Circular de Coordinación - Fondo Español de Garantía Agraria
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1. Controles sobre los procedimientos de contrataci n adjudicaci n Para contratos menores verificar documento administrativo de aprobaci n del gasto facturas y presupuestos Para expedientes con procedimiento negociado sin publicidad si existen tres ofertas copia de los pliegos de condiciones administrativas particulares y de prescripciones t cnicas resoluci n de adjudicaci n y copia del contrato Para el resto de procedimientos abierto restringido di logo competitivo y negociado con publicidad justificante de la publicidad exigida anuncio y adjudicaciones en bolet n oficial o perfil del contratante copia de los pliegos de condiciones administrativas particulares y de prescripciones t cnicas Acta de la mesa de contrataci n y copia del contrato Controles sobre el pliego de prescripciones t cnicas Se prestar especial atenci n a la moderaci n de los costes propuestos mediante un sistema adecuado de evaluaci n teniendo en cuenta costes de referencia o a trav s de la comparaci n de ofertas diferentes o mediante un comit de evaluaci n Controles sobre el pago de la actividad El importe de la factura y justificantes de los gastos contienen todos los requisitos legales importe desglose de IVA fecha concepto n mero y proveedor en su caso que establece la normativa vigente aplicable y que esta informaci n se corresponde con la informaci n existente en los registros contables de la empresa2. SUBSECRETAR A fad I GOBIERNO MINISTERIO m DEESPA A DE MEDIO AMBIENTE d S Y MEDIO RURALY MARINO FONDO ESPA OL DE a GARANT A AGRARIA Tipo Circular de Coordinaci n Asunto CONTROLES A LAS ACTIVIDADES DE ASISTENCIA T CNICA DE LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO RURAL 2007 2013 Clave tem tica 209 Unidad Subdirecci n General de Sectores Especiales N mero 23 2011 Vigencia A partir de su publicaci n Sustituye o modifica SUBSECRETAR A MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE FONDO ESPA OL DE Y MEDIO RURAL Y MARINO GARANT A AGRARIA NDICE P gina 1 OBJETO Y MBITO DE APLICACI N ooccccicccococoncncncncnnnnnocononncnancncncnccnnnos 1 2 ACTIVIDADES DE ASISTENCIA T CNICA ocoococccccccococininoncnnnncncncncncananincnns 1 3 CONTROLES A LAS ACTIVIDADES DE ASISTENCIA T CNICA 2 ANEXO ean a Dad DIO IO aaa 4 ANEXO atacan 5 ANEXO Bocaranda cdas 6 ANEXO AN Ei 12 C BENEFICENCIA 8 28004 MADRID TEL 91 347 65 00 C digo documento 870104124046257361 FAX 91 521 98 32 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 1 OBJETO Y MBITO DE APLICACI N Esta Circular tiene por objeto establecer los criterios m nimos para la aplicaci n armonizada de los procedimientos de control en relaci n con las actividades de Asistencia T cnica para el periodo 2007 2013 cofinanciadas por el FEADER Ser de aplicaci n a partir de su aprobaci n Com
3. comprobaciones descritas de los cuadros 2 1 a 2 5 Desarrollo y gesti n de las actividades de la Red Rural Nacional En funci n de la naturaleza de las actividades se realizar n las comprobaciones descritas de los cuadros 2 1 a 2 5 C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 1 1 Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA ANEXO 4 INFORME DE S NTESIS DE CONTROL Beneficiario Nombre NIF CIF Empresa adjudicataria Nombre NIF CIF Medida FEADER c digo descripci n Expediente n Criterios aplicados para la selecci n del beneficiario operaci n Unidad gestora que ha realizado los controles Unidad donde se archiva la documentaci n Controles administrativos Fecha de finalizaci n de los mismos Resultado de los controles Reducci n propuesta en su caso Controles sobre el terreno en su caso Criterios aplicados para la selecci n de la muestra Fecha s de realizaci n del los control es Resultados de los controles Reducci n propuesta en su caso Resumen Importes Importe solicitado Importe a abonar D nombre cargo certifica que se han realizado todos los controles requeridos para el pago del expediente arriba citado cuyos resultados aparecen sintetizados en el presente informe MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 1 2 Y MEDIO RURA
