MANUAL DE USUARIO - SIF CONTABILIDAD
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1. ANEL FUTIRO ERR IGANA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERO MODULO CONTABILIDAD CXP MANUAL DE USUARIO Divisi n de Sistemas Versi n 1 0 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA 2010 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 N ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS M OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 PRESENTACI N La Divisi n de Sistemas es una dependencia administrativa encargada de la implementaci n de sistemas de informaci n que est n acorde a solucionar los problemas de informaci n acad mica y administrativa soporte t cnico del software y hardware de la Universidad y fijaci n de pautas de desarrollo e implementaci n de nuevas tecnolog as Acorde con su misi n se ha elaborado esta herramienta con el fin de orientar las actividades diarias del usuario con relaci n al manejo de la informaci n en los sistemas de informaci n es una gu a que permite utilizar de forma acertada las opciones que le provee la aplicaci n constituy ndose en un documento de consulta e instrucci n ante cualquier dificultad que pueda surgir durante su operaci n Cc Pc EU V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DES Mad e L nea Gratui2. T m 96 zo 00e DU Tm 37 Mo ANEXOS rE 38 a EU V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S e p e L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 Ra www ufpso edu co ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA as RD P ug NIT 800 163 130 0 o NTT DSS 00 LISTA DE FIGURAS Figura T Conexion unidad dee asas cessa pita dade deidades De eia 8 Age so al modulo cada ERIS 9 FIQUEA O Siege 61 loteria RR 9 Figura 4 Barra de t tulos 10 Figura Bara de mes carencia desidia 10 Figura 6 Opci n del men principal ACCI N oocccccccccccccnccconnnonocnnonacnnonacnnnnncnonnnnnnnnnnononenoss 11 Figura 7 Opci n del men principal Editar ooccccocccccccccccncccnnnnnononnnnnnnnnnnnanonnnnonnncnnnacnnnas 12 Figura 8 Opci n del Men Principal Consulta eee 13 Figura 9 Opci n del Men Principal Bloque terreri Enn catan 14 Figura 10 Opci n del Men Principal Registro eee 15 Figura 11 Opci n del Men Principal Campo ccccoccccccccnccccnncnncnnonocononocnnonncnnonarnnnnnnnnnnnnncnnnenoss 16 Figura 12 LCA de tied iss MEE MEME 23 Figura 13 Ventana lista de opciones a ree narra nnn nnne nnns 24
3. d Vigencias expiradas Se refiere al tiempo posterior a la terminaci n del plazo legal de ejecuci n presupuestal Es un concepto correlativo al de vigencia presupuestal La vigencia en cuanto a la acusaci n y recepci n de ingresos lo mismo que la vigencia para la acusaci n de gastos expira al finalizar el a o fiscal La vigencia para la ejecuci n de cuentas por pagar y reservas presupuestales se prolonga por el a o fiscal siguiente a aquel por el cual se causan Al t rmino de este a o los saldos no pagados se cancelan como tale y conforman el concepto de vigencias expiradas e Cr dito Incremento de los gastos en el presupuesto Debe estar respaldado en un contracr dito de igual valor f Contracr dito Modificaci n del presupuesto de rentas por incremento estimado o efectivo de las mismas Debe acompa arse de un cr dito por el mismo valor Para la aprobaci n se debe contar con un certificado de disponibilidad presupuestal c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS M OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 g Adici n presupuestal Incremento en el total del presupuesto como consecuencia de la estimaci n de fuentes adicionales o nuevas ingresos Implica efectuar cr ditos adicionales para darle destino a tales ingresos
4. en la opci n correspondiente del men Acci n si no desea guardar los cambios seleccione la opci n Limpiar del men Acci n esto le quita el registro en pantalla 9 Eliminar Registros En el m dulo de Presupuesto del SIF se podr eliminar registros solo si tiene los permisos adecuados como usuario para hacerlo c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS M OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 Para eliminar un registro ubique el puntero del cursor sobre cualquier item del registro y utilizando el bot n eliminar Ex de la barra de herramientas podr hacerlo 9 Insertar Registros Esta funci n permite agregar registros en las Tablas del Sistema de Informaci n Financiera SIF Para Insertar registros se procede de la siguiente manera i i E s pd A En la barra de herramientas seleccionar el icono correspondiente a la inserci n E B Ingresar todos los datos requeridos en el Formulario Ventana activo ES Guardar los cambios haciendo clic en el icono correspondiente de la Barra de Herramientas o en la opci n correspondiente del men Cc d EU V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S s a L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 P Ra www ufpso edu co ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTAND
5. Pulsando este Bot n se sale del Modo de Consulta y se vuelve al estado Normal ESC V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co c ISO 9001 E ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A COR RD NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 ICONO NOMBRE PROPOSITO TECLA RELACIONADA 4 Bloque Permite desplazarse al primer registro anterior de un bloque o conjunto de registros mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta 4 Hegistro Permite desplazarse al registro anterior anterior de cada uno de los mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta Registro Permite desplazarse al siguiente SHIFT RE PAG siguiente registro de cada uno de los mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta gt Bloque Permite desplazarse al primer registro SHIFT AV PAG siguiente de un bloque o conjunto de registros mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta E Agregar Esta funci n permite agregar registros registro en las Tablas del Sistema de Informaci n Financiera E Eliminar Esta funci n permite borrar registros Hegistro en las Tablas del Sistema de Informaci n Financiera SIF V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S www ufpso edu co L nea Gratuit
6. h Apropiaciones Partidas que aparecen en el presupuesto de gastos y se alan los topes m ximos de gasto para ser ejecutados o comprometidos durante la vigencia anual correspondiente i Traslado presupuestal Modificaci n interna al presupuesto que consiste en reducir o eliminar uno o m s gastos contracr dito para incrementar otro y otros contracr ditos en el mismo valor Los traslados no pueden implicar modificaciones el monto total del presupuesto Cc PS EU V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DES Mad E tod L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 d Ra www ufpso edu co ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 VI ANEXOS TABLA DE CODIGOS MANEJO DEL SISTEMA REQ REQUISICIONES CXC CUENTA POR COBRAR OCO ORDEN DE COMPRA OOB ORDEN DE OBRA OSU ORDEN DE SUMINISTRO OGE ORDEN GENERAL CXP CUENTA POR PAGAR CEO CONTRATO DE EJECUCION DE OBRAS CPS CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS CCB CONTRATO COMPRA DE BIENES OPS ORDEN DE PRESTACION DE SERVICIOS CMP COMPROBANTE DE PAGO VIA PAGO DE VIATICOS PNO PAGO NOMINA NDB NOTA DEBITO CDP CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD DE PRESUPUESTO LEY LEY RSP RESOLUCION DE PAGO CCR CONTRACREDITOS CRE CREDITOS ADI ADICIONES API APROPIACION INICIAL GIR GIRO COM COMPROMISO SCD SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD OBL OBLIGACION ING COMPROBANTE DE INGRESO A CAJA DCT DECRETO RES RESOLUCION ACR ACUERDO AUT AUTORIZACION CON C
7. leoneldalpresupuesto Usuario f PROCESOSIWURANYR Figura 1 Conexi n unidad de red Luego el usuario se conecta directamente al modulo principal con su nombre de usuario contrase a y la base de datos tambi n asignadas por el administrador del sistemas Si el usuario ingresa por primera vez el sistema pedir cambiar la clave de ingreso pues la que se asigna inicialmente es general figura 2 Conexion Usuario Clave Base de datos Conectar Cancelar Figura 2 Ingreso al modulo principal Despu s del inicio de sesi n en el sistema aparecen las funciones principales que se realizan en el m dulo como es cuentas por pagar contabilidad presupuesto facturas figura 3 Y PIN G 4 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DE S lins y Net a L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 Var A Ras www ufpso edu co s A o gt Icontec sos LS ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A NEL FUTURO EINS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 dos Factura o Recibo Almacen Fuente w 9 Fecha jon Prefijo Concerto Rate Edo fio nori TT Gem Nit Mum Fact o a IITTT cof Cuentas Por Pagar Cuentas x Pagar Contabilidad Presupuesto Facturas Cuentas Por Pagar Ord Sew TII Porconceptade A LL 7l Naa D2121 WFURANY ROCHEL MALDONADO Sin Resolucion
8. Figura A CUECAS POL DAS ii qiiod nO omine odia dee 30 Figura 15 Contabilidad ereta rere arena narrar nnne nennen nnn nnn nan 31 PIgura o AAA car EID PELU UN cia PU 0 OOOO riesgo 32 OUTLET 33 wa MR Re Www ufpso edu co ET ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS M OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 INTRODUCCION El manual incluye el modulo de Contabilidad CXP en el cual se cubren las actividades de SIF el modulo pertenece al sistema de informaci n financiero SIF de la Universidad Francisco de Paula Santander Oca a la informaci n contenida permite que el usuario hacer cuentas por pagar o anticipos realizando un movimiento contable y comenzando el movimiento presupuestal de la obligaci n En el manual se encontrar n varias secciones que inician desde el ingreso al sistema al sistema hasta la forma de navegaci n manipulaci n de reporte y formularios Cc P DES pm V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 Ra www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 l REQUISITOS Con el fin de garantizar el ptimo funcionamiento de la aplicaci n es necesario contar con la disponibilidad de los siguientes requerimientos m nimos preliminares T CN
