AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAMÁ MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA
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1. gitos para saber si es su primer tr nsito si es as deben aparecer en el reporte mensual 5 9 5 2 Todos los buques que su primer tr nsito haya sido en el mes del reporte deben aparecer en el mismo 5 9 5 3 Si existen buques que no aparecen en DEFI pero s en el reporte mensual debe informarle al Supervisor de Control de Calidad para que actualice la base de datos DEFI Verificar la cantidad de Y JOBS del reporte contra el LOG de los Y JOBS de los supervisores deben ser los mismos buques A AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM ACP Z MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION G i 3 7 DE 8 Unidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIVA l INSTRUCCION No 27 oct 2004 Diana E Vergara SCI MRID 09 002 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 5 10 Inclusi n de vol menes para el c lculo del PC UMS Tonnage Certificate 5 10 1 Verifique los siguientes casos 5 10 1 1 Si el ITC 69 o el PC UMS Documentation of Total Volume incluyen el desglose de los vol menes verifique si el volumen de la estructura calculada no incluida en el ITC 69 o en el Suitable Certificate fue agregado al volumen total presentado en estos documentos En este caso la suma del volumen calculado por nuestros arqueadores mas el volumen total de la superestructura presentado en el documento ya sea el ITC 69 o el Suitable Certi2. A l INSTRUCCION No 27 0ct 2004 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 6 0 REGISTROS REPORTES Y FORMULARIOS Nombre no P Recolecci n Clasificaci n Acceso Tipo de Lugar ae Mantenimiento TRA Formulario Archivo Archivo aplicable Certificado T i PC UMS Representado Oficinista de Supervisor Oficinista de Sello por el SIN MRTD o persona MAR 1610 01 5 o persona Papel MRTD MRTD TRA 19 33a negro de buque designada designada Representado o Supervisor Tao Aen por el SIN del Ofenista de MAR 1610 01 5 opersona Papel MRTD Oficinista de TRA 19 33a buque designada PRE Supervisor aa MDCC LOG 4533 S ere ADM 100 01 o persona Papel MRTD a TRA 16 2 designada o ie Supervisor op Solicitud de 4534 5 nado ADM 100 01 opersona Papel MRTD ng TRA 16 5 1 a P designada Registro MERE TOE Supervisor poe TRAR personalde 4108 mcs Oficinista T cnie PRO 2220 06 14 opersona Papel a A N Anas CAP P q designada aq 7 0 HISTORIAL DE REVISIONES Revisi n Fecha Descripci n de la Revisi n Original 02 febrero 2001 Versi n Original 4 16 abril 2001 ei la clasificaci n unificaci n y el periodo de retenci n del Se modific totalmente la instrucci n para cumplir con el 2 25 junio 2003 procedimiento SCP 02 002 y para ajustar el documento a la revisi n 2000 Se adicion el punto 5 10 Inclusi n de vol menes para el c lculo 3 27 octubre 2004 Jel
3. ACPS E AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD Diana E Vergara SCI MRTD 09 002 DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION i 3 1 DE 8 Unidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIVA j l INSTRUCCION No 27 0ct 2004 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 1 0 2 0 3 0 4 0 PROP SITO El objetivo de esta instrucci n es brindar una gu a para ejecutar las tareas de T cnico de Arqueo unificando criterios y a su vez minimizando la probabilidad de errores ALCANCE Esta instrucci n es aplicable al T cnico de Arqueo de la Unidad de Arqueo REFERENCIAS 3 1 Lloyd s Register of Ships DEFINICIONES 4 1 Pre Approval Proceso de aprobar por adelantado el tonelaje final de un Y Job para agilizar su facturaci n El mismo se realiza en buques que hayan pasado el SIEVE en los niveles uno o dos y que no sean buques con capacidad de cargar contenedores sobre cubierta o buques de pasaje EVIMS Enhanced Vessel Traffic Management System o Sistema Administrativo de Tr fico Mar timo Mejorado Es un sistema de computadora que contiene toda la informaci n referente a los buques que Sieve Sistema de c lculo que da como resultado el tonelaje de los Y Job Son todos los buques que transitan por primera vez el Canal de Minimum Fee Buques que pagan el m n
