Crystal Reports - Instituto Nacional para la Educación de los Adultos
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1. save and close f Save 2 o co Bal A A 2 E re Cysta Syna 4 izl xi x E Report Custom Functions af ae Repository Custom Function 3 Formula Fields 3 SOL Expression Fields C Selection Formulas a a PEKARDEX a ideducando aa icvemodulo g Formatting Formulas Current Formula X1 Running Total Condition 1 ga calificacion gt lacredita aa faplica ys PEKARDEX lacredita Syntax Ctri T FTT CIF ES coveformacalif ES icveformaacredita 2 icveetapaebucn ons FT yes lol x x Operators l Crystal Reports INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Cuando se tiene una f rmula el bot n cambia a color rojo En la secci n Reset seleccionar On change of y el grupo RFE Presionar el bot n OK xi Avalable Tables and Fields Running Total Name AcreditadoszsAdulto H A Report Fields Summary cl PEEDUCANDO ievecz gt Field to summarize PE KARDE ievemodulo ES PEEDUCANDO crte E PEEDUCANDO cpatermo Type of summary count ES PEEDUCANDO cmaterno ES PEEDUCANDO cnombre E PEKARDE icvemodulo Evaluate ES PEKRARDEX icalificacion WM Fr geach ren ES PERARDEX faplica am PEEDUCANDO jevemodek 2 E Dn change ofield e CDETAPAEB cidenetapael On change of group E COMODELO cidenmodelo d ES PERARDEX ceveformacalil Use a formula E COMODULO cidenmodulo R2. joo E en Expression Fields E 4 43 Selection Formulas H Formatting Formulas E PEEDOCANDO cpaterno 4 PEEDOCANDO cmaterno PEEDOCANDO cnombre al Verificar sintaxis Guardar la f rmula y cerrar el Formula editor La f rmula se ha creado y est disponible en el Field explorer J F Fields Report SEAS XA E L Database Fields H E 85 CDETAPAEB H E COMODELO E E COMODULO H E PEEDUCANDO E PEKARDEX a XA Formula Ead s F Parameter Fields Enea E Running Total Fields E Group Mame Fields H E Special Fields Crystal Reports 47 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Quitar del reporte los campos cPaterno cMaterno y cNombre de la secci n del encabezado de grupo de RFE Agregar el campo de la f rmula y ampliar el texto El nombre del educando ahora se muestra continuo H 0 COETAPAEB Hy H E COMODELO e cios INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACI N DE LOS ADULTOS H E COMODULO H z e p m is 03 16 59p m Delegaci n Guanajuato E PEKARDEX a Reporte de Calificaciones por Adulto KA Formula Fields EHI i cz 4 ES Mombre GH2 7 Etapa INTERMEDIO 58 SQL Expression Fields GH3 m hodelo hi PEPA9S F Parameter Fields GH4 S E Running Total Fields ES ZAZASBSOTZ7TVY3BO ZAGALZACGAL AURELIO P 5 E OIP Parne Fields 2 hlodulo Calif F Aplicaci n cowe E Special Fields D A El 9 03 28 2001 A D A E2 10 03 28 2001 A D E3 6 03 28 2001 A D a E4 a 03 28 2001 A D
3. Da Database Type ccess o Secure Logor E Database Password MY Session User ll o Session Password E System Database Fathi NS El 4 Atr s Siene Finalizar Cancelar Ayuda Crystal Reports 6 INEA Guanajuato As tendremos ya la conexi n hecha a la base de datos de SASA en l nea y las tablas y campos disponibles para hacer nuestro reporte El Database Expert p Data Browse the data source for the tables you want to add Note to edit the alias for a table select the table in the Selected Tables tree and click on it or push the F2 key Available Data Sources Aqu tenemos que seleccionar la s tabla s necesaria s para realizar el reporte y en caso ig Make New Connection d E 3 D isasaolbdSASADL mdb 2 Add Command E CABATERI J E CABATETA EE CABATEXA EE CACRIEFO E CAETAPAAP EE CAEXAMEN EA e E CAFORMAACREDITA E CAFORMACALIF 55 CAMCANCELA E CATIPOEYVAL E CDEJE E CDETAPAEB E CDETNIA FMA CDMEMGHIA Selected Tables Unidad de Inform tica 10 x Cancelar Ayuda A de tener 2 o m s tablas realizar las reuniones correspondientes EA a Data Links Browse the data source for the tables you want to add Note to edit the alias for a table select the table in the Selected T ables tree and click on it or push the F2 key Avallable Data Sources y PCESITINS PCSITINSA 5
4. Calcular informaci n que no se puede obtener directamente de los campos de la base de datos Y Comparar datos Y Concatenar texto con datos Y Convertir datos de un tipo a otro v Aumentar las opciones de formateo con text objects Y Muchas cosas m s que personalizan los reportes y los hacen a la medida de los requerimientos Por ejemplo si se tienen los datos de la cantidad de m dulos acreditados de cada adulto y se desea saber la cantidad de m dulos que les falta por acreditar esto se hace por medio de una f rmula que calcula la diferencia entre los m dulos que se deben acreditar de acuerdo al nivel en que se encuentre el adulto y los m dulos que ya se tienen acreditados Crystal Repor s cuenta con m s de 250 funciones predefinidas para calcular nuevos valores Estas funciones eval an hacen c lculos o transforman datos Las f rmulas se componen de distintas partes que deben ser insertadas de acuerdo a las reglas de sintaxis La sintaxis es que ciertos caracteres deben ser colocados en cierto tiempo y en cierto lugar en la f rmula en el orden en que la f rmula pueda ser le da apropiadamente Campos Los campos siempre se muestran entre corchetes tabla nombredelcampo Otras f rmulas El nombre de la f rmula va precedido de y todo encerrado entre corchetes L Funciones Crystal Reports contiene una larga lista de funciones aritm ticas de fecha cadenas de caracteres etc N meros Los n meros se deben te
5. SQL Expression Fields 2 Parameter Fields pa E Running Total Fields E Group Name Fields H Special Fields PA AAA AA A For Help press F1 Empecemos por seleccionar los campos que se incluir n en el reporte Para hacer esto vamos al Field Explorer en la pesta a de Fields Abrir el rbol de Database Fields para ver la s tabla s y los campos disponibles del reporte I E META ell pesan Fields Report ES Ea AE o E E PEEDUCANDO XA Formula Fields E SQL Expression Fields 2 Parameter Fields jua E Running Total Fields l mass Group Name Fields H E Special Fields Crystal Reports 19 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Hay varias maneras de colocar campos dentro del reporte usando el Field Explorer gt Seleccionar el campo de la lista despu s dar click en el bot n Insert Field y finalmente dar click en el reporte en el lugar donde se quiera el campo gt Seleccionar el campo de la lista despu s presionar Enter y finalmente dar click en el reporte en el lugar donde se quiera el campo gt Dar doble click en el campo en la lista y despu s dar click en el reporte en el lugar donde se quiere el campo gt Arrastrar el campo al reporte Soltar el bot n del rat n cuando el puntero se ale el lugar donde se quiere el campo gt Dar click con el bot n derecho del rat n en el campo y seleccionar la opci n Insert del men contextual Finalmente dar click en el lugar donde se quiera el campo en
6. 03 11 p m Dus S Ban FiTunes mier E cry amp Ang 3JRe MADIb Ares Econ l ANAE ER Dar Formato al texto Se puede dar formato a cualquier objeto del reporte al usar el Format Editor Editor de formato El m todo m s f cil para abrirlo es dando click con el bot n derecho del rat n en el objeto u objetos a los que se desea dar formato en el men contextual que aparece seleccionar la opci n Format text Dependiendo del objeto que se va a dar formato la opci n puede decir Format text Format graphic Format field y as sucesivamente pero en cualquier caso al seleccionar esta opci n se abrir el Format editor La ventana del Format editor despliega diferentes opciones dependiendo del tipo de objeto y el tipo campo que se desea dar formato En el caso de los text objects principalmente se puede dar formato de presentaci n en cuanto a bordes subrayados sombras color fuente tama o de fuente centrar el texto justificar espacio entre lineas etc Crystal Reports 24 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Format Editor x Common Border Font Paragraph Hyperlink Hormal w e a E Black Effects M Strikeout O Underline Spacing Character Spacing Exact o pts Sample F Text Object Cancelar Help Tambi n se tiene acceso a las funciones principales del format editor a trav s de la barra de herramientas Format la cual se activa a
7. CAMCANCELA MELCATIPNEVA zl Cancelar Ayuda 7 Enseguida debemos indicar a Crystal reports la s tabla s que se usar n para la definici n del reporte En este caso seleccionemos la tabla PEEducando y damos doble click o con el bot n i hacemos que se pase del lado de tablas seleccionadas ioj Data Browse the data source for the tables you want to add Note to edit the alias for a table select the table in the Selected Tables tree and click on it or push the F2 kep Avallable Data Sources Selected T ables E CTMFINATEN E PAHORESP E PREDUCANDO EE PERARDEX E PCACAGEO E PCACRINS EE PCACRINT E PCPERIODO El E PCSITGEO E PCSITGEDR E POSITINS E POSITINSA E POSITINT EE PCSITINTA EE PEEDUCANDO EE PEKARDES i RA PERRO E Ex ea Aceptar Cancelar Ayuda Ez Crystal Reports 18 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica En este momento tenemos disponibles todas las herramientas que nos da Crystal reports para hacer el dise o del reporte 18 x EX Crystal Reports Report1 File Edit view Insert Format Database Report Window Help 18 x DE HSRAF BAS o m E Ajo a nasaeg p Jl J4 BzU s SlA D 228 s gt 0 aereos naa Field Explorer ax Design XNA sP t4 12 eBt ege 5 G Bee 10900 1 940 1 42e 1 0930 1 Age 1 0459 1 46e 147e 10 48 1490 14 Fields Report EDS Database Fields XA Formula Fields Eu
8. L hl 1 10 D38001 A D M2 a 03 28 2001 A D E hz g 03 28 2001 A D hi 10 03 28 2001 A D di F 10 03 28 2001 A Crystal Reports 48 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Crear y utilizar campos de totales Generalmente los reportes necesitan mostrar en la l nea final cantidades que representen sumatorias de algo Las personas generalmente querr n ver el resto de los registros cuando las sumatorias necesiten ser validadas Para esos casos es conveniente tener un reporte con sumarios Supongamos que necesitamos la cantidad de m dulos que ha presentado el educando De estos mismos necesitamos saber la cantidad de m dulos que tiene acreditados Por otra parte necesitamos la cantidad de adultos por etapa y modelo Todo esto requiere crear campos de totales o Running totals fields los cuales se crean usando el Field explorer Para crear un Running total Abrir el Field explorer y seleccionar con click derecho la secci n Running total fields Fields Report Ral se sx El 68 Database Fields HA Formula Fields Ea SOL Expression Fields 2 Parameter Fields E OA H S Group Mame Fields HE Special Fields Field Explorer O En el menu contextual seleccionar la opci n New Se abre la ventana que permite crear un Running total field Crystal Reports 49 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Create Running Total Field X Available Tables and Fields Running Total Hame Siae E Report Fields Summary 52 PEEDU
