Guía del administrador de Document Portal
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1. LEXMARK Document Portal Gu a del administrador Octubre 2002 www lexmark com Edici n octubre 2002 El siguiente p rrafo no tiene vigencia en aquellos pa ses en los que estas disposiciones entren en conflicto con las leyes locales LEXMARK INTERNATIONAL INC PROPORCIONA ESTA PUBLICACI N TAL COMO EST SIN GARANT A DE NING N TIPO NI EXPRESA NI IMPL CITA INCLUIDA PERO NO LIMITADA A LAS GARANT AS IMPL CITAS DE COMERCIALIDAD O DE APTITUD PARA UN PROP SITO ESPEC FICO En algunos estados no se permite la renuncia de garant as impl citas o expl citas en determinadas transacciones por lo que puede que esta declaraci n no se aplique La presente publicaci n puede incluir imprecisiones t cnicas o errores tipogr ficos De forma peri dica se realizan modificaciones en la informaci n aqu contenida dichas modificaciones se incorporar n en ediciones posteriores En cualquier momento se pueden realizar mejoras o cambios en los productos o programas descritos Si desea realizar alg n comentario sobre esta publicaci n puede dirigirse a Lexmark International Inc Department F95 032 2 740 West New Circle Road Lexington Kentucky 40550 EE UU En el Reino Unido e Irlanda env elos a Lexmark International Ltd Marketing and Services Department Westhorpe House Westhorpe Marlow Bucks SL7 3RQ Lexmark puede utilizar o distribuir cualquier informaci n que suministre de la forma que crea conveniente sin que ello impliqu2. e el n mero total de p ginas impresas e lafecha y la hora en que se imprimi el formulario Puede organizar esta informaci n en informes que pueden ayudarle a entender el modo en que los usuarios utilizan los quioscos los formularios que se imprimen con m s frecuencia los quioscos que m s se utilizan etc En la vista Formularios puede crear informes que le informen de e copias impresas por formularios e copias impresas por quioscos e p ginas impresas por formularios e p ginas impresas por quioscos e formularios que m s se imprimen e quiosco m s utilizado por copias e quiosco m s utilizado por formularios e formularios por quiosco e formularios m s utilizados n mero de formularios que utilizan Autorelleno e scripts m s utilizados e scripts por quiosco Creaci n y administraci n de informes 13 C mo crear un informe 1 Seleccione la vista Informes en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En el men desplegable denominado Ver informe de seleccione el tipo de informe que desea crear 3 En el men desplegable denominado Seleccione Quiosco seleccione el quiosco del que desea obtener la informaci n 4 Enel men desplegable denominado Seleccione el intervalo de tiempo seleccione el per odo de tiempo del que desea obtener la informaci n 5 Haga clic en Ver informe C mo exportar un informe 1 Seleccione la vista Informes en la lista de fichas de la parte superior de l
3. la p gina 2 Haga clic en el formulario que desea eliminar de la lista de la parte izquierda de la p gina 3 Haga clic en Eliminar en la esquina inferior izquierda de la pantalla C mo editar un formulario 7 Administraci n de scripts C mo agregar un script 1 Seleccione la vista Script en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En la esquina inferior izquierda de la p gina haga clic en Agregar Se abre la p gina Agregar scripts 3 En Informaci n de scripts introduzca la siguiente informaci n en los campos proporcionados e Archivo de script se trata del script Si no sabe el nombre del archivo puede buscarlo haciendo clic en Examinar Esta informaci n es obligatoria Nombre cree un nombre nico para el script que le ayude a usted y al usuario a identificarlo Esta informaci n tambi n es obligatoria e Descripci n cree una descripci n para el script que le ayude a usted y al usuario a comprender su funci n e Necesita autorelleno seleccione S o No dependiendo de si el script tiene una funci n de relleno autom tico para obtener m s informaci n consulte Qu son los formsets en la p gina 5 En Informaci n relacionada con informes indique si este script implica impresi n En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar para agregar el script Si decide que no desea agregar un script haga clic en Cancelar para cerrar la p gina C mo eliminar
