BCU Gobernaciones Manual de la aplicacion version 3.4
Contents
1. lt group id Proyecto label Proyecto gt lt button id G1Bt1 label Nuevo size normal onAction ProyectoNuevo gt lt button id G1Bt2 label Seleccionar proyecto size normal onAction ProyectoSeleccionar gt lt button id G1Bt3 label Copiar actual size normal onAction CopiarProyecto gt lt separator id GlSeparadorl1 gt lt button id G1Bt4 label Actualizar precios size normal onAction ActualizarPrecios gt 22 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 23 de 24 lt button id G1Bt5 label Seleccionar Actividad size normal onAction SeleccionarEntradaEnBCU gt lt group gt lt group id BCUGrupo label Mantener BCU gt lt button id G2Bt1 label Datos b sicos size normal onAction DatosBasicos gt lt button id G2Bt2 label Actualizar size normal onAction ActualizarBCU gt lt button id G2Bt3 label Cambiar Fuente size normal onAction CambiarFuente gt lt separator id GlSeparador2 gt lt button id G2Bt4 label Acerca de size normal onAction AcercaDe gt lt button id G2Bt5 label Ayuda size normal onAction AyudaBCU gt lt group gt lt tab gt lt tabs gt lt ribbons fcustomul gt 4 8 M dulos y formas 4 8 1 M dulo de subrutinas y funciones comunes La aplicaci n incluye un m d2. M s informaci n Ruta de acceso del archivo F ablelBCU Gobernaciones version 3 1 20110517 xlsm Ayudar a protegerme contra contenido desconocido recomendado O Habilitar este contenido Para responder se deber usar el bot n Aceptar Al dar aceptar el sistema desplegar la hoja Inicio donde se encuentra un peque o resumen de datos de la aplicaci n y en la parte superior de la pantalla extremo derecho la opci n BCU en la lista de opciones de Excel 12 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 13 de 24 4 2 Men Al libro MS Excel que contiene el BCU se le ha agregado una nueva opci n BCU en la cinta de opciones est ndar la cual aparece en la parte derecha de la cinta de opciones como se ilustra a continuaci n La d 0 a gt BCU Cundinam e TA E Inicio Menu Insertar Dise o de p gina F rmulas Datos Revisar Vista BCU B d Cortar Calibri ju A V z TS 33 Copiar Pegar Ar E ij Combinar y centra X J Copiar formato lic Js 152 e E EE 13 Combinar y centra Portapapeles Ta Fuente Alineaci n Al seleccionar la opci n BCU se despliegan un men con las opciones siguientes k c ta an z Inicio Menu Insertar Dise o de p gina F rmulas Nuevo Actualizar precios Datos b sicos Acerca de Seleccionar proyecto Seleccionar Actividad Actualizar Ayuda Copiar actual Cambiar Fuente Proyecto Mantener BC
3. unitarios de los municipios Otros campos Algunas de las columnas a partir de la columna K de la hoja se utilizan como rea de trabajo para las b squedas en el BCU 11 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 12 de 24 4 FORMA DE UTILIZACI N DE LA APLICACI N 4 1 Ingreso El ingreso a la aplicaci n se hace abriendo el archivo BCU Gobernaciones version 3 3 20110609 xlsm ya sea haciendo doble clic sobre el archivo en la carpeta en que fue instalado o desde Excel Si se utiliza la primera modalidad es probable que aparezca el siguiente mensaje Doe gt Inicio Menu Insertar Dise o de p gina F rmulas Dat B q Cortas Calibri e lav 1S gt 33 Copiar Pegar gs J Copiar formato N s SA Portapapeles Ta Fuente 4 e Advertencia de seguridad Las macros se han deshabilitado Opciones AU Si aparece haga clic sobre Opciones Se desplegar entonces lo siguiente Opciones de seguridad de Microsoft Office Ax Y Alerta de seguridad Macro Macro Las macros se han habilitado Las macros pueden contener virus u otros riesgos para la seguridad No habilite este contenido a menos que confie en el origen del archivo Advertencia no es posible determinar si el contenido procede de un origen de confianza Debe dejar este contenido deshabilitado a menos que de l dependa cierta funcionalidad b sica y conf e en su origen
4. BCU Proyecto de la cinta de opciones de Excel Los cambios en las actividades se reflejan autom ticamente en la fuente seleccionada ver adelante opci n Cambiar fuente Nueva actividad El bot n Nuevo muestra los campos en los que el usuario puede entrar la informaci n para crear una nueva actividad Cuando se selecciona esta opci n el bot n Grabar se convierte en Agregar Cuando se activa este ltimo se agrega la actividad al BCU Adici n de componente y subcomponente Al momento de agregar una actividad o cambiar una existente es posible definir un nuevo componente o subcomponente El combo Componente de la pantalla Actualizaci n de datos mostrado a continuaci n incluye botones agregar y C cancelar que sirven para ese prop sito 18 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 19 de 24 Actualizaci n de datos del BCU fuente actual de datos Globales C digo E Nombre da la adividad Descapote manual e 20 cms apile hasta 10 mts Componente remes la e Subcomponerte Pramas e Al hacer clic sobre se limpian los campos Componente y Subcomponente para entrar el nombre del componente y subcomponente Si se omite el subcomponente se le asigna como nombre el nombre del componente que se acaba de agregar Cambio de fuente de precios del BCU Esta opci n disponible en el men Mantener BCU sirve para cambiar la f
