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Deliberazione della Giunta provinciale n. 2834 del

1. 22 13 Assistenza e servizi sanitari 22 13 1 Assistenza ospedaliera 22 13 2 Servizi di soccorso e trasporto 22 13 3 Servizi per trasfusioni donazioni e trapianti di organi 22 13 4 Assistenza distrettuale primaria e specialistica 22 13 5 Assistenza residenziale e a domicilio 22 13 6 Assistenza riabilitativa e protesica 22 13 7 Assistenza per le dipendenze 22 13 8 Assistenza termale 22 13 9 Assistenza per specifiche categorie 22 13 10 Medicine non convenzionali 22 13 11 Assistenza odontoiatrica 22 14 Servizio farmaceutico 22 14 1 Assistenza farmaceutica e farmacovigilanza 22 14 2 Strutture farmaceutiche 22 17 1 Igiene degli alimenti 22 172 Fitosanitari e residui 22173 Anagrafe alimentazione e benessere animale 23 1 Pianificazione sociale 23 2 Gestione economico finanziaria dei servizi socio assistenziali 23 3 Coordinamento sviluppo e vigilanza sul sistema dei servizi socio assistenziali 23 4 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia socio assistenziale 23 5 Promozione e sostegno del volontariato sociale 23 7 Politiche abitative e interventi per l edilizia abitativa 23 7 1 Edilizia abitativa agevolata 23 7 2 Edilizia abitativa pubblica 23 8 Formazione e aggiornamento degli operatori dei servizi socio assistenziali 23 12 Politiche giovanili 23 13 Servizio civile 23 14 Solidariet internazionale ed educa
2. 5 3 Gestione del bilancio 5 3 1 Entrate 5 3 2 Spese 5 4 Gestione del debito 5 5 Fiscalit attiva 5 6 Fiscalit passiva 5 7 Risorse da trasferimenti comunitari compartecipazioni erariali regionali provinciali e finanza locale 5 8 Tesoreria e istituti di credito 5 9 Cassa economato centrale 5 10 Agenti contabili 5 11 Funzionari delegati 5 12 Partecipazioni finanziarie 6 1 Sistema archivistico provinciale 6 1 1 Archivi correnti 6 1 2 Archivi di deposito e storico 6 1 3 Consistenza del materiale archivistico 6 1 4 Lavori storico archivistici 6 1 5 Interventi conservativi di restauro e riproduzione 6 1 6 Consultazione copie e ricerche 6 2 Albo provinciale 6 3 Accesso ai documenti amministrativi 6 4 Protezione dei dati personali e segreto statistico 6 5 Statistica 6 5 1 Produzione di dati statistici 6 5 2 Analisi statistiche 6 5 3 Ricerche statistiche 6 6 Servizi e sistemi informatici e di comunicazione 6 6 1 Attivit informatica di base e applicativi 6 6 2 Attivit informatica infrastrutturale 6 6 3 Sistemi informativi e informatici 6 7 Reti di telecomunicazione 6 7 1 Impianti e frequenze radiotelevisive 6 7 2 Rete radiomobile provinciale 6 7 3 Rete di comunicazione elettronica 6 8 Biblioteche di struttura centri di documentazione e Archivio fotografico storico 8 1 Programmazione provinciale 8 1 1 Programma di sviluppo provinciale 8 1 2 Programma di gestione 8 1 3 Programmazi
3. Manuale di gestione documentale Allegato 19 Diagramma di flusso del documento in partenza da Servizio con firma Dirigente Generale ATTIVITA Creazione Sigla Firma Protocollazione e acquisizione Fascicolazione Trasmissione Spedizione Fascicolazione ATTORI Dipartimento Servizio Predispone il documento Sigla il documento Inoltra il documento con libro firma v J Firma il documento Vv Classifica protocolla e acquisisce il documento in P l Tre y Fascicola il documento nel fascicolo P I Tre Y Trasmette il documento in P l Tre Spedisce l originale Archivia la minuta nel fascicolo cartaceo Il destinatario utilizza la PEC ll destinatario in P I Tre Spedisce il documento in P I Tre Trasmette il documento in P l Tre Archivia l originale nel fascicolo cartaceo Manuale di gestione documentale Allegato 20 Diagramma di flusso del documento in partenza predisposto da Servizio per firma Presidente o Direttore generale ATTIVITA Creazione Sigla Firma Protocollazione e acquisizione Fascicolazione Trasmissione Spedizione Fascicolazione Servizio Predispone il documento Sigla il documento ve ari Inoltra il documento con libro firma n ATTORI Presidente Dipartimento Firma Presidente Firm
4. 24 5 Orientamento professionale e incontro tra domanda e offerta di lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit dirette o sostenute volte a favorire l orientamento professionale e l incontro tra la domanda e l offerta di lavoro 24 6 Iniziative formative e aggiornamento professionale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di supporto coordinamento e monitoraggio delle iniziative formative per l inserimento e l aggiornamento dei lavoratori 24 7 Ammortizzatori sociali Si classificano in questa posizione i documenti relativi al sostegno al reddito dei lavoratori in caso di perdita o sospensione del lavoro 24 8 Attivit arbitrale e conciliativa Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit arbitrale e ai tentativi di conciliazione in materia di lavoro in sede di camera arbitrale e di conciliazione monocratica Pagina 63 TITOLO 25 BENI E ATTIVIT CULTURALI Questo titolo stato individuato con riferimento alle funzioni e attivit esercitate dalla Provincia in materia di promozione della cultura attivit artistiche educative spettacolo associazionismo culturale dei servizi culturali biblioteche scuole musicali musei teatri istituti culturali di tutela e valorizzazione del patrimonio culturale beni archeologici architettonici monumentali archivistici librari storico artistici e etnoantropologici 25 1 Agevolaz
5. Agevolazioni contributi e servizi alle imprese commerciali 14 2 Promozione e sviluppo delle attivita commerciali 14 3 Commercio fisso e ambulante 14 4 Impianti di distribuzione di carburante 14 5 Manifestazioni e quartieri fieristici 14 6 Tutela dei consumatori 15 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese turistiche 15 2 Organizzazione turistica del territorio 15 2 1 Societa di promozione turistica e territoriale 15 2 2 Associazioni e consorzi di associazioni pro loco 15 2 3 Aziende per il turismo 15 3 Promozione territoriale e delle produzioni trentine 15 3 1 Manifestazioni e iniziative turistiche 15 3 2 Commercializzazione dei prodotti turistici trentini 15 3 3 Commercializzazione dei prodotti trentini 15 3 4 Marchio territoriale e promozione diretta dei prodotti trentini 15 4 Professioni turistiche 15 5 Agenzie di viaggio 15 6 Strutture ricettive alberghiere 15 7 Strutture ricettive extralberghiere 15 8 Campeggi 15 9 Strutture alpinistiche 15 9 1 Rifugi alpini escursionistici e bivacchi 15 9 2 Tracciati alpini 15 10 Piste da sci 15 11 Linee funiviarie e impianti a fune in servizio pubblico 15 11 1 Esercizio delle linee funiviarie e degli impianti 15 11 2 Vigilanza e sorveglianza tecnico amministrativa sugli impianti 15 11 3 Collaudi e prove tecniche sugli i
6. 24 4 Inserimento e reinserimento lavorativo 24 5 Orientamento professionale e incontro tra domanda e offerta di lavoro 24 6 Iniziative formative e aggiornamento professionale 24 7 Ammortizzatori sociali 24 8 Attivit arbitrale e conciliativa TITOLO 25 BENI E ATTIVITA CULTURALI 25 1 Agevolazioni e contributi per attivit culturali tutela e valorizzazione dei beni culturali 25 2 Coordinamento e vigilanza su istituzioni e attivit culturali 25 3 Coordinamento assistenza e sostegno al sistema bibliotecario trentino 25 4 Valorizzazione dei beni culturali 25 5 Tutela dei beni archeologici 25 5 1 Individuazione scavo e ricerca 25 5 2 Vigilanza Pagina 15 25 5 3 Interventi conservativi e di restauro 25 5 4 Catalogazione 25 6 Tutela dei beni architettonici 25 6 1 Individuazione e vigilanza 25 6 2 Catalogazione e georeferenziazione 25 6 3 Interventi conservativi e di restauro 25 7 Tutela dei beni archivistici 25 7 1 Vigilanza sugli archivi privati e degli enti pubblici 25 7 2 Lavori storico archivistici 25 7 3 Interventi conservativi restauro e riproduzione 25 8 Tutela dei beni librari 25 8 1 Individuazione e vigilanza 25 8 2 Catalogazione e inventariazione 25 8 3 Interventi conservativi restauro e riproduzione 25 9 Tutela dei beni storico artistici e etnoantropologici 25 9 1 Individuazione e vigilanza 25 9 2 Catalogazione 25 9 3 Interventi conservativi e di restauro 25 10 Toponomastica 25 11 Operatori del settore dei beni e
7. PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Reg delib n 2834 Prot n VERBALE DI DELIBERA ZIONE DELLA GIUNTA PROVINCIALE OGGETTO Ulteriore modifica della deliberazione della Giunta provinciale n 1322 del giorno 5 giugno 2009 recante Protocollo informatico trentino P I Tre approvazione del Manuale di gestione Il giorno 30 Dicembre 2013 ad ore 09 55 nella sala delle Sedute in seguito a convocazione disposta con avviso agli assessori si riunita LA GIUNTA PROVINCIALE sotto la presidenza del PRESIDENTE UGO ROSSI Presenti ASSESSORI DONATA BORGONO VO RE CARLO DALDOSS SARA FERRARI MAURO GILMOZZI TIZIANO MELLARINI Assenti ALESSANDRO OLIVI MICHELE DALLA PICCOLA Assiste LA DIRIGENTE PATRIZIA GENTILE Il Presidente constatato il numero legale degli intervenuti dichiara aperta la seduta Pag 1 di3 RIFERIMENTO 2013 S122 00485 Il Relatore comunica quanto se gue In coerenza con quanto previsto dall art 50 comma 3 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa che dispone che le pubbliche amministrazioni si dotino di sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti nonch alla revisione di tali sistemi al fine del loro allineamento al quadro normativo e tecnologico in continua evoluzione la Provincia autonoma di Trento ha da tempo adottato u
8. Se la regolarizzazione non arriva entro il tempo prestabilito il funzionario chiede nuovamente la regolarizzazione fissando un ulteriore tempo congruo massimo 10 gg di calendario e la rispedizione all indirizzo PEC della Struttura o di tutto documento principale allegati oppure solo dei documenti da regolarizzare entrambe le soluzioni sono ammesse Se il documento principale e o gli allegati non vengono regolarizzati il procedimento viene completato solo sulla base dei documenti conformi Se il documento principale e o gli allegati vengono regolarizzati la segreteria provvede a protocollare i documenti pervenuti e li trasmette al funzionario Segreteria La modalit di sottoscrizione formato del doc all corretta protocolla fascicola se deve e trasmette al funzionario competente inserendo una nota con l irregolarit riscontrata Funzionario avvia il procedimento amministrativo e contestualmente lo sospende chiedendo la regolarizzazione del documento princ e o degli allegati Sono arrivati i documenti regolarizzati richiede la regolarizzazione dei documenti Sono arrivati i documenti riprotocolla fascicola se deve e trasmette al funzionario competente regolarizzati completa il procedimento amministrativo sulla base dei soli documenti conformi avvia il procedimento amministrativo
9. Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle trattenute di natura non fiscale o pensionistica effettuate sulla retribuzione del dipendente quali cessioni di quote dello stipendio gestione delle trattenute del credito INPDAP pignoramenti assegni al coniuge ecc Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle trattenute sindacali alle trattenute a favore di forme associative circoli ricreativi ecc nonch alle ritenute per scioperi 4 4 4 Assegno per il nucleo familiare Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla corresponsione e alla gestione degli assegni per il nucleo familiare 4 5 Adempimenti fiscali previdenziali assistenziali e assicurativi 4 5 1 Adempimenti fiscali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione degli adempimenti tributari e delle detrazioni fiscali operate per conto del personale provinciale 4 5 2 Posizioni previdenziali assistenziali e assicurative Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione degli adempimenti previdenziali assistenziali e assicurativi obbligatori e integrativi a favore del personale dipendente Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alla stipula di assicurazioni di tipo volontario da parte dei dipendenti 4 5 3 Trattamenti di fine rapporto indennit premio servizio e trattamenti di pensione Si classificano in questa posizione i documenti relativi al riconosc
10. 27 4 Certificazione e rilascio dei dati catastali TITOLO 28 LIBRO FONDIARIO 28 1 Impianto reimpianto ripristino e completamento 28 2 Controllo verifica e ispezione 28 3 Pubblicazione e trattazione tavolare delle mappe 28 4 Procedimento e affari tavolari TITOLO 29 OGGETTI DIVERSI Pagina 17 Manuale di gestione documentale Allegato 06 DESCRIZIONE DEL TITOLARIO UNICO DI CLASSIFICAZIONE DEGLI ATTI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Pagina 1 AFFARI GIURIDICO ISTITUZIONALI ORGANIZZAZIONE E COMUNICAZIONE 2 ORGANI DI GOVERNO GESTIONE CONTROLLO E CONSULENZA CONSIGLIO PROVINCIALE 3 PATRIMONIO DEMANIO LOGISTICA E RISORSE STRUMENTALI 4 PERSONALE 5 RISORSE FINANZIARIE GESTIONE CONTABILE E FISCALE 6 SISTEMA ARCHIVISTICO STATISTICA SERVIZI INFORMATIVI E TELECOMUNICAZIONI 7 AFFARI LEGALI CONTENZIOSO RESPONSABILIT CIVILE E PATRIMONIALE 8 PROGRAMMAZIONE COORDINAMENTO E CONTROLLO 9 POLIZIA AMMINISTRATIVA E PUBBLICA SICUREZZA 10 AGRICOLTURA ZOOTECNIA E ALIMENTAZIONE 11 RISORSE FORESTALI FAUNISTICHE E MONTANE 12 INDUSTRIA E ATTIVIT ESTRATTIVE 13 ARTIGIANATO 14 COMMERCIO 15 TURISMO 16 COOPERAZIONE 17 AMBIENTE RISORSE NATURALI E ENERGIA 18 PIANIFICAZIONE E ASSETTO DEL TERRITORIO 19 EDILIZIA PUBBLICA E INFRASTRUTTURE 20 TRASPORTI E MOTORIZZAZIONE CIVILE 21 PROTEZIONE CIVILE 22 SANIT IGIENE E VETERINARIA 23 POLITICHE SOCIALI E PER IL BENESSERE 24 LAVORO 25
11. BENI E ATTIVIT CULTURALI 26 SISTEMA EDUCATIVO PROVINCIALE UNIVERSIT RICERCA SCIENTIFICA E INNOVAZIONE 27 CATASTO 28 LIBRO FONDIARIO 29 OGGETTI DIVERSI Pagina TITOLO 1 AFFARI GIURIDICO ISTITUZIONALI ORGANIZZAZIONE E COMUNICAZIONE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia Autonoma di Trento di seguito Provincia in materia di affari giuridico istituzionali organizzazione e comunicazione 1 1 Leggi e regolamenti provinciali 1 1 1 Produzione normativa Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di elaborazione della normativa provinciale tanto legislativa quanto regolamentare In particolare si classificano in questa posizione i documenti relativi alla produzione e all esame degli schemi di disegno di legge e di regolamento provinciali nonch 1 documenti relativi alla fase di promulgazione 1 1 2 Attivit consultiva Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit consultiva ed esplicativa in materia di normativa provinciale Si classificano in questa posizione anche le circolari e le direttive 1 2 Statuto speciale di autonomia normativa dello Stato e delle Regioni 1 2 1 Statuto speciale di autonomia e relative norme d attuazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di analisi e verifica nonch a quella consultiva ed esplicativa inerente allo Statuto special
12. Computer Automazione e beni culturali Anno XVII fascicolo 2 3 2007 p 22 SOMMARIO 1 PREMESSA 2 ASPETTI ORGANIZZATIVI L AREA ORGANIZZATIVA OMOGENFA E LE RESPONSABILIT 3 LA GESTIONE DOCUMENTALE REGISTRAZIONE PROTOCOLLAZIONE CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE 3 1 REGISTRAZIONE 3 2 PROTOCOLLAZIONE 3 2 1 Registrazione di protocollo 3 2 2 Segnatura di protocollo 3 2 3 Protocollo in Arrivo in Partenza ed Interno 3 2 4 Documenti e altri materiali non soggetti alla registrazione di protocollo 3 2 5 Annullamento o modifica di una registrazione di protocollo 3 2 6 Protocollazione degli allegati 3 3 REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO DIFFERITE E RISERVATE 3 4 OPERAZIONI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 3 4 1 Documenti cartacei relativi a gare offerte relative all attivit contrattuale e concorsi rilascio di ricevuta di un documento in arrivo 3 4 2 Lettere anonime prive di firma o con firma illeggibile 3 4 3 Corrispondenza personale riservata 3 4 4 Allegati pervenuti senza lettera di accompagnamento e integrazioni documentarie 3 4 5 Fax 3 4 6 Esemplari plurimi di un documento 3 4 7 Documenti pervenuti per errore 3 4 8 Documenti smistati e assegnati erroneamente 3 5 DOCUMENTI SOGGETTI AD ALTRE FORME DI REGISTRAZIONE 3 5 1 Repertori 3 6 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE E L OPERAZIONE DI CLASSIFICAZIONE 3 6 1 Il Titolario di classificazione 3 6 2 La classificazione 3 7 LE MODALIT DI ORGANIZZAZI
13. acqua sistemazione di frane e versanti instabili manutenzione delle opere di sistemazione della vegetazione e degli alvei 18 5 Gestione del demanio idrico Pagina 44 Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivita autorizzativa e concessoria in materia di interventi da parte di terzi sul demanio idrico provinciale corsi d acqua laghi ghiacciai iscritti nell elenco delle acque pubbliche opere di difesa pubbliche NOTA bene I documenti relativi alle attivita di vigilanza e polizia idraulica ivi comprese le relative sanzioni si classificano nella classe 11 15 18 6 Utilizzazione delle risorse idriche 18 6 1 Piano generale di utilizzazione delle acque pubbliche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione dell utilizzo delle risorse idriche e in particolare alla definizione all attuazione e all aggiornamento del piano generale di utilizzazione delle acque pubbliche Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alla definizione del regime quantitativo delle risorse idriche bilanci idrici esame delle situazioni di sofferenza sotto il profilo quantitativo ecc quelli relativi al monitoraggio e alla valutazione del patrimonio idrico sotterraneo catasto sorgenti rilevazioni delle variazioni qualitative e quantitative delle risorse ecc nonch quelli relativi alla tenuta del catasto pozzi o del catasto infrastrutture dei servizi idrici Si
14. acqua e aria nonch attraverso le reti di rilevamento di inquinamento acustico e campi elettromagnetici 17 4 Gestione ambientale Si classificano in questa posizione i documenti relativi al rilascio di autorizzazioni e permessi in materia ambientale nonch i documenti relativi alla connessa attivit di vigilanza 17 5 Tutela risanamento e bonifica ambientale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit volte ad assicurare la tutela e il risanamento delle acque e dell aria nonch la bonifica dei siti inquinati e la tutela dagli agenti fisici rumore e campi elettromagnetici Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla redazione dei piani di tutela e risanamento delle acque e dell aria nonch alla pianificazione degli agenti fisici Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione in materia di gestione dei rifiuti e in particolare alla predisposizione e aggiornamento del piano provinciale di smaltimento 17 6 Valutazione ambientale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di valutazione ambientale e alle procedure ad essa connessa VIA screening delimitazione del campo di indagine RIA VAS ecc 17 7 Valorizzazione e promozione dell ambiente e delle risorse naturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di valorizzazione e di promozione della conoscenza dell ambiente e delle
15. bollo auto tassa per l abilitazione all esercizio professionale tassa per il diritto allo studio universitario imposta provinciale di trascrizione tributo speciale per lo smaltimento dei rifiuti solidi addizionale provinciale all imposta sul consumo di energia elettrica addizionale IRPEF ecc ivi compresi quelli relativi a operazioni di rimborso e ricorsi 5 6 Fiscalit passiva Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli adempimenti cui la Provincia tenuta in quanto soggetto fiscale come ad esempio i documenti relativi alla corresponsione dell IVA alla dichiarazione di avvenuto versamento di ritenute alle dichiarazioni annuali IVA ecc Pagina 16 5 7 Risorse da trasferimenti comunitari compartecipazioni erariali regionali provinciali e finanza locale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi al riparto e al trasferimento alla Provincia alle autonomie locali o ad altri enti Camera di Commercio ecc delle risorse derivanti da trasferimenti comunitari compartecipazioni erariali regionali e provinciali compresi i relativi rendiconti 5 8 Tesoreria e istituti di credito Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai servizi forniti dall istituto tesoriere compresi i rapporti di conto corrente bancario la gestione della cassa la gestione delle carte di credito e di altri strumenti di pagamento Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit
16. coordinati o eseguiti direttamente dalla Provincia in materia di servizi di sostegno e integrazione scolastica servizi agli studenti con bisogni educativi speciali progetti di integrazione degli alunni stranieri soggiorni educativi colonie campeggi ecc Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit di accreditamento dei soggetti che operano nel campo degli interventi per gli studenti con bisogni educativi speciali 26 8 Diritto allo studio Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla materia del diritto allo studio ordinario e universitario per quanto di competenza provinciale servizi mensa trasporto alunni libri di testo assegni e borse di studio prolungamento di orario per la scuola dell infanzia assicurazioni scolastiche agevolazioni tariffarie ecc 26 9 Esami di Stato di qualifica professionale e abilitazioni alle libere professioni Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione degli esami di stato I e II ciclo della scuola secondaria di qualifica professionale e di abilitazione all esercizio delle libere professioni Si classificano in questa posizione i documenti relativi al riconoscimento dell equipollenza dei titoli di studio nonch quelli relativi alla valutazione degli studenti e alla conseguente emissione dei titoli di studio 26 10 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia scolastica Si classificano in questa posizione i docu
17. del quale rappresenta una partizione Ciascun inserto registrato nel repertorio dei fascicoli all interno del sottofascicolo di appartenenza Massimario di conservazione e scarto vedi Piano di conservazione Metadati informazioni strutturate o semi strutturate che descrivono il contesto il contenuto e la struttura dei documenti e la loro gestione nel tempo Minuta per ogni documento destinato ad essere spedito vengono compilati due esemplari uno dei quali entra a far parte dell archivio del destinatario mentre l altro viene conservato dall autore ed entra a far parte dell archivio del mittente L esemplare che resta al mittente prende il nome di minuta Oggetto del documento enunciazione sommaria sintetizzata in poche parole dell argomento di cui tratta il documento L oggetto viene scritto sul documento nello spazio apposito e deve essere riportato sia sul registro di protocollo dell ente che invia il documento sia su quello dell ente che lo riceve Originale documento perfetto nei suoi elementi sostanziali e formali Piano di fascicolazione piano che contiene l elenco e la descrizione dei fascicoli aperti ogni anno da una Struttura amministrativa Piano di classificazione vedi Titolario di classificazione Piano di conservazione strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto archivistico cio la destinazione al macero dei documenti prodotti da un ente Il massimario riproduce l el
18. numero di protocollo All atto della protocollazione le informazioni relative a oggetto mittente destinatario e indice di classificazione vengono compilate dall utente mentre il sistema rilascia in modo automatico i campi relativi a data e ora identificazione in forma sintetica della AOO e del Raggruppamento Funzionale RF numero di protocollo La segnatura nel sistema ha la forma seguente lt PAT S123 2013 000001 gt 3 2 3 Protocollo in Arrivo in Partenza ed Interno Sono soggetti a registrazione di protocollo tutti i documenti acquisiti dalla Provincia e da essa prodotti nell esercizio delle proprie funzioni validi ai fini dell azione amministrativa indipendentemente dal fatto che provengano da o siano diretti verso soggetti esterni o interni alla Provincia In linea di principio tutti i documenti in arrivo e in partenza devono essere protocollati con le funzioni rispettivamente Arrivo e Partenza se si tratta di corrispondenza da per utenti esterni alla Provincia e con la funzione Interno se si tratta di corrispondenza fra Strutture della Provincia Spetta al Responsabile di ciascuna UOR o al singolo RPA sentito il Responsabile della medesima attribuire al documento lo status di documento interno informale documento grigio non assoggettandolo dunque alla registrazione di protocollo Tale documento entra comunque a fare parte del patrimonio documentale della Provincia median
19. protocollato scannerizzato archiviato nel sistema di gestione documentale e nel fascicolo cartaceo trasmesso alla Segreteria della UOR destinataria in formato file Gli allegati sono associati alla registrazione di protocollo e descritti nei relativi campi sono trasmessi alla UOR di destinazione assieme al file digitale del documento principale scannerizzato Originale e minuta del documento cartaceo sono archiviati nel fascicolo cartaceo della UOR che li ha prodotti All interno dell AOO le Strutture condividono il documento esclusivamente in formato elettronico ottenuto attraverso la scansione dell originale cartaceo Il documento elettronico cos ottenuto viene trasmesso dalla UOR che lo ha prodotto alle Strutture destinatarie utilizzando le apposite funzionalit di trasmissione offerte dal sistema di gestione documentale senza far seguire alla trasmissione l invio del documento cartaceo La produzione della minuta necessaria solo nel caso in cui questa si distingua dall originale per alcuni caratteri estrinseci peculiari tipicamente sottoscrizioni di titolari di gradi di responsabilit intermedia in caso contrario ad esempio anche in presenza di sigle sul documento la sua produzione non necessaria La produzione della minuta comunque prevista per corrispondenza a firma Presidente Assessore Direttore generale Gli allegati 19 20 21 al Manuale specificano i seguenti casi di gestione della corrispon
20. 2 1 6 6 2 Attivit informatica infrastrutturale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di progettazione coordinamento e sviluppo d infrastrutture di rete quali cablatura e estensione delle reti di fibra ottica delle sedi delle strutture provinciali NOTA bene I documenti relativi alla realizzazione e al sostegno di progetti di infrastrutture e servizi della rete di comunicazione elettronica sul territorio provinciale si classificano nella sottoclasse 6 7 3 6 6 3 Sistemi informativi e informatici Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla progettazione e alla gestione del sistemi informativi informatizzati settoriali e intersettoriali della Provincia Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi alla gestione degli accessi alle banche dati e ai sistemi informativi provinciali ed extra provinciali PRA ICEF OPEN KAT Sistema informativo statistico ecc nonch quelli inerenti al documento programmatico per la sicurezza Si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi alla realizzazione e alla manutenzione dei siti web della Provincia e delle strutture Pagina 19 6 7 Reti di telecomunicazione 6 7 1 Impianti e frequenze radiotelevisive Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla realizzazione gestione e manutenzione degli impianti e delle reti operanti sulle frequenze radiotelevisive attive sul territorio provin
21. 25 9 3 Interventi conservativi e di restauro Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di recupero trasporto analisi e restauro dei beni storico artistici gestite direttamente dalla Provincia ivi compresa la relativa documentazione grafica e fotografica NOTA bene I documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza sugli interventi eseguiti da terzi si classificano nella sottoclasse 25 9 1 25 10 Toponomastica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all uso della toponomastica locale Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit di studio in materia di Pagina 66 toponomastica storica nonch a quella di compilazione e aggiornamento del Dizionario toponomastico trentino 25 11 Operatori del settore dei beni e delle attivit culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione al sostegno e alla gestione delle attivit formative e di aggiornamento degli operatori dei beni e delle attivit culturali da parte della Provincia Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle attestazioni e certificazioni per quanto di competenza provinciale in materia di profili professionali degli operatori del settore Pagina 67 TITOLO 26 SISTEMA EDUCATIVO PROVINCIALE UNIVERSITA RICERCA SCIENTIFICA E INNOVAZIONE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attiv
22. Allegato 05 TITOLARIO UNICO DI CLASSIFICAZIONE DEGLI ATTI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Pagina ua AFFARI GIURIDICO ISTITUZIONALI ORGANIZZAZIONE E COMUNICAZIONE ORGANI DI GOVERNO GESTIONE CONTROLLO E CONSULENZA CONSIGLIO PROVINCIALE PATRIMONIO DEMANIO LOGISTICA E RISORSE STRUMENTALI PERSONALE RISORSE FINANZIARIE GESTIONE CONTABILE E FISCALE SISTEMA ARCHIVISTICO STATISTICA SERVIZI INFORMATIVI E TELECOMUNICAZIONI 7 AFFARI LEGALI CONTENZIOSO RESPONSABILIT CIVILE E PATRIMONIALE 8 PROGRAMMAZIONE COORDINAMENTO E CONTROLLO 9 POLIZIA AMMINISTRATIVA E PUBBLICA SICUREZZA 10 AGRICOLTURA ZOOTECNIA E ALIMENTAZIONE 11 RISORSE FORESTALI FAUNISTICHE E MONTANE 12 INDUSTRIA E ATTIVIT ESTRATTIVE 13 ARTIGIANATO 14 COMMERCIO 15 TURISMO 16 COOPERAZIONE 17 AMBIENTE RISORSE NATURALI E ENERGIA 18 PIANIFICAZIONE E ASSETTO DEL TERRITORIO 19 EDILIZIA PUBBLICA E INFRASTRUTTURE 20 TRASPORTI E MOTORIZZAZIONE CIVILE 21 PROTEZIONE CIVILE 22 SANIT IGIENE E VETERINARIA 23 POLITICHE SOCIALI E PER IL BENESSERE 24 LAVORO 25 BENI E ATTIVIT CULTURALI 26 SISTEMA EDUCATIVO PROVINCIALE UNIVERSIT RICERCA SCIENTIFICA E INNOVAZIONE 27 CATASTO 28 LIBRO FONDIARIO 29 OGGETTI DIVERSI N AN A w Pagina TITOLO 1 AFFARI GIURIDICO ISTITUZIONALI ORGANIZZAZIONE E COMUNICAZIONE 1 1 Leggi e regolamenti provinciali 1 1 1 Produzione normativa 1 1 2 Attivita consultiva 1
23. Indice del Titolario di classificazione Protocollazione vedi Registrazione di protocollo Registrazione di protocollo insieme degli elementi rilevanti sul piano giuridico probatorio desunti dai documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente Tali elementi inseriti nel registro di protocollo sono in parte obbligatori data di registrazione numero di protocollo mittente o destinatario oggetto numero degli allegati descrizione degli allegati indice di classificazione in parte accessori data di arrivo del documento UOR e RPA competenti a trattare il documento anno e numero del fascicolo mezzo di trasmissione collegamento con l eventuale numero di protocollo del documento immediatamente precedente concernente il medesimo affare o procedimento Registro di protocollo atto pubblico di fede privilegiata che attesta l effettivo ricevimento e l effettiva spedizione di un documento idoneo a produrre effetti giuridici Ai sensi del D P R 28 dicembre 2000 n 445 il registro di protocollo gestito esclusivamente mediante un sistema di gestione informatica dei documenti disciplinato dal presente Manuale di gestione Nelle situazioni di emergenza nelle quali non sia possibile utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti attivato un registro alternativo denominato registro di protocollo di emergenza Registro di protocollo di emergenza Vedi Registro di protocollo Repertorio registro in cui sono annotati in ordine c
24. Interventi di sistemazione dei corsi d acqua e dei bacini idrografici 18 5 Gestione del demanio idrico 18 6 Utilizzazione delle risorse idriche 18 6 1 Piano generale di utilizzazione delle acque pubbliche 18 6 2 Gestione delle acque pubbliche 18 6 3 Servizio idrico integrato 18 7 Pianificazione forestale e montana 18 8 Vincolo idrogeologico e forestale 19 1 Edilizia pubblica 19 1 1 Progettazione e realizzazione 19 1 2 Manutenzione ordinaria e straordinaria risanamento e restauro 19 2 Vigilanza sulle opere in cemento armato e strutture metalliche 19 3 Espropriazioni per pubblica utilita a vantaggio di terzi 19 4 Prove geotecniche e indagini geognostiche 19 5 Infrastrutture stradali e viabilita 19 5 1 Progettazione e realizzazione 19 5 2 Controlli e prove tecniche sui materiali 19 5 3 Manutenzione ordinaria e straordinaria 19 5 4 Gestione della rete viaria 19 5 5 Sicurezza stradale controllo e vigilanza sulla rete viaria 19 5 6 Circolazione stradale 19 5 7 Catasto strade 19 6 Infrastrutture ferroviarie 19 7 Piste ciclopedonali 19 7 1 Progettazione e realizzazione 19 7 2 Gestione e manutenzione 19 8 Impianti a fune in servizio privato 19 9 Opere igienico sanitarie 19 9 1 Progettazione e realizzazione 19 9 2 Gestione e manutenzione 19 9 3 Catasto delle opere di depurazione 19 10 Prezziario 20 1 Servizi pubblici di trasporto 20 1 1 Trasporto ferroviario 20 1 2 Autolinee e autotrasporto pubblico 20 1 3 Trasporto sco
25. Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit sanzionatoria connessa 15 11 3 Collaudi e prove tecniche sugli impianti Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di collaudo e verifica tecnica svolte tanto nell ambito dell attivit istituzionale della Provincia quanto per conto terzi Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla determinazione degli oneri di collaudo 15 11 4 Abilitazioni e patenti funiviarie Si classificano in questa posizione i documenti relativi al rilascio delle patenti di abilitazione degli operatori degli impianti a fune ivi compresi quelli relativi agli esami nonch alla tenuta del registro dei tecnici responsabili Pagina 39 TITOLO 16 COOPERAZIONE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di promozione e sviluppo del settore cooperativo e di vigilanza sulle cooperative 16 1 Agevolazioni contributi e servizi alle cooperative Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla concessione di agevolazioni e contributi nei confronti delle cooperative 16 2 Promozione e sviluppo della cooperazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi ad interventi volti al sostegno della diffusione e dello sviluppo del fenomeno cooperativo 16 3 Vigilanza sugli enti cooperativi Si classificano in questa posizione i documenti rela
26. Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all organizzazione e all articolazione dell assistenza farmaceutica e delle attivit svolte dalle strutture parafarmaceutiche Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle attivit di farmacovigilanza anche con riferimento ai farmaci veterinari 22 14 2 Strutture farmaceutiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione alla titolarit e alla gestione delle strutture farmaceutiche 22 15 Igiene e sanit pubblica 22 15 1 Medicina legale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit per quanto di competenza provinciale nell ambito della medicina legale 22 15 2 Medicina dello sport Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit per quanto di competenza provinciale nell ambito della medicina dello sport 22 15 3 Sorveglianza e profilassi delle malattie infettive e diffusive Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit per quanto di competenza provinciale nell ambito della sorveglianza e profilassi delle malattie infettive e diffusive 22 15 4 Igiene sicurezza e medicina del lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit per quanto di competenza provinciale nell ambito della prevenzione nei luoghi di lavoro e delle malattie professionali 22 15 5 Igiene urbana e ambientale Si classificano in
27. acque minerali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di pubblicit nonch quelli relativi al funzionamento e all organizzazione di tali strutture 22 8 6 Funzionamento e organizzazione strutture pubbliche Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di controllo svolta dalla Provincia in merito alla gestione degli edifici pubblici con destinazione sanitaria pareri sul Pagina 55 cambiamento di sede di un ambulatorio ecc nonch quelli relativi alla verifica della sussistenza dei requisiti per beneficiare dei finanziamenti a carico del fondo sanitario provinciale 22 8 7 Funzionamento e organizzazione strutture private Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di controllo svolta dalla Provincia in merito alla gestione degli edifici privati con destinazione sanitaria nonch quelli relativi alla verifica della sussistenza dei requisiti per beneficiare dei finanziamenti a carico del fondo sanitario provinciale 22 9 Professioni sanitarie 22 9 1 Titoli ed esercizio professionale Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai requisiti per l esercizio delle professioni sanitarie all istituzione e tenuta dell anagrafe professionale all accreditamento professionale e all esercizio abusivo delle professioni sanitarie Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi al riconoscimento di titoli
28. alla Provincia 18 2 4 Deroghe urbanistiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai nulla osta rilasciati per le concessioni in deroga 18 2 5 Vigilanza e controllo sull attivit urbanistica ed edilizia Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza e controllo sugli atti comunali concernenti la repressione degli abusi edilizi e sulla legittimit degli atti degli enti locali in materia di urbanistica ed edilizia 18 3 Tutela paesaggistico ambientale e degli insediamenti storici Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di pianificazione individuazione e recupero del patrimonio soggetto a tutela paesaggistico ambientale ivi comprese le attivit autorizzative e di supporto in materia Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla tenuta dell albo degli esperti di urbanistica e tutela del paesaggio Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit di pianificazione individuazione e recupero degli insediamenti storici nonch quelli inerenti ai contributi destinati a tale attivit 18 4 Interventi di sistemazione dei corsi d acqua e dei bacini idrografici Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla realizzazione diretta o da parte di terzi di interventi di sistemazione e difesa dell assetto idraulico e idrogeologico del territorio quali opere di consolidamento di alvei dei corsi d
29. alla definizione al coordinamento e alla realizzazione delle politiche familiari e di sostegno alla natalit Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi all organizzazione di progetti e gestione dei servizi volti a favorire il benessere familiare Distretto famiglia associazionismo familiare punti informativi per le famiglie strategie sui tempi del territorio ecc Si classificano inoltre in questa posizione 1 Pagina 61 documenti relativi agli interventi volti al sostegno del reddito familiare reddito di garanzia ecc nonch quelli destinati ai campeggi socio educativi 23 12 Politiche giovanili Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla programmazione al finanziamento alla gestione e al monitoraggio degli interventi a favore della popolazione giovanile 23 13 Servizio civile Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di sviluppo e gestione del sistema di servizio civile 23 14 Solidariet internazionale ed educazione alla pace Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla solidariet internazionale ivi compresi 1 progetti di sviluppo e di cooperazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi all educazione alla cultura della pace 23 15 Emigrazione trentina all estero Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla programmazione al coordinamento e alla realizzazione d interventi a favo
30. altres i documenti relativi all erogazione di contributi per la costituzione e avviamento dei consorzi Pagina 27 NOTA bene I documenti relativi a contributi erogati per le infrastrutturazioni condotte dai consorzi si classificano nella classe 10 2 10 4 Organizzazione fondiaria 10 4 1 Piani di riordino fondiario Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai piani di riordino fondiario e alle attivita ad essi correlate quali ad esempio contributi per l acquisto di terreni ricompresi nel perimetro di un piano di riordino fondiario 10 4 2 Proprieta diretto coltivatrice Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi volti a promuovere il mantenimento dell omogeneit del reticolo fondiario quali quelli per l acquisto di fondi rustici o terreni per la formazione di propriet economicamente autosufficienti Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla verifica della sussistenza dei requisiti richiesti 10 4 3 Contratti agrari Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di regolamentazione delle prelazioni e dei contratti di affitto agrario ivi compresa la relativa attivit di conciliazione 10 5 Anagrafe delle imprese agricole Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell Anagrafe delle imprese agricole 10 6 Archivio provinciale imprese agricole Si classificano in questa posizione i documenti relativ
31. archeologiche NOTA bene I documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza sugli interventi eseguiti da terzi si classificano nella sottoclasse 25 5 2 1 documenti relativi agli interventi di musealizzazione e alla gestione di aree e musei archeologici si classificano nella classe 25 4 25 5 4 Catalogazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai lavori di ricognizione inventariale sistemazione organizzazione catalogazione di reperti e beni archeologici mobili e immobili elaborati grafici materiale fotografico 25 6 Tutela dei beni architettonici 25 6 1 Individuazione e vigilanza Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza svolta nei confronti dei beni architettonici Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi all attivit ispettiva nonch in generale a tutta l attivit di individuazione concessione e autorizzazione prevista dalla vigente normativa in materia di beni culturali ivi compresa l attivit di controllo sul trasferimento e l alienazione dei beni vigilati non appartenenti al demanio provinciale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla connessa attivit sanzionatoria 25 6 2 Catalogazione e georeferenziazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai lavori di catalogazione e georeferenziazione di beni architettonici soggetti a tutela Si classificano in questa posizione 1
32. cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati Peraltro se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente a mano tramite corriere ecc possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali cfr art 38 del D P R 445 00 Per istanza si intende la richiesta volta ad ottenere l emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati estratti copie o simili La dichiarazione sostitutiva dell atto di notoriet di cui all art 47 del D P R 445 00 la dichiarazione concernente stati qualit personali o fatti non espressamente indicati nell art 46 concernente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni che siano a diretta conoscenza dell interessato resa e sottoscritta con le modalita di cui all art 38 del medesimo decreto MEZZO DI SPEDIZIONE E MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo con firma autografa e protocollato m allegato al messaggio di trasmissione e mail istituzionale Documento informatico e metadati di protocollazione allegati al messaggio Amministrazioni an di trasmissione Pubbliche o oppure ENTER e mail istituzionale richiesta o comunicazione scritta direttamente all
33. dei Ministri Dipartimento per l innovazione tecnologica 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30 ottobre 2003 Approvazione dello schema nazionale per la valutazione e la certificazione della sicurezza nel settore della tecnologia dell informazione ai sensi dell art 10 comma 1 del decreto legislativo 23 febbraio 2002 n 10 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione la trasmissione la conservazione la duplicazione la riproduzione e la validazione anche temporale dei documenti informatici Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 luglio 2011 Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 5 bis del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 e successive modificazioni Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 27 settembre 2012 Regole tecniche per l identificazione anche in via telematica del titolare della casella di posta elettronica certificata ai sensi dell articolo 65 comma 1 lettera c bis del Codice dell amministrazione digitale di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 e successive modificazioni Decreto del Presidente della Provincia 17 novembre 2003 n 41 4 L
34. dei documenti le operazioni connesse alla registrazione di protocollo il sistema di classificazione le modalit di costituzione dei fascicoli le modalit di conservazione e scarto dei documenti i requisiti di sicurezza del sistema di gestione documentale E inoltre costituito quale parte integrante e sostanziale da una serie di allegati 2 ASPETTI ORGANIZZATIVI L AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA E LE RESPONSABILIT Gli uffici della Provincia sono organizzati in un unica Area Organizzativa Omogenea d ora in avanti AOO costituita dall insieme delle Strutture di primo secondo e terzo livello e ad esse equiparate previste dall ordinamento provinciale Unit Organizzative Responsabili d ora in avanti UOR individuate nelle Strutture di primo e secondo livello e ad esse equiparate In ciascuna UOR operano vari Responsabili di procedimento amministrativo d ora in poi RPA persone fisiche incaricate dell istruttoria e dell espletamento degli adempimenti connessi allo svolgimento di un procedimento amministrativo e in senso lato alla conduzione di un affare Le funzioni di coordinamento delle operazioni di gestione documentaria nell ambito della AOO sono svolte dal Servizio Segreteria della Giunta ed Elettorale alle Strutture competenti in materia di protocollo e di archivi per quanto di rispettiva competenza spetta a l organizzazione del sistema di gestione dei flussi documentali ivi comp
35. del registro di emergenza deve partire dal numero uno e proseguire in modo sequenziale per tutti 1 documenti che sar necessario registrare fino alla ripresa del sistema ufficiale 3 ISTRUZIONI PER L IMPORTAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI EMERGENZA Il ruolo individuato dal Responsabile del UOR per l utilizzo delle funzionalit di importazione delle registrazioni di emergenza accede al sistema ed esegue il caricamento dei dati di emergenza Al termine dell importazione il sistema restituisce un file di LOG con l esito dell importazione Qualora per l importazione delle registrazioni di emergenza nel sistema ufficiale fosse necessario richiedere assistenza utente interessato invier una richiesta di assistenza a Informatica Trentina L utente deve provvedere a ricercare tutti i documenti recuperati dal registro d emergenza completare i documenti recuperati mediante modifica del mittente e o del destinatario associando i corrispondenti presenti in rubrica se necessario acquisizione dell immagine del documento acquisizione degli eventuali allegati eventuale assegnazione di un nuovo codice di classificazione trasmissione del documento ai ruoli competenti E necessario inoltre completare la segnatura apposta sul documento originale cartaceo accanto al numero di emergenza contrassegnato dalla sigla RDE deve essere apposto il numero di protocollo ordinario La segnatura da riportare sul documento carta
36. delle attivit culturali TITOLO 26 SISTEMA EDUCATIVO PROVINCIALE UNIVERSIT RICERCA SCIENTIFICA E INNOVAZIONE 26 1 Pianificazione del sistema educativo provinciale 26 2 Coordinamento e vigilanza sul sistema dei servizi per la prima infanzia 26 3 Gestione economico finanziaria del sistema educativo provinciale 26 4 Coordinamento e vigilanza sul sistema educativo provinciale 26 4 1 Scuole dell infanzia 26 4 2 Istituzioni scolastiche 26 4 3 Istituzioni formative 26 5 Politica del personale del sistema educativo provinciale e organici 26 6 Sviluppo e innovazione dei servizi per la prima infanzia e del sistema educativo provinciale 26 7 Interventi di integrazione scolastica 26 8 Diritto allo studio 26 9 Esami di stato di qualifica professionale e abilitazioni alle libere professioni 26 10 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia scolastica 26 11 Formazione continua e aggiornamento degli operatori dei servizi socio educativi per la prima infanzia e della scuola 26 12 Alta formazione professionale 26 13 Istruzione universitaria e alta formazione musicale artistica e coreutica 26 14 Innovazione ricerca scientifica e tecnologica 26 14 1 Promozione della ricerca scientifica 26 14 2 Valorizzazione degli esiti della ricerca scientifica Pagina 16 26 15 Educazione permanente e degli adulti TITOLO 27 CATASTO 27 1 Tenuta e conservazione 27 2 Controllo verifica e ispezione 27 3 Rilevazione e revisione degli estimi catastali
37. di abilitazione alle professioni sanitarie conseguiti in paesi extracomunitari 22 9 2 Responsabilit professionale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle verifiche e ai controlli per quanto attribuibili alle competenze provinciali relativi ai profili di responsabilit delle professioni sanitarie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle segnalazioni di sanzioni emanate da ordini e collegi professionali 22 10 Formazione sanitaria 22 10 1 Formazione sanitaria professionale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla promozione organizzazione e gestione di attivit formative di base destinate a personale sanitario e volte al rilascio di specifiche qualifiche professionali 22 10 2 Formazione sanitaria universitaria Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla promozione organizzazione e gestione di attivit formative di base e specialistiche destinate a personale sanitario e rivolte al conseguimento di titoli di studio universitari 22 10 3 Formazione sanitaria continua Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla promozione organizzazione e gestione di attivit di aggiornamento e o formazione permanente destinate a personale operante in ambito sanitario 22 11 Personale sanitario 22 11 1 Personale convenzionato Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla definizione e applicazione degli accordi nazionali e provincial
38. di monitoraggio e gestione della liquidit Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi al convenzionamento con istituti di credito e con gli enti di garanzia cui demandata l erogazione di contributi provinciali NOTA bene I documenti relativi a singole posizioni si classificano nella classe ed eventuale sottoclasse relativa alla natura del contributo 5 9 Cassa economato centrale Si classificano in questa posizione i documenti relativi al servizio di gestione di cassa economato centrale NOTA bene I documenti relativi all acquisizione e alla gestione dei materiali di consumo buoni d ordine gestione del magazzino ecc si classificano nella sottoclasse 3 4 6 mentre quelli relativi alle procedure di acquisizione di beni mobili inventariati si classificano nella sottoclasse 3 2 1 5 10 Agenti contabili Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit degli agenti contabili 5 11 Funzionari delegati Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit dei funzionari delegati quali atti di liquidazione atti di nomina e revoca verbali di verifica e passaggio di gestione libri giornale e rendicontazioni 5 12 Partecipazioni finanziarie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione finanziaria delle partecipazioni della Provincia a societ di capitali Pagina 17 TITOLO 6 SISTEMA ARCHIVISTICO STATISTICA SERVIZI INFORMATIVI E
39. e paritarie nonch su quella dei relativi soggetti gestori Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi all attivit di supporto fornita alle istituzioni formative 26 5 Politica del personale del sistema educativo provinciale e organici Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione delle relazioni sindacali e alla contrattazione del personale operante nel settore della scuola Si classificano in questa posizione Pagina anche 1 documenti relativi alla definizione e assegnazione degli organici del personale scolastico docente amministrativo tecnico e ausiliario 26 6 Sviluppo e innovazione dei servizi per la prima infanzia e del sistema educativo provinciale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di promozione coordinamento sostegno e monitoraggio degli interventi volti allo sviluppo e all innovazione dei servizi per la prima infanzia e del sistema educativo provinciale quali i progetti di diffusione delle lingue straniere di educazione alla salute e di coordinamento delle attivit motorie e sportive Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi a progetti di ricerca innovazione e sperimentazione anche di livello internazionale applicati al campo educativo introduzione delle tecnologie didattiche ecc 26 7 Interventi di integrazione scolastica Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi pianificati
