MANUAL DE USUARIO – SISTEMA DE INFORMACION PARA
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1. Estos formularios se llenan como si se tratara de una hoja de historia cl nica f sica de un odont logo y no necesariamente hay que registrar todos los datos 21 en las pesta as inferiores se registran los datos seg n sea la atenci n en la primera pesta a aparecen para registrar los datos in ciales de la consult enfermedad actual y el tratamiento en la segunda pesta a como el motivo la parecen unos datos opcionales para tomar el peso la talla etc del paciente corresponde a los hallazgos encontrados por el profesional correspondiente en cada paciente A TAT EEE O ESE 000 Talla PC 3 3 Esto Esad p E q Ojos Nariz y Famosas z 2 __ 4 3 Si damos click en el bot n mas encontraremos m s opciones hallazgos de diferentes disciplinas para incluir en los a a al al al sl sl aj Competencias Atocivas Competencias Atenci n Alopsiquica Atenci n Autopsiquica Irterparsonales itapersonalos al aj al Gnesias Gnosias Espaciales al El sl al Pensamiento logico Competencias Academicas Competencias Academicas matem tico Lenguaje2. snme a Facturaci n Individual Esta opci n es parecida a la anterior con la diferencia que esta se hizo para facturar un solo por contratos pero usuario hacemos el mismo proceso que el que se hace en Factura adem s de esto escribimos el numero de historia del paciente el se validara autom ticamente y si el paciente existe en el sistema colocara mas abajo sus nombres y apellidos de lo contrario enviara un mensaje de error Se puede crear o eliminar la factura de dicho paciente 27 1 151 pemononesoe 001000 reena veremesi n 22022010 NNER AGREGARDESCUENTO 123344 Modificar facturas En esta opci n solo podremos agregar descuentos a un grupo de facturas pagos o abonos se escoge el acuerdo o contrato con determinada entidad se establecen cortes de fecha y se da click en Mostrar facturas luego de realizar las modificaciones se da click en Guardar Cambios Facturaci n a Contabilidad En esta opci n tenemos la oportunidad de trasladar la informaci n de las facturas a la contabilidad solo tenemos que escoger un periodo de facturaci n dar click en Mostrar y luego Ejecutar 2
3. JOSE DAVID MONTESINO HOYOS MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE INFORMACION PARA INSTITUCIONES DE SALUD BIOMEDIX Instalaci n Requerimientos y Administraci n CONTENIDO INTRODUCCI N CARACTER STICAS REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL SISTEM CAPITULO 1 INGRESANDO EN EL SISTEMA CAPITULO Il MODULO DE CONTRATACI N CAPITULO Ill ADMISIONES CAPITULO IV MODULO DE CITAS CAPITULO V MODULO DE HISTORIAS CLINICAS CAPITULO VII MODULO DE RIPS CAPITULO VII MODULO DE FACTURACION CAPITULO VIII MODULO DE P Y P CAPITULO MODULO DE CUENTAS DE USUARIO e Crear cuentas e Modificar cuentas e Bit cora ct as Mensajer a Interna CAPITULO MODULO DE MANTENIMIENTO Crear Respaldos Restaurar Respaldos INTRODUCCI N con el fin de organizar la informaci n de las diferentes instituciones prestadoras de servicios de salud se hace necesario desarrollar un sistema de informaci n que permita registrar los procesos que se desarrollan en dichas instituciones que de igual manera se pueda consultar la informaci n de forma organizada obtener los registros hist ricos estad sticas e informes en cualquier momento CARACTER STICAS Sistema de informaci n cliente servidor bajo el sistema d
