Manual Consola Recepción de Facturas v01 0
Contents
1. RF p P1 aa de clasifi car RF R1 Facturas presupuestarias Seleccionamos el tipo de documento RF y subtipo R1 y aparece la pantalla Crear documento P o E4 Recibo acreditativo cumento 0000ooopoooaaoopoaI A E Acreedor EX Documentos C digo de Status OS0 01 Doc pendiente de procesar Situaci n Status 01 Documento en creaci n Numero Documento 000000000000B00ABA1 Tipo Documento RF Registro de Facturas Subtipo Documento R1 Facturas presupuestarias P gina 11 de 42 Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gobierno Consejeria de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad A Pesta a Consola C digo de Status estado en el que se encuentra la factura Siempre se encontrar en estado Doc Pendiente de procesar Situaci n de Status mientras estamos creando la factura y no hemos dado a grabar la situaci n de la factura ser Documento en creaci n Pesta a Factura Crear documento E ES Recibo acreditativo 050 0 Numero Documento 0000000000000000001 Datos de Cabecera de Factura Es Consola Factura E Acreedor El Documentos W Imputaci n y Otros Datos _JAbono Ejercicio Ttcab doc 2000020569nnn Fecha documento 04 01 2014 2014 Moneda EUR Referencia 11122221111 Importe Bruto 20 00 N mero de Factura Pp111122221111 Sociedad CAC Loe ll MON Es Los campos con la marca son campos obligatorios El usuario debe rellenar las siguientes reas Fecha d2. Numero Documento 10000000000121 Datos de Cabecera de Factura C digo de Status COM 03 Documento Procesado Situaci n Status 14 Documento Registrado en RF Correctamente Numero Documento 10000000000121 i Tipo Documento Registro de Facturas Z Subtipo Documento Facturas presupuestarias Y han cambiado los campos C digo de Status Documento Procesado Situaci n Status Documento registrado en RF correctamente Y ha aparecido el recuadro Documento Referenciado Estos datos hacen menci n al documento generado en el registro de facturas Si vamos al men a la opci n Pasar a Acceso al documento referenciado P gina 21 de 42 er a de Econom a na goben a Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias eso gt LODO al comenta Referenciado Back Visualizar doc E Pulsando el bot n Im genes anexadas visualizamos la factura anexada Damos doble click sobre la l nea y se abre el visor P gina 22 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad lt lt de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias ES Viewer de documentos Tratar Pasara Sistema Ayuda ABIO Ge BHB AAA EA om Wenas de documentos RF Documento PDF_ Oj aer ele ojos Doma mea FACTURAE DATOS DE FACTURA E N mero de Factura 18 N Contrato C d BBBH 38271 Fecha Factura 10 mar 10 PROVEEDOR CLIENTE Nombre Proveedor SA Diputac
3. Verificaci n O Crear actualizar So Visualizar EZ Verificar S Log ea12 9 0 Va 20 32 0 63 23 3 M6 6 _Numero Documento OF Icon Descripci n del Status Sit Desempci n dela stuaci n Ti S F Escaneo Fechador Fecha de entrada Rel 080 Da pedis deprocesar O Dormero rado sivemear RE ORO NaOtA O0 PT 10000000090458 fono Doc pendiente de procesar Documento creado sin vericar REIR 02022014 03022014 JEBI 1000000009042 fono Doc pendiente de procesar Documento creado sin veriicar RERI 02012013 10012013 fax 10000000000380 ono Doc pendiente de procesar Documento creado sin veriicar RERI 10422012 12122012 983 1000000000278 aoo Doc pate de procesar con em A Facturalmagenno Anexada RF 0722012 O7122012 YE 10800000090275 ono Doc pendiente de procesar O Documento creado sin verficar RFR 05422012 05122012 ASt son0onoooon00000001 ono Doc pendiente de procesar Documento creado sinveriticar RERI 1102203 11032013 200 sooooono000000000001 fono Doc pendiente de procesar Documento creado sinveritcar RERI 1001203 11032013 foot sooooono000000000001 fono Doc pendiente de procesar Documento creado sinveritcar RERI 1001203 11032013 foot sooooono0oo000000001 fono Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar RERI 2801203 26022013 27 3 1 1 1 Crear Documento Pulsamos el bot n anteriormente DO mur E A PP E PT TE EP p E er TES
4. 31 01 2014 10000000000469 00u Documento Procesado O Documento Pendiente Gesti n Habili_ RF A1 01 01 2014 31 01 2014 o 10000000000468 0B Documento Procesado de Documento Registrado en RF Correc_ RF R1 01 01 2014 31 01 2014 10000000000466 Documento Rechazado i Rechazado Correctamente RF IRA 01 01 2014 31 01 2014 o 10000000000465 040 Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF P1 02 02 2014 04 02 2014 A A T Ta om i T a Ta A mre A Tarima Tan nn am a Tan na ms 4 El usuario de prefactura es el encargado de procesar las facturas corregir aquellas que contengan errores y reclasificar las facturas de tipo RF y subtipo P1 Pendientes de clasificar en A1 Anticipos de caja fija o R1 Facturas Directas 3 1 2 1 Procesar Documento 3 1 2 1 1 Procesar Facturas Directas R1 Al procesar el documento se crea una entrada en el registro de facturas de SEFCAN Seleccionamos con un click una factura de tipo RF y subtipo R1 con C digo de Status Doc Pendiente de Procesar Situaci n Status Documento sin errores en verificaci n IUUUUUUUUUU I I 995 UUTCUIMEMOU FIrUCESGUU F VUCUIMEIMU Kegisudago en mr OREA nr AI 1 URF ZU IZ 11 09 ZU IL 16 04 ZU IZ rnurDbAl 1923 10000000000118 Emo Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF P14 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE1 681 10000000000119 050 Doc
5. Una vez introducidos los datos este usuario graba la factura anexa la imagen y verifica la factura Una vez verificada la factura pasa al usuario de prefactura desapareciendo de la bandeja de verificaci n 2 2 2 Usuario de Prefactura Es el usuario responsable de procesar las facturas lo que supone una entrada en el registro de facturas 2 2 3 Administrador El usuario administrador tiene disponibles las acciones de verificaci n y prefactura pudiendo acceder a ambas transacciones P gina 6 de 42 Em Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt Estas tres categor as de usuarios tienen acceso a las facturas correspondientes al centro gestor que tengan autorizado 2 3 Tipos de documentos En la Consola de Facturas de SEFCAN se ha definido un nico tipo de documento RF_ Registro de Facturas y varios subtipos de documentos que definen los tipos de facturas que se registrar n y tramitar n en la Consola de Recepci n de Facturas Se han definido los siguientes subtipos de facturas que se registran manualmente 2 3 1 Factura Directa R1 La factura directa con tipo de documento RF y subtipo R1 es aquella factura que se tramita por el procedimiento presupuestario habitual es decir a trav s de documento presupuestario de gasto con fase O 2 3 2 Pendiente de clasificar P1 Es la factura con tipo de documento RF y subt
6. 10000000000116 008 Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 042012 17 042012 PRUEBA 1455 10000000000117 008 Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 117 04 2012 17 042012 17 04 2012 PRUEBA2 155 10000000000118 ao l Doc na de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF P1 18 04 2012 18 042012 18 04 2012 00122 TETE1 681 10000000000119 OD enni Zd 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE1 00000 d 27 04 2012 20 04 2012 Verificaci n o Procesamiento para el documento N 100000009001208 Alta Realizada Correctamente CAC 2012 00122 TETE2 681 Sade Una vez procesado el documento vemos que en la pesta a de Consola E Documento Tratar Pasara Utilidades Sistema T Visualizar documento COR Numero Documento f 0000000000120 tj Datos de Cabecera de Factura E mn mwa flU C digo de Status COS 03 Documento Procesado Situaci n Status 14 Documento Registrado en RF Correctamepja Numero Documento 10000000000120 Tipo Documento Registro de Facturas El Subtipo Documento Facturas ACF El se han modificado los campos a C digo de Status Documento Procesado Situaci n Status Documento registrado en RF correctamente Y ha aparecido el recuadro Documento Referenciado Estos datos hacen referencia al documento generado en el regis
