Guia de Instalación
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1. Eliot Primeros pasos Instalaci n y puesta a punto Eliot Gu a del usuario Introducci n Bienvenido a la gu a de instalaci n de Eliot Este manual explica c mo poner en marcha una instalaci n o un nuevo puesto de trabajo con Eliot Informaci n relacionada Otros documentos de inter s disponibles en www xtremis com e Eliot Gu a del usuario Informaci n sobre c mo trabajar con Eliot e Eliot Oficina Virtual Gu a de uso para los usuarios de la Oficina Virtual Contacto y soporte Para cualquier duda o consulta relacionada con Eliot puedes drigirte a soporteeliotoxtremis com utilizar el formulario de soporte disponible en www xtremis com Contenido Introducci n Instalaci n D nde obtener Eliot Requisitos m nimos Instalaci n Preparar el puesto de trabajo Id de licencia Inicio de sesi n El rea de trabajo Configurar impresi n y correo electr nico Configurar el imagotipo para los impresos Puesta en marcha de una nueva instalaci n 1 Asegurar Eliot 1 Definir empleados 1 Definir autorizaciones 1 Definir perfiles de usuario 1 Definir par metros 2 3 A Witreni L UI W W wW N ON GQ AURADA Eliot Gu a del usuario Instalaci n D nde obtener Eliot Puedes descargar la ltima versi n e Eliot en www xtremis com Elige la versi n apropiada para tu sistema operativo Si tu sistema operativo no est directamente soportado ponte en contacto con nosotros Eliot funcio2. _ Centralita Grabar Borrar Cancelar Ahora cambia la contrase a por la que prefieras puedes introducir indistintamente letras o n meros es m s eso es buena idea Las contrase as no deben ser demasiado cortas ni obvias ni tener ning n significado demasiado obvio Te recomendamos una combinaci n de unos 8 caracteres al azar letras y n meros Recuerda que Eliot no hace distinci n entre min sculas y may sculas ni en cuanto al nombre de usuario ni la contrase a En este momento no cambies ning n otro dato de la ficha del usuario Para actualizar el cambio haz click en Grabar Ahora que ya has protegido el acceso a tu nuevo sistema Eliot es hora de crear perfiles de usuario para trabajar Los perfiles de usuario para acceso al sistema deben estarasociados a personas conocidas ya sean empleados del centro de negocios o clientes o colaboradores de clientes que acceder n a la Oficina Virtual En este caso empezaremos a definir usuarios para los empleados del centro de negocios para lo cual primero tendremos que dar de alta a cada empleado en el sistema A Witremis Eliot Gu a del usuario 12 Definir empleados Accederemos a la definici n de empleados mediante la opci n de men Base de datos gt Administraci n gt Empleados Informes Exportar Preferencias Clientes lon RE Servicios epci n Administraci n Empleados Usuarios rada de gastos Autorizaciones Series c
3. Lo MWitremis 16 Eliot Gu a del usuario 17 Definir perfiles de usuario Es el momento de crear un perfil de usuario para cada uno de los empleados Accederemos a la definici n de usuarios mediante la opci n de men Base de datos gt Administraci n gt Usuarios Base de datos Informes Exportar Preferencias Clientes Servicios epci n administraci n Empleados Usuarios rada de gastos Autorizaciones Series contadores un Par metros Ver s el formulario de definici n de usuarios que ya vimos en el momento de cambiar la contrase a de admin Ahora crearemos un nuevo usuario Buscar Crear Introduce el c digo de usuario deseado en la casilla usuario y haz click en Crear Y qu nombre de usuario pongo Los nombres de usuario han de ser nicos Procura no usar nombres demasiado largos ni demasiado cortos Pueden ser las iniciales del nombre completo o cualquier otra forma de codificaci n que prefieras Al planificar los nombres de usuario ten en cuenta que tambi n definir s usuarios para que los colaboradores de tus clientes accedan a la Oficina Virtual p xtremis Eliot Gu a del usuario 18 En Usuarios Usuario oscara Buscar Crear Contrase a po Administrador _ Centralita Grabar Cancelar Contacto A continuaci n debes asociar este usuario co
