Manual Completo PDF - OttO basic software de gestión online en la
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1. 1 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Cliente Roberto Fern ndez Contactos si necesitas poner una persona de contacto de nuestro cliente cliente potencial proveedor y tercero lo haces en este apartado Con el bot n Nuevo se abre una ficha de Contacto vac a Rellenas los datos y aceptas para poder enlazarlo con nuestro cliente Google Docs i Trabajadores Contactos Datos Bancarios Wencimientos Tel fono 1 M vil SELECCIONAR CONTACTO Nombre N I F IC L F Tel fono 1 M vil Fax Correo Electr nico Tipo Contacto o lal AM o el I el gt No hay datos M s opciones e Direcciones para a adir m s direcciones adem s de la principal que a ades en datos generales e Datos Bancarios los n meros de cuenta e Vencimientos podr s anotar los vencimientos de plazos que tengas con tus clientes Sab as que con el bot n puedes 1 Enviar un correo se queda guardado en el historial de la base de datos 2 Ir a Documentaci n 3 Ira Google Drive Buscar datos e Localiza el Buscador en las diferentes pantallas Podr s buscar por cualquier criterio e Al seleccionar un cliente cliente potencial expediente proveedor o tercero puedes editar su ficha para entrar o enviar un nuevo correo CLIENTES Q 6 16 05 2012 Todos los datos CESAR GONZALEZ ANIDO SPETT 1 16 05 2012 Nomin FERNANDO CASTRO ROBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ N LFJCLF 4 16 05 2012 ES SB GBSA Tel fono 1 IRIA L PEZ L2. gt RE PETICI N DE PRESUPUESTO De Alba Pulleiro Su rez salbapulleiromnprogram esx Para salbapulleiro d gmail com gt Reglas Correo e Rellena los datos Las cuentas de correo m s utilizadas se configuran autom ticamente Yahoo Hotmail Gmail Mundo r Terra Ono Wanadoo Orange y Telef nica Servidor de correo entrante POP3 pop gmail com Puerto bs V SSL Servidor de correo Saliente SMTP smtp gmail com Puerto 587 M SSL EDITAR CUENTA e los mensajes en el servidor w s de 5 d as s Configuraci n Autom tica Nombre usuario Alba Pulleiro Direcci n de correo Jalbapulleiro2gmail com Alba Pulleiro Contrasena josssoses albapulleiro2gmail com e correo entrante Siguiente gt frados APOP e correo saliente Usuario albapulleiro2gmail com Contrase a oooccoos ia NOTA si tu cuenta de correo no es de ninguno de los servidores que figura arriba deber s conseguir los datos y rellenar los diferentes apartados para el correcto funcionamiento El servidor de correo entrante y saliente los puertos si lleva cifrado SSL el usuario y la contrase a Utilizar el gestor e Observa que tendr s dos bandejas de entrada la normal y la de correos adjuntos al historial E Bandeja de correo Bandeja de entrada 11 Bandeja de salida Borradores Elementos enviados Elementos eliminados 1 El Correos adjuntos a historial Bandeja de entrada Elementos enviados Borradores
3. Puedes escoger entre crear una Nueva Actuaci n en historial y tambi n decidir si quieres que esta salga como realizada y en Agenda o asociar a una actuaci n que ya hay en el Historial del cliente que has seleccionado SELECCIONAR CLIENTE Fecha de Alta Nombre N LFJC LF eS M vil 1 Fax Correo Electr nico O he a E VE E Crear Nueva Actuaci n V Realizada Agenda C asociar a actuaci n existente Oo El correo pasar de la bandeja de entrada normal a la de adjuntos al historial para poder controlar los correos que ya has gestionado de los que no e E Bandeja de correo El RE PETICI N DE PRESUPUESTO Bandeja de entrada 10 De Alba Pulleiro Su rez salbapulleirod mnprogram esr Bandeja de salida P gina 1 de 1 1 elementos 1 Borradores Elementos enviados Elementos eliminados 1 E Correos adjuntos a historial Las dem s opciones del correo funcionan como todos los gestores de correo Puedes enviar un correo eliminarlo crear carpetas Nuevo Mensaje Enviar y Recibir finalizado Eliminar Mover a M s Acciones Asociar a Configuraci n M s opciones e Seguimiento puedes poner banderas de colores a tus correos para tenerlos bien organizados Bot n derecho o M s Acciones VISITA CLIENTE P 13 240 De Alba Pulleiro Su rez salbapulleiro mnprogram esx DE Bienvenido a Samsung Apps 04 05 201 De Samsung Apps lt ApplicationStore samsung com gt Para N A lt albap
