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Manual para el Sistema: Autorización Digital de Acciones de Personal

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1. Al presionar el bot n Devolver el sistema le mostrar un resumen del documento a devolver ver Ilustraci n 13 Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Informaci n General No Documento P6 1005791 Tipo Movimiento MOVIMIENTO NUEVO 4 C digo de Movimiento NOMBRAMIENTO TEMPORAL 2 Per odo l De 01 01 2011 a 01 01 2011 No ad 1254085 E GONZALEZ SEGURA ROBERTO 401830832 pasar prueba de documento para modificar cuentas contables de los conceptos adicionales Detalle del Documento del Documento Plaza Propuesta 40758 Ubicaci n Propuesta OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 Cuenta Contable VIC ADMINISTRACION Tipo Objeto del Gasto OBJETO GASTO ORDINARIO 1 i codo PROFESIONAL A 5200 Dedicaci n Propuesta 1 1 Unidad de Pago OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 Motivo de la Devoluci n Motivo Ilustraci n 13 Resumen del documento a devolver En caso de acceder err neamente a otro documento o si desea devolverlo en otro momento presione el bot n Cancelar Esta acci n le mostrar la pantalla de b squeda Para devolver el documento es necesario que indique un motivo Por favor sea expl cito en el motivo devoluci n ya que esta informaci n estar al alcance de la direcci n de la unidad que cre el documento para que pueda realizar las correcciones pertinentes Una
2. Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Contenido INICIO d l Sistema sissiiiinieisonina a a a a ei aa a Ra an 4 B squeda de DOCUMENTOS ccccccooccccononononononnnononnnnnnnnnonnnnnnnnnncn nn nono rn anar rn non n rra rn naar rn naar rra nn naar rn naar nn ninnnninss 6 Piman DOCUMENTO ui E E E EE 8 Devolver DOCUMENTO recia 10 Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos ndice de Ilustraciones Ilustraci n 1 Ingreso al SiSteMa oooconocononoccnonnncnonnnononononnncnnnnnono nn nono non nnn ron rn naar rn nan Esaa itra naar nn na nnnrinss 4 llustraci n 2 Men General cecoooosrosirl lose ario anno ii cn pal aR aE adn REE a RERE 4 Ilustraci n 3 Men de Acciones de Personal ccoooconocononoccnonnnononnnononononnnnononnnnonnnnnnnnnnnnnnnr nn canaria ninnnninos 5 Ilustraci n 4 Pantalla principal Sistema para Autorizaci n Digital de Acciones de Personal 5 Ilustraci n 5 Pantalla de b squeda de dOCUMENTOS ooocooccccocnnononononononononconnnnnnonnnnnnncnn nn nono nnnnnnnncannnninss 6 Ilustraci n 6 Ubicaci n del bot n BUSCA oocoooccccocanoconononnnononononononononononnnnon nn nono r non nn cnn nnnnn rn nar nnnannnninss 7 Ilustraci n 7 Resu
3. A FE Tipo Movimiento Funcionario Per odo CAMBIO DE CLASE PE A QUIROS Y al P6 1005750 ANULACION 3 OCUPACIONAL 70 MELISSA Desde 01 01 2008 J R P6 1005761 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO ARANA VILLALOBOS De 01 01 2011 a NUEVO 4 TEMPORAL 2 HUGO ENRIQUE 31 01 2011 5 Ro P6 1005791 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO GONZALEZ SEGURA De 01 01 2011 a NUEVO 4 TEMPORAL 2 ROBERTO 01 01 2011 y R P6 1005793 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO GONZALEZ SEGURA De 01 01 2011 a E NUEVO 4 TEMPORAL 2 ROBERTO 01 01 2011 y R P8 5004616 MOVIMIENTO PERMISO CON GOCE DE PE A QUIROS De 02 01 2011 a NUEVO 4 SUELDO 55 MELISSA 02 01 2011 Ilustraci n 9 Ubicaci n del bot n Firmar Al presionar el bot n Firmar el sistema le mostrar un resumen del documento a firmar ver Ilustraci n 10 Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Informaci n General No Documento P6 1005793 Tipo de Movisalento MOVIMIENTO NUEVO 4 Eeo de AS NOMBRAMIENTO TEMPORAL 2 Per odo De 01 01 2011 a 01 01 2011 00 Empleado 1254085 Funcionario GONZALEZ SEGURA ROBERTO 401830832 Explicaci n DOCUMENTO DE PRUEBA NO DEBE SER TRAMITADO Plaza Propuesta 40758 Ubicaci n Propuesta OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 Cuenta Contable VIC ADMINISTRACION i Tipo de Objeto del Gasto OBJETO GASTO ORDINARIO 1 me PROFESIONAL A 5200 De
