D p to . In form ática - IO SE P Manual de Usuario del Sistema de
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1. A DE EXPEDIENTES form tica IOSEP IOSEP WEB SISTI DE OBRA SOCTAL STE OSEP Instituto de Obra Social del Empleado Provincia 9 de Julio 359 4200 Santiago del Estero 0385 4242987 int 287 289 inform tica Oiosep gov ar PROVINCIAL Manual de Usuario del Sistema de Expedientes Este documento est dirigido a todos los Empleados de la Obra Social Desarrollado por el Departamento Inform tica del lOSEP Todos los derechos reservados ndice A T T ES A E E E E NE E E AE E E T 2 SISTEMA DE EXPEDIENTE anoen E S E E E E E O E A E 4 REGISTRAR EXPEDIENTES INICIADOS n nseessseeneesssssreerressssssserreresssssreerressssssserreressseereesssssreereesssssssseereessessserrressssssseeeesse 5 Lista de expedientes en tr mite de inicio ssssssssssesssseessrrerssrrrressrrrssrrrrssreresrtreeseresetressreresrtresereressrteessteresetressreresseesene 5 Datos gue componen un Eee scenic E E A E 5 Como S Cle ON UN a E EE E 7 interpretacion de los ICONOS cennasannaena E 8 INICAR EXPE DIENTE S arin on r n E E E E E E E E A E A 9 Pahtalla de tmico de EXPO nN E2. a Solicitud de licencia Prolongaci n de Jornada Francos af Solicitud de Art culos del Dep sito Central RP Rendici n de Caja Chica a Solicitud de renovaci n de servicios de ISP f Solicitud de Reparaciones af Solicitud de Compra de bienes de capital a Solicitud de Compras de insumos bienes de uso SP Reclamo de Rendici n de Recaudaci n de la Delegaci n XXX SS Reclamo de pago de aportes af Solicitud de Compras Urgentes Cancelar pe Subtr mite Se deber seleccionar de la lista Se aconseja la utilizaci n del filtro por palabras Ej Al escribir compra solamente aparecer n aquellos subtr mite que contengan la palabra o parte de palabra compra Expedientes en Tr mite de Inicio INFORM TICA CASA CENTRAL Buscar por N9 E a resisitos Car tula Confirma K 4051 11 26 00 2011 IOSEP CASA CENTRAL MESA GENERAL DE ENTRADAS NE 4 Al finalizar y confirmar los datos cargados nos aparecer una lista de los expedientes registrados donde debemos confirmar la operaci n Importante En esta instancia apenas creado el expediente antes de confirmarlo con P ser la nica oportunidad de eliminar un expediente A Una ver confirmado ya no podr eliminar un expediente del circuito La nica forma v lida de anularlo ser archiv ndolo mediante procedimiento previsto v ase archivar expediente Interpretaci n de los conos y Significa que no hay requisito
3. Existen alternativas v lidas de reemplazar el recibo de papel por un recibo digital Una de ellas de f cil implementaci n es guardarlo en formato PDF que en vez de imprimir en papel guarda un archivo en computadora con una foto del recibo tal cual sale en papel Bot n de Guardar Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 18 Una justificaci n plena de adoptar esta medida es tener resguardo de los pases que han ingresado a la oficina para realizar consultas manuales y determinar si el expediente ha sido recibido ante una eventual ca da del sistema corte de luz aver a de servidor problemas en la red etc Una vez que el usuario se volver experto en el uso del sistema naturalmente tiende a ganar confianza a los registros inform ticos y la necesidad de imprimir los recibos pasar a segundo plano sin lugar a dudas Sin embargo la opci n de imprimir siempre estar disponible Otra posibilidad es que a veces se imprime cuando la oficina que entrega lo exija y a veces se omitir la impresi n Para omitir la impresi n simplemente despu s que el recibo sea presentado en pantalla cerrarlo sin imprimir Ejemplo de Recibo de Pase dde J lio 359 RECEPCI N DE EXPEDIENTES Te 424 2900 CFP 4200 Santiago del Estero Www 10Sep gov ar Comprobante N 21 12 ESTETICA TE LA SOCIAL DEL EMPLEADO PEOYESCIA Expedientes Recibidos desde EXPEDIENTE 30 061 12 In
4. 10S m Al hacer clic en el tilde de Confirma el pase ya est concluido est en condiciones de ser recibido por la oficina destino Modificar un pase antes de ser confirmado Se podr modificar la informaci n del pase antes de ser confirmado Para ello hacer clic en el cono ubicado a la izquierda al comienzo del rengl n Se carga nuevamente la pantalla de edici n del pase donde podremos modificar todos los datos que se cargaron Cant De folios oficina destino etc Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 15 RECTIFICAR PASES A n despu s de de confirmarse un pase si el receptor determina por alguna causa cantidad de folios incorrectos destino incorrecto etc no recibir el expediente s lo la oficina que gener el ltimo pase podr RECTIFICARLO modificarlo Es una instancia m s que prev el sistema luego de que el pase ha sido confirmado De otra manera no se podr a destrabar la situaci n de inconsistencia Procedimiento para Rectificar un Pase El procedimiento es el mismo que el de modificar un pase Se ingresa en la opci n Rectificar Pases aparecer n solamente en la lista los expedientes cuyo ltimo pase ha sido generado por la oficina del usuario activo se selecciona el expediente luego se hace clic en el cono ubicado a la izquierda al comienzo del rengl n Se carga nuevamente la pantalla de edici n del pase donde podremos modificar todos los datos qu
