MANUAL DE INSTRUCCIONES DE EJECUCIÓN Y JUSTIFICACIÓN
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1. SECRETAR A DE ESTADO DE INVESTIGACI N s MINISTERIO e Fa DIRECCION GENERAL DE COOPERACION DE CIENCIA z INTERNACIONAL Y RELACIONES INSTITUCIONALES E INNOVACI N MANUAL DE INSTRUCCIONES DE EJECUCI N Y JUSTIFICACI N DE AYUDAS DEL PROGRAMA EUROCIENCIA Convocatoria a o 2008 INDICE 1 CUESTIONES GENERALES aasawa 3 2 FECHAS Y PLAZOS u u S KEEN KR KR su uu u u G s a sia s ENK 4 3 JUSTIFICACI N ECON MICA Y SEGUIMIENTO i ii mm 4 INDICACIONES GENERALES 5 TEL FONOS Y DIRECCIONES DE CONSULTA T CNICA 9 1 CUESTIONES GENERALES 1 1 MARCO LEGAL Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones BOE 18 de noviembre REAL DECRETO 887 2006 de 21 de julio por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones BOE de 25 de julio Orden de bases PRE 756 2008 de 14 de marzo Bolet n Oficial del Estado n mero 68 de 19 de mayo de 2008 Resoluci n de 13 de octubre de 2008 de la Secretar a de Estado de Investigaci n por la que se efect a la convocatoria del a o 2008 Bolet n Oficial del Estado numero 252 de 18 de octubre Resoluci n de concesi n de 2 de noviembre de 2009 de la Secretar a de Estado de Investigaci n Las condiciones particulares que figuran en las notificaciones individuales de concesi n de ayudas2. 1 2 PROCEDIMIENTO DE PRESENTACI N Y DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA LA JUSTIFICACION DE AYUDAS La justificaci n se har por v a telem tica a trav s del portal del Ministerio de Ciencia e Innovaci n www micinn es apartado justificaciones donde el interesado o su representante podr n efectuar la presentaci n electr nica de acuerdo con las garant as recogidas en la Ley 11 2007 de 22 de junio de Acceso Electr nico de los Ciudadanos a los Servicios P blicos y su desarrollo reglamentario Para proceder a la justificaci n telem tica es necesario que el beneficiario est registrado en la Base de Centros del MICINN en caso contrario deber consultar en la web c mo proceder a darse de alta Para mayor detalle puede consultarse el MANUAL DE JUSTIFICACION TELEMATICA Una vez confeccionada y cerrada la justificaci n telem tica como resultado se obtendr una hoja resumen Adem s se requiere En el caso de entidades sujetas al control del Tribunal de Cuentas y de la Intervenci n General del Estado presentar n un certificado de la gerencia o servicio de contabilidad en el que se especifiquen detallados por conceptos los gastos efectuados Si procede deben remitirse tambi n fotocopias del reintegro al Tesoro P blico de los fondos no utilizados Este certificado deber ser presentado junto con la hoja resumen en el Registro General del Ministerio de Ciencia e Innovaci n sito en Madrid c Albacete n 5 o cualesquiera otros r
3. 2 FECHAS Y PLAZOS 2 1 PLAZO DE EJECUCI N Se entiende por plazo para la realizaci n o ejecuci n del proyecto el plazo de que dispone el beneficiario para realizar el gasto correspondiente a las diferentes partidas incluidas en el presupuesto a justificar detallado en la correspondiente Resoluci n de Concesi n de Ayuda Este plazo ser el comprendido desde el 1 de enero de 2009 hasta el 31 de diciembre de 2012 con excepci n de las posibles modificaciones concedidas El beneficiario podr solicitar la ampliaci n de los plazos de acuerdo al apartado treinta y seis de la resoluci n por la que se efect a la convocatoria El per odo de ejecuci n de la primera fase ser el comprendido entre el 01 01 2009 y el 31 12 2010 La segunda fase comenzar al terminar la primera fase y finalizar el 31 12 2012 con excepci n de las modificaciones concedidas La subvenci n concedida estar dividida en dos partidas fraccionadas con cargo a los presupuestos de los a os 2009 y 2011 y que dar n origen a dos nicos pagos tal y como se indica en el apartado 26 Pago de las ayudas del BOE Bolet n Oficial del Estado numero 252 de 18 de octubre 2008 Los fondos asignados al proyecto se ejecutar n a lo largo de toda su duraci n Los libramientos constituyen un plan de pagos pero no necesariamente un plan de ejecuci n del proyecto El gasto por anualidades podr acomodarse a las necesidades del proyecto La evaluaci n prevista en el apartado
