Home

Normatividad

1. L O L L 11 Una vez obtenidos los datos correspondientes al Conteo 3 diligenciados en la pantalla anterior el usuario los diligenciar y obtendr diferencias si las hay ala 1 Procesos as zare 12 Como en el proceso anterior el usuario recibir el mensaje de advertencia de terminaci n del segundo conteo y proceder a generar el Formato para Conteo 3 si persisten las diferencias IT Consultores Ltda Manual de Usuario 81 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES Funcionalidad Movimientos Almac n T CONSULTOFES a MORAN l 13 Una vez obtenidos los datos correspondientes al Conteo 4 diligenciados en la pantalla anterior el usuario los diligenciar y obtendr diferencias si las hay Pantalla 1 Procesos Inventario F sico 14 Como en el proceso anterior el usuario recibir el mensaje de advertencia de terminaci n del segundo conteo y proceder a generar el Formato para Conteo 4 si persisten las diferencias Advertencia 15 Para el cuarto conteo se obtendr un formato similar al obtenido en pasos anteriores IT Consultores Ltda Manual de Usuario 82 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO wrrnennessnsasesensasessssssssssssssssssssesssssssssssssessssessssssssessossssssssssssssssssssosssssssssssssssssssssssssssssosssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssossssesossesssssn
2. TCONSULTOFesS SA ESTRUCTURA DE NAVEGACI N MODULO ALMACENES OPERATIVO TABLA DE CONTENIDO FUNCIONALIDAD PAG PROCESOS PAG Realizar Movimientos de Entradas a Almac n Realizar Movimientos de Salidas de Almac n Realizar Movimientos de Ajustes a Entradas e E a Almac n Movimientos de Almac n Realizar Movimientos de Ajuste a Salidas de Almac n Realizar Movimientos de Transferencias Realizar Anulaciones de Movimientos de Almac n Transferencias de Almac n ES Transferencias de Almac n Cierre de Almac n ES Ejecutar Cierre de Almac n Solicitudes que no van a tener Entregas 71 Seleccionar Solicitudes que no van a tener 74 de Almac n Entregas de Almac n Inventario F sico Realizar inventario f sico es IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO AUD T CONSULTOrES GU A DE USUARIO PRESENTACI N A trav s del men Operativo es posible acceder a las Funcionalidades Movimientos Almac n para registrar Movimientos de Almac n Cierre Almac n realizar cierres de ciclo de los mismos y Solicitudes que no tendr n Entrega Almac n anular solicitudes de almac n de la lista de valores que no van a entregarse e Inventario F sico con el fin de obtener las planillas para los cuatro conteos definidos en el sistema as como los ajustes pertinentes entre la informaci n grabada en el aplicativo y los diferentes conteos f sicos realizados En esta Gu a se detallar
3. IT Consultores Ltda Manual de Usuario 15 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ams M DULO DE ALMACENES e Elx AA eee RS OOO a i Estado F sico del Bien Para definir el estado f sico en que ingresa el bien a la bodega el sistema despliega una lista de valores que se presenta a continuaci n Find g LA BUENO MALO INSERVIBLE OBSOLETO Cantidad Valor Unitario IVA y Valor Total Al ingresar la cantidad de elementos en el campo correspondiente Pantalla 1 existen dos posibilidades el registro de entradas para un bien devolutivo o para un bien de consumo Registro de Cantidad para un Bien de Consumo Una vez se diligencien las cantidades del elemento s a ingresar si se trata de un bien de consumo el usuario registrar el valor unitario y el sistema calcular autom ticamente el IVA y Valor Total y terminar el registro del rengl n correspondiente del elemento en el Bloque Movimiento Pantalla 1 Para cada registro que se ingrese el sistema crear un lote con la cantidad y valor por producto indicado siempre y cuando el tipo de bien tenga activado el par metro de lotes activado correspondiente a la parametrizacion de c digos de tems Registro de Cantidad para un Bien Devolutivo Si el usuario est registrando un Movimiento de Entradas a Almac n para un bien Devolutivo que por lo tanto requiere de Verificaci n de Control Hist rico al ingresar la cantidad de elementos recibi
4. un formato similar al obtenido en pasos anteriores de ono UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA pages cet DS NACIONAL NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA Focha 10 FEB 08 12 55 PM Mt goaadiia der INHRIF O Inventario Fisico USUARIO SOPORTE IT Fecha de Corte 2902 2008 Abrrc r 2AT ALMACEN BIENES NUEVOS MIVEL CENTRAL Bodega 1 NENES NUEVOS Procedencia T ADOLFSICIONES POR CONTRATOS digo Descripci n E ADONADORA O l 7 A RODAR T A ACC MEDIDOR DE EQUAMENCA O O O O O a HEN ENE A CAMA DE SENSORES O E A ACC PARAEO COMPUTO Y COMUNICACI N E o EI wa O o IE eorr PREA PEQUE O DE CHRNIA i MET IEA E Procedenci 2 DONACIONES MEA E E FERTILIZANTES VPRODUCTOS ERAS EDO T gt A MERPARESAA AO Procedencia J4 TRASLADOS COMPUTADOR SABADO E vww _ 9 Como en el proceso anterior el usuario recibir el mensaje de advertencia de terminaci n del segundo conteo y proceder a generar el Formato para Conteo 2 si persisten las diferencias Advertencia E X NN Desea Finalizar Conteo Nro 2 10 Para el tercer conteo se obtendr un formato similar al obtenido en pasos anteriores IT Consultores Ltda Manual de Usuario 80 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO alas M DULO DE ALMACENES ta Funcionalidad Movimientos Almac n i T CONSULTOreS A A E LTDA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SE Fecha 10 FEB 04 0100 Pii USARIO EDPOATE IM A _ _
5. un contrato en estado en Ejecuci n al cual se le desea hacer el movimiento de entrada a almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 7 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO CENTRAL SEDE PALMIRA Estructura 1 Bloque Contrato En este bloque el usuario seleccionar el Tipo de Documento por medio de la Tecla de Funci n F9 y visualizar el listado de Contratos en Ejecuci n y los detalles del mismo como Periodo No de Documento C digo del Auxiliar NIT y Detalle del Proveedor N mero Manual de Contrato y Valor del mismo Contrabas en Ejecuci n 4 B EE EE 6 ti 12 13 Ba Bb EL 2 Bloque Proyecto El usuario podr observar los datos que autom ticamente diligencia el sistema referentes al Proyecto asociado al Contrato en Ejecuci n C digo y Nombre de la Empresa asociada al contrato C digo de Estructura Descripci n y C digo del Proyecto 3 Bloque Pedido Este bloque se activa si el contrato seleccionado es un contrato de Tracto Sucesivo En este bloque el usuario seleccionar en el campo Tipo de documento por medio de la tecla de funci n F9 un documento de pedido asociado al Contrato seleccionado en los bloques anteriores IT Consultores Ltda Manual de Usuario 8 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOreS A AAN A S EA y 1149 11306 L AN o mm AIN ALE JAHUR Una vez el usuario complete la pantalla Contrato en Ejecuci n se desplegar la pant
6. 655 5 En ACE PARA BAHCO ARCA CIO i i f 570 1 Ex ACC PARA CAMARA FOTOGRAFICA i L F 550 1 Ta ADC PARA CARRO BENOLLL L 1 ra ESS 5 Ej ADC PARA CELDA L L i Doi 1 273 AC PARA CONTRFLIGA i i Fi 5 1 T ACE PARA CONTADOR i i En el campo Tipo de la parte inferior de la pantalla anterior el usuario observar el detalle del bien que est registrando el cual puede ser Bienes Devolutivos Reparables son todas aquellas adquisiciones que constituyen una compra de bien inventariado con sus respectivas placas y seriales y que es susceptible de dar de baja y recuperar su valor en libros Por tal motivo estos bienes requieren de Control Hist rico con el fin de crear la hoja de vida del bien al realizar su ingreso en el M dulo de Activos y de actualizar autom ticamente la informaci n de Inventarios Bienes de Consumo son todas aquellas adquisiciones por un valor inferior al establecido como Menor Cuant a p e elementos de papeler a los elementos de aseo y cafeter a etc y por lo tanto no requieren Control Hist rico Procedencia Para ingresar la Procedencia en el campo Prc Pantalla 1 el sistema despliega las diferentes opciones disponibles en la lista de valores IT Consultores Ltda Manual de Usuario 14 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Tipo de Movimiento El sistema despliega una lista de valores de los tipos de movimientos asociados al tipo de documento de entrada HOYInmnient0S
7. ALMACENES 0 LES Funcionalidad Cierre de Almac n HEe0 9 0 Hs e A AAA ANN NN Una vez diligenciados los campos Empresa y Almac n se definir el Tipo de Documento para registrar el Movimiento de Salida de Almac n en el campo respectivo de Bloque de Documento de la Pantalla 1 Tipo de Documento VWescrnpcon SALIDAS DE ALMACEN PROCESO AUTO SALIDA DE PRUEBA SALIDA POR DA O EH ALMACEN HOTAS DE AJUSTE A SALIDAS ENTRADA ENTRADAS ENTRADA CONTRATO ENTRADA SIN ORDENES DE COMPRA ENTRADA POR IMPORTACIONES ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS SALDO INICIAL DE ALMACEN Pantalla 2 Tipo de Documento Dependiendo del documento que el usuario haya seleccionado en la Pantalla 2 el proceso continuar asociando el registro a una solicitud a almac n que se encuentre autorizada en el sistema si se trata de una salida autom tica o seleccionando en forma manual el elemento al cual se le realizar la respectiva salida si se trata de una salida manual Salidas Autom ticas de Almac n Cuando el usuario seleccione el Tipo de Documento Salida Autom tica observar la pantalla Solicitud de Pedido Se procede a seleccionar la Empresa que tiene asociada la solicitud de almac n 5 Solicitud de Pedido Solicitud de Pedido Tipo de Documento Eca EOUCITUD A ALMACEN AUTO 000 Periodo poosi N mero P Estado AUTORIZADA Solicitante 3311913 fissa DOMINGUEZ MART NEZ KAREN PATRICIA Area poroioi fi
8. Movimientos de Ajuste a Salidas de Almac n deben generar como resultado un Comprobante de Almac n y la respectiva impresi n del reporte as como la actualizaci n de la informaci n de inventarios IT Consultores Ltda Manual de Usuario 54 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO fia M DULO DE ALMACENES e Se A i E a E i q On T CONSULTOFres e PROCESO 5 REALIZAR MOVIMIENTOS DE TRANSFERENCIAS DE ALMAC N Condiciones Previas e Por medio de la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos de Transferencias grabados en el sistema que cumplan con los criterios la tecla de funci n F6 permite dejar en blanco la pantalla para registrar un nuevo Movimientos de Almac n e Previamente deben existir entradas grabadas en el sistema para poder registrar un Movimiento de Transferencias entre almacenes puesto que el elemento al cual se le registrar la salida debe tener existencias en el inventario Pasos a Seguir Los Movimientos de Transferencia pueden ser Traslados entre Bodegas Almacenes o Empresas para efectuar su registro el usuario debe diligenciar la siguiente pantalla que consta de dos Bloques Documento y Movimiento En el primer bloque se diligenciar n los datos correspondientes a Empresa Almac n Tipo de Documento Fecha y Tipo de Mayor en la Estructura Contable El segundo bloque permite diligenciar inform
9. PRUEBA En la pantalla Elementos con Control es tambi n opcional los componentes en ella el usuario puede identificar las partes que componen el bien asignar los n meros de los seriales que identificaran al componente y su estado el n mero de la placa corresponder al ingresado en la ventana de elementos con control IT Consultores Ltda Manual de Usuario 17 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOTES Funcionalidad Cierre de Almac n HA Componentes omponentes Entrada Por medio del bot n Contabilizaci n de la Pantalla 1 el usuario acceder al registro de la informaci n contable de la operaci n Partida y Contrapartidas con sus correspondientes Cuentas Mayores Auxiliares Areas y Centros de Costo Pantalla 5 Contabilizaci n Para grabar el Movimiento de Entradas a Almac n registrado el usuario debe oprimir el bot n Terminar Pantalla 1 El sistema desplegar un mensaje de alerta al usuario en caso de detectar alguna diferencia en los valores de los documentos asociadas al movimiento y por medio del bot n Facturas Pantalla 1 podr ingresar a corregir las diferencias IT Consultores Ltda Manual de Usuario 18 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULLOTES Funcionalidad Cierre de Almac n Cuando se hayan corregido los valores de los documentos asociados al movimiento aparecer el mensaje de confirmaci n del movimiento de alma