5. cantidad total de folios del expediente y el motivo del pase Una vez cargados todos los datos debemos confirmar para que estos se tomen Al hacer esto autom ticamente se colorea la tilde La pantalla se encuentra dividida en dos partes e Informaci n del Expediente Informa la fecha de inicio el tipo de tr mite quien lo inicio desde donde lo hizo Es s lo informaci n de lectura e Informaci n del Pase debemos editar la informaci n referente a la oficina o departamento hacia donde se dirige el expediente cargando delegaci n sector cantidad de folios y el motivo del pase que no debe contener m s de dos l neas escritas Geniai de Pases de Expedicinltes Didim CASA CENTRAL IA Giir A tormaci n del Experiente NO LA OBIATA Fecha d Inicio 04 05 1014 EET Heg de laura de prpuprdurgs liii lado pur Pruerdires mitindo pur DOSE CABA CERTEAL DAFOIARTICA Ligar de ini NESTOHOCIDA AO A MA EFTTA Informaci n del Pase Informim Literas Ibi Pa Edr dE Liningacor ME A Sochn MESA GERERAL DE ENTRADAS Carrie l cdo o ea Pase para char Expediente El NO biie dul Pa o Confeccionar Informe Esta opci n es optativa Al hacer clic en este bot n se abrir la ventana de un editor de texto sobre la cual podremos redactar el informe no confundir con Motivo del Pase El informe puede ser extenso Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 13 incluir tablas
6. de folios que se est n N 1009 Fecha de Inicio 16 02 2011 verificando al recibir De esta Tr mite Solicitud de Modificaciones en Sistema Inform tico por errores o funcionalidad manera controlamos que no se Iniciado por IOSEP CASA CENTRAL REINTEGROS haya extraviado ning n folio y Datos del Env o aseguramos la completitud del Recibido Desde OSEP CASA CENTRAL INFORM TICA expediente Fecha de Env o 26 09 2011 Hora de Env o 10 23 47 Folios Enviados Motivo del Pase renueva pase Ayuda Se puede saber de Datos de la Recepci n manera precisa con cu ntos se Folios Recibidos contaban en momento del pase EEES OEP en oficina origen Folios enviados Es tarea del usuario que recibe el Expediente consignar el mismo n mero dando conformidad de recepci n El Sistema no validar el ingreso de ning n n mero diferente a la cantidad de folios enviados Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 17 La nica posibilidad de salir del error no coincidencia de cantidad de folios enviados vs recibidos es que la oficina origen rectifique el pase salvando corrigiendo la cantidad de pases Recepci n de Expedientes Cantidad de Folios no Coincide con Folios Enviados Werifique Oficina CASA CENTRAL GERENCIA GENERAL Informaci n del Expediente N 1009 Fecha de Inicio 16 02 2011 Tr mite Solicitud de Modificaciones en Sistema Inform tico por errores o funcio
7. Gerencia General SISTEMA DE EXPEDIENTES Este sistema est dise ado con el fin de optimizar la gesti n de expedientes en la obra social ya sea iniciados por organismos externos o por oficinas que pertenezcan a la instituci n El perfil del usuario se corresponde con la funcionalidad espec fica de cada oficina de la instituci n Dependiendo de este ser el men que se despliegue a continuaci n RECTIFICAR PASES EXPEDIENTES P 2FICHIVAR RECIBIR EXPEDIENTES GLOSAR EXPEDIENTES GENERAR PASES INICIAR EXPEDIENTES REGISTRAR EXP INICIADOS ARCHIVADOS EN OFICINA CONSULTAR EXPEDIENTES IOSEP WEB Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 4 REGISTRAR EXPEDIENTES INICIADOS Permite la registraci n de expedientes iniciados Una vez lanzado el sistema existir n cientos de expedientes circulando con car tula manual Los mismos deber n ser incorporados al Sistema de Expedientes inform tico a trav s de la presente opci n Lista de expedientes en tr mite de inicio En esta pantalla vemos tambi n que podemos eliminar el expediente ingresado siempre y cuando no hayamos confirmado su registro una vez confirmado el expediente en esta instancia ya no se lo podr eliminar Solamente se podr archivar si correspondiere Expedientes en Tr mite de Inicio INFORM TICA CASA CENTRAL Buscar por N E a Requisitos Car tula Confirma X 39 061 11 21 09
