procedimiento de radicación de cuentas médicas
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1. AUXILIAR DE RADICACION AUXILIAR DE RADICACION AUXILIAR DE RADICACION AUXILIAR DE RADICACION DOR AUXILIAR DE RADICACION SE HACE RETROALIMENTACION AL AUXILIAR DE FACTURACI N REALIZA CORRECIONES ALA FECHA DE REALIZADO POR REVISADO POR APROBADO POR APROBACI N COORDINADOR DE FACTURACI N Y ADMISIONES SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR GENERAL2. FUNDACI N HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS C DIGO SDF FAC PR 4 PROCEDIMIENTO VERSI N 2 RADICACI N DE CUENTAS MEDICAS P GINA 1 de 6 1 OBJETIVO Realizar la oportuna radicaci n de la facturaci n en las diferentes EAPB o Terceros adscritos al Hospital registrando en el software SERVINTE CLINICAL SUITE y dejando la trazabilidad en la base de datos de acuerdo a los contratos y a la normatividad vigente en los tiempos establecidos en la resoluci n 3047 del 2008 y toda aquella que la modifique o derogue con la adecuada generaci n de los RIPS para presentarlos con las diferentes cuentas 2 ALCANCE El presente documento esta dise ado para la utilizaci n por parte de los colaboradores del rea de facturaci n involucrados en el proceso de radicaci n de cuentas desde la entrega de la factura hasta el seguimiento de la EAPB 3 RESPONSABLE Jefe de Facturaci n Auxiliares de Radicaci n de Cuentas Revisores Auxiliares de Admisiones y Facturaci n v v v v 4 DEFINICIONES gt TERCEROS Son todas aquellas Sociedades Medica Outsorcing Cooperativas etc que prestan servicios dentro del hospital tanto asistenciales como de apoyo para el correcto funcionamiento del hospital gt RIPS Registros Individuales de Prestaci n de Servicios gt TRANSFIRIENDO Es la empresa por la cual nos ayuda para tener interacci n y comunicaci n empresarial entre nosotros y las diferentes E A P B a
3. C DIGO SDF FAC PR 4 PROCEDIMIENTO VERSI N 2 RADICACI N DE CUENTAS MEDICAS P GINA 3 de 6 7 CONTENIDO QU QUI N CU NDO PARA QU C MO Auxiliares de Despu s del visado de la Entrega de AOMISIOnes y menta por pare eS oS ca la Se realiza la entrega f sica de las Facturaci n revisores y o Auditoria de radicaci n a Facturas a facturas llev ndolas organizadas Radicaci n Revisores las Diferentes EAPB las diferentes or consecutivo vEABB i Auxiliar de Para las facturas de No EAPB y Glosas Operacionales Para saber el estado de la cuenta y como I sa lt oncuonira En la base de datos se realiza el Descargar las Auxiliar de En el momento que son en el proceso AAS p descargue de facturas de acuerdo facturas en la Radicaci n de entregadas f sicamente las que lleva la oas base de datos cuentas facturas al rea instituci n hu EE Pp s ia i Cuentas SDF FAC IN 14 Para el control de la trazabilidad de la factura En Para su Se ordenar n en forma Clasificar factura E E Despu s de ser respectivo ascendente por EAPB las por EAPB y Auxiliar de E e descargadas en el sistema orden e facturas y se realiza la revisi n de Revisar Radicaci n de Er documentaci n unas ingresar en Idocumentos Ver procedimiento an xa relaci n de ide revisi n de Cuentas SDF envi por EAPB IFAC PR 3 Se realiza la revisi n de cada uno de los soportes contra Para asegurar T o der mo Sse factura e historia cl
4. Se debe realizar el seguimiento de las facturas de las EAPB a cargo para garantizar la radicaci n mensual de todas las facturas gt El Mensajero deber entregar al rea de archivo lo radicado en las diferentes EAPB el mismo d a de la radicaci n o a mas tardar el d a siguiente garantizando que este la totalidad de lo enviado gt Se deber garantizar que todas las relaciones de env o se cambien de estado el mismo d a de la radicaci n gt Se generara el informe de radicaci n mensual m xima en los diez primeros d as del mes realizada por el referente del rea NORMATIVIDAD gt Decreto 4747 del 2007 gt Resoluci n 3047 del 2008 INDICADORES Uni Nombre Descripci Responsabl _ E Fuente de dad Frecuencia de i F rmula de C lculo Informaci de Ziz Indicador n e x Medici n n Med ida RADICACION Jete de aor Facturas Generadas u ua ir s azas OOPORTUNA Facturaci n E X 100 Valor Facturas Radicadas 6 DOCUMENTOS RELACIONADOS gt Instructivo de Radicaci n de Cuentas SDF FAC IN 14 gt Manual de Usuario Proceso Radicaci n de Facturas Versi n 2 10 Transfiriendo S A FECHA DE REALIZADO POR COORDINADOR DE FACTURACION Y ADMISIONES REVISADO POR SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBADO POR DIRECTOR GENERAL APROBACI N FUNDACI N HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS
5. trav s de soluciones tecnol gicas no invasivas relacionadas con el intercambio de informaci n digital para que se logre optimizar los procedimiento administrativos gt ISALUD Portal WEB que permite realizar el envi de facturas y la radicaci n de las mismas ante diferentes EAPB gt DINI Dispositivo de integraci n no invasivo que permite la impresi n virtual de documentos gt BASE DE DATOS Modulo de control de facturas y auditoria del Hospital que permite llevar la trazabilidad de la factura 5 CONSIDERACIONES GENERALES gt Se debe garantizar que las facturas tengan los soportes completos para la radicaci n de las cuentas gt Se debe cumplir el cronograma semanal teniendo en cuenta las fechas de cierre establecidas para la Radicaci n de cuentas en las diferentes EAPB gt Se debe mantener actualizado el directorio de direcciones y contactos de todas las entidades gt Se debe verificar que las facturas de radicaci n directa de Hospitalizaci n est n Foliadas FECHA DE REALIZADO POR REVISADO POR APROBADO POR APROBACION COORDINADOR DE FACTURACION Y ADMISIONES SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DIRECTOR GENERAL FUNDACI N HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS PROCEDIMIENTO C DIGO SDF FAC PR 4 VERSI N 2 RADICACI N DE CUENTAS MEDICAS P GINA 2 de 6 gt Se deben garantizar que toda factura radicada debe anexarse los RIPS gt
6. UI N CU NDO PARA QU C MO Manuales iSalud iSalud4747 Una vez verificada la radicaci n por este medio se entregan los paquetes al mensajero para su radicaci n Para ser Se realiza la radicaci n en el Registrar iS p sz pe Despu s de verificar lo radicado en el sistema servinte clinical suite radicaci n en el Auxiliar de ASA entregado por el mensajero sistema de garantizando que sea el mismo Sistema y realizar Radicaci n de g Z E O w 7 y verificar que todo tenga informaci n y d a de la radicaci n y verificando relaci n de cuentas sello entregado al que efectivamente el estado entrega a archivo l archivo general cambie en el sistema Para la custodia de las Digitando los n meros de cada Entrega de p Cuando las facturas sean Auxiliar de facturas y en una de las facturas y armando un facturas a AS entregadas al rea de Radicaci n de SEO P caso de ser paquete con su respectiva particulares al radicaci n y recibidas en la I ie a cuentas necesarias se relaci n para realizar la rea de archivo base de datos puedan transferencia a archivo general consultar Para tener la Ya bajada la radicaci n del custodia de los ni e Haciendo una trasferencia Entregar facturas Auxiliar de sistema se procede a originales MRS ae 2 documental con fecha de radicadas a Radicaci n de entregar diariamente los radicados y se ot de f I radicaci n y fecha de e
7. envi de las cuentas Se entrega al mensajero los paquetes con los f sicos de las ia f r remitidos a la entidad Radicaci n de Cuando ya esta el paquete Para ser I y tig Mensajero de s correspondiente dejando cuentas ante las Radicaci n armado en la Relaci n y radicado en la stc de le radicac ea de diferentes EAPB i con el RIPS listo EAPB los mismos con sello en cada factura de recibido para luego entregarlos a Radicaci n Cuando los paquetes est n Para el proceso Se verifica el radicado del sistema Radicar listos se env an por el de radicaci n por ISALUD con las relaciones de facturaci n ante Auxiliar de sistema de transfiriendo a la por el sistema envi y con sus respectivas notas EAPB por el Radicaci n de respectiva EAPB verificando de ISALUD se cr dito para proceder a su envi sistema cuentas que est n completas antes verifican antes Transfiriendo de su envi de Acuerdo ala de enviar los Ver matriz soportes anexos EAPB con quien se tiene f sicos de la Manual Trasfiriendo esta contrataci n factura FECHA DE REALIZADO POR COORDINADOR DE FACTURACION Y ADMISIONES REVISADO POR SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBADO POR DIRECTOR GENERAL APROBACI N FUNDACI N HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS C DIGO SDF FAC PR 4 PROCEDIMIENTO VERSI N 2 RADICACI N DE CUENTAS MEDICAS P GINA 5 de 6 QU Q
