverso gli importi di pensione relati
78. di arrivo del cliente e PARTENZA data di partenza del cliente Clienti presenti Mostra l elenco di tutti i clienti presenti nel giorno specificato A fianco del giorno vi anche l opzione TIPO ELENCO e si pu scegliere fra PROVVISORIO o DEFINITIVO cliccando sull apposita opzione L elenco definitivo mostra solo i nominativi di cui gi stata stampata la schedina definitiva mentre il provvisorio considera tutte le presenze indipendentemente dalla stampa delle schedine L elenco che pu essere richiesto con diverse modalit di ordinamento viene visualizzato premendo ANTEPRIMA oppure stampato premendo il bottone STAMPA Vengono indicati N il numero progressivo della schedina CAM numero della camera NOMINATIVO nome e cognome del cliente PAX totale numero delle persone che si riferiscono a quella schedina RESIDENZA la citt di residenza del cliente ARRIVO data di arrivo del cliente PARTENZA data di partenza presunta del cliente Compleanno clienti alloggiati Mostra l elenco dei clienti il cui compleanno cade nella data che viene richiesta L elenco che pu essere richiesto con diverse modalit di ordinamento ma che viene effettuato solamente in relazione ai clienti che sono attualmente alloggiati in albergo o che lo sono stati nel corso dell anno viene visualizzato premendo ANTEPRIMA oppure stampato premendo il bottone STAMPA Vengono indicati N il numero progressivo della schedina CAM numero della
79. e Ricerca di persone registrate in Pubblica Sicurezza intestatari schedina e componenti analogamente all altro pulsante gi presente questa nuova funzione effettua la ricerca di un cliente non sull archivio prenotazioni ma sull archivio schedine dando cos la possibilit di ritrovare anche i componenti di una schedina E possibile ricercare il componente sia sulle schedine di clienti alloggiati che su schedine di clienti gi partiti Ricerca targa il pulsante consente di ricercare l anagrafica del cliente in base alla targa dell automezzo purch ovviamente la stessa sia stata inserita nei dati anagrafici del cliente Scorrimento veloce qualora il quadro sia composto da molte camere possibile posizionarsi immediatamente su una determinata camera desiderata premendo il pulsante ed inserendo il numero di camera Evidenza arrivi partenza il pulsante serve per fare in modo che nella barra colorata che rappresenta le singole prenotazioni vengano evidenziati i giorni di inizio e fine prenotazione L impostazione viene memorizzata e rimane attiva fino a quando il pulsante non viene ripremuto Disponibilit camere selezionando con il mouse un periodo di uno o pi giorni e cliccando sul pulsante viene mostrato un prospetto che indica per il periodo scelto il totale delle camere disponibili In particolare sono visualizzati il dettaglio delle camere in arrivo in fermata e in partenza relative al giorno selezionato assieme ai s
80. e Solo Extra e quindi cliccare sulla casella solo cam sel Nella scheda addebiti vengono evidenziati in colore nero tutti gli addebiti che saranno pagati dal cliente mentre se il cliente un cliente di agenzia o ditta sono indicati in colore blu gli addebiti di soggiorno se cliente half credit e degli extra se cliente full credit che verranno fatturati successivamente all agenzia o ditta indicata in prenotazione Se attiva la gestione delle chip card vengono indicati in colore verde gli extra addebitati tramite tale sistema Per registrare gli addebiti cliccare sul pulsante Nuovo Il primo campo DATA appare la data odierna se necessita cambiarla posizionarsi con il puntatore del mouse nella casella di inserimento cliccare due volte digitare la data senza le barre e premere Invio Per inserire la VOCE di ADDEBITO cliccare sulla freccia a fianco della casella si apre una lista di tipologie extra che va opportunamente redatta nella voce Tabelle selezionando VOCI ADDEBITO per selezionarne una cliccare sulla voce stessa Il campo successivo Descrizione extra cliccando sulla freccia a fianco della casella di inserimento si apre una lista di extra diversi in base alla tipologia scelta precedentemente Occorre selezionare la voce che interessa e cliccare su di essa Premere INVIO l importo della consumazione selezionata appare automaticamente nella casella I mporto occorre che precedentemente sia stato impostato nella scheda Vo
81. e Una volta effettuate le opportune selezioni possibile avviare la stampa del documento che potr essere una Ricevuta Ricevuta Intestata o Fattura Rev 2 del 03 05 11 Pag 49 di 75 STAMPA DOCUMENTO PROFORMA Dopo aver impostato un conto inserendovi i soggiorni i sospesi gli addebiti da sale o gli importi liberi possibile generare un estratto conto o nota proforma semplicemente selezionando PROFORMA GENERICA nelle opzioni di Stampa Documento La proforma appare sempre in anteprima a video da dove possibile stamparla oppure esportarla in formato PDF Word o Excel Per l eventuale personalizzazione del formato grafico possibile intervenire con il Report Designer sul report ProformaAgenzia fr3 SEAPARAZI ONE CONTI Nella schermata di fatturazione degli importi in sospeso per le agenzie o ditte stata implementata una nuova funzionalit che consente di ripartire su diversi conti veda SEE intestabili anche a ditte diverse tutti gli importi presenti FANO nella parte sinistra della schermata eseun M H eeen m Normalmente infatti si procede selezionando l import da EEE n FEE sos o aggiungere in fattura e premendo il tasto Aggiungi Questa metodologia rimane invariata ma c la possibilit di creare sulla destra pi conti nei quale aggiungere le voci in sospeso 0 voci con gli importi liberi ees Agging Ci pu servire per fare delle simulazioni su co
82. e c la possibilit di ottenere una analoga stampa di sollecito che utilizza lo stesso facsimile in word Sollecito_pagamento doc anche nella sezione dei sospesi da incassare Selezionando una specifica ditta che contenga dei sospesi da incassare quindi possibile tramite il tasto di collegamento a Word generare automaticamente la lettera di sollecito che oltre allintestazione automatica del destinatario riporta i riferimenti dei documenti per i quali si chiede il pagamento numero e data fattura importo scadenza importo residuo da pagare La lettera viene salvata direttamente nella cartella della corrispondenza delle ditte se stata attivata questa funzione Utilit di compattazione sospesi la procedura di compattazione sospesi che cancella dall archivio i sospesi incassati o annullati non pi presente nel programma Sospesi ma stata spostata nella voce di menu Azzeramenti In questo modo tale voce risulta proteggibile dai permessi di accesso e renderla accessibile solo a utenti direzionali Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 53 di 75 Hotel Stampe Varie Clienti alloggiati E l elenco dei clienti alloggiati alla data odierna cos come risulta dall archivio delle prenotazioni nelle quali sia stata assegnata la camera E possibile ottenere eventualmente la lista riferita ad una determinata agenzia L elenco pu essere visualizzato a video tramite il pulsante Anteprima op
83. e da un numero maggiore di 1 e con sfondo rosso indicano che in quella camera c un conflitto di prenotazione ovvero sono state registrate pi prenotazioni nello stesso periodo questo ammissibile qualora nella camera esistano conti separati o si sia effettuato intenzionalmente un overbooking Le caselle con sfondo grigio indicano camere con prenotazioni in opzione e quindi possono eventualmente essere riprenotate a discrezione dell utente Non si deve fare altro che selezionare la riga corrispondente alla camera da assegnare la quale verr evidenziata in giallo con un doppio clic del mouse oppure selezionandola con i tasti cursore e premendo il tasto barra spaziatrice Se invece di utilizzare questa procedura si inserisce subito direttamente il numero della camera il programma accetta l immissione senza fare nessun tipo di verifica sulla disponibilit della camera stessa M Camere libere possibile selezionare anche pi camere contemporaneamente nel caso di prenotazione di un gruppo Selezione Automatica e controllo allotment Tipologia camere richieste in questa procedura possibile in alternativa alla selezione manuale appena illustrata indicare solamente il numero totale delle camere da prenotare suddivise per tipologia e richiedere al programma di selezionare automaticamente le camere corrispondenti alla richiesta effettuata In questa finestra viene anche visualizzato il controllo disponibilit camere in b
84. e il codice corrispondenza presente anche nella stampa standard il Group master nel caso di Hotel DeLuxe la differenza tra adulti e bambini l ora di arrivo La differenza adulti bambini solo come totali a fine pagina presente anche nelle altre versioni della pianta del giorno oltre che il campo TARGA AUTO del cliente Nella Tabella NUMERAZIONE CAMERE possibile indicare quale dipendente scegliendo ovviamente tra le governanti si vuole associare a ciascuna camera in questo modo possibile anche in virt della implementazione precedente sapere quanto tempo impegnato su una governante in base alle camere che dovr rifare in un determinato giorno Sono stati introdotti dei nuovi parametri nella tabella Sistemazione Camera utili per determinare il tempo di rifacimento di una camera che dipende dalla sua sistemazione e dall occasione rifacimento standard per fermata del cliente o pulizia a fondo per nuovo arrivo Inoltre per chi necessita di pianificare la lavanderia o il noleggio della biancheria possibile indicare per ogni sistemazione il numero di lenzuola singole o matrimoniali necessarie Il tempo di riassetto va indicato in minuti Queste informazioni sono poi consultabili in questa stampa che riporter in calce l indicazione del totale tempo necessario al riassetto di tutte le camere e il numero di lenzuola necessarie suddiviso tra nuovi arrivi e clienti in fermata Nelle versioni di Hotel Automation diverse da
85. efault impostato a 20 secondi molto importante se si gestiscono postazioni in rete Rev 2 del 03 05 11 Pag 24 di 75 Hotel Main Courante Con la procedura Main Courante possibile registrare gli extra del cliente avere una visione aggiornata con riepilogo voce per voce del conto del cliente stampare il documento con il conto alla partenza potendo scegliere tra ricevute fatture o conti proforma Quando si clicca su Main Courante appare l elenco di tutte le camere che risultano occupate Poich il programma effettua un controllo sui conti aperti per procedere all addebito automatico della retta potrebbe comparire un messaggio del tipo Attenzione il conto di Rossi Mario con arrivo il e partenza il rimasto aperto In questo caso si preme OK per procedere con la visualizzazione delle camere ma occorre verificare il conto rimasto aperto significa infatti che il conto del cliente Rossi Mario non stato regolarmente chiuso con un documento fiscale e pur non essendo visibile in main courante in quanto la data di partenza gi stata superata ancora aperto Per prima cosa occorre selezionare la camera o il nominativo del quale si desidera consultare il conto possibile accedere ai conti solo delle prenotazioni per le quali stata effettuata l assegnazione camera da Gestione Prenotazioni La selezione pu avvenire digitando il numero della camera oppure scegliendo la camera dall elenco delle camere occupate che
86. egli addebiti extra nelle schede dei clienti senza camera cod Extra Descrizione Q t Prezo Note dover richiamare necessariamente l intera scheda o 0900 velocizzando cos i tempi di inserimento Vengono richiesti Cam Cod Descrizione ota Prezzo Importo vote e Camera digitare il numero della camera qualora nella camera siano presenti pi conti separati occorrer selezionare dall apposita finestra il conto da addebitare E possibile che appaiano i messaggi Camera Non Occupata se si seleziona una camera non occupata oppure Conto Bloccato qualora il conto extra sia stato bloccato dall apposita Acquisizione addebiti da penna ottica Acquisizione addebiti da dispositivi esterni opzione presente in Gestione Prenotazioni Simulazione e Codice Extra digitare il codice che appartiene all extra da registrare oppure premere il tasto F2 e selezionarlo dalla lista Descrizione viene indicata in automatico in base al codice digitato precedentemente e non modificabile Quantit inserire la quantit da addebitare Prezzo confermare il prezzo che viene proposto automaticamente oppure digitare un prezzo diverso Note eventuali note descrittive Per confermare la registrazione premere il pulsante Salva l addebito verr riportato nella tabella sottostante Per annullare un addebito registrato erroneamente occorre reinserirlo con il prezzo in negativo Il pulsante Svuota cancella i dati nella tabella
87. eguenti totalizzatori Numero pax in arrivo in partenza in fermata in cambio camera Totale pax arrivi fermate cambi Numero camere in arrivo in partenza in fermata cambi camera Totale camere arrivi fermate cambi In questo modo possibile sapere a colpo d occhio in un preciso giorno il totale delle persone o camere in arrivo o presenti senza dover avviare le stampe specifiche Cliccando sul tasto appare un pannello che richiede di che date si cerca la disponibilit date che vengono reimpostate automaticamente se si selezionano prima sul quadro e che visualizza solamente le camere interamente disponibili nel periodo richiesto con l evidenza o da quanto tempo libera prima della data richiesta o Per quanto tempo rimane libera dopo la data richiesta In tal modo su quadri particolarmente ampi possibile determinare in maniera pi immediata qual la camera che risulta pi ottimale assegnare considerando di lasciare meno buchi sul quadro Cliccando sulla camera che si desidera possibile effettuare direttamente la prenotazione per il periodo selezionato Prenotazione Rapida cliccando sul pulsante possibile inserire direttamente del quadro prenotazioni una nuova prenotazione Dopo aver cliccato Aggiungi prenotazione posizionarsi con il mouse sulla camera da prenotare e cliccare trascinando il mouse dal giorno di arrivo fino all ultimo giorno di permanenza escludendo pertanto il giorno di par
88. enotazioni cambiando la camera o spostando la prenotazione stessa in avanti o indietro nei giorni Attenzione il cambiamento verr registrato anche nell archivio prenotazioni ma non verranno effettuate in automatico modifiche alla retta gi impostata Nellinserimento di una nuova prenotazione possibile premere il tasto F8 come nella gestione prenotazioni per visualizzare lo Storico Cliente se attivato Scorporo Multiplo Nel caso di prenotazioni di gruppo stata introdotta una DOPPIA richiesta di conferma per assegnare contemporaneamente tutte le camere di un gruppo inoltre consentito scorporo multiplo funzione di scorporo veloce di prenotazioni di gruppo consente di effettuare in un unica operazione lo scorporo di tutte le camere di un gruppo o di solo una parte senza procedere una per una Tale funzione stata pensata per rendere piu veloce lo scorporo in caso di convegni o eventi commerciali dove non vi sono tipicamente differenze nel trattamento e nelle condizioni per ciascuna camera Per ogni camera possibile specificare il cliente che viene ricercato nell archivio se presente il numero di ADULTI e modificare se diverso il trattamento il tipo credito half o full credit o anche l agenzia Per ogni camera possibile modificare le note Se nella prenotazione originaria presente una caparra il programma controlla che questa venga trasferita sulle camere scorporate o in una camera unica oppure ripartita tra pi