40. e patrimoniale presentate dalla o alla Provincia anche in caso d incidenti con danni arrecati a terzi fatti salvi i documenti relativi ad eventuali contenziosi processuali da ricondurre alle classi di pertinenza Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle responsabilit di terzi che abbiano cagionato infortuni a dipendenti provinciali costretti per questo ad assentarsi dal servizio Pagina 22 TITOLO 8 PROGRAMMAZIONE COORDINAMENTO E CONTROLLO Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita di programmazione generale e settoriale della Provincia sia annuale che pluriennale e alle funzioni e attivita di coordinamento e controllo interno e verso l esterno 8 1 Programmazione provinciale 8 1 1 Programma di sviluppo provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla definizione del programma di sviluppo provinciale e ai provvedimenti ad esso collegati a prescindere dal settore di applicazione Si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi al rapporto di gestione provinciale 8 1 2 Programma di gestione Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di predisposizione modifica e attuazione del programma di gestione nonch alla definizione degli obiettivi da esso dipendenti NOTA bene I documenti relativi alla gestione ordinaria da parte delle singole strutture delle spese previste dai budget collegati al
41. ecc Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati per l esercizio di piste da sci nonch per l organizzazione di corsi di formazione per gli operatori del settore 15 11 Linee funiviarie e impianti a fune in servizio pubblico 15 11 1 Esercizio delle linee funiviarie e degli impianti Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit concessoria in materia di linee funiviarie ivi comprese le attivit di rinnovo modifica sub ingresso Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi agli adempimenti preliminari connessi all autorizzazione all esercizio degli impianti funiviari quali progetti di costruzione collaudo funzionale ecc nonch quelli relativi alla cessazione di attivit degli stessi demolizione forzata ripristino ecc Si Pagina 38 classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai contributi erogati per la costruzione lPammodernamento di impianti o per la realizzazione di opere accessorie ad essi connesse compreso il loro ampliamento ammodernamento e riconversione 15 11 2 Vigilanza e sorveglianza tecnico amministrativa sugli impianti Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza e sorveglianza tecnico amministrativa esercitata dalla Provincia nei confronti degli impianti in esercizio ivi comprese le revisioni le verifiche e le ispezioni a prescindere dalla loro periodicit
42. ed eventi culturali 1 16 Minoranze linguistiche 1 16 1 Tutela e promozione 1 16 2 Accertamenti linguistici 1 17 Riconoscimento delle persone giuridiche private 1 18 Pari opportunit 2 1 Presidente della Provincia 22 Giunta assessori e vicepresidente 2 3 Segretario generale e dirigenza 2 4 Comitati e commissioni settoriali e intersettoriali 2 5 Consiglio provinciale 2 6 Organi delle agenzie provinciali 3 1 Beni immobili e demanio provinciale 3 14 Acquisizione e destinazione d uso 3 1 2 Locazione comodato concessione e servit 3 1 3 Alienazione cessione e permuta 3 1 4 Inventario patrimoniale stima e consistenza 3 2 Beni mobili e relativi servizi 3 2 1 Acquisizione fornitura e manutenzione 322 Locazione e comodato 3 2 3 Alienazione cessione e permuta 3 2 4 Inventario patrimoniale consistenza e stima 3 3 Organizzazione logistica 3 4 Servizi generali ausiliari e utenze collegate 3 4 1 Ristorazione e spacci interni 3 4 2 Vigilanza e portineria 3 4 3 Pulizia gestione dei rifiuti traslochi e facchinaggio 3 4 4 Servizio autisti e autorimessa 3 4 5 Posta interna centralino e centro duplicazioni 3 4 6 Beni di facile e rapido consumo 3 4 7 Utenze telefonia e spese di funzionamento 3 4 8 Contratti assicurativi 5 1 Bilancio di previsione 5 2 Rendiconto generale
43. fisico di un fascicolo dal luogo di conservazione abituale ad altro luogo deve essere redatto un apposito modulo di presa in carico allegato 23 al Manuale che deve essere sottoscritto sia dal personale cedente sia da quello accettante e che deve essere collocato al posto del fascicolo prelevato L affidatario non deve estrarre i documenti dal fascicolo n alterarne l ordine Ad avvenuta restituzione del fascicolo il modulo di presa in carico sar inserito a sua volta nel fascicolo testimoniandone cos I ter di utilizzo Il Responsabile di ciascuna UOR regolamenta l accesso alla documentazione su supporto cartaceo da parte del proprio personale secondo il modello organizzativo e funzionale ritenuto pi idoneo L accesso alla documentazione in formato elettronico sottost alle regole di visibilit del sistema di gestione documentale della Provincia cos come definite per ciascuna UOR sentito il relativo Responsabile L accesso alla documentazione conservata nell archivio corrente da parte di utenti esterni alla AOO disciplinato dalla normativa sul diritto di accesso ai documenti amministrativi nonch dalla normativa in materia di protezione dei dati personali 6 2 L ARCHIVIO DI DEPOSITO Trascorsi cinque anni dalla conclusione dell affare o del procedimento il fascicolo cartaceo trasferito presso l archivio di deposito previa rimozione da parte del depositario dei fascicoli di doppioni moduli in bian
44. flusso della verifica del documento in arrivo caso 5 Nel diagramma di flusso gli attori sono indicati nelle colonne Segreteria Funzionario mentre le attivit sono descritte sinteticamente nei rettangoli posti in corrispondenza degli attori Le attivit sono collegate da frecce orientate che ne indicano lo svolgimento Il simbolo del rombo rappresenta un punto di scelta All interno del rombo contenuta una domanda che pu avere due possibili risposte A seconda della risposta il flusso delle attivit seguir la via opportuna SCADENZA NON PERENTORIA non rigida CASO 5 sottoscrizione e formato file sottoscrizione e formato file documento principale OK NON OK allegati NON OK OK oppure NON OK Il documento e o gli allegati sono sottoscritti con una modalit corretta A seconda del mezzo di trasmissione utilizzato occorre verificare la modalit di sottoscrizione Sono nel formato corretto La segreteria protocolla e trasmette il documento al funzionario inserendo una nota con l irregolarit riscontrata Il funzionario avvia il procedimento amministrativo e contestualmente lo sospende vedi L P 23 1992 chiedendo la regolarizzazione del documento principale e o degli allegati in un tempo congruo massimo 10 gg di calendario e la rispedizione all indirizzo PEC della Struttura o di tutto documento principale allegati oppure solo dei documenti da regolarizzare entrambe le soluzioni sono ammesse
45. funzionario comunica al mittente che il procedimento non pu essere avviato in quanto l istanza non ammissibile poich priva della sottoscrizione o del formato corretto FINE ITER Manuale di gestione documentale Allegato 17 Diagramma di flusso della verifica documento in arrivo caso 4 Nel diagramma di flusso gli attori sono indicati nelle colonne Segreteria Funzionario mentre le attivita sono descritte sinteticamente nei rettangoli posti in corrispondenza degli attori Le attivit sono collegate da frecce orientate che ne indicano lo svolgimento Il simbolo del rombo rappresenta un punto di scelta All interno del rombo contenuta una domanda che pu avere due possibili risposte A seconda della risposta il flusso delle attivit seguir la via opportuna SCADENZA NON PERENTORIA non rigida CASO 4 sottoscrizione e formato file documento principale allegati Segreteria Funzionario Il documento princ e gli allegati sono sottoscritti con una modalit corretta e sono nel formato corretto 4 seconda dell Messa de trasmissione protocolla fascicola se deve e trasmette NA De i al funzionario competente utilizzato occorre verificare la modalit di sottoscrizione La segreteria protocolla e trasmette il documento al funzionario Il funzionario avvia il procedimento avvia il procedimento amministrativo amministrativo Manuale di gestione documentale Allegato 18 Diagramma di
46. ivi comprese quelle condotte al di fuori del territorio provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi a servizi tecnici non urgenti svolti con l impiego delle attrezzature in dotazione del corpo permanente dei vigili del fuoco apertura delle porte di abitazioni in caso di guasti o chiusure accidentali rifornimento di acqua potabile ad enti o privati in caso di siccit o guasti agli acquedotti recupero di animali in difficolt o animali pericolosi messa in sicurezza di alberi o strutture pericolose ecc Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi connessi alle azioni di bonifica del terreno da ordigni bellici 21 6 Ripristino e ricostruzione a seguito di eventi calamitosi Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi di ripristino e ricostruzione a seguito di eventi calamitosi a prescindere dalla loro natura Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai contributi erogati per attivit di ripristino e risarcimento danni a seguito di eventi calamitosi 21 7 Prevenzione incendi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit diretta alla prevenzione degli incendi sul territorio provinciale in particolare all istruttoria relativa all esame dei progetti alla formulazione di perizie e pareri al rilascio dei nulla osta provvisori dei certificati di prevenzione incendi e delle risposte ai quesiti formulati in materia S
47. note devono essere riportati i motivi del differimento dei termini di registrazione Per i procedimenti amministrativi o per gli affari per i quali si rende necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni contenute nelle registrazioni di protocollo ad esempio in occasione di gare e appalti concorsi ecc prevista la possibilit ricorrendone i presupposti di differimento del diritto di accesso alle informazioni contenute nel registro di protocollo per un periodo di tempo stabilito dal Responsabile della UOR Tali documenti sono sottoposti alle medesime procedure adottate per tutti gli altri documenti comprese le operazioni di classificazione e fascicolazione Non ammessa in nessun caso la tenuta di registri particolari di protocollo diversi dal protocollo unico in tale caso la registrazione nulla di diritto 3 4 OPERAZIONI PARTICOLARI DI REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 3 4 1 Documenti cartacei relativi a gare offerte relative all attivit contrattuale e concorsi rilascio di ricevuta di un documento in arrivo La registrazione di protocollo relativa alle procedure per le quali sia richiesta busta chiusa deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o sull involto tali elementi sono specificati nei relativi bandi di gara o di concorso La segnatura di protocollo va apposta sulla busta o sull involto chiusi in nessun caso si deve procedere all apertura riportando anche lora della co
48. operazioni di registrazione indicando il grado di riservatezza ritenuto necessario 3 4 4 Allegati pervenuti senza lettera di accompagnamento e integrazioni documentarie Nel caso in cui pervengano allegati senza lettera di accompagnamento questi vanno protocollati o nel caso in cui costituiscano parte di una serie documentaria delibere contratti ecc vanno registrati negli opportuni repertori Il campo Mittente della registrazione di protocollo sar valorizzato sulla base degli elementi di conoscenza desunti dagli allegati Gli allegati che pervengono a completamento di precedenti comunicazioni sono sottoposti a nuova registrazione di protocollo avendo cura di evidenziarne il legame 3 4 5 Fax Ai sensi di quanto previsto dalla lettera c del secondo comma dell art 47 del D Lgs 82 2005 Codice dell amministrazione digitale le Pubbliche Amministrazioni non possono pi scambiare tra loro documenti tramite fax L utilizzo del fax ammesso solo per lo scambio documentale con i privati cittadini e con i soggetti che non siano tenuti a possedere una casella di posta elettronica certificata Tenuto presente quanto sopra i documenti ricevuti tramite fax qualora ne venga accertata la provenienza soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione a norma di legge non deve essere seguita dalla trasmissione dell originale Pertanto anche al fine di evitare inutili duplicazioni nel sistema documentario e aggr
49. originale cartaceo al destinatario esterno alla Provincia se il destinatario esterno ha comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica si segue la seguente procedura e produrre il documento su supporto cartaceo in un solo esemplare e sottoscriverlo con firma autografa protocollarlo scannerizzare l originale trasmettere il file digitalizzato alla Segreteria della UOR destinataria inviare mediante PEC il file digitalizzato al destinatario esterno alla Provincia L attivit di registrazione di protocollo deve sempre essere effettuata successivamente alla sottoscrizione del documento 5 4 POSTA ELETTRONICA 5 4 1 Definizioni Esistono cinque tipi di casella di posta elettronica personale fornita a ciascun dipendente quale strumento di lavoro e di scambio di comunicazioni a carattere informale sia all interno della Provincia che nei rapporti con altre Amministrazioni istituzionale che identifica ciascuna UOR certificata PEC che fornisce al mittente attestazione circa l invio e la consegna di documenti informatici e mediante la quale la trasmissione acquista valore giuridico I messaggi inoltrati tramite PEC sono accompagnati dalla cosiddetta busta di trasporto che garantisce la provenienza l integrit e l autenticit del messaggio certificandone altres la data e l ora di spedizione e di ricezione La PEC comunque solamente un mezzo di trasporto che non fa assumere rilevanza giuridica o efficaci
50. per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformit dei documenti agli originali articolo 6 commi 1 e 2 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa di cui al decreto del Presidente della Repubblica 29 dicembre 2000 n 445 Autorit per l Informatica nella Pubblica Amministrazione Circolare 22 aprile 2002 n AIPA CR 40 Formato per la rappresentazione elettronica dei provvedimenti normativi tramite il linguaggio di marcatura XML Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione Delibera 17 febbraio 2005 n 4 Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico Decreto del Ministro per l Innovazione e Tecnologie 2 novembre 2005 Regole tecniche per la formazione trasmissione e la validazione anche temporale della posta elettronica certificata Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 Regole tecniche per la formazione la trasmissione la conservazione la duplicazione la riproduzione e la validazione anche temporale dei documenti informatici ai sensi dell art 3 comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997 n 513 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n 428 Decreto del Presidente del Consiglio
51. programma di gestione si classificano nella sottoclasse 5 3 2 i documenti relativi alla definizione dei budget delle singole strutture si classificano nella classe 5 1 8 1 3 Programmazione settoriale e intersettoriale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di studio e programmazione connesse all esercizio di funzioni tanto trasversali quanto settoriali 8 1 4 Programmazione negoziata e patti territoriali Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla definizione di accordi di programma e intese istituzionali raggiunti dalla Provincia con altri soggetti pubblici o privati ivi compresi i patti territoriali e i finanziamenti statali derivanti da specifici accordi Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi agli accordi di programma per lo sviluppo delle aree montane 8 2 Programmazione comunitaria e affari europei 8 2 1 Fondi strutturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita generale di programmazione e a quella di gestione di fondi strutturali comunitari FESR FSE ecc nonch 1 documenti relativi ai programmi ad essi connessi Interreg Spazio alpino ecc Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alla programmazione degli specifici obiettivi in merito alla gestione dei fondi strutturali DOCUP QCS ecc 8 2 2 Programmi d iniziativa comunitaria e progetti Si classificano in questa posizione i documenti rel
52. questa posizione i documenti relativi alle attivit per quanto di competenza provinciale nell ambito della vigilanza e controllo sull inquinamento ambientale e circa la sicurezza dei prodotti compresi i cosmetici 22 15 6 Promozione della salute e prevenzione sanitaria Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit per quanto di competenza provinciale nell ambito della promozione della salute e della prevenzione sanitaria 22 16 Igiene e sanit pubblica veterinaria Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza e profilassi delle malattie animali ivi compresa la gestione delle allerte Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi agli indennizzi per l abbattimento bestiame 22 17 Sicurezza alimentare 22 17 1 Igiene degli alimenti Si classificano in questa posizione i documenti relativi a tutti gli aspetti che ineriscono alla sicurezza degli alimenti destinati ad uso umano a partire dalla loro produzione fino al loro consumo finale Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all autorizzazione delle strutture di produzione degli alimenti Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi al commercio dei prodotti di erboristeria e degli integratori alimentari 22 17 2 Fitosanitari e residui Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla corretta applicazione delle norme comunitarie in materia di
53. relativi alle prestazioni e ai servizi che il Servizio sanitario tenuto a fornire a tutti i cittadini iscritti al Servizio sanitario nazionale gratuitamente o dietro pagamento di una quota di partecipazione sia aggiuntivi ovvero erogati a favore degli iscritti al Servizio sanitario provinciale 22 5 Programmazione sanitaria 22 5 1 Piano sanitario provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di elaborazione esame approvazione e realizzazione del piano provinciale per la salute dei cittadini 22 5 2 Obiettivi specifici annuali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all assegnazione all Azienda provinciale per i servizi sanitari degli obiettivi specifici annuali di miglioramento riqualificazione razionalizzazione e sviluppo del Servizio sanitario provinciale nonch i documenti relativi alla conseguente attivit di monitoraggio e verifica sulla concreta realizzazione degli obiettivi assegnati 22 5 3 Programmi di controllo e qualit Pagina 54 Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla definizione e predisposizione degli atti di indirizzo ai fini dell applicazione del sistema di controllo della qualit delle prestazioni della qualit e dell efficienza delle strutture e dei servizi sanitari nonch della fruizione delle prestazioni Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla valutazione delle performance del Servizio
54. riserve di caccia presenti sul territorio provinciale 11 10 2 Ente gestore e associazionismo Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati a favore dell ente gestore e pi in generale all attivit di convenzionamento ad esso connessa 11 10 3 Esercizio della caccia Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit connesse all esercizio della caccia ivi comprese le abilitazioni e la gestione dei relativi esami i riconoscimenti delle qualifiche venatorie le attivit autorizzative in materia di predisposizione delle postazioni di caccia ecc 11 11 Pesca 11 11 1 Diritti di pesca Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di concessione dei diritti di pesca 11 11 2 Associazioni e societ concessionarie Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati a favore delle societ e o associazioni concessionarie dei diritti di pesca e pi in generale alla connessa attivit di convenzionamento Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di monitoraggio su regolamenti e attivit 11 11 3 Esercizio della pesca Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio della pesca ivi compresi quelli inerenti alle relative procedure di abilitazione Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi al rilascio delle licenze di pesca 11 12 Consorzi di vigilanza
55. sanitaria 22 2 1 Attrezzature dell Azienda provinciale per i servizi sanitari 2222 Edilizia dell Azienda provinciale per 1 servizi sanitari 22 2 3 Attrezzature delle residenze sanitarie assistenziali 22 2 4 Edilizia delle residenze sanitarie assistenziali 22 3 Sistema tariffario mobilit e rimborsi 22 4 Livelli di assistenza 225 Programmazione sanitaria 22 5 1 Piano sanitario provinciale 2252 Obiettivi specifici annuali 22 5 3 Programmi di controllo e qualit 22594 Pianificazione strutture e servizi sanitari 22 6 Gestione economico finanziaria del sistema sanitario provinciale 22 7 Organizzazione aziendale 22 8 Strutture sanitarie e socio sanitarie 22 8 1 Autorizzazione e accreditamento strutture ambulatoriali 22 8 2 Autorizzazione e accreditamento strutture ospedaliere 22 8 3 Autorizzazione e accreditamento strutture residenziali 22 8 4 Autorizzazione e accreditamento enti ausiliari 22 8 5 Autorizzazione e accreditamento stabilimenti termali e di imbottigliamento di acque minerali 22 8 6 Funzionamento e organizzazione strutture pubbliche 22 8 7 Funzionamento e organizzazione strutture private 22 9 Professioni sanitarie 22 10 Formazione sanitaria 22 10 1 Formazione sanitaria professionale 22 10 2 Formazione sanitaria universitaria 22 10 3 Formazione sanitaria continua 22 12 Innovazione e ricerca sanitaria 22121 Innovazione sanitaria 22 122 Ricerca sanitaria
56. sar sottoscritto classificato 6 1 1 protocollato ed inviato al mittente nel quale si descriveranno gli estremi del documento arrivato per errore e si far presente che non di competenza della AOO Fatta questa operazione possibile eliminare il documento predisposto alla protocollazione pervenuto per errore 3 4 8 Documenti smistati e assegnati erroneamente I documenti smistati e o assegnati per errore all interno della UOR vanno restituiti a cura della persona che li ha erroneamente ricevuti all addetto alla protocollazione che provveder ad un nuovo smistamento e non vanno trasmessi direttamente all Ufficio RPA competente 3 5 DOCUMENTI SOGGETTI AD ALTRE FORME DI REGISTRAZIONE Non sono registrati nel registro di protocollo esclusivamente i documenti soggetti a registrazione particolare allegato 2 al Manuale 3 5 1 Repertori Il repertorio il registro sul quale sono annotati in ordine cronologico documenti che presentano caratteristiche omogenee in quanto a natura ed elementi formali indipendentemente dall oggetto trattato quali ad esempio verbali promemoria ecc 2 Ibidem art 11 c 3 1 Decreto Presidente della Repubblica 445 2000 art 53 c 5 15 Il repertorio contiene almeno le seguenti informazioni numero progressivo di repertorio dati identificativi di ciascun atto oggetto e data di repertoriazione indice di classificazione anno e numero del fascicolo eventuale mittente destin
57. segni di autenticazione le conferiscono il medesimo valore giuridico dell originale Deposito Archivio di locale nel quale un ente conserva la propria documentazione relativa ad affari esauriti da pi di cinque anni e da meno di quaranta Documento testimonianza di un fatto non necessariamente di natura giuridica compilata su tipologie diverse di supporto e con varie tecniche di scrittura con l osservanza di determinate forme le quali sono destinate a procurarle fede e forza di prova Documento amministrativo ogni rappresentazione comunque formata del contenuto di atti anche interni della pubblica amministrazione o comunque utilizzati ai fini dell attivit amministrativa Documento cartaceo c d analogico documento prodotto su supporto cartaceo con strumenti analogici ad esempio un istanza scritta a mano oppure prodotto su supporto informatico e successivamente stampato ad esempio un documento prodotto tramite sistema di videoscrittura o text editor leggibile direttamente senza l ausilio di strumenti Documento digitalizzato documento cartaceo sottoposto a processo di acquisizione ottica del quale prodotta un immagine digitale Documento in arrivo il documento pervenuto o comunque acquisito dalla Provincia nell esercizio delle proprie funzioni Documento in partenza il documento prodotto dalla Provincia nell esercizio delle proprie funzioni e inviato a soggetti pubblici e privati esterni alla P
58. segreteria protocolla e trasmette il documento al funzionario Il funzionario avvia il procedimento avvia il procedimento amministrativo amministrativo Manuale di gestione documentale Allegato 15 Diagramma di flusso della verifica del documento in arrivo caso 2 Nel diagramma di flusso gli attori sono indicati nelle colonne Segreteria Funzionario mentre le attivita sono descritte sinteticamente nei rettangoli posti in corrispondenza degli attori Le attivit sono collegate da frecce orientate che ne indicano lo svolgimento Il simbolo del rombo rappresenta un punto di scelta All interno del rombo contenuta una domanda che pu avere due possibili risposte A seconda della risposta il flusso delle attivit seguir la via opportuna SCADENZA PERENTORIA rigida CASO 2 sottoscrizione e formato file documento principale allegati NON OK Gli allegati sono sottoscritti con una modalit corretta A seconda del mezzo di trasmissione utilizzato occorre verificare la modalit di sottoscrizione Sono nel formato corretto La segreteria protocolla e trasmette il documento al funzionario inserendo una nota con l irregolarit riscontrata Il funzionario avvia il procedimento amministrativo e contestualmente lo sospende vedi L P 23 1992 chiedendo la regolarizzazione degli allegati in un tempo congruo massimo 10 gg di calendario e la rispedizione all indirizzo PEC della Struttura o di tutto d
59. settoriali e intersettoriali 2 5 Consiglio provinciale 2 6 Organi delle agenzie provinciali Pagina TITOLO 3 PATRIMONIO DEMANIO LOGISTICA E RISORSE STRUMENTALI 3 1 Beni immobili e demanio provinciale 3 1 1 Acquisizione e destinazione d uso 3 1 2 Locazione comodato concessione e servit 3 1 3 Alienazione cessione e permuta 3 1 4 Inventario patrimoniale stima e consistenza 3 2 Beni mobili e relativi servizi 3 2 1 Acquisizione fornitura e manutenzione 3 2 2 Locazione e comodato 3 2 3 Alienazione cessione e permuta 3 2 4 Inventario patrimoniale consistenza e stima 3 3 Organizzazione logistica 3 4 Servizi generali ausiliari e utenze collegate 3 4 1 Ristorazione e spacci interni 3 4 2 Vigilanza e portineria 3 4 3 Pulizia gestione dei rifiuti traslochi e facchinaggio 3 4 4 Servizio autisti e autorimessa 3 4 5 Posta interna centralino e centro duplicazioni 3 4 6 Beni di facile e rapido consumo 3 4 7 Utenze telefonia e spese di funzionamento 3 4 8 Contratti assicurativi 3 5 Attivita negoziale e contrattuale TITOLO 4 PERSONALE 4 1 Concorsi e selezioni 4 2 Assunzioni e cessazioni dal rapporto di lavoro 4 3 Carriera e stato giuridico economico 4 3 1 Attribuzione di incarichi funzioni ordini e rapporti di servizio 4 3 2 Inquadramenti e mansioni 4 3 3 Rapporti di lavoro a tempo parziale 4 3 4 Telelavoro 4 4 Retribuzione e compensi 4 4 1 Trattamenti retributivi fissi e accessori 4 4 2 Trattamenti di missione 4 4 3 Trat
60. tempo per la sua redazione 2 2 Nell oggetto devono essere indicati in modo chiaro l azione e gli elementi principali del testo procedendo dal generale al particolare Occorre quindi identificare l azione principale alla quale fa riferimento il documento tralasciando eventuali azioni secondarie Formulazione corretta Formulazione NON corretta Legge provinciale 17 febbraio 2003 n 1 e s L P 1 2003 m comunicazione avvio del procedimento amministrativo 2 3 Nella redazione dell oggetto va utilizzato un lessico comune e condiviso senza storpiature o abbreviazioni 1 termini tecnici vanno utilizzati solo se indispensabili va seguito il principio di uniformit della redazione in modo da agevolare la ricerca delle informazioni e dei documenti vanno individuate le parole chiave che esprimono l azione descritta dal documento va tenuto conto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali e del segreto d ufficio 2 4 La redazione dell oggetto non si limita alla mera trascrizione dell oggetto riportato sul documento in quanto l oggetto del documento va rielaborato alla luce del contenuto del documento 2 5 L oggetto di un documento non coincide con l oggetto del fascicolo di cui fa parte deve riportare gli eventuali estremi di scadenza di un bando se relativo ad una riunione deve riportarne la data l ora e il luogo di convocazione non deve conte
61. 00 Per istanza si intende la richiesta volta ad ottenere l emanazione di un provvedimento amministrativo o il rilascio di certificati estratti copie o simili La dichiarazione sostitutiva dell atto di notoriet di cui all art 47 del D P R 445 00 la dichiarazione concernente stati qualit personali o fatti non espressamente indicati nell art 46 concernente le dichiarazioni sostitutive di certificazioni che siano a diretta conoscenza dell interessato resa e sottoscritta con le modalit di cui all art 38 del medesimo decreto MITTENTE e Soggetti privati diversi dai cittadini Imprese Liberi professio nisti ISTANZE DOCUMENTI e ALLEGATI Scansione del documento cartaceo allegato al messaggio di trasmissione Scansione del documento cartaceo con firma autografa allegato al messaggio di trasmissione Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione nel caso di utilizzo di e mail o PEC solo se il sistema di posta consente l apposizione della firma digitale MEZZO DI SPEDIZIONE E TIPO DI OMNIA IVA OY PEC ID e mail o PEC scansione del documento di identita del sottoscrittore solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell atto di notorieta e mail o PEC firma digitale NOTA E possibile anche aggiungere altra documentazione inviando scansioni di documenti
62. 1 1 Produzione normativa 1 9 Controlli e verifiche esterne 3 5 Attivit negoziale e contrattuale 4 1 Concorsi e selezioni 4 2 Assunzioni e cessazioni dal rapporto di lavoro 4 3 Carriera e stato giuridico economico 4 3 1 Attribuzione di incarichi funzioni ordini e rapporti di servizio 4 3 2 Inquadramenti e mansioni 4 3 3 Rapporti di lavoro a tempo parziale 4 3 4 Telelavoro 4 4 Retribuzione e compensi 4 4 1 Trattamenti retributivi fissi e accessori 4 4 2 Trattamenti di missione 4 4 3 Trattenute diverse 4 4 4 Assegno per il nucleo familiare 4 5 Adempimenti fiscali previdenziali assistenziali e assicurativi 4 5 1 Adempimenti fiscali 4 5 2 Posizioni previdenziali assistenziali e assicurative 4 5 3 Trattamenti di fine rapporto indennit premio servizio e trattamenti di pensione 4 6 Presenze e assenze 4 6 1 Orario di lavoro 4 6 2 Ferie congedi aspettative permessi e distacchi 4 7 Comandi messa a disposizione e mobilit esterna 4 8 Trasferimenti 4 9 Attivit ispettiva e disciplinare 4 10 Attivit di conciliazione 4 11 Valutazione del personale 4 12 Formazione e aggiornamento del personale 4 13 Servizi al personale 4 14 Stage e tirocini formativi 4 15 Sicurezza sul lavoro 4 16 Stato di salute del dipendente 4 17 Pari opportunit del personale provi
63. 1 documenti relativi alle attivit di semplificazione dell azione amministrativa ivi comprese quelle connotate da interventi di innovazione organizzativa e tecnologica Si classificano in questa posizione altres i documenti relativi ad interventi di aggiornamento dei procedimenti amministrativi provinciali nonch alla predisposizione e alla condivisione di formulari di atti e modulistica finalizzati a favorire la partecipazione e lo snellimento delle procedure amministrative 1 9 Controlli e verifiche esterne Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle verifiche e ai controlli esterni di cui siano oggetto strutture della Provincia e la loro attivit a prescindere dall autorit che li eserciti Corte dei conti Guardia di Finanza Procura della Repubblica ecc NOTA bene I documenti relativi alle richieste di informazioni presentate alla Provincia da organismi esterni Procura della Repubblica ecc aventi ad oggetto l attivit di soggetti terzi ditte fallite ecc si classificano nella classe 7 1 I documenti relativi a procedimenti di responsabilit contabile e amministrativa dibattuti dinanzi alla Corte dei conti si classificano nella classe 7 2 8 I documenti relativi ai controlli interni ad esempio il controllo di gestione si classificano nella classe 8 3 1 10 Relazioni e accordi con altri soggetti rapporti istituzionali Pagina Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi a relazioni
64. 2 Statuto speciale di autonomia normativa dello Stato e delle Regioni 1 2 1 Statuto speciale di autonomia e relative norme d attuazione 1 2 2 Normativa statale e delle Regioni analisi e verifica 1 2 3 Normativa statale e delle Regioni attivita consultiva 1 3 Normativa dell Unione Europea 1 3 1 Attivita di analisi 1 3 2 Attivita consultiva 1 4 Denominazione territorio e confini 1 5 Cerimoniale bandiera gonfalone stemma logo 1 6 Elezioni 1 7 Ordinamento e organizzazione delle strutture 1 8 Semplificazione amministrativa 1 9 Controlli e verifiche esterne 1 10 Relazioni e accordi con altri soggetti rapporti istituzionali 1 11 Designazione e partecipazione in organi istituzionali esterni 1 12 Istituzione e funzionamento di aziende agenzie enti strumentali e societa di capitali 1 13 Relazioni sindacali e contrattazione 1 14 Comunicazione editoria e attivita informativo promozionale 1 14 1 Comunicazione istituzionale 1 14 2 Editoria e produzioni audiovisive 1 14 3 Pubblicita promozione e campagne informative 1 15 Convegni manifestazioni ed eventi culturali 1 16 Minoranze linguistiche 1 16 1 Tutela e promozione 1 16 2 Accertamenti linguistici 1 17 Riconoscimento delle persone giuridiche private 1 18 Pari opportunita TITOLO 2 ORGANI DI GOVERNO GESTIONE CONTROLLO E CONSULENZA CONSIGLIO PROVINCIALE 2 1 Presidente della Provincia 2 2 Giunta assessori e vicepresidente 2 3 Direttore generale e dirigenza 2 4 Comitati e commissioni
65. 3249 del giorno 30 dicembre 2009 avoti unanimi espressi nelle forme di legge delibera 1 di modificare ulteriormente per le motivazioni esposte in premessa la propria deliberazione n 1322 del giorno 5 giugno 2009 nel senso di approvare il nuovo Manuale di gestione documentale della Provincia autonoma di Trento allegato alla presente deliberazione della quale costituisce parte integrante e sostanziale 2 didisporre che la nuova versione del Manuale di gestione documentale di cui al punto 1 sia adottata da tutte le Strutture dell Amministrazione a partire dal giorno 1 gennaio 2014 3 di dare atto che dal presente provvedimento non derivano oneri a carico del bilancio provinciale AT Pag 3 di 3 RIFERIMENTO 2013 S122 00485 PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTALE DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO 2013 Per i boiardi distratti e disinformati la classificazione e la fascicolazione dei documenti rappresentano da sempre un adempimento oneroso a volte addirittura incomprensibile dopo l introduzione dei sistemi informatici Eppure si tratta di due attivit sequenziali ormai diventate strategiche e irrinunciabili in qualsiasi sistema informativo documentale all avanguardia Inoltre si tratta di adempimenti obbligatori a norma di legge per tutte le amministrazioni pubbliche G Penzo Doria Il fascicolo archivistico le cinque tipologie e i modelli organizzativi in Archivi amp
66. A DI TRENTO 10 2 LA FATTURA ALLEGATI 1 GLOSSARIO 2 ELENCO DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE 3 REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA 4 REPERTORIO DI EMERGENZA 5 TITOLARIO UNICO DI CLASSIFICAZIONE DEGLI ATTI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO 6 DESCRIZIONE DEL TITOLARIO UNICO DI CLASSIFICAZIONE DEGLI ATTI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO 7 ELENCO DELLE VOCI D INDICE DEL TITOLARIO UNICO DI CLASSIFICAZIONE DEGLI ATTI DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO PRONTUARIO DI CLASSIFICAZIONE 8 ELENCO DEI PROCEDIMENTI AMMINISTRATIVI CLASSIFICATI 9 REGOLE PER LA REDAZIONE DEI TITOLI DEI FASCICOLI 10 REGOLE PER LA DESCRIZIONE DEI CORRISPONDENTI 11 REGOLE PER LA DESCRIZIONE DEGLI OGGETTI 12 ESEMPI DI DESCRIZIONE DEI CORRISPONDENTI E DEGLI OGGETTI 13 REGOLE DI ACCETTAZIONE DI DOCUMENTI ELETTRONICI 14 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA VERIFICA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO CASO 1 15 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA VERIFICA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO CASO 2 16 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA VERIFICA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO CASO 3 17 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA VERIFICA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO CASO 4 18 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA VERIFICA DEL DOCUMENTO IN ARRIVO CASO 5 19 DIAGRAMMA DI FLUSSO DEL DOCUMENTO IN PARTENZA DA SERVIZIO CON FIRMA DIRIGENTE GENERALE 20 DIAGRAMMA DI FLUSSO DEL DOCUMENTO IN PARTENZA PREDISPOSTO DA SERVIZIO PER FIRMA PRESIDENTE O DIRETTORE GENERALE 21 DIAGRAMMA DI FLUSSO DEL DOCUMENTO IN ARRIVO AL DIPARTIMENT
67. BBLICA E INFRASTRUTTURE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di pianificazione realizzazione e mantenimento di opere di edilizia pubblica infrastrutture di viabilita e opere igienico sanitarie 19 1 Edilizia pubblica 19 1 1 Progettazione e realizzazione Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla progettazione e alla realizzazione di nuove opere di edilizia pubblica nonch di interventi relativi ad opere delegate da terzi o di opere realizzate nell ambito di accordi di programma Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle risorse erogate a favore di interventi curati da terzi anche nel campo dell edilizia di interesse pubblico nonch quelli relativi alla connessa attivita di vigilanza 19 1 2 Manutenzione ordinaria e straordinaria risanamento e restauro Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all effettuazione di lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria risanamento ristrutturazione e restauro d immobili nella disponibilita della Provincia ivi compresa la relativa impiantistica Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi agli interventi condotti direttamente sugli immobili che la Provincia detenga o acquisisca a titolo di locazione o di comodato 19 2 Vigilanza sulle opere in cemento armato e strutture metalliche Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all at
68. ITOLO 18 PIANIFICAZIONE E ASSETTO DEL TERRITORIO 18 1 Cartografia e geodesia 18 2 Pianificazione urbanistica 18 2 1 Piano urbanistico provinciale 18 2 2 Strumenti di pianificazione urbanistica locale 18 2 3 Accertamenti di conformit urbanistica 18 2 4 Deroghe urbanistiche 18 2 5 Vigilanza e controllo sull attivit urbanistica ed edilizia 18 3 Tutela paesaggistico ambientale e degli insediamenti storici 18 4 Interventi di sistemazione dei corsi d acqua e dei bacini idrografici 18 5 Gestione del demanio idrico 18 6 Utilizzazione delle risorse idriche 18 6 1 Piano generale di utilizzazione delle acque pubbliche 18 6 2 Gestione delle acque pubbliche 18 6 3 Servizio idrico integrato 18 7 Pianificazione forestale e montana 18 8 Vincolo idrogeologico e forestale TITOLO 19 Pagina 11 EDILIZIA PUBBLICA E INFRASTRUTTURE 19 1 Edilizia pubblica 19 1 1 Progettazione e realizzazione 19 1 2 Manutenzione ordinaria e straordinaria risanamento e restauro 19 2 Vigilanza sulle opere in cemento armato e strutture metalliche 19 3 Espropriazioni per pubblica utilita a vantaggio di terzi 19 4 Prove geotecniche e indagini geognostiche 19 5 Infrastrutture stradali e viabilita 19 5 1 Progettazione e realizzazione 19 5 2 Controlli e prove tecniche sui materiali 19 5 3 Manutenzione ordinaria e straordinaria 19 5 4 Gestione della rete viaria 19 5 5 Sicurezza stradale controllo e vigilanza sulla rete viaria 19 5 6 Circolazione stradale 19 5 7 Catast
69. ITTENTE ISTANZE DOCUMENTI e ALLEGATI TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Scansione del documento cartaceo CEC PAC o allegato al messaggio di trasmissione PEC ID e mail o PEC Scansione del documento cartaceo con scansione del documento di firma autografa allegato al messaggio identita del sottoscrittore di trasmissione solo nel caso di istanze o dichiarazioni sostitutive dell atto di notorieta Documento informatico allegato al e Cittadini messaggio di trasmissione oppure CEC PAC o documento scritto direttamente PEC ID all interno del corpo del messaggio di trasmissione Documento informatico allegato al messaggio di trasmissione e mail o PEC oppure documento scritto direttamente all interno del corpo del messaggio di trasmissione nel caso di utilizzo di e mail o PEC solo se il sistema di posta consente l apposizione della firma digitale firma digitale NOTA E possibile anche aggiungere altra documentazione inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati Peraltro se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente a mano tramite corriere ecc possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali cfr art 38 del D P R 445
70. NATO 13 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese artigiane 13 2 Promozione e valorizzazione delle attivita artigianali 13 3 Professioni artigiane 13 4 Albo delle imprese artigiane TITOLO 14 COMMERCIO Pagina 14 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese commerciali 14 2 Promozione e sviluppo delle attivita commerciali 14 3 Commercio fisso e ambulante 14 4 Impianti di distribuzione di carburante 14 5 Manifestazioni e quartieri fieristici 14 6 Tutela dei consumatori TITOLO 15 TURISMO 15 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese turistiche 15 2 Organizzazione turistica del territorio 15 2 1 Societa di promozione turistica e territoriale 15 2 2 Associazioni e consorzi di associazioni pro loco 15 2 3 Aziende per il turismo 15 3 Promozione territoriale e delle produzioni trentine 15 3 1 Manifestazioni e iniziative turistiche 15 3 2 Commercializzazione dei prodotti turistici trentini 15 3 3 Commercializzazione dei prodotti trentini 15 3 4 Marchio territoriale e promozione diretta dei prodotti trentini 15 4 Professioni turistiche 15 5 Agenzie di viaggio 15 6 Strutture ricettive alberghiere 15 7 Strutture ricettive extralberghiere 15 8 Campeggi 15 9 Strutture alpinistiche 15 9 1 Rifugi alpini escursionistici e bivacchi 15 9 2 Tracciati alpini 15 10 Piste da sci 15 11 Linee funiviarie e impianti a fune in servizio pubblico 15 11 1 Esercizio delle linee funiviarie e degli impianti 15 11 2 Vigilanza e sorveg
71. O E SMISTATO AL SERVIZIO PER COMPETENZA TRATTAZIONE AFFARE 22 REGOLE TECNICHE E OPERATIVE PER LA SCANNERIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE NATIVA CARTACEA 23 MODULO PER LO SPOSTAMENTO DI FASCICOLI FRA RPA IN ARCHIVIO CORRENTE 24 ELENCO DEI MASSIMARI DI CONSERVAZIONE E SCARTO APPROVATI 25 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA PROCEDURA DI SCARTO ARCHIVISTICO 26 IL RUOLO SUPERVISORE 27 NORMATIVA DI RIFERIMENTO 28 BIBLIOGRAFIA 29 WEBGRAFIA 1 PREMESSA Il presente Manuale di gestione dei flussi documentali d ora in poi Manuale della Provincia Autonoma di Trento d ora in poi Provincia descrive il sistema di gestione documentale adottato dalla Provincia Autonoma di Trento inteso come l insieme delle attivit di registrazione di protocollo classificazione fascicolazione assegnazione movimentazione archiviazione e reperimento dei documenti sia informatici sia cartacei relativi all esercizio delle proprie funzioni individuando al contempo per ogni azione 1 livelli di esecuzione responsabilit e controllo La presente versione del Manuale il risultato della revisione e dell aggiornamento del primo strumento operativo redatto in fase di avvio del sistema resa necessaria dalle evoluzioni del quadro normativo dagli sviluppi del sistema stesso e dagli avanzamenti del modello organizzativo definiti nell ambito del progetto P I Tre Il sistema di gestione documentaria deve garantire la produzione e acquisizione di documenti
72. OLE DI CARATTERE GENERALE Vd http www unipd it archivio progetti aurora 1 1 Nella descrizione degli oggetti si deve procedere dal generale al particolare Questo significa che nel caso di un oggetto la prima parte costituita dall argomento generale del documento es la descrizione del procedimento amministrativo mentre la seconda costituita dalle informazioni specifiche del documento es il nome della controparte del procedimento 1 2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate solo se strettamente necessario In particolare esse vanno utilizzate solo nei seguenti casi e all inizio del testo peri nomi propri di persona e perinomi geografici e peri nomi di enti organismi istituzionali o organi nei nomi di enti e organi composti da pi parole solo l iniziale del primo nome si scrive in maiuscolo es Banca popolare di Milano 1 3 Le sigle e gli acronimi si usano solo se necessario in tal caso vanno scritti in maiuscolo senza punti di separazione di seguito alla denominazione estesa della struttura cui si riferiscono separati da essa da un trattino preceduto e seguito da uno spazio es Istituto nazionale della previdenza sociale INPS e non Istituto nazionale della previdenza sociale INPS 1 4 Relativamente all utilizzo dei numeri e per separare le centinaia dalle migliaia e le migliaia dai milioni si usa il punto 1 000 e per separare i numeri interi dai decimali si u
73. ONE DELLA DOCUMENTAZIONE FASCICOLO FASCICOLAZIONE E SERIE ARCHIVISTICA 3 7 1 Definizione e tipologie di fascicolo 3 7 2 Apertura e conservazione del fascicolo cartaceo ed elettronico 3 7 3 La descrizione del fascicolo 3 7 4 Processo di assegnazione dei fascicoli 3 7 5 L organizzazione dei documenti in serie 4 I CARATTERI FORMALI DELLA CORRISPONDENZA 4 1 GLI ELEMENTI ESTRINSECI 4 2 LE ANAGRAFICHE DEI MITTENTI E DEI DESTINATARI 4 3 L OGGETTO 5 I FLUSSI DOCUMENTARI E LA DEMATERIALIZZAZIONE 5 1 CANALI DI ACQUISIZIONE E DI SPEDIZIONE 5 2 DOCUMENTI IN ARRIVO 5 2 1 Su supporto cartaceo 5 2 2 Su supporto elettronico 5 3 DOCUMENTI IN PARTENZA 5 3 1 Interni alla Provincia 5 3 2 Verso l esterno della Provincia 5 3 3 Contemporaneamente sia interni alla Provincia che verso l esterno 5 4 POSTA ELETTRONICA 5 4 1 Definizioni 5 4 2 Modalit di utilizzo 5 5 REGOLE DI DIGITALIZZAZIONE 5 5 1 Regole tecniche 6 LE FASI DELLA VITA DEL DOCUMENTO ARCHIVIO CORRENTE DI DEPOSITO E STORICO 6 1 L ARCHIVIO CORRENTE 6 2 L ARCHIVIO DI DEPOSITO 6 3 L ARCHIVIO STORICO 7 IL PIANO DI CONSERVAZIONE E LE OPERAZIONI DI SCARTO 8 ARCHIVI DI STRUTTURE SOPPRESSE O CESSATE 9 IL SISTEMA INFORMATICO DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE E L ACCESSO AL SISTEMA 9 1 ARCHITETTURA E GARANZIE 9 2 ACCESSO AL SISTEMA 10 ATTIVIT DI AUDITING EGESTIONE DI TIPOLOGIE DOCUMENTALI PARTICOLARI 10 1 IL RUOLO SUPERVISORE DELLA PROVINCIA AUTONOM
74. RO8 si devono riportare eventuali scadenze date luoghi Riunione del Comitato tecnico del Convocazione riunione Comitato e orari come ad esempio per convocazioni per le 25 ottobre 2011 alle ore 14 00 tecnico riunioni e per i bandi Convocazione RO9 termini tecnici si utilizzano sole se indispensabili Richiesta di pagamento del Richiesta di quietanza del canone di affitto relativo al mese di corrispettivo della locazione passiva giugno 2011 della mensilit in corso Fasi di attuazione delle politiche Policy implementation RO10 l oggetto di un documento in lingua straniera si Application form for LLP Erasmus Presenta la domanda per studente Os OF RO11 si tiene conto delle disposizioni vigenti in materia di Richiesta di aspettativa volontaria Richiesta di concessione aspettativa protezione dei dati personali e del segreto d ufficio dal servizio a decorrere dal 1 volontaria dal servizio per gravi febbraio 2008 motivi di salute a seguito dell incidente automobilistico del 24 01 2008 a decorrere dal 01 02 2008 RO12 non si devono inserire riferimenti normativi muti Richiesta di assegnazione alla Istanza ex art 42 bis DLgs 151 rinvii a norme di legge o richiami non espliciti Struttura periferica di Napoli 2001 Manuale di gestione documentale Allegato 13 Regole di accettazione di documenti elettronici MEZZO DI SPEDIZIONE E M
75. Scientifica Servizio Utilizzazione delle Acque Pubbliche Servizio Vigilanza e Promozione dell Attivit Agricola Soprintendenza per i Beni librari e archivistici Ufficio Centri di Formazione Professionale a Gestione diretta Servizio Formazione Professionale Ufficio Formazione del Personale Servizio Organizzazione ed Informatica Ufficio Stampa Struttura soppressa le cui competenze sono state trasferite a nuova Struttura Ai fini dello scarto archivistico il massimario si intende ancora valido per la Struttura che ha acquisito le competenze della Struttura soppressa e che conseguentemente produce e acquisisce le stesse tipologie documentarie Manuale di gestione documentale Allegato 25 DIAGRAMMA DI FLUSSO DELLA PROCEDURA DI SCARTO ARCHIVISTICO scarto informale da parte del responsabile dell affare procedimento rimozione dei documenti non pertinenti alla natura dell affare o procedimento cui si riferiscono coordinamento fra la Struttura dalla quale proviene la documentazione ed il Servizio Gestioni patrimoniali e logistica organizzazione del prelievo della redazione da parte della Struttura documentazione da parte del dalla quale proviene la Servizio Gestioni patrimoniali e documentazione del verbale di logistica consegna del materiale da scartare consegna dal materiale alla Ditta da parte dei Facchini Verdi consegna da parte del Servizio consegna da parte della Struttura Gestioni patrimoniali e logistic
76. TELECOMUNICAZIONI Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalle Provincia in materia di sistema di produzione e gestione documentaria e servizi ad esso collegati di raccolta ed elaborazione di dati statistici nonch di progettazione realizzazione e manutenzione dei sistemi informativi e di telecomunicazione 6 1 Sistema archivistico provinciale 6 1 1 Archivi correnti Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all organizzazione del sistema di gestione documentaria nella sua fase corrente Si classificano quindi in questa posizione i documenti relativi all adozione e all applicazione di strumenti di gestione quali il protocollo della corrispondenza il titolario di classificazione 1 repertori dei fascicoli alla definizione del massimario di selezione nonch all attivita di sorveglianza operata nei confronti degli archivi correnti delle strutture provinciali Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi alle operazioni di ricezione smistamento e spedizione della posta Si classificano altresi in questa posizione le ricevute di consegna ai competenti servizi dei documenti presentati agli sportelli periferici nonch i documenti relativi alla trasmissione della corrispondenza pervenuta a strutture provinciali non competenti alla trattazione dell affare 6 1 2 Archivi di deposito e storico Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all orga
77. TENZA In linea generale la PAT privilegia l utilizzo dei canali telematici per l invio dei documenti alle altre pubbliche amministrazioni imprese e categorie professionali tenute per legge a dotarsi di caselle di posta elettronica certificata Nei confronti degli Enti federati in P I Tre utilizza il canale dell interoperabilit intra P I Tre o semplificata Si ricorda altres che a partire dal 1 gennaio 2014 la PAT sar tenuta ad utilizzare esclusivamente i canali telematici per ogni tipo di corrispondenza fermo restando quanto previsto dalla deliberazione della Giunta provinciale n 1594 del giorno 2 agosto 2013 per le categorie di corrispondenti non dotati di posta elettronica Fatto salvo il caso in cui sia necessario spedire allegati non dematerializzabili quali ad esempio libri o altro materiale analogo per i quali devono essere ovviamente utilizzati i mezzi di spedizione tradizionali posta ordinaria raccomandata ecc la corrispondenza deve essere 31 Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n 82 art 63 cc 3 bis e 3 ter 26 spedita una sola volta e utilizzando un solo mezzo di spedizione Non sar quindi ammesso spedire ad esempio una nota via PEC e provvedere ad un ulteriore inoltro via posta tradizionale o fax 5 3 1 Interni alla Provincia Il documento trasmesso esclusivamente tra Strutture della Provincia formato su supporto cartaceo in originale e minuta sottoscritto con firma autografa
78. a Comune di Siena COMUNE di Siena Universit degli Studi di Padova Universit degli studi di Padova 2 4 I nomi e gli indirizzi in lingua straniera si scrivono nella lingua originale e non si traducono Per questi nomi e indirizzi vanno tralasciati i caratteri speciali Fa eccezione il nome dello Stato che va riportato in lingua italiana Nella scrittura dei nomi in lingua straniera le parole vanno scritte senza segni diacritici 6 6 ma solo con le lettere dell alfabeto italiano Nel caso di strutture con nome bilingue in virt di norme generali preferibile riportare in anagrafica la denominazione completa 2 5 Nei nomi delle persone fisiche e nelle anagrafiche di studi legali tecnici ecc non vanno indicati i titoli appellativi o di qualificazione avv geom Descrizione corretta Descrizione NON corretta Rossi Mario Avv Rossi Mario Studio legale Antolini Studio legale avv Antolini 2 6 L anagrafica degli uffici e degli organi di amministrazioni o di istituti si scrive seguendo la struttura gerarchica di cui fanno parte seguita dall articolazione fondamentale Formulazione corretta Formulazione NON corretta Universit degli Studi di Trento Facolt di Facolt di giurisprudenza dell Universit giurisprudenza degli Studi di Trento 2 7 La denominazione del mittente destinatario deve essere quella del corrispondente principale Formulazione corretta Fo
