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manuale docspa nuova versione 3.12 - utenti

1. 1 comLera TRASM IL MITTENTE RUOLO SCADENzA DETT DOcC occETTO SCHEDA _ S A Responsabile Registro di protocollo 388353 p FR IENA 17 03 2010 bacci Seli P A 17 03 2010 Prova ricevuta 10 03 g Ni 17 03 2010 Resp pra Regio di protocollo a i print Invio dati per conto consuntivo 5 O Oggetto trasmesso 17 03 2010 Slemomeiminioio a arene degno AR Prova ricevuta 2 gt o Documen to v Tutti v PRE rp F ponsabile Registro di protocollo 388210 17 03 2010 Direzione Genera le a 17 03 2010 PEC gt DO Documenti in completamento 17 03 2010 treere Papon apa Lie a alii eduendew gt Q O Predisposti alla Protocollazione Responsabile Registro di protocollo 13 09 2010 Direzione Generale E 11 03 2010 eSt modificato O O Mancanza immagine 1 O Mancanza fascicolazione Sollecita selezionati Destinatario Ouo Ruolo O Persona gt Data trasmissione Valore Singolo Y Ea Ragione Trasmissione xi ClAccettate Rifiutate C pendenti Alti filtri NOTE_GENERALI v NOTE_GENERALI v O Visualizza trasmissioni sottoposti __ Cerca __Salva Figura 178 Ricerca trasmissioni effettuate 3 4 Ricerca Visibilit La funzione Ricerca Visibilit ottenibile a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del menu RICERCA premendo sul pulsante RICERCA e successivamente sul pulsante VISIBILIT Il sistema visualizza una fine
2. Stato EA A AGTEN Si g i a a 5 mica BRA SESIA Tipo Dimen 22 5 Kb Firmato Cartaceo Segnatura A ESP 12 11 2008 14 54 0000128 12 11 2008 REG1 A 5 ri 7 2 Tipo Priorit Descrizione Oggetto ABG 3 Verificare ALTA gestione mail ordinaria si Da 4 Verificare ALTA gestione ricevuta di ritorno interoperabilit _ pes Ei 5 Verificare ALTA gestione grafica 6 Errore ALTA manca la data di accettazione della trasmissione del fas vii gt Ga 7 Errore ALTA valore spurio su campo corrispondente in prof Dinamica 9 Errore ALTA timbro errore di visualizzazione occ_s629 test 9 Errore ALTA Errore in importazione utenti 10 Mancanza ALTA Log eventi di amministrazione Gestione archiviazione r dinincoli mattata induta 11 Mancanza ALTA Help in linea su tool di aministrazione mancano delle s 12 Errore ALTA Catene tooltip sbagliato ed altri errori 13 Miglioria ALTA Profili funzionali Deve poter essere possibile predisporre nagi unito 14 Miglioria ALTA Copia documento abilitaria anche se il doc in sola leti s 15 Errore MEDIA import oggettario se flaggo il check aggiorna la tabella i 16 Errore MEDIA conservazione vari bug da sistemare Coffari e Anzelotti 17 Verificare MEDIA verificare lentezza acquisizione da file system Risposta al protocollo Q 18 Miglioria MEDIA Spostare il campo di Responsabile AQQ perch adess 19 Configurazione MEDIA Log prese
3. 103 Figura 81 Finestra di dialogo per avviso dati incongruenti per risposta ad un documento 104 Figura 82 Creazione documento in risposta funzionalit realativa al crea documento in risposta 105 Figura 83 Elenco documenti in risposta ii 106 Figura 84 Creazione fascicolo procedimentale senza selezione tipologia fascicolo e con selezione IDOLO GIR ASCICOIO rain aria E E E E 108 Figura 85 Fascicolo procedimentale tipologia fascicolo con campi COMUNI 109 Figura 86 Classificazione di un documento ie 110 Figura 87 Multiclassificazione di un documento 111 FigUra 88 Finestra di dialogo GIFICeiCAi iria neo 112 Figura 89 Dettaglio di un fascicolo procedimentale 113 Figura 90 Profilo di un fascicolo procedimentale 113 Figura 91 Fascicolazione PERIAR Asinara 114 Figura 92 Sezionciallecalianini aaa 115 Figura 93 Inserimento di un nuovo allegato i 115 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 8 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 94 Visualizzazione allegati ee 116 Figura 95 Scheda Profilo di un documento allegato 117 Figura 96 Visualizza documento da collegamento 119 Figu
4. Segnatura cd EA RJ 26 01 2009 12 44 0000031 26 01 2009 REG1 A Oggetto lt a e test ter 5 Ji o Mittente gt Fa OCC_11386 mario rossi Mezzo di spedizione LETTERA Protocollo mittente indata Data amivo ae E Tipologia documento l Risposta al protocollo Q T5 E 1 nota visibile Nota di UT5 Protocollista Ufficio Protocollo 1 O Personale O Ruolo Tutti nota I Salva Protocolla Riproponi Annulla Figura 177 Funzioni per la navigazione tra documenti presenti in una ricerca trasmissioni In alto a destra nella pagina dei risultati presente l icona LZ che consente di creare un file in formato pdf o xls con la lista delle trasmissioni ricevute Oltre al comando Ricerca possibile salvare i criteri di ricerca per poi utilizzarli nelle ricerche future selezionando il pulsante Salva Anche in questa fase sar possibile salvare la ricerca solo per l utente o estendere la ricerca salvata al tutto il ruolo 3 3 1 1 Filtro Destinatario trasmissioni ricevute Tale sezione presenta due caselle di selezione O Utente O Ruolo Entrambe le caselle risultano selezionate di default La prima permette di ricercare le trasmissioni che abbiano come destinatario l utente che sta effettuando la ricerca trasmissioni ad utente la seconda invece consente di ricercare le trasmissioni che siano state
5. 243 4 9 2 Cancellazione fisica dei documenti 243 4 10 Ge stione ar a CONSSNAZIO Ria aa 244 4 10 1 Indicazione dei documenti e o fascicoli per la Conservazione 245 4 10 2 Gestione del processo di produzione dei supporti legati ad un istanza 249 4 11 BE 6 RR OE AA 249 4 11 1 Assegnazione di una delega 250 AIT AEvocT alima Oole onirin a A EE OE 252 4 11 39 Modifica di una 06694 253 4 11 4 Esercizio della delega i 254 4 11 5 Dismissione di una delega ie 255 4 Fib Modelle aria 256 4 12 CICACO MO e arr 257 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 5 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 4 13 Importa documenti di emergenza e 257 4 14 SLIMPEUNO ila 259 Op20lic ana 260 Alle 261 RAEE A VR A 261 8 Gestione istanze di CONSErvaziIone 261 8 1 RICCICECONSeAZ0 Cilicia 261 8 2 Accettazione Rifiuto delle IStanze 263 8 3 Lavorazione delle istanze accettate nne 266 8 4 Notifica di chiusura istanza di CONSErVvaziIONEe 277 5 5 Rifiuto di na ISTANZA iii 280 96 RIGGICASUPPO lori pira iaia 283 cf OPA ee a EE E E rr 286 g Esgendadelic ONE ae EEE EEE RA 287 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Da
6. Figura 122 Conversione PDF lato server dei documenti gi acquisiti 2 13 7 Timestamping dei documenti Questa funzionalit presente solo se l amministrazione ne ha fatto richiesta Nella maschera di dettaglio di un documento nella sezione evidenziata in rosso nella Figura 124 presente un pulsante che consente di visualizzare e o apporre il timestamp ad un documento In particolare il colore dell icona associata al pulsante indica se e il documento non ha timestamping grigio e il documento ha un timestamping valido verde e il documento ha un timestamping scaduto rosso Nessun timestamp MEE valico Timestamp scaduto Figura 123 icone del timestamping Cliccando sul pulsante si apre una pagina in cui sono mostrati i timestamp presenti ed possibile aggiungerne altri Nella stessa pagina possibile salvare un timestamp in locale come file in formato TSR Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 149 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il timestamp pu essere aggiunto su tutte le versioni e gli allegati del documento solamente dai ruoli abilitati alla funzione di timestamping Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Zi eS SSE qaaag Registro REG1 E f orno esoo cnssica aueoan vesion onnsmssm ay z N o too preso BABI B Tipo di Dimen 19 5 Kb Firmato Cartaceo Converti Pdf A Segnatura
7. S ee e e E ii CCG ile iii QUT 6 Modifica Trasmetti Stampa Figura 100 Trasmissione di un documento 2 12 1 Nuova trasmissione di un documento Per creare una nuova trasmissione relativa ad un documento necessario selezionare il pulsante Nuova all interno della scheda trasmissioni In questo modo si visualizza un nuovo pannello Figura 101 all interno del quale si impostano gli estremi della trasmissione stessa relativamente a ragioni di trasmissione e destinatari ovvero le persone i ruoli le UO o i Raggruppamenti funzionali di ruoli in UO RF a cui si vuol trasmettere il documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa pag 124 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 31 Luglio 2008 20 29 02 Il n gt gt Documento Ruolo Protocollista Ufficio Protocollo 1 VA NUOYA TRASMISSIONE RELATIVA AL DOCUMENTO NUOYA TRASMISSIONE Segretario Ufficio COMPETENZA Tutti Protocollo 1 uts utg Segnatura 31 07 2008 0000067 31 07 2008 REGI A Oggetto Prot ingr sempl nr 2 Tatifica M Notifica Mittente trasmissione Ruolo Protocollista Ufficio Protocollo 1 Utente ut4 ut4 Cedi i diritti IM n o Destinatari per codice gt e Descmzione Invia trasmissioni per competenza nella funzionalit di A smistamento Note general
8. iii 209 Figura 179 Voce di menu Ricerca campi COMUNI e 211 Figura 180 Ricerca campi comuni illa 212 Figura 181 Import fascicoli nnnnennnnaannnnannennannnnrnrnernrnnsrnrrrsnrrrrnrrnsrrrrsrnrrnsnrirnnntrnntrrnnntrrsnrnnnnnenrnnrrenn nnen 213 Figura 182 Gestione registri 214 Figura 183 Prospetti Riepilogativi es report annuale sui documenti 218 Figura 184 Gestione rubrica pagina di ricerca del corrispondente 219 Figura 185 Gestione rubrica pagina di dettaglio e di modifica cancellazione del corrispondente 220 Figura 186 Rubrica dei corrispondenti 221 Foura 10 FINIEOINCEA arianna 222 Figura 188 Inserimento di un corrispondente esterno 224 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 10 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 189 Foglio Excel con i dati della rubrica dei corrispondenti 226 FIGUIA 190 ESP a E N E E T 227 SEE A 0 P E E E E E E E E E E EE O 228 Figura 192 File di log sullimport corrispondenti rubrica i 229 Figura 193 Rubrica pannello Elenco risultati della ricerca 230 Figura 194 Rubrica pannello Organigramma esempio di navigazione 231 Figura 195 FUNZIONE AFChIVIO GANACSO
9. Mittenti Multipli va gt AA f rm SSA Mezzo di spedizione vi Mittente intermedio Protocollo mittente in data IL Data arrivo 08 09 2010 E 11 15 00 fB E Ora Figura 36 Ora arrivo Gestione risposta al protocollo Questa funzione consente di creare uno o pi documenti protocollati o meno in risposta ad un documento protocollato in ingresso cos come specificato in dettaglio nel paragrafo 2 7 1 5 e mostrato nella Figura 37 Risposta al protocollo n Q Mio Figura 37 Dettaglio Pulsanti Risposta ad un protocollo in ingresso Fascicolazione rapida possibile effettuare la fascicolazione rapida attraverso la semplice digitazione del codice del fascicolo o del sotto fascicolo se conosciuto oppure selezionando l icona amp che permette di scegliere cos come descritto dal paragrafo 2 8 1 3 il fascicolo sotto fascicolo desiderato Il documento contestualmente alla creazione del protocollo in ingresso verr anche direttamente classificato inoltre possibile fascicolare i documenti in modalit rapida anche dopo la creazione dei documenti protocollati e non Se accanto alla dicitura fascicolazione rapida vi un asterisco questa obbligatoria E anche possibile creare un fascicolo direttamente da questa sezione dove presente se la funzionalit configurata per il ruolo un ulteriore pulsante
10. Visualizzazione quando nel campo destinatario o destinatario CC vengono inseriti molti nominativi per leggere interamente quanto contenuto nel campo si clicca su questo pulsante Notifiche consente di visualizzare se presenti le notifiche della spedizione del documento relative al destinatario selezionato Se presente almeno una notifica accanto al nome del destinatario compare un asterisco pulsanti presenti in fondo alla pagina permettono di svolgere le funzioni illustrate qui di seguito e Salva consente di salvare le successive modifiche che si apportano ai campi contenuti nella sezione Protocollo con opzione Uscita per i quali prevista la possibilit di modifica Questa Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 78 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 funzione abilitata solamente a seguito di protocollazione di un documento premendo sull icona F posta accanto alle opzioni Ingresso Uscita e Protocolla permette di protocollare il documento ed eventualmente classificarlo e o trasmetterlo se vengono opportunamente riempiti i campi di fascicolazione e trasmissione rapida illustrati precedentemente Al momento della protocollazione viene inoltre effettuata una trasmissione ai destinatari e destinatari per conoscenza del protocollo con la ragione di trasmissione specificata mediante l applicativo di amministrazione del sistema e Sp
11. i 83 Figura G0 HNO HICNS SPoEdZ 0 dining 84 Figura 61 Dettaglio spedizione documento 85 Foura 62 Protocolo IMerNO iaia aiar 86 Figura 63 Ricerca protocollo interno 87 Figura 64 Nuovo Documento schema di navigazione ii 88 FigUra 05 INUOVO G0CUINECN diana AIR n 88 Figura 66 lt Conhtrollp OFOGratico rr eran 90 Figura 67 Selezione parola chiave i 91 Figura 68 Inserimento parola chiave iii 91 Figura 69 Stato del documento associato al tipo approvazione procedimento 93 Figura 70 Sezione profilo rimozione documento non protocollato per il proprietario 95 Figura 71 Finestra di dialogo profilo visibilit 96 Figura 72 Dettaglio visibilit rimozione visibilit i 97 Figura 73 Dettaglio visibilit storia FEVOChE 97 Figura 43 Nola dia 98 Figura 75 Scelta nota Cdall EIENCO crriiri ii aria 98 Figura 76 Dettaglio nota treen nn eeen 99 Foura s7 Noasca 100 Figura 78 Ricerca fascicoli sotto fascicoli per fascicolazione rapida prima parte 102 Figura 79 Ricerca fascicoli sotto fascicoli per fascicolazione rapida seconda parte 102 Figura 80 Ricerca dei documenti cui rispondere
12. EPE DOCUMENTO DELL IMPIEGATO Segnatura A ESF Pao INFORMAZIONI GENERALI 0971172010 JEI Oggetto 29 assunzione mario bianchi B categoria impiegato B matricola MA456 l sa aotr dati impiegato F f A 7 caratteri disponibili 1976 di MARIO BIANCHI e r Mittente gt E COMPETENZE ufficio del personale p Mittenti Multipli vV gt EE i lingue conosciute INFORMAZIONI GENERALI Mezzo di spedizione categoria impiegato Mittente intermedio 1 nk mo i iu 3 matricola MA456 dati impiegato descrizione MARIO BIANCHI Da BI Protocollo mittente in data pa COMPETENZE JE od Bj B Descrizione sito web Tipologia documento Link documento dell impiegato v B V s R ELI i si L Risposta al protocollo Q Dm e Documento Q F Fascicolazione Rapida a ia z Toro imrinmnan Danidas lv IP 127 0 0 1 Q E Figura 42 Accesso alla base di dati esterna non disponibile Campi editati dall utente 2 7 1 2 Acquisizione documento prima del salvataggio dei metadati E possibile associare un file ad un documento e uno o pi allegati prima di ogni altra operazione di inserimento e registrazione del documento stesso solo se il sistema stato configurato dall amministratore per l acquisizione del file prima della esecuzione della registrazione di protocollo o creazione di un documento
13. Ricerca Supporti Stato supporto Clin produzione C prodotto 3 Coll fisica Id Istanza di conservazione 320678 Id Supporto Data scadenza marca DA oe i Fa A __ Cal DATA ULTIMA DATA NUMERO ES VER R ITO DATA PROD ELIM VE ULTIMA VER ULTIMA VER 17 12 2008 17 12 2008 16 48 53 16 48 53 17 12 2008 SI 10 56 50 SS Lavorazione 17 12 2008 5 In 10 56 50 Riuscita Lavorazione Riuscita Prodotto Armadioi Figura 248 Inserimento dati supporto avvenuto stato supporto Prodotto Windows Internet Explorer A L istanza verr chiusa Figura 249 Chiusura dell istanza O Ricerca aggregata ESITO COLLOCAZIONE NOTE ID FISICA ISTANZA SUPPORTO pag 276 289 DocsPA 3 12 F Eliminato Pulisci campi Inserisci in area verifica registra dati supporto registra dati supporto possibile poi effettuare una ricerca dell istanza appena transitata nello stato chiusa a partire dall area Ricerca Conservazione andando ad applicare il filtro Chiuse C da evidenziare che la selezione di tale filtro fa comparire un ulteriore campo in cui possibile specificare la data di conservazione tra un valore minimo ed uno massimo A partire dal risultato della ricerca possibile visualizzare il dettaglio dell istanza o i supporti generati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 277 289
14. X 15 Y 30 Caratteristiche Timbro Segnatura Carattere COURIER 10 Colore Rosso O Timbro verticale G Segnatura O Timbro orizzontale Visualizza informazioni firma digitale Prima pagina O Ultima pagina Figura 115 Stampa segnatura 2 13 2 1 Visualizzatore documento principale e dei relativi allegati Il visualizzatore permette di avere una visione complessiva del documento su cui si sta operando andando a mostrare il documento principale e i suoi allegati come un unico oggetto facendo in modo che sia il contenuto dei documenti sia dei relativi allegati siano raggiungibili con una semplice selezione A destra dell immagine visualizzata si hanno tante graffette quanti sono gli allegati pi l icona relativa al documento principale Nel caso di documenti con allegati la visualizzazione del documento mostra inizialmente il documento principale a cui associata l icona indicante la versione ed il relativo numero di versione V1 indica che la prima versione del documento V2 seconda versione del documento V3 terza versione del documento e cos via se sono presenti anche degli allegati questi saranno referenziati attraverso il loro codice cos come indicato nel pannello dedicato agli allegati A01 A02 A03 nel caso di un numero elevato di allegati non visibili in un unica pagina possibile scorrere la lista degli allegati Posizionando il mouse sull icona corrispondente al docume
15. Data Scadenza Valore Singolo w Ca Proprietario uo Ruolo Persona Ricerca storicizzati Mittente Destinatario Codice fascicolo Generale Procedimentale Ricerca DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI Elenco documenti Trovati 51 elementi S E cr nor r eee REGISTRO TIPO 68 28 01 2010 RFS UFF A Dichiarazione di certificazione secondo ISO 9001 mostrare l estensione del file acquisito permettendo la visualizzazione del accedere al dettaglio del documento profilo protocollo classifica 28 GENNAIO 2010 18 49 46 Esporta iz MITT DEST Centro Nazionale per l Informatica nella PA 67 28 01 2010 T REGLUFF A Certificato medico di sana e robusta costituzione fd E Rossi Michela v 377637 27 01 2010 Verbale riunione 27 01 2010 377591 27 01 2010 te v Verbale riunione 27 01 2010 377529 27 01 2010 n v Verbale riunione 27 01 2010 66 27 01 2010 REGLUFF P LP 6 99 Concessione di contributo Responsabile Ufficio Acquisti Comune di Tonadico 65 27 01 2010 RFS_UFF P Richiesta documentazione integrativa alla domanda di contributo 65 Provincia Autonoma di Trento Servizio Bilancio e ragioneria Azienda per il Turismo Trento Monte Bondone Valle dei Laghi 64 27 01 2010 R
16. stampa unione di word consentendo cos la creazione e la protocollazione di documenti a partire da un foglio excel contenente i dati dei documenti da creare e da un modello word da riempire con i valori presenti nel foglio Il modello Word per la stampa unione un modello rtf da associare a cura dell amministratore del sistema alla tipologia del documento Nel foglio excel deve essere specificata la tipologia del documento Se non indicata il documento verr creato ma ad esso non verr associato alcun file Tale procedura non tratta gli allegati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 260 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO 8 NOVEMBRE 2010 13 41 56 fee ere tto re note Imp RDE Stampa unione SCELTA RUOLO Protocollo Servizio per il Personale STRUTTURA Provincia Au ata s Si e Stampa unione Finestra di dialogo pagina Web 5 STAMPA UNIONE COSE DA FARE Aggiorna ni Scarica modello Nome file C Documents and Settings alibrantis Desktop mporDocumenti_ Stamp Sfoglia Report Generale Documenti in arrivo Documenti in partenza Documenti interni Elenco trasmissioni Trovati 35 Rimuovi Esporta B TF TR Documenti grigi MITTENTE TRASM iatri eert ac TRASM IL RUOLO raean Servizio per il Scarica documenti Ordinale Messaggio Risultato Dettagli S 04 11 2010
17. Incarico Speciale di Supporto alle funzioni della Segreteria Generale 1021 TUTTI Segretario Generale Parlamento Europeo Parlamento Europeo PAT Segretario provinciale UIL FPL Medici e Veterinari SegretarioProvinciale uilfpi PAT Segreteria Generale della Provincia POO01 TUTTI O Personale O Ruolo O RF Tutti Tipologia documento Figura 32 Suggerimenti mittente Rubrica AJAX e Note consente l inserimento di note con la possibilit di renderle visibili solo all utente proprietario note personali oppure a tutti gli utenti che appartengono al ruolo del proprietario o a tutti gli utenti che hanno visibilit sul documento cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 2 e Tipologia documento in cui l utente pu scegliere una tipologia da indicare Una volta scelta la tipologia nella sezione destra della pagina viene visualizzato il pannello con i campi della profilazione dinamica del documento si veda l esempio riportato in Figura 33 L utente amministratore in fase di costruzione della tipologia documento o successivamente pu associare ad un ruolo specifico la visualizzazione e l utilizzo di una determinata tipologia e in modo pi specifico la visualizzazione anche di soli alcuni campi per cui le informazioni relative alla Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 51 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 tipologia documento sono visibili sol
18. Mittente coincide con il Destinatario del protocollo in uscita a cui si sta rispondendo se ci sono pi destinatari all utente viene data la possibilit di sceglierne uno e L Oggetto coincide con l Oggetto del protocollo in uscita a cui si sta rispondendo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 81 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 un documento in uscita o predisposto in uscita o un documento interno o predisposto interno la cui scheda sar automaticamente popolata nel modo seguente 73 e L Oggetto coincide con l Oggetto del protocollo in uscita a cui si sta rispondendo Si noti che la possibilit di creare protocolli diversi da quello in ingresso o predisposto in ingresso una funzionalit aggiuntiva configurabile e che il comportamento classico quello di creare come risposte solo protocolli in ingresso DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO GE S il gt gt Ricerca documenti Registro PAT O Stato RATA PROFILO erorocorto ciassirica mrecari versioni rRasmiss n Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia EZS SSE vagga Segnatura Seleziona Finestra di dialogo pagina Web Oggetto ER SELEZIONA IL MITTENTE PER IL PROTOCOLLO IN INGRESSO ufficio 1 iO Mittente iri j 1 E ul n ufficio 2
19. Ricerca tina il risultato viene mostrato nella Figura 193 Il risultato della ricerca pu essere mostrato in due differenti sezioni e Elenco presenta i risultati della ricerca sotto forma di elenco un esempio in Figura 193 Sulla sinistra di ciascun risultato sono presenti due icone O A attraverso la quale possibile visualizzare il dettaglio ovvero tutti i dati che caratterizzano il corrispondente valori inseriti in fase di creazione del corrispondente mediante DOCSPA se esterno all Amministrazione o mediante l applicazione di Amministrazione se interno all Amministrazione O T di di attraverso le quali possibile visualizzare la porzione di organigramma relativa al corrispondente a cui tali immagini si riferiscono L organigramma visualizzabile solamente per i corrispondenti interni all Amministrazione Per gli esterni tali immagini sono disabilitate Per gli utenti aventi pi ruoli quello principale verr evidenziato con un asterisco e Organigramma attivo solo per la ricerca dei corrispondenti interni quando si richiama la rubrica dalla protocollazione dalla trasmissione di un documento o fascicolo dalla creazione di un modello di trasmissione dalla creazione di una lista di distribuzione Evidenzia la porzione di organigramma di cui fa parte il corrispondente selezionato o tutto l organigramma se nessun Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 230
20. cose da fare DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 22 FEBBRAIO 2010 16 50 57 SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso v STRUTTURA Informatica Trentina gt Direz COSE DA FARE Filtro Trovati 4 elementi 2 Ricerca Documenti Finestra di dialogo pagina Web EI http test pitre tn it infotn_coll fe RicercaTrasmyDialogFiltriRicercaTrasmissioni aspx F Elementi non letti Fascicoli V Documenti O Arrivo O Partenza O Grigio O predisposto rutti Elenco trasmissioni MITTENTE TRASM RUOLO Fi Documenti acquisiti O Documenti firmati P7M oO Documenti non firmati 16 02 2010 Responsabile Registro di In attesa di acc protocollo Direzione Generale ijinn a 12 02 2010 stola n ingresso Data trasmissione DA Data scadenza om Maria Emanuela Serpilli 27 01 2010 Delivery Area e Government Mittente trasmissione uo ruolo Persona Rossi Michela 20 01 2010 Responsabile Registro di COM protocollo Direzione Generale DATA INVIO DECRESCENTE DATA INVIO DECRESCENTE Tipo file acquisito DATA INVIO CRESCENTE DATA SCADENZA DESCRESCENTE DATA SCADENZA CRESCENTE Figura 6 Ordinamento del elenco delle cose da fare Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 26 289 DocsPA 3 12 VTUT 3 12 v1 SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso STRUTTUR
21. DELEGATO RUOLO DELEGANTE 08 02 2010 15 02 2010 Cinque 8 38 8 00 Assistente Direzione Generale TUTTI DO 29 01 2010 07 02 2010 Massa nmi 15 28 17 00 Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale Microsoft Internet Explorer Le deleghe selezionate verranno revocate Vuoi continuare Nuova Revoca Modifica Chiudi Figura 220 Revoca della delega Per tutte le deleghe Impostate il sistema elimina completamente la delega come se questa non fosse mai esistita Per tutte le deleghe Attive il sistema imposta la data e l ora di scadenza al momento della revoca 4 11 3 Modifica di una delega Nella pagina Gestione Deleghe possibile modificare le deleghe assegnate E consentita la modifica di una delega alla volta Il pulsante Modifica Delega attivo solo se si seleziona una ed una sola delega assegnata attiva o impostata La selezione del pulsante Modifica sulla delega selezionata attiva la possibilit di modificare i seguenti campi e organigramma presenta l indicazione del ruolo delegato con evidenza dell utente delegato e data decorrenza per l inserimento della data e ora di decorrenza della delega e data di scadenza per l inserimento della data e ora di scadenza delle delega PITRE 2 0 gt Gestione deleghe Finestra di dialogo pagina Web Gestione deleghe O Deleghe ricevute Deleghe assegnate Tutte v DECORRENZA SCADENZA DELEGATO RUOLO DELEGANTE 08 02 2
22. Documento num 12252 Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 95 Scheda Profilo di un documento allegato E quindi possibile profilarli con le informazioni basilari del documento e Identificativo del documento e Data creazione e Oggetto e Parole chiave e Note Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 118 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Sul dettaglio di un allegato altres presente il campo Documento principale che riporta e la segnatura se il documento principale protocollato e l identificativo del documento se questo un documento non protocollato Accanto a tale campo presente l icona E che se selezionata permette di visualizzare il dettaglio del documento principale L etichetta Oggetto viene sostituita per gli allegati con l etichetta Descrizione e coincide con l attuale descrizione dell allegato A differenza dei documenti principali sui documenti allegati non possibile e effettuare trasmissioni e classificare fascicolare e inserire in Area di Lavoro e utilizzare le tipologia documento e stampare l etichetta e crearlo come privato o utente Queste ultime azioni informazioni sono legate al documento principale e quindi non direttamente gestibili dall allegato Si ribadisce che l allegato non ha visibilit propria ma soggetto alla medesima visibilit
23. E sorsi per il Nessun messaggio generale da mostrare OK 2 A 20 10 2010 prince aci 3 E 21 09 2010 frena aray ren nu m i ____ E E T si 21 09 2010 Protocollo Servizio per il H E 21 09 2010 7 T T REA DOGUN El 21 09 2010 pretocollo Servizio Deli rrrrrrr _ _ _ _ _ __ __ qunu1 0nm gt _cg_g T _ 11547221 Modulo richiesta dati meteo ia tra allo Servizio per E Personale INTEROPERABILITA 21 09 2010 2 a Gulvizionuia v Figura 229 Stampa unione La procedura di stampa unione fa uso di un particolare file excel suddiviso in tanti fogli uno per ogni tipo di documento Il modello da utilizzare simile a quello usato per l import dei documenti e pu essere scaricato tramite il link Scarica modello presente nella pagina di Figura 229 Dopo aver compilato il foglio excel con dati dei documenti da creare si avvia la procedura di import cliccando sul pulsante HE Dopo aver verificato la validit dei dati il sistema avvia la procedura di importazione Per ogni tipologia di documento verr riportato il numero di documenti importati di quelli scartati di eventuali errori o warning Sar poi possibile esportare il risultato dell operazione in un file pdf cliccando il pulsante Il pulsante consente di chiudere la pagina Il link Scarica documenti consente di scaricare in locale un file zip contenente i file creati a partire dal modello rtf e dai dati presenti nel fogli
24. Esci Citt Importa Rubrica da foglio Excel Finestra di dialogo pag ELENCO Seleziona il file excel da importare __ TIPO DESCRIZIONE Figura 191 Importa 4 4 3 2 1 Preparazione del foglio Excel per l importazione Dopo aver effettuato l operazione Esporta corrispondenti cos come descritto nel paragrafo 4 4 3 1 si salva il file Excel con estensione xsl cos come mostrato nella Figura 189 in modo da poter apportare le modifiche opportune ai corrispondenti esterni presenti nella rubrica Per modificare il foglio Excel si devono seguire le seguenti regole La colonna Storicizza permette l inserimento la modifica o la cancellazione dei corrispondenti in base al carattere che andiamo ad inserire Qui di seguito si descrivono i caratteri che si possono inserire e i per inserire i corrispondenti In base all utenza che si vuole inserire necessario popolare alcuni campi del foglio excel o Perla AOO obbligatorio indicare il Cod Rubrica il Tipo la Descrizione ed il tipo da associare alla AOO U o Per il Ruolo obbligatorio indicare il Cod Rubrica il Tipo la Descrizione ed il tipo da associare al Ruolo R o Per la Persona obbligatorio indicare il Cod Rubrica il Tipo la Descrizione il Cognome il Nome ed il tipo da associare alla Persona P e m per modificare i corrisponden
25. In particolare viene memorizzato l autore della modifica utente e ruolo la data ed il valore dello stato precedente alla modifica stessa AI momento della creazione di un documento il sistema mostra un men a tendina campo stato contenente il valore Inserito nel sistema Dopo aver effettuato il salvataggio la tipologia documentale non modificabile Il sistema mostra l indicazione del valore corrente del campo stato e di seguito un men a tendina contenente tutti gli altri possibili per lo stato successivo nella Figura 69 In Lavorazione Dopo aver modificato il campo stato ed effettuato il salvataggio il sistema mostra il valore corrente del campo stato e nel men a tendina sottostante tutti gli altri possibili per lo stato successivo Discorso analogo vale per gli stati successivi fino al raggiungimento di uno degli stati finali possibili quando il documento pervenuto in uno di questi stati non sar pi possibile effettuare alcuna modifica sul documento stesso E possibile effettuare le sole operazioni di classificazione fascicolazione e trasmissione in sola lettura Il sistema chiede sempre conferma all utente prima di passare ad uno stato finale E possibile visualizzare in qualsiasi momento la storia delle modifiche apportate al campo stato attraverso la selezione dell icona B EEE RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO 29 Gennaio 2009 15 48 31 Il gt gt Ricerca documenti
26. MITTENTE TRASM RUOLO NOTE INDIV eeann CONOSCENZA ea di CONOSCEN utente utente f 12 02 2010 Protocollista in ingresso COMPETENZA 12 02 2010 Direzione Generale ie i et 4 2 2008 32 z SE Delivery Area e Government COMPETENZA 2008 32 Preventivo per prova fascicolo 27 01 2010 csi privi prova RF come DEST 20 01 2010 Responsabile Registro di COMPETENZA 34 protocollo Direzione Generale 20 01 2010 Direzione Generale 1 Figura 3 Home page 2 3 Men principale del sistema Le voci del men propongono le operazioni messe a disposizione dal sistema La selezione di una delle voci visualizzer i sottomen utilizzabili dall utente La descrizione completa delle singole voci del men e dei corrispondenti sottomen descritto nei capitoli successivi rispettivamente ai capitoli 2 3 Errore L origine riferimento non stata trovata 5 6 7 2 4 Scelta del ruolo La scelta del ruolo un operazione prevista per gli utenti ai quali sono associati pi ruoli all interno del sistema L amministratore di sistema imposta inizialmente un ruolo principale che si visualizza in automatico ogni qualvolta l utente effettua l accesso per utilizzare l applicativo con un altro ruolo necessario selezionare dal men a tendina Scelta Ruolo il ruolo con cui vuole operare all interno Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 23 289
27. NTT Dara pag 259 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 CAMPO DESCRIZIONE amp amp ESEMPIO amp NOOSO Numero di protocollo emergenza A protocollo emergenza a E Tipo protocolo a protocollo Tipolgia protocollo A P protocollo A P I Progetto per le persone migranti che hanno sviluppato dipendenza da alcool e sostanze stupefacenti e progetto di prevenzione selettiva in materia di nuove droghe richiesta posticipo ene data fine progetti Destinatari Separati da Ministero della salute Destinatari_CC Separati da Codice amministrazione Codice Registto ooo o O Data protocollo mittente J ooo S Numero protocollo mittente J oS S O Dataarivo oo o Dopo aver compilato il foglio excel con i dati dei documenti da creare se ne specifica_il percorso sul file system nel campo Nome file e si avvia la procedura di import cliccando sul pulsante TO Dopo aver verificato la validit dei dati il sistema avvier la procedura di importazione Per ogni tipologia di protocollo verr riportato il numero di documenti importati di quelli scartati di eventuali errori o warning Sar poi possibile esportare il risultato dell operazione in un file pdf cliccando il pulsante Il pulsante consente di chiudere la pagina La funzionalit sar disponibile solo per i ruoli autorizzati 4 14 Stampa unione La funzione Stampa Unione attivabile dalla voce di men GESTIONE gt Stampa Unione simula la
28. NTT Data Global IT Innovator DOCSPA 3 12 Manuale Utente Codice VTUT 3 12 v1 Data emissione ultima modifica 19 10 2012 Le informazioni contenute in questo documento sono di propriet NTT DATA Italia S p A ne vietata la riproduzione totale o parziale nonch la trasmissione senza il preventivo consenso scritto di NTT DATA Italia S p A NTT DaTa Pepan VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 EVOLUZIONE DEL DOCUMENTO Modificato il logo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 INDICE GENERALE i INFROBUZIONE icccnnnn rai 1 1 PICIIOSSA E E E 1 2 ScopoeareadiapplicazioNe 1 3 Definizioni e abbreviazioni i 14 RiernmMmenti isinsin AAE AARE 2 PARoelOPERATNE aan 2 1 Accesso al sistema e autenticazione n 22 ROMepile aranci ara ada disagi ii ri 2 3 Men principale del sisteMa ii 24 Stcelladelto00 onice 2 65 CO dd dle ioni arnie 2 5 1 RUISSARFOLAZIONE allaccia 2 5 2 Dettaglio trasmissione 2 5 3 OMISIAMENiO iloila ionica 2 5 4 RIMUOVI eni 2560 ESP ira 2 5 Tasca aria iii er EO ana E E E 2 7 1 Protocollo In INGNESSO israel 2 7 2 Pr tocollo IN USCaA sario 2 7 3 Protocollo Mmeo eerren alia 2 8 NUOVO docuMEnto 2 8 1 0 RO A ZS ESSO ea a 2 10 AEO ora E E 2 10 1 Profilo del documento allegato nnne 2 10 2 Versioni
29. Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 71 Finestra di dialogo profilo visibilit Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 UT4 Protocollista Ufficio Protocollo i Visibilit documento RUOLO f UTENTE DIRITTI Protocollista Ufficio Protocollo 1 Ufficio Protocollo 1 T Direzione 1 Amministrazione 1 RR IRA El HO Responsabile Direzione i Direzione i rain E Amministrazione 1 ACQUISITO EET e Direzione 1 Direzione 1 Amministrazione ACQUISITO A funzionario Direzione Predisponi Direzione 1 ACQUISITO Amministrazione 1 funzionario Ufficio Protocollo 1 Ufficio Protocollo 1 Direzione i Amministrazione i ut4 ut4 Figura 72 Dettaglio visibilit rimozione visibilit Storia visibilit COD OPERAZIONE DESCRIZIONE Revoca diritto a ruolo RESP DRI Tipo diritto ACQUISITO 21 11 2008 REVOCA Chiudi Figura 73 Dettaglio visibilit storia revoche 2 8 1 2 Nota E possibile associare pi di una nota al documento fascicolo per ciascuna pu essere impostata una tra le seguenti tipologie di visibilit Tutti visibile a tutti gli utenti che hanno la visibilit sul documento fascicolo Ruolo visibile solamente agli utenti del ruolo dell utente creatore della nota Personale visibile solamente all utente che l ha creata RF se gli RF sono configurati nel sistema visibile
30. e Selezionando la casella di selezione accanto alla voce livello e scegliendo i valori dei 6 livelli di catalogazione con l ausilio di menu pre impostati presenti nella pagina e accedendo al titolario di classificazione tramite la selezione dell icona A Viene visualizzato un pannello con la struttura del titolario nel quale possibile selezionare il livello da riportare nel pannello di classificazione Il titolario visualizzato a partire dal livello digitato dall utente nel campo Codice o per intero qualora l utente non abbia specificato alcun codice prima di selezionare l icona Una volta popolato questo campo possibile e tramite il pulsante Cerca ottenere l elenco dei fascicoli contenuti nel nodo scelto e tramite il pulsante Nuovo creare un nuovo fascicolo cos come descritto nel paragrafo 2 9 Per la visualizzazione dei fascicoli l utente pu impostare i filtri di ricerca proposti nella parte inferiore del pannello e Titolario permette la selezione tra il titolario attivo ed eventuali titolari chiusi e Codice permette all utente di editare il codice del fascicolo di interesse Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 192 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Aperto permette di specificare la data di apertura del fascicolo Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato aperto il fas
31. la data di creazione Per creare ulteriori versioni disponibile nel pannello il pulsante Nuova premendo il quale appare un pannello Figura 99 in cui l utente pu inserire delle note relative alla nuova versione del documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 121 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONI OPZIONI AIUTO Lu gt gt Ricerca documenti COTTI TETI TTT COTTO nia Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello iN Prot 312 Data 31 10 2000 11 37 10 6047 P xY DA KE pali Sagn i 0000112 31 10 2008 REC1 P A AA Ee w ko Privato ST Vis a Tipo ka K Dimar 547 AL Fermato Cartaceo Uggetto test genernto su Amma AS RATORI A ARTRITE e 31 10 2008 PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO CLICCA SU VISUALIZZA Nuovo z ADL Modifi Rimuovi Figura 98 Versioni di un documento Inserimento nuova versione a z caratteri disponibili 200 Figura 99 Nuova versione di un documento L elenco delle versioni gi create riporta le seguenti informazioni e Vers rappresenta il numero della versione e Note se eventualmente inserite e Data la data di creazione della versione Selezionando una versione icona lt possibile poi eseguire alcune operazioni tramite i seguenti pulsanti e ADL permette di inserire il documento nell area di lavoro Copy
32. 85388 PAF A hhhh hhh 23 44 2040 Data Creazione i Valore Singolo A azz LI t ioni Data Stampa DU s TERA PAF A massive HFF anmoHato Valore Singolo Data Scadenza E kA valore Singolo Y O badi Miniato NP oggetto ccc Proprietario uo Ruolo O Persona a LI a ala PAT A prova st fin 2 pippo 23 11 2010 Oggetto gt a Eier E 85297 prova stato i O 23 11 2010 PAT sti finale mitt finale caratteri disponibili 2000 vi Mittente Destinatario Ricerca storicizzati E t 85294 ni O 7 PAT A prouenn mario rossi 23 11 2010 massive Codice fascicolo Generale Procedimentale led le Figura 150 Risultato della ricerca Come detto in precedenza selezionando l icona possibile accedere alla scheda di dettaglio del documento In tale sezione in alto a destra come evidenziato in verde nella Figura 151 sono presenti degli indicatori direzionali che consentono la navigazione delle schede presenti nel risultato della ricerca senza ritornare alla lista Grazie ad esse possibile visualizzare i documenti precedenti successivi a quello selezionato Tale funzionalit presente nella scheda del documento solo se si accede ad essa a partire dal risultato della ricerca Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa pag 174 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 RICERCA GESTIONE OPZIONI 2 Febbraio 2009 16 55 50 Il gt gt Ricerca documenti Il Doc
33. Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Unit Organizzativa User ld Workflow XLS ACL ADL AOO ASP CRN PDF PEC RF RTF UO pag 19 289 DocsPA 3 12 E un ufficio associato ad una AOO e usufruisce dei servizi messi a disposizione dalla AOO stessa Nome utente Identificativo associato a ciascun utente per l accesso al sistema E sempre associato all inserimento contestuale della password parola d ordine o parola d accesso In italiano flusso di lavoro In DOCSPA tale termine utilizzato per indicare un attributo delle ragioni di trasmissione le trasmissioni effettuate con una ragione con questo attributo sono caratterizzate dall azione da parte del destinatario della trasmissione di accettazione rifiuto della trasmissione ricevuta con notifica automatica dell evento di rifiuto L estensione xls identifica la maggior parte dei fogli di calcolo o cartella di lavoro creati con Excel foglio elettronico prodotto da Microsoft parte della suite di software di produttivit personale Microsoft Office ed disponibile per i sistemi operativi Windows e Macintosh Access Control List Area di Lavoro Area Organizzativa Omogenea Application Service Provider Con il termine ASP si intendono quegli operatori del settore dell informatica e delle telecomunicazini che disponendo di un infrastruttura adeguata rendono accessibile un appl
34. Registrouno H Sede Tutte le sedi H Anno 2008 Mese Tutti i mesi e pn senzamo ve a len e seco 2 a os i ze D 10010 S a fal Figura 183 Prospetti Riepilogativi es report annuale sui documenti 4 4 Gestione Rubrica La funzione di gestione della rubrica consente a partire dalla finestra presente nella Figura 184 di effettuare alcune operazioni sui soli corrispondenti esterni all amministrazione Le operazioni di gestione della rubrica sono disponibili soltanto per gli utenti opportunamente abilitati Esse sono Modifica consente all utente abilitato di modificare i dati di dettaglio del corrispondente Cancellazione consente all utente abilitato di cancellare il corrispondente dalla rubrica o di disabilitarlo nel caso in cui risultasse mittente o destinatario di qualche documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 219 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Uffici m Rub comune E Utenti M Descrizione Ruoli M Citt ELENCO Eee TIPO DESCRIZIONE e Figura 184 Gestione rubrica pagina di ricerca del corrispondente Dopo aver ricercato il corrispondente con le usuali operazioni presenti nella rubrica si veda Figura 184 sezione evidenziata in rosso selezionando l icona posta accanto al corrispondente ricercato si visualizzano i dati di dettaglio Figura 185 Da questa schermata si possono effettuare le operazioni
35. Ricerca Conservazione PU Ricerca Supporti Stato supporto O In produzione Prodotto F In Verifica C Eliminato Coll fisica Id Istanza di conservazione j Id Supporto E Ricerca aggregata Data scadenza marca DA Fa A Data Ultima Verifica DA Data Prossima Verifica DA Fa A Data Produzione DA Cerca Pulisci campi Figura 259 Ricerca supporti con filtro Prodotto Di seguito viene mostrato il risultato di una ricerca Figura 260 Come di consueto si presenta sotto forma di elenco e riporta una serie di campi e Data Produzione la data di produzione del supporto e Data ultima ver la data in cui stata effettuata l ultima verifica sul supporto e Data elim la data in cui stato eventualmente eliminato il supporto e Numver il numero di verifiche effettuate e Esito ultima ver l esito della verifica pu assumere il valore Riuscita Fallita e Stato lo stato del supporto che pu assumere diversi valori o Nuovo lo stato in cui transita il supporto nel momento in cui l istanza transita nello stato In lavorazione o In Lavorazione lo stato in cui transita il supporto nel momento in cui l istanza transita nello stato Firmata o Prodotto lo stato in cui transita il supporto nel momento in cui vendono registrati i dati relativi ai supporti e Collocazione fisica la collocazione fisica in cui custodito il supporto e Note note inserite e ld istanza
36. Selezionando OK si modifica la visibilit del fascicolo con l opzione annulla non viene effettuata alcuna operazione selezionare il campo Cartaceo se esiste o si andr a creare un fascicolo cartaceo con le stesse caratteristiche di quello virtuale modificare il campo Collocazione fisica popolato in automatico dal sistema modificare il campo data collocazione del fascicolo popolato in automatico dal sistema se esistono delle tipologie fascicolo selezionare un valore dal men a tendina Tipologia Fascicolo Dopo aver selezionato la tipologia di interesse si visualizzano le informazioni che sono state inserite dall utente amministratore in fase di configurazione della tipologia Nel caso in cui al nodo selezionato sia stata associata una tipologia di fascicolo bloccata si visualizza il pannello di creazione del fascicolo con un unica tipologia associata e non modificabile Per questa tipologia possibile popolare solo i campi associati con le informazioni adeguate Per i dettagli sui campi da utilizzare nelle tipologie si rimanda al paragrafo 2 7 1 1 dove sono descritti i campi dei tipi documento e che possono essere utilizzati anche per i tipi fascicolo con l eccezione di contatore con sottocontator e ed etichetta In fase di definizione delle tipologie di fascicoli mediante lo strumento di amministrazione possibile definire dei CAMPI COMUNI che possono essere associati a pi ti
37. VISUALIZZA Tipologia documento Risposta al documento Q T5 E Predisponi Figura 252 File principale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 279 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 E A TS ERIGERE GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 17 Aprile 2008 16 56 58 I Pagina iniziale O EELA Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia i EARS SAR Guddu i Dimen 3 158 Kb Firmato 4 TE seed Tex z o aL OOO ess o A Save a Copy fd Print a Email Search FROFILO CLASSIFICA Data creazione Id documento 17 12 2008 16 49 250598 Oggetto 7 perea DI CONSERVAZIONE NUMERO 320678 B Parole chiave FOTN TOLLIA 17 12 2008 FOTN_COLL 0000520 17 1 17 12 2008 T ATC Figura 253 Visualizzazione file principale Il documento inoltre presenta in allegato due file e Il file P M generato in seguito all apposizione firma del file XML in verde in Figura 254 e Il file TSR generato in seguito all apposizione della marca temporale in rosso in Figura 254 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 280 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 E DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 17 Aprile 2008 16 59 16 Il Pagina iniziale j PROFILO CLA SS ich aesan VERSION Tea Acquisisci
38. VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca Conservazione Ricerca Istanze di Conservazione CO Nuove O In lavorazione F Rifiutate Data apertura DA fili ES A e ES Tipo di conservazione v Data invio DA Fa A Ca Numero istanza Data conservazione Pulisci campi TPO ID CONS NOTE DESCRIZIONE DATA APERTURA STATO ISTANZA RUOLO UTENTE CONTENUTO DETT tei Esibizione dear SE sro Chiusa 320678 9444 PC Lie 16 12 2008 16 12 2008 16 12 2008 gt Esibizione h 16 15 18 04 15 54 16 18 00 Chiusa 320658 347485 AM Visualizza supporti TACE Gara per gli 15 12 2008 15 12 2008 15 12 2008 n Espone scanner 14 38 45 02 41 35 14 44 11 Chiusa 320638 rae hi EAE e ERTES si 14 12 2008 14 12 2008 14 12 2008 DA Esibizione cons 14 17 24 05 05 24 47 17 26 56 Chiusa 320624 9444 AM Visualizza supporti SR 12 12 2008 12 12 2008 12 12 2008 A Esibizione v 31 49 50 03 59 00 22 00 42 Chiusa 320574 9444 AM Visualizza supporti 123 Figura 250 Ricerca istanze chiuse 8 4 Notifica di chiusura istanza di conservazione Il sistema provveder ad inviare una notifica di avvenuta chiusura dell istanza di conservazione con successo all utente che ha inviato l istanza di conservazione al centro servizi SCELTA RUOLO Archivista di deposito Direzione Generale STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE Mostra Documenti W Cerca Elenco trasmissioni Trovati 1
39. caratteri disponibili 1995 EN S x 3 NF 5 26427 Mittente Destinatario Ricerca storicizzati gt F 21 09 2010 PAT P prova rtf ASAT DI TREVISAN G amp C j Codice fascicolo Generale Procedimentale O foara PAT A provartf E s 21 09 2010 Ricerca Salva 65 26412 RI gt ba Fl sia rceea PAT A prova trasm SIRIA P Figura 155 Ricerca estesa di un documento 3 1 2 2 1 Ricerche salvate Le Ricerche Salvate servono per velocizzare le ricerche ripetitive di documenti L utente ha la possibilit di salvare assegnando un nome un insieme di valori che caratterizzano un filtro di ricerca per i documenti Il salvataggio comprende tutti i campi visualizzati nella pagina di ricerca criteri di ricerca salvati hanno validit soltanto per la tipologia di ricerca documenti nella quale sono stati salvati ma sono tutti disponibili nella scheda ricerca veloce 3 1 2 2 2 Creazione nuovo criterio di ricerca Per creare un nuovo criterio di ricerca bisogna posizionarsi nella opportuna pagina di ricerca documenti estesa completa completamento valorizzare i campi di ricerca disponibili e selezionare il pulsante Salva presente in fondo alla pagina La selezione del pulsante comporta l apertura di una pagina cos come mostrato di seguito per l inserimento di alcuni dati obbligatori e Titolo per inserire la descrizione del criterio di ricerca Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti
40. documento per una completa gestione del flusso documentale Riproduzione in formato elettronico del timbro che viene apposto sul documento cartaceo La stampa del timbro sul documento protocollato e acquisito nel sistema DOCSPA riporta le seguenti informazioni codice dell Amministrazione data della protocollazione ora della protocollazione protocollo in ingresso uscita numero di protocollo codice AOO numero degli allegati classificazioni presenti Il titolario o piano di classificazione si presenta come uno schema generale di voci logiche rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore e articolate tendenzialmente in modo gerarchico al fine di identificare secondo uno schema logico che va dal generale al particolare l unit archivistica cio l unit di aggregazione di base dei documenti all interno dell archivio es Il fascicolo entro cui i documenti sono ordinati secondo le funzioni attivit affari e o materie di cui partecipano In altre parole il titolario d archivio rappresenta l insieme delle voci che rappresentano in modo sistematico le funzioni e le materie svolte e trattate dall organizzazione Operazione che consente di trasmettere con diverse motivazioni ragioni di trasmissione documenti e fascicoli agli utenti del sistema utente ruolo UO La trasmissione di un documento agisce sulle Access Control List relative ai documenti e ai fascicoli attraverso le regole di visibilit gerarchica
41. dopo aver digitato il codice rubrica se si sposta il cursore in un altro campo qualsiasi del modulo l applicazione automaticamente valorizza il campo di testo posto a fianco con il nominativo o la descrizione associata al codice digitato prelevandoli dalla rubrica Se il mittente interessato non presente in rubrica possibile inserirlo accedendo al pannello riportato nella Figura 32 mediante l icona Muwe J Il campo mittente pu essere configurato per consentire linfegiazione con la tecnologia Ajax per le ricerche in rubrica In particolare se attivata questa integrazione viene visualizzato un campo in corrispondenza del campo mittente Su tale campo stata attivata la funzione di auto completamento di Ajax che fornisce dei suggerimenti sulle parole da inserire nel campo mittente sulla base delle prime lettere digitate Il numero dei caratteri a partire dai quali visualizzare i suggerimenti configurabile suggerimenti sono presi dalla rubrica dalla descrizione dei corrispondenti Figura 32 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 50 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 muco O partenza O Interno bo PA P RA Segnatura 23 07 2010 Mittente d Aosta Ag Aosta PAT Consorzio Segretarile Daiano Varena c o Comune di Varena DAIANO VARENA PAT Il sottosegretario di Stato alla Presidenza del Consiglio dei Ministri SOTTOSEGRETARIODISTATO PAT
42. e Viene abilitato il pulsante Protocolla Salva a seconda di quando viene creata la catena documentale in fase di creazione del documento in uscita o successivamente Confermata l operazione di collegamento verr effettuato il collegamento tra i documenti in questione Un protocollo in uscita pu costituire una risposta per un solo documento quindi la funzione Cerca documenti sar disattivata se il documento in uscita gi collegato ad un documento Subito dopo la protocollazione o in qualunque momento successivo possibile visualizzare il dettaglio del protocollo a cui si risposto mediante l uso dell icona a Un protocollo in uscita pu essere la risposta di un solo documento ma pu avere pi risposte Dalla scheda di un documento protocollato in uscita possibile visualizzare la lista dei relativi documenti in risposta mediante l uso dell icona Si apre una pagina che mostra tutti i documenti che rispondono a quel particolare protocollo in uscita in modo analogo a quanto spiegato per i protocolli in ingresso 2 7 1 5 9 2 7 2 2 Spedizione di un documento in interoperabilit Dopo aver protocollato un documento in uscita inserendo o meno un immagine si veda il paragrafo 2 13 1 e o eventuali allegati si veda il paragrafo 2 10 possibile spedirlo ad un altra AOO della stessa Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 83 289 VTUT 3 12 v1 D
43. effettuate verso il ruolo specificato nei campi posti accanto al flag codice e descrizione che risultano valorizzati per default con i dati del ruolo corrente con cui l utente sta realizzando la ricerca Quando il campo ruolo valorizzato possibile specificare anche il nominativo di uno degli utenti del ruolo al quale sia stata notificata la trasmissione selezionando tale valore da un menu a tendina tale menu propone i nominativi di tutti gli utenti inseriti nel ruolo impostato per default il nominativo dell utente che sta effettuando la ricerca Nel menu a tendina compaiono anche gli utenti che non fanno pi parte del ruolo contraddistinti con dal colore rosso Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 208 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Pertanto mantenendo i filtri impostati di default l utente ricerca sia le trasmissioni che sono state effettuate a lui come utente sia quelle che sono state effettuate al ruolo corrente con il quale l utente sta effettuando la ricerca e notificate all utente stesso Il menu a tendina da cui possibile selezionare il nominativo dell utente che ha ricevuto la notifica oltre al nome di tutti gli utenti del ruolo presenta anche le voci e lt lt qualsiasi utente gt gt se selezionata permette di ricercare le trasmissioni effettuate al ruolo indipendentemente dagli utenti a cui sia stata data la notifica e lt lt gli altri utenti g
44. essere ridefinito o rimosso attraverso il pulsante Rimuovi filtro Tale filtro viene comunque rimosso quando l utente esce dall applicazione dal sistema Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 25 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI ANETE SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso v STRUTTURA Informatica Trentina gt Direz e DI Cag AAN COSE DA FARE Aggiorna Filtro Trovati 4 elementi 2 Ricerca Documenti Finestra di dialogo pagina Web aTrasm DialogFiltriRicercaTrasmissioni aspx Elenco trasmissioni Fascicoli Documenti Arrivo O Partenza O Grigio predisposto Tutti MITTENTE TRASM RUOLO C Documenti acquisiti C Documenti firmati P7M I Documenti non firmati In attesa di acc O Ragione trasmissione pata trasmissione m Data scadenza A Rossi Michela 16 02 2010 Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale utente utente Protocollista in ingresso vari 12 02 2010 Maria Emanuela Serpilli 27 01 2010 Delivery Arsa e Government Mittente trasmissione yo Ruolo Persona d______________ Rossi Michela 20 01 2010 Responsabile Registro di COM protocollo Direzione Generale Oggetto DATA INVIO DECRESCENTE Tipo file acquisito Figura 5 Filtro nell elenco delle
45. fi che consente di aprire la finestra per la creazione di un nuovo fascicolo L utente pertanto digita il codice del nodo di titolario nel campo presente nella sezione fascicolazione rapida ed il fascicolo verr creato sotto questo nodo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 55 289 Fascicolazione Rapida E a 8 Trasmissione Rapida Figura 38 Nuovo fascicolo Trasmissione rapida un men a tendina che contiene una serie di modelli di trasmissione vedi paragrafo 2 12 4 Selezionando un modello al momento della protocollazione il documento verr anche trasmesso secondo le modalit previste dal modello selezionato inoltre possibile trasmettere i documenti in modalit rapida anche dopo la creazione dei documenti protocollati e non I pulsanti presenti a fondo pagina permettono di svolgere le seguenti funzioni Salva consente di salvare le successive modifiche che si apportano ai campi contenuti nella sezione Protocollo con opzione ingresso per i quali prevista la possibilit di modifica Questo pulsante abilitato solamente a seguito di protocollazione di un documento premendo sull icona F posta accanto alle opzioni ingresso uscita Protocolla permette di protocollare il documento ottenendo la stringa di segnatura Riproponi consente agli utenti abilitati di richiedere la co
46. note personali oppure a tutti gli utenti che appartengono al ruolo del proprietario o a tutti gli utenti che hanno visibilit sul documento cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 2 L oggetto ed il destinatario come sempre sono campi obbligatori 2 15 2 Smistamento Dopo aver popolato i campi obbligatori per la registrazione del documento la segnatura si ottiene indicando a quale UO sia indirizzato il documento per competenza o per conoscenza Si possono selezionare una o pi UO a cui smistare il documento che dopo la protocollazione verr trasmesso al ruolo di riferimento impostato in precedenza dall amministratore di sistema delle UO prescelte Si propone di seguito l immagine del pannello che riguarda lo smistamento SMISTA A SG Gruppo Innovation Manager SL Funzione Amministrazione del Personale Gi Ufficio Formazione Si Innovazione Tecnologica 0000000 0000000 Si Desktop Management CE ASSET 10 Si RETI dl ir ilo M L Figura 136 Smistamento Dopo aver inserito i dati di registrazione e selezionata PUO a cui smistare il documento possibile protocollare il documento selezionando il pulsante Protocolla posto in basso al pannello Per le amministrazioni che ne abbiano fatto richiesta lo smistamento non obbligatorio pertanto sar possibile protocollare un documento anche senza aver selezionato una UO a cui smistarlo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservat
47. profilati Nel caso della ricerca fascicoli si visualizza un elenco di fascicoli es Figura 165 dove l esportazione dei dati riporta le seguenti informazioni e Registro e Tipo del fascicolo e Codice del fascicolo e Descrizione del fascicolo e Data di apertura e Data di chiusura e Collocazione fisica Nel caso della ricerca trasmissioni e se l utente ha effettuato una ricerca delle trasmissioni di documenti protocollati e o non protocollati l esportazione dei dati delle trasmissioni riporter le stesse informazioni inserite per gli elenchi documenti e se l utente ha effettuato una ricerca delle trasmissioni di fascicoli i dati riportati nell esportazione saranno uguali a quelli della ricerca fascicoli 2 6 Tasto Back L utente nella navigazione di DOCSPA accompagnato escludendo la pagina iniziale dalla presenza costante della funzione Back in italiano indietro associato all icona Il Tale funzione mantiene la traccia delle pagine visitate e d la possibilit di ripercorrere all indietro il percorso effettuato fino a raggiungere la Home page Mantiene altres in memoria i criteri di ricerca dei documenti fascicoli trasmissioni utilizzati per generare sia l elenco sia l elemento selezionato richiamando se necessario l opportuna pagina della lista che lo contiene Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT D dia pag 43 289 VTUT 3 12 v1 Do
48. 119 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 a DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 27 GENNAIO 2010 18 11 48 Il Pagina iniziale Il Trasm Doc 2 3 Pag 1 ID Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello Registro IT_REG_UFF E Stato EA d cn 1 ili cocente erR BENE gaga a Privato Noa i Segnatura A g to 20 01 2010 07 52 INFOTN_COLL 0000034 20 01 2010 Oggetto Tipo B Dimen 4 025 Kb i Cartaceo prova RF come DEST ROLDSEaE Ie DAE Isduret 4 PER VISUALIZZ RE IL DOCLIMENTO Destinatari CC e g g CLICCA SU VISUALIZZA Tipologia documento Q h Risposta al protocollo Fascicolazione Rapida Trasmissione Rapida Figura 96 Visualizza documento da collegamento 2 10 2 Versioni del documento allegato Il sistema consente la gestione delle versioni degli allegati accedendo alla scheda di dettaglio dell allegato e attivando la scheda Versioni Figura 97 In tal modo sono disponibili le funzioni Blocca Rilascia Rilascia senza salvare oltre alle funzioni applicabili ad un qualunque documento Acquisisci Visualizza Esporta Firma Modello Nella scheda Allegati del documento principale viene visualizzata esclusivamente l ultima versione del documento allegato per l accesso alle versioni precedenti necessario andare nella scheda di dettaglio dell allegato alla se
49. 17 12 2008 10 23 16 INFOTN_COLL 0000521 17 12 2008 17 12 2008 29 JPG 0 A prova2 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 15 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG a A prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 15 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 11 DOC 0 NP prova 17 12 2008 10 18 20 350447 16 12 2008 82 JPG n A prova 17 12 2008 10 17 56 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 ti DOC 0 A prova2 17 12 2008 10 17 52 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG 0 Rifiuta Metti in Lavorazione Rigenera marca Download files Firma Figura 244 Documento firmato e con marca temporale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 274 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca Istanze di Conservazione ESCI V Nuove Min lavorazione C Rifiutate Fl chiuse Data apertura DA E a Sena delfile R Fr Data invio DA in Pa A IR Aprire o salvare il file Dat P ata conservazione Nome 320678 zip ge Tipo Archivio WinRAR ZIP 342 KB TPO CONS NOTE DESCRIZIONE Da test pitre tn it UTENTE CONTENUTO DETT Esibizione ME 12 Visualizza sunpori Esibizione verifica2 Sten Q Visualizza supporti NEE va del 27 alle 15 27 11 24 I Esibizione prova ca x DINE 25 DE AM Visualizza supporti e07 10 04 58 file scaricati da Internet pgfssono essere utili ma alcuni file possono Q Cic ast 26 11 2 Q 4
50. 17 19 12905 T Itent Oggetto erd Firmato Dimen 96 692 lt _ broto uscita 1 JPG ES A JI Parole chiave ag i e m el Nessuna nota wisibile p O Personale O Ruolo tutti La D PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO CLICCA SU VISUALIZZA Tipologia documento e x Risposta al documento Q rs si Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 172 Scheda documento funzioni di navigazione dei documenti all interno di un fascicolo Importa documenti consente di importare in maniera massiva nel fascicolo documenti presenti su file system o in dispositivi di memoria esterni All attivazione della funzione il sistema presenta una finestra di dialogo da cui possibile ricercare e selezionare la cartella sorgente contenente i documenti da importare e inserire nel fascicolo una volta selezionata la cartella si avvia l operazione di importazione attraverso il pulsante Invia Conclusa l operazione il sistema restituisce nella medesima finestra il log dell importazione ossia l elenco dei documenti importati e inseriti nel fascicolo Esporta documenti consente di esportare un i documenti contenuti nel fascicolo o una parte di questi inviandoli ad una cartella selezionata All attivazione della funzione il sistema presenta una finestra di dialogo che consente di selezionare la cartella di destinazione a cui inviare i file
51. 2008 G possibile modificare rapidamente la formattazione del testo ce Q e I selezionato nel documento scegliendo uno stile veloce dalla raccolta stili veloci disponibile nella scheda Home E inoltre possibile formattare il testo direttamente utilizzando gli altri controlli della scheda Home Con la maggior parte dei controlli possibile scegliere di utilizzare l aspetto del tema corrente oppure un formato specificato direttamente dall utente Per cambiare l aspetto generale del documento scegliere un nuovo tema nella scheda Layout di pagina Per modificare gli stili disponibili nella raccolta stili veloci utilizzare il comando Cambia stili Sia perla raccolta temi che perla raccolta stili veloci sono disponibili comandi di ripristino grazie ai quali possibile sempre ripristinare l aspetto originale previsto dal modello corrente 13877 24 06 2008 G test generale sulla rimozione TEST GENERICO e i 13898 24 06 2008 G ciccio cappuccio in test DSDSDS Q e 0 14100 24 06 2008 G amministratore TEST PER I DIRITTI e DI Filtro Rimuovi Filtro Chiudi Figura 207 Visualizzazione dei documenti in cestino 4 9 1 Recupero dei documenti cancellati dI Dalla lista dei documenti possibile ripristinare i documenti cancellati Tale operazione pu essere effettuata mediante la selezione dell icona a seguito della selezione il sistema mostra il seguente messaggio Sei sicuro di voler ripristinare il documento Se
52. 2010 sia ddd ddd 35302 i 23 11 2010 PAT A hhhh mmmm p J Pen q bi F 3 i F prova P e gt Rimuovi versioni Finestra di dialogo pagina Ed pio mitt Sei sicuro di voler rimuovere le vecchie versioni e quali versioni vuoi eliminare C Fide He i AO C massive HF amtttttarto SA TEA 11572341 i EO 23 11 2010 me ape LE Figura 149 Rimuovi versioni e Consolida documenti questa operazione consente di consolidare versioni ed allegati dei documenti selezionati Attivando il pulsante consolida documenti il sistema dopo aver chiesto all utente conferma dell operazione consolida i documenti selezionati Alla fine dell operazione verr mostrato un prospetto riepilogativo dei documenti consolidati e di quelli che non stato possibile consolidare Tale prospetto potr essere esportato in formato pdf e Consolida documenti e metadati questa operazione consente di consolidare versioni ed allegati se non lo si fatto prima ed i metadati dei documenti selezionati La modalit analoga al consolidamento descritto nel punto precedente P e Inserisci i documenti selezionati in Area Conservazione ER permette di inserire contemporaneamente nell Area Conservazione tutti i documenti selezionati dalla lista Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 173 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Personalizza la griglia di ricerca questa f
53. 214 Selezione supporto e scelta tipologia di CONSErVaZIONE i 248 Figura 215 Gestione deleghe i 250 Figura 216 Assegnazione nuova delega i 250 Figura 217 Dettaglio assegnazione nuova delega i 251 Figura 218 Elenco deleghe assegnate ie 252 Figura 219 Avviso di impossibilit crazione delega sovrapposta 252 Figura 220 Revoca della delega ii 253 Figura 221 Modifica della deleg4 ile za 258 Figura 222 Modifica della delega dettaglio campi disponibili 254 Figura 223 Login dell utente delegato avviso assegnazione delega 254 Figura 224 Esercita delega aaa 255 FigUra 225 Dismetl Aelega aiar 255 Figura 220 Moogslkdelega nia 256 Foura 227 RO E O RA 257 Figura 228 Import documenti d emergenza 258 Figura 229 Stampa UNIONE iii 260 Figura 230 Gestione area conservazione 261 FIGURA 201 R Ua TICA eae E E E E 263 Figura 232 Nuove istanze di conservazione ie 264 Figura 233 Contenuto dell istanza 265 Figura 234 documenti che contengono un formato non ammesso per la conservazione 266 Figura 235 N Mero dic0pPlie aaa 266 Figura 236 File di
54. 214 Selezione supporto e scelta tipologia di conservazione Dopo aver compilato i campi obbligatori possibile inviare l istanza di conservazione al Centro servizi selezionando il pulsante Invia per conservazione __ E possibile altres eliminare tutti i documenti fascicoli dall istanza selezionando il pulsante Elimina Tutti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 249 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 4 10 2 Gestione del processo di produzione dei supporti legati ad un istanza Le istanze di conservazione vengono sottomesse al Centro servizi a cui associato lente richiedente ogni ente pu essere associato ad un centro servizi differente che provveder a produrre uno o pi supporti per la conservazione 4 11 Deleghe La gestione delle deleghe consente ad un utente abilitato detto Delegante di delegare un altra persona definita Delegato a svolgere le proprie mansioni e quindi ad avere la sua stessa visibilit e diritti funzionali all interno del sistema documentale Il Delegato avr la facolt di effettuare operazioni del Delegante ma a proprio nome accedendo al sistema con le proprie credenziali Con Delegante si intende quindi il titolare di uno specifico ruolo organizzativo che assegna la delega mentre con Delegato si intende l utente che riceve la delega ad agire per conto del Delegante Un Delegato erediter le prerogative proprie di un Del
55. 25382 17 05 2010 25371 17 05 2010 PAT prova 2 PAT prova 2 PAT prova rtf PAT prova rtf PAT Documento in Partenza importato 9 PAT Documento in Partenza importato 8 PAT Documento in Partenza importato 9 PAT Documento in Partenza importato 8 aana PAT Documento in Partenza importato 9 17 05 2010 25358 17 05 2010 Du n PAT Documento in Partenza importato 8 1 SELEZIONA IL MITTENTE PER IL PROTOCOLLO Figura 53 Ricerca dei documenti in uscita cui rispondere La parte inferiore della finestra di dialogo viene visualizzata selezionando l icona i relativa ad un documento presente nell elenco dei risultati e mostra l elenco dei destinatari indicati nel documento selezionato L utente dovr indicare quale destinatario di quel documento si vuole sia il mittente del protocollo in ingresso che si sta registrando Ci deve essere fatto selezionando uno dei destinatari dall elenco proposto e confermando con il pulsante OK A questo punto selezionando il pulsante Protocolla il documento viene protocollato e collegato al documento desiderato E possibile collegare un documento in ingresso come riposta ad un altro documento in due momenti e In fase di creazione di un protocollo in ingresso come gi descritto e A partire da un protocollo in ingresso creato precedentemente Nel secondo caso in cui l utente desidera collegare un documento in ingresso gi registrato precedentemente con un documento anch esso g