8. 2011 IOSEP CASA CENTRAL INFORM TICA Xp y Y X 20 061 11 21 09 2011 IOSEP CASA CENTRAL INFORM TICA N z F Si hacemos clic sobre el n mero del expediente la pantalla muestra informaci n del mismo que no puede editarse simplemente leerse Expediente Fecha de Inicio 26 09 2011 NO 4051 11 Lugar de Inicio 61 IOSEF Iniciado por TOSEP CASA CENTRAL MESA GENERAL DE ENTRADAS Tr mite Solicitud de Reparaciones Referencia REPARACION DE AIRE ACONDICIONADO Recibido Desde Delegaci n CASA CENTRAL sector IOSEP SALUD FACTURACION Els 26 09 2011 Con Folios 1 Cancelar Para Agregar un nuevo Expediente iniciado deber hacer clic en el cono ubicado en la esquina superior derecha de la lista de expedientes Datos que componen un Expediente Una vez en la pantalla de Registraci n de los detalles del expediente a registrar se deber n cargar e Fecha de inicio e N2 de expediente e lugar de inicio repartici n e iniciador que podr n ser Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 5 o losep para los casos donde el iniciador es un agente interno de la Instituci n oficina Se debe seleccionar delegaci n y sector de la oficina desde donde se inici el expediente o Otros Para cualquier otro caso donde el iniciador NO SEA una oficina del losep Es necesario la identificaci n inequ voca del agente iniciador mediante su CUIL CUIT La lista de iniciadores potenciales se
9. 4 Una vez presentada en pantalla la car tula deber imprimirla utilizando la barra de comandos que se presenta a continuaci n Bot n de impresi n Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 10 CONSULTAR EXPEDIENTES Una de las opciones m s utilizadas ser la consulta de expedientes Esta opci n estar disponible por defecto en todos los perfiles de los empleados de manera que cualquiera pueda localizar r pidamente la ubicaci n e historial de una expediente sin necesidad de llamadas telef nicas o largas esperas en consultas a libros manuales Pantalla de Consulta de Expeientes Las columnas que se muestran en la consulta son e N2 de expediente el formato de un n mero de expediente iniciado por el sistema es 99 REP yy donde 99 es un numero correlativo que inicia a cada a o REP es el c digo de repartici n de inicio yy el a o de inicio e Fecha de Inicio e Oficina desde donde se inici el expediente e Tr mite del que trata el expediente e Estado En tr mite Archivado Glosado e Exp Madre Nro para el caso de los glosados e Oficina Actual en la que se encuentra el expediente e Cantidad de folios con la que cuenta actualmente e Demora total del expediente desde su inicio Mabe Ciaj Enpliaado E Puerto q ADHIRTSTRATIVO DE PESA GRAL DE ENTRADAS Earl l Expadlantes Consulta de Expedientes 4 e Exper nmla i Pacha de Inia 1 TR bisyar Aru Urra miciador t ll H
10. Demora Total donde nos indica el iniciador la fecha de inicio cantidad de folios oficina que lo registra y todo el camino recorrido hasta ese mismo momento por el expediente las oficinas por donde pas la cantidad de pases que sufri con sus respectivas fechas de pase as como tambi n los motivos del mismo el c lculo de la demora en la entrega y los d as que lleva en cada oficina Seguimiento del Expediente N 27 061 12 Iniciador IOSEP CASA CENTRAL INFORMATICA Fecha de Inicio 21 05 2012 Cantidad de Folios 12 Oficina que lo Registra IOSEP ENTRAL Demora en la Entrega Dias En Oficina Informe Recibido 1D as OHs 0Min 285e9 CENTRAL INFOR Inicio del Expediente on de proyecto para consideraci n y aprobaci n OD as OHs 0OMin 0OSeg i t p i m D T 4 a J OD as OHs 4Min 43Seg 1 mn f m O D f m j 19 OD as OHs 0Min 0Seg OD as OHs 0Min 0Seg En la columna informe recibido al hacer clic sobre la lupa se despliega el informe correspondiente al pase seleccionado Los informes son opcionales por lo menos a la fecha del lanzamiento del sistema por tanto si se ha cargado el informe por sistema al hacer clic se desplegar el informe en pantalla de lo contrario al posar el mouse sobre la lupa se muestra el mensaje sin informe digital Esta es un acercamiento a la idea de visualizar el expediente completo virtual Has
11. O iniciado Por i Esta de do O cina Aclua LEJELII i z 11 a E abar E 7 i nj i a ID Hai LAYELUZ NE E Ki A mrina i umn TEJD 54 ds 1 I a i Eaha Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 11 B squeda de un Expediente Para encontrar un expediente espec fico el sistema propone filtros que nos permiten encontrarlos m s r pidamente Los filtros son e N2 de Expediente e Fecha de Inicio No de Expediente o Fecha de Inicio Il p e Tramite seg n clasificaci n Buscar Por Tr mite e Iniciador dar Si hacemos clic en el n mero del expediente Expediente encontraremos la siguiente informaci n Esta es una opci n que nos permite visualizar la informaci n fecha de inicio lugar de inicio el numero del expediente el iniciador el tramite con una referencia el lugar desde Fecha de Inicio 03 03 2009 N 1086 09 CENTRAL INFO Iniciado por RMATICA Tr mite Solicitud de papa de ta caja chica Referencia SOLICITA AMPLIACION DE FO O DE CAJA CHICA Recibido Desde Delegaci n donde fue recibido delegaci n sector junto Sector HL CIA GEN ERAL Con Folios 6 con la fecha de recepci n y la cantidad de Cancelar folios que consigna el expediente Historial de un Expediente Si deseamos indagar en el historial del expediente oficinas por las que pas debemos hacer clic en la columna