79. a Provinciale di Trento n 2921 del 7 novembre 2008 Legge provinciale 17 febbraio 2003 n 1 Nuove disposizioni in materia di beni culturali artt 17 comma 1 lett I e 19 comma 3 Disciplina per la pubblica fruizione degli archivi e dei documenti conservati presso l Archivio provinciale di Trento e determinazione delle tariffe e delle modalit di pagamento per il rilascio di copie o di estratti di documenti Deliberazione della Giunta Provinciale di Trento n 1594 del 2 agosto 2013 Aggiornamento delle direttive concernenti le comunicazioni con le pubbliche amministrazioni e lo scambio di documenti per via telematica da ultimo approvate con deliberazione n 1278 di data 22 glugno 2012 Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri del 28 ottobre 1999 Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni Direttiva del Ministro per PInnovazione e le Tecnologie 21 dicembre 2001 Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione Direttiva del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie di intesa con il Ministro delle Comunicazioni 16 gennaio 2002 Sicurezza informatica e delle telecomunicazioni nelle pubbliche amministrazioni Direttiva del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie 9 dicembre 2002 Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali Direttiva del Ministro per l Innovazione e le Tecnologie 27 novembre 2003 Direttiva per l impiego della
80. a dalla quale proviene la alla Struttura dalla quale proviene documentazione alla la documentazione della Soprintendenza per i Beni storico certificazione di avvenuto macero artistici librari e archivistici di copia della certificazione di avvenuto macero MATERIALE NON ARCHIVISTICO Gazzetta ufficiale 1 copia presso la Biblioteca provinciale e 1 copia presso l Archivio provinciale Bollettino ufficiale 1 copia presso la Biblioteca provinciale e 1 copia presso l Archivio provinciale raccolte di legislazione specialistica conservata presso le singole Strutture versate all archivio provinciale unitamente alla documentazione storica delle strutture pubblicazioni e periodici prodotti ufficialmente dalle Strutture 1 copia presso la Biblioteca provinciale e 1 copia presso l Archivio provinciale riviste o singole pubblicazioni costituite in raccolte inventariate oppure edite da pi di quarant anni conservate applicando le regole della conservazione differenziata fra le biblioteche impartite dalla Giunta provinciale alle biblioteche aderenti al sistema bibliotecario trentino Manuale di gestione documentale Allegato 26 IL RUOLO SUPERVISORE 1 Premessa Il Supervisore del sistema di gestione documentale della Provincia Autonoma di Trento la figura preposta al controllo e alla verifica della corretta applicazione all interno del sistema documentale della Provincia delle regole organizzative enunciate nel Manuale
81. a dei documenti e alle relative tariffe Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alla gestione della sala di studio dell Archivio provinciale NOTA bene I documenti relativi alle richieste di accesso agli atti amministrativi si classificano nella classe 6 3 6 2 Albo provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di affissione e pubblicazione all Albo ufficiale della Provincia nonch all attivit di notificazione condotta dal personale provinciale Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle comunicazioni di avvisi di bandi di concorsi e selezioni trasmessi da altri enti Pagina 18 6 3 Accesso ai documenti amministrativi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita della Provincia volta a garantire Pesercizio dei diritti d informazione accesso e partecipazione al procedimento amministrativo nonch alle singole richieste di esercizio del diritto d accesso alla documentazione amministrativa 6 4 Protezione dei dati personali e segreto statistico Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla protezione e alla verifica dei dati personali nonch all applicazione delle disposizioni in materia di segreto statistico Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all individuazione dei responsabili di questa attivit nonch agli adempimenti in materia nei confronti dell au
82. a il documento NA Sigla il documento Direttore generale Firma Direttore generale Firma il documento Classifica protocolla e acquisisce il documento Fascicola il documento in P I Tre 3l Il destinatario in P I Tre Trasmette il documento in P l Tre Il destinatario utilizza la PEC Spedisce il Spedisce documento in p l originale P I Tre Vv Archivia l originale nel Archivia la minuta fascicolo cartaceo nel fascicolo cartaceo Trasmette il documento in P l Tre Manuale di gestione documentale Allegato 21 Diagramma di flusso del documento in arrivo al Dipartimento e smistato al Servizio per competenza di trattazione affare ATTORI ATTIVITA Arrivo Protocollazione Accet tazione Fascicolazione Trasmissione Consegna originali Accettazione Fascicolazione Dipartimento Arriva il documento Il mittente in P I Tre Classifica protocolla e acquisisce il documento e gli allegati Accetta il documento in P I Tre V Fascicola il documento nel fascicolo di P l Tre Trasmette il documento in P I Tre Servizio Consegna il documento e gli allegati originali Fascicola il documento e gli allegati nel fascicolo cartaceo Accetta il documento in P I Tre I Se necess
83. a manuale comuni pdf GRUPPO DI LAVORO PER LA FORMULAZIONE DI PROPOSTE E MODELLI PER LA RIORGANIZZAZIONE DELL ARCHIVIO DEI COMUNI Piano di classificazione Titolario per gli archivi dei comuni italiani Seconda edizione http www digitpa gov it sites default files Pubblicazioni Titolario 20per 20i 20Comuni 20 202005 pdf L GIUVA Manuale di gestione e conservazione dei documenti della Camera di commercio di Lodi Relazione introduttiva http www uniurb it sbc ist_bal manuale lodi Urbino Relazione Manuale Lodi di Giuva pdf M GUERCIO La gestione elettronica dei documenti e la tenuta degli archivi Principi generali e requisiti archivistici http archive forumpa it archivio 0 300 390 395 gest_doc_e_tenuta_degli_archivi pdf M GUERCIO Manuale di gestione e conservazione dei documenti della Camera di Gli indirizzi web sono aggiornati al 10 12 2013 commercio di Lodi Relazione introduttiva http www uniurb it sbe ist_bal manuale_lodi Relazione Manuale Lodi di Guercio pdf LA METODOLOGIA PER LA DEFINIZIONE DI PIANI DI CLASSIFICAZIONE IN AMBIENTE DIGITALE a cura di Elena Aga Rossi e Maria Guercio http www sspa it wp content uploads 2010 04 Allegato1MetodologiaClassificazioneSSPA pdf MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO VERSIONE 1 1 DEL 10 LUGLIO 2001 Universita degli studi di Padova Trieste e Bologna e Istituto Universitario di Architettura di Venezia http www unibo it NR r
84. a probatoria al contenuto del messaggio di posta elettronica n all eventuale documento allegato al medesimo ma garantisce solo la rilevanza giuridica di invio e ricezione dell e mail e dei documenti allegati permettendo di verificare provenienza e integrit delle ricevute e del messaggio trasmesso CEC PAC Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino la casella di posta elettronica certificata rilasciata gratuitamente dal governo ai 28 cittadini che ne fanno richiesta A differenza della PEC la CEC PAC consente di dialogare esclusivamente con la pubblica amministrazione La CEC PAC inoltre costituisce per il titolare domicilio informatico l attivazione della CEC PAC comporta per il cittadino l esplicita accettazione di voler ricevere tramite questo canale tutti 1 provvedimenti e atti che lo riguardano purch provenienti da pubbliche amministrazioni E importante ricordare che va utilizzata per presentare richieste e documenti riguardanti esclusivamente il titolare e ricevere le relative risposte mentre non puo essere utilizzata per conto di terzi ad esempio il coniuge Infine a differenza della PEC la CEC PAC fa assumere rilevanza giuridica ed efficacia probatoria al contenuto del messaggio di posta elettronica e all eventuale documento allegato al medesimo Pertanto 1 documenti inviati via CEC PAC sono ammessi anche in assenza di firma del cittadino mittente PEC ID la casella PEC
85. a programmazione alle segnalazioni e all attuazione degli interventi diretti a tal fine Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit del Nucleo di prevenzione e protezione Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi ai certificati rilasciati alla Provincia ad attestazione della conformit alla normativa antincendi vigente di opere e impianti di sua pertinenza NOTA bene I documenti relativi ai certificati di prevenzione incendi rilasciati a terzi dalla competente struttura provinciale si classificano nella classe 21 7 4 16 Stato di salute del dipendente Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi allo stato di salute del dipendente quali certificati medici documenti relativi a visite mediche specialistiche per gravi patologie a esiti di visite mediche legali visite fiscali e in generale tutti quelli relativi allo stato di malattia infermit o infortunio del dipendente In relazione a quest ultimo ambito si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle denunce d infortunio ai riconoscimenti delle infermit per cause di Pagina 14 servizio e alla corresponsione di equo indennizzo Si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi alle dichiarazioni di malattie professionali e la tenuta del registro degli infortuni 4 17 Pari opportunit del personale provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi a
86. acquisizione e alla catalogazione di materiale bibliografico emerografico fotografico e documentale comprese gazzette ufficiali bollettini ufficiali della Regione ecc nonch quelli relativi all organizzazione e al funzionamento del servizio di prestito consultazione e riproduzione Pagina 20 TITOLO 7 AFFARI LEGALI CONTENZIOSO RESPONSABILITA CIVILE E PATRIMONIALE Questo titolo stato individuato con riferimento alle funzioni e attivit di valutazione pareri e consulenze e gestione di tutte le questioni legali che vedono la Provincia come parte in causa 7 1 Affari legali Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli affari legali in genere e alla definizione pregiudiziale delle controversie in sede di conciliazione Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi a procedure esecutive pignoramenti procedure concorsuali ecc nonch alle pratiche di rimborso per le spese legali Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi a richieste di informazioni presentate alla Provincia da organismi esterni procure della Repubblica ecc ed aventi ad oggetto l attivit di soggetti terzi ditte fallite ecc 7 2 Contenzioso 7 2 1 Contenzioso amministrativo Si classificano in questa posizione i documenti relativi al contenzioso amministrativo coinvolgente a qualsiasi titolo la Provincia definito nelle sedi giurisdizionali competenti Tribunale Regionale di Giustizia Ammin
87. adibire ad ostelli della giovent 15 8 Campeggi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle competenze provinciali in materia di strutture ricettive all aperto Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza sulla persistenza dei requisiti e sui prezzi nonch quelli relativi ai contributi concessi per l esercizio dell attivit dei campeggi 15 9 Strutture alpinistiche 15 9 1 Rifugi alpini escursionistici e bivacchi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit autorizzative in materia di rifugi alpini escursionistici e bivacchi Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alla vigilanza sull attivit degli stessi requisiti prezzi ecc nonch i documenti relativi alle autorizzazioni per l esercizio dell attivit di gestore dei rifugi Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all erogazione di contributi in materia 15 9 2 Tracciati alpini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di sentieri alpini sentieri alpini attrezzati vie ferrate e vie alpinistiche nonch alla relativa attivit di vigilanza 15 10 Piste da sci Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza in materia di apprestamento di piste da sci e di strutture connesse al loro esercizio impianti d innevamento
88. ai contributi per la realizzazione di alloggi pubblici e il pagamento del contributo integrativo Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit consultoria svolta nei confronti dei soggetti coinvolti nell attuazione della politica provinciale per la casa 23 8 Formazione e aggiornamento degli operatori dei servizi socio assistenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di formazione e aggiornamento degli operatori dei servizi socio assistenziali 23 9 Provvidenze economiche assistenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi in materia di assistenza e in particolare alle provvidenze a carattere continuativo in favore di soggetti ciechi civili sordomuti mutilati invalidi civili danneggiati da trasfusioni o vaccinazioni obbligatorie o colpiti da eventuali altri danni alla salute 23 10 Previdenza integrativa Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi in materia di previdenza integrativa e pacchetto famiglia volti a sostenere la cura e l educazione dei figli la copertura previdenziale di alcune categorie di lavoratori e la tutela previdenziale del lavoro casalingo nonch le rendite previste a fronte di specifiche condizioni connesse con lo svolgimento dell attivit lavorativa 23 11 Politiche per la natalit il benessere e il reddito familiare Si classificano in questa posizione i documenti relativi
89. alla gestione degli albi dei vigneti Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla concessione di contributi per il rinnovo e o la ristrutturazione di vigneti e in generale a quanto disciplinato dall OCM vino 10 9 2 Ortiflorofrutticoltura Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione all attivit di controllo della qualit dei prodotti ortofrutticoli degli interventi di mercato nonch ai contributi in favore del settore NOTA bene I documenti relativi ai contributi per fitopatie si classificano nella sottoclasse 10 1 6 Pagina 28 10 9 3 Olivicoltura Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione all attivit di controllo in materia di olivocoltura nonch ai contributi in favore del settore 10 9 4 Seminativi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione all attivit di controllo in materia di seminativi nonch ai contributi in favore del settore 10 10 Qualit delle produzioni agroalimentari 10 10 1 Produzioni integrate Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di controllo e regolamentazione svolta dalla Provincia in materia di produzioni integrate Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi ai contributi erogati a favore del settore 10 10 2 Agricoltura biologica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all att
90. alle attivita di valorizzazione dei risultati conseguiti dai progetti di ricerca scientifica e tecnologica e alla tutela legale degli stessi Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi alla concessione di contributi per l attivazione sul territorio di distretti tecnologici o di poli di innovazione al sostegno dell avvio di nuove attivit imprenditoriali e al trasferimento tecnologico NOTA bene I documenti relativi agli adempimenti a sostegno della ricerca industriale si classificano nella classe 12 2 26 15 Educazione permanente e degli adulti La classe comprende la documentazione relativa all attivit di programmazione progettazione coordinamento promozione sostegno e monitoraggio degli interventi in materia di educazione permanente e degli adulti Pagina 70 TITOLO 27 CATASTO Questo titolo stato individuato con riferimento alle funzioni e attivit di controllo verifica e ispezione connesse alla tenuta del catasto esercitate dalla Provincia 27 1 Tenuta e conservazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit connesse alla tenuta e alla conservazione del Catasto fondiario ivi comprese le variazioni di coltura geometrico e fabbricati Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle trasmissioni di volture a e da enti extra provinciali competenti in materia catastale o da privati 27 2 Controllo verifica e ispezione Si classificano in
91. amenti archivistici delle Strutture monitorate Per ciascuna Struttura o trasversalmente per raggruppamenti di Strutture il Supervisore pu ricercare documenti e fascicoli controllare le motivazioni dell annullamento di un documento protocollato verificare che la descrizione dei documenti e degli allegati rispetti le disposizioni archivistiche e che le anagrafiche siano gestite in modo standardizzato monitorare il corretto utilizzo dei repertori e delle tipologie documento fascicolo di P I Tre ecc L analisi di tipo quantitativo invece permette di mappare le attivit che gli utenti di specifiche Strutture hanno effettuato nel sistema documentale Mediante la funzionalit Gestione prospetti il Supervisore pu ricavare rapporti annuali sui documenti protocollati annullati non protocollati estrarre report sui fascicoli per voci di Titolario e ottenere una sintesi dei tempi di lavorazione dei fascicoli in modo trasversale su tutte le Strutture della Provincia Le possibili attivit di monitoraggio svolte dal Supervisore sono elencate nel dettaglio nella tabella sottostante ATTIVITA DEL RUOLO SUPERVISORE DELLA PROVINCIA DI TRENTO OGGETTO DEL MONITORAGGIO ANALISI QUALITATIVA Monitoraggio della corretta applicazione delle Acquisizione dell immagine del documento Allegato redazione della descrizione e relazione con il documento principale Annullamento della registrazione di protocollo e motivazio
92. amenti minori 10 14 Produzioni zootecniche 10 14 1 Carni 10 14 2 Produzioni lattiero casearie 10 14 3 Produzioni minori 10 15 Agriturismo 10 16 Agroambiente 11 1 Agevolazioni contributi e servizi agli enti e alle imprese agro silvo forestali 11 1 1 Fondo forestale 11 1 2 Interventi forestali 11 1 3 Filiera foresta legno 11 2 Gestione delle foreste demaniali 11 3 Utilizzazioni boschive 11 4 Interventi e opere forestali 11 5 Piante vivai e semi forestali 11 6 Monitoraggio del patrimonio forestale e montano 11 7 Operatori del settore forestale 11 8 Tutela della flora e di altri prodotti del bosco 11 9 Tutela della fauna 11 10 Caccia 11 10 1 Riserve di caccia 11 10 2 Ente gestore e associazionismo 11 10 3 Esercizio della caccia 11 11 Pesca 11 11 1 Diritti di pesca 11 11 2 Associazioni e societa concessionarie 11 11 3 Esercizio della pesca 11 12 Consorzi di vigilanza boschiva 12 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese industriali 12 2 Promozione e sviluppo delle attivita industriali ed economiche 12 3 Aree per insediamenti produttivi 12 4 Promozione e sviluppo delle attivit estrattive 12 5 Giacimenti minerari e cave 12 5 1 Ricerca e coltivazione di giacimenti minerari 12 5 2 Coltivazione delle cave 13 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese artigiane 13 2 Promozione e valorizzazione delle attivita artigianali 13 3 Professioni artigiane 13 4 Albo delle imprese artigiane 14 1
93. ario cambia la classificazione e fascicola il documento in P I Tre Manuale di gestione documentale Allegato 22 REGOLE TECNICHE E OPERATIVE PER LA SCANNERIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE NATIVA CARTACEA I file prodotti dall azione di scansione devono avere formato TIFF e risoluzione di acquisizione di 200 dpi per tutte le combinazioni bianco nero o colore Il nome file viene attribuito direttamente dal sistema e il riferimento sempre l ID del documento Tutti i documenti devono essere acquisiti in bianco e nero vanno acquisiti a colori solo i documenti che lo necessitano strettamente ad esempio grafici tabelle elaborati cartografici fotografie ecc La scansione deve avvenire in modo tale che a ciascun documento anche composto da pi pagine corrisponda un unico file E vietata ogni operazione di elaborazione successiva delle immagini e in particolare ogni operazione di cancellazione di parti del testo Di regola le operazioni di scansione vanno eseguite ad ogni registrazione salvo casi particolari connessi con l operativit e la modalit organizzativa di ciascuna struttura Di regola tutti gli allegati sciolti vanno scannerizzati in formato A4 ed A3 Dopo ogni scansione richiesta la verifica della qualit dell immagine digitale realizzata con particolare riferimento alla correttezza dell inquadratura all integrit del testo all intelligibilit del contenuto Qualora si ravvisino di
94. atario alle quali possono essere aggiunte altre informazioni utili all ente per la gestione dei documenti repertoriati definite in maniera autonoma per ciascun repertorio Il repertorio informatico gestito dal sistema consiste in una specifica tipologia documentale dotata di un contatore che all atto della registrazione o repertoriazione attribuisce a ciascun documento una numerazione univoca e progressiva Il sistema non permette la rimozione di un documento repertoriato Come per il documento protocollato il documento repertoriato pu essere annullato e il sistema mantiene traccia dell annullamento Ciascuna UOR per motivi organizzativi interni pu autonomamente decidere di configurare e attivare nel proprio sistema di gestione documentale uno o pi repertori Per ciascun repertorio il sistema effettua automaticamente una stampa giornaliera e una stampa annuale La repertoriazione di un documento nativo digitale e firmato digitalmente attribuisce allo stesso validazione temporale e quindi rende superflua l apposizione della marca temporale Per quanto riguarda la repertoriazione di emergenza si veda l allegato 4 3 6 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE E L OPERAZIONE DI CLASSIFICAZIONE 3 6 1 Il Titolario di classificazione Il Titolario di classificazione consiste in un quadro gerarchicamente ordinato dal generale al particolare e articolato in pi livelli titolo classe sottoclasse delle competenze della Provincia utilizzat
95. ativi a progetti d iniziativa comunitaria gestiti direttamente dalla Provincia 8 2 3 Monitoraggio e valutazione dei risultati Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit pluriennale di monitoraggio e valutazione dei risultati di applicazione dei diversi interventi 8 3 Coordinamento controllo interno e sistema qualit Si classificano in questa posizione i documenti relativi al coordinamento dell attivit delle strutture provinciali esplicato ad esempio attraverso riunioni di servizio o cabine di regia e del relativo controllo interno ivi compreso il controllo di gestione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle certificazioni di qualit dei servizi 8 4 Vigilanza sulle autonomie locali e sugli enti vigilati Pagina 23 8 4 1 Gestione contabile e stato patrimoniale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di consulenza vigilanza autorizzazione e controllo svolte dalla Provincia in materia di gestione contabile e patrimoniale degli enti vigilati approvazione di bilanci preventivi conti consuntivi variazioni ecc 8 4 2 Atti amministrativi e organizzazione dell ente Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di consulenza vigilanza autorizzazione e controllo svolte dalla Provincia in materia di gestione degli atti amministrativi regolamenti atti di organizzazione interna ecc 8 4 3 Organi di gestione Si class
96. attendibili a fini giuridici ed amministrativi l organizzazione e la tenuta dei documenti in modo ordinato e coerente alle funzioni esercitate la trasmissione e conservazione di documenti autentici cio integri e di provenienza certa e identificata la rapidit e l efficienza del reperimento delle informazioni nell ambito dell attivit amministrativa svolta Per la corretta e regolare sedimentazione dei documenti prodotti e acquisiti sono necessarie regole procedure e strumenti finalizzati a determinare i criteri e le modalit di produzione acquisizione dei documenti e garantire l identificazione della provenienza attraverso registrazione di protocollo o altre forme di registrazione definire le modalit di smistamento e circolazione dei documenti organizzare l ordinata sedimentazione dei documenti in rapporto alle attivit amministrative cui essi partecipano attraverso l osservanza di corrette pratiche di fascicolazione conservare e trasmettere i documenti in modo sicuro escludendo i rischi di manipolazione e dispersione attraverso il controllo sulla movimentazione sulle attivit di acquisizione e spedizione dei documenti e sui flussi documentari interni nonch sulle attivit di trasferimento dei documenti tra le diverse sezioni dell archivio Specificamente il Manuale descrive il modello organizzativo dell ente rispetto alla gestione documentale le modalit di acquisizione produzione
97. avio di lavoro per il protocollo non solo non necessario richiedere ai mittenti di far seguire all invio via fax la spedizione dell originale del documento ma anche buona prassi disincentivarne l invio Se al fax segue l originale cartaceo ad esso non deve essere attribuito un nuovo numero di protocollo ma pu essere conservato nel fascicolo fino a chiusura della pratica Il documento originale che riporta integrazioni o modifiche rispetto al fax precedentemente pervenuto costituisce invece a tutti gli effetti un nuovo documento 3 4 6 Esemplari plurimi di un documento Qualora il medesimo documento pervenga in pi esemplari deve essere individuato da un solo numero di protocollo Un documento in partenza redatto in pi esemplari e diretto a pi destinatari deve essere individuato da un solo numero di protocollo Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 10 c 2 1 Decreto Presidente della Repubblica 445 2000 art 43 c 6 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 11 c 4 14 3 4 7 Documenti pervenuti per errore I documenti cartacei pervenuti per errore non vanno protocollati e devono essere spediti immediatamente al destinatario corretto Qualora il destinatario non sia individuabile il documento va rispedito al mittente Se la busta viene aperta per errore e il documento protocollato in entrata la UOR provvede a trasme
98. azione di protocollo e di segnatura di protocollo devono essere eseguite in stretta successione 3 2 1 Registrazione di protocollo La registrazione di protocollo effettuata sia per i documenti inviati sia per quelli ricevuti mediante l inserimento a sistema dei seguenti elementi a elementi essenziali numero di protocollo data di registrazione del documento destinatario ovvero mittente rispettivamente per i documenti inviati o ricevuti impronta del documento informatico oggetto del documento data di formazione ed eventuale numero di protocollo assegnato dal mittente per i documenti ricevuti numero degli eventuali allegati e loro sintetica descrizione indice di classificazione b elementi accessori data di arrivo del documento se diversa da quella di protocollazione unit operativa responsabile UOR e Responsabile del procedimento o del processo RPA competente a trattare il documento anno e numero del fascicolo t Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 12 c 1 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 12 c 2 Decreto Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 art 53 c 1 mezzo di trasmissione collegamento con l eventuale numero di protocollo del documento immediatamente precedente concernente il medesimo affare o procedimento Considerato che il sistema informatico di protocollazion
99. azioni di tipo volontario sottoscritte dai dipendenti provinciali si classificano nella sottoclasse 4 5 2 3 5 Attivit negoziale e contrattuale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all istruzione e alla gestione dell attivit negoziale e contrattuale appalti convenzioni gare cottimi ecc ivi compresa quella connessa all affidamento di incarichi temporanei per alte professionalit e pi in generale di incarichi di studio ricerca consulenza e collaborazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell Anagrafe degli incarichi e delle consulenze esterne Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit in materia negoziale e contrattuale svolta per conto terzi assistenza e consulenza in materia di appalti di lavori di servizi e di forniture ecc nonch quelli relativi alla progettazione e gestione di strumenti di e procurement Pagina 11 TITOLO 4 PERSONALE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di gestione del personale ivi compresi gli operatori della scuola Il titolo stato individuato con riferimento alle attivit relative all intero rapporto di lavoro tra il dipendente e la Provincia 4 1 Concorsi e selezioni Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pubblicazione dei bandi di concorso e di selezione indetti per l assunzione di p
100. bene I documenti relativi alla concessione di servizi pubblici di navigazione di linea e non di linea e le relative ordinanze ingiunzione in materia di navigazione si classificano nella sottoclasse 20 1 5 20 3 Navigazione aerea Pagina 49 Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza in materia di navigazione aerea sorvoli per motivi tecnico scientifici addestramento ecc NOTA bene I documenti relativi ad attivit di programmazione o stipula di convenzioni in materia di trasporto aereo si classificano nella sottoclasse 20 1 6 20 4 Motorizzazione civile 20 4 1 Rilascio e rinnovo delle abilitazioni alla guida e patenti nautiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi al rilascio delle patenti di abilitazione alla guida all attivit di rinnovo ad esse connessa e ai titoli di abilitazione professionale alla guida CAP CQC ADR ecc Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi al rilascio delle patenti nautiche e dei titoli professionali per la navigazione 20 4 2 Revisione sospensione e revoca delle abilitazioni alla guida e patenti nautiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla revisione sospensione e revoca delle abilitazioni alla guida e delle patenti nautiche In particolare si classificano in questa posizione i documenti relativi alla valutazione degli incidenti stradali e quelli relativi ai provvedim
101. boschiva Pagina 32 Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit dei consorzi di vigilanza boschiva quali ad esempio le giurisdizioni e le nomine dei custodi forestali 11 13 Guardie giurate Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla nomina o al rinnovo delle attribuzioni di funzioni di guardia per vigilanza in materia faunistico venatoria ittica ecologica zoofila ecc 11 14 Corpo forestale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione dell attivit del Corpo forestale della Provincia Autonoma di Trento e alla gestione degli affari generali inerenti al suo personale NOTA bene I documenti relativi alle posizioni dei singoli membri del corpo forestale si classificano nelle classi e sottoclassi del titolo 4 I documenti relativi all acquisizione e alla gestione delle attrezzature di pertinenza del Corpo forestale si classificano nella sottoclasse 3 2 1 11 15 Polizia forestale e ambientale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit in materia di polizia e vigilanza forestale ivi compresi quelli in materia idraulica venatoria faunistica ittica ecc Pagina TITOLO 12 INDUSTRIA E ATTIVITA ESTRATTIVE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita di disciplina tutela promozione sviluppo in materia di industria e attivit estrattive 12 1 Agevolazioni contributi e servizi alle impr
102. ceo protocollato la seguente Cod amministrazione RFstruttura Anno RDE UserID numero protocolloRDE numero protocollo Esempio PAT RFS139 2012 RDE PR 12345 0000001 0077777 Il registro di emergenza compilato e importato deve essere registrato a sistema come documento non protocollato L oggetto del documento Registro di emergenza del giorno gg mm aaaa La classificazione del documento effettuata sul nodo 6 6 1 Attivit informatica di base e applicativi del Titolario di classificazione della Provincia Autonoma di Trento Il foglio Excel compilato acquisito come file nel sistema Comunicazioni Indisponibilit Ripristino servizio P I TRE Informatica Trentina ENTI Utenti CSD IT I P I TRE elettrica Si Utilizza RDE cartaceo No Ente attiva protocollo di emergenza Indisponibilit del servizio P I TRE Prende in carico richiesta assistenza Riceve richiesta di assistenza e inoltra a VT di A _ Utente importa registrazioni di emergenza Riceve registrazioni emergenza Importa registrazioni di emergenza su P I TRE ema A o invia comunicazione a a File excel Restituisce file importato importato con segnatura ufficiale Ripristino del servizio P I TRE Figura 1 Flusso delle comunicazioni per le registrazioni di protocollo di emergenza Manuale di gestione documentale Allegato 04 REPERTORIO DI EMERGENZA Ogni qualvolta per cause tecniche no
103. cesso al capitale e al credito agrario 10 1 3 Sostegno alle forme associative e consortili 10 1 4 Servizi alle imprese 10 1 5 Imprenditoria giovanile 10 1 6 Danni e indennizzi 10 1 7 Carburante agricolo agevolato 10 2 Infrastrutture agricole 10 3 Consorzi di miglioramento fondiario e di bonifica 10 4 Organizzazione fondiaria 10 4 1 Piani di riordino fondiario 10 4 2 Propriet diretto coltivatrice 10 4 3 Contratti agrari 10 5 Anagrafe delle imprese agricole 10 6 Archivio provinciale imprese agricole 10 7 Associazionismo dei produttori agricoli 10 8 Operatori del settore agricolo 10 9 Produzioni agricole vegetali 10 9 1 Vitivinicoltura 10 9 2 Ortiflorofrutticoltura 10 9 3 Olivicoltura 10 9 4 Seminativi 10 10 Qualit delle produzioni agroalimentari 10 10 1 Produzioni integrate 10 10 2 Agricoltura biologica 10 10 3 Marchi delle produzioni agricole 10 10 4 Prodotti tradizionali e valorizzazione delle produzioni 10 11 Sorveglianza fitosanitaria 10 11 1 Attivita vivaistica 10 11 2 Prodotti fitosanitari 10 11 3 Organismi nocivi e da quarantena 10 12 Patrimonio zootecnico 10 13 Allevamenti 10 13 1 Allevamenti bovini 10 13 2 Allevamenti equini 10 13 3 Allevamenti ovicaprini 10 13 4 Allevamenti suini 10 13 5 Acquacoltura 10 13 6 Apicoltura 10 13 7 Allev
104. cesso e consultazione della documentazione conservata nell archivio di deposito sono le medesime dell archivio corrente 6 3 L ARCHIVIO STORICO Trascorsi quaranta anni dalla conclusione degli affari cui si riferiscono i fascicoli cartacei una volta effettuate le operazioni di scarto vd capitolo 7 e redatti gli opportuni elenchi di versamento sono versati all Archivio provinciale per essere conservati a tempo illimitato La consultazione della documentazione conservata presso l Archivio provinciale effettuata secondo le modalit definite nel regolamento della sala studio 7 IL PIANO DI CONSERVAZIONE E LE OPERAZIONI DI SCARTO Il piano di conservazione dei documenti definito mediante il massimario di conservazione e scarto strumento che consente di coordinare razionalmente l eliminazione dei documenti non destinati alla conservazione permanente Tale strumento archivistico consiste in un elenco descrittivo delle tipologie documentarie prodotte dalle UOR provinciali nell esercizio delle proprie funzioni con l indicazione dei tempi di conservazione limitata con periodicit variabile o illimitata I massimari di conservazione e scarto sono definiti da ciascuna UOR in collaborazione con la UOR provinciale competente in materia di archivi e sono approvati dal Dirigente di quest ultima Le proposte di scarto sono formulate sulla base dei massimari di conservazione e scarto dal Responsabile di ciascuna UOR e inoltrat
105. ciale Si classificano altresi in questa posizione i documenti relativi alle intese stipulate in materia con soggetti terzi Dipartimento delle comunicazioni RAI ecc 6 7 2 Rete radiomobile provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla realizzazione e alla gestione del sistema di telecomunicazioni per radiomobile provinciale Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle autorizzazioni per l utilizzo delle frequenze e alla distribuzione degli apparecchi ricetrasmittenti 6 7 3 Rete di comunicazione elettronica Si classificano in questa posizione i documenti relativi a pianificazione progettazione realizzazione e gestione delle infrastrutture e degli impianti di comunicazione elettronica banda larga reti in fibra ottica reti wireless ecc gestite direttamente dalla Provincia o da essa delegate ad altri soggetti NOTA bene I documenti relativi alla realizzazione e alla gestione di infrastrutture di rete di comunicazione elettronica delle sedi delle strutture provinciali si classificano nella sottoclasse 6 6 2 6 8 Biblioteche di struttura centri di documentazione e Archivio fotografico storico Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione gestione e funzionamento delle biblioteche di struttura dei centri di documentazione operanti in ambito provinciale e dell Archivio fotografico storico Si classificano in questa posizione i documenti relativi all
106. ciazione sommaria del contenuto del documento si riferisce di norma ad un unico argomento ed formulato secondo i criteri di specificit del contenuto nonch di sinteticit della locuzione La redazione dell oggetto deve essere effettuata seguendo le regole de Le Raccomandazioni di Aurora redatte dal Gruppo di lavoro interistituzionale AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e la redazione delle anagrafiche nel protocollo informatico L oggetto elemento essenziale della registrazione di protocollo vd punto 3 2 1 e pertanto va inserito nel profilo di protocollo con la massima attenzione L allegato 11 al Manuale fornisce alcune regole essenziali per la redazione dell oggetto del documento 5 I FLUSSI DOCUMENTARI E LA DEMATERIALIZZAZIONE Il flusso documentario l insieme delle modalit organizzative e operative finalizzate al potenziamento dei supporti conoscitivi della Provincia e al miglioramento dei servizi mediante la gestione informatizzata dei documenti e delle loro aggregazioni 22 Vd http www unipd it archivio progetti aurora Caso particolare quello del documento in arrivo ad oggetto plurimo che riguarda pi argomenti e che come tale pu essere di competenza di varie UOR o di vari RPA Qualora un documento debba essere assegnato per competenza a due o pi UOR o RPA e afferisca a nodi di titolario diversi va protocollato con un unico numero di protocollo e c
107. classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla definizione delle carte del rischio idrogeologico e del pericolo 18 6 2 Gestione delle acque pubbliche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni concessioni o altri provvedimenti in materia di utilizzazione delle acque pubbliche 18 6 3 Servizio idrico integrato Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit connesse alla gestione allo sviluppo e al monitoraggio dei servizi idrici di utilizzo o distribuzione 18 7 Pianificazione forestale e montana Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di pianificazione forestale e montana piani forestali e montani piani aziendali piani degli interventi piani per la difesa antincendi piani delle aree protette 18 8 Vincolo idrogeologico e forestale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza connessa alla salvaguardia dei terreni soggetti a vincolo idrogeologico In particolare si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di realizzazione di cave e torbiere impianti di trasporto a fune piste da sci trasformazioni colturali edificazioni e autorizzazioni al pascolo Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni connesse alla gestione delle strade forestali alla loro classificazione ecc Pagina 45 TITOLO 19 EDILIZIA PU
108. classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo PER CONSEGNA PER RICEVUTA Manuale di gestione documentale Allegato 24 ELENCO DEI MASSIMARI DI CONSERVAZIONE E SCARTO APPROVATI Agenzia del Lavoro Agenzia Provinciale per Incentivazione delle Attivit Economiche APIAE Agenzia Provinciale per l Assistenza e Previdenza Integrativa APAPI Agenzia Provinciale per la Protezione dell Ambiente Servizio Artigianato Servizio Attivit Culturali Servizio Bacini Montani Servizio Bilancio e Ragioneria Servizio Commercio Servizio Cooperazione Servizio Energia Servizio Foreste e Fauna Servizio Gestione Strade Servizio Impianti a Fune Servizio Infrastrutture Agricole e Riordinamento Fondiario Servizio Lavoro Servizio Minerario Servizio Motorizzazione Civile ed Infrastrutture Ferroviarie Servizio Opere Idrauliche Servizio Patrimonio e Demanio Servizio per il Personale Servizio per la Gestione delle Risorse Umane della Scuola e della Formazione Professionale Servizio Politiche Sociali Servizio Ripristino e Valorizzazione Ambientale Servizio Segreteria della Giunta ed Elettorale Servizio Sistema Finanziario Pubblico Provinciale Servizio Statistica Servizio Strutture Gestione e Sviluppo delle Aziende Agricole Servizio Universit e Ricerca
109. co bozze e appunti non significativi nonch di tutti gli altri materiali ritenuti non pertinenti alla natura dell affare o del procedimento cui si riferiscono Non vanno rimosse le bozze o le versioni differenti dello stesso documento che ne rappresentano il processo di elaborazione oppure materiali a stampa o di altro genere acquisiti nel corso della trattazione dell affare 33 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 19 c 2 vi ibidem art 26 c 1 Decreto Presidente della Provincia di Trento 5 luglio 2007 n 17 97 Leg Decreto legislativo 30 giugno 2003 n 196 35 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 22 c 3 30 Nelle more dell attivazione dell Archivio generale di deposito della Provincia sotto la responsabilit dell Archivio provinciale ciascuna UOR conserva il proprio archivio di deposito presso di s o in altro luogo comunque sotto la propria diretta responsabilit Il Responsabile di ciascuna UOR definisce i compiti e le responsabilit connesse alla tenuta della documentazione cartacea conservata presso l archivio di deposito della UOR I fascicoli elettronici vengono gestiti all interno del sistema di gestione documentale della AOO con le stesse modalit dell archivio corrente e trascorsi cinque anni dalla conclusione dell affare o del procedimento sono trasferiti in un ambiente di conservazione Le regole di ac
110. costruzione e alla ristrutturazione delle opere igienico sanitarie depuratori fognature acquedotti cimiteri ecc 19 9 2 Gestione e manutenzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di ordinaria e straordinaria manutenzione delle opere igienico sanitarie e delle relative pertinenze Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all affidamento in gestione degli impianti e alle attivit di verifica connesse nonch all attivit di vigilanza tecnica sugli impianti prove di impermeabilit dei collettori ecc 19 9 3 Catasto delle opere di depurazione Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione del catasto delle opere di depurazione e dei collettori principali Pagina 47 19 10 Prezziario Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla predisposizione all aggiornamento e alla pubblicazione dell elenco prezzi NOTA bene I documenti relativi all attivit dell Osservatorio sui prezzi si classificano nella sottoclasse 6 5 1 Pagina 48 TITOLO 20 TRASPORTI E MOTORIZZAZIONE CIVILE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di pianificazione e gestione dei servizi di trasporto e in materia di motorizzazione civile 20 1 Servizi pubblici di trasporto 20 1 1 Trasporto ferroviario Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianif
111. cui pubblicit possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell azione amministrativa Ciascuna UOR in base a quanto stabilito dalle norme sulla riservatezza e sull accesso ai documenti amministrativi valuta quali sono i documenti e i fascicoli da gestire nel sistema come riservati al fine di limitarne la visibilit a determinati profili 3 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 28 Decreto legislativo 30 giugno 2003 n 196 Decreto Presidente della Provincia di Trento 5 luglio 2007 n 17 97 Leg 32 9 2 ACCESSO AL SISTEMA L accesso al sistema di protocollo informatico consentito esclusivamente agli utenti abilitati previa univoca identificazione e autenticazione Gli utenti del sistema appartenenti a specifiche UOR hanno autorizzazioni di accesso differenziate in base alle loro competenze e alle tipologie di operazioni stabilite dall ufficio di appartenenza A ogni utente sono assegnate specifiche credenziali di accesso costituite da un UserID corrispondente al numero di matricola del dipendente e da una password privata definita autonomamente dall utente uno o pi ruoli per ciascuno dei quali sono definite in base alle competenze e ai compiti istituzionali le specifiche funzioni che gli utenti di P I Tre possono svolgere nel sistema e il livello di visibilit sui documenti e sui fascicoli Il sistema di gestione documentale prevede la disconne
112. dal generale al particolare la prima parte costituita dall argomento generale del fascicolo mentre la seconda parte costituita dalle informazioni specifiche del procedimento un giusto equilibrio tra sintesi e specificit la descrizione del fascicolo deve riportare le parole chiave utili ai fini della ricerca delle informazioni le lettere maiuscole devono essere utilizzate solo se strettamente necessarie e cio all inizio del testo per i nomi propri di persona per i nomi geografici per i nomi di enti organismi istituzionali od organi le sigle devono essere usate solo se necessario e vanno scritte in maiuscolo senza punti di separazione di seguito alla denominazione estesa del nome cui si riferiscono separate da questo da un trattino preceduto e seguito da uno spazio es Istituto nazionale della previdenza sociale INPS l adozione di un lessico comune e condiviso il rispetto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali e del segreto d ufficio le date vanno indicate per esteso con il nome del mese in minuscolo e l anno completo ossia composto da quattro cifre es 28 febbraio 2012 il primo giorno del mese scritto in cifre arabe si indica con 1 e non 1 Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n 196 Legge 7 agosto 1990 n 241 art 28 1 Manuale di gestione documentale Allegato 10 REGOLE PER LA DESCRIZIONE DEI CORRISPONDENTI La descrizio
113. del lavoro 22 15 5 Igiene urbana e ambientale 22 15 6 Promozione della salute e prevenzione sanitaria 22 16 Igiene e sanit pubblica veterinaria 22 17 Sicurezza alimentare 22 17 1 Igiene degli alimenti 22 17 2 Fitosanitari e residui 22 17 3 Anagrafe alimentazione e benessere animale TITOLO 23 POLITICHE SOCIALI E PER IL BENESSERE 23 1 Pianificazione sociale Pagina 14 23 2 Gestione economico finanziaria dei servizi socio assistenziali 23 3 Coordinamento sviluppo e vigilanza sul sistema dei servizi socio assistenziali 23 4 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia socio assistenziale 23 5 Promozione e sostegno del volontariato sociale 23 6 Interventi socio assistenziali e servizi sociali 23 6 1 Minori 23 6 2 Adulti 23 6 3 Anziani 23 6 4 Disabili 23 6 5 Immigrati 23 7 Politiche abitative e interventi per l edilizia abitativa 23 7 1 Edilizia abitativa agevolata 23 7 2 Edilizia abitativa pubblica 23 8 Formazione e aggiornamento degli operatori dei servizi socio assistenziali 23 9 Provvidenze economiche assistenziali 23 10 Previdenza integrativa 23 11 Politiche per la natalit il benessere e il reddito familiare 23 12 Politiche giovanili 23 13 Servizio civile 23 14 Solidariet internazionale ed educazione alla pace 23 15 Emigrazione trentina all estero 23 16 Promozione e sostegno delle attivit sportive TITOLO 24 LAVORO 24 1 Vigilanza sul lavoro 24 2 Tutela del lavoro 24 3 Sistema provinciale per l impiego
114. del territorio e della promozione delle produzioni trentine nonch di regolamentazione e controllo delle professioni e delle strutture impegnate nelle attivita turistiche 15 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese turistiche Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla richiesta e alla successiva concessione di agevolazioni e contributi da parte della Provincia nei confronti di imprese turistiche ivi comprese le attivita idrotermali 15 2 Organizzazione turistica del territorio 15 2 1 Societa di promozione turistica e territoriale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit della societ di marketing territoriale del Trentino ivi compresi quelli relativi ai programmi operativi annuali 15 2 2 Associazioni e consorzi di associazioni pro loco Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di organizzazione del sistema turistico locale tramite il riconoscimento giuridico e il sostegno alle associazioni pro loco e a loro consorzi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell elenco delle associazioni pro loco 15 2 3 Aziende per il turismo Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di riconoscimento giuridico al sostegno e al coordinamento delle Aziende per il turismo APT 15 3 Promozione territoriale e delle produzioni trentine 15 3 1 Manifestazioni e iniziative turistiche Si classificano in q
115. denza documento in partenza a firma Dirigente generale documento in partenza a firma Presidente o Direttore generale documento smistato da Dipartimento al Servizio competente 5 3 2 Verso l esterno della Provincia Il documento diretto esclusivamente a soggetti esterni alla Provincia pu essere nativo digitale sottoscritto con firma digitale e spedito via posta elettronica certificata PEC o con interoperabilit semplificata P I Tre nativo cartaceo prodotto in un unico esemplare sottoscritto autografo scannerizzato e spedito via posta elettronica certificata PEC o con interoperabilit semplificata P I Tre nativo cartaceo sottoscritto autografo prodotto in due esemplari originale per il destinatario e minuta per la UOR mittente e spedito via posta tradizionale 27 5 3 3 Contemporaneamente sia interni alla Provincia che verso l esterno Nel caso in cui uno stesso documento debba essere spedito contemporaneamente sia ad un destinatario interno alla Provincia sia ad un destinatario esterno alla stessa se il destinatario esterno non ha comunicato il proprio indirizzo di posta elettronica si segue la seguente procedura e produrre il documento su supporto cartaceo in due esemplari originale per il destinatario e minuta per la UOR mittente e sottoscriverlo con firma autografa e protocollarlo e scannerizzare l originale e trasmetterlo alla Segreteria della UOR destinataria in formato file e spedire I
116. di Gestione Egli esercita mediante la sua attivita una valida azione di monitoraggio sulle modalita di gestione del patrimonio documentale della Provincia verificando in particolare la coerenza dell applicazione delle regole di classificazione e di redazione degli oggetti dei documenti e di intitolazione dei fascicoli Il controllo regolare sulla gestione documentale ha lo scopo prioritario di verificare che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo l utilizzo del Titolario di classificazione la descrizione degli oggetti e la strutturazione dei fascicoli siano effettuate secondo gli standard archivistici e nel rispetto delle disposizioni del Manuale di gestione e della normativa vigente monitorare l efficacia delle attivit di formazione e di sensibilizzazione del personale provinciale sul corretto utilizzo del sistema di gestione documentale e sull aggiornamento dei principali strumenti archivistici individuare eventuali criticit e pianificare azioni migliorative nell utilizzo del sistema informatico di gestione documentale fornire a tutte le strutture della Provincia indicazioni omogenee sulla corretta tenuta del patrimonio documentale A tal fine il Supervisore autorizzato a svolgere attivit di monitoraggio di tipo qualitativo e quantitativo sul sistema di gestione documentale della Provincia L analisi di tipo qualitativo ha lo scopo di tracciare un quadro delle abitudini e dei comport
117. di Titolario sia gestita dalle Strutture della Provincia e quanti documenti siano stati ricondotti a tale voce in uno specifico periodo il Supervisore accede al sistema effettua una ricerca di documenti valorizzando il filtro relativo al nodo di Titolario e impostando un valore temporale una specifica data o un arco temporale ottiene come risultato l elenco esportabile di tutti i documenti classificati nel periodo indicato da tutte le Strutture nella voce di Titolario specificata Per estrarre un rapporto periodico sui documenti classificati nei diversi titoli in uno specifico periodo il Supervisore pu inoltre avvalersi della funzione Gestione prospetti si desidera monitorare l attivit di classificazione di una specifica Struttura il Supervisore imposta il filtro di ricerca relativo alla Struttura Ruolo Utente proprietario del documento specificando una voce di Titolario e ottiene l elenco dei documenti classificati dalla Struttura L attivit di auditing svolta dal Supervisore regolamentata per quanto riguarda il trattamento dei dati personali dalla normativa nazionale e provinciale di riferimento A garanzia della trasparenza e della pubblicit delle attivit del Supervisore tutte le operazioni effettuate nel sistema sono tracciate e storicizzate 2 Caratteristiche del ruolo Supervisore Il ruolo di Supervisore configurato all interno del sistema di gestione documentale della Provincia Autonoma di Trento e col
