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Ik22001ESP-Manual de Usuario

1. Enviar para revisi n 17 L Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Permite generar una copia local del documento y abrir Esta funcionalidad Clonar documento combinada con check in y check out permite trabajar de forma desconectada Ed ne Elimina el documento de la base de documentos ui jurudata
2. Intellikon e urudata Intellikon 2 2 C di Igo de Manual IK22002ESP do rsi n del Manual 1 revisi n 20 2 2005 A apl ca a Intellikon 2 2 Manual de Usuario Ik22001ESP v1 0 Intellikon Manual de Usuario O Urudata Software Canelones 1370 Piso 2 CP11200 Montevideo Uruguay Tel fono 598 2 900 76 68 Fax 900 78 56 e urudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Tabla de Contenido uo e E E E 3 Conceptos generales sacma ds ico een and nee tien ee cade 3 PIO PICAS on 3 o O O A o y A 3 tc A e oa 3 Captura de CONOCIMIENTO Se nn dede nas sean sen 5 TOR OR DESKON a ee 5 A 6 CUA ES LORS 6 100 RE e Pe 6 DEA e e E EE EA E E 7 Cala 0 eren Ea EE eo e 7 Microsoft Office Word Excel amp PowerPoint Add iD oooccocncconccccnccancconancnnarcanncnannronancnnnrnanarnannrnanananas 8 Abrir documentos desde Intelllk Orsini e 10 Modificar propiedades de un documento sise 10 Guardar en Ilo cacaos pacnapido acacia aos 11 RCA AIO POS a san en tacos dd 11 AICA SIMPLE cenando rra reinicias tolvas cara rei praia dars eso E 11 A oe A A 12 Trabajar desconectado ed ee 12 QUIOOKAdA Tina ii dlls 12 Catalogaci n de mensajes recibidos iii 12 Catalogaci n de mensajes enviados iris 13 Recuperaci n de CONOCIMIOMOS a enr 13 o PP A 13 Propiedades CIenerales strain died escoiatlaaads 13 Propiedades ESDECIICAS es nee porcion cesser eee ne een eee us tennis 14 LES 6 CE RE palito aro E 15 cc da e
3. agregar Palabras Clave ver Tesauro e Seleccione la s Palabras Clave a agregar eliminar e Utilice las flechas Resultados 16 e urudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 lil Abrir do Intellikon x General Especificas Topicos Palabras Clave Resultados A IR O 4 Editar documenta tm Ir sitio u iy Ver Hist ria dl Manejar Bloqueos al Enviar para revis o 21 clonar documento ad Excluir documento Pesquisar Luego de realizada la b squeda la pesta a resultados contiene los documentos que cumplen con los criterios Para utilizar los documentos e Presione bot n derecho para acceder al men de opciones e Seleccione la opci n deseada Abre el documento con el programa seleccionado en Windows Para el caso de documentos de Microsoft Office abre los documentos en modo lectura escritura Para el resto lo hace en modo de s lo lectura Visita el sitio de Sharepoint Portal Server en el que se encuentra el documento Ir al sitio Esta opci n se encuentra disponible en instalaciones de Intellikon Portal ver manual de Intellikon Portal Muestra las versiones del documento Ver historia permitiendo acceder a versiones anteriores del mismo Permite realizar check in y check out de Manejar bloqueos los documentos Activa el workflow de revisi n de documentos Esta opci n se encuentra disponible en instalaciones que incluyen Q flow ver manual Intellikon Q flow Editar documento
4. ardar un documento directamente en Intellikon k Seleccione el bot n Seleccione el Tipo de Documento Complete las propiedades y Tesauro ver Catalogaci n Seleccione Aceptar Las siguientes oportunidades en que desee guardar el documento bastar con presionar el bot n para que sea guardado en Intellikon Recatalogar documento Para re catalogar un documento e Seleccione e Seleccione el Nombre y Tipo de Documento Salvar no IntelliKon Mal Mome do documento Pra50233 a IN Tipos de documento Correspondencia Escrito Factura Entrante Factura Saliente Procedimiento e Complete las propiedades y Tesauro ver Catalogaci n e Seleccione Aceptar Aplicar template Para aplicar un template a un documento e Seleccione el bot n I e Seleccione el template a utilizar e Jurudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 e Seleccione Aceptar Abrir modelo Intellikon permite definir ciertos documentos como modelos para la generaci n de nuevos documentos Para catalogar un documento modelo vea la secci n catalogaci n Para abrir un documento modelo e Seleccione el bot n e Seleccione el modelo de Eleic o do modelo Ed Selecione um modelo da seguinte lista Tipos de documenta Modelos Contrato de Productor y Trading Matricula Formulario Contrato de arrendamiento de Inmueble vision Scope Project Structure Plantilla para presupuestos Feature proposal Co