5. P gina 7 de 24 SECTOR PROYECTO TIPO Saneamiento Construcci n de redes secundarias y domiciliarias B sico Construcci n de alcantarillado de aguas lluvias Construcci n de alcantarillado urbano Vivienda Construcci n de vivienda unifamiliar VIS Construcci n de vivienda multifamiliar VIS Sobre sta selecci n de Proyectos Tipo es importante se alar que los BCU se construyen por etapas La primera es comenzar por los proyectos m s usuales que son los de infraestructura y mantenimientos Estos proyectos facilitan una estandarizaci n de costos Posteriormente se puede avanzar a una segunda etapa en la cual se vayan incluyendo proyectos tipo en otros sectores Paso 3 Definici n de componentes actividades y presupuestos tipo Para que un Banco de Costos Unitarios BCU opere como una herramienta til es necesario que el repertorio de precios responda a una estructura de costeo basada en tems para los cuales existan precios de mercado De esta forma para llegar al tem con precio de mercado la metodolog a de dise o del BCU se ha basado en la siguiente l gica Una vez definidos los Proyectos Tipo el paso siguiente es la definici n de los Componentes Tipo las Actividades Tipo y los Costos tipo Los Componentes Tipo corresponden a un conjunto de actividades As por ejemplo un proyecto de pavimentaci n de v as contiene los siguientes componentes tipo Preliminares Sub base
6. 3 Preparaci n del proyecto ccocccnncnncnononnononoonoononnnnnonnnonononcnnnnnnononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn non nr nn nn nnnnnnnnnannnnnnns 15 4 3 4 Actualizaci n de precios msccccinionccn ica indiano a ia a aaa edad bi 16 4 4 Gestion del BC aaa iia 17 MAN aa diia 20 4 5 instalaci n y PC ai EROA 20 4 5 1 Requisitos de instala Gi N cccncnncnuouooooononooononnnnononnnnnnononnnnnnoconnnnnananannn nn nnnnnnnnn cnn non nn temea Aaa Tanais 20 4 5 2 861 a 18 deinstalaCi PIPE COOOOCOO5uONo70 U PE 2 me 20 4 5 3 Componentes que deben ser instalados ooooccccccnnnnnnnnncnnonnnnananonnnnnnnnonnononononnncnnnnnnnnnononanans 21 4 6 Estr ct ra de datos ii A Aoc 21 4 7 A NN 22 4 8 M dulos Y TOMAS civic RAEE 23 lt s Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 4 8 1 4 8 2 4 8 3 4 8 4 4 8 5 P gina 3 de 24 M dulo de subrutinas y funciones COMUNES ccocccnccnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnannnnnano nono n nn nono nono ono nono nnnnnnonoss 23 Referencias o paternos 23 EOS A a Aci 24 Version deVistial Basica a dd id 24 A E E E E E A 24 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 4 de 24 Informaci n del Documento Nombre del documento BCU Gobernaciones Manual de la aplicaci n versi n 3 4 Nombre del archivo BCU Gobernaciones Manual de la aplicacion version 3 4 doc Fecha 29 06 2011 Control de cambi
7. Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 17 de 24 identificador de la actividad tom ndolo del BCU Si el sistema no encuentra el Id resaltar el precio en color amarillo 4 4 Gesti n del BCU Cambio de los datos b sicos del BCU La opci n datos b sicos del BCU permite cambiar el nombre de la entidad territorial y el nombre del responsable institucional del BCU Actualizaci n del BCU La opci n Actualizar abre el formulario que se muestra abajo el cual permite buscar una actividad agregar una nueva grabarla con cambios o eliminarla Actualizaci n de datos del BCU fuente actual de datos Globales C digo Nombre de la actividad Componente Seleccione Subcomponente Buscar Cancelar Limpiar Unidad de Medida Grabar Precio unitario Fecha dd mm aaaa iS Nuevo ddd Cambio en datos de una actividad Para modificar una actividad primero debe ser seleccionada utilizando el bot n Buscar y los conceptos de b squeda de Componente Subcomponente o Nombre La b squeda por nombre puede hacerse entrando el texto del nombre buscado sus primeras letras De por Descapote o como mezcla de texto y comodines cualquier n mero de caracteres o un caracter Si la b squeda es exitosa en el recuadro inferior del formulario aparecer la lista de posibles actividades Haciendo doble clic sobre una de ellas se llenar n todo
