MANUAL DE USUARIO
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1. Se requiere registrar un lector A que se refiere El sistema funciona nicamente con los lectores que se distribuyen con el paquete pero es necesario registrarlos para ello al reverso del lector est n impresos los datos necesarios para el registro Para registrar el Lector ingrese a la pantalla correspondiente en el modulo de administraci n en Configuraci n Licencia Registro Lector 40 Al abrir el m dulo de administraci n aparece un mensaje referente a que no se ha reindexado la base de datos A que se debe esto Es un mensaje referente al mantenimiento de la base de datos para versiones anteriores a la versi n 2 0 aparec a cada 7 d as despu s de la ltima aplicaci n Para la nueva versi n este mensaje ya no se muestra pero se recomienda ejecutar esta utiler a cada 7 d as Mantenimiento Reindexado y compactado de la base de datos 41 Tengo conectada mi c mara Web pero al intentar tomar una fotograf a no aparece la imagen A que se debe Verifique que est instalado el controlador de la c mara Web y que al conectar la c mara esta sea reconocida por la computadora En el sistema verifique que en la opci n de Origen fotograf a este seleccionada C mara Web Si adicional a la c mara Web tiene conectado a la computadora otros dispositivos de captura de im genes como por ejemplo un Scanner debe seleccionar la c mara Web como origen de entrada de imagen en el sistema esto despu s de seleccionar q2. n para evitar que esto suceda En el respaldo de la informaci n se incluye la licencia por lo que es muy importante realizar este respaldo De esta manera se evita que se pierda la informaci n o la licencia Nota Si al recuperar su informaci n aparentemente su licencia no fue reconocida nicamente tiene registra el sistema utilizando su n mero de licencia anterior 5 Al desinstalar el sistema se desinstala la base de datos No Al desinstalar el sistema la base de datos de su informaci n se conserva de esta manera no se pierde la informaci n del sistema Se recomienda que antes de desinstalar el sistema se realice un respaldo de su informaci n por medio de la utiler a Respaldar base de datos del Men mantenimiento 6 Al iniciar el sistema aparece el mensaje El Archivo No Existe Ingrese al m dulo de administraci n en configuraci n configuraci n del sistema asigne un nuevo logotipo de la empresa o bien asigne el logotipo de On The Minute y guarde su informaci n 7 No se puede registrar la huella del empleado A que se debe esto En la pantalla de registro de empleados no aparece la pantalla de registro de la huella digital a REE one Posibles causas y soluciones 1 No esta seleccionado ning n registro Verifique que este seleccionado el registro del empleado al cual desea registrarle la huella es necesario que los datos del empleado aparezcan en los campos correspondientes Haga un doble Cl
3. el sistema con c digo de barras es necesario registrar en cada pc el lector de huellas digitales que se van a utilizar no reconoce la clave de registro del lector de huellas es posible conectar dos o m s lectores en un mismo cpu no reconoce la clave de registro del sistema no me permite modificar el tipo de licencia a registrar tengo que tener una pc nicamente para instalar el programa se puede conectar en red el sistema es indispensable que la computadora y el monitor est n junto al lector de huellas para el reloj checador se me olvid la contrase a de acceso al sistema que puedo hacer cual es la cantidad de memoria que necesita el cpu para que el sistema funcione correctamente estoy realizando el enlace a nomipaq y cuando intento obtener el archivo de per odos no aparece nada en la cuadricula donde deben aparecer los nombres y para importar empleados sucede algo similar porque 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 en que formato se generan los reportes del sistema on the minute O tiene alguna interfase para sistemas de n mina a que se refiere la aplicaci n autom tica de faltas en los reportes a que se refiere por rango de d as que tipo de reportes genera para obtener reportes se debe ir a la computadora donde esta instalado el reloj o se pueden obtener desde otra computadora la hora es tomada de la computadora o puede ser tomad
