Subsecretaría - Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas
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1. Normativa y doctrina T TULO Resoluci n de 12 de febrero de 2013 de la Subsecretaria de Hacienda y Administraciones P blicas por la que se crea el grupo de trabajo para la coordinaci n de archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas REGISTRO NORMODOC 33961 BOMEH 7 2013 PUBLICADO EN Disponible en VIGENCIA A partir de la fecha de su publicaci n DEPARTAMENTO EMISOR Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas AN LISIS JUR DICO MATERIAS Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas Archivos La importancia del archivo administrativo como instrumento para garantizar los derechos de los ciudadanos se pone de manifiesto en nuestro ordenamiento jur dico por la protecci n que la propia Constituci n otorga al acceso a los mismos en su art culo 105 b Este derecho ha sido desarrollado a su vez en los art culos 35 y 37 de la Ley 30 1992 de 26 de noviembre de R gimen Jur dico de las Administraciones P blicas y Procedimiento de Administrativo Com n as como por otras normas que han regulado tanto el acceso a los archivos administrativos como la forma en que deben formarse los mismos En este sentido se puede citar la Ley Org nica 15 1999 de 13 de diciembre de protecci n de datos de car cter personal la Ley 11 2007 de 22 de junio de acceso electr nico de los ciudadanos a los servicios p blicos la Ley 58 2003 de 17 de diciembre General Tributaria y la Ley 16 19852. De conformidad con lo anterior y consultadas las Secretar as de Estado de Hacienda de Presupuestos y Gastos y de Administraciones P blicas esta Subsecretar a RESUELVE Primero Creaci n y mbito US Y GOBIERNO MINISTERIO MINISTERIO Normativa y doctrina e TEA NORM YDOC___ pa Pr Y ADMINISTRACIONES P BLICAS Y COMPETITIVIDAD kk 1 Se crea el Grupo de trabajo para la coordinaci n de los archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas como rgano colegiado de los regulados en el art culo 40 3 de la Ley 6 1997 de 14 de abril de organizaci n y funcionamiento de la Administraci n General del Estado 2 Queda adscrito a la Subsecretar a de Hacienda y Administraciones P blicas a trav s de la Secretar a General T cnica del Departamento 3 El Grupo de trabajo ejercer sus funciones respecto de todos los rganos del Ministerio y sobre los organismos p blicos adscritos al mismo de acuerdo con el art culo 13 2 del Real Decreto 1708 2011 de 18 de noviembre Segundo Funciones 1 El Grupo de trabajo para la coordinaci n de los archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas de acuerdo con lo dispuesto en el art culo 13 2 del Real Decreto 1708 2011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema espa ol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administraci n General del Estado y de sus organismos p blicos y su r gimen de acceso ejercer las siguientes funciones a
3. de 25 de junio del Patrimonio Hist rico espa ol y en especial el Real Decreto 1708 2011 de 18 de noviembre por el que se establece el Sistema espa ol de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administraci n General del Estado y de sus organismos p blicos y su r gimen de acceso Al amparo de lo dispuesto en el art culo 13 del citado Real Decreto 1708 2011 de 18 de diciembre en consonancia con el marco normativo expuesto se adopta la presente Resoluci n de la Subsecretar a del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas Esta resoluci n tiene por objeto crear un grupo de trabajo destinado a garantizar la adecuada coordinaci n del funcionamiento de los archivos del Departamento Ello en aras de garantizar el derecho de los ciudadanos al acceso a los archivos administrativos as como la eficacia de la Administraci n en la custodia y conservaci n de los mismos y la mayor eficiencia en la toma de decisiones y en la gesti n de los recursos asignados Este grupo de trabajo tendr por objeto auxiliar tanto a la Subsecretar a del Departamento como a la Secretar a General T cnica en el cumplimiento de las funciones que sobre la organizaci n gesti n y mantenimiento de los archivos del Departamento y su documentaci n les atribuyen los art culos 18 1 y 19 1 del Real Decreto 256 2012 de 27 de enero por el que se desarrolla la estructura org nica b sica del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas
4. Administraciones P blicas Su titular podr ser sustituido por quien ostente la Vicepresidencia b Una Vicepresidencia que corresponder al titular de la Subdirecci n de General de Informaci n Documentaci n y Publicaciones c Una Secretar a con voz pero sin voto que corresponder a un funcionario de la Subdirecci n General de Informaci n Documentaci n y Publicaciones designado por su titular d Los siguientes vocales Dos vocales en representaci n de cada una de las Secretar as de Estado Dos vocales en representaci n de la Subsecretar a Un vocal en representaci n de la Inspecci n General del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas El titular de la Subdirecci n General de Tecnolog as de la Informaci n y las Comunicaciones El titular de la Oficial a Mayor A NE 2 Los representantes de los citados rganos en el Grupo de trabajo deber n tener rango de subdirector general o asimilado y ser n designados por los titulares de los mismos Deber n designar igualmente un suplente para cada uno de los miembros del Grupo de trabajo Asimismo los titulares de la Subdirecci n General de Tecnolog as de la Informaci n y las Comunicaciones y de la Oficial a Mayor designar n un suplente que les sustituya 3 Los vocales lo ser n en representaci n de los rganos mencionados y de los organismos dependientes del departamento y comunicar n en sus respectivos mbitos los acuerdos e instrucciones adopta
5. Impulsar el cumplimiento en sus archivos de las instrucciones y recomendaciones de la Comisi n de Archivos de la Administraci n General del Estado b Promover los criterios particulares en relaci n con la accesibilidad de la informaci n obrante en los archivos de su competencia c Impulsar la inclusi n en el Censo Gu a de Archivos de Espa a e Iberoam rica de cualquier servicio de archivos dependiente de su Departamento d Promover programas de gesti n en los que se establezcan los objetivos que deben cumplir sus archivos mediante los correspondientes proyectos y actuaciones a desarrollar e Realizar estudios de valoraci n documental y elevar peticiones de dictamen a la Comisi n Superior Calificadora de Documentos Administrativos 2 Adicionalmente se encomendar n al Grupo de trabajo las siguientes funciones a Realizar una evaluaci n de la situaci n archiv stica del Departamento y de propuesta de un plan de ajuste organizaci n y planificaci n realizable con los medios disponibles en un plazo m ximo de seis meses desde la constituci n del Grupo de trabajo b Elaborar los documentos t cnicos de trabajo necesarios para que se establezcan los criterios comunes en materia de gesti n de archivos en el Departamento que a la vez que sirva de recordatorio respecto a la normativa vigente ayuden a coordinar y planificar los procesos de transferencia y de eliminaci n de documentaci n estos ltimos de acuerdo con lo estab
6. n S ptimo R gimen jur dico Las actuaciones del Grupo de trabajo se atendr n a lo dispuesto en el cap II del t tulo II de la Ley 30 1992 de 26 de noviembre de R gimen jur dico de las Administraciones P blicas y del procedimiento administrativo com n as como a lo dispuesto al efecto en el cap tulo IV del T tulo II de la Ley 6 1997 de 14 de abril de organizaci n y funcionamiento de la Administraci n General del Estado Octavo Informe anual El Grupo de trabajo elaborar anualmente un informe que recoja las conclusiones de su trabajo y memoria de las actuaciones que se hubieren llevado a cabo para conocimiento y difusi n en todo el departamento y los organismos de l dependientes Noveno Gastos La creaci n y funcionamiento del Grupo de trabajo no supondr aumento de gasto p blico llev ndose a cabo con los recursos humanos y los medios materiales existentes D cimo Publicaci n La presente resoluci n se publicar en el Bolet n Oficial del Ministerio Madrid 12 de febrero de 2013 LA SUBSECRETARIA DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES P BLICAS Pilar Platero Sanz
7. des que deben integrar el sistema de archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas y las condiciones en las que se integran en el mismo f Colaborar con cuantas comisiones calificadoras de documentos existan en el seno del Departamento g Cuantas funciones le encomiende la presidencia del Grupo de trabajo 3 El resultado de todas las actuaciones del Grupo de trabajo se publicar en el espacio colaborativo que al efecto se le asignar en la Intranet corporativa Cuando se trate de la conservaci n traslado o acceso a series documentales concretas se publicar n adem s en el portal del Ministerio US Y GOBIERNO MINISTERIO MINISTERIO Normativa y doctrina e TEA NORM YDOC___ pa Pr Y ADMINISTRACIONES PUBLICAS Y COMPETITIVIDAD kk 4 Para la realizaci n de las anteriores funciones el Grupo de trabajo podr acordar solicitar de los rganos del Departamento cuanta informaci n resulte necesaria siempre que dicha solicitud resulte proporcionada y no motive gastos particulares Tercero Composici n 1 El Grupo de trabajo para la coordinaci n de los archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas tendr las siguiente composici n a Una Presidencia que corresponder al titular de la Secretar a General T cnica dadas las atribuciones que le confiere el art culo 19 1 4 del Real Decreto 256 2012 de 27 de enero por el que se desarrolla la estructura org nica b sica del Ministerio de Hacienda y