12. Recibido Desde Delegaci n CASA CENTRAL bl Sector ASESORIA MEDICA bil El 3 05 2012 Con Folios Confirmar Cancelar Una vez que se ingresen los datos y se compruebe que est n correctos se debe confirmar la carga de lo contrario cancelarla C mo seleccionar un tr mite Para seleccionar un tr mite es necesario tener criterio De una lista de posibles tr mites cargados se debe seleccionar uno con atenci n teniendo en cuenta la sem ntica del expediente De no existir asociaci n se debe crear un nuevo tr mite con sus respectivos requisitos Para agregar un tr mite que no exista llamar al Dpto Inform tica int 289 inform tica Wiosep gov ar Lista de Selecci n TramiteSubtramite Seleccionar Sub Tr mite No Definido Mo Definido Planes Especiales POETAS A a a a For Reintegros Propios de los Empleados del IOSEF Tr mites Generales Seleccione el Tipo de Tr mite Buscar por Nombre del Sub Tr mite Winculado a Prestadores Winculados a Afiliaci n Winculados a Pagoz E Cada tr mite est asociado con un subtr mite como se observa a continuaci n en la imagen de ejemplo Tr mite Propios de los empleados del IOSEP Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 7 Lista de Selecci n TramiteSubtramite Seleccionar Sub Tr mit Seleccione el Tipo de Tr mite Propios de los Empleados del IOSEP El Buscar por Nombre del Sub Tr mite
13. a situaci n Para ello no ser necesario que se dirija a su propia terminal inform tica de trabajo simplemente ingresa desde donde est con su usuario cuil y contrase a y podr operar el sistema normalmente el sistema est en red tanto intranet como internet La pantalla que indica que no hay expedientes pendientes para recibir es la siguiente Trabaja como Empleado Puesto ASESOR DE PRESIDENCIA Expedientes No hay Eqpedientes Pendientes de Recepci n en la Oficina En caso de existir expedientes pendientes de recepci n aparece una pantalla similar a la siguiente Expedientes en Tr mite de Recepci n en INFORM TICA CASA CENTRAL Expediente N Recibido desde Pase Confeccionado el Folios Recibidos ei a MESA GENERAL O il a m m 3 la hi dE le O i O ld 19 061 12 m y 0 pr on EA f mn m Debemos hacer clic en la tilde Recibe del expediente seleccionado de la lista desplegada de todos los que est n pendientes de recepci n Si hacemos clic en la tilde la pantalla nos informa el n mero de expediente la fecha y hora de confecci n del pase la cantidad de folios que trae el expediente y las columnas de verificaci n y validaci n Procedimiento para recibir un Expediente Una vez que se hizo clic en p Recepci n de Expedientes Recibe se abre una pantalla Oficina CASA CENTRAL GERENCIA GENERAL donde se completa la cantidad Informaci n del Expediente
14. de las oficinas internas podr n ser iniciados por el Sistema desde su lugar de origen sin necesidad de pasar por Mesa de Entradas Con esta forma de trabajo se busca optimizar el funcionamiento de Mesa de Entradas para que pueda avocarse a pleno hacia el servicio personalizado al Afiliado Los datos a ingresar y el procedimiento de utilizaci n del sistema son pr cticamente los mismos que se detallaron en el apartado anterior Registrar Expedientes Iniciados con algunas aclaraciones e Nose carga la fecha lo asigna el Sistema e No se carga el nro de expediente lo asigna el Sistema e En el caso de que sea iniciado por JOSEP el Sistema NO SOLICITA delegaci n sector que lo inicia ya que el iniciador es de hecho la oficina a la que est vinculado el perfil activo del usuario del sistema Para el caso de que el iniciador se Otros funciona igual que en la Opci n de Registrar Expedientes Iniciados e Nose solicita de qu oficina proviene el expediente ya que se est iniciando por primera vez Pantalla de Inicio de Expediente Empleado Puesto ADMINISTRATIVO DE MESA GRAL DE ENTRADAS hi Expediente Fecha de Inicio 21 05 2012 Lugar de Inicio 10SEP Iniciado por ll Tr mite e No Definido Referencia Folios D Tr mite Confirmar Cancelar Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 9 Requisitos para iniciar un Expediente Una vez iniciado un expediente podremos ver lo
15. del Iniciador Otro seg n corresponda Para acceder a la lista de iniciadores registrados hacer clic en a la derecha Expediente Fecha de Inicio 25 09 201 109 No o Lugar de Inicio 511 1oseP Iniciado por Delegaci n CASA CENTRAL i Sector MESA GENERAL DE ENTRADAS e Tr mite Clasificaci n de tr mite Se debe especificar correctamente a qu tipo de tr mite se lo vincula al presente La gu a de tr mites surge de un relevamiento inicial de Mesa de Entradas Se ir actualizando a medida que surjan nuevos tipos de tr mites e Referencia Peque o t tulo que identifica al tr mite en particular Es la misma referencia que se acostumbraba poner en los expedientes manuales Es libre breve intenta resumir e identificar al expediente e Informaci n de la recepci n del expediente Debe registrar desde qu oficina se ha recibido el ltimo pase Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 6 o Delegaci n Sector Delegaci n y Sector desde la cual se recibi al expediente o El Fecha de recepci n a la oficina actual o Cant Folios Folios que pose a el expediente al momento de la recepci n Expediente Fecha de Inicio 02 05 2012 09 N0 2867 12 Lugar de Inicio 61 ti IOSEP Iniciado por losep Delegaci n CASA CENTRAL bl Sector ADMISI N T Tr mite Tr mite 73 w Compras de insumos de escritorio PROVISI N DE 10 DIEZ TECLADOS P Referencia
