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manual ordenes de compra

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1. A Pagina Inicial La Pantalla Inmediatamente Anterior Men del Usuario Donde se Encuentran las Aplicaciones M dulos 5 Cerrar Sesi n Terminar de Trabajar con Nuestro Usuario Para Trabajar Con SIIS procedemos a dar clic enlai para visualizar el Men Del Usuario Parametrizado por el Administrador del Sistema GESTION COMPRAS DUANA MANUAL DE USUARIO CREACION 6 DE 17 ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS Sabado 13 de Noviembre de 2010 Dii DUANA 8 CIA LTDA BE DONCEL MONTALYO MONICA MENU DEL USUARIO Administracion de Farmacias 5 Administracion de Farmacias ADMINISTRACION DE FARMACIA AFILIACIONES EJ MODULO DE AFILIACIONES AFILIACIONES 23 ATENCION ORDENES SERYICIO I menu de atencion de ordenes de servicion ATENCION ORDENES SERYICIO LA CONFIGURACION DEL USUARIO E Modulo de Configuracion del usuario CONFIGURACION USUARIOS LA DISPENSCION ESM B DISPENSACION ESM CA DOCUMENTOS DE BODEGA E DOCUMENTOS DE BODEGA DOCUMENTOS DE BODEGA Formulacion Extemna B Formulaci n Externa Mindefensa FORMULACION EXTERNA MINDEFENSA Figura 4 Men Principal Este es el Men del usuario Parametrizado por el Administrador del Sistema quien define los tems del sistema que el usuario posiblemente necesite y o requiera usar Se dice posiblemente porque a pesar de que el usuario pueda ver n tems en su men no garantiza que pueda acceder a
2. n en Salud Figura 1 Pagina Principal Pantalla Principal del Sistema Para Iniciar Sesi n dar clic en Iniciar Sesi n D a DUANA amp CIA LTDA Autenticaci n del Usuario Usuario YAA Contrase a D P gina Inicial Figura 2 Pantalla de Ingreso al Sistema GESTION COMPRAS MEDICAMENTOS Y EQUIPOS MEDICOS MAN UAL DE USUARIO CREACION ipod ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS Pantalla de Ingreso al Sistema Ingresar el usuario y Contrase a Proporcionada por el administrador del Sistema en el formulario y Aceptar Si el Usuario o la Contrase a fue mal digitada o sencillamente el usuario no Existe SIIS despliega un mensaje informativo del error Fall en la autentificaci n verifique su contrase a o el estado de su usuario con el administrador del sistema Si todo va de manera correcta Conseguiremos la siguiente Pantalla donde aparecer n nuevos Controles que permanecer n mientras la Sesi n permanezca Abierta Maries Di A DUANA amp CIA LTDA ARIO LAR MEDINA SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACI N EN SALUD IPSOFTsa Sistema integral de Informaci n en Saluc Martes 01 de Junio de 2010 Figura 3 Controles de Sesi n MAURICIO ADRIAN MEDINA SANTACRUZ Al Ingresar al Sistema en la parte superior Aparece La Fecha Actual El Usuario que ha Ingresado al Sistema y tres Controles que permanecer n durante la Sesi n