8. Pegar y 33 424 3 J Copiar formato LETS ES A ii E Portapapeles fa Fuente Al e Advertencia de seguridad Las macros se han deshabilitado Opciones ua Debe hacer clic sobre Opciones Al hacerlo aparecer el mensaje Y Alerta de seguridad Macro Macro Las macros se han habilitado Las macros pueden contener virus u otros riesgos para la seguridad No habilite este contenido a menos que confie en el origen del archivo Advertencia no es posible determinar si el contenido procede de un origen de confianza Debe dejar este contenido deshabilitado a menos que de l dependa cierta funcionalidad b sica y conf e en su origen M s informaci n Ruta de acceso del archivo F ciones BCU Gobernaciones version 2 05052011 xlsm Ayudar a protegerme contra contenido desconocido recomendado Habilitar este contenido Abrir el Centro de confianza 20 s Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Para continuar deber seleccionarse la opci n Habilitar este contenido y dar Aceptar Versi n 3 4 P gina 21 de 24 Si la aplicaci n se ejecuta con frecuencia es posible eliminar el mensaje de advertencia anterior si el libro se guarda en cualquiera de las carpetas siguientes e unidadMArchivos de programalMicrosoft Office Templates e unidadMArchivos de programalMicrosoft OfficelOffice121Startup donde unidad es la unidad de disco C D etc donde est in
9. el BCU a los sectores Saneamiento B sico y Vivienda con base en estos criterios son inversiones importantes en el nivel municipal los proyectos de estos sectores se ejecutan de manera recurrente en los municipios y el Banco de Proyectos de Inversi n Departamental contempla apoyar o cofinanciar las inversiones municipales en estos sectores Paso 1 Sectores Econ micos claves para el BCU 1 Educaci n 2 Salud 3 Transporte 4 Saneamiento B sico 5 Vivienda Paso 2 Definici n de proyectos tipo Una vez definidos los sectores en los que se concentra la inversi n el paso siguiente es la definici n de los proyectos tipo en dichos sectores Por Proyecto Tipo se entiende aquel que i es frecuente o com n en un sector en las diferentes ejecuciones presupuestales ii tiene un peso relativo importante en la inversi n iii son proyectos pertinentes del sector Sobre esta base defini como Proyectos Tipo para el BCU los siguientes Tabla 2 Proyectos Tipo seleccionados SECTOR PROYECTO TIPO Educaci n Construcci n de instituci n educativa Mantenimiento de losa de cubierta de instituci n educativa Salud Construcci n de centro de salud Remodelaci n de puesto de salud Transporte Pavimentaci n de v a urbana Pavimentaci n de v a rural Lo Construcci n de acueducto tanque de almacenamiento y redes de distribuci n Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4
10. protegidas que describen proyectos tipo y hojas de precios de municipios organizadas por provincia Por cada provincia existe una hoja con el nombre SProvincia Xxxxx donde SProvincia es un identificador que no debe modificarse y Xxxx es el nombre de la provincia La estructura de cada una de estas hojas deber ser como la siguiente Provincia Magdalena Bajo Id GUADUAS P SALGAR CAPARRAPI 3 2 271 2 271 2 271 01 01 2009 Los t tulos Id y nombre de municipio deber estar en la fila 5 Las celdas debajo de cada nombre de municipio corresponden al precio unitario de la actividad Id Las columnas que siguen al ltimo de los municipios de una provincia se emplean para almacenar la fecha del precio 4 7 Men El men de la aplicaci n es una modificaci n hecha a la cinta de opciones de MS Excel La modificaci n est incluida dentro del libro Excel como un archivo llamado customUl xml con el contenido que aparece abajo La manera m s pr ctica de modificar el archivo es emplear la herramienta Custom UI Editor la cual est disponible en http openxmIdeveloper org archive 2006 05 26 CustomUleditor aspx Si se utiliza en MS Windows XP debe verificarse que est instalado el Framework NET 2 o superior El siguiente es el men generado con el Custom Ul Editor lt customUl xmlns http schemas microsoft com office 2006 01 customui gt lt ribbon gt lt tabs gt lt tab id BCU label BCU gt
