Elementos gráficos y de automatización que facilitan el uso de los
Contents
1. Insertar nuevas hojas Borrar hojas Renombrar hojas Mover o copiar hojas electr nicas en el mismo libro o a otros Hibros de trabajo Ocultar hojas electr nicas Este potencial le permite al analista construir modelos que ocupan pr ctica mente un solo archivo Un ejemplo de la estructura de un modelo usando un libro de trabajo se muestra en la figura 20 Figura 20 Hoja de gr ficas Hoja de resultados Hoja de macroinstrucciones ARCHIVO Estas cuatro hojas de trabajo que formar an el modelo del ejemplo se almacenan en un solo archivo o workbook de tal forma que todos los elementos que lo constituyen quedan integrados Esta es la raz n por la cual los libros de trabajo pueden constituir una herramienta importante para el analista desarrollador e La tabla pivote pivot table La tabla pivote es una hoja electr nica interactiva que permite elaborar gran variedad de reportes en forma de tablas a partir de un conjunto de datos 65 utilizando un formato y un procedimiento de c lculo definidos por el usuario Esta tabla es Hamada pivote debido a que el usuario puede rotar los renglones y las columnas en el rea de definici n de la tabla lo que permite obtener diferentes presentaciones de los datos Una ventaja de estas tablas es que a medida que los datos son actualizados la tabla tambi n se actualiza autom ticamente Dado que es una hoja electr nica de c lculo en este tipo de tablas se pueden emplear2. en el escenario de otro modelo e Proteger escenarios contra modificaciones y ocultar escenarios e Mantener un registro hist rico de las modificaciones que se realicen a un escenario El administrador de escenarios es por lo tanto el complemento ideal en la construcci n de modelos econ micos o administrativos ya que permite la creaci n de reportes sobre los diversos escenarios planteados para un pro blema en un modelo simplificando de esta forma su comprensi n interpre taci n y an lisis 70 210 idi kii iii d o ii e S a blo pi hire Doa pp ii pola Acia iij W 1 f of 1
3. los formatos y las f rmulas est ndar ya conocidas lo que permite elaborar como ya indicamos distintas presentaciones de los resul tados obtenidos Un ejemplo de c mo utilizar estas tablas pivote se muestra ends eurais 21 Y 22 Figura 21 a File Edit View Insert Format Tools Data Window Help o J24 aj 0 i pea e aTe y DDK l Juan P rez a a A kk gr ax 1 bx Saul Lopez 91 ox kuls Toyama a P rez Luisa L pez Luis Godina 2686 1 328 9 662 4 356 2861 Oeste 3400 Note 5 636 Este 5 611 Ooste a i i Ki ral L pez 112 Luis Toyama 6715 2 652 Sur a3 K g1 bx Sa llopez i 328 2861 Oeste 2 14 A 91 a Luis Toyama 9 662 3 E A i 115 92 jax Juan Perez 4 356 5 636 Este o LA 16 92 lax Luisa L pez o 2686 5611 j Oeste az o fee 92 bx LusGodna 67158 2652 Sur 118 ens 92 dx Saul Lopez 2 861 Oeste SEN eno g 92 cx E 3 400 Norte A N 20 feb ve ax JuamP rez a4sse se3bleste J 121 lan Luisa L pez 2 686 5611 611 Oeste 29 gt E Luis Godina sE 2652 Sur q l 23 Eet Saul L pez fi 1328 2861 Oeste 2 24 ten Luis Toyama 3 400 Norte lt I gt eh sheet 06 HNE r ki il pd a siil yo deals HL IS 13M E Suponga que la informaci n mostrada en la figura 21
4. Elementos gr ficos y de automatizaci n que facilitan el uso de los modelos El analista que desarrolla modelos a partir de hojas electr nicas debe utilizar diferentes elementos que le permitan enfatizar su presentaci n de tal forma que esto facilite su lectura y proporcione una mejor presentaci n visual al usuario A esta herramienta se le denomina Formato Establecer un formato en una celda o grupo de ellas facilita la ubicaci n y lectura de los datos as como de las diversas secciones del modelo Pr cticamente todas las hojas electr nicas de c lculo permiten en una u otra forma elaborar diferentes formatos para las celdas que constituyen la presentaci n de un modelo entre algunos de estos formatos comunes a ellas tenemos Cambio en el ancho y alto de las celdas Alineaci n de datos en las celdas Uso de diversas fuentes para letras y n meros Uso de diversos tama os para letras y n meros Adici n de bordes patrones y colores a celdas Creaci n de formatos num ricos espec ficos Se sugiere combinar estos elementos gr ficos que permitir n dar formato a las celdas de una hoja electr nica con la finalidad de elaborar la presen taci n de un modelo con los lineamientos que a continuaci n indicamos y que complementan los elementos de la metodolog a establecida para el dise o y desarrollo de modelos en hojas electr nicas de c lculo 61 a Utilice bordes en cada una de las secciones que constituyan el modelo Esto le
