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Manual EcPos UCV

1. Articulos 123 zee RERE Barra Botones para funciones especiales Las funciones de las otras pantallas de maestros trabajan de forma similar al maestro de art culos y solo difieren en el orden de presentaci n de las columnas 15 PROCEDIMIENTOS PARA LA OPERACI N DIARIA La operaci n diaria del punto de facturaci n se ha organizado en cuatro pasos que debe seguir en Asignar cajero abre la caja asignado un operador de caja facturaci n realizar las ventas Cerrar el turno y cuadre de caja al cajero asignado Realizar el cierre Diario general que es el cierre Z DAS Estas opciones est n ordenadas en la pantalla inicial para que se pueda seguir la secuencia El programa permite que se puedan asignar varios cajeros en un mismo d a cada cajero Operador de caja deber tener su correspondiente cierre de turno cuando termine su jornada de trabajo A continuaci n describiremos cada paso en forma independiente pero debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones antes de iniciar las operaciones del d a 1 Revise que la fecha y la hora del computador que se muestran en la pantalla principal y verifique que sean las correctas 2 Recuerde verificar y colocar correctamente el papel en la impresora fiscal De esta forma se evitara inconvenientes en el transcurso de la facturaci n IMPORTANTE El programa autom ticamente activa
2. La operaci n de cambio de formas de pago se utiliza en aquellos casos en los cuales una factura ya ha sido totalizada la factura ya esta concluida y la forma de pago con la que se registro el total no es la correcta Si se desea hacer un ajuste o correcci n en el sistema esto a fin de que el cuadre de caja y los pagos mostrados por el Programa sean exactos Haga el cambio de forma de pago Pero tenga en cuenta que este tipo de error aunque muestre una diferencia en la forma de pago el total de cuadre deber ser correcto Para ajustar la forma de pago en el programa 4 2 3 4 Entrar en modo administrativo Seleccionar la opci n Operaciones del men principal Seleccionar la opci n Cambio de formas de pago del men ingrese los datos solicitados en la pantalla de cambio de pagos caja factura monto forma de pago anterior y forma de pago nueva luego valide la operaci n procesar gt so e Recuerde que solo se ajusta el monto de las formas de pago en el programa las facturas ya impresas no se cambiaran e Para ajustar la los montos de la impresora una opci n puede ser anular la factura y luego registrarla de nuevo con la forma de pago correcta si hace la anulaci n no ser necesario hacer el cambio de forma de pago sin embargo el cliente deber esperar mas tiempo ya que tendr que repetir la factura Recuerde que este ajuste es solo a nivel del programa y que la impresora podr mostrar otro monto e
3. 1 ingresar en modo administrativo 2 en el modulo de art culos del men principal seleccionar la opci n C digos Alternos o Equivalentes 3 Del submen de seleccione la opci n Agregar C digos Equivalentes 4 Ingrese el c digo maestro al se asignaran los c digos Alternos 5 Una vez se muestre o seleccione el articulo con c digo maestro ingrese uno por uno los c digos alternos que ser n los secundarios o equivalentes es decir que ser n iguales al c digo maestro 43 Recepci n de unidades La opci n de recepci n de unidades esta dise ada para cargar sumar unidades de existencia a los art culos que ya est n ingresados en el listado maestro esta operaci n permite realizar la carga de unidades de forma r pida Ingresando c digo y cantidad de igual forma permite ver el listado de las unidades y los art culos que han sido recibidos de esta forma el usuario puede verificar cuales han sido las ultimas unidades cargadas e Recuerde que las unidades iniciales de existencia tambi n se pueden especificar o ingresar directamente en la creaci n del articulo opci n ingresar nuevos art culos pero si el articulo ya existe se puede usar la opci n de recepci n para cargar las unidades de forma independiente e Mediante los botones de funci n de esta ventana se pueden reversar o anular una recepci n de unidades que se haya hecho por error para esto debe marcar con click la l nea de recepci n que desea rev
4. PREGRADO 02 0210080000 21 PR620000 303020100307 0 00 2 30 0000000020011 CONSTANCIA DE ESTUDIO POSTGRADO 02 0205000000 21 PR620000 303020100307 0 00 9 20 0000000020012 CURRICULUM 02 0210080000 21 40520000 303020100407 0 00 230 0000000020013 ARANCELES 02 0210080000 21 PR620000 303020100306 0 00 4 650 0000000020014 LECTURA DE CREDITO 02 021008000 21 PR620000 303020100407 0 00 0 00 Prec Vta Codigo 0000000020002 0000000020003 0000000020015 PROGRAMAS DE ESTUDIOS 02 0210080000 21 PR620000 303020100307 0 00 46 00 0000000020016 REVISION DE DOCUMENTOS 02 0210080000 21 PR620000 303020100587 0 00 10 00 0000000020017 SOLVENCIA 02 0207010000 21 PR620000 303020100587 0 00 0 05 0000000020018 REVALIDAS 02 0210000006 21 PR620000 303020100302 0 00 0 00 PR620000 PR620000 303020100302 303020100534 0000000020019 0000000020020 0000000020021 CURSOS POSTGRADO 02 0205000000 21 PR620000 303020100532 0 00 0 00 0000000020022 ESTUDIOS SUPERVISADOS 02 0210160000 21 PR620000 303020100533 0 00 0 00 0000000020023 EXAMENES 02 0210000005 21 PR620000 303020100303 0 00 0 00 0000000020024 CONY Y CONTRAT CON SECTOR PRIVADO 02 0202000000 22 PR620000 304990100227 0 00 0 00 0000000020025 CONW Y CONTRAT CON SECTOR PUBLICO 02 0202000000 22 PR620000 304990100214 0 00 0 00 y Buscar codigo R 0 REYALIDAS DISENO CURSOS 0210000006 0210000000
5. Pasos para totalizar y recibir el pago del cliente 1 En la pantalla de facturaci n Seleccione el bot n totalizar o presione la Tecla signo de divisi n en el panel num rico 2 Se muestra la pantalla de Total o Recepci n de pagos en esta pantalla se debe ingresar el monto del pago que esta entregando el cliente y seleccionar la forma de pago Por convenci n se tiene la forma de pago Efectivo como forma de pago inicial por tanto el programa esta directamente esperando se introduzca el monto del pago Si no es necesario cambiar la forma de pago teclee el monto y presione luego el bot n de confirmaci n de pago Si desea cambiar de forma de pago Seleccione la Forma de pago de la lista desplegable puede usar el mouse o presionar directamente el numero de forma de pago Y luego Introduzca el monto del pago Las formas de pago compuestas como Cheques Tarjetas requieren que se ingresen los datos adicionales como numero tarjeta o cheque banco y tel fono luego se validan los datos usando el bot n de validaci n de datos si los datos son correctos se activa la entrada de monto de pago nuevamente A medida que se teclean los datos se puede presionar la tecla ENTER para pasar directamente al siguiente campo Total Factura 17 80 Por Pagar 17 80 Pagado 0 00 Cambio 0 00 H 1 gt Efectivo Aqui se Cambia la Forma de pago Aqui se ingresan los datos del Pago para cheques tarjetas etc Titu
6. n del los nuevos porcentajes a los art culos del listado 5 Luego se debe actualizar las tasas a la impresora fiscal Para esto hay dos botones en la pantalla de impuestos recuerde que si no actualiza los valores a la lista de art culos y a la impresora se mostrara un error al momento de facturar ya que no coincidir n los valores y no se podr facturar Recuerde Los porcentajes de impuesto solo se deben cambiar seg n requerimiento de ley_ y deben ser cambiados tanto en el programa como programados a la impresora fiscal La impresora fiscal solo acepta que los impuestos se cambien un numero limitado de veces por lo cual se recomienda que no se abuse de esta opci n ya que una vez se alcance el limite de cambios la impresora no aceptara mas cambios de impuestos y se puede requerir cambiar la memoria fiscal Para programar las tasas de impuestos la impresora no debe tener ventas iniciadas por lo cual debe hacerse antes de iniciar las ventas o luego de un cierre Z 55 NORMAS PARA EL USO DE LA IMPRESORA FISCAL Estas normas son de car cter obligatorio 1 No se deben manipular desconectar o intercambiar las impresoras fiscales de una caja a otra sin excepciones cualquier cambio de ubicaci n que se requiera debe ser reportado a su centro de soporte t cnico La copia del rollo de operaciones debe ser retirada de las impresoras catalogada y almacenada Cada copia de rollo debe ser retirado de la impresora e inm
7. a A o al Total Codigo del articulo a facturar Base Imp Exento Impuestos Descts Recargos Introduzca el ero de Cedula Rif A mu 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 0 00 63 111 1F12 1 End Ese Lista de conceptos facturados Botones de Funciones de Facturacion La pantalla de facturaci n esta dividida en varias zonas funcionales Botones de Acceso rapido e Datos del cliente desde donde se ingresan los datos b sicos del cliente este rea cuenta con varios botones de ayuda que permiten ubicar un cliente por nombre ingresar una ficha de datos completa de un cliente ver las ultimas facturas realizadas repetir la ultima cedula la factura anterior e Datos del articulo permite incluir los c digos de los conceptos o art culos que deseamos incluir en la factura e Botones de Funciones estor permiten acceder a las operaciones b sicas de facturaci n como son buscar un articulo por descripci n anular items totalizar etc Recuerde que los campos de ingreso de datos y los botones se van activando de forma autom tica en el orden en que son requeridos de forma que permanecen desactivados cuando no se necesitan 19 DETALLE DEL PROCESO DE FACTURACI N Facturaci n El procedimiento de facturaci n se compone de tres partes fundamentales 1 Ingresar los datos del cliente 2 Registrar c digos de los art culos a factur
8. culos a los botones Tanto las teclas como los botones se pueden asignar de forma indistinta es decir se pueden programar independientemente e incluso un departamento podr tener una tecla y un bot n de pantalla asignado simult neamente Recuerde que adicionalmente a tener activos los departamentos hay que especificar al programa en la pantalla de Par metros de Facturacion que Se permita el uso de teclas de Departamentos Teclas y Botones de Departamentos Activas Para registrar un tem por bot n de categorias en la Facturacion 30 Al procesar una factura mientras este activa la lectura del c digo del articulo se podr n usar los botones o teclas de departamento para registrar seg n se hayan programado los botones 1 En caso de botones programados para registro de precio teclee el precio a registrar teniendo en cuenta que debe escribir el precio sin comas ni puntos pero los dos ltimos d gitos ser n decimales ejemplo 1250 se deber anotar 1250 y luego presionar la tecla de departamento Internamente el bot n har el registro por 12 50 doce con cincuenta centavos en los casos que los botones se hayan programado con precios fijos solo debe presionar el bot n y el registro aparecer en pantalla con el precio preprogramado En los casos que el bot n tenga asignado un c digo al presionar el bot n el programa registrara el c digo y el precio ser el precio de venta que tenga asignado el articulo d