11. tipo del componente 4 ser a el siguiente Unidad de Precio Valor Obras de drenaje y redes medida Cantidad unitario total 779 317 os varias en material com n en seco 38 54 Relleno para estructuras con material seleccionado 22 00 a Limpieza de alcantarillas existentes CE 23 888 00 95 552 00 4 4 mi 18 117 2 Sardinel prefabricado ref A10 385 40 47 009 00 68 60 4 5 mi 1 225 119 Renivelaci n de pozos alcantarillado 3 00 418 373 00 00 4 6 i 877 884 0 Placa de fondo D 1 70 2 00 438 942 00 0 4 7 1 192 191 Placa de cubierta de pozo de inspecci n un 3 00 397 397 00 00 4 8 ii wi Plafonado de pozos 75 191 ET 4 9 Demolici n de pozos existente H m x 1 00 EAR 3 898 00 5 847 00 847 00 gt i 798 23 074 0 Costo Total del Componente 89 94 Paso 4 Estructura y gesti n de la base de datos Con la informaci n de los pasos anteriores se procede a la definici n de la estructura de la base de datos Esta base de datos construida en MS Excel 2007 est compuesta por los elementos que se muestran en la figura que sigue Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 9 de 24 Cat logos de precios UnidadesMedida Proyecto tipo i Proyecto tipa Componentes Nuevo proyecto El primer grupo de elementos son los proyectos tipo de referencia y los proyectos que defina la entidad El segundo grupo es la base de datos del Banco de
12. BCU se compone de hojas que contienen a la lista de componentes y actividades del banco de costos unitarios b proyectos tipo con sus actividades y c nuevos proyectos definidos por el usuario Cat logos de precios UnidadesMedida Proyecto tipo i Proyecto tipd Componentes Nuevo proyecto La hoja SBCU es una lista de actividades con precios unitarios La hoja SComponentes es la lista de posibles componentes y sub componentes en los cuales se puede aplicar una actividad Finalmente SUnidadesMedida contiene las unidades de medida de las actividades SPlantilla es una plantilla utilizada como base para la creaci n de nuevos proyectos Cat logos de precios es un conjunto de hojas que contienen los precios de cada una de las provincias de la Gobernaci n y sus municipios 3 1 1 Estructura del BCU El BCU est compuesto por las tablas SBCU SComponentes y SUnidadesMedida y opcionalmente de tablas que sirvan de fuente para los precios unitarios de las actividades La tabla SBCU tiene la siguiente estructura Id C digo de identificaci n de la actividad Nombre Descripci n de la actividad UM C digo de la unidad de medida PU Precio unitario f rmula con la direcci n de la celda que contiene el dato Componente Componente al que pertenece la actividad Subcomponente Subcomponente al que pertenece la actividad Referencia Texto de referencia obligatorio corresponde al c digo de la cartilla de precios
13. CU Gobernaciones Manual de la aplicacion version x y doc donde x y es el n mero de versi n del programa d Archivo leame primero gobernaciones con instrucciones de instalaci n similares a las de este documento y notas de ltimo momento sobre cambios en la aplicaci n 2 2 Requisitos de instalaci n Esta aplicaci n requiere MS Excel 2007 MS Excel 2010 Funciona en sistemas operativos MS Windows XP Windows Vista o Windows 7 La resoluci n m nima soportada es 800x600 dpi pero se recomienda utilizar pantallas con resoluciones de 1200x600 dpi 2 2 1 Carpeta de instalaci n La aplicaci n puede ser instalada en cualquier carpeta Los archivos BCU Gobernaciones version XX AAAAMMDD xlsm y BCUAyuda chm deben ser copiados en la misma carpeta Para que la aplicaci n funciones se requiere habilitar las macros Si la aplicaci n se ejecuta con frecuencia es posible eliminar el mensaje de advertencia que da MS Office cuando detecta que el libro contiene macros si el libro se guarda en cualquiera de las carpetas siguientes e unidadMArchivos de programalMicrosoft OfficelTemplates e unidadMArchivos de programalMicrosoft OfficelOffice121Startup donde unidad es la unidad de disco C D etc donde est instalado MS Office 10 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 11 de 24 3 ESTRUCTURA DEL LIBRO 3 1 Estructura general El libro MS Excel del
14. Costos Unitarios la cual incluye la lista de tems del BCU y los tipos de componentes y unidades de medida A esta base de datos se ha asociado una nueva opci n en la cinta de Excel men de opciones la cual incluye facilidades para crear nuevos proyectos en blanco o a partir de los proyectos tipo seleccionar actividades del BCU y actualizar sus precios El mismo sistema permite buscar y actualizar el BCU Paso 5 Metodolog a para la actualizaci n de costos La actualizaci n de los costos deber hacerse al menos anualmente Existen diferentes formas para mantener actualizados los costos entre las que podemos citar las siguientes Indices de inflaci n del DANE Indices sectoriales de precios Compra de informaci n de algunos sectores Fuentes directas El uso de una u otra forma est ntimamente relacionado con el costo de obtener la informaci n lt s Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 10 de 24 2 INSTALACI N DE LA APLICACI N 2 1 Paquete de instalaci n La aplicaci n se entrega como un paquete en CD con los siguientes archivos a Libro MS Excel con el nombre BCU Gobernaciones version XX AAAAMMDD xIsm donde XX es el n mero de versi n AAAA es a o MM es mes DD es d a de la versi n b BCUAyuda chm archivo de ayuda o BCUAyuda ext si el archivo se recibi por correo electr nico c Manual de la aplicaci n con el nombre B
