MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONSEJO
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1. CLAVE PJ CJ AJ 042. para su destrucci n los expedientes de asuntos que se hayan terminado y que a juicio del juez deban de conservarse ya sea por su valor jur dico hist rico importancia o trascendencia Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 1 2 Y D PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y 44 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 04 Descripci n del procedimiento No de actividad Actividad Observaciones 01 Clasifica los expedientes y o documentos en proceso de depuraci n conforme a los t rminos legales establecidos en materia civil familiar penal y areas administrativas que constituyen el Consejo de la Judicatura siendo susceptibles de destrucci n previo an lisis de las hip tesis correspondientes a la materia 02 Previene a las partes para que acudan al juzgado correspondiente dentro del t rmino de seis meses a recoger los documentos que hayan presentado apercibidos de que en caso de no hacerlo dichos documentos podr n ser destruidos bajo su responsabilidad junto con el expediente 03 Elabora listado de expedientes y o documentos a depurar con los datos relativos al expediente y envia a los juzgados para que se exhiba en los estrados durante el t rmino de 60 dias h biles comunicando a las partes el acuerdo de destruccion 04 Hace constar la publicac
3. Archivo Judicial Pol ticas El rea de inventario de expedientes la guarda y custodia de los documentos pertenece a o de inicio y rango de los expedientes Verificar que los expedientes est n ordenados y debidamente requisitados de acuerdo a la lista que reportan conteniendo n mero de expediente actor y demandado acusado y ofendido juicio o delito Informar al rea generadora en caso de no ser autorizado los vi ticos que queda bajo responsabilidad Deber etiquetar cada paquete conteniendo los datos distrito judicial nombre del rgano al que Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 2 2 Y Y PODER JUDICIAL DEL ESTAD DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y La a MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 01 Descripci n del procedimiento MOP Actividad Observaciones actividad Si por razones de car cter presupuestal o de log stica no autorizan los recursos econ micos y o materiales se Recibe solicitud de resguardo de expedientes judiciales y o documentos comunica al titular del rgano administrativos de acuerdo al distrito si es local o for neo y determina solicitante la imposibilidad de efectuar el traslado del Es distrito local o for neo expediente quedando baja la 01 responsabilidad del titular del Local Recibe expediente y revisa list
4. neo puede conducir a una informaci n equivocada de NO LOCALIZACI N El solicitante deber anotar la materia en la que fue radicada la demanda o iniciado el juicio El solicitante deber anotar su nombre completo y firmar aut grafamente la solicitud Los datos siguientes deber n ser anotados por el funcionario o empleado judicial que atiende la Solicitud de Consulta observando rigurosamente las instrucciones que a continuaci n se se alan Marcar con una X si el expediente fue localizado y por lo tanto atendida la solicitud de consulta IMPORTANTE El funcionario o empleado que haya atendido la solicitud de consulta nicamente deber anotar su nombre y firmar donde corresponde punto No 19 y archivar el documento No de expediente Anotar el n mero del expediente solicitado para consulta Este dato deber ser anotado nicamente en el caso de que el expediente solicitado no se encuentre en el Archivo Judicial Juzgado Anotar en nombre del Juzgado donde fue radicado el expediente solicitado Este dato deber ser llenado nicamente en el caso de que el expediente solicitado no se encuentre en el Archivo Judicial Distrito Judicial Anotar el Nombre del Distrito Judicial al que pertenece el expediente solicitado para consulta Este dato deber ser anotado nicamente en el caso de que el expediente solicitado no se encuentre en el Archivo Judicial Marcar con una X si el expediente fue devuelto al Juzg
5. DE LA JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 02 DIAGRAMA DE FLUJO Solicitud de devoluci n y o pr stamos de expedientes Inicio Recibe solicitud de devoluci n y o pr stamo de expedientes L Efectua busqueda del expediente o documento Genera y captura oficio del expediente en el sistema de control Localiza el documento Fin Informa al rgano solicitante el impedimento para la devoluci n Fin PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA wv KA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y Y Y CLAVE PJ CJ AJ 03 Nombre del procedimiento Consulta de expedientes y o documentos administrativos Prop sito Proporcionar el servicio de consultas en sitio de los expedientes y o documentos administrativos Alcance Desde la solicitud de servicio de consulta hasta la devoluci n de los expedientes y o documentos administrativos para su archivo Responsable del procedimiento Archivo Judicial Pol ticas El Archivo Judicial e Para dar el servicio de consulta de expedientes deber exigir los siguientes requisitos original y copia de identificaci n oficial y el llenado de la C dula de Solicitud de Consulta de Expedientes e Expedira copias simples de los expedientes o documentos administrativos en forma gratu