9. No 3 se visualiza lista de valores indica que hay una lista de valores con los cuales se pueden visualizar en la Ventana de Opciones V ase Figura 13 la cual se activa pulsando la tecla F9 Criterios de busqueda Barra de desplazamiento vertical garra de desplazamiento horizontal Cancelar Barra de botones Figura 13 Ventana lista de opciones Criterios de Selecci n En caso de existir muchas opciones en la lista se puede colocar un filtro para que s lo sean mostradas las opciones que cumplen con cierta y determinada condici n es en ste cuadro donde se coloca el filtro o condici n para mostrar s lo los que la cumplan y no todos Para colocar criterios de selecci n se puede remitir al siguiente apartado de C mo buscar un registro s lo utilizando el comod n 96 despu s de colocarlo puede oprimir Aceptar o el bot n Buscar Barra de Desplazamiento Vertical Lista de Opciones c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS z OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 Barra de Desplazamiento Horizontal Barra de Botones Buscar Hace efectivo el criterio de selecci n que se coloc en el cuadro Criterios de Selecci n Aceptar Hace efectiva la selecci n Equivale a hacer doble clic sobre la opci n escogida Cancel
10. Usuario OR ARA V Orden Total Sin Mov Contable Generar Rewerzar Limpiar ANULAR CAP COMPROBANTE RESOLUCION Reportes Reteruente Ordenes version 1 0 26052006 Figura 3 Modulo principal Ill FUNCIONES B SICAS Formularios Un Formulario es un lienzo sobre el cual se encuentran los objetos a trav s de los cuales el usuario se comunica con el Sistema Todos los formularios contienen en forma com n los siguientes elementos Barra de T tulos Se visualiza el nombre del formulario de la aplicaci n en el cual se encuentra trabajando figura 4 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES Saas L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co gt Icontec MILS EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A NEL FUTURO EINS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 Oracle Forms Runtime Figura 4 Barra de t tulos Barra de Men s Se ubica en la parte superior de la pantalla Cuenta con una serie de opciones las cuales presentan lista de men s El menu principal de M dulo de Presupuesto del 5 tiene las opciones de Acci n Edici n Consulta Bloque Registro Campo Ventana y Ayuda Acci n Editar Consultar Blogue Registro Campo ventana Ayuda Figura 5 Barra de menus Acci n En sta opci n del Men Principal se encuentran las operaciones b sicas del M dulo Oracle Forms Runtime XE Editar Cons
11. del movimiento e Concepto Concepto del movimiento realizado e Estado Estado del movimiento e Ordinal Numero de tems asignado Cc ISO 9001 L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co 4 478 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S 6 E Y 7 MILS EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A ANEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 e Clase Este campo muestra el n mero de identificaci n de la clase e Grupo Este campo muestra el n mero de identificaci n del grupo e Cita Este campo muestra el n mero de identificaci n de la cuenta e Scta Este campo muestra el n mero de identificaci n de la subcuenta e Aux Este campo muestra el n mero de identificaci n del auxiliar e Detalle Identificaci n e Debito Identificaci n del estado del movimiento como debito e Cr dito Identificaci n del estado del movimiento como cr dito BA Cuentas Por Pagar Contabilidad Furio Fecha Concepto Estado E ru Ct ta l Detalle l Cr dito Cla i A LE E Figura 15 Contabilidad 4 3 Presupuesto Descripci n de etiquetas e Fuente Fuente de la Obligaci n creada por el movimiento e Consecutivo Consecutivo de la obligaci n del movimiento e Fechamov Fecha del movimiento de obligaci n presupuestal e Transacci n Numero a
12. pueden ser resultado de una consulta Siguiente Permite desplazarse al primer registro de un bloque o conjunto de registros mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta Limpiar Limpia los cuadros de texto del formulario 9 Registro Define las operaciones que se pueden realizar sobre los registros manipulados en un formulario Oracle Forms Runtime Acci n Editar Consultar Bloque LES Campo ventana Ayuda Anterior siguiente Desplazar Arriba Desplazar Abajo Insertar Suprimir Bloquear Duplicar Limpiar Figura 10 Opci n del Men Principal Registro Cc L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co DES EU V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DES e 3 a ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS z OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 Anterior Permite desplazarse al registro anterior de cada uno de los mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta Siguiente Permite desplazarse al siguiente registro de cada uno de los mostrados en un formulario los cuales pueden ser resultado de una consulta Desplazar arriba Permite mostrar los registros pantalla por pantalla desplaz ndose hacia el primero Desplazar abajo Permite mostrar los registros pantalla por pantalla desplaz ndose hacia el ltimo Insertar Esta funci n permite agregar regist
