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INSTRUCCIONES GENERALES PARA USUARIOS DE
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1. INSTRUCCIONES GENERALES PARA USUARIOS DE INTER paciolo en Red VERSI N MULTIUSUARIO 0 INTRODUCCI N 1 INSTALACI N DE INTER paciolo en Red 2 PROBLEMAS Y SOLUCIONES 3 RECOMENDACIONES 4 OPCIONES NO DISPONIBLES EN RED 5 SOPORTE T CNICO 6 MANTENIMIENTO DE LA RED 7 DEFINICIONES Y NOMENCLATURA 0 INTRODUCCI N El programa INTER_paciolo puede ser utilizado en red por ejemplo una empresa mediana tiene la opci n de organizar su departamento contable estableciendo un punto de red para la emisi n de recibos de ingreso y egreso otro punto de red para la facturaci n un tercer punto de red para el manejo de inventarios y un cuarto punto para la introducci n de otros asientos contables 1 INSTALACI N DE INTER paciolo Si usted adquiri legalmente una versi n de INTER_paciolo puede instalar la aplicaci n o el programa solamente en los puntos o estaciones de trabajo debidamente autorizados Recuerde que para cada punto de red necesita una licencia de uso Multiusuario independiente y una configuraci n especial Cuando se trabaja en un ambiente multiusuario el computador m s potente se destina para SERVIDOR y contiene los archivos que van a compartir los diferentes usuarios interconectados El programa INTER_paciolo viene configurado de tal forma que cada punto de red tiene su interfaz de usuario y archivos exclusivos independientes de la interconexi n De tal forma que lo q
2. cite soporte t cnico a SOFT_station Recuerde elaborar copias de seguridad peri dicas tanto internas como externas para restaurar la informaci n en casos extremos 3 RECOMENDACIONES a Se recomienda el uso de UPS con el fin de evitar da os causados por suspensiones bruscas del fluido el ctrico b Se recomienda la divisi n del trabajo entre los diferentes puntos de red con el fin de evitar duplicidad de funciones y bloqueo reiterado c Es importante la elaboraci n de backups internos y externos con el fin de recuperar la informaci n en caso de da os irreparables La realizaci n de backups se puede optimizar con el empleo de quemador para CD utilizando copias comprimidas d Es imprescindible el buen mantenimiento t cnico del computador as como la actualizaci n de paquetes Antivirus y sistemas operativos e Si se efect an modificaciones a la red de computadores recuerde que los archivos RED 2 y SERVIDOR RED se deben editar efectuando las correcciones del caso especialmente si se altera la denominaci n de las unidades de red f No permita que personas no Autorizadas o Capacitadas o sin el conocimiento en contabilidad y sistemas b sico utilice el programa puesto que puede desconfigurar el paquete y causar p rdidas y errores fatales g No intente entrar a opciones no autorizadas ni a opciones que no conozca suficientemente En el programa existen opciones y procesos especiales que solamente deben ser e
3. con la tecla de funci n lt F6 gt En windows se puede crear modificar utilizando el programa Notepad 6 MANTENIMIENTO DE LA RED Cuando se efect e cualquier actualizaci n o modificaci n al programa INTER paciolo se debe copiar nuevamente el subdirectorio INTER desde el servidor hacia cada uno de los puntos de red De no hacer esta copia los puntos de red quedar an trabajando con una versi n anterior a la del servidor lo cual podr a producir errores de consistencia Cuando se efect e el mantenimiento de red peri dica no deben haber puntos de red conectados al servidor Cuando se est efectuando el mantenimiento de red y ocurra alg n error debe reintentar si el error persiste tome nota del n mero de error y consulte a SOFT_station Recuerde que si por alguna raz n se han reasignado las unidades de red cambio de nombre que se efect a en los puntos de red respecto a la unidad del servidor se deben reconfigurar los archivos RED_2 y SERVIDOR RED y si es del caso solicitar una visita de SOFT_ station para reconfigurar otros archivos adicionales 7 DEFINICIONES Y NOMENCLATURA SERVIDOR Es el computador m s potente que se ha destinado para contener la informaci n b sica que va a ser compartida por todos los usuarios interconectados a un sistema en red PUNTO DE RED Para efectos del presente manual se le denomina puntos de red a cada una de las estaciones de trabajo que se enc
