Abrir - DIF Sonora
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1. Buscar si ya existe la serie deseada Se selecciona y se hacen los cambios pertinentes Existe la serie Si no existe se da de alta Traspasos Se buscan los documentos que se desean traspasar Se seleccionan los documentos a traspasar Se busca el lugar a donde se desean traspasar Se selecciona el lugar a donde se desea traspasar COORDINACION DE SISTEMAS Y TECNOLOGIAS 9 Jul 2014 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO 1 Serie En este modulo se consulta se da de alta y se modifica las series pantalla 3 E ARCHIVO Actualizar Subserie Documentos Cat logos Reportes administraci n Pantalla 3 a Consulta En este apartado se busca las series que se han dado de alta en el sistema l cual cuenta con filtro para facilitar la b squeda Ver pantalla 4 E http Hfondo difson gob mx Sistema de Archivo Microsoft Internet Explorer SISTEMA DIF SONORA ASIGNACI N DE SERIES ARCHIVO WE 4 Consulta 2 Serie En Documentos A E Series Criterios de B squeda Asignacion de Series Clave 0010 01 01 00 ENLACE ADMINISTRATIVO FES Actualizar Subserie gt L Descripci n ENLACE ADMINISTRATIVO FES O Serie ACTAS E Documentos C Subserie ACETATOS LS E Cat logos Cl Tipo CONCENTRACI N E Movimientos C Clasificaci n CONFIDENCIAL archivado en EAA JUNTA DE a MUEBLE 2 ACTAS GOBIERNO TRAMITE PUBLICA CAR2. Favoritos 4 LS a C nt rel 3 Direcci n http www difson gob mx sistemas acceso frmprincipal aspx v gt Ir v nculos 7 TE Logout Sistemas DIF Sonora Bienvenido alicia solano B gt A ESTUDIO A eran EVALUACION poet did ercer A VIATICOS COMPRAS meras 4 3 ja E Sistema de Estudio Socio Sistema de captura Vi ticos Sistema de Compras Sistema de Evaluaci n de econ mico de DIF Sonora para empleados DIF Sonora de DIF Sonora Metas de DIF Sonora gt oTa o bi DOCUMENTOS 4 2 mvo O samoa da semo DOCUMENTOS as o NE Sistema de Archivo Sistema de Control Sistema de Seguimiento de Co Sistema de Documentos de Y de DIF Sonora Vehicular de DIF Sonora rrespondencia de DIF Sonora Calidad de DIF Sonora 4 SERVICIOS G o mama Ge SOPORTE Sistema de Servicios Gene Sistema de Infraestructura Solicitudes de rales de DIF Sonora de DIF Sonora Soporte Cambiar Ayuda E Listo sitios de confianza Pantalla 2 Una vez abierto el Portal de DIF Sonora a la izquierda se muestra los Sistemas a los cu les se tiene acceso Para abrir el Sistema de Archivo se da clic en Archivo y despu s se selecciona la opci n de Sistema de Archivo El Sistema de Archivo tiene los m dulos de Serie Traspasos y Reportes para el manejo de las reas A continuaci n se muestra el flujo y despu s se explican cada una de ellas COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 3 9 Jul 2014 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO Serie
3. de caja y bis 3 Para que muestre el reporte es necesario que se de clic en el bot n de Ver Reporte COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 10 9 Jul 2014 Y MANUAL DE USUARIO ARCHIVO 4 El reporte de relacion de documentos hay de dos tipos el de concentraci n y el de tr mite El de concentraci n solicita la clave de archivo el n mero de caja y bis y el de tr mite s lo la clave Ver pantalla 10 5 Para ver el reporte dar clic en el bot n de Ver Reporte Aito to 7 a REPORTE DE RELACI N DE DOCUMENTOS NE ARCHIVO E series Documentos E Cat logos Movimientos al E Reportes Letrero de Cajas A Relaci n de Documentos CONCENTRACI N O HIST RICO TR MITE Clave TODAS Caja Relaci n de Documentos O CONCENTRACI N HIST RICO TR MITE Clave Mil eben ENLACE ADMINISTRATIVO FES Pantalla 10 COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 11 9 Jul 2014