4. mo editar una categor a 10 Administraci n de preferencias Esta ficha permite cambiar la informaci n de cuenta los valores predeterminados de la impresora el n mero de d as que un formulario se considera nuevo actualizado los valores predeterminados de los scripts y el t tulo predeterminado de un icono de quiosco C mo definir el n mero de d as que un formulario se considera nuevo 1 Seleccione la vista Preferencias en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En Formularios actualizados nuevos seleccione un n mero entre 1 y 31 en el men desplegable 3 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar C mo crear un t tulo de icono para la pantalla de inicio de la impresora multifunci n 1 Seleccione la vista Preferencias en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En T tulo del icono de la impresora multifunci n de Lexmark escriba el nombre del icono que aparecer en la pantalla de inicio de la impresora multifunci n por ejemplo Formularios 3 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar Administraci n de preferencias 11 C mo cambiar los valores predeterminados de la impresora 1 Seleccione la vista Preferencias en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En Valores predeterminados de la impresora defina o cambie estos valores predeterminados de la impresora Resoluci n define la resolu
5. tulo de icono creaci n 11 V valores de la impresora 7 valores predeterminados de la impresora cambio 12 ndice alfab tico 15 Lexmark y Lexmark con diamante son marcas comerciales de Lexmark International Inc registradas en los Estados Unidos y o en otros pa ses O 2002 Lexmark International Inc 740 West New Circle Road Lexington Kentucky 40550 www lexmark com
6. a herramienta del usuario funciona 2 Administraci n de quioscos C mo agregar un quiosco 1 Seleccione la vista Quiosco en la lista de fichas de la parte superior de la p gina Haga clic en Agregar Se abre la p gina Agregar quiosco En Informaci n de quioscos introduzca el nombre del quiosco y su direcci n IP Estos dos campos son obligatorios Si no est seguro de la direcci n IP p ngase en contacto con el administrador 4 En Informaci n del icono de la impresora multifunci n de Lexmark introduzca un t tulo Se trata de un campo obligatorio y el valor predeterminado es Formularios Puede cambiar este valor predeterminado en la ficha Preferencias consulte Administraci n de preferencias en la p gina 11 Este t tulo aparecer encima de un icono que se muestra en la pantalla de inicio de la impresora multifunci n Al hacer clic en este icono el usuario puede utilizar la impresora multifunci n como un quiosco 5 En Categor as a las que puede acceder este quiosco puede agregar o eliminar las categor as que est n disponibles en el quiosco Si es la primera vez que utiliza esta herramienta es posible que no haya categor as para seleccionar Para obtener m s informaci n sobre c mo administrar categor as consulte Administraci n de categor as en la p gina 9 6 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar para agregar el quiosco Si no desea agregar un quiosco haga clic en Canc
7. a p gina 2 En el men desplegable denominado Ver informe de seleccione el tipo de informe que desea crear 3 En el men desplegable denominado Seleccione Quiosco seleccione el quiosco o los quioscos de los que desea obtener la informaci n recopilada 4 Enel men desplegable denominado Seleccione el intervalo de tiempo seleccione el per odo de tiempo del que desea obtener la informaci n Haga clic en Exportar informe Siga las instrucciones de las pantallas siguientes indicando d nde desea almacenar el informe y su formato por ejemplo una hoja de c lculo C mo crear un informe 14 7 ndice alfab tico IO A Archivo de script 8 archivos PDF 5 C categor as 7 categor as agregaci n 9 categor as edici n 10 categor as eliminaci n 10 contrase a 1 contrase a cambio 2 F Formsets 5 Formularios est ndar 5 formularios agregaci n 6 formularios edici n 7 formularios eliminaci n 7 H Herramienta del usuario 2 Informaci n de scripts 8 Informaci n del icono de la impresora multifunci n de Lexmark 3 informes creaci n y administraci n 13 informes exportaci n 13 14 Introducci n 1 L Lexmark Forms Composer 6 Lexmark Workflow Composer 5 N n mero de d as que un formulario se considera nuevo 11 P preferencias 11 quiosco edici n 3 quiosco eliminaci n 4 S script 5 script de autorelleno 6 script agregaci n 8 scripts eliminaci n 8 T t
