Circular N°2.357, de 2007. Instrucciones sobre el manejo y
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1. 4 Documentaci n Online En esta opci n se puede acceder a la Documentaci n Oficial disponible como el formato de los archivos para cada uno de los proyectos para estos efectos proyecto Asignaci n Familiar manuales de uso y otros 7 lt Ovin atan ems FS SANTA ae corma socat xD RO ROZAS SUS Dro io tcs Ah rei ware Haciendo clic archivo requerido ste se descarga y se visualiza la misma pantalla pudiendo guardar el documento en el computador remoto Diccionario de Datos Nuevo Proceso de Carga Proyecta Registre Motion de Licencias M sico y Pensiomes c Invalid Flacolcuci n Remota Vin Y Depecatendencin soci Este v nculo del Portal Web contiene los ltimos Formatos Oficiales para cada uno de los archivos Cualquier modificaci n a estos formatos se informar v a correo electr nico y ser publicada en este sector del Portal Web NOTA En algunos casos para visualizar actualizaciones en la p gina es recomendable borrar los archivos temporales y las cookies antes de cargarla2. E gt E Formato N 8 formato AAAAMMDD 99999999 A A 10 nombre_ben nombre del beneficiario rut_causante rut del causante 99999999 A 10 nombre_causante nombre causante Tipo emision tipo_causante monto_af otro_haber Monto_doc tipo_pago n_documento valor del documento Np10 n mero del documento de pago o n mero de operaci n Materia EGRESOS DE ASIGNACI N FAMILIAR PAGADOS RETROACTIVAMENTE Periodicidad Mensual Requerimientos a ta Entidad Nombre_Cam 0 Descripcion Formato fecha_emision tut_ben nombre_ben rut causante nombre_causante lecha_desde fecha_hasta monto_af monto asignacion lotroshaberes IQ monto_doc tipo_pago n_documento n mero det documento de pago o n mero de operaci n A0 REINTEGRO_AF Nombre Campo fecha_reintegro rut_ben 10 ut_causante Jembre_causante Tonto_reintegro Archivo N 3 Descripcion fecha de reintegro det beneficio rut del beneficiario nombre del beneficiario rut del causante nombre del causante monto total del reintegro por asignacion familiar tipo remtegro Scha_inicio_reintegro fecha de inicio origen del reintegro cha_termmo_reitegro fecha de termino origen del reintegro Materia RENDICION DE E
3. Cada beneficiano est identificado mediante nombre nombre_ben y rut rut_ben asociado a l est el nombre y rut del causante nombre_causante rut_causante adem s el n mero del nuevo documento n_nuevo_doc y el documento reemplazado n_doc_cad Anexo 4 MANUAL DE USUARIO PARA EL ENV O DE ARCHIVOS VIA INTERNET DEASIGNACI N FAMILIAR PARA LAS AFP CIAS DE SEGUROS CAJAS DE PREVISI N SERVICIOS DE SALUD MUTUALIDADES E INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS Pantallas del Sistema A continuaci n se muestra un conjunto de pantallas que ayudan a visualizar la utilizaci n del sitio para estos efectos 1 Pantalla Inicial SUSESO dr Dein Ei coe coat apie rc Ex 5 sepan vo 10 09 1 FE 620 4409 620 4500 BL part all iio ie roe Sitios Web relacionados eta ido dos v la Spread Sec y o cor dica eri pad DR i Oe SPITE Se debe hacer clic en la opci n Sitios Web Relacionados A trav s de esta opci n se puede acceder a la opci n Transmisi n de Archivos Entidades bajo Extranet Esta ltima permite conectarnos con la p gi
4. GOBIERNO DE CHILE SUPERINTENDENCIA DE SEGURIDAD SOCIAL 08 2006 07960 CIRCULAR N 2357 SANTIAGO 02 FEB 2007 SISTEMA NICO DE PRESTACIONES FAMILIARES IMPARTE INSTRUCCIONES LAS ENTIDADES PAGADORAS DE PENSIONES Y A LAS INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS DEL ESTADO RESPECTO DEL MANEJO Y RENDICI N DE LOS RECURSOS FISCALES QUE SE LES TRASPASAN PARA EL PAGO DE LAS ASIGNACIONES FAMILIARES Y MATERNALES La Superintendencia de Seguridad Social en uso de las atribuciones que le confiere su Ley Org nica y el D F L 150 1981 del Ministerio del Trabajo y Previsi n Social imparte las instrucciones que se se alan a continuaci n a las entidades pagadoras de pensiones y a las instituciones descentralizadas del Estado que operan directamente con el Fondo nico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesant a respecto del manejo de los recursos fiscales que les entrega mensualmente dicho Fondo y de la informaci n de respaldo que deben remitirle peri dicamente 1 MANEJO DE LOS RECURSOS FISCALES 1 AUTORIZACI N DE PAGO DE ASIGNACIONES FAMILIARES Las entidades pagadoras de asignaciones familiares s lo podr n pagar y cobrar al Fondo Unico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesant a las asignaciones correspondientes a las cargas familiares debidamente reconocidas que cuenten con toda la documentaci n de respaldo Las referidas entidades deber n mantener debidamente actualizada una base de datos