10. Servicios SINCO ala M DULO DE ALMACENES EL Aa CON SULTMMES e TRASLADOS DE ALMAC N DETALLE DE PROCESOS A trav s de la funcionalidad de traslados es posible realizar nicamente los movimientos de inventario entre los diferentes almacenes La funcionalidad de traslados de almac n funciona de forma similar a la de ingresos y salidas de almac n explicada anteriormente en su proceso de movimientos de transferencia de almac n ACCESO ALMACENES OPERATIVO MOVIMIENTOS ALMAC N Men Principal T o SISTEMA DE GESTION FINANCIERA E plicacion INVEN Usuario SOPORTEIT Fecha Entro j 470372009 PF AL SeT l Hora Entrada 08 04 28am CLAL OF MOVIMIENTOS ALMAC N Terminal JEONSULTOR1 TESI CC TRASLADOS DE ALMACEN Idioma ESPANOL Oo CON RE CIERRE ALMACEN Session 142 6777 SINCO SOLICIT NO ENTREGAR Usuario Bd OPORTEIT BIENES INVENTARIO F SICO TT Consultores Ltda Instancia Bd PREPROZ REGRESS RDBM Hik UNIVERSIDAD EF NACIONAL AE DE COLOMBIA Opciones e Empresa TODAS LAS EMPRESAS 2 Periodo 200903 PROCESO 7 REALIZAR TRASLADOS DE ALMAC N Condiciones Previas e Por medio de la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos de Traslado de Almac n grabados en el sistema que cumplan con los IT Consultores Ltda Manual de Usuario 66 S
11. asignar el Responsable del Movimiento y la Dependencia E Otra Informaci n Responsablefss13517 fosa ABELLA OROZCO LINETH GRIC LIDA Dependencia ho MICERECTOR SEDE PALMIRA Proveedor Proyecto Consumo Estr oo C digo Tp Doc Procedencia Hum Doc Fecha Para completar el registro de datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 para los Movimientos de Transferencias por medio del campo Tpmy Cont se desplegar con la tecla de funci n F9 la lista de tipos mayores de la estructura contable disponibles para el movimiento a realizar IT Consultores Ltda Manual de Usuario 56 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOreS Tipos de Mayores1 xi Find tescTip MAYOR HIVEL CENTRAL Una vez el usuario seleccione el Tipo de Mayor Contable correspondiente al Movimiento de Transferencias se desplegar la pantalla Origen Destino del Traspaso donde el usuario diligenciar la informaci n correspondiente a Empresa Almac n Bodega y Proyecto si la transferencia se hace entre empresas a donde ser n transferido s el los elemento s asociado s al movimiento 11 Traspasos Origen Destino del Traspaso Empresa E0 NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA 00 Almac n Eom NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA 222 Bodega ALMACEN DE INVENTARIOS 220 wyo e Cuando el usuario haya diligenciado los datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 ingresar las observaciones
12. cual el elemento se encontrara en uso LISTA de UBICACIONES 501010100097 TORRE ADMOH 01010100098 501010100100 501010100101 01010100102 010100103 010100104 501010100105 501010100106 501010100107 501010100109 TORRE ADMOH 1er PISO TORRE ADMON der PISO PISO EN GENERAL f TORRE ADMON 1er PISO AUDITORIO HERNANDO PATIN TORRE ADMON 1er PISO SECCION BIENES Y SERVICIOS TORRE ADMOH ter PISO CUARTO ARCHIVO REGISTRO TORRE ADMON Mer PISO TALLER PUBLICACIONES TORRE ADMON Ter PISO OFIC RECURSOS FISICOS TORRE ADMON ter PISO OF DE PERSONAL HOMINA TORRE ADMOH 1er PISO CONTABILIDAD Y FINANCIERA TORRE ADMON 1er PISO DIRECCION ADMINISTRATIVA TORRE ADMON 1er PISO CONTABILIDAD Y FINA g ind TORRE ANM N der PISO RIFNESTAR HIW Manual de Usuario 33 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO IT Consultores Ltda m Eae e Ela E E E E E CON SULTMMES e Centro de Costos Mediante esta pantalla el usuario puede establecer el centro de costos en el que se incrementar el activo por efecto de la asignaci n Centros de Costo xj VICERRECTORA SEDE PALMIRA OFICINA DE PLANEACION OFICINA JURIDICA CONTROL INTERHO OFICINA DE PERSONAL DIRECCION ACADEMICA DIRECCION ADMINISTRATIVA OFICINA FINANCIERA SECCION BIENES Y SUMINISTROS OFICINA RECURSOS FISICOS SECCION DE SISTEMAS PRESUPUESTO Placa del Activo y del Activo Padre Si el usuario diligencia incorrectamente el camp
13. este mensaje de advertencia le indica al usuario que debe de seleccionar un lote del cual se realizara la respectiva salida IT Consultores Ltda Manual de Usuario 36 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO aa M DULO DE ALMACENES LTCONSULTOTeS Funcionalidad Cierre de Almac n Nota A por elemento o o o LA j Debe seleccionar los lotes de donde se va a realizar las salidas Adicionalmente se habilitara en la Pantalla 1 el bot n mediante el cual el usuario podr indicar que cantidades ser n retirados de cada uno de los lotes existentes en el sistema a continuaci n para claridad del lector se muestra la localizaci n del bot n habilitado W de Almac n SOPORTEIT Movimientos de Almac n 13 03 2009 4041 Documento Empresa 5001 hIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA Almacen f BIENES MUEYOS Tipo de Documento Ec EASLIDA BIENES DE CONSUMO Tiene Entrada Parcial W Fecha 3 03 2009 Estado EnT ENTREGA T Tpmy Contab hr AYYOR GASTO NIVEL N mero ER Observaciones z4LDA DE ELEMENTOS GENERALES Movimiento Bodega Elemento BC Pred Tpmw Saldo Esta Cantidad Wal Unit Prom MWA Total Walor Total Procedencia iva Ded E TOTAL 250 050 00 ADQUISICIONES POR CONTRATOS x ma Bodega BIENES MUEWOS Estado BUENO Tipo de movimiento ALIDA BIENES DE CONEUMO Elementa CUCHILLAS FARA BISTURI NO 24 210 UNIDADES UMIDAD CAJA Factor de internamiento Elementa Documento Terminar Cancelar Facturas Cin Adminis IM Cos
14. la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos de Ajustes a Entradas de Almac n grabados en el sistema que cumplan con los criterios la tecla de funci n F6 permite dejar en blanco la pantalla para registrar un nuevo Movimientos de Almac n e Para registrar Movimientos de Ajuste a Entradas de Almac n es necesario que exista en el sistema un Contrato en estado Ejecuci n una Orden Contractual de Compra o documentos soporte como facturas o remisiones para soportar el ajuste respectivo Pasos a Seguir Los Movimientos de Ajustes a Entradas de Almac n se realizan cuando en el proceso de Registro de Movimientos de Entradas a Almac n no se han registrado las cantidades y sus respectivos valores de uno o m s elementos y dicho movimiento se efectu en un periodo que se encuentra cerrado si el movimiento al cual se le desea hacer ajuste se realiz en un periodo que esta abierto se debe anular el documento el proceso para la correcci n de dicho error u omisi n se efect a por un documento independiente sin vincularse un Documento de Entrada espec fico sino realizando el ajuste en el documentos respectivo y detallando en los campos de observaciones motivo del ajuste El usuario debe diligenciar la siguiente pantalla que consta de dos Bloques Documento y Movimiento En el primer bloque se diligenciar n los datos correspondientes a
15. lista de solicitudes pendientes de entrega Resultado Esperado Las solicitudes marcadas como aquellas que no tendr n entregas de Almac n ser n eliminadas de la lista de valores y quedar n en estado Finalizado IT Consultores Ltda Manual de Usuario 74 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ala M DULO DE ALMACENES Ela ad TOAS Oe E e y GU A DE USUARIO PRESENTACI N A trav s del men Operativo es posible acceder a las Funcionalidades Movimientos Almac n para registrar Movimientos de Almac n Cierre Almac n realizar cierres de ciclo de los mismos y Solicitudes que no tendr n Entrega Almac n anular solicitudes de almac n de la lista de valores que no van a entregarse e Inventario F sico con el fin de obtener las planillas para los cuatro conteos definidos en el sistema as como los ajustes pertinentes entre la informaci n grabada en el aplicativo y los diferentes conteos f sicos realizados En esta Gu a se detallar la Funcionalidad Inventario F sico ACCESO ALMACENES OPERATIVO INVENTARIO F SICO i J TONES PAL Aplicacion fmveN AL E Decana BOPORTEIT Gl AL MET Fecha Entro oi El AL SE Hora Entrada 11 05 07 PF AC OF MOVIMIENTOS ALMAC N al Terminal DIBAD CUE i CIERRE ALMACEN Tatna ESPANOL TESI RE SOLICIT HO ENTREGAR Sesion ES TS CONTR INVENTARIO F SICO Usuario Bd pus SINCO gt Instancia R d HOPFPO3 SINI 7 MDFPOS NACIONAL A DE C
16. m rensanesensssesensssesssssssssssasessssssessssesessssessssssssssssssssssssssssssssssssssusssssssssssssssssssssssssssossssossssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssossesenssnsnenosnuntag ALE M DULO DE ALMACENES Ly Funcionalidad Movimientos Almac n T CONSULTOFes A i dig VERSI UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA pipas a MS NACIONAL NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA Fecha 10 FEB 08 12 13 PM DE COLOMBIA e E Nit899999063 TA Inventario Fisico USUARIO SOPORTE IT Fecha de Corte 2900212008 Almac n 50011 ALMACEN BIENES NUEVOS NIVEL CENTRAL Bodega 1 BIENES NUEVOS Procedencia f ADQUISICIONES POR CONTRATOS C digo Descripci n 222 to p Ea Shama Conteo Nro C apoa Ae R T T EAS ACC MEDIDOR DE EGUNALENCI pmm w 7 COMPUTADOR CADA 9900 022 PABOLPEQUENO DE CHENOT UNIDAS Y Procedencia 2 DONACIONES C digo Descripci n 2 idad Saldo Sistema Conteo Nro A JA O TERNERA O 0 Procedencia 34 TRASLADOS C digo Deseripel EE E Conteo Nro F_ EMP _ A E R T A 4 Una vez se realice la toma f sica de inventario con los resultados recopilados en el formato anterior el usuario diligenciar la siguiente pantalla en la cual se digitar n las existencias f sicas verificadas para cada uno de los tems Una vez terminado este paso se oprimir el bot n Finalizar Conteo Tns MER ib ato Faa de Elementos por Alr wici n y Bodega Crear inventario conteomro1 C
17. 0801 Cierre Activos Fijos 200712 Cuando el sistema valide que las fechas de cierre de activos fijos son consistentes con los periodo de cierre de los almacenes se generar autom ticamente el rango de fechas para el proceso de cierre con la fecha de cierre del ltimo d a o mes del periodo en el cual se est ejecutando el proceso hasta el ltimo cierre que se realiz en el sistema Del mismo modo se generar autom ticamente de la tabla de Porcentaje Acumulado para el A o Gravable P A A G de la tabla de parametrizaci n de ndices por inflaci n Finalmente el usuario recibir el mensaje de Confirmaci n de Cierre exitoso Resultado Esperado El proceso de cierre permitir la generaci n del C lculo de Ajuste por inflaci n al saldo de inventario de cada periodo y la actualizaci n de saldos iniciales y finales de cada periodo para los elementos con existencias en bodega as como la actualizaci n del periodo de registro de movimientos de almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 70 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO AUD T CONSULTOreES GU A DE USUARIO PRESENTACI N A trav s del men Operativo es posible acceder a las Funcionalidades Movimientos Almac n para registrar Movimientos de Almac n Cierre Almac n realizar cierres de ciclo de los mismos y Solicitudes que no tendr n Entrega Almac n anular solicitudes de almac n de la lista de valores que no van a entregarse e Inventario