15. GERENCIAL LTDA SERVICIOS DE CONSULTOR A DISE AR REVISAR Y AJUSTAR CUANDO SE REQUIERA METODOLOG AS PROCEDIMIENTOS Y SISTEMAS RELACIONADOS CON LA GPR PRODUCTO 2 BANCO DE COSTOS UNITARIOS MANUAL DE LA APLICACI N DE LA VERSI N PARA GOBERNACIONES Aplica a la versi n 3 4 Gobernaciones Bogot D C Junio de 2011 lt s Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 2 de 24 PRODUCTO 2 BANCO DE COSTOS UNITARIOS MANUAL DE LA APLICACI N Aplica a la versi n 3 4 Gobernaciones Contenido E INTO ION a adan 5 1 1 Marco Conceptual iii a dana 5 1 2 Metodolog a para el c lculo de costos UNItarioS cooccccnccnccnnnannnannnnnnnnannnnnonononnnonnnnononnnnnonnnnnnninnnos 5 2 INSTALACI N DE LA APUCACION bb 10 2 1 Paquete de instala ii a in and 10 2 2 Requisitos de instalaci n occcnnnnccuconononononooononnnnnnnnnnnnnnnnnonnnanncnnnnnnnnnn nono n one EAEan ERAAN aeran anas 10 2 2 1 Carpeta deinstalaCi M sssrinin o A 10 3 ESTRUCTURA DEL LIBRO 00 ii a 11 3 1 a EN AE AaOr E AAEN nE AREE E aa EE Eas ANTEE EEES 11 3 1 1 Estructura del BCU at dci 11 4 FORMA DE UTILIZACI N DE LA APLICACI N ccaonconinconinconionesonasincicano sane anaincosonc cnc inenn cenas aicdnen censdniinas cenas 12 4 1 IESO ii a a 12 4 2 Me EPEE E AON in 13 4 3 Gestiomdel proye Ctra e ea EE EE EEE aE a aa Eara EERE 14 4 3 1 Seleccion de POCO Ad 14 4 3 2 Creacion de proye CtO iia A 14 4 3
16. U El grupo de opciones Proyecto incluye funciones relacionadas con un proyecto espec fico El grupo de opciones Mantener BCU est n relacionadas con el mantenimiento del BCU De manera general las opciones permiten realizar las siguientes operaciones Grupo de opciones Proyecto Nuevo Crea un proyecto en blanco con la estructura de SPlantilla Seleccionar proyecto Selecciona un proyecto de la lista de proyectos existentes Copiar Actual Crea una copia del proyecto seleccionado Usualmente el proyecto seleccionado es uno de los proyectos t picos Actualizar precios Actualiza los precios de un proyecto con base en los c digos de sus actividades Seleccionar actividad Permite agregar una nueva actividad a un proyecto seleccion ndola en el BCU Grupo de opciones Mantener BCU Datos b sicos Permite definir el nombre de la entidad territorial y del responsable del BCU Actualizar Permite agregar cambiar o eliminar items del BCU Cambiar Fuente Permite definir la fuente de precios del BCU municipio Acerca de Datos b sicos de la versi n del BCU Ayuda Ayuda en l nea 13 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 14 de 24 4 3 Gesti n del proyecto 4 3 1 Selecci n de proyecto Esta opci n permite seleccionar un proyecto de la lista de proyectos existentes Cuando se invoca la opci n se despliega la siguiente pantalla para seleccionar uno de l
17. e no es asignado directamente por el usuario sino consecuencia de la selecci n de la actividad en el BCU como se describe abajo tem es un campo libre el cual puede ser empleado por la entidad para describir la estructura jer rquica del proyecto Componente Subcomponente Actividad es el campo de descripci n de la actividad Unidad de medida es la unidad que con el precio unitario determina el valor total de la actividad La unidad de medida es definida por el BCU Cantidad es el campo en el que el usuario entra la cantidad de la actividad para la unidad de medida de la misma Precio unitario es el precio de la unidad de medida que figura en el BCU Valor total es el producto de Cantidad por Precio Unitario Selecci n de actividad para su inclusi n o cambio Las actividades se agregan en forma manual o utilizando la opci n Seleccionar Actividad Esta opci n abre una ventana para facilitar la b squeda de la actividad en el BCU 15 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 16 de 24 Buscar en el banco de costos unitarios Buscando Relleno en recebo com n para estructuras compactaci n mec nica Buscar por C digo Buscar Limpiar Componente Seleccione X Cancelar Subcomponente Nombre Enviar al proyecto Precio unitario Fecha Con la ayuda de esta forma es posible buscar en el BCU una actividad por componente subcomponente o nombre de ac