5. Superintendencia deber presentarse en un Informe Financiero Complementario adjuntado a stos las correspondientes n minas de respaldo ARCHIVOS DE RESPALDO DEL GASTO EN PRESTACIONES FAMILIARES La informaci n incluida en los Informes Financieros mensuales deber estar respaldada por los archivos planos que se solicitan en el Anexo N 2 de esta Circular y por tanto las sumas de los distintos campos de stos deber coincidir exactamente con los correspondientes temes del Informe Financiero Los archivos de respaldo del Sistema nico de Prestaciones Familiares deber n ajustarse a los formatos de archivos planos enumerados en el Anexo N 2 adjunto y a las instrucciones de llenado contenidas en el Anexo N 3 Estos archivos deber n respaldar los siguientes temes Reintegros cobro indebido asignaci n familiar Asignaci n familiar de imponentes activos Asignaci n familiar de pensionados Asignaci n familiar de subsidiados de cesant a del D F L N 150 Asignaci n familiar retroactiva Pagos caducados Pagos anulados y Pagos revalidados y reemplazados Las entidades pagadoras de prestaciones familiares deber n mantener archivada y disponible la informaci n contenida en los archivos de respaldo solicitados A continuaci n se indica la informaci n que deber incluirse en el archivo plano N 1 del Anexo N 2 adjunto seg n la modalidad de pago de las asignaciones utilizada Di
6. efectuar cualquier tipo de certificaci n posterior En el caso de transferencias electr nicas la informaci n relevante a certificar y que deber estar relacionada con l n mero del documento o n mero de operaci n es la siguiente Fecha de la operaci n Identificaci n del receptor N mero de cuenta del receptor Monto de la operaci n Convenio entre la entidad pagadora y el Banco para realizar Transferencias electr nicas Los archivos planos con todos los datos solicitados deber n remitirse por medio del portal internet de esta Superintendencia www suseso cl cuyas instrucciones de acceso y uso se adjunta a esta Circular en el Anexo N 4 PLAZOS La informaci n financiera sobre los ingresos y gastos mensuales del Sistema nico de Prestaciones Familiares deber ingresar a esta Superintendencia a m s tardar el d a 8 del mes siguiente al que se informa Si el d a 8 fuese s bado domingo o festivo el plazo vencer el primer d a h bil siguiente En caso que una entidad haya remitido el Informe Financiero en una fecha que no le permita asegurar que ste ingrese oportunamente a esta Superintendencia deber enviarlo por Fax al n mero 02 6882733 sin que esto signifique quedar exento de remitirlo por conducto regular La informaci n estad stica relativa a los beneficios de asignaci n familiar y asignaci n maternal deber remitirse mensualmente e ingresarse a esta Superintendencia a m s tardar el d a 15 del me
7. nombre_causante rut_causante Tipo de emisi n seg n Informe Financiero tipo_emisi n Monto Asignaci n Familiar monto_af Otros haberes otro_haber Valor del documento monto_doc Modalidad de pago tipo_pago N mero del documento o N mero de operaci n seg n cual sea la forma y documento a ocupar n_documento si es un cheque n mero del documento si es distinto aun cheque un n mero nico de operaci n Ver listado de dominios en anexo N 2 relacionados con el tipo_emisi n tipo_pago y tipo_causante b Archivo 2 RETROACTIVO_AF En este archivo se debe informar todos los documentos que son pagados en el mes que se informa pero que corresponden a meses anteriores Cada pago por beneficiario est identificado mediante nombre nombre_ben y rut rut_ben asociados a l est n los itemes Nombre y Rut del Causante nombre_causante rut_causante Fecha inicio retroactivo fecha_desde Fecha termino del retroactivo fecha_hasta Monto Asignaci n Familiar monto_af Otros haberes otro_haber Valor del documento monto_doc Modalidad de pago tipo_pago N mero del documento o N mero de operaci n seg n cual sea la forma y documento a ocupar n_documento 51 es un cheque numero del documento si es distinto aun cheque un n mero nico de operaci n Ver listado de dominios en anexo 2 relacionados con el tipo
8. respecto a los aludidos documentos de adoptar los resguardos necesarios para que los documentos microfilmados o reproducidos sean mantenidos en un lugar seguro debidamente respaldados y resguardados de riesgos de incendio inundaci n robo o hurto a fin de velar por la integridad y conservaci n de la informaci n IL REQUERIMIENTOS DE INFORMACION Las entidades pagadoras de prestaciones familiares deber n remitir mensualmente a esta Superintendencia la informaci n financiera y estad stica y las n minas de respaldo que se solicitan a continuaci n 1 INFORME FINANCIERO La rendici n mensual de los recursos fiscales entregados a las entidades pagadoras de prestaciones familiares se realizar por medio del Informe Financiero Mensual cuyo formato se adjunta a esta Circular en el Anexo N 1 A continuaci n se instruye respecto de la informaci n que se solicita en el referido Informe a Ingresos En la partida A Ingresos se deben considerar los siguientes conceptos Provisi n Se deben informar los recursos fiscales recibidos por la entidad para pagar las asignaciones familiares y maternales del mes que se informa Estas provisiones se encuentran previamente establecidas y comunicadas a cada entidad Deber n tambi n incluirse en este tem aquellos complementos de la provisi n que por alguna raz n especial se hubiesen autorizado y depositado en la cuenta corriente de la entidad No deber n incluirse los dep sitos c