4. DE GARANT A AGRARIA ANEXO 2 DESCRIPCI N DE LA ACTIVIDAD 1 Datos Generales e N mero de expediente e Nombre del proyecto actividad 2 Descripci n de la actividad Resumen Justificaci n Objetivos generales Objetivos espec ficos Operaciones programadas Periodo de ejecuci n 3 Datos econ micos e Importe total e Importe subvencionable con cargo al FEADER A 1 Nombre o Raz n Social CIF NIF Domicilio Localidad Provincia Tel fono Fax Correo electr nico 5 Adjudicaci n Tipo de contrataci n resoluci n publicaci n en el Bolet n Oficial 6 Lugar fecha y firma del cargo que emite el Responsable de la veracidad de los datos C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 Datos de la empresa adjudicatario que realiza la actividad MINISTERIO DE MEDIO AMBI ENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA ANEXO 3 LISTADO DE CONTROLES A TITULO ORIENTATIVO 1 CONTROLES GENERALES Se podr n realizar para todas las actividades entre otras y siempre que corresponda las siguientes verificaciones TIPO DE CONTROL COMPROBACI N JUSTIFICACI N Controles sobre la elegibilidad de la actividad Comprobaci n de que la actividad se incluye dentro de las consideradas subvencionables en la normativa reguladora de la ayuda y en la convocatoria
5. adjudicataria de la actividad Que los importes facturados se corresponden con los precios establecidos en el pliego y van acompa adas en su caso de una relaci n valorada gastos desglosados El concepto de la factura es acorde con la actividad Comprobaci n del pago a la empresa adjudicataria mediante la aportaci n de extractos bancarios y apuntes contables Controles sobre la publicidad Con car cter general se comprobar la presencia del logo de la Uni n Europea FEADER en toda la documentaci n impresa o audiovisual relativa a las actividades subvencionadas C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 6 Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA 2 CONTROLES ESPEC FICOS Se podr n realizar entre otras y siempre que corresponda las siguientes verificaciones 2 1 PARA LAS ACTIVIDADES DEL TIPO A ACTIVIDAD COMPROBACI N JUSTIFICACI N Aplicaciones inform ticas Que se han realizado reuniones peri dicas para el seguimiento de los trabajos y la existencia de informes de dichas reuniones Que la entrega de los trabajos se realiza en su caso seg n el calendario preestablecido y va acompa ada de un informe firmado por el coordinador del proyecto de la empresa contratista as como en el caso de retrasos que estos est n
6. L Y MARINO C digo documento 870104124046257361 FONDO ESPA OL DE Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS F GARANT A AGRARIA ERNANDO Fecha 20 07 2011 Estamos en Internet Nuestra p gina WEB es http www fega es Direcci n C Beneficencia 8 28004 MADRID Tel 91 347 65 00
7. L Y MARINO C digo documento 870104124046257361 FONDO FST ANOL DE Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 EL PRESIDENTE Firmado electr nicamente por Fernando Miranda Sotillos DESTINO Secretar a General y Subdirecciones Generales del FEGA Abogac a del Estado e Intervenci n Delegada en el Organismo Director General de Desarrollo Sostenible del Medio Rural del Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino Directores de los Organismos Pagadores de las comunidades aut nomas C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA ANEXO 1 NORMATIVA La reglamentaci n comunitaria y nacional a tener en cuenta es la siguiente Reglamento CE n 1290 2005 del Consejo de 21 de junio sobre la financiaci n de la pol tica agr cola com n por el que se establecen las disposiciones relativas a la gesti n de los fondos financiados a trav s del FEAGA y el FEADER Reglamento CE n 1698 2005 del Consejo de 20 de septiembre relativo a la ayuda al desarrollo rural a trav s del Fondo Europeo Agr cola de Desarrollo Rural FEADER Reglamento CE n 1974 2006 de la Comisi n de 15 de diciembre por el que se establecen disposiciones de aplicaci n del Reglamento CE n 1698 2005 relativo
8. a la ayuda al desarrollo rural a trav s del FEADER Reglamento UE n 65 2011 de la Comisi n de 27 de enero por el que se establecen disposiciones de aplicaci n del Reglamento CE n 1698 2005 en lo que respecta a la aplicaci n de los procedimientos de control y la condicionalidad en relaci n con las medidas de ayuda al desarrollo rural Reglamento CE n 1320 2006 de la Comisi n de 5 de septiembre por el que se establecen normas de transici n para la ayuda al desarrollo rural establecida en el Reglamento CE n 1698 2005 Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones Ley 47 2003 de 26 de noviembre General Presupuestaria Ley 30 2007 de 30 de octubre de Contratos del Sector P blico Real Decreto 887 2006 de 21 de julio por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38 2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones Real Decreto 1852 2009 de 4 de diciembre por el que se establecen los criterios para subvencionar los gastos en el marco de los Programas de Desarrollo Rural cofinanciados por el Fondo Europeo Agr cola de Desarrollo Rural FEADER Asimismo se tendr en cuenta la reglamentaci n espec fica que en su caso sea de aplicaci n para cada PDR en materia de contrataci n p blica C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL
9. bidamente justificados Que la tirada de ejemplares se ajusta al pliego o bases de contrataci n Que los contenidos y la estructura de los estudios an lisis y publicaciones se corresponden con lo establecido en el pliego o bases de contrataci n C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 9 Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA 2 4 PARA LAS ACTIVIDADES DEL TIPO D ACTIVIDAD COMPROBACI N JUSTIFICACI N Ferias Que los stands re nen las condiciones establecidas en el pliego Que existe documentaci n gr fica audiovisual Que el personal que atiende el stand es el establecido en el pliego o bases de contrataci n en cuanto a su n mero y formaci n Que el material promocional se corresponde con el establecido en el pliego o bases de contrataci n Material promocional cat logos folletos Que se han realizado reuniones para la comprobaci n de que el material promocional se ajusta a lo establecido en cuanto a forma y contenido al pliego o bases de contrataci n Que se ha realizado respetando el calendario establecido Que la tirada de ejemplares se ajusta al pliego o bases de contrataci n Publicidad en radio televisi n internet prensa Que se ha elaborado y aplicado un plan de publicidad En e
10. ciente sobre los mismos y por tanto determinar sus necesidades en esta materia En cualquier caso el Organismo Pagador deber disponer de un informe descriptivo para cada una de las actividades aprobadas de Asistencia T cnica en el que consten como m nimo los datos contenidos en el anexo 2 de la presente circular Las actividades de Asistencia T cnica estar n sujetas previo al pago de las ayudas a la realizaci n de las comprobaciones que correspondan seg n se indica a t tulo orientativo en el anexo 3 El resultado de estos controles deber quedar reflejado en un informe de control Cuando el Organismo Pagador no realice el control ste podr conservar los justificantes de los documentos correspondientes a la ejecuci n de los mismos En caso de que dichos documentos fueran conservados por otra autoridad sta le transmitir un Informe de S ntesis que recoja al menos la informaci n indicada en el anexo 4 Dicho informe se amparar en los controles efectuados sobre cada actividad El Organismo Pagador tendr derecho a comprobar la calidad de los controles llevados a cabo por otros organismos y recibir toda la informaci n necesaria para el ejercicio de sus funciones En el caso de que la actividad subvencionada con cargo a la medida de Asistencia T cnica requiera la realizaci n de controles de calidad ser de aplicaci n lo establecido en las Circulares del FEGA al efecto MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 2 Y MEDIO RURA
11. debidamente justificados Comprobaci n del funcionamiento correcto de los desarrollos entregados dejando constancia de dicho extremo Comprobaci n de que el manual de usuario se ajusta a lo solicitado y contiene toda la informaci n necesaria para entender el funcionamiento de las aplicaciones inform ticas Que en el caso de cursos de formaci n para usuarios se han realizado las comprobaciones oportunas C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 7 Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA 2 2 PARA LAS ACTIVIDADES DEL TIPO B ACTIVIDAD COMPROBACI N JUSTIFICACI N Reuniones cursos jornadas seminarios y congresos Que el programa de la actividad es acorde con el establecido en los pliegos o bases de contrataci n Que las instalaciones para la realizaci n de las actividades se corresponden con las preestablecidas en los pliegos o bases de contrataci n Que existe listado de asistentes Que en su caso la calidad de la documentaci n entregada es acorde con lo establecido en los pliegos o bases de contrataci n Que la organizaci n del acto y el personal aportado por la empresa contratista se corresponde con lo establecido en el pliego o bases de contrataci n En caso de reuniones jornadas seminarios y congresos e Qu
12. e se ha cumplido el programa previsto con la participaci n de todos los ponentes e En su caso se comprobar la publicaci n de las conclusiones En el caso de asistencia a reuniones cursos jornadas seminarios y congresos por parte del personal de la administraci n se podr comprobar entre otros e El orden del d a programa e Comisi n de servicios y facturas que justifiquen el gasto de desplazamiento dietas de manutenci n y o alojamiento en su caso e Acreditaci n documental de la asistencia acta de reuniones diploma acreditativo de asistencia etc e Si el curso subvenciona alg n tipo de gasto a los asistentes para evitar la doble financiaci n C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 8 Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA 2 3 PARA LAS ACTIVIDADES DEL TIPO C ACTIVIDAD COMPROBACI N JUSTIFICACI N Estudios an lisis y publicaciones La realizaci n de reuniones peri dicas para el seguimiento de los trabajos y la existencia de actas o informes de dichas reuniones Que la entrega de los trabajos relativos a la actividad se realiza seg n el calendario de entrega establecido al efecto y va acompa ada de un informe firmado por el coordinador del proyecto de la empresa contratista as como en el caso de retrasos que estos est n de