8. atoria Script en el men desplegable seleccione el script que mejor se ajuste a sus necesidades por ejemplo Imprimir o Fax Si ha instalado scripts adicionales puede seleccionarlos en este cuadro Para obtener informaci n sobre c mo crear scripts personalizados consulte Administraci n de scripts en la p gina 8 Script AF en el men desplegable seleccione el script de relleno autom tico que mejor se ajuste a sus necesidades Script AF s lo aparecer si ha elegido agregar un formset T tulo del formulario tambi n es informaci n obligatoria N mero del formulario puede numerar estos formularios como desee Nota despu s de agregar palabras clave a los formularios puede buscar en todos los formularios que contengan palabras clave en la p gina Formularios Escriba la palabra clave en el campo proporcionado y en la parte izquierda de la p gina aparecer una lista de todos los formularios que la contengan Resumen puede redactar un resumen del contenido del formulario para ayudar al usuario a entender mejor lo que contiene el mismo 5 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar Esta informaci n se muestra en la pantalla principal del usuario Si no desea agregar un quiosco haga clic en Cancelar para cerrar la p gina Despu s de agregar formularios a la herramienta administrativa los nombres de stos aparecer n en una lista en la parte izquierda de la vista Formularios C mo agr
9. ci n de la p gina impresa Cuanto mayor sea el valor de ppp mayor ser la resoluci n Orientaci n indica si desea que las p ginas se impriman vertical u horizontalmente Imprimir en color si se desactiva las p ginas se imprimen en blanco y negro Clasificar si se activa los documentos se clasifican por ejemplo dos copias de tres p ginas se imprimir an del siguiente modo p gina 1 p gina 2 p gina 3 p gina 1 p gina 2 p gina 3 D plex imprimir varias p ginas en una hoja de papel Acabado indica si desea que los documentos se grapen o se perforen Tama o del papel indica si desea que los documentos se impriman en papel tama o Carta Legal o A4 Origen del papel seleccione la bandeja desde la que se imprimir n los documentos N mero de m ximo de copias determine el n mero m ximo de copias que un usuario puede realizar de un determinado documento EconoMode 3 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar C mo cambiar los valores predeterminados de la impresora 12 Creaci n y administraci n de informes Despu s de agregar quioscos y formularios a la herramienta administrativa puede empezar a realizar el seguimiento de uso mediante la creaci n de informes Cada vez que un usuario imprime un formulario la herramienta administrativa recopila informaci n autom ticamente como e elformulario impreso e el quiosco utilizado e el n mero de copias impresas
10. e ninguna obligaci n Puede adquirir copias adicionales de las publicaciones relacionadas con este producto llamando al 1 800 553 9727 En el Reino Unido e Irlanda llame al 44 0 8704 440 044 En los dem s pa ses p ngase en contacto con el establecimiento de venta Las referencias en esta publicaci n a productos programas o servicios no implican que el fabricante pretenda ponerlos a disposici n en todos los pa ses en los que opera Cualquier referencia a un producto un programa o un servicio no implica que s lo se deba utilizar dicho producto programa o servicio En su lugar se puede utilizar cualquier producto programa o servicio de funcionalidad equivalente que no infrinja ning n derecho de propiedad intelectual existente Es responsabilidad del usuario la evaluaci n y verificaci n de funcionamiento junto con otros productos programas o servicios a excepci n de los designados expresamente por el fabricante Lexmark y Lexmark con diamante son marcas comerciales de Lexmark International Inc registradas en los Estados Unidos y o en otros pa ses O Copyright 2002 Lexmark International Inc Reservados todos los derechos DERECHOS RESTRINGIDOS DEL GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS Este software y documentaci n se proporcionan con DERECHOS RESTRINGIDOS El uso la duplicaci n o la revelaci n por parte del gobierno est n sujetos a las restricciones estipuladas en el subapartado c 1 1i de la cl usula de los derechos de datos t c