13. tica va guardando los cambios que se van realizando sin embargo si usted quiere expl citamente asegurarse de que los cambios se hagan al presionar este bot n se guardan todas las modificaciones o adiciones hechas en la ejecuci n Imprimir Env a a la impresora lo que se encuentre activo en el momento MAY F8 Configurar Impresora A continuaci n aparecer la ventana donde se selecciona la impresora el tama o del papel con el que se imprimir las m rgenes la orientaci n etc V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES www ufpso edu co L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 c ISO 9001 E bar UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A NEL FUTURO EINS NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 ICONO NOMBRE PROP SITO TECLA RELACIONADA p Salir Se utiliza para salir del formulario en que se encuentra trabajando o de la aplicaci n en caso que sea el formulario principal en el poco probable caso de que se tenga algun dato no guardado el programa pregunta si lo quiere guardar o no De esta manera siempre se verifica que el trabajo realizado no se pierda CTRL IO Cortar Elimina el texto seleccionado de un campo de texto y se guarda en el portapapeles de modo que pueda utilizarse m s adelante CTRL X Copiar Almacena en el portapapeles el texto seleccio
14. 18000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS z OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 resultado de la consulta todos los registros cuyos Nombres empiezan de la letra S hacia adelante Cuando el campo sobre el que se requiera hacer la consulta sea de naturaleza Alfab tica puede utilizar los comodines adelante o atr s de una cadena por ejemplo al introducir en un campo nombre CAR buscar todas las coincidencias de los tres caracteres al comienzo o al final de todos los registros en el nombre otros ejemplos CAR Buscar que coincidan las tres primeras letras con CAR CAR las tres ltimas letras CAR sin importar en que comiencen las cadenas Al Ejecutar la consulta en la barra de estado se le informar el n mero de registros recuperados en la consulta Para desplazarse entre los registros utilice las teclas AV PAG RE PAG o haga clic en los iconos Siguiente y Anterior Registro de la Barra de Herramientas 9 Modificar la Informaci n de los Registros La Modificaci n de los registros se refiere al cambio de alguno de sus campos una vez ya existe el registro para efectuar la modificaci n A Buscar el registro B Ubicarse en el campo en el que desea hacer modificaciones C Efectuar las modificaciones correspondientes D Guardar los cambios haciendo clic en el icono correspondiente de la Barra de Herramientas
15. ER OCANA NEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 IV DESCRIPCION 4 1 Cuentas por pagar Descripci n de etiquetas e Fuente Fuente de realizaci n de movimiento ya sea ANT o CXP e Fecha Fecha de movimiento e Concepto Descripci n del movimiento e Pdte Especifica si la orden esta o no pendiente e Edo Estado de la orden a realizar e Orden Fuente y consecutivo de la orden de consulta para la realizaci n del movimiento e Nit Cedula o Nit a nombre de la orden e Cuenta por pagar C digo contable utilizado e Ccosto C digo contable para la dependencia asignado e Recibo Recibo asignado por almac n e Prefijo Prefijo de asignaci n a la orden en caso que sea de compra e Fecha Fac Fecha de la factura de compra presentada a almac n e Num Fac Numero de la factura de compra presentada a almac n e Valor Valor del movimiento a realizar dependiendo si en total o parcial e Ordinal Numero de tems asignado e Servicio Siglas del servicio que se va a pagar concepto e Cuenta activo gasto costo Cuenta de activo gasto o costo segun corresponda al servicio prestado e Descripci n Nombre del servicio a prestar e Porconcepto de Descripci n del movimiento a realizar para la cancelaci n de la cuenta e Valor Valor del concepto relacionado e Usuario Usuario que realiza el movimiento y esta registrado en el sistema e V orden Valor de la orden totalizado c V A ACOLSURE SEDE EL ALGOD