4. cepci n Witremis Eliot Gu a del usuario 3 Para identificar el visor PDF haz click en y navega hasta localizar el visor Opciones de salida irnpresi n visar POF Correo electr nico Opciones de salida Configuraci n Si usas Windows normalmente el visor se llamar AcroRd32 exe y residir en Archivos de programal Adobel Acrobat 1 Reader ES Buscar en E Reader e E El Activer SPFPlugins S AxEParser dll 3 Browser 3 Updater E Bib dll I HowTo Ace dll CoolType dll Javascripts Acrofsaz dll coszxfdf xml 3 Legal S AcroRd32 exe E edbidrw dll J Messages E AdobellpdatelManager exe E edb50 dll 0 00 00 10 00 0 0 77 I Optional Agm dll esdupdate dll atl dll E JP2KLIb dll Mombre de archivo Archivos de tipo Todos los archivos ll el Introduce tu direcci n de correo que se usar como remitente y el nombre de tu servidor de correo smtp este dato seguramente tendr s que consultarlo a tu administrador de red o ISP pero es el mismo que configuras en tu programa de correo A Witremis Eliot Gu a del usuario 9 Configurar el imagotipo para los impresos En los impresos generados ya sean informes o facturas Eliot incluye el imagotipo de la empresa Por omisi n el imagotipo es el correspondiente a xtremis s l Para utilizar un imagotipo distinto ste debe ser un archivo GIF de nombre logo gif y estar en la carpeta Impres
5. Eso permitir que reciba notificaciones dirigidas a recepci n y no a un usuario espec fico 3 WMitremis Eliot Gu a del usuario 20 Definir par metros Por ltimo necesitar s ajustar unos cuantos par metros Para ello usa la opci n Base de Datos gt Administraci n gt Par metros Facturaci n Informes Exportar Preferencias Clientes Servicios cepci n Administraci n Empleados Usuarios trada de gastos Autorizaciones Series contadores 5 Par metros Esto abrir el formulario de par mteros Revisa una por una todas las pesta as r Par metros General Facturaci n Informaci n Servicio SMS Nombre referente al centro Direcci n de negocios a Introduce aqu los IE datos del centro de CLF negocio que se imprimir n en las facturas A Witremis Eliot Gu a del usuario 21 Facturaci n Datos por omisi n de facturaci n y de r Par metros ajuste de la factura General o im p resa F actur aci n eres de facturaci n Servicio 5M5 Serie facturas Serie de facturas y Serie de abonos la abonos Documento impreso Ca d a seri e d e Lineas de detalle por p gina facturaci n lleva pS Cno registro mercaltil 1000 Folio 300 seccion 40 asociado un contador de facturas Puedes usar la misma serie para facturas y abonos o series diferentes L neas de detalle N mero de l neas de detalle por p g
6. Modificar un empleado En este punto la lista desplegable ya mostrar los empleados que hayas creado Para modificar un empleado sencillamente selecci nalo de la lista y haz click en Modificar Empleados ee E lx Perez Oscar Rectifica cualquier dato y haz click en Guardar para almacenar los cambios o bien en Eliminar para borrar ese empleado Observa tambi n que hay siempre un bot n Cancelar que cancelar o cerrar los formularios seg n el caso sin almacenar ning n cambio en la base de datos Guardar Eliminar Cancelar A Witremis Eliot Gu a del usuario 15 Definir autorizaciones Los empleados que acabamos de crear no tienen en principio acceso a ninguna funci n de Eliot por lo que es necesario otorgarles autorizaciones Accederemos a la definici n de empleados mediante la opci n de men Base de datos gt Administraci n gt Autorizaciones Facturaci n Informes Exportar Preferencias Clientes J n p servicios cepci n Administraci n I Empleados Usuarios trada de gastos Autorizaciones Series contadores 3 Par metros En el formulario Autorizaciones haz click en Modificar A a Oe Michel Peter ll pr Michel Peter A Witremis Eliot Gu a del usuario El xt En Re el El L OODOOoR Activa las casillas correspondientes a las funciones que necesite el empleado A continuaci n haz click en Guardar
7. as pero no modifiques los perfiles admin ni usuario Si est s poniendo en marcha una nueva instalaci n Eliot Tendr s creado un usuario de administraci n por defecto usuario admin contrase a eliot Inicia la sesi n con ese perfil y sigue las instrucciones de esta gu a hasta el final para poner en marcha la instalaci n Eliot Witremis Eliot Gu a del usuario 6 El rea de trabajo sta es la ventana de trabajo de Eliot Pr cticamente todas las dem s ventanas aparecer n dentro de ella Puedes maximizarla para que ocupe todo el escritorio o moverla y ajustar su tama o a tu gusto Recepci n Facturaci n Base de datos Informes Exportar Preferencias Recepci n Recepci n Entrada de gastos O Clientes Reserva de salas an z D 7 a o A Mensajes SMS Correo Eliot 9 EA Empleado DEMO 3 mensajes nuevos M e Ss a j es am usuario Mensaje de origen prueba H 7 03 05 11 57 10 centralita i Otra prueba hs Eliot w alpha c xtremis 2004 anno lado DEMO Ba F ri a de es fa do En el Men encontrar s ordenadas tem ticamente todas las funciones de Eliot Las opciones a las que no tengas autorizaci n aparecer n en gris deshabilitadas En la Barra de herramientas hay unos iconos de acceso r pido para las funciones m s frecuentes En la parte inferior de barra de herramientas pueden aparecer mensajes dirigidos al usuario Eliot comprueba si hay mensajes ca