118. di emergenza su supporto informatico Quando si verifica la condizione C si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo Le figure che possono operare sul registro di emergenza sono utente Amministratore gli utenti configurati nel sistema L utente del sistema deve eseguire le seguenti operazioni scaricare dall applicativo P I Tre o dal sito www pi3 it il file in formato Excel da utilizzare come registro di emergenza e salvarlo sul disco locale della propria postazione predisporre alcune stampe del foglio elettronico da usare come registro di emergenza su supporto cartaceo qualora venga a mancare l energia elettrica La numerazione del registro di emergenza unica e sequenziale per ogni periodo di utilizzo Ogni qualvolta si utilizzi il registro di emergenza la numerazione riprende dal numero uno Una volta ripristinato il registro di protocollo informatico il numero di protocollo assegnato dal sistema alle registrazioni mantiene stabilmente il collegamento con il numero di protocollo utilizzato nel registro di emergenza 1 COMUNICAZIONI DI INDISPONIBILIT E RIPRISTINO DEL SISTEMA In caso di interruzione accidentale del servizio di protocollazione informatica Informatica Trentina comunica sulla casella di posta elettronica istituzionale della e UOR interessata e dall interruzione l impossibilit di utilizzare il sistema e specifica se possibile i tempi di ripristino Decreto Presidente del
119. di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni GEDOC 2 http archivio pubblica istruzione it amministrazione allegati gedoc2 pdf AZIENDA PROVINCIALE PER I SERVIZI SANITARI PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Manuale di gestione degli archivi http www trentinocultura net doc soggetti archivi apss manuale pdf CENTRO NAZIONALE PER L INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Manuale di gestione del protocollo informatico dei documenti e dell archivio delle pubbliche amministrazioni Quaderni del CNIPA n 21 febbraio 2006 http archivio cnipa gov it site _files Quaderno_n_21b pdf ENTE NAZIONALE PER LA DIGITALIZZAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE La dematerializzazione della documentazione amministrativa Quaderni CNIPA n 24 http www digitpa gov it sites default files Pubblicazioni Quaderno_Cnipa_n_24 pdf ENTE NAZIONALE PER LA DIGITALIZZAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi http www digitpa gov it sites default files allegati_tec protocollo_linee_guida pdf GRUPPO DI LAVORO PER LA FORMULAZIONE DI PROPOSTE E MODELLI PER LA RIORGANIZZAZIONE DELL ARCHIVIO DEI COMUNI Linee guida per la stesura del manuale di gestione per l archivio dei Comuni http www sa lom archivi beniculturali it fileadmin template allegati Comuni O1linee guid
120. di registrazione dello stesso e non ammissibile riportare sul documento una data antecedente a quella della registrazione di protocollo 4 2 LE ANAGRAFICHE DEI MITTENTI E DEI DESTINATARI Il sistema di Protocollo informatico della Provincia dispone di due Rubriche una Rubrica comune fornita dal sistema che riporta in forma controllata e normalizzata gli indirizzi degli Enti pubblici locali e non dei Soggetti istituzionali e dei Soggetti federati in P I Tre una Rubrica di UOR curata da ciascuna UOR in modo autonomo che riporta gli indirizzi dei corrispondenti abituali della UOR stessa 22 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 3 c 1 21 La redazione delle rubriche deve essere effettuata seguendo le regole de Le Raccomandazioni di Aurora redatte dal Gruppo di lavoro interistituzionale AURORA Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti e la redazione delle anagrafiche nel protocollo informatico L allegato 10 al Manuale fornisce alcune regole essenziali per la redazione delle anagrafiche Mittente e destinatario sono elementi essenziali della registrazione di protocollo vd punto 3 2 1 e pertanto i relativi dati vanno inseriti nel profilo di protocollo con la massima attenzione La redazione della Rubrica di UOR deve essere effettuata con la massima cura e attenzione al fine di evitare imprecisioni e ridondanze 4 3 L OGGETTO L oggetto consiste nell enun
121. dicare la descrizione del corrispondente destinatario per conoscenza il corrispondente sar trattato come occasionale pertanto consigliabile una volta ripristinato il sistema ufficiale ed effettuata l importazione delle registrazioni di emergenza modificare il corrispondente associando quello presente in rubrica nel caso sia necessario inserire pi destinatari per conoscenza separare i destinatari con punto e virgola codice amministrazione il codice dell amministrazione che sta eseguendo l operazione di protocolla in emergenza PAT codice Registro il codice dell Area Organizzativa Omogenea o Registro sulla quale si sta eseguendo la registrazione di protocollo PAT Le istruzioni tecniche per l utilizzo del Registro d emergenza RDE consultabili sul sito www pi3 it data protocollo mittente indicare la data del protocollo mittente nel formato lt gg mm aaaa gt protocollo mittente indicare la stringa completa di segnatura del protocollo mittente data arrivo indicare la data di arrivo del documento nel formato lt gg mm aaaa gt Ora arrivo indicare lora di arrivo nel formato lt hh mm ss gt codice classifica indicare il codice della voce di titolario con cui si vuole classificare il documento nel formato lt 1 2 3 gt non deve essere indicato il codice del fascicolo es 1 2 3 2012 4 E necessario eseguire una registrazione di protocollo per ogni riga del foglio di excel La numerazione
122. documenti relativi alla descrizione grafica e fotografica di tali beni 25 6 3 Interventi conservativi e di restauro Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di analisi e restauro dei beni architettonici gestite in diretta amministrazione da parte della Provincia NOTA bene I documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza sugli interventi eseguiti da terzi si classificano nella sottoclasse 25 6 1 25 7 Tutela dei beni archivistici 25 7 1 Vigilanza sugli archivi privati e degli enti pubblici Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza svolta nei confronti degli archivi tutelati sia pubblici che privati Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit ispettiva ad eventuali segnalazioni e denunce per smarrimenti e furti alle autorizzazioni a consultazioni in deroga alla vigente normativa nonch in generale a tutta l attivit autorizzativa prevista dalla vigente normativa in materia di beni culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla connessa attivit sanzionatoria 25 7 2 Lavori storico archivistici Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai lavori di censimento ordinamento e inventariazione effettuati in diretta amministrazione dalla Provincia su beni archivistici vigilati Pagina 65 25 7 3 Interventi conservativi restauro e riproduzione Si classificano in questa posizio
123. donlyres 5E81BEDF 4F2D 41DA 903A 69450518062C 0 ManualeGestione20010710 pdf REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA PRESIDENZA DIREZIONE GENERALE Manuale di gestione del protocollo informatico della Direzione generale della Presidenza versione 13 dicembre 2005 http www regione sardegna it documenti 1_5_20060328112621 pdf SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER IL TRENTINO ALTO ADIGE http www archivi beniculturali it SATN SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA PER LOMBARDIA Bozza Manuale per la gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi 2 versione gennaio 2011 http www sa lom archivi beniculturali it fileadmin template allegati amministrazione_digitale Bozza_manuale_n uovo rtf TRENTINO CULTURA IL PATRIMONIO ARCHIVISTICO DEL TRENTINO http www trentinocultura net soggetti archivi arch_ind_h asp
124. e accordi con altri soggetti al rapporti istituzionali di alto livello e di carattere generale anche internazionali intrattenuti direttamente dalla Provincia NOTA bene I documenti relativi alla definizione degli accordi di programma quadro si classificano nella classe 8 1 4 1 11 Designazione e partecipazione in organi istituzionali esterni Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla designazione e alla partecipazione di personale della Provincia ad organismi esterni Conferenza Stato Regioni Province Autonome Conferenza dei Presidenti delle Regioni Conferenza permanente per i rapporti tra la Provincia e le autonomie locali organismi di cooperazione transfrontaliera ecc nonch al loro funzionamento per quanto di competenza provinciale 1 12 Istituzione e funzionamento di aziende agenzie enti strumentali e societ di capitali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all istituzione e al funzionamento generale di aziende agenzie ed enti strumentali funzionali della Provincia Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla costituzione e al funzionamento di societ e altri enti a partecipazione provinciale Si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi alle nomine di personale provinciale negli organi di governo di dette strutture 1 13 Relazioni sindacali e contrattazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai rapporti tra la Provi
125. e agricole di vigilanza sulle attivita delle medesime nonch di sviluppo di agricoltura e allevamento 10 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese agricole 10 1 1 Investimenti fissi e strutturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi destinati a sostenere lo sviluppo delle imprese agricole tramite interventi strutturali investimenti fissi macchinari attrezzature meccanizzazione ecc 10 1 2 Accesso al capitale e al credito agrario Si classificano in questa posizione i documenti relativi a interventi di facilitazione dell accesso al credito e ad agevolazioni fiscali finanziamento degli enti di garanzia operanti nel settore ecc 10 1 3 Sostegno alle forme associative e consortili Si classificano in questa posizione i documenti relativi ad interventi volti a favorire lo sviluppo di forme associative di piccole imprese 10 1 4 Servizi alle imprese Si classificano in questa posizione i documenti relativi ad interventi volti a favorire la domanda e l offerta di servizi alle imprese agricole nonch quelli relativi al sostegno di attivit di ricerca Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi alla rete dei centri di assistenza agricola sul territorio 10 1 5 Imprenditoria giovanile Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi diretti al sostegno dell imprenditoria giovanile quali contributi a favore del ricambio generazionale nell ambito d
126. e alla UOR provinciale competente in materia di archivi che provvede a rilasciare la relativa autorizzazione L allegato 24 al Manuale fornisce l elenco aggiornato dei massimari di conservazione e scarto approvati l allegato 25 al Manuale riporta la procedura da attivare per lo scarto 8 ARCHIVI DI STRUTTURE SOPPRESSE O CESSATE In seguito a soppressione o cessazione dell attivit di una UOR l archivio della stessa trasferito all archivio della UOR che ne rileva le competenze La cessione del materiale documentario se Legge provinciale 17 febbraio 2003 n 1 e s m art 17 c 1 lett h 37 Deliberazione della Giunta provinciale di Trento n 2921 del giorno 7 novembre 2008 38 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 21 c 1 31 avviene secondo una procedura formale che coinvolge i responsabili delle Strutture rispettivamente cedente e destinataria e il Responsabile dell Archivio Provinciale Nel caso le competenze della UOR soppressa non siano rilevate da altra UOR ad es Incarichi speciali od Uffici di Gabinetto degli Assessori a fine Legislatura l archivio della stessa versato all Archivio Provinciale previa redazione di opportuni elenchi di versamento 9 IL SISTEMA INFORMATICO DI PROTOCOLLO E GESTIONE DOCUMENTALE E L ACCESSO AL SISTEMA 9 1 ARCHITETTURA E GARANZIE La Provincia Autonoma di Trento adotta un sistema di protocollo e gestione documentale un
127. e consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrit di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici Flusso documentario insieme delle operazioni alle quali soggetta la documentazione prodotta o acquisita da un ente esso comprende le fasi che vanno dalla registrazione e segnatura di protocollo alla classificazione organizzazione assegnazione inserimento e conservazione dei documenti compresi quelli non soggetti a registrazione di protocollo nell ambito del sistema di classificazione adottato Gestione documentale vedi Sistema di gestione informatica dei documenti Gestione dei documenti insieme delle attivit finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo nonch alla classificazione organizzazione assegnazione reperimento e conservazione dei documenti formati o acquisiti dalle amministrazioni Indice del Titolario di classificazione strumento per la corretta classificazione dei documenti costituito da un insieme di voci relative alle diverse attivit svolte da un Ente organizzate in ordine alfabetico in modo da consentire all utente una facile fruizione del Titolario Inserimento operazione che consente ad un utente abilitato di inserire 1 dati e di provvedere ad una registrazione di protocollo Inserto insieme organico di documenti contenuti in un sottofascicolo
128. e degli uffici preposti alla vigilanza nei confronti delle aziende nonch i documenti relativi all attivit di vigilanza sull esecuzione dei contratti collettivi di lavoro 24 2 Tutela del lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e consultiva in materia di tutela del lavoro in relazione anche a specifici ambiti minori madri extracomunitari orari e riposi turni di lavoro flessibilit delle forme contrattuali di lavoro ecc Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi all erogazione di benefici contributivi e al deposito obbligatorio di atti quali i regolamenti delle cooperative 24 3 Sistema provinciale per l impiego Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione del sistema provinciale per l impiego ivi compresa la tenuta delle relative banche dati liste e elenchi elenco anagrafico dei lavoratori curricula ecc 24 4 Inserimento e reinserimento lavorativo Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi volti a garantire l inserimento o il reinserimento nel mercato del lavoro anche di soggetti deboli e svantaggiati Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi agli interventi di sostegno per l avvio e il consolidamento di piccole imprese Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi all incentivazione del reimpiego di personale con qualifica dirigenziale
129. e delle sedi assegnazione ed allestimento degli spazi 3 4 Servizi generali ausiliari e utenze collegate 3 4 1 Ristorazione e spacci interni Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione dei servizi di ristorazione e degli spacci interni acquisiti dalla Provincia Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione dei distributori automatici di bevande e affini collocati presso le sedi provinciali NOTA bene I documenti relativi alla gestione dei buoni mensa in rapporto alla posizione di singoli dipendenti si classificano nella classe 4 13 3 4 2 Vigilanza e portineria Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del servizio di vigilanza e di portierato 3 4 3 Pulizia gestione dei rifiuti traslochi e facchinaggio Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione diretta o indiretta dei servizi di pulizia di trasloco e o facchinaggio comprese le richieste di intervento nelle sedi provinciali nonch i documenti relativi alla gestione dei rifiuti e della raccolta differenziata nelle stesse 3 4 4 Servizio autisti e autorimessa Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del servizio autisti quali ad esempio richieste e comunicazioni di disponibilit di automezzi interni ed esterni e fogli di viaggio 3 4 5 Posta interna centralino e centro duplicazioni Si classificano in questa posizione 1 documenti relativ
130. e di autonomia e alla relativa normativa d attuazione 1 2 2 Normativa statale e delle Regioni analisi e verifica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di analisi verifica e valutazione degli atti normativi dello Stato e delle Regioni 1 2 3 Normativa statale e delle Regioni attivit consultiva Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit consultiva ed esplicativa relativa alla normativa dello Stato e delle Regioni Si classificano in questa posizione anche le circolari e le direttive 1 3 Normativa dell Unione Europea 1 3 1 Attivit di analisi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di analisi monitoraggio e verifica della normativa dell Unione Europea nonch delle procedure pre contenziose e contenziose che chiamino in causa disposizioni dell ordinamento provinciale Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alla formazione degli atti comunitari nonch quelli relativi agli atti comunitari non normativi quali pareri e raccomandazioni 1 3 2 Attivit consultiva Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit consultiva ed esplicativa in materia di normativa dell Unione europea Si classificano in questa posizione anche le circolari e le direttive 1 4 Denominazione territorio e confini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla definizione territoriale della Prov
131. e e gestione documentale adottato dalla Provincia garantisce la puntuale tracciatura di tutte le operazioni riportando in maniera permanente tutte le modifiche eventualmente effettuate in tutti i campi della registrazione di protocollo consentito apportare modifiche anche agli elementi essenziali della medesima tranne che a quelli attribuiti automaticamente dal sistema data e numero di protocollo Una volta effettuata la registrazione di protocollo possibile associare a questa i file relativi al documento protocollato e agli eventuali allegati Al fine di garantire certezza dei contenuti del sistema di gestione documentale per scelta organizzativa l applicativo informatico non consente di sovrascrivere file gi associati E pertanto necessario porre la massima attenzione nel compiere l operazione di associazione del file alla registrazione di protocollo Il sistema dispone tuttavia di una funzione di versionamento che consente di modificare un file gi associato ad un profilo di protocollo sia per il documento principale che per gli allegati in questo caso necessario richiedere all Amministratore di sistema l attivazione del versionamento tramite l apertura di un ticket L attivazione di tale funzione pu essere richiesta solamente se il documento non ancora stato trasmesso dalla UOR che lo ha prodotto ad altra UOR o spedito all esterno dell ente L attivazione di tale funzione consente di generare una nuova v
132. e preventiva dei sistemi di intervento di protezione civile Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi al piani di protezione civile alle esercitazioni ai contributi destinati alle associazioni di protezione civile per l acquisto di dotazioni attrezzature ecc 21 2 Previsione e monitoraggio delle situazioni di rischio Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di previsione e monitoraggio dei rischi a prescindere dall ambito in cui questi si manifestino Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi a sistemi di monitoraggio frane sistemi di rilevamento idrometrici pluviometrici meteorologici ecc Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi ad avvisi meteo e alla gestione del sistema allerta 21 3 Rischio sismico Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla valutazione e monitoraggio del rischio sismico sul territorio provinciale rete sismometrica rete accelerometrica microzonizzazione sismica ecc 21 4 Prevenzione in presenza di situazioni di rischio Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi di prevenzione effettuati dalla Provincia o delegati ad enti terzi a seguito del riscontro di situazioni di rischio di ogni genere 21 5 Gestione dell emergenza e azioni di soccorso immediato Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione delle situazioni di emergenza alle azioni di soccorso
133. e si sta eseguendo stringa protocollo emergenza indicare la segnatura di emergenza nel formato lt PITRE codice UOR userID numero progressivo del protocollo di emergenza di 7 cifre preceduto da zeri gt Esempio PAT RFS139 2012 RDE PR12345 0000001 codice RF indicare il codice del RF che deve essere presente in segnatura tipo protocollo indicare nelle celle il valore A per i protocolli in ingresso P per i protocolli in uscita oggetto indicare nelle celle l oggetto del documento per il quale si sta eseguendo la registrazione di protocollo di emergenza massimo 2000 caratteri descrizione mittente se il protocollo in arrivo indicare nella cella la descrizione del mittente il corrispondente sar trattato come occasionale pertanto consigliabile una volta ripristinato il sistema ufficiale ed effettuata l importazione delle registrazioni di emergenza modificare il corrispondente associando quello presente in rubrica descrizione destinatario se il protocollo in partenza indicare nella cella la descrizione del destinatario il corrispondente sar trattato come occasionale pertanto consigliabile una volta ripristinato il sistema ufficiale ed effettuata l importazione delle registrazioni di emergenza modificare il corrispondente associando quello presente in rubrica nel caso sia necessario inserire pi destinatari principali separare 1 destinatari con punto e virgola descrizione destinatario per conoscenza in
134. eg Regolamento di esecuzione della legge provinciale 17 febbraio 2003 n 1 Nuove disposizioni in materia di beni culturali relativo alla formazione alla conservazione e all ordinamento degli archivi della provincia Decreto del Presidente della Provincia 5 luglio 2007 n 17 97 Leg Regolamento per la disciplina delle modalit di esercizio e dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Decreto del Presidente della Repubblica 8 gennaio 2001 n 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato n 42 allegato 1 della legge n 50 1999 Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003 n 137 Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell art 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002 n 10 Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n 68 Regolamento recante disposizioni per l utilizzo della posta elettronica certificata PEC a norma dell articolo 27 della legge 16 gennaio 2003 n 3 Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n 184 Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi Decreto Leg
135. ell attivit agricola imprenditoriale 10 1 6 Danni e indennizzi Si classificano in questa posizione i documenti relativi a contributi per danni a prescindere dagli eventi che li hanno provocati calamit naturali selvaggina fitopat e ecc Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi per la realizzazione di sistemi di difesa attiva e passiva da tali eventi 10 1 7 Carburante agricolo agevolato Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle agevolazioni inerenti ai carburanti agricoli ivi compresi i controlli a campione NOTA bene I documenti relativi dell utenza UMA ivi comprese immatricolazioni variazioni e cancellazioni si classificano in 20 4 4 10 2 Infrastrutture agricole Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi effettuati o sostenuti dalla Provincia relativi a opere collettive di miglioramento fondiario irrigazione bonifiche o interventi volti allo sviluppo delle infrastrutture rurali sistemazione delle strade interpoderali di acquedotti potabili elettrificazione rurale linee telefoniche collegamenti fognari nonch attrezzature necessarie alla loro manutenzione 10 3 Consorzi di miglioramento fondiario e di bonifica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza svolta dalla Provincia nei confronti dei consorzi di miglioramento fondiario e dei consorzi di bonifica Si classificano in questa posizione
136. elle informazioni originarie La modifica delle informazioni registrate comporta la rinnovazione del campo stesso con i nuovi dati e la contestuale memorizzazione in modo permanente del valore precedentemente attribuito unitamente alla data all ora e all autore della modifica Il sistema mantiene traccia dell autore della data e dell ora di qualunque operazione di annullamento o modifica del profilo di protocollo Una volta trasmesso o spedito fuori dalla Struttura che lo ha prodotto il documento non pu pi essere annullato Cos pure nel caso in cui esso sia inserito in un fascicolo visibile a Strutture diverse da quella che lo ha generato Analogamente nessun documento ricevuto per trasmissione o spedizione pu essere annullato Per evitare possibili disguidi anche gravi derivanti da un uso improprio della funzione di annullamento la funzione di annullamento di un protocollo non attiva Tale operazione effettuabile solo previa apertura di un ticket di assistenza tecnica analogamente a quanto accade per l attivazione della funzione di versionamento riportata al paragrafo 3 2 1 3 2 6 Protocollazione degli allegati Sugli allegati la segnatura di protocollo va apposta con le seguenti modalit per i documenti in arrivo sulla prima pagina di ciascun documento avendo cura di non pregiudicare la leggibilit del testo per i documenti in partenza sulla prima pagina di ciascun documento allegato alla minuta che ri
137. enco delle partizioni titoli e sottopartizioni classi e sottoclassi del Titolario di classificazione con una descrizione pi o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti indica per ciascuna partizione quali documenti debbano essere conservati permanentemente e quindi versati dopo quarant anni dall esaurimento degli affari all Archivio provinciale e quali invece possono essere destinati al macero dopo cinque anni dopo dieci anni dopo venti anni ecc Posta elettronica certificata PEC sistema di posta elettronica nel quale fornita al mittente ricevuta elettronica con valenza legale attestante l invio e la consegna di documenti informatici Certificare l invio e la ricezione 1 due momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici significa fornire al mittente dal proprio gestore di posta una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio e dell eventuale allegata documentazione Allo stesso modo quando il messaggio perviene al destinatario il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta o mancata consegna con precisa indicazione temporale Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute la traccia informatica delle operazioni svolte viene conservata per un periodo di tempo definito a cura dei gestori con lo stesso valore giuridico delle ricevute Prontuario del Titolario di classificazione vedi
138. enti connessi alla gestione della patente a punti 20 4 3 Scuole di guida e nautiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza in materia di scuole di guida e scuole nautiche Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi alle abilitazioni all esercizio della professione di insegnante e istruttore di scuola guida 20 4 4 Immatricolazioni dei veicoli e dei natanti Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di immatricolazione dei veicoli e dei natanti nonch al rilascio all aggiornamento e alla gestione dei relativi documenti di circolazione e contrassegni 20 4 5 Revisioni e collaudi dei veicoli Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di revisione e collaudo degli autoveicoli 20 4 6 Immatricolazioni revisioni e collaudi delle unit di navigazione Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit di immatricolazione visita e collaudo delle unit di navigazione nonch al rilascio all aggiornamento e alla gestione dei relativi documenti di navigazione e contrassegni 20 4 7 Officine autorizzate Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza in materia di officine autorizzate all effettuazione delle revisioni 20 4 8 Autotrasporto di persone e merci Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle au
139. enti e fascicoli di carattere riservato non marcati nel sistema come privati e classificati erroneamente in corrispondenza di nodi non blindati risultano accessibili al Supervisore E pertanto fondamentale che tutte le Strutture rispettino le disposizioni in materia di classificazione contenute nel Manuale di gestione e divulgate durante le attivita di formazione Il Supervisore identificato nella figura dell Incaricato del trattamento intesa dalla normativa di riferimento come persona fisica autorizzata dal Titolare o dal Responsabile a compiere le operazioni di trattamento dei dati personali nel rispetto delle istruzioni impartite Nel ruolo Supervisore sono configurati i seguenti utenti Loredana Bozzi PR41873 in quanto funzionaria del Servizio Supporto amministrativo e Informatica incaricata del coordinamento del progetto P I Tre Carlo Bortoli PR43685 in quanto funzionario dell Ufficio Beni archivistici librari e archivio provinciale al quale affidata la sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito della Giunta provinciale e delle Strutture da essa dipendenti Armando Tomasi PR31629 in quanto direttore dell Ufficio Beni archivistici librari e archivio provinciale al quale affidata la sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito della Giunta provinciale e delle Strutture da essa dipendenti Nell ambito del sistema di gestione documentale della Provincia autonoma di Trento il Supervis
140. enza le virgolette e posti tra la descrizione e l eventuale sede locale nonch dopo eventuali sigle quali spa srl RC8 Gli uffici e gli organi delle amministrazioni e istituti si Universit degli Studi di Padova Consiglio del Dipartimento di scrivono seguendo la struttura gerarchica di cui fanno Dipartimento di ingegneria Ingegneria meccanica parte seguita dall articolazione funzionale meccanica Consiglio dell Universit degli Studi di Padova RC8 Per le commissioni temporanee va utilizzata una Comune di Trento Commissione Componenti della Commissione specifica anagrafica e non le anagrafiche dei suoi edilizia comunale edilizia comunale del Comune di singoli componenti Trento RC12 Se un ente un associazione o una struttura ha pi sedi Associazione nazionale Sezione Umbria dell Associazione o pi sezioni si indica il nome della struttura principale archivistica italiana ANAI nazionale archivistica italiana completo e per esteso con l aggiunta della Sezione Umbria denominazione della sede o della sezione RC16 Per il documento che non comprende alcun elemento Anonimo utile all identificazione del mittente si utilizza il corrispondente Anonimo RC17 L indirizzo postale si scrive secondo la convenzione Rue Mollis 41 Paris France 41 Rue Mollis Paris France italiana rispettando i seguenti criteri 0 ti il nome della Via o Piazza vanno indicati per esteso Piazza P zza _ s
141. enza storpiature o abbreviazioni __________ __ A EEEE i nomi San e Sant si usano per esteso es Sant Antonio S Antonio e ARR nee N __ e V A i numeri contenuti nella descrizione di un indirizzo Via 25 aprile 2 Via venticinque aprile 2 _ vanno indicati con cifre arabe i i il numero civico va separato dal nome della Via o Via Garibaldi 15 Via Garibaldi 15 della Piazza da una virgola e senza altri segni di Piazza Dante 2 Piazza Dante n 2 Separazione qualiion iii cee ccc eee gece cee eee c eee ecec cece beter geceeeeeegeeeeseeceeeeeeeeeeeeeed se il numero civico composto da un numero e da Via Dogana 8a Via Dogana 8 a una o pi lettere esse vanno riportate di seguito al ___ Mumero senza spazi o simbolo RRPOVEEIEERVO COVE POTE SEREITEEEEDEEDENELENDELDEUNUEEUESSKD l eventuale frazione o localit vanno inserite nell apposito campo localit _____ __ lis an se il recapito del mittente destinatario presso una Mario Rossi Mario Rossi struttura o altra persona ci va specificato nella c o Ospedale Santa Chiara Largo Medaglie d Oro descrizione dell indirizzo prima della Via Piazza Largo Medaglie d Oro Clo Ospedale Santa Chiara RC20 Le sigle sindacali riunite rappresentano un anagrafica Rappresentanza sindacale Federazione lavoratori conoscenza distinta rispetto a quelle dei singoli sindacati che le costituiscono solo nel caso in cui abbia
142. enziale per la salvaguardia della memoria storica in Per la storiografia italiana del XXI secolo cfr pp 22 29 eadem I documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edizione Roma 1987 eadem Le fonti archivistiche Ordinamento e conservazione Roma 1983 eadem Nota introduttiva Rassegna degli Archivi di Stato LX 3 2000 pp 601 610 R DE FELICE Gli archivi correnti delle amministrazioni centrali Rassegna degli Archivi di Stato XXIII 1963 pp 359 390 idem L archivio moderno nella pubblica amministrazione Manuale per l organizzazione tenuta e funzionamento degli archivi correnti e di deposito Roma 1969 idem La classificazione degli atti negli archivi moderni Rassegna degli Archivi di Stato XXIV 1964 pp 215 242 idem Per la formazione dei titolari di archivio Rassegna degli Archivi di Stato XXVII 1967 pp 59 86 idem In margine ad alcune questioni di archivistica Rassegna degli Archivi di Stato XXXI 1971 pp 123 142 idem 1 concetto di archivio e la classificazione archivistica Archivi e cultura XVI 1982 pp 27 52 idem L archivio contemporaneo Titolario e classificazione sistematica di competenza nei moderni archivi correnti pubblici e privati Roma 1988 L DURANTI documenti archivistici La gestione dell archivio da parte dell ente produttore Roma 1997 E FREGNI Qualche osservazione in merito all organizzazione dell archivio comu
143. ersione del documento fornendone una specifica descrizione e associando al profilo di protocollo un nuovo file Ciascuna versione del documento risulter identificata dai seguenti dati numero della versione descrizione della versione campo Note data di creazione della nuova versione Il sistema mantiene tracciate e visibili tutte le versioni che vengono generate per uno stesso documento Il destinatario esterno alla UOR mittente avr la possibilit di visualizzare solamente l ultima versione Nel caso in cui si ravvisi un errore di associazione di file ad un documento gi inviato ad altra UOR mediante trasmissione in P LTre o all esterno della PAT dovr essere fatta una nuova registrazione di protocollo alla quale dovranno essere associati i file corretti Nelle note di trasmissione in caso di trasmissione a Strutture PAT o in nota a parte in caso di spedizione verso l esterno si dovr dichiarare che Il presente documento sostituisce il documento prot n 29 del giorno Per quanto riguarda la registrazione su protocollo di emergenza si veda l allegato 3 i L apertura del ticket pu essere effettuata mediante una chiamata telefonica o l invio di una e mail al CSD Customer Service Desk di Informatica Trentina 3 2 2 Segnatura di protocollo L operazione di segnatura di protocollo va effettuata per ciascun documento contestualmente all operazione di registrazione di protocollo e consiste ne
144. ersonale provinciale nonch i documenti relativi alla gestione dei procedimenti concorsuali ivi comprese le procedure per progressioni verticali e orizzontali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla formazione e alla gestione delle graduatorie del personale docente Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle domande di assunzione di incarico le offerte di collaborazione e i relativi curricula trasmessi anche in assenza di procedure concorsuali NOTA bene I documenti relativi ai bandi di concorsi e selezioni trasmessi da altri enti si classificano nella classe 6 2 4 2 Assunzioni e cessazioni dal rapporto di lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi all assunzione del personale della Provincia a tempo determinato o indeterminato ivi compresi quelli relativi al periodo di prova dei dipendenti e alle conseguenti valutazioni e pareri Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla cessazione dei rapporti lavorativi Si classificano in questa posizione inoltre 1 documenti relativi alle comunicazioni inerenti ai dati personali dei dipendenti e alle relative variazioni certificati di residenza del casellario giudiziale titoli di studio attestati di qualifica ecc 4 3 Carriera e stato giuridico economico 4 3 1 Attribuzione di incarichi funzioni ordini e rapporti di servizio Si classificano in questa posizione sia i documenti relativi agli o
145. ese industriali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla concessione di agevolazioni e contributi nei confronti di imprese industriali 12 2 Promozione e sviluppo delle attivit industriali ed economiche Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla promozione e al sostegno dello sviluppo delle attivit industriali ed economiche 12 3 Aree per insediamenti produttivi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla progettazione e alla realizzazione di aree destinate ad insediamenti produttivi unitamente a quelli relativi all attivit rivolta allo sviluppo e al miglioramento delle infrastrutture Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle procedure di assegnazione cessione o vendita delle aree industriali 12 4 Promozione e sviluppo delle attivit estrattive Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi diretti alla promozione e al sostegno delle attivit estrattive con particolare riferimento alla coltivazione delle cave 12 5 Giacimenti minerari e cave 12 5 1 Ricerca e coltivazione di giacimenti minerari Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all esercizio delle pratiche di ricerca mineraria ivi compresi rilasci rinnovi ecc delle relative autorizzazioni nonch quelli relativi all attivit concessoria di coltivazione dei giacimenti minerari e di sfruttamento delle acque minerali e termali NOTA bene I doc
146. esta posizione i documenti relativi a contributi per progetti di valorizzazione dell impresa artigiana a sostegno dei mestieri e dei prodotti artigianali tipici per le botteghe scuola istituite per la trasmissione del mestiere dell artigiano ai giovani nonch per quelli concernenti il riconoscimento delle imprese d eccellenza 13 3 Professioni artigiane Si classificano in questa posizione i documenti relativi all accertamento dei requisiti di qualificazione professionale parrucchieri estetisti ecc e alla verifica della sussistenza dei presupposti e dei requisiti di legge per l esercizio di attivit artigiane estetisti imprese di pulizie o facchinaggio ecc Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi agli orari di apertura delle attivit artigiane ai pareri vincolanti in merito ai regolamenti comunali che disciplinano specifiche attivit artigianali e pi in generale all attivit consultiva e di controllo svolta dalla Provincia nel settore 13 4 Albo delle imprese artigiane Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell Albo per quanto di competenza provinciale Pagina TITOLO 14 COMMERCIO Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di erogazione d incentivi contributi e servizi alle attivita commerciali e di controllo della rete distributiva provinciale nonch alle funzioni e attivita di pian
147. ettore generale e dirigenza Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla nomina alle attribuzioni nonch alla cessazione dalla carica delle figure in oggetto si classificano in questa posizione inoltre 1 documenti relativi alle funzioni di coordinamento generale da esse svolte nel governo della Provincia Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla fase istruttoria e di perfezionamento delle determinazioni dirigenziali documenti relativi alla trasmissione e alla restituzione delle proposte di determinazione dirigenziale avanzate dalle strutture ecc nonch tutti 1 documenti relativi agli aspetti procedurali connessi Si classificano in questa posizione i documenti relativi al funzionamento degli organi monocratici e alla relativa serie dei pareri 2 4 Comitati e commissioni settoriali e intersettoriali Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all istituzione e al funzionamento nomine convocazioni ordini del giorno verbali delle riunioni ecc di comitati commissioni gruppi di lavoro conferenze dei servizi e altri organi consultivi sia settoriali che intersettoriali 2 5 Consiglio provinciale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di funzionamento del Consiglio convocazione comunicazioni al Consiglio ordini del giorno delle sedute programmi dei lavori consiliari ecc nonch quelli relativi all attivit di controllo politico interro
148. fetti di qualunque natura necessario rifare la scansione Le operazioni di verifica qualitativa dell immagine digitale vanno effettuate prima di collegare il file al profilo di protocollo N B la verifica della qualita dell immagine digitale essenziale in considerazione del fatto che per i documenti interni alla Provincia alla struttura destinataria perviene solo il file con l immagine digitale del documento scannerizzato Manuale di gestione documentale Allegato 23 MODULO PER LO SPOSTAMENTO DI FASCICOLI FRA RPA IN ARCHIVIO CORRENTE PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Richiesta assegnazione temporanea di fascicoli per consultazione Il sottoscritto lt Cognome e Nome gt matr n lt numero gt dipendente della UOR lt nome UOR gt in data lt giorno mese anno gt riceve in consegna i seguenti fascicoli codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo PER CONSEGNA PER RICEVUTA Riconsegnati in data lt giorno mese anno gt 1 seguenti fascicoli codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di classificazione e numero di fascicolo e titolo del fascicolo codice di
149. ficata il canale telematico esclusivo che la Provincia utilizza per tutte le comunicazioni aventi caratteri di ufficialit inviate a soggetti non federati in P I Tre i soggetti federati in P I Tre sono raggiunti mediante il canale dell Interoperabilit semplificata 5 5 REGOLE DI DIGITALIZZAZIONE 5 5 1 Regole tecniche Al fine di consentire la creazione di un archivio digitale della Provincia uniforme e facilmente gestibile nonch di garantire la completa leggibilit e intelligibilit dei documenti scannerizzati 32 Cfr art 65 comma 1 lett c bis del Codice dell amministrazione digitale e relative regole tecniche emanate con il D P C M 27 settembre 2012 29 obbligatoria l osservanza delle regole tecniche relative all operazione di scannerizzazione dei documenti cartacei riportate nell allegato 22 al Manuale 6 LE FASI DI VITA DEL DOCUMENTO ARCHIVIO CORRENTE DI DEPOSITO E STORICO 6 1 L ARCHIVIO CORRENTE I fascicoli relativi ad affari o procedimenti in corso o conclusi da meno di cinque anni costituiscono l archivio corrente I fascicoli cartacei possono essere conservati sia presso la segreteria di ciascuna UOR sia presso l ufficio del RPA mentre quelli elettronici sono conservati nel sistema di gestione documentale della AOO I fascicoli cartacei devono essere conservati con la massima cura al fine di evitare la dispersione dei documenti In particolare qualora si renda necessario il trasferimento
150. finanziamento delle attivit edilizie dell Azienda provinciale per i servizi sanitari 22 2 3 Attrezzature delle residenze sanitarie assistenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi di finanziamento delle attivit di acquisizione delle attrezzature delle residenze sanitarie assistenziali 22 2 4 Edilizia delle residenze sanitarie assistenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi di finanziamento delle attivit edilizie delle residenze sanitarie assistenziali 22 3 Sistema tariffario mobilit e rimborsi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle competenze provinciali in materia di ticket e in generale relativi alla definizione della partecipazione alla spesa sanitaria da parte degli assistiti nonch i documenti relativi alla determinazione delle tariffe per i servizi e le prestazioni sanitari e socio sanitari ivi comprese quelle attinenti all ambito veterinario Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle attivit connesse alla gestione della mobilit sanitaria e in particolare alle relative spese per la compensazione attiva e passiva Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai rimborsi relativi all assistenza sanitaria indiretta 22 4 Livelli di assistenza Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla definizione dei livelli di assistenza sanitaria sia essenziali ossia
151. fiscale o il numero di matricola o altro dato utile RC3 Le denominazioni dei corrispondenti si indicano per Comune di Parma Consiglio Ai componenti del Consiglio esteso senza preposizioni abbreviazioni o segni di comunale comunale di Parma punteggiatura con l iniziale maiuscola e riducendo l uso delle maiuscole nel resto della denominazione Fondazione Cassa di risparmio di Fondazione CARIPARO Padova e Rovigo Fondazione CARIPARO RC3 Nei nomi di struttura composti da pi parole la Universit degli Studi di Trento Universit degli studi di Trento maiuscola va usata solo per la prima parola della denominazione tuttavia bene rispettare le convenzioni in uso per ciascuna struttura RC4 nomi e gli indirizzi in lingua stranieri si scrivono nella Zhang Yimou Zhang Yimou lingua originale e di norma non si traducono Per questi nomi e indirizzi vanno tralasciati i caratteri Rue Mollis 41 Paris Francia Via Mollis 41 Parigi Francia speciali OL GI RC6 Nei nomi di persona fisica e nelle anagrafiche di studi Rossi Matteo ch mo prof Rossi Matteo legali tecnici ecc non vanno indicati i titoli appellativi o Ing Rossi Matteo di qualificazione RC7 Gliacronimisi scrivono dopo la descrizione per esteso Istituto nazionale della previdenza INPS Salerno separati da queste da uno spazio trattino spazio sociale INPS Sede di Salerno Vanno scritti s
152. fondo forestale provinciale 11 1 2 Interventi forestali Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi ai contributi erogati a enti o privati per interventi realizzati sul patrimonio forestale quali rimboschimenti interventi colturali o per Pacquisto di attrezzature ecc 11 1 3 Filiera foresta legno Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi volti al sostegno della produzione di legnami 11 2 Gestione delle foreste demaniali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del demanio forestale provinciale concessioni autorizzazioni ecc 11 3 Utilizzazioni boschive Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle utilizzazioni boschive ivi compresi i capitolati d onere generali e particolari 11 4 Interventi e opere forestali Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi in materia forestale quali rinsaldamento di terreni franosi operazioni di sfollamento e diradamento o rimboschimento Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alla realizzazione di infrastrutture forestali quali poste di esbosco piazzali di prime lavorazioni e deposito legname rifugi per gli operai strade forestali e opere antincendio Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all affidamento a terzi di tali lavori 11 5 Piante vivai e semi forestali Si classificano in questa posizione i documenti relativi al
153. gazioni interpellanze mozioni 2 6 Organi delle agenzie provinciali Pagina Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla costituzione alla convocazione e al funzionamento degli organi delle agenzie provinciali quali il consiglio di amministrazione il collegio dei revisori dei conti gli organi collegiali o tecnico scientifici Pagina TITOLO 3 PATRIMONIO DEMANIO LOGISTICA E RISORSE STRUMENTALI Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in relazione alla titolarit e alla gestione del patrimonio tanto di natura immobiliare quanto mobiliare ivi compresa quella e del demanio provinciale Questo titolo stato individuato inoltre con riferimento alle funzioni e attivit di acquisizione e o gestione di beni e servizi strumentali all attivit della Provincia 3 1 Beni immobili e demanio provinciale 3 1 1 Acquisizione e destinazione d uso Si classificano in questa posizione i documenti relativi all acquisizione anche tramite prelazione di beni costituenti parte del patrimonio immobiliare provinciale a prescindere dalle modalit acquisizione mediante trasferimento da altri enti acquisizione a titolo gratuito da enti funzionali acquisto donazione lascito testamentario espropriazione per pubblica utilit regolazioni tavolari ecc o di beni demaniali la cui titolarit risulta trasferita alla Provincia Si classificano altres in que
154. gitali ed eventualmente per 2 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 17 c 4 19 esclusivo uso gestionale copie semplici dei documenti nativi cartacei ottenuti dalla scansione di questi ultimi Entrambi i fascicoli dovranno recare il medesimo titolo ed il medesimo codice fascicolo 3 7 3 La descrizione del fascicolo La descrizione del fascicolo di cruciale importanza per una corretta tenuta del sistema documentale Per la descrizione dei fascicoli valgono gli stessi principi enunciati per la corretta redazione degli oggetti dei documenti paragrafo 4 3 In particolare si deve garantire una corretta strutturazione delle informazioni seguendo un ordine che procede dal generale al particolare la prima parte della descrizione costituita dall argomento generale del fascicolo mentre la seconda parte costituita dalle informazioni specifiche del procedimento un giusto equilibrio tra sintesi e specificit la descrizione del fascicolo deve riportare le parole chiave utili ai fini della ricerca delle informazioni l uso normalizzato di sigle numeri e date nonch del carattere maiuscolo l adozione di un lessico comune e condiviso il rispetto delle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali e del segreto d ufficio Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o una volta esaurito l affare La data di chiusura del fascicol
155. he costituisce il primo documento riferito ad un procedimento a scadenza perentoria il funzionario comunica al mittente che il procedimento non pu essere avviato in quanto l istanza non ammissibile se si tratta di documento allegato al primo documento riferito ad un procedimento a scadenza perentoria il funzionario ne richiede al mittente la regolarizzazione se si tratta di documento principale e o allegati che costituiscono il primo documento riferito ad un procedimento o altro iter senza scadenza perentoria il funzionario ne richiede la regolarizzazione se infine si tratta di documenti e o allegati successivi al primo il funzionario richiede sempre la regolarizzazione Il documento elettronico inteso come originale quando nasce e viene gestito interamente in ambiente digitale oppure quando nasce su supporto cartaceo e viene in seguito scannerizzato e scambiato con i canali di posta elettronica previsti dalla deliberazione n 1594 del giorno 2 agosto 2013 La stampa di un documento nativo digitale si configura come copia semplice e pertanto liberamente valutabile in giudizio In particolare all interno della AOO PAT il file digitale prodotto dall azione di scannerizzazione costituisce originale informatico per la UOR ricevente mentre per la UOR mittente costituisce solo copia semplice e non sostituisce in alcun modo l originale cartaceo che perci deve essere conservato con la massima cura 5 3 DOCUMENTI IN PAR
156. i 10 14 Produzioni zootecniche 10 14 1 Carni 10 14 2 Produzioni lattiero casearie 10 14 3 Produzioni minori 10 15 Agriturismo 10 16 Agroambiente TITOLO 11 RISORSE FORESTALI FAUNISTICHE E MONTANE 11 1 Agevolazioni contributi e servizi agli enti e alle imprese agro silvo forestali 11 1 1 Fondo forestale 11 1 2 Interventi forestali Pagina 11 1 3 Filiera foresta legno 11 2 Gestione delle foreste demaniali 11 3 Utilizzazioni boschive 11 4 Interventi e opere forestali 11 5 Piante vivai e semi forestali 11 6 Monitoraggio del patrimonio forestale e montano 11 7 Operatori del settore forestale 11 8 Tutela della flora e di altri prodotti del bosco 11 9 Tutela della fauna 11 10 Caccia 11 10 1 Riserve di caccia 11 10 2 Ente gestore e associazionismo 11 10 3 Esercizio della caccia 11 11 Pesca 11 11 1 Diritti di pesca 11 11 2 Associazioni e societ concessionarie 11 11 3 Esercizio della pesca 11 12 Consorzi di vigilanza boschiva 11 13 Guardie giurate 11 14 Corpo forestale 11 15 Polizia forestale e ambientale TITOLO 12 INDUSTRIA E ATTIVITA ESTRATTIVE 12 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese industriali 12 2 Promozione e sviluppo delle attivita industriali ed economiche 12 3 Aree per insediamenti produttivi 12 4 Promozione e sviluppo delle attivita estrattive 12 5 Giacimenti minerari e cave 12 5 1 Ricerca e coltivazione di giacimenti minerari 12 5 2 Coltivazione delle cave 12 6 Polizia mineraria TITOLO 13 ARTIGIA