4. Ministerio de Ciencia e Innovaci n por la Intervenci n General de la Administraci n del Estado y por el Tribunal de Cuentas Se entiende por presupuesto a justificar la ayuda concedida especificada en la resoluci n de la convocatoria que incluye todos los conceptos susceptibles de ayuda relativo a los gastos subvencionables de la Resoluci n de convocatoria y que se compone de todas o alguna de las siguientes partidas e Gastos de personal e Gastos de Ejecuci n Gastos e inversiones en equipamiento inform tico y Gastos de Funcionamiento e Subcontrataci n e Costes Indirectos e Reintegro al Tesoro en su caso No es una partida de gasto es un documento a adido a la cuenta justificativa de gasto normalmente s lo pertinente en la justificaci n final Los gastos admisibles son los que estando comprendidos dentro estas partidas se realicen en el plazo de ejecuci n aprobado en la notificaci n individual y sean justificados con documentos v lidos en derecho Los justificantes de dichos gastos as como los justificantes de los pagos se podr n emitir hasta el final del plazo de rendici n del correspondiente informe siempre que en ellos se refleje que la fecha de realizaci n del gasto o del pago est dentro del plazo de ejecuci n aprobado En el caso de los organismos beneficiarios que en raz n de su actividad est n exentos de IVA o impuestos an logos tales como el IPSI y el IGIC el montante del impuesto que soporten
5. de informaci n complementaria que considere oportuna En el caso de los proyectos en coordinaci n el coordinador del mismo ser el que aporte toda la documentaci n referida a la realizaci n de la actuaci n y el informe contendr la firma de los responsables y el visto bueno de los representantes legales de cada uno de los subproyectos coordinados En los proyectos en coordinaci n cada uno de los representantes de los subproyectos deber confeccionar un informe que posteriormente aportar el coordinador principal La modalidad y forma de justificaci n ser la cuenta justificativa seg n lo establecido en el Cap tulo II del T tulo II del Real Decreto 887 2006 por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38 2003 General de Subvenciones con aportaci n de justificantes de gasto y pago que contendr memoria de actuaci n memoria econ mica y en su caso carta de pago de reintegro al Tesoro de remanentes no aplicados as como de los intereses derivados de los mismos Los beneficiarios deber n custodiar los justificantes de todos los gastos y pagos realizados en ejecuci n del presupuesto a justificar y ponerlos a disposici n de los rganos competentes para su control y comprobaci n Adem s los beneficiarios estar n sujetos a las actuaciones de control que lleven a cabo las instituciones facultadas para ello por la normativa vigente en materia de subvenciones as como a facilitar cuanta informaci n les sea requerida por el
6. ejecuci n todo ello sin perjuicio de ulteriores comprobaciones que se realicen por el rgano concedente o por otros rganos de control 3 2 JUSTIFICACION DE LOS GASTOS Los gastos realizados estar n recogidos en facturas o documentos contables de valor probatorio equivalente Los servicios y materiales imputables a la acci n y suministrados internamente por el propio beneficiario se acreditar n mediante notas interna de cargo albaranes de almac n etc Las facturas y los documentos justificativos que tengan ese mismo valor deber n reunir los requisitos establecidos en los art culos 6 y siguientes del Real Decreto 1496 2003 relativo a las obligaciones de facturaci n BOE de 29 11 2003 entre los que cabe destacar los siguientes e Fecha de expedici n e Identificaci n CIF y domicilio del proveedor