4. MANUAL DE USUARIO SEMA DE ARCHIVO MANUAL DE USUARIO ARCHIVO l Introducci n El Sistema de Archivo es una herramienta para llevar un control de los documentos que maneja el DIF Sonora el cu l proporciona una manera m s f cil de b squeda y acceso II Acceso al sistema Para entrar al Sistema de Archivo es necesario entrar a la siguiente direcci n de Internet www difson gob mx Sistemas Acceso donde se va abrir la pantalla 1 4 Acceso a Sistemas de DIF Sonora Microsoft Internet Explorer Archivo Edici n Yer Favoritos Herramientas Ayuda a Q wes Q x a A pa B squeda Ip Favoritos Es lt y ps fw La En rel 3 Direcci n l http www difson gob mx sistemasfacceso ee g Ir vinculos Sistemas DIF Sonora Zimbra O LOR Milas alicia solano eovccccces G ACCESO SISTEMAS DIF SONORA DIF SONORA Listo Sitios de confianza Pantalla 1 1 Nombre del usuario El usuario es proporcionado por el rea de Sistemas y Tecnolog as del DIF Sonora 2 Contrase a La contrasena es proporcionado por el rea de Sistemas y Tecnolog as del DIF Sonora 3 Para entrar al portal de DIF Sonora se da clic en el bot n Entrar Que va abrir la pantalla 2 COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 2 9 Jul 2014 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO 4 Sistemas DIF Sonora Microsoft Internet Explorer Archivo Edici n Ver Favoritos Herramientas Ayuda gt GE p pon m E Q aves QJ x a A 7 B squeda Pp
5. PETA 4064B 2011 2011 x A ACTAS ADMINISTRATIVAS CONCENTRACI N PUBLICA FOLDER CAJA 1984 2007 x 2 ACTAS HECHOS TR MITE P BLICA CARPETA CAJA 2004 2012 x Volver JUNTA DE 5 4 Es ACTAS GOBIERNO TR MITE PUBLICA CARPETA CAJA 2004 2012 x ACUERDOS CONCENTRACI N P BLICA FOLDER CAJA 1984 2009 x A ACUERDOS ACUERDOS CONCENTRACI N P BLICA CARPETA CAJA 2010 2011 K ACUERDOS o MUEBLE ACUERDOS D GRAL TRAMITE PUBLICA FOLDER 3413A 7 x P y El Listo MD Internet COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 5 9 Jul 2014 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO Pantalla 4 1 Se especifica filtro de busqueda y se da clic en el boton Buscar Se muestra el resultado de la busqueda Si se desea ver la serie se da clic en 4 Si se desea eliminar serie de da clic en x para eliminarla esta no debe estar relacionada con ningun lugar archivado 5 Si se desea dar de alta una serie dar clic en el bot n de Agregar Serie W N b Serie Se muestra la informaci n de la serie como la clave el tipo de archivo la serie la subserie la clasificaci n la unidad de medida y el lugar donde sta archivada como se muestra en la pantalla 5 ASIGNACI N DE SERIES 4s Consulta A Serie Ei Documentos Informaci n de la Serie O E III Clave 0901 01 00 00 DIRECCI N GENERAL v Descripci n DIRECCI N GENERAL Color Tipo de Archivo CONCENTRACION Establecer Serie Serie ACUERDOS ww Subserie ACUERDOS D GRAL v Clas
6. chivado determinado es necesario dar clic en el al cual se desea consultar y se va abrir la pantalla 6 2 Traspasos En este m dulo las reas van a poder traspasar los documentos de otras series de la misma rea pero stos deben estar con el estado de prestados Ver pantalla 7 SISTEMA DIF SONORA ARCHIVO Series Documentos Cat logos Movimientos Reportes Administraci n Clave Pantalla 7 COORDINACION DE SISTEMAS Y TECNOLOGIAS 8 9 Jul 2014 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO 1 Se especifica la clave la serie la subserie la clasificacion y el lugar donde se encuentra archivado el documento que se desea traspasar Ver pantalla 8 2 Para realizar la consulta se da clic en el boton de Buscar Documentos 3 Se seleccionan los documentos que se desea traspasar 4 Se especifica la serie la subserie la clasificaci n el tipo de archivo el lugar donde esta archivado y la unidad de medida de donde se desea traspasar 5 Se da clic en el bot n de Buscar para que salgan las series que cumplen con las condiciones 6 Se selecciona a la cual se desea traspasar 7 Para realizar el traspaso se da clic en el bot n de Guardar 8 Para cancelar la operaci n se clic en el bot n de Cancelar Informaci n del Traspaso Clawe 0010 01 01 00 ENLACE ADMINISTRATIVO FES Descripci n ENLACE ADMINISTRATIVO PES Serie ACTAS we Subserie ADMINISTRATIVAS e Clasificaci n P BLICA eS Archivad