4. montar el lector de huella que incluye una bocina interna y un teclado num rico por si quiere usar la modalidad clave huella esto aumenta la velocidad de rastreo y comparaci n si la computadora a la que este conectado esta limitada en capacidades es importante comentar que para usar esta modalidad el sistema deber estar activo en la computadora al cual va conectada la unidad de chequeo Contamos tambi n con otras modalidades de Registro a distancia con unidades TCP IP de huella digital HAND PUNCH que son aut nomas es decir pueden trabajar sin estar conectados a la computadora Al activar el programa de descarga la informaci n y se procesa puede trabajar en tiempo real o no y tienen una distancia de hasta 100 metros conect ndose por medio de cable de red o una distancia ilimitada repitiendo la se al del cable de red cada 100 mts mediante switches de red Si lo desea puede enviar un correo a aracelly ramirezOnationalsoft com mx para mayores informes 24 Se me olvid la contrase a de acceso al sistema Que puedo hacer Puede solicitar a alg n usuario Administrador del sistema que elimine su contrase a y asigne una nueva para usted Si la contrase a es de un usuario Administrador y no existe otro usuario Administrador del sistema entonces es necesario eliminar manualmente los registros de los usuarios del sistema El siguiente procedimiento muestra como eliminar a todos los usuarios del sistema Al finalizar este procedimiento
5. todos los usuarios del sistema ser n eliminados y cualquiera tendr acceso al mismo por lo que se recomienda que al finalizar se registren nuevos usuarios Procedimiento Si tiene abierto el sistema es necesario que se cierre antes de continuar Ingrese al Administrador de ubicaciones Inicio Programas On The Minute Ubicaci n de la base de datos Instale una nueva base de datos en una ubicaci n diferente a la de donde esta instalada la base de datos de su informaci n o perder todos sus datos por ejemplo puede especificar la ubicaci n C Archivos de Programa 1WOnTheMinute temp 3 Salga del Administrador de ubicaciones 4 Ingrese al explorador de Windows y localice la carpeta donde se instal la nueva base de datos Copie los archivos usuarios dbf y usuarios cdx 5 Localice la carpeta en donde esta instalada la base de datos en que contiene su informaci n y pegue estos dos archivos Es muy importante que nicamente sean estos dos archivos de lo contrario puede da ar su informaci n 6 Listo ya puede ingrese al sistema normalmente Si lo desea puede eliminar la base de datos en blanco que creo en el paso 2 NA 25 Cual es la cantidad de memoria que necesita el CPU para que el sistema funcione correctamente Se recomienda que se tenga 512 MB de memoria RAM Vea el manual de usuario Requerimientos m nimos equipo recomendado 26 Estoy realizando el enlace a Nomipaq y cuando intento obtener el archi
6. ANEXO B PREGUNTAS FRECUENTES ACERCA DEL SISTEMA ON THE MINUTEO NV 0 JJ QDD Un bh UU NN Re 10 como actualizar a la nueva versi n del sistema on the minute como instalar una revisi n del sistema actualizar misma versi n que sucede si intento instalar el sistema y tengo instalada una versi n anterior al momento de actualizar de versi n se pierde la licencia del sistema o la informaci n al desinstalar el sistema se desinstala la base de datos al iniciar el sistema aparece el mensaje el archivo no existe no se puede registrar la huella del empleado a que se debe esto por que es necesario registrar 8 veces el mismo dedo se registr al empleado y se le asigno la huella digital pero al momento de poner su dedo en el reloj checador le aparece el mensaje huella no coincide al tratar de realizar un registro en el reloj checador no sucede nada el lector de huellas nicamente parpadea al poner el dedo a que se debe esto 11 12 13 las im genes aparecen da adas o no aparecen como centralizar la informaci n de diferentes sucursales en una sola computadora se formateo la pc en donde estaba instalado el sistema y o cambie de pc el sistema y al abrir el sistema me pide de nuevo la licencia tengo que solicitar otra licencia 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 cuantos puntos estaciones de registro puedo tener puedo usar