y del destinatario de los bienes y o servicios e Descripci n de las operaciones y fecha de realizaci n de las mismas e IVA tipo s impositivo s aplicado s y cuota s tributaria s resultante s debiendo especificarse en su caso por separado las partes de la base imponible que se encuentren exentas y o no sujetas y o sujetas a distintos tipos impositivos Respecto de la fecha de expedici n de las facturas y dem s justificantes se deber tener en cuenta el art culo 9 del citado Real Decreto A GASTOS DE PERSONAL El concepto de personal est destinado a la imputaci n de costes de personal contratado Dicho p
7. mencionarse al Ministerio de Ciencia e Innovaci n como entidad financiadora citando la denominaci n lt Eurociencia gt y deber n hacer constar la referencia asignada a la misma as como en el activo inmovilizado que se pueda adquirir con inclusi n del emblema del Ministerio y los contratos que se formalicen y financien con cargo a las ayudas Eurociencia que se concedan tambi n se mencionar que han sido financiadas por este subprograma El incumplimiento de la obligaci n de justificaci n o justificaci n insuficiente dar lugar a la devoluci n de las cantidades percibidas y no justificadas El incumplimiento de las condiciones impuestas en la resoluci n de concesi n dar lugar al reintegro de las cantidades indebidamente percibidas conforme a lo establecido en la disposici n 62 de la Orden de bases reguladora y art culos 15 y 35 de la Resoluci n de la Convocatoria Los beneficiarios permitir n la inspecci n y comprobaciones necesarias del destino y aplicaci n de los fondos concedidos Si como resultado de las funciones de seguimiento inspecci n y control se observaran desviaciones o incumplimiento imputable a los beneficiarios de las obligaciones derivadas de la concesi n de las ayudas falseamiento inexactitud u omisi n de datos podr n iniciarse las acciones legales que procedan que incluir n en su caso la inhabilitaci n para la percepci n de otras ayudas sin perjuicio de las acciones de los procedimiento
8. cogidos de forma expresa en la resoluci n de concesi n y correspondan a costes reales de ejecuci n del proyecto Los costes indirectos deben responder a gastos reales de ejecuci n de las actuaciones asignados a prorrata con arreglo a un m todo justo y equitativo y debidamente justificado En el caso de organismos p blicos de investigaci n otros centros p blicos de investigaci n universidades p blicas y entidades de derecho p blico cuyos presupuestos consoliden podr n imputar adicionalmente en concepto de costes indirectos un importe m ximo equivalente al 15 de los costes directos personal y ejecuci n de las actuaciones 3 3 JUSTIFICACI N Y SEGUIMIENTO CIENTIFICO DE LA EJECUCION El seguimiento cient fico t cnico de las actuaciones estimadas corresponde a la Direcci n General de Cooperaci n Internacional y Relaciones Institucionales Subdirecci n General de Programas Europeos que establecer los procedimientos adecuados pudiendo designar los rganos comisiones o expertos que estime necesarios para realizar las oportunas actuaciones de seguimiento y comprobaci n de la aplicaci n de la ayuda y se evaluar el grado de cumplimiento de las actividades previstas que deber ser debidamente justificado mediante los informes cient fico t cnicos que deber n acompa ar a los informes econ micos de justificaci n de gastos As mismo los beneficiarios deber n presentar un informe final dentro del plazo de tres meses desd
