Manual de usuario
Contents
1. Detalle Cambio en este campo se introduce el cambio que sufri el est ndar en formato alfanum rico Formulario Registros Registros x Archivo Instrucciones Introduzca los Registros que pertenecen a la documentaci n de su empresa Utilice las herramientas de selecci n para llenar los Campos Para buscar un registro seleccionarlo de la casilla de la derecha y luego de click aqui y Seleccione tipo de est ndar v Seleccione un consecutivo e Seleccione el proceso 5 1000 y C digo Registro FOS 1000 8 Titulo Registro Monitoreo Recolecci n Oficina JM y GA a Disposici n Indefinido gt Indizaci n Registros ambientales Frecuencia De acuardo a la caracter stica claves 4 Almacenamiento fi A o y a monitorear H Acceso Consulta Todos Clasificaci n Tipo Registro Fi co y Conservaci n Copia f sica Quien Recolecta Jefe de Mineria y 2 Archivo Busca Archivo v Gestionar desempe o a Ubicaci n archivo central La Uni n ambientalFOS 1000 08 Abrir Archivo z Estado o o Agregar Eli K inar Renovar Guardar Salir KIKI Record 1 1 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de datos de los registros del sistema de calidad de la compa a codific ndolos seg n si pertenecen al sistema de calidad o no el tipo de est ndar por defecto se tiene FO formatos proceso y un consecutivo Los campos son los siguientes C d2. Relaci n Otros documentos Externos Copias Que invoca el formulario Relaci n Documentos Externos Copias el cual permite una selecci n para el informe seg n Copia F sica que permite invocar el informe Otros documentos externos por UGB Relaci n Documentos Cargo Que invoca el formulario Relaci n documentos a conocer por cargo que permite una selecci n para el informe seg n el Cargo que permite invocar el informe Documentos a conocer por Cargo Relaci n Documentos Estado Que invoca el formulario Relaci n documentos por estado que permite una selecci n para el informe seg n el Estado que permite invocar el informe Relaci n de documentos por estado Relaci n Registros Estado Que invoca el formulario Relaci n registros por estado que permite una selecci n para el informe seg n el Estado que permite invocar el informe Relaci n de registros por estado Ayuda Bajo este men se despliega el tem Manual de usuario que invoca el manual del usuario Acerca de Bajo este men invoca el formulario Acerca de Control ISO que da la informaci n primordial de la empresa que desarrollo este sistema Iconos Q Agregar Agregar Este icono permite generar un nuevo registro en la base de datos el cual deja los espacios en blanco para ser llenados por el usuario administrador u operativo ey Eliminar Eliminar Este icono permite eliminar un registro de la base de datos el cual permite antes de elimin
3. Eliminar KIKI Record 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de datos de los documentos del sistema de calidad que los usuarios tienen copia f sica o los documentos relacionados con los usuarios sin tener copia f sica Los campos son los siguientes C digo del Est ndar en este campo se selecciona de la lista desplegable del lado derecho el c digo del documento a relacionar Cargo en este campo se selecciona de la lista desplegable encima de este campo el cargo que tiene relacionado el documento Ubicaci n Copia en este campo se introduce la ubicaci n del documento seg n el usuario en formato alfanum rico Copia F sica en este se selecciona de las casillas de verificaci n si el usuario del documento tiene copia f sica o no Formulario Fusiones y Cambios 6 Fusionar o actualizar estandares ES gt A Nuevo Codigo PE ERE Selecione el estandar a fusionar de la lista g Actualizar desplegable en el panel derecho escriba el NUEVO nuevo se actualizaran datos en el control de codiag copias registros y estandares Actualizar NUEyO nombre Codigo del estandar SALIR AL MENU PRINCIPAL en este formulario se hacen las fusiones y cambios en los est ndares se debe seleccionar de la lista desplegable el est ndar a modificar en el lado izquierdo de la pantalla al seleccionarlo el actualiza las casillas de proceso de nivel 1 y proceso de nivel 2 en la parte derecha se introduce manual