157. i alla gestione dei servizi di posta interna di centralino telefonico e del centro duplicazioni Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione e all aggiornamento dell elenco telefonico interno 3 4 6 Beni di facile e rapido consumo Pagina 10 Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all acquisizione e alla gestione di beni di facile e rapido consumo quali vestiario divise cancelleria e materiale informatico toner cartucce per stampanti ecc Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dei relativi buoni d ordine e dei registri di carico scarico dei beni 3 4 7 Utenze telefonia e spese di funzionamento Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione delle spese di funzionamento carburanti spese condominiali ecc e delle utenze di cui la Provincia titolare elettricita acqua luce gas telefonia fissa e mobile abbonamenti radiotelevisivi ecc Si classificano altresi in questa posizione i documenti relativi all attivazione disattivazione configurazione ecc delle reti di telefonia delle strutture provinciali 3 4 8 Contratti assicurativi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla stipula al rinnovo e allo spegnimento di polizze assicurative da parte della Provincia a prescindere dal bene assicurato beni immobili beni mobili autoveicoli ecc NOTA bene I documenti relativi alle assicur
158. i alla gestione dell archivio delle imprese agricole APIA autorizzazione allo svolgimento dell attivit inserimento e modifica dei dati relativi all attivit delle imprese vigilanza sul loro operato cancellazione ecc Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai ricorsi per negata iscrizione 10 7 Associazionismo dei produttori agricoli Si classificano in questa posizione i documenti relativi al riconoscimento delle associazioni operanti nel settore agricolo nonch all erogazione di contributi concessi loro o ai consorzi di tutela quali quelli per le spese di avviamento 10 8 Operatori del settore agricolo Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione al sostegno e alla gestione delle attivit formative e di aggiornamento degli operatori del settore agricolo da parte della Provincia Si classificano in questa posizione i documenti relativi sia alle attestazioni e certificazioni in materia di profili professionali degli operatori del settore distillatori organismi di certificazione delle produzioni biologiche operatori ortofrutticoli ecc per quanto di competenza provinciale sia agli interventi di sostegno rivolti agli operatori del settore 10 9 Produzioni agricole vegetali 10 9 1 Vitivinicoltura Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa in materia di impianti e reimpianti all attivit di vigilanza e controllo del settore e
159. i classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi alla valutazione e al controllo delle attivit a rischio di incidente rilevante depositi o stabilimenti in cui si trovino ingenti quantit di prodotti infiammabili o tossici ecc Pagina 52 NOTA bene I documenti relativi all attivita di vigilanza sulla sicurezza dei lavoratori nei luoghi di lavoro relativamente ai rischi connessi con gli incendi si classificano nella classe 4 15 21 8 Corpo permanente dei vigili del fuoco e corpi volontari Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita di organizzazione e gestione del corpo permanente provinciale dei vigili del fuoco e dei corpi volontari NOTA bene I documenti relativi alla ricezione degli allarmi all attivit di intervento in situazioni di emergenza e alla gestione del soccorso si classificano nella classe 21 5 I documenti relativi alla gestione delle attrezzature e dei veicoli a disposizione del corpo permanente dei vigili del fuoco si classificano nella classe 3 2 e relative sottoclassi 21 9 Scuola provinciale antincendi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di formazione qualificazione aggiornamento ed addestramento condotte dalla scuola provinciale antincendi nonch agli studi e alle ricerche di aggiornamento nei campi di applicazione delle tecniche di intervento e delle norme di prevenzione 21 10 Nucleo elicotteri Si classificano in q
160. i classificano in questa posizione i documenti relativi all accertamento della conoscenza delle lingue delle minoranze ladina mochena e cimbra ivi compresi gli attestati di conoscenza linguistica 1 17 Riconoscimento delle persone giuridiche private Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del registro delle persone giuridiche private 1 18 Pari opportunit Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi in materia di pari opportunit ivi compresi quelli relativi ai contributi erogati per progetti di soggetti terzi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit del consigliere a di parit e all attivit della commissione di pari opportunit NOTA bene I documenti relativi alle nomine del consigliere a di parit e della commissione di pari opportunit si classificano nella classe 2 4 Pagina TITOLO 2 ORGANI DI GOVERNO GESTIONE CONTROLLO E CONSULENZA CONSIGLIO PROVINCIALE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita di funzionamento degli organi di governo gestione controllo e consulenza della Provincia alla loro elezione nomina surroga o decadenza dei relativi componenti il titolo e stato individuato anche con riferimento ai rapporti intrattenuti col Consiglio provinciale e al suo funzionamento Si rammenta che nelle posizioni del presente titolo non si classificano tutti i documenti prodotti da tali orga
161. i di deposito e storico 6 1 3 Consistenza del materiale archivistico 6 1 4 Lavori storico archivistici 6 1 5 Interventi conservativi di restauro e riproduzione 6 1 6 Consultazione copie e ricerche 6 2 Albo provinciale 6 3 Accesso ai documenti amministrativi Pagina 6 4 Protezione dei dati personali e segreto statistico 6 5 Statistica 6 5 1 Produzione di dati statistici 6 5 2 Analisi statistiche 6 5 3 Ricerche statistiche 6 6 Servizi e sistemi informatici e di comunicazione 6 6 1 Attivita informatica di base e applicativi 6 6 2 Attivita informatica infrastrutturale 6 6 3 Sistemi informativi e informatici 6 7 Reti di telecomunicazione 6 7 1 Impianti e frequenze radiotelevisive 6 7 2 Rete radiomobile provinciale 6 7 3 Rete di comunicazione elettronica 6 8 Biblioteche di struttura centri di documentazione e Archivio fotografico storico TITOLO 7 AFFARI LEGALI CONTENZIOSO RESPONSABILITA CIVILE E PATRIMONIALE 7 1 Affari legali 7 2 Contenzioso 7 2 1 Contenzioso amministrativo 7 2 2 Contenzioso civile 7 2 3 Contenzioso del lavoro 7 2 4 Contenzioso tributario 7 2 5 Contenzioso penale 7 2 6 Ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica 7 2 7 Contenzioso dinanzi alla Corte costituzionale 7 2 8 Contenzioso contabile 7 3 Pareri e consulenze legali 7 4 Risarcimenti per responsabilita civile e patrimoniale TITOLO 8 PROGRAMMAZIONE COORDINAMENTO E CONTROLLO 8 1 Programmazione provinciale 8 1 1 Programma di sviluppo provincia
162. i digitalmente come allegati Peraltro se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente a mano tramite corriere ecc possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali Manuale di gestione documentale Allegato 14 Diagramma di flusso della verifica del documento in arrivo caso 1 Nel diagramma di flusso gli attori sono indicati nelle colonne Segreteria Funzionario mentre le attivita sono descritte sinteticamente nei rettangoli posti in corrispondenza degli attori Le attivit sono collegate da frecce orientate che ne indicano lo svolgimento Il simbolo del rombo rappresenta un punto di scelta All interno del rombo contenuta una domanda che pu avere due possibili risposte A seconda della risposta il flusso delle attivit seguir la via opportuna SCADENZA PERENTORIA rigida CASO 1 sottoscrizione e formato file documento principale allegati Segreteria Funzionario Il documento princ e gli allegati sono sottoscritti con una modalit corretta e sono nel formato corretto ia rotocolla fascicola se deve e trasmette A seconda del mezzo di trasmissione P u u BR al funzionario competente utilizzato occorre verificare la modalita di sottoscrizione La
163. i in un aggregazione logica che prende il nome di iperfascicolo 3 7 2 Apertura e conservazione del fascicolo cartaceo ed elettronico Ogni documento che d avvio ad un nuovo procedimento o che si riferisce ad un nuovo affare deve dar luogo ad un nuovo fascicolo al quale devono essere ricondotti anche tutti i documenti che successivamente acquisiti o prodotti si riferiscano al medesimo affare Il fascicolo pu essere aperto a cura del protocollista o a cura del RPA a seconda del modello organizzativo ritenuto pi confacente dal Responsabile di ciascuna UOR In linea di principio si consiglia che Y Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 17 c 6 18 Cfr Decreto Presidente della Repubblica 445 2000 art 65 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 17 ibidem art 18 c 2 18 il fascicolo sia creato dal protocollista salvo casi particolarmente complessi se il primo documento del fascicolo costituito da un documento in arrivo il fascicolo sia creato dal RPA se il primo documento del fascicolo costituito da un documento in partenza Il fascicolo cartaceo pu essere conservato presso l ufficio di protocollo o presso l ufficio del RPA a seconda del modello organizzativo ritenuto pi confacente dal Responsabile di ciascuna UOR il fascicolo elettronico conservato all interno del sistema di gestione documentale della Pro
164. i integrativi nonch degli indirizzi relativi all attivit assistenziale o comunque a problematiche del personale sanitario convenzionato 22 11 2 Personale dipendente La sottoclasse comprende i documenti relativi alla definizione e applicazione dei contratti collettivi provinciali di lavoro nonch degli indirizzi relativi alle attivit compresa quella libero professionale o comunque alle problematiche del personale dipendente dal Servizio sanitario provinciale Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle problematiche per quanto di competenza della Provincia relative al personale dipendente da strutture sanitarie private 22 12 Innovazione e ricerca sanitaria 22 12 1 Innovazione sanitaria Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla programmazione di attivit e alla progettazione di interventi di miglioramento organizzativo e funzionale mediante innovazione dei processi e dei prodotti sanitari Pagina 56 22 12 2 Ricerca sanitaria Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di promozione della ricerca sanitaria volte a qualificare il sistema sanitario provinciale sia dal punto di vista clinico assistenziale sia dal punto di vista dell organizzazione e gestione dei servizi 22 13 Assistenza e servizi sanitari 22 13 1 Assistenza ospedaliera Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coord
165. i protocollo Selezione individuazione dei documenti da destinare alla conservazione permanente o allo scarto Servizio archivistico servizio per la gestione informatica dei documenti del protocollo dei flussi documentari e degli archivi Sistema di gestione informatica dei documenti insieme delle risorse di calcolo degli apparati delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzate dalle amministrazioni per la gestione dei documenti Smistamento di un documento individuazione di un unita organizzativa responsabile UOR cui affidare un documento Vedi anche Assegnazione Sottofascicolo insieme organico di documenti contenuti in un fascicolo del quale rappresenta una partizione Ciascun sottofascicolo annotato nel repertorio dei fascicoli all interno del fascicolo di appartenenza Stampa di un documento informatico stampa di un documento nativo digitale Le copie su supporto cartaceo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale sostituiscono l esemplare informatico da cui sono tratte solo se ne viene attestata la conformit all originale in tutte le sue componenti Supporto ottico di memorizzazione mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l impiego della tecnologia laser dischi ottici DVD ecc Titolario di classificazione sistema logico di suddivisione gerarchica dal generale al particolare dei documenti basato sulle funzioni esercitate da
166. i relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione del settore 10 13 3 Allevamenti ovicaprini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione del settore 10 13 4 Allevamenti suini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione del settore 10 13 5 Acquacoltura Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione del settore quali ad esempio i programmi comunitari FEP 10 13 6 Apicoltura Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione del settore 10 13 7 Allevamenti minori Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione delle tipologie di allevamento non ricompresi nelle sottoclassi precedenti elicicoltura lombricoltura ecc 10 14 Produzioni zootecniche 10 14 1 Carni Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi in materia di produzione di carne animale 10 14 2 Produzioni lattiero casearie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi in materia di produzioni latt
167. i scansione non sostituisce in alcun modo l originale cartaceo che costituendo l unico esemplare dotato di validit giuridica deve essere conservato con la massima cura 5 2 2 Su supporto elettronico Il documento su supporto elettronico deve essere indirizzato alla UOR sulla casella di posta elettronica certificata PEC oppure nel caso in cui il mittente sia un Ente federato in P I Tre deve pervenire tramite il sistema P L Tre Il dipendente che riceva sulla propria casella di posta elettronica personale un documento valuta se questo sia da protocollare se sia semplicemente da inserire nel sistema di gestione documentale o se non sia nemmeno da inserire in esso Tale valutazione deve tener conto sia del contenuto del documento che della sua forma mezzo di spedizione tipo di sottoscrizione formato file Qualora il dipendente stabilisca che il documento pervenuto sulla sua casella di posta elettronica nominativa debba essere protocollato tenuto a comunicare al mittente che questo pu essere accettato solo se inviato all indirizzo di posta elettronica certificata della UOR Eventuale corrispondenza riservata viene gestita dal sistema in modo riservato ed visibile solo all utente destinatario All interno del sistema di gestione documentale P I Tre tale documentazione contraddistinta dall attributo privato ed trasmessa con ragione di trasmissione privacy Nel caso in cui il messaggio contenga u
168. ia di edilizia socio assistenziale 23 5 Promozione e sostegno del volontariato sociale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di promozione e sostegno del volontariato sociale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla tenuta dell Albo del volontariato 23 6 Interventi socio assistenziali e servizi sociali 23 6 1 Minori Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi socio assistenziali e ai servizi sociali erogati a favore di minori Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi agli interventi connessi alle attivit riferite ai percorsi di accoglienza e alle pratiche di affidamento e adozione 23 6 2 Adulti Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi socio assistenziali e ai servizi sociali erogati a favore degli adulti 23 6 3 Anziani Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi socio assistenziali e ai servizi sociali erogati a favore dei soggetti anziani Pagina 60 23 6 4 Disabili Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli interventi socio assistenziali e ai servizi sociali erogati a favore dei soggetti disabili Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi ai servizi di trasporto e agli interventi in materia di eliminazione o superamento delle barriere architettoniche 23 6 5 Immigrati Si classificano in questa pos
169. icazione alla programmazione e alla gestione dei servizi di trasporto ferroviario Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi ai contributi erogati e a convenzioni e accordi stipulati dalla Provincia in materia con soggetti terzi 20 1 2 Autolinee e autotrasporto pubblico Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione alla programmazione e alla gestione dei servizi di autotrasporto pubblico ivi compreso l affidamento dei servizi di trasporto pubblico provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi al finanziamento e al sostegno degli investimenti nei servizi di trasporto pubblico anche connessi alle forme di mobilit alternativa 20 1 3 Trasporto scolastico Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione alla programmazione e alla gestione dei servizi di trasporto degli alunni frequentanti le scuole dell infanzia e le scuole primarie di primo e secondo grado compresi quelli predisposti per gli alunni portatori di handicap frequentanti asili nido scuole dell infanzia o istituti scolastici di ogni ordine e grado nonch centri socio educativi e terapici 20 1 4 Tariffe e titoli di viaggio Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit di competenza delle Provincia in materia di politiche tariffarie dei trasporti pubblici 20 1 5 Servizi pubblici di navigazione Si classificano in questa posizione i documenti re
170. icazione del sistema educativo provinciale 26 2 Coordinamento e vigilanza sul sistema dei servizi per la prima infanzia 26 3 Gestione economico finanziaria del sistema educativo provinciale 26 4 Coordinamento e vigilanza sul sistema educativo provinciale 26 4 1 Scuole dell infanzia 26 4 2 Istituzioni scolastiche 26 4 3 Istituzioni formative 26 5 Politica del personale del sistema educativo provinciale e organici 26 6 Sviluppo e innovazione dei servizi per la prima infanzia e del sistema educativo provinciale 26 10 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia scolastica 26 11 Formazione continua e aggiornamento degli operatori dei servizi socio educativi per la prima infanzia e della scuola 26 12 Alta formazione professionale 26 13 Istruzione universitaria e alta formazione musicale artistica e coreutica 26 14 Innovazione ricerca scientifica e tecnologica 26 14 1 Promozione della ricerca scientifica 26 14 2 Valorizzazione degli esiti della ricerca scientifica 26 15 Educazione permanente e degli adulti 27 1 Tenuta e conservazione 27 3 Rilevazione e revisione degli estimi catastali 27 4 Certificazione e rilascio dei dati catastali 28 1 Impianto reimpianto ripristino e completamento 28 3 Pubblicazione e trattazione tavolare delle mappe 28 4 Procedimento e affari tavolari 29 Oggetti diversi TABELLA B Voci del Titolario non accessibili al Supervisore CODICE DESCRIZIONE 1
171. iero casearie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del regime quote latte e agli interventi di mercato 10 14 3 Produzioni minori Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi in materia di produzioni agricole animali minori 10 15 Agriturismo Si classificano in questa posizione i documenti relativi all autorizzazione all esercizio di attivit agrituristiche e all attivit di vigilanza sulle stesse nonch ai contributi ad esse concessi Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi all Albo agritur 10 16 Agroambiente Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla tutela e alla salvaguardia del sistema agro silvo pastorale mediante ad esempio l incentivazione di tecniche agricole rispettose dell ambiente di conservazione di coltivazioni caratteristiche o di salvaguardia delle razze animali da allevamento autoctone Pagina TITOLO 11 RISORSE FORESTALI FAUNISTICHE E MONTANE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita di tutela valorizzazione e utilizzazione del patrimonio forestale esercitate dalla Provincia ivi compresa la tutela delle risorse faunistiche e della flora 11 1 Agevolazioni contributi e servizi agli enti e alle imprese agro silvo forestali 11 1 1 Fondo forestale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del
172. ificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di consulenza vigilanza autorizzazione e controllo svolte dalla Provincia in relazione al funzionamento degli organi di gestione degli enti vigilati nomine surroghe commissariamenti ecc NOTA bene I documenti relativi alla nomina di personale provinciale nell ambito di tali organi si classificano nella classe 1 11 8 4 4 Personale degli enti vigilati Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di consulenza vigilanza autorizzazione e controllo svolte dalla Provincia in materia di gestione del personale autorizzazione all assunzione pareri sulle piante organiche ecc 8 4 5 Entrate proprie tariffe e tributi degli enti locali Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai provvedimenti provinciali concernenti tributi e tariffe di competenza degli enti locali nonch ai contenziosi in materia 8 4 6 Usi civici Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di consulenza vigilanza autorizzazione e controllo svolte dalla Provincia in materia di usi civici 8 4 7 Forme associative per l esercizio di funzioni e servizi pubblici Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle funzioni d indirizzo e di verifica svolte dalla Provincia in ordine alla gestione di forme associative per l esercizio di funzioni e servizi corpi intercomunali di polizia locale ecc 8 4 8 Segretari comunali e c
173. ificazione e sostegno di fiere e mercati Il titolo e stato individuato anche con riferimento alle funzioni e attivita di tutela dei consumatori 14 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese commerciali La classe comprende il carteggio relativo alla concessione di agevolazioni e contributi nei confronti di imprese commerciali 14 2 Promozione e sviluppo delle attivita commerciali Rientrano nella classe i carteggi inerenti ai contributi diretti alla promozione e al sostegno delle attivita commerciali La classe comprende 1 documenti relativi al sostegno ai Centri di assistenza tecnica CAT alla promozione dei luoghi storici del commercio alle botteghe storiche ed ai mercati agricoli di filiera corta nonch la documentazione relativa a interventi volti al sostegno della distribuzione e della rilocalizzazione delle imprese commerciali sul territorio provinciale con specifico riferimento alle aree marginali o svantaggiate 14 3 Commercio fisso e ambulante Afferiscono alla classe i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza nei confronti del commercio fisso e ambulante Sono altres ricompresi in quest ambito i documenti relativi alla regolamentazione e al monitoraggio del sistema di distribuzione provinciale orari degli esercizi nei comuni ad economia turistica e terziaria definizione di regole e periodi per saldi di fine stagione promozioni politiche dei prezzi ecc nonch quelli inerenti alle autorizza
174. ilasciate al personale docente ai fini della partecipazione a procedure concorsuali si classificano nella classe 4 1 26 12 Alta formazione professionale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla programmazione progettazione affidamento finanziamento coordinamento valutazione e monitoraggio dei percorsi di alta formazione professionale 26 13 Istruzione universitaria e alta formazione musicale artistica e coreutica Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi al coordinamento dei rapporti intrattenuti tra Provincia e Universita degli studi di Trento in particolare in relazione alle attivita connesse alla pianificazione promozione e finanziamento di interventi in materia di istruzione universitaria Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi alle competenze provinciali in materia di organismi di alta formazione musicale artistica e coreutica NOTA bene I documenti relativi alla materia del diritto allo studio si classificano nella classe 26 8 26 14 Innovazione ricerca scientifica e tecnologica 26 14 1 Promozione della ricerca scientifica Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla promozione e al finanziamento di programmi progetti e accordi di ricerca scientifica e tecnologica condotti da enti o soggetti operanti sul territorio provinciale 26 14 2 Valorizzazione degli esiti della ricerca scientifica Si classificano in questa posizione i documenti relativi
175. imento dei rifiuti si classificano nella sottoclasse 8 4 5 17 9 Opere di ripristino ambientale 17 9 1 Pianificazione delle opere di ripristino Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione delle opere di ripristino ambientale 17 9 2 Progettazione realizzazione e manutenzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla progettazione realizzazione e manutenzione delle opere di ripristino ambientale 17 10 Interventi per lo sviluppo sostenibile e l ambiente Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di finanziamento e sostegno degli interventi in materia di ecologia ambiente e cambiamento climatico Si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi all attivit di supporto alle certificazioni ambientali 17 11 Aree protette 17 11 1 Parchi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla prevenzione al controllo e alla tutela dei parchi Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit autorizzativa contributiva e di promozione e sensibilizzazione di settore 17 11 2 Riserve naturali e parchi fluviali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla prevenzione al controllo e alla tutela delle riserve naturali e dei parchi fluviali Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi all attivit autorizzativa contributiva e di promozione e sensibilizzazione di setto
176. imento di periodi previdenziali ivi compresi ricongiunzioni e riscatti al fini della determinazione dei trattamenti di fine rapporto e dei trattamenti pensionistici Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell erogazione degli anticipi del TFR e del credito INPDAP 4 6 Presenze e assenze 4 6 1 Orario di lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla rilevazione delle presenze al controllo delle assenze e al rispetto dell orario di lavoro da parte del personale provinciale ivi compresi gli elenchi riepilogativi mensili Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi a reperibilit ore di straordinario recuperi rilevazione di saldo negativo spostamenti di giornate dei part time ecc 4 6 2 Ferie congedi aspettative permessi e distacchi Si classificano in questa posizione i documenti relativi a ferie congedi aspettative distacchi e permessi a prescindere dalle motivazioni 150 ore permessi sindacali ecc 4 7 Comandi messa a disposizione e mobilit esterna Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi al personale provinciale comandato presso altri enti e viceversa Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alla mobilit esterna del personale 4 8 Trasferimenti Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dei trasferimenti e della mobilit interna del personale ivi compreso quello del co
177. inamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza ospedaliera 22 13 2 Servizi di soccorso e trasporto Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di servizi di soccorso e trasporto 22 13 3 Servizi per trasfusioni donazioni e trapianti di organi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di servizi per trasfusioni donazioni e trapianti di organi 22 13 4 Assistenza distrettuale primaria e specialistica Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza distrettuale primaria e specialistica 22 13 5 Assistenza residenziale e a domicilio Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza residenziale e a domicilio 22 13 6 Assistenza riabilitativa e protesica Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quant
178. inazione della base cartografica l elaborazione la produzione e la distribuzione della cartografia provinciale Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi gli adempimenti connessi alla carta tecnica provinciale alla cartografia geologica e alle altre cartografie tematiche NOTA bene I documenti relativi alle carte prodotte nell ambito dell attivit di pianificazione quale ad esempio la carta di sintesi geologica connessa al piano urbanistico provinciale si classificano nelle classi e sottoclassi di pertinenza 18 2 Pianificazione urbanistica 18 2 1 Piano urbanistico provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla formazione del piano urbanistico provinciale alla sua approvazione e ad eventuali varianti adottate 18 2 2 Strumenti di pianificazione urbanistica locale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dei procedimenti istruttori ed al coordinamento delle attivit di valutazione degli strumenti delle comunit e dei comuni Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit di supporto tecnico e finanziario svolta a beneficio degli enti locali in fase di redazione dei rispettivi strumenti urbanistici 18 2 3 Accertamenti di conformit urbanistica Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di accertamento di conformit delle opere pubbliche di interesse di amministrazioni terze rispetto
179. incia comprese eventuali modifiche di confini denominazione ecc Nello specifico si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle procedure di aggregazione al territorio provinciale di comuni siti in altre regioni cos come quelli relativi alle procedure di distacco di comuni trentini 1 5 Cerimoniale bandiera gonfalone stemma logo Pagina Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi al cerimoniale all uso delle bandiere della Repubblica italiana e dell Unione Europea al conferimento e alla ricezione di onorificenze e premi di rappresentanza Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alla bandiera allo stemma al gonfalone al logo della Provincia nonch quelli relativi alla concessione del loro utilizzo per attivita organizzate da terzi Si classificano in questa posizione anche i documenti ricevuti e o spediti per attivita di relazioni pubbliche non altrimenti riconducibili a specifiche partizioni del titolario saluti condoglianze inviti ecc 1 6 Elezioni Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di competenza provinciale in materia di consultazioni referendarie ed elettorali per l elezione del Consiglio provinciale e del Presidente della Provincia In particolare si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione degli albi dei presidenti di seggio comunicazioni dei sindaci relative a iscrizioni cancellazioni dall albo e
180. installazione di impianti di generazione da fonti rinnovabili e convenzionali nonch all installazione modifica e dismissione di serbatoi per oli minerali Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi all installazione di sonde geotermiche e alla connessa attivita di vigilanza 17 13 3 Promozione e incentivi nel settore energetico Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla promozione e agli incentivi in materia di risparmio energetico produzione di energia da fonti rinnovabili e pi in generale destinati al settore di produzione e distribuzione energetica Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle certificazioni in materia di prestazione energetica degli edifici 17 13 4 Vigilanza e controllo sull esercizio degli impianti termici Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza e controllo sulla manutenzione e l esercizio degli impianti termici nonch alla relativa attivit sanzionatoria Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alla gestione del catasto degli impianti termici Pagina 43 TITOLO 18 PIANIFICAZIONE E ASSETTO DEL TERRITORIO Questo titolo stato individuato con riferimento alle funzioni e attivit di pianificazione e di gestione dell assetto del territorio esercitate dalla Provincia 18 1 Cartografia e geodesia Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle procedure per la determ
181. interno del corpo del messaggio di trasmissione e metadati di protocollazione allegati nel caso di utilizzo di e mail o PEC solo se il firma digitale o firma sistema di posta consente elettronica qualificata o firma l apposizione della firma digitale elettronica avanzata NOTA possibile anche aggiungere altra documentazione inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmati digitalmente come allegati Peraltro se gli allegati al documento sono richiesti in originale in forma cartacea e con sottoscrizione autografa gli stessi non possono essere inviati per via telematica ma devono essere spediti per posta o consegnati direttamente a mano tramite corriere ecc possibile anticipare la nota di trasmissione per via telematica indicando che gli allegati seguono con mezzi tradizionali MEZZO DI SPEDIZIONE E MITTENTE DOCUMENTO e ALLEGATI TIPO DI SOTTOSCRIZIONE Trasmissione mediante Documento informatico e metadati di interoperabilit intra P I Tre protocollazione allegati al messaggio A ee di trasmissione firma digitale o elettronica qualificata o elettronica Amministrazioni avanzata Pubbliche Enti federati in P I Tre Scansione del documento cartaceo Trasmissione mediante con firma autografa e protocollato interoperabilit intra P L Tre allegato al messaggio di trasmissione NOTA E possibile anche aggiungere altra documentazione inviando scansioni di documenti cartacei o documenti firmat
182. io di emergenza massimo 2000 caratteri eventuale descrizione mittente se il documento in arrivo indicare nella cella la descrizione del mittente il corrispondente sar trattato come occasionale pertanto consigliabile una volta ripristinato il sistema ufficiale ed effettuata l importazione delle registrazioni di emergenza modificare il corrispondente associando quello presente in rubrica eventuale descrizione destinatario se il documento in partenza indicare nella cella la descrizione del destinatario il corrispondente sar trattato come occasionale pertanto consigliabile una volta ripristinato il sistema ufficiale ed effettuata l importazione delle registrazioni di emergenza modificare il corrispondente associando quello presente in rubrica nel caso sia necessario inserire pi destinatari principali separare 1 destinatari con punto e virgola eventuale descrizione destinatario per conoscenza indicare la descrizione del corrispondente destinatario per conoscenza il corrispondente sar trattato come occasionale pertanto consigliabile una volta ripristinato il sistema ufficiale ed effettuata l importazione delle registrazioni di emergenza modificare il corrispondente associando quello presente in rubrica nel caso sia necessario inserire pi destinatari per conoscenza separare i destinatari con punto e virgola codice amministrazione il codice dell amministrazione che sta eseguendo l operazione di regis
183. ioni e contributi per attivit culturali tutela e valorizzazione dei beni culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati a soggetti pubblici e privati ivi compresi musei scuole musicali associazioni culturali ecc per il funzionamento ordinario l acquisto di attrezzature strutture e arredi interventi conservativi nonch per attivit di valorizzazione e per organizzazione di manifestazioni ed eventi convegni congressi mostre NOTA bene I documenti relativi all organizzazione diretta da parte della Provincia di manifestazioni eventi e congressi anche di carattere culturale si classificano nella classe 1 15 25 2 Coordinamento e vigilanza su istituzioni e attivit culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di riconoscimento coordinamento e vigilanza sulle istituzioni musei associazioni scuole musicali eco musei ecc e le attivit culturali da chiunque svolte Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita di coordinamento con associazioni che si occupano di vestigia della Grande guerra NOTA bene I documenti relativi al coordinamento delle attivit di catalogazione svolte dai musei si classificano nella sottoclasse 25 9 2 25 3 Coordinamento assistenza e sostegno al sistema bibliotecario trentino Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di indirizzo coordinamento assistenza tec
184. islativo 20 ottobre 1998 n 368 Istituzione del Ministero beni e le attivit culturali a norma dell art 11 della legge 15 marzo 1997 n 59 Decreto Legislativo 30 luglio 1999 n 281 Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalit storiche statistiche e di ricerca scientifica Decreto Legislativo 23 gennaio 2002 n 10 Recepimento della direttiva 1999 93 CE sulla firma elettronica Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n 196 Codice in materia di protezione dei dati personali Decreto Legislativo 22 gennaio 2004 n 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio ai sensi dell articolo 10 della legge 6 luglio 2002 n 137 Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n 82 Codice dell amministrazione digitale Decreto Legislativo 24 gennaio 2006 n 36 Attuazione della direttiva 2003 98 CE relativa al riutilizzo di documenti nel settore pubblico Decreto Legislativo 30 dicembre 2010 n 235 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante Codice dell Amministrazione Digitale Deliberazione della Giunta Provinciale di Trento n 3372 del 30 dicembre 2003 Revoca della deliberazione n 34 di data 17 gennaio 2003 concernente direttive esecutive per l applicazione della legge 31 dicembre 1996 n 675 e approvazione delle nuove direttive esecutive per l applicazione del decreto legislativo 30 giugno 2003 n 196 recante Codice in materia di protezione dei dati personali Deliberazione della Giunt
185. istrativa Consiglio di Stato Tribunale Regionale acque pubbliche Tribunale superiore acque pubbliche ecc nonch in sede di arbitrato 7 2 2 Contenzioso civile Si classificano in questa posizione i documenti relativi al contenzioso civile definito nelle sedi giurisdizionali competenti Giudice di pace Tribunale Corte di appello Corte di cassazione civile Commissario degli usi civici ecc che veda la Provincia nelle vesti di attore o convenuto 7 2 3 Contenzioso del lavoro Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle controversie civili in materia di lavoro o nelle materie regolate dal processo del lavoro che vedano la Provincia nelle vesti di attore o di convenuto a prescindere dalla sede di dibattimento Tribunale del giudice del lavoro Corte d appello Corte di cassazione ecc NOTA bene I documenti relativi a controversie fra Provincia e dipendenti risolte in ambito interno si classificano nella classe 4 10 I documenti relativi invece a tali vertenze dibattute nelle sedi giurisdizionali competenti si classificano nella presente sottoclasse 7 2 4 Contenzioso tributario Si classificano in questa posizione i documenti relativi al contenzioso tributario coinvolgente a qualsiasi titolo la Provincia dibattuto dinanzi alle Commissioni tributarie di ogni ordine e grado 7 2 5 Contenzioso penale Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti penali dibattuti nelle diverse sedi giurisdizio
186. ita esercite dalla Provincia di programmazione promozione gestione e controllo in materia di istruzione di ogni grado nonch in materia di diritto allo studio formazione professionale alta formazione universita ricerca scientifica e innovazione 26 1 Pianificazione del sistema educativo provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita di pianificazione connessa al sistema educativo provinciale 26 2 Coordinamento e vigilanza sul sistema dei servizi per la prima infanzia Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di pianificazione monitoraggio valutazione e coordinamento del sistema dei servizi per la prima infanzia e in particolare dei soggetti gestori Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit di riconoscimento dei soggetti gestori alla conseguente attivit di controllo sulla sussistenza dei requisiti strutturali organizzativi ecc nonch alla valutazione delle relative attivit NOTA bene I documenti relativi alle iniziative formative rivolte agli operatori del settore si classificano nella classe 26 11 26 3 Gestione economico finanziaria del sistema educativo provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione economico finanziaria del sistema educativo provinciale scuole dell infanzia istituti scolastici e formativi nonch quelli relativi all attivit di monitoraggio della gestione fi
187. ive e formative da adottare TABELLA A Voci del Titolario accessibili al Supervisore CODICE DESCRIZIONE 1 Affari giuridico istituzionali organizzazione e comunicazione 1 1 Leggi e regolamenti provinciali 1 1 2 Attivita consultiva 1 2 Statuto speciale di autonomia normativa dello Stato e delle Regioni 1 2 1 Statuto speciale di autonomia e relative norme d attuazione 1 2 2 Normativa statale e delle Regioni analisi e verifica 1 2 3 Normativa statale e delle Regioni attivit consultiva 1 3 Normativa dell Unione Europea 1 3 1 Attivit di analisi 1 3 2 Attivit consultiva 1 4 Denominazione territorio e confini 1 5 Cerimoniale bandiera gonfalone stemma logo 1 6 Elezioni 1 7 Ordinamento e organizzazione delle strutture 1 8 Semplificazione amministrativa 1 10 Relazioni e accordi con altri soggetti rapporti istituzionali 1 11 Designazione e partecipazione in organi istituzionali esterni 1 12 Istituzione e funzionamento di aziende agenzie enti strumentali e societ di capitali 1 13 Relazioni sindacali e contrattazione 1 14 Comunicazione editoria e attivit informativo promozionale 1 14 1 Comunicazione istituzionale 1 14 2 Editoria e produzioni audiovisive 1 14 3 Pubblicit promozione e campagne informative 1 15 Convegni manifestazioni
188. ivit di controllo e regolamentazione svolta dalla Provincia in materia di metodi di produzione biologica Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati a favore del settore NOTA bene I documenti relativi all attivit di riconoscimento degli organismi di certificazione delle produzioni biologiche si classificano nella classe 10 8 mentre i documenti relativi alla gestione dell elenco degli operatori biologici si classificano nella presente sottoclasse 10 10 3 Marchi delle produzioni agricole Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di sostegno per il riconoscimento dei marchi delle produzioni agricole IGP IGT DOP DOC ecc e per la valorizzazione delle produzioni di qualit 10 10 4 Prodotti tradizionali e valorizzazione delle produzioni Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di tutela e promozione dei prodotti tradizionali trentini nonch al riconoscimento e alla vigilanza sulle strade del vino e dei sapori Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza su produzione etichettatura rintracciabilit delle produzioni agroalimentari nonch sull utilizzo di organismi geneticamente modificati 10 11 Sorveglianza fitosanitaria 10 11 1 Attivit vivaistica Si classificano in questa posizione i documenti relativi ad autorizzazioni in materia di esercizio dell attivit vivai
189. ivoco per tutte le Strutture denominato P I Tre Protocollo Informatico Trentino Esso garantisce l assoluta protezione del sistema nei confronti di agenti esterni l assoluta impermeabilit dei dati e delle informazioni ad essi correlate metadati all interno di ciascuna UOR l assoluta coerenza e stabilit dei livelli di abilitazione di ruolo all interno di ciascuna UOR e fra diverse UOR la completezza nel trasferimento di dati e informazioni da utente a sistema da sistema a utente e da utente a utente l assoluta efficacia dei sistemi di back up dei dati l assoluta efficacia dei sistemi atti a garantire la conservazione a lungo termine dei dati e delle informazioni ad essi correlate metadati Il sistema inoltre garantisce l accesso alle informazioni contenute nel sistema di gestione documentale in conformit ai criteri di divulgazione dei documenti e fascicoli riservati previsti dalla normativa In particolare l operatore che crea un documento non protocollato nel sistema o effettua la registrazione di protocollo di un documento indica il livello di riservatezza ritenuto necessario se diverso da quello stabilito per la specifica UOR e applicato automaticamente dal sistema in base alla configurazione dell organigramma Sono da considerarsi riservati i documenti riguardanti la sfera privata o personale di persone fisiche persone giuridiche gruppi imprese e associazioni 1 documenti dalla
190. izione i documenti relativi alle attivita volte a favorire 1 processi di integrazione degli immigrati sul territorio provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati per iniziative di mediazione culturale per soggetti operanti nel settore dell immigrazione per attivita di assistenza e orientamento Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione degli alloggi destinati agli immigrati 23 7 Politiche abitative e interventi per Pedilizia abitativa 23 7 1 Edilizia abitativa agevolata Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pianificazione e ai contributi erogati in materia di edilizia abitativa agevolata destinati cio alla costruzione e realizzazione di alloggi mediante convenzione al recupero o all acquisto di alloggi da destinare ad abitazione interventi per il risanamento del patrimonio edilizio esistente per l acquisto e la costruzione di alloggi per l acquisto e il risanamento di immobili destinati a singoli cooperative o imprese di costruzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza sulla sussistenza del requisiti e all attivit autorizzativa in materia di vincoli sugli alloggi oggetto di agevolazione 23 7 2 Edilizia abitativa pubblica Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla programmazione e al coordinamento delle attivit in materia di edilizia abitativa pubblica e
191. la Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 9 A seguito della comunicazione di indisponibilita del sistema ciascuna UOR attiva la sessione di registrazione di protocollo di emergenza ed effettua le operazioni di protocollazione compilando gli opportuni campi del registro di emergenza elettronico o cartaceo Alla riattivazione del sistema Informatica Trentina comunica sulla casella di posta elettronica istituzionale della e UOR interessata e dall interruzione il ripristino dei servizi di protocollazione sul registro ufficiale L utente dovr eseguire l importazione delle registrazioni di emergenza all interno del sistema di protocollo ufficiale mediante la funzione di caricamento dei dati di emergenza sul sistema Nel caso di utilizzo del registro di emergenza su supporto cartaceo al termine dell emergenza l utente dovr riportare i dati sul registro di emergenza elettronico e procedere poi con la successiva importazione 2 ISTRUZIONI OPERATIVE PER L UTILIZZO DEL REGISTRO DI EMERGENZA Il registro di emergenza in formato Excel presenta i seguenti campi da compilare data protocollo emergenza indicare la data in cui si esegue la registrazione di emergenza nel formato lt gg mm aaaa gt ora protocollo emergenza indicare l ora in cui si esegue la registrazione di emergenza nel formato lt hh mm ss gt numero protocollo emergenza indicare il numero progressivo della registrazione di emergenza ch
192. la gestione dei vivai forestali movimento piantine ecc e alle cessioni di piante ornamentali 11 6 Monitoraggio del patrimonio forestale e montano Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di monitoraggio e diagnosi di danni boschivi e ambientali derivanti da fenomeni quali incendi fitopatologie attacchi parassitari O da agenti inquinanti 11 7 Operatori del settore forestale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione al sostegno e alla gestione delle attivit formative e di aggiornamento degli operatori del settore forestale corsi per le utilizzazioni boschive per boscaioli ecc Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle certificazioni in materia di idoneit tecnica al lavoro in bosco 11 8 Tutela della flora e di altri prodotti del bosco Pagina 31 Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita di tutela e salvaguardia della flora alpina ivi comprese le autorizzazioni alla raccolta Si classificano altresi in questa posizione i documenti relativi all attivit di tutela delle risorse micologiche e dei tartufi ivi comprese le autorizzazioni alla raccolta e l individuazione delle zone interdette Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle attivit di autorizzazione inerenti alle operazioni di resinazione o al sostegno e alla salvaguardia di particolari tipologie di coltura q
193. lano 1 3 Le sigle e gli acronimi si usano solo se necessario in tal caso vanno scritti in maiuscolo senza punti di separazione di seguito alla denominazione estesa della struttura cui si riferiscono separati da essa da un trattino preceduto e seguito da uno spazio es Istituto nazionale della previdenza sociale INPS e non Istituto nazionale della previdenza sociale INPS 1 4 Relativamente all utilizzo dei numeri e per separare le centinaia dalle migliaia e le migliaia dai milioni si usa il punto 1 000 e per separare i numeri interi dai decimali si usa la virgola e non il punto 5 6 e le unit di misura si indicano per esteso euro chilo e per gli intervalli di numeri si usa il trattino che non deve essere preceduto e seguito da spazi 500 550 Vd http www unipd it archivio progetti aurora cr e indicazione numerica di quantita va espressa con il numero preceduto da n senza punto e uno spazio es n 1 assistente e non 1 assistente e numeri ordinali si indicano in cifre arabe accompagnati dall esponente es 55 anniversario e non 55 anniversario 1 5 Le date vanno indicate per esteso con il nome del mese in minuscolo e l anno completo ossia composto da quattro cifre es 28 febbraio 2012 e non 28 02 12 il primo giorno del mese scritto in cifre arabe invece si indica con 1 e non 1 1 6 Gli accenti non van
194. lassificato nei relativi nodi classificazione multipla in modo da consentirne la collocazione nei rispettivi fascicoli In questi casi il documento viene protocollato assegnato in originale cartaceo alla UOR o al RPA al quale spetti sulla base della lettura del contenuto del documento stesso il ruolo preponderante in termini di complessit del procedimento o dell affare da trattare o in alternativa alla prima UOR o RPA che sia individuabile in base al contenuto del documento trasmesso in formato digitale a tutte le altre UOR o a tutti i RPA interessati fascicolato da ciascuna UOR o da ciascun RPA nel fascicolo di propria competenza La fattispecie del documento ad oggetto plurimo in partenza non dovrebbe esistere stante la regola generale che ciascun documento deve riferirsi ad una sola materia chiaramente indicata nell oggetto 25 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 3 c 2 vd http www unipd it archivio progetti aurora 2 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 13 c 1 22 5 1 CANALI DI ACQUISIZIONE E DI SPEDIZIONE La corrispondenza puo essere inoltrata alla Provincia attraverso i seguenti canali posta elettronica posta elettronica certificata PEC CEC PAC PEC ID trasmissione all interno del sistema di gestione documentale tra Strutture della stessa AOO interoperabilit intra P I Tre tra Enti federa
195. lastico 20 1 4 Tariffe e titoli di viaggio 20 1 5 Servizi pubblici di navigazione 20 1 6 Trasporto aereo 20 1 7 Vigilanza e controllo sui servizi di trasporto 20 2 Navigazione e gestione del demanio lacuale 20 3 Navigazione aerea 20 4 Motorizzazione civile 20 4 1 Rilascio e rinnovo delle abilitazioni alla guida e patenti nautiche 20 4 3 Scuole di guida e nautiche 20 4 4 Immatricolazioni dei veicoli e dei natanti 20 4 5 Revisioni e collaudi dei veicoli 20 4 6 Immatricolazioni revisioni e collaudi delle unita di navigazione 20 4 7 Officine autorizzate 20 4 9 Studi di consulenza automobilistica 20 4 10 Sicurezza e regolarit dell esercizio ferroviario 20 4 11 Scale mobili e ascensori in servizio pubblico 21 1 Organizzazione preventiva della rete di protezione civile 21 2 Previsione e monitoraggio delle situazioni di rischio 21 3 Rischio sismico 21 4 Prevenzione in presenza di situazioni di rischio 21 5 Gestione dell emergenza e azioni di soccorso immediato 21 6 Ripristino e ricostruzione a seguito di eventi calamitosi 21 7 Prevenzione incendi 21 8 Corpo permanente dei vigili del fuoco e corpi volontari 21 9 Scuola provinciale antincendi 21 10 Nucleo elicotteri 22 1 Fondo sanitario provinciale 22 2 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia
196. lativi ad affari esauriti da oltre quaranta anni Con archivio si intende anche il luogo fisico di conservazione della documentazione Area Organizzativa Omogenea AOO insieme definito di unit organizzative di un amministrazione che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato di comuni servizi per la gestione dei flussi documentari In particolare una AOO utilizza per la registrazione di protocollo un unica sequenza numerica rinnovata ogni anno solare Assegnazione individuazione della persona fisica responsabile della trattazione dell affare o del procedimento amministrativo e della gestione del relativo fascicolo nella fase corrente Camicia involucro cartaceo che raccoglie i documenti relativi ad un medesimo affare particolare o alla medesima attivit generale costituenti un fascicolo La camicia ha funzione di protezione fisica dei documenti in essa raccolti e rende fisicamente esplicito il vincolo archivistico tra i documenti contenuti Casella istituzionale di posta elettronica casella di posta elettronica riferita ad una Struttura dell Amministrazione Comunicazione Elettronica Certificata tra Pubblica Amministrazione e Cittadino CEC PAC casella di posta elettronica certificata rilasciata gratuitamente dal governo ai cittadini che ne fanno richiesta Copia semplice riproduzione priva di valore giuridico di un documento originale Copia conforme riproduzione di un documento originale nella quale la presenza di