18. e utilizar para el c lculo de costos unitarios es un procedimiento en cinco pasos Metodolog a para el c lculo de costos unitarios Paso 1 Definici n de sectores econ micos claves en la ET Paso 2 Definici n de proyectos tipo Paso 3 Definici n de componentes actividades y presupuestos tipo Paso 4 Elaboraci n de la estructura de la base de datos Paso 5 Actualizaci n de costos de actividades tipo Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 6 de 24 Paso 1 Definici n de sectores econ micos claves en la ET La clasificaci n presupuestal de la inversi n se hace en los siguientes 16 sectores 01 Defensa y Seguridad 02 Industria y Comercio 03 Salud 04 Comunicaciones O5 Energ a 06 Transporte 07 Educaci n 08 Justicia 09 Medio Ambiente 10 Gobierno 11 Agropecuario 12 Saneamiento B sico 13 Trabajo y Seguridad Social 14 Vivienda y 15 Desarrollo Comunitario 16 Arte y cultura Algunas entidades colocan aparte las inversiones en otros sectores como deportes y recreaci n o equipamiento Con base en las cifras de ejecuci n presupuestal en diferentes entidades territoriales puede afirmarse que la inversi n se concentra en tres sectores Educaci n Salud y Transporte v as Esto significa que estos tres sectores son los claves para el BCU y en ellos deber a focalizarse la organizaci n del BCU en una primera etapa Sin embargo se consider pertinente ampliar
19. os del documento No Ver Fecha de la Preparado por Revisado por Descripci n versi n 1 0 30 03 2011 Equipo de planeaci n y proyectos de la consultor a Versi n ajustada con base en comentarios de ET y BID sobre el producto 2 0 5 05 2011 Equipo de proyectos de la consultor a Cambios cosm ticos 3 0 10 05 2010 Equipo de proyectos de la consultor a Versi n ajustada conforme a observaciones finales realizadas por el BID incluye nuevo cap tulo de con detalles de la instalaci n 3 1 17 05 2011 Equipo de proyectos de la consultor a Cambia secci n 2 2 Requisitos de instalaci n elimina menci n a mensaje de error Agrega secci n de Ingreso en la aplicaci n Traslada Estructura a una secci n separada 3 2 23 05 2011 Equipo de proyectos de la consultor a Tiene en cuenta observaciones del BID cambio en la funcionalidad si falta el archivo de ayuda 3 3 9 06 2011 Equipo de proyectos de la consultor a Incluye la inclusi n de fecha en los cambios de precios unitarios 3 4 29 06 2011 Equipo de proyectos de la consultor a Incluye cambios sugeridos por el BID en revisi n de 24 06 s Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 5 de 24 PRODUCTO 2 BANCO DE COSTOS UNITARIOS MANUAL DE LA APLICACI N Aplica a la versi n 3 4 Gobernaciones 1 INTRODUCCI N 1 1 Marco Concep
20. os proyectos Seleccionar proyecto x Sector Seleccione y Seleccionar Cancelar 4 3 2 Creaci n de proyecto Los proyectos se crean mediante las opciones Nuevo Copiar Actual La primera opci n crea un proyecto en blanco con la estructura de la hoja Plantilla La segunda opci n crea una copia de un proyecto existente tipo o creado por el usuario Cuando se invoca la opci n Nuevo aparece la siguiente pantalla xi Nombre del provecto AAA Sigla del EN Drowecto Crear Cancelar Son obligatorios los campos Sector y Nombre del proyecto El nuevo proyecto es nombrado con el nombre de la sigla del proyecto o en su defecto como Nuevo proyecto i Si se emplea la opci n Copiar Actual se crea un proyecto id ntico al proyecto seleccionado y con el mismo nombre seguido de un n mero consecutivo 14 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 15 de 24 4 3 3 Preparaci n del proyecto Estructura de las actividades Una vez creado un proyecto nuevo o como copia de uno existente es posible agregarle actividades eliminar o cambiar las existentes Cada actividad tiene la siguiente estructura ld tem Componente Subcomponente Actividad Unidadde Cantidad Precio unitario Valor total medida 1 Preliminares 3 11 Replanteo manual de cimientos M2 150 00 2 870 00 430 500 00 Id es el c digo de identificaci n de la actividad en el BCU Usualment
