Manual de Usuario Comprador
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1. Capacitaci n 2 1 N Documento Transporte Tipo Traspaso Todos Todos y Estado Recepci n Pendiente Pendiente y Fecha env o a Proveedor Desde Hasta N mero Documento Transporte Fecha Centro Gesti n Monto Trasferido 3245 09 08 2005 Bodega la Vara 2 900 00 4565612 04 08 2005 Capacitaci n 2 872 80 234 04 08 2005 Capacitaci n 22 806 00 04 08 2005 Capacitaci n 20 862 20 02 08 2005 Bodega la Vara 10 000 00 12 07 2005 Capacitaci n 765 00 30 06 2005 Capacitaci n 4 310 68 27 05 2005 SIGRO 00 00 27 05 2005 SIGRO 11 790 00 17 05 2005 ALMAGRO 123 300 00 16 05 2005 709 Mirador Echaurren 4 500 00 14 07 2004 Capacitaci n 269 21 14 07 2004 Capacitaci n 269 21 14 07 2004 Capacitaci n 1 346 06 14 07 2004 Capacitaci n 2 775 00 14 07 2004 Capacitaci n 1 346 06 14 07 2004 Capacitaci n 277500 14 07 2004 Capacitaci n 2 775 00 07 07 2004 Capacitaci n 200 000 00 05 07 2004 Capacitaci n 4 234 22 ne aranna anaatani n 44 Figura 4 Traspasos por recibir El sistema permite acotar la b squeda por medio de los filtros de b squeda ubicados en el encabezado de la p gina o N mero Documento de Transporte o Centro de Gesti n o Fecha de Env o a Proveedor o Estado de Recepci n Lista todos los estados por los que puede pasar un traspaso Pendiente Aprobado Anulado Para recepcionar el traspaso2. fono Direcci n o Contacto Informaci n del Transportista o RUT Chofer o Chofer o Patente O O O O 6 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 iconstruye cvallejos MAQSA Ingreso por Orden de Compra N de Comprobante de Ingreso Proveedor Orden Compra N mero OC 123750 172 Proveedor ferreteria don pepe Monto Total sin iva 9 750 000 00 Sucursal ferreteria don pepe Tipo Documento de Transporte Gu a Raz n Social ferreteria don pepe Piero Doctmento de Rut Proveedor 12131042 2 Transporte a O do 30 06 2005 53 Tel fono 5453877 Moneda Direcci n mpd 1212 pepe fono 5453877 fax Centro Gesti n MAQSA Contacto 3245151 Bodega Recepci n 123750 Ampliaci n Deck MALL Plaza Ves Transportista 30 06 200 e Fecha Movimiento 30 06 2005 5 Rut Chofer Chofer Comentarios Internos ad Patente Evaluaci n General del Proveedor para esta entrega Calificaci n Sin Calificar Y Comentarios 3 Cantidad C digo Descripci n Unidad Cantidad Precio C digo Saldo Unidad Recibida Cantidad Comentarios al Recurso Recurso OC Comprada Unitario CC Pendiente Recepci n Rechazada Proveedor FIERRO LISO 10MM X 5020500072 BMT Tira 1500 00 6 500 00 501030 1500 00 T
3. Recibir orden de compra N mero OC Estado OC Centro Gesti n Opciones Enviada a EE Capacitaci n C1 635 ferreteria don 24 01 Sin Enviada pepe 2006 12 000 00 12 000 00 aros por Fax Bodega la Capacitaci n vas Enviada a Bodega la Proveedor Vara Bodega la Acertada CP Al ingresar encontrar un listado de todas las rdenes de compra con al menos una l nea de producto pendiente de recibir Estas rdenes se recibir n solamente en Bodega Central En el encabezado esta p gina contiene varios filtros con los que podr acotar la b squeda figura 1 4 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 N mero de orden de compra Correlativo asignado por el sistema al momento de crear el documento Centro de Gesti n Centro de gesti n desde el cual se gener la orden de compra con despacho a bodega central Por tanto es la obra a la que se deben traspasar los materiales Se puede filtrar por uno en particular o por todos Fechas de env o de las OC a proveedor Se debe ingresar en formato dd mm aaaa o se puede seleccionar a trav s del cono l Proveedor Empresa a la cual se compraron los productos Estado de Recepci n de Orden de Compra Listado con todos los estados que puede atravesar una OC con respecto a la recepci n de sus l neas Son Recepci n Pendiente Sin Recepci n Pendiente o Todas M todo de Env o Corresponde a la forma de env o
4. central los datos del transportista que llevar la carga El sistema permite modificar la cantidad despachada en caso de un env o parcial a la obra Posteriormente se presiona el bot n verificar y luego aceptar para terminar el proceso de traspaso a la obra Este traspaso en tr nsito queda entonces a la espera de ser recibido en el centro de gesti n al que se envi Resumen de secuencia para realizar un traspaso en tr nsito 1 Ingresa a la opci n Traspasos en Tr nsito dentro de Salidas en el men de Bodega 2 Ubica la s gu a s de despacho asociada al material a traspasar 3 El usuario ingresa el n mero del documento de salida del material y los datos del transportista Modifica las cantidades en caso de tratarse de un env o parcial a obra Verifica y acepta el traspaso ne 3 INGRESO TRASPASOS POR RECIBIR 10 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Es el ingreso por traspaso que realiza la obra proveniente de bodega central Para iniciar la recepci n del traspaso se debe seleccionar a Traspasos por Recibir dentro de la opci n de Ingresos del men de Bodega Ingresar a una p gina en la que se listan todos los traspasos de materiales realizados desde Bodega Central a la obra Como se aprecia en la figura 4 cada uno de ellos presenta dos opciones o QE Recibir recursos o S Anular traspaso iconstruye