9. T 0515 2004 A D a Ptih hol D PCES D o P3CCH GF4 T M dulos por Adulto 14 Acreditados por Adulto 3 A GF2 i GA F RF El reporte despliega la informaci n de los adultos que su RFE comienza con AAAA7 3 Ejercicio 10 Crear un par metro para establecer un filtro basado en la clave de coordinaci n de zona Hacer las ligas correspondientes para mostrar el c rculo de estudios del educando la unidad operativa y la microregi n Crear un par metro para establecer un filtro basado en la microregi n Crystal Reports 61 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica 5 Guardar el reporte Para guardar el reporte hay dos formas gt Seleccionar del men la opci n File Save gt Seleccionar el bot n Save l de la barra de herramientas estandar Guardar ET en 1 bd g Ejemplo Nombre de Reporte de adultos y sus calificaciones arco Tipo Crystal Reports Cancelar Crystal reports preguntar el nombre del archivo y la ruta donde se desea guardar Indicar la ruta y el nombre Presionar el bot n Guardar Si se guarda el reporte con la presentaci n preliminar se guadar n tambi n los registros seleccionados y el reporte ocupar m s espacio de almacenamiento en la unidad seleccionada Para ocupar menos espacio se recomienda guardar nicamente la estructura del reporte sin datos para esto cerrar la pesta a Preview Crystal Reports 62 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica 6 Imprimir el rep
10. botones pueden estar activos o no dependiendo del tipo de objeto que representen Crystal Reports 10 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Explorador de Campos El Field explorer Explorador de campos se usa para insertar todos los tipos de campos dentro del reporte Se divide en 2 reas Fields y Report Campos y Reporte En la pesta a Fields se listan los siete tipos de campos que se pueden insertar de base de datos formulas expresiones de SOL par metros totales grupos y especiales Field Explorer ox Con los botones que est n en el borde superior del Fields Report Field explorer se pueden manipular los campos de la E e A lista Bl Database Fields 368 Formula Fields 13 Parameter Fields se E Running Total Fields E e A E Group Name Fields E Special Fields Crystal Reports aaa INEA Guanajuato Unidad de Inform tica En la pesta a Report se representan todas las secciones y objetos del reporte en una organizaci n de rbol Esta secci n permite encontrar m s f cilmente alg n objeto en particular o secci n Este explorador permite seleccionar alg n objeto o varios objetos dentro del rbol para prop sitos de edici n Report Explorer 2 Fields Report SETE El Reporti o Report Header Crystal Reports 12 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Area de dise o Es la representaci n esquem tica del reporte que contiene los campos y el texto ubicados y ordenados en la fo
11. como cantidades las claves de los m dulos y lo que queremos es saber cu ntos m dulos son por adulto Seleccionar la opci n count Dejar For each record en la secci n Evaluate En la secci n Reset seleccionar la opci n On change of group y seleccionar el grupo de RFE Crystal Reports SO INEA Guanajuato Presionar el bot n Ok Unidad de Inform tica Create Running Total Field x Avalable Tables and Fields E El Report Fields E PEEDUCANDO icvecz a PEEDUCANDO crte ES PEEDUCANDO cpaterno E PEEDUCANDO cmaterno E PEEDUCANDO cnombre m PERARDE icvemodulo ES PEKARD Es calificacion 52 PERARDEX faplica ES PEEDUCANDO icvemodek ES CDETAPAEB cidenetapaet ES COMODELO cidenmodelo E PERARODES coveformacalil Running Total Mame Summary Field to ummarize Type of summary Evaluate For each record C On change of field On change of group C Use a formula Modulosz dulto PE KARDE cvemodulo count T ES COMODULO cidenmodulo Reset e PEEDUCANDO icveetapae eaa 24 Nombres C Dn change of field E E Diisasaolibd155540L mdb Ai H E CDETAPAEB H E COMODELO 0 On change of group Group 4 PEEDUCANDO crfe Use a formula 2 caca uo Se ha creado un nuevo campo en la secci n Running total fields J F Fields Report ES E i Database Fields H Formula Fields 55 sol SOL Expression Fields 2 Parameter Fields TE pe Total Fields Els Group
12. el reporte Normalmente los campos se colocan en la secci n Detail del reporte Cuando se hace esto Crystal reports agrega un encabezado que indica el nombre del campo directamente en la secci n del Page Header En nuestro ejemplo seleccionar uno a uno los campos de CZ RFE Paterno Materno y Nombre y colocarlos en la secci n Detail EX Crystal Reports Report1 Ial x File Edit view Insert Format Database Report Window Help 18 x Field Explorer ax Fields Report L i Fe E S X xX 14 4 bhm rea 2 13 19 195 B7 BB A0 100440 10 42 430 100490100459 10046 10470 100480 100490 14 Design ES cpaterno a5 cmaterno a5 cnombre ME ea fnacimiento ES icyepais Be 2 icvemodelo hal a icveetapaeb ES icvesubproy La e cdomicilio ES ccolonia paet a icodpostal ha ea ctelefono ES a icveentfed a ES icveentnacirr l ha ES icvemunicipic q ea icvelocalidad l Ba ea lespedocivil l Szi Es coveedocivil i kal ea lespantescol l sa ES icveantescol Ea lesplengua led a Iningunaleng a icvelengua a ea Ihisphablante a lesnhiins For Help press F1 OE A m Crystal Reports 20 ei INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Se ha creado un reporte b sico Hay que notar que los campos que se han colocado en el reporte aparecen palomeados con verde en el Field Explorer Cuando se crea el reporte b sico la secci n de Report Header se muestra vac a y en la secci n del Pag
13. se puede jalar la barra hasta hacer que la secci n se haga m s peque a o m s grande y as tener m s o menos espacio en la secci n para colocar objetos Crystal Reports 14 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Cuando se previsualiza el reporte en el rea de dise o aparece otra pesta a llamada Preview previsualizar Aqu es donde podemos ver la presentaci n preliminar del reporte y la forma en que van quedando los objetos que se van a imprimir E Crystal Reports Report1 E 18 x Fie Edit View Insert Format Database Report Window Help 5 x D USRA Fl pas o o m e A Je ee lrosiamurajoaa aha Bus S A E 80 8 gt acre aes Na Y Field Explorer 2 E3 1405 X AA To TE Design Preview Fields Report SE eS Database Fields XA Formula Fields Parameter Fields X Running Total Fielc Group Name Fields 3E Special Fields Report WA 1 0401201030109 015 G g g 10908 104010420 10432 a Agea A5 116 1 01701 018 1 19 1 20 En TE A r E a yl y For Help press F1 Records 0 100 En esta rea de Preview tambi n se puede dar formato agregar o quitar cualquier campo de la base de datos especial o de totales como en la pesta a Design Se puede intercambiar entre las pesta as de Design y Preview para m s comodidad en el dise o de los reportes Crystal Reports 15 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica 4 Crear la definici n de un reporte La defi
14. tica Ahora vamos a crear otro Running total field basado en una f rmula Si queremos contar los m dulos acreditados de cada adulto necesitamos establecer una condici n Crear un Running total field llamado AcreditadosxAdulto campo a sumarizar CveModulo tipo de sumario count En la secci n Evaluate seleccionar la opci n Use a formula Y seleccionar el bot n de Formula editor 5 e m mm e Create Running Total Field x valable Tables and Fields E del Report Fields a PEEDUCANDO iovecz ES PEEDUCANDO crfe ES PEEDUCANDO cpaterno 1 PEEDUCANDO cmaterno ES PEEDUCANDO cnombre ES PEKRARDEX icvemodulo E PERARDE icalificacion ES PERARDE faplica ES PEEDUCANDO icvemodel ES CDETAPAEB cidenetapael E COMODELO cidenmodelo i E PEKARDE covweformacalil ES COMODULO cidenmodulo ES PEEDUCANDO icvestapae KH Nombre Disasaolibdi54540L mdb i H E COETAPAEB E E COMODELO Running Total Mame Summary Field to ummarize Type of summary Evaluate For each record On change of field On change of group i Hever On change of field On change of group Use a formula iscreditadosz dulto PE KARDE ewemodulo count caca o En el Formula editor seleccionar el campo Acredita y establecer que su valor sea Yes Verificar la sintaxis Guardar la f rmula y cerrar el Formula editor E Formula Workshop Running Total Condition Formula o Male 1412 XE BE
15. 12 11 2003 A A hi Cht l g 07 04 2003 A C H II 8 03 10 2004 A i C H I G 11 A G I o H II 6 11 08 2004 A H 111 El EC II 9 06 17 2004 A F EC III T AALJSa042m cea ALVAREZ LABRA JESUS e Modulo Calif F Aplicaci n cevel E I E II E II E O Operadores de Select Expert 13 Y any value Cualquier valor Indica que no se aplican condiciones a los datos de este campo Todos los registros se desplegar n v equal to Igual a Se puede seleccionar cierto valor y solo los registros que coincidan exactamente con ese valor se desplegar n en el reporte v one of Uno de Si se quiere ver registros con uno de varios valores se escoge este operador El Select expert ofrece una lista en la cual se puede agregar los valores con los que se quiere hacer la comparaci n v less than Menor que Si se quiere ver todos los registros con un valor menor a cierto n mero v less than or equal to Menor o igual que Es lo mismo que el anterior solo que incluye tambien al valor establecido v greather than Mayor que Si se quiere ver solamente todos los registros con un valor mayor a cierto valor v greather than or equal to Mayor o igual que Lo mismo que el anterior solamente que incluye al valor establecido Crystal Reports 40 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Y between Entre Este operador selecciona los registros que caen dentro del rango de ciertos valores v starts with Empieza con Esta opci n perm