56. 403 TEST 403 TESTST11R11G403I NON PRESENTE RSA_SHA1RSA C460B065F526CCCD964C5F9E860217FF019A0174 Visualizza Chiudi Figura 118 Dettaglio Firma Blocca Rilascia pag 141 289 DocsPA 3 12 29 Gennaio 2 Modello M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 142 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 13 4 Blocco BLOCCA RILASCIA Questo blocco si suddivide in 6 differenti sezioni di cui 5 sempre visibili ed una visibile solo se vi un documento in stato di blocco e o lavorazione Queste sezioni sono e Copia documento in locale e Blocca e Rilascia e Rilascia Senza Salvare e Apri e Informazioni di stato sul blocco 2 13 4 1 Copia Documento in Locale E possibile salvare sulla propria postazione di lavoro i file associati ai documenti agli allegati e alle versioni Tale funzione accessibile nella parte destra del pannello di un documento nella sezione Blocca Rilascia con l icona cl attiva solo se il documento ha associato un documento elettronico file Una volta selezionata l icona Copia locale vs se e il file ha un estensione diversa da p m quindi non firmato si visualizza una finestra di dialogo vedi Figura 119 attraverso la quale si specifica la cartella di destinazione e il nome che si vuole dare alla copia locale del documento e si conferma l operazione con il pulsante OK DOCSPA provvede alla copia del documento ed al termine visualizza il messaggio Copia Termina
57. Aggiorna _ Filtro Elenco trasmissioni Trovati 3 elementi 3 non letti Smistal amp Rimuovi X Esporta i OGGETTO TRASM IL RUOLO SM RAGIONE SCADENZA DOC FASC NOTE INDIV MITTENTE LP 6 99 Domanda di contributo E B 27 01 2010 tente utente COMPETENZA sd Protocollista in ingresso 27 01 2010 sione P utente utente 377529 Verbale riunione 27 01 2010 27 01 2010 Protocollista in ingresso Ferrario 27 01 2010 E 27 01 2010 ouat Arca E Covernment COMPETENZA 62 200912 Preventivo per prova fascicolo Ru i Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Figura 1 0 Pulsanti di azione pulsanti di azione presenti nel ultima colonna a destra permettono di pag 29 289 DocsPA 3 12 nelle versioni precedenti l immagine era EN accedere al dettaglio della trasmissione mae da documento E allegati versioni trasmissioni accedere al dettaglio del fascicolo La stessa visualizzazione si ottiene anche come risultato di una ricerca Il Pagina iniziale Tipo V Arr V part V non prot C pred Dlan stampe Registro Anno Numero protocollo Valore Singolo v 2010 Data protocollo Valore Singolo w Id documento Valore Singolo Data Creazione Valore Singolo w Ca Data Stampa Valore Singolo v Fa
58. Consente di consolidare le versioni gli allegati ed i metadati di un documento Permette di rimuovere le vecchie versioni di documenti grigi o predisposti alla protocollazione e consolidati Consente di personalizzare il risultato delle ricerche di documenti e fascicoli Rimuove documenti o fascicoli dall area di lavoro Consente di creare un nuovo fascicolo direttamente durante la fascicolazione rapida M057 05 del 30 03 2012
59. Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 PEC Punto di accesso PEC Punto di ricezione PEC Punto di consegna PEC Ricevuta di accettazione PEC Avviso di non accettazione PEC Ricevuta di presa in carico pag 16 289 DocsPA 3 12 il punto che fornisce i servizi di accesso per l invio e la lettura di messaggi di posta elettronica certificata nonch i servizi di identificazione ed accesso dell utente di verifica della presenza di virus informatici all interno del messaggio di emissione della ricevuta di accettazione di imbustamento del messaggio originale nella busta di trasporto il punto che riceve il messaggio all interno di un dominio di posta elettronica certificata effettua i controlli sulla provenienza correttezza del messaggio ed emette la ricevuta di presa in carico imbusta i messaggi errati in una busta di anomalia e verifica la presenza di virus informatici all interno dei messaggi di posta ordinaria e delle busta di trasporto il punto che compie la consegna del messaggio nella casella di posta elettronica certificata del titolare destinatario Verifica la provenienza correttezza del messaggio emette a seconda dei casi la ricevuta di avvenuta consegna o l avviso di mancata consegna la ricevuta contenente i dati di certificazione rilasciata al mittente dal punto di accesso a fronte dell invio di un messaggio di po
60. DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 243 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Una volta impostati i parametri di interesse si seleziona il pulsante OK oppure se non si pi interessati a filtrare i documenti si seleziona il pulsante Chiudi Una volta attivato un filtro questo pu essere ridefinito attraverso il pulsante Filtro o rimosso attraverso il pulsante Rimuovi Filtro Documenti in cestino Elenco documenti Trovati 5 elementi iRimuowi X Esporta DOC DATA REGISTRO TIPO OGGETTO MITT DEST MOTIYO DETT ATTIVA ELIMINA 12961 20 06 2008 G test sono sulla etp3286 Q e Mi Per cambiare l aspetto generale del documento scegliere un nuovo tema nella scheda Layout di pagina Per modificare gli stili disponibili nella raccolta stili veloci utilizzare il comando Cambia stili Sia perla raccolta temi che perla raccolta stili veloci sono disponibili comandi di ripristino grazie ai quali possibile sempre ripristinare l aspetto originale previsto dal modello corrente Le raccolte disponibili nella scheda Inserisci includono elementi coordinati con l aspetto generale del documento E possibile utilizzare queste raccolte per inserire tabelle intestazioni pi di pagina elenchi frontespizi e altri blocchi predefiniti per i documenti Anche le immagini i grafici o i diagrammi che vengono creati sono coordinati con l aspetto del documento E 13821 24 06
61. Documento esatto o un determinato intervallo di numeri identificativi di documento la Data di creazione esatta o l intervallo di data in cui si ritiene sia stato creato il documento o Documenti in Area di Lavoro Dopo aver selezionato il documento di interesse per effettuare un maggiore filtro sui documenti possibile digitare per intero o solo una parte dell oggetto contenuto nei documenti ricercati oppure selezionandoli attraverso l oggettario cos come descritto nel paragrafo 2 7 1 3 1 La ricerca di tali documenti avviene attraverso la selezione del pulsante Cerca A questo punto si visualizzano i documenti ricercati si scelgono quelli a cui si interessati e si preme il pulsante OK documenti sono inseriti nel fascicolo su cui si sta operando RICERCA DOCUMENTI PERLA FASCICOLAZIONE Ol C Doc O pred Doc in ADL Num protocollo Valore Singolo anno 2008 Data protocollo Valore Singolo Fal Oggetto test generico CERCA DOCUMENTI TOT 4 I seleziona 7 deseleziona tutti MSA REGISTRO OGGETTO TIPO Ed 31 10 2000 REGI test generico firma 21 10 2000 REGI1 test generico su firma REGI test generico 3 9 n n 22 19 2000 sirdon REGI test generico 3 9 oK CHIUDI Figura 170 Dettaglio funzione Inserisci documenti in fascicolo Visualizza documenti il tasto attivo quando nella pagina sono mostrati i dati della tipologia fascicolo
62. Figura 169 Cliccando su tale pulsante nella pagina di destra vengono mostrati se presenti i documenti contenuti nel fascicolo Per tornare alla visualizzazione dei campi associati alla tipologia fascicolo bisogna cliccare sul pulsante Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Titolario Attivo Classifica 4 6 Presenze e assenze pag 200 289 Inserisci Visualizza Importa Esporta Filtri A E sa Na Risultati ricerca nel fascicolo 5 documenti Dati fascicolo PD 07 MM amp a a g ori T ERE gt P B seleziona tutti Classifica LO 4 6 Codice 4 6 2010 7 DOC REGISTRO TIPO DOCUMENTO MITT DEST Nessuna nota visibile Data apertura 09 11 2010 Data chiusura GA Le 85269 i 12 11 2010 PAT pi mario rossi Tipo PROCEDIMENTALE Stato APERTO gt gt SS riunione Descrizione fascicolo mario rossi A Ie ep un F prova prova T gt gt 15 28 31 35240 caratteri disponibili 1979 EN a 30 10 2010 PAT prova protocollo mario rossi E E gt 17 17 26 Cartaceo A rd ch F Ga 30 10 2010 PAT prova mittente Collocaz fisica S 17 06 35 Data collocaz ua ds 85180 Fi w 25 10 2010 PAT prova doc mario rossi Tipologia fascicolo GE i vi 11 46 43 caratteri disponibili 2000 Sotto fascicoli Figura 171 Fascicolo Dettagli documenti La lista dei documenti contenuti nel fascicolo i
63. INFOTN_COLL 0000521 17 12 2008 17 12 2008 29 JPG D A prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 15 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG 0 A prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 15 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 T Tdi 0 ND prova 17 12 2008 10 18 20 350447 16 12 2008 82 JPG o A prova 17 12 2008 10 17 56 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 li DOC 0 A prova2 17 12 2008 10 17 52 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG 0 i2 Firma Figura 239 Documento da firmare Per firmare il file generale xml si procede come di seguito illustrato Si seleziona il pulsante firma e in automatico compare la schermata in Figura 239 dove si seleziona il certificato da utilizzare si seleziona il pulsante applica firma si inserisce il codice segreto in possesso dell utente Figura 240 e se corretto il sistema restituisce un messaggio di successo del processo di firma del file generale XML Figura 241 che com stato ampliamente spiegato restituisce un file P7M A questo punto il sistema in automatico effettua una richiesta di Marca temporale e se il processo avviene con successo istantaneamente viene creato il file TSR Nel caso in cui ci sia stato un insuccesso nel processo di apposizione della marca temporale allora lo stato dell istanza transita in Errore ed abilitato il pulsante Rigenera marca in rosso Figura 243 che consente effettuare nuovamente la richiesta e la successiva apposizione Copyr
64. L utente ha la possibilit di effettuare una ricerca sui fascicoli presenti in AdL in maniera del tutto analoga alla normale ricerca dei fascicoli alla quale si rimanda per la descrizione dell operativit 3 6 Ricerca campi comuni La funzione Ricerca Campi Comuni attivabile dalla voce di menu RICERCA gt Ric Campi Comuni consente di effettuare delle ricerche su documenti e fascicoli utilizzando i campi comuni definiti ed utilizzati nel sistema gt i p Ti ots n Ai Me x dll G JOCUMERL di la ONT oa sione 17 TA anii da EANTA ADL CEND amp Figura 179 Voce di menu Ricerca campi comuni Selezionando la voce Ric Campi Comuni viene aperta una nuova pagina di ricerca in cui sar possibile inserire come filtri i campi comuni rispettivamente di documenti e fascicoli visualizzati in due diverse Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 212 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Lu ina Ricerca x sezioni Impostando i criteri e cliccando sul pulsante nella parte destra della pagina verr mostrato l elenco dei documenti e dei fascicoli che soddisfano i criteri impostati DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 14 OTTOBRE 2010 12 52 72 dll gt gt Fascicolo Ricerca Campi Comuni Trovati 3 Fascicoli Documenti i Campi Comuni Documenti DATA DESCRIZIONE OGGETTO CODICE SEGNATURA CREAZIONE DETTAGLIO RIFERIMENTO a12 personale ausili
65. M 9 Nuovo _ Descrizione Ruoli V Esporta Esci Citt le gt Inserimento corrispondenti Finestra di dialogo pagina Importa Inserimento Corrispondente ELENCO Registro RF ELOTTE i mov Tipo Corrispondente UO Eee ess Codice rubrica Canale preferenziale Codice AMM Codice AOO Email Descrizione Indirizzo Cap Citta Provincia Localit Nazione Telefono princ Telefono sec Fax C F P IVA Note INSERISCI CHIUDI Figura 188 Inserimento di un corrispondente esterno dati necessari per l inserimento di un nuovo corrispondente variano a seconda che si voglia inserire una Unit Organizzativa un Ruolo o una Persona In Figura 188 mostrata la schermata per l inserimento di un nuovo corrispondente Alcuni campi sono obbligatori come e Codice rubrica sequenza di caratteri che identifica univocamente il corrispondente all interno dell Amministrazione Tale codice pu essere utilizzato per la selezione diretta del corrispondente in fase di creazione di un documento senza passare per la rubrica e Nome il nome del corrispondente campo presente solo per l inserimento di una Persona e Cognome il cognome del corrispondente campo presente solo per l inserimento di una Persona e Descrizione una descrizione estesa del corrispondente campo presente solo per UO e Ruolo e E mail indica l indirizzo e mail del corrispondente E obbligatorio se come Canale preferenziale st
66. M 8 EROI A PROTOCOLLO a LECAS LE MILE i VER del LO mi ib alli zz a NETTA librari PIPIGOIOE PMMNANNIISEZIA INIZI ZIONI Segnatura 07 07 2010 12 06 LL m PAT_COLL RP 1 1D320 2010 0 Mittente 084141 IOCC_1144 Protocollo mittente in data Data arrivo Lic e i nota visibile Nota di PR31591 Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT Tipologia documento v Risposta al protocollo Q F5 Fascicolazione Rapida Figura 31 Zoom del campo segnatura e Oggetto dato obbligatorio Riporta una breve descrizione del contenuto del documento che si sta protocollando il valore pu essere digitato liberamente dall utente oppure in caso di oggetti ricorrenti pu essere selezionato da una_ lista memorizzata denominata Oggettario che possibile raggiungere selezionando l icona Er Un esempio riportato Figura 44 vedi Paragrafo 2 7 1 3 1 Se si inserisce una descrizione occasionale possibile effettuare il controllo ortografico su quanto editato nel campo oggetto attraverso la selezione dell icona che apre la finestra di dialogo mostrata nella Figura 66 E possibile valorizzare il campo oggetto anche attraverso la semplice digitazione del codice associato all oggetto necessario collegato al Registro RF di interesse In tal caso dopo aver digitato il codice oggetto se si sposta il cursore in un altro campo del modulo l applicazione automaticamente valo
67. M u_u i Data arrivo Valore Singolo D_ _ i Col O chiave Note O Qualsiasi O Tutti O Ruolo ORF O personali caratteri disponibili 2000 Documenti in completamento L Con Immagine A Senza Immagine Con Fascicolazione A Senza Fascicolazione Trasmesse con Trasmesse senza Ragione Tutte w Segnatura di emergenza CE ei Data segn emergenza Valore Singolo fini Ca Evidenza O Si O No O Tutti Tipo file acquisito M C Firmati P7M C Non firmati Figura 159 Ricerca completa terza parte 3 1 2 4 Completamento Tale funzionalit pu essere vista come una ricerca rapida di documenti che mancano di alcune delle informazioni caratterizzanti campi utilizzabili per questo tipo di ricerca sono i seguenti e Tipo utilizzato per indicare se si vuole effettuare la ricerca tra i documenti in arrivo in partenza non protocollati predisposti Con A si indicano i documenti in arrivo con P i documenti in 9 nomi dei tipi documento configurabile mediante il tool di amministrazione pertanto i documenti in Arrivo possono anche essere indicati con Ingresso o Entrata i documenti in Uscita anche con Partenza Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 186 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 partenza con Non Prot i documenti non protocollati con Pred i documenti predisposti alla protocollazione La ricerca pu esser
68. Microsoft Excel Associa un titolo B Seleziona tutti CAMPO nA O Seleziona uno o pi campi Registro Tipo Codice Descrizione Data Apertura Data Chiusura Collocazione Fisica File Note Figura 167 Esporta risultati della ricerca e Trasmetti i fascicoli selezionati E consente di effettuare una trasmissione dei fascicoli selezionati Dopo aver scelto i fascicoli da trasmettere e aver cliccato sul pulsante corrispondente all azione massiva si apre una finestra per la creazione della trasmissione L utente potr utilizzare un modello di trasmissione oppure costruirsi la trasmissione nel modo classico selezionando la ragione di trasmissione i destinatari le note Trasmissione da modello scegliere il modello dal menu a tendina riportato in alto della pagina attendere che la richiesta venga elaborata durante l elaborazione compare una ruota che gira e poi cliccare sul pulsante Trasmetti Il sistema effettua le trasmissioni e ne riporta l esito nella sezione sottostante denominata Report Il risultato visualizzato pu essere esportato mediante il pulsante Esporta Report Trasmissione semplice la sezione che riporta i campi necessari per la costruzione della trasmissione Per i dettagli sui campi si rimanda al paragrafo 2 12 1 che descrive gli stessi campi anche se nel contesto dei documenti Cliccando sul pulsante Trasmetti il sistema effettua le trasmissioni
69. Rimuowi X Esporta NOTE GEN OGGETTO MITTENTE TRASM TRASM IL FASC Documentazione integrativa domanda 63 in seguito alla richiesta 15 02 2010 erre da utente utente CONOSCENZA r versie Lia Protocollista in ingresso Mario Rossi s r l EIE a na 78 Verbale riunione di avviamento 13 02 2010 14 02 2010 Protocollista in ingresso CONOSCENZA 13 02 2010 __ i Direzione Generale i 34 prova RF come DEST pai 20 01 2010 Responsabile Registro di COMPETENZA diari a protocollo Direzione Generale Direzione Generale firmi 34 prova RF come DEST 20 01 2010 Responsabile Registro di COMPETENZA e N A protocollo Direzione Generale Direzione Generale 1 Figura 15 Tasto Smista nell elenco cose da fare Selezionando l icona E corrispondente alla funzione Smista si apre una nuova finestra che presenta la pagina dedicata alle operazioni di smistamento in cui sono proposte l immagine e i dati caratteristici del primo documento presente nella lista delle Cose da fare La pagina suddivisa in due sezioni verticali nella parte destra sono presenti i dati fondamentali la lista dei ruoli i relativi utenti della propria Unit Organizzativa e di quella immediatamente sottostante Nella parte sinistra si visualizza l immagine del documento che si desidera smistare che visibile solo se si seleziona la casella che si trova nel pannello di destra L operazione termina solo quando l utente ha
70. ai soli ruoli appartenenti all RF Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 98 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo RF O Tutti RFD320 v Figura 74 Nota Nella creazione del documento e del fascicolo per inserire la nota necessario selezionare una delle tipologie riportate ed inserire la nota nel campo visualizzato nella Figura 74 Se si sceglie la tipologia RF vi anche la possibilit di selezionare le note da un elenco pre configurato In tal caso infatti compare un campo di testo mediante il quale ricercare le note disponibili da un elenco precedentemente alimentato come viene spiegato nel paragrafo 4 12 La ricerca avviene nel modo di seguito illustrato Digitando nel campo di testo alcuni caratteri della nota desiderata il sistema effettua la ricerca presentando i risultati da un men a tendina che comparir direttamente dal campo di testo Questa ricerca verr effettuata in modalit Contiene like lt testo gt La selezione di una frase dal menu a tendina provocher l inserimento di una nuova nota Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo O RF O Tutti RFD320 v perl pensioni 2010 pensioni 2011 2R E Risposta al protocollo ST gt Fascicolazione Rapida a J Figura 75 Scelta nota dallelenco In ognuno dei precedenti casi modific
71. assegnare da classificare oppure ducumenti privi di immagine Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Conservazione sostitutiva Contatore Diagramma di stato Documento non protocollato Documenti repertoriati Etichetta Fascicolazione pag 13 289 DocsPA 3 12 La conservazione sostitutiva una procedura legale informatica regolamentata dalla legge italiana in grado di garantire nel tempo la validit legale di un documento informatico Si intende per documento una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico delibera CNIPA 11 2004 La conservazione sostitutiva equipara sotto certe condizioni i documenti cartacei con quelli elettronici Conservare digitalmente significa pertanto sostituire i documenti cartacei che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare con l equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale Meccanismo di attribuzione di un numero progressivo ad una particolare tipologia di documenti fascicoli non soggetti a registrazione di protocollo Insieme o sequenza degli stati che una tipologia di documento o fascicolo pu assumere a partire da uno stato iniziale per arrivare ad uno o pi stati finali Un diagramma di stato identificato attraverso un nome Attraverso
72. che possono essere associati a pi tipologie documentali Al utente che crea i documenti la presenza di questi campi trasparente in quanto essi compariranno nel pannello con i campi di profilazione insieme agli altri campi associati al documento Nel paragrafo 2 7 1 1 vengono mostrate le tipologie di campo che possono essere associate ad una tipologia documentale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 52 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Documento del dipendente Tool di ORDINAMENTO TIPO CAMPO Co a amministrazione Corrispondente Matricola nome cognome campi comuni CasellaDiSelezione Ambito Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello f auecan SI NA TY E rngresso O uscita O tatano Privato O DONI A MR zi ERS ENT saagg k DOCUMENTO DEL DIPENDENTE Sega ags E DOCUMENTO DEL DIPENDENTE CC 14 10 2010 Matricola nome cognome O Oggetto IR Ambito IT l O Contenzioso caratteri disponibili 2000 l pisciplinare Cl Documenti Mittente gt E B 5 O Previdenza L L O Sanitaria Pteni FIORE 5 va gt RI O Stato giuridico ed economico O Stipendi Mezzo di spedizione v RICE REREREO RESPONSABILE Mittente intermedio gt A k Data ario i E3 Prot
73. codice identificativo del istanza cui si riferisce il supporto cliccando il quale si ha il dettaglio dell istanza stessa e id supporto codice identificativo del supporto Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 286 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 __Ricerca Supporti Ricerca Supporti Stato supporto F In produzione F Prodotto o In Verifica O Eliminato Coll fisica Id Istanza di conservazione Id Supporto O Ricerca aggregata Data scadenza marca DA Fa A a Pulisci campi DATA PROD DATA ULTIMA VER DATA ELIM NUMERO VER ESITO ULTIMA VER STATO COLLOCAZIONE FISICA NOTE ID ISTANZA ID SUPPORTO 05 12 2008 12 37 48 05 12 2008 12 37 48 o Riuscita Prodotto archivio ciao 308558 308500 15 12 2008 18 22 44 Riuscita Nuovo 310680 308642 registra dati supporto 09 12 2008 17 02 27 09 12 2008 17 02 27 0 Riuscita Prodotto dsfds dsfds 308580 308520 15 12 2008 18 19 57 Riuscita Nuovo 310656 308639 registra dati supporto 10 12 2008 17 14 27 Riuscita Nuovo 208512 308543 registra dati supporto 12345678210 Figura 260 Risultato ricerca supporti 8 7 Opzioni Gli utenti abilitati hanno accesso ad un area del modulo di conservazione dalla quale possibile eseguire alcune impostazioni grafiche In particolare possibile impostare il logo il colore del testo e dello sfondo da utilizzare nella testata delle
74. consolidati E inoltre possibile ricercare per data di consolidamento inserendo un singolo valore un intervallo di date oggi la settimana corrente il mese corrente E infine possibile ricercare per utente e ruolo che hanno effettuato il consolidamento e Ordinamento utilizzato per indicare il tipo di ordinamento La prima finestra di selezione mostra i campi sui quali effettuare l ordinamento data protocollazione creazione id documento oggetto tipo documento data annullamento autore numero protocollo La seconda finestra di selezione serve per indicare il tipo di ordinamento decrescente crescente Alternativamente la ricerca effettuabile in maniera rapida attraverso la selezione del men a tendina delle ricerche salvate descritte al paragrafo 3 1 2 2 1 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 188 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Tipo M ing Muse Mint Mnp predisp D an O Con Immagine O Senza Immagine Reset O Con fascicolazione O Senza fascicolazione Reset O Con Timestamp O Senza Timestamp Reset rrasmesse con C Mancanza trasmissione con Ricerche Salvate Ragione Numero protocollo Valore Singolo ini Data protocollo E Id documento Valore Singolo v Data Creazione Valore Singolo v enni Cal Figura 160 Ricerca completamento prima parte Copyright NTT DATA Italia Tutti i d
75. danneggiare il computer e l origine non considerata attendibile IT370 Q EESE sencasti 23 38 3 non aprire o salvare il fil Quali rischi si corrono ibizi ti Sha Esibizione RZ 21 23 55 AM Q isualizza supporti Total size 0 3 MegaByte OGGETTO CODICE FASC DATA INSERIMENTO ID SEGNATURA DATA KB TIPO FILE NUMERO ALLEGATI NP prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 14 350447 16 12 2008 82 JPG 0 A prova3 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 16 INPOTN_COLL 0000521 17 12 2008 17 12 2008 29 JPG o A prova2 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 15 FOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG O prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 15 NFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 11 DOC 0 NP prova 17 12 2008 10 18 20 350447 16 12 2008 82 JPG 0 A prova 17 12 2008 10 17 56 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 11 DOC 0 A prova2 17 12 2008 10 17 52 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 IPG 0 Download files jj Figura 245 Salvataggio cartella L istanza pertanto transita nello stato Firmata e in automatico viene abilitato il pulsante Visualizza supporti in verde in Figura 246 selezionando il quale compare il dettaglio di ogni supporto generato dettagli dei supporti generati riportano i seguenti campi Figura 246 e Data prod la data di produzione del supporto e Data ultima ver la data dell ultima verifica effettuata sul supporto e Data elim la data di eventuale eliminazione del supporto e Numero ver il
76. del documento allegato 2 10 3 Ricerca dei documenti allegati 2 11 VOS PROC EE 2 12 TFASMISSIONI snc nre i iii 2 12 1 Nuova trasmissione di un documento 2 12 2 Trasmissioni con l opzione nascondi versioni 2 12 3 Trasmissioni in risposta 2 12 4 Modelli e trasmissioni rapide 2 12 5 Notifica via Mall nanatin ia a Ai ai 2 13 Gestione del documento elettronico nn 2 13 1 Blocco ACQUISISCOT iii 2 13 2 Blocco VISUALIZZA 2 133 Blocco FIRMA 2 13 4 Blocco BLOCCA RILASCIA essscirserrresrresrrrerrresrreerrnenn 213 5 BIOCCO MODELLI lea 2 13 6 Converti documenti gi acquisiti in formato PDF 2 13 7 Timestamping dei documenti i 2 14 Protocollazione in ingresso semplificata 2 14 1 Protocollazione in INGresso 2 14 2 Smistamento ii Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati pag 3 289 DocsPA 3 12 M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 4 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 14 3 Ulteriori funzionalit i 153 2 15 Protocollazione in uscita semplificata iii 155 215 1 Protocolazione MUSCA siae EAE a ai AEE iE 155 2log SMISIAMEN Ole 158 2153 UNEHOFITUAZIONAMA u
77. delegato Organigramma B PAT Provincia Autonoma di Trento a GESTPAT Gestore prospetti statistici Provincia Autonoma di Trento i LETT_PAT Supervisore Provincia Autonoma di Trento EH Si D317 Dipartimento Affari Finanziari e Programmazione H i D318 Dipartimento Affari e Relazioni Istituzionali G a D320 Dipartimento Innovazione Ricerca e I C T i n D320RES Dirigente Generale Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT H a D320SEGP Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT i Hi E D320SEG Segreteria Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT i T D320COM Staff Amm vo Contabile Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT _ _ S f ar Data decorrenza 11 201 3 ra Intervallo gg 30 Data scadenza LS Ora 00 Conferma Figura 226 Modelli delega Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 257 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 4 12 Elenco note Selezionando la voce di men Gestione Elenco note si apre il pannello proposto in Figura 227 che consente di effettuare l inserimento la modifica e la cancellazione manuale delle note Solo i ruoli autorizzati con opportuno profilo funzionale possono accedere a tale pannello ed effettuare le operazioni suddette Tramite questa maschera anche possibile inserire note importandole da un foglio excel Per far questo necessario selezionare la voce
78. di Modifica e o di Cancellazione L icona presente in alto sulla parte destra della pagina consente di rendere i campi editabili e quindi di modificarli a meno del codice rubrica che non pu essere modificato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 220 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Dettagli Web Page Dialog DETTAGLI CORRISPONDENTE Registro Codice Amm I Codice ADO I E mail fest testit Canale pref mae O Cod rubrica TestRub Descrizione amministrazione di Test Rubrica Indirizzo C F P IVA Note Cancella Figura 185 Gestione rubrica pagina di dettaglio e di modifica cancellazione del corrispondente La rubrica presente nel sistema di protocollo informatico consente di ricercare sia i corrispondenti interni esterni ad una determinata Area Organizzativa Omogenea sia quelli esterni all Amministrazione corrente La ricerca pu essere effettuata utilizzando dei filtri che sono presenti nella parte alta della pagina come mostrato nella Figura 186 e dettagliato nel paragrafo 4 4 2 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 221 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Tipo Uffici M Rub comune Q OK 9 Pi Codice Utenti V mmi as Nuovo Descrizione Ruoli V Esporta Esci Citt Importa Figura 186 Rubrica dei corrispondenti L aspetto grafico della rubri
79. diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 265 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 ione Ricerca Supporti Ricerca Istanze di Conservazione Nuove O In lavorazione Fi Rifiutate DU Chiuse Data apertura DA Ca A Cal Tipo di conservazione Data invio DA Ca A a Numero istanza Pulisci campi Total size 0 3 MegaByte DATA INSERIMENTO ID SEGNATURA DATA KB TIPOFILE NUMERO ALLEGATI NP prova 2 17 12 2008 10 23 14 350447 16 12 2008 82 JPG 0 A prova3 M Se 17 12 2008 10 23 16 INFOTN_COLL 0000521 17 12 2008 17 12 2008 29 JPG 0 A prova2 3 17 12 2008 10 23 15 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG o A prova 1 17 12 2008 10 23 15 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 11 DOC 0 ND prova 17 12 2008 10 18 20 350447 16 12 2008 82 JPG 0 prova 17 12 2008 10 17 56 INFOTN_COLL 0000519 17 12 2008 17 12 2008 tt DOC o A prova2 17 12 2008 10 17 52 INFOTN_COLL 0000520 17 12 2008 17 12 2008 35 JPG o 12 Figura 233 Contenuto dell istanza Se ci sono documenti contenenti file con un formato non ammesso per la conservazione il sistema DOCSPA consente comunque all utente di inserirli in un istanza di conservazione In tal caso i documenti dell istanza di questo tipo vengono evidenziati con una riga per segnalare all operatore del centro servizi l anomalia Di norma l operatore che volesse applicare correttamente le policy di conservazione dovr rifiutare l
80. documento Le trasmissioni sono impostate dall Amministratore del sistema Quando l utente utilizza una trasmissione con diritti di sola lettura ad esempio Visione il documento inviato con tale ragione non modificabile dal destinatario nel senso che non possono essere variati i dati del protocollo n Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 127 289 inseriti allegati e o versioni impostati dal mittente Tale documento pu essere solo visionato ed eventualmente trasmesso dal destinatario con la stessa ragione con cui stato ricevuto Vi sono poi altre ragioni di trasmissione non selezionabili dall utente che il sistema genera in automatico in corrispondenza di operazioni ben specifiche Queste sono Interoperabilit questa ragione prevista solo nello scambio di documenti tra AOO di una stessa Amministrazione aventi registri differenti o tra Amministrazioni differenti Rifiuto questa ragione comparir nella lista delle Cose da fare dell utente che ha effettuato una trasmissione con workflow a cui ritornata la risposta da parte della persona ruolo amministrazione che non ha preso in carico il documento o il fascicolo Destinatari della Trasmissione in questa sezione possibile selezionare utenti ruoli UO RF a cui effettuare la trasmissione del documento fascicolo Tale selezione pu avvenire con due differenti modali
81. duplicazione la riproduzione e la validazione anche temporale dei documenti informatici Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 Trasparenza dell azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie 21 dicembre 2001 punto 3 Linee guida in materia di digitalizzazione dell amministrazione Circolare AIPA 21 giugno 2001 n 31 Art 7 comma 6 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 31 ottobre 2000 recante Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n 428 Requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili commercialmente Circolare AIPA 7 maggio 2001 n 28 Art 18 comma 2 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 Standard modalit di trasmissione formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 capo IV Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Testo A Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3
82. ed i ruoli che hanno visibilit sul Documento Fascicolo cos come mostrato nella Figura 71 In alto al centro la finestra di dialogo riporta l indicazione visibilit Documento Fascicolo Mostra una lista di Ruoli Utenti e per ciascuno riporta le seguenti informazioni e Ruolo Utente indica i ruoli e le utenze che hanno visibilit sul documento fascicolo e Diritti indica con che tipo di diritto il ruolo o l utente ha acquisito la visibilit e Dettagli ad ogni ruolo associata l icona che permette la visualizzazione nella parte bassa della finestra degli utenti presenti nel ruolo e Tipo Utente Ruolo e Rimuovi tale funzione visibile solo se l Amministratore DOCSPA ha abilitato il ruolo all utilizzo della funzionalit Laddove sia presente l icona I possibile pertanto cancellare la visibilit del ruolo utente associato Selezionando l icona in fondo alla finestra di dialogo compare un campo editabile in cui si pu inserire la motivazione della rimozione come visibile in Figura 72 selezionando il pulsante OK la rimozione effettiva con Annulla non accade nulla Per chiudere la finestra di dialogo della Visibilit selezionare il pulsante Chiudi Se sul documento fascicolo stata rimossa la visibilit viene visualizzata l icona EA Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 96 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ogni modifica apportata al documento fasc
83. elementi Smista Rimuowi X Esportal 1 ci i SO ci DI NOTIFICA CHIUSURA An M INSTANZA DI 9 Responsabile Registro di NOTIFICA CONS a Oopa ISTANZA DI CONSERVAZIONE NUMERO 320678 3 Q protocollo Direzione Generale AVVENUTA CON SUCCESSO Figura 251 Notifica di chiusura istanza di conservazione La notifica inviata in realt un documento grigio Figura 251 avente come file principale un PDF che contiene una lista dei documenti che sono stati fisicamente conservati sul supporto scelto dall utente Per visualizzare il file si preme il pulsante visualizza che restituisce una tabella contenete i documenti conservati con i relativi dati Vengono riportati il tipo l oggetto l id segnatura il codice fascicolo la data d inserimento e la dimensione in Byte il tutto visibile in Figura 251 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 pag 278 289 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI lt l Pagina iniziale PROFILO fl CLASSIFICA ALLEGATI VERSIONI TRASMISS NI 17 Aprile 2008 16 54 37 Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello WC APLCSLI TEC Data creazione Id documento 17 12 2008 16 49 350558 Dimen 3 158 Kb Firmato Cartaceo Oggetto ISTANZA DI CONSERVAZIONE NUMERO 320678 BJ Ga Parole chiave ag i Nessuna nota visibile PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO CLICCA SU
84. fascicoli possono essere create dagli utenti abilitati nei modi illustrati nei paragrafi successivi DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 25 Novembre 2008 11 40 2 I Pagina iniziale Figura 208 Area conservazione Premessa sulla conservazione sostitutiva L essenza di DOCSPA costituita dai documenti elettronici documenti che spesso sono rilevanti ai fini amministrativi e legali pertanto in DOCSPA una particolare attenzione dedicata alla loro corretta conservazione nel tempo Gli strumenti realizzati nell ambito DOCSPA sono indirizzati a coprire le seguenti due esigenze e Backup disaster recovery conservazione e Disporre di ulteriori copie informatiche dei documenti oltre a quelle gestite da DOCSPA indipendenti dalla tecnologia usata per produrre e gestire documenti e informazioni connesse al fine di meglio supportare i processi e le responsabilit di conservazione a lungo termine e Esibizione dei documenti e Essere in grado di produrre a richiesta delle copie autentiche su supporto rimuovibile di documenti e o fascicoli da poter esibire ed eventualmente consegnare ad un soggetto interessato E inoltre necessario ricordare che secondo la normativa vigente un documento potr assumere lo stato di documento conservato solo se adeguatamente collocato in sistema archivio Tale sistema archivio deve essere inteso sia come un sistema tecnologico sia come una struttura organizzativa dove esistano de
85. i MITTENTE paolo bellini DESTINATARI TRS RAG TRASM COMPETENZA OGGETTO lettera di assunzione MITT TRASM Citroni Michela Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT O 1 2 Note generali H B Note individuali 5 i Fascicolazione OCA Z Inserimento dati aggiuntivi smistamento Finestra di dia v IPARTENENZA COMP CC NOTIFICA NOTE a Note individuali e T C T DOCUMENTO NON VISUALIZZ Since T_T Winbovazione o i Tipo Uno _W oO nnovazionse Ricerca E O 3 Fi 3 Segreteria Dipartimento Innovazione Ricerca e E O al I S in materia di privacy sicurezza e supporto m u O O dipartimentale Innovazione O O o D o Ricerca F Visual doc O Mantieni selezione Figura 19 Inserimento dati aggiuntivi alla trasmissione Di seguito sono descritti brevemente il funzionamento delle caselle e dei pulsanti presenti nel panello dello smistamento e Visualizza documento se selezionata propone nel pannello di sinistra l immagine e gli eventuali documenti elettronici associati come mostrato Figura 20 La descrizione di tale funzionalit riportata al paragrafo 2 13 2 1 Allo scopo di ottenere una miglior risoluzione dello schermo possibile spostare destra sinistra la linea di separazione dell area dedicata alla visualizzazione dei documenti dall area per eseguire lo smistamento per meglio adattarsi alla situazione risoluzione dello schermo tipo di
86. il fascicolo selezionato nell area di lavoro permette di stampare le etichette del fascicolo permette di chiudere e riaprire un fascicolo procedimentale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 197 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e R8 mostra i ruoli utenti che hanno la visibilit sul fascicolo selezionato Nella scheda del fascicolo sono inoltre presentati i dati di dettaglio del fascicolo la classifica il codice la data apertura la data chiusura il tipo di fascicolo lo stato attuale se aperto o chiuso la descrizione le note la collocazione fisica la data della collocazione La sezione per la gestione dei sottofascicoli consente e attraverso la selezione del icona A la ricerca dei sottofascicoli contenuti nel fascicolo attraverso l inserimento della loro descrizione o una parte di essa e la selezione della lentina della ricerca cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 3 e la visualizzazione della struttura dei sotto fascicoli contenuti nel fascicolo scelto Ricerca Fascicoli Web Page Dialog X Sotto FascicoliDescrizione pm Q g ga 4 2008 2 2 2 C Ad Personam TA Fabbrica i PM G UnaTantum RISULTATO DELLA RICERCA x Descrizione 4 2008 2 2 2 PM ok CHIUDI Figura 168 Ricerca sotto fascicoli Infine sulla pulsantiera posta in basso alla finestra sono disponibili i seguenti comandi e Modifica consente di modif
87. in cui siano stati definiti dei modelli di trasmissione rapida Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 158 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Tipologia documento in cui l utente pu scegliere una tipologia da indicare Una volta scelta la tipologia nella sezione destra della pagina si visualizza il pannello con i campi della profilazione dinamica del documento L utente amministratore in fase di costruzione della tipologia documento o successivamente pu associare ad un ruolo specifico la visualizzazione e l utilizzo di una determinata tipologia per cui le informazioni relative alla tipologia documento sono visibili solo agli utenti abilitati L utente inserisce i dati in base alle impostazioni predefinite dall amministratore Se tra i dati della tipologia ci sono dei contatori con attivazione manuale all atto della creazione compare una casella selezionabile denominata Attiva utilizzando la quale l utente pu determinare l istante d inizio del funzionamento del contatore Per i dettagli sui campi delle tipologie documento si rimanda al paragrafo 2 7 1 1 Se alla tipologia scelta associato un diagramma di stato nella sezione profilo in automatico si visualizza il campo Stato e si popola cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 al capoverso Stato e Note consente l inserimento di note con la possibilit di renderle visibili solo all utente proprietario
88. istanza come in Figura 213 oppure eliminare l istanza selezionando l icona Finestra di dialogo pagina Web Lista Istanze di Conservazione ID ISTANZA STATO TIPO SUPPORTO NOTE DESCRIZIONE DATA APERTURA DATA INVIO DATA CONSERVAZIONE TIPO CONS 6762 Nuova 25 11 2008 11 20 49 Qq Figura 212 Lista istanze di conservazione La finestra con i dettagli dell istanza presenta la lista con i documenti fascicoli da conservare con i relativi dettagli che nel caso di istanza contenente documenti sono e Tipo documento A Protocollo in Ingresso P Protocollo in Uscita NP Documento non protocollato e Oggetto breve descrizione del documento e Codice fascicolo codice del fascicolo in cui inserito il documento e Data di inserimento la data dell inserimento del documento nell istanza e D Segnatura Data lid nel caso di un documento grigio o la segnatura nel caso di un documento protocollato e la relativa data e Size byte la dimensione de documento e Elimina selezionando l icona consente di eliminare il documento dall istanza Sono presenti una serie di campi alcuni dei quali obbligatori e Inserisci descrizione necessario inserire una descrizione dell istanza e Seleziona supporto necessario selezionare da menu a tendina il supporto Figura 214 e altri facoltativi e Inserisci note possibile inserire delle note e Tipologia conservazione da menu a tendina possibile sceg
89. l accesso alla scheda del documento e visualizzare il documento elettronico attraverso la selezione dell icona corrispondente al tipo di file per esempio E Il sistema infatti propone l icona nel caso in cui il documento in questione 0 eventuali allegati sia dotato di un file acquisito Se il campo vuoto il documento non ha alcun file associato Il funzionamento del visualizzatore descritto nel paragrafo 2 13 2 1 e inserire il documento nell area di lavoro selezionando l icona 3 L operazione che prevede invece l eliminazione dall area di lavoro di oggetti in essa inseriti si attiva utilizzando l icona e inserire il documento in una istanza di conservazione selezionando l icona Il primo documento inserito nell area conservazione crea un istanza di conservazione successivi verranno automaticamente inseriti nell istanza creata dal primo documento 3 1 1 1 Azioni massive In alto nella pagina dei risultati sono presenti le icone per eseguire delle azioni sui documenti risultanti dalla ricerca o su una parte di essi azioni massive Ricerca documenti 217 documenti a a Ri fAO0ARR x a EN 9 E Uselezionatutti Figura 142 Azioni massive In particolare In una sezione posta pi in basso si trovano le icone che consentono di effettuare le operazioni sui documenti selezionati La selezione pu avvenire mettendo un segno di spunta accanto alla voce Seleziona tutto oppure scegliendo i singoli documenti util
90. l anagrafica interna come descritto per l inserimento del corrispondente al paragrafo 2 7 1 3 2 e Destinatari con una Rubrica richiamata tramite l icona per la selezione del destinatario che propone l anagrafica Tutti le modalit d inserimento del corrispondente sono descritte nel paragrafo 2 7 2 l icona per inserire codici inseriti manualmente dall utente e l icona I per eliminare le utenze non necessarie dopo averle selezionate e Destinatari CC con una rubrica richiamata tramite l icona per la selezione del destinatario che propone l anagrafica Tutti le modalit d inserimento del corrispondente sono descritte nel paragrafo 2 7 2 l icona per inserire codici inseriti manualmente dall utente e l icona I per eliminare le utenze non necessarie dopo averle selezionate e Fascicolazione rapida possibile effettuare la fascicolazione rapida attraverso la digitazione del codice del fascicolo o del sottofascicolo se conosciuto oppure selezionando l icona che permette di scegliere cos come descritto dal paragrafo 2 8 1 3 il fascicolo sotto fascicolo desiderato Il documento contestualmente alla creazione del protocollo in uscita verr anche direttamente classificato Se accanto alla dicitura fascicolazione rapida vi un asterisco questa obbligatoria e Trasmissione rapida possibile effettuare la trasmissione del documento per il quale si sta eseguendo la registrazione di protocollo nel caso
91. mooo Destnatari CC La A i Nessuna nota visibile a s007 Servizio per il Personale z C Personale Ruolo RF O Tutti Tipologia documento t________0_ _ _ _ _ _ _ _ y6y gt i o Figura 56 Protocollo in uscita prima parte Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 80 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 FROTOCOLLO 5007 Servizio per il Personale SS Destinatario a gt de E i Destinatari E A i Destinatari CC LA E A Mi z Nessuna nota visibile E Personale Ruolo C RF G Tutti Tipologia documento Fascicolazione Rapida Trasmissione Rapida z Figura 57 Protocollo in uscita seconda parte 2 7 2 1 Documenti di risposta 2 7 2 1 1 Creazione di un protocollo in risposta ad un documento protocollato in uscita Questa funzione consente di creare una o pi risposte ad un documento protocollato in uscita La funzionalit accessibile a partire dalla scheda del documento protocollato in uscita mediante l icona presente nell area Risposta al protocollo Figura 50 cliccando su tale pulsante viene predisposto un protocollo in ingresso L utente pu modificare autonomamente la tipologia del documento di risposta La risposta ad un documento in uscita potr pertanto essere 1 un documento in ingresso o predisposto in ingresso la cui scheda sar automaticamente popolata nel modo seguente e ll
92. mostrato solamente al momento della creazione del documento E anche possibile creare un fascicolo direttamente da questa sezione dove presente se attivata la funzionalit un ulteriore pulsante che consente di aprire la finestra per la creazione di un nuovo fascicolo L utente pertanto digita il codice del nodo di titolario nel campo presente nella sezione fascicolazione rapida ed il fascicolo verr creato sotto questo nodo Trasmissione rapida un men a tendina che contiene una serie di modelli di trasmissione vedi paragrafo 2 12 4 Selezionando un modello al momento della creazione del documento grigio il documento verr anche trasmesso secondo le modalit previste dal modello selezionato Tale campo mostrato solamente al momento della creazione del documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 93 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Dopo aver effettuato il salvataggio possibile associare un file che rappresenta l immagine del documento Non si pu modificare la tipologia del documento una volta che sia stata selezionata la prima volta E invece possibile cambiarne lo stato nel men a tendina il sistema mostra il valore dello stato corrente e di seguito il possibile valore definito come stato successivo per lo stato corrente Ogni modifica effettuata nel campo stato viene tracciata nel sistema ed visualizzabile in qualsiasi momento
93. nella casella di posta elettronica certificata del destinatario rilasciata una ricevuta di avvenuta consegna per ogni destinatario al quale il messaggio consegnato La ricevuta di avvenuta consegna firmata con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del destinatario AI momento della spedizione il mittente pu scegliere fra tre tipi di ricevuta breve completa o sintetica e completa contiene in allegato il Messaggio Originale e i Dati di Certificazione daticert xml del gestore certificato del destinatario e breve contiene in allegato i Dati di Certificazione del gestore certificato del destinatario ed il testo del Messaggio Originale Eventuali file allegati risulteranno sintetizzati nei rispettivi Hash e Sintetica contiene in allegato soltanto i Dati di Certificazione del gestore certificato del destinatario del messaggio Nel caso in cui il gestore di posta elettronica certificata sia impossibilitato a consegnare il messaggio nella casella di posta elettronica certificata del destinatario il sistema emette un avviso di mancata consegna per indicare l anomalia al mittente del messaggio originale Insieme di attributi che caratterizzano una trasmissione e che ne influenzano la gestione DOCSPA consente di definire liberamente le ragioni di trasmissione attraverso l applicazione di amministrazione Il Registro di protocollo la fonte conoscitiva del giorno di arrivo o di spedizione di un dato docum
94. nnn nnn 2010 i gt 0035257 Figura 143 Firma massiva e Fascicola i documenti selezionati permette di classificare fascicolare i documenti selezionati nel fascicolo scelto Cliccando sul pulsante compare una finestra di dialogo per la scelta del fascicolo generale o procedimentale in cui inserire i documenti selezionati L operazione viene avviata mediante il pulsante Fascicola Alla fine viene mostrato l esito dell operazione e l elenco dei documenti fascicolati Tale risultato come tutte le altre operazioni massive pu essere esportato in formato paf Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 167 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca documenti 217 documenti e a A e CI DE H e C Seleziona tutto 1 E 23 n 3 7 sE Ha A ddd ddd w 35302 O wi 23 11 2010 PAT A hhhh mmmm prova gt Fascicolazione Massiva Finestra di dialogo pa x consolidato mitt massive p FHF amttttttato L di rai NP oggetto cec d cena PAT A prova st fin 2 pippo 22 11 2010 Figura 144 Fascicolazione massiva e Trasmetti i documenti selezionati consente di effettuare una trasmissione dei documenti selezionati Dopo aver scelto i documenti da trasmettere e aver cliccato sul pulsante corrispondente all azione massiva si apre una finestra per la creazione della trasmissione L utente potr utilizzare un modello di trasmissione oppure costruirs
95. o crescente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 175 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 A Personalizza Griglia Finestra di dialogo pagina Web ui Tipologia Aggiungi Riti inserita Tipologia RENIAS Destinatari Nascosto Propriet Segnatura DOC Nascosto Propriet Data Nascosto Propriet Esito pubblicazione Nascosto Propriet Data annullamento Nascosto Propriet Num Prot Nascosto Propriet Autore Nascosto Propriet Data archiviazione Nascosto Propriet Personale Nascosto Propriet Privato Nascosto Propriet Testo Wisualizzato Propriet Contatore Visualizzato Propriet Selezione Multipla Visualizzato Propriet i i Ordina per Selezione Multipla 7 II Descrescente zl Tipo Oggetto ETNIE Testo possibilta di ordinare Contatore per campi profilati i resi visibili nelle griglie Figura 153 Ricerche personalizzate 3 1 1 2 1 Descrizione della pagina di personalizzazione delle ricerche Nella pagina presente una sezione contenente l elenco dei campi che possibile visualizzare nella griglia dei risultati Accanto a ciascun campo presente il pulsante Propriet che una volta cliccato apre una sezione in basso alla pagina dalla quale possibile impostare le propriet del campo L utente pu scegliere Q icampida visualizzare U l ordine di visual
96. o no La funzionalit accessibile a partire dalla scheda del documento in uscita in fase di protocollazione mediante l icona S presente nell area Risposta al protocollo Figura 50 tale selezione consente l apertura di una finestra di dialogo Figura 51 per individuare attraverso dei filtri di ricerca il documento cui il documento in uscita costituir una risposta Per default la tipologia selezionata ingresso In questo caso e ll Destinatario coincide con il Mittente del protocollo in ingresso a cui si sta rispondendo 73 e L Oggetto coincide con l Oggetto del protocollo in uscita a cui si sta rispondendo Destinatario e Oggetto sono modificabili prima della conferma della registrazione Per le altre tipologie di documento quello che viene ereditato solo il valore dell Oggetto Se si compilano i campi del protocollo prima di scegliere il documento a cui rispondere vengono effettuati dei controlli di coerenza sui valori dei campi oggetto e mittente destinatario se si seleziona la tipologia ingresso La modalit di funzionamento analoga a quella relativa ai protocolli in ingresso e dettagliata nel paragrafo 2 7 1 5 3 Una volta confermata la selezione di un documento e Viene popolato il campo Risposta al protocollo del documento in uscita con la segnatura o lid documento del protocollo o del documento non protocollato a cui si sta rispondendo
97. o un RF Nel primo caso possibile effettuare il conteggio anche sui fascicoli creati dalle UO sottoposte selezionando la voce sottoposti Data creazione pu essere indicato un giorno o un intervallo di date e rappresenta la data di creazione dei fascicoli procedimentali Data chiusura pu essere indicato un giorno o un intervallo di date e rappresenta la data di chiusura dei fascicoli Titolario possono essere considerati i fascicoli presenti su tutti i titolari dell amministrazione oppure di uno specifico titolario attivo o storicizzato Questo report pu essere effettuato solo dai ruoli abilitati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 218 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 31 Luglio 2008 20 39 24 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO a gt gt Documento PROSPETTI RIEPILOGATIXWI Dili of RI O Report annuale sui documenti C Report annuale sui documenti per sede C Report annuale sui documenti protocollati per Unit Organizzativa C Report sui documenti classificati C Report annuale sui documenti trasmessi ad altre amministrazioni Rapporto annuale sui documenti Report annuale sui fascicoli C Report annuale sui fascicoli per voce di titolario e I qu ma n nm o Ante poss ame se l sel lee 2 Fal wl ima C Tempi medi di lavorazione fascicoli Amministrazione Amministrazione 1 Registro
98. obbligatorio Rappresenta una breve descrizione del documento che si sta protocollando Pu essere una descrizione occasionale quindi scritta liberamente dall utente Oppure aa un valore selezionato da una lista memorizzata che possibile raggiungere selezionando icona F Se si inserisce una descrizione occasionale possibile effettuare il controllo ortografico su wae editato nel campo oggetto attraverso la selezione del pulsante v che apre la finestra di dialogo mostrata nella Figura 66 Inoltre possibile valorizzare il campo oggetto anche attraverso la digitazione del codice associato all oggetto necessario collegato al Registro RF di interesse In tal caso dopo aver digitato il codice oggetto se si sposta il cursore in un altro campo qualsiasi del modulo l applicazione automaticamente valorizza il campo di testo posto a fianco con la descrizione associata al codice digitato prelevandoli dall oggettario Se l oggetto che si Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 76 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 vuole inserire non presente nell oggettario possibile inserirlo accedendo alla maschera dell oggettario premendo l icona EPA digitando codice e descrizione nel campo oggetto e premendo il pulsante inserisci Quando nel campo oggetto viene digitato un testo molto lungo per leggere interamente quanto in esso contenuto basta selezionare l icona EJ E inoltre
99. pagine dell applicazione Conservazione Microsoft Internet Explorer e m CONSERVA AZIO N Segreteria Dip Ricerca Conservazione TN OPZIONI Gestione Grafica Sfogia Logo width 455 height 38 Testo di Prova w 255 verde 255 Blu 255 Sfoglia Modifica Sfondo Colore del testo e sfondo Rosso Figura 261 Opzioni Gestione grafica Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 287 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 9 LEGENDA DELLE ICONE In questo capitolo viene riportata una sintetica descrizione delle icone utilizzate nel prodotto DOCSPA DESCRIZIONE AZIONE Seleziona un oggetto Visualizza il pannello dell oggettario per la selezione di un dall oggettario oggetto per la creazione di un nuovo documento o protocollo g Stampa Segnatura A4 Stampa su un foglio A4 la segnatura del documento la posizione e le coordinate sono scelte dall utente Descrizione campo Consente di visualizzare per intero il testo contenuto nel dell oggetto campo oggetto Modifica Consente di modificare i dati visualizzati del documento e o fascicolo Mostra la storia delle modifiche effettuate su un oggetto ku Seleziona Visualizza il pannello della rubrica per la selezione di un mittente destinatario nella mittente o destinatario La ricerca pu essere effettuata rubrica per utente interno esterno o
100. poter eseguire l esportazione dell elenco nei seguenti formati 1 Abobe Acrobat 2 Microsoft Excel Selezionando la suddetta icona viene visualizzata una finestra di dialogo Figura 25 Esporta che consente di selezionare il formato desiderato di esportazione dei dati e di associare non Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 41 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 obbligatoriamente un titolo o una descrizione al file che verr generato In particolare per quanto riguarda il file Microsoft Excel possibile selezionare e quindi visualizzare solo i campi di interesse I oocumenti RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI SCELTA RUOLO Archivista di deposito Direzione STRUTTURA Informatica Trentina gt pitre En it infotn_co Seleziona il formato COSE DA FARE Aggiorna __Filtro Adobe Acrobat E O Microsoft Excel Associa un titolo Elenco trasmissioni Trovati 4 elementi TRASM IL RUOLO TRASH Seleziona uno o pi campi Giallo Mario 15 02 2010 Delegato da utente utente Protocollista in ingresso Data Trasm utente utente Documento Trasmesso 14 02 2010 Protocollista in ingresso Mittenti Rossi Michela 20 01 2010 Responsabile Registro di protocollo Di Direzione Generale Destinatari Rossi Michela 20 01 2010 Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale http test pitre tn itfinfotn_co
101. privacy sicurezza e supporto dipartimentale O Q 1 2 Q Ej l i Girella Stefano COMPETENZA Ss I Innovazione Note generali 3 i Segreteria Gruppo Innovazione COMPETENZA Sco x a Note individuali I Gleria Francesca i Pretto Francesca Ricerca 3 a IF Fascicolazione E F Responsabile Ricerca A Anderle Mariano COMPETENZA E Componente pea Trasmissione rapida m w ee Liuti Nadia COMPETENZA Lee COMPETENZA UNIT ORGANIZZATIVA DI APPARTENENZA COMP CC NOTIFICA NOTE amp Ricerca i Responsabile Ricerca O O Componente Ricerca E O iniit H r O O d rsitibazio O amp O Visual doc Fi Mantieni selezione Figura 23 Dettaglio selezioni Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 40 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 5 4 Rimuovi Per i documenti ed i fascicoli si visualizza in alto a destra il termine Rimuovi associato all icona x Tale funzione permette di poter eseguire la rimozione delle trasmissioni antecedenti una certa data Prima di selezionare l icona l utente deve pertanto e eventualmente modificare la data proposta automaticamente dal sistema e togliere o lasciare la selezione della casella che indica al utente il mantenimento delle trasmissioni che richiedono accettazione A questo punto dopo aver effettuato le dovute scelte si seleziona l icona x Rimuovi e le trasmission
102. protocollare in uscita sono i seguenti e Segnatura la stringa di segnatura viene impostata automaticamente dal sistema in base a regole prefissate ed costituita da diversi parametri configurabili mediante l applicazione di amministrazione come il numero di protocollo data e anno di protocollazione che coincide con la data di ultima apertura del registro codice del registro codice dell amministrazione A questo campo sono associate le seguenti icone O amp consente di stampare la segnatura tramite una stampante di etichette O Sp permette dopo la protocollazione del documento di stampare su un foglio A4 bianco la segnatura del protocollo effettuato secondo le coordinate impostate dall utente oppure di stampare il timbro sempre su A4 bianco cos come mostrato nella Figura 30 o 3 permette dopo la protocollazione del documento di stampare la ricevuta di protocollo in formato Word rispetto ad un modello pre impostato dall Amministratore di sistema per ogni registro Se diversamente configurato il sistema consente di stampare la ricevuta in formato pdf In tal caso il modello da impostare dal tool di amministrazione dovr essere in formato paf o B permette di spedire la ricevuta di ritorno al mittente di un documento trasmesso per interoperabilit Quando il puntatore del mouse passa sul campo segnatura viene attivato lo zoom che consente di ingrandire le dimensioni del campo rendendolo pi leggibile e Oggetto dato
103. riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 179 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Rendi disponibile per assegnare il criterio di ricerca solo all utente creatore proposto in automatico dal sistema oppure all intero ruolo di appartenenza dell utente ruolo attualmente in uso In questo secondo caso anche gli eventuali altri utenti appartenenti al medesimo ruolo possono utilizzare il criterio salvato dall utente Dopo aver scelto i dati con cui si desidera salvare il criterio di ricerca si seleziona il pulsante inserisci f L applicativo visualizza una finestra di dialogo che comunica che i criteri di ricerca sono stati salvati con successo Nel caso in cui non si voglia pi salvare il criterio in esame sufficiente selezionare il pulsante Chiudi e il sistema non salver nessun criterio di ricerca Salvataggio della ricerca Titolo Rendi disponibile solo a me stesso CAP P Oa tutto il ruolo Responsabile Direzione 1 Figura 156 Creazione ricerche salvate 3 1 2 2 3 Cancellazione criterio di ricerca A partire da una delle pagine di ricerca documenti estesa completa completamento utilizzando il menu a tendina l utente seleziona in sequenza il criterio di ricerca che desidera eliminare e seleziona poi l icona i immediatamente alla destra Ogni utente pu rimuovere sia i criteri che hanno validit per l utente stesso sia quelli che hanno validit per l intero ruolo in questo cas
104. sia la descrizione del nuovo allegato sia il numero di pagine che lo compongono DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 31 Ottobre 2008 11 36 28 Il gt gt Ricerca documenti aLLegaTi NN RE10 Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello PROFILO FROTOCOLLO CLASSIFICA N Prot 111 Data 31 10 2008 11 35 ID 6039 ro Tr SN HE ne 0000111 31 10 2008 REG1 A B p EN key DI ES Yis Oggetto test ALLEGATI NON TROVATI DOCUMENTO NON ACQUISITO Nuovo Modifica JADE Scambia Rimuovi Figura 92 Sezione allegati A gestioneAllegato Microsoft Internet Explorer Inserimento allegato Descrizione Humero pagine DK CHIUDI Figura 93 Inserimento di un nuovo allegato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 116 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 31 Ottobre 2008 12 05 46 dl gt gt Allegato PROFILO j CLASSIFICA T ERSI i TRASMIS aMi Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello N Prot Data 31 10 2008 11 58 C frfa z N N Lea By X5 a i eag 4 a YI K x x Segr B PARI IS cate in Privato Vis Ra Oggetto TEST NUM CODICE DESCRIZIONE PED ADI test allegato s e E i DOCUMENTO NON ACQUISITO Nuovo Modifica ADL Scambia Rimuovi Figura 94 Visualizzazione allegati L elenco degli alleg
105. spedizione Il pulsante Spedisci viene rinominato Rispedisci se sono state effettuate le operazioni automatiche di trasmissione e spedizione indicando cos che il documento gi stato trasmesso e o spedito L esecuzione del comando rispedisci apre una finestra che elenca raggruppandoli per tipologia i destinatari esterni interoperanti i destinatari esterni per conoscenza interoperanti e i destinatari interni a cui stato trasmesso il documento automaticamente L elenco riporter per ogni elemento il nome del destinatario la data e lora della trasmissione spedizione e una casella di selezione Nel caso di primo utilizzo della funzione Spedisci tutti i destinatari saranno selezionati per default ma sar possibile eseguire la trasmissione spedizione solo verso alcuni di essi lasciando selezionati solo quelli di interesse Sar anche possibile rimediare ad eventuali errori di protocollazione in cui non sono stati specificati i destinatari l utente autorizzato a modificare la registrazione di protocollo potr inserire i destinatari Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 85 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 mancanti e ri eseguire la spedizione selezionando solo questi ultimi Nel caso di destinatari interoperanti sar inoltre possibile rispedire il documento a quei destinatari che per problemi sul sistema di posta elettronica non hanno ricevuto il documento spedito in sede di regi
106. tendina delle ricerche salvate descritte al paragrafo 3 1 2 2 1 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Ricerche Salvate Numero protocollo Valore Singolo i Data protocollo Valore Singolo Data Scadenza Valore Singolo W Id documento Valore Singolo Data creazione Valore Singolo M Data Stampa Valore Singolo caratteri disponibili 2000 Mittente Destinatario V Ricerca storicizzati Mezzo di spedizione jm T m Da F Conservato F Mai Conservato Figura 157 Ricerca completa prima parte Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati pag 183 289 DocsPA 3 12 M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 184 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Proprietario O uo Ruolo O Persona Stato del documento O Annullato O Non Annullato Tutti Archivio deposito O Corrente O In Deposito Tutti Segnatura Tipologia documento Mittente intermedio Protocollo mittente Data prot mittente Valore Singolo Data arrivo Valore Singolo Parole chiave ag Note O Qualsiasi O Tutti O Ruolo ORF O personali Figura 158 Ricerca completa seconda parte Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 185 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 f veroce estesa comriera comeuer ro sramre nec Valore Singolo
107. tipologia la pagina mostra l elenco dei documenti contenuti eventualmente nel fascicolo Nella parte superiore della pagina di destra sono presenti una serie di pulsanti che servono ad effettuare delle operazioni sul fascicolo Di seguito la descrizione di tali pulsanti Inserisci documento Visualizza elenco documenti Importa documenti Esporta documenti Filtra documenti Elimina filtri Inserisci documento il tasto attivo quando vengono visualizzati i documenti presenti nel fascicolo Selezionando tale pulsante viene visualizzato il pannello mostrato nell immagine qui di seguito in cui possibile cercare o Documenti protocollati utilizzando come possibili criteri di ricerca il Numero Protocollo esatto o un determinato intervallo di numeri protocollo anno di protocollazione dei Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 199 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 documenti ricercati la Data del protocollo esatta o l intervallo di data in cui si ritiene vi sia il documento o Documenti non protocollati utilizzando come possibili criteri di ricerca l Identificativo Documento esatto o un determinato intervallo di numeri identificativi di documento la Data di creazione esatta o l intervallo di data in cui si ritiene sia stato creato il documento o Documenti Predisposti utilizzando come possibili criteri di ricerca l Identificativo
108. trasmissione oppure utilizzarli direttamente per la nuova trasmissione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 129 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUM ENTI RI CERCA CT GE STIONE E OPZIONI ia AIUTO Gas ESCI di Era Lu glio 200 8 2 0 29 mE gt gt Documento Ruolo Protocollista Ufficio Protocollo 1 NUOVA TRASMISSIONE TSE e q r DESTINATARIORAGIONE fino Noe paas J Segretario NUOVA TRASMISSIONE RELATIVA AL DOCUMENTO Ufficio COMPETENZA Tutti 5 Protocollo 1 Segnatura ut utg 31 07 2008 0000067 31 07 2008 REGI A Oggetto Prot ingr sempl nr 2 Notifica V Notifica V Notifica IT ut9 ut9 ut ut Mittente trasmissione Ruolo Protocollista Ufficio Protocollo 1 Utente futa ut4 Cedi i diritti IM Ragione COMPETENZA i Destinatari per codice p D e Descrizione Invia trasmissioni per competenza nella funzionalit di smistamento Note generali caratteri disponibili 250 Modelli Salva Mod Salva Trasmetti Figura 104 Notifica di una trasmissione a ruolo nel caso di una trasmissione di un documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 130 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONE AIUTO r w gt gt Ricteca documenti CO parssrica mcumgari E demaGLIO LezionaT
109. trasmissione vera e propria La scelta di un modello di trasmissione in questo caso avviene mediante il pulsante Modeni che mostra una finestra di dialogo contenente i modelli a disposizione dell utente Figura 110 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Web Page Dialog Modelli di trasmissione TEMPLATE NON TROVATI MODELLO Inoltro Amministrazione 1 Approvazione Amministrazione 1 Figura 110 Elenco Modelli di trasmissione 2 12 5 Notifica via mail pag 134 289 DocsPA 3 12 Nel caso in cui l utente decida di ricevere una notifica via mail sulla casella di posta personale delle trasmissioni ricevute in DOCSPA tale mail contiene sia il link alla scheda del documento che quello che conduce direttamente al visualizzatore esterno se al documento associata un immagine Outlook Web Acces Posta in arrivo Messaggi v Bce O a fioo l Xa aA H Guida E erre E a tc Pi CRE Ferro R problemi lun 01 Elementi ER a 25 di 208 K lt bH ID Disconnetti Trasmissione documento Certificato medico di sana e robusta costituzione Rossi DUUUROUDUUUU c CTTO i POOO co E 1 1 A cono Savin probia aia lun 01 4 A M S4 Contatti Mass Regione Tre dom 3 5 f Cc g Diario Mass RE present dom 3 6 k Note lucia5 dom Ss 2 E Pitre lucia5 Re present dom 3 6
110. tutti e per Unit Organizzativa ruolo o nominativo Dettagli Visualizza i dettagli di un oggetto Seleziona documenti Consente di selezionare un documento o un fascicolo tra protocollati da area di lavoro quelli precedentemente inseriti nell Area di Lavoro Mostra visibilit Mostra l elenco dei ruoli che hanno visibilit sul documento DE E ab Seleziona parola chiave Visualizza il pannello delle parole chiave inserite nella base dati utilizzate nei documenti Aggiungi Aggiunge un oggetto mittente destinatario parola chiave etc in una lista rubrica oggettario etc x Cancella Toglie un oggetto mittente destinatario parola chiave etc da una lista rubrica oggettario etc Inserisci tra i destinatari per Sposta i nominativi selezionati dalla casella destinatari alla conoscenza casella dei destinatari per conoscenza Inserisci tra i destinatari Sposta i nominativi selezionati dalla casella dei destinatari per conoscenza alla casella dei destinatari Ricerca un oggetto nella base dati Acquisisci Acquisisce da scanner un documento cartaceo o un file elettronico A Titolario Visualizza il pannello del titolario di classificazione Gi Inserisci documento fascicolo Inserisce il documento fascicolo selezionato nell Area di in Area di Lavoro Lavoro Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 288 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 cona DE