5. A BODEGA CENTRAL A continuaci n se describen los movimientos que generan un ingreso a bodega cada uno de estos ingresos queda respaldado en el sistema con un documento llamado Comprobante de Bodega el cual tiene un n mero de folio correlativo de acuerdo a lo definido en la creaci n de la bodega Esta generaci n de comprobantes permite llevar un registro y control de los movimientos realizados Para acceder a las funcionalidades de ingreso a bodega el usuario debe tener el rol Ingresos de Bodega La recepci n de orden de compra se puede iniciar de dos formas o Ingresando a la opci n Recepci n Orden de Compra del m dulo de Recepci n o Eligiendo Recepci n Orden de Compra dentro de la opci n Ingresos del men de Bodega iconstruye jpacheco1 Bodegala Vara a AEE B squeda de Ordenes de Compra para Recibir N Orden Compra Nombre Proveedor a Centro de Gesti n Todos 2 Estado Recepci n Pendiente Si X Fecha env o a Proveedor M todo de env o Todos y Fecha Env o Desde ES Hasta I ltimas 24 hrs Buscar Destino M todo de Fecha Monto e Estado Recepci n Env o Env o Comprado Recepci n Retira Bodega la Proveedor de 24 01 Sin Vara Ao Pruebas 2006 39 320 50 39 32050 Recepciones Despachar a Bodega Central Despachar a 3 Bodega Proveedor 2500 25 00 Sab A 2006 Recepciones Central Despachar a s Bodena Proveedor Ene 25 52500 S0 Figura 1
6. ci n Deck MALL y a Nombre Proveedor 9 Fecha Recepci n Desde e RUT Hasta 83 Documento Recepci n Orden de compra Buscar N Documento Tipo Documento Proveedor Fecha Monto Recibido Seleccionar N Guia ferreteria don pepe 30 06 2005 9 750 000 00 Guia Vitel 17 03 2005 287 00 O Guia Plasticos America 18 02 2005 366 325 00 O e g E P Despachar Figura 3 Traspasos en tr nsito En el encabezado encontrar un grupo de filtros de b squeda con los que puede acotar la consulta de documentos o Centro de Gesti n Obra o departamento de la empresa que gener la orden de compra o Fecha de Recepci n Campos para ingresar rango de fecha desde hasta en el que se realiz la recepci n Se debe digitar utilizando el formato dd mm aa o usando el cono del calendario o Nombre del Proveedor Nombre de la empresa a la que se le compr el material a traspasar o RUT proveedor 9 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 o Documento de Recepci n Campo para ingresar el n mero del documento de transporte con el que fue recepcionado el material o Orden de Compra Campo para ingresar el n mero de la orden de compra con la que se solicit el material al proveedor Una vez que se seleccionan las gu as que se traspasar n se hace click en el bot n Despachar En ese momento se deber ingresar el n mero de la gu a interna con la que el material saldr de la bodega
7. de material que se acord con el proveedor al generar la orden de compra ltimas 24 hrs Filtro que muestra las ordenes enviadas al proveedor en las ltimas 24 horas En pantalla dichas rdenes se destacan con un s mbolo de exclamaci n de color verde Por defecto aparecen todas las ordenes de compra Figura 1 en las que alguna de sus l neas est pendiente de recepci n es decir cantidad comprada gt cantidad recibida por l nea de orden de compra Los datos que incluye son O O O O O O N de Orden de Compra Estado de la Orden de Compra Centro de Gesti n d nde se gener la orden Destino de Recepci n Proveedor Fecha de env o de la orden de compra al proveedor Monto Comprado Neto sin IVA Saldo por Recibir Monto del saldo valorizado en la moneda de la OC Estados de recepci n de la OC o Sin Recepciones o Recepci n Parcial o Recepci n Completa o Recepci n con Exceso o Recepci n Cerrada Opciones o Recibir OC Esta opci n s lo aparecer s lo en aquellas OC que se encuentren en los siguientes estados de rdenes de compra Enviada a proveedor Enviada por fax En Proceso y Aceptada o Historial de recepci n 5 o Historial de facturaci n El La recepci n se har desde la Bodega Central Desde esta pantalla se podr n recibir rdenes de compra de diferentes obras Para esto se debe seleccionar el centro de gesti n en el filtro de Centros de Gesti n siempre y cuan