7. Fac RF A1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO03 622 Lle 10000000000002 cos Documento Procesado Documentos asignados al Registro Fac RF R1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO04 622 10000000000003 coa Documento Procesado Documentos asignados al Registro Fac RF R1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO05 622 10000000000004 coa Documento Procesado Documentos asignados al Registro Fac RF R1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO06 622 10000000000005 coa Documento Procesado Documentos asignados al Registro Fac RF R1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO09 622 10000000000006 Documento Rechazado Rechazado Correctamente RF R1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO0O9 10000000000007 gO Doc pdte de procesar con err s Factura Duplicada 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 Deo Aparece la ventana Selercc i n del Subtipo ode Doc um ento Ti u Txt expl RF 41 Facturas ACF RF F1 Fendiente de clasificar RF R1 Facturas presupuestarias y o 0o x Subtipo de documento CF seleccionamos R1 o Al Aparece la ventana P gina 25 de 42 Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias SEF ME Pos docum Visualizar mensajes Proceso del cambio de tipo de documento para el documento N 100000000 se ha cambiado correctamente el tipo de documento para el documento N Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad EJ Si seleccionamos A1 en l
8. Hacienda y Seguridad lt gt E Tratar Pasara Sistema Ayuda G 3a 418G G DAR Snn nA am Consola de Verificaci n Datos de Consola Numero de documento Tipo de Documento Subtipo de Documento Datos de Documento sociedad Ejercicio Referencia Fecha de documento Fecha de contabilizaci n Acreedor Centro gestor Campos N mero de documento n mero secuencial que asigna la Consola a cada factura cuando se crea Tipo de documento ser siempre RF documento del registro de facturas Subtipo de documento el usuario de verificaci n dar de alta facturas con subtipo R1 Facturas presupuestarias P1 Pendientes de clasificar Sociedad sociedad financiera que gestiona la factura Ejercicio ejercicio de la factura o a o de expedici n de la factura Referencia n mero de expedici n de la factura Fecha de documento fecha de creaci n de la factura Fecha de contabilizaci n fecha de grabaci n de la factura en la Consola Acreedor n mero de acreedor de SAP Centro gestor centro directivo al que corresponde el mbito competencial de la factura y al que se imputa presupuestariamente el gasto P gina 10 de 42 FS Gobierno Consejer a de Econom a e deCanmarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Pulsamos el icono y aparece la pantalla de la Consola con todas las facturas correspondientes al centro gestor que tenga asignado el usuario de verificaci n
9. R1 98222 10000000000497 cos Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc RF R1 98221 10000000000496 oS Documento Procesado 4 Documento Registrado en RF Correc R1 9822 10000000000495 Og Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc 989989892 989989892 10000000000494 008 Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc RF R1 896896513 896896513 El 10000000000493 008 Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc RF R1 8968965 8968965 10000000000492 cO8 Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correc_ RF R1 901 23456789 90123456789 10000000000491 oso Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF R1 896896 10000000000490 20 Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n IGFDGBD22 4 100000000004859 Og Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc_ RF R1 NBIJGFDGBD2 NBIJGFDGBD2 10000000000455 cos Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc RF R1 NBIJGFDGBD NBIJGFDGBD Ej 10000000000487 008 Documento Procesado Documento Registrado en RF Corret RF R1 BYDFHGFHGJH BYDFHGFHGJH 10000000000486 oso Doc pendiente de procesar GQ Documento creado sin verificar RF R1115612345678 pl 10000000000485 oso Doc pendiente de procesar GQ Documento creado sin verificar R1141561 W 10000000000484 00 Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar RF R1 987991 22323 Ej 1000000
10. S 63 m3 83 Mm a A Numero Documento CF Icon Descripci n del Status Sit Descripci n de la situaci n TS F Escaneo Fecha doc Fecha de entrada 10000000000483 fono Doc pendiente de procesar Documento creado sinverficar RFRt 04 01 2014 05 02 2014 1000000000482 lono Doc pendiente de procesar Documenta creado sin verificar RFR 04012014 03022014 10000000000459 040 Doc pendiente de procesar GQ Documento creado sin verificar 02 02 2014 03 02 2014 10000000000390 jono Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar RF RI 10122012 12122012 1000000000378 a00 Doc pate de procesarconer ff Factura Imagen no Anexada RFR 07422012 07122012 10nooono00978 lono Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar RF R1 06122012 06122012 0000000000000000001 Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar RFR O 11 02 2013 11 03 2013 0000000000000000001 Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar R RJ O e 10 01 2013 11 03 2013 E E 0000000000000000001 Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar R R 10 01 2013 11 03 2013 0000000000000000001 Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar R 28 01 2013 26 02 2013 D mmnm 3 1 1 6 Log del Documento Se puede visualizar los estados por lo que ha pasado un documento a trav s del bot n Lo AA S Log Esta utilidad
11. de documento indicamos el n mero de expediente Arbol de tramitaci n del expediente selecci n de datos gt HBH Datos del expediente Clase Ejercicio N mero expediente 1000000238 _ Encontrar expediente origen Pulsamos Intro y aparece la ventana P gina 36 de 42 E ES Orden Tratar Pasara Entorno Sistema Ayuda T e ala giecae B t 320859 2 0 Visualizar oreen de pago Te Ejercicio 2012 V Doc completo N doc 6000000408 Fecha doc 94 06 201 2 Liberado Soc CAC Fe contab 04 06 2012 C Doc contab Imptetot 222 00 EUR C Deducci n Nombre ANDUEZA GARCIA FRANCISCO ARRECIFE Acreedor 119896 9396 Tp bco interl Pos pres 6 112A 2290000 3 Ce gestor Eu Fondo Cta mayor 6299003000 ElemPEP fi Clase mov Supl via pago textocab022 In BCR i A ES Desde el men vamos a la opci n de Entorno Enlaces de Objetos E e Orden Tratar Pasara Entorno Sistema Ayuda e Documentosdemodifcaci n cFos 102315 QL Documentos financieros Visualizar orden i Historial compromiso Importe pendiente Ctri Shift F9 N orden 7400004827 Ejercicio 2012 7 Doc completo N doc 6000000408 Fecha doc En 06 2012 C Liberado Fe contab 04 06 2012 Ci Doccontab Deducci n Pos pres 6 112A 2290000 Ce gestor 0601 Fondo Referencia 2012 NUMFACT22 Cta mayor 6299003000 Clase mov EUR Via de pago 11 Supl v a pag
12. errores o advirtiendo de los detectados 2 4 4 Procesar factura Es la acci n que permite traspasar la factura de la Consola al Registro de Facturas para continuar con su tramitaci n Para procesar una factura es requisito previo corregir los errores detectados en la verificaci n y completar los datos necesarios cuando el sistema lo requiere P gina 8 de 42 Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias 3 SECCI N PR CTICA 3 1 Registro Manual de Facturas 3 1 1 Usuario de verificaci n Los usuarios de verificaci n tendr n acceso a la transacci n de Consola de Verificaci n Desde esta opci n del men se accede a las funcionalidades que permiten registrar las facturas anexar las im genes y verificar las facturas Men Usuario gt Consola de Verificaci n E Men Tratar Favoritos Detalles sistema Ayuda a al 10C AIDBDAR 2000 HA 0w SAP Easy Access Men Consola de Recepci n de Facturas are a taeBLEL CJ Favoritos 2 Men SAP Consola de Verificaci n Ingresamos en la pantalla de acceso a la Consola del Registro de Facturas Podemos dejar esta pantalla en blanco para visualizar todas las facturas o introducir alg n valor para realizar la b squeda de un documento en concreto P gina 9 de 42 Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gobierno Consejeria de Economia de Canarias
13. pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF P1 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE1 H1816HC 10000000000120 0 Doc pendie S p4 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE2 W Procesar Documento Pulsamos el bot n Procesar Documento y aparece la pantalla P gina 20 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad A Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias E Lista Tratar Pasara Sistema Ayuda S I1B0I0A4AIBAB IDA EA OE Consola de PreFactura A A A ee Eee 98 COS Amis a Verificaci n o Procesamiento para el documento N 10000000000121 Alta Realizada Correctamente CAC 2012 DEMO0122 12 681 se han anexado correctamente los documentos al registro de Facturas Realizado correctamente el enlace entre la Consola y el Registro A AA i t cnica 14 4 bT la 7 6 0 5 0 o a ola olm a e Esta pantalla indica que se ha procesado correctamente la factura Si al procesar el sistema detecta alg n error se muestra en esta ventana y no se podr procesar hasta que el error haya sido corregido Una vez procesado el documento vemos que en la pesta a de Consola E Documento Tratar Pasara Utilidades Sistema Ayuda Sl 0 eop CHR anna MAOR Visualizar documento COB
14. texto para publicar explicaciones adicionales Se puede Rechazar una factura desde la bandeja de entrada Para ello seleccionamos la factura con un click y pulsamos el bot n Rechazar Documento S lo se pueden rechazar las facturas que no est n Procesadas aad u W WwW A e o a TOS A S N Prefactura O Crear Actualizar Sy Visualizar ES Verificar W Procesa Rechazar d y Cambio del Tipo de Doc S Log 9 14 7 M Va 28 30 8 aa a la E Numero Documento CF Icon Descripci n del Status Sit Descripci n de la situaci n OA LE Escaneo Fecha doc Fecha de entrada 10000000000469 0g Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili __ RF A1 01 01 2014 31 01 2014 ml 10000000000468 GOF Documento Procesado de Documento Registrado en RF Correc RF R1 01 01 2014 31 01 2014 ml 10000000000466 Documento Rechazado GE Rechazado Correctamente RFIR1 01 01 2014 31 01 2014 ml 10000000000464 oog Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc 02 02 2014 03 02 2014 10000000000463 O Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili _ RF A1 02 02 2014 03 02 2014 ml 10000000000462 Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili_ RF A1 02 02 2014 03 02 201 4 1NNNNNNNNNNARI A MNMarimentn Rerhazadn k Rerhazado Anrrertamente RFIR1 N N NIA ININ NIA Aparece la siguiente ventana en la que se puede indicar
15. un motivo de rechazo y un texto descriptivo P gina 30 de 42 FS Gobierno Consejer a de Econom a E deCanarias Hacienda y Seguridad SEF Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias 01 FACTURA NO CONFORME 02 FACTURA DUPLICADA 03 AUSENCIA DE DATOS B SICOS 04 OTROS MOTOS A continuaci n aparece el mensaje E Pos docum Visualizar mensajes E p 001 Proceso de Rechazo del documento N 10000000009119 081 E1 documento N 10000090098119 se ha rechazado correctamente nc DARA RAEE sa o la oa 2 al gt ESPARTA vIE Gs Informaci n ti Una vez rechazada la factura permanece en la bandeja de entrada con C digo de Status Documento Rechazado Situaci n Status Rechazado Correctamente Tambi n se puede rechazar una factura accediendo a la factura con el bot n Actualizar Documento P gina 31 de 42 Gobierno de Canarias le Documento Tratar Pasara Utilidades Sistema Ayuda a E Descripci n del Status Sit _ Descripci n de la s Tipo Subti F Escaneo Fecha doc Fe contab Referencia Acreed 10000000000100 040 Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF 2 04 2012 12 04 2012 12 04 2012 TEXTOLARG14 622 2 10000000000101 vo Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 1204 2012 12 04 201
16. 0000483 oso Doc pendiente de procesar Documento creado sin verificar RF R1 111122221111 E 10000000000482 o Doc pendiente de procesar 8 Documento creado sin verificar IREIR11P11 10000000000481 oso Doc pendiente de procesar Factura Recuperada RFIA1 1414 03 02 10000000000480 loso Doc pendiente de procesar Factura Recuperada RF R1 aT 2 103 02 10000000000479 0580 Doc pendiente de procesar gt Factura Recuperada RF 41 A12DADF 103 02 _ 10000000000478 050 Doc pendiente de procesar Factura Recuperada IRF R1 01 103 02 4 10000000000477 008 Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili RF A1 B8 B8 03 02 JANE TO Vemos como el administrador tiene acceso a todas las facturas creadas por el usuario de verificaci n y a todas las tratadas por el usuario de prefactura en cualquiera de las situaciones en que se encuentren esas facturas 3 1 4 Recuperaci n de facturas Una vez que la factura ha sido procesada se puede recuperar con la transacci n Recuepraci n de Facturas Esta acci n permite reclasificar una factura que se procesa inicialmente para gestionarse por habilitaci n a una factura que se tramite por documento contable y al contrario Tambi n esta funci n permite rescatar facturas para situarlas nuevamente en la Consola y corregirse o rechazarse porque debe ser devuelta La condici n que debe cumplir una factura para recuperarse es que ha
17. 00006245 30 03 2012 100 00 EUR 6 112411200000 0818 ICAC 12012123456789123 209811 03 05 2012 100 00 EUR 0601 Selecciona la factura con un click en la parte izquierda de la pantalla y pulsamos el bot n Incorporar E Facturas As incorporamos el detalle de la factura para su gesti n habitual P gina 35 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de E F Financiero de Canarias E Selecci n Tratar Pasara Sistema Ayuda a 218 600 20 anna nA gom Registro de facturas Datos Saldo Inicial 192 462 98 EUR Total Ingresos 0 00 EUR Ctd al Total Gastos 0 00 EUR Ctd a Saldo ACF_ 173 490 68 SadoLAs 18 97238 I U sociedad Habili Ha Com Aut de Canarias N Libro de Caj T PRESIDENTE LPA sociedad CAC CAC Com ut de Canarias Mon 5 iconoimporte de Retenci n FACT GENERADA DESDE CRF 100 00 EUR Una vez que el habilitado completa los datos de la factura necesarios pulsa el bot n de grabar 3 1 2 7 Visualizar Factura desde la Orden de Pago Una vez que hemos procesado la factura directa la misma se ha conformado y se ha generado el documento contable con su correspondiente Orden de Pago tambi n tenemos la opci n de visualizar la imagen de la factura vinculada al documento presupuestario con fase O Vamos a la transacciones GEX 010 Consulta de tramitaci n de un expediente o NECITC_CONS_EXP Consulta
18. 2 12 04 2012 TEXTOLARG19 622 7 10000000000102 p Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF A1 12 04 2012 112042012 12 04 2012 TEXTOLARG20 622 10000000000103 08 Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 12 04 2012 12 04 2012 12 04 2012 TEXTOLARG2 622 10000000000104 oo Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 13 04 2012 13 04 2012 13 04 2012 UR234567891 622 10000000000105 pos Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 13 04 2012 13 04 2012 13 04 2012 UR234567892 622 10000000000106 08 Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 13 04 2012 13 04 2012 13 04 2012 ACFDEMO 622 10000000000107 com Documento Procesado Se Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 13 04 2012 13 04 2012 13 04 2012 ACFDEMO04 622 10000000000108 08 Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 16 04 2012 01 04 2012 16 04 2012 TEXTOLARG3 1622 10000000000109 com Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 16 04 2012 16 042012 16 04 2012 TEXTOLARG4 622 10000000000110 008 Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 04 2012 TEXTOLARG6 622 10000000000111 cos Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF Af 17 04 2012 17 042012 17 04 2012 BA