7. a desde un servidor que tipo de impresora se usa para la impresi n de gafetes por qu no funciona el sistema on the minute con el lector de microsoft Puedo usar el On The Minute en una VPN a que se refiere el reloj interno del sistema puede instalar el sistema on the minute en un servidor en la pantalla del reloj checador me aparece un mensaje referente a se requiere registrar un lector a que se refiere al abrir el m dulo de administraci n aparece un mensaje referente a que no se ha reindexado la base de datos a que se debe esto tengo conectada mi c mara web pero al intentar tomar una fotograf a no aparece la imagen a que se debe al tratar de registrarse un empleado le aparece un mensaje referente a que esta fuera de su horario a que se debe esto 1 como actualizar a la nueva versi n del sistema On The Minute Procedimiento 1 Realice un respaldo de la informaci n que contiene en ese momento en el sistema On The Minute Mantenimiento Respaldar Base de datos en la pantalla de respaldo seleccione la ubicaci n donde desea que se guarde el respaldo de la informaci n se recomienda que sea en una ubicaci n diferente a donde se encuentre instalado el sistema Presione el bot n ejecutar Esto le creara un archivo con terminaci n ZIP 2 Ahora cierre el sistema On The Minute y todas las aplicaciones referentes al mismo ejecute el desinstalador del sistema Inicio Program
8. ar un reporte es decir entre una fecha inicial y una fecha final El reporte diario nicamente permite seleccionar un d a en particular 31 Que tipo de reportes genera Genera todos los reportes necesarios para satisfacer las necesidades de la mayor a de las empresas como Reporte de Asistencias Faltas Retardos Horas Extras Salidas y Entradas de Comer Puntualidad Ausentismo Impuntualidad Impresi n de Cat logos del sistema etc Solo por citar algunos En caso de requerir alg n reporte en particular se puede desarrollar a la medida previa cotizaci n y aprobaci n 32 Para obtener reportes Se debe ir a la computadora donde esta instalado el Reloj Checador o se pueden obtener desde otra computadora El sistema puede funcionar en Red LAN o en una sola computadora Si tiene instalado el sistema en red puede ingresar a la base de datos desde otra computadora que renga instalado el modulo de Administraci n y este conectada a la base de datos para obtener los reportes 33 La hora es tomada de la computadora o puede ser tomada desde un servidor Es tomada de la computadora en donde se est ejecutando y se puede configurar para que sea aut noma y no dependa del Reloj de Windows de tal forma que una vez que se inicie la ejecuci n del Reloj Checador este avance con un Reloj Interno 34 Que tipo de impresora se usa para la impresi n de gafetes Cualquier impresora que funcione en Windows se recomienda una Impre
9. as Ontheminute o bien en Inicio configuraci n panel de control agregar o quitar programas 3 Una vez que este desinstalado el sistema On The MinuteO inserte el CD de instalaci n de la nueva versi n o bien ejecute el archivo de instalaci n OnTheMinuteOx exe Siga las instrucciones del asistente del instalador 4 Una vez instalado el sistema On The Minute actualizado es necesario crear una nueva base de datos Entre al administrador de ubicaciones e instale la base de datos Siga el proceso normal de instalaci n de la base de datos Terminada la instalaci n ahora es necesario recuperar la informaci n 6 Ingrese al sistema On The Minute No se preocupe por los mensajes que se refieren al periodo de pre registro Ingrese a mantenimiento Recuperar base de datos Seleccione el archivo de respaldo que se gener en el paso 1 zip y presione el bot n instalar 7 Una vez concluido estos pasos se recomienda salir del sistema y luego volver a ingresar para verificar que todos los datos fueron recuperados correctamente Al ingresar de nuevo se recomienda que ingrese a la pantalla de configuraci n para ajustar los nuevos valores para el funcionamiento del sistema as como a los cat logos del sistema 8 Ingrese a Ayuda Acerca de en esta pantalla podr verificar la versi n del sistema n 2 Como instalar una revisi n del sistema Actualizar misma versi n Procedimiento 1 Cierre todas las aplicaciones que