197. lativi al funzionamento e all organizzazione di tali strutture 22 8 2 Autorizzazione e accreditamento strutture ospedaliere Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti di autorizzazione e accreditamento delle strutture ospedaliere Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di pubblicit nonch quelli relativi al funzionamento e all organizzazione di tali strutture 22 8 3 Autorizzazione e accreditamento strutture residenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti di autorizzazione e accreditamento delle strutture residenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di pubblicit nonch quelli relativi al funzionamento e all organizzazione di tali strutture 22 8 4 Autorizzazione e accreditamento enti ausiliari Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti di autorizzazione e accreditamento degli enti ausiliari Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di pubblicit nonch quelli relativi al funzionamento e all organizzazione di tali strutture 22 8 5 Autorizzazione e accreditamento stabilimenti termali e di imbottigliamento di acque minerali Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti di autorizzazione e accreditamento degli stabilimenti termali e di imbottigliamento delle
198. lativi all approvazione e alla concessione di servizi di navigazione di linea e non di linea alla vigilanza sull esercizio del trasporto pubblico alla tutela della sicurezza nonch agli eventuali contributi concessi in materia 20 1 6 Trasporto aereo Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dei servizi pubblici di trasporto aereo Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi a contributi erogati e a convenzioni e accordi stipulati in materia dalla Provincia con soggetti terzi 20 1 7 Vigilanza e controllo sui servizi di trasporto Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla tutela della sicurezza e all attivit di vigilanza sull esercizio dei trasporti Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla connessa attivit sanzionatoria 20 2 Navigazione e gestione del demanio lacuale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di gestione e di vigilanza sulla sicurezza delle aree afferenti al demanio lacuale ormeggi spiagge porti ecc si classificano in questa posizione in particolare i documenti relativi all attivit concessoria e autorizzativa all uso di aree opere impianti ed altre pertinenze nelle zone portuali nonch all esercizio di attivit particolari nelle medesime zone Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza in materia di navigazione NOTA
199. lativi all attivit di tenuta e aggiornamento del catasto strade ivi compresi quelli relativi alle procedure di classificazione o declassificazione delle strade 19 6 Infrastrutture ferroviarie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla progettazione costruzione realizzazione e manutenzione ordinaria e straordinaria delle reti ferroviarie e delle relative strutture ivi comprese le opere di ampliamento o ristrutturazione NOTA bene I documenti relativi all attivit di vigilanza sulla sicurezza e l esercizio ferroviario si classificano nella sottoclasse 20 4 10 19 7 Piste ciclopedonali 19 7 1 Progettazione e realizzazione Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla pianificazione progettazione costruzione e realizzazione della rete di piste ciclopedonali e delle relative pertinenze 19 7 2 Gestione e manutenzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli adempimenti connessi alla gestione della rete ciclopedonale e delle relative pertinenze autorizzazioni al transito ordinanze manutenzione ordinaria e straordinaria ecc 19 8 Impianti a fune in servizio privato Si classificano in questa posizione i documenti relativi a pareri e autorizzazioni in merito all esercizio di impianti a fune adibiti al servizio privato 19 9 Opere igienico sanitarie 19 9 1 Progettazione e realizzazione Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla progettazione alla
200. lativi alle stime condotte per permute si classificano nella sottoclasse 3 1 4 3 1 4 Inventario patrimoniale stima e consistenza Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell inventario dei beni immobili della Provincia dalla registrazione alla dismissione ivi compresa l attivit di ricognizione periodica sui beni Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi ai titoli di possesso dei beni immobili provinciali nonch quelli relativi a confinazioni e delimitazioni Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle stime condotte su beni immobili comprese quelle effettuate per conto terzi NOTA bene I documenti relativi alla compilazione del conto generale del patrimonio si classificano nella classe 5 2 3 2 Beni mobili e relativi servizi 3 2 1 Acquisizione fornitura e manutenzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi all acquisizione anche tramite prelazione dei beni mobili non di facile e rapido consumo e dei relativi servizi ivi comprese le richieste preliminari di preventivi Si rammenta che rientrano fra i beni mobili arredi materiali autoveicoli apparecchiature attrezzature informatiche attrezzature d ufficio ecc con l eccezione Pagina 9 dei beni di rapido e facile consumo Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli acquisti di opere d arte e alla loro destinazione ad istituzioni culturali Si classifican
201. le 21 2 Previsione e monitoraggio delle situazioni di rischio 21 3 Rischio sismico 21 4 Prevenzione in presenza di situazioni di rischio 21 5 Gestione dell emergenza e azioni di soccorso immediato 21 6 Ripristino e ricostruzione a seguito di eventi calamitosi 21 7 Prevenzione incendi 21 8 Corpo permanente dei vigili del fuoco e corpi volontari 21 9 Scuola provinciale antincendi 21 10 Nucleo elicotteri TITOLO 22 SANITA IGIENE E VETERINARIA 22 1 Fondo sanitario provinciale 22 2 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia sanitaria 22 2 1 Attrezzature dell Azienda provinciale per i servizi sanitari 22 2 2 Edilizia dell Azienda provinciale per i servizi sanitari 22 2 3 Attrezzature delle residenze sanitarie assistenziali 22 2 4 Edilizia delle residenze sanitarie assistenziali 22 3 Sistema tariffario mobilita e rimborsi 22 4 Livelli di assistenza 22 5 Programmazione sanitaria 22 5 1 Piano sanitario provinciale 22 5 2 Obiettivi specifici annuali 22 5 3 Programmi di controllo e qualita 22 5 4 Pianificazione strutture e servizi sanitari 22 6 Gestione economico finanziaria del sistema sanitario provinciale 22 7 Organizzazione aziendale 22 8 Strutture sanitarie e socio sanitarie 22 8 1 Autorizzazione e accreditamento strutture ambulatoriali 22 8 2 Autorizzazione e accreditamento strutture ospedaliere 22 8 3 Autorizzazione e accreditamento strutture residenziali 22 8 4 Autorizzazione e accreditamento enti ausiliari 22 8 5 Autoriz
202. le 8 1 2 Programma di gestione 8 1 3 Programmazione settoriale e intersettoriale 8 1 4 Programmazione negoziata e patti territoriali 8 2 Programmazione comunitaria e affari europei 8 2 1 Fondi strutturali 8 2 2 Programmi d iniziativa comunitaria e progetti 8 2 3 Monitoraggio e valutazione dei risultati 8 3 Coordinamento controllo interno e sistema qualita Pagina 8 4 Vigilanza sulle autonomie locali e sugli enti vigilati 8 4 1 Gestione contabile e stato patrimoniale 8 4 2 Atti amministrativi e organizzazione dell ente 8 4 3 Organi di gestione 8 4 4 Personale degli enti vigilati 8 4 5 Entrate proprie tariffe e tributi degli enti locali 8 4 6 Usi civici 8 4 7 Forme associative per l esercizio di funzioni e servizi pubblici 8 4 8 Segretari comunali e comprensoriali TITOLO 9 POLIZIA AMMINISTRATIVA E PUBBLICA SICUREZZA 9 1 Locali di pubblico spettacolo 9 1 1 Progetti 9 1 2 Agibilita 9 2 Pubblici spettacoli 9 2 1 Spettacoli e trattenimenti pubblici 9 2 2 Gare e competizioni su strada 9 3 Pubblici esercizi 9 3 1 Funzioni delegate 9 3 2 Ricorsi e segnalazioni 9 3 3 Marchi di prodotto 9 4 Licenze di pubblica sicurezza 9 4 1 Agenzie di affari 9 4 2 Commercio preziosi 9 4 3 Vendita a domicilio 9 4 4 Arte fotografica e videoregistrazione 9 4 5 Commercio di cose antiche o usate 9 5 Attivita ispettiva e sanzionatoria 9 5 1 Divieto di fumo 9 5 2 Divieto di alcolici ai minori 9 5 3 Competenze diverse 9 6 Sicurezza del territori
203. lianza tecnico amministrativa sugli impianti 15 11 3 Collaudi e prove tecniche sugli impianti 15 11 4 Abilitazioni e patenti funiviarie TITOLO 16 COOPERAZIONE 16 1 Agevolazioni contributi e servizi alle cooperative 16 2 Promozione e sviluppo della cooperazione 16 3 Vigilanza sugli enti cooperativi TITOLO 17 AMBIENTE RISORSE NATURALI E ENERGIA 17 1 Controlli e indagini ambientali 17 2 Attivit di laboratorio Pagina 10 17 3 Monitoraggio ambientale 17 4 Gestione ambientale 17 5 Tutela risanamento e bonifica ambientale 17 6 Valutazione ambientale 17 7 Valorizzazione e promozione dell ambiente e delle risorse naturali 17 8 Gestione dei rifiuti 17 8 1 Impianti di smaltimento discariche e centri di rottamazione 17 8 2 Raccolta trasporto e smaltimento dei rifiuti 17 9 Opere di ripristino ambientale 17 9 1 Pianificazione delle opere di ripristino 17 9 2 Progettazione realizzazione e manutenzione 17 10 Interventi per lo sviluppo sostenibile e l ambiente 17 11 Aree protette 17 11 1 Parchi 17 11 2 Riserve naturali e parchi fluviali 17 11 3 Aree destinate alla conservazione della diversit biologica 17 12 Tutela del patrimonio speleologico mineralogico paleontologico e fossile 17 13 Energia 17 13 1 Pianificazione energetica 17 13 2 Gestione delle fonti e delle reti di distribuzione energetica 17 13 3 Promozione e incentivi nel settore energetico 17 13 4 Vigilanza e controllo sull esercizio degli impianti termici T
204. ll apposizione o associazione in modo permanente al documento dei seguenti elementi a per i documenti su supporto cartaceo in arrivo identificazione in forma sintetica della AOO e della UOR ricevente del RPA nonch del settore data e numero di protocollo indice di classificazione anno e numero di fascicolo La segnatura di protocollo viene apposta preferibilmente sulla prima pagina del documento e in posizione tale da non pregiudicarne la lettura in nessuna delle sue parti su di un timbro analogo al seguente Spazio per giorno mese anno b per i documenti su supporto cartaceo in partenza codice della UOR data e numero di protocollo indice di classificazione anno e numero di fascicolo La segnatura di protocollo viene apposta sia sull originale che sulla minuta sulla prima pagina del documento principale nell apposito spazio prestampato in alto a sinistra secondo il modello seguente codice UOR anno di protocollazione numero di protocollo codice di classificazione anno di apertura del fascicolo numero di fascicolo sigla del Responsabile del procedimento facoltativa S123 2013 1234567 2 5 3 2013 1 AB Per quanto concerne la protocollazione degli allegati si veda il punto 3 2 6 del Manuale c per i documenti informatici sia in arrivo che in partenza Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 12 c 5 10 codice della UOR data di protocollo
205. ll ente che li produce o li acquisisce Trasferimento operazione con cui periodicamente di solito una volta l anno i documenti non pi necessari al disbrigo degli affari correnti vengono trasferiti nell archivio di deposito Unit Organizzativa Responsabile UOR Struttura di primo o secondo livello dell AOO al quale afferisce il RPA prevista dall art 4 della legge 7 agosto 1990 n 241 Versamento operazione con cui una Struttura trasferisce periodicamente dall archivio di deposito all Archivio provinciale i documenti che si riferiscono ad affari esauriti da oltre quarant anni Manuale di gestione documentale Allegato 02 ELENCO DEI DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE atti di trasferimento della proprieta autorizzazioni a prescindere dall ambito di applicazione comunicazioni di servizio laddove sia prevista specifica registrazione concessioni a prescindere dall ambito di applicazione contratti liquidazioni decreti del Presidente della Provincia autonoma di Trento deliberazioni della Giunta provinciale di Trento compresi gli allegati parte integrante e sostanziale escluso il carteggio istruttorio determinazioni dei Dirigenti compresi gli allegati parte integrante e sostanziale escluso il carteggio istruttorio iscrizioni ad albi a prescindere dall ambito di applicazione pareri degli organi monocratici processi verbali delle sedute della Giunta provi
206. lla commissione composta dal nominativo della struttura di appartenenza seguita dalla descrizione della commissione Descrizione corretta Descrizione NON corretta Comune di Trento Commissione edilizia Commissione edilizia comunale Ai componenti comunale della Commissione edilizia 2 11 I mittenti di documenti pervenuti senza firma o con mittente non identificabile si descrivono con le diciture Firma mancante o Non identificato 2 12 I mittenti di documenti che non contengono alcun elemento utile all identificazione del mittente si descrivono con la dicitura Anonimo N B le lettere anonime devono essere protocollate 2 13 L indirizzo si scrive in forma italiana rispettando i seguenti criteri il nome della Via o Piazza va indicato per esteso e senza storpiature o abbreviazioni es Piazza e non P zza i nomi San e Sant si usano per esteso es Sant Antonio i numeri contenuti nella descrizione di un indirizzo vanno indicati con cifre arabe es Via 25 aprile 2 il numero civico va separato dal nome della Via o della Piazza da una virgola e senza altri segni di separazione quali o n es Via Garibaldi 15 o Piazza Dante 2 se il numero civico composto da un numero e da una o pi lettere esse vanno riportate di seguito al numero senza spazi o simboli es Via Dogana 8a vanno riportati il codice di avviamento postale la citt e la provincia l e
207. lla libera consultabilit degli archivi contemporanei normativa problemi riflessioni con particolare riguardo al Trentino Alto Adige Studi Trentini di Scienze Storiche LXXIV 1 1995 pp 197 225 eadem Una moderna concezione dell archivio in Titulus 97 cfr pp 37 46 eadem Natura e struttura del fascicolo Rassegna degli Archivi di Stato LXII 2002 p 431 440 eadem L organizzazione del servizio archivistico presso le pubbliche amministrazioni e la preparazione professionale del responsabile e degli operatori in 1 gennaio 2004 pronti attenti e via La nuova gestione degli archivi delle pubbliche amministrazioni Atti del 4 incontro di lavoro Perugia 26 novembre 2002 Atti del 5 incontro di lavoro Terni 2 3 dicembre 2003 a cura di G GIUBBINI Perugia 2005 Segni di civilt Quaderni della Soprintendenza archivistica per l Umbria 22 pp 36 50 O BUCCI La gestione dei documenti da attivit minore a sapere strategico in Gestione dei documenti e trasparenza amministrativa Atti del Convegno Internazionale Fermo 6 8 settembre 1993 a cura di O Bucci Macerata 1994 pp 15 26 M CARASSI Obblighi di legge degli enti pubblici in tema di archivi A proposito di un tentativo di aiutare gli enti vigilati a gestire correttamente i loro archivi Archivi amp Computer XIII 3 2003 pp 97 113 P CARUCCI Dall archivio corrente all archivio storico la selezione come momento ess
208. lle attivit del comitato per le pari opportunit e in particolare quelli relativi alle segnalazioni dei singoli dipendenti della Provincia NOTA bene I documenti relativi al funzionamento del comitato per le pari opportunit si classificano nella classe 2 4 Pagina 15 TITOLO 5 RISORSE FINANZIARIE GESTIONE CONTABILE E FISCALE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di redazione del bilancio di previsione del rendiconto generale e di svolgimento delle operazioni di pagamento e riscossione di adempimento degli obblighi fiscali nonch in generale di tenuta e monitoraggio della contabilita della Provincia 5 1 Bilancio di previsione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla predisposizione del bilancio preventivo della Provincia e alla definizione e gestione dei budget assegnati alle strutture si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle operazioni connesse all assestamento e alle variazioni del bilancio preventivo nonch agli adempimenti connessi al rispetto del patto di stabilit NOTA bene I documenti relativi alla gestione delle singole operazioni di spesa delle risorse individuate nei budget si classificano nella sottoclasse 5 3 2 5 2 Rendiconto generale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla predisposizione del rendiconto finanziario generale conto consuntivo ivi comp
209. llega naturalmente e logicamente ad uno o pi precedenti e ad uno o pi susseguenti relativi ad un medesimo affare attivit soggetto persona fisica giuridica od oggetto creando un fascicolo Il fascicolo quindi l insieme ordinato di documenti relativi ad un medesimo affare particolare ad una medesima attivit generale o ad un medesimo soggetto oggetto All interno del fascicolo i documenti sono riuniti in ordine cronologico di sedimentazione questo viene chiuso quando viene adottato l ultimo atto relativo all affare cui si riferisce Il fascicolo deve essere aperto in corrispondenza del nodo di Titolario pi basso Sottoclasse o in assenza di questa Classe L operazione di apertura di un fascicolo e di collocazione di ciascun documento all interno del fascicolo di assegnazione detta fascicolazione La fascicolazione obbligatoria per tutti i documenti anche per quelli non soggetti a protocollazione Per esigenze operative e specialmente in presenza di pratiche particolarmente complesse e articolate il fascicolo sia cartaceo che elettronico pu essere a sua volta suddiviso in sottofascicoli I documenti relativi ad un medesimo affare sono raccolti in un aggregazione fisica che prende il nome di fascicolo procedimentale fascicoli procedimentali relativi a vari affari tutti per riferiti al medesimo soggetto oggetto ad es un dipendente un edificio un corso d acqua ecc sono raccolt
210. locato al vertice dell organigramma documentale dell Ente all interno del sistema di gestione documentale il Supervisore caratterizzato da un tipo ruolo che consente l accesso ai documenti e ai fascicoli di tutte le Strutture Sono esclusi dall accesso da parte del Supervisore i documenti e i fascicoli delle Strutture che all atto della creazione sono stati marcati all interno del sistema come privati e trasmessi successivamente con ragione privacy all interno delle diverse Strutture I principali riferimenti normativi sono Deliberazione della Giunta Provinciale di Trento n 3372 del 30 dicembre 2003 Revoca della deliberazione n 34 di data 17 gennaio 2003 concernente direttive esecutive per l applicazione della legge 31 dicembre 1996 n 675 e approvazione delle nuove direttive esecutive per l applicazione del decreto legislativo 30 giugno 2003 n 196 recante Codice in materia di protezione dei dati personali Garante per la protezione dei dati personali provvedimento n 8 P 21 del 14 marzo 2001 Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici Garante per la protezione dei dati personali provvedimento del 15 dicembre 2010 Linee guida in materia di trattamento di dati personali effettuato da soggetti pubblici per finalit di pubblicazione e di diffusione sul web di atti e documenti adottati dalle pubbliche amministrazioni Tuttavia docum
211. luppo degli attuali sistemi di gestione degli archivi Atti della giornata di studio Chioggia 8 febbraio 1997 a cura di G Penzo Doria Sottomarina 1999 pp 156 174 idem La progettazione di un sistema archivistico nelle universit italiane in Gli archivi del futuro Il futuro degli archivi Atti del seminario internazionale Cagliari 29 31 ottobre 1998 in Archivi per la storia XII 1 2 1999 pp 147 151 idem II fascicolo archivistico le cinque tipologie e i modelli organizzativi in Archivi amp Computer Automazione e beni culturali Anno XVII fascicolo 2 3 2007 S PIGLIAPOCO La gestione dei documenti nelle pubbliche amministrazioni Un modello informatizzato Rimini 1996 idem La memoria digitale delle amministrazioni pubbliche Reuisiti metodi e sistemi per la produzione archiviazione e conservazione dei documenti informatici Rimini 2005 M RAIMONDI I progetto di riorganizzazione del sistema archivistico della Regione Autonoma della Sardegna Archivi amp Computer XV 1 2005 pp 131 133 REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA Disposizioni per l organizzazione e la gestione degli archivi di deposito ex Deliberazione della Giunta regionale 7 giugno 2006 n 24 3 REGIONE AUTONOMA DELLA SARDEGNA Linee Guida per la gestione e tenuta dei documenti e degli archivi dell Amministrazione Regionale ex Delibera Giunta Regionale 8 giugno 2004 n 27 1 ROMITI Alcune considerazioni sugli archivi di dep
212. mane agli atti 3 3 REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO DIFFERITE E RISERVATE Qualora sia impossibile procedere alla registrazione di protocollo dei documenti pervenuti entro 24 ore dalla loro ricezione e qualora ci possa arrecare pregiudizio a diritti o a legittime aspettative di terzi il Responsabile della UOR pu autorizzare con atto scritto anche informale ad esempio messaggio di posta elettronica indirizzato alla casella di posta elettronica certificata della UOR il differimento dei termini di registrazione L atto di autorizzazione al differimento dei termini di registrazione di protocollo deve individuare i documenti da ammettere alla registrazione differita le cause della stessa nonch il termine entro il quale la registrazione deve comunque essere effettuata 12 L effettivo arrivo dei documenti entro i termini stabiliti certificato dall apposizione sulla busta chiusa o sui documenti della data e ora di arrivo firmata da un dipendente dell ufficio ricevente oppure dal rilascio di una ricevuta di consegna Nel caso di documenti pervenuti per via telematica il documento si intende spedito dal mittente se inviato da questi al proprio gestore e consegnato al destinatario se reso disponibile nella sua casella di posta elettronica La data e l ora di arrivo dei documenti pervenuti sulla casella PEC delle Strutture PAT registrata automaticamente nel profilo di protocollo All atto della protocollazione nel campo
213. materiale librario soggetto a tutela quali interventi di restauro spolveratura disinfestazione legatura ecc gestiti in diretta amministrazione da parte della Provincia Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle operazioni di riproduzione NOTA bene I documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza sugli interventi eseguiti da terzi si classificano nella sottoclasse 25 8 1 25 9 Tutela dei beni storico artistici e etnoantropologici 25 9 1 Individuazione e vigilanza Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza svolta nei confronti dei beni storico artistici e etnoantropologici Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi all attivit di individuazione concessione autorizzazione e ispezione prevista dalla vigente normativa in materia di beni culturali e ad eventuali segnalazioni e denunce per danneggiamenti e furti Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla connessa attivit sanzionatoria 25 9 2 Catalogazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai lavori di catalogazione effettuati su beni storico artistici e etnoantropologici soggetti a tutela Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit di formulazione di criteri per l unificazione dei metodi e delle tecniche catalografiche nonch al coordinamento delle operazioni di catalogazione svolte da terzi
214. menti relativi agli interventi diretti o sostenuti in materia di acquisizione di attrezzature e arredi per scuole dell infanzia equiparate e istituzioni scolastiche e formative provinciali e paritarie Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi ai contributi erogati a favore di scuole dell infanzia equiparate e istituzioni scolastiche e formative paritarie per interventi di edilizia scolastica NOTA bene I documenti relativi agli interventi di edilizia scolastica eseguiti in diretta amministrazione da parte della Provincia si classificano nella classe 19 1 I documenti relativi alle attivit in materia di sicurezza degli edifici si classificano nella classe 4 15 26 11 Formazione continua e aggiornamento degli operatori dei servizi socio educativi per la prima infanzia e della scuola Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di formazione continua e aggiornamento degli operatori dei servizi socio educativi per la prima infanzia degli operatori delle scuole dell infanzia e delle istituzioni scolastiche e formative personale educativo dei servizi socio educativi per la prima infanzia e della scuola per l infanzia personale insegnante coordinatori pedagogici assistenti educatori ATA ecc Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle certificazioni linguistiche rilasciate al personale docente Pagina 69 NOTA bene I documenti relativi alle abilitazioni r
215. mparto scolastico 4 9 Attivit ispettiva e disciplinare Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit ispettiva e para ispettiva svolta nei confronti del personale quali il controllo sulla malattia e sull utilizzo dei buoni pasto Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti disciplinari e al provvedimenti presi a carico dei dipendenti nonch i documenti relativi all applicazione del codice disciplinare e Pagina 13 del codice di comportamento dei dipendenti Si classificano in questa posizione inoltre 1 documenti relativi alle autorizzazioni per lo svolgimento di attivita lavorative esterne concesse al personale provinciale 4 10 Attivita di conciliazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle controversie inerenti al rapporto di lavoro gestite in sede interna di conciliazione Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi alla fase pre contenziosa della controversia con il dipendente ivi compresi ricorsi tentativi di conciliazione e 1 conseguenti verbali di conciliazione o mancata conciliazione NOTA bene I documenti relativi ai contenziosi che vedano la Provincia parte in causa con un dipendente presso sedi giurisdizionali esterne si classificano nella classe 7 2 e relative sottoclassi 4 11 Valutazione del personale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla valutazione dei dipendenti provinciali com
216. mpianti 15 11 4 Abilitazioni e patenti funiviarie 16 1 Agevolazioni contributi e servizi alle cooperative 16 2 Promozione e sviluppo della cooperazione 17 6 Valutazione ambientale 17 7 Valorizzazione e promozione dell ambiente e delle risorse naturali 17 8 Gestione dei rifiuti 17 8 1 Impianti di smaltimento discariche e centri di rottamazione 17 8 2 Raccolta trasporto e smaltimento dei rifiuti 17 9 Opere di ripristino ambientale 17 9 1 Pianificazione delle opere di ripristino 17 92 Progettazione realizzazione e manutenzione 17 10 Interventi per lo sviluppo sostenibile e l ambiente 17 11 Aree protette 17 111 Parchi 17 112 Riserve naturali e parchi fluviali 17 11 3 Aree destinate alla conservazione della diversit biologica 17 12 Tutela del patrimonio speleologico mineralogico paleontologico e fossile 17 13 Energia 17 13 1 Pianificazione energetica 17 13 2 Gestione delle fonti e delle reti di distribuzione energetica 17 13 3 Promozione e incentivi nel settore energetico 18 1 Cartografia e geodesia 18 2 Pianificazione urbanistica 18 2 1 Piano urbanistico provinciale 18 2 2 Strumenti di pianificazione urbanistica locale 18 2 3 Accertamenti di conformita urbanistica 18 2 4 Deroghe urbanistiche 18 3 Tutela paesaggistico ambientale e degli insediamenti storici 18 4
217. mpre la seguente domanda Quali parole possono essere significative per la ricerca del documento Le funzioni dell oggetto sono duplici e funzione giuridico amministrativa consistente nel garantire un informazione completa coerente efficace e di supporto ai processi decisionali La corretta redazione dell oggetto deve contenere almeno due elementi a l azione rappresentata che va descritta con parole chiave b le informazioni accessorie o supplementari e funzione comunicativa Tale funzione viene assolta con una descrizione chiara e adeguata e con un contenuto informativo che pu costituire oggetto di ricerca Nella redazione dell oggetto del protocollo informatico fondamentale definire delle regole comuni volte ad omogeneizzare i criteri di registrazione utilizzati Solo limitando le differenze di registrazione possibile garantire un flusso documentario scorrevole chiaro e capace di valorizzare i vantaggi derivanti dall informatizzazione dei processi Non basta disporre di un software di qualit per risolvere i problemi di reperibilit della documentazione e per garantire una buona tenuta degli archivi La mancanza di regole comuni nella descrizione degli oggetti comporta eccessiva sintesi o per converso eccessiva analisi inefficienza nelle ricerche difformit nella redazione degli oggetti di documenti omologhi difficolt di interpretazione e conoscenza del contenuto del documento 1 REG
218. n materia di procedimento amministrativo nonch della legge provinciale 13 novembre 1992 n 21 in materia di edilizia abitativa e disposizioni sulle societa partecipate dalla Provincia Legge Provinciale 27 luglio 2012 n 16 Disposizioni per la promozione della societ dell informazione e dell amministrazione digitale e per la diffusione del software libero e dei formati di dati aperti Legge Regionale 31 luglio 1993 n 13 Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi Manuale di gestione documentale Allegato 28 MANUALE DI GESTIONE DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO BIBLIOGRAFIA AIPA GEDOC 2 Settembre 2000 Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni AIPA GEDOC Studio di prefattibilita sul sistema di gestione dei flussi di documenti 24 febbraio 1997 ANTONIELLA L archivio comunale postunitario Contributo all ordinamento degli archivi dei comuni presentazione di F Morandini Firenze 1979 idem Attualit degli strumenti dell archivio e del protocollo in Titulus 97 cfr pp 69 76 M BIGHELLI B BRUNELLI F CAGOL T CAMMILLERI A GIORGI L MINEO G MODENA Elaborazione e applicazione di strumenti archivistici il Progetto Protocollo Informatico dell Universit degli Studi di Trento Archivio trentino 2 2006 pp 53 88 BONFIGLIO DOSIO Limiti a
219. n sia possibile utilizzare un repertorio informatico il Responsabile della UOR puo autorizzare lo svolgimento delle operazioni di registrazione su di un repertorio di emergenza Il repertorio di emergenza un applicazione software installata su una o pi postazioni stand alone individuate dal Responsabile della UOR e configurate dall amministratore del sistema Una volta ristabilite le funzionalit del repertorio informatico le registrazioni e gli eventuali documenti ad esse collegati effettuate nel repertorio di emergenza sono trasferite al primo con priorit assoluta L utilizzo del repertorio di emergenza ammesso quando si verificano una o pi delle seguenti condizioni A indisponibilit o interruzione del servizio di registrazione informatica in P I Tre B necessit di eseguire registrazioni di repertorio al di fuori degli orari di disponibilit del servizio C mancanza di energia elettrica presso la sede dell utente Quando si verificano le condizioni A e o B si deve attivare un repertorio di emergenza su supporto informatico Quando si verifica la condizione C si deve attivare un repertorio di emergenza su supporto cartaceo Le figure che possono operare sul repertorio di emergenza sono l utente Amministratore gli utenti configurati nel sistema L utente del sistema deve eseguire le seguenti operazioni scaricare dall applicativo P I Tre o dal sito www pi3 it il file in formato Excel da utilizzare c
220. n sistema di protocollo federato territoriale denominato Protocollo informatico trentino P I Tre aperto a tutti gli attori del sistema pubblico trentino In osservanza di quanto disposto dall art 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n 428 con deliberazione n 1322 del giorno 5 giugno 2009 successivamente modificata con deliberazione n 3249 del giorno 30 dicembre 2009 la Giunta provinciale aveva provveduto ad approvare un proprio Manuale di Gestione che costituisce lo strumento fondamentale di descrizione delle modalit di utilizzo del sistema di gestione documentale adottato dalla Provincia autonoma di Trento e fornisce istruzioni in merito alle procedure di formazione acquisizione tenuta accesso consultabilit e conservazione dei documenti In considerazione delle notevoli modifiche intervenute nel frattempo nel quadro normativo e regolamentare nazionale in relazione alle tematiche connesse alla gestione documentale della conseguente necessit di allineare lo strumento sopra descritto al nuovo quadro di riferimento nonch delle evidenze di tipo organizzativo ed operativo maturate all interno degli uffici dell Amministrazione si rende ora necessario approvare una nuova versione del Manuale di gestione che dovr essere adottata da tutte le Strutture dell Ammini
221. na condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici Autorita Garante per la protezione dei dati personali Deliberazione 2 marzo 2011 n 88 Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi effettuato da soggetti pubblici per finalita di pubblicazione e diffusione sul web Autorit per l Informatica nella Pubblica Amministrazione Deliberazione 30 luglio 1998 n 24 98 Regole tecniche per l uso di supporti ottici Autorit per I Informatica nella Pubblica Amministrazione Deliberazione 23 novembre 2000 n 51 Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell art 18 comma 3 del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997 n 513 Autorit per l informatica nella pubblica amministrazione Circolare 16 febbraio 2001 n AIPA CR 27 Art 17 del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997 n 513 utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni Autorit per I Informatica nella Pubblica Amministrazione Circolare 7 maggio 2001 n 28 Standard modalit di trasmissione formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati Autorit per l Informatica nella Pubblica Amministrazione Deliberazione 13 dicembre 2001 n 42 Regole tecniche
222. nale di deposito Rassegna degli Archivi di Stato LIV 3 1994 pp 604 613 eadem L organizzazione dell archivio corrente e di deposito comunale sul rapporto tra classificazione selezione e archiviazione in Labirinti di carta cfr pp 120 135 L GIUVA Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti la registrazione di protocollo la classificazione i piani di conservazione Rassegna degli Archivi di Stato LIX 1999 pp 128 139 eadem 1 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Rassegna degli Archivi di Stato LX 3 2000 pp 620 631 M GRANDI G LONGOBARDI S PIGLIAPOCO M GIOVANNINI G BUTTI Il protocollo informatico nella Pubblica Amministrazione a cura di Domenico Piazza Maggioli Editore marzo 2003 M GUERCIO Archivistica informatica I documenti in ambiente digitale Roma 2002 eadem Classificazione e archiviazione in ambiente digitale in Labirinti di carta cfr pp 400 417 eadem La sfida delle quantit archivi intermedi e strategie di conservazione dei documenti archivistici in Per la storiografia italiana del XXI secolo cfr pp 38 54 Il protocollo informatico per la pubblica amministrazione a cura di D PIAZZA Rimini Maggioli 2003 Il protocollo nella Pubblica amministrazione a cura di L ANGELONE R GUARASCI S PIGLIAPOCO A ROVELLA F VALACCHI Rende 2003 Collana di Archivistica e docume
223. nali Giudice di pace Tribunale Corte d assise Corte di appello Corte d assise di appello Corte di cassazione penale ecc che vedano la Provincia nelle vesti di attore o convenuto 7 2 6 Ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai ricorsi straordinari presentati al Presidente della Repubblica coinvolgenti a qualsiasi titolo la Provincia 7 2 7 Contenzioso dinanzi alla Corte costituzionale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle questioni dibattute dinanzi alla Corte costituzionale coinvolgenti la Provincia 7 2 8 Contenzioso contabile Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti di responsabilit contabile e amministrativa dibattuti dinanzi alla Corte dei conti coinvolgenti la Provincia Pagina 21 7 3 Pareri e consulenze legali Si classificano in questa posizione i documenti relativi a pareri e consulenze legali rese a uffici e personale della Provincia NOTA bene In questa classe rientrano solamente i documenti relativi a pareri inerenti a questioni legali mentre quelli relativi a pareri inerenti alla materia normativa o regolamentare si classificano nelle sottoclassi 1 1 2 1 2 3 o 1 3 2 secondo la natura dell atto 7 4 Risarcimenti per responsabilit civile e patrimoniale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione delle richieste di risarcimento per responsabilit civile
224. nanziaria con specifico riferimento alle verifiche contabili dei programmi di spesa degli enti gestori o delle istituzioni scolastiche e formative provinciali e paritarie Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi a consulenza vigilanza e controllo sull attivit contabile delle istituzioni scolastiche e formative e in particolare sulla rendicontazione delle istituzioni formative paritarie 26 4 Coordinamento e vigilanza sul sistema educativo provinciale 26 4 1 Scuole dell infanzia Si classificano in questa posizione i documenti relativi al coordinamento al monitoraggio alla valutazione e alla vigilanza sul funzionamento e sulle attivit delle scuole dell infanzia nonch dei relativi soggetti gestori Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit di supporto fornita alle scuole ed ai circoli di coordinamento 26 4 2 Istituzioni scolastiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi al coordinamento al monitoraggio alla valutazione e alla vigilanza sul funzionamento e sulle attivit delle istituzioni scolastiche Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi all attivit di supporto fornita alle istituzioni scolastiche 26 4 3 Istituzioni formative Si classificano in questa posizione i documenti relativi al coordinamento al monitoraggio alla valutazione e alla vigilanza sul funzionamento e sulle attivit delle istituzioni formative provinciali
225. ncia le organizzazioni sindacali e le rappresentanze del personale Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all elezione dei rappresentanti sindacali del personale provinciale agli accordi sindacali sottoscritti tra le organizzazioni di categoria e la Provincia e alle relazioni sugli incontri relativi alla stipula di detti accordi Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla convocazione e all autorizzazione di assemblee sindacali NOTA bene I documenti relativi a questioni specifiche inerenti alla gestione di aspetti che interessano la posizione di soggetti singoli si classificano nel titolo 4 e relative classi e sottoclassi I documenti relativi all attivit svolta dalla Provincia in sede di contrattazione sindacale per il personale sanitario si classificano nella classe 22 11 e relative sottoclassi per il personale del comparto scolastico nella classe 26 5 1 14 Comunicazione editoria e attivit informativo promozionale 1 14 1 Comunicazione istituzionale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di comunicazione e divulgazione istituzionale comunicati stampa ecc agli avvisi obbligatori e alla generale attivit di pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale e sul Bollettino ufficiale della Regione Trentino Alto Adige S dtirol 1 14 2 Editoria e produzioni audiovisive Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita editoriale e di prod
226. nciale registri rilascio patenti a prescindere dall ambito di applicazione verbali di infrazione a prescindere dall ambito di applicazione verbali di sanzione a prescindere dall ambito di applicazione verbali delle sedute della Giunta provinciale Manuale di gestione documentale Allegato 03 REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA Ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il normale registro di protocollo informatico il Responsabile della UOR pu autorizzare lo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo sul registro di emergenza Il registro di emergenza un applicazione software installata su una o pi postazioni stand alone individuate dal Responsabile della UOR e configurate dall amministratore del sistema Una volta ristabilite le funzionalit del registro di protocollo informatico le registrazioni e gli eventuali documenti ad esse collegati effettuate nel registro di emergenza sono trasferite al primo con priorit assoluta L utilizzo del registro di protocollo di emergenza ammesso quando si verificano una o pi delle seguenti condizioni A indisponibilit o interruzione del servizio di protocollazione informatica B necessit di eseguire registrazioni di protocollo al di fuori degli orari di disponibilit del servizio C mancanza di energia elettrica presso la sede dell utente Quando si verificano le condizioni A e o B si deve attivare un protocollo
227. nciale 7 1 Affari legali 1 2 Contenzioso 7 2 1 Contenzioso amministrativo 722 Contenzioso civile 1 2 3 Contenzioso del lavoro 1 2 4 Contenzioso tributario 7 2 5 Contenzioso penale 7 2 6 Ricorsi straordinari al Presidente della Repubblica 7 2 1 Contenzioso dinanzi alla Corte costituzionale 7 2 8 Contenzioso contabile 1 3 Pareri e consulenze legali 7 4 Risarcimenti per responsabilita civile e patrimoniale 9 3 2 Ricorsi e segnalazioni 9 5 Attivit ispettiva e sanzionatoria 9 5 1 Divieto di famo 9 5 2 Divieto di alcolici ai minori 9 5 3 Competenze diverse 9 6 Sicurezza del territorio 11 13 Guardie giurate 11 14 Corpo forestale 11 15 Polizia forestale e ambientale 12 6 Polizia mineraria 16 3 Vigilanza sugli enti cooperativi 17 1 Controlli e indagini ambientali 17 2 Attivit di laboratorio 17 3 Monitoraggio ambientale 17 4 Gestione ambientale 17 5 Tutela risanamento e bonifica ambientale 17 13 4 Vigilanza e controllo sull esercizio degli impianti termici 18 2 5 Vigilanza e controllo sull attivit urbanistica ed edilizia 20 4 2 Revisione sospensione e revoca delle abilitazioni alla guida e patenti nautiche 20 4 8 Autotrasporto di persone e merci 22 9 1 Titoli ed esercizio professionale 22 9 2 Responsabilit professionale 22 11 Personale sanitario 22 114 Personale conven
228. ndenza da protocollare corrispondenza da non protocollare esclusivamente quella individuata nell Allegato 2 corrispondenza personale riservata che non tolta dalla busta ma consegnata direttamente al destinatario al quale spetta di disporne la protocollazione a meno che non si tratti di documentazione relativa alla sua sfera privata Espletate le operazioni di protocollazione il documento pu essere gestito in vari modi a seconda della prassi operativa e del modello organizzativo e gestionale adottato da ciascuna UOR il documento in originale pu essere trattenuto presso la Segreteria oppure pu essere affidato al RPA 28 Vd Punto 5 4 1 23 A scopo esclusivamente gestionale e al fine di abbreviare i tempi di trasferimento fisico dei documenti di garantirne l integrit materiale e strutturale ordine all interno del fascicolo di ridurre i rischi di dispersione dovuti alle movimentazioni dalla sede di conservazione abituale i documenti cartacei concluse le operazioni di protocollazione classificazione e fascicolazione possono essere acquisiti in formato immagine mediante processo di scannerizzazione agganciati alla corrispondente registrazione di protocollo e archiviati nel sistema di gestione documentale Ciascuna UOR pu definire in modo autonomo i criteri di scannerizzazione dei documenti cartacei in arrivo sulla base delle proprie prassi operative ed organizzative Il file digitale prodotto dall azione d
229. ne disposizioni del Manuale di Gestione ANALISI QUANTITATIVA Verifica delle operazioni effettuate dagli utenti Chiusura del fascicolo Classificazione del documento Creazione documento non protocollato Criteri di utilizzo delle tipologie fascicolo Descrizione fascicolo e sottofascicoli Gestione delle versioni di un documento Implementazione delle anagrafiche Metodo di inserimento dell oggetto del documento in oggettario Metodo di utilizzo del fascicolo procedimentale Redazione dell oggetto del documento Segnatura di protocollo timbro firme sul documento acquisito Utilizzo del protocollo ingresso uscita interno Utilizzo della tipologia documento repertorio Utilizzo delle note Acquisizione dell immagine di un documento Annullamento della registrazione di protocollo Annullamento della predisposizione del documento al protocollo Apertura dettaglio di un documento Azione di consolidamento dello stato di un documento Cessione dei diritti di un documento Controllo casella istituzionale e interrogazione registro Conversione in PDF del documento Creazione nuova versione di un documento Creazione allegati al documento Creazione documento non protocollato Creazione fascicolo Creazione nuovo corrispondente in rubrica Creazione sottofascicolo Creazione tipo di documento Creazione tipol
230. ne 1 documenti relativi alle attivita volte ad assicurare la corretta conservazione del materiale archivistico di soggetti vigilati quali interventi di restauro spolveratura disinfestazione legatura ecc gestiti in diretta amministrazione da parte della Provincia Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle operazioni di riproduzione NOTA bene I documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza sugli interventi eseguiti da terzi si classificano nella sottoclasse 25 7 1 25 8 Tutela dei beni librari 25 8 1 Individuazione e vigilanza Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di vigilanza svolta dalla Provincia nei confronti di beni librari Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit ispettiva ad eventuali segnalazioni e denunce per smarrimenti e furti e a tutta l attivit autorizzativa prevista dalla vigente normativa in materia di beni culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla connessa attivit sanzionatoria 25 8 2 Catalogazione e inventariazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai lavori di catalogazione e inventariazione effettuati in diretta amministrazione dalla Provincia su beni librari soggetti a tutela 25 8 3 Interventi conservativi restauro e riproduzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit volte ad assicurare la corretta conservazione del
231. ne dell anagrafica del mittente destinatario un elemento obbligatorio della registrazione di protocollo La mancanza di regole comuni nella descrizione del corrispondente comporta proliferazione di record contradditori e incompleti inefficienza nelle ricerche in alcuni casi si pu arrivare a credere che un documento non sia mai pervenuto solo perch sono stati utilizzati parametri di ricerca non tanto sbagliati quanto diversi da quelli con i quali il documento stato registrato perdita di dati storici relativi ai corrispondenti Le seguenti regole consentono una compilazione omogenea delle anagrafiche al fine di pervenire ad un individuazione univoca del soggetto 1 REGOLE DI CARATTERE GENERALE 1 1 Nella descrizione delle anagrafiche si deve procedere dal generale al particolare Questo significa che nel caso di un indirizzo la prima parte costituita dalla struttura principale es Ministero dell Istruzione mentre la seconda parte costituita dalla specificazione della struttura interna es Direzione IV 1 2 Le lettere maiuscole devono essere utilizzate solo se strettamente necessario In particolare esse vanno utilizzate solo nei seguenti casi e all inizio del testo e peri nomi propri di persona e per i nomi geografici e peri nomi di enti organismi istituzionali o organi nei nomi di enti e organi composti da pi parole solo l iniziale del primo nome si scrive in maiuscolo es Banca popolare di Mi
232. ne i documenti relativi alla gestione economico finanziaria del comparto dei servizi socio assistenziali nonch quelli relativi all attivit di monitoraggio della gestione finanziaria di tali servizi con specifico riferimento alle verifiche contabili sui soggetti gestori 23 3 Coordinamento sviluppo e vigilanza sul sistema dei servizi socio assistenziali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di coordinamento monitoraggio e valutazione del sistema dei servizi socio assistenziali e dei soggetti gestori Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi all attivit di riconoscimento e iscrizione al registro dei soggetti idonei al convezionamento nonch alla conseguente attivit di verifica della permanenza dei requisiti richiesti e a quella di consulenza fornita ai soggetti gestori di servizi socio assistenziali Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni al funzionamento di strutture residenziali e semiresidenziali nonch i documenti relativi all attivit di predisposizione e coordinamento degli interventi finalizzati allo sviluppo e all innovazione nei servizi socio assistenziali 23 4 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia socio assistenziale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione e finanziamento degli interventi diretti o sostenuti per l acquisizione di attrezzature ed arredi e in mater
233. nere riferimenti normativi muti rinvii a norme di legge o richiami non espliciti 2 6 L oggetto di un documento in lingua straniera si riporta per esteso nella lingua originale seguito dalla descrizione in lingua italiana Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n 196 Legge 7 agosto 1990 n 241 art 28 Manuale di gestione documentale Allegato 12 ESEMPI DI DESCRIZIONE DEI CORRISPONDENTI E DEGLI OGGETTI Raccomandazioni 1 Regole generali sia dei corrispondenti che degli oggetti Os OF RG1 La descrizione dei corrispondenti e la redazione degli Provincia autonoma di Trento Servizio per il Personale Provincia oggetti si effettuano dal generale al particolare Servizio per il Personale autonoma di Trento RG2 L uso delle maiuscole deve essere limitato allo stretto Banca popolare di Milano Banca Popolare di Milano necessario RG3 Le sigle e gli acronimi non si puntano si riportano dopo Cassa di risparmio di Genova CA RI GE la descrizione per esteso separati da spazio trattino CARIGE spazio RG4 Perinumeri Celebrazioni per il 55 Celebrazioni per il siusanole cifre arabe anzich il numero in lettere anniversario anno accademico cinquantacinquesimo per gli intervalli di numeri si usa il trattino 2005 2006 anniversario anno accademico le unit di misura si indicano per esteso 2005 2006 per separare le centinaia dalle migliaia si usa il punto per
234. ni che si classificano nelle classi e sottoclassi dei titoli di pertinenza 2 1 Presidente della Provincia Si classificano in questa posizione i documenti relativi al Presidente elezione attribuzioni cessazione dalla carica ecc e i documenti relativi alle funzioni da lui svolte nel governo della Provincia rappresentanza legale deleghe di funzioni e di firma ecc NOTA bene I documenti relativi alle procedure elettorali si classificano nella classe 1 6 2 2 Giunta assessori e vicepresidente Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli assessori al vicepresidente e alla Giunta provinciale nomina attribuzioni cessazione della carica definizione delle indennit ecc e i documenti relativi alle funzioni da essi svolte nel governo della Provincia Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi all attivit amministrativa a supporto della Giunta ordini del giorno verbali delle adunanze I provvedimenti emanati vengono gestiti in doppio esemplare uno organizzato in serie l altro classificato nella classe di pertinenza Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla fase istruttoria e di perfezionamento delle deliberazioni di Giunta quali le lettere relative alla trasmissione delle proposte di deliberazioni inviate dai servizi nonch tutti 1 documenti relativi agli aspetti procedurali connessi all iter deliberativo ivi compresi i pareri resi dalle strutture di staff 2 3 Dir
235. nica e giuridica e sostegno nei confronti dei soggetti coinvolti nel Sistema bibliotecario trentino ivi comprese le attivit inerenti alla formulazione di criteri per l unificazione dei metodi e delle tecniche biblioteconomiche alla promozione della cooperazione interbibliotecaria ecc NOTA bene I documenti relativi alle procedure tecniche di formazione e aggiornamento del catalogo bibliografico trentino si classificano nella sottoclasse 6 6 3 1 documenti relativi all istituzione e alla gestione delle biblioteche previste dalle leggi provinciali Biblioteca provinciale di letteratura giovanile Biblioteca specializzata in biblioteconomia ecc si classificano nella classe 6 8 25 4 Valorizzazione dei beni culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di studio e ricerca di competenza degli uffici di tutela nonch alle attivit didattiche e divulgative dirette a promuovere la conoscenza del patrimonio culturale e ad assicurare le migliori condizioni di fruizione del patrimonio stesso Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi agli interventi di musealizzazione di gestione di aree archeologiche e di musei Si classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi all assegnazione di premi per tesi di laurea NOTA bene I documenti relativi all organizzazione diretta da parte della Provincia di manifestazioni eventi e congressi anche di carattere culturale si clas