18. ALIDAS ENTRADA ENTRADAS ENTRADA CONTRATO ENTRADA SIH ORDENES DE COMPRA ENTRADA POR IMPORTACIONES FHTRANAS POR TRANSFFAFHCIAS Pantalla 2 Tipo de Documento Cuando el usuario seleccione el Documento correspondiente al Movimiento de Ajustes a Entradas de Almac n se desplegar la pantalla Otra Informaci n donde el usuario debe identificar el Responsable del Ajuste y la Dependencia IT Consultores Ltd Manual de Usuario R Subsistema de Bienes y Servicios SINCO m Eae erro Ela AA eee CON SULTMITES e FA Dtra Informaci n i x Otra Informaci n Responsablef66513517 fioa34 ABELLA OROZCO LINETH GRIC LIDA Dependencia ho MICERECTOR SEDE PALMIRA Proveedor Proyecto Consumo Estr C digo o Tp Doc Procedencia Hum Doc Fecha Para completar el registro de datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 para los Movimientos de Ajustes a Entradas a Almac n por medio del campo Tpmy Cont se desplegar con la tecla de funci n F9 la lista de tipos mayores de la estructura contable disponibles para la empresa que se afectar con el movimiento Tipos de Mayores1 a X Find 12 Descripcio MAYOR NIVEL CENTRAL Cuando el usuario haya diligenciado los datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 ingresar las observaciones pertinentes y oprimir el bot n b con el fin de ingresar al Bloque Movimiento En dicho bloque se procede a registrar la Bodega C digo de Elemento Pr
19. Elementos Salida Autom tica 1 Devolutivo en el campo Devolutivo podr seleccionar si se trata de un bien que no IT Consultores Ltda Manual de Usuario 26 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO m Eae erro El AA eee CON SULTMITES e genera control hist rico es decir un elemento No Devolutivo y Bien o Componente si es un elemento que genera control hist rico 2 Activo En este campo el usuario si se trata de un Bien Devolutivo seleccionar el activo de una lista de valores de elementos asociados al contrato vinculado a la solicitud de almac n que va a ser entregado 3 Concepto En este campo se define el concepto del movimiento Costo Consumo Gasto o Inversi n 4 Selecci n En esta casilla de verificaci n se escoger si el elemento ser entregado o no Para el caso de los bienes de m todo de costeo C en el campo Activo por medio de la tecla de funci n F9 se desplegar la lista de valores correspondientes a los activos asociados al contrato que vincula la solicitud de almac n E I gi 140000 22 DEC 07 1740000 22 DEC 0OT En la Pantalla Selecci n de Elementos el campo Concepto puede ser Costo k Gastos G Inversi n I Consumo C si el usuario ingresa un valor diferente recibir el siguiente mensaje de alerta xi Este campo solo permite valores C Consumo Control K Costo G Gasto I Inversi n Los valores permitidos en el campo con
20. Empresa Almac n Tipo de Documento Fecha y Tipo de Mayor en la Estructura Contable El segundo bloque permite diligenciar informaci n como Bodega C digo y Descripci n del Elemento seleccionado Procedencia Tipo de Movimiento Cantidades y Valores correspondientes IT Consultores Ltda Manual de Usuario 42 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO J ri M DULO DE ALMACENES Ela A i pin i os i e a IT CONSULTOFeS paciencia Movimientos de Almac n ra Documento Empresa pem av EL CENTRAL SEDE PALMIRA Almacen a aL Ma CEN NVENTARKOS NIVEL CENTRAL Tipo de Documento pen ISTE ENTRADAS BIENES DEWOLLITAOS Tiene Entrada Parcial F Fecha ps 000003 Estado ENTREGA T Tpmy Contab pi MAYOR PARA ENTRA N mero Dikemas lt opoORTE Movimiento Bodega Elemento PACTO Esta Cantidad Valor Unitario IVA Total Valor Total AE E ATOA OA EEE A ER a E TS ET T AJUSTE ENTRADAS DENES DEVOLUTI aci se htarmaninar beme e Pantalla 1 Movimientos de Ajustes a Entradas Una vez diligenciados los campos Empresa y Almac n se definir el Tipo de Documento para registrar el Movimiento de Ajuste a Entradas de Almac n en el campo respectivo del Bloque de Documento de la Pantalla 1 Tipo de Documento A xj Find Pro Descripcion AJUSTES EGRESOS HOTAS DE AJUSTE A ENTRADAS SALIDAS DE ALMACEN PROCESO AUTO SALIDA DE PRUEBA SALIDA POR DA O EH ALMACEN TRANSFERENCIAS HOTAS DE AJUSTE A S
21. F sico con el fin de obtener las planillas para los cuatro conteos definidos en el sistema as como los ajustes pertinentes entre la informaci n grabada en el aplicativo y los diferentes conteos f sicos realizados En esta Gu a se detallar la Funcionalidad Solicitudes que no tendr n Entregas de Almac n ACCESO ALMACENES OPERATIVO SOLICITUDES QUE NO TENDR N ENTREGAS DE ALMACEN Aplicacion ven Usuario SOPORTE GI A mE Fecha Entro 00m DC a Hora Entrada 10 07sm PFA OF MOVIMIENTOS ALMAC N al Terminal beoe CUE CC CIERRE ALMACEN Idioma ESPANOL TESI RE SOLICIT HO ENTREGAR a TE o CONTR INVENTARIO F SICO Usuario Bad PUSH Instancia R d POPPO ooo SINCO e UNIVERSIDAD NACIONAL aram DE COLOMBIA Opiini je 1 Empresa ODAS LAS EMPRESAS Periodo 200002 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 71 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CCONSULTOFES NDICE PROCESO 1 SELECCIONAR SOLICITUDES QUE NO VAN A TENER ENTREGAS DE ALMACEN l yO ET a Y f De le A SOLICITUDES QUE NO VAN A TENER ENTREGAS DE ALMAC N DETALLE DE PROCESOS Esta funcionalidad permite eliminar de la lista de solicitudes autorizadas que est n pendientes de entrega aquellas que no van a tener movimiento de salida de almac n PROCESO 1 SELECCIONAR SOLICITUDES QUE NO VAN A TENER ENTREGAS DE ALMACEN Condiciones Previas e Es preciso que exis
22. MACEN Ver relaci n de pantallas 1 Movimientos de Ajuste a Entradas 3 Reporte Generado de Notas de 2 Tipo de Documento Ajuste a Entradas de Almac n PROCESO 4 MOVIMIENTOS DE AJUSTES A SALIDAS DE ALMACEN Ver relaci n de pantallas 1 Movimientos de Ajuste a Salidas y Reporte Generado de Ajustes a 2 Tipo de Documento Salidas de Almac n PROCESO 5 MONMIVIANIOS DE TRANSFERENCIA DE ALMACEN Ver relaci n de pantallas 1 Movimientos de Transferencia 3 Reporte Generado de Transferencia 2 Tipo de Documento de Almac n PROCESO 6 ANULACION DAMONINIANIOSD ALMACEN IT Consultores Ltda Manual de Usuario 3 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T ICONSULTOFES Funcionalidad Cierre de Almac n E E Y I ym y TaT aj a Al sw VIO e b T wf PROCESO 7 TRASLADOS DE ALMACEN IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ala M DULO DE ALMACENES EL A T CONSULTOFES MOVIMIENTOS DE ALMAC N DETALLE DE PROCESOS A trav s de sta Funcionalidad es posible realizar Movimientos de Entradas y Salidas de Almac n Notas de Ajuste a Entradas y Salidas Transferencias y Entradas de Saldos Iniciales Tambi n es posible realizar la anulaci n de los Movimientos de Almac n siempre y cuando el movimiento que se desea anular se haya efectuado en un periodo que no haya sido cerrado que se encuentren grabados en el sistema e imprimir el respectivo sopor
23. OLOMBIA Empresa TODAS LAS EMPRESAS Periodo 200802 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 75 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO nene nennnnna M DULO DE ALMACENES Funcionalidad Movimientos Almac n A RR RR RIN r nn nr nnnnrnnnrnnanenaanenaaaa T CONSULTOFresS NDICE REALIZAR INVENTARIO FISICO INVENTARIO F SICO DETALLE DE PROCESOS Esta funcionalidad permite al usuario obtener todos los reportes necesarios para soportar el Proceso de Inventario F sico y diligenciar las cantidades obtenidas en cada uno de los conteos PROCESO 1 REALIZAR INVENTARIO F SICO Condiciones Previas e Es preciso que existan solicitudes a almac n autorizadas en el sistema para la adecuada generaci n de la lista de valores correspondiente Pasos a Seguir 1 Definir la empresa para la cual se va a efectuar el proceso de toma de Inventario F sico al seleccionarla el usuario oprimir el bot n Crea Saldos de Inventario para obtener los saldos que existen en el Almac n que va a inventariarse Crear lrmentario Conteo rot Comeo Hro 2 Conteo Noa Conteo Nro d Ajuste Saldos de Inventario Pantalla 1 Procesos Inventario F sico IT Consultores Ltda Manual de Usuario 76 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO qna e Funcionalidad Movimientos Almac n T CONSULTOFres 2 Una vez el usuario oprima el bot n crear Saldos de la pantalla anterior observar las ele
24. T Consultores Ltda Manual de Usuario 59 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ola M DULO DE ALMACENES 0 T CONSULTOFES AA Tipo de Movimiento Para el registro de Movimientos de Transferencia el usuario visualizar la lista de valores correspondiente Tipos de Movimientos Estado F sico del Bien Para definir el estado f sico en que ingresa el bien a la bodega el sistema despliega una lista de valores que se presenta a continuaci n Ez Para grabar el Movimiento de Almac n registrado el usuario debe oprimir el bot n Terminar Pantalla 1 y recibir el siguiente mensaje de confirmaci n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 60 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES TCONSULTOTES Funcionalidad Cierre de Almac n Al aceptar el anterior mensaje el usuario observar la pantalla en la cual podr generar el informe respectivo Por medio del Bot n imprimir el usuario obtendr el reporte del Movimiento de Transferencias registrado que ser el documento soporte de la operaci n y se generar y o imprimir para sus respectivas firmas UNIVERSIDAD HACIONAL DE COLOMALA Pigna d A 5001 NIVEL CEHTRAL SEDE PALMIRA A li Wii PAPERE MO Manmi de Aimat Himara MORSA A Hee Rep JPTT PC ERECTOR SEDE PALHIRA Foinini BLAN HiT T A Te Costab 18 TIPO DE aro Esta o ENTREGA TOTAL Pantalla 3 Reporte Generado de Movimientos de Transferencias IT Consultores Ltda Manua
25. TA F CADA DRAG Haka Fronda Waar Tai sm MA Waa Taia F ad 1450 o O 1 85 00000 4 654 p00 00 Cial rs Fiia m id F ini ii meii ii Pem ia i Uira Ia sb moro EF O l AA pA A PEHE PHH COERENTES LPE i a a a Te Tag Bird dela Banh fade i aa Ea E F IA T AAD A AET EG AAA A T A da HA H a LE A Te MS ES 1 ES bi Hu A ATEA LA PRA i Pead aA 3 Esla T A ELA A da p PEO TE a A A H J a ARTA 3 PRADO PL AA Y MALO POLO Lab AZ T PStaL di TEY INHA oR S DOTAL DODELE T A Fmi joa Eda Dmm a Cari red kinl Dri Md aio A o AE Ped DAA por 473 Teco Ese JJl ACADS FICS ra 7 Periodo P 00807 Biyi Deseos ip i n Aera Cra ma eaii ips bd Dia Erbina VEA DP A Y ACA AAA OOO IH Equ p PA y bE 1 BAD i A E Pantalla 9 Reporte Generado de Salidas Manuales Ej Salida por Da o Resultado Esperado Los Movimientos de Salidas de Almac n registrados en el sistema deben generar como resultado un Comprobante de Almac n y la respectiva impresi n del reporte en el cual se relacionar como Documento Fuente la Solicitud Autom tica de Almac n que se carg para registrar la el Movimiento de Salida Este proceso muestra los datos de los elementos en la hoja de vida del bien y el correspondiente movimiento en inventarios IT Consultores Ltda Manual de Usuario 41 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO e 2 O aE erre EL A ee CDA SULTOMTES e PROCESO 3 REALIZAR MOVIMIENTOS DE AJUSTES A ENTRADAS DE ALMAC N Condiciones Previas e Por medio de
26. a Saalai njai 21 gt DEVOLLTTAOS FEPARABLES EY EQUIPO DE TRARMEPORTE TRACCION Y ELE ACI N A PORTE EFF ATORO l Caga iig aiw Prem Waar Tell in A Waa iai I acik 4 002 a Al E E A II DEI Cell Jirfimas E Ira Trim Poma Miik Wai Pes mier E 107 A A PA OHTA miaii TP LT 1 ST TOTAL EHR 4006 000 00 000 Paija ialer Emler t bria a Cie Tike Bhil TE i il AECA E y f S ANO ERA Def AE A EA imp par as 73153075 Eam AE a E AGE de L A 4 gi cp Pr par adds E Tibi ado pot Pantalla 3 Reporte Generado de Notas de Ajuste a Entradas de Almac n Resultado Esperado Los Movimientos de Ajuste a Entradas de Almac n deben generar como resultado un Comprobante de Almac n y la respectiva impresi n del reporte as como la actualizaci n de la informaci n de inventarios IT Consultores Ltda Manual de Usuario 48 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO e DUO TT OR EL er CDA SULTMTES e PROCESO 4 REALIZAR MOVIMIENTOS DE AJUSTE A SALIDAS DE ALMAC N Condiciones Previas e Por medio de la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos de Ajustes a Salidas de Almac n grabados en el sistema que cumplan con los criterios la tecla de funci n F6 permite dejar en blanco la pantalla para registrar un nuevo Movimientos de Almac n e Previamente debe existir un Movimiento de Ajuste a Entradas de Almac n grabado en el sistema