8. da 3 minutos y mostrar aqu los t tulos de los ltimos 3 no le dos Puedes accder al mensaje completo haciendo click sobre l Por ltimo en la Barra de estado aparecer n mensajes informativos a medida que trabajes con Eliot Se retienen siempre los ltimos 50 mensajs que podr s revisar mediante la correspondiente barra de desplazamiento A Witremis Eliot Gu a del usuario Configurar impresi n y correo electr nico Visor PDF La salida impresa de Eliot se emite en formato PDF Portable Document Format de Adobe Para visualizar e imprimir estos documentos es necesario un programa que denominaremos visor PDF Existen muchos visores PDF en diferentes versiones y plataformas Deber s asegurarte de que tienes un visor de PDF instalado para poder decirle a Eliot cu l es Es muy probable que ya tengas un visor PDF instalado en tu sistema Si no lo tienes o si no sabes si lo tienes puedes obtener uno gratuitamente en www adobe es Correo electr nico Eliot puede enviar mensajes de correo electr nico como en el desempe o de algunas funciones o incluso para comunicarse con el equipo de soporte Para ello deber s aportar los datos de la cuenta de correo y el servidor a utilizar Configuraremos ambas cosas en la opci n de men Preferencias gt Impresi n y correo electr nico Facturaci n Base de datos Informes Exportar A Impresi n y correo electr nico k Look amp Feel E Acerca de
9. ina El n mero de l neas que caben en el impreso El valor apropiado para un tama o Din A4 son 32 l neas Pie de factura Los datos del registro que han de aparecer a pie de factura M M tremis Eliot Gu a del usuario 22 Servicio SMS EJ Par metros Eliot permite enviar notificaciones en A Servicio mensajer a SMS forma de mensajes servicio 5M5 servidor http una Pagina web S M S a MovVI les A Cuenta una cuenta sms Contrase a una contrase a Remite Aetna Este servicio tiene l gica mente un Facturar SMS enviados como coste y debe Servicio sms contratarse con un proveedor Introduce en este panel los datos de acceso al servicio especificados por el proveedor URL usuario y contrase a Estos datos los suministrar el proveedor Remite El nombre de remitente para los mensajes SMS enviados Normalmente es el nombre del centro de negocios Facturar Sms enviados como Asocia un servicio creado en Eliot con el env o de SMS Para ello primero deber s definir el servicio Cuando Eliot env e un SMS autom ticamente registrar esto como gasto a cuenta del cliente con el servicio especificado aqu A Wi tremis
10. n un empleado o con un contacto de un cliente si es un usuario para Oficina Virtual Simplemente teclea una parte del nombre de empleado y pulsa TAB Eliot encontrar el empleado correspondiente Tambi n puedes hacer click en Buscar para seleccionar el empleado de una lista Si est s creando un perfil para el contacto de un cliente previamente identifica al cliente De este modo en la lista s lo aparecer n los contactos de ese cliente Buscar persona Buscar Seleccionar Cancelar Persona Empresa Feter Michel lt Centro de negocios gt Oscar Perez lt Centro de negocios Witremis Eliot Gu a del usuario 19 Una vez seleccionado el contacto aparecer su nombre completo en la casilla Contacto e a Usuarios NEON NT pe x E mE m 1 bh Usuario loscar59 Buscar Contacto Oscar Perez Buscar Cod cliente o Mombre Buscar Contrase a Administrador _ Centralita Grabar Cancelar Cliente S lo aplicable si este usuario es para para permitir a un cliente o un colaborador suyo acceder a la Oficina Virtual Trat ndose de un empleado del centro de negocios deja este campo en blanco Contrase a Mismas consideraciones que con el usuario admin Administrador Activa esta casilla si el usuario debe tener privilegio de administraci n Centralita Activa esta casilla si el usuario va a trabajar como centralita o recepcionista
11. na en cualquier plataforma que soporte J ava Eliot necesita Java 1 4 o superior Si no lo tienes en tu sistema puedes obtenerlo gratuitamente de www java com o bien seleccionar una versi n del instalador Eliot que lleve la m quina virtual java incorporada Requisitos m nimos Sistema operativo Multiplataforma Java 1 4 o superior Visor PDF Memoria RAM 64 Mb Disco duro 20 Mb CPU PIII o equivalente Pantalla 800x600 recomendado 1024x768 Comunicaciones Acceso a internet de banda ancha Acceso a un servidor SMTP de correo Instalaci n La instalaci n de Eliot es autom tica Simplemente ejecuta el instalador que hayas descargado y sigue las instrucciones Instalaci n Tras la instalaci n en el caso de la puesta en marcha de una nueva instalaci n Eliot 3 A Witremis Eliot Gu a del usuario 4 Preparar el puesto de trabajo Inicia Eliot a trav s del acceso directo creado durante el proceso de instalaci n el instalador te habr preguntado qu tipos de acceso directo quer as Id de licencia La primera vez que ejecutes Eliot en un puesto de trabajo solicitar el Id de licencia Esta clave te la proporcionar xtremis en el momento de adquirir la licencia Adem s de controlar la licencia de uso la clave sirve para identificar tu punto de servicio asignado y tu base de datos Eliot Id de licencia demao introduzca suid de licencia o demo para acceder al servidor de demos