9. 16 Hermano discapacitado 17 Nietos y bismetos entre 18 y 24 a os estudiante COD_ENT_PAG BANCO DE CHILE 010001 BANCO INTERNACIONAL 010009 DRESDNER BANQUE NATIONALE DE 010011 BANCOESTADO 010012 SCOTIABANK SUDAMERICANO 010014 BANCO DE CREDITO E INVERSIONES 010016 BANCO DO BRASIL 010017 BANCO CORPBANCA 010027 BANCO BICE 010028 CITIBANK N A 010033 BANCO REAL S A 010034 BANCO SANTANDER SANTIAGO 010037 BANCO DE BOSTON 010039 BANCO SUDAMERIS 010040 ABN AMRO BANK 010046 BANCO MORGAN FINANSA 010047 BANCO SECURITY 010049 BBVA BANCO BH LF 010504 BANCO DEL DESARROLLO 010507 BANCO FALABELLA 010601 BANCO RIPLEY 010602 BANCO PARIS 010603 OTROS BANCOS O BANCO NO INFORMADO 010999 4 Nomenclatura del nombre de Archivo 4 1 Nombre de los Archivos El formato completo del nombre del archivo es EEEEENN MES Donde EEEEE C digo de la Entidad NN N mero identificatorio de la materia correspondiente al archivo individualizado en el cuerpo del presente informe MES Extensi n del archivo variable dependiendo de la periodicidad de env o de la informaci n Nota Considerar en el MES las tres primeras letras del mes que se informa por ejemplo Enero ENE Febrero FEB Marzo MAR Abril ABR Mayo MAY Junio JUN Julio JUL Agosto AGO Septiembre SEP Octubre OCT Noviembre NOV Diciembre DIC 4 2 Formato de Campos Para
10. Cuando esta Superintendencia efect e el traspaso de recursos a las citadas entidades ya sea por concepto de provisiones o de reembolso de un d ficit se les informar a trav s de fax o por v a electr nica el monto traspasado Por lo anterior se requiere que cada entidad mantenga actualizada en esta Superintendencia el nombre de la persona responsable a la que se le debe enviar la citada informaci n y su n mero de fax o de la casilla electr nica Una vez recibidos los recursos las entidades deber n ingresar en esta Superintendencia en un plazo m ximo de 5 d as h biles la copia del comprobante de ingreso contable que confeccionan para el registro de los recursos traspasados por el citado Fondo nico debidamente firmado por los funcionarios responsables de l El plazo indicado ser de 8 d as h biles para las instituciones de fuera de Santiago Para efectuar el traspaso de recursos a las entidades ya sea de las provisiones o reembolsos de d ficit ser n condiciones indispensables que se encuentren al d a en la remisi n de la informaci n financiera y las n minas de respaldo que se solicitan en el punto 11 de esta Circular que tengan a lo menos dos responsables con autorizaci n vigente para administrar los recursos fiscales que les traspasa el Fondo nico y que las primas de las respectivas p lizas de fidelidad funcionaria est n con sus pagos al d a En el caso que a la fecha de la transmisi n electr nica no se haya r
11. GRESOS DE ASIGNACI N FAMILIAR Periodic idad Mensual Requ ntos a la Entidad RENDICION_AF Archivo N 4 Nombre Campo Descripcion Formato fecha cambio estado del documento N O8 formato AAAAMMDD fecha_rendicion nombre_ben nombre del beneficiario ful caysente nombre_causante mesorgas NGO n mero del documento de pago o n mero de operaci n c digo banco pagador del beneficio 5 corresponde estado actual del documento emitido Archivo _ Descripcion Formato nombre de eausante 2 n_nuevo_doc 3 Listado de Dominios TIPO REINTEGRO causante fallecido beneficiario fallecido ESTADO_DOC cobrado caducado anulado emision af activos emision af pensionados asignaci n familar subsidio de cesantia reemplazados o revalidados TIPO EMISION 01 cheque nominativo Depositos con trasferencia electr nica con n mina enviada al banco Depositos con trasferencia electr nica desde la instituci n al beneficiario o5 deposito con cheque C nyuge 02 C nyuge inv lida o 05 Hyo inv lido sin limite de edad 06 Hyo entre 18 y 24 a os estudiante 07 Nietos y bisnietos 08 Nietos y bisnietos inv lidos og Madre vuda 10 Ascendiente mayor de 65 a os 11 Ascendiente inv lido 12 Proceso de adopci n 13 Bajo protecci n 14 Asignaci n Maternal 15 Hyo con sobrevivencia
12. O DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Timbre de la Entidad Anexo 2 Formato de Archivos Planos Proyecto Documentaci n Informe Financiero Asignaci n Familiar Superintendencia Seguridad Social AFP CIAS DE SEGUROS CAJAS DE PREVISI N SERVICIOS DE SALUD MUTUALIDADES E INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS NDICE INTRODUCCI N DEFINICI N DE ARCHIVOS AFP CIAS DE SEGUROS SERVICIOS DE SALUD CAJAS DE PREVISION MUTUALES E INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS 3 LISTADO DE DOMINIOS NOMENCLATURA DEL NOMBRE DE ARCHIVO NOMBRE LOS ARCHIVOS FORMATO DE CAMPOS ae 1 Introducci n El prop sito de este documento es definir el conjunto de archivos de textos que deber adjuntar mensualmente al Informe Financiero de Asignaci n Familiar las siguientes entidades AFPs Cias de Seguro Servicios de Salud Cajas de Previsi n Mutualidades e Instituciones Descentralizadas Ello a objeto de establecer un sistema de rendici n que respalde cada uno de los valores indicados en el citado informe 2 Definici n de Archivos 2 1 AFPs Compa as de Seguros Servicios de Salud Cajas de Previsi n Mutualidades Instituciones Descentralizadas Materia EGRESOS DE ASIGNACI N FAMILIAR Periodicidad Mensual Requerimientos a la Entidad Nombre Campo Descri fecha_emision pcion fecha de emisi n del beneficio rut_ben rut del beneficiario