89. enotazioni in corsivo sottolineato o indicate in maniera differenziata sfondo grigio nel prospetto disponibilit che appare nella scelta delle camere quando si effettua una nuova prenotazione o cancellabili automaticamente dal quadro prenotazioni una volta superata la data di scadenza o sovrapponibili dalla prenotazione effettiva quando e se ricevuta Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 6 di 75 e Arrivo Data di arrivo del cliente e Partenza Data di partenza del cliente e Camera E possibile digitare direttamente il numero della camera se sl preme il tasto Selezione manuale Selezione automatica controllo disponibilit Invio senza immettere la camera si apre Camere da prenotare dal 12 11 2010 al 16 11 2010 automaticamente il quadro delle camere in RE e A Int ENE fih a forma tabellare Nella parte alta della finestra na cliccando sulla freccia della casella si pu Riel scegliere la visualizzazione delle camere divise per tipologia oppure si puo visualizzare il ed Chl quadro completo scegliendo tutte le specificate verranno assegnate camere La prima colonna della tabella indica il numero della camera la seconda il tipo singola doppia tripla ecc la riga in alto indica i giorni del mese in cui cade a PE prenotazione Le caselle contrassegnate con 1 oz da atra prenota ubera VE e con sfondo verde indicano che la camera in quel periodo gi stata prenotata Le caselle contrassegnat
90. essivi Azienda Stampanti Dispositivi esterni Parametri N max di piatti nella a Righe saltate durante il m Seconda valuta per o M configurazione LASERCONFIG nel la nuova stampa dei men caricamento dei moduli stampa conti Si 3 j d A Immagine di sfondo Intesta proforme ricevute e fatt C Cat per scarico mag Cucina w sezione Aggiornamenti la Ca rtella IN CUI Abilita gestione messaggi Abilita ristampa documenti Paini Magazano1 w sca rica re da Internet e in seguito Sottovoci menu laterale _ Consenti modifica chiusure contabili i PO Me N Settore Hotel a conservare i files di aggiornamento e la Achivis doc Clienti e Ditte in i j I 7 i 0 Export Doc Deco aaa relativa documentazione E necessario Espotadaticontabin lt lt Bpk port Esteso TT che venga indicata una cartella con un isualcer DacumentiuisuaLceri paoamenti lt gt C Ricavo Card Associazioni SMS Aggiornamenti percorso di rete condiviso ad e server lasersoft aggiornamenti poter consultare in rete il documento che riepiloga i rilasci degli ultimi anni copiare manualmente in questa cartella il documento Riepilogo_rilasci pdf presente nella sottocartella Aggiornamenti della cartella di installazione ad esempio C Programmi Lasersoft Hotel Automation Aggiornamenti Cartella per salvataggio aggiornamenti i progra Scambio Per le installazioni con una singola postazione MONOUTENZA
91. eventivo sono stati aggiunti i campi COGNOME NOME ed EMAIL obbligatori per la generazione della scheda Per creare in automatico la prenotazione Preventivo occorre inserire i dati anagrafici essenziali Cognome nome email selezionare dalla tabella delle combinazioni di prezzo l opzione scelta di listino e trattamento e quindi cliccare sul tasto Prenotazione Preventivo Apparira una schermata che consente di completare se lo si desidera i dati anagrafici ma soprattutto di determinare quale tipologia di camera si vuole assegnare al cliente che non stata specificata al momento del preventivo Confermata con OK la scheda verr creata la corrispondente prenotazione dalla quale con i tasti WORD o EMAIL si potr effettuare la generazione automatica del messaggio email o della lettera di preventivo o conferma prenotazione Eventi l indicazione del primo evento in riga separata da quella del mese Zoom premendo il pulsante possibile effettuare uno zoom sul quadro ottenendone una rappresentazione ingrandita Vi sono vari livelli di zoom che si ottengono premendo il pulsante pi volte l impostazione dello zoom che pu essere effettuata nella visualizzazione del quadro prentoazioni rimane ora memorizzata sulla postazione pertanto una volta impostato uno zoom anche chiudendo e riaprendo il quadro prenotazioni esso rimarr impostato come nell ultimo utilizzo Operazioni sulle camere cliccando sul pulsante possibile spostare le pr
92. extra o per azzerare in blocco alcuni addebiti Vengono richiesti i limiti di date entro le quali effettuare la variazione ed il nuovo importo che si vuole sostituire Il programma provveder a generare nelle date indicate i movimenti necessari in positivo o negativo per adeguare l importo preesistente a quello nuovo Inserimento Sconto Extra un nuovo tasto presente nella schermata Riepilogo del conto in Main Courante consente di Calcolare una percentuale di sconto solo su una categoria di extra o su pi categorie con operazioni W Coma 101 posi WE separate per effettuare ad esempio lo sconto del 10 sul fre 00 Simui fatto BAR e del 20 sulla CANTINA In pratica si tratta di un rene inserimento guidato di un addebito di sconto storno che am sar opportunamente contrassegnato con una nota e quindi comparir nella proforma di tipo dettagliato per far vedere al cliente che lo sconto stato fatto Premendo il tasto Applica sconto viene richiesta la voce di addebito e la percentuale di sconto il programma inserisce quindi un addebito negativo corrispondente alla percentuale indicata applicata sul totale in quel momento della voce di addebito selezionata Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 28 di 75 Hotel Inserimento Extra veloce Questa procedura in aggiunta a quella gi esistente nella normale Main courante permette di inserire Immissione extra veloce d
93. ferimento delle schedine e premere il tasto Esporta Il programma crea nella cartella specificata un file dal nome PS_gg mm aa TXT ad esempio per le schedine del 13 12 2007 viene creato il file PS_13 12 07 TXT E possibile inviare alla Polizia un file con le schedine del giorno stesso 0 al massimo del giorno Stampa 00 00 precedente Tutte le istruzioni per l uso iene Soa 00000 ae portale SI trovano all indirizzo Stampa grafica personalizzata w Stampa n schedina https alloggiatiweb poliziadistato it del 1110 telematico delle schedine alloggiati DLT Esporta schedine del 13 12 07 E Esporta Per effettuare la spedizione occorre prima richiedere alla propria Questura i dati per T FTw_rr z l accesso username e password Una volta effettuato l accesso la spedizione avviene tramite la funzione INVIA FILE del portale e richiamando in quel momento il file generato da Hotel Automation Le schedine vengono inviate al centro telematico della Polizia di Stato di Napoli che produce una ricevuta attestante il numero delle schedine inviate Tale ricevuta prelevabile dal portale stesso cliccando sull apposita voce di menu generalmente il giorno dopo a quello dell invio Poich tali ricevute sono rese disponibili per un massimo di 30 giorni consigliabile prelevare o stampare la ricevuta e conservarla come prova di avvenuta spedizione delle schedine Trasmissione DATI ISTAT Provinc
94. ferito il pagamento per il corretto calcolo dello scadenzario ad es se il pagamento bonifico 30 gg d f il numero di giorni da indicare 30 Fine mese Indicare S se il risultato del calcolo della scadenza di cui sopra deve essere spostato a fine mese es per un documento emesso il 12 novembre con pagamento a 30 gg d f f m la scadenza il 31 12 Tale scadenzario si aggiorna automaticamente quando un sospeso viene dichiarato incassato Lettera automatica di sollecito Ela amp IR Scacenza reo pagamenti sospesi Chente Agenzia VALPHARME S p A Da jr xs sd Nella sezione Scadenzario selezionando una specifica ditta che contenga delle scadenze in sospeso possibile tramite il nuovo tasto di collegamento a Word generare automaticamente una lettera di sollecito nella quale oltre all intestazione automatica del destinatario sono riportati i riferimenti dei documenti per i quali si chiede il pagamento numero e data fattura importo scadenza La lettera viene salvata direttamente nella cartella della corrispondenza delle ditte se stata attivata questa funzione Il modello base che potr essere personalizzato con la propria intestazione logo formule di saluto ecc denominata Sollecito_pagamento doc e viene salvato durante l installazione di questo aggiornamento nella cartelle dei programmi di Hotel Automation Nella sezione Scadenzario dei Sospesi oltre alle scadenze originarie delle fattur
95. fettuare la stampa del MANAGER REPORT riferita al giorno concluso da questa stampa si traggono le informazione sulle camere occupate e le presenze 8 dal menu Hotel effettuare la stampa PRODUZIONE PER CENTRO DI RICAVO parziale solo giorno da questa stampa si traggono le informazione sulla produzione giornaliera eventualmente applicando gli scorpori dal ricavo camere delle sue componenti F amp B o OTHER 9 Se si gestisce la ristorazione dal menu Ristorante alla voce Statistiche effettuare la statistica Venduto Piatti eventualmente con il raggruppamento per LISTINO se si gestiscono listini diversi si ha la possibilit di conoscere il venduto per il servizio alla carta il room service il bar eccetera o per FASCE SETTORI ad esempio per conoscere il venduto nelle fasce pranzo e cena o diviso su pi ristoranti DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 61 di 75 CHI USURE E CONTROLLI DI FINE GIORNATA HOTEL AUTOMATI ON Suggerimenti per una corretta metodologia di controllo contabile e gestionale con gli strumenti messi a disposizione da Hotel Automation CAMBI O TURNO Se durante la giornata sono organizzati dei cambi turno ai fini della CASSA documenti al cambio turno occorre controllare la corrispondenza tra i documenti emessi e l incasso corrispondente e Da Archivi Contabili selezionare RIEPILOGO ECR impostando i filtri desiderati per SETTORE per UTENTE
96. fornite dalla Polizia stessa Nella schermata qui riportata sono evidenziati con un cerchio rosso i nuovi campi che occorre compilare Nella maggior parte dei casi questi campi verranno compilati automaticamente dal programma ma in corrispondenza di citt dal nome ambiguo o nazioni particolari occorrer scegliere dalle apposite tendine il corretto valore di riferimento Tali campi sono considerati obbligatori solamente se nei Parametri della procedura viene abilitato il flag Gestione telematica Abilitare questo parametro tramite il programma di Configurazione per attivare la funzione per esportare i dati nel file previsto dalla Polizia re Pubblica sicurezza GG Gestione schedine Cognome o Mome I Rossi Antonio Indirizzo Localit Comune PS ER u Hazione ST Mia Roma 76 Rimini i ITALIA Citt 7 comune Fa Nazione nascita Nazione cittadinanza BE EER Er ST Mascia Rimini RIMINI st ITALIA ITALIA Tipo TEA n Rilasciato imune di rilascio __ Nazione di rilasci Documento CARTA IDENTITA 2342347234 10X0 1998 RIMINI s ITALIA 13 12 2007 Nuova schedina Dati soggiorno Arrivo Partenza N cam N sched N compon Rif gruppo a stampa 13 12 2007 EI 14 12 2007 1 Altri componenti l Cam Prow Maz Partenza Data di nascita Luogc Le Rev 2 del 03 05 11 Pag 71 di 75 Per quanto r
97. ggiorno nel giorno della partenza del cliente li si vuole eliminare La domanda viene posta in quanto sul conto gi stata addebitata in anticipo la retta giornaliera in quanto il cliente sarebbe partito nei giorni successivi rispondendo SI l addebito viene automaticamente cancellato e si potr continuare con la stampa del conto Se si risponde NO perch ad esempio la stanza viene lasciata tardi e o si vuole comunque addebitare la retta del giorno al cliente il conto resta invariato A stampa ultimata il programma richieder la variazione manuale delle schedine di Pubblica Sicurezza aprendo automaticamente la schedina del cliente necessaria per il corretto calcolo delle presenze sui moduli Istat MAIN COURANTE CONTO STAMPATO IN ANTI CI PO E possibile effettuare il conto al cliente il giorno prima della partenza Infatti poich la retta giornaliera viene addebitata sui conti giorno per giorno ed essendo il giorno di partenza del cliente escluso da questo addebito il giorno prima della partenza il conto totale gi esatto eccetto ovviamente eventuali extra dell ultimo momento Tuttavia occorre fare attenzione nello stampare il conto a deselzionare la casella libera la camera che appare nella finestra dove si sceglie il tipo di documento da emettere In questo modo la camera rimarr ancora occupata per la notte seguente e sul conto verranno correttamente indicati i giorni di permanenza Questa operazione infatti fa capire
98. he per trasferire una caparra da una prenotazione ad un altra La Caparra viene anche utilizzata come acconto in caso il cliente chieda pagare anticipatamente il totale del soggiorno Gestione caparra contabilizzata qualora NON si ara emetta un documento fiscale per la caparra ma si decide di contabilizzarla nel documento finale quando il cliente lascia l Hotel ora la caparra viene evidenziata tra le forme di pagamento per evidenziare che una contestualmente all emissione Se ad esempio viene ORE labii contabilizzata una caparra di 100 euro ed il conto CO Mon contabilizzare _ Stampa proforma finale di 500 euro pagato in contanti per la gf ok differenza si otterr sul documento la descrizione o Caparra 100 Contanti 400 007 Caparra di 100 00 Emettere documento fiscale Codice Tessera possibile assegnare a ciascun cliente delle tessere numerate riportanti un codice a barre per agevolare l inserimento degli extra sul conto tramite l utilizza della penna ottica L uso della tessera in luogo del codice della camera particolarmente utile qualora si gestiscano spesso dei conti separati e ci siano pertanto pi persone nella stessa camera con conti diversi a ciascuna di esse sar possibile attribuire una tessera diversa Tale sistema tuttavia obsoleto Conto Anticipato dopo aver assegnato la camera prevista la possibilit di emettere il conto anticipato il giorno dell arrivo del cliente Tale funzio
99. hette vengono automaticamente eliminati tutti i nominativi per i quali non stato inserito l indirizzo e la citt c Buste per stampare direttamente sulle buste i soli dati Titolo Cognome e Nome indirizzo Cap citt e provincia in questo caso occorre che la stampante sia predisposta alla stampa delle buste ed possibile che occorra impostare nel pannello di controllo della stampante il formato carta Busta 9 o Busta 10 con orientamento orizzontale Su alcuni modelli di stampanti a causa di una incompatibilit con i driver di stampa di Windows la stampa su buste non disponibile Altre opzioni di stampa o parametro nella stampa della lista per ottenere la lista SOLO dei clienti che NON hanno email o See attivo il modulo opzionale SMS quando si chiede un elenco di tipo Solo Rubrica Telefonica Con Cellulare appare il pulsante SMS che genera automaticamente un file con tutti i numeri di cellulare dei clienti che corrispondono ai criteri selezionati Tale file verr poi utilizzato per l invio automatico di messaggi tramite telefono cellulare o Si ha anche la possibilit di stampare una Rubrica telefonica con i numeri di telefono fax e cellulare e con la possibilit di elencare in stampa solo i nominativi per i quali stato memorizzato il telefono e o il cellulare Lista prenotazioni E l elenco delle prenotazioni registrate in archivio E possibile specificare il periodo del quale si desidera ottenere l