236. nizzazione e alla gestione degli archivi di deposito e storico nonch all attivit di sorveglianza operata nei confronti degli archivi di deposito delle strutture provinciali 6 1 3 Consistenza del materiale archivistico Si classificano in questa posizione i documenti relativi a scarti versamenti trasferimenti acquisti doni e legati recupero di materiale archivistico d interesse provinciale depositi segnalazioni di furti e pi in generale a tutte le operazioni destinate ad incidere sulla consistenza del materiale archivistico della Provincia 6 1 4 Lavori storico archivistici Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di ordinamento inventariazione censimento e ad altre forme di lavori storico archivistici condotte sui fondi documentari conservati presso l Archivio provinciale 6 1 5 Interventi conservativi di restauro e riproduzione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di tutela volte ad assicurare la corretta conservazione del materiale archivistico conservato presso 1 Archivio provinciale quali interventi di restauro disinfezione e disinfestazione riproduzione 6 1 6 Consultazione copie e ricerche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla consultazione di documenti conservati negli archivi provinciali da parte di privati amministrazioni ed enti Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit di copi
237. no inseriti utilizzando l apostrofo ma utilizzando le vocali con accenti gravi ai quelle presenti nella parte bassa dei tasti della tastiera 1 7 E consentito l uso del simbolo amp 2 REGOLE PARTICOLARI PER LA DESCRIZIONE DEI CORRISPONDENTI 2 1 Le intestazioni anagrafiche devono essere formate da elementi che identifichino il corrispondente in maniera univoca Gli elementi essenziali per l identificazione univoca del corrispondente e la descrizione dell anagrafica sono il cognome e il nome per la persona fisica e la denominazione per la persona giuridica Nel caso di omonimie o di denominazioni simili deve essere indicato anche un ulteriore elemento quale l indirizzo se sufficiente a superare le omonimie o i dubbi causati dalla pluralit di indirizzi del corrispondente il codice fiscale il numero di matricola o altro dato utile 2 2 Le denominazioni dei corrispondenti si indicano con l iniziale maiuscola e riducendo l uso delle lettere maiuscole nel resto della denominazione per esteso senza preposizioni abbreviazioni o segni di punteggiatura 2 3 Nei nomi di struttura composti da pi parole la maiuscola va usata solo per la prima parola della denominazione Tuttavia bene rispettare le convenzioni in uso per ciascuna struttura Universit degli Studi Formulazione corretta Formulazione NON corretta Comune di Siracusa Gabinetto del sindaco Gabinetto del Sindaco di Siracus
238. no o pi allegati necessario inserire nel sistema di gestione documentale sia il messaggio che gli allegati Gli allegati tecnici planimetrie elaborati progettuali ecc inoltrati alla Provincia da soggetti pubblici e privati possono essere frutto della scannerizzazione di documenti nativi cartacei sottoscritti autografi oppure possono essere forniti in formato nativo digitale corredati da firma digitale tutti i file devono essere acquisiti nel sistema di gestione documentale Per le caselle di posta elettronica certificata della Provincia vd http www informa provincia tn it caselle_pec http www strutture provincia tn it http www indicepa gov it 24 Possono essere accettati solo documenti elettronici che presentino le seguenti estensioni PDF A PDF XML TXT TIFF TIF JPEG JPG HTML EML L allegato 13 al Manuale fornisce indicazioni sulle modalita di trasmissione e sottoscrizione dei documenti in base al mittente e all oggetto della comunicazione E possibile accettare qualunque documento sia principale che allegato in qualunque formato purch esso sia accompagnato dal corrispondente documento in uno dei formati ammessi I documenti sia principali che allegati firmati digitalmente che presentino estensioni diverse da quelle sopra elencate e che non siano accompagnati dal corrispondente documento in uno dei formati ammessi vanno protocollati il protocollista deve inserire nel
239. no un unico firmatario responsabile della segreteria unificata Per evitare ridondanze o prolissit pu essere consentito E di non sciogliere gli acronimi delle sigle sindacali unitaria FLC CGIL CISL UIL FLC Confederazione Generale Italiana del Lavoro CGIL Confederazione Italiana Sindacati Lavoratori CISL Unione Italiana del Lavoro UIL 3 Oggetti Os OF RO1 L oggetto si redige ricercando un equilibrio tra analisi e sintesi Decennale del progetto Titulus del 14 dicembre 2007 autorizzazione di missione a Padova n stringato Autorizzazione di missione E n prolisso Autorizzazione della missione a Padova per la celebrazione del decimo anniversario di avvio del progetto Titulus 97 promosso dall Universit degli Studi di Padova d intesa con la Direzione generale per gli archivi per la definizione di un titolario di classificazione per le E Universita italiane realizzato dal Gruppo di lavoro appositamente costituito del 14 dicembre 2007 ore 9 13 14 18 Mezzo di trasporto proprio Nella redazione dell oggetto riporta per esteso nella lingua originale seguito dalla descrizione in lingua italiana student Presenta la domanda per studente di Lifelong Learning Programme LLP Erasmus di Erasmus RO2 si utilizza un lessico comune e condiviso senza Decennale del p
240. nsegna All apertura della busta la medesima segnatura di protocollo va apposta sui documenti in essa contenuti ivi compresi gli allegati eventualmente presenti e la busta deve essere conservata assieme ai documenti in essa contenuti Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente l ufficio accettante tenuto a rilasciare una ricevuta attestante avvenuta ricezione 3 4 2 Lettere anonime prive di firma o con firma illeggibile Le lettere anonime o prive di firma o con firma illeggibile sono soggette a registrazione di protocollo demandata alla UOR destinataria la valutazione della loro efficacia Nel caso di lettere anonime il campo mittente riporter la dicitura anonimo Decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 art 45 comma 2 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 10 c 5 13 3 4 3 Corrispondenza personale riservata La corrispondenza personale riservata pervenuta non viene protocollata ma assegnata direttamente al destinatario senza aprirla Qualora le buste vengano aperte per errore il personale addetto alla protocollazione provveder a sigillarle ad apporre la dicitura aperta per errore e a trasmetterle al destinatario I destinatari provvedono a inoltrare sollecitamente alla postazione di protocollazione i documenti concernenti l attivit d ufficio trasmessi loro mediante corrispondenza personale al fine di espletare le consuete
241. ntazione 2 Labirinti di carta L archivio comunale organizzazione e gestione della documentazione a 100 anni dalla circolare Astengo Atti del convegno nazionale Modena 28 30 gennaio 1998 Roma 2001 E LODOLINI Archivistica Principi e problemi Milano 2009 idem Gestione dei documenti e archivistica A proposito della convergenza di discipline Rassegna degli Archivi di Stato L 1 2 1990 pp 85 117 idem Organizzazione e legislazione archivistica italiana Aggiornamento sommario 1 1 1998 1 1 2000 Bologna 2000 idem Organizzazione e legislazione archivistica italiana Storia normativa prassi Prefazione di G Spadolini Bologna 19985 Manuale di gestione del protocollo informatico dell Amministrazione centrale dell Universit degli Studi di Padova versione 2 0 presentato a Venezia IUAV 19 aprile 2005 redatto dal Gruppo di lavoro degli archivisti delle universit italiane Bologna Padova Pavia IUAV Venezia G PENZO DORIA Due osservazioni sul fascicolo archivistico in Documenti e informatica Gli archivi correnti degli enti pubblici territoriali dell Umbria Atti del 2 incontro di lavoro Terni 3 ottobre 2000 a cura di G Giubbini Perugia 2001 pp 102 111 idem La linea dell arco Criteri per la redazione dei titolari di classificazione in Labirinti di carta cfr pp 72 104 idem Piove sugli archivi L alluvione normativa dal 1990 al 1996 in Archivi e cittadino Genesi e svi
242. o TITOLO 10 AGRICOLTURA ZOOTECNIA E ALIMENTAZIONE 10 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese agricole 10 1 1 Investimenti fissi e strutturali 10 1 2 Accesso al capitale e al credito agrario 10 1 3 Sostegno alle forme associative e consortili 10 1 4 Servizi alle imprese 10 1 5 Imprenditoria giovanile 10 1 6 Danni e indennizzi 10 1 7 Carburante agricolo agevolato Pagina 10 2 Infrastrutture agricole 10 3 Consorzi di miglioramento fondiario e di bonifica 10 4 Organizzazione fondiaria 10 4 1 Piani di riordino fondiario 10 4 2 Proprieta diretto coltivatrice 10 4 3 Contratti agrari 10 5 Anagrafe delle imprese agricole 10 6 Archivio provinciale imprese agricole 10 7 Associazionismo dei produttori agricoli 10 8 Operatori del settore agricolo 10 9 Produzioni agricole vegetali 10 9 1 Vitivinicoltura 10 9 2 Ortiflorofrutticoltura 10 9 3 Olivicoltura 10 9 4 Seminativi 10 10 Qualita delle produzioni agroalimentari 10 10 1 Produzioni integrate 10 10 2 Agricoltura biologica 10 10 3 Marchi delle produzioni agricole 10 10 4 Prodotti tradizionali e valorizzazione delle produzioni 10 11 Sorveglianza fitosanitaria 10 11 1 Attivita vivaistica 10 11 2 Prodotti fitosanitari 10 11 3 Organismi nocivi e da quarantena 10 12 Patrimonio zootecnico 10 13 Allevamenti 10 13 1 Allevamenti bovini 10 13 2 Allevamenti equini 10 13 3 Allevamenti ovicaprini 10 13 4 Allevamenti suini 10 13 5 Acquacoltura 10 13 6 Apicoltura 10 13 7 Allevamenti minor
243. o coincide con la data dell ultimo documento prodotto o acquisito Per ulteriori approfondimenti si rimanda all allegato 9 al Manuale 3 7 4 Processo di assegnazione dei documenti ai fascicoli All atto dell assegnazione di un documento il RPA stabilisce se il documento sia riconducibile ad un affare o procedimento in corso e sia pertanto da ricondurre ad un fascicolo gi aperto il documento si riferisca ad un nuovo affare o procedimento per il quale sia necessario aprire un nuovo fascicolo Se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso il RPA cerca il fascicolo avvalendosi dei filtri di ricerca del sistema seleziona il fascicolo individuato inserisce il documento nel fascicolo selezionato se si tratta di un documento su supporto cartaceo assicura l inserimento fisico dello stesso nel relativo fascicolo Se il documento d avvio ad un nuovo fascicolo il RPA esegue l operazione di apertura del fascicolo inserisce il documento nel fascicolo aperto se si tratta di un documento su supporto cartaceo assicura l inserimento fisico dello stesso nel relativo fascicolo 20 3 7 5 L organizzazione dei documenti in serie Documenti omogenei per tipologia possono essere organizzati in serie archivistiche anzich in fascicoli procedimentali cio ordinati semplicemente in sequenza cronologica e o numerica in quest ultimo caso la numerazione riparte da all inizio di ogni anno Nel si
244. o come riferimento per la classificazione dei documenti All interno di tale struttura gerarchica ciascuna voce prende il nome di nodo di Titolario I documenti vengono classificati sulla base del Titolario unico di classificazione degli atti della Provincia autonoma di Trento d ora in poi Titolario allegato 5 al Manuale servendosi anche degli strumenti ad esso collegati la Descrizione del Titolario guida esplicativa di ciascuna voce del Titolario con l indicazione delle attivit i cui esiti documentali vanno ricondotti a ciascuna di esse allegato 6 al Manuale il Prontuario di classificazione o elenco delle voci d indice del Titolario guida rapida di tipo alfabetico che permette la riconduzione delle tipologie documentarie pi diffuse nell AOO alla relativa partizione del Titolario allegato 7 al Manuale Elenco dei procedimenti amministrativi classificati allegato 8 al Manuale 14 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 14 c 2 16 Il Titolario non retroattivo non si applica cio ai documenti prodotti prima della sua introduzione Eventuali modifiche e o integrazioni al Titolario e agli strumenti ad esso collegati entrano in vigore il primo gennaio dell anno seguente alla loro approvazione da parte della Giunta provinciale 3 6 2 La classificazione La classificazione dei documenti obbligatoria e consiste nell attivita di riconduzione logica di
245. o di competenza provinciale in tema di assistenza riabilitativa e protesica 22 13 7 Assistenza per le dipendenze Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza per le dipendenze 22 13 8 Assistenza termale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza termale 22 13 9 Assistenza per specifiche categorie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza per specifiche categorie 22 13 10 Medicine non convenzionali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di medicine non convenzionali 22 13 11 Assistenza odontoiatrica Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di programmazione organizzazione coordinamento erogazione e controllo per quanto di competenza provinciale in tema di assistenza odontoiatrica Pagina 57 22 14 Servizio farmaceutico 22 14 1 Assistenza farmaceutica e farmacovigilanza
246. o in questa posizione inoltre i documenti relativi all attivit di manutenzione di tutti i beni mobili degli arredi delle apparecchiature e attrezzature in uso presso le varie strutture della Provincia compresi 1 documenti relativi ai servizi acquisiti allo scopo Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle richieste di piccoli interventi quali lavori minimi riparazioni ecc nonch i documenti relativi ai programmi annuali degli acquisti 3 2 2 Locazione e comodato Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di gestione dei beni mobili quali locazioni attive o passive concessioni assegnazioni in comodato noleggio ecc 3 2 3 Alienazione cessione e permuta Si classificano in questa posizione i documenti relativi ad alienazioni cessioni e permute dei beni mobili di propriet provinciale 3 2 4 Inventario patrimoniale consistenza e stima Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dell inventario dei beni mobili patrimoniali dalla registrazione alla dismissione ivi comprese l assegnazione ai consegnatari e l attivit di ricognizione periodica sui beni NOTA bene I documenti relativi alla compilazione del conto generale del patrimonio si classificano nella classe 5 2 3 3 Organizzazione logistica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione logistica provinciale ivi comprese le attivit di programmazione gestion
247. o strade 19 6 Infrastrutture ferroviarie 19 7 Piste ciclopedonali 19 7 1 Progettazione e realizzazione 19 7 2 Gestione e manutenzione 19 8 Impianti a fune in servizio privato 19 9 Opere igienico sanitarie 19 9 1 Progettazione e realizzazione 19 9 2 Gestione e manutenzione 19 9 3 Catasto delle opere di depurazione 19 10 Prezziario TITOLO 20 TRASPORTI E MOTORIZZAZIONE CIVILE 20 1 Servizi pubblici di trasporto 20 1 1 Trasporto ferroviario 20 1 2 Autolinee e autotrasporto pubblico 20 1 3 Trasporto scolastico 20 1 4 Tariffe e titoli di viaggio 20 1 5 Servizi pubblici di navigazione 20 1 6 Trasporto aereo 20 1 7 Vigilanza e controllo sui servizi di trasporto 20 2 Navigazione e gestione del demanio lacuale 20 3 Navigazione aerea 20 4 Motorizzazione civile 20 4 1 Rilascio e rinnovo delle abilitazioni alla guida e patenti nautiche 20 4 2 Revisione sospensione e revoca delle abilitazioni alla guida e patenti nautiche 20 4 3 Scuole di guida e nautiche 20 4 4 Immatricolazioni dei veicoli e dei natanti 20 4 5 Revisioni e collaudi dei veicoli 20 4 6 Immatricolazioni revisioni e collaudi delle unita di navigazione Pagina 12 20 4 7 Officine autorizzate 20 4 8 Autotrasporto di persone e merci 20 4 9 Studi di consulenza automobilistica 20 4 10 Sicurezza e regolarita dell esercizio ferroviario 20 4 11 Scale mobili e ascensori in servizio pubblico TITOLO 21 PROTEZIONE CIVILE 21 1 Organizzazione preventiva della rete di protezione civi
248. ocumento principale allegati oppure solo dei documenti da regolarizzare entrambe le soluzioni sono ammesse Se la regolarizzazione non arriva entro il tempo prestabilito il funzionario chiede nuovamente la regolarizzazione fissando un ulteriore tempo congruo massimo 10 gg di calendario e la rispedizione all indirizzo PEC della Struttura o di tutto documento principale allegati oppure solo dei documenti da regolarizzare entrambe le soluzioni sono ammesse Se gli allegati non vengono regolarizzati il procedimento viene completato solo sulla base degli allegati conformi Se gli allegati vengono regolarizzati la segreteria provvede a protocollare ci che arriva e a trasmetterlo al funzionario Segreteria La modalit di sottoscrizione formato dell all corretta protocolla fascicola se deve e trasmette al funzionario competente inserendo una nota con l irregolarit riscontrata riprotocolla fascicola se deve e trasmette al funzionario competente Funzionario avvia il procedimento amministrativo e contestualmente lo sospende chiedendo la regolarizzazione degli allegati Sono arrivati gli allegati regolarizzati chiede di nuovo la regolarizzazione degli allegati Sono arrivati i documenti regolarizzati completa il procedimento amministrativo sulla base dei soli allegati conformi completa il procedimento amministrativo Manuale di ge
249. ogia fascicolo Creazione rimozione modelli di trasmissione Eliminazione documento non protocollato Import corrispondenti in rubrica Inserimento di un documento in un fascicolo Inserimento del mezzo di spedizione Inserimento di un oggetto nell oggettario Invio in conservazione del documento fascicolo Modifica dati del fascicolo Modifica della password da parte dell utente Modifica del mittente destinatario Modifica o cancellazione di un corrispondente in rubrica Modifica oggetto del documento Protocollazione di un documento Protocollo di documento gi esistente Rimozione allegato al documento Rimozione documenti o fascicoli dalla pagina iniziale del sistema todolist Rimozione documento da un fascicolo Rimozione versione del documento Salvataggio ricerche Stampa etichetta di un documento Trasmissione documenti e fascicoli Visualizzazione di un documento Versionamento dei documenti Nello svolgimento delle sue attivit di monitoraggio sul sistema di gestione documentale della Provincia il Supervisore pu effettuare controlli trasversali sugli archivi correnti di tutte le Strutture con lo scopo di mappare ad esempio come una specifica attivit gestita da pi utenti o da una determinata Struttura Si riportano di seguito due esempi di analisi svolte dal Supervisore si desidera verificare come una determinata voce
250. ome repertorio di emergenza e salvarlo sul disco locale della propria postazione predisporre alcune stampe del foglio elettronico da usare come repertorio di emergenza su supporto cartaceo qualora venga a mancare l energia elettrica La numerazione del repertorio di emergenza unica e sequenziale per ogni periodo di utilizzo Ogni qualvolta si utilizzi il repertorio di emergenza la numerazione riprende dal numero uno Una volta ripristinato il repertorio informatico il numero di registrazione ID assegnato dal sistema mantiene stabilmente il collegamento con il numero di registrazione utilizzato nel repertorio di emergenza 1 COMUNICAZIONI DI INDISPONIBILIT E RIPRISTINO DEL SISTEMA In caso di interruzione accidentale del servizio di registrazione di repertorio in P LTre Informatica Trentina comunica sulla casella di posta elettronica istituzionale della e UOR interessata e dall interruzione l impossibilit di utilizzare il sistema e specifica se possibile i tempi di ripristino A seguito della comunicazione di indisponibilit del sistema ciascuna UOR attiva la sessione di registrazione di repertorio di emergenza ed effettua le operazioni di registrazione compilando gli opportuni campi del repertorio di emergenza elettronico o cartaceo Alla riattivazione del sistema Informatica Trentina comunica sulla casella di posta elettronica istituzionale della e UOR interessata e dall interruzione il ripristino dei servizi di regis
251. omprensoriali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di consulenza vigilanza autorizzazione e controllo svolte dalla Provincia in materia di segretari comunali e comprensoriali Pagina 24 TITOLO 9 POLIZIA AMMINISTRATIVA E PUBBLICA SICUREZZA Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di polizia amministrativa e di pubblica sicurezza 9 1 Locali di pubblico spettacolo 9 1 1 Progetti Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all approvazione dei progetti per la costruzione O la sostanziale rinnovazione di teatri o di locali di pubblico spettacolo 9 1 2 Agibilita Si classificano in questa posizione i documenti relativi al rilascio delle licenze di agibilita per l apertura di un teatro o di un luogo di pubblico spettacolo 9 2 Pubblici spettacoli 9 2 1 Spettacoli e trattenimenti pubblici Si classificano in questa posizione i documenti relativi al rilascio delle licenze per lo svolgimento di spettacoli e trattenimenti pubblici 9 2 2 Gare e competizioni su strada Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa per gare e competizioni su strada 9 3 Pubblici esercizi 9 3 1 Funzioni delegate Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio delle funzioni delegate dalla Provincia ai comuni e alla connessa attivit di coordinamento monitoraggio su
252. one settoriale e intersettoriale 8 1 4 Programmazione negoziata e patti territoriali 8 2 Programmazione comunitaria e affari europei 8 2 1 Fondi strutturali 8 2 2 Programmi d iniziativa comunitaria e progetti 8 2 3 Monitoraggio e valutazione dei risultati 8 3 Coordinamento controllo interno e sistema qualit 8 4 Vigilanza sulle autonomie locali e sugli enti vigilati 8 4 1 Gestione contabile e stato patrimoniale 8 4 2 Atti amministrativi e organizzazione dell ente 8 4 3 Organi di gestione 8 4 4 Personale degli enti vigilati 8 4 5 Entrate proprie tariffe e tributi degli enti locali 8 4 6 Usi civici 8 4 7 Forme associative per l esercizio di funzioni e servizi pubblici 8 4 8 Segretari comunali e comprensoriali 9 1 Locali di pubblico spettacolo 9 1 1 Progetti 9 1 2 Agibilit 9 2 Pubblici spettacoli 9 2 1 Spettacoli e trattenimenti pubblici 9 2 2 Gare e competizioni su strada 9 3 Pubblici esercizi 9 3 1 Funzioni delegate 9 3 3 Marchi di prodotto 9 4 Licenze di pubblica sicurezza 9 4 1 Agenzie di affari 9 4 2 Commercio preziosi 9 4 3 Vendita a domicilio 9 4 4 Arte fotografica e videoregistrazione 9 4 5 Commercio di cose antiche o usate 10 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese agricole 10 1 1 Investimenti fissi e strutturali 10 1 2 Ac
253. ore autorizzato ad accedere ai documenti e ai fascicoli classificati nelle classi e sottoclassi incluse nella Tabella A in allegato mentre non autorizzato ad accedere ai documenti e ai fascicoli classificati nelle classi e sottoclassi comprese nella Tabella B in allegato in quanto potenzialmente contenenti dati sensibili e o giudiziari Il Supervisore esercita esclusivamente il diritto di sola lettura sulle informazioni pertanto non abilitato ad apportare modifiche sui documenti e sui fascicoli n ad effettuare trasmissioni ma pu esclusivamente ricercare documenti e fascicoli visualizzare 11 documento fascicolo gli allegati le versioni del documento salvare il documento ed eventuali allegati accedere alle anagrafiche salvare le ricerche effettuate esportare il risultato delle ricerche prospetti e report 3 Modalit di esercizio di auditing In relazione all attivit di monitoraggio svolta su documenti e fascicoli il Supervisore una volta compiuta l attivit di auditing chiede all Amministratore di sistema di estrarre i log relativi alle operazioni effettuate Tali log unitamente ai risultati dei controlli eseguiti e alle relazioni che espongono l esito delle analisi svolte sono inviati via mail ai Responsabili delle Strutture interessate Sulla base degli esiti comunicati alle Strutture interessate si concordano con le stesse eventuali politiche d intervento ed eventuali misure corrett
254. ore documentale pu essere acquisita nel sistema di gestione documentale della Provincia ed in questo caso sar fascicolata dalla UOR che la prende in carico sottoposta a processo di conservazione a norma entro i termini previsti dalla normativa vigente la fattura elettronica NON va stampata 33 1l documento fattura va tipizzato La fattura cartacea se inviata con mezzo postale tradizionale o fax protocollata conservata nel fascicolo cartaceo dalla UOR che la prende in carico pu essere digitalizzata ed acquisita nel sistema di gestione documentale della Provincia La fattura a prescindere dalla natura deve essere conservata per almeno 10 anni per un periodo superiore in presenza di contenzioso o di processo di accertamento 34 Manuale di gestione documentale Allegato 01 GLOSSARIO Allegato documento unito ad un altro documento o ad una pratica con funzione di prova memoria chiarimento o integrazione di notizie Annullamento operazione che consente ad un utente abilitato di annullare una registrazione di protocollo Archivio complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente nello svolgimento della propria attivit A fini gestionali l archivio s intende diviso in Archivio corrente per la parte relativa agli affari in corso Archivio di deposito per la parte di documenti relativi ad affari esauriti da meno di quaranta anni Archivio storico per la parte di documenti re
255. ose antiche o usate Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio delle attivit di commercio di cose antiche o usate comunicazioni dichiarazioni di inizio attivit ecc Pagina 25 9 5 Attivita ispettiva e sanzionatoria 9 5 1 Divieto di fumo Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit ispettiva e sanzionatoria delle violazioni in materia di divieto di fumo 9 5 2 Divieto di alcolici ai minori Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit ispettiva e sanzionatoria delle violazioni in materia di divieto di somministrazione e vendita di bevande alcoliche ai minori 9 5 3 Competenze diverse Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit ispettiva e sanzionatoria delle violazioni in materia di polizia amministrativa diverse da quelle relative al divieto di fumo e di somministrazione di bevande alcoliche ai minori 9 6 Sicurezza del territorio Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli atti d indirizzo programmazione e realizzazione del sistema di sicurezza provinciale ivi comprese le provvidenze a favore dei corpi intercomunali di polizia locale Pagina 26 TITOLO 10 AGRICOLTURA ZOOTECNIA E ALIMENTAZIONE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di interventi in campo agricolo zootecnico e alimentare di supporto alle impres
256. osito secolo in Per la storiografia italiana del XXI secolo cfr pp 18 21 idem Le principali sentenze sul protocollo delle pubbliche amministrazioni Casistica commento e note sentenza per sentenza Viareggio 1995 M SQUADRONI L organizzazione e la gestione degli archivi correnti dei comuni dell Umbria in Labirinti di carta cfr pp 296 312 Per la storiografia italiana del XXI secolo Seminario sul progetto di censimento sistematico degli archivi di deposito dei ministeri realizzato dall Archivio centrale dello Stato Roma 20 aprile 1995 Roma 1998 Studium 2000 Atti della 3a Conferenza organizzativa degli archivi delle universit italiane Padova 5 6 aprile 2001 a cura di G PENZO DORIA Padova 2002 D TAMBL Gli strumenti dell archivio e del protocollo dalla certificazione giuridica alla concettualizzazione istituzionale in Titulus 97 cfr pp 47 68 Thesis 99 Atti della 2a Conferenza organizzativa degli archivi delle universit italiane 11 12 novembre 1999 a cura di G PENZO DORIA Padova 2001 Titulus 97 verso la creazione di un sistema archivistico universitario nazionale Atti della Conferenza organizzativa degli archivi delle universit italiane Padova 22 23 ottobre 1998 a cura di G PENZO DORIA Padova 1999 Manuale di gestione documentale Allegato 29 WEBGRAFIA AUTORIT PER L INFORMATICA NELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Linee guida alla realizzazione dei sistemi
257. posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri Dipartimento per l innovazione e le tecnologie 18 novembre 2005 Linee guida per la pubblica amministrazione digitale Ente nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione Circolare 29 dicembre 2011 n 59 Modalit per presentare la domanda di accreditamento da parte dei soggetti pubblici e privati che svolgono attivit di conservazione dei documenti informatici di cui all articolo 44 bis comma 1 del decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 Legge 7 agosto 1990 n 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi Legge 11 febbraio 2005 n 15 Modifiche e integrazioni alla legge 7 agosto 1990 n 241 concernenti norme generali sull azione amministrativa Legge Provinciale 30 novembre 1992 n 23 Principi per la democratizzazione la semplificazione e la partecipazione all azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento amministrativo Legge Provinciale 17 febbraio 2003 n 1 Nuove disposizioni in materia di beni culturali Legge Provinciale 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di governo dell autonomia del Trentino Legge Provinciale 27 marzo 2007 n 7 Modifiche della legge provinciale 30 novembre 1992 n 23 Principi per la democratizzazione la semplificazione e la partecipazione all azione amministrativa provinciale e norme i
258. pporto e controllo in materia di pubblici esercizi Si classificano pi in generale in questa posizione 1 documenti relativi alle segnalazioni concernenti l attivit dei pubblici esercizi 9 3 2 Ricorsi e segnalazioni Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle segnalazioni nonch ai ricorsi presentati dinanzi alla Giunta provinciale in materia di pubblici esercizi 9 3 3 Marchi di prodotto Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle procedure di attribuzione dei marchi di prodotto e all attivit di verifica della sussistenza dei relativi requisiti 9 4 Licenze di pubblica sicurezza 9 4 1 Agenzie di affari Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio delle attivit di agenzie di affari comunicazioni dichiarazioni di inizio attivit ecc 9 4 2 Commercio preziosi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio delle attivit commercio preziosi comunicazioni dichiarazioni di inizio attivit ecc 9 4 3 Vendita a domicilio Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio delle attivit di vendita a domicilio comunicazioni dichiarazioni di inizio attivit ecc 9 4 4 Arte fotografica e videoregistrazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esercizio delle attivit di arte fotografica e videoregistrazione comunicazioni dichiarazioni di inizio attivit ecc 9 4 5 Commercio di c
259. preso il personale dirigenziale 4 12 Formazione e aggiornamento del personale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione di attivit formativa per il personale provinciale e alla partecipazione ad iniziative di formazione e aggiornamento anche esterne da parte dello stesso 4 13 Servizi al personale Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai servizi che la Provincia fornisce ai dipendenti buoni pasto ecc NOTA bene I documenti relativi alle domande di erogazione di anticipo sul trattamento di fine rapporto si classificano nella sottoclasse 4 5 3 4 14 Stage e tirocini formativi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all effettuazione di stage e tirocini ivi comprese le relative convenzioni con soggetti terzi Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi volontari del Servizio civile impiegati presso la Provincia 4 15 Sicurezza sul lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit svolta dalla Provincia in materia di sicurezza sul lavoro Si classificano in questa posizione tanto i documenti relativi alle ordinarie e periodiche iniziative di tutela della salute e sorveglianza sanitaria nei confronti dei singoli dipendenti visite mediche periodiche per video operatori e per addetti a laboratori comportanti rischi di varia natura quanto quelli relativi al monitoraggio della sicurezza negli ambienti di lavoro all
260. prima descrizione che compare nel documento 2 17 Il corrispondente di un documento giudiziario o stragiudiziale contenzioso pu essere diverso il legale di una delle parti il ricorrente In particolare se il documento trasmesso con una lettera di accompagnamento il corrispondente l autore della lettera ad esempio l avvocato di una delle parti se il documento privo di una lettera di accompagnamento ma riporta il timbro dell avvocato o dello studio legale il corrispondente l avvocato stesso se il documento intestato a Repubblica Italiana Tribunale di____ il corrispondente il tribunale stesso Manuale di gestione documentale Allegato 11 REGOLE PER LA REDAZIONE DEGLI OGGETTI Per la descrizione dell oggetto dei documenti valgono gli stessi principi enunciati per la corretta redazione dei titoli dei fascicoli L oggetto la sintesi dei contenuti giuridici amministrativi e di contesto di un documento Esso fondamentale non solo per la ricerca del documento cui si riferisce ma anche per definirne la relazione con il fascicolo al quale viene assegnato La redazione dell oggetto nasce dall analisi dell intero documento L oggetto infatti il principale campo di ricerca strutturata e deve perci essere registrato con coerenza e attenzione per garantire l efficacia delle operazioni di ricerca delle informazioni Nella fase di protocollazione ci si dovrebbe porre se
261. produzione commercio utilizzo di fitosanitari e presenza di residui degli stessi sui prodotti vegetali 22 17 3 Anagrafe alimentazione e benessere animale Pagina Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla sorveglianza sanitaria esercitata sugli allevamenti sulle strutture di cura e sugli aspetti sanitari connessi alle pratiche di riproduzione si classificano altresi in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di controllo sulla movimentazione e sul trasporto ivi compreso il benessere animale Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivita di vigilanza in materia di produzione e distribuzione degli alimenti per animali ivi compresi 1 controlli sui mangimi e sul loro import export Pagina 59 TITOLO 23 POLITICHE SOCIALI E PER IL BENESSERE Questo titolo stato individuato con riferimento alle funzioni e attivit di programmazione e realizzazione di interventi in materia di politiche sociali e del benessere nei vari ambiti di competenza provinciale servizi socio assistenziali assistenza e previdenza integrativa politiche familiari giovanili emigrazione e solidariet internazionale 23 1 Pianificazione sociale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di pianificazione territoriale e provinciale in materia di politiche sociali 23 2 Gestione economico finanziaria dei servizi socio assistenziali Si classificano in questa posizio
262. profilo di protocollo una nota di irregolarit ed il RPA provvede a far regolarizzare il documento E altres cura del protocollista verificare che il documento sia sottoscritto correttamente e nel caso di firma digitale che il certificato di firma sia valido nel rispetto delle regole impartite dalla deliberazione della Giunta provinciale n 1594 del giorno 2 agosto 2013 Nel caso in cui siano evidenziati aspetti di non conformit in relazione al formato file o alla sottoscrizione ci si comporta come segue SOTTOSCRIZIONE E FORMATO FILE DOCUMENTO PRINCIPALE OK OK NON OK NON OK ALLEGATI OK NON OK OK NON OK procedimento amministrativo CON Avvio del Chiedere Istanza non SCADENZA procedimento regolarizzazione ammissibile Istanza non ammissibile PERENTORIA Allegato 14 Allegato 15 Allegato 16 Allegato 16 procedimento amministrativo 0 Avvio del altro iter SENZA procedimento o Chiedere Chiedere Chiedere SCADENZA dell iter regolarizzazione regolarizzazione regolarizzazione PERENTORIA Allegato 17 Allegato 18 Allegato 18 Allegato 18 Come stabilito dalla Deliberazione della Giunta Provinciale di Trento n 1594 del giorno 2 agosto 2013 25 In sede di prima applicazione delle presenti direttive e a valere solo per l anno 2014 si ritiene di adottare le seguenti modalit operative in relazione all accettazione di documenti elettronici se si tratta di documento principale c
263. pubblicazione dell albo alle procedure connesse alla convocazione dei comizi elettorali e alla presentazione delle liste agli aspetti organizzativi e alla predisposizione di materiali elettorali stampa schede bolli urne ricevute dei comuni per la consegna di materiale elettorale verbali di carico scarico cartoline avviso per elettori residenti all estero agli interventi in caso d inadempienza dei sindaci in merito all esistenza e al buono stato dell arredamento dei seggi Si classificano in questa posizione anche i documenti trasmessi a seguito della conclusione delle operazioni elettorali schede tabelle di scrutinio verbali di nomina degli scrutatori e del segretario verbali delle operazioni elettorali sezionali comunicazioni di affluenza al voto nonch documenti relativi all esercizio del voto elettronico 1 7 Ordinamento e organizzazione delle strutture Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli atti organizzativi delle strutture e del personale provinciale organigramma funzionigramma dotazioni organiche orari di apertura degli uffici attribuzioni di uffici ecc Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alle declaratorie e alle proposte di riassetto delle strutture NOTA bene I documenti relativi ad affari specifici concernenti il personale si classificano nel titolo 4 e relative classi e sottoclassi 1 8 Semplificazione amministrativa Si classificano in questa posizione
264. questa posizione i documenti relativi alle attivit di controllo verifica e ispezione in materia di tenuta del Catasto fondiario geometrico e fabbricati ivi comprese le relative sanzioni Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle richieste di verifiche dei dati catastali provenienti da soggetti anche esterni all Amministrazione 27 3 Rilevazione e revisione degli estimi catastali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla formazione di nuove cartografie e alla revisione periodica degli estimi catastali e dei classamenti 27 4 Certificazione e rilascio dei dati catastali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit certificativa svolta sulla scorta degli atti catastali e all attivit relativa all estrazione e alla fornitura di dati Pagina 71 TITOLO 28 LIBRO FONDIARIO Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di sistema tavolare o del Libro fondiario 28 1 Impianto reimpianto ripristino e completamento Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivita di impianto reimpianto ripristino e completamento del Libro fondiario Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit delle commissioni di ripristino 28 2 Controllo verifica e ispezione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di controllo verifica e i
265. rdini e ai rapporti di servizio e al conferimento di specifici incarichi incarichi di sostituto direttore o dirigente designazioni a commissario di concorso ecc sia quelli relativi alla delega o all attribuzione di funzioni ai dipendenti 4 3 2 Inquadramenti e mansioni Si classificano in questa posizione i documenti relativi all inquadramento e alla gestione del conferimento di mansioni anche superiori ai dipendenti nonch i documenti relativi all aggiornamento dell albo della dirigenza e dell albo dei direttori 4 3 3 Rapporti di lavoro a tempo parziale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all applicazione di forme contrattuali a tempo parziale 4 3 4 Telelavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi all applicazione della forma contrattuale flessibile del telelavoro 4 4 Retribuzione e compensi 4 4 1 Trattamenti retributivi fissi e accessori Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi ai trattamenti retributivi fissi e accessori gettoni di presenza indennit incentivi legati alla produttivit ecc 4 4 2 Trattamenti di missione Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi al rimborso delle spese sostenute per missioni svolte a nome dell ente o in sua rappresentanza Si classificano in questa posizione i Pagina 12 documenti relativi alle richieste di utilizzo di automezzo proprio per missioni e ai relativi rimborsi 4 4 3 Trattenute diverse
266. re 17 11 3 Aree destinate alla conservazione della diversit biologica Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla prevenzione al controllo e alla tutela delle aree destinate alla conservazione della diversit biologica Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi all attivit autorizzativa contributiva e di promozione e sensibilizzazione di settore 17 12 Tutela del patrimonio speleologico mineralogico paleontologico e fossile Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit condotte a tutela e valorizzazione del patrimonio speleologico mineralogico paleontologico e fossile ivi comprese le connesse procedure autorizzative e concessorie Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del catasto grotte e aree carsiche 17 13 Energia Pagina 42 17 13 1 Pianificazione energetica Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di pianificazione in materia di energia e ai relativi strumenti piano energetico ambientale piano di distribuzione di energia elettrica ecc 17 13 2 Gestione delle fonti e delle reti di distribuzione energetica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e concessoria in materia di fonti energetiche e di distribuzione delle medesime In particolare si classificano in questa posizione i documenti relativi alla realizzazione e modifica di elettrodotti all
267. re dei trentini emigrati all estero Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi a rapporti con associazioni di volontariato attive nell ambito dell emigrazione trentina con soggetti giuridici all estero e con emigrati e loro discendenti e 1 documenti relativi agli interventi goduti in territorio trentino o usufruiti all estero contributi borse di studio scambi tra giovani ecc 23 16 Promozione e sostegno delle attivit sportive Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di promozione e sostegno delle attivit sportive ivi compresa la sovvenzione di associazioni societ e altri soggetti operanti in tale ambito Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai contributi destinati alla realizzazione ampliamento ristrutturazione e gestione degli impianti sportivi Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi all organizzazione di manifestazioni sportive curate o patrocinate dalle strutture provinciali Pagina 62 TITOLO 24 LAVORO Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di vigilanza e di tutela del lavoro di programmazione e di gestione dell orientamento al lavoro e del suo sostegno 24 1 Vigilanza sul lavoro Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivita ispettiva e di verifica del rispetto delle norme in materia di lavoro da part
268. resa l attivit di controllo sulla corretta applicazione delle disposizioni relative alla protocollazione classificazione fascicolazione e conservazione dei documenti b la predisposizione l adozione e l aggiornamento del Titolario di classificazione e del Manuale nonch di tutti gli strumenti di corredo ad essi collegati c l adozione e l aggiornamento del Piano di conservazione dei documenti d la gestione del protocollo informatico in merito ai seguenti aspetti amministrazione delle anagrafiche e dei profili di accesso al sistema garanzia della corretta applicazione delle procedure di sicurezza e il ruolo di amministratore di sistema abilitato ad effettuare direttamente o servendosi di servizi tecnici appositamente individuati operazioni straordinarie sul sistema attivit di gestione delle situazioni di anomalia dovute a guasti o malfunzionamenti del sistema informatico il monitoraggio delle operazioni compiute la configurazione delle autorizzazioni di accesso al sistema le operazioni connesse al salvataggio su altri supporti di memorizzazione delle registrazioni di protocollo informatico e dei documenti informatici che fanno riferimento a procedimenti conclusi per garantire nel tempo la leggibilit dei medesimi 3 LA GESTIONE DOCUMENTALE REGISTRAZIONE PROTOCOLLAZIONE CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE 3 1 REGISTRAZIONE Tutti i documenti per poter essere trattati all interno del sistema di ges
269. resi quelli relativi al calcolo dei residui attivi e passivi e alle perenzioni Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla predisposizione del conto generale del patrimonio 5 3 Gestione del bilancio 5 3 1 Entrate Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione delle entrate spettanti alla Provincia a prescindere dalla loro origine Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle contribuzioni e alle entrate provenienti da affitti e locazioni di beni provinciali 5 3 2 Spese Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle diverse fasi procedurali impegni liquidazioni ordinazioni ecc di ogni genere di spesa spese correnti in conto capitale per rimborso di prestiti per servizi per conto di terzi Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi a liquidazioni mandati di pagamento e relativi elenchi verifiche a campione degli atti di spesa gestione dell albo dei beneficiari di provvidenze di natura economica nonch quelli relativi all istituzione e gestione di contabilit speciali e alle anticipazioni di cassa 5 4 Gestione del debito Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione delle varie forme d indebitamento della Provincia mutui prestiti obbligazionari ecc 5 5 Fiscalit attiva Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dei diversi cespiti riscossi dalla Provincia IRAP
270. richiedere assistenza utente interessato invier una richiesta di assistenza a Informatica Trentina L utente deve provvedere a ricercare tutti i documenti recuperati dal repertorio d emergenza completare i documenti recuperati mediante eventuale modifica del mittente e o del destinatario associando 1 corrispondenti presenti in rubrica se necessario acquisizione dell immagine del documento acquisizione degli eventuali allegati eventuale assegnazione di un nuovo codice di classificazione trasmissione del documento ai ruoli competenti E necessario inoltre completare la segnatura apposta sul documento originale cartaceo accanto al numero di emergenza contrassegnato dalla sigla RDE deve essere apposto il numero di repertorio ordinario La segnatura da riportare sul documento cartaceo repertoriato la seguente Cod amministrazione RFstruttura Anno RDE UserID numero repertorioRDE numero repertorio Esempio PAT RFS139 2012 RDE PR12345 01 85 Il repertorio di emergenza compilato e importato deve essere registrato a sistema come documento non protocollato L oggetto del documento Repertorio di emergenza del giorno gg mm aaaa La classificazione del documento effettuata sul nodo 6 6 1 Attivit informatica di base e applicativi del Titolario di classificazione della Provincia Autonoma di Trento Il foglio Excel compilato acquisito come file nel sistema Manuale di gestione documentale
271. rilasciata al titolare previa identificazione dello stesso effettuata ai sensi delle regole tecniche previste dal Codice dell amministrazione digitale L utilizzo della casella PEC ID consente al titolare di presentare validamente istanze e dichiarazioni alle pubbliche amministrazioni senza necessit di sottoscrizione delle medesime n di allegazione di fotocopia del proprio documento di identit come previsto per la CEC PAC Analogamente alla CEC PAC l indirizzo di una casella PEC ID assegnato in via esclusiva al titolare 5 4 2 Modalit di utilizzo La casella di posta elettronica personale pu essere utilizzata solo per gestire le comunicazioni di lavoro informali con uffici interni alla Provincia nonch i rapporti con colleghi di amministrazioni diverse limitatamente ai casi nei quali le comunicazioni afferiscano a documenti non ufficiali o comunque non definitivi e o non siano immediatamente produttivi di effetti giuridici La casella di posta elettronica istituzionale utilizzata per le comunicazioni fra UOR relative a documenti privi di carattere giuridico probatorio o che si ritenga di non inserire nel sistema di gestione documentale per le comunicazioni interne alla Provincia inerenti alla gestione del rapporto di lavoro dirette al singolo dipendente ovvero alla generalit dei dipendenti per le comunicazioni con altre amministrazioni prive del carattere di ufficialit La casella di posta elettronica certi
272. risorse naturali e all attivit di educazione ambientale per le scuole 17 8 Gestione dei rifiuti 17 8 1 Impianti di smaltimento discariche e centri di rottamazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla progettazione realizzazione adeguamento e gestione di impianti di smaltimento dei rifiuti discariche inceneritori termovalorizzatori ecc Si classificano in questa posizione i documenti relativi sia agli interventi diretti sia agli interventi sovvenzionati dalla Provincia Pagina 41 NOTA bene I documenti relativi agli adempimenti connessi alla pianificazione in materia di gestione dei rifiuti e alle operazioni di bonifica del suolo e dei siti inquinati si classificano nella classe 17 5 17 8 2 Raccolta trasporto e smaltimento dei rifiuti Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle varie fasi di gestione dei rifiuti smaltimento riuso riciclaggio raccolta differenziata ecc Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi al trasporto e alla rimozione dei rifiuti nonch quelli relativi alla gestione del servizio di raccolta e trattamento dei rifiuti di ogni tipo ivi compresa l organizzazione dei centri di compostaggio di raccolta o delle stazioni di trasferimento Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle operazioni connesse alla gestione dei rifiuti speciali e pericolosi NOTA bene I documenti relativi alle tariffe comunali per lo smalt
273. rmulazione NON corretta Servizio Semplificazione e sistemi Servizio Semplificazione e sistemi informativi informativi Dirigente 2 8 Gli acronimi si scrivono in maiuscolo dopo la descrizione della struttura fatta per esteso separati dalla descrizione da un trattino preceduto e seguito da uno spazio tra la descrizione per esteso e l eventuale descrizione della sede locale senza virgolette dopo eventuali sigle quali spa srl Onlus ecc separati da queste da un trattino preceduto e seguito da uno spazio Formulazione corretta Formulazione NON corretta Istituto nazionale di previdenza sociale Istituto nazionale di previdenza sociale sede INPS sede di Trento di Trento INPS 2 9 Le sigle sindacali riunite rappresentano un anagrafica distinta rispetto a quelle dei singoli sindacati che le costituiscono solo nel caso in cui abbiano un unico firmatario responsabile della segreteria unificata In questo caso per evitare ridondanze o prolissit si inserisce un unico corrispondente e pu essere consentito di non sciogliere gli acronimi delle sigle sindacali es CGIL CISL UIL In tutti gli altri casi si utilizzano i singoli sindacati come corrispondenti 2 10 Nel caso di commissioni temporanee come nel caso di commissioni esaminatrici di concorsi o selezioni preferibile creare un anagrafica per la commissione stessa e non per i suoi singoli componenti L anagrafica de
274. rogetto Titulus del Aut miss PD 14 12 2007 int celeb storpiature o abbreviazioni 14 dicembre 2007 autorizzazione decen Titulus della missione a Padova RO3 si segue il principio di uniformit della redazione in Domanda di partecipazione al Domanda di partecipazione al modo da agevolare la ricerca delle informazioni e dei concorso per la copertura di n 1 concorso per la copertura di n 1 documenti posto di assistente amministrativo posto in categoria C categoria C presso il Settore affari generali RO4 si individuano le parole chiave che esprimono Diritto allo studio anno 2011 Aventi diritto alle 150 ore di studio l azione 0 le azioni descritte dal documento Approvazione graduatoria RO6 la redazione dell oggetto non si limita alla mera Evolutive del geo catalogo Proposta progettuale 14185 2011 trascrizione dell oggetto riportato sul documento semantico Invio proposta perla realizzazione parziale step A L oggetto del documento va rielaborato alla luce del progettuale n 14185 2011 delle evolutive del geo catalogo contenuto del documento semantico secondo i risultati della rispettiva attivit di analisi Rif punto 15 dell articolo 2 del Primo atto esecutivo di sviluppo del 2010 sottoscritto in data 6 agosto 2010 avente per oggetto Realizzazione dei progetti d innovazione area 2 3 del Piano pluriennale degli investimenti del SIEP