16. ICOS La aplicaci n esta desarrollada Developer 2000 herramienta que permite la presentaci n y manipulaci n de los datos a trav s de la inserci n consulta actualizaci n y borrado En las aplicaciones de estos m dulos se utilizan men s integrados para mayor navegabilidad La base de datos es Oracle 9i que es una herramienta cliente servidor Sistema operativo Windows XP 512 mb Memoria RAM USUARIO Para la gesti n del modulo de presupuesto el usuario debe tener conocimientos sobre el manejo de editores de texto hojas de calculo A nivel de la informaci n sobre los procesos que se realizan en el m dulo el usuario debe tener conocimientos b sicos de manejo presupuestal Ill INGRESO AL SISTEMA Este es un sistema que permite generar las cuentas por pagar los anticipos de cada cuenta adem s de registrar un movimiento contable y el inicio de un movimiento presupuestal como es la obligaci n c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 MILS EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A NEL FUTURO UE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 El usuario se conectar a la unidad de red a trav s de una contrase a dada por el administrador del sistema especificando la unidad de red figura 1 Conectar a Meoneldalpresupuesto HE Contrase a incorrecta o nombre de usuario desconocida para
17. ONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 MILS EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A NEL FUTURO EINS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 e Total Valor total del pago a realizar teniendo en cuenta la sumatoria de ordinales existentes e Sin Mov contable Bot n que permite la realizaci n de un movimiento sin afecci n contable e Generar Bot n de generaci n de la cuenta por pagar total o parcial e Reversar Bot n que permite reversar un proceso en caso de error e Limpiar Bot n de limpieza de datos para comienzo de nuevo proceso Cuentas x Pagar Contabilidad PRESUPUESTO FACTURAS Cuentas Por Pagar Factura o Recibo Almacen Recibo Prefijo Fecha Fact Orden Nit Mum Fact po fpfgp ecs fO Ord Serw FT LR ILLI NENNEN 2 Na D2121 FORANY ROCHEL MALDONADO Sin Resolucion Usuario URANR V Orden Total Sin Mov Contable Generar Reverzar Limpiar ANULAR CHP COMPROBANTE RESOLUCION Reportes Retefuente Ordenes Version 1 0 26052006 Figura 14 Cuentas por pagar 4 2 Contabilidad Esta pestana permite ver la informaci n generada con el movimiento realizado viendo los movimientos que se guardan en contabilidad Descripci n de etiquetas e Fuente Fuente y consecutivo del movimiento generado e Fecha Fecha de realizaci n
18. ONCEPTO CMN COMUNICADO CTR CONTRATO FAC FACTURA SIN SALDOS INICIALES VAL VALES DE ALMACEN CME COMPROBANTE DE EGRESO RCC REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR COC COMPROBANTE DE CONTABILIDAD ROC RECIBO OFICIAL DE CAJA Pu PaL D EA 67 SEN f ENS Ss ER S EE E Li se IE Ez VS 5 Ne DU Y Cerco V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co E ISO 9001 conte ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA 800 163 130 0 M TT DSS 001 BAJ BAJAS DEP DEPRECIACION AJI AJUSTES POR INFLACION AJP AJUSTE PRESUPUESTAL A INGRESO ANT ANTICIPOS CNS CONSIGNACION BANCARIA NCR NOTA CREDITO SCC SOLICITUD DE CDP PARA COMPRAS CIB COMPROBANTE DE INGRESO A BANCOS INV INCLUSION DE ELEMENTOS A INVENARIOS CCC COMPROBANTE DE CONSIGNACION DE CAJA AJB AJUSTE A COMPROBANTE DE ING A BANCO RED REDUCCIONES TRA TRASLADOS BANCARIOS CCO CONTRATO ORDEN DE COMPRA OCP CONTRATO ORDEN PRESTACION DE SERVICIOS OCS CONTRATO ORDEN DE SUMINISTRO OBC CONTRATO ORDEN DE OBRA AJC AJUSTE PRESUPUESTAL A CDP AJO AJUSTE PRESUPUESTAL A OBLIGACION AJM AJUSTE PRESUPUESTAL A COMPROMISO AJG AJUSTE PRESUPUESTAL A GIRO RAL RECIBO DE ALMACEN DON INTEG ALMACEN POR ENTRADAS X DONACION FRI INTEGRACION CON ENTRADAS A ALMACEN POR FRIE INP INGRESO PRESUPUESTAL INC AJUSTE CUENTAS X COBRAR AAD AJUSTE AMORTIZ DEPREC Y PROVISION ICC INTERESE
19. S A CUENTAS POR COBRAR SOB ENTRADA DE ALMACEN POR SOBRANTES NDC NOTA DE CONTABILIDAD TRI TRASLADO DE INVENTARIO ENT ENTRADAS POR COMPRA REM ENTRADAS POR REMISION REI ENTRADAS POR REINTEGRO REP ENTRADAS POR REPOSICION SDE SALIDA DE DEVOLUTIVOS DEV SALIDAS POR DEVOLUCIONES EN COMPRAS SCO SALIDA DE CONSUMO MOD MODIFICACION EN EL MOVIMIENTO DEL MAESTRO INA INACTIVIDAD DE UN ELMENTOS DEL MAESTRO ETE ENTRADA PARA EL FONDO TEXUN STE SAALIDA DEL FONDO TEXUN AEI ACTA DE ENTREGA DE INVENTARIO EPP ENTRADA POR PRODUCCION TES ENTRADAS POR TESIS DE GRADO SCF SALIDA DE CONSUMO ELEM FRIE SDF SALIDA DE DEVOLUTIVOS ELEM FRIE ISO 9001 pp conte A DES 48 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S E E e L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 Ra www ufpso edu co ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 PAI PAC INICIAL APA AJUSTE PAC AJA AJUSTE A LA ADICION TEX INGRESO CXC DIAN ODP ORDEN DE PAGO EOS ENTRADA POR OPS CPZ REGISTRO CXC EMISORA EOB ENTRADA POR ORDEN DE OBRA ICF PROYECTO ICFES ECAES RDN RECIBO DESCUENTO POR NOMINA RDC RECIBO DESCUENTO CONVENCION COLECTIVA REVISO APROBO COORDINADOR SIF JEFE DIVISI N DE SISTEMAS FECHA CONTROL DE CAMBIOS REVISION V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co gt icontec ISO 9001