8. dos en el seno del Grupo y pondr n en conocimiento de ste las propuestas que se elaboren en sus respectivos rganos superiores y directivos y organismos 4 Por decisi n de su presidente el Grupo de trabajo podr solicitar el asesoramiento de los funcionarios del Ministerio cuya aportaci n sea de inter s a tenor de la ndole de las cuestiones a examinar quienes participar n con voz y sin voto en las sesiones a las que sean convocados 5 Cada rgano superior y directivo y cada organismo p blico dependiente del Departamento nombrar una persona de contacto para facilitar la coordinaci n con el Archivo Central correspondiente en cuanto al seguimiento de la aplicaci n y ejecuci n de los acuerdos adoptados por el Grupo de trabajo Cuarto Funcionamiento 1 El Grupo de trabajo funcionar en pleno y en grupos de apoyo El pleno examinar las cuestiones que se le presenten por la Secretar a y determinar la constituci n de cuantos grupos de apoyo estime necesarios a sus fines 2 El Grupo de trabajo se entender v lidamente constituido cuando concurran la mitad de sus vocales adem s del Presidente y Secretario o quien les supla 3 Sus decisiones se adoptar n por la mayor a de sus miembros En caso de empate el voto del Presidente ser dirimente 4 Todas la actuaciones del Grupo de Trabajo quedar n reflejadas en el entorno colaborativo electr nico recogido en el apartado Segundo 3 de esta resoluci n El procedimient
9. lecido en el Real Decreto 1164 2002 de 8 de noviembre por el que se regula la conservaci n del patrimonio documental con valor hist rico el control de la eliminaci n de otros documentos de la Administraci n General del Estado y sus organismos p blicos y la conservaci n de documentos administrativos en soporte distinto al original La coordinaci n con la Comisi n Permanente de Administraci n Electr nica del departamento en lo referente al desarrollo y gesti n de los archivos electr nicos as como a los planes que en su caso se elaboren en materia de desarrollo de la oficina sin papeles y que incluyan medidas en materia de archivos c Impulsar y proponer la adopci n de las normas e instrucciones de servicio que se consideren necesarias para el buen funcionamiento de los sistemas de gesti n documental comunes del Departamento Dentro de estas ltimas queda comprendida la confecci n de calendarios de conservaci n elaboraci n de cuadros de clasificaci n repertorios de series y nomenclaturas de tipos documentales as como la determinaci n y adopci n de aqu llos formatos y metadatos de archivo que se estimen necesarios para la gesti n de los documentos electr nicos d Proponer el uso coordinado y eficiente de recursos presupuestarios materiales y humanos en la gesti n de archivos y documentos tanto en soporte papel como electr nico e Asesorar al titular de la Secretaria General T cnica sobre los rganos y unida
10. o ordinario para las reuniones ser el electr nico sin perjuicio de las reuniones presenciales que se convoquen 5 El Grupo de trabajo podr celebrar sus reuniones por medios electr nicos sin sesi n presencial de conformidad con lo establecido en la disposici n adicional primera de la Ley 11 2007 siempre que el pleno o su presidente lo consideren oportuno 6 Sus acuerdos una vez autorizados ser n difundidos oportunamente a trav s de la Intranet corporativa del Ministerio 7 La Subdirecci n General de Informaci n Documentaci n y Publicaciones se encargar de la preparaci n de sus reuniones formalizaci n de sus acuerdos y dem s actuaciones necesarias para su correcto funcionamiento tSt GOBER MINISTERIO MINISTERO Normativa y doctrina 5 Y DE ESPANA DE HACIENDA DE ECONOM A NORM DOC A y A Y ADMINISTRACIONES PUBLICAS Y COMPETITIVIDAD gt Quinto Calendario de reuniones La presidencia del Grupo de Trabajo establecer el calendario de reuniones teniendo en cuenta en su caso las peticiones de los dem s miembros formuladas con la suficiente antelaci n as como el m todo de trabajo y en general decidir sobre aquellas cuestiones que considere necesarias para su buen funcionamiento Sexto Constituci n El Grupo de trabajo para la coordinaci n de los archivos del Ministerio de Hacienda y Administraciones P blicas quedar formalmente constituido en el plazo de un mes desde la aprobaci n de la presente resoluci
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