100. i il documento ristampato risulter automaticamente STORNATO e verr contabilizzato il nuovo documento corretto La procedura al momento non disponibile per i documenti emessi da gestione Agenzie Ditte o da Sale congressi Nell elenco documenti emessi il documento ristampato risulter automaticamente STORNATO e verr contabilizzato il nuovo documento corretto Ovviamente il documento originario dovr essere anullato materialmente ad esempio apponendovi la scritta ANNULLATO e conservato ai fini fiscali Storno Totale di una RI CEVUTA FI SCALE Fiscalmente non espressamente previsto lo storno di una RF errata Tuttavia la risoluzione dell Agenzia delle Entrate nr 219 del 05 12 2003 ha introdotto la possibilit di emettere uno scontrino fiscale negativo in caso di restituzione merce L emissione di uno scontrino negativo la fattispecie piu somigliante a quella in esame lo storno di uno scontrino concettualmente assimilabile allo storno di una ricevuta fiscale pertanto si ritiene che per rettificare una RF errata l emissione di una RF in negativo sia sostanzialmente ammessa per quanto non specificatamente prevista Pertanto si procede in questo modo Annullare materialmente la RF con la scritta annullato e non tenerne conto nella determinazione dei corrispettivi giornalieri Emettere dalla procedura CONTO IMMEDIATO una RF negativa inserendo tutti gli importi con il segno negativo fino a pareggiare la RF origina
101. i devono essere stati definiti nell apposita voce Tipi documenti del menu Tabelle e Numero numero del documento sopra selezionato e Rilasciato il inserire la data del rilascio del documento e Da inserire luogo in cui stato rilasciato il documento Per la corretta compilazione delle schedine da predisporre per l linvio telematico devono essere compilati anche i campi relativi al Comune PS di residenza e di nascita corrispondenti alla codifica della Pubblica Sicurezza Tali campi vengono di norma identificati in automatico ma in caso di discordanza possono essere selezionati dall apposita tendina Lo stesso dicasi per i campi relativi alla Nazione di residenza nascita o rilascio documento Tutti questi dati rimangono memorizzati nell anagrafica del cliente indipendentemente dai suoi soggiorni Nella seconda parte Nuova schedina vengono richiesti i dati relativi alla permanenza che nell ordine sono Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 13 di 75 e Arrivo inserire la data di arrivo viene proposta automaticamente quella odierna e Partenza inserire la data di presunta partenza questo dato obbligatorio al fine della stampa del Modello ISTAT e N Camera inserire il numero della camera attribuita al cliente dato non obbligatorio e N schedina il numero della schedina viene attribuito automaticamente in fase di stampa schedine definitiva e N componenti numero totale dei nominativi inser
102. i mensione pu essere Arrivi 1 Partenze 1 Banchetti configurata e personalizzata A 106 D M gialli A 102 5 S Bianchi An 101 S S Rossi Mari in Configurazione Parametri sono o Arrivi elenca in ordine di camera le prenotazioni CON camera non ancora assegnata la cui data di arrivo coincide con quella odierna cliccando col pulsante destro possibile modificare la prenotazione 0 farne il check in se si s Sala Yespucci Orari 20 00 21 00 effettua il check in di un arrivo la camera passer Filtra ODS Filtra Destinatari ODS automaticamente nel nonevasi gt v E aJ riq uad ro del le A presenze A 14 12 10 20 36 Late check in camera 106 Creato da Admin in data 14 12 2010 alle ore 20 36 o Presenze elenca le camere occupate non in partenza cliccando col pulsante destro possibile modificare la prenotazione o gestirne la main courante ad es per addebitare gli extra o Partenze elenca le camere la cui data di partenza coincide con quella odierna cliccando col pulsante destro possibile modificare la prenotazione o gestirne la main courante per effettuare il check out o Sale Congressi elenca le manifestazioni in programma per la data odierna nelle sale congressi con il tasto destro possibile modificare la prenotazione di sala o Banchetti per Hotel Automation Plus elenca i banchetti inseriti dalla Gestione Banchetti della gestione Ristorante o Ordini di Servizio questo nuovo pannello
103. ia di Rimini Nella Provincia di Rimini attivo un nuovo servizio di trasmissione dei dati relativi alle presenze basato su una struttura dati analoga a quella introdotta per le schedine che sostituisce la Tavola di Spoglio Tale modalit di invio ancora in corso di perfezionamento verr prossimamente presentata come modello da adottare anche da parte delle altre province italiane AI momento attivo per la sola prov di Rimini e si basa sulla trasmissione di un file periodico contenente dati in forma anonima non vi sono cio informazioni relativi all identit delle persone ma solo alla loro origine geografica e alla permanenza in giorni Il file pu essere generato da Pubblica Sicurezza Elenchi e Stampe ISTAT alla voce Export Telematico occorre indicare il periodo dal al da esportare e premere il tasto ESPORTA Il programma crea nella cartella specificata un file dal nome ISTAT_gg mm aa TXT con riferimento alla data ultima a cui si riferisce l elaborazione ad esempio per l invio dei dati dal 01 11 07 al 30 11 07 viene creato il file ISTAT_30 11 07 TXT Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 72 di 75 Il file viene trasmesso collegandosi al portale della Provincia di Rimini http wa adhoc net Login aspx Per richiedere le password di accesso rivolgersi all Ufficio Statistica della Provincia di Rimini o all indirizzo di posta elettronica statisticaweb bprovincia rimini it Attenzione questo invi
104. iene immesso il riferimento allintermediario e nell anagrafica di questo presente un listino collegato il programma propone nella prenotazione il listino collegato all intermediario se tuttavia si specifica poi una agenzia o ditta sar il listino di questa se impostato a prevalere Nota Bene aggiungendo togliendo o modificando il riferimento agenzia di una prenotazione con camera gi assegnata e conto aperto tutti gli addebiti di soggiorno verranno riassegnati alla nuova agenzia impostata nel caso si immetta un codice diverso dal precedente o si immetta l agenzia dove prima non c era oppure verranno riattribuiti direttamente al cliente qualora l indicazione dell agenzia venga cancellata e Complimentary Fuori Serv No Show attivando la casella in corrispondenza con un flag nel caso di una installazione Deluxe non si fa altro che indicare ai fini statistici di quale tipo di prenotazione non essendo una prenotazione standard Queste informazioni vengono raccolte nel Manager Report e Codice listino il listino che si vuole utilizzare per questa prenotazione pu essere quello associato all agenzia quello associato all anagrafica cliente o un altro listino a piacere Il listino 0 o nessun listino equivale al listino principale clienti privati e List Rist permette di associare nel caso di una installazione Plus o Deluxe alla prenotazione alberghiera un listino ristorante corrispondente al cliente in oggetto e Tipo di addebit
105. iga separata gli extra del singolo cliente Ad esempio Rossi Mario 12 05 15 05 2 120 00 Extra di Rossi Mario 8 00 No Credit ai fini del conto il cliente viene considerato come un cliente privato pertanto nel suo conto appaiono sia gli importi del soggiorno che gli extra Alla partenza di questo cliente viene emessa una ricevuta intestata automaticamente alla agenzia ditta che potr essere con corrispettivo pagato nel caso il cliente paga direttamente e poi si fa rimborsare dalla ditta oppure con corrispettivo non pagato In questo secondo caso possibile emettere una fattura o r f riepilogativa dei corrispettivi sospesi dalla fatturazione agenzie sezione ricerca sospesi Alla partenza del cliente dovr obbligatoriamente essere rilasciata una r f a zero oppure con i soli extra come descritto sopra La fatturazione differita all agenzia o ditta verr effettuata dal programma agenzie ditte con queste modalit 1 Richiamare Vagenzia ditta quindi cliccare in alto su fatturazione 2 Nel riquadro Soggiorni appariranno i soggiorni gi conclusi di quella ditta e in attesa di fatturazione Non possibile fatturare i soggiorni se il cliente non ancora partito Tali soggiorni possono essere selezionati dalla apposita lista cliccando prima sui dati identificativi del soggiorno e poi sul pulsante aggiungi 3 Se al soggiorno sono abbinati degli extra in full credit questi vengono aggiunti in fattura in modalit
106. iguarda il campo Tipo Alloggiato esso viene valorizzato automaticamente in base al numero dei componenti e potr assumere il valore Ospite singolo Capofamiglia fino a 4 componenti Capogruppo oltre 4 componenti Attenzione nella tabella documenti sono stati inserite tute le nuove tipologie di documento previste dalle tabelle della Polizia di Stato con la rispettiva codifica per mantenere compatibile lo storico delle vecchie schedine sufficiente inserire nelle tipologie documenti utilizzate fino ad oggi i corrispondenti codici PS riportati in tabella ad esempio per la Carta identit va messo il codice IDENT per il passaporto PASOR per la patente di guida PATEN Modificare pertanto in Clienti Tabelle i tipi documenti gi esistenti immettendo le sigle indicate Non potr essere pi utilizzato il generico documento Tessera sostituito dalle varie tessere specifiche esistenti Per quanto riguarda i componenti invece risulta leggermente pi complicato l inserimento essendo diventati obbligatori i campi relativi al Comune e Nazione di Nascita alla Nazione di Cittadinanza e al sesso La creazione del file da inviare tramite il FEE EER portale internet alla Polizia di Stato viene sestione schedine stampa schedine Elenchi e stampe ISTAT Funzioni di utilit effettuata nella sezione Stampa Sete de NES Schedine occorre specificare la data di o Rossi Antonio 1 Rimini 13 12 2007 14 12 2007 ri
107. imento Inoltre possibile classificare queste tipologie di dati estesi in vari tipi creando l apposita tabella Tipo Anagrafica estesa Questi dati sono inseribili e richiamabili dalla gestione Clienti I passaggi per attivare questa funzionalit sono dunque i seguenti Inserimento dellintestazione dei 5 campi personalizzabili nel programma Laserconfig sezione parametri Anagr Clienti Estesa Inserimento in TABELLE delle tipologie di anagrafica almeno una obbligatoria I dati estesi personalizzati possono essere richiamati e gestiti dal anagrafica cliente con il tasto Dati personalizzati Il tasto diventa di colore BLU se sono presenti dei dati Una volta compilati tutti i dati si pu scegliere se registrare una nuova prenotazione associata al cliente oppure se inserirlo solo nella lista anagrafica Nel secondo caso cliccare semplicemente OK Nel primo caso cliccare in alto a sinistra della scheda sulla dicitura Nuova prenotazione Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 4 di 75 Hotel Gestione Prenotazioni Nuova Prenotazione Questa scheda viene utilizzata per inserire una rose DOR n u OVa prenotazio ne Ap pa re u na fi nestra dove e Dati anagrafici Nuova prenotazione visualizzato il nome del cliente a cui fa riferimento la Rosa ario A dek prenotazione e tutti i dati relativi alla permanenza iss MEER Ee Dov lese del cliente in albergo che si dovranno inserire ESS _ pren Prero
108. isione di adulti e bambini per ciascuna ditta o agenzia Pag ia 127 FaADBOISEhPRE chua Iira 223247 Hotel sarvica Srl Pagha i Riepilogo giornaliero del 05 01 2011 gt COLAZIONE Alti 49 Bamblot 7 Totale SE gt PRANZI ADH PC 0 ADIM a Totale aduit 0 EamblbiiFo dd BammmIM Totale bambit 0 Totale 0 F gt CE NA 00106 0 li Totale 30 er 0 Bambini FC O BambimIMF 0 Totale bambini d Totale 0 gt PERMOTTAMENTI Agenzia Camere Adulti Bamhln Totale LEMPAVATI 16 H E 3 BEST WESTERNITALIA SPA 1 Os 2 BIHOLDING SFA 1 i Os 1 MACROEET 1 1 Os 1 35 gt Colazioni Dettaglio Aziende Agenzia AWH Bamhlnl Totale LEMPRVATI 7 ANASTASI TURSMO SFL 1 Os BIHOLDING SPA 1 Os MACROFET i Os w 1 1 SHE S M NTERATIONAL BANK SpA it J 1 SPA DOM GIANLUCA 4 1 55 Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 58 di 75 FAQ domande frequenti GESTIONALI HOTEL AUTOMATION CHI USURE E CONTROLLI DI FINE GIORNATA HOTEL AUTOMATI ON DE LUXE 59 CHI USURE E CONTROLLI DI FINE GIORNATA HOTEL AUTOMATI ON 61 GESTIONE AUTOMATI CA DEGLI AGGI ORNAMENTI ee see ese ee ese ese ee ee ee ee 62 GESTIONE CAPARRE GR 64 MAI N COURANTE CONTI RIMASTI APERTI ese ee see ee ee ee ee ee ee ee ee ee ee ee ee 65 MAI N COURANTE PARTENZA CLI ENTE ANTI CI PATA ll 66 MAI N COURANTE CONTO STAMPATO IN ANTI CI PO
109. iti in schedina compreso il capo schedina infatti consentito nel caso di un nucleo familiare compilare una sola schedina con i dati completi del capofamiglia e di indicare gli altri nominativi quali componenti indicando per essi solo cognome nome data e luogo di nascita Se il numero superiore a cinque la schedina viene gestita come gruppo organizzato e Rif gruppo inserire un dato identificativo del gruppo il nome del gruppo o del capogruppo il dato e obbligatorio se vi sono pi di 5 componenti L ultima sezione della schedina composta dalla griglia per l inserimento di altri componenti Per ciascuno di essi va messo il cognome e nome la camera assegnata il luogo di nascita la provincia e o nazione di residenza selezionando il menu a tendina e digitando la iniziali della nazione o citt desiderata la data di nascita Questi dati sono obbligatori l assenza o l inesattezza dei campi nazione e o provincia comporta l impossibilit di stampare i modelli Istat N B nel caso di gruppo organizzato qualora non si desiderino inserire tutti i componenti del gruppo in quanto non serve effettuare un elenco o non si necessita di avere una situazione clienti camera per camera si pu ugualmente confermare la schedina senza inserire i componenti in questo caso apparir una richiesta di completamento automatico per fare in modo che sia il programma a inserire dei componenti fittizi che servono unicamente a calcolare in maniera co
110. l agenzia e Pagamento Predefinito Tale campo verr utilizzato dalla nuova procedura Fatturazione Riepilogativa Buoni e Sospesi per impostazione della modalit di pagamento durante l emissione automatica di documenti Attivato anche il campo Tipo Doc Diff che indica quale tipo di documento Ricevuta o Fattura deve essere generato durante l emissione automatica dei documenti durante la Fatturazione Riepilogativa Buoni e Sospesi e Totali Fatturato Totale documenti emessi dal primo gennaio dell anno in corso Totali Da Fatturare Ammontare degli addebiti in corso riferit i a conti aperti Fatturato 230 00 clienti presenti o partiti ma ancora da fatturare are 0 00 Sospeso Totale documenti DA INCASSARE presenti nell archivio sospesi Sospeso 0 00 e Memo il pulsante MEMO attiva una finestra nella quale e possibile memorizzare informazioni particolari note condizioni pagamenti relativi a questa anagrafica Se sono state inserite delle note il pulsante ha la scritta memo in colore blu Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 45 di 75 Allotment cliccando su questo pulsante appare una finestra in cui inserire la quantit di camere concesse in allotment all agenzia nei vari periodi distinte per tipologie di camera Nella tabella occorre indicare dal inizio periodo al fine periodo tipologia camera es doppia numero camere in allotment di quell