12. ontadores 3 Par metros Esto abrir el formulario de empleados Como ste es el primer formulario que vas a usar nos extenderemos un poco con su funcionamiento especialmente porque todos los formularios de Eliot son muy similares Observa la parte superior Empleados e J En la parte superior Izquierda se muestra el t tulo IES del formulario Puedes tener muchos formularios distintos abiertos simult neamente A la derecha encontrar s controles para maximizar minimizar o cerrar el formulario Tambien puedes maximizar un formulario haciendo doble click sobre la barra de t tulo p xtremis Eliot Gu a del usuario 13 Una lista desplegable que contiene los registros existentes AAA Como aun no hemos creado ning n empleado en el sistema esa lista desplegable se muestra vac a y obviamente no se puede seleccionar ning n elemento El bot n a la derecha sirve para refrescar el contenido de la lista por ejemplo en el caso de que otro usuario haya a adido elementos que no vemos A la derecha observar s los botones Crear y Modificar Crear Modificar Para crear nuestro primer empleado haz click en Crear Empleados eee pe z IN E Guardar Eliminar Cancelar Introduce todos los datos del empleado y a continuaci n haz click en Guardar Ya hemos creado nuestro primer empleado Prueba a introducir algunos m s A Witremis Eliot Gu a del usuario 14
13. os de Eliot Por ejemplo si se instal en el directorio por defecto el logo debe ser C xtremis Eliotl impresos1 logo gif Simplemente sustituye el logo gif existente por el tuyo 3 A Witremi L Eliot Gu a del usuario 10 Puesta en marcha de una nueva instalaci n El resto de esta gu a s lo es aplicable si est s arrancando una nueva instalaci n eliot Asegurar Eliot Como hemos comentado una base de datos Eliot nueva contiene nicamente el perfil admin Este perfil tiene privilegios administrativos pero no est autorizado a las funciones de gesti n habituales Su prop sito es precisamente posibilitarte la definici n inicial de usuarios y establecer la pol tica de acceso a tu sistema Eliot Lo primero que tenemos que hacer es cambiar la contrase a el usuario admin Para ello accede a la opci n de men Base de datos gt Administraci n gt Usuarios Facturaci n Informes Exportar Preferencias E Clientes lon e Servicios epci n Administraci n Empleados Usuarios rada de gastos Autorizaciones Series contadores Par metros Introduce admin que es el usuario que queremos modificar y haz click en Buscar Usuarios a ae xl Usuario admin Buscar Crear pP xtremis Eliot Gu a del usuario 11 Aparecer n los datos del usuario Usuarios naa De x Usuario Contacto Cod cliente Mombre Contrase a Edrin Administrador
14. traci n Lx Id de licencia Si est s evaluando Eliot no tienes id de licencia Simplemente utiliza demo para acceder al servidor de demostraci n Puedes evaluar Eliot sin l mite en el servidor y la base de datos de demostraci n Simplemente ten en cuenta que esa base de datos es accedida por todos los usuarios que est n evaluando Eliot incluso es posible que un momento dado otro usuario est modificando los mismos datos que est s manejando t Mientras uses la licencia demo Eliot seguir pidiendo el id de licencia cada vez que lo ejecutes En el momento que introduzcas un id de licencia v lido ya no lo preguntar m s Eliot Gu a del usuario Inicio de sesi n Cuando ejecutas Eliot te pedir que te identifiques 2 Identificaci n Eliot Usuario admin Contrase a Entrar Si eres un nuevo usuario de una instalaci n Eliot existente Introduce el usuario y contrase a que te hayan asignado y acceder s al rea de trabajo de Eliot Si est s evaluando Eliot en el servidor de demostraci n Puedes usar el nombre de usuario usuario con contrase a demo Tambien puedes usar el perfil admin con contrase a eliot lo cual te dar acceso administrativo Por favor te rogamos que no cambies estos perfiles por defecto ya que esto impedir a el acceso a otros usuarios a la demostraci n Si quieres hacer pruebas con perfiles puedes crear tantos como quier
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