16. 2 PEEducando cRFE encabezado de grupo de RFE y en la secci n Details al igual que la clave de la coordinaci n de zona Lo primero que tendr amos que hacer es quitar el campo de la clave de la coordinaci n de zona y el RFE de la secci n Details Para hacer esto basta con seleccionar el campo y presionar la tecla Suprimir Enseguida hay que pasar los campos de Paterno Materno y Nombre a la secci n del encabezado de grupo de RFE Al previsualizar el reporte se ver as Crystal Reports 35 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica sign Preview 1353 X WH 4 lof1 Pops Ejemplo O E A A A II A CS CS ON H 1 a H 3 A PH H E 2208 2005 INSTITUTO NACIO NAL PARA LA EDUCACI N DE LOS ADULTOS Ed 3 a 03 00 24p m Delegaci n Guanajuato al Reporte de Calificaciones por Adulto cpaterno ematerno enombre 1 ARAAEZO207 GES ALARCON ADAME ARMANDO La secci n Details se muestra vac a porque hasta el momento no tenemos ning n campo ah Ejercicio 2 A adir los campos de clave de m dulo calificaci n y fecha de aplicaci n a la secci n Details Practicar a adir los campos desde la pesta a Design y Preview Ejercicio 3 Dar formato al gusto al campo fecha de aplicaci n Dar formato al gusto a los encabezados de los nombres de los campos A adir text objects si es necesario Ejercicio 4 Ocultar y suprimir las secciones de encabezado de grupo pie de grupo y detalles Ver lo que sucede en la vis
17. 5 POSITINT 55 POSITINTA E PEEDUCANDO E PEKARDEX E PFFIGOP E PACTACONSTANCIA EE PNFOLIE E PNFOLIE_ErroresDeExportaci n E PNFOLINEA 55 PNLIBCER E PANSOLDUP E PPCONCEPTOIE E PPCONCEPTOROLFOIE E PPCRIDEPURA 83 PPCRITERIOIE ML PPERETEVECOMCRANE Selected Tables E 3 DiAsasaolibd54S540L mdb 88 PEEDUCANDO E PEKARDEX Aceptar Cancelar Ayuda Crystal Reports INEA Guanajuato Unidad de Inform tica lalx Data Links Link together the tables you added to the report Linking i needed to match records of one table with corresponding recorde of another table Suto Arange PEEDUCANDO PER RDE ideducando ideducando crfe icvemodula icveocupacion cove ormacalif icvele icveformaacredita IC YBecz icveetapaebucn sii HA H REA N Brder Lmke Clear Links Delete Link Link Options Index Legend Cancelar Ayuda F Cuando se hayan seleccionado las tablas y se hayan hecho las ligas con los campos correctos dar click en el bot n Aceptar para cerrar el Database Expert Crystal Reports 8 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica 3 reas de Crystal Reports Y Barra de herramientas v Explorador de campos Y Area de Dise o Pantalla de Crystal Reports ES Crystal Reports Report1 File Edit View Insert Format Database Report Window Help DE HSRA7F i BAS o m E Apo a Eagan RA JI A
18. B 808 18 gt Ae Field Explorer ax Fields Report AS 3 Database Fields XA Formula Fields Eu SQL Expression Fields 2 Parameter Fields e E Running Total Fields E Group Name Fields H 4 Special Fields 18 x 181x ESA ERASE Xx Id 4 bp um eA RB ege BB A A A2 IS A 1 Aget For Help press F1 A A MA PE Crystal Reports 9 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Barra de herramientas La barra de herramientas nos sirve para accesar de manera m s r pida a las opciones que tenemos en el men Crystal Reports tiene cuatro barras de herramientas b sicas OS HSNA7 BAS o o mao Ajos a SE Pas arre aaa glll Els lav u PERA ETE ARES CESA EAS La barra de herramientas est ndar contiene botones para comandos b sicos de edici n tales como guardar abrir cortar copiar pegar deshacer etc Oe dinar 2 Bs gt o o meo e joor 2 2 La barra de Format formato tiene botones de comandos para dar formato como negrita it lica subrayado alineaci n formato de n meros etc Muchos de estos botones no se activan hasta que se tiene seleccionado alg n objeto o e AAA ALLA S La barra de nsert insertar muestra botones para a adir varios objetos al reporte Estos botones generalmente est n activos para todos los reportes KATE RS La barra del Expert experto muestra botones para modificar y formatear objetos como gr ficas de barras y mapas Estos
19. CANDO icvecz gt Field to summarize ES PEEDUCANDO crfe m PEEDUCANDO cpatemno Type of summary a PEEDUCANDO cmaterno E PEEDUCANDO cnombre ES PERARDE icvemodulo Evaluate a FPEKARDE calificacion O Eer eeren EE PEKARDE faplica y um PEEDUCANDO jevemodele _2 E Dn change ofi ES COETAPAEB cidenetapael On change of group gt a COMODELO cidermodelo ES PERARDEX coveformacali C Use a formula l ES COMOD ULO cidenmodulo Reset ES PEEDUCANDO icveetapae Oe MS Hombres r Y On change of field Ro E 8 D tsasaolibdiSASADL mab A Eal enang E COUETAPAEB i On change of group oy H E COMODELO Use a formula 22 IK Cancel Help Se debe especificar el nombre que tendr el Runngi n total field Teclear ModulosxAdulto En la parte lateral izquierda se tienen los campos disponibles sobre los que se puede hacer un Running total seleccionar la clave de m dulo y dar soble click o seleccionar el bot n gt x Avallable Tables and Fielda Running Total Hame RTot al Ea Report Fields Summar bo ES PEELUCANDIO icvecz Field to summarize PE KARDE icvemodulo a PEEDUCANDO crfe 3 PEEDUCANDO cpatemo T penai umma sum ES PEEDUCANDO cmaterno ES PEEDUCANDO cnombre ES PERARDEX jewemodulo Evaluate Como la clave del m dulo es de tipo num rico por default Crystal reports pretender hacer una suma como tipo de sumario No es aconsejable utilizar esta opci n porque se sumar n
20. Crystal Reports 59 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Al guardar el nuevo filtro Crystal reports preguntar si se desea usar los datos almacenados o refrescarlos Seleccionar la opci n Refresh data Change In Record Selection Formula C Use saved data from 10 05 7 Retresh Data Enseguida aparecer la pantalla donde se pide el valor del RFE para seleccionar los registros que cumplan con el valor establecido Teclear el RFE de cualquier educando del que se desee obtener sus calificaciones Si no se tiene el dato completo del RFE se puede introducir solamente las primeras letras del mismo Presionar el bot n OK Enter Parameter Yalues 5 E x Parameter Fields pasa Teclea el AFE del educando Discrete Yalue 233373 Crystal Reports 60 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica J F 4 2 E f 111 ll Il F a ii E E aU iB E H E 0 Ll a A E E 10 13 X 1of1 m sign Preview Align Center 4 4 gt Repi M E O e eA A2 O A O ON PH 20 08 2005 INSTITUTO NACIONAL SARAA EDUCACI N DE LOS ADULTOS T 10123 384 m Delegaci n Guanajuato Reporte de Calificaciones por Adulto nH1 CZ 3 GH2 T Etapa AVANZADO GH3 o hModelo hal EST GH4 L m AAAATS 10106 GF ARAGON APARICI AM ALIA _ hiodulo Calif F Aplicaci n Form Calif D a B3 EWE D AAMC D Dd ISA E 10 23 2004 A E D B32 EHE D _ BESA D Bahi FP T dE B3MIG E 7 baM iA D o B3 CHP 0515 2004 A D o B3 CHH D P3EE
21. G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ABABG202076G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ARAAB20207 G ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 ARAAB202076 ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 ARAABO2076G ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ABABBZ2DOZ207G ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 AAAAGZ0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGZ0207 G ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ABAAG20207G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ARAAB202076 ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ARAAB2O207 G ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 ARAAB202076 ES ALARCON AD Ah E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 ABABBZOZ07G ES ALARCON ADAM E ARMANDO phum E La barra de secciones sigue activa tanto en la pesta a Design como en la de Preview La pantalla muestra el encabezado tal y como se lo hemos indicado en el dise o Por otro lado vemos que se repiten los datos de los adultos en la secci n Details esto es porque los campos de RFE Paterno Materno y Nombre est n en esta secci n y como tenemos una reuni n con la tabla de Kardex se genera un registro por cada m dulo presente en el kardex del adulto Adem s el RFE del educando est presente en la secci n Group Header
22. INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Crystal Reports Manual de Usuario Agosto 2005 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Contenido l Como iniciar Cystal REDONS oscan R 3 Conectar a ta bascde dato sai 4 3 reas de Crystal Reporta 9 Barra de herramientas ca 10 Explorador de campo Serei a E 11 Dar E 13 Seccionesdel rer de di iO ees 14 4 Crear la delIMiCi N de UN Tepon esseen td 16 Creacion de onm nuevo Te PO 16 Colocar campos en el rea d edise hOn a 19 Eliminar secciones del arta de dischi a 21 EEE det 23 Formato de ex Ori E E 24 is A E T A 25 REUNIONES N 26 GDO S asa A a 30 SI e a E E 33 Vista PESA 34 Ejercicio Zanan a 36 EPA a a 36 Ejerce A A 36 A A 37 EJT O O eaa r a E A 37 EJO O A 38 E NS 38 EET OO e A E 41 Crear y anlizar LODU ISa a 44 Crear yunlizar campos de totale Sse aan a 49 A a r T a 55 Filtros con paranie TOS anii E 56 Erco IO e T O 61 5 Guardar POE A SA SA 62 Apm TEDO E PO COCER REO On A IN 63 Crystal Reports 2 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Introducci n En el intenso ambiente de informaci n que vivimos el d a de hoy todas las empresas tienen una base de datos en donde se almacena grandes cantidades de informaci n y les permite manipularla Es as como el INEA tiene la base de datos del sistema automatizado de seguimiento y Acreditaci n S A S A de la cual necesitamos
