Manual de Usuario Proveedor Módulo Administración
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1. construye Manual de Usuario Proveedor www iconstruye com M dulo Administraci n Cat logo Iconstruye S A Servicio de Atenci n Telef nica 486 11 11 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Indice INDICES e a 1 DESCRIPCI N GENERA Ls a 2 CONFIGURACI N o a ed ed od 3 ROLES DEUSUA RIO A a 3 FUNCIONALIDADES 00 de les da ld ol 4 1JIGREAR CAT LOGOS cat il a 4 2 CARGAR PRODUCTOS AL CATALOGO un dia 8 PASO dit dro And ta ada a tn AAAS e a OCA Do TR NN RAS ERE a ESTS 8 PASO O AE E a a o a PE o da TRADA e TA 11 PREGUNTAS FRECUENTES cms 13 GLOSARIO sra dida 14 1 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Descripci n General El M dulo de Administraci n de Cat logo permite a los usuarios proveedores subir a Iconstruye su cat logo de productos y relacionarlos con los cat logos de materiales de los compradores de forma tal de simplificar el ingreso de las rdenes de compra al sistema computacional de su empresa Entre los beneficios que se obtienen al operar con este servicio est n a Disminuir el tiempo que tarda un vendedor en interpretar los c digos e informaci n que env an los compradores en las cotizaciones y rdenes de compra b Disminuir el tiempo que tarda un vendedor en traspasar los datos de una orden de compra de iconstruye a su sistema interno para generar una Nota de Venta c2. ticamente por el sistema al crear el cat logo o N c digos activos Cantidad de c digos activos del cat logo o Opciones o Consultar detalle 4 o Consultar relaciones ES z iconstruye aromano3 Capacitaci n Pruebas Cal IAS s G Nombre Descripci n Fecha Creaci n N Codigos Activos Jaci CATALOGO RMV Productos Varios 16 01 2006 02 00 AE Figura 4 Datos de la p gina Administrar Cat logo 5 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Al pinchar la opci n 4 se abrir la p gina en la que se consulta el cat logo figura 5 En su encabezado encontrar el nombre de ste y los n meros de c digos activos Adem s contiene filtros de b squeda para acotar la consulta del producto y son o C digo de producto Palabra clave C digo fabricante EAN 13 Marca Rut fabricante Estado Combo que contiene los estados Activo Inactivo y Todos Por defecto cae en Activos o Opciones Aparecer un l piz que permitir modificar activar desactivar y eliminar el registro Lo describiremos m s adelante O O O O O O aromano3 Capaciacit A SS DITAN ANAS MAS Nombre N C
3. digos Activos 02 00 CATALOGO RMV Carga Masiva C digo de Producto C digo Fabricante Palabra Clave Marca C digo EAN13 RUT Fabricante o Estado Todos v L Buscar C digo Producto Descripci n del Producto Unidad de Venta ESTA C digo EAN13 Marca Rut Fabricante Estado Opciones Fabricante e e SS UN 5678 98562365 1 Activo e P 03 01 06 001 Catridge de Tinta UN 5161 165698889 6 Activo 3 Volver Figura 5 Detalle Consultar Cat logo Una vez ingresados y seleccionados los datos en los filtros el usuario debe presionar el bot n Buscar Como resultado el sistema entrega una tabla con un listado de todos los productos con la siguiente informaci n o C digo Producto Corresponde al C digo asignado por el proveedor a su producto o Descripci n de Producto Breve rese a que dice caracter sticas del producto Unidad de Venta o C digo de Fabricante Corresponde al c digo de origen del producto dado por su propio fabricante o C digo EAN 13 o Marca Corresponde a la Marca original del producto o Rut de Fabricante Identificaci n tributaria del fabricante 6 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 o Estado Muestra si ese producto est Activo o Inactivo para el proveedor o Opciones Aparece un l piz que al pincharlo permite modificar activar desactivar y eliminar el registro Al pinchar la opci n Y se abrir la p gina en la que
4. IOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Paso 2 Para ingresar sus c digos y relacionarlos con los del comprador el usuario proveedor debe volver a la pantalla de Administraci n de Cat logo pinchar opci n de Consultar Relaciones y en la p gina que se abre al costado superior derecho encontrar la opci n de Carga Masiva Al pincharla se abrir una pantalla para bajar y subir el archivo igual a la de carga masiva de cat logo de producto con la nica diferencia que tiene un campo m s llamado Empresa donde debe seleccionar cada empresa con la que va hacer la relaci n figura 10 aromano3 Capacitaci n Pruebas EMO ES 5 E FOBDO Excel de Relaciones N Plantilla de Excel Plantilla i gt Empresa Todos 3 Adjuntar documento A Examinar Mal de aviso ABENGOA Debe ingresar Mail Apson Adm De Cementerios Parques Agricola el Bosque y Agr cola La Quinta Enviar Agr cola Mallarauco a Agricola Porvenir Agricola Super Agromorande Ahimco ING Y Construcciones Alberto Mayor Roig Alcantara Almagro Altius Andr s Larra n Bunster Ariel Larenas Aura ing Axis Belfi Besalco Besalco Boetsch Bravo Izquierdo Ltda Brotec Cannobbio Capreva Cardenas Ing Const Castellani y Mu oz El Ready Cia de Negocios Agric Bafer j WD Internet Figura 10 Relac
5. ORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Glosario o C digo EAN 13 C digo de Barras Tipo de representaci n gr fica mediante barras y espacios con informaci n propia que puede ser capturada por un lector ptico o Relaci n V nculo que se puede establecer entre dos m s elementos y que en este caso se refiere a vincular un mismo producto con un c digo de proveedor con un c digo de comprador o Carga Masiva Procedimiento en Iconstruye a trav s del cual se hace una relaci n de producto entre comprador y proveedor 14 15
6. Permitir al proveedor generar y administrar convenios con sus compradores d Permitir al comprador realizar compras por cat logo e Recibir OC en su c digo sin perder tiempo en traducir el c digo del comprador y digitar nuevamente el suyo 2 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Configuraci n ROLES DE USUARIO Para que un usuario pueda trabajar en el m dulo de Administraci n de Cat logo debe tener los siguientes atributos configurados 1 Administrar cat logo Da acceso a todas las funcionalidades de todas las p ginas 2 Consultar cat logo Da acceso a la p gina administraci n de cat logo solo para consultar cat logo y para consultar las relaciones con los c digos de los compradores Dentro de la p gina de consultar solo tiene opciones de b squeda 3 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Funcionalidades 1 CREAR CAT LOGO Para entrar a la funcionalidad de Administraci n de Cat logo debe hacerlo a trav s del M dulo de Administraci n figura 1 aromano3 Capacitaci n Pruebi Administraci n de Cat logo BIENVENIDO A ICONSTRUYE SR Alejandra MULAS Clasificaci n por Rubro Para utilizar el sistema LULA aT ubicadas en la barra supe
7. de productos con la siguiente informaci n o C digo Proveedor Corresponde al c digo asignado por el proveedor a su producto Descripci n Proveedor Breve rese a que dice caracter sticas del producto o C digo Comprador Corresponde al c digo asignado por el comprador a su producto o Descripci n Comprador Breve rese a informativa que dice caracter sticas del producto 7 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 o Empresa Compradora Nombre de la empresa compradora con la que se relacion 2 CARGAR PRODUCTOS AL CATALOGO Para cargar su cat logo se deben realizar dos pasos Paso 1 Para cargar su cat logo de productos entrar a la misma p gina anterior figura 6 y al costado superior derecho encontrar la opci n de Carga Masiva Esta abrir una p gina para buscar el archivo en formato Excel requerido para la carga de c digos Sirve solo para crear nuevos registros y para modificar registros existentes Esta ventana en su encabezado tiene el acceso directo a la Plantilla Excel link plantilla o aromano3 Capacitaci n Pruebas o al Excel de Productos Plantilla de Excel Plantilla Adjuntar documento Examinar Mail de aviso Volver Enviar Figura 7 P gina Planilla Carga Masiva Productos La pla