13. _pago Archivo N 3 REINTEGRO_AF Este archivo est destinado a informar el total de reintegros que la instituci n reporta en el Informe Financiero por conceptos de pagos indebidos de Asignaci n Familiar En el campo fecha_reintegro se debe registrar el mes en que la Instituci n obtuvo el ingreso de los dineros por concepto de reintegros Cada beneficiario est identificado mediante nombre nombre_ben y rut rut_ben asociados a l est n los itemes Nombre y Rut del Causante nombre_causante rut_causante Monto total del reintegro monto_remtegro el Tipo de reintegro tipo_remtegro Fecha de inicio que origina motivo de reintegro d z fecha_inicio_reintegro y Fecha de termino que origina motivo de reintegro fecha_termino_reintegro Ver listado de dominios en anexo N 2 relacionados con el tipo_reintegro Archivo N 4 RENDICION_AF En este archivo se debe informar los cambios de estados estado_doc de los documentos anteriormente reportados en el archivo EGRESO_AF exceptuando los realizados mediante efectivo o dep sitos mediante transferencia electr nicas De esta manera cada vez que un documento n_documento sea efectivamente cobrado debe ser reportado asociado al n mero de cartola n_cartola si corresponde a un cheque dep sitos en cuentas corrientes de ahorro o a la vista identificando la instituci n que haya realizado dicho pago cod_ent_pag As
14. ad El archivo Log indica el detalle de la carga del archivo resumen de registros cargados y no cargados y la raz n de porque no fueron cargados los registros El archivo Bad es un archivo que se genera con los registros no cargados Por ello un archivo que no contiene inconsistencias no tiene asociado un archivo Bad 4 Env o de archivos 1 Se debe identificar el proyecto para estos efectos proyecto Respaldo AF NO CCAF 9 Se debe identificar el a o de env o por defecto es siempre el presente a o 3 Se puede escoger uno o mas archivos a enviar y hacer clic en enviar archivos Cuando el env o se haya completado con o sin errores la p gina contar con un despliegue del estado de env o de estos archivos Esta informaci n es tambi n enviada al usuano via correo electr nico a la direcci n electr nica asociada al usuario para que pueda hacer uso de ella en su gesti n La confirmaci n del env o a trav s de correo puede estar dirigida al usuario que env a y a otra persona supervisor administrador etc y depender del funcionamiento propio de la entidad reportante Las direcciones de correo escogidas pueden ser solicitadas junto a la creaci n de los usuarios o tambi n de manera posterior a quien sea la persona responsable en la SUSESO me ED eatin 7 247 35 Periodo Feu Proyecto
15. ci n de la informaci n del registro deber informar el campo en blanco completando con espacios en blanco seg n la definici n del largo del campo Si el contenido del campo es relevante para el contexto y es aplicable a la condici n de la informaci n del registro y la entidad que informa a n no captura el dato computacional o electr nicamente deber informar el campo completando con el car cter asterisco seg n la definici n del largo del campo Anexo N 3 Instrucciones para el Llenado de los Archivos Planos Proyecto Documentaci n Informe Financiero Asignaci n Familiar Superintendencia Seguridad Social AFP CIAS DE SEGUROS CAJAS DE PREVISI N SERVICIOS DE SALUD MUTUALIDADES E INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS A continuaci n se detalla el conjunto de archivos planos a utilizar como medio de respaldo del Informe Financiero mensual que deben remitir las entidades pagadoras de Asignaci n Famihar a Archivo N 1 EGRESO_AF En este archivo se debe indicar el total de las asignaciones familiares emitidas a pago del mes informado y corresponde a los siguientes conceptos Asignaci n Familiar de Imponentes Activos Asignaci n Familiar de Pensionados Asignaci n familiar de subsidiados de cesant a del D F L N 150 Pagos Revalidados y Reemplazados Cada beneficiario esta identificado mediante nombre nombre_ben y rut rut_ben asociados l est n los itemes Nombre y Rut del Causante
