manual de usuario aplicación de registro de e/s
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1. a A i S Gi h a w ka es la ES lA Eaa Procediendo de la manera explicada anteriormente podr amos adjuntar el n de documentos que fuese necesario pero en la pantalla principal del registro de entrada nicamente se ver a el principal para poder ver el resto habr a que pinchar en la pesta a Documentos al Workflow Entrada T E Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda y x S E reja sajla nulan es 0 08a gt gt gt E Entrada Ejercicio 2 012 NoEntrada 2 Fecha entrada 3 Ene 2012 Hora Entrada 14 17 58 7 Ventanilla nica 1 Datos del documento 3 Representantes 5 Documentos Fecha documento 3 Ene 2012 A Tema wa 9999 S vgf0tros temas E Observaciones iei Majs3 ES sa JAYUNTAMIENTO DE SORIA DEPORTES Departamento vaj160 y vajDeportes Lal TA Programa de actividades deportivas Enviar Aceptar F12 Cancelar Esc Opciones y E Usuario E Registro E S EJEntradas po Preparado OS Sl Ez Entrada num E Y Velneo Work Flow 133 03 01 2012 SO a Una vez que se ha pulsado en el bot n Aceptar el registro queda realizado pero existe la posibilidad de modificarlo hasta que se pulse el bot n Enviar En ese momento el registro quedar bloqueado para que ya no pueda ser modificado Para imprimir el sello se ha de pulsar el bot n Opciones Imprimir sello Mientras un documento registrado no se ha2. Tema s3994 sajotros temas Extracto Observaciones E Departamento ajo Ea E Definici n ES Registo E S E P gi EF Salidas por E5 Prada NUM j 7 Y Velneo Work Flow AT 12 04 04 01 2012 ES IA CLASIFICACI N DE LA DOCUMENTACI N REGISTRADA EN EL DEPARTAMENTO PROPIETARIO El departamento propietario de un documento es el destinatario de dicho documento Por tanto los trabajadores de ese departamento ser n los que tengan acceso a l De hecho el usuario definido como jefe del departamento ser el primero en ver en su bandeja de trabajo los documentos registrados y bien l mismo o el trabajador al que se los asigne tendr n que clasificarlos y rellenar una breve informaci n sobre ellos Este es el punto de partida para abrir un expediente en el caso de que sea necesario y trabajar ya en lo que llamamos workflow De momento paramos aqu con todos los documentos clasificados Para que un usuario pueda acceder a su bandeja de trabajo a continuaci n se detalla c mo hacerlo Se selecciona la pesta a Usuario y seguidamente la opci n Bandeja de Trabajo EL Workflow Usuaria n s P s E Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda EM E TE T teja sajjar alas lt s OSA aj o o y o Usuario ARANCHA Excma Diputaci n Provincial de Soria Departamento Inform tica Procedimientos en la web Procedimientos FS Crear Expedientes FS Crear Documento T Bandeja de Trabajo 7
3. Expedientes abiertos y fuera de la bandeja D Documentos del Dtpo E Expedientes del departamento D Mis Notificaciones arch Expedientes en que ha intervenido mi departamento Salir gt E Usuaio E Definici n Registro E S E P ginas E INUM Bg DY Velneo Work Flow z a 11 50 ES a B gt tr m E 724 05 01 2012 Preparado al Workflow Configuraci n E Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda z S E reja sajla Ral eso Baaraser gt gt ej x Ba Trah z a Usuario ARANCHA ndeja de Li jo Departamento Inform tica Documentos Expedientes Firma Notificaciones Dpto procedencia ameno inform tica MT mum En Y Velneo Work Flow E aoa 2 lar lalala DE E 05 01 2012 E Usuario E Definici n E Registro es E P ginas El Configuraci n Preparado Sis En la pesta a Documentos de la Bandeja de Trabajo aparecer n los documentos que se han registrado Para verlos basta con seleccionarlos haciendo click en el cuadrado del margen de la izquierda y despu s se pulsa el bot n de Ver documento Para clasificarlos hay que hacer doble click sobre el documento de manera que se abra un formulario y en este rellenaremos el campo Tipo Documento En el campo Nombre no es necesario rellenar nada Se rellenar autom ticamente m s adelante al Workflow Configuraci n la Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda sjejsmejarajs jgn alas