27. a Manual de Usuario 24 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES Ela AA eee RS OA ne i la lista de tipos mayores de la estructura contable disponibles para el movimiento a realizar La pantalla de Tipos mayores para salidas autom ticas permitir visualizar la estructura contable definida para la empresa y para el documento Find 12 RA COSTOS Si se trata de salidas manuales como salida por da os p e el usuario observar dicho documento en la lista de valores Tipos de Movimientos E xj Find ji 1 SALIDA POR DANOS Cuando el usuario haya diligenciado los datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 ingresar las observaciones pertinentes y oprimir el bot n L con el fin de ingresar al Bloque Movimiento Para las salidas autom ticas el bloque Movimiento ser diligenciado por el sistema para las salidas manuales se procede a diligenciar la Bodega C digo de Elemento Definici n de Bien IT Consultores Ltda Manual de Usuario 25 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ye 2 O aE erre EL A ee CONSULTE e o Componente Procedencia Tipo de Movimiento Estado f sico del bien y Cantidad Es importante que para los Movimientos de Salidas de cualquier Bien Devolutivo o de Consumo se tengan en cuenta las validaciones descritas en el proceso de Movimientos de Entradas a Almac n Proceso 1 4 Salidas Autom ticas de Almac n Cuando el usuario se encuentre diligenciando una S
28. a Conteo 2 6 El usuario recibir el siguiente mensaje de advertencia para dar por finalizado el primer conteo Advertencia xj AN Desea Finalizar Conteo Nro 1 7 RA 7 El segundo Conteo se realizar siempre y cuando existan diferencias entre los registros del sistema y el primer conteo f sico el usuario digitar en esta pantalla los resultados del segundo proceso y obtendr autom tica mente las diferencias entre ambos procedimientos Como se explicaba anteriormente los elementos ingresados en forma manual ya se observan el el listado de elementos para conteo como se aprecia en el recuadro Inventario Fiica de Elementos por Almac n y Bodega S SOPORTEIT Procesos Inventario Fisico O Bodega p EMES HUEVOS Fecha ba 02 2008 Cierra imoFisico F Fechas 1102300 100027005 Conteo Nro 3 Conteo Miad Ajuste Conteo Fisico Nro 2 Conteo 2 ABORADORA CADA UNO ABORHADOFA CADA UNO ADC MEDIDOR DE EQUIYALERCADA UNO ALC PARA Els CORPUTO Y CADA UMY CAJA DE SENSORES TRASLADOS E74 ADARRE Mij ABONOS FERTILIZANTES Y FCADA UNG ARBOL PEQUE O DE CHABACUAIDAD TIERELA NEGRA KILO Finalizar Corra impair Para Conteo 3 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 79 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO alma M DULO DE ALMACENES Man i Funcionalidad Movimientos Almac n e T CONSULTOFes A i Pantalla 1 Procesos Inventario F sico 8 Para el segundo conteo se obtendr
29. a pantalla el usuario debe diligenciar obligatoriamente todos los campos correspondientes a las diferentes caracter sticas del Bien al que se le efect a el Movimiento de Salida de Almac n El bot n Copiar Ficha tiene como funcionalidad la facilidad de realizar una copia de los datos en caso de estar registrando un Movimiento de Salida de Almac n de 2 o m s unidades del mismo elemento al ingresar los datos la ficha IT Consultores Ltda Manual de Usuario 35 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO I TICONSULTOFres A i del primero y oprimir el bot n Copiar Ficha esta registrar autom ticamente la misma informaci n para todos los dem s elementos w Ficha T cnica i xj Ficha T cnica PROWELIPROCESADOR Y VELOCIDAD MHZ GHZ 2000000 TPO TIPO GENERICO PROCES PROCESADOR GENERICO MULTIME MULTIMEDIA PRUEBA Copiar Ficha Por medio del bot n Contabilizaci n de la Pantalla 1 el usuario acceder al registro de la informaci n contable de la operaci n Partida y Contrapartidas con sus correspondientes Cuentas Mayores Auxiliares Areas y Centros de Costo H Contabdizaci n Aurciliar Area Centro Costo EstAdicion Pantalla 6 Contabilizaci n Para grabar el Movimiento de Almac n registrado el usuario debe oprimir el bot n Terminar Pantalla 1 y recibir el siguiente mensaje solo si existen elementos retirados del inventario que corresponden a bienes de consumo
30. ac n e T CONSULTOFES A A i Por medio del Bot n imprimir el usuario obtendr el reporte del Movimiento de Salida registrado que ser el documento soporte de la operaci n y se generar o e imprimir para sus respectivas firmas LP EA MALHAS DCHA CBA a E is W APA CETRA 5100 PA RA ig u i Ha FPA 1 eta 110 rico ds dr a E BID DA A A de e AO A DC TOR OEA P a 3 E A A AA DO AE EAT NAEL CENTRAL A ad Emo ENTETOS TOTAL Foribigaii CONTR ei bieo DE EGUE AOE ELLO Fo RLO E AA Waie fotenie Fabr al in i Tak 1 b ENa a TENN Me ar n Pm iaa a Ela aa i A ha ao cd i e AD DA A A A BE Ba Tai Di a o A E A A Pantalla 8 Reporte Generado de Salidas de Almac n Autom ticas IT Consultores Ltda Manual de Usuario 40 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO auna LTCONSULLOreS Funcionalidad Cierre de Almac n LAIA UMINEASIDAD HACHOMAL DE COLOMA ha A NACIONAL 5001 NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA paid DE COLOMBALA Mii i ae E Movimientos de LEEA UHLA EDPOMTE IT Todo SPB SALIDA POR DA O O PERDIDA wea Reme DATITIT MCERECTOR BEDE PALMIRA h Mira 2 Fecha DLODTOGA Bolearas I3076397 LONDOGO JARAMILLO MURIO ANDRES a acen 2001 ALMACEN INVENTARIOS MIEL CENTRAL Tabiy usini 31 MAYOR GASTOS Estado ENTREGA TOTAL Prometo 1020300414 DESARROLLO DEL PROGRAMA ALEX APRENDIZAJ hodega J Al ALACTA O ETH A Tiga daa k H O TA PAPA AO PRG DE 04 ACACIA Y COPA ACIOA z PA E E A AA Es CEA
31. aci n como Bodega C digo y Descripci n del Elemento seleccionado Procedencia Tipo de Movimiento Cantidades y Valores correspondientes Movimientos de Almac n 10 022008 WWBL CENTRAL SEDE PALMIRA Almacen Ban VEL CENTRAL SEDE PALMIRA Toa da Documenta frs TRANSFERENCIAS Tiene Entrada Parcial D Fecha 071035 200 Estado Enreca T Tpmy Contab f HAYOR MIVEL CENTR N mero Prod Tporw Saldo Esta Cantidad Wal Un Prom MA Total Walor Total Comabihraci n 5 Pantalla 1 Movimientos de Transferencias Una vez diligenciados los campos Empresa y Almac n origen se definir el Tipo de Documento para IT Consultores Ltda Manual de Usuario 55 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO m Eae erro Ela AA eee CON SULTMMES e registrar la Transferencia en el campo respectivo de Bloque de Documento de la Pantalla 1 Tipo de Documento Xx Find Pi lescripcion AJUSTES EGRESOS HOTAS DE AJUSTE A ENTRADAS SALIDAS DE ALMACEN PROCESO AUTO SALIDA DE PRUEBA SALIDA POR DA O EH ALMACEN TRANSFERENCIAS HOTAS DE AJUSTE A SALIDAS ENTRADA ENTRADAS ENTRADA CONTRATO ENTRADA SIH ORDENES DE COMPRA ENTRADA POR IMPORTACIONES FATRANAS POR TRANSFFRFACIAS PA FT a Pantalla 2 Tipo de Documento Una vez el usuario seleccione el Documento correspondiente al Movimiento de Transferencia se desplegar la pantalla Otra Informaci n donde el usuario debe
32. al de Usuario 28 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES La Funcionalidad Cierre de Almac n HEe0 9 0 Hs 1 a a AAN ONO Componentes Placa Acii Serial Estado Efecto Walor 4 Salidas Manuales de Almac n Cuando el usuario se encuentre diligenciando una Salida Manual deber ingresar los datos de Bloque de Movimiento campo por campo Bodegas El usuario puede seleccionar la bodega que afectar con el movimiento de almac n Find Er ICAO ALMACEN DE IHWENTARTOS C digo y Descripci n del Elemento En este campo el usuario consultar si el elemento seleccionado presenta suficientes existencias para el Movimiento de Salida de Almac n que est registrando y dem s IT Consultores Ltda Manual de Usuario 29 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO fcensores Er ero reee i caracter sticas como Bodega Procedencia Tipo del Bien Devolutivo o de Consumo Grupo Subgrupo y M todo de Costeo SALDOS DE INFESTAR IO SOPORTES Saldos de Inventario Empresa Fom IWYEL CENTRAL SEDE PALMIRA Almacen Fon EL CENTRAL SEDE PALMIRA PA 17400000 1572100 161611300 UA i A 17 62 44260 20 000 00 E A A AS E ES ES ES KTECETE E E E EE Bien o Componente El usuario definir si el elemento seleccionado saldr como un bien o como un componente asociado a un activo Si el usuario selecciona Bie
33. alida Autom tica de Almac n el sistema cargar los datos de Bodega C digo y descripci n del Elemento Procedencia Tipo de Movimiento Saldo Estado F sico del bien y Cantidad puesto que estos datos se alimentan de la informaci n de la Solicitud Autom tica de Almac n escogida para este proceso El usuario debe oprimir el bot n Sel Elementos Pantalla 1 para continuar con el proceso Selecci n de Elementos en Salidas Autom ticas de Almac n Al oprimir el bot n Sel Elementos Pantalla 1 el usuario visualizar el listado de Elementos asociados al Movimiento de Salidas Autom ticas de Almac n que se encuentre registrando en el Movimiento de Salida Autom tica de Almac n es posible por medio de la casilla de verificaci n determinar si ser n entregados todos los bienes que se autorizaron en la Salida de Almac n Autom tica o solo algunos de ellos Tambi n es posible cambiar el campo Cantidad para efectuar la salida por una cantidad menor a la establecida en la Salida Autom tica cargada para realizar el Movimiento de Salida de Almac n La solicitud estar en la lista de valores hasta tanto no haya sido entregada en su totalidad o haya sido seleccionada para no hacer la entrega E SELECCI N DE ELEMENTOS Bodega Elemento Descripci n Proc Cantidsd J Dekati ds Activo Cpo Wair Seleccion 1 q COMPUTADOR gt UDAD 1 4 1a ke o ATT a i Hiz COMPLITADOR 7 UDA i 4 1 0 Dori 5 0777 Nj Pantalla 3 Selecci n de
34. alla Otra Informaci n donde el usuario debe establecer el Responsable del Movimiento de Entrada a Almac n y la Dependencia Los campos Proveedor C digo del Proyecto y Documentos del Tipo de Procedencia son diligenciados por el sistema 2 Otra Informaci n p z xj Otra Informaci n A a e Proweedor Eizezosa Eos TECMOLAB COLOMBIANA MARTHA LUCIA CORRE Proyecto Esir hos C digo foro101556 Tp Doc Procedencia i moe Fecha Movimibemoz Relaci n de facturas Entrada sin Orden de Compra Cuando el usuario seleccione el Tipo de Documento Entrada sin orden de compra el usuario acceder a la Pantalla Otra Informaci n en la cual se relacionar el Responsable del Movimiento de Entrada a Almac n y la Dependencia el Proveedor C digo del Proyecto y Documentos del Tipo de Procedencia TT Otra Informaci n Ej Otra Informaci n Dependencia orsioor F pesene Proweedor 1305044 E TECNOLAB COLOMBLANA MARTHA LUCIA CORRE Proyecto Estr hos C digo Forros Tp Doc Procedencia i moe Fecha Movimbemoz Relaci n de facturas Entradas de Almac n con Responsabilidad IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES Ele Funcionalidad Cierre de Almac n A OOO a Cuando el usuario registra Movimientos de Entradas de Almac n asociados a una responsabilidad elementos que constituyen la reposici n por p rdida robo o
35. alores correspondiente Tipos de Movimientos Estado F sico del Bien Para definir el estado f sico en que ingresa el bien a la bodega el sistema despliega una lista de valores que se presenta a continuaci n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 52 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOTES Funcionalidad Cierre de Almac n Para grabar el Movimiento de Almac n registrado el usuario debe oprimir el bot n Terminar Pantalla 1 y recibir el siguiente mensaje de confirmaci n Al aceptar el anterior mensaje el usuario observar la pantalla en la cual podr generar el informe respectivo Impresi n A Pantalla r Por medio del Bot n imprimir el usuario obtendr el reporte del Movimiento de Ajustes a Salidas de Almac n registrado que ser el documento soporte de la operaci n y se generar y o imprimir IT Consultores Ltda Manual de Usuario 53 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ena T CONSULLOFES para sus respectivas firmas A E MA CA E UEH APTA CONTRAL SOL PALA gt lada ha Fer 1 PEINE A A dla ALe ii LS LIFE M aai ASE DALDAS MENE F DETRE E A A GECE EN A dj tr PI E COREA D APR 00 e a EN AA WEL CENTRAL Pp Carias Yi r Cairo Ere ENTEROS TOTAL e a a e ia A el a E A LEG Cia Pantalla 3 Reporte Generado de Notas de Ajuste a Salidas de Almac n Resultado Esperado Los