9. del articulo y luego agregar alguna caracter stica que lo diferencie de los dem s Pueden presentarse el caso que varios art culos tengan una misma descripci n Pero debe tenerse en cuenta que en estos casos dicho articulo debe tener algo que lo diferencie de los dem s ya sea el precio unidad ejecutora cuentas etc Tambi n pude agregar los detalles que considere necesario recuerde que una descripci n bien definida ayudar a se pueda ubicar f cilmente mediante una b squeda por descripci n e Evite las descripciones confusas para que otros usuarios puedan encontrar el articulo tal como debe ser Referencia Sirve para anotar cualquier identificaci n adicional que tenga el articulo que puede ser por ejemplo tipo de presentaci n o un numero adicional de modelo Fijo por el fabricante que lo diferencie de los dem s Unidades ejecutoras Cada concepto debe estar asociado a una unidad ejecutora la cuales a fin de facilitar la idenficicacion se han dividido en tres niveles los cuales est n asociados entre si de forma que cada nivel principal muestra solo los sub niveles directamente asociados e el primer nivel define Facultad e el segundo define las coordinaciones decanatos e eltercero define las sub reas estaciones institutos Unidad Ejecutora FACULTAD DE ARQUITECTURA INSTITUTO DE DESARROLLO EXPERIMENTAL DE LA CO v ESTACI N EXPERIMENTAL FAU EL LAUREL F Fondo J i 10 Tablas asociadas L
10. impresora fiscal seg n el modelo y marca del equipo que este usando Debe consultar directamente el manual su modelo de impresora fiscal para aclarar el proceso de conexi n del visor fiscal y como emitir los reportes 51 Fecha y Hora de la impresora fiscal La impresora fiscal posee su propio reloj interno que registra la fecha y hora Esta fecha y hora internas son las que usa la impresora para emitir los documentos fiscales Esta fecha No se puede retroceder y no se puede cambiar mientras se est n realizando facturas La fecha de la computadora debe siempre estar sincronizada con la fecha de la impresora Por tanto debe asegurarse que antes de iniciar el programa de facturaci n el computador tenga la fecha y hora correcta I Antes de ajustar la fecha de la impresora 1 Revise la fecha y hora de su computador 2 Actualice la fecha y hora de su computador Para actualizar la fecha en la impresora 1 Entrar al modo administrativo 2 Seleccionar la opci n mantenimiento del men principal 3 Seleccionar la opci n utilidades de impresora fiscal 4 Seleccionar la opci n Actualizar Fecha y hora 5 En pantalla se muestra tanto la fecha y hora actual de la impresora y el computador el bot n actualizar permite enviar la fecha y la hora por separado a fin de que el usuario solo actualice la fecha o la hora por separado seg n se necesite 6 Active el cuadro de confirmaci n y presione el bot n de actualizar hora o fecha s
11. los montos en ventas y emitir los reportes para el cuadre de caja En el men principal de ventas se han asignado las tres primeras opciones de reportes los cuales se pueden emitir de forma local en caso que la conexi n con la red no este disponible Estos reportes mostraran la venta por caja resumen de formas de pago y ventas por cajero a fin que de se puedan tomar las funciones de cuadre de caja Importante Recuerde que no debe realizar el cierre diario a menos que sea necesario y que en caso de una eventual falla de la red no siempre ser necesario cuadrar la caja de forma inmediata esto depender de la hora a la cual se produce la falla el motivo y el tiempo de duraci n para que la falla sea reparada en caso de dudas consulte con el personal t cnico Par metros de Sistema 46 La opci n par metros del sistema permiten activar o desactivar varias de las funciones de la pantalla de facturaci n Algunas de las funciones que pueden ser habilitadas o inhabilitadas son Multiplicar unidades al facturar Abortar facturas en proceso Guardar autom ticamente los datos de los clientes Modificaci n de datos de los clientes Activar los botones para ingreso de clientes en la facturaci n Usar la tecla Enter para repetir el ultimo c digo facturado Leer el c digo del los vendedores al facturar factura por vendedor Mostrar el c digo del articulo PLU en la factura Pedir clave de acceso para poder salir del programa Per
12. requiera la opci n de Maestro de Impuestos permite tambi n cambiar los impuestos a un grupo de art culos o todo el listado Precios Cada articulo debe tener un precio de venta al ingresar un articulo el programa permite controlar o especificar varios precios pero el nico precio de car cter obligatorio es el precio de venta los dem s precios son O pueden ser opcionales Recuerde que el precio de venta de un articulo puede ser modificado en cualquier momento usando las opciones de cambio de precio Siempre y cuando el usuario tenga acceso a estas opciones El modulo de ingreso permite especificar el costo del articulo el puede ser til para determinar la ganancia individual por articulo vendido si no se especifica el costo no se podr n emitir estos informes si hay art culos con costos y otros no el informe no ser preciso Los precios de afiliado solo tendr n efecto si en el sistema se han definido clientes afiliados de otra forma no tendr n ning n efecto El programa al momento de facturar asignar autom ticamente los precios de afiliado a los clientes sin que el cajero tenga que seleccionar el precio 12 Eliminar Art culos Para eliminar del listado los art culos que han sido previamente ingresados se pueden usar tres opciones la pantalla de ingreso de nuevos art culos la pantalla de modificaci n de art culos y el maestro de art culos Para cualquier caso se debe entrar el modo administrativo con su
13. usuario y clave y seleccionar la opci n desde el men de art culos e Para eliminar un art culo desde la pantalla de ingreso de nuevos art culos como de Modificar ingrese el c digo y se mostraran los datos luego marque el cuadro de confirmaci n de Eliminar para que se active el bot n eliminar y luego haga click sobre este bot n e Para eliminar un art culo desde la pantalla de Maestro de art culos seleccione de la lista el registro adecuado luego marque el cuadro de confirmaci n de Eliminar para que se active el bot n eliminar y luego haga click sobre este bot n e Un articulo podr ser eliminado del listado pero se mantendr el registro de las facturas que se hayan realizado sobre este concepto Precio de Venta i M Eliminar Xx a Cuadro de confirmacion Boton Eliminar 13 Consultar art culos por c digo En la pantalla principal se puede acceder directamente a las funciones de consultar art culos por c digos estas funciones permiten ver el detalle de datos principales del articulo el resumen de existencia unidades disponibles y resumen de precios Consultar Codigo Articulo a my Codigo Maestro 0000000020094 Descripcion APORTE 15 DE POST GRADO Precio de Venta Referencia Precio Afiliado Precio al Mayor 0 Gravahle 8 Excento Marca Area FACULTAD DE ARQUITECTURA Tipo Articulo Articulos Simples Control de Inventario Control de Inventario Recepcion ji Acum
14. Gu a de Procedimientos Punto de Facturaci n Operaci n B sica Ec Pos UCV versi n de desarrollo Rev 2 2 5 INDICE DE CONTENIDO Pantalla Principal del programa Descripci n Botones de acceso r pido Barra de botones Modalidades de Operaci n Modo Facturaci n Modo Administrativo Acceso a usuarios Cambio de Claves Ingresar Usuarios Operadores de Caja Ingreso de Cajeros Ingreso de Conceptos art culos nuevos Asignar C digo a un concepto Art culos Identificaci n de art culos como identificar descripciones Tipos de Art culos Control de Inventario Eliminar Art culos Consultar art culos por c digo Maestro de Art culos Proceso de Operaci n diaria Diagrama de Operaci n Asignaci n de cajero Facturaci n Botones de pantalla de facturaci n Botones anular item subtotal Abortar facturas Totalizar Factura Recibir Pagos Formas de pago Botones de pago directo Registro por botones de categor as Cierre de Turno cierre d cajero Cierre Diario Cierre Z Relaci n de caja Anulaci n de Facturas Notas de Cr dito Devoluciones Reportes de Ventas consideraciones Libro de Ventas Clientes Regulares y Clientes Afiliados Cambio de Precios C digos Alternos o equivalentes Recepci n de Unidades por articulo carga al inventario Ajustar Unidades por art culo Modo local Par metros del sistema Recuperaci n de Facturas luego de interrupci n Abortar Factura desde el panel de funci
15. Monto del concepto il Concepto F Concepto Documento Cuenta Egreso Ingreso d Reporte por Area Lista de los conceptos ya cargados Con sideraciones Los montos de las operaciones cargadas se muestran en la parte inferior de la pantalla Total de Ingresos La relaci n de caja debe realizarse por cada d a de operaciones el programa permite listar un resumen de las relaciones de caja de forma mensual en las cuales se muestra el monto de ventas y el monto de la relaci n de caja de ese d a estos montos deben ser iguales si el monto de ventas es mayor al monto dela relaci n de caja quiere decir que faltan conceptos por cargar Las formas de pago por dep sitos directos a banco se cargan mediante el bot n ver y cargar los dep sitos recibidos Boton para ver y cargar los depositos recibidos 35 Anulaci n de facturas El reverso de una factura se hace por medio de una nota de Cr dito por anulaci n por lo tanto para anular una factura el programa emitir una nota de cr dito con los mismos tems de la factura con lo cual se restaran las unidades del inventario y los montos tanto de la impresora como del programa Para anular una factura se puede usar el bot n de acceso r pido de la barra de botones de la pantalla principal o se puede entrar al modo administrativo y seleccionar la opci n anular del men de Operaciones para cualquiera de los casos se solicita la cl
16. Recepcion Almacen 1 Ventas 18 04 2009 Acum Ventas Almacen 2 Ingreso Und Despachos Almacen 3 ltimo Ajuste Tot Averiado Total Disponible e En todas las pantallas donde se requiera ingresar el c digo del articulo tienen un bot n buscar por descripci n C digo de barras que permite ubicar el articulo por la descripci n esto permite que siempre se pueda acceder a un articulo aun cuando no se tenga el c digo disponible e La pantalla de consulta de c digos no muestra los precios de costo solo muestra el resumen de los precios relacionados con la venta e Esta pantalla de consulta puede mostrar los precios consultados directamente en el display de cliente por lo que puede ser usada para mostrar tambi n informaci n a los clientes directamente cuando se realice una consulta de precio e La informaci n mostrada en la pantalla de consulta no puede ser modificada para modificar debe entrar en modo administrativo y usar la opci n de modificar actualizar articulo 14 Maestro de art culos El programa cuenta con varias pantallas que permiten ver el listado completo de los art culos por rea organizados por columnas a estas pantallas les llamamos maestro de art culos maestro de precios maestro de impuestos y tiene la funcionalidad de permitir visualizar el conjunto de datos de forma general y poder actualizar los datos de un articulo directamente desde esta pantalla as se puede tener una visi n general de c mo es