111. versione creata PDF Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 pag 136 289 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI Pagina iniziale 24 Novembre 2008 15 27 34 Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello N Prot Data 20 11 2008 10 02 1D 326038 A m RY E Mq Segn A AA N Privato Vis RA Tipo Dimen 95 458 Kb Firmato Cartaceo Oggetto prova a o Documento convertito in pdf lato 24 11 2008 server 20 11 2008 1 PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO CLICCA SU VISUALIZZA Nuovo ADL Modifica Rimuovi Figura 113 Versioni del documento A conversione avvenuta il sistema effettua una trasmissione con ragione notifica o all untente che ha richiesto la conversione o a tutti gli utenti appartenenti al ruolo con cui stato acquisito e convertito il documento a seconda di come l amministratore ha gestito e configurato la notifica di tale evento Nell elenco delle trasmissioni ricevute sar pertanto presente una notifica del documento convertito come mostrato in Figura 114 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 26 MARZO 2010 SCELTA RUOLO Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale b STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE Aggiorna Filtro Elenco trasmissioni Trova
112. visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di creazione fascicolo La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea O semplicemente editandola e Numero il numero progressivo del fascicolo che si vuole cercare Anno consente di indicare l anno di creazione del fascicolo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 101 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Tipo permette di effettuare ricerche per fascicoli procedimentali o generali Se si seleziona l opzione Generali vengono disabilitati i filtri Stato Numero Anno e Descrizione consente di effettuare ricerche in base a parole presenti nella descrizione del fascicolo e Note permette di effettuare le ricerche in base alle parole contenute nelle note del fascicolo e Collocazione fisica permette di specificare l esatta collocazione del fascicolo selezionabile attraverso la rubrica o mediante digitazione del codice nel primo dei due campi e Data collocazione permette di specificare la data di collocazione fisica del fascicolo E possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere
113. 010 15 02 2010 Cinquepalmi Maria tum 8 38 8 00 Assistente Direzione Generale a 29 01 2010 07 02 2010 Massari Antonio rum 15 28 17 00 Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale Nuova Revoca Chiudi Figura 221 Modifica della delega Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dalla pag 254 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Gestione deleghe O Delaghe ricevute Deleghe assegnate Tutte v 5 DECORRENZA SCADENZA DELEGATO RUOLO DELEGANTE 08 02 2010 20 02 2010 Cinquepalmi Maria mm 8 47 2 00 Assistente Direzione Generale C 29 01 2010 07 02 2010 Massari Antonio rum 15 28 _17 00 Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale Seleziona ruolo delegante TUTTI Y Ricerca tra Codice Cognome utente Cognome v giallo AJ tti DMC Divisione Marketing e Comunicazione A OCSL Divisione Cooperazione con il Sisterna Locale E Ai DAQ Direzione Acquisti o kg LIV30 DAQ Direttore Direzione Acquisti W UFF LEG Ufficio Legale sj A UFF ACQ Ufficio Acquisti T LIV45 UFF ACQ Responsabile Ufficio Acquisti IT042 Amoretti Guido eee NIE 8084 Pignata Antonio sl LIVSO UFF ACQ Componente Ufficio Acquisti o 4 INN_MAN Gruppo Innovation Manager Seleziona delegato Data decorrenza 08 02 2010 Cs Ora 08 gt Data scadenza 20 02 2010 Cs Ora 08 gt Conferma NUOVA Morti a l Chiudi Figur
114. 012 NTT Dara pag 75 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Private selezione Privato se valorizzato indica che il protocollo che si sta creando non eredita la visibilit dai ruoli gerarchicamente superiori quindi il protocollo con questa opzione risulta visibile soltanto agli utenti appartenenti allo stesso ruolo dell utente che lo ha creato All atto della fascicolazione e o della trasmissione si amplia la visibilit del protocollo ol consente di inserire il documento nell Area di lavoro si veda il paragrafo 3 5 1 e i consente di effettuare singole modifiche nel documento dopo la protocollazione e B8 consente di visualizzare le utenze quindi ruoli utenti che hanno visibilit sul documento e come hanno acquisito tale visibilit e a consente di visualizzare tutte le operazioni che avvengono sul documento bu consente di visualizzare la storia del processo di conservazione a cui stato sottoposto il documento consente di visualizzare se presenti le notifiche relative alla spedizione del documento dai destinatari della spedizione e consente di consolidare un documento nella parte relativa a versioni ed allegati e consente di PONSAlicalo totalmente un documento nella parte relativa a versioni ed allegati se il documento non stato consolidato parzialmente dalla funzione sopra descritta e nei metadati Per i dettagli si rimanda al paragrafo 2 7 1 6 dati relativi ad un documento da
115. 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 O O pag 217 289 DocsPA 3 12 Registro selezionabile dal utente mediante un menu a tendina Anno si sceglie l anno di interesse mediante menu a tendina e Report contatori fascicolo O O O Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Anno si sceglie l anno di interesse mediante menu a tendina e Report conteggio fascicoli procedimentali O Proprietario rappresenta il proprietario dei fascicoli procedimentali Pu essere una UO o un RF Nel primo caso possibile effettuare il conteggio anche sui fascicoli creati dalle UO sottoposte selezionando la voce sottoposti Data creazione pu essere indicato un giorno o un intervallo di date e rappresenta la data di creazione dei fascicoli procedimentali Data chiusura pu essere indicato un giorno o un intervallo di date e rappresenta la data di chiusura dei fascicoli Titolario possono essere considerati i fascicoli presenti su tutti i titolari dell amministrazione oppure di uno specifico titolario attivo o storicizzato Questo report pu essere effettuato solo dai ruoli abilitati e Report fascicoli procedimentali e documenti contenuti O O Proprietario rappresenta il proprietario dei fascicoli procedimentali Pu essere una UO
116. 057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa pag 14 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Fascicolo generale In DOCSPA ad ogni nodo di titolario titolo classe o sottoclasse corrisponde un fascicolo generale che ne assume codice e nome Effettuare la classificazione equivale ad associare un documento od un fascicolo procedimentale ad un fascicolo generale E possibile associare lo stesso documento e fascicolo procedimentale a pi fascicoli generali Fascicolo Fascicolo collocato in un titolo e in una classe del titolario di classificaizone procedimentale che contiene tutti i documenti relativi ad una pratica procedimento Pertanto in DOCSPA possibile inserire un documento in un fascicolo procedimentale opportunamente creato Lo stesso documento si pu inserire in pi fascicoli La fascicolazione corrisponde quindi all inserimento del documento ad una specifica istanza di fascicolo procedimentale lIl fascicolo procedimentale deve essere esplicitamente creato dall utente attribuendogli una denominazione oltre ad un codice classifica e ad un numero identificativo generato dal sistema La denominazione dei fascicoli libera File system Meccanismo con il quale i file sono immagazzinati e organizzati su un dispositivo di archiviazione come un disco fisso di un computer o un CD ROM Nella rappresentazione grafica generalmente utilizzata la metafora delle cartelle che contengono documenti i file ed altre cartelle Firma digitale Particolare
117. 1 317 Pag i D PROFILO LASSIFICA A LEGATI ERSIONI Blocca Rilascia Modello Data creazione Id documento 19 12 2008 13 38 8490 f _ prova2 Parole chiave Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti Tipologia documento v Risposta al documento Q rs B Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 151 Scheda di dettaglio del documento funzioni per la navigazione tra documenti Una volta visualizzato il dettaglio del documento possibile ritornare alla pagina dei risultati di ricerca selezionando l icona Il che restituisce la pagina della ricerca documenti con la lista dei documenti della ricerca che si era effettuata Figura 152 Il gt gt Ricerca documenti Registro IT_REG_UFF E stato EUT FROTOCOLLO Figura 152 Tasto per ritornare al risultato della ricerca doc dalla pagina di dettaglio di un documento 3 1 1 2 Ricerche personalizzate Questa funzionalit consente all utente di personalizzare il risultato delle ricerche e di visualizzare le informazioni che ritiene pi utili Cliccando sul pulsante presente nella barra delle azioni massive si apre una finestra che mostra l elenco dei campi che potranno essere inseriti nella griglia E inoltre possibile scegliere l ordinamento su alcuni dei campi standard e sui campi profilati visibili nella griglia dei risultati L ordinamento pu essere decrescente
118. 1 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998 n 428 Legge 15 marzo 1997 n 59 art 15 comma 2 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 6 dicembre 1996 n 694 Regolamento recante norme per la riproduzione sostitutiva dei documenti di archivio e di altri atti dei privati Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata DigitP A http www digitpa gov it pec Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 21 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 PASSI OPERATIVI Di seguito verranno esposti i passi operativi che consentono il corretto utilizzo dell applicativo DOCSPA nella versione 3 12 2 1 Accesso al sistema e autenticazione L accesso al sistema si effettua a partire dalla schermata visualizzata nella Figura 1 L utente seleziona l amministrazione con cui intende lavorare e digita la user id nome utente e la password parola d ordine per l accesso all applicativo usero Password Accedi D Internet F 100 Figura 1 Autenticazione In fase di autenticazione il sistema verifica se la password dell u
119. 2 2010 IT_REG_UFF P prova predisposto AZIENDA PROVINCALE SANITARIA 100 D n i A 24 02 2010 IT_REG_UFF P Protocollo in uscita di oggi Danilo Romani FETETELE R Ricerca Salva Figura 209 Documenti Fascicoli da inserire nell istanza di conservazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 246 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI Il Pagina iniziale 386993 S EES E Ricerche Salvate OSE NP test privato Tipo Mar Mpart Mne Oprea Oan Cl Stampe Registro Tutti 386960 O Reset Numero protocollo Anno Valore Singole w 2010 sa iatale IT_REG_UFF P verbale Mario Rossi s r l Data protocollo Valore Singolo W Id documento Tae IT_REG_UFF A PROVA SEGNATURA OCCASIONALE z 26 02 2010 Valore Singolo Y Data Creazione Valore Singolo Y 106 z IT_REG_UFF A verbale Mario Rossi s r l Data stampe 26 02 2010 Windows Internet Explorer Valore Singolo Y Ea A Si sta per creare una nuova istanza di conservazione w3 Data scadenza DES IT_REG_UFF p Il Mario Rossi s r l a Ji collina 4 ario OSSI SPL Valore Singolo Y Ea 26 02 2010 5 Proprietario O uo Ruolo Persona z 104 P 24 02 2010 IT_REG_U
120. 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 corrispondente stato selezionato prima della selezione del pannello Organigramma possibile navigare all interno dell organigramma e selezionare il corrispondente UO Ruolo Persona che si desidera durante tale navigazione Un esempio mostrato in Figura 194 Esterni Amm ne Uffici Rub comune m u COOK Codice 7 utenti I7 SD Cmo Descrizione provincia Ruoli V Esporta C Esci Citt fi Importa Tipo ELENCO I __ TIPO DESCRIZIONE sesti A Provincia Autonoma di Trento APPAG Agenzia provinciale per i pagamenti PAT APPAG A Provincia Autonoma di Trento Agenzia Provinciale per la Protonterapia PAT APROTONTER A Q Provincia Autonoma di Trento Agenzia del Lavoro PAT AGLAVORO A Qa Provincia Autonoma di Trento Agenzia del Lavoro Centro per l impiego di Trento PAT CENTROIMPIEGO A Q Provincia Autonoma di Trento Agenzia provinciale per l assistenza e la previdenza integrativa PAT APAPI A Q gt Provincia Autonoma di Trento Agenzia provinciale per la protezione dell ambiente PAT APPA Figura 193 Rubrica pannello Elenco risultati della ricerca Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 ES NTT Data pag 231 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Parustvartrasttano lari Db RICORSI A 3 maun vtn 1 4 Arerereattanone Arreremarti asiorve di tet l d Ererig wa ser Bisogretara
121. 3 f CONSERVAZIONE PITRE 320678 86 1 316 Marcatemporale 1731252008 16 40 927F5E0C ln CONSERVAZIONE _PITRE_320678 xml 543 XML Document 17 12 2008 10 56 __227ADO4E m i index htm ocumen a index html 309 HTMLD t 17 12 2008 10 56 08416443 2 leggimi txt 4 Documento ditesto 17 12 2008 10 56 71B03B1B liesmich tx ocumento di testo E li ich txt 1 3 D to di test 17712 2008 10 56 0ED4E242 E readme txt 1 19 Documento di testo 17 12 2008 10 56 1E308006 i RicData htm ocumen Bi RicData html 2 072 436 HTML D t 17 12 2008 10 56 ESS8A22C i RicDocNumber htm i ocumen Bi RicDocMumber html 2 128 427 HTMLD 17 12 2008 10 56 BBD59423 i RicFascicolo htm ocumen Bi RicF lo html 2 040 409 HTML D t 17 12 2008 10 56 9E4FBBSS i RicFileame htm ocumen lan RicFileM html 2 502 430 HTML D t 17 12 2008 10 56 25765543 RicOggetto html 2 082 430 HTML Document 17 12 2008 10 56 1F9495D8 i RicSegnatura htm ocumen Bi RicS html 2 230 457 HTMLD 17 12 2008 10 56 546E9CA7 Figura 237 Cartella contenente i dati da conservare Per procedere con la lavorazione dell istanza necessaria l apposizione della firma digitale sul file XML da parte del Responsabile della conservazione che attesti il corretto svolgimento del processo tale operazione restituir un file P7M Del file P7M verr richiesta ad una time stamping authority che offre il servizio di certificazione temporale di generare una marca temporale che sar un file in f
122. 3 2012 NTT Dara pag 153 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 14 2 Smistamento Dopo aver popolato i campi obbligatori per la registrazione del documento la segnatura si ottiene indicando a quale UO sia indirizzato il documento per competenza o per conoscenza Si possono selezionare una o pi UO a cui smistare il documento che dopo la protocollazione verr trasmesso al ruolo di riferimento in precedenza impostato dall amministratore di sistema delle UO prescelte Si propone di seguito l immagine del pannello che riguarda lo smistamento Gi Gruppo Innovation Manager O O L Arena amministrazione del Personale O O O Ufficio Formazione O O re Tecnologica O O O E Desktop Management O O CE asset O O RETI O O Area Sistemi e Reti 8 Divisione Cooperazione con il Sistema Locale O O O U oona Marketina a ene O O Figura 129 Smistamento Dopo aver inserito i dati di registrazione e selezionata UO a cui smistare il documento possibile procedere alla protocollazione selezionando il pulsante Protocolla posto in basso al pannello Per le amministrazioni che ne abbiano fatto richiesta lo smistamento non obbligatorio pertanto sar possibile protocollare un documento anche senza aver selezionato una UO a cui smistarlo Protocolla Acquisisci Acquisisci alleg L Chiudi N documenti 0 N allegati 0 Figura 130 Dettaglio pulsanti Dalla figura precedente si evidenziano due tast
123. 30 03 2012 NTT D dia pag 70 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Avviso Risposta Protocollo Finestra di dialogo p x E http test pitre tn itlinfotn_coll fe popuplA isoRispFrotocollo aspx MITT Falset d ATTENZIONE Destinatario e mittente non coincidono Gloggetti non coincidono COME SI DESIDERA PROCEDERE O Continua utilizzando i dati immessi O Seleziona un altro documento Figura 52 Finestra di dialogo per avviso dati incongruenti per risposta ad un protocollo in uscita Nel momento in cui si preme il pulsante OK la scheda di protocollo in ingresso viene popolata in base all opzione che stata selezionata Inoltre se stato selezionato un documento in uscita che ha un solo destinatario esso diventer il mittente del documento in ingresso Se invece il protocollo in uscita ha pi destinatari l utente potr scegliere quale utilizzare come mittente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 71 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 A gt Ricerca documenti Finestra di dialogo pagina Web Tipo O Ingresso Uscita O Interno O Non Protocollato O Predisposti E Ricerca solo in ADL Num protocollo Valore Singolo vi anno Data protocollo valore Singolo v Ca DOCUMENTI TOT 1256 DATA REGISTRO OGGETTO 26430 21 09 2010 26429 21 09 2010 26428 21 09 2010 26427 21 09 2010 25383 17 05 2010
124. 5007 Servizio per il Personale a i ufficio 3 Destinatario a ufficio 4 f TT Destinatari E ae 1 ITO ufficio 2 Destinatari CC v a g gt L ox cHIuDI Nessuna nota visibile B Tipologia documento IO I 1 lv Figura 58 Risposta al protocollo in uscita 2 7 2 1 2 Creazione di un documento non protocollato in risposta ad un documento protocollato in uscita Questa funzione consente di creare una o pi risposte ad un documento protocollato in uscita La fiimzionalit accessibile a partire dalla scheda del documento protocollato in uscita mediante l icona ki presente nell area Risposta al protocollo cliccando su tale pulsante viene predisposta la scheda di profilo di un documento grigio popolata automaticamente nel seguente modo Oggetto del protocollo in uscita a cui si sta rispondendo e L Oggetto coincide con La possibilit di creare come risposta di un documento protocollato un documento grigio costituisce una funzionalit aggiuntiva configurabile Non disponibile se non risulta attiva l icona ad essa corrispondente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 82 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 7 2 1 3 Documento protocollato in uscita come risposta ad un documento protocollato o non Questa funzionalit consente di creare un documento in uscita come risposta di un documento gi presente nel sistema protocollato
125. 9 Import documenti scri riinorrirriariiiairina 160 Pa 140 FOO liana 161 Figura 141 Ricerca documenti schema di navigazione 164 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 9 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 142 Azioni NIASSINO rr iii a ia ara 165 FIGURA 1443 eR MISS iraniana 166 Figura 144 Fascicolazione MASSiva iii 167 Figura 145 Trasmissione massiva da modello 168 Figura 146 Trasmissione massiva Semplice 169 Figura 147 Esporta risultati della ricerca 170 Figura 145 nsensci in ADI MASSVO Liar 171 Figura 149 RIMUOVI VErsiOoni ii 172 Figura 150 Risultato della ricerca i 173 Figura 151 Scheda di dettaglio del documento funzioni per la navigazione tra documenti 174 Figura 152 Tasto per ritornare al risultato della ricerca doc dalla pagina di dettaglio di un documento CO CEREA 174 Figura 153 Ricerche personalizzate ii 175 Figura 154 Ricerca veloce di un documento i 177 Figura 155 Ricerca estesa di un dOCUMENTO i 178 Figura 156 Creazione ricerche salvate ecciriiiiii ria 179 Figura 157 Ricerca completa prima parte ie 183 Figura 158 Ricerca completa seconda parte 184 F
126. A Ciansnia dii anore A ac Brico cricca d 2 vet A t Dia fi Etres de t j ga di wah z nm Figura 194 Rubrica pannello Organigramma esempio di navigazione Solamente i corrispondenti autorizzati in un particolare contesto potranno essere selezionati in Rubrica Ad esempio se si sta protocollando in uscita sul registro REG1 e si vuole selezionare un corrispondente per il campo mittente la rubrica render selezionabili solamente quei corrispondenti che sono memorizzati su quel particolare registro Tutti gli altri poich considerati esterni alla AOO del protocollo non saranno selezionabili Da entrambi i pannelli mostrati in Figura 193 e Figura 194 possibile selezionare il corrispondente di interesse e utilizzarlo nel contesto da cui la rubrica stessa stata richiamata 4 5 Gestione allineamento archivio elettronico cartaceo Questa funzionalit permette agli archivisti di mantenere allineato l archivio cartaceo con quello elettronico possibile attraverso la voce di menu Gestione gt Archivio cartaceo visualizzare una lista di tutte le ultime versioni dei documenti con l immagine acquisita e fascicolata in elettronico ma ancora da archiviare in fascicolo cartaceo DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AFUTN 31 Ottobre 201 Registri Stampe Prospetti Rubrica Arch cart iste_Madelli Tras Organig Doc rimossi Figura 195 Funzione Archivio cartaceo Le informazi
127. A Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE Filtro Elenco trasmissioni Trovati 4 elementi 1 non letti Smista amp Rimuovwi X T m lt NOTE GEN RE MITTENTE TRASM Da dui TRASM IL SCADENZA DOCc FASC OLO NOTE MITTENTE utente utente 377637 Yerbale riunione 27 01 2010 Delivery Area e Govemment rici 27 01 2010 Esporta utente utente COMPETENZA 63 LP 6 99 Domanda di contributo Protocollista in ingresso 27 01 2010 Aldebra Spa Fabio Schiroli RITIRO 34 prova RF come DEST Protocollista in ingresso 20 01 2010 Direzione Generale Serpilli Maria Emanuela 42 2008 32 Delivery Area e Government COMPETENZA 2008 32 Preventivo per prova fascicolo 1 Figura 7 Lista delle cose da fare unificata Attivando l icona cerchiata in rosso il sistema propone una finestra con la sintesi delle trasmissioni ricevute per ogni ruolo di appartenenza con il particolare dei documenti e dei fascicoli DETTAGLIO COSE DA FARE PER RUOLO NON RUOLO TOTALI NON LETTI ACCETTATI PREDISPOSTI TRASMISSIONI DOCUMENTI FASCICOLI Protocollista in ingresso TRASMISSIONI DOCUMENTI TRASMISSIONI DOCUMENTI FASCICOLI Componente Pool di Segreteria TRASMISSIONI DOCUMENTI FASCICOLI responsabili UO fittizie aaaaa TRASMISSIONI DOCUMENTI FASCICOLI Figura 8 Dettaglio delle trasmissioni per ogni Ruolo di competenza dell utente Inoltre il sistema fornisce il dettaglio Copyri
128. A fap R3 ta 16 07 2010 0000467 16 07 2010 REG1 A Oggetto AB e g5 g f2 http localhost gt Elenco Timestamp Documento Windows Internet Ex x pe prove varie Hd NUMERO DI SERIE DATA CREAZIONE DATA SCADENZA DETTAGLI SALVA Mittente x il Timestamps associati al documento Ass Timestamp Chiudi 5841471393757351 19 07 2010 8 01 18 05 06 2022 18 20 41 e LE locc_893 pass Mittenti Multipli Mittente intermedio IL Protocollo mittente in data Tipologia documento Soggetto Paese S N Certificato 72681180395546645 Algortimo di HASH sha1 Risposta al protocollo Nr di serie 5841471393757351 il Trasmissione Rapida Fascicolazione Rapida Figura 124 timestamping documento 2 14 Protocollazione in ingresso semplificata La funzionalit di protocollo in ingresso semplificata presenta le seguenti funzioni e Protocollazione in ingresso e Smistamento dei documenti ad una lista definita di UO destinatarie attraverso il ruolo di riferimento e Acquisizione e visualizzazione di documenti da scanner e anche da file system per le amministrazione che ne abbiano fatto richiesta e Gestione allegati e Stampadelletichetta di segnatura 2 14 1 Protocollazione in ingresso La pagina di protocollazione in ingresso semplificata si apre selezionando dal men principale del p
129. Aaro dai S A SU EATEN Conservazione TA Esci Figura 256 Area Conservazione lista istanze di conservazione dettaglio stato Respinta L utente DOCSPA dopo aver verificato la regolarit di tutti i documenti che costituiscono l istanza Respinta ha la possibilit di riabilitaria attraverso l attivazione dell apposito pulsante Riabilita istanza rifiutata Figura 257 In tal caso il sistema assegna all istanza lo stato Nuova sulla quale sar quindi possibile eseguire un nuovo invio al Centro Servizi si veda il paragrafo 8 3 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 283 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Lista Istanze di Conservazione ID TIPO Ta DATA DATA ISTANZA STATO SUPPORTO NOTE DESCRIZIONE APERTURA DATA INVIO CONSERVAZIONE TIPO CONS NOTE RIFIUTO DETT ELIMIN 502 2009 12f02 istanza non 321118 20 ee paola pertast die 2e A pa casta O fene correttamente e 12 34 43 12 36 56 composta In metti solo in Bro a con 22 01 2009 22 01 2009 PR 320838 lavorazione lavorazione ii Ste ka 12117133 12 18 36 Fabizione BA i E 28 11 2008 28 11 2008 28 11 2008 Vado 320358 Firmata 2 verifica2 Roma 47 21 38 05 22 46 17 53 47 Esibizione A 26 11 2008 26 11 2008 27 11 2008 320318 Firmata 2 test paola 23 38 39 11 39 39 09 57 43 Conservazione TA Insemsci Note Total size 0 0 MegaByte Tipologia Conserva
130. Aggiungere Eliminare versioni e Aggiungere Eliminare allegati o modificare versioni di allegati e Firmare e Predisporre alla protocollazione Stadio 2 Consolidamento Metadati Non sar possibile e Modificare l oggetto Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 74 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Modificare mittente i destinatario i e Modificare la data arrivo e Modificare l ora arrivo e Annullare la registrazione di protocollo Continuer ad essere possibile e Inserire modificare note personale ruolo RF tutti e Inserire modificare i dati del profilo dinamico e Inserire parole chiave e Apporre il time stamp e Classificare e De classificare Fascicolare e De fascicolare e Trasmettere il documento Una scritta presente nelle pagine di dettaglio del documento metter in evidenza che il documento nello stato e Consolidato contenuto e Consolidati contenuto e metadati Questa azione pu essere eseguita dalla pagina di profilo e di protocollo di un documento dove sono presenti due nuovi pulsanti Sar inoltre possibile consolidare pi documenti come azione massiva presente nella pagina di ricerca dei documenti Per i dettagli si rimanda al paragrafo 3 1 1 1 Il consolidamento dei documenti una funzionalit attivabile tramite chiave di configurazione e pu essere eseguito solo dai ruoli abilitati a tali azioni 2 7 2 Protocollo in Uscit
131. DOCSPA anche se in precedenza stato correttamente selezionato Ok si attiva dopo aver selezionato il i corrispondente i dall elenco Effettua l inserimento nel campo mittente destinatario in CC destinatario di una trasmissione a seconda del contesto in cui stata aperta Nuovo permette di inserire un nuovo corrispondente UO Ruolo Utente esterno al Amministrazione In questo caso sufficiente riempire i campi del pannello Inserimento Corrispondenti proposto nella Figura 188 in cui sono obbligatori solamente i dati contraddistinti dal carattere asterisco Esporta il pulsante Esporta permette di eseguire l esportazione dell elenco dei corrispondenti presenti nella rubrica nel formato Microsoft Excel cos come descritto nel paragrafo 4 4 3 1 Importa il pulsante Importa permette di eseguire l importazione dei corrispondenti effettuando l inserimento la cancellazione e la modifica di quelli presenti nella rubrica nel attraverso un file in formato Microsoft Excel cos come descritto nel paragrafo 4 4 3 2 Oltre ai campi che definiscono i corrispondenti foglio contiene una colonna che permette di specificare quale azione il sistema deve attuare sul corrispondente inserimento modifica cancellazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa pag 224 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Tipo i Uffici M Rub comune V t a L OK 4 Codice Utenti
132. ES_UFF P 63 27 01 2010 T RES UFF A 59 27 01 2010 IT_REG_UFF Richiesta documentazione integrativa alla domanda di contributo 63 LP 6 99 Domanda di contributo prova interop da collaudo Aldebra Spa Aldebra Spa PAT SOI COLLAUDO 54 21 01 2010 T REGLUFF A prova salva dopo prova Centro Nazionale per l Informatica nella PA 374921 20 01 2010 prova Figura 11 Pulsanti di azione dal risultato di una ricerca Se nell elenco delle cose da fare sono presenti trasmissioni possibile effettuare le seguenti operazioni selezionando le rispettive icone e Smista El e Rimuovi e Esporta Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 30 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 5 2 Dettaglio trasmissione documenti e i fascicoli ricevuti da un utente si differenziano a seconda delle ragioni di trasmissioni vedi paragrafo 2 12 1 con cui vengono trasmessi Ciascuna ragione di trasmissione inoltre pu essere caratterizzata dall attributo e Con Workflow e Senza Workflow e Interoperabilit Con Workflow Le trasmissioni con ragione caratterizzata da tale attributo richiedono al destinatario l accettazione o il rifiuto quest ultimo motivato obbligatoriamente con una nota del documento o del fascicolo trasmesso Fino a quando l utente non accetta o rifiuta la trasmissione questa rimane all i
133. ETTO CODICE F FILE NUMERO ALLEGATI NP prova 2 1 2008 12 lt DOCNUMBER_350536 gt o A prova3 2 1 2008 12 a A prova2 2 1 2008 12 lt Impronta gt 4EEE44B18576E84DE7B163142B537D2FE6231845 lt Impront w 9 A prova 2 1 2008 12 ral i iE N e 0 NP prova SN m S n 0 A prova 0 A prova2 0 Figura 240 Firma documento selezione certificato SysGillo Gemblus1 5S8 Smart Card Reac v I mar A Cancel Figura 241 PIN Firma Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 272 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Windows Internet Explorer x A Firma avvenuta correttamente Figura 242 Esito positivo firma Ricerca Istanze di Conservazione O Nuove O In lavorazione C Rifiutate C Chiuse Data apertura DA Ca A Ea Tipo di conservazione Data invio DA Fa A Fa Numero istanza 320616 ID DESCRIZIONE DATA APERTURA DATA INVIO ISTANZA RUOLO UTENTE CONTENUTO autorizzazione centrale 13 12 2008 13 12 2008 Vi I nucleare 06 30 24 06 31 02 hieer seppero Total size 1 8 MegaByte CODICE FASC DATA INSERIMENTO ID SEGNATURA DATA KB TIPOFILE NUMERO ALLEGATI A richiesta di autorizzazione 13 12 2008 06 30 24 INFOTN COLL 0000480 13712 2008 13 12 2008 1934 PDF 3 Rigenera marca Figura 243 Rigenera marca La schermata relativa all istanza presenter abilitato il pulsante Download files Figura 244 che con
134. FF P prova predisposto AZIENDA PROVINCALE SANITARIA a 24 02 2010 IT_REG_UFF P documento grigio da predisporre 2 Danilo Romani 9 Mittente Destinatario O Ricerca storicizzati 24 02 2010 IT_REG_UFF P documento grigio da predisporre Danilo Romani 9 Codice fascicolo Generale Procedimentale 24 02 2010 IT_REG_UFF P prova predisposto AZIENDA PROVINCALE SANITARIA 9 24 02 2010 IT_REG_UFF P Protocollo in uscita di oggi Danilo Romani 9 ns I ESA Figura 210 Creazione di una nuova istanza di conservazione Per inserire altri documenti all interno di una istanza necessario selezionare l icona l sistema provveder a cambiare l icona in corrispondenza del documento fascicolo selezionato in i Figura 211 e ad aggiornare la lista dei documenti fascicoli da conservare istanza DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 26 MARZO 2010 14 59 33 Il Pagina iniziale 26 03 2010 IT_REG_UFF A TEST Mario Rossi B Ricerche Salvate m 110 My B r Tipo Vlar Mpart Mne Oprea Oan C stampe 15 03 2010 IT_REG_UFF A AVENDRE Rossi Michela Registro I Tutti a O Reset 11 03 2010 IT_REG_UFF A test modificato luigi verdi Numero protocollo Anno Valore Singole 2010 E z 387199 P Data protocollo 11 03 2010 NP documento privato Valore Singolo Y Ea 7 Id documento E r Valore Singolo ii fe ei
135. FROFILO Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello ARRA BR fi gudd i D PORCI at D IO ir Nr AN Na amp z Data creazione Id documento b 8 Gi B ER 29 01 2009 15 46 12229 APPROVAZIONE PROCEDIMENTO Oggetto w B test ES B Parole chiave ade 1 nota visibile Nota di UT10 Protocollista Ufficio Protocollo 2 E Descrizione Mittente Rossi tipo A N lt Personale O Ruolo Tutti nota a o Tipologia documento Approvazione procedimento w 45 Stato APERTO I gt Risposta al documento Q Pra n Salva Predisponi Stampa ji Rimuovi Riproponi Figura 69 Stato del documento associato al tipo approvazione procedimento I pulsanti presenti a fondo pagina permettono di svolgere le funzioni illustrate qui di seguito e Salva consente di creare un documento non protocollato e di salvare le successive eventuali modifiche apportate alle informazioni visualizzate nella sezione Profilo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 94 289 Predisponi permette di visualizzare la schermata di inserimento dei dati di protocollazione nel caso si voglia protocollare il documento creato come non protocollato Stampa permette di stampare la scheda con i dati presenti nel profilo del documento Rimuovi cons
136. G_UFF Registro Ufficiale di Protocollo Informatica T Stato Pig Num Protocollo na 22 03 20 Privato Fi Segnatura si SES viene a 1 betaprtocolto pata E I O lgs Nessuna nota wisibile O Personale O Ruolo Tutti Figura 127 Campi di registrazione dei dati del documento Il registro di protocollo lo stesso di quello presente in DOCSPA di cui segue la numerazione e lo stato il numero e la data del protocollo vengono impostati in automatico dal sistema campi presenti per la registrazione dei dati del documento sono e Oggetto inserito manualmente dall utente o selezionato dall oggettario cos come descritto nel paragrafo 2 7 1 3 1 e Mittente con una rubrica per la selezione del mittente che propone solo l anagrafica esterna come descritte per l inserimento del corrispondente descritto al paragrafo 2 7 1 3 2 e Protocollo mittente e Data protocollo mittente e Data arrivo con un calendario per facilitarne l inserimento e Fascicolazione rapida possibile effettuare la fascicolazione rapida attraverso la digitazione del codice del fascicolo o del sottofascicolo se conosciuto oppure selezionando l icona che permette di scegliere cos come descritto dal paragrafo 2 8 1 3 il fascicolo sotto fascicolo desiderato Il documento contestualmente alla creazione del protocollo in ingresso verr anche direttamente classificato Se accanto alla dicitura fascicolazione rapida vi un asterisco
137. IONE OPZIONI AIUTO ESCI 26 MARZO 2010 14 48 51 all Pagina iniziale 386993 esteso comesera comeuetto 3 11 03 2010 l Ricerche Salvate i 4 38696 3 11 03 2010 NP test privato Tipo lam Mpar Mne Oprea Dall Cl Stampe Registro e ING O Reset Numero protocollo Anno Valore Singole Y 2010 g 11 03 2010 s 108 7 A 04 03 2010 IT_REG_UFF P verbale Mana Rossi ari Data protocollo Valore Singolo Ea ggss JB Id documen to 107 26 02 2010 IT_REG_UFF A PROVA SEGNATURA OCCASIONALE Valore Singolo Y Data Creazione Valore Singolo Y Ea a OD FEHE 106 p n 26 02 2010 IT_REG_UFF A verbale Mario Rossi s r l Data Stampa Valore Singolo Y Ea Data Scadenza 105 Valore Singolo Y Ea 26 02 2010 IT_REG_UFF P collina azzurre Mario Rossi s r l D Z y Proprietario O uo Ruolo O Persona IT_REG_UFF P prova predisposto AZIENDA PROVINCALE SANITARIA 24 02 2010 Oggetto IT_REG_UFF P documento grigio da predisporre 2 Danilo Romani 103 24 02 2010 Mittente Destinatario O Ricerca 5 toricizzati 102 a j 24 02 2010 IT_REG_UFF P documento grigio da predisporre Danilo Romani 2 amaS Codice fascicolo Generale Procedimentale 101 24 0
138. Inserimento da excel selezionare il file xls caricarlo in locale ed effettuare l inserimento Il modello da utilizzare pu essere scaricato mediante il link Scarica modello dati da impostare per l inserimento delle note manuale o con foglio excel sono il codice dell RF ed il testo della nota P I TRE 2 2 gt Gestione elenco note Finestra di dialogo pagina Web Gestione elenco note Filtro per RF RFD320 Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT v Descrizione k Ricerca Scarica modello Elenco note Trovati 2 elementi SEL CODICE DESCRIZIONE d RFD320 pensioni 2010 O RFD320 pensioni 2011 Modifica nota Fi Inserimento da Excel _ i Nessun file excel caricato Seleziona registro rf Wi Testo nota ee 5 5 not O Libe Wi man app 70 Affi EY ITO 3 Sec Wia len 0 Shttp Figura 227 Elenco note Per ogni registro selezionato la funzioni disponibile la seguente e Cambia stato consente di cambiare lo stato del registro ovvero di chiudere un registro aperto o di aprirne uno chiuso 4 13 Importa documenti di emergenza La funzione Importa documenti d emergenza attivabile dalla voce di men GESTIONE Imp RDE consente di importare i protocolli effettuati in emergenza tramite un apposito foglio excel Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 258 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 eno mote i
139. Inserimento dati aggiuntivi alla trasmissione 36 Figura 20 Visualizzazione documenti e documenti elettronoci associati i 37 Figura 21 Pulsanti PUNZIONE inno 37 Figura 22 Messaggio di impossibilit smistamento i 39 Figura 23 Dettaglio SEleziONi treen nne eene 39 FOUA ANON e E E N E E E N E 40 FOU 2 SESON a E E E E R E E R 41 Figura 26 Nuovo Protocollo schema di navigazione 43 Figura 27 Protocollo in Ingresso ssi roi iicraieroiiaranatraniaininia 44 Figura 28 Protocollo in ingresso da inoltrare ad un altro destinatario i 45 Figura 29 Documento arrivato per interoperabilit 46 Figura 30 Stampa timbro in PDF su A4 47 FigUra st zZ00m d lcampo Serafina ego neon 48 Figura 32 Suggerimenti mittente Rubrica AJAX i 50 Figura 33 Tipologia documento nn 51 Figura 34 Tipologia documento campi COMUNI ie 52 Figura 35 Mittenti multipli 53 FIOUIAR 0 OR 54 Figura 37 Dettaglio Pulsanti Risposta ad un protocollo in INGresso 54 Foura I97NUOVO A5CICOIO errata aiar 55 Figura 39 Campo di tipo link e 56 Figura 40 Campo di tipo Oggetto esterno i 57 Figura 41 Ricerca oggetto esterno iii 58 Figura 42 Accesso alla base di dati esterna
140. Le e stato trasmesso un documento con fa Posta eliminata 1 Mass presentazio sab 30 5 RAGIONE COMPETENZA TEEN 3 Capo mi mandate 2A Posta in uscita ta Posta indesiderata 3 Posta inviata E quarantine PPPPDPDEDDDDDDDDE DD ppeEc al 0 gloria O luciaS Fine Perc Lorus Lorus Lorus Capo Lorus Lorus Lorus Lucia _1027_ 1027_Conce Rispetto sca POSTA CER RE problem RE problem RE problem R riordino d RE problem RE problem RE Trasmissio Trasmissio Trasmissio RE problem RE Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati Trasmission gio 28 2 DESTINATARIO Responsabile Ufficio Acquisti SEGNATURAID INFOTN_COLL 0000067 28 01 2010 OGGETTO Certificato medico di sana e robusta costituzione Rossi NOTE GENERALI NOTE INDIVIDUALI all immagine del documento Link alla scheda di dettaglio del documento M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 135 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 111 Link a trasmissione 2 13 Gestione del documento elettronico La parte destra del pannello visualizza una serie di immagini ciascuna delle quali ha una funzione specifica Tali immagini sono suddivise in 5 blocchi in base al tipo di operazione da effettuare 2 13 1 Blocco ACQUISISCI Acquisisci possibile scegliere la tipologia di acquisizi
141. NE OPZIONI AIUTO ESCI 54 Novernbre 2008 16 28 55 dl gt gt Ricerca documenti FROFILO Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello veli RAR a ERS udda Data creazione Id documento 5 B ER A 24 11 2008 16 19 227217 Tipo E Dimen 23 5 Kb Converti Pdf Z BESA ESSI i Bj Oggetto ged pa ad at ser AE ci B i Normal 14 pt x e i x Nota interna di comunicazione ES ig f L bsi B Parole chiave ag i S e Y V dH bad z 3 A K per fl Nessuna nota visibile g Ea O Personale O Ruolo Tutti 5 Modello n Azienda a TB Nome utente Tipologia documento Cognome Utente Codice fiscale Risposta al documento Q T s E in Richiesta 23 Visualizzazione funzionamento modello v p t i ee cosa jij gt Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 121 Visualizzazione dei modelli 2 13 6 Converti documenti gi acquisiti in formato PDF Nella sezione relativa al blocco Acquisisci stato mostrato come all atto dell acquisizione di un documento possibile effettuare contestualmente la conversione dello stesso mediante la selezione di converti in PDF lato server Allo stesso modo possibile convertire in un secondo momento il documento acquisito si seleziona il documento protocollato o meno di interesse nella sezione evidenziata in ros
142. NOTE DATA 5 SE os 11 2010 a 4 v 4 08 11 2010 lt i 3 v 3 08 11 2010 2 v 2 08 11 2010 lt 1 08 11 2010 lt i visione solo dell ultima versione visione di tutte le versioni JC ADL Modifica Rimuovi a ADL N Modifica Rimuovi 5 Figura 107 Visibilit solo dell ultima versione del documento Un utente che ha una visione parziale del documento solo dell ultima versione potr trasmettere il documento nella sola modalit nascondi versioni In questo caso infatti il sistema render l opzione NASCONDI VERSIONI PRECEDENTI selezionata e l utente non potr modificarla poich il campo verr reso in sola lettura NUOVA TRASMISSIONE Gr 5 jij iitl oh iii P IilfHKX x e k 5 J i iol l e eoe oi iit lii rh ceva paese __ __ is _ _ ___ or __ _ passo TU Collaboratore Team U133 02 INOLTRO Uno DJ PI IR E vee Tonen aut Y rremuizonae Collaboratore Team U133 03 INOLTRO Uno Wi Il O V SELEZIONA TUTTI SCONDI VERSIONI PRECEDENT V ccrinniizunzio M austria Figura 108 Trasmissione con l opzione nascondi versioni precedenti obbligatoria Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 133 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 12 3 Trasmissioni in risposta Alcune trasmissioni prevedono una risposta da parte del destinatario In tal caso nel momento in cui si effettua una trasm
143. NP perusare il link T Data Creazione Valore Singolo Y Ea Data Stampa Valore Singolo Y Ea 386964 e 11 03 2010 Data Scadenza A l z 386960 Valore Singolo Y Ea 11 03 2010 NP test Proprietario uo Ruolo O Persona gt a v 108 Da i 04 03 2010 IT_REG_UFF P verbale Mario Rossi s r l 9 n n B a 7 26 02 2010 IT_REG_UFF A PROVA SEGNATURA OCCASIONALE T Mittente Destinatario O Ricerca storicizzati gt IT_REG_UFF A verbale Mario Rossi s r l 26 02 2010 Codice fascicolo Generale Procedimentale La cez e 26 02 2010 IT_REG_UFF P collina azzurre Mario Rossi s r l a 104 TT RFG IIFF p nrnva nredisnnsta AZTFNDA PRONVTNCOAI F SANTTARTA m 7 Figura 211 Documenti Fascicoli inseriti nell istanza Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 247 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 4 10 1 2 Trasmissione di un istanza per la conservazione Gli utenti abilitati possono gestire le istanze di conservazione create accedendo all area conservazione tale accesso si effettua a partire dal menu Gestione gt Area conservazione come in Figura 212 La schermata in Figura 213 presenta la lista delle istanze di conservazione create dall utente selezionando l icona possibile visualizzare i dettagli dell
144. O RICERCA DOCUMENTI Tipo Data creazione Id documento b5 B KR A 14 10 2010 13 52 O Ricerca solo in ADL Id documento Valore Singolo v N Oggetto B B caratteri disponibili 2000 Data creazione Valore Singolo W i Ts DOCUMENTI TOT 259 OGGETTO 8420564 14 10 2010 8420552 Parole chiave 205 I verbale della riunione del 07 09 2010 interventi evolutivi 14 10 2010 verbale della riunione del 07 09 2010 E e ___T_T_T_ lt _ 8353470 03 06 2010 8347531 31 05 2010 8344448 20 05 2010 8343243 17 05 2010 8343231 17 05 2010 83423836 17 05 2010 1 casi weev Nessuna nota visibile eee O C prova fascicolazione da excel O Personale O Ruolo Tutti fdss O Documento Non Protocollati 9 Oo Oo caratteri disponibili 2000 Documento Non Protocollati 8 Documento Non Protocollati 9 CY Aa Tipologia documento Risposta al documento Fascicolazione Rapida L Trasmissione Rapida Ni Figura 80 Ricerca dei documenti cui rispondere Quando si individua il documento cui rispondere lo si seleziona e si conferma con il pulsante OK A questo punto il sistema effettua dei controlli per verificare la congruenza dei dati tra i due documenti che si desidera collegare In particolare si verifica la congruenza del valore specificato per il campo oggetto L utente prim
145. SCRIZIONE AZIONE Ricerca Fascicoli Ricerca un fascicolo generale procedimentale nella base J L dati Chiudi riapri fascicolo Chiude e riapre un fascicolo procedimentale LA N a Seleziona l oggetto della riga Copia in locale Copia in locale non attiva Copia in locale Copia in locale attiva Consente di effettuare il controllo ortografico sul testo digitato nel campo oggetto Calendario Il calendario stato inserito in ogni campo legato alla data per la selezione di questa 3 Storia Mostra la storia delle modifiche effettuate sul documento Multiclassificazione Classifica il documento nei fascicoli selezionati dall Area di Lavoro Controllo Ortografico I i Conservazione Visualizza la storia del processo di conservazione a cui stato sottoposto il documento Inoltra Crea un documento predisposto alla protocollazione in uscita con lo stesso oggetto del documento protocollato in ingresso che si vuole inoltrare Q Visualizza Visualizza l immagine associata al documento e ai suoi eventuali allegati Stampa ricevuta Stampa la ricevuta di protocollo Rispedizione ricevuta di Rispedisce la ricevuta di ritorno al mittente del documento ricevuto per interoperabilit ritorno Consente di inserire documenti e fascicoli risultanti da una ricerca in Area Conservazione Estensione L attivazione dell icona mostra l estensione del file acquisito e la visualizzazione del documento Dettaglio d
146. TT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Tipa cte im a Es Codice Descrizione Citt ELENCO 4 4 3 2 Importazione dei corrispondenti Uffici w Rub comune i Utenti M Ruoli W Finestra di di log x Figura 190 Esporta a 9 Importa pag 227 289 DocsPA 3 12 OK EFi _ Nuovo Analogamente a quanto illustrato per l operazione di esportazione delle rubrica il pulsante Importa fa aprire una finestra di dialogo analoga a quella mostrata nella figura precedente che consente di selezionare il foglio Excel compilato come descritto nel paragrafo 4 4 3 2 1 per aggiornare la Rubrica con il suo contenuto Il termine dell operazione segnalato con un opportuno messaggio dinamico che indica il numero di corrispondenti eliminati il numero di corrispondenti modificati ed il numero di corrispondenti inseriti Se nell importazione si riscontrano dei problemi l applicativo mostra un messaggio a video Sia nel caso che l importazione vada a buon fine sia nel caso che ci siano dei problemi tramite la selezione del pulsante Log si visualizza quanto accaduto all atto dell importazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 228 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Tipo r Uffici M Rub comune M L a OK Codice Utenti M enen _ Nuovo Descrizione Ruoli V _Esporta
147. Ta pag 6 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 INDICE DELLE FIGURE FIGUFA I AeMC AN rear 21 Figura 2 Scadenza e modifica passWord 21 Fora S HOMe pags esr E E R RE O A E E EA ES 22 Figura 4 Filtro nelle cose da fare dettaglio calendari0 24 Figura 5 Filtro nell elenco delle cose da fare 25 Figura 6 Ordinamento dell elenco delle cose da fare 25 Figura 7 Lista delle cose da fare Unifical anrairanaaea 26 Figura 8 Dettaglio delle trasmissioni per ogni Ruolo di competenza del utente 26 Figura 9 Grafica differenziata per tipologia di documento trasmesso 27 FIGUIS10 PHISARIOTAZIONE puri rire riore acanto 29 Figura 11 Pulsanti di azione dal risultato di una ricerca i 29 Figura 12 Trasmissione con ragione di tipo Workfl0W e 31 Figura 13 Dettaglio trasmissione selezionata con ragione workflow 31 Figura 14 Dettaglio trasmissione selezionata con ragione senza WorkfloW 32 Figura 15 Tasto Smista nell elenco cose da fare i 33 Figura 16 Pagina per lo smistamento ii 34 Figura 17 Dettaglio dati del documento 34 Figura 18 UO ruoli e utenti per lo smistamento 35 Figura 19
148. Tipologia o Lista delle tipologie di fascicolo o Lista attributi della tipologia Nel caso di selezione di Tipologia un ulteriore menu a tendina riporter le tipologie di fascicoli visibili e quindi un ulteriore combo box riporter gli attributi per la tipologia selezionata Una volta eseguita la normale ricerca dei fascicoli questa verr ulteriormente filtrata in modo che tutti i fascicoli trovati siano solo quelli che soddisfano anche la condizione Valore dell attriputo selezionato contenuto nell elenco indicato dal foglio excel specificato Es Un foglio Excel denominato Matricole xls contenuto nella directory C dipendenti contiene un elenco di matricole relativi ai dipendenti La ricerca verr filtrata con Filtra risultati con C DIPENDENTI MATRICOLE XLS Attributo fascicolo Tipologia Tipologia Fascicolo Personale Attributo tipologia Matricola A seguito dell utilizzo delle icone sopra descritte possibile visualizzare nella parte destra del pannello l elenco dei fascicoli procedimentali e o generali richiesti con la classifica indicata Selezionando attraverso l icona EY uno dei fascicoli mostrati nella parte destra del pannello viene restituito nella parte bassa un pannello che mostra tutti i dettagli legati al fascicolo dati inseriti nella tipologia fascicolo sono visualizzabili attraverso la selezione dell icona Ca un esempio riportato nella Figura 89 Ricerca fascicoli Fine
149. Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 152 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 questa casella Per i dettagli sui campi delle tipologie documento si rimanda al paragrafo 2 7 1 1 Se alla tipologia selezionata associato un diagramma di stato viene automaticamente visualizzato il campo Stato che pu essere popolato cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 al capoverso Stato e Note consente l inserimento di note con la possibilit di renderle visibili solo all utente proprietario note personali oppure a tutti gli utenti che appartengono al ruolo del proprietario o a tutti gli utenti che hanno visibilit sul documento cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 2 e Mittenti multipli dato non obbligatorio presente solo per le amministrazioni che ne hanno fatto richiesta Rappresenta gli ulteriori mittenti di un documento nel caso in cui il mittente fosse costituito da un raggruppamento di persone societ uffici enti etc questo campo d la possibilit di specificarne tutti i componenti Anche i mittenti multipli possono essere occasionali in tal caso pu essere inserito liberamente dall utente valorizzando il campo descrizione della stringa mittente e poi spostato mediante la freccia o abituale selezionandolo dalla rubrica Per la selezione da rubrica necessario premere il pulsante associato al campo Dalla rubrica sar possibile utilizzare anche le liste di distribuzione Se si sceglie u
150. VE DI LIVELLO INFERIORE I S in materia di privacy sicurezza e supporto dipartimentale 7 Innovazione TE BIS D PID DI Ricerca O Visual doc O Mantieni selezione Figura 16 Pagina per lo smistamento In questa sezione si trovano tutte le informazioni relative al documento Le frecce consentono di scorrere i documenti con la correlata indicazione del numero rispetto a quello totale da smistare L immagine seguente propone un esempio SEGNATURA DATA MITTENTE DESTINATARI RAG TRASM OGGETTO MITT TRASM Note generali Note individuali Fascicolazione PAT_COLL RFD320 2010 0084140 06 07 2010 ALLEGATI 0 VERSIONI 1 paolo bellini COMPETENZA lettera di assunzione E Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT Q 1 2 Trasmissione rapida v Figura 17 Dettaglio dati del documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 35 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Nel campo Note generali possibile inserire delle note che saranno allegate alla trasmissione durante la fase di smistamento Se il documento che si vuole smistare stato trasmesso all utente con l aggiunta di note individuali queste vengono visualizzate nella casella non editabile denominata Note individuali La fascicolazione rapida pu essere effettuata attraverso la semplice digitazione del codice del fascicolo o del sotto fascicolo se cono
151. VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 dell applicativo Tale ruolo rimarr selezionato fino a quando l utente non decider di modificarlo Per ogni ruolo sotto il men a tendina visualizzata la struttura gerarchica di appartenenza di quel ruolo all interno della UO campo Struttura 2 5 Cose da fare L elenco delle cose da fare un elenco di documenti e di fascicoli trasmessi e o inviati all utente L elenco si pu visualizzare Automaticamente ogni qualvolta l utente accede all interno del sistema laddove nella configurazione dell applicazione sia stata prevista tale modalit automatica di visualizzazione In caso di visualizzazione automatica il sistema visualizza tutti i documenti fascicoli contenuti nell elenco delle cose da fare in corrispondenza del ruolo con cui l utente deve lavorare Se la visualizzazione delle cose da fare non automatica c la possibilit di selezionare due differenti pulsanti Cerca _ o Filtro Con amp erca _ l utente ha la possibilit di vedere la lista completa delle trasmissioni che gli sono state effettuate con _ Filtro invece possibile visualizzare solo i documenti o i fascicoli filtrati in base ai seguenti parametri e Tipo documento fascicolo Elementi non letti indica il tipo di documento che si vuole visualizzare attraverso la selezione di pulsanti di controllo grafico che consentono all utente di effettuare una scelta tra le varie opzioni o Arrivo o Parte
152. VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 di valori In questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario GI o semplicemente editandola Per ogni documento presente nella pagina dei risultati sono mostrate le seguenti informazioni l identificativo del documento la data di creazione l oggetto da cui si desume l insieme dei numeri di protocolli contenuti nella stampa e l icona dei dettagli che permette di visualizzare il contenuto del documento prodotto con la stampa del registro VELOCE estesa COMPLETA comFLET TO IT_REG_UFF Ricerca Figura 162 Stampe registri Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 191 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 3 2 Ricerca Fascicoli La funzionalit di ricerca fascicoli ottenibile a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del men RICERCA premendo sul pulsante RICERCA e successivamente su quello dei FASCICOLI Figura 163 Ricerca fascicoli schema di navigazione Il pannello che consente di effettuare tali operazioni quello riportato nella Figura 163 E possibile popolare il campo Codice con differenti modalit e Selezionando la casella di selezione accanto alla voce codice ed editando direttamente un codice di titolario
153. Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello N Prot Data 17 12 2008 16 49 ID 350558 Oggetto ISTANZA DI CONSERVAZIONE NUMERO 320678 Tipo 2 Dimen 3 884 Kb Firmato va Cartaceo DESCRIZIONE file p7im z q A02 file tsr 1 i PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO CLICCA SU VISUALIZZA Nuovo ji Modifica i ADL i Scambia ji Rimuovi Figura 254 Allegati file PZM e TSR 8 5 Rifiuto di una istanza Dalla pagina di accesso della Gestione conservazione gli utenti del Centro Servizi posso rifiutare una istanza nel caso in cui la stessa non sia conforme ai requisiti generali per la richiesta di conservazione Attraverso la selezione del pulsante Rifiuta e l inserimento successivo di una nota di rifiuto Figura 255 il sistema invia al mittente dell Amministrazione una notifica di rifiuto della istanza di conservazione nell Elenco delle cose da fare Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 281 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 one Ricerca Supporti Ricerca Istanze di Conservazione Nuove O In lavorazione F Chiuse Data apertura Web Page Dialog Data invio nos Inserici note rifiuto Pulisci campi TPO DATA CONS NOTE DESCRIZIONE APERTURA UTENTE CONTENUTO AA CR 2 02 2007 i epean y i i 049272009 e AMASSARI Q istanza di prova 2 01 2009 con fabio 17 52 04 10 01 2009 15 05 40 Esibizione prova miche
154. a rnorne nasa on ann z gt DETTAGLIO TRASMISSIONE SELEZIONATA N Prot Datarl10 0 2008 16 13 sO 290241 Segmh s l taeae vs EB j A CEDIS N Oggetto prova editing ACL Delvery Aroa i Cy n vw pren COMPETENZA TUTTI Filtettaate x Ric avute f Serpi Maria URENCO TRASMISSIONI TROVATE 2 ELEMENTI manuels ROLO Trastrrnssione Rapeda Nuova K Modifi i Trosmett Stampa Figura 105 Trasmissione effettuata 2 12 1 1 Cedidiritti Se si possiede il diritto di sola lettura o lettura e scrittura la trasmissione dell oggetto comporta la perdita del diritto da parte del mittente sia come utente che come ruolo La perdita del diritto si estende di conseguenza a tutti i componenti del ruolo mittente Se si possiede il diritto proprietario la trasmissione dell oggetto richiede quale tra i ruoli destinatari deve acquisire la propriet ed all interno del ruolo selezionato quale utente La richiesta effettuata attraverso un opportuna finestra di dialogo che elenca i ruoli destinatari e per ogni ruolo gli utenti componenti La selezione avviene in modo esclusivo solo sugli utenti individuando contestualmente il ruolo di appartenenza L utente viene avvisato attraverso un opportuno messaggio Nel caso in cui la trasmissione prevede solo un ruolo destinatario e sia attiva la notifica della trasmissione solo ad un componente del ruolo il sistema attribuisce a quest ultimo la pro
155. a Per creare un nuovo protocollo in uscita necessario selezionare dal men principale la voce Documenti e successivamente la voce Nuovo protocollo Il pannello riportato in Figura 56 come per il protocollo in ingresso mostra in alto la descrizione e lo stato del registro sul quale si sta operando Il registro in cui inserire i documenti pu essere selezionato dal men a tendina impostato in modo automatico dal sistema collocato sotto la descrizione del ruolo a cui l utente appartiene Ogni utente ha a disposizione tutti i registri sui quali abilitato a lavorare in relazione al ruolo che ricopre nell amministrazione di appartenenza Ogni stato del registro rappresentato da un colore ovvero e Rosso __ indica che il registro chiuso e Verde indica che il registro aperto e Giallo indica che la data di apertura del registro precedente alla data odierna Nella parte sottostante a quella dei registri si devono selezionare o aree pulsante di selezione per indicare se il protocollo che si sta creando in ingresso o in uscita Per effettuare la protocollazione in uscita si deve selezionare l opzione Uscita 2 L etichetta uscita configurabile mediante il tool di amministrazione Alcune amministrazioni usano infatti la parola Partenza Nelle figure del documento pertanto possibile vedere nomi diversi Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2
156. a dI La funzione attiva solamente se l utente abilitato all inserimento di una nuova versione e se il documento non risulta bloccato da un altro utente La selezione del pulsante provoca l impossibilit da parte di altri utenti a creare nuove versioni e la copia sulla postazione di lavoro del file associato al documento stesso in un percorso scelto dall utente Il sistema propone come nome file il nome del file originale quello che aveva al momento della prima acquisizione Dopo la selezione del percorso il sistema effettua le seguenti operazioni e effettual operazione di blocco della versione corrente da parte dell utente e copia il file associato al documento nel percorso specificato e esegue l applicazione associata al formato del file es Word Excel L operazione di blocco del file tracciata nel sistema In particolare sono registrate le seguenti informazioni e l autore del blocco utente e ruolo e ladataeoradelblocco e il nome di rete della postazione di lavoro da cui avvenuto il blocco e il percorso in cui stato estratto il file Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 144 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il blocco pu essere effettuato anche su un documento per cui la versione corrente non ha alcun file acquisito L utente come nel caso precedente deve selezionare il percorso locale in cui copiare il file Il sistema
157. a 222 Modifica della delega dettaglio campi disponibili 4 11 4 Esercizio della delega L utente che riceve la delega ad agire per conto del Delegante pu operare con i soli ruoli assegnati dal Delegante e pu sostituirlo per un determinato periodo temporale in tutte le funzioni assegnate ai ruoli del Delegante Effettuando il login si visualizza la finestra che avverte l utente che ha ricevuto una o pi deleghe Microsoft Internet Explorer 2 Hai almeno una delega assegnata Premi Ok per esercitarla Figura 223 Login dell utente delegato avviso assegnazione delega Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 255 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Alla selezione del pulsante OK il sistema conduce l utente nella finestra Gestione deleghe dove sono visualizzate in automatico le deleghe ricevute attive E gt Gestione deleghe Finestra di dialogo pagina Web EI Gestione deleghe Deleghe ricevute Deleghe assegnate SCADENZA Z Ra 20a ARN pis Massari Antonio Protocollista in ingresso Esercita Chiudi Figura 224 Esercita delega Accettando la delega ricevuta il delegato avr l accesso esclusivamente ai ruoli che gli sono stati assegnati dal delegante Selezionando il pulsante esercita in automatico il delegato accede alla lista delle cose da fare del delegante L utente delegato visualizza in alto a destra n
158. a ciascuna utenza vi sono due caselle selezionabili una per la notifica ed una per la cessione e la casella della notifica sempre attiva e selezionabile necessario selezionare almeno un utenza e a casella della cessione attiva solo per le ragioni di trasmissione che prevedono cessione Nel caso la casella fosse attiva permetter la selezione di un unica utenza per un unico ruolo GESTIONE NOTIFICHE TRASMISSIONE E CESSIONE DIRITTI Selezionare gli utenti ai quali sar notificata la trasmissione generata da questo modello e l utente al quale cedere i diritti di propriet o visibilit sull oggetto trasmesso DESCRIZIONE NOTIFICA CESSIONE UT12 UT12 UT12 C CHIUDI Figura 203 Gestione notifiche e cessione diritti Per salvare l inserimento del nuovo modello di trasmissione selezionare i ruoli e cliccare sul pulsante Salva In tal modo il sistema crea il modello di trasmissione aggiungendolo alla lista dei modelli disponibili Inoltre per le amministrazioni che abbiano attivato la funzionalit di consolidamento accanto ad ogni destinatario presente una casella di selezione per effettuare delle trasmissioni nella modalit nascondi versioni precedenti 2 12 2 Nuovo Modello di Trasmissione Nome inoltro ufficio del Personale Note Tipo Trasmissione Documento M Registro Provincia Autonoma di Trento Rendi disponibile O solo a me stesso a tutto il ruolo E gt Selezi
159. a corrispondenti esterni consente di visualizzare i corrispondenti esterni Stampa trasmissioni UO consente di visualizzare un elenco di trasmissioni documenti o fascicoli effettuate e ricevute dalla struttura di appartenenza Riporta le informazioni seguenti Id del Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 215 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 documento data di trasmissione oggetto del documento l utente Mittente il Ruolo Mittente il Destinatario la ragione di trasmissione e le note generali e Stampa Documenti Registro consente di visualizzare un elenco delle stampe documenti registri effettuate Il sistema permette di selezionare l elenco delle stampe di interesse attraverso differenti parametri si pu valorizzare un determinato numero di protocollo o un intervallo di numeri una data o un intervallo di date di protocollo una certa Unit Organizzativa il cui valore editabile o manualmente tramite codice o selezionando il valore desiderato dalla rubrica a cui si accede attraverso l icona una spunta nell apposita casella di selezione consente di estendere la selezione alle UO sottoposte possibile infine selezionare per tipologia documento e Stampa Documenti consente di stampare tutti i documenti non protocollati di un amministrazione per generare la stampa sufficiente utilizzare i filtri su data creazione id documento e tipologia se associata e Stampa buste
160. a di selezionare un documento pu aver compilato anche parzialmente la scheda del documento grigio in creazione Se vengono trovati dei dati incongruenti si avvisa l utente aprendo una opportuna finestra di dialogo Figura 81 nella quale sono presentate diverse possibilit per proseguire l operazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 104 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Continua e sovrascrivi i dati consente di proseguire l operazione utilizzando i valori del protocollo in uscita selezionato Questa l opzione predefinita e Continua utilizzando i dati immessi consente di proseguire il collegamento dei documenti con i dati immessi dall utente nella scheda del protocollo in ingresso nonostante siano diversi da quelli del protocollo a cui si sta rispondendo e Seleziona un altro documento consente di chiudere la pagina di avviso e scegliere un altro protocollo in uscita a cui rispondere dd ATTENZIONE e Gli oggetti non coincidono COME SI DESIDERA PROCEDERE FN gt pera 1 tA Continua utilizzando i dati immessi O Seleziona un altro documento Figura 81 Finestra di dialogo per avviso dati incongruenti per risposta ad un documento Nel momento in cui si seleziona il pulsante OK la scheda del documento in risposta viene popolata di conseguenza secondo l opzione che stata selezionata Inoltre viene popolato il campo Rispo
161. a modalit di funzionamento analoga a quella presente nelle ricerche dei documenti In alto nella pagina dei risultati sono presenti le icone per eseguire delle azioni sui fascicoli risultanti dalla ricerca o su una parte di essi azioni massive Ricerca fascicoli 852 fascicoli Hd CA e b5 Seleziona tutti Figura 166 Azioni massive La selezione pu avvenire mettendo un segno di spunta accanto alla voce Seleziona tutto oppure scegliendo i singoli fascicoli utilizzando le caselle di selezione che si trovano accanto ad ognuno di essi nell elenco dei risultati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 195 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 La presenza di questi pulsanti soggetta a configurazione e solo i ruoli abilitati potranno effettuare queste azioni massive tutte o quelle per le quali sono stati abilitati e Esporta fascicoli selezionati che consente di esportare tutti i fascicoli selezionati Selezionando l icona viene visualizzata la finestra di dialogo mostrata in Figura 167 dove possibile associare un titolo al file che si esporta selezionare il formato del file PDF Excel e nel caso in cui si sceglie un file Excel abilitata l area in cui possibile selezionare i campi relativi ai fascicoli da visualizzare nel file stesso gt Esporta risultati della ricerca Finestra di dial Seleziona il formato Pai Adobe Acrobat
162. a pag 233 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 possibile applicare i seguenti filtri per la ricerca dei documenti e Sulla tipologia del documento o Protocolli in arrivo o Protocolli in partenza o Protocolli interni o Documenti grigi e Sulla data di creazione del documento Per impostazione predefinita sono visualizzati tutti i documenti creati nel ultimo mese Per ripristinare esattamente la stessa vista generata in una fase successiva possibile salvare tramite il pulsante Salva punto f della Pagina gestione cartaceo i criteri di filtro di ricerca con i tutti documenti visualizzati Per ciascuna ricerca salvato il nome dell utente che l ha generata con data e ora In fase di acquisizione dei file immagine possibile stabilire se per il documento presente un corrispondente cartaceo L informazione evidenziata nel dettaglio del documento protocollo possibile impostare la stessa informazione anche per il fascicolo Acquisizione da Scanner i C Acquisisci da scanner G Acquisisci da file o O oa E Converti in PD vw Cartaceo INVIA CHIUDI Acquisizione da File System Arguisizione Acquisisci da scanner Acquisiscida file a JE converti in PDF INVIA CHIUDI Figura 197 Acquisizione file immagine impostazione cartaceo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 234 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 N
163. a pag 90 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il Pagina iniziale PROFILO Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello 2 a aga Z A nrn AAN Jaaa i x AS E e N A gt Data creazione Id documento fe RR a Controllo Ortografico xl Privato test controllo ort Oggetto r 2 fest controllo ort n EA Parola non presente nel Dizionario Parole chiave ag i fort Ignora Tutto out Aggiungi Sostituisci Sostituisci Tutto Nessuna nota visibile Dizionario Personale Ruolo Tutti oro orto fiT suggerimento Parola 3 di 3 Tipologia documento I Fascicolazione Rapida E E Trasmissione Rapida E salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 66 Controllo ortografico e Parole chiave elenco delle parole che possono essere considerate chiave di ricerca per il documento Queste consentono una volta effettuato l inserimento di ricercare il documento all interno del sistema in maniera pi rapida Selezionando l icona 385 viene presentata una finestra di dialogo Figura 67 con l elenco di tutte le parole chiave gi inserite nel sistema dalla quale possibile selezionare quelle di interesse Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa pag 91 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Parole chiave DOCUMENTI EFFICIENZA FORN FORNITURA PC INNOVAZIONE IST SOGGIORNO Figura 67 Selezione parola
164. a selezione del filtro Prodotto In verifica Eliminato permette di specificare la data di produzione del supporto Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stata prodotto il supporto Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario attivato dalla selezione dell icona ES o semplicemente editandoli tale campo visibile in Figura 259 dove stato selezionato il filtro Prodotto o ld istanza di conservazione in tale campo possibile editare il numero identificativo dell istanza di conservazione associata al supporto ld supporto in tale campo possibile editare il numero identificativo del supporto da ricercare Ricerca aggregata consente di ottenere come risultato della ricerca un elenco contenete i supporti aggregati per istanza e visualizza uno dei supporti come rappresentante di quelli generati per l istanza ovviamente accedendo al dettaglio sar possibile visualizzare gli altri supporti generati Ricerca Conservazione Ricerca Supporti Stato supporto Clin produzione C Prodotto Clan Verifica ClEtiminato Coll fisica Id Istanza di conservazione Id Supporto C Ricerca aggregata Data scadenza marca DA Fa A a Cerca Pulisci campi Figura 258 Ricerca supporti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 285 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12
165. a tipologia fascicolo profilata NOME CAMPO1 Descrizione Valore del campo 1 In caso di campo multi Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 pag 163 289 DocsPA 3 12 valore i diversi valori devono essere separati da TARE punto e virgola NOME CAMPO n Valore del campo n Sq Per la fascicolazione dei documenti il sistema effettua la ricerca dei fascicoli sulla base dei valori inseriti nelle colonne dedicate alla classificazione fascicolazione Se viene indicato il valore puntuale del fascicolo nella colonna codice fascicolo non necessario valorizzare i campi relativi agli altri dati di fascicolazione se invece non si conosce il codice puntuale del fascicolo allora il sistema ricerca i fascicoli in cui inserire documenti sulla base dei valori immessi nei campi Titolario Descrizione fascicolo Descrizione sottofascicolo Tipologia fascicoli Nome Campo 1 campo n Se la classificazione del documento obbligatoria e se l esito della ricerca fascicoli risulta negativo il documento non viene creato Analogamente se la classificazione del documento obbligatoria e non sono stati valorizzati almeno il campo nodo o campo codice fascicolo il documento non viene creato Se la tipologia documento obbligatoria il sistema controlla la valorizzazione del campo Tipologia documento e se non valorizzato il documento non viene creato In caso i documenti