8. debe presionar el cono 25l Ingresar a una p gina en la que aparecen todos los datos asociados al traspaso de recursos figura 5 o Centro de Gesti n de Origen o Documento de Transporte o N mero Documento de Transporte o Fecha de Emisi n del Documento 11 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Fecha del Movimiento Tipo Traspaso Bodega Destino Datos del Transportista O O O O E e 2 construye p jpacheco1 Capacitaci n E Pedido Materiales Cotizaciones Bodega Recepci n Reportes Configura acturaci n Ingre Traspaso Capacitaci n Origen Gu a Bodega la Vara Destino 3245 09 08 2005 Materiales 09 08 2005 E C digo Recurso Descripci n Recurso C 01 01 01 001 Aislantes Ac sticos C 01 01 02 004 Absorbente Ac stico de Poliester Volver Eliminar Recepcionar Figura 5 Ingreso por traspaso Desde esta pantalla el usuario s lo deber presionar el bot n Recepcionar Puede ingresar comentarios asociados al movimiento o a cada l nea de material en los campos destinados para ello si as lo amerita Preguntas Frecuentes 12 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 1 C mo creo mis bodegas en Bodega Central En Bodega C
9. do tenga m s de una obra activa 5 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Una vez ubicada la OC que desea recepcionar presione la opci n 1 Ingresar a una nueva p gina en la que se muestra el detalle del documento figura 2 con la siguiente informaci n 1 Encabezado Datos de la orden de compra y del documento de transporte Debe ingresar los datos del documento de trasporte que pide el sistema O O O O O N Orden de Compra C digo de identificaci n de la OC Monto Total Valor neto de la Orden de Compra sin IVA Tipo de Documento de transporte Gu a de despacho factura gu a de tercero N Documento Campo disponible para que el usuario ingrese el n mero del documento con que est registrando la recepci n Fecha de Documento Fecha del documento f sico Como generalmente es una gu a de despacho en este lugar el usuario podr ingresar la fecha de emisi n de la gu a de despacho Moneda Moneda en que se hizo la orden de compra Centro de Gesti n Centro de gesti n u obra en que se hizo la compra Bodega Recepci n Bodega a la cual se traspasar autom ticamente el material desde bodega central El combo contiene todas las bodegas del centro de gesti n Comentarios Campo disponible para que el usuario ingrese alguna nota o comentario que podr visualizarse posteriormente en el comprobante de recepci n Proveedor o Sucursal Raz n social RUT Tel
10. entral las bodegas no se crean manualmente el sistema las genera en forma autom tica al recibir una orden de compra de otro centro de gesti n 2 El jefe de bodega en obra puede recibir las ordenes de compra directamente No en obra s lo se puede recibir el traspaso en tr nsito que se genera cuando se decepciona la orden de Bodega Central 3 La bodega de obra Puede rechazar un traspaso S en obra tienen la opci n de recibir los recursos o de anular el traspaso en caso que corresponda Mensajes de Error 13 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 1 Esta Orden de Compra a n no ha sido aceptada por el proveedor Le recomendamos contactarlo para que la acepte antes de realizar esta recepci n Este mensaje es s lo una advertencia en las rdenes de compra a proveedores integrados e indica que el proveedor aun no ha aceptado las condiciones de la orden de compra 2 NO existe saldo suficiente para realizar la operaci n La cantidad que esta intentando sacar de bodega es superior al inventario Este mensaje aparece en todas las operaciones de salida de bodega en que el saldo sea insuficiente para completar el movimiento 3 Debe ingresar valor num rico Al momento de hacer una Recepci n de Orden de Compra Ingresar un Traspaso o una Salida por Traspaso s lo se debe ingresar un valor num rico en el N mero de Documento 14 15
11. iconstruye Manual de Usuario Comprador www iconstruye com M dulo Bodega Central Servicio de Atenci n Telef nica 486 11 11 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Indice INDISE E e do o E e a A dl e is 1 CONFIGURACI N ua 2 1 ad o ad od dee 2 PAA ROLES DE USUARIO E acid 2 DESCRIPCI N GENERAL ti sit 3 FUNCIONALIDADES co ld 3 1 RECIBIR ORDEN DE COMPRA CON DESPACHO A BODEGA 4 2 SALIDA TRASPASOS EN TRANSITO e le a 9 3 INGRESO TRASPASOS POR RECIBIR 0ooooocococococococcocononoooononononnononononnonononnnnnnonnnconnnnnnnncnnns 10 PREGUNTAS FRECUENTES ee 12 MENSAJES DE ERROR 13 1 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Configuraci n 1 ATRIBUTO DE EMPRESA Bodega Central es en s un Atributo de Empresa Su activaci n debe ser solicitada a Iconstruye y es asignado por los ejecutivos de cuenta por medio de la creaci n de un nuevo centro de gesti n en el que se indica que es bodega central y la asociaci n a los dem s centros de la empresa 2 ROLES DE USUARIO Los roles de usuario permiten acceder a las funcionalidades de Bodega Central son 1 Bodega Consultar Documentos Bodega Rol que permite consultar los comprobantes de ingres