17. a se al audible continua y no responde A DU N Cada modelo de impresora fiscal tiene su propio procedimiento de reset por lo cual consulte directamente el manual de usuario de la impresora o llame al t cnico de soporte de la impresora Algunos modelos de impresoras fiscales pueden requerir volver a configurar los encabezados y mensajes de pie de paginas u otros par metros despu s de un reset por lo cual no use esta opci n a menos que sea realmente necesario Nota Revise el manual t cnico de la impresora ya que el modelo puede variar lo que varia tambi n el procedimiento 53 Impuestos programar alicotas en la impresora Modalidad de Impuesto Hay dos formas de programar el calculo de impuestos en la impresora el primero es enviar a la impresora el precio base Gravable y que la impresora calcule el impuesto y la segunda que se envi a la impresora el precio total Gravable el impuesto y que la impresora calcule el gravable haciendo el desglose del precio Es decir obtener la base Esto se define al momento de programar los impuestos Ec Pos tambi n puede ser programado para que los precios que se ingresen al sistema sean solo gravables o que el precio de los art culos ya incluya el impuesto Es sumamente importante que se defina la pol tica de precios en base a la forma en como este programada la impresora Ec Pos permite programar las al cuotas de impuestos de la impresora fiscal a fin que el usuario pueda reali
18. aci n que da acceso a Reportes Art culos clientes y Mantenimiento e Cuando Aparece la pantalla de claves y no se ingresa ning n usuario ni contrase a el programa muestra directamente la pantalla de facturaci n Acceso a usuarios El bot n 8 F8 de la pantalla principal muestra la ventana de acceso la cual permite habilitar las funciones de administraci n entrar y salir al modo administrativo para las cuales se requiere que el usuario tenga previamente asignado un nombre y una clave Pantalla de acceso Accesoa usuarios Cambio de Claves Ec Sistemas C A 23 11 2008 Acteso Cambio de Clave Entrada al Sistema Usuario Nombre Contrase a mica x Validar la Clave Salir de la pantalla de acceso e El bot n Verde gt Seguir sirve para validar la clave y permitir el acceso e El bot n Rojo X Cancelar cierra la pantalla de claves y regresa al modo de facturaci n Cambio de clave Las claves se cambian directamente en la misma pantalla de acceso por medio de la pesta a Cambio de clave Para realizar el cambio de claves debe ingresar el usuario y la clave actual y luego la clave nueva Tenga en cuenta que la clave nueva deber ingresarla con cuidado a esto a fin de asegurar que la clave se teclee correctamente Ingresar nuevos usuarios Para Ec Pos los usuarios ser n aquellas personas que tendr n acceso a las funciones admini
19. alizar la asignaci n de caja Los operadores de caja no tendr n acceso a las funciones administrativas y se crean para que la impresora fiscal tenga el registro de la persona que esta emitiendo la factura Para ingresar operadores de caja Entrar en modo administrativo En el men principal seleccionar la opci n Operaciones y luego seleccione la opci n operadores de caja En la parte inferior de la lista colocar el nombre del operador y seleccionar el bot n ingresar nuevo operador el c digo se asigna autom ticamente El programa coloca autom ticamente un c digo consecutivo a cada nuevo operador Solo los operadores con estatus disponible podr n ser asignados para facturar Recomendamos que no se eliminen todos los operadores de caja aseg rese de que siempre el programa tenga al menos uno disponible de otra forma no se podr realizar la operaci n de asignaci n de cajero En caso de no tener cajeros disponibles en la asignaci n entre a la opci n de ingreso de operadores verifique si hay operadores disponibles de lo contrario ingrese los nuevos En caso que exista alg n inconveniente con un operador y el programa muestre que el operador ya esta asignado y realmente este disponible se puede cambiar el estatus manualmente esto se hace en el listado de operadores de caja el cual muestra una columna de status correspondiente al operador para cambiar el estatus solo haga doble click en estatus y el estatus se
20. ar 3 Totalizar y recibir los pagos 1 Ingresar los datos del cliente La pantalla de facturaci n autom ticamente activa los campos de lectura de datos a medida son necesarios y mantiene desactivados los botones y campos de datos que no se requieren de esta forma el programa gu a al operador enel proceso Debe estar atento a la pantalla e introducir los datos en el orden que el programa los van solicitando rmn s n lt aa Cliente P Direccion Telefono O E Vendedor e Codigo 1223 El ESA penn Debe ingresar Datos del cliente i Cedula o Rif ii Nombre y Apellido iii Direcci n fiscal Buscar cliente Repetir Cedula Rif Si el cliente esta registrado se puede presionar el bot n de buscar cliente y realizar la b squeda Ceduiariro lels o por el nombre de esta forma se puede obtener i la Cedula o Rif De los clientes previamente registrados Ingresar lerte Facturas 20 Hay dos botones que pueden ayudar a ingresar los datos de los clientes El bot n de ingreso de clientes permite ingresar los datos completos del cliente y tambi n modificar los datos de un cliente previamente registrado Puede usar esta opci n para modificar o actualizar datos de los clientes que por alguna raz n est n mal escrito o desactualizados Bot n Buscar cliente muestra una pantalla que permite buscar los datos de un cliente tecleando parte del nombre por ejemplo para
21. as unidades ejecutoras fondos categor as presupuestarias y cuentas de ingreso y presupuestos se han predefinido en el programa a fin que se puedan seleccionar los valores de las listas correspondientes para los casos en que necesite especificar un fondo categor a o cuenta que no este definida estas se pueden definir directamente en su rea desde la misma caja utilizando la opci n de mantenimiento del men principal Para entrar en el men de actualizaci n de tablas 1 Entrar en modo administrativo 2 Seleccionar la opci n de mantenimiento 3 Seleccionar la opci n definici n de tablas 4 En el submen seleccione la opci n acorde a los valores que desea ingresar es decir fondos cuentas unidades ejecutoras etc Unidades de inventario Se pueden ingresar unidades de inventario inicial al crear el articulo si se desean omitir las unidades inventario estas podr n ser cargadas posteriormente usando el modulo de recepci n de unidades Tipos de art culos El tipo de articulo define como se comporta el c digo al momento de la facturaci n a Articulo Simple Al ser facturado se registra de inmediato el precio que esta asignado sin pedir datos adicionales b Confirmar Precio manualmente Cuando se factura muestra una pantalla y confirma el precio de venta por lo cual se puede escribir el precio manualmente y puede ser menor o mayor al especificado en la ficha de articulo c Confirmaci n de Descripci n al
22. ativo 0001 al 9999 para identificar el concepto de forma nica e Las reas deben adoptar este m todo de codificaci n a fin de mantener el listado de art culos lo mas ordenado posible e Las reas que requieran el manejo de art culos comerciales libros material de oficina etc podr n usar como c digo la numeraci n est ndar del c digo de barras ubicado en el articulo Recomendamos el uso del c digo de proveedor que ya trae el producto a fin de aprovechar las ventajas de las barras impresas e Recuerde que cada pantalla en la que se necesita que el usuario teclee el c digo tiene un bot n para poder realizar una b squeda por descripci n del articulo lo que facilita que se pueda acceder r pidamente a los datos sin tener que ingresar el c digo e Los ceros a la izquierda no son necesarios al colocar el valor num rico el programa coloca los ceros de forma autom tica e Se pueden usar c digos que no correspondan a la codificaci n aqu se alada pero debe tener en cuenta que no puede estar repetido e Se pueden usar letras en los c digos pero no es recomendable especialmente si se necesitan imprimir etiquetas Descripci n Identificaci n del articulo La descripci n es el dato por el cual el programa identifica el articulo y es la identificaci n que se imprime en la factura por esto es importante que defina bien la descripci n la recomendaci n es que se inicie la descripci n especificando el nombre o clase
23. ave de autorizaci n Tenga en cuenta lo siguiente e Solo se puede anular una factura directamente en la misma maquina que la emiti e No se pueden anular facturas si el cajero que la emiti ya tiene un cierre de turno e Solo se puede anular una factura si se cuenta con la factura original en buen estado Debe guardar el soporte de la anulaci n nota de cr dito junto con la factura original Si la facturas que se desea anular es de fecha diferentes a la actual la operaci n que procede es una nota de cr dito por Devoluci n y no una Anulaci n Verifique bien el numero de factura que se desea anular a fin de evitar la anulaci n de una factura incorrecta el numero de factura por anular_es la que se especifica como documento DOC en la factura En la mayor a de los casos este numero esta ajustado para ser el mismo que el numero de Factura comprobante fiscal de no ser as use espec ficamente el numero de documento Ejemplo Caja 01 Doc 0000045 Los Pasos para anular una factura son 1 Entrar al modo administrativo o seleccionar el bot n ANULAR factura o F1 de la barra de botones 2 En la venta de anulaci n ingrese el numero de caja numero de Documento que se se ala en la factura DOC XXXXXXX los ceros a la izquierda no son necesarios 3 Verifique los datos de la factura que aparece en pantalla cliente y monto Si son iguales a la factura que desea anular puede presionar el bot n procesar de la
24. buscar un cliente de nombre Pedro P rez se puede consultar el nombre Pedro y el programa mostrara la lista de los clientes que se llamen Pedro y de esta lista podremos seleccionar el cliente apropiado Se ha dispuesto que la cedula 0000001 sea un cliente gen rico e indica al programa que no imprima informaci n de clientes en la factura por tanto se imprime solo un mensaje de ley Sin derecho a cr dito Fiscal si el usuario no desea ingresar datos de clientes use la cedula 0000001 para facturar directamente sin requerir datos Una vez ingresados los datos de cliente el programa pasa directamente a la lectura del C digo de Articulo 2 Ingresar los Art culos a ser facturados Hay varias formas de registrar los articulos incluir articulos en la factura puede usar cualquiera de las formas o una combinaci n de ellas Codigo Mo epa vuur Unidades a facturar a cantidad Codigo del articulo concepto Note que el cursor L nea negra parpadeante debe ser visible en el campo de lectura del c digo el cursor indica que el campo esta listo para recibir los datos 21 Las formas de ingresar el c digo al facturar un articulo pueden ser 1 Por Lector de barras Use el lector de barras apunte el l ser al c digo de barras del articulo y este se transmitir autom ticamente al programa 2 Forma manual Teclear manualmente el c digo del articulo y presionar ENTER o hacer click en e