16. cidad correspondiente Una vez producida la caducidad de los cheques y dem s documentos de pago no retirados de la entidad pagadora de asignaci n familiar o que habiendo sido retirados no se cobraron stos deben anularse y descontarse de la informaci n financiera del mes durante el cual se produce tal caducidad indicando el monto en este item Pagos anulados En este tem se deber n informar todos los pagos anulados por cualquier raz n diferente de la caducidad siempre y cuando ste haya sido previamente incluido dentro de las sumas cobradas al Fondo Pagos revalidados y reemplazados Aqu se deben considerar los montos de los documentos destinados al pago de prestaciones familiares que luego de haber sido caducados son cobrados por el beneficiario debiendo la entidad pagadora revalidar el pago o emitir un nuevo documento en reemplazo del anterior Excedente D ficit Se deber indicar el resultado obtenido de la diferencia entre A Ingresos y B Egresos Fecha dep sito excedente Se ha incorporado al final del Informe Financiero una fila para informar la fecha de dep sito del excedente del mes en la cuenta corriente subsidiaria del Sistema nico de Prestaciones Familiares cuando exista excedente 2 3 INFORME FINANCIERO COMPLEMENTARIO Cualquier reliquidaci n o regularizaci n que afecte al gasto de per odos anteriores al del Informe que obedezca a fiscalizaciones u observaciones realizadas por esta
17. cumplan con los requisitos necesarios para la procedencia del beneficio respectivamente durante todo el per odo cuyo pago se haya solicitado La entidad debe requerir las correspondientes certificaciones en que conste que ni el beneficiario que solicita el pago ni otro beneficiario haya recibido asignaci n familiar por la carga que se nvoca en el per odo cuyo pago se solicita Por ejemplo certificado de empleador actual y o de ex empleador La entidad debe tener a la vista e incorporar al expediente del respectivo pago retroactivo los ingresos del beneficiario correspondientes al primer semestre de cada uno de los a os que se requieran para determinar el valor de la asignaci n familiar que en cada mes del per odo retroactivo proceda pagar 4 PAGO DE PRESTACIONES FAMILIARES A LOS ESTUDIANTES MAYORES DE 18 A OS DE EDAD De acuerdo con el inciso tercero del art culo 18 del D S N 75 de 1974 del Ministerio del Trabajo y Previsi n Social reglamento del r gimen de prestaciones familiares las asignaciones familiares correspondientes a mayores de 18 a os de edad deben continuar pag ndose sin soluci n de continuidad durante los meses siguientes al t rmino del per odo escolar y hasta aqu l en que empiece el periodo siguiente mes este ltimo en que debe acreditarse la nueva matr cula Acorde con ello las entidades pagadoras de prestaciones familiares no deben suspender al 31 de diciembre el pago de las asignaciones familiar
18. de causantes de asignaciones familiares reconocidas la que como m nimo deber contener la siguiente informaci n nombre y RUT del causante fecha de nacimiento sexo fecha de autorizaci n de la carga fecha a contar de la cual se ha devengado la asignaci n familiar por cada causante o la asignaci n maternal fecha de extinci n del derecho a la asignaci n familiar o maternal monto de la asignaci n familiar tipo de causante nombre y Rut del beneficiario e ingresos promedios del beneficiario durante el primer semestre de cada a o PRESCRIPCI N DEL DERECHO A COBRO DE LAS ASIGNACIONES Atendido que la legislaci n no contempla un plazo esnecial de prescripci n del derecho al cobro de las asignaciones familiares y maternales corresponde aplicar la prescripci n establecida en los art culos 2 514 y 2 515 del Codigo Civil En consecuencia las entidades pagadoras de prestaciones familiares s lo podr n pagar y por ende cobrar al Fondo nico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesant a las asignaciones familiares y maternales devengadas en los cinco ltimos a os anteriores a la sol citud de reconocimiento de una carga PAGOS RETROACTIVOS DE ASIGNACIONES Las entidades pagadoras de prestaciones familiares s lo podr n efectuar pagos retroactivos de asignaciones familiares previa verificaci n de la procedencia de dichos pagos Para ello deber f v rificar lo siguiente Que los causantes y beneficiarios autorizados
19. emitido la informaci n solicitada o no se encuentren regularizadas totalmente las p lizas indicadas la provisi n correspondiente o el d ficit cuando proceda se retendr n hasta que se regularice la situaci n Asimismo las entidades deber n tener depositados los excedentes a favor del Fondo nico en la forma y plazo que se se ala a continuaci n De no ser as esta Superintendencia descontar la suma adeudada al referido Fondo del siguiente traspaso mensual de recursos que le corresponda En cualquiera de los dos casos planteados esta Superintendencia informar por Oficio a la entidad correspondiente sobre la situaci n ocurrida y las medidas adoptadas en un plazo de 5 d as h biles El excedente mensual a favor del Fondo nico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesant a deber ser depositado en la cuenta comente N 901034 3 del BancoEstado Sistema nico de Prestaciones Familiares a m s tardar el d a 8 del mes siguiente al que se informa En el caso que el d a 8 fuese s bado domingo o festivo el plazo expirar el primer d a h bil siguiente Cabe hacer presente que se elimina la obligaci n del env o de la boleta de dep sito bancario que entrega el BancoEstado y el env o del formulario Orden de dep sito Anexo 5 de la Circular N 1 740 de 1999 para acreditar el dep sito del excedente del mes informado RESGUARDO DE LA DOCUMENTACI N DE RESPALDO De acuerdo con la norma de prescripci n c