19. 4 2012 11 14 Adobe Ac od Fich todos 0 7 Una vez seleccionada aparece la factura en el visor pulsando doble click sobre la l nea de la factura SATE Documento Trafar Pasara i Suma aanl pa J O Y Nunfero Documento 10000000000118 Mir Datos de Cabecera de Factura S Documentos 18 Imputaci Otros Dato 19 04 2012 PDF CF Documento PDF 3 1 1 2 Verificar el Documento Una vez grabada la factura el usuario tiene que Verificar la factura pulsando el bot n EZ verticarbocumento 1 a verificaci n realiza una serie de validaciones sobre la factura para comprobar que los datos sean correctos si el acreedor existe si la sociedad existe si la factura est duplicada etc Si la verificaci n es correcta es decir se superan todas las validaciones se muestra el siguiente mensaje y la factura cambia su Situaci n de Status a Documento sin errores en verificaci n mem Ly o J E B CE HARE l A L Hd nd LJ MIA AE f LA EPH EAE T EEH O T p e eiaha aa hts ei mA E iei J J u E Pos docum Visualizar mensajes S m jeco P gina 16 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt Si no supera alguna validaci n dar el mensaje de error correspondiente Una vez verificada con o sin errores la factura desaparece de la bandeja de e
20. FECHAYACF 622 10000000000112 008 Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 17 042012 15 04 2012 17 04 2012 MM333444445 155 10000000000113 vos Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 17 04 2012 14 04 2012 17 04 2012 GSDFHFHGFDF 155 10000000000114 vo Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 04 2012 89689334455 155 10000000000115 o o Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 04 2012 OSMOSMOSMOS 155 10000000000116 08 Documento Procesado 4 Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 04 2012 PRUEBA 1155 10000000000117 loo Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 042012 PRUEBA2 155 10000000000118 cos Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE1 681 10000000000119 Documento Rechazado E Rechazado Correctamente RF P4 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE1 H18161 10000000000120 com Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 18 04 2012 18 04 2012 18 04 2012 00122 TETE2 1681 10000000000121 loo Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 20 042012 20 04 2012 20 04 2012 DEMO012212 681 10000000000122 v
21. Facturas de Anticipos de Caja Fija Al7 onccccconcnncnncccnonncnnnnonancnnnnos 23 3 1 2 2 Cambio del tipo de documento P1 cccooocnncnnncccccconnncnnnnononononcnnnnnnononannnnnnnononnnnnnnnnnnonnnnnannnnns 25 3 1 2 3 A A dos 27 3 1 2 4 Rechazar FACIES io aas 30 P gina 3 de 42 Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt 3 1 2 5 Visualizar Documento cinta oecei 33 3 1 2 6 Gesti n de Facturas de Habilitado ccccccnnnococononnnnnnnnnonnnnnononononnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnononnnnnnaannos 34 3 1 2 7 Visualizar Factura desde la Orden de PaQO ccccococcccncccccncoonccnnnccnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnonnnnnnnnnnnnnos 36 SAES oag Ello o E E P o oo AA 39 3 1 4 Recuperaci n de facturas vsmiintcssionoliena to reccrat taaan orar isi tcs 40 P gina 4 de 42 A Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de E F Financiero de Canarias 1 INTRODUCCI N 1 1 Objeto del Documento Este documento constituye el Manual que se utilizar en las sesiones de formaci n de la Consola de Recepci n de Facturas como material de apoyo al alumno Este Manual se dirige a los usuarios que llevan a cabo las tareas relacionadas con la recepci n inscripci n y tramitaci n de facturas 1 2 Estructura del Documento El Manual se estructura en dos secciones Y Secci n Conceptual inclu
22. Gobierno de Canarias A Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Consej er a de Econom a NA a z lar Hacienda y Seguridad INFORM TIC ai A Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Versi n Fecha Gobierno Consejeria de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Control de cambios Descripci n del cambio 14 02 2014 Versi n inicial 19 02 2014 Se realizan las modificaciones solicitadas por Miguel del Pino 27 02 2014 Se realizan las nuevas modificaciones solicitadas por Miguel del Pino 28 02 2014 Se realizan nuevamente modificaciones solicitadas por Miguel del Pino 28 02 2014 Primera versi n definitiva P gina 2 de 42 cin Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad S de E F Financiero de Canarias NDICE 1 INTRODUCCION nanaaasnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 5 Lal ObDeto d l DOCUMENTO ioreseniocaoiascosodsioreonioroioorictiioroio TENAS 5 1 2 Estructura del DOCUMENTO ocococnccccococonocccconononncnnnn ono nr nr rn rn rr rr rn rnrnr nr rnannnrnnnans 5 2 SECCI N CONCEPTUAL coccocccocononconconcnnonconcnnannnncanannannnncanannanzs 6 2 2 EPO de U UANO me tronnalo encia boleto eaten EE 6 2 2 1 Usuario de Verificaci n ococcococococonconcnocononcnnono nono n
23. a bandeja de entrada de la consola vemos c mo la factura ha cambiado de subtipo P1 a A1 Prefactura O Crear GW actualizar Se Visualizar EZ Verificar W Procesar 3 Rechazar EIA PE a eBeam a H 3 Cambio del Tipo de Doc S Log Fecha doc Fecha de entrada 02 01 2014 03 02 2014 02 01 2014 03 02 2014 RF a1 02 01 2014 03 02 2014 02 01 2014 03 02 2014 02 01 2014 03 02 2014 02 01 2014 31 01 2014 02 01 2014 31 01 2014 02 01 2014 31 01 2014 02 01 2014 31 01 2014 10000000000471 10000000000471 050 Doc pendiente de procesar Doc pendiente de procesar 02 01 2014 31 01 2014 01 01 2014 31 01 2014 01 01 2014 31 01 2014 Documento Procesado 10000000000470 010 10000000000469 oa Documento Pendiente Gesti n Habili RF A1 01 01 2014 31 01 2014 01 01 2014 31 01 2014 01 01 2014 31 01 2014 02 02 2014 03 02 2014 02 02 2014 03 02 2014 02 02 2014 03 02 2014 10000000000462 og Documento Procesado 10000000000461 Documento Rechazado 10000000000460 708 Documento Procesado AAANANANANAANANANACNA amm Maanmaanta Pierna nm Rechazado Correctamente Documento Registrado en RF Corret RF R1 Maannaan eta Mandianta Marnti m Ilakhili RFIR1 Mrina 02 02 2014 03 02 2014 02 02 2014 03 02 2014 na na ama A na na ama A Cuando cambiamos al
24. al Ne Icon Descripci n del Status Sit Descripci n de la situaci n Tis F Escaneo Fecha doc Fecha de entrada 10000000000481 loao Doc pendiente de procesar Factur Descripci n de la situaci n RF IAI 02 01 2014 03 02 2014 10000000000480 coa Documento Procesado lt Documento Registrado en RF Correc _ RF R1 02 01 2014 03 02 2014 o 10000000000479 040 Doc pendiente de procesar Factura Recuperada RF A1 02 01 2014 03 02 2014 E 10000000000478 OOF Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc _ RF R1 02 01 2014 03 02 2014 o 10000000000477 Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili_ RF A1 02 01 2014 03 02 2014 El 10000000000476 COF Documento Procesado O Documento Pendiente Gesti n Habili RF A1 02 01 2014 31 01 2014 m 10000000000475 co Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili _ RF 41 02 01 2014 31 01 2014 E 10000000000474 COB Documento Procesado O Documento Pendiente Gesti n Habili__ RFA1 02 01 2014 31 01 2014 10000000000473 oog Documento Procesado E Documento Pendiente Gesti n Habili _ RF A1 02 01 2014 31 01 2014 Ral 10000000000472 loo Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili __ RF A1 02 01 2014 31 01 2014 10000000000471 loso Doc pendiente de procesar Factura Recuperada RF A1 01 01 2014 91 01 2014 10000000000470 040 Doc pendiente de procesar Factura Recuperada RFA 01 01 2014