166. abbiano degli allegati da associare necessario utilizzare un apposito secondo foglio work sheet Allegati per descrivere ogni allegato Questo foglio collegato ai documenti descritti negli altri fogli attraverso il campo ORDINALE Nel caso un documento abbia pi allegati bisogna inserire pi righe con lo stesso ORDINALE Di seguito la descrizione del formato CAMPO DESCRIZIONE NOTE ORDINALE allegato Ordinale da 1 N Numero identificativo univoco delle da importare riga ordinali dei ORDINALE PRINCIPALE DOCUMENTO DESCRIZIONE PATHNAME Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati A ordinale documento principale per gli allegati dei documenti protocollati in arrivo P ordinale principale per gli allegati dei documenti protocollati in ingresso I ordinale principale allegati dei documenti protocollati NP ordinale principale per gli allegati dei documenti non protocollati per gli interni Pathname completo del associare al documento Poich gli diversi fogli si ripetono si reso necessario indicare in questo campo sia la lettera iniziale del foglio A P I NP sia l ordinale del documento principale Descrizione dell allegato Obbligatorio file da Opzionale Il pathname deve essere raggiungibile condiviso M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 164 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 shared con almeno diritti di sola lettura da
167. accia utente possibile importare esportare da uno specifico file excel le voci dell indice sistematico per i ruoli preposti a tale funzionalit L icona permette di visualizzare nella parte destra del pannello tutti i fascicoli generali procedimentali presenti nell Area di Lavoro fascicoli dell utente cos come mostrato nella Figura 87 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 111 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Nella lista dei fascicoli procedimentali e o generali a ciascun fascicolo associata una casella selezionabile che per default risulta non selezionata L utente pu utilizzarla per selezionare singolarmente i fascicoli di interesse Se l utente ha necessit di classificare il documento in tutti i fascicoli presenti nell area di lavoro per velocizzare l operazione potr selezionare la casella Seleziona deseleziona Tutti e selezionare l icona Da questa sezione possibile anche cancellare i fascicoli presenti in area di lavoro baster cliccare sulle caselle dei fascicoli che non interessano e attivare l icona I DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 4 Dicembre 2008 15 14 18 Il gt gt Ricerca documenti FASCICOLI IN AREA DI LAVORO i a Data 10 11 2008 1 18 112 16539 Yis Ra SM y C s o Oggetto test caratteri molto lunghi test caratteri molto lunghi SERENA ZE CEAS So OASE DESERISIONE test caratteri molto lun
168. al sistema Ciascun messaggio viene inserito in DOCSPA come documento predisposto alla protocollazione con i seguenti dati impostati in modo automatico dal sistema Componente del messaggio di posta Componente del documento in elettronica DOCSPA Subject oo OGGETTO S Attachment O ooo ALLEGA o O Il documento trasmesso a tutti i ruoli protocollisti configurati come destinatari dei protocolli ricevuti per interoperabilit Inoltre per permettere all utente che ha inviato il messaggio originale alla casella istituzionale di acquisire la visibilit sul protocollo in ingresso creato DOCSPA invia una trasmissione all utente stesso ricavando i dati dell utente dall indirizzo del mittente della mail Tutti gli utenti censiti in DOCSPA devono avere indicato il relativo indirizzo di posta elettronica L utente deve avere configurato anche l invio della mail associata alla trasmissione cos tramite una mail riceve la notifica dell effettiva protocollazione del documento Il protocollo presenta nel campo mittente intermedio campo opzionale l utente che ha effettuato l INOLTRO Per poter utilizzare al meglio questa funzionalit necessario impostare il client di posta elettronica in modo che il messaggio mail originale sia inserito come allegato ogni qual volta lo si inoltra con un altro messaggio mail Questa impostazione molto semplice come mostrato nelle Figura 47 Figura 48 e Selezionare dal menu Standard di Outlook la voce To
169. alendario Ea o semplicemente editandola e Altri Filtri selezionabili tra quelli proposti dal sistema e Ordinamento consente di ordinare i risultati della ricerca in base alla data di invio creazione dell oggetto ricercato o in base alla ragione di trasmissione i risultati di ricerca inoltre possono essere ordinati in modo crescente o decrescente Tramite il pulsante Cerca viene visualizzato il risultato della ricerca nella parte destra della pagina Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 206 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricevute O Effettuate Elenco trasmissioni Trovati 435 elementi Esporta i OGGETTO i MITTENTE TRASM TRASM IL SCADENZA DOC SCHEDA Ricerche Salvate mran rt ia TAS Taacione scaenza poc MITTENTE z prova stati modificato t147 e o 23279 io ne 18 11 2010 Protocollo Servizio per il Personale SOLA L URA 18 11 2010 EEE 2 A Destinatario trasmissione prove varie classifica v Utente Mario Rossi 111 2010 Pecore 85277 2 18 11 2010 protocollo Servizio per il Personale TOERIS 18 11 2010 i ross 2 E M Ruolo D320SEG Segreteria Dipartimento Innovazi gt test Corriere verra Notificata a Mario Rossi Mi 15 11 2010 Segreteria Servizio Semplificazione RIFIUTO SAGA Dipartimento Innovazione Ricercaa GF El Amministrativa C visuali
170. ali della griglia di ricerca mediante la pressione del pulsante E presente nella barra delle azioni massive 3 1 2 Tipologie di Ricerca L utente di DOCSPA ha la possibilit di effettuare la ricerca sui documenti secondo differenti strutture di ricerca Le tipologie utilizzabili sono e Veloce e Estesa e Completa e Completamento e Stampe Registro Nei paragrafi che seguono sono descritte ciascuna nel dettaglio 3 1 2 1 Veloce Tale ricerca si pu effettuare sia attraverso le ricerche salvate descritte al paragrafo 3 1 2 2 1 selezionando una modalit di ricerca dal men a tendina sia attraverso il criterio di ricerca oggetto o parte di esso contenuto nel documento La ricerca per oggetto permette di limitare il numero dei risultati della ricerca specificando una delle opzioni presenti nel men pre impostato ad esempio gli ultimi 10 protocolli gli ultimi 20 ecc DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 31 Ottobre 2008 12 53 37 Il Pagina iniziale veloce ESTESA COMPLETA COMPLET TO STAMPE RE Elenco documenti Ricerche Salvate Filtri Documenti immessi in data odierna _ Ricerca Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 177 289 Figura 154 Ricerca veloce di un documento 3 1 2 2 Estesa Anche questa modalit di ricerca consente di utilizzare una modalit di ricerca salvata
171. ambia la tipologia della visibilit e si seleziona il pulsante Conferma Per inserire una nuova nota si seleziona il pulsante Nuovo si sceglie la tipologia di visibilit che si vuole dare alla nota si inserisce il testo e si seleziona il pulsante Conferma Se si vuole uscire dal dettaglio selezionare il pulsante Chiudi 2 8 1 2 1 Nota presente su un documento fascicolo in sola lettura Quando un documento fascicolo in sola lettura selezionando l icona della matita possibile modificare la nota solo per le 2 seguenti tipologie di visibilit Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 100 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Ruolo visibile solamente agli utenti del ruolo dell utente creatore della nota e Personale visibile solamente all utente che l ha creata In ognuno dei precedenti casi modifiche e cancellazioni di note sono consentite solamente all utente creatore 2 note visibili Nota di Mhettesgiatagia Responsabile Servizio F Semplificazione Amministrativa Lello Figura 77 Nota in sola lettura 2 8 1 3 Fascicolazione rapida ricerca fascicoli e sottofascicoli Attraverso la selezione dell icona presente vicino al campo Fascicolazione rapida si apre una finestra di dialogo per la ricerca dei fascicoli sotto fascicoli in cui possibile impostare una serie di filtri ed effettuare la ricerca Questi sono e Titolario permette di sel
172. amministrazione che ha inviato il documento e Data protocollo mittente si inserisce la data in cui tale documento stato protocollato dall amministrazione E possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollazione mittente Inoltre la data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario gi o semplicemente editandola e Data arrivo possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di arrivo del documento La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandola e Parole chiave consente di indicare le paroii cilave da ricercare nei documenti selezionandole dall archivio delle parole chiave tramite l icona Pi e Note permette di cercare nel campo note associato al documento possibile ricercare documenti in base al tipo di nota a tutti al ruolo personale e Documenti in completamento Tale funzionalit pu essere vista come una
173. ara pag 58 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 gt Ricerca oggetti esterni Finestra di dialogo pagina Web RICERCA OGGETTI ESTERNI matricola descrizione descr CERCA DESCRIZIONE_O DESCRIZIONE_1 DESCRIZIONE 2 DESCRIZIONE_3 DESCRIZIONE_4 DESCRIZIONE_5 DESCRIZIONE_6 DESCRIZIONE_7 DESCRIZIONE_8 DESCRIZIONE_9 12345678910 CHIUDI Figura 41 Ricerca oggetto esterno Se non si riesce ad accedere al servizio esterno il sistema rende i campi codice e descrizione modificabili dando all utente la possibilit di inserire manualmente le informazioni Un semaforo rosso mette in evidenza tale situazione Il sistema inoltre tiene traccia dei dati che non sono stati inseriti da fonti esterne in modo tale che in un momento successivo gli utenti saranno in grado di riconoscerli ed eventualmente aggiornarli con le informazioni prese dalle fonti originali campi digitati manualmente sono riconoscibili perch a caratteri rossi fino a quando non saranno valorizzati successivamente con il dato esterno Figura 42 Accanto al campo descrizione dell oggetto esterno presente il pulsante Figura 40 che consente di ripulire i campi impostati tramite selezione di uno dei valori presenti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 59 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 re e ERS SSE vagd al D E p A N A D hh O Partenza O Interno Privato O para a al
174. are al modello e la scelta del ruolo e dell utente delegante e la scelta di chi pu utilizzare il modello solo il ruolo che sta creando il modello o tutti i ruoli che ricopre l utente e ladata di inizio validit e la definizione di un intervallo di validit della delega creata a partire da quel modello l intervallo espresso in giorni o in alternativa la definizione di una data di fine Una volta definito uno o pi modelli di delega ogni volta che un utente ha bisogno di delegare qualcuno per un periodo di tempo e quindi ha bisogno di creare una delega pu semplicemente scegliere il modello con le caratteristiche di cui ha bisogno in particolare il modello a cui corrisponde la persona che vuole delegare Se attiva questa funzionalit la voce Modelli delega comparir accanto alle voci Deleghe ricevute e Deleghe effettuate come mostrato nella Figura 226 Gestione deleghe O Deleghe ricevute O Deleghe assegnate Modelli delega Stato modello TUTTI E Nome modello _ Nome delegato E Ruolo delegante TUTTI S Datainizio ES e ee RUOLO DELEGANTE DATA INIZIO INTERVALLO DATA FINE modello_delega_i Valido Anderle Mariano Protocollo Servizio per il Personale hi E Nnr 30 L 3 MODIFICA MODELLO DELEGA Xx Nome del modello modello_delega_i Seleziona ruolo delegante Protocollo Servizio per il Personale Ricerca tra Codice Nome UO Unita Organizz W Seleziona
175. are la descrizione dell allegato corrisponde all oggetto del documento ed il file associato all allegato corrisponde all ultima versione del documento selezionato All utente viene poi chiesto di chiudere la finestra e viene portato alla pagina di dettaglio del documento predisposto alla protocollazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 172 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Elimina versioni Hi questa operazione pu essere effettuata su Q documenti grigi non consolidati par 2 7 1 6 Q documenti predisposti alla protocollazione non consolidati U allegatia tali documenti presenti nell elenco dei risultati e selezionati dall utente Attivando il pulsante elimina versioni il sistema dopo aver chiesto all utente conferma dell operazione e quali versioni si vogliono eliminare tutte le vecchie versioni oppure tutte tranne la penultima e l ultima inizier ad eliminare le vecchie versioni di tutti e soli i documenti grigi o predisposti alla protocollazione per i quali l utente possiede i diritti di rimozione Alla fine dell operazione verr mostrato un prospetto riepilogativo delle versioni eliminate e di quelle non rimosse che potr essere esportato in formato pdf Questa funzionalit attivabile tramite chiave di configurazione Ricerca documenti 217 documenti J 7 amp bo C Seleziona tutto E a GiReEeAnBO0AL 1 25303 RICA L p 23 11
176. ario ROSSI GIOVANNI F 4 6 2010 4 14 10 2010 De ME s A PAT_PRE PAT 14 10 2010 RESPONSABILE malattia A 0026614 A A 14 10 2010 E PAT_PRE PAT 14 10 2010 richiesta ferie A 0026613 _A A 14 10 2010 a Campi Comuni Fascicoli Matricola nome e a Pisi gt cognome 30474 AMBROSI GIOVANNI Codice fiscale bi Ricerca Figura 180 Ricerca campi comuni 3 7 Importa fascicoli La funzione Importa fascicoli attivabile dalla voce di menu RICERCA gt Imp Fascicoli consente di creare in modo rapido un numero elevato di fascicoli procedimentali Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 213 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 1 RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO eser Daemen Fascicoli Tracio visit DL Doc ADI Fac imp Fascicoli v aria Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT a Autono fe ESE MIR ERA SIERO TA AVA x IMPORTAZIONE FASCICOLI DA FOGLIO EXCEL Filt Scarica modello Nome file CADocuments and Settings alibrantis Desktop errori lmportFascicoli xIs Sfoglia i 1 ele Report nfrastrutt CREA FASCICOLI CHIUDI Figura 181 Import fascicoli La procedura di import fa uso di un particolare foglio excel opportunamente strutturato Il modello da utilizzare pu essere scaricato tramite il link Scarica modello presente nella pagina di Figura 181 Dopo aver compilato il foglio excel con i dati dei fascicol
177. ata in blu si accede ai dettagli del documento fascicolo I documenti fascicoli non letti sono presentati con caratteri in grassetto mentre quelli gi letti con caratteri non in grassetto ll messaggio che indica il numero di documenti non letti un collegamento Selezionandolo il sistema filtra le notifiche mostrando solo quelle relative agli elementi non letti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 Fascicolo Documento procedimentale non protocollato Smistal Rimuovi X Esportal ED ss 19 Giu NTT Dara pag 28 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Gli oggetti presentati nell elenco delle trasmissioni sono di due tipi documenti e fascicoli Entrambi sono visibili in questa sezione fino a quando non sono visti accettati firmati ecc a seconda della ragione di trasmissione con cui sono inviati dal mittente Per i documenti fascicoli presenti nell elenco sono riportate le seguenti informazioni e Trasm il data in cui stato effettuato l invio e Mittente trasm Ruolo il mittente della trasmissione ed il ruolo con cui stata effettuata la trasmissione e Ragione la ragione con cui stato trasmesso il documento fascicolo e Note note generali relative alla trasmissione e note individuali visibili solo al ruolo destinatario al quale si riferiscono e Scadenza data scadenza ovvero data entro la quale il documento fascicolo deve essere visionato e Dett dettagli
178. ata specificata l e mail altrimenti facoltativo e Registro RF indica l AOO nella quale si vuole creare il nuovo corrispondente ovvero il Raggruppamento funzionale di Ruoli in UO RF a cui si vuole associare il corrispondente Campi non obbligatori e Codice AMM il codice dell amministrazione a cui appartiene il corrispondente e Codice AOO il codice della AOO a cui appartiene il corrispondente e Indirizzo l indirizzo del corrispondente campo presente solamente per i corrispondenti di tipo UO e Persona Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 225 289 Cap il Codice di Avviamento Postale appartenente all indirizzo del corrispondente campo presente solo per UO e Persona Citt la citt appartenente all indirizzo del corrispondente campo presente solo per UO e Persona Provincia provincia a cui appartiene corrispondente campo presente solo per UO e Persona Localit localit a cui appartiene il corrispondente Nazione la nazione a cui appartiene corrispondente campo presente solo per UO e Persona Telefono princ il numero telefonico principale con il quale possibile contattare il corrispondente campo presente solo per UO e Persona Telefono sec il numero di telefono secondario con il quale possibile contattare il corrispondente campo presente solo per UO e Persona Fax il numero d
179. ati gi creati riporta le seguenti informazioni Figura 94 e Codice rappresenta il codice che viene associato automaticamente da DOCSPA all allegato e Descrizione un dato obbligatorio che prevede l inserimento di una breve descrizione al documento che si sta allegando e N ro pagine dato non obbligatorio che prevede la possibilit di indicare il numero di pagine del documento che si sta allegando c Q oppure Q amp visualizza il dettaglio dell allegato per il quale ancora non ancora stata acquisita l immagine del documento A visualizza il dettaglio dell allegato con immagine del documento e attraverso la selezione di questa icona possibile acquisire l immagine dell allegato con le modalit descritte per l acquisizione dell immagine di un documento si rimanda a quanto dettagliato nel paragrafo 2 13 1 Dopo la creazione l allegato compare nella lista degli allegati ed possibile visualizzarne il dettaglio Profilo e Versioni selezionando l icona Q 0 DA si rimanda per la descrizione delle funzionalit presenti nella scheda di dettaglio dell allegato ai paragrafi 2 10 1e 2 10 2 Tramite l utilizzo dei seguenti pulsanti posti a fondo pagina sono attivabili ulteriori operazioni sugli allegati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 117 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Modifica dopo aver selezionato un allegato permette di modificare i campi
180. ato pdf dal quale si effettua la stampa bl 4 9 Gestione Doc Rimossi La funzionalit per la visualizzazione e la gestione dei documenti cancellati ottenibile a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del menu Gestione premendo sul pulsante GESTIONE e successivamente su quello dei Doc rimossi che apre un altra finestra in cui si visualizzer immediatamente la lista dei documenti che sono stati rimossi Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 242 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 31 Ottobre 20 I DOCUMENTI RICERCA fai Figura 206 Gestione Doc Rimossi L intestazione dell elenco dei documenti trovati riporta il numero di elementi presenti in Documenti in cestino In questa vi sono anche due icone o N permette la cancellazione di tutti i documenti presenti nei Documenti in Cestino o Li permette l esportazione dell elenco su file di formato Pdf o Excel Il file costituito dai seguenti campi Registro Prot ld Doc Data Creazione Oggetto Tipo Mitt Dest Motivo Rimozione O O O O O 9 Dopo aver visualizzato l elenco esportato tramite l applicazione proprietaria l utente pu stampare modificare o salvare il file Ogni documento nella lista dei documenti che sono stati rimossi descritto dalle seguenti informazioni e Doc Data Numero documento e data creazione del
181. attraverso la selezione di una ricerca salvata dal men a tendina descritte al paragrafo 3 1 2 2 1 E inoltre possibile eseguire una ricerca in AND di documenti su pi campi ossia attraverso una ricerca di tutti i documenti che rispondono ai criteri selezionati campi proposti per questo tipo di ricerca sono Tipo utilizzato per indicare se si vuole effettuare la ricerca tra i documenti in arrivo in partenza non protocollati predisposti allegati Con A si indicano i documenti in arrivo con P i documenti in partenza con I i documenti interni con Non Prot i documenti non protocollati con Pred i documenti predisposti alla protocollazione con Alleg i documenti allegati La ricerca pu essere effettuata per singolo tipo o per pi tipi documento Registro selezionare il registro all interno del quale si vuole effettuare la ricerca Numero protocollo per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo del numero di protocollo Anno protocollo consente di cercare i documenti per anno di protocollazione Data protocollo possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo se
182. atutti 4 Livelloi z J APERTURA CHIUSURA CODICE DESCRIZIONE AOO TIPO NOTE PRIVATO Livello2 Livello3 I 2 04 11 2010 2010 5555 PAT PROCEDIMENTALE No Livello4 O F 11 a Livello5 3 Il Fascicolo Livello6 I PRE e FILTRE DI RICERCA O p 03 11 2010 2010 pie PAT PROCEDIMENTALE No Aperto Leal singolo Da E3 DI 46 ani Chiuso Val singolo W Da a esterno ______ Pa Creato Val singolo w Da je da 3 4 ne CESSI ESE Stato F Tipo v a i 02 11 2010 ali SITO PAT PROCEDIMENTALE No Descriz gt O qualsiasi OTutti Oruolo Ore O personali I Nota a O p 02 11 2010 2010 alzi i PAT PROCEDIMENTALE nota No TA 16 ascicolo susa o caratteri disponibili 2000 I 2 3 Scad val singolo Da P E3 F i 29 10 2010 2010 cc PAT PROCEDIMENTALE No Mitrovica de 16 Coll Val singolo v Da E3 gt Colloc fisica gt A 4 5 33 DO 29 10 2010 2010 fasc_prova PAT PROCEDIMENTALE No Tipo fasc v k 3 Ordinamento Data creazione v Descrescente W DI Sottofasc A 1 fascicolo ro vo ruolo Persona gt O ra 27 10 2010 2610 Si PAT PROCEDIMENTALE No lt Pianificazi O Conservato go Mai Conservato I or AI Mostra tutti i fascicoli E z 18 10 2010 26 1 sistema PAT GENERALE Si educativo p 9 provinciale Gem g aan E S Figura 165 Risultato della ricerca fascicoli Nelle pagine di ricerca dei fascicoli possibile salvare i criteri di ricerca per poi utilizzarli nelle ricerche future L
183. azione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Sede per le amministrazioni in cui vi sono pi sedi selezionabile la sede di appartenenza o la sede di interesse rispetto al prospetto che si vuole effettuare Anno si sceglie l anno di interesse mediante menu a tendina Modalit compatta o estesa nel primo caso il report mostra solo il 1 livello del titolari di classificazione nel secondo caso produce il report con il dettaglio di tutti i livelli e Report annuale sui documenti trasmessi ad altre amministrazioni O O O Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Anno si sceglie mediante menu a tendina l anno di interesse e Report annuale sui fascicoli O O O O Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Anno si sceglie l anno di interesse mediante menu a tendina Mese selezionabile mediante menu a tendina e Report annuale sui fascicoli per voce di titolario O Amministrazione Nome amministrazione di competenza
184. befof _9 x BESA FEI Ebu Fa an 9 0 E D E E R op a andog j a gi Aria 0 B 7 UN NG 9 vd Ri C G A B9o78 e AI X A ORDINALE c T E l i J HA AMMNSTRADONE COOCE ADGSTRO CODICE RF COOLE OGGETTO OGGETTO COOLE CORPESPONDENTE CORPISPONDENTE FASCICOLO PATHNAME ADR sud 2 PAT netto comvegno FROV_A 0107 020094 Fassarnen000 nt TE no 3 PAT tinto cormvegn PROV_TO toloto Fascannen000t2 TF no 4 PAT mo cormvegro PROV_VE MOINS Fapsarnend000 TF no 5 PAT ito corvegno PROV AO WOIT Fascarnen00004 TF h LI PAT FAG cormeegro Gole precarie Pale Provincia i Pordenone 0207 020098 FApcannen 00008 TE no Po PAT into ocovegno PROV_EZ HAOIS FascarnenB0006 TF no 8 invito comeegno PADY_MN WOOO Fassane TE no 3 Into corrego PROV_VA 001 0k2009 1 Fascarnen00008 TE no v kuto comego PROV_NO BLOIS Fasce dT no n hato comvegno PROV_AT oo xroost Fassarneti0 000 TE no e Fato ccevegn PROV_AL 0 01 0t2009 Fascarcent0ati TF no o kato comeegno PROV_BL ooo 8 Fapcanneri000 TE no into convegno PROV_TV 080202003 Fascannent00 tI TF no 5 kato convegno PAOYV_CN GOIL Farsannen000M TE no s ineto oomega PROV_GE 00 0 2009 8 Fassarnen 000 TF no g kto comeegno PRIOV_FE dolio Pascannet000KRTF no Vi i _ Me KN Arrivo Partenza irterni Non protocolati 4 Alegai a aE Ready h Figura 140 Foglio excel Dopo aver compilato il foglio excel con i dati dei documenti da creare se ne specifica il perco
185. bilit di ricercare tutti i fascicoli procedimentali di qualsiasi tipo in cui stato profilato anche il campo comune sul quale si sta effettuando la ricerca Il risultato della ricerca cos impostata rappresenta l iperfascicolo ovvero l insieme dei fascicoli anche di diversa tipologia che si riferiscono ad un medesimo soggetto oggetto aggregante Per ottenere un iperfascicolo sar quindi necessario poter specificare la query ovvero selezionare tutti i fascicoli procedimentali di qualunque tipologia essi siano ed a qualunque nodo di titolario appartengano che hanno valorizzato un determinato campo comune con un determinato valore L iperfascicolo viene estratto e presentato quindi come elenco dei fascicoli anche di tipi diversi che rispettano la condizione impostata Esportando il risultato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 193 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 della ricerca su un file esterno possibile effettuare ulteriori elaborazioni con programmi di produttivit personale e o stamparne il contenuto Re DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO 2 Febbraio 2009 17 50 24 Il a gt gt Documento Registro REG1 O Stato fa Elenco fascicoli Trovati 0 elementi NODO TITOLARIO IO Codice O Livello A i i tialis f El gt Anteprima Web Page Dialog RI Codice i a B Livelloi Livello2 Livello3 Livello4 LivelloS Liv
186. ca uguale in tutte le parti del sistema la differenza nel filtraggio dei dati a seconda del contesto da cui essa richiamata Ad esempio nella pagina delle trasmissioni di un protocollo la rubrica consente solamente la ricerca di corrispondenti interni alla AOO ovvero al registro su cui il documento stato protocollato disabilitando il menu relativo al tipo corrispondente mentre nella selezione del mittente per il protocollo in ingresso possibile specificare qualsiasi tipologia di corrispondenti sia interni sia esterni sia interni esterni Per aprire la rubrica sufficiente selezionare l icona dove presente nelle pagine di DOCSPA La rubrica presenta una sezione superiore la cui parte sinistra contiene i campi valorizzabili con i parametri che si intende utilizzare come filtri per la ricerca la parte destra propone invece una serie di pulsanti che consentono di dare avvio alla ricerca di gestire le funzionalit di inserimento di nuovi corrispondenti o di uscire dalla rubrica stessa pulsanti evidenziati da un rettangolo di colore blu La sezione inferiore suddivisa in due parti in quella di sinistra compare l elenco dei risultati della ricerca o eventualmente la porzione di organigramma in cui inserito il corrispondente che stato ricercato quella di destra per inserire in DOCSPA il i corrispondente i a seconda che sia un mittente o uno pi destinatari selezionato i dall elenco dei risultati di ricerca Sono
187. ca operazione con richiesta di conferma per i documenti elettronici in arrivo sulla casella di posta istituzionale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 Iperfascicolo Lista Cose da fare Marca temporale Nodo di titolario Numero documento id doc Password Portable Document Format Profilo pag 15 289 DocsPA 3 12 Insieme dei fascicoli anche di diversa tipologia che si riferiscono ad un medesimo soggetto o oggetto aggregante Un iperfascicolo rappresenta una aggregazione dinamica una ricerca di fascicoli anche di tipo diverso ottenuta specificando un valore per un campo riutilizzabile ed eventualmente altri criteri di selezione sugli attributi del profilo standard dei fascicoli Tutte le trasmissioni sia di documenti che di fascicoli oltre a essere notificabili in modo asincrono ai destinatari attraverso il sistema di posta elettronica alimentano una lista delle trasmissioni ricevute associata ad ogni utente nello svolgimento di un particolare ruolo Tale lista denominata Cose da fare rappresenta una sorta di lista delle attivit pendenti Le trasmissioni effettuate verso un ruolo alimentano la lista delle cose da fare di tutti gli utenti che svolgono quel ruolo La lista delle cose da fare appare nella pagina principale di DOCSPA in modo tale che ad ogni connessione il sistema propone automaticamente la lista delle tras
188. ca per cui necessario selezionare l icona associata al campo mittente Nella finestra che si apre a seguito della selezione dell icona sono presenti i campi per la ricerca e quindi per la successiva valorizzazione del campo mittente di utenti ruoli o UO Inoltre possibile valorizzare il campo mittente anche attraverso la semplice digitazione del codice rubrica associato all utente al ruolo o all UO di interesse e Data di trasmissione possibile effettuare la selezione da un menu a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo Inoltre la data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandola e Ragione Trasmissione possibile selezionare tramite menu a tendina una delle ragioni di trasmissione proposte dal sistema e Accettate Rifiutate Pendenti se selezionate attivano un menu a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi se possibile pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo Inoltre la data pu essere inserita attraverso la selezione da c
189. cemente editandola e Tipo file acquisito consente di ricercare il documento indicando l estensione del file che stato acquisito bmp doc docx gif ec Inoltre possiamo fornire in fase di ricerca dettagli relativi alla presenza della firma sul file acquisito oppure no e Documenti spediti consente di ricercare i documenti in base alle informazioni relative alla spedizione del documento per interoperabilit ad altre amministrazioni enti E possibile filtrare la ricerca per documenti con ricevuta in attesa di risposta tutti i documenti spediti altres possibile eseguire una ricerca per intervallo di date ai spedizione e Notifiche ricevute PEC questa sezione presente solo se stata attivata la funzionalit che gestisce le ricevute PEC e consente di ricercare i documenti spediti ai quali associata una notifica PEC In particolare i possibili valori tra cui scegliere sono documenti con notifica avvenuta accettazione avvenuta consegna mancata accettazione mancata consegna presa in carico preavviso errore consegna rilevazione virus E anche possibile eseguire la ricerca per data o intervallo di date di ricezione della notifica e Stato consolidamento questa sezione presente solo se stata attivata la funzionalit che gestisce il consolidamento dei documenti In particolare possibile ricercare documenti non consolidati documenti consolidati documenti con metadati
190. che possibile scegliere il campo su cui effettuare l ordinamento ed il tipo di ordinamento crescente decrescente campi da utilizzare sono data creazione data apertura data chiusura codice descrizione tipo fascicolo E inoltre possibile effettuare l ordinamento per i campi della tipologia fascicolo visibili nelle griglie Dopo aver effettuato la ricerca sulla parte sinistra del pannello possibile visualizzare il dettaglio di un fascicolo tramite la selezione della corrispondente icona come riportato in Figura 165 Il fascicolo visualizzato suddiviso in 3 differenti parti la gerarchia di classificazione del fascicolo i dati del fascicolo i sotto fascicoli contenuti dal fascicolo Nella gerarchia di classificazione del fascicolo selezionato il sistema mostra le voci di titolario sotto le quali si trova il fascicolo a partire dal nodo di pi alto livello Per quanto riguarda i dati del fascicolo Figura 168 in particolare vi una serie di icone presenti nel pannello che consentono di effettuare le seguenti operazioni se il fascicolo di tipo generale alcune delle icone non sono attive P9 consente di visualizzare la storia del processo di conservazione a cui stato sottoposto il fascicolo B visualizza la storia delle operazioni avvenute nel fascicolo indicando data operatore nome e ruolo azione effettuata 4 consente di modificare il campo note relativo al fascicolo inserisce
191. chiave Se la voce da inserire gi presente nell elenco proposto occorre selezionarla e premere il pulsante OK posto in basso a sinistra della schermata Se la voce da inserire non ancora presente un utente con i permessi opportuni pu inserire nuove parole chiave Selezionando l icona viene presentata la finestra di dialogo mostrata in Figura 68 nella quale dopo aver digitato la parola da inserire premendo il bottone Inserisci quest ultima viene memorizzata all interno del sistema insParolaChiave Microsoft Internet Explorer Inserimento Parola Chiave Parola chiave INSERISCI CHIUDI Figura 68 Inserimento parola chiave e Note campo di testo in cui possibile inserire una o pi note per ciascuna delle quali si pu impostare una diversa visibilit scegliendo tra le seguenti tre tipologie di visibilit per dettagli maggiori sull utilizzo della funzionalit si veda il paragrafo 2 8 1 2 o visibile a tutti gli utenti che hanno la visibilit sul documento o visibile solamente agli utenti del ruolo dell utente creatore della nota o nota personale visibile solamente all utente che l ha creata Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 92 289 Tipologia documento in cui l utente pu scegliere una tipologia da indicare Una volta scelta la tipologia nella sezione destra della pagina il sistema visualizza
192. cicolo Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandoli e Chiuso permette di specificare la data di chiusura del fascicolo Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato chiuso il fascicolo Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario ai o semplicemente editandoli e Creato permette di specificare la data di creazione del fascicolo Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato creato il fascicolo Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandoli e Numero il numero progressivo del fascicolo che si vuole cercare e Anno consente di indicare l anno di creazione del fascicolo e Stato permette di specificare lo stato aperto o chiuso del fascicolo e Tipo permette di effettuare ricerche per fascicoli procedimentali o generali Se si seleziona l opzione Generali vengono disabilitati i filtri Stato Numero Anno e Descrizione consente di effettuare ricerche in base a parole presenti nella descrizione del fascicolo e Note permette di effettuare le ricerche in base alle parole contenute nelle note del fascicolo e Data scadenza permette di specificare la data di scadenza del fascicolo Il sistema visualizza sulla riga due campi n
193. con l Oggetto del protocollo in ingresso a cui si sta rispondendo Si noti che la possibilit di creare protocolli diversi da quello in uscita o predisposto in uscita una funzionalit aggiuntiva configurabile e che il comportamento classico quello di creare come risposte solo protocolli in uscita PROTOCOLLO DAIANO VAR Consorzio Segretarile Daiano Varena g o Comune Trasmissione Rapida salva Protocolla Riproponi Protocollo mittente in data a Ei i a Nessuna nota visibile E Personale C Ruolo E RF e Tutti Tipologia documento Fascicolazione Rapida Pa Figura 50 Risposta al protocollo in ingresso 2 7 1 5 2 Creazione di un documento non protocollato in risposta ad un documento protocollato in ingresso Questa funzione consente di creare una o pi risposte ad un documento protocollato in ingresso La fiimzionalit accessibile a partire dalla scheda del documento protocollato in ingresso mediante l icona i presente nell area Risposta al protocollo Figura 50 cliccando su tale pulsante viene predisposta la scheda di profilo di un documento grigio popolata automaticamente nel seguente modo e L Oggetto coincide con l Oggetto del protocollo in ingresso a cui si sta rispondendo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 68 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 La possibilit di creare come risposte di un documento prot
194. condo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario ES o semplicemente editandola Data Scadenza per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui scaduto il documento La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario ES o semplicemente editandola Id documento per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo dell identificativo del documento Data creazione per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato creato il documento La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario GI o semplicemente editandola Proprietario di cui possibile specificare se UO Ruolo Persona in base a quanto selezionato si deve inserire il codice con cui effettuare la ricerca Se non si conosce il codice c la possibilit di cercarlo ed inserirlo tramite rubrica che vie
195. conosce il codice c la possibilit di cercarlo ed inserirlo tramite rubrica selezionando l icona gt se viene selezionata la tipologia UO possibile effettuare ricerche sui fascicoli creati dalle UO sottoposte Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 194 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Stato dopo aver selezionato il campo Tipo fascicolo se a questo stato associato un diagramma di stato immediatamente sotto il men a tendina compare o un ulteriore men a tendina con l elenco degli stati del tipo fascicolo E presente soltanto il valore che per lo specifico diagramma di stato stato definito come stato iniziale o una data di scadenza la scadenza di un tipo fascicolo viene definita in numero di giorni entro cui il fascicolo procedimentale deve raggiungere uno stato finale Il sistema invia delle trasmissioni a tutti i destinatari del fascicolo quando si avvicina la data di scadenza o quando la data di scadenza spirata senza che il fascicolo abbia raggiunto uno stato finale e Mostra tutti i fascicoli attivando l opzione sul Sl verranno presentati tutti i fascicoli procedimentali e generali associati sia al nodo titolario selezionato che a tutti i suoi figli il gt gt Ricerca trasmissioni Titolario Tutti titolari vi BS ricerca fascicoli 847 fascicoli se A Fid E A E Tselezion
196. consente di visualizzare tutti i destinatari compresi quelli in cc dei protocolli in uscita che soddisfano i criteri di ricerca parametri di ricerca sono anno numero protocollo e data di protocollazione e Stampa Fascette Fascicolo consente di visualizzare la stampa della fascetta del fascicolo questo rispetto ad un determinato Codice Fascicolo La stampa di ciascuna voce sopra indicata fornisce l output in una nuova finestra di dialogo Le stampe dei corrispondenti riportano le seguenti informazioni e Tipo indica se si tratta di una UO o di un utente e Codice il codice associato al corrispondente e Descrizione la descrizione del corrispondente e E mail l indirizzo di posta elettronica del corrispondente e E indica se il corrispondente interno o esterno 4 3 Prospetti riepilogativi Tali prospetti sono stati sviluppati per poter far avere all utente in maniera chiara e sintetica una visione statistica e globale dell andamento della lavorazione della documentazione Per documentazione redatta si intende documenti Grigi protocolli fascicoli trasmissioni Tali documenti sono redatti in base a parametri e filtri che andremo ad indicare nel dettaglio qui di seguito prospetti a disposizione dell utente sono e Report annuale sui documenti che effettua il filtro rispetto ai seguenti parametri quelli contrassegnati dall asterisco sono obbligatori o Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente c
197. csPA 3 12 2 7 Documenti Salva Area di Nuova Nuova Nuova lavoro Predisponi Salva Classifica Modifica hei di me Modifica Protocolla Protocolla Nuovo Aisa di Modifica Stampa lavoro Trasmetti Rimuovi Riproponi Spedisci Scambia Rimuovi Stampa pevetilti Riproponi Rimuovi Annulla Figura 26 Nuovo Protocollo schema di navigazione 2 7 1 Protocollo iningresso dI Per inserire un nuovo documento da protocollare in ingresso necessario selezionare dal men principale la voce Documenti e successivamente la voce Nuovo protocollo Si visualizza la pagina del protocollo con l opzione di selezione del protocollo posizionata in modo automatico su INGRESSO Il pannello riporta in alto la descrizione e lo stato del registro sul quale si sta operando Il registro in cui inserire i documenti pu essere selezionato dal men a tendina impostato in automatico dal sistema 1 L etichetta ingresso configurabile mediante il tool di amministrazione Alcune amministrazioni usano infatti la parola Entrata altri Arrivo Nelle figure del documento pertanto possibile vedere nomi diversi Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 44 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il gt gt Ricerca documenti Il Doc 2 80 Pag 1 ID Registro IT_REG_UFF E Stato VIZI Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia M
198. data di ultima apertura del registro codice del registro codice dell amministrazione L ora della protocollazione visualizzabile nella stringa di segnatura a video e stampabile in cartaceo sull etichetta A questo campo sono associate le seguenti icone O consente di stampare la segnatura tramite una stampante di etichette o 8 permette dopo la protocollazione del documento di stampare su un foglio A4 bianco la segnatura del protocollo registrato secondo le coordinate impostate dall utente oppure di stampare il timbro sempre su A4 bianco cos come mostrato nella Figura 30 Stampa timbro in PDF su A4 possibile definire un timbro di segnatura di protocollo in amministrazione e apporre lo stesso sui documenti tramite la funzionalit di visualizzazione timbro etichetta su documenti in formato PDF Il timbro pu contenere le stesse informazioni della segnatura ed in pi le indicazioni relative a classificazione e fascicolazione del documento o B permette dopo la protocollazione del documento di stampare la ricevuta di protocollo in formato Word rispetto ad un modello rtf impostato dall Amministratore di sistema per ogni registro Se diversamente configurato il sistema consente di stampare la ricevuta in formato pdf In tal caso il modello da impostare dal tool di amministrazione dovr essere in formato paf o B permette di spedire la ricevuta di ritorno al mittente di un documento ricevuto per interoperabilit Co
199. dei documenti che si intende esportare selezionata la cartella si avvia l operazione mediante il pulsante Invia AI termine dell operazione il sistema restituisce nella medesima finestra di dialogo il log dei documenti esportati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 202 289 Filtra documenti tale pulsante consente di ricercare specifici documenti nell insieme dei documenti presenti nel fascicolo all attivazione della funzione il sistema propone come possibili filtri di ricerca quelli mostrati nella Figura 172 Tipo file acquisito FaN a N Tipo documento W Ingresso O uscita Interno O Non Protocollato CO Tutti EI Num protocollo Valore singolo vi Anno Data protocollo valore singolo Wi a Oggetto Ea Mittente D gt Tipologia doc wi J F Firmato P7M Fi Non firmato v Figura 173 Filtro documenti parametri disponibili sono Tipo Documento permette di selezionare documenti protocollati in ingresso in uscita con protocollo interno non protocollati o tutti Numero Protocollo permette di indicare un singolo numero o un intervallo di numeri di protocollo Anno permette di selezionare l anno di creazione del dei documento i a cui si interessati Data Protocollo permette di utilizzare come filtro di ricerca un valore singolo o un intervallo di valori selezio
200. del documento principale a cui stato associato e da cui non pu essere scisso Il dettaglio di un allegato ha i pannelli CLASSIFICA ALLEGATI e TRASMISSIONI disabilitati mentre attivo il pannello VERSIONI 2 10 1 1 Acquisizione del file del documento allegato La funzione Acquisisci presente nel blocco funzioni dedicato al file del documento consente di acquisire l immagine del file da scanner se cartaceo oppure in formato elettronico E inoltre possibile selezionare la conversione del documento in formato pdf In quest ultimo caso il sistema provveder a creare due versioni del documento una relativa al documento nel formato originale e l altra al documento in formato pdf La conversione viene realizzata tramite l utilizzo del server Adobe LC La modalit di conversione asincrona Il sistema notifica nella lista delle cose da fare l avvenuta conversione del PDF Questa funzionalit attivabile tramite un apposito parametro di configurazione Se stato acquisito un documento la parola Visualizza all interno del messaggio Per visualizzare il documento clicca su visualizza stata trasformata in un link collegamento Trascinando con il mouse questa voce in una mail o su un documento l indirizzo del link viene riportato su di essi per consentire l accesso al documento dall esterno Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag
201. dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Sede per le amministrazioni in cui vi sono pi sedi selezionabile la sede di appartenenza o la sede di interesse rispetto al prospetto che si vuole effettuare Modalit compatta o estesa nel primo caso il report mostra solo il 1 livello del titolari di classificazione nel secondo caso produce il report con il dettaglio di tutti i livelli e Tempi medi di lavorazione fascicoli O Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Sede per le amministrazioni in cui vi sono pi sedi selezionabile la sede di appartenenza o la sede di interesse rispetto al prospetto che si vuole effettuare Anno si sceglie l anno di interesse mediante menu a tendina Modalit compatta o estesa nel primo caso il report mostra solo il 1 livello del titolari di classificazione nel secondo caso produce il report con il dettaglio di tutti i livelli e Report contatori documento O Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30
202. della riunione del 07 09 2010 caratteri disponibili 2000 Parole chiave Parole chiave 1 nota visibile Nessuna nota visibile Nota di PR33409 Protocollo Servizio per il Personale O Personale O Ruolo F Tutti O Personale O Ruolo Tutti 15 presenti caratteri disponibili e caratteri disponibili 2 ij documento Tipologia documento 4 Risposta al documento Risposta al documento ago ea Risposta al documento ago Risposta al documento ia EEA Fascicolazione Rapida Fascicolazione Rapida A IT IL Trasmissione Rapida v lt Figura 82 Creazione documento in risposta funzionalit realativa al crea documento in risposta E anche possibile creare un protocollo come risposta ad un documento grigio selezionando l icona Di In questo caso si apre la scheda di un nuovo documento in ingresso in fase di creazione dove sono stati compilati automaticamente i seguenti campi e Risposta al documento tale campo viene popolato con l id del documento grigio cui il documento in esame costituisce risposta e Oggetto tale campo viene popolato con l oggetto relativo al documento cui si sta rispondendo L utente pu selezionare anche una tipologia diversa da quella ingresso compilare i campi relativi ed effettuare la protocollazione In qualunque momento successivo possibile visualizzare il
203. dello smistamento senza effettuare alcuna operazione E Smistamento dei documenti Finestra di dialogo pagina Web SEGNATURA PAT_COLL RFD320 2010 0084140 DATA 06 07 2010 ALLEGATI 2 VERSIONI MITTENTE paolo bellini 04 07 2010 DESTINATARI sato Ufficio Ris Umane PROPIA Via bla bla bla __39 lettera di assunzione Cin Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT O 1 3 Note generali Oggetto richiesta x 3 XX Note individuali In seguito alla richiesta arrivata il giorno xxx si deciso dix xx XXXZZ Fascicolazione ZZZ ZZZZZZ ZEZ xxxz ggg ff fffffff bai Dipartimento Innovazione Ricerca e T C T Dirigente Generale Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT D eu Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT Dai I S in materia di privacy sicurezza e supporto dipartimentale Innovazione Ricerca Visual doc O Mantieni selezione Figura 20 Visualizzazione documenti e documenti elettronoci associati trasmissione con workflow Visual doc C Mantieni selezione trasmissione senza workflow Visual doc Fi Mantieni selezione Zoom Dett Firma ADL Visto Ritiuta Smista Chiudi Figura 21 Pulsanti funzione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 38 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 La gestione della notifica ad utente nello smistamento stata resa simile a quella pre
204. dettaglio del documento a cui si risposto mediante l uso dell icona Dalla scheda di un documento possibile visualizzare direttamente mediante l uso dell icona E a scheda del documento in risposta se esiste un unico documento in risposta oppure la lista dei documenti in risposta se esistono pi documenti in risposta In quest ultimo caso si apre una pagina che mostra tutti documenti che rispondono a quel particolare documento come visibile in Figura 83 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 106 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 FROFILO E Documenti in risposta al documento Finestra di dialogo pagina Web x n z EE 4 VELI LETTA PR r amp Ea DOCUMENTI IN RISPOSTA AL DOCUMENTO 14 10 2010 10 00 8420552 8420552 VETERANI Oggetto FI 3 verbale della riunione del i 07 09 2010 interventi verbale della riunione del 07 09 2010 A ONNI verbale della riunione del ufficio del jl Si 07 09 2010 personale caratteri disponibili 12000 1 Parole chiave abg i 1 nota visibile Nota di PR33409 Protocollo Servizio per il Personale P O Personale O Ruolo Tutti 15 presenti 5 Si caratteri disponibili 2000 Tipologia documento Risposta al documento Q rs D n Fascicolazione Rapida A LA CHIUDI Trasmissione Rapida Figura 83 Elenco documenti in risposta N Si
205. dettaglio dell istanza mostra tutti i documenti contenuti con le relative caratteristiche e Tipo lndica il tipo documento e in particolare le sigle utilizzate sono NP per i documenti grigi non protocollati A per i protocolli in ingresso Arrivo P per i protocolli in uscita Partenza e Oggetto la descrizione sintetica del documento e Codice Fasc compilato nel momento in cui si invia un fascicolo in area conservazione e contiene la classifica e il fascicolo in cui inserito il documento evidenziato in verde in Figura 233 e Data inserimento in tale campo indicata la data e l ora di inserimento del documento nell istanza di conservazione e ld Segnatura Data in tale campo presente il codice identificativo se documento grigio o la segnatura se protocollato ed inoltre la data di registrazione del documento e KB indica le dimensioni del documento e Tipo File indica l estensione del file associato al documento e Numero allegati riporta in numero di file allegati al documento In basso sono presenti dei pulsanti in questa fase gli unici pulsanti abilitati sono Rifiuta in rosso oppure Metti in Lavorazione in blu pertanto il gestore del centro servizio in questa fase deve decidere se rifiutare od accettare l istanza di conservazione selezionata Nel primo caso lo stato dell istanza transiter in Rifiutata nel secondo In lavorazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i
206. di Conservazione In lavorazione F Rifiutate P Chiuse C Nuove Data apertura i Fa A Tipo di conservazione TTT te Data invio a A Numero istanza f Ts fa I Data conservazione p A DESCRIZIONE DATA INVIO DATA CONS ID DETT Esibizione verifica2 scie paper ii Firmata 320358 9444 1T370 Q Esibizione 4 ii ria pt finan SUR pine Firmata 320338 9444 AM Q Conservazione note Sousa ARESE sii Firmata 320318 9444 IT370 Q SRO conservazione trento onra e piedi nana ata di sa Q Esibizione prova RS O E panaia 320298 9444 AM Q Figura 231 Risultato ricerca Il risultato della ricerca viene mostrato sotto forma di elenco dove sono evidenziati diversi campi descrittivi delle istanze che soddisfano i criteri specificati e Tipo cons indica se l istanza finalizzata all esibizione o alla conservazione e Note eventuali note inserite all atto di invio dell istanza e Descrizione descrizione dell istanza e Data di apertura indica la data di apertura dell istanza da parte dell utente e Data di invio indica la data di invio al centro servizi dell istanza e Data di conservazione indica la data in cui stata accettata l istanza e Stato lo stato di transizione in cui si trova l istanza Tale campo presenta uno dei seguenti valori nuova in lavorazione firmata chiusa rifiutata e ID Istanza un numero identificativo dell istanza di conservazione e Ruolo il ruolo con cui stata crea
207. differenti Conoscenza e competenza L effetto quello di aver creato delle trasmissioni di tipo utente agli utenti selezionati e L utente seleziona un ruolo In questo caso vengono automaticamente selezionati tutti gli utenti appartenenti a tale ruolo E possibile poi de selezionare gli utenti appartenti al ruolo a cui non si voglia effettuare la notifica Non possibile associare agli utenti la voce COMP o CC L effetto sar quello di aver creato una trasmissione al ruolo dove tutti gli utenti avranno la visibilit del documento poich appartenenti al ruolo ma naturalmente solo quelli selezionati riceveranno la notifica e L utente seleziona una UO in tal caso lo smistamento viene fatto al ruolo ai ruoli di riferimento associato i alla UO Se lo smistamento di un documento protocollato viene effettuato verso una UO i cui ruoli di riferimento operano su registri diversi da quello del documento da smistare il sistema avvisa l utente dell impossibilit di effettuare tale operazione attraverso un messaggio a video Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 39 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Microsoft Internet Explorer e Es A Avviso il documento AMM_I reg1 28 03 2008_0000125 non stato trasmesso ai seguenti ruoli poich operano su registro differente smistamento a segretaria Amministrazione di test su reg2 impossibile trasmettere su registro different
208. disponibili diversi diritti funzionali che abilitano i ruoli all inserimento nella rubrica dei corrispondenti esterni e abilitazione inserimento rubrica su Registro e abilitazione inserimento rubrica su RF e abilitazione inserimento rubrica su Amministrazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 222 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 4 4 1 Rubrica comune per corrispondenti esterni E possibile creare rubriche comuni a diverse amministrazioni Questa tipologia di rubrica contiene i corrispondenti esterni che possono essere cos condivisi da AOO di diverse amministrazioni La rubrica comune pu essere importata attraverso un foglio excel possibile pubblicare una UO interna ad una specifica amministrazione nella rubrica comune La rubrica comune attivabile attraverso un parametro di configurazione 4 4 2 Filtri di ricerca La ricerca di corrispondenti in rubrica pu essere filtrata mediante l uso di campi di testo campi di opzione e selezione consentendo sia la velocizzazione dell operazione stessa sia una pi facile individuazione del dei corrispondente i ricercato i La figura successiva riporta il dettaglio della sezione di ricerca Tipo Esterni sl Uffici M Rub comune M Codice Utenti M Descrizione L Ruoli v Citt S Registro RF IT_REG_UFF vl IT REG UFF RF ACO CONT ELENCO Figura 187 Filtri di ricerca 4 4 2 1 Codice Descrizione Citt L
209. documento e Registro per i documenti predisposti alla protocollazione riporta il nome del registro su cui predisposto e Oggetto oggetto del documento e Tipo specifica se un documento non protocollato o un predisposto alla protocollazione e Mitt Dest mittenti o destinatari per i documenti predisposti alla protocollazione e Motivo motivo della cancellazione e Dett la selezione dell icona amp permette la sola visualizzazione del documento e Attiva selezionando l icona possibile ripristinare il documento e Elimina attraverso la selezione dell icona possibile cancellare in maniera definitiva il documento a cui associato Su questa lista attraverso il pulsante Filtro possibile visualizzare solo i documenti con determinati requisiti Tale filtro permette di vedere la lista dei documenti in cestino rispetto ad una serie di parametri e Tipo documento indica il tipo di documento che si vuole visualizzare attraverso dei campi a selezione esclusiva che permettono di effettuare una scelta tra le varie opzioni Pred Arrivo predisposto alla protocollazione in arrivo Pred Partenza predisposto alla protocollazione in partenza Non Protocollato Tutti e Data Creazione per indicare il giorno o l intervallo di tempo in cui stata effettuata la creazione del documento e Oggetto ricerca i documenti che contengono nel testo dell oggetto il testo specificato O O O 10 Copyright NTT
210. documento acquisito ecc La visualizzazione delle informazioni si adatter automaticamente alle dimensioni disponibili de area L impostazione rimane per tutta la durata della sessione di smistamento e Mantieni selezione se selezionata rimane invariata la selezione dei destinatari anche per i successivi documenti e Zoom amplia l immagine a tutto schermo il pulsante attivo solo quando la casella visualizza documento selezionata ed presente un documento e Dett Firma mostra i dettagli della firma se il documento firmato digitalmente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 37 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Rifiuta rifiuta il documento con conseguente notifica automatica del rifiuto al mittente Il pulsante disattivato se la trasmissione non di tipo workflow e AdL inserisce il documento nell Area di Lavoro Da questo punto in poi il tasto non pi cliccabile e accanto al nome compaiono due asterischi e Accetta imposta il documento come accettato rimuovendolo dalla lista delle cose da fare Il tasto visibile se la trasmissione di tipo workflow e Visto imposta il documento come visto rimuovendolo dalla lista delle cose da fare Il tasto visibile se la trasmissione non di tipo workflow e Smista trasmette il documento ai destinatari e lo elimina dalla lista delle cose da fare e Chiudi chiude la pagina modale
211. e smistamento a segretaria Amministrazione di test su reg3 impossibile trasmettere su registro differente smistamento a segretaria Amministrazione di test su reg3 impossibile trasmettere su registro differente smistamento a dirigente Amministrazione di test su reg2 e reg3 impossibile trasmettere su registro differente Figura 22 Messaggio di impossibilit smistamento Nella pagina dello smistamento sono presenti alcune funzionalit che permettono di velocizzare l operazione di smistamento e trasmissione rapida e fascicolazione rapida e consultazione elenco riassuntivo degli utenti selezionati per lo smistamento del documento In particolare l ultima funzionalit consente di visualizzare l elenco riassuntivo degli utenti ruoli UO selezionati per lo smistamento navigando le UO mediante la freccia de Selezioni smistamento Finestra di dialogo pagina Web x lt x Selezioni Utente SEGNATURA PAT_COLL RFD320 2010 0084139 y S z 3 DATA 06 07 2010 ALLEGATI 0 VERSIONI 1 FP Pipartnento Innovazione Ricerca e I C T MITTENTE Cana rana i E Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT COMPETENZA DESTINATAR ari Manaa RAG TRASM COMPETENZA i di 3 amp OGGETTO richiesta di intervento Bynes in materia di privacy sicurezza e supporto dipartimentale MITT TRASM Tma Segreteria Plus Dipartimento Innovazione RTtereee 1C O Cha ssporsabila I S in materia di
212. e 2 13 4 4 Rilascia senza salvare Tale pulsante attivo solamente se il file stato bloccato e solo per l utente che ha effettuato tale blocco La selezione del pulsante provoca e La cancellazione del file locale e Lo sblocco del documento A questo punto il documento si visualizza cos come era in origine cio prima del blocco 2 13 4 5 Apri Tale pulsante attivo solamente se il file stato bloccato e solo per l utente che ha effettuato il blocco La selezione del pulsante provoca l apertura del file fuori da DOCSPA con l applicazione associata al formato del file es Word Excel Nel caso il file non fosse accessibile si visualizza un opportuno messaggio di errore 2 13 4 6 Informazioni di stato sul blocco Per gli utenti diversi da colui che ha bloccato il documento sono disattivate tutte le funzioni di nuova versione rimuovi versione e firma quindi in generale sono disattivate tutte le funzioni che richiedono la creazione di nuova versione cancellazione documento Per chi ha bloccato il documento la funzione di nuova versione disabilitata e sostituita da quella di Rilascia Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 145 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Non possibile Predisporre il documento alla protocollazione I dati generali del documento stesso sono comunque modificabili e seguono le regole usuali di DOCSPA Il tradi
213. e Esiste un solo caso in cui la rimozione consentita ad utenti non proprietari gli utenti devono appartenere a ruoli configurati per ricevere i documenti prelevati dalla casella di posta istituzionale e predisposti alla protocollazione i documenti sono quelli predisposti alla protocollazione ricevuti attraverso il sistema di interoperabilit e quindi ricevuti con ragione di trasmissione di tipo interoperabilit Per la rimozione di un documento non protocollato o predisposto il sistema prevede due scenari distinti le utenze sono autorizzate il sistema richiede la conferma della cancellazione rispondendo OK ad un opportuno messaggio in tale ambiente possibile inserire un commento non obbligatorio per motivare la cancellazione se il documento viene rimosso questo viene inserito nell area Documenti in cestino vedi paragrafo 4 9 le utenze non sono autorizzate il sistema visualizza un messaggio che indica la mancanza dei diritti necessari per rimuovere il documento Tranne il pulsante Salva tutti gli altri vengono abilitatati soltanto dopo la creazione del documento e se l utente ha le relative autorizzazioni Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 95 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 ut4 ut Protocollista Ufficio P otocollo DOCUMENT GESTIONE seny f Ega DOCUMENTI stica ESTS A Visibilit documento Finestra di dialogo pagi
214. e Metti in Lavorazione comparir la schermata in cui occorre specificare il numero di supporti da creare Figura 235 indicato il quale il sistema provveder a creare i file di supporto virtuali e li render disponibili per la firma Figura 236 7 Finestra di dialogo pagina Web Si stanno per generare i files di supporto per la masterizzazione Numero copie di sicurezza E Figura 235 Numero di copie Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 267 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Windows Internet Explorer A Files di supporto pronti per la firma Figura 236 File di supporto pronti per la firma All atto dell accettazione una apposita applicazione preposta alla gestione delle richieste di conservazione aggiunger ad una directory di lavoro di un file server tutti i files corrispondenti ai documenti da conservare ed un insieme di files di servizio Inoltre se all ultima versione dei documenti e dei relativi allegati sono associate delle marche temporali anch esse verranno riportate nella directory Viene creata quindi sul file system una cartella contrassegnata dall identificativo dell istanza di conservazione Figura 237 Tale cartella contiene tutti i file fisici dei documenti fascicoli inseriti nell istanza A ciascun documento viene infatti associato il suo file XML con i metadati del documento ovvero le informazioni legate al particolare d
215. e creato tornando cos a visualizzare l elenco completo dei documenti presenti nel fascicolo 3 2 1 Trasmissione fascicolo Nella pagina di dettaglio relativa ad un fascicolo presente la sezione Trasmissioni da cui possibile vedere le trasmissioni effettuate e ricevute relative al fascicolo selezionato Sulle trasmissioni possibile effettuare le seguenti operazioni Nuova consente di creare una nuova trasmissione per un fascicolo secondo quanto visto in 2 12 Analogamente a quanto avviene per i documenti possibile usufruire delle funzionalit relative ai modelli Pertanto oltre al salvataggio Salva o trasmissione Trasmetti del fascicolo possibile anche creare dei modelli di trasmissione Salva Mod in modo analogo a quanto mostrato nel paragrafo relativo alla trasmissione dei documenti 2 12 4 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 204 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Modifica consente di modificare i dati di una trasmissione precedentemente salvata e Trasmetti consente di trasmettere un fascicolo i cui dati di trasmissione erano stati precedentemente preparati 3 3 Ricerca Trasmissioni n La funzionalit di ricerca di trasmissioni ottenibile a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del menu RICERCA premendo sul pulsante RICERCA e successivamente sul pulsante TRASMISSIONI Il menu delle trasmissio
216. e effettuata per singolo tipo o per pi tipi e Senza immagine se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti per i quali non stato acquisito il formato digitale del documento e Con immagine se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti per i quali stato acquisito il formato digitale del documento e Senza fascicolazione se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti non inseriti in un fascicolo e Confascicolazione se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti inseriti in un fascicolo e Senza timestamp se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti ai quali non stato applicato alcun timestamp e Con timestamp se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti ai quali stato applicato almeno un timestamp e Trasmesse con se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti per i quali stata effettuata una trasmissione possibile anche specificare la ricerca su una particolare ragione di trasmissione selezionandola dall apposita lista a tendina e Trasmesse senza se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti che non sono stati mai trasmessi oppure se si specifica la ricerca su una particolare ragione di trasmissione selezionandola dall apposita lista a tendina si possono ricercare tutti i documenti che non sono stati trasmessi con la ragione selezionata e Registro si seleziona il registro all interno del quale si vuole effettuare la ricerca pos
217. e ne riporta l esito nella sezione sottostante Il risultato visualizzato pu essere esportato mediante il pulsante Esporta Report Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 196 289 Salva i fascicoli selezionati nell Area Di Lavoro i permette di salvare contemporaneamente nell area di lavoro tutti i fascicoli selezionati Rimuovi i fascicoli selezionati dall Area Di Lavoro EK che permette di eliminare i fascicoli selezionati dall area di lavoro A Inserisci i fascicoli selezionati in Area Conservazione cd permette di inserire contemporaneamente nell Area Conservazione tutti i fascicoli selezionati dalla lista Personalizza la griglia di ricerca questa funzionalit consente di personalizzare le pagine dei risultati delle ricerche e d la possibilit di visualizzare anche i dati relativi ai campi profilati associati alle tipologie di fascicoli Se la funzionalit non viene utilizzata la griglia dei risultati delle ricerche continuer a maetrare i campi attuali Cliccando sul pulsante B si apre una finestra che mostra l elenco dei campi che potranno essere inseriti nella griglia L utente pu scegliere i campi da visualizzare l ordine di visualizzazione la larghezza da dare alle colonne della griglia il numero massimo di caratteri da visualizzare nel caso di campi di tipo testo 0D DOD D Da tale maschera an
218. edisci consente di spedire un documento protocollato in uscita ad un altra AOO interoperante o a un corrispondente interoperante tramite PEC e Riproponi permette all utente avente il ruolo opportuno di riproporre la schermata della protocollazione con i dati del protocollo realizzato in precedenza e Annulla ricopre una doppia funzionalit Annulla documenti predisposti o Annulla documenti protocollati L utente pu visualizzare lo stato di questo pulsante al passaggio del cursore su di esso In caso di Documento predisposto alla protocollazione l utilizzo del pulsante consentito solo all utente creatore della predisposizione e se da amministrazione gli sono stati associati i dovuti diritti funzionali Per i ruoli abilitati a tale funzionalit inoltre possibile annullare la predisposizione del documento alla protocollazione In caso di Documento Protocollato il sistema consente all utente avente il ruolo opportuno di annullare la protocollazione effettuata inserendo obbligatoriamente le note d annullamento Tranne i pulsanti Protocolla e Salva tutti gli altri pulsanti sono abilitatati soltanto dopo la creazione del documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 79 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 s O e Interno men I pe es E Segnatura A g 3 15 10 2010 Destinatario A gt qP A T __r_oeeOe e lt G Destinatari A i
219. effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di collocazione La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea O semplicemente editandola e Sottofascicoli in tale campo se si edita la descrizione del sottofascicolo la ricerca restituisce i fascicoli che contengono un sottofascicolo a qualunque livello la cui descrizione contiene il testo specificato Dopo aver ottenuto la lista dei fascicoli possibile premendo l icona Ne aprire un ulteriore finestra di dialogo che mostra l albero dei sottofascicoli Da quest ultima come per la ricerca dei nodi di titolario possibile ricercare un sottofascicolo attraverso il contenuto del campo descrizione La selezione del sottofascicolo e la conferma mediante il pulsante OK chiude entrambe le finestre Nel caso della fascicolazione rapida il sistema popola i campi codifica e descrizione che nel caso del sottofascicolo sono strutturate come segue Codice lt codice fascicolo gt lt sottofascicolo gt Descrizione lt Descrizione fascicolo gt lt sottofascicolo gt Quindi nell esempio mostrato nella Figura 78 il risultato Codice 4 2008 2 2 2 Aumenti PM Descrizione Remunerazione Aumenti PM Nel caso del dettaglio fascicolo si posiziona automaticamente sul sottofascicolo visualizzandone il conten
220. egante e potr sostituirlo per un determinato periodo temporale in tutte le funzioni assegnate al ruolo delegante Con delega impostata si intende la delega immessa nel sistema ma non ancora attiva in quanto ci si trova al di fuori del periodo di validit fissato con delega attiva si intende invece la delega gi impostata e nel periodo di validit ad essa associato Un Delegante potr assegnare pi deleghe ma per periodi temporali diversi e non sovrapposti in modo da assicurare l univoca assegnazione della responsabilit ad un solo utente di uno specifico ruolo organizzativo Per poter gestire casi di assenza non prevista una terza persona pu attivare la delega per conto del Delegante l amministratore di sistema potr gestire le deleghe attivandole revocandole o modificando quelle esistenti In questo caso l attivazione di una delega sar possibile indicando l utente Delegante l utente Delegato e le date di decorrenza e di scadenza L utente accede alla sezione dedicata alle deleghe a partire dalla voce di menu principale Gestione e selezionando dal sottomenu la voce Deleghe La finestra dialogo Gestione deleghe mostra un elenco riassuntivo delle deleghe ricevute e assegnate Da questa finestra possibile visualizzare le deleghe Ricevute o Assegnate che sono Attive Impostate Scadute oppure tutte Per delega Attiva s intende la delega in vigore al momento attuale Per delega Impostata s intende la delega i