21. s los campos y se podr entonces proceder a cambiara o eliminar la actividad 17 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 18 de 24 Actualizaci n de datos del BCU fuente actual de datos Globales C digo Nombre de la actividad Descapote manual e 20 cms apile hasta 10 mts Componente P preliminares la e Buscar Cancelar Subcomponente Preliminares Limpiar y Unidad de Medida metro cuadrado Grabar Precio unitario 2716 Fecha dd mm aaaa 01 01 2009 Nuevo Eliminar Pepa o Descapote manual e 20 cms apile hasta 10 mts 8 Descapote mec nico hasta e 20 cms m2 1402 65 Desmonte sanitarios Unidad 15345 A Necmnnte marren w mierka linidad 106S Pueden modificarse cualquiera de los campos de la actividad excepto su C digo El bot n Grabar graba la actividad modificada en el BCU El bot n Limpiar borra todos los datos entrados El bot n Cancelar cierra el formulario Cuando se graba el sistema cambia la fecha del precio unitario por la fecha actual Los cambios se reflejan en la fuente que dio origen a los precios del BCU Finalmente el bot n Eliminar se emplea para eliminar una actividad en el BCU Es importante anotar que los cambios en el BCU no se reflejan de manera autom tica en los proyectos Para que los cambios de precios o nombres se hagan evidentes en estos debe emplearse la opci n Actualizar Precios de la opci n
22. s y bases Pavimento flexible Obras de drenaje y redes Se alizaci n FUS AA Las Actividades Tipo son aquellas que son necesarias y relevantes para la ejecuci n de un Componente en un nivel de desagregaci n que ya cuenta con un referente de precio disponible en el mercado Constituyen el tem de la estructura o sea la unidad b sica para la configuraci n de la base de datos de precios unitarios As por ejemplo el componente 4 obras de drenaje y redes contiene las actividades tipo siguientes Componente 4 Obras de drenaje y redes en remaad Excavaciones varias en material com n en seco 4 2 Relleno para estructuras con material seleccionado Limpieza de alcantarillas existentes Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 8 de 24 4 4 lSardinel prefabricado ref A10 4 5 Re nivelaci n de pozos alcantarillado Placa de fondo D 1 70 4 7 Placa de cubierta de pozo de inspecci n Plafonado de pozos Demolici n de pozos existente H max 1 00 El Presupuesto Tipo corresponde a la definici n de cuatro variables i unidad de medida de la actividad ii cantidad iii precio unitario iv valor total La suma del costo total de todas las actividades define el Costo del Componente Y la suma del costo de todos los componentes permite establecer el Costo Total del Proyecto Este costo corresponde a los Costos Directos A t tulo de ejemplo el presupuesto
23. sic 6 3 4 8 5 Ayuda La ayuda es un archivo en formato chm El archivo puede ser editado con herramientas como Microsoft HTML Help Workshop CHM Editor 24
24. stalado MS Office 4 5 3 Componentes que deben ser instalados La aplicaci n incluye dos componentes a un libro MS Excel con el nombre BCU Gobernaciones version X AAAAMMDD xIlsm AAAAMMDD es la fecha de la versi n y b BCUAyuda chm Los dos archivos deben ser copiados en la misma carpeta 4 6 Estructura de datos El libro Ms Excel de la aplicaci n incluye el siguiente conjunto de hojas obligatorias Hoja Descripci n Forma de actualizaci n 1 Sinicio Hoja en blanco No requiere actualizaci n 2 SBCU Lista de actividades cada una con Por procedimiento automatizado c digo nico de identificaci n nombre unidad de medida componente y subcomponente a los cuales pertenece y referencia La actualizaci n de esta tabla se hace a trav s de un procedimiento automatizado opci n Actualizar del men Mantener BCU 3 SComponentes Lista de conceptos de clasificaci n de las actividades del BCU Manual 4 SUnidades de medida Lista de unidades de medida 5 SSectores Lista de sectores econ micos 6 SPlantilla Plantilla para nuevos proyectos 7 SGlobales Lista de precios unitarios que se emplea por defecto como fuente de datos para el SBCU 21 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 22 de 24 Adem s de las hojas obligatorias con la aplicaci n se entregan 12 proyectos tipo los cuales son hojas
25. tividad La b squeda por nombre puede hacerse a entrando las primeras letras de la actividad por ejemplo Re para Relleno simple omitiendo las comillas b utilizando los comodines uno o m s caracteres un caracter omitiendo las comillas La b squeda de manual sin comillas arrojar como resultados Replanteo manual Descapote manual etc Si la b squeda es exitosa en el recuadro de abajo aparecer una lista de posibles actividades para seleccionar Nombre Pm manual Enviar al proyecto Nombre 3 Replanteo manual de cimientos 6 Descapote manual e 20 cms apile hasta 10 mts 9 Cargue manual y retiro hasta 2 km 10 Excawaci n Manual zanja en tierra H 1 0 mt 11 Excawaci n Manual tierra H 1 0 mt inc cargue y retiro 2Km 12 Excawaci n Manual tierra H 1 2 0 mt inc cargue y retiro 2Km 13 Excavaci n Manual conglomerado h 0 2 mt inc cargue y retiro 14 Excavaci n manual en roca de 0 2 mts en seco con explosivos Al hacer doble clic sobre una de las actividades del recuadro se llenar la forma y se podr enviar la actividad al proyecto en el sitio donde estaba ubicado el cursor en el proyecto empleando el bot n Enviar al proyecto 4 3 4 Actualizaci n de precios La opci n del men Actualizar precios sirve para actualizar los precios de las actividades del proyecto Al seleccionar esta opci n el sistema actualiza el precio de cada actividad del proyecto con base en el Id 16