20. es a los estudiantes de 18 a os o m s y hasta 24 a os sino que deben continuar pag ndolas hasta el inicio del pr ximo per odo escolar S lo si la nueva matricula no se acredita dentro del mes en que se inicia el nuevo periodo de estudio el pago del beneficio de que se trata debe suspenderse de inmediato y se debe entender que el causante ha perdido su calidad de tal a contar del d a primero del mes siguiente a aquel en que termin el anterior per odo de estudio debiendo por ende el beneficiario devolver las asignaciones familiares indebidamente percibidas desde entonces Similar procedimiento debe aplicarse al t rmino de un semestre en aquellos casos en que el r gimen de estudios es semestral Por tanto corresponder que los beneficiarios acrediten ante la entidad pagadora de prestaciones familiares la calidad de alumno regular de los causantes mayores de 18 a os de edad que se encuentren cursando estudios superiores mediante la presentaci n del correspondiente certificado de matr cula vigente anual o semestral seg n corresponda Dado que hay diferentes fechas de inicio de los estudios para efectos de ordenamiento se establecen los plazos que se indican a continuaci n para que esas entidades verifiquen la acreditaci n de las matr culas debiendo suspenderse el pago de la asignaci n familiar a contar del 1 del mes siguiente al del vencimiento del plazo R gimen anual acreditaci n hasta el 30 de abril R gimen seme
21. manera se debe seleccionar la nica entidad o instituci n que en pantalla se despliega 2 Indicar el afio que por defecto es el presente 3 Seleccionar el proyecto al cual pertenece el archivo para estos efectos proyecto Respaldo AF NO CCAF 4 Hacer clic en mostrar informe nr ine aate SP KEK A 672 Cuadro de estado de archivos tne 7 somo P sons sl Ts F F nor La combinatoria de estados y archivos genera una matriz de estados Cuadro de estado de archivos En ella se puede ver el estado actual de los archivos enviados 3 2 Despliegue del Detalle de Estados Haciendo clic en el Estado del Archivo se abre una nueva ventana en la que se puede apreciar el detalle de ese estado seleccionado asi como tambi n el historial o ciclo de vida del archivo particular identificando las fechas usuarios y estados que ha tenido ese archivo a trav s del tiempo aa tn gt A 6 M P 7 E ent SS Nac arr Paa P r Historia de al CCAF 19 Septembru 08 2005 Proyecto FISCALIZACION Cada archivo procesado tiene asociado dos archivos archivo Log y archivo B
22. n en goce de licencia m dica Asignaci n familiar de pensionados Se deber incluir el gasto efectivo en asignaciones familiares del mes que se informa pagadas a los beneficiarios que tienen la calidad de pensionados Asignaci n familiar de subsidiados por cesant a D F L N 150 Corresponder registrar el gasto efectivo en asignaciones familiares y maternales del mes que se informa pagadas a las personas que se encuentran percibiendo subsidios de cesant a Asignaci n familiar retroactiva Se deben incluir los montos de las asignaciones familiares y maternales o ajustes de stas pagadas en el mes que se informa pero que corresponden a meses anteriores cualquiera sea la calidad previsional del beneficiario En todo caso s lo podr cobrarse al Fondo las asignaciones correspondientes a aquellos beneticiarios respecto los cuales la enudad haya efectuado todas las verificaciones instruiaas en el punto 1 3 de esta Uircular Pagos caducados En este item se deben informar todos los montos destinados al pago de asignaciones familiares o maternales cuyos documentos de pago no hayan sido cobrados por el beneficiario transcurrido 60 d as desde la fecha de emisi n del documento o 90 d as en el caso de tratarse de documentos de otra plaza Este plazo ser aplicable para cualquier documento de pago que utilicen las entidades Asimismo en este tem deber n informarse los documentos retirados pero no cobrados dentro del plazo de cadu
23. na de Inicio de Sesi n 2 Inicio de sesi n Esta es la p gina micial de acceso al sistema Para acceder a l se debe 1 Introducir un usuario y una contrase a v lidos 2 Hacer clic en Iniciar Sesi n Si el usuario y la contrase a son correctas esta p gina nos llevar a la opci n Estado de Env os para poder identificar inmediatamente los archivos que est n con car cter pendiente De lo contrano se solicitar que se ingrese un usuario y contrase as correctas Alege tires are totem EN OT eo recado 1169 A A SUSESO Se puede tener tantos usuarios como sea necesario A la vez cada usuario puede tener a su cargo tantos archivos como sea requerido Los usuanos son creados por un Administrador del Sistema en SUSESO a solicitud y dependiendo de las necesidades de las Entidades reportantes Para estos efectos es necesario solicitar la creaci n de usuarios enviando un correo electr nico al encargado del Portal Web en este caso arojas suseso cl indicando el nombre del usuario su correo electr nico y los archivos a los que tendr acceso 3 Estado de Env os 3 1 Visualizaci n de los estados Para visualizar el estado de los env os se debe 1 Seleccionar a las instituciones que deseen desplegarse Esto es para los usuarios que est n habilitados para administrar a mas de una entidad reportante de otra