25. an nn aniani 6 2 2 2 Usuario de Prefactura cocinar rr rr manana 6 RS e O SNE AI 6 20 POS de COCINE scaner 7 2d A Factura Droa R e enano o Oe UN EU GE d EENET ESS OSTERN 7 2 3 2 Pendiente de clasificar P1 moco aiii 7 2 3 3 Factura de Anticipo de Caja Fija Al oocccccoconncnncccnconcnnncononnnnnnnononncnnnnononncnnnnnancnnnonnnanrnnnnnnnnnns 7 2 4 Circuito de una factura en la consola ooococcocococcccccococococnnnonononnnncnnnnnnnnrnrnn rn nnrnrnrnnnnnnnnnns 7 2 4 1 Creaci n o grabaci n manual de Una factura cccccooonncnnnccnonncnnncononnconnnononnnnnonononnnnononannnnnnnnnnnns 7 2A AN XA IM AO ro 7 PRR A E EE ee E E E E A E 8 2 4 4 Procesar actua nnmcconnmnmmsi nana nana nana 8 3 SECCION PRACTICA osas ande incoileoa 9 3 1 Registro Manual de Facturas oocccoccccocnccocnconcncnnnconcnonnnonnnncnnnnnnnnnonrnonnrnnnnnnnnrnnnnnenncnnnnos 9 SU stano de Venta CIO Nati aiton 9 3 1 1 1 Crear Documento cinc nn nar nnnnnnns 11 3 1 1 2 Veriiicar el Doc MENIO citan 16 3 1 1 3 Actualizar DOCUMENTO iia 17 3 1 1 4 vistalizar DOCU ndanca cc uncracad 17 3 1 1 5 AOlUAalzZar CONSOlA vecinet iria cintas 17 3 1 1 6 Log del DOCUMENTO o AA e eiio rin 18 3 1 2 Usuario de prefactura sscrortorciisolretadcircnito dci ietlccbtcio tela dannte lost 18 3 1 2 1 Procesar DOCUS Oir are E a Aa E EEA E 20 3 1 2 1 1 Procesar Facturas Directas R1 ooccoccoconcnnccccncncononcnnononcnnononnnnnonanenonnnncnnonnnnononns 20 3 1 2 1 2 Procesar
26. ansacci n IECI RF_GFH_TR_0000 Registrar justificante Desde esta opci n del men se accede a las funcionalidades que permiten al habilitado registrar las facturas de anticipos de caja fija generadas en la consola Men Usuario gt Gesti n de Facturas de Habilitado D O Men de Patrimonio Y E Men Gesti n de Habilitados b O Gesti n Bancaria 7 Anticipos de Caja Fija b Tramitaci n de anticipo de caja fija Y QQ Justificantes ES P NECIRF_GFH_TR_0017 Incorporar Factura Electr nica al LC D IECIRF_GFH_TR_0007 Modificar justificante b Y Caja met lico b Y Anticipos aterceros D Y Reposici n Anticipo de Caja Fija gt Y Libramientos a Justificar gt Y Gesti n de Pagos gt Y Gesti n de Terceros gt Y Embargos gt Y Sistema de Informaci n p Men del Registro de Facturas Introducimos la Sociedad y el N mero del Libro de Caja P gina 34 de 42 Consejer a de Econom a Gobierno Hacienda y Seguridad de Canarias SA Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias e Selecci n Tratar Pasara Sistema Ayuda G E A A Regato de facturas Selecci n Dr O aaa _p ae Aparece la pantalla ES Selecci n Tratar Pasara Sistema A J a Ji al l a ds riada de facturas Datos 192 462 98 EUR o 8 60 EUR Total Gastos oo 0 008 TEUR Cte 0 Saldo ACF SaldoLAJ 18 872 30 Com Aut de Canarias PRESIDENTE LPA Com Aut de Ca
27. bligatorios En este caso no se trata de un error sino que la factura est incompleta Por eso la Situaci n de Status de la factura es Documento sin errores en verificaci n Seleccionamos la factura y pulsamos el bot n Actualizar Documento En este caso se trata de un documento de anticipo de caja fija en el que falta completar el libro de caja Modificar documento yd Modificar Visualizar 7 W Procesar Cambio del Tipo de Doc Log EZ Recibo acreditatiu OMO Y Numero Documento 10000000000389 B Datos de Cabecera de Factura Acreedor Y Documentos Yj Imputaci n Ed Otros Datos aoge Sociedad CAC N libro caja MO Centro gestor 1982 PosPre Fondo Elemento PEP P gina 29 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Completamos los campos y pulsamos el bot n de grabar En este caso no es necesario pulsar el bot n de Verificar Documento ya que no contiene errores Pulsamos directamente el bot n de Procesar y se nos muestra la siguiente ventana D00 Realizado correctamente el enlace entre la Consola y el Registro Y Se nformaci nt cnica M 4 gt A PAY EBAR a 0 ao m4 Hx 3 1 2 4 Rechazar Facturas La opci n de Rechazo se utiliza cuando una factura no debe ser procesada o gestionada Junto con la opci n de rechazo se debe indicar el motivo de rechazo y se pone adm s a disposici n del usuario un cuadro de
28. cada Factura Imagen no A4nexada 3 Cambio del Tipo de Doc S Log 8 8 9 8 2 Ya 28 lt D 63 M3a H3 la E E Numero Documento CF Icon Descripci n del Status Sit Descripci n de la situaci n Ti S F Escaneo Fecha doc Fecha de entrada 10000000000403 aioo Doc pdte de procesar con err Sociedad no existente RF P1 14 12 2012 10000000000402 aioo Doc pate de procesar con err Acreedor no existente RFIP1 14 12 2012 al 10000000000401 oo Doc pate de procesar con err Acreedor no existente RF P1 14 12 2012 10000000000400 ooa Documento Procesado w Documento Registrado en RF Correc IRE R1 14 12 2012 14 12 2012 10000000000399 goo Doc pate de procesar con err ji A Acreedor no existente RFP i fi 4 12 2012 10000000000397 40 Doc pendiente de procesar Y Documento sin errores en verificaci n RF P1 01 01 2000 14 12 2012 a 10000000000395 008 Documento Procesado O Documento Pendiente Gesti n Habili_ RF A1 15 12 2012 14 12 2012 ml 10000000000394 oso Doc pendiente de procesar gt Documento en creaci n RF P2 07 12 2012 14 01 2013 E 10000000000393 A0 Doc pendiente de procesar Documento en creaci n RF P2 07 12 2012 14 01 2013 ml 10000000000392 040 Doc pendiente de procesar Documento en creaci n RF P2 07 12 2012 13 12 2012 10000000000391 Documento Procesado 4 Documento Regist
29. cumento Status de documento Situaci n de documento o e o e o Datos de Documento Sociedad Ejercicio Referencia N mero de Factura Fecha de documento Fecha entrada o o o o e e s A VE MEDION EE PEN NE N MO Ejercicio de carga en sistem Otros Datos Acreedor Centro gestor Identificador de registro Identificador externo Categor a s elo P gina 39 de 42 SEF Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gobierno de Canarias Consejeria de Economia Hacienda y Seguridad Administrador B O Crear F Actualizar So Visualizar verificar W Procesar BH Rechazar 3 Cambio del Tipo de Doc S Log eal1a 7 0 Ya 20 32 0 6a a3 3 06 E Numero Documento CF icon Descripci n del Status Sit Descripci n de la alhasi Dan Ti _ S_ Referencia Referencia Fecha 10000000000501 ooa Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili RF A1 982 982 10000000000500 a0o Doc pate de procesar con err Registro de entrada incorrecto RF R1 9822231234 M Ej 10000000000499 og Documento Procesado Documento Registrado en RF Correc_ RF R1 982223 10000000000498 008 Documento Procesado 4 Documento Registrado en RF Correc_ RF
30. de documento Fecha de contabilizaci n Acreedor Centro gestor Campos N mero de documento n mero secuencial que asigna la Consola a cada factura cuando se crea Tipo de documento ser siempre RF documento del registro de facturas Subtipo de documento el usuario de verificaci n gestiona facturas con subtipo R1 Facturas presupuestarias P1 Pendientes de clasificar P2 Facturas pendientes de clasificar recibidas por v a electr nica Sociedad sociedad financiera que gestiona la factura CAC SCE etc Ejercicio ejercicio de la factura o a o de expedici n de la factura Referencia n mero de expedici n de la factura Fecha de documento fecha de creaci n de la factura Fecha de contabilizaci n fecha de grabaci n de la factura en la Consola Acreedor n mero de acreedor de SAP Centro gestor centro directivo del mbito competencial de la factura y al que se imputa presupuestariamente el gasto P gina 19 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Pulsamos el icono y aparece la pantalla de la consola con todas las facturas correspondientes al usuario de prefactura uw W WwW MAY S U A e a a S OS O N Prefactura O Crear Actualizar Sy visualizar EZ Verificar W Procesar BH Rechazar 3 Cambio del Tipo de Doc S Log Mia Sala Be aa Rala
31. e documento introducimos la fecha de creaci n de la factura Txt Cab Doc introducimos el texto de la factura N mero de factura introducimos el n mero de la factura Importe Bruto introducimos el importe de la factura Sociedad Introducimos la sociedad Referencia este campo se rellena autom ticamente con los ltimos d gitos del n mero de factura Los siguientes espacios se asignan autom ticamente por el sistema Moneda por defecto se rellena con la moneda EUR Ejercicio se rellena por defecto con el ejercicio identificado en la fecha de documento P gina 12 de 42 TI Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad E Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Pesta a Acreedor Crear documento 9 O EZ Recibo acreditativo anto O000000A8000000609091 A NIF introducimos el NIF del acreedor y al pulsar la tecla intro autom ticamente se asigna el campo acreedor y los Datos Bancarios Pesta a Imputaci n Crear documento p E E Recibo acreditativo Es 3 Acreedor B Darumentas E mpitar n tms Rana Cartro gestor Poo o PosPIe Furu Elermenido FEF Centro Gestor campo obligatorio se introduce el centro directivo al que pertenece el mbito competencial de la factura Posici n Presupuestaria campo opcional Fondo campo opcional Elemento PEP campo opcional P gina 13 de 42 Gobierno Consejer a de Econ