4. ROS Y P6 1005750 ANULACION 3 OCUPACIONAL 70 MELISSA Desde 01 01 2008 5 a P6 1005761 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO ARANA VILLALOBOS De 01 01 2011 a z NUEVO 4 TEMPORAL 2 HUGO ENRIQUE 31 01 2011 5 Ro F P6 1005791 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO GONZALEZ SEGURA De 01 01 2011 a NUEVO 4 TEMPORAL 2 ROBERTO 01 01 2011 J R P6 1005793 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO GONZALEZ SEGURA De 01 01 2011 a NUEVO 4 TEMPORAL 2 ROBERTO 01 01 2011 5 R P8 5004616 MOVIMIENTO PERMISO CON GOCE DE PE A QUIROS De 02 01 2011 a NUEVO 4 SUELDO 55 MELISSA 02 01 2011 Ilustraci n 7 Resultado de b squeda con documentos pendientes de firmar La ilustraci n 8 muestra el resultado de la b squeda cuando no existen documentos pendientes de firmar p Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Lista de Acciones de Personal por Firmar de Acciones de Personal por Firmar No se cuenta con informaci n que cumpla los criterios de b squeda especificados Ilustraci n 8 Resultado de b squeda sin documentos pendientes de firmar Firmar Documento Antes de firmar un documento se debe realizar la b squeda del mismo para ello refi rase a la secci n B squeda de Documentos Una vez ubicada la acci n de personal o designaci n de becario que se desea firmar presione el bot n Firmar ver Ilustraci n 9 Lista de Acciones de Personal por Firmar A a Vo No a
5. dicaci n Propuesta 1 1 Unidad de Pago OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 i Ilustraci n 10 Resumen del documento a firmar En caso de acceder err neamente a otro documento o si desea firmarlo en otro momento presione el bot n Cancelar Esta acci n le mostrar la pantalla de b squeda Para firmar el documento presione el bot n Aceptar Para aquellos casos en los cuales se requiera que la direcci n revise los documentos adjuntos a la acci n de personal o designaci n de becario la aplicaci n mostrar la pantalla Aprobar Requisitos ver Ilustraci n 11 Aprobar Requisitos e Copia C dula o Documento de Identificaci n Requisitos Declaraci n Jurada para el Control de Nuevos Ingresos y Reingresos E Declaro que he le do y adjuntado al documento la lista de requisitos solicitados para dar tr mite a la acci n de personal Aceptar Cerrar Ilustraci n 11 Pantalla Aprobar Requisitos La pantalla mostrada en la ilustraci n 11 ofrece a la direcci n una lista de los documentos que deben adjuntarse a la acci n de personal o designaci n de becario a fin de proceder con el tr mite Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Para proceder con la firma debe marcar la casilla Declaro que he le do y adjuntado al documento la lista de requisitos solicitados para dar tr mite a la acci n de personal y luego pr
6. esionar el bot n Aceptar Al hacer esto como director de la unidad hace constar que se env a a la Oficina de Recursos Humanos o a la Oficina de Bienestar y Asistencia Socioecon mica toda la documentaci n necesaria para proceder con el tr mite del documento firmado Una vez firmada la acci n de personal o la designaci n de becario el sistema mostrar la pantalla de b squeda Devolver Documento Antes de devolver un documento se debe realizar la b squeda del mismo para ello refi rase a la secci n B squeda de Documentos Una vez ubicada la acci n de personal o designaci n de becario que se desea devolver presione el bot n Devolver ver Ilustraci n 12 Lista de Acciones de Personal por Firmar de Acciones de Personal por Firmar ato Tipo Movimiento Funcionario Per odo gt