6. AGRAMA DE FLUJO Recepci n de expedientes judiciales y documentos administrativos Inicio Recibe solicitud de resguardo de expedientes Recibe expediente y revisa lista de reporte Es Distrito local o for neo FORANEO Solicita autorizaci n para pago de vi ticos para el traslado _ Asigna numero de acuse de recibo y captura los datos gt Elabora oficio de recepci n e imprime el reporte lt Clasifica documentos y forma paguetes Guarda los expedientes y anexa c digo de identificaci n PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA y A S A Y Y Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 02 Nombre del procedimiento Solicitud de devoluci n y o pr stamos de expedientes Prop sito Atender los requerimientos de devoluci n y o pr stamos de expedientes que han sido enviados para su custodia al Archivo Judicial en cualquiera de sus estados procesales en los que hayan sido enviados Alcance Desde la solicitud de devoluci n y o pr stamos hasta el archivo de la c dula de devoluci n y o pr stamo Responsable del procedimiento Archivo Judicial Pol ticas El Archivo Judicial Proporcionar los pr stamos de expedientes a instancias distintas al rgano de procedencia y origen si
7. Consulta de Expediente Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 03 DIAGRAMA DE FLUJO Consulta de expedientes y o documentos administrativos Inicio Recibe solicitud de consulta de expedientes y o documentos Localiza entrega documento y registra en libro de consulta Concluye consulta y registra firma del interesado en el libro B Firma c dula de solicitud de consulta y archiva expediente Fin pe ip PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y La MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Anexo No 1 uu PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA DIRECCION DEL ARCHIVO GENERAL CEDULA DE SOLICITUD DE CONSULTA DE EXPEDIENTE PARTE 1 Berrioz bal Chiapas a____ de de20___ C DIRECTOR DEL ARCHIVO GENERAL 2 pa El que suscribe mayor de edad identificandome con o y se alando como domicilio para oir y Con el debido respeto y con fundamento en el art culo 8 Constitucional vengo a solicitar se me permita la consulta del expediente que al rubro se menciona PROTESTO LO NECESARIO Nombre y firma del solicitante RESULTADO DE LA SOLICITUD DE CONSULTA DE EXPEDIENTE EA L Sise enc
8. Juzgado de la causa que el expediente no se encuentra en el Archivo Judicial Si el expediente no fue localizado en el Archivo y en consecuencia se certifica la NO LOCALIZACI N El funcionario o empleado del Archivo entregar una copia de la C dula a la persona que solicit la consulta El original de la solicitud deber archivarse en el expediente correspondiente PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Anexo No 2 CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL ESTADO DE CHIAPAS DIRECCION DEL ARCHIVO JUDICIAL LIBRO DE REGISTRO DE CONSULTAS DE EXPEDIENTES NOMBRE DE QUIEN REALIZA LA FECHADELA TIPO Y NUMERO DE EEDD MEAD KATERIN CONSULTA CONSULTA IDENTIFICACION DESCRIPCION 1 No DE EXPEDIENTE Anotar en n mero del expediente consultado anotando el n mero progresivo del expediente y el a o de inicio o radicaci n separados por una diagonal ejemplo 00001 2005 2 JUZGADO Anotar el nombre del Juzgado donde fue iniciado el juicio o radicado el expediente ejemplo 1 Civil de Tuxtla 2 Penal de Tuxtla El Amate Mixto de Simojovel etc 3 MATERIA Anotar el nombre de la materia asignada al expediente ejemplo CIVIL FAMILIAR PENAL ETC 4 NOMBRE DE QUIEN REALIZA LA CONSULTA Anotar el nombre completo de la persona que solicita y o realiza la consulta 5 FECHA DE LA CONSULTA Anotar la fecha en que se realiza la consult
9. PODER JUDICIA DO DE CHIAPAS CON ka A JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y Ad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS D ARCHIVO JUDICIAL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Contenido Hojas Archivo Judicial 12 1 Recepci n de expedientes judiciales y o documentos administrativos 1 3 2 Solicitud de devoluci n y o pr stamos de expedientes 1 2 3 Consulta de expedientes y o documentos administrativos 1 2 4 Depuraci 1 2 Y Y PODER JUDICIAL DEL ESTAD DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y Y Y A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 01 Nombre del procedimiento Recepci n de expedientes judiciales y o documentos administrativos Prop sito Recibir los expedientes y o documentos administrativos que generan los rganos jurisdiccionales y administrativos con la finalidad de la guarda y custodia del acervo cultural e hist rico del Poder Judicial Alcance Desde el traslado de los expedientes y o documentos administrativos del rgano generador hasta la recepci n en la guarda y custodia del Archivo Judicial Responsable del procedimiento
