0001 fecha: 06/08/20 - Federación Nacional de cafeteros
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1. al caficultor se debe proceder a realizar el pago con cheque girado a nombre del caficultor con sello de Paguese nicamente al Primer Beneficiario o transferencia bancaria a la cuenta bancaria del caficultor 5 4 Marcar Factura Una vez realizado el pago inmediato del apoyo se debe marcar el original de la factura o documento equivalente con el sello para indicar que el apoyo correspondiente a esa factura o documento equivalente ya fue pagado al caficultor El sello dice Protecci n del ingreso cafetero PIC PAGADO Por valor de Autorizaci n n mero Forma de pago Cheque __ Transferencia _ Recib Firma del caficultor Los Operadores Privados deben archivar estas facturas o documentos equivalentes por n mero de aprobaci n 5 5 Actualizar Informaci n en aplicativo AIC PIC Con la informaci n del IVR se debe proceder a actualizar la informaci n del aplicativo AIC PIC En AIC PIC queda la informaci n registrada en el IVR luego el Operador Privado debe legalizar cada una de las facturas o documentos equivalentes creados completando la siguiente informaci n v a de pago banco n mero cheque o confirmaci n de la transferencia bancaria y celular del caficultor 5 6 Ingresar al aplicativo a complementar los datos Los Operadores Particulares deben ingresar a www aic federaciondecafeteros org por el m dulo de legalizaci n IVR y pueden complementar los datos individual o masivamente e Ver manua2. convocatoria y con sujeci n a los procedimientos de los anexos respectivos 5 CONTENIDO 5 1 SISTEMAS DE INFORMACI N 5 1 1 Sistema de Informaci n Cafetero SICO Es una herramienta de planeaci n para la organizaci n conformada por una base de datos nica geo referenciada de cobertura nacional que le permite a la organizaci n y a los caficultores acceder a trav s de la tecnolog a Web a consultar analizar y visualizar la informaci n b sica de los caficultores fincas y lotes cafeteros registrados sta base de datos es actualizada de forma permanente en campo por el Servicio de Extensi n y es registrada en l nea 5 1 2 Aplicativo AIC PIC Sistema de informaci n WEB que permite la liquidaci n del AIC PIC a trav s del registro de las facturas o documento equivalente en los puntos de compra de las Cooperativas Comit s de Cafeteros y sucursales de Almacaf 5 2 C mo realizar el Pago del apoyo 5 2 1 Registrar Tel fono para realizar llamada IVR Previamente el Operador Privado debe registrar ante la Federaci n Nacional de Cafeteros al correo pic soporteOcafedecolombia com el los tel fono s del cual se realizar la llamada a la l nea 018000951212 As mismo debe informar el horario de atenci n en el que se podr n realizar las llamadas y registrar un correo electr nico al cu l se enviar n los n meros de autorizaci n de los auxilios PIC pagados 5 2 2 Comprar Caf Una vez el cafetero se acerque a ve
3. de caf Para Pergamino Seco digite 1 gt Para H medo digite 2 Para Cereza digite 3 Usted seleccion XXXXXXXX Para Confirmar Marque 1 Para Corregir Marque 2 Indique la cantidad en kilos de caf YYYYY gt Donde YYYYY es el tipo de caf seleccionado Usted Ingres XXXXXXXX kilos de caf YYYYY Para Confirmar Marque 1 Para Corregir Marque 2 Indique el numero de la factura Usted Ingres el n mero XXXXXXXX Para Confirmar Marque 1 Para Corregir Marque 2 PASO 4 e El sistema IVR valida en el SICA si tiene producci n estimada disponible Si es un caficultor y no tiene cargas estimadas disponibles el IVR informa el siguiente mensaje y termina la llamada A la Fecha el caficultor no tiene producci n estimada disponible en SICA El caficultor debe comunicarse con su comit Por Favor registre la factura por el sistema WEB En este caso el Operador Privado debe informarle al caficultor que entregue la factura o documento equivalente al comit m s cercano Mensaje de despedida Si el caficultor no tiene asociada la informaci n tributaria correspondiente el IVR informa el siguiente mensaje El caficultor no tiene asociada informaci n tributaria para el c lculo de la retenci n Favor registre la factura por el sistema WEB En este caso el Operador Privado debe informarle al caficultor que entregue la factura o do