23. Key icveje icveformaacredita E v Ecz icveetapaebucn Link ccurp icalificacion cpaterno acredita a cmaterno Faplica o Orderlinks cnombre lentregomat E Fnacimiento inurmmatent icvepais fultentmat Delete Link icvemodelo Fmodibica icveetapaeb Link Options Indes Legend Cancelar Ayuda Z Es aconsejable limpiar las ligas que Crystal reports ha hecho y hacerlas nuevamente con la opci n By key por llave o si se tiene conocimiento de los campos que son llave primaria se pueden hacer las ligas manualmente Para nuestro ejemplo Crystal reports nos da por default la liga entre PEEducando y PEKardex con dos campos el IdEducando y fmodifica esto porque son los campos de las dos tablas con campos que tienen el mismo nombre sin embargo la fecha de modificaci n no es parte de la llave primaria de ninguna de las dos tablas Si dejamos esta liga as no obtendremos toda la informaci n que necesitamos puesto que ser dif cil que coincida la fecha de modificaci n del educando con la fecha modificaci n de alguno de los registros de su kardex Por lo tanto lo que tenemos que hacer es Presionar el bot n Clear Links Crystal Reports 28 INEA Guanajuato Crystal reports preguntar si se est seguro de querer borrar todas las ligas el bot n ST Yisual Linking x 2 Are vou sure vou want to remove all the links Unidad de Inform tica Presionar Las flechas que indicab
24. PETT a E Special Fields Colocar el campo ModulosxAdulto en el reporte en la secci n pie de grupo de RFE Colocar un text object que diga M dulos por Adulto Crystal Reports 51 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica 1 Ea Ha 2 e 2 gt lala aM Field Explorer ox Design Preview Fields Report T E aS xX ES Database Fields H A Formula Fields SOL Expression Fields 7 Parameter Fields E E Running Total Fields z E ModulosxAdulto H g Group Name Fields El Special Fields MAA E ESC IC AA FAA i GH4 al i AAA LES01285 JOS ALYAREZ ALWAREZ LILIA a Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif E B3EWE D D 4T hi H 6 05212003 A O a BWEHE T 05212003 A O co BESA D B3CHP D D4ThiT T 05212003 A GF4 2 M dulos por Adulto 6 GH4 A AAALTET214L627 ALANIS ADAN LUCIA ENETDA a Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif p B3 EWE D Bati FP GF4 A M dulos por Adulto k GH4 AAA LSE 1019965 ALWARADO AREMALO LAUR O ca gt Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif 5 B3EwWE 10 044172003 A D T D45 AG g 01172003 A D D4J5X 10 Dzigi A D D B3hm16 g 020142003 A GF4 a M dulos por Adulto 4 GH m AAA A Y ARZATE ANGULO ROSA wi Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif D T B 1 hihi E 10 0012002 A D B2hi CU T 0012002 A D co BWEHE 10 111182004 A D Bati FP D D4ThiT g 1019 2004 A GF4 T M dulos por Adulto 5 a A ef Crystal Reports 52 INEA Guanajuato Unidad de Inform
25. al usuario introducir m ltiples valores en el par metro Y Discrete values Valores discretos Con esta opci n seleccionada el par metro acepta valores simples en lugar de un rango de valores v Range values Rango de valores Con esta opci n seleccionada el par metro acepta un rango de valores Se preguntar al usuario por el valor de inicio y el valor final El reporte se mostrar con los valores que est n dentro de este rango de valores Y Discrete and range values Valores discretos y rangos Con esta opci n el par metro acepta tanto valores simples como rangos de valores Cuando se presiona el bot n Default values se abre una ventana adicional donde se definen y limitan los valores de default del par metro AA xl Select from databaze KK _ _ _ _______QQo SNOS Browse table PEEDUCANDO Browse field ICVECZ ha Select ar enter value Detank Y alues Description E ka Hkk Set Description Import Esport Option Eln Range Limited Field Display value and description Fin value o oo Order No sort Maz alue 0 00 Brde based am lv aie F Cancel Help Crystal Reports 57 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Opciones para establecer un valor de default Y Browse table field Seleccionar tabla y o campo de la base de datos Esta opci n se usa para ver las tablas y campos disponibles en el reporte En la lista de selecci n se muestran los campos de la tabla sel
26. an las ligas hechas desaparecen En el radio set Auto l nk seleccionar la opci n By key y presionar el bot n Link Nuevamente aparecen las flechas que indican que las ligas se han hecho En caso de tener conocimiento de las llaves primarias se puede hacer las ligas manualmente Para nuestro ejemplo el campo de reuni n es el IdEducando por lo tanto lo que se hace es Seleccionar el campo IdEducando de la tabla PEEducando Arrastrar con el rat n hacia el campo IdEducando de la tabla PEKardex Presionar el bot n Aceptar Database Expert l Data Links Link together the tables you added to the report Linking i needed to match recorde of one table with corresponding records of another table FEEDUCANDCDO ideducando crfe icvebcupacion cuele Cvecz ccurp cpaterno conatermo cnombre Fnacimiento icuepals icvemodelo icveetapaeb Crystal Reports PERARDE ideducando icvemodulo covebormarcaliF icveFormaacredita icveetapaebucn icalificacion lacredita Faplica lentregormat inummmatent Fultentrmat Fmodifica Cancelar Ayuda Z 10 x ASuto range Auto Link i By Name By kep Link Order Links Clear Links Delete Link Link Options Indes Legend 29 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Grupos Una vez que se han seleccionado los campos para el reporte es hora de considerar si se necesita o no agrupar los datos Un buen m todo
27. clear sin comas Por ejemplo 3000 o 30000 o 300000 Texto El texto debe ser tecleado entre comillas dobles o simples Operadores Se puede colocar o no espacios antes y despu s de los operadores Los comunes son etc 1 Se puede colocar parte de la formula entre comentarios Es bueno cuando se tiene f rmulas complejas May sculas Crystal Reports no distingue entre may sculas y min sculas Es lo mismo Espacios y Enter Los espacios y enter s no son considerados Se usan para hacer m s f cil la lectura de la f rmula Crystal Reports 44 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica El rea de trabajo principal para construir f rmulas es el Formula workshop el cual est dividido en dos componentes El primer componente es el Formula editor el cual se usa para construir f rmulas que usan varios recursos tales como campos funciones y operadores El otro componente es el Formula expert el cual sirve para habilitar a los desarrolladores para crear funciones personalizadas para reutilizarse en el reporte actual y en reportes futuros Vamos a crear f rmulas usando el Formula editor el cual es una ventana con un espacio para construir las f rmulas lod lA save and dose save 5 E 4 2 A E ia E gE d x2 CJ Cu G dh A ADE E e Crystal Synta E Jal x H A Report Fields xj m a Functions x m i Operators Report Custom Functions Al H DisasaoltodiSASADIL mdb Acce H H Bfe Reposzitor Custom Functions
28. de Inform tica Ejercicio 7 Hacer la liga con el cat logo de m dulos Quitar la clave del m dulo y agregar el campo del nombre del m dulo Filtros Una manera de limitar los datos mostrados en el reporte es por medio de los filtros Por ejemplo en nuestro reporte hasta el momento muestra el kardex de todos los adultos y de todas las etapas y modelos pero si nosotros queremos nicamente los de MEV o solamente los activos necesitamos incluir un filtro para que el reporte muestre la informaci n de los adultos que cumplan con la condici n Para filtrar registros en Crystal Reports se usa el Select Expert Para abrir el Select Expert hay dos formas gt Seleccionar la opci n Report Select Expert del men principal gt Seleccionar el bot n Select Expert e de la barra de herramientas Expert Si no se tiene ning n campo seleccionado en el reporte cuando se abre el Select Expert aparecer una ventana para escoger el campo deseado x Choose Field Fields Ea Report Field DE Cancel a PEEDUCANDO cpaterno E PEEDUCANDO cmaterno a PEEDUCANDO cnombre EE PERARDEX icvemodulo ES PEKARI E calificacion E PERARDEX faplica E DisazaolibdiSA4SADLomdb ecess Excel PAO H E PEEDUCANDO Help did Browse E EE PERARDE Crystal Reports 38 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Al abrir el Select Expert lo que se tiene que hacer es Seleccionar el campo que conti
29. e Frompting best Walue type String ha ptiong Allow multiple values Default aluez Discrete value s C Range value s lu Discrete and Range Values Allow editing of default values when there ts mare than one value caca t Crystal Reports 56 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Opciones para crear un parameter field v Name Nombre Es el nombre que identificar al par metro Prompting text Texto de la pregunta Aqu se coloca el texto que se quiere que aparezca cuando al ejecutar el reporte el Crystal Reports pregunte el valor que tendr el par metro Y Value type Tipo de valor Especifica el tipo de dato que se guardar en el par metro string num rico etc Y Default values Valores de default Esta opci n abre otra ventana donde nos permite seleccionar un valor que por default se usar si el usuario no ingresa ning n valor Estos valores se pueden seleccionar de la base de datos o se pueden teclear v Allow editing of default values when there s more than one value Permitir que la lista de valores de default sea editada cuando hay m s de un valor Se activa esta casilla para permitir que los usuarios modifiquen la lista de valores existentes y tecleen nuevos valores para el par metro Si se desactiva el usuario solamente podr escoger los valores definidos para el par metro v Allow multiple values Permitir m ltiples valores Esta opci n se activa para permitir
30. e Header se muestran los encabezados de los nombres de los campos Los campos se muestran en la secci n de Details Finalmente las secciones de Report Footer y Page Footer se muestras vac as Para que cada hoja del reporte salga con el mismo encabezado se puede eliminar la secci n del Report Header y en la secci n de Page Header colocar texto como INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACION DE LOS ADULTOS Delegaci n Guanajuato la fecha la hora el t tulo del reporte por ejemplo Reporte de Calificaciones por Adulto y la coordinaci n de zona Hay dos formas para eliminar cualquier secci n del reporte Ocultar y Suprimir v Hide ocultar Esta opci n oculta la secci n durante la impresi n pero permite al usuario abrir esa secci n drill down durante la previsualizaci n al dar doble click a un grupo de valores sumarizados relacionado con la secci n oculta v Supress suprimir Es como Hide excepto que la secci n es suprimida permanentemente y no se permite abrir la secci n mo drill down durante el previsualizado Para nuestro ejemplo vamos a suprimir el Report Header para que permanezca oculto durante la impresi n Para hacer esto necesitamos abrir el Section Expert el cual nos servir para dar formato a las secciones del reporte Para abrirlo hay 3 formas gt Seleccionar la opci n del men Report Section Expert gt Dar click derecho en la barra de secciones v despues seleccionar Section Exp