4. hallan puntos de red conectados a la aplicaci n Esta utilidad desarrolla b sicamente las siguientes tareas e Borra los registros que han sido eliminados temporalmente en la ejecuci n normal del programa e Verifica la integridad de los archivos contables e Actualiza informaci n que por su naturaleza no puede ser efectuada en tiempo normal de ejecuci n Si no se efect a el mantenimiento hay mas posibilidades que se produzcan errores y bloqueos de red 2 PROBLEMAS Y SOLUCIONES Cuando se trabaja en red es posible que surjan algunos problemas que pueden f cilmente evitarse si se tienen en cuenta las recomendaciones del caso y se entiende como opera el sistema interconectado 1 Si un usuario intenta guardar informaci n en una base de datos que esta siendo utilizada por un segundo usuario aparecer un mensaje donde avisa el evento y da la posibilidad de reintentar o cancelar la operaci n Esto ocurre ya que f sicamente es imposible que se altere al mismo tiempo un archivo por dos o mas usuarios 2 Recuerde que cuando se este efectuando mantenimiento en red desde el servidor no se debe ni puede utilizar el programa desde un punto de red 3 Para evitar conflictos de duplicaci n de informaci n y otros similares se recomienda que los usuarios en red se distribuyan el trabajo para no efectuar en lo posible las mismas tareas al mismo tiempo Por ejemplo no es conveniente que dos usuarios trabajen al mismo tiempo un mismo tip
5. maci n base para su c lculo y generar errores imprevistos O fatales 5 Recuerde que debe hacer mantenimiento a la red peri dicamente preferiblemente a diario Si no se efect a dicho proceso se corre mayor riesgo de da o imprevisto de informaci n y de bloqueo de red Tampoco olvide utilizar un sistema de protecci n contra da os en el fluido el ctrico ups y tener en buen estado de funcionamiento los computadores tanto servidores como puntos de red 6 Si un usuario de punto de red intenta entrar al programa y se produce un error Verifique la conexi n de red tanto f sica como l gica Verifique que el servidor no est efectuando procesos especiales exclusivos como mantenimiento etc Verifique que el archivo RED 2 est bien configurado Si es del caso vuelva a copiar el subdirectorio INTER desde el servidor NOTA PREVENCI N En ning n caso se debe cometer el error de copiar el subdirectorio INTER desde el Punto de Red hacia el SERVIDOR puesto que sobrescribe los archivos de la empresa y da a totalmente la informaci n contable 7 Si un usuario intenta entrar desde el servidor y se produce un error Intente entrar al mantenimiento de red Intente Indexar Reindexar las bases de datos Verifique que en el subdirectorio INTER no se encuentre el archivo RED 2 Verifique la existencia y configuraci n del archivo SERVIDOR RED Si no logra solucionar el inconveniente soli
6. mpleados por personal debidamente autorizado y capacitado 4 OPCIONES NO DISPONIBLES EN RED Existen algunas opciones que no deben ejecutarse en puntos de red y tampoco deben haber puntos de red conectados al programa en el momento de su ejecuci n Entre las principales opciones exclusiva del servidor se encuentran Mantenimiento Peri dico de Red Indexado y Re indexado de bases de Datos Detecci n y correcci n de c digos vac os Copias de seguridad Creaci n de empresas Borrar una empresa Creaci n de bases de datos para meses no trabajados Cambio de versi n y o actualizaci n FFFFPFEFFPE 5 SOPORTE T CNICO Cuando el usuario en red necesite soporte t cnico debe ser solicitado especificando claramente a El tipo y n mero error detectado As como el nombre de la opci n donde se present El n mero de identificaci n y consecutivo de cada punto de red c El n mero serial de la licencia de uso y el propietario de la licencia legalmente adquirida Sin estos requisitos SOFT_station no prestar ninguna asistencia t cnica Antes de solicitar el soporte t cnico el usuario debe verificar que no se est produciendo ning n error debido al incumplimiento de las recomendaciones descriptas en el presente manual y el manual de usuario NOTA Los archivos RED_2 y SERVIDOR RED se pueden crear usando el Sistema Operativo D O S con el comando COPY CON NOMBREARCHIVO y se guarda con lt CONTROL gt Z
7. mplo Si se van a instalar 4 puntos de red el primero deber tener el n mero 01 el segundo el n mero 02 y as sucesivamente Nota El computador que va a servir como servidor no deber tener el archivo RED_2 y por nomenclatura tiene el numeral 00 D Una vez copiado todo el subdirectorio INTER a los diferentes puntos de red y creado los archivo RED_2 se debe proceder a crear un icono de acceso directo en cada uno de los puntos de red para acceder f cilmente a la aplicaci n Para correr la aplicaci n desde un punto de red NO DEBE SER EJECUTADO EL ARCHIVO INTER EXE DESDE EL SERVIDOR sino desde el sub directorio INTER del punto de red E En EL SERVIDOR cree un archivo tipo texto denominado SERVIDOR RED que contenga una cadena de caracteres de tres d gitos indicando el n mero de computadores en red incluyendo el servidor Ejemplo 004 indica que hay un servidor y tres puntos de red NOTA Los computadores que van a servir de puntos de red no deben tener el archivo SERVIDOR RED El archivo SERVIDOR RED debe ubicarse en el mismo subdirectorio donde se instal INTER_paciolo es decir en el subdirectorio INTER Este archivo sirve para establecer una comunicaci n de doble v a entre el servidor y los puntos de red La utilizaci n del programa INTER_paciolo en red necesita de un mantenimiento peri dico Preferiblemente diario el cual debe ser realizado desde el servidor sin que