24. nero en efectivo En el campo n_documento se deber informar el n mero del comprobante de egreso que corresponda al pago del beneficio Cheque nominativo En el campo fecha_emisi n se indicar la fecha del documento en el campo n_documento el n mero del cheque con el cual se pag tal beneficio y en el campo banco pago el c digo del banco que corresponde el cheque Dep sitos con transferencia electr nica con n minas enviadas al Banco En el campo fecha_emisi n se deber informar la fecha de la transferencia electr nica y en el campo n_documento el n mero de la operaci n que dio origen al traspaso electr nico la cual ser foliada por el respectivo banco m s un n mero correlativo por cada uno de los beneficiaros que integran dicha n mina y Dep sitos con transferencia electr nica desde la entidad al beneficiario En el campo fecha_emisi n deber indicarse la fecha de la transferencia electr nica y en el campo n_documento el n mero de la operaci n que acredita dicha transferencia Dep sito con cheque En el campo fecha_emisi n se deber informar la fecha del documento depositado en el campo n_documento el n mero del cheque depositado con el cual se pag tal beneficio y en el campo banco pago el c digo del banco al que corresponde el cheque Para todos los casos anteriores el n mero indicado en el campo n_documento deber permitir el seguimiento integro de la operaci n realizada a objeto de poder
25. ontenida en los art culos 2 514 y 2 515 del C digo Civil y las instrucciones de esta Superintendencia las entidades pagadoras de asignaciones familiares deber n mantener archivados los documentos tales como sol citud de asignaci n familiar certificados de nacimiento matrimonio defunci n invalidez estudios superiores prenatales autorizaciones de cargas de otras instituciones previsionales declaraciones juradas declaraciones de control de ascendientes finiquitos y o contratos de trabajo documentos y o resoluciones por tuiciones informes sociales por el per odo de al menos 5 a os contado desde la fecha del cese del beneficio Sin embargo esta Superintendencia en virtud de las atribuciones que le otorga el art culo 2 del D L N 2 412 de 1978 autoriza a las entidades pagadoras de asignaciones familiares a microfilmar reproducir electromagn ticamente la documentaci n entregada a su custodia Con la misma autorizaci n podr n destruir los originales una vez que hayan sido microfilmados o reproducidos pues el inciso segundo de dicha norma establece que los documentos microfilmados o reproducidos y sus copias debidamente autorizados por el Secretario General de la respectiva Instituci n o quien haga sus veces tendr n el mismo valor probatorio que los originales Se deber tener en especial consideraci n que la presente autorizaci n incluye la obligaci n de las instituciones que se acogen al presente procedimiento
26. orrespondientes al reembolso de los d ficit presentados por la entidad en meses anteriores Reintegro cobro indebido asignaci n familiar Se deber n incluir los montos que se hayan recuperado durante el mes que se informa por concepto de pagos indebidos de asignaciones familiares o maternales o por haberse pagado beneficios de monto superior al que proced a Asimismo deber incluirse en este tem las recuperaciones de asignaciones familiares pagadas a estudiantes mayores de 18 a os de edad durante el lapso que media entre el t rmino de un periodo de estudios y el inicio del siguiente conforme a lo se alado en el punto 1 4 de esta Circular b Egresos En la partida B Egresos se deber n considerar los gastos efectivos en asignaciones familiares y matemales Para tales efectos se entender por gasto efectivo el correspondiente a las asignaciones familiares y maternales pagadas en dinero efectivo durante el respectivo mes y aqu llas por las cuales se haya emitido el cheque u otro documento para el pago correspondiente a n cuando ste no hubiese sido cobrado por el beneficiario Asignaci n familiar de imponentes activos se debe incluir el gasto efectivo en asignaciones familiares y maternales pagadas a los beneficiarios que tienen la calidad de trabajadores Tambi n habr que incluir las asignaciones familiares y maternales pagadas por las instituciones descentralizadas a los trabajadores de la entidad que se encuentre