4. Nombre generado para el est ndar antes codificado es de formato alfanum rico Tipo almacenamiento En este campo se selecciona de la lista desplegable a la derecha de este el tipo de almacenamiento por defecto hay tres Folder carpeta o electr nico en caso de que los anteriores no cumplan introduzca el deseado escribiendo en el campo de la lista desplegable y este inmediatamente se almacena en el campo adecuado Estado en este campo se selecciona de la lista desplegable a la derecha de este el estado del est ndar por defecto tiene vigente y obsoleto Aprob en este campo se selecciona de una lista desplegable a la derecha de este el cargo aprueba el est ndar Edici n en este campo se introduce la edici n del est ndar en formato num rico por defecto tiene el valor cero Fecha emisi n en este campo se selecciona la fecha de emisi n del est ndar de un almanaque desplegable Ubicaci n en este campo se almacena la ubicaci n del archivo en el disco duro se da click en el bot n buscar y este permite una ventana de b squeda y cuando se encuentre el archivo se debe dar doble clik sobre l para almacenar su ubicaci n De al parte inferior de este formulario existen los siguientes campos Que se utilizan para almacenar los cambios en los est ndares C digo est ndar este c digo es autom tico y no necesita escribirse en l Fecha cambio se introduce textualmente la fecha d a mes a o formato de 4 cifras
5. vac o Contrase a es la clave de acceso visible asignada a cada administrador en formato alfanum rico este campo no debe ser vac o Formulario Grupos Grupos 141 4 Record 1 Este formulario sirve para matricular los grupos creados por un administrador los campos son los siguientes Id_Grupo identifica inequ vocamente al grupo se genera autom ticamente al agregar un registro Nombre grupo este campo representa el nombre del grupo en formato alfanum rico este campo no debe ser vac o Formularios Usuarios Seguridad m Instrucciones Introduzca los usuarios que hacen parte del sistema Id_Usuario Automatico B Nombre Usuario S Contrase a Usr Id Nombre Contrase a 8 eduran cduran 9 eduranl eduran1 ey Eliminar 2 KIKI Record 1 2 Este formulario sirve para matricular los usuarios creados por un administrador los campos son los siguientes Id_Usuario identifica inequ vocamente al usuario se genera autom ticamente al agregar un registro Nombre usuario este campo representa el nombre del usuario en formato alfanum rico este campo no debe ser vac o Contrase a Usr es la clave de acceso visible asignada a cada usuario en formato alfanum rico este campo no debe ser vac o Formulario Relaci n Usuarios Grupos Relaci n Usuarios Grupos HIA Record 1 Este formulario sirve para relacionar los usuarios con los grupos los campos so
6. y el autom ticamente lo actualiza en el campo respectivo Tipo de archivo en este campo se selecciona de la lista desplegable al lado derecho el tipo de archivo por defecto tiene las siguientes Vigente Obsoleto En caso de que tenga otro tipo de archivo lo escribe en la casilla de la lista y el autom ticamente lo actualiza en el campo respectivo Frecuencia en este campo se introduce la frecuencia de actualizaci n del documento d as meses a os etc en formato alfanum rico Ubicaci n en este campo se introduce la ubicaci n del documento externo en formato alfanum rico Copia f sica en campo se debe seleccionar de la casilla de verificaci n si tiene o no copia f sica el documento externo Pertenece al Sistema de Calidad en este campo se debe seleccionar de la casilla de verificaci n si pertenece o no al sistema de calidad el documento externo Control Copias F sicas Control Copias F sicas X Archivo Instrucciones Introduzca los Usuarios de las copias F sicas en su empresa Haciendo Click en Copia F sica en caso que el usuario deba tener el documento C digo Est ndar EAA 0100 01 Seleccione Usuario Cargo Director T cnico y Calidad Ubicaci n Copia Archivo central Medell n Copia F sica sir No r Es54 0100 0 Director E84 0100 0 Director de 1966 EAH 0100 0 Director 1807 EAH 0100 0 Auxiliar de 837 xl o D Agregar
7. Descripicion Codigo 17 gfdsgfdsg P 1017 fdsafdsgdsfc 22 fdsafdsf P 2022 fsdfdad gt ey Agregar Eliminar Renovar M 4 Record 3 Este formulario sirve para realizar la entrada de los procesos de primer nivel secundario Los campos son los siguientes Descripci n Proceso nivel 1 de la lista desplegable de la izquierda se selecciona el c digo del proceso de nivel primario el cual se almacena autom ticamente al dar click en la lista desplegable luego de la lista desplegable de la derecha se selecciona un consecutivo para el proceso de nivel 2 el cual queda almacenado autom ticamente y genera el c digo del proceso de nivel secundario Descripci n Proceso de nivel 