11. egar formularios y formsets 6 Nota sobre las categor as y los valores de la impresora En la p gina Agregar formularios observar que hay una secci n denominada Miembro de las siguientes categor as Si a n no ha agregado ninguna categor a puede omitir esta secci n Despu s de agregar categor as consulte C mo agregar una categor a en la p gina 9 podr seleccionar los formularios de categor as espec ficas que aparecer n En la p gina Agregar formularios tambi n observar que hay una secci n denominada Valores de la impresora Al definir las preferencias deber especificar los valores predeterminados que aparecer n en esta secci n consulte C mo cambiar los valores predeterminados de la impresora en la p gina 12 Sin embargo si un formulario requiere valores de la impresora que son distintos de los predeterminados puede especificarlos aqu C mo editar un formulario 1 Seleccione la vista Formularios en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 Haga clic en el formulario que desea editar en la lista de la parte izquierda de la p gina La informaci n de este formulario aparecer en la parte derecha de la p gina Realice los cambios necesarios en los campos de la parte derecha de la p gina En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar C mo eliminar un formulario 1 Seleccione la vista Formularios en la lista de fichas de la parte superior de
12. elar para cerrar la p gina C mo editar un quiosco 1 Seleccione la vista Quiosco en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 Haga clic en el quiosco que desea editar en la lista de la parte izquierda de la p gina La informaci n de este quiosco aparecer en la parte derecha de la p gina 3 Realice los cambios necesarios en los campos de la parte derecha de la p gina por ejemplo nombre del quiosco direcci n IP o informaci n de la impresora La nica informaci n que no puede cambiar es el tipo de quiosco 4 Enla esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar Administraci n de quioscos 3 C mo eliminar un quiosco 1 Seleccione la vista Quiosco en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 Haga clic en el quiosco que desea eliminar de la lista de la parte izquierda de la p gina 3 Haga clic en Eliminar en la esquina inferior izquierda de la pantalla C mo eliminar un quiosco 4 Administraci n de formularios Despu s de agregar quioscos a la herramienta administrativa tendr que empezar a agregar formularios a dicha herramienta Despu s de hacerlo podr controlar los formularios que se pueden imprimir desde los quioscos d nde y c mo se imprimen los formularios cu ntos formularios se pueden imprimir etc Hay dos tipos de formularios que se pueden seleccionar Formularios est ndar e Formsets Qu son los formularios est ndar Son sim
13. en el bot n de flecha doble de la derecha 6 En Quioscos que tienen acceso a esta categor a indique los quioscos que desea que tengan acceso a esta categor a de formularios del mismo modo que ha movido los formularios 7 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar Nota un formulario puede pertenecer a varias categor as Despu s de organizar las categor as puede ver todos los formularios de una categor a en la p gina Formularios Para ello seleccione una categor a espec fica en el men desplegable de la parte izquierda de la p gina Debajo de este cuadro aparece una lista de todos los formularios de esta categor a Administraci n de categor as 9 C mo editar una categor a 1 Seleccione la vista Categor a en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 Haga clic en la categor a que desea editar en la lista de la parte izquierda de la p gina La informaci n de esta categor a aparecer en la parte derecha de la p gina Realice los cambios necesarios en los campos de la parte derecha de la p gina En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar C mo eliminar una categor a 1 Seleccione la vista Categor a en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 Haga clic en la categor a que desea eliminar de la lista de la parte izquierda de la p gina 3 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Eliminar C