25. cambiara La impresora fiscal tiene una lista interna de Cajeros para hacer que la lista de operadores del programa coincida con la lista de la impresora se debe programar el listado a la impresora fiscal para esto se utiliza el bot n de actualizaci n en la ventana de operadores Los cambios realizados en el listado del programa no se har n efectivos hasta que se actualicen los cambios a la memoria de la impresora para esto la impresora no puede tener ventas iniciadas por lo cual se recomienda realizar los cambios al inicio de d a de operaciones antes asignar operador de caja o justo despu s de hacer el cierre Z Ingreso de Conceptos Art culos Para poder facturar es necesario ingresar al sistema el listado de conceptos o art culos el programa necesita que cada articulo sea identificado con un c digo nico irrepetible el cual va a ser la forma de facturaci n y dem s opciones accesarlo desde las consultas la Codigo del Concepto a crear Ingreso de Articulos Nuevo Articulo 0000000020122 E O Validar EAN13 Descripcion APORTE DE ESTUDIANTES AL CENTRO DEP X 0 00 En Referencia Distribucion del Ingreso Datos del Area y Unidad Ejecutora FACULTAD DE ARQUITECTURA Y cuentas Concepto e INGRESOS DE OPERACION Prog iCat Presupuest PR620000 Programa CNU Cuenta Ingreso 303020100587 Cuenta 2 301010000000 ESCUELA DE ARQUITECTURA CARLOS RA L VILLANUEV
26. de la Facturacion Se puede realizar una b squeda de art culos por descripci n en aquellos casos en los cuales no se pueda ubicar un determinado c digo esta b squeda se realiza en base a una cadena de caracteres que se sepa est n contenidas dentro de la descripci n de articulo Hay varias formas de consultar por descripci n sin salir de la venta de facturaci n Mientras se ingresan los c digos art culos en una factura se puede teclear directamente parte de la descripci n de un articulo en el campo de lectura del c digo y luego presionar ENTER por ejemplo para ubicar chocolates se puede teclear CHOC y presionar Enter se mostrar una lista de art culos en la cual podr seleccionar el articulo deseado y el c digo de este articulo se mostrara pre seleccionado en el campo c digo Usando el bot n buscar Articulo o la tecla F11 se mostrara la pantalla de b squeda el usuario puede teclear la descripci n a buscar una vez se muestre la lista de los art culos que coincidan con la b squeda se puede seleccionar de la lista el articulo deseado haciendo doble click sobre el c digo y este se reflejara en el campo de lectura al facturar La tecla F12 permite consultar un articulo por c digo desde dentro del proceso de Facturaci n al presionar F12 mientras se leer el c digo del articulo la pantalla cambia a modalidad de consulta aqu se podr consultar un articulo sin que sea registrado en la factura y sin tener qu
27. de venta es decir tambi n permite hacer recargos En la ventana de rebajas tambi n se permite efectuar la rebaja por un porcentaje de descuento si el usuario especifica un porcentaje se podr calcular de forma autom tica la rebaja o recargo en base al precio de venta Pero tambi n se podr colocar manualmente el precio que el usuario estime Recuerde que la rebaja requerir de una clave de autorizaci n 23 Bot n Subtotal Este bot n permite mostrar en pantalla del operador y en el visor del cliente el monto actual facturado salto de la cuenta el subtotal se imprime en la factura solo si se selecciona el bot n de imprimir de la venta de subtotal de otra forma solo se muestra en pantalla se pueden hacer subtotales varias veces en una misma factura Bot n Anular tem Los tems registrados en una factura pueden ser restados de la misma en cualquier orden el proceso Para Anular un tem es 1 Estando en la lectura del c digo Facturacion se presiona la tecla menos o el bot n Anular 2 Se mostrara en pantalla al lado del bot n de Cantidad el S mbolo ANL el cual se ala que el programa esta en modo de anulaci n de l nea 3 Ingrese el c digo del articulo que desea anular se puede solicitar la clave de supervisor para poder validar la operaci n 4 Si el c digo es correcto el tem se registra en Negativo restado en la factura y se muestra tambi n en pantalla Bot n Consultar art culos Dentro
28. e salir de la ventana de facturaci n Si el visor de cliente esta conectado se esta opci n mostrara la descripci n y precio en el Visor 24 Bot n Abortar Factura Este bot n tiene la funci n de terminar la factura en proceso sin que se registre la venta de forma que la factura se termina con un mensaje de documento No Valido CANCELADO La operaci n de este bot n depende de previa configuraci n en el panel de par metros de facturaci n Siempre que el bot n este activado se puede abortar la factura en proceso teniendo en cuenta Tener en cuenta Si aun no se han ingresado art culos a la factura al presionar el bot n de abortar factura se regresa a la lectura de Cedula Rif Sin imprimir ning n comprobante Si la factura contiene tems registrados para poder abortar el proceso se solicita la clave de autorizaci n y se imprime un mensaje en la factura DOCUMENTO NO VALIDO luego se puede continuar con la facturaci n de forma normal El bot n es configurable para no permitir que la factura sea abortada en este caso se debe concluir la factura en proceso totalizar incluir pagos etc y luego proceder a realizar la anulaci n de dicha factura A Las Facturas Abortadas Canceladas no pueden ser entregadas a los clientes Estas deben ser guardadas como soporte para administraci n Consideraciones sobre los botones de la pantalla de Facturacion Directamente se puede consultar un articulo mediant
29. e diario de la pantalla principal 2 Seleccione el bot n procesar en la pantalla de cierre Diario 3 Confirme la operaci n con la clave de autorizaci n e Espere hasta que la impresora termine de imprimir el reporte e Los cierres diarios deben ser correctamente archivados por fecha as como las copias de las operaciones diarias Rollo auditoria rollo de copia Importante Si se olvida realizar el cierre diario Z despu s de un d a de ventas el siguiente cierre Z acumulara los totales pero los cierres de cajero seguir n mostrando la venta individual por cajero El cierre diario Z solo de debe realizar al finalizar las operaciones del d a ya que una vez realizado el cierre diario la caja bloquea las opciones facturaci n hasta el siguiente d a Si por motivos t cnicos se requiere un reporte Z Sin afectar o cerrar el programa de facturaci n se debe entrar a las funciones de mantenimiento opci n de utilidades de impresora fiscal y usar la opci n Cierre Diario solo de impresora para que de esta forma la impresora imprima un Z y el programa permanezca con el estatus actual Pero debe tener en cuenta que al realizar esta operaci n se tendr n dos reportes Z con la misma fecha por lo cual al momento del cierre debe sumar los dos cierres Z para obtener la venta total o hacer los cuadres por las cintas de cajero Los Cierres Z est n Enumerados por lo cual puede tomar este numero como una referencia para su control in
30. e la tecla F11 o el bot n de consultar art culos mientras se esta procesando la factura antes de empezar una factura o despu s de registrados los art culos Los datos de los clientes se guardan autom ticamente siempre y cuando la opci n de guardar cliente este activa en la pantalla de configuraci n Par metros de facturaci n opci n de mantenimiento Antes de empezar a registrar los art culos de una factura se puede usar el bot n Abortar icono de una papelera para regresar a leer los datos del cliente 25 TOTALIZAR FACTURA RECIBIR PAGO Recibir el pago del cliente El ultimo paso para terminar la factura es recibir los pagos TOTALIZAR desde la pantalla de facturaci n se accede a la pantalla de totales a trav s del bot n Totalizar o presionando la tecla Signo de Divisi n Pantalla de Pagos Resumen de montos Tipos de i CedulalRif 0000000000123 itular LIENTE DE PRUEBA Muestra los Pagos Recibidos Datos del Cliente Telefono Taf To Al Tecle el monto del P go Monto pagado por el Boton Para recibir Botones de Pago directo cliente El pago Suman al pago Mientras no se hayan ingresado montos de pago se puede regresar a la pantalla de facturaci n y continuar agregando o restando items de la factura Pero si registra alg n pago no podr salir de pantalla de totales a menos que totalice por completo la factura actual 26
31. e turno y cierre diario comparten la forma de funcionamiento de las impresoras fiscales de forma que el programa se adapta al funcionamiento de la impresora Botones de Acceso R pido Barra de Botones Menu Principal Botones de Acceso r pido Ec Pos UCV Y 2 2 5 En Desarrollo Compania de Prueba Operaciones Salir xmas nB Anular Fi YentasF2 Codigos F3 Buscar F4 Clientes FS Gaveta F6 Acceso F7 Salir F8 1 2 3 4 5 6 7 8 La barra de botones permite acceder a las funciones b sicas que se necesitan habitualmente mientras se lleva a cabo un ciclo de ventas o facturaci n A estas funciones se pueden acceder directamente haciendo un click sobre el bot n o presionando las teclas de funci n F1 F2 etc la tecla se se ala en cada bot n Estos botones permiten a las siguientes operaciones Anular una factura reversar una factura que ha sido emitida Consultar las ventas diarias Consultar un articulo por C digo Buscar un Articulo por descripci n Consultar Clientes Abrir la Gaveta de Dinero en caso que este conectada Cambiar entre el modo de Facturaci n y el modo de Administraci n Salir del Programa A El men principal solo es visible cuando se accede por medio de un usuario y clave de acceso de otra forma solo se muestra la opci n de operaciones Algunas operaciones pueden ser protegidas por medio de la clave de acceso de forma que para poder efectuar la
32. ecio facturado anteriormente el programa mostrara el precio pagado por el cliente en el momento de la facturaci n e Para reversar una nota de cr dito se hace una factura por los mismos art culos que se reflejaron en dicha nota de cr dito e Recuerde que algunas normas sobre las devoluciones son fijadas por la administraci n del comercio y no son exclusivas del programa 37 Reportes de Venta El programa permite consultar e imprimir una variedad de reportes sobre las ventas diarias Estos reportes pueden ser convertidos en archivos con formato de hoja de calculo a fin de poder extraer la informaci n del programa para que luego sea presentada en el formato que el usuario prefiera Para Obtener los reportes los pasos son 1 Entrar al modo administrativo 2 Seleccione la opci n Ventas del men principal 3 Se despliega el men de ventas del cual podr seleccionar la opci n de reporte que necesite e Los tres primeros reportes de ventas identificado con permiten consultar directamente la venta diaria y solo muestran informaci n antes de emitir el cierre Z e Las dem s opciones de reporte act an en base a la fecha de venta o a un rango de fechas que el usuario debe especificar e La mayor a de los reportes se pueden obtener por caja rea y rangos de fecha en el caso de las Sub reas podr n usar los reportes por caja a fin de obtener la informaci n especifica de las cajas asignadas a su rea Los report