3. compra GESTION COMPRAS MEDICAMENTOS Y EQUIPOS MEDICOS MAN UAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS PAGINA 13 DE 17 Los resultados de la b squeda muestra la informaci n del numero de orden la identificaci n el nombre del proveedor el usuario que la realizo y la fecha de registro Adicional a esta informaci n aparece una serie de iconos que permiten realizar las siguientes actividades El icono permite ir a una ventana que muestra en la informaci n general de la orden de compra DETALLE DEL DOCUMENTO DE ORDEN COMPRA VALOR CODIGO DESCRIPCION CANTIDAD UNITARIO ACETAMINOFEN 500MG C X 100 TAB 500 MG TABLETA CAJA 0462A00 10007 X 100 GEN FAR S A sala VOLVER Figura 19 informaci n orden de compra El icono genera una pantalla donde se puede guardar las condiciones de orden de compra de los productos DETALLE DEL DOCUMENTO DE ORDEN COMPRA CONDICIONES DE COMPRAS DE PRODUCTOS CONDICIONES A GUARDAR VOLVER Figura 20 Condiciones de compra de productos GESTION COMPRAS DUANA PAGINA MEDICAMENTOS Y EQUIPOS MEDICOS MANUAL DE USUARIO CREACION a DE i ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS El icono se puede imprimir el reporte de la orden de compra f El icono M permite anular el documento 4 2 5 Modificar orden de compra E El icono 5 permite realizar modificaciones a la orden de compra inmediatamente se genera un mensaje informativo donde se advier
4. y el valor del IVA si aplica Una vez se diligencien todos los campos se debe dar clic en Adicionar GESTION COMPRAS DUANA ES MANUAL DE USUARIO CREACION PAGINA ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS 4 2 3 Creaci n orden de compra Cuando se adicionan los productos a la orden de compra se genera un documento temporal que permite ver el c digo del producto la descripci n el n mero de unidades el valor IVA el valor unitario y el valor total de la orden Si es necesario crear m s productos se realiza nuevamente el proceso explicado en el punto 4 2 2 adicionar productos Si es necesario eliminar un producto del documento temporal se debe hacer clic en el icono T y si se requiere eliminar el documento se debe dar clic en el aviso ELIMINAR DOCUMENTO IDENTIFICACION NIT 817001644 PROVEEDOR GENFAR S A SE CREO LA ORDEN DE PEDIDOS No 742 PRODUCTO Codigo Producto Descripcion IVA NUMERO DE UNIDADES PRECIO DE COMPRA CODIGO NUMERO PRODUCTO DESCRIPCION UNIDADES IVA VALOR OP 046240010007 EME 500MG C X 100 TAB 500 MG TABLETA CAJA X 100 GEN FAR ETT 0 000 15 00 SubTotal 300 00 Iva 0 00 Total 300 00 CONFIRMAR DOCUMENTO ELIMINAR DOCUMENTO Figura 15 Documento temporal orden de compra Para confirmar el documento se da clic en el aviso CONFIRMAR DOCUMENTO e inmediatamente se genera el documento definitivo y el sistema genera nuevamente la pantalla de me
5. GESTION COMPRAS NN a MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS CREACION ORDEN DE COMPRA MANUAL PARA CREAR ORDENES DE COMPRA EN EL APLICATIVO SIIS DUANA Y CIA LTDA 2009 GESTION COMPRAS MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS TABLA DE CONTENIDO 1 PROPOSITO 2 ALCANCE 3 RESPONSABLE 4 DESARROLLO 4 1 ACCESO AL SISTEMA 4 2 MODULO RDENES DE COMPRA 4 2 1 Men principal rdenes de compra 4 2 2 Adicionar productos 4 2 3 Creaci n orden de compra 4 2 4 Consultar orden de compra 4 2 5 Modificar orden de compra 4 2 6 Unificar rdenes de compra 4 3 SALIR 4 3 DIAGRAMA DE FLUJO PAGINA 2 DE 17 11 11 14 15 17 17 GESTION COMPRAS DUANA MEDICAMESTOS Y EQUIPOS MEDICOS Figura 1 Figura 2 Figura 3 Figura 4 Figura 5 Figura 6 Figura 7 Figura 8 Figura 9 Figura 10 Figura 11 Figura 12 Figura 13 Figura 14 Figura 15 Figura 16 Figura 17 Figura 18 Figura 19 Figura 20 Figura 21 Figura 22 Figura 23 Figura 24 Figura 25 Figura 26 Figura 27 MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS TABLA DE FIGURAS Pagina Principal Pantalla de Ingreso al Sistema Controles de Sesi n Men Principal tem Men Principal Modulo de Ordenes de compra Error Permisos del Modulo Usuario Con Permiso al Modulo Seleccionar centro de utilidad Men principal rdenes de compra Buscador proveed