221. egistro i messaggi di posta elettronica presenti nella casella istituzionale in arrivo o in partenza sono elaborati e Stampa consente di stampare il registro di protocollo selezionato La stampa del registro include tutti i documenti protocollati successivamente all ultima stampa effettuata e tutti i documenti protocollati che successivamente all ultima stampa effettuata sono stati modificati o annullati Il formato stampa registro contiene anche l indicazione del numero degli allegati e se il documento stato protocollato in emergenza La segnatura di emergenza compare sulla stampa stessa nella stessa colonna del numero di protocollo e Modifica consente all utente amministratore di modificare i dati di dettaglio del registro Il gt gt Ricerca trasmissioni Gestione registri DETTAGLIO REGISTRO SELEZIONATO Registro REGI Registro Uno REGI Aperto su ragistro i RFi 194 A Descrizione Registro Uno O Registro Due REG2 MENSA E mail protoetno detnoteam it Data apertura 31 10 2008 Cambia stato Casella ist le Modifica Data chiusura Data Ultimo protocollo Prossimo protocollo Numero di protocollo che verr assegnato al momento della protocollazione di un nuovo documento relativo a questo registro Stampa Figura 182 Gestione registri 4 2 Gestione stampe e rapporti Sono disponibili i seguenti report Stampa titolario consente di visualizzare il titolario appartenente al registro in esame Stamp
222. ei quali inserire il valore minimo e massimo della data di scadenza del fascicolo Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario Ea O semplicemente editandoli e Data collocazione permette di specificare la data di collocazione fisica del fascicolo Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato creato il documento Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario 21 o semplicemente editandoli e Collocazione fisica permette di specificare l esatta collocazione del fascicolo selezionabile attraverso la rubrica o mediante digitazione del codice nel primo dei due campi e Tipo fasc permette di selezionare una delle tipologie fascicolo se presenti a cui associata l icona 9 che propone il pannello della profilazione dinamica del fascicolo E necessario che l utente amministratore in fase di costruzione della tipologia abbia specificato che l informazione possa essere utilizzata per le ricerche Nel pannello dell Anteprima della Profilazione Dinamica sono presenti tre pulsanti o Resetta che reimposta i dati inseriti o Conferma salva i dati che successivamente saranno utilizzati nella ricerca o Chiudi chiude il pannello La lista a tendina che mostra i tipi fascicolo configurati e disponibili presenta inoltre un valore denominato Campi comuni selezionando il quale si ha la possi
223. el caso di acquisizione da scanner il campo selezionabile cartaceo sar selezionato automaticamente dall applicativo mentre per l acquisizione da file system dovr essere selezionato dall utente Nella prossima immagine viene mostrato il dettaglio di un documento in cui si fornisce evidenza della presenza del cartaceo associato al documento DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 31 Luglio 2008 20 45 10 Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello i BNS SCE eda I RRES 24 Data 31 07 2008 20 35 ID 4319 Segn 0000069 31 07 2008 REG1 A Privato T Vis Ea Oggetto test generico su firma Tipo di Dimen 40 5 Kb Firmato SRI S S PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO CLICCA SU VISUALIZZA Nuovo Modifica ADL Scambia Rimuovi Figura 198 Dettaglio documento evidenza della presenza dell originale cartaceo Creando un fascicolo elettronico che gi presente nell archivio cartaceo possibile impostare questa ulteriore informazione attraverso l apposito tasto selezione presente nella pagina di creazione di un fascicolo come riportato qui di seguito Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 235 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Inserimento nuovo fascicolo Codice 5 Registro REGI Descrizione Mon conformit sul prodotto versione 3 8 Nessuna nota visibile to Personale amp Ruolo O Tutti Collocazio
224. ella pagina principale del sistema il suo nome seguito da quello del delegante nella lista a tendina Scelta ruolo visualizza tutti i ruoli delegati all utente Il delegato visualizza nella pagina principale l elenco delle trasmissioni ricevute del Delegante Accedendo ad uno degli elementi potr effettuare tutte le mansioni del delegante il sistema traccia tali azioni ed eventi come eseguiti dal delegato 4 11 5 Dismissione di una delega Per dismettere la delega ricevuta ed espletata l utente delegato accede alla sezione Gestione deleghe e dopo aver spuntato dall elenco la delega da dimettere seleziona il pulsante Dismetti Il sistema propone la pagina principale con l elenco delle cose da fare del ruolo rivestito dall utente all interno del sistema gt Gestione deleghe Finestra di dialogo pagina Web Gestione deleghe DECORRENZA SCADENZA 26 03 2010 26 03 2010 14 00 12 21 Massari Antonio Protocollista in ingresso Dismetti _ Chiudi Figura 225 Dismetti delega Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 256 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 4 11 6 Modelli delega Per le amministrazioni che la richiedano possibile utilizzare la funzionalit Modelli delega che consente di creare dei modelli di delega da utilizzare poi nel momento in cui si voglia creare una nuova delega La creazione di un modello prevede e a scelta di un nome da d
225. ello4 LivelloS Livello6 ADL Classifica Nuovo Figura 86 Classificazione di un documento DOCSPA permette di attivare un nuovo titolario storicizzando quello in uso operazione che si effettua tramite l applicazione di amministrazione Il titolario corrente viene indicato come titolario attivo titolari cessati sono indicati come titolario in vigore dal gg mm aaaa al gg mm aaaa dove le due date sono rispettivamente la data di attivazione e la data di cessazione del titolario Come prima operazione l utente deve selezionare il Titolario di interesse che pu essere e titolario attivo su tale titolario l utente pu effettuare ogni tipo di operazione creazione fascicolazione apertura del fascicolo chiusura del fascicolo e titolario in vigore dal gg mm aaaa al gg mm aaaa su cui l utente non pu creare nuovi fascicoli pu solamente effettuare la fascicolazione classificazione fino alla chiusura dei fascicoli Dopo aver selezionato il titolario di interesse bisogna valorizzare il campo Classifica utilizzando le icone i a e descritte di seguito oppure inserire nel campo Indice sis la voce di indice sistematico cui il documento che si sta classificando fa riferimento In questo caso il sistema restituisce la valorizzazione del campo Classifica e dei rispettivi livelli sulla base dell associazione voce di indice sistematico gt nodo di titolario Dall interf
226. ello6 FILTRI DI RICERCA Aperto Da E A l e Chiuso Da Es A p Es Creato Da EA A ES 5 d Dipendente O Consulente O Soc Partner Numero Anno l r X Residenza Stato ke wi Tipo BS Duaacrti 1 GY q7zy Ggi G Ni i O Residente Non Residente Note Data scad Da cs A cs Data coll Da l x Ea l 5 Ea Colloc fisica gt Tipo fasc Personale Sottofasc Proprietario O UO O Ruolo O Persona gt L Conservato O Mai Conserwato Stato fasc l v Mastra hitt i fascicoli fer ma E nani Figura 164 Ricerca fascicolo tramite selezione tipologia fascicolo Ordinamento consente di scegliere l ordinamento da dare ai risultati della ricerca Si pu ordinare per Data creazione Data Apertura Data Chiusura Codice Descrizione Tipo fascicolo E l ordinamento pu essere decrescente o crescente Sottofasc se in tale campo si edita la descrizione del sottofascicolo la ricerca restituisce i fascicoli che contengono un sottofascicolo a qualunque livello la cui descrizione contiene il testo specificato Conservato se selezionato ricerca tutti i fascicoli sottoposti a conservazione sostitutiva Non conservato se selezionato ricerca tutti i fascicoli non sottoposti al processo di conservazione Proprietario di cui possibile specificare se UO Ruolo Persona in base a quanto selezionato si deve inserire il codice con cui effettuare la ricerca Se non si
227. ema DOCSPA per la gestione degli elementi di configurazione che caratterizzano ciascuna amministrazione Applicativo di amministrazione Area di Lavoro Area di memoria persistente e gestita dall utente nella quale ciasun utente pu inserire documenti e fascicoli di particolare interesse o di utilizzo frequente Rappresenta una sorta di scrivania virtuale in cui ciscun utente deposita i documenti e o i fascicoli da tenere in vista senza di volta in volta doverli ricercare per poterli lavorare Area Organizzativa Insieme di Unit Organizzative dell Amministrazione che usufruisce in Omogenea modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali Una AOO offre in particolare il servizio di protocollazione dei documenti in entrata ed in uscita utilizzando un unico registro di protocollo che eroga una sequenza numerica rinnovata ad ogni anno solare Casella istituzionale Indirizzo e mail associato ad un AOO l indirizzo utilizzato per l interoperabilit Classificazione Associazione ad un documento o fascicolo del codice nodo di titolario titolo classe o sottoclasse cui il contenuto del documento fascicolo fa riferimento Codice a barre Insieme di elementi grafici a contrasto elevato disposti in modo da poter essere facilmente letti da un sensore e decodificati tramite un apposito circuito integrato Completamento Modalit di ricerca utile in particolare per documenti da protocollare da
228. ementi in organigramma ricerca tra UO ruoli utente e data decorrenza campo data per indicare la data di decorrenza della delega Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 251 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Ora per indicare l ora di decorrenza della delega nella data indicata e data scadenza campo data per indicare la data di scadenza della delega e Ora per indicare l ora di scadenza della delega nella data indicata La selezione del pulsante Conferma permette il salvataggio della delega e aggiorna l elenco delle deleghe assegnate Gestione deleghe Finestra di dialogo pagina Web Gestione deleghe O Deleghe ricevute Deleghe assegnate Attive vi Nuova delega Seleziona ruolo delegante TUTTI Ricerca tra Cognome utente Cognome Seleziona delegato F Organigramma a f INFO_TN Informatica Trentina a DG Direzione Generale a LIV15 DG Direttore Generale a LIVIO DG Assistente Direzione Generale Sir LIVS DG Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale i M5 Cinque a a i T TOA ammassati Massa IT258 More 1r370 Rossi i IT466 Serpi Data decorrenza 29 01 2010 Ca Ora 15 W Data scadenza 07 02 2010 T Ora Eev Conferma Figura 217 Dettaglio assegnazione nuova delega Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT D dia
229. ene modificato solamente nella gestione delle notifiche nella lista delle cose da fare che verranno inoltrate non a tutti gli utenti del ruolo ma solamente a quelli selezionati come mostrato Figura 103 Se il ruolo destinatario ha associato un solo utente questo si presenta automaticamente gi selezionato e non modificabile Per la trasmissione dei fascicoli valgono analoghe considerazioni e Descrizione indica la ragione con cui stata effettuata la trasmissione Il campo viene popolato in automatico dall applicativo quando viene selezionata una ragione di trasmissione e Note generali campo a disposizione per annotazioni di carattere generale relative alla trasmissione che diviene dato obbligatorio nel caso in cui si sta creando un nuovo modello di trasmissione vedi paragrafo 2 12 4 Dopo aver inserito tutti i dati possibile salvarli senza effettuare contestualmente la trasmissione selezionando il pulsante Salva per poi trasmetterli in seguito oppure possibile salvare i dati ed effettuare contestualmente la trasmissione premendo il tasto Salva e Trasmetti Tramite i pulsanti riportati in fondo alla pagina inoltre possibile e Salvare i dati relativi alla trasmissione in un nuovo modello Salva Mod da utilizzare per trasmissioni successive vedi paragrafo 2 12 4 e Effettuare una trasmissione Modello prelevando i dati di una trasmissione precedentemente memorizzata come modello E possibile modificare i dati riproposti per la
230. eno una delle tre opzioni Utente Ruolo Visualizza trasmissioni sottoposti deve essere selezionata per poter effettuare la ricerca 3 3 2 Trasmissioni effettuate E ottenibile selezionando l opzione Effettuate come mostrato in Figura 178 Il funzionamento della sezione Completa quasi del tutto analogo a quanto illustrato nel paragrafo precedente Si differenzia solo per la parte riguardante i solleciti delle trasmissioni Tale funzionalit stata implementata per effettuare pi velocemente il sollecito quindi la ritrasmissione di una o pi trasmissioni effettuate e di cui non si avuta ancora nessuna risposta o risultato Come si pu vedere nella Figura 178 possibile selezionare una o pi trasmissioni e quindi effettuare il sollecito attraverso il pulsante Sellecita selezionati in alternativa se si interessati ad effettuare il sollecito per tutte le trasmissioni si pu selezionare direttamente il pulsante sollecita tutt Nella ricerca delle trasmissioni effettuate presente il campo Mittente trasmissione che funziona in modo analogo a quanto visto per il Destinatario trasmissione nella ricerca delle trasmissioni ricevute In particolare si ha la possibilit di selezionare la casella Ruolo per default la casella risulta gi selezionata e i campi corrispondenti sono valorizzati con il ruolo corrente e l utente che sta effettuando la ricerca possibile selezionare anche
231. ente 3 aprile 2002 sufficiente inserire 03042002 e si visualizza 03 04 2002 L inserimento non obbligatorio A tale campo associata l icona verifica del precedente che controlla la presenza di documenti gi presenti con lo stesso numero di protocollo mittente insieme all oggetto ed al mittente e Data arrivo indica la data di arrivo effettivo del documento in formato gg mm aaaa digitando semplicemente il giorno il mese in formato numerico e l anno i separatori si posizioneranno in maniera automatica A tale campo associata la funzionalit di modifica del dato selezionando l icona che consente di modificare il valore inserito nel campo salvando la variazione apportata e Ora arrivo presente solo per le amministrazioni che ne hanno fatto richiesta indica lora di arrivo effettivo del documento in formato hh mm ss Digitando semplicemente l ora i minuti e i secondi i separatori si posizioneranno in maniera automatica La visibilit di questo campo configurabile Inoltre se tale campo presente eventuali modifiche fatte su di esso e o sulla data di arrivo verranno storicizzate Figura 36 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 54 289 Segnatura g R3 Ras 17 09 2010 10 40 PAT_PRE PAT 17 09 2010 0026393_A Mittente MAT6655 LUCA ARANCIO
232. ente di rimuovere i documenti non protocollati e o predisposti anche quelli gi trasmessi ad altro utente La funzione consentita solo al proprietario del documento e se il documento in questione non contiene una tipologia documento con un contatore repertoriato La rimozione pu essere effettuata o attraverso l apposito pulsante rimuovi presente sul foglio del documento o direttamente dalla lista delle cose da fare documenti rimossi sono in realt inseriti all interno di una apposita area denominata cestino Analogamente al cestino del sistema operativo possibile revocare la rimozione definitiva e quindi la cancellazione fisica dei metadati dal data base e dei file eventualmente associati L accesso all area cestino possibile dal men gestione solo ai ruoli autorizzati Inoltre tramite un apposito comando di configurazione possibile abilitare la cancellazione dei documenti trasmessi e non di propriet dell utente che effettua la cancellazione Riproponi permette all utente di riproporre la schermata del documento con i dati Oggetto la Parola Chiave la Fascicolazione e la Tipologia Documento se presenti Il sistema non riproporr il documento principale e gli allegati ad esso associati Selezionano il pulsante riproponi il sistema presenter un messaggio di conferma che richiede se si desidera riproporre anche le immagini del documento principale limitatamente all ultima versione e degli allegati del documento original
233. enti non si possono aggiungere allegati n inserire nuove versioni Nei fascicoli non si possono inserire nuovi documenti n possibile chiuderli E consentito effettuare una nuova trasmissione ma con la stessa ragione con cui sono ricevuti in sola lettura L eliminazione delle trasmissioni dalle cose da fare configurabile Il comportamento classico prevede che sia sufficiente vedere il documento fascicolo pagina di dettaglio per eliminare la trasmissione dalla lista delle cose da fare ed il sistema registra la data in cui il documento fascicolo stato visto Il sistema pu essere configurato in modo tale che la trasmissione rimanga nella lista fintanto che non si clicca sul pulsante Visto o Visto e ADL presente nella maschera di dettaglio della trasmissione le Dettaglio della Trasmissione Finestra di dialogo pagina Web PAT_COLL RFD320 2010 0084132 i OGGETTO prova 2 per il test D NOTE GENERALI NOTE INDIVIDUALI Visto e AdL Figura 14 Dettaglio trasmissione selezionata con ragione senza workflow Interoperabilit Le trasmissioni con ragione caratterizzate da tale attributo sono previste nello scambio di documenti tra le diverse AOO di una stessa Amministrazione o tra Amministrazioni differenti Selezionando una trasmissione ricevuta per interoperabilit nella lista delle cose da fare e accedendo alla scheda documento il sistema presenta il documento con i campi obbligatori precompilati con i da
234. ento identificato obbligatoriamente da numero progressivo annuale data mittente destinatario sintesi del contenuto oggetto il registro pu contenere molte altre informazioni non obbligatorie Ogni AOO possiede un proprio registro di protocollo Responsabile del Registro In DOCSPA eredita automaticamente la visibilit diritti di lettura e o scrittura a seconda di come viene profilato dall Amministratore del sistema su ogni protocollo effettuato sul registro a prescindere da quale sia la posizione del suo Ruolo in UO all interno dell organigramma possibile definire un ruolo come responsabile di Registro al fine di ereditare tutti i protocolli e le stampe del registro inoltre possibile stabile se il ruolo deve ereditare i documenti in sola lettura Un Ruolo in UO pu essere definito dall Amministratore del sistema al momento della definzione dell organigramma dell ente come Ruolo Responsabile di UO Questo attributo consente agli utenti del sistema di poter ottenere automaticamente in caso di utilizzo di un modello di documento il timbro con Nome Congnome e Ruolo del Responsabile della UO in calce al documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 Raggruppamento funzionale di ruoli in UO Rich Text Format Segnatura Smistamento Timbro Titolario Trasmissione pag 18 289 DocsPA 3 12 Insieme di ruoli in UO liberamente scel
235. ento allegato trasmissione etc specificando Data Operatore Azione consente di consolidare un documento nella parte relativa a versioni ed allegati consente di consolidare totalmente un documento nella parte relativa a versioni ed allegati se il documento non stato consolidato parzialmente dalla funzione descritta al punto precedente e nei metadati Per i dettagli si rimanda al paragrafo 2 7 1 6 dati caratteristici di un documento non protocollato sono i seguenti Data creazione impostata dall applicativo con la data del sistema e l ora Id Documento identificativo univoco associato ad ogni documento in modo automatico dal sistema Privato se selezionato indica che per il documento che si sta inserendo non viene ereditata la visibilit dai ruoli gerarchicamente superiori quindi il documento con questa opzione risulter visibile soltanto agli utenti appartenenti allo stesso ruolo associato all utente che invia il documento Utente solo per i ruoli abilitati se selezionato indica che per il documento che si sta inserendo non viene ereditata la visibilit dai ruoli gerarchicamente superiori e dal ruolo di appartenenza quindi il documento con questa opzione risulter visibile soltanto all utente creatore Oggetto dato obbligatorio Rappresenta una breve descrizione del documento che si sta inserendo Pu essere una descrizione occasionale quindi digitato liberamente dall utente opp
236. ervallo di valori relativi alla data di creazione del documento che si sta ricercando La tipologia selezionata di default Uscita La parte centrale mostra l elenco dei documenti che soddisfano i criteri di ricerca Quando si individua il documento cui collegare il documento in arrivo lo si seleziona e si conferma premendo il pulsante OK A questo punto il sistema effettua dei controlli per verificare la congruenza dei dati tra i due documenti che si desidera collegare in particolare sul valore specificato nel campo oggetto e mittente L utente prima di selezionare un documento pu aver compilato anche parzialmente la scheda del protocollo in ingresso Se vengono trovati dei dati incongruenti il sistema presenta una maschera di avviso nella quale vengono proposte tre strade alternative per il completamento dell operazione Figura 52 e Continua e sovrascrivi i dati consente di proseguire l operazione utilizzando i valori del documento selezionato Questa l opzione predefinita e Continua utilizzando i dati immessi consente di proseguire il collegamento dei documenti con i dati immessi dall utente nella scheda del protocollo in ingresso nonostante siano diversi da quelli del documento a cui si sta rispondendo e Seleziona un altro documento consente di chiudere la pagina di avviso e scegliere un altro protocollo in uscita a cui rispondere Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del
237. ervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo dell identificativo del documento Data creazione per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato creato il documento La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario gi o semplicemente editandola Mezzo di spedizione lista a tendina per la selezione del mezzo di spedizione dei documenti su cui si vuole filtrare la ricerca Conservato se selezionato ricerca i soli documenti sottoposti a conservazione sostitutiva Mai conservato se selezionato ricerca i documenti che non hanno subito il processo di conservazione Proprietario di cui possibile specificare se UO Ruolo Persona in base a quanto selezionato si deve inserire il codice con cui effettuare la ricerca Eventualmente se non si conosce il codice c la possibilit di cercarlo ed inserirlo tramite rubrica attivata attraverso la selezione del icona gt Stato del documento indica lo stato del documento ovvero se esso stato annullato o meno anche possibile ricercare tra tutti quelli disponibili Segnatura la stringa assegnata dal sistema al documento protocollato in base a regole pre impostate e costruite attraverso l applicazione d
238. ervizio per il Personale Chiuso Da E3 Data collocaz Creato Val singolo Da i Ea 14 10 2010 Ea Num i Anno Stato E tipo en ui Descriz O qualsiasi Otutti Oruolo Orr O personali Note caratteri disponibili Val singolo Da TT Ca Luogo di nascita Da ES Data di nascita colloc fisia TT gt Ambito Tipo fasc v O Contenzioso Proprietario O uo Ruolo O Persona gt O Conservato O Mai Conservato O Disciplinare O Documenti O Sanitaria Figura 85 Fascicolo procedimentale tipologia fascicolo con campi comuni Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 110 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 5 Dicembre 2008 16 41 34 Il n gt gt Ricerca documenti ROFILO PROTOCOLLO ALLEGATI VERSIONI TRASMISS NI Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello N Prot 137 Data 24 11 2008 10 29 ID 7184 Ma farf SI LS SN Lo 4 F K PF Segn 0000137 24 11 2008 REGI A I Al IO IA p i r5 o key y b Privato FEE Yis ka Oggetto NOTA INTERNA DI COMUNICAZIONE B FASCICOLI CONTENENTI IL DOCUMENTO CODICE DESCRIZIONE REGISTRO 4 2008 2 2 2 Remunerazione 3 2008 2 2 1 Assenze 4 2008 2 2 Domande esterne DOCUMENTO NON ACQUISITO Classifica Codice Livello A jE a A Indice Sis p Livelloi Livello2 Livello3 Liv
239. esk Tasks Changethe appearance of tads Adrarcad E ri Options Tracking Options Reminder time fa Task Options Orinin and ford Cots Lal T When rephing to a message rE Change def ak settings For contact and pumnal Mid ircd oigna message tert P Notes bu Change the appearance of notes Note Options VC ET 20 I CE Les Figura 48 Impostazioni Outlook Se le impostazioni descritte hanno avuto successo effettuando l inoltro della mail il nuovo messaggio di posta elettronica si presenta come mostrato in Figura 49 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 66 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 FW invio documentazione Message E DI x File Edt Yiew Insert Format Tools Table Window Help Type a question for x A 27 Ae 7 aac 2A RG Bip Send Accounts O 8 P E Options HTML W To re istro1 docspa 1t 00 anin i mn aT Oc W Bcc Subject Attach Figura 49 Formato mail inoltrata in MS Outlook Il protocollo cos creato presenta come documento principale il testo della mail mentre il documento principale inviato registrato come uno degli allegati Per risolvere questa inversione disponibile per l utente una funzionalit che permette lo SCAMBIO di un allegato con il documento principale Tale funzionalit f
240. estore del destinatario la ricevuta di presa in carico entro 12 ore e 24 ore dalla spedizione o Avviso di mancata consegna per virus qualora il gestore del destinatario invii al gestore del mittente un avviso rilevamento virus E n e TT 09 TN ssi ati NI D TE5s CONC NNO IGEA s Sul na SE ALE Notifiche Documento Finestra di dialogo pagina Web x rete guai 7 RB NOTIFICHE DOCUMENTO Segnatura A ri 21 09 2010 17 06 PAT_COLL RFS007 2010 0084897 DELITTI _ _ AMM apss_test Oo etto d Ri k AOO apss i E APERE DATA PROT 21 09 2010 prova interoperabilita PROTOC 61074 APSS 2010 n email di accettazione stata inviata il 21 09 2010 17 06 19 Il email di InfoCert S p A destinatario ansssncale paacapsssto it ha una mail di tipo Mittente gt accettazione P A certificato Il codice identificatore del messaggio 316157690 2040106234 1285081579284liaspec01 legalmail it s007 a ni Ganvi per il r E F dirai email di avvenuta consegna stata inviata il 21 09 2010 i uo mei dl ni 17 06 20 Il destinatario it ha una z 7 line PA mail di tipo certificato Il codice identificatore del messaggio Destinatario A 316157690 2040106234 1285081579284liaspec01 legalmail it f i ie 1 Il r Destinatari g gt li APSS PEC MEN c n z a Destinatari CC v BP f Nessuna nota visibile Figura 60 Notifiche
241. ette l esportazione dell elenco su file in formato Pdf o Excel e I permette la cancellazione di tutti i documenti presenti nell elenco La lista dei documenti presenti nell AdL riporta le seguenti informazioni e doc data il numero del documento e la data di creazione e Registro per i documenti protocollati il registro su cui stato protocollato il documento e alp peri documenti protocollati l indicazione del tipo di protocollo A in Arrivo P in Partenza e Oggetto oggetto del documento e Mitt dest per i documenti protocollati il mittente i destinatari del documento e dett presente l icona A se il documento non associato ad un documento elettronico mentre presente l icona fol se il documento associato ad un documento elettronico la selezione di tali icone permette la visualizzazione del dettaglio dei documenti e Area di lavoro visualizza un cestino che permette l eliminazione del singolo documento dall AdL Il nuovo ambiente per l Area di Lavoro estende a quest ultima le capacit di ricerca offerti dalla funzione RICERCA Documenti in particolare l utente ha la possibilit di effettuare una ricerca sui documenti presenti in AdL attraverso i seguenti ambienti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 211 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Veloce e Estesa e Completa e Completo Gli ambienti di ricerca ed il funzi
242. ettuata attraverso tre differenti parametri Registro RF Codice Oggetto o Registro RF il registro RF cui visibile loggetto il campo selezionabile tramite un men a tendina possibili valori sono TUTTI ossia l insieme di tutti i registri del AOO e i valori relativi ai registri cui l utente pu accedere in base alla configurazione del proprio ruolo o Codice campo in cui pu essere inserito il codice esatto da ricercare o Oggetto campo in cui pu essere inserita una parola o parte di essa Se si vuole pulire velocemente il campo dove presente la descrizione dell oggetto possibile selezionare l icona Dopo aver popolato uno o entrambi i campi selezionando il pulsante _Cerca vengono mostrati tutti gli oggetti legati al registro selezionato indicando per ciascuno il Codice la Voce oggettario il Registro a cui associato e l icona che permette di selezionare l oggetto come mostrato in Figura 45 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 62 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca Inserimento in oggettario i Registro RF IT_REG_UFF l e GETTO PROVA 2 Oggetto ee JOTO ro o Odb Inserisci Modifica Cerca CODICE WOCE OGGETTARIO OGGETTO NUOVO IT_REG_UFF OGGIUYI OGGETTO NUOVO 1 IT_REG_UFF OGGCDEZ OGGETTO NUOVO 2 IT_REG_UFF 14 OGGETTO PROVA 2 IT_REG_UFF OGG PROVA OGGETTO IT_REG_UFF 14 231 oggett
243. ezionare il Titolario di interesse che pu essere o titolario attivo su tale titolario l utente pu effettuare ogni tipo di operazione creazione fascicolazione apertura del fascicolo chiusura del fascicolo o titolario in vigore dal gg mm aaaa al gg imm aaaa su cui l utente non pu creare nuovi fascicoli ma pu solamente effettuare la fascicolazione classificazione fino alla chiusura dei fascicoli e Registro per i protocolli mostra in modalit non selezionabile il registro a cui associato il protocollo e a cui devono essere legati i fascicoli sotto fascicoli che si possono selezionare Per i documenti grigi se il ruolo che sta utilizzando l applicativo DOCSPA pu lavorare su pi di un registro mostra un men a tendina da cui l utente pu selezionare il registro e Aperto il permette di specificare la data di apertura del fascicolo E possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di apertura fascicolo La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario ai O semplicemente editandola e Creato il permette di specificare la data di creazione del fascicolo E possibile effettuare la selezione da un men a tendina che
244. fase di acquisizione pu essere effettuata anche successivamente operando dal sistema DOCSPA come da indicazioni riportate sul presente manuale Dopo aver acquisito il documento principale si attiva il pulsante Acquisisci allegato che consente di gestire gli eventuali allegati Anche in questo caso l operazione di acquisizione pu essere effettuata in una seconda fase Sia per i documenti principali che per gli allegati presente tra parentesi il numero di documenti che sono stati acquisiti Per le amministrazioni che ne abbiano fatto richiesta l acquisizione potr essere effettuata anche da file system In questo caso cliccando sul pulsante Acquisisci o Acquisisci allegati non apparir il pannello per l acquisizione da scanner ma quello classico per la scelta del tipo di acquisizione 2 15 3 3 Pulsanti di funzione Le icone riportate nella figura successiva consentono di effettuare le seguenti attivit e Nuovo Protocollo permette di creare un nuovo protocollo e Riproponi predispone la sezione di protocollo con i dati obbligatori del protocollo precedente e Pulisci elimina tutti i dati inseriti nella sezione prima che sia avvenuta la protocollazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 160 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Nuovo protocollo Riproponi Pulisci Figura 138 Pulsanti di funzioni 2 16 Importa documenti La funzione Impor
245. ganigramma e consente stampe dell organigramma visualizzato L esecuzione del comando Gestione Organigramma visualizza il pannello mostrato di seguito Yisualizza Ricerca tra Codice Nome UO VO Ruoli Sw Q EJ g BRAMMI Amministrazione 1 H A DRI1 Direzione 1 i Sra RESP DRI1 Responsabile Direzione 1 E a Funz DR1 funzionario Direzione 1 i Funz DRi1_P funzionario Direzione Predisponi Ef UFFPROTI Ufficio Protocollo 1 amp PROT UFFPROTI Protocollista Ufficio Protocollo 1 i ela SEGR UFFPROTI Segretario Ufficio Protocollo i ii Sr Funz UFFPROT funzionario Ufficio Protocollo 1 eat UFFPROT2 Ufficio Protocollo 2 fa DR2 Direzione 2 r a RESP DR2 Responsabile Direzione 2 H a UFFPROT3 Ufficio Protocollo 3 H a UFFPROTA Ufficio Protocollo 4 Figura 205 Gestione Organigramma E possibile ricercare l unit organizzativa di cui si vuole stampare l organigramma attraverso e Codice della UO e Descrizione della UO e Codice Ruolo e Descrizione Ruolo e Lista RF e Nomeutente e Cognome Utente E possibile richiedere la visualizzazione e quindi la stampa dell organigramma nelle seguenti modalit e Solo Unit Organizzative Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 241 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e UO e Ruoli e UO Ruoli e Utenti E possibile ricercare e una UO in tal caso apparir la porzione di Organig
246. ghi test caratteri molto lunghi 2 2 2 2 2 2 I seleziona deseleziona tutti Retribuzione e compensi i CODICE 1 Classifica codice Livello E DI a A Indice Sis p Livellot Livello2 Livello3 Livello4 LivelloS Livello6 ADL Classifica Nuovo Figura 87 Multiclassificazione di un documento Le icone amp e servono entrambe per effettuare ricerche su fascicoli Agendo sull icona 2 ed il codice del fascicolo di interesse si effettua la ricerca di tutti i fascicoli procedimentali e generali collegati a quel nodo di titolario Selezionando l icona si visualizza un pannello mostrato nella Figura 88 che permette di impostare un filtro di ricerca cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 3 avendo cura preventivamente di selezionare il titolario su cui si vuole effettuare la ricerca dettagli relativi ai campi presenti in tale pannello sono stati illustrati nel paragrafo 3 2 In questo pannello inoltre sono presenti ulteriori campi per filtrare i risultati della ricerca con i fascicoli descritti in un foglio Excel e con un ulteriore indicazione disponibile da una lista a tendina che specifica quale attributo elencato nel foglio excel selezionato Valori possibili sono e Numero di fascicolo e Data di apertura e Descrizione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 112 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Codice di classifica e
247. ght NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 27 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e degli elementi non letti e degli elementi non accettati ad esempio elementi trasmessi per competenza solo visualizzati ma non accettati come sar spiegato in seguito e dei documenti predisposti alla protocollazione Selezionando la descrizione del ruolo il sistema indirizza l utente alla lista delle cose da fare relativa al ruolo corrispondente La lista delle cose da fare UNIFICATA mostra le trasmissioni di documenti protocollati di documenti non protocollati grigi e di fascicoli utilizzando una grafica distinta per ogni tipologia di elemento come mostrato nella figura sottostante DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso vw STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE Aggiorna Filtro Elenco trasmissioni Trovati 3 elemer ___ _ vo_ Oo o sit i TRASH NOTE GEN OGGETTO TRASM Il nani RAGIONE SCADENZA DOC FASC 4 NOTE INDIV MITTENTE 27 01 2010 tente stente COMPETENZA 63 n Protocollista ia 27 01 2010 27 01 2010 atollista ia ingresso pilli Maria Emanuela 4 1 2008 32 L nr Ee Documenti non letti Documento protocollato Figura 9 Grafica differenziata per tipologia di documento trasmesso Attivando l icona evidenzi
248. gura 145 Trasmissione massiva da modello Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 169 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 gt Trasmissione Massiva Finestra di dialogo pagina Web Trasmissione rapida Modello Trasmissione semplice Ruolo Protocollo Servizio per il Personale Descrizione o Eca Utent estese I Tale ragione puo essere utilizzata per trasmettere un RETTORI documento o fascicolo ad un utente o ruolo concedendogli Ragione INOLTRO E pieni diritti ni Destinatari per codice p gt F Cede diritti Note generali caratteri disponibili 250 Destinatari DESTINATARIO RAGIONE DATA SCADENZA CANCELLA C Sel Desel tutti Collaboratore 5 O C camisinin Team U133 INOLTRO Salva Annulla Cancella 02 x j O z zi Conferma Annulla Esporta Figura 146 Trasmissione massiva semplice e Esporta i documenti selezionati che consente di esportare tutti i documenti selezionati Selezionando l icona viene visualizzata la finestra di dialogo mostrata in Figura 147 dove possibile associare un titolo al file che si esporta e selezionare il formato del file PDF Excel Nel caso in cui si scelga un file Excel viene abilitata l area in cui possibile selezionare i campi relativi ai documenti da visualizzare nel file nel foglio excel possibile selezionare quali campi esportare Se sono state effettuate del
249. he e cancellazioni di note sono consentite solamente all utente creatore Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 99 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 La creazione e la modifica della nota del documento e del fascicolo pu essere effettuata selezionando l icona p che consente di visualizzare il numero di note inserite nel documento fascicolo e riporta il dettaglio e Note in cui presente il testo e Utente indica l utente ed il ruolo con cui ha creato la nota e Data il giorno in cui stata inserita e Visibilit della nota indica se la nota visibile solo all utente creatore al ruolo all RF o a tutti quelli che hanno visibilit sul documento fascicolo e se si seleziona l icona lfl si cancella la nota a cui associata La rimozione consentita solo all utente creatore della nota e Seleziona permette di selezionare la nota A Note Finestra di dialogo pagina Web Note utente o di ruolo Trovata 1 nota Toeri Segreteria Plus Dipartimento 07 07 2010 Innovazione Ricerca e ICT documento da inoltrare alla struttura di controllo Figura 76 Dettaglio nota Nella parte bassa della pagina presente la selezione del tipo visibilit sulla nota il campo per digitare il testo ed infine i pulsanti Nuovo Conferma Chiudi Per modificare la nota visualizzata si inserisce la modifica nel campo testo e se necessario si c
250. he sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Sede per le amministrazioni in cui vi sono pi sedi selezionabile la sede di appartenenza o la sede di interesse rispetto al prospetto che si vuole effettuare o Anno selezionabile mediante menu a tendina o Mese selezionabile mediante menu a tendina e Report annuale sui documenti per sede o Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema o Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 O pag 216 289 DocsPA 3 12 Anno selezionabile mediante menu a tendina e Report annuale sui documenti protocollati per Unit Organizzativa O O O Amministrazione Nome amministrazione di competenza dell utente che sta richiedendo il prospetto Tale valore viene inserito in automatico dal sistema Registro selezionabile dall utente mediante un menu a tendina Anno selezionabile mediante menu a tendina e Prospetto riepilogativo per contatore e tipo documento questo prospetto mostra tutti contatori divisi per tipologia documento fascicoli presenti in un amministrazione e Report sui documenti classificati O Amministrazione Nome amministr
251. i caratteri disponibili 250 Modelli salva Mod Salva Trasmetti Figura 101 Creazione di una nuova trasmissione Le informazioni che il pannello presenta sono e idatirelativi al documento che si trasmette e il collegamento al profilo del documento e il mittente della trasmissione indica il ruolo ed il nominativo del mittente della trasmissione ll sistema propone in automatico il ruolo ed il nominativo dell utente che sta utilizzando il sistema Selezionando l icona possibile visualizzare il pannello mostrato nella Figura 102 dal quale possibile selezionare sia un nominativo diverso con lo stesso ruolo sia un ruolo diverso all interno della stessa Unit Organizzativa A modificaMittTrasm Microsoft Internet Explorer Modifica mittente trasmissioni Ruolo RESPONSABILE 2 LIVELLO DIREZIONE 1 aj Utente RESP2LDIRI1 RESP2LDIR1 aj ANNULLA Figura 102 Modifica mittente di una trasmissione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 125 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e la possibilit di cedere i diritti di visibilit sul Documento fascicolo che si vuole trasmettere selezionando la casella accanto a cedi diritti tale funzionalit profilabile in Amministrazione del sistema e quindi disponibile solo agli utenti abilitati dall Amministratore del sistema stesso Se un ruolo effettua una trasmissione in modalit cessio
252. i registrato le operazioni da eseguire sono analoghe a quelle gi descritte Si cerca il documento in ingresso che si vuole collegare se ne visualizzano i dettagli Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 72 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e sempre attraverso l utilizzo dell icona A si cerca il documento di cui il documento in ingresso in questione costituir una risposta In questo caso se nei due documenti i valori del campo oggetto e mittente destinatario nel caso di scelta di un documento protocollato non coincidono stante il fatto che non possibile modificare una registrazione di protocollo l utente avr due opzioni continuare comunque l operazione lasciando inalterate le registrazioni di entrambi i documenti oppure selezionare un altro documento in archivio Figura 54 A AvvisoRispProtocollo Web Page Dialog di ATTENZIONE Le Destinatario e mittente non coincidono e Gli oggett non coincidono COME SI DESIDERA PROCEDERE Figura 54 Finestra di dialogo per avviso dati incongruenti per risposta ad un protocollo in entrata Una volta confermata la selezione di un documento e Viene popolato il campo Risposta al protocollo del documento in ingresso con la segnatura o lid documento dell uscita protocollo o del documento protocollato a cui si sta rispondendo e Viene abilitato il pulsante 5212 Confermata l operazione di collegamento co
253. i precedenti alla data inserita vengono rimosse dalle cose da fare Tale rimozione comporta solo l eliminazione dall elenco delle cose da fare i documenti o i fascicoli sono sempre consultabili tramite funzionalit differenti Se si seleziona il pulsante Annulla la condizione delle cose da fare resta immutata DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 17 FEBBRAIO 2010 17 54 21 Elenco trasmissioni Trovati 4 elema Esporta Rimuovi le trasmissioni antecedenti la seguente data MITTENTE TRASM gg mm aaaa 17 02 2010 Ea Z 5 53 in seguito alla richiesta A B Giallo Mario 15 02 2010 Delegato da utente utente Non eliminare le trasmissioni che necessitano accettazione A Protocollista in ingresso i Nota le trasmissioni verranno rimosse solo da Cose da fare le stesse saranno comunque accessibili tramite le funzionalit di consultazione A I 14 02 2010 utente utente Pola ire lai Rossi Mi E 20 01 2010 Responsabile Registro di ia protocollo Direzione Generale i Rossi Michela Ea 20 01 2010 Responsabile Registro di E protocollo Direzione Generale http ftest pitre tn it infotn_coll fe TodoList svuotaTDLPa Internet i Figura 24 Rimuovi 2 5 5 Esporta Nella pagina di accesso inoltre possibile esportare l elenco delle trasmissioni documenti ricevute selezionando in alto a destra l icona 22 che attiva la funzione Esporta Tale funzione permette di
254. i M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 159 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Protocolla Acquisisci Acquisisci alleg Chiudi N documenti 0 N allegati 0 Figura 137 Dettaglio pulsanti Dalla figura precedente si evidenziano due pulsanti che propongono altre funzionalit e Acquisisci doc principale e Acquisisci allegati vedi paragrafo 2 15 3 2 e Chiudi consente di chiudere il pannello di protocollazione in uscita semplificata visualizzando la pagina iniziale del sistema DOCSPA 2 15 3 Ulteriori funzionalit Dopo aver protocollato il documento il sistema propone in automatico se opportunamente impostato le seguenti operazioni e Stampadell etichetta e Acquisizione del documento principale e Acquisizione degli allegati a seconda che sia stato acquisito il documento principale 2 15 3 1 Stampa etichetta AI termine dell operazione di protocollazione viene stampata in automatico l etichetta se impostato dall amministratore di sistema su cui impressa la segnatura del documento Inoltre possibile stampare altre etichette selezionando l icona posta a fianco al campo Segnatura 2 15 3 2 Acquisizione del documento principale e gestione allegati Dopo aver prodotto la stampa dell etichetta se predefinito si apre in automatico la pagina che gestisce l acquisizione di un documento da scanner le caratteristiche dell acquisizione del documento sono riportate paragrafo 2 13 1 La
255. i amministrazione Tipologia Documento indica la tipologia del documento che si vuol ricercare selezionando la voce da un men pre impostato Se la tipologia scelta profilata si attiva l icona E amp F che propone il pannello della profilazione dinamica del documento E necessario che l utente amministratore in nome dei tipi documento configurabile mediante il tool di amministrazione pertanto i documenti in Arrivo possono anche essere indicati con Ingresso o Entrata i documenti in Uscita anche con Partenza Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 181 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 fase di costruzione della tipologia abbia specificato che l informazione possa essere utilizzata per le ricerche Nelle griglie di risultato delle ricerche oltre al numero di protocollo o al id documento possibile visualizzare anche il campo contatore della tipologia documento ad esso associata Nel pannello dell Anteprima della Profilazione Dinamica sono presenti tre pulsanti o Resetta che reimposta i dati inseriti o Conferma salva i dati che successivamente saranno utilizzati nella ricerca o Chiudi chiude il pannello La lista a tendina che mostra i tipi documento configurati e disponibili presenta inoltre un valore denominato Campi comuni selezionando il quale si ha la possibilit di ricercare tutti i documenti di qualsiasi tipo in cui stato profila
256. i che propongono altre funzionalit e Acquisisci e Acquisisci alleg vedi paragrafo 2 14 3 2 e Chiudi consente di chiudere il pannello di protocollazione in ingresso semplificata visualizzando la pagina iniziale del sistema DOCSPA 2 14 3 Ulteriori funzionalit Dopo aver protocollato il documento il sistema propone in automatico se opportunamente impostato le seguenti operazioni e Stampa dell etichetta e Acquisizione del documento principale e Acquisizione degli allegati a seconda che sia stato acquisito il documento principale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 154 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 14 3 1 Stampa etichetta AI termine dell operazione di protocollazione viene stampata in automatico l etichetta se impostato dall amministratore di sistema su cui impressa la segnatura del documento Inoltre possibile stampare altre etichette selezionando l icona posta a fianco al campo Segnatura 2 14 3 2 Acquisizione del documento principale e gestione allegati Dopo aver prodotto la stampa dell etichetta se predefinito si apre in automatico la pagina che gestisce l acquisizione di un documento da scanner le caratteristiche dell acquisizione del documento sono riportate nel paragrafo 2 13 1 La fase di acquisizione pu essere effettuata anche successivamente operando dal sistema DOCSPA paragrafo 2 13 1 Dopo aver acquisito il documen
257. i classificazione Il titolario viene visualizzato a partire dal livello digitato dall utente nel campo Cod Classifica o per intero qualora l utente non abbia specificato alcun codice prima di selezionare l icona Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 107 289 Dopo aver impostato i valori per tutti i campi possibile inserire il documento all interno di un fascicolo generale selezionando il pulsante Classifica inserire il documento nell area di lavoro premendo il pulsante CADI creare un nuovo fascicolo tramite il pulsante Novo abilitato soltanto dopo che stato selezionato un codice classifica esistente Dopo aver selezionato il pulsante si visualizza il pannello mostrato nella Figura 86 L utente deve inserire obbligatoriamente una descrizione che identifica il fascicolo che si sta creando In base alle esigenze ed alle propriet a cui soggetto il fascicolo che si sta creando si possono inserire eventuali note annesse al fascicolo in questione cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 2 selezionare il campo Privato se il fascicolo deve avere una visibilit limita quindi visibile solo all utente e al ruolo creatore La visibilit del fascicolo pu essere modificata solamente attraverso la trasmissione con un messaggio che indica che Si sta trasmettendo un fascicolo marcato come privato Procedere comunque
258. i da creare se ne specifica il percorso sul file system nel campo Nome file e si avvia la procedura di import cliccando sul pulsante _EREA FASCICOLI L Dopo aver verificato la validit dei dati il sistema avvier la procedura di importazione e alla fine verr mostrato l esito dell operazione e il numero dei fascicoli importati di quelli scartati di eventuali errori o warning Sar poi possibile esportare il risultato dell operazione in un file pdf cliccando il pulsante Il pulsante cHIuDI consente di chiudere la pagina 4 GESTIONE 4 1 Registri La funzione di gestione dei registri consente a partire dal pannello proposto in Figura 182 di effettuare alcune operazioni sui registri visibili all utente Le operazioni di gestione del registro sono disponibili soltanto per gli utenti opportunamente abilitati L icona dettaglio permette di visualizzare tutti i dati relativi a quel registro descrizione e mail associata data apertura data chiusura data dell ultimo protocollo e prossimo numero di protocollo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 214 289 Per ogni registro selezionato le funzioni disponibili sono le seguenti e Cambia stato consente di cambiare lo stato del registro ovvero di chiudere un registro aperto o di aprirne uno chiuso e Casella Ist le interroga la casella di posta istituzionale relativa al r
259. i fax con il quale possibile contattare il corrispondente campo presente solo per UO e Persona CF P IVA il codice fiscale o la partita iva del corrispondente il campo non presente se si seleziona il valore Ruolo nel campo tipo corrispondente Note un campo disponibile per eventuali annotazioni relative al corrispondente campo presente solo per UO e Persona Una volta inseriti i campi obbligatori mediante la selezione del pulsante Inserisci il corrispondente viene creato e riportato automaticamente nella parte destra della rubrica pronto per essere utilizzato nel contesto corrente E possibile quindi utilizzarlo come corrispondente esterno nei documenti ad esempio come destinatario di un protocollo in uscita 4 4 3 1 Esportazione dei corrispondenti Nella pagina di gestione della rubrica il pulsante Esporta consente di creare un foglio Excel con il contenuto della rubrica relativo ai corrispondenti esterni Il foglio presenta le seguenti colonne Storicizza Codice registro Codice rubrica Codice amministrazione Codice AOO Tipo Descrizione Cognome Nome Indirizzo CAP Citt Provincia Nazione Codice Fiscale Partita IVA Telefono 1 Telefono 2 Fax e Mail Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 226 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 E iai CBJ Fie Edit Yiew Insert Format Tools Da
260. i la trasmissione nel modo classico selezionando la ragione di trasmissione i destinatari le note Trasmissione da modello l utente sceglie il modello dal men a tendina riportato in alto della pagina aspetta che la richiesta venga elaborata durante l elaborazione viene visualizzata una ruota che gira e poi clicca sul pulsante Trasmetti Il sistema effettua le trasmissioni e ne riporta l esito nella sezione sottostante denominata Report Il risultato visualizzato pu essere esportato mediante il pulsante Esporta Report Trasmissione semplice la sezione riporta i campi necessari per la costruzione della trasmissione Per i dettagli sui campi si rimanda al paragrafo 2 12 1 che descrive gli stessi campi anche se in un contesto differente Cliccando sul pulsante Trasmetti il sistema effettua le trasmissioni e ne riporta l esito nella sezione sottostante Il risultato visualizzato pu essere esportato mediante il pulsante Esporta Report Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 168 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 gt Trasmissione Massiva Finestra di dialogo pagina Web Trasmissione rapida Modello WIMIS Tea ia v Trasmissione semplice Ruolo Protocollo Servizio per il Personale Descrizione Utente scarperi Susanna Destinatari per codice b gt O Cede diritti Note generali caratteri disponibili sporta y Fi
261. i processi di gestione e dove siano definiti dei ruoli e siano attribuite delle responsabilit un luogo dove il patrimonio documentale elettronico possa essere sorvegliato e protetto non solo contro i fenomeni accidentali o fraudolenti che ne possono determinare la indisponibilit ma soprattutto contro l obsolescenza tecnologica e l impossibilit di verificarne l integrit ed autenticit Il sistema di protocollazione informatica e di gestione documentale DOCSPA basato su un modello organizzativo schematizzato in figura che vede la presenza di uno o pi centri servizi che gestiscono ed hanno in carico i processi legati alla conservazione e delega del ruolo di responsabile della conservazione per l apposizione della firma digitale e produzione e archiviazione e verifica di leggibilit dei supporti e monitoraggio dei fenomeni di obsolescenza tecnologica di sistemi formati e supporti e esecuzione del processo di riversamento diretto e consegna dei supporti al soggetto interessato richiedente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 245 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 paragrafi successivi illustrano nel dettaglio le funzionalit disponibili per gli utenti del sistema applicativo DOCSPA gestione documentale mentre nel Capitolo 8 sono illustrate le funzionalit disponibili per gli utenti del centro servizi attraverso il modulo applicativo DOCSPA Gest
262. i server web dove risiedono i Web Services di DOCSPA 3 RICERCA Tramite il pulsante ricerca possibile selezionare i seguenti tipi di ricerche e dei documenti de i fascicoli e delle trasmissioni e delle visibilit e dei documenti e fascicoli in Area di lavoro 3 1 Ricerca documenti La funzionalit di ricerca dei documenti ottenibile a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del men RICERCA premendo sul pulsante RICERCA e successivamente sul pulsante DOCUMENTI E possibile visualizzare il seguente schema di navigazione relativo alle varie tipologie di ricerca Stampe Figura 141 Ricerca documenti schema di navigazione Le varie tipologie di ricerca presentano delle caratteristiche comuni principalmente per quanto riguarda la visualizzazione grafica dei risultati 3 1 1 Risultati di ricerca Nello schema di navigazione illustrato la ricerca attivata nel momento in cui si seleziona la voce di men principale Ricerca risultati di ricerca sono mostrati nella parte destra della pagina sotto forma di Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 165 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 lista dalla quale possibile selezionare il documento desiderato Nella pagina dei risultati per ciascun documento possibile i e visualizzare i dati di profilo del documento selezionando l icona E che consente
263. iaia 231 Figura 196 Pagina gestione cartaceo ii 232 Figura 197 Acquisizione file immagine impostazione cartaceo 233 Figura 198 Dettaglio documento evidenza della presenza dell originale cartaceo 234 Figura 199 Creazione fascicolo impostazione cartaceo 235 Figura 200 Gestione LISte i 236 Figura 201 Gestione Modelli di trasmISSIONe i 237 Figura 202 Pagina per l inserimento di un modello di trasmissione 238 Figura 203 Gestione notifiche e cessione diritti 239 Figura 204 Modello di trasmissione con l opzione nascondi versioni precedenti 239 Figura 205 Gestione Organigramma e 240 Figura 206 Gestione Doc RIMOSSI ei 242 Figura 207 Visualizzazione dei documenti in cestino 243 Figura 208 Area conservazione i 244 Figura 209 Documenti Fascicoli da inserire nell istanza di conservazione 245 Figura 210 Creazione di una nuova istanza di conservazione 246 Figura 211 Documenti Fascicoli inseriti nell istanza i 246 Figura 212 Lista istanze di conservazione ii 247 Figura 213 Dettagli istanza di conservazione 248 Figura
264. icare il nome del sottofascicolo selezionato e Aggiungi consente di aggiungere un nuovo sottofascicolo e Rimuovi consente la rimozione del sottofascicolo selezionato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 198 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI gt gt Documento Inserisci Visualizza Importa Esporta Filtri Registro PAT O Stato ETEA n EN FascicoLo Nntasmaszoni fa ke EE Titolario Classifica 4 2 Assunzioni e cessazioni dal rapporto di a AVO lavoro Matricola nome e co t ade TEEN n SLI aiia 31417 Mario Rossi Dati fascicolo E B a TFA A Luogo di nascita Milano Classifica 4 2 Codice 4 2 2010 143 Data di nascita 09 09 1967 ma Data apertura 31 05 2010 Data chiusura Codice fiscale Tipo PROCEDIMENTALE stato aperto arnai Descrizione Fascicolo assunzione 31417 j caratteri disponibili 1974 J Cartaceo Collocaz fisica Data collocaz 6 Tipologia fascicolo 35 Progressivo del fascicolo Nessuna nota visibile caratteri disponibili 2000 Sotto fascicoli A E A sotto_fascl z Figura 169 Dettaglio fascicolo dati tipologia fascicolo Sulla parte destra della scheda di dettaglio del fascicolo per default vengono visualizzati i campi profilati n associati alla tipologia scelta per il fascicolo Se non stata scelta alcuna
265. icativo software che viene condiviso da una molteplicit di utenti attraverso Internet o una rete privata virtuale Codice Riservato al Notaio Portable Document Format Posta Elettronica Certificata Raggruppamento Funzionale di ruoli in UO Rich Text Format Documento scritto in maniera complementare a un altro principale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 1 4 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 pag 20 289 Riferimenti Decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 art 1 lett u art 17 lett j capo Il sez I capo Ill e capo V sez Il Codice dell amministrazione digitale Decreto legislativo 4 aprile 2006 n 159 Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante codice dell amministrazione digitale Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n 11 Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformit dei documenti agli originali Art 6 commi 1 e 2 del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 gennaio 2004 Regole tecniche per la formazione la trasmissione la conservazione la
266. icerca dei documenti cui rispondere La finestra di dialogo presenta nella parte superiore dei filtri di ricerca Figura 51 e una casella di opzione Ricerca solo ADL che se selezionata disabilita tutti gli altri filtri di ricerca e consente di ricercare tutti i documenti contenuti nell Area di lavoro ADL dell utente e il tipo documento protocollato in ingresso in uscita interno non protocollato o predisposto se si seleziona un documento protocollato appaiono i seguenti filtri Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 69 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 numero di protocollo che mediante scelta da men a tendina consente di inserire un valore singolo oppure un intervallo di valori relativi numero di protocollo del documento che si sta ricercando data protocollo che mediante scelta da men a tendina consente di inserire un valore singolo oppure un intervallo di valori relativi alla data di creazione del documento in uscita che si sta ricercando Se si seleziona un documento non protocollato appaiono i seguenti filtri id documento che mediante scelta da men a tendina consente di inserire un valore singolo oppure un intervallo di valori relativi all id del documento che si sta ricercando data creazione che mediante scelta da men a tendina consente di inserire un valore singolo oppure un int
267. icolo viene tracciata dal sistema ed visibile attraverso la selezione dell icona iS che visualizza le informazioni riguardanti l utente il ruolo la data il Cod Operazione la Descrizione La Figura 73 figura mostra invece la storia della visibilit del documento evidenziando la visibilit sul documento ottenuta per delega temporanea i ISCR DESTIONE e Visibilit documento Finestra di dialogo pagina Web fx Il gt gt Ricerca documenti SETA III OEREN SIRIO Visibilit documento FROFILO CLASSIFICA ALLEGATI VERSIONI TRASMISS M Data creazione Id documento 5 B E a 21 11 2008 12 50 Fori Privato Oggetto T p g ES Ji RUOLO UTENTE DIRITTI DETTAGLI TIPO RIMUOVI Protocollista Ufficio Protocollo 1 Ufficio Protocollo 1 Direzione 1 Amministrazione i REDERIEIARIO E dina Responsabile Direzione 1 Direzione 1 Amministrazione i funzionario Direzione i Direzione i Amministrazione i BE ACQUISITO E RUOLO ACQUISITO gt RUOLO funzionario Direzione Predisponi Direzione 1 Amministrazione 1 funzionario Ufficio Protocollo 1 Ufficio Protocollo 1 Direzione i Amministrazione 1 ACQUISITO RUOLO Parole chiave ACQUISITO RUOLO ut4 ut4 PROPRIETARIO UTENTE t Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti Tipologia documento Stato APERTO Risposta al documento
268. ight NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 271 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Conservazione Windows Internet Explorer D EF GE 2 ne A ilo le Firma docum Ricerca Istanze di Conservazione P m tai Rae se ento Finestra di dialogo pagina Web Lista certificati TEST 403 TEST 403 TEST 403 TEST 403 TESTST11R11G4031 062551 Nuove Data apertura Data invio File Xml Data conservazione 3 x lt xml version 1 0 encoding utf 8 gt IDCONSERVAZIONE_320678 gt lt DATA_SOTTOSCRIZIONE gt 17 12 2008 3 TPO CONS NOTE 10 41 38 lt DATA_SOTTOSCRIZIONE gt NOTE gt mm lt DESCRIZIONE gt test lt DESCRIZIONE gt lt TIPO_CONSERVAZIONE gt Esibizione lt TIPO_CONSERVAZIONE gt lt DOCNUMBER_350447 gt CONTENUTO Esibizione Visualizza supporti Esibizione verifica2 Ro prova del 27 Esibizione 07 lt Impronta gt FB662CBD45033E03F65E0F278F44F4206A3C4293 lt Impront lt File gt fascicoli 2 1 2008 12 350447 350448 JPG lt File gt lt Segnatura gt lt Oggetto gt prova lt Oggetto gt lt Codice_Fascicolo gt 2 1 2008 12 lt Codice_Fascicolo gt lt DOCNUMBER_350447 gt Conservazione note test paola prova test Esibizione conservazion Total size 0 3 MegaByte TIPO OGG
269. igura 159 Ricerca completa terza parte iii 185 Figura 160 Ricerca completamento prima parte 188 Figura 161 Ricerca completamento seconda parte 189 Figura 162 Stampe registi s eicerrrerini sidiria ni allineano 190 Figura 163 Ricerca fascicoli schema di navigazione 191 Figura 164 Ricerca fascicolo tramite selezione tipologia fascicolo 193 Figura 165 Risultato della ricerca fascicoli i 194 FOUA IG AZIONI MASSIVE relais ora 194 Figura 167 Esporta risultati della ricerca i 195 Figura 168 Ricerca sotto TASCICOl siti 197 Figura 169 Dettaglio fascicolo dati tipologia faSCICOlO 198 Figura 170 Dettaglio funzione Inserisci documenti in fascicolo 199 Figura 171 Fascicolo Dellagli GOCUMENI Irina 200 Figura 172 Scheda documento funzioni di navigazione dei documenti all interno di un fascicolo 201 Figura 173 Filo documenti escossa E E E 202 Figura 174 Filtro documenti tipologia documenti 203 Figura 175 Ricerca trasmissioni schema di navigazione i 204 Figura 176 Ricerca trasmissioni riCEVUte e 206 Figura 177 Funzioni per la navigazione tra documenti presenti in una ricerca trasmissioni 207 Figura 178 Ricerca trasmissioni effettuate
270. igura 201 Gestione Modelli di trasmissione In tale pannello disponibile e a ricerca per codice e descrizione del modello di trasmissione e l elenco dei modelli di trasmissione gi definiti inizialmente tale elenco sar vuoto e il comando Nuovo per la creazione di un nuovo modello di trasmissione e il comando Salva per il salvataggio delle eventuali modifiche apportate al modello Accanto ad ogni modello in elenco sono presenti e il comando Seleziona per la visualizzazione o la modifica di un modello precedentemente definito e il comando Elimina per la rimozione di un modello precedentemente definito In alto a sinistra si visualizzano due campi digitabili con accanto il pulsante presente nella Figura 201 La presenza di questi due campi d la possibilit di effettuare la ricerca secondo due criteri o inserendo nel campo Codice il codice del modello che si sta ricercando e selezionando il pulsante cerca oppure utilizzando il campo Modello in cui si va ad inserire la descrizione del modello ricercato o una parte della descrizione ed anche in questo caso il pulsante cerca L applicativo mostra il modello identificato dalla descrizione inserita o visualizza l elenco dei modelli che contengono nella descrizione quanto digitato nel campo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 238 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Selezionando il
271. igura 65 vi sono una serie di icone utilizzabili dopo la creazione del documento Dl consente di inserire il documento nell Area di lavoro e 8 visualizza gli utenti ed i ruoli che hanno visibilit sul documento e con quale diritto di visibilit stato acquisito PROPRIETARIO ACQUISITO TRASMISSIONE Tale funzionalit descritta in maniera dettagliata nel paragrafo 2 8 1 1 e stampa etichetta dell identificativo del documento non protocollato e consente di visualizzare la storia del processo di conservazione a cui stato sottoposto il documento La partendo da un documento non protocollato questo pulsante consente di creare un documento predisposto alla protocollazione in uscita con lo stesso oggetto del documento non protocollato Il nuovo documento predisposto avr tra gli allegati il documento principale gli eventuali allegati del documento pi altri eventuali allegati del documento da protocollare in uscita che si vuole inoltrare ad un altro destinatario Gli allegati al documento predisposto alla protocollazione sono costituiti dalla copia dell ultima versione del documento che si inoltra e delle ultime versioni dei relativi allegati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 89 289 B una volta creato il documento consente di visualizzare tutte le operazioni che avvengono sul documento come creazione documento inserim
272. il dettaglio In questo stadio in basso a sinistra abilitato il pulsante Firma in verde in Figura 239 in modo tale da evidenziare che la fase successiva a quella di accettazione la firma del documento che certifichi il corretto svolgimento del processo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 270 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 ione Ricerca Supporti Ricerca Istanze di Conservazione O Nuove In lavorazione F Rifiutate DL Chiuse Data apertura Cal Tipo di conservazione peo 27 Data invio mal Numero istanza Data conservazione Cerca Pulisci campi DATA ID TPO CONS NOTE DESCRIZIONE APERTURA DATA INVIO DATA CONS STATO CONTENUTO ibizi e e si 28 11 2008 28 11 2008 28 11 2008 i 17 21 38 05 22 46 17 58 47 Firrania 320358 9444 11370 Misia suppari Ai prova del 27 alle 15 e 27 11 2008 27 11 2008 27 11 2008 s Esibizione 07 10 04 58 03 07 57 15 15 27 Firmata 320338 9444 AM Visualizza supporti servazi st e Re n Conservazione note test 23 38 39 11 39 39 09 57 43 Firmata 320318 9444 isualizza supporti SAR prova test 26 11 2008 26 11 2008 In Esibizione conservazione 21 23 55 09 24 20 Lavorazione sina 2943 Aaea 14 aE Esibizione verifica2 Total size 0 3 MegaByte ID SEGNATURA DATA ND prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 14 350447 16 12 2008 82 JPG a A prova3 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 16
273. il pannello con i campi della profilazione dinamica del documento L utente amministratore in fase di costruzione della tipologia documento o successivamente pu associare ad un ruolo specifico la visualizzazione e l utilizzo di una determinata tipologia per cui le informazioni relative alla tipologia documento sono visibili solo agli utenti abilitati L utente inserisce i dati in base alle impostazioni predefinite dall utente amministratore e con il tasto Salva conferma gli inserimenti effettuati Se la tipologia prescelta prevede dei campi di tipo contatore con attivazione manuale quando si crea il documento sar disponibile un pulsante Attiva che consente di far partire il contatore nell istante desiderato Risposta al documento vedi paragrafo 2 8 1 4 nella pagina del profilo del documento possibile o associare il documento che si sta creando a documenti protocollati e non protocollati gi precedentemente salvati documento in risposta mediante l icona o creare un documento in risposta a partire da un documento non protocollato mediante l icona di attiva solo per documenti gi salvati o Creare un protocollo in risposta a partire da un documento non protocollato mediante l icona 3 attiva solo per documenti gi salvati La possibilit di creare collegamenti anche con i documenti protocollati una funzionalit aggiuntiva configurabile La modalit classica quella di collegare tra loro s
274. inazione di un elemento selezionare l icona cestino i presente in corrispondenza dell elemento che si vuole cancellare 2 7 1 3 2 Rubrica per la selezione del mittente Mediante l icona gt gt presente nella pagina di protocollo in ingresso possibile accedere alla Rubrica dei corrispondenti per la selezione del mittente Nel protocollo in ingresso il mittente pu essere occasionale interno alla AOO su cui si sta protocollando esterno ad essa o esterno all Amministrazione Per i dettagli relativi alla rubrica quali filtri di ricerca possibili presentazione dei risultati e funzionalit ad essa collegate si rimanda al paragrafo 4 4 2 2 7 1 4 Protocollazione in ingresso di una mail con i relativi allegati elettronici inoltrata da MS Outlook Utilizzando la funzione di INOLTRA FORWARD presente sul client di posta possibile inviare una mail ad una casella istituzionale per poi poterla protocollare in ingresso L utente ricevuto il messaggio in una casella di posta adibita alla ricezione delle mail da protocollare lo seleziona e poi lo inoltra alla casella istituzionale associata al registro di protocollo desiderato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 64 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Attraverso l operazione di consultazione della casella istituzionale prevista da DOCSPA i messaggi di posta elettronica inoltrati alla casella stessa sono acquisiti e lavorati d