36. c n Al aceptar el anterior mensaje el usuario observar la pantalla en la cual podr generar el informe respectivo o acceder al comprobante generado Impresi n Al oprimir el bot n Comprobante el usuario podr acceder al documento generado con el Movimiento de Almac n registrado y generarlo en Archivo Hoja de C lculo Extensi n xls en el bot n correspondiente de dicha pantalla IT Consultores Ltda Manual de Usuario 19 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO A M DULO DE ALMACENES T CONSULTOFES Funcionalidad Cierre de Almac n o Tm Ai pon Sa Pantalla 6 Consulta de Comprobantes Por medio del Bot n imprimir el usuario obtendr el reporte del Movimiento de Entrada registrado que ser el documento soporte de la operaci n y se generar e imprimir para sus respectivas firmas y el correspondiente movimiento en inventarios To desa Rasp E MECERECTOR SEDE PALMIRA Fecha FIOEO7A Soddar s 91008418 ANAHE YILDOH 5071 ALMACEN INVENTARIOS HIMEL CENTRAL Toby Comtab 11 MEYOR PARA ENTRADAS Esta o ENTREGA TOTAL 0010953 COMRTALL EOLANG O DE MEOUEUICIHOLIES ELET Periodo ToDo Descripci n A LIA EE T i ENTRADAS DE MLEAQEH ORDENES DE ALTA o iki iiia POT Ep p Pal pi a ra LEMA J OE Y AETI I ARN PATRIA IT Consultores Ltda Manual de Usuario 20 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOFresS Pantalla 7 Reporte Generado de Entradas a Almac n con Contra
37. c n y Periodo actualizando existencias y ajustes por inflaci n de los inventarios PROCESO 1 REALIZAR CIERRE DE ALMAC N Condiciones Previas e Es necesario previamente realizar el cierre de Activos Fijos puesto que las fechas de cierre de Almac n y de Activos Fijos deben ser iguales para que el procedimiento sea exitoso Pasos a Seguir 1 Para efectuar Cierre de Almac n el usuario debe ingresar el intervalo de empresas y almacenes a los cuales se les realizar el proceso de cierre y en la parte inferior el sistema mostrar el periodo que va a cerrar la fecha del ltimo cierre el Porcentaje P A A G y el Tipo de Comprobante correspondiente Cierre de Almacen OPORTET _Cierre de Almacen Empresa S aide fon MIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA Hasa PON NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA Desde 5uz0 PRUEBAS AJUSTES Hasta fora PRUEBAS AJUSTES Tipo de Comprobantes Aceptar Borrar Cancelar Pantalla 1 Cierre de Almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO 69 all M DULO DE ALMACENES Lo A T COASULTOFES Al definir la Empresa y el Almac n el sistema verificar las fechas de cierre de Activos Fijos y mostrar los periodos cerrados del almac n y de activos fijos en caso de encontrar inconsistencias el usuario recibir el siguiente mensaje x Activos Fijos Cambiar Fechas de Cierre deben ser Iguales Cierre Almac n 20
38. cepto dependen del valor del elemento para el cual se est registrando la salida si el valor es mayor al par metro permitido como menor IT Consultores Ltda Manual de Usuario 27 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOFesS cuant a Consumo C el sistema valida los conceptos Costo K Gasto G o Inversi n I El sistema en estos casos mostrar al usuario el siguiente mensaje de alerta xi EL CONCEPTO NO PUEDE SER C Consumo Control Si el Costo es MAYOR a 216 850 PARAMETRO de MENOR CUANTIA Aceptar Si el usuario selecciona Componente observar como se activa el bot n Refer Activo en la Pantalla 1 O RRE Tiene Entrada Parcial o EZ Estado 7 ENTREGA T Tpmy Contab El MAYOR GASTOS M mera 2 Elemento BC Prod Tpm Saldo Esta Cantidad Wal Un l Prom NA Total Walor Total selflementos Imprimir Anuar Al oprimir dicho bot n el usuario observar la siguiente pantalla en la cual se selecciona la Placa del activo al cual se le va a asignar el elemento como componente Serial Estado Efecto sobre el Bien en este campo se aclarar si el componente no tiene efecto O si mejora la productividad del bien mejora su eficiencia o productividad y el Valor Tambi n es posible definir referencias adicionales asociadas al elemento en los campo R gt ef IT Consultores Ltda Manu
39. con el fin de mantener los saldos en inventario y afectar solamente el valor del mismo Pasos a Seguir Los Movimientos de Ajustes a Salidas de Almac n se realizan con el fin de ingresar al inventario el los elemento s que han salido en los movimientos de Ajustes a Entradas de Almac n y corregir los valores de los elementos El proceso para la correcci n de dicho error u omisi n se efect a por un documento independiente sin vincularse un Documento de Salida espec fico sino realizando el ajuste en el documentos respectivo y detallando en los campos de observaciones motivo del ajuste El usuario debe diligenciar la siguiente pantalla que consta de dos Bloques Documento y Movimiento En el primer bloque se diligenciar n los datos correspondientes a Empresa Almac n Tipo de Documento Fecha y Tipo de Mayor en la Estructura Contable El segundo bloque permite diligenciar informaci n como Bodega C digo y Descripci n del Elemento seleccionado Procedencia Tipo de Movimiento Cantidades y Valores correspondientes IT Consultores Ltda Manual de Usuario 49 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO ala M DULO DE ALMACENES 7 0 Funcionalidad Cierre de Almac n T CONSULTOreS A AAN N O SOPORTEIT Movimientos de Almac n mitted hl Documento Empresa Eem EL CENTRAL SEDE PALMIRA 000 Almacen pon ALMACEN INVENTARIO MIVEL CENTRAL Tipo de Documento aso amusTE SALIDAS BEES DESOLUT OS O Meme Entrada Pada F Fecha Pecat E
40. da o de un bien asignado a un tercero se debe definir el NIT del responsable y el respectivo n mero de la responsabilidad en la pantalla Otra Informaci n con el fin de disminuir el saldo de la responsabilidad T Otra Informaci n K xl Otra Informaci n Responsable 16513062 f l ACOSTA HAROLD Dependencia bor010101 T r SEDE F ERECTOR SEDE PALMIRA Proweedor bos9510 fi T he STREPO MADRID NORTON JAF Proyecto Estr fos C digo Eoto10155 Tp Doc Procedencialan AUTORIZACION TRANSFERENCIAS INTERI Num Doc fi Fecha Pam 2008 Responsabilidad a Cancelar Nit Responsable Es315703 DELGADO GONZALEZ LINA ALEXANDRA Movimbrnos felaci n de facturas Por medio de la tecla de funci n F9 el usuario seleccionar el tercero que tiene a cargo la responsabilidad del bien A continuaci n en el campo responsabilidad se desplegar la lista de valores de responsabilidades asociadas al responsable por medio de la tecla de funci n F9 y se establecer el n mero de responsabilidad y el saldo a afectar Una vez el usuario haya diligenciado la informaci n de la pantalla Otra Informaci n ingresar a la pantalla Relaci n de Documentos en la cual se relacionar n los documentos que soportan la entrada de almac n tales como Factura Remisi n Nota Cr dito etc En dicha pantalla se visualizar n el Tipo de Documento el Prefijo y N mero del documento soporte Fecha Valor Total e IVA correspondiente IT Consu
41. de impresi n Impresi n A O Pantalla El IT Consultores Ltda Manual de Usuario 64 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO a M DULO DE ALMACENES 0 I T ICONSULTOFes i Funcionalidad Cierre de Almac n i 4 El reporte generado que ser el Documento Soporte de la Anulaci n del Movimiento reflejar el Estado de Anulaci n con el campo para las observaciones pertinentes para su impresi n y firmas corr espondientes LAVAS LEH Pigra 1 dei JACIONAL 5001 NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA ts edad DE COLOMBIA Mii Sade TOO BELET MHovimientos de Mirene ME SOFDRATE iT FTpaa EM EMTRADA 5H ORDENES DE Comba Ar P JOITGIGIOI CE RECTOR SEDE PALMIRA Ara Ds 13 Fecha OLD Bytie 4134011874 AGUDELO HEAD ANA ELA Airani 50071 ALMACEN ENEMTARICE MAEL CENTRAL Teddy Condal 11 MAYO PARA ENTRADAS Priore 9010101558 PROYECTO GEMERSCO MIEL CENTRAL WOENCHA kh DA o rs E ADE HERA ARA CESOLIA E se 11901181 e RESPORALE A OCIADO ALA BOD CIA E3 Faaporaatds Eiki pi Pantalla 2 Reporte Generado de Anulaci n de Movimiento Resultado Esperado El proceso de Anulaci n debe generar como resultado el cambio de estado del documento a Anulado y la generaci n del documento soporte de la operaci n con los campos necesarios para las firmas de los responsables del proceso as como la actualizaci n de la informaci n de inventarios IT Consultores Ltda Manual de Usuario 65 Subsistema de Bienes y
42. de Almac n O as documento A En Almacen pon A Tipo de Documento fst TrasLADO SALDA BENES DEVOLUTI OS Meme Entrada Parcial Fecha 3002003 Estado gt ENTREGA Ti Tpmy Contab Et MAYOR castos M mera o Factor de internam ento Eismerto s Duma Terminar Cancela Facturas Cir Andre Ct Historico inicostos Contabilizaci n lic Llemento imprimir Arola Pantalla 1 Movimientos de Entrada 1 Bloque Documento En estos campos es posible ingresar los datos correspondientes a la Empresa y Almac n que afectar el movimiento Tipo de Documento que se desea registrar Entradas Salidas Ajustes etc fecha de elaboraci n del movimiento tipo de mayor contable y si se desea hacer Entradas Parciales de los diferentes contratos 2 Bloque Movimiento En este bloque es posible ingresar el c digo de la bodega c digo del elemento solicitado Procedencia Tipo de Movimiento de Entrada Estado F sico del Elemento Cantidad de Elementos Valor Unitario Promedio IVA y Valor Total Como se observa en la Pantalla 1 es posible por medio de la casilla de verificaci n del campo Tiene Entrada Parcial seleccionar si a una entrada autom tica Entrada con Contrato se le efectuar o no una entrada parcial lo que permite modificar los elementos y cantidades que van a ingresar al almac n El sistema mantendr en la lista de contratos aquellos a los cuales no se les ha efectuado la entrada total y val
43. e desplegar la pantalla Otra Informaci n donde el usuario debe verificar el Responsable del Ajuste y la Dependencia AN Otra Informaci n l x Otra Informaci n Responsable F681 3517 hina3a BELLA OROZCO LUNETA GRICELID A Dependencia 4d ho WVICERECTOR SEDE PALMIRA Proveedor Proyecto Consumo Estr C digo Tp Doc Procedencia Hum Doc Fecha Para completar el registro de datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 para los Movimientos de Ajustes a Salidas de Almac n por medio del campo Tpmy Cont se desplegar con la tecla de funci n F9 la lista de tipos mayores de la estructura contable Tipos de Mayores1 i x Find h 1 Des MEL Cuando el usuario haya diligenciado los datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 ingresar las observaciones pertinentes y oprimir el bot n con el fin de ingresar al Bloque Movimiento En dicho bloque se procede a ingresar la Bodega C digo de Elemento Procedencia Tipo de Movimiento Estado f sico del bien Cantidad Valor Unitario IVA y Valor Total Bodegas El usuario puede seleccionar la bodega que afectar con el movimiento de almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 51 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOTES Funcionalidad Cierre de Almac n Tipo de Movimiento En el caso del registro de Movimientos de Ajuste de Salidas de Almac n el usuario visualizar la lista de v
44. idar que el total de unidades que ingresan en las posibles entradas parciales sea igual al registrado en el contrato Una vez diligenciados los campos Empresa y Almac n se definir el Tipo de Documento que se utilizar para registrar el Movimiento de Entrada a Almac n que puede estar asociado a un contrato en ejecuci n o a una Entrada sin orden de compra en el campo respectivo de Bloque de Documento de la Pantalla 1 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 6 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES 0 ly Funcionalidad Cierre de Almac n A OA a Tipo de Documento i x Find Pi l mo inei am SALIDAS DE ALMACEN PROCESO AUTO SALIDA DE PRUEBA SALIDA POR DA O EN ALMACEN TRAMSFERENCIAS HOTAS DE AJUSTE A SALIDAS ENTRADA ENTRADAS EHTRADA COHTRATO ENTRADA SIN ORDENES DE COMPRA ENTRADA POR IMPORTACIONES ENTRADAS POR TRANSFERENCIAS SALDO INICIAL DE ALMACEN Pantalla 2 Tipo de Documento Dependiendo del documento que el usuario haya seleccionado en la Pantalla 2 el proceso continuar asociando el registro a un Contrato en Ejecuci n si se trata de una entrada con contrato listando la relaci n de facturas y dem s documentos soporte de la entrada a registrar si se trata de una entrada sin orden de compra 4 Entradas con Contrato Cuando el usuario seleccione el Tipo de Documento Entrada Contrato ENC se desplegar la siguiente pantalla en la cual se seleccionar