16. dos en el pase anterior Si Dieli i n 555 CENTEAL ingresa un valor menor aparecer el siguiente pa a PAE A AEA error Comtidisd Total de Falas D Pese para Arihiyar Expediente OS Eno Ria del Pase Generaci n de Pases de Expedientes Cantidad Total de Folios del Expediente INCORRECTA Pase para Archivar un Expediente Las opciones posibles son S o No Por defecto siempre est en No Atenci n solamente poner en S si el expediente ha concluido su ciclo y se est generando el ltimo pase con destino a la oficina que lo archivar definitivamente Esta es la nica manera prevista por el Sistema para sacar al Expediente de la lista activa de expedientes posibles de seguir realizando pases La forma de verificarlo es en la Consulta de Expediente Cambiar de estado En tr mite a Archivado Motivo del Pase No es lo mismo que el Informe del Pase El motivo del pase es un breve resumen se aconseja no m s de 20 palabras que sintetiza el pase o la instancia del Expediente Ser visible en todas las consultas generales y Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 14 debe servir para que el que lo consulta pueda concluir el estado de avance del tr mite Ser an ejemplos v lidos de Motivos de Pase Para elevaci n de informe Para informe socio econ mico Para dictamen legal Para Acto Resolutivo Para autorizaci n del Gerente de rea en fin el texto a i
17. e se cargaron Cant De folios oficina destino etc Trabaja comas Enmpirado ba Puelo SECRETARIO DE IRFORH TICA lali Expedient Expedientes para Rectificar Pase en INFORM TICA CASA CENTRAL Buscar por H hicibido Disda Hli alas Domori CiFobos Laj Paca para al Expediente A 18 061 12 Para Enviar y Cf Fobia Comecciona do e a alas Contirma Importante Todo el procedimiento de rectificaci n modificaci n de un pase lo resuelven los usuarios autorizados del sistema sin necesidad que intervenga personal t cnico de Sistemas Dpto Inform tico Son situaciones previstas que podr n ser resueltas habitualmente Todos los cambios realizados en los registros tienen auditor a esto significa que los datos del usuario que lo realiza quedan vinculados al registro Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 16 RECIBIR EXPEDIENTES Al ingresar a la opci n Recibir expedientes aparecer n todos los expedientes que est n en el buz n de entrada de los que est n listos para ser recibidos por la oficina Si en esta instancia otra oficina quiere entregar expedientes y no est n en la lista el los pases no han sido correctamente confeccionados o completados en la oficina origen NO DEBER RECIBIR LOS EXPEDIENTES EN TAL SITUACI N Lo que corresponde es que el empleado autorizado de la oficina origen revise el estado del los expediente s en cuesti n y corrija l
18. estancias reticente nocoao areas rada io esca aribcois 9 Requisitos para iniciar UN EXPedlen te mristuanennaita iii ricas teles dto abres 10 Caratula de UNE XPediente ocaso T labia 10 CONSULTAR EXPEDIENTE Serrara E E co 11 Pantala de Consulta de EXDelent s entire iio o ep io ta iitn 11 o Veo nn AA 12 Historial deun EXE diente rotos 12 GENERAR PASES comia S 13 Expedientes sobre los que se pueden realizar pases cccoooccnnononcnnnnnaconnnonanonnonanonnnnnncnnnnnncnnonononnonononnnonanonnnonanonnnnnnoss 13 A A A S 13 Ingresando Datos fundamentales del Pase ooncnnccnccnnnonaccnnonanononnnononnnonanonnonanonnonononnonanrnnonanonnnnononnnnonanonnonanonnnnnnoss 14 Ver Pase antes de confirmarlo definitivaMente ooocccnconnncncnnnnonnnonnnnnonanoccnncononicnnonanaricononnnrcnnnononanoccnnonnaninannos 15 Modificar un pase antes de ser CONHIIMA O ciao iris 15 RECTIFICAR PASE Sri orar 16 Procedimiento para Rectificar un Passat 16 RECIBIREAPEDIENTE S caba 17 Procedimiento para recibir un EXpediente usos n SEN 17 Confirmaci n de la recepci n del Dase esincanesias popa leidas NEEE ENA EEEE tica ltda 18 Impresi n de un Recibo de Expediente ooccccccncccnnonoccnnnnonocnnonononononononononrnnnonnnrcnnnnrnnnonnrnnnonnnrnnnnnnnornnnnnnrnnonanccnnnnass 18 Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 2 Hem pode Recibo depa tea 19 EXPEDIENTES ARCHIVA sensor altillo aaa 20 Procedimiento para archivar un Ex