4. Al dar doble click en cualquier casilla de la lista de la columna Nombres y Apellidos se despliega una ventana donde seleccionamos al usuario o paciente al cual se le asignara la cita es de anotar que antes de asignar la cita a una persona primero debe de estar admitida Despu s de realizar estos pasos damos click en Guardar Si lo que queremos es eliminar las citas de ese d a damos click en el bot n Eliminar O si lo que deseamos es imprimir las citas de ese d a damos click en el bot n Imprimir Consulta de citas profesionales en esta opci n entran directamente los profesionales que han iniciado sesi n por su usuario y pueden revisar su agenda de citas Motivo de Citas all creamos todos los motivos de citas posibles que deseemos agregar ya vienen unos motivos predeterminados seg n la circular nica de la secretaria de salud 17 Horario este modulo es parecido a la agenda de citas con la diferencia que se programa por semanas y se registra la atenci n de cada paciente por cada dia de la semana que le corresponda Abajo hay una serie de botones para colocar opcionalmente para posteriores estad sticas la asistencia del personal en cada uno de los d as asi con el bot n amarillo se selecciona cuando el usuario asisti a la cita y con el bot n rojo cuando no ha asistido se deja en blanco cuando hay atenci n en ese d a o momento Horario Profesionales en esta opci n entran directame
5. Oral Lenguaje Expresiva escrito al aj al El El al gt a al al E a y a a El El Aceptar para registrar los datos de la consulta seleccionamos con un chulito el contexto consulta para activar la pesta a de consulta lo mismo suceder con las dem s pesta as seleccionables 22 Booe Croeamero Cloes semeion otra one 5 A MAA de 1a Canta w ar e CO CA Dx Rolando Tipe Dx Pinapa Servia Prestados Hosatalzacian Recien icitos Aos Senicos o TT o omod eacameno seuen Personar CAEN Relacionado Foma Ario Al Luego de registrar todos los datos deseados damos click en el bot n Guardar CAPITULO VII MODULO DE RIPS Exportar RIPS ENTIDAD NUEVA E 200 J encia monmo FECHA DE REMISI N 22022010 En esta opci n podemos una vez hallamos realizado la facturaci n exportar los RIPS escogiendo el con
6. 36
7. 8 Osos Orea Facraci n Por Eventos 9 EL AS o EE 5 amano aama maana iammm Parametrizacion Facturaci n vs Contabilidad En esta opci n se parametrizan los datos que viajan desde la facturaci n a la contabilidad ta Cors us e ace E Coto T congo cena CAPITULO MODULO DEP Y P En este modulo podremos realizar seguimiento a las actividades de promoci n y prevenci n Actividades de Prevenci n Aqu podremos evaluar y realizar seguimiento a las actividades de prevenci n digitamos las metas del periodo y luego vamos registrando lo que se va ejecutando en el periodo donde m s adelante podemos obtener los informes de c mo se encuentra la ejecuci n de estas actividades MEE 1 Hasta 2 een Perovo rozon a peonon Hesanas reren 2 gt he ps pra 30 41 Basa 1481 EVALUACI N AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES P amp P FECHA YHORADEL INFORME REPUBLICA DE COLOMBIA ENTIDAD ERS037 NUEVAERS CONTRATO 027 08 VIGENCIA 010802008 AL 311070009 P
8. ERIODO EVALUADO 01 02 10 201020 SALUD BUCAL MEA Desea lema PIO COLA 20m Encarna 20 en am idades de promoci n En este submodulo podremos hacer seguimiento y evaluaci n a las actividades de NUEVA EPS 200 MOENCIA 1 271072002 7 VALOR UNTAR 1r ACTIODADES EXECUIADAS PORC EJECUTADO aa VOR SIN ESECUTAR eos peores Podemos sacar tres tipos de informes seg n convenga 31 11 1 N CONTRATO N CODIGO ENTIDADCONTRATANTE __ ACTIVIDAD E TIE TOTAL TODOS 1 1 INFORME 2 NPRIMA INFORME 3 CERRAR EVALUACI N AL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DE PROMOCI N REPUBLICA COLOMBIA N MERO DE CONTRATO 170 MGENCA DE LA CONTRATACI N DOSED AL oa A III ICI EVALUACI N AL CUMP
9. L SISTEMA El programa inicia con una presentaci n inicial que muestra el logo del software por un par de segundos SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACI N Luego aparece inmediatamente la pantalla de login donde se pide la cuenta de usuario y su respectiva contrase a Si la contrase a o el usuario digitado son incorrectos o se ha equivocado en alg n car cter le aparecer un mensaje donde se indica que la contrase a digitada el usuario son incorrectos a continuaci n se presentan los posibles mensajes que pueden aparecer dependiendo de c mo se registra el usuario o la contrase a Digite usuari informaci n Aparece cuando se intenta ingresar al sistema sin digitar ning n tipo de Digite su contrase a