4. lesona mnea al ARANCHA Bandeja de Trabajo Departamento Inform tica Documentos Expedientes Firma Notificaciones Tipo Documentos Nombre Tipo D to val e pa daci n Ll 1 Documento administrativo que recoge las decisiones adoptadas por los rganos Departamento propietario 11 51 i nform tica 2 Documento en el que se recoge la conclusi n aprobada por un rgano colegiado 3 Documento en el que se formaliza una decisi n mutualmente aceptadas por las f Interesado waf7852 P2 SORIA Y TURISMO S A Fi pufy 1 0 Pa E 3 Acreditaci n 1 Documento que autoriza a una persona para representar a una instituci n o a ul 2 Documento que sirve para justificar un pago o el derecho a cobrar un inter s Documento que normalmente acompa a a la orden de pago de productos y que inc Documento mediante el cual una persona interesada en un procedimiento administr E Usuario JE Definici n E Registro E S E P ginas Preparado 11 58 S a B j t i m D E 701 2012 Una vez elegido el tipo de documento de entre los creados cuando se pulse el bot n Aceptar la aplicaci n mostrar otro formulario en el que habr que rellenar una peque a informaci n sobre el documento Los campos Tipo de Acta en este caso Fecha del documento y Resumen del contenido Nombre Tipo Documento Departamento propietario Inform tica ta a Interesado SORIA Y TURISMO S A l
5. ANCHA Excma Diputaci n Provincial de Soria Departamento Inform tica Procedimientos en la web Procedimientos FS Crear Expedientes FS Crear Documento T Bandeja de Trabajo T Expedientes abiertos y fuera de la bandeja D Documentos del Dtpo E Expedientes del departamento D Mis Notificaciones arch Expedientes en que ha intervenido mi departamento su E gt Num a 3 Velneo Work Flow 12 26 05 01 2012 Preparado ES a eD
6. MANUAL DE USUARIO APLICACI N DE REGISTRO DE E S WORKFLOW REQUISITOS DE LOS EQUIPOS DESDE LOS QUE SE ACCEDE A LA APLICACI N Tener creadas las carpetas C tempvelltemp Tener instalado Adobe Reader para poder abrir los documentos pdf Tener instalada la impresora PDF Creator para poder convertir cualquier documento a pdf Tener instalado vClient y disponer de usuario y contrase a para entrar en el sistema PARA ENTRAR EN LA APLICACI N e Ejecutamos vClient y en el cuadro que se nos pide el servidor tecleamos el que aparece en la imagen Cada municipio pondr el nombre de su municipio Introduzca nombre del servidor velneo vClient Servidor e Se selecciona seguidamente la aplicaci n que de momento es nica Tramitador Medinaceli En cada municipio aparecer su propio nombre y posteriormente introducimos usuario y contrase a Escoba un nombre de usuario y Una contrase a v lidos para la aplicaci n deseada Hombre Contrase a e Siel usuario y la contrase a son correctos aparecer la siguiente pantalla Si no apareciesen las 2 pesta as Usuario y Registro E S habr a que pulsar el bot n Organizador tal y como se indica en la figura A Worktiow Rega ER ES E Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda y x Bjaejarcojs 8n alas le gt O0nDAA a y Excma Diputaci n Provincial de Soria FS Crear Entrada FS Crear Salida F6 Crear Interesados L Todo
7. nador Inform tica SORIA Y TURISMO S A 2 011 7 21 Dic 2011 sOLICITANDO ORDENADOR Inform tica A C CALAVERON 2 011 1i 23 Dic 2011 2 011 12 23 Dic 2011 Inform tica LA RAZ N 2 012 2 3 ne 2012 Programa de actividades deportivas Deportes AYUNTAMIENTO DE SORIA DEPORTES El B Usuario E Definici n Registro E S Era P ginas Entradas por Fichas 18 1 E NUM ES E Y Velneo Work Flow 8 52 04 01 2012 ES a P Et Se seleccionan los registros a enviar y pulsando sobre el bot n Proceso de la parte de abajo de la pantalla se envian los documentos de los registros seleccionados a los departamentos correspondientes UTILIZACI N DEL REGISTRO DE SALIDA Es importante indicar que a diferencia del registro de entrada en que solamente se podfa asignar un interesado a un registro indicando en caso de la existencia de varios el principal en el registro de salida SI pueden asignarse varios interesados para un nico registro de salida Uno por cada destinatario del documento La forma de proceder es similar al registro de entrada pero en este caso la salida queda bloqueada no modificable en el momento de Aceptar el registro E Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda x e E eela salsan nlan les omama z Salida Ejercicio 2012 N Salida p o Fecha salida 4 Ene 2012 Hora salida 12 04 45 Registrado otra entidad TT Representante Fecha documento ll jf ES sa
8. s los Entradas M Entradas avanzada N Entradas interesado N Entradas sin enviar L Todos los Salidas L Salidas avanzada L Salidas interesado e E Fichero envio SIGEM sar E E Usuario E Registi E S Abre cierra el Organizador de Ventanas i E NUM E En Y Velneo Work Flow Pp P 7 z al Ol Z ES td 14 11 03 01 2012 UTILIZACI N DEL REGISTRO DE ENTRADA Aunque existen varias formas de crear tanto registros de entrada salida como interesados nosotros recomendamos hacerlo siempre desde la opci n de Todas las Entradas y de Todas las Salidas haciendo doble click sobre una l nea vac a aparecer el formulario de creaci n de la entrada t meala salsal lanul lt s ODA a y Entrada Ejercicio 2 012 NoEntrada 0 Fecha entrada T 3 Ene 2012 Hora Entrada 14 17 58 TT Ventanilla nica 1 Datos del documento 3 Representantes 5 Documentos Fecha documento Tema E Observaciones Interesado Departamento B Extracto Enviar Aceptar F12 Cancelar Esc Opciones 7v E Usuario mE Registro E75 E Entradas po ES Entrada Preparado Me NUM my Velneo Work Flow ATT hi c gt 14 18 ES a La 03 01 2012 En este formulario hay que rellenar los datos del documento principal al que se le est dando entrada Fecha documento Tema Interesado Entidad ajena a nuestra organizaci n que firma el escrito que estamos registrando Depar