45. ienes y Servicios SINCO 67 ala M DULO DE ALMACENES Ela A E N E E E E T CONSULTOreES GU A DE USUARIO PRESENTACI N A trav s del men Operativo es posible acceder a las Funcionalidades Movimientos Almac n para registrar Movimientos de Almac n Cierre Almac n realizar cierres de ciclo de los mismos y Solicitudes que no tendr n Entrega Almac n anular solicitudes de almac n de la lista de valores que no van a entregarse e Inventario F sico con el fin de obtener las planillas para los cuatro conteos definidos en el sistema as como los ajustes pertinentes entre la informaci n grabada en el aplicativo y los diferentes conteos f sicos realizados En esta Gu a se detallar la Funcionalidad Cierre de Almac n ACCESO ALMACENES OPERATIVO CIERRE ALMAC N Aplicaci n MvEN Usuario E DOPOATEINT Fecha Ento VDD Hora Entrada 110507 E Terminal YE ITALIA CUE C CIERRE ALMACEN Idioma SPANOL TESI RE SOLICIT NO ENTREGAR Session 5 fries CONTR INVENTARIO F SICO Usuario Bd MUSA Instancia Hd DP SINCO fa NACIONAL ne DE COLOMBIA je j 0 Empresa TODAS LAS EMPRESAS a IT Consultores Ltda Manual de Usuario 68 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Hire 9 0 His T A A ANNA NDICE REALIZAR CIERRE DE ALMACEN CIERRE ALMAC N DETALLE DE PROCESOS Esta funcionalidad permite efectuar el Cierre de ciclo para determinada Empresa Alma
46. l de Usuario 61 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO J ri M DULO DE ALMACENES 0 I T CCONSULTOres i Funcionalidad Cierre de Almac n Resultado Esperado Los Movimientos de Transferencias entre bodegas almacenes o empresas deben generar como resultado un Comprobante de Almac n y la respectiva impresi n del reporte la actualizaci n de la informaci n de los inventarios as como el registro de un movimiento autom tico de entrada de almac n a la empresa almac n y bodega destino de los elementos asociados al movimiento de transferencia IT Consultores Ltda Manual de Usuario 62 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO a M DULO DE ALMACENES 0 I T CONSULTOFes Funcionalidad Cierre de Almac n PROCESO 6 ANULACI N DE MOVIMIENTOS DE ALMAC N Condiciones Previas e Deben existir Movimientos de Almac n de Salidas Entradas Notas de Ajuste de Salidas o Entradas Transferencias etc grabadas en el sistema para un periodo que no haya sido cerrado e Por medio de la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos que cumplen con los criterios y que pueden ser anulados Pasos a Seguir l El usuario debe ubicarse sobre el registro que desea anular El proceso se efect a siempre y cuando el movimiento a anular se haya efectuado en un periodo que no haya sido cerrado la anulaci n se realiza en diferentes ca
47. la Funcionalidad Movimientos de Almac n ACCESO ALMACENES OPERATIVO MOVIMIENTOS ALMAC N Aplicaci n INVEN i E Usuario POPOR TEIT Gi AC Fecha Entro 1070272008 Ci ALSC Hora Entrada 11 05 070m PF AC OF MOVIMIENTOS ALMAC N gl Terminal YS UTBADM CUE CC CIERRE ALMACEN Idioma ESPANOL TESI RE SOLICIT NO ENTREGAR Session E 17168 CONTR INVENTARIO F SICO Usuario Bad WUSA O Instancia B d POPPO3 SINCO de NACIONAL PM DE COLOMBIA Empresa TODAS LAS EMPRESAS Periodo 200002 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 2 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO rconsuiores reel i NDICE PROCESO 1 MOVIMIENTOS DANA ASA ALMACEN Ver relaci n de pantallas 1 Movimientos de Entrada 6 Consulta de Comprobantes 2 Tipo de Documento 7 Reporte Generado de Entradas a 3 Facturas Almac n con Contrato 4 Entradas de Elementos con Control 8 Reporte Generado de Entradas sin 5 Contabilizaci n Orden de Compra 1 PROCESO 2 MOVIMIENTOS DE SALIDAS DE ALMACEN Ver relaci n de pantallas Movimientos de Salida 6 Contabilizaci n Tipo de Documento 7 Consulta de Comprobantes Selecci n de Elementos Salida 8 Reporte Generado de Salidas Autom tica Almac n Autom ticas Selecci n de Activo Salida Manual 9 Reporte Generado de Salidas Salida al Servicio de Elementos con Manuales Control PROCESO 3 MONIWIANIO gt y D AJUSTES A ENTRADAS DE AL
48. ltores Ltda Manual de Usuario 10 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Funcionalidad Cierre de Almac n En el campo Tipo de Documento de la anterior pantalla por medio de la tecla de funci n F9 es posible seleccionar entre las diferentes opciones el Documento correspondiente Para las entradas de almac n que provienen de importaciones es posible detallar los diferentes Conceptos de gasto asociados por medio del bot n Relaci n de Gastos de la Pantalla Relaci n de Documentos se visualizar el detalle de los mismos IT Consultores Ltda Manual de Usuario 11 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOFES Funcionalidad Cierre de Almac n r gi E Or pt 5 Distribuye Gastos Los Conceptos de Gastos de la anterior pantalla se podr n visualizar por medio de la tecla de funci n F9 Dichos conceptos detallan los rubros asociados a los documentos soporte a pagar estos pueden ser Seguros Fletes y o Aranceles p e Conceptos de Gastos Para completar el registro de datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 para los Movimientos de Entradas a Almac n se debe diligenciar el campo Tpmy Cont para el cual se desplegar con la tecla de funci n F9 la lista de tipos mayores de la estructura contable IT Consultores Ltda Manual de Usuario 12 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Cuand
49. mentos o tems del inventario Es posible apreciar la generaci n del elemento si es autom tica o manual la Procedencia C digo y Detalle del Elemento Unidad de Medida y Saldo en el Sistema Por medio del bot n Borrar Saldos de Inventario el usuario podr regresar a la pantalla anterior el bot n Imprimir para conteo 1 permite crear el formato de conteo correspondiente Fechas Fecha ba 00 2008 Cierre imoFisico F Crear rmentar o Conteo Nro i Conteo Nro Conbeo Nro 3 Conteo Hro 4 Ajuste Saldos de Inventario 2 fm AAA EREE PORTS ACC MEDIDOR DE ECN ALERIA CADA LIO j 1 AMAER ES PORTA ACC PARA Ed CONPUTO Y COMUNA CI N CADA LAO 1 AA EA EES POR E CORPUTADA CADA LIO A ADO LEACONES POR ARBOL PEQUE O DE CHRIMOYA LMC T CORA CIR Ta AHAD A TADA Pii A CA COMES 507 ABONOS FERTLLLANTES Y PRODUCTOS SIMIL ARES CADA LIO z COMA COMES a GE TERRA MECGRA HLG 14 TRASLAD 5 Erg CORFUTADOS CADA LO Pantalla 1 Procesos Inventario F sico 3 El usuario obtendr el formato de Conteo para el primero de los mismos en el cual se observar el C digo y nombre del Almac n y la Bodega y la procedencia de los diferentes bienes En cada procedencia es posible visualizar C digo Descripci n Unidad de Medida Saldo en El sistema y Campo para diligenciar los resultados del primer conteo IT Consultores Ltda Manual de Usuario 77 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO
50. n observar como se activa el bot n Ctrl Hist rico en la Pantalla 1 el caso de Componente se explic en las Salidas Autom ticas de Almac n Procedencia En este campo el usuario podr observar en detalle la procedencia del bien la cual puede ser Adquisici n por Contrato Donaciones Leasing Sobrantes etc Este detalle se observar en el campo Procedencia de la Pantalla Saldos de Inventario IT Consultores Ltda Manual de Usuario 30 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T ICONSULLOFES Funcionalidad Cierre de Almac n Estado F sico del Bien La lista de valores muestra el estado f sico del elemento en que sale al servicio Cantidad Valor Unitario IVA y Valor Total Una vez el usuario registre la cantidad correspondiente al Movimiento de Salida Manual de Almac n que se encuentra registrando observar la siguiente pantalla para realizar la selecci n del Activo correspondiente en donde visualizar C digo de mismo Valor en libros Placa Serial Fecha de entrada al almac n y concepto que puede ser Costo Gastos Inversi n para elementos de mayor cuant a o Consumo para elementos de menor cuant a IT Consultores Ltda Manual de Usuario 31 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO m Eae e Ela E E E E E CON SULTMMES e E SELECCI N DE ACTIVOS Retornar Pantalla 4 Selecci n de Activos Manual Cuando la salida se realiza sobre un componen
51. nado Realizado el Cierre del Proceso el usuario observar en la parte superior de la pantalla en el campo Cierre Inv F sico la fecha del mismo como se observa en el recuadro Faka de Elementos por Almac n Y Bodega 1 i q z pi j i F j ho i Pantalla 1 Procesos Inventario F sico 19 Es posible reversar el proceso de inventario f sico y reversar igualmente cada uno de los pasos anteriormente descritos IT Consultores Ltda Manual de Usuario 84 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO wrrnonnessnsnsesensssessssssssesssssssssssesssssssssssssessosssssssssssssssssssssssssssssssessossssssssssssssssssssossssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssesssossssesossesssssnenenonnunnp M DULO DE ALMACENES Funcionalidad Movimientos Almac n e T CONSULTOrgES NN AAA N 20 En cada uno de los conteos el usuario recibir el siguiente mensaje de confirmaci n para volver al estado de edici n en el cual puede modificar los datos digitados para cada uno de los conteos efectuados Advertencia IT Consultores Ltda Manual de Usuario 85 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO wrrnonnessnsasesenssssssssssssssssssssssssesssssssssssssessosesssssssssssossssssssssssssssssssossssssssssssssssssssssossssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssossssesossssssssnssenennennp
52. o MICERECTOR SEDE PALMIRA IT Consultores Ltda Manual de Usuario 23 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES sm Funcionalidad Cierre de Almac n 1 T CONSULTOreS A AN E E Por medio de la tecla de funci n F9 en el campo Tipo de Documento de la anterior pantalla se desplegar la lista de valores correspondiente a las Solicitudes a Almac n autorizadas en el sistema a a Almati C AHO HE HAC PAR e ALEJANDRA FERRETERIA PETE y 4 Salidas Manuales de Almac n Si el usuario desea realizar un Movimiento de Salida de Almac n que no se encuentre asociado a una solicitud a almac n Salida de Almac n por da os en el activo p e continuar con el paso 4 Una vez seleccionado el documento en el caso de las salidas autom ticas se desplegar la pantalla Otra Informaci n donde se debe asignar Responsable Dependencia y C digo del Proyecto al que se destinar n el los elemento s Ti Otra Informaci n NE xj Responsable 16245003 AMPO GARCIA JOAQUIN MARIA Dependencia Lo020101 E FIONA DE PLANEACI N ada D Taa Proyecto Consumo Esir hos C digo Bo10101558 Rotimbtin os Helacson de facturas Para completar el registro de datos del Bloque Documento de la Pantalla 1 para los Movimientos de Salidas de Almac n por medio del campo Tpmy Cont se desplegar con la tecla de funci n F9 IT Consultores Ltd