10. cencia e Tipo de la misma 10 25 50 100 empleados etc e El n mero de serie del lector biom trico e Nombre de la persona que esta solicitando el cambio de licencia Tambi n debe anexar la tarjeta de registro con el nuevo n mero de serie del sistema Al recibir esta documentaci n se revisa y se determina si se aplica el cambio de licencia Al finalizar se le env a una respuesta a su correo o se le llama por tel fono 14 Cuantos puntos estaciones de registro puedo tener Puede tener los puntos de registro que desee pero tiene que tener en cuenta que si son demasiados aprox gt 5 y dependiendo de las caracter sticas de las computadoras el rendimiento puede verse afectado Las estaciones de registro deben estar dentro de su red local LAN 15 Puedo usar el sistema con c digo de barras No el sistema esta desarrollando para que funcione con reconocimiento de Huella Digital Pero si lo desea puede solicitar que se le realice una modificaci n para pueda hacer uso de lo que requiere 16 Es necesario registrar en cada PC el lector de huellas digitales que se van a utilizar No El registro de los lectores que ser n utilizados se puede realizar en una sola PC Al registrar los lectores estos son reconocidos en cada PC donde este instalado el Reloj Checador 17 No reconoce la clave de registro del lector de huellas Verifique que esta utilizando la clave correcta de registro del lector En la parte posterior d
11. e inicie el Reloj Checador asigne de nuevo la huella del empleado teniendo cuidado que al momento de asignarle la huella este ponga el dedo abarcando la mayor superficie posible del lector de huellas digitales para que se realice una lectura correcta debe esperar a que el lector realice un parpadeo para que lea la huella y se muestre en el recuadro correspondiente antes de retirar el dedo del lector de huellas digitales 10 Al tratar de realizar un registro en el Reloj Checador no sucede nada el lector de huellas nicamente parpadea al poner el dedo A que se debe esto Es muy com n que la pantalla del Reloj Checador se quede en segundo plano y al tratar de registrase el lector nicamente parpadea debido a que no puede enviar la informaci n al sistema Para poner activo el Reloj Checador e Si tiene abierto otros programas busque en la barra de tareas de Windows la aplicaci n On The Minute0 Reloj Checador y realice un click con el bot n izquierdo del Mouse sobre la aplicaci n para ponerla activa e Sies la nica aplicaci n abierta realice un click con el bot n izquierdo del Mouse sobre la aplicaci n para ponerla activa 11 Las im genes aparecen da adas o no aparecen Para versiones anteriores a la 2 0 El sistema On The Minute0 utilizaba el formato BMP para las im genes si se intentaba asignar una imagen con otro formato aparec a un mensaje de error Active X y se cerraba el sistema o en el mejor de los ca
12. el lector de huellas digitales esta grabado el n mero de serie del fabricante para ese lector y adicionalmente debe estar la clave de registro del lector que es la que proporciona National Soft Si la clave de registro del lector no esta impresa y no le fue proporcionada contacte a su distribuidor para que le proporcione dicha clave Nota La clave de registro del lector nicamente son validos para los lectores de Digital Persona que son distribuidos con el sistema On The Minute 18 Es posible conectar dos o m s lectores en un mismo CPU No el Reloj Checador nicamente interact a con un lector a la vez Si conecta dos lectores en un solo CPU nicamente funcionar con el primero que se conecte Si lo que requiere es tener mas de un punto de registro puede conectar el sistema en red 19 No reconoce la clave de registro del sistema Verifique que el n mero de serie del sistema es correcto El n mero de serie del sistema no es propiamente un n mero puede contener letras o alg n otro s mbolo por lo que es muy importante que al momento de solicitar la clave de registro el n mero de serie sea el correcto Verifique que el tipo de licencia corresponde al n mero de licencia solicitado 20 No me permite modificar el tipo de licencia a registrar A partir de la versi n 1 4 del sistema On The Minute no es posible modificar el tipo de licencia El sistema esta compilado con el tipo de licencia Si desea puede solicitar a su dist