31. eccionada que son del mismo tipo que el valor del par metro v Select or enter value Seleccionar o teclear el valor Aqu es donde se teclea o escoge el valor que ser establecido como default Se puede dar doble click o presionar el bot n para que el valor se agregue a la lista valores de default Si se presiona el bot n EN todos los valores se agregar n a la lista de valores de default v Import Export pick list Importar Exportar una lista de valores Con esta opci n se importa o exporta una lista de valores de default desde o hacia un archivo de texto txt v Set description Definir la descripci n Seleccionar este bot n si se requiere tener una descripci n para cualquier valor establecido como default v Range limited field Rango limitado Esta opci n aparece solamente si se tiene un par metro que no sea string Y Display Despliegue Define si el valor que se muestra en el par metro es el valor con su descripci n o solamente la descripci n Y Order Orden Se usa esta opci n para ordenar los valores en la lista de default autom ticamente Y Order based on Orden basado en Se define si el orden estar basado en el nombre del valor o la descripci n Para que nos quede m s claro el manejo de par metros vamos a crear uno basado en el RFE del educando para obtener las calificaciones de uno en espec fico Abrir el Explorer field y seleccionar con bot n derecho del rat n la secci n Parameter fields En
32. el m dulo E Record Sort Expert x Avallable Fields Sort Fields h F EE PEKARDEX gt Ea ES ideducanda Ea ES icxemodulo s a cowetormacallf e ES icveformaacredita dl ES icveetapaebuc pa ES icalificacior E ES lacredita sin ES faplica ee ES lentregornat PRE m Sort Direction Ascending C Descending Cancel Help Hay que notar que primeramente se toma el orden de los grupos creados y despu s de los campos que no son grupos Vista preliminar En este momento podemos tener una vista previa de c mo va el reporte Para verlo se puede hacer de dos maneras gt Seleccionar la opci n del men principal la opci n File Print preview gt Presionar el bot n Print preview de la barra de herramientas Est ndar A un lado de la pesta a Design se abrir otra pesta a llamada Preview es donde veremos la vista preliminar del reporte Una vez que tenemos esta pesta a habilitada tambi n podemos agregar campos al reporte en esta rea Crystal Reports 34 INEA Guanajuato Mr A Unidad de Inform tica 4 2052005 01 53 28p mM INSTITUTO NACIO NAL PARA LA EDUCACI N DE LOS ADULTOS 1333 X H 4 Delegaci n Guanajuato Reporte de Calificaciones por Adulto q of 1 icwecz crie cpaterno cmaterno coombre 1 ARAMAEZO2076G ES 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207 G ES ALARCON AD Ahl E ARMANDO 1 AAAAGI0207
33. el menu contextual seleccionar la opci n New En el campo Name establecer RFE En el campo Prompting text escribir Teclea el RFE del educando En el campo Value type seleccionar string En la secci n Options desactivar la opci n Allow multiple values Seleccionar la opci n Discrete values Presionar el bot n OK Crystal Reports 58 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Create Parameter Field xj Parameter Field Name RFE Frompting test Teclea el RFE del educando Walue type String z Options Allow multiple values Default alles Allow editing of default values when there le Range valuels a more than one value Discrete and Range values me He Hay que establecer un nuevo filtro para hacer que el registro seleccionado sea el del educando que se haya establecido en el par metro La funci n startswith inicia con valida que el campo cRFE de la base de datos inicie con el valor que tiene el par metro RFE olx l save and close save E Ele A i A de JE gE x x2 a co E la E e 3 Costa Syria Y df 71 xl x 5 2 Report Fields xj m Functions xj E Operators a Report Custom Functions ja prob SA0L mdb Acces 2 gi EEE Repository Custom Function H Formula Fields E SOL Expression Fields dE Selection Formulas EA Group Selection EA Record Selection H E Formatting Formulas EN E PEEDUCANDO crfe startsvwith EFE
34. ene el dato sobre el cual se har la selecci n Escoger el operador que limita el dato Teclear o seleccionar el criterio que define al conjunto de registros Para nuestro ejemplo Seleccionar el campo CveSituacion Presionar el bot n Ok Escoger el operador s equal to igual a Seleccionar Select Expert xX PEEDUCANDD icvesituaciori New Hew lis equal to hi ba Delete Lancel Help Show Formula gt gt gt Presionar el bot n Ok En caso de que se tenga abierta la pesta a Preview Crystal Reports preguntar si se desea usar los mismos datos ya seleccionados o si se desea refrescarlos Si los datos deseados est n contenidos dentro de los registros ya seleccionados se puede escoger Use Saved Data de lo contrario o si no se est seguro de que los datos est n completos se debe seleccionar la opci n Refresh Data Change In Record Selection Formula 2 Use saved data from 2240842005 15 14 Refresh Data Crystal Reports 39 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica ezigni Pieve eee A A T e e F FI l Ejemplo CA AS A E ES 1 DJ FH 4 E E ios INSTITUTO NACIO e dieta DE LOS ADULTOS 00 14 513 m E Reporte de Calificaciones por Adulto CE 1 a Etapa INTERMEDIO cI bio delg 10 14 a AAGGS21118H83 ADAME GONZALEZ MARTA GUADALUPE i Modulo Calif F Aplicaci n cewe z E 10 07 04 2003 A i E II 10 12 11 2003 A z E III 0 ha 9 07 04 2003 A a ha 11 9
35. ert gt Dar click en el bot n de Section Expert Mel en la barra de herramientas Expert Teniendo abierto el Section Expert seleccionar la secci n de Report Header y activar la casilla de verificaci n de Supress No drill down Presionar el bot n Aceptar Crystal Reports 21 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Section Expert x Sections Insert Delete Merge He E Common Color Report Header Fage Header Detail Page Footer F Hide Dril Dowr OK o AAA e Free Form Placement Print at Bottom of Page Me Nen Page Before TT New Page After Reset Page Number After MW Keep Together TT Suppress Blank Section 6 LO es les jes Jos los Je TT Underlay Following Sections Read only Relative Positions Cancelar Help Otra forma de hacer esto es simplemente dando click con el bot n derecho en la barra de secciones sobre la secci n que se quiere suprimir y seleccionar directamente Supress No drill down Design RH Report Header Hide Drill Cowwn Okt Suppress Mo Dril Down Section Expert Show Long Section Mames Insert Line Delete Last Line Arrange Lines Fi Section Insert Section Below Select All Section Objects Cancel Menu Crystal Reports 22 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Teniendo ya suprimida la secci n del Report Header vamos a colocar los textos necesarios Primeramente necesitamos amp
36. eset eS PEEDLICANODO icveetapare Never E ES E cn db 4 al pan Asazan m i E H E CDETAPAEB On change of group Group 4 PEEDUICANDO crfe H E COMODELO Use a formula EZ cuca to Ampliar la secci n de pie de grupo RFE colocar un text object que diga Acreditados por Adulto y enseguida colocar el campo AcreditadosxAdulto Cu ASALESO128J03 ALYAREZ ALVAREZ LILIA Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif a B3EWE DATM N bi 05212003 A p B3EHE 7 05 21 2003 A E BFESA E E3CHP B D4ThiT T 05172003 A B M dulos por Adulto 6 KR Acreditados por Adulto 3 im E ARABE 1dLE6Z ALANIS ADAN LUCIA ENEIDA hh a Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif B B3EWE E B3htFP a M dulos por Adulto 2 o Acreditados por Adulto 1 o AAA L8671019985 ALVARADO AREVALO LAURO a L Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif E bi B3 EWE 10 0147 2005 A yy e D4S Ab 3 0147 2005 A mA a AER 10 0204 2005 A E El B3MmM16 a 0204 2005 A B M dulos por Adulto 4 a Acreditados por Adulto 4 EA 4 AAA REZO ARZATE ANGULO ROSA le _ Modulo Calif F Aplicaci n Form Calif E 8 B 1 hit E 10 00200 A e ASA il T A Crystal Reports 54 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Ejercicio 9 Crear Running totals fields para contar adultos por etapa modelo y coordinaci n de zona Crear Running totals fields para contar m dulos acreditados por etapa modelo y coordinaci n de zona Dar formato al gusto a los fext objects agregado
37. i Formula Fields Jl Nombres 3 SOL Expression Fields 6 23 Selection Formulas H E Formatting Formulas El Formula editor tiene tres listas que permiten a adir campos que ya est n incluidos en el reporte campos de las tablas funciones y operadores Contiene un verificador de sintaxis el cual revisa si la f rmula contiene errores de sintaxis y en caso de que exista alguno se coloca el cursor en la parte de la f rmula que necesita ser editada Las f rmulas son campos tal como los campos de la base de datos sin embargo para crear una f rmula se usa el Field explorer Vamos a crear una f rmula que concatene los campos del apellido paterno materno y el nombre en un solo campo para mejor visualizaci n del nombre del adulto Crystal Reports 45 INEA Guanajuato Abrir el Field explorer Unidad de Inform tica Seleccionar la secci n de Formula fields con el bot n derecho del rat n rr EET Report ES E 8 Database Fields H E E COETAPAEB H E 85 COMODELO H E 85 COMODULO E PEEDUCANDO H pes Ea SOL a Fields i Be 7 Parameter Fields b E Running Total Fields HE E Group Mame Fields E Special Fields En el men contextual que aparece seleccionar la opci n New Formula Name xl Name Nombres Aparece una ventana donde pide el nombre de la f rmula Teclear el nombre con el que se desea identificar la nueva f rmula y presionar el bot n Use editor En el Formula edi