53. o el usuario haya diligenciado completamente los datos del Bloque Documento de la Pantalla p 1 ingresar las observaciones pertinentes y oprimir el bot n con el fin de ingresar al Bloque Movimiento Para las entradas provenientes de contratos la informaci n del bloque Movimiento se diligencian autom ticamente para las entradas sin orden de compra se procede a registrar la Bodega a la que ingresar n los elementos C digo del Elemento s Procedencia de los elementos Tipo de Movimiento definido para la Entrada Estado f sico del bien Cantidad Valor Unitario IVA y Valor Total Bodegas El usuario podr visualizar las bodegas v lidas a las cuales har n ingreso los elementos asociados para la empresa y almac n definidos en el bloque Documento por medio de la tecla de funci n F9 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 13 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES Ela AA eee MER0 9 10 H ka 1 Ea A AAA ANN ANN i C digo y Descripci n del Elemento El usuario observar la siguiente pantalla en la cual podr escoger el elemento deseado para efectuar el Movimiento de Entrada a Almac n SRF Sistema de Recursos Fisicos 11 d 1 17 ADORO DAGANECO E 1 Pa 560 1 ra ARA ZADERA L L i 650 1 ra ACC PARA BARRENO 1 i 2 E 1 27 ADC DE FH METRO i i H EEN 1 iS ADC MEDIDOR DE EOUN ALERKIA 1 1 Pa 655 5 E ACC PARA ARE ACOMODO DO L L l 550 1 zG AC PARA DALANDA l 21
54. o placa recibir el siguiente mensaje especific ndole el intervalo permitido De xi La placa no se encuentra en el rango permitido de la sede 1000000 19999991 A continuaci n el usuario escoger por medio de la tecla de funci n F9 la placa correspondiente al bien Padre si aplica IT Consultores Ltda Manual de Usuario 34 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T COASULTOFES 1914922 Por medio de los botones de la parte inferior de la pantalla Salida de Elementos con Control diligenciar las siguientes pantallas para actualizar los datos de la hoja de vida Valores Acumulados Opcional Estos valores aplican para bienes que ya han estado al Servicio o que provienen de una donaci n y por lo pueden tener ajustes depreciaciones etc y que en la ficha t cnica debe actualizar los movimientos contables como Provisiones Ajustes por Inflaci n Depreciaciones Amortizaciones o Agotamientos Valorizaciones o desvalorizaciones y Fechas de la ltima depreciaci n N Valores Ac ados por A 10 x VALORES ACUMULADO Acumulado Provisi n 0 00 Periodos Pendientes Porcentaje Ajuste por Inflaci n Activo 0 00 Deprec Amort Agota 000 Ajuste por Inf Deprec Amort Agota 000 Fecha Ultima Valorizaci n Valorizaci n Acumulada 000 Desvalorizaci n 0 00 Fecha Ult Deprec Amort Agot Fecha Fin Deprec Amort Agot 45 01 2008 Retornar J Ficha T cnica En est
55. ocedencia Tipo de Movimiento Estado f sico del bien y Cantidad Bodegas El usuario puede seleccionar la bodega que afectar con el movimiento de almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 44 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULLOFES Funcionalidad Cierre de Almac n C digo de Elemento En la pantalla Saldos de Inventario donde el usuario podr visualizar el tipo de Procedencia del bien Bodega correspondiente C digo del elemento unidades disponibles Valor de Inventario Ajustes por Inflaci n y Punto de Pedido Tambi n es posible Generar la informaci n consultada en archivo Hoja de C lculo por medio del bot n Generar Archivo SALDOS DE INVENTARIO Procedencia En este campo el usuario podr observar en detalle la procedencia del bien la cual puede ser Adquisici n por Contrato Donaciones Leasing Sobrantes etc Este detalle se observar en el campo Procedencia de la Pantalla Saldos de Inventario IT Consultores Ltda Manual de Usuario 45 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO I TCONSULTOTES Funcionalidad Cierre de Almac n SALDOS DE INVENTAR IO AAA DE Tipo de Movimiento En el caso del registro de Ajustes a Entradas de Almac n el usuario visualizar la lista de valores correspondiente Tipos de Movimientos Estado F sico del Bien Para definir el estado f sico en que ingresa el bien a la bodega el sistema IT C
56. omeon ConteoNroa Conteo Nro Ajuste Conteo F sico Nro 1 Gen Procedencia Elemento o tem Unidad Saldo Sistema Confeo1 Diferencia ADAE H A ADRA CADA Pii 600 E 00 0100 J A g DOMACIONES H ABIOMADORA CADA LIC 13 00 13 00 1 00 mA A ADERE 275 ACE MEDOORA DE EGUPALENCIA CADA Ub 00 i o H 4 ALASKA FO MES E7 ATC PARA EG COMPUTO Y COOAICADIA LMD a 00 4 00 0 00 1 ADALEACIORES 674 COWPUTADOR CADA UNO a i gg 0 00 Aa TRASLADOS a COMA A DR CADA LO 1 00 mA 1 00 a DOABCORES 5017 ABONOS FERTLIZANTES Y PRODICADA LAO 1 00 4 00 10 00 PMi Namm a 07 ARBOL PEQUE O DE CHRMOYA UNIDAD 200 200 0100 A E COMACINES S037 TERRA HEDRA HILO 2 0500 3 001 1 00 W u ADES 241 ROCIADOR CADA LP ape 200 200 Finalizar Corto imprimir Para Contea IT Consultores Ltda Manual de Usuario 78 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T as M DULO DE ALMACENES Funcionalidad Movimientos Almac n Areso AA AAA E Pantalla 1 Procesos Inventario F sico 5 Es posible que en el proceso de Conteo se observen bienes que existen f sicamente pero no se encuentran registrados en el sistema con este fin es posible realizar ingresos manuales de bienes a cada uno de los conteo en el campo Gen Pantalla 1 es posible observar los bienes que se generan autom ticamente o son ingresados en forma manual Al finalizar el primer conteo se digitar n las caracter sticas y cantidades de dichos bienes los cuales figurar n en el Formato Imprimir par
57. onsultores Ltda Manual de Usuario 46 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO J M DULO DE ALMACENES 0 O Ma Funcionalidad Cierre de Almac n T CONSULTOreS LTDA despliega una lista de valores que se presenta a continuaci n Para grabar el Movimiento de Almac n registrado el usuario debe oprimir el bot n Terminar Pantalla y recibir el siguiente mensaje de confirmaci n Al aceptar el anterior mensaje el usuario observar la pantalla en la cual podr generar el informe respectivo Impresi n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 47 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO HERo 910 H OR Ea A AAA ANN ANN Por medio del Bot n imprimir el usuario obtendr el reporte del Movimiento de Ajustes a Entradas Salida registrado que ser el documento soporte de la operaci n y se generar y o imprimir para sus respectivas firmas UNIVERSIDAD DANTASIDAD HACIONAL DE COL md Pigra i NACIONAL 5001 HIVEL CENTRAL SEDE PALMERA dy MPA k DE COLOMILA Mit 1977506 7 BiAA Iiri Aim de i LE ULJAPTG prt i r Todo AED ALISTE ENTRADAS HE RES DELU TADE IA 2001020104 SECRETARIA DE SEDE gt Hirm i Fera DA HE Enk rse TH EIM ALEDO CORREA DHI AHIR i 5001 ALMACEN ENERNTARIOS HYEL CENTRAL Tobi Gorky 18 MAYOR FARA ERTRADAS Estado DHAL GA TOTAL Prometo 20 0 ORD ATAL BRLEAACO DE HECOLELECPIOES ELEG al z 1d AA Tiga Gru
58. otes que corresponde al elemento a retirar del inventario 5 Saldo Actual Este campo le permite conocer la composici n actual del lote tanto en cantidad de elementos como en el valor total del mismo 6 Movimiento En este campo es donde el usuario ingresa la cantidad de elementos que desea de retirar del cada uno de los lotes como se menciono anteriormente el total retirado de elementos del movimiento debe de ser igual a la cantidad de elementos a retirar 7 Bot n Bot n mediante el cual el usuario puede seleccionar el siguiente requerimiento de salida n En caso que en la salida de inventario no existan elementos que sean bienes de consumo el sistema mostrara directamente el siguiente mensaje de confirmaci n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 38 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Funcionalidad Cierre de Almac n Al aceptar el anterior mensaje el usuario observar la pantalla en la cual podr generar el informe respectivo o acceder al comprobante generado Impresi n Al oprimir el bot n Comprobante el usuario podr acceder al documento generado con el Movimiento de Almac n registrado y generarlo en Archivo Hoja de C lculo Extensi n xls en el bot n correspondiente de dicha pantalla OR SEDE PALA Pantalla 7 Consulta de Comprobantes IT Consultores Ltda Manual de Usuario 39 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO E POTTEN NE r ta Funcionalidad Cierre de Alm
59. pertinentes y oprimir el bot n La con el fin de ingresar al Bloque Movimiento En dicho bloque se procede a ingresar la Bodega C digo de Elemento Procedencia Tipo de Movimiento Estado f sico del bien Cantidad Valor Unitario IVA y Valor Total Bodegas El usuario puede seleccionar la bodega que afectar con el movimiento de almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario 57 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Funcionalidad Cierre de Almac n T CONSULTOreES LTDA Cuando el usuario realice un Movimiento de Trasferencias debe observar que la Bodega de Origen y la de Destino sean diferentes de lo contrario recibir el siguiente mensaje de alerta C digo y Descripci n del Elemento En este campo el usuario consultar si el elemento seleccionado presenta suficientes existencias para el Movimiento de Salida de Almac n que est registrando y dem s caracter sticas como Bodega Procedencia Tipo del Bien Devolutivo o de Consumo Grupo Subgrupo y M todo de Costeo IT Consultores Ltda Manual de Usuario 58 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO T CONSULTOFES Funcionalidad Cierre de Almac n Procedencia En este campo el usuario podr observar en detalle la procedencia del bien la cual puede ser Adquisici n por Contrato Sobrantes etc Este detalle se observar en el campo Procedencia de la Pantalla Saldos de Inventario I
60. r el siguiente mensaje al aceptarlo se activar el bot n de Ctrl Hist rico de la Pantalla 1 IT Consultores Ltda Manual de Usuario 16 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES Ela AA eee T CONSULTOreS Detener y Existen Elementos con Control Historico por Verificar Cuando se presiona el bot n Ctrl Hist rico el usuario observar la siguiente pantalla en la cual podr diligenciar el c digo interno del bien el n mero serial del elemento y datos correspondientes a la garant a Esta informaci n se actualiza en Activos Fijos en la hoja de vida de los bienes al momento de hacer la salida del elemento A Entradas de Elementos con Control i x Elementos con Control C digo C digo Interno Serial RL Placa Cantidad Hro Garantia Ini Garantia Fin Garantia Walor Compra A EE PES EEE E Sitios de Instalaci n 222220 proveedor O TOTALES II Tipos de Ubicaci n TA Ubicaci n ENE Ficha T cnica Componentes Retornar Estado Equipo o Tipo Elemento O Tipo Equipo e Direcci n Tel fono 2 Cliente Hexadecimal PASA Referencia Pantalla 4 Entradas de Elementos con Control En la pantalla Elementos con Control es opcional que el usuario diligencie los datos de la Ficha T cnica si el elemento la tiene asociada H Ficha T cnica Ficha T cnica Caracteristicas Valor Descripci n MARCA MARCA DELL MODELO MODELO 2007 OBSERV OBSERVACIONES
61. snsnennnnnp wrrnennessnsasesensasessssasssssssssssssssesssssssssssssessssssssssssssssossssssssssssssssssssossssssssssssssssssssossssssssosssssssssssssssssssssssssssssssssssssssssossssesossesssssnssenssnennp 1 M DULO DE ALMACENES 1 Funcionalidad Movimientos Almac n T CONSULTOrgES NN AA o UNVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBA F h m ij h 1 p 3 AA T CTO A a i DECOLOMMA NIVEL CENTRAL SEDE PALMIRA 16 En esta pantalla el usuario podr observar los ajustes a realizar con los resultados del inventario f sico Ajuste Inventario F sico ME ME Me Mes dEl MM Bl En Pantalla ji Procos t Inventario F sico 17 Al finalizar este conteo si persisten diferencias el usuario obtendr el siguiente formato UNWERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Figasi de CANEL GETEA SEDE PALMIRA conoce UEBLIAESO SOPOETE iT lento Fisico Fecha dei Amia 30093 ALMACEN BIENES AUTOS AUVEL CENTRAL Bodega T HEWES MUEYLE Procedencia 7 DONACIONES EAJ fido man je e S AAA AAA IT Consultores Ltda Manual de Usuario 83 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES Funcionalidad Movimientos Almac n id i necia lit MON 18 Por medio del bot n Cierre de Inventario de la Pantalla Proceso de Inventario1 F sico Ajustes el usuario podr dar fin al proceso de Inventario y recibir el mensaje correspondiente de confirmaci n y proceso termi