26. tual Esta aplicaci n es un primer paso en la automatizaci n de la valorizaci n de proyectos con base en un Banco de Costos Unitarios BCU Ha sido desarrollada en el marco del Programa de Implementaci n del Pilar Externo del Plan de Acci n a Mediano Plazo para la Efectividad del Desarrollo PRODEV del BID por parte de la firma GERENCIAL Ltda Un BCU es una base de datos que incluye el conjunto de costos unitarios que se pueden asociar a los proyectos tipo de inversi n p blica en los principales sectores econ micos en una entidad territorial El BCU es una herramienta de apoyo a la toma de decisiones para formuladores y viabilizadores de proyectos durante la etapa de preinversi n Muchos proyectos son formulados sin conocer los costos unitarios raz n por la cual los formuladores no tienen la suficiente informaci n para calcular los costos por actividad lo cual puede llevar a que el proyecto est subvalorado o sobrevalorado De esta forma el BCU se convierte en una herramienta para a Asignar recursos de inversi n a proyectos por parte de los formuladores en los diferentes sectores econ micos b Realizar una confiable evaluaci n exante del proyecto al contar con costos reales c Servir de criterio de viabilidad de proyectos a los encargados de darla en el Banco de Proyectos d Proveer referentes de precios para procesos de contrataci n 1 2 Metodolog a para el c lculo de costos unitarios La metodolog a que se propon
27. uente de los precios En general se tienen dos tipos de fuentes a precios globales o b precios en un municipio espec fico Una vez cambia la fuente los precios de los proyectos se calcular n a partir de dicha fuente Selecci n de fuente para el BCU E x R ama Municipio GIRARDOT z Aceptar Cancelar Cambio de componentes unidades de medida y sectores Los Componentes y subcomponentes son cargados en la hoja SComponentes a partir de los datos del BCU Las unidades de medida corresponden a las unidades de medida de la MGA Los sectores se pueden modificar libremente en la hoja SSectores 19 Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 20 de 24 MANUAL T CNICO 4 5 Instalaci n y operaci n 4 5 1 Requisitos de instalaci n Esta aplicaci n requiere MS Excel 2007 MS Excel 2010 Funciona en sistemas operativos MS Windows XP Windows Vista o Windows 7 La resoluci n m nima soportada es 800x600 dpi pero se recomienda utilizar pantallas con resoluciones de 1200x600 dpi 4 5 2 Carpeta de instalaci n La aplicaci n puede ser instalada en cualquier carpeta Sin embargo como el libro Excel contiene macros al abrirlo Microsoft Office informar al usuario de la existencia de macros con el siguiente mensaje AT y pe gt 83 2 Inicio Menu insertar Dise o de p gina F rmulas Dato acodar Calibri a aa E S lI H Copiar
28. ulo Comunes que contiene las subrutinas escritas en Visual Basic for Applications que implementan cada una de las opciones agregadas al man de Excel 4 8 2 Referencias Para que la aplicaci n funcione en forma correcta deben haberse definido las siguientes referencias en la opci n Herramientas Referencias de Visual Basic Referencias YBAProject Referencias disponibles Visual Basic For Applications Microsoft Excel 12 0 Object Library OLE Automation Microsoft Office 12 0 Object Library Microsoft Forms 2 0 Object Library Microsoft FlexGrid Control 6 0 din RAS 23 s Banco de Costos Unitarios Manual de la aplicaci n para gobernaciones Versi n 3 4 P gina 24 de 24 4 8 3 Formas La aplicaci n emplea las siguientes formas Nombre Uso ufActualizaBCU Permite buscar un tem del BCU para cambiarlo o eliminarlo o agregar un nuevo item al BCU ufBienvenida Pantalla de ingreso a la aplicaci n ufDatosBasicos Forma para cambiar el nombre de la entidad territorial y el responsable del BCU ufNuevoProyecto Permite agregar un nuevo proyecto ufSeleccionarEnBCU Permite seleccionar una actividad del proyecto en el BCU ufSeleccionarFuente Permite cambiar la fuente de datos para el BCU ufSeleccionarProyecto Permite seleccionar proyecto de la lista de proyectos existentes 4 8 4 Version de Visual Basic Microsoft Visual Ba
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