5. cel amp PowerPoint Add in Para accederlo desde el sitio Web e Visite http lt servidor gt lkonSite e Seleccione el buscador Propiedades Generales Las propiedades Generales son aquellas definidas para todos los documentos i urudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Abrir do Intellikon General Especificas Topicos Palabras Clave Resultados Propriedades do arquivo Conte do Titulo Data de cria o Data da ltima edi o Extens o do arquiva Propriedades principais Cliente Tipo do Documento Autor Modificado por Classifica o I Mostrar s modelos Pesquisar Utiliza la b squeda Full text de Intellikon Contenido para buscar en el contenido del documento la palabra especificada Devuelve s lo documentos que en el titulo del documento n tese que el titulo Titulo i e es una propiedad y no siempre coincide con el nombre del documento Fecha de ceaim Devuelve s lo documentos creados entre las fechas especificadas DONE T Devuelve s lo documentos modificados Fecha de modificaci n ye entre las fechas especificadas o Devuelve s lo documentos con la Extensi n a H extensi n especificada l Devuelve s lo documentos del tipo Tipo de Documento e especificado Autor Devuelve s lo documentos generados por el usuario especificado z Devuelve s lo documentos modificados Modificado por A por el usuario especificado Clasificaci n Devuelve s lo documentos modelo o n
6. ee a ne A 16 RSA a non nee a da liado da ee ne 16 2 _jurudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Introducci n Intellikon es una soluci n multi idioma de Gesti n de Contenido para Organizaciones El presente manual explica c mo utilizar las funcionalidades de Gesti n Documental provistas por el producto Conceptos generales Propiedades En el momento de capturar un documento es de utilidad seleccionar los meta datos tambi n conocidos como propiedades o ndices que ayudan a que la recuperaci n de los documentos sea mas f cil Esta selecci n puede ser manual asistida o autom tica La forma manual es com n a todos los tipos de documento mientras que la forma asistida o autom tica depender del tipo Tesauro Muchas de las propiedades son ingresadas por los usuarios por esto es de inter s unificar los criterios con los que se ingresan Una forma de lograr este objetivo es mediante el uso de t picos y de palabras clave T picos es una lista de t picos con los que se relaciona un documento Esta lista puede ser modificada para adaptarse a cada realidad ver manual de administraci n Las palabras clave son an logas a los t picos Los temas y las palabras claves de un documento componen su Tesauro Catalogaci n El proceso de catalogaci n consiste en ingresar un documento al repositorio En el momento de ingresarlo es necesario asignarle las propiedades que le corresponden Para asignar propiedades a un docu
7. ellikon Permite modificar las propiedades del documento Permite Guardar en Intellikon Permite Re Catalogar un documento Permite Aplicar un modelo a un template Permite Abrir un documento modelo Permite Trabajar desconectado del servidor Jurudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 Abrir documentos desde Intellikon Abre un documento utilizando la interfaz de b squeda de Intellikon permitiendo que las modificaciones hechas al documento se realicen directamente sobre la base de documentos 3 e Para utilizarlo seleccione el bot n e Seleccione el criterio de b squeda ver Recuperaci n de conocimiento A iii Abrir do Intelli on General Especificas Topicos Palabras Clave Resultados Propriedades do arquiva Conte do Loo Titulo Manejo de Stock Data de cria o Data da ltima edi o Extens o do arquivo Propriedades principais Cliente Tipo do Documento 23 30 1 3 Autor 6 5 10 E Modificado por 13 15 17 Classifica o I Mostrar s 20 22 2r a Pesquisar e Seleccione el documento Modificar propiedades de un documento Permite modificar las propiedades de un documento ya catalogado en Intellikon Para utilizarlo Es e Seleccione el bot n e Realice las modificaciones a las propiedades y Tesauro ver Catalogaci n e Presione Aceptar Jurudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 Guardar en Intellikon Para gu