111. l programma al cliente Carta di credito dati dell eventuale carta di credito del cliente Targa Auto targa dell automezzo del cliente in base a questo campo e possibile effettuare la ricerca della targa del cliente dall apposito pulsante inserito nel Quadro Prenotazioni Codice Listino possibile indicare un listino preferenziale che verr applicato alle prenotazioni di questo cliente I listini vanno preventivamente inseriti nella procedura Listino prezzi Codice Fiscale codice fiscale del cliente NB non utilizzare questo campo per inserire altri tipi di dati in quanto il programma effettua un controllo di plausibilit del codice immesso Partita Iva partita Iva del cliente Codici Corrispondenza Codici liberi con cui classificare il cliente per selezioni future in occasione di stampe o statistiche possibile visualizzare l elenco dei Codici Corrispondenza codificati nell apposita tabella cliccando sul bottone che appare in fondo alla casella di inserimento possibile inserire fino a tre codici per segmentare ulteriormente la selezione dei clienti E possibile altresi rendere il primo codice corrispondenza obbligatorio dalla Configurazione Parametri Hotel Privacy deve essere abilitato qualora il cliente non abbia dato l autorizzazione all utilizzo dei propri dati personali i clienti con questo campo attivo vengono automaticamente esclusi dalla stampa Lista anagrafiche e quindi ad esempio dalle etichette per i mailing e
112. la riga della fattura l extra appare con questa sintassi Extra lt cognome nome gt lt voceaddebito gt lt iva gt lt descrizione extra gt o questo meccanismo consente la corretta applicazione dell aliquota iva nel caso in cui vi siano extra full credit di aliquote diverse o implementata inoltre una ulteriore opzione di extra analitici se viene spuntata la relativa casella quando si clicca aggiungi su una prenotazione full credit gli extra vengono indicati singolarmente uno per uno e non pi raggruppati Rev 2 del 03 05 11 Pag 48 di 75 Fatturazione di importi liberi Si tratta di addebiti da fatturare all agenzia ditta che non derivano direttamente da calcoli inerenti i soggiorni Sono quindi importi liberi che possono essere relativi a qualunque tipo di addebito o di sconto in questo caso possono essere inseriti col segno negativo ad esempio per effettuare degli storni o degli sconti particolari Per ogni importo va indicata la descrizione che deve comparire sul documento la cifra e in quale voce di addebito deve essere contabilizzata ai fini della chiusura contabile Per confermare l addebito cliccare sul pulsante AGGIUNGI Inserita la possibilit nell inserimento di importi liberi di specificare una aliquota iva diversa da quella relativa alla voce di addebito di riferimento Fatturazione di ricevute sospese Questa sezione della pagina serve per riepilogare in un documento differito le ricevute fiscali emesse con
113. le da annullare Emettere il documento corretto fattura o nuova RF Rev 2 del 03 05 11 Pag 75 di 75 AZZERAMENTI DI FINE ANNO Prima fase Creazione Duplicato Azienda Attenzione questa operazione va eseguita prima degli azzeramenti e va effettuata sul SERVER Chiudere il programma se in uso da tutte le postazioni Dal menu START selezionare HOTEL AUTOMATION o GERI o HOTEL PLUS e quindi CONFIGURAZIONE Selezionare il nome utente e immetere la password se esiste e cliccare su OK Cliccare su CREAZIONE O ELIMINAZIONE AZIENDE quindi cliccare su CONFIGURA Immettere come nome nuova azienda il nome che si vuole dare all azienda duplicata che sar quella che conterr gli archivi NON azzerati Ad esempio PROVA2010 6 Nel riquadro operazione cliccare su DUPLICA AZIENDA ESISTENTE e selezionare nella casella Azienda da duplicare l azienda con gli archivi correnti ad esempio PROVA 7 Cliccare su OK e Uscire dal programma di configurazione CITE In questo modo si otterranno due aziende perfettamente identiche l azienda PROVA2010 verr mantenuta senza modifiche per consultazioni future mentre l azienda di lavoro utilizzata normalmente ad es PROVA sar quella sulla quale fare gli azzeramenti Importante provare ad entrare nella nuova azienda creata per verificarne il funzionamento Seconda fase Azzeramento annuale gestione Clienti ATTENZIONE queste operazioni vanno eseguite con la d
114. lla Questura Il certificato digitale ha validit di 2 anni dall emissione e consente di autenticare la struttura ricettiva garantendo cos una maggiore sicurezza del servizio Inoltre le informazioni trasmesse alla Polizia di Stato saranno cifrate tramite apposito algoritmo di crittografia Prima della scadenza dei certificati le Questure competenti provvederanno previo controllo al rinnovo degli stessi che potranno poi essere scaricati dagli utenti sempre con le modalit suddette A partire dal successivo accesso l utente potr accedere direttamente alla sezione Area di Lavoro autenticarsi inserendo nome utente e password e quindi utilizzare il servizio per la trasmissione delle schedine alloggiati Servizio di Invio Telematico delle Schedine Allo Operazioni Preliminari Scarica Certificato Digitale Accesso Invio Schedine Aren di Lavoro Hel Informazioni per i Giestori Sito CHtinwzzato per tene Capoorei Tusohezicne 1024768 DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 73 di 75 ESPORTAZIONE IN EXCEL ARCHIVIO CLI ENTI o DITTE Per esportare la tabella clienti e importarla in excel seguire la procedura Chiudere tutte le finestre aperte del programma Andare in Sistema Esportazione Tabelle Selezionare la tabella da esportare CLIENTI o AGENZIE Scegliere la cartella di destinazione ad esempio il desktop
115. loggiati nella data odierna suddivisi per trattamento cio possibile richiedere l elenco in anteprima video o in stampa selezionando anche solo uno dei 5 trattamenti previsti In calce al documento il totale camere non disponibile negli elenchi ordinati per Cognome Clienti in arrivo per trattamento E l elenco dei clienti in arrivo nel giorno specificato suddivisi per trattamento cio possibile richiedere l elenco in anteprima video o in stampa selezionando anche solo uno dei 5 trattamenti previsti Clienti in partenza per trattamento E l elenco dei clienti in partenza nel giorno specificato suddivisi per trattamento cio possibile richiedere l elenco in anteprima video o in stampa selezionando anche solo uno dei 5 trattamenti previsti Nell elenco non compaiono i clienti gi partiti al momento della stampa Lista anagrafiche E l elenco dei dati anagrafici nominativo e indirizzo dei clienti inseriti in archivio Pu essere ottenuto in base a vari filtri ovvero selezionando per esempio una fascia di nominativi di clienti Rev 2 del 03 05 11 Pag 54 di 75 inserendo il cognome o solo le iniziali nelle caselle Da A oppure selezionando una parte della clientela in base alla CITTA PROVINCIA NAZIONE e o CODICE CORRISPONDENZA oppure in base ad una combinazione di questi parametri Se si richiede l ordinamento per Cognome le caselle Da A specificano un intervallo alfabetico ad esempio da A a M o da Bianchi
116. ma la scheda di prenotazione della camera specificata cliccare sulla camera desiderata e poi su questo pulsante viene richiamata automaticamente la sua scheda di prenotazione Una volta scelto il conto da aprire si apre una scheda con all interno due cartelle e Scheda Addebiti e Riepilogo per Voce In ognuna di esse possibile avviare la Stampa del conto Rev 2 del 03 05 11 Pag 25 di 75 Hotel Main COURANTE SCHEDA ADDEBITI Nella parte superiore della scheda addebiti vengono visualizzati nome e cognome indirizzo agenzia giorno di arrivo e di partenza camera e trattamento del cliente selezionato Se a fianco dell indicazione della camera appare la scritta rossa Conto bloccato significa che in gestione prenotazioni stato attivato il blocco degli extra e ogni tentativo di addebitare extra da questa procedura d luogo a un messaggio di avvertimento possibile selezionare se visualizzare il conto completo del cliente soggiorno extra solo tutti gli extra oppure solo gli extra relativi ad una specifica voce di addebito ad esempio per poter emettere un conto solo per gli importi relativi al solo telefono al bar ecc Nel caso di prenotazioni di gruppo cio con pi camere intestate allo stesso nominativo di norma nel conto vengono visualizzati tutti gli addebiti relativi a tutte le camere del gruppo _per visualizzare e o stampare solo gli extra di una singola camera selezionare al posto di Pensione ed Extra la voc
117. me suddividere gli addebiti su pi conti e anche per fare in sostanza dei conti separati relativamente ad un unico evento Tale ipotesi infatti pi che nella normale gestione delle fatturazioni ad agenzie o ditte si pu verificare durante la gestione di eventi congressuali complessi na Cliccando sul tasto Aggiungi Conto di crea una sezione meets oes a Peers 20 00 aggiuntiva della fattura in cui far confluire con il normale aa tasto Aggiungi gli addebiti che si vogliono conteggiare Rigerca sospesi e buoni pasto jy n lt Ai la data 01 01 2009 rta sospesi Totale servizi 5190 00 X A separatamente Il tasto Stampa documento far quindi te Deduzione eoo ui i ci AE A documento ampa documento d ora in poi riferimento al conto visualizzato in quel Tot duer 14 00 a amoa documento momento CONTO A ZERO Se il documento pari a zero richiedendone la stampa apparir la richiesta Il totale del documento zero si desidera proseguire senza stampare il documento Rispondendo di si il programma effettuer gli aggiornamenti comunque previsti dalla procedura pur non avendo stampato alcun documento E possibile utilizzare questa funzione per effettuare interventi sulle righe di fatturazione richiesti dal committente la fattura senza alterare la produzione o le statistiche contabili Ad esempio E stato registrato un addebito di Ristorante di 1 000 e
118. menti devono essere visualizzati normalmente Ricevute e Fatture immettendo le seguenti sigle o R Ricevute o F Fatture Archivi contabili sels O S Ri cevute a cui a Anteprima a A ETE compatta Riepilogo ECR Esp contab P Esp contab stampa non stata Chiusura giornaliera Progressivi Addebiti in corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti I Conti aperti Buoni pasto Storico 30060 correpetiv I Tipo FRS il tutti Dal 01 12 2010 al 2 01 2011 oggi Anno Dalle ale Recupera f Ristampa Anag Estesa 0 11 confermata be EE e RR i Seler tutti Cameriere e Utente Settore e PS o G Fatture la cui ci ill x Tipo Numero Data Intestazione Totale Sospeso Cam Tav Imponibile IWA stampa non e stata R 706 R 16 12 201 9 50 0 00 11 9 50 confermata F 1693 16 12 201 83 50 83 50 83 50 _ 1694 16 12 2010 I SAN 108 00 108 00 108 00 o P Proforme F 1695 16 12 2010 57 00 57 00 57 00 R 707R 16 12 2010 39 40 0 00 31 39 40 R 708 R 16 12 2011 22 50 22 50 32 22 50 R 709 R 16 12 201 15 50 0 00 25 15 50 R 710R 16 13 201 30 10 0 00 35 30 10 R 4845 16 13 201 274 65 0 00 308 274 65 R 711 R 16 12 201 15 00 0 00 10 15 00 R 712R 16 13 201 81 30 0 00 31 81 30 R 713R 16 12 201 100 30 0 00 28 100 30 FIF 4646 21 12 2010 reni Par
119. mento il totale camere non disponibile negli elenchi ordinati per Cognome Cliccando sull apposita casella l indicazione del nome del listino prenotazione e del listino ristorante se assegnato In tal caso viene inserita nella stampa una riga aggiuntiva per l indicazione di tali dati Clienti in partenza E l elenco dei clienti in partenza in un determinato giorno cos come risulta dall archivio delle prenotazioni L elenco non comprende i clienti gi partiti nel giorno Dopo aver immesso il giorno desiderato possibile ottenere eventualmente la lista riferita ad una determinata agenzia L elenco pu essere visualizzato a video tramite il pulsante Anteprima oppure stampato direttamente col pulsante Stampa e per ogni prenotazione indica numero di camera nominativo data di arrivo e prestazione iniziale data di partenza e prestazione finale numero di persone trattamento e se presente il nominativo dell agenzia ditta l indicazione del primo codice corrispondenza E possibile selezionare se includere nella stampa anche l indicazione della retta giornaliera e o delle note In calce al documento il totale camere non disponibile negli elenchi ordinati per Cognome Cliccando sull apposita casella l indicazione del nome del listino prenotazione e del listino ristorante se assegnato In tal caso viene inserita nella stampa una riga aggiuntiva per l indicazione di tali dati Clienti alloggiati per trattamento E l elenco dei clienti al
120. mparir una nuova schedina vuota per un nuovo inserimento possibile la compilazione di schedine anche se si gestisce il quadro prenotazioni manualmente e non si hanno clienti gi inseriti nell anagrafica ovviamente occorrer digitare tutti i dati richiesti quando si apre la finestra Gestione schedine Rev 2 del 03 05 11 Pag 14 di 75 Hotel Pubblica Sicurezza Stampa Schedine La stampa delle Schedine di Notifica puo essere effettuata in varie modalit vedi Tipo di Stampa spiegato oltre Attualmente quasi tutte le province italiane disponogono del collegamento automatico con la questura per la trasmissione telematica e questo in alcuni comuni fa s che non sia pi obbligatoria la stampa Per la stampa delle schedine si pu procedere in questi modi 1 Stampare una schedina quando si appena finito di compilarla cliccando sul pulsante STAMPA in questo caso verr stampata solo la schedina del cliente visualizzato e registrato il numero PS assegnato automaticamente dal programma 2 solo epr invio telematico Registrare una schedina quando si appena finito di compilarla cliccando sul pulsante REGI STRA in questo caso la schedina considerata definitiva ma non viene stampata 3 Salvare la schedina con OK senza selezionare il tasto STAMPA Per poterla stampare successivamente cliccare sulla dicitura in alto della scheda Stampa schedine Appare una nuova cartella con la lista di tutti i clienti la cui schedi
121. na non stata ancora stampata Selezionare le opzioni opportune se si desidera stampare tutte le schedina che appaiono a video cliccare su Tutte altrimenti selezionare la schedina o le schedine che si desiderano stampare cliccando con il tasto sinistro del mouse sul quadratino bianco all inizio di ciascuna riga relativa alla schedina da stampare Le schedine vengono elencate in ordine di camera Stampa provvisoria definitiva la stampa provvisoria permette di effettuare una prova di stampa senza che ai nominativi venga attribuita la numerazione progressiva se la stampa definitiva viene attribuita la numerazione Tipo di stampa cliccando sulla freccia a fianco della casella di inserimento possibile scegliere tra diversi possibili tipi di stampa e Stampa grafica personalizzata le schedine vengono stampate su normali fogli A4 due copie della stessa schedina su ciascun foglio La stampa e ottimizzata per stampati laser o a getto d inchiostro ed e possibile solo se e stato acquistato ed installato il corrispondente modulo opzionale aggiuntivo e Stampa su modulo prestampato impostazione standard le schedine vengono stampate su moduli predisposti per stampanti ad aghi in carta chimica a duplice copia e Stampa su file Tracciato 1 particolare tipo di stampa che genera un file di testo contenente i dati relativi alle schedine da elaborare con programmi di comunicazione fax e Stampa su file Tracciato 2 viene generato un file
122. nalit prevista per le strutture ad esempio villaggi turistici dove il conto viene usualmente pagato all arrivo del cliente e non alla partenza ma pu tuttavia essere utilizzata in ogni caso quando il cliente vuole pagare l importo totale del suo soggiorno al momento dell arrivo Dopo aver assegnato la camera appare sulla scheda di prenotazione il pulsante Conto anticipato che consente di stampare una ricevuta fattura dell intero soggiorno In questo caso il programma si predispone al fatto di NON addebitare pi la retta giorno per giorno nella main courante di questo cliente al quale si continueranno ad addebitare solamente gli extra che verranno regolati con il conto finale al momento della partenza Attenzione se il conto anticipato viene fatto in un momento successivo all assegnazione camera possibile che il programma abbia gi addebitato automaticamente la retta giornaliera in main courante in questo caso andr stornata manualmente Blocco addebiti extra Questa funzione che si attiva cliccando nella casella a fianco della voce apposita impedisce che al conto di un cliente possano essere effettuati degli addebiti dalla procedura Inserimento Extra sia manualmente che tramite penna ottica E utile quando si vuole segnalare per esempio alla postazione Bar che in un conto ancora aperto non si possono pi effettuare nuovi addebiti oppure per bloccare conti collegati a schede con codici a barre eventualmente smarrite Il conto risult