20. a Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 ISO 9001 pp conte ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA ENELRITIRO UE S NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 ICONO NOMBRE PROP SITO TECLA RELACIONADA E Bloquear No permite que otro usuario acceda Registro desde otra estaci n el mismo registro Ayuda wd e L nea de Estado L nea que se muestra en la parte inferior de la pantalla que contiene cuatro divisiones verticales en las que se puede observar N mero del registro actual y total de ellos Modo de Estado del formulario Ingresar Consulta Vac o Opciones de la lista 296 Registro 1 Figura 12 L nea de Estado Un Formulario puede trabajarse en Dos Estados e Estado de Consulta Buscar Registros espec ficos e Estado de Actualizaci n Ingresar Modificar nuevos registros Para definir el estado del formulario verifique en la l nea de Estado cuando el indicador muestre Ingresar Consulta el estado del formulario es consulta de lo contrario es actualizaci n V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS M OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 e Ventana Lista de Opciones Si durante la ejecuci n de la aplicaci n se encuentra ubicada en un cuatro de texto y en la barra de estado en la casilla
21. ar Se sale de la ventana sin escoger ninguna de las opciones En este apartado se explica la manera de manejar la interfaz gr fica de los formularios el procedimiento se aplica a la mayor parte de ellos e C mo buscar un registro Para buscar un registro realice los siguientes pasos A C mbiese al modo Consulta haciendo clic en el icono de Ingresar Consulta de la barra de Herramientas o Presione F7 B Ub quese en el campo sobre el que quiere realizar la consulta introduciendo la cadena o n meros pertinentes que llamaremos criterios C Haga clic en el icono de Ejecutar Consulta e de la barra de Herramientas o Presione F8 En el formulario aparecer el registro s que concuerdan con su requerimiento Puede establecer varias condiciones para ello ub quese en todos los campos sobre los cuales quiere consultar introduzca los criterios y Ejecute la consulta Lo anterior hace coincidencias por igualdad de criterios y campos puede sin embargo utilizar operadores de relaci n gt lt gt lt lt gt para expresar criterios por ejemplo se puede ubicar sobre un campo n mero e introducir gt 12 al ejecutar la consulta se recuperar n los registros cuyo n mero de movimiento sea mayor a 12 en el caso que el campo sea tipo texto por ejemplo Nombre puede utilizar los operadores relacionales as gt S muestra como c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 0
22. er erogaci n con cargo al tesoro que no se halle en el presupuesto de gastos Es requisito para iniciar un tr mite de licitaci n o concurso o para celebrar un contrato El certificado protege la apropiaci n correspondiente pues uno de sus objetivos principales en evitar que los recursos presupuestales sean utilizados para ordenar y atender otros compromisos b Registro presupuestal Operaci n contable de anotaci n del gasto una vez se cause por medio de contrato orden o cualquiera otra raz n con el fin de que se garantice en el presupuesto la atenci n del compromiso y que con otros gastos no se afecte el rubro correspondiente por m s de lo aprobado en el presupuesto Indica el valor el beneficiario y en el posible las fechas o meses de pago de acuerdo con el compromiso que le da origen Los compromisos de vigencias futuras llevan su propio registro presupuestal D 111 96 art 71 c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 c Vigencia fiscal Periodo durante el cual se ejecuta el presupuesto de ingresos y gastos De acuerdo con las disposiciones legales la ejecuci n de los ingresos es de caja y la ejecuci n de los gastos es de acusaci n caracter sticas que determinan la vigencia presupuestal
23. i n es de la ltima consulta ejecutada antes de realizar esta opci n debe indicar que se realizar una nueva consulta cumple la misma funci n del conjunto de teclas F7 F7 Recuento de registros consultados Se usa con las consultas Cuando alista el sistema para lanzar una consulta o sea una vez pulsada la tecla F7 y copiado los criterios de la consulta ejecute Recuento de registros consultados del men Consultar y esta le trae como resultado el numero de registros que arrojara es consulta ese numero se despliega en la barra de estado Buscar el siguiente conjunto Se usa para desplazarse a trav s de los registros Si lo usa en una consulta de formulario maestro detalle cada vez que ejecute Buscar el siguiente conjunto el registro maestro cambia y por consiguiente su parte detallado tambi n c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 MLS ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A AVEL FUTURO DEIS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 9 Bloque Son las operaciones relacionadas con el bloque de datos A Oracle Forms Runtime Acci n Editar Consultar Ls Registro Campo ventana Ayuda Anterior Siguiente Limpiar Figura 9 Opci n del Men Principal Bloque Anterior Permite desplazarse al primer registro de un bloque o conjunto de registros mostrados en un formulario los cuales