275. inestra di selezione mostra i campi sui quali effettuare l ordinamento data protocollazione creazione oggetto tipo La seconda finestra di selezione serve per indicare il tipo di ordinamento decrescente crescente I oocuMenTti RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI Il Pagina iniziale GEZ pre R PRESSI P ESER MERE ELENA E R E TETI x z si veLoce Estesa compLera comeLet ro sramee REG Elenco documenti Trovati 163 elementi gt Tipo M ing Musc Mint Minp Oprea Malt Ostampe B E A B ii A A O Seleziona tutti Registro 1 oc recismo nro occo MITT DEST E Tutti A O PAF A provatraesm O Reset 4 40 2040 vi Numero protocollo i Anno valore Singolo 2010 a ceti 3 O 26526 PAT A prova prot semplificato paolo rossi Data protocollo 30 09 2010 Valore Singolo M Fa Id documento E Valore Singolo M i O M eot rore PAT A prova inoltro mitt inoltro T Data Creazione f Si J Fa Valore Singolo ms E Data Stampa 26430 n Valore Singolo Fa d 21 09 2010 PAT P prova2 Acta Consulting Srl 2 Data Scadenza valore Singolo v Fa E p iet io i 26429 Sy z gres iais ario O uo Ruolo O Persona gt F 21 09 2010 PAT P prova2 Acta Consulting Srl 2 IL J Oggetto E i y prova a 26428 p ra gt PAT p rova rtf Agenzia per le Erogazioni in Agricoltura Di i o DI D 21 09 2010 P 9 P 9 9
276. io alternativo a CORRISPONDENTE Specificando questo campo il sistema ricercher il mittente nella rubrica CORRISPONDENTE Descrizione mittente occasionale Obbligatorio alternativo a CODICE MITTENTE PATHNAME Pathname completo del file da Opzionale associare al documento Il pathname deve essere raggiungibile condiviso shared con almeno diritti di sola lettura dai server web dove risiedono i Web Services di DOCSPA ADL Indica se il documento deve essere Opzionale inserito in ADL oppure no Valori possibili si no Se omesso vien considerato il valore no associare al documento CODICE MODELLO Codici dei modelli di trasmissione Opzionale TRASMISSIONE Il sistema controller in base alle regole di visibilit ruolo creatore registro se il modello utilizzabile oppure no TIPOLOGIA DOCUMENTO Descrizione della tipologia documento NOME CAMPO1 Descrizione Valore del campo 1 In caso di campo multi valore i diversi valori devono essere separati da TEL separati da punto e virgola da utilizzare per trasmettere i documenti creati punto e virgola NOME CAMPO n Valore del campo n CODICE FASCICOLO Codici separati da punto e Opzionale virgola dei fascicoli in cui inserire il documento DESCRIZIONE FASCICOLO Descrizione foo ooo a _ SOTTOFASCICOLO LTITOLARIO Descrizione Jooo eonice NODO TIPOLOGIA FASCICOLO Descrizione dell
277. ione COMPETENZA zj Note generali caratteri disponibili 250 Modelli salva Mod Salva Trasmetti Figura 103 Ragioni di trasmissione Le ragioni di trasmissione sono impostate dall Amministratore del sistema e sono suddivise secondo due modalit distinte nel flusso dei documenti e Con Workflow prevede che il destinatario accetti rifiuti in modo obbligatorio la trasmissione indicandone la motivazione Se il sistema stato opportunamente configurato dall amministratore per documenti trasmessi con ragione di tipo workflow l ereditariet della visibilit sul documento stesso si attiva dal momento in cui il destinatario accetta la trasmissione stessa L accettazione rifiuto gestita dal destinatario anche nella lista delle Cose da fare presente nella pagina iniziale Successivamente queste informazioni sono visibili nel pannello di destra Dettaglio trasmissione selezionata cos come mostrato nella Figura 104 evidenziata da un ellisse di colore rosso Il dettaglio indica una serie di informazioni riportate qui di seguito in base al lavoro svolto sul documento dal destinatario o ladata in cui stato visto il documento o la data di accettazionerrifiuto o la nota indicata dal destinatario riferita all accettazione o al rifiuto o ladata di risposta e Senza Workflow non prevede nessuna forma di accettazione o rifiuto da parte del destinatario ai fini della fruizione del
278. ione Rapida z p E E a Q Nessuna nota visibile 210 x 297 mm lt m gt O personale O Ruolo Tutti o O 49 4 146 gt AM OG H 60 Figura 28 Protocollo in ingresso da inoltrare ad un altro destinatario Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 46 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Registro PAT E stato AMRITA TPP i a sg e FROFIL a D a inn de n 2 n R A o Zi Ge ENT AAA ENAT NI PO n ana aiaa API CA Poe pio Mg da Lui ROFILO FRorocoLLO GlassiFICA i LEGATI VERS u rrasmiss ni n ___ _____ __ PODY 3 is Segnatura 14 10 2010 PAT_PRE PAT 14 10 2010 0026615_A Oggetto i documento arrivato per interoperabilit ES fi l ER caratteri disponibili 1961 Mittente gt Aaa Assemblea Leg Regione Emilia Romagna Mittente intermedio Protocollo mittente indata Dubra ALrER 14979 08706 2010 E Figura 29 Documento arrivato per interoperabilit dati relativi ad un documento da protocollare in ingresso sono i seguenti Segnatura la stringa di segnatura viene impostata automaticamente dal sistema in base a regole prefissate ed costituita da diversi parametri configurabili mediante l applicazione di amministrazione come il numero di protocollo data e anno di protocollazione che coincide con la
279. ione conservazione sostitutiva 4 10 1 Indicazione dei documenti e o fascicoli per la conservazione All interno dell interfaccia di lavoro di DOCSPA sono state realizzate delle funzionalit che consentono la costruzione di un istanza di conservazione Un istanza di conservazione una collezione di item di conservazione che possono essere documenti protocollati o no e o fascicoli procedimentali Un documento o un fascicolo possono appartenere a pi istanze di conservazione Un istanza di conservazione rappresenta pertanto l insieme dei documenti e dei fascicoli che devono essere trasferiti su un supporto di conservazione ottico o di altro tipo secondo le modalit previste dalla normativa vigente Un istanza di conservazione pu essere creata dagli utenti dell applicativo DOCSPA Gestione documentale nell esercizio del proprio ruolo Solo i ruoli abilitati hanno la possibilit di definire istanze di conservazione 4 10 1 1 Creazione di un istanza di conservazione L utente abilitato per creare una istanza di conservazione ricerca i documenti fascicoli da inserire nell istanza utilizzando una delle modalit di ricerca presenti in DOCSPA Selezionando successivamente l icona cs posta a sinistra del documento fascicolo ed evidenziata in rosso in nella figura seguente verr creata una nuova istanza di conservazione come viene messo in evidenza dalla finestra che compare Figura 210 DOCUMENTI RICERCA GEST
280. iritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 189 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 U UULCUINILU Valore Singolo ii Data Creazione Valore Singolo I Fal Proprietario vo Ruolo O Persona Protocollo mittente Data prot mittente Valore Singolo ili Fal Tipo file acquisito Firmati p7M L Non firmati Documenti Spediti O Con ricevuta O In attesa di risposta O Tutti Reset Data spedizione pl B JA vi Notifica di Data Ricevuta Notifiche ricevute PEC Stato consolidamento C Non consolidati C Consolidati C Metadati consolidati Data consolidamento Figura 161 Ricerca completamento seconda parte 3 1 2 5 Stampe Registri Tale funzionalit consente di ricercare tutte le stampe dei registri vedi paragrafo 4 2 effettuate in precedenza Tale ricerca attivabile attraverso la selezione del registro di cui si vuole visualizzare la stampa effettuata Per velocizzare la ricerca possibile applicare un ulteriore filtro rispetto ai seguenti criteri di ricerca e Numero protocollo o intervallo di numeri di protocollo e Anno di protocollo e Data stampa possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo Pu essere quindi effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 190 289
281. iss m orvato 9 ha B G Partenza Interno E y Ei DOCUMENTI IN RISPOSTA AL PROTOCOLLO Segnatura A Ez RJ ta PAT_COLL RFS007 2010 0084990 15 10 2010 09 43 PAT_COLL RF5907 2010 0084990 e GE OC pea EEN n 11554107 parere Si 15 10 2010 note parere 4 PAT secondo parere mario rossi 84992 i i 15 10 2010 Mittente gt Aa Papa occ_11554t mario rossi 33 10 2018 PAT risposta 1 parere mario rossi Multipli Ya gt A Protocollo mittente in data Nessuna nota visibile Cc Personale Ruolo RF O Tutti Tipologia documento Risposta al protocollo Q w D E Fascicolazione Rapida Cal CHIUDI Figura 55 Documenti di risposta di un protocollo in ingresso L icona EA consente di visualizzare la scheda del protocollo di risposta corrispondente da dove sar possibile ritornare alla scheda del documento in uscita dal quale si partiti L icona consente di eliminare quella particolare risposta dalla lista delle risposte del protocollo in uscita in questione 2 7 1 6 Consolidamento di un documento Su un documento protocollato o non possibile applicare una funzione di consolidamento a due stadi irreversibile Il primo stadio detto Consolidamento documento il secondo Consolidamento metadati Se tale funzione viene applicata Stadio 1 Consolidamento Documenti Non sar possibile e
282. issione di risposta tramite l icona e possibile indicare la trasmissione ricevuta a cui si vuole rispondere In questo caso il destinatario di questa nuova trasmissione automaticamente individuato con il mittente della trasmissione cui si sta rispondendo e la ragione di trasmissione sar RISPOSTA 2 12 4 Modelli e trasmissioni rapide Per agevolare l esecuzione di trasmissioni aventi le stesse caratteristiche destinatari e o ragione il sistema di protocollo informatico DOCSPA mette a disposizione i modelli di trasmissione Come visto nel paragrafo 2 12 una volta impostati ragione e destinatari di trasmissione possibile salvare il modello mediante il pulsante Salva Mod Prima del salvataggio necessario inserire il nome del modello e decidere se renderlo disponibile solo a se stessi o a tutto il ruolo di appartenenza Figura 109 E AntperimaProfDinModal Web Page Dialog Salvataggio del Modello di Trasmissione Nome Modello Rendi disponibile solo a me stesso UT100 grazia O a tutto il ruolo segretaria Amministrazione di test Figura 109 Modello di trasmissione Nel momento in cui si vuole effettuare una nuova trasmissione utilizzando il modello esistente possibile e selezionare il modello nel men a tendina delle trasmissioni rapide vedi Figura 105 e creare una nuova trasmissione utilizzando un modello gi esistente ed apportando dove necessario delle modifiche prima di effettuare la
283. istanza in cui tali documenti sono contenuti In casi eccezionali potr accettarla ma nell istanza verr automaticamente proposta una nota atta a ricordare che l istanza medesima stata prodotta in deroga alle policy sui formati Figura 234 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 266 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca Istanze di Conservazione M Nuove M In lavorazione I rifiutate T chiuse 5 Ma Data apertura DA 9 A GI Tipo di conservazione 7 m C Data invio DA Ea A E Numero istanza Data conservazione DA A E Pulisci campi TIPO CONS NOTE DESCRIZIONE Y INVITATA CHETAR ESTANZA RICHIEDENTE CONTENUTO In Instanza creata in deroga alle policy si j Er z Conservazione or Lavorazione formati file Proto S Servizio per ril Pars onale Visualizza suppor c 5 Instanza creata in deroga alle policy sui istanza christian onservazione In adore formati file 3 11 3 11 2010 3 11 2010 Segreteria Dipartimento Innovazione Visualizza suppor Ricerca e ICT In z Conservazione Visualizza supporta Total size 0 0 MegaByte DATA INSERIMENTO TIPO ID SEGNATURA DATA PAF_SCOLYRFSIST2018 8685488 444 2010 a it o PAF_COLI RFIEST264 9 2095090 4 11 2010 POTPETEROE Figura 234 documenti che contengono un formato non ammesso per la conservazione 8 3 Lavorazione delle istanze accettate Selezionando il pulsant
284. izzando le caselle di selezione che si trovano accanto ad ognuno di essi nell elenco dei risultati La presenza di questi pulsanti soggetta a configurazione e solo i ruoli abilitati potranno effettuare queste azioni massive tutte o quelle per le quali sono stati abilitati e Firma i documenti selezionati H consente di firmare i documenti selezionati cliccando su questo pulsante appare una finestra dalla quale necessario selezionare il certificato da utilizzare per la firma Dopo aver selezionato il certificato e aver cliccato sul pulsante Applica firma il sistema firma l ultima versione dei documenti scelti e alla fine mostra l esito dell operazione L utente potr anche scegliere di convertire in pdf i documenti da firmare Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 166 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca documenti 201 documenti S F Cd CK O RR p 9 E Tiselezionatutto EX i certa PAT_COLL RFS007 i mario p gt Firma digitale massiva Finestra di dialogo pagi Ea rossi 2010 0085269 Lista certificati PAT_COLL RFS007 FFFF 2010 0035268 PAT_COLL RFS007 paolo rossi 2010 0085267 PAT_COLL Converti in pdf 33 iii 2010 0085263 2 documenti da firmare PAT_COLL conferma zma a N Conferma Esport 262 PAT_COLL mit 5 cons 2010 0085259 i PAT_COLL dia ccp Po 0085258 n PAT_COLL 85257 C 09 11 2010 PAT A
285. izzato un campo in corrispondenza del campo mittente Su tale campo stata attivata la funzione di auto completamento di Ajax che fornisce dei suggerimenti sulle parole da inserire nel campo mittente sulla base delle prime lettere digitate Il numero dei caratteri a partire dai quali visualizzare i suggerimenti configurabile suggerimenti sono presi dalla rubrica dalla descrizione dei corrispondenti e Documento in evidenza indica che il documento ha un certo rilievo Pu essere successivamente utilizzato come criterio di ricerca nella ricerca completa vedi paragrafo 3 1 2 3 e Tipologia documento in cui l utente pu scegliere una tipologia da indicare Una volta scelta la tipologia nella sezione destra della pagina il sistema visualizza il pannello con i campi della profilazione dinamica del documento L utente amministratore in fase di costruzione della tipologia documento o successivamente pu associare ad un ruolo specifico la visualizzazione e l utilizzo di una determinata tipologia per cui le informazioni relative alla tipologia documento sono Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 77 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 visibili solo agli utenti abilitati L utente inserisce i dati in base alle impostazioni predefinite dall utente Tra i dati della tipologia se ci sono dei contatori con attivazione manuale all atto della creazione ci sar una casella selezionabi
286. izzazione Q lalarghezza da dare alle colonne della griglia Q il numero massimo di caratteri da visualizzare nel caso di campi di tipo testo Per confermare si clicca sul pulsante Salva Per visualizzare i campi di una tipologia documento si seleziona la tipologia dal men a tendina tipologie e si aggiunge nella finestra tipologia inserita tramite il pulsante Aggiungi In questa fase il sistema aggiorna l elenco dei campi aggiungendo anche quelli profilati relativi alla tipologia scelta E possibile mostrare nella griglia anche i campi comuni L ordinamento pu essere effettuato scegliendo uno dei campi presenti nella finestra di selezione ordina per ed il tipo di ordinamento decrescente crescente campi standard per l ordinamento sono data protocollazione creazione id documento oggetto tipo documento Oltre a questi possibile effettuare l ordinamento per tutti i campi profilati visibili nella griglia Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 176 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Configurata la griglia secondo le proprie esigenze con il pulsante Salva impostazione si d conferma delle scelte effettuate Per vedere la griglia con le colonne scelte l utente deve effettuare una nuova ricerca Se la ricerca viene salvata vengono salvate anche le impostazioni della griglia E possibile tornare alle impostazioni inizi
287. l applicazione di amministrazione possibile creare e associare un diagramma di stato ad una tipologia di documento e o ad una tipologia di fascicolo Diverse tipologie di documento fascicolo possono essere associate allo stesso diagramma Documenti interni alla AOO che non necessitano della registrazione di protocollo La gestione dei documenti non protocollati in DOCSPA differisce da quella relativa ai documenti protocollati unicamente per la mancanza dei dati di protocollo segnatura mittente Destinatario AI momento della creazione del documento DOCSPA assegna un identificativo e la data di creazione Per un documento non protocollato sono possibili le stesse operazioni previste per i documenti protocollati quali l acquisizione la classificazione la gestione delle versioni la creazione di allegati la trasmissione l inserimento in uno o pi fascicoli generali o procedimentali ecc Serie di documenti di una stessa tipologia non soggetti a protocollazione cui attribuita una specifica forma di numerazione attraverso un meccanismo denominato contatore che pu essere automatico o manuale Foglietto adesivo su cui sono impresse le informazioni della segnatura del documento con la presenza di un codice a barre univoco per ogni Amministrazione che si applica sul documento cartaceo Azione di inserimento di un documento in un apposito fascicolo procedimentale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M
288. l solo utente proprietario ma d la possibilit di rivolgersi a chiunque abbia in qualche modo visibilit sul documento 3 5 Ricerca Area di lavoro documenti e Area di lavoro fascicoli L Area di Lavoro ADL uno spazio di memoria persistente associato a ciascuna coppia lt utente ruolo gt In una ADL possibile inserire dei collegamenti a documenti ADL Documenti e fascicoli ADL Fascicoli Ciascun utente ha la possibilit di gestire la propria Area di Lavoro ed utilizzarla come modalit di accesso rapido agli oggetti ivi memorizzati Le funzionalit associate all Area di Lavoro AdL per i Documenti e i Fascicoli sono accessibili a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del menu RICERCA e successivamente quella ADL Doc per i documenti oppure ADL Fasc per i fascicoli L ambiente dell Area di Lavoro del tutto analogo agli ambienti di ricerca dei documenti e dei fascicoli e si differenzia da questi ultimi solo per l immediata visualizzazione dei documenti e dei fascicoli presenti in quest area al momento dell accesso 3 5 1 Area di Lavoro documenti Selezionando dal menu principale il pulsante RICERCA e successivamente quello ADL Doc si visualizzano i documenti presenti nell AdL Per distinguerlo dall analogo ambiente relativo alle ricerche dei documenti l intestazione dell elenco dei documenti AREA DI LAVORO con le seguenti icone B perm
289. la casella Visualizza trasmissioni sottoposti nel caso sia selezionato e valorizzato anche il campo ruolo si ricercano in tal modo sia le trasmissioni effettuate dal Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 209 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 ruolo impostato sia quelle effettuate dai ruoli ad esso sottoposti se invece la casella ruolo non selezionata la sola selezione della casella Visualizza trasmissioni sottoposti consente di ricercare le trasmissioni effettuate dai ruoli gerarchicamente sottoposti al ruolo corrente dell utente che sta effettuando la ricerca Un insieme di criteri di ricerca memorizzabile selezionando il pulsante Salva ci permetter il rapido riutilizzo dei parametri ogni qualvolta se ne presenti la necessit L utente pu decidere di condividere con tutti i componenti del ruolo la ricerca salvata oppure di renderla disponibile solo a se stesso Se sono state utilizzate le ricerche personalizzate 3 1 1 2 vengono salvate anche le scelte effettuate oocumeNti RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO _ESI_ __________ lt lt _____reu u utt _ Qd10 _ _ _6eo 2010 14 27 08 Il gt gt Ricerca fascicoli n issioni jati 6 e i aa Ricevute Effettuate Elenco trasmissioni Trovati 6 elementi Esporta
290. la di digitare nello spazio lungo una parte della descrizione del corrispondente che interessa Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 203 289 Tipologia documento indica la tipologia del documento che si vuol ricercare selezionando la voce da un menu pre impostato Se la tipologia scelta profilata Figura 174 evidenziata in rosso si attiva l icona che propone il pannello della profilazione dinamica del documento E necessario che l utente amministratore in fase di costruzione della tipologia abbia specificato che l informazione possa essere utilizzata per le ricerche Nel pannello dell Anteprima della Profilazione Dinamica sono presenti tre pulsanti o Resetta che reimposta i dati inseriti o Conferma salva i dati che successivamente saranno utilizzati nella ricerca o Chiudi chiude il pannello Tipo file acquisito consente di filtrare l elenco dei documenti presenti nel fascicolo per tipologia di file acquisito Firmato Non firmato consente di estrarre dall elenco dei documenti presenti nel fascicolo i documenti firmati digitalmente Tipo documento O Amivo O partenza O Nonie Data creazione Valore singolo 0 JB Oggetto Data di emissione da C R a C B Tipologia doc Tipo file acquisito Figura 174 Filtro documenti tipologia documenti Rimuovi filtro permette di rimuovere un filtro precedentement
291. lassificato il documento Se tale informazione presente essa verr riportata anche nella pagina del protocollo nella sezione della fascicolazione rapida I E N Prot 85269 Data 15 02 20 ID 11569169 Mittente Segn PAT_COLL RFS007 2010 0085269 8 OCC 115691 mario rossi Privato Vis RA 2 Mittente intermedio Oggetto verbale di riunione H c Protocollo mittente in data Po I Concorsi e selezioni Protezione dei dati personali 4 5 2010 7 fascicolo mario rossi Classifica Nessuna nota visibile caratteri disponibili 2000 gt dice Livelli Tipologia documento Classifica Fascicolo i Risposta al protocollo Q mi Fascicolazione Rapida Titolario Tutti i titolari Fasc Princ fascicolo mario rossi Livelloi Livello2 Livello3 Trasmissione Rapida Livello4 LivelloS Livello6 ADL Classifica Nuovo Figura 91 Fascicolazione primaria Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 115 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 10 Allegati Il pannello proposto in Figura 92 consente di gestire l associazione tra allegati e documento principale Si presenta con la dicitura ALLEGATI NON TROVATI Selezionando il pulsante Nuovo viene proposto il pannello riportato in Figura 93 nel quale l utente pu inserire
292. le Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 114 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Nella sezione nominata Fascicoli contenenti il documento Figura 89 mostrato l elenco dei fascicoli sottofascicoli in cui presente il documento e dei quali l utente che sta visualizzando la pagina ha visibilit E disponibile una funzionalit avanzata che consente di visualizzare tutte le classificazioni di un documento In particolare in caso di mancanza di diritti di visibilit il codice del fascicolo non apparir come un LINK ma come testo semplice Inoltre in tale eventualit NON verr mostrata la descrizione del fascicolo ma al suo posto verr presentata la scritta descrizione non visualizzabile La visualizzazione degli elementi nella scheda classifica sar tale da mettere in prima posizione i fascicoli di cui l utente ha la visibilit allo scopo di evidenziarli rispetto agli altri Un ulteriore funzionalit attivabile o meno consente di individuare la fascicolazione primaria di un documento Se questa funzionalit attiva nella sezione contenente l elenco dei fascicoli che contengono il documento sar visualizzata in una colonna apposita l informazione sulla fascicolazione primaria L utente abilitato potr modificare tale informazione Per default primaria la classificazione corrispondente al primo fascicolo nodo di titolario in cui stato fascicolato c
293. le Esibizione amassarI Q Esibizione note descriziong AMASSARI Q Total size 0 0 MegaByfe OGGETTO DATA INSERIMENTO A prova copffervazioni 12 02 2009 12 34 48 INFOTN_COLL 0000021 04 02 2009 04 02 2009 12 pdf a NP prov jafbltro id 12 02 2009 12 34 43 353675 04 02 2009 8 DOC a E dagtimento word da convedrtire in PDFA 12 02 2009 12 34 58 INFOTN_COLL 0000019 04 02 2009 04 02 2009 22 pdf a Mettiin Lavorazione Download files Firma Rigenera marca Figura 255 Rifiuto di una istanza di conservazione Accedendo al dettaglio del documento trasmesso dal Centro Servizi l utente di DOCSPA potr vedere il documento di rifiuto dell istanza con l elenco di tutti i documenti che compongono l istanza stessa Nell Area Conservazione inoltre l utente DOCSPA pu visualizzare l istanza rifiutata nella Lista delle istanze di conservazione da lui prodotte evidenziata con lo stato Respinta come mostrato nella figura seguente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 282 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Lista Istanze di Conservazione na a AE pa Aa DESCRIZIONE APLR IRA DATA INVIO coONSERUEZIONE TIPO CONS NOTE RIFIUTO 321118 Femme invio paola per test AEEA re Esibizione pe IO A composta 320838 lavorazione jeie eai documento AE sa O Esibizione E i 320353 Firmata 2 verifica Roma a leer SUSE Esibizione a 320318 Firmata 2 note test paola
294. le denominata Attiva ed il contatore scatter solo quando l utente seleziona questa casella Se alla tipologia scelta associato un diagramma di stato nella sezione profilo in automatico si visualizza il campo Stato e si popola cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 al capoverso Stato In fase di definizione delle tipologie documentali mediante il tool di amministrazione possibile definire dei CAMPI COMUNI che possono essere associati a pi tipologie documentali Per dettagli su questa funzionalit si rimanda al manuale di amministrazione All utente che crea i documenti la presenza di questi campi trasparente in quanto essi compariranno nel pannello con i campi di profilazione insieme agli altri campi associati al documento e Note consente l inserimento di note con la possibilit di renderle visibili solo all utente proprietario note personali oppure a tutti gli utenti che appartengono al ruolo del proprietario o a tutti gli utenti che hanno visibilit sul documento e Risposta al protocollo consente di creare una o pi risposte ad un protocollo in uscita e Fascicolazione rapida possibile effettuare la fascicolazione rapida attraverso la semplice digitazione del codice del fascicolo o del sotto fascicolo se conosciuto oppure selezionando la figura che permette di scegliere cos come descritto dal paragrafo 2 8 1 3 il fascicolo sotto fascicolo desiderato Il documento contestualmente a
295. le ricerche personalizzate i campi presenti nelle griglie personalizzate vengono riportati nell elenco dei campi da esportare e sono selezionati per default Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 170 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 gt Esporta risultati della ricerca Finestra di dialogo Ed Seleziona il formato Adobe Acrobat O Microsoft Excel Associa un titolo a EI Seleziona uno o pi campi E Registro Prot Id Doc Data Oggetto Tipo Mitt Dest Cod Fascicoli Annullato File Figura 147 Esporta risultati della ricerca e Salva i documenti selezionati nell Area Di Lavoro l che permette di salvare contemporaneamente tutti i documenti selezionati all interno dell area di lavoro Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 171 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca documenti 217 documenti ta TA E A DR i gt gt C Seleziona tutto i ai DOC REGISTRO TIPO DOCUMENTO OGGETTO MITT DEST 25403 e 23 11 2010 Ti A ddd ddd 85302 o i 23 11 2010 ia A hhhh mmmm e Sposta in area di lavoro massivo Finestra di x M mitt bs Sei sicuro di voler procedere con l operazione F Conferma Annulla Esporta i mesae FFFF etnie 11572341 I 23 11 2010 NP oggetto cec Figura 148 Inserisci in ADL massiv
296. li Livello2 2 2 Valutazione risorse umane e provvedimenti disciplo Livello3 Livello4 LivelloS Livello6 ADL Inserisci Visualizza Importa Esporta Filt ri dg amp sa N Risultati ricerca nel fascicolo 7 documenti Eagon ERE DP b DbsSeleziona tutti I Registro PAT O FASCICOLO Titolario Attivo lavoro Dati fascicolo 2 0 Lee a Classifica 4 2 Assunzioni e cessazioni dal rapporto di Classifica 4 2 Codice 4 2 2010 143 Gai DOC REGISTRO TIPO DOCUMENTO OGGETTO MITT DEST 85277 Data apertura 31 05 2010 Data chiusura O a 18 11 2010 PAT iis on Tipo PROCEDIMENTALE Stato APERTO l 10 51 31 classific sii o A p 34098 Test creazione Dipartimento Descrizione 07 06 2010 PAT massiva interno Innovazione T gt 17 12 23 2 Ricerca e I C T RI 84047 Test creazione rr 03 06 2010 PAT Mario Bianchi caratteri disponibili 1974 O gt cfg massiva 14 ode 84042 g A 03 06 2010 PAT TRE TRIO Lasvenfaizioni Li 0 14 56 11 da 84037 Collocaz fisica O E 03 06 2010 PAT Test STRA Foetetepevosti Data coll Li 9 14 55 37 massi ata collocaz E Pouas Test creazione g 03 06 2010 PAT z ren massiva 9 T Li P gt 14 34 13 ipologia fascicolo a 84030 Test creazione O 03 06 2010 PAT z PECES ERR i 14 34 02 massiva 4 Nessuna nota visibile Sotto fascicoli Figura 90 Profilo di un fascicolo procedimenta
297. liere se l istanza finalizzata alla Conservazione o all Esibizione Figura 214 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 248 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Finestra di dialogo pagina Web Lista Istanze di Conservazione ID ISTANZA STATO TIPO SUPPORTO NOTE DESCRIZIONE DATA APERTURA DATA INVIO DATA CONSERVAZIONE TIPO CONS NOTE RIFIUTO DETT ELIMINA 25 11 2008 11 20 49 ek Total size 0 007006645 MegaByte Inserisci descrizione Inserisci Note Tipologia Seleziona supporto CD R_650 MB Conservazione Esibizione TIPO DOC OGGETTO CODICE FASC DATA INSERIMENTO SIZE BYTE ELIMINA prova 25 11 2008 11 20 49 0000158 24 11 2008 REG1 A 24 11 2008 test 25 11 2008 11 22 51 0000136 24 11 2008 REG1 A 24 11 2008 testtttt 25 11 2008 11 22 55 0000133 21 11 2008 REG1 P 21 11 2008 prova 25 11 2008 11 22 56 0000131 21 11 2008 REG1 P 21 11 2008 prova pre 25 11 2008 11 22 58 7116 21 11 2008 risp 25 11 2008 11 22 59 0000135 21 11 2008 REG1 A 21 11 2008 avviso 25 11 2008 11 23 01 7111 21 11 2008 Riabilita istanza rifiutata Elimina Tutti Figura 213 Dettagli istanza di conservazione Seleziona supporto CD R_650 MB Tipologia Esibizione WI CD R 650 MB Conservazione CD RW_650 MB DVD ROM_4812 80 MB DVD R_4812 80 MB DVD RW_4812 80 MB CD ROM_650 MB DVD RAM 4812 80 MB Conservazione Figura
298. ll feJexportDatije amp Internet Figura 25 Esporta La procedura di generazione del file nel formato prescelto avviene tramite il pulsante Esporta La stampa riporta le seguenti informazioni e Data della trasmissione e Documento fascicolo trasmesso ID protocollo oggetto oggetto descrizione e Mittente della trasmissione Utente e Ruolo e Destinatari della trasmissione Dopo aver visualizzato l elenco esportato tramite l applicazione proprietaria l utente potr stampare modificare o salvare il file Questa funzionalit presente come vedremo in seguito anche nella ricerca documenti ricerca fascicoli e ricerca trasmissione ed sempre posizionata in alto rispetto alla griglia dei risultati Nel caso della ricerca documenti si visualizza un elenco di documenti dove l esportazione dei dati riporta le seguenti informazioni e Registro e Protocollo e Data di protocollo e Tipologia di protocollo e Oggetto del documento e Mittenti o destinatari del documento e Codice del fascicolo che contiene il documento e Data dell eventuale annullamento del protocollo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 42 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Nella ricerca dei documenti all atto dell esportazione in formato excel se i documenti ricercati hanno una tipologia documento profilato nell elenco dei campi da esportare saranno selezionabili anche i campi
299. lla NASCONDI VERSIONI PRECEDENT In questo modo il destinatario della trasmissione avr visione solo dell ultima versione del documento e dei suoi allegati se presenti DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 8 NOVEMBRE 2010 09 59 3 Il gt gt Documento Ruolo Componente Concorsi Direttori Dirigenti NUOVA TRASMISSIONE T T_ Rm EFFE Componente Assunzioni INOLTRO uno v NUOVA TRASMISSIONE RELATIVA AL DOCUMENTO Contrattuali SELEZIONA TUTTI _ NASCONDI VERSIONI PRECEDENTI Segnatura 08 11 2010 PAT_PRE PAT 08 11 2010 0026848_A A Forename Oggetto a Ganbanmsmiaale verbale della riunione del 05 11 2010 Lasi Sr r Componente Assunzioni INOLTRO U Pa O caratteri disponibili 2000 Categorie Protette eno i Lo Li SELEZIONA TU _ NASCONDI VERSIONI PRECEDENTI Mittente trasmissione P AIRERA Ruolo Componente Concorsi Direttori Dirigenti arranha Utente Tonolli Franca Cedi i diritti Ragione INOLTRO v Destinatari per codice P gt Descrizione Tale ragione puo essere utilizzata per trasmettere un A documento o fascicolo ad un utente o ruolo concedendogli pieni diritti caratteri disponibili 2000 Note generali caratteri disponibili 2000 Modelli Salva Mod Salva Trasmetti Figura 106 Trasmissione con l opzione nascondi versioni Se un utente al quale viene trasmes
300. lla creazione del protocollo in uscita verr anche direttamente classificato inoltre possibile fascicolare i documenti protocollati e non in modalit rapida anche dopo la loro creazione Se accanto alla dicitura fascicolazione rapida vi un asterisco questa obbligatoria C anche la possibilit di creare un fascicolo direttamente da questa sezione dove presente se attivata la funzionalit un ulteriore pulsante E che consente di aprire la finestra per la creazione di un nuovo fascicolo L utente pertanto digita il codice del nodo di titolario nel campo presente nella sezione fascicolazione rapida ed il fascicolo verr creato sotto questo nodo Figura 38 e Trasmissione rapida un men a tendina che contiene una serie di modelli di trasmissione vedi paragrafo 2 12 4 Selezionando un modello al momento della protocollazione il documento verr anche trasmesso secondo le modalit previste dal modello selezionato Per i campi relativi ai destinatari del documento protocollato sono presenti le icone Dettaglio consente di visualizzare il dettaglio del destinatario selezionato Cancella consente di eliminare il destinatario selezionato dalla lista dei destinatari o destinatari cc Stampa consente di stampare le buste dei destinatari e S Storia visualizza le modifiche apportate sul destinatario selezionato e Spedizione visualizza il tipo di spedizione associata al destinatario fax a mano per email
301. lla sezione di destra il dettaglio della trasmissione selezionata dalla lista Se il documento fascicolo non mai stato trasmesso nel pannello presente il messaggio Trasmissioni non trovate Il campo trasmissioni rapide cerchiato da un ellisse di colore verde nell immagine sottostante riguarda le trasmissioni con i modelli di trasmissione descritte al paragrafo 2 12 4 A fondo pagina come evidenziato da un ellisse di colore nero nell immagine sottostante sono presenti i pulsanti e Nuova perinserire una nuova trasmissione e Modifica per modificare i dati di trasmissioni precedentemente salvate e Trasmetti per effettuare una delle trasmissioni precedentemente salvate e Stampa per l apertura di un report in formato PDF che mostra l elenco delle trasmissioni relative al documento in questione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 123 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il a gt gt Ricerca trasmissioni n TRASMISS NI DETTAGLIO TRASMISSIONE SELEZIONATA 1D 4263 NOTE GENERALI Jarr RAGIONE TIPO __ NOTE INDIVIDUALI SCADE IL CONOSCENZA UNO MISTA IL__ ACC IL___ DATARIF INFO ACC INFORIF _ RISP ILl Prot 67 Data 31 07 2008 20 02 Segn 0000067 31 07 2008 REGI1 A Privato MN Vis Ra Oggetto prot ingr sempl nr 2 e gretario Ufficio Protocollo 4 ut30 ut30 ut29 ut29 ut28 ut28 1
302. lli in arrivo 13 06 2007 9 205 F protocolli in partenza 13 06 2007 A regi TEST A A 2 dfdffd v Q I Protocolli interni 203 A 2 ragi TEST A 22222 22222 vY Q 13 06 2007 kW Documenti grigi 42 02 05 2007 p 1 reg2 TEST Indice generale va Q 180 ror e 1 regi TEST A TEST QUALITA Y Q Data creazione 179 r 10 06 2007 a 10 07 2007 31 05 2007 a agi TEST Indica generale Y E R E 178 31 05 2007 p 1 regi TEST Indice generale va 31 05 2007 pP 1 regi TEST Indice generale el E z 176 a 31 05 2007 p 1 regi TEST Indice generale i2 J Ricerca I MFrirnmnnmmonri mmimrem STI 1 Stampa Figura 196 Pagina gestione cartaceo La funzione Salva punto e della Pagina gestione cartaceo permette di confermare tutte le eventuali modifiche effettuate La funzione Inserito in archivio cartaceo ovvero il campo di selezione denominato Ins cartaceo punto b della Pagina gestione cartaceo quella che permette di allineare l archivio cartaceo a quello elettronico Tutti i documenti che sono stati contrassegnati come Inserito in archivio cartaceo non saranno pi visualizzati La funzione Stampa consente di esportare in formato PDF Acrobat o XLS Excel l intera lista dei documenti visualizzati Nella parte sinistra della Pagina Gestione Cartaceo sono riportate le funzioni di ricerca Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dar
303. ltro possibile scegliere tra i seguenti ordinamenti o Data invio decrescente valore impostato automaticamente o Data invio crescente o Data scadenza decrescente o Data scadenza crescente Copyright NTT DATA ltalia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 pag 24 289 DocsPA 3 12 e Tipo file acquisito possibile selezionare il formato con il quale stato acquisito il documento trasmesso F Elementi non letti Fascicoli Documenti Arrivo O Partenza O Grigio O Predisposto Tutti F Documenti acquisiti F Documenti firmati P7M F Documenti non firmati In attesa di acc F Ragione trasmissione El Calendario Seleziona Fi Data trasmissione Valore singg http test pitre tn it infotn_coll fe UserO w Data scadenza Valore singo FEBBRAIO 2010 Mittente trasmissione O vo Rud LUN MAR MER GIO VEN SAB DOM 25 26 27 30 31 5 Oggetto 3 5 7 E E 10 13 14 Ordinamento DATA INVIO na no ssa 24 27 28 Tipo file acquisito 6 7 http amp Internet OK Chiudi Figura 4 Filtro nelle cose da fare dettaglio calendario Una volta impostati i parametri di interesse selezionando il pulsante OK viene attivata la ricerca per la n visualizzazione dei relativi dati se non si pi interessati a filtrare i documenti o i fascicoli si pu selezionare il pulsante Chiudi Un filtro attivato pu
304. men a tendina dipendono dalla scelta che viene effettuata sul campo tipologia documento Se viene selezionata una tipologia alla quale associato un diagramma di stato il sistema mostra un men a tendina contenente tutti gli stati possibili per la tipologia selezionata e Segnatura di emergenza consente di cercare un documento in base al numero di registrazione assegnato in emergenza e Data segn di emergenza consente di cercare un documento in base alla data di registrazione assegnata in emergenza La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario ES O semplicemente editandola e Evidenza permette di cercare tra i soli documenti posti in evidenza nell insieme complementare o fra tutti i documenti e Tipo file acquisito consente di ricercare il documento indicando l estensione del file che stato acquisito bmp doc docx gif ec Inoltre possiamo fornire in fase di ricerca dettagli relativi alla presenza della firma sul file acquisito oppure no e Ordinamento utilizzato per indicare il tipo di ordinamento La prima finestra di selezione mostra i campi sui quali effettuare l ordinamento data protocollazione creazione id documento oggetto tipo documento data annullamento autore numero protocollo La seconda finestra di selezione serve per indicare il tipo di ordinamento decrescente crescente Alternativamente la ricerca effettuabile in maniera rapida attraverso la selezione del men a
305. mento di protocollo in uscita 1 in alto a destra di un documento protocollato in uscita riporta tutte le notifiche dei vari destinatari per interoperabilit 2 in alto a destra rispetto al campo dei destinatari permette dopo la selezione del destinatario scelto la visualizzazione delle notifiche rispetto a quel destinatario In entrambi i casi la finestra di dialogo che si visualizza mostra i seguenti dati e Tipo Notifica dove viene indicato il tipo di notifica per le definizioni riferirsi al 1 3 Definizioni e abbreviazioni 13 Ricevuta di accettazione o Ricevuta di avvenuta consegna o Avviso di non accettazione o Avviso di mancata consegna Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 84 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Mittente il mittente della notifica generalmente il destinatario della spedizione del documento o nel caso di notifiche PEC il server di posta certificata mittente o destinatario e Dettaglio che riporta le informazioni relative alla specifica notifica Ad esempio o Avviso di mancata accettazione per eccezioni formali nel caso il messaggio non superi i controlli formali da parte del gestore del mittente o Avviso di mancata accettazione per virus qualora il gestore del mittente rilevi la presenza di un virus informatico o Avviso di mancata consegna per superamento tempi massimi previsti qualora il gestore del mittente non abbia ricevuto dal g
306. missioni ricevute Una marca temporale timestamp una sequenza di caratteri che rappresentano una data e o un orario per accertare l effettivo avvenimento di un certo evento La data di solito presentata in un formato consistente in modo che sia facile da comparare con un altra per stabilirne l ordine temporale La pratica dell applicazione di tale marca temporale detto timestamping Singola voce del Titolario di classificazione utilizzato per classificare i documenti Numero identificativo di un singolo documento Parola d ordine o anche parola d accesso E una sequenza di caratteri alfanumerici utilizzata per accedere in modo esclusivo ad una risorsa informatica Solitamente associata ad uno specifico username nome utente o identificatore utente al fine di ottenere un identificazione univoca da parte del sistema a cui si richiede l accesso Comunemente abbreviato PDF un formato di file basato su un linguaggio di descrizione di pagina sviluppato da Adobe Systems per rappresentare documenti in modo indipendente dall hardware e dal software utilizzati per generarli o per visualizzarli Un file PDF pu descrivere documenti che contengono testo e o immagini a qualsiasi risoluzione un formato aperto nel senso che chiunque pu creare applicazioni che leggono e scrivono file PDF senza pagare i diritti royalties alla Adobe Systems Sezione della scheda documento contenente le informazioni generali ad esso relative
307. mmessa nel sistema ma non ancora attiva in quanto ci si trova al di fuori del periodo di validit fissato ovvero con data ora di decorrenza successiva alla data ora odierna Per delega Scaduta s intende la delega immessa nel sistema ma non attiva in quanto ci si trova in un periodo successivo all intervallo di validit Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 250 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Gestione deleghe Deleghe ricevuta Attive ye Messuna delega ricevuta 3 Cenuai Figura 215 Gestione deleghe 4 11 1 Assegnazione di una delega Per assegnare una delega necessario selezionare la voce Deleghe assegnate all interno dell area di gestione delle deleghe come evidenziato nella figura successiva in verde Per creare una nuova delega necessario selezionare il pulsante Nuova PITRE 2 0 gt Gestione deleghe Finestra di dialogo pagina Web Gestione deleghe O Deleghe ricevute Attive v Nessuna delega assegnata emrncman Figura 216 Assegnazione nuova delega Il sistema restituisce i campi da utilizzare per la creazione di una nuova delega campi presenti sono e seleziona ruolo delegante lista a tendina per attivare la delega su uno o pi ruoli rivestiti dall utente delegante e seleziona delegato il sistema propone la navigazione dell organigramma dell amministrazione nonch alcuni filtri di visualizzazione degli el
308. modo tale che quando si effettua la protocollazione vengono automaticamente inviate le trasmissioni ai destinatari interni indicati trasmissione automatica Se invece configurata la modalit manuale sar possibile effettuare le trasmissioni cliccando sul tasto Trasmetti che analogamente allo Spedisci dei protocolli in uscita permette di scegliere i destinatari e di effettuare le trasmissioni o ritrasmissioni del documento crasso lan a riva BHAR B B Arriv Segnatura A Ezp 08 07 2010 15 25 PAT_COLL RFD320 2010 0084149 Oggetto verbale di riunione 02 07 2010 ES gi Dipartimento Innovazione Ricerca e I C T Destinatario Lioni Destinatari A i Dipartimento Affari e Relazioni Istituzionali Dipartimento Protezione Civile e Infrastrutture Destinatari CC A i Tipologia documento L _ Figura 62 Protocollo interno Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 37 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Registro O Reset Numero protocollo Valore Singolo v I Data protocollo Valore Singolo RG Figura 63 Ricerca protocollo interno Le gestione dei documenti di risposta analoga a quella dei protocolli in ingresso e in uscita Il comportamento standard quello di collegare tra loro documenti interni Per i dettagli si vedano i paragrafi 2 7 1 5 e 2 7 2 1 2 8 Nuovo doc
309. mp D Segreteria Servizio Semplificazione Amministrativa Provincia Autonoma di Trento gt Dipartimento Innovazione Ricerca e I C T gt nerzio Semplificazione Amministrativa e Importazione Registro Documenti di Emergenza Finestra di dialogo pagina Web iggiorna Filtro oni Trovati 2 elementi Nome file C Documents and Settings alibrantis Desktop errori ModelloRDE_v01 x1 Sfoglia NTE TRASM 0 IMPORTAZIONE REGISTRO DOCUMENTI EMERGENZA Scarica modello Generale Documenti in arrivo Documenti in partenza Liliana eria Servizio Infrastrutture St arie Ordinale Messaggio Risultato Dettagli Documento creato con successo Id 24 documento 11445843 Segnatura OK Liliana PAT_COLL RFS112 2010 0084144 eria i Infrastrutture S Documento creato con successo Id 25 documento 11445848 Segnatura OK PAT_COLL RFS112 2010 0084145 N A Documenti importati correttamente 2 oK vio Documenti non importati 0 AVVIA RDE CHIUDI ESPORTA REPORT PDF Figura 228 Import documenti d emergenza La procedura di import fa uso di un particolare foglio excel Il modello da utilizzare pu essere scaricato tramite il link Scarica modello presente nella pagina di Figura 228 Il foglio da utilizzare per l importazione dei protocolli effettuati in emergenza ha le seguenti colonne Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012
310. mpilazione di una nuova videata di protocollazione che acquisisce in automatico i dati obbligatori dalla schermata di origine Cliccando su riproponi il sistema presenter un messaggio di conferma che richiede se si desidera riproporre anche le immagini del documento principale ultima versione e degli allegati del documento originale Annulla ricopre una doppia funzionalit Annulla documenti predisposti o Annulla documenti protocollati L utente pu visualizzare lo stato di questo pulsante al passaggio del cursore su di esso o In caso di Documento predisposto alla protocollazione l utilizzo del pulsante consentito solo all utente creatore della predisposizione se da amministrazione gli sono stati associati dovuti diritti funzionali o In caso di Documento Protocollato consente all utente avente il ruolo opportuno di annullare la protocollazione effettuata inserendo obbligatoriamente le note d annullamento Tranne il pulsante Protocolla tutti gli altri pulsanti sono abilitatati soltanto dopo la creazione del documento Per il campo mittente inoltre possibile effettuare le seguenti operazioni tramite selezione della relativa icona E consente di visualizzare i dettagli del nominativo del mittente p consente di modificare il mittente Viene memorizzata la storia delle modifiche B consente di visualizzare la storia delle modifiche apportate al corrispondente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti
311. n Pred i documenti predisposti alla protocollazione La ricerca pu essere effettuata per singolo tipo o per pi tipi Registro per selezionare il registro all interno del quale si vuole effettuare la ricerca Numero protocollo per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo del numero di protocollo Anno protocollo consente di cercare i documenti per anno di protocollazione Data protocollo possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandola Data Scadenza per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui scaduto il documento La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandola Id documento per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per int
312. n Manager Si Funzione Amministrazione del Personale SG Ufficio Formazione SG Innovazione Tecnologica SG Desktop Management Gi ASSET Sb RETI Cosio 0 0000 __Protocolla _ Acquisisci Acquisisci alleg Chiudi N4 documenti 0 N allegati 0 L Converti in PDF lato serrer Interpreta testo con OCR Figura 134 Protocollazione in uscita semplificata L inserimento dei dati del documento da protocollare si effettua popolando i campi presenti nella figura sottostante Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 157 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 p pa Mum Data 1 _ Registro IT_REG_UFF Registro Ufficiale di Protocollo Informatica T Stato TIFO Protocollo protocollo 22 03 20 Privato F Segnatura A a CA e I Mittente gt Destnatati i da FF Nessuna nota visibile O Personale Ruolo Tutti Figura 135 Campi di registrazione dei dati del documento Il registro di protocollo lo stesso di quello presente in DOCSPA di cui segue la numerazione e lo stato il numero e la data del protocollo vengono impostati in automatico dal sistema campi presenti per la registrazione dei dati del documento sono e Oggetto inserito dall utente o selezionato dall oggettario cos come descritto al paragrafo 2 7 1 3 1 e Mittente con una rubrica per la selezione del mittente che propone solo
313. n il pulsante Salva verr effettuato il collegamento tra i documenti in questione Un protocollo in ingresso pu costituire una risposta per un solo documento quindi la funzione Cerca documenti in uscita sar disattivata se il documento in ingresso gi collegato ad un documento C da mettere bene in evidenza che il procedimento illustrato relativo al caso pi generico di documenti di risposta di qualsiasi tipo Nella modalit classica la ricerca dei documenti a cui rispondere sar limitata ai soli documenti in uscita Subito dopo la protocollazione o in qualunque momento successivo possibile visualizzare il dettaglio del protocollo a cui si risposto mediante l uso dell icona Un protocollo in ingresso pu essere la risposta di un solo documento ma pu avere pi risposte Dalla scheda di un documento protocollato in ingresso possibile visualizzare la lista dei relativi documenti in risposta mediante l uso dell icona Si apre una pagina che mostra tutti i documenti che rispondono a quel particolare protocollo in ingresso Figura 55 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 73 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia famia Si ScD Vaadaa gt Documenti in risposta al protocollo Web Page Dialog xi Registro PAT E stato ETE f rmornmo rsorocorto essre muecari vensioni reasm
314. na Web Il gt gt Ricerca documenti CIPE DOTE a Pier S FROFILO CLASSIFICA ALLEGA Visibilit documento RUOLO UTENTE DIRITTI DETTAGLI TIPO RIMUOVI k Data creazione Id documento La La Gi B ER Protocollista Ufficio Protocollo 1 Ufficio Protocollo 13 g A SITES A erasoa i ROPRIETARIO RUOLO 21 11 2008 13 16 7016 Direzione 1 mminis Responsabile Direzione 1 Direzione 1 a Amministrazione 1 SCRITTO E RUOLO i O etto 5 n og fp 3 gg cd B 9 e funzionario Direzione 1 Direzion Amministrazione ACQUISITO RUOLO _ test_test n funzionario Direzione Pred gs poni Direzione 1 Amministrazione 1 DERISO A BESE i funzionario Ufficje Protocollo 1 Ufficio Protocollo 1 iI Parole chiave Direzione i 2_ amp XMministrazione ACQUISITO a RUOLO i a ut4 ut4 PROPRIETARIO UTENTE E Nessuna nota visibile Rimuovi profilo Finestra di dialogo pa Rimuovi Documento O Personale O Ruolo Tutti Tipologia documento grffermare l operazione inserire una nota e premere O l i AI Stato APERTO Risposta al documento Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 70 Sezione profilo rimozione documento non protocollato per il proprietario 2 8 1 1 Visibilit Selezionando l icona 38 si visualizza la finestra di dialogo che mostra gli utenti
315. na istanza di Conservazione ii 281 Figura 256 Area Conservazione lista istanze di conservazione dettaglio stato Respinta 282 Figura 257 Riabilita istanza rifiutata ie 283 Fig ra 258 Ricerca SUPPONI s isesrsnisiscssdricsisoiiinessaddi eniaint nad aai iii ini iaiia 284 Figura 259 Ricerca supporti con filtro Prodotto ii 285 Figura 260 Risultato ricerca supporti ii 286 Figura 261 Opzioni Gestione grafica 286 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 12 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 1 INTRODUZIONE 1 1 Premessa Il presente documento illustra i contenuti della release 3 12 di DOCSPA in termini di funzionalit 1 2 Scopo e area di applicazione Le indicazioni contenute nel presente documento hanno lo scopo di fornire all utente che utilizza il prodotto utile per la gestione informatizzata del protocollo una guida di navigazione e di utilizzo delle funzionalit messe a disposizione dal prodotto DOCSPA nella versione 3 12 1 3 Definizioni e abbreviazioni Access Control List Insieme di regole che definiscono i privilegi di accesso di utenti e gruppi a documenti e fascicoli Allegato Documento scritto in maniera complementare ad un altro principale Applicazione messa a disposizione del amministratore del sist
316. na lista dalla rubrica dei mittenti multipli gli elementi della lista verranno riportati nel campo multi valore dei mittenti multipli Con il pulsante sar possibile eventualmente spostare uno dei mittenti nel campo mittente principale Per le funzionalit relative alla rubrica ed al suo utilizzo si rimanda al Paragrafo 4 4 In generale per spostare un nominativo dal campo mittente al campo mittenti multipli e viceversa selezionare il nominativo di interesse e successivamente l icona freccia per spostarlo verso il basso o per spostarlo verso l alto a seconda di come si vogliono posizionare i mittenti nell elenco Figura 128 La presenza di questo campo configurabile Se utilizzato le ricerche fatte per mittente prenderanno in considerazione non solo il mittente principale ma anche i mittenti multipli I dati sui mittenti multipli vengono visualizzati in tutti i punti in cui viene riportato il mittente principale ricerche documenti lista delle cose da fare elenco dei documenti presenti in un fascicolo Registro PAT Provincia Autonoma di Tren Stato Num Prot Data Prot 30 09 2010 Privato Segnatura Oggetto B gt Mittente Mitt Multipli Prot Mitt Data Arrivo Fasc Rapida Trasm Rapida Figura 128 Mittenti multipli L oggetto ed il mittente come sempre sono campi obbligatori Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 0
317. nando l opzione che interessa dall apposito menu a tendina nel caso si scelga l opzione intervallo il sistema restituisce sulla stessa riga due campi in cui devono essere inseriti rispettivamente i valori minimo e massimo della data di protocollo La data pu essere inserita in tali campi digitandola manualmente o attraverso la selezione da calendario LE i Oggetto permette l inserimento di una o pi parole presenti nell oggetto del documento che si intende cercare Mittente Destinatario tale campo non visibile se nel campo Tipo documento selezionata una delle due opzioni Non protocollati o Tutti viene visualizzato solamente a seguito della scelta di una delle opzioni Arrivo oppure Partenza o Interno a seconda del tipo selezionato compare rispettivamente il campo Mittente o Destinatario E possibile valorizzare il campo richiamando un corrispondente dalla rubrica a cui si accede attraverso l icona gt si apre una schermata che mette a disposizione le diverse possibilit codice descrizione citt e o localit per la ricerca di uffici utenti o ruoli una volta effettuata la ricerca si pu valorizzare il campo Mittente Destinatario selezionando dai risultati della ricerca il valore desiderato E possibile valorizzare il campo Mittente Destinatario anche digitando nello spazio breve il codice rubrica associato al corrispondente una ulteriore possibilit quel
318. ndica Doc il numero del documento id documento per i documenti grigi e numero di protocollo per i documenti protocollati Registro il registro a cui associato il protocollo Tipo il tipo di protocollo associato che pu essere A protocollo in arrivo P Protocollo in partenza l Protocollo interno e NP documento non protocollato Oggetto oggetto del documento presente nel fascicolo Mitt Dest il mittente e o gli eventuali destinatari del documento in corrispondenza di ciascun documento sono inoltre presenti i seguenti pulsanti d azione Dett selezionando l icona E possibile accedere alla scheda di dettaglio del documento Dalla scheda di dettaglio del documento attraverso le freccette in alto a destra evidenziate in verde nella Figura 171 possibile visualizzare gli altri documenti presenti nel fascicolo precedenti o successivi al documento selezionato senza ritornare all elenco iniziale Visualizza per ogni documento di cui sia stata acquisita l immagine o a cui sia stato associato un documento elettronico possibile visualizzare tale immagine documento elettronico selezionando l icona che rappresenta il formato del file acquisito Nel caso di documenti senza file elettronico associato l icona non appare dando cos anche l informazione di assenza di documento elettronico Il funzionamento del visue gt tore descritto nel paragrafo 2 13 2 1 Area di lav
319. ne per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stato creato il documento La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandola e Proprietario di cui possibile specificare se UO Ruolo Persona in base a quanto selezionato si deve inserire il codice con cui effettuare la ricerca Se non si conosce il codice c la possibilit di cercarlo ed inserirlo tramite rubrica attivata tramite la selezione dell icona gt e Protocollo mittente il numero di protocollo che stato assegnato dall amministrazione che ha inviato il documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 187 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Data protocollo mittente si inserisce la data in cui tale documento stato protocollato dall amministrazione E possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollazione del mittente La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario ES o sempli
320. ne Fisica UFFPROTI Ufficio Protocollo 1 gt Data collocaz 31 07 2008 9gfmm aaaa Tipologia fascicolo x Inserisci Chiudi Figura 199 Creazione fascicolo impostazione cartaceo 4 6 Gestione Liste di distribuzione Questa funzionalit consente di creare dei gruppi di destinatari associati ad un nome denominati Liste di distribuzione da poter utilizzare nell operazione di protocollazione in uscita e di trasmissione interna dei documenti Le liste di distribuzione potranno essere utilizzate con modalit analoghe alle Unit Organizzative ai Ruoli e agli utenti Ogni utente potr creare delle liste di distribuzione che potranno essere disponibili solo a se stesso o a tutto il ruolo Un analoga funzionalit presente nell applicazione di amministrazione consentir all amministratore del sistema di creare delle liste di distribuzione pubbliche che tutti gli utenti potranno utilizzare L esecuzione del comando Gestione Liste visualizza un pannello per la gestione delle liste creazione visualizzazione modifica cancellazione Figura 200 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 236 289 Liste di distribuzione LISTA SELEZIONA ELIMINA lamministrazione I A 1 Codice Lista cicci Nome Lista ciccio cappuccio Codice Cor SP gt DESCRIZIONE Amministrazione di test generale CR Ammini
321. ne attivata utilizzando l icona gt o ggetto l oggetto pu essere digitato dall utente o ricercato nell oggettario selezionando l icona CF i Mittente destinatario l inserimento del filtro di ricerca su mittente destinatario pu essere effettuato secondo le modalit gi esposte nei paragrafi relativi all inserimento di un nuovo documento ovvero inserimento del codice associato al mittente destinatario selezione dalla rubrica di un mittente destinatario registrato digitazione del nominativo nel caso di mittente destinatario occasionale Inoltre possibile selezionare l opzione ricerca storicizzati per effettuare ricerche su elementi in rubrica che hanno subito modifiche 3 nomi dei tipi documento configurabile mediante il tool di amministrazione pertanto i documenti in Arrivo possono anche essere indicati con Ingresso o Entrata i documenti in Uscita anche con Partenza Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 178 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Codice Fascicolo Generale Procedimentale si inserisce nel campo a sinistra il codice del fascicolo generale o procedimentale in cui stato inserito il documento contestualmente alla ricerca Oppure possibile selezionare l icona con cui si ricerca e si seleziona il fascicolo procedimentale generale in cui stato inserito il documento e Ordinamento utilizzato per indicare il tipo di ordinamento La prima f
322. ne si possono verificare i seguenti casi o Nel caso il ruolo cedente abbia sul documento fascicolo diritti LETTURA o LETTURA SCRITTURA questi sono eliminati dalla Access Control List Lista dei soggetti aventi diritti di visibilit sul documento Fascicolo e trasferiti al destinatario o ai destinatari Nel caso in cui i destinatari abbiano diritti maggiori di quelli del cedente allora verranno mantenuti i diritti originari maggiori Al termine della trasmissione l utente collegato viene riportato alla home page Nel caso in cui all atto della trasmissione altri utenti con lo stesso ruolo siano collegati la trasmissione con cessione viene inibita e contestualmente il sistema propone un messaggio di avviso all utente o Nel caso in cui il cedente abbia diritti di PROPRIETA il destinatario della trasmissione pu essere costituito esclusivamente da un singolo ruolo in UO sono inibite trasmissioni ad personam e trasmissioni con multipli destinatari ed obbligatorio specificare un solo utente nel ruolo destinatario della notifica trasmissione il ruolo in UO destinatario e l utente nel ruolo che riceve la notifica il nuovo proprietario del documento E possibile configurando opportunamente le ragioni di trasmissione effettuare delle particolari trasmissioni con cessione dei diritti parziale Pi in dettaglio possibile utilizzare delle ragioni di trasmissioni che consentano la cessione dei diritti in lettura e scrittura con il mante
323. ni consente all utente di effettuare ricerche relative alle trasmissioni effettuate o ricevute Trasmissioni Figura 175 Ricerca trasmissioni schema di navigazione 3 3 1 Trasmissioni ricevute Dopo aver selezionato l opzione Ricevute possibile stabilire dei criteri di ricerca specificando attraverso un menu a tendina l oggetto della trasmissione documento o fascicolo Solo se si seleziona Documento si visualizza un ulteriore menu a tendina che permette di specificare una particolare tipologia di documento quindi se protocollato se protocollato in arrivo se protocollato in uscita se interno se non protocollato o tutti Sia per i documenti che per i fascicoli possibile selezionare uno o pi dei seguenti parametri e Destinatario trasmissione consente di specificare il destinatario delle trasmissioni ricevute che si vogliono ricercare proponendo in particolare due opzioni utente e o ruolo selezionabili attraverso una spunta nella casella corrispondente Se si mette la spunta alla casella ruolo possibile selezionare da un menu a tendina il nominativo dell utente a cui stata notificata la trasmissione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 205 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 E inoltre possibile ricercare trasmissioni ricevute dai ruoli sottoposti al ruolo a cui appartiene chi sta effettuando la ricerca e anche in questo caso
324. nimento dei diritti in lettura sull oggetto trasmesso da parte di chi cede i diritti e Ragione di trasmissione indica il motivo per cui un documento viene trasmesso e viene selezionata da un elenco di ragioni presenti nel sistema Nella Figura 103 proposto un esempio evidenziato da un ellisse di colore rosso e Nel caso in cui si volesse trasmettere un documento PRIVATO stato inserito un controllo per evitare che vengano erroneamente trasmessi documenti privati utilizzando ragioni di trasmissione che invece prevedono l estensione della visibilit verso i ruoli gerarchicamente superiori L utente riceve un messaggio con il quale viene chiesto se desideri sbloccare la trasmissione per via gerarchica oppure vuole proseguire nell operazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 126 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI SO ESCI 31 Luglio 2008 20 30 04 Il a gt gt Documento Ruolo Protocollista Ufficio Protocollo 1 NUOVA TRASMISSIONE DESTINATARIO RAGIONE TIPO NOTE DATA SCAD w Segretario NUOVA TRASMISSIONE RELATIVA AL DOCUMENTO Ufficio COMPETENZA Tutti z Protocollo 1 PA ut8 ute Notifica V 31 07 2008 0000067 31 07 2008 REGI A ut9 ut9 Notifica M Oggetto i e ingr sempl nr 2 ES ti Notif Mittente trasmissione P Ruolo Protocollista Ufficio Protocollo 1 Utente uta utd Rag
325. non disponibile Campi editati dall utente 59 Figura 43 Acquisizione del documento prima del salvataggio 60 Figura 44 OGGI 0a ara ii 61 Figura 45 Oggettario cerca oggetto dalla sezione Profil0 i 62 Figura 46 Inserisci oggetto in oggettario 63 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 7 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 47 Impostazioni MS OutloOk 65 Figura 45 IMPOStaZIo N VUIOOK varianti 65 Figura 49 Formato mail inoltrata in MS Outlook 66 Figura 50 Risposta al protocollo in INGresso 67 Figura 51 Ricerca dei documenti cui rispondere 68 Figura 52 Finestra di dialogo per avviso dati incongruenti per risposta ad un protocollo in uscita 70 Figura 53 Ricerca dei documenti in uscita cui rispondere i 71 Figura 54 Finestra di dialogo per avviso dati incongruenti per risposta ad un protocollo in entrata 72 Figura 55 Documenti di risposta di un protocollo in INgresso 73 Figura 56 Protocollo in uscita prima patte ii 79 Figura 57 Protocollo in uscita seconda parte i 80 Figura 58 Risposta al protocollo in uscita 81 Figura 59 Selezione tipo ricevuta PEC
326. non protocollato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 60 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il Pagina iniziale Radiotre PETS IT_REG_UFF UFF stato ET Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello Cn ea la dA BNS SNE Boa ea E Segnatura 28 01 2010 Protocollo mittente in data Data amivo DOCUMENTO NON ACQUISITO Fascicolazione Rapida L Trasmissione Rapida Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti Figura 43 Acquisizione del documento prima del salvataggio 2 7 1 3 Funzionalit di supporto alla protocollazione 2 7 1 3 1 Oggettario L oggettario si richiama attivando l apposita icona posta vicino al campo oggetto presente sia nella sezione di protocollazione sia nella sezione di profilo di un documento non oggetto di protocollazione La selezione dell icona comporta l apertura di una nuova finestra di dialogo come mostrato nella figura che segue Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 61 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 RicercafInserimento in oggettario Registro RF 7 m a Modifica Cerca ok CHIUDI Figura 44 Oggettario Il pannello presente nella Figura 44 consente di cercare un oggetto tra quelli inseriti nella base dati La ricerca eff
327. noti che la possibilit di creare documenti diversi da quello grigio una funzionalit aggiuntiva configurabile e che il comportamento classico quello di creare come risposte solo documenti grigi 2 9 Classifica I documenti possono essere organizzati logicamente in fascicoli virtuali Ogni documento pu appartenere ad uno o pi fascicoli tale appartenenza si realizza mediante semplice associazione fra il documento e i fascicoli il che permette di evitare la moltiplicazione dei documenti all atto dell inserimento nei fascicoli Il pannello riportato in Figura 84 consente all utente di inserire un documento protocollato all interno di un fascicolo gi esistente popolando in modo opportuno i campi Cod Classifica in tal caso il documento verr inserito nel fascicolo generale associato al nodo di titolario indicato e o Cod Fascicolo E possibile popolare tali campi secondo tre differenti modalit e impostando la casella di selezione accanto alla voce codice ed editando direttamente un codice di titolario e impostando la casella di selezione accanto alla voce livello e scegliendo i valori dei 6 livelli di catalogazione con l ausilio di men pre impostati presenti nella pagina e accedendo al titolario di classificazione tramite la selezione dell icona IA Viene in questo modo visualizzato un pannello con la struttura del titolario dal quale possibile selezionare il livello da riportare nel pannello d
328. nserimento potrebbe richiedere alcuni secondi Tipologia fascicolo Quana O O Norma o Legge di riferimento Amm Campo certificazione MW iso 3001 Tiso 14001 Settore Documentazione aj Conforme s C No Riferimento E 14 gg 02 mm 2008 aaaa Ca VAI Inserisci Chiudi Dta Inserimento Figura 84 Creazione fascicolo procedimentale senza selezione tipologia fascicolo e con selezione tipologia fascicolo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 109 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Fascicolo del dipendente ORDINAMENTO TIPO CAMPO ETICHETTA Tool di amministrazione campi comuni 4 Data Data di nascita 3 CampoDiTesto Luogo di nascita Q D a gt DOCUMENTI RICERCA GESTIONE Inserimento nuovo fascicolo Finestra di dialogo pagina Web dl gt gt Ricerca trasmissioni Inserimento nuovo fascicolo Registro PAT v O Stato 9 Resist ito egistro Ricerche Salvate w5 ti NODO TITOLARIO Codice O Livello Titolario Titolario Attivo E caratteri disponibili 2000 Codice 14 6 Descrizione Nessuna nota visibile Livelloi arso z Livello2 ke peser eaka A O personale Ruolo RF Tutti Livello3 Livello4 Livello5 caratteri disponibili Livello6 Cartaceo O Privato O FILTRI DI RICERCA Collocazione Fisica iaia val singolo Da ie Ed 5007 S
329. nterno della lista delle cose da fare Se opportunamente configurato dall amministratore inoltre il sistema non estende la visibilit ai superiori gerarchici fino all atto dell accettazione il documento fascicolo in tal caso rimane in sola lettura fino all accettazione esplicita da parte del destinatario Per accettare rifiutare una trasmissione si seleziona il pulsante Dettagli all interno della tabella di presentazione dell elenco delle cose da fare Si visualizzano in tal modo le seguenti informazioni e Note generali e Note individuali e Vista il e Risposto il e Accettata il e Rifiutata il e Note Acc Rif e Rimossa da cose da fare e Note di Accettazione Rifiuto un campo in cui si inserisce il motivo dell eventuale accettazione rifiuto e Per effettuare l operazione desiderata si deve selezionare uno di questi tre pulsanti Accetta Accetta e AdL Rifiuta E possibile configurare il sistema affinch solamente l effettiva accettazione di un documento fascicolo permetta di acquisire i pieni diritti come destinatario della trasmissione rifiutando la trasmissione invece i diritti vengono persi o Con Accetta si accetta il documento fascicolo ricevuto e si prende in carico o Con Accetta e AdL si accetta il documento fascicolo ricevuto si prende in carico ed al contempo si inserisce nell Area di Lavoro o Con Rifiuta non si prende in carico il documento fascicolo rice