8. mento e Complete las propiedades Turudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 0 pr2465932 doc Northwind Traders Basicas Tesauro Titulo Memo Interno 569823 Fecha 16 a 2005 Autor Florencia Buscaglia Uso do ADSL Resumen Aceptar Cancelar Estado 2 0 2069 23586 pt BR Z Complete el Tesauro si el Tipo de Documento lo utiliza Materias E Todas Selecionadas Buscar Buscar Buscar Buscar Administrativo Constitucional Inserir Derecho Derecho Internacional Privado 7 Derecho Internacional Publico Familia Financiero Tribunal Laboral Marcas Propiedad Industrial Aceitar Cancelar Seleccione Aceptar EM pPr2465932 doc Northwmnd Traders Basicas Tesauro Mat rias Palavras Chave Administrativo Arendamiento IT Aceptar Cancelar Estado 2 0 2089 23586 pt BA P Jurudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Captura de conocimiento El conocimiento de la organizaci n se encuentra almacenado en documentos de diversos formatos Intellikon provee herramientas comunes para capturar documentos de cualquier formato as como herramientas espec ficas para catalogar documentos de formatos espec ficos Intellikon provee de tres herramientas para la captura de documentos e Intellikon Desktop e Microsoft Office Word Excel y PowerPoint add in e Microsoft Office Outlook add in Intellikon Desk
9. ncionalidad Seleccione el Documento Presione Bot n Derecho Seleccione Enviar a Seleccione Intellikon Desktop gt 2 Carpeta de carga de Share to Web E Compressed zipped Folder 4 Desktop create shortcut M intelikon Desktop _ Mail Recipient Lim Documents Ja 3 Floppy A Guardar como Intellikon Desktop tambi n recibe documentos provenientes del programa con el que se generaron Para utilizar esta funcionalidad e Desde el programa seleccione Archivo gt Guardar como e Seleccione la carpeta Intellikon e Seleccione Aceptar 6 C urudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 P Untitled Notepad File Edit Format View Help Save s Save in E Intellikon Q F gt Tr Intellikon My Documents wr M y Com puter mm M y Network File name Ext Z ER Save as type Text Documents txt Encoding ans zl Drag amp Drop Intellikon Desktop recibe adem s documentos mediante Drag amp Drop hacia su Bandeja de Catalogaci n 3 Intellikon Desktop Arquivo Opcdes Ajuda Documentos para processar Tipos de documento Contrato Correspondencia Escrito Factura Entrante Factura Saliente Memo Interna j 03 05 05 doc x Excluir Descripcion del tipo de EN gt documento consulta Catalogar Scanear le Para catalogar um documento arraste o sobre esta janela o selecione o Utilizando o menu Arquivo Abrir Pronto Catalogaci n Una vez que el documento se enc
10. ntrato de Productor y Trading e Seleccione Aceptar Trabajar desconectado Intellikon permite trabajar desconectado de forma de poder realizar modificaciones a un documento sin necesidad de estar conectado con el servidor Una vez que se recupere la conexi n con el servidor es posible volver a conectarse Para trabajar desconectado del servidor de Intellikon e Presione el bot n para iniciar o detener esta funcionalidad e Outlook Add in El Intellikon Outlook Add in permite catalogar directamente desde el cliente de correo Con esta funcionalidad usted puede catalogar un mail mientras lo lee o antes de enviarlo Catalogaci n de mensajes recibidos k Jurudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Para catalogar un mensaje recibido e Abra el mensaje Seleccione el bot n para catalogar Ingrese las propiedades y tesauro Presione Aceptar Catalogaci n de mensajes enviados Al enviar un mensaje Intellikon Outlook add in le preguntar si desea catalogar el documento Si desea catalogarlo e Seleccione catalogar e Ingrese las propiedades y tesauro e Presione Aceptar Recuperaci n de conocimiento Intellikon le permite acceder a los documentos catalogados mediante una interfaz Web Con esto usted podr acceder a sus documentos desde cualquier computadora e incluso a trav s de Internet Buscador El buscador de Intellikon puede ser accedido desde el sitio Web de Intellikon o desde el Microsoft Office Word Ex