38. idad de Inform tica Pensemos que en este momento tenemos las calificaciones de adultos que son de la coordinaci n de zona 3 y de nivel intermedio La ventana del Select Expert se ver a as Select Expert i y X PEEDUCANDO jovestapaeb PEEDUCANDO icvecz lt Mew Hew lis equal to a Delete Browse Cancel Help Show Formula gt gt gt A a PEEDUCANDO icvestapasb PEEDUCANDO jovecz Mew Hew lis egual to E Delete Browze Cancel Help Show Formula gt gt gt Podemos visualizar el filtro completo y editarlo al seleccionar el bot n Show Formula Select Expert ii x PEEDUICANDO icveetapaeb PEEDUCANDO icveoz lt Mew Mew Delete Browse Cancel Help Hide Formula lt lt lt Record Selection C Group Selection Formula Editor PEEDUICANDO icveetapaeb 2 and PEEDUCANDO icveczr 3 Crystal Reports 42 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Suponiendo que ahora necesitamos las calificaciones de los adultos de la coordinaci n de zona 3 o de nivel intermedio El filtro que actualmente tenemos en el select expert despliega los registros de todos los adultos de la coordinaci n de zona 3 y de nivel intermedio Los dos filtros dan resultados sustancialmente diferentes en t rminos del n mero de registros recuperados Con un filtro and un registro debe cumplir ambos criterios establecidos para ser seleccionado Con u
39. ite seleccionar solamente registros que empiecen con un cierto car cter o conjunto de caracteres v like Similar Caracteres comodines como se pueden usar para seleccionar registros similares pero no identicos v in the period En el periodo Se usa para campos de tipo fecha Se usa para determinar si la fecha cae dentro de un rango espec fico de valores Y Formula Esta es una muy buena opci n para crear sentencias de selecci n que son m s complejas que una simple comparaci n con operadores Select Expert E x PEEDUCANDD icvesituacion New New formula le IPEEDUCANDO icvesituaciont 1 Delete Browse Cancel Help Show Formula gt gt gt Muchas veces se hace necesario establecer m s de un criterio para seleccionar solamente los registros deseados Una vez que se tiene abierto el Select expert se puede seleccionar la pesta a lt New gt o presionar el bot n New para a adir una nueva condici n sobre otro campo Si se requiere quitar alguna de las condiciones establecidas basta con posicionarse en la pesta a que representa la condici n y presionar el bot n Delete Ejercicio 8 Seleccionar las calificaciones de los adultos de nivel avanzado Seleccionar las calificaciones de los adultos inactivos Seleccionar las calificaciones de los adultos activos de nivel intermedio que sean calificadas de forma autom tica Crystal Reports 4 INEA Guanajuato Un
40. l seleccionar cualquier text object Pfaial le A B zula Ejercicio 1 A 4 2700 Dar formato a cada uno de los text objects del encabezado del Reporte al gusto Crystal Reports 25 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Reuniones Cuando Crystal reports tiene que cargar datos de m s de una tabla se necesita hacer una liga entre esas tablas La liga conecta el campo que se identifica como nico en cada registro en una tabla con todos los registros relacionados de la otra tabla Por ejemplo para efectos de nuestro reporte tenemos una tabla de kardex la cual nicamente identifica cada modulo presentado por su clave de modulo y especifica el educando que lo present por medio de su clave que no es el RFE la fecha de aplicaci n la calificaci n etc Necesitamos de alguna manera saber los datos de cada educando y las calificaciones de cada modulo Cuando se hace una liga entre estas dos tablas por el campo com n IdEducando Crystal reports puede entonces obtener toda la informaci n acerca de los educandos y sus calificaciones Se pueden crear varios tipos de ligas o reuniones v Inner liga a todos los registros que coincidan en ambas tablas Y Left outer liga a todos los registros de la tabla de la izquierda y solamente los que coincidan de la tabla de la derecha v Right outer liga todos los registros de la tabla de la derecha y solo los registros que coincidan con la tabla de la izquierda Y Full
41. les El 3 D zazaolbd 54540L mdb 83 PEEDUCANODO l PNETRCONSTANCI EE PNFOLIE E PNFOLIE_ErroresDe EE PNFOLINEA E PNLIBCER E PNSOLDUF EE PPCONCEPTOIE 85 PFCONCEPTOROLF E PPORIDEPUR A E e MEA EJ b Cancelar Ayuda ES Una vez que se han seleccionado las tablas con las que se har n las ligas autom ticamente aparece una nueva pesta a en el Database expert llamada Links Crystal repor s usa un procedimiento de enlace inteligente para ligar las tablas seleccionadas basado en un campo com n que pueden ser campos de las tablas o ndices Las ligas se representan por medio de flechas que van de una tabla a otra Se pueden hacer las ligas tambi n manualmente seleccionando el nombre del campo y arrastr ndolo de una tabla a otra con esto se dibujar una nueva flecha entre las tablas que indica que la liga se ha hecho Crystal Reports 27 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Por default Crystal reports hace las ligas por la opci n By name por nombre pero la mayor a de las veces este m todo no es el m s conveniente porque este tipo de liga no es el correcto la xi Data Links Link together the tables you added to the report Linking ls needed to match records of one table with corresponding records of another table AutoA range PEEDUCANDO FPEKARDEW ideducando ideducando Auto Link crfe icvemodulo i En Name icveocupacion coweformacalif O Byk
42. liar la secci n de Page Header colocar el rat n en la l nea que divide la secci n de Page Header y Details hasta que el puntero cambie de forma arrastrar hacia abajo la l nea hasta dar la amplitud deseada Seleccionar las etiquetas de los nombres de los campos y bajarlos hasta el tope del l mite inferior de la secci n Page Header J EL Design Xx Id 4 EH Al igual que los campos de base de datos se puede a adir al reporte text object objetos de texto Un text objectes un objeto en el cual se puede escribir cualquier texto que se desee y no est relacionado para nada con la base de datos Com nmente se usan estos objetos como t tulos o identificadores para campos de totales Cuando se inserta un text object ste se encuentra en modo de edici n y es en este punto donde se inserta el texto cuando se ha terminado de a adir el texto se hace click en cualquier parte fuera del objeto para terminar con la edici n La edici n no se termina presionando la tecla Enter esto m s bien a ade una linea al objeto Para crear un text object seleccionar de la barra de herramientas Jnsert el bot n Text Object colocarlo en la parte superior de la secci n de Page Header y escribir INSTITUTO NACIONAL PARA LA EDUCACI N DE LOS ADULTOS Ampliar el text object hasta donde sea necesario Seleccionar otro fext object colocarlo debajo del primero y teclear Delegaci n Guanajuato Seleccionar otro text object colocar
43. lo m s abajo y teclear Reporte de Calificaciones por Adulto Para colocar la fecha y hora necesitamos ir al Field Explorer y en la pesta a de Fields abrir el rbol de Special Fields Seleccionar los campos de Print Date y Print Time y colocarlos en el Page Header Crystal Reports 23 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica AA Report1 lei File Edit View Insert Format Database Report Window Help x De dea BAS o o mK A z Elpag arrasa 1 JA ds le 7 u 8 A B 1 AAS Oo 2 G S ab e E Adea AS Design x 144 P gt m Fields Report x I d 2 1 32 1 9 1 50 156 co 1 81 91 10 pr 11 1042 1 13 1 19 1 115 16 1 47 1 18 1 19 1 20 a g ay X E EE ESTI E RE EEE EE E EEE RE ERE RE RAEE ERE REA EEE EE E EE ELE ELE EEE REE AER EL EEE EEE LE E T T EE ELE ERE EEE ELE E A a E icveinstitucion a e Icurpvalida E IdOportunida E cFolio i em Fmodifica X1 Formula Fields Ea SQL Expression Fields 2 Parameter Fields i X Running Total Fields S Group Name Fields E 3E Special Fields ee es Current CE User Il a Current CE User h e a Data Date ee a Data Time a File Author o File Creation Date a File Path and Nam am Group Number s ES Group Selection Fi 0 Horizontal Page Mi s ea Modification Date z ES Modification Time Ea Page Nof M a Page Number i pane a Report Comments ES Report Title El Total Page Count 4 gt For Help press F1 m E E Arnicio
44. n filtro or un registro puede cumplir cualquiera de los criterios establecidos o ambos para ser seleccionado Para cambiar el filtro actual and y hacer que sea un filtro de tipo or debemos editar la f rmula seleccionando el bot n Formula editor Este bot n es visible solamente si se tiene activada la opci n de Show formula lo x l Save and close E save Aaea ME X E E gE d x2 e Cu Me dd PU E E E se 3E Crystal Srta y Ef A x Sim PEEDUCANDO a xl a Functions xj Lh Operators E Report Custom Functions aj Ps an El x E Fe Repository Custom Functions i 2E a 13 Formula Fields E N d E SOL Expression Fields E ES cyele 2 1 Selection Formulas ur bid g Group Selection pen ccurp ES amp Record Selection prm cpatemo H Formatting Formulas aa cmatemo 4 PEEDOUCANDO icveetapaeb 2 DE al PEEDOCANDO icwecz 3 Es bueno verificar la sintaxis de la formula cuando se ha editado Para esto se usa el bot n Check Cuando la sintaxis est bien manda mensaje de que no se han encontrado errores Crystal Reports x AN Mo errors Found Enseguida se guarda la formula y se cierra el Formula editor l Save and close Crystal Reports 43 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Crear y utilizar f rmulas Una f rmula es una sentencia simb lica de manipulaciones que se necesitan hacer en ciertos datos antes de que sean impresos Las f rmulas se usan para Y
45. nici n de un reporte especifica Y La base de datos y las tablas que contienen los datos que se van a incluir en el reporte Y La distribuci n y el formato de los datos que se van a imprimir V El texto y los elementos gr ficos que completan la presentaci n de los datos Creaci n de un nuevo reporte Para ilustrar la creaci n de un reporte supongamos que requerimos saber el RFE nombre y calificaciones de los adultos de MEV ordenados por RFE y que los m dulos est n ordenados alfab ticamente Que el encabezado muestre la coordinaci n de zona y los nombres de los campos que son datos del adulto Al presionar el bot n New nos pregunta la manera de crear el reporte como un reporte en blanco o con el asistente Para este ejemplo lo haremos como un reporte en blanco Crystal Reports Gallery x Create a New Crystal Report Document pA C Using the Report wizard Choose a wizard Standard E Cross T ab Mail Label OLAF Guides the creation of a typical report caca o Crystal Reports 16 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica En la siguiente ventana vamos a crear una conexi n nueva sobre una base de datos de Microsoft Access El Database Expert E Data Browse the data source for the tables you want to add Note to edit the alias for a table select the table in the Selected Tables tree and click on it or push the Fe key valable Data Sources Selected Tables E E Current C