Aparece cuando se digita el usuario pero no se digita la respectiva contrase a El usuario no est registrado Aparece cuando se digita una cuenta de usuario que no ha sido creada en el sistema pasa tambi n cuando nos equivocamos digitando su nombre de usuario Contrase a incorrecta Aparece cuando se digita el usuario correctamente pero la contrase a es equivocada o mal digitada Si se introduce el nombre de usuario y la contrase a correctamente pasamos a la siguiente ventana que contiene el men principal del software al ingresar la cuenta de 7 usuario y contrase a el sistema no distingue entre may sculas y min sculas esto para evitar confusiones en el usuario de
10. LIMIENTO DE ACTIVIDADES DE PROMOCI N N MERO DE CONTRATO 0708 WGENCIA DE LA CONTRATACI N 3107208 ETE Ja aa Em Sa 32 CAPITULO MODULO DE CUENTAS DE USUARIO Este modulo es solo para administradores del sistema a excepci n de la opci n Modificar Cuentas en el tenemos la opci n de Administrar las cuentas de usuario y monitorear las actividades que realizan en el sistema Crear cuentas en esta opci n tenemos la posibilidad de crear una nueva cuenta de usuario o a su vez eliminarla existen cuatro tipos de cuentas Consultor que es un usuario que solo tienen la opci n de entrar a las consultas y estad sticas es un usuario muy limitado Profesional de la Salud que puede ingresar y registrar historias clinicas Usuario es el t pico usuario normal en un sistema al que puede registrar y consultar en el sistema tambi n tiene la posibilidad de hacer modificaciones pero no puede entrar a opciones de administraci n del sistema como por ejemplo crear una cuenta de usuario observar los sucesos de los dem s usuarios etc Administrador como su nombre lo indica es un usuario que puede interactuar con todo el sistema SISTEMA INTEGRAL e Modificar cuentas a esta opci n pueden entrar todos los usuarios cuando deseen cambiar su contrase a primero digitan la contrase a actual luego la nueva c
11. RACI N 1 Sistemas de Facturaci n 2 Estado Servicios 3 Facturaci n general 4 Facturaci n seleccionando pacientes 5 Verfacturas 6 Modificar Facturas 7 Exportar Facturaci n a Contabilidad PLANTA Y EQUIPO 1 Registro de Marcas y Categor as 2 Registro de planta y equipo PERSONAL 1 Administraci n del personal de la Entidad 1 Actividades de Prevenci n 2 Actividades de Promoci n 3 Listado de Actividades de Prevenci n GARANTIA DE LA CALIDAD 1 Sugerencias Quejas y Reclamos 2 de Acciones Correctivas 3 Indicadores Sistema Obligatorio de Garant a de la Calidad FARMACIA 1 Tabla de Medicamentos 2 Ingreso de Medicamentos 3 Entrega de Medicamentos 4 Medicamentos Entregados 10 5 Existencias REPORTES ESTADISTICAS CUENTAS DE USUARIO Incluye Bit cora de sucesos en el Sistema MANTENIMIENTO 1 Creaci n de copias de seguridad 2 Restauraci n de copias de seguridad AYUDA 1 Manual de Usuario en PDF 2 Documentos de la normatividad que rige el software RIPS Resoluci n 812 Historias cl nicas Sistema Obligatorio de Gesti n de la Calidad etc 3 Acerca 1 CAPITULO MODULO DE CONTRATACI N En este modulo podemos registrar y consultar todo lo concerniente a los contratos los convenios y acuerdos que la entidad sostenga con otra empresa o entidad SISTEMA INTEGRAL Se divide en los siguientes submodulos Contratos presta
12. dor 205500170000 iso Depanamerio moree conto Too de Contato E Fecha de inicio det 7077 Fechatnatdetconato morar z vato coro 12 Aqu es donde podemos registrar y consultar los diferentes acuerdos contratos seleccionamos la entidad administradora que puede ser otra IPS una EPS o un particular quien es el que realiza el contrato o acuerdo con la entidad Se nos pregunta datos como el departamento y el municipio donde se realiza la contrataci n el cual podremos registrar e un listado que aparece al pulsar su respectivo bot n Tambi n se nos pregunta el n mero de contrato o convenio el tipo de contrato la fecha de inicio y finalizaci n si la hay su respectivo valor y su respectiva tarifa en el caso de que la tarifa no se encuentre en el sistema puede configurarse en el link de tarifas y crear una tarifa propia para dicho contrato Luego de asignar todos los datos podemos dar click en el bot n guardar si los procedimientos se hicieron de forma adecuada mandara un mensaje de registro exitoso Tambi n se puede modificar un contrato o consultar m s adelante si damos click en el bot n buscar se desplegara un listado de los contratos registrados en el s