10. a con el formato d a mes y a o ejemplo DD MMM AAAA 20 ENE 2009 6 TIPO Y N MERO DE IDENTIFICACI N Anotar el tipo de identificaci n ejemplo credencial de elector licencia de conducir etc y el n mero de la credencial de elector o de la licencia de conducir PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA y S A Y La MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 04 Nombre del procedimiento Depuraci n de expedientes Prop sito Efectuar la depuraci n de los expedientes y o documentos de conformidad a lo establecido en los lineamientos para el flujo depuraci n y destino final de los expedientes Alcance Desde la clasificaci n de los expedientes y o documentos para depurar hasta la desintegraci n total de los mismos Responsable del procedimiento Archivo Judicial Pol ticas El Archivo Judicial e Deber observar lo establecido en las fracciones V y IX del art culo 120 del Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura e Deber observar lo establecido en los lineamientos para el flujo depuraci n y destino final de expedientes cuadernillos y legajos en los juzgados de primera instancia salas reas administrativas y archivo general del Poder Judicial del Estado de Chiapas publicado en el Peri dico Oficial del Estado numero 143 de fecha 04 de febrero del 2009 e Excluir
11. a de reporte rgano jurisdiccional solicitante For neo Solicita autorizaci n para pago de vi ticos para el traslado de Cuando los datos del expediente expedientes no coinciden con el reporte del listado har n las anotaciones firmando y sellando para constancia Para el alta y registro de 02 Asigna el n mero progresivo de acuse de recibo y captura los datos expedientes deber consultar el correspondientes manual de usuario del sistema electr nico Elabora oficio de recepci n de expedientes judiciales y o documentos 03 administrativos se alando las observaciones encontradas e imprime el reporte capturado en el sistema electr nico para validarlo con el reporte presentado por el rgano solicitante Procede a la clasificaci n de documentos en forma cronol gica de acuerdo al 04 a o que se dio inicio la integraci n del expediente formando paquetes seriados en 50 cada uno siempre y cuando el volumen lo permita Guarda los expedientes en los anaqueles correspondientes en raz n de la ubicaci n topogr fica que le corresponda anexando en la parte frontal de 05 cada paquete el c digo de identificaci n Finaliza procedimiento Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 2 2 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y o MANUAL DE PROCEDIMIENTOS A gt cd CLAVE PJ CJ AJ 01 DI
12. ado de la causa Anotar n mero del oficio generado por el Archivo Judicial con el cual fue devuelto al Juzgado de la Causa Anotar la fecha del oficio con el cual fue devuelto el expediente solicitado al Juzgado de la causa Marcar con una X si el expediente no ha sido recibido en el Archivo Judicial REALIZ LA B SQUEDA El funcionario o empleado del Archivo Judicial que haya atendido la consulta deber anotar su nombre as como firmar aut grafamente el documento PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA y D S A w La MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REFERENCIA INFORMACI N A PROPORCIONAR Este dato deber anotarse invariablemente ya sea habiendo localizado el expediente o habi ndole informado a la persona solicitante de la imposibilidad de atenci n por cualquiera de los casos se alados en los puntos 15 o 18 y proceder a obtener la firma de certificaci n del Director del Archivo o del responsable del Archivo Judicial seg n sea el caso CERTIFICA En caso de que el expediente solicitado no se localice en el Archivo Judicial se deber anotar el nombre del Director o del responsable del Archivo Judicial seg n sea el caso y obtener la firma aut grafa correspondiente La certificaci n por parte del Director o del responsable del Archivo Judicial del que se trate servir para que 19 la persona solicitante de la consulta compruebe ante el