11. o modelo Propiedades Espec ficas ll urudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 di Abrir do Intelli on General Especificas Topicos Palabras Clave Resultados Propriedades especificas do tipo de documenta Relev ncia I mostrar s documentos relevantes Secret rio a gt Secret rio a Todos Contato Todos Carpeta Fisica Tem tica Descri o Tipo de consulta Pesquisar Las propiedades espec ficas son las que se le asignan a los documentos luego de que se seleccion su Tipo de Documento Estas propiedades son generadas cuando se generan nuevos tipos de documento Para crear nuevos tipos de documento vea el manual de administraci n de Intellikon T picos Si Abrir do IntelliKon General Especificas Topicos Palabras Clave Resultados Elija os topicos da pesquisa Administrativo Aeron utico Ambiente Auditoria Civil Comercial Constitucional Derecho Derecho Internacional Privado Derecho Internacional Publico Familia Pesquisar i Jurudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 Para agregar t picos ver Tesauro e Seleccione el los t picos a agregar eliminar e Utilice las flechas Palabras clave Abrir do IntelliKon General Especificas Topicos Palabras Clave Resultados Elija as palavras chave da pesquisa Abogado Acuerdo Alquiler Alta Arrendamiento Canje Compra Conclusi n Consulta Contrato Pesquisar Para
12. top permite catalogar de tres formas e Usando el men Enviar a de Windows permitiendo catalogar documentos sin necesidad de que se encuentren abiertos en un programa particular e Utilizando la funcionalidad Save as provista por cada programa e Arrastrando el documento hacia la Bandeja de Catalogaci n del Intellikon Desktop Microsoft Office Word Excel y PowerPoint add in permite trabajar con el repositorio de documentos directamente desde los programas de Office permitiendo catalogar m s f cilmente y manteniendo el documento sincronizado con la fuente Microsoft Office Outlook add in permite catalogar correos electr nicos directamente desde el cliente de correo facilitando el trabajo y permitiendo funcionalidades avanzadas como catalogar antes de enviar Intellikon Desktop Para catalogar documentos con esta herramienta es necesario que est instalada en la m quina desde la que se desea utilizar Para instalarla consulte el Manual de Instalaci n Cuando la herramienta est activa aparece un cono indic ndolo en la Icon Tray Para activar la herramienta utilice el Acceso Directo provisto en el Escritorio a Acceso Directo a la herramienta Desktop Intellikon Desktop Activado E EUR 02 05 p m CE urudata IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 Enviar a Intellikon Desktop recibe documentos a trav s de la funcionalidad Enviar a provista por el Sistema Operativo Para utilizar esta fu
13. uentra en la Bandeja de Catalogaci n de Intellikon Desktop para catalogarlo e Seleccione el Documento a catalogar lurudata Er uE SO Ware IK22001ESP Manual de Usuario v1 0 e Seleccione el Tipo al que pertenece el documento Intellikon Desktop HE rquivo Op es Ajuda Documentos para processar Tipos de documento Consulta Contrato Correspondencia Escribo Factura Entrante Factura Saliente Memo Interno 03 05 05 doc Pr2465932 doc Pr6985362 txt Procedimiento ES Excluir Catalogar Scanear Para catalogar um documento arraste o sobre esta janela ou selecione o utilizando o menu Arquivo Abrir Pronta Fr6985362 txt e Seleccione Catalogar e Asigne las propiedades al documento ver Catalogaci n e Seleccione Aceptar Microsoft Office Word Excel PowerPoint Add in Intellikon provee a usuarios de herramientas Microsoft una serie de facilidades que permiten trabajar directamente sobre el documento en el repositorio Para acceder a esta funcionalidad es necesario que est instalada en la m quina desde la que se desea utilizar Si no se encuentra instalada consulte el manual de instalaci n Las funcionalidades provistas por Intellikon est n accesibles desde la Barra de Herramientas de SEL Estos botones proveen las siguientes funcionalidades Funcionalidad Office lurudata Ik22001ESP Manual de Usuario v1 0 Permite abrir documentos directamente de Int

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