13. e gesti n de base de datos relacionales Mysql 5 0 y lenguaje de programaci n Visual Fox Pro 9 0 Service Pack 1 para el manejo de procesos que se realizan en las instituciones de salud El sistema de Informaci n presenta entre otras las siguientes ventajas Gesti n integral y organizada de los procesos que se llevan a cabo en la entidad Soporte para ambientes Windows 9x 2000 NT XP Vista 7 8 Windows server 2003 2008 2012 F cil manejo e interpretaci n de datos Interfaz de usuario amigable e intuitivo de tal forma que le sea f cil al usuario final la interacci n con el software y la comprensi n de su funcionamiento Exportaci n con un solo click de los datos a hojas electr nicas como Excel Word o archivos de texto etc Reportes e informes en todo momento desarrollados bajo el formato del sistema de gesti n de la calidad Estad sticas en todo momento Manejo de perfiles de usuario para la seguridad de la informaci n en el sistema Sistema de creaci n y restauraci n de respaldos el caso de que se necesite recuperar la informaci n debido a problemas del equipo inform tico REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL SISTEMA Para que el Software funcione a la perfecci n requiere b sicamente de gt Procesador 1 5 GHZ o superior gt Espacio libre en disco duro de 2 GB gt Windows 2000 XP 2003 2008 Vista 7 8 Windows Server 203 2008 2012 gt Memoria RAM 1 CAPITULO I INGRESANDO EN E
14. istema y si damos doble click sobre dicho contrato se nos mostraran los datos individualmente de dicho contrato el cual m s adelante podremos eliminar o eliminar seg n lo deseemos Contratantes en este submodulo podemos registrar y consultar una base de datos de todas las EAPB aqu mismo podemos registrar los nuevos contratantes as como tambi n particulares que sostengan un convenio o acuerdo o contrato con la entidad Administradoras y Contratantes Codigo eres 1 4 5 Nombre saluos er VALLEDUE Direcci n CALLE HA 38 Telefono ECO i 13 CAPITULO ADMISIONES En el modulo de admisiones como su nombre lo indica podremos registrar cada uno de los pacientes o usuarios que lleguen a la entidad y asignarlos a alg n contrato o convenio Tipo de la Clica T Nombre Fecha de Macimienno Stupo Sanguinos Departamento Zma En ti pat caso En el submodulo de registro podemos registrar sus datos completos por primera vez modificar los datos de un paciente cuando ello y en el submodulo importar podremos hacer un cargue masivo de afiliados en formato 812 resoluci n 812 de 2006 con los datos b sicos de los pacientes y medida que vallan ingresando al ente
15. minado momento nos muestra como un bosquejo de m s o menos como quedara la factura a determinado corte de fecha Se selecciona la entidad contratante se establece un corte de fecha y seg n el bot n que se active podremos observar el resultado TELA 00 90 viencon 7 aa a a pemovonesoe 23022010 Var Facua Ver Facturas Var Facas por Consolid Individuales Paquete EN ER FECHA DE VENTA E a JA ELNO PADO CALA INTERESES CE MORA LATA LEGAL nemamo 26 Facturaci n por contratos En esta opcion es donde verdaderamente se realiza la facturacion es parecida a la opcion anterior del estado de la facturacion donde escogemos el contrato o acuerdo con determinada entidad se hace un corte de fechas y se da click a Ejecutar facturacion si queremos deshacer dicha facturacion porque no se hizo un procedimiento adecuado etc seleccionamos el contrato o acuerdo con la entidad establecemos el corte de fecha que se facturo y damos click en Eliminar Facturas moro 183 asta 22 AGREGARDESCUENTO