32. i n General de Arag n CIF A01274927 CIF 55011001D C Mayour 33 15 E P Mar a Agust n 36 28001 Argamasilla de Alba Ciudad Real 50071 Zaragoza Tel 917776665 LIN DESCRIPCI N CANTID m m AA 5 IMPORTE 1 Libros S necesa lor 4 ESTO Ar d 11 20 Tambi n desde el men Pasar a tenemos la opci n de visualizar los datos maestros del acreedor Acceso al Acreedor Acceso al documento Referenciado Back n D ISq Y Concepto b sq 1 2 35000407306000 CIMIELV Una vez procesada la factura permanecer en la bandeja de entrada del usuario de prefactura para poder consultarla si el usuario lo desea 3 1 2 1 2 Procesar Facturas de Anticipos de Caja Fija A1 Al procesar el documento se crea una entrada en el registro de facturas Seleccionamos con un click una factura de tipo RF y subtipo A1 con C digo de Status Doc Pendiente de Procesar P gina 23 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad A Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Situaci n Status Documento sin errores en verificaci n 10000000000114 008 l Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 04 2012 89689334455 155 10000000000115 008 Documento Procesado e Documento Registrado en RF Correctamente RF A1 17 04 2012 17 04 2012 17 042012 OSMOSMOSMOS 155
33. ierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad lt Modificaci n del documenta Si refrescamos el listado de facturas el documento recuperado 10000000000468 deja de aparecer La factura vuelve a aparecer en la consola del administrador o de la consola de prefactura Adem s el documento ha cambiado en la pesta a Consola su C digo de Status Doc pendiente de procesar Situaci n Statu Factura Recuperada l Consola f Factura Acreedor EX Documentos Bl Imp h Le lr Pz C digo de Status OSO 81 Doc pendiente de procesar Situaci n Status 94 Factura Recuperada Numero Documento 100008000000481 Tipo Documento RF Registro de Facturas Z Subtipo Documento A1 Facturas ACF La recuperaci n se puede realizar siempre y cuando no se haya incluido la factura en un documento contable o se haya incorporado la factura a un libro de caja En el caso de que la factura tipo se haya incluido en un libro de caja se debe eliminar del mismo para poder recuperarla y si la factura tipo F se ha incluido en un documento contable y se ha contabilizado el mismo se debe barrar para poder recuperar la factura P gina 42 de 42
34. ipo P1 Si el usuario asigna el subtipo P1 a una factura en un tr mite posterior se debe asignar el subtipo R1 si se gestiona a trav s de documento contable o el subtipo A1 si la factura se gestiona por un habilitado a trav s del procedimiento de anticipo de caja fija 2 3 3 Factura de Anticipo de Caja Fija A1 Es la factura con tipo de documento RF y subtipo A1 Se gestiona a trav s de un libro de caja de habilitado o sea por el procedimiento de anticipo de caja fija 2 4 Circuito de una factura en la consola Desde que la factura se crea en la Consola hasta que se traspasa al Registro de Facturas de SEFCAMN la factura requiere de las siguientes acciones 2 4 1 Creaci n o grabaci n manual de una factura Es el proceso de introducci n de los datos necesarios y obligatorios que permiten generar el documento factura Cuando la factura se crea en la consola se le asigna un n mero secuencial e identificativo 2 4 2 Anexar imagen Es el procedimiento que incorpora la imagen escaneada de la factura al documento creado previamente en la consola P gina 7 de 42 Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gobierno Consejeria de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad lt gt 2 4 3 Verificar factura Una vez grabada la factura y anexada su imagen la factura debe verificarse En el momento de la verificaci n el sistema realiza determinadas comprobaciones sobre los datos grabados indicando si no existen
35. lizar Documento oi Visualizar Documento Si seleccionamos una factura y pulsamos el bot n Visualizar Documento Jise accedemos a la factura en modo Visualizar y aparecenen cerrados todos los campos de la factura sin posibilidad de modificarse En una factura rechazada se pueden observar los motivos del rechazo visualizando el documento a trav s del bot n 52 Comentarios Visualizar documento E Log Comentarios a Numero Documento 10000000000468 Datos de Cabecera de Factura Consola TE Factura j Acreedor El Documentos f W imp j e fro C digo de Status 04 Documento Rechazado Situaci n Status ba 01 Rechazado Correctamente Numero Documento 1000000000046 Tipo Documento RF Registro de Facturas ma Subtipo Documento R1 Facturas presupuestarias P gina 33 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt Visualizar documento visualizar documento Ol 8 Log 52 Comentarios Comentarios Actuales O ig Numero Documento Datos de Cabecera de Factura Consola l E Far C digo de Status 5 Situaci n Status Lag Numero Documento 100 Tipo Documento RF subtipo Dacumenta R1 Comentarios Anteriores cambiado el 14 FEB 2014 cambiada porD3mOs cambiado el 14 FEB 2014 cambiada porD3mOs l aceptar X Cancelar 3 1 2 6 Gesti n de Facturas de Habilitado Se accede a trav s de la tr
36. muestra para una factura concreta su historial en la Consola las modificaciones del documento desde su creaci n Log de estados de documentos CF aia YT 0 023BTBb 5O ld de documento Numero Documento CF Fecha Fecha Hora Icono S _ Descripci n del Status SitStat C 008 13 Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habilitado Doc pendiente de procesar e m Factura Recuperada un 3 1 2 Usuario de prefactura Los usuarios de prefactura tendr n acceso a la transacci n de Consola de Prefactura Desde esta opci n del men se accede a la funcionalidad que permite procesar las facturas Men Usuario gt Consola de Prefactura ir O O OOS oO O E Usuario seg n criter selec complejt Y E Men SAP G Consola de Verificaci n ad A Fanenla de Tadne Ine Marimentne afi pe P gina 18 de 42 cin Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt Alcanzamos la pantalla de acceso a la Consola del Registro de Facturas Podemos dejar esta pantalla en blanco para visualizar todas las facturas o introducir alg n valor para realizar la b squeda de un documento concreto o un grupo de ellos E Programa Tratar Pasara Sistema Ayuda g 3 418G 0 BAR Sna HAA 9 Consola de PreFactura Datos de Consola Numero de documento Tipo de Documento subtipo de Documento sociedad Ejercicio Referencia Fecha
37. narias Sociedad Habili N Libro de Caj Pulsamos el bot n Incorporar E Facturas y el habilitado obtiene un listado de todas las facturas de Anticipos de Caja Fija creadas a trav s de la consola pertenecientes a su libro de caja Registro de facturas Datos am SER YY 2 1402d 70 di ul HH selecciones M 4 bl s Incorporar E Facturas A S A E a A S O HE CAC 2012 MELANTORTEG 155 4 2012 30 00 EUR 691162130100 0601 CAC 2012 MELANTO 155 ERS 30 00 EUR G 911G 2130100 0601 ICAC 2012 11111111111 155 10 04 2012 30 00 EUR 6 9116 2130100 0601 ICAC 2012 PRUEBACFO03 622 10 04 2012 12 00 EUR 6112471200000 0818 ICAC 2012 PEPER H1816HC 11 04 2012 340 00 EUR 0818 ICAC 2012 FACTO14 681 30 05 2012 223 00 EUR 6 9116 2295700 0601 ICAC 2012 00122 TETE2 681 18 04 2012 222 00 EUR 0818 ICAC 2012 TEXTOLARG2 622 12 04 2012 100 00 EUR 0818 ICAC 2012 NMMMMMMODO 1 25 04 2012 10 00 EUR 0601 ICAC 2012 35748 1000000897 31 03 2012 1 260 06 EUR 0601 ICAC 2012 PRUEBACFOO 622 12 04 a 12 00 EUR G 911G 2130100 0601 ICAC 2012 98787 777777 217644 03 05 2012 111 00 EUR 0601 ICAC 2012 DEMOC1 681 1700 2812 333 00 EUR 0601 ICAC 2012 DEMOCACA 681 1785 2812 222 00 EUR 0601 ICAC 2012 DEM0013 1000006245 30 03 2012 100 00 EUR 6 112411200000 0818 ICAC 2012 DEMO015 1000006245 30 03 2012 100 00 EUR 6112411200000 0818 ICAC 2012 P1 1000142356 30 03 2012 000 00 EUR 6112441200000 0818 ICAC 2012 DEM0014 10