24. nado de un campo de texto CTRL C E Pegar Copia en el lugar indicado el texto que se encuentra en el portapapeles CTRL IV E E A si a EN d va ETH q tal E E ve El Ne 67 P4 Cep so E V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DES L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 pp conte E UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA Z EL FUTURO DENIS NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 ICONO NOMBRE PROP SITO TECLA RELACIONADA 2 Ingresar Consulta Sirve para ingresar una consulta sobre el sitio espec fico en donde estamos posicionados al presionar este bot n el bloque donde estamos se blanquea para que nosotros escribamos los criterios de b squeda que deseamos Al presionar este Bot n entramos en Modo de Consulta recuerde este t rmino pues un estado denominado le ser de utilidad en algunos casos y mensajes de la aplicaci n F7 Ejecutar consulta Trae los registros que cumplan con las condiciones especificadas al ingresar la consulta Si alg n registro cumple con las condiciones especificadas este es mostrado en pantalla y se sale del Modo de volviendo as al Modo Normal estado Consulta que es el estado en el que originalmente se encuentra la aplicaci n F8 Cancelar consulta
25. ros en las Tablas del Sistema de Informaci n Financiera SIF Suprimir Esta funci n permite borrar registros en las Tablas del Sistema de Informaci n Financiera SIF Bloquear Esta opci n le permite bloquear el registro en el que usted se encuentra trabajando de modo que ning n otro usuario lo pueda modificar Duplicar Es til en formularios que cuentan con barra de desplazamiento para la visualizaci n y recorrido por los registros cuando se encuentre digitando informaci n en un registro y necesite copiar los datos que se encuentran del registro inmediatamente anterior utilice la opci n Duplicar del men Record o pulse la tecla F4 Limpiar Esta opci n tiene varias funciones Al ejecutar una consulta si esta trae varios bloques de datos la opci n me permite desplazarme al siguiente conjunto de registros arrojado por la consulta Pero si la consulta arroja solo un bloque de datos la opci n simplemente limpia o deja en blanco todos los cuadros de texto del formulario 9 Campo Define las operaciones que se pueden realizar sobre cada uno de los campos o cuadros de texto c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 MILS EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A ANEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 Oracle Forms Runtime Acci n Editar Consultar Bloq
26. signado para la transacci n e Vigencia A o vigente Cc A DES V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S X L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 S E V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCA A N DE S 6 Y i Net 7 M TT DSS 001 Concepto Descripci n de la obligaci n Pendiente Estado pendiente o no de ejecuci n de la obligaci n Bloqueado Especificaci n de bloqueo o no de la obligaci n Estado Estado de ejecuci n de la obligaci n Ordinal Numero de tems asignado Clase Este campo muestra el n mero de identificaci n de la clase Grupo Este campo muestra el n mero de identificaci n del grupo Cta Este campo muestra el n mero de identificaci n de la cuenta Scta Este campo muestra el n mero de identificaci n de la subcuenta Aux Este campo muestra el n mero de identificaci n del auxiliar Descripci n Nombre del servicio a prestar Porconcepto de Descripci n del movimiento a realizar para la cancelaci n de la cuenta Valor Valor del concepto relacionado Cuentas Por Pagar Fuente Lonsecutivo Fechamov Transaccion Vigencia Concepto Pendiente Bloqueado E Estado E TOTAL Dosxmil 0 00 Figura 16 Presupuesto ISO 9001 L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso ed
27. ta Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 d Ra www ufpso edu co ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA as RD P ug NIT 800 163 130 0 L M TT DSS 001 CONTENIDO INTOdUCCION NNMERO E E E ono via 6 k REQUIENOS asso Da ares Ena AESA de EA 7 ALSISTEM A sona d voti EA dot E CutU M RUE 8 FUNCIONES B SICAS nnne nnn nnns 10 PMTR HH 10 DESCRIPCI N 28 Cuentas 80 28 Sa MENTEM 30 PROSUDUESIO m PI 31 pes 6 0 M O 33 V GLOSARIO DE T RMINOS Y 34 a Certificado de disponibilidad presupuestal ooocccccocncoccnnnoconoconocnnonannnnnacnnnnncnnnnns 34 O 94 c Vigencia SC PU 35 di WIG NCIAS expliradas itai ien eddie dig ra is 35 aaa 36 PEE MNT 36 O Addicion ic NET EET 36 Me