6. Proveedo VOLVER Figura 10 Buscador proveedores En este buscador se ingresa el tipo de identificaci n o el nombre del proveedor y se da clic en buscar proveedores GESTION COMPRAS MEDICAMENTOS Y EQUIPOS MEDICOS MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN COMPRA APLICATIVO SIIS GEMERAR PREORDEMES ORDENMES BUSCAR PRE ORDERN CONSULTAR ORDEN COMPRAS UNIFICAR ORDEMES DE COMPRAS POR PROYEEDOR CREAR DOCUMENTO POR PRODUCTOS PENDIENTES ORDEM C0MmPRA7j CREAR DOCUMENTO DE COMPRA Sin Rotacion gentar Buscar Proweedor HIT 817001644 GEMNFAR A Continuar OC con NIT 317001643 CENFAR S A YWOLYER Figura 11 resultados busqueda proveedor Los resultados de la b squeda se generan en una lista desplegable de la cual se debe seleccionar el proveedor y dar clic en continuar Oc con como se muestra en la figura 11 4 2 2 Adicionar productos DOCUMENTO DE ORDEN DE COMPRA IDENTIFICACION NIT 817001644 PROVEEDOR GENFAR S A U U SE CREO LA ORDEN DE PEDIDOS No 739 o_o PRODUCTO Codigo Producto Descripcion IVA NUMERO DE UNIDADES PRECIO DE COMPRA CODIGO PRODUCTO DESCRIPCION SubTotal 0 00 0 00 Total 0 00 NUMERO UNIDADES ELIMINAR DOCUMENTO Figura 12 Informaci n general documento orden de compra En esta pantalla se muestra la informaci n general del documento de orden de compra relacionando la identificaci n el nombre
7. dar clic sobre ella CODIFICACION PRODUCTOS E EMPRESA DUANA E CIA N Figura 7 Usuario Con Permiso al Modulo VOLVER Despu s de seleccionar la Empresa el sistema despliega las Bodegas pertenecientes a esta Para Continuar El Usuario debe Escoger la Bodega que va a trabajar GESTION COMPRAS DUANA MANUAL DE USUARIO CREACION 8 DE 17 ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS Seguidamente el usuario debe seleccionar el centro de utilidad para el cual va a realizar la orden de compra CENTRO DE UTILIDAD E CENTRO DE UTILIDAD BODEGAS DUANA Figura 8 Seleccionar centro de utilidad 4 2 1 Men principal rdenes de compra Consecutivamente se genera el men principal de rdenes de compra CUMPRAS MENU GENERAR PREORDENES ORDENES BUSCAR PRE ORDEN CONSULTAR ORDEN DE COMPRAS UNIFICAR ORDENES DE COMPRAS POR PROYEEDOR CREAR DOCUMENTO POR PRODUCTOS PENDIENTES ORDEN COMPRA CREAR DOCUMENTO DE COMPRA Sin Rotacion VOLVER Figura 9 Men principal rdenes de compra Para generar una nueva orden de compra se debe dar clic en CREAR DOCUMENTO DE COMPRA Sin rotaci n e inmediatamente aparece en la parte inferior un buscador de proveedores COMPRAS GENERAR PREORDENES ORDENES BUSCAR PRE ORDEN CONSULTAR ORDEN DE COMPRAS UNIFICAR ORDENES DE COMPRAS POR PROVEEDOR CREAR DOCUMENTO POR PRODUCTOS PENDIENTES ORDEN COMPRA CREAR DOCUMENTO DE COMPRA Sin Rotacion Tipo Id Todos y Nombre Buscar