123. ndo sulla freccia a fianco della casella e ROMAGNANO AL MONTE 84020 SA 0828 I i ROMAGNANO SESIA 26078 NO 0163 I selezionando la sigla corrispondente La lista delle nazioni con le ROMAGNESE 27050 Py 0383 1 sigle relative gi compilata nell apposita cartella sotto la voce E l sp k i la trastevere Tabelle E possibile ricercare la nazione premendo la prima lettera EE ED della sigla corrispondente ad esempio I per Italia F per P FRATTE DI TRASTEVERE VIA DELLE 00153 H ORTI DI TRASTEVERE VIA DEGLI 00153 Francia 600 SANTA MARIA IN TRASTEVERE PIAZZA DI 00153 Telefono telefono del cliente SANTA MARIA IN TRASTEVERE VICOLO DI 00153 TRASTEVERE VIALE DI 00153 Telefax numero di fax Telex numero di telex Cellulare numero di telefono cellulare E mail indirizzo di posta elettronica del cliente cliccando Ok sull icona a fianco della casella possibile spedire direttamente una Rev 2 del 03 05 11 Pag 3 di 75 email all indirizzo specificato Questo campo se inserito attiva la possibilit di invio della email di conferma prenotazione che verr salvato nella cartella documenti che il programma crea direttamente sotto il percorso indicato in configurazione parametri Questa cartella documenti a cui si pu accedere direttamente dell anagrafica documenti selezionando l apposito tasto che compare al primo salvataggio dello stesso documento sar salvata con il codice numerico associato da
124. ne suddiviso per centro di ricavo solo in Hotel DeLuxe e con attiva la gestione dei centri di ricavo e nel caso di richiesta con filtro su agenzia e non su intermediario l elenco dei documenti emessi nel periodo Selezionando all interno del pannello una riga c la possibilit di aprire la stessa cn un doppio click camere disponibili sf Storico Prenotazioni Agenzia DER scrl Dal 01 04 2009 E AI 30 04 2010 Intermediario Prenotazioni Passate Documenti E messi Arrivo Partenza Nominativo Cam Retta Listino Seg Mercato C Data T Numero _ Totale A E 0 00 01 PRO4 CONGRESSI 1b 01 02 2010 R 359 144 00 07 01 2010 09 01 2010 Boerci Caterina 1 140 00 07 BGROUP SE CONGRESSI DIR 03 02 2010 F 58 316 00 07 01 2010 09 01 2010 Albergati Walter 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 03 02 2010 F 59 727 20 07 01 2010 03 01 2010 Del Neri Luca 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 07 01 2010 03 01 2010 Palopoli Alberto 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 07 01 2010 09 01 2010 Delacqua Vincenz 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 07 01 2010 03 01 2010 Delacqua Antonio 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 07 01 2010 03 01 2010 Narciso Glauco 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 07 01 2010 09 01 2010 Brenzini Giuseppe 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR 07 01 2010 09 01 2010 Morselli Carlo 1 140 00 07 BGROUP CC CONGRESSI DIR z v lt gt Totale 1 187 20 Produzione per centri di ricavo
125. nel caso di quadri complessi con molte camere e molte prenotazioni Si consiglia tuttavia di chiudere periodicamente la finestra del quadro prenotazioni ad es ad ogni cambio turno o almeno una volta al giorno per non accumulare troppe modifiche Inoltre per coloro che hanno attivato il parametro che conserva le prenotazioni partite possibile inserire un parametro per regolare la lettura all indietro delle prenotazioni sul quadro Ad esempio se si desidera visualizzare le prenotazioni per i prossimi 6 mesi da oggi ma non interessano quelle dei 6 mesi precedenti che rimangono in archivio ma non necessario visualizzare sul quadro impostarequesto valore a 1 un mese o anche a zero In questo modo si dimezzano ulteriormente i tempi di caricamento Da questo 2 apposito pulsante sul quadro per bloccare lo scorrimento orizzontale del quadro quando si opera su periodi molto brevi Se questo parametro attivo il quadro viene sempre riposizionato sulla data di riferimento impostata in cima al quadro stesso Finestra di visualizzazione camere disponibili Appare un PAAIE MIE pannello che richiede di che date si cerca la disponibilit date TTT che vengono reimpostate automaticamente se si selezionano p mmmn prima sul quadro e che visualizza solamente le camere interamente disponibili nel periodo richiesto con l evidenza o da quanto tempo libera prima della data richiesta o Per quanto tempo rimane libera dopo la data richiesta
126. nelle stampe Documenti emessi Riepilogo ECR Storico Addebiti solo su Hotel Autoamtion mentre tutte le altre consultazioni risultano inibilte o nascoste Chiusure contabili Progressivi Corrispettivi Mensili Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 36 di 75 Hotel Archivi Contabili Progressivi contabili In questa scheda sono riportati i totali ottenuti dalla somma di tutte le chiusure contabili a partire dalla prima chiusura effettuata fino alla data odierna Il significato di ciascuna voce quello gi descritto a proposito della Chiusura giornaliera n IR Anteprima a Stampa di Stampa compatta E Riepilogo ECR Esp contab Esp contab Chiusura giornalera Progressivi Addeb in corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti Buoni pasto Storico addebiti Corrispettivi dal al z Caparre detratte 379 00 IN Importo ric fiscali 53 636 20 a pina ch 01 12 2010 19 Importo fatture 39 673 35 200 irene n ss e n I a F Voce di addebito Importo scontrini 0 00 cani eni 54 114 15 Recupero Com 50502 1 758 30 2S BE E 15 493 00 Faz Ristorante 17 905 00 Totale 91 551 25 ME 0 00 0 Bar 1 413 70 Cassa fatt fmc fsc 57 321 50 z r x 50 393 350 66 38 319 50 70G Telefono 49 55 aa S cap EE PH 0 00 0 Minibar 904 50 VON E 000 ap 0 00 0 arie EFES Card prepagate 0 00 avan
127. ni Rossiniano ecc Si pu dunque effettuare la ricerca di clienti che sono gi presenti in archivio anche se si ricorda solo una parte del cognome Quando si seleziona un nominativo dalla finestra Lista anagrafiche cliccando due volte si ritorna poi sulla finestra Dati anagrafici I dati richiesti relativi all anagrafica cliente oltre al Cognome sono nell ordine Nome Nome del cliente Titolo Titolo del cliente ad esempio Rag Avv ecc Indirizzo Indirizzo del cliente Citt Citt di residenza del cliente C a p Codice Avviamento Postale viene proposto in automatico in base alla Citt E presente in questo punto il pulsante Ricerca CAP che consente dato un comune o le iniziali dello stesso di ottenerne il CAP postale Per i comuni in cui il CAP varia a seconda delle vie possibile dopo aver cliccato sul nome del comune indicare il nome della via o parte di esso per ricercare il CAP esatto Esempio per cercare Piazza Pascoli a Bologna bisogner cliccare su BOLOGNA e poi cercare PASCOLI nella finestra in basso di ricerca vie Tale funzione attiva per tutti i comuni con le zone postali definite dalle PP TT 9 i aggiornate a fine 2010 BETER cAn Comune 0 si ai ne comunE cap Pr pref naz A e Provincia Provincia relativa alla citt di residenza viene proposto koma miri nai a H i i HEHA a ROMAGNANO 37023 VR 045 I in automatico in base alla Citta mad a SE e Nazione si inserisce clicca
128. ni arrivi pianta del giorno e appaiono anche sul quadro prenotazioni e Note mc note di main courante sono relative a particolari condizioni commerciali che si possono devono applicare e appaiono in evidenza a video in Main Courante nella scheda addebiti del cliente A fianco della casella di inserimento delle note appare la casella Colore che assegna il colore al cliente nel quadro prenotazioni Il programma assegna in automatico il colore giallo se non si assegnato alcun colore allo stato prenotazione prescelto in quanto in tabelle stato prenotazione possibile assegnare un colore allo stato della prenotazione se si desidera assegnarne altri cliccare sulla casella e selezionare un colore diverso dalla tavola dei colori che appare C anche la possibilit di aggiungere dei colori personalizzati cliccando su DEFINISCI COLORI PERSONALIZZATI che apre un altra tavolozza dove si possono creare nuove tonalit Attribuire un determinato colore al cliente permette di suddividere le prenotazione in tipologie in base a caratteristiche che l utente riterr pi opportune ad esempio attribuire il rosso al cliente inviato da un agenzia il giallo ad un cliente privato Inoltre nell archivio Agenzie Ditte possibile abbinare a ciascuna Agenzia un colore predefinito che verr utilizzato in gestione prenotazioni A fianco della casella del colore vi il pulsante per gli addebiti automatici E possibile impostare in automatico l addebito sui c
129. nominativo da fatturare le date di arrivo e partenza il nr delle persone e l importo complessivo del soggiorno e verranno aggiunti in una riga separata gli extra del singolo cliente o No Credit ai fini del conto il cliente viene considerato come un cliente privato pertanto nel suo conto appaiono sia gli importi del soggiorno che gli extra Alla partenza di questo cliente viene emessa una ricevuta intestata automaticamente alla agenzia ditta che potr essere con corrispettivo pagato nel caso il cliente paga direttamente e poi si fa rimborsare dalla ditta oppure con corrispettivo non pagato In questo secondo caso possibile emettere una fattura o r f riepilogativa dei corrispettivi sospesi dalla fatturazione agenzie sezione ricerca sospesi Voucher Numero di riferimento dell agenzia verr stampato nella fattura differita CV sta ad indicare il canale di vendita in quel modo il cliente venuto a conoscenza della struttura selezionando la freccia verso il basso si pu andare a selezionare il suddetto canale previo inserimento nell apposita tabella dei canali di vendita questo dato viene utilizzato per eseguire alcune stampe statistiche all interno del programma questo dato si rende obbligatorio nel caso di una installazione Deluxe ma pu essere reso obbligatorio anche in installazioni di Hotel Automation attraverso l attivazione del apposito flag in Configurazione Parametri Hotel SM sta ad indicare il segmento di mercato a cui
130. nte occorre inserire il tipo di sospeso il nominativo del cliente privato o agenzia ditta che deve essere gi presente in archivio e i dati relativi al documento tipo data numero importo e Annulla sospeso serve per cancellare dall archivio un determinato sospeso sufficiente selezionare il sospeso da annullare cliccando sopra con il mouse e quindi premere questo pulsante il documento diventa annullato e cambia di colore diventando rosso e Incassasospeso effettua l incasso del sospeso o dei sospesi selezionati per selezionare un solo sospeso cliccare con il mouse sulla riga corrispondente per selezionare pi sospesi contemporaneamente tenere premuto il tasto CTRL mentre li si seleziona Quando si incassano delle Ricevute Fiscali viene Rev 2 del 03 05 11 Pag 52 di 75 obbligatoriamente emessa una ulteriore ricevuta fiscale o fattura con i riferimenti dei documenti incassati Le fatture invece vengono incassate direttamente senza stampa di altri documenti e Anteprima di stampa e Stampa effettua la stampa della scheda sospesi visualizzata stampe estese per la stampa dei sospesi con anche le Note e Scadenziario attivo Poich nelle tipologie di pagamento possibile indicare la scadenza in giorni di un pagamento sospeso prevista nella gestione sospesi la consultazione e stampa dello scadenzario attivo I Giorni per calcolo scadenza nel caso di pagamenti sospesi di tipo S indicare a quanti giorni dif
131. nti Emessi Qui cliccare sul documento che deve essere ristampato e quindi sul pulsante Recupera Ristampa E possibile attivare nei parametri il tasto ELIMINA DOC che consente di ANNULLARE i documenti emessi da GERI AUTOMATION al posto del tasto Recupera posto sulla mappa di Laser Touch Questa funzione elimina dall elenco documenti emessi il documento selezionato non lo storna lo cancella proprio e cancella dallo storico movimenti tavoli i piatti corrispondenti Per far apparire il pulsante occorre abilitare il parametro Abilita ristampa annulla documenti in LASERCONFIG Parametri Limitazioni alla consultazione degli archivi contabili Nei parametri di postazione da LASERCONFIG possibile attivare due diversi vincoli che agiscono sulla consultazione degli archivi contabili Il parametro Vincolo Contab Settore fa si che in una installazione di rete in cui vi sono pi settori ad esempio piu unit di vendita pi punti cassa ecc la postazione appartenente ad un settore possa visualizzare solo i dati contabili di pertinenza al settore stesso viene pertanto imposto un filtro automatico sul settore di appartenenza nelle stampe Documenti emessi Riepilogo ECR Riepilogo Pagamenti Storico Addebiti solo su Hotel Autoamtion mentre tutte le altre consultazioni risultano inibilte o nascoste Chiusure contabili Progressivi Corrispettivi Mensili Un parametro simile Vincolo Contab Utente che invece
132. o consigliato sostituisce l obbligo di consegna della Tavola di spoglio Istruzioni presenti sul sito della Polizia di Stato Servizio Alloggiati Informazioni per le Strutture Ricettive Questo servizio web della Polizia di Stato consente ai gestori di strutture ricettive la trasmissione telematica delle cosiddette Schedine Alloggiati cos come espressamente previsto dall apposito Decreto Ministeriale Il servizio accessibile tramite un link sulla homepage del sito della Polizia di Stato www poliziadistato it o direttamente all indirizzo https alloggiatiweb poliziadistato it I gestori delle strutture possono richiedere l abilitazione al servizio recandosi presso gli Uffici della competente Questura ed esibendo la necessaria documentazione La Questura provveder alla creazione ed alla consegna di un utenza e di una password che consentiranno l accesso al sistema La password potr poi essere modificata direttamente dal sito Internet AI primo collegamento l utente dovr accedere alla sezione Scarica Certificato Digitale inserendo nome utente e password ricevute in Questura Dalla pagina visualizzata si potr quindi scaricare clic sul pulsante Scarica Certificato un file con estensione pfx che consente di salvare ed installare un certificato digitale conforme allo standard ITU T X 509 Nel corso dellinstallazione verr richiesto l inserimento di una password e l utente dovr digitare la stessa consegnata da