4. A es B r l a a r a F f Li i L i i i IFA i ha S i N i I a A a 5 A F Manual de Usuario NDICE MAA Configuraciones Iniciales Bases de datos Historial Agenda Correo CONFIGURACIONES INICIALES Usuarios Correo y Google drive 1 Usuarios Al registrarte en Otto ya se genera tu Usuario y Contrase a con permisos de Administrador Solo el Administrador puede crear nuevos Usuarios Crea todos los Usuarios que necesites Solo podr s disponer de 3 activos que son los que podr n trabajar La versi n Premium permite activar m s de 3 usuarios La Cuenta de Usuario y Contrase a son los datos para acceder Despu s crear los Usuarios Configuraci n gt Usuarios asigna la contrase a El Nombre de Usuario Trabajador es el nombre que se utiliza para asignar trabajos Configurar su Cuenta de Correo Configurar su Agenda propia 2 Correo Dos opciones En el gestor de Correo selecciona en Configuraci n Cuentas de correo En Inicio dentro de Configuraci n selecciona Correo el usuario y Configurar Rellena los datos Las cuentas de correo de los servidores m s habituales se configuran autom ticamente Yahoo Hotmail Gmail Mundo r Terra Ono Wanadoo Orange y Telef nica NOTA si tu cuenta de correo no es de ninguno de los servidores que figura arriba deber s conseguir los datos y rellenar los diferentes apartados para el correcto funcionamiento Nuevo Mensaje
5. Elementos eliminados e Siun cliente te env a un correo autom ticamente este correo ya estar en su Historial sin hacer ninguna gesti n De este modo ir a la bandeja de adjuntos al historial e Por el contrario s entra en la bandeja normal lo puedes asociar a la ficha que te interese e Asociar un correo seleccionas el correo bot n derecho del rat n y escoges la base de datos a la cual quieres seleccionar NOTA si est s trabajando con Smartphone o Tablet tendr s en el Men Principal una opci n que es Asociar VISITA CLIENTE De Alba Pulleiro Su rez lt albapulleirof2mnprogram es gt Bienvenido a Samsung Apps De Samsung Apps lt ApplicationStoreMsamsung com gt Para N A lt albapulleiro gmail com gt Recordatorio Sin asunto el dom 18 de mar 10 30 11 30 albapulleiroQOgmail com De Google Calendar scalendar notification google com lt Fhdf De ALBA PULLEIRO lt albapulleiro2gmail com gt 3 1 de 1 4 elementos 1 Marca roja Marca azul gt Marca amarilla Marca verde Marca naranja Marca violeta Marcar como completado Borrar marca P 13 24 0 04 05 201 Responder Responder a Todos Reenviar Seleccionar Mensajes Mostrados Marcar como le do Marcar como no le do Marcar todos como le dos Eliminar Mover a Asociar a IRIS UE Seguimiento e A continuaci n se cargar el listado buscas y aceptas