4. FEDERACI N NACIONAL DE C DIGO FE EP D CAFETEROS DE COLOMBIA 0001 D e deis pei EFE Mao FECHA 06 08 2013 A PAGO PIC POR OPERADORES E aci aci VERSION 1 aros de Colas PRIVADOS 1 OBJETIVO Establecer las actividades que deben seguir los Operadores Privados tal como este t rmino se define en los documentos del Reglamento para la Selecci n de Operadores Privados del PIC para realizar el pago inmediato del subsidio del programa de protecci n al ingreso cafetero PIC 2 ALCANCE Aplica para el pago del auxilio del programa de protecci n al ingreso cafetero PIC realizado por Operadores Privados autorizados Rige a partir del 12 de agosto hasta el 31 de diciembre de 2013 o hasta que se agoten los recursos del Programa lo primero que ocurra 3 CONDICIONES GENERALES 3 1 Origen de los recursos Los recursos entregados al Operador Privado a t tulo del anticipo PIC permanecen como propiedad del FoNC El FoNC girar al Operador Privado los PIC correspondientes al monto se alado en los anexos del Contrato Dicho valor en ning n caso superar 1 2 veces el valor de los subsidios correspondientes a las compras de caf en cargas de caf pergamino seco de 125 kg acreditadas por el Operador Privado durante la fase de selecci n que dio lugar a la celebraci n del Contrato 3 2 Tipo de caf y Equivalencias en caf para liquidaci n de AIC PIC El tipo de caf es pergamino seco o su equivalente en caf h medo o en caf c
5. c dula del caficultor Usted Ingres el n mero XXXXXXXX Para Confirmar Marque 1 Para Corregir Marque 2 e El sistema IVR valida si es un caficultor en el sistema de la FNC Si no es un caficultor registrado en Sica informa el siguiente mensaje y termina la llamada Esta c dula no se encuentra registrada en el sistema SICA El caficultor debe comunicarse con su comit Mensaje de despedida Si es un caficultor registrado en Sica informa el siguiente mensaje La cedula es HHH perteneciente a Nombre del caficultor Si el caficultor se encuentra activo en el programa de fertilizantes el sistema informa el siguiente mensaje y termina la llamada Este caficultor se encuentra en el programa de fertilizantes para acceder al apoyo debe registrar la factura por el sistema WEB En este caso el Operador Privado debe informarle al caficultor que entregue la factura o documento equivalente al comit m s cercano Mensaje de despedida Si el caficultor tiene una cuenta por cobrar o conciliaci n pendiente el sistema informa el siguiente mensaje y termina la llamada Esta factura debe ser registrada por el sistema WEB En este caso el Operador Privado debe informarle al caficultor que entregue la factura o documento equivalente al comit m s cercano Mensaje de despedida PASO 3 e El sistema IVR solicita la siguiente informaci n al comprador de caf Indique el tipo
6. cumento equivalente al comit m s cercano Mensaje de despedida Si ya existe esa factura para ese tercero el IVR informa el siguiente mensaje Este n mero de factura ya existe en el sistema PIC Para Corregir Marque 1 Si se selecciona esta opci n vuelve al flujo donde se solicita el n mero de la factura en el paso 3 Para Salir Marque 2 Mensaje de despedida Si el caficultor tiene cargas disponibles y el valor del apoyo esta dentro de los rangos definidos por FNC el IVR le informa la siguiente informaci n dependiendo si se aplica o no retenci n Si no se aplica retenci n El valor del apoyo PIC para el caficultor es HHHHHHHHHH Para Repetir Marque 1 Para solicitar autorizaci n de pago al caficultor Marque 2 Para cancelar la transacci n Marque 3 Si se aplica retenci n El valor del apoyo PIC para el caficultor es HHH HHHHHHH despu s de aplicar la retenci n Para Repetir Marque 1 Para continuar y confirmar la operaci n Marque 2 PASO 5 El sistema IVR realiza la transacci n en el aplicativo PIC de FNC descuenta de la producci n estimada las cargas autorizadas y le informa al comprador el siguiente mensaje Transacci n realizada el n mero de autorizaci n es HHHHHHHHHH Para Repetir Marque 1 para terminar cuelgue 5 3 Realizar Pago del auxilio del Programa PIC Una vez el sistema IVR le confirme el valor del apoyo a pagar
7. ereza con las tasas de conversi n respectivas El caf se comercializa en caf pergamino seco o en su equivalente El caf que sea comercializado como h medo o cereza se liquidar en su equivalente a la carga de caf pergamino seco que para h medo es 2 kg de h medo por 1kg de pergamino seco y para cereza es de 5kg de cereza por 1kg de pergamino seco Se reconoce el pago de caf verde seg n el procedimiento que establece y comunica la FNC 3 3 C mo se reconoce el apoyo El apoyo se reconoce previa presentaci n del original y copia del documento equivalente a factura o de dos copias de la factura si es el caficultor quien expide la factura de venta Se requiere presentaci n de factura o documento equivalente para que el sistema se asegure que lo reciben exclusivamente los caficultores en funci n del caf que cosechan y comercializan ellos mismos As se busca evitar que haya terceros no cafeteros que se aprovechen de los recursos 3 4 Pago Inmediato a trav s de Operadores Privados Se realiza el pago del PIC una vez se vende el caf requiere de presentaci n de factura o documento equivalente a trav s de cheque girado a nombre del caficultor con sello de Paguese nicamente al Primer Beneficiario o transferencia bancaria girado realizada a la cuenta del caficultor que est vendiendo el caf El pago est sujeto a disponibilidad de producci n estimada seg n registro SICA del caficultor 4 GLOSARIO PIC E