8. del proveedor y un mensaje de informaci n donde se asigna el n mero de orden Para seleccionar los productos de la orden de compra se debe hacer clic en el icono de donde se despliega una nueva ventana que permite realizar la b squeda del producto GESTION COMPRAS MEDICAMENTOS XSTADOS Y EQUIPOS MEDICOS MAN UAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS PAGINA 10 DE 17 SELECCIONE PRODUCTO X CODIGO DESCRIPCION CONCENTRACION Pe Le dle TODOS 3 TODOS Limpiar Campo P gina 1 de 69 P ginas 2345678910 3 Figura 13 Buscador de productos orden de compra En esta ventana se puede realizar la b squeda de productos ya sea por c digo descripci n nombre concentraci n laboratorio o mol cula y se da clic en buscar DOCUMENTO DE ORDEN DE COMPRA NIT 817001644 A GENFAR S A SE CREO LA ORDEN DE PEDIDOS No 742 PRODUCTO 5 Codigo Producto 046240010007 ACETAMINOFEN 500MG X 100 TAB 500 MG TABLETA CAJA X 100 GEN FAR 5 4 IVA 0 000 NUMERO DE 20 UNIDADES PRECIO DE COMPRA 15 00 Descripcion CODIGO PRODUCTO DESCRIPCION NUMERO UNIDADES IVA VALOR SubTotal 0 00 Iva 0 00 Total 0 00 ELIMINAR DOCUMENTO Figura 14 Adicionar productos orden de compra Los resultados de la b squeda del producto muestra la informaci n de c digo del producto descripci n y precio de compra el usuario debe digitar el n mero de unidades
9. ellos debido a un control de permisos por modulo DESCRIPCION DEL ITEM DEL MEN A NOMBRE DEL MEN Es el nombre General del men Es general porque dentro del mismo puede existir uno o m s Links a aplicaciones B DESCRIPCION DEL ITEM Para Informaci n del Usuario el men Ofrece una breve descripci n sobre las aplicaciones ah instaladas C LINK DE LA APLICACI N Es quien nos permite ir a la aplicaci n instalada en el Sistema de Informaci n GESTION COMPRAS MEDICAMESTOS AxSLADOS Y EQUIPOS MEDICOS PAG MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS TERA 4 2 MODULO RDENES DE COMPRA Si el usuario que ha ingresado al sistema tiene Parametrizado el men de la Aplicaci n Entonces dar clic en ORDENES DE COMPRA 2 ORDENES DE COMPRA E Ordenes de compra Bodega Duana ORDENES DE m AUTORIZACION PR FUERA DE O C BUZON INF PROD INGRESAN A BODEGA Figura 5 tem Men Principal Modulo de Ordenes de compra Al dar Clic en el Men el sistema eval a si el usuario que intenta ingresar a la aplicaci n tiene permisos para hacerlo Si no tiene permisos aparecer la siguiente Pantalla al Usuario CODIFICACION PRODUCTOS EL USUARIO NO TIENE PERMISOS EN ESTE MODULO Figura 6 Error Permisos del Modulo Por lo que debe Consultar al Administrador del Sistema Si el usuario Tiene el Permiso Aparecer la Empresa a la que se encuentra registrado el usuario para ingresar se debe
10. n principal rdenes de compra Figura 9 4 2 4 Consultar orden de compra En el men principal de rdenes de compra existe la opci n de consultar el estado de una orden de compra para ello se debe dar clic en CONSULTAR ORDEN DE COMPRA como se muestra en la siguiente figura GESTION COMPRAS DUANA E E PAGINA MANUAL DE USUARIO CREACION 12 DE 17 ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS COMPRAS MENU GENERAR PREORDENES ORDENES BUSCAR PRE ORDEN CONSULT E M UNIFICAR ORDENES DE COMPRAS POR o CREAR DOCUMENTO POR PRODUCTOS CREAR DOCUMENTO DE COMPRA Sin Rotacion VOLVER Figura 16 Consultar orden de compra