8. nica de las PE bs Cuando las facturas sean diferentes EAPB Se hacen las Revisi n de Auxiliar de presenten AE dE entregadas al rea de objeciones a las facturas en caso facturas consulta Radicaci n de N de inconsistencias I radicaci n y recibidas en la de tener inconsistencias se externa cuentas en el momento es base de datos devuelven por el aplicativo al de generar la facturador quien entrega factura nuevamente las facturas corregidas a radicaci n Para garantizar De 2euerqa talas techasde la radicaci n Se genera un informe por el Informe de Auxiliar de I oportuna de sistema SERVINTE verificando a e cierre establecidas por seguimiento de Radicaci n de cada EAPB aa la cada una de las el estado actual de cada factura las EAPB cuentas radicaci n p cuentas dentro por cada una de las EAPB a de los tiempos establecidos cargo para ser radicada FECHA DE REALIZADO POR COORDINADOR DE FACTURACION Y ADMISIONES REVISADO POR SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBADO POR DIRECTOR GENERAL APROBACI N FUNDACI N HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS C DIGO SDF FAC PR 4 PROCEDIMIENTO VERSI N 2 RADICACI N DE CUENTAS MEDICAS P GINA 4 de 6 QU QUI N CU NDO PARA QU C MO Ingresar en el sistema Para el proceso Se verifican las cuentas con la Auxiliar de servin
9. ntrega a archivo cuentas soportes a archivo despu s pueda realizar GN archivo general de cada radicaci n proceso de recaudo Para garantizar la radicaci n Se genera un informe por el A De acuerdo a las fechas de Ses Informe de Auxiliar de oportuna de sistema servinte clinical suite E AS cierre establecidas por s seguimiento de Radicaci n de cada una de las verificando el estado actual de cada EAPB para la las EAPB cuentas radicaci n cuentas dentro cada factura por cada una de las de los tiempos establecidos EAPB a cargo para ser radicada FECHA DE REALIZADO POR COORDINADOR DE FACTURACION Y ADMISIONES REVISADO POR SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBADO POR DIRECTOR GENERAL APROBACI N FUNDACI N HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOS C DIGO SDF FAC PR 4 PROCEDIMIENTO VERSI N 2 RADICACI N DE CUENTAS MEDICAS P GINA 6 de 6 8 FLUJOGRAMA AUXILIAR DE RADICACION RECIBIR FACTURAS EN BASE DE DATOS AUXILIAR DE RADICACION REVISA AUTORIZACIONES Y DOCUMENTOS AUXILIAR DE RADICACION REVISA LOS SOPORTES CONTRA FACTURA E LA FACTURA ES DE CONSULTA EXTERNA NO RADICACION REVISION COPAGO O CUOTA AUXILIAR DE RADICACI N CLASIFICAR FACTURAS POR EAPB Y REVISAR AUXILIAR DE RADICACION SE HACEN LAS OBJECIONES A LA LA FACTURA TIENE TODOS LOS CARGOS Y O
10. te clinical suite las de cobro de los relaci n de envi y se saca la Realizar relaci n a e d renvi Radicaci n de cuentas por EAPB en la servicios copia donde la EAPB nos visa el cuentas relaci n para su respectivo prestados por sello de recibido con fecha de cobro la instituci n radicado Se ingresa al aplicativo MINSAG Para enviar la donde se efect an los RIPS por informaci n del cada relaci n de env o generada Cuando se tiene lista la Aaa x Una vez se verifique las Auxiliar de relaci n de envi se es aida inconsistencias de cada uno de Realizar RIPS Radicaci n de depuran las inconsistencias a OS registros Se guarda ona la radicaci n o carpeta con el numero de la cuentas y se baja el RIPS para cuentas por relaci n de envio enviar a la EAPB respectiva cobrar a lag Correspondiente y se graba en un CD o se registran por v a web EAPB de acuerdo a lo establecido por cada EAPB Se arman las facturas en orden con la relaci n de envi y RIPS se le entrega al mensajero explic ndole lo que se le entrega ni A Para ser y como debe ser radicado en la Entregar Auxiliar de Cuando ya est el paquete y be Gpe s llevado a EAPB facturaci n para Radicaci n de armado en la Relaci n y TOT envi sientas con el RIPS listo radicar en la Si corresponde a radicaci n fuera EAPB de la ciudad se entregan los sobres sellados con las facturas en la recepci n administrativa para el correspondiente
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