7. ificaci n CONFIDENCIAL v Unidad de Medida CARPETA w Archivar Serie ai di Liria Y O existente Nueva 0 No de Caja 1 Bis O Ubicaci n CALZADA PROGRESO ESQ CON CALLE EBANISTAS COL ADOLFO DE LAI Observaciones ja Guardar Serie A Caja Bis A o Inicio A o Fin Seleccionar A 2012 2012 2012 2012 2012 2013 2013 2013 2007 2013 E Pantalla 5 COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 6 9 Jul 2014 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO Nueva Serie 1 En una serie nueva se van a llenar los datos especificados 2 Una vez especificado el lugar de archivado se va a poder seleccionar uno ya existente o uno nuevo 3 Para guardar la serie se da clic en el bot n de Guardar despu s se va a mostrar la pantalla para la captura de documentos Ver pantalla 6 OFICINA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO REGISTROS i CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 5 CAJA 6 BISO F lt Eliminar Documentos Seleccionados E Agregar Documento ENLACE ADMINISTRATIVO FES ACTAS JUNTA DE GOBIERNO MUEBLE ESTANTE 40646 Informaci n del Documento Mombre del Documenta OFICIO A o 2014 Hombre del Archivo Extensi n Int PDF LG Guardar Documento ENLACE ADMINISTRATIVO FES ACTAS JUNTA DE GOBIERNO MUEBLE ESTANTE 4064B Informaci n del Documento Datos de archivo adjunto Archivo Adjunto Examinar Nombre DO mismo nombre del archivo No Hojas 1x Cancelar IO A adir Archiv
8. o Pantalla 6 4 Consulta de los documentos que contiene el lugar archivado 5 Si se desea dar de alta un documento dar clic en el bot n de Agregar Documento 6 Se captura el nombre del documento el a o y se puede adjuntar alg n archivo 7 Para adjuntar un archivo se da clic en el bot n de Adjuntar Archivo COORDINACI N DE SISTEMAS Y TECNOLOG AS 7 9 Jul 2014 11 12 13 MANUAL DE USUARIO ARCHIVO Se selecciona el archivo que se desea adjuntar se especifica el nombre que va a tener el archivo en el Sistema y el numero de paginas que contiene Se da clic en bot n para A adir Archivo Si se desea agregar otro archivo volver al paso 7 Son los archivos que se han adjuntado Para eliminar un archivo se da clic en x Si el documento se encuentra en concentraci n es necesario comunicarse con el rea de Enlace para solicitar la eliminaci n del archivo i Para descargar el archivo se da clic en J Si el archivo ya fue guardado con anterioridad va a mostrar la opcion para poderlo descargar Para guardar el documento se da clic en el boton de Guardar Documento Para cancelar la accion y regresar a la consulta de los documentos se da clic en el boton de Regresar a Consulta de Documentos Serie Existente En una serie ya existente solamente se van a poder modificar las observaciones y anadir un lugar archivado existente o nuevo o eliminar alguno Para ver los documentos existentes en un lugar ar
9. o en CAJA FE Ano 1997 v 2 Eh Buscar Documentos Documentos i 3 FES ENTREGA RECEPCI N 1997 CONCENTRACI N FOLDER 1997 ees LA ENTREGA RECEPCION DE LA ADMINISTRACI N ESTATAL comcENTRACI N FOLDER wee 1997 O Pantalla 8 COORDINACION DE SISTEMAS Y TECNOLOGIAS 9 9 Jul 2014 Mover a Clave Serle Subserie Clasificaci n P BLICA Tipo Archivado ent CAJA el Unidad de Medida 3 Reportes Las reas van a contar con dos reportes el de letrero de MANUAL DE USUARIO ARCHIVO 0010 01 01 00 ENLACE ADMINISTRATIO FES w ACTAS AGMINISTRATIVAS A 4 4 CONCENTRACI N FOLDER 4s 7 ja Guardar x Cancelar Continuaci n Pantalla 8 cajas y el de relaci n de documentos Ver pantalla 9 Aito 7 a REPORTEDELETRERO DE CAJAS E ARCHIVO Letrero de Caja Clave 0010 01 01 00 ENLACE ADMINISTRATIVO FES E a 1 Bis 0 Ba Series ol 7 A Documentos aver Reporte Catalogos f ea Letrero de Cajas A a O proms LETRERO DE CAJAS E Administraci n all 5 Clave CLAVE ARCHIVO 001 0 01 01 00 DIRECCION GENERAL DEL FONDO ESTATAL DE SOLIDARIDAD DIRECCION DE PLANEACION Y FINANZAS ENLACE ADMINISTRATIVO FES ENI ACF ANMINISTRATIVA FES Pantalla 9 1 Seleccionar el tipo de reporte el cual se desea consultar 2 Si se selecci n el de letrero de cajas es necesario especificar la clave el n mero
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