Referencias a celdas y nombres de rangos
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1. ati DN Ca Y Y Operaci n de Microsoft Excel ME p 9 ci G SES F a e Uf A p n al orpo Referencias a celdas y nombres de rangos Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de c lculo para realizar determinados c lculos Conviene saber que en las referencias a celdas o grupos de celdas Excel no distingue entre letras may sculas y min sculas Una celda se referencia siempre por su identificador de columna una letra o conjunto de 2 letras y de fila un n mero Por ejemplo la celda A21 es la que se encuentra en la intersecci n de la fila 21 con la columna A La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro referencia situado a la izquierda de la barra de f rmulas Los rangos conjunto de celdas contiguas de celdas se expresan por medio del operador dos puntos que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda Por ejemplo en una selecci n rectangular la referencia puede ser B2 D3 Las referencias m ltiples consisten en referencias sencillas separadas por el car cter punto y coma Una selecci n doble consistente en dos zonas rectangulares cuya referencia puede ser B2 D3 C5 D6 Se pueden introducir tambi n referencias a celdas de otra hoja de c lculo introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las cel2. das y separ ndolos por el signo de admiraci n por ejemplo Hoja1 B5 C6 El m todo m s seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el rat n de forma de seleccionar apuntar y hacer clic la celda cuya direcci n se desea insertar Cuando se desea introducir una direcci n en una f rmula basta hacer clic en dicha celda De esta forma se minimizan los errores en la inserci n de referencias a celdas Por m s informaci n sobre el ingreso de f rmulas ver secci n Introducci n de F rmulas en el capitulo F rmulas y funciones Referencias relativas mixtas y absolutas Excel por defecto usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las f rmulas Esto significa que las direcciones cambiar n de referencias tras copiar de una celda a otra una f rmula con referencias a celdas Excel actualiza autom ticamente la f rmula seg n hacia donde se copie para hacer referencia a las nuevas direcciones de las celdas establecidas en la misma Con mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado pues esto resulta muy til cuando se desea reproducir partes de una hoja de c lculo Excel sigue la pista de cada una Gu a del Usuario P gina 49 Centro de Capacitaci n en Inform tica tico Operaci n de Microsoft Excel ME e yo ys A 0 34 de las referencias de celdas al recordar su posici n con respecto a la celda en una f rmula y no por su direcci n P
3. eccionando el bot n Aceptar Otra posibilidad es seleccionar la celda Perostl_s Wi Empresa o rango de celdas a las que se desea dar un nombre y luego hacer clic sobre el cuadro de Nombre del rango ip nombres de la barra de referencia La Empresa Horas de referencia a la celda activa se sustituye por el o nombre tecleado Al pulsar la tecla Intro las Condorito SA 3 15 ld lece anad d teaa Mafalda SA 4 45 celdas seleccionadas quedan registradas con e Petete LIDA 130 nombre ingresado Anteojito SA 2 45 Rango seleccionado El Cuerva LTDA 3 45 Total 21 30 Si lo que se desea es cambiar un nombre existente se debe proceder del siguiente modo 1 Seleccionar la celda rango o rango m ltiple al que se desee cambiar el nombre Gu a del Usuario P gina 53 Centro de Capacitaci n en Inform tica y a v tio i Pk Operacion de Microsoft Excel ES DY f J A W gor o 0 34 2 Activar el cuadro de nombres en la barra de f rmula 3 Cambiar el nombre y pulsar lt Intro Para borrar un nombre existente utilizar el bot n Eliminar previa selecci n del nombre en la lista del cuadro de di logo que presenta la opci n Definir del men Insertar Nombre Por ejemplo el siguiente caso puede ser resuelto de forma m s sencilla si utilizamos nombres de rangos en las f rmulas en lugar de las referencias de celdas correspondientes Nombre del rango definido dolar a ms 12 PARO E AA AE A CAE Importe Cant
4. ertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la f rmula a una nueva posici n Para ello hay que utilizar referencias absolutas Es posible utilizar referencias absolutas para filas y relativas para columnas o viceversa Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el car cter de pesos antes de la letra de la columna o el n mero de fila que se quieren mantener invariables Si se desea que no cambie ni la referencia de filas ni de columnas hay que poner el car cter delante de cada una de las dos referencias Una referencia absoluta se puede definir de dos formas diferentes w Conforme se introduce la f rmula se teclea el car cter delante del indice de fila y o de columna que se quiere mantener constante P gina 50 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Operaci n de Microsoft Excel AE S 0 07 e 0 34 Colocando el punto de inserci n en la barra de f rmulas de manera que est dentro de la referencia a la celda deseada se pulsa la tecla de funci n lt F4 gt la que permite pasar de forma c clica por referencias relativas absolutas y por los dos casos mixtos En efecto en algunos casos se pretende que tan s lo una de las dos dimensiones fila o columna permanezca constante En tales casos se utiliza una referencia mixta es decir una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas Por ejemplo la
5. idad Subtotal Iva Total Total U 100 5 500 115 615 Cot del U 200 3 600 138 738 T 300 10 3000 s0 3690 Socoeceo Celdas contenidas en el rango nombrado La f rmula utilizada para obtener los totales en d lares ser a la siguiente Total Total U E2 dolar donde despu s podr a ser L_ S FE2folar 738 EA copiada sin tener que realizar ninguna 3690 modificaci n al resto de las celdas de dicha columna Si en cualquier momento se pretende saber que celdas incluye un nombre de rango alcanzar con seleccionar dicho nombre del cuadro referencias de la barra de f rmulas para que Excel muestre ese rango en el libro de trabajo P gina 54 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica
6. mediante la opci n Definir del men Insertar Nombre Para esto se deben seguir los siguientes pasos 1 Seleccionar la celda o rango al que se desee asignar el nombre P gina 52 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati qe lt q Operaci n de Microsoft Excel AE Y4 ye 9 0 34 2 Elegir la opci n Definir del men Insertar Nombre con lo cual se abre un cuadro de di logo como el de la muestra Definir nombre ki E Mombres en el libro mead o ooo Cerrar Nombre para el rango Agregar Rango de celdas Eliminar seleccionadas previo a la ejecuci n del comando Se refiere a Controll B 4 1 11 3 Teclear el nombre que se desee en el cuadro Nombres en el libro En el cuadro Se refiere a se pueden observar la referencias a las celdas seleccionadas previamente a la ejecuci n de ste comando Estas pueden ser modificadas tecleando las nuevas referencias en dicho cuadro o seleccion ndolas con el rat n previo hacer clic en dicho cuadro El bot n ocultar cuadro localizado a la derecha de dicho cuadro permite ocultar temporalmente el cuadro de di logo de forma de poder se alar con mayor comodidad las celdas a tratar Luego de se alar las celdas deseadas hacer clic sobre el bot n visualizar cuadro para volver a mostrar todo el cuadro de di logo 4 Hacer clic en el bot n Agregar para que se incorpore en la lista de nombres posteriormente salir sel
7. or de la cotizaci n del U Es en este caso que se necesita la utilizaci n de una referencia absoluta de forma que la direcci n de una de las referencias en la f rmula la que contiene la cotizaci n permanezca constante no var e Entonces la f rmula original antes de copiarla al resto de las celdas deber a ser E2 H 3 definiendo en este caso a la fila de la referencia de la cotizaci n como absoluta dado que la columna no var a en su copia Si se fijan ambas referencias fila y columna H 3 como absolutas se obtendr a el mismo resultado IS Si se mueve una celda que contiene una f rmula sus referencias de celdas se mantienen intactas independientemente de si son absolutas o Gu a del Usuario P gina 51 Centro de Capacitaci n en Inform tica 0 m tic Operaci n de Microsoft Excel AE L yo 34 A d 2 0 13 relativas Las referencias de celdas s lo se ajustan cuando se realizan copias de f rmulas Si se cambia una celda a la que una f rmula hace referencia individualmente la f rmula se actualiza para que haga referencia a la nueva ubicaci n incluso si se ha especificado la referencia como absoluta Esto tambi n es v lido para cuando se insertan celdas filas o columnas en medio de celdas que han sido referenciadas en una f rmula Nombres de rangos A veces resulta que hay que utilizar repetidamente referencias tales como B2 B4 B2 D3 C5 D6 en una hoja de c lculo o seleccionar los mismos rangos una