28. to y se guarda en el portapapeles de modo que pueda utilizarse m s adelante Copiar Almacena en el portapapeles el texto seleccionado de un cuadro de texto Pegar Copia en el lugar indicado el texto que se encuentra en el portapapeles Editar Mediante esta opci n se edita un registro con el fin de realizar modificaciones sobre este Mostrar Lista Al ubicar el cursor sobre un cuadro de texto si de este se despliega una Ventana lista de valores mediante esta opci n se puede activar dicha ventana c 1 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA ANEL FUTURO DE IS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 e Consulta 0 Oracle Forms Runtime Acci n Editar Bloque Registro Campo ventana Ayuda Introducir Ejecutar Recuento de Registros Consultados Buscar el Siguiente Conjunto Figura 8 Opci n del Men Principal Consulta Introducir Dispone el formulario para la realizaci n de una nueva consulta de modo que limpia todos los cuadros de texto existentes en el formulario cumple la misma funci n de la tecla F7 Ejecutar Trae los registros que cumplan con las condiciones de b squeda especificadas al ingresar la consulta Cancelar Pulsando este Bot n se sale del Modo de Consulta y se vuelve al estado Normal Ultimo Criterio Visualiza la s condic
29. u co gt icontec EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A ANEL FUTURO DE WARS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 4 4 Facturas Esta pestaha permite visualizar las rdenes de compra desde la especificaci n de entrada Descripci n etiquetas e Fte Fuente y consecutivo del movimiento generado e Conse Consecutivo de la obligaci n del movimiento e Ordinal Numero de tems asignado e Fecha Fecha de realizaci n del movimiento e Prefijo Prefijo de asignaci n a la orden en caso que sea de compra e Num Fac Numero de factura especifica entregada a almac n e Valor Valor del concepto relacionado 9 IVA O Cuentas Por Pagar Figura 17 Facturas c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 ES UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DE WARS z OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 V GLOSARIO DE TERMINOS Y CONCEPTOS a Certificado de disponibilidad presupuestal Existencia de asignaci n o saldo no ejecutado ni comprometido en el presupuesto suficiente para atender un nuevo gasto que se proyecte Constancia o certificado que en ese sentido expide el jefe de presupuesto o quien haga sus veces Se trata de una verificaci n indispensable para cumplir el precepto constitucional seg n el cual no es posible hac
30. ue Registro Ventana Ayuda Anterior Siguiente Limpiar Duplicar Figura 11 Opci n del Men Principal Campo Anterior Permite desplazarse al campo o cuadro de texto anterior Siguiente Permite desplazarse al pr ximo campo o cuadro de texto cumple la misma funci n de la tecla Tab Limpiar Se usa para borrar la informaci n existente en el cual se encuentra situado el puntero del cursor Duplicar Es til en formularios que cuentan con barra de desplazamiento para la visualizaci n y recorrido por los registros cuando se encuentre digitando informaci n en un campo y necesite copiar los datos que se encuentran en el mismo campo del registro anterior utilice la opci n Duplicar del men Campo pulse la tecla F3 e Barra de herramientas Los iconos de la barra de herramientas se actualizan de acuerdo al modo de trabajo en curso activando o desactivando sus iconos e tem ICONO NOMBRE PROP SITO TECLA RELACIONADA c V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co ISO 9001 UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCANA NEL FUTURO DENIS OCA A NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 ICONO NOMBRE PROP SITO TECLA RELACIONADA Guardar Valida los cambios realizados en la tabla que se encuentre trabajando y los hace efectivos La aplicaci n en forma autom
31. ultar Bloque Registro Campo ventana Ayuda Guardar Limpiar Todo Imprimir Especificar Impresora Salir Figura 6 Opci n del men principal Acci n Guardar Valida los cambios realizados en el formulario que se encuentre trabajando y los hace efectivos Borrar Todo Por medio de sta opci n se limpian todos los cuadros de texto que se encuentren dentro del formulario activo en el momento Imprimir Env a a la impresora lo que se encuentre activo en el momento Configurar Impresora A continuaci n aparecer la ventana donde se selecciona la impresora el tama o del papel con el que se imprimir las m rgenes la orientaci n etc c L nea Gratuita Nacional 018000 121022 PBX 097 5690088 www ufpso edu co EE 48 V A ACOLSURE SEDE EL ALGODONAL OCANA N DE S e 3 150 9001 MILS EIS UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCA A AVEL FUTURO DENS NIT 800 163 130 0 M TT DSS 001 Salir Se utiliza para salir del formulario en que se encuentra trabajando o de la aplicaci n 9 Editar En esta opci n del Men se utiliza para manipular la informaci n que se encuentra en los campos de texto Acci n 221640 Consultar Bloque Registro Campo X ventana Avuda Cortar COCTEL Co plar CTRL C Pegar CTRLTV Editar visualizar Lista Figura 7 Opci n del men principal Editar Cortar Elimina el texto seleccionado de un cuadro de tex
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