Seguidamente se genera un buscador de rdenes de compras CONSULTAR ORDEN COMPRAS TIPO DOCUMENTO SELECCIONE DOCUMENTO PROVEEDOR FECHA REGISTRO dd mm aaaa NUMERO ORDEN COMPRA Buscar Limpiar Campos Volver Figura 17 Buscador orden de compra En esta pantalla se puede buscar una orden de compra ya sea por tipo de documento el n mero de documento el proveedor la fecha de registro o con el n mero de orden de compra Al tener diligenciado uno de estos campos se da clic en Buscar TIPO DOCUMENTO SELECCIONE DOCUMENTO PROVEEDOR FECHA REGISTRO dd mm aaaa NUMERO ORDEN COMPRA Buscar Limpiar Campos P gina 1 de 1 Volver Figura 18 Resultados b squeda orden de
11. ompra si se requiere ver la informaci n detallada se debe dar clic en el icono donde despliega una ventana con los productos que se solicitan en la orden de compra Para seleccionar la orden de compra a unificar se debe dar clic en el icono y se da clic en UNIFICAR UNIFICAR ORDEN COMPRA FECHE E 644 DI0 11 2 SIS 651 2010 11 22 COMPANDI 8902303208 MIT OROEN FECHE COMPRA NO REGISTRO USUARIO DETALLE e AS MANGY DEL PILAR PERE E a MANC Y ODEL PICAR FEREZ A WoLwER Figura 26 Unificar orden de compra Con esta acci n finaliza el proceso y se genera una nueva pantalla con un mensaje informativo EL INGRESO SE HA REALIZADO SATISFACTORIAMENTE MENSAJE EL INGRESO SE HA REALIZADO SATISFACTORIAMENTE VOLVER Figura 27 Mensaje informativo unificaci n orden de compra GESTION COMPRAS DUANA MEDICAMESTOS Y EQUIPOS MEDICOS PAGINA MANUAL DE USUARIO CREACION 17 DE 17 ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS 4 3 SALIR Salir del Modulo Existe dos formas de salir del modulo 1 Botones V nculos Volver Yolver Vuelve a las Pantallas Anteriores hasta ir al Men Principal del Usuario 2 Bot n Men Principal Sesi n el bot n ubicado en la parte superior derecha de SIIS el Bot n nos permite ir directo al men Principal del usuario Salir del Sistema Para salir totalmente del sistema basta con presionar 0 bot n que se encuentra en la pa
12. ores resultados b squeda proveedor Informaci n general documento orden de compra Buscador de productos orden de compra Adicionar productos orden de compra Documento temporal orden de compra Consultar orden de compra Buscador orden de compra Resultados b squeda orden de compra informaci n orden de compra Condiciones de compra de productos Aviso modificaci n orden de compra Modificar orden de compra Unificar rdenes de compra por proveedor Selecci n proveedor para unificar orden de compra rdenes de compra con productos pendientes Unificar orden de compra Mensaje informativo unificaci n orden de compra PAGINA 3 DE 17 PAG WO WO 0 N Y OM Un a RbRRBRPRRPRBPBPEP PP PPP E UN Oo GESTION COMPRAS E MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS PAGINA 4 DE 17 1 PROPOSITO Suministrar las instrucciones necesarias en el manejo del aplicativo SIIS para realizar rdenes de compra de medicamentos y dispositivos m dicos 2 ALCANCE Gesti n compras 3 RESPONSABLE Jefe Gesti n compras Jefe Gesti nO Sistemas 4 DESARROLLO 4 1 ACCESO AL SISTEMA Para Ingresar al Sistema Integral de Informaci n en Salud SIIS ste se ubica en la siguiente direcci n Electr nica http 10 0 3 165 S IS DUANA index php DUANA CIA LTDA SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACI N EN SALUD IPSOFT sa Sistema Integral de Informaci
