PROCESO DE CARGUE Y AUDITORIA DE LA INFORMACION
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1. Medici n Enero 31 de 2013 C digo CAC IEP2 01 INFORMACION EPIDEMIOLOGICA A Fecha de emisi n 30 01 2013 Versi n 00 9 La CAC informa a las EPS EOC que el proceso de auditor a de campo ya se encuentra en curso seg n el cronograma de actividades definido por la junta directiva que el cronograma de visitas de auditor a a cada entidad fue publicado en la p gina WEB de la CAC y que para la visita se debe tener en cuenta e Que Los registros de la muestra de Gestantes y pacientes con TB se enviar n con 5 d as de anticipaci n a la visita de auditor a e Que los registros de los pacientes reportados con VIH y los menores de 18 meses hijos de madres infectadas por el virus de VIH ser n auditados en su totalidad es decir no se enviara muestra sino se auditaran TODOS los reportados por la entidad 100 e Que LA BASE DE DATOS AJUSTADA CON NOVEDADES de cada una de las EPS EOC se encuentra publicada en la p gina WEB de la CAC en los MICROSITIOS de cada una de las entidades 10 La CAC recuerda a las EPS EOC los criterios de auditor a definidos que se van tener en cuenta al momento de recibir la correspondiente visita 11 La auditor a al finalizar la visita entrega a la entidad el acta correspondiente firmada por las personas de la EPS EOC que atendieron la visita y los auditores Posteriormente la env a a la CAC 12 La CAC publica el informe de auditor a de cada entidad en los MICROSITIOS 13 Las EPS E2. PROCESO Cargue y auditoria de la Informaci n EPS EOC Resoluci n 4725 2011 Resolucion 783 2012 INFORMACI N EPIDEMIOL GICA CUENTA DE ALTO COSTO Fondo Colombiano de Enfermedades de Alto Costo Medici n Enero 31 de 2013 C digo CAC IEP2 01 INFORMACION EPIDEMIOLOGICA A Fecha de emisi n 30 01 2013 Versi n 00 CARGUE Y AUDITORIA DE LA INFORMACION RESOLUCION 4725 2011 Medici n 31 de Enero de 2013 l Consideraciones generales 1 Cada EPS EOC es responsable de la informaci n que reporta en cada medici n 2 Cada EPS EOC es responsable de reportar la informaci n en las fechas establecidas seg n normatividad vigente 3 la CAC publica el Cronograma de actividades en la p gina web para el cargue y env o de novedades generales y grupales de la informaci n reportada Cada entidad es responsable de consultar el cronograma y seguir cada uno de los pasos y cumplir los plazos establecido Para cualquier aclaraci n o informaci n adicional puede llamar o utilizar el formulario Cont ctenos de la p gina web 4 La CAC aclara que a trav s del sistema de informaci n una vez se inicie el proceso de cargue de informaci n seg n la fecha de la medici n correspondiente se realiza la validaci n de estructura y cruces l gicos entre las variables en cada registro mas no de contenido ni veracidad del dato registrado en el campo correspondiente a cada variable este proceso lo realiza la firma de auditor a 5 L
3. Cargue de informaci n 1 La CAC recuerda a todas las EPS EOC que el reporte de informaci n se debe hacer de conformidad con la resoluci n correspondiente a cada patolog a y en las fechas definidas para la entrega y que el cargue se hace a trav s del aplicativo WEB de la CAC que se encuentra habilitado a partir de la fecha correspondiente 2 Las Entidades realizan el cargue de informaci n al sistema seg n indicaciones en el manual de usuario web CAC IE P2 M01 3 Una vez sea cargada la base de datos al sistema de informaci n de la CAC se realizan las siguientes validaciones e Validaci n de Estructura e Validaci n de Caracter sticas del campo e Cruce l gico entre variables La CAC No realiza validaci n del contenido del dato ni miner a de datos en la base de una entidad es responsabilidad de cada entidad reportar la informaci n que se requiere seg n lo establecido en la resoluci n 4725 2011 y 783 2012 La CAC socializa en el instructivo para facilitar el reporte de informaci n y la tabla de valores permitidos en las variables para que se tengan en cuenta a la hora de registrar la informaci n y el proceso de validaci n sea m s r pido y exitoso 4 Si la base de datos no presenta ning n tipo de error autom ticamente se notifica el n mero de radicaci n el cual se env a por correo electr nico a la direcci n registrada por la Entidad en el sistema de informaci n de la CAC Si por el contrario la base de datos c