133. o per i clienti gi partiti e pu pertanto essere stampata pi volte nell arco della giornata per consultare la situazione arrivi e partenze Note sulla stampa a l indicazione partito avviene in quanto i dati relativi ai clienti gi partiti vengono prelevati dall archivio storico Se tale archivio stato disabilitato nei Parametri di configurazione nell elenco partenze risulteranno solo i clienti che ancora devono partire D nell elenco arrivi non appaiono i clienti arrivati e poi gi partiti pertanto se si richiede un elenco arrivi di giorni antecedenti a quello odierno l elenco potrebbe essere incompleto Pianta del giorno Consiste nell elenco della situazione di tutte le camere nella data richiesta indicando per ciascuna di esse se sono libere occupate o prenotate o in partenza cdieckoul evidenziando il nominativo del cliente la data di arrivo e partenza il numero di persone ed eventuali note alla prenotazione E possibile richiedere la stampa solo di determinate camere ad esempio un solo piano e specificare se si vogliono includere nella stampa anche i nominativi in partenza nel giorno o anche filtrare per dipendente che puo essere associato al rifacimento di una determinata camera Al termine della stampa sono riportati i totali persone divisi per tipo di trattamento Viene evidenziato con il simbolo C il cambio camera E possibile effettuare la Stampa in Orizzontale in questa tipologia di stampa includ
134. o Agenzia questa casella pu assumere tre valori o Half Credit il cliente paga i propri extra mentre la retta giornaliera a carico di una agenzia 0 ditta In main courante vengono evidenziati in colore blu gli addebiti del soggiorno di competenza dell agenzia che prima non comparivano che tuttavia non verranno stampati nel conto del cliente ma sono solo mostrati per controllo In colore nero verranno invece mostrati gli extra a carico del cliente Alla partenza di questo cliente dovr essere emessa una ricevuta per gli extra se ci sono oppure una ricevuta a importo zero In entrambi i casi appare automaticamente sulla ricevuta la dicitura soggiorno sospeso con lt nomeagenzia gt Nella fattura differita all agenzia verr evidenziato come di consueto il nominativo da fatturare le date di arrivo e partenza il nr delle persone e l importo complessivo del soggiorno Rev 2 del 03 05 11 Pag 5 di 75 o Full Credit il cliente non paga nulla sia gli extra che la retta giornaliera sono a carico di una agenzia o ditta In main courante tutti gli addebiti vengono evidenziati in colore blu soggiorno ed extra per significare che essi non verranno stampati nel conto del cliente ma sono solo mostrati per controllo Alla partenza di questo cliente dovr essere emessa una ricevuta a importo zero con la dicitura soggiorno ed extra sospeso con lt nomeagenzia gt Nella fattura differita all agenzia verr evidenziato come di consueto il
135. o PEA iese a carico dell agenzia ditta Non era pertanto MU possibile una gestione promiscua in base alla quale ad esempio un cliente era spesato dalla ditta per Soggiorno Bar e Ristorante ma DI non per il Telefono oppure spesato per meme _ Soggiorno e Parcheggio ma non per il Bar e eee cos via Ora possibile tramite una apposita parametrizzazione sui LISTINI dichiarare A stanes ei che su certe prenotazioni solo alcune voci di addebito extra sono considerate Full Credit e verranno pagate dalla ditta mentre altre sono Half Credit e verranno saldate direttamente dal cliente Nei LISTINI del soggiorno stata aggiunta una nuova sezione Full Credit in questa sezione e in corrispondenza di ciascun listino inserito si pu indicare quale voce di addebito debba essere considerata in FULL CREDIT Questo significa ad esempio che se nel listino 3 Convenzione Ditte viene messa la lettera S in corrispondenza della casella BAR qualunque addebito di BAR effettuato su una prenotazione associata a quel listino verr considerato come addebito di pertinenza dell agenzia ditta e quindi indicato in colore BLU in Main courante questo addebito non andr a far parte del totale del conto del cliente e verr inserito nella fatturazione differita all agenzia ditta L impostazione valida per tutti gli addebiti appartenenti ad una determinata voce quindi tutti gli addebiti del bar tutti gli addebiti del frigobar e cos
136. o per ORARIO e stampare il report corrispondente Da tale report si acquisiscono i dati per il controllo di cassa totale documenti per tipologia e totale pagamenti per tipologia contanti carte sospesi eccetera FINE GIORNATA Se necessario fare una chiusura di turno prima della chiusura generale della giornata per separare ad esempio gli incassi del turno pomeridiano serale da quelli del mattino effettuare una stampa di cambio turno come indicato al punto precedente Il momento ideale per effettuare la chiusura contabile giornaliera collocabile DOPO aver effetutato tutti gli arrivi e le partenze del giorno e PRIMA di effettuare check out del giorno successivo Poich non detto che questo momento sia sempre prima di mezzanotte ad esempio per la presenza di late checkin corretto che la chiusura possa avvenire anche qualche ora dopo o al limite anche la mattina successiva ma comunque sempre PRIMA di emettere qualunque documento relativo alla giornata successiva Procedere con le seguenti operazioni da Archivi Contabili 1 selezionare CHIUSURA GIORNALIERA ed effettuarne la STAMPA 2 selezionare DOCUMENTI EMESSI ed effettuare la STAMPA del giorno corrente a tale stampa andrebbe accompagnata dalla copia emittente di tutte le ricevute e fatture e archiviata b da essa verranno tratti i corrispettivi fiscali del giorno 3 selezionare RIEPILOGO PAGAMENTI ed effettuare la STAMPA del giorno corrente c da tale stampa
137. odierna sulla camera di destinazione 105 con la nota Da Cam 101 15 03 Trasferimento totale addebiti tra due conti una nuova opzione nel conto in Main Courante che consente di stornare tutti gli addebiti metin presenti in un conto inserendo analoghi movimenti con segno meno in 5 Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 26 di 75 data odierna e di ricrearli automaticamente nel conto di un altra camera Questa operazione pu servire qualora si voglia chiudere un conto a zero trasferendo tutti gli addebiti su un altro conto che invece rimane aperto A differenza della funzione Accorpa quindi il conto originale non viene cancellato automaticamente ma va chiuso con un documento nelle cui note si pu specificare che stato addebitato su altra camera e l operazione pu essere effettuata a prescindere dalle date di arrivo e partenza dei due conti in quanto l operazione di storno e di riaddebito viene eseguita sempre nella data corrente Nelle note degli storni e dei riaddebiti viene automaticamente inserita la dicitura Tras A Cam xxx negli addebiti stornati e Da Cam Yyy seguito da giorno mese nei nuovi addebiti generati Attenzione fare attenzione qualora si trasferiscono gli addebiti tra conti di agenzia che hanno specifiche o listini diversi Ad esempio spostando addebiti extra tra un conto half credit e un conto full credit gli extra manterranno la loro natura originaria Si consiglia
138. ona 150 00 0 00 150 00 Totale 93 462 15 Sospesi 35 550 05 E inoltre possibile scegliere se visualizzare tutti i documenti oppure solo quelli pagati o sospesi oppure selezionare il periodo di ricerca oppure selezionare solo i documenti relativi ad una determinata anagrafica ditta o privato La casella Ord Tipo serve per elencare i documenti emessi in ordine di tipologia Fatture Ricevute Scontrini al posto dell ordine cronologico numerico Per ogni documento viene indicato tipo di documento numero data di emissione cliente totale documento totale sospeso numero della camera 0 del tavolo nel caso di Geri Automation Imponibile e Iva Cameriere che ha servito il tavolo nel caso di Geri Automation Utente postazione che ha emesso il conto Se si richiede la stampa della tabella vengono inoltre differenziati i documenti incassati in contanti da quelli sospesi o incassati con carta di credito con l indicazione del totale corrispettivo ai fini Iva Nella finestra elenco documenti emessi vi sono i filtri per o filtro per visualizzare stampare l elenco filtrato per SETTORE nell apposita tabella possibile definire dei settori aziendali di competenza contabile Il settore pu essere impostato nei PARAMETRI DELLA POSTAZIONE in configurazione o per visualizzare stampare l elenco filtrato per ORARIO di emissione dei documenti In questo modo possi
139. onna A che significa allotment Questo meccanismo e automatico qualora si prenoti una camera ad una agenzia in un periodo in cui conteggiando anche i gg di release esiste un allotment valido Occupanti trattamento e tariffe La griglia successiva permette di inserire le date effettive di soggiorno del cliente possibile anche spezzare la permanenza nel caso di un cliente che occupa camere diverse esempio un cliente che prenota dal 10 al 25 luglio sta nella camera 101 dal 10 al 16 e nella camera 102 dal 16 al 25 luglio oppure nel caso di un cliente che occupi pi camere con permanenza differente esempio camera 101 per 7 giorni dal 10 al 18 e camera 102 per quattro giorni dal 10 al 14 infatti possibile prenotare un numero infinito di camere per ciascun cliente ottenendo un unico conto finale alla fine del soggiorno Inserire poi il trattamento digitando una delle seguenti sigle PC pensione completa MP mezza pensione BB pernottamento e prima colazione PN pernottamento AP appartamento Il trattamento AP attiva il listino a camera al posto del listino a persona Si inseriscono successivamente i dati occorrenti per il calcolo della retta giornaliera ovvero e Dal datadiarrivo effettivo del cliente e Al data di partenza effettiva del cliente si intende che il cliente partir nel giorno indicato e render la camera disponibile in quel giorno per l arrivo di un altro cliente il conteggio della
140. onti di determinati extra o supplementi specifici ad es garage tessera club ecc che verranno indicati separatamente sul conto Gli addebiti automatici possono essere preimpostati anche prima dell arrivo del cliente cliccando su questo bottone Occorre inserire il periodo in cui effettuare l addebito che potrebbe coincidere o meno con l intera prenotazione e selezionare il tipo di addebito che e possibile solo se stato compilato il Listino Extra nelle Tabelle L addebito automatico viene effettuato contemporaneamente a quello della retta giornaliera e viene sempre escluso il giorno di partenza del cliente Nel caso di rette a pacchetto anche gli addebiti automatici vengono applicati a inizio del periodo e non giornalmente Casella conto separato va spuntata qualora la prenotazione costituisce un conto separato in una camera Pur non essendo obbligatorio il conto verrebbe separato ugualmente se in una stessa camera vi sono pi prenotazioni e importante attivare questa casella affinch il programma calcoli correttamente le disponibilit delle camere e degli allotment e non consideri come overbooking un conto separato Casella camere bloccate viene utilizzata se al cliente si debba obbligatoriamente lasciare assegnata camera in oggetto L icona ld mostra tutte le modifiche fatte alla scheda di prenotazione la data e l operatore che ha effettuato le modifiche se attivata la gestione dei log nelle impostazioni degli u
141. pa Esp contab La Esp contab Chiusura giornaliera Progressivi Addebiti in corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti Buoni pasto Tipo IFRS wl tuttii document Dal 16 08 2006 al 9111212006 Tutto l anno Recupera Ristampa Selez tutti kal Cameriere Utente Tipo Numero I Data Intestazione Totale Sospeso Cam lTaw Imponibile NA R 19 16 08 2006 Agenzia Lasertour 11 49 0 00 1001 0 00 JR 1 07 12 2006 Rossi Mario 20 00 20 00 102 0 00 PIR 2 07 12 2006 Rossi Mario 125 00 0 00 102 0 00 Il programma crea automaticamente un conto immediato recuperando tutti gli addebiti originariamente contenuti nel documento stampato tali addebiti potranno essere integrati o stornati dopodich sar possibile avviare la nuova stampa del documento Attenzione se il documento che si ristampa l ultimo stampato il programma lo riemetter con la stessa numerazione ad es se si ristampa la R F nr 343 che era l ultima stampata il numero verr riutilizzato se invece nel frattempo sono stati emessi altri documenti dello stesso tipo il programma proseguir la numerazione corrente in quanto i documenti fiscali vengono stampati sui moduli prenumerati fiscalmente dalla tipografia e non sarebbe lecita una ristampa con un numero retroattivo Lo stesso dicasi se si ristampa cambiando il tipo di documento Ricevuta in fattura o viceversa Nell elenco documenti emess
142. pensione perci si fermer a quello precedente la data indicata come giorno di partenza e Giorni i giorni totali di permanenza Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 8 di 75 e Adulti il numero degli adulti e Bambini il numero dei bambini che usufruiscono di uno sconto Queste ultime categorie vengono inserite nelle tabelle sotto tipologia occupanti Per ognuno di essi va indicato il numero di persone e la percentuale di sconto da applicare Tale sconto gi predisposto nel listino riduzioni sotto la voce Listino prezzi ma pu essere modificato se necessario Selezionando la casellina con i si apre il dettaglio pS uRRaME della tipologia occupanti dove appunto collegare gli perego pro a sconti di cui trattato agli stessi occupanti e dove aar 50 00 o 0 00 50 00 indicare nel caso di supplementi la quantit di Adulti 3 4 letto o 50 00 10 0 00 0 00 supplementi e l importo da aggiungere sulla sm TR Seo se em singola ecc Bambini 6 9 anni O 50 00 30 0 00 0 00 e Prezzo viene visualizzato il prezzo predefinito cio Eee quello che stato inserito nella cartella apposita l os E sotto la voce Listino prezzi in base al trattamento specificato Se la prenotazione si trova a cavallo di Cula 6100 0 00 6000 periodi con prezzi diversi vengono indicati Spes 0009 MEN as N EE automaticamente la data del cambio
143. per tipo documento o Totale riepilogo delle forme di pagamento o Totale del venduto piatti riepilogativo per categoria Selez tutti In GERI AUTOMATION se correttamente configurati i piatti coperto nella chiusura contabile vengono riportati la quantit totale dei coperti colazione pranzo cena Consultare nelle FAQ gestionali le linee guida per una corretta procedura di Chiusura Giornaliera E possibile creare delle limitazioni alla consultazione degli archivi contabili Nei parametri di postazione da LASERCONFIG possibile attivare due diversi vincoli che agiscono sulla consultazione degli archivi contabili Il parametro Vincolo Contab Settore fa s che in una installazione di rete in cui vi sono pi settori ad esempio piu unit di vendita pi punti cassa ecc la postazione appartenente ad un settore possa visualizzare solo i dati contabili di pertinenza al settore stesso viene pertanto imposto un filtro automatico sul settore di appartenenza nelle stampe Documenti emessi Riepilogo ECR Riepilogo Pagamenti Storico Addebiti solo su Hotel Autoamtion mentre tutte le altre consultazioni risultano inibilte o nascoste Chiusure contabili Progressivi Corrispettivi Mensili Un parametro simile Vincolo Contab Utente che invece fa s che un utente possa visualizzare solo i dati contabili relativi ai documenti da lui stesso emessi viene pertanto imposto in questo caso un filtro automatico sull Utente
144. pettivi Mensili Totali del giorno Caparre detratte 0 00 e ie Pai fail n Sconti effettuati 0 00 Definitiva Voce di addebito Totale mporto sus N n Tessere 0 00 N i Importo scontrini 0 00 a 0 00 Modifica Recupero corr 5050 0 00 PC 0 00 0 Totale 0 00 i MP 0 00 0 Cassa fatt fric fsc 0 00 BB 0 00 0 Cassa sosp cap 0 00 is ee Commissioni c cr 0 00 sn e D Card prepagate 0 00 Tot 0 Variaz sospesi 0 00 di cui card 0 00 Arrivi O Partenze 0 Colaz 0 Pasti 0 Entrate conti emessi 0 00 Camere 0 0 Altre entrate 0 00 Totale di cassa 0 00 Hotel nessuna fattura emessa nessuna ricevuta emessa Rist nessuna fattura emessa nessuna ricevuta emessa Beauty nessuna fattura emessa nessuna ricevuta emessa coperto colazione coperto pranzo coperto cena Totale Coperti o oa Totale 0 00 Archivi contabili Azienda PROVA Utente Admin possibile richiedere la data della chiusura che si intende visualizzare automaticamente viene proposta la chiusura provvisoria della data odierna per possibile richiedere la visualizzazione di una chiusura antecedente Nella tabella a sinistra vengono visualizzate le voci di addebito che sono state movimentate nel giorno cio per esse sono stati effettuati degli addebiti o degli storni che individuano nel loro totale la produzione giornaliera AI centro invece sono riportati i to