33. ediatamente etiquetado con la fecha correcta de las operaciones que contiene y almacenado en un lugar seguro Se debe mantener en perfectas condiciones las etiquetas que contienen los n meros de serie de las impresoras fiscales y los sellos de seguridad Para mantener la operatividad de los equipos de facturaci n e impresoras estos deben ser nicamente operados por personal entrenado o en su defecto bajo supervisi n por ejemplo para los casos de cambio de rollos cintas etc Se debe conservar en el local en buen estado y debidamente protegidos los libros de control y mantenimiento de las impresoras a fin de presentar estos a las autoridades correspondientes en caso de una fiscalizaci n Se debe mantener en buen estado y de forma segura el manual de las impresoras que se debe tener a mano en caso una visita de fiscalizaci n No se deben cambiar los valores de configuraci n del programa a menos que sea por recomendaci n directa del t cnico autorizado El usuario debe comprometerse a respetar la normativa de ley que se encuentre vigente sobre los aspectos relativos a la Facturacion que se emitan por decreto o gaceta oficial 56 57
34. eg n el caso Recuerde debe verificar la fecha del computador antes de hacer cualquier cambio en la impresora Si la fecha y hora se atrasan con frecuencia debe reportarlo a soporte t cnico CUIDADO Si actualiza la impresora con una fecha incorrecta es posible que esta fecha no se pueda cambiar de nuevo y sera necesario enviar la impresora fiscal al distribuidor para cambio de memoria lo que puede tener un costo alto en tiempo y dinero SEA CUIDADOSO AL CAMBIAR LA FECHA Y LA HORA DE LA IMPRESORA 52 Reset de impresora La impresora cuenta con un mecanismo para efectuar un reset que permite entre otras cosas resolver situaciones en las que la impresora se ha bloqueado como consecuencia de un comando incompleto Es una operaci n que solo se debe efectuar bajo estricta supervisi n t cnica Esta opci n se utiliza solo en el caso que la impresora no responda bajo alguna de las siguientes circunstancias Se atasco un documento en proceso y la impresora no responde y no termina la operaci n Se interrumpi una operaci n de factura o nota de cr dito mientras la impresora estaba procesando y ahora no responde La impresora enciende pero no emite la se al audible de inicio ni responde a los botones del panel principal La impresora esta encendida el papel correctamente colocado en posici n de impresi n pero no responde y no avanza el papel cuando se presiona el bot n de avance de papel La impresora emite un
35. ersar y luego presionar el bot n Anular X este bot n reversa la operaci n y las unidades del articulo quedaran tal como estaban sin afectar las unidades existencia e La recepci n de unidades tambi n puede ser usada para hacer una toma de inventario completa usando la pantalla de recepci n se pueden realizar los conteos f sicos y cargar de forma continua las unidades mientras se hacen los conteos e La opci n de recepci n tambi n genera de forma autom tica un registro por c digo fecha y cantidad que posteriormente puede ser usado para revisar el detalle de recepci n por articulo Pasos para la recepci n de unidades Entrar en modo administrativo con el usuario y clave autorizados Seleccionar el men art culos del men principal Seleccionar la opci n Recepci n de Unidades Ingresar el c digo del articulo al cual se cargaran las unidades Seleccionar el almac n al cual se cargaran las unidades Ingresar la cantidad de unidades a recibir Conformar la recepci n con el bot n procesar AVI La opci n no tiene limite de recepci n por lo que en una sola sesi n se podr n recibir tantos art culos como sea necesario 44 Ajustar unidades por articulo Ec Pos esta dise ado para que las operaciones normales de inventario sean las de recepci n que ingresan unidades al inventario suman y las de ventas que restan las unidades del inventario de esta forma el operador no tendr forma de alterar las unidades de exi
36. es cuentan con el bot n de Transferencia a Excel el cual permite que la informaci n en pantalla se env e a un archivo o documento tipo Excel en el cual el usuario puede manejar el formato y los datos seg n lo requiera este bot n mostrara la ventana Guardar en la cual puede seleccionar la Unidad de disco y el nombre del Archivo 38 Libro de Ventas La informaci n necesaria para generar el libro de ventas se va guardando autom ticamente al generar las facturas de esta forma la facturaci n diaria produce la informaci n sobre clientes n meros de facturas montos e impuestos esta informaci n puede ser obtenida con el reporte Libro de ventas y puede ser convertida en un archivo con formato Excel que se podr ajustar a los formatos que se consideren necesarios y a dem s podr ser enviado v a correo electr nico guardado o respaldado de forma independiente Para obtener el libro de ventas 1 Entrar en modo administrativo 2 En el men ventas seleccionar la opci n de resumen de impuestos 3 En el submen seleccionar la opci n libro diario 4 En la ventana de libro diario seleccione mes a procesar 39 Clientes Regulares y Afiliados Ec Pos permite que a medida que se van emitiendo facturas los datos de los clientes queden registrados de esta forma se pueden tener disponibles los datos de un cliente cuando realice la pr xima compra y el programa los muestra de forma autom tica Tambi n es posible incl
37. gacra a 0 00 Tipo del Sin Sub Unidades Categoria articulo Categoria 1 impuesto Tipo Articulo Pedir Precio Manual par Impuesto fo Excento Control de Inventario controz de Inventario 1 Cantidad Inicial Precio de Costo Precio Afiliado Precio de Venta Precios La pantalla de ingreso de nuevos art culos tiene algunos datos que son obligatorios y otros que son opcionales si falta alg n dato obligatorio el sistema no permitir que se guarde el articulo Datos Obligatorios C digo Descripci n Unidad ejecutora Categor a Presupuestaria Cuentas Precio de Venta Impuesto Tipo de articulo los datos del articulo pueden ser modificados en cualquier momento que as lo requiera as como tambi n los precios de forma que se puede hacer cualquier correcci n cuando se necesite Asignaci n del C digo al concepto articulo A fin de poder mantener una forma de identificar directamente los c digos por rea se ha convenido que el c digo tenga una estructura especial de codificaci n El c digo tiene un tama o m ximo de 13 caracteres los cuales ser n asignados de la siguiente forma 00000AAXXNNNN 1 00000 se usan 5 ceros iniciales para rellenar los caracteres que no sean necesarios 2 AA dos caracteres que deben corresponder al c digo de rea 3 XX dos caracteres que deben indicar el c digo del Subarea escuela 4 NNNN cuatro caracteres que ser n un correl
38. i n caja sobre las ventas diarias son 1 Fecha de la venta Fecha de Operaci n 2 El tipo de la operaci n que en este caso ser n operaciones de ingreso a banco 3 Concepto se refiere a que tipo de ingreso se desea registrar deposito de efectivo cheques tarjetas etc 4 Fecha del Concepto debe ser la fecha del documento es decir la fecha en la cual se efectu el deposito en el banco 5 El banco en el cual se recibi el ingreso 6 La cuenta contable asociada al banco que recibi el ingreso 7 Documento de referencia que debe ser el numero del deposito o nro de lote para el caso de las transacciones con los puntos de banco 8 Monto del concepto total del ingreso recibido En la pantalla de Ingreso de relaci n de caja se muestra un resumen de los montos por forma de pago recibidas en la fecha de operaci n seleccionada a fin de que el usuario pueda tener una relaci n de los montos que tener cada ingreso 34 Pantalla de Ingreso de relaci n de caja Resumen de pagos recibidos en la Fecha de Operacion Fecha de Operacion A Relacion de Caja Fecha de Operacion 15 07 2009 Descrip jon del Pago Subtotal mpoiconceptn Ingreso Efectivo 132 00 Tarjeta Debito 6 20 Concepto Deposito Cheques a Fecha Del Concepto 24 09 2009 Banco Banco Central de Venezuela Cuenta Auxiliar Documento referencia Total Recaudacion 138 20
39. i la operaci n es correcta se imprime el reporte y la caja se coloca en modo disponible para una nueva asignaci n de cajero Al finalizar el reporte el cajero debe cuadrar su caja arqueo En pantalla se muestra el resumen de ventas por formas de pago correspondiente al monto de ventas del cajero actual use esta pantalla para ayuda visual del cuadre o arqueo de caja Recuerde Estas operaciones requieren la clave de autorizaci n Espere a que la impresora termine de imprimir antes de hacer cualquier otra operaci n Se pueden asignar varios cajeros por d a realizando sus respectivas asignaciones y cierres de turno es decir cada cajero deber tener una asignaci n y un cierre 32 Cierre Diario Opci n 4 El cierre Diario o cierre Z emite el resumen total de ventas diarias y cierra el punto de facturaci n hasta el pr ximo d a de ventas Si el punto de facturaci n ha emitido facturas o tiene un cajero u operador asignado primero se debe realizar el cierre de turno o cierre de cajero para que se active el bot n de cierre diario Z Una vez realizado el cierre Diario las opciones de facturaci n ser n desactivadas hasta el pr ximo d a Se pueden utilizar todas las funciones administrativas ingresar art culos cambio de precio etc pero las opciones de asignaci n de cajero facturaci n y cierres estar n desactivadas Pasos para efectuar el cierre diario 1 Seleccione la opci n Cierr
40. irectamente por lo cual al modificar el precio por articulo el bot n estar directamente tomando el nuevo precio Para desplegar la lista de items de Dpto el bot n debe ser programado con un c digo de articulo asociado 9999999999999 13 Caracteres 9 de esta forma al presionar el bot n de mostrara una lista de items correspondientes al Dpto seleccionado De esta lista en forma de botones se puede facturar el tem haciendo un solo click en bot n del tem que corresponda esta opci n es ideal para listas de art culos que sean cortas 20 items aproximadamente de otra forma puede resultar poco practico ya que la lista se despliega de 7 en 7 items Para anular un tem que halla sido registrado mediante la tecla o bot n de registro r pido deber presionar la tecla o bot n ANULAR y repetir el mismo proceso que uso para registrar el ftem Una vez anulado se imprime y muestra un el registro con signo negativo 31 Cierre de Turno Opci n 3 El cierre de turno se realiza cuando el operador de caja asignado termina su turno de trabajo Se pueden realizar varias asignaciones de cajero y cada asignaci n tendr un cierre de turno El Cierre de Cajero emite un resumen de ventas y coloca el punto de facturaci n disponible para otro operador Para realizar un cierre de turno 1 Seleccione el bot n de Cierre de turno 2 En la ventana de cierre de turno seleccione el bot n procesar 3 Ingrese la clave de autorizaci n S