4. de datos se encontraron un n mero de registros con usuarios COINCIDENTES indic ndoles que la base de datos que contiene la identificaci n de esos registros se encuentra publicada para su consulta en el micrositio de cada una de ellas para su verificaci n respectiva y presentaci n de la novedad correspondiente en los formatos definidos Anexo 1 CAC IEP2 A01 Anexo 2 CAC IEP2 A02 y en el tiempo establecido de acuerdo con el cronograma de actividades 3 Recibidas y aplicadas las aclaraciones previas a los registros COINCIDENTES la CAC notifica a cada entidad seg n la fecha definida en el cronograma de actividades que en su base de datos se encontraron un n mero de registros con usuarios COMPARTIDOS indic ndoles que la base de datos que contiene la identificaci n de esos registros se encuentra publicada para su consulta en el micrositio de cada una de ellas para su verificaci n respectiva y presentaci n de la novedad correspondiente en los formatos en los formatos definidos Anexo 1 CAC IEP2 A01 Anexo 2 CAC IEP2 A02 y en el tiempo establecido de acuerdo con el cronograma de actividades Carrera 45 N 103 34 Bogot Colombia PBX 1 6021820 6011125 www cuentadealtocosto org PROCESO Cargue y auditoria de la Informaci n EPS EOC Resoluci n 4725 2011 Resolucion 783 2012 INFORMACI N EPIDEMIOL GICA CUENTA DE ALTO COSTO Fondo Colombiano de Enfermedades de Alto Costo Medici n Enero 31 de 2013 C digo CAC IEP2
5. 01 INFORMACION EPIDEMIOLOGICA A Fecha de emisi n 30 01 2013 Versi n 00 4 Recibidas y aplicadas las aclaraciones previas a los registros COMPARTIDOS la CAC informa a todas las entidades la fecha el lugar y la hora en la que se llevara a cabo las mesas de aclaraci n de registros que a n contin an como COMPARTIDOS porque no fue aclarado as como las reglas establecidas para la aclaraci n de esos registros 5 En la mesa de aclaraci n de registros compartidos la CAC hace la apertura indic ndole a las entidades las reglas establecidas para llevar a cabo el proceso de aclaraci n y se define a que EPS EOC pertenece el afiliado Para esto cada EPS EOC deber llevar a la mesa de aclaraci n los soportes de afiliaci n e historia cl nica para su verificaci n 6 Ya definida la EPS EOC a la cual pertenece el afiliado las entidades comprometidas firman el acta de aclaraci n de coincidentes CAC IEP2 A02 Con las actas de aclaraci n de los registros encontrados como compartidos y las comunicaciones con las cuales las entidades han solicitado la aplicaci n de novedades generales a su base de datos la CAC aplica estas novedades y realiza nuevamente la validaci n de los registros en caso de existir un error se le comunicar a la entidad que la novedad no pudo ser aplicada para que identifique y corrija nuevamente el registro teniendo en cuenta el cronograma establecido Si la entidad no env a la correcci n respectiva no e
6. OC tienen 3 d as despu s de la visita para presentar las objeciones a los informes de la auditoria 14 Una vez terminado el plazo para la presentaci n de objeciones para las entidades que no hayan presentado estas objeciones la CAC asume que este informe se encuentra aprobado debido al silencio administrativo de la entidad 15 La firma de auditor a presenta el informe definitivo a la CAC se ingresa al aplicativo de la CAC la novedad correspondiente y se determina el registro que fue identificado como NO SOPORTADO y se procede a la eliminaci n del registro 16 Una vez aplicadas todas las eliminaciones de pacientes correspondientes a cada entidad si las presenta se genera la Base de datos DESPUES DE AUDITORIA codificada para la publicaci n y an lisis respectivo Carrera 45 N 103 34 Bogot Colombia PBX 1 6021820 6011125 www cuentadealtocosto org
7. a CAC a trav s de su sistema de informaci n en el proceso de validaci n con la malla de validaci n detecta las inconsistencias de estructura o l gica en el campo de la variable lo cual se informa a la entidad para que ella misma realice las correcciones respectivas en los tiempos establecidos seg n cronograma de actividades y nuevamente env en la base de datos antes del 30 de abril de 2013 fecha de cierre del aplicativo en la cual culmina el proceso de cargue de informaci n 6 La CAC no realiza ning n tipo de ajuste o correcci n a los registros de informaci n que reportan las entidades simplemente consolida la informaci n enviada y nuevamente la valida 7 La CAC aclara que es responsabilidad de cada entidad realizar el seguimiento de las actividades programadas de consultar en la p gina web para estar actualizada y de ingresar a sus micrositios respectivos 8 La CAC garantiza el funcionamiento del sistema y brinda el soporte necesario a las Entidades que lo soliciten y requieran Carrera 45 N 103 34 Bogot Colombia PBX 1 6021820 6011125 www cuentadealtocosto org PROCESO Cargue y auditoria de la Informaci n EPS EOC Resoluci n 4725 2011 Resolucion 783 2012 INFORMACI N EPIDEMIOL GICA CUENTA DE ALTO COSTO Fondo Colombiano de Enfermedades de Alto Costo Medici n Enero 31 de 2013 C digo CAC IEP2 01 INFORMACION EPIDEMIOLOGICA A Fecha de emisi n 30 01 2013 Versi n 00 Il