8. ezcan a un maestro activo de la empresa 12 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Preguntas Frecuentes 1 C mo edito las relaciones que tiene un producto La nica opci n es hacer una carga masiva nueva 2 C mo creo relaciones desde una OC o una Cotizaci n En el detalle de la l nea de producto de una OC se incorpor el campo c digo de producto que permitir relacionar el c digo del producto que maneja el cliente con el que tiene el proveedor Esta operaci n se puede realizar de dos maneras o Si se trata de un producto que el cliente le compra por primera vez deber ingresar su c digo manualmente o seleccionarlo desde el cono Al presionarlo se abrir una ventana en la que podr visualizar todas las paridades de c digos hechas con su cliente y buscar el c digo adecuado para el producto solicitado dentro de su Cat logo Tras aceptar la orden de compra la relaci n de c digos quedar guardada en el sistema de manera que cuando reciba una orden de compra de parte del mismo cliente por el mismo producto recibir el documento con la relaci n de c digos ya hecha o Del mismo modo en las Cotizaciones al entrar a la p gina de Crear Oferta se incorpor el mismo campo c digo de producto que permitir relacionar el c digo del producto que maneja el cliente con el que tiene el proveedor 13 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEED
9. iones por Empresa El resto es exactamente igual que en la carga masiva de productos En su encabezado tiene el acceso directo a la Plantilla Excel donde debe llenar los campos con la informaci n requerida poner su e mail de aviso donde Iconstruye le enviar un mensaje de recibida la carga tendr informaci n de c mo se recibi la carga exitosa con errores y los detalles de estos etc y los botones para Enviar y Volver La Plantilla Excel tiene s lo dos columnas y ambas es obligatorio llenarlas Lo que se llena es una tabla con el c digo de producto del proveedor y su correspondiente c digo de producto del comprador 11 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 Completada la plantilla la guarda en el PC la cierra y la trae en Adjuntar Documento a trav s del bot n Examinar recuerde seleccionar la empresa con la que est haciendo la relaci n ingresa su e mail de aviso y presiona el bot n Enviar Figura 11 El proceso de carga ser nocturno Dentro de 24 hrs recibir el e mail de Iconstruye Todos O obligatorios Adjuntar documento Mail de aviso linea Volver 1 C 01 01 01 004 01 01 01 004 S 2 P 03 01 06 001 C 02 02 99 001 AAA Lol 3 M 4 gt mi Hojal Figura 11 Plantilla Excel de Relaciones El proceso de carga del archivo ser nocturno La carga validar que los c digos de los compradores perten
10. l archivo ha sido enviado con xito La carga estar disponible en 24 horas Eross Figura 9 Aviso de Env o correcto Modificar Activar Desactivar y Eliminar un C digo del Cat logo de producto El usuario podr modificar activar desactivar y eliminar un c digo del cat logo con la opci n flen la p gina de Consultar Cat logo Al pincharlo se levantar una p gina para Modificar todo excepto el c digo Al levantar el registro aparecer una leyenda que indica si el c digo est relacionado a c digos de Compradores Dentro de esta pantalla aparecer n 2 botones seg n el estado del registro Activo Inactivo En la parte inferior derecha est el bot n Eliminar este no deja registro en el cat logo ni en las relaciones Al eliminar si existen relaciones a c digos de compradores aparecer un mensaje de confirmaci n Existen relaciones a c digos de compradores las cuales se perder n Est seguro de eliminar Aceptar Cancelar Otra forma de relacionar c digos de producto del proveedor con los del comprador es a trav s de la recepci n de una OC que al momento de responderla debe llenar un campo con un c digo propio y a trav s de las cotizaciones que al momento de hacer una oferta debe llenar un campo igual al mencionado en la OC Para mayor informaci n referirse a las gu as r pidas de mejoras de ambos m dulos Cotizaciones y Ventas 10 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUAR
11. ntilla Excel tiene tres columnas de color damasco que de car cter obligatorio y otras de color verde que son opcionales figura 8 Lo que se llena es una tabla con un listado de todos los productos con la siguiente informaci n o C digo Debe ser de tipo alfanum rico o Descripci n Breve rese a que dice caracter sticas del producto o UOM Unidad de medida o C digo Fabricante Corresponde al c digo de origen del producto dado por su propio fabricante o C digo EAN 13 Tipo de Identificaci n de Unidad Comercial y Log stico C digo de Barra Marca Corresponde a la Marca original del producto Rut Fabricante Completo con d gito verificador separado por un gui n 99999999 9 8 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 o Identificador Proveedor Ol Obligatorios Plantilla O l o cin hai Mail de aviso Volver m 4 HAN Hojal Hoja2 O Figura 8 Plantilla Excel Carga Masiva Productos Completada la plantilla el usuario debe guardarla en su PC e importarla al sistema presionando el bot n Examinar en la misma pantalla de Excel de Productos Ingresa su e mail de aviso y presiona el bot n Enviar figura 9 El proceso de carga ser nocturno Dentro de 24 hrs recibir el e mail de Iconstruye con el resultado del proceso 9 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 E
12. r Competencia Al hacerlo se desplegar n todas las opciones que contiene el men seleccionado e sobre alguna de las opciones Para mayor informaci n baje su MANUAL ICONSTRUYE haciendo CLICK AQU o ll menos a Atenci n al Cliente al MELIA E NOTA Para visualizar las rdenes de compra debe contar con el programa ACROBAT READER Si no lo tiene desc rguelo gratis haciendo CLICK AQU PARA LA CONSTRUCCI N ES ADHESIVOS Y SELLANTES oon Tos Figura 1 Administraci n de Cat logo Cuando el usuario entra a esta p gina se encontrar con los campos Nombre Descripci n Fecha Creaci n N C digos Activos y Opciones y un bot n Crear Cat logo el que aparecer s lo cuando NO EXISTA ning n cat logo creado a nivel de empresa proveedora figura 2 Mo se han encortr ado registi os con bos cinerios oebeccionados Crear Cabilogo Figura 2 Crear Cat logo Para crear el cat logo deber pulsar el bot n Crear Cat logo y se abrir una ventana donde deber ingresar el Nombre del Cat logo y la Descripci n de ste figura 3 4 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS PROVEEDORES M DULO DE ADMINISTRACION DE CATALOGO 26 01 2006 __ mimin Proveedor de Pruebas 7 Figura 3 Dar nombre a cat logo Luego que llena estos datos y los guarda la p gina queda con la siguiente informaci n figura 4 o Nombre o Descripci n o Fecha creaci n Fecha dada autom
13. se consulta las relaciones de productos entre Proveedor y Comprador En su encabezado encontrar el Nombre de ste y los N de C digos Activos figura 6 Adem s contiene filtros de b squeda para acotar la consulta del producto y son C digo Proveedor Busca por el n del c digo del proveedor Palabra Clave Busca en la descripci n del producto del proveedor o Empresa Compradora Busca por el nombre de la Empresa con la que se relacion o Palabra Clave Busca en la descripci n del producto del comprador O aromano3 SICHASCI n Pruebas E Relaciones del Cat logo Proveedor Nombre CATALOGO RMY N C digos Activos 02 00 C digo Proveedor Empresa Compradora Palabra Clave Palabra Clave Carga Masiva Buscar C digo Proveedor Descripci n Proveedor C digo Comprador Descripci n Comprador Empresa Compradora C 01 01 01 004 Aislante Ac stico a Base de Vinilo C 01 01 01 004 ae Ac sticoaBasede O ganizaci n Testing C 01 01 01 004 Aislante Ac stico a Base de Vinilo C 03 01 12 237 Tornillo Punta Broca 10 x 1 Simonetti P 03 01 06 001 Catridge de Tinta C 02 02 99 001 Cemento Blanco Simonetti Volver Figura 6 Relaciones Cat logo Proveedor Una vez ingresados y seleccionados los datos en los filtros el usuario debe presionar el bot n Buscar Como resultado el sistema entrega una tabla con un listado de todas las relaciones
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