9. documentaci n justificativa Se entiende por Gastos justificados el conjunto de gastos imputados que han sido validados por el Organo Instructor Solamente se deber presentar la documentaci n correspondiente a las partidas incluidas en dicho presupuesto a justificar Deber n presentar un Informe T cnico y Econ mico Justificativo del cumplimiento de las condiciones t cnico econ micas incluidas en la notificaci n de concesi n de la ayuda con indicaci n de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos as como descripci n de los gastos imputados haciendo referencia a su vinculaci n con el proyecto o actuaci n y sus posibles desviaciones y causas 1 4 FACTURAS La fecha de las facturas justificantes de los gastos o compromisos de gasto correspondientes a las diferentes partidas del presupuesto a justificar debe encontrarse dentro del plazo de realizaci n o ejecuci n establecido para esa actuaci n En casos excepcionales se aceptar n facturas con fecha l mite hasta el ltimo d a del mes siguiente al plazo indicado anteriormente siempre que en la propia factura se justifique debidamente que el gasto se realiz en el plazo para el que se concedi la ayuda El pago de dichas facturas puede ser librado con 90 d as despu s de su emisi n En caso de haberse dictado Resoluci n expresa concediendo una ampliaci n del plazo de realizaci n o ejecuci n se aplicar n las condiciones dispuestas en dicha Resoluci n
10. e la fecha de la finalizaci n de la actuaci n objeto de la ayuda que contendr la justificaci n cient fico t cnica final del proyecto Los informes deber n ser presentados por el Responsable Principal con el visto bueno del representante legal de la entidad beneficiara a la Direcci n General de Cooperaci n Internacional y Relaciones Institucionales En el caso de los proyectos en coordinaci n contendr n la firma de los responsables de cada uno de los subproyectos y el visto bueno de los representantes legales Los informes se presentar n haciendo uso de los modelos de impresos normalizados y los medios telem ticos facilitados en los servidores de informaci n del Ministerio de Ciencia e Innovaci n www micinn es El informe final incluir la descripci n de los logros y el cumplimiento de los objetivos as como la justificaci n econ mica correspondiente que consistir en la cuenta justificativa ya indicada en apartado 1 2 incluyendo los siguientes documentos como m nimo 1 Informe t cnico econ mico 2 Hoja Resumen de Carga telem tica 3 En su caso Reintegro modelo 069 A efectos del mejor seguimiento de la propuesta estimada la Direcci n General de Cooperaci n Internacional y Relaciones Institucionales podr recabar la presentaci n de informaci n complementaria que considere oportuna 4 INDICACIONES GENERALES En las publicaciones y otros resultados a los que pueda dar lugar la ayuda Eurociencia deber
11. egistros y lugares de presentaci n recogidos en el art culo 38 4 de la ley 30 1992 de 26 de noviembre de R gimen Jur dico de las Administraciones P blicas y Procedimiento Administrativo Com n art culo 38 4 En el caso de entidades no sujetas al control del Tribunal de Cuentas y de la Intervenci n General del Estado se presentar n los justificantes originales de los gastos realizados facturas notas internas de cargo extractos bancarios n minas documentos que acrediten las cotizaciones a la Seguridad social as como documento original que acredite el reintegro al Tesoro P blico de los fondos no utilizados Estos justificantes podr n ser sustituidos por copias que deber n ser presentados en papel en los registros se alados en el p rrafo anterior junto con la hoja resumen 1 3 PRESUPUESTOS Y GASTOS Se entiende por presupuesto a justificar la subvenci n total concedida que figura en la resoluci n de la concesi n de ayuda Esta subvenci n se encuentra dividida en dos pagos correspondientes a las anualidades de los a os 2009 y 2011 En el presupuesto a justificar consta de las siguientes partidas e Gastos de personal e Gastos de ejecuci n gastos de inversi n en equipamiento inform tico y gastos de funcionamiento e Subcontrataciones derivadas exclusivamente de las actuaciones previstas en el PAE e Costes indirectos Se entiende por Gastos Imputados el conjunto de gastos para los que el beneficiario presenta