12. ira y 10 00 0 00 y volver Eliminar __ Guardar Recepcionar_ y Figura 2 Ingreso por orden de compra 2 Listado de las l neas de OC El sistema lista todas las l neas de la orden de compra con recepciones pendientes e C digo Identificador del producto dentro del maestro de materiales e Descripci n del producto Nombre del producto en el maestro de materiales e Unidad de la orden de compra Unidad de medida en el que fue comprado el producto e Cantidad comprada e Precio unitario e C digo Cuenta de Costos e Saldo Pendiente Cantidad pendiente de recibir e Unidad recepci n Unidades disponibles en las que se convertir la cantidad recibida e Recibido e Rechazado e Comentarios 7 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Resumen de secuencia para realizar un ingreso por recepci n de OC 1 ND 9 10 11 12 13 Verifique que el producto despachado corresponde al solicitado en la orden de compra en cuanto a su descripci n lo que es y a la cantidad Revise el estado de los productos Entre al sistema de Iconstruye y en el men de Bodega ingrese a la funci n Ingresos y seleccione la opci n Recibir rdenes de Compra En la columna opciones de la orden de compra que va a recibir haga clic en la opci n 1 Seleccione el tipo de documento de recepci n Gu a proveedor titular OC Factura o Gu a de Tercero Ingrese el n mero del docu
13. mento de transporte Ingrese la fecha del documento de transporte Seleccione la bodega a la cual se traspasar autom ticamente el material desde bodega central Escriba un comentario asociado Ingrese la informaci n del transportista Determine la cantidad a recibir conforme determine la cantidad a rechazar en caso que corresponda y seleccione el motivo del rechazo Haga clic en el bot n Recepcionar Al confirmar la recepci n el sistema devuelve el comprobante de ingreso a bodega con toda la informaci n asociada a la recepci n el cual podr ser consultado en los reportes de bodega 8 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 2 SALIDA TRASPASOS EN TR NSITO Se define como traspaso en tr nsito como aquellos traspasos de materiales que realiza la bodega central hacia la obra Esta operaci n parte desde el momento en que se inicia la recepci n de la orden de compra en Bodega Central Para iniciar el traspaso de material debe ingresar a la opci n Traspaso en Tr nsito dentro de Salidas del men Bodega Se encontrar con una p gina en la que se listan todas las gu as de despacho de los materiales recibidos en bodega central figura 3 construye cuallejos MAQSA Salida por traspaso Centro de Gesti n 123750 Amplia
14. os y salidas de bodega 2 Bodega Ingresar Bodega Funcionalidad que permite ingresar material a bodega a trav s de Ingreso por recepci n de orden de compra ingreso por traspaso devoluci n de material de bodega y otros ingresos a bodega 3 Traspasos Inteligentes Funcionalidad que permite registrar movimientos en l nea con otros centros de gesti n 4 Recibir en Bodega Central Funcionalidad que permite recibir Ordenes de Compra en las que se defiri como m todo de env o Despachar a Bodega Central 5 Bodega Salida Bodega Usuario que accede a realizar las salidas de bodega por consumo traspaso y devoluci n a proveedor 2 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 Descripci n General El m dulo Bodega Central permite a los usuarios compradores administrar eficientemente el inventario de materiales de la empresa y de todos sus centros de gesti n u obras gracias a que permite recibir rdenes de compra generadas por cualquier obra de la empresa Asimismo los materiales que son recibidos en Bodega Central son traspasados autom ticamente a la obra que solicit el material de manera de evitar redigitaciones de informaci n de traspasos Este tipo de movimiento de bodega tambi n se puede realizar en forma inversa Funcionalidades 3 15 ICONSTRUYE S A MANUAL DE USUARIOS COMPRADORES M DULO BODEGA CENTRAL 04 04 2007 1 RECIBIR ORDEN DE COMPRA CON DESPACHO
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