2 en este campo se introduce que la descripci n del proceso de nivel secundario en formato alfanum rico Formulario Clases de Est ndares Clases de Est ndares st ndares administrativos ET Flujogramas FL Formatos FO HIA Record 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de las clases de est ndares que la empresa utiliza Los campos son los siguientes Nombre del Est ndar en este campo se introduce el nombre del est ndar en formato alfanum rico Clase de Est ndar en este campo se introduce la clase de est ndar definida en la compa a ejemplo EA Est ndar administrativo Formulario Est ndares Est ndares Of x Archivo Instrucciones Introduzca los Est ndares de Calid
8. TABLA DE CONTENIDO CONTROL ISO Introducci n Requerimientos del sistema Definiciones relacionadas con seguridad Men s Iconos Formularios Informes Sistemas de calidad Introducci n El software CONTROL ISO es un paquete para administrar la implantaci n del sistema de calidad basado en las normas ISO el cual sirve de herramienta para llevar un control sobre la documentaci n y el avance de la normalizaci n interna de cualquier empresa Este paquete sirve para ingreso revisi n aprobaci n consulta y control de documentos generados en un proceso de certificaci n de calidad Adem s permite la consulta constante del estado de avance de los documentos El ahorro que se puede lograr utilizando el paquete es de m nimo un 30 tanto en costos de impresi n y papeler a como en tiempos de proceso asesor a para la certificaci n y generaci n de normas Caracter sticas y ventajas del programa e Organiza y facilita el proceso de documentaci n y normalizaci n e Tiene la posibilidad de manejar niveles de seguridad que garantiza la confidencialidad de la informaci n e Permite realizar la administraci n y seguimiento del proceso de elaboraci n de las normas e Toda la informaci n es almacenada en una base de datos relacional e Esta desarrollado con la ltima tecnolog a de programaci n usando Visual Basic e Funciona desde un computador con Windows 95 e Permite una gran variedad de usuarios los cuales
9. ad de su empresa Utilice las Herramientas de selecci n para llenar los Campos Para buscar un estandar seleccionarlo de la casilla derecha y luego dar Click aqui v Seleccione tipo de estandar y Seleccione el proceso v C digo Est ndar Seleccione un consecutivo y Titulo de Est ndar Identificar aspecto e impactos ambientales Aprob Gerente Gener y Estado Ibsoleto y Ubicaci n vAGestionar desempe o Edici n j Fecha Emisi n 10 02 03 ambienta ITS 1000 01Identificar aspectos e impactos ambientales significativos doc D H Buscar Archivo O 3 Q E Agregar Renovar Guardar 4 Record 1 gt Pi Este formulario sirve para realizar la entrada de datos de los est ndares del sistema de calidad de la compa a codific ndolos seg n si pertenecen al sistema de calidad o no el tipo de est ndar proceso y un consecutivo Los campos son los siguientes C digo est ndar en este campo para formarse se debe empezar por seleccionar de las listas desplegables de la parte de arriba en el siguiente orden 1 De la lista desplegable Se selecciona el tipo de estandar 2 De la lista desplegable seleccione el proceso completo a la que pertenece el estandar 3 De la lista desplegable Seleccione un consecutivo se selecciona el consecutivo deseado desde 00 hasta 99 Con los anteriores pasos se forma el c digo del est ndar Titulo de Est ndar
10. ar confirmar esta operaci n e Renovar Renovar Este icono permite renovar la informaci n de cada campo para el paquete multiusuarios Guardar E Guardar Este icono permite en un ambiente multiusuario permite renovar la informaci n del registro actual Salir Salir Este icono permite salir del formulario en el cual s esta trabajando MM 4 Record 1 JEI Barra desplazamiento Esta barra sirve para navegar en la base de datos d ndole click en el sentido que deseemos avanzar Formularios Formulario Principal 4 Control 150 aca Archivo Seguridad Gesti n de Calidad Informes Ayuda Acerca de Este formulario es el que aparece luego de iniciar el programa frmprincipal Ver Definiciones de seguridad objetos primarios Formularios seguridad Formulario Administradores Administradores X Instrucciones Introduzca los 4dministradores del sistema Identificador Interno fi Nombre Sdmin Contrase a fi 111 Id 4dm Nombre 1 Admin 1111 2 camilo camilo O y a Agregar Eliminar Renovar M 4 Record 1 Este formulario sirve para matricular todos los usuarios que son administradores del sistema los campos son los siguientes Identificador interno identifica inequ vocamente al administrador se genera autom ticamente al agregar un registro Nombre este campo representa el nombre del usuario administrador en formato alfanum rico este campo no debe ser
11. arios Control de Copias F sicas Que invoca el formulario Control Copias F sicas ver formularios Fusiones y Cambios En este formulario se pueden fusionar documentos y hacerles cambios sin necesidad de ir a cada formulario ADVERTENCIA cualquier cambio que se realice afecta toda la base de datos Informes Este men pertenece a los usuarios Operativos y usuarios finales Este men despliega los siguientes tems Maestro Est ndares Que invoca el informe Est ndares del sistema de calidad Maestro Registros Que invoca el informe Registros del sistema de calidad Maestro Documentos Externos Que invoca el formulario Documentos externos sistema de calidad Maestro Documentos Internos Que invoca el formulario Documentos internos sistema de calidad Relaci n Usuarios Documentos Que invoca el formulario normas por responsable el cual permite una selecci n para el informe seg n el Cargo que permite invocar el informe Relaci n usuarios documentos Relaci n Est ndares Copias Que invoca el formulario Relaci n est ndares copias el cual permite una selecci n para el informe seg n Copia F sica que permite invocar el informe Est ndares con Copias F sicas por UGB Relaci n Otros documentos Internos Copias Que invoca el formulario Relaci n Documentos Internos Copias el cual permite una selecci n para el informe seg n Copia F sica que permite invocar el informe Otros documentos internos por UGB
12. ecundario seleccionar de una lista desplegable el Objeto Secundario deseado el cual debe haber sido creado con anterioridad Por defecto ya est n creados todos los objetos secundarios disponibles Formularios control documentaci n Lideres Archivo Instrucciones Introduzca los Lideres por proceso de su empresa Selecionando de la lista el codigo del proceso de nivel 1 C digo Proceso Nivell fa o1 X Nombre del Proceso Gestionar Mejoramiento Organizacional L der Gerente General C digo Lider Proceso 4 01 Gerente Gestionar H 01 Director de Mercadear H 02 Jefe del y Investigar y H 04 Jefe de Comprar H 05 Jefe de Explotar oj 2 Agregar Eliminar Renovar M 4 Record 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de datos de los lideres de cada proceso de nivel 1 el cual es el nivel primario los campos son los siguientes C digo proceso Nivel 1 C digo del proceso de nivel 1 que se selecciona de la lista a la derecha Nombre del proceso Nombre generado para identificar el nombre del proceso primario el cual se llena autom ticamente L der Nombre generado para identificar l der del proceso Formulario Usuarios ETETE Rosa Angela Benitez Asistente de Jorge Auxiliar Nicol s Auxiliar de Albeniz HIA Record 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de datos de los usuarios del sistema de calidad Los campos son los siguientes Cargo Usuario R
13. ecutivo Nombre Documento Dato Regla del Certi lcontec de Aseguramiento de la Calidad El Procedencia ICONTEC Fecha de Emisi n 16 03 2001 Clasificaci n 33 061 Regla del Certi lcontec de Aseguramiento d Tipo de Archivo lo A Py Frecuencia NA Ubicaci n Archivo Central Medellin Copia F sica Si V No y o O Jl 21 2 Q Agregar Eliminar Renovar Guardar Salir M 4 Record 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de datos de los documentos externos que pertenecen al sistema de calidad Los campos son los siguientes C digo Proceso seleccione de la lista a que proceso pertenece el documento externo C digo Documento dato en este campo se introduce un c digo para el documento puede ser num rico o alfanum rico Nombre Documento dato en este campo se introduce l titulo del documento externo en formato alfanum rico Procedencia en este campo se introduce la procedencia del documento en formato alfanum rico Fecha de emisi n en este campo se selecciona de un calendario desplegable la fecha de emisi n del documento Clasificaci n en este campo se introduce la clasificaci n del documento en formato alfanum rico Tipo de almacenamiento en este campo se selecciona de la lista desplegable al lado derecho el tipo de almacenamiento por defecto tiene las siguientes Folder carpeta o electr nico En caso de que tenga otro tipo de almacenamiento lo escribe en la casilla de la lista
14. esponsable en este campo se introduce el cargo del usuario Nombre Usuario Responsable en este campo se introduce el nombre del usuario Formulario Fases de los Procesos Fases de los procesos Proceso HIA Record 1 Este formulario sirve para realizar la entrada de los procesos realizados en el sistema de calidad Fase Proceso identificado con una letra May scula Descripci n proceso en este campo se introduce el nombre del proceso en formato alfanum rico Formulario Procesos de Nivel 1 Procesos de Nivel 1 H Proc y 02 Drientar Estrategicamente e Drientar Gerenciar dasdasd M4 4 Record 1 OO Este formulario sirve para realizar la entrada de los procesos de primer nivel primario Los campos son los siguientes Fase del Proceso en este campo se selecciona de la lista desplegable de la izquierda y esta llena el campo autom ticamente C digo del proceso de Nivel 1 de la lista desplegable de la derecha se selecciona el consecutivo y al darle click autom ticamente conforma el c digo del proceso de nivel 1 Formulario Procesos de Nivel 2 Procesos Nivel 2 X Instrucciones En este formulaalario se crean los procesos de nivel 2 introduzca la fase a la que pertenece el proceso de nivel 2 asignele el codigo y una corta descripci n Seleccion Procesos P o dasdasd y E 7 E y Descripcion Proceso P 01 dasdasd Nivel 1 Descripcion Proceso nnivel 2
15. este sirve para identificar las relaciones de los documentos con el cargo y contiene los siguientes campos C digo Est ndar Nombre Copia F sica Informe Relaci n Est ndares Copias usuarios este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Est ndares Copias Usuarios funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo el cargo y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los documentos con el cargo y contiene los siguientes campos C digo Est ndar Nombre Ubicaci n Informe Relaci n Est ndares Copias procesos este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Est ndares Copias procesos funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo el proceso y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los documentos con el proceso y contiene los siguientes campos C digo Est ndar Nombre Ubicaci n Informe Relaci n Est ndares con Copias f sicas por procesos de nivel1 este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Est ndares copias f sicas por procesos de nivel funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo si tiene copia f sica o no y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los documentos que tienen o no copia con el p
16. formulario Principal bajo el men Informes y tiene l titulo de Maestro Est ndares y contiene los siguientes campos Proceso Nombre C digo Est ndar Nombre Edici n No y Fecha de emisi n Informe Est ndares vigentes por proceso de nivel 1 Este informe se encuentra en el formulario Principal bajo el men Informes y tiene l titulo de Est ndares vigentes por proceso y contiene los siguientes campos Proceso Nombre C digo Est ndar Nombre Edici n No y Fecha de emisi n Informe Maestro Relaci n Registros Procesos de nivel 1 Este informe se encuentra en el formulario Principal bajo el men Informes y tiene l titulo de Maestro Relaci n Registros Procesos de nivel 1 y contiene los siguientes campos Proceso c digo y nombre de registro frecuencia Ubicaci n disposici n Clasificaci n conservaci n recolecci n indizaci n almacenamiento y acceso Informe Documentos Externos del Sistema de Calidad Este informe se encuentra en el formulario Principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Maestro Documentos Externos y contiene los siguientes campos proceso Nombre C digo Documento Nombre Clasificaci n Ubicaci n Fecha de emisi n Informe Relaci n usuarios Documentos este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Usuarios Documentos funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo el cargo y se da click en informe
17. igo Registro en este campo para formarse se debe empezar por seleccionar de las listas desplegables de la parte de arriba en el siguiente orden 1 De la lista desplegable se selecciona el tipo de est ndar predefinido esta FO formato 2 De la lista desplegable seleccione el proceso al que pertenece el registro 3 De la lista desplegable Seleccione un consecutivo se selecciona el consecutivo deseado desde 00 hasta 99 Con los anteriores pasos se forma el c digo del est ndar NOTA si ya conoce el c digo del registro o formato lo puede escribir en el campo C digo Registro en MAYUSCULAS Titulo Registro Nombre generado para el Registro antes codificado es de formato alfanum rico Tipo registro En este campo se selecciona de la lista desplegable a la derecha de este el tipo de almacenamiento por defecto hay dos F sico o electr nico en caso de que los anteriores no cumplan introduzca el deseado escribiendo en el campo de la lista desplegable y este inmediatamente se almacena en el campo adecuado Disposici n en este campo se introduce la disposici n que tenga e registro en formato alfanum rico Recolecci n en este campo se introduce la recolecci n de los registros es de formato de alfanum rico Indizaci n en este campo se introduce la indizaci n de cada registro en formato alfanum rico Frecuencia en este campo se introduce la frecuencia de cada registro en formato alfanum rico Al
18. irve para realizar un informe de los Est ndares en el proceso de nivel 1 si tienen copia f sica o no Formulario Relaci n Documentos Externos Copias Este formulario sirve para realizar un informe de los documentos externos que tienen copia f sica o no Formulario Documentos a conocer por Cargo Este formulario sirve para realizar un informe de los documentos que debe conocer por cargo en la compa a Formulario Relaci n Documentos por Estado gt Relaci n Documentos por Estado Este formulario sirve para realizar un informe del estado de los documentos del sistema de calidad Formulario Relaci n Registros por Estado Relaci n Registros por Estado Este formulario sirve para realizar un informe del estado de los registros del sistema de calidad seg n su estado Formulario Acerca de control ISO cerca de Control 1S0 Este formulario hace una leve presentaci n de la empresa Sistemas de Calidad Ltda indicando su correo electr nico y dando la opci n de presentar la informaci n del sistema en el cual esta instalado Formulario Buscador 5 Buscador ADDSCCES DLL ADDSCCUS DLL SCA EJ Archivos de programa Microsoft Visual Studio 98 Setup Template MSDIS110 DLL Wizards MSPDBE0 DLL Este Formulario sirve para localizar los archivos utilizados para generar los est ndares Informes Control Documentaci n Informe Est ndares del Sistema de Calidad Este informe se encuentra en el
19. l administrador del sistema o los delegados por l puedan otorgar accesos a diferentes grupos de usuarios Definiciones generales de seguridad Administrador es Es son l los usuario s encargado s de definir grupos de trabajo usuarios pertenecientes a estos seg n sea su responsabilidad en cuanto al control y manejo del sistema de calidad Todos los usuarios que pertenezcan a este grupo tiene acceso total al sistema Grupos es el conjunto de usuarios definidos por el administrador para otorgar accesos ya que el sistema permite dar accesibilidad solo a trav s de los grupos Usuarios de seguridad son nombres de acceso que se le asignan a los usuarios del sistema con su respectiva contrase a Luego estos se deben relacionar con los grupos antes mencionados para asignarles sus accesos respectivos Objetos primarios el sistema de seguridad fue dise ado para controlar diferentes tipos de objetos en visual Basic para este caso en especial solo se defini un objeto primario llamado frmPrincipal el cual es el formulario base del sistema Cuando se creen los grupos necesariamente todos deben ser relacionados con este objeto a trav s de la opci n relaci n grupos objetos primarios Objetos secundarios son los objetos que hacen parte del objeto primario en este caso en particular son las diferentes opciones del men Cuando se desea dar accesos a un grupo especifico se deben relacionar estos objetos con un determinado gr
20. macenamiento en este campo se selecciona de la lista desplegable a la derecha el tiempo de almacenamiento por defecto tiene los siguientes 6 meses 1 a o 5 a os siempre en caso de tener periodo de almacenamiento diferente escribirlo en el campo de la lista desplegable y este se actualiza en la casilla respectiva Quien recolecta en este campo se selecciona de una lista el usuario o responsable de recolectar los registros o formatos Acceso consulta en este campo se introduce quien tiene acceso consulta a cada registro Clasificaci n en este campo se introduce la clasificaci n de cada registro en formato alfanum rico Conservaci n en este campo se introduce la conservaci n de cada registro en formato alfanum rico Ubicaci n en este campo se introduce la ubicaci n de cada registro en formato alfanum rico Archivo en este campo se almacena la ubicaci n del archivo en el disco duro se da click en el bot n buscar y este permite una ventana de b squeda y cuando se encuentre el archivo se debe dar doble clik sobre l para almacenar su ubicaci n Formulario Documentos Externos Documentos Externos xi Archivo m Instrucciones Introduzca los documentos externos que se utilizan en en el sistema de Calidad Para buscar un documento externo seleccionarlo de la py casilla derecha y luego de click aqui C digo Proceso v C digo Documento D ato fo1 04 0006 03 asignar cons
21. mente el nuevo c digo del est ndar a actualizar y se da clic en el bot n que dice actualizar nuevo c digo si se requiere cambiar el nombre del est ndar se llena la casilla y se le da actualizar nuevo nombre si se va a cambiar el proceso de nivel 1 se selecciona de la lista por cual nuevo proceso se va a cambiar y se le da clic en actualizar el proceso de nivel 1 y si se va a cambiar el proceso de nivel dos se da clic en el bot n de cambiar proceso de nivel 2 Formulario Relaci n Est ndares Vigentes por proceso Este formulario sirve para realizar la selecci n del proceso de nivel 1 para generar el informe de est ndares vigentes en el proceso de nivel 1 Formulario Relaci n Registros Gerencia Proceso Maestro Relaci n Registros Gerencia Proceso O x Este formulario sirve para realizar un informe del estado de registros vigentes por proceso de nivel 1 Formulario Relaci n Est ndares Copias Usuarios Relaci n Est ndares Copias Usuarios Este formulario sirve para realizar un informe de la relaci n que Est ndares con copia f sica que tiene un usuario en el sistema de calidad Formulario Relaci n Est ndares con copia f sica seg n proceso de niveli Relaci n Est ndares Copias Proceso Este formulario sirve para realizar un informe de los Est ndares con copia f sica seg n le proceso de nivel 1 Formulario Relaci n Est ndares con copia f sica seg n proceso de niveli Este formulario s
22. n los siguientes Grupo seleccionar de una lista desplegable el grupo deseado el cual debe haber sido creado con anterioridad Usuario seleccionar de una lista desplegable el usuario deseado el cual debe haber sido creado con anterioridad Formulario Relaci n Grupos Objetos Primarios Relaci n Grupos Objetos Primarios Instrucciones Relacione los grupos a los objetos primarios que tiene acceso Herramienta de Selecci n Grupo le Y Objeto Primario 2 y Agregar M 4 Record 1 Este formulario sirve para relacionar los grupos con los objetos primarios los campos son los siguientes Grupo seleccionar de una lista desplegable el grupo deseado el cual debe haber sido creado con anterioridad Objeto primario seleccionar de una lista desplegable el Objeto primario deseado el cual debe haber sido creado con anterioridad Por defecto solo existe uno frmprincipal Formulario Relaci n grupos Objetos Secundarios Relaci n Grupos Objetos Secundarios X m Instrucciones Relacione los grupos a los objetos secundarios que tiene acceso Herramienta de Selecci n Grupo le v Obi Secundario 44 y Agregar KIKI Record 1 Este formulario sirve para relacionar los grupos con los objetos secundarios los campos son los siguientes Grupo seleccionar de una lista desplegable el grupo deseado el cual debe haber sido creado con anterioridad Objeto s
23. roceso de nivel 1 y contiene los siguientes campos C digo Est ndar Nombre Ubicaci n c digo proceso nombre proceso Informe Relaci n Otros Documentos Externos Copias este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene l titulo de Relaci n Otros documentos Externos Copias funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo l si tiene copia f sica Si No y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los otros documentos Externos con copia f sica por proceso y contiene los siguientes campos Proceso Nombre Documento Externo Ubicaci n Copia F sica Informe Relaci n Documentos a Conocer por Cargo este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Documentos Cargo funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo el cargo y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los documentos que debe conocer por cargo en la compa a y contiene los siguientes campos Proceso Nombre C digo Est ndar Nombre Copia F sica Cargo Informe Relaci n Documentos por Estado este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Documentos Estado funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo el estado y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los documentos seg n el e
24. se les asigna seg n sea su grado de comprometimiento con el sistema de calidad los accesos al manejo de software entre ellos est n los siguientes e Usuarios Operativos Son usuarios operativos el personal del departamento de Calidad que ingresa los datos al sistema administra y controla la documentaci n e Usuarios finales Son los usuarios de normas registros y documentos en general inherentes al Sistema de Calidad e Usuarios Administradores Son los usuarios encargados de administrar el proceso de calidad y estos son los responsables de asignar a los anteriores el grado de acceso al paquete Requerimientos del sistema Para poder utilizar CONTROL ISO es necesario cumplir con las siguientes especificaciones t cnicas Computadora 80486 o superior con Monitor VGA o superior 100 Mhz o m s de velocidad del procesador 128 Megas de memoria RAM o m s 60 Megas libres de espacio en disco duro Impresora de cualquier tipo que tenga drivers para Windows 95 NT o superior Configuraci n de pantalla 800x600 p xeles como m nimo para una mejor visualizaci n del programa Definiciones relacionadas con seguridad La seguridad en cualquier programa esta basada en el nivel de acceso que pueden tener los usuarios de esta forma se puede limitar opciones del sistema seg n el grado de responsabilidad para el manejo del software Se ha dise ado por tanto un completo sistema de control de las opciones en los men s permitiendo que e
25. stado en la compa a y contiene los siguientes campos proceso Nombre C digo Est ndar Nombre Edici n Estado Informe Relaci n Registros por Estado este informe se encuentra en el formulario principal bajo el men Informes y tiene el titulo de Relaci n Registros Estado funciona primero seleccionando desde el formulario respectivo el estado y se da click en informe este sirve para identificar las relaciones de los Registros seg n el estado en la compa a y contiene los siguientes campos Proceso c digo y nombre de registro frecuencia Ubicaci n disposici n Clasificaci n conservaci n recolecci n indizaci n almacenamiento y acceso Nota general Todos los informes se pueden exportar o enviar por correo electr nico en los formatos de txt Rich text o Excel aparte de esto todos son imprimibles INTECH LTDA NIT 811 036 320 1 Misi n Somos una empresa de ingenier a dedicada a asesor is interventor as en proyectos de ingenier a en el rea electromec nica Tambi n alcanzamos a desarrollar aplicaciones de software enfocados a las PYMES Visi n en el rea de inform tica Lograr que la peque a y mediana empresa en Colombia tengan acceso a herramientas que permitan gestionar un proceso de normalizaci n basados en las Normas ISO y gesti n del mejoramiento Cont ctenos Tel fonos 57 3162254770 Medell n Antioquia Colombia Direcci n Calle 62 No 46 55 Email infoW intechltda com
26. upo Men s Archivo Este men se utiliza para salir de un formulario o salir de la aplicaci n y en el formulario Relaci n Grupos Objetos Secundarios se utiliza tambi n para imprimir el informe maestro de estos formularios Seguridad Este men pertenece regularmente al rea de usuarios administradores del sistema el cual despliega tambi n los siguientes men s Administradores Creaci n de grupos Creaci n de usuarios seguridad Autorizaciones que a su vez despliega los siguientes men s Relaci n usuarios Grupos Relaci n Grupos Objetos primarios y Relaci n Grupos Objetos secundarios Gesti n de Calidad bajo este se encuentra desplegado los siguientes men s Control de documentaci n Fusiones y Cambios Control documentaci n Este men pertenece a los usuarios Operativos y usuarios finales en algunos casos Despliega las siguientes opciones de men Usuarios Que invoca el formulario Usuarios ver formularios Procesos Que invoca el formulario procesos de gerencia UGB ver formularios Clases de Est ndares Que invoca el formulario Clases de Est ndares ver formularios Documentaci n Que despliega las siguientes opciones de men Est ndares Que invoca el formulario Est ndares ver formularios Registros Que invoca el formulario Registros ver formularios Otros documentos internos ver formularios Documentos externos Que invoca el formulario Documentos externos ver formul
27. www intechltida com
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