330. nto principale viene mostrata la didascalia riportante l oggetto del documento Analogamente posizionando il mouse sulla graffetta relativa ad un allegato saranno visualizzati i primi 128 caratteri della descrizione dell allegato Il visualizzatore raggiungibile tramite e la selezione dell icona presente nella pagine delle Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 139 289 VTUT 3 12 v1 sn O Cose da Fare o Ricerca Documenti o Documenti contenuti in un fascicolo o Documenti presenti in ADL e la selezione del campo accanto alla dicitura Visual Doc nella pagina dello smistamento M Visual doc e a selezione dell immagine ES gala scheda di dettaglio del documento nella sezione di gestione del documento elettronico blocco visualizza E possibile stampare il documento principale o i suoi allegati dalla sezione del visualizzatore unificato Il pulsante per la stampa appare a destra di ogni pulsante di visualizzazione Il pulsante stampa scarica il documento in locale ed apre il documento con l applicazione nativa In questo modo sono disponibili tutte le funzioni di stampa native senza limitazioni presenti nella visualizzazione tramite browser DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO 9 Dicembre 2008 11 25 03 I a gt gt Ricerca documenti Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello
331. numero di verifiche effettuate sul supporto e Data prossima ver la data in cui effettuare la prossima verifica e Esito ultima ver l esito dell ultima verifica pu assumere il valore Riuscita Fallita e Stato lo stato del supporto che pu assumere diversi valori o Nuovo lo stato in cui transita il supporto nel momento in cui l istanza transita nello stato In lavorazione o In Lavorazione lo stato in cui transita il supporto nel momento in cui l istanza transita nello stato Firmata o Prodotto lo stato in cui transita il supporto nel momento in cui vendono registrati i dati relativi ai supporti e Collocazione fisica la collocazione fisica in cui custodito il supporto e Note note inserite e ld istanza codice identificativo dell istanza cui si riferisce il supporto cliccando il quale si ha il dettaglio dell istanza stessa e d supporto codice identificativo del supporto Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 275 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Inoltre per ogni supporto presente un pulsante registra dati supporto in blu in Figura 246 che consente di registrare tutti i dati riferiti al supporto Figura 247 che sono la collocazione fisica la data di prossima verifica ed eventuali note Tale operazione comporta la transizione di stato del supporto in Prodotto come evidenziato in
332. nza o Grigio o Predisposto o Tutti e in attesa di accettazione indica i documenti che sono in attesa di un accettazione o di un rifiuto e Ragione trasmissione indica la ragione con cui stato trasmesso il documento o fascicolo e Data Trasmissione indica il giorno in cui stata effettuata la trasmissione Per questo campo pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo Inoltre la data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario GI O semplicemente editandola e Data scadenza indica il giorno entro cui si deve accettare o rifiutare il documento o fascicolo Per questo campo pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo Inoltre la data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario EE o semplicemente editandola e Mittente trasmissione possibile inserire il codice del mittente e Oggetto possibile inserire una parte del testo contenuta nell oggetto del documento o nel dettaglio del fascicolo e Ordinamento possibile selezionare 4 differenti modalit di visualizzazione delle trasmissioni presenti nelle cose da fare In particolare attivando questo fi
333. nza voci doppie di eventi da loggare in ammin 20 Configurazione MEDIA Attivare funzioni di gestione formato documenti Nessuna nota visibile Stranezza MEDIA Rubrica la indentazione della vista organigramma st 22 Stranezza BASSA Sospensione del Registro Alla conferma della modifica personale Ruolo Tutti 23 Miglioria BASSA ragioni di trasmissioni Nascondere Prevede risposta Migliori BASSA Elimina Ruolo e UO Qunado elimino l ultimo ruolo in UC 25 _ n ava Protocoia Riproponi Annulla M 4 Mh Cose da sistemare per collaudo Jal Figura 116 Consultazione del documento principale e degli allegati con il visualizzatore 2 13 3 Blocco FIRMA Firma consente di firmare digitalmente il documento acquisito E possibile apporre una firma digitale singola o multipla ad esempio nel caso di firme per l approvazione di un documento a vari livelli 1 firma del Funzionario 2 firma del Dirigente 3 firma del Direttore L icona selezionabile solo quando gi stata acquisita l immagine del documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 140 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Co Firma consente di firmare digitalmente il documento acquisito Selezionando tale immagine possibile apporre una firma digitale multipla di pari livello come una firma congiunta L icona selezionabile solo quando stata gi acquisita l immagine del document
334. o Rimuovi i documenti selezionati dall area di lavoro consente di rimuovere i documenti selezionati dall area di lavoro ed associato al pulsante E Assegna timestamp ai documenti selezionati DI permette di assegnare il timestamp all ultima versione dei documenti selezionati Dopo aver selezionato i documenti e aver cliccato sul pulsante Applica timestamp il sistema processa i documenti selezionati e applica il timestamp all ultima versione di quelli che hanno un immagine associata Nel riquadro presente nella pagina viene riportato l esito dell operazione per ogni documento processato Il risultato pu essere esportato cliccando sul pulsante Esporta Report Converti in pdf i documenti selezionati a converte in pdf l ultima versione dei documenti selezionati Dopo aver selezionato i documenti e aver cliccato sul pulsante Converti in PDF il sistema converte in pdf l ultima versione di quelli che hanno un immagine associata Nel riquadro presente nella pagina viene riportato l esito dell operazione per ogni documento processato Il risultato pu essere esportato cliccando sul pulsante Esporta Report Inoltra i documenti selezionati la dopo aver selezionato i documenti ed aver cliccato sul pulsante Inoltra si apre una finestra per la conferma dell operazione Se viene data conferma il sistema predispone un protocollo in uscita che ha per allegati i documenti selezionati In particol
335. o Alla pressione del pulsante Firma o del pulsante Co Firma viene mostrata una finestra per la scelta del certificato da utilizzare Vengono visualizzati solo i certificati con estensione KeyUsage nonRepudiation come previsto dalla normativa L utente sceglie il certificato e mediante l utilizzo dell apposita smart card effettua la firma sul documento Le due icone Firma e Co firma non sono attivate se il file da firmare ha un formato non ammesso per la firma La scelta dei formati validi viene fatta mediante lo strumento di Amministrazione Dettaglio Firma consente di visualizzare il dettaglio della firma in una finestra esterna all applicativo Figura 117 Tale dettaglio essenzialmente costituito da due parti e dettaglio di una o pi firme del documento acquisito Quattro sono i parametri che si andranno a visualizzare in tale documento o Risultato di verifica rispetto allo stato della firma allo stato del certificato e verifica del Codice Riservato al Notaio CRN o Certificato di cui si controllano il numero di serie valido dal valido sino al soggetto o Soggetto di cui si indicano nome cognome codice fiscale data di nascita ruolo paese o Firma documento che indica l algoritmo di firma e la firma digitale e dati generali del documento originale quali o Stato del documento Tipo del documento Nome file originale Dimensioni Nome file P7M che il formato della firma originale O O O Copyrigh
336. o il sistema avvisa l utente Viene in ogni caso richiesta all utente la conferma dell operazione di cancellazione 3 1 2 2 4 Utilizzo dei criteri di ricerca Per utilizzare i criteri di ricerca salvati in precedenza bisogna posizionarsi nella opportuna pagina di ricerca documenti e selezionare dal men a tendina il criterio di ricerca che si intende utilizzare Il sistema valorizzer i corrispondenti campi La pressione del consueto tasto di ricerca avvier la ricerca sulla base del criterio selezionato Se un criterio di ricerca risulter non pi valido ad esempio perch riferito a tipologie documentali o campi non in uso il sistema ne dar notifica all utente richiedendo la cancellazione del criterio Un criterio non valido non sar comunque utilizzabile Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 180 289 3 1 2 3 Completa Effettua una ricerca in AND di documenti su tutti i campi caratteristici del documento Devono essere valorizzati i campi per i quali si vuole effettuare la ricerca nella base dati campi utilizzabili per questo tipo di ricerca sono i seguenti 4 Tipo utilizzato per indicare se si vuole effettuare la ricerca tra i documenti in arrivo in partenza non protocollati predisposti Con A si indicano i documenti in arrivo con P i documenti in partenza con Non Prot i documenti non protocollati co
337. o agli utenti abilitati Se tra i dati della tipologia ci sono dei contatori con attivazione manuale all atto della creazione ci sar una casella selezionabile denominata Attiva ed il contatore scatter solo se l utente selezioner questa casella Se alla tipologia scelta associato un diagramma di stato nella sezione profilo in automatico si visualizza anche il campo Stato che pu essere valorizzato cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 alla voce Stato DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 3 MARZO 2010 15 50 01 Il gt gt Ricerca documenti Il Doc 4 4 Pag 1 ID IGEA densi ALLEGATI VERSIONI RCLEUECAlI Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello I ERS SNA gaad Data creazione Id documento sig n Gi n a a 18701 2010 07 43 369832 Tipo r Dimen 121 Kb Firmato Cartaceo Converti Pdf na Oggetto gt Poosta NP Progressivo r S N07 Data Rilascio Parole chiave Data Inizio Malattia Data Fine Malattia Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti Tipologia documento Risposta al documento Q Mao parete nere RI Fascicolazione Rapida a L Trasmissione Rapida LES bi EE o e Figura 33 Tipologia documento In fase di definizione delle tipologie documentali mediante il tool di amministrazione possibile definire dei CAMPI COMUN
338. o della trasmissione selezionando l icona viene visualizzato il dettaglio della trasmissione ovvero le note generali ed individuali le date in cui l oggetto inviato stato visto o accettato la data di risposta sono anche visualizzati i pulsanti che consentono di accettare rifiutare la trasmissione etc e Doc il numero del documento e la data di creazione e Oggetto Mittente oggetto del documento o la descrizione del fascicolo e nel caso del documento il mittente da cui stato inviato e L ultima colonna permette di Visualizzare i dettagli della trasmissione attraverso la selezione dell icona E o Visualizzare attraverso la selezione dell icona che rappresenta l estensione del file ogni documento di cui sia stata acquisita l immagine o che sia associato a un documento elettronico attraverso la selezione dell icona che rappresenta l estensione del file o Rimuovere i documenti grigi o predisposti alla protocollazione direttamente dall elenco delle cose da fare La cancellazione del documento avviene attraverso la selezione dell icona i l applicativo mostra due finestre di dialogo differenti in base all utente che effettua l operazione cos come descritto nel paragrafo 2 8 1 2 5 1 Pulsanti di azione DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 27 GENNAIO 2010 18 45 43 SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE
339. o excel 5 OPZIONI La funzione Cambia password permette a ciascun utente di modificare la propria password di accesso all applicativo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 261 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 6 AIUTO La funzione Aiuto permette all utente di visualizzare il Manuale utente all interno di una finestra di dialogo Il manuale utente direttamente consultabile dall interfaccia utente Aprendo il manuale da una particolare area funzionale del sistema questo si posiziona sul paragrafo o capitolo relativo 7 ESCI Permette di chiudere la sessione di lavoro 8 GESTIONE ISTANZE DI CONSERVAZIONE Gli utenti del Centro Servizi abilitati alla gestione delle istanze di conservazione trasmesse dagli enti accedono ad un modulo applicativo denominato DOCSPA Gestione Conservazione Dopo aver effettuato l accesso al modulo inserendo le opportune credenziali l utente accede alla pagina iniziale riportata nella Figura 230 Ricerca Supporti Ricerca Istanze di Conservazione V Nuove Elan lavorazione Rifiutate Chiuse Data apertura y ma A Tipo di conservazione Data invio Fa A Numero istanza Figura 230 Gestione area conservazione In tale pagina sono presenti due sezioni e Ricerca conservazione e Ricerca supporti 8 1 Ricerca conservazione In tale sezione riportata in Figura 230 l utente gestore del Centro
340. o note sono note individuali verso il singolo destinatario Data scadenza solo per le trasmissioni con ragione di tipo workflow che richiedano cio una risposta da parte del destinatario Elimina si seleziona il campo contrassegnato con il cestino per eliminare destinatari inseriti in maniera non corretta Notifica permette di selezionare gli utenti del ruolo che riceveranno la notifica della trasmissione All atto della selezione si visualizza la configurazione effettuata dall amministratore che pu fare in modo che la trasmissione al ruolo o selezioni in automatico le notifiche per tutti gli utenti appartenenti al ruolo oppure o non selezioni nessuno degli utenti La trasmissione alla persona presenta le seguenti caratteristiche o la visibilit estesa al solo utente destinatario o la notifica nella lista delle cose da fare sar presente per il solo utente destinatario Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 128 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 o indipendente dai ruoli del destinatario La trasmissione al ruolo presenta invece le seguenti caratteristiche o la visibilit viene estesa a tutti i componenti del ruolo o la visibilit viene estesa ai superiori gerarchici del ruolo dopo l accettazione per trasmissioni con ragione di tipo workflow se opportunamente configurata dal amministratore di sistema Il comportamento della trasmissione al ruolo vi
341. o prova 3 IT_REG_UFF ciccio oggetto RF ACQ CONT IT_REG_UFF 14 O0GG2_RF oggetto 2 RF RF_ACQ_CONT mnmmnaba 3 mn DE AMM ec arm cant dll i Figura 45 Oggettario cerca oggetto dalla sezione Profilo inserire un nuovo oggetto nella base dati dell oggettario l inserimento effettuato sempre attraverso i parametri Registro Codice Oggetto La funzionalit di inserimento disponibile solo per i Ruoli in UO abilitati dall Amministratore del sistema Registro RF il registro RF cui visibile l oggetto pu essere selezionato tramite un men a tendina possibili valori sono TUTTI ossia l insieme di tutti i registri dell AOO e i valori relativi ai registri cui l utente pu accedere in base alla configurazione del proprio ruolo Devono essere quindi valorizzati campi o Codice il codice da associare all oggetto da inserire o oggetto il testo da inserire nel campo oggetto dato obbligatorio se si vuole pulire velocemente il campo dove presente la descrizione dell oggetto possibile selezionare il pulsante Bi Dopo aver selezionato Registri RF e popolato adeguatamente gli altri due campi si seleziona il pulsante inserisci l oggettario mostra la parte Codice che rappresenta il codice associato all oggetto inserito Voce oggettario che rappresenta il testo inserito il Registro RF a cui stata associata la voce oggettario e l icona che permette di selezionare l oggetto Se l
342. ocalit Ci sono quattro campi editabili in cui possibile inserire i dati utili per la ricerca e Codice il codice univoco associato al corrispondente nella rubrica e Descrizione completa o parziale della descrizione del corrispondente e Citt la citt indicata al momento dell inserimento del corrispondente in rubrica se esterno o dell utente se interno inserito nell applicazione di amministrazione e Localit la localit indicata al momento dell inserimento del corrispondente in rubrica se esterno risultati forniti dalla ricerca saranno quei corrispondenti che soddisfano tutti i criteri di ricerca specificati 4 4 2 2 Uffici Utenti Ruoli Rubrica comune campi di opzione filtrano il tipo di corrispondente da ricercare in particolare e Uffici consente di ricercare tutte le Unit Organizzative e Utenti consente di trovare tutti gli utenti e Ruoli consente di ricercare tutti i ruoli presenti in organigramma e Rubrica comune consente di ricercare tutti i corrispondenti presenti nella rubrica comune e RF se configurati consente di ricercare tutti i ruoli associati all RF specificato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 223 289 4 4 2 3 Tipo corrispondente Uno dei principali dati da specificare per la ricerca il tipo corrispondente Le voci selezionabili sono tre Interni in tal caso la ricerca viene effettua
343. ocollato un documento grigio una funzionalit aggiuntiva configurabile Se non attiva l icona ad essa corrispondente non attiva 2 7 1 5 3 Documento protocollato in ingresso come risposta ad un documento protocollato o non Questa funzionalit consente di creare un documento in arrivo come risposta di un documento gi presente nel sistema protocollato o no La funzionalit accessibile a partire dalla scheda del documento in arrivo in fase di protocollazione mediante l icona presente nell area Risposta al protocollo Figura 50 Tale selezione consente l apertura di una finestra di dialogo Figura 51 per individuare attraverso dei filtri di ricerca il documento cui il documento in ingresso costituir una risposta le gt Ricerca documenti Finestra di dialogo pagina Web RICERCA DOCUMENTI Tipo r C Ricerca solo in ADL Num protocollo Valore Singolo Data protocollo Valore Singolo v DOCUMENTI TOT 1256 m 21 09 2010 prova 2 26429 21 09 2010 26428 21 09 2010 26427 21 09 2010 25383 17 05 2010 25382 17 05 2010 25371 17 05 2010 25370 17 05 2010 25359 17 05 2010 25358 17 05 2010 prova 2 prova rtf prova rtf Documento in Partenza importato 9 Documento in Partenza importato 8 Documento in Partenza importato 9 Documento in Partenza importato 8 Documento in Partenza importato 9 Documento in Partenza importato 8 i Figura 51 R
344. ocollo mittente in data L i pit m ela L AA Tipologia documento Documento del dipendente v B Figura 34 Tipologia documento campi comuni e Mittenti multipli dato non obbligatorio presente solo per le amministrazioni che ne hanno fatto richiesta Rappresenta gli ulteriori mittenti di un documento Nel caso in cui il mittente fosse costituito da un raggruppamento di persone societ uffici enti etc questo campo d la possibilit di specificarne tutti i componenti Anche i mittenti multipli possono essere occasionali in tal caso pu essere inserito liberamente dall utente valorizzando il campo descrizione del campo mittente e poi spostato mediante la freccia o abituale selezionandolo dalla rubrica Per la selezione da rubrica necessario premere il pulsante associato al campo Dalla rubrica sar possibile utilizzare anche le liste di distribuzione se si sceglie una lista dalla rubrica dei mittenti multipli gli elementi della lista verranno riportati nel campo multi valore dei mittenti multipli Con il pulsante sar possibile eventualmente spostare uno dei mittenti nel campo mittente principale Per le funzionalit relative alla rubrica e al suo utilizzo si rimanda al Paragrafo 4 4 In generale per spostare un nominativo dal campo mittente al campo mittenti multipli e viceversa selezionare il nominativo di interesse e successivamente l icona freccia per spostarlo verso il basso o pe
345. ocsPA 3 12 Amministrazione o di un Amministrazione differente o a qualsiasi altro corrispondente esterno presente in rubrica con una casella di posta elettronica certificata Con la selezione del pulsante Spedisci il sistema spedisce il documento al destinatario indicato Al momento della spedizione il sistema propone all utente di spedire con il tipo di ricevuta di avvenuta consegna predefinita impostata per il registro RF selezionato tramite interfaccia di amministrazione L utente pu impostare manualmente si veda Figura 59 un tipo di ricevuta diversa da quella predefinita a scelta fra per le definizioni riferirsi al 1 3 Definizioni e abbreviazioni e completa e breve e Sintetica Spedizione documento Destinatari interni 0 R tro RF mittente egistr RFD320 Dipartimento Innovazione Ricerca e X INVIATO IL Destinatari esterni non interoperanti 0 _ Spedisci Chiudi _ Figura 59 Selezione tipo ricevuta PEC Il mittente che ha spedito il documento in interoperabilit attraverso il sistema di protocollo informatico per accertarsi dell avvenuta protocollazione del documento deve effettuare il controllo della casella istituzionale vedi paragrafo 4 1 Il passaggio successivo la ricerca del documento inviato e la visualizzazione delle notifiche del documento che si ottiene selezionando l icona Tale icona presente in due differenti punti della pagina del docu
346. ocumento evidenziati in verde in Figura 237 In essa inoltre presente un file generale XML contenente le informazioni di ogni documento presente all interno dell istanza ovvero il sistema provvede alla generazione di un file XML evidenza informatica contenente tanti record quanti sono i documenti da conservare Per ciascun documento vengono riportati i seguenti dati e Segnatura per i documenti protocollati e identificativo interno al sistema di gestione documentale e impronta in rosso in Figura 237 Inoltre si ha un index in celeste in Figura 237 ed un insieme di files HTML generati automaticamente che consentono una semplice navigazione statica del CD Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT D dia pag 268 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 32067B zip WinRAR copia di valutazione Fie Comandi Utilit Preferiti Opzioni PNBI SM TI AR 7 Archivia Estraiin Verifica visiona Elimina Trova Assistente Info Anti virus Commenta Autoestraente EX B 320678 zip archivio ZIP dimensione non compressa di 347 842 bytes v Nome oggetto lt gt Dimensione Compresso Tipo Modificato il CRC32 a Cartella C 350447 Cartella 17 12 2008 10 56 Cartella 17 12 2008 10 56 Cartella 17 12 2008 10 56 Cartella 17 12 2008 10 56 _Jfascicoli Cartella 17 12 2008 10 56 EF CONSERVAZIONE PITRE 320678 p7m_ 1 684 _ file firmato 17 12 2008 16 40 A866420
347. ocumento Permette di accedere al dettaglio documento profilo protocollo classifica allegati trasmissioni dai pulsanti di azione in un unica colonna Contenuto Fascicoli Permette di visualizzare il contenuto del fascicolo dai pulsanti di azione in un unica colonna Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 DESCRIZIONE ZoNe Crea documento di risposta Permette di creare un documento di risposta catena nera pag 289 289 DocsPA 3 12 Documento arrivato per interoperabilit Documento arrivato per interoperabilit Applica il timestamp ai documenti Consolida contenuto Consolida contenuto e metadati Rimuovi versioni Ricerca personalizzata Rimuovi dal area di lavoro Crea fascicolo da fascicolazione rapida Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati per i documenti dello stesso tipo grigio con grigio protocollato con protocollato catena grigia per i documenti di tipo diverso E solo un icona che mette in evidenza i documenti arrivati per interoperabilit da una casella di posta non certificata E solo un icona che mette in evidenza i documenti arrivati per interoperabilit da una casella di posta certificata il documento ha un timestamping valido verde il documento non ha timestamping grigio il documento ha un timestamping scaduto Consente di consolidare le versioni e gli allegati di un documento
348. odello Too A Pa node i al i MD SN Nd id E cio piste AROE B Segnatura AGRO 17 02 2010 17 48 INFOTN_COLL 0000096 17 02 2010 Oggetto Goa 0 Mittente gt a occ_s840sd sss ______________ Protocollo mittente indata Data arrivo H e eE Tipologia documento DOCUMENTO NON ACQUISITO Risposta al protocollo Fascicolazione Rapida Trasmissione Rapida Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti DI ih Ea Figura 27 Protocollo in ingresso Ogni utente ha a disposizione tutti i registri sui quali abilitato a lavorare in relazione al ruolo che ricopre nell amministrazione di appartenenza Ogni stato del registro rappresentato da un colore ovvero e Rosso _ indicacheilregistro chiuso e Verde indica che il registro aperto e Giallo indica che la data di apertura del registro precedente alla data odierna Nella parte sottostante a quella dei registri sono presenti le seguenti funzionalit elementari o arrivo Partenza O Interno opzione grafica da selezionare per indicare se il protocollo che si sta creando in ingresso in uscita oppure interno Nel caso del protocollo in ingresso basta lasciare selezionato il valore proposto in automatico dal sistema il protocollo interno va utilizzato quando il documento protocollato destinato a corrispondenti interni alla propria AOO e Pri
349. oggetto gi presente nell oggettario compare una finestra di dialogo con dicitura Oggetto gi presente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 63 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca Inserimento in oggettario Registro RF REG2 analisi AF Modifica Cerca CODICE VOCE OGGETTARIO analisi architetturale analisi funzionale analisi strutturale ok CHIUDI Figura 46 Inserisci oggetto in oggettario e selezionare ed inserire l oggetto per inserire un testo nel campo Oggetto dopo aver eseguito i passi descritti ai punti precedenti si seleziona l icona associata al testo a cui si interessati e si preme il pulsante OK il valore viene riportato nel campo del pannello da cui stato richiamato l oggettario e modificare un elemento presente in oggettario la modifica di un elemento presente in oggettario cos come per l inserimento disponibile solo ai Ruoli in UO abilitati dall Amministratore del sistema Per effettuare l operazione su un elemento presente in oggettario si seleziona l oggetto da modificare si apportano le modifiche e si preme il pulsante modifica per confermare l operazione effettuata e cancellare un elemento presente in oggettario la cancellazione di un elemento presente in oggettario disponibile solo ai Ruoli in UO abilitati dal Amministratore del sistema Per l elim
350. oli Descrizione Q o 7200az SCICOLI TOTALI 1 CODICE REGISTRO DESCRIZIONE p ESA Sas Z 4 2008 2 2 2 REGI Remunerazione i S A age Aumenti i i A Fabbrica SE UnaTantum Cc ox CHIUDI ox CHIUDI Figura 79 Ricerca fascicoli sotto fascicoli per fascicolazione rapida seconda parte Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 103 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 8 1 4 Risposta al documento 2 8 1 4 1 Documento in risposta ad un documento protocollato o non Tale funzionalit consente di associare il documento che si sta creando a documenti non protocollati e se attivata la funzionalit generalizzata anche a documenti protocollati La funzionalit accessibile a partire dalla scheda di creazione di un documento mediante l icona a presente nell area Risposta al documento che apre una finestra di dialogo che consente di individuare attraverso dei filtri di ricerca il documento cui si vuole rispondere La modalit di funzionamento analoga a quella utilizzata nelle risposte dei documenti protocollati 2 7 1 5 9 Dopo aver inserito i dati relativi al documento da ricercare selezionando il pulsante Cerca il sistema restituir nella parte centrale l elenco dei documenti che soddisfano i criteri di ricerca Il rt ORIO S gt Ricerca documenti Finestra di dialogo pagina Web PROFIL
351. olo documenti non protocollati In tal caso l icona non attiva Stato nella pagina del profilo del documento dopo aver selezionato la tipologia documentale se a questa stato associato un diagramma di stato immediatamente sotto il men a tendina compare o un ulteriore men a tendina relativo allo stato del documento E presente soltanto il valore che per lo specifico diagramma di stato stato definito come stato iniziale o una data di scadenza per i documenti di un certo tipo cui associato un diagramma di stato se preventivamente impostata dall utente amministratore La scadenza di un documento viene definita in numero di giorni entro cui il documento deve raggiungere uno stato finale Il sistema invia delle trasmissioni a tutti i destinatari del documento quando si avvicina la data di scadenza o quando la data di scadenza trascorsa senza che il documento abbia raggiunto uno stato finale Fascicolazione rapida E possibile effettuare la fascicolazione rapida attraverso la digitazione del codice del fascicolo o del sotto fascicolo se conosciuto oppure selezionando l icona che permette di scegliere cos come descritto dal paragrafo 2 8 1 3 il fascicolo sotto fascicolo desiderato Il documento contestualmente alla creazione del documento grigio verr anche direttamente classificato Se accanto alla dicitura fascicolazione rapida vi un asterisco questa obbligatoria Tale campo
352. ols Impostazioni e Selezionare la voce Options opzioni e Nella finestra successiva selezionare la voce Email Options Opzioni Mail e Nella finestra successiva selezionare dal menu a tendina when forwarding a message Quando Inoltro una mail la voce Attach original message inserisci messaggio originale come allegato e premere OK Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 65 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Inbox Microsoft Dutlook File Edit View Go Actions Help Slow v e4 pa x f Rules and Alerts MET al Empty Deleted Items Folder Faworite Folders a Inbox 1 Fe Unread Mail 1 A For Follow Up Sent Items Macro E mail amp ccounts Customize Options All Mail Folders Figura 47 Impostazioni MS Outlook opton mul praerencs mat seti sima Sp Scu ce Emad options TTT Ema Messsphandng oa m Change the appearance of messages and the way g Alter moving ce deleting an open Rem return to the into TT Cose orignal message cn rep y or forward F Save copies of messages in Sent Rons folder Cimdu F Automaticaliy save unsent messages a Customize tha appearance cl the Caleedor F Resove extra ine breaks in plain text messages FF Defa reminder iSmnzes Calendar Options T Read al standard mal in plain test I anA aaay sred ma n pan
353. ona la Ragione Trasmissione Seleziona i Destaatari je gt Figura 204 Modello di trasmissione con l opzione nascondi versioni precedenti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 240 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Durante la creazione di un modello ma anche durante la sua modifica vedi Figura 202 sono inoltre disponibili tre pulsanti posizionati in alto a destra per visualizzare la lista dei modelli di trasmissione presenti nell amministrazione per salvare e quindi creare e o modificare dei modelli di trasmissione e per creare un nuovo modello di trasmissione Una volta creato un modello di trasmissione possibile modificarne il nome aggiungere o rimuovere destinatari modificare le note modificare il tipo di trasmissione Se si modifica il registro i dati precedentemente immessi verranno persi Un modello di trasmissione pu anche essere eliminato mediante la selezione dell icona i che presente in corrispondenza di ciascun modello nella visualizzazione dell elenco dei modelli disponibili I modelli di trasmissione possono essere creati anche direttamente in fase di trasmissione di un documento o di un fascicolo Si rimanda alle pagine del manuale che trattano le trasmissioni per avere ulteriori dettagli al riguardo paragrafo 2 12 4 4 8 Gestione Organigramma Questa funzionalit permette la ricerca e la navigazione all interno dell or
354. ona la Ragione Trasmissione si sceglie attraverso il menu a tendina la ragione di trasmissione che si vuole inserire all interno del modello di trasmissione Seleziona i Destinatari si effettua la scelta dei destinatari attraverso la selezione dell icona rubrica gt gt che permetter la ricerca degli utenti interni allamministrazione in base a tre criteri il registro selezionato il mittente scelto ovviamente dipendente dal registro selezionato e la ragione di trasmissione selezionata Lista Modelli Lista Modelli Codice Modello Ricerca per modello Nessun modello per questa ricerca Modello di Trasmissione Nome Note Codice Tipo Trasmissione Documento Registro v d hi AN P Rendi disponibile solo a me stesso 1 a tutto il ruolo Seleziona la Ragione Trasmissione CONOSCENZA v valeria Destra b AP Figura 202 Pagina per l inserimento di un modello di trasmissione A questo punto se il modello di trasmissione che si sta creando quello desiderato si seleziona il pulsante 8343 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 239 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Se la trasmissione si effettua a ruolo e o a persone il sistema apre una nuova finestra di dialogo visibile in Figura 203 Tale finestra mostra un elenco di utenze se si sono selezionati solo utenti o per ogni ruolo selezionato l elenco delle utenze presenti nel ruolo Accanto
355. onamento relativo sono del tutto analoghi al normale ambiente di ricerca dei documenti e dei fascicoli Si rimanda pertanto al paragrafo 3 1 2 Tipologie di Ricerca e ai relativi sottoparagrafi 3 5 2 Area di Lavoro fascicoli La funzionalit di Area di lavoro Fascicoli ottenibile a partire dalla barra di navigazione del pannello principale selezionando la voce del menu RICERCA e successivamente ADL Fasc Nella parte destra del pannello l applicativo visualizza immediatamente i fascicoli presenti nel ADL Sopra l elenco dei fascicoli presenti in AdL presente l icona amp che permette l esportazione della lista dei fascicoli visualizzati su file di formato Pdf o Excel Per i fascicoli presenti nell elenco dell AdL sono riportate le seguenti informazioni e TIPO G se il fascicolo generale o P se il fascicolo procedimentale e CODCLASS codice di classificazione del fascicolo e CODICE codice del fascicolo e DESCRIZIONE descrizione del fascicolo e APERTURA la data in cui stato creato il fascicolo e CHIUSURA data in cui stato chiuso il fascicolo se il fascicolo aperto questo campo e vuoto e DETT riporta l icona 4 che permette la visualizzazione del dettaglio del fascicolo e ADL riporta l icona f che permette l eliminazione del singolo fascicolo dall area di lavoro L ambiente per l Area di Lavoro estende a quest ultima le capacit di ricerca offerte dalla funzione RICERCA Fascicoli
356. one da calendario attivato selezionando l icona ga o semplicemente editandoli Data di invio permette di specificare la data di invio dell istanza di conservazione Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stata inviata l istanza Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario attivato selezionando l icona EA o semplicemente editandoli Data di conservazione campo abilitato in seguito alla selezione del filtro in lavorazione permette di specificare la data di accettazione dell istanza di conservazione Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stata messa in lavorazione l istanza Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario attivato selezionando l icona ES o semplicemente editandoli Tipo di conservazione in tale campo possibile specificare la tipologia di conservazione se finalizzata all esibizione o alla conservazione Numero istanza in tale campo possibile editare il numero dell istanza di conservazione La figura seguente presenta il risultato di una ricerca selezionando l opzione In lavorazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 pag 263 289 DocsPA 3 12 SITI SI ivi aan mO Ricerca Conservazione Ricerca Supporti Ricerca Istanze
357. one da scanner o da file system In presenza di un documento in formato solo cartaceo consente di acquisire l immagine del documento da scanner o se disponibile il documento in formato elettronico l acquisizione possibile da file system In entrambi i casi possibile richiedere al sistema di convertire il documento in formato PDF lato server La finestra di dialogo che viene mostrata selezionando il pulsante Acquisisci visibile in Figura 112 dove evidenziata l opzione di conversione del file lato server DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 24 Novembre 2008 15 11 35 Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello FROFILO ena ecn gaaag Data creazione Id documento 20 11 2008 10 02 326038 Oggetto ibrova Acquisizione Parole chiave i Acquisisci da scanner Nessuna nota visibile Sfoglia O Personale O Ruolo Tutti F Converti in PDF lato server Cartaceo ACQUISITO Tipologia documento Risposta al documento Q Fra n Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 112 Acquisisci file Selezionando tale opzione il documento viene convertito in PDF e nel sistema saranno presenti due versioni la prima relativa al documento con la sua estensione originale la seconda relativa al documento in formato PDF si veda la Figura 113 In automatico viene mostrata l ultima
358. oni visualizzate per ciascun documento sono e Num Prot Data Prot in caso di documento protocollato e ld Doc Data Creazione in caso di documento non protocollato Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 232 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Tipologia del documento e Numero della versione del documento visualizzata sempre l ultima e Codice del registro di protocollo in caso di documento protocollato e Fascicolo nodo di titolario e descrizione fascicolo Per ciascun documento possibile effettuare le seguenti operazioni e Impostare lo stato in Cartaceo nel caso in cui al documento elettronico corrisponde un documento cartaceo da archiviare punto a della Pagina gestione cartaceo e Impostare lo stato come Inserito in archivio cartaceo funzione attiva solamente se il documento impostato come Cartaceo punto b della Pagina gestione cartaceo e Visualizzare il documento selezionato punto c della Pagina gestione cartaceo e Verificare la presenza del documento in altri fascicoli dell archivio cartaceo punto d della Pagina gestione cartaceo Trovati 12 documenti Ricerche salvate INS IN ALTRI n CARTACEO INASCICOLI VISUALIZZA CARTACEO DOCUMENTO TIPO VERSIONE REGISTRO FASCICOLO 6300 04 07 2007 G 1 TEST Indice generale WA Q Tipo documento 205 A 2 regi TEST A TEST QUALITA va Q R protoco
359. ormato TSR A questo punto verr creato un file XML che conterr il file P7M il file TSR i nomi dei files ed eventuali altri dati di servizio e di completamento Tale file sar poi memorizzato nel supporto CD DVD USB ecc prodotto per la conservazione La Figura 238 mostra la struttura dei files generati durante il processo di conservazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 269 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 CONSERVAZIONE PITRE_00001 P7M ID PITRE 123456 Impronta 3F41 9873 8273 A8104 B3710 981C 7264 1039 6381 B182 File FASC1 FILE001 PDF ID PITRE 123777 Impronta 4344 BC11 7661 4A13 9811 71BC CA7A 5210 CC61 3E71 File FASC1 FILE002 PDF MARCA TEMPORALE CONSERVAZIONE_PITRE_00001 TSR Figura 238 Struttura dei files generati nel processo di conservazione Operativamente da parte del Centro servizi per effettuare il processo di apposizione della firma occorre ricercare il documento da firmare partendo dalla sezione Ricerca Conservazione applicando il filtro in lavorazione in maniera tale da ritrovare il documento appena messo in lavorazione Il risultato della ricerca costituito da un elenco contenente le istanze che soddisfano i criteri di ricerca impostati e in questo particolare caso restituir tutte le istanze che presentano uno stato di transizione in lavorazione Si seleziona listanza di interesse e se ne visualizza
360. oro selezionando l icona possibile inserire il documento presente nel fascicolo nell Area di lavoro documenti il pulsante x consente invece eliminare il documento presente nel fascicolo dall area di lavoro Area Conservazione possibile inserire ciascun documento presente nel fascicolo in una istanza di conservazione selezionando l icona corrispondente Elimina la selezione dell icona consente di eliminare il documento dal fascicolo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 201 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Sopra l elenco dei documenti fig 170 compaiono inoltre una serie di pulsanti che permettono di effettuare alcune azioni in modo massivo sull insieme dei documenti selezionati tali azioni sono descritte nel dettaglio nel paragrafo 3 1 1 1 Insieme a tali pulsanti presente anche l icona che consente di personalizzare la griglia dei documenti analogamente a quanto descritto circa la ricerca dei documenti nel par 3 1 1 2 2 Febbraio 2009 17 40 45 cammei Blocca Rilascia Modello dagr Cartaceo DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI Il e gt gt Fascicolo Dog EAA 9 IPLTRIAE IAT RI f WETA ie CETE ARR N AZIO RIE TOEN a Acquisisci Visualizza Firma ABCE Tipo PROFILO CLASSIFICA ALLEGATI VERSIONI TRA IS Piana o RIZZA AAS trai 5 gt Data creazione Id documento b Gi B ER 02 02 2009
361. orse e quindi potrebbe richiedere molto tempo A tal proposito stato scelto di non gravare il sistema di un operazione cos onerosa perch non richiesta per lo svolgimento delle altre operazioni L icona selezionabile solo quando stata gi acquisita l immagine del documento o associato un documento elettronico cos come descritto nel Paragrafo 2 13 2 1 Zoom permette di ingrandire a video l immagine del documento acquisito L icona selezionabile soltanto quando stata gi acquisita l immagine del documento Visualizza documento con segnatura visualizza il documento protocollato con impressa la segnatura relativa o il timbro Posizionamento della segnatura permette di impostare la visualizzazione della segnatura o del timbro del documento protocollato in base alle coordinate inserite dall utente Inoltre se il documento firmato consente di apporre sul documento anche le informazioni relative alla firma digitale L utente pu scegliere se tali informazioni debbano essere visualizzate sulla prima pagina o sull ultima La posizione la stessa di quella scelta per la segnatura Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 138 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Etichetta PDF Finestra di dialogo pagina Web Posizione delle informazioni Dimensioni del documento Pixel Larghezza 422 Lunghezza 842 AALS_5 01 AAJ5_S5j01 Posizione personalizzata
362. pag 252 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Gestione deleghe Finestra di dialogo pagina Web Gestione deleghe O deleghe ricevute Deleghe assegnata Attive v SEL DECORRENZA SCADENZA DELEGATO RUOLO DELEGANTE 29 01 2010 07 02 2010 Massa 15 28 17 00 Responsabile Registro di protocollo Direzione Generale Nuova Revoca Modifica Chiudi Figura 218 Elenco deleghe assegnate Un delegante potr assegnare pi deleghe ma per periodi temporali diversi e non sovrapposti in modo da assicurare lunivoca assegnazione della responsabilit ad uno e solo utente di uno specifico ruolo organizzativo Se si creano deleghe sovrapposte il sistema restituisce il seguente avviso Microsoft Internet Explorer Figura 219 Avviso di impossibilit crazione delega sovrapposta 4 11 2 Revoca di una delega Nella pagina di gestione Deleghe possibile revocare una o pi deleghe create Selezionando la delega da revocare si abilita il pulsante Revoca in rosso Selezionando tale pulsante compare il messaggio di conferma a seguito del quale il sistema revoca immediatamente le deleghe selezionate e aggiorna l elenco delle deleghe assegnate nella pagina di Gestione Deleghe Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT D dida pag 253 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Gestione deleghe O beleghe ricevute Deleghe assegnate Tutte v DECORRENZA SCADENZA
363. pologie di fascicoli All utente che crea i fascicoli la presenza di questi campi non sar evidente in quanto essi compariranno nel pannello con i campi di profilazione insieme agli altri campi associati al fascicolo senza particolari formattazioni che ne specifichino la particolare natura Dopo aver inserito i dati necessari per la creazione del fascicolo procedimentale si seleziona il pulsante Inserisci A questo punto possibile classificare il documento sulla voce di classificazione selezionata e inserirlo nel fascicolo procedimentale appena creato selezionando il pulsante Classifica Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 e Web Page Dialog Inserimento nuovo fascicolo Codice ET Registro regi Descrizione test generale sul corretto funzionamento della 3 7 3 Privato O Cartaceo O Collocazione Fisica amministrazione generale gt Data collocaz 14 02 2008 g gi m me 42434 Mota L operazione di inserimento potrebbe richiedere alcuni secondi Tipologia fascicolo X Amm X Web Page Dialog pag 108 289 DocsPA 3 12 Inserimento nuovo fascicolo E Registro regi x Codice Descrizione test generala sul corretto funzionamento della 3 7 3 Privato Ci Cartaceo O Collocazione Fisica amministrazione generale gt Data collocaz 14 02 2008 ggfmm aaaa Nota L operazione di i
364. poni predispone la sezione di protocollo con i dati obbligatori oggetto e mittente del protocollo precedente e Pulisci elimina tutti i dati inseriti nella sezione prima che sia avvenuta la protocollazione Nuovo protocollo Riproponi Pulisci Figura 132 Pulsanti di funzione 2 15 Protocollazione in uscita semplificata La funzionalit di protocollo in uscita semplificata presenta le seguenti funzioni e Protocollazione in uscita e Fascicolazione e Smistamento dei documenti ad una lista definita di UO destinatarie attraverso il ruolo di riferimento e Acquisizione e visualizzazione di documenti solo da scanner e Gestione allegati e Stampadell etichetta di segnatura 2 15 1 Protocollazione in uscita La pagina di protocollazione in uscita semplificata si apre selezionando dal men principale Documenti Prot Uscita I DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI IUTO 31 Ottobre 200 Figura 133 Men Documenti Prot Uscita Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 156 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Registro IT_REG_UFF Registro Ufficiale di Protocollo Informatica T Stato tao Si ra 2 03 20 Privato PI Segnatura a Oggetto E4 Mittente gt Destinatari r a A a E db Nessuna nota wisibile O Personale O Ruolo Tutti Nuovo protocollo Riproponi ES Pulisci Ej G SMISTA A lt Gruppo Innovatio
365. possibile visualizzare la storia delle modifiche ad esso apportate tramite l icona e Destinatario dato obbligatorio Come per l oggetto anche il destinatario pu essere occasionale in tal caso pu essere inserito liberamente dall utente valorizzando il campo descrizione mediante la tastiera o abituale selezionandolo dalla rubrica Per la selezione da rubrica necessario premere il pulsante associato al campo Destinatario Nel caso del protocollo in uscita i destinatari possono essere occasionali interni alla AOO su cui si sta protocollando esterni ad essa o esterni all Amministrazione Per le funzionalit relative alla rubrica e al suo utilizzo si rimanda al Paragrafo 4 4 Inoltre possibile valorizzare il campo destinatario anche attraverso la semplice digitazione del codice rubrica associato al corrispondente di interesse In tal caso dopo aver digitato il codice rubrica se si sposta il cursore in un altro campo qualsiasi del modulo l applicativo automaticamente valorizza il campo di testo posto a fianco con il nominativo o la descrizione associata al codice digitato prelevandoli dalla rubrica Se il destinatario interessato presente in rubrica possibile inserirlo nella lista dei destinatari mediante l icona Se invece assente viene mostrato all utente un avviso di errore del tipo Codice rubrica non esistente Per spostare un nominativo dal campo destinatario al campo destinatario cc e vice
366. preso visione di tutti i documenti presenti nell elenco delle cose da fare o su esplicita richiesta da parte dell utente di interrompere il processo di smistamento che potr essere ripreso in qualunque momento sempre a partire dall elenco delle cose da fare Terminata l operazione di smistamento il sistema ripropone la Home page con l elenco delle cose da fare aggiornato Un esempio dell interfaccia dello smistamento riportato nella figura seguente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 pag 34 289 DocsPA 3 12 Smistamento dei documenti Finestra di dialogo pagina Web DOCUMENTO NON VISUALIZZATO Dirigente Generale Dipartimento Innovazione SEGNATURA PAT_COLL RFD320 2010 0084140 DATA 06 07 2010 ALLEGATI 2 VERSIONI MITTENTE paolo bellini DESTINATARI e RAG TRASM COMPETENZA OGGETTO lettera di assunzione MITT TRASM Citroni Michela Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT O 1 3 Fg E Note generali E Note individuali E Fascicolazione Ta Trasmissione rapida y UNITA ORGANIZZATIVA DI APPARTENENZA NOTIFICA Dipartimento Innovazione Ricerca e I C T Ricerca e ICT Bettotti Sergio Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca O Bommassar Manuela O 2 Tasin Paola 3 Segreteria Dipartimento Innovazione Ricerca e O UNITA ORGANIZZATI
367. pria UO non possibile risalire ad una UO sovra ordinata Dopo aver gestito il documento corrente smistato visto o inserito in Area di Lavoro il sistema richiama il documento successivo Se non attiva l opzione Mantieni selezione l ambiente per la selezione dei destinatari si riposizioner sull UO di appartenenza dell utente connesso si ripristina quindi la situazione iniziale dello smistamento UNITA ORGANIZZATIVA DI APPARTENENZA Dipartimento Innovazione Ricerca e T C T d Dirigente Generale Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT E fr C Segreteria Plus Dipartimento Innovazione Ricerca _ DL d e ICT D fia D ERE di Segreteria Dipartimento Innovazione Ricerca e C UNITA ORGANIZZATIVE DI LIVELLO INFERIORE I S in materia di privacy sicurezza e supporto C F dipartimentale Innovazione a O E D Ricerca Ae E O Figura 18 UO ruoli e utenti per lo smistamento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 36 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Dopo aver selezionato il destinatario della trasmissione l utente ha la possibilit di inserire dei dati aggiuntivi alla trasmissione note individuali e data di scadenza cos come mostrato qui di seguito nto dei documenti Finestra di dialogo pagina Web x SEGNATURA PAT_COLL RFD320 2010 0034140 DATA 06 07 2010 ALLEGATI 1 VERSIONI
368. priet del documento senza necessit di ulteriori interazioni La trasmissione con cessione dei diritti non elimina l informazione concernente il diritto ceduto sulla finestra di visualizzazione dei diritti ACL relativamente all oggetto trasmesso ma lo marca come revocato analogamente a quanto avviene per la rimozione visibilit dei documenti fascicoli E possibile configurando opportunamente le ragioni di trasmissione effettuare delle particolari trasmissioni con cessione dei diritti parziale Pi in dettaglio possibile utilizzare delle ragioni di trasmissioni che consentano la cessione dei diritti in lettura e scrittura con il mantenimento dei diritti in lettura sull oggetto trasmesso da parte di chi cede i diritti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 131 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 12 2 Trasmissioni con l opzione nascondi versioni Questo tipo di trasmissione pu essere effettuata solo se attiva la funzione Consolidamento e solo su documenti consolidati relativamente alle versioni o ai metadati In tal caso infatti l utente che effettua la trasmissione e che ha visibilit sul documento e su tutte le sue versioni ha la possibilit di trasmettere il documento mostrandone solo l ultima versione In fase di creazione di una trasmissione per ogni destinatario ruolo o utente possibile specificare se nascondere le vecchie versioni selezionando la case
369. pulsante presente nella Figura 201 viene visualizzato un pannello Figura 202 suddiviso in due parti distinte Nella prima presente un campo definito Lista Modelli contenente 4 pulsanti Lista Modelli Salva Nuovo Chiudi la seconda parte rappresentata dalla sezione in cui si crea il modello di trasmissione vero e proprio con l inserimento dei seguenti campi quelli con l asterisco si intendono obbligatori quali Nome nome con cui verr individuato il modello dall utente per effettuare la trasmissione documento fascicolo dal sistema documentale DOCSPA Note eventuali note per individuare o utilizzare al meglio i modelli di trasmissione Codice un campo popolato automaticamente dall applicativo composto da una sigla iniziale MT_ pi un numero progressivo Tale campo non modificabile dall utente amministratore Tipo trasmissione si visualizza il menu a tendina riportato di seguito che permette di specificare se la tipologia di modello di trasmissione che si sta creando legata ad un documento o ad un fascicolo Tipo Trasmissione Documento Le Documento Registro si visualizza il menu a tendina riportato di seguito che permette di specificare per quale registro stiamo creando il modello di trasmissione Registro Regs Rendi disponibile per rendere disponibile il modello solo al utente creatore o a tutti gli utenti che appartengono al suo ruolo Selezi
370. pyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 47 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il gt gt Ricerca documenti Il Doc 6 44 Pag 1 D Registro IT_REG_UFF stato INIZI Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello a ar r r apr f enorno rrorocoo ernssirien auceoari venson mam A L A TO AA E Ee ea N p oilt A A A hh hh e o AROB7 Segnatura 4859 Oggetto lt GHa oggetto a Tipo Dimen 33 004 Kb Firmato Cartaceo sea gt RR lt INFOTN _COLL 0000090 17 02 2010 OCC_383281 Protocollo mittente in data e Tipologia documento gl DOCSPA gt Inserimento nuovo fascicolo Finestra di dialogo pagina Inserimento nuovo fascicolo Descrizione p Nessuna nota visibile Risposta al protocollo Fascicolazione Ra D C C Ruolo Tutti Trasmissione Rapida Personale Ruolo Tutti Nessuna nota visibile 215 9x279 4mm Getto fegel O Personale O Ruolo Tutti Figura 30 Stampa timbro in PDF su A4 Quando il puntatore del mouse passa sul campo segnatura viene attivato lo zoom che consente di ingrandire le dimensioni del campo rendendolo pi leggibile Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dafa pag 48 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 eeR E ATEEN ATTEINT SPR ON TENENS P NO i ROFNO rMACKCIrif RIILIFCGATI UEREZI Mi ti 1C
371. questa obbligatoria C anche la possibilit di creare un fascicolo direttamente da questa sezione dove presente se attivata la funzionalit un ulteriore pulsante far che consente di aprire la finestra per la creazione di un nuovo fascicolo L utente pertanto digita il codice del nodo di titolario nel campo presente nella sezione fascicolazione rapida ed il fascicolo viene creato sotto questo nodo e Trasmissione rapida possibile effettuare la trasmissione del documento per il quale si sta eseguendo la registrazione di protocollo nel caso in cui siano stati definiti dei modelli di trasmissione rapida e Tipologia documento in cui l utente pu scegliere una tipologia da indicare Una volta scelta la tipologia nella sezione destra della pagina si visualizza il pannello con i campi della profilazione dinamica del documento L utente amministratore in fase di costruzione della tipologia documento pu associare ad un ruolo specifico la visualizzazione e l utilizzo di una determinata tipologia per cui le informazioni relative alla tipologia documento sono visibili solo agli utenti abilitati L utente inserisce i dati in base alle impostazioni predefinite dall amministratore Tra i dati della tipologia se ci sono dei contatori con attivazione manuale all atto della creazione ci sar una casella selezionabile denominata Attiva ed il contatore scatter solo quando l utente seleziona Copyright NTT DATA Italia
372. r spostarlo verso l alto a seconda di come si vogliono posizionare i mittenti nell elenco Figura 35 La presenza di questo campo configurabile Se utilizzato le ricerche di documenti fatte per mittente prenderanno in considerazione anche i mittenti multipli I dati sui mittenti multipli vengono visualizzati in tutti i punti in cui viene riportato il mittente principale ricerche documenti lista delle cose da fare elenco dei documenti presenti in un fascicolo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 53 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 O usata O interno privato O YI E Segnatura A w 13 10 2010 39 ES E caratteri disponibili 2000 Mittente gt E B RTI Mittenti Multipli gt Ja amp GA i ES SOC2 Cal Figura 35 Mittenti multipli e Mezzo di spedizione costituito da un men a tendina che propone tutti i mezzi di spedizione creati ed abilitati nell ambiente di amministrazione DOCSPA e Protocollo mittente costituito da due campi quello di sinistra destinato a contenere la data di protocollo del mittente mentre quello di destra la stringa di segnatura del mittente La data v inserita nel formato gg mm aaaa sufficiente scrivere il giorno il mese in formato numerico e l anno separatori si posizionano in maniera automatica ad esempio se la data del protocollo mitt
373. ra 97 Scheda Versioni di un documento allegato i 120 Figura 98 Versioni di un documento 121 Figura 99 Nuova versione di un documento 121 Figura 100 Trasmissione di un documento iii 123 Figura 101 Creazione di una nuova trasmissione ii 124 Figura 102 Modifica mittente di una trasmissione i 124 Figura 103 Ragioni di trasmissione nnen 126 Figura 104 Notifica di una trasmissione a ruolo nel caso di una trasmissione di un documento 129 Figura 105 Trasmissione effettuata ii 130 Figura 106 Trasmissione con l opzione nascondi VErsioni 131 Figura 107 Visibilit solo dell ultima versione del docuMENtO 132 Figura 108 Trasmissione con l opzione nascondi versioni precedenti obbligatoria 132 Figura 109 MOgGlIo ATTfaSMISSIO NO iii 133 Figura 110 Elenco Modelli di trasmissione 134 Figura 111 Link a trasMISSIONe ee 135 FIOUFA T ACQUISISCE eni 135 Figura 113 Versioni del documento i 136 Figura 114 Notifica in elenco trasmissioni ricevute della conversione del documento 136 Figura 115 StIMPASCIRA sicario iii iii 138 Figura 116 Consultazione del documento principale e degli allegati con il
374. ramma ad essa relativa e un Ruolo in tal caso verr visualizzata la porzione di Organigramma in cui tale ruolo collocato e un Raggruppamento funzionale di ruoli in UO e un Utente in tal caso verranno visualizzati in un opportuna finestra di dialogo i ruoli da lui ricoperti e selezionandone uno verr visualizzata la porzione di Organigramma in cui tale ruolo collocato Se la ricerca ha come risultato un unico dato questo verr rappresentato direttamente a video mentre se la ricerca produce pi risultati come nel caso della ricerca di un utente che ha pi ruoli questi saranno elencati in una finestra di dialogo secondaria dove saranno selezionabili a scelta dall utente E possibile chiudere rami dell organigramma visualizzato La selezione dell icona stampa consente di esportare in forma testuale su un file in formato pdf l organigramma visualizzato per poterne poi eseguire la stampa Descrizione dei pulsanti Permette la ricerca nell organigramma rispetto ai criteri inseriti dall utente Pulisce i dati a video e ripristina la condizione iniziale di ricerca Riporta alla pagina iniziale Riporta alla UO padre di quella visualizzata come radice Imposta la UO selezionata nell albero di visualizzazione come radice Visualizza tutto l organigramma partendo dalla UO radice l operazione di visualizzazione potrebbe richiedere qualche secondo F dati visualizzati ad albero vengono esportati in un file con form
375. rciniinnnioni naar naar a 159 2 16 MHONA DOCUMENTE sc3sszrsciriiatoniia naiiai Ea eater eater 160 be Rec 164 3 1 RICEFOROOCU Re assoni oa 164 3 1 1 Risulta dlrICErC A naar 164 3 1 2 Tipologie Al RICEICA iiriiiiraeniiaii ndr 176 ke PICC Fa CCO a A 191 3 2 1 Trasmissione fascicolo i 203 39 Ricerca IrasmMiSSiONl rr ai 204 3 3 1 Tamin SOn COV ela 204 3 3 2 TrasmissionieffetlUate rr airinia 208 34 PICCHI den pia reati 209 3 5 Ricerca Area di lavoro documenti e Area di lavoro fascicoli i 210 3 5 1 Area di Lavoro documenti 210 do Ae a OO aS OO ica eri 211 36 PIGGICAGAMDICON lies aiar radi 211 3r IMPONA a CICO RR RR AAA 212 di GESHONS ili do 213 Ar Reel ia aa 213 4 2 Gestione stampe e rapporti ii 214 4 3 PIOSPEtrEeplogaliVi nursaniinaiiiii aiar 215 tA GENE RUDI Cilento 218 4 4 1 Rubrica comune per corrispondenti esterni 222 4 4 2 FIORI ila 222 4 4 3 Inserimento corrispondenti e annullamento operazioni 223 4 4 4 Risultati della RicEerca i 229 4 5 Gestione allineamento archivio elettronico cartaceo 231 4 6 Gestione Liste di distriDUZIONE 235 47 Gestione Modelli di trasmissione iii 237 4 8 Gestione Organigramma 240 4 9 Gestione Doc RIMOSS i ia 241 4 9 1 Recupero dei documenti cancellati
376. re Accanto a tale campo si trova il pulsante per consentire all utente di ricercare l oggetto da collegare Cliccando su tale pulsante si apre una finestra che permette di effettuare una ricerca di documenti oppure di fascicoli a seconda del tipo di link configurato L icona consente di ripulire il campo 2 7 1 1 2 Oggetto esterno Questo tipo di campo si presenta con un codice ed una descrizione nella Figura 40 sono matricola e descrizione che devono essere riempiti mediante l interrogazione di una base di dati esterna L accesso alla base di dati esterna per l utente trasparente matricola Be dati impiegato descrizione MEL Figura 40 Campo di tipo Oggetto esterno L utente pu fare una ricerca puntuale per codice oppure una ricerca per descrizione Nel primo caso inserisce un valore nel campo codice e poi clicca sulla freccia le Per effettuare una ricerca per descrizione o per una parte del codice si circa sul pulsante presente accanto al campo descrizione che nella Figura 40 rappresentato dall icona Ma Si aprotina finestra che consente di impostare i criteri di ricerca e avviare l interrogazione mediante il tasto SL risultati vengono mostrati nel riquadro in basso della finestra consentendo all utente di selezionare il valore di interesse Premendo su Ok il valore selezionato viene riportato nella maschera principale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT D
377. relativi solo per documenti grigi e ADL permette di inserire il documento nell area di lavoro e Scambia sostituisce il contenuto dell allegato con il contenuto del documento principale solo per documenti non protocollati Viene generalmente utilizzato per i documenti inviati senza segnatura xml alla casella istituzionale e Rimuovi permette di eliminare un allegato del documento solo per documenti non protocollati La visibilit degli allegati identica a quella del documento principale possibile creare delle versioni degli allegati non possibile fascicolari o trasmetterli separandoli dal documento principale 2 10 1 Profilo del documento allegato La gestione del Profilo di un documento allegato analoga a quella del documento principale Infatti la scheda di profilo con i dettagli del documento si presenta con gli stessi campi e le stesse funzionalit del documento principale DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI Il a gt gt Documento gaia zia gt IPS 2 7 x PROFILO VERSIONI Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello A BEM o BRR dose i x r Data creazione Id documento b5 La o B ER A 29 01 2009 16 26 12270 i Oggetto erd E kllegato di test l k JL B Parole chiave abs i i Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti z a B DOCUMENTO NON ACQUISITO Documento principale
378. restituisce in maniera automatica un modello di file vuoto corrispondente alla tipologia di file richiesto i modelli di documenti supportati sono txt doc ppt xIs ppt rtf Nel caso in cui richiesto un tipo di file non presente tra i modelli predefiniti il blocco sul documento viene annullato e viene mostrato un messaggio di errore 2 13 4 3 Rilascia Tale pulsante attivo solo dopo aver bloccato il file e solo per l utente che ha effettuato il blocco Anche per l utilizzo di questo pulsante necessario che l utente sia in possesso dell abilitazione alla funzione relativa alla creazione di una nuova versione La selezione del pulsante provoca e La richiesta da parte del sistema della descrizione della nuova versione del documento che si sta creando e la creazione della nuova versione del documento cui sar automaticamente associato il file il cui percorso stato definito in fase di blocco e l eliminazione del blocco Di fatto la funzione corrisponde alla sequenza delle operazioni nuova versione e acquisisci file La generazione della nuova versione non effettuata se per qualsiasi motivo il file salvato nella postazione di lavoro non accessibile tipicamente per operazioni accidentali di cancellazione o rinomina del file nel percorso scelto in fase di blocco In questo caso sar visualizzato un messaggio in cui si pu sbloccare o meno il documento e ricorda all utente il percorso originario del fil
379. ricerca rapida di documenti che mancano di alcune delle informazioni caratterizzanti campi utilizzabili per questo tipo di ricerca sono i seguenti Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 182 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 o Senza immagine se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti per i quali non stato acquisito il formato digitale del documento o Con immagine se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti per i quali stato acquisito il formato digitale del documento o Senza fascicolazione se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti non inseriti in un fascicolo o Con fascicolazione se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti inseriti in un fascicolo e Trasmesso se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti per i quali stata effettuata una trasmissione possibile anche specificare la ricerca su una particolare ragione di trasmissione selezionandola dall apposita lista a tendina e Trasmesse senza se selezionato la ricerca effettuata tra i documenti che non sono stati mai trasmessi oppure se si specifica la ricerca su una particolare ragione di trasmissione selezionandola dall apposita lista a tendina si possono ricercare tutti i documenti che non sono stati trasmessi con la ragione selezionata e Stato la visualizzazione di tale campo nella pagina di ricerca e i valori disponibili nel corrispondente
380. right NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 122 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e Modifica consente di modificare i dati di una versione solo per documenti non protocollati e Rimuovi consente di cancellare una versione solo per documenti non protocollati 2 12 Trasmissioni Il sistema di protocollo informatico DOCSPA consente l invio di documenti interni non protocollati Documenti gt Nuovo Documento gt sezione Trasmissioni di protocolli Documenti Nuovo Protocollo gt sezione Trasmissioni e di fascicoli vedi paragrafo 3 2 1 ad utenti ruoli ed UO all interno dell AOO dell Amministrazione La trasmissione non comporta l invio fisico del documento se non di una o pi notifiche ma l estensione di diritti di visibilit sul documento stesso Il pannello che gestisce la trasmissione del documento presenta nella parte in alto a sinistra i dati del documento evidenziato nell immagine sottostante da un ellisse di colore rosso Nella parte inferiore l utente pu scegliere se visualizzare trasmissioni effettuate su quel documento o quelle ricevute da un altro utente selezionando effettuate o ricevute evidenziato nell immagine sottostante da un ellisse di colore celeste In basso riportato l elenco delle trasmissioni effettuate ricevute in base all opzione selezionata Selezionando l icona amp dettaglio viene proposto ne
381. rire un identificativo di documenti costituito da una coppia di incrementi Viene valorizzato in automatico dal sistema Non utilizzabile per i tipi fascicolo Per inserire un link esterno al sistema oppure un link ad un documento o ad un fascicolo presenti nel sistema Per utilizzare e registrare nel sistema informazioni prese da fonti di dati esterni E rappresentata da una label e da una riga sottostante la label e serve per separare ed organizzare meglio i campi Non utilizzabile per i tipi fascicolo Di seguito vengono descritte le tipologie di campo pi complesse da trattare 2 7 1 1 1 Link Questo tipo di campo consente di creare dei collegamenti con altri oggetti del sistema DOCSPA oppure con oggetti esterni all applicazione link a documento Descrizione Link Descrizione Documento Figura 39 Campo di tipo link Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 57 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Se il link di tipo esterno viene mostrato un campo descrizione ed un campo modificabile nel quale l utente pu inserire il riferimento all oggetto da collegare generalmente l url di una pagina web Se il link di tipo interno pu essere ad un documento o ad un fascicolo presente nel sistema In entrambi i casi il sistema presenta un campo descrizione modificabile dall utente e un campo in cui inserire il riferimento all oggetto da collega
382. riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 56 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 7 1 1 Tipologie di documenti Le tipologie di documenti rappresentano un estensione di dati con cui poter gestire informazioni pi specifiche che caratterizzano sia i documenti protocollati sia quelli non protocollati o profili Di seguito riportata la lista degli oggetti che si possono utilizzare per caratterizzare la tipologia di documenti analogo discorso vale per le tipologie fascicolo a meno dei campi Contatore con sottocontatore e Etichetta Campo di testo Casella di selezione Selezione esclusiva Men a tendina Campo data Corrispondente Contatore Contatore con sottocontatore Link Oggetto esterno Etichetta Per inserire testo libero Per inserie una serie di opzioni Per selezionare un opzione particolare Per selezionare uno degli elementi presenti nella lista Per aggiungere la data Nel campo presente un calendario che facilita l individuazione della data Se viene scelto un formato per lora accanto al campo data compaiono anche i campi relativi alle ore ai minuti e ai secondi Per inserire un corrispondente per la tipologia del documento che si sta creando Nel campo presente il pulsante che consente di aprire la rubrica e ricercare il corrispondente Per inserire un numero incrementale allo scopo di identificare i documenti Viene valorizzato in automatico dal sistema Per inse
383. rizza il campo di testo posto a fianco mediante la descrizione associata al codice digitato prelevandola dall oggettario Se l oggetto interessato non presente nell oggettario possibile inserirlo selezionando un eventuale registro e digitando il codice se necessario ed il valore oggetto nel campo oggetto e premendo sul pulsante inserisci Quando nel campo dell oggetto viene digitato un testo molto lungo per leggere interamente quanto in esso contenuto possibile selezionare l icona U amp E inoltre possibile visualizzare la storia delle modifiche ad esso apportate tramite l icona B e Mittente dato obbligatorio Come per l oggetto anche il mittente pu essere occasionale in tal caso pu essere inserito liberamente dal utente valorizzando il campo descrizione mediante la tastiera o abituale selezionandolo dalla rubrica Per l inserimento da rubrica necessario selezionare l icona gt associata al campo mittente Nella finestra di dialogo che si apre a seguito della selezione dell icona sono presenti i campi per la ricerca e quindi per la successiva Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 49 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 valorizzazione del campo mittente di utenti ruoli o UO Inoltre possibile valorizzare il campo mittente anche attraverso la semplice digitazione del codice rubrica associato all utente al ruolo o all UO di interesse In tal caso