38. ntrada del usuario de verificaci n y pasa a la bandeja de entrada del usuario de prefactura Las verificaciones existentes en el sistema son las siguientes La sociedad no existe Acreedor no existe El acreedor no esta dado de alta en la sociedad No hay ning n documento anexado al doc N La fecha del documento es inferior a 01 01 2000 Centro gestor no v lido Registro duplicado en la consola Registro duplicado en el registro de facturas 3 1 1 3 Actualizar Documento Si seleccionamos una factura y pulsamos el bot n Actualizar Documento JE E E accedemos a la factura en modo Modificar y aparecen abiertos los campos de la factura que pueden modificarse 3 1 1 4 Visualizar Documento A Gp Visualizar Documento Si seleccionamos una factura y pulsamos el bot n Visualizar Documento M accedemos a la factura en modo Visualizar y aparecenen gris todos los campos de la factura 3 1 1 5 Actualizar Consola Una vez que hemos creado el documento y volvemos al listado de documentos de la R 8 consola ser necesario pulsar el bot n Actualizar Al actualizar se refrescan correctamente los documentos con el estado y situaci n correspondientes a cada tipo de usuario P gina 17 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad SA Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Verificaci n O Crear W actualizar Se Visualizar EZ Verificar B Log a a 9 1 Va 28
39. o ES Posici n 113 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad P gina 37 de 42 ER Gobierno Consejeria de Econom a e ree Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Se abre la ventana y pulsamos Lista de Anexos Damos doble click y visualizamos la factura vinculada P gina 38 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt Ea Cala babii de documentos Tratar Pasara Sistema Suda Vier de documentos CAC 7400004827 ol alelo a jes a poleo Doo ma 6e FACTURAE DATOS DE FACTURA N mero de Factura 18 No Contrato C d BBBH 38271 Fecha Factura 10 mar 10 a PROVEEDOR CLIENTE Nombre Proveedor SA Cliente 1 CIF A01274927 CIF fi C Mayour 33 15 E P Mar a Agust n 36 28001 Argamasilla de Alba Ciudad Real 50071 Tel 917776665 DESCRIPCI N CANTIDAD UN MEDIDA PRECIO UNIT IMPORTE 1 Libros 1 01 EUR 25 00 33 75 0 00 2 Material 2 01 EUR 13 00 26 00 16 00 D Dec 5 200 t decotoul ovr Z 3 1 3 Administrador El administrador puede realizar tanto las acciones del primer y segundo usuario teniendo acceso a todos los documentos de los centros gestores que tenga autorizado Al a 18 0080 DAE 0055 AA 08 Administrador es Datos de Consola Numero de documento A Tipo de Documento Subtipo de Do
40. oga7a oog Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habi RF Met m roi 1oooooooag0s75 joo Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habi Re a a fmn roooosoooog474 ooe Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habi RFM a8 m faon roaoononoa04z3 joom Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili RFM w mm ronooooooonaz2 joom Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habil RFM e m mm 1onoaoonono4B8 oom Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili RFM 3 AB ato EEL 100000000004B4 008 Documento Procesado se Documento Registrado en RF Conec RF R1 BBB30 BBe30 03102 oaooooao90483 oom Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili RF At BeB28 feBB2e 0302 l DA AANANNANAANANA DA gt Pads ls AO AAA O O AA AS nana na na Seleccionamos la factura y pulsamos el bot n Actualizar Documento dh Consola Factura Acreedor EX Documentos C digo de Status 008 03 Documento Procesado Documento Situaci n Status 14 Documento Registrado en RF Correctamente Sociedad Ejercicio Numero Documento 10000000000468 Acreedor Tipo Documento RF Registro de Facturas Referencia Subtipo Documento R1 Facturas presupuestarias es Recuperar factura Aparece la factura y el bot n en el que debemos pulsar apareciendo los siguientes mensajes P gina 41 de 42 Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gob
41. om a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de E F Financiero de Canarias Pesta a Otros Datos mua A SS O E PS i e ES AT Crear documento E Recibo acreditativo OMO gt Numero Documento 0000000000030090001 A Datos de Cabecera de Factura deb Consola fal Factura 5 Acreedor EX Documentos W Imputaci n ey Otros Datos Registro de entrada F entrada fact ENANA F entrada fact campo obligatorio que se corresponde con la fecha en la que se produce la entrada de la factura en la administraci n Una vez completadas todas las pesta as indicadas damos al bot n de grabar E y observamos c mo cambia el aspecto de la consola Aparece el N mero de Documento registrado en la consola Hasta que no se graba la factura no se asigna este n mero Documento Tratar Pasara Utilidades Entorno Sistema Ayuda 10 Cac CARI GDG AE 9M lodificar documento E AAA VO Gi Mumero Domanto a0aaooaaoeae3 A 3 Datos de Cabecera de Factura E Consola E Factura BE Acreedor El Documentos W Imputaci n l Otros Datos C digo de Status OAD 01 Doc pendiente de procesar Situaci n Status 02 Documento creado sin verificar Numero Documento 1000000000483 Tipo Documenta RF Registro de Facturas El Subtipo Documento R1 Facturas presupuestarias P gina 14 de 42 Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gobierno Consejeria de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad l
42. os Documento Procesado Documento Registrado en RF Correctamente RF R1 23 04 2012 23 04 2012 23 04 2012 EM00121 123 681 10000000000123 QMO Doc pendiente de procesar Documento sin errores en verificad n RF R1 23042012 23042012 23042012 EMO0121111 681 Consejeria de Economia Hacienda y Seguridad QMO Y Numero Documento 10000000000123 Datos de Cabecera de Factura C digo de Status 2O 01 Doc pendiente de procesar Situaci n Status Y 03 Documento sin errores en verificaci n Numero Documento 10000000000123 Tipo Documento Registro de Facturas Z Subtipo Documento Facturas presupuestarias Y Rechazamos el documento y aparece la ventana E Pos docum Visualizar mensajes CBE 1 A mn 2 60 68 Vemos como el documento ha cambiado en la pesta a Consola su C digo de Status Documento Rechazado Situaci n Status Rechazado Correctamente P gina 32 de 42 a Gobierno Consejeria de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias lt gt Oo E Numero Documento H 0000000000123 E Datos de Cabecera de Factura ENE C digo de Status E 04 Documento Rechazado Situaci n Status Ex 01 Rechazado Correctamente Numero Documento 10000000000123 Tipo Documento Registro de Facturas E Subtipo Documento Facturas presupuestarias 3 1 2 5 Visua
43. r EZ verifi 3 Cambio del Tipo de Doc S Log Gobierno de Canarias Consejer a de Econom a Hacienda y Seguridad q a 7 0 Va 2m Beaman lo E E Numero Documento CF Icon Descripci n del Status Sit Descripci n de la situaci n Ti S F Escaneo Fecha doc Fecha de entrada 10000000000395 vos Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habili_ RF A1 15 12 2012 14 12 2012 10000000000394 050 Doc pendiente de procesar Documento en creaci n IRFIP2 107 1 2 2012 f 4 01 2013 E 10000000000393 sO Doc pendiente de procesar Documento en creaci n RF P2 07 12 2012 14 01 2013 10000000000392 s Doc pendiente de procesar Documento en creaci n RF P2 07 12 2012 13 12 2012 10000000000391 coa Documento Procesado 4 Documento Registrado en RF Correc_ RF R1 08 12 2012 12 12 2012 El 10000000000388 Documento Rechazado i Rechazado Correctamente RF P1 12 12 2012 12 12 2012 Campos Incompletos Otro caso que podemos encontrarnos es que al seleccionar una factura en la bandeja de entrada con C digo de Status Doc Pendiente de Procesar Situaci n Status Documento sin errores en verificaci n al procesar la factura nos muestre el mensaje de que faltan campos a rellenar 5 Pos docum Visualizar mensajes ilVeriticaci n o Procesamiento para el documento N 10000000000008 Complete todos los campos o