19. iciador OSEP CASA CENTRAL INFORM TICA Tr mite Elevar proyecto Referencia ELEVAR PROYECTO Datos del Pase NE de Fase El Folos Recibidos 11 Fecha 23052012 Hora 15 33 47 Motivo del Pase para reconsideraci n Datos de la Recepci n Receptor JUAN PEREZ Firma del Receptor Sello de Oficina Receptora Fecha de Emisi n 23 05 12 Hora de Emisi n 15 34 07 Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 19 EXPEDIENTES P ARCHIVAR Esta opci n est desarrollada para realizar el archivo definitivo sobre aquellos expedientes que est n en la oficina del perfil del usuario activo cuyo pase ha sido cursado con la Opci n en S para archivarlo Esos expedientes ya no podr n seguir circulando por las oficinas sino que debe ser archivado definitivamente para que dejen de contabilizarse los d as de demora y pase a Estado Archivado Procedimiento para archivar un Expediente E Tpm pe Expedientes para Archivar en INFORM TICA CASA CENTRAL Beccar por W bacibido Desde il EA Domora C Folios ba GHa 000 di A los expedientes que est n en la lista para archivar ya no se le podr n realizar m s pases Para archivarlo una vez en pantalla tal como lo indica la figura hacer clic en el cono ubicado a la derecha y listo En la consulta de expedientes el Estado es Archivado E E i F OSEP CASA CENTRAL 32 061 12 23 05 2012 A O SIISE BESO Compra de bienes de capi
20. im genes etc Se debe tener presente que el contenido all escrito podr ser consultado por cualquier usuario que tenga clave de nivel de consulta de expediente Si el informe es de car cter confidencial no ser a conveniente incluirlo en este lugar Es el equivalente a escribir el informe en un editor de texto externo pero con el valor agregado que el informe permanecer almacenado en la base de datos del sistema B e Informe del Expediente N 187 061712 Generado en Oficina CASA CENTRAL INFORM TICA i E Fuente HTML Ll LA El i ES E EA de E aries d e pa o ma B 7 U x x i j E ajs l Po 6 E Es Oo 3 Estilo Formato Mormal Fuente Tama o g f Per A l Fa L Se informa que Al terminar la redacci n debe confirmarse la operaci n los botones est n en Confirmar Cancelar Volver la parte inferior de la pantalla Ingresando Datos fundamentales del Pase Delegaci n Sector Seleccionar Oficina de destino Oficina CARA CENTRAL FORM TICA Inlormaci n del Expediente s del pase NO 1806112 Cantidad Total de Folios Ingresar la cantidad de Erime ms id de pruvsendores Latcinda par Pruvendarue lam iada pr MMSER CARA CENTRAL Dhr AAA T A folios resultante despu s de agregar las fs de los Pene ORTA 300 ET EEEE 9 Mela informes y adjuntos generados en la oficina La Informaci n del Past cantidad de folios podr ser igual o mayor a la reece ammm cantidad de folios recibi
21. ir enriqueciendo a medida que inicie un expediente por primera vez Inicialmente se proveer una lista de afiliados proveedores y prestadores que alguna vez hayan tramitado expedientes con el losep La oficina de Mesa de Entradas ser la encargada de exigir el cuit cuil del agente que inicia el expediente por primera vez Una forma v lida de obtener un CUIL sabiendo el nombre o raz n social del agente es a trav s de la p gina web www cuitonline com Podr ingresar un Cuil por primera vez escribiendo directamente el dato en el casillero que corresponda m s el nobre y apellido raz n social O bien seleccionar de los iniciadores ya registrados http www cuitonline com search D D in Ver Favoritos Herramientas Ayuda dan P gina Seguridad Herramientas 7 h Lar H a Usted bus colegio de m dicos z Integre Sociedades No Persona Juridica 30 58867258 0 COLEGIO DE MEDICOS DE GUALEGUA informes MPa e Persona Juridica s IVA Activo Emplesdor BAROO RENTAS TEAS i i 30 56669882 6 COLEGIO DE MEDICOS DE SANTIAGO Persons Juridica 144 Activo Emple dor de inscripci n El 30 65820834 5 COLEGIO DE PERITOS MEDICOS LEG inerme ara dos e Persona Juridica MA Exento Emplesdor BARCO SENTAS DEAZ E sil A Constancia de insonpci n Al hacer clic sobre la etiqueta de tr mite o al presionar Enter o TAB el sistema solicitar la delegaci n sector losep el Cuit
22. mi en INFORMATICA CASA CENTRAL Muscar par Ai l ja buciki iii Diiira Ofle Alirsit a Jha JEH aE a A UMED ikr Di DA a gt a j ST y ATT Badik iS AA AA s CATAT pal E ELLE x iri aL E m ERTE 102 Hiii 0 AE W HT EFL e lod TAE AT Pda Sii e g a ALFA Expedientes Seleccionados Para Glosar No de Expediente Quitar Glosado 3246 09 Quitar Expediente Madre 2382 09 Quitar Confirmar el Glosado de los Expedientes Solamente son candidatos a glosar aquellos expedientes que se encuentren en la misma oficina Consultar un expediente glosado Se podr consultar la ubicaci n del expediente indistintamente por el nro de expediente madre o glosado Se diferencian en el panel de consulta en la columna Expediente Madre 30 061 12 23 05 2012 ARE Pi c i Elewar proyecto EN TRAMITE No Definida 31 06112 23 05 2012 A CENTRAL Solicitud de Reparaciones EN TRAMITE a Mo Definida SEE EA EE a a EERTE IOSEP CASA CENTRAL 32 061 12 23 05 2012 pran emia A Compra de bienes de capital EN TRAMITE GERENCIA GENERAL IOSEP CASA CENTRAL 33 061 12 23 05 2012 GERENCIA GENERAL Elevar Informe a ARCE vADD 5 REHIWAL INFORM TICA IOSEP CASA CENTRAL 34 061 12 23 05 2012 y mT Rendici n de Caja Chica GLOSADO 32 061 12 GERENCIA GENERAL Expediente Expediente madre glosado Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 21