384. rodotto DOCSPA Documenti Prot ingresso GESTIONE DOCUMENTI RICERCA OPZIONI Figura 125 Men Documenti Prot Ingresso Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 150 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Registro IT_REG_UFF Registro Ufficiale di Protocollo Informatica TM Stato Epia Num Protocollo ao 22 03 20 Privato Fi Segnatura l n E m i wem ACT L 1 a pata anvo _____ JU CAI IZ Misa a Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti Huowo protocollo Riproponi Pulisci Fj SMISTA A AI Gi Gruppo Innovation Manager amp Funzione Amministrazione del Personale di Ufficio Formazione Gi Innovazione Tecnologica di Desktop Management E ASSET SG RETI 9 Area Sistemi e Reti O Doeococdo 000000 di Divisione Cooperazione con il Sistema Locale iS Gi Divisione Marketing e Comunicazione Protocolla Acquisisci Acquisisci alleg Chiudi N documenti N allegati 0 F Converti in POF lato server Interpreta testo con OCR Figura 126 Protocollazione in ingresso semplificata L inserimento dei dati del documento da protocollare si effettua popolando i campi presenti nella figura sottostante Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 151 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Registro IT_RE
385. rso sul file system nel campo Nome file e si avvia la procedura di import cliccando sul pulsante CREA DOCUMENTI l Dopo aver verificato la validit dei dati il sistema avvia la procedura di importazione Per ogni tipologia di documento verr riportato il numero di documenti importati di quelli scartati di eventuali errori o warning Sar poi possibile esportare il risultato dell operazione in un file pdf cliccando il pulsante Il pulsante consente di chiudere la pagina Di seguito viene descritta la struttura del foglio excel relativamente ai documenti in Arrivo per gli altri il formato analogo CAMPO DESCRIZIONE NOTE ORDINALE Ordinale da 1 N Numero identificativo univoco della riga da importare CODICE AMMINISTRAZIONE codice dell amministrazione Obbligatorio CODICE REGISTRO Codice del registro del protocollo Obbligatorio CODICE RF Codice dell RF col il quale calcolare Opzionale in base al il codice della segnatura del formato della segnatura protocollo CODICE OGGETTO Codice oggetto Obbligatorio alternativo al campo OGGETTO Codice in oggettario dell oggetto da inserire OGGETTO Oggetto del documento Obbligatorio alternativo al campo CODICE OGGETTO inserimento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 162 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 _______ _____________loggetto occasionale CODICE CORRISPONDENTE Codice rubrica del mittente Obbligator
386. ruibile attraverso un tasto apposito della scheda Allegati L utente seleziona l allegato che costituisce il documento principale e premendo il tasto SCAMBIA tale allegato viene scambiato con il documento principale 2 7 1 5 Documenti di risposta 2 7 1 5 1 Creazione di un protocollo in risposta ad un documento protocollato in ingresso Questa funzione consente di creare una o pi risposte ad un documento protocollato in ingresso La funzionalit accessibile a partire dalla scheda del documento protocollato in ingresso mediante l icona presente nell area Risposta al protocollo Figura 50 Cliccando su tale pulsante viene predisposto un protocollo in uscita ma l utente pu modificare la tipologia del documento di risposta Pertanto la risposta ad un documento in ingresso potr essere 1 un documento in uscita o predisposto in uscita la cui scheda sar automaticamente popolata nel modo seguente e ll Destinatario coincide con il Mittente del protocollo in ingresso a cui si sta rispondendo e L Oggetto coincide con l Oggetto del protocollo in ingresso a cui si sta rispondendo 2 un documento in ingresso o predisposto in ingresso o un documento interno o predisposto interno la cui scheda sar automaticamente popolata nel modo seguente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 67 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 73 e L Oggetto coincide
387. sciuto oppure selezionando la figura che permette di scegliere cos come descritto dal paragrafo 0 il fascicolo sotto fascicolo desiderato Il documento di conseguenza verr fascicolato contestualmente alla creazione del protocollo in ingresso E possibile fascicolare i documenti protocollati e non in modalit rapida anche dopo la loro creazione Se accanto alla dicitura fascicolazione rapida vi un asterisco questa obbligatoria La disponibilit di tale funzione assegnata a ruolo dall amministratore del sistema L utente dovr selezionare i destinatari ai quali smistare il documento corrente Sar possibile scegliere pi di un destinatario agendo sulla casella di riferimento Lo smistamento potr avvenire per competenza o per conoscenza Si potr smistare contemporaneamente a destinatari per competenza e destinatari per conoscenza Per poter trasmettere il documento necessario che almeno un destinatario sia selezionato E anche possibile navigare la struttura organizzativa verso il basso o verso l alto attraverso le frecce associate accanto alle UO La freccia orientata verso il basso serve per scendere di un livello e quindi se selezionata consente di visualizzare la UO inferiore la freccia orientata verso l alto serve per risalire di un livello e se selezionata consente di visualizzare UO padre Una volta scesi di livello possibile risalire fino alla propria UO Dalla pro
388. sente di scaricare la cartella Figura 245 che sar poi scritta sul supporto scelto Tale processo avviene generalmente tramite masterizzazione su CD DVD Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 273 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ricerca Istanze di Conservazione ESCI Nuove O Chiuse L In lavorazione F Rifiutate pal JE al A v_____ Gal bal JE JA DATA INVIO DATA CONS Data apertura Tipo di conservazione Data invio Numero istanza Data conservazione edi RUOLO UTENTE CONTENUTO DETT va poco __ rm Firmata 9444 IT370 TPO CONS NOTE DESCRIZIONE test 17 12 2008 z 10 17 48 28 11 2008 17 21 38 27 11 2008 10 04 58 26 11 2008 23 38 39 26 11 2008 21 23 55 17 12 2008 10 41 38 28 11 2008 05 22 46 27 11 2008 03 07 57 26 11 2008 27 11 2008 11 39 39 09 57 43 26 11 2008 In 09 24 20 Lavorazione 12 17 12 2008 16 40 35 28 11 2008 17 58 47 27 11 2008 15 16 27 Esibizione Esibizione verifica2 Roma 320358 prova del 27 alle 15 207 320338 Esibizione Firmata 9444 AMASSARI Conservazione note test paola Firmata 320318 IT370 prova test 3 320302 conservazione trento Esibizione AMASSARI Q Q Q Q Total size 0 3 MegaByte OGGETTO CODICE FASC DATA INSERIMENTO ID SEGNATURA DATA KB TIPOFILE NUMERO ALLEGATI NP prova 2 1 2008 12 17 12 2008 10 23 14 350447 16 12 2008 82 JPG 0 A prova3 2 1 2008 12
389. sente nella maschera utilizzata per la creazione manuale delle trasmissioni L interfaccia utente per la selezione dei ruoli o degli utenti stata modificata facendo ricorso ai check box dei pulsanti a selezione che possono assumere due stati selezionato non selezionato ed stata introdotta una nuova colonna di check box che permette selezionato un ruolo di attivare o meno la notifica a uno o pi utenti del ruolo stesso Il sistema si preoccupa di mantenere la situazione delle selezioni sempre in uno stato coerente in particolare e check box COMP e CC sono mutualmente esclusivi rispetto allo stesso destinatario non possibile selezionare un ruolo contemporaneamente per competenza e per conoscenza e check box per la selezione deselezione della notifica agli utenti del ruolo attivo solo se il ruolo selezionato e check box perla selezione degli utenti di un ruolo sonno mutualmente esclusivi rispetto ai check box per la selezione del ruolo non possono essere selezionati contemporaneamente un ruolo ed uno o pi dei suoi utenti Lo smistamento alle UO gerarchicamente inferiori permette di navigare attraverso le UO e di scegliere i ruoli e o gli utenti che vi appartengono Inogni caso ci sono tre possibilit di selezione e L utente pu selezionare diversi utenti del ruolo senza aver selezionato l opzione relativa al ruolo stesso In tal caso infatti possibile trasmettere a utenti diversi utilizzando ragioni di trasmissione
390. seriti attraverso la selezione da calendario attivato dalla selezione dell icona ga o semplicemente editandoli o Data di ultima verifica campo abilitato in seguito alla selezione del filtro Prodotto In verifica Eliminato permette di specificare la data dell ultima verifica effettuata sul supporto Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui stata effettuata l ultima verifica Questi valori possono essere inseriti attraverso la Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 284 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 selezione da calendario attivato dalla selezione dell icona EA o semplicemente editandoli tale campo visibile in Figura 259 dove stato selezionato il filtro Prodotto o Data prossima verifica campo abilitato in seguito alla selezione del filtro Prodotto In verifica Eliminato permette di specificare la data in cui dovr essere effettuata la prossima verifica sul supporto Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in effettuare la prossima verifica Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezione da calendario attivato dalla selezione dell icona EB o semplicemente editandoli tale campo visibile in Figura 259 dove stato selezionato il filtro Prodotto o Data produzione campo abilitato in seguito all
391. servizi pu ricercare le istanze di conservazione da lavorare utilizzando diversi filtri Stato di transizione dell istanza di conservazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 pag 262 289 Nuove istanze di conservazione inviate dagli utenti dei diversi enti In lavorazione l istanza di conservazione una volta accettata da parte di un operatore del centro servizi passa nello stato in lavorazione In questo stato l istanza resta fino a che tutti i supporti previsti sono stati correttamente prodotti e collocati o consegnati al destinatario condizione questa che porta l istanza nello stato di chiusa Rifiutate istanze di conservazione che sono state rifiutate dal gestore del centro servizi Chiuse nel momento in cui un istanza chiusa viene comunicato all utente richiedente il completamento del processo attraverso una trasmissione di notifica relativa ad un documento PDF creato automaticamente che contiene la sintesi dell istanza creata con il dettaglio dei documenti inseriti nella stessa i supporti prodotti e la loro collocazione fisica Ulteriori filtri di ricerca Data di apertura permette di specificare la data di apertura dell istanza Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire i valori minimo e massimo della data in cui stato aperta l istanza Questi valori possono essere inseriti attraverso la selezi
392. si pu specificare il nominativo dell utente che ha ricevuto la notifica e Tipologia documento tale campo presente solamente se nel campo Oggetto trasmesso stata selezionata la voce Documento Consente di specificare la tipologia dei documenti ricevuti che si intende ricercare selezionandola da un menu a tendina una volta selezionata una specifica tipologia agendo sull icona CP si ha la possibilit di valorizzare i campi propri della tipologia scelta purch questi siano visibili all utente e Tipologia fascicolo tale campo presente solamente se nel campo Oggetto trasmesso stata selezionata la voce Fascicolo Consente di specificare la tipologia dei fascicoli ricevuti che si intende ricercare Successivamente alla selezione di una determinata tipologia fascicolo inoltre possibile impostare i valori relativi agli specifici campi della tipologia che sono visibili all utente e Documenti in completamento tale sezione permette di selezionare una tra le seguenti opzioni Predisposti alla Protocollazione Mancanza immagine Con immagine Mancanza fascicolazione e Se si seleziona l opzione Con immagine il sistema consente di filtrare ulteriormente la ricerca discriminando tra documenti firmati e non firmati e o specificando un determinato formato del file selezione da menu a tendina e Mittente selezionabile per UO Ruolo Persona permette l inserimento da rubri
393. si vuole confermare l operazione si deve selezionare il pulsante Ok in tal modo il sistema ripristina il documento altrimenti l operazione viene annullata 4 9 2 Cancellazione fisica dei documenti La cancellazione fisica e definitiva di tutti i documenti presenti nei Documenti in cestino avviene attraverso la selezione dell icona 1 L operazione deve essere esplicitamente confermata selezionando Ok su un messaggio di conferma dell operazione Selezionando Ok tutti i documenti presenti nel cestino vengono cancellati Selezionando Annulla si annulla l operazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 244 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 La cancellazione fisica e definitiva del singolo documento presente nella pagina Documenti in cestino avviene attraverso la selezione dell icona associata ad ogni documento Anche in questo caso l operazione deve essere ulteriormente confermata Selezionando Ok il documento in questione viene cancellato Selezionando Annulla si annulla l operazione 4 10 Gestione area conservazione Dal menu Gestione gt Area conservazione mostrato in Figura 203 gli utenti abilitati all utilizzo delle funzionalit legate alla conservazione dei documenti digitali possono accedere all area di gestione delle istanze di conservazione tali istanze che hanno come fine la conservazione dei documenti e dei
394. sibile selezionare tutti i fascicoli spuntando l icona tutti e Oggetto l oggetto pu essere digitato dall utente o ricercato nell oggettario selezionando l icona e Mittente destinatario l inserimento del filtro sul campo mittente destinatario pu essere effettuato secondo le modalit gi esposte nei paragrafi relativi all inserimento di un nuovo documento ovvero inserimento del codice associato al mittente destinatario selezione dalla rubrica di un mittente destinatario registrato digitazione del nominativo nel caso di mittente destinatario occasionale Inoltre possibile selezionare l opzione ricerca storicizzati per effettuare ricerche su elementi in rubrica che hanno subito modifiche e Data protocollo per questo campo possibile effettuare la selezione da un men a tendina che visualizza valore singolo ed intervallo quindi pu essere effettuata la selezione per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data di protocollo La data pu essere inserita attraverso la selezione da calendario Ea o semplicemente editandola e ld documento per questo campo pu essere selezionata la ricerca per valore singolo o per intervallo di valori in questo secondo caso il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo dell identificativo del documento e Data creazio
395. so in Figura 122 Agendo sull icona converti PDF evidenziata in blu si effettua la conversione Analogamente a quanto accade nel caso di conversione contestuale all acquisizione del documento saranno presenti due versioni del documento Sar altres possibile inviare una notifica dell avvenuta conversione all utente che l ha richiesta oppure a tutti gli utenti appartenenti al suo ruolo Il sistema pu essere eventualmente configurato in modo da non inviare notifiche Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 148 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 OCUMENID RICERCA GESTIONE OPZIONI STE ESCI 24 Novembre 2008 16 40 05 Il gt gt Ricerca documenti TAITAA ASOT RIA Pg aeree 1 e Ea N r sd i e LPE 0i to PROTOCOLLO CLA SIFI a ALLEGATI V RSION Tur ESA i mea 3 N SN m lt a At ino ia a E VALE Pe ceri LOSE BARE 2 h i i RE z bi La al Dimen 81 83 Kb Firmato Cartaceo Converti Pdf Segnatura 3 g 24 11 2008 16 39 infotn_coll 0000416 24 11 2008 Oggetto CISSE r i prova conversione l E E Mittente gt FA occ_327250 ut si pn mittente in data Data arrivo d i m e i PER VISUALIZZARE IL DOCUMENTO is ducumenta CLICCA SU VISUALIZZA Risposta al protocollo Q h ni Nessuna nota visibile a Salva Protocolla Riproponi Annulla
396. so un documento nella modalit nascondi versioni precedenti riceve un altra trasmissione dello stesso senza tale opzione esso acquisir sul documento la visione complessiva e quindi potr vederne tutte le versioni Un utente che gi vedeva un documento nella modalit completa se riceve una trasmissione dello stesso nella modalit nascondi versioni precedenti continuer a vedere il documento nella sua globalit La modalit nascondi versioni precedenti pu essere utilizzata anche con i modelli di trasmissione E infatti possibile creare dei modelli di trasmissioni nei quali selezionata l opzione nascondi versioni precedenti Tali modelli non verranno mostrati e quindi non saranno utilizzabili per i documenti non consolidati Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 132 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 PROFILO PROTOCOLLO CLASSIFICA ALLEGATI versioni TRASMISS MI FROFILO FROTOCOLLO ciassirica ALLEGATI Versioni TRASMIES MI CONSOLIDATO CONTENUTO Ta CONSOLIDATO CONTENUTO a i 08 11 2010 T 08 11 2010 pri N Prot 26848 atm DETTO 1D 8439112 N Prot 26848 Data 09 11 20 1D 8439112 Segn PAT_PRE PAT 08 11 2010 0026848_ a A_ amp Segn PAT_PRE PAT 08 11 2010 0026848_ a A_ amp Privato Vis Ra Privato Vis Ra Oggetto verbale della riunione del 05 11 2010 Oggetto verbale della riunione del 0571172010 B VERS
397. sta al documento con il codice identificativo del documento se stato selezionato un documento grigio o con la segnatura di protocollo se stato selezionato un documento protocollato Viene abilitato il pulsante Salva per poter confermare gli inserimenti effettuati E inoltre possibile creare a partire da un documento non protocollato gi inserito nel sistema un documento in risposta selezionando l icona ne presente nell area Risposta al documento attiva solo per documenti gi salvati Selezionando l icona si apre la scheda relativa al nuovo documento grigio in fase di creazione in risposta al documento da cui si partiti dove abilitato il pulsante Sa e dove sono stati automaticamente compilati i seguenti campi e Risposta al documento tale campo viene popolato con l id del documento grigio cui il documento in esame costituisce risposta e Oggetto tale campo viene popolato con l oggetto relativo al documento cui si sta rispondendo Una volta confermata l operazione di collegamento con il pulsante Salva verr effettuato il collegamento tra i documenti in questione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 105 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 PROFILO Data creazione Id documento Data creazione Id documento b5 k B RR 14 10 2010 10 00 8420552 TEPEE kinta Privato _ utente Oggetto 25 Oggetto B verba e
398. sta elettronica certificata La ricevuta di accettazione firmata con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del mittente E l avviso che viene emesso quando il gestore mittente impossibilitato ad accettare il messaggio in ingresso La motivazione per cui non possibile accettare il messaggio inserita all interno del testo della ricevuta che esplicita inoltre che il messaggio non potr essere consegnato al destinatario L avviso di non accettazione firmato con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del mittente emessa dal punto di ricezione verso il gestore di posta elettronica certificata mittente per attestare l avvenuta presa in carico del messaggio da parte del dominio di posta elettronica certificata di destinazione Nella ricevuta di presa in carico sono inseriti i dati di certificazione per consentirne l associazione con il messaggio a cui si riferisce La ricevuta di presa in carico firmata con la chiave del gestore di posta elettronica certificata del destinatario Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTTDaTa VTUT 3 12 v1 PEC Ricevuta di avvenuta consegna PEC Avviso di mancata consegna Ragione di trasmissione Registro di protocollo Responsabile AOO Responsabile UO pag 17 289 DocsPA 3 12 Il punto di consegna fornisce al mittente la ricevuta di avvenuta consegna nel momento in cui il messaggio inserito
399. stra di dialogo che riporta la tipologia di documenti per i quali si sta ricercando la visibilit e protocollati alla selezione di questa tipologia il sistema propone i seguenti capi di ricerca o Menu a tendina da cui possibile selezionare il registro il sistema visualizza la lista dei registri con cui l utente pu operare o su cui ha visibilit il documento cercato comunque protocollato da altre strutture ma su registri visibili dall operatore DOCSPA imposta automaticamente il registro predefinito o Anno di protocollo impostato automaticamente all anno corrente Naturalmente modificabile in base alle esigenze dell utente o Numero di protocollo si inserisce il numero di protocollo relativo al documento di cui si vuole conoscere la visibilit Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 210 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e non protocollati alla selezione di questa voce il sistema propone il campo ID documento per eseguire la ricerca e tipologia documento alla selezione di questa voce il sistema propone una lista a tendina dalla quale selezionare il tipo documento desiderato A questo punto il sistema restituisce una finestra che indica la visibilit corrente Tale finestra la stessa che si ottiene richiedendo la visibilit di un documento di cui si ha l accesso Tale funzionalit permette una maggiore flessibilit perch non limita l informazione a
400. stra di dialogo pagina Web FILTRI DI RICERCA Titolari Tutti i titolari Aperto il valore singolo v Creato il Valore singolo v l Numero Stato Descrizione Note Data collocaz Valore singolo v Collocaz fisica Do o e O Tipo fascicolo 65 SottoFascicolo _r __ Li Filtra risultati con Nessun file excel caricato Attributo Tipologia Tipo fascicolo Fascicolo del dipendente standard Attributo tipo fasc Dipendente Figura 88 Finestra di dialogo di ricerca Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 113 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 OPZIONI AIUTO 5 Dicembre 2008 RICERCA GESTIONE Il gt gt Ricerca documenti FROFILO CLASSIFICA ALLEGATI i VERSIONI TRARSMISS NI N Prot 137 Data 24 11 2008 10 29 ID 7184 Segn 0000137 24 11 2008 REG1 A Privato T Yis RA Oggetto NOTA INTERNA DI COMUNICAZIONE FASCICOLI CONTENENTI IL DOCUMENTO Dati fascicolo Classifica Baa o j Codice e 2008 2 2 2 Data apertura os 12 2008 Data chiusura s Tipo PROCEDIMENTALE Stato fagerto o Descrizione richieste per aumenti Classifica codice Livello A a L Note DOO LL eee Indice Sis P Cartaceo B Titolario Titolario attivo Collocazione fisica JDR1 Direzione 1 in data 05 12 2008 I f I Tipologia fascicolo Classifica 2 2 2 Fascicolo e 2008 2 2 2 Bee Livelloi 2 Risorse Umane Sotto fascico
401. strazione di test 2 ramo reg_2 Amministrazione di test 2 ramo reg_2_Amministrazione di test 2 ramo reg_2 Amministrazione di test su regi Amministrazione di test 2 ramo Amministrazione di test su regi e reg2 Rendi Disponibile solo a me stesso uti mary a tutto il ruolo Amministratore amministrazione generale Nuova Salva Esci Figura 200 Gestione Liste In tale pannello disponibile l elenco delle liste di distribuzione gi definito inizialmente tale elenco sar vuoto il pulsante Nuova per la creazione di una nuova lista di distribuzione il comando Seleziona per la visualizzazione o la modifica di una lista di distribuzione precedentemente definita il pulsante Salva per il salvataggio delle eventuali modifiche apportate alla lista selezionata il comando Elimina per la rimozione di una lista di distribuzione precedentemente definita il comando Rendi disponibile per salvare la lista e renderla visibile solo all utente che la sta creando o a tutto il ruolo dell utente creatore L esecuzione del comando Nuova tramite selezione del relativo pulsante richiede il nome della lista di distribuzione che si vuole creare e consente la selezione dei componenti singolarmente attraverso il codice di un corrispondente censito in rubrica o attraverso l utilizzo della rubrica stessa in questo caso possibile una selezione multipla dei corrispondenti Una lista di di
402. strazione protocollo Spedizione documento INVIATO IL DESTINATARIO O 27 01 2010 n e Ufficio Acquisti Trasmesso 17 59 09 Destinatari esterni 0 i DI Destinatari esterni non interoperanti 1 INVIATO IL DESTINATARIO Errore nella spedizione Rispedisci Chiudi Figura 61 Dettaglio spedizione documento Il pulsante sar rinominato Rispedisci ad indicare che il documento stato gi trasmesso e o spedito 2 7 3 Protocollo interno Il protocollo interno un ulteriore categoria di documenti protocollati che vengono scambiati all interno della stessa AOO Non tutte le amministrazioni fanno uso dei protocolli interni potendo utilizzare a tale scopo i documenti grigi Pertanto la voce interno e le relative funzionalit sono soggette a configurazione La creazione di un documento interno simile a quella dei documenti in uscita Le caratteristiche principali che li distinguono dai protocolli in uscita sono e ancheilmittente un dato obbligatorio e mittente e destinatari sono interni all organigramma cio appartengono alla stessa AOO dell utente ruolo che sta effettuando la protocollazione e protocolli interni sono indicati con la lettera l e e ricerche possono essere filtrate per protocolli interni Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 86 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e possibile configurare il sistema in
403. stribuzione pu contenere indistintamente Unit organizzative Ruoli Persone Corrispondenti esterni Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 237 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Non possibile inserire una lista di distribuzione in un altra lista Una volta creata una lista di distribuzione possibile modificarla aggiungendo o togliendo elementi dalla lista La modifica della lista di distribuzione ha effetto solo per le protocollazioni in uscita o le trasmissioni effettuate successivamente alla modifica della lista di distribuzione Una lista di distribuzione pu anche essere cancellata 4 7 Gestione Modelli di trasmissione Questa funzionalit consente di creare dei modelli da poter utilizzare nell operazione di trasmissione interna di documenti e fascicoli Ogni utente pu creare i propri modelli di trasmissione e decidere se renderli disponibili anche alle altre persone del proprio ruolo L esecuzione del comando Gestione Modelli di trasmissione fa apparire un pannello per la gestione dei modelli da cui si ha la possibilit di creare nuovi modelli cercare visualizzare ed eventualmente modificare o cancellare modelli gi esistenti Figura 201 Lista Modein z Codice Modello Ricerca per modello Cerca CODICE MODELLO REGISTRO TIPO DI TRASM VISIBILITA SELEZIONA ELIMINA MT_158 Modello i Registro Uno Documento A tutto il ruolo 1 I F
404. stro d E protocollo Direzione Gene i Rossi Michela F 20 01 2010 Responsabile Registro d E protocollo Direzione Gene http test pitre tn itl infotn_coll Fe documento tabTrasmissioniRic aspx no Internet Figura 13 Dettaglio trasmissione selezionata con ragione workflow Il rifiuto di una trasmissione genera in automatico una nuova trasmissione di notifica verso il mittente con ragione Rifiuto e la seguente nota associata Trasmissione rifiutata da nome e cognome dell utente che ha rifiutato con un eventuale annotazione tornata al mittente All atto dell accettazione o del rifiuto la trasmissione selezionata viene eliminata automaticamente dall elenco delle cose da fare Senza Workflow Le trasmissioni con ragione caratterizzata da tale attributo identificano i documenti ed i fascicoli trasmessi all utente per conoscenza ed in visione Tali ragioni non prevedono pertanto rifiuto o accettazione e Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 32 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 quindi i documenti oggetto di una trasmissione con ragione senza workflow sono immediatamente visibili anche ai superiori gerarchici del destinatario Se si tratta di un documento o di un fascicolo trasmesso in sola lettura ad esempio con ragione Sola lettura in base alle impostazioni definite dall Amministratore del sistema il destinatario non pu modificare i dati Nei docum
405. supporto pronti per la firma 267 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 11 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 237 Cartella contenente i dati da CONSErVvare 268 Figura 238 Struttura dei files generati nel processo di conservazione sssssssssrrrseessrrrrrrrresssrrrrrnnee 269 Figura 239 Documento da firmare ei 270 Figura 240 Firma documento selezione certificato 271 FIGUI 24 PIN FIM isa teli iii reati rari 271 Figura 242 Esito positivo fifMa nnen 272 FIGLI 243 R Nd rca 272 Figura 244 Documento firmato e con marca temporale 273 Figura 245 Salvataggio cartella 274 Figura 246 Visualizzazione supporti registrazione dati supporto 275 Figura 247 Inserimento dati supporto i 275 Figura 248 Inserimento dati supporto avvenuto stato supporto Prodotto 276 Figura 249 Chiusura dell istanza imagna iaia 276 Foura 250 Ricerca Stanze CNSO ilaria 277 Figura 251 Notifica di chiusura istanza di Conservazione i 277 Figura 252 File DINCIPA ciano ia 278 Figura 253 Visualizzazione file principale 279 Figura 254 Allegati file P M e TSR e 280 Figura 255 Rifiuto di u
406. t attraverso l inserimento del codice utente ruolo UO RF nel campo Destinatari per codice e pulsante selezione dell icona come mostrato dalla Figura 101 cerchiato di blu la selezione dell icona rubrica dove si effettua la ricerca ed il relativo inserimento In entrambi i casi i destinatari di una trasmissione sono esclusivamente i corrispondenti interni dell Amministrazione di appartenenza che sono opportunamente filtrati in base alla ragione di trasmissione selezionata e quella del ruolo ricoperto dall utente all interno dell amministrazione Il sistema propone cio i destinatari Utenti Ruoli UO RF in base alla ragione prescelta con o senza Workflow e il tipo ruolo dell utente all interno dell amministrazione Nel pannello di destra presente il dettaglio dei destinatari vedi Figura 103 evidenziato da un ellisse di colore blu in cui sono presenti L indicazione del destinatario utente ruolo UO RF Ragione la ragione con cui si vuole effettuare la trasmissione Tipo si visualizza solo quando la trasmissione effettuata a ruolo sia che la ragione selezionata sia di tipo con workflow sia che sia di tipo senza workflow E possibile impostare 2 differenti parametri o Uno se basta la risposta visione di un unico utente appartenente al ruolo o Tutti se ci si attende la risposta visione di tutti L opzione impostata automaticamente dal sistema con il valore UNO Camp
407. t gt se selezionata vengono ricercate le trasmissioni effettuate al ruolo e per le quali sia stata data notifica ad utenti diversi rispetto all utente che sta effettuando la ricerca Questa voce compare solamente se il ruolo selezionato coincide con il ruolo corrente dell utente che sta effettuando la ricerca Se il campo Notificata a viene valorizzato con il nome di un utente vengono ricercate le trasmissioni effettuare al ruolo specificato e per le quali sia stata data notifica all utente selezionato indipendentemente dalle notifiche date eventualmente anche ad altri utenti del ruolo Se si lascia selezionata la sola casella Utente togliendo la spunta alla casella Ruolo si ricercano esclusivamente le trasmissioni che abbiano come destinatario personalmente l utente che sta effettuando la ricerca Selezionando la casella Ruolo e valorizzando il campo corrispondente si ha anche la possibilit di visualizzare le trasmissioni ricevute dai ruoli sottoposti al ruolo impostato aggiungendo una spunta nella casella Visualizza trasmissioni sottoposti Togliendo la spunta della selezione alla casella Ruolo i campi corrispondenti codice descrizione notificata a risultano disabilitati In questo caso inoltre se si seleziona la casella Visualizza trasmissioni sottoposti si ricercano le trasmissioni ricevute dai soli ruoli sottoposti al ruolo corrente dell utente che sta effettuando la ricerca Alm
408. t NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 RICERCA __ DOCUMENTI Il gt gt Ricerca documenti GESTIONE ni OPZIONI AIUTO Visualizza Tipo B Dimen 7055 531 Kb Firmato v Cartaceo Mittente IUFFPROT2 Ufficio Protocollo 2 Destinatario Il Destinatari BE AT msee O OOOO DOCUMENTO NON ACQUISITO Destinatari CC v FICA ZII Tipologia documento Risposta al protocollo Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti 3 Dettagli firma digitale Web Page Dialog a Documento firmato E Firme 1 i ASCESA SM Documento firmato amp Firme 1 i TEST 403 TEST 403 iI Documento originale Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati In evidenza Parametro Valore Risultato verifica Stato della Valdo firma 4 Il certificato della root authority che ha emesso il certificato in Stato del i esame non presente nel SYSTEM store della macchina che esegue certificato e X RIRA il servizio di verifica Verifica CRL Locale Certificato SN certificato Valido dal Valido sino al Soggetto Soggetto Nome TEST 403 Cognome TEST 403 Codice fiscale Data di nascita Ruolo NON PRESENTE Paese TT ID titolare 062551 Firma documento Algoritmo di firma Firma digitale 44598613 gioved 4 maggio 2006 sabato 3 maggio 2008 TEST
409. ta e il file ha un estensione p7 m quindi firmato si visualizza una finestra di dialogo in cui oltre alla cartella di destinazione ed al nome del file necessario selezionare dal men a tendina riportato il formato con cui si intende copiare il file p7m o il formato originario del documento firmato Nel caso si selezioni il formato originale per la copia il sistema provvede alla verifica della firma o Se valida salva la copia ed al termine si visualizza il messaggio Copia Terminata o Se non valida segnala all utente attraverso un messaggio che impossibile salvare il file Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 143 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Il gt gt Ricerca documenti PROFILO PROTOCOLLO CTET E VERSIONI TRAsmISS DI Requie Visualizza Firma Blocca Rilascia huaai N Prot 68 Data 31 07 2008 20 23 ID 2213 i frf KY N SN tea ig x Segn 0000068 31 07 2008 REG1 A gt A e e Privato Vis RA rivato Ji 2 Tipo Dimen 70 Kb Oggetto prova sped apss RF ospedale trento E2 CODICE DESCRIZIONE Copia locale Cartella di destinazione C Documents and Settings mcinquepalmi Desktop E Nome file l DOC RE IL DOCUMENTO ok Annulla ISUALIZZA Nuovo Modifica ji ADL Scambia Rimuovi Figura 119 Salva documento in locale documento non firmato 2 13 4 2 Blocc
410. ta Window Help Adobe PDF Type a question for help 8 X DEHRA FIJA Bir 0 Ej ussas FN AA E bek G1 v fe Descrizione FAME RM GUN NONO DI N E e e n e SS rese So DI SR 1 Storicizza_ Cod registr d Mie RSI co CIO Tipo Descrizione Dizione coneme Nome Jimdiizzo cap jo Provindia Jia REGI INTEROP_2763 MDS DESI U DG del Sistema REGI ora Save in Desktop d1Q X Li Er Tools dffd ui E My Documents Ed Shortcut to DesktopOLD fdfd l amp REGI mich My Recent My Network Places prov Documents REG1 prov Ruol REG1 testi Desktop REG1 testi REG1 testi D creazione db import cu Documenti amp CD Documenti3 9 D Documenti37 librerie _mancanti My Computer H FineMese console File name ExportRubrica xls v Microsoft Office Excel Workbook xls zi Microsott Office Excel Workbook 6 xls XML AAKA LE mi XML Data xml Single File Web Page mht mhtml Web Page E ia html cessi Places Save as type Cancel M DITO Nn eaa d hi 4 4 gt M RUBRICA Jal Ready Figura 189 Foglio Excel con i dati della rubrica dei corrispondenti La colonna Storicizza vuota e viene utilizzata nella fase di IPORZZIONe Il pulsante Esporta fa aprire una finestra di dialogo in cui possibile indicare il nome e la directory di destinazione del file Excel in cui viene inserito il contenuto della rubrica Copyright N
411. ta documenti attivabile dalla voce di men DOCUMENTI Imp documenti consente di creare in modo rapido un numero elevato di documenti Per ogni documento inoltre possibile acquisire in modalit massiva il file ad esso relativo prendendolo dal file system ed inserire il codice di fascicolazione rapida DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ini Documenti Segreteria Dipartimento Innovazione Ricerca e ICT Provincia Autonoma di Trento gt Dipartimento Innovgzione Ricerca e ILC T Importazione documenti Finestra di dialogo pagina Web Aggiorna IMPORTAZIONE DOCUMENTI DA FOGLIO EXCEL Nome file CALAVORO DOCSPA DOCUMENTI MANUALE ImportDocurr Sfoglia o Report sioni Trovati 1 elementi ENTE TRASM RE Generale Documenti in arrivo Documenti in partenza Documenti interni Documenti grigi Allegati lla Liliana eteria Servizio Infrastrutture St viarie Figura 139 Import documenti La procedura di import fa uso di un particolare foglio excel suddiviso in tanti fogli uno per ogni tipo di documento Il modello da utilizzare pu essere scaricato tramite il link Scarica modello presente nella pagina di Figura 139 Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 161 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Ei Microsoft Excel Booki i i alDixi S Ge Edt yew Insert Format Joos Qata Rights Window tep Ado
412. ta l istanza di conservazione e Utente l utente che ha creato l istanza di conservazione e Contenuto a partire da tale sezione selezionando l icona possibile visualizzare il dettaglio dell istanza di conservazione e Dett in tale campo selezionando icona visualizza supporti possibile visualizzare i supporti creati con i relativi dettagli 8 2 Accettazione Rifiuto delle istanze Di seguito viene illustrato il lavoro compiuto per la gestione e lavorazione delle istanze di conservazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 264 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Si effettua una ricerca delle nuove istanze di conservazione inviate dai diversi enti mediante la procedura che stata sopra mostrata Il risultato della ricerca costituito da tutte le istanze inviate dai diversi enti per la conservazione sostitutiva Figura 232 Ricerca Supporti Ricerca Istanze di Conservazione V Nuove Eliin lavorazione Cl Rifiutate Data apertura Tipo di conservazione Data invio n H Numero istanza Pulisci campi TPO CONS NOTE DESCRIZIONE _DATA APERTURA DATA INVIO DATA CONS STATO ID ISTANZA RUOLO CONTENUTO Esibizione test 17 12 2008 10 17 48 17 12 2008 10 41 38 Nuova 320678 9444 PC Q Figura 232 Nuove istanze di conservazione A partire dall elenco si seleziona l istanza di conservazione e se ne visualizzano i dettagli selezionando licona il
413. ta nell ambito dei corrispondenti interni alla AOO sulla quale si sta effettuando il protocollo o interni nell ambito dei corrispondenti interni ad un determinato RF raggruppamento funzionale Esterni in tal caso la ricerca viene effettuata tra i corrispondenti esterni alla AOO sulla quale si sta effettuando il protocollo tra i corrispondenti esterni all Amministrazione corrente e tra i corrispondenti esterni ad un determinato RF raggruppamento funzionale Tutti in tal caso la ricerca effettuata tra tutti i corrispondenti presenti in rubrica interni ed esterni associati ad un determinato registro o ad un determinato RF raggruppamento funzionale di ruoli in UO 4 4 2 4 Registro RF La lista a tendina mostra l elenco dei Registri e dei Raggruppamenti Funzionali di ruoli in UO su cui si attestati La selezione della ricerca per Raggruppamento funzionale consentir di ottenere i corrispondenti esterni presenti in rubrica che sono stati associati al Raggruppamento Funzionale selezionato Nel caso in cui venga selezionato un Registro la ricerca avverr su tutti gli elementi presenti in rubrica per il Registro selezionato 4 4 3 Inserimento corrispondenti e annullamento operazioni In alto a destra in Figura 188 sono presenti dei pulsanti cerchiati in blu necessari allo svolgimento di alcune importanti funzionalit della Rubrica Tali pulsanti sono Esci chiude la pagina delle Rubrica senza riportare nessun corrispondente in
414. ta stabilito se si intenda utilizzare tale parametro facendo riferimento a un mittente di tipo UO ruolo o persona pu essere valorizzato o scrivendo il valore manualmente o selezionandolo dalla rubrica a cui si accede tramite l icona gt La ragione della trasmissione La scadenza di tale trasmissione L icona per visualizzare i dettagli della trasmissione del documento comprendenti i seguenti dati note generali note individuali data vista data risposta data accettazione data riferimento note accettazione rifiuto nella stessa scheda in basso presente anche il dettaglio dei destinatari che aggiunge ai dati precedenti l elenco dei destinatari della trasmissione ruoli e utenti a cui stata data la notifica la ragione e il tipo di trasmissione Il numero di protocollo ID del documento L oggetto ed il mittente della trasmissione L icona che consente il collegamento al documento oggetto della trasmissione Accedendo alla scheda di dettaglio del documento fascicolo trasmesso possibile navigare nei documenti fascicoli precedenti e successivi utilizzando le freccette poste in alto a destra come mostrato nella figura seguente Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 207 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI Il i gt gt Ricerca trasmissioni 3 Febbraio 2009 11 20 15 Blocca Rilascia Modello Registro REGI E
415. tente ancora valida Nel caso questa risulti scaduta per accedere al sistema viene richiesto all utente di modificare la password cos come visualizzato nella Figura 2 UserID uti Password l Conferma password Accedi La password dell utente risulta scaduta Immettere una nuova password Figura 2 Scadenza e modifica password La nuova password deve rispettare i vincoli di lunghezza minima e presenza di caratteri speciali se definiti dall amministratore L utente non pu inserire una password uguale a quella scaduta Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 22 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 2 Home page Dopo aver effettuato l accesso al sistema all utente proposto il pannello in Figura 3 nel quale sono presenti e il men principale dell applicativo e a sezione dedicata alla scelta del ruolo e l elenco delle trasmissioni con la possibilit di applicare dei filtri di visualizzazione Inoltre in alto a destra si visualizza per qualunque funzione si vada ad utilizzare nell applicativo il nome utente ed il ruolo con cui si sta lavorando nel sistema la data e l ora corrente DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso STRUTTURA rr Direzione Generale COSE DA FARE Aggiorna Filtro Elenco trasmissioni Trovati 4 elementi 1 non letti Smista amp Rimuowi X Esporta
416. ti 8 elementi Z non letti 1 NOTE GEN OGGETTO gge macine ione senpeza poc rase ie L Li Smista E Rimuovi X Esportaki MITTENTE Massari Antonio u TEST EIR 26 03 2010 Responsabile Registro di protocollo Direzione 26 03 2010 DTT enerale Mario Rossi E 5 DESTINAZIONE 1 Indirizzo A 7 Massari Antonio Invio dati per conto consuntivo 17 03 2010 Responsabile Registro di protocollo Direzione INTEROPERABILITA Sonia ie DL o T estinatari Consorzio Comuni 17 03 2010 2 Generale ari Settore Gestione Documentale Trentini i Figura 114 Notifica in elenco trasmissioni ricevute della conversione del documento Una volta effettuata l acquisizione il sistema presenta le informazioni relative al documento acquisito come mostrato anche in Figura 116 in alto a destra Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 137 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 e dimensione indica la dimensione del file acquisito e firmato indica se stata apposta la firma digitale e tipo indica il tipo di file l estensione 2 13 2 Blocco VISUALIZZA Visualizza documento mostra l immagine del documento acquisito o del documento elettronico associato La visualizzazione dell immagine del documento non proposta automaticamente ma soltanto su richiesta dell utente In presenza di un documento molto grande infatti tale operazione richiederebbe l impiego di molte ris
417. ti dall organigramma dell amministrazione che rappresenta tutti i ruoli che afferiscono ad una medesima funzione dell ente Il Raggruppamento funzionale di Ruoli in UO una generalizzazione del concetto di AOO Il Raggruppamento funzionale di ruoli in UO analogamente alla AOO ha un codice ed una descrizione Analogamente alla AOO non elemento nella rubrica ma possibile associare corrispondenti esterni ad uno o pi RF al fine di avere rubriche dei corrispondneti esterni sezionate per RF selezionato Un RF ha una casella di posta per la ricezione sia dei messaggi interoperanti che non Un RF associato ad una AOO Tale AOO quella che verr utilizzata per la registrazione dei documenti estratti dai messaggi di posta Abbreviato come RFT un formato per documenti multipiattaforma sviluppato da Microsoft La maggior parte degli editor di testo e dei word processor disponibili per Microsoft Windows Mac OS e Linux sono in grado di leggere e scrivere documenti RTF Apposizione o associazione all originale del documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni che consentono di identificare individuare in modo inequivocabile il documento stesso Le informazioni minime contenute sono il progressivo di protocollo la data di protocollazione e l indentiifcativo in forma sintetica dell amministrazione e dell area organizzativa omogenea Attribuzione di responsabilit o invio per opportuna conoscenza di un
418. ti della rubrica E possibile modificare tutti i campi a parte Cod rubrica Cod Amm e Cod AOO che risultano essere bloccati questo in modo da poter correggere e completare velocemente le informazioni gi presenti in rubrica e c per corrispondenti che si intende cancellare dalla rubrica Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 229 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 I Tipo Esterni Amm ne Uffici fw Rub comune M L a i OK Codice Utenti W 9 p _ Nuovo __ Descrizione Ruoli M L Esporta Esci Citt Importa pe H x Log importazione rubrica ELENCO Inizio importazion rubrica 19 11 2008 10423 17 __ __ TIPO DESCRIZIONE __ Corrispondente rimgsso Codice Bubricar ee3435435 300321 Corrispondente rimdsso Codice Rubrica ddd Corrispondente aggiornato Codjie Rubrica provastefano Corrispondente wi Codice Rubrica sfrezza Corrispondente inserito Codice Rubrica e133 Fine importazione ytehti 19 11 2008 10 23 19 Utenti Inseriti Utenti Aggiornati 1 Utenti Bimossi Corrispondenti Inseriti 1 Corrispondenti Aggiornati 1 Corrispondenti Rimossi 2 Seleziona il file excel da importare e tt_ Browse Figura 192 File di log sull import corrispondenti rubrica 4 4 4 Risultati della Ricerca Una volta impostati i parametri di ricerca si seleziona il pulsante
419. ti riportati dal mittente Tale documento predisposto alla protocollazione si tratta cio un documento grigio che pu essere protocollato subito o lasciato grigio per poi essere ricercato tra i documenti in competamento e o predisposti alla protocollazione Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dara pag 33 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 5 3 Smistamento Lo smistamento un operazione che consente di far pervenire un documento all Unit Organizzativa che lo deve trattare e permette di gestire in modo pi efficiente l elenco delle cose da fare L obiettivo quello di semplificare le operazioni di suddivisione dei documenti ricevuti in modo da minimizzare le operazioni richieste all utente Lo smistamento dei documenti avviene a cascata seguendo la struttura gerarchica dell organigramma dell amministrazione La trasmissione del documento genera una e mail agli utenti destinatari del documento in base alla configurazione gestita dall Amministratore del sistema con l applicativo di amministrazione Amministratore deve selezionare i ruoli di riferimento affinch siano visibili per lo smistamento DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI SCELTA RUOLO Archivista di deposito Direzione Generale STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE Aggiorna Filtro Elenco trasmissioni Trovati 4 elementi 4 non letti
420. tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia una pubblica e una privata che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrit di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici Folder Cartella Ad ogni fascicolo generale o procedimentale associato una cartella principale alla quale possibile associare altre cartelle per dare una organizzazione logica ai documenti contenuti nel fascicolo Tali cartelle e sottocartelle nell applicazione prendono il nome di sottofascicoli Home page Pagina principale dell applicazione E la prima pagina a cui si accede dopo aver inserito le credenziali di accesso user Id e password Interoperabilit L interoperabilit la capacit di un sistema o di un prodotto informatico di cooperare e di scambiare informazioni o servizi con altri sistemi o prodotti in maniera pi o meno completa e priva di errori con affidabilit e con ottimizzazione delle risorse Obiettivo dell interoperabilit dunque facilitare l interazione fra sistemi differenti nonch lo scambio e il riutilizzo delle informazioni anche fra sistemi informativi non omogenei sia per software che per hardware DOCSPA implementa le regole di interoperabilit descritte dalla normativa in vigore consentendo la protocollazione semiautomati
421. to anche il campo comune sul quale si sta effettuando la ricerca Selezionando questa voce si attiva l icona che propone il pannello della profilazione dinamica che riporta i campi comuni configurati con il tool di amministrazione e utilizzabili nelle ricerche come spiegato nella sezione relativa alla Tipologia Documento nel paragrafo 2 7 1 r S l oggetto pu essere digitato dall utente o ricercato nell oggettario selezionando l icona e Mittente destinatario l inserimento del filtro di ricerca sul campo mittente destinatario pu essere effettuato secondo le modalit gi esposte nei paragrafi relativi all inserimento di un nuovo documento ovvero inserimento del codice associato al mittente destinatario o mediante la selezione dalla rubrica di un mittente destinatario registrato oppure digitando il nominativo nel caso di mittente destinatario occasionale e Mittente intermedio indicare il nominativo del mittente intermedio per un documento in ingresso possibile farlo anche mediante l icona della rubrica e Codice Fascicolo Generale Procedimentale si inserisce nel campo a sinistra il codice del fascicolo generale o procedimentale in cui stato inserito il documento contestualmente alla ricerca Oppure possibile selezionare l icona con cui si ricerca e si seleziona il fascicolo procedimentale generale in cui stato inserito il documento e Protocollo mittente il numero di protocollo che stato assegnato dall
422. to principale si attiva il pulsante Acquisisci allegato che consente di gestire gli eventuali allegati Anche in questo caso l operazione di acquisizione pu essere effettuata in una seconda fase Sia per i documenti principali che per gli allegati indicato il numero di documenti che sono stati acquisiti Per le amministrazioni che ne abbiano fatto richiesta l acquisizione potr essere effettuata anche da file system In questo caso cliccando sul pulsante Acquisisci o Acquisisci allegati non apparir il pannello per l acquisizione da scanner ma quello classico per la scelta del tipo di acquisizione come mostrato nella figura successiva Registro Stato Num Prot 26526 Data Prot 30 09 2010 Segnatura PAT_PRE PAT 30 09 2010 0026526_AA O Oggetto S Mittente OCC_8413833 paolo ross gt Mitt Multipli v i gt Prot Mitt 6 La tirar E T RET Acquisizione Finestra di dialogo pagina Web i Ea D Trasm Rapida Acquisizione Acquisisci da scanner y Converti in PDF CET Figura 131 Acquisizione da scanner o da file system Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 155 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 2 14 3 3 Pulsanti di funzione Le icone riportate nella figura successiva consentono di effettuare le seguenti attivit e Nuovo Protocollo permette di creare un nuovo protocollo e Ripro
423. umento La prima voce della barra di men presente nella testata di tutti i pannelli consente di creare un nuovo documento che sar possibile protocollare subito o in un secondo momento Nel corrente paragrafo viene fornita una descrizione della funzione Nuovo Documento Profilo Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 88 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Figura 64 Nuovo Documento schema di navigazione 2 8 1 Profilo I DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 4 MARZO 2010 14 33 14 Il Pagina iniziale Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello PROFILO ALLEGATI I Data creazione Id documento NG aa SA LNE 3 N SN de it a o E Privato DU Utente F Oggetto r p B o H Parole chiave ang Nessuna nota visibile p O Personale O Ruolo Tutti Tipologia documento Risposta al documento Q res Fascicolazione Rapida IE A dT________ Trasmissione Rapida ___________ i Salva C Predisponi ji Stampa ji Rimuovi Riproponi DEE op DI Figura 65 Nuovo documento Consente l inserimento di un documento senza richiederne contestualmente la protocollazione La protocollazione pu essere richiesta in un momento successivo selezionando il pulsante Predisponi posizionato in fondo alla pagina Nella parte alta del profilo del documento F
424. umento avr tra gli allegati il documento protocollato Figura 28 gli eventuali allegati del documento protocollato in ingresso pi altri eventuali allegati del documento da protocollare in uscita che si vuole inoltrare ad un altro destinatario D4 questa immagine viene visualizzata se il documento arrivato per interoperabilit utilizzando gastema di posta non certificata J questa immagine viene visualizzata se il documento arrivato per interoperabilit utilizzando un sistema di posta certificata e consente di consolidare un documento nella parte relativa a versioni ed allegati e consente di ransoligalo totalmente un documento nella parte relativa a versioni ed allegati se il documento non stato consolidato parzialmente dalla funzione sopra descritta e nei metadati Per i dettagli si rimanda al paragrafo 2 7 1 6 gt gt Ricerca documenti Doc 40 44 Pag 2 gt Registro IT_REG_UFF E Stato VIZI __ a n Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello ARRS Sci uaga Tipo B Dimen 2002 215 Kb Firmato Cartaceo Vt A lo mD aA C e o xt Segnatura FN zP R3 Rae re 01 2010 07 53 ee La Oggetto D E Mittente gt A Protocollo mittente in data Data arrivo er nm b Tipologia documento Risposta al protocollo a mi Fascicolazione Rapida a l __ dd________ Trasmiss
425. un men a tendina che mostra le due differenti estensioni disponibili per il modello doc rtf Mediante il pulsante x possibile bloccare il documento oppure premendo Annulla non S d luogo all operazione Se si blocca il documento si visualizza il modello che possibile completare e o modificare a seconda di come stato impostato nell applicazione di amministrazione di DOCSPA ed in alto a destra compare l icona il documento resta bloccato fino a quando non si Rilascia o si Rilascia senza salvare Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 146 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 Re CERERE gt gt Ricerca documenti PROFILO CLASSIFICA ALLEGATI AAA ELLERAN Acquisisci Visualizza CA friff O L DI E X Data creazione Id documento fa 1 10 2008 10 43 5976 Nota descrittiva Mittente Parole chiave 3 undefined undefined Cartella di destinazione C Documents and Settings pignataan Desktop file copi Nome file Nessuna nota visibile O Personale O Ruolo Tutti Tipologia documento Salva Predisponi Stampa Rimuovi Riproponi Figura 120 Selezione Modello Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 147 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIO
426. unzionalit consente di personalizzare le pagine dei risultati delle ricerche e d la possibilit di visualizzare anche i dati relativi ai campi profilati associati alle tipologie di documenti Se la funzionalit non viene utilizzata la griglia dei risultati delle ricerche continuer mostrare i campi attuali Cliccando sul pulsante B si apre una finestra che mostra l elenco dei campi che potranno essere inseriti nella griglia L utente pu scegliere Q icampida visualizzare Q l ordine di visualizzazione Q lalarghezza da dare alle colonne della griglia Q il numero massimo di caratteri da visualizzare nel caso di campi di tipo testo Per i dettagli si rimanda al par 3 1 1 2 Di seguito viene mostrato il risultato di una ricerca eseguito con la tipologia di ricerca estesa DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI Il gt gt Ricerca fascicoli A erca documenti 217 documenti Ric saGRErtfAaA0ABA D E Dseleziona tutti Ricerche Salvate a I ssi DOC REGISTRO TIPO DOCUMENTO OGGETTO MITT DEST Tipo Arr Part Int NP O Pred DU All O Stampe A a 85303 PAT A ddd ddd Registro 23 11 2010 ALI tutti ATI 85302 ld O Reset O 5 23 11 2010 PAT A hhhh mmmm Numero protocollo Anno i Valore Singolo Y 2010 A e Data protocollo O 23 j i rr 20 10 Li A Fosso t Valore Singolo E Id documento A z Valore Singolo v O F
427. ure selezionato da una lista memorizzata che possibile raggiungere selezionando l icona vedi Paragrafo 2 7 1 3 1 Se si inserisce una descrizione occasionale possibile effettuare il controllo ortografico su quanto editato nel campo oggetto attraverso la selezione dell icona che apre la finestra di dialogo mostrata nella Figura 66 Inoltre possibile valorizzare il campo oggetto anche attraverso la digitazione del codice associato all oggetto necessario collegato al Registro RF di interesse In tal caso dopo aver digitato il codice rubrica se si sposta il cursore in un altro campo qualsiasi del modulo l applicazione automaticamente valorizza il campo di testo posto a fianco mediante la descrizione associata al codice digitato prelevandoli dall oggettario Se l oggetto interessato non presente nell oggettario possibile inserirlo selezionando un eventuale registro e digitando il codice se necessario ed il valore oggetto nel campo oggetto e premendo sul pulsante inserisci Quando nel campo oggetto viene digitato un testo molto lungo per leggere interamente quanto in esso contenuto basta selezionare l icona EJ Una volta creato il documento possibile modificare l oggetto digitando direttamente la variazione nel campo preposto o reinserendolo da oggettario visualizzando la storia delle modifiche ad esso apportate mediante l icona Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Dat
428. uto Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 102 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 GESTIONE DOC p Ricerca Fascicoli Web Page Dialog CI Pagina iniziale litolario Titolario attivo PROFILO i l tegistro Aperto il Valore singolo z a Data creazione Id documento Ra A Creato il valore singolo z Fa Privato Ci Numero Anno Tipo zj E B Descrizione EO Note a Parole chiave abe RICERCA FASCICOLI Oggetto Collocaz fisica CO_ooo_u om 1 gt Data Collocaz Valore singolo zj Ca Sottofascicolo pm CERCA FASCICOLI TOTALI 1 Nessuna nota visibile REGISTRO DESCRIZIONE TIPO APERTURA Remunerazione i C personale Ruolo Tutti BEN 4 2008 2 2 2 REGI Tipologia documento Risposta al documento Q 13 Fascicolazione Rapida A _ ___________ Trasmissione Rapida ok cHiupi Figura 78 Ricerca fascicoli sotto fascicoli per fascicolazione rapida prima parte RICERCA FASCICOLI Titolario Titolario attivo Registro Aperto il valore singolo SIE EEA esseci C_B Numero 1 Anno CC Tipo 6 Descrizione IEEE E EF_ F FE u a _x Note OOO oO Collocaz fisica o gt Data Collocaz valore singolo CC ms Sottofascicolo fem sita Ricerca Fascicoli Web Page Dialog x Ca rr sbalzo Sotto Fascic
429. vato se selezionato indica che nel protocollo che si sta creando non viene ereditata la visibilit dai ruoli gerarchicamente superiori quindi il protocollo con questa opzione risulta visibile soltanto agli utenti appartenenti allo stesso ruolo dell utente che lo ha creato All atto della fascicolazione e o della trasmissione si amplier la visibilit del protocollo o consente di inserire il documento nell Area di lavoro si veda il paragrafo Errore L origine riferimento non stata trovata o f consente di effettuare singole modifiche nel documento dopo la protocollazione 8 consente di visualizzare le utenze quindi ruoli utenti che hanno visibilit sul documento e come hanno acquisito tale visibilit Per i ruoli abilitati dall amministratore possibile tramite un apposito pulsante rimuovere i diritti di un ruolo o di un utente L operazione pu essere revocata Non possibile rimuovere i diritti di propriet B icona consente di visualizzare tutte le operazioni che avvengono sul documento Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa pag 45 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 consente di visualizzare la storia del processo di conservazione a cui stato sottoposto il documento la consente di creare un documento predisposto alla protocollazione in uscita con lo stesso oggetto del documento protocollato in ingresso che si vuole inoltrare Tale doc
430. verde in Figura 248 Effettuato il processo descritto di registrazione dei dati per tutti i supporti generati per l istanza il sistema avverte il gestore dell area di conservazione che la stessa verr chiusa Figura 249 il che equivale alla transizione di stato della stessa in Chiusa ne Ricerca Supporti Ricerca Supporti Stato supporto E In produzione F Prodotto Ol In Verifica Eliminato E Coll fisica Id Istanza di conservazione 320678 Id Supporto C Ricerca aggregata Data scadenza marca DA Fa A Fa Pulisci campi DATA PROD 17 12 2008 10 56 50 17 12 2008 10 56 50 17 12 2008 10 56 50 NUMERO COLLOCAZIONE VER siate FISICA ESITO DATA ID ID ULTIMA VER PROSS VER ISTANZA SUPPORTO Riuscita Riuscita Riuscita registra dati supporto registra dati supporto registra dati supporto In live In Lavorazione 320678 320415 In Lavorazione 320678 320420 Figura 246 Visualizzazione supporti registrazione dati supporto A Finestra di dialogo pagina Web Registra dati supporto masterizzato Inserire collocazione fisica Inserire Note Data prossima Verifica Figura 247 Inserimento dati supporto Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT DaTa VTUT 3 12 v1 7 Ricerca Supporti
431. versa selezionare il nominativo di interesse e successivamente l icona freccia per spostarlo verso il basso o per spostarlo verso l alto a seconda di come si vogliono posizionare i destinatari nell elenco possibile associare per ogni destinatario la tipologia di spedizione del documento attraverso l icona Ga scegliendo il mezzo di spedizione tra i predefiniti dall ambiente di amministrazione Il campo destinatario pu consentire per le amministrazioni che ne hanno fatto richiesta l integrazione con la tecnologia ajax per le ricerche in rubrica In particolare se attivata questa integrazione viene visualizzato un campo in corrispondenza del campo destinatario Su tale campo stata attivata la funzione di auto completamento di Ajax che fornisce dei suggerimenti sulle parole da inserire nel campo destinatario sulla base delle prime lettere digitate Il numero dei caratteri a partire dai quali visualizzare i suggerimenti configurabile i dati sono prelevati direttamente dalla rubrica descrizione dei corrispondenti e Mittente dato non obbligatorio Nel protocollo in uscita il mittente pu essere valorizzato solamente con i corrispondenti UO ruoli persone interni alla AOO su cui si sta protocollando il documento Il campo mittente pu consentire per le amministrazioni che ne hanno fatto richiesta l integrazione con la tecnologia Ajax per le ricerche in rubrica In particolare se attivata questa integrazione viene visual
432. visualizzatore 139 Figura 117 Protocollo in uscita TIMO a ii 141 Figura 115 Dettaglio FIMA ssaa io orari ira rari iii 141 Figura 119 Salva documento in locale documento non firmato 143 Figura 120 Selezione Modello priora cina 146 Figura 121 Visualizzazione dei MOdelli 147 Figura 122 Conversione PDF lato server dei documenti gi acquisiti 148 Figura 123 icone del timestampin nrn n trenne 148 Figura 124 timestamping GOCUMENO irrriiaiaaa 149 Figura 125 Men Documenti Prot Ingresso e 149 Figura 126 Protocollazione in ingresso semplificata 150 Figura 127 Campi di registrazione dei dati del dOCUMENTtO i 151 Figura 128 MICI Iii 152 Fig ra 129 SmistameNl sssrinin e rai 153 Figura 130 Dettaglio pulsanti sssrinin nsnsi nni nare aiaa aaia 153 Figura 131 Acquisizione da scanner o da file SySteM 154 Figura 132 FIS ARIOTIUNZIO esere 155 Figura 133 Men Documenti Prot Uscita iii 155 Figura 134 Protocollazione in uscita semplificata 156 Figura 135 Campi di registrazione dei dati del COCUMENTO 157 FIQUFA 195 SMS RNC lia 158 Figura 137 Detagko UA 159 Figura 136 PUISARIArTUNZIONI ira iaia aironi anni siriana 160 Figura 13
433. vuto ed in questo caso necessario indicare la motivazione nel campo Note di Accettazione Rifiuto Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 31 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 SCELTA RUOLO Protocollista in ingresso STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale COSE DA FARE Filtro Elenco trasmissioni Trovati 3 elementi 3 non letti Smista d Rimuovi Esporta NOTE GEN TRASM IL MITTENTE TRASH RAGIONE SCADENZA DOC FASC RUOLO NOTE INDIV LP 6 99 Domanda di contributo 63 27 01 2010 Aldebra Spa Figura 12 Trasmissione con ragione di tipo workflow DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI AIUTO ESCI 17 FEBBRAIO 2010 17 SCELTA RUOLO Archivista di deposito Direzione Generale STRUTTURA Informatica Trentina gt Direzione Generale E Dettaglio della Trasmissione Finestra di dialogo pagina Web COSE DA FARE Aggiorna Je http itest pitre tm itfinfotn_coll FetdocumentoltaBgeasmissioniRic aspx nomeForm todolist DETTAGLIO TRASMISSWINE SELEZIONATA MOTE GENERALI i Rimuowi X Esporta NOTE INDIVIDUALI Elenco trasmissioni Trovati 4 IL RUOLO RIFIUTATA IL AE Giallo RIMOSSA DA COSE DA alla richiesta 15 02 2010 Delegato da utente utenti Ea i 5 E Pro in ingress Note di Accettazione Rifiuto ti FRETTA 14 02 2010 ente utente e A 20 01 2010 Responsabile Regi
434. zionale pulsante di visualizzazione del documento rimane invariato e visualizza sempre in sola lettura la versione del file richiesta Se il file bloccato il sistema visualizza nella testata del documento un icona un lucchetto che indica che il file non modificabile da altri utenti Un file bloccato tale anche per lo stesso utente che ha effettuato il blocco se l utente connesso con un ruolo diverso 2 13 5 Blocco MODELLI I modelli se configurati e associati alla tipologia di documenti profilati sono visibili nell applicativo in tutte le parti riguardanti documenti protocollati e non e sono utilizzabili dalla pagina profilo protocollo o versioni Il sistema effettua dei controlli per rendere disponibile la gestione dei modelli ed il loro corretto funzionamento Se vi un modello associato alla tipologia di documento che si sta lavorando selezionando l icona Ns si apre una finestra di dialogo che indicata come Blocca documenti come mostrato nella Figura 120 Tale finestra di dialogo costituita da due differenti campi che obbligatoriamente devono essere riempiti e Cartella di destinazione indica dove fisicamente il sistema va a depositare file che si sta bloccando E possibile digitare manualmente o selezionare tramite l icona il percorso di destinazione del file e Nome file mostra un campo in cui digitare il nome che si vuole assegnare al file che si sta bloccando E disponibile
435. zione Inserisci descrizione Seleziona supporto TIPO CODICE TIPO NUMERO OGGETTO FASC INSERIMENTO ID SEGNATURA DATA Gi FILE ALLEGATI ELIMINA SIC 12 02 2009 INFOTN_COLL 0000021 04f02f2009 A prova consetvazioni 12 34 48 04 02 2009 12 pdf a i 02 2009 RD COST NP prov inoltro id 2 34 43 353675 04 02 2009 8 DOC O a ui p documento word da convedrtire in 12 08 2009 INFOTN_COLL 0000019 04 02 2009 22 df o A PDF A 121398 04 02 2009 Invia per conservazione Riabilita istanza rifiutata Elimina Tutt ESCI Figura 257 Riabilita istanza rifiutata 8 6 Ricerca supporti In tale sezione riportata in Figura 258 l utente gestore del centro servizi pu ricercare i supporti generati utilizzando diversi filtri e Stato supporto o In Produzione selezionando tale filtro il sistema restituisce tutti i supporti generati ma ancora in produzione Prodotto per ricercare i supporti che sono stati prodotti In verifica campo selezionato nella ricerca di supporti che stanno subendo il processo di verifica o Eliminato per ricercare supporti che sono stati eliminati e Altri filtri Collocazione fisica il luogo fisico in cui conservato il supporto Data scadenza marca permette di specificare la data di scadenza della marca temporale Il sistema visualizza sulla riga due campi nei quali inserire il valore minimo e massimo della data in cui scadr la marca temporale Questi valori possono essere in
436. zione Versioni Copyright NTT DATA Italia Tutti i diritti riservati M057 05 del 30 03 2012 NTT Data pag 120 289 VTUT 3 12 v1 DocsPA 3 12 DOCUMENTI RICERCA GESTIONE OPZIONI 31 Ottobre 2008 11 59 12 Il gt gt Documento FERNE TA r PR LO Acquisisci Visualizza Firma Blocca Rilascia Modello va NAA Prot Data 31 10 2008 11 58 ID 6066 lt a P AN gN He i i 3 Segn Ca fa ME gt S D oie w Y k Privato Oggetto test allegato a Ez NOTE DATA test allegato 31 10 2008 1 DOCUMENTO NON ACQUISITO Nuovo ADL Modifica Rimuovi Figura 97 Scheda Versioni di un documento allegato 2 10 3 Ricerca dei documenti allegati E possibile ricercare gli allegati attraverso l ambiente RICERCA Documenti mediante l etichetta ALL E possibile filtrare le ricerche tra documenti protocollati non protocollati o allegati o entrambi Gli allegati non possono essere ricercati attraverso e la tipologia di documento e ladatadi scadenza e il codice del fascicolo e la mancanza di assegnatario e a mancanza di fascicolazione 2 11 Versioni Selezionando la sezione Versioni viene visualizzato il pannello riportato in Figura 98 dal quale possibile gestire le versioni di un documento La prima versione di un nuovo documento viene automaticamente generata contestualmente alla creazione del documento stesso di cui riporter
437. zza trasmissioni sottoposti CT Srernriloesta prova Oggetto trasmes 28 10 2010 Segreteria Servizio Infrastrutture Stradali e CONOSCENZA 28 10 2010 R 2 E Documento Y Protocollato v Ferroviarie dddd test con lista ernia 85160 F f DOTLE ESA O I OI LOL e a aaa EI A RARI FTV e DO 5 Tipologia documento v 22 10 2010 Segreteria Servizio Industria e Artigianato COMPETENZA 22 10 2010 Seia Industria E Artigialato 2 El Documenti in completamento Maasasichatonia eiia test proto annullatro 21 10 O Predisposti alla Protocollazione O Mancanza fascicolazione 21 10 2010 Segreteria Sanie Semplificazione COMPETENZA 21 10 2010 Servizio Semplificazione 2 E Aromi Amministrativa o Con immagine O Mancanza immagine r i serpeniosom a5107 t spedizione interno 1 rE A j aeS fa baar E aA Faro ESE Mittente Ouo ruolo O persona gt 21 10 2010 Protocollo Servizio par il Personale COMREIENZS 21 10 2010 Servizio per il Personale i A A test vis note tutti 15 ott 15 10 2010 Segreteria Dipartimento Innovazione Ricerca e COMPETENZA 15 10 2010 PRA a aE GF El Data trasmissione ICT p 7 Valore Singolo Y z Ragione Trasmissione x O Accettate O Rifiutate O Pendenti Altri filtri Li Note generali Note individuali Data sradenza mal Fa Sii vi Figura 176 Ricerca trasmissioni ricevute Per ogni trasmissione trovata vengono riportate le seguenti informazioni La data in cui stata effettuata la trasmissione Il mittente che una vol

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