62. sos como si se han registrado Movimientos de Almac n para un contrato anulado para una Transferencia realizada por error en la escogencia de Bodegas o Almacenes para el Traslado o cuando una Salida de Almac n no culmin en la salida real de un elemento del inventario por cancelaci n en la baja del activo etc Movimientos de Almac n tamama aa Documento Empresa pa EL CENTRAL SEDE PALMIRA 0000 Almacen oo a WEL CENTRAL SEDE PALMRA O OOOO Tipo de Documento Eal FALDAS DE ALMACEN PROCESO AUTO eme Entrada Parcial F Fecha 201 2008 Estado ENTREGAS T Tpmy Comtab f MAYOR MVEL CENTR N mero fo Movimiento Clermento HE Prod Tp Saldo Esta Cantidad Walor Unitario NA Total valar Total A aeann E Iva Dad EFE TOTAL E E Acre CiilHMiHlorico anclas Pantalla 1 Anulaci n de Comprobantes de Movimientos de Almac n 2 Al presionar el bot n Anular el usuario recibir el siguiente mensaje de confirmaci n IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO 63 T CONSULTOTES Funcionalidad Cierre de Almac n 3 Cuando el usuario oprima el bot n Anular Documento los registros del bloque Movimientos quedar en blanco y el Estado del documento cambiar a ANU Anulaci n Comabiliraci n elflementos imprimir 4 Es posible obtener el reporte soporte de la anulaci n del documento por medio de la pantalla
63. stado po ENTREGA T Tpmy Contab Fi Maroroa5T0S N mero Dikena RTE e Movimiento iento BC Prod Tpm Saldo Esta Cantidad Wal Unii Prom NA Total Valor Total Proceder Ma Dead f TOTAL 0 00 5 000 00 010 MAD CLESICI NES POR CONTRATOS a F j j z B Estao Tipo de movimento o Paste FALDAS BIENES DEYOLUTAE Elemento Factos de internamiento Eerrerto Documento Acegrias Cancetis Facturas Cul Acre CtiiMitorico inicosos Comabilizaci n l5el Elementos Imprimir Amlar Pantalla 1 Movimientos de Ajustes a Salidas Una vez diligenciados los campos Empresa y Almac n se definir el Tipo de Documento para registrar el Movimiento Ajuste a Salidas de Almac n en el campo respectivo de Bloque de Documento de la Pantalla 1 Tipo de Documento B X Find Pr AJUSTES EGRESOS HOTAS DE AJUSTE A ENTRADAS SALIDAS DE ALMACEN PROCESO AUTO SALIDA DE PRUEBA SALIDA POR DA O EN ALMACEN TRANSFERENCIAS HOTAS DE AJUSTE A SALIDAS ENTRADA m ENTRADAS ENTRADA CONTRATO ENTRADA SIH ORDENES DE COMPRA ENTRADA POR IMPORTACIONES FHTRANAS POR TRANSFFAFACIAS jm m m m m mio Pantalla 2 Tipo de Documento IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO 50 m Eae ee Ela E E E E E E L T LOCO SULTMMES e Una vez el usuario seleccione el Documento correspondiente al Movimiento de Ajustes a Salidas de Almac n s
64. tan solicitudes a almac n autorizadas en el sistema para la adecuada generaci n de la lista de valores correspondiente Pasos a Seguir 1 Definir la empresa y almac n del cual se quieren revisar las solicitudes que no se van a entregar El sistema mostrar todas las solicitudes pertenecientes a la empresa y almac n definidos IT Consultores Ltda Manual de Usuario 72 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO Funcionalidad Inventario F sico T CONSULTOreS LTDA Pantalla 1 Solicitudes que no van a tener Entregas de Almac n Por medio del bot n Solicitud Pantalla 1 es posible consultar los detalles de las Solicitudes a Almac n i 8 E ll nl A BE pur a Mo t E mE E l Er 2 E E Pantalla 2 Consulta de Solicitud a Almac n Autom tica 2 El usuario debe se alar cuales de las solicitudes a almac n no van a ser entregadas Posteriormente IT Consultores Ltda Manual de Usuario 73 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE ALMACENES El A T COASULTOFES debe presionar el bot n Aceptar para finalizar el proceso 3 Finalmente el aplicativo confirmar si se realizar n o no m s marcaciones de solicitudes que no tendr n entregas de almac n ADVERTENCIA x NO VA HACER M S ENTREGAS DE LAS SOLICITUDES MARCADAS 4 Luego de presionar el bot n Continuar la s solicitud es seleccionadas se eliminan de la
65. te de anulaci n de los mismos PROCESO 1 REALIZAR MOVIMIENTOS DE ENTRADAS A ALMAC N Condiciones Previas e Por medio de la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos de Entradas a Almac n grabados en el sistema que cumplan con los criterios la tecla de funci n F6 permite dejar en blanco la pantalla para registrar un nuevo Movimientos de Almac n e Para registrar Entradas de Almac n asociadas a un contrato es necesario que exista en el sistema un Contrato en estado Ejecuci n e En el caso del registro de Entradas de Almac n sin Orden de Compra debe existir un documento Acta Convenio Remisi n etc que soporte el ingreso del bien a la Bodega Correspondiente Pasos a Seguir Con el fin de efectuar el registro de un Movimiento de Entrada de Almac n con Contrato o sin Orden de compra el usuario debe diligenciar la siguiente pantalla que consta de dos Bloques Documento y Movimiento En el primer bloque se diligenciar n los datos correspondientes a Empresa Almac n Tipo de Documento Fecha y Tipo de Mayor en la Estructura Contable El segundo bloque permite diligenciar informaci n como Bodega C digo del Elemento Procedencia Tipo de Movimiento Estado del elemento Cantidades y Valores correspondientes IT Consultores Ltda Manual de Usuario 5 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO A Movimientos
66. te el sistema desplegara la ventana que le permite seleccionar el componente a retirar del inventario en ella el usuario debe de ingresar la placa del componente indicar el estado en el momento de la salida as como los elementos que tendr referencias del componente Ez Componentes Tipo Grupo Subgrupo Codigo Elemento Placa Activo Serial Estado Efecto Walor Retornar Al oprimir el bot n Retornar de la pantalla anterior el usuario observar la pantalla Salida de Elementos con Control en la cual diligenciar Componentes Valores Acumulados y Ficha T cnica del Activo Seleccionado si aplica debe diligenciar los datos correspondientes al Bien Devolutivo seleccionado para el cual el sistema diligenciar autom ticamente el C digo del Bien rea correspondiente identificaci n del Responsable Auxiliar y Valor de Compra el usuario deber diligenciar la ubicaci n el centro de costos n mero de Placa del bien y del bien Padre si aplica y el Concepto correspondiente que puede ser Costo Gastos Inversi n o Consumo como ya se explic anteriormente IT Consultores Ltda Manual de Usuario 32 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO tes Y Acurm Pantalla 5 Salida de Elementos con Control Lista de Ubicaciones La lista de ubicaciones le permite al usuario seleccionar el rea o disposici n en la
67. to DAPR TASIAD HACIOMAL DE COLHA Pigr 1 E 01 HWEL CENTRAL SEDE FALBIEA he yl Hiena NiE PREE IATHA 10a Meorimiestoa de Alnet PLANEO ESPONTA M sa Rest 01070404 OFA DE PLANEACI N EN ENTRADA 31H ORDENES DE COMPRA Soares Lito ENTREGA TOTAL Tada Alrrapr r Fecha Ta dimaicin 2501 ALMAC N HURT ATL CUATE Tobh Cortas 11 MG Para TRAD Ferari 21 100408 PURCAMONTOS T aTe TALTS PAR Tripo TA o ELAS FEPAMADLES 100 DUPO DE COMEDOR OE DESPEREA Y AA Y MALAGA Y EURO DE AE ARTE Y CAFETERA Yio Morodo We Tobal rn NA Walos Torla Fagri Cana DANOS a FE 000 dd y FOSO DO T ia A GRT io ia PA ETE 1 a PA TAO A Re A MARE TAPT ESTA BH ERA E ACA A A po Pantalla 8 Reporte Entrada sin Orden de Compra Resultado Esperado Las Entradas de Almac n grabadas deben generar como resultado un Comprobante de Almac n y la respectiva impresi n del reporte as como la actualizaci n de la cantidad y valor del inventario Manual de Usuario IT Consultores Ltda Subsistema de Bienes y Servicios SINCO 21 M DULO DE ALMACENES Mo Funcionalidad Cierre de Almac n T COASULTOFES A A N N S PROCESO 2 REALIZAR MOVIMIENTOS DE SALIDAS DE ALMAC N Condiciones Previas e Por medio de la tecla de funci n F7 se habilita la opci n de consulta en la cual se ingresan los par metros de b squeda y seguido la tecla F8 se cargar n los Movimientos de Salidas de Almac n grabados en el sistema que c
68. tos Contabilizaci n Inventario Imprimir Anular El bot n lotes desplegara la ventana de lotes de almac n el usuario debe de indicar que cantidad de elementos ser n retirados de dada lote para cada solicitud de salida de inventario IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de Bienes y Servicios SINCO 37 ala M DULO DE ALMACENES EL AA AAA SN NN A Lotes por Almac n x Elementos Lotes por Almac n 1 Elemento Descripci n 2 Cantidad x Salir 3 Lote UEH CUCHILLAS PARA BISTUR HO 24 X 10 UNIDADES 10 4123 CUCHILLAS PARA BISTURI NO 24 X 10 UNIDADES 15 Lotes x Elemento fal 5 Saldo Actual 5 Movimiento T Lote Cant Wir Total Cant Wir Total 412300000000003335 100 1 000 005 s0 00 lt e 41 2300000000003336 20 2 000 000 0 00 ex Ca Tota Ao E Retornar A continuaci n se explica cada uno de los elementos de la pantalla y su funcionamiento 1 Elemento y Descripci n En este campo el usuario debe de seleccionar los elementos de la salida de almac n a los que le indicara al sistema que cantidad ser retirada de cada lote 2 Cantidad x Salir Campo donde el sistema le muestra al usuario la cantidad de elementos que debe de retirar el total de los elementos retirados en cada lote debe de corresponde al presente valor Lote Esta serie de botones le permite al usuario desplazarse al bloque de lotes 4 Lote Campo donde el sistema muestra el listado de l
69. ubsistema de Bienes y Servicios SINCO TT Ela LTCONSULTOTeS Funcionalidad Cierre de Almac n criterios la tecla de funci n F6 permite dejar en blanco la pantalla para registrar un nuevo Traslado de Almac n Para registrar un traslado es necesario que los almacenes afectados se encuentren cerrados en la misma fecha Pasos a Seguir La funcionalidad de traslados de almac n funciona de la misma forma que el proceso de movimientos de transferencia de almac n por lo tanto solicitamos remitirse al respectivo proceso Movimientos de Almac n SOPORTEIT Traslados de Almac n 14032009 4006 Documento Empresa 5001 VEL CENTRAL SEDE PALMIRA Almacen ie BIENES MUEWOS Tipo de Documento fos TRASLADO EN LA SEDE CONSUMO Tiene Entrada Parcial P Fecha 13 03 2009 Estado ENT ENTREGA T Tpmy Contab E AYOR GASTO MIVEL N mero F2 Observaciones a Movimiento Bodega Elemento Pred Tpmw Saldo Esta Cantidad Wal Unit Prom MA Total Walor Total Procedencia Wa Ded E TOTAL 120 000 00 ADQUISICIONES POR CONTRATOS R oense O TT Tipo de movimiento TRASLADO BIENES DE CONSUMO SEQE Elemento CUCHILLAS PARA BISTURI MO 24 210 UNIDADES UNIDAD CAJA Factor de internamiento Elemento Documento Aceptar Cancelar Facturas ctrl Adminis cti Historico Inf Costos Contabilizaci n selElementog Imprimir Anular Pantalla 1 Traslados de Almac n IT Consultores Ltda Manual de Usuario Subsistema de B
70. umplan con los criterios la tecla de funci n F6 permite dejar en blanco la pantalla para registrar un nuevo Movimientos de Almac n e Para registrar Salidas de Almac n autom ticas deben existir documentos de solicitud a almac n en estado autorizado e Previamente deben existir entradas grabadas en el sistema para poder registrar un Movimiento de Salida de Almac n puesto que el elemento al cual se le registrar la salida debe tener saldos en el inventario Pasos a Seguir Con el fin de efectuar el registro de un Movimiento de Salidas de Almac n Autom tica o Manual el usuario debe diligenciar la siguiente pantalla que consta de dos Bloques Documento y Movimiento En el primer bloque se diligenciar n los datos correspondientes a Empresa Almac n Tipo de Documento Fecha y Tipo de Mayor en la Estructura Contable El segundo bloque permite diligenciar informaci n como Bodega C digo del Elemento Definici n de Bien o Componente si es un elemento con control hist rico Procedencia Tipo de Movimiento y Cantidades ES Movimientos de Almac n pre Fecha PECHE ar Bara Tomy Contob Er DOEenaciones PRUEBAS e Movimiento Clermento BIC Prod Tp Saldo Esta Cantidad Val Uni Prom MA Total zi Wa Dad a TOTAL owl I0 Comabilraci n fi Pantalla 1 Movimientos de Salida IT Consultores Ltda Manual de Usuario 22 Subsistema de Bienes y Servicios SINCO M DULO DE

Normatividad

Contents

Download Pdf Manuals

Related Search

Related Contents