8. o de comprobante contable ni un mismo documento Por ejemplo Supongamos que usuario A empieza a trabajar el comprobante VI 0001 al mismo tiempo que otro usuario B Esto de base es un error ya que los dos usuarios no pueden guardar el mismo comprobante por lo tanto el usuario que guarde primero tiene prioridad Cuando el segundo usuario valla a guardar encontrar que no puede hacerlo porque ya se encuentra grabado Este ejemplo tambi n se puede aplicar para el caso de los n meros de documentos Tampoco es conveniente que un usuario modifique la informaci n b sica de Nit y documentos cuando otro usuario est efectuando procesos de multidocumento Por lo anterior se recomienda que si varios usuarios van a trabajar el mismo tipo un mismo tipo de comprobante se distribuyan previamente la numeraci n y tampoco utilicen n meros de documentos iguales para evitar conflictos En el caso del ejemplo anterior los usuarios bien pueden previamente distribuirse los n meros de comprobantes Por ejemplo el usuario A acuerda trabajar los n meros Pares y el usuario B los N meros Impares 4 Aun cuando no existen restricciones especiales para efectuar test y procesos especiales como aplicaci n de ajustes por inflaci n cierres anuales y Cierres de Saldos Originales si es conveniente que cuando se efect en dichos procesos no se encuentren otros usuarios en red ya que en el transcurso de su ejecuci n pueden alterar la infor
9. ue se comparte es nicamente la informaci n de las bases de datos de la empresa y que se encuentra en el SERVIDOR Esto en la pr ctica significa que los computadores conectados a la red deben tener muy buena potencia con el fin de no demorar las multitareas y el trabajo propio del SERVIDOR Para instalar una empresa en red siga las siguientes instrucciones A Instale el programa y una empresa en el computador que va trabajar como servidor al cual denominaremos en adelante El SERVIDOR B Copie todo el subdirectorio INTER a todos los computadores que van a servir como terminales A estos computadores en adelante lo llamaremos PUNTOS DE RED Tambi n se debe copiar o crear el subdirectorio ARCHIVO C En cada uno de los punto de red cree un archivo tipo texto denominado RED 2 que contenga El primer d gito debe tener la letra que identifique la unidad de red Ejemplo si se va a instalar en el primer punto de red en el disco duro C deber haber una unidad virtual Por ejemplo E el cual identifica la conexi n entre el punto de red y el servidor Nota Para crear una unidad virtual de red se emplea en Windows en la opci n Entorno de Red Conectar a unidad de red Si usted no es una persona versada en el manejo de redes consulte con un t cnico o con SOFT_station para solicitar soporte t cnico El segundo y tercer d gito del archivo debe tener el n mero consecutivo del punto de red Por eje
10. uentran interconectadas a un computador principal o SERVIDOR DUPLICIDAD DE FUNCIONES Es un error que se produce cuando dos o m s usuarios intentan al mismo tiempo efectuar la misma tarea como modificar editar crear la misma informaci n Ejemplo Dos usuarios o m s intentan crear modificar borrar el mismo c digo contable el mismo nit o cualquier otro tipo de codificaci n Dos o m s usuarios intentan crear al mismo tiempo el mismo comprobante con el mismo n mero de secuencia Dos o m s usuarios intentan modificar un mismo documento Los errores de duplicidad de funciones ocurren debido a que no ha habido una buena y adecuada redistribuci n de funciones y tareas a nivel administrativo y laboral MANTENIMIENTO DE LA RED Es un proceso inform tico que se debe efectuar nicamente por el servidor y que realiza tareas que no pueden ser efectuados en red o utilizando archivos compartidos Este tipo de mantenimiento se debe efectuar peri dicamente por ejemplo al comienzo de la jornada laboral con el fin de garantizar el buen funcionamiento del sistema interconectado Una de las tareas principales del mantenimiento de red es la eliminaci n f sica de registros borrados temporalmente FIN DEL DOCUMENTO Nombre del presente Archivo UNTERIMANUAL_DEL_USUARIO_EN_RED DOC
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