5. da hoja electr nica Con estos elementos el administrador podr desarrollar modelos m s claros m s flexibles y f ciles de operar que le permitir n dar una soluci n adecuada alos problemas propios de su actividad y que requieran para su soluci n de una herramienta de este tipo Como ejemplo la figura 19 muestra algunos de los lineamientos indica dos En ella se observa la pantalla inicial de un sistema administrativo que ha sido desarrollado para un departamento jur dico Los elementos que en ella se han incluido son 62 md y 4 al 1 IL gt q dle al CAME ppap C ET EEIEIE Un formato espec fico a la pantalla inicial del sistema en donde se mcluyen tipos de letra tama os sombras a la pantalla etc tera Adem s esta pantalla contiene las instrucciones de operaci n del sistema 2 Acceso a cada uno de los componentes subsistemas del sistema realizado a partir de macrommstrucciones como puede observarse en el submen de comandos llamado Jur dico 3 Uso de botones elementos gr ficos para simplificar las tareas del sistema Observe por ejemplo el bot n de salida del sistema en la parte inferior de la pantalla inicial Figura 19 ia Elementos de automatizaci n propios de Excel Los programas de hoja electr nica cuentan con una gran variedad de ele mentos que permiten apoyar al desarrollador de modelos en especial a partir de la versi n 5 0 de Excel se tiene una metodolog a de trabajo
6. es una lista con los resultados de las ventas anuales de los agentes de una compa a en las di ferentes zonas de un pa s y que la gerencia de la compa a desea obtener distintas presentaciones de los resultados anuales de ventas Con estos datos podemos utilizar una tabla pivote cuyas tablas resultado podr an presentar los siguientes formatos de ejemplo o bien otras formas de presentaci n Figura 22 s File Edit View Insert Format Tools Data Window Help E Este Total Norte SEER Oeste F T Totaf B dl Juan Juan P rez aa Luis Toyama Luisa L L Sa l L pez A E o 8712 8712 19324 19324 ar 2 656 8 020 PER En la figura 22 puede observarse que la informaci n del vendedor puede formar la columna de una tabla de salida tabla pivote 1 o bien el rengl n como es el caso de la tabla pivote 2 Esto ltimo muestra la flexibilidad con 67 la que los reportes de salida de los modelos pueden ser construidos a trav s de este instrumento de Excel e El proceso de consolidaci n consolidating data Otra herramienta muy til para el desarrollo de modelos es el llamado proceso de consolidaci n Este proceso le permite al analista totalizar erandes cantidades de datos que se encuentran ubicados en diversas partes de una hoja electr nica o bien en diversas hojas electr nicas Este proceso de totalizaci n puede incluir
7. las siguientes Operaciones suma promedio conteo de datos alfanum ricos valor m ximo valor minimo producto desviaci n est ndar conteo de datos num ricos En un proceso de consolidaci n s lo es necesario especificar dos elemen tos el rea destino de la consolidaci n y las reas fuente En Excel el analista puede especificar hasta 255 reas fuente para una sola tabla de consolidaci n Una caracter stica Importante de estas reas es que pueden estar ubicadas en hojas electr nicas que est n cerradas por lo que el paquete toma la informaci n necesaria para la consolidaci n sin necesi dad de abrirlas En la gran mayor a de los esquemas administrativos y de planificaci n dise ados y usados en las organizaciones existe al menos un proceso que consolida los resultados parciales que se van generando en sus diferentes mbitos es por ello que este proceso es una herramienta til para el analista desarrollador de modelos En la figura 23 se muestra un esquema de consolidaci n por tipo de pro ducto En este gr fico podemos observar los resultados parciales de los productos que son elaborados en tres plantas distintas Los resultados de cada planta son reportados en su respectiva hoja electr nica para finalmente ser consolidados en una hoja electr nica distinta definida como hoja de conso lidaci n OS ILL mn Al Bao Bl boa 2 E ppn pR il a pe 1 fola A bf wr y Figura 23 CONSOLIDACI N PLANTA Pr