A CAMBIO DE CLASE PE A QUIROS Y P6 1005750 ANULACION 3 OCUPACIONAL 70 MELISSA Desde 01 01 2008 J R P6 1005761 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO ARANA VILLALOBOS De 01 01 2011 a i NUEVO 4 TEMPORAL 2 HUGO ENRIQUE 31 01 2011 5 Ro F P6 1005791 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO GONZALEZ SEGURA De 01 01 2011 a NUEVO 4 TEMPORAL 2 ROBERTO 01 01 2011 5 Ro F P6 1005793 MOVIMIENTO NOMBRAMIENTO GONZALEZ SEGURA De 01 01 2011 a NUEVO 4 TEMPORAL 2 ROBERTO 01 01 2011 y Ro P8 5004616 MOVIMIENTO PERMISO CON GOCE DE PE A QUIROS De 02 01 2011 a NUEVO 4 SUELDO 55 MELISSA 02 01 2011 Ilustraci n 12 Ubicaci n del bot n Devolver
7. i n 5 Pantalla de b squeda de documentos A continuaci n se explica c mo hacer uso de los filtros ofrecidos e Jefatura asignada Muestra aquellas unidades acad micas y o administrativas en las cuales el usuario es jefe o funge como jefe sustituto El filtro es de car cter obligatorio y por ende siempre debe seleccionarse un valor de la lista El resultado de la b squeda mostrar nicamente los documentos que se encuentran asignados a la unidad indicada por el filtro e Unidad solicitante Muestra aquellas unidades acad micas y o administrativas que han realizado acciones de personal y o designaciones de becario que requieran la firma de la jefatura indicada por el filtro Jefatura asignada El filtro es de car cter opcional por lo que puede indicar alguno de los valores mostrados o bien seleccionar la opci n Seleccionar todas El resultado de la b squeda mostrar nicamente los documentos generados por la unidad solicitante que indique el filtro e Tipo de documento Permite indica el tipo de documento que se desea buscar El filtro es de car cter obligatorio por lo que debe seleccionar al menos una de las opciones presentes El resultado de la b squeda mostrar nicamente los documentos cuyo tipo coincida con el indicado por el filtro e No Documento Permite escribir el n mero de documento correspondiente a una acci n de personal o designaci n de becario a fin de acceder directamente a ella El filtro es de car cter opci
8. ltado de b squeda con documentos pendientes de firmar oooocconoconincncconnnonnss 7 Ilustraci n 8 Resultado de b squeda sin documentos pendientes de firmar cocoocccnocnnoconononnnonnss 8 Ilustraci n 9 Ubicaci n del bot n FirMar coocccnococinocanononcnonanononnnonnnocononconnnnononnnnnnnnnn nn nnnn rn nana nnnannnninss 8 Ilustraci n 10 Resumen del documento a firMar oooooocccoccncnocnnononononnnonnonononnnonn cnn nn nono nn nnnnnnnonnncinos 9 Ilustraci n 11 Pantalla Aprobar RequisitoS ccooononoconoocccnononononnnononononnncnn nn nono nora nnncn nn nnnrnnnnnrnnnannncinss 9 Ilustraci n 12 Ubicaci n del bot n Devolver oooococcnnoconoccccconnnonononononononnncnnonnnnnnnnon ccoo nn nnnrnnnannccn ocn 10 Ilustraci n 13 Resumen del documento a devOlVeT ooocooccccnocnonoconononocononononnnononnnonn ccoo nn nnnrnnnanncnnnnnnn 11 Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Inicio del Sistema Para ingresar al sistema debe digitar la siguiente direcci n en el navegador Web https expediente ucr ac cr Unidades en caso de que el certificado digital no se encuentre instalado debe seguir los pasos descritos en el Manual de Certificados Digitales publicado en la p gina de Recursos Humanos www orh ucr ac cr en la secci n de Documentos En la p gina que se muestra se debe autentificar con la cuenta del Portal en caso de no saber c
