Informe Sistema de Control Interno Septiembre a Diciembre de 2012
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1. Atenci n al ciudadano la administraci n debe estructurar una dependencia que maneje lo correspondiente a Peticiones Sugerencias y Reclamos en cumplimiento del art culo 76 de la Ley 1474 de 2011 La entidad elaboro y est pendiente de socializaci n el Manual de Usuario de conformidad con la Ley 1474 de 2011 Con respecto a la actualizaci n de las Tablas de Retenci n Documental se llevo a cabo un diagn stico en cada una de las Secretarias con respecto a la producci n de documentos con el prop sito de actualizar la codificaci n y las series a cada proceso dentro del marco de la Ley 594 del 2000 art culo 24 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACI N AVANCES Se cuenta con herramientas de autoevaluaci n para el conocimiento del Sistema Integrado de Gesti n encuestas procesos procedimientos manuales c digos y matrices de controles entre otros productos de mejora de lenguaje institucional Herramientas que son publicadas en las redes internas de la entidad y en la Internet para conocimiento de los clientes internos y externos La Oficina de Control Interno de Gesti n en cumplimiento de su rol evaluador de seguimiento acompa amiento y asesor a administraci n del riesgo fomento de la cultura del control en su relaci n con los entes externos de control ejecut de acuerdo al Plan T ctico propuesto para la vigencia de 2012 actividades de seguimiento a los Planes de mejoramiento Institucional suscritos con el Ente de Con2. GOBERNACI N DEL OUIND O INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 EVALUACI N DE SEPTIEMBRE A DICIEMBRE DE 2012 DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GOBERNACION DEL GUINDIO ENERO DE 2013 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRAT GICO AVANCES La gesti n de la planeaci n de las diferentes Secretar as y Oficinas de la Gobernaci n del Quind o se fundamenta en la ejecuci n de los Planes y Programas establecidos en el Plan de Desarrollo Departamental incluidos dentro del Plan Indicativo Plan Operativo Anual de Inversiones y el Plan de Acci n los cuales est n sujetos a un seguimiento cuatrimestral por parte de la Secretar a de Planeaci n Departamental con el fin de evaluar el cumplimiento de las metas establecidas esta informaci n es reportada por cada una de las Secretar as dando cumplimiento al fundamento del Autocontrol Se realiz seguimiento y actualizaci n a la caracterizaci n por procesos de cada una de las Secretarias que hacen parte de la Estructura Administrativa de la Gobernaci n del Quind o permitiendo dar cumplimiento al componente de Direccionamiento Estrat gico Se actualiz el Modelo de Operaci n por Procesos de la Administraci n Central de acuerdo a la nueva estructura administrativa en cumplimiento del Plan de Desarrollo Un Gobierno Firme por un Quind o m s Humano 2012 2015 En desarrollo de la Pol tica de Administraci n de Riesgo establecida por la Gob
3. a certificaci n se espera sea solicitada a finales del a o 2013 los grandes cambios de los dos ltimos procesos de modernizaci n administrativa conllevaron a ajustes y mantenimientos importantes los cuales deben ser implementados en un plazo no inferior a un a o teniendo en cuenta que involucra a todos los servidores p blicos y particulares que cumplen funciones p blicas en la Administraci n Central Departamental SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTI N A trav s de la Coordinaci n del Sistema Integrado de Gesti n Administrativa SIGA se adelant durante el segundo semestre del a o 2012 el ajuste del Modelo de Operaci n se establecieron y reorientaron los procedimientos adscritos a Cada Secretaria de acuerdo a la caracterizaci n de procesos cumpliendo con la exigencia del Plan de Desarrollo y la reciente modernizaci n administrativa En la plataforma de Intranet institucional se vienen publicando por parte de la Coordinaci n del SIGA los Procedimientos las caracterizaciones los mapas de riesgos el normograma servicio no conforme y registros para cada Secretaria despu s de cumplir con todo el proceso de actualizaci n Igualmente se encuentra publicada informaci n relacionada con el Contexto Estrat gico el Manual de Calidad y de Operaci n Procedimientos obligatorios matrices de controles documentos internos entre otra documentaci n del Sistema Integrado de Gesti n Administrativa SIGA documentaci n que se actual