8. oducto Producto B Producto C Producto D Producto A Producto B Producto C Producto D Producto E Producto F PLANTA I Producto G Producto E Producto F Producto A 1 Producto H PLANTA III Producto G Producto A Producto H e El administrador de escenarios scenario manager En administraci n y econom a el construir escenarios consiste simplemente en crear y cambiar valores de entrada en variables especificas de un modelo para lograr producir diferentes resultados A cada uno de estos resultados se le denomina escenario Un escenario por lo tanto en Excel o en cualquier hoja electr nica de c lculo no es m s que el resultado particular de un modelo producto de introducir determinados valores en aquellas celdas que contienen las variables del modelo Cada escenario que se produce en un modelo en Excel puede ser guardado con un nombre espec fico lo que implica que las celdas variables y los resultados del modelo sean almacena dos para el analista Cada escenario puede incluir hasta 32 celdas variables Por otro lado el administrador de escenarios permite agregar a los modelos las siguientes Opciones 69 e Crear m ltiples escenarios con m ltiples conjuntos de celdas variables e Observar los resultados de cada escenario en la hoja electr nica e Crear un reporte resumen en donde se visualizan todos los valores de entrada y los resultados e Mezclar los escenarios de un modelo
9. permite al usuario del mismo identificarlas facilit ndole su ubicaci n y por tanto su comprensi n b S el usuario del modelo cuenta con monitor a color marque con un color espec fico todas las celdas en el modelo que pueden cambiar de valor en caso contrario es decir s1 cuenta con un monitor mono crom tico utilice sombreados en dichas celdas La caracter stica de colorear o sombrear celdas que cambian de valor en los modelos deber documentarse en la secci n de t tulo instrucciones contenido c Proteja las celdas cuyos valores no deber n cambiarse al usar el modelo Esto es las celdas con valores constantes celdas con t tulos y encabezados secci n de resultados datos y hojas electr nicas que no requieran cambios deber n estar protegidas Todas las hojas elec tr nicas permiten la protecci n y evitan cambios de datos valores que el usuario com n del modelo no debe modificar La protecci n puede especiticarse para una sola celda un conjunto de celdas o bien para toda la hoja electr nica d Limpte la pantalla de todas las l neas de columnas y renglones as como de los encabezados de columnas y renglones Esto ltimo simula para el usuario trabajar en el modelo como si se tratara de una hoja de papel e Automatice todas aquellas tareas que sean factibles de ello por medio de las llamadas macromstrucciones utilizando elementos gr ficos o herramientas como los botones de Excel o bien los elementos propios de ca
10. que simplifica considerablemente el dise o y construcci n de modelos para aplicaciones administrativas y de planificaci n Entre algunas de estas herramientas novedosas de Excel tenemos El libro de trabajo workbook La tabla pivote pivot table El proceso de consolidaci n consolidating data El administrador de escenarios scenario manager stas no son las nicas herramientas de automatizaci n de tareas que per miten un mejor dise o y uso de los modelos sin embargo considero que son de las m s interesantes para el analista administrativo que pretende simpli ficar el uso de modelos desarrollados para usuarios finales ya sea que stos cuenten o no con experiencia en el uso de hojas electr nicas e El libro de trabajo workbook A partir de la versi n 5 0 de Excel el archivo de trabajo no est formado por una sola hoja electr nica sino por un conjunto de hojas electr nicas que constituyen lo que se llama un libro de trabajo workbook Por definici n Excel crea 16 hojas de trabajo llamadas hoja 1 hoja 2 hojal6 en cada libro de trabajo Estos libros pueden contener hojas de trabajo hojas de gr ficas hojas de macroinstrucciones o bien una com binaci n de ellas El usuario de un libro de trabajo puede realizar en l la construcci n de un modelo considerando que no s lo cuenta con 6 hojas electr nicas sino que adem s los libros de trabajo permiten O4 bad em l Hia T PM Pri di Load pod D
Download Pdf Manuals
Related Search