6. Enviar y Recibir Eliminar Mover a M s Acciones Asociara 3 Google Drive y Google Docs Documentaci n Google Drive es una plataforma de Google donde tienes opci n a almacenar documentos modificarlos crearlos Para trabajar online se accede a su editor Google Docs Esta opci n est incorporada en el programa Para poder trabajar online a trav s de Google Docs debes habilitar una cuenta Google Gmail con la opci n Google Drive activada Desde Inicio Configuraci n Documentaci n asigna la cuenta de Google Drive Recomendaci n crea una cuenta exclusiva para trabajar con la documentaci n de tu empresa Tienes dos opciones 1 Trabajar con Google Drive y editar los documentos online con Google Docs documentos hojas de C lculo o importar un archivo Estos archivos se guardan en Google Drive 2 Documentaci n importar el archivo y visualizarlo Para modificarlo debes descargarlo y volver a importarlo Estos archivos se guardan en nuestros servidores Nota si quieres modificar la documentaci n online puedes habilitar la Edici n en Google Docs desde Inicio gt Configuraci n gt Documentaci n selecciona Habilitar la Edici n de Documentos en Google Docs BASES DE DATOS potenciales terceros clientes proveedores Clientes clientes potenciales expedientes proveedores y terceros Introducir Datos Dentro de la base de datos con la quieras trabajar seleccionas nuevo y vas cubri
7. PEZ Fernandez Rodriguez 23 Tel fono 2 16 05 2012 3 16 0 dits PE C par 2 16 05 2012 ALEJANDRA SANTOS CARRERA Tel fono 3 M vil 1 Fax 1 16 05 2012 Epa ROBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ E N mero P gina 1 de 1 6 elementos 1 Direcci n EN Poblaci n Nuevo Eliminar C digo Postal Provincia Nacionalidad Estado Sab as que en el bot n puedes Una b squeda avanzada para filtrar por varios criterios a la vez Exportar datos a diferentes formatos Ordenar por fecha de alta nombre o n mero Decidir el sentido de ordenaci n ewa HISTORIAL Registros nuevos Registra las gestiones bot n Nueva Rellenas la ventana descripci n las fechas el aviso y click en Guardar Autom ticamente ya la tienes en la Agenda seg n la Fecha de Actuaci n ESA oa E NUEVA ACTUACION Fecha Alta Fecha Actuaci n Actuaci n E t Cliente ROBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ o o Guardar o ACTUACI N Salir us No hay datos Descripci n SOLICIT AR DOCUMENTACI N AL CLIENTE Fecha Alta y J P gina 1 de 0 0 elementos Predefinid Fecha 18 95 2012 SSL LL Actuaci n Tipo Plazo Actuaci n v Tl Usuario DESPACHO Nueva Eliminar AVISO Fecha 17 05 2012 y Hora Aviso 08 00 00 Emergente J Trabajar con las actuaciones HISTORIAL DE ROBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ Fecha Alta Fecha Actuaci n Actuaci n Doc G Driv Links Not
8. a Mail Prd Rzdo Fecha Realizaci Tiempo vie El gt y El o 17 05 2012 17 05 2012 Correo recibido Software GESPACHO ABOGADOS 17 05 2012 00 00 00 e Editar para modificar Adjuntos para adjuntar documentaci n descargarla y modificarla e Google Drive edita online la documentaci n Accede a ella y crea documentaci n nueva e Correo podr s enviar un correo nuevo o ver una ya asociado Al enviar un correo autom ticamente queda guardado en historial Seg n vayas registrando el historial ir quedando as HISTORIAL DE ROBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ Fecha Alta Fecha Actuaci n Actuaci n Doc Links Nota Mail Prd Rzdo Fecha Realizaci n Tiempo Precio Usuario E v El Y Y vi Y Y ha 16 05 2012 16 05 2012 Correo enviado SOLICITUD DE DOCUMENTACI N 4 16 05 2012 00 00 00 1 16 05 2012 16 05 2012 Correo enviado ENV O PRESUPUESTO 4 16 05 2012 00 00 00 1 16 05 2012 16 05 2012 SOLCITAR DOCUMENTACI N AL CLIENTE Ww o 00 00 00 0 00 1 4 P gina 1 de 1 3 elementos 1 NENE Sab as que desde este bot n puedes Enviar actuaci n por correo Exportar los datos a diferentes tipos de ficheros Modificar las columnas del historial AGENDA Configuraci n e Escoge diferentes vistas en la Agenda en la parte superior selecciona la opci n que prefieras d a semana labora semana G HY 2 NTE D a Semana Laboral Semana Mes L nea de tiempo se lt