16. n los servicios como tal que presta un profesional de la salud es solo si este profesional se programara en la agenda de citas el registro en este sub modulo es obligatorio para ingresar los servicios que presta un profesional en la agenda de citas tales como por ejemplo un Medico se registra el servicio de Consulta General un pediatra se registra el servicio de consulta por pediatr a etc a continuaci n se muestra una ventana de ejemplo URIBE DONEO TA OCNERA 10 NZALEZ BIBIANA ea Agenda de Citas en esta opci n se programan las citas que piden los diferentes usuarios o pacientes la forma de realizarla es la siguiente 1 Se da click en el bot n Editar 15 el Hembras y motora Taom pao 2 3 F 1 gt tay Em TE 2 Luego se click en el bot n que encuentra frente del contexto Profesional_ all aparecer n la lista de los profesionales a los cuales se les puede asignar una cita 3 luego se escoge el margen de tiempo que predeterminadamente esta en 20 minutos 4 se escoge la fecha de la cita 5 se da click en el bot n aceptar y se desplegara la siguiente informaci 16 Donde aparecer la lista con los horarios disponibles para la asignaci n de la cita
17. nte los profesionales que han iniciado sesi n por su usuario y pueden revisar la programaci n que se le ha dado a su horario 18 CAPITULO V MODULO DE HISTORIAS CLINICAS En este modulo se destaca la opci n para el registro de las atenciones que es esta la que mas trabajaran los profesionales de la salud en este modulo queda compilado la mayor a de las actividades que desempe an los profesionales de la salud en este sistema E Registro de Menciones de Uan EEE 1 2 Grupo sanguineo 1 m Familiar as Poicaneciales Mos Evoluciones 5 ropas 6 7 8 Recomendaciones y Plan de manejo Tratamiento Guardar Modificar Eliminar imprimir 1 Primero da click en el bot n Nuevo y se selecciona el usuario o paciente al que se va a atender 2 Se cambia la fecha si se desea registrar una atenci n anterior o si la fecha mostrara en la ventana no corresponde a la fecha de la atenci n 3 El profesional que atiende aparecer predeterminadamente cuando se inicia sesi n es decir que no habr que seleccionarlo al menos que se ingrese como administrador general del sistema 4 Si el paciente es
18. ontrase a que se desee asignar y despu s se repite para verificar que esa es la contrase a que desea ingresar el usuario al final se confirma dando click en Aceptar SISTEMA INTEGRAL Bit cora en esta opci n se pueden visualizar todas las actividades que realizan los usuarios en el sistema y a su vez se puede imprimir o exportar a Excel aparece en una lista el nombre del usuario la fecha y la hora en que se ingreso cerro el sistema y las actividades que realizo 34 Mensajer a Interna en esta opci n los usuarios pueden interactuar entre s como si fuera una especie de chat CAPITULO X MODULO DE MANTENIMIENTO En este modulo se encuentran funciones generales que pueden servirle de utilidad a los usuarios as como tambi n funciones restringidas solo para los administradores del sistema 35 Crear Respaldos en esta opci n podemos realizar una copia de seguridad de todos los registros y movimientos realizados en el sistema primero escogemos el directorio donde grabaremos la copia luego le damos un nombre y finalizamos dando click en Aceptar Restaurar Respaldos en caso de que haya perdida de informaci n por alg n evento en el servidor o que haya que dar formato al sistema podemos restaurar una copia de seguridad grabada anteriormente buscamos el directorio donde se encuentra luego el nombre del archivo SQL y finalizamos dando click en Aceptar SQL