8. or ejemplo en el caso que se muestra se debe escribir una f rmula que permita calcular el Subtotal para lo cual se debe se alar la celda C2 celda donde se pretende obtener el resultado y posteriormente escribir la f rmula A2 B2 Luego en lugar de ingresar una a una las siguientes f rmulas que nos permitan calcular el subtotal para todas las filas de nuestra tabla copiamos dicha f rmula mediante el comando pertinente o mediante el arrastre hacia abajo del cuadro de llenado a las dem s celdas de la columna subtotal El resultado de esta copia ser que en la celda C3 queda la f rmula A3 B3 en la celda C4 nos queda la f rmula 44 B4 y as sucesivamente A o sp O A ES O Y Importe Cantidad Subtotal 100 5 sogi JAN J Para copiar arrastramos el cuadro de llenado La f rmula original es interpretada por Excel de la siguiente forma tomar el valor de la celda ubicada dos posiciones a la izquierda de la celda actual donde se localiza la f rmula y multiplicarlo por el valor localizado una celda a la izquierda de la celda actual Estas referencias son relativas a la ubicaci n de dicha f rmula al copiarla a cualquier lugar del libro de trabajo la f rmula seguir siendo interpretada por Excel de la misma manera todo depender de cual sea la celda donde se copie la misma Celda dos Celda una Mismas referencias Porr iones a ES la relativas a la posici n la izquierda Izquierda de la f rmula copiada En ci
9. referencia B5 evita que cambie la columna mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la f rmula Con B 5 ocurre lo contrario la columna cambia mientras que la fila 5 siempre permanece constante Por ejemplo completando un poco m s la tabla anteriormente vista y pretendiendo que al final de los c lculos pertinentes se muestre para el total de los tems su importe correspondiente en d lares deberiamos introducir una nueva columna que refleje dicho c lculo Dado que la cotizaci n del U var a d a a d a y que la intenci n es ver reflejado su correspondiente valor actualizado se incorpora dicha cotizaci n en otra celda de la hoja de c lculo para sobre l calcularlo Total Total U 100 500 115 E2 H3 Cot del U ll 00 600 130 F30 300 3000 ps0 3690 La f rmula original ingresada en la celda correspondiente es interpretada por Excel de la siguiente forma se toma el valor de la celda ubicada una posici n a la izquierda de la celda actual donde se localiza la f rmula y se lo divide entre el valor localizado dos celdas hacia la derecha y una hacia abajo de la celda actual Al copiar esta f rmula en las dem s celdas de la columna Total U sucede que Total Total U la misma sigue siendo interpretada de la a l 3 44 l 12 misma manera teniendo el problema de que 3690 Oo para la nueva ubicaci n de la f rmula dos celdas hacia la derecha y una hacia abajo de la misma no se encuentra el val
10. y otra vez Excel resuelve este problema permitiendo definir nombres y asignarlos a una celda o a una selecci n Estos nombres de celdas o de rangos se pueden utilizar en las f rmulas sin ning n problema Tambi n se pueden crear nombres compuestos e incluso asignar un nombre m s significativo a las constantes de uso m s frecuente El uso de nombres en las hojas de c lculo disminuye la posibilidad de introducir errores y permite recordar con mayor facilidad las referencias a diferentes celdas A la hora de crear nombres conviene tener en cuenta ciertas reglas Los nombres deben siempre empezar por una letra o por el car cter subrayado _ tras este primer car cter se puede usar cualquier conjunto de letras n meros y caracteres especiales Sin embargo no se pueden utilizar espacios en blanco Como alternativa a los espacios en blanco se puede emplear un car cter de subrayado o un punto Por ejemplo no son v lidos los nombres Ventas Anuales 2050 y Compras En cambio s son v lidos Ventas_Anuales A o2050 y PorcentajeCompras Aunque los nombres pueden tener hasta 256 caracteres conviene que sean m s cortos Puesto que las f rmulas est n limitadas a 256 caracteres los nombres largos dejan menos espacio para operadores y funciones Adem s estos nombres tan largos no se muestran bien en los cuadros de di logo o en las propias celdas La forma m s simple de definir nombres para rangos de celdas es
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