9. ar actuaciones tareas nuevas e Opci n 1 Tarea Rellenas los diferentes apartados asunto fecha emergente para poner avisos la agenda abrir una ventana emergente notas Se graba como una simple anotaci n A NUEVA TAREA Actuaci n Cliente asunto Actuaci n Expediente Tipo Tarea f Realizada Eliminar Color Ninguno Fecha Inicio 23 05 2012 Hora Inicio 09 00 00 Hora Fin 09 30 00 Emergente to Usuario DESPACHO x Ampliar Reducir e Opci n 2 seleccionas Actuaci n Cliente Expediente busca la ficha sobre la que quieres grabar esta gesti n aceptas y rellenas Consultar en el apartado de Historial SELECCIONAR CLIENTE Fecha de Alta Nombre e Tel fono 1 M vil 1 Turm Electr nico je El A a JUR DICA FERNANDEZ 16 05 2012 CESAR GONZALEZ ANIDO NUEVA ACTUACI N 16 05 2012 FERNANDO CASTRO 16 05 2012 IRIA L PEZ L PEZ i SANDRA GARC A 16 05 2012 OSCAR PEREZ ACTUACION 16 05 2012 ALEJANDRA SANTOS CARRERA E Fecha Alta 28 05 2012 y Predefinida Fecha 16 05 2012 ROBERTO RODRIGUEZ FERNANDEZ 45367 pa 28 05 2012 Tipo Plazo Actuaci n El Usuario DESPACHO AVISO Emergente CJ lo min Sab as que con el bot n puedes 1 Asociar una Tarea a un cliente para convertirla en Actuaci n 2 Imprimir agenda 3 Sincronizar con Go
10. correo electr nica determinada se vaya a una carpeta que tienes creada Opciones solicita Confirmaci n de Entrega Lectura configura el correo para que env e y reciba autom ticamente predefine los textos de la descripci n de las actuaciones cuando asocias correos a los Historiales o los env as desde los mismos y muchas m s opciones Opciones propias de su operador Enviar y recibir mensaje I Abrir la ventana de env o recepci n al iniciar M Enviar y recibir autom ticamente cada 1 minutos M Iniciar el proceso de env o del mensaje al pulsar el bot n Enviar Solicitar confirmaciones de lectura I Solicitar confirmaci n de lectura para los mensajes enviados Env o de confirmaciones de lectura La Configuraci n C Nunca enviar confirmaciones de lectura Preguntar antes de enviar confirmaciones de lectura Enviar siempre confirmaciones de lectura Cuentas de correo electr nico Opciones compartidas por todos los operadores Firmas 0 defecto en la creaci n de actuaciones al asocial M Marcar la actuaci n como Realizada reglas Ce i I Hacer que la actuaci n aparezca en la Agenda Reglas Correo Opciones Prefijo de la actuaci n Correo recibido Tipo de la actuaci n Correo recibido
11. endo los apartados que necesites a O P gina 1 de 0 0 elementos Nuevo Eliminar Kol Salir Pesta as e General rellenar s datos nombre NIF direcci n c digos postal tel fonos e Notas podr s anotar cualquier aclaraci n sobre la ficha e Documentaci n importa los archivos y desc rgalos para poder modificarlos estos archivos se guardan e Google Drive para poder trabajar con la documentaci n es necesario que tengas una cuenta de correo Google Gmail Es recomendable crear una cuenta exclusiva para trabajar con la documentaci n de la empresa en Googie Drive nte Fecha T tulo Tipo Documento B 16 05 2012 PRESUPUESTO Documento de Texto E gt Opciones 1 Crear un nuevo documento de texto 2 Crear una nueva hoja de c lculo 3 Importar un fichero existente NUEVO DOCUMENTO El documento se guardar en la cuenta albapulleiro W4gmail com Cambiar T tulo Tipo Nuevo Documento de Texto Nuevo Documento de Texto Nueva Hoja de C lculo Importar fichero existente Por ejemplo si escogemos Nuevo Documento de Texto se abre Google Docs todo lo que grabes en este documento se guarda autom ticamente dentro de esta aplicaci n Desde siempre tendr s un enlace directo con los documentos alojados en Google Drive PRESUPUESTO Archivo Editar Ver Insertar Formato Herramientas Tabla Ayuda A ra O Texto normal Arial 14 BZ U A HN co III 4 9