13. est n utilizando el sistema On The Minute 2 Realice un respaldo de la informaci n que contiene en ese momento en el sistema On The MinuteO Mantenimiento Respaldar Base de datos en la pantalla de respaldo seleccione la ubicaci n donde desea que se guarde el respaldo de la informaci n se recomienda que sea en una ubicaci n diferente a donde se encuentre instalado el sistema Presione el bot n ejecutar Esto le creara un archivo con terminaci n ZIP 3 Ejecute el archivo Actualizaci nOTM exe siga las instrucciones del asistente de instalaci n 4 Ingrese al sistema y recupere su informaci n Mantenimiento Recuperar base de datos 5 Ingrese a Ayuda Acerca de en esta pantalla podr verificar la versi n y la revisi n del sistema 3 Que sucede si intento instalar el sistema y tengo instalada una versi n anterior Al instalar una nueva versi n del sistema esta se instala en una nueva ubicaci n de esta manera usted puede tener instalado dos versiones diferentes del sistema Pero se recomienda que desinstale primero la versi n anterior y posteriormente instale la nueva versi n Nota Por cada versi n del sistema se crean dos iconos de acceso en el escritorio debido a esto podr a llegar a ver como si los iconos de acceso se duplicaran 4 Al momento de actualizar de versi n se pierde la licencia del sistema o la informaci n No antes de realizar una actualizaci n es necesario realizar un respaldo de la informaci
14. ick sobre el nombre del empleado en la lista de la derecha o utilice le bot n de b squeda Una vez que este seleccionado el empleado presione asignar huella 2 Es nuevo el registro del empleado Verifique que est instalador el controlador del lector de huellas Verifique la versi n del controlador del lector de huellas Digital persona En Windows Ingrese a inicio configuraci n panel de control agregar o quitar programas en la lista que se despliega busque la que se refiere a Digital Persona al final del nombre del controlador esta la versi n del mismo la versi n debe ser la 3 0 0 o superior si no es as es necesario que actualice la versi n del controlador Es necesario que salga del sistema antes de actualizar el controlador 8 Por que es necesario registrar 8 veces el mismo dedo Es necesario registrar en 8 ocasiones el mismo porque de esta manera el sistema obtiene un mejor registro de la huella y se amplia el margen de comparaci n 9 Se registr al empleado y se le asigno la huella digital pero al momento de poner su dedo en el Reloj Checador le aparece el mensaje Huella no coincide El Reloj checador no ha reconocido aun la huella 1 Si al momento de registrar al empleado el Reloj Checador esta funcionando es necesario que una vez que se termine el registro del empleado se cierre e ingrese de nuevo al Reloj de esta manera ya reconoce la huella del empleado 2 Si la huella fue asignada anteriormente a que s
15. ribuidor un nuevo instalador que corresponda al tipo de licencia que desea registrar 21 Tengo que tener una PC nicamente para instalar el programa No La PC en donde se instala el sistema puede ser utilizada para otras cosas El sistema puede ser minimizado y usted puede estar trabajando con otras aplicaciones 22 Se puede conectar en red el sistema Si Para que el sistema reconozca la base de datos desde un punto de red LAN es necesario compartir en modo completo lectura escritura la carpeta que contiene la base de datos en la computadora que se instal Para compartir la carpeta abrimos el explorador de Windows en la computadora en donde se instal la base de datos ubicamos la carpeta en donde se instal la base de datos y la compartimos siguiendo el m todo de Windows el cual es acceder las propiedades de la carpeta ubicamos la secci n de compartir y configuramos asign ndole un nombre el cual nos servir para conectar los dem s sistemas Esta carpeta se busca como una ubicaci n de red desde las otras computadoras que se conectar n a la base de datos 23 Es indispensable que la computadora y el monitor est n junto al Lector de huellas para el Reloj Checador Normalmente si debido a que el cable USB del lector es corto Pero si tiene la necesidad de poner el Reloj Checador de huella a una distancia de hasta 30 metros contamos con un KIT el cual se cotiza por separado y consta de una Caja de acr lico para