23. nalidad Iniciado por IOSEF CASA CENTRAL REINTEGROS Datos del Env o Recibido Desde OSEP CASA CENTRAL INFORM TICA Fecha de Env o 26 09 2011 Hora de Env o 10 23 47 Folios Enviados 8 Motivo del Pase renueva pase Cantidad de Folios no Coincide con Folios En Datos de la Recep Folios Recibidos Confirmar Cancelar Confirmaci n de la recepci n del pase Una vez completados los datos se deber confirmar la recepci n del mismo con otro clic en la tilde de la columna Confirma Al hacer esto se muestra un panel en el extremo inferior con dos columnas Para completar el paso debemos confirmar hacer clic en la tilde de la columna Confirma Cuando confirmamos la recepci n del pase el sistema nos EXIGE emitir EL RECIBO del pase del expediente A Para concluir la recepci n de un expediente SIEMPRE se debe imprimir el recibo del mismo Imprime Comprobante de Recepci n Confirma i Cancelar Volver Si se elige Cancelar Volver el pase a n seguir pendiente Impresi n de un Recibo de Expediente Se ha determinado que la forma m s segura se constatar que un expediente ha sido entregado en destino por sistema es que el destinatario del pase firme el recibo del pase Esto reemplazar a los cuadernos de pase de oficinas Esta afirmaci n contrapone la intenci n de tender a una administraci n sin papeles ya que por cada pase recibido tendr que utilizar un papel
24. ntroducir es libre pero no debe ser extenso porque generar informaci n no apropiada para la consulta r pida Como en todos los casos el sistema solicitar doble confirmaci n para generar el pase Por fawor confirme los datos Generaci n de Pases de Expedientes Ver Pase antes de confirmarlo definitivamente Una vez realizado esto la tilde que corresponde al expediente en cuesti n se colorea de verde lo que significa que existe un pase pendiente e inhabilitando el icono de nuevo pase pues no debe existir un expediente con dos pases a la vez 4153 10 Pasede cio de Expediente 4Hs 10Min 33509 3 4219 08 Pase de Inicio de Expediente 1070D as 4Hs 10Min 323589 10 Y 4955 11 Pase de Inicio de Expediente 39Dias 4Hs 10Min 3358g 11 E mia 5105 10 Pase de Inicio de Expediente 357 Dias 4Hs 10Min 335g 1 dl dh p i a a Se observa el cono de color apagado cuando a n no se ha generado el pase hacia otra oficina Para generar un pase hacer clic en el cono aP del mismo rengl n P El icono se ve de color verde cuando existe un pase generado pendiente no confirmado del expediente Si hacemos clic en la tilde podremos observar hacia d nde estaba dirigido el pase fecha de recepci n cantidad de folios fecha de confecci n de pase hora y una tilde para confirmar el pase si no se confirma la operaci n el pase quedar pendiente Pase para el Expediente N 4955 11 CASA CENTRAL MESA GENERAL DE ENTRADAS
25. pediente ooccccconccncconoccnnnnnconnnonanonnnnnncnnnnnarononononnnonnrrnnonnnnnnononornnnonarnnnonanonnnnnnoss 20 ARCHIVADOS EN OFICINA ai enara aiii dos 20 GLOSAR EXPEDIENTE Sosa ida 21 Consultar un expediente plosddo sisercania daa 21 Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 3 El Instituto de Obra Social del Empleado Provincial presenta en su p gina web www iosep gov ar una herramienta que permite acceder a los empleados a la E i a i an i i FA Bienvenido a informaci n de sus tr mites de una forma gil c moda y conveniente Esto WA TOSEP WEB representa un avance cualitativo importante en cuanto al servicio de informaci n F que se le ofrece al afiliado Asimismo mejoras en la optimizaci n de las herramientas de trabajo para el empleado A trav s del cono losep online se ingresa a los sistemas web de la Instituci n Cada empleado ser debidamente acreditado para la utilizaci n de los Sistemas Para ingresar al sistema es necesario introducir n mero de cuit cuil del usuario y su contrase a Cada empleado puede desempe arse en una o m s oficinas en la Instituci n Bienvenido a Utilizaremos la termnolog a Perfiles de usuario para identificar las actividades o i i IOSEF WEB conjunto de tareas que desarrolla un empleado vinculado a un Sector espec fico de la Obra Social As un mismo empleado podr ser por ejemplo Administrativo de Mesa de Entradas o Secretario privado de