145. possono essere cancellati in blocco con l apposita opzione in Clienti Azzeramenti Cancellazione selettiva clienti Agenzia Ditta si pu legare un anagrafica ad una ditta di modo che quando s inserisce una nuova prenotazione questa compaia all interno della stessa e ne determini le condizioni pagamenti sconti listini ecc Tipo Documento aprendo il menu a tendina si pu selezionare il tipo di documento fiscale da legare al cliente Note note relative a caratteristiche specifiche del cliente queste note rimarranno sempre associate all anagrafica qualora inserite attiveranno all interno della scheda prenotazione un icona che mostrer le suddette note Memo il pulsante MEMO attiva una finestra nella quale e possibile memorizzare informazioni particolari note condizioni pagamenti relativi a questa anagrafica Se sono state inserite delle note il pulsante ha la scritta memo in colore blu Stampa Etichetta da modo di stampare l etichetta dall anagrafica indicando da quale posizione si intende partire E possibile attivare nei parametri della procedura dal programma Laserconfig la gestione dei Dati anagrafici estesi che consente di definire nell anagrafica 5 campi personalizzati per memorizzare un contenuto utile ai fini della propria gestione Ad esempio si potrebbero inserire i campi Tipo di Auto Note alimentazione ecc e viene in automatico gestito un campo Scadenza che pu essere utilizzato a piac
146. pure stampato direttamente col pulsante Stampa e per ogni prenotazione indica numero di camera nominativo data di arrivo e prestazione iniziale data di partenza e prestazione finale numero di persone trattamento e se presente il nominativo dell agenzia ditta l indicazione del primo codice corrispondenza E possibile selezionare se includere nella stampa anche l indicazione della retta giornaliera e o delle note Vengono infine riportati i totali per trattamento Cliccando sull apposita casella l indicazione del nome del listino prenotazione e del listino ristorante se assegnato In tal caso viene inserita nella stampa una riga aggiuntiva per l indicazione di tali dati Clienti in arrivo E l elenco dei clienti previsti in arrivo in un determinato giorno cos come risulta dall archivio delle prenotazioni Dopo aver immesso il giorno desiderato possibile ottenere eventualmente la lista riferita ad una determinata agenzia L elenco pu essere visualizzato a video tramite il pulsante Anteprima oppure stampato direttamente col pulsante Stampa e per ogni prenotazione indica numero di camera nominativo data di arrivo e prestazione iniziale data di partenza e prestazione finale numero di persone trattamento e se presente il nominativo dell agenzia ditta l indicazione del primo codice corrispondenza E possibile selezionare se includere nella stampa anche l indicazione della retta giornaliera e o delle note In calce al docu
147. r preventivi veloci telefonici Dal quadro prenotazioni possibile tramite un nuovo pulsante avviare un pannello di rapido utilizzo e Preventivo prenotazione Preventivo prenotazione Filtri ricerca consultazione che consente di calcolare con pochi Me ore s ese semplici passi la spesa per una prenotazione Partenza Aduk 3 4 letto cula calcolando contemporaneamente le rette possibili safe E gee sui diversi trattamenti e sui diversi listini per i quali si vuole fare il preventivo Il pannello richiede 7 siii solamente le date di arrivo e partenza il numero cognome Nome Email persone e gli eventuali supplementi e calcola in rossi merio lbero it tempo reale e simultaneamente la retta totale del Riepilogo preventivo Dal 03 12 2010 al 04 12 2010 1 giorni per N 2 persone soggiorno e la media giornaliera per PC MP BB 0 istino prezzi PC MP BB PN PN per un numero variabile e personalizzabile di listini E sempre pi frequente infatti l esigenza di Hamini pine fee tAm gme nm cme fem enm poter offrire alternative di spesa in base a listini diversi ad esempio una tariffa Superior rispetto a una tariffa Standard in questo modo non occorre fare richieste differenti al programma perch in un x gt solo pannello vengono gia calcolate tutte le alternative che si possono eventualmente proporre al cliente Per decidere su quali listini il programma de
148. re con la data di sistema alla data di partenza del cliente quindi entrare in main courante e da Stampa documento emettere un documento se non si creano incongruenze con le date oppure selezionare cancella conto Se si utilizza questa opzione tuttavia gli archivi contabili verranno rettificati dai valori di produzione generati dal conto cancellato NB queste operazioni potrebbero essere state inibite nella configurazione del sistema o del programma Per eliminare la prenotazione richiamare in gestione prenotazioni il nominativo indicato e selezionare elimina prenotazione Anche in questo caso per gli archivi contabili verranno rettificati dai valori di produzione generati dalla prenotazione eliminata NB questa operazione potrebbe essere stata inibita nella configurazione del sistema o del programma DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 66 di 75 MAIN COURANTE PARTENZA CLI ENTE ANTI CI PATA Il caso della partenza anticipata rispetto alla data inserita nella prenotazione gestito automaticamente dal programma Non occorre effettuare nessuna modifica nell archivio prenotazioni ma sufficiente stampare il conto dal programma Main Courante senza fare nessuno storno manuale Il programma controllando che il conto viene stampato in un giorno che non quello della partenza prevista del cliente pone la seguente domanda Attenzione vi sono addebiti di so
149. relativa voce di menu dalla Gestione Profili nella Configurazione Utenti E quindi opportuno creare un profilo limitato per segretari camerieri cassieri utenti in genere ai quali non si vuole consentire di effettuare un aggiornamento senza il preventivo consenso della Direzione LY Gestione Utenti LI Gestione Profili Lista Utenti pera Profili disponibili Abilitazioni per l utente selezionato Profilo limitato Fi Sblocca tavolo Superuser Azzeramenti Ristorante Pi HACCP Password Prima nota utente predefinito C Utente nascosto C Registra attivit _ Check congruit addebiti E Magazzino stema El Assistenza Aggiornamento All avvio apri NESSUN QUADRO v IET Disabilita progressivi contabili Disabilita stampa anagrafiche Card Disabilita configurazione _ consenti modifica Addebitifstorico addebiti Disabilita storni Disabilita libera tavolo Disabilita cambio prezzo Disabilita sconto C Card obbligatoria per l accesso Card transponder DOCUMENTAZI ONE TECNI CA Hotel Automation De Luxe Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 64 di 75 GESTI ONE CAPARRE La normativa fiscale sulla gestione delle caparre quanto mai incerta e suscettibile di diverse interpretazioni a seconda dell organo che esegue eventuali controlli fiscali per questo motivo il programma HOTEL gestisce le caparre in tre modi diversi lasciando all
150. rivi pu essere consegnato alle autorit di P S in luogo delle schedine nei comuni dove tale pratica accettata Clienti partiti Mostra l elenco dei clienti partiti nel giorno indicato purch ne sia stata stampata la schedina nel giorno dell arrivo L elenco che pu essere richiesto con diverse modalit di ordinamento viene visualizzato premendo ANTEPRIMA oppure stampato premendo il bottone STAMPA Vengono indicati N il numero progressivo della schedina CAM numero della camera NOMINATIVO nome e cognome del cliente PAX totale numero delle persone che si riferiscono a quella schedina RESIDENZA la citt di residenza del cliente ARRIVO data di arrivo del cliente PARTENZA se attivato data di partenza del cliente Clienti registrati Mostra l elenco dei clienti registrati cio con schedine stampate in modalit definitiva nel periodo desiderato occorre digitare nella casella DAL la data di inizio del periodo nella casella AL la data di fine periodo L elenco che pu essere richiesto con diverse modalit di ordinamento viene visualizzato premendo ANTEPRIMA oppure stampato premendo il bottone STAMPA Vengono indicati N il numero progressivo della schedina CAM numero della camera NOMINATIVO nome e cognome del cliente PAX totale numero delle persone che si riferiscono a quella schedina Rev 2 del 03 05 11 Pag 17 di 75 e RESIDENZA la citt di residenza del cliente e ARRIVO data
151. rretta i dati per i modelli ISTAT Se non vengono inseriti tutti i nominativi richiesti e non si conferma il completamento automatico della schedina il numero dei componenti inizialmente indicato verr rettificato per renderlo uguale a quello dei componenti effettivamente inseriti Qualora si intendano ricopiare in una schedina dello stesso cliente i nominativi dei componenti con cui lo stesso si gi presentato durante l anno in corso possibile cliccare sulla schedina precedente premere l apposito pulsante copia situato a fianco della scritta Altri componenti quindi cliccare sulla nuova schedina che si sta digitando e premere il bottone incolla situato di fianco a copia Se uno o pi componenti devono essere cancellati in quanto ad esempio non sono ritornati ci si pu posizionare sul componente superfluo e cancellarlo con i tasti CTRL CANC In alternativa si possono selezionare i componenti cliccando sul pulsante Storico nello storico sono memorizzati tutti i componenti risultanti dalle schedine dell anno precedente tra i quali possibile selezionare i nominativi da inserire nella schedina corrente poich lo storico viene generato dall azzeramento annuale esso non sar disponibile il primo anno che si utilizza la procedura Terminata la compilazione della schedina possibile stamparla immediatamente premendo il pulsante STAMPA oppure registrarla solamente per poi stamparla in un secondo momento cliccando su OK Co
152. s 309 Claudio Convenzioni Aziende 01 12 2010 06 52 Soggiorno 155 00 F Retta BB 2 pers 101 Claudio Vacanza Relax Passape 01 12 2010 06 52 Soggiorno 155 00 Retta BB 2 pers 123 Claudio VacanzafRelax Passape 01 12 2010 06 52 Soggiorno 75 00 Retta BB 1 pers 130 Claudio Vacanza Relax Passapz 01 12 2010 06 52 Soggiorno 75 00 F Retta BB 1 pers 126 Claudio Vacanza Relax Passape 01 12 2010 06 52 Soggiorno 60 00 Retta BB 1 pers 143 Claudio Convenzioni Aziende 01 12 2010 06 52 Soggiorno 60 00 F Retta BB 1 pers 144 Claudio Convenzioni Aziende IE A Totale addebiti 122 644 05 Totale storni 33 562 80 Saldo 89 081 25 Archivi contabili Azienda PALACE HOTEL Utente Admin possibile agendo sulle relative caselle restringere la visualizzazione solo agli addebiti di un certo cliente o di una voce di addebito o solo di un determinato periodo Per ogni addebito sono indicati la data l ora la voce di addebito la descrizione l importo il nominativo del cliente la descrizione dell addebito eventuali note il numero di camera l utente il segmento di mercato il canale di vendita ed infine il settore Tra i filtri oltre alla data alla voce di addebito in cui si possono filtrare per Solo Extra c la ricerca per Settore E anche possibile filtro solostorni per poter visualizzare e o stampare l elenco degli storni effettuati in un certo periodo E possibile inoltre un filtro per nome cliente
153. stione schedine e consente l inserimento dei dati necessari alla compilazione della schedina di P S Tale inserimento avviene in automatico anche quando finito di compilare la scheda della prenotazione si clicca su SI nella finestra con la richiesta Si vogliono compilare le schedine di P S Nel caso si decida di inserire la schedina di PS alla richiesta da parte del programma i dati relativi al numero di camera e le date di arrivo e partenza nonch i componenti numericamente vendono automaticamente inseriti diversamente sono tutti da inserire In caso che non si sia compilata prima la schedina quando si digita il cognome del cliente il programma ne avvia la ricerca visualizzando una tabella con i clienti che hanno il cognome uguale o simile selezionare quello desiderato cliccando due volte sull anagrafica Cos facendo la schedina viene compilata con i dati gi inseriti in precedenza I dati nella prima parte della scheda sono nell ordine e Cognome Nome Pubblica sicurezza Fo j ndirizzo rione Home Sesso Tipo alloggiato e Localit stato introdotto il pulsante con Mario 0 D la lente per la ricerca del CAP per le citt con pi CAP suddivisi per via Provincia la provincia obbligatoria per i clienti con nazionalit italiana Nazione indispensabile per la corretta Rossi Indirizzo Via Roma 4 Localit RIMINI Comune PS Citt Comune PS _ Nazione nascita ra 147900 RI ITALIA i CAP Prov Na
154. tali derivanti dai documenti emessi e in particolare e Importo ricevute fiscali totale delle ricevute fiscali emesse nel giorno e Importo fatture totale delle fatture emesse nel giorno e Importo Scontrini totale degli scontrini effettuati nel giorno Rev 2 del 03 05 11 Pag 34 di 75 R f ex sospese indica lo storno di r f che erano sospese e che sono state trasformate in un nuovo documento tramite l emissione di una fattura o r f a sua volta nuovamente sospeso in caso di fatture o pagato Totale somma algebrica degli importi precedenti Cassa fatture ricevute scontrini totale delle entrate in cassa relative all incasso di fatture e ricevute fiscali e scontrini Cassa sospesi caparre totale incassato per caparre o sospesi Le caparre vengono indicate in questa voce se per il loro incasso stato emesso un documento fiscale altrimenti sono indicate alla voce precedente Commissioni carte credito commissioni su incassi di ricevute fatture effettuati tramite carte di credito Card Prepagate importi non riscossi in quanto detratti da card prepagate Sospesi per differenza tra i documenti emessi e quelli incassati questo importa indica l incremento 0 decremento subito nel giorno dai sospesi Entrate conti emessi corrisponde alla Cassa fatture ricevute scontrini Altre entrate riepiloga le entrate diverse da quelle al punto precedente ad esempio le entrate per incasso di sospesi oppure quelle per gli Incassi diversi
155. tando una nuova riga a partire dalla data in cui avviene il cambiamento di trattamento e di conseguenza della retta La variazione ha effetto dalla data odierna in avanti non mai retroattiva e qualora per la data odierna fosse gi stata calcolata la retta automatica vecchia il programma effettua automaticamente lo storno in main courante della retta relativa al vecchio trattamento aggiungendo quella corretta e Prestazione iniziale Prestazione iniziale di cui usufruisce il cliente possibile inserire una delle seguenti voci oppure una codifica libera a scelta dell utente o P Pranzo o B Colazione o C Cena o N Notte Questa indicazione non genera nessun tipo di automatismo ne nei calcoli degli addebiti ne nelle stampe di disponibilit o previsione presenze e Prestazione finale Prestazione finale di cui usufruisce il cliente inserire una delle voci come per la prestazione iniziale Questa indicazione non genera nessun tipo di automatismo ne nei calcoli degli addebiti ne nelle stampe di disponibilit o previsione presenze e Ora di arrivo Indicazione dell ora di arrivo del cliente facoltativo Rev 2 del 03 05 11 Pag 9 di 75 e Caparra ammontare della caparra o il deposito versati dal cliente Tale somma viene detratta dal conto finale vedi oltre e Note pr note sulla prenotazione sono relative a richieste o caratteristiche specifiche del cliente Queste note possono essere stampate nelle liste prenotazio