9. tamento al que llegar este documento y extracto resumen del contenido El interesado del documento principal a registrar puede crearse tambi n desde esta pantalla pulsando la opci n Crear del bot n que aparece en el cuadro de interesado Para adjuntar el documento en s si nos lo entregan en papel tendremos que escanearlo en baja resoluci n para que no ocupe demasiado y dejarlo en formato pdf Entonces haciendo doble click sobre una l nea vac a de le rejilla de la imagen aparece el formulario siguiente Documento Documento C digo Entrada Mombre Pulsando ahora el bot n Opciones Adjuntar documento seleccionaremos el documento principal y quedar adjuntado Es posible tambi n que en un mismo Registro de Entrada vayan m s de un documento siempre y cuando todos sean del mismo tema y del mismo interesado y vayan todos al mismo departamento que el principal en cuyo caso podr amos adjuntar el resto pulsando sobre la pesta a Documentos del formulario de entrada de registro al Workflow Si t E Archivo Editar Favoritos Wer Ventana Ayuda SB rB arajsjonhnh alos lt s ODO al Entrada Ejercicio 2 012 NoEntrada 2 Fecha entrada 3 Ene 2012 Hora Entrada 14 17 58 TT Ventanilla nica Enviar Aceptar F12 Cancelar Esc Opciones ml Usuario E Registro E S JE Entradas po E Entrada Preparado sa 3 mum ll DY Velneo Work Flow
10. ya enviado al departamento destino podr ser reemplazado por otro simplemente adjuntando el nuevo documento encima del existente Una forma pr ctica de trabajar con el registro de entrada para poder corregir posibles errores es por ejemplo enviar todos los registros de un d a al final de la ma ana no teniendo que enviar uno a uno Para hacer esto se tiene que pulsar la opci n Entradas sin enviar Excma Diputaci n Provincial de Soria FS Crear Entrada FS Crear Salida Fs Crear Interesados L Todos los Entradas M Entradas avanzada Nh Entradas interesado N Entradas sin enviar L Todos los Sahdas L Salidas avanzada L Sabdas interesado E Fichero envio SIGEM Preparado NUM fi j a S Velneo Work Flow a gt ma ES T W H d 8 50 04 01 2012 al Workflow Entradas por c dig pa B Archivo Editar Fichas Lista Navegante Procesos Favoritos Ver Ventana Ayuda y x sje ejarqQjajena as lesozmamar J rtamenta Interecara 2 010 7 922 28 Dic 2010 ALCAZAR ROMERA MARIA CARMEN 2 010 7 923 30 Dic 2010 2 010 7 924 30 Dic 2010 2 011 1 13 Ene 2011 CARMENAL ALCAZAR ROMERA MARIA CARMEN ALCAZAR ROMERA MARIA CA 1ETMANNAN m 2 011 2 23 May 2011 Solicitando ordenador para ayuntamiento Inform tica AYTO MINO DE MEDINACELI 2 011 3 23 May 2011 Solicitando ordenador Inform tica AYUNTAMIENTO DE MOMBLONA 2 011 5 21Dic 2011 2 011 6 21 Dic 2011 Solicitando orde
11. z EA En los expedientes donde est y por el propietario solamente por el interesado 7 Solamente por el departamento propietario 1 Informaci n 1 4 Expedientes 5 Flujo de trabajo 6 Asignaciones 7 Firmas Requeridas 2 Notificaciones Tipo de Acta Resumen del contenido Aceptar F12 Cancelar Esc ptiones Ahora una vez clasificado el documento y mientras no trabajemos con el workflow creando expediente de momento podemos archivar el documento para no verlo continuamente en la Bandeja de Trabajo y posteriormente cuando se trabaje con el workflow podremos utilizarlo de nuevo aunque se archive ahora Para archivar el documento E Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda 2 h s eja salsas nault sn aa 3 EE pde jo O A e Documentos expedientes Firma Notificaciones Fecha creacion Archivo Interesado 21 Dic 2011 pdf SORIA Y TURISMO S A Documento Fa ACTA DE EJEMPLO Ey votas NUM Ea Y Velneo Work Flow Preparado y b Tp El z ES a Pz amp a o 05 01 2012 Con el documento seleccionado pulsamos la opci n Archivar Para consultar la documentaci n propiedad del departamento del usuario si no est en su bandeja puede hacerlo desde la opci n Documentos del Dpto al Workflow Usuario 44 CEE 2 FE Archivo Editar Favoritos Ver Ventana Ayuda x ses aejarajs en alas las ona se d uario AR
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