41. istado de bancos puede ser programado con los bancos que se deseen especificar de forma individual para cada forma de pago e Si una factura es totalizada con una forma de pago incorrecta se puede usar la opci n Cambio de forma de pago del men operaciones para hacer la correcci n O tambi n puede anular la factura y procesarla nuevamente con la forma de pago correcta Tenga en cuenta que el hecho de colocar incorrectamente una forma de pago puede alterar el monto recibido en recaudaci n por esa forma de pago pero no va a alterar el cuadre de caja esto NO genera ning n sobrante ni faltante e El programa brinda la posibilidad de multiplicar los pagos en los casos por ejemplo de los ticket o cupones se podr ingresar primero la cantidad de cupones presionar el bot n Multiplicar y luego ingresar el monto individual de cada cup n e En los pagos combinados es importante que el operador de caja coloque en el programa siempre el monto exacto entregado por el cliente y primero los cheques o tarjetas y de ultimo el efectivo a fin que el programa pueda realizar los c lculos del cambio y de esta forma evitar errores con la entrega del cambio a los clientes Botones de pago Directo 28 Estos botones se pueden usar para ir sumando el valor del monto entregado por el cliente cada bot n muestra el valor directo de una moneda o billete y cada vez que se presiona el bot n se va sumando el valor al pago Cambios de Formas de Pago
42. l bot n Registrar icono del Carrito de compras 3 Seleccionar el articulo de una lista Puede usar el bot n consultar articulo F11 para realizar una consulta por descripci n y seleccionar el articulo de la lista mostrada en cuyo caso La opci n de b squeda tambi n se activa cuando escribe directamente las primeras letras de la descripci n del articulo en el campo de entrada del c digo en este caso programa despliega directamente la pantalla de b squeda 4 Botones Programables Los botones de categor a pueden ser programados para registrar un articulo solo haciendo click sobre el bot n de esta forma se puede asociar el bot n con un c digo de forma que al presionar el bot n este factura el c digo asociado Multiplicar varias unidades Al facturar cada articulo la cantidad se asume como 1 una unidad por lo cual si es una unidad no se necesita especificar cantidad En caso que desee facturar mas de una unidad 1 en el mismo campo de lectura del c digo teclee la cantidad 2 presione la tecla asterisco para multiplicar o puede presionar el bot n de multiplicar X en pantalla tiene el mismo efecto 3 luego ingrese el c digo del articulo a facturar Si se equivoca con la cantidad solo teclee nuevamente la cantidad correcta y presione la tecla asterisco o el bot n multiplicar Una vez registrado el articulo puede pasar a registrar el siguiente Recuerde que la cantidad siempre se i
43. lar Telefono Aqui se validan los datos del page Para poder ingresar el monto Tecle el monto del Pago l o Al El Recuerde que los botones se activan seg n se necesiten seg n la forma de pago seleccionada los botones de validar datos de pago Banco Documento datos del cliente pueden permanecer desactivados si la forma de pago es pago simple Seleccionar la Forma de Pago Una factura se puede pagar usando una forma de pago o una combinaci n de formas de pago ejemplo parte en cheque y lo restante en efectivo Para facilidad del usuario al entrar en la ventana de total ya se encuentra pre seleccionada la forma de pago Efectivo por lo que para recibir el efectivo solo se necesita que usuario teclee el monto del pago y presionar la tecla Enter o click en bot n recibir pagos Para recibir otra formas de pago se debe seleccionar de la lista desplegable la forma de pago adecuada cheques tarjetas etc recuerde que Algunas formas de pago requerir n datos adicionales como banco n mero de documento cedula o tel fono del cliente Para estos casos de deben ingresar los datos solicitados y luego presionar el bot n Validar pagos el cual activara de nuevo la entrada del Monto del pago e El cajero u Operador siempre debe colocar el monto del pago exacto que el cliente entrega de esta forma el programa calculara el cambio o mostrara el saldo pendiente por pagar e El l
44. mento de facturar Seleccione la opci n Asignar cajero de la pantalla principal En la pantalla de asignaci n de cajero seleccione el cajero ingrese el efectivo inicial y presione el bot n Procesar debe autorizar la operaci n con su clave La operaci n puede solicitar una clave autorizaci n En caso que la fecha y hora no sean correctas consulte el capitulo Actualizar fecha y hora en la impresora El programa requiere que tanto el computador tengan la fecha y hora sincronizadas por esta raz n La pantalla de Asignaci n de Cajero muestra la fecha y hora de la impresora Fiscal si la fecha y hora de la impresora no coinciden con la fecha del computador se mostrara un mensaje de error de fecha hora y no se permitir hacer la asignaci n de cajero si esto sucede verifique cual de los dos equipos requiere un ajuste de hora verifique la fecha y horas correctas y realice el ajuste que sea necesario consulte la secci n fecha y hora de la impresora fiscal Recuerde que si presta atenci n y realiza correctamente la colocaci n del papel en la impresora se evitar inconvenientes al momento de facturar 18 Proceso de Facturaci n Opci n 2 Pantalla principal de Facturaci n Aspectos Generales Ingreso de datos del cliente CedulalRifIO s 0 o as Cliente A 00001271 5 Direccion Telefono 01 00001271 Area Vendedor
45. mitir minimizar el programa de facturaci n Permitir leer el rea al que pertenece el cliente Y varias funciones adicionales que se describir n a nivel t cnico Recomendaci n Estas funciones son definidas en la instalaci n del programa y NO deben ser cambiadas a menos que se tenga indicaci n de personal t cnico 47 Recuperaci n de facturas luego de una interrupci n El programa esta en capacidad de poder continuar una factura en aquellos casos en los que por alguna raz n se interrumpa el proceso por ejemplo se apague el computador En estos casos al iniciar nuevamente el programa y entrar en el modulo de facturaci n el programa muestra una pantalla de aviso notificando que hay una factura incompleta con las siguientes opciones a Abortar la factura que esta en proceso b Continuar facturando desde el punto en que se interrumpi el proceso Debe seleccionar la opci n seg n el caso Siempre Debe revisar en la impresora y verificar lo ultimo que se ha registrado en el rollo de copia ya que si la impresora aun tiene la factura abierta y no ha sido totalizada o abortada la impresora puede que no reciba comandos para iniciar otra factura Generalmente si la impresora se apaga mientras una operaci n esta en proceso al encender nuevamente la impresora se puede continua la operaci n sin hacer ning n proceso especial siempre revise la numeraci n de la facturaci n luego de una interrupci n Si la factura se interr
46. n caso de no requerirse se pueden dejar en cero Vea las consideraciones en la siguiente pagina 41 Bot n de porcentaje de la pantalla de cambio de precios sirven para poder especificar un porcentaje de incremento del precio de venta en referencia al precio de costo en base a Costo de esta forma se pueden ingresar los porcentajes para que el programa calcule directamente los precios CONSIDERACIONES SOBRE LOS CAMBIOS DE PRECIO El precio afiliado se puede especificar teniendo en cuenta que debe ser menor al precio de venta estos precios se asigna autom ticamente por el programa al facturar a un afiliado En caso que el articulo tenga especificado el precio de costo tenga en cuenta que el precio de venta no deber ser menor al precio costo si el precio de costo no esta especificado simplemente no se tiene en cuenta Tambi n se tiene acceso al cambio de precios desde la ventana de Maestro de Art culos maestro de existencia y maestro de impuestos en las cuales se muestra el listado total se encuentran varios botones de actualizaci n entre los cuales esta el bot n de cambio de precios que permite seleccionar los art culos del listado y acceder al cambio de precio de forma directa tambi n por articulo las consideraciones de los cambios son las mismas descritas anteriormente Los precios Opcionales son solo mostrado en el caso que el articulo tenga especificado el tipo Selecci n de precios de otra forma e
47. n de la ultima factura tanto en la impresora como en el programa a fin de determinar que no hay errores o descuadres en la numeraci n fiscal de la impresora en referencia a la numeraci n interna del programa Puede revisar el rollo de auditoria a fin de verificar la numeraci n Si detecta diferencias en la numeraci n debe llamar a soporte t cnico de inmediato Si la falla persiste debe notificar a su personal T cnico autorizado 49 Reportes de la impresora fiscal La impresora fiscal almacena en su propia memoria los todos acumulados de ventas diarias por lo cual es posible obtener un reporte de la ventas por fechas directamente de la impresora Hay dos formas de obtener el reporte ij 2 Mediante el programa de facturaci n Mediante el dispositivo de consulta de la impresora fiscal Para emitir un reporte mediante el programa 1 2 3 Entrar al modo administrativo En el men Mantenimiento seleccionar la opci n Utilidades de Impresora En la pantalla de reportes seleccione la fecha o rango de fechas que desea consultar una vez selecciona la fecha Presione el bot n procesar Para poder emitir algunos reportes de impresora puede que se necesite que esta no tenga ventas iniciadas en este caso y de ser necesario el reporte se deber realizar un reporte Z pero solo de impresora mediante la opci n Cierre Z solo Impresora y luego emitir el reporte de consulta Reproducir Reimprimir un repor
48. n el reporte de cuadre X o Z pero el monto del arqueo no deber a modificarse es decir esta opci n solo resta el monto de una forma de pago y suma el mismo monto a la nueva forma de pago por lo cual el arqueo total no se altera Es importante y recomendado que los pagos se registren con sus tipos de pago bancos y dem s datos de forma correcta ya que esto puede ayudar a determinar o aclarar casos en los que puedan existir sobrantes o faltantes en los arqueos Sin embargo no es obligatorio para el programa registrar los pagos por tipo Registro por botones de categor as 29 El programa de facturaci n permite registrar ventas de forma r pida utilizando el panel de botones o teclas de departamento de la pantalla de Facturaci n estos botones se pueden programar los botones para que al ser presionado registre el c digo de un articulo Para poder registrar usando los botones de departamento es necesario definir los departamentos en el modulo de mantenimiento Cada bot n tambi n puede tener asociada una tecla si se requiere Y de igual forma se puede asignar un icono a cada bot n Hay 10 botones disponibles para el registro r pido Para programar los botones 1 Ingrese en modo administrativo 2 Seleccione el men de mantenimiento 3 Seleccione la opci n Definir Departamentos 4 En el submen puede usar ambas opciones Lista de categor as o Ingresar Actualizar categor as para asociar teclas y c digos de art