13. l caso de campa as publicitarias en Internet comprobaci n del n mero de inserciones a trav s de los certificados de publicaciones de las p ginas contratadas Que la empresa ha enviado una grabaci n de las emisiones realizadas Que se ha enviado el certificado de emisi n salida en antena La existencia de la grabaci n de las cu as publicitarias en radio La existencia de un ejemplar del anuncio publicado en prensa C digo documento 870104124046257361 Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 1 0 Y MEDIO RURAL Y MARINO FONDO ESPA OL DE GARANT A AGRARIA 2 5 PARA LAS ACTIVIDADES DEL TIPO E ACTIVIDAD COMPROBACI N JUSTIFICACI N Detecci n y divulgaci n de buenas pr cticas en desarrollo rural Que en el pliego se ha incluido un p rrafo en el que se indica que las actividades van a ser cofinanciadas por el FEADER Existencia de un cronograma de planificaci n de visitas y comprobaci n de su cumplimiento Listados de proyectos a comprobar Fotograf as de los proyectos e informes de los mismos 2 6 PARA LAS ACTIVIDADES DEL TIPO F ACTIVIDAD COMPROBACI N JUSTIFICACI N Asistencia T cnica necesaria para la preparaci n y ejecuci n de proyectos innovadores En funci n de la naturaleza de las actividades del proyecto innovador se realizar n las
14. o anexo 1 se ha incluido un listado con la normativa a tener en cuenta 2 ACTIVIDADES DE ASISTENCIA T CNICA Tal y como establece el art culo 66 del Reglamento CE 1698 2005 se financiar n las actividades relativas a la preparaci n la gesti n el seguimiento la evaluaci n la informaci n y el control en concepto de Asistencia T cnica Adem s se podr n financiar con cargo al FEADER los gastos derivados de las evaluaciones ex post las auditor as y la preparaci n de informes finales de los programas operativos del periodo 2000 2006 tal como contempla el art culo 13 del Reglamento CE n 1320 2006 Las actividades de Asistencia T cnica se pueden relacionar en el siguiente cuadro de clasificaci n Adquisici n y puesta en marcha de sistemas informatizados de gesti n para el seguimiento y evaluaci n de las actividades y otras herramientas de apoyo Organizaci n y participaci n en reuniones jornadas cursos seminarios y congresos relacionados con el desarrollo rural Estudios necesarios para el adecuado control gesti n seguimiento y evaluaci n de las medidas de desarrollo rural Actividades de Auditor a Apoyo ala gesti n control y seguimiento de desarrollo rural en particular para la producci n y recopilaci n de los datos necesarios para el seguimiento continuo Asistencia t cnica necesaria para la preparaci n y constituci n de los Grupos de Acci n Local que actuar n en el marco del Eje LEADER E
15. xtraer directrices sobre buenas pr cticas de desarrollo rural de los aspectos horizontales de An lisis de pol ticas papel de las administraciones p blicas y de las organizaciones de desarrollo rural Contrataci n de agentes externos e independientes para la realizaci n de la evaluaci n a priori de la evaluaci n a medio plazo y a posteriori Memoria ambiental de la evaluaci n estrat gica ambiental MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE 1 Y MEDIO RURAL Y MARINO C digo documento 870104124046257361 FONDO FST ANOL DE Validaci n en www sede fega gob es Firmado por MIRANDA SOTILLOS FERNANDO Fecha 20 07 2011 Actividades de informaci n y publicidad de las intervenciones cofinanciadas por fondos FEADER Publicaciones sobre el mundo rural II sobre el mundo rural Asistencia t cnica para la detecci n y divulgaci n de buenas pr cticas en el desarrollo rural Asistencia t cnica necesaria para la preparaci n y ejecuci n de proyectos innovadores Desarrollo y gesti n de las actividades de la Red Rural Nacional 3 CONTROLES A LAS ACTIVIDADES DE ASISTENCIA T CNICA El Organismo Pagador deber asegurarse de que se conserva una pista de auditoria suficiente sobre las actividades de Asistencia T cnica tanto si realiza directamente los controles como si son realizados por otro organismo En este caso seg n establece el art culo 33 del Reglamento UE n 65 2011 el Organismo Pagador deber disponer de la informaci n sufi
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