4. D 09 002 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 5 6 2 5 6 3 5 6 4 5 6 5 5 6 6 5 6 7 Redacte una carta dirigida a la organizaci n reconocida que realiz el c lculo del tonelaje con copia a la agencia naviera que los representa en el Canal y env ela por fax Registre la llamada al extranjero en la bit cora Registro personal de llamada por CAP form 4108 IMCS Archive la carta original y entregue una copia al Oficinista de Archivos Una vez reciba la respuesta entregue la misma al Supervisor de Control de Calidad para su revisi n e inicializaci n Haga copia de la respuesta y entr guela al Oficinista de Archivos Archive la respuesta con la carta original en el cartapacio Solicitud de Vol menes Busque la pro forma y escr bale en la parte superior izquierda P A dependiendo del puerto de arribo del buque y la fecha En Admeasurement Program revise y o complete toda la informaci n solicitada en las pantallas de Basic Characteristic Document Information Revisions y Container Capacity Imprima el certificado negro y la hoja de contenedores 5 7 3 1 En PROCESS PC UMS 8 PCTC INFO CREATE revise toda la informaci n contra el certificado y la factura 5 7 3 2 En TOLL PROCESS PROCESS TOLLS CHARGE introduzca la informaci n de la factura 5 7 Proceso para paquetes de contenedores 5 7 1 MM DD de hoy 5 7 2 5 7 3 En EVTMS 5 7 4 En e
5. N revise que la informaci n del certificado concuerde con la del sistema Si hay alguna diferencia busque la informaci n correcta refiri ndose al Void al boarding sheet o en el LLOYD S Si la correcci n debe hacerse en EVTIMS comun quele inmediatamente al Supervisor para que haga la correcci n Pase el certificado revisado a la Gerencia para su firma Creaci n de proformas 5 3 1 5 3 2 5 3 3 5 3 4 Reciba los sobres que necesitan proforma En ADMEASUREMENT PROGRAM verifique toda la informaci n En REVISIONS escriba sus iniciales y seleccione el puerto de arribo del buque Imprima la proforma y entr guela junto con el paquete de Grand father al Oficinista de Archivos Actualizaci n de la base de datos DEFI 5 4 1 Reciba los formularios Admeasurer s Inspection Checklist form 4608 Undertaking to release amp indemnify form 4322 amp 4323 A AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM ACP ZY MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD APROBACI N DUE O Diana E Vergara SCI MRTD 09 002 INSTRUCCION No DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION G l 3 4 DE 8 Unidad de Arqueo FECHA EFECTIVA 27 0ct 2004 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 5 4 2 Entre en DEFIBROWSE ADD e introduzca contenida en los formularios la informaci n 5 4 3 Coloqu
6. PC UMS Tonnage Certificate
7. e todos los formularios originales en un sobre dirigido a MRTC 5 5 Proceso de Pre approval 5 5 1 Reciba el estimado del tonelaje del buque 5 5 2 En EVTMS TOLL PROCESS PROCESS TOLLS CHARGE introduzca la informaci n del estimado 5 5 3 Identifique si se le puede realizar el proceso de Pre approval Si se puede continue con el 5 5 4 Si no se puede finalice 5 5 4 En ADMESUREMENT PROGRAM revise la informaci n 5 5 5 En la parte frontal del paquete del buque y en la copia del estimado escriba Pre approved y la fecha 5 5 6 Imprima el sieve el listado de los tanques de combustible y la hoja de contenedores de ser necesario 5 5 7 En EVIMS PROCESS PC UMS 8 PCTC Info CREATE introduzca toda la informaci n requerida 5 5 8 Verifique 5 5 8 1 Si Supervisor de Control de Calidad 5 5 8 2 Si no ha transitado retenga los documentos hasta que el buque transite y entonces entr guelos al Supervisor de Control de Calidad 5 6 Preparaci n de cartas el buque transit entregue los documentos al 5 6 1 Reciba la solicitud por parte del Supervisor de preparar la carta A AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM ACP Z MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION i 3 5 DE 8 Unidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIVA i l INSTRUCCION No 27 oct 2004 Diana E Vergara SCI MRI
8. ficate debe dar como resultado el volumen total que ser utilizado para el c lculo del PC UMS NET En este caso no es necesario ajustar el gross del ITC 69 Debe existir una nota en el PC UMS 8 PCTC INFO Panel que diga volumen del ITC ajustado Corrija de ser necesario e informe al supervisor de Control de Calidad 5 10 1 2 Si el ITC 69 o el PC UMS Documentation of Total Volume no presentan vol menes verifique si el gross del ITC fue reversado al volumen equivalente y si el volumen de la estructura calculada por nuestros arqueadores fue sumada a ese volumen reversado En este caso el volumen total producto de esta suma debe reversarse a su correspondiente gross Este gross ser el que se utilizar para el c lculo del PC UMS NET Debe existir una nota en el PC UMS 8 PCTC INFO Panel que diga Gross del ITC ajustado Corrija de ser necesario e informe al supervisor de Control de Calidad NOTA tomar en consideraci n para ambos casos que se considerar un volumen que represente el 1 del volumen total presentado por el buque y que la decisi n de incluir o no ese volumen recae sobre el supervisor de Control de Calidad Acp 5 gt gt MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM Diana E Vergara SCI MRTD 09 002 DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION Uni 3 8 DE 8 nidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIV
9. imo peaje establecido por la ACP 4 2 arriban al Canal de Panam y a su historial de tr nsito 4 3 buques que transitan por el Canal 4 4 Panam y necesitan ser arqueados 4 5 por transitar el canal de acuerdo a su eslora m xima 4 6 Void Sobre que contiene copia de toda la documentaci n relevante utilizada para generar el tonelaje del Canal de Panam Tambi n puede contener cambios hechos a la embarcaci n durante su historial de tr nsitos A AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM ACP Z MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION i 3 2 DE 8 Unidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIVA i l INSTRUCCION No 27 oct 2004 Diana E Vergara SCI MRID 09 002 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 4 7 4 8 Boarding Sheet o Tarjeta de embarque Hoja de reporte la cual se utiliza para verificar y o actualizar la informaci n de toda embarcaci n que se vaya a inspeccionar Proforma Copia avanzada del certificado de tonelaje de un buque 5 0 INSTRUCCI N 5 1 Proceso de paquetes Y Jobs 5 1 1 5 1 2 5 1 3 5 1 4 Recoja los paquetes de Y JOB de la bandeja For processing Revise e identifique los documentos contenidos dentro del paquete Introduzca los cambios y o actualizaciones de la data de los buques en el sistema de arqueo adem s de ag
10. l cartapacio MAX ABOVE CONT CARRYING CAP LOG registre la informaci n del buque por puerto de arribo AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM ACP ZY MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION G i 6 DE 8 Unidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIVA l INSTRUCCION No 27 oct 2004 Diana E Vergara SCI MRID 09 002 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 5 8 Reporte BTRYDY 5 8 1 5 8 2 Entre en EVTMS ADM REPORTS BTRYDY y seleccione la fecha de ayer Verifique si hay alguna factura pendiente por ser ingresada al sistema de EVTMS todos deben decir valid o approved 5 9 Preparaci n de Reporte Mensual 5 9 1 5 9 2 5 9 3 5 9 4 5 9 5 5 9 6 Genere el reporte mensual en ADMEASUREMENT PROGRAM REPORTS MONTHLY Verifique cuales paquetes a n est n pendientes por procesar status que terminan en 0 En EVTMS INQUERY REPORTS TRANSIT HYSTORY verifique los Grandfather uno por uno para confirmar si realmente son Grandfather first transit que no transitan desde 1994 Solic tele a la Supervisora de Facturaci n los reportes de SHIP Data Bank los cuales se deben cotejar con la informaci n obtenida del ADMEASUREMENT PROGRAM En DEFI REPORTS HAND LINE imprima el reporte del mes que se va a trabajar 5 9 5 1 Verificar todos los SIN de 6 d
11. regar cualquier otra informaci n que haga falta Imprima la superestructura si existe el sieve los tanques de combustible la hoja de contenedores y el certificado sello negro Esto incluye las embarcaciones menores con 584 PC UMS o m s En EVTMS ADMEASUREMENT entre a los paneles TOLLS PROCESS PROCESS TOLLS CHARGE y PROCESS PC UMS amp PCTC Info Create e introduzca y o actualice la informaci n Si es un minimum fee no haga el proceso de PROCESS PC UMS info Cambie de posici n en el tablero de buques pendientes el im n con el nombre del buque indicando el nivel en el cual se encuentra el paquete Entregue el paquete al Supervisor de Control de Calidad para su revisi n ACP AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAM MANUAL DE INSTRUCCIONES DEL SISTEMA DE CALIDAD DEPARTAMENTO DE P GINA OPERACIONES MAR TIMAS TEMA T CNICO DE ARQUEO REVISION i e A Unidad de Arqueo APROBACI N DUE O FECHA EFECTIVA l INSTRUCCION No 27 o0t 2004 Diana E Vergara SCI MRID 09 002 PREPARADO POR Francisco M L pez Jr 5 2 5 3 5 4 Creaci n de certificados PC UMS 5 2 1 5 2 2 5 2 3 5 2 4 5 2 5 Reciba la lista de Solicitud de Certificados Revise los datos de la solicitud de certificados contra la informaci n del programa de arqueo Imprima el certificado sello a colores En EVTMS INQUIRY REPORTS VESSEL INFORMATION VESSEL INFORMATIO
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