8. nformaci n adjuntando nuevos registros lo puede realizar durante el tiempo que est abierto el validador web desde la fecha de medici n hasta la fecha m xima de reporte tiempo despu s del cual el aplicativo no recibe m s informaci n teniendo en cuenta que debe cargar toda la base de datos completa nuevamente Una vez se genera el n mero de radicaci n exitosa la entidad debe enviar una carta firmada por el representante legal certificando que la informaci n radicada es veraz para la EPS EOC lll AUDITORIA DE LA INFORMACION Con las bases de datos de todas las entidades ya cargadas en el Sistema de informaci n de la CAC se inicia el proceso de aplicaci n de novedades generales y grupales Estas son novedades generales actualizaci n o eliminaci n de registros en la base de datos en el cual la entidad debe reportarlas a la CAC de acuerdo con los formatos definidos Anexo 1 CAC IEP2 A01 Anexo 2 CAC IEP2 A02 y en el tiempo establecido de acuerdo con el cronograma de actividades 1 Aplicadas las novedades generales correspondientes se inicia con el segundo y tercer paso de auditor a de la informaci n aclaraci n de pacientes coincidentes o compartidos para la aclaraci n de novedades grupales especificando para cada uno de esos grupos los pasos a seguir 2 Una vez realizado el cruce el sistema de informaci n notifica autom ticamente a los correos inscritos de las entidades en el sistema de informaci n de la CAC que en su base
9. ontiene alg n tipo de error se le realiza una notificaci n de errores por el correo a cada una de las Entidades indic ndoles que tiene un n mero de registros con error y que la base de datos que contiene esos errores se encuentra publicada para su consulta y verificaci n en el Micrositio de cada una de ellas 5 Cada Entidad debe ingresar a su Micrositio en la p gina web de la CAC para visualizar el listado de errores que deben ser corregidos por las Entidades con el usuario y clave asignado por la CAC 6 Cuando la Entidad realice las correcciones respectivas deber cargar nuevamente la base de datos completa las veces que sea necesario hasta que no presente ning n tipo de error y el sistema le notifique el n mero de radicaci n v a correo electr nico a la direcci n registrada por la Carrera 45 N 103 34 Bogot Colombia PBX 1 6021820 6011125 www cuentadealtocosto org PROCESO Cargue y auditoria de la Informaci n EPS EOC Resoluci n 4725 2011 Resolucion 783 2012 INFORMACI N EPIDEMIOL GICA CUENTA DE ALTO COSTO Fondo Colombiano de Enfermedades de Alto Costo Medici n Enero 31 de 2013 C digo CAC IEP2 01 INFORMACION EPIDEMIOLOGICA A Fecha de emisi n 30 01 2013 Versi n 00 Entidad en el sistema de informaci n de la CAC Esto se debe realizar teniendo en cuenta la fecha l mite para el cargue de informaci n seg n cronograma de actividades 7 Si la EPS desea volver a cargar la i
10. s posible aplicar la novedad y por lo tanto se notifica que el registro queda como lo report la entidad y se aplicar el procedimiento definido por la CAC seg n el caso 7 La CAC publica un cuadro con los totales de pacientes que arroja la base de datos de cada EPS EOC y es responsabilidad de cada entidad verificarlos y solicitar ajustes si lo requiere Con silencio administrativo una vez vencido el plazo o con correo aprobatorio se da por aceptado el cuadro de totales 8 Una vez aplicadas todas las novedades y verificados los totales se procede al cierre de la base de datos de la correspondiente medici n La CAC extrae la base de datos AJUSTADA CON NOVEDADES la publica en el micrositio de cada entidad saca una copia de seguridad la codifica y se entrega a la firma Auditoria para que realice el c lculo de tama o de muestra y definir el muestreo correspondiente para las gestantes reportada y para los pacientes con TB e identifique todos los registros reportados con VIH y los menores de 18 meses hijos de madres infectadas por el virus de VIH e iniciar la auditoria de campo para constatar la veracidad del contenido que env o cada EPS EOC Carrera 45 N 103 34 Bogot Colombia PBX 1 6021820 6011125 www cuentadealtocosto org PROCESO Cargue y auditoria de la Informaci n EPS EOC Resoluci n 4725 2011 Resolucion 783 2012 INFORMACI N EPIDEMIOL GICA CUENTA DE ALTO COSTO Fondo Colombiano de Enfermedades de Alto Costo
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