49. n se requiera e incluso pueden haber afiliados con descuentos y otros sin descuento Para asignar un descuento a un afiliado debe usar el la opci n Descuento por afiliado directamente en el modulo de clientes 40 Cambio de Precios por articulo Para cambiar precios de los art culos se debe entrar en modo administrativo con un usuario y clave El precio de venta de un articulo puede ser cambiado en cualquier momento para esto esta disponible la Opci n Cambio de Precios esta opci n permite actualizar o modificar el precio un articulo por c digo y se puede cambiar el precio costo precio afiliado los precios opcionales y el precio de venta E Cambio de Precios Codigo A 2000 O Redondear Decimales Codigo Maestro Descripcion Referencia Prc de Costo Compra Pre Opcional 1 0 00 0 00 Prc Opcional 2 0 00 0 00 Pre Opcional 3 0 00 0 00 en base a Costo Precio Afiliado 0 00 0 00 0 00 O Precio de Venta 0 00 0 00 0 00 0 203 Para acceder la opci n de cambio de precios Entrar en modo administrativo con su clave Entrar en el men de Art culos Seleccionar la opci n Cambio de precios Ingresar el c digo del articulo que desea actualizar Ingresar los precios nuevos Presionar el bot n Actualizar Procesar RA o En esta opci n el precio de venta es el nico precio obligatorio los dem s precios son opcionales y se pueden usar solo cuando se requieran e
50. ngresa primero y que esta se muestra al lado del campo de lectura ingreso del c digo del articulo 22 Detalle de barra botones de facturaci n Barra de Botones de facturaci n Jajajaja e E 11 14 EW Ee descuento Salir Abortar la factura Subtotal Totalizar Consultar o buscar articulo Anular un item Debajo de cada bot n se indica entre la tecla que se puede presionar para tener acceso a la operaci n que realiza el bot n sin utilizar el mouse Recuerde que se puede usar el mouse o el teclado incluso una combinaci n de ambos pero debe tratar de no cambiar constantemente entre el teclado y el mouse para evitar perdida de rapidez al facturar Bot n Descuentos Descuento en L nea Permite efectuar una rebaja a uno o varios art culos al momento de facturar este descuento o rebaja solo ser valido para la factura en proceso y se requiere de una clave de autorizaci n para poder realizar la rebaja Para hacer la rebaja a un art culos se debe Presionar el Bot n de Rebajas o descuentos ANTES de ingresar el c digo del articulo Al presionar el bot n de rebajas o descuentos este activa o desactiva el modo de rebajas si el modo de rebajas esta activo se muestra un mensaje en la pantalla MODO DE REBAJAS de forma que al ingresar el c digo del articulo al programa pasa a mostrar la pantalla de rebajas en la que se podr colocar el precio que podr estar tanto por debajo como por encima del precio
51. o desactiva las opciones seg n sea el orden de trabajo por ejemplo al iniciar operaciones la opci n de facturaci n y la opci n de cierre est n deshabilitadas debido a que primero se requiere la asignaci n de cajero una vez realizada la asignaci n de cajero la opci n asignar cajero se deshabilita y se activan las dem s Las opciones disponibles o activas se se alan con una flecha bot n de flecha verde blanco las opciones que No est n disponibles no se marcan Se pueden asignar tantos cajeros como se considere necesario teniendo en cuenta que cada asignaci n de cajero debe tener su respectivo cierre de cajero pero recuerde que el cierre diario se hace una sola vez al d a y solo cuando ya no hay mas cajeros por asignar solo al cerrar el local 16 Diagrama de operaci n Diaria DIAGRAMA DE OPERACION DE CAJA Inicio Iniciar el Equipo Verificar Fecha y hora Asignar Operador de caja Notas de Credito Fin turno del Operador Si No Anulacion de Facturas Termino el dia De ventas Si Cerrar el Equipo Asignaci n Cajero Opci n 1 Esta operaci n prepara el punto de facturaci n para que pueda iniciar las ventas Una vez que la caja ha sido asignada se activa la opci n de Facturaci n Pasos para la asignaci n de cajero 1 A Verifique que la impresora este lista para trabajar encendida que tenga correctamente colocado el papel para evitar inconvenientes al mo
52. ones t cnicas Reportes de impresora fiscal Fecha y hora de la impresora fiscal Reset de impresora Impuestos Programar al cuotas Programar Impresora Normas sobre el uso de la Impresora Fiscal Datos t cnicos sobre las carpetas de instalaci n Pantalla Principal La pantalla principal de Ec Pos esta dise ada para que el cajero pueda tener acceso a las funciones de facturaci n de forma r pida La pantalla principal muestra lo siguiente 1 La barra del men principal 2 Los Botones de acceso r pido a las funciones del programa 3 Las opciones de trabajo diario de cajero 4 La fecha y hora actual 5 La identificaci n de la caja y el estado de asignaci n 6 Los puertos de dispositivos conectados informaci n t cnica Area de menu principal Botones de acceso rapido Ec Pos UCV V 2 7 5 En Desarrollo Compania de Prueba Operaciones a z o Ventas F2 a mua Buscar F4 gt l 1 Asignar Cajero 0 q 2 Facturacion DISPONIBLE 3 Cierre Turno Compania de Prueba 5 4 Cierre Diario dl A Sucursal 02 DESEE Impresora SPARK614 COM1 Jueves 24 de Septiembre De 2009 ESotor TE Viso No Conectado 24 09 2009 12 12 a m Fecha y hora Actual Dispositivos conectados Las opciones de trabajo del 1 al 4 est n dise adas para que el cajero pueda seguir estos pasos en orden y realizar el trabajo de facturaci n Este mecanismo de asignaci n de cajero facturaci n cierres d
53. operaci n se debe tener una clave Ejemplo en la facturaci n las funciones que pueden ser programadas para pedir clave son Asignar cajero Cerrar Turno Cierre Diario Anular tem de factura Abortar la factura en proceso Anular una factura Consultar las ventas Abrir el men principal opciones de administraci n DADAS Modalidad de Operaci n El programa tiene dos modos de operaci n 1 Modo facturaci n que muestra las opciones de Asignar cajero Facturaci n Cierre de turno y cierre diario 2 Modo de administraci n esta modalidad permite acceder a men principal con las funciones de Ingresar art culos cambiar precios emitir reportes y dem s funciones de administraci n del inventario para acceder a esta modalidad se necesita un usuario y clave de acceso validos Modo Facturaci n Modo Administrativo Ec Pos UCV V 2 2 5 En Desarrollo Compania de Prueba L So 7 Asignar Cajero 01 DISPONIBLE 2 Facturacion DISPONIBLE Cierre Turno Cierre Diario toma Jueves 24 de Septiembre De 2009 Jueves 24 de Septiembre De 2009 24 00 2009 12 12 am 24 09 2009 Usuario EFRAINC 10 12 15 am Para poder cambiar entre el modo de facturaci n y el modo administrativo se usa el bot n de Acceso F7 cuando se presiona este bot n se muestra la pantalla de acceso e Cuando el usuario ingresa un nombre de entrada y una contrase a correcta se muestra el men de administr
54. ser facturado se pide una confirmaci n de descripci n y precio por lo cual ambos podr n ser modificables al momento de la facturaci n d Mostrar selecci n de Precios para los art culos que requieran que al momento de ser facturados se muestre una lista de precios en pantalla a fin que el cajero pueda seleccionar manualmente uno de estos precios e Descripci n Extendida este tipo de articulo una vez se factura despliega una pantalla solicitando se ingrese la descripci n la cual podr ser de hasta cuatro l neas adiciones y el precio de venta tambi n se podr especificar esta opci n puede ser usada en caso de necesitar facturar servicios 11 Control de Inventario Existe la opci n de definir art culos que no lleven el control de unidades existencia esto a fin de poder facilitar el trabajo con art culos que por su naturaleza como servicios y otros a los que no se pueda especificar un inventario inicial pero si registren el numero unidades en ventas realizadas Es decir registra las ventas pero no descuenta las unidades de ning n inventario Impuestos por art culos En la ficha de cada articulo se debe especificar que impuesto tiene asignado un articulo debe tener solo un impuesto asociado o ser exento El programa permite manejar tres al cuotas de impuestos y mas los exentos y pueden haber diferentes art culos con diferentes El tipo de impuesto se pide al ingresar el articulo pero puede ser cambiado cuando se
55. stencia sin embargo hay ocasiones en las que se puede requerir ajustar las unidades de existencia por motivos varios Para estos caso el programa cuenta con la opci n Ajuste de unidades protegida por un nivel de acceso que permite realizar los ajustes a los cantidades registradas en los diferentes almacenes sala almacen almacen2 Debe tener en cuenta que el ajuste se realiza por articulo Consideraciones Incorporar Suma unidades al almac n seleccionado Desincorporar Resta unidades del almac n seleccionado e Cuando se desea realizar un pase de un almac n a de averiados se debe seleccionar como operaci n Incorporar y como almac n Averiados de esta forma las unidades especificadas se registraran como unidades averiadas y quedara registro de la operaci n Para realizar el ajuste de unidades los pasos son Entrar en la modo administrativo con su usuario y clave autorizada Seleccionar la opci n Mantenimiento del men principal Seleccionar la Opci n ajuste de unidades Ingresar el c digo del articulo Seleccionar el tipo de operaci n Seleccionar el almac n Ingresar la cantidad de unidades a ajustar Confirmar la operaci n con el bot n procesar po EA e cr do 45 Modo Local Cuando por alguna raz n el punto de facturaci n no logra conectarse con la red conexi n a la base de datos el programa permitir el acceso a los usuarios para que puedan realizar Solo las operaciones que se relacionan con consultar
56. stos precios no tendr n efecto Debe tener en cuenta que los precios opcionales pueden ser mayores o menores al precio de venta y como son de criterio de selecci n en el momento de ser facturados el precio seleccionado depender directamente del operador de caja 42 C digos Alternos o Equivalentes Un c digo alterno o equivalente es un c digo de articulo que al ser ingresado en la facturaci n se convierte autom ticamente en otro c digo o se ala a un c digo maestro ya asignado Ejemplo Tenemos una serie de l pices en 6 colores diferentes pero de igual precio y est n identificadas o etiquetadas con diferente c digo es decir 6 c digos diferentes un c digo para cada color para no tener que ingresar cada modelo de l piz por separado un c digo para cada uno podremos tomar uno de los c digos un modelo e ingresamos este como c digo maestro Los dem s l pices les asignaremos como c digo alterno o equivalente del l piz que ingresamos c digo maestro de esta forma cada vez que se lea o facture un c digo de un l piz de cualquiera de los 6 modelos estos se alar n directamente al c digo maestro por tanto tendremos un solo c digo ingresado con la suma de la cantidad total de las unidades recibidas y cada vez que se venda uno de los modelos equivalentes este se reflejara en el c digo maestro porque los dem s 5 c digos ser n Equivalentes al c digo maestro Para asignar un c digo alterno o equivalente