12. mayo de 2012 LMM J V DESPACHO 3 30 1 2 3 4 mi rcoles 16 de mayo TE a 10 us El 1 Eliminar 2 22 23 A 28 22 YM 31 Editar Ira Ficha E A 10 59 10 59 SOLCITAR DOCUMENTACI N AL CLIENTE LM M J BE GG i Ir a Historial N Q a e Desde el bot n 12n u 18 19 20 21 25 26 27 28 tienes el apartado Configurar Agenda Selecciona 11 18 25 junio de 2012 v 1 8 15 22 29 semana Laboral Semana Mes Linea de tiempo los tipos de actuaciones que quieres visualizar configura el doble click las horas a visualizar lu Actuaciones k Wencimientos e Avisos he Se alamientos he Notas Opciones Horas de oficina Inicio de jornada Fin de jornada T Mostrar horas fuera de jornada Otras opciones Intervalo minutos 30 minutos Alta Doble Click Cita Llama Aceptar Cancelar Utilizar la agenda e Enel Calendario parte superior derecha se marca en negrita los d as donde tienes gestiones e Las Actuaciones del Historial ya est n en la Agenda seleccionando la Actuaci n ver s la informaci n del cliente cliente potencial expediente proveedor o tercero e Puedes editarla eliminarla ir a la ficha para consultar los datos o a su Historial mi rcoles 16 de mayo 6 00 Eliminar Editar g 00 A 10 59 10 59 SOLCITAR DOCUMENTACI N AL CLIENTE Ira Ficha Q 00 Ir a Historial Cre
13. ogle Calendar Sincronizaci n con Google Calendar e Debes a adir tu cuenta Google y contrase a escoger la fecha desde la que quieres sincronizar y seleccionar el tipo de sincronizaci n e En caso de conflicto decide que prevalece e Alfinal saldr un mensaje de confirmaci n SINCRONIZAR CON GOOGLE CALENDAR Sincronizaci n de la agenda de MNprogram con Google Calendar Cuenta de Google Contrase a Calendario Calendario Principal Empresa ALBA PULLEIRO Cambiar Usuario DESPACHO Cambiar ltima sincronizaci n Elija una fecha desde la que sincronizar por primera vez 09 05 2012 y Sincronizar Sincronizar ambos calendarios hd En caso de conflicto Prevalece el evento de MNprogran F Mantener las agendas sincronizac En caso de conflicto Prevalece el evento de MNprogram Iniciar Salir Prevalece el evento de MNpri pogram Pavas el evento de Google Calendar No sincronizar el evento CORREO Configuraci n de la cuenta de correo electr nico e El primer paso es configurar tu cuenta debes entrar al programa con tu usuario y abrir el Correo Selecciona Configuraci n y cuentas de correo Tambi n el Administrador de los Usuarios puedes configurar las cuentas de correo desde Inicio gt Configuraci n gt Correo Asociar a Configuraci n Mover a M s Acciones Eliminar Nuevo Mensaje Enviar y Recibir finalizado Firmas
14. ulleiro gmail com gt Abrir Responder Recordatorio Sin asunto el dom 18 de mar 10 30 11 30 albapulleiro 2gmail com De Google Calendar lt calendar notification Mgoogle com gt Reenviar Responder Resp Todos Reenviar Responder a Todos Fhdf Marca roja Seleccionar Mensajes Mostrados De ALBA PULLEIRO lt albapulleiro 2gmail com gt Marca azul Marcar como le do 11 de 1 4 elementos 1 Marca amarilla Marcar como no leido Marca verde Marcar todos como leidos Marca naranja Eliminar Marca violeta Mover 3 Marcar como completado Asociar a Borrar marca Seguimiento e Incluir Firma Men Configuraci n y escoges firma seleccionas Nuevo Muevo Mensaje Enviar y Recibir finalizado Eliminar Mover a M s Acciones 5 Es Configuraci n Cuentas de correo electr nico VISITA CLIENTE di De Alba Pulleiro Su rez albapulleiroamnprogram es gt Para salbapulleiro i gmail come Responder Confeccionas tu firma y cuando env es un correo ya aparecer por defecto Recuerda marcar la opci n Insertar Autom ticamente Reglas Correo Opciones EDITAR FIRMA Nombre ALBA BE CDr xi El Ze Bio 10 Normal vl Nombre Fuente x Tama o Fu y MI Z A Alba Pulleiro Comandante Barja 8 981146300 A Coru a vv mnprogram net Reglas de Correo podr s asignar reglas de correo como por ejemplo que todos los correos que vengan de una direcci n de
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