156. tata _ cc Sono nell ordine CM Agenzia v 5 M Fiere vIIJSrupps Nome ari SC opz u E Camere assegnate Tipologia camere richieste e GM sta ad indicare Group Master nel caso ere camel 9000000 af mando A J di una installazione Deluxe possibile collegare una o pi prenotazioni alberghiere x ristorative e congressuali sotto un unica e E Press 080 a scheda denominata Group Master da questa si possono ottenere delle stampe v complessive delle prestazioni acquisite e noi ii ni sone Ton sparato core C eventuale preconto Note Pr Addebito extra bloccato Intermediario cliccando sul pulsante con TE E 0 Ri DSS s la freccia possibile associare una prenotazione ad un agenzia o una ditta che ___ ______T__ lt _6k non ne determina le condizioni ma che serve semplicemente a livello di statistiche per monitorare le prenotazioni dalla stessa inviate pertanto se si deve utilizzare una nuova agenzia occorre prima di tutto inserirla nell apposito archivio Agenzie Ditte e Agenzia cliccando sul pulsante con la freccia a fianco della casella di inserimento viene visualizzata una lista di tutte le agenzie registrate in archivio e selezionandola ne determina le condizioni nel caso la stessa abbia un contratto con la struttura come di Half o Full Credit e condizioni di fatturazione Come per l intermediario la nuova agenzia occorre prima inserirla nell apposito archivio Agenzie Ditte Se v
157. tenti Lettera automatica di conferma prenotazione cliccando sul pulsante possibile predisporre in automatico una lettera in formato Word oppure una email che riporta in automatico gli estremi della prenotazione e li inserisce automaticamente in un documento oppure in un messaggio di posta elettronica per attivare questa seconda opzione occorre che sia stato inserito l indirizzo email del cliente nei dati anagrafici Questa funzione altamente personalizzabile e consente a ciascuno di preparare una propria lettera o email di conferma con la propria intestazione logo formule di cortesia ecc da integrare con il programma Per ulteriori informazioni leggere i dettagli in FAQ GESTIONALI Se la data di arrivo del cliente coincide con la data odierna appare un pulsante con la dicitura Check in Cliccando su tale pulsante si apre una finestra di dialogo dove viene richiesto Si vogliono inserire le schedine di P S Cliccando Si si apre la finestra Pubblica sicurezza e la cartella Gestione Schedine di cui rimandiamo la spiegazione al capitolo relativo Cliccando NO si chiude la finestra Pubblica sicurezza e si torna alla finestra delle prenotazioni Completata la scheda di prenotazione confermare tutti i dati cliccando su OK Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 10 di 75 Se stato inserito un importo nel campo Caparra il programma chiede se deve emettere documento fiscale contabilizzare la cifra ed in quale data
158. tenza quindi lasciare il mouse Automaticamente appare una finestra ridotta che richiede l inserimento di alcuni dati fondamentali per la prenotazione dati essenziali del cliente trattamento numero di persone note completandola poi automaticamente assumendo per esempio i prezzi direttamente dal listino Nellinserimento prenotazione con Agenzia sia singola che di gruppo ora possibile specificare anche il tipo di credito Half Credit Full Credit No Credit Confermando tali dati la prenotazione appare direttamente sul quadro delle prenotazioni e sar possibile eventualmente modificarla semplicemente cliccandoci sopra due volte con il mouse Cancellazione opzioni scadute cliccando sul pulsante il programma elimina previa stampa di un consuntivo tutte le prenotazioni la cui data di Scadenza Opzione anteriore alla data odierna Manuale d uso e FAQ gestionali Rev 2 del 03 05 11 Pag 23 di 75 Hotel Pannello controllo giornaliero E un pannello dal quale possibile gestore contemporaneamente gli arrivi le presenze le partenze le sale congressi e i banchetti relativi alla giornata in corso Da questo unico pannello giornaliero infatti possibile controllare in tempo reale quali sono gli arrivi ancora da attendere i check out partenze ancora da fare e quali sono le camere occupate per addebitare gli extra I riquadri disponibili nel M Pannello di controllo giornaliero Ed pannello la cui presenza e 20 40 25 d
159. ttente di tutte le ricevute e fatture e archiviata b da essa verranno tratti i corrispettivi fiscali del giorno 3 selezionare RIEPILOGO PAGAMENTI ed effettuare la STAMPA del giorno corrente a da tale stampa viene effettuata la quadratura materiale della cassa per gli importi incassati e della non cassa per gli importi sospesi o pagati con altre forme di pagamento 4 peri punti 2 e 3 nel caso della presenza di pi settori oltre alla stampa generale consigliabile effettuare anche delle stampe specifiche per ogni settore per le quadrature parziali dei settori 5 controllo operativo stampare da Stampe Varie l elenco ARRIVI E PARTENZE in esso controllare che su tutti gli arrivi appaia la dicitura Arrivato se tutte le partenze la dicitura partito su tutti gli arrivi appaia un davanti al nome significa che stata stampata la schedina di PS 6 Altre stampe facoltative che possono essere di ulteriore specifica alla gestione giornaliera sono Rev 2 del 03 05 11 Pag 60 di 75 Elenco clienti alloggiati Elenco conti aperti riassume la situazione dei conti in essere o ancora da fatturare Elenco caparre Elenco Storico Addebito SOLO STORNI per controllare le rettifiche fatte sui conti 0 Effettuate le chiusure possibile richiedere le stampe statistiche ad uso della direzione dalle quali trarre gli elementi statistici sull occupazione delle camere e sulla produzione 7 dal menu Hotel ef
160. uato il check out La procedura possibile solamente se i clienti sono comunque in Dress _Aggungi_ aggingitutt partenza nel giorno in cui si vuole emettere la fattura in quanto le rette di soggiorno sono gi maturate Pertanto qualora 1 capogruppo o il responsabile aziendale richieda la fattura delle camere codificate Aggiungi _ Sogungitutt come half o full credit la stampa viene ora Pet Desc Totale servizi 0 00 consentita con questi vincoli Importo v Dedkoione 0 00 Conto Principale Descrizione j Importo Alig v Tot documento 0 00 F Ricerca sospesi e buoni pasto Totale servizi retta SUI conti Dal 01 01 2010 al 14 12 2010 Cerca sospesi Deduzione Non possibile effettuare modifiche di Tot documenti C Escludi imp a 0 Non possibile effettuare addebiti sui Ae ai conti codificati come Full credit Diversamente se si necessita di dover controllare l importo che verr fatturato oppure di stampare una specie di estratto conto proforma possibile ottenere la proiezione del totale delle rette stampando una Lista prenotazioni dalle Stampe Varie attivando l indicazione del totale delle rette La fatturazione di soggiorni con extra full credit o nel caso di extra ful credit questi vengono indicati raggruppati per voce addebito o nel caso un extra abbia una aliquota Iva specifica diversa da quella della voce di addebito viene automaticamente separato dagli altri o nel
161. uesta contabilizzazione comporta che nella chiusura contabile del giorno viene evidenziato l incasso alla voce cassa SOSD cap e viene registrato il corrispondente importo nell Elenco Pagamenti In teoria secondo la legge per tale caparra andrebbe comunque rilasciata una ricevuta NON fiscale infatti possibile la spunta su Stampa Proforma Alla partenza del cliente quando verr emesso il conto il conto stesso verr emesso per il totale senza alcuna detrazione per la caparra gi incassata Tuttavia nel campo corrispettivo pagato viene indicata la differenza che effettivamente si ottiene in cassa Questo per pareggio con l importo gi incassato quando si registrata la caparra Esempio Caparra 100 Totale conto finale 500 Totale Fiscale del documento emesso alla partenza del cliente 500 Totale incassato alla partenza del cliente 400 corrispettivo pagato Sul documento viene evidenziata una nota con l importo della caparra gi incassata Terzo modo non si emette una ricevuta fiscale per la caparra e NON si contabilizza neanche l incasso All inserimento della prenotazione immettendo una cifra nel campo caparra se si sceglie Non Contabilizzare non viene effettuata nessuna registrazione di incasso nella chiusura contabile del giorno o nell archivio dei pagamenti Alla partenza del cliente quando verr emesso il conto il conto stesso verr emesso per il totale Nel campo Corrispettivo pagato
162. uro ma cliente vuole due fatture da 500 euro con diciture o intestazioni diverse Non essendo possibile spezzare un addebito unico si pu procedere in questo modo o Inserire come importi liberi un addebito da 500 euro con la descrizione voluta ed emettere la prima fattura o Inserire come importi liberi un secondo addebito da 500 euro con la descrizione voluta ed emettere la seconda fattura o Nel terzo documento inserire col tasto aggiungi l addebito da 1 000 euro e inserire come importi liberi un addebito negativo storno da 1 000 euro con la stessa voce di addebito di competenza o A questo punto si avr un documento il cui totale pari a zero del quale dovr essere richiesta la Stampa o Alla domanda Il totale del documento zero si desidera proseguire senza stampare il documento rispondere di SI Rev 2 del 03 05 11 Pag 50 di 75 Hotel Fatturazione Riepilogativa Buoni e Sospesi Questa procedura consente di emettere in sequenza contemporaneamente a pi ditte le fatture riferite ai corrispettivi non pagati o ai buoni pasto In pratica anzich utilizzare la procedura standard che consente dall anagrafica agenzie ditte di fatturare i sospesi una ditta per volta con questa procedura automatica vengono richiamati i documenti sospesi o i buoni pasto del periodo desiderato e di TUTTE le ditte contemporaneamente m Cerca Sospesi e Buoni Pasto Ricerca sospesi e buoni pasto Dalla data 01
163. utente la decisione su quale procedura adottare Primo modo si emette una ricevuta fiscaleo fattura per la caparra All inserimento della prenotazione immettendo una cifra nel campo caparra alla conferma della prenotazione il programma propone una finestra in cui sono possibili tre scelte e emettere documento fiscale e contabilizzare in data e non contabilizzare Se si sceglie la prima voce emettere documento fiscale viene emesso un documento fiscale r f o fattura riportante i dati della prenotazione Tale documento fa corrispettivo E possibile personalizzare la dicitura che comprarir in fattura Alla partenza del cliente quando verr emesso il conto nel conto stesso verr detratta automaticamente la cifra gi fiscalizzata con il documento precedente e verranno indicati i riferimenti a quel documento Riferimento r f nr xxx del yy yy yy Il riferimento riporta la scritta meno Caparra oppune meno Acconto a seconda di quanto configurato nei Parametri Esempio Caparra 100 Totale conto finale 500 Totale Fiscale del documento emesso alla partenza del cliente 400 500 100 Secondo modo non si emette una ricevuta fiscale per la caparra ma si contabilizza l importo della caparra All inserimento della prenotazione immettendo una cifra nel campo caparra alla conferma della prenotazione se si sceglie Contabilizza Caparra si indica come giorno la data in cui si sta effettuando la prenotazione Q
164. ve effettuare il calcolo del preventivo occorre nell archivio LISTINI PREZZI spuntare la casella includi in pannello preventivi sui listini che si vogliono includere Il calcolo viene effettuato sulle tariffe a persona e per i trattamenti a persona Se si seleziona il TIPO CAMERA il programma NON utilizza le tariffe a persona ma effettua il preventivo sulla base del trattamento AP e utilizzando le tariffe a camera Il sistema comunica inoltre in base al numero di persone o alla tipologia di camera se il periodo per il quale si sta facendo il preventivo non ha camere disponibili la funzione di generazione del preventivo telefonico rapido stata ampliata con la possibilit di generare Rev 2 del 03 05 11 Pag 21 di 75 automaticamente dal preventivo visualizzato una scheda di prenotazione utilizzabile anche come scheda di preventivo se vi si assegna un apposito Stato prenotazione In questo modo possibile registrare subito la scheda di prenotazione e da essa inviare un preventivo stampato ad es con Microsoft Word o per email sfruttando la funzionalit che consente la generazione di documenti automatici dalla scheda di prenotazione E possibile predefinire in automatico lo STATO PRENOTAZIONE e l ESITO PRENOTAZIONE da attribuire alla prenotazione generata con questo automatismo impostando gli appositi parametri nella sezione Parametri Parametri predefiniti di LASERCONFIG Nella finestra per la richiesta del pr
165. vi ai clienti di agenzia Per ogni addebito sono indicati la data l importo la voce di addebito il nominativo del cliente la descrizione dell addebito il numero di camera eventuali note e l anagrafica dell agenzia se presente La ricerca con il filtro per nome cliente o nome agenzia funziona inserendo nell apposita casella il nominativo da ricercare la ricerca viene fatta con il criterio comincia per Questo rende la visualizzazione iniziale della lista e le successive ricerche molto pi veloci La finestra si presenta inizialmente vuota senza alcun dato e solo cliccando il tasto Ricerca vengono applicati i filtri di visualizzazione e mostrati i dati corrispondenti alla ricerca effettuata 4 Archivi contabili EF Anteprima Ea Stampa gi Stampa compatta Riepilogo ECR Esp contab La Esp contab Chiusura giornaliera Progressivi Addebiti in corso Documenti emessi Riepilogo pagamenti Conti aperti Buoni pasto Storico addebiti Corrispettivi 11 Cliente Agen tutte le voci Dal 01 12 2010 EI Al 11 01 2011 EN tutti i groupmaster Camera M Evidenzia se di ag Ordina per cam _ Stampa Una Pag Per Camera CD Esdudi mov a 0 Oggi Tutto l anno j i Data IMPORTO Voce di addebito Cognome e nome ct Descrizione Camera Note JAGENZIA 01 12 2010 2 00 Bar PALMIERI PIETRO 318 Conto Imm Spremu MIC SpA O 1 12 2010
166. zione Nazione cittadinanza Data nascita Nascita Rimini Tipo _ Numero Documento v 1232213 EE EE EE ee Nuova schedina Dati soggiorno vl v v 12 04 1956 Rilasciato il Comune di rilascio 11 10 1993 Nazione di rilascio si vi compilazione della Tavola ISTAT si compila cliccando sulla freccia a fianco della casella e selezionando la sigla Arrivo Partenza N cam 13 11 2010 E EE a N sched N compon Rif gruppo Altri componenti corrispondente la quale deve essere ccsnome rome Num Prov Naz Partenza Data Nascita Luogo Nascita memorizzata precedentemente nella tabella Nazioni sotto la voce Tabelle la nazione e la nazione di provenienza del ma a cliente e potrebbe non coincidere con la cittadinanza es cliente di cittadinanza italiana ma residente all estero e Cittadinanza e Sesso e Tipo Alloggiato importante per l inserimento dei componenti in caso di famiglia capofamiglia o capogruppo per l inserimento degli appartenenti al gruppo e la successiva stampa della stessa schedina e Luogo di nascita e Data di nascita e Tipo di documento si inserisce cliccando sulla freccia a fianco della casella di inserimento e selezionando la voce corrispondente oppure digitando l iniziale del documento che si vuole selezionare ad esempio P per patente PASS per passaporto C per Carta Identit T per Tessera eccetera i document

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