27. s siguiente al que corresponde la informaci n Si el d a 15 fuese s bado domingo o festivo el plazo vencer el d a h bil siguiente IV VIGENCIA Las instrucciones contenidas en el punto I de esta Circular regir n de inmediato Por su parte las contenidas en el punto II se aplicar n a contar de la informaci n del mes de marzo de 2007 que debe ingresar a esta Superintendencia en el mes de abril de 2007 Saluda atentamente Ud Caja de Prev De Carabineros de Chile a Mutualidades de la Ley 16 744 adjunta a adjunta anexos Compa as de Seguros adjunta anexos Instituciones descentralizadas adjunta anexos Servicios de Salud adjunta anexos Universidades adjunta anexos Tesorer a General de la Rep blica adjunta anexos Anexo N 1 INFORME FINANCIERO SISTEMA UNICO DE PRESTACIONES FAMILIARES r NOMBRE INSTITUCION MES Y A O DE LA INFORMACION SUB TOTALES TOTALES MN INGRESOS Susa rovisi n s teintegro cobro indebido asignaci n familiar 3 EGRESOS Amgnaci n familiar de imponentes activos Asignaci n farmliar de pensionados Asignaci n farmlar de subsidiados de santia del D F L 150 Asignaci n familiar retroactiva revalidados y reemplazados po naa DEVOLUCIONES agos caducados dagos anulados A D DEFICIT REAL A 8 FECHA DEPOSITO EXCEDENTE Observaciones NOMBRE Y FIRMA JEFE DEPT
28. stral acreditaci n ler semestre hasta el 30 de abril acreditaci n 2 semestre hasta el 30 de septiembre Transcurridos los plazos indicados las entidades pagadoras de las asignaciones familiares deber n iniciar de inmediato la cobranza de los beneficios pagados con posterioridad al t rmino del per odo de estudio acreditado en todos aquellos casos en que no hayan recibido las nuevas acreditaciones de estudios debiendo reintegrar al Fondo nico de Prestaciones Familiares y Subsidios de Cesantia las asignaciones recuperadas tan pronto como las perciban En el evento que con posterioridad a las fechas indicadas se acredite la calidad de estudiante por el per odo suspendido las entidades deber n reconocerles la calidad de causantes de asignaci n familiar por dicho per odo siempre que re nan los dem s requisitos legales TRANSFERENCIA DE RECURSOS FISCALES El d a 15 de cada mes o el primer d a h bil siguiente si ste fuese s bado domingo o festivo la Superintendencia de Seguridad Social con cargo al Fondo nico de Prestaciones Familiares y Subsidio de Cesant a traspasar electr nicamente desde la cuenta corriente N 901034 3 del BancoEstado de Chile Sistema de Prestaciones Familiares a las cuentas corrientes de las entidades pagadoras abiertas en virtud de lo dispuesto en el punto I de la Circular N 1 740 de 1999 las provisiones para el pago de las asignaciones familiares y maternales del mismo mes 6
29. tambi n deber reportarse en este archivo todos los beneficios de Asignaci n familiar caducados y anulados En el campo Fecha_rendici n corresponde informar el mes en que el documento cambio de estado y en el campo Mesorgas corresponde informar el mes en que originalmente este gasto fue incluido en el informe financiero Cada beneficiario est identificado mediante nombre nombre_ben y rut rut_ben Asociados a l est el nombre y rut del causante nombre_causante rut_causante tambi n est n los siguientes valores para el mes reportado monto asignaci n familiar monto_af Otros haberes otro_haber valor del documento monto_doc N mero del documento o n mero de operaci n n_documento y N mero de la cartola n_cartola cuando corresponda Ver listado de dominios en anexo 2 relacionados con el tipo_pago cod_ent_pag y estado_doc Archivo N 5 REEMIT_AF En este archivo se deben informar los documentos que reemplazan a documentos que con anterioridad fueron emitidos Esta informaci n es complementaria a la informaci n proporcionada por los registros contenidos en el archivo EGRESO_AF que contiene el Tipo_emisi n reemplazados o revalidados El campo Fecha_emisi n corresponde al mes en que se emiti el beneficio pago del beneficio y el campo Mesorgas corresponde al mes en que el documento original fue reportado como gasto en el Informe Financiero
30. todos los archivos especificados el car cter a utilizar como separador de campos ser el car cter punto y coma Los campos alfanum ricos deber n estar alineados a la izquierda y ser completados con espacios en blanco a la derecha si su contenido de informaci n es menor que el largo especificado para el campo Los campos num ricos enteros deber n estar alineados a la derecha y ser completados con ceros a la izquierda si su contenido de informaci n es menor que el largo especificado para el campo Los campos num ricos con decimales deber n estar alineados a la derecha y ser completados con ceros a la izquierda seg n definici n del largo del entero y ser completados con ceros a la derecha seg n definici n del largo del decimal si su contenido de informaci n es menor que el largo especificado para el campo Ejemplo 88 2 en el formato N 5 2 se informa 08820 esto significa que se deber informar con cinco n meros de los cuales dos son decimales para estos casos no se debe informar el car cter decimal En el caso de los campos fecha cada elemento d a mes a o deber cumplir con lo especificado en el p rrafo anterior relativo a campos num ricos Los campos R U T deber n estar alineados a la derecha y ser completados con ceros a la 1zquierda 51 su contenido de informaci n es menor que el largo especificado para el campo Si el contenido del campo es irrelevante para el contexto y o no es aplicable a la condi
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