13. r clic en UNIFICAR ORDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR COMPRAS GENERAR PREORDENES ORDENES BUSCAR PRE ORDEN CONSULTAR ORDEN DE COMPRAS UNIFICAR ORDENES DE COMPRAS POR PROVEEDOR CREAR DOCUMENTO POR PRODUCTOS PENDIENTES ORDEN C A CREAR DOCUMENTO DE COMPRA Sin Rotacion Figura 23 Unificar rdenes de compra por proveedor Inmediatamente se genera una pantalla donde se debe seleccionar el proveedor de una lista desplegable UNIFICAR ORDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR DROGUERIA SAN JORGE FUNDAC INSTITUTO NEUROLOGICO DE ANTIOQUIA HOSPIRA LTDA EVE DISTRIBUCIONES 5 4 5 JANSSEN 5 4 SUPERTEX CUTIS LTDA ABBOTT LABORATORIES INTERDROGAS BIOART S A COMF ANDI DISTRIBUIDORA EXTRA DROGUERIA SAN JORGE DUMIAN MEDICAL 5 4 5 ETERNA EVE DISTRIBUCIONES 5 4 5 GENFAR S A HOSPIRA LTDA JUDITH BLANQUICETH VASQUEZ ha Figura 24 Selecci n proveedor para unificar orden de compra Una vez seleccionado el proveedor se genera una pantalla donde muestra las rdenes de compra que tienen productos pendientes GESTION COMPRAS 9 VANA PAGINA MANUAL DE USUARIO CREACION ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS 16 DE 17 UNIFICAR ORDENES DE COMPRA POR PROVEEDOR GENFAR S A 817001644 NIT in FECHE 2010 11 19 SIIS 781 2010 11 22 SIIS A YOLYER Figura 25 rdenes de compra con productos pendientes En esta pantalla se muestra la informaci n general de las rdenes de c
14. rte superior derecha de SIIS 4 3 DIAGRAMA DE FLUJO o Adicionar productos orden de compra v Crear orden de compra Realizar modificaci n orden de compra Es necesario modificar la orden de compra Figura 28 Diagrama de flujo REALIZADO POR Ing Kelly Tatiana Rodr guez Asistente de Calidad APROBADO POR Ing Mauricio Barrios Jefe de Sistemas
15. te que la orden ser suspendida mientras se realizan los respectivos cambios se da clic en Aceptar para continuar con el proceso de modificaci n La p gina en http 10 0 3 165 dice x Atencion Al modificar la Orden de Compra 742 Esta Ser Suspendida Mientras Hacen Los Cambios Cancelar Figura 21 Aviso modificaci n orden de compra Consecutivamente se genera una nueva ventana que permite realizar la modificaci n de la orden de compra ORDENES DE COMPRA CODIGO DESCRIPCION CONCENTRACION 16 TODOS MOLECULA TODOS Buscar Limpiar Campos P gina 1 de 1 CODIGO PRODUCTO DESCRIPCION UNIDADES VALOR ACETAMINOFEN 500MG C X 100 TAB 500 MG TABLETA CAJA X MODIFICAR ITEMS Figura 22 Modificar orden de compra Se puede modificar las unidades o el valor se da clic en el recuadro que aparece en la columna OP hasta que quede seleccionado y se da clic en MODIFICAR ITEMS Para ll cerrar la ventana se da clic en el icono x GESTION COMPRAS DUANA MEDICAMENTOS ELAS Y EQUIPOS MEDICOS PAG I NA MANUAL DE USUARIO CREACION 15 DE 17 ORDEN DE COMPRA APLICATIVO SIIS 4 2 6 Unificar rdenes de compra Cuando se requiere agrupar productos pendientes de varias rdenes de compra realizadas a un mismo proveedor se utiliza el link de unificar rdenes de compra Para ello se debe ir al men principal de rdenes de compra y da

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