57. strativas del programa y que tendr n clave para poder autorizar ciertas operaciones Los usuarios nuevos solo los puede crear un usuario que previamente tenga asignado permiso nivel para acceso al sistema Los pasos para ingresar o crear nuevos usuarios son 1 2 Entrar en modo administrativo En el men de operaciones seleccionar la opci n Usuarios y luego la opci n nuevo Usuario Ingresar los datos de usuario a Nombre b Cargo c Nivel del 01 al 07 d Fecha de vencimiento seleccionable con el calendario e Clave secreta que se debe repetir forma id ntica f Cuando termine de ingresar los datos presione el bot n de ingreso de usuarios Las claves con vencimiento tienen una duraci n de diez 10 d as a menos que se especifique otra fecha pasado este tiempo la clave se desactiva y solo se puede volver a activar haciendo un cambio de clave Se puede especificar que la calve del usuario no tenga vencimiento marcando la opci n de vencimiento de clave que se muestra en la pantalla de ingreso Los cambios de clave solo se pueden hacer si se marca la casilla Clave Prorrogable de otra forma cuando llegue la fecha de vencimiento la clave no podr ser cambiada y el usuario perder el acceso Operadores de Caja Para Ec Pos los operadores de caja ser n las personas que estar n a cargo de la facturaci n El programa debe contar con una lista de operadores de caja que ser n mostrados al momento de re
58. t n los datos de los art culos en referencia de los dem s En estas pantallas de maestro existen una barra de botones desde los cuales se pueden cambiar precios modificar los datos cambiar impuestos y promociones de forma individual por articulo Debe ser cuidadoso con la aplicaci n de cambios desde estas pantallas Los datos en las pantallas de maestros pueden ser transportados a un formato Excel tipo hoja de calculo usando en bot n Excel de esta forma el usuario podr obtener la informaci n seg n las columnas que necesite y seleccionar el listado maestro apropiado pantalla Maestro de art culos Articulos Maestro de articulos Descripcion Unid Ejec Cat Presup CONSTANCIA DE HORARIO 02 0210080000 2 PR620000 303020100307 CARNET BIBLIOTECA PREGRADO 0207010000 PR620000 303020100103 CARNET BIBLIOTECA POSTGRADO 0207010000 PR620000 303020100103 0000000020004 CARNET BIBLIOTECA OTRAS UNIVERSIDADES 0207010000 PR620000 303020100103 0000000020005 CARNET BIBLIOTECA PROFESORES FAU 0207010000 PR620000 303020100103 0000000020006 CARNET BIBLIOTECA EMPLEADOS FAU 02 0207010000 21 PR620000 303020100103 0 00 0 00 0000000020007 CERTIFICACIONES 02 0210080000 21 PR620000 303020100301 0 00 0 00 0000000020008 CONSTANCIA DE NOTAS PREGRADO 02 0210080000 21 PR620000 303020100307 0 00 2 30 0000000020009 CONSTANCIA DE NOTAS POSTGRADO 02 0205010002 21 PR620000 303020100407 12 00 11 50 0000000020010 CONSTANCIA DE ESTUDIO
59. te Z Cada reporte Z esta numerado de forma secuencial de forma tal que si se requiere reproducir un reporte Z podremos identificarlo por numero de reporte y obtenerlo a trav s del programa con la opci n de reimpresi n para esto debe saber cual es el numero del reporte Si Entrar al modo administrativo En el men Mantenimiento seleccionar la opci n Utilidades de Impresora Fiscal Seleccione la opci n reimprimir reporte Z e ingrese el numero de reporte que necesita Presione el bot n procesar el reporte se imprime en la impresora fiscal no conoce el numero del reporte consulte el reporte Z de d a anterior y verifique que numeraci n tiene para que pueda obtener el numero del Z que usted necesita 50 Emitir reporte de impresora mediante dispositivo de consulta Seg n el modelo de impresora esta puede emitir los reportes de ventas a trav s de un dispositivo externo que se conecta a la impresora visor fiscal o a trav s de los botones del panel de impresora e Estos reportes se emitir n directamente de los datos contenidos en la memoria fiscal de la impresora e Es posible que antes de emitir los reportes se requiera que la impresora tenga un cierre Z o que no tenga ventas iniciadas del d a tenga esto en cuenta en caso que la impresora tenga ventas ya iniciadas o se halla asignado un operador y la operaci n de imprimir reporte muestre un error En caso de dudas debe referirse directamente al manual de la
60. terno 33 Relaci n de caja Una vez que se cierra un d a de ventas se debe ingresar al sistema la relaci n de c mo fueron distribuidos los ingresos recibidos a que bancos o cuentas ingresaron este resumen es el objetivo de ingresar la informaci n de los pagos a la relaci n de caja Los diferentes pagos recibidos seg n las formas de pago tienen un tratamiento diferente Efectivo y cheques generalmente el efectivo es depositado en una cuenta de banco asociada a una cuenta contable este deposito debe ser registrado en la relaci n de caja Los dep sitos de cheques recibidos tambi n deben registrarse Tarjetas Cr dito y Debito Cuando se reciben pagos en tarjetas estos pagos son procesados en los puntos de banco los cuales realizan la operaci n y el monto ingresa de forma directa a una cuenta bancaria asociada al punto una vez que se da cierre a los puntos de banco estos imprimen un resumen con el numero de lote y montos resumidos de Las operaciones Este monto y numero de lote son los que ser n ingresados en la relaci n de caja Comprobantes de Dep sitos recibidos al recibir como parte de pago un comprobante de deposito estos ya tienen impl cito el banco al cual fue recibido el ingreso por lo cual la relaci n de caja carga directamente los dep sitos de forma autom tica no hay que cargarlos uno por uno la relaci n de caja permite cargarlos de forma autom tica Los datos que se requirieren para llenar la relac
61. uir un cliente en cualquier momento utilizando el modulo de clientes opci n incluir cliente En la pantalla de facturaci n hay un bot n de acceso a ingreso de clientes que permite incluir los datos de un cliente sin salir de la pantalla de facturaci n este bot n tambi n se puede utilizar para corregir los datos Nombre o direcci n de un cliente en caso que est n escritos de forma incorrecta en este caso antes de emitir la factura debe hacer la correcci n de los datos Afiliados Los clientes Regulares pueden ser convertidos en afiliados usando la opci n afiliar clientes con la cual se podr cambiar el estatus y convertirlo en afiliado y viceversa A los clientes que est n Marcados como afiliados el programa permitir que se les pueda asignar un descuento individual por afiliado o precios de afiliado por articulo tanto el descuento de afiliado como los precios de afiliado son configurables y si no est n configurados el programa no los tomara en cuenta Recuerde que los precios de afiliado se asignan directamente a cada articulo si un articulo no tiene precio de afiliado se registra al precio de venta Al marcar un cliente como afiliado el programa permite incluir datos adicionales a la ficha de datos de este cliente Los porcentajes de descuento por afiliado se asignan directamente a cada afiliado lo cual permite tener varios afiliados y cada uno puede tener el mismo descuento o diferente descuento seg
62. umpi por bloqueo de papel en la impresora debe primero retirar el papel atascado y colocar el rollo de forma correcta asegur ndose que el rollo tiene movilidad para que no se atasque nuevamente Luego ingrese en el programa de facturaci n y continu facturando o aborte la factura en proceso seg n lo necesite Las facturas que quedan rotas o mal impresas no se deber an entregar a los clientes en este caso deber an se anuladas y entregar al cliente una nueva factura bien hecha A Si cancela la factura en el programa y la impresora aun tiene la operaci n incompleta debe usar las opciones de utilidades de impresora para enviar el comando ABORTAR Factura a la impresora y de esta forma evitar que se alteren los montos Si esto no funciona puede hacer un Reset de la impresora para poder continuar con la pr xima operaci n 48 Para abortar la factura incompleta desde las utilidades de impresora opci n de mantenimiento 1 Entrar en modo administrativo 2 Seleccionar el men mantenimiento 3 Seleccionar la opci n Abortar factura incompleta luego Confirmar la operaci n Esta opci n tambi n se encuentra en el men operaciones Si con esto no obtiene buen resultado y la factura sigue incompleta en la impresora pero no en pantalla se debe realizar un Reset de la impresora para que esta termine la factura bloqueada Consulte la secci n Reset de impresora Una vez abortada la factura se debe proceder a revisar la numeraci
63. ventana de anulaci n esto anula la operaci n con un reverso caso contrario verifique los n meros de caja y factura Las notas de cr dito por Anulaci n se identifican con ANL en el encabezado 36 Notas de Cr dito por Devoluci n Las notas de cr dito por devoluci n son en el reverso de una factura que corresponde a d as anteriores de venta Se pueden hacer devoluciones de todos los tems de una factura o solo de algunos tems es de forma parcial Para efectuar la nota de cr dito se debe contar con la factura original sobre la cual se realiza la devoluci n Los pasos para la nota de cr dito por Devoluci n son 1 Entrar al modo administrativo 2 En el men operaciones seleccionar la opci n Notas De Cr dito con factura 3 En la pantalla de notas de cr dito ingrese el numero de la factura original 4 Seleccione de la parte derecha de la pantalla que contiene los detalles de la factura original los items a devolver estos se agregaran a la lista de items por devolver 5 Una vez seleccionado los items se debe totalizar para que el documento se imprima La devoluci n se debe realizar directamente en el equipo que emiti la factura en base a la cual hace la devoluci n El programa permite cerrar la devoluci n bajo dos formas de pago Es importante tener en cuenta que dependiendo de las fechas de devoluci n y la frecuencia de cambios de precio puede ser que un articulo difiera del precio actual al pr
64. zar la actualizaci n de los cambios de porcentajes de impuestos cuando lo requiera la ley sin tener que enviar la impresora al distribuidor Pero debe ser cuidadoso con esta opci n y solo efectuar cambios de al cuota cuando sea realmente necesario de otra forma puede afectar el funcionamiento de la impresora El programa maneja art culos exentos y tres posibles impuestos un articulo puede ser exento o tener uno de los tres impuestos asociado Las alicotas de impuestos deben ser actualizadas tanto en el programa como impresora fiscal y deben ser las mismas de lo contrario puede que la impresora envi un mensaje de error al intentar facturar o se obtengan montos que no coincidan en la impresora con el programa de facturaci n Recuerde Las al cuotas de los art culos en el programa deben ser las mismas que est n programadas en la impresora fiscal Para ajustar el modo en el que el programa de facturaci n maneja los impuestos debe ajustar el par metro en la opci n de Par metros de facturaci n del men de mantenimiento 54 Para cambiar los porcentajes de impuesto en el programa Entrar en modo administrativo En el men de mantenimiento seleccionar la opci n Definici n de impuestos Se despliega una pantalla en la cual se identifican los tres impuestos y sus porcentajes Modifique los valores que sean requeridos y seleccione el bot n guardar 4 Una vez que se cambie el porcentaje se debe ejecutar la actualizaci

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