14. espu s de conectarse correctamente con el nombre de cuenta y contrase a predeterminados puede cambiar el nombre y la contrase a por otra informaci n nica y que s lo conozca usted consulte C mo cambiar la contrase a en la p gina 2 4 En este punto tendr que agregar un quiosco como m nimo para empezar a administrar el sistema si tiene varios para agregar puede decidir hacerlo posteriormente Para ello consulte C mo agregar un quiosco en la p gina 3 Introducci n 1 C mo verificar que la herramienta del usuario funciona Una vez que est funcionando la herramienta administrativa verifique que la herramienta del usuario tambi n est operativa Al hacerlo peri dicamente puede verificar los formularios que est n disponibles Para comprobar si la herramienta del usuario est operativa escriba esta URL en la barra de direcci n del navegador http lt direcci n IP del servidor gt 8080 Kiosk por ejemplo http dp lexmark com 8080 Kiosk C mo cambiar la contrase a 1 Seleccione la vista Preferencias en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En Editar cuenta escriba el nombre admin es el valor predeterminado la contrase a anterior admin es el valor predeterminado y la contrase a nueva Vuelva a escribir la contrase a nueva en el campo Confirmar contrase a 3 En la esquina inferior derecha de la p gina haga clic en Guardar o Cancelar C mo verificar que l
15. n mero el formulario se combina autom ticamente con informaci n como el nombre y el n mero de seguridad social del cliente que un script habr extra do de una base de datos y habr colocado en el formulario A continuaci n el formset se imprime se env a por fax se env a por e mail o se archiva Administraci n de formularios 5 Un formset requiere dos scripts El primero normalmente es el script Imprimir o Imprimir PostScript descrito anteriormente El segundo se ejecuta si el usuario pulsa primero el bot n Autorelleno seg n se le solicite y a continuaci n el bot n Inicio Despu s se activa un script de autorelleno especial que combinar el formset con informaci n de una base de datos Los formsets se crean con Lexmark Forms Composer Consulte la documentaci n incluida en estos paquetes de software para obtener m s informaci n sobre c mo crear formsets C mo agregar formularios y formsets Seleccione la vista Formularios en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 En la esquina inferior izquierda de la p gina haga clic en Agregar Se abre la p gina Agregar formularios En Tipo de formulario indique si desea agregar un formulario o un formset En Informaci n de formularios introduzca la siguiente informaci n en los campos proporcionados Archivo de formulario se trata del formulario Si no sabe el nombre del archivo puede buscarlo haciendo clic en Examinar Esta informaci n es oblig
16. nicos y software de ordenador en DFARS 252 227 7013 y en las disposiciones FAR aplicables Lexmark International Inc Lexington KY 40550 SD Contenido IE Cap tulo 1 IntroduUCCi N ooococcccccccnnnoconnncnnnncnnannncncnrnnnnnnnnnannnnnannnns 1 COMO NEILA 01 74 Mt di pill 1 C mo verificar que la herramienta del usuario funciONA cccconnnonoccccnnnnnnss 2 C mo cambiar la contrase a ji te 2 Cap tulo 2 Administraci n de qU OSCOS cccconnnccccccnnnnannncnnnnnnnnns 3 C mo agregar UN QUIOSCO iccioniiincian ca cerca ad li 3 C mo editar un QUIOSCO sindical rnnr nenne nennen 3 C mo eliminar un QUIOSCO icons cid 4 Cap tulo 3 Administraci n de formularios ccccccccccconnnnnnnnannnos 5 Qu son los formularios est ndar vu ro 5 Qu Son los fOr mMSE S sornione aa E E 5 C mo agregar formularios y fOrmSets ccccccconoccccnnnnccononanannnnnncnnnnnnonnnnnnnnnnns 6 C mo editar un TOTO nn nnnne ereenn 7 C mo eliminar un formulario unn arras 7 Cap tulo 4 Administraci n de ScriptS cconnnncnnnnnnnnrrenennannas 8 Como agregarun Sel d 8 C mo eliminar UN SOPLO 8 Cap tulo 5 Administraci n de categor as ooooomoccccccnnnnnonccennnnanns 9 C mo agregar una categor a ida 9 C mo editar una Cale gona sisi dcoi 10 C mo eliminar una categor a acia ds 10 Contenido II Cap tulo 6 Administraci n de preferenciaS occconnnnccccnnennnano 11 C mo definir el n mero de d as que un formulari