19. que el nombre o contrase a deban de estar en min scula o may scula para el sistema es indiferente y las palabras se pueden introducir ya sea en may scula o en min scula Men principal en este men aparece una serie de botones que contienen los diferentes m dulos que presenta el software a continuaci n se describir cada uno de ellos de forma general 2 SISTEMA INTEGRAL DIX DE INFORMACI N DATOS GENERALES 1 Datos de la IPS 2 Ocupaciones 3 Registro de Responsable del paciente 4 Cargos 5 Documentos Generales 6 Tarifas 7 Paquetes integrales CONTRATACI N 1 Contratos 2 Administradoras Contratantes y Clientes ADMISIONES 1 Registro de Admisiones 2 Importar desde Archivo CITAS 1 Agenda de Citas 2 Consulta de citas 3 Motivos de Citas 4 Horarios 5 Consulta de Horarios HISTORIAS CLINICAS 1 Registro de Atenciones Historia cl nica general sincronizada con los registros individuales de pacientes RIPS 2 Tipos de Antecedentes 3 Antecedentes Psicosociales 4 Antecedentes Familiares 5 Antecedentes Personales 6 Ex menes 7 Documentos 8 Im genes 9 Reporte general de la Historia Cl nica 1 Exportar RIPS 2 Validar RIPS 3 Glosas Registro de glosas contestadas y por contestar y si esta resuelta o no FACTU
20. se le van actualizando sus datos moras j dobo ostar enla ostructura do Ia resolucion 812 de 2007 del Mina tocc n social 23 Ademas ae mtormact n en tormata puede adicionar os siguentes campos en sl siguente arden Feleono Bario Observacions 3 Unavoz importado ususarios completar ka infonrnacion adiciona odia quo van dos modua de admisiones por Direcci n Teletono sangre ete con de consolar estadisticas yet sistema de tomachin 5 A panti del aci se vetcinara a maci n de ts cabezas de pero en bo posible tambien se ge acatar en ei c abezas Fam 14 CAPITULO IV MODULO DE CITAS CITAS Sonics de Aganda de Traa de Cias Motivos de Citas Horario Horario Profesionales Corat En el modulo de citas tenemos dos grandes opciones la primera es la agenda de citas general que es la t pica agenda que se programa por tel fono y se pide una cita con determinado doctor y la segunda es el horario que tengan definido algunos doctores y terapistas con algunos pacientes para que no haya necesidad de registrado todos los d as es decir el horario queda programado todos los d as hasta que se cambie A continuaci n se explican cada uno de los botones de este modulo Servicios de profesionales aqu se registra
21. t registrado solo con un contrato o convenio autom ticamente cargara dicho contrato si presenta m s de uno se tendr que escoger bajo que contrato o convenio se atiende al paciente 5 Podemos registrar opcionalmente antecedentes para el paciente o podremos registrarlos en cualquier momento 6 Tambi n podremos ingresar al submodulo de odontolog a para crear el registro de placa y el odontograma del paciente Como mostramos en las siguientes ventanas 19 mee re Pza mam E Fenike timos reno egene arar QEORON 0160 DADUOR OS MO A A Odontolgia USUARIO 1000872907 DOMINGUEZ GUZIAN VALERY aos y our E E abas E Fica oa Tomoan E 20
22. trato o acuerdo con determinada entidad y estableciendo un corte de tiempo al decirle exportar nos despliega la opci n de guardar la carpeta de RIPS en la ruta que deseemos 23 2 9 En la opci n Validar RIPS podemos hacer una revisi n de ese RIPS que se exporta validando dicha informaci n se escoge solo la entidad a donde se remitir la informaci n luego la carpeta donde se encuentran ubicados los RIPS luego se selecciona el archivo de control ct quien es el que contiene la informaci n de los dem s archivos y por ltimo se presiona el 24 Si la informaci n validada es correcta nos pondr un chulito en frente de cada archivo de lo contrario nos mostrara un reporte de errores en el bot n Glosas para que se revise la informaci n y se tomen correctivos y se vuelva a validar la informaci n REPORTE DE INCONSISTENCIAS 25 CAPITULO VII MODULO DE FACTURACION Sistemas de Facturaci n Aqu se parametriza la forma que el sistema trabajara los n meros de factura Alfanum rico Num rico 00001 Nombre de Sist ma de Facturaci n SISTEMA GENERAL Modulo de Funcionamiento 1 FACTURACI N ATENCI N USUARIOS case frac cion era Estado de servicios Aqu podemos monitorear como van las actividades de facturaci n hasta un deter
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