46. onnections E 3 Favorites H E History gt ecezsfEscel DACO gt H E Databaze Files H E ODEC ADO H Dlap E COLE DB 400 F E H E More Data Sources H C Repository Cancelar Ayuda E loj x En la ventana que se abre poner la ruta donde se encuentra la base de datos de Access y presionar el bot n Finalizar Access Excel DAD A x Connection Please enter connection information Database Mame DAsasaofbdiSASADL mdb D Databaze Type Becas o Secure Logon E Database Password NA Session User e Session Password NE System Database Bath A E Bl s Siguiente gt Finalizar Cancelar Apuda Crystal Reports 17 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Cuando se hace la conexi n con xito se abre el Database Expert que es la parte donde tenemos disponibles ya las tablas y podemos hacer las ligas correspondientes E Database Epere E Data Browse the data source for the tables you want to add Note to edit the alias for a table select the table in the Selected T ables tree and click on it or push the F2 key Avallable Data Sources Selected Tables C Current Connections 13 Favorites 3 History L i 3 Make New Connection 2 8 D isasaolbdiSASADL mdb Add Command CABATERI CABATETA CABATEXA CACRIEFO CAETAPAAP CAEXAMEN CAFORMAACREDITA CAFORMACALIF
47. ormaci n en el reporte esto se hace creando grupos Los objetos en esta secci n aparecen al inicio de cada nuevo grupo Com nmente esta secci n contiene el nombre del grupo o alg n otro texto identificador que representa los datos del grupo Details Detalles Esta secci n contiene el detalle de los registros del reporte y se repite por cada registro recuperado de la base de datos Aqu es donde se colocan los objetos que representan los datos en el reporte Group Footer Pie de grupo Esta secci n imprime al final de cada grupo y solo se despliega cuando el reporte se ha dividido en grupos Aqu es donde se colocan los subtotales y sumarios por grupo y cualquier otra informaci n que se quiera incluir al final de cada grupo Report Footer Pie del reporte Los objetos colocados en esta secci n se imprimen solo una vez al final del reporte Es un lugar perfecto para colocar el gran total y otros sumarios para el reporte entero Page Footer Pie de la p gina Como en el Page Header esta secci n aparece en cada p gina del reporte solo que sta se despliega al final de la p gina Se puede usar para n meros de p gina fecha de impresi n o cualquier otra informaci n que el usuario necesite que se vea en cada p gina del reporte Cada secci n tiene una barra al final de la secci n que define el tama o de la secci n Cuando se coloca el puntero del rat n sobre una barra de secci n el puntero cambia Usando ese apuntador
48. orte Antes de mandar imprimir el reporte es aconsejable asegurarse de que el tam ao del papel que se usar es el correcto para el reporte Para hacer esto gt Seleccionar del menu principal la opci n File Printer setup gt Seleccionar la impresora gt Seleccionar el tama o de papel Print Setup x Ho Printer Frinter Hame MZzzRHP LaserJet BP T Properties Status Listo Type HF Lazerdet BF Where LFT Comment Orientation Portrait Landscape Cancel Sobre C5 162 x 229 mm 445 ta Para imprimir el reporte hay dos formas gt Seleccionar del men principal la opci n File Print Printer gt Presionar el bot n Print amp de la barra de herramientas estandar RS Printer Impresora del sistema 4 2224 HP Laserdet EF Lancel Coples 1 M Collate Copies Crystal Reports 63
49. outer liga todos los registros de la tabla de la izquierda y todos los registros de la derecha que al no coincidir tengan o no coincidencia Una vez que se ha determinado qu campos se necesitan en el reporte y las tablas en las que est n contenidos se debe decidir el tipo de reuni n que se va a hacer Es necesario validar esto porque si se requiere hacer un outer join el orden de las tablas es importante El Database expert es donde se a aden las tablas al reporte y se ligan Hay tres maneras de abrir el Database expert gt Al iniciar Crystal reports el Database expert es el que se abre para seleccionar la s tabla s del reporte gt Se selecciona el bot n de Database expert de la barra de herramientas Expert gt Seleccionar del menu la opci n Database Database expert Para obtener las calificaciones de un adulto necesitamos hacer una reuni n join con las tablas del Adulto y su Kardex PEEducando y PEKardex Crystal Reports 26 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Para a adir tablas al reporte seleccionar la tabla y presionar el bot n d 0 simplemente dar doble click sobre la tabla que se va a a adir La s tabla s seleccionada s aparecer n en la lista de la derecha nx Data Browse the data source for the tables you want to add Mote to edit the alas for a table select the table im the Selected Tables tree and click or it or push the Fe kep aid Data Sources Selected T ab
50. para determinar esto es analizando si en los requerimientos del reporte se escuch la palabra por Por ejemplo en nuestro caso si se quiere que el reporte salga por coordinaci n de zona por adulto Este enunciado indica que el primer grupo ser por coordinaci n de zona y el adulto como subgrupo Al crear grupos se tiene la posibilidad de tener sumatorias como cu ntos m dulos acreditados por adulto cu ntos m dulos acreditados por coordinaci n de zona cu ntos adultos etc por lo que si se tiene sumatorias en los requerimientos del reporte es seguro que se necesitar hacer grupos Crystal reports tiene varias opciones para agrupar ordenar y hacer sumarizados las cuales permiten crear y arreglar los grupos de acuerdo a las necesidades espec ficas Se tiene la posibilidad de ordenar los grupos de forma ascendente descendente especificando el orden propio o respetando el orden natural de la base de datos As mismo se pueden ordenar los registros dentro del grupo de esa misma manera Tambi n se cuenta con varias funciones de sumarizados como totales promedio y dem s funciones para an lisis estad sticos Para crear los grupos se tienen dos opciones gt Seleccionar del men la opci n Insert Group gt Seleccionar el bot n Group Expert en la barra de herramientas Insert Se abre la ventana del Group Expert la cual muestra los campos que ya est n incluidos en el reporte y tambi n los dem s campos de la
51. para el acceso m s r pido y f cil v Create a New Connection Crear una conexi n nueva Es la carpeta que contiene todas los posibles conexiones disponibles para varios tipos de bases de datos v Repository Repositorio Muestra una lista de conexiones que han sido almacenadas en el repositorio Para escoger una fuente de datos hay que hacer click en la carpeta Create a New Connection y seleccionar la ruta donde se encuentra la base de datos En nuestro caso buscamos la conexi n con una base de datos de Access para lo cual vamos a abrir la carpeta Access Excel DAO Crystal Reports 5 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Jalx Data Browse the data source for the tables you want to add Note to edit the alias for a table select the table in the Selected Tables tree and click on it or push the F2 key Avallable Data Sources Selected T ables E E Current Connections H E Favorites H E History i E Create Mew Connection i GN Access cel 040 MOE Files H A ODEC ADO ECO lap CJOLE DB ADO H E More Data Sources E E Repository BB E Cancelar Ayuda Z En el campo de Database Name nombre de la base de datos hay que indicar el nombre y la ruta donde se encuentra la base de datos en este caso es dAsasaoMbdAsasaol mbd y presionar el bot n Finalizar Access Excel DAD x Connection Please enter connection information Database Mame D tsasaolbdiSASADL mdb
52. reportes y la herramienta que usaremos para generarlos ser Crystal Reports Nosotros podemos auxiliarnos de esta herramienta para generar reportes que el sistema no contiene y as obtener informaci n de la base de datos Crear un reporte es un proceso de tres pasos v Crear la definici n del reporte Y Guardar el reporte Y Imprimir el reporte 1 Abrir Crystal Reports Para abrir Crystal Reports presionar el bot n de Inicio Programas Crystal Reports Y WiRobot Expert Wer 4 0 a windows Update Abrir documento de Office Configurar acceso y programas predeterminados Nuevo documento de Office WinZip Yahoo Messenger F i rE Programas Accesorios 2 Internet Explorer Documentos 5 Outlook Express TT Winamp Configuraci n e Microsoft PowerPoint TA 3 i A Buscar a MSN Messenger 7 0 a gt Crystal Reports 10 Ayuda Yahoo Messenger S mi A Microsoft SQL Server InterVideo WinDYD 6 P bl ka Apagar S 149000502 mRxNpH4656 0 4 Crystal Reports 3 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica 2 Conectar la base de datos Crystal Reports debe estar conectado a una base de datos para saber su estructura las tablas que contiene los ndices y campos que va a manejar por lo que debemos indicarle en caso necesario la ruta en la que se encuentra la base de datos del S A S A Para hacer esto cuando inicia Crystal reports el programa te ayuda a crear un reporte presen
53. rma como aparecer n en el reporte Cuando se est dise ando el reporte y no se ha previsualizado solamente estar disponible la pesta a Design dise o Desian X M4 bhu A A ege A g a O MC aeae La pesta a Design est dividida en cinco secciones Cada secci n corresponde a una parte espec fica del reporte ya impreso Los nombres de las secciones se despliegan a la izquierda de la pesta a de dise o y se puede presentar con nombres largos o cortos Cada secci n tiene sus propias caracter sticas que determinan d nde se imprimir n los objetos Design Design Report Header i HH Page Header FPH Details E Report Footer gt s i E RE Fage Footer PM P PF Crystal Reports 13 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Secciones del rea de dise o Report Header Encabezado del reporte Los objetos que se coloquen en esta secci n se imprimir n una sola vez al principio del reporte Esta secci n se usa para poner el t tulo del reporte si se quiere que salga solamente en la primer p gina o para gr ficas o mapas que representan a todos los datos del reporte Page Header Encabezado de la p gina Esta secci n imprime los objetos al principio de cada p gina del reporte Esta es una buena localizaci n para fechas n meros de p gina o cualquier otra informaci n que el usuario quiera que aparezca en cada p gina Group Header Encabezado de grupo Si se decide dividir la inf