17. o se considera nuevo Dax 11 C mo crear un t tulo de icono para la pantalla de inicio de la impresora Multifunci n sisas ir 11 C mo cambiar los valores predeterminados de la impresora omo 12 Cap tulo 7 Creaci n y administraci n de informes 13 C mo crear UNO MB viral ar EAA Or aiaa 14 C mo exportar UNO ataca idea ado 14 Contenido iii Introducci n Esta herramienta administrativa permite administrar lo que los usuarios pueden ver hacer e imprimir en un quiosco de Document Portal impresora multifunci n de Lexmark Con esta herramienta se trabaja mejor desde el navegador de Internet Internet Explorer 5 0 o superior Aqu puede Administrar formularios e Administrar quioscos e Administrar categor as e Administrar scripts e Crear y administrar informes e Editar y actualizar preferencias del usuario por ejemplo valores de la impresora o informaci n de cuenta C mo empezar 1 Inserte el CD incluido en el paquete de software de Document Portal Siga las instrucciones que aparecen en la pantalla para instalar el programa 2 Haga clic en Inicio gt Programas gt Lexmark gt Document Solutions gt Herramienta de administraci n de Document Portal 3 Con ctese a la herramienta administrativa escribiendo el nombre de cuenta y contrase a predeterminados en los espacios proporcionados Tanto el nombre como la contrase a predeterminados son la palabra admin Nota d
18. ples archivos PDF est ticos que el usuario puede imprimir desde un quiosco Los formularios est ndar est n asociados a un script que env a instrucciones al quiosco sobre lo que tiene que hacer con el formulario Por ejemplo la mayor a de los formularios est ndar est n asociados a un script de impresi n simple Este script se ejecuta autom ticamente cuando el usuario pulsa el bot n Inicio y env a el formulario a la impresora De forma predeterminada con el software s lo se incluyen los scripts Imprimir e Imprimir PostScript Con Lexmark Workflow Composer se pueden crear scripts personalizados adicionales Estos scripts personalizados pueden realizar varias acciones como enviar por fax enviar por e mail archivar en una base de datos etc P ngase en contacto con su representante de Lexmark para obtener m s informaci n sobre c mo crear scripts personalizados Nota los archivos PDF 1 1 Acrobat 2 x 1 2 Acrobat 3 x y 1 3 Acrobat 4 x se reconocen como formularios PDF 1 4 Acrobat 5 x no se admite en esta versi n Qu son los formsets Un formset es m s sofisticado que un formulario est ndar y puede combinar informaci n de un origen externo como una base de datos con un formulario est ndar Esta funci n se denomina Autorelleno y s lo est disponible en los formsets Por ejemplo puede crear un formset que solicite al usuario que introduzca un n mero de caso al imprimir un determinado formulario Al introducir dicho
19. un script 1 Seleccione la vista Script en la lista de fichas de la parte superior de la p gina 2 Seleccione el script que desea eliminar de la lista de la parte izquierda de la p gina 3 Haga clic en Eliminar en la esquina inferior izquierda de la pantalla Administraci n de scripts 8 Administraci n de categor as Ahora que ya ha agregado formularios quioscos y scripts a la herramienta administrativa necesita organizar los formularios agrup ndolos en categor as Despu s de hacerlo podr controlar las categor as que est n disponibles para quioscos espec ficos C mo agregar una categor a 1 Seleccione la vista Categor a en la lista de fichas de la parte superior de la p gina Las categor as que ya se hayan agregado aparecer n como una lista en la parte izquierda de la p gina 2 Haga clic en Agregar en la esquina inferior izquierda de la pantalla Se abre la p gina Agregar categor as 3 En la p gina Agregar categor as asigne un nombre a la categor a de formularios en el campo proporcionado Esta informaci n es obligatoria En Formularios que pertenecen a esta categor a haga clic en un nombre de formulario Indique si desea que este formulario aparezca como miembro de la nueva categor a haciendo clic en los botones de flecha simple para mover el formulario de la columna No miembro a la columna Miembros y viceversa Nota si desea mover todos los formularios a la vez a la columna Miembros haga clic
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