26. s cargados para iniciar el expediente o bien es un expediente ya iniciado y no es necesario requerir documentaci n para iniciarlo mismo y verificar si los requisitos previstos sean cumplimentados Adem s deber tildarlos como presentados de cono que representa la existencia de requisitos para iniciar el expediente El usuario debe hacer clic sobre el esta manera queda una constancia de que han sido presentados o no los requisitos documentaci n adjunta etc Registre la Documentaci n Obligatoria Presentada Expediente Origen Documentaci n Requerida N de Copias Present NO aF Nuevo Nota 1 Si el tilde est en rojo No ha sido presentada En verde Ha sido presentada La impresi n de la car tula est bloqueada Por tratarse de un expediente registrado como iniciado debe poseer car tula manual previa Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 8 A de En esta pantalla el s mbolo de la impresora desbloqueada significa que est disponible la impresi n de la car tula del nuevo expediente Atenci n Si se omite la impresi n de la car tula en esta instancia luego de generarse el primer pase ya no se podr imprimirla INICIAR EXPEDIENTES Toda oficina del OSEP podr iniciar expedientes Mesa General de Entradas atender todos los inicios de expedientes de agentes externos Afiliados Proveedores Prestadores Otras Reparticiones etc Mientras que los expedientes generados des
27. s requisitos necesarios para el mismo y seleccionar los que han sido presentados 000 COM E CA CA E ES X si 061 11 30 09 2011 IOSEP CASA CENTRAL INFORM TICA Xp Sa Y Expediente Origen Documentaci n Requerida Ne de Copias O Nuevo Comprobante de Pedido de Medicamentos emitido por el sistema de Farmacia SI Nuevo Formulario Informe de Pedido de Provisi n Urgente de Medicamentos i SI qy Nuevo Fotocopia del carnet de Cobertura i SI q7 Car tula de un Expediente Tambi n podemos ver la caratula del expediente Donde consta fecha de inicio cantidad de folios iniciador tr mite referencia presentaci n de requisitos y datos de la registraci n RSEN CAR TULA DE EXPEDIENTE 9 de Julio 359 AAA 00 Tyl Es 44 GP 4200 Santiago del Estero EXPEDIENTE HP 31 061 111 AA a Al TUTUT RE AA mH L LHA RN IA Fecha de Inicio 30 09 2011 Cantidad de Folios Iniciales 1 Iniciador 1OSEP CASA CENTRAL INFORM TICA Tr mite Solicitud de Compras Urgentes Referencia SOLICITA SERVIDOR Presentaci n de Requisitos Comprobante de Pedo de Medicamentos emitido por el sistema de Farmacia Formulario Informe de Pedido de Provisi n Urgente de Medicamentos Fotocop a del camet de Cobertura Datos de la Registraci n 6 Fecha 30 09 2011 Hora 11 16 54 Oficina Receptora OSEP CASA CENTRAL INFORM TICA Registrador MASSUH ALEJANDRA Firma del Registrador Naaa Sello del Registrador Emitido el 30 0914 alas 11 23 2
28. ta entonces se prev la existencia de un expediente f sico en papel y el soporte del sistema de pases para su efectiva administraci n Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 12 GENERAR PASES Al ingresar a la Opci n Generar Pases actualmente a la oficina del usuario activo se desplegar n en una lista todos aquellos expedientes que est n asociados Expedientes sobre los que se pueden realizar pases Para agilizar la b squeda de expedientes a pasar encontramos un filtro que nos permite acceder a la informaci n m s r pidamente por N2 de Expediente O Buscar por N En esta lista observamos que figura el N2 de expediente el lugar desde d nde se recibe el pase el c lculo de la demora cantidad de folios actual 4153 10 Pasede Inicio de Expediente 382D a5 4Hs5 10Min 33589 3 4219 08 Pasede Inicio de Expediente 1070D as 4Hs 10Min 33589 10 y z 4955 11 Pase de Inicio de Expediente 39Dias 4Hs 10Min 335eg 11 g cr 5105 10 Pase de Inicio de Expediente 357Dias 4Hs 10Min 33589 1 Gr Nuevo Pase Para iniciar el pase debemos hacer clic en el icono Nuevo Pase de que se encuentra en la ltima columna A partir de la informaci n que se muestra en pantalla como N2 de expediente fecha de inicio tr mite iniciador y lugar de inicio se permite generar un nuevo pase del expediente hacia otra oficina consignando solo la delegaci n de la oficina el sector al que pertenece
29. tal EN TRAMITE RAEE GENERAL IOSEP CASA CENTRAL IOSEP CASA CENTRAL 23 05 2012 GERENCIA GENERAL ewar Informe ARCHIVADO gt o e 33 061 12 23 05 2012 El Int REHIWAC IMNFORM TI Si se diera el caso de que se archive un expediente por error y sea necesario activarlo un usuario normal no lo podr hacer Ser necesario dirigirse al personal t cnico de Sistemas ARCHIVADOS EN OFICINA Esta opci n complementa la gesti n de Expedientes archivados Permite detectar r pidamente si un expediente est archivado en la oficina del usuario activo Trabaja como Empleado Puesto SECRETARIO DE INFORMATICA kil Expedientes Expedientes Archivados en INFORM TICA CASA CENTRAL Buscar por NO CO Recibido Desde A C Folios Archivado Desde 02 55 05 2 33 061 12 IOSEP CASA CENTRAL GERENCIA GENERA 23 OS La misma informaci n se lee mediante la opci n de Consulta de Expedientes Sistema de Expedientes Dpto Inform tica IOSEP P gina 20 GLOSAR EXPEDIENTES El sistema permite glosar expedientes En la pantalla figura el listado de expedientes donde seleccionaremos los que vamos a glosar Para agilizar la b squeda utilizamos el filtro buscar por N2 de expediente El sistema controla autom ticamente cual es el expediente madre el m s antiguo Nuevamente para concluir la operaci n se debe confirmar el glosado de los expedientes Se necesita por lo menos dos expedientes para glosar Expedientes en Tra
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