12. ersonal deber incorporarse bajo cualquier modalidad de contrataci n acorde con la normativa vigente y con las normas a las que est sometido el organismo solicitante sin que ello implique compromiso alguno en cuanto a su incorporaci n posterior a dicho organismo No se podr n generar complementos salariales para el personal de plantilla En cualquier caso deber respetarse lo establecido en la Ley org nica 6 2001 de 21 de diciembre de Universidades y en la Ley 13 1986 de 14 de abril de Fomento y Coordinaci n General de la Investigaci n Cient fica y T cnica En el caso de organismos p blicos de investigaci n otros centros p blicos de investigaci n universidades p blicas y entidades de derecho p blico cuyos presupuestos consoliden para evitar la doble financiaci n no se financiar n los costes de personal fijo vinculado estatutaria o contractualmente a dichos organismos En ning n caso se considerar n como justificados gastos de personal realizados con anterioridad a la fecha de iniciaci n aprobada en la notificaci n individual B PARA EL RESTO DE GASTOS Trat ndose de consumos o servicios internos la documentaci n justificativa consistir en partes de salida de almac n o notas internas de cargo junto con copia de facturas o tiques de los proveedores que permitan la justificaci n del coste de dichos consumos o servicios Dentro de este apartado se incluyen los siguientes a Gastos de inversi n en equipamiento
13. inform tico adquisici n de dicho equipamiento su instalaci n y puesta en funcionamiento incluyendo software de car cter especializado y redes de comunicaci n El equipamiento inform tico y material inventariable aparatos y equipos ser n propiedad de los centros beneficiarios y deber quedar a la disposici n de la Oficina de Proyectos Europeos que gestione la implantaci n del PAE 7PM En este caso ha de presentarse las facturas correspondientes a su adquisici n En el caso de pagos en divisa justificaci n del tipo de cambio en el momento de su pago preferiblemente mediante copia del justificante bancario de la transferencia y justificantes de pago b Gastos de funcionamiento gastos de material fungible viajes estancias y manutenci n subcontrataci n de servicios honorarios de expertos consultores para la preparaci n de propuestas y negociaci n de entrada en consorcios y de contratos y gastos generales incluidos los que se produzcan de la negociaci n para la entrada en Consorcios del 7PM organizaci n de reuniones o cursos asistencia a ferias congresos elaboraci n de p ginas web servicios de consultor a o asesor a publicidad etc En este caso ha de presentarse las facturas de adquisici n o trat ndose de consumos internos de materiales fotocopias de partes de salida de almac n junto con copia de facturas de los suministradores que permitan la justificaci n del coste de dichos consumos internos Los billetes cor
14. puede ser justificado como gasto En el supuesto de que los organismos realicen actividades exentas y otras no exentas se admitir como gasto el IVA soportado en la proporci n autorizada por la Administraci n Tributaria debiendo acreditarse este extremo regla de prorrata Se considerar n admisibles como justificantes de pago algunos de los documentos siguientes e Extractos o certificaciones bancarios e Recib del proveedor excepcionalmente limitado a gastos de escasa cuant a e Dep sitos en fedatarios p blicos En caso de facturas en moneda extranjera se acompa ar n fotocopias de los documentos bancarios de cargo en los que conste el cambio utilizado En caso de facturas pagadas conjuntamente con otras no referidas a la ejecuci n de la actuaci n la justificaci n del pago se realizar mediante la aportaci n del extracto bancario acompa ado de uno de los siguientes documentos e Relaci n emitida por la entidad financiera de los pagos realizados e Orden de pago sellada por la entidad financiera e Recib del proveedor Para las partidas de gastos no justificadas por no haberse empleado todos los fondos percibidos deber acreditarse su reintegro al Tesoro P blico en la justificaci n correspondiente al informe final de finalizaci n de la ejecuci n Este remanente se calcular por el beneficiario en funci n de las justificaciones econ micas presentadas y teniendo como base la ayuda concedida para la primera fase de