9. o L Ze Dinero Cargo PROFESIONAL A 5200 T O Ilustraci n 3 Men de Acciones de Personal Al seleccionar Firma de documentos tendr acceso a la pantalla principal del Sistema para Autorizaci n Digital de Acciones de Personal ver Ilustraci n 4 Expediente nico E La Dinero Lista de Acciones de Personal por Firmar Jefatura asignada OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 X Ki Unidad solicitante Seleccionar todas y O f Tipo de documento P6 P8 P9 No Documento a A Mostrar nicamente documentos con visto bueno Ilustraci n 4 Pantalla principal Sistema para Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos B squeda de Documentos Para hacer uso de la b squeda de documentos debe ingresar al sistema seg n se indica en la secci n Inicio del Sistema La pantalla para b squeda de documentos ver Ilustraci n 5 provee una serie de filtros que pueden ser aplicados de forma independiente o conjunta a fin de ubicar las acciones de personal y o designaciones de becario que debe firmar Lista de Acciones de Personal por Firmar Jefatura asignada OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 y Unidad solicitante Seleccionar todas v Tipo de documento V P6 vipg M p9 No Documento Mostrar nicamente documentos con visto bueno Ilustrac
10. onal por lo que puede mantenerse en blanco o bien indicar un valor El resultado de la b squeda mostrar nicamente el documento indicado en el filtro Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos e Mostrar nicamente documentos con visto bueno Permite observar nicamente aquellos documentos que previo a la firma de la direcci n han sido revisados por el jefe administrativo o asistencia de direcci n de la unidad indicada por Jefatura asignada El filtro es de car cter opcional y aplica nicamente para documentos que ingresar de otras unidades El resultado de la b squeda mostrar nicamente los documentos que posean visto bueno Una vez establecidos los filtros de b squeda procesa a presionar el bot n Buscar ver Ilustraci n 6 Lista de Acciones de Personal por Firmar Jefatura asignada OFICINA DE RECURSOS HUMANOS 453 X Unidad solicitante Seleccionar todas X Tipo de documento Vip WpP8 W pP9 No Documento Mostrar nicamente documentos con visto bueno Ilustraci n 6 Ubicaci n del bot n Buscar La ilustraci n 7 muestra el resultado de la b squeda cuando existen documentos pendientes de firmar Lista de Acciones de Personal por Firmar de Acciones de Personal por Firmar Vo No Bo Doinesto Tipo Movimiento Funcionario Per odo CAMBIO DE CLASE PE A QUI
11. u l es el usuario y o contrase a debe hacer la solicitud al Centro de Inform tica Expediente nico y IE Contrase a O Ilustraci n 1 Ingreso al Sistema Debe digitar el usuario y la contrase a y presionar el bot n Inicio de Sesi n La pantalla que se despliega posteriormente contiene informaci n acerca de lo que es el Expediente nico as como el men de opciones Es importante que verifique que aparezca su nombre en la parte superior de la pantalla en caso contrario debe reportar el caso a ORH Expediente nico ROBERTO GONZALEZ SEGURA gt Pee General gt Objetivos Espec ficos Centralizar toda la informaci n concerniente a la funcionaria o funcionario y su relaci n acad mica investigativa laboral y de acci n social con la Universidad de Costa Rica y hacerla accesible gt Contribuir al mejoramiento de los procesos administrativos en las y oportuna para la funcionaria o funcionario y las unidades reas de investigaci n acci n social docencia y administraci n de docentes y administrativas la Universidad Ilustraci n 2 Men General yr Manual para el Sistema Autorizaci n Digital de Acciones de Personal Firma de Documentos Oficina de Recursos Humanos Debe seleccionar la opci n del men Dinero ver Ilustraci n 2 de esta manera ingresa al Sistema de Acciones de Personal en el cual deber seleccionar la opci n Firma de documentos ver Ilustraci n 3 Expediente nic
12. vez indicado el motivo devoluci n presione el bot n Aceptar Una vez devuelto el documento el sistema mostrar la pantalla de b squeda

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