16. sora L ser para que el c digo de barras se imprima claramente 35 Por qu no funciona el sistema On The Minute0 con el lector de Microsoft El sistema no funciona con el lector biom trico de Microsoft debido a que es un lector comercial que fue dise ado y creado espec ficamente para funcionar con el sistema Windows no tiene otro funcionalidad que la de permitir el acceso a su sistema operativo Ya se han realizado las pruebas y ese lector no funcion con el sistema Referente al lector que se distribuye con el sistema en un lector biom trico con funcionalidades mas complejas el cual permite que funcione correctamente con el sistema On The Minute 36 Puedo usar el On The Minute en una VPN El sistema no est dise ado para trabajar en VPN S por ello es que no se recomienda usarlo de esa manera El sistema est dise ado para funcionar dentro de una red LAN 37 A que se refiere el Reloj Interno del sistema El reloj checador tiene un opci n que le permite al sistema que una vez que inicie su ejecuci n este inicie un contador de a r gt ape tiempo interno independiendo de la hora de Windows de tala manera que si se modifica la hora de Windows la hora del sistema no se vea afectada 38 Puede instalar el sistema On The Minute en un servidor Si el sistema On The Minute se instala de forma normal 39 En la pantalla del Reloj Checador me aparece un mensaje referente a
17. sos se mostraba el nombre de la imagen nicamente Error Active X xi Ha ocurrido un error en el sistema reinicie su computador Si el error persiste consulte a su proveedor de sistemas En la nueva versi n del sistema On The Minute 2 0 es posible asignar fotograf as con cualquier formato 12 Como centralizar la informaci n de diferentes sucursales en una sola Computadora Se ha desarrollado un nuevo modulo para este fin el cual se pueden recuperar los datos de las sucursales en un modulo dise ado para este fin este modulo es el On The Minute sucursales En este modulo puede obtener sus reportes por sucursal si lo desea Si desea obtener mas informaci n puede enviar a correo a registros Onationalsoft com mx para solicitar informaci n 13 Se formateo la PC en donde estaba instalado el sistema y o cambie de PC el sistema y al abrir el sistema me pide de nuevo la licencia Tengo que solicitar otra licencia Si Al realizar cualquiera de esas acciones el n mero de serie del sistema cambia y por lo tanto la licencia que tiene el sistema ya no le sirve Para poder solicitar un nuevo n mero de licencia es necesario que enviar un correo a registros Onationalsoft com mx en el correo debe anexar una solicitud de la nueva licencia la cual debe estar firmada por el gerente de la empresa El documento debe contener e Nombre de la empresa e Tel fono e Correo electr nico e Motivo por el cual esta solicitando un cambio de li
18. ue se usar una c mara para tomar las fotograf as se muestra un bot n que le permite seleccionar la c mara 42 Al tratar de registrarse un empleado le aparece un mensaje referente a que esta fuera de su horario A que se debe esto Verifique los ajustes de entrada al turno para el caso de los docentes tienen unos ajustes diferentes por m dulos
19. vo de periodos no aparece nada en la cuadricula donde deben aparecer los nombres y para importar empleados sucede algo similar Porque Es muy importante que al momento de realizar el enlace a Nomipagq se utilicen los archivos de configuraci n que trae el sistema On The Minute y no se utilicen los que trae Nomipaq Los archivos de configuraci n se encuentra en una carpeta llamada CFGNomipaq en la carpeta de instalaci n del sistema On The Minute 27 En que formato se generan los reportes del sistema On The Minute Los reportes se pueden visualizar en pantalla enviar a la impresora directamente enviar a un archivo en formato ASCII y o A P enviar a un archivo en Hoja de Excel 28 Tiene alguna interfase para sistemas de n mina Tiene interfaz con los sistemas de n mina Nomipaq NOI y TisaNom El sistema On The Minute genera un archivo con el formato correspondiente para cada tipo de sistema de N mina y este archivo luego se utiliza para la importaci n desde el sistema de Nomina 29 A que se refiere la aplicaci n autom tica de faltas Se refiere a que si el empleado no checa su registro del d a el sistema autom ticamente al d a siguiente le agregar su respectiva falta para ese d a Si lo desea puede justificar esta falta en el m dulo correspondiente en el sistema 30 En los Reportes A que se refiere por rango de d as El periodo es el Rango de D as que el usuario seleccione para gener
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