44. rado en RF Correc _ RF R1 08 12 2012 12 12 2012 E 10000000000388 Documento Rechazado G Rechazado Correctamente A A Se abre la factura y modificamos el campo que est provocando el error En este caso se trata de una factura duplicada por lo que modificamos el campo N mero de Factura P gina 27 de 42 Gobierno Consejer a de Econom a de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de E F Financiero de Canarias Modificar documento E g Log A acreditativo 300 A Numero Documento 10000800806389 EE la Datos de Cabecera de Factura E Consola T Factura Acreedor EE Documentos Bj imp Ih anala Ejercicio Txicab doc PRUEBA PROC to 10 12 2012 2012 987987 importe Bruto 55 00 ura ga7g87 CAC LL AA EA ono Una vez que modificamos el campo pulsamos el bot n de grabar El En el listado de facturas seleccionamos la factura que hemos modificado y pulsamos el bot n de Verificar Documento EZ Verificar Documento ll para comprobar que se han subsanado los errores Se muestra la ventana Ed E Pos docum Visualizar mensajes Ahora la factura aparece con C digo de Status Doc Pendiente de Procesar Situaci n Status Documento sin errores en verificaci n Una vez verificado el documento podemos procesarlo pulsando el bot n de Procesar Documento P gina 28 de 42 SEF Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Prefactura O Crear S actualizar So Visualiza
45. subtipo A1 aparecen nuevos campos espec ficos de una factura de Anticipo de Caja Fija en la pesta a Imputaci n la Sociedad y el Libro de Caja Por tanto es necesario rellenar estos campos pulsando previamente el bot n Actualizar antes de procesar nuevamente la factura E Documento Tratar Pasara Utilidades Sistema Ayuda aI Modificar documento Numero Documento 10000000000103 ES 000 Y Datos de Cabecera de Factura Imputaci n P gina 26 de 42 SEF Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Gobierno de Canarias Consejer a de Econom a Hacienda y Seguridad Si hubi ramos seleccionado el subtipo R1 se realizar a de la misma forma y aparecer a como subtipo de la factura R1 3129 Actualizar Facturas Se actualizan los datos de la factura Mediante este bot n el usuario de prefactura corregir los errores que se hayan producido al verificar las facturas por el usuario de verificaci n y completar los campos que falten antes de procesar Facturas err neas Las facturas aparecen con C digo de Status Doc Pendiente de Procesar con errores Situaci n Status Los posibles errores a subsanar por el usuario de prefactura de las facturas son Seleccionamos la factura err nea y pulsamos el bot n Actualizar Documento Prefactura Visualizar EZ Verificar Sociedad no existente Acreedor no sistente Acreedor en Sociedad no existente Factura Dupli
46. t gt En la pesta a Consola el campo Situaci n Status ha cambiado al estado Documento creado sin verificar Modificar documento E 3 Log Recibo acreditativo CSD 6 Numero Documento 0000000000483 Datos de Cabecera de Factura Consola TE Factura j Acreedor E Documentos W Imp Ti 00E C digo de Status OAO 01 Doc pendiente de procesar Situaci n Status G 02 Documento creado sin verificar Mumero Documento 1000000000g4g3 Tipo Documento RF Registro de Facturas mi Subtipo Documenta R1 Facturas presupuestarias El usuario de verificaci n tiene acceso a los documentos cuyo c digo y situaci n de status sea C digo de Status 01 Doc Pendiente de Procesar Situaci n Status 01 Documento en creaci n 02 Documento creado sin verificar Una vez grabada la factura vamos a la pesta a Documentos y anexamos la imagen de la factura escaneada pulsando el bot n A adir Documento 000 Y Numero Documento 10000000000118 Datos de Cabecera de Factura E Clase doc Fe archivo Reserva Texto explicativo Seleccionamos la imagen de la factura de entre varios formatos posibles P gina 15 de 42 Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Archivo ticheros en documento eg Buscar en de SapWorkDir 1 ola lo a Ju SAP_Cache_66023862 23 03 2012 11 42 es PLe6f2bc0_1411HTMLOO0001 pdf 10 0
47. tro de facturas P gina 24 de 42 Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias OOB Numero Documento 0000000000110 Datos de Cabecera de Factura 5 Consola C digo de Status COB 03 Documento Procesado Situaci n Status 14 Documento Registrado en RF Correctamente Sociedad Ejercicio Numero Documento 10000000000110 Acreedor Tipo Documento Registro de Facturas 8 Referencia Subtipo Documento Facturas ACF E 3 1 2 2 Cambio del tipo de documento P1 El usuario de prefactura tendr que modificar todas las facturas de tipo P1 en facturas directas R1 o facturas de anticipo de caja fija A1 Seleccionamos la factura de tipo RF y subtipo P1 y pulsamos el bot n Cambio del Tipo de Documento pR Tratar Pasara Sistema Ayuda a eA El i G 23 16 060 28048 20092 5040 08 Consola de PreFactura ear 3 201 Bl6o as e 16 e Num Doc ico Descripci n del Status Sit Descripci n de Ia situaci n Tipo Doc Su F Escaneo Fechadoc Fe contab Referencia 10000000000000 coa Documento Procesado 10000000000001 OJ Documento Procesado 3 Rechazar Documegff 3 Cambio del Tipo de Documento Cambio del Tipo de Docum Acreedo Documentos asignados al Registro Fac RF R1 29 03 2012 29 03 2012 29 03 2012 DEMO02 622 Documentos asignados al Registro
48. ya sido procesada SAP Easy Access Men Consola de Recepci n de Facturas GE gt v a 7 Favoritos Eg NECIRF_GJ_TR_0002 Justificantes gt Registro de justificantes en LAJ 7 EY Men SAP O 253_EACP_TR_CD00_1 Consola de Verificaci n O 753_EACP_TR_CD00_2 Consola de PreFactura O NECICF_TR_CDOO Superusuario A NECICF_TR_CDD04 Consulta D NECURF_GFH_TR_0017 Gesti n de Facturas de Habilitado 2 P gina 40 de 42 e Gobierno Consejer a de Economia SS deCanarias Hacienda y Seguridad EFcan Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias Recuperaci n de facturas e Datos de Consola Numero de documento Tipo de Documento Subtipo de Documento Status de documento Situaci n de documento Datos de Documento Sociedad Ejercicio Referencia N mero de Factura Fecha de documento Fecha entrada Ejercicio de carga en sistem Otros Datos Acreedor Centro gestor Identificador de registro Identificador externo Categor a Vemos como en la pantalla de recuperaci n de facturas solamente aparecen las facturas procesadas Recuperaci n de facturas 7 Actualizar S Log ea18 7 0 Ya 23 8 33 63 M6 H E numero Documento CF_ lon Descripci n del Status Si Descnpci n de la situaci n T1 8_ Reterencia Referencia Fecha rosooooao00477 oom Documento Procesado Documento Pendiente Gesti n Habil RF AY e8 ee fool rooooaooo
49. ye una breve explicaci n del mbito de aplicaci n y alcance global de la Consola de Recepci n de Facturas con la finalidad de situar al alumno en contexto Y Secci n Pr ctica contiene la secuencia de pasos que deber completar un usuario para realizar cada una de las transacciones a las que tiene permiso ilustrada con ejemplos que permitir n al alumno entender y poner en pr ctica los conocimientos aprendidos P gina 5 de 42 Em Gobierno Consejer a de Economia de Canarias Hacienda y Seguridad Sistema de Gesti n Econ mico Financiero de Canarias 2 SECCI N CONCEPTUAL 2 1 Introducci n a la Consola de Recepci n de Facturas CRF La consola de recepci n de facturas es un entorno en el cual se centralizan todas las facturas que recibe SEFCAN Las facturas pueden registrarse de forma Manual Las facturas se reciben f sicamente en los puntos de entrada de facturas Son los usuarios gestores de la consola de recepci n los encargados de registrar manualmente los datos de la factura y escanear su imagen Electr nica Las facturas recibidas por v a electr nica se registran autom ticamente mediante un mapeo de los metadatos del fichero factura e y se visualizan a trav s de formato HTML 2 2 lipos de Usuarios 2 2 1 Usuario de Verificaci n Es el usuario responsable de grabar las facturas con los datos m nimos y con una clase de documento que identifique el tipo de factura para su entrada en la consola
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