15. respondientes al medio utilizado y de las liquidaciones por indemnizaci n de alojamiento y otros gastos que hayan suscrito las personas desplazadas c Subcontrataci n Podr n imputarse a este concepto los gastos de contrataci n con terceros persona f sica o jur dica distinta de todos y cada uno de los beneficiarios determinadas actividades exclusivamente derivadas del proyecto o actuaci n No todos los servicios prestaciones contratados por el beneficiario tendr n la consideraci n de gasto financiable como subcontrataci n sino nicamente si se dan las condiciones siguientes que la prestaci n que se contrata tenga una relaci n singular con la actuaci n que consiguientemente no forme parte de los gastos generales de la entidad en cuyo caso ser financiable s lo en la medida en que se tenga reconocido presupuesto para costes indirectos del proyecto y el gasto correspondiente se integre en los saldos computables de las subcuentas del grupo 62 que est expresamente recogida en la resoluci n de concesi n o en las modificaciones posteriores expresamente autorizadas por el rgano concedente que se concierte con las mismas personas f sicas o jur dicas que se se alan en las resoluciones de concesi n o de modificaci n en ausencia de menci n por parte de stas se considerar vinculante lo se alado en la solicitud de ayuda C COSTES INDIRECTOS Estos costes ser n subvencionables a condici n de que est n re
16. s de reintegro pertinentes m s los intereses de demora Si los beneficiarios reciben otros fondos p blicos o privados deber n ponerlo en conocimiento del rgano competente para la instrucci n de esta convocatoria tanto en el momento de la presentaci n de solicitudes como durante el desarrollo y ejecuci n del Programa y se aceptar n las eventuales minoraciones aplicables de acuerdo al apartado Vig simo segundo y Vig simo tercero de la Resoluci n de convocatoria 5 TEL FONOS Y DIRECCIONES DE CONSULTA TECNICA Para consultas generales informa micinn es 902 21 86 00 De lunes a viernes de 9 00 a 17 30 h s bados de 9 00 a 14 00 h Para consultas t cnicas eurociencia micinn es Para consultas inform ticas cauidi micinn es Las direcciones y tel fonos indicados est n sujetos a posibles cambios que ser n actualizados en estas instrucciones
17. trig simo segundo p rrafo dos se podr realizar con anterioridad a la finalizaci n del proyecto y esta previsto que se realice durante el a o 2011 para evaluar la consecuci n de los objetivos fijados en los PAE 2009 2012 2 2 PLAZO PARA LA JUSTIFICACI N ECONOMICA E INFORME TECNICO DE RESULTADOS La justificaci n de las anualidades posteriores a la de concesi n se realizar preferentemente en el per odo comprendido entre el 1 de enero a 31 de marzo del a o inmediato posterior La justificaci n t cnico econ mica de la actuaci n se realizar seg n los modelos incluidos en los anexos de este manual As mismo los beneficiarios deber n presentar un informe final dentro del plazo de tres meses desde la fecha de la finalizaci n de la actuaci n objeto de la ayuda 3 JUSTIFICACI N ECON MICA Y SEGUIMIENTO CIENTIFICO 3 1 JUSTIFICACI N ECON MICA El seguimiento econ mico de la ejecuci n de los Planes de Actuaci n Estrat gica corresponde a la Subdirecci n General de Gesti n Econ mica y Presupuestar a de la Secretar a de Estado de Investigaci n La hoja Resumen de Carga telem tica deber ser presentada debidamente firmada a la Subdirecci n General de Gesti n Econ mica y Presupuestaria C Ram rez de Arellano 29 53 Planta Sur MINISTERIO DE CIENCIA E INNOVACION A efectos del mejor seguimiento de la ejecuci n la Subdirecci n General de Gesti n Econ mica y Presupuestaria podr recabar la presentaci n
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