54. rts 31 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica En la pesta a Options se puede personalizar el nombre del grupo y activar o desactivar si se mantiene el grupo junto y si se repite el nombre del grupo en todas las p ginas Change Group Options X Common Options Customize Group Name Field Choose From Esistina Field ES PEEDUCANDO icvecz hu se a Formula as Group Name Az Keep Group Together M Repeat Group Header On E ach Page E E E a a Cancelar Help Presionar el bot n Aceptar y finalmente Ok AL L EI L 2 AAA Como se puede observar en el rea de dise o se han a adido cuatro secciones m s dos por cada grupo que se hizo las cuales corresponden al encabezado y pie de grupo Como ya se hab a mencionado anteriormente los objetos colocados en estas secciones se imprimir n al inicio o al final de cada grupo en el reporte Por default Crystal reports autom ticamente a ade el nombre del grupo en la secci n de encabezado de grupo sin embargo se puede configurar para que esta opci n se haga o no Una vez que el reporte ha sido agrupado y tiene hechos los sumarios se puede suprimir la secci n de detalles en el Section expert Crystal Reports 32 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Ordenamiento Una vez que se han creado los grupos en el reporte se pueden ordenar los registros dentro del grupo en una secuencia significativa Si no se especifica un ordenamiento Crystal reports de
55. s tablas actuales Aqu es donde se escogen los campos que se van a agrupar y se define el ordenamiento y otras opciones ES Group Expert x Awvalable Fields Group By A F a A Report Fielda a PEEDUCANDO icvecz gt ES PEEDUCANDO crte gt ES PEEDUCANDO cpatermo gt gt ES PEEDUCANDO cmatemo ES PEEDUCANDO cnombre E E PEEDUCANDO E deducando ES jeveocupacion ES eyele a c c A Browse Data Find Field Mptionz E Cancel Help dh Crystal Reports 30 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Escoger los campos por los que se desea hacer los grupos Para nuestro ejemplo seleccionar la coordinaci n de zona y el RFE E Group Expert X Avallable Fields Group By dl F E Report Fields EE DUCAND icvecz A 2 PEEDUCANDO icvecz E PEEDUCANDO crfe A a PEEDUCANDO crfe ES PEEDUCANDO cpatemo gt gt ES PEEDUCANDO cmaterno ES PEEDUCANDO cnombre E E PEEDUCANDO lt E ideducando e e crte EE cyeocupacion ES Cela A CN TT dar Browse Data Find Field Options coca tp E Presionar el bot n Options En la pesta a Common se define el ordenamiento de los registros dentro del grupo Change Group Options x Common Options When the report i printed the records will be sorted and grouped by fin ascending order The section will be printed on any change of FEEDUCANDO icvecz Cancelar Help Crystal Repo
56. s y a los campos num ricos dentro del reporte Ocultar y Suprimir las secciones de detalle y pies de grupo Crystal Reports 55 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Filtros con par metros Supongamos que tenemos el reporte de calificaciones por adulto Este reporte es para entregarse a cualquier educando que pida el informe Hoy necesitamos de uno en espec fico ma ana de otro y as sucesivamente Podemos generar este reporte y buscar al educando en todas las p ginas generadas o podemos usar un par metro para obtener nicamente la informaci n del adulto que necesitamos en ese momento Los par metros parameter fields son campos que preguntan un valor espec fico para obtener el reporte Cuando se suministra el valor el reporte se obtiene en base a este valor Uso de los par metros Se usan en criterios de selecci n o filtros Son tiles en f rmulas Cuando ciertas cantidades se calculan en base al par metro establecido se pueden crear f rmulas tomando en cuenta campos de par metro Se pueden usar para insertar cierto texto en el reporte Tambi n se usan en lugar de c digos pesados para ejecutar formato condicional Para seleccionar datos entre cierto rango de fechas o n meros Para crear un par metro se usa el Field explorer Seleccionar dentro del Field explorer la secci n Parameter fields y con bot n derecho seleccionar la opci n New Create Parameter Field x Farameter Field Mam
57. spliega los registros en el orden en que aparecen en la base de datos Para establecer un ordenamiento se usa el Record Sort Order Hay dos maneras de abrir el Record Sort Order gt Seleccionar la opci n del men principal Report Record sort Expert gt Seleccionar el bot n Record Sort Expert sw de la barra de herramientas Insert A EXTETE xi Arvallable Fields Sort Fields h F Report Fields gt S Group 41 PEEDUCANDO icvecz A a PEEDUICANDO jcvecz ES PEEDUCANDO crte E PEEDUCANDO cpaterr E PEEDUCANDO cmaten a PEEDUICANDO cnombr E 8 DiisasaolibdiSASADL mdt E PEEDUCANDO se ES ideducando S Group 2 PEEDUCANDO crfe A X Sort Direction Ascending Descending Cancel Help Como se puede observar de inicio tenemos el ordenamiento especificado por el orden de los grupos definidos Aunado a esto podemos a adir un ordenamiento m s que sea por alg n campo que no sea grupo por ejemplo la clave del m dulo Por default se activa el ordenamiento ascendente Para establecer un ordenamiento adicional Seleccionar el campo de la lista de la izquierda y presionar el bot n __ Tambi n puede ser dando doble click sobre el campo seleccionado El orden en que se se a aden los campos es el mismo en que se ordenar n los campos Presionar el bot n Ok Crystal Reports 33 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Para nuestro ejemplo ordenaremos por la clave d
58. ta preliminar del reporte Crystal Reports 36 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica El Hb E E ba M 11111 11 ll EE SO pastas te ab az A A pl Y Preview 15 14 X N 4 q of 1 Pp 5 mplo 1 2 3 E RFE Hombre 4 i AGAMEZOZITGE ALARCON ADAME ARMANDO 5 z Modulo Calif F Aplicaci n j de y 070120012 dy 7 07401420012 o 50 b 0701420012 7 53 5 02 26 2004 5d 10 0664003 m 55 59 a B9 70 E 71 a 72 75 77 7 07 13 2004 z 78 6 07 13 2004 y 79 7 07132004 E g0 5 03 14003 L 81 bi 07 13 2004 E sz 7 07 13 2004 E 53 5 54 7 07 13 2004 co 95 bi 07 13 2004 sb ES 87 b 07 13 2004 a 59 070420012 D ARAAESOZO5HB AMARO ARCE ANTO HIA modulo Calif F Aplicaci n D bibi TT Ser a bueno contar con el dato de la etapa y el modelo del adulto Para hacer esto podr amos poner esos datos en la secci n del encabezado de grupo de RFE pero tambi n existe la posibilidad de ordenar por etapa y modelo para lo cual ocupar amos un agrupamiento por estos campos Ejercicio 3 Hacer la liga con las tablas de cat logos de Etapa y Modelo para obtener la descripci n de los mismos A adir la descripci n de la etapa y modelo en la secci n del encabezado de grupo de RFE Ejercicio 6 Quitar la descripci n de etapa y modelo del encabezado de grupo de RFE y hacer los grupos por estos campos Dar formato al reporte al gusto con la informaci n acomodada de este modo Crystal Reports 37 INEA Guanajuato Unidad
59. tando una ventana con la forma de iniciar un reporte como reporte en blanco o con el asistente Crystal Reports Gallery x Create a New Erpetal Report Document pA C Using the Report Wizard Standard E Cross T ab Mail Label OLAP Guides the creation of a twpical report caca o Crystal Reports 4 INEA Guanajuato Unidad de Inform tica Enseguida se debe indicar la fuente de los datos Crystal reports usa una ventana llamada Database Expert experto en bases de datos para presentar todas las posibles fuentes de datos y permitirnos escoger una o m s para un mismo reporte E Database expert iol x Data Browse the data source for the tables you want to add Mote to edit the alias for a table select the table in the Selected Tables tree and click or it ar push the F2 key valable Data Sources Selected Tables E Current Connections H 3 Favorites H E Create New Connection H E Repository Cancelar Ayuda F Opciones de selecci n de la fuente de datos v Current Connections Conexiones actuales Despliega el servidor o los archivos de datos que actualmente est n conectados Cuando se acaba de abrir Crystal Reports esta opci n indica no items found v Favorites Favoritos Permite a adir conexiones con categor a de favoritas para su acceso m s r pido y f cil v History Hist rico Muestra una lista de conexiones recientemente accesadas igualmente
60. tor abrir el rbol de campos en la secci n de Report fields donde est n los campos que ya est n contenidos en el reporte Seleccionar el campo cPaterno y dar doble click sobre l E Formula Workshop Formula Editor NombreA i Ioj x save and cose save O J Zla A IE x E a E E x2 xD Cas Mo de As gt AO UTE y H 3 4 xj m E TE 5 E A Report Fields i x 38 Functions a PEEDUCANDO icvecz KT Repository Custom Functions us PEEDUCANDO crfe m lt a DE Fields a PEEDUCANDO cpatemo _ Y NombreA a PEEDUCANDO cmatemo a a en Fae a PEEDUCANDO cnombre Y Selection Formulas a PEKARDEX icvemodulo E Formatting Formulas a PEKARDEX icalificacion a PEKAADEX faplica v 4 b PEEDUCANDO cpaterno Crystal Reports xi Uh Operators Y INEA Guanajuato Unidad de Inform tica El campo se insert en el rea de edici n Enseguida teclear el cual es el operador para concatenar cadenas de caracteres Despu s de esto seleccionar el campo cMaterno e insertarlo en el rea de edici n Hacer lo mismo para el campo cNombre La f rmula se ve as iix G l save and cose a Save E Jalal A Ho xie gE ei Es cumha Me de Ab Eb 4 Ms FI e Crystal Synta E FE al El Report Fields xj m a Functions a E Operators q EP Report Custom Functions fal g DAsasaohbdiSASAOL mdb Acces A Repository Custom Function E po aa Fields
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