275. ronologico documenti e atti che presentano analogie formali ad esempio circolari deliberazioni di un organo collegiale contratti ecc indipendentemente dall oggetto trattato Ai sensi del D P R 28 dicembre 2000 n 445 tale forma di registrazione ha valore giuridico probatorio ed da ritenersi alternativa alla registrazione di protocollo Repertorio dei fascicoli registro sul quale vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l ordine cronologico con il quale si costituiscono all interno delle suddivisioni del titolario titoli classi serie Responsabile del Procedimento Amministrativo RPA persona fisica incaricata dell istruttoria e degli adempimenti di un affare o di un procedimento amministrativo ai sensi dell art 5 della legge 7 agosto 1990 n 241 Ruolo funzionale insieme delle funzioni che nel sistema P I Tre configurano un attivit lavorativa ad ogni ruolo corrispondono uno o pi utenti del sistema e gradi diversi di visibilit sui documenti Scarto operazione con cui si destina al macero una parte dei documenti di un archivio durante la fase di deposito Tale operazione richiede una procedura formale e viene effettuata previo provvedimento di autorizzazione rilasciato dal dirigente della Struttura competente in materia di archivi Segnatura di protocollo apposizione o associazione al documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti la registrazione d
276. rovincia stessa Documento informatico la rappresentazione informatica di atti fatti e dati giuridicamente rilevanti Documento interno il documento che viene scambiato esclusivamente fra UOR della Provincia Pu essere formale cio dotato di preminente carattere giuridico probatorio e in questo caso va protocollato informale cio dotato di preminente carattere informativo note informali promemoria tecnici documenti preparatori a livello di ultima bozza ecc e in questo caso pu anche non essere protocollato Elenco di versamento strumento di corredo che descrive in modo sintetico le unit archivistiche redatto in occasione del versamento di documentazione in Archivio provinciale Fascicolazione attivit di gestione archivistica dei documenti che consente di raccogliere tutta la documentazione inerente ad uno specifico procedimento amministrativo o affare in un medesimo fascicolo Vedi anche Fascicolo Fascicolo cartaceo insieme di documenti relativi ad una determinata pratica attivit affare o persona collocati all interno di una camicia o copertina in ordine cronologico Fascicolo elettronico documenti relativi ad una determinata pratica attivit affare o persona aggregati in ordine cronologico all interno del sistema di gestione informatica dei documenti Firma digitale particolare firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia una pubblica e una privata ch
277. sa la virgola e non il punto 5 6 e le unit di misura si indicano per esteso euro chilo e per gli intervalli di numeri si usa il trattino che non deve essere preceduto e seguito da spazi 500 550 e indicazione numerica di quantit va espressa con il numero preceduto da n senza punto e uno spazio es n 1 assistente e non 1 assistente e i numeri ordinali si indicano in cifre arabe accompagnati dall esponente es 55 anniversario e non 55 anniversario 1 5 Le date vanno indicate per esteso con il nome del mese in minuscolo e l anno completo ossia composto da quattro cifre es 28 febbraio 2012 e non 28 02 12 il primo giorno del mese scritto in cifre arabe invece si indica con 1 e non 1 1 6 Gli accenti non vanno inseriti utilizzando l apostrofo ma le vocali con accenti gravi quelle scritte nella parte bassa dei tasti della tastiera 1 7 E consentito l uso del simbolo amp 2 REGOLE PARTICOLARI PER LA REDAZIONE DEGLI OGGETTI 2 1 Nella descrizione dell oggetto bisogna trovare un equilibrio tra sintesi e analisi Infatti se un oggetto troppo sintetico non permette l immediata comprensione del contenuto del documento e rende pit lenta o infruttifera un eventuale ricerca un oggetto troppo analitico contiene informazioni superflue che distolgono l attenzione dagli elementi significativi e richiede un eccessivo impiego di
278. sanitario provinciale o di sue parti quali l area della prevenzione quella dell assistenza distrettuale e quella dell assistenza ospedaliera 22 5 4 Pianificazione strutture e servizi sanitari Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di programmazione sanitaria per la realizzazione la ristrutturazione e la riorganizzazione di strutture e servizi 22 6 Gestione economico finanziaria del sistema sanitario provinciale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all esame all approvazione e al controllo degli atti di programmazione economico finanziaria dell Azienda provinciale per i servizi sanitari Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivit di monitoraggio della gestione finanziaria e di verifica contabile dei consuntivi dell Azienda provinciale per i servizi sanitari 22 7 Organizzazione aziendale Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di indirizzo supervisione e controllo per quanto di competenza provinciale in merito all organizzazione aziendale 22 8 Strutture sanitarie e socio sanitarie 22 8 1 Autorizzazione e accreditamento strutture ambulatoriali Si classificano in questa posizione i documenti relativi ai procedimenti di autorizzazione e accreditamento delle strutture ambulatoriali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni in materia di pubblicit nonch quelli re
279. separare i numeri interi dai decimali si usa la virgola le unit di misura si indicano per esteso l indicazione numerica di quantit si indica con il numero preceduto dalla lettera n senza punto seguita da uno spazio i numeri ordinali si indicano con l esponente RG5 Le date si scrivono per esteso con il nome del mese in Convocazione per il 23 giugno Convocazione per il 23 06 2008 minuscolo e l anno completo ossia composto di quattro 2008 cifre Il primo giorno del mese si indica con 1 RG6 Per gli accenti si usano le vocali con accenti gravi Istituto provinciale per l infanzia Istituto Provinciale per l Infanzia a i quelle scritte nella parte bassa del tasto della Santa Maria della Piet Santa Maria della Pieta tastiera Comune di Fiav Comune di Fiav PAT1 E consentito l uso del simbolo amp Albergo Foresta snc di Piazzi Teresa amp C 2 Corrispondenti Os OF RC1 Le intestazioni anagrafiche devono essere formate da Mario Rossi RSS MRA 94B29 Mario Rossi_1 elementi che identifichino il corrispondente in maniera L378U univoca Gli elementi essenziali per l identificazione univoca Mario Rossi RSS MRA 34H10 Mario Rossi_2 sono cognome e nome per la persona fisica e L378C denominazione per la persona giuridica Nel caso di omonimie deve essere indicato anche un ulteriore elemento identificativo quale l indirizzo o il codice
280. sificano nella classe 1 15 25 5 Tutela dei beni archeologici 25 5 1 Individuazione scavo e ricerca Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit preventiva di controllo archeologico all accertamento della presenza del bene alle procedure di dichiarazione e di verifica Pagina 64 dell interesse archeologico Si classificano inoltre in questa posizione 1 documenti relativi alle procedure connesse all attivita di scavo e ricerca anche in concessione a soggetti terzi Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle istruttorie relative all occupazione temporanea delle aree necessarie all esecuzione delle indagini archeologiche all espropriazione per pubblica utilit e ai premi di rinvenimento 25 5 2 Vigilanza Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di vigilanza svolta nei confronti dei beni archeologici ivi compresi i procedimenti autorizzativi nonch i documenti relativi all autorizzazione e al controllo sulla movimentazione e la circolazione di beni archeologici Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai ricorsi alle denunce e all attivit sanzionatoria 25 5 3 Interventi conservativi e di restauro Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di recupero trasporto analisi e restauro dei beni archeologici gestite in diretta amministrazione ivi compresi quelli eseguiti su beni ricadenti in aree
281. sono classificati 1 documenti che riguardano le attivita trasversali e di funzionamento generale degli uffici della Provincia Nei successivi Titoli e relative classi e sottoclassi compresi tra il 9 e il 28 sono classificati 1 documenti che riguardano le attivita specifiche di ciascun ufficio Nel Titolo 29 Oggetti diversi si classificano tutti 1 documenti che non possono essere ricondotti ad uno dei 28 Titoli precedenti si pone in evidenza il fatto che l utilizzo del Titolo 29 debba essere assolutamente eccezionale Tutte le Strutture sono tenute a classificare i documenti al livello pi dettagliato possibile pertanto la classificazione va effettuata a livello di Sottoclasse o in mancanza di Sottoclasse a livello di Classe Tuttavia per motivi organizzativi e al fine di agevolare il lavoro di segreteria per i soli documenti in arrivo possibile prevedere che all atto della registrazione di protocollo il documento venga classificato a livello di titolo rimandando ad un secondo momento la 13 Decreto Presidente della Repubblica 445 2000 art 56 16 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 15 c 1 17 specificazione della classificazione a livello di classe e sottoclasse che deve comunque essere effettuata 3 7 LE MODALIT DI ORGANIZZAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE FASCICOLO FASCICOLAZIONE E SERIE ARCHIVISTICA 3 7 1 Definizione e tipologie di fascicolo Di norma il documento si co
282. spezione in merito alla tenuta del Libro fondiario 28 3 Pubblicazione e trattazione tavolare delle mappe Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pubblicazione e alla trattazione tavolare conseguenti alla produzione di nuove mappe 28 4 Procedimento e affari tavolari Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione del procedimento tavolare non registrati nell apposito sistema informativo del Libro fondiario nonch pi in generale i documenti relativi alla richiesta e alla fornitura di informazioni e pareri in materia di questioni e affari tavolari Pagina 72 TITOLO 29 OGGETTI DIVERSI Questo titolo e stato individuato con riferimento a documenti relativi a oggetti non riferibili a una delle classi dei titoli precedenti Si tratta di un codice classe da usare con molta attenzione poich l eventualit di un argomento affare che non rientri nelle classificazioni previste deve essere considerata molto rara Pagina 73 Manuale di gestione documentale Allegato 09 REGOLE PER LA REDAZIONE DEI TITOLI DEI FASCICOLI Il fascicolo rappresenta l azione amministrativa che viene svolta attraverso i documenti di cui si compone pertanto deve riportare tutti gli elementi informativi che consentono di riconoscerlo e rintracciarlo In particolare con la redazione del titolo del fascicolo si deve garantire una corretta strutturazione delle informazioni seguendo un ordine che procede
283. ssione automatica dell applicazione dopo 20 minuti di inattivit E impossibile accedere a sessioni multiple su postazioni differenti con la stessa UserID Il manuale utente del sistema di protocollo informatico e gestione documentale P I Tre consultabile dal Menu Aiuto di P I Tre 10 ATTIVIT DI AUDITING E GESTIONE DI TIPOLOGIE DOCUMENTALI PARTICOLARI 10 1 IL RUOLO SUPERVISORE DELLA PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO Il Supervisore del sistema di gestione documentale della Provincia Autonoma di Trento la figura preposta al controllo e alla verifica della corretta applicazione delle regole enunciate dal Manuale di Gestione all interno del sistema documentale della Provincia Autonoma di Trento Le modalit di esecuzione dell attivit di monitoraggio del Supervisore sono specificate nell allegato 26 al Manuale 10 2 LA FATTURA In relazione alla tipologia documentale della fattura la Provincia opera come segue la fattura elettronica nata in formato digitale firmata digitalmente oppure mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica qualificata o digitale dell emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire con altri sistemi di trasmissione dotata di marca temporale fornita dall emittente e trasmessa alla Provincia via posta elettronica repertoriata se arriva tramite canale DESQ oppure protocollata se arriva sul canale PEC conservata nel gest
284. sta posizione i documenti relativi alla destinazione d uso dei diversi beni e in particolare all accertamento della loro natura giuridica e al loro passaggio da una categoria all altra NOTA bene I documenti relativi alle espropriazioni condotte per conto terzi di beni destinati a non ricadere nel patrimonio provinciale si classificano nella classe 19 3 3 1 2 Locazione comodato concessione e servit Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione patrimoniale dei beni immobili nella disponibilita della Provincia quali locazioni tanto attive che passive concessioni in uso comodati servit attive e o passive ecc NOTA bene I documenti relativi alle entrate derivanti da locazioni attive si classificano nella sottoclasse 5 3 1 mentre quelli relativi alle spese per le locazioni passive si classificano nella sottoclasse 5 3 2 I documenti relativi alla gestione tecnica e patrimoniale di particolari beni demaniali si classificano nelle classi di pertinenza demanio forestale lacuale idrico stradale ecc 3 1 3 Alienazione cessione e permuta Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi ad alienazione cessione in proprieta a titolo oneroso o gratuito permuta o trasferimento a titolo gratuito agli enti locali o ad altri enti pubblici di beni immobili della Provincia si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi a procedure di espropriazione passiva NOTA bene I documenti re
285. stema di gestione documentale P I Tre la serie archivistica si forma tipizzando il documento Tale organizzazione consigliabile per gli atti singoli afferenti a pi nodi di titolario quali ad es i contratti ma pu essere applicata anche a documenti reperibili nei fascicoli 4 I CARATTERI FORMALI DELLA CORRISPONDENZA 4 1 GLI ELEMENTI ESTRINSECI La corrispondenza prodotta dalla Provincia deve riportare i seguenti elementi il logo l intitolazione della UOR emittente dell atto e il suo indirizzo completo comprensivo di PEC il destinatario singolo o multiplo qualora il destinatario sia raggiunto per via telematica in luogo dell indirizzo stradale va indicato l indirizzo di posta elettronica la segnatura di protocollo vd punto 3 2 2 i riferimenti archivistici codice di classificazione anno e numero di fascicolo vd punti 3 6 2 3 7 1 il luogo e la data l oggetto il testo l indicazione del nome dell eventuale Responsabile del procedimento la sottoscrizione con firma autografa o digitale il timbro della UOR emittente nel caso di documento cartaceo 1l numero e l eventuale descrizione degli allegati la sigla dell estensore In riferimento all art 55 c 2 del DPR 445 2000 il quale stabilisce che la segnatura di protocollo deve essere effettuata contestualmente alla registrazione di protocollo si sottolinea che la data apposta sul documento deve coincidere con la data
286. stica e al controllo dell importazione e dell esportazione di prodotti agricoli compresa la tenuta del registro degli importatori di prodotti vegetali 10 11 2 Prodotti fitosanitari Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di autorizzazione e vigilanza svolta in merito all uso e alla vendita dei prodotti fitosanitari Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai corsi per le abilitazioni all uso dei prodotti fitosanitari 10 11 3 Organismi nocivi e da quarantena Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di controllo svolta in materia di fitopat e NOTA bene I documenti relativi a indennizzi per fitopatie si classificano nella sottoclasse 10 1 6 10 12 Patrimonio zootecnico Si classificano in questa posizione i documenti connessi alle attivit di salvaguardia e tutela del patrimonio zootecnico In particolare si classificano in questa classe 1 documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza riguardanti la tenuta dei libri genealogici del bestiame e in materia di riproduzione animale fecondazione artificiale ecc 10 13 Allevamenti Pagina 29 10 13 1 Allevamenti bovini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla regolamentazione al controllo e ai contributi connessi alla gestione del settore ivi compresi quelli per gli abbattimenti 10 13 2 Allevamenti equini Si classificano in questa posizione i document
287. stione documentale Allegato 16 Diagramma di flusso della verifica documento in arrivo caso 3 Nel diagramma di flusso gli attori sono indicati nelle colonne Segreteria Funzionario mentre le attivit sono descritte sinteticamente nei rettangoli posti in corrispondenza degli attori Le attivit sono collegate da frecce orientate che ne indicano lo svolgimento Il simbolo del rombo rappresenta un punto di scelta All interno del rombo contenuta una domanda che pu avere due possibili risposte A seconda della risposta il flusso delle attivit seguir la via opportuna SCADENZA PERENTORIA rigida CASO 3 sottoscrizione e formato file sottoscrizione e formato file documento principale NON OK NON OK allegati NON OK Segreteria Funzionario Il documento sottoscritto con una modalit corretta La modalit di sottoscrizione formato del doc corretta A seconda del mezzo di trasmissione utilizzato occorre verificare la modalit di sottoscrizione E nel formato corretto protocolla fascicola se deve e trasmette al funzionario competente inserendo una La segreteria protocolla e trasmette il nota con l irregolarit riscontrata documento al funzionario inserendo una nota con l irregolarit riscontrata comunica al mittente che il procedimento non pu essere avviato in quanto l istanza non ammissibile poich priva della sottoscrizione o del formato corretto Il
288. strazione a partire dal giorno 1 gennaio 2014 Tutto ci premesso LA GIUNTA PROVINCIALE udito il Relatore visto il Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa visto il Decreto legislativo 7 marzo 2005 e s m Codice dell amministrazione digitale visto il Decreto legislativo 30 giugno 2003 n 196 Codice in materia di protezione dei dati personali visto il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n 428 Pag 2 di 3 RIFERIMENTO 2013 S122 00485 vista la Legge provinciale 30 novembre 1992 n 23 e s m Principi per la democratizzazione la semplificazione e la partecipazione all azione amministrativa provinciale e norme in materia di procedimento amministrativo vista la Legge provinciale 17 febbraio 2003 n 1 Nuove disposizioni in materia di beni culturali visto il Decreto del Presidente della Provincia 17 novembre 2003 n 41 4 Le g Regolamento di esecuzione della legge provinciale 17 febbraio 2003 n 1 Nuove disposizioni in materia di beni culturali relativo alla formazione alla conservazione e all ordinamento degli archivi della provincia viste le proprie deliberazioni n 1322 del giorno 5 giugno 2009 e
289. te l apposizione di un codice identificativo ID attribuito automaticamente dal sistema la classificazione vd punto 3 6 2 e la fascicolazione vd punto 3 7 2 Nel caso in cui il documento circoli esclusivamente fra UOR della Provincia protocollo Interno questo viene protocollato solamente dalla UOR che lo produce tutte le altre UOR provvedono alla eventuale riclassificazione e alla fascicolazione del documento 3 2 4 Documenti e altri materiali non soggetti alla registrazione di protocollo Sono esclusi dalla registrazione di protocollo la corrispondenza privata le gazzette ufficiali 1 bollettini ufficiali e i notiziari della Provincia 1 materiali statistici i giornali le riviste Decreto Presidente Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 artt 9 18 e 19 Decreto Presidente della Provincia di Trento 17 novembre 2003 n 41 4 Leg art 11 11 1 libri gli opuscoli il materiale informativo e pubblicitario del quale vengono protocollate esclusivamente le note di trasmissione tutti i documenti gi soggetti a registrazione particolare Come gi indicato al punto 3 2 3 sono esclusi dalla protocollazione i documenti interni informali 3 2 5 Annullamento o modifica di una registrazione di protocollo L annullamento di una registrazione di protocollo va adeguatamente motivato e sul profilo di protocollo appare la dicitura registrazione annullata consentendo tuttavia la lettura d
290. tenute diverse 4 4 4 Assegno per il nucleo familiare 4 5 Adempimenti fiscali previdenziali assistenziali e assicurativi 4 5 1 Adempimenti fiscali 4 5 2 Posizioni previdenziali assistenziali e assicurative 4 5 3 Trattamenti di fine rapporto indennita premio servizio e trattamenti di pensione 4 6 Presenze e assenze 4 6 1 Orario di lavoro Pagina 4 6 2 Ferie congedi aspettative permessi e distacchi 4 7 Comandi messa a disposizione e mobilita esterna 4 8 Trasferimenti 4 9 Attivita ispettiva e disciplinare 4 10 Attivit di conciliazione 4 11 Valutazione del personale 4 12 Formazione e aggiornamento del personale 4 13 Servizi al personale 4 14 Stage e tirocini formativi 4 15 Sicurezza sul lavoro 4 16 Stato di salute del dipendente 4 17 Pari opportunit del personale provinciale TITOLO 5 RISORSE FINANZIARIE GESTIONE CONTABILE E FISCALE 5 1 Bilancio di previsione 5 2 Rendiconto generale 5 3 Gestione del bilancio 5 3 1 Entrate 5 3 2 Spese 5 4 Gestione del debito 5 5 Fiscalit attiva 5 6 Fiscalit passiva 5 7 Risorse da trasferimenti comunitari compartecipazioni erariali regionali provinciali e finanza locale 5 8 Tesoreria e istituti di credito 5 9 Cassa economato centrale 5 10 Agenti contabili 5 11 Funzionari delegati 5 12 Partecipazioni finanziarie TITOLO 6 SISTEMA ARCHIVISTICO STATISTICA SERVIZI INFORMATIVI E TELECOMUNICAZIONI 6 1 Sistema archivistico provinciale 6 1 1 Archivi correnti 6 1 2 Archiv
291. teriali attuate nel competente laboratorio provinciale 19 5 3 Manutenzione ordinaria e straordinaria Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di manutenzione ordinaria e straordinaria delle strade e delle relative strutture Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi ai contributi destinati a soggetti terzi per la realizzazione di tali opere 19 5 4 Gestione della rete viaria Pagina 46 Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli adempimenti connessi al rilascio di concessioni ed autorizzazioni per l utilizzo della sede stradale e delle relative pertinenze ivi comprese quelle rilasciate per l effettuazione di trasporti eccezionali 19 5 5 Sicurezza stradale controllo e vigilanza sulla rete viaria Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivit svolte dalla Provincia in materia di sicurezza stradale nonch di salvaguardia del patrimonio stradale provinciale ivi compresa la relativa attivit sanzionatoria 19 5 6 Circolazione stradale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di competenza provinciale in materia di circolazione stradale ivi comprese la sua regolazione e le relative ordinanze Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi alle attivit di censimento e rilevazione della circolazione e del traffico 19 5 7 Catasto strade Si classificano in questa posizione i documenti re
292. ti in P I Tre portale posta tradizionale fax con le specifiche di cui al punto 3 4 5 consegna diretta a mano tramite corriere messo ecc E cura del protocollista specificare il mezzo con il quale il documento pervenuto E cura del protocollista inoltre verificare almeno due volte al giorno la presenza di documenti nella casella di posta elettronica certificata della sua UOR presidiare con regolarit quotidiana il sistema di Protocollo e di gestione documentale P I Tre trasmettere ai Ruoli di P I Tre della propria UOR i documenti protocollati che debbano essere trattati dai relativi funzionari I funzionari sono da parte loro tenuti a verificare regolarmente la presenza in P LTre di documenti di propria competenza La corrispondenza pu essere inviata dalla Provincia utilizzando una delle seguenti modalit posta elettronica certificata PEC trasmissione all interno del sistema di gestione documentale tra Strutture della stessa AOO interoperabilit intra P I Tre tra Enti federati in P I Tre posta tradizionale solo se non si pu ricorrere agli strumenti telematici fax con le specifiche di cui al punto 3 4 5 consegna diretta a mano tramite corriere tramite messo ecc 5 2 DOCUMENTI IN ARRIVO 5 2 1 Su supporto cartaceo Una volta pervenuta alla postazione di protocollazione di ciascuna UOR la corrispondenza su supporto cartaceo presa in consegna e divisa fra corrispo
293. tione documentale devono essere registrati Sono previsti due tipi di registrazione tutti dotati di validit giuridico probatoria la registrazione di protocollo le forme di registrazione particolare repertoriazione alternative alla registrazione di protocollo 3 2 PROTOCOLLAZIONE La protocollazione consiste nelle operazioni di registrazione di protocollo cio di memorizzazione dei dati identificativi del documento nel registro informatico di protocollo e di apposizione sul documento della segnatura di protocollo cio di alcuni dati essenziali di identificazione del documento La registrazione di protocollo ha la funzione primaria di certificare la ricezione o la spedizione dei documenti Tutte le Strutture della Provincia utilizzano un unico registro di protocollo e quindi un unica sequenza numerica di sette cifre arabe che riprende da 1 con il primo gennaio di ogni anno Presso ciascuna UOR istituita almeno una postazione di protocollazione In caso di Strutture particolarmente articolate o dotate di uffici periferici dislocati sul territorio provinciale ammessa l istituzione di postazioni di protocollazione anche presso le Strutture di terzo livello Ciascun documento deve essere protocollato entro 24 ore dal momento dell arrivo alla postazione di protocollazione oppure entro le ore 16 00 del primo giorno lavorativo successivo all ultimo giorno di chiusura degli uffici della Provincia Le operazioni di registr
294. tivi alle pratiche di iscrizione e o cancellazione delle cooperative e dei consorzi di cooperative al competente Registro si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi all attivita di revisione sugli enti cooperativi Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi alla gestione delle procedure fallimentari e di liquidazione delle cooperative e di gestione del fondo mutualistico provinciale Pagina 40 TITOLO 17 AMBIENTE RISORSE NATURALI E ENERGIA Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di tutela e valorizzazione dell ambiente difesa del suolo e organizzazione dello smaltimento dei rifiuti nonch di pianificazione e gestione in materia di energia 17 1 Controlli e indagini ambientali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di controllo in materia di inquinamento nonch alle indagini finalizzate alla conoscenza dello stato di salute dell ambiente e delle cause di inquinamento 17 2 Attivit di laboratorio Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit di laboratorio svolte in materia di prevenzione di ogni forma di inquinamento 17 3 Monitoraggio ambientale Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla raccolta e alla diffusione dei dati inerenti all attivit di monitoraggio ambientale condotta attraverso le reti di rilevamento della qualit di
295. tivita di controllo sulle opere in cemento armato e strutture metalliche 19 3 Espropriazioni per pubblica utilit a vantaggio di terzi Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit svolta dalla Provincia in materia di espropriazione per pubblica utilit di beni destinati a non ricadere nel patrimonio provinciale NOTA bene I documenti relativi all espropriazione di beni destinati a ricadere nel patrimonio provinciale si classificano nella sottoclasse 3 1 1 19 4 Prove geotecniche e indagini geognostiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle prove geotecniche e alle indagini geognostiche svolte sia per conto provinciale sia per conto terzi dalle competenti strutture Si classificano inoltre in questa posizione i documenti relativi allo studio e alla caratterizzazione dei materiali edili storici trentini 19 5 Infrastrutture stradali e viabilit 19 5 1 Progettazione e realizzazione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla progettazione alla costruzione e alla realizzazione di opere di ampliamento o ristrutturazione delle strade e delle relative strutture Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai contributi destinati alla realizzazione di simili interventi ad opera di soggetti terzi e alla connessa attivit di vigilanza 19 5 2 Controlli e prove tecniche sui materiali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle prove sui ma
296. torit garante e del difensore civico provinciale 6 5 Statistica 6 5 1 Produzione di dati statistici Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di programmazione e coordinamento delle indagini statistiche nonch alla raccolta e alla trasmissione di dati a fini statistici Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi a richieste di dati e statistiche settoriali e intersettoriali 6 5 2 Analisi statistiche Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi allo studio e al trattamento dei dati statistici e alla produzione di elaborazioni statistiche 6 5 3 Ricerche statistiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi all elaborazione di modelli interpretativi dei dati statistici 6 6 Servizi e sistemi informatici e di comunicazione 6 6 1 Attivit informatica di base e applicativi Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alla gestione delle attivit informatiche di base quali ad esempio la gestione del sistema di posta elettronica della Provincia richiesta e attivazione di account ecc del dispositivi di firma digitale dei servizi internet e dei software di base NOTA bene I documenti relativi all acquisizione e alla gestione dei beni di consumo informatici cartucce per stampanti dvd ecc si classificano nella sottoclasse 3 4 6 mentre quelli relativi all acquisto e alla gestione di hardware si classificano nella sottoclasse 3
297. torizzazioni connesse all esercizio dell autotrasporto di persone e cose ivi compresi i riconoscimenti delle relative idoneit professionali Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla tenuta dell Albo provinciale degli autotrasportatori di cose in conto di terzi 20 4 9 Studi di consulenza automobilistica Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di vigilanza in materia di studi di consulenza automobilistica 20 4 10 Sicurezza e regolarit dell esercizio ferroviario Si classificano in questa posizione i documenti relativi agli adempimenti di competenza provinciale connessi all attivit autorizzativa per opere o interventi interferenti con la linea ferroviaria Trento Mal modifiche al tracciato e agli impianti di sicurezza nonch al materiale rotabile 20 4 11 Scale mobili e ascensori in servizio pubblico Pagina Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa e di verifica tecnica degli impianti di scale mobili e ascensori in servizio pubblico Pagina 51 TITOLO 21 PROTEZIONE CIVILE Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita di pianificazione organizzazione coordinamento e controllo del sistema provinciale di protezione civile 21 1 Organizzazione preventiva della rete di protezione civile Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi alle attivita di organizzazion
298. trazione in emergenza PAT codice UOR il codice dell Unit Organizzativa Responsabile che sta eseguendo la registrazione di repertorio ad es S122 data protocollo mittente indicare la data del protocollo mittente nel formato lt gg mm aaaa gt protocollo mittente indicare la stringa completa di segnatura del protocollo mittente data arrivo indicare la data di arrivo del documento nel formato lt gg mm aaaa gt ora arrivo indicare l ora di arrivo nel formato lt hh mm ss gt codice classifica indicare il codice della voce di titolario con cui si vuole classificare il documento nel formato lt 1 2 3 gt Non deve essere indicato il codice del fascicolo es 1 2 3 2012 4 E necessario eseguire una registrazione di repertorio per ogni riga del foglio di excel La numerazione del repertorio deve partire dal numero uno e proseguire in modo sequenziale per tutti 1 documenti che sar necessario registrare fino alla ripresa del sistema ufficiale 3 ISTRUZIONI PER L IMPORTAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI EMERGENZA Il ruolo individuato dal Responsabile del UOR per l utilizzo delle funzionalit di importazione delle registrazioni di emergenza accede al sistema ed esegue il caricamento dei dati di emergenza Al termine dell importazione il sistema restituisce un file di LOG con l esito dell importazione Qualora per l importazione delle registrazioni di emergenza nel sistema ufficiale fosse necessario
299. trazione sul repertorio in P I Tre L utente dovr eseguire l importazione delle registrazioni di emergenza all interno del repertorio in P LTre mediante la funzione di caricamento dei dati di emergenza nel sistema Nel caso di utilizzo del repertorio di emergenza su supporto cartaceo al termine dell emergenza l utente dovr riportare 1 dati sul repertorio di emergenza elettronico e procedere poi con la successiva importazione 2 ISTRUZIONI OPERATIVE PER L UTILIZZO DEL REPERTORIO DI EMERGENZA Il repertorio di emergenza in formato Excel presenta i seguenti campi da compilare data repertorio emergenza indicare la data in cui si esegue la registrazione di emergenza nel formato lt gg mm aaaa gt ora repertorio emergenza indicare l ora in cui si esegue la registrazione di emergenza nel formato lt hh mm ss gt numero repertorio emergenza indicare il numero progressivo della registrazione di emergenza che si sta eseguendo stringa repertorio emergenza indicare la segnatura di emergenza nel formato lt PITRE codice UOR userID numero progressivo del repertorio di emergenza gt Esempio PAT RFS139 2012 RDE PR12345 01 codice RF indicare il codice del RF che deve essere presente in segnatura tipo repertorio indicare nelle celle il valore A per i documenti in ingresso P per i documenti in uscita oggetto indicare nelle celle l oggetto del documento per il quale si sta eseguendo la registrazione di repertor
300. ttere al destinatario il documento in originale con lettera di accompagnamento protocollata inserendo nel campo oggetto del documento la nota documento pervenuto per errore Quest ultima registrazione di protocollo deve essere legata all antecedente registrazione di protocollo in entrata Nel caso in cui il documento sia recapitato alla casella di posta elettronica certificata di una UOR oppure di una AOO diversa da quella competente a riceverlo la medesima inoltra senza ritardo 11 messaggio alla casella di posta elettronica certificata della UOR o della AOO competente se individuabile con certezza con la dicitura Messaggio pervenuto per errore non di competenza di questa UOR nonch per conoscenza alla casella di posta del mittente Qualora invece la casella di posta elettronica certificata della UOR o della AOO competente non sia rilevabile con certezza il messaggio viene rispedito al mittente con la dicitura Messaggio pervenuto per errore non di competenza di questa UOR Nel caso in cui il documento arrivi attraverso il canale dell interoperabilit semplificata qualora arrivi ad un RF errato esso protocollato e classificato sotto il nodo 29 Oggetti diversi da tale RF e trasmesso al RF corretto che provveder a rettificare la classificazione qualora sia di competenza di una AOO diversa dalla PAT esso non deve essere protocollato Si proceder alla predisposizione di un documento in partenza che
301. tutti 1 documenti che entrano a far parte del sistema documentario della Provincia ad un nodo di Titolario Tutti i documenti anche quelli non soggetti a registrazione di protocollo a prescindere dal loro supporto cartaceo elettronico e dalla modalit di acquisizione posta posta elettronica certificata ecc devono essere classificati Il codice di classificazione elemento obbligatorio e modificabile della registrazione di protocollo ed riportato sul documento in arrivo sul timbro nello spazio appositamente riservato vd punto 3 2 2 in caso di documento nativo cartaceo nel profilo di protocollo in caso di documento nativo digitale sul documento in partenza nell ambito della segnatura di protocollo vd punto 3 2 2 L operazione di classificazione pu essere effettuata a cura del protocollista o a cura del RPA a seconda del modello organizzativo ritenuto pi confacente dal Responsabile di ciascuna UOR In linea di principio si consiglia che il documento in arrivo sia classificato dal protocollista salvo casi particolarmente complessi il documento in partenza sia classificato dal RPA Il Titolario unico di classificazione degli atti della Provincia autonoma di Trento delibera G P 3085 dd 30 dicembre 2010 strutturato nella seguente maniera 29 Titoli ciascun titolo diviso in Classi ciascuna classe eventualmente divisa in Sottoclassi Nei primi 8 Titoli e relative classi e sottoclassi
302. uali ad esempio i castagneti da frutto Si classificano in questa posizione anche i documenti relativi ai piantonai degli alberi di natale 11 9 Tutela della fauna Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit in materia di protezione e salvaguardia della fauna selvatica anche minore ivi compresa l attivit autorizzativa e gli interventi effettuati in materia di popolamento immissioni di specie autoctone e non autoctone abbattimenti o catture e prelevamento detenzioni ecc Si classificano altres in questa posizione i documenti relativi all attivit di studio e monitoraggio delle risorse faunistiche quali censimenti avvistamenti casuali ecc Si classificano in questa posizione inoltre i documenti relativi alle attivit di monitoraggio e protezione della fauna ittica ivi compresa l autorizzazione all immissione di specie ittiche estranee alla fauna locale alle semine ittiche al ricorso a strumenti speciali per la cattura ecc Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla predisposizione della carta ittica nonch quelli relativi a segnalazioni e interventi per malattie mor e di pesci ecc NOTA bene I documenti relativi all esercizio dell acquacoltura e ai contributi in materia si classificano nella classe 10 13 5 11 10 Caccia 11 10 1 Riserve di caccia Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di programmazione definizione e gestione delle
303. uesta posizione i documenti relativi all attivit del nucleo elicotteri in particolare 1 carteggi relativi a disciplinari e licenze certificati di navigabilit certificazioni richieste intervento elicottero rapporti di volo addestramenti rapporti con enti competenti in materia di aviazione rapporti con ditte di fornitura e manutenzione assicurazioni aggiornamenti manuali ecc Pagina _ TITOLO22 SANITA IGIENE E VETERINARIA Questo titolo stato individuato con riferimento alle funzioni e attivit esercitate dalla Provincia di programmazione organizzazione coordinamento e controllo del sistema sanitario provinciale nonch di tutela e prevenzione in materia di salute igiene e veterinaria 22 1 Fondo sanitario provinciale Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all individuazione e all erogazione delle risorse finanziarie destinate al servizio sanitario provinciale con specifico riferimento alla gestione del fondo sanitario provinciale 22 2 Gestione delle strutture e sostegno all edilizia sanitaria 22 2 1 Attrezzature dell Azienda provinciale per i servizi sanitari Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi di finanziamento delle attivit di acquisizione delle attrezzature dell Azienda provinciale per i servizi sanitari 22 2 2 Edilizia dell Azienda provinciale per i servizi sanitari Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi agli interventi di
304. uesta posizione i documenti relativi alle attivit volte al sostegno di manifestazioni e iniziative turistiche 15 3 2 Commercializzazione dei prodotti turistici trentini Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi all attivit di autorizzazione alla vendita e all intermediazione di pacchetti turistici 15 3 3 Commercializzazione dei prodotti trentini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle attivit volte al sostegno della promozione e della commercializzazione di prodotti trentini sia in ambito nazionale che extranazionale 15 3 4 Marchio territoriale e promozione diretta dei prodotti trentini Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla gestione dei marchi territoriali e per le produzioni tipiche oltre a quelli relativi alle attivit di promozione diretta dei prodotti trentini 15 4 Professioni turistiche Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle competenze provinciali in materia di professioni turistiche ivi compresi in particolare quelli relativi alle abilitazioni al loro esercizio e alla connessa attivit di vigilanza Si classificano altres in questa posizione 1 documenti relativi al contributi destinati a scuole di sci e alpinismo ai collegi provinciali delle professioni turistiche ecc 15 5 Agenzie di viaggio Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle autorizzazioni all esercizio di agenzie di viaggio ivi compresi gli atti di varia
305. umenti relativi alle autorizzazioni sanitarie in materia di acque minerali e termali si classificano nella sottoclasse 22 8 5 12 5 2 Coltivazione delle cave Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit autorizzativa in materia di cave per quanto di competenza provinciale ivi compresa quella in materia di pianificazione piano cave aggiornamenti variazioni ecc 12 6 Polizia mineraria Si classificano in questa posizione i documenti relativi all attivit di sorveglianza e sanzionatoria in materia di polizia mineraria Si classificano in particolare in questa posizione 1 documenti relativi alla verifica della sicurezza alla segnalazione di infortuni alla tutela della salute dei lavoratori in miniere e cave nonch agli adempimenti connessi all utilizzo degli esplosivi Pagina 34 TITOLO 13 ARTIGIANATO Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita di disciplina tutela promozione e sviluppo in materia di artigianato esercitate dalla Provincia 13 1 Agevolazioni contributi e servizi alle imprese artigiane Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla concessione di agevolazioni e contributi nei confronti di imprese artigiane 13 2 Promozione e valorizzazione delle attivita artigianali Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi ai contributi diretti alla promozione e al sostegno delle attivita artigianali In particolare si classificano in qu
306. uzione di materiale audiovisivo nonch alle attivita di vendita e distribuzione di pubblicazioni edite dalla Provincia ivi comprese le richieste di acquisto di copie ed eventuali comunicazioni a clienti 1 14 3 Pubblicita promozione e campagne informative Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla pubblicit all attivita di promozione e alle campagne informative comprese le guide ai servizi forniti al cittadino Si classificano in questa posizione 1 documenti relativi ad iniziative generali e o settoriali 1 15 Convegni manifestazioni ed eventi culturali Si classificano in questa posizione i documenti relativi all organizzazione di convegni manifestazioni ed eventi culturali curati o patrocinati dalle strutture provinciali Si classificano in Pagina questa posizione 1 documenti relativi ad inviti materiali informativi ecc inerenti a convegni organizzati da terzi NOTA bene I documenti relativi alla partecipazione a tali convegni da parte di singoli dipendenti provinciali si classificano nella sottoclasse 4 6 2 1 16 Minoranze linguistiche 1 16 1 Tutela e promozione Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla tutela delle minoranze linguistiche nonch quelli relativi ad attivit di promozione di queste realt Si classificano in questa posizione i documenti relativi alla tutela di tali minoranze nell ambito del sistema educativo provinciale 1 16 2 Accertamenti linguistici S
307. ventuale localit o frazione vanno indicate nell apposito campo localit se il recapito del mittente destinatario presso una struttura o altra persona ci va specificato nella descrizione dell indirizzo prima della Via Piazza es c o Ospedale Santa Chiara Largo Medaglie d Oro 2 14 Quando un documento perviene come allegato ad un messaggio di posta elettronica il corrispondente il sottoscrittore del documento mentre la nota di trasmissione se stampata va conservata come allegato al documento 2 15 Se una struttura ha pi sedi o pi sezioni si indica il nome della struttura principale completo e per esteso con l aggiunta della denominazione della sede o della sezione separata dal nome della struttura da un trattino preceduto e seguito da uno spazio Descrizione corretta Descrizione NON corretta Associazione nazionale archivistica Sezione Umbra dell Associazione nazionale italiana ANAI Sezione Umbria archivistica italiana Se sul documento da protocollare sono indicate pi sedi per lo stesso soggetto e non possibile identificare con certezza quella del mittente nell anagrafica va indicata la sede legale 2 16 Se sono presenti pi intestazioni va indicata quella prevalente Per individuarla si fa riferimento alla sottoscrizione del documento o al luogo di partenza oppure se non vi sono altri elementi utili per identificare l intestazione prevalente si privilegia la
308. vincia I documenti cartacei che costituiscono il fascicolo vengono raccolti all interno di una copertina detta camicia che riporta sul frontespizio le seguenti informazioni denominazione della UOR titolare del fascicolo oggetto del fascicolo indice di classificazione numero del fascicolo data di apertura nonch la data di chiusura e il nome del RPA Qualora nell ambito del procedimento amministrativo siano prodotti documenti nativi digitali questi devono essere inseriti in un fascicolo elettronico gestito dal sistema P I Tre Il fascicolo elettronico riporta le seguenti informazioni l indice di classificazione codice del fascicolo data di apertura data di chiusura tipo generale procedimentale stato aperto chiuso descrizione tipologia note sottofascicoli All atto dell apertura del fascicolo il sistema rilascia la seguente segnatura lt indice di classificazione anno di apertura numero di fascicolo gt Esempio 4 1 2013 25 Qualora infine nel corso del procedimento siano prodotti sia documenti nativi cartacei sia documenti nativi digitali necessario provvedere alla gestione di due fascicoli paralleli un fascicolo cartaceo che conterr tutti i documenti nativi cartacei ed eventualmente per esclusivo uso gestionale copie semplici dei documenti nativi digitali ottenuti dalla stampa di questi ultimi un fascicolo digitale che conterr tutti i documenti nativi di
309. zazione e accreditamento stabilimenti termali e di imbottigliamento di acque minerali Pagina 13 22 8 6 Funzionamento e organizzazione strutture pubbliche 22 8 7 Funzionamento e organizzazione strutture private 22 9 Professioni sanitarie 22 9 1 Titoli ed esercizio professionale 22 9 2 Responsabilita professionale 22 10 Formazione sanitaria 22 10 1 Formazione sanitaria professionale 22 10 2 Formazione sanitaria universitaria 22 10 3 Formazione sanitaria continua 22 11 Personale sanitario 22 11 1 Personale convenzionato 22 11 2 Personale dipendente 22 12 Innovazione e ricerca sanitaria 22 12 1 Innovazione sanitaria 22 12 2 Ricerca sanitaria 22 13 Assistenza e servizi sanitari 22 13 1 Assistenza ospedaliera 22 13 2 Servizi di soccorso e trasporto 22 13 3 Servizi per trasfusioni donazioni e trapianti di organi 22 13 4 Assistenza distrettuale primaria e specialistica 22 13 5 Assistenza residenziale e a domicilio 22 13 6 Assistenza riabilitativa e protesica 22 13 7 Assistenza per le dipendenze 22 13 8 Assistenza termale 22 13 9 Assistenza per specifiche categorie 22 13 10 Medicine non convenzionali 22 13 11 Assistenza odontoiatrica 22 14 Servizio farmaceutico 22 14 1 Assistenza farmaceutica e farmacovigilanza 22 14 2 Strutture farmaceutiche 22 15 Igiene e sanita pubblica 22 15 1 Medicina legale 22 15 2 Medicina dello sport 22 15 3 Sorveglianza e profilassi delle malattie infettive e diffusive 22 15 4 Igiene sicurezza e medicina
310. zionato 22 112 Personale dipendente 22 15 Igiene e sanita pubblica 22151 Medicina legale 22 4132 Medicina dello sport 22 153 Sorveglianza e profilassi delle malattie infettive e diffusive 22 15 4 Igiene sicurezza e medicina del lavoro 22 15 5 Igiene urbana e ambientale 22 15 6 Promozione della salute e prevenzione sanitaria 22 16 Igiene e sanita pubblica veterinaria 22 17 Sicurezza alimentare 23 6 Interventi socio assistenziali e servizi sociali 23 6 1 Minori 23 6 2 Adulti 23 6 3 Anziani 23 6 4 Disabili 23 6 5 Immigrati 23 9 Provvidenze economiche assistenziali 23 10 Previdenza integrativa 23 11 Politiche per la natalita il benessere e il reddito familiare 24 2 Tutela del lavoro 24 3 Sistema provinciale per l impiego 24 4 Inserimento e reinserimento lavorativo 24 7 Ammortizzatori sociali 24 8 Attivit arbitrale e conciliativa 25 5 2 Vigilanza 25 6 1 Individuazione e vigilanza 25 7 1 Vigilanza sugli archivi privati e degli enti pubblici 25 8 1 Individuazione e vigilanza 26 7 Interventi di integrazione scolastica 26 8 Diritto allo studio 26 9 Esami di stato di qualifica professionale e abilitazioni alle libere professioni 27 2 Controllo verifica e ispezione 28 2 Controllo verifica e ispezione Manuale di gestione documentale Allegato 27 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Autorit Garante per la protezione dei dati personali Provvedimento 8 P 2001 del 14 marzo 2001 Codice di deontologia e di buo
311. zione alla pace 23 15 Emigrazione trentina all estero 23 16 Promozione e sostegno delle attivit sportive 24 1 Vigilanza sul lavoro 24 5 Orientamento professionale e incontro tra domanda e offerta di lavoro 24 6 Iniziative formative e aggiornamento professionale 25 1 Agevolazioni e contributi per attivit culturali tutela e valorizzazione dei beni culturali 25 2 Coordinamento e vigilanza su istituzioni e attivit culturali 25 3 Coordinamento assistenza e sostegno al sistema bibliotecario trentino 25 4 Valorizzazione dei beni culturali 25 5 Tutela dei beni archeologici 25 5 1 Individuazione scavo e ricerca 25 5 3 Interventi conservativi e di restauro 25 5 4 Catalogazione 25 6 Tutela dei beni architettonici 25 6 2 Catalogazione e georeferenziazione 25 6 3 Interventi conservativi e di restauro 25 7 Tutela dei beni archivistici 251 2 Lavori storico archivistici 25 7 3 Interventi conservativi restauro e riproduzione 25 8 Tutela dei beni librari 25 8 2 Catalogazione e inventariazione 25 8 3 Interventi conservativi restauro e riproduzione 25 9 Tutela dei beni storico artistici e etnoantropologici 25 9 1 Individuazione e vigilanza 25 9 2 Catalogazione 25 9 3 Interventi conservativi e di restauro 25 10 Toponomastica 25 11 Operatori del settore dei beni e delle attivit culturali 26 1 Pianif
312. zione di titolarit e di cessazione dell attivit stessa Si Pagina 37 classificano in questa posizione anche 1 documenti relativi alla vigilanza sullo svolgimento delle loro attivita Si classificano altresi in questa posizione 1 documenti relativi all abilitazione e all autorizzazione all esercizio della professione di direttore tecnico di agenzia di viaggio ivi compresi quelli relativi alla gestione del relativo elenco 15 6 Strutture ricettive alberghiere Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle competenze provinciali in materia di strutture ricettive alberghiere Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi alla determinazione della classificazione alberghiera e alla verifica della sussistenza dei requisiti alle tabelle dei prezzi alberghieri e alla concessione dei visti di corrispondenza per i medesimi esercizi 15 7 Strutture ricettive extralberghiere Si classificano in questa posizione i documenti relativi alle competenze provinciali in materia di strutture ricettive extralberghiere bed amp breakfast affittacamere case e appartamenti per vacanze strutture per turismo sociale case per ferie ecc Si classificano in particolare in questa posizione i documenti relativi all attivita di vigilanza sulla persistenza dei requisiti e sui prezzi nonch i documenti relativi ai contributi concessi al comuni per la costruzione acquisto e la ristrutturazione di immobili da
313. zioni all esercizio dell attivit da parte di grandi strutture di vendita NOTA bene I pareri forniti relativamente agli aspetti di pianificazione commerciale negli strumenti urbanistici locali rientrano nella sottoclasse 18 2 2 i documenti relativi ai contributi destinati alla Camera di commercio per l esercizio di funzioni delegate vanno ricondotti alla classe 5 7 14 4 Impianti di distribuzione di carburante Rientrano nella classe i documenti relativi alle attivit di competenza provinciale inerenti agli impianti stradali o di uso privato di distribuzione di carburante 14 5 Manifestazioni e quartieri fieristici La classe comprende la documentazione relativa alle attivit in materia di fiere ai contributi per le manifestazioni fieristiche nonch agli incentivi e servizi per la realizzazione e la gestione dei quartieri fieristici da parte di soggetti terzi comprese le partecipazioni azionarie nelle societ proprietarie dei quartieri fieristici 14 6 Tutela dei consumatori Rientrano in questa classe i documenti concernenti la tutela dei diritti dei consumatori e degli utenti nonch gli incentivi e i servizi a loro favore Pagina TITOLO 15 TURISMO Questo titolo e stato individuato con riferimento alle funzioni e attivita esercitate dalla Provincia in materia di concessione di agevolazioni contributi e servizi volti al sostegno delle imprese turistiche di pianificazione e controllo dell organizzazione turistica

Deliberazione della Giunta provinciale n. 2834 del

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