13. empre y cuando justifique por escrito el motivo de la solicitud Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 1 2 Y Y PODER JUDICIAL DEL ESTAD DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 02 Descripci n del procedimiento No de actividad Actividad Observaciones 01 Recibe de los 6rganos jurisdiccionales y administrativos solicitud escrita de devoluci n y o pr stamos de expedientes y o documentos sellando y acusando de recibo 02 Efect a la b squeda y localizaci n del expediente o documento requerido Es Localizado el documento solicitado Si Genera y captura oficio con los datos del expediente en el sistema de control como registro de salida de expediente y se turna al rea solicitante a trav s de los medios de env os establecidos dejando copia de la solicitud en el lugar que corresponde al expediente objeto de la devoluci n Finaliza procedimiento No Informa al rgano solicitante aportando los datos que justifiquen el impedimento para la devoluci n del expediente y archiva solicitud para control interno Finaliza procedimiento Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 2 2 PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO
14. i n de las relaciones de los expedientes a destruir mediante una Acta de Destrucci n y con las firmas correspondientes debera remitirlas al Archivo Judicial con el sefialamiento de la fecha para su disposici n final que ser fijada dentro de los siguientes sesenta d as 05 Recaba las firmas de los rganos correspondientes 06 Solicita la presencia de los representantes de los rganos involucrados acreditando la personalidad previa intervenci n de la Contralor a Interna para dar fe de la legalidad de la depuraci n y destino final de los expedientes y o documentos y archiva para su control interno Finaliza procedimiento Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 2 2 A gt PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS Y La a PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO Depuraci n de expedientes Inicio Clasifica los expedientes o documentos para depurar Previene a las partes de la depuraci n de expedientes Elabora lista de exp y o doctos a depurar y exhibe en los estrados de Jgdos Hace constar publicaci n en acta de destrucci n _ Recaba firmas de los rganos correspondientes Los Depura documentos en presencia de los representantes de los rganos
15. ita y previa acreditaci n de la personalidad y llenado de formato Emisi n Pr xima Revisi n P gina Junio del 2011 Julio del 2012 1 2 Y D PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y la A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CLAVE PJ CJ AJ 03 Descripci n del procedimiento No de actividad Actividad Observaciones 01 Recibe solicitud de consulta de expedientes y o documentos administrativos Para la consulta de expedientes proporcionar original y copia fotost tica de la identificaci n oficial del interesado Ver instructivo de llenado de la C dula de Solicitud de Consulta de Expediente Anexo No 1 02 Localiza el expediente y o documento solicitado y entrega al interesado y registra en el libro de consulta Ver instructivo de llenado de la C dula de Solicitud de Consulta de Expediente 03 Concluye la consulta solicita al interesado firma en el Libro de Registro de Consulta y solicitud de consulta para su control interno Ver instructivo de llenado del Libro de Registro de Consultas de Expedientes Anexo No 2 04 Firma la C dula de Solicitud de Consulta de Expediente y procede a archivar el expediente de consulta que para el efecto se tiene establecido Finaliza procedimiento Ver instructivo de llenado de la C dula de Solicitud de
16. uentra y fue atendido El expediente No Ea radicado en el Juzgado del Distrito Judicial de gt i E oe dev en virtud de ue devuelto al Juzgado de origen mediante oficio No de fecha as Cis a3 lo ha sido recibido REALIZ LA BUSQUEDA CERTIFICA Nombre y Arma del funcionario o smpisado O chor de Archivo Judicial Y SY PODER JUDICIAL DEL ESTAD DE CHIAPAS PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE CHIAPAS CONSEJO DE LA JUDICATURA Y A MANUAL DE PROCEDIMIENTOS REFERENCIA 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 INFORMACI N A PROPORCIONAR LUGAR Y FECHA Anotar la fecha en que solicita la consulta Anotar el nombre completo de la persona que solicita la consulta Anotar el nombre y n mero del documento que identifica al solicitante credencial de elector cartilla militar licencia de manejo etc El solicitante deber anotar su domicilio completo calle n mero colonia o fraccionamiento ciudad estado etc El solicitante deber anotar el n mero del expediente que desea consultar utilizando el formato del ejemplo 00001 El solicitante de la consulta deber anotar el a o en el que fue radicado o iniciado el juicio o proceso por ejemplo 2005 El solicitante deber anotar el nombre y n mero en su caso del Juzgado donde fue iniciado el juicio Este dato es importante para una correcta localizaci n toda vez que un dato err
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