8. l de usuario e Ver anexo de legalizaci n de anticipo 5 7 Generar reportes e Detalles Facturas IVR e Detalles Factura IVR por caficultor e Totalizado Facturas IVR Se anexa manual de usuario final sistema de informaci n apoyo protecci n del ingreso del Caficultor pago inmediato v1 0 5 8 Responsabilidades del Operador Privado e Mediante un contrato de mandato no remunerado sin representaci n el Operador Privado debe operar custodiar y entregar recursos del programa de protecci n del ingreso PIC a los Caficultores Beneficiarios en las cuant as aprobadas bajo el contrato respectivo e Prestar su colaboraci n al Gobierno Nacional y al Fondo Nacional del Caf en la distribuci n de subsidios del Programa a los Caficultores Beneficiarios de conformidad con las determinaciones que adopte el Gobierno Nacional el Comit Nacional de Cafeteros el Comit de Seguimiento y Evaluaci n del Programa y dem s normas que adicionen modifiquen o complementen el Programa 6 CONTROLES 6 1 De la factura e Que el n mero de la factura no se repita por el Operador Privado para cada caficultor e Que una vez se cancele se cambie de estado a pagada 7 ANEXOS N A
9. nder el caf a los puntos de compra de los Operadores Privados autorizados se expide el documento equivalente a factura cuando el caficultor no est obligado a facturar o se radica la factura de venta cuando el caficultor que vende al Operador Privado tiene la obligaci n de expedir factura y se ofrece la opci n de realizar el pago del apoyo PIC de forma inmediata 5 2 2 Validar pago inmediato IVR Antes de realizar el pago inmediato se debe validar la informaci n de la producci n estimada del cafetero as como el valor del apoyo PIC Para esto debe seguir los pasos que se describen a continuaci n iniciando con la realizaci n de una llamada a la l nea 018000951212 Descripci n del rbol de la llamada PASO 1 e Verifica si el tel fono del que se est llamando est inscrito en la lista correspondiente a los Operadores Privados si no est inscrito el IVR no contesta Las llamadas al IVR no generan costo para el Operador Privado e El IVR valida que la hora en la que se est haciendo la llamada se pueda hacer la transacci n Si no est en horario permitido informar lo siguiente y termina la llamada Las operaciones de pago inmediato PIC deben realizarse entre las 6 00 a m y 9 00 p m Mensaje de despedida e Siesta en horario permitido El IVR saluda al contestar la llamada Bienvenido al sistema para el pago inmediato PIC PASO 2 e ElIVR solicita la siguiente informaci n Marque el n mero de la
10. s el Programa de Protecci n del Ingreso Cafetero vigente a partir del 15 marzo del 2013 Factura La factura es un documento con valor probatorio que el vendedor expide al comprador y que acredita que ha realizado una venta por el valor y productos o servicios relacionados en la misma Documento equivalente El documento equivalente a la factura es el documento soporte que reemplaza a la factura en las operaciones econ micas realizadas con no obligados a facturar y es expedido por el comprador al vendedor IVR Interactive Voice Response que se traduce del ingl s como respuesta de voz interactiva Es un sistema telef nico que es capaz de recibir una llamada e interactuar con el humano a trav s de grabaciones de voz y el reconocimiento de respuestas simples como s no u otras Es un sistema automatizado de respuesta interactiva orientado a entregar y o capturar informaci n a trav s del tel fono permitiendo el acceso a servicios de informaci n u otras operaciones Operador Privado personas jur dicas o naturales que fueron seleccionadas y contratadas como Operadores para colaborar con el Gobierno Nacional y el FoNC mediante contrato de mandato no remunerado para la administraci n y entrega a los caficultores de los subsidios del Programa de Protecci n del Ingreso Cafetero PIC de conformidad con las Resoluciones expedidas al efecto por el Comit Nacional de Cafeteros resoluciones que hacen parte del respectivo reglamento de
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