4. ernaci n en el C digo de Buen Gobierno se realiz el seguimiento y actualizaci n de los Mapas de Riesgo por Proceso de cada una de las Secretarias que hacen parte de la nueva Estructura Administrativa de la administraci n central de la Gobernaci n del Quind o este proceso se llevo a cabo durante los meses de Noviembre y Diciembre de 2012 por parte de la Oficina de Desarrollo Organizacional de la Secretaria de Planeaci n con el acompa amiento de la Oficina de Control Interno de Gesti n y la participaci n de cada Secretaria basado en la metodolog a de administraci n del riesgo adoptada por la entidad los mapas de riesgos por proceso son publicados en Intranet donde pueden ser consultados y monitoreados por los servidores p blicos DIFICULTADES Dentro de la Pol tica de Talento Humano contin a la ausencia de un Plan de Capacitaciones para dar cumplimiento a las actividades del proceso de desarrollo del talento humano principalmente en los temas de Salud ocupacional y Bienestar social La aplicaci n de los Procedimientos de Inducci n y Re inducci n estuvieron enfocados en la difusi n del Organigrama actual el Manual de funciones y personal a cargo de la Gobernaci n del Quind o producto del proceso de modernizaci n administrativa sin embargo estos procedimiento deben ampliarse con el fin de cumplir con todas las actividades asignadas a la Secretaria Administrativa Con respecto al Sistema de Gesti n de la Calidad l
5. iza en la medida que se gestionan los cambios a trav s de la Coordinaci n del sistema los cuales ser n tambi n revaluados y ajustados La Gobernaci n del Quind o cuenta con un sistema de informaci n donde se publica informaci n de car cter administrativo y financiera Sistema de Informaci n Geogr fico SIG Sisben Sistema General de Participaciones SGP Plan Departamental de Aguas PDA OCAD Consulta de las Providencias Judiciales entre otros Dentro de la comunicaci n informativa y medios de comunicaci n se cuenta con el portal Web e Intranet donde se publica informaci n corporativa e institucional entre la que se encuentran documentos p blicos tales como Plan de Desarrollo 2012 2015 Contrataci n informaci n de las dependencias boletines institucionales diarios etc Complementariamente se dispone de otro tipo de contenidos en el portal Web de tr mites y antitr mites en el marco de la estrategia de Gobierno en L nea tales como el Impuesto Vehicular y el Impuesto al Registro y al Consumo Los procesos de comunicaci n en el ejercicio de la Administraci n Departamental son generados por la Direcci n de la Tecnolog a de la Informaci n y Comunicaci n TIC adscrita a la Secretar a Administrativa quien es el encargado de la actualizaci n y mantenimiento del Portal WEB de la Gobernaci n apoyado por la Direcci n de Comunicaciones adscrito al Despacho de la Se ora Gobernadora En lo que corresponde a
6. trol departamental seguimiento y evaluaci n a los mapas de riesgo elaboraci n y presentaci n de informes trimestrales sobre austeridad en el gasto p blico y la realizaci n de auditor as internas programadas Se presento discuti y aprob en el Comit Coordinador der Control Interno y el Comit de Calidad la actualizaci n del Decreto mediante el cual se definen los roles del Sistema Integrado de la Gesti n Administrativa SIGA para la administraci n central del departamento y se asignan funciones y responsabilidades Igualmente se aprob el proyecto de Actualizaci n del C digo de Etica y C digo de Buen Gobierno DIFICULTADES Debido a la modernizaci n administrativa llevada a cabo es necesario gue la Secretar a Administrativa lleve a cabo el Plan de Capacitaci n contin e con el proceso de inducci n y re inducci n a los nuevos funcionarios y la actualizaci n de la documentaci n del Sistema de Gesti n